digitalizacion y sus procesos
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LA DIGITALIZACIÓN Y
SUS PROCESOS
Alexander Manuel Arroyo Herrera
Ángela Parra Sigua
Ángel Gustavo Córdoba Lozada
Betty Janneth Torres Ramírez
Presentación
• La digitalización es un proceso queactualmente las organizaciones estántomando como herramienta fundamentalpara gestionar sus tareas administrativas,como ventaja competitiva y preservación desu documentación.
• La digitalización es una acción que impactapositivamente tanto en el ahorro significativoque esto representa a los corporativos comotambién en el mejoramiento de la percepciónque la opinión pública tiene de los mismos,aspecto que representa uno de los mejoresvalores agregados a la marca.
Objetivos
OBJETIVOS GENERAL.
• Desarrollar las competencias necesarias enel estudiante de ciencia de la información enel manejo del tema de digitalización dedocumentos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
• Conceptualizar, la temática alrededor de ladigitalización documentos.
• Aprender los aspectos técnicos necesariosal momentos de realizar el proceso dedigitalización.
¿Qué es la digitalización?
• Es un proceso tecnológico,
que permite mediante la
aplicación de técnicas
fotoeléctricas o de
escáner, convertir la
imagen contenida en
documento en papel en
una imagen digital.
Digitalización
• Tiene impacto en 4 ámbitos simultáneamente:
• PROCESO: Adecuación delos procesos de tratamientode la documentación paraincluir las tareas dedigitalización.
• NORMATIVIDAD: Para laimplementación de lametodología deDigitalización dedocumentos es necesaria laadaptación de la normativaexistente para incluir losprocesos de digitalizacióndentro de la misma.
Digitalización
• SOPORTE TECNICO: Se deben habilitar herramientas necesarias hardware y software, para la realización de la digitalización de documentos.
• CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Es necesaria la comunicación y difusión del cambio que trae la digitalización de documentos en los procesos a la vez que la creación de roles, tareas y responsabilidades.
Digitalización : fases del proceso
1. Identificación
2.Clasifiación
3.Recogida, transporte y
recepción (fase opcional)
4.Preparación.
5.Digitalización o captura.
6.Reconocimiento de datos.
7. Indexación.
8.Control de calidad.
9.Firma ( opcional).
10. Carga al archivo digital.
11. Devolución, archivo o
expurgo.
Digitalización : fases del proceso
1. Identificación de la
documentación a digitalizar:
seleccionar a digitalizar y
establecer el alcance de
digitalización
Indicar la finalidad de los
documentos a digitalizar
Identificar el soporte del
documento a digitalizar
Establecer la relación entre los
documentos y la tipología y
serie documentales del archivo
digital
Determinar donde y cuando se
va a realizar la digitalización.
2. Clasificación:Identificar si la captura de los documentos se realizara de forma unitaria o de forma masiva.
Digitalización : fases del procesos
3.Recogida, Transporte y recepción (opcional):
Si el departamento de digitalización decide ejecutar la
digitalización en un centro, se requiere la recogida, el
transporte de la documentación ante de la siguiente
fase por eso es opcional.
4.Preparación:
En esta fase se prepara la documentación a capturar,
revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose
de cualquier elemento que impida la ágil captura de la
mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el
proceso de digitalización.
Digitalización : fases del procesos
5. Digitalización:
Esta fase tiene una índole técnico
importante por lo que es necesario
realizar:
-Definir el formato del fichero que
contiene la imagen digitalizada del
documento original en papel para la
carga de un documento en archivo
digital recomendable que el formato
final sea PDF/A con una o varias
paginas
-Establecer los parámetros de
digitalización(resolución profundidad
de bits, etc.)
Digitalización : fases del procesos
6.Control de calidad: Consiste en verificar que
tanto la imagen digital como los datos significativos
obtenidos en el proceso de digitalización son fieles
al documento original en papel y cumplen con unos
requisitos mínimos de calidad. El mismo abarca
procedimientos y técnicas para verificar la calidad,
precisión y consistencia de los productos digitales.
7.Firma digital: Con el fin de dar validez legal al
proceso de digitalización y de cumplir con la
normativa existente en temas como las creaciones
de copias autenticas de documentos originales en
papel, puede aparecer la necesidad de firmar los
documentos resultantes de la digitalización.
Digitalización : fases del procesos
8. Carga de datos en el archivo digital: Una vez
se dispone de todos los metadatos necesarios
para cargar el documento(datos reunidos en la
etapa de indexación) y el propio fichero que
contiene la imagen digital del mismo se puede
proceder a la carga de toda esta información en
el archivo digital.
Digitalización : fases del procesos
9.Devolución, Archivo o expurgo:
• Terminado el tratamiento de digitalización y la
carga en el archivo digital se llega a esta fase final
del proceso completo de digitalización donde la
documentación en papel tiene que ser archivada,
devuelta o expurgada, según corresponda en cada
caso:
• Determinar cómo se va a gestionar la
documentación original en papel tras la finalización
del proceso de digitalización) archivo Devolución o
Expurgo).
• Llevar a cabo las acciones necesarias para su
archivo. Devolución o expurgo.
¿Qué información se puede digitalizar?
• La información que se
puede digitalizar es
casi que infinita,
siempre que esta
información este en un
formato plano como:
libros, fotografías,
mapas, planos,
transparencias,
negativos, diapositivas,
documentos, etc.
¿Qué tecnologías se emplean para la
digitalización?
• Para llevar la
digitalización de
documentos, se hace uso
de diferentes tecnologías,
como:
• Hardware : es necesario
tener un computador y un
escáner (de sobre mesa
o de detección de
documentos) para la
captura de imágenes.
• Software: Aplicación para la digitalización, es la aplicación que nos ayuda a convertir los documentos ya sea a jpeg, Tiff o bmp.
• También puede usarse un software OCR para la información sea indexada y clasificada.
Tipos de escáneres
• Hay varios tipos. Hoy en día los más extendidos son los planos. De rodillo. Como el escáner de un fax.
• De barras: se usan para registrar código de barras.
• De mano: en su momento muy económicos, pero de muy baja calidad, prácticamente extintos.
• Planos: como el de las fotocopiadoras.
• Cenitales: Para escanear elementos frágiles.
• De tambor: Consiguen muy buena calidad de escaneo, pero son lentos y costosos.
Tipos de escáneres
ESCÁNER PLANO
• También llamados escáneres de sobremesa, están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, generalmente opaco, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura. Montados en este brazo móvil se encuentran la fuente de luz y el fotosensor de luz (por lo general un CCD).
Tipos de escáneres
ESCÁNER CENITAL
• Un escáner cenital (en
inglés planetary scanner u
orbital scanner) es un tipo
de escáner que se utiliza
para hacer copias
digitales de libros o
documentos que, por ser
viejos o extremadamente
valiosos, para que no se
deterioren escaneándolos
con otro tipo de escáner.
Tipos de escáneres
ESCÁNER DE TAMBOR
• Los escáneres de tambor son los que
más fielmente reproducen el
documento original, ya que producen
digitalizaciones de gran calidad y
resolución (hasta 16.000 ppp de
resolución óptica). Sus problemas
son la velocidad de escaneo (son
lentos), no son indicados para
documentos de papel quebradizo
porque es necesario curvarlo sobre el
tambor y requieren un alto nivel de
habilidad por parte del operador.
Además, son bastante costosos.
Tipos de escáneres
ESCÁNER PARA MICROFILM
• Los escáneres para microfilm son dispositivos especializados en digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.
ESCÁNERS PARA TRANSPARENCIA
• Los escáneres para transparencias se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos fotográficos y documentos que no son adecuados para el escaneado directo. Pueden trabajar con varios formatos de película transparente, ya sea negativa, positiva, color o blanco y negro, de tamaño desde 35 mm hasta placas de 9 x 12 cm.
Tipos de escáneres
ESCÁNER DE MANO
• Estos escáner son dispositivos
manuales que son arrastrados
sobre la superficie de la imagen
a escanear. Escanear
documentos de esta manera
requiere una mano firme,
entonces una desigual
velocidad de exploración
produce imágenes
distorsionadas, normalmente un
indicador luminoso sobre el
escáner indica si la exploración
fue demasiado rápida.
Funcionalidad de la
digitalización• La digitalización documental
puede implementarse en todo tipo de empresas de sector público o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas que tengan información que les sea conveniente accederla de manera más ágil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones o auditorías.
Ventajas de la digitalización
• Económicas : Se reduce
costos de almacenamiento
y gestión y mejora la
eficiencia organizativa.
• Informativas: permite el
acceso a la información a
distintos usuarios
simultáneamente. Es de
fácil transferencia por
medio de las redes
telemáticas, la búsqueda y
recuperación es mucho
mas ágil.
Ventajas de la digitalización
• Jurídicas: evita la perdida de información. Se garantiza la trazabilidad del acceso a la información,
• Preservación: Favorece la conservación y preservación de los originales, evitando desgaste, deterioro. Almacena la información durante mucho tiempo
Ventajas de la digitalización
• Valor añadido: El uso de las TIC da una
ventaja competitiva y simplifica tareas
administrativas.
Legislación sobre
digitalización en México
• Existe legislación sobre digitalización en el país de México, concentrada principalmente estos tres documentos legales.
• En el Código Fiscal de la Federación del año 2000, se establecen las reglas para reconocer los documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complementando las reglas en la miscelánea Fiscal de ese mismo año.
Legislación sobre
digitalización en México• En el 2003 se
publican las reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos.
• A finales del 2003 se publican las disposiciones para microfilmación o grabación de libros y registros y documentos
Seguridad delos documentos
digitalizados
• La información contenida en tus documentos digitalizados se mantiene segura si se cumplen protocolos de seguridad como los siguientes:
Resguardo seguro de información en formato electrónico.
Realizar copias de seguridad.
Acceso restringido, solo a personal autorizado.
Contar con equipos de alta resolución.
indexación de la información digitalizada, para su fácil recuperación.
Contar con una gran capacidad de almacenamiento.
Seguridad delos documentos
digitalizados
LA DIGITALIZACIÓN Y
SUS PROCESOS
Alexander Manuel Arroyo Herrera
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Ángel Gustavo Córdoba Lozada
Betty Janneth Torres Ramírez