ejemplo de como aplicar un sgc en una empresa cfe
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Direccin de Administracin
Febrero, 2011
PM USGA Control y Mantenimiento de
Inmuebles
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Direccin de Administracin
La Direccin de Administracin de la Comisin Federal de
Electricidad a travs de la Gerencia de Administracin y
Servicios es la responsable de que los servicios se presten con
criterios de racionalidad, con la mxima eficiencia posible, a
travs del uso de tcnicas orientadas a optimizarlos y evitar
dispendios de dinero, bienes y tiempo.
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Haba
duplicidad de
funciones y
disminucin de
la productividad
Las ordenes
de servicio
se
realizaban
en forma
manual
Los tiempos de
atencin de las
ordenes de
servicio no eran
controlados.
Exista
dificultad para
contar con
indicadores
por tipo de
servicio
No era adecuado
el control de
solicitudes de
servicio
El almacn
no estaba
ligado a los
procesos y
con
frecuencia no
haba
existencia de
materiales
El usuario no
tena un
seguimiento
puntual de sus
solicitudes
Se realizaban
mltiples
solicitudes de
servicio y copias
entregadas a los
involucrados por
medio de
mensajero
Se inicia la certificacin de ISO-9001
de diversos procesos de calidad.
PM USGA Control y Mantenimiento
de Inmuebles
1990 20022000 2005 2010
No se contaba
con un adecuado
control de los
solicitantes y del
presupuestoSe adoptan adecuados
controles y normas para
proteccin al Medio
Ambiente y Seguridad Salud
en el trabajo.
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PM USGA es:
Un proceso estructurado orientado a la planificacin, coordinacin, verificacin ycontrol de los servicios de aseo, mantenimiento (preventivo y correctivo) de losinmuebles de CFE, que opera a travs del Sistema Institucional de Informacinen la plataforma SAP por medio de la funcionalidad PM. Cuyo inicio deoperacin es a partir Enero del 2009 y esta alineado al cumplimiento delManual de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en elDOF el 16 de Julio del 2010
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1ra. ETAPA
2009-2012Implantacin en todos los inmuebles de Oficinas en el DF y zona conurbada de los servicios de aseo y mantenimiento preventivo y correctivo.
2da. ETAPA
2011-2012Implantacin de los procesos de boletos de avin, imprenta, fotocopiado, salas de conferencias, almacn, archivo de planos, mesa de servicios y terminales porttiles (WiFi).
3ra. ETAPA
2012-2013Implantacin de obra pblica y servicios relacionados , modificaciones de planos, costos y bitcora electrnica.
Al termino de la tercera etapa podremos aplicar de forma sistemtica el Manual de Recursos Materiales y Servicios Generales emitido el DOF 16 de Julio del 2010.
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Puntos de mejora del sistema
Estandarizar y controlar los procedimientos de mantenimiento y servicios en todos los Inmuebles de CFE en el DF y en zona conurbada.
Contar con un inventario por Inmueble, as como caractersticas particulares de los mismos.
Se obtiene el programa anual de trabajo de mantenimiento y servicios
Automatizar la gestin de solicitudes de servicio
Mejora en tiempo de respuesta .
Mejor control del personal autorizado para solicitar servicios y ejercer presupuesto.
Controlar y eficientar la transparencia del gasto de cada una de las reas.
Indicadores por tipo de servicio.
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Puntos de mejora del sistema
Contar con una proyeccin de recursos (materiales, equipos y servicios de terceros) facilitando la obtencin del anteproyecto de presupuesto.
Transparentar y mejorar el control de los materiales contenidos en bodegas, mediante la creacin de fondos de bienes.
Consolidacin de solicitudes de Compras y Servicios.
Mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Reduccin de solicitudes Contribuir al ahorro del uso de papel.
Contar con capacitacin permanente con tutoriales en lnea (Liga en intranet spp.cfemex.com).
Se tiene en lnea instructivo de trabajo por cada especialidad de los trabajadores(civil, mecnico, elctrico y aseo).
Control de los servicios asignados al personal por Inmueble.
Cumplir con las normas del Sistema Integral de Gestin.
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Oficinas M2 43,624
M2 reas comunes
2,021
Total 45,645
Poblacin 3,842
M2 Oficinas 37,680
Oficinas M2 37,680
M2 reas comunes
32,339
Total 70,019
Poblacin 1,157
M2 Oficinas 25,767
M2 reas comunes
7,077
Total 32,844
Poblacin 2,061
2010
2011
2012
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Datos Valor
Promedio diario poblacin flotante: 1,200
Total General: 148,508
Total M2 reas comunes: 41,437
Total M2 Oficinas: 107,071
Total Poblacin: 7,042
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Nuestro compromiso?
El Gobierno en sus diversos mbitos y como instancia depositaria del poder
pblico, requiere de los servicios generales para el desarrollo de las diversas
atribuciones y funciones que le establecen sus normas fundamentales. En
este contexto, los servicios generales contribuyen con su accin y apoyo para
el adecuado funcionamiento y operacin del aparato pblico.
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La Planeacin Estratgica 2009-
2012, en el objetivo de
Competitividad, declara la
necesidad de apoyarse en la
innovacin y desarrollo
tecnolgico a fin de incrementar
la eficiencia de los procesos y
optimizar costos.
Objetivo Estratgico 1
COMPETITIVIDAD
Entregar nuestros productos y
servicios con estndares
internacionales, elevar la
productividad de la empresa
apoyados en innovacin y
desarrollo tecnolgico, incrementar
la eficiencia de sus procesos y
optimizar costos.
Alineacin
Cumple con las disposiciones en
Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales, publicadas en el
DOF el 16 de julio de 2010.
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Para qu sirve?
Permite planificar los recursos materiales y financieros requeridos para la operacin y
mantenimiento de los inmuebles de la CFE, optimizar tiempos y movimientos, eficienta el
uso de recursos, brinda informacin en tiempo real de rendimientos, existencias de
materiales y actualizacin de inventarios de inmuebles, lo anterior para apoyar la toma de
decisiones.
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Cmo funciona?Planifica y presupuesta materiales, mano de obra y servicios asociados a la operacin de
los inmuebles y al mantenimiento que stos requieren. Al operar bajo la plataforma del
Sistema Institucional de Informacin de la CFE interacta con los mdulos Financieros y
Logsticos asegurando con ello la integracin y confiabilidad de la informacin.
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Financieros
Optimizacin de
costos asociados
al proceso
Incremento en la
productividad
Optimizacin de tiempos
y movimientos,
eliminacin de duplicidad
de tareas
Toma de decisiones
Oportunidad y transparencia al
contar con informacin confiable
y en tiempo real e histrica de
inmuebles, recursos, inventarios
y estado de los servicios que
ofrecemos a nuestros clientes.
Transparencia
Rastreabilidad y
eficiencia en el
ejercicio de los
recursos.
Mejora de procesos
Optimizacin de los
procesos de planeacin,
gestin presupuestal,
gestin de inventarios,
gestin de servicios y
gestin de informacin.
Desarrollo
tecnolgico
Automatizacin y
eficiencia en el
proceso al
integrarse al
Sistema
Institucional de
Informacin.
Impactos en el proceso
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Personas
Polticas
y
Procedimientos
Procesos
Herramientas
Cultura de seguridad
Capacitacin
Difusin
Cultura de trabajo
Estandarizacin
Administracin
Monitoreo
Evaluacin (Mtricas)
Uso de tecnologas de informacin
Uso de mejores prcticas
Normatividad aplicable
Criterios de austeridad
Factores crticos de xito
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Gracias