CONSTRUCCION COLABORATIVA FASE II

ESTUDIO DE CASO

ANALISIS DE SISTEMAS

PRESENTADO POR:

Alba Lucia Pealoza Cdigo ROL ALERTASTatiana Posada Bastidas Cdigo 32794612 ROL COMPILADOR

GRUPO:

301308_40

TUTOR:LUIS ENRIQUE CAMARGO CAMARGO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIAPROGAMA DE INGENIERIA DE SISTEMASOCTUBRE DE 2014

INTRODUCCION

El objetivo de este trabajo colaborativo es analizar una serie de requerimientos que contiene la gua de actividades estudiando un caso particular; donde podemos observar que una empresa se encuentra delimitada en sus operaciones mercantiles y financieras por falta de recursos informticos adherentes a su actividad comercial, lo cual genera traumatismos a la hora de ofrecer sus productos y a su vez negligencia en algunos casos por parte de sus vendedores por falta de esta herramienta importante.

OBJETIVOS

Identificar cada uno de los roles que desempea el analista de sistemas durante las diferentes etapas del desarrollo o ciclo de vida de un sistema de informacin. Conocer el ciclo de vida de un sistema de Informacin. Analizar el problema propuesto, identificar las necesidades del negocio y plantear una solucin. Aplicar las herramientas, tcnicas correctas y experiencias durante la investigacin del problema.

CASO DE ESTUDIO

Una gran empresa familiar de tapetes persas y otras alfombras importadas plantea instalar un sistema automatizado de inventario en sus cuatro tiendas. El sistema permitir el monitoreocontinuo de las alfombras en bodega, ordenadas y por surtir, as como la captura rpida de losartculos recin recibidos en el registro de inventario.

Actualmente, un sistema de computadora central, localizado en la tienda principal, guarda toda la informacin. Las sucursales se conectaran al sistema mediante terminales. El personal recupera la informacin introduciendo datos acerca de la alfombra especfica deseada o la clase de alfombras que sean de inters. Si el usuario quiere buscar una clase de artculos (por ejemplo, alfombras persas antiguas), el monitor muestra una pantalla llena de informacin y entonces hace una pausa hasta que el usuario oprima una tecla, pidiendo la siguiente pantalla de informacin.

Un aspecto particularmente importante de las operaciones es que cada tienda mantenga su propio inventario de alfombras nicas. Todos los artculos tienen su propio nmero de serie, clasificados por tipo (tales como persa, china o india), estilo, tamao y edad (en aos). Semantienen registros separados para los artculos que tiene cada tienda por lo que en el sistemamanual actual, en cada almacn se tienen cuatro libros de inventario por separado, uno porcada tienda. Si un cliente est buscando un tipo particular de alfombra, el vendedor primero lemuestra las alfombras disponibles en esa tienda. Si el cliente desea saber de otras alfombras osi la tienda no tiene la alfombra que el cliente quiere, entonces el vendedor telefonea a las otras tiendas y les pregunta si cuentan con el artculo deseado. Al recibir el pedido telefnico, el personal de ventas debe dejar de hacer lo que estaba realizando y verificar sus registros. (Aveces pueden responder de memoria, sin verificar los registros de existencias, aunque enocasiones ocurren errores cuando se procede de esta manera.)

Parte 1: Planteamiento del problema a solucionarQu debo hacer para montar un software administrativo?La Empresa Persa, es una empresa con gran trayectoria en el mercado, cuenta con 4 sucursales ubicadas en diferentes puntos de la ciudad, actualmente manejan un amplio catlogo de productos fabricados e importados, para la decoracin de pisos en interiores y exteriores; todos los procesos de inventarios son llevados manualmente por el personal de la empresa, lo que conlleva a que la informacin no sea confiable en el momento de sacar estadsticas de ventas o stock de inventarios ya que no cuenta con un sistema automatizado de inventario el cual le permita conocer no solo las existencias en bodega, sino lo que se encuentra en proceso de produccin o pendiente de importacin, datos exactos de identificacin de los productos como colores, referencias, tipo de producto, estilo, tamao, Etc.Todos los procesos de identificacin de productos deben realizarlo de forma manual lo cual est sujeto a errores y adems toma demasiado tiempo realizar la bsqueda lo que es perjudicial para la empresa ya que el cliente no tiene la paciencia para esperar a que se realice la bsqueda.

DefinicinSon programas de cmputo con reglas asociadas a operaciones de un sistema definiendo conceptos ms all de los programas de computacin para documentar y procesar datos hace referencia a sistemas informticos.La falta del control en el proceso de inventarios no permite la optimizacin de los recursos, es importante controlar los inventarios ya que desde all se abarca diversos aspectos del funcionamiento de la empresa, lo cual le ayudara a los administradores en la toma de decisiones; adicionalmente el registro de los artculos permite la optimizacin de los suministros.

Descripcin - causas, consecuenciasEs un proceso donde se comienza analizar datos verificar hacer varios ensayos revisar qu cambios son necesarios y cuales son necesidades de la organizacin.Complementar causas-consecuencias

Causas:Falta de automatizacin de todos los procesos.No se cuenta con sistema automatizado para todos los procesos de la empresa como son compras, fabricacin, inventarios.

Consecuencias:Errores en los inventariosAl llevar los registros en forma manual con el tiempo el papel se desgasta y la informacin se borra.Demora en los tiempos de atencin para los clientes y entrega de informacin a los gerentes y administradores de la empresa

DelimitacionesEspecificar alcances y lmites de un proceso con posibles temas con periodos cortos con varias alternativas de mejora determinar problemas investigar soluciones en un periodo de tiempo limitado determinar soluciones proyectar nuevas metas.El software a desarrollar tendr alcance para todas las sucursales y todos los empleados de la empresa, a cada uno se le asignar un perfil de acuerdo al rol que desempee.

JustificacinEs un sistema de apoyo a la planificacin de actividades con estrategias implementacin gestin de actualizacin de programas para mejorar la actividad econmica entidad con gestin y seguimiento para la ejecucin de resultados.Se requiere disear un Sistema de Informacin que permita realizar consultas de forma automtica, permitiendo as la optimizacin de recursos tangibles e intangibles; de esta forma se brinda al cliente informacin confiable, mejorar la calidad del servicio de la empresa y facilitar la ejecucin de los diferentes procesos.Este sistema deber permitir revisar el stock de productos de cada una de las Sedes, generar informes de produccin, Inventarios, ventas, ejecutar consulta por producto con sus diferentes caractersticas, informes de clientes, de bodegas, as la informacin estar actualizada en tiempo real.La Base de Datos se centraliza en la Sede Principal, y se brindara acceso a las diferentes sucursales.El software propuesto para el diseo de la Base de Datos es Oracle 10G, ya que este trabaja en ambiente Web.

Alternativas de solucin (3) Enfocadas al SoftwareEsta alternativa ayuda a un mejor manejo empresarial se cuenta con nuevas herramientas podemos encontrar informacin a tiempo esta herramienta ayuda a controlar la actividad econmica de una organizacin. Complementar son 3

Parte 2: Situacin actualActualmente la empresa de textiles (alfombras y tapetes persas) no cuenta con un sistema que le permita registrar los datos concernientes a sus productos tanto nacionales como importados y mucho menos informacin de gran utilidad como: datos de inventarios, ventas, artculos, etc. estos datos se encuentra almacenados de forma rudimentaria, en las sucursales que tiene esta empresa familiar se encuentran libros de inventarios de forma manual, es muy tedioso tomar pedidos y revisar hoja por hoja si el producto solicitado por el cliente se encuentra en la tienda, lo cual implica errores en la bsqueda y prdida de tiempo a su vez un cliente se puede cansar de esperar y decidir no comprar nada.

Situacin actualoIdentificacin de actores: En este caso en particular, el actor es aquel individuo que hace parte de la empresa y participa de manera indispensable para lograr los objetivos y metas planteadas en la compaa. Podemos considerar los siguientes:

rea administrativo-gerencial: Gerente, Secretaria, rea compras-contabilidad: Proveedores nacionales y extranjerosrea comercial: Lder de ventas, asesores comerciales, clientes, vendedoresrea Logistica: Conductores de los vehculos donde se transportan los productos.

oDescripcin de procesos y procedimientos que se dan en el rea problemaAl comprar un textil llmese tapete o alfombra, el proceso se efecta de manera mecnica, es decir, el vendedor muestra el producto disponible en la tienda, si el cliente desea saber de otras alfombras o si la tienda no tiene la alfombra que el cliente quiere, le toca al vendedor llamar por telfono a una de las sucursales para preguntar si hay disponible, el vendedor deja de hacer lo que est haciendo para revisar sus inventarios y en algunos casos responde mentalmente sin consultar ocasionando errores en la informacin.

Estudio de factibilidad - sobre la solucin a realizarEn este proyecto es vital realizar entrevistas con las personas claves en el proceso de la empresa de alfombras, si el sistema que actualmente estn usando en realidad es de utilidad o si por el contrario carece de aceptacin.

Teniendo claro el problema, desarrollar una solucin a modo de ensayo, por decirlo de alguna manera, para redefinir el problema y analizarlo hasta llegar a un modelo lgico que cumpla con los objetivos para la solucin de esta problemtica. oViabilidad econmicaPreparar una propuesta que sea rentable a nivel econmico de la empresa, implementando un sistema de informacin capaz de almacenar y optimizar los tiempos de bsqueda, disminuyendo sobre costos innecesarios por errores humanos.

oViabilidad tcnica. Hardware, software, recurso humano, tecnologaImplementando un sistema de informacin que contenga mdulos de almacenamiento contables, inventarios, bases de datos, etc., para recopilar de forma sistemtica y organizada toda la informacin, manteniendo dicha informacin actualizada de tal forma que ofrece a los clientes, proveedores y empleados una informacin eficiente y adecuada en menor cantidad de tiempo posible.

El Sistema informtico ofrecer soluciones inmediatas a las necesidades que tenga el personal de ventas con respecto a la disponibilidad de alfombras y tapetes tanto en la bodega principal como en las sucursales, realizando una capacitacin antes de la implementacin.

Tecnologa que permite dar a conocer la empresa a nivel de las redes informticas, saliendo del encasillamiento geogrfico, implementando una direccin de correo electrnica y tambin recursos en la pgina web, un factor importante en el comercio internacional, tanto para la compra y venta de los textiles, ofreciendo productos competitivos en un tiempo real.

oViabilidad operativa: esta fase involucra de manera directa al capital humano de la empresa, si el sistema a implementar funcionara y ellos lo utilizaran una vez sea instalado.

El sistema al ser novedoso para los empleados ser una gran herramienta para incrementar el ndice de ventas, no tendrn problemas con el manejo, haciendo mas eficiente y accesible, toda la informacin que antes manejaban en los libros de inventarios y temas contables.

Levantamiento de informacin Seleccionar TcnicaDescripcin de la SolucinEl Software estar diseado por mdulos de acuerdo a las necesidades de la empresa, cada mdulo corresponder a cada rea de la empresa, es decir un mdulo contable, fabricacin, para proveedores, ventas, inventario, financiero.

Este sistema permitir mantener la informacin actualizada en tiempo real y generar informes automticamente de acuerdo a los requerimientos de los administradores y gerentes de la empresa; todo esto conlleva a optimizacin de recursos y la toma de decisiones con el fin de mejorar la empresaRequerimientos funcionales y no funcionales

Requerimiento Funcionales.Generacin de Reportes y CalculosAccesibilidad a los datos.Requerimientos No Funcionales Rendimiento Disponibilidad Seguridad Accesibilidad Usabilidad Estabilidad Costo Operatividad Interoperabilidad Escalabilidad Concurrencia Mantenibilidad X|Interfaz

Nombre de la Empresa: PERSA Importadora de Tapetes y Alfombras Persas.Misin:Empresa dedicada a la fabricacin, importacin y comercializacin de alfombras y tapetes persas. Nuestro propsito es brindar a nuestros clientes una gran variedad de artculos para embellecer sus pisos, brindando confort, calidad y calidez a sus ambientes.Visin: Ser una empresa Lder en Fabricacin, Importacin y Comercializacin de Tapetes y Alfombras Persas, ser reconocida nivel Nacional e Internacional por sus productos elaborados con los ms altos estndares de calidad, con las ltimas tecnologas en fibras y con diseos y colores de tendencia actual. El sistema de gestin se ver reflejado en su crecimiento rentable, uso de ltimas tecnologas, para as hacer realidad los sueos de nuestros clientes.Objetivos Estratgicos:Contar con un equipo de trabajo altamente calificado.Brindar a nuestros clientes productos de Alta Calidad, adecundonos a la realidad econmica.Potenciar la importacin de Tapetes y Alfombras Persas a Nivel Nacional e Internacional.Brindar a nuestros clientes una amplia gama y variedad en productos de Tapetes y Alfombras Persas.Actividad Econmica:Empresa dedicada a la produccin e importacin de artculos para decoracin de pisos interiores y exteriores.Puntos de Venta: Centro Comercial Santa F. Local 301Centro Comercial Agua Viva Local 203Avenida Restrepo Calle 34 No 20- 36Calle 5 No 13 23 Barrio Canaima

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Organigrama.

Gerencia General

rea de Produccinrea de ImportacinTienda 1Tienda 2Tienda 3Tienda 4Jefe de VentasJefe de VentasJefe de VentasJefe de VentasGerencia de OperacionesAdministradorJefe de ProduccinContabilidadControl de Calidad

El rol escogido Consultor de Analista de sistemasPapel y Funcin que cumple el analista de Sistemas.La funcin que cumple analizar el problema y buscar una solucin al mismo, el consultor de Analista de sistemas es una persona externa de la organizacin, esto tiene sus ventajas ya que permite tener un punto de vista ms objetivo y ver con claridad el problema. Es decir el Consultor investiga con los miembros de la organizacin hasta lograr una visin clara del problema.

Parte 3: Documento de requisitosEl grupo consolidar con los aportes individuales y grupales un documento de requisitos con la siguiente estructura:Aspectos GeneralesoNombre de la empresa:oMisinoVisinoObjetivos estratgicosoOrganigramaPlanteamiento del problemaoDefinicinoDescripcin - causas, consecuenciasoDelimitacionesoJustificacinSituacin actualoIdentificacin de actoresoDescripcin de procesos y procedimientos que se dan en el rea problemaEstudio de factibilidad - sobre la solucin a realizaroViabilidad econmicaoViabilidad tcnica. hardware, software, recurso humano, tecnologaoViabilidad operativaLevantamiento de informacinDescripcin de la SolucinRequerimientosoFuncionalesoNo funcionales

CONCLUSION

BIBLIOGRAFIA

Referencia electrnica Guia para la preparacin de trabajos segn el Manual of the American Psychological Association A.P.A. recuperado de: http://es.slideshare.net/midalu2304/presentacion-de-las-normas-apa?related=2

Aparicio Rodriguez Alexandra. (2010). Mdulo curso Anlisis de Sistemas. Pg 62-67

Guia de actividades Analisis de Sistemas. Recuperado de http://66.165.175.239/campus09_20142/file.php/59/Documentos/2014-II/GuiaActividades-AnalisisDeSistemas.pdf