SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y

ARCHIVONOMÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO

HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

Y O L A N D A N A V A P I C H A R D O

A S E S O R : L i c . D o r o t e o S a l o m ó n H e r n á n d e z G u z m á n P r o f r a . M a r t h a T a p i a O r t e g a

MÉXICO, D. F. 2005

AGRADECIMIENTOS

A todos ustedes gracias por apoyarme en el desarrollo de la Carrera Prof. Nahum Pérez Paz Lic. Rafael Pagaza García Psic. Irene Rosillo Lic. Hortensia Tercero y Vega Profa. : Ma. Martha Tapia y Ortega Y a todos los Profesores que me transmitieron sus conocimientos

Especialmente Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán

Por haberme asesorado en este proyecto. A mi Amiga Lic. Cirila Ramírez Segura. Por apoyarme a lo largo de mi Carrera

A mis compañeros Por haber compartido conmigo los buenos y malos momentos.

1

DEDICATORIA

A Dios: Por ayudarme a cumplir mí sueño.

A mis padres Yolanda y Roberto Por haberme regalado lo más preciado: la vida.

A mi esposo Manuel: Por la confianza, comprensión, amor y respeto que siempre deposito en mí.

A mis hijos Manuel y Roberto Por haberme dado la fuerza, amor y comprensión de seguir adelante en este proyecto

2

PREFACIO

La creación del presente manual de procedimientos respecto del Archivo Histórico del

Palacio de Minería, tiene por objeto, el conservar profesionalmente los documentos que allí

se encuentran, es decir, que deberán ser clasificados, organizados, custodiados y

almacenados de manera apropiada, conforme a estrictas reglas archivísticas.

El manual del que hablamos, deberá ser un instrumento que permita encauzar las

actividades del profesional en Archivonomía y en general de quienes en este archivo

trabajan, orientando el trabajo hacia un ordenamiento profesional que permita la debida

consulta del acervo.

Asimismo, la observancia a lo establecido en el manual de procedimientos, permitirá una

apropiada utilización y difusión de la información histórica contenida, aprovechándola

integralmente y para su conservación permanente.

i

INTRODUCCIÓN

Una de las Instituciones más importantes en México sin duda fue la Minería, durante la

época colonial fue el eje alrededor del cual giró la economía de la Nueva España. Al

conocer la riqueza minera del territorio mexicano, los reyes españoles emitieron reales

cedulas que fueron conformando el cuerpo legal sobre la minería.

El Rey Carlos III autorizó al gremio minero para construir el Real Tribunal de Minería,

quien a través de los siglos fue transformándose y adquiriendo gran importancia hasta

convertirse en la Escuela Nacional de Ingenieros.

Con el tiempo se fueron transformando en varias instituciones, creando un enorme

patrimonio documental que actualmente esta en riesgo, que como en muchos archivos no

existe una conciencia sobre la importancia del resguardo de documentos importantes que

pueden prevalecer como un importante documento de carácter histórico, y a nivel general

no se cuenta con una cultura archivística.

La documentación del archivo del Palacio de Minería esta compuesta de manuscritos,

impresos, mapas, atlas, fotografías, cuya vigencia administrativa, fiscal, contable o legal

ha concluido y contiene los valores evidénciales, testimoniales o informativos contando con

un acervo aproximado de 22,000 documentos sueltos.

Finalmente es una parte muy importante del patrimonio documental, ya que estos

documentos tienen una gran utilidad histórica, al mismo tiempo cultural y son esenciales

para conocer los diversos acontecimientos y etapas de la evolución de la minería,

nutriéndose con ello la memoria de la nación. Y es deber de todos conservar nuestras

raíces.

El desarrollo e implementación de normas y criterios técnicos homogéneos de organización

como serán el Inventario, el Catálogo y la Guía, fomentará la investigación. La finalidad de

describir procedimientos administrativos u operativos consiste en que por medio de este

ii

instrumento se unifican las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y

orientan a los responsables de su ejecución en el desarrollo de las actividades cotidianas.

Se pueden aplicar los conocimientos archivísticos adquiridos en la materia de organización

de archivos, y así presentar una visión integral de cómo opera la organización en el área de

archivo al personal que no tiene función profesional y mostrar la secuencia lógica de los

pasos que comprende el inventario, la catalogación, el préstamo, los servicios y todos los

pasos específicos, para el trabajo operativo de cada área.

Mi estancia en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía ha sido muy

importante y enriquecedora ya que me ha servido para obtener los conocimientos

necesarios para detectar la problemática y tener una visión de las soluciones apropiadas.

El acceso a los acervos de la institución se obtuvo con visitas personales y entrevistas con

la Directora del Archivo Histórico del Palacio de Minería, la Lic. María Rosa Leónides

Ávila Hernández. De esta manera surgió la inquietud por mejorar y optimizar los

procedimientos de las actividades desarrolladas por el personal del archivo contribuyendo

con esto a mejorar su calidad de servicio.

En el capítulo I se habla de que la Archivonomía, consta de muchas y variadas herramientas

que tienen como fin, llevar acabo la organización de un archivo, sin importar el soporte

utilizado se debe realizar la investigación de la historia institucional para poder así

determinar los cambios que han labrado y modificado en si a la institución con el pasar de

los años, todo esto con el fin de desentrañar de la historia quien, como y por que se genera

la tan apreciada documentación e ir determinando la tipología documental.

En el capitulo II se elabora un análisis del principio de procedencia y orden original desde

el punto de vista de un autor mexicano, Gustavo Villanueva Bazán, y una autora española,

Antonia Heredia Herrera, así como de los instrumentos de descripción que se utilizan en un

Archivo Histórico, así también de un diagnostico, el cual determina la problemática de

iii

archivo, las necesidades de un manual y los elementos que conformarán el manual de

procedimiento.

En el capitulo III, se presentará la propuesta del manual de procedimiento para el Archivo

Histórico del Palacio de Minería con todos los elementos, así como los diagramas de flujo

sus políticas y su glosario de terminología archivística.

iv

TABLA DE CONTENIDO Pág. Prefacio i

Introducción ii

CAPÍTULO 1

ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA

1.1 Historia de la Institución 1

1.1.1. Titulares del Archivo 4

1.1.2. Sedes del Archivo 9

1.1.3. Denominaciones 10

1.2. Organización 11

1.2.1. Función 12

1.2.2. Misión 12

1.2.3 Objetivo 12

1.2.4. Servicio 12

1.2.5. Usuarios 16

1.2.6. Fondos 18

1.3. Situación actual 19

1.3.1. Recursos Humanos 19

1.3.2. Recursos Materiales 20

1.3.3. Recursos Financieros 21

1.3.4. Recursos Técnicos 21

1.3.5. Recursos Tecnológicos 22

1.3.6. Instrumentos de Descripción de Archivo 22

1.3.7. Procedimientos de Departamento 23

1.3.8. Transferencia Secundaria 23

v

CAPÍTULO 2

ARCHIVO HISTÓRICO; EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y

ORDEN ORIGINAL

2.1. Concepto General 24

2.1.1. Gustavo Villanueva Bazán: Principio de Procedencia y Orden Original 25

2.1.2. Antonia Heredia Herrera: Principio de Procedencia y Orden Original 28

2.1.3. Análisis y Postura 29

2.2. Instrumentos de Descripción de Archivo Histórico 30

2.2.1. Catálogo 31

2.2.2. Guía 31

2.2.3. Inventario 31

2.2.4. Cuadro de Clasificación 32

2.3. Procedimientos Administrativos 33

2.3.1. Concepto 34

2.3.1.1. Definición 34

2.3.1.2. Objetivo 34

2.3.1.3. Finalidad 35

2.3.1.4. Elementos Constitutivos 35

2.3.2. Diagrama de flujo 36

2.3.2.1. Concepto 36

2.3.2.2. Definición 36

2.3.2.3. Objetivo 37

2.3.2.4. Elementos Constitutivos 37

2.3.3. Simbología utilizada en el Manual de Procedimientos 38

vi

CAPÍTULO 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL

PALACIO DE MINERÍA

3.1. Manual de Procedimientos 40

3.1.1 Índice 41

3.1.2. Hoja de Autorización y Control de Revisiones 42

3.1.3. Marco Legal 43

3.1.4. Introducción 44

3.1.5. Propósito 44

3.1.6. Objetivo 44

3.1.7. Objetivo Específico 44

3.1.8. Alcance 45

3.1.9. Normas y Políticas 45

3.1.10. Procedimiento: Transferencia Secundaria 48

3.1.11. Diagrama de Flujo de Transferencia Secundaria 49

3.1.12. Procedimiento: Organización, Descripción y Préstamo de la

Documentación Histórica 50

3.1.13. Diagrama de Flujo de Organización, Descripción y Préstamo

de la Documentación Histórica 52

3.1.14. Glosario de Terminología Archivística 55

Anexos 65

Conclusiones 74

Bibliografía 75

vii

CAPÍTULO 1

1. EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA

1.1. HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN.

“La minería, es el arte de extraer de las entrañas de la tierra los minerales para cubrir las

necesidades de trabajo, domésticas y suntuarias del hombre, nace el quehacer minero y con

ello la necesidad de reglamentarlo.

En España, hacia el siglo XIV se dieron disposiciones con el objeto de definir el derecho de

propiedad sobre las minas. En ellas se establece el derecho de propiedad del rey sobre todas

las tierras poseedoras de minerales y el poder para conceder a sus vasallos la explotación y

beneficios de las mismas como una merced real, derecho que fue plasmado en las Siete

Partidas. La emisión de reales cédulas y ordenanzas sobre la minería se va a dar en el

transcurso de los siglos.

En cuanto a las posesiones españolas en América, la legislación es diferente, ya que la

explotación minera fue superior a la de España, sin olvidar el principio sobre el derecho de

propiedad de las minas. Se puede decir que, desde que se conoció la riqueza minera de

estos territorios, los reyes españoles comenzaron a emitir leyes y reales cédulas que fueron

conformando paulatinamente la legislación sobre dicha actividad; igualmente, la unión de

los mineros en gremios se fue dando en esta forma, no culminando hasta la segunda mitad

del siglo XVIII, cuando por real cédula de primero de julio de 1776 Carlos III ordenó que

“…el importante gremio de minería de la Nueva España se pudiese erigir, y erigiese en

cuerpo formal, como los consulados de comercio…” (Reales Ordenanzas, 1783) El 4 de

mayo de 1777 los diputados representantes del gremio levantaron el acta de elección del

“Cuerpo y Tribunal de Minería”. Con la publicación de las Reales Ordenanzas en 1783

quedó publica y formalmente reglamentado lo relativo a la minería y a su tribunal; este en

adelante recibiría el nombre de Real Tribunal General del Importante Cuerpo de la Minería

de Nueva España. En tales ordenanzas se establecieron perfectamente las funciones y los

1

empleos del Tribunal; independientemente de quedar facultado en lo gubernativo y

contencioso, se le encargó el manejo del Banco de Avío y la fundación y dirección del

Colegio de Metalurgia para Prácticas o Colegio Metálico, o Real Seminario de Minería.

Banco de Avío. Para su funcionamiento se formó un fondo dotal con el impuesto cobrado a

los mineros (“señoreage”) y con el impuesto cobrado por la plata que entrara en la casa de

moneda o se remitiera en pasta a España. Para la concesión de créditos a los mineros, el

Banco solicita a los dueños de minas sus títulos de propiedad y posesión y todas aquellas

pruebas que respaldaran lo dicho sobre la mina o minas. El Tribunal, por su parte, hacía

todas las diligencias judiciales y extrajudiciales convenientes al caso.

El Banco tuvo una corta vida, de hecho comenzó a funcionar como tal en 1784, cuando

llegaron las ordenanzas a Nueva España. La muerte de Juan Lucas de Lassaga y Joaquín

Velázquez de León provocó una grave crisis que frenó su desarrollo, hasta que por real

orden del 27 de mayo de 1786 se suspendieron sus actividades financieras.

Real Seminario de Minería o colegio de Minería. Éste encuentra su fundamento legal en

las reales ordenanzas de 1783, título 18, Art. 1, en donde se establece el Colegio.”1

… para que nunca falten sujetos conocidos y educados desde su niñez en buenas costumbres, e instruidos en toda la doctrina necesaria para el más acertado laborío de las minas, y que hasta ahora se ha conseguido con prolixas y penosas experiencias por largos siglos y diversas naciones, y aun por la particular y la propia industria de los mineros americanos, pueda conservarse de una manera más exacta y completa, que por mera tradición…2

El 1° de enero de 1792 se efectuó el acto de apertura del Real Seminario, cuya sede fue al

principio “la casa contigua al Hospicio de San Nicolás”, hoy el edificio ubicado en la calle

de Guatemala 90 y posteriormente el Palacio de Minería (1811). Nombrase como director

a Fausto de Elhuyar, que duró en el cargo hasta el 22 de octubre de 1821.

En las ordenanzas quedó establecido que la dirección y el gobierno del Colegio estarían a

cargo del director general de minería, quien estaba facultado para proponer al tribunal a

maestros y empleados, así como hacer la selección de alumnos, proponer materias y 1 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, Teoría y Practica Archivística II Cuaderno del Archivo Histórico de la UNAM No 12 México 2000 p p 49-52 2 AVILA HERNÁNDEZ, Maria Rosa en Teoría y Practica Archivística II Cuaderno del Archivo Histórico de la UNAM No 12 México 2000 p 50

2

métodos o planes de estudio, previa consulta al cuerpo docente. Era el responsable de

formular el reglamento del Colegio para ser sometido a la aprobación del rey. El Colegio

contaba también con un rector y un vicerrector, ambos eclesiásticos.

En relación con el tipo de alumnos que eran admitidos, José María Castera, secretario de la

Junta de Fomento y Administrativa de Minería, en su artículo publicado en el tomo VI de

El Mosaico Mexicano (ca. 1841), menciona: A fin de que puedan recibirse los (alumnos) de dotación, se les exigen los requisitos de acreditar con la fe de bautismo correspondiente, la edad que no debe ser menor de 14 años; y con las debidas certificaciones, que sus costumbres son arregladas, que descienden de mineros, que carecen de medios para educarse por sí mismos, que disfrutan de sanidad y buena constitución y que saben leer, y escribir y las primeras operaciones aritméticas de los números enteros, quebrados y denominados, obligándose al padre o tutor de cada niño, a reintegrar el importe de los gastos erogados, si lo separa voluntariamente de la carrera. Para la admisión de los porcionistas, es necesario que el padre o tutor que solicite la de alguno, lo verifique por escrito del director, comprometiéndose a pagar por tercios adelantados la cuota designada. Últimamente, para la recepción de los extermos, solo se requiere que se pretenda y lo acuerde en lo verbal el mismo director.3

Lo relativo a los tipos de alumnos esta bien documentado en el archivo y reglamentado en

las ordenanzas.

Hecho importante para el Colegio fue la formación de la biblioteca para uso de maestros y

alumnos. Según Ignacio Osorio, en su libro Historias de las bibliotecas novohispanas, su

fondo de origen lo constituyó la biblioteca del minero Eugenio Santelices Pablo, que le fue

comprada por Fausto de Elhuyar en 961 pesos, autorizado por el tribunal, que también

autorizó la formación de la biblioteca (1793). Menciona Osorio que el primer bibliotecario

fue Mariano Fernández de Castro. Por otro lado, el Tribunal solicitaba la compra de libros

en Europa a su apoderado en las cortes españolas, según puede constatarse en los

documentos del archivo.

La ley que creó el establecimiento de Minería puso a cargo del apoderado general de los

mineros y director del colegio, todos los papeles que forman al archivo y extinguido

tribunal, y como en el se hallen comprendidos los relativos al seminario, resulta

necesariamente una mezcla perniciosa, que debería destruirse declarando que los papeles

3 Ibidem p.51

3

pertenecientes a este, deben ser custodiados en el mismo, y no en el establecimiento, como

se ha hecho hasta el día.

El Colegio pierde vigencia con las nuevas corrientes de pensamiento y es suprimido en

1867, sobreviviendo al Tribunal, que por decreto del 20 de mayo de 1826 había

desaparecido, pasando su archivo a la Junta General de Mineros, institución que lo

sustituyó la biblioteca y la Escuela de Ingenieros.

Los antecedentes de la Facultad se encuentran precisamente en el Colegio de Minería, el

cual al momento de su supresión se encontraba orgánicamente dentro de la competencia del

Ministerio de Justicia e Institución Pública. En sustitución de este se establece en la Ley

del 2 de diciembre de 1867 la Escuela de Ingenieros, en la que se cursarían las carreras de

ingenieros de minas, mecánicos, civiles, topógrafos e hidromensores y geógrafos e

hidrógrafos. También se le conoce como Escuela Nacional o Especial de Ingenieros. De

1868 a 1909 recibe varios nombres y pertenece indistintamente a la Secretaría de Fomento

o a la Justicia e Instrucción Pública. En 1910 es nombrada Escuela de Ingenieros y pasa a

formar parte de la Universidad Nacional de México. Entre 1933 y 1934 se le otorga el

nombre de Facultad de Ingeniería y Ciencias Físicas y Matemáticas.

A partir de 1935 recibe el nombre de Escuela Nacional de Ingeniería, tal como perdura

hasta 1958. En 1959 adquiere el grado de facultad. Paralelamente a este proceso van

estableciéndose reformas y nuevos planes de estudio, tendientes al mejoramiento de la

enseñanza y a la creación de nuevas carreras especializadas en las diferentes ramas de la

ingeniería.4

1.1.1. TITULARES DEL ARCHIVO “En un articulo sobre el Acervo, publicado en Geomimet, en 1984, Gustavo Otto Fritz nos

dice que los fondos bibliográfico y documental fueron encontrados por él mismo, cuando

4 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p 52

4

era alumno de la Escuela Nacional de Ingenieros, aproximadamente en agosto de 1951, en

un cuarto clausurado ubicado en el patio suroeste del Palacio de Minería, con motivo de

una inundación en el centro de la ciudad de México.

Sin embargo, José Raúl Bravo García, en su tesis profesional sobre las “Obras de

reparación del Palacio de Minería de la UNAM”, presentada en 1976, consigna que con

motivo de la restauración total del Palacio, llevada a cabo por la Sociedad de Ex alumnos

de la Facultad de Ingeniería (SEFI), el acervo fue encontrado en una de las crujías del

Palacio.

Retomando el artículo del doctor Otto Fritz, en él se dice que el doctor Juan Casillas

García, director de la Facultad de Ingeniería (1971 – 1974), comisionó al antes citado para

estudiar los fondos y valorar su importancia. En 1973, él mismo, le dio al Acervo la

denominación con la que hoy se conoce.

El doctor Fritz fue relevado de su encomienda el 19 de abril de 1983 y en su lugar se

nombró al Ingeniero Arturo Márquez González, como supervisor, y a la maestra Beatriz

Ayala Gastélum, como responsable del Acervo.

En esta segunda etapa de organización y conservación del material interviene de manera

fundamental la Sociedad de Ex alumnos de la Facultad de Ingeniería, dentro de su

programa de Historia de la Ingeniería en México, con la asesoría del Instituto de

investigaciones Históricas, concretamente de su director, el maestro Roberto Moreno de los

Arcos. La SEFI gestionó ante la Dirección de la Facultad la reanudación de los trabajos de

ordenación del Acervo, que en ese momento ya había aumentado su volumen bibliográfico

con diversas donaciones recibidas en la etapa anterior. Ambas instituciones (SEFI-FI)

firmaron el convenio respectivo el 27 de febrero de 1984, quedando comprometidas, la

Facultad, a proporcionar toda la documentación con la que contaba, locales apropiados para

el personal y la papelería necesaria, y la SEFI, a dar el personal capacitado para la

realización del trabajo, cubriendo sus honorarios, obligándose también, con respecto a la

biblioteca, a ordenar, catalogar y clasificar los libros, así como a elaborar las tarjetas

correspondientes; con respecto al archivo, la SEFI se comprometió a leer y ordenar los

5

documentos y a la elaboración de fichas para su descripción que se llamaron “maestras”. En

esta etapa se logró que el proyecto fuera apoyado por el CONACYT.

En julio de 1984 se formo un comité integrado por representantes de la Facultad (el jefe de

la División de Educación Continua), la SEFI y el Instituto de Investigaciones Históricas,

que supervisaría la labor desarrollada en el Acervo.

A principios de 1987 la SEFI dio por terminado su compromiso en lo referente a la

biblioteca y entregó a la Facultad un inventario que incluía el fondo de origen y las

donaciones que lo habían acrecentado en el periodo del doctor Fritz, entre las que cabe

destacar las publicaciones periódicas, sobre todo del siglo XIX y principios del XX, que

donó la Hemeroteca Nacional, y parte del Acervo bibliográfico del Antiguo Colegio de San

Ildefonso de la Escuela Nacional Preparatoria, en total, 11 345 volúmenes, según consta en

el archivo administrativo del Acervo.

En ese mismo año se inició una tercera etapa que se concretaría al archivo, y hubo cambios

en el comité de supervisión. En lugar del Instituto de Investigaciones Históricas, el Centro

de Estudios sobre la Universidad (CESU) formaría parte del Comité de Apoyo y

Asesoramiento del Acervo Histórico del Palacio de Minería, y permanecerían el jefe de la

División de Educación Continua y el coordinador del Comité del Acervo Histórico de la

SEFI; es oportuno mencionar que todos los coordinadores de este dieron su apoyo y mejor

esfuerzo para la realización de los trabajos del acervo, sin embargo, cabe destacar el apoyo

y la actividad del ingeniero Alberto Moles B., quien estuvo a cargo en el último periodo en

que intervino la SEFI.

En junio de 1987, la maestra María del Refugio González, directora del CESU, invito a

Maria Rosa Ávila Hernández del Instituto de Investigaciones Bibliográficas, a hacerse

cargo de la coordinación de los trabajos de ordenación, organización, clasificación y

automatización del material del Archivo, labores de las que se hizo cargo hasta diciembre

de 1988. de 1989 a 1992 ocupó la coordinación la señora Maricela Hernández Reyes.

6

La SEFI dio por terminada su responsabilidad con la elaboración del catálogo del primer

periodo (fondo de origen conformado por 6,248 fichas de otros tantos documentos),

entregando el archivo a la Facultad el 11 de diciembre de 1992, que quedó como institución

responsable de la continuación de los trabajos de catalogación del resto de la

documentación. Casi inmediatamente prosiguieron dichos trabajos con la recontratación,

por parte de la Facultad, de tres personas que habían laborado en el anterior periodo:

Patricia González Pérez, Rebeca Jiménez Urrutia y José Alfredo Robledo Rosas.

En esta etapa, a partir de enero de 1994, el acervo como tal vuelve a ser una unidad,

integrándose la biblioteca y el archivo bajo la denominación primigenia de Acervo

Histórico del Palacio de Minería y la coordinación a cargo de la Lic. Ma. Rosa Leónides

Ávila Hernández, dice que el Acervo fue adscrito a la Secretaría de Servicios Académicos

de la Facultad de Ingeniería. Por último, en octubre de 1997, queda instalado formalmente

el taller de restauración, conservación y encuadernación, gracias al apoyo del ingeniero

José Manuel Covarrubias Solís, director de la Facultad”.5

El currículum vitae que se presenta a continuación corresponde al Ing. Gustavo Otto Fritz

de la Orta el cual encontré en el archivo histórico del palacio de minería.

De este no se conocía su existencia y me di a la tarea de buscar algo que me dijera, ¿Quien

era? y ¿Qué había hecho?, con respecto a archivo y lo encontré anexo a una solicitud de

beca para estudiar en Estados Unidos la cual corresponde al año de 1955, este documento

se encuentra en original escrito a maquina por él mismo, además contiene su firma.

La investigación se realizó primero en los listados del AHPM, que están en condiciones

deplorables, se detectan diversas anomalías como faltante de hojas, mojados, tachados y

sobre todo escritos algunos a maquina mecánica y en otros casos se están separando las

hojas de los listados.

5 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p p 47-49

7

Se detecta que los listados se llevan en forma cronológica y por lo tanto es difícil localizar

la información. Ya que al año de 1955 corresponden un total de 40 cajas, que

afortunadamente fueron revisados una a una y así se encontró el documento mencionado, el

cual presento a continuación.

CURRÍCULUM VITAE

“Ing. Gustavo Otto Fritz de la Orta. Me permito indicarle que ingresé a la Escuela Nacional

de Ingenieros el año de 1950 teniendo a mi cargo 2 años después la ayudantía de “Estática"

del Sr. Ing. Jaime Torres H., siendo al mismo tiempo encargado por parte de la S.A.E.N.I.

de las clases de “Ejercicios”. A principios de 1953 impartí un curso de regulación de

“Mecánica” según constancias que hay en los Archivos de la mencionada Sociedad.

Durante el curso del año continué teniendo la ayudantía del Ing. Torres H., fui electo

Secretario General de la Sociedad de Alumnos en mayo de 1953. Con el carácter de

Presidente de la Comisión de Prácticas acompañe a un grupo de alumnos del 4° año a un

viaje de estudios a los Estados Unidos, según consta en los Archivos tanto de la Dirección

como a Sociedad de Alumnos. Durante la organización del Primer Congreso de Estudiantes

de Ingeniería fungí como Secretario de Relaciones Exteriores y en las Sesiones Plenarias

fui delegado de Ingenieros Civiles de la escuela de México. En 1954 fui Representante

General de la Directiva de la S.A.E.N.I. en la Ciudad Universitaria; durante ese año fui

profesor ayudante en la materia de “Estática” a cargo del Sr. Ing. Héctor Uribe.”6

El currículum vitae de la Lic. Maria Rosa Leónides Ávila Hernández me fue proporcionado

por ella misma, a mi petición, ya que le comente que era para ponerlo en este trabajo

recepcional.

Currículum Vitae

Nombre: MARIA ROSA LEÓNIDES ÁVILA HERNÁNDEZ

Lugar de nacimiento: San Simón Tlatlahuquitepec, Tlaxcala.

Fecha de Nacimiento: 8 de agosto de 1945

6 Archivo Histórico del Palacio de Minería, 1955-IV-701.

8

Estudios Realizados

Primaria: Esc. “Simón Bolivar” M 631, 1953-1959

Secundaria: Esc. Sec. Núm. 6, 1960-1962

Preparatoria: ENP. Núm. 5 1963-1964

Profesional׃ Lic. en Historia, Facultad de Filosofía y Letras. UNAM. 1965-1969

Examen: 30 de abril de 1987

Postgrado: Maestría en Historia de México. FF y L. UNAM. 1986-1988. Pasante.

Idiomas: Conocimientos de Ingles y Francés.

Puestos desempeñados en la UNAM

Administrativos:

1. Ingresó a laborar en el Instituto de Investigaciones Bibliográficas, Biblioteca

Nacional, con el nombramiento de bibliotecario.

2. De 1971 a 1976 trabajó en la misma dependencia con el nombramiento de

“Programador” ganado por concurso. (Especialista en el manejo de sistemas

tipográficos IBM).

3. De 1971 a 1976 trabajó, con media plaza, en el Departamento de Historia y

Filosofía de la Medicina, perteneciente a la Facultad de Medicina de la UNAM,

nominalmente con carácter de administrativo pero con funciones de investigador.

1.1.2. SEDES DEL ARCHIVO

“El Acervo Histórico del Palacio de Minería a contado con solo dos ubicaciones a lo largo

de su historia.

El 1° de enero de 1792 se efectuó el acto de apertura del Real Seminario, cuya sede fue al

principio “la casa contigua al hospicio de San Nicolás”, hoy el edificio ubicado en la calle

de Guatemala 90 y posteriormente el Palacio de Minería (1811). Ubicado en Tacaba No 5

planta baja Col. Centro CP. 0600, México D.F.”7 Y es actualmente donde se encuentra.

7 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p 50,51

9

1.1.3. DENOMINACIONES

Siempre se ha llamado Acervo Histórico del Palacio de Minería.

1.2. ORGANIZACIÓN

El archivo cuenta con cerca de 22,300 documentos sueltos, denominándose de ese modo

porque fueron separados de sus expedientes para ordenarlos cronológicamente, 773 libros

manuscritos y diversas colecciones de otros tipos de documentos.

Para la organización de los documentos sueltos y de la mayoría de las colecciones se

respetó el orden cronológico, los primeros se dividieron en cinco periodos, tomando en

consideración acontecimientos históricos de trascendencia para las instituciones de

procedencia, con relación a las segundas además del año se tomó en cuenta las

características especiales del material.

10

Figura No 1

ACERVO

HISTÓRICO COORDINACIÓN

BIBLIOTECA

FONDO ANTIGUO

FONDO GENERAL

TESIS

PUBLICACIONES

PERIÓDICAS

PERIODO CRONOLÓGICO DOCUMENTOS SUELTOS

FONDO

SOCIEDAD CIENTÍFICA ANTONIO ALZATE

FONDO

ASOCIACIÓN DE

NGENIEROS Y ARQUITECTOS

BIBLIOTECA DEL REAL SEMINARIO FONDO DE ORIGEN

TALLER DE

RESTAURACIÓN Y ENCIUADERNACIÓN

MATERIALES O COLECCIÓNES ESPECIALES

LIBROS MANUSCRITOS

ARCHIVO DE LA SOCIEDAD CIENTÍFICA ANTONIO ARZATE FONDO ESCUELA DE

INGENIEROS

ARCHIVO

SECRETARÍA

DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

“Organigrama actual del Archivo”

La estructura orgánica del Archivo Histórico del Palacio de Minería depende de la

Secretaria de Servicios Administrativos, de la Facultad de Ingeniería de la Universidad

Nacional Autónoma de México.

La Directora Maria Rosa Ávila Hernández esta a cargo del archivo como de la biblioteca.

11

1.2.1. FUNCIÓN.

Aplicar las técnicas archivísticas para organizar, conservar, salvaguardar, guardar y

difundir el patrimonio documental del Archivo Histórico del Palacio de Minería

1.2.2. MISIÓN.

Establecer el resguardo y la conservación documental con el propósito de vigilar la

seguridad e integridad de la información, así como identificar preservar y promover su

difusión.

1.2.3. OBJETIVO.

Se organizará y aplicarán las técnicas y metodología archivísticas necesarias descritas en el

Manual de Procedimientos, de manera homogénea y sistematizada en los fondos del

Archivo Histórico del Palacio de Minería.

1.2.4. SERVICIO.

El servicio es el conjunto de actividades que se relacionan entre sí y de funciones que se

diseñan para satisfacer las necesidades de los usuarios.

El servicio es:

Un paquete de valor al usuario.

La conexión entre el servidor público y el usuario.

12

Elementos del servicio. Un servicio se concibe como un sistema, Un sistema es un conjunto de elementos

interrelacionados e interdependientes, que forman una unidad y que tiene un objetivo en

común.

Examinaremos cada uno de los elementos que lo componen:

Proveedor: EL Proveedor es quien proporciona los insumos para el desarrollo

del sistema.

Usuario: El usuario es la razón de ser del servicio. En la Administración

Publica Federal, al usuario se le denomina ciudadano, derechohabiente, etc.,

dependiendo de la actividad de la dependencia o entidad de referencia.

El usuario es toda persona o función que es impartida por nuestro trabajo o

por nuestros servicios. Es el que solicita, recibe o se beneficia del servicio

brindado. 8

Servicios que presta al usuario:

1. Préstamo: de expedientes en la sala.

2. Servicio de fotocopiado: condicionado al estado físico del material

3. Servicio de digitalización en tamaño carta.

4. Horarios del Archivo: Lunes a Viernes de 9:30 A 15: 00 hrs.

5. Teléfonos: 5623-2992, 56232993

6. Fax: 5510-05 73

7. e-mail: acervohistoricopalaciomineria@yahoo.com.mx

8. Dirección: Tacuba no 5, planta baja, Col. Centro, C.P. 0600, México, D.F

8 KATZ, Bernard, Como generar el servicio al cliente. fondo editorial Legis, Bogota, Colombia1989, p.2

13

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE INGENIERÍA

Las graficas que se presentan a continuación representan el movimiento de los servicios

prestados.

0

5

1 0

1 5

2 0

2 5

3 0

3 5

4 0

4 5

5 0

E N E R O M A R Z O M A Y O J U L IO S E P T IE M B R E N O V IE M B R E

A R C H I V O H I S T O R I C O D E P A L A C I O D E M I N E R I A

D O C U M E N T O S

La grafica representa como en los meses de diciembre y enero es casi nula la consulta de

documentos, siendo más representativos los meses de mayo y noviembre, ya que presentan

un movimiento constante.

0

0 . 2

0 . 4

0 . 6

0 . 8

1

1 . 2

1 . 4

1 . 6

1 . 8

2

E N E R O M A R Z O M A Y O J U L IO S E P T IE M B R E N O V IE M B R E

A R C H IV O H IS T O R IC O D E L P A L A C IO D E M IN E R IA

F O L L E T O S

Es claro que la consulta de folletos es nula en 8 meses del año y solo se presenta una

movimiento alto en los meses de febrero, marzo, mayo y julio.

14

0

1

2

3

4

5

6

7

E N E R O M A R Z O M A Y O J U L IO S E P T IE M B R E N O V IE M B R E

A R C H IV O H IS T O R IC O D E L P A L A C IO D E M IN E R IA

L IB R O S D E C O N S U L T A

Se observa un marcado ascenso en las consultas de libros en el mes de Enero y un

descenso después de este para el resto del año, con ligero aumento en los meses de

Agosto y Septiembre.

0

1

2

3

4

5

6

E N E R O M A R Z O M A Y O J U L IO S E P T IE M B R E N O V IE M B R E

A R C H I V O H I S T O R I C O D E L P A L A C I O D E M I N E R I A

L IB R O S M A N U S C R IT O S

15

El movimiento que se presenta para libros manuscritos es nulo durante 5 meses del año,

con altibajos en los demás meses, solo presentando un aumento importante en el mes de

octubre.

OBSERVACIONES.

Los planos correspondientes al importante periodo de la colonia se encuentran totalmente

olvidados, ya que nadie los consulta desde hace años.

Las fotografías que tiene en su poder el AHPM, solo han sido consultadas en 2 ocasiones

en el mes de octubre, y fuera de eso llevan años, al igual que los planos en total olvido

1.2.5. USUARIOS. El tipo de usuarios que más frecuentan el Archivo Histórico del Palacio de Minería son

investigadores extranjeros provenientes de países como son: España, Francia, Alemania,

Hungría, Estados Unidos, y nacionales.

La escolaridad con la que cuentas los usuarios oscilan entre licenciatura y doctorado.

Estudiantes de la carrera en Ingeniería, Mecánicos, Civiles, Ingenieros de Minas Geólogos,

Arquitectos, Topógrafos e hidromensores y Geógrafos e Hidrógrafos así como

Historiadores

Los elementos que debemos tomar en cuenta para el servicio son:

La persona es lo más importante para cualquier institución.

Nosotros dependemos de la persona.

No es una interrupción de nuestro trabajo, es un objetivo.

Nos hace un favor. No le estamos haciendo un favor atendiéndolo.

Es una parte esencial de nuestra dependencia, no es ningún extraño.

Sin él, tendríamos que haber cerrado las puertas. ¡ No olvidarlo nunca!.

16

Retroalimentación. Es el juicio que emite el usuario al recibir un servicio. La

retroalimentación es la mayor fuente de información que tiene el proveedor para mejorar un

servicio. La opinión de los usuarios es la clave para la mejora de los servicios.

La retroalimentación permite:

Cambiar el flujo de los procesos del subsistema.

Identificar la medida en la que se satisfacen las necesidades de los usuarios9

0

2

4

6

8

10

12

14

ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA

USUARIOS 9 5 4 7 5 3 10 4 9 14 8 2

ENERO FEBRERO

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

La grafica representa el afluente de usuarios con la que cuenta el AHPM durante un año, y

arroja como resultado, que el mes que cuenta con más visitas es el mes de octubre.

9 Ibidem. p. 6

17

1.2.6. FONDOS

“Fondos que alberga el Archivo Histórico del Palacio de Minería.

1er Periodo

De 1575 a 1826, lo integran los documentos generados por el gremio minero y el Tribunal

de Minería, incluyendo al Colegio de Minería.

2° Periodo

De 1827 a 1867, documentos relativos a la vida académica, administrativa y social del

Colegio de Minería.

3° Periodo

De 1868 a 1910, la documentación corresponde a la creación y a la actuación educativa de

la Escuela Nacional o Especial de Ingenieros, hasta que pasa a formar parte de la

Universidad Nacional de México. En el que se pueden encontrar programas de estudio de

las diferentes carreras creadas en esa época, expedientes de profesores y de alumnos.

4° Periodo

De 1911 a 1959, año en que la Escuela de Ingenieros adquiere la categoría de Facultad y se

empieza a desarrollar como tal.

5° Periodo

De 1960 a 1974, tanto el periodo anterior como éste son muy pobres en documentación, al

respecto próximamente se enriquecerán con el envío de 50 años de documentación

administrativa de la Facultad de Ingeniería al archivo del Acervo Histórico.

Documentos sin fecha, corresponden a la época colonial y contemporánea, con diversos

asuntos sobre las instituciones arriba citadas.

Colección Pool, ésta recibe el nombre de Henry Word Pool (1825 a 1890), quien

permaneció 30 años en México, reuniendo durante su estancia gran cantidad de manuscritos

y libros sobre el mismo. Al morir, su biblioteca fue subastada pasando a formar parte de la

pública de Nueva York, en donde es identificada como "Colección Pool", lo que tiene el

archivo del Acervo Histórico son cerca de 5779 copias fotostáticas en 242 expedientes, de

los siglos XVII, XVIII y XIX. Los asuntos que se encuentran son primordialmente civiles y

eclesiásticos y una mínima parte versan sobre minería.

Colección de materiales especiales, incluye apuntes, atlas, fotografías, gráficas, láminas,

planos y tablas de alumnos. Destaca la valiosa colección de 126 láminas a color, impresas

18

en Milán, que pertenecieron al Gabinete de la clase de experimentación de materiales y

procedimientos de construcción (1911) que ilustran las diferentes etapas de construcción y

ornamentación de casas y edificios. Pertenecen al tercero y cuarto periodo.

Colección de impresos, integrada por folletos, hemerografía y miscelánea, colección que

en un momento dado puede pasar a la biblioteca. Se incluye en esta colección debates de

las Cortes de Cádiz de principios del siglo XIX.

Colección de libros manuscritos, corresponde a la época colonial y al Siglo XIX, su

temática es semejante a la de los periodos mencionados. Se encuentran libros o expedientes

como el de la compra-venta del solar de Nilpaltongo sitio en que se edifico el Palacio de

Minería, libros de gobierno del Real Seminario, libros de despensa, libros de denuncios de

minas, libro de registro de títulos profesionales que pertenece al cuarto periodo, etc.

Archivo administrativo de la Sociedad Científica "Antonio Alzate", Sociedad fundada

en 1884 y es el antecedente de la Academia Nacional de Ciencias. Contiene principalmente

la correspondencia de esta Sociedad con las Sociedades Científicas más renombradas de la

época. Se encuentra en etapa de organización”10

1.3 SITUACIÓN ACTUAL La situación en la que actualmente se encuentra el archivo es la falta de los recursos

humanos, materiales, financieros, técnicos y tecnológicos.

1.3.1 RECURSOS HUMANOS El Archivo Histórico del Palacio de Minería (AHPM) cuenta con el siguiente personal:

1 jefe de personal.

2 archivistas.

3 restauradores.

Además son apoyados en sus labores por un promedio de 4 prestadores de servicio social

al año, quienes tienen conocimientos de la administración de archivos. 10 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p. 54

19

Este personal lleva a cabo todas las labores archivísticas necesarias tales como: préstamo y

atención a usuarios, expedientación, catalogación, difusión, etc., resaltando la labor del área

de restauración que tiene a su cargo las diversas tareas inherentes a dicha labor, resultando

una de las más sobresalientes en este archivo, contando con restauradores capacitados en su

campo de trabajo.

Como podemos ver el número de personal puede considerarse insuficiente para la

realización de algunas tareas, sin embargo esto queda subsanado por el mismo empeño que

demuestran al desarrollar su trabajo.

1.3.2. RECURSOS MATERIALES

El Archivo Histórico del Palacio de Minería tiene una superficie aproximada de 254 metros

cuadrados, la distribución es la siguiente:

Sala de consulta 4x4 metros (tiene 3 mesas y 6 sillas).

Área de exposiciones 4x4 metros (5 vitrinas de exposiciones de vidrio y madera).

Acervos dividido en tres zonas con las siguientes medidas 10x8 metros, 5x10 metros y

5x20 metros (estantería de lámina galvanizada).

Área de trabajo para el personal 5x8 metros (7 escritorios, 6 estantes y 12 sillas).

Área de restauración, la cual se encuentra en el ultimo nivel del palacio de minería y

comprende 2 habitaciones de 5 por 7 metros cada una (esta es la única área que cuenta

con todo el material y mobiliario necesarios para desempeñar sus labores).

El mobiliario, del área de archivos y de consulta, es heterogéneo ya que lo mismo tiene

mobiliario de madera como escritorios, mesas y libreros, cuenta con muebles de acero

cromado, como sillas o bien archiveros de lámina galvanizada. Dos planeros uno de madera

y otro de lamina galvanizada.

Por otro lado cuenta con estantería de lámina galvanizada de medida estándar (0.40 x 1.00

metros cada sección) de siete niveles que nos dan un total de 1000 metros lineales para el

resguardo de la documentación. El alumbrado de todas las áreas del AHPM es a base de

20

lámparas fluorescentes la temperatura que se observa en todo el archivo es de 3 a 4 grados

más arriba de la temperatura ambiental y en algunas áreas se puede observar que existe

humedad.

El piso es de loseta de barro rojo cocido, los muros de piedra y el techo esta recubierto de

plafón.

Un aspecto muy importante en este archivo es que solo existen 3 extintores de 5 kilos cada

uno, los cuales son insuficientes en caso de un siniestro; tampoco cuenta con rutas y salidas

de evacuación. 1.3.3. RECURSOS FINANCIEROS. La Facultad de ingeniería es quien aporta los insumos y necesidades del Archivo Histórico

del Palacio de Minería pero estos no son suficientes y se han hecho llegar ficheros de

madera por medio de donación así como de tres computadoras y un servidor que fue

donado por la Dirección General de Bibliotecas

1.3.4. RECURSOS TÉCNICOS En este rubro podemos mencionar que el AHPM cuenta solo con un instrumento de

descripción: el catalogo, que es de dos tipos cronológico y temático, este ultimo ordenado

alfabéticamente, dispuesto para su consulta en fichas de cartulina blanca de 7.5 x 12.5

centímetros. Resguardadas en ficheros de madera y disponibles en el área de consulta.

Proceso técnico: se encuentran catalogados 6 248 documentos correspondientes al

primer periodo, llamado también fondo antiguo o de origen. De las fichas principales se

generaron aproximadamente 44 000 fichas secundarias que conformaron los catálogos

diccionario (ordenamiento alfabético que incluye tarjetas de referencia), cronológico y

topográfico (por clasificación).

21

1.3.5. RECURSOS TECNOLÓGICOS. El AHPM cuenta con el siguiente equipo:

6 computadoras personales.

2 impresoras de matriz de punto y una de impresión láser.

1 fotocopiadora

maquinas de escribir eléctricas

4 ventiladores de pedestal (para uso domestico).

Se podría decir que cuentan con el equipo necesario para poder operar sin contratiempos en

sus labores a mediano plazo, sin embargo el único problema es la temperatura dentro del

los acervos, como ya mencionábamos en este espacio prevalece una temperatura mayor (3 a

4 grados) a la de la temperatura ambiental lo que ocasiona problemas para preservar los

documentos, por lo cual han tenido que recurrir a los ventiladores de pedestal y estos

resultan muy poco prácticos para reducir la temperatura en los sitios donde son colocados,

además de ocasionar un consumo de energía mayor que si utilizaran otros medios para

modificar la temperatura.

Como hemos venido repitiendo es caso aparte el área de restauración, puesto que es aquí

donde más cuidado se ha tenido para acondicionar el área de trabajo en todos sus aspectos:

ya que cuentan con tarjas de lavado con capacidad para planos de 1.40x0.90 metros,

prensas manuales, una pequeña cámara de fumigación, instrumental de laboratorio y

quirúrgico, las sustancias químicas necesarias, etc.

1.3.6. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO

Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones tanto textuales

como gráficos son: guías, inventario y catálogos. EL AHPM solo cuenta con un catalogo y

no tiene mas instrumentos de control y consulta.

22

1.3.7. PROCEDIMIENTOS DE DEPARTAMENTO

No existen Manuales de procedimientos que regulen las operaciones que realiza el

personal, sus obligaciones y los procedimientos que deben observarse para el buen

funcionamiento del mismo. Esto trae como consecuencia la inexistencia de disciplina

administrativa necesaria para el buen desarrollo de las funciones de archivo.

Los manuales son instrumentos normativos, que apoyan las labores de la administración

publica, el manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre historia de la institución, organización, políticas y/o

procedimientos de una empresa que se consideran necesarias para la mejor ejecución de un

trabajo, y lo que se maneja en el AHPM no son procedimientos si no actos al azar y

empíricos no metodológicos.

1.3.8. TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Transferencia: Mecanismo ordinario para el ingreso de fondos o fracciones de series que

han concluido su vigencia administrativa y mostraron ser portadores de valor permanente,

lo cual amerita su conservación en el archivo histórico; se formaliza a través de una acta

administrativa.

Este seria el procedimiento ideal pero en el AHPM no fue así, la transferencia que se hizo

en este año fue solo enviar las cajas que no tenían una relación del contenido, ni un rotulo

por fuera que nos permitiera saber a que área pertenencia esa documentación y si

realmente se elaboró una valoración para saber si su contenido es histórico y se tendría que

guardar permanentemente.

23

CAPÍTULO 2

EL ARCHIVO HISTÓRICO; EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y

ORDEN ORIGINAL

2.1. CONCEPTO GENERAL.

DESARROLLO HISTÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN

ORIGINAL

“Hablaremos, antes que nada, del desarrollo histórico del principio de procedencia. Si bien

parece que todos los autores coinciden en que fue formulado primeramente en 1841 por el

historiador francés Natalis de Wailly, hay discordancia en cuanto a los antecedentes del

mismo; por ejemplo,

Jean Ives Rousseau nos menciona que su antecedente está en Baltasar Bonifacio, quien en

el siglo XVII ya hablaba del valor testimonial o de evidencia de los documentos; Antonia

Heredia, por su parte, nos dice que le principio fue recogido oficialmente en las

instrucciones dadas en Francia en abril de 1841, pero que tiene sus antecedentes en las

ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indias.

Elio Lodolini afirma que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en

Dinamarca en 1791, con la instrucción de la Comisión para la Ordenación de Archivos, y él

considera precursor de este principio a Filoppo Ernest Spier, en su obra Von Arquive.

En Europa hasta antes del siglo XIX no se habían desarrollado principios generales de

ordenación archivística y los documentos que se recibían en los archivos eran incorporados

en las colecciones ya existentes de acuerdo con un esquema prefijado de asuntos o

materias; esto obedecía a la influencia de las bibliotecas en el método usado para la

ordenación y clasificación de libros.

Entonces la ordenación y la organización archivística se aplicaban de la misma manera que

en las bibliotecas. En Francia se dan algunos de los primeros intentos por establecer una

24

administración de archivos nacionales; en 1794, por ejemplo, se crea un programa por el

cual los documentos se deberían organizar de acuerdo con un esquema metódico inventado

arbitrariamente que se derivaba –como decíamos anteriormente- de la experiencia

bibliotecaria; Los documentos se organizaban por materias o por asuntos, de tal forma que

tuviesen una utilidad para la investigación.

Esta concepción –nos dice Schellenberg- cambió hacia 1839 debido a un reglamento

emitido por el conde Duchatel, quien estableció un esquema lógico para la agrupación de

documentos que debían agruparse en fondos, o sea que ya establecía el primer nivel del

principio de procedencia: todos los documentos fueran llegando se debían ordenar

respetando la procedencia y separando los documentos que provenían de una oficina o de

otra. Se decía también que los documentos, dentro de los fondos, debían arreglarse por

grupos de asuntos o materias, y a cada grupo se le asignaba un lugar definido en relación

con otros, o sea, dentro de esa primera organización donde los documentos se separaban de

acuerdo con la oficina que los generaba, se ordenaban ya internamente pero por materias o

por asuntos”11

2.1.1. GUSTAVO VILLANUEVA BAZÁN: PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. “Los documentos no nacen de una manera caprichosa y la mayoría de las veces ni siquiera

como producto de una acción deliberada directa, sino obedeciendo a ciertos factores

propios de las funciones y las estructuras de las instituciones o de las personas que los

crean. De hecho, estas personas e instituciones no pretenden producir documentación sino

que esta se produce como el resultado natural y forzoso de las estructuras y como una

forma y condición para el ejercicio de ciertas actividades o funciones. Es decir, los

11 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. pp. 19-22

25

documentos surgen con una finalidad bien definida de administrar las acciones

encaminadas al logro de objetivos.

De esta manera, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pública o

privada, como consecuencia y condición del funcionamiento de esa entidad, están en su

lugar natural, como las hojas están en su árbol –dice Gunnar Mendoza- e, igualmente, una

documentación que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular, como producto

específico de la actividad propia de ese ciudadano, esta en su lugar natural y los

documentos que resultan de las estructuras y de las actividades no se acumulan de cualquier

manera sino que desde que nacen van siguiendo ciertas líneas emanadas de tales estructuras

y actividades; así, se va estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo, ya

de la institución, ya de particulares, se van acumulando los documentos hasta que dicho

orden queda establecido de una forma determinada. Ese orden de la documentación según

la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural. Así, toda ordenación que

se impone a los documentos, aparte y contra la impuesta por los factores que determinan su

nacimiento y su disposición natural, es antinatural, artificial.

Una formulación más clara y más completa, pues el principio es aplicable no solo a los

archivos administrativos sino también a los privados, sería ésta:

La documentación debe mantenerse, en el archivo administrativo o privado a que pertenece,

en el orden natural que tuvo al producirse.

El principio de procedencia puede ser aplicado durante la vida activa de los documentos de

manera a priori –diría Rousseau-, es decir, al momento en que se están formando los

archivos. De ese modo, los problemas se reducen en tanto se respeta el lugar que le

corresponde a los documentos en tal o cual fondo.12

12 ibidem, 28-35

26

Además, el principio de procedencia puede otorgar a la archivística los elementos

necesarios para acercarla al ámbito de lo científico:

Un objeto de estudio, que es la búsqueda del significado pleno de los documentos

que integran un archivo, en tanto son parte de un conjunto orgánico y entre ellos se

establecen vínculos, relaciones estructurales que es preciso entender para

comprender el sentido total y original de un archivo.

Un principio universal básico aceptado por todos los archivistas y del cual derivan

otros principios y conceptos fundamentales en el desarrollo de la actividad.

Una metodología propia basada en la búsqueda, en la investigación sobre los

antecedentes de la institución o de la persona que generó o recopiló la

documentación para tratar de reconstruir el sentido original de los archivos.

Una finalidad que –como dice Lodolini- es el progreso de sí misma, lo que trae

como consecuencia una eficiencia en la localización de piezas documentales.

Una justificación de su razón de ser ante la sociedad, en tanto no solamente es una

forma de servicio sino la construcción de un conocimiento por si mismo, para

entender mejor a la sociedad en su conjunto.

Sin embargo, el principio de procedencia ha provocado también actitudes que lo

descalifican como única posibilidad de mantenimiento de los fondos documentales. En

algunos lugares se afirma que el reestablecimiento del orden original en documentos muy

antiguos es una tarea prácticamente imposible y hasta inconveniente, en tanto que en la

época de creación su organización obedecía a criterios difíciles de admitir en la actualidad

y, por lo mismo debe sustituirse ese orden natural por un cuadro de clasificación.

También se ha cuestionado este principio con la argumentación de que es necesario

modificar el orden original en razón de la necesidad de los usuarios y que cuando este

orden es roto difícilmente se puede reconstruir estrictamente.

Se critica la insistencia de los archivistas por reconstruir el orden original aludiendo que

sería más fácil disponer los documentos en cualquier otro orden (alfabético, cronológico,

27

geográfico, temático) que, a su vez, facilitaría la consulta, sobre todo en estas épocas, con la

ayuda de las herramientas computacionales.

Analicemos ahora como el principio de procedencia se aplica en la organización de los

fondos y documentos a fin de conservar la condición esencial del archivo: su organicidad

que –como dice Antonia Heredia- es el resultado de dos actividades complejas: la

clasificación y la ordenación13

2.1.2. ANTONIA HEREDIA HERRERA: PRINCIPIO DE

PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL

El principio de procedencia o de respeto al origen y al “orden natural”

El principio de procedencia se ha ido afirmando en todos los países como principio

fundamental de la Archivística en contraposición a la “ordenación por materias” propuesta

en tiempos de la Ilustración

Este principio es definido como: “aquél según el cual cada documento debe estar situado en

el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen”.14 Y junto a

esto, todos los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Este

origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del

archivo y de su fondo.

Este simple principio va a configurar la especial orientación de la Archivística como

disciplina, cuya cualidad esencial será el “orden” en el más amplio sentido del término al

proceder de esa realidad de que los documentos se producen naturalmente a partir de una

institución o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El

principio de procedencia va a determinar, insisto, la condición esencial del archivo: su

13 ibidem pp. 25-27 14 Lexicon of Archival Terminology, Elsevier, Ámsterdam-London, 1964

28

organicidad, resultado de dos actividades complejas como son, la clasificación y la

ordenación.

Como podemos apreciar, el principio de procedencia es un elemento fundamental en la

concepción archivística, ya que sobre él descansa la noción de archivo que, como lo define

Antonia Heredia, está basada en ese orden natural: archivo –dice Heredia- es uno o más

conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados

en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su

gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información

para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes

de historia.15

2.1.3. ANÁLISIS Y POSTURA

Este principio de procedencia y orden original es parte importante para tomar en cuenta de

lo que se hace, ya que la organización que tiene el archivo del Palacio de Minería ha sido

desmembrado y no consideró el principio de procedencia y orden original, como

consecuencia hay documentos sueltos que no permiten conocer los asuntos completos por

lo que tampoco dar el seguimiento a los temas expuestos, es un trabajo casi imposible ya

que no solo carecen de este tipo de problemas, sino también pasaron, como en muchos

archivos por inundaciones, saqueos, mutilaciones y en otros casos hasta los tiraron por la

falta de conciencia de los servidores públicos que manejaron estos documentos por creer

que era “papel viejo inservible”.

La documentación nace como fruto de un acto deliberado directo, obedeciendo a factores

preexistentes estos factores son las estructuras y actividades de las instituciones, así como

las actividades de las personas.

15 Heredia , Herrera Antonia . Archivística General Teoría y Practica Ed. Diputación Provincial de Sevilla 1995 pp. .33-34

29

El principio de procedencia y orden original es conocida en 1814 con el archivista e

historiador francés Natalis de Wailly donde enuncia la noción de fondos de archivo que

consiste en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo,

personas, familias o en diversos temas.

El principio de procedencia quiere decir en este Archivo que debemos respetar los fondos y

establecer que los documentos deben agruparse en un solo archivo, llamado histórico de

acuerdo a las instituciones o entidades que lo produjeron.

El principio del orden original establece que la documentación debe agruparse en el archivo

histórico en el orden que se recibe durante su función administrativa, en el Archivo se

intenta con este Manual de Procedimientos reivindicar el orden en el que originalmente

llegaba esta documentación, manteniendo firme este principio.

2.2. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO

HISTÓRICO

“La descripción es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de

los documentos, que permite conocer los rasgos determinantes y, de manera general, las

características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las

actividades o temas desarrollados por el personaje que los genero o recopilo. Los objetivos

de la descripción son:

Proporcionar información acerca de la institución que acumulo los

documentos.

Mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo

o de una colección documental.

30

Auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de los

instrumentos de control.” 16

2.2.1. CATÁLOGO

“Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades

archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una

serie, una sección, un fondo o una colección. Sus objetivos son servir como medida de

control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera

pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.”17

2.2.2. GUÍA

La guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información panorámica

sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o una

colección en particular, con el objeto de orientar y auxiliar en la búsqueda de la

información, de manera muy general y sin descender al detalle.

2.2.3. INVENTARIO

Es el instrumento que describe un fondo, colección o sección tomando las series como

unidades descriptivas y sus objetivos son:

Reflejar, a partir de las series documentales, la estructura, organicidad,

funciones y actividades de quien recopila la documentación, sea institución o

persona.

16 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, Manual de Procedimientos Técnicos para Archivo Histórico de Universidades e Instituciones de Educación Superior, Ed. Benemérita Universidad de Puebla, 2002, p. 89. 17 Ibidem. P. 90

31

Servir como instrumento de control de la documentación y, asimismo,

coadyuvar en la consulta de la información que está contiene.

Los años extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o

lagunas cronológicas.

Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de

cada una de las series en el que deberán anotarse los asuntos recurrentes y los

principales tipos documentales, emisores y receptores, y materias y/o

asuntos.

Nombre de cada serie.

Ubicación topográfica: número(s) de caja, de expedientes y de folios.18

2.2.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Es un mecanismo completo, homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de

los documentos de archivo, en la medida en que la clasificación permite un nivel de

comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación

reestablecida, la operación identificación y creación integrada de criterios clasificatorios.

Su propósito es establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los

archivos.

Definir la forma en que debe de elaborarse el cuadro general de clasificación archivística, a

fin de establecer los procedimientos que orienten sobre la manera en que han de formarse

sus criterios y procedimientos del mismo.

Y determinar las actividades para su formación enumerando los procesos a cumplir.

La organización de un archivo responde a una triple necesidad:

18 ibidem. pp. 92-93

32

Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o

recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o

entidad.

Facilita su localización conceptual, es decir, acceder a la información contenida en

el acervo documental.

Facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz

control y manejo.

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenas que son:

La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y

agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la

dependencia o entidad.

Ordenar los documentos de archivo establecido, dentro de cada grupo o serie documental la

relación de uno con otro, de acuerdo de la unidad de orden establecida para cada caso.

Así, la estructura del cuadro general de clasificación archivista será jerárquica y atenderá a

los conceptos básicos de “fondo”, “sección” y “serie”que establece un principio de

diferenciación, estratificación y jerarquía de las diversas agrupaciones documentales que

conforman el acervo de una dependencia o entidad.

De esta manera los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo,

sección serie (sub.-serie), expediente, unidad documental.19

Es importante que la aplicación de este Manual de procedimientos sea llevado a cabo

conforme lo establecido, es de gran importancia hacer notar que la aplicación se llevará a

cabo lo antes posible para dar el servicio a los usuarios.

2.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

19 Archivo General de la Nación. COTECUCA instructivo para la elaboración del cuadro de clasificación

33

2.3.1. CONCEPTO

“Es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar

en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada de

los esfuerzos del personal operativo.”20

“Los manuales de procedimiento son aquellos instrumentos de información en los que se

consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la

realización de las funciones de una unidad administrativa”21

2.3.1.1. DEFINICIÓN

Un diccionario define la palabra manual como un libro que contiene lo más sustancial de un

tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar el cúmulo de

conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.

Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y

experiencia, por que ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento en un

tema22

2.3.1.2. OBJETIVO

1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

2. Precisar una secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los

procedimientos.

3. Precisar la responsabilidad operativa del personal de cada área de trabajo.

20 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Como Elaborar y usar los Manuales Administrativos, México Ed. Ediciones contables y administrativas, S.A. de C.V. 1989 p. 57 21 Ibidem. p. 105 22 ALVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Ed. Panorama editorial, 1994, p. 23

34

4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

5. Servir como medio de integración y medio para el personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a su unidad orgánica.

6. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

2.3.1.3. FINALIDAD

Consolidar la etapa de normalización de la organización.

Incrementar la productividad de la organización, al disminuir el nivel de

desperdicio, las demoras, los errores y los trabajos.

Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de información y

comunicación entre los departamentos de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la

organización.

Tener calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones

que realiza la organización.

Servir de consulta a todos los colaboradores de la organización.

2.3.1.4. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

Los elementos principales que constituyen el Manual de Procedimientos son:

1. El titulo y el numero de la forma y en ocasiones también el serial.

2. Nombre del Organismo o Unidad Orgánica correspondiente.

3. Titulo y Extensión del Manual (General o Especificó)

4. Lugar y Fecha de la Publicación

5. Numero de la revisión, en su caso

6. Unidad Orgánica responsable de su expedición 23

23 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín op. cit., p. 106

35

2.3.2. DIAGRAMAS DE FLUJO

La importancia de los diagramas es dar a conocer en forma gráfica las actividades que cada

uno de nosotros lleva a cabo, por lo que en este trabajo se insertan y se describen, es

imprescindible que se lleve a cabo para mejorar los servicios y el control de los expedientes

generados por esta institución.

2.3.2.1. CONCEPTO

Los Diagramas de Flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido

a que por su sencillez gráfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho, en la

práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para

empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.

Al principio algunos Directivos y Responsables de área piensan que estos diagramas

además de ser muy complicados son solamente para los ingenieros. Esta percepción es

cierta dad la falta de costumbre en su uso, sin embargo, su aprendizaje es tan sencillo que

cualquier persona en menos de una hora haciendo un ejercicio en una hoja de papel, puede

descubrir fácilmente el valor y utilidad de esta herramienta.

2.3.2.2. DEFINICIÓN

Los Diagramas de Flujo son medios gráficos que sirven principalmente para:

Describir las etapas de un proceso y entender como funciona.

Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.

Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso.

Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.

36

Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las

oportunidades de mejora.

Diseñar nuevos procesos.

Documentar el método estándar de operación de un proceso.

Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.

Hacer presentaciones directivas.

2.3.2.3. OBJETIVO

Es mostrar la unidad administrativa que interviene en un procedimiento los puntos de cada

operación o paso descrito puede indicar además, el equipo que se puede indicar en cada

paso descrito puede indicar además el equipo que se utilice en cada caso, Se utiliza en el

análisis de los procedimientos sin embargo, se utiliza en forma sencilla y accesible.

2.3.2.4. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

Los más importantes elementos que deben contener los diagramas son:

Redactar las actividades en forma completa

Graficar las actividades con símbolos entendibles para todo el personal.

Debe de estar insertada en el sistema organizacional.

Puede sufrir cambios moderados acompañados al cambio de la empresa.

Debe ser coherente con la realidad de los recursos de la institución.

Debe de ofrecer a la organización la posibilidad de formular desde el diagrama

distintos sectores o departamento.

37

2.3.3. SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Los principales símbolos se muestran en la siguiente figura:

El símbolo ACTIVIDAD es un RECTANGULO que designa una actividad. Dentro de cada rectángulo se incluye una breve descripción de cada actividad.

El símbolo DECISIÓN es un ROMBO. Señala un punto en el proceso en el que hay que tomar una decisión, a partir de él, se ramifica en donde más vías el camino que se puede seguir. La vía tomada depende de la respuesta a la pregunta (decisión) que aparece dentro del rombo. Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta (SI-NO, CIERTO, FALSO, etc.) El símbolo TERMINAL es un OVALO que identifica sin ninguna antigüedad, el principio y e final de un proceso, según la palabra dentro del símbolo terminal. Comienzo, inicio o principio son palabras que se utilizan para designar el punto de partida del flujo de un proceso. Fin, final son las palabras que se utilizan para designar el final del flujo de proceso. La LINEA DE FLUJO representa una vía del proceso, que conecta elementos del proceso: actividades, decisiones, documentos, etc. la punta de la flecha sobre la línea de flujo indica la dirección del flujo del proceso. Se permite usar únicamente flechas horizontales y verticales, no inclinadas.

El CONECTOR es un CÍRCULO que se utiliza para indicar continuidad del Diagrama de Flujo. Se utiliza cuando el Diagrama de Flujo abarca dos o más hojas y se desea hacer referencia a alguna actividad anterior o posterior a la que se esta describiendo, o cuando físicamente una actividad esta relativamente lejos de ella y no se desea utilizar una flecha. Generalmente se usan letras mayúsculas, minúsculas o de alfabeto griego dentro del círculo conector. Por cada círculo conector que sale de alguna actividad, deberá haber cuando menos otro círculo conector que entre (llegue) a alguna otra actividad (los dos o más conectores relacionados tendrán las mismas letras de referencia). El símbolo DOCUMENTO representa un documento generado por un proceso, y es donde se almacena información relativa a él.

38

Para analizar procesos de manufactura y hacer balanceo de líneas, las técnicas que utiliza la

Ingeniería Industrial incluyen símbolos: un cuadrado (inspección y/o medición), un círculo

(operación), un círculo dentro de un cuadrado (operación e inspección), una D (demora), un

triángulo (almacén), una delta invertida (entrada de bienes), un óvalo (inicio y final de

procesos), una f (transportación). En función de los lineamientos y del software de apoyo

con que cuente cada organización ésta deberá definir símbolos que va utilizar para el

desarrollo de sus métodos y procedimientos. Recuerde que lo importante es que cada

organización estandarice sus propios conceptos y criterios.

39

CAPÍTULO 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL

PALACIO DE MINERIA

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2005 07 1

3.1. ÍNDICE

3.1 Manual de Procedimientos PÁG

3.1.1 Índice

3.1.2 Hoja de Autorización y Control de Revisiones

3.1.3 Marco Legal

3.1.4 Introducción

3.1.5 Propósito

3.1.6 Objetivo

3.1.7 Objetivo Especifico

3.1.8 Alcance

3.1.9 Normas y Políticas

3.1.10 Procedimiento: Transferencia Secundaria

3.1.11 Diagrama de Flujo de Transferencia Secundaria

3.1.12 Procedimiento: Organización, Descripción y Préstamo de la Documentación Histórica

3.1.13 Diagrama de Flujo de la Organización, Descripción y Préstamo de la Documentación Histórica

3.1.14 Glosario de Términos Archivísticos

41

41

INA

1

2

3

4

4

4

4

5

5

8

9

10

12

13

DIRECCION GENERAL DE

LOGOTIPO INSTITUCIONAL 42

42

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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2005 07 2

3.1.2 HOJA DE AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE REVISIONES REGISTRO NOMBRE DEL MANUAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

No. DE REGISTRO

FECHA AREA DE APLICACIÓN

CONTROL DE REVISIONES

FECHA DE VIGENCIAS

FECHA DE AUTORIZACIÒN REVISIÒN OBSERVACIONES

AUTORIZACIONES

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43

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2005 07 3

3.1.3 MARCO LEGAL

DISPOSICION FECHA DE PUBLICACION

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES Art. 2 fracciones VI y XI.

DOF. 8-1-1992

LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICAS, ARTÍSTICOS E HISTORICOS, Art. 36, fracciones II, III, IV.

DOF. 6-V-1972

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, Art. 20.

DOF. 29-XII-1976

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, Art. 8 fracción IV.

DOF. 13-III-2002

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL.

DOF. 11-VI-2002

NUEVO CÓDIGO PENAL PARA EL DISTRITO FEDERAL.

ACUERDO POR EL QUE SE DISPONE QUE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SERA LA ENTIDAD CENTRAL Y DE CONSULTA DEL EJECUTIVO FEDERAL EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS.

DOF. 25-VII-1998

ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS A LOS QUE SE SUJETARA LA GUARDA, CUSTODIA Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO CONTABLE, GUBERNAMENTAL.

DOF. 25-VIII-1998

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44

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2005 07 4

3.1.4 INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos, sirve para llevar a cabo la formalización, desarrollo y

seguimiento de los instrumentos de control y de consulta, con el propósito de coordinar y

sistematizar los procesos.

En este Manual se establece en varios procesos que son: la transferencia secundaria, la

organización y el préstamo de la documentación, junto con esto podemos mencionar el llenado de

los instrumentos de descripción: la Guía, Inventario y Catálogo, donde se muestra la operación y

descripción narrativa, así como el objetivo y políticas de operación, contiene marco legal, en la

que se sustentan las actividades y el desarrollo del Archivo, también contamos con un glosario de

términos usados en la Archivonomia.

3.1.5 PROPÓSITO

Normar y regular la administración de la información y documentos generados en el desarrollo de

las actividades y funciones.

3.1.6 OBJETIVO

Establecer las normas y políticas a que se sujetarán, para la organización y el funcionamiento del

Archivo Histórico del Palacio de Minería, así como de las áreas involucradas tanto internas como

personal externo.

3.1.7 OBJETIVO ESPECÍFICO

Auspiciar la modernización integral de los servicios archivísticos del Archivo Histórico del

Palacio de Minería, definiendo los principios y lineamientos adecuados para la reestructuración

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45

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2005 07 5

de tales servicios, de acuerdo con las características y necesidades actuales del Archivo Histórico,

tanto como con las políticas y métodos fundamentales de la Administración de documentos.

Garantizar el funcionamiento coordinado y eficiente de las unidades que integran los sistemas

documentales y archivísticos, estableciendo las técnicas y estrategias necesarias para la mejor

organización y operación de las mismas.

Establecer este Manual de Procedimientos adecuado para la recepción, seguimiento, organización

y transferencia de los documentos manejados por el Archivo Histórico del Palacio de Minería

así como para la eficaz regulación de la producción y el uso de la documentación.

3.1.8 ALCANCE

Este manual es aplicado a la Institución en general, lo que implica que todas las áreas que

intervienen en el desarrollo de este proceso, se determinen las atribuciones, funciones y

procedimientos.

3.1.9 NORMAS Y POLITICAS

NORMAS

El adecuado manejo de la administración de documentos será responsabilidad de los

coordinadores de archivo contando con Profesionales en la materia.

En los casos de extravió, pérdida, robo, sustracción, sustitución ilegal, alteración o destrucción de

un documento, por parte de los usuarios, el encargado de archivo como responsable de su

custodia y conservación, levantará acta administrativa tan pronto como compruebe tal evento y

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46

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2005 07 6

deberá proceder a su recuperación inmediata, si ello fuera posible, dando cuenta de ese hecho a

su superior.

Los documentos sustraídos sin la autorización del Coordinador del Archivo del Palacio de

Minería, no podrán ser utilizados, y carecen de todo valor probatorio, poniéndose a disposición

de las autoridades.

La baja o destrucción de un documento solo podrá ser permitida, si obedece a una acción de

valoración documental, avalada por escrito por la autoridad competente.

POLÌTICAS

El contenido y disposición del presente documento, son de observancia obligatoria y general para

todo el personal que integra El Archivo Histórico del Palacio De Minería, para atender y dar

soluciones a todo lo relacionado en materia de archivo, custodia, valoración, baja y transferencia

de documentos generados en el cotidiano quehacer institucional.

El tiempo de custodia de la documentación en el archivo histórico será indefinido.

Los usuarios podrán consultar los documentos resguardados en el Archivo Histórico previa

justificación, sujetándose la consulta y reproducción a lo dispuesto por esta normatividad.

Los documentos que integren el archivo son bienes del Archivo histórico del Palacio de Minería.

Los encargados del Archivo deberán ser archivonomos profesionales además de recibir

actualizaciones en la materia para el mejor desempeño de sus actividades.

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2005 07 7

El encargado del archivo deberá tener actualizada la clasificación de los documentos

contemplando constantemente el estado físico para dar el servicio con oportunidad y eficiencia.

Se prohíbe la reproducción total o parcial de los documentos que se elaboren en archivo o la

alteración de inventarios para beneficio propio, sin autorización del encargado de archivo, todos

los documentos de archivo quedan sujetos a este procedimiento.

Las personas que alteren la información contenida en los documentos en resguardo para su

beneficio o perjuicio de un tercero, serán sancionados conforme las disposiciones legales.

Los documentos de Archivo deberán conservarse de acuerdo a las vigencias establecidas en el

Catalogo de Disposición Documental antes de pasar al archivo histórico.

Los plazos de vigencia de los documentos, se aplicaran a partir de su nacimiento y hasta que

hayan cumplido su gestión o su ciclo de vida.

El Archivo Histórico deberá contar con la documentación en original o en su caso la copia

certificada.

Se procurará que el archivo se ubique en un espacio que garantice la guarda, conservación y

consulta de los documentos (espacio sin humedad, exposición a la luz solar y con las medidas de

seguridad necesarias como: alarma contra incendios, detectores de humo, extintores, termómetros

para humedad relativa y calor además de contar con fumigaciones constantes.)

Se establecerá una identificación, clasificación y catalogación de documentos unificados en todas

las áreas, lo cual se realizará en cuanto se integre el expediente con apego a lo dispuesto en el

Manual de Procedimientos y las disposiciones que se dicten al respecto.

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2005 07

3.1.10 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA SECUNDARIA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACIÓN

Tramitación de transferencia secundaria

Jefatura de la Unidad de Archivo Histórico

1. El Archivo de Concentración de la Facultad de Ingeniería (A.C.F.I.) entrega copia del informe final de la depuración y de la relación de transferencia de la documentación depurada al Archivo Histórico del Palacio de Minería (A.H.P.M.)

2. El A.H.P.M. recibe y revisa copia del

informe y relación enviada por el A.C.F.I.

3. El A.C.F.I. solicita por oficio la transferencia al. A.H.P.M., dando fecha de transferencia.

4. El A.H.P.M. recibe oficio de transferencia e

indica que el A.C.F.I. debe entregar además el inventario (anexo 1) de los expedientes a transferir.

5. El A.C.F.I. entrega inventario y expedientes

históricos al A.H.P.M. y revisa en presencia del personal encargado de transferir dicha documentación.

6. Si en la revisión de los expedientes se

encuentran faltantes o expedientes mal registrados se hace modificación en el inventario o en su caso hay expedientes no registrados se devuelve al área tramitadora.

7. En caso de que el inventario y los

expedientes sean correctos, se recibe firmando el inventario de aceptación de la transferencia.

8. El A.H.P.M. archiva el inventario para

posibles aclaraciones.

8

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49

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2005 07

3.1.11 DIAGRAMAS DE FLUJO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

EXPEDIENTES

RELACIÓN DE TRANSF.

INFORME DE DEPURACIÓN

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA

INFORME DE DEPURACIÓN

INVENTARIO

OFICIO

Si

No

OFICIO

EXPEDIENTES

EXPEDIENTES COMPLETOS O

MAL REGISTRADOS

EL A.C.F.I. SOLICITA Y DA FECHA PARA LA

TRANSFERENCIA POR OFICIO AL A.H.P.M.

INICIO

EL A. H.P.M. RECIBE OFICIO E INDICA AL

A.C.F.I. QUE SE ENTREGARÁ INVENTARIO

SI SE ENCUENTRA COMPLETO SE PROCEDE

A FIRMAR EL INVENTARIO

1

SE ANOTA Y SEREGRESA AL ÁREA

TRAMITADORA

A

A

EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA

FACULTAD DE INGENIERÍA (A.C.F.I.) ENTREGA COPIA DEL

INFORME FINAL DE LA DEPURACIÓN Y RELACION DE TRANSFERENCIA DE LA DOC.

DEPURADA

El A.H.P.M. RECIBE Y REVISA INFORME Y

RELACIÓN

INVENTARIO

EL A.H.P.M. REVISA INVENTARIO Y EXPEDIENTES

EN PRESENCIA DE LA PERSONA TRAMITADORA

EL A. H.P.M. ARCHIVA INVENTARIO, INFORME Y

RELACIÓN PARA FUTURAS

ACLARACIONES

9

FIN

EL A.C. F.I. ENTREGA INVENTARIO Y

EXPEDIENTES AL A.H.P.M..

1

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3.1.12 PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OPERACIÓN

Empaque de la documentación histórica

Recepción ordenación y descripción de la documentación

1. El A.H.P.M. ordena físicamente los expedientes transferidos de acuerdo a la serie correspondiente.

2. El A.H.P.M. coloca los expedientes en cajas

especiales (AGN-12) para el manejo de expedientes, cuidando que no rebase su capacidad

3. Se procede a elaborar y pegar etiquetas que

identifiquen cada una de las áreas, asentando los siguientes datos: fondo a que corresponde los siguientes expedientes contenidos, nombre de la dependencia de la cual se produjeron los documentos; sección y serie, clave, periodo de tramitación y numero de expediente.

4. Se transporta y colocan en los anaqueles

correspondientes de acuerdo al sistema de archivación establecido, agrupados los volúmenes según el fondo, sección y serie.

5. Una vez ordenadas las cajas en los anaqueles,

se procede a registrarse en el inventario 6. Se agrega la ubicación que le corresponde

dentro del A.H.P.M. 7. Se elaboran las fichas de catálogo (Anexo 2),

revisando cada uno de los expedientes. Anotando: año de elaboración del documento, numero progresivo de la caja, tipología documental, autor, emisor, receptor, asunto y fecha de elaboración de la ficha.

10

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8. Integrar las fichas catalográficas en los

ficheros, separando por fondos, secciones y series

9. El usuario identifica en los ficheros los datos de

los expedientes y lo anotará en el vale de préstamo (anexo 4)

10.Entrega vale de préstamo firmado y una

credencial vigente 11.El Archivo recibe credencial y vale de

préstamo firmado 12. Si los expedientes son encontrados se entregan

al solicitante. 13. Si los expedientes no se encuentran el Archivo

rastrea donde se encuentra el expediente. 14.El Archivo revisa que el expediente solicitado

este completo y en buen estado 15. Si por alguna razón el expediente no se

encuentra completo o en buen estado se le explica al solicitante que no se realiza el préstamo.

16. Se le indica al usuario que la consulta solo

podrá ser consultada en sala de consulta. 17.El usuario regresa el expediente, al Archivo 18. El archivo recibe expediente y a su vez

devuelve la identificación. 19. El archivo revisa y sella con la palabra

DEVUELTO y reintegra el expediente al lugar correspondiente.

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2005 07

3.1.13 DIAGRAMAS DE FLUJO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÒN

CAJA

EXPEDIENTES

CAJA

ETIQUETA

ETIQUETA

ELABORA PARA CADA CAJA ETIQUETA

IDENTIFICADORA

INICIO

EL A.H.P.M. ORDENA LOS EXPEDIENTES

TRANSFERIDOS

COLOCA EXPEDIENTES EN CAJA AGN-12

12

SE PEGA LA ETIQUETA EN CADA CAJA

1

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2005 07 13

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÒN

1

CAJA

SE TRANSPORTA Y SE COLOCA EN LOS ANAQUELES

CORRESPONDIENTES

CAJA

SE ORDENAN LAS CAJAS EN LOS ANAQUELES

INVENTARIO

SE REGISTRA EN EL

INVENTARIO

FICHA DE CATALOGO

SE ELABORA FICHA DE CATALOGO COTEJANDO CON LOS

EXPEDIENTES

SE AGREGA LA UBICACIÒN FISICA CORRESPONDIENTE

DENTRO DEL A.H.P.M.

FICHAS DE CATALOGO

SE INTEGRAN LAS FICHAS DE CATALOGO EN LOS FICHEROS, POR

FONDO, SECCION Y SERIE

2

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2005 07

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PRÉSTAMO

NO

SI

SI

CREDENCIAL

EXPEDIENTES

CREDENCIAL

EXPEDIENTES

2

EL USUARIO IDENTIFICA DATOS DEL EXPEDIENTE

CONTENIDOS EN LOS FICHEROS

VALE DE PRESTAMO

EL USUARIO ENTREGA VALE DE PRESTAMO FIRMADO Y

UNA CREDENCIAL VIGENTE

VALE DE PRESTAMO

ANOTA DATOS EN EL VALE DE

PRESTAMO

EL ARCHIVO BUSCA EXPEDIENTES

SE ENTREGAN AL SOLICITANTE

3

CREDENCIAL

VALE DE PRESTAMO

EL ARCHIVO RECIBE VALE DE PRESTAMO FIRMADO Y UNA

CREDENCIAL VIGENTE

3

EL ARCHIVO REVISA QUE LOS EXPEDIENTES SOLICITADOS

ESTEN COMPLETOS Y EN BUEN ESTADO

EXPEDIENTES EN BUENAS

CONDICIONES

SI LOS EXPEDIENTES NO SE ENCUENTRAN

EN BUEN ESTADO, SE EXPLICA AL

SOLICITANTE QUE NO SE PUEDE REALIZAR EL

PRESTAMO

SE LE INDICA AL USUARIO QUE LA CONSULTA SERA EN

LA SALA

EXPEDIENTES

EL USUARIO REGRESA LOS EXPEDIENTES AL ARCHIVO

EXPEDIENTES

EL ARCHIVO RECIBE EXPEDIENTES Y REGRESA IDENTIFICACION

EXPEDIENTES

EL ARCHIVO REINTEGRA LOS EXPEDIENTES

FIN

VALE

EXPEDIENTES

EL ARCHIVO REVISA EXP. Y SELLA EL VALE “DEVUELTO”

NO

FIN

14

SE RASTREA EL EXPEDIENTE

SE ENCUENTRAN EXPEDIENTES

DIRECCION GENERAL DE

LOGOTIPO INSTITUCIONAL 55

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2005 07

3.1.14 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

CONCEPTO DESCRIPCIÓN Accesibilidad

Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normatividad vigente, su control archivístico y su estado de conservación (Acceso, plazo de reserva, restricción de consulta)

Acceso 1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente. 2) En tratamiento automático de datos, métodos de utilización de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte. (Accesibilidad, plazo de reserva, restricción de consulta)

Acondicionamiento Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organización de un fondo (ordenación física, signaturado, sellado, foliación, etc.) y que dan como resultado la formación de las unidades de instalación. 1) Documento escrito de lo tratado o acordado en una junta o reunión o que atestigua un acontecimiento. 2) Documento escrito, establecido de acuerdo con una composición formal, asentando una decisión jurídica.

Acta de Expurgo (V. acta de eliminación)

Actividad Administrativa

Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se materializan en un tipo documental. (V. tb. Asunto, competencia, función)

Agregación de Documentos Glosa

Acción de añadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de este en el archivo. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación en la que dicho expediente se encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancia y referencias cruzadas. (V. tb. Desglose)

15

DIRECCION GENERAL DE

LOGOTIPO INSTITUCIONAL 56

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Archivar 1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los tipos de archivo (1) según la etapa del ciclo vital de los documentos. 2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, trasferirlo al archivo (Archívese)

Archivística Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.

Archivo (1)Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. 2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación la cultura. 3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivo de Concentración

Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de documentos semiactivos que recibe de las oficinas de archivo de trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumpla su vigencia.

Archivo de trámite Unidad archivistita responsable de procesos u técnicas destinadas a los archivos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante.- conserva archivos en forma temporal y los transfiere posteriormente al archivo de concentración.

Archivo Histórico Archivo donde se resguarda debida y correctamente el patrimonio histórico documental de dependencias públicas y privadas; se vigila sea preservado en las condiciones adecuadas que eviten su destrucción y sea propia la consulta de los investigadores. Lo constituyen impresos,

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material gráfico, material audiovisual cuya vigencia administrfiscal, contable o legal ha concluido y su contenido es evidetestimonial o informativo. Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se hatransferir desde el archivo intermedio la documentación que conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictameliminación por parte de la Comisión Superior CalificadorDocumentos Administrativos. También puede conservar documhistóricos recibidos por donación, depósito (2) (3), adquisición, etc(V. tb. Archivo provisional)

Asunto Contenido específico de cada uno de las unidades documen(documento, expediente) de una serie que permite individualizdentro del conjunto, de características homogéneas, en el que integrados. (V. tb. Actividad administrativa, Competencia, Funció

Autenticación Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurpara que pueda sustituir al documento original, mediante determidiligencias que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoque la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: certificompulsada, etc.

Ayudante de archivos

Profesional con titulación de diplomado universitario cuyo campactividad se centra en la aplicación de las técnicas adecuadas patratamiento archivístico de los fondos documentales, según critedirectrices del archivero.

Caja Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservacióuna o varias unidades documentales, constituyendo así una unidainstalación.

Carpeta Contenedor formado por dos tapas de cartón, unidos por un mamás flexible y que sirve para la conservación, generalmenthorizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una ude instalación.

Catálogo Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar una materia u objeto específico, se describen unidades documenrelacionadas por su autor en razón de una afinidad temcronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjestablecido de antemano.

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Ciclo Vital de los Documentos

Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desdese producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo centralintermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archhistórico.

Clasificación Operación intelectual que consiste en el establecimiento de categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcionalfondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiarchivístico denominada identificación. (V. tb. Ordenación, Organización)

Colección Documental

1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, popronto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principiprocedencia. 2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivoconservación o por su especial interés.

Conservación Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicalos documentos, y por otra, la restauración de estos cuando la alterase ha producido.

Consulta Examen directo de la documentación por parte de los usua(investigadores, Administración, etc.), sin que ello implnecesariamente la autorización para que estos reproduzcan divulguen, total o parcialmente, los datos contenidos en los documen

Cronología Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementosdocumento que pueden determinar su datación. (V. tb. Fecha)

Cuadro de Clasificación

Instrumento de consulta que refleja la organización del fodocumental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominade secciones y series, fechas extremas, etc.)

Cuadro de Eliminación

Relación de documentos y/o series contenida en el correspondimanual de normas, cuya propuesta de eliminación ha sido previamautorizada por los órganos competentes. (Selección, Valoración)

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Cuadro de Valoración y Selección

Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que prelos documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deeliminar al final de un periodo determinado especificandoprocedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambiosoporte, etc.), de acuerdo con el correspondiente manual de normas. (Eliminación, Valoración)

Custodia Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuconservación de los fondos por parte de una institución archivíscualesquiera que sea la titularidad de los mismos.

Descripción Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración deinstrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta defondos documentales y colecciones de los archivos.

Documento Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicajurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas característicatipo material y formal.

Expediente Unidad documental formada por un conjunto de documentos generaorgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resoluciónun mismo asunto.

Expurgo Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdsu valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivoderechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayadesarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucciónlos documentos.

Fecha Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dcronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobrredacción de dicho documento. (V. tb. Cronología)

Fechas Extremas Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión deexpediente, con independencia de las fechas de los documeaportados como antecedente o prueba.

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Foliación

Operación incluida en los trabajos de ordenación que consisnumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documen

Fondo Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno dsujetos productores que conforman la estructura de un organismo ejercicio de sus competencias. Generalmente, durante la Edad Mpuede tratarse de documentos sueltos.

Funciones Administrativas Específicas

Son aquéllas que constituyen la razón de ser del organismo y qdistinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funcadministrativas específicas del Ministerio de Obras Públicas esconstrucción de carreteras. (V. tb. Competencia, Gestión Administrativa, IdentificaValoración)

Gestión Administrativa

Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos Administración para ejercer las funciones administrativas comunespecíficas que tienen encomendadas.

Guía Instrumento de referencia resultante de la fase de descripcióndescribe globalmente fondos documentales de uno o varios archivo2), indicando las características fundamentales de los misorganismos que los originan, series que los forman, fechas extremacomprenden y volumen de la documentación. Además, recoginformación sobre el archivo (1) (2), su historia y formación, horarservicios a los usuarios. (V. tb. Instrumento de Consulta)

Identificación Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigacsistematización de las categorías administrativas y archivísticas ense sustenta la estructura de un fondo. (Clasificación, Ordenación, Organización)

Incorporación de Documentos

Acción de añadir unidades documentales, expedientes, o serieconjunto al que pertenecen originalmente, cualquiera que sea la que haya motivado su separación. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlounidad de instalación a la que pertenecen, es necesario formarnueva que quedará perfectamente relacionada con aquéllas medianoportunas tablas de concordancia y relaciones cruzadas. (V. tb. Agregación de documentos, Desglose)

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Instrumento de Consulta

Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciodescribe individual o colectivamente un conjunto de uniddocumentales con e fin de establecer un control físico, administry/o intelectual de las mismas que permita su adecuada localizacrecuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico ddocumentos de la que deriven, se pueden distinguir: instrumentcontrol (fases de identificación y valoración) e instrumentoreferencia (fases de descripción y difusión). (Control de Fondos)

Instrumento de Descripción

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descriprelaciona unidades documentales que componen un archivo, fonserie. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices. (Instrumento de Consulta)

Inventario Instrumento de consulta que describe las unidades de instalacióunidades documentales de una serie o series respetando su estructur(V. tb. Instrumento de Consulta, Instrumento de Control)

Legislación Archivística

Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulreunión, control, conservación, protección jurídica y organización darchivos en un país. (Sistema Archivístico)

Manual de Normas Instrumento resultante de las fases de identificación y valoraciónreúne toda la información relativa a los aspectos orgánicfuncionales de la/s serie/s documental/es, así como las instruccrelativas a periodos de transferencia, acceso y eliminaciónconservación permanente. (V. tb. Instrumentos de Control)

Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organizaque consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grde acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas. (Clasificación, Identificación)

Ordenación Física Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las uniddocumentales y de instalación la secuencia establecida poordenación intelectual.

Organismo Productor

Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio dcompetencias genera un fondo o un conjunto de fondos.

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Organización

Adaptación material o física de un fondo a la estructura quecorresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacIncluye las fases de clasificación y ordenación.

Original Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materforma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticdiplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero noveracidad del contenido. Pueden considerarse también documeoriginales los autógrafos, heterógrafos y los originales múltiples.

Plazo de Vigencia Administrativa

Periodo, reglado por las normas de procedimiento, durante el cualvalores primarios de una serie documental, de manera simultánesucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado. (Valoraci

Préstamos de Documentos

Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivofines administrativos o de difusión cultural.

Principio de Procedencia

Principio fundamental de la archivística que establece que documentos producidos por una institución u organismo no demezclarse con los de otros. (V. tb. Principio de respeto a la estructura, principio de respeto al ororiginal)

Sección Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación dearchivo (1) y que puede corresponder a una parte de un fondo, afondo o a un conjunto de fondos.

Serie Conjunto de documentos producidos por un sujeto. Desarrollo de misma actividad administrativa y regulado por la misma norma juríy/o de procedimiento. (V. tb. Fondo, Fracción de serie)

Sigla Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabgrupo de palabras por sus iniciales.

Soporte Material físico en el que se registra la información (papel, pergampapiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.). (V. tb. Documento)

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Tabla de Concordancia

Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas. También se aplica este término para relacionar los componentes de una misma unidad de instalación que se conservan separadamente por razones de espacio. (V. tb. Agregación de documentos, Incorporación de documentos)

Tipo Documental Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal)

Trámite Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

Transferencia Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Tratamiento Archivístico

Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (Identificación, valoración, descripción y difusión).

Valor Administrativo

Aquél que posee un documento para la Administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor Archivístico Conjunto de valores administrativos, fiscales, contables, legales, probatorios, jurídicos, informativos y/o históricos que justifican la conservación permanente de los documentos. (V. tb. Valor primario, Valor secundario)

Valor Contable Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario. (V. tb. Valor primario)

Valor Fiscal Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. (V. tb. Valor primario)

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Valor Histórico

Aquél que posee el documento como fuente primaria para la histori(V. tb. Conservación permanente, Valor secundario)

Valor informativo Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucciócualquier actividad de la Administración y que también puedtestimonio de la memoria colectiva. (V. tb. Valor primario, Valor secundario)

Valor Jurídico Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales reguladoel derecho común. (V. tb. Valor primario)

Valor Legal Aquél que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimante la ley. (V. tb Valor primario)

Valoración Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determlos valores primarios y secundarios de las series documentales filos plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación toparcial. (V. tb. Selección, Valor administrativo, Valor archivístico, Valor fValor histórico, Valor informativo, Valor jurídico, Valor legal, permanente)

Valor Permanente (V. Valor histórico, Valor jurídico, Valor archivístico)

Valor Primario Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documenha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídadministrativo, etc. (V. tb. Valor administrativo, Valor contable, Valor fiscal, jurídico, Valor legal)

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25(1) Fecha de elaboración

día mes año

Anexo 1

(2) INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO HISTÓRICO

(3) Foja______de_______

(11) UBICACIÓN TOPOGRÁFICA CLAVE

CLASIFICADORA

BREVE RESUMEN

TIPO DE

DOCUMENTO

SOPORTE

DE INFORMACIÓN

FECHA INICIAL

FECHA FINAL

OBSERVACIONES

PASILLO BATERIA CHAROLA CAJA

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (12) (13) (14) (15)

(16) MÉXIEl presen

CO.D.F te inventario consta de __(17)___ fojas que amparan la cantidad de ___ (18) ___ expedientes en____(19)____ cajas de archivo.

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

_________(20)__________ __________(21)__________ __________(22)___________ Elaboró Revisó Autorizó Cargo Cargo Cargo

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTÓRICO

1.- FECHA DE ELABORACIÓN: día, mes y año.

2.- INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO HISTÓRICO: Nombre del formato, tipo de archivo en el que se hace el inventario.

3.- FOJA: Se indica el número de fojas que se utilizaron en el inventario documental, de inicio a fin. 4.- CLAVE DE CLASIFICACIÓN: es conforme al Cuadro de Clasificación Institucional y esta compuesto por:

FONDO: Dependencia o entidad (INEGI).

SECCIÓN: Primera división del fondo.

SERIE: Conjunto de documentos en el cual se materializan las tareas concretas de la Entidad 5.- BREVE RESUMEN Se anotará un breve resumen de la serie documental 6.- TIPO DE DOCUMENTO: Son todos aquellos que por la naturaleza de sus funciones se genera y administran de forma continua como son: la correspondencia, vales, formatos, atentas notas, pólizas contables, etc. 7.-SOPORTE DE INFORMACIÓN: Material en el cual esta plasmada la Información, como son: papel, fotografías, planos, discos ópticos, CD, DVD, VHS, cintas, cartuchos, etc.

8.- FECHA INICIAL: Se anotará la fecha de inicio de la serie en dos dígitos y el

año.

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9.- FECHA FINAL: Se anotará la fecha de término de la serie, dos dígitos y el año. 10.- OBSERVACIONES: En este apartado se anotarán en que condiciones se encuentra la documentación, si es original o copias, si tienen sellos o firmas. 11.-UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se anotará en que lugar físico se encuentra la documentación, tomando en cuenta los siguientes elementos: 12.- PASILLO: Espacio de movimientos y maniobras que debe estar numerado con forme al almacén

13.- BATERÍA: Línea de anaqueles.

14.- CHAROLA: División del anaquel.

15.- CAJA: Número progresivo de la caja.

HOJA LEGAL:

16.- LUGAR Y FECHA: en donde se entrega el inventario

17.- NÚMERO DE FOJAS: que tiene el inventario

18.- CANTIDAD: de expedientes.

19.- CANTIDAD: de cajas de archivo.

20.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que elaboró el inventario y su cargo. 21.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que revisó el inventario y su cargo.

22.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que autorizó el inventario y su cargo.

Nota: Es importante no dejar ningún rubro sin llenar.

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INSTRUCTIVO DE LLENA

FIC

Año del documen Numero progresi Tipología Docum

2

Anexo

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DO DE LA FICHA CATALOGRÁFICA

HA DE CATÁLOGO

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( Autor o Emisor)

( Receptor )

(asunto)

( fecha)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FICHA CATALOGRÁFICA

Año En que se elaboro el documento Numero progresivo de la caja Tipología documental Anotar el tipo de documento Autor se idéntificara por la firma Emisor o autor del documento Receptor es el destinatario del documento Asunto el asunto debe ser sintetizado de forma lógica Fecha es el elemento que nos indica el lugar, día, el mes y el año en que fue elaborado el documento

FORMATO DE CATÁLOGO

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GUIA

GUIA SIMPLE DE

DATOS G

NOMBRE DEL RESPONSABLE

(1)

CARGO

(2)

DOM

SERIES DO

CLAVE DE

CLASIFICACIÓN

(6)

SE

FECHAS EXTREMAS

(9)

ESTADO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE LA SERIE

DOCUMENTAL (11)

RESTRICIONENES DEL FONDO

(13)

SE ANOTARA LOS S

ELABORÓ

Nombre Cargo y firma

(16)

LOGOTIPO

ARCHIVO HIS

03

Anexo

70

SIMPLE

ARCHIVO HISTÓRICO

ENERALES

ICILIO

(3)

TELÉFONO

(4)

CORREO

ELECTRÓNICO(5)

CUMENTALES

RIES

(7)

BREVE RESUMEN DE

LA SERIE (8)

VOLUMEN

(10)

SE ANOTARA EL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA SERIE

(12)

HORARIOS Y CONDICIONES DE

CONSULTA (14)

ERVICIOS QUE OFRECE (15)

VALIDÓ Nombre

Cargo y firma (17)

TÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA GUÍA SIMPLE

ARCHIVO HISTÓRICO 1 Nombre del

responsable Nombre del servidor publico designado como responsable del archivo histórico

2 Cargo Cargo del Servidor Público designado como responsable del archivo histórico

3 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del Servidor Público designado como responsable cargo del archivo histórico

4 Teléfono Numero telefónico y extensión según el caso del servidor publico designado como del archivo histórico

5 Correo electrónico Dirección electrónica del servidor publico designado como responsable del archivo histórico

SERIES DOCUMENTALES 6 Clave de Clasificación Anotar la clave de clasificación con forme el

cuadro de clasificación archivística 7 Serie Anotar el nombre de la serie o fondo 8 Descripción de la

serie Anotar un breve resumen de las series documéntales

9 Fechas extremas Se anotaran las fechas extremas señalando las predominantes así como lagunas cronológicas significativas

10 Volumen Se anotara el volumen de la serie especificando la cantidad expediente, pieza, cajas según sea el caso

11 Organización Se anotara el estado de organización y descripción de la serie

12 Estado de conservación

Se anotara el estado de conservación de la serie

13 Restricciones Se anotara si la serie tiene restricciones de consulta

14 Horario Se anota el horario y las condiciones de consulta 15 servicio Se anotara los servicios que ofrece

ELABORÓ 16 Nombre Nombre del servidor publico que integró la

información y lleno el formato Cargo Cargo del servidor público que integró la

información y lleno el formato VALIDÓ

17 Nombre Nombre del servidor publico que valido la información. Coordinador de Archivo de la dependencia responsable del archivo

Cargo Cargo del servidor publico que valido la información

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VALE DE PRÉSTAMO

4

LOGOTIPO

NOMBRE DEL SOLICITAN CLAVE DEL EXPEDIENTE ESTADO DEL DOCUMENT FECHA DE SOLICITUD ___________________

ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE

MINERÍA

VALE DE

TE

O: BUENO____ M

FIRMA D

__ ________

Anexo

72

PRÉSTAMO

EDIO_____ MALO _____ TOTAL DE FOJAS _______

EL SOLICITANTE FIRMA DEL ARCHIVISTA

______________ ____________________

FOLIO:

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO

1. Se anota el numero de folio

2. Se anota el nombre de la persona que solicita el expediente

3. Se toma en cuenta la clave del expediente y se anota en este espacio

4. Es importante que en este rubro se anote las condiciones en que se encuentra

el expediente

5. El total de fojas se anota en este espacio

6. Se anota la fecha iniciando dia, mes y año

7. El solicitante firma de que recibio el expediente

8. En este punto se anota la rubrica o firma de la persona que entrega el

expediente

VALE DE PRÉSTAMO

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