DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA

CALIDADMs.C. Ing. Tulia jave Gutiérrez

¿QUÉ ES DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ?

Si queremos que un Sistema de Gestión de la Calidad sea efectivo debe ESCRIBIRSE TODO LO QUE HACE para .

Poder repetir sin problemas lo que se hace bien.

Que todo el personal de la organización lo sepa para poder poder seguir haciendolo igual de bien.

Que los clientes tambien lo sepan para aumentar su confianza hacia nuestra organización

Que según vayamos incorporando mejoras todo esto se conoce como” UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTADO”

OBJETIVOS: Es una herramienta para la comunicación y

transmisión de la información en todos los niveles de la organización.

Asegura que todo lo planificado se lleve acabo realmente.

Compartir conocimientos y difundir todas las experiencias en la organización.

Informar al personal nuevo que se hace en la organización y como se hace el trabajo.

Tener preparados los documentos que requieren las auditorias internas como externas.

Comunicar a nuestros clientes que se hace en la organización.

Demostrar el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad de la organización en situaciones que requieran formalización de contratos.

PIRAMIDE DOCUMENTAL Podemos ordenar los documentos del

sistema de gestión de la calidad según su importancia y como si fuese una pirámide.

En la cima de la PIRAMIDE se sitúa el documento de mayor importancia EL MANUAL DE LA CALIDAD, en le que se describe el conjunto del sistema de gestión de la calidad.

En el 2do nivel se sitúa a los PROCEDIMIENTOS, en los cuales se expresan se realizan todas las actividades que aparecen en el Manual de la Calidad.

En el 3er nivel se encuentran LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO, que se necesitan para realizar las actividades y tareas de los procesos y procedimientos y todo tipo de documento técnico.

En la base se sitúa a los REGISTROS que son documentos firmados que son el resultado de las actividades.

REGISTROS Son los documentos que se utilizan para

reflejar todos los resultados que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.

Estos registros deben fáciles de interpretar y consultar en cualquier momento.

Los registros se redactan una ves que sean cumplido los requisitos

los registros contribuyen con la trazabilidad de los productos.

con los datos reflejados en los registros se pueden llevar a cabo estudios estadísticos que nos den información de la capacidad de los proceso con el fin de tenerlos bajo control y mejorarlos.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Constan de todo tipo de documentación técnica en la que se describe de forma especifica y ordenada las instrucciones para realizar una determinada actividad o tarea.

Estos documentos se redactan formando un equipo con el personal encargado de la actividad.

Son aprobados por la autoridad respectiva de la empresa y están visibles en el puesto de trabajo del operario.

Para redactar estos documentos paso a paso es útil un diagrama de flujo.

Junto con esta documentación se adjunta documentos de carácter técnico como: métodos de inspección, método de calibración, planos, etc.

PROCEDIMIENTOS

Son documentos donde se describen como se realizan las actividades, si además la organización orienta su Sistema de Gestión a procesos, estos deben quedar aquí perfectamente reflejados.

Los procedimientos suelen responder a las sgtes preguntas:

QUIEN, QUE , CUANDO, DONDE Y PORQUE SE REALIZA LA ACTIVIDAD.

Es importante que se defina en forma esquemática mediante diagramas como se realiza un determinado trabajo y como se relaciona, se puede incluir mapa de procesos, diagramas de flujo , ficha de proceso.

Estos procedimientos son redactados por las personas que realizan el trabajo junto con los responsables de los procesos, son utilizados por los nuevos operarios, por lo que es conveniente que sean sencillos de comprender y aplicar

PROCEDIMIENTOS En cuanto a los procedimientos que

son necesarios documentar dependerá del tamaño y complejidad de la organización.

De acuerdo a la norma ISO 9001: 2008 se indica que la organización debe tener procedimientos documentados para 6 actividades que son :

CONTROL DE DOCUMENTOS: Donde se asegure que los documentos son adecuados, actualizados, en perfecto estado de forma y correctamente identificados.

CONTROL DE LOS REGISTROS: Donde se definan los controles para su identificación, almacenamiento , protección, recuperación, disposición y vigencia.

PROCEDIMIENTOS AUDITORIA INTERNA : Donde se definan

las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias.

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME: Registro donde se refleje la naturaleza de las no conformidades una vez que se hayan producido.

ACCION CORRECTIVA:

Donde se analicen las causas de las no conformidades y se emprendan las acciones necesarias para que no vuelvan a ocurrir.

ACCION PREVENTIVA: Donde se analicen las causas posibles de las no conformidades y se emprendan las acciones preventivas para que no ocurran.

PROCEDIMIENTOS

Las organizaciones grandes y complejas pueden requerir mas procedimientos documentados que los mencionados en la normas , se suguiere no abusar de excesiva documentación , ya que la carga burocrática puede ser insostenible.

Algunos procedimientos documentados se pueden añadir:

REVISION Y ACEPTACION DE CONTRATOS Y PEDIDOS.

EVALUACION DE PROVEEDORES

IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS

CONTROL DE LOS PROCESOS DE REALIZACION

COMPRAS

VALIDACION O CALIFICACION DE PROCESOS.

PLANIFICACION, REVISION, VERIFICACION, VALIDACION Y CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO.

PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCION.

MEDICION Y EVALUACION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE

MANUAL DE CALIDAD

El Manual de Calidad es el elemento principal de toda la documentación del sistema de gestión de la calidad.

El Manual de calidad es muy útil para la formación del personal y para que lo consulten los clientes, proveedores, socios, etc, que estén interesados en conocer el funcionamiento general de la organización.

En el manual de calidad se expresa todas las actividades que la organización realiza para que su sistema de gestión de la calidad funcione de una forma eficaz.

Nos da una visión general de como es el sistema de gestión de la calidad y expresa la política y los objetivos de la calidad.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD

El manual debe contener la sgte estructura:

1. Pagina de portada: En ella se refleja el nombre de la organización y el titulo “ Manual de Calidad”.

2. Descripción de la organización: Aquí se incluye la dirección, productos realizados, departamentos, instalaciones, medios técnicos, y todo aquello que nos interese comunicar.

3. Mapa de Procesos: En el se muestra los procesos clave de la organización, su secuencia e interrelación.

4. Organigrama: En el se presenta la estructura jerárquica de la organización.

5. Exclusiones: En el caso que se ha decidido realizar una exclusión.

6. Declaración de la política y objetivos de la calidad por parte de la dirección.

7. Detalle de cada uno de los apartados de la norma:

8 . Documentación complementaria: Aquí se puede incluir los procedimientos, las instrucciones de trabajo, registros etc.

MODELO DE REGISTRO