documento soporte activo paola carrillo milena chapeton javier fandiño

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FORMULACION DE PROYECTOSNRC 1974

ENTREGA FINAL PROYECTOEMPRESA” SOPORTE ACTIVO”

DOCENTE: NABOR ERAZO

PRESENTADO POR:PAOLA CARRILLO

ANA MILENA CHAPETONJAVIER FANDIÑO

BOGOTA DICIEMBRE 1 2009

Corporación Universitaria Minuto de DiosFacultad de Ciencia Económicas Empresariales

Administración de EmpresasFormulación de Proyectos

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TABLA DE CONTENIDO

1. Titulo2. Planteamiento del Problema3. Objetivo General.3.1 Objetivos Específicos4. Justificación del Proyecto.5. METODOLOGIA5.1 Estudio de Mercado5.2 Estudio Técnico5.3 Estudio Administrativo.6. ESTUDIO DE MERCADO PARA EMPRESA DE ACTIVOS FIJOS.6.1 Objetivo General6.2 Objetivos Específicos6.3 Análisis Encuesta6.4 Formato de Encuesta Realizada.6.5 Conclusiones.7. ESTUDIO TECNICO O DE INGENIERIA7.1 Presentación7.2 Objetivo General7.3 Objetivos Específicos7.4 Definición del Tamaño7.5 Ubicación7.6 Tareas y Actividades7.7 Diagrama de Procesos Inventario Activos Fijos7.8 Necesidades y Requerimientos Técnicos7.9 Adecuación de las Instalaciones y Obras Civiles7.10 Diagrame de adecuación de Instalaciones7.11 Conclusiones.8. ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y JURIDICOS LEGALES8.1 Sociedades por Acciones Simplificadas8.2 Misión8.3 Visión8.4 Objetivos Empresariales8.5 Política de Calidad8.6 Principios y Valores8.7 Estructura Organizacional8.8 Organigrama SOPORTE ACTIVO SAS8.9 Descripción de cargos8.10 Mapa de procesos8.11 Gestión de Talento Humano en Soporte Activo8.12 Admisión8.13 Aplicación



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8.14 Compensación8.15 Desarrollo Laboral8.16 Desarrollo Personal8.17 Monitoreo9. POLITICAS GENERALES9.1 Seguridad9.2 Aseo9.3 Servicios Públicos9.4 Normas de Personal10.POLITICAS DEL PROCESO COMERCIAL 11.POLITICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO12.POLITICAS DEL PROCESO CONTABLE Y FACTURACION13.POLITICAS DEL PROCESO DE TALENTO HUMANO14.CONTRATO DE CONSTITUCION15.ENTIDADES QUE RIGEN A SOPORTE ACTIVO16.CONCLUSIONES17.BIBLIOGRAFIA.



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1. TITULO.Propuesta de proyecto de factibilidad para el montaje de una empresa de servicios relacionados con la administración y control de activos fijos para medianas y grandes empresas en la ciudad de Bogotá.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.Existe un desaprovechamiento del mercado potencial en la prestación de servicios relacionados con el manejo y control de los activos fijos.

3. OBJETIVO GENERAL.Formular y evaluar la factibilidad de un proyecto para el montaje de una empresa de servicios relacionados con el manejo y control de activos fijos en la ciudad de Bogotá a partir de un estudio de mercado, estudio técnico, estudio administrativo y jurídico legal y un estudio financiero y de evaluación económica.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS. Realizar un estudio de mercado para caracterizar los servicios,

determinar los precios del mercado, la demanda potencial, la competencia y las estrategias de marketing mix.

Realizar un estudio de ingeniería para determinar la ubicación, el tamaño, los procesos técnicos para prestar los servicios.

Realizar un estudio administrativo y jurídico legal para determinar el direccionamiento estratégico y la estructura organizacional.

Realizar un estudio financiero para determinar la inversión del proyecto, sus estados financieros, indicadores de evaluación económica para un periodo de cinco años que permita la tome de decisiones para llevar a cabo el proyecto o para abandonar la idea.

4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTOExisten pocas empresas especializadas en la prestación de servicios para el control de activos fijos.No se identifica claramente las empresas que de acuerdo al perfil y al segmento puedan requerir los servicios de control de activos fijos.No se evidencia un direccionamiento estratégico para el desarrollo y creación de una empresa del control de activos fijos.Las empresas no aplican métodos estandarizados para efectuar un control idóneo de sus activos fijos.No se evidencia un claro manejo de los recursos de tipo financiero para desarrollar un proyecto relacionado con el manejo y control de activos fijos.No se evidencia que los estudiantes universitarios tengan la oportunidad de generar una proyección laboral de acuerdo a sus capacidades.



4

Se presenta desconocimiento en el mercado de métodos para el manejo y control de activos fijos en las empresas.En la parte de mercado también se presenta desconocimiento del potencial mercado de medianas y grandes empresas que requieran los servicios de control de activos fijos.Para la parte administrativa no existe visión de negocios en el mercado dedicada a explotar la actividad del control de los activos fijos.Con relación al área técnica hay poco conocimiento por parte de los clientes potenciales de los métodos ideales en el manejo y control de activos fijos.En lo relacionado con financiera, se identifica carencia de recursos financieros y carencias de habilidades financieras para desarrollar un proyecto relacionado con el manejo y control de activos fijos.A nivel social se presenta carencia de talento humano especializado en el área contable específicamente en el tema de activos fijos, se evidencia la falta de oportunidades de los estudiantes universitarios para la proyección y crecimiento laboral.Existe un desaprovechamiento del mercado potencial en la prestación de servicios relacionados con el manejo y control de los activos fijos.

5. METODOLOGIA.

Se utilizará metodología de tipo deductiva e inductiva teniendo en cuenta los diferentes estudios como son:

5.1 ESTUDIO DE MERCADO:

Fuentes secundarias sobre investigación de mercados. Aplicando conocimientos de microeconomía, macroeconomía, mercadeo y psicología del consumidor enfocada a las empresas.

Recolección de información del medio: se dispone de información sobre las empresas que serán el mercado potencial en internet y en bases públicas de datos, además de información de la cámara de comercio, cajas de compensación, Dane y superintendencia de industria y comercio.

Diseño de encuesta: se elaborará encuesta para identificar las necesidades en las empresas sobre el tema del manejo y control de activos fijos. Las preguntas pueden ser de tipo abierto y cerrado. Con un estimado de 5 a 20 preguntas.

Prueba piloto: se aplicará una prueba piloto donde se incluirán las preguntas seleccionadas a un grupo de medianas y grandes empresas de cuerdo a esto se podrán reajustar las preguntas.



5

Ajustes: de acuerdo a la información obtenida de las fuentes secundarias sobre las empresas se determinará el tamaño de la muestra con el fin de aplicar la encuesta definitiva y determinar los márgenes de error al tabular los resultados.

Una vez tabulados estos resultados se analizarán con el fin de diseñar los servicios y la forma de prestarlos.

5.2 ESTUDIO TÉCNICO:

En base a fuentes secundarias se establecerá el estudio técnico que definirá el tipo de tecnología y metodología que se utilizará para la prestación de servicios relacionados con el manejo y control de activos fijos como son las terminales portátiles para el levantamiento de inventarios, impresoras térmicas de impresión de código de barras, grabadores eléctricos, insumos como las plaquetas y cintas térmicas y software relacionado con el manejo y control de los activos fijos.

Se recurrirá a proveedores de esta tecnología a fin de cotizar y presupuestar y se buscará visitar empresas ya existentes que se dediquen al manejo y control de los activos fijos.

5.3 ESTUDIO ADMINISTRATIVO JURIDICO LEGAL.

Se determina una estructura organizacional en base a procesos, se definirán los cargos de acuerdo a los diferentes niveles y roles.

6.ESTUDIO DE MERCADOS PARA EMPRESA DE ACTIVOS FIJOS

El estudio de mercados contiene el análisis de la demanda y oferta según las empresas encuestadas, sirve para identificar plenamente nuestro mercado y clientes potenciales.

6.1 Objetivo General:

Realizar un estudio de mercado para identificar o caracterizar el servicio, identificando la demanda potencial, caracterizando la oferta, definiendo precios, canales de distribución y medios publicitarios, planteando estrategias de marketing mix, para el servicio de soporte activo.



6

6.2 Objetivos:

• Caracterizar el bien o servicio.• Identificar la demanda potencial y el perfil del cliente.• Identificar y caracterizar la oferta o competencia.• Quien usa dicho servicio.• Identificar política de precios• Identificar o caracterizar los diferentes canales de comercialización• Diseñar estrategias de marketingmix del servicio de soporte activo.

1. Seleccione por favor el sector de actividad al que pertenece su empresa.

SECTOR DE ACTIVIDAD CANTIDAD %Administración pública 5 17Agricultura, pesca y minería Banca y finanzas Construcción Consultoría, ingeniería y auditoria 10 33Cultura y enseñanza Distribución y comercio Industrial y distribución asociada Investigación científica Medios y comunicación Servicios 15 50Telecomunicaciones e informática Total 30 100



7

SECTOR DE ACTIVIDAD

50%

33%

17%

Administración pública

Agricultura, pesca y minería

Banca y f inanzas

Construcción

Consultoría, ingeniería y auditoria

Cultura y enseñanza

Distribución y comercio

Industrial y distribución asociada

Investigación científica

Medios y comunicación

Servicios

Telecomunicaciones e informática

Análisis: se identifica que de las 30 empresas encuestadas el mayor porcentaje 50% pertenece a servicios, por lo tanto tenemos una gran ventaja para entrar a los mercados de Call Center ya que allí de maneja un número grande de activos fijos.

2. Su empresa tiene operación (planta u oficinas) en los siguientes lugares:

OPCIONCantidad Empresas

Encuestadas%

Solo en Bogotá 10 33%A Nivel Nacional 12 40%Nivel internacional 8 27%TOTAL ENCUESTAS 30 100%



8

10

12

8

0

2

4

6

8

10

12

Solo en Bogotá A Nivel Nacional Nivel internacional

COBERTURA DE EMPRESAS

Solo en BogotáA Nivel NacionalNivel internacional

Análisis: Con este análisis podemos determinar que nuestro proyecto puede ir dirigido en mayor parte a nivel nacional según las empresas encuestadas, esto nos permite el reconocimiento a nivel general y global.

3. Alrededor de cuantos activos fijos tiene su empresa?

ACTIVOS CANTIDAD %Menos de 200 Activos fijos 4 13Entre 200 y 500 Activos fijos 7 23Entre 500 y 1000 Activos fijos 12 40Entre 1000 y 5000 Activos fijos 5 17Mas de 5000 Activos fijos 2 7

TOTAL 30 100



9

CANTIDAD ACTIVOS X EMPRESA

13%

23%

40%

4%

17%

Menos de 200 Activos fijos

Entre 200 y 500 Activos fijos



Mas de 5000 Activos fijos

Análisis: El mayor porcentaje se encuentra en empresas que presentan entre 500 a 1000 activos fijos, por lo tanto el mercado esta abierto para nuestros servicios, de esta manera determinamos que si requieren el servicio de activos fijos.

4. Las siguientes actividades se relacionan con los servicios que “soporte activo” prestaría.

ACTIVIDAD

Esta actividad se

realiza al interior de la

empresa%

Esta actividad

se contrata con un tercero %

No se realiza

esta actividad

en la empresa %

TOTAL %

Consolidación de base de datos que muestre la cantidad y el valor de los activos fijos que tiene su empresa 21 70 7 23 2 7 30 100Cálculo de la depreciación y el valor actual en libros de los activos fijos de su empresa 14 47 14 47 2 6 30 100Realización de un inventario anual de Los activos fijos para determinar sus ubicaciones y si hay faltantes 25 83 4 13 1 4 30 100Asignación de la responsabilidad de los activos fijos en los funcionarios con firma de formatos para tener un mejor control. 25 83 3 10 2 7 30 100Establecimiento de un sistema que permita tener control de los activos fijos cuando se trasladen de sede o salgan a mantenimiento. 26 87 3 10 1 3 30 100Establecimiento de políticas, normas y reglamentos relacionados con el manejo de los activos fijos. 27 90 3 10 0 0 30 100



10

SOPORTE ACTIVO

21

7

14

4 3 3 32 2 1 2 1 0

2525 26 27

14

0

5

10

15

20

25

30

Con

solid

ació

n de

bas

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dat

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cant

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l val

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e lo

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tivos

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Cál

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val

or a

ctua

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libro

s de

los

activ

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pres

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Rea

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ión

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mas

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acio

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s co

n el

man

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de lo

s ac

tivos

fijo

s

Esta actividad se realiza alinterior de la empresaEsta actividad se contrata conun terceroNo se realiza esta actividad enla empresa

Análisis: se aprecia que las actividades que más se tercerizan son las de consolidación de base de tatos de activos fijos y el cálculo de la depreciación. Teniendo en cuenta esto podemos definir que es importante profundizar especialmente en la prestación de este servicio. En general las empresas realizan internamente la mayoría de los procesos.

5. A la hora de contratar estos servicios que nivel de importancia le daría a los siguientes aspectos:

ASPECTOS

Muy importante

% Importante %Poco

importante%

Nada importante

%TOTAL

ENCUETASTOTAL

PORCENTAJE

Confidencialidad 25 83% 4 13% 1 3% 0 0% 30 100%Exactitud información 20 67% 10 33% 0 0% 0 0% 30 100%

Asesoría 28 93% 2 7% 0 0% 0 0% 30 100%Precio 0 0% 0 0% 25 83% 5 17% 30 100%

Servicio post venta 5 17% 23 77% 2 7% 0 0% 30 100%

ASPECTOS

Muy importante

ImportantePoco

importanteNada

importante

Confidencialidad 83% 13% 3% 0%



11

Exactitud información 67% 33% 0% 0%Asesoría 93% 7% 0% 0%Precio 0% 0% 83% 17%

Servicio post venta 17% 77% 7% 0%

83%

13%

3%0%

67%

33%

0% 0%

93%

7%

0%0%

0%0%

83%

17%17%

77%

7%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Confidencialidad Exactitud información Asesoría Precio Servicio post venta

NIVEL DE IM PORTANCIA

Muy importanteImportantePoco importanteNada importante

Análisis: Para las empresas encuestadas determinaron que los ítems mas importantes es la confidencialidad, exactitud en la información y asesoría, pero también manifiestan que el servicio post venta es importante, por lo tanto podríamos inclinarnos en estos aspectos.

6. Utilizaría los servicios mencionados por parte de nuestra empresa?

UTILIDAD DE SERVICIOS CANTIDAD %

Seguramente 20 67%

Probablemente 5 17%

No, no los usaría 5 17%

Total 30 100%



12

EMPRESAS QUE UTILIZARIAN NUESTROS SERVICIOS

66%

17%

17%

Seguramente

Probablemente

No, no los usaría

Análisis: Según las encuestas realizadas informan que seguramente utilizarían nuestros servicios, pero por el momento ya tiene contratados estos servicios con otras empresas (terceros) ó lo realizan con la misma empresa. Por lo anterior podemos deducir que tenemos bastantes probabilidades para entrar en dichas empresas, con un plan de mercado atractivo e innovador.

7. Si no le atraen los servicios ofrecidos Por favor, díganos su(s) razón(es):

LE ATRAEN LOS SERVICIOS

CANTIDAD %

No lo necesito 18 60%

Nosotros realizamos estas actividades 12 40%

Parece costoso 0 0%Empresas Encuestadas 30 100%



13

18

12

00

5

10

15

20

ATRAEN LOS SERVICIOS

CANTIDAD 18 12 0

% 60% 40% 0%

No lo necesito Nosotros realizamos

Parece costoso

Análisis: Como podemos evidenciar en el grafico en este momento las empresas ya tiene contratados estos servicios o los realizan al interior de las empresas, por lo tanto consideramos que montando una gran publicidad y estrategia de venta del servicio, podemos penetrar el mercado de dichas empresas.

8. ¿Le gustaría recibir información adicional sobre estos servicios y a través de qué medio o medios?

MEDIOS DE INFORMACIÓNNo.

Empresas %Correo electrónico 5 17%Folletos 5 17%Internet 5 17%Asesor Comercial 15 50%No necesito información adicional 0 0%Total 30 100%



14

0%

20%

40%

60%

80%

100%

MEDIOS DE INFORMACIÓN

% 17% 17% 17% 50% 0% 100%

Correo electrón

Folletos Internet Asesor Comerci

No necesito

Total

Análisis: Se identifica que la mayoría de empresas les gusta el contacto directo por medio de los asesores comerciales, ya que tiene la información requerida de primera mano, adicionalmente en el momento de dudas se las resuelve inmediatamente, manifiestan mejor atención personalizada.

Con base a lo anterior podemos tomar como aspecto positivo y de gran fortaleza, tener varios asesores comerciales para que el servicio, tenga una mejor rotación, adquisición y aceptabilidad por parte de los empresarios.

A continuación nombramos algunas de las empresas encuestadas:

Seguros MAPFRE - www.mapfre.com.coTelmex Hogar - www. telmex .com/co Codensa S.A. esp. - www. codensa .com.co Paginas amarillas - www. paginasamarillas .com Publicar S.A. - www.publicar.comSecretaria Distrital de Planeación - www.sdp.gov.coFondo nacional del ahorro - www.fna.gov.coCall Center como:Contact Center AméricasInteractivosMultivoisAvanzaMultienlace.Legis,AtentoOutsourcingTeledatosAdvanced Call CenterSitel



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http://www.fna.gov.co/

http://www.sdp.gov.co/

http://www.publicar.com/

http://www.paginasamarillas.com/

http://www.codensa.com.co/

http://www.telmex.com/co

http://www.mapfre.com.co/

Anexamos copia del modelo de encuesta realizado.

Encuesta No.____Fecha: ____/____/____/

6.4 FORMULARIO DE ENCUESTA PARA SER APLICADA A MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS DE LA CIUDAD DE BOGOTA.

EMPRESA DE SERVICIOS “SOPORTE ACTIVO”

Buenos días (Buenas tardes) somos estudiantes de la corporación universitaria minuto de dios y estamos adelantando una investigación de mercado para determinar la viabilidad de la creación de una empresa dedicada a prestar servicios de inventario, control y administración de activos fijos a las medianas y grandes empresas en la ciudad de Bogotá. Su empresa fue seleccionada por su importancia y tamaño. Solicitamos su colaboración respondiendo algunas preguntas de interés para nuestra investigación. Esto le tomará 3 minutos.

1.Seleccione por favor el sector de actividad al que pertenece su empresa:

Administración pública

Agricultura, pesca y minería

Banca y finanzas

Construcción

Consultoría, ingeniería y auditoria

Cultura y enseñanza

Distribución y comercio

Industrial y distribución asociada

Investigación científica

Medios y comunicación

Servicios

Telecomunicaciones e informática



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2.Cobertura:

Su empresa tiene operación (planta u oficinas) en los siguientes lugares:

Solo en Bogotá

A Nivel Nacional Lugar

Nivel internacional Lugar

Activos fijos

Definición: se entiende por activo fijo los elementos que la empresa utiliza para el desarrollo de sus funciones propias tales como el equipo de oficina, la maquinaria, equipo de cómputo, equipo de transporte muebles y enseres, vehículos etc.

De acuerdo a esto por favor determine:

3. Alrededor de cuantos activos fijos tiene su empresa:

Menos de 200 Activos fijos




Mas de 5000 Activos fijos

4. Las siguientes actividades se relacionan con los servicios que “soporte activo” prestaría. Por favor seleccione la manera en que estas actividades se realizan en su empresa:

ACTIVIDAD

Esta actividad se realiza al interior de la

empresa

Esta actividad se contrata con un

tercero

No se realiza esta actividad en la empresa

Consolidación de base de datos que muestre la cantidad y el valor de los activos fijos que tiene su empresa



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Cálculo de la depreciación y el valor actual en libros de los activos fijos de su empresa

Realización de un inventario anual de Los activos fijos para determinar sus ubicaciones y si hay faltantes

Asignación de la responsabilidad de los activos fijos en los funcionarios con firma de formatos para tener un mejor control.

Establecimiento de un sistema que permita tener control de los activos fijos cuando se trasladen de sede o salgan a mantenimiento.

Establecimiento de políticas, normas y reglamentos relacionados con el manejo de los activos fijos.

5. A la hora de contratar estos servicios que nivel de importancia le daría a los siguientes aspectos:

Muy importante Importante Poco importante Nada importante

Confidencialidad

Exactitud información

Asesoría

Precio

Servicio post venta

6. Intención de uso.

Utilizaría los servicios mencionados por parte de nuestra empresa?

Seguramente

Probablemente

No, no los usaría



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7. Si no le atraen los servicios ofrecidos Por favor, díganos su(s) razón(es):

No lo necesito

Nosotros realizamos estas actividades

Parece costoso

Otro (Por favor especifique):

8. ¿Le gustaría recibir información adicional sobre estos servicios y a través de qué medio o medios?

Correo electrónico

Folletos

Internet

Asesor Comercial

No necesito información adicional



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Teniendo en cuenta el objetivo general, nuestro servicio se enfoca en empresas de call center, ya que allí es donde se requiere de mayor demanda de activos fijos.

Nuestra caracterización del servicio, va enfocada de brindarles a nuestros clientes mayor confiabilidad y respaldo de los activos fijos, además de todos los beneficios de tener el manejo por medio de terceros.

La demanda potencial se encuentra en empresas tercerizadas (outsourcing) teniendo en cuenta las encuestas realizadas, por lo tanto identificamos que el perfil de nuestros clientes se enfoca en grandes empresarios y empresas que manejan bastante información.

De acuerdo a las encuestas podemos deducir que muchas de las empresas ya tienen los activos fijos manejadas por terceros, pero también se pudo deducir que a los clientes les encanta y les conviene mas obtener este servicio de manera personalizada que es donde nosotros empezamos a competir con nuestro servicio u oferta hacia los clientes, manejando estrategias como beneficios adicionales al servicio prestado, como lo es asesorias y soporte técnico garantizando minimización del tiempo de entrega del servicio.

Teniendo encuesta que soporte activo es una empresa nueva nuestros precios se determinaran igual a los de la competencia pero como valor agregado damos el beneficio de prorroga de pago.

Se creara una pagina web para que desde este medio podamos invitar a varias empresas a conocer nuestro servicio de activos fijos.

6.5 CONCLUSIONES

Después de haber realizado el estudio de mercados de activos fijos, se concluye que:

El sector ideal para lanzar nuestro proyecto se encuentra en la parte de servicios, como lo son empresas tercerizadas o Call Center ya que son nuestra demanda potencial.

Se identifica que nuestros clientes potenciales se enfocan en grandes empresarios y empresas que manejan bastante información.

Se evidencia que la mayoría de empresas contratan el servicio de activos fijos por parte de otras empresas, por lo tanto les conviene obtener este servicio de manera personalizada que es donde nosotros empezamos a competir con nuestro servicio u oferta hacia los clientes, manejando estrategias como beneficios adicionales al servicio prestado, como lo es asesorias y soporte técnico garantizando minimización del tiempo de entrega del servicio.



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Después de analizar el mercado se deduce que los precios deberán estar igual que a los de la competencia, para de esta manera capturar mas cliente y ofreciéndoles valor agregado al servicio.

Nuestros cliente encuestados, prefieren recibir información de manera personalizada ya que pueden salir de dudas inmediatamente, adicionalmente el medio de contacto mas representativo es el virtual.

7. ESTUDIO TECNICO O DE INGENIERIA7.1 PresentaciónLos servicios prestados por soporte activo como la consolidación y procesamiento de la información relacionada con los activos fijos y el trabajo de campo relacionada con la marcación e inventario de activos fijos incorpora el uso de software y hardware especializados.Capacidad: el software y hardware utilizado tendrá capacidad para atender a empresas de más de setenta mil activos fijos, consideradas estas como de las más grandes.Cualidades: la tecnología utilizada permitirá cubrir la totalidad de los activos de una empresa con eficiencia exactitud y confidencialidad en la información.7.2 Objetivo GeneralRealizar el estudio técnico y de ingeniería para determinar el tamaño, la ubicación de la futura empresa y definir los procesos técnicos y tecnologicos para la prestación del servicio así com la definición de cronograma de inversiones y de obras civiles.7.3 Objetivos específicos:7.4 Definición del Tamaño:El proyecto de acuerdo al estudio de mercado determina que nos podemos enfocar en medianas y grandes empresas en Bogotá, pero dichas empresas operan a nivel nacional. Es decir que un esta operación requiere desplazarnos a lo largo del país para atender las necesidades de nuestros clientes. Podemos crecer en personal de acuerdo a los contratos que se obtengan y por el tiempo de duración de estos.

PLANOGRAMA INSTALACIONES SOPORTE ACTIVO, 112,5 M2Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencia Económicas EmpresarialesAdministración de Empresas

Formulación de Proyectos

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7.5 Ubicación: se buscará una zona céntrica y comercial en Bogotá como el sector de chapinero o el lago que concentre gran cantidad oficinas principales de medianas y grandes empresas.

7.6 Tareas y actividadesMarcación de activos fijos: realizado por un auxiliar operativo. Hardware requerido: computador e impresora térmica de plaquetas. Software para impresora de plaquetas.Toma de inventario de activos fijos: Realizado por un auxiliar operativo, Hardware requerido: terminal portátil de inventarios, computador. Software: Excel o software especializado para activos fijos.Análisis de información relacionada con activos fijos: Realizada por un analista de activos fijos. Hardware: computador e impresora. Software: Excel, programas especializado en activos fijos, internet.

7.7



22

7.8 Necesidades y requerimientos técnicos:REQUERIMIENTOS TÉCNICOS "SOPORTE ACTIVO"

Computador de escritorio 17" disco

250Gb mem2Gb1 $ 1.500.000 $ 1.500.000

Computador portatil 10" disco 160Gb mem1Gb 2 $ 800.000 $ 1.600.000

Computador portatil 14" disco 250Gb mem2Gb 3 $ 1.500.000 $ 4.500.000

Terminal portatil Motorola mc 70

memoria 64m con lector de código de barras

3 $ 1.000.000 $ 3.000.000

Impresora térmica sato para impresión placas de

código de barras1 $ 2.000.000 $ 2.000.000

Impresora Kyocera fs2000n duplex con

tarjeta de red1 $ 2.000.000 $ 2.000.000

Dotación oficina (modular, silla, teléfono) 1 $ 4.000.000 $ 4.000.000

total $ 18.600.000 Corporación Universitaria Minuto de Dios



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Arriendo local: $1.000.000 aproxGastos generales: $600.0001 a 3 auxiliares operativos: $600.000 + prestaciones. (se contratan de acuerdo a la necesidad) La contratación del personal operativo se dará en la medida que se logren contratos y dependerán de la duración de estos.Analista de activos fijos : $1.000.000 + prestaciones (Dos inicialmente)Un Auxiliar de oficina: $ 600.000 + prestaciones.2 asistentes para Dhu, y Tesorería y Administración en gral. $1.000.000 c/u

7.9 Adecuación de instalaciones y obras civiles.La empresa “soporte activo” de acuerdo a su actividad no requiere unas instalaciones muy grandes ya que generalmente los servicios se presentan directamente en las instalaciones de las empresas clientes. Una oficina de 100M2 es suficiente para empezar. Lo único que se necesita es adecuación de cableados para las redes de la telefonía y el equipo de cómputo además de la red eléctrica regulada. La contratación del personal operativo se dará en la medida que se logren contratos y dependerán de la duración de estos.

7.10 CRONOGRAMA DE ADECUACION DE INSTALACIONES

ActividadesSemana

1Semana

2Semana

3Semana

4 Adecuaciones y reparaciones locativas Adecuación red regulada Adecuación red lógica y de comunicaciones Adecuación puestos de trabajo Instalación equipos Inicio operaciones

7.11 ConclusionesSe establece que de acuerdo al estudio de mercado la ubicación de la empresa debe hacerse en un sector cercano a las oficinas principales de las empresas objeto del mercado. En este caso se escoge la zona del Lago.Por la operación de nuestra empresa que es directa en las empresas cliente, no se requieren instalaciones de gran tamaño para operar lo que favorece la logística de la compañía.Se establecieron las necesidades técnicas y de personal para el desarrollo del proceso con disposición de personal temporal adicional en las situaciones que se requiera.



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Finalmente después de la ubicación se hace un cronograma de adecuación del sitio de trabajo escogido para entrar en operación.

8. ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y JURIDICO LEGAL

Es importante definir la estructura administrativa y la composición legal de la empresa ya que estas nos permiten la existencia jurídica y la posibilidad de participar del mercado en el que pretendemos incursionar. En este estudio se mostrará la razón de ser de la empresa “Soporte Activo”, hacia adonde va y como se compone administrativa y jurídicamente. Objetivos.

Objetivo General.Realizar el estudio administrativo y jurídico legal para determinar el direccionamiento estratégico de Soporte Activo S.A.S su estructura administrativa y funcional el marco jurídico legal y la política de talento humano.

Objetivo Especifico. Plantear el direccionamiento estratégico (misión, visión, principios,

valores, estrategias). Definir la estructura organizacional áreas funcionales, manuales y

perfiles de los cargos. Establecer el marco jurídico legal institucional que reglamenta el

desarrollo del objetivo social. Definir las políticas de desarrollo y gestión del talento humano.

MARCO JURIDICO LEGAL.8.1 SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS. (SOPORTE ACTIVO S.A.S)

No requiere de escritura pública solo conformación ante la cámara de comercio.

La constitución se puede efectuar por documento privado. La conformación es de bajo costo y poca formalidad. Se puede constituir por una o varias personas. No tienen vigencia en el tiempo, su existencia es indefinida. Tampoco tiene que enunciarse todas las actividades comerciales que se

van a desarrollar, simplemente se entiende que la actividad es comercial y se nos da libertad económica a los empresarios.

Nosotros decidimos cuándo se hace la junta, quién es el representante legal, qué tipos de acciones aparte de las ordinarias puede haber, o qué tipo de acuerdo de accionistas se requiere, entre muchas cosas.

El pago de los aportes de capital puede ser diferido en un plazo hasta de dos años, los accionistas no son responsables de las obligaciones a cargo de la sociedad ya que el que responde es el patrimonio de la empresa.

La empresa se constituirá de la siguiente manera.Representante Legal



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JAVIER MAURICIO FANDIÑO DUARTE.79701062 Bta

Representante Legal Sustituto.DIANA PAOLA CARRILLO CARRILLO.C.C: 53.161.541 de Bogotá.

8.2 MISIONSomos una empresa de capital privado que presta servicios de asesoría, consultoría y gestión relacionado con la implementación, manejo, control de activos fijos. Teniendo como valor agregado la confidencialidad, respeto, compromiso de cada uno de los integrantes de nuestra compañía.8.3 VISIONDentro de cinco años queremos ser una empresa reconocida a nivel nacional como una alternativa innovadora en la implantación, desarrollo y control integral al manejo de los activos fijos de nuestros clientes. Desarrollando cada uno de nuestros procesos con calidad, compromiso y seguridad las necesidades del cliente.8.4 OBJETIVOS EMPREARIALES.

Obtener solidez financiera generando buena liquidez y una buen soporte para endeudamiento.

Dar conocer SOPORTE ACTIVO como empresa de servicios de alta calidad.

Tener un plan de distribución que se acople a los diferentes contratos, siendo eficientes y seguros.

Identificar los posibles clientes. Adaptándonos a sus necesidades, contratando las el personal adecuado y suficiente cumpliendo nuestra labor.

Establecer Alianzas estratégicas con empresas y asociaciones de contadores con el fin de complementar esfuerzos.

8.5 POLITICA DE CALIDAD Suministrar soluciones integrales de tecnología, que satisfagan las

necesidades de nuestros y requisitos de los clientes, atraves de in sistema de gestión de calidad que mejore continuamente y que cumpla con los demás requisitos legales y reglamentarios

8.6 PRINCIPIOS Y VALORES.1. JUNTOS TRABAJAMOS POR UN MISMO FIN

Somos consientes de la importancia de integrar las fuerzas y conocimientos de cada area para poder alcanzar los objetivos de la organización y lograr la satisfacción de nuestros clientes.

2. NOS COMPROMETEMOS CON NUESTROS CLIENTES Corporación Universitaria Minuto de Dios



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Trabajamos por la seguridad, respaldo y cumplimiento de los requerimientos de nuestros clientes.

3. HACEMOS LAS COSAS BIEN

Todas nuestras acciones serán regidas por parámetros de calidad, que no permitirán mejorar cada día

4. LA DIGNIDAD HUMANA SE RESPALDA CON VALORES.

La justicia, integridad, el respeto, la responsabilidad, la tolerancia y la honestidad son valores fundamentales para hacer posibles las relaciones de convivencia entre las personas ya que son una condición indispensable para el surgimiento de la confianza.

5. LA INNOVACION NOS HACE CRECER

Aportamos ideas creativas para mejorar los procesos internos de la organización asi como también asi como el servicio que ofrecemos.

6. CAPACITACION Y DESARROLLO COMPETENCIA

La capacitación es un factor muy importante en la vida de las personas, la educción significa progreso, por eso la organización apoya al personal para este fin.

7. GENERACION DE VALOR.

Creemos que el éxito de los resultados de la empresa se convierta en una oportunidad para construir calidad de vida, generar crecimiento para nuestras familias, valor para nuestra empresa y desarrollo para el país.8.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.



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8.8 ORGANIGRAMA DE SOPORTE ACTIVO S.A.S

8.9 DESCRIPCIÓN DE CARGOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

Cargos Dependientes: Gerencia y todo el personal de planta.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.• Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se

pagará.• Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores,

funcionarios directivos o el revisor fiscal.• Elegir y remover libremente a los de la Junta Directiva y demás

funcionarios cuya designación le corresponda. • Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada

sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas.

• Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad.• Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.• Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las

cuentas que deben rendir los administradores.• Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes.• Considerar los informes de los administradores o del representante legal

sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal.



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• Adoptar todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados.

• Las demás que señalen la ley estos estatutos.• Elegir al Revisor Fiscal y su suplente

CARGO: Gerente GeneralA QUIEN REPORTA: Junta DirectivaDEPENDENCIA O SECCION: DirectivosPERSONAS A CARGO: SiPERFIL: Profesional carreras administrativas, opcional postgrado, especialización. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:

• Representar legalmente a la sociedad ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional.

• Celebrar toda clase de contratos, ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las leyes y en estos estatutos.

• Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad.

• Presentar a la asamblea general en sus reuniones ordinarias, un inventario y un balance de fin de ejercicio, junto con un informe escrito sobre la situación de la sociedad, un detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias y un proyecto de distribución de utilidades obtenidas.

• Fijar la planta de personal y fijar su remuneración cuando a su juicio el cargo así lo exija, nombrar y remover los empleados.

• Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes sociales, vigilar la actividad de los empleados de la administración de la sociedad e impartirles las órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la compañía.

• Convocar la asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso cuando lo ordenen los estatutos, la junta directiva o el revisor fiscal de la sociedad.

• Convocar la junta directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del curso de los negocios sociales.

• Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general o la junta directiva, y, en particular, solicitar autorizaciones para los negocios que deban aprobar previamente la asamblea o la junta directiva según lo disponen las normas correspondientes del presente estatuto.

• Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad.



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• Comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

• Responsable por la definición de misión, políticas y planes de crecimiento de la compañía.

• Establecer, implementar, mantener y ajustar la política y los objetivos de calidad, asegurando que estos últimos sean medibles, cuantificables, alcanzables en el tiempo y que sean coherentes con la política de calidad.

• Asegurar que la política de calidad sea comunicada y entendida dentro de la Organización.

• Asegurar que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

• Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la Organización.

• Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones de las diferentes dependencias y realización de programas.

• Responsable por la relación de la Empresa con el medio exterior, con el objetivo de lograr una buena imagen y una aceptación de la organización, sus productos o servicios, sus objetivos y su actuación.

• Detectar la acción de la competencia y de Empresas del mismo sector, para formular políticas que permitan la competitividad favorable de la entidad.

• Custodiar y vigilar los bienes, libros, archivos y demás documentos de la Sociedad .

• Coordinar y controlar todos los procesos de la compañía verificando que se desarrollen de manera eficiente y efectiva;

• Planear, controlar y manejar el presupuesto y flujo de caja;• Planear y controlar la gestión comercial de la empresa;• Aclarar las políticas organizacionales.• Participar en Comités de Calidad• Asignación y aprobación del presupuesto anual, necesario para el

desarrollo de las actividades concernientes a mantenimiento y mejoramiento del sistema de calidad.

• Autorizar o no el cambio de proveedores.• Ejercer las demás funciones que le compiten por la naturaleza del cargo.• Realizar los seguimientos a los indicadores de su macro proceso,

generando las respectivas acciones.• Velar por el debido proceso de archivo físico y electrónico que

pertenecen a su proceso en cuanto a su disposición y retención. • Coordinar el eficiente desempeño de todo el personal de la

organización;• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la

empresa a nivel financiero, comercial, legal, etc.;• El mantenimiento de instalaciones, inventario y cualquier otro recurso

físico, intelectual, computacional, etc entregado a su cargo.



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CARGO: Director Comercial.A QUIEN REPORTA: Gerente GeneralDEPENDENCIA O SECCION: Gerencia GeneralPERSONAS A CARGO: NoPERFIL: profesional carreras administrativas deseable especialización en marketing

OBJETIVO DEL CARGO

Hacer la presentación formal de la empresa ante posibles clientes, para realizar nuevos negocios.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO

• Garantizar que se determinan e indagan adecuadamente los requisitos y necesidades del cliente en todo lo referente al producto y/o servicio, tanto en las actividades de pre - venta y postventa.

• Realizar y enviar cotizaciones según solicitudes del cliente y previa revisión de su jefe inmediato.

• Digitar los diferentes pedidos que se generen en la base de datos.• Determinar los requisitos especificados por los clientes, incluyendo los

requisitos para la entrega y posteriores a la misma.• Revisión de Contratos que se tramitan con clientes del sector estatal y

privadas.• Realizar labor de tele mercadeo con miras a ofrecer los servicios de la

organización a clientes potenciales.• Revisión detallada de la facturación con cada uno de los clientes con el

fin de evitar que se queden servicios sin facturar.• Revisar las órdenes de pedido, teniendo en cuenta que cumplan con lo

requerido por el cliente, y verificar el debido registro en la base de datos.• Determinar los requisitos no establecidos por los clientes pero

necesarios para el uso previsto, cuando sea conocido y los propios de la organización.

• Supervisar el adecuado y puntual seguimiento a:o Devoluciones de equipos por finalización de alquiler. o El vencimiento de los contratos estatales garantizando la puntual

comunicación de vencimiento por parte de SOPORTE ACTIVO S.A. a la respectiva entidad y/o empresa.

o Seguimiento a cotizaciones.

• Supervisar que se realice la puntual y adecuada actualización de datos de los diferentes clientes.

• Supervisar y evaluar la realización de actividades tendientes a : Captación de nuevos clientes, reactivación de clientes.

• Supervisar el debido recaudo de cartera.Corporación Universitaria Minuto de Dios



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• Revisar que las tarifas con los clientes sean las acordadas y las correctas.

• Informar oportunamente a su jefe inmediato cualquier inconveniente que se presente con los clientes y/o proveedores en el transcurso de sus labores.

• Garantizar la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora en su proceso, cuando estas sean necesarias.

• Supervisar el debido proceso de archivo físico y electrónico que pertenecen a su área, en cuanto a su disposición y retención.

• Realizar la respectiva divulgación y distribución de documentos que pertenezcan a su proceso.

• Realizar los cálculos y seguimientos a los indicadores de su macro proceso, generando las respectivas acciones.

• Presentar todos los reportes e informes solicitados por su Jefe Inmediato.

CARGO: Gerente Administrativo y financieroA QUIEN REPORTA: Gerente GeneralDEPENDENCIA O SECCION: Gerencia AdministrativaPERSONAS A CARGO: SiPERFIL: profesional carreras administrativas, opcional especialización en finanzas

OBJETIVO DEL CARGO.

Su objetivo principal es velar por la armonía de las funciones administrativas de la empresa, además supervisar que las actividades relacionadas con el tema contable, cartera y de personal sean realizadas adecuadamente, emitir y revisar toda la información de proceso administrativo de la empresa.

Funciones

Especificas de Cargo

Seleccionar personal a nivel administrativo. Velar por el cumplimiento de normas y políticas de la empresa y hacer

llamadas de atención al personal administrativo cuando este así lo requiera.

Atender cualquier inquietud del personal administrativo que tenga que ver directamente con el trabajo o que sea de carácter personal que este influyendo en su labor.

Autorizar contrataciones, permisos, hora extras y despidos del personal administrativo.

Autorización de préstamo para empleados a todo nivel. Programar y planear la sistematización del ciclo contable. Revisar la nomina y aprobar el pago de esta. Revisar el movimiento y saldo de las cuentas de la empresa diariamente.



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Administrativas

Autorizar el desembolso de la caja menor tanto de la planta como del área administrativa.

Relacionadas con el sistema de Gestión de Calidad.

Dar cumplimiento a los procedimientos y responsabilidades asignados al sistema de gestión de calidad.

CARGO: Directora de Talento Humano.A QUIEN REPORTA: Gerente GeneralDEPENDENCIA O SECCION: Gerencia AdministrativaPERSONAS A CARGO: SiPERFIL: Profesional en carreras administrativas, especialización en G.T.H y salud ocupacional

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO.

• Llevar a cabo los procesos de selección de personal conforme lo indica el procedimiento.

• Coordinar la logística para la aplicación de la evaluación del desempeño con todo el personal conforme lo exige el procedimiento.

• Elaborar cronograma de actividades y capacitación.• Realizar una pequeña inducción al empleado en donde se le presenten

las diferentes áreas de la Empresa y se aclaren los parámetros básicos de funcionamiento de la misma (visión, misión, reglamento interno, políticas, etc;);

• Velar por el cumplimiento de las competencias (educación, formación u otros conocimientos, habilidades y experiencia) del personal.

• Proporcionar la formación necesaria para que los empleados puedan cumplir con las competencias necesarias para ejecutar su labor ya sea a través de cursos internos, externos, charlas informativas y actividades varias.

• Velar por el debido proceso de archivo físico y electrónico que pertenecen a su área, en cuanto a su disposición y retención.

• Realizar la respectiva divulgación y distribución de documentos que pertenezcan a su proceso.

• Verificar la eficacia de las acciones tomadas para mejorar las competencias del personal a través de las evaluaciones de desempeño.

• Concientizar al personal de la pertinencia e importancia de las actividades que realiza y como contribuye al logro de los objetivos de la calidad a través del proceso de inducción y capacitación.

• Asegurarse de mantener los registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia del personal.

• Presentar todos los reportes solicitados por su Jefe Inmediato.



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• Aplicar la encuesta de clima organizacional y velar por un adecuado ambiente laboral.

• Velar por el cumplimiento de todos los documentos de Talento Humano (reglamento interno de trabajo, políticas de área, Salud Ocupacional, actualización de hojas de vida de los empleados etc).

• Llevar el control de los préstamos efectuados a los empleados;• Realizar los trámites correspondientes a incapacidades, vacaciones,

licencias y subsidios.• Informar oportunamente a los empleados sobre cualquier cambio en las

leyes laborales, en los datos (dirección, teléfono, etc.) de las entidades a las cuales se encuentran afiliados y sobre cualquier otra información acerca de pensiones, salud, cesantías, recreación, riesgos profesionales, etc., que se considere relevante.

• Elaborar memorandos;• Detectar fallas o no conformidades de procesos anteriores e informar

oportunamente a quien corresponda;• Apoyar a otras áreas cuando así se requiera.• Informar oportunamente a su jefe inmediato cualquier inconveniente que

se presente con los clientes y/o proveedores en el transcurso de sus labores.

CARGO: Asistente AdministrativaA QUIEN REPORTA: Gerente AdministrativoDEPENDENCIA O SECCION: Gerencia AdministrativaPERSONAS A CARGO: No PERFIL: Estudiante de carreras administrativas o afines

OBJETIVO DEL CARGO

Se encarga de dar la mejor imagen de la compañía ya que es la persona que comunica a l personal interno con proveedoras, clientes y visitantes.Contribuir con los procesos administrativos para que se desarrollen en las mejores condiciones y en el menor tiempo posible.

FUNCIONES

Especificas del Cargo

Elaboración de envió de cartas y documentos a bancos para realizar pagos a proveedores.

Cotizar y hacer pedidos de dotaciones y papelería para la oficina. Control de horarios de personal Elaboración de cartas a nivel administrativo, gerente Administrativo. Archivo de las carpetas y documentos de mantenimiento e instalación.



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Recibir y a hacer llamadas a clientes y proveedores para hacer la presentación de la empresa.

Comunicar las llamadas externas al personal de la organización, recibir mensajes e informarlos.

Recibir la correspondencia y radicarla. Enviar correspondencia a las sucursales y a la planta, relacionando la

remisión. Realizar la documentación del área comercial y de mantenimiento como

son cartas, memorandos, remisiones, cotizaciones, cuentas de cobro, relación de dotaciones y registrarlos en el consecutivo según el caso.

Revisar en Internet los mensajes de solicitud de mantenimiento que han llegado separarlos y archivarlos en la carpeta respectiva de servicio y transcribir los mensajes a las áreas correspondientes.

Causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.

Manejo y control de inventarios Manejo o gestión de cartera Conciliaciones bancarias Recepcionar llamadas telefónicas Servicio de atención al cliente Interno y externo Demás funciones que sean asignadas por el jefe inmediato.

8.10 MAPA DE PROCESOS



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8.11 Gestión del Talento Humano en “Soporte Activo”

En Soporte Activo se manejaran todos los pasos de la gestión del talento humano.

8.12 Admisión

Soporte Activo publica sus convocatorias en su pagina web para los diversos cargo que están establecidos de acuerdo a perfiles específicos.

Maneja procesos de selección que incluyen pruebas psicotécnicas, entrevistas con psicólogo ,pruebas puntuales para el cargo si se requiere y además visita domiciliaria.

8.13 Aplicación.

Soporte Activo por calidad maneja programas de inducción y entrenamiento a sus nuevos funcionarios a través de entrenadores designados por talento humano en cada una de sus áreas. Ellos deben llevar un plan de entrenamiento y de periodo de prueba que será presentado talento humano una vez finalice.

8.14 Compensación.

Soporte Activo obviamente establece salarios de acuerdo al cargo, maneja los aportes parafiscales de ley y además cuenta con beneficios adicionales como comisiones bonificaciones.

8.15 Desarrollo laboral.

Soporte Activo maneja programas de capacitación para sus funcionarios en temas de competencia de la organización, como calidad, servicio al cliente etc. Ademas de capacitación técnica y programas de retroalimentación.

8.16 Desarrollo personal.

Soporte Activo tiene diversos programas de desarrollo personal y jornadas de integración para fortalecer los vínculos de los funcionarios.

8.17 Monitoreo.

Soporte Activo maneja planes de cumplimiento de metas e indicadores de calidad puesto que está certificada por icontec en varios de sus procesos.



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9. POLÍTICAS GENERALES

9.1 SEGURIDAD• La persona que haga el cierre general de la oficina deberá verificar las

puertas, rejas y ventanas (que las persianas estén abajo y cerradas) antes de proceder a colocar la alarma y salir. Cerrar con llave la entrada principal y colocar los candados exteriores. Cada persona dentro de su espacio de trabajo, es responsable y tiene la obligación y el cumplimiento de ejecutar la acción de apagar equipos de cómputo y luces, cierre de ventanas y persianas entre otros.

• La puerta principal y la reja deben permanecer bien cerradas permanentemente.

• No se permite la circulación de personas ajenas a la empresa o visitantes sin que algún trabajador responda por ellos.

• Se debe identificar a los visitantes antes de permitir su ingreso.• No se permite el acceso de vendedores (ropa, cosméticos, etc.) sin

autorización previa.• No está permitido permanecer en las instalaciones de la Empresa fuera del

horario de trabajo, ni traer personas ajenas a esta o realizar actividades diferentes a las normalmente autorizadas sin notificación por correo electrónico y autorización previa por parte de gerencia.

• Los elementos de trabajo son responsabilidad de la persona que los tiene asignados.

• No se permite el acceso a los computadores usando disketes o unidades ajenos a la oficina, por el riesgo de virus.

• Se prohíbe la utilización de unidades de almacenamiento como drivers, unidades de Cd, quemadoras, memorias extraíbles, etc.. a excepción de los usuarios autorizadas por esta gerencia.

• Prohibido el uso del Manejo de Internet a excepción de los usuarios autorizados por gerencia.

• Está prohibido fumar en las instalaciones de la Empresa.• Esta prohibido suministrar las claves de acceso asignadas, de los

computadores y de la base de datos previo autorización de la gerencia y conocimiento del supervisor técnico.

• Para el cierre de la empresa, las personas encargadas de digitar la claves de las alarmas deben estar acompañadas de mínimo de dos personas.

• Las personas encargas de las claves deben informar a la gerencia y asesor de seguridad acerca de turnos asumidos para la apertura y cierre.

• No proporcionar la dirección de la empresa o datos de la misma a personas ajenas a la organización si n previo consentimiento de la gerencia.

9.2 ASEO• Cada funcionario es responsable por el cuidado y aseo de los elementos

que usa regularmente, como puesto de trabajo, teléfono, silla, computador, etc. Al finalizar la jornada diaria se debe organizar el puesto de trabajo.



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• Mantener en las mejores condiciones posibles los diferentes ambientes de la Empresa.

9.3 SERVICIOS PUBLICOS• No encender lámparas si no es necesario. Aprovechemos la iluminación

natural.• Utilizar el teléfono en forma breve. Las llamadas de trabajo a celulares se

harán únicamente desde el celular de la oficina. se requiere autorización previa para hacer llamadas personales a celulares, lo mismo con las llamadas a larga distancia.

• Apagar computadores y luces en las ausencias largas o duraderas del puesto de trabajo.

9.4 NORMAS DE PERSONAL

• El horario laboral es de lunes a viernes desde las 7:30 a.m hasta las 5:30 p.m (En casos eventuales de requerir laborar por fuera de este horario o los días sábados se debe solicitar previa autorización de gerencia o el director de T.H con previa anticipación).

• Todo el personal debe registrar su hora de entrada en la Planilla Control de Horarios. Las personas que por su actividad no lleguen a la Empresa a esta hora deberán reportarse o informar previamente sus citas o sitios donde se encontrarán y de igual forma realizar el registro respectivo en la planilla de Control de Horarios, en el momento en que lleguen a la oficina.

• Los responsables de procesos deben mantenerse informados de cualquier dificultad o inconveniente con los clientes externos a través del correo interno, se reitera que toda comunicación informal no es valida cuando se presente una dificultad y se realice la trazabilidad respectiva.

• Se exige total confidencialidad en todas las estrategias que establezca la gerencia en cualquier proceso de la organización.

• Tiempo de almuerzo: 30 minutos. El personal de planta deberá coordinar el horario de almuerzo para evitar que la oficina se quede sin atención.

• Reciclar el papel de tal forma que pueda ser utilizado en impresiones de borrador y no se recurra a papel en blanco.

• Utilice el uniforme que se le ha asignado únicamente en actividades laborales propias de la empresa y manténgalo en buen estado, portándolo siempre de forma completa.

• Escuche música moderadamente, algunos necesitan silencio para poder trabajar.

• No grite, hable en tono moderado y si requiere hablar con alguien que este a una distancia grande, utilice el teléfono o diríjase personalmente a donde se encuentre.

• Se prohíbe la instalación de software o aplicativos diferentes a las autorizadas por esta gerencia.



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• Se prohíbe la utilización de los recursos y personal propios de la empresa para actividades diferentes a las estipuladas para su cargo por SOPORTE ACTIVO.

• Todo ingreso de personal no autorizado al almacén y a la bodega de paso, debe ser autorizado por el Coordinador Operativo, Director de Calidad o responsable del proceso por medio de diligenciamiento del respectivo formato.

• Portar siempre el carnét de la empresa e informar de forma inmediata al proceso de talento humano en caso de perdida de este documento presentando el respectivo denuncio.

• Esta prohibido mantener relaciones comerciales cuyo objetivo sea obtener beneficios lucrativos de modo personal con nuestros proveedores, clientes internos y externos y/o terceros.

A continuación relacionamos normas específicas por proceso, las cuales son de estricto cumplimiento y adicionales a las normas generales ya mencionadas.

10. POLÍTICAS DEL PROCESO COMERCIAL

Informar oportunamente a gerencia y contabilidad de aquellos clientes que incumplen los compromisos de pagos con mas de 60 días en mora.Todo cliente que ha estado inactivo por más de 6 meses con SOPORTE ACTIVO, se le debe solicitar certificado de cámara y comercio actualizado y la respectiva orden de servicio; Realizar el estudio de cada cliente nuevo en cuanto a: cámara de comercio (tiempo de creación, objeto social, capital, etc.), Rut, dirección u otros antes de confirmarle el suministro del servicio.Toda comunicación con clientes en cuanto a concesiones, acuerdos u otros aspectos de importancia debe de manejarse por escrito y reposar en la carpeta del cliente.En casos de ser modificados los requisitos iniciales del cliente, comercial debe asegurar que se informe a los procesos involucrados como también modificar los documentos respectivos.Toda certificación comercial solicitada por algún cliente o tercero debe ser tramitada por contabilidad o el proceso comercial debidamente autorizada y firmada por gerencia.No comprometerse con los clientes con una hora exacta para la entrega de equipos (decir en horas de la tarde o en horas de la mañana), con excepciones en que el proceso comercial o gerencia haya aprobado una hora de entrega exacta o algún otro tipo de convenio.Cuando se cambien las tarifas de alquiler con algún cliente y si existen equipos en sub-arriendo se debe comunicar al tercero y a todos los procesos involucrados de estos cambios por medio físico y/o electrónico.

Mantener actualizada las tarifas con los clientes, y realizar revisiones de forma oportuna informando siempre a Gerencia para su visto bueno.



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Siempre que se reciba una aprobación del cliente para la solicitud de un servicio debe hacer mención a que cotización y opción se refiere, por escrito.Cuando un cliente solicite una devolución o retiro de equipos se debe informar a que orden de instalación corresponde o el serial del equipo para informar posteriormente a recursos.Antes de registrar un pedido en la base de datos, se debe contar con la orden de servicio o correo electrónico por parte del cliente donde confirme la solicitud del servicio.Cualquier tipo de ayuda a un cliente como configurar un hardware o software o colaborar en el backup, y que por ende implique cierta demora en la visita del técnico se debe informar al usuario que este procedimiento requiere autorización del responsable del proceso comercial de SOPORTE ACTIVO o quien haga sus veces.11. POLITICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOEn caso de retiro o cambio de cargo de alguna de las personas que están autorizadas de forma permanente por SOPORTE ACTIVO para realizar actividades de mensajería mediante carta tanto en clientes como en bancos, se debe avisar inmediatamente se efectúe el cambio o el retiro de estos empleados a estas entidades, lo mismo si es de forma temporal.

12. POLÍTICAS DEL PROCESO CONTABLE Y FACTURACION

Para los clientes nuevos se debe facturar mes anticipado, salvo casos en convenios especiales realizados por parte de gerencia.La facturación debe generarse los tres últimos días hábiles de cada mes, y en forma descendente (comenzando con el cliente de mayor facturación a cliente de menor facturación) .La radicación de las respectivas facturas se debe realizar teniendo en cuenta lo parámetros de la matriz y exigirse su oportuna actualización en caso de detectarse cambios.Cuando los clientes realicen pagos interbancarios o por medio de una consignación solicitar el soporte o comprobante respectivo el cual respalde dicho pago.

El cierre de facturación se realizara el día 25 de cada mes.

Cuando el pago sea realizado en efectivo, se debe exigir un comprobante que especifique el valor exacto que el cliente esta entregando a la persona que recibe el efectivo o debe quedar consignado en la Ruta de Mensajero el valor entregado por el cliente con firma del mismo. Los clientes que tengan facturas a más de 60 días de vencimiento e incumplan compromiso de pago pactado con el ejecutivo de cuenta y la gerencia, se les debe informar la decisión de retirar equipos.El pago sobre facturas de equipos o partes se realiza de 30 a 45 dias.



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El proceso contable realizara pagos a proveedores solo los días jueves de cada semana conforme a la planeación de pagos que se debe realizar el día martes inmediatamente anterior.Durante los tres primeros meses del año en curso se debe expedir el certificado de ingresos y retenciones a cada trabajador.Las facturas de los proveedores y prestadores de servicios se reciben hasta los 28 de cada mes.Las facturas de proveedores y prestadores de servicio antes de ser contabilizadas, deben ser aprobadas mediante firma o correo electrónico, por la persona que solicito la compra o el servicio.Todos los pagos, ya sean contra entrega, inmediatos o a crédito que se efectúan, deben ser aprobados por gerenciaLos clientes nuevos que devuelvan equipos antes de lo pactado con el proceso comercial. No se le generara nota crédito, en el caso de ser aceptada la devolución y teniendo en cuenta si se dio una tarifa especial de acuerdo al tiempo, esta se reajustara mediante NotaLos pagos efectuados por cajas menores, no debe exceder los $ 50.000.ooEl reembolso de Cajas menores, se debe solicitar antes de que el saldo de la misma sea menor a $ 150.000.ooTodo gasto por menor que sea, debe estar soportado por factura, comprobante de pago o recibo de caja menor.13. POLÍTICAS DEL PROCESO DE TALENTO HUMANO

Las certificaciones en relación con el tiempo de servicio, remuneración salarial, y cargo, únicamente podrán ser expedidas por el Director de Talento Humano o por Gerencia, de igual forma con las referencias laborales que sean solicitadas de forma telefónica o por cualquier otro medio.La documentación que reposa en la carpeta de los empleados, es de carácter CONFIDENCIAL por tal motivo la disposición de las carpetas de los empleados donde reposa toda su documentación debe encontrarse única y exclusivamente en el proceso de Talento Humano.Todo personal que participe en capacitaciones apoyadas por la empresa deberá multiplicarlas al interior de la organización y entregar el material o memorias de la misma.La empresa solo acepta incapacidades emitidas por la EPS, estas deberán ser entregadas al Director de Talento Humano, para efectuar el trámite establecido. Las incapacidades de uno (1) a tres (3) días, son asumidas por la empresa y las mayores a tres días son asumidas por la EPS.Los permisos al personal serán autorizados por los jefes inmediatos con previa información al Director de Talento Humano.

14. CONTRATO DE CONSTITUCIÓNLa sociedad por acciones simplificada SAS Soporte Activo.

1. Accionistas:



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Javier Fandiño CC 79701062, domicilio Cra 110 No 140 A 43.Diana Paola Carrillo Carrillo CC 53161541, domicilio Calle 72 B No. 90 – 47Ana Milena Chapetón Castillo CC 52496146, domicilio Calle 70 No. 96 – 342. Razón Social: Soporte Activo S.A.S.

3. Domicilio de la sociedad: Cra 15 No. 77 – 28

4. Duración de la sociedad: Indefinido

5. Actividades principales: Cualquier actividad relacionada con la prestación de servicios o venta de productos.

6. Capital autorizado: $20’000.000

Capital Suscrito $20’000.000Capital Pagado $0 pesos7. Representante legal: Javier Fandiño CC 79701062

Funciones y facultades:

• Representar legalmente a la sociedad ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional.

• Celebrar toda clase de contratos, ejecutar todos los actos u operaciones correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las leyes y en estos estatutos.

• Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad.

• Presentar a la asamblea general en sus reuniones ordinarias, un inventario y un balance de fin de ejercicio, junto con un informe escrito sobre la situación de la sociedad, un detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias y un proyecto de distribución de utilidades obtenidas.

• Convocar la asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso cuando lo ordenen los estatutos, la junta directiva o el revisor fiscal de la sociedad.

• Convocar la junta directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del curso de los negocios sociales.

• Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan la asamblea general o la junta directiva, y, en particular, solicitar autorizaciones para los negocios que deban aprobar previamente la asamblea o la junta directiva según lo disponen las normas correspondientes del presente estatuto.

• Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad.



42

• Responsable por la definición de misión, políticas y planes de crecimiento de la compañía.

• Responsable por la relación de la Empresa con el medio exterior, con el objetivo de lograr una buena imagen y una aceptación de la organización, sus productos o servicios, sus objetivos y su actuación.

• Custodiar y vigilar los bienes, libros, archivos y demás documentos de la Sociedad .

• Asignación y aprobación del presupuesto anual, necesario para el desarrollo de las actividades concernientes a mantenimiento y mejoramiento del sistema de calidad.

• Ejercer las demás funciones que le compiten por la naturaleza del cargo.• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la

empresa a nivel financiero, comercial, legal, etc.

En constancia se firma a los 24 días del mes de noviembre de 2009-11-25

------------------------------------------ ---------------------------------------------REPRESENTANTE LEGAL REPRESENTANTE LEGAL SUSTITUTOJAVIER MAURICIO FANDIÑO DUARTE DIANA PAOLA CARRILLO CARRILLO CC. 79.701.062 de Btá CC. 53.161.541 de Btá

------------------------------------------ ACCIONISTAANA MILENA CHAPETÓN CASTILLO CC. 52.496.146 de Btá

15. ENTIDADES QUE RIGEN A SOPORTE ACTIVO S.A.SCámara de Comercio de BogotáEn la Cámara de Comercio de Bogotá nos podemos registrar, además que muchos de los registros que se hacen en la Cámara de Comercio de Bogotá nos sirven para presentar licitaciones con el Gobierno y asi tener una opción de mercado para trabajar con el estado.

• Certificado de Cámara y Comercio

• RUP Registro Único de Proponentes



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• Registro Mercantil

DIAN Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales.Los registros que presentamos ante la DIAN básicamente determinan la Actividad Economica de la empresa y el registro tributario con el cual se puede empezar a realizar relaciones comerciales.

• RUT Registro Único Tributario

• RIT Registro Único de Identificación Tributaria

Además que en la DIAN no solo se registran formularios para llevar acabo la actividad comercial sino que a la DIAN se deben presentar los Impuestos como:

• Retención en la Fuente

Se deban también registrar los libros contable y presentar Medios Magnéticos cada seis meses para que cumplir con lo requisitos Tributarios.Secretaria Distrital de HaciendaEn la Secretaria Distrital de Hacienda la compañía debe presentar impuestos como lo son:

• Impuesto Industria y Comercio, avisos y tableros.

• Si adquirimos un predio o inmueble debemos cancelar el Impuesto Predial Unificado

• Si Soporte Activo adquiere vehículos automotores debe cancelar el impuesto sobre vehículos automotores.

• Retención de Ica.

16. CONCLUSIONESDespués de desarrollar el estudio de mercados se puede concluir que la razón social de la empresa se determina por el grado de conveniencia hacia la parte de mercadeo, tributaria y legal, también se analiza la parte jurídica de la razón social como conveniencia legal y después de decir que Soporte Activo es una sociedad por acciones simplificadas relucen mas los beneficios que los contra de la razón social.El estudio de Administrativo muestra los objetivos específicos, la políticas y valores, la misión y visión y por este medio se determino el Organigrama, el macroproceso y la estructura organizacional con la que se pretende trabajar y poner en marcha a Soporte Activo S.A.S.

17. BIBLIOGRAFIA



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MENDEZ, Rafael (2008). Formulación y Evaluación de Proyectos. Enfoque para emprendedores. ICONTEC INTERNATIONAL, Bogotá, Quinta Edición, 2005.ALCAZAR, Rafael. El emprendedor de éxito, guía de planes de negocios. Editorial McGraw Hill, México, Primera Edición. 2001BORELO, Antonio. El Plan de Negocios. McGraw Hill, Segunda Edición, Bogotá, 2001KLOTER, Philip y Otros. Dirección de Marketing. Editorial Prentice Hall. Décima edición. Madrid, 2000MOKATE, Karen Marie. Evaluación financiera de proyectos de inversión. Universidad de los Andes. Primera edición. Bogotá, 1998

Bibliografía de referenciaBACA URBINA, Gabriel. Evaluación de Proyectos, Editorial Mc Graw Hill, Cuarta Edición, México.MIRANDA, Juan José. Gestión de Proyectos: Identificación, Formulación y Evaluación. Ediciones MB, 1997.SAPAG C, Chain y Otro. Formulación y Evaluación de Proyectos. Mc Graw Hill, 1999.

Hipervínculos de apoyohttp://www.proexport.gov.co/VBeContent/zeiky/Zeiky.asphttp://www.sena.gov.co/Portal/Emprendimiento/Plan+de+Negocioshttp://www.emprendedores.cl/plan/plan.htmlhttp://www.udem.edu.mx/academicohttp://www.ventures.com.cohttp://www.dinero.com.ve/plandenegocios.htmlhttp://www.estudiobasico.com/emprendedoreshttp://www.emprendedoras.com/emprende/plandenegocio.htm



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