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ENFOQUE GLOBAL DE SISTEMAS DE FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
5 marzo de 2009
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01 Factura Electrónica y Certificada Definiciones y Ventajas. Datos de uso.
Ámbito Legal Requerimientos de emisión y recepción
02 Oferta Integral de Indra Nuestro enfoque de soluciones
Consultoría de Factura Electrónica Soluciones in-house Solución B2B Conecta Gestión de Comunidades
INDICE
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Factura Electrónica Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal, con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel:
Autenticidad del origen Integridad del contenido
Factura Certificada ó Digitalización certificada de facturas Documento tributario que se obtiene generando una imagen digital de la factura en papel, firmada electrónicamente y a la que se le aplica el mismo valor probatorio que a la factura original, permitiendo destruir la factura en papel. Características:
Imagen fiel al original Integridad del contenido
DEFINICIONES FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
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El proceso de facturación electrónica es similar al proceso tradicional de facturación en papel.
En dicho proceso se sustituye :
El papel por un fichero electrónico o telemático La firma manual de la factura en papel por la firma electrónica con
certificado cualificado del fichero electrónico El envío postal o por mensajero de la factura en papel por procesos de
transmisión electrónica de facturas.
Contenido Factura Tradicional
Firma Electrónica con Certificado Reconocido
+ + Entorno de
Comunicación
= Factura
Electrónica
PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
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AHORRO DE COSTES MEJORA DE COMPETITIVIDAD
DEFENSA DEL MEDIO AMBIENTE
Mejora de la sostenibilidad medioambiental, por la reducción considerable en la utilización de papel en la generación y conservación de facturas
VENTAJAS FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
Eliminación del Papel y Franqueo
Abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos
Reducción de Periodo Medio de Cobro.
Eliminación del Archivo Físico
Casación automática de Facturas.
Reducción de errores de gestión manual
Minimización de incidencias en el envío y recepción
Mejora de la eficiencia Obtención de información en tiempo real y reducción de
tiempos de gestión Automatización de procesos debido a la integración en
los sistemas de gestión contable Agilidad en la toma de decisiones. Fidelización de la relación con Proveedores y Clientes. Mejora de la Gestión de Tesorería, accediendo a
procesos de Factoring y Confirming de forma automatizada.
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Emisión Recepción
Papel Papel
Electrónica
€ €
Fact. Fact.
Electrónica
En España, se hacen unos 4.500 millones de facturas al año. La factura electrónica supone un ahorro potencial de más de 15.000 millones de euros al año (1,5% del PIB)
VENTAJAS. AHORRO CUANTITATIVO (datos facilitados por AECOC)
FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
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Ámbito Europeo: Durante 2008, del orden de millones de empresas utilizaron la factura
electrónica en toda Europa. Durante 2009, se estiman 1.200 negocios, como nuevos usuarios de
factura electrónica, cada día.
España: Posición intermedia-alta en procesos de facturación electrónica
empresarial
Fuentes: Billentis, ONTSI a partir de los datos del INE 2008 y MITYC.
DATOS DE USO
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La Administración Pública está impulsando, mediante legislación específica, el uso de las Nuevas Tecnologías y el fomento de la Sociedad de la Información, tanto en sus procesos internos como en su relación con ciudadanos y empresas.
LEY 30/2007. Contratos del Sector Público.
Obligación de remitir factura electrónica en los contratos con la Administración Pública. Compras públicas electrónicas y nuevos modelos de relación con los proveedores.
LEY 11/2007. Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Todos los canales: Internet se convierte en un acceso 7x24, que permitirá a las empresas cumplimentar sus trámites en cualquier momento y desde cualquier lugar.
ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre. Un formato de Factura Electrónica para las Administraciones Públicas (Facturae), con la vocación de converger con los formatos internacionales.
RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Procedimiento para la homologación de software de digitalización, contemplado en la orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
En el caso de la facturación electrónica:
LEY 56/2007. Impulso de la Sociedad de la Información.
Factura Electrónica y canales telemáticos a disposición de los usuarios de las empresas de servicios.
ÁMBITO LEGAL FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
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EMISOR
Creación de factura Aplicación Informática Diferentes formatos
Firma Electrónica cualificada Autenticidad del origen Integridad del contenido
Transmisión telemática Diferentes protocolos seguros de comunicación
Almacenar copia de facturas
Matriz Custodia legal
Acceso Completo Búsqueda Visualización Descarga original Impresión
RECEPTOR
Integración ERPs Contabilización Anotación en
registros de IVA
Recepción electrónica Diferentes formatos Diversos protocolos
Garantizar validez legal Asegurar legibilidad formato y datos Validación firma y verificación validez
certificado
Almacenar facturas originales Conservar factura firmada en su formato
original Custodia durante el periodo exigido
legalmente
Integración con ERP Contabilización Anotación en registros de IVA
Acceso Completo Búsqueda, Visualización, Impresión Descarga del original
REQUERIMIENTOS DE EMISIÓN Y RECEPCIÓN FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA
Facturación por terceros, plataformas externas en las que es posible delegar la ejecución del proceso de factura electrónica, incluyendo el proceso de firma y verificación de firma, custodia de facturas, etc.
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01 Introducción Mercados Digitales - B2B / B3B
02 Factura Electrónica y Certificada Definiciones y Ventajas. Datos de uso.
Ámbito Legal Requerimientos de emisión y recepción
03 Oferta Integral de Indra Nuestro enfoque de soluciones
Consultoría de Factura Electrónica Soluciones in-house Solución B2B Conecta Gestión de Comunidades
04 Proyectos Realizados
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NUESTRO ENFOQUE DE SOLUCIONES DE FACTURA ELECTRÓNICA
OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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INTERCAMBIO de INFORMACIÓN / ENTRADA
FIRMA FACTURAS REPOSITORIO
TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
INTERCAMBIO de INFORMACIÓN / SALIDA ACCESO WEB
Web Web
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FP, XML…
Cliente Sin Integración
Cliente Con Integración
Admon Pública, Utilities,
Transporte, Banca,
Servicios Financieros
Web
EDI, XML, FP…
AEAT- Facturae
UBL
Impresión,
Ensobrado y Franqueo
EMISIÓN DE FACTURAS A CLIENTES OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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ICA
FP, XML…
Proveedor Sin Integración
Proveedor Con Integración
Utilities, Transporte,
Banca, Servicios Financieros
EDI, XML, FP…
AEAT- Facturae
UBL
Web
Servicios de
Digitalización Certificada
Data Entry
RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Consultoría Análisis rápido y efectivo de la situación de partida de nuestros clientes con respecto a la factura electrónica, orientando hacia la implantación de la solución que mejor se ajuste a sus necesidades funcionales, tecnológicas y presupuestarias.
Soluciones in-house Proyectos de factura electrónica, basados en el diseño y construcción de soluciones a medida, en el entorno tecnológico de nuestros clientes.
Solución B2B Conecta Plataforma tecnológica sobre arquitectura SOA, complementada com la solución i-f@ct de digitalización certificada. Proyectos en Modo Servicio, con la plataforma alojada en CPDs especializados.
Gestión de Comunidades Formación e incorporación de los interlocutores comerciales de nuestro cliente
NUESTRA OFERTA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES
CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA EN EL ÁMBITO DEL B2B Y
LA FACTURA ELECTRÓNICA
OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Partiendo de nuestra experiencia en la definición, desarrollo, lanzamiento y explotación de proyectos de facturación electrónica, hemos reunido las mejores prácticas de definición de este tipo de proyectos, con el objetivo de ayudar a las administraciones públicas a identificar áreas de oportunidad en el terreno de la facturación electrónica, y orientarles para que inicien los pasos adecuados hacia una futura implantación.
CONSULTORÍA DE FACTURA ELECTRÓNICA OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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SOLUCIONES IN-HOUSE
Abordamos proyectos de Análisis, Diseño y Construcción de sistemas de facturación electrónica, teniendo en cuenta los siguientes aspectos funcionales:
Procesos de Integración de la solución implementada con los sistemas de nuestro cliente Funcionalidades web: creación de facturas, consultas, … Procesos de firma y verificación de firma electrónica Procesos de envío e integración de facturas con clientes Procesos de recepción e integración de facturas con proveedores
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OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Acceso Web / Portales Consulta y Búsqueda de
facturas Visualización en pdf Descarga de original firmado Auditoría de firma Gestión de alertas y
notificaciones Informes y Estadísticas
Workflows Solución BPM para la implementación de flujos personalizados de aprobación de facturas
Gestión de Partners Administración de empresas:
clientes y proveedores Gestión de perfiles de acceso
y usuarios
Firma Digital Aplicación de firma electrónica: XAdES, EDI Seguro, PKCS#7
Repositorio Custodia de facturas durante 5
años (según lo dispuesto por la Ley General Tributaria).
Conexión con otros sistemas de archivado y gestión documental
Plataforma de Transmisión Gestión de las Comunicaciones: Recepción y Entrega de información vía cualquier protocolo de comunicación: https, sftp, Web Service, EDItran,…
Transformación Tratamiento de la información para transformación de formatos: EDIFACT, Facturae, XML, .txt, .csv, xls, etc.
Auditoría y Trazabilidad Auditoría de eventos en el
procesamiento de ficheros Control y Seguimiento de
errores
SOLUCIÓN B2B CONECTA – PLATAFORMA DE INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN
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ARCHIVO / GESTOR DOCUMENTAL Almacén facturas recibidas (Opent Text, Documentum,
FileNet, etc)
Acceso Web / Portales Auditoría y Trazabilidad
Workflow
s Transformación
Transmisión
Repositorio Gestión
de Partners
Plataforma Factura Electrónica y Certificada
B2B CONECTA ERP
Formulario web
Aplicaciones Generadoras de Facturae
SFTP FTP Web Service VAN-EDI EDITran …
HTTPS
Consultas y Búsquedas
XML
Fichero Plano
Facturae UBL EDIFACT
Consultas y Búsquedas
Facturas papel
Facturas
Proceso de Digitalización y OCR
HTTPS
Plataforma Firma Digital
- Contabilidad Financiera - Pedidos - Contratos - Solicitudes - Verificación de facturas
Envío Datos Facturas
Actualización Estados
SOLUCIÓN B2B CONECTA: Recepción de facturas de proveedores
OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Solución de Captura y Extracción Inteligente (IC&E) de facturas, cer<ficada por la Agencia Tributaria, del que se ob<enen facturas digitales con el mismo valor legal y jurídico que el original, lo que hace posible la destrucción del papel.
La solución aporta como valor añadido:
Procesamiento masivo de facturas Captura centralizada y distribuida
Mínima par<cipación del usuario Al incorporar un proceso de extracción inteligente de datos
Posibilidad de integración con ERP´s
En concreto con SAP a través de SAP Invoice Management.
Captura
Seguridad e Integridad
Proceso automatizado y desasistido
Realización de cierres contables
Consulta vía portal web
Extracción automática de datos
Asignación de firma electrónica
Almacenamiento seguro de imágenes y datos
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Fichero Plano
Facturae UBL EDIFACT
Consultas y Búsquedas
HTTPS
SFTP FTP WS VAN-EDI EDITran …
HTTPS
Consultas y Búsquedas
Envío Datos
Facturas Acceso Web / Portales A
uditoría y Trazabilidad
Workflow
s
Transformación
Transmisión
Repositorio Gestión
de Partners
Plataforma Factura Electrónica y Certificada
B2B CONECTA
Plataforma Firma Digital
ERP
- Contabilidad Financiera - Pedidos - Contratos - Solicitudes - Verificación de facturas
ARCHIVO / GESTOR DOCUMENTAL Almacén facturas recibidas (Opent Text, Documentum,
FileNet, etc)
SOLUCIÓN B2B CONECTA: Emisión de facturas a clientes
OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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SOLUCIÓN B2B CONECTA: VALOR AÑADIDO OFERTA INTEGRAL DE INDRA
Solución COMPLETA: Posibilidad de gestionar de forma integrada factura certificada y factura electrónica dentro de la misma solución, cubriendo de esta forma toda la problemática de facturas de proveedores.
Plataforma MODULAR: Componentes configurables en función de las necesidades de nuestros clientes.
Plataforma de INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN:
Admite cualquier protocolo de comunicación y cualquier formato de fichero electrónico
Generación, transformación, firma y custodia de ficheros de factura electrónica (cualquier formato de fichero y firma)
Auditoría y trazabilidad de eventos y ficheros.
Cubrimos la gestión completa del ciclo comercial (Pedido - Albarán – Factura)
Integración con ERPs. Automatización end-to-end de los procesos de facturación.
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REDUCCIÓN DE TIEMPOS DE INCORPORACIÓN DE LOS INTERLOCUTORES.
Gestión de Comunidades es la Metodología que aplica
Indra para la incorporación de los colectivos
sectoriales de clientes y proveedores a nuestras
plataformas de Comercio Electrónico aportando valor a los objetivos del proyecto.
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DILATADA EXPERIENCIA EN PROYECTOS DE FACTURACION ELECTRONICA.
1
COMUNICACIÓN DIRECTA CON INTERLOCUTORES Y TRATO PERSONALIZADO.
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COLABORACION EN EVENTOS DIVULGATIVOS Y JORNADAS DE FORMACIÓN
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CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. ELABORACION DE INFORMES.
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GESTIÓN DE COMUNIDADES OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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GESTIÓN DE COMUNIDADES OFERTA INTEGRAL DE INDRA
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Soluciones Tecnológicas Mercados Digitales
C. Anabel Segura 28108 Alcobendas, Madrid España T +34 91 594 87 00 www.indra.es