DIGITAL IZACIÓN DE DOCUENTOS  

 Presentado por:CAROL  BIBIANA GORD ILLO

ANA D EL IA RINC N  CASTILLOÓMAURICIO  GUERRERO

MARIA CRISTINA VALENCIA

D IEGO  HERNAN PALACIOS

Tutor:  JORGE MARIO  ZU LUAGA CAMPUZANO

 

UN IVERSID AD  D EL  QU IND IO

FACULTAD  D E C IENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA D E LA INFORMACION  Y LA 

D OCUMENTACION ,

BIBL IOTECOL IGIA Y ARCH IVISTICA

GESTION  D E D OCUMENTOS ELECTRON ICOS

SEPTIEMBRE 201 1

 

TABL A DE CONTENIDO

1. Introducción  3

2. Objetivos 3. Definición de digitalización

 45

4. Digitalización de documentos

 6

5. tipos de digitalización  7

6. Aplicaciones de la digitalización  8

7. Usos de la digitalización  9

8. El proceso de la digitalización  11

9. Dispositivos para un proceso de digitalización

 13

10. Aspectos técnicos de la digitalización

 14

11. Equipos para la captura de lainformación

 18

12. Conclusiones  21

13. Cibergrafia  22 

Somos conocedores de la gran importancia que rodea la Gestión Documental y de sus múltiples aportes al desarrollo del quehacer archivístico; los diferentes procesos, procedimientos, normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo, determinan las bases fundamentales para la buena organización y preservación del fondo documental. Además permite que la información contenida en dicho fondo sea recuperable eficazmente para el uso de quien la requiera. El desarrollo de las nuevas tecnologías está constituyéndose en la clave de nuestro progreso; pero sobre todo le están dando una nueva conceptualización a la información como herramienta generadora de conocimiento. Los Nuevos avances traen consigo nuevos desafíos y exigencias que inciden ampliamente en la modificación del entorno en el cual se desenvuelven los tradicionales sistemas, unidades y centros de información y que centran su actividad y servicio en el manejo y tratamiento de los documentos en cualquiera de sus soportes..

1. INTRODUCCIÓN

Definir que es digitalizaciónDar a conocer los usos de la digitalizaciónMostrar las aplicaciones de la digitalizaciónConocer el proceso de la digitalizaciónIdentificar los aspectos técnicos de la digitalizaciónIdentificar los equipos para la captura de la información 

2. OBJETIVOS

Es la operación de transformar algo analógico en algo digital. Es tomar una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador. El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados a través de bases de datos en Internet.

3. DEFINICIÓN DE DIGITAL IZACIÓN

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad

por un computador. Ademas es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar,

administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las

imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en

arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.

4. DIGITAL IZACION DE DOCUMENTOS

Retrospectiva: Garantiza la conservación y facilita la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin eliminar los documentos originales. 

Sistemática: Genera una copia del uso interno del documento que se recibe, se puede convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable, se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. 

5. TIPOS DE DIGITAL IZACIÓN

ARCHIVOS:Velocidad y facilidad de consultaPreservación y conservación documentalCapacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado CENTROS DE DOCUMENTACIÓN:Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación BIBLIOTECA:Distribución en redPreservación documental Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez

6. APL ICACIONES DE L A DIGITAL IZACIÓN

Los beneficios que ofrece la tecnología, se convierten en una necesidad en el área de la información y del conocimiento, en todas las entidades, con el fin de brindar eficientes y eficaces servicios y de esta manera se verá reflejado en:

CONSULTA DOCUMENTAL: rapidez en la consulta de documentos y expedientes, se podría realizar consultas simultaneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios. Incremento en la productividad del personal se incorporarían imágenes digitales en cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o base de datos. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

7. USOS DE L A DIGITAL IZACIÓN

CAMBIO CULTURAL: Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, de esta forma colaboraríamos con el medio ambiente. Se quitaría el paradigma que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD: Acceso mediante clave personal con contraseña secreta a nivel de documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

ARCHIVO FÍSICOReducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios. Reducción de riesgos por pérdida de documentos. Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc. Las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo.

Un proceso de digitalización es una regla o conjunto de instrucciones que definen el modo en que se digitaliza un documento, dónde y a quién se le entrega en la red y qué usuarios o grupos pueden aplicar la regla a sus documentos digitalizados. Básicamente, automatiza el flujo de trabajo del documento.

El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, entre otras.

8. EL PROCESO DE L A DIGITAL IZACION

Para un proceso de digitalización se requiere los siguientes componentes:

Computadores conectados en redDispositivos de adquisición de imágenes (escáner)Software para tratamiento, formateo y compresión de imágenesDispositivos de almacenamientoDispositivos de visualización e impresión

9. DISPOSITIVOS PARA UN PROCESO DE DIGITAL IZACIÓN

10. ASPECTOS TÉCNICOS DE L A DIGITAL IZACIÓN

RESOLUCIÓN

Podemos definir la resolución como la capacidad de reproducir fielmente los detalles de una imagen. Utilizaremos esta palabra, lógicamente, al referirnos a la resolución de una imagen digital, pero también, al referirnos a una impresora, un monitor, una cámara o un escáner. Así pues, se trata de un concepto fundamental, que posee distintas acepciones, según el contexto en el que lo utilizamos. La Resolución se mide en ( ppp, puntos por pulgada o dpi Dots per Inch) puede definirse como el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de ser captada por el escáner, el estándar ( que es a la vez el límite óptico) es de 600 dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi.

¿Cuánto ocupa una imagen?Para saber exactamente cuál va a ser el tamaño de una imagen, se usa la siguiente fórmula: Tamaño imagen (KB) = L x A x RH x RV x bits / 8.192Donde: L y A son las dimensiones de la imagen en pulgadas ( una pulgada = 2,54 cm)RH y RV Las resoluciones horizontal y vert ical respectivamenteEjemplo una imagen A4 (aproximadamente 11,7 x 8,3 pulgadas) escaneada a 300 ppp (300 x 300) con 24 bits de color (color real) ocupa 25.490 KB (unos 25MB. La cifra resulta impactante, pero no se preocupe; existen muchos métodos para reducir el tamaño de las imágenes, tanto a la hora de manejarlas en memoria como las del disco duro.

la resolución de un escáner se ve condicionada por los siguientes factores: Tipo de escáner.Tipo de sensor del CCD y alineación del mismo. Interpolación. Sistema óptico (longitud del foco, profundidad de campo de las lentes, calidad, estabilidad, cambios de temperatura, humedad, etc.).Ruido superfluo de los circuitos electrónicos y del CCD. Escala de resolución. Respuesta de frecuencia de los circuitos electrónicos.

En un escáner podemos considerar diferentes tipos de resolución:

Es el número de puntos individuales de una

imagen que es capaz de captar el CCD. Es la

resolución más importante, ya que define

los límites físicos del escáner

Es una resolución artificial, que crea el software del escáner o del ordenador que procesa la imagen

interpolando puntos entre los puntos captados en la

resolución real.

Resolución configurable, definida por el usuario.

Puede ir desde un mínimo de 75 dpi hasta el máximo

que pueda alcanzar el escáner con la definición

interpolada.

PROFUNDIDAD DEL COLOR

La profundidad de color o bits por pixel (bpp) es un concepto de la computación gráfica que se refiere a la cantidad de bits de información necesarios para representar el color de un píxel en una imagen digital o en un framebuffer. Debido a la naturaleza del sistema binario de numeración, una profundidad de bits de n implica que cada píxel de la imagen puede tener 2n posibles valores y por lo tanto, representar 2n colores distintos.

EL TAMAÑO DEL ARCHIVO

Es una cifra, en bits o en bytes, que describe la cantidad de memoria necesaria para almacenar la información de la imagen en un soporte (disco duro, CD, tarjeta de memoria, etc). ,el tamaño del archivo dependerá de varios factores y, especialmente, de la resolución (R), las dimensiones de la imagen (Largo x Ancho) y la profundidad de color (P). Puedes calcular el tamaño de un archivo con la siguiente fórmula: Tamaño = R²*L*A*P

COMPRESIÓN DE ARCHIVOS

Una vez creada nuestra imagen, ya sea capturada con la cámara o creada a mano, la guardamos en un archivo, con un nombre y una extensión, no sólo contiene la información de cada pixel. Tiene también una cabecera en la que se guarda información destinada al programa encargado de abrir la imagen y mostrarla en el monitor. Aunque, por regla general, los archivos vectoriales tienen tamaños mucho menores que los archivos bitmap, todos los archivos gráficos suelen tener tamaños muy grandes. Se hizo necesario el desarrollo de tecnologías capaces de comprimir archivos gráficos.

ESCANER:Es un periférico de captura utilizado para escanear documentos; convierte una documento en papel en una imagen digital. Funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz. Se coloca en la superficie de cristal del escaner, la imagen a digitalizar, enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto por el CCD, el sistema de iluminación y un conjunto de lentes se desplazan barriendo la imagen. La calidad final del escaneo dependerá fundamentalmente de la calidad del CCD; se tiene en cuenta la calidad del DAC, puesto que de nada sirve captar la luz con enorme precisión si perdemos mucha de esa información al transformar el caudal eléctrico a bits.Son preferibles los escáneres de marcas de prestigio como Nikon o Kodak a otros con una mayor resolución teórica.

11. EQUIPOS PARA L A CAPTURA DE L A INFORMACION

Escáneres de trayectoria aérea es una variante de los planos.

permite escanear volúmenes encuadernados con las hojas hacia arribagracias a que la fuente de luz y el sensor CCD se encuentran

ensamblados a un brazo de trayectoria aérea.

Escáneres para microfilmSon dispositivos especializados en

digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura

Escáneres de tambor Son escáneres de alta calidad 

usados por laindustria de la impresión.

Escáneres planos están formados por una

superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento aescanear, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de

captura.Escáneres para transparencias:

Se utilizan para digitalizardiapositivas, negativos fotográficos y 

documentos que no sonadecuados para el escaneado directo.

Escaneres de rodilloAparatos pequeños muy manejables. Funcionan poniendo el papel en una ranura, que luego es desplazada automáticamente por el scanner. En este caso, la luz no se desplaza, lo hace la hoja.

El CCD (Charge Coupled Device, Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma, tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentra también en las cámaras de video, en el fax, en las cámaras digitales.

CÁMARAS DIGITALES

Combinan un escáner con óptica de cámara para formar una herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad superior.A pesar de ser más lentas y más difíciles de utilizar que los escáneres planos, las cámaras digitales se adaptan a una amplia variedad de documentos y objetos.Se pueden capturar en forma segura los materiales más frágiles.Modelos especiales:Aparte de los híbridos de rodillo y de mano, existen otros escáneres destinados a aplicaciones concretas; por ejemplo, los destinados a escanear exclusivamente fotos, negativos o diapositivas, aparatos con resoluciones reales del orden de 3.000 x 3.000 ppp que muchas veces se asemejan más a un CD-ROM (con bandeja y todo, denominados clásicos

12. CONCLUSIONES

La revolución de la era digital en la que nos hallamos inmersos actualmente impone la necesidad de mejorar la circulación de la información y más aun cuando vemos que cada dio se vuelve más abundante y compleja. La actitud pasiva es cosa del pasado; el nuevo reto representa la respuesta oportuna y eficiente que podamos dar a la gran demanda informativa.

Las nuevas tecnologías, los modernos sistemas de procesamientos de textos, imagen y sonido, las telecomunicaciones, las bases de datos, representan un reto de adaptación y la única posibilidad para ofrecer a la sociedad la respuesta que reclama y espera de los profesionales de la documentación.

En la planificación, el manejo y la organización de los documentos se analiza el éxito productivo de las empresas y si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, obtendremos mayores resultados cuantificables que van desde el incremento de beneficios, reducción de costos, ahorro en cuanto al espacio de almacenamiento y mejora de la gestión documental y de la productividad.

¿Qué es… un escáner?http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm

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http://www.desarrolloweb.com/articulos/1901.php , digitalización de imágenes. resolución de escáner 

13. CIBERGRAFIA

http://boj.pntic.mec.es/jgomez46/documentos/cav/digitalizacion.pdf, tipos de escáneres

http://www.aulaclic.es/html/a_5_1_1.htm, formatos de imagen