escuela de graduados monografía para obtener el título de
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UNIVERSIDAD APEC
Escuela de Graduados
Monografía para obtener el título de Especialidad en Alta Gestión Empresarial
REDISEÑO DE PROCESOS DEL MANEJO DE DOCUMENTOS DE CUSTODIA DE GARANTÍAS DE PRÉSTAMOS DEL BANCO MÚLTIPLE
EL PAÍS, S.A. SANTO DOMINGO, ABRIL 2010.
Presentado por:
Roberto Enrique Díaz López 2009-1119
Profesora: Ivelisse Comprés Clemente MA, MsC, MBA
Santo Domingo de Guzman, D.N. 09 de abril del 2010
2
INDICE Págs.
Agradecimientos y Dedicatorias
Adendum ................................................................................................. i
Introducción............................................................................................ ii
Capítulo I – Las Garantías............................................................................... 2
1.1 Concepto de Garantías, tipos y subtiposº................................................... 2
1.1.1 Las Garantías ........................................................................................ 2
1.1.2 Garantías en República Dominicana ........................................................ 3
1.1.3 Tipos de Garantías................................................................................. 3
1.1.3.1 Legales y Convencionales.................................................................... 3
1.1.3.2 Los Subtipos de Garantías Hipotecarias ................................................ 4
1.1.3.3 Subtipos de Garantía Prendarias .......................................................... 4
1.1.3.4 Los Subtipos de Garantías Solidarias .................................................... 5
1.2 Las Garantías Reales de Hipotecarias y prendarias orígenes etapas ............. 5
1.2.1 Antecedentes históricos de la Hipoteca y la Prenda.................................. 5
1.2.2 Las Garantías Reales de Hipoteca y Prendas. Origen y Etapa.................... 5
1.2.3 La Revolución Francesa y el Derecho Hipotecario .................................... 6
1.2.4 Conceptos Garantía Reales y Personales ................................................. 6
1.2.4.1 Definición de Hipoteca ........................................................................ 6
1.2.5 Clasificación de las Hipotecas ................................................................. 7
1.2.6 La Prenda Comercial .............................................................................. 8
1.2.6.1 Prenda............................................................................................... 8
1.2.7 La Fianza .............................................................................................. 8
1.2.7.1 Fianza Simple y Solidaria..................................................................... 8
1.2.7.2 Garantía mediante Aval Bancario ......................................................... 9
1.3 Composición de las Garantías, definición y caracteres de la hipoteca ........... 9
1.3.1 Contrato ............................................................................................... 9
1.3.2 Tasación ..............................................................................................10
3
1.3.3 Certificado de Título de Propiedad .........................................................10
1.3.3.1 Clasificación de los Títulos de Propiedad .............................................10
1.3.4 Póliza de Seguro...................................................................................11
1.3.4.1 Endoso Póliza de Seguro ....................................................................11
1.3.5 Pagaré.................................................................................................11
1.3.6 Carácteres De La Hipoteca ....................................................................11
1.4 Proceso de inscripción de las Hipotecas y las prendas................................12
1.4.1 Inscripción de la Hipoteca .....................................................................12
1.4.2 Requisitos para pagar impuestos y realizar depósito en el Registro de
Títulos..........................................................................................................13
1.4.3 Cancelación o Radiación de Hipoteca .....................................................13
1.4.4 Inscripción de la prenda........................................................................13
1.4.5 Para inscribir Garantías Prendarias sin desapoderamiento en El Juzgado de
Paz se necesita .............................................................................................14
1.4.6 Acto de Desistimiento o Levantamiento de Oposición..............................14
1.5 Valoración de las garantías para la Súper Intendencia de Bancos ...............14
1.5.1 Los Subtipos de Garantías Hipotecarias su valor para la SIB ....................14
1.5.2 Subtipos de Garantía Prendarias............................................................15
1.5.3 Subtipos de Garantía Solidaria...............................................................15
1.5.4 Los Subtipos Otras Garantías.................................................................15
Capítulo II – Los Bancos ...............................................................................18
2.1 Concepto de banco..................................................................................18
2.1.1 Sistema Financiero Dominicano .............................................................19
2.1.2 Operaciones Pasivas .............................................................................19
2.1.3 Operaciones Activas..............................................................................19
2.1.4 El Encaje Bancario ...............................................................................20
2.2 Tipos de Bancos ......................................................................................20
2.2.1 Por el origen del Capital ........................................................................20
2.2.2 Por el tipo de Operación .......................................................................20
4
2.2.2.1 Los Bancos Comerciales .....................................................................21
2.2.2.2 Las Bancos Hipotecarios.....................................................................21
2.2.2.3 Las Asociaciones de Ahorros y préstamos............................................21
2.2.2.4 La Bolsa de Valores en la República Dominicana..................................21
2.3 Historia de la banca en la República Dominicana .......................................22
2.4 Productos y servicios ofrecidos por la Banca Dominicana ...........................23
2.4.1 Préstamos y Créditos ............................................................................23
2.4.1.1Préstamos ..........................................................................................23
2.4.1.2 Cuentas de Crédito ............................................................................23
2.4.2 Cartera de Valores................................................................................23
2.4.3 Cesiones Temporales de Activos ............................................................23
2.4.4 Margen de Intermediación ....................................................................24
2.4.5 Prestaciones de Servicios ......................................................................24
2.5 La Súper Intendencia de Bancos en la República Dominicana.....................24
2.5.1 Historia................................................................................................24
2.5.2 Funciones ............................................................................................25
Capítulo III- Banco múltiple El País, S.A ........................................................28
3.1 Reseña Histórica del Banco múltiple El País, S.A........................................28
3.1.1 Crecimiento Continuo............................................................................30
3.2 Misión, Visión y Valores Del Banco El País, S.A ..........................................31
3.2.1 Misión..................................................................................................31
3.2.2 Visión ..................................................................................................31
3.2.3 Valores ................................................................................................31
3.3 Gobierno Corporativo Banco El País, S.A ...................................................31
3.4 Estructura Organizacional del Banco el País, S.A. Sucursales
....................................................................................................................33
3.4.1 Red de Sucursales en Santo Domingo....................................................33
3.4.2 Red de Sucursales Santiago ..................................................................33
3.4.3 Red de Sucursales Zona Norte...............................................................33
3.4.4 Red de Sucursales Zona Sur y Este .......................................................34
5
3.5 Composición Unidad de Garantías Banco el País, S.A ................................34
Capítulo IV – Levantamiento de Datos............................................................38
4.1 Aspectos Generales y Situación actual del Departamento de Garantías .......38
4.2 Fortalezas y Oportunidades Departamento de Garantías ............................39
4.2.1 Fortalezas ............................................................................................39
4.2.2 Oportunidades......................................................................................40
4.3 Debilidades y Amenazas Departamento de Garantías.................................41
4.3.1 Debilidades ..........................................................................................41
4.3.2 Amenazas ............................................................................................42
4.4 Resumen entrevistas a empleados del Banco El País S.A............................42
4.5 Arqueo de La Gerencia de Procesos medición de tiempo Unidad de Garantías
....................................................................................................................44
4.5.1 Porcentaje medición del Departamento de Procesos de tiempo Unidad de
Garantías......................................................................................................47
4.5.2 Flujograma Departamento de Custodia de Garantías Del Banco El País, S.A
....................................................................................................................48
4.5.2.1 Flujograma de los Documentos...........................................................48
4.5.3 Organigrama Recepción de Garantías y Pagares .....................................49
Capítulo V – Rediseño del Manual de Procesos del Manejo de Garantías Del
Banco El País, S.A .........................................................................................53
5.1 Objetivos, Funciones y Políticas de la Unidad de Garantías.........................54
5.1.1 Unidad de Garantías .............................................................................54
5.1.2 Puesto: Mantenimiento de Garantías y Pagarés ......................................54
5.1.3 Políticas Generales................................................................................55
5.2 Ejecución - Rediseño de Procesos de Custodia de Documentos de Valor ....56
5.2.1 Propuesta Rediseño de Procesos de Custodia de documentos de Valor ....56
5.3 Administración - “Implementación Sistema de Garantías”...........................57
5.3.1 Propuesta Implementación Sistema KIM ................................................57
5.3.2 Sistema KIM.........................................................................................59
5.3.2.1 Contrato............................................................................................62
6
5.3.2.2 Registro de Garantías.........................................................................63
5.4 Proceso Liberación de Documentos de Garantías .......................................65
5.4.1 Propuesta Rediseño Cancelación de Garantías ........................................65
5.5 Rediseño de Procedimientos entrega de Doc. de Valor “Resultados” ...........66
5.5.1 Propuesta Rediseño de Procesos Entrega de Documento de Valor
“Resultados” .................................................................................................67
5.5.6 Manual de Procesos Unidad de Garantías ...............................................67
5.6.1 Propuesta Manual de Procesos Unidad de Garantías ...............................67
5.6.1.1 Reproceso: Certificación de Garantías .................................................68
5.6.1.2 Reproceso: Ingreso de Facturas .........................................................68
5.6.1.3 Reproceso: Custodia del Expediente de financiamiento De Carta de
Crédito y Cobranza........................................................................................69
5.6.1.4 Reproceso: Archivo de Pagaré ............................................................69
5.6.1.5 Reproceso: Envío de copia de documentos a Ejecutivos, Cobros y Legal
....................................................................................................................70
5.6.1.6 Reproceso: Entrega de Título a Legal para Inscripción .........................70
5.6.1.7 Reproceso: Liberación de Garantías ....................................................71
Conclusión.............................................................................................. v
Recomendación...................................................................................... vi
Bibliografía............................................................................................ vii
7
Agradecimientos Y Dedicatorias
8
AGRADECIMIENTOS A DIOS:
Quiero agradecerte infinitamente Señor mío el amor tan grande que sientes por
mí, quiero que sepas que desde que te conocí han cambiado tantas cosas en mi,
que el acontecimiento más grande de mi vida no es esta meta sino el haberte
conocido te amo mi Jesús.
A MI ESPOSA:
Mi Wendi como expresarte lo agradecido que estoy de tu amor, toda tu ternura y
comprensión, tu apoyo eres el mejor regalo que me ha dado Dios te amo más
que el primer día y no concibo mi vida sin ti.
A MIS HIJOS:
Albert, Brian, Samuel, Yulissa Son mi tesoro, mi motivo para vivir, luchar gracias
por su paciencia se que se han sacrificado mucho por mí los quiero con el alma.
A MIS COMPAÑEROS DE TRABAJO:
Especialmente a Ángela, Rafael, Tony, Adry, Jorge, Alan, Fernando, Iberkis,
Mary, Denia, Frank, Luis Esteban, Sr. Vanderhorst, Carlos, Rafael, Naira, Julio
Cesar, Bienvenido, María ustedes son muy especiales para mí. Gracias de manera
especial a los que me apoyaron en este proyecto.
A OLGA SEGURA:
Gracias Querida Jefa sin su ejemplo y motivación no lo hubiera logrado
muchísimas bendiciones.
A MI ASESORA IVELISSE COMPRES:
Gracias Profesora su paciencia, alegría y conocimiento la hacen ser muy especial
muchas bendiciones para usted y su familia.
9
DEDICATORIA
A MIS PADRES
Mis viejos una vez más les escribo para decirles que los amo que son muy
importantes para mí y me siento orgulloso de ustedes, también a Lucia, Carmen
y a toda mi familia los quiero.
A MI ESPOSA
Tú me conoces, sabes lo feliz que estoy de que estés a mi lado compartiendo
mis penas y alegrías, tú sabes que cada logro que tengo en la vida es tuyo te
amo, con todo mi corazón Dios te bendiga.
A MIS HIJOS
Mis Hijos querido les dedico esto para enseñarles que siempre se puede solo
basta que confíen en Dios y en ustedes mismos todo es posible para el que cree
los amo Dios los bendiga siempre.
A MIS HERMANOS
William, Braulio, Richard les dedico este monográfico con todo mi cariño los
quiero muchísimo y deseo lo mejor en sus vidas.
A MI OTRA FAMILIA
Doña Tina, Ángela y Fello, Marcial, Margara, Tía Blanca, Luis y Sonia, Gilberto,
Máximo, Solesmil, Ángel, Alfred toda la familia de mi esposa los quiero y que
Dios les bendiga a todos.
A MI COMUNIDAD CRISTIANA
De la Comunidad de la Visitación y Eucaristía, La Familia Alabanza, Equipo Buena
Nueva, Malvina Modesto, Programa Ungidos por el Espíritu, Mariano, José,
10
Guillermo, Josefina, Neftalí, Cecilia, Miguel Los hermanos del Grupo Amor Eterno,
y a todos mis hermanos en la fé, Dios les bendiga.
AL MINISTERIO DE MUSICA
Tatiana, Mangui y Ángel, María, Raúl, Carlos y Odile, Luciano y Ana, Cuché, Ana
María, Nathalie, Vivian y Diego, Omar Padre Víctor Les he dicho en muchas
ocasiones que son un regalo para mí y es verdad los quiero mucho.
A ANGELA PEREZ
Amiga te dedico este logro, eres muy especial para mí y deseo que pronto me
dediques un pequeño espacio de tu monográfico te quiero, mucho bendiciones
para tu familia.
A MIS COMPAÑEROS DE POSTGRADO
En poco tiempo que tengo compartiendo con ustedes se han ganado mi corazón,
tremendo grupo son muy especiales bendiciones para todos.
11
ADENDUM
El monográfico que se realizó trató el tema del rediseño de procesos del manejo
de documentos de custodia de garantías de préstamos del Banco múltiple El
País, S.A. Este surgió para mejorar los procesos de custodia del Departamento
de Unidad de Garantías.
Los principales objetivos que se alcanzaron en esta investigación fueron la
propuesta de implementación de un nuevo sistema de garantías, se solicitó la
automatización de las liberaciones de los documentos de valor, se pidió cambios
en la forma de archivar los documentos, mejoras en la herramienta de escanear
las imágenes, y la elaboración de un nuevo manual de procesos.
La Metodología que se utilizó en este trabajo de investigación fue el deductivo
porque se aplicó de principios generales a casos particulares, se tocó los
conceptos generales de Garantías, todo lo relacionado con los bancos, se explicó
el crecimiento sostenido por el Banco El País, su gobierno corporativo, hasta los
rediseños de los principales procesos del manejo de la unidad de custodia de
Garantías.
En resumen se destacó como resultado dos aspectos que se consideraron vitales:
La implementación de un nuevo sistema de garantías y el rediseño de los
procesos internos de Archivo y cancelación de documentos de garantías.
Modificando el manual de procesos de garantías, determinar sus objetivos y
funciones rediseñando los diferentes procesos de custodia, implementando un
nuevo sistema, todo esto aumentará la productividad en los empleados y creará
satisfacción en los clientes internos y externos.
i
12
INTRODUCCION
Con la crisis mundial que desde el 2008 ha devastado las economías de los
principales países desarrollados y que ha tenido su origen en los Estados Unidos,
se ha destacado que uno de los puntales de esta fue las “Hipotecas de Alto
Riesgo”. El sistema financiero Norteamericano, le prestaba dinero para adquirir
viviendas a personas que no tenían capacidad de pago, esto originó que la
cartera de morosidad aumentara drásticamente y por ende los bienes inmuebles
por el aumento de la oferta contra la demanda habían perdido
considerablemente su valor en el mercado.
Esta situación que está pasando la nación Norteamericana sirve de ejemplo para
entender la importancia que tienen las diferentes garantías en el sistema
financiero, ya que se sabe que la peor crisis que puede tener una nación es la
bancaria.
Gracias a las regulaciones que se tomó en el sistema financiero dominicano como
consecuencia de la crisis bancaria del 2003 en el país, donde La
Superintendencia de Bancos el Fondo Monetario Internacional, la Asociación de
Bancos y el equipo económico del Gobierno Dominicano encabezado por el
Banco Central de la República Dominicana, ayudaron que la crisis internacional
no causara efectos graves en la economía dominicana, debido al manejo de las
garantías que se da en la banca local. Por eso es importante que los bancos
tengan un departamento de custodia de garantías actualizado cuyo manejo de
los documentos de valor sea el más adecuado.
Todo esto ha servido para que los Bancos sean más cuidadosos con los
documentos que respaldan las facilidades que otorgan a sus clientes, es
necesario entonces, que los organismos custodien con calidad los bienes que
aseguran el cumplimiento de una obligación, con esto se disminuye las carteras
de préstamos en morosidad asegurando unos controles óptimos y un excelente
resultado en la economía.
ii
13
El Banco el País, S.A. Del 2004-2009, Ha tenido un importante crecimiento,
aumentando notablemente sus clientes, esto ha originado un incremento de su
cartera de préstamos, con esto ha afianzado su posición en el sector bancario en
República Dominicana. Este crecimiento le impone nuevos retos como son:
Mantener la posición alcanzada a través de la prestación de un mejor servicio
que logre la mayor satisfacción posible de sus clientes y mejores controles de los
documentos que respaldan los préstamos tomados en dicha institución
financiera.
¿Cómo se puede lograr el rediseño de los procesos del manejo de la custodia de
los documentos de garantías para alcanzar la satisfacción de los clientes?
El objetivo de este estudio versa sobre la necesidad de reformular Los procesos
de la Unidad de Garantías del Banco en el área de ingreso, escaneo e indexación,
archivo y cancelación de los documentos que avalan las facilidades crediticias, la
implementación de un nuevo sistema de garantías junto con el nuevo manual de
la unidad de garantías.
En esta monografía tiene la siguiente estructura, en el capítulo I los conceptos
generales de garantías, sus tipos y sub-tipos, las garantías reales hipotecarias y
prendarias sus diferentes composiciones, y los procesos y requisitos necesarios
para inscribir las garantías en los organismos correspondientes en el capítulo II
está todo lo relacionado a los Bancos como instituciones administradoras de
dinero, se podrá conocer su definición, los tipos de bancos, su historia y los
principales productos y servicios que ofrece la Banca Dominicana.
También, hay un tema destinado al conocimiento del organismo regulador del
sistema financiero dominicano la Superintendencia de Bancos de la República
Dominicana. El Capítulo III se dará una reseña del Banco El País, S.A., su misión,
visión y valores, se especifica el Gobierno Corporativo, su estructura
iii
14
organizacional, sus sucursales. El Número IV toca datos relevantes de la Unidad
de Garantías realizando análisis Foda, arqueos, Organigramas. En el último
capítulo se tocara el rediseño del manual de procesos de la unidad y la
reformulación de los distintos procesos incluyendo la implementación de un
nuevo sistema de garantías.
iv
1
Capítulo I Las Garantías
2
Capítulo I – Las Garantías
A medida que se efectúa una transacción bancaria cuya facilidad crediticia se
denomina préstamo, es necesario tener una serie de documentos de valor que
sirvan para resguardar dicha facilidad frente a la institución financiera que está
ejecutando la transacción, esto es lo que se denomina garantías.
En este capítulo se estará mostrando su concepto, sus tipos, subtipos, tocando
específicamente las garantías reales su origen, su composición, conocer los
diferentes procesos de inscripción tanto de la hipoteca como de la prenda y por
último investigar la valoración que tienen los diferentes subtipos de garantías
para el organismo regulador de la banca denominado la Súper Intendencia de
Bancos.
1.1 Concepto de Garantías, Tipos y Subtipos
1.1.1 Las Garantías
Cuando se emite una facilidad crediticia, si esta no está avalada, el acreedor
corre el peligro de perder sus bienes cuando su obligación no se halla asegurada
con valores que garantizan dicha facilidad, entonces las garantía son el conjunto
de bienes, solvencias y compromisos que aseguran el cumplimento de una
deuda, esta por su naturaleza aseguran el pago de la obligación.1
Las Garantías son requeridas cuando el cliente solicita un préstamo o facilidad
estas son tomadas en los bancos, que son instituciones financieras que se
encargan de administrar y prestar dinero.
La garantía ayuda a fortalecer, el cumplimiento de una obligación o deuda. Los
documentos de garantías permiten afianzar el préstamo. En las operaciones de
1-http://es.wikipedia.org/wiki/Garant%C3%ADa", encontrado el 16 de enero del 2010.
3
crédito es necesario aportar garantías para poder efectuar operaciones de
negocios a crédito.
El surgimiento de las garantías reales desempeñan un rol de relevancia decisivo
en cuanto al crédito concedido por una institución, obligación que se asume al
imponer de una suma de dinero a disposición de alguien, pues su función es
brindar al acreedor la protección, la seguridad amplia, completa.
1.1.2 Garantías en la República Dominicana
En la República Dominicana las operaciones de crédito se consideran como una
de las más importantes de las actividades que realizan las instituciones
financieras. La colocación de capitales a través de préstamos permite a las
instituciones financieras desarrollar una de sus mayores fuentes de beneficios.
1.1.3 Tipos de Garantías
Las garantías en República Dominicana se clasifican desde diversos puntos de
vista, estos pueden ser:
1.1.3.1 Legales y Convencionales, según tengan su fuente en la
ley o en la voluntad de las partes. La garantía es legal, cuando la ley crea la
garantía a favor del acreedor, sin que éste tenga que manifestar su voluntad.
Ejemplo: Hipoteca legal de la mujer casada, derecho de retención e hipoteca del
pupilo sobre los bienes de su tutor.2
La garantía es convencional, cuando surge la voluntad de las partes. Ejemplo:
La prenda y la hipoteca convencional.
Personales y Reales, cuando la garantía se ejerce contra una persona o recae
sobre una cosa.
2-Conferencia dictada por el Doctor Nicolás Fermín ex consultor jurídico del Banco BHD en Octubre 2008
4
Mobiliarias e Inmobiliaria:
� Cuando recae sobre un mueble o inmueble.
1.1.3.2 Los Subtipos de Garantías Hipotecarias son:
� Hipotecaria inmueble/terreno
� Hipotecaria inmueble/edificaciones/vivienda
� Inmuebles hoteles ubicados polos turísticos desarrollados
� Inmuebles hoteles ubicados en polos turísticos incipiente
� Fincas de producción agropecuaria
� Inmuebles edificaciones zona franca uso múltiple
� Inmuebles edificaciones Industrias uso múltiple
1.1.3.3 Subtipos de Garantía Prendarias
� Depósitos de la misma institución
� Ventas condicionales
� Arrendamientos financieros
� Muebles y equipos sin desapoderamiento
� Muebles y equipos con desapoderamiento
� Vehículos pesados de motor
� Vehículos livianos de motor
� Plantas eléctricas
� Muebles y equipos industrias uso
� Acciones
� Depósitos otras instituciones privadas nacional
� Bonos otras instituciones financieras privada nacional
� Depósitos otras instituciones financieras públicas nacional
� Bonos otras instituciones financieras públicas nacional
� Depósitos otras instituciones financieras privada internacional
� Depósitos otras instituciones financieras públicas internacional
� Bonos otras instituciones financieras privada internacional
5
� Depósitos otras instituciones financieras públicas internacional
� Inventario con almacén de depósito
� Inventario sin almacén de depósito
1.1.3.4 Los Subtipos de Garantías Solidarias
� Firma solidaria en pagare físico
� Firma solidaria comercial
� Firma solidaria personal
� Aval bancario
� Fianzas3
1.2 Las Garantías Reales de Hipotecas y Prendas Orígenes y Etapas
1.2.1 Antecedentes históricos de la Hipoteca y la Prenda
Hay que destacar que en las antiguas sociedades se usaba ampliamente las
garantías personales porque no se conocía lo efectivo que era el uso de las
garantías reales. Así paso en la Roma antigua para un individuo era más fácil
conseguir Fiadores. Esto se debe a las relaciones íntimas entre los miembros de
una familia, también a las relaciones entre los subordinados y sus jefes o
patrones con los clientes, creando obligaciones entre ellos, y el cumplimiento
moral de una garantía.
1.2.2 Las Garantías Reales de Hipotecas y Prendas. Origen y
Etapas
Las garantías reales especialmente la hipoteca se crean para facilitar al deudor
quedarse con sus bienes esta se inician a partir de la prenda sin
desapoderamiento, y se sustentaba en el derecho Romano.
3-Reporte enviado por la Superintendencia de Bancos de la Republica Dominicana abril 2009
6
La Hipoteca apareció en Grecia y en Roma en los tiempos del Imperio,
permitiendo que el deudor se quedara con la propiedad, y al acreedor le eran
conocidos sus intereses de la hipoteca, facultándolo a cobrar su deuda, si el
deudor no cumplía se podía quedar con el bien.4
1.2.3 La Revolución Francesa y el Derecho Hipotecario
Con la Revolución Francesa se produjeron grandes transformaciones en el orden
político, económico y social proclamando los derechos del hombre, desplazando
a la monarquía feudal del poder por la burguesía trayendo cambios en todos los
ámbitos jurídicos y económicos.
El liberalismo económico encabezado por Adam Smith y David Ricardo, se
extendió con su concepción del libre comercio, no solo en su centro Inglaterra,
sin por todas partes. Esto permitió el desarrollo de los derechos hipotecarios
como garantías de las facilidades tomadas por los individuos.4
1.2.4 Conceptos Garantía Reales y Personales.
1.2.4.1 Definición de Hipoteca
La hipoteca se refiere a una garantía real que asegura el pago de un crédito, u
obligación sin quitarle al propietario del bien inmueble gravado. Además permite
al acreedor poder vender la propiedad al vencimiento de la deuda sino se le
paga, sin importar quién es el que tiene el bien, y puede cobrarse la deuda con
la venta a otros acreedores.
La hipoteca es una garantía real que sin llevar consigo el desposeimiento actual
del propietario del inmueble hipotecado, le da al acreedor el derecho de
4 http//www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-&&q=analisis+comparativo+de+dos+derechos+reales encontrado el 27 de Enero de 2010
7
embargar y rematar ese inmueble en cualesquiera manos en que se encuentre y
de cobrar con preferencias sobre el precio.5
De esa misma manera se expresa el Código Civil Dominicano cuando en su
artículo No. 2114 dice:
La hipoteca es un derecho real sobre los inmuebles que están afectos al
cumplimiento de una obligación, agregando que es indivisible y subsiste por
entero sobre todos los inmuebles afectados, sobre cada uno y sobre cada parte
de los mismos.6
1.2.5 Clasificación de las Hipotecas
Según su modo de constitución, las hipotecas se clasifican en:
� Convencionales
� Legales
� Judiciales
Según la eficacia de la garantía que procuran al acreedor, las hipotecas se
clasifican en:
� Simples y Privilegiadas
� Según su base material y los créditos garantizados, las hipotecas se
clasifican en: Especiales; Las que gravan un bien especifico
� Generales; Esta grava todos los inmuebles presentes y futuros del deudor7
5-Mazeaud, Henry y Jean, (1980). Lecciones de Derecho Civil 3ra. Edición. Buenos Aires: Mauzead. 6-Acosta, Juan Pablo, Potentini Vidal. (2008). Código Civil de la República Dominicana 8va. Edición. República Dominicana: Editora Dalis. Pág.414 7-Conferencia dictada por el Doctor Nicolás Fermín ex consultor jurídico del Banco BHD en Octubre 2008
8
1.2.6 La Prenda Comercial
La prenda comercial sirve para garantizar una obligación generada por un acto
de compra venta o comercio, independientemente del hecho de que haya sido
realizado por un comerciante o una persona que no es comerciante.
1.2.6.1 Prenda
Es un tipo de garantía que permite garantizar al acreedor el cumplimiento de su
crédito, mediante un poder sobre el bien inmueble dado en garantía. Se
denomina prenda sin desapoderamiento la garantía otorgada en República
Dominicana, al amparo de la ley No. 6186 sobre fomento agrícola, para
garantizar las obligaciones que se contraigan por prestamos, créditos, fianzas y
demás operaciones de crédito, conservando el deudor la posesión de los bienes
dados en prenda, y el derecho de usarlos conforme a su destino, cuando no se
trate de bienes consumibles.8
1.2.7 La Fianza
La fianza es el contrato o la obligación mediante la cual una persona llamada
fiador se compromete a responder al acreedor, en caso de que el deudor a su
vez no cumpla con su obligación. Esta puede ser:
1.2.7.1 Fianza Simple y Solidaria.
La Fianza Simple; No es solidaria. En esta el fiador obliga al acreedor a que le
cobre primero al deudor, pero al hacerlo debe indicar al acreedor los bienes del
deudor principal (articulo 2023 Código Civil) y además debe avanzar los gastos
de la ejecución. 9
8-Ley No. 6186 de Fomento Agrícola de la República Dominicana 12 de febrero de 1963 9-Acosta, Juan pablo, Potentini Vidal. (2008). Código Civil de la República Dominicana 8va. Edición. República
Dominicana: Editora Dalis.
9
En la fianza solidaria; El fiador renuncia a los beneficios de excusión y de división
lo cual acerca su situación a la de un deudor solidario, pero se diferencia de este
último, porque no es un deudor propiamente dicho.
1.2.7.2 Garantía mediante Aval Bancario
Esta se realiza por un aval bancario que puede ser cobrado automáticamente en
el caso de que la persona no cumpla con los acuerdos pactados.
La persona que está usando este tipo de modalidad de garantía paga una
cantidad a la entidad financiera para el mantenimiento del aval.
1.3 Composición de las Garantías, Definición y Caracteres de la
Hipoteca
La garantía está compuesta por los siguientes elementos:
� Contrato
� Tasación
� Título de propiedad
� Endoso póliza de seguro
� Pagare
1.3.1 Contrato
Un contrato, en términos generales, es definido como un acuerdo privado, oral o
escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo
cumplimiento pueden ser exigidas. Es un acuerdo de voluntades que genera
derechos y obligaciones para las partes.10
10- http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato encontrado el 18 de enero del 2010
10
Contrato es un acuerdo de voluntades con el fin de crear derechos y
obligaciones entre las partes 11
1.3.2 Tasación
Es la operación que consiste en fijar el valor real de un bien mueble o inmueble
tomando en cuenta diferentes características, como la ubicación, el diseño,
calidad de los materiales de construcción, entre otros.12
1.3.3 Certificado de Título de Propiedad
Es el documento en el que se individualiza la titularidad de un inmueble,
haciendo constar la designación catastral, su extensión superficial, las mejoras,
las causas del derecho de propiedad, la fecha de adquisición, la fecha de
inscripción, y el o los propietarios
1.3.3.1 Clasificación de los Títulos de Propiedad
Certificado Original; Es el que se conserva en la oficina del registro de títulos.
Duplicado del Dueño; Es una copia idéntica al certificado original, la cual se
expide a favor del propietario del inmueble
Certificación Registro del Acreedor; Es el documento emitido por el registro de
títulos en el que se acredita el derecho real accesorio, cargas y gravámenes.
Constancia Anotada; Es el certificado que ampara una porción de terreno sea
solar o parcela subdividido sin haber obtenido el deslinde por parte de la
Dirección Nacional de Mensuras Catastrales. Igualmente, este certificado ampara
11- Manual legal para funcionarios y ejecutivos consultoría jurídica banco el País, S.A. 1ra edición 2008 12- Manual legal para funcionarios y ejecutivos consultoría jurídica banco el País, S.A. 1ra edición 2008
11
los apartamentos y los locales comerciales que forman parte del inmueble
construido en condominio.13
1.3.4 Póliza de Seguro
Es un contrato mediante el cual una persona asegura su vida o sus bienes, con
una compañía de seguros.
1.3.4.1 Endoso póliza de Seguro
Es el documento mediante el cual el asegurado cede a favor de otra persona
física o jurídica los beneficios que se derivan de una póliza de seguros a su
nombre.
1.3.5 Pagaré
Es un documento por medio del cual, una persona se compromete a pagar a
otra, determinada suma de dinero, estableciendo cuanto se debe, el concepto
por el cual se debe, cuando y como se pagara el total de lo adeudado. El pagare
es una evidencia del desembolso.
1.3.6 Caracteres De La Hipoteca
El Carácter de la hipoteca le permite algunas limitaciones como son:
Las hipotecas pueden desaparecer el crédito y mantenerse en algunos casos el
crédito desaparece y se mantiene la hipoteca, así es el caso de la hipoteca que
se mantiene aunque el ya se haya realizado el pago al acreedor. Además la
hipoteca puede ser concedida por el acreedor a otra persona.
La indivisibilidad es otra característica de la hipoteca y se expresa en el sentido
de que ella no se divide, que cada parte del inmueble, cada parcela del inmueble
13- Manual legal para funcionarios y ejecutivos consultoría jurídica banco el País, S.A. 1ra edición 2008
12
hipotecado garantiza la totalidad de las deudas o crédito y cada fracción de la
deuda está garantizada por el conjunto total del inmueble, por el inmueble todo
entero.14
1.4 Proceso de Inscripción de las Hipotecas y las Prendas
1.4.1 Inscripción de la Hipoteca
Si la hipoteca es convencional y el inmueble está registrado, la inscripción se
hace mediante:
� El depósito del contrato.
� El original del Certificado de Título Duplicado del Dueño en la oficina del
registrador de Título correspondiente a la ubicación del inmueble.
� Constancia de pago del impuesto a la vivienda suntuaria y solares no
edificados, constancia del pago de los impuestos.
� Fotocopia de las cédulas o pasaportes de las partes.
Si el inmueble no está registrado, la inscripción se hace mediante el depósito de
una copia del contrato de hipoteca y de la escritura que acredita la propiedad en
la oficina del Registro Civil y Conservador de Hipoteca del municipio de la
ubicación del inmueble. En ambos casos el depósito se hace previo pago de los
impuestos correspondientes en base al valor de la hipoteca.15 A saber:
RD$ 5 X cada RD$1,000.00 o fracción + 12% sobre el valor resultante, más
RD$10.00, por cada RD$1,000.00 y RD$180.00 por la Ley 80-99
14- http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-&&q=analisis+comparativo+de+dos+derechos+reales encontrado el 27 de Enero de 2010 15-Conferencia dictada por el Doctor Nicolás Fermín ex consultor jurídico del Banco BHD en Octubre 2008
13
1.4.2 Requisitos para pagar impuestos y realizar depósito en el
Registro de Títulos:
Los pasos llevados a cabo para la inscripción de Hipotecas:
1. Pago del impuesto por ante la DGII del 2% del monto de la hipoteca.
2. Depósito por ante el Registro de Títulos correspondiente del expediente de
hipoteca, el cual debe estar conformado por:
� Original del contrato de hipoteca debidamente sellado por la DGII.
� Original del recibo de pago de impuesto por hipoteca expedido por la
DGII.
� Certificación de IPI expedida por la DGII.
� Original del certificado de título correspondiente al inmueble otorgado en
garantía.
� Copia de las cédulas de las partes involucradas.
� Recibo de Pago de Tasa por Servicios de la Suprema Corte de Justicia por
valor de RD$ 400.00
� 1.4.3 Cancelación o Radiación de Hipoteca
Es el acto mediante el cual el acreedor hipotecario hace constar su autorización
para la cancelación de la hipoteca (gravamen), inscrito sobre el o los inmuebles
que le fuera otorgado en garantía de un crédito. Este documento debe estar
firmado por las personas autorizadas y legalizado por un notario público16
1.4.4 Inscripción de la Prenda
Los contratos de prenda sin desapoderamiento deben ser suscritos ante
cualquier Juzgado de Paz Ordinario, en atribuciones administrativas, conforme lo
prevé el artículo 204 de la ley 6186 sobre Fomento Agrícola. Este bien mueble no
16-Manual legal para funcionarios y ejecutivos consultoría jurídica banco el País, S.A. 1ra edición 2008
14
puede tener gravámenes salvo que el acreedor anterior renuncie a sus
derechos.17
1.4.5 Para inscribir garantías prendarias sin desapoderamiento en
el Juzgado de Paz se necesita:
1. Depósito de dos (2) originales del contrato de Prenda mediante Instancia
(Carta de Solicitud) por ante el Juzgado de Paz correspondiente, con un juego de
dos (2) Recibos de Impuestos por la suma de RD$ 20.00 y RD$ 5.00,
respectivamente y cuatro (4) sellos por el valor de RD$ 30.00.
1.4.6 Acto de Desistimiento o Levantamiento de Oposición
Es el acto mediante el cual un acreedor pone en conocimiento de la Dirección
General de Impuestos Internos (DGII), a través de un acto de alguacil, que las
causas que generaron la oposición de traspaso que pesa sobre un vehículo
determinado han cesado y que en consecuencia, desea dejarla sin efecto.
1.5 Valoración de las Garantías para la Súper Intendencia de Bancos
La Superintendencia de Bancos como institución encargada de velar por el buen
funcionamiento de la banca dominicana, ha establecido una serie de porcentajes
de valor de tasación de los diferentes subtipos de garantías ver a continuación:
1.5.1 Los Subtipos de Garantías Hipotecarias su valor para la SIB
� Hipotecaria inmueble/terreno 80%
� Hipotecaria inmueble/edificaciones/vivienda 80%
� Inmuebles hoteles ubicados polos turísticos desarrollados 70%
� Inmuebles hoteles ubicados en polos turísticos incipiente 50%
� Fincas de producción agropecuaria 50%
� Inmuebles edificaciones zona franca uso múltiple 60%
17- Hernández Perera, Yoaldo, 2008 Soluciones Procesales Ante los Juzgado de Paz de Primera Instancia, 1ra edición Republica Dominicana Paginas 50-60
15
� Inmuebles edificaciones Industrias uso múltiple 70%
� Industrias de uso Único 70%
1.5.2 Subtipos de Garantía Prendarias
� Depósitos de la misma institución 100%
� Ventas condicionales 30%
� Arrendamientos financieros 30%
� Muebles y equipos sin desapoderamiento 30%
� Muebles y equipos con desapoderamiento 30%
� Vehículos pesados de motor 50%
� Vehículos livianos de motor 50%
� Plantas eléctricas 30%
� Muebles y equipos industrias uso 30%
� Acciones 0%
� Depósitos otras instituciones privadas nacional 95%
� Bonos otras instituciones financieras privada nacional 95%
� Depósitos otras instituciones financieras públicas nacional 95%
� Bonos otras instituciones financieras públicas nacional 95%
� Depósitos otras instituciones financieras privada Internac. 95%
� Depósitos otras instituciones financieras públicas Internac. 95%
� Bonos otras instituciones financieras privada Internacional 95%
� Depósitos otras instituciones financieras públicas Internac. 95%
� Inventario con almacén de depósito 90%
� Inventario sin almacén de depósito 90%
1.5.3 Los Subtipos de Garantías Solidarias
� Firma solidaria en pagare físico 0%
� Firma solidaria comercial 0%
� Firma solidaria personal 0%
16
� Aval bancario 95%
� Fianzas 0%
1.5.4 Los Subtipos Otras Garantías
� Contratos de adelanto cuenta corriente 0%
� Facturas 0%
� Sin garantía18 0%
Las garantías que avalan los préstamos en las instituciones financieras son
documentos vitales que garantizan el equilibrio en los bancos ya que se puede
resguardar los montos que se prestan. En este 1er capítulo se ha podido conocer
los diferentes conceptos de garantías sus tipos y subtipos el valor que tienen
como tasación para la Superintendencia de Bancos, las etapas de las garantías
reales y su origen que data desde el Imperio Romano, sus diferentes etapas de
desarrollo hasta la actualidad, también se destaca la composición de todos los
elementos que contiene una garantía con sus diferentes datos destacándose los
conceptos de Contrato, Tasación, Registro de Título, Seguro, Endoso de Póliza de
Seguro, Pagares se ha podido definir las características de la hipoteca.
Otro punto que se destaca en este capítulo es lo concerniente a los procesos de
inscripción de la garantía hipotecaria y prendaria los diferentes elementos que
son necesarios para poder inscribir una garantía, así como, los costos
actualizados que se necesitan para cumplir con los requisitos necesarios en dicho
proceso. Por último se destaca en este capítulo la valoración que tienen los
diferentes tipos de subtipos de garantías para la Superintendencia de Bancos
esto es vital que los Bancos manejen estos datos, ya que por este valor es que
se manejará los montos que se protegen del encaje legal, y sobre todo se podrá
llevar la cobertura de las garantías con relación a las facilidades crediticias.
18- Reporte enviado por la Superintendencia de Bancos de la Republica Dominicana abril 2009
17
Capítulo II Los Bancos
18
Capítulo II – Los Bancos
Por experiencias vividas en República Dominicana, se sabe la importancia que
representan los bancos en el sistema financiero y macroeconómico de una país,
ya que se vivió una etapa muy difícil en la nación, a raíz de la quiebra de un
banco nacional, de hecho, la última crisis mundial que ha azotado al mundo ha
tenido su origen y repercusión en Estados Unidos con la quiebra de los bancos
más poderosos del mundo, entonces, los bancos se consideran soportes de las
economías, y es vital para la nación un sistema financiero con bancos capaces de
crecer económicamente. En este capítulo se conocerá el concepto de banco, sus
distintos tipos, la historia de la banca desde sus orígenes en la República
Dominicana todos los productos y servicios ofrecido por los bancos a los clientes,
lo relacionado al organismo regulador de la banca dominicana que tiene como
función velar por el buen desempeño de los bancos como es La Superintendencia
de Bancos.
2.1 Concepto de Banco
Un banco es una institución financiera que se encarga de administrar y prestar
dinero. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o
instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de
banco.19
Los Bancos al principio se crearon para ser intermediario de las transacciones
sobre los cambios monetarios, en la actualidad los bancos son intermediario de
operaciones de crédito y del cambio de monedas. En el siglo XII se originan los
bancos en Italia. El primer banco moderno fue fundado en Génova, Italia en el
19-"http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 28 de enero del 2010
19
año 1406, su nombre era Banco di San Giorgio. Los primeros bancos aparecieron
en la época del renacimiento.20
2.1.1 Sistema Financiero Dominicano
El sistema financiero dominicano está compuesto por el Banco Central, que es la
institución financiera gubernamental encargada de reglamentar el sistema
monetario y bancario. La Junta Monetaria, es la responsable de dictar las
políticas monetarias, financieras y de control de cambios que el Banco Central
debe aplicar. La Comisión Bancaria se encarga de supervisar y ejecutar el
sistema legal establecido por los bancos en el país.
En los bancos dominicanos se realizan las siguientes operaciones:
2.1.2 Las Operaciones Pasivas
Son aquellas tipos de operaciones en las que el banco recibe o capta, dinero de
las personas. Estas operaciones de obtención de recursos, se denominan
operaciones de carácter pasivo se realizan por medio de los depósitos. Los
depósitos bancarios se clasifican en tres categorías:
� Cuentas de ahorro o libreta de ahorros
� Cuenta corrientes.
� Depósito a plazo fijo.
2.1.3 Las Operaciones Activas
Estas consisten en la colocación de dinero para que circule en la economía, es
decir, los bancos generan nuevo dinero del dinero que reciben de las
operaciones pasivas, con estos, otorgan créditos a las personas, empresas u
20- Álvarez Betancourt, Opinio, 2004 Moneda y Banca Santo Domingo Profesor Teoría Monetaria UASD
20
organizaciones que los soliciten, esta es una de las fuentes de ingresos de los
bancos debido a los intereses y comisiones que cobran por dichas colocaciones.21
2.1.4 El Encaje Bancario
El encaje se determina por un porcentaje del total de los depósitos que reciben
los bancos y las instituciones financieras, el cual se debe mantener
permanentemente, ya sea en efectivo en sus cuentas en el banco central o en
sus bóvedas. El encaje bancario garantiza el retorno del dinero a los ahorrantes
o clientes del banco en caso de que ellos lo pidan o de que se le presenten
problemas de liquidez a la institución financiera. De esta forma, se disminuye a
gran escala el riesgo por pérdida del dinero de los mismos.
2.2 Tipos de Bancos
2.2.1 por el Origen del Capital:
� Bancos públicos: El capital lo determina el estado.
� Bancos privados: El capital lo aportan accionistas particulares.
� Bancos mixtos: El capital se forma con aportes de ambos privados y
públicos.
2.2.2 por el Tipo de Operación:
� Bancos corrientes: Son los tipos de transacciones más comunes que
realiza los clientes en general. Sus operaciones están compuestas por:
Depósitos en cuentas corrientes y de ahorros, préstamos, cobros, pagos.
� Bancos especializados: Estos tienen una finalidad especializada en
créditos específicos. � Bancos de emisión: Estos son los bancos que emiten el dinero y se
preservan como bancos oficiales.
21-"http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 28 de enero del 2010
21
� Bancos Centrales: Son las casas bancarias de categoría superior que
autorizan el funcionamiento de entidades crediticias, las supervisan y
controlan. 22
2.2.2.1 Los Bancos Comerciales
Las funciones principales de los bancos comerciales consiste en dar prestamos a
corto plazo, también pueden abrir cuentas corrientes y de ahorros en pesos, de
ahorros en dólares, depósitos a plazos y certificados financieros
2.2.2.2 Los Bancos Hipotecarios y de Desarrollo
Los bancos hipotecarios ofrecen financiamiento a corto y largo plazo para
compra de terreno e hipotecas. Los bancos de desarrollo se encargan de la
emisión de acciones, depósitos y ofrecen préstamos al sector desarrollo,
apoyando programas como Infratur (que apoya al sector turístico) y FIDE (apoya
programas industriales y agrícolas).
2.2.2.3 Las Instituciones de Ahorros y Préstamos
Este tipo de institución es especializada en la construcción de viviendas con
fondos privados. Su principal financiamiento son las libretas de ahorro, los
certificados de depósito, las hipotecas y los contratos de participación a largo y a
corto plazo. El Banco Nacional de la Vivienda, es la entidad autónoma reguladora
de estas asociaciones.
2.2.2.4 La Bolsa de Valores de la República Dominicana
La Bolsa de Valores de la República Dominicana fue creada, por el decreto
Presidencial No. 554-89, como organización auto reglamentada sin fines
lucrativos comenzó sus operaciones en 1991. La Ley No. 19-00 del 8 de mayo
22- http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 28 de enero del 2010
22
del 2000, fue creada a los fines de reglamentar el mercado de valores, las
emisiones y ofertas públicas de títulos valores.23
2.3 Historia de la Banca en la República Dominicana
En el 1869 se fundó en el país el primer banco que fue el Banco Nacional de
Santo Domingo, Su principal objetivo consistía en tener la responsabilidad de la
emisión de billetes nacionales, con la obligación de equiparar estos en monedas
de oro y plata.
El Banco Nacional de Santo Domingo fue poco a poco decayendo y ya para el
año 1914 el señor Santiago Michelena quedo asignado como depositario de los
fondos del estado.
Fue el 1ro. De enero del 1926 cuando el Nacional City Bank, que es subsidiaria
en el país de la ‘International Bank Corporation.24 Esta había estado manejando
el dinero del estado desde su llegada al país, suplantando al Señor Santiago
Michelena, y quedó funcionando en la Santo Domingo hasta el 24 de Octubre
del 1941, cuando esta entidad Bancaria fue adquirida por el Gobierno
Dominicano, para Convertirse en lo que orgullosamente es hoy el Banco de
Reservas de la Republica Dominicana.
En el año 1947 se produce la reforma del sistema monetario bancario, para ese
entonces, los bancos que funcionaban en el sistema financiero Dominicano eran
el Banco Central, creado ese año, el Banco de Reservas, The Royal Bank of
Canadá, The Bank of Nova Scotia y el Banco Agrícola de la Republica
Dominicana.25
23-http://www.bolsard.com/app/do/corporativa.aspx encontrado el 10 de febrero de 2010 24 International Bank Corporation: Operación bancaria internacional 25-http://www.monografias.com/trabajos58/historia-de-la-banca/historia-de-la-banca2.shtml encontrado el 12 de febrero
de 2010
23
2.4 Productos y Servicios ofrecidos por la Banca Dominicana
2.4.1 Préstamos y Créditos
2.4.1.1 Préstamos
Préstamo es una operación por medio de la cual un banco u otra entidad
financiera, pone a la disposición de las personas una monto dinero mediante un
acuerdo descrito en un contrato. Se pueden realizar múltiples clasificaciones
acerca de los préstamos, por la naturaleza de los bienes prestados, por la
moneda, por el tipo de interés, por la forma de amortización, por las garantías.26
2.4.1.2 Cuentas de Crédito
Son operaciones por las que el banco concede crédito al hasta una suma
determinada que pone a disposición del cliente. Las más usadas son las líneas de
crédito facilidades que otorgan los bancos múltiples.
2.4.2 Cartera de Valores
La cartera de valores distingue la renta fija por una parte tanto pública como
privada y renta variable por otra.
2.4.3 Las Cesiones Temporales de Activos
Las cesiones temporales de activos, son una forma en la que las entidades
financieras de crédito dan a un cliente una parte de un activo, a cambio de un
rendimiento.
26- http://www.prestamos-prestamos.com/prestamos.html
24
2.4.4 Margen de Intermediación
Los bancos pagan intereses por los recursos depositados por las distintas vías
esto se llama intereses de captación o cartera pasiva y cobran intereses por el
dinero prestado lo que se denomina cartera activa, a la diferencia entre la tasa
de interés de colocación y la de captación se le denomina margen de
intermediación. Los bancos, es decir que, tienen más ganancias cuanto mayor
sea el margen de intermediación.
Tasa interés de colocación – tasa de interés de captación = margen de
intermediación.27
2.4.5 Prestación de Servicios
La banca en los últimos tiempos se ha orientado a los servicios siendo esta una
de las principales fuentes de ingresos, debido a la reducción de margen de
intermediación, por la competencia que existe en el sistema financiero.
Debido a las leyes de los países, los bancos pueden cumplir funciones adicionales
a las mencionadas anteriormente; por ejemplo negociar acciones, bonos del
gobierno y monedas de otros países.
2.5 La Súper Intendencia de Bancos en la República Dominicana
2.5.1 Historia
Los primeros indicios de regulación bancaria en República Dominicana aparecen
con el surgimiento del Banco Nacional de Santo Domingo, S. A. en el año 1869.
En 1909, el Estado Dominicano promulga la primera Ley General de Bancos,
donde se establecen regulaciones específicas para bancos hipotecarios, emisores
y refaccionarios y surgen instituciones de crédito con las características de ban-
27 http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 28 de enero del 2010
25
cos comerciales, bajo la supervisión y control de la Secretaría de estado de
Hacienda, la cual disponía de interventores nombrados por el Poder Ejecutivo en
cada banco para ejercer su control.
El año 1947 marcó la transformación del sistema financiero dominicano; se crea
la unidad monetaria dominicana, el Banco Central y la Superintendencia de Ban-
cos, esta última bajo la Ley No. 1528 del 9 de octubre del 1947, ley que crea los
cimientos para la supervisión y regulación del Sistema Financiero Dominicano. El
3 de febrero del 1967, mediante decreto del poder ejecutivo se dictó el
Reglamento No. 934 “Reglamento Interior de la Superintendencia de Bancos”, en
cuyo contenido se establecieron las funciones del Superintendente de Bancos y
la Organización General de la Superintendencia de Bancos, así como la estruc-
tura organizativa formal.
2.5.2 Funciones:
Con la creación de la Ley No. 183–02 Monetaria y Financiera, se le da a la Super-
intendencia de Bancos el marco jurídico de actuación, otorgándole la respons-
abilidad de supervisar, con plena autonomía, a las instituciones de interme-
diación financiera, con el propósito de proteger los fondos de los ahorrantes y
los derechos de los usuarios de los servicios financieros. Así mismo, con la pro-
mulgación de esta ley, el Superintendente de Bancos se incorpora como miembro
ex oficio de la Junta Monetaria.28
La Banca Dominicana ha tenido un crecimiento sostenible garantizando el
desarrollo del sistema financiero dominicano esto ha permitido junto a la buena
gestión de las finanzas gubernamentales aumentar la confianza de los
inversionistas extranjeros en el país.
Demasiados cambios han ocurrido y siguen ocurriendo en el mercado financiero.
Esto ha tenido que llevar a los bancos a responder de manera adecuada a 28-http://www.supbanco.gov.do/ encontrado el 5 de febrero de 2010
26
necesidades cada vez más difíciles y complejas de los inversionistas, empresas y
los consumidores. Estas necesidades exigen necesariamente soluciones más
simples y rápidas.
Aunque los productos que ofrecen la banca tienen varias características
peculiares es el servicio que hará la diferencia para captar los clientes. El servicio
es un importante valor agregado a favor del cliente y una importante ventaja
competitiva.
La mejor forma de manejar a los clientes, el trato amable y cortes, el
solidarizarse con la situación del cliente y la respuesta más rápida a sus
necesidades, son oportunidades que permitirá agregar valor a la oferta y
diferenciar un banco de los demás esto le dará al cliente herramientas para notar
la diferencia entre un banco y otro, ya que por lo general los clientes tienen lazos
comerciales con más de un banco.
27
Capítulo III Banco Múltiple el País, S.A.
28
Capítulo III- Banco Múltiple el País, S.A.
El crecimiento que ha tenido este banco desde sus orígenes ha sido
impresionante, de hecho desde sus inicios el banco el País, S.A. surgió como
banco múltiple por eso es necesario conocer lo que se llama bancos múltiples,
que son todos los bancos comerciales que llevan a cabo las siguientes
operaciones:
Operaciones pasivas que son formadas por los depósitos que reciben.
Operaciones activas, que están comprendidas por los préstamos que otorgan.
� En este capítulo se mostrara una breve reseña histórica de este
prestigioso banco, su crecimiento continuo, su misión, visión y valores, su
gobierno corporativo, su estructura organizacional, se conocerá las
distintas sucursales en Santo Domingo, Santiago en la Zona Norte, Sur y
Este, además se mostrará la composición estructural de la unidad de
garantías del Banco el País, S.A.
3.1 Reseña histórica del Banco Múltiple el País, S.A.
El Banco el País es pionero en la banca de servicios múltiples de República
Dominicana, fue fundado el 24 de julio de 1972. Nació como Banco Hipotecario,
el primero en su rama, gracias a la iniciativa de un grupo de empresarios del
país, presidido por el ingeniero Samuel Conde, Antonio P. Haché, El Señor
Manuel Tavares Espaillat, también por Sebastián Mera, Juan Bautista Vicini,
Carlos Sully Fondeur y José Antonio Caro Álvarez.
El liderazgo en el empuje de importantes cambios en el sistema financiero tuvo
un nuevo repunte en 1992, cuando participó activamente en el proceso de
reforma financiera de República Dominicana y realizó los preparativos para
integrar, por fusión, las empresas financieras del Banco El País, convirtiéndose
en el primer banco múltiple del país.
29
El Banco El País inició sus operaciones el primero de enero de 1993, como
multibanco, dando paso a un proceso de transformación que abarcó cambios
tanto en su estructura organizacional como en la plataforma tecnológica.
El Banco el País el 10 de junio de 1999, anunció su alianza estratégica con el
Banco Sabadell, el cuarto banco más importante de España, ampliando
notablemente las perspectivas de expansión. Después de esto el Banco el País
un año más tarde hizo público un acuerdo de fusión por absorción, con el Banco
Fiduciario, y en junio de 2001, se formalizó una alianza con el Popular
Internacional Bank, Inc., de Puerto Rico.
Un logro grande ocurrió siete años después, en abril de 2008, la Corporación
Financiera Internacional (IFC), organismo multilateral de crédito e inversión del
Grupo Banco Mundial, se convirtió en accionista y socio estratégico del Centro
Financiero El País –tenedora de de las empresas El País- coronando de este
modo una relación que inició en el año 2003, cuando IFC hizo su primera
inversión de capital secundario en el Banco El País.
Respaldado por sus socios estratégicos, el Banco El País pasa a ser la entidad
financiera nacional con mayor respaldo internacional e inserción en los dos
mercados económicos más importantes de Europa y Estados Unidos. Es así que
el Centro Financiero El País queda conformado por cuatro grandes socios: Grupo
El País, con el 51% de las acciones; Banco Sabadell, con un 20%, Banco Popular
de Puerto Rico, con un 20% y La Corporación Financiera Internacional (IFC) con
un 9%.
El Banco el País continúa con el desarrollo de su estrategia de ampliación de
mercados y apertura a nuevos negocios, para lo cual refuerza sus canales de
servicio al cliente, amplía la red de sucursales, que en la actual suma 80 oficinas,
y dispone de un equipo de ejecutivos y gestores especializados, a fin de
30
garantizar un servicio personalizado, una relación de negocios a largo plazo
ocupando una importante posición en el mercado financiero dominicano.
3.1.1 Crecimiento Continuo
En sus 35 años de existencia, el Banco El País ha acumulado una serie de logros
que hacen de ésta una institución vanguardista, siempre acorde con las mejores
prácticas internacionales y adelantadas a las nuevas tendencias de
modernización de la banca comercial.
Así lo ha demostrado debido a que desde su origen, cuando se constituyó en la
primera institución financiera de la Republica Dominicana en satisfacer las
demandas de la tan importante industria de la construcción.
En 1996 el Banco el País comenzó a implementar el Plan Estratégico 2000, que
pautaría el desarrollo de los negocios y de la organización hasta el año 2000.
Para cumplir su propuesta de acercar el Banco el País a los cliente, el Banco
realizó una cuidadosa segmentación del mercado, creando novedosos servicios y
productos para cada uno de estos: BankÁgil, Tele ágil, la Red de Cajeros
Automáticos Ágil, Credicuenta, Fleximóvil, Bancasa y BankOffice.
El Banco el País cuenta además con un servicio de Call Center 24 horas los siete
días de la semana, lo que contribuye a optimizar la comunicación con los
clientes, así como a dar respuestas a sus requerimientos o necesidades.
Las tan importantes alianzas estratégicas junto a las adquisiciones de otras
instituciones financieras han sido importantes para el crecimiento del Banco el
País.
31
3.2 Misión Visión y Valores del Banco el País, S.A.
3.2.1 Misión
Del Banco el País, es ser la institución financiera dominicana de mejor
desempeño, reconocida por la estrecha relación con sus clientes y por tener la
mejor gente del mercado manteniendo un estricto apego a los principios éticos y
de responsabilidad social.
3.2.1.2 Visión
Del Banco el País, es ser el segundo banco de mayor tamaño en el mercado
financiero dominicano manteniendo retornos superiores al costo de capital, y
profundizando las relaciones con sus clientes para convertirse en su banco
principal.
3.2.1.3 Valores
Satisfacción al cliente
Productividad
Integridad
Trabajo en equipo
Mejoramiento continuo
3.3 Gobierno Corporativo del Banco El País, S.A.
Un elemento clave en el éxito Institucional, humano y de negocios en el Banco El
País es la implementación del gobierno corporativo.
Esto se demostró Cuando, a principios del 2007 la Junta Monetaria aprobó el por
decisión unánime el reglamento sobre Gobierno Corporativo en las entidades
financieras, ya el Banco El país, al igual que las demás empresas del Centro
Financiero, operaba con este modelo.
32
La tan importante calificadora de riesgo internacional Fitch Ratings29 afirmó en
su informe del año 2007 sobre el Banco El País, que éste “se constituye como el
banco más avanzado en manejo de gobierno corporativo en la República
Dominicana”, resaltando que sus políticas de gobierno corporativo “sobrepasan
los estándares locales y reflejan las tendencias de desarrollo internacionales”.
Aunados con su visión de futuro y su liderazgo en la adopción de las mejores
prácticas bancarias, en septiembre de 2001 el Banco El País encargó a la firma
de consultoría internacional McKinsey & Company30 el diseño de un sistema
general de gobierno corporativo, el cual fue entregado en el mes de febrero del
año 2002 y empezó a implementarse en la Asamblea General Anual de
Accionistas de ese mismo año.
Para mediados de abril de 2006 este modelo fue revisado para adaptarlo a las
nuevas regulaciones de supervisión consolidada establecidas por La
Superintendencia de Bancos.
El desarrollo de un modelo de gobierno corporativo le ha dado grandes
beneficios para el Banco El País, tanto en lo que se refiere al crecimiento y a la
expansión de sus negocios, como para su proyección nacional e internacional.
Entre otros logros, puede citarse:
� Una mayor integración y beneficio de los accionistas
� Mayor participación de socios internacionales, las entidades extranjeras
que valoran la aplicación de las mejores normas de gobierno corporativo y
que contribuyen con su inversión y su presencia a la consolidación del
Banco.
29- Fitch Ratings; Es una corporación consultora financiera calificadora de los estándares de productos bancarios. 30-McKinsey & Company; Empresa de consultoría de gestión en todo el mundo que se centra en la solución de cuestiones de interés para la alta dirección.
33
3.4 Estructura Organizacional del Banco el País, S.A. Sucursales
El Banco el País en la República Dominicana dentro de su organizacional
estructural tiene su fuerza en sus sucursales que están distribuidas en todo el
territorio nacional y ofrece productos bancarios a nivel nacional e Internacional.
Su oficina principal tiene una excelente ubicación en Santo Domingo
centralizando sus servicios más importantes para los clientes.
3.4.1 Red de Sucursales en Santo Domingo
Compuesta por: Oficina Principal, Arroyo Hondo, Bella Vista, Bella Vista Mall,
Carretera Mella, César Nicolás Pénson, Charles de Gaulle, Duarte II, El Millón, El
Portal, El Vergel, Estación de Servicios, Ferretería Americana, Gazcue, Herrera,
Independencia, Las Praderas, Lincoln, Lope de Vega, Los Minas, Los Ríos,
Luperón, Malecón Center, Megacentro, Mirador Norte, Multicentro la Sirena,
Multicentro San Isidro, Multicentro Villa Mella, Naco, Ole Duarte, Ole Las
América, Ole Ovando, Ozama, Parque Independencia, Piantíni, Plaza Central,
Privada, Plaza Paseo Churchill, Quisqueya, San Isidro, San Martín, Villa
Consuelo, Villa Mella.
3.4.2 Red de Sucursales Santiago
Lo componen las sucursales de: E. León Jiménez, Gurabo, Hermanas Mirabal,
HOMS, Juan Pablo Duarte, Las Fuentes, Las Colinas, Liceo, Los Jardines, OP
Santiago, San Luis, Tamboril.
3.4.3 Red de Sucursales Zona Norte
Se encuentran: Bonao, Cabarete, Constanza, Esperanza, Fantíno, Jarabacoa, La
Vega, Mao, Moca, Nagua, Puerto Plata, Puerto Plata II, Samaná, San Francisco,
San Francisco II, Tenares.
34
3.4.4 Red de Sucursales Zonas Sur y Este
Están: Baní, Barahona, Bávaro, Boca Chica, Higuey, La Romana, Monte Plata,
San Cristóbal, Multicentro La Sirena San Cristóbal, San Juan y San Pedro de
Macorís.
3.5 Composición Unidad de Garantías del Banco el País, S.A.
La Unidad de Garantías tiene como función custodiar los documentos que avalan
los préstamos del banco, estos son de vital importancia porque garantizan las
facilidades crediticias de la institución.
La Unidad de Garantías está compuesta por:
� Encargado de Ingresos de garantías en el sistema: Es el que se encarga
de ingresar en el sistema de garantías todos los documentos de valor tales
como contratos, tasación, títulos, endosos de póliza de seguro,
notificaciones, certificados financieros, matrículas y otros documentos de
valor.
� Encargado de escaneo e indexación de las garantías: Es el que tiene como
función usar la herramienta On Base que es la que digitaliza las imágenes
de los documentos de valor, para que todos los usuarios la puedan ver
desde sus oficinas
� Encargado de cancelaciones y entrega de documentos: Su función es
preparar los expedientes cancelados de garantías a solicitud de los
ejecutivos para enviar al departamento legal, también entrega todos los
documentos de la unidad, especialmente los certificados financieros.
� Encargado de la custodia de los documentos de valor: Sus funciones son
recibir todos los documentos que llegan a la unidad, organizar, archivar
y ser responsable de la custodia de la Bóveda de Garantías.
35
� Encargado de custodia y mantenimiento de pagarés: Organiza, controla y
custodia los pagarés recibidos.
El sistema financiero dominicano a pesar de la situación económica mundial se
ha mostrado con una solidez envidiable con un crecimiento sostenido que ha
generado confianza en los sectores económico. Esto se debe al equilibrio
macroeconómico que han mostrado las entidades financieras y al proceso de
control de la entidad encargadas de administrar las regulaciones de los bancos
La Súper Intendencia de Bancos.
En este caso el Banco El País que tiene como Misión ser la institución financiera
dominicana de mejor desempeño, reconocida por la estrecha relación con sus
clientes y por tener la mejor gente del mercado manteniendo un estricto apego a
los principios éticos y de responsabilidad social y su visión ser el segundo banco
de mayor tamaño en el mercado financiero dominicano manteniendo retornos
superiores al costo de capital, y profundizando las relaciones con sus clientes
para convertirse en su banco principal.
Aplicando estos principios el Banco El país está logrando una importante posición
en el sistema financiero dominicano debido a la plataforma corporativa y
estructura organizacional, y sobre todo el respaldo de los socios estratégicos
internacionales que ha generado confianza y solidez en el sistema financiero.
Otro factor que incide en el rápido crecimiento del Banco El País, S.A. en su
inversión en tecnología que lo mantiene a la vanguardia en todo el sistema
financiero inclusive su plataforma tecnológica sirve de apoyo a otras instituciones
financieras en todo el territorio nacional.
Su gente es clave en el desarrollo del banco constantemente se está capacitando
lo que permite tener un personal listo a resolver cualquier dificultad bancaria de
los clientes.
36
Capítulo IV Levantamiento de
Datos Departamento de Garantías del Banco El País, S.A.
37
Capítulo IV- Levantamiento de Datos Departamento de Garantías del
Banco El País, S.A.
Con las regulaciones realizadas por la Superintendencia de Bancos, es
importante el manejo adecuado del departamento de custodia de garantías, ya
que cuando una facilidad no tiene documentos de valor que respalde los
préstamos o facilidades crediticias, en el caso de que el cliente incumpla con el
pago el Banco puede obtener pérdidas cuantiosas.
En este capítulo se podrá investigar sobre los aspectos generales del
departamento de Custodia de Garantías, determinar las fortalezas y
oportunidades de cada proceso de la unidad para conocer los puntos en que el
Banco El País específicamente la unidad de manejo de garantías debe seguir
trabajando para mantenerlos.
También determinar las debilidades y amenazas del área los puntos que son
necesarios reforzar y mejorar para hacer la unidad de custodia con mayor
calidad, conocer un flujograma del departamento de garantías.
Se mostrará Arqueos de medición de tiempo tomados como fuente del la
Gerencia de Procesos para evaluar el tiempo empleado en cada función realizada
en la Unidad de custodia específicamente en los pagares y sirve para mostrar las
diferentes descripciones de actividades y medir los porcentajes de tiempo
trabajado por tipos de garantías recibidas.
Se Presentara un Organigrama de flujo de documentos recibidos en custodia de
garantías para determinar la manera en que se presenta los distintas garantías
que llegan a la unidad.
Un organigrama que explica el flujo de los movimientos de pagares de los
prestamos que llegan a los diferentes departamentos hasta la unidad de
garantías.
38
4.1 Aspectos Generales del Departamento de Garantías del Banco País,
S.A.
El Departamento de Garantías, es aquel que tiene como función custodiar los
documentos que avalan los préstamos u otras facilidades crediticias que se
realizan tales como: líneas de crédito, Cartas de crédito, Fianzas, avales,
sobregiros que emite el banco.
Existen tres tipos de garantías: hipotecarias, prendarias y solidarias y están
compuestos por contratos, tasaciones, títulos de propiedad, matrículas
cotizaciones, certificados financieros, bonos, avales, certificados de almacén
fiscal, cartas de crédito, endosos, póliza de seguros, notificaciones, oposiciones,
firmas solidarias, pagares.
Otro de los aspectos generales de la Unidad de Garantías además de la custodia
en bóveda de los documentos es el escaneo e indexación de todas las imágenes
de las garantías y pagares, esto sirve para un manejo digital de la imagen esta
puede ser vista por todos los ejecutivos y usuarios del banco el País, S.A.
Uno de los puntos más importantes que tiene la unidad de custodia y manejo de
las garantías es la unidad de certificación en el sistema de garantías de los
documentos de valor a través de este proceso se puede determinar los valores
contables y el valor de la cobertura con relación al préstamo y la facilidad o
producto con esto se puede saber qué valor total de garantía cubre el valor total
de las facilidades tomadas en el banco el País, S.A.
Con esto se cumple con las regulaciones emitidas por la Superintendencia de
Bancos y a su vez estas se avalan por la Asociación de Bancos de la República
Dominicana.
39
Un proceso vital de los aspectos generales del manejo de garantía es el área que
está a cargo de la cancelación en el sistema y entrega de las garantías al
departamento legal, es decir cuando un cliente del banco cancela un préstamo a
través de los ejecutivos se realiza una solicitud de cancelación de los documentos
de garantía, se prepara un expediente y se envía al departamento legal y estos a
su vez proceden a preparar el levantamiento de la hipoteca en caso de la
garantía hipotecaria y la desestimación de oposición en el caso de la prenda.
Una vez completado el proceso de la radiación de la hipoteca y la liberación de la
oposición de la matrícula, el Banco el País a través del ejecutivo de la cuenta
procede a entregar a los clientes dicho documentos junto al título de propiedad
en caso de que sea un inmueble y el desistimiento de oposición junto a la
matrícula en caso de que sea un vehículo.
4.2 Fortalezas y Oportunidades Departamento de Garantías del Banco
el País, S.A.
4.2.1 Fortalezas
� Centralización de todos los documentos de garantías en las bóvedas de
custodia.
� Control inventario de las bóvedas de custodia centralización de pagares.
� Manejo de expedientes organizados por números de clientes.
� Control y recepción de documentos de garantías y pagares.
� Buen manejo del ingreso de documentos en el sistema de garantías.
� Escaneo e indexación de todos los documentos de la bóveda.
� Excelente calidad en el servicio al cliente interno del Banco el País, S.A.
ejecutivos en la solicitud de cancelaciones para enviar al departamento
legal la entrega de certificados financieros y de depósito.
40
� Manejo de reporte y controles de entrega de garantías.
� Conocimiento acabado de las funciones del personal de custodia.
� Controles en los tiempos de respuesta en los trabajos de la unidad.
� Buen desempeño en la entrega de matriculas a los departamentos
solicitante.
4.2.2 Oportunidades
� Implementación nuevo sistema de garantías KIM.
� Cobro automático del pago de los gastos legales para generar reportes de
cancelaciones de garantías sin necesidad de esperar solicitud de
ejecutivos.
� Unificar procesos de recepción y entrega de documentos de garantía vía
electrónico.
� Registro automático de los prestamos cancelados mensualmente para la
extracción de los pagares cancelados.
� Mejorar el flujo de documentos a la unidad para crear controles con los
departamentos de análisis y desembolso.
� Un escáner más rápido.
� Un software de escanear que maneje automáticamente los distintos
tamaños de los documentos de garantías.
� Implementación manual de procesos funciones unidad de garantías.
41
4.3 Debilidades y Amenazas Departamento de Garantías del Banco El
País, S.A.
4.3.1 Debilidades
� Debido al crecimiento que ha tenido el banco, la bóveda esta quedando
pequeña y los archivos están muy llenos, lo que dificulta el manejo de los
documentos.
� Existen en la bóveda archivos contra incendio documentos que pertenece
a otros departamentos lo que implica menos espacio.
� Falta de seguridad en la búsqueda de documentos de valor ya que las
áreas que intervienen están distantes.
� Imposibilidad de tener doble custodia en el momento de la entrega de
garantías canceladas, por falta de personal.
� La unidad entiende que los salarios son bajos debido a la responsabilidad
tan grande que tiene la custodia de documentos de valor.
� No hay plantilla electrónica para manejar los acuses de entrega de
documentos.
� El mantenimiento del inventario, se dificulta debido al cúmulo de
documentos de garantías que llega diariamente a la unidad haciendo difícil
anotar cada documento.
� Escáner muy lento y un software de escaneo que no reconoce el tamaño
de los papeles y documentos especialmente los contratos.
� Faltan computadoras con mayor capacidad y rapidez.
42
4.3.2 Amenazas
� La competencia bancaria genera constante flujo de salida de personal
calificado en la unidad.
� Posible pérdida de un certificado financiero enviado vía valija a un
ejecutivo.
� Perdida por traslado de documentos originales de un departamento a
otro.
� Manejo físico de los acuses de garantías entregadas
� El cúmulo de trabajo que llega a la unidad a veces sobre carga los
empleados de custodia.
� Equipos computarizados obsoletos computadoras con poca velocidad y
memoria, por lo general tiende a dañarse.
� Las solicitudes de documentos de garantías por excepción, para realizar
pagos parciales de préstamos dejando a estos en algunos casos
desprotegidos de valores contables.
4.4 Resumen entrevistas a Empleados del Banco El País S.A.
Se ha realizado entrevistas a los siguientes empleados:
� Licenciada Iberkis de León
� Licenciado Tony Rosario
� Licenciado Luis Esteban Sánchez
� Señor Adry Berroa
� Señor Rafael Martínez
� Señor Jorge Abreu
En la entrevista cada persona explicó sus funciones dentro del Banco el País
resaltando los puntos más importantes que consideran son necesarios mejorar
43
para el rediseño de procesos del manejo de documentos de custodia de
garantías de préstamos estos puntos que se consideran vitales son:
La Licenciada Iberkis de León; Es la encargada de la emisión de las radiaciones
de hipotecas y los levantamientos de oposiciones de vehículos el punto más vital
que ella considera es: La automatización, esto es que mediante el sistema de
cómputos, tan pronto una facilidad crediticia aparezca con balance 0.00 y/o con
el status cancelado, el sistema de cómputos, envíe una señal al departamento
encargado de emitir la autorización de liberación de la garantía.
Adry Berroa; Es el encargado de la recepción, el archivo y la custodia en la
Bóveda de los documentos de garantías recibidos los puntos más importantes
que él considera son: La unificación de los departamentos de Desembolsos y
Garantías en un mismo edificio, el uso de valijas de seguridad para el transporte
de los documentos con doble custodios de seguridad.
Relacionado con el archivo de los documentos se debe organizar solo por
número de cliente, tener un mayor espacio en la bóveda, buscar un lugar más
grande para que haya más archivos para guardar la documentación de estos
documentos ya que son importantes para el Banco.
El Licenciado Tony Rosario; Es el encargado de los procesos de escaneo e
indexación de todos los documentos de garantías los puntos de mayor relevancia
que debe tomar en cuenta para mejorar este proceso es: Un escáner rápido,
capaz de capturar 80 páginas por minuto o más. Junto a un software para ese
escáner capaz de manejar automáticamente todos los diferentes tamaños y tipos
de papel. Un software para indexar que pueda visualizar al menos las 8 páginas
siguientes a la que estamos trabajando en el momento.
Rafael Martínez; Encargado de las cancelaciones de garantías y entrega de
certificados financieros y de depósitos. Los puntos más críticos considerados son:
Que cada oficial de negocios retire directamente los certificados, ya que así se
ahorraría tiempo transcurrido en el departamento de valija.
44
Implementación del pago de los gastos legales ya sea en la primera o última
cuota de préstamo se evitaría esperar la solicitudes de los oficiales, así se Podría
cancelar vía listado y las extracción los expediente cancelados fuese mayor y la
bóveda tendría más espacio disponible para las nuevas garantías.
Lic. Luis Esteban Sánchez; Encargado de operaciones contables del banco el
País, S.A. los puntos a considerar: Se debe evaluar la adquisición de un software
que provea de manera ágil que sea de fácil ingreso y mantenimiento de los
colaterales, que supla la información de forma oportuna para los organismos
fiscalizadores del estado y los departamentos internos del banco, que provea los
controles internos adecuados, que registre contablemente y provea un sistema
de cuadres del auxiliar vs. Mayor. Que tengas la capacidad de manejar grandes
volúmenes. Que maneje un modulo de tasación automático por parámetros que
procese y valide el valor de los colaterales.
Jorge Abreu; Es auxiliar de operaciones del Banco el País, S.A. encargado del
manejo de los pagares de los prestamos y facilidades del banco y la entrega de
las matrículas originales. Los puntos más importantes a considerar relacionados
con los pagares son: Asegurar el transporte en el que son enviados al
departamento, mejorar el seguimiento de los pagares desde que se emiten hasta
que son archivados en la bóveda, asignar una persona solamente para los
pagares, tener dos escáneres en el departamento de custodia de garantías uno
para trabajar los documentos de garantías y otro para los pagares.
4.5 Arqueo de La Gerencia de Procesos medición de tiempo Unidad de
Garantías.
Descripción de Actividades
Min Inicio
Seg Inicio
Min Fin
Seg Fin
T Total
T Final
Búsqueda de pagarés en CyVP 0.00 0.00 8.00 7.00 8.12 8.12
Recepción 8.00 8.00 8.00 53.00 0.75 0.75
Transporte a escaneo 8.00 54.00 9.00 7.00 0.22 0.22
45
Dividir 9.00 8.00 9.00 46.00 0.63 0.63 verificar desembolsos en el sistema 9.00 47.00 12.00 3.00 2.27 2.27
verificar batch vacíos 12.00 4.00 12.00 20.00 0.27 0.27
Preparar para escanear 12.00 21.00 12.00 38.00 0.28 0.28
Escaneo de documentos 12.00 39.00 13.00 6.00 0.45 0.45 Escaneo de documentos dúplex 13.00 7.00 13.00 44.00 0.62 0.62 Dividir por numero de cliente 13.00 45.00 15.00 0.00 1.25 1.25
subir a On-base 15.00 1.00 15.00 41.00 0.67 0.67
Pasar a Indexar 15.00 42.00 15.00 53.00 0.18 0.18
Buscar batch 15.00 54.00 16.00 9.00 0.25 0.25 Verificar Numero de Cliente 16.00 10.00 16.00 0.00 58.00 58.00
Escribir número correcto 16.00 59.00 17.00 30.00 0.52 0.52
Indexar 17.00 31.00 17.00 46.00 0.25 0.25 Verificar Numero de Cliente 17.00 47.00 18.00 1.00 0.23 0.23
Indexar 18.00 2.00 18.00 14.00 0.20 0.20 Verificar Numero de Cliente 18.00 15.00 18.00 29.00 0.23 0.23
Indexar 18.00 30.00 18.00 48.00 0.30 0.30 Verificar Numero de Cliente 18.00 49.00 19.00 0.00 0.18 0.18
Indexar 19.00 1.00 19.00 12.00 0.18 0.18 Verificar Numero de Cliente 19.00 13.00 19.00 40.00 0.45 0.45
Indexar 19.00 41.00 19.00 48.00 0.12 0.12 Verificar Numero de Cliente 19.00 49.00 20.00 3.00 0.23 0.23
Indexar 20.00 4.00 20.00 30.00 0.43 0.43 Verificar Numero de Cliente 20.00 31.00 20.00 41.00 0.17 0.17
Indexar 20.00 42.00 20.00 58.00 0.27 0.27 Verificar Numero de Cliente 20.00 59.00 21.00 17.00 0.30 0.30
Indexar 21.00 18.00 21.00 33.00 0.25 0.25 Verificar Numero de Cliente 21.00 34.00 21.00 52.00 0.30 0.30
Buscar Inventario 21.00 53.00 22.00 7.00 0.23 0.23
Inventariar Pagarés 22.00 8.00 22.00 51.00 0.72 0.72
46
Organizar por numero de Cliente 22.00 52.00 24.00 56.00 2.07 2.07
Archivar Pagarés 24.00 57.00 25.00 21.00 0.40 0.40
Buscar Grupos 25.00 22.00 26.00 24.00 1.03 1.03
Archivar Pagarés 26.00 25.00 26.00 39.00 0.23 0.23
Buscar Grupos 26.00 40.00 27.00 20.00 0.67 0.67
Archivar Pagarés 27.00 21.00 28.00 5.00 0.73 0.73
Fuente: 31 Este es un arqueo de medición de tiempos de trabajo realizado por La Gerencia
de Procesos y se efectuó en fecha 19 de febrero del 2010 tomando una muestra
de 100 pagares. El objetivo es, determinar los tiempos que se llevan a cabo en
las diferentes descripción de actividades desde la búsqueda del pagare al
departamento de Control y Verificación de Políticas, hasta el proceso de escaneo,
indexación, organización y archivo en la bóveda de custodia.
Esta medición sirve para determinar si es necesario contratar o no mas personal
para trabajar con los pagares en la Unidad de Garantías, fue solicitada por la
Gerencia debido al gran crecimiento que han tenido las solicitudes de préstamos
en el Banco en País, S.A.
31-Fuente: Departamento de Procesos del Banco el País, S.A. realizado el 19 de febrero del 2010
47
4.5.1 Porcentaje medición del departamento de procesos de tiempo
Unidad de Garantías
Custodia de Garantías
Adry
Berroa
Tony
Rosario
Jorge
Abreu
Fernando
Serret
Alan
Gonzalez
Rafael
Martinez
Actividades De: Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje
Consumo Sin Garantía 20% 19% 21% 21%
Consumo con Garantía
Hipotecaria 14% 13% 14% 14%
Préstamo Hipotecario 8% 8% 8% 8%
Préstamo de Vehículo 25% 23% 27% 27%
Préstamo con Garantía Prendaria 13% 12% 13% 13%
Préstamo con Garantía de valor 13% 13% 13% 13%
Tarjeta de crédito 2% 2% 4% 4%
Pagares 5% 10% 90% 60%
Cancelaciones Garantías
Entrega de Matriculas 10%
Entrega de Certificados 40%
TOTAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Fuente: 32
Esta medición determina los porcentajes de tiempo realizados por el personal de
custodia de garantías frente a las distintas actividades y productos recibidos en
el departamento.
Estas actividades comprenden los documentos recibidos y son los productos;
consumo sin garantía, consumo con garantía hipotecaria, préstamo hipotecario,
de vehículo, préstamo con garantía prendaria, maquinarias, garantía valor o
certificados financieros, tarjetas de crédito, pagares, cancelaciones de garantías,
y la entrega de matrículas y certificados de depósito.
32-Fuente: Departamento de procesos del Banco el País, S.A. realizado el 19 de febrero del 2010
48
4.5.2 Flujograma Departamento de Custodia de Garantías Del Banco El
País, S.A.
4.5.2.1 Flujograma de los Documentos
Este diagrama de flujo muestra el proceso de recepción de todos los documentos
de valor que llegan a la unidad de custodia, el encargado de la Bóveda recibe los
documentos junto a un reporte de forma manual y electrónica, también recibe
los pagares, luego que son recibidos y pasados por los distintos procesos de
organización se procede a archivar dichos documentos y a custodiarlos en la
bóveda.
Custodia y Archivo de
Documentos
Archivo de Documentos
Recepción Documentos y
Cert if icación de Garantía
Recepción de Pagarés
Custodia de Documentos en
Bóveda
49
4.5.3 Organigrama Recepción de Documentos de Garantías y Pagares
Doc. Garantías
entregados
Recepción
Documentos y...
Recepción de
Pagarés
Inf. de Pagarés
ingresada
Asistente de Unidad
Custodia...
Auxiliar de Unidad
Custodia de Garantías2
Organizar
expedientes por
número de...
Expedientes
organizados
Archivar
garantías en la
bóveda
Garantías
archivadas en...
Actualizar
planilla Excel
Plant illa
actualizada
Excel
50
Este organigrama nos muestra la secuencia o flujo en que pasa los documentos
que representan las facilidades crediticias que son las garantías y los pagares.
El proceso de flujo de las garantías y pagares es el siguiente:
El asistente de la unidad de custodia recibe los documentos junto a un reporte
manual y electrónico de los mismos, una vez recibidos se los entrega al auxiliar
que es el encargado de la organización y control de dichos documentos de valor,
una vez organizados y pasados por los procesos de ingreso y escaneo se archiva
en la bóveda de custodia.
Luego de archivado el documento se procede a actualizar la plantilla en Excel, es
decir el inventario de documentos de garantías recibidas.
En este capítulo se ha podido realizar un levantamiento de datos de la unidad de
custodia de garantías, se ha determinado los aspectos generales del manejo de
la custodia de las garantías que tienen las diferentes facilidades crediticias del
Banco el País.
Una de las principales fortalezas de la unidad es la centralización de todos los
documentos de garantías en la bóveda de custodia, esto permite tener un control
de todos los valores que garantizan dichas facilidades del banco, a la vez que
permite separar y controlar el manejo de los procesos de estos documentos en el
banco.
Dentro de las oportunidades la más importante es el rediseño de los procesos del
manejo de los documentos de custodia, que permitirá reformular los procesos y
crear estrategias de lo controles de la bóveda, sumado a esto el Banco el País
necesita implementar un nuevo sistema de garantías.
51
La principal debilidad que tiene el departamento es el tamaño y la ubicación de
La Bóveda de garantías en el banco, así como la falta de recursos tecnológicos
acordes con los nuevos tiempos.
La mayor amenaza que presenta la unidad de garantías en el Banco el País, es la
competencia bancaria que genera un constante flujo de salida de personal
calificado por sueldos más atractivos.
También se ha realizado una serie de entrevistas a empleados del banco el País,
S.A. pertenecientes a la división de Operaciones del Banco específicamente de
los departamentos de Consultoría Jurídica, Tecnología y la Unidad de Garantías
que pertenece a desembolso de préstamos. Esta entrevista se realizó mediante
preguntas y respuestas relacionadas con el tema en cuestión. Unido a esto se
explica dos flujogramas de los procesos de garantías recibidas en el
departamento.
52
Capítulo V Rediseño del Manual
de Procesos de Manejo de Garantías del Banco El País, S.A.
53
Capítulo V – Rediseño del Manual de Procesos del Manejo de Garantías
del Banco El País, S.A.
Los manuales de procesos son vitales para determinar los controles que son
necesarios realizar para el buen manejo de un departamento, cuando existen
políticas claras de las descripciones de las actividades y funciones de cada
empleado es más fácil determinar los cumplimientos de metas y verificar cuando
un proceso no está correcto, o simplemente llevar estadísticas del desempeño
laboral y funcional de un puesto.
En este capítulo se busca rediseñar el manual de procesos del manejo de las
garantías del Banco El País, S.A. Conocer los objetivos y las funciones de la
unidad de garantías.
Se intentará rediseñar el proceso de custodia de los documentos de valor se
presentará un desglose por documentos de garantías, pagares, certificados
financieros y de depósitos.
Se tratará la implementación de un nuevo sistema de garantías mas actualizado
acorde con los requerimientos de la Superintendencia de Bancos.
Se rediseñará un nuevo formato de liberación de los documentos de garantías,
donde se busca la forma más rápida de ejecución, buscando la satisfacción total
de los cliente externos e internos del banco.
Se determinarán nuevos controles para manejar los procesos de entrega de los
documentos de valor que respaldan los préstamos del banco.
Se procederá a elaborar junto a la Gerencia de Procesos del Banco El País, S.A.
el nuevo manual de procesos de la unidad de Custodia de Garantías.
54
5.1 Objetivos, Funciones y Políticas de la Unidad de Garantías
5.1.1 Unidad: Garantías
Objetivo:
Llevar el control y custodia de los documentos de valor puesto en garantía.
Funciones:
� Custodiar los documentos de respaldo de la cartera de crédito (contratos,
tasaciones, títulos de propiedad, póliza de seguros, notificaciones,
cotizaciones, certificados financieros, de depósitos, pagares, leasing,
facturas, avales, cartas de crédito, firmas solidarias entre otras)
� Controlar y dar mantenimiento a los pagarés dados en garantía.
5.1.2 Puesto: Mantenimiento de Garantías y pagarés
Objetivo:
Custodiar y mantener actualizado el control de los documentos de valor que
avalen los créditos.
Funciones:
� Registrar los documentos recibidos en garantías.
� Trasladar a la Bóveda para su custodia las garantías, contratos y pagarés.
� Realizar auditorías de pagarés periódicamente.
� Mantener actualizado el archivo de los pagares y garantías.
� Suministrar información acerca de las garantías a los diferentes
departamentos que la solicitan.
� Recopilar los documentos e informaciones necesarias que avalen las
cancelaciones de las garantías y pagarés.
55
5.1.3 Políticas Generales
� La Unidad de Garantías, es la única autorizada a realizar cancelaciones de
garantías, tanto parciales como totales, después que un préstamo es
cancelado
� La liberación parcial o total de la garantía de un crédito aún vigente debe
ser aprobada por la misma instancia autorizada por la institución para
otorgar dicho crédito, conforme a lo establecido por el reglamento de
firmas.
� La Unidad de Garantías solo entregará la garantía al Ejecutivo antes de
cancelar el préstamo en el sistema en los siguientes casos:
- Si se presentan casos de préstamo con garantía valor saldada con
el mismo certificado financiero cedido en garantía, o si el cliente
desea realizar un retiro parcial del certificado.
- En los casos de préstamos cuya garantía es una factura o letra de
cambio. En estos casos el ejecutivo realizara la gestión de cobro de
la factura o de la letra para luego cancelar el préstamo.
Es responsabilidad de la Unidad de Garantías dar seguimiento a los casos
anteriores hasta que los préstamos sean cancelados, para entonces proceder con
la cancelación de la garantía en el sistema.
Una vez verificado que el préstamo o facilidad esta cancelado se procede a
eliminar del sistema de garantías el valor del documento, eliminar del reporte
inventario y proceder a anotar la garantía en el Reporte control de salida de
documentos de garantías.
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5.2 Ejecución - Rediseño de Procesos de Custodia de Documentos de
Valor
5.2.1 Propuesta Rediseño de Procesos de Custodia de Documentos
de Valor
1. Se entregará los reportes de documentos de valor y sus respectivos acuses
de recibo, vía electrónica esto se podrá usar para alimentar el inventario de
documentos recibidos en Custodia de Garantías.
2. Se propondrá a la Gerencia de Procesos y al Departamento de Ingeniería la
ubicación y el tamaño de la Bóveda de Custodia, ya que debido al
crecimiento del Banco, el lugar resulta pequeño para la cantidad de
garantías y pagarés recibidos diariamente.
3. Se Actualizará el proceso de búsqueda de documentos de valor, deberá
tener además de las valijas de seguridad, una doble custodia al momento
de ir a buscar los documentos, estos se adicionará al sistema de seguridad
del banco.
4. Se tendrá doble custodia en el área de Archivo, es decir, un empleado
adicional en el momento de ingreso a las bóvedas.
5. Se procederá a la centralización del archivo en las Bóvedas, se unificará las
bancas y se archivará los documentos por número de clientes en orden
ascendente esto facilitará tanto el uso de archivos contra incendio como la
búsqueda de documentos que van a cancelarse.
6. Se dejará separado de los demás documentos los certificados financieros
por el uso e importancia que tienen estos para la cancelación de préstamos.
Se Controlará especialmente los Certificados del Banco Central. Esta medida
se tomará por la facilidad que tienen de convertirse en dinero líquido por lo
que requiere una custodia más rigurosa
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7. Se manejará como simple custodia las Cartas de Crédito separándola de los
pagarés pero al ser un documento que se emite para fines de comercio
internacional se requiere mayor control.
8. Se centralizará en forma numérica los Pagarés, se organizará todos por
número de clientes de préstamo, evitando separarlos por sucursales y por
tipos de banca, Esto facilitará la búsqueda de este documento que es vital
para el cobro de los préstamos en caso de que el cliente incumpla con sus
pagos, beneficiando a los Departamentos de Cobros y Recuperaciones.
9. Se escaneará e indexará los documentos inmediatamente se ingresen en el
sistema de garantías esto agilizará el proceso.
10. Se alimentará el reporte electrónico de los documentos de valor recibido
los inventarios de garantías y pagarés recibidos.
Con esta Propuesta Rediseño de Procesos de custodia de documentos de valor
se garantizará una mayor rapidez en los procesos de recepción, organización y
archivo en las bóvedas de custodia, a su vez mantendrá un mayor control de
todo el proceso de custodia.
5.3 Administración - “Implementación Sistema de Garantías”
5.3.1 Propuesta Implementación Sistema KIM
El Banco El País, S.A. tiene que invertir en una plataforma tecnológica que le
permita sostener el enorme crecimiento de la cartera de préstamos que lo está
convirtiendo cada vez más en una fuerte institución bancaria a nivel nacional. La
propuesta que a nivel administrativo se sugiere es la implementación del sistema
de garantías que cumpla con los reglamentos de la Superintendencia de Bancos
y pueda satisfacer la necesidades dar un mejor servicio de ingresos de garantías
a los clientes externos e internos.
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Esta propuesta se basará en la implementación de un sistema que sea capaz de
separar los documentos que componen una garantía podemos tomar como
ejemplo la garantía hipotecaria está compuesta de Contrato, Tasación, Título de
propiedad, póliza de seguro todo esto en el sistema actual se ingresa en una sola
pantalla. En el nuevo sistema se ingresará por separado dando mayor calidad de
ingreso y facilitará la creación de reportes para fines de inversión, de mercadeo o
de conocimiento de los productos del banco y su relación con las Garantías.
Este sistema tendrá datos más completos de la tasación todas las fechas
necesarias para determinar su ingreso al banco, su fecha de vencimiento emitirá
una alerta a los ejecutivos para su renovación. Otro punto importante es que se
podrá registrar todos los contratos con sus fechas sin necesidad de perder
información ya que podrá grabarse por separados dando alerta a los ejecutivos
para su futuro vencimiento y posterior renovación tanto del contrato como de los
documentos anexos. Otra ventaja es el ambiente en que se manejará el sistema
en ambiente WEB.
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5.3.2 Sistema KIM
Esta es la pantalla inicial del sistema Kim.
Esta pantalla muestra donde se ingresa la tasación de la propiedad y la
compone los siguientes elementos:
s
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� Sub-tipo; En este caso de garantía Hipotecaria muestra el de Edificación y
vivienda
� Ejecutivo; El oficial responsable de la cuenta
� Fecha de validación; Fecha en que se revisa la tasación
� Fecha de reinscripción; Fecha en que se inscribe el título
� Fecha de recepción; Fecha en que se recibe la tasación
� Fecha de tasación; Fecha en que se realiza la tasación
� Fecha de depósito; Fecha en que se deposita los documentos en Registro
de Títulos
� Fecha de Títulos Gravados; Fecha en que se entrega el título con la
hipoteca.
� Tipo de tasación; Se refiere si es interna o externa
� Informe; se refiere si el valor de la tasación es preliminar o definitivo
� Rango; El estatus de la hipoteca
� Solicitante; El Banco El País, S.A.
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� Propietario; El cliente.
� Descripción de la Propiedad; Especifica los datos del inmueble dado en
garantía si es parcela o solar.
� Dirección; lugar Física inmueble
� Ubicación; Dirección
� Lugar; Provincia
� Sector; Sector
� Colindancias: Norte, Sur, Este y Oeste y sus medidas.
� Empresa que emite la tasación; Empresa tasadora
� Tasador; Persona que le da valor al inmueble
� Número de tasador; Autorización
� Latitud y Longitud GPS.
� Moneda; el valor en que se encuentra el inmueble
� Valor de Terreno, Edificación y otros.; el desglose de los valores
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� Valor Banco: Es el que toma el valor de garantía.
� Valor SIB o Porcentaje que da la Superintendencia de Bancos.
Todos estos campos solamente pertenecerán a la propiedad y esta avalado por
la tasación.
5.3.2.1 Contrato
El contrato tiene los siguientes elementos:
� Unidad de negocios; Describe el ejecutivo
� Si tiene garantía solidaria incluida; si el contrato además de ser
hipotecario lo sustenta la firma de un tercero.
� Fecha de elaboración de contrato; Fecha en que se realiza el contrato
� Fecha de vencimiento; Cuando termina el acuerdo con el banco
� Fecha de inscripción; Cuando se registra en Registro de Títulos
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� Tipo de contrato; se describe por la garantía o la facilidad tomada
� Valor; La cantidad prestada por el banco
� Moneda; el valor de la moneda y el país
� Lugar de Inscripción; Donde se registra la facilidad
� Descripción del Contrato: Donde se puede anotar todo lo requerimientos
del cliente a la hora de emitir el contrato.
5.3.2.2 Registro de Garantías
Este dato o registro del sistema servirá para unificar la propiedad y la tasación
será esto una novedad para el registro contable de los valores que garantizarán
los préstamos esto es uno de los requerimientos de la SIB
� Unidad de negocios; Lo define el ejecutivo
� Sucursal; Lugar donde se tomará la facilidad
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� Fecha de Ingreso; Fecha que se introducirán los datos en el sistema
� Fecha de constitución; Fecha en que se registrará la garantía
� Fecha de vencimiento; Cuando termina la facilidad
� Fecha de formalización; Cuando se registra
� Fecha de cancelación; Cuando el cliente finaliza los pagos
� Moneda; Valor
� Valor Garantía; Valor de la tasación
� Valor Admisible: Menor valor entre la relación con el contrato y el SIB
� Valor SIB: Valor que determina la Superintendencia de Bancos
� Valor en moneda local; Moneda del país que se realiza
� Descripción; Datos de la garantía
Este campo se llenará automáticamente en el momento en que se relaciona la
Propiedad y el contrato.
Adicional a estos campos el sistema tendrá con los siguientes campos:
� Póliza de seguros: Se colocarán los datos de las pólizas de seguros,
endoso y notificaciones se podrá hacer reportes para emitir las fechas de
vencimientos de las mismas.
� Relación Garantía Propiedad y Contrato: En este campo se unificará estos
tres para permitir llenar los datos de registro de garantías realizará así los
cálculos antes mencionados.
� Vinculación garantías-productos: En este campo se relacionarán los
distintos productos del Banco con la garantía.
� Cambio de estado de Propiedad: Este campo es vital porque a través de
este se podrá generar los datos contables, y se colocará también las
cancelaciones.
� Actualización de Fechas: Este campo permitirá corregir cualquier fecha
errónea que se coloque tanto en el contrato como en la tasación.
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� Consulta Propiedades: Este campo solo permitirá visualizar los datos de
tasaciones sin modificaciones.
5.4 Proceso Liberación de Documentos de Garantías
Este proceso es vital ya que concluirá con este paso todo el manejo del banco
con el cliente, es necesario agilizar los pasos para que el cliente se sienta
conforme con el tiempo requerido con la entrega de estos documentos.
5.4.1 Propuesta Rediseño Cancelación de Garantías
� Se solicitará al departamento de Tecnología la liberación electrónica de las
Garantías, esto es, cuando un cliente cancela de forma automática
generará un reporte alerta y el oficial de la unidad preparará el
expediente.
� Se llamará a los clientes una vez este listo la cancelación para que recoja
los documentos liberados
� Se Liberará de forma automática del flujo de la garantía en el sistema.
� Que el reporte de los prestamos cancelados facilite también la entrega de
los pagares cancelados a los clientes, así, este reporte funcionará para
doble función.
� Se emitirá una alerta al ejecutivo de cuentas a través del sistema de Flujo
de trabajo, para informarle del flujo de la cancelación para que este
pueda avisar a sus clientes haciendo de este proceso un servicio
personalizado.
� Disminuirá la cantidad de días para la ejecución de la liberación de los
documentos de garantías.
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5.5 Rediseño de Procedimientos Entrega de Documentos de Valor
“Resultados”
Se refiere a los siguientes documentos:
� Certificados Financieros.
� Certificados de Depósitos.
� Certificados Del Banco Central de La República Dominicana.
� Certificados de otros Bancos locales.
� Certificados de Bancos Internacionales.
� Certificados de Almacén Fiscal
� Bonos.
� Acciones.
� Cartas de Créditos y cobranzas
� Pagares
� Facturas y Cesiones de Crédito
5.5.1 Propuesta Rediseño de Procedimientos Entrega de
Documentos de Valor “Resultados”
� Se Manejará electrónicamente las liberaciones parciales de los certificados
y documentos de valor, es decir, se utilizará la herramienta On Base y
Flujo de trabajo para liberar parcialmente los fondos de los certificados sin
necesidad de que estos salgan de custodia hasta que no se cancelen las
facilidades.
� Se hará alerta electrónica en el momento de cancelación de los demás
documentos para que el oficial de custodia los entregue a los ejecutivos
sin necesidad de esperar que lo soliciten.
� En el caso de que sea necesario el transporte de los documentos de valor
se tendrá doble custodia de valija para mayor seguridad.
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� Se emitirá un reporte mensual de créditos cancelados para sacar los
pagares evitará cúmulo de cancelaciones y su posterior envío al área de
Archivo General se anexará al expediente completo del cliente.
� Se preparará reporte de entrega de documentos de valor a las unidades
de Recuperación y cobros para fines de control interno.
� Se ampliará para todo el Banco el uso de la herramienta On Base (captura
de Imágenes) para que ellos puedan visualizar los documentos requeridos
a la Unidad de Custodia de Garantías.
5.6 Manual de Procesos Unidad de Garantías
Es necesario que la Unidad de Garantías junto con la Gerencia de Procesos,
reformule el Manual de Procesos de Garantías, con esto podrá lograr un mayor
control de todos los pasos que se ejecutarán en la unidad. Esto servirá para
adecuar la unidad con los cambios gerenciales que se llevarán a cabo en todo el
sistema financiero nacional debido al empuje de los organismos que administran
la leyes en la Banca y que son los responsables de emitir las regulaciones
necesarias para que los Bancos que prestan dinero puedan tener respaldo de su
inversión de dinero con los documentos de valor.
5.6.1 Propuesta Manual de Procesos Unidad de Garantías
5.6.1.1 Reproceso: Certificación de Garantías.
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El Oficial de la Unidad de Garantías recibirá los documentos de valor de
los departamentos de Control y Verificación de Políticas y de
Desembolso. Validará que la misma este en estado ingresado en el
sistema, revisará si esta correctamente ingresada la propiedad en el
sistema KIM
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2. Cambiará el estado de la propiedad en el sistema creará la garantía,
ingresará el contrato.
3. Relacionará la propiedad con la garantía y el contrato y le vinculará el
préstamo o facilidad.
4. Creará un expediente al cliente si es nuevo y no tiene expediente anterior
y le incluye todos los documentos que conformarán la garantías
5. Procederá a anotar en el inventario de documentos de custodia y
entregará al oficial de la Unidad
6. El oficial de la Unidad de garantías capturará las imágenes de los
documentos recibidos los indexará, esto es para que se pueda visualizar
la imagen y le entregará el documento al asistente encargado de la
bóveda de custodia.
7. El asistente de custodia organizará los documentos solo por el número de
cliente y procederá a guardarlos en la bóveda de custodia en el mismo
orden.
5.6.1.2 Reproceso: Ingreso de Facturas
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El Oficial del departamento de CYVP recibirá del ejecutivo o del encargado
del ingreso e operaciones de crédito el expediente de crédito del cliente.
2. Validará que el expediente este completo. Extraerá la factura, la cesión de
crédito y la notificación del expediente y entregará estos documentos a la
Unidad de Garantías.
3. El Asistente de La Unidad de Garantías recibirá los documentos. Ingresará
la factura en el sistema. Colocará la garantía en un sobre con el nombre
del cliente, ingresará los datos en el inventario y se los dará al oficial
encargado de escanear.
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4. El oficial capturará la imagen Escaneará e Indexará el documento y se lo
entregará al custodio que organizará y archivará en la bóveda y procederá
a guardar.
5.6.1.3 Reproceso: Custodia del Expediente de
financiamiento de Carta de Crédito y Cobranza.
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El oficial del departamento de CYVP recibirá del área de comercio exterior
el expediente de crédito del cliente con los siguientes documentos: Letra,
Carta de crédito, correo electrónico del departamento de Tesorería
autorizando el desembolso, copia del cable enviado por el Banco
corresponsal, copia de la factura comercial.
2. Validará que la línea de crédito del cliente esté vigente y entregará la
documentación a la Unidad de ingreso en operaciones de crédito.
3. El asistente de Operaciones en Dólares, registrará el débito en la cuenta
del Banco El País, S.A. en el Banco corresponsal y enviará la transferencia
al Banco Corresponsal de acuerdo a las especificaciones del cliente.
4. El Auxiliar de la Unidad de Garantía recibirá el expediente. Si el expediente
tiene pagaré, lo extraerá y lo archivará por número de cliente.
5. El oficial de indexación de imágenes escaneará y digitalizará el
documento, lo pasará al custodio que procederá a archivar en una bóveda
denominada simple custodia.
5.6.1.4 Reproceso: Archivo de Pagaré.
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El Asistente de desembolso recibirá de la Unidad de CYVP los pagares de
los clientes.
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2. Verificará que la información del préstamo registrada en el sistema
coincida con la que contendrá el pagaré. Si el préstamo aún no está
desembolsado, procederá a realizar el desembolso con crédito a la cuenta
del cliente o emitirá un cheque por el valor del préstamo. Entregará el
pagaré al Asistente de la Unidad de Garantía.
3. El Asistente de la Unidad de garantía recibirá los pagares contra acuse de
recibo por reporte enviado y lo entregará al auxiliar de la Unidad de
Garantías.
4. El Auxiliar de Garantías organizará los pagarés por número de clientes y
alimentará el inventario de los pagarés recibidos y procederá a archivar.
5. En caso de entrega de pagarés cancelado el ejecutivo lo solicitará vía
correo electrónico el asistente de custodia buscará el pagaré con acuse de
recibo.
6. Otro procedimiento será la búsqueda automática de los pagares
cancelados se emitirá un reporte y se extraerá los pagarés y se enviarán
por lote al departamento de Archivo General.
5.6.1.5 Reproceso: Envío de copia de documentos a
Ejecutivos, Cobros y Legal.
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El Asistente de la Unidad de garantías recibirá del Ejecutivo/Cobro/Legal la
solicitud del copia de algunos de los documentos que conformarán la
garantía de un cliente (vía electrónica).
2. El Asistente enviará la imagen electrónicamente desde la herramienta On
Base (Base de datos que captura las imágenes de documentos).
71
5.6.1.6 Reproceso: Entrega de Título a Legal para
Inscripción.
Propuesta descripción del procedimiento:
1. El Oficial de Legal recibirá del Ejecutivo la solicitud de inscripción de un
Título. Solicitará a la Unidad de garantías la entrega del Título de
propiedad, para la inscripción del mismo.
2. El Oficial de la Unidad de Garantías retirará el expediente de la Bóveda
Extraerá el título y obtendrá una copia del mismo.
3. El Oficial de Legal firmará como acuse de recibo, se le entregará el título
original y la copia firmada se guardará en el expediente y luego en la
Bóveda.
4. El Oficial de legal inscribirá el Título y luego lo devolverá a la Unidad de
Garantías.
5. El asistente de la Unidad de Garantías recibirá el Título realizará el cambio
en el sistema y procederá a enviar a archivar en la Bóveda de custodia y
se eliminará la copia del expediente.
5.6.1.7 Reproceso: Liberación de Garantías.
Propuesta descripción del procedimiento: Se podrá realizar por dos procesos;
1. El Oficial de la Unidad de Garantías recibirá del ejecutivo la solicitud de
liberación de Garantía (Vía correo electrónico). También se liberará vía
reporte electrónico. Anexo recibirá una copia del recibo de los gastos
legales. Si se está solicitando la liberación parcial o total de la garantía
debido a que el crédito fue aprobado bajo nuevas condiciones recibirá
una copia del DAC (Documento de Aprobación de Crédito).
2. Verificará en el sistema que el crédito este cancelado o validará que en la
nueva aprobación del crédito se haya eliminado la garantía que se querrá
72
liberar. Si la garantía es una factura o un Certificado Financiero que se
utilizará para cancelar la deuda o un retiro parcial, se procederá a liberar
la garantía aunque el préstamo no haya sido cancelado.
3. Se retirará el expediente del cliente de la bóveda:
4. Si la garantía es solidaria es un equipo o una marca; Se extraerá del
expediente la carta o contrato de garantía. Se cancelará el endoso, se
notificará la cancelación del préstamo a la Compañía aseguradora. Se
cancelará la garantía en el sistema, se anotará en el reporte de
documentos cancelados y enviará el documento cancelado a Archivo
General.
5. Si la Garantía es un Certificado Financiero, de depósito de mercancía,
Bonos o Acciones: Se obtendrá una copia del certificado, bono o acción.
Anexará el correo de solicitud y la copia del documento al expediente se
cancelará la garantía en el sistema, se registrará en la plantilla de
liberación de garantías y se entregará al ejecutivo con acuse de recibo.
6. Si la Garantía es hipotecaria o es un vehículo; Se cancelará la Garantía en
el sistema, se completará el formulario solicitud liberación de garantías y
con el expediente se obtendrá la firma del Supervisor y del Vicepresidente
del área en el mismo. Registrará en la “Plantilla de Liberación de
Garantías” que la garantía que tiene el expediente del cliente con el
formulario “Solicitud Liberación de Garantías” anexo.
7. El Oficial de Legal confeccionará el acto de cancelación o desistimiento de
oposición. En caso de garantía hipotecaria, retendrá el título y lo archivará
en el departamento de legal para luego entregar al cliente. Enviará los
demás documentos a Archivo General.
En este capítulo se ha podido destacar las principales Rediseños del Manual de
Procesos del Manejo de Garantías del Banco El País, S.A. se ha plasmado en
cada tema la necesidad de realizar cambios que permitan adecuar los procesos
acordes con las tendencias actuales de administración bancaria.
73
Se ha hecho notar que el principal objetivo de la Unidad de Garantías es: Llevar
el control y custodia de los documentos de valor puesto en garantía es decir, que
la unidad debe custodiar y mantener actualizado el control de los documentos de
valor que avalen los créditos o facilidades del banco.
Dentro de las políticas la más destacada es que La Unidad de Garantías, es la
única autorizada a realizar cancelaciones de garantías, tanto parciales como
totales, después que un préstamo es cancelado con esto se centraliza las
operaciones de cancelaciones e ingresos de documentos de garantías en el
banco.
De las propuestas realizadas con relación a la custodia de los documentos de
valor esta la centralización del archivo en las Bóvedas, para archivar los
documentos por número de clientes en orden ascendente esto facilitará tanto el
uso de archivos contra incendio como la búsqueda de documentos que van a
cancelarse.
Se someterá a consideración del Banco el País, S.A. la implementación de un
nuevo sistema de garantías más completo con más funciones que este adaptado
a las exigencias de los organismos reguladores de la Banca Nacional, que tiene
múltiples ventajas entre ellas se pueden hacer diversidad de reportes, se podrá
registrar varios contratos usar adendum, se podrá ingresar cada documento en
forma separada y estará actualizado a nivel de la Banca Internacional.
Se ha realizado la propuesta de Solicitar al Departamento de Tecnología la
liberación electrónica de las garantías, esto es, cuando un cliente cancela de
forma automática genere un reporte alerta y el oficia de la unidad prepare el
expediente con esto se logrará satisfacción a los clientes debido al crecimiento
que tiene el banco.
Otro punto que se considera vital dentro de la propuesta es el manejo
electrónico de las liberaciones parciales de los certificados y documentos de
74
valor, es decir, que se utilice las herramientas On Base (Imágenes digitales) y
Flujo de trabajo (Work-Flow) para liberar parcialmente los fondos de los
certificados sin necesidad de que estos salgan de custodia hasta que no se
cancelen las facilidades.
Por último se ha elaborado la propuesta del Manual de Procesos de la Unidad de
Garantías donde se pauta a la Gerencia de Procesos los distintos medios de
ejecución de la unidad y se ha podido actualizar conforme a las necesidades que
tienen el Banco y la Unidad en sí.
75
CONCLUSIONES En la búsqueda de fuentes se ha podido destacar la importancia que tiene para
el equilibrio de un sistema financiero el manejo de los documentos de valor que
garantizan las facilidades crediticias tomadas en los Bancos.
En sus capítulos se han conocido varios conceptos que son vitales para entender
los procesos de rediseño del manual de la unidad, entre los más importantes
están Las Garantías como conjunto de bienes, solvencias y compromisos que
asumen el cumplimiento de una obligación, especialmente las reales de
hipotecas y prenda sus tipos, subtipos, composición y los procesos de inscripción
en los organismos correspondientes como son el Registro de Títulos para las
garantías hipotecarias y los Juzgados de paz para las prendas.
Los préstamos como operación por la cual una entidad financiera, pone a
disposición del cliente una cantidad determinada de dinero mediante un
contrato, se realizan en los bancos por eso, en esta monografía se destaca Los
bancos como entidades financieras administradoras de dinero se describe los
tipos de bancos y los principales productos y servicios que se ofrecen en la banca
dominicana así como reseñas del organismo encargado de la regulación del
sistema bancario que es la Superintendencia de Bancos en la República
Dominicana.
Se destaca el crecimiento del Banco El País, S.A. con más de 35 años y 88
sucursales en toda la geografía nacional. Su Gobierno Corporativo se destaca
tanto que la tan importante calificadora de riesgo internacional Fitch Ratings
afirmó en su informe del año 2007 sobre el Banco El País, que éste “se
constituye como el banco más avanzado en manejo de gobierno corporativo en
la República Dominicana”, resaltando que sus políticas de gobierno corporativo
“sobrepasan los estándares locales y reflejan las tendencias de desarrollo
internacionales”.
v
76
Conociendo los aspectos generales de la Unidad de Custodia se ha podido
determinar sus fortalezas y oportunidades, debilidades y amenazas, esto ha
servido de soporte para poder revaluar el manual de procesos de la unidad.
Vista la problemática de que la unidad de custodia debe reformular aspectos
como espacio físico, estructura, organización de procesos internos se ha llegado
a la siguiente conclusión:
Modificando el manual de los procesos de la Unidad de Garantías para
determinar sus objetivos y funciones, rediseñando los proceso de custodia de
los documentos de valor, también, rediseñando los procesos de ingreso y
certificación de los sistemas de garantías, escaneo e indexación de las imágenes
automatizando la entrega de garantías canceladas al Departamento Legal del
Banco, para fines de levantamiento de oposición de matrícula y certificados,
cancelación de hipotecas en el caso de los préstamos hipotecarios y la
implementación de un nuevo sistema de garantías.
Todo esto permitirá a los empleados disponer de herramientas necesarias para
organizar los documentos de forma rápida y segura, logrando una custodia con
mayor eficiencia, será más ágil el proceso completo de cancelaciones y envío de
garantías al Departamento Legal, eliminando el nivel de quejas de los clientes,
para aumentar así en los empleados su productividad.
vi
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RECOMENDACION
En esta propuesta de rediseño de los procesos de la custodia de los documentos
de garantías para el Banco El País, S.A. se realizan las siguientes
recomendaciones:
1. Implementación del nuevo sistema de Garantías.
2. Realizar el cambio de la forma de archivar los documentos de valor
tomando solo el número de cliente centralizando las Bóvedas de custodia
de garantías, y pagarés.
3. Pago de los gastos legales en la última cuota del préstamo para realizar
liberaciones automáticas de los documentos de valor.
4. Automatización proceso de entrega de los certificados financieros a los
ejecutivos.
5. Doble custodia de seguridad junto a las valijas en el momento de la
búsqueda de documentos de garantías.
6. Compra de un escáner más rápido para digitalizarlas imágenes de
garantías.
7. Actualización automática de los inventarios de documentos de valor y
pagarés.
8. Reporte automático de cancelación de préstamos para fines de separar
los pagarés cancelados y enviarlos a los departamentos correspondientes.
9. Revisión del tamaño de la Bóveda de custodia con el crecimiento del
Banco quedan espacios muy reducidos para archivar documentos de
valor.
vii
78
BIBIOGRAFIA
1-Acosta, Juan Pablo, Potentini Vidal. (2008). Código Civil de la República Dominicana 8va. Edición. República Dominicana: Editora Dalis. Pág.414 2-Ritzman, Larry, Krajewiski, lee. (2000). Administración de operación; Estrategia y análisis 5ta. Edición. México: Pearson Prentice Hall. Pág.3-5 3-Mazeaud, Henry y Jean, (1980). Derecho Civil Garantías 3ra. Edición. Buenos Aires: Mauzead. 4- Hernández Perera, Yoaldo, 2008 Soluciones Procesales Ante los Juzgado de Paz de Primera Instancia, 1ra edición República Dominicana Paginas 50-60.
5-Álvarez Betancourt, Opinio, 2004 Moneda y Banca Santo Domingo Profesor
Teoría Monetaria UASD.
6-Reporte enviado por la Superintendencia de Bancos de la República Dominicana abril 2009. 7-Ley No. 6186 de Fomento Agrícola de la República Dominicana 12 de febrero de 1963. 8-Manual legal para funcionarios y ejecutivos consultoría jurídica banco el País, S.A. 1ra edición 2008. 9-Conferencia dictada por el Doctor Nicolás Fermín ex consultor jurídico del Banco BHD en Octubre 2008. 10-http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio, encontrado el 15 de enero del 2010. 11-http://es.wikipedia.org/wiki/Garant%C3%ADa", encontrado el 16 de enero del 2010. 12-http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 20 de Enero de 2010. 13-http://es.wikipedia.org/wiki/Reingenier%C3%ADa_de_procesos encontrado el 27 de Enero de 2010. 14-http://www.prestamos-prestamos.com/prestamos.htm encontrado el 27 de Enero de 2010.
viii
79
15-http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-8&q=analisis+comparativo+de+dos+derechos+reales encontrado el 27 de Enero de 2010. 16-http://es.wikipedia.org/wiki/Prenda_encontrado el 27 de Enero de 2010. 17-http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato encontrado el 18 de enero del 2010. 18-http://www.bolsard.com/app/do/corporativa.aspx encontrado el 10 de febrero de 2010.
19-http://www.monografias.com/trabajos58/historia-de-la-banca/historia-de-la-
banca2.shtml encontrado el 12 de febrero de 2010.
20-http://www.supbanco.gov.do/ encontrado el 5 de febrero de 2010.
ix
80
Anexos
81
UNIVERSIDAD APEC
Escuela de Graduados
Anteproyecto de Monografía para obtener el título de Especialidad en Alta Gestión Empresarial
REDISEÑO DE PROCESOS DEL MANEJO DE DOCUMENTOS DE CUSTODIA DE GARANTÍAS DE PRÉSTAMOS DEL BANCO MÚLTIPLE
EL PAÍS, S.A. SANTO DOMINGO, ABRIL 2010.
Presentado por:
Roberto Enrique Díaz López 2009-1119
Profesora: Ivelisse Comprés Clemente MA, MsC, MBA
Santo Domingo de Guzman, D.N. Marzo 2010
1
ANTEPROYECTO
1. TEMA DE INVESTIGACION
Rediseño de procesos del manejo de documentos de custodia de garantías de
préstamos del Banco múltiple El País, S.A.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las instituciones financieras en el país, están siendo revisadas con mayor
rigurosidad por los organismos encargados de velar por el buen desempeño de la
economía. Todos los bancos comerciales, están obligados a guardar en el Banco
Central de la República Dominicana, una cantidad igual por cada peso prestado
esto se denomina encaje legal y sirve para proteger el sistema financiero
dominicano. Esto obliga a que los bancos sean más cuidadosos con los
documentos que respaldan las facilidades que otorgan a sus clientes, es
necesario entonces, que los organismos custodien con calidad los bienes que
aseguran el cumplimiento de una obligación, con esto se disminuye las carteras
de préstamos en morosidad asegurando unos controles óptimos y un excelente
resultado en la economía.
El Departamento de Garantías, es aquel que tiene como función custodiar los
documentos que avalan los préstamos del banco, estos están divididos en tres
tipos de garantías: Hipotecarias, prendarias y solidarias y están compuestos por
contratos, tasaciones, títulos de propiedad, matriculas cotizaciones, certificados
financieros, bonos, avales, certificados de almacén fiscal, cartas de crédito,
endosos, póliza de seguros, notificaciones, oposiciones, firmas solidarias,
pagares. Estos documentos tienen un valor avalado por la Súper Intendencia de
Bancos. Por eso es muy importante para El banco El País S.A.
2
Que en el transcurso del 2004-2009, Ha experimentado un importante
crecimiento, aumentando considerablemente su número de clientes, al igual que
su cartera de préstamos, afianzar su importante posición en el sector bancario
en República Dominicana. Este crecimiento le impone nuevos retos como son;
Mantener la posición alcanzada a través de la prestación de un mejor servicio
que provoque la mayor fidelización posible de sus clientes y mejores controles de
los documentos que respaldan los préstamos tomados en dicha institución
financiera.
Por esto para lograr mantener sus resultados, es necesario rediseñar los
procesos de ingreso y certificación de los sistemas de garantías, escaneo e
indexación de las imágenes de documentos, archivo y custodia en bóvedas y
entrega de garantías canceladas al departamento Legal del banco, para fines de
levantamiento de oposición de matrícula y certificados, cancelación de hipotecas
en el caso de los préstamos hipotecarios. Todo esto permitirá al empleado
disponer de herramientas necesarias para organizar los documentos de forma
rápida y segura, logrando una custodia con mayor eficiencia, será más ágil el
proceso completo de cancelaciones y envío de garantías al departamento Legal,
eliminando el nivel de quejas de los clientes, para aumentar así en los empleados
su productividad.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cómo se puede Rediseñar los procesos del manejo de documentos de custodia
de garantías de préstamos del Banco múltiple El País, S.A.?
SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA
1. ¿Cómo se archivaran dos garantías de dos clientes con los mismos nombres y
apellidos en el Banco el País, S.A.?
2. ¿Cómo evitar la pérdida de documentos de valor en el banco el País, S.A.?
3. ¿Qué cantidad de clientes tienen garantías hipotecarias y prendarias?
3
4. ¿Cómo mejorar el tiempo de respuestas de entregas de certificados
financieros a los ejecutivos del banco el País, S.A.?
5. ¿Cómo disminuir el tiempo del proceso de cancelaciones de garantías?
6. ¿Cómo organizar el inventario de documentos del banco el País, S.A.?
7. ¿Es seguro el traslado de los documentos de valor a la bóveda del banco?
8. ¿Es posible lograr mayor rapidez en obtener los valores contables del sistema
de garantías del banco el País, S.A.?
9. ¿Cómo organizar la cantidad de pagares que emite el banco el País, S.A.?
10. ¿Cómo se procesa el escaneo e indexación de imágenes de documentos de
garantías del departamento de custodia del banco?
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
3.1 Objetivo General
Rediseñar los procesos del manejo de documentos de custodia de garantías de
préstamos del Banco múltiple El País, S. A.
3.2 Objetivos Específicos
1. Identificar nuevas oportunidades de organizar documentos de garantías en el
Banco El País, S.A.
2. Conocer los mecanismos de seguridad de los documentos de valor del Banco
El País, S.A.
3. Determinar la cantidad de garantías hipotecarias y prendarias en el Banco El
País, S.A.
4. Investigar los procesos y políticas de entrega de garantías a los ejecutivos del
Banco El País, S.A.
5. Identificar la manera más rápida del proceso de entrega de garantías
canceladas al departamento legal del Banco El País, S.A.
4
6. Investigar los mecanismos y políticas para organizar el inventario de
documentos de la bóveda de custodia de garantías del Banco
7. Determinar la mejor forma de trasladar documentos de valor a las bóvedas
de garantías del Banco.
8. Identificar informes contables oportunos para obtener resultados con rapidez
de los valores de garantías del Banco el País, S.A.
9. Conocer la forma de organizar los pagares en el Banco el País, S.A.
10. Determinar el proceso de escaneo e indexación de imágenes de documentos
de garantías del departamento de custodia del banco.
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Uno de los principales problemas que ha provocado la crisis internacional que se
originó en los Estados Unidos, es lo que se denomina los créditos “Subprime”33
que es una modalidad crediticia del sistema financiero que se caracteriza por
tener un nivel de riesgo de impago superior a la media del resto de los créditos,
las garantías que avalan estas facilidades es la hipotecaria y los valores de estas
no aseguraban el monto prestado.
Afortunadamente en nuestro país no causó efectos fuertes la crisis, debido al
manejo de las garantías que se da en la banca local. Por eso es importante tener
un departamento de custodia de garantías actualizado cuyo manejo de los
documentos de valor sea el más adecuado.
Las Garantía como un conjunto de bienes, aseguran el cumplimiento de una
deuda, estas por su naturaleza deben superar el pago de la obligación. Entonces
le corresponde al departamento de custodia de garantías velar por el cuidado de
33Subprime: Hipotecas de alto riesgo
5
estos documentos tan valiosos, brindando un servicio de primera calidad, en el
cual debe utilizar un conjunto de aplicaciones integradas para abordar todos los
aspectos de las relaciones con el cliente, como son los servicios, el resguardo de
documentos de valor, entrega rápida de los documentos cancelados para
eliminar las hipotecas en casos de viviendas, terrenos. Y las oposiciones,
notificaciones para los vehículos, maquinarias y certificados en general.
En esta propuesta se analizará la forma de rediseñar los procesos del manejo de
documentos de custodia de garantías de préstamos del banco múltiple El País,
S.A. con la finalidad de mantener relaciones altamente rentables con los clientes
externos e internos, organizar y optimizar los sistemas y políticas que rigen las
garantías de la empresa para obtener una mayor calidad de la
Custodia de los documentos de valor y disminuir el tiempo de respuesta a los
departamentos involucrados en los procesos. Esto aumentara la credibilidad de la
institución y permitirá el cuidado de los bienes de los clientes de principio a fin,
manteniendo relaciones con estos a largo plazo.
5. MARCO TEORICO
Las Garantías
Cuando se emite una facilidad crediticia, si esta no está avalada, el acreedor
corre el peligro cuando su obligación no se halla asegurada con valores que
garantizan dicha facilidad de perder sus bienes, entonces, las garantía son el
conjunto de bienes, solvencias y compromisos que aseguran el cumplimento de
una deuda, esta por su naturaleza aseguran el pago de la obligación. Las
Garantías son requeridas cuando el cliente solicita un préstamo o facilidad estas
son tomadas en los Bancos, que son instituciones financieras que se encargan de
prestar y administrar dinero. La banca, o el sistema bancario se entiende como el
6
conjunto de entidades que en de una economía determinada prestan el servicio
de banco.
La importancia de estas garantías es que ayudan a reforzar, el cumplimiento de
una obligación. Las Garantías son formas genéricas de cómo afianzar el
préstamo. En las operaciones de préstamos es preciso aportar garantías para
poder realizar operaciones de negocios a crédito. Así en los mercados de futuros
se deben también presenta garantías para asegura los compromisos contraídos
con el banco.
El surgimiento de las garantías reales desempeñan un rol de relevancia decisivo
en cuanto al crédito (Préstamo concedido por una institución, obligación que se
asume al imponer de una suma de dinero a disposición de alguien) pues su
función es brindar al acreedor la protección, la seguridad amplia, completa.
Así con las garantías no hay miedo a las disminuciones del activo del deudor a
las enajenaciones ni a las deudas nuevas, que traen aumento del pasivo; ya que
en la garantía real el bien o bienes del deudor quedan afectados al cumplimiento
de la obligación del deudor, de manera que el acreedor pueda realizarlo
independientemente para satisfacer sus derechos.
Uno de los tipos de garantías más importantes dentro de las garantías reales es
la hipotecaria es necesario definir el termino de hipoteca. El código civil de la
República Dominicana en su artículo 2114 define Hipoteca; Cómo un derecho
real sobre los inmuebles que están afectos al cumplimiento de una obligación. Es
por su naturaleza indivisible, y subsiste por entero sobre todos los inmuebles
afectados, sobre cada uno y sobre cada parte de los mismos.34
La garantía Hipotecaria se refiere a un derecho real cuya finalidad es garantizar
el pago de un crédito, sin desposeer al propietario del bien gravado. Además
34-Acosta, Juan pablo, Potentini Vidal. (2008). Código Civil de la República Dominicana 8va. Edición. República Dominicana: Editora Dalis. Pág.414
7
permite al acreedor vender el bien inmueble al vencimiento de la deuda sino se
le paga, sin importa en qué manos este el bien, y cobrarse la deuda con
preferencia de otros acreedores.
Los Hermanos Mazeaud en su libro “Lecciones de Derecho Civil”: Expresan que
La hipoteca es una garantía real que sin llevar consigo desposeimiento actual del
propietario del inmueble hipotecado, le da al acreedor el derecho de embargar y
rematar ese inmueble en cualesquiera manos en que se encuentre y de cobrar
primero que el propietario sobre el valor adeudado.
En esta definición se puede destacar varios aspectos comunes, ya que se precisa
que la hipoteca se refiere a bienes inmuebles, no a cualquier bien. En el Código
Civil se muestra que los muebles no pueden ser objeto de hipoteca (artículo
2119) se expresa que la hipoteca es primordialmente de carácter inmobiliario.
También se dan diferentes casos de hipotecas mobiliarias.
La Hipoteca surgió en Grecia y en Roma en los tiempos del Imperio, permitiendo
que el deudor quedara con la posesión y uso de la propiedad; y la facultad de
enajenarla, hasta que el acreedor quedaba libre de la administración de la cosa,
pero sus intereses hipotecarios eran reconocidos, y protegidos por un derecho
real que llevaba al derecho de persecución y de preferencia sobre el bien que se
estaba hipotecando. Esto le daba la facultad al acreedor a perseguir el bien en
cualquier mano que se encontrara, téngalo quien lo tenga. Es decir, el acreedor
aunque no tuviera la propiedad ni la posesión de la cosa en sí, tenía un derecho
muy especial, que le permitía usar posesión de la cosa si el deudor no cumplía
sus obligaciones.
Esta capacidad de poseer por parte del acreedor surgió en los orígenes de la
hipoteca cuando el deudor por cualquier motivo no pagaba. Luego, se llegó a un
acuerdo entre las tres partes que si el deudor no pagaba el acreedor podía
hacerse dueño del bien inmueble, esto resultaba muy desventajoso para el
8
deudor, pues obligado por la deuda podía dar en garantía de dicha deuda un
bien de mayor valor. Este convenio fue después dejado sin efecto en tiempo del
Emperador Constantino.
También se daba el caso que las partes acodaban, en que el acreedor podía
vender el inmueble por falta de pago y con su producto pagara la deuda, pero
devolviendo al deudor el sobrante del precio de venta en relación con el valor
que el deudor debía. En esa época esa cláusula se consideraba como constancia
de que no se le podía quitar al acreedor sino sobre la base de otra cláusula
expresamente expresada. Esas obligaciones hipotecarias estaban estipuladas en
actos legales y notariales, con una cláusula sobre hipotecas o sobre los bienes de
inmuebles del deudor.
Este sistema tenia de dos defectos: El 1ro. El deudor tenía la posibilidad de
hipotecar todos los bienes inmuebles presentes y futuros; es decir agotar todos
sus créditos; 2do. La ausencia de publicidad hipotecaria y la dificultad para las
enajenaciones inmobiliarias en lo referente al nuevo dueño.
La prenda al ser una garantía real tiene como función el poder asegurar al
acreedor el cumplimiento y la satisfacción de su crédito, mediante un poder
especial que se le da sobre el bien mueble dado en garantía. El deudor entrega
al acreedor el bien mueble de su propiedad en garantía del crédito, y se
constituye la prenda sobre el bien mueble que se entrega.
La prenda no da a quien la posee la posibilidad de venderla, porque la prenda
solo traslada la forma de posesión y no el dominio del bien que se esta
pignorando. En el caso del derecho cuando la deuda se encuentra en mora el
acreedor puede por vías judiciales pedir que ésta sea vendida en subasta
pública, para con el dinero ganado pueda cubrir toda la deuda. En el caso de
existir un sobrante o remanente una vez saldada la deuda, el sobrante es
propiedad del antiguo dueño de la cosa. En el caso de que el deudor cumpla con
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las obligaciones que están garantizadas por la prenda, el acreedor deberá
devolverle la posesión del bien mueble dado en prenda, en el mismo estado de
conservación y uso en que se encontraba y en el que le fue entregada.
El derecho de preferencia, es la facultad de tener el pago de un crédito, sobre el
valor del bien mueble, primero que los demás acreedores del deudor. El derecho
de preferencias tiene este como fin primordial determinar el orden en que deben
ser pagados los acreedores de la hipoteca, prenda o privilegio.
Entonces, dentro del sistema de garantías hay que determinar los elementos que
se relacionan y que forman parte del conjunto, es decir, en un préstamo
O facilidad bancaria las garantías reales o personales conllevan una serie de
pasos desde su inicio hasta su ejecución y esto se puede medir a través de un
Proceso que es cualquier actividad o grupo de actividades en los cuales uno o
Varios insumos son transformados y adquieren un valor agregado, obteniéndose
así un producto o servicio para un cliente.35
5. MARCO CONCEPTUAL
Eficiencia
Es el criterio económico que revela la capacidad de administrar y de producir el
máximo de resultados con el mínimo de recursos, tiempo y energía.
Servicio
Es un conjunto de actividades que buscan responder a necesidades de un
cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea
de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de
35Ritzman, Larry, Krajewiski Lee. (2000). Administración de operación Estrategia y análisis. 5ta edición México: Pearson Prentice Hall. Pág. 3-5
10
un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un
servicio se diferencia de proveer un bien físico.36
Sistema
Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que forman una
actividad, y esta alcanza un objetivo funcionando sobre materia, datos y energía.
También, se puede decir que un Sistema; es un conjunto o combinación de
partes y cosas que forman un todo complejo o unitario
Banco
Es una institución financiera que se encarga de prestar y administrar el dinero.
La banca o el sistema bancario es el conjunto de entidades o Instituciones que,
dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco.37
Garantía
Es el conjunto de bienes, solvencias y compromisos que aseguran el
cumplimiento de una obligación.38
Garantía Real
Como la prenda o la hipoteca. El deudor asegura con un bien mueble o
inmueble, el pago de una deuda. En el caso de no cumplir, el acreedor podrá
vender el bien y cobrar la deuda con el dinero obtenido, devolviendo al deudor el
excedente si lo hubiese.
Proceso
36 http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio 37http://es.wikipedia.org/wiki/Banco 38-http://es.wikipedia.org/wiki/Garant%C3%ADa
11
Un proceso es un conjunto de actividades, tareas, y acciones lógicamente
relacionadas entre ellas, que, a partir de una o varias entradas de información,
de materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas
también de materiales o información con un valor agregado.
Hipoteca
La Hipoteca es una garantía real sobre los inmuebles que están afectando el
cumplimiento de una obligación. Es por su naturaleza no divisible u se mantiene
por completo sobre todos los inmuebles afectados sobre cada uno y sobre cada
parte de dicho inmueble.
Préstamo
Es una operación por medio de la cual una institución financiera (banco u otra
entidad financiera) pone a disposición del cliente una cantidad determinada de
dinero mediante un contrato. Tras la elaboración del préstamo, junto con el
capital facilitado con dicho préstamo, se adquiere la obligación de devolver ese
capital en un plazo de tiempo determinado, además de unas comisiones e
intereses acordados con la institución financiera durante la negociación del
préstamo en un periodo preestablecido.
Prenda
La prenda es una garantía real que tiene como función asegurar al acreedor la
satisfacción y el cumplimiento de su crédito, mediante un poder sobre el bien
inmueble dado en garantía.
Garantía personal
Un aval. Garantiza el pago de una deuda donde una persona o garante se
compromete a pagar ella en el caso de que el deudor principal no cumpliese con
su obligación
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6. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
El proyecto de investigación expuesto es sobre el rediseño de procesos del
manejo de documentos de garantías de préstamos para eficientizar las relaciones
negocio-cliente del Banco múltiple El País, S. A.
El tipo de estudio de investigación a utilizar es el descriptivo el cual contiene
registros de clientes, análisis de la realidad, revisión de los procesos en cuestión,
este estudio se hace sobre conclusiones de la situación, o sobre una Persona,
grupo o cosa, en este caso será, sobre los clientes de préstamos del
departamento de custodia de garantías del banco El País, S.A.
El método de investigación a utilizar es el deductivo porque se aplican los
principios generales a casos particulares, de la teoría general acerca de un
fenómeno o situación, se explican hechos o situaciones particulares, se partirá
del los conceptos generales de garantías hasta determinar los procesos de la
unidad de custodia del banco El País, S.A.
Se utilizará también el método de observación, por medio de este se perciben
deliberadamente ciertos rasgos existentes y además parte de las necesidades de
los usuarios que permitirán captar la realidad, se analizara a través de este
método los ingresos, escaneo, indexación, archivo y cancelaciones de
documentos de garantías.
Las herramientas utilizadas serán: cuestionario, observación de procesos,
Arqueos de documentos, datos de auditorías del departamento de procesos del
banco El País, S.A.
Como fuentes primarias se utilizara entrevistas a los empleados de las diferentes
áreas que pudieran estar involucradas en los procesos de Instalación de la
solución especialmente de los departamentos de legal y tecnología del Banco El
13
País, S.A. Para las fuentes secundarias se utilizarán libros de textos, Internet,
revistas y el manual de procesos de garantías del banco.
7. TABLA DE CONTENIDO
Capítulo I – Las Garantías
1.1 Concepto de Garantías, tipos y subtipos
1.2 Las garantías reales de Hipotecarias y prendarias orígenes y etapas
1.3 Composición de las Garantías, definición y caracteres de la hipoteca
1.4 Proceso de inscripción de las Hipotecas y las prendas
1.5 Valoración de las garantías para la Súper Intendencia de Bancos
Capítulo II – Los Bancos
2.1 Concepto de banco
2.2 Tipos de bancos
2.3 Historia de la banca en la República Dominicana
2.4 Productos y servicios ofrecidos por la banca dominicana
2.5 La Súper Intendencia de Bancos en la República Dominicana
Capítulo III- Banco múltiple El País, S.A.
3.1 Reseña Histórica del Banco múltiple El País, S.A.
3.2 Misión, visión y valores
3.3 Gobierno Corporativo Banco El País, S.A.
14
3.4 Estructura Organizacional del banco, sucursales
3.5 Composición unidad de garantías banco el País, S.A.
Capítulo IV – Levantamiento de Datos
4.1 Aspectos generales y situación actual del Departamento de Garantías
4.2 Fortalezas y Oportunidades Departamento de Garantías.
4.3 Debilidades y Amenazas Departamento de Garantías.
4.4 Resumen entrevistas a empleados del Banco El País S.A.
4.5 Arqueo de La Gerencia de Procesos medición de tiempo Unidad de
Garantías.
4.6 Flujograma Departamento de Garantías
Capítulo V – Rediseño del manual de procesos del manejo de garantías
del Banco El País, S.A.
5.1 Objetivos, Funciones y Políticas de la Unidad de Garantías
5.2 Ejecución - Rediseño de Procesos de Custodia de Documentos de Valor
5.3 Administración - “Implementación Sistema de Garantías”
5.4 Proceso Liberación de Documentos de Garantías
5.5 Rediseño de Procedimientos entrega de Documentos de Valor “Resultados”
5.6 Manual de Procesos Unidad de Garantías
8. BIBLIOGRAFIA PRELIMINAR
15
1 Acosta, Juan pablo, Potentini Vidal. (2008). Código Civil de la República Dominicana 8va. Edición. República Dominicana: Editora Dalis. Pág.414
2 Ritzman, Larry, Krajewiski, lee. (2000). Administración de operación;
Estrategia y análisis 5ta. Edición. México: Pearson Prentice Hall. Pág.3-5 3 Mazeaud, Henry y Jean, (1980). Derecho Civil Garantías 3ra. Edición. Buenos
Aires: Mauzead. 4 http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio, encontrado el 15 de enero del 2010. 5 http://es.wikipedia.org/wiki/Garant%C3%ADa", encontrado el 16 de enero
del 2010. 6 http://es.wikipedia.org/wiki/Banco encontrado el 20 de Enero de 2010 7 http://es.wikipedia.org/wiki/Reingenier%C3%ADa_de_procesos encontrado el
27 de Enero de 2010 8 http://www.prestamos-prestamos.com/prestamos.htm encontrado el 27 de
Enero de 2010 9 http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-
8&q=analisis+comparativo+de+dos+derechos+reales encontrado el 27 de Enero de 2010
10 http://es.wikipedia.org/wiki/Prenda_encontrado el 27 de Enero de 2010
16
Entrevistas
17
Entrevistas a empleados del Banco El País S.A.
Entrevista a Lic. Ibelkis De León
Licenciada en Derecho graduada en la Universidad Nacional Pedro Henríquez
Ureña y es Abogada Titular del Banco el País, S.A.
1- ¿Favor explicar tus funciones y responsabilidades en el
departamento legal del Banco?
Encargada de todo el proceso de liberación de garantías, tanto prendarias como
hipotecarias, esto es, recepción del expediente contentivo de la garantía a
liberar, redacción del acto de liberación y envío a la institución correspondiente,
en el caso de las garantías prendarias y entrega del acto de cancelación de
hipoteca, conjuntamente con el certificado de título, al cliente, cuando se trata
de una garantía hipotecaria.
2- ¿Que es una Liberación de Hipoteca?
Es el acto mediante el cual, se establece que una acreencia ha sido redimida y
por tanto se autoriza al Registrador de Títulos correspondiente, a cancelar la
hipoteca consentida por el propietario de un inmueble como garantía de la
facilidad crediticia otorgada a favor de una persona física o moral.
3- ¿Que documentos son necesarios para la liberación de hipoteca de
un préstamo o facilidad?
1.- En cuanto a mí, como encargada de liberación de garantías de una
institución bancaria, es necesario: a) La evidencia de que la acreencia ha sido
saldada; b) La autorización para liberar, por escrito, del departamento
correspondiente; c) Certificado de Título (duplicado del acreedor hipotecario) o
la Certificación de Registro de Acreedor en la cual consta la inscripción de la
hipoteca;
2.- En cuanto al Registrador de Títulos: a) El Acto de Cancelación de Hipoteca
expedido por el acreedor hipotecario, contentivo de la autorización expresa de
liberar o cancelar la hipoteca que pesa sobre el inmueble; b) Certificado de
18
Título (Duplicado del Dueño); y c) Certificado de Título (duplicado del acreedor
hipotecario) o la Certificación de Registro de Acreedor.
4-¿Que es un levantamiento o desistimiento de oposición?
Es el acto mediante el cual se deja sin ningún valor ni efecto jurídico la oposición
o impedimento a traspaso de un bien mueble o inmueble. Por lo general, la
oposición se traba mediante notificación por acto de alguacil y debe ser
levantada de la misma manera, mediante notificación por otro acto de alguacil.
Es importante señalar que la oposición puede ser interpuesta sobre un bien
mueble o inmueble.
5- ¿Favor explicarnos que es una notificación por acto de alguacil?
Es la comunicación que se hace mediante un acto instrumentado por un alguacil,
quien no es más que un auxiliar de la justicia.
6- ¿Y con relación al levantamiento o desistimiento de oposición que
documentos son necesarios para liberar?
1.- En cuanto a mí, como encargada de liberación de garantías de una
institución bancaria, es necesario: a) La evidencia de que la acreencia ha sido
saldada; b) La autorización para liberar, por escrito, del departamento
correspondiente; c) Certificado de Propiedad cuando se trata de un bien mueble
(por ejemplo, la matrícula, cuando se trata de un vehículo de motor)
O la certificación de Registro de Acreedor en la cual consta la inscripción de la
hipoteca, cuando se trata de un inmueble;
2.- En cuanto a la institución que debe ejecutar la liberación: a) El Acto de
desistimiento de oposición, expedido por la persona que interpuso la oposición,
contentivo de la autorización expresa de liberar o cancelar la oposición que pesa
sobre el ese bien; b) Certificado de Propiedad del bien.
7- ¿Ante el crecimiento que ha tenido el banco que consideras que
debe tener en cuenta el banco para mejorar los procesos de liberación
de documentos de valor?
La automatización, esto es que mediante el sistema de cómputos, tan pronto una
facilidad crediticia aparezca con balance 0.00 y/o con el status cancelado, el
19
sistema de cómputos, envíe una señal al departamento encargado de emitir la
autorización de liberación de la garantía.
8- ¿Qué tipo de controles lleva el departamento legal ante las
solicitudes de liberación?
Controles electrónicos, en los cuales consta la fecha, nombre de cliente, código
de cliente, tipo de garantía a ser liberada y el nombre de la persona que solicitó
la liberación al departamento que la autoriza.
9- ¿Como se maneja los controles de los acuses de documentos
recibidos por los clientes internos y externos?
La persona a quien se le entrega la liberación y los documentos que esta
conlleva, se le hace firmar un acuse de recibo y se le pide una copia de su cédula
de identidad. Ese acuse de recibo y la copia de la cédula se escanea y
Se guarda de manera electrónica. El acuse de recibo y la copia de la cédula física
se anexan al expediente del cliente y se envía al archivo general.
Entrevista a Adry Berroa
Adry Berroa; Estudiante de término de Administración en La Universidad del
Caribe asistente de operaciones del Banco El País encargado de la Bóveda de
Custodia de garantías.
1-¿Explica la mejor forma de organizar los documentos de garantías?
1. Se organizan por número de cliente en orden ascendente.
2. Se procede organizar los certificados financieros.
3. Se proceden a guardar en archivos contra incendio en la bóveda.
2-¿Cuál es el proceso de recepción de los documentos de valor?
Se reciben dichos documentos en un listado la cantidad de garantías, puede ser
de 80 a 100 casos diarios. Este listado viene con el número de cliente y el tipo de
documentos a enviar para ser guardado en la bóveda.
A la vez se reciben una por una para asegurar que los documentos enviados
sean exactamente los que se detallan en el Listado.
3-¿Cómo se alimenta el inventario de garantías?
20
El inventario de garantía se alimenta con los listados o reporte que día por día
nos envían de los documentos.
4-¿Cómo se puede mejorar los mecanismos de búsqueda de las
garantías; que piensas acerca del mecanismo de seguridad del banco el
País?
Unificar ambos departamentos Desembolso y Garantía para una mejor seguridad.
También por medio de valija de seguridad.
Una doble custodia al momento de ir a buscar los documentos.
El sistema de seguridad del banco hasta el momento es seguro ya que tiene un
método de valija para el transporte de documentos.
5-¿Es posible determinar la cantidad de garantías prendarías e
hipotecarias?
Es posible de dos maneras una filtrando el inventario por tipos de garantías
prendarias e Hipotecarios.
Otra forma es contando los que tipos y subtipos que están en la bóveda y
añadirle los nuevos que van llegando para poder tener el valor.
6- Ante el crecimiento del banco ¿Qué procesos entiendes que deben
mejorar del archivo de documentos en la bóveda de garantías?
Doble custodia de los archivos.
Organizar solo por número de cliente.
Tener un mayor espacio en la bóveda.
Buscar un lugar más grande para que haya más archivos para guardar la
documentación de estos documentos ya que son importantes para el banco.
También para hacer espacio agregar en el proceso la cuota el pago de la
cancelación.
21
Entrevista al Licenciado Tony Rosario
Tony Rosario; Licenciado en sistemas tecnológicos y computación, Oficial de
operaciones banco el país, S.A. Encargado del proceso de escaneo e indexación
de imágenes de Garantías.
1-¿Explícanos que actividades realizas?
Digitalizar toda la documentación que sirve de soporte o garantía a todos los
préstamos del Banco. Esto incluye escanear e indexar la documentación, Velar
por el orden y la integridad física y digital de cada información y documento que
garantiza un préstamo en la institución.
2-¿Qué es escaneo de imágenes?
Consiste en capturar digitalmente la imagen de cada documento que recibimos
en la unidad.
3-¿Qué es indexación de imágenes?
Consiste en tomar cada documento capturado de manera digital y habilitarlo
para consulta de los oficiales que tienen acceso a los mismos.
4-¿Cuál es la importancia para el banco El País las imágenes de estos
documentos?
Estas imágenes de manera digital, evitan que la documentación original que
custodia la institución sea vulnerable ante cualquier maltrato, robo o uso
indebido, ya que solo el personal autorizado tiene acceso a los originales.
5-¿Cómo se procesa el escaneo e indexación de imágenes de
documentos de garantías del departamento de custodia del banco el
País, S.A.?
Se efectúa de la siguiente manera:
Escaneo:
• Se toma la documentación y se captura la imagen a través de un escáner.
• Luego las imágenes capturadas son almacenadas en la computadora.
22
• Se toman las imágenes digitales almacenadas y se levantan mediante un
software que luego nos permitirá destinar cada imagen.
Indexación:
• Cada imagen capturada y levantada por el software, es almacenada con sus
números o información correspondiente. De manera que de ahora en
adelante cada documento digital responderá a sus datos al ser llamada en
modo consulta.
6-¿Con el crecimiento de la tecnología bancaria que herramientas
necesita para mejorar el proceso de escaneo?
Un escáner rápido, capaz de capturar 80 paginas por minuto o más.
Un software para ese escáner capaz de manejar automáticamente todos los
diferentes tamaños y tipos de papel.
Un software para indexar que pueda visualizar al menos las 8 paginas
siguientes a la que estamos trabajando en el momento.
7-¿Qué debe realizar el banco el País para incrementar la calidad en el
área debido al aumento de clientes?
Adquirir tecnología rápida y con capacidad suficiente para enfrentar la
demanda.
Tener un personal altamente capacitado en el ámbito técnico y servicio al
cliente.
Hacer conciencia en cada empleado de trabajar como un equipo.
Tener buena remuneración para todo el personal según su puesto y perfil.
Entrevista a Rafael Martínez
Rafael Martínez; Estudiante de término de Arquitectura de La Universidad O&M
es oficial de operaciones del banco el País, S.A. Encargado de las cancelaciones
de Garantías y entrega de Certificados financieros y de depósitos.
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1-¿Que trabajo realizas en tu unidad?
El objetivo principal es el de las cancelaciones de las garantías ya sea prendarías,
hipotecarias, certificados y otros. También soy el responsable de alimentar los
controles de salida de los documentos sean cancelados o no, eliminar las tareas
en la herramienta flujo de trabajo y dar servicio a los clientes internos.
2-¿Que hacer para mejorar los tiempos de respuestas de la entrega de
los certificados financieros y de depósitos a los ejecutivos del Banco El
País?
La opción más recomendable seria que cada oficial de negocio retirara
directamente los certificados, ya que así nos ahorraríamos el tiempo transcurrido
en el departamento de valija.
3-¿Cómo disminuir el tiempo de proceso de las cancelaciones de
garantías?
Implementando el pago de los gastos legales ya sea en la primera o ultima cuota
de préstamo evitaríamos esperar la solicitudes de los oficiales, así se Podría
cancelar vía listado y las extracción los expediente cancelados fuese mayor y la
bóveda tendría mas espacio disponible para las nuevas garantías.
4-¿Tienes algún reporte de entrega de documentos de valor, como
manejas los acuses de recibo?
Si, tenemos el reporte, los acuses recibidos son archivado por orden de llegada y
son digitalizado.
5-¿Ante el crecimiento que está teniendo el banco el País que sugieres
que debe tomar en cuenta la gerencia del banco con relación a tu
trabajo?
Debe tomar en cuenta dos factores:
El incremento de trabajo amerita mas personal o herramientas que permita que
no se retrase el trabajo ya sea en la cancelación y las entregas de documentos
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Entrevista a Luis Esteban Sánchez
Luis Esteban Sánchez licenciado en contaduría pública graduado en La
Universidad O & M, actualmente es encargado de operaciones contables del
Banco el País, S.A.
1-¿Qué se entiende por valores o datos contables?
Son los valores de los activos y pasivos que se registran en el estado financiero y
en los libros de contabilidad de una empresa.
2-¿Por qué es importante determinar los valores de garantías en el
Banco El País?
La determinación del valor de las garantías resulta de vital importancia en el
otorgamiento de los créditos y líneas de financiamientos, ya que es uno de los
dos factores básicos para el negocio bancario.
3-¿Es posible lograr mayor rapidez en obtener los valores contables del
sistema de garantías del banco el País, S.A.?
Si, es posible mediante el uso de procedimientos actualizados, el uso de
tecnología adecuada y el personal debidamente capacitado para estos fines.
4-¿Ante el crecimiento que ha tenido el banco en los últimos años que
entiende que se debe hacer para mejorar los procesos de garantías
explicar que se debe hacer?
Previendo el gran crecimiento del banco en los últimos años, como estrategia
principal se debe evaluar la adquisición de un Software que provea de manera
ágil y precisa los siguientes elementos:
1- Fácil ingreso y mantenimiento de los colaterales.
2-Que supla la información de forma oportuna para los organismos fiscalizadores
del estado y los departamentos internos del banco.
3-Que provea los controles internos adecuados.
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4-Que registre contablemente y provea un sistema de cuadres del auxiliar vs.
Mayor.
5-Que tengas la capacidad de manejar grandes volúmenes.
6-Que maneje un modulo de tasación automático por parámetros que procese y
valide el valor de los colaterales.
Entrevista a Jorge Abreu
Jorge Abreu; Estudiante de administración de la Universidad Tecnológica de
Santiago, UTESA es auxiliar de operaciones del Banco el País, S.A. encargado del
manejo de los pagares de los prestamos y facilidades del banco y la entrega de
las matrículas originales.
1-¿Qué es un pagare?
Es un documento que recoge el compromiso de pago de la entidad emisora a
favor del deudor. En este documento se guardan la firma solidaria del cliente.
2-¿Explica el proceso de trabajo en la unidad con los pagares?
A partir de recibir los pagares, se inicia el proceso de indexación para darle
visualización a las imágenes en el sistema (On-base).
Organización de los pagares; Los pagare los organizamos por numero de cliente.
Guardar los pagares; Los pagares son guardados en archivos por numero del
cliente.
3-¿Cuál es el medio de transporte de estos documentos de valor?
Una persona de custodia y garantía va personalmente a buscar Los pagares
originales a los departamentos requeridos, los trae directamente a garantía
donde son recibidos por el custodia.
4-¿Cómo se organiza los pagares?
Por el número del cliente
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5-¿Qué sucede cuando llega una renovación de préstamos?
Cuando nos llega una renovación, se saca el pagare de dicha renovación Y se
coloca la nueva se anota en el inventario control de pagares.
6-¿Ante el incremento de prestamos del Banco el País que entiendes
que debe hacer el banco con estos documentos?
1-Asegurar el transporte en el que son enviados al departamento.
2-Mejorar el seguimiento de los pagares desde que se emiten hasta que son
archivados en la bóveda.
3-Asignar una persona solamente para los pagares.
4-Tener dos escáneres en el departamento de custodia de garantías.
7-¿Qué mejoras se debe implementar en la unidad con el archivo y
custodia de los pagares?
• Las solicitudes del departamento de recuperaciones deben ser
inventariadas.
• Sacar los pagares cancelados mes por mes.
• Los acuses de los pagares entregados deben ser escaneados e
indexados con la fecha de entrega.
8-¿Explica el proceso de custodia y entrega de las matriculas originales
de los prestamos de vehículos del banco el País, S.A.?
Aquí el préstamo debe de estar cancelado para poder entregar la matricula, salvo
que se envié una comunicación que el vehículo tenga una pérdida total.
Solamente se le entregan matriculas a la persona asignada por el departamento
de Ventas Indirectas de los prestamos Fleximóvil, los préstamos comerciales se
le pueden entregar a los oficiales que manejan dicha cuenta.
9-¿Cómo se maneja el proceso de los acuses de las entregas de las
matrículas y si existe algún reporte control de entrega de matriculas?
Las matrículas son inventariadas en un control de salida de matrículas donde se
anotan quien la recibió, en que fecha y todos los datos de la misma.
Los acuses originales son guardados en fólderes con las matriculas del año
correspondiente. Todos los años se emiten un fólder nuevo.
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