el proyecto de digitalizacion del archivo cman - ministerio de justicia

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LA DIGITALIZACIÓN EN EL ARCHIVO CMAN

– MINJUS

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1. LA DIGITALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS DEL ESTADO

1.1 Importancia Los archivos son documentos únicos y dan cuenta de las actividades de la institución.

Los archivos de gestión pertenecientes a Programas del Estado son considerados en un futuro como archivos históricos.

D.S. 004-2013-PCM: acceso, transparencia, modernización del Estado, descentralización

2. PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN EN EL MINJUS

COMISIÓN MULTISECTORIAL DE ALTO NIVEL

La Comisión Multisectorial de Alto Nivel (CMAN) es la instancia encargada del seguimiento de las acciones y políticas del Estado en los ámbitos de paz, reparación colectiva y reconciliación nacional.

ANTECEDENTES

La CMAN fue creada, mediante Decreto Supremo Nº 011-2004-PCM, con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos de reparación, paz y reconciliación nacional tras los daños ocasionados por la violencia política que vivió el país entre los años 1980 y 2000.

PLAN INTEGRAL DE REPARACIONES

El Plan Integral de Reparaciones - PIR (Ley 28592) es el instrumento técnico normativo que establece los principios, enfoques, objetivos, políticas y acciones que guían la acción del Estado, para sus tres niveles de gobierno, en materia de reparación a las víctimas del proceso de violencia ocurrido en nuestro país entre los años 1980 y 2000. El PIR tiene como finalidad reparar a dichas víctimas, con el objeto de contribuir a afirmar la paz y la concordia entre los peruanos y propender a la reconciliación nacional.

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2.1 Factibilidad.- Disponibilidad de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto de digitalización. (presupuesto y recursos humanos e infraestructura tecnológica)

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2. PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN EN EL MINJUSCOTIZACIONES DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN 2012 - 2013

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Recursos

a) Infraestructura tecnológica (servidor, software, sistema operativo)

b) Responsable del proyecto

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2.2. Diagnóstico.-

¿Qué necesidades de información?

- Cuestionarios

- Entrevistas

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2.3 Diseño

Lineamientos

¿De qué manera se realizará? OCR, Valor legal, blanco y negro o color, trabajo in situ , servidor o cd’s entregables, tiempo de ejecución, confidencialidad

Nota: No usen CD’s. Preferible discos duros externos

2.4 Alcance

¿Cuál será el alcance? Identificar lo digitalizable y no digitalizable

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNDefinición de Sistema de Gestión Documental

Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de grandes cantidades de documentos.

Norma ISO 15489

Marco Sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN Ventajas

Reducción del tiempo de consulta

Reducción de costos de archivo

Acceso recurrente de un documento

Incremento de la satisfacción de los usuarios internos

Tipos

Alfresco

Koha

DSPACE

Creación de Software

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Dejar de pensar en lo OPERATIVO y pensar en lo ESTRATEGICO

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Soportan procesos como:

Almacenamiento de datos. (p.e. DBMS)

Interacción social. (p.e. correos electrónicos, foros, chat, wikis, redes sociales)

Gestión del conocimiento. (p.e. Sistemas de gestión de conocimiento)

Toma de decisiones. (p.e. Sistema de Inteligencia de Negocios)

Difusión de información. (p.e. portales, correo electrónico, generadores de reportes

seguimiento de indicadores. (p.e. tableros de comando)

Gestión de documentación.

Gestión de procesos.

PIR -PROGRAMA INTEGRAL DE REPARACIONES

1. Programa de Reparaciones Colectivas

2. Programa de Reparaciones Económicas

3. Programa de Reparaciones Simbólicas

4. Programa de Reparaciones en Salud

5. Programa de Reparaciones en Educación

6. Programa de Restitución de Derechos Ciudadanos7. Programa de Facilitación y Acceso Habitaciones

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN1.PROGRAMA DE REPARACIONES COLECTIVAS – Modulo de Administración de Proyectos (MADPRO)

AVANCE DE LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNTIPOS DE PROYECTOS FINANCIADOS FICHA TECNICA DEL PROYECTO

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ZONA DE DESCARGA MODELO DE PLACA

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN Objetivo general

Lograr eficiencia y eficacia en el logro de objetivos a través de una adecuada gestión de procesos en la implementación del Plan Integral de Reparaciones – PIR, apoyada en un sistema automatizado. Asimismo administrar adecuadamente los recursos humanos y no humanos en la labora de monitoreo de la implementación del PIR.

Objetivos específicos

-Disponer con una base de datos consistente, segura y actualizada que garantice un óptimo procesamiento de información en tiempo real.

-Contar con una interface de fácil acceso y manipulación que permita una rápida familiarización con los usuarios

Colectivas

Económicas

Simbólicas

Salud

Educación

Restitución de Derechos

Ciudadanos

Facilitación y Acceso

Habitacional

Presupuesto

Archivo

Secretaría Ejecutiva

Atención al público

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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNObjetivos específicos

-Realizar pruebas de calidad del software para determinar y superar posibles errores y dar consistencia y fortaleza al sistema.

-Contar con una plataforma de gestión documental que facilite la consulta al acervo documentario.

-Promover la gestión del conocimiento y valoración de buenas prácticas de la institución.

-Registrar, organizar y analizar la información registrada para la toma oportuna de decisiones.

Colectivas

Económicas

Simbólicas

Salud

Educación


Ciudadanos


Habitacional

Presupuesto

Archivo



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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNALGUNOS BENEFICIOS

Secretaría Ejecutiva-Mejora de la toma de decisiones a partir del análisis de la información integrada a nivel nacional.

Área de Archivo- Atender los pedidos de documentación de las

diferentes áreas de manera rápida y eficaz.

- Carga masiva de documentos digitalizados los cuales estarán disponibles al personal interno.

- Garantizar la preservación documental del acervo documentario.

- Generación de informes, reportes, estadísticas.

Colectivas

Económicas

Simbólicas

Salud

Educación


Ciudadanos


Habitacional

Presupuesto

Archivo



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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓNALGUNOS BENEFICIOS


- Registro automatizado

- Generar ficha de pre inscripción a los diferentes programas

- Reportes

- Consultas

- Estadísticas

Presupuesto

- Monitorear el avance de la ejecución presupuestal

- Reportes

Colectivas

Económicas

Simbólicas

Salud

Educación


Ciudadanos


Habitacional

Presupuesto

Archivo



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3. PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

Las áreas involucradas son:

Almacenamiento de datos. (Todos los programas)

Interacción social (estadísticas al portal web, red social)

Gestión del conocimiento. (casos de éxito, lecciones aprendidas)

Toma de decisiones. (información estadística, reportes)

Difusión de información. (portal web, correo electrónico, generadores de reportes)

seguimiento de indicadores (ejecución presupuestal)

Gestión de documentación (área de archivo)

Colectivas

Económicas

Simbólicas

Salud

Educación


Ciudadanos


Habitacional

Presupuesto

Archivo



GRACIASLic. Elizabeth Fernández Astecker

[email protected]

el proyecto de digitalizacion del archivo cman - ministerio de justicia

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