electrificadora del huila s.a. e.s.p manual de usuario
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ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P
MANUAL DE USUARIO SOFTWARE CUENTAS NUEVAS
VERSIÓN 002
OFICINA DE SISTEMAS & ORGANIZACIÓN
NEIVA, OCTUBRE 2021
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HISTORIAL DE VERSIONES
VERSION MOTIVO FECHA AUTOR
001 Versión Preliminar
02/08/2021 Hector M. Coronado G.
002 Se adiciona conceptos funcionales del proceso de cuentas nuevas.
01/10/2021 Hector M. Coronado G.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION................................................................................................................................. 4 1 OPERACIÓN ESTÁNDAR DE LA APLICACIÓN. ..................................................................... 5
1.1 Uso de controles. .............................................................................................................. 5
2 OPERACIÓN DEL MÓDULO DE SISTEMA. ............................................................................. 8 2.1 Ventana de ingreso a ElectroHuila en Línea .................................................................. 8
2.1.1 Pasos para ingresar al sistema. ................................................................................. 12
2.1.2 Pasos para recuperar la contraseña. ......................................................................... 14
2.1.3 Pasos para asignar una nueva contraseña. ............................................................... 15
2.2 Opción de información de cuentas ElectroHuila en Línea. ........................................ 20 2.3 Módulo de Cuentas Nuevas. .......................................................................................... 21
2.3.1 Modulo radicar una cuenta nueva. ........................................................................... 23
2.3.2 Vincular cuenta.......................................................................................................... 29
2.4 Información de cuentas vinculadas .............................................................................. 30
2.4.1 Módulo Aporte Voluntario ........................................................................................ 31
2.4.2 Módulo PQR .............................................................................................................. 32
2.4.3 Módulo Consumos .................................................................................................... 33
2.4.4 Módulo de facturas. .................................................................................................. 34
2.4.5 Módulo de pagos. ...................................................................................................... 35
2.4.6 Módulo de actas ........................................................................................................ 36
2.4.7 Módulo de suspensiones ........................................................................................... 37
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INTRODUCCION
El sistema de ElectroHuila en Línea es un sistema de información por medio del cual los usuarios, pueden realizar la radicación de una cuenta nueva con su respectivo seguimiento de cada una de ellas; podemos realizar la vinculación de cuentas y así mismo poder realizar pagos en línea, generar duplicado de la factura, hacer aporte voluntario, crear y consultar el estado de sus PQRS, consultar consumos, consultar facturas, consultar actas, consultar suspensiones. Con este sistema también permite consultar el estado de la cuenta nueva, cuáles son los documentos que se implementan en cada paso, comunicación directamente con el gestor y poder ver la trazabilidad de la cuenta nueva, ofreciendo al usuario las ventajas de los desarrollos orientados a internet.
El sistema de ElectroHuila en Línea es una aplicación disponible a través de internet y/o en la intranet. Los usuarios solo necesitan un programa de navegación de internet para acceder a ella. El acceso al sistema por parte de los usuarios está controlado por un mecanismo de autenticación, que permite el ingreso solo a las personas que previamente han sido autorizadas por el administrador del sistema.
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1 OPERACIÓN ESTÁNDAR DE LA APLICACIÓN.
1.1 Uso de controles. Las acciones en una ventana de inicio, menú de cada módulo, formularios, búsquedas se realizan con un elemento de interfaz de usuario denominado control. Se utilizan 4(4) cuadro de texto, cuadro de lista, cuadro de selección, botón. Cada control tiene propiedades asociadas, o definiciones de su función.
Cuadro de texto
Los cuadros de texto, nos permite digitar la descripción, consecutivo, consultas, etc.
Cuadro de lista
Un cuadro de lista, muestra una lista de opciones aceptables para el campo. El botón del triángulo invertido indica que está disponible.
Cuadro de selección
Cuadro de selección. Nos permite marcar elementos y opciones como la confirmación de un electricista.
Permite el ingreso al sistema después de suministrar el usuario y contraseña.
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Botón
Nos envía a la ventana de recuperación de contraseña.
Nos envía a la ventana de registro de cuenta.
Registra la cuenta después de suministrar todos los datos requeridos.
Vuelve a la ventana anterior.
Encripta o muestra la contraseña.
Re direccionamiento a Play Store o App Store para descargar el aplicativo de ElectroHuila.
Permite consultar un campo del módulo listado de cuentas nuevas.
Este botón representa según el modulo que este ubicado, es decir, si estas en el módulo de cuentas, podrás vinculas una cuenta nueva o entrar al listado de cuentas nuevas. Si estas en el módulo de listado de cuenta nuevas, podrás radicar una cuenta nueva.
Permite agregar y/o adjuntar documento.
Este botón representa el radicar una cuenta nueva como electricista o como propietario. Este icono solo lo encontraras en el módulo Radicar cuenta nueva/Electricista o Radicar cuenta nueva/Propietario según el modulo que este ubicado.
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Botón
Botón
Permite en limpiar los campos y resultado de búsquedas.
Guarda el procedimiento actual.
Este botón permite ver la gestión de la cuenta nueva.
Cancela la vinculación de la cuenta.
Este botón permite enviar un mensaje al gestor.
Este botón desvincula una cuenta.
Este botón genera una copia de la factura.
Este botón redirige para hacer pagos en línea.
Este botón permite Adjuntar la documentación solicitada por el gestor.
Este Icono permite acercarse o alejarse del mapa. Este icono solo lo encontraras en el módulo Radicar cuenta nueva/Electricista o Radicar cuenta nueva/Propietario
Este icono solamente le llega al electricista al momento de crear una nueva cuenta nueva y se le ha asignado. Donde el podrá rechazar o aceptar dicha solicitud
Este icono despliega una ventana nueva con el manual de usuario.
Muestra las notificaciones.
Este icono despliega opciones para actualizar
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datos, cambiar contraseña y salir.
2 OPERACIÓN DEL MÓDULO DE SISTEMA.
2.1 Ventana de ingreso a ElectroHuila en Línea
Lo primero a tener en cuenta para el ingreso al sistema de ElectroHuila en Línea es registrarse como usuario del sistema. Con el registro le será asignado un perfil, el cual le permitirá utilizar la funcionalidad para la cual haya sido autorizado.
Ingrese al sistema local de cuentas nuevas – Electrohuila en línea.
Paso 1. Conectarse al sistema, a través de la intranet de ELECTROHUILA S.A E.S.P. donde aparecerá la página de bienvenida y de autenticación.
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Figura 1. Ingreso al sistema local de cuentas nuevas.
Paso 2. Dirigirse a la parte de abajo al lado derecho de la página y dar clic en registrase, Ingresar los datos personales y crear contraseña.
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Figura 2. Registro al sistema local de cuentas nuevas.
Paso 3. Dar clic en políticas de privacidad, leerlas y dar aceptar.
Figura 3. Políticas de privacidad.
Paso 4. Dar clic en más información, leer la política de tratamiento de datos y aceptar.
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Figura 4. Políticas de tratamiento de datos. Paso 5. Dar clic en el recuadro de registrarme y dar para finalizar clic en aceptar.
Figura 5. Finalización de registro y aceptación.
Posteriormente al ingresar se dirige al lado derecho de la página y dar clic en el círculo naranja, del cual se señala radicación de cuenta nueva y dar clic.
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Figura 6. Ingreso para realización de nuevo trámite.
2.1.1 Pasos para ingresar al sistema.
Figura 1. Ventana de ingreso al sistema de ElectroHuila en Línea.
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Usos de botones.
• Ingresar: Permite ingresar al sistema después de suministrar el usuario y contraseña.
• ¿olvido su contraseña?: Nos envía a otra ventana de recuperación de contraseña.
• Regístrate: Nos envía a otra ventana de registrar una nueva cuenta.
Paso 1. El primer paso es conectarse al sistema, a través de la intranet de ELECTROHUILA S.A E.S.P. donde aparecerá la página de bienvenida.
Paso 2. Debajo de la palabra “Iniciar sesión”. En el cuadro de texto “usuario”, digite su usuario.
Paso 3. Debajo del cuadro texto de “usuario”. En el cuadro “Contraseña”, digite la contraseña que le ha sido asignada. Es importante en este caso recordar que se debe digitar el texto exactamente como le fue asignado en el momento de la creación de la cuenta. (respetando mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales).
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Paso 4. Presione el botón Si la contraseña es inválida se activa en la ventana un mensaje de texto: . Verifique que los datos que le fueron entregados correspondan a los digitados (mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales) y vuelva a intentarlo.
2.1.2 Pasos para recuperar la contraseña.
Figura 2. Ventana de recuperar contraseña.
Figura 3. Mensaje de envió de correo electrónico.
Usos de botones.
• Recuperar: permite recuperar contraseña enviándole un correo electrónico al usuario después de suministrar los datos del usuario de recuperación de contraseña.
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• Volver: re direccionamiento al login de ElectroHuila En Linea.
Si ha olvidado la contraseña siga los siguientes pasos:
Paso 1. Debe darle Clic al link el cual se encuentra ubicado en la parte inferior derecha del sistema, como se observar en la figura 1. Esto nos enviara a otra ventana que se visualiza en la figura 2.
Paso 2. En el cuadro de “usuario” de la figura 2. Digite su Email y luego de darle clic
al botón de “recuperar”
Paso 3. Al realizar los pasos anteriores nos mostrara un letrero que el sistema ha enviado un correo electrónico al usuario registrado. (Figura 3).
2.1.3 Pasos para asignar una nueva contraseña.
Figura 3. Ventana de correo electrónico.
Figura 4. Ventana de login.
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Figura 5. Ventana de ElectroHuila en Línea.
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Figura 6. Botón
Figura 7. Ventana de cambio de contraseña.
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Figura 8. Mensaje de contraseña cambiada con éxito.
Usos de botones.
• Ingresar: Permite ingresar al sistema después de suministrar el usuario y contraseña.
• Cambiar contraseña: Dirige a la ventana de cambiar contraseña
• Guardar: Permite cambiar la contraseña después de suministrar la nueva contraseña.
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Asignar una nueva contraseña después de olvidar su contraseña. (Ver el paso de recuperar contraseña).
Paso 1. Al recuperar contraseña en la ventana del correo electrónico nos llegara una notificación con la nueva contraseña dada por el sistema (figura 3).
Paso 2. Diligenciamos el correo y la contraseña que fue enviada a el correo electrónico. (figura 4).
Paso 3. Mostrará la ventana principal de ElectroHuila en Línea. (Figura 5).
Paso 4. Pulsamos el botón y seleccionamos cambiar contraseña (Figura 6).
Paso 5. En el cuatro “contraseña actual”, debemos digitar la contraseña que fue enviada al correo electrónico. En la ventana de asignar nueva contraseña. Debemos digitar la nueva contraseña en el cuadro “Nueva Contraseña*. (Figura 7)
Paso 6. Una vez el sistema realice las respectivas validaciones las cuales son “La contraseña debe ser de ocho caracteres mínimo, contener una letra en mayúscula y un número.” Saldrá una ventana diciendo que su contraseña fue cambiada con éxito. (Figura 8)
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2.2 Opción de información de cuentas ElectroHuila en Línea.
Figura 9. Ventana de cuentas ElectroHuila en Línea.
Una vez haya ingresado al sistema se visualizará la información de las cuentas que ya tenemos vinculadas.
Y podremos realizar dos procesos, ya sea radicación cuentas nuevas o vincular una cuenta.
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2.3 Módulo de Cuentas Nuevas.
Figura 10. Selección de Radicación Cuentas Nuevas
Figura 10.1 Ventana de Listado de cuentas nuevas.
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Usos de botones.
• Despliega dos opciones “Vincular cuenta” “Radicación de cuentas nuevas”
• Buscar: Permite realizar la búsqueda de un tipo de parámetro
• Limpiar: Permite limpiar los campos digitados para un parámetro o un tipo de parámetro
• Ver gestión: Este botón permite ver la gestión de la cuenta nueva. Con esta opción podrá consultar toda la trazabilidad de la solicitud y en que estado se encuentra.
• Enviar mensaje al gestor: Este botón permite enviar un mensaje al gestor.
• Adjuntar Documentación: Este botón permite Adjuntar la documentación
solicitada por el gestor.
• Opción para que el electricista acepte la solicitud o no para el proceso de radicación de Cuenta Nueva, en caso de no aceptarla será rechazada y no llegará a Electrohuila la solicitud.
Paso 1. En la ventana de inicio de la Figura 9, damos clic al botón de y seleccionamos radicación de cuentas nuevas (Figura 10) y nos enviara a la opción de Listado de cuentas nuevas (Figura 10.1).
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Este módulo se encarga en listar todas las cuentas nuevas que se están llevando a cabo por el usuario y/o electricista. Donde también se puede ver la gestión realizada por lo largo de la cuenta nueva (trazabilidad), además el usuario puede comunicarse con el gestor enviando un mensaje y puede adjuntar la documentación solicitada por cada paso.
Ver gestión de todo el proceso de la cuenta nueva. Poder enviar un mensaje al gestor. Adjuntar documentación solicitada por el gestor.
Además, en el botón X podremos confirmar o rechazar la asignación de electricista a dicha solicitud de cuenta nueva, como lo observamos en la figura 10.1
2.3.1 Modulo radicar una cuenta nueva.
Con el fin de radicar de forma adecuada la documentación referente a cuentas nuevas establecemos cada criterio de información en concordancia a los niveles de tensiones en los cuales se presentan dichas conexiones según los procedimientos establecidos en la oficina de cuentas nuevas para cada proyecto según sea el caso:
2.3.1.1 Nivel de tensión 1 (Cuentas denominadas como conexiones dispersas y trifásicas)
El procedimiento de Cuentas Nuevas en concordancia a Nivel de tensión 1 se desarrolla de acuerdo con documento PR-CGC- 06-001- PROCEDIMIENTO CUENTAS NUEVAS DISPERSAS, cuyo propósito es definir las actividades que se deben realizar para matricular usuarios desde el momento en que el cliente solicita la disponibilidad de servicio, pasando por la aprobación del diseño, la autorización para la conexión de la instalación o red eléctrica, la revisión de dicha instalación y del equipo de medida hasta la creación de la(s) cuenta(s) en el sistema comercial.
1) Los requisitos exigidos (documentos, estudios, diligenciamiento de formatos, etc.)
Solicitados al cliente y/o profesional competente del área de la electrotecnia encargado según el tipo de proyecto:
• FT-CGC-06-001 Remisión de documentos en trámite de cuenta nueva.
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• FT-CGC-06-002 Solicitud del servicio de energía.
• FT-DMT-04-003 - Formato plano de localización de redes existentes, proyectadas y modificadas (para el caso de ampliación de redes en baja tensión).
• FT-DMT-04-004 - Reporte para creación y modificación de estructuras de media y baja tensión (para el caso de ampliación de redes en baja tensión).
• FT-CGC-06-011 - Permiso de paso servidumbre y de responsabilidad de la comunidad para las redes eléctricas del proyecto (para el caso de ampliación de redes en baja tensión).
• Fotocopia de la cédula del propietario del inmueble y/o representante legal si es persona jurídica.
• Certificado de Libertad y tradición del predio u otro documento que acredite la propiedad como certificado de propietario, certificado de pago predial, copia de escritura pública, documento de compraventa, certificación de JAC para vivienda rural o asentamientos.
• Certificado de estratificación cuando el uso proyectado del inmueble sea residencial.
• Certificado de Inscripción en Cámara de Comercio cuando el suscriptor o titular de la cuenta va a ser una persona jurídica.
• Declaración del cumplimiento del reglamento técnico de instalaciones eléctricas.
• Protocolo del medido o certificado de calibración del medidor original. • Oficio de aprobación de disponibilidad o Factibilidad, si la subestación es
de un particular, se requiere autorización del propietario del transformador.
• Memorias de cálculo. • Planos (Diseños en concordancia con las convenciones y márgenes
establecidas por el operador de red).
2.3.1.2 Nivel de tensión 2 y 3 (Proyectos con expansión de Redes y subestaciones):
El procedimiento de Cuentas Nuevas en referencia a Nivel de tensión 2 y 3 se basa en los lineamientos establecidos en documento PR-CGC-06-002- PROCEDIMIENTO NUEVAS CONEXIONES DE PROYECTOS, cuyo propósito es definir las actividades que se deben realizar para matricular usuarios desde el momento en que el cliente solicita la disponibilidad de servicio, pasando por
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la aprobación del diseño, la autorización para la conexión de la instalación o red eléctrica, la revisión de dicha instalación y del equipo de medida hasta la creación de la(s) cuenta(s) en el sistema comercial.
1. Los requisitos exigidos (documentos, estudios, diligenciamiento de formatos, etc.)
Solicitados al cliente:
• FT-CGC-06-001 Oficio de remisión de documentos o formato. • FT-CGC-06-002 Formato de solicitud de servicio. • FT-CGC-06-010 Requisitos para conexión de proyectos con expansión. • FT-CGC-06-011 Permiso de paso servidumbre y de responsabilidad de la
comunidad para las redes eléctricas del proyecto (para el caso de ampliación de redes en baja tensión).
• FT-CGC-06-016 Esquema de localización de medidores en los armarios de medida
• FT-CCP-02-012 Solicitud de parametrización. • FT-DMT-04-003 Plano de localización de redes existentes, proyectadas y
modificadas. • FT-DMT-04-004 Registro de creación y modificación de estructuras de media y
baja tensión. • FT-DMT-04-005 Información técnica y comercial de usuarios nuevos y
existentes por transformador. • FT-DMT-04-006 Reporte de transformadores instalados y retirados.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del propietario del inmueble. • Certificado de Tradición y Libertad del predio u otro documento que acredite la
propiedad: a) Copia de escritura pública. b) Documento de compraventa. c) Certificación de JAC para vivienda rural o asentamientos d) Declaración extra-juicio de sana posesión.
• Certificado de estratificación cuando el uso del inmueble sea residencial. Cabe aclarar que para los casos en los cuales la dirección del predio en el certificado de estratificación no coincida con la registrada en el Documento de propiedad, se debe presentar certificado de nomenclatura.
• Certificado de Inscripción en Cámara de Comercio y fotocopia de la cédula del representante legal cuando el suscriptor o titular de la cuenta va a ser una persona jurídica.
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• Original del certificado de calibración del medidor de un laboratorio acreditado por la SIC. El cual debe entregarse al usuario por parte del almacén donde se compra el medidor.
• Declaración de cumplimiento RETIE de la instalación, emitida por el constructor autorizado; el ingeniero o técnico electricista constructor debe declarar por escrito que la obra construida cumple con el RETIE y puede ser puesta en servicio, según modelo RETIE.
• Dictamen de inspección RETIE de la instalación, aprobado por organismo de certificación, según lo indicado en el numeral 34.4 del Reglamento técnico de instalaciones eléctricas- RETIE.
• Oficio de aprobación de Factibilidad de energía y potencia, si la subestación es un activo particular, se requiere autorización del propietario del transformador.
• Copia de la Factura pagada para aprobación de planos. • Memorias de cálculo. • Planos (Diseños en concordancia con las convenciones y márgenes
establecidas por el operador de red). • Plan de trabajo.
Para ingresar la cuenta nueva ingresamos según puntos enunciados anteriormente y realizamos el proceso de la siguiente manera:
Figura 11. Tipos de usuario para creación de cuenta nueva.
Figura 12. Creación de cuenta nueva como propietario.
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Figura 13. Creación de cuenta nueva como electricista.
Se debe tener en cuenta que para Electricista debe estar registrado en la Electrificadora, en caso de no estar debe ir hasta la oficina del SAIRE para su respectivo registro.
Figura 14. Información de ubicación.
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Es importante tener la ubicación exacta del predio o proyecto.
Usos de botones.
• Despliega dos opciones, “Vincular cuenta” “Radicación de cuentas nuevas”
• Seleccionar archivo: Permite agregar y/o adjuntar documento.
• Radicar: Este botón representa el radicar una cuenta nueva como electricista o como propietario. Este icono solo lo encontraras en el módulo Radicar cuenta nueva/Electricista o Radicar cuenta nueva/Propietario según el modulo que este ubicado.
• Este Icono permite acercarse o alejarse del mapa.
Paso 1. Para la creación de una cuenta nueva pulsamos el botón . (Figura 10)
Paso 2. Al pulsar el botón pulsamos la opción “Radicación de cuentas nuevas”, podremos crear una cuenta nueva como electricista o como propietario. (Figura 11)
Paso 3. Diligenciamos todos los datos requeridos para la creación de cuenta nueva. (Figura 12, Figura 13). Y añadimos por el mapa donde es la ubicación lo más exacta posible de donde quiere crear la cuenta nueva. (Figura 14)
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Paso 4. Presionamos el botón . Si falta algún dato obligatorio se activa en
la ventana un mensaje de texto: este mensaje cambia dependiedo a cuales son los campos que faltan por completar, complementamos los datos requeridos y volvemos a intentar.
2.3.2 Vincular cuenta
Figura 14. Ventana de vincular una cuenta.
Usos de botones.
• Despliega dos opciones, “Vincular cuenta” “Radicación de cuentas nuevas”
• Guardar: Guarda y vincula la cuenta.
• Cancelar: Cancela la vinculación de la cuenta.
Paso 1. Para la vinculación de una cuenta. Pulsamos el botón . (Figura 9)
Paso 2. Al pulsar el botón pulsamos la opción “Vincular una cuenta” y nos muestra una ventana de asociar una cuenta. (Figura 14)
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Paso 3. Diligenciamos el número de cuenta correspondiente, pulsamos el botón
y se agregara la cuenta correspondiente. (Figura 9)
2.4 Información de cuentas vinculadas
Figura 15. Ventana de menú de cuenta vinculada
Uso de botones
• Click al número de cuenta
Una vez haya vinculado la cuenta como la figura 9, se podrá ingresar a el menú de cuentas vinculadas. Para poder ingresar a el menú de cuentas vinculadas, tenemos que pulsar un click a el número de cuenta. (Figura 9).
Los módulos se muestran en la parte central de la pantalla. Al dar clic sobre algunos de ellos, nos enviaran a otra ventana de menú del módulo que haya sido escogido. Cada módulo esta con su respectivo nombre y en la parte de abajo nos muestra la información de lo que consiste el modulo.
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2.4.1 Módulo Aporte Voluntario
Figura 16. Ventana de módulo aporte voluntario.
Uso de botones.
• Enviar: Permite enviar el valor del aporte voluntario.
Este módulo se encarga de realizar el aporte voluntario por parte del usuario.
Aporte voluntario.
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2.4.2 Módulo PQR
Figura 17. Ventana de módulo PQR.
Usos de botones.
• Crear nueva PQR: Permite realizar el registro de una nueva PQR.
Este módulo se encarga en la creación de nuevas PQR y consultar PQR.
Creación de PQR.
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2.4.3 Módulo Consumos
Figura 18. Ventana de módulo de consumos
Este módulo muestra los consumos que ha tenido la cuenta, durante cierto periodo de tiempo.
Mostrar consumos
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2.4.4 Módulo de facturas.
Figura 19. Ventana de módulo de facturas
Este módulo muestra las facturas correspondientes a cada periodo con su respectivo valor y un detalle.
Mostrar facturas.
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2.4.5 Módulo de pagos.
Figura 20. Ventana de módulo de pagos
Este módulo se encarga de mostrar todas las facturas actuales, así mismo se
puede realizar los pagos en línea en el botón y generar un duplicado de la
factura en el botón.
Mostrar facturas. Pagos de facturas en línea. Duplicado de la factura.
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2.4.6 Módulo de actas
Figura 21. Ventana de módulo de actas
Este módulo se encarga de mostrar todas las actas.
Mostrar actas.
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2.4.7 Módulo de suspensiones
Figura 22. Ventana de suspensiones
Este módulo se encarga de mostrar todas las suspensiones que ha tenido el dueño de la cuenta
Mostrar suspensiones de cuenta.