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Cuerpo colegiado / Universidad Autónoma de Tlaxcala

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Unidad 6

Informática Aplicada

Excel

Introducción

Elementos de la pantalla principal

Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones

Administrar Hoja

Descripción general de fórmulas

Crear o eliminar una fórmula

Crear o modificar una referencia de celda

Dar formato a una tabla de Excel

Administrar Libros

Análisis de Datos

Descripción general de la creación de gráficos

Filtrar datos de un rango o una tabla

Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

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1 Introducción

1.1 Descripción general de las tablas de Excel

Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamaño deseado.

Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede crear tablas en un libro compartido.

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros usuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar los datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambios que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint.

Puede utilizar las siguientes características para administrar los datos de la tabla:

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla aplicando un estilo de tabla predefinido o personalizado. Puede elegir también opciones de estilos rápidos para mostrar una tabla con o sin una fila de encabezado o de totales, para aplicar bandas de filas o columnas con el fin de facilitar la lectura o para diferenciar la primera o última columna de otras columnas de la tabla.


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Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula. Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. 1.2 Interfaz de usuario orientada a los resultados La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.


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2 Elementos de la pantalla principal

La primera vez que inicie excele 2007 Microsoft Office, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones.

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen. Minimizar la cinta de opciones No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor. Mantener siempre la cinta de opciones minimizada 1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. 3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados. Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el tamaño del texto que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar. Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.


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Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1. Restaurar la cinta de opciones 1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido . 2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1 3 Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón), los programas que utilizan la cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado para permitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse. Obtener acceso a cualquier comando con unas pocas pulsaciones del teclado Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones. 1. Presione y suelte la tecla ALT. Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista actual. El ejemplo siguiente procede de Microsoft Office Word.

2. Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar. 3. En función de la tecla que presione, quizá se muestre información adicional sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la ficha Inicio y presiona N, se muestra la ficha Insertar junto con la información sobre las teclas relativa a los grupos de esa ficha.


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4. Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control específicos que desea utilizar. En algunos casos, en primer lugar debe presionar la letra del grupo que contiene el comando: Sugerencia: Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.

Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse

Otra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones es mover el enfoque entre las fichas y comandos hasta encontrar la función que se desee usar. La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar el enfoque del teclado sin usar el mouse.

Para: Presione

Seleccionar la ficha activa de la cinta de opciones y activar las teclas de acceso.

ALT o F10. Presione cualquiera de estas teclas para volver al documento y cancelar las teclas de acceso.

Ir a otra ficha de la cinta de opciones. ALT o F10 para seleccionar la ficha activa y, a continuación, FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Minimizar o restaurar la cinta de opciones. CTRL+F1

Mostrar el menú contextual del comando seleccionado.

MAYÚS+F10

Mover el enfoque para seleccionar cada una de las áreas siguientes de la ventana: Ficha activa de la cinta de opciones Ver la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana Su documento

F6

Mover el enfoque a cada comando de la cinta de opciones, hacia delante o hacia atrás.

ALT o F10 y, a continuación, TAB o MAYÚS+TAB

Subir, bajar ir a la izquierda o la derecha por los elementos de la cinta de opciones.

FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Activar el comando o el control seleccionados en la cinta de opciones.

BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Abrir el menú o la galería seleccionados en la cinta de opciones.

BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Activar un comando o un control de la cinta de opciones para poder modificar un valor.

ENTRAR

Terminar de modificar un valor de un control de la cinta de opciones y devolver el enfoque al documento.

ENTRAR


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Obtener ayuda sobre el comando o el control seleccionado en la cinta de opciones (si no hay ningún tema de la Ayuda asociado con el comando seleccionado, en su lugar se muestra un tema de la Ayuda general acerca del programa). 3.1 Teclas de función y de método abreviado de Excel En las listas siguientes se incluyen las teclas de método abreviado combinadas con la tecla CTRL Teclas de método abreviado combinadas con CTRL Tecla Descripción CTRL+MAYÚS+( Muestra las filas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+) Muestra las columnas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

CTRL+E Aplica el formato de número General.

CTRL+MAYÚS+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+MAYÚS+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.

CTRL+MAYÚS+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

CTRL+MAYÚS+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco). En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual.

CTRL+MAYÚS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

CTRL+MAYÚS+Signo más( +)

Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.

CTRL+; Inserta la fecha actual.

ALT+º Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.

CTRL+' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.


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CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas. CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a. F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.


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CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió. CTRL+MAYÚS+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la última corrección automática cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorrección.

Teclas de función Tecla Descripción

F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel. CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada. MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4 Repite el último comando o acción, si es posible. CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a. CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones. MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.


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F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.

F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10 Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado. MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje. CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva. ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Otras teclas de método abreviado útiles

Tecla Descripción

TECLAS DE DIRECCIÓN

Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos (región de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja de datos.) en una hoja de cálculo. MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas. CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.


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FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas. En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.

RETROCESO Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas. También borra el contenido de la celda activa. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.

SUPR Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.

FIN Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada. También selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto. CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.

ENTRAR Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado. En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar). ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda. CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.


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ESC Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas. Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos. También cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.

INICIO Va al principio de una fila de una hoja de cálculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada. Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo. CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

AV PÁG Baja una pantalla en una hoja de cálculo. ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo. CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro. CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

RE PÁG Sube una pantalla en una hoja de cálculo. ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo. CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

BARRA ESPACIADORA

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo. MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo. CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo. ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Microsoft Office Excel.

TAB Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo. MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo. CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo. CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.


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4 Administrar Hoja

4.1 Insertar o eliminar hojas de cálculo

De forma predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de cálculo en cada libro. Sin embargo, puede insertar hojas de cálculo adicionales (y otros tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de macros y hojas de diálogos) o eliminarlas si es necesario. Si tiene acceso a una plantilla de hoja de cálculo creada previamente, o una hoja disponible en Office Online, puede basar en dicha plantilla las nuevas hojas de cálculo.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las fichas de hoja seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.


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Insertar una nueva hoja basada en una plantil la personalizada

1. Si es necesario, cree la plantilla de hoja de cálculo en la que desea basar una nueva hoja de cálculo.

Cómo crear una plantilla de hoja de cálculo

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea utilizar como plantilla.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.

4 .En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta en que desee almacenar la plantilla.

Para crear la plantilla de hoja de cálculo predeterminada, seleccione la carpeta XLStart o la carpeta de inicio alternativa.

La carpeta XLStart suele estar situada en:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\XLStart

Para crear una plantilla de hoja de cálculo personalizada, seleccione la carpeta Plantillas.

La carpeta Plantillas suele estar situada en:

En Microsoft Windows XP: C:\Documents and Settings\nombre_de_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas

En Microsoft Windows Vista: C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\ Microsoft\Plantillas

5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre para la plantilla de hoja de cálculo.

Para crear una plantilla para las hojas de cálculo predeterminadas, escriba hoja.

Para crear una plantilla de hoja personalizada, escriba el nombre de archivo que desea utilizar.

6. Haga clic en Guardar.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja de una hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Insertar.

3. Haga doble clic en la plantilla del tipo de hoja que desea utilizar.


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Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

Sugerencia: Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el nombre de la misma.

1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.

2 .En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el nombre de la hoja.

3. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja

Eliminar una hoja de cálculo

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar hoja.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la hoja de cálculo que desea eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar.

Seleccionar una o varias hojas de cálculo

Haciendo clic en las fichas de las hojas de cálculo (u hojas) en la parte inferior de la ventana, puede seleccionar rápidamente una hoja distinta. Si desea escribir o modificar los datos en varias hojas de cálculo al mismo tiempo, puede agrupar las hojas de cálculo seleccionando varias hojas. Asimismo, puede dar formato o imprimir una selección de hojas al mismo tiempo.

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.


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Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Nota: Los datos especificados o modificados en la hoja activa se ven reflejados en todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden reemplazar los datos de la hoja activa y, tal vez de forma inadvertida, de otras hojas seleccionadas.

Los datos copiados o cortados de hojas agrupadas no se pueden pegar en otra hoja, porque el tamaño del área copiada incluye todas las capas de las hojas seleccionadas y, por tanto, es diferente al área de pegado en una hoja individual. Compruebe que sólo se ha seleccionado una hoja antes de copiar o mover datos a otra hoja de cálculo.


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4.3 Introducción y edición de datos en celdas de hojas de cálculo

Puede escribir números (con o sin separadores decimales fijos), texto, fechas y horas en una o en varias celdas de forma simultánea, o en varias hojas de cálculo.

Importante: Una hoja de cálculo puede estar protegida para evitar que los datos se mo-difiquen de manera accidental. En una hoja protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos pero no es posible escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, la hoja no debe desprotegerse salvo que la persona que la creó conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo (si es necesario), haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Si se estableció una contraseña de protección, deberá escribirla para desproteger la hoja.

Escribir números o texto

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

2. Escriba los números o el texto que desee y, a continuación, presione ENTRAR o TAB.

Sugerencia: Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

Notas: De forma predeterminada, al presionar ENTRAR, la selección se desplaza una celda hacia abajo y al presionar TAB, la selección se mueve una celda hacia la derecha. La dirección de movimiento de la tecla TAB no se puede cambiar, pero es posible establecer una dirección diferente para la tecla ENTRAR.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Avanzadas, en Editar, active la casilla de verificación Después de presionar Entrar, mover selección y, a continuación, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Si presiona TAB para escribir los datos en varias celdas de una fila y posteriormente ENTRAR al final de esa fila, la selección se desplaza al inicio de la fila siguiente.

Una celda puede mostrar ##### cuando contiene datos que tienen un formato de número más largo que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la columna.

1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.


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Unidad 6


3. En Tamaño de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto.

4 .Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; para ver todo el texto puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente. Si una vez realizado el ajuste no es posible ver todo el texto, tal vez sea necesario ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, en Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar filas.

En Microsoft Office Excel, la apariencia de un número en una celda es independiente del número almacenado en la misma. Cuando se redondea un número, únicamente se suele redondear el número que se muestra. Los cálculos utilizan el número real almacenado en la celda y no el número que se muestra.

Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato.

6. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.

7. En la ficha Inicio, en el grupo Número, seleccione General y, a continuación, haga clic en el formato que desee.

Sugerencia: Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más y, a continuación, en el formato que desee utilizar de la lista Categoría.


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Unidad 6


A los números que no precisan cálculos en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

Cómo dar formato de texto a números

1. Seleccione una celda vacía.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, seleccione General y haga clic en Texto.

3. Escriba los números que desee en la celda con formato.

Nota: Los números escritos antes de aplicar el formato de texto a las celdas se tienen que volver a escribir en las celdas con formato. Para volver a escribir con rapidez los números como texto, seleccione todas las celdas, presione F2 y, a continuación, ENTRAR.

Escribir números con un separador de decimales fijo

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2 .Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal.

3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha del separador de decimales o un número negativo para los situados a la izquierda del separador.

Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y posteriormente 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe -3 en el cuadro Posiciones decimales y, a continuación, 283, el valor será 283000.

4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado.

Nota: Esto no afectará a los datos que haya indicado en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales.

Sugerencia: Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.


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Unidad 6


Escribir fechas u horas

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

Para la fecha utilice una barra oblicua o un guión para separar sus componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5 de septiembre de 2002.

Sugerencia: Para escribir la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma).

Para escribir una hora según el formato de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

Sugerencia: Para indicar la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).

Notas: Para escribir una fecha o una hora que permanezca actualizada cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede utilizar las funciones HOY y AHORA.

Cuando se indica una fecha o una hora en una celda, los datos aparecen en un formato predeterminado de fecha u hora, o en el formato que se aplicó a la celda antes de escribir esta información. El formato predeterminado de fecha y de hora se basa en los valores del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control). Si la configuración de fecha y hora ha cambiado, las fechas y horas existentes en los libros a los que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas también cambiarán.

Si desea utilizar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene la fecha u hora y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+# o CTRL+MAYÚS+@.

Escribir los mismos datos en varias celdas a la vez

1 .Seleccione las celdas en las que desee escribir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.


Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.


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Unidad 6


Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Nota: Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

Nota: No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Nota: Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila


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Unidad 6


o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

1. En la celda activa, escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.

Sugerencia: También puede escribir los mismos datos en varias celdas utilizando el controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo.

Escribir los mismos datos en otras hojas de cálculo

Si ya ha escrito datos en una hoja de cálculo, puede rellenar rápidamente las celdas correspondientes de otras hojas.

1. Haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que contiene los datos. A continuación, mantenga presionada tecla CTRL mientras hace clic en las fichas de las hojas que desea rellenar.


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Unidad 6


Nota: Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la ficha correspondiente.

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contengan los datos escritos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Otras hojas.

3. En Rellenar, seleccione la opción deseada.

Notas: Los datos que escriba aparecerán en todas las hojas de cálculo seleccionadas y pueden reemplazar de forma accidental los datos existentes. Para evitarlo vea las hojas al mismo tiempo.

Cómo ver hojas de cálculo al mismo tiempo

1. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

2. Cambie a la nueva ventana y, a continuación, haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que desee ver.

Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

3. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todas.

Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de hoja de una hoja seleccionada y, a continuación, elija Desagrupar hojas.

4.4 Modificar el contenido de las celdas

El contenido de las celdas se puede modificar directamente en ellas. También se puede modificar el contenido de las celdas en la barra de fórmulas.

Nota: En modo de edición, muchos comandos de la cinta de opciones permanecen inactivos, por lo que no podrá utilizarlos.


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Unidad 6


1. Para poner la celda en modo de edición, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar.

Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y, a continuación, haga clic en cualquier punto de la barra de fórmulas.

De este modo se coloca el punto de inserción en la celda o en la barra de fórmulas.

2. Sugerencia Para llevar el punto de inserción hasta el final del contenido de la celda, haga clic en la celda y presione F2.

3. Para modificar el contenido de una celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar caracteres, haga clic en el punto en el que desea eliminarlos y presione RETROCESO, o selecciónelos y presione SUPRIMIR.

Para insertar caracteres, haga clic en el punto en el que desea insertarlos y, a continuación, escriba los caracteres nuevos.

Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación, escriba los caracteres nuevos.

Para activar el modo Sobrescribir para que los caracteres existentes se puedan reemplazar por caracteres nuevos a medida que se escribe, presione INSERTAR.

Nota: El modo Sobrescribir se puede activar o desactivar cuando se está en modo de edición. Cuando está activado, el carácter a la derecha del punto de inserción se resalta en la barra de fórmulas y se sobrescribirá cuando escriba.

Para comenzar una línea de texto nueva en un punto específico de una celda, haga clic en el punto en el que desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ALT+ENTRAR.

4. Para confirmar los cambios, presione ENTRAR.

Sugerencia Antes de presionar ENTRAR, puede cancelar los cambios hechos si presiona ESC. Tras presionar ENTRAR, podrá cancelar los cambios realizados haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido.

Notas: Una celda mostrará ##### cuando contenga datos con un formato de número más amplio que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la columna.

Cómo cambiar el ancho de columna

1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.


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Unidad 6


3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:

Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

Para especificar un ancho de columna mayor, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto.

Cómo ajustar el texto en una celda

4. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; para ver todo el texto, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente. Si una vez realizado el ajuste no es posible ver todo el texto, tal vez sea necesario ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, en Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar filas.

Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las fi las

En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si el ancho de columna se establece como 0, la columna se oculta.

Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.

Establecer un ancho específico para una columna

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.


3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.


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Unidad 6


Cambiar el ancho de columna para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.


3. En Tamaño de celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna

1. Seleccione una celda de la columna.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar y, a continuación, seleccione la columna de destino.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial.

4. En Pegar, seleccione Ancho de las columnas.

Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro

El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo o de un libro.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo, haga clic en su ficha de hoja.

Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en una ficha de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.


3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado.

4. En el cuadro Ancho de columna predeterminado, escriba una medida nueva.


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Unidad 6


Sugerencia: Si desea definir el ancho predeterminado de columna de todos los libros y hoja de cálculo nuevos, puede crear una plantilla de libro o una plantilla de hoja de cálculo y basar los libros u hojas de cálculo nuevos en dichas plantillas.

Cambiar el ancho de las columnas util izando el mouse (ratón)

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y, a continuación, arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar las columnas y, a continuación, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

Establecer un alto específico para una fila

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.


3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila.

4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

Cambiar el alto de fi la para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.


3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Sugerencia: Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.


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Unidad 6


Cambiar el alto de las fi las util izando el mouse


Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.

Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y, a continuación, arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

Para cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

4.5 Insertar o eliminar celdas, filas y columnas

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una hoja de cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

Nota: Microsoft Office Excel 2007 tiene más filas y columnas que antes, con los límites siguientes: 18.278 columnas (A a ZZZ) por 1.048.576 filas.

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar celdas.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

Notas: Por tanto, cuando se insertan celdas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.


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Unidad 6


Puede insertar celdas que contengan datos y fórmulas copiándolas o cortándolas, para después hacer clic con el botón secundario del mouse en el punto donde desea pegarlas y, a continuación, elegir Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas en el menú contextual.

Sugerencias

Para repetir rápidamente la acción de insertar una celda, haga clic en la ubicación donde desea insertar la celda y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si la celda tiene algún formato aplicado, puede utilizar Opciones de inserción para elegir el formato de las celdas insertadas.

Insertar fi las en una hoja de cálculo


Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar filas de hoja

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

Nota: Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Sugerencias: Para repetir rápidamente la acción de insertar una fila, haga clic en el lugar donde desea insertar la fila y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si las filas tienen aplicado un formato, puede utilizar las Opciones de inserción para elegir el formato de las filas insertadas.


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Unidad 6


Insertar columnas en una hoja de cálculo


Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.

Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar columnas de hoja.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

Nota: Por tanto, cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Sugerencias

Para repetir rápidamente la acción de insertar una columna, haga clic en el lugar donde desea insertar la columna y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si las columnas tienen aplicado algún formato, puede utilizar las Opciones de inserción para establecer el formato de las columnas insertadas.

Eliminar celdas, fi las o columnas

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas.

Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja.


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Unidad 6


Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, filas o columnas, hacer clic en el comando Eliminar del menú contextual y, a continuación, hacer clic en la opción que desee usar. 3. Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda. Sugerencias: Para repetir rápidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o columnas siguientes y, a continuación, presione CTRL+Y. Si es necesario, puede restaurar inmediatamente datos eliminados. En el menú de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer Eliminar o presione CTRL+Z. Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias celdas. Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas desplazadas para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada mostrará el valor de error #¡REF!. Mostrar u ocultar fi las y columnas Aunque las filas y las columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se ocultan cuando se cambia a 0 (cero) el alto de las filas o el ancho de las columnas. Para volver a mostrarlas, puede utilizar el comando Mostrar. Ocultar una fi la o columna 1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar. 2 . En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Ocultar filas o en Ocultar columnas. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba 0 en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna. Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una fila o columna (o en una selección de varias filas o columnas) y, a continuación, hacer clic en Ocultar.


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Unidad 6


Mostrar una fila o columna oculta

1 . Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar.

Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.

Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo, selecciónela escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de fórmulas.

Sugerencia: También puede seleccionarla con el cuadro de diálogo Ir a. En la ficha Inicio, en Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. En el cuadro Referencia, escriba A1 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2 . En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.


En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba el valor que desee en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

Combinar celdas o dividir celdas combinadas

Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada, como se puede ver en el ejemplo siguiente.

Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una sola celda que no se haya combinado.

Combinar celdas adyacentes

1. Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar.

Nota: Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda superior izquierda del rango seleccionado.

Únicamente los datos de la celda superior izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del rango seleccionado se eliminarán.


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Unidad 6


2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar.

Las celdas se combinarán en una fila o columna y su contenido se centrará en la celda combinada. Para combinar celdas sin centrar su contenido, haga clic en la flecha situada junto a Combinar y centrar y, a continuación, seleccione Combinar horizontalmente o Combinar celdas.

Nota: Si el botón Combinar y centrar no está disponible, es posible que las celdas seleccionadas estén en modo de edición. Para cancelar este modo, presione ENTRAR.

3 . Para cambiar la alineación del texto de la celda combinada, seleccione la celda y haga clic en cualquier botón de alineación del grupo Alineación de la ficha Inicio.

Dividir una celda combinada

1 . Seleccione la celda combinada.

Al seleccionar una celda combinada, también aparecerá seleccionado el botón Combinar y centrar en el grupo Alineación de la ficha Inicio.

2 . Para dividir la celda combinada, haga clic en Combinar y centrar .

El contenido de la celda combinada aparecerá en la celda superior izquierda del rango de celdas de divididas.

Inmovilizar o bloquear fi las y columnas

Para ver dos áreas de una hoja de cálculo y bloquear filas y columnas de un área se puede usar la inmovilización o la división de paneles. Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

Por ejemplo, la inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras se desplaza.


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Unidad 6


Ventana de hoja de cálculo con la fila 1 inmovilizada

Al dividir paneles, se crean áreas de hoja de cálculo independientes dentro de las cuales es posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del área no desplazable permanecen visibles.

Inmovilizar paneles para bloquear fi las o columnas específicas

1 . En la hoja de cálculo, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que aparezca la división.

Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.

Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.

En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a continuación, haga clic en la opción que desea.

Nota: Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

Dividir paneles para bloquear fi las o columnas en áreas de hoja de cálculo independientes

1 .Para dividir paneles, sitúe el puntero sobre el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal.


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Unidad 6


2 .Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de división o , arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición deseada.

3 .Para quitar la división, haga doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los paneles.

4.6 Mover o copiar celdas y contenido de las celdas

Utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel, puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o bien, copiar sólo la fórmula.

Nota: Excel muestra un borde móvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC.

Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1 .Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover celdas, haga clic en Cortar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3 . Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

Sugerencia: Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

Nota: Para elegir opciones específicas al pegar celdas, puede hacer clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuación, hacer clic en la opción que desea utilizar. Por ejemplo, puede hacer clic en Pegado especial o en Pegar como imagen.


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Unidad 6


De forma predeterminada, Excel muestra el botón Opciones de pegado de la hoja de cálculo para proporcionar opciones especiales cuando se pegan celdas, como por ejemplo Mantener formato de origen y Coincidir con formato de destino.

Si no desea mostrar este botón cada vez que pegue celdas, puede desactivar esta opción. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría Avanzadas, bajo Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.

Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se copian y pegan celdas para moverlas.

Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, será necesario ajustar manualmente las referencias.

Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Puede que sea necesario mostrar temporalmente las celdas ocultas que no desee incluir al copiar información.

Si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarlas para ver todas las celdas que se han copiado.

Mover o copiar celdas completas util izando el mouse

De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de manera que pueda usar el mouse (ratón) para mover y copiar celdas.

1 . Seleccione las celdas o el rango de celdas que desea mover o copiar.

2 .Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Nota: Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se mueven las celdas.

Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, será necesario ajustar manualmente las referencias.


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Unidad 6


Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Puede que sea necesario mostrar temporalmente las celdas ocultas que no desee incluir al copiar información.

Si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarlas para ver todas las celdas que se han copiado.

Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes

1 .Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los datos que desea mover o copiar.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover la selección, haga clic en Cortar .


Para copiar la selección, haga clic en Copiar .


3 .Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda superior izquierda del área de pegado y, a continuación, elija Insertar celdas cortadas o Insertar celdas copiadas en el menú contextual.

Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4 .En el cuadro de diálogo Insertar datos a pegar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

Nota :Si inserta filas o columnas completas, las filas y columnas circundantes se desplazan hacia abajo y hacia la izquierda.

Copiar sólo las celdas visibles

Si no se muestran algunas celdas, filas o columnas de la hoja de cálculo, tiene la opción de copiar todas las celdas o únicamente las celdas visibles. Por ejemplo, puede elegir copiar sólo los datos de resumen mostrados en una hoja de cálculo esquematizada.

1 .Seleccione las celdas que desea copiar.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a.


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Unidad 6


3 .En el cuadro de diálogo Ir a, haga clic en Especial.

4 .En Seleccionar, haga clic en Sólo celdas visibles y después en Aceptar.

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .


6 .Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

7 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .


nota: Excel pega los datos copiados en filas consecutivas o columnas. Si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarlas para ver todas las celdas que se han copiado.

Si hace clic en la flecha que aparece bajo Pegar, puede elegir entre distintas opciones de pegado para aplicar a la selección.

Cuando se copian o pegan datos ocultos o filtrados a otra aplicación u otro elemento de Excel, únicamente se copian las celdas visibles.

Impedir que celdas en blanco reemplacen a los datos

1 .Seleccione el rango de celdas que contiene celdas en blanco.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .


3 .Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuación, haga clic en Pegado especial.

5 .Active la casilla de verificación Saltar blancos.


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Unidad 6


Mover o copiar el contenido de una celda

1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar.

Nota: De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos directamente en la celda haciendo doble clic en ella, pero también puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas.

2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar.

Para seleccionar el contenido de una celda

Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas

Haga clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover la selección, haga clic en Cortar .


Para copiar la selección, haga clic en Copiar .


2. En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en otra celda para mover o copiar los datos.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .


4. Presione ENTRAR.

Nota: Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa, las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.


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Unidad 6


Copiar sólo valores de celdas, formatos de celdas o fórmulas

Al pegar datos copiados, puede hacer lo siguiente:

Convertir las fórmulas de la celda en valores calculados sin sobrescribir el formato existente.

Pegar sólo el formato de celdas, como el color de fuente o el color de relleno (pero no el contenido de las celdas).

Pegar sólo las fórmulas (pero no los valores calculados).

1 .Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los valores, formatos de celda o fórmulas que desea copiar.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .


3 .Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o la celda en la que desea pegar el valor, el formato de celda o la fórmula.

4 .En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para pegar sólo los valores, haga clic en Pegar valores.

Para pegar sólo los formatos de celda, haga clic en Pegado especial y, a continuación, haga clic en Formatos bajo Pegar.

Para pegar sólo las fórmulas, haga clic en Fórmulas.

Nota:Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda relativas, Excel ajusta las referencias (y las partes relativas de las referencias de celda mixtas) en las fórmulas duplicadas.

Por ejemplo, supongamos que la celda B8 contiene la fórmula =SUMA(B1:B7). Si copia la fórmula en la celda C8, la fórmula duplicada hará referencia a las celdas correspondientes de esa columna: =SUMA(C1:C7). Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda absolutas, las referencias de las fórmulas duplicadas no cambian.

Si no obtiene los resultados deseados, también puede cambiar las referencias de las fórmulas originales a referencias de celda relativas o absolutas y volver a copiar las celdas.


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Unidad 6


Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo

Para escribir datos de forma rápida, puede configurar Microsoft Office Excel de manera que repita los datos o puede rellenar los datos de manera automática.

Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.


Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la entrada existente.

Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.

Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO.

Nota: Si no desea que las entradas que escriba se completen automáticamente, puede desactivar esta opción.

Cómo activar o desactivar la finalización automática de valores de celda

1 . Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2 .Para activar o desactivar la finalización automática de valores de celda, haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Excel completará las entradas sólo cuando el punto de inserción esté al final del contenido de la celda activa.

Excel basa la lista de entradas posibles de Autocompletar en la columna que contiene la celda activa. Las entradas que se repiten en una fila no se completan automáticamente.

Util izar el controlador de relleno para rellenar datos

Se puede utilizar el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno .


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Unidad 6


El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar si se desea.

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno

1 .Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2 .Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.

3 .Para evitar reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de relleno, asegúrese de que la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas está activada. Si no desea recibir un mensaje sobre la sobrescritura de celdas no vacías, desactive esta casilla de verificación.

Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.

Si no desea que aparezca el botón Opciones de autorrelleno cada vez que arrastre el controlador de relleno, puede desactivarlo.


2 .Haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.

Rellenar datos en celdas adyacentes

Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango seleccionado con el contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes arrastrando el controlador de relleno .

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente

1 .Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda que contiene los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda.

2 .En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda.

Sugerencia:Para rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a la izquierda, puede presionar CTRL+J o CTRL+D.


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Unidad 6


Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes

1 .Seleccione las celdas que contienen los datos con los que va a rellenar las celdas adyacentes.

2 .Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

3 .Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

Nota: Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección y se detiene en las celdas seleccionadas sin pasar por la primera columna o por la fila superior de la selección, Excel eliminará los datos que haya dentro de la selección. Deberá arrastrar el controlador de relleno fuera del área seleccionada antes de soltar el botón del mouse (ratón).

Rellenar fórmulas en celdas adyacentes

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes.

2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

3. Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

Sugerencias

También puede rellenar la celda activa con la fórmula de una celda adyacente. Para ello, utilice el comando Rellenar (en la ficha Inicio, en el grupo Modificar), o presione CTRL+J o CTRL+D para rellenar una celda situada debajo o a la derecha de la celda que contiene la fórmula.

Puede rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas adyacentes a las que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de la primera celda que contiene la formula. Por ejemplo, tiene números en las celdas A1:A15 y B1:B15, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esta fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el controlador de relleno.

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados

Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.

1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.

2 . Escriba el valor inicial de la serie.


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Unidad 6


3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda.

Otros ejemplos de series que se puede rellenar

Selección inicial Serie extendida

1, 2, 3 4, 5, 6,...

9:00 10:00, 11:00, 12:00,...

lun mar, mié, jue,...

Lunes martes, miércoles, jueves,...

ene feb, mar, abr,...

ene, abr jul, oct, ene,...

Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00,...

15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,...

1999, 2000 2001, 2002, 2003,...

1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...

Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...

texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...

1er período 2do período, 3er período,...

Producto 1 Producto 2, Producto 3,...

1. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

2. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias: También puede especificar el tipo de serie utilizando el botón secundario del mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después hacer clic en el comando adecuado del menú contextual.

Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la obtener la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en Rellenar años para obtener la serie ENE-2003, ENE-2004, etc.

Si la selección contiene números, puede controlar el tipo de serie que desea crear.


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Unidad 6


Cómo rellenar celdas con una serie de números 1 .En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series. 2 .En Tipo, haga clic en una de las opciones siguientes: Haga clic en Lineal para obtener una serie que se calcula agregando el valor del cuadro Incremento a cada valor de celda. Haga clic en Geométrica para crear una serie que se calcula multiplicando el valor del cuadro Incremento por cada valor de celda. Haga clic en Cronológica para crear una serie que rellena valores de fecha incrementalmente por el valor del cuadro Incremento y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo. Haga clic en Autorrellenar para obtener una serie que produce los mismos resultados que arrastrar el controlador de relleno. La función Autorrellenar se puede suprimir manteniendo presionada tecla CTRL mientras se arrastra el controlador de relleno de una selección de dos o más celdas. Los valores seleccionados se copian en las celdas adyacentes y Excel no extiende una serie. Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista de nombres o zonas de venta), puede crear una serie de relleno personalizada. Las series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja de cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días), pero se puede modificar o eliminar una serie de relleno personalizada. Nota: Una lista personalizada sólo puede contener texto o texto combinado con números. Para crear una lista personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a 100, deberá crear en primer lugar una lista de números con formato de texto. 1 .Seleccione suficientes celdas para la lista de los números a los que va a dar formato de texto. 2 .En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha del cuadro Formato de número y, a continuación, en Texto.

Sugerencia: Tal vez sea necesario hacer clic en Más para ver la opción Texto.

3. En las celdas con formato, escriba la lista de números.


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Unidad 6


Util izar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de elementos

1 .En la hoja de cálculo, seleccione la lista de elementos que desea utilizar en la serie de relleno.


3. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

4. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.

Los elementos de la lista seleccionados se agregarán al cuadro Listas personalizadas.

5. Haga clic dos veces en Aceptar.

6. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.


Util izar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de elementos


2. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

3. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada.

Presione ENTRAR después de cada entrada.

4. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.

5. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.



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Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada


2 .Haga clic en la categoría Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

3. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que va a modificar o eliminar y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para modificar la serie de relleno, realice los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

Para eliminar la serie de relleno, haga clic en Eliminar.

4.7 Seleccionar las celdas de una hoja de cálculo y su contenido

En una hoja de cálculo, puede seleccionar celdas, rangos, filas o columnas. También puede poner una celda en modo de edición y seleccionar todo o parte de su contenido.

En una tabla de Microsoft Office Excel se puede seleccionar celdas y rangos del mismo modo que se seleccionan en una hoja de cálculo. Sin embargo, la selección de filas y columnas de tabla es diferente al modo en que se realiza en las hojas de cálculo.

Nota: Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se pueda seleccionar sus celdas ni su contenido.

Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas


Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.


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Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Nota: Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

Nota: No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Nota: Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.


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Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Nota: Excel marca las celdas o los rangos seleccionados resaltándolos. Los resaltados no aparecen en la copia impresa. Si desea mostrar las celdas con un resaltado al imprimir una hoja de cálculo, puede utilizar las características de formato para aplicar un sombreado a las celdas.

Si la selección se amplía al hacer clic en una celda o al presionar teclas para desplazarse, puede deberse a que se haya presionado F8 o MAYÚS+F8 para ampliar o agregar a la selección, lo que se indica mediante Ampliar selección o Agregar a la selección en la barra de estado. Para detener la ampliación o adición a una selección, vuelva a presionar F8 o MAYÚS+F8.


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Seleccionar el contenido de una celda

Para seleccionar el contenido de una celda

Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas

Haga clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.

Seleccionar fi las y columnas de una tabla de Excel

Para seleccionar

Haga esto

Una columna de tabla con o sin encabezados

Haga clic en el borde superior del encabezado de la columna o en la columna en la tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente para indicar que al hacer clic se seleccionará la columna.

Nota: Al hacer clic una vez en el borde superior, se seleccionan los datos de columna de tabla; al hacer clic dos veces se selecciona toda la columna de la tabla.

También puede hacer clic en cualquier punto de la columna de tabla y, a continuación, presionar CTRL+BARRA ESPACIADORA. O bien, puede hacer clic en la primera celda de la columna de tabla y, a continuación, presionar CTRL+FLECHA ABAJO.

Nota: Si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA una vez, se seleccionan los datos de columna de tabla; si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA dos veces, se selecciona toda la columna de tabla.

Una columna de tabla con encabezados de hoja de cálculo

Haga clic en el encabezado de columna de hoja de cálculo que muestra el encabezado de tabla de la columna de tabla que desea seleccionar.

También puede hacer clic en cualquier punto de la columna de tabla y, a continuación, presionar CTRL+BARRA ESPACIADORA. O bien, puede hacer clic en la primera celda de la columna de tabla y, a continuación, presionar CTRL+FLECHA ABAJO.


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Una fila de tabla Haga clic en el borde izquierdo de la fila de tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente para indicar que al hacer clic se seleccionará la fila.

Puede hacer clic en la primera celda de la fila de tabla y, a continuación, presionar CTRL+FLECHA DERECHA.

Todas las filas y columnas de la tabla

Haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente para indicar que al hacer clic se seleccionará toda la tabla.

Nota: Al hacer clic una vez en la esquina superior izquierda de la tabla, se seleccionan los datos de la tabla; al hacer clic dos veces, se selecciona toda la tabla.

También puede hacer clic en cualquier punto de la tabla y, a continuación, presionar CTRL+E. O bien, puede hacer clic en la celda superior izquierda de la tabla y, a continuación, presionar CTRL+MAYÚS+FIN.

Nota: Al presionar CTRL+E una vez, se seleccionan los datos de la tabla; si se presiona CTRL+E dos veces, se selecciona toda la tabla.


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5 Descripción general de fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Util izar constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Util izar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.


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Unidad 6


Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1


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Unidad 6


Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto

Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

"Viento"&"norte"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia

Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias

B7:D7 C6:C8

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.


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Unidad 6


Operador Descripción

: (dos puntos) (un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= <> <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)


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Unidad 6


Util izar funciones y funciones anidadas en fórmulas Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores espe-cíficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La sintaxis de las funciones El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR redondeando un número de la celda A10 ilustra la sintaxis de una función.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. Especificar funciones Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.


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Unidad 6


Anidar funciones

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!.

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel.

Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO sería una función de tercer nivel, etc.

Util izar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.

Estilo de referencia A1

Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576).

Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.


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Unidad 6


Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Hacer referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa


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Unidad 6


Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz. No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita.


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Unidad 6


Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia F1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado

F[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.

F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.


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Unidad 6


Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 configurando o desactivando la casilla de verificación Estilo de referencia F1C1 en Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas de la Configuración de Excel en el menú Archivo. Util izar nombres en fórmulas Puede crear nombres definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión.

Tipo de ejemplo

Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5)

=SUMA(Existencias;—Pedidos)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

Tipos de nombres Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres. Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, por ejemplo, cuando se establece un área de impresión. Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez se inserta una tabla de Excel, pero puede cambiar el nombre para darle un mayor significado. Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos: Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo. Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre. Nota: De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda.


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Unidad 6


Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:

Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.

Utilizando Fórmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que se muestran automáticamente los nombres válidos.

Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Util izar fórmulas y constantes matriciales

Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.

Util izar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples

Cuando se especifica una fórmula de matriz, Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}).

Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado


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Unidad 6


Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos.

Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Fórmula de matriz que genera varios resultados

Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.

Util izar constantes matriciales

En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial.

Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO; VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje).

Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:

Incluirlas entre llaves ( { } ).


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Unidad 6


Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.

Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}.

6 Crear o eliminar una fórmula

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Crear una fórmula sencil la con constantes y operadores de cálculo

Las siguientes fórmulas contienen operadores y constantes.

Fórmula de ejemplo Acción

=128+345 Suma 128 y 345

=5^2 Halla el cuadrado de 5

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. Escriba un signo igual =. 3. Escriba la fórmula. 4. Presione ENTRAR.


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Unidad 6


Crear una fórmula con funciones

Las siguientes fórmulas contienen funciones.


=SUMA(A:A) Suma todos los números de la columna A

=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los números del rango

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función en la barra de fórmulas .

3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría.

4. Escriba los argumentos. Para escribir referencias de celda como argumento, haga clic en

Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo), seleccione las

celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .

5. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Crear una fórmula con funciones anidadas

Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Es posible anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.

La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI.


2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Asistente para funciones en la barra de fórmulas .

3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría.

4. Escriba los argumentos.


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Unidad 6


Para especificar referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer diálogo junto al argumento que desea (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo . Para escribir otra función como argumento, escriba la función en el cuadro de argumento que desee. Por ejemplo, puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero de la función SI. Las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función reflejan la función seleccionada en el paso anterior. Por ejemplo, si hace clic en SI, en Argumentos de función se muestran los argumentos de la función SI. Crear una fórmula con referencias y nombres Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas y nombres de otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2.


=C2 Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula. 2. En la barra de fórmulas , escriba = (signo de igual). 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Este comportamiento se denomina semiselección. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas.

La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas. Nota: Si un borde coloreado no tiene esquinas cuadradas, la referencia remite a un rango con nombre.


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Unidad 6


Para escribir una referencia a un rango con nombre, presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.

4. Presione ENTRAR.

Crear una fórmula de matriz que calcula un resultado único

Puede utilizar una fórmula de matriz para realizar varios cálculos que generen un único resultado. Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

1. Haga clic en la celda en que desee especificar la fórmula de matriz.

2. Escriba la fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado

Cuando escriba la fórmula {=SUMA(B2:C2*B3:C3)} como una fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos para obtener un valor total de 9500.

3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Microsoft Office Excel inserta la fórmula automáticamente entre { } (llaves).

Importante: Cuando edita la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo.

Crear una fórmula de matriz que calcula varios resultados

Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento.

Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, deberá especificarse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.


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Unidad 6


1. Seleccione el rango de celdas en que desee especificar la fórmula de matriz.

2. Escriba la fórmula de matriz.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (columna B) para una serie de tres meses (columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Fórmula de matriz que genera varios resultados

Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.


Excel inserta la fórmula automáticamente entre { } (llaves).

Importante: Cuando edita la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo.

Eliminar una fórmula

1. Haga clic en la celda que contenga la fórmula.

2. Presione SUPR.

Más información acerca de sugerencias y trucos sobre crear fórmulas

Copiar fórmulas rápidamente Puede escribir rápidamente la misma fórmula en un rango de celdas. Seleccione el rango que desea calcular, escriba la fórmula y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR. Por ejemplo, si escribe =SUMA(A1:B1) en el rango C1:C5 y, a continuación, presiona CTRL+ENTRAR, Excel escribe la fórmula en cada celda del rango, empleando A1 como una referencia relativa.

Utilizar Fórmula Autocompletar Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.


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Unidad 6


Utilizar la información sobre herramientas de funciones Si está familiarizado con los argumentos de una función, puede utilizar la información sobre herramientas de funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Haga clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o haga clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula.

6.1 Evitar errores comunes al escribir fórmulas

En la siguiente tabla se resumen algunos de los errores más habituales en los que puede se incurrir cuando se escribe un fórmula y el modo de corregirlos:

Asegúrese de que… Más información

Hace coincidir todos

los paréntesis de

apertura y de cierre

Asegúrese de que hay el mismo número de paréntesis de

apertura que de cierre. Cuando crea una fórmula, Microsoft

Office Excel muestra paréntesis en color a medida que se

escriben.

Utiliza dos puntos

para indicar un rango

Para hacer referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos

(:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de

la referencia a la última celda.

Escribe todos los

argumentos

necesarios

Algunas funciones tienen argumentos necesarios. Compruebe

asimismo que no se hayan especificado demasiados

argumentos.

Anida como máximo

siete funciones

Puede escribir o anidar hasta un máximo de siete niveles de

funciones dentro de una función.

Escribe los nombres

de otras hojas entre

comillas simples

Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas

de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra

hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, se deberá

escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).

Incluye la ruta de

acceso a los libros

externos

Asegúrese de que cada referencia externa contiene un

nombre de libro y la ruta de acceso al libro.

Escribe los números

sin formato

No dé formato a los números a medida que los escribe en las

fórmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar

sea 1.000 $, escriba 1000 en la fórmula.


70

Unidad 6


6.2 Ejemplos de fórmulas usadas normalmente

Tipo de fórmula Ejemplo

Condicional Crear fórmulas condicionales

Comprobar si un número es mayor o menor que otro

Mostrar u ocultar los valores cero

Ocultar valores e indicadores de error en las celdas

Búsqueda Buscar valores en una lista de datos

Fecha y hora Calcular la diferencia entre dos fechas

Financiera Calcular un saldo acumulativo

Estadística Calcular el promedio de un grupo de números

Matemática Sumar números

Restar números

Multiplicar números

Dividir números

Calcular porcentajes

Contabilidad Contar celdas que contengan números

Conversión Convertir horas

Texto Combinar texto y números

6.3 Crear fórmulas condicionales

Comprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar comparaciones lógicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear fórmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI.

La función SI utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula con la función SI

prueba_lógica: condición que se desea comprobar. valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la condición se cumple. valor_si_falso: valor que se devolverá si la condición no se cumple.


71

Unidad 6


Crear una fórmula condicional que devuelva un valor lógico (VERDADERO O FALSO) Para realizar esta tarea, utilice las funciones Y, O y NO, así como los operadores correspondientes. Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

A

Datos

15

9

8

Engranajes

Aparatos mecánicos

Fórmula Descripción (resultado)

=Y(A2>A3; A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 y menor que 8? (FALSO)

=O(A2>A3; A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 o menor que 8? (VERDADERO)

=NO(A2+A3=24) 15 más 9 no es igual a 24 (FALSO)

=NO(A5="Engranajes") ¿No es A5 igual a "Engranajes"? (FALSO)

=O(A5<>"Engranajes";A6 = "Aparatos mecánicos")

¿No es A5 igual a "Engranajes" o A6 igual a "Aparatos mecánicos"? (VERDADERO)

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda


72

Unidad 6


Crear una fórmula condicional que devuelva otro cálculo o valores distintos a VERDADERO o FALSO

Para realizar esta tarea, utilice las funciones SI, Y y O.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Cómo copiar un ejemplo

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.

2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.

Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna.

3. Presione CTRL+C.

4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

A

Datos

15

9

8

Engranajes

Aparatos mecánicos


=SI(A2=15; "Correcto"; "Incorrecto")

Si el valor de la celda A2 es igual a 15, devuelve "Correcto". (Correcto)

=SI(A2<>15; "Correcto"; "Incorrecto")

Si el valor de la celda A2 no es igual a 15, se devuelve "Correcto". (Incorrecto)

=SI(NO(A2<=15); "Correcto"; "Incorrecto")

Si el valor de la celda A2 no es menor o igual a 15, se devuelve "Correcto". (Incorrecto)

=SI(A5<>"ENGRANAJES"; "Correcto"; "Incorrecto")

Si el valor de la celda A5 no es igual a "ENGRANAJES", se devuelve "Correcto". (Incorrecto)



73

Unidad 6


=SI(Y(A2>A3; A2<A4); "Correcto";

"Incorrecto")

Si 15 es mayor que 9 y menor que 8,

devuelve "Correcto". (Incorrecto)

=SI(Y(A2<>A3; A2<>A4);

"Correcto"; "Incorrecto")

Si 15 no es igual a 9 y 15 no es igual a

8, se devuelve "Correcto". (Correcto)

=SI(O(A2>A3; A2<A4); "Correcto";

"Incorrecto")

Si 15 es mayor que 9 o menor que 8,

devuelve "Correcto". (Correcto)

=SI(O(A5<>"Engranajes";

A6<>"Aparatos mecánicos");


Si el valor de la celda A5 no es igual a

"Engranajes" o el valor de la celda A6

no es igual a "Aparatos mecánicos", se

devuelve "Correcto". (Incorrecto)

=SI(O(A2<>A3; A2<>A4);


Si 15 no es igual a 9 ó 15 no es igual a

8, se devuelve "Correcto". (Correcto)

Comprobar si un número es mayor o menor que otro

Suponga que desea determinar si un vendedor ha aumentado su volumen de ventas anual respecto al pasado año para que pueda calcular una bonificación adecuada, o bien, si un almacén dispone de más productos que otro para equilibrar los niveles de inventario. Para comprobar si un número es mayor o menor que otro, utilice la función SI.

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.





74

Unidad 6


6.4 Calcular Datos

Calcular la diferencia entre dos fechas

Suponga que desea averiguar los días que tarda un cliente en abonar una factura o cuánto se tarda en enviar un producto una vez aprobado un pedido. Existen varias formas de calcular la diferencia entre dos fechas.

Calcular el número de días entre dos fechas

Para realizar esta tarea, utilice el operador de sustracción (-) o la función DIAS.LAB.

Ejemplo






3. Presione CTRL+C.



1

2

3

A

Fecha

6/8/2007

6/20/2007

Fórmula Descripción

=A3-A2 Días entre las dos fechas (12)

=DIAS.LAB(A2;A3) Días laborables entre las dos fechas (9)

Nota: Puede aplicar formato de números a las fechas. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha y, a continuación, en Número.



75

Unidad 6


Calcular el número de meses entre dos fechas

Para realizar esta tarea, utilice las funciones MES y AÑO.

Ejemplo




3. Presione CTRL+C.



1

2

3

4

A

Fecha

9/6/2007

2/9/2007

10/12/2008


=MES(A3)-MES(A2) Meses transcurridos entre dos fechas del mismo año (3)

=(AÑO(A4)-AÑO(A3))*12+MES(A4)-MES(A3)

Meses transcurridos entre dos fechas separadas más de un año (15)

Nota: Puede aplicar formato de números a las fechas. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha y, a continuación, en Número.

Calcular el número de años entre dos fechas

Para realizar esta tarea, utilice la función AÑO.

Ejemplo





76

Unidad 6





3. Presione CTRL+C.



1

2

3

A

Fecha

9/6/2007

6/4/2010


=AÑO(A3)-AÑO(A2) Años transcurridos entre dos fechas (3)

Notas: Puede aplicar formato de números a las fechas. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha y, a continuación, en Número.

No puede restar una fecha posterior a otra fecha, ya que aparecería el error #### en la celda.

Calcular un saldo acumulativo

Suponga que desea ver el saldo acumulativo de los elementos que compra con el fin de no superar sus límites de gasto. Puede utilizar un saldo acumulativo para inspeccionar la suma de los valores de los elementos de las celdas a medida que escribe elementos y valores nuevos. Para calcular un saldo acumulativo, utilice el procedimiento siguiente.

Configure una hoja de cálculo como el siguiente ejemplo.

Ejemplo: El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.







77

Unidad 6


Presione CTRL+C.


2. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave), o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

A B C

Depósitos Reembolsos Balance

$1.000 $625 =SUMA(A2;-B2)

1000 740 =SUMA(C2;A3;-B3) 1. Haga clic fuera de la celda C3 para ver el total calculado. 2. Para mantener el saldo acumulativo, agregue una fila para cada nueva entrada. Para ello: 1. Escriba las cantidades de sus depósitos y reembolsos en las filas vacías directamente debajo de los datos existentes. Por ejemplo, si estaba utilizando el ejemplo anterior, debería escribir los depósitos en A4, A5, etc. y los reembolsos en B4, B5, etc. 2. Amplíe la fórmula de balance corriente a las nuevas filas seleccionando la última celda de la columna de balance y haciendo doble clic en el controlador de relleno. Por ejemplo, si estaba utilizando el ejemplo anterior, debe seleccionar la celda C3 y hacer doble clic en su controlador de relleno para ampliar la fórmula a todas las filas que contengan los valores de depósito y reembolso. Calcular el promedio de un grupo de números Supongamos que desea averiguar el promedio de días para completar un hito de un proyecto o la temperatura media de un día concreto en un período de tiempo de 10 años. Hay varias maneras de calcular el promedio de un grupo de números. La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes: Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.


78

Unidad 6


Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.

Calcular el promedio de los números de una fila o columna contiguas 1. Haga clic en una celda situada debajo o a la derecha de los números cuyo promedio desee hallar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada junto a Autosuma , haga clic en Promedio y, a continuación, presione ENTRAR. Calcular el promedio de los números de una fila o columna no contiguas Para realizar esta tarea, utilice la función CONVERTIR. Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1 2 3 4 5 6 7

A Datos 10

7

9

27

0

4

Fórmula Descripción (resultado) =PROMEDIO(A2:A7) Halla el promedio de todos los números de la lista anterior (9,5)

=PROMEDIO(A2:A4;A7) Halla el promedio de los tres primeros números y el último de la lista (7,5)

=PROMEDIO.SI(A2:A7; "<>0")

Halla el promedio de los números de la lista, excepto los que contienen cero, como el de la celda A6 (11,4)



79

Unidad 6


Calcular el promedio ponderado

Para realizar esta tarea, utilice las funciones SUMAPRODUCTO y SUMA.

Ejemplo





Notas: No seleccione los encabezados de fila ni de columna.

3. Presione CTRL+C.



En este ejemplo se calcula el precio medio abonado por una unidad en tres compras distintas, donde cada compra ha correspondido a un número distinto de unidades a diferente precio por unidad.

1

2

3

4

A B

Precio unitario Número de unidades

20 500

25 750

35 200


=SUMAPRODUCTO(A2:A4;B2:B4)/SUMA(B2:B4) Divide el costo total de los tres pedidos por el número total de unidades solicitadas (24,66)

Calcular el promedio de varios números omitiendo los valores iguales a cero (0)

Para realizar esta tarea, utilice las funciones PROMEDIO y SI.

Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.



80

Unidad 6


Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

5

6

7

A

Datos

10

7

9

27

0

4


=PROMEDIO.SI(A2:A7; "<>0")

Halla el promedio de los números de la lista, excepto los que contienen cero, como el de la celda A6 (11,4)

Sumar números

Supongamos que desea sumar precios para todos los artículos que no están a la venta en un almacén o sumar los márgenes de beneficio bruto para todos los departamentos bajo presupuesto. Existen varias formas de sumar números.

Sumar números de una celda

Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmético + (signo más).

Por ejemplo, si escribe la fórmula siguiente en una celda:

=5+10

La celda muestra el resultado siguiente:

15



81

Unidad 6


Sumar todos los números contiguos en una fila o columna Para realizar esta tarea, utilice Autosuma . Haga clic en una celda situada debajo de la columna de números o a la derecha de la fila de números. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma y, a continuación, presione ENTRAR. Sumar números no contiguos Para realizar esta tarea, utilice la función SUMA. Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2 .Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota:No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

5

6

7

A B

Vendedor Factura

Buchanan 15.000

Buchanan 9.000

Suyama 8.000

Suyama 20.000

Buchanan 5.000

Dodsworth 22.500


=SUMA(B2:B3; B5)

Suma dos facturas de Buchanan y una de Suyama (44.000)

=SUMA(B2;B5;B7) Suma facturas individuales de Buchanan, Suyama y Dodsworth (57.500)

Nota: La función SUMA puede incluir hasta 30 referencias a celdas o rangos.



82

Unidad 6


Sumar números basándose en una condición

Puede utilizar la función SUMAR.SI para crear un valor total para un rango basándose en el valor de otro rango, como en el siguiente ejemplo.






3.Presione CTRL+C.



1

2

3

4

5

6

7

A B

Vendedor Factura

Buchanan 15.000

Buchanan 9.000

Suyama 8.000

Suyama 20.000

Buchanan 5.000

Dodsworth 22.500


=SUMAR.SI(A2:A7;"Buchanan";B2:B7) Suma de la facturas de Buchanan (29000)

=SUMAR.SI(B2:B5;">=9000";B2:B7) Suma de grandes facturas mayores o iguales que 9.000 (66500)

=SUMAR.SI(B2:B7;"<9000";B2:B7) Suma de pequeñas facturas menores que 9.000 (13000)



83

Unidad 6


La función SUMAR.SI utiliza los siguientes argumentos

Fórmula con función SUMAR.SI

Rango de evaluación: comprobar estas celdas para determinar si una fila cumple los criterios.

Criterios: la condición que las celdas evaluadas deben cumplir para que la fila se incluya en la suma.

Rango de suma: sumar los números de estas celdas si la fila cumple la condición.

Sumar números basándose en varias condiciones

Para realizar esta tarea, utilice las funciones SI y SUMA.

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.





84

Unidad 6


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

A B C D

Región Vendedor Tipo Ventas

Sur Buchanan Bebidas 3571

Oeste Davolio Lácteos 3338

Este Suyama Bebidas 5122

Norte Suyama Lácteos 6239

Sur Dodsworth Alimentos 8677

Sur Davolio Carnes 450


Este Suyama Alimentos 664

Norte Davolio Alimentos 1500

Sur Dodsworth Carnes 6596


=SUMA(SI((A2:A11="Sur")*(C2:C11="Carnes");D2:D11)) Suma de las ventas de carne en la región sur (14719)

=SUMA(SI((A2:A11="Sur")+(A2:A11="Este");D2:D11)) Suma de las ventas en las regiones sur o este (32753)

Nota: Las fórmulas del ejemplo deben escribirse como fórmulas de matriz. Tras copiar el ejemplo en una hoja en blanco, seleccione la celda de fórmula. Presione F2 y, a continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Si la fórmula no se especifica como fórmula de matriz, se devolverá el error #¡VALOR!.

Sumar números basándose en los criterios almacenados en otro rango

Para realizar esta tarea, utilice la función BDSUMA.

Ejemplo







85

Unidad 6



3.Presione CTRL+C.



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

A B C D


Sur Buchanan Bebidas 3571

Oeste Davolio Lácteos 3338

Este Suyama Bebidas 5122

Norte Suyama Lácteos 6239

Sur Dodsworth Alimentos 8677



Este Suyama Alimentos 664

Norte Davolio Alimentos 1500

Sur Dodsworth Carnes 6596


Sur Carnes

Alimentos


=BDSUMA(A1:D11; "Ventas"; A12:D13)

Suma de las ventas de carne en la región sur (14719)

=BDSUMA(A1:D11; "Ventas"; A12:D14)

Suma de las ventas de carne y verduras en la región sur (25560)


86

Unidad 6


La función BDSUMA utiliza los siguientes argumentos.

Rango de evaluación: la lista de la que se desea sumar.

Campo: el rótulo de la columna que se va a sumar.

Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones.

Sumar números basándose en varias condiciones con el Asistente para suma condicional

Si desea resumir un rango de celdas basándose en condiciones específicas, puede utilizar el Asistente para suma condicional. Por ejemplo, si la lista contiene los importes de ventas de diferentes vendedores, el programa de complemento

Asistente para suma condicional puede ser útil para crear una fórmula que calcule el importe total de las ventas de un vendedor.

1. Haga clic en el rango de celdas.

2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Suma condicional.

Si el comando Suma condicional o la ficha Soluciones no está disponible, deberá cargar el programa de complemento Asistente para suma condicional.

Instalar y cargar el programa de complemento Asistente para suma condicional

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos.

2. Seleccione Complementos de Excel en el cuadro de lista Administrar y, a continuación, haga clic en Ir.

3. En la lista Complementos disponibles, active la casilla de verificación Asistente para suma condicional y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Siga las instrucciones del Asistente.

Nota: Las fórmulas creadas por el Asistente para suma condicional son fórmulas de matriz. Tras modificar estas fórmulas, se debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para bloquearlas.


87

Unidad 6


Sumar valores únicos Para realizar esta tarea, utilice las funciones SUMA, SI y FRECUENCIA. En el ejemplo siguiente se utiliza: La función FRECUENCIA para identificar los valores únicos. Para la primera aparición de un valor específico, esta función devuelve un número igual al número de apariciones de dicho valor. Para cada aparición del mismo valor después del primero, esta función devuelve un 0 (cero). La función SI para asignar un valor de 1 a cada condición verdadera. La función SUMA para sumar los valores únicos. Sugerencia: Para ver cómo se evalúa una función paso a paso, seleccione la celda que contiene la fórmula y, a continuación, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Evaluar fórmula. Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A

Datos

986

456

67

1

34

689

456

56

67



88

Unidad 6



=SUMA(SI(FRECUENCIA(A2:A10;A2:A10)>0;A2:A10)) Suma los valores únicos de las celdas A2:A10 (2289)

Nota: Las fórmulas de este ejemplo se deben especificar como fórmulas de matriz. Seleccione cada celda que contenga una fórmula, presione F2 y, a continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Restar números

Suponga que desea determinar cuántos elementos no son rentables (inventario total menos elementos rentables) o el número de empleados que se acercan a la edad de jubilación (número total de empleados menos empleados con menos de 55 años). Hay varias formas de restar números.

Restar números de una celda

Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmético - (signo menos).


10-5


5

Restar números de un rango

Para realizar esta tarea, utilice la función SUMA. Sumar un número negativo equivale a restarlo.

Ejemplo





Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda


89

Unidad 6


3.Presione CTRL+C.



1

2

3

4

A

Datos

15.000

9.000

-8.000


=A2-A3 Resta 9.000 de 15.000 (6.000)

=SUMA(A2:A4) Suma todos los números de la lista, incluidos los negativos (16.000)

Multiplicar números

Suponga que desea calcular la cantidad de agua embotellada que necesita para una conferencia de clientes (número total de asistentes × 4 días × 3 botellas al día), o el costo para un viaje de negocios (número total de kilómetros × 0,46). Hay varias formas de multiplicar números.

Multiplicar números contenidos en una celda

Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmético * (asterisco).


=5*10


50

Multiplicar un rango de números por un número

Importante Este procedimiento reemplaza los números del rango por el resultado de la multiplicación.

1. En una celda vacía, escriba el número por el que desea multiplicar.


90

Unidad 6


2. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .

3. Seleccione el rango de números que desea multiplicar.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial.

5. En Operación, haga clic en Multiplicar.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Elimine el contenido de la celda especificado en el primer paso.

Multiplicar números de celdas diferentes mediante una fórmula

Para realizar esta tarea, utilice el operador asterisco (*) o la función PRODUCTO.

Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

A

Datos

5

15

30


=A2*A3 Multiplica los números de las dos primeras celdas (75)

=PRODUCTO(A2:A4) Multiplica todos los números del rango (2250)

=PRODUCTO(A2:A4;2) Multiplica todos los números del rango por 2 (4500)

Dividir números



91

Unidad 6


Suponga que desea averiguar cuántas horas por persona ha tardado un equipo en finalizar un proyecto (total de horas del proyecto ÷ total de participantes) o la tasa real de kilómetros por litro de un reciente viaje por todo el país (total de kilómetros ÷ total de litros). Existen varias formas de dividir números.

Dividir números de una celda

Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmético / (barra diagonal).


=10/5

La celda muestra el resultado siguiente: 2

Dividir celdas de un rango






3.Presione CTRL+C.



1

2

3

A

Datos

15.000

12


=A2/A3 Divide 15.000 por 12 (1250)

Calcular porcentajes



92

Unidad 6


Suponga que desea calcular un impuesto de venta determinado para diferentes estados o provincias, calcular una calificación para la puntuación de una prueba o determinar el cambio porcentual de ventas que existe entre dos trimestres fiscales. Hay varias formas de calcular porcentajes.

Los porcentajes se calculan mediante la ecuación siguiente:

amount/total = percentage

Donde el porcentaje está en formato decimal.

Calcular la cantidad si se conoce el total y el porcentaje

Por ejemplo, si adquiere un equipo por 800 $ y el impuesto de venta es el 8,9%, ¿cuánto debe pagar por el impuesto? En este ejemplo, desea buscar el 8,9% de 800.

Ejemplo Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

A B

Precio de compra Impuesto de venta (en formato decimal)

800 0,089


=A2*B2 Multiplica 800 por 0,089 para averiguar la cantidad de impuesto de venta que se debe pagar (71,20 $)

Nota: Para convertir un número en formato porcentual a formato decimal, divídalo por 100. Por ejemplo, el impuesto de venta de este ejemplo (8,9) dividido por 100 es 0,089.

Calcular el porcentaje si se conoce el total y la cantidad



93

Unidad 6


Por ejemplo, si obtiene 42 puntos correctos de 50, ¿cuál es el porcentaje de respuestas correctas?

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.



1

2

A B

Puntos correctamente contestados Total de puntos posible

42 50


=A2/B2 Divide 42 entre 50 para buscar el porcentaje de respuestas correctas (0,84 u 84%)

Nota: Puede ver el número como un porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje .

Calcular el total si se conoce la cantidad y el porcentaje

Por ejemplo, el precio de venta de una camisa es 15 $, que es un 25% menos que el precio original. ¿Cuál es el precio original? En este ejemplo, desea buscar el número cuyo 75% es 15.

Ejemplo






94

Unidad 6





3.Presione CTRL+C.



1

2

A B

Precio rebajado 100% menos el descuento (en formato decimal)

15 0,75


=A2/B2 Divide 15 entre 0,75 para buscar el precio original (20)

Calcular la diferencia entre dos números como un porcentaje

Por ejemplo, sus ganancias son 2.342 $ en noviembre y 2.500 $ en diciembre. ¿Cuál es el cambio porcentual de sus ganancias entre estos dos meses? Para realizar esta tarea, utilice la función ABS y los operadores de resta (-) y división (/).

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.





95

Unidad 6


1

2

A B

Ganancias de noviembre Ganancias de diciembre

2342 2500


=(B2-A2)/ABS(A2)

Divide la diferencia entre los números segundo y primero por el valor absoluto del primer número para obtener el porcentaje de cambio (0,06746 o 6,75%)

Nota: Puede ver el número como un porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje .

Aumentar o disminuir un número en un porcentaje

Imagine, por ejemplo, que invierte un promedio de 25 $ cada semana en comida, y desea reducir sus gastos semanales en comida en un 25%. ¿Cuánto puede gastar? O imagine que desea aumentar su inversión semanal en comida de 25 $ en un 25%, ¿cuál será su nueva inversión semanal?

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.



1

2

A B

Número Porcentaje

25 25%



96

Unidad 6



=A2*(1-B2) Reduce 25 en un 25% (18,75)

=A2*(1+B2) Aumenta 25 en un 25% (31,75)

=A2*(1+35%) Aumenta 25 en un 35% (33,75)

Nota: Cuando se escribe un número seguido de un signo de porcentaje (%), el número se interpreta como una centésima de su valor. Por ejemplo, 5% se interpreta como 0,05.

Contar celdas que contengan números

Suponga que desea contar únicamente las filas que incluyen números y fechas de una columna que cuenta con una combinación de tipos de datos distintos. Existen varias formas de contar las celdas que contienen números.

Contar las celdas que incluyen números en una fila o columna contiguas

1. Seleccione una celda debajo o a la derecha de los números que desee contar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada junto a Autosuma , haga clic en Contar números y, a continuación, presione ENTRAR.

Contar las celdas que incluyen números que no están en una fila o columna contiguas

Para realizar esta tarea, utilice la función CONTAR.

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.





97

Unidad 6


1

2

3

4

5

6

A

Datos

Ventas

8/12/2007

19

22,44


=CONTAR(A2:A6) Cuenta el número de celdas que contienen números de la lista (3). Una fecha es un número.

=CONTAR(A2:A3;A6) Cuenta las celdas que contienen números en las dos celdas superiores y la inferior de la lista (2). Una fecha es un número.

Convertir horas

Suponga que desea averiguar cuántas horas hay en cinco días y medio o los días que hay en 3,45 años, o bien, los meses que han transcurrido entre una fecha de inicio y otra de fin. Existen varias formas de convertir horas.

Convertir unas unidades de tiempo en otras

Para realizar esta tarea, utilice la función CONVERTIR.

Ejemplo






3.Presione CTRL+C.





98

Unidad 6


1

2

A

Datos

6


=CONVERTIR(A2;"day";"hr") Convierte 6 días en horas (144)

=CONVERTIR(A2;"hr";"mn") Convierte 6 horas en minutos (360)

=CONVERTIR(A2;"yr"; "day") Convierte 6 años en días (2191,5)

Nota: Para las conversiones en que se utilizan años, se considera que el año tiene 365,25 días.

Convertir las horas en el formato de hora estándar (horas : minutos : segundos) en un número decimal

Para realizar esta tarea, utilice la función ENTERO. Ejemplo: Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

A

Hora

10:35:00 a.m.

12:15 p.m.


=(A2-ENTERO(A2))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m. (10,583333)

=(A3-ENTERO(A3))*24 Número de horas desde las 12:00 a.m. (12,25) Convertir horas en formato de número decimal en el formato de hora estándar (horas : minutos : segundos) Para realizar esta tarea, utilice el operador de división (/) y la función TEXTO.



99

Unidad 6


Ejemplo Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

A

Horas

10,5833

12,25


=TEXTO(A2/24; "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m. (10:35)

=TEXTO(A3/24; "h:mm") Horas desde las 12:00 a.m. (12:15) Nota: También puede aplicar el formato de hora sin utilizar la función TEXTO para especificar el formato. Para ver el número como una hora, seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número, haga clic en Más formatos de número, elija Personalizar en la lista Categoría y, por último, haga clic en un formato personalizado en el cuadro Tipo. No obstante, si utiliza un formato aplicado con la función TEXTO y un formato de número, la función prevalecerá. Combinar texto y números Suponga que desea crear una oración gramaticalmente correcta a partir de varias columnas de datos para un envío masivo de correo, o dar formato a una serie de números con texto sin afectar a las fórmulas que utilizan dichos números. Hay varias formas de combinar texto y números.

Mostrar texto antes o después de un número en una celda mediante un formato de número

Si una columna que desea ordenar contiene números y texto (como Producto nº 15, Producto nº 100, Producto nº 200), puede que no se ordene como esperaba. Puede utilizar



100

Unidad 6


un formato de número para agregar texto sin cambiar la forma en que se ordenan los números.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en Más.

3. En la lista Categoría, haga clic en una categoría y, a continuación, haga clic en un formato integrado similar al que desea usar.

4. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.

5. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desea usar.

Para mostrar el texto y los números de una celda, escriba los caracteres de texto entre comillas ("") o ponga delante de los números una barra invertida (\). Modificar un formato integrado no implica que se quite el formato.

Para mostrar Use este código

12 como Producto nº 12 "Producto nº " 0

12:00 como 12:00 a.m. EST h:mm a.m./p.m. "EST"

-12 como $-12,00 Defecto y 12 como $12,00 Exceso $0,00 "Exceso";$-0,00 "Defecto"

Combinar texto y números de distintas celdas en la misma celda mediante una fórmula

Para realizar esta tarea, utilice las funciones CONCATENAR y TEXTO, y el operador "y" comercial (&).

Ejemplo Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna.

3.Presione CTRL+C.




101

Unidad 6



1

2

3

A B

Vendedor Ventas

Buchanan 28

Dodsworth 40%


=A2&" vendió "&B2&" unidades." Combina el contenido anterior en una

frase (Buchanan vendió 28 unidades)

=A3&" vendió

"&TEXTO(B3;"0%")&" de las

ventas totales."

Combina los elementos anteriores para

construir una frase (Dodsworth vendió el

40% de las ventas totales)

=CONCATENAR(A2;" vendió

";B2;" unidades.")

Combina el contenido anterior en una

frase (Buchanan vendió 28 unidades)

Observe el uso de la función TEXTO en la fórmula. Para unir un número a una cadena de texto mediante el operador de concatenación, utilice la función TEXTO para aplicar formato al número. La fórmula utiliza el valor subyacente de la celda correspondiente (0,4 en este ejemplo), no el valor con formato que puede ver en la celda (40%). La función TEXTO restaura el formato del número.

Evaluar una fórmula anidada paso a paso

A veces resulta difícil comprender cómo se calcula una fórmula anidada porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una fórmula anidada en el orden en que la fórmula se calcula. Por ejemplo, la fórmula =SI(PROMEDIO(F2:F5) >50;SUMA(G2:G5);0) es más fácil de entender cuando se pueden ver los siguientes resultados intermedios:

Pasos que se muestran en el cuadro de diálogo

Descripción


102

Unidad 6


=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Se muestra inicialmente la fórmula anidada. La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI.

=SI(40>50;SUMA(G2:G5);0) El rango de celdas F2:F5 contiene los valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el resultado de la función PROMEDIO(F2:F5) es 40.

=SI(Falso;SUMA(G2:G5);0) 40 no es mayor que 50, por tanto, la expresión del primer argumento de la función SI (el argumento prueba_lógica) es falsa.

0 La función SI devuelve el valor del tercer argumento (el argumento valor_si_falso). La función SUMA no se evalúa porque es el segundo argumento de la función SI (argumento valor_si_verdadero) y solamente se devuelve cuando la expresión es verdadera.

1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez.

2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Evaluar fórmula.

1. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluación se muestra en cursiva.

Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y fórmula anteriores.

Nota: El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto.

2. Continúe hasta que se hayan evaluado todas las partes de la fórmula.


103

Unidad 6


3. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar.

Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

Notas: Algunas de las partes de las fórmulas que utilizan las funciones SI y ELEGIR no se evalúan, y aparece #N/A en el cuadro Evaluación.

Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluación.

Las siguientes funciones se actualizan cada vez que se cambia la hoja de cálculo y pueden provocar que Evaluar fórmula proporcione resultados distintos a los que aparecen en las celdas: ALEATORIO, AREAS, INDICE, DESREF, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO.ENTRE.

Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas/mixtas con autorización

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.


Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

Nota: Puede pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores.

4. Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia:

5. A continuación siga el siguiente proceso

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.

2. En la barra de fórmulas , seleccione la referencia que desea cambiar.

3. Presione F4 para alternar las combinaciones.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.


104

Unidad 6


Para una fórmula que se va a copiar:

Si la referencia es Cambia a:

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)

$A$1

A$1 (columna relativa y fila absoluta)

C$1

$A1 (columna absoluta y fila relativa)

$A3

A1 (columna relativa y fila relativa)

C3

Nota: ambién puede copiar fórmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador de relleno .

6.4 Lista de funciones de hoja de cálculo (por categorías)

En las siguientes secciones se enumeran todas las funciones de hoja de cálculo por categorías.

Funciones de complementos y automatización

Función Descripción

LLAMAR Llama a un procedimiento de una biblioteca de vínculos dinámicos o de un recurso de código.

EUROCONVERT Convierte un número determinado a euros; convierte un número determinado de euros a la moneda de un estado miembro; o convierte un número dado de una moneda de un estado miembro a la de otro con el euro como moneda intermedia (triangulación)

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

ID.REGISTRO Devuelve el número de identificación del registro de la biblioteca de vínculos dinámicos (DLL) especificada o del recurso de código previamente registrado.

SQL.REQUEST Establece conexión con un origen de datos externo, ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo y, a continuación, devuelve el resultado en forma de matriz sin necesidad de programar una macro


105

Unidad 6


Funciones de cubo


MIEMBROKPICUBO Devuelve un nombre, propiedad y medida de indicador clave de rendimiento (KPI), y muestra el nombre y la propiedad en la celda. Un KPI es una medida cuantificable, como los beneficios brutos mensuales o la facturación trimestral por empleado, que se utiliza para supervisar el rendimiento de una organización.

MIEMBROCUBO Devuelve un miembro o tupla en una jerarquía de cubo. Se utiliza para validar la existencia del miembro o tupla en el cubo.

PROPIEDADMIEMBROCUBO Devuelve el valor de una propiedad de miembro en el cubo. Se utiliza para validar la existencia de un nombre de miembro en el cubo y para devolver la propiedad especificada para este miembro.

MIEMBRORANGOCUBO Devuelve el miembro n, o clasificado, en un conjunto. Se utiliza para devolver uno o más elementos de un conjunto, por ejemplo, el cantante que más discos vende o los 10 mejores alumnos.

CONJUNTOCUBO Define un conjunto calculado de miembros o tuplas mediante el envío de una expresión de conjunto al cubo en el servidor, lo que crea el conjunto y, después, devuelve dicho conjunto a Microsoft Office Excel.

RECUENTOCONJUNTOCUBO Devuelve el número de elementos de un conjunto.

VALORCUBO Devuelve un valor agregado desde un cubo.

Funciones de base de datos


BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos

BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos

BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados

BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados


106

Unidad 6


BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios

BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos

BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos

Funciones de fecha y hora


FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada

FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie

DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días

FECHA.MES Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial

FIN.MES Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto

MES Convierte un número de serie en un valor de mes

DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas

AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales

SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo

HORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada

HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual

DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana

NUM.DE.SEMANA Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año


107

Unidad 6


DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables

AÑO Convierte un número de serie en un valor de año

FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final

Funciones de ingeniería


BESSELI Devuelve la función Bessel In(x) modificada

BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x)

BESSELK Devuelve la función Bessel Kn(x) modificada

BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x)

BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal

BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal

BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal

COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número complejo

CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro

DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario

DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal

DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal

DELTA Comprueba si dos valores son iguales

FUN.ERROR Devuelve la función de error

FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementario

MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que un valor de referencia

HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario

HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal

HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal

IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo

IMAGINARIO Devuelve el coeficiente imaginario de un número complejo

IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes

IM.CONJUGADA Devuelve la conjugada compleja de un número complejo

IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo

IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos

IM.EXP Devuelve el valor exponencial de un número complejo


108

Unidad 6


IM.LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número complejo

IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo

IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo

IM.POT Devuelve un número complejo elevado a una potencia entera

IM.PRODUCT Devuelve el producto de 2 a 29 números complejos

IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo

IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo

IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo

IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos

IM.SUM Devuelve la suma de números complejos

OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario

OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal

OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal

Funciones financieras


INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos

INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento

AMORTIZ.PROGRE Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización

AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables

CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón

CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación

CUPON.NUM Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento

CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación


109

Unidad 6


PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos

DB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo

DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique

TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

MONEDA.DEC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal

MONEDA.FRAC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria

DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico

INT.EFECTIVO Devuelve lla tasa de interés anual efectiva

VF Devuelve el valor futuro de una inversión

VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto

TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

TIR Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos

INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

DURACION.MODIF Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $

TIRM Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes

TASA.NOMINAL Devuelve la tasa nominal de interés anual

NPER Devuelve el número de períodos de una inversión

VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento


110

Unidad 6


PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar

RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar

PRECIO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar

RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar

PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOPRIN Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado

PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico

PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento

PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento

VALACT Devuelve el valor actual de una inversión

TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad

CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido

SLN Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado

SYD Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado

LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución

TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico


111

Unidad 6


RENDTO Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos

RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

Funciones de información Función Descripción

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda

TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error

INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso

ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco

ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A

ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error

ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico

ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A

ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es texto

ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número

ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el número es impar

ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia

ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto

N Devuelve un valor convertido en un número

ND Devuelve el valor de error #N/A

TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor

Funciones lógicas


Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

SI Especifica una prueba lógica que realizar

NO Invierte el valor lógico del argumento

O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO


112

Unidad 6


Funciones de búsqueda y referencia


DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo

AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet

INDICE Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

RDTR Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM (automatización: modo de trabajar con los objetos de una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno. La automatización, antes denominada automatización OLE, es un estándar de la industria y una función del Modelo de objetos componentes (COM).)

TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda


113

Unidad 6


Funciones matemáticas y trigonométricas


ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS Devuelve el arcocoseno de un número

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número

ASENO Devuelve el arcoseno de un número

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número

ATAN Devuelve la arcotangente de un número

ATAN2 Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y"

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número

MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos

COS Devuelve el coseno de un número

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número

GRADOS Convierte radianes en grados

REDONDEA.PAR Redondea un número hasta el entero par más próximo

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número dado

FACT Devuelve el factorial de un número

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero

M.C.D Devuelve el máximo común divisor

ENTERO Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo

M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo

LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número

LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número

MDETERM Devuelve la determinante matricial de una matriz

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz

MMULT Devuelve el producto de matriz de dos matrices

RESIDUO Devuelve el resto de la división

REDOND.MULT Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números


114

Unidad 6


REDONDEA.IMPAR Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo

PI Devuelve el valor de pi

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia

PRODUCTO Multiplica sus argumentos

COCIENTE Devuelve la parte entera de una división

RADIANES Convierte grados en radianes

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique

NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano, con formato de texto

REDONDEAR Redondea un número al número de decimales especificado

REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero

REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero

SUMA.SERIES Devuelve la suma una serie de potencias en función de la fórmula

SIGNO Devuelve el signo de un número

SENO Devuelve el seno de un ángulo determinado

SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número

RAIZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número

RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi)

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos

SUMA Suma sus argumentos

SUMAR.SI Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados

SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios

SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos

SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices

SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices

SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices

TAN Devuelve la tangente de un número

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número

TRUNCAR Trunca un número a un entero


115

Unidad 6


Funciones estadísticas


DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos

PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos

PROMEDIOA Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados

PROMEDIO.SI.CONJUNTO Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios.

DISTR.BETA Devuelve la función de distribución beta acumulativa

DISTR.BETA.INV Devuelve la función inversa de la función de distribución acumulativa de una distribución beta especificada

DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial

DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola

PRUEBA.CHI.INV Devuelve la función inversa de la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola

PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia

INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza de la media de una población

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos

CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos

CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos

CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango

CONTAR.SI Cuenta las celdas del rango que no están en blanco y que cumplen los criterios especificados

COVAR Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de datos

BINOM.CRIT Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa es menor o igual a un valor de criterio

DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones

DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial


116

Unidad 6


DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F

DISTR.F.INV Devuelve la función inversa de la distribución de probabilidad F

FISHER Devuelve la transformación Fisher

PRUEBA.FISHER.INV Devuelve la función inversa de la transformación Fisher

PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal

FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical

PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F

DISTR.GAMMA Devuelve la distribución gamma

DISTR.GAMMA.INV Devuelve la función inversa de la distribución gamma acumulativa

GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, �(x)

MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica

CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial

MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica

DISTR.HIPERGEOM Devuelve la distribución hipergeométrica

INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos

ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal

ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial

DISTR.LOG.INV Devuelve la función inversa de la distribución logarítmico-normal

DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa

MAX Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos

MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados

MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos

MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos

MODA Devuelve el valor más común de un conjunto de datos

NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa

DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa

DISTR.NORM.INV Devuelve la función inversa de la distribución normal acumulativa


117

Unidad 6


DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve la función inversa de la distribución normal estándar acumulativa

PEARSON Devuelve el coeficiente de momento de correlación de producto Pearson

PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango

RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango porcentual de un valor de un conjunto de datos

PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones de un número determinado de objetos

POISSON Devuelve la distribución de Poisson

PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites

CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos

JERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números

COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de momento de correlación de producto Pearson

COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución

PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal

K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos

NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado

DESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra

DESVESTA Calcula la desviación estándar a partir de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos

DESVESTP Calcula la desviación estándar en función de toda la población

DESVESTPA Calcula la desviación estándar en función de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos

ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error estándar del valor de "y" previsto para cada "x" de la regresión

DISTR.T Devuelve la distribución de t de Student

DISTR.T.INV Devuelve la función inversa de la distribución de t de Student

TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal

MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos

PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student


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Unidad 6


VAR Calcula la varianza de una muestra

VARA Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos

VARP Calcula la varianza en función de toda la población

VARPA Calcula la varianza en función de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos

DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull

PRUEBA.Z Devuelve el valor de una probabilidad de una cola de una prueba z

Funciones de texto


ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte)

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles

CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo

MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos

ENCONTRAR, ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)

DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales

JIS Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)

IZQUIERDA, IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto

LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

MINUSC Pone el texto en minúsculas

EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique

FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto

NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto


119

Unidad 6


REEMPLAZAR, REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces

DERECHA, DERECHAB

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto

HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)

SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto

T Convierte sus argumentos a texto

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto

ESPACIOS Quita los espacios del texto

MAYUSC Pone el texto en mayúsculas

VALOR Convierte un argumento de texto en un número

7 Crear o modificar una referencia de celda

Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Office Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias de celda se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas de cálculo en el mismo libro. A continuación, se incluyen algunos ejemplos.

Esta fórmula: Hace referencia a: Y devuelve:

=C2 Celda C2 El valor de la celda C2.

=Hoja2!B2 Celda B2 de Hoja2 El valor de la celda B2 de Hoja2

=Activo-Pasivo Las celdas denominadas Pasivo y Activo

El valor de la celda Pasivo restado de la celda Activo.

{=Semana1+Semana2} Los rangos de celda denominados Semana1 Y Semana2

La suma de los valores de los rangos de celda Semana1 y Semana2 como una fórmula matricial.

7.1 Crear una referencia de celda en la misma hoja de cálculo


2. En la barra de fórmulas, escriba = (signo de igual).



120

Unidad 6


Referencia de celda Para crear una referencia, seleccione una celda o un rango de celdas de la misma hoja de cálculo.

Las referencias de celda y los bordes que rodean las celdas correspondientes tienen colores asignados para facilitar el trabajo con ellas.

La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas.

La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas.

Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

Nombre definido Para crear una referencia a un nombre definido, siga uno de los procedimientos siguientes:

Escriba el nombre.

Presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.

Nota: Si un borde coloreado no tiene esquinas cuadradas, la referencia remita a un rango especificado.


Si va a crear una referencia en una sola celda, presione ENTRAR.

Si va a crear una referencia en una sola celda o en un rango de celdas, y es una referencia a otro rango de celdas, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR para crear una fórmula de matriz.

7.2 Crear una referencia de celda a otra hoja de cálculo

Se puede hacer referencia a celdas que se encuentran en otras hojas de cálculo si la referencia de celda va precedida del nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!). En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.


121

Unidad 6


Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda


2. En la barra de fórmulas , escriba = (signo de igual).

3. Haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia.

4. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia.

Nota: Si el nombre de la otra hoja de cálculo contiene caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.

Crear una referencia de celda util izando el comando Vincular celdas

Opcionalmente, puede copiar y pegar referencias de celdas y, a continuación, utilizar el comando Vincular celdas para crear referencias de celdas. Puede que desee utilizar este comando:

Para mostrar fácilmente información importante en una posición más destacada. Supongamos, por ejemplo, que tiene un libro con una serie de hojas de cálculo y en cada hoja hay una celda que contiene información resumida de las demás celdas de la hoja. Para que estas celdas de resumen ocupen una posición más destacada, puede crear una referencia de celda a ellas en la primera hoja del libro y, de este modo, ver información resumida de todo el libro en la primera hoja.

Para facilitar la creación de referencias de celda entre hojas de cálculo y libros. El comando Vincular celdas copia automáticamente por usted la sintaxis correcta.

1. Haga clic en la celda que contiene los datos que desea vincular.


3. Haga clic en la celda desde la cual desea establecer el vínculo.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.


122

Unidad 6


Opciones de pegado aparece detrás de la selección que acaba de pegar. 5. Haga clic en Opciones de pegado y después en Vincular celdas. Cambiar la referencia de celda a otra celda 1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desee cambiar. Microsoft Office Excel resaltará cada celda o cada rango de celdas con un color diferente. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva ubicación. Para incluir más o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde. En la fórmula, seleccione la referencia y, a continuación, escriba una nueva. Presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar. 3. Presione ENTRAR o, si se trata de una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Cambiar una referencia de celda a un rango especificado Si ha especificado el nombre de una referencia de celda después de escribir la referencia de celda en una fórmula, a menudo deseará actualizar las referencias de celda existentes a los nombres especificados. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desea reemplazar las referencias de celda por nombres especificados. Seleccione una única celda vacía para cambiar las referencias por nombres en todas las fórmulas de la hoja de cálculo. 2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en la flecha situada junto a Definir nombre y, después, en Aplicar nombres. 3. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y luego en Aceptar. Crear una referencia externa (enlace) a un rango de celdas de otro libro Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante una referencia externa. Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.


123

Unidad 6


Obtenga más información sobre referencias externas

Aunque las referencias externas se parecen a las referencias de celdas, existen diferencias importantes. Las referencias externas se utilizan al trabajar con cantidades grandes de datos o fórmulas complejas extendidas por varios libros. Se crean de modo distinto y aparecen de otra forma en una celda o en la barra de fórmulas.

Dónde pueden util izarse eficazmente las referencias externas

Las referencias externas son especialmente útiles cuando no resulta práctico mantener juntos en el mismo libro los modelos de hoja de cálculo grandes.

Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este modo, al cambiar los libros de origen, no será necesario cambiar manualmente el libro de resumen.

Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en uno o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de informe que sólo contenga las referencias externas a los datos pertinentes.

Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo sin necesidad de abrir todas las hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con más rapidez.

Métodos para crear referencias externas

Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la referencia externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la celda o celdas con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición en la hoja de cálculo.

Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para hacer referencia a las celdas con las que se establece el vínculo. Puede crear una referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar más fácilmente el contenido de las celdas con las que se establece el vínculo.

Las referencias externas que utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace referencia a una celda o rango de celdas específico. Si desea utilizar una referencia externa con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre.


124

Unidad 6


Aspecto de una referencia externa a otro libro

Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, según el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto o cerrado.

Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

Referencia externa

=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.

Referencia externa

=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)

Nota: Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.

Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.

Referencia externa

=SUMA(Presupuesto.xlsx!Ventas)

Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos

1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de destino) y el libro que contiene los datos con los que desea establecer el vínculo (el libro de origen).

2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Seleccione la celda o las celdas en las que desea crear la referencia externa.

4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar cálculos o funciones en el valor de la referencia externa, escriba el operador o la función que debe preceder a la referencia externa.

5. Cambie al libro de origen y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo que contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo.

6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee establecer el vínculo.


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Unidad 6


Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega la referencia al libro de origen y a las celdas que seleccionó en el paso anterior.

8. También puede modificar o cambiar la fórmula en la hoja de cálculo de destino.


Crear una referencia externa a un nombre definido en otro libro

1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de destino) y el libro que contiene los datos con los que desea establecer el vínculo (el libro de origen). 2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. 3. Seleccione la celda o las celdas en las que desea crear la referencia externa. 4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar cálculos o funciones en el valor de la referencia externa, escriba el operador o la función que debe preceder a la referencia externa. 5. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas, en el libro de origen y después en la hoja de cálculo que contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo. 6. Presione F3 y, a continuación, seleccione el nombre con el que desea establecer el vínculo. Definir un nombre que contenga una referencia externa a las celdas de otro libro 1. Abra el libro de destino y el libro de origen. 2. En el libro de destino, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en Asignar nombre a un rango. 3. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre. 4. Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor dentro del cuadro. Si el nombre contiene una fórmula, escríbala y, a continuación, sitúe el cursor en la posición donde desee colocar la referencia externa. Por ejemplo, escriba =SUMA() y sitúe el cursor entre los paréntesis. 5. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas, en el libro de origen y después en la hoja de cálculo que contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo.

6. Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desea establecer el vínculo.

7. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, haga clic en Agregar.


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Unidad 6


8 Dar formato a una tabla de Excel Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas. 1. En la hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rápidamente el formato de tabla. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Formatear como tabla. 3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar. Sugerencia: Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados Aplicar un estilo de tabla a una tabla existente 1. En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla. Sugerencia: Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar. Sugerencia: Utilice los botones de flecha para desplazarse por los estilos de tabla disponibles. Haga clic en el botón Más y, a continuación, en Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

Nota: Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos de tabla estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de tabla del grupo Estilos de tabla. Sugerencia: Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una vez creados.


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Unidad 6


8.1 Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado

Importnte: Los estilos de tabla personalizados que cree se almacenarán únicamente en el libro actual y, por tanto, no estarán disponibles en otros libros.

Crear un estilo de tabla personalizado

1. Para crear un estilo de tabla personalizado, siga uno de los procedimientos siguientes:

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Formatear como tabla.

Seleccione una tabla existente para mostrar las Herramientas de tabla y, a continuación,

en la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón Más

2. Haga clic en Nuevo estilo de tabla.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo de tabla.

4. En el cuadro Elemento de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para dar formato a un elemento, haga clic en él y luego en Formato.

Para quitar el formato existente de un elemento, haga clic en el elemento y luego en Borrar.

En las fichas Fuente, Borde y Relleno, seleccione las opciones de formato que desea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: En Vista previa puede ver cómo los cambios de formato realizados afectan a la tabla.

6. Repita los pasos 4 y 5 para todos los elementos de tabla que desea personalizar.

7. Para utilizar el nuevo estilo de tabla como estilo de tabla predeterminado en el libro actual, active la casilla de verificación

Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este documento.


128

Unidad 6


Eliminar un estilo de tabla personalizado

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Formatear como tabla.

2. En Personalizado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el estilo de tabla que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.

Nota: Todas las tablas del libro actual que utilizan ese estilo de tabla se mostrarán en el formato de tabla predeterminado.

Quitar un estilo de tabla

1. En la hoja de cálculo, seleccione la tabla de la que desea quitar el estilo de tabla actual.

Sugerencia: Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón Más.

3. Haga clic en Borrar.

Sugerencia: La tabla se mostrará en el formato de tabla predeterminado.

Seleccionar opciones de estilos de tabla para dar formato a los elementos de una tabla

1. En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar opciones de estilos de tabla.

Sugerencia: Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para activar o desactivar la fila de encabezado, active o desactive la casilla de verificación Fila de encabezado.

Para activar o desactivar la fila de totales, active o desactive la casilla de verificación Fila Totales.

Para mostrar un formato especial para la primera columna de la tabla, active la casilla de verificación Primera columna.


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Unidad 6


Para mostrar un formato especial para la última columna de la tabla, active la casilla de verificación Última columna.

Para mostrar las filas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Filas con bandas.

Para mostrar las columnas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la lectura, active la casilla de verificación Columnas con bandas.

9 Administrar Libros

9.1 Crear un nuevo libro

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla.

9.2 Abrir un nuevo libro en blanco

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+U.

2. En Plantillas, compruebe que En blanco y reciente está seleccionada y, después, a la derecha de la sección En blanco y reciente, haga clic en Libro en blanco.

Basar un nuevo libro en otro existente



2. En Plantillas, haga clic en Nueva a partir de existente.

En el cuadro de diálogo Nuevo a partir de un libro existente, desplácese hasta la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el libro que desee abrir.

4. Haga clic en el libro y, a continuación, en Crear nuevo.

Basar un nuevo libro en una plantil la



2. En Plantillas, haga clic en Plantillas instaladas o en Mis plantillas.


130

Unidad 6



Para utilizar una plantilla instalada, en Plantillas instaladas, haga clic en la plantilla que desee y, a continuación, en Crear.

Para utilizar sus plantillas, en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee.

Nota: La ficha Mis plantillas contiene las plantillas que ha creado. Si no ve la plantilla que desea utilizar, compruebe que se encuentra en la carpeta correcta. Las plantillas personalizadas se suelen almacenar en la carpeta Plantillas, que normalmente se encuentra en C:\Documentos y configuración\nombre_de_usuario\Datos de programa\ Microsoft\Plantillas en Microsoft Windows XP, y en C:\Usuarios\nombre_de_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas en Microsoft Windows Vista.

Sugerencia: Si desea obtener más plantillas de libro, puede descargarlas de Microsoft Office Online. En el cuadro de diálogo Nuevo libro, en Microsoft Office Online, haga clic en una categoría de plantilla específica, seleccione la plantilla que desea descargar y, a continuación, haga clic en Descargar.

10 Análisis de Datos

10.1 Buscar valores en una lista de datos

Supongamos que desea buscar la extensión telefónica de un empleado utilizando su número de identificación, o el porcentaje correcto de una comisión correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar información concreta en una lista de forma rápida y eficaz, y comprobar automáticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar cálculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados.

Buscar valores verticalmente en una lista util izando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV.


3.Presione CTRL+C.



131

Unidad 6




1

2

3

4

5

6

7

A B C D

Número de identificación Apellido Nombre Extensión

ID-34567 Davolio Nancy 5467

ID-16782 Fuller Andrew 3457

ID-4537 Leverling Janet 3355

ID-1873 Peacock Margaret 5176

ID-3456 Buchanan Steven 3453

ID-5678 Suyama Michael 428


=BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO)

Busca el número de identificación, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355).

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARV.

Importante: Este método sólo funciona si los valores de la primera columna están ordenados en sentido ascendente.


3.Presione CTRL+C.




132

Unidad 6



En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado.

1

2

3

4

5

6

A B

Frecuencia Color

4,14 Rojo

4,19 Anaranjado

5,17 Amarillo

5,77 Verde

6,39 Azul


=BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO)

Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde).

Buscar valores horizontalmente en una lista util izando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH.


3.Presione CTRL+C.





133

Unidad 6


1

2

3

4

A B C

Estado Ejes Pernos

En existencias 4 9

En el pedido 5 10

Pedido auxiliar 6 11


=BUSCARH("Pernos", A1:C4, 3)

Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (10).

Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada Para realizar esta tarea, utilice la función BUSCARH. Importante: Este método sólo funciona si los valores de la primera fila están ordenados en sentido ascendente. Ejemplo Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copiar un ejemplo 1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de fila ni de columna. 3.Presione CTRL+C. 4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para cambiar entre ver los resultados y las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o bien, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

2

3

4

A B C D

10000 50000 100000 Volumen de ventas

,05 ,20 ,30 Tasa


=BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO)

Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%).



134

Unidad 6


Notas: La tasa y el número devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Estilo porcentaje .

El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en Formato de número de contabilidad.

Crear una fórmula de búsqueda util izando el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en los datos de una hoja de cálculo con rótulos de filas y columnas. El Asistente para búsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para búsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las fórmulas que crea.

1. Haga clic en una celda del rango.

2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar.

Si el comando Buscar no está disponible, tendrá que cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas.

Cómo cargar el programa de complemento Asistente para búsquedas

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos.

2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.

En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto a Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Siga las instrucciones del Asistente.

Buscar valores verticalmente en una lista util izando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR.




135

Unidad 6


3.Presione CTRL+C.



1

2

3

4

5

A B

Producto Contar

Bananas 38

Naranjas 25

Manzanas 41

Peras 40


=INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).

La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (función INDICE)

A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores.

COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la función COINCIDIR determina el número de fila.

"Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.

A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR.

2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada más a la izquierda es 1.


136

Unidad 6


Buscar valores verticalmente en una lista de tamaño desconocido util izando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR.

Utilice este método cuando los datos estén situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuántas filas de datos devolverá el servidor y la primera columna no está ordenada alfabéticamente.


3.Presione CTRL+C.



1

2

3

4

5

A B

Producto Contar

Bananas 38

Naranjas 25

Manzanas 41

Peras 40


=DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1)

Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).



137

Unidad 6


La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

A1: celda superior izquierda del rango, también denominada celda inicial.

COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la función COINCIDIR determina el número de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda.

"Peras": valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.

A2:A5: columna en la que va a buscar la función COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango.

1: número de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de búsqueda.

11 Descripción general de la creación de gráficos

En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.

Si tiene Excel instalado, puede aprovechar también las eficaces características de creación de gráficos de Excel en otros programas de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office Word 2007.

11.1 Crear gráficos en Excel

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo


138

Unidad 6


Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.

Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.

Crear gráficos en PowerPoint y Word

Los gráficos están totalmente integrados con otros programas de versión Office 2007, como Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007. Ambos programas proporcionan las mismas herramientas de gráficos que Excel. Si tiene Excel instalado, puede crear gráficos de Excel en PowerPoint y Word haciendo clic en el botón Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y utilizando las herramientas de gráficos para modificarlo o darle formato. Los gráficos que cree se incrustarán en Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007 y los datos del gráfico se almacenan en una hoja de cálculo de Excel que se incorpora al archivo de PowerPoint o Word.

Nota: Si trabaja en el modo de compatibilidad de Word, puede insertar un gráfico mediante Microsoft Graph en lugar de utilizar Excel. En PowerPoint, siempre puede utilizar Excel para crear un gráfico.

Puede copiar también un gráfico de Excel en PowerPoint 2007 y Word 2007. Cuando se copia un gráfico, se puede incrustar como datos estáticos o vincularse con un libro. En el caso de un gráfico vinculado con un libro al que tiene acceso, puede especificar que se compruebe automáticamente si se han realizado cambios en el libro vinculado siempre que se abra el gráfico.


139

Unidad 6


11.2 Modificar gráficos

Después de crear un gráfico, puede modificarlo. Por ejemplo, tal vez desee cambiar la forma en que se muestran los ejes, agregar un título, mover u ocultar la leyenda o mostrar otros elementos del gráfico.

Para modificar un gráfico, puede:

Cambiar la presentación de los ejes del gráfico Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o categorías que se muestran. Para facilitar la lectura del gráfico, puede agregar también marcas de graduación a un eje y especificar el intervalo en el que van a aparecer.

Agregar títulos y rótulos de datos a un gráfico Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y rótulos de datos.

Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda o cambiar su ubicación. En algunos gráficos, puede mostrar también una tabla de datos que contenga las claves de la leyenda y los valores representados en el gráfico.

Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico Existen líneas especiales (líneas de máximos y mínimos y líneas de tendencia), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de datos y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.

Usar estilos y diseños de gráfico predefinidos para crear gráficos de aspecto profesional

En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos de gran utilidad, pero puede adaptar un diseño o estilo si es preciso realizando cambios manuales en el diseño o formato de los distintos elementos del gráfico, como el área del gráfico, el área de trazado, la serie de datos o la leyenda.

Cuando se aplica un diseño de gráfico predefinido, un conjunto específico de elementos del gráfico (como los títulos, la leyenda, la tabla de datos o los rótulos de datos) se distribuyen de una manera específica en el gráfico. Puede elegir entre diversos diseños para cada tipo de gráfico.

Cuando se aplica un estilo de gráfico predefinido, el gráfico adopta el formato en función del tema del documento que ha aplicado, de modo que el gráfico coincida con los colores del tema (un grupo de colores), fuentes del tema (un grupo de fuentes del texto de encabezado y cuerpo) y efectos del tema (un grupo de efectos de línea y de relleno) de su organización o con los suyos propios.

Nota: No puede crear diseños o estilos de gráfico, pero puede crear plantillas que incluyan el diseño y el formato del gráfico que desee.


140

Unidad 6


Para obtener más información sobre cómo cambiar el aspecto de un gráfico, Además de aplicar un estilo de gráfico predefinido, puede aplicar fácilmente formato a distintos elementos del gráfico, como los marcadores de datos, el área del gráfico, el área de trazado y los números y el texto de los títulos y rótulos, para dotar al gráfico de un aspecto atractivo y personal. Puede aplicar estilos de forma y estilos de WordArt, pero también puede dar formato a las formas y al texto de los elementos manualmente.

Para agregar formato, puede:

Rellenar elementos del gráfico Puede utilizar colores, texturas, imágenes y rellenos de degradado para enfatizar elementos específicos.

Cambiar el esquema de los elementos del gráfico Puede usar colores, estilos de línea y grosores de línea para resaltar elementos del gráfico.

Agregar efectos especiales a los elementos del gráfico Puede aplicar efectos especiales, como sombras, reflejos, resplandor, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del gráfico, para pulir su aspecto.

Dar formato al texto y a los números Puede aplicar formato al texto y a los números de los títulos, rótulos y cuadros de texto de un gráfico del mismo modo que en una hoja de cálculo. Para resaltar el texto y los números, puede incluso aplicar estilos de WordArt.

Volver a util izar los gráficos mediante la creación de plantil las de gráficos Si desea volver a utilizar un gráfico que haya personalizado de acuerdo con sus nece-sidades, puede guardarlo como una plantilla de gráfico (*.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos. Cuando cree un gráfico, podrá aplicar esa plantilla como en cualquier otro tipo de gráfico integrado. De hecho, estas plantillas son tipos de gráficos reales que puede utilizar para cambiar el tipo de un gráfico existente. Si utiliza a menudo una de estas plantillas, puede guardarla como el tipo de gráfico predeterminado. Nota: Las plantillas de gráficos no se basan en los temas del documento. Para utilizar colores del tema, fuentes del tema y efectos del tema en un gráfico creado mediante una plantilla de gráfico, puede aplicar un estilo. Un estilo de gráfico restablece el tema del documento como tema del gráfico. 11.3 Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.

No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puede guardar el gráfico como una plantilla de gráfico.


141

Unidad 6


Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Sugerencia: Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee utilizar.

Nota: Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Sugerencia: Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

Seleccionar un estilo de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.


2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee utilizar.

Nota: Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño.

Sugerencia: Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más.

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño.


142

Unidad 6


Cómo seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico

1. Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.


2. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos:

En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee.

En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee.

En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee.

Nota: Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico.


2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

3. En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Sugerencia: También puede aplicar un estilo rápido a cada uno de los elementos, o hacer clic en Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos rápidos de forma de la ficha Formato y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.


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Unidad 6


Guardar un gráfico como una plantil la de gráfico

1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.


2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

3. En el cuadro Guardar en, asegúrese de que la carpeta Gráficos está seleccionada.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para la plantilla de gráfico.

Sugerencia: Cuando cree un gráfico nuevo o desee cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente, puede aplicar la nueva plantilla de gráfico.

Cómo aplicar una plantilla de gráfico


Para crear un gráfico nuevo basado en la plantilla, en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, en Todos los tipos de gráfico.

Sugerencia: También puede hacer clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Gráficos en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.

Para basar el tipo de gráfico de un gráfico seleccionado en la plantilla, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

2. Haga clic en Plantillas en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee utilizar en el segundo cuadro.

Nota: Si guardó una plantilla de gráfico en una carpeta diferente a la carpeta Gráficos, haga clic en Administrar plantillas, busque la plantilla de gráfico y, después, cópiela o muévala a la carpeta Gráficos de Plantillas.


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Unidad 6


Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente

En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico para aportarle un aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos, lo que convertirá el gráfico en un gráfico combinado. En cuanto a los gráficos de burbuja y a la mayoría de gráficos 3D, puede cambiar únicamente el tipo de gráfico del gráfico completo.


Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico o en el área de trazado del gráfico para mostrar las herramientas de gráfico.

Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos.

Sugerencia: Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

3. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación, haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Nota: Sólo puede cambiar el tipo de gráfico de serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de gráfico de más de una serie de datos del gráfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas.

Sugerencia: Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer como predeterminado.


145

Unidad 6


11.4 Tipos de gráficos disponibles

Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia uno existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para cada uno de los tipos de gráficos siguientes.

Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los gráficos de columna agrupada comparan valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Una columna agrupada en un gráfico 3D muestra sólo los rectángulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Nota: Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de columna 3D.

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).


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Unidad 6


Columna apilada y columna apilada en 3D Los gráficos de columnas apiladas mues-tran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectángulos apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total. Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de gráficos de columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 2D apilados 100%. Un gráfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectángulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría. Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad. Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entre categorías y entre la serie. Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos. Gráficos de líneas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.


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Unidad 6


Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es especialmente cierto si hay varias series: para una serie, debería pensar en utilizar un gráfico de categorías. Debería utilizar un gráfico de líneas si tiene algunas etiquetas numéricas con espacio uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas apiladas son útiles para mostrar la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas apiladas sin marcadores.

Sugerencia: Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un gráfico de áreas apiladas.

Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

Sugerencia: Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos.

Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.


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Unidad 6


Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

• Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

• Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

• Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

• No tiene más de siete categorías.

• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un gráfico circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares con subgráfico circular o circular con subgráfico de barras con valores definidos por el usuario extraídos del gráfico circular principal y combinados en un segundo circular o en una barra apilada.

Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico circular principal se vean mejor.

Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D Los gráficos circulares seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D.

Debido a que no puede mover los sectores de un gráfico circular seccionado de manera individual, puede que desee pensar en utilizar un gráfico circular o un gráfico circular en un gráfico 3D en su lugar. A continuación, puede extraer los sectores manualmente.


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Unidad 6


Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

• Las etiquetas de eje son largas. • Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se organizan normalmente en el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de gráfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Una barra 100% apilada en un gráfico 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Pirámide, cono y cilindro horizontal Los gráficos de cilindros, conos y pirámides horizontales están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apilados proporcionados para gráficos de barras rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindros, conos y pirámides en lugar de rectángulos horizontales.


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Unidad 6


Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Área y área en 3D Los gráficos de área muestran la tendencia de valores en el tiempo o categorías. Un gráfico de área en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D. Como regla general, debería pensar en utilizar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de áreas no apiladas.

Área apilada y área apilada en 3D Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías. Un gráfico de área apilada en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D.

Área 100% apilada y área 100% apilada en 3D Los gráficos de áreas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D.

Áreas 3D Los gráficos de áreas 3D muestran la tendencia de valores en el tiempo o categorías utilizando tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar.


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Unidad 6


Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un gráfico de tipo XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

• Desea cambiar la escala del eje horizontal. • Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica. • Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. • Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.

Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.

Desea comparar grandes números de puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuanto más datos incluye en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que puede realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.


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Unidad 6


Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Dispersión con sólo marcadores Este tipo de gráfico compara pares de valores. Utilice un gráfico de dispersión sin líneas cuando tenga datos en un orden específico.

Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin una curva suavizada en la que se conecten los puntos de datos. Estas líneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Utilice el gráfico de dispersión sin marcadores si hay muchos puntos.

Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas rectas de conexión entre puntos de datos. Estas líneas se pueden mostrar con o sin marcadores.

Gráficos de cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico de cotizaciones de máximos, mínimos, cierre, debería organizar los datos con Máximos, Mínimos, Cierre escritos como los encabezados de columnas, en dicho orden.

Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Máximos, mínimos y cierre El gráfico de máximos, mínimos y cierre se utiliza a menudo para ilustrar precios de cotizaciones. Requiere tres series de valores en el orden siguiente: máximos, mínimos y cierre.

Apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).


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Unidad 6


Volumen, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). Mide el volumen empleando dos ejes de valores: uno para las columnas que miden volumen y el otro, para los precios de acciones. Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre). Gráficos de superficie Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico: Superficie 3D Los gráficos de superficie 3D muestran tendencias en valores entre dos dimensiones de una curva continua. Los colores de un gráfico de superficie no representan las series de datos; representan la distinción entre los valores. Trama de superficie 3D Mostrado sin color, un gráfico de superficie 3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Nota: Sin color, un gráfico de trama de superficie 3D no es fácil de leer. Puede que desee utilizar en su lugar un gráfico de superficie 3D. Contorno y trama de contorno Los gráficos de contorno y trama de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba. En un gráfico de contorno, los colores representan rangos específicos de valores. Un gráfico de trama de contorno se muestra sin color. Nota: Los gráficos de contorno o de trama de contorno no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar en su lugar un gráfico de superficie 3D.


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Unidad 6


Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

Nota: Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el gráfico anterior, el anillo interior representa los ingresos por impuestos de gas y el anillo externo representa los ingresos por impuestos de la propiedad.

Anillos seccionados De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los gráficos de anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras se destacan los valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.


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Unidad 6


Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Burbuja y burbuja con efecto 3D Los gráficos de burbujas son similares al gráfico de tipo xy (dispersión), pero comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del marcador de la burbuja. Puede elegir una burbuja o una burbuja con un subtipo de gráfico con efectos 3D.

Gráficos radiales

En un gráfico radial se pueden representar datos organizados en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de un número de series de datos.

Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los gráficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.

Radial relleno En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de datos se rellena con un color.


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Unidad 6


11.4 Seleccionar elementos de gráfico Puede seleccionar rápidamente elementos de gráfico en un gráfico utilizando el mouse (ratón). No obstante, si no está seguro del lugar que ocupa un elemento específico en el gráfico, lo puede seleccionar de una lista de elementos de gráfico. También puede seleccionar estos elementos utilizando el teclado. Seleccionar un elemento de gráfico util izando el mouse En un gráfico, haga clic en el elemento de gráfico que desea seleccionar. El elemento que seleccione se marcará claramente con controladores de selección. Sugerencia: Para ayudarle a localizar el elemento de gráfico que desea seleccionar, Microsoft Office Excel muestra un nombre de elemento cuando el puntero se sitúa sobre un elemento de gráfico. Nota: Los elementos agrupados, por ejemplo, las series de datos y los rótulos de datos, contienen elementos individuales que se pueden seleccionar después de seleccionar el grupo. Por ejemplo, para seleccionar un único marcador de datos en una serie de datos, haga clic en la serie de datos y, a continuación, haga clic en el marcador de datos. Seleccionar un elemento de gráfico de una lista de elementos de gráfico 1. Haga clic en un gráfico. Sugerencia: Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento de gráfico que desea seleccionar.

Seleccionar un elemento de gráfico util izando el teclado

Puede seleccionar un gráfico mediante el teclado de la siguiente manera:

Presione Para

CTRL+AV PÁG o CTRL+RE PÁG

Seleccionar la hoja siguiente o la anterior, repitiendo esta acción hasta que se seleccione la hoja de gráfico que desea.


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Unidad 6


Después de seleccionar un gráfico, puede utilizar el teclado para seleccionar elementos de gráfico individuales de la siguiente manera:

Presione Para

FLECHA ABAJO

Seleccionar el grupo de elementos anterior de un gráfico.

FLECHA ARRIBA

Seleccionar el grupo de elementos siguiente de un gráfico.

FLECHA DERECHA

Seleccionar el siguiente elemento de un grupo. Si el elemento actual es el último elemento del grupo, cuando presione la FLECHA DERECHA, se seleccionará el grupo siguiente. Presione FLECHA DERECHA de nuevo para seleccionar el primer elemento del grupo siguiente.

FLECHA IZQUIERDA

Seleccionar el elemento anterior de un grupo. Si el elemento actual es el primer elemento del grupo, cuando presione la FLECHA IZQUIERDA, se seleccionará el grupo anterior. Presione FLECHA IZQUIERDA de nuevo para seleccionar el último elemento del grupo anterior.

ESC Cancelar una selección.

TAB Desplazarse entre el gráfico y los objetos o formas situados fuera de él seleccionando el objeto o forma siguiente.

MAYÚS+TAB Desplazarse entre el gráfico y los objetos o formas situados fuera de él seleccionando el objeto o forma anterior.

Usar títulos en un gráfico

Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, como un título de gráfico y títulos de eje, a cualquier tipo de gráfico. Los títulos de eje suelen estar disponibles para todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.

Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.

Puede modificar fácilmente el texto de los títulos, y si ya no desea mostrarlos, puede quitarlos del gráfico.

Aplicar un diseño de gráfico que contenga títulos

1. Haga clic en el gráfico al que desea aplicar un diseño de gráfico.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.


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Unidad 6


2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseño del gráfico, haga clic en un diseño que contenga títulos.

Agregar un título de gráfico manualmente

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título.


2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.

4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencia: Para insertar un salto de línea, haga clic para colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR.

Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la ficha de la minibarra de herramientas que desee usar. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse (ratón), hacer clic en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Agregar títulos de eje manualmente

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar títulos de eje.


2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje.


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Unidad 6



Para agregar un título a un eje horizontal (categorías) principal, haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia: Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también en Título de eje horizontal secundario.

Para agregar un título al eje vertical (valores) principal, haga clic en Título de eje vertical primario o Título de eje vertical secundario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia: Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic también en Título de eje vertical secundario.

Para agregar un título a un eje (series) de profundidad, haga clic en Título de eje de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Nota: Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.

4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencias

Para insertar un salto de línea, haga clic para colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR.

Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la ficha de la minibarra de herramientas que desee usar. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Notas: Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.

Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico que no admita ejes secundarios.


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Unidad 6


Modificar un título de gráfico o de eje

1. Si el título de gráfico o de eje no está vinculado a una celda de la hoja de cálculo, haga lo siguiente:

1. En el gráfico, haga clic en el título de gráfico o de eje para activarlo y, a continuación, vuelva a hacer clic en él para colocar el cursor en el texto.

Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el título y, a continuación, hacer clic en Modificar texto en el menú contextual.

2. Escriba el nuevo texto.

Sugerencia: Si es necesario, puede arrastrar para seleccionar el texto que desea cambiar y, a continuación, escribir el nuevo texto.

3. Presione ENTRAR.

2. Si el título de gráfico o de eje está vinculado a una celda de la hoja de cálculo, haga doble clic en esa celda, modifique el texto y, a continuación, presione ENTRAR.

Nota: El texto del título correspondiente se actualiza automáticamente en el gráfico.

Sugerencias: Para insertar un salto de línea, haga clic para colocar el cursor en el lugar donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ENTRAR.

Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la ficha de la minibarra de herramientas que desee usar. Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del gráfico o Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee. Vincular un título de gráfico o de eje a una celda de la hoja de cálculo 1. En un gráfico, haga clic en el título de gráfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja de cálculo. 2. En la hoja de cálculo, haga clic en la barra de fórmulas y, a continuación, escriba un signo de igual (=). 3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el gráfico. Sugerencia: También puede escribir la referencia a la celda en la barra de fórmulas. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamación; por ejemplo: =Hoja1!F2 4. Presione ENTRAR.


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Unidad 6


Quitar un título de gráfico o de eje de un gráfico

1. Haga clic en el gráfico.



Para quitar un título de gráfico, en la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico y, a continuación, haga clic en Ninguno.

Para quitar un título de eje, en la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del eje, haga clic en el tipo de título de eje que desea quitar y luego haga clic en Ninguno.

Para quitar rápidamente un título de gráfico o de eje, haga clic en el título y, a continuación, presione SUPR. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el título de gráfico o de eje y, a continuación, hacer clic en Eliminar.

Para quitar los títulos de gráfico o de eje inmediatamente después de agregarlos, puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido, o puede presionar CTRL+Z.

11.5 Agregar o quitar etiquetas de datos en un gráfico

Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

Puede mostrar también nombres de series, nombres de categorías y porcentajes en etiquetas de datos. En los gráficos de burbujas puede mostrar incluso el tamaño de las burbujas.

Para obtener el máximo detalle, puede mostrar varias entradas de etiquetas de datos en cada etiqueta, separadas por una coma u otro separador que especifique.

Para evitar que las etiquetas de datos se solapen y facilitar su lectura, puede ajustar su posición en el gráfico. Y si ya no necesita mostrar etiquetas de datos, puede quitarlas.


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Unidad 6


Agregar etiquetas de datos a un gráfico

1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un rótulo de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico.

Para agregar un rótulo de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic una vez para seleccionar la serie de datos que desee rotular.

Para agregar un rótulo de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee rotular y, a continuación, haga clic de nuevo en el punto de datos.


2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota: Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

Cambiar las entradas de etiquetas de datos que se muestran

1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar entradas de etiquetas adicionales para todos los puntos de datos de una serie, haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar todos losa rótulos de datos de la serie de datos.

Para mostrar entradas de rótulos adicionales para un único punto de datos, haga clic en el rótulo de datos del punto de datos que desee cambiar y, a continuación, haga clic de nuevo en el rótulo de datos.


2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.


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Sugerencia: También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la etiqueta o etiquetas seleccionadas en el gráfico y, a continuación, hacer clic en Formato de etiqueta de datos o Formato de etiquetas de datos en el menú contextual. 3. Haga clic en Opciones de etiqueta, si no está seleccionada esta opción, y en Contenido de la etiqueta, active la casilla de verificación de las entradas de etiqueta que desea agregar. 4. Para cambiar el separador entre las entradas de etiquetas de datos, seleccione el separador que desee utilizar o escriba un separador personalizado en el cuadro Separador. 5. Para ajustar la posición de la etiqueta con el fin de mejorar la presentación del texto adicional, seleccione la opción que desee en Posición. Sugerencia: Si ha escrito texto de etiqueta personalizado pero desea mostrar de nuevo las entradas de etiquetas de datos que están vinculadas a valores de la hoja de cálculo, haga clic en Restablecer texto de etiqueta. Cambiar la posición de las etiquetas de datos Puede cambiar la posición de una única rótulo de datos arrastrándola. Puede también colocar las etiquetas de datos en una posición estándar relativa a sus marcadores de datos. Según el tipo de gráfico, puede elegir una gran variedad de opciones de posición. 1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para cambiar la posición de todos los rótulos de datos de una serie de datos completa, haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar la serie de datos. Para cambiar la posición de un rótulo de datos específico, haga clic dos veces en él para seleccionarlo. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción que desee.


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Unidad 6


Sugerencia: Para obtener opciones de etiquetas de datos adicionales, haga clic en Más opciones de la etiqueta de datos, haga clic en Opciones de etiqueta, si no está seleccionada esta opción, y seleccione las opciones que desee.

Quitar etiquetas de datos de un gráfico

1. Haga clic en el gráfico del que desea quitar etiquetas de datos.



En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en Ninguno.

Haga clic una vez en un rótulo de datos para seleccionar todos los r´tulos de la serie de datos o dos veces para seleccionar sólo uno, si desea borrar un solo, y, a continuación, presione SUPR.

Haga clic con el botón secundario del mouse en un rótulo de datos y, después, haga clic en Eliminar en el menú contextual.

Nota: De esta forma se quitan todos los rótulos de datos de una serie de datos.

Sugerencia: Puede quitar también los rótulos de datos inmediatamente después de agregarlos haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+Z.


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Unidad 6


12 Filtrar datos de un rango o una tabla

Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.

Obtener más información sobre el fi ltrado

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Importante: Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.

12. 1 Filtrar texto


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.


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Unidad 6


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.


Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

Sugerencia: Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"


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Unidad 6


3. También puede filtrar por más de un criterio.


Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.

Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.

12.2 Filtrar números


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.



Seleccionar de una lista de números

En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar.


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Unidad 6



Crear criterios

1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.


Cómo agregar más criterios




2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.

12. 3Filtrar fechas u horas


Rango de celdas




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Unidad 6


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.



Seleccionar de una lista de fechas u horas

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar.


Crear criterios

1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común

Nota: Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación.

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.


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Unidad 6


Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.

Filtro dinámico

Nota: Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.

4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.


Notas: Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años.

Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.


Cómo agregar más criterios




2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Notas: Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.

Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.

Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha.


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Unidad 6


Filtrar por números superiores o inferiores


Rango de celdas



Tabla



Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.

En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.

1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.

2. En el cuadro del medio, escriba un número.

3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:

Para filtrar por número, seleccione Elementos.

Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

Nota: Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por encima del promedio de números o por debajo



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Unidad 6


Rango de celdas



Tabla



Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio.

Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio.

Nota: Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por vacías y por no vacías


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas.



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Unidad 6


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.



Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacías).

Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacías).

Nota: La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contiene al menos una celda vacía.

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos.


Tabla

Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).


Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.

Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.


174

Unidad 6


Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.

Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

Filtrar util izando criterios avanzados

Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, utilice el comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. El comando Avanzadas funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos importantes.

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.


175

Unidad 6


1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.

Rango de criterios de ejemplo y rango de datos para los ejemplos de criterios del paso 2

A B C

1 Tipo Vendedor Ventas

2

3

4

5


7 Bebidas Suyama 5122 $

8 Carnes Davolio 450 $

9 Alimentos Buchanan 6328 $

10 Alimentos Davolio 6544 $

2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.

Importante:

Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:

=''=entrada''

En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:

En la celda se escribe Excel evalúa y muestra

="=Davolio" =Davolio

="=3000" =3000

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embar-go, puede utilizar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Si desea ver un ejemplo.


176

Unidad 6


Varios criterios en una columna

Lógica booleana: (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios.

En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).

A B C


2 =Davolio

3 =Buchanan

4

5






Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios

Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.

En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:C2) muestra todos los productos que contienen "Alimentos" en la columna Tipo y un valor superior a 1.000 $ en la columna Ventas (A9:C10).

A B C


2 =Alimentos >1000

3

4

5







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Unidad 6


Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios

Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).

A B C


2 =Alimentos

3 =Davolio

4

5






Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias columnas

Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500) )

Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas. En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna Ventas (A9:C10).

A B C


2 =Davolio >3000

3 =Buchanan >1500

4

5







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Unidad 6


Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna

Lógica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )

Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna.

En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que contienen valores comprendidos entre 5000 y 8000, y valores inferiores a 500 en la columna Ventas (A8:C10).

A B C D

1 Tipo Vendedor Ventas Ventas

2 >6000 <6500

3 <500

4

5






Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros

Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos:

Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".

Utilice un carácter comodín.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".


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Unidad 6


En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra las filas cuyos primeros caracteres son "Ca" en la columna Tipo o las filas cuyo segundo carácter sea "u" en la columna Vendedor (A7:C9).

A B C


2 Ca

3 =?u*

4

5






Criterios creados como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los puntos importantes siguientes:

La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma siguiente:

=''=entrada''

No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o utilice uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).

Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR! en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango.

La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7).

Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.

Las subsecciones siguientes proporcionan ejemplos concretos de criterios creados como resultado de una fórmula.


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Unidad 6


Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos

En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en la columna Ventas un valor superior al promedio de todos los valores incluidos en la columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, "C7" hace referencia a la columna filtrada (C) de la primera fila del rango de datos (7).

A B C D

1 Tipo Vendedor Ventas Promedio calculado

2 =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

3

4

5






Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas

En el rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que contienen "Alimentos" en la columna Tipo utilizando la función IGUAL para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas (A10:C10). En la fórmula, "A7" hace referencia a la columna filtrada (A) de la primera fila del rango de datos (7).

A B C D

1 Tipo Vendedor Ventas Coincidencia exacta

2 =IGUAL(A7; "Alimentos")

3

4

5







181

Unidad 6


Haga clic en una celda del rango.

En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas.

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

En la casilla Rango de criterios escriba su referencia, incluidos los rótulos de criterios.

Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el

rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .

Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

Notas: Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que se deben filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.

Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.


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Unidad 6


13 Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Para analizar datos numéricos en profundidad y para responder a preguntas no anticipadas sobre los datos, utilice un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.

13. 1 Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Para crear un informe de tabla o gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y especificar la ubicación del informe.

1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.

Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.


Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. Seleccione un origen de datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccione la tabla que desea analizar

1 .Haga clic en Seleccione una tabla o rango.

2 .Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, por ejemplo =BeneficiosTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango.

Si seleccionó una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra en el cuadro Tabla o rango.


183

Unidad 6


Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .

Nota: Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro libro, es-criba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente sintaxis: ([nombredellibro]nombredelahoja!rango).

Utilizar datos externos

3. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.

4. Haga clic en Elegir conexión.

Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

5. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de diálogo y seleccione la categoría de conexiones para la cual desea elegir una conexión o selecciones Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).

Seleccione una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y haga clic en Abrir.

Nota:Si elige una conexión de la categoría Conexiones en este libro, estará reutilizando o compartiendo una conexión existente. Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se usa como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica.

Escriba una ubicación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.

O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo.

Haga clic en Aceptar.

Un informe de tabla dinámica vacío se agregará a la ubicación que especificó en la Lista de campos de tabla dinámica que se muestra de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.


184

Unidad 6


Si está creando un informe de gráfico dinámico, se crea un informe de tabla dinámica asociado directamente debajo del informe de gráfico dinámico para la ubicación que escriba. Este informe de tabla dinámica debe estar en el mismo libro que el informe de gráfico dinámico. Si especifica una ubicación en otro libro, el informe de gráfico dinámico también se creará en dicho libro.

13.2 Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.

Puede utilizar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o de cotizaciones.

13.3 Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático

1. Busque el informe de tabla dinámica asociado que tenga el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico.

2. Para determinar cuál es el nombre del informe de tabla dinámica asociado, en la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinámica asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamación (!) en el cuadro de texto Rango de datos del gráfico y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para encontrar el informe de tabla dinámica asociado, haga clic en el informe de tabla dinámica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto Nombre.


3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

4. Presione SUPR.


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Unidad 6


13.4 Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica

Este procedimiento crea un gráfico normal no interactivo, en lugar de un informe de gráfico dinámico.

1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee utilizar en el gráfico. Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que está seleccionando.


3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de Pegar y, a continuación, haga clic en Pegado especial.

5. Haga clic en Valores y, a continuación, en Aceptar.

6. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.

13.5 Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Eliminar un informe de tabla dinámica

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

Nota:Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico, se crea un gráfico estático que no será posible modificar.

Eliminar un informe de gráfico dinámico

1. Seleccione el informe de gráfico dinámico.

2. Presione SUPR.

Nota:El informe de tabla dinámica asociado al eliminar el informe de gráfico dinámico no se elimina automáticamente.

Opciones de la tabla dinámica

Utilice el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica para controlar los distintos ajustes de un informe de tabla dinámica.


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Unidad 6


Nombre Muestra el nombre de la tabla dinámica. Para cambiarlo, haga clic en el texto del cuadro y modifique el nombre.

Sección Diseño

Combinar y centrar celdas con etiquetas Active esta casilla de verificación para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente. Desactívela para justificar a la izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos al principio del grupo de elementos.

Sangría de etiquetas de filas en forma compacta Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangría de 0 a 127.

Mostrar campos en área de filtro de informe Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila.

Campos de filtro de informe por columna Escriba o seleccione el número de campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de informe.

Sección de formato

Para valores erróneos, mostrar Active esta casilla de verificación y escriba el texto, como por ejemplo, "No válido", que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error. Desactive esta casilla de verificación para mostrar el mensaje de error.

Para celdas vacías, mostrar Active esta casilla de verificación y, a continuación, escriba un texto, como por ejemplo, "Vacía", que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco.

Autoajustar anchos de columnas al actualizar Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor de número más extenso. Desactívela para conservar el ancho de columna actual de la tabla dinámica.

Mantener el formato de la celda al actualizar Active esta casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada vez que realice una operación en la tabla dinámica.

Desactívela para no guardar el formato y el diseño del informe de tabla dinámica con el libro y utilizar el formato y el diseño predeterminados cada vez que realice una operación en la tabla dinámica.


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Unidad 6


Sección Totales generales

Mostrar totales generales de las filas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la última columna.

Mostrar totales generales de las columnas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinámica.

Sección Filtros

Subtotales de elementos filtrados de página Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.

Nota: El origen de datos OLAP debe admitir la sintaxis de subselección de expresiones MDX.

Marcar totales con el signo * Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar un asterisco junto a los totales. Este asterisco indica que los valores visibles que se muestran y utilizan cuando Excel calcula el total, no son los únicos valores que se utilizan en el cálculo.

Nota: Esta opción sólo está disponible si el origen de datos OLAP no admite la sintaxis de subselección de expresiones MDX.

Permitir varios filtros por campo Active esta casilla de verificación para insertar todos los valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el total general.

Nota: Esta configuración sólo está disponible para orígenes de datos que no sean OLAP.

Sección Ordenar

Usar listas personalizadas al ordenar Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos.

Mostrar

Sección Presentación

Mostrar botones para expandir y contraer Active esta casilla de verificación para mostrar el botón más (+) o el botón menos (-) que utiliza para expandir o contraer rótulos de filas o columnas. Desactívela para ocultar estos botones. Por ejemplo, puede ocultar estos botones al imprimir un informe de tabla dinámica o al consultarlo.


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Unidad 6


Mostrar información contextual sobre herramientas Active esta casilla de verificación para que aparezca la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre el valor, fila o columna de un campo o valor de datos. Desactívela para ocultar la información contextual sobre herramientas. Mostrar propiedades en información sobre herramientas Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la información contextual sobre herramientas que muestra información sobre las propiedades de un elemento. Nota: Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP. Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar títulos de tabla dinámica al principio del informe de tabla dinámica y filtrar flechas desplegables en rótulos de filas y columnas. Diseño de tabla dinámica clásica Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la opción de arrastrar campos dentro y fuera del informe de tabla dinámica. Mostrar elementos sin datos en las filas Active o desactive para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen valores. Nota: Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP. Mostrar elementos sin datos en las columnas Active o desactive para mostrar u ocultar los elementos de columna que no tienen valores. Nota: Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP. Mostrar rótulos de elementos cuando no hay campos en las áreas de valores Activar o desactivar para mostrar u ocultar rótulos de elementos cuando no hay campos en el área de valores. Nota: Esta casilla de verificación sólo se utiliza en los informes de tabla dinámica creados con versiones anteriores a Office Excel 2007. Mostrar miembros calculados desde el servidor OLAP Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los miembros calculados en una dimensión. Esta casilla de verificación no afecta a las medidas calculadas. Nota: Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP. Sección Lista de campos Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente. Ordenar de A a Z Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica por criterio de ordenación alfabético. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.


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Unidad 6


Ordenar según origen de datos Active esta casilla de verificación para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica según el orden especificado en el origen de datos externo. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica. Esta casilla de verificación no está disponible si la casilla de verificación Mostrar Aumentar botones está desactivada en la ficha Presentación de este cuadro de diálogo. Repetir etiquetas de fila en cada página impresa Active o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos del elemento actual del área de rótulos de fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso. Establecer títulos a imprimir Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla dinámica. Nota: Para poder imprimir los rótulos, todavía necesita especificar los valores de los cuadros Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en la sección Imprimir títulos, en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página (en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la opción Imprimir títulos). Sección Datos de tabla dinámica Guardar datos de origen con el archivo Active o desactive esta casilla de verificación para guardar los datos del origen de datos externo con el libro. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. Habilitar información detallada Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar la información detallada del origen de datos y, a continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de cálculo. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. Actualizar al abrir el archivo Active o desactive esta casilla de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. Sección Mantener los elementos eliminados del origen de datos Número de elementos que se van a recuperar por campo Para especificar el número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente con el libro en la caché, seleccione una de estas opciones:


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Unidad 6


Automático El número predeterminado de elementos únicos para cada campo. Ninguno Ningún elemento único para cada campo. Máx El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos. Nota: Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP. 13.6 Crear, editar o eliminar una fórmula de tabla dinámica o de gráfico dinámico Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados que desea, puede crear sus propias fórmulas en campos calculados y elementos calculados. Por ejemplo, podría agregar un elemento calculado con la fórmula de la comisión de ventas, que podría ser diferente para cada región. Así, el informe de tabla dinámica incluiría la comisión automáticamente en los subtotales y en los totales generales. Notas: No puede crear fórmulas en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico conectado a una fuente de datos OLAP. Para obtener resultados óptimos en un informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de tabla dinámica asociado, donde podrá ver los valores de datos individuales que calcula la fórmula. Crear una fórmula 1. Determine si desea un campo calculado o un elemento calculado dentro de un campo. Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula. Utilice un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos de uno o más elementos específicos dentro de un campo. 2. Realice uno de los procedimientos siguientes: Agregar un campo calculado 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a conti-nuación, haga clic en Campo calculado. 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. 4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo. Por ejemplo, para calcular una comisión del 15% para cada valor del campo Ventas, podría escribir = Ventas * 15%. 5. Haga clic en Agregar.


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Unidad 6


Agregar un elemento calculado a un campo 6. Si los elementos del campo están agrupados, en la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en Desagrupar. 7. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado. 8. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento calculado. 9. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. 10. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento en la lista Elementos y, a continuación, en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el elemento calculado). 11. Haga clic en Agregar. Si ha desagrupado elementos en el paso 1, vuelva a agruparlos si lo desea. Para los elementos calculados, puede especificar diferentes fórmulas, celda por celda. Por ejemplo, si el elemento calculado ZonaEste tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 para todos los meses, puede cambiar la fórmula por =Naranjas *0,5 para junio, julio y agosto. Siga este procedimiento: 1. Haga clic en la celda donde desee cambiar la fórmula. Para cambiar la fórmula en varias celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas. 2. En la barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula. Si tiene varios elementos o fórmulas calculados, ajuste el orden de cálculo haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden de resolución. 3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se calculen. Mostrar una lista de fórmulas Para mostrar una lista de todas las fórmulas utilizadas en el informe de tabla dinámica actual, haga lo siguiente:


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Unidad 6


1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear lista de fórmulas. Editar una fórmula 1. Determine si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado. Si la fórmula está dentro de un elemento calculado, determine si se trata de la única fórmula del elemento calculado haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear lista de fórmulas. 3. En la lista de fórmulas, busque la fórmula que desee cambiar bajo Campo calculado o Elemento calculado. Si hay varias fórmulas para un elemento calculado, la fórmula predeterminada escrita al crear el elemento contiene el nombre de elemento calculado en la columna B. Para las demás fórmulas de un elemento calculado, la columna B contiene tanto el nombre del elemento calculado como los nombres de los elementos con los que se interseca. Por ejemplo, tal vez tenga una fórmula predeterminada para el elemento calculado MiElemento y otra fórmula para este elemento identificado como MiElemento Enero Ventas. En el informe de tabla dinámica, encontraría esta fórmula en la celda Ventas de la fila MiElemento y la columna Enero. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Editar una fórmula de campo calculado 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Campo calculado. 3. En el cuadro Nombre, seleccione el campo calculado cuya fórmula desea cambiar. 4. En el cuadro Fórmula, modifique la fórmula. 5. Haga clic en Modificar. Modificar una única fórmula para un elemento calculado 6. Haga clic en el campo que contenga el elemento calculado. 7. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento calculado.


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8. En el cuadro Nombre, seleccione el elemento calculado. 9. En el cuadro Fórmula, modifique la fórmula. 10. Haga clic en Modificar. Editar fórmulas individuales para celdas específicas de un elemento calculado Por ejemplo, si el elemento calculado ZonaEsteCalc tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 para todos los meses, puede cambiar la fórmula por =Naranjas *0,5 para junio, julio y agosto. 11. Haga clic en la celda donde desee cambiar la fórmula. Para cambiar la fórmula en varias celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas. 12. En la barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula. 3. Si tiene varios elementos o fórmulas calculados, ajuste el orden de cálculo haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden de resolución. 3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar. 4. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se calculen. Eliminar una fórmula Sugerencia: Si no desea eliminar una fórmula de forma permanente, puede ocultar el campo o elemento. Para ocultar un campo, arrástrelo fuera del informe. 1. Determine si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado. Los campos calculados aparecen en la Lista de campos de tabla dinámica. Los elementos calculados aparecen como elementos dentro de otros campos. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Eliminar un campo calculado 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Campo calculado. 3. En el cuadro Nombre, seleccione el campo que desea eliminar. 4. Haga clic en Eliminar.


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Eliminar un elemento calculado 5. Haga clic en el campo que contiene elemento que desee eliminar. 6. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento calculado. 7. En el cuadro Nombre, seleccione el elemento que desea eliminar. 8. Haga clic en Eliminar. Guía en línea http://office.microsoft.com/es-mx/excel/FX100646953082.aspx