Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

Titulo Creación de Reportes Descripción Creación de Reportes, Informes con

parámetros. Tipo documento Laboratorio Numero de Documento

4

Resultado de Aprendizaje

Duración 3 horas Docente: Ing. Elkin José Carrillo Arias

1. Desarrollar las Reportes para dar salida de información.

2. Crear distintos tipos de Informes

3. Conocer las formas distintas de creación de Informes.

1. Explicaciones dadas en Sesiones

2. Equipos con ACCESS.

3. Investigación en Internet, sitios web de Programación.

4. Trabajo colaborativo

5. Libros y Revistas pertinentes

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

En este laboratorio vamos a crear la salida de la información almacenada en las tablas, lo que se conoce como Informes o Reportes.

1) Iniciemos nuestro laboratorio abriendo Access y localizando en nuestra base de datos Contactos.

2) Una vez abierto note que deben existir los siguientes objetos de la base de datos:

Con el trabajo realizado en los laboratorios anteriores se han creado distintos tipos de objetos:

Tres tablas: Cargos, Ciudades, Contactos

Tres Consultas: Consulta1, Consulta2, Consulta3

Tres Formularios: Cargos, Ciudades, Contactos Cada uno de estos objetos tiene una finalidad por ejemplo, las tablas son el objeto principal de las bases de datos en ellas se almacenará la información; también se encuentran los formularios que es el objeto indicado para la captura de datos, aunque se pueden capturar los datos desde las tablas directamente, no es recomendable hacerlo así puesto que no todos los usuarios de una base de datos deben tener acceso directo a las mismas, además de esta manera se pueden ver los demás datos y es más

susceptible a errores de inserción. Por último están las consultas que ayudarán a dar salida de valores de una o más tablas, considero que es el objeto que ayudará de mejor manera a los informes para que este pueda presentar los datos.

3) Para empezar con nuestro primer reporte realice clic en la pestaña de crear en el botón de reportes.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

4) Ahora aparece el área de trabajo para los informes (parecido a la creación de formularios) y un panel en la parte derecha, el cual contiene los elementos de datos que podemos insertar en el reporte.

5) Arrastre un objeto de Label (Etiqueta) hacia la parte del header en el formulario

6) Seleccione el botón de propiedades para cambiar algunos atributos de la etiqueta que se introdujo en el paso anterior.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

7) En el cuadro de propiedades ubique las siguientes propiedades y asigne los valores que se presentan en la siguiente tabla:

Cuadro de Propiedades.

Propiedad Valor

Titulo (Caption) Mis Contactos

Tamaño de Texo (FontSize) 28

Fuente de Texto (FontName) Arial

8) Su informe debe verse similar a la siguiente imagen

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

9) Ahora presione el botón de campos existentes.

10) Una vez presionado el botón aparecerá nuevamente el panel para agregar los campos de nuestras tablas a nuestro informe.

En es panel presione el link Mostrar todas las tablas (show all tables) .

11) Arrastre los campos de la tabla contactos hacia el cuerpo del reporte.

Cuando se expande la tabla de contactos se muestran los campos pertenecientes a ella.

Para este informe es necesario que usted arrastre los campos uno a uno hasta el cuerpo del reporte.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

12) Su reporte debe ser similar a la imagen que se presenta a continuación:

13) Con esto nuestro informe es funcional, antes de ejecutarlo guardemos nuestro reporte con el nombre de Rpt1Contactos

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

14) Ejecute el Rpt1Contactos realizando doble clic sobre el panel de objetos que se

muestra en la parte derecha de Access. Note que se presentan los datos y estos son de solo lectura, es decir, no se pueden modificar los valores.

15) Mejore la presentación de su reporte cambiando los títulos de algunas etiquetas para que no se vean de manera muy técnica, como se muestra en la siguiente tabla:

Etiqueta Titulo

nombreContacto Nombre

apellidoContacto Apellidos

direccionContacto Dirección

telefonoContacto Teléfono

correoContacto Correo

fNacimientoConcto Fecha de Nacimiento

generoContacto Genero

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

idCiudad Ciudad

idCargo Cargo

16) Note como queda nuestro informe

17) También puede agregar en la parte inferior del cuerpo (detalle) del informe una línea para mejorar la legibilidad o dividir los diferentes registros que existen en la tabla.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

Otra de las maneras de generar un informe es utilizando el asistente, de la siguiente manera:

1) Para nuestro segundo informe abra Access sino lo tiene aun abierto

2) Seleccione el botón asistente para Informe de la pestaña de crear.

3) Ahora seleccione en el cuadro de dialogo que aparece la consulta2 y todos los campos de esta como se presenta en la imagen. Luego presione siguiente.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

4) En el siguiente cuadro usted puede organizar sus contactos por ciudades o dejarlo que se muestren todos, deje la opción por defecto y presione siguiente:

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

5) Ahora el cuadro de dialogo le permitirá agrupar los registros de varias maneras. En nuestro ejemplo sencillo deje las opciones por defecto y presione siguiente.

6) Ordene por nombre de forma ascendente y presione siguiente.

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

7) Deje su cuadro de dialogo como se presenta en la siguiente imagen:

8) Seleccione el estilo que más le guste y presione siguiente

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

9) Para terminar colocamos el nombre del informe Rpt2Contactos y presionamos Finalizar.

10) La presentación de nuestro nuevo informe debe ser similar a la siguiente:

Institución

Educativa

Consuelo

Araujo

Noguera

GUÍA DE TRABAJO PRACTICO BASE DE DATOS

11°

11) Para cambiar el titulo y los títulos de los campos, vaya a la vista de diseño y modifíquelos para que queden de una forma correcta.

Desarrollar los informes para todas las consultas pedidas en la parte de autoevaluación del anterior laboratorio (Lab 3. Consultas).