DIPLOMADOGERENCIA ESTRATEGICA EN EL SECTOR PÚBLICO

MODULO IX: FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN EL SECTOR PÚBLICO.

“Proyecto de Digitalización de Documentos del Archivo Permanente de la Dirección de Control

de la Administración Descentralizada de la Contraloría del Estado Carabobo”.

Profesor:Orlando Chirivella

Integrantes: Yetzy Belisario C.I 9.922.719Monica Colls C.I. 11.940.281Gilda Piñero C.I. 8.068.608Jesus Flores C.I.16.579.103

Douglas Zulinda Rojas C.I. 8.550.832

Valencia, Marzo 2011.

RESUMEN EJECUTIVO

Nombre de las Entidades Responsables:

Dirección de Control de la Administración Descentralizada.

Nombre del Proyecto y Localización:

“Proyecto de Digitalización de Documentos del Archivo Permanente ubicado

en la Dirección de Control de la Administración Descentralizada de la Contra-

loria del Estado Carabobo”,

Objetivos de Proyecto.

El presente Proyecto de Inversión busca lograr digitalizar la documentación e

información existente en el Archivo Permanente de la Dirección de Control de

la Administración Descentralizada, a fin de que los usuarios dispongan de in-

formación en forma rápida, actualizada y confiable.

Situación Actual y Situación Posterior a la ejecución del Proyecto.

Actualmente la documentación existente en el archivo permanente de la

Dirección para el Control de la Administración Descentralizada está

desactualizada por la ausencia de mecanismos de control y adecuación entre

ellos de tiene: normativa internas, poca valoración a la documentación, falta

de coordinación con los entes a auditar, ineficiente inventario de la

documentación existente de los entes u organismos bajo el control del

Órgano de Control Externo.

Por lo expuesto, resulta pertinente la formulación y puesta en mar-

cha del presente proyecto de “Digitalización de documentos del Ar-

chivo Permanente de la Dirección de Control de la Administración

Descentralizada”, que permitirá almacenar, administrar y consultar

grandes volúmenes de documentos en forma de imágenes digitales,

garantizando además la conservación de los mismos en óptimas

condiciones y la posibilidad de consulta independientemente de la

localización física de la documentación.

Beneficios y Población Objetivo.

La población objetivo beneficiarios directos del presente Proyecto lo

constituyen los funcionarios y auditores adscritos a la Dirección de Control de

la Administración Descentralizada población ésta compuesta por un (01)

Director, doce (12) auditores y cuatro (4) funcionarios de apoyo (Asistentes y

secretarias), los cuales con la implementación del proyecto contaran con los

siguientes beneficios:

1. Rápido acceso a la documentación, optimizando los tiempos de

búsqueda.

2. Ahorro de tiempo de tipeo.

3. Disponibilidad de la documentación para generar copias en papel a

través de impresoras comunes de computación, eliminado la

necesidad de realizar fotocopias.

4. Disponibilidad de la documentación para envío de e-mail y Fax.

5. Ahorro de espacio físico destinado al archivo y almacenaje de papel.

6. Preservación y resguardo de la documentación.

El proyecto en el ámbito institucional goza de la aceptación del organismo

por estar enmarcado dentro de sus lineamientos, ya que busca mejorar las

actuaciones de Control Posterior y proporcionar una herramienta de apoyo

importante para logro de su misión.

Indicadores de Evaluación de la Alternativa Seleccionada.

Digitalizar la información existente en el archivo permanente de la Dirección

de Control de la Administración Descentralizada de la Contraloría del Estado

Carabobo, permitirá dar respuesta oportunas y actualizadas a los usuarios

del servicio, permitiendo así el cumplimiento de la misión y objetivos como

organismos de control y fiscalización.

Esta alternativa es la más adecuada por cuanto minimiza los costos en cuan-

to a:

Almacenamiento de gran cantidad de imágenes, sin ocupar los recur-

sos de red (espacio del servidor).

Disponibilidad de la documentación para consulta, visualización e im-

presión desde cualquier parte de la Dirección.

Disponibilidad de la documentación en forma instantánea.

Cero (0) inversión en Hardware de Almacenamiento.

Cero (0) costo de mantenimiento de Hardware y Sistemas.

Financiamiento del Proyecto:

El proyecto a ejecutar para ser desarrollado, luego de contar con el visto

bueno de las máximas autoridades del organismo, está sujeto a la

disponibilidad presupuestaria del año fiscal en que se planifique instalar, por

lo que se necesita realizar los ajustes en las provisiones presupuestarias,

para que el proyecto sea factible desde el punto de vista presupuestario y

pueda ser implementado.

Resumen del Análisis Institucional para la ejecución del Proyecto.

En el año de 1961 la Asamblea Legislativa Regional del momento, crea por

la ley estadal del 07 de julio a la Contraloría Regional del Estado Carabobo,

para el ejercicio del Control Fiscal. Desde 1961, fecha de su creación, hasta

el día de hoy ha sufrido cambios generados por el proceso de modernización

en la Administración Pública Nacional, culminando esta transformación en su

integración al Sistema Nacional de Control Fiscal y la apertura a la

participación ciudadana.

La Misión de la Contraloría General del Estado Carabobo, es

salvaguardar los intereses de la colectividad de la región, mediante el

ejercicio eficiente y oportuno del control, la vigilancia y fiscalización de la

gestión estadal, como Institución Constitucionalmente Autónoma, e

integrante del Sistema Nacional de Control Fiscal.

El objetivo del Órgano de Control fiscal externo, es ejercer funciones de

control posterior a los recursos, gastos, bienes y operaciones relacionadas

con éstos, mediante la evaluación de los sistemas de control interno

administrativos; aplicación de auditorias integrales, financieras,

presupuestarias, operativas, de gestión y de seguimiento a las observaciones

y recomendaciones de informes de auditorias realizadas con anterioridad..

El artículo 24 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y

del Sistema Nacional de Control Fiscal, incorpora a las Contralorías de los

Estados como componentes del mismo. De allí que, las Contralorías

Estadales (órganos de control fiscal externo), son parte integrante del

Sistema Nacional de Control Fiscal, y por lo tanto están sujetos a las

disposiciones fundamentales estatuidas en la citada ley.

CAPÍTULO II

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN.

La cantidad de documentos tangibles antiquísimos que se encuentran en el

archivo permanente de la Dirección de Control de la Administración Descen-

tralizada motivada a la falta de mecanismos de control por parte de las per-

sonas encargadas del archivo aunado al mal manejo que se le ha dado, ha

generado no solo grandes demoras en la planificación de las actuaciones fis-

cales, desconocimiento y poca valoración de la información archivada sino

también alto grado de incertidumbre a los funcionarios que necesitan de in-

formación oportuna, veraz y actualizada. En general el problema se manifies-

ta en la Desactualización del archivo permanente de la Dirección de Control

de la Administración Descentralizada de la Contraloria del Estado Carabobo,

siendo éste de permanente consulta de información, por los funcionarios ads-

critos a la misma.

Proyecto “Digitalización del Archivo permanente de la Dirección de Con-trol de la Administración Descentralizada”

ARBOL DE PROBLEMAS

CAUSAS PROBLEMA PRINCIPAL

EFECTOS

Ineficiente Inventario de la información existente Desactualización del

Archivo Permanente de la dirección de

Control de la Administración

Descentralizada.

Retardo en la ejecución de la Planificación de la

Actuaciones fiscales

Información Obsoleta Alto grado de Incertidumbre

Débil coordinación con Entes e Instituciones

auditadas.

Desconocimiento y poca valoración de la

información.

Limitado acceso a la información.

Bajo nivel de Credibilidad

ARBOL DE OBJETIVOS (FINES-MEDIOS)

Dentro de las acciones a tomar para dar solución a la problemática de la

Desactualización del Archivo Permanente de la Dirección de Control de la

Administración Descentralizada, se tomó la alternativa de la actualización

de la información, que se refiere a la recopilación de los documentos fijos

(Misión, Visión, Objetivos, Estructura Organizativa, etc) y las de constante

variación (Plan Operativo Anual, Presupuestos, Estados Financieros,

Ejecución Presupuestarias, Modificaciones Presupuestarias, Máximas

Autoridades del Ente, entre otras) de los entes y organismos sujeto a nuestro

control, y traspasarlos a un CD o DVD. Lo anterior es realizado con un

programa con criterios de búsqueda determinados, siendo lo más importante

la facilidad de uso y reducción de material físico en las instalaciones de la

Dirección.

En nuestro caso, con la Digitalización del Archivo Permanente de la Direc-

ción de Control de la Administración Descentralizada Contraloría del Estado

Carabobo, permitirá almacenar, administrar y consultar grandes vo-

lúmenes de documentos en forma de imágenes digitales, garanti-

zando además la conservación de los mismos en óptimas condicio-

nes y la posibilidad de consulta independientemente de la localiza-

ción física de la documentación.

Proyecto “Digitalización del Archivo permanente de la Dirección de Control de la Administración Descentralizada

ARBOL DE OBJETIVOS (Medios-Fines)

Medios Fines Solución

Creciente niveles de conciencia e importancia del Archivo Permanente.

Actualización de la Información.

Eficiente inventario de la información existente.

Establecimiento de Normativa Interna

Mayor acceso oportuno a la información.

Se reducen los márgenes de incertidumbre.

Aumento de la calidad de los informes de auditorias.

Incremento de los conocimientos de la

información contenida en el archivo permanente.

Mejor rendimiento laboral.

Digitalización del Archivo Permanente de la

Dirección de Control de la Administración Descentralizada

Contraloría del Estado Carabobo lo que

permitirá Elevar la calidad de los informes

de auditoria.

CAPÍTULO III

POBLACION OBJETIVO.

La población objetivo es un subconjunto de la población total (población de

referencia) a la que están destinados los productos del proyecto. En nuestro caso

está delimitada a los funcionarios y auditores de la Dirección de Control de la

Administración Descentralizada compuesta por un (01) Director, doce (12) auditores

y cuatro (4) funcionarios de apoyo (Asistentes y secretarias).

ANALISIS DE LA OFERTA Y DEMANDA

En la actualidad el servicio que presta el Archivo Permanente de la Dirección

no satisface la demanda de los usuarios producto de la desactualización y li-

mitado acceso a la información originando, un déficit de información entre lo

demandado y lo ofertado.

Por tratarse de una necesidad relacionada con la información, partimos asu-

miendo que la cantidad total de solicitudes constituye la demanda de tal po-

blación hasta que esta es cubierta en un 100% al usuario solicitado. Es decir,

la demanda por el servicio está representada por el volumen de solicitudes

procesadas de acuerdo con los diferentes tipos de actuaciones.

CAPÍTULO IV

ASPECTOS TÉCNICOS

Inicialmente la digitalización o escaneo de los documentos del Archivo Per-

manente es un proceso similar a tomar una Fotografía de cada página de la

documentación, para luego poder verla en una computadora utilizando un

programa o aplicación específica. Una vez digitalizada la documentación, los

funcionarios y usuarios podrán obtener copias en papel, con la calidad de

una fotocopia, simplemente imprimiendo el documento que necesite.

Por cada documento digitalizado, se cargan en el sistema los datos necesa-

rios por cada ente u organismo auditado y para poder identificarlo se les

asigna un código a cada uno de ellos (índices). Esto permitirá realizar un

búsqueda rápida y eficiente de la documentación, encontrando el documento

buscado en segundos, simplemente presionando un botón.

Las actividades y tareas a realizar pueden ser desarrolladas de la siguiente

manera:

Definir los criterios de selección de los documentos a digitalizar.

Escanear los documentos en soporte papel transformándolos en imá-

genes electrónicas.

Identificar campos temáticos de los documentos escaneados.

Elaborar índices temáticos o por carpetas de los Entes y organismos

sujetos al control de la Dirección.

Transferir las imágenes y el índice con la información al sistema o CD

para su transporte, resguardo y/o consulta.

Designar perfiles de usuario para acceder a la documentación.

Subir la información al sistema y página Web de la Contraloría.

CAPITULO V

FLUJO DE BENEFICIOS Y COSTOS.

Se estima una inversión de Bolivaresxxxx para implantare el Proyecto de

Sistematización del Archivo Permanente de la Contraloría del Estado

Carabobo.

Recursos Ítems Costo Total en Bs

Humano Personal Calificado

Tecnológico

-Software de digitalización.- Copiadora de CD que grabe y re-grabe (CD RW). - Escáner que permita la lectura de ho-jas tamaño oficio (36 x 22) con resolu-ción2.400 DPI – 48 bit de colores- CD vírgenes con estuche 100- Computadora con lector/grabador de CD/DVD.

Para minimizar los costos el recurso humanos a utilizar, se contaría con el

personal que actualmente realiza funciones en el archivo de la Dirección de

Control de la Administración Descentralizada, dedicada específicamente a la

digitalización de los documentos, resguardo de la información en CD y pági-

na Web, definición de criterios de selección, identificación de campos temáti-

cos y elaboración de índices. En cuanto a la tecnología, ésta estará basada

en un equipo de scanners de alta velocidad y OCR en tiempo real.

CAPITULO VI

EVALUACION ECONOMICO -SOCIAL.

El proyecto a ejecutar para ser desarrollado, luego de contar con el visto bue-

no de las máximas autoridades del organismo, está sujeto a la disponibilidad

presupuestaria del año fiscal en que se planifique instalar, por lo que se ne-

cesita realizar los ajustes en las provisiones presupuestarias, para que el

proyecto sea factible desde el punto de vista presupuestario y pueda ser im-

plementado.

Consideramos que la alternativa seleccionada tiene probabilidad de ser sos-

tenible desde el punto de vista social y económico, pues contempla el desa-

rrollo de un proceso de participación activa de los funcionarios y auditores

afectados directamente cuyo fin ultimo es contribuir en la mejora continua del

servicio, el dar valor agregado al proceso de auditoría el cual constituye el

objetivo fundamental de los órganos de control fiscal y que al final el resulta-

do recae en la evaluación social o comunidad.

CAPITULO VII

ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y OPERATIVA

La ejecución del proyecto estará a cargo de la Unidad Ejecutora, la Dirección

de Control de la Administración descentralizada conjuntamente con la Direc-

ción de Sistema la que cuenta con experiencia en sistemas tecnológico y re-

cursos humanos capacitados para ejecutar este proyecto. En este sentido, la

ejecución presupuestaria estará a cargo de la Dirección de Administración de

la Contraloría del Estado Carabobo,

El equipo tecnológico o esscaner que es uno de los componentes más impor-

tantes de este proyecto, estará a cargo de una empresa privada selecciona-

da por la Contraloría mediante proceso de concurso público. Los otros com-

ponentes del proyecto serán ejecutados directa e íntegramente por los fun-

cionarios adscritos a la Contraloría del Estado Carabobo.

CAPITULO VIII

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. El problema central identificado es la Desactualización del Archivo

Permanente de la Dirección de Control de la Administración Descen-

tralizada de la Contraloría del Estado Carabobo.

2. En el análisis se encontró suficiente justificación de la necesidad de

Digitalizar los documentos del Archivo permanente, basado en la ad-

quisición de equipos tecnológicos que proporcionar los requerimientos

necesarios para satisfacer la demanda de los usuarios del

archivo .Para ello se formuló y evaluó la alternativa técnicamente via-

bles como lo fue la actualización de todos los documentos allí existen-

te con segregación de funciones, establecimientos de criterios, con

aprovechamiento del capital humano de la misma dirección el cual con

inducción y proporcionará una herramienta necesaria para la Direc-

ción.

3. En cuanto a los costos a precios de mercado, en la fase de inversión

suman la cantidad de Bsxxxxxxx, en la Digitalización de documentos y

los costos de la fase de mantenimiento y operación suman XXXXX. En

resumen esta alternativa tiene un costo total de BsXXXXX, tanto en la

fase de inversión como en la fase de operación y mantenimiento en un

horizonte de 10 años.

4. Consideramos que la alternativa seleccionada tiene probabilidad de

ser sostenible desde el punto de vista social y económico, pues con-

templa el desarrollo de un proceso de participación activa de los fun-

cionarios y auditores afectados directamente cuyo fin ultimo es contri-

buir en la mejora continua del servicio, el dar valor agregado al proce-

so de auditoría el cual constituye el objetivo fundamental de los órga-

nos de control fiscal y que al final el resultado recae en la evaluación

social o comunidad.

5. La Contraloría General del Estado debe atender la urgencia y necesi-

dad que tiene la región, de contar con un organismo de control que se

fortalezca en la medida que la administración y los controles adminis-

trativos lo requieran. Con una enorme capacidad preventiva y actua-

ciones de control oportuno.

6. Bajo ese objetivo, se requiere implantar nuevas tecnologías, como el

planteado en el presente proyecto de manera sostenida realice los

cambios en los procesos internos, las competencias y su propia es-

tructura, para así poder precisar un marco en el cual sea posible la di-

gitalización de los documentos del Archivo permanente de la Dirección

de Control de la Administración Descentralizada lo cual permitirá al-

macenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos

en forma de imágenes digitales, garantizando además la conservación

de los mismos en óptimas condiciones y la posibilidad de consulta in-

dependientemente de la localización física de la documentación, lo-

grando de esta forma, una Contraloría actualizada, a la vanguardia de

las nuevas exigencias tecnológicas que exige el marco legal venezo-

lano y que a su vez reclama la ciudadanía para una mayor transparen-

cia en la gestión de pública.