DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDA, DEL

MUNICIPIO DE MADRID CUNDINAMARCA

JHON JAIRO PERDOMO NOVA

MAURICIO GOMEZ LARA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS

BOGOTÁ 2010

DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDA, DEL

MUNICIPIO DE MADRID CUNDINAMARCA

JHON JAIRO PERDOMO NOVA

MAURICIO GOMEZ LARA

Proyecto de grado para optar por el título de ingenieros de sistemas

Asesor M.Sc. Ing. Luis Guillermo Martínez Ballesteros

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS BOGOTÁ

2010

Nota de aceptación: ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

____________________________ Firma Presidente del Jurado

____________________________ Firma del Jurado

____________________________ Firma del Jurado

Bogotá D.C., __ de Mayo de 2010

ÍNDICE DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 11. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 2

1.1 ANTECEDENTES ....................................................................................... 21.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................... 31.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 31.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 4

1.4.1 Objetivo General .................................................................................. 41.4.2 Objetivos Específicos ............................................................................... 4

1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO ..................................... 52. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................. 6

2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ............................................................ 62.1.1 Hardware de Chequeo. ........................................................................ 62.1.2 Software.. ........................................................................................... 102.1.3 Redes de Computadoras.. ................................................................. 13

2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO ............................................................. 192.2.1 Estándares Técnicos y Normas regulatorias para Códigos de Barra. 192.2.2 Estándares técnicos y Normas regulatorias para software., .............. 212.2.3 Estándares técnicos y Normas regulatorias para redes LAN. ............ 23

3. METODOLOGÍA ................................................................................................ 243.1 Enfoque de la investigación ...................................................................... 243.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DE USB / SUB-LÍNEA DE FACULTAD / CAMPO TEMÁTICO DEL PROGRAMA ............................................................. 24

3.2.1 Líneas Institucionales.. ....................................................................... 243.2.2 Sub línea de la Facultad. ...................................................................... 243.2.3 Campos de investigación. ...................................................................... 24

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .............................. 243.4 POBLACIóN Y MUESTRA ........................................................................ 24

CAPÍTULO PRIMERO ........................................................................................... 254. DESARROLLO INGENIERIL ............................................................................. 26

4.1 Procesos actuales de la empresa ............................................................. 264.1.1 Diagramas de procesos del flujo de información. ............................... 274.1.2 Análisis de cada uno de los procesos de la compañía. ...................... 354.1.3 Proceso de facturación ...................................................................... 354.1.4 Proceso de Inventarios. ...................................................................... 534.1.5 Proceso Nómina. ................................................................................ 594.1.6 Proceso Cartera. ................................................................................ 644.1.8 Proceso Proveedores.. ....................................................................... 784.1.9 Observaciones a los procesos y la forma como se involucran con, hardware, software y comunicaciones de la compañía. ................................. 844.1.10 ¿Cuáles son las Expectativas?. ...................................................... 89

CAPÍTULO SEGUNDO .......................................................................................... 90

4.2 DIAGNOSTICO ACTUAL DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ELEMENTOS ..................................................................................................... 91

4.2.1 Diagnóstico y Descripción Técnica de Hardware. .............................. 914.2.2 Resultado del Análisis de Hardware. .................................................. 944.2.3 Diagnóstico y descripción técnica de software.. ............................... 1024.2.4 Inconsistencias en el software de gestión empresarial. ................... 1044.2.5 Resultado análisis Software en los equipos de cómputo de la compañía ...................................................................................................... 1174.2.6 Diagnóstico y descripción técnica de Comunicaciones .................... 1204.2.7 Conclusiones generales Capítulo Segundo. .................................... 128

CAPÍTULO TERCERO ........................................................................................ 130

4.3 APLICACIONES DE SOFTWARE NECESARIAS .................................. 1314.3.1 Análisis de Software.. ....................................................................... 1314.3.2 Identificación de Actores y sus funciones. ....................................... 1324.3.3 Diagrama de Clases. ........................................................................ 1514.3.4 Aplicaciones de software que ofrece el mercado.. ........................... 1524.3.5 Modelo de Entidad Relación.. .......................................................... 173

CAPÍTULO CUARTO ....................................................................................... 177

4.4 DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE HARDWARE ............................. 1784.4.1 Hardware de los equipos de cómputo.. ............................................ 178

4.4.2 Configuración actual de los host y equipos periféricos de la compañía. ……………………………………………………………………………..182

4.4.3 Selección de dispositivos de hardware, periféricos, dispositivos infrarrojos y servidor ..................................................................................... 187

CAPÍTULO QUINTO ............................................................................................ 193

4.5 Componentes de comunicaciones .......................................................... 1944.5.1 Planos físicos almacén principal y almacén sucursal ....................... 1994.5.2 Solución ingenieril en el área de comunicaciones.. .......................... 2044.5.3 Topología Red LAN Almacén Principal.. .......................................... 2034.5.4 Direccionamiento IP Agroservicios Perdomo y Nova Ltda. .............. 2044.5.5 Diseño lógico red LAN almacén principal y sucursal. ....................... 2074.5.6 Propuesta a la comunicación de las sucursales.. ............................. 2144.5.7 Conclusiones.. .................................................................................. 2154.5.8 Caracterizacion del red LAN actual ................................................. 216 4.5.9 Comparacion de la red LAN actual y la red LAN que se incluye en el nuevo diseño. .............................................................................................. 222 4.5.10 Conclusiones.. .................................................................................. 215

Bibliografía ........................................................................................................... 230ANEXOS .............................................................................................................. 232

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Código EAN-13 .......................................................................................... 8

Figura 2 Tamaño Máximo y Mínimo del Código EAN-13 ....................................... 10

Figura 3 Organigrama actual de Agroservicios Perdomo y Nova Ltda. ................. 28

Figura 4 Diagrama actual proceso Facturación Agroservicios Perdomo y Nova. 29

Figura 5 Diagrama actual proceso Inventarios Agroservicios Perdomo y Nova

Ltda. ....................................................................................................................... 30

Figura 6 Diagrama actual proceso Nómina Agroservicios Perdomo y Nova ........ 31

Figura 7 Diagrama Actual Proceso Cartera Agroservicios Perdomo y Nova ...... 32

Figura 8 Diagrama Actual Proceso de Actualización de información almacén

sucursal ................................................................................................................. 33

Figura 9 Diagrama Actual Proceso proveedores Agroservicios Perdomo y Nova

............................................................................................................................... 34

Figura 10 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el

sistema, pago de contado entrega inmediata. ....................................................... 36

Figura 11 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el

sistema, pago de contado entrega a domicilio ....................................................... 38

Figura 12 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el

sistema, pago crédito entrega inmediata ............................................................... 40

Figura 13 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el

sistema, pago crédito entrega a domicilio .............................................................. 42

Figura 14 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el

sistema pero si tiene existencias físicamente, pago contado entrega inmediata ... 44

Figura 15 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el

sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega inmediata .. 46

Figura 16 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el

sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega a domicilio 48

Figura 17 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el

sistema pero si tiene existencias físicamente, pago de contado entrega a domicilio

............................................................................................................................... 50

Figura 18 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el

sistema y tampoco hay existencias físicamente. .................................................. 52

Figura 19 Proceso control de inventarios cuando no hay anomalías en la factura o

en el producto ........................................................................................................ 54

Figura 20 Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y se

autoriza dejar la mercancía .................................................................................... 56

Figura 21 Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y no

se autoriza dejar la mercancía ............................................................................... 58

Figura 22 Proceso diagrama de flujo de nómina sin novedades ........................... 61

Figura 23 Proceso diagrama de flujo de nómina con novedades .......................... 63

Figura 24 Diagrama de flujo cartera con anomalías, en ventas ............................ 65

Figura 25 Diagrama de flujo cartera con anomalías, en la revisión de

administración ........................................................................................................ 66

Figura 26 Diagrama de flujo cartera sin anomalías, hasta que las facturas de

contado son archivadas ......................................................................................... 68

Figura 27 Diagrama de flujo cartera sin anomalías, hasta que las facturas de

crédito son archivadas y se realiza el proceso de cobro ........................................ 70

Figura 28 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con

anomalías en el formato de venta ......................................................................... 72

Figura 29 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con

anomalías en el regreso de información a la sucursal ........................................... 73

Figura 30 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con

anomalías en el regreso de información a la sucursal y el almacén principal

telefónicamente soluciona el problema ................................................................. 75

Figura 31 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal sin

anomalías en el regreso de información a la sucursal ........................................... 77

Figura 32 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos esta

actualizada y el proveedor visita al gerente en la compañía. ................................. 79

Figura 33 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos esta

actualizada y el proveedor no visita al gerente en la compañía ............................. 81

Figura 34 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos no está

actualizado ............................................................................................................. 83

Figura 35 Pantalla principal de la aplicación Novasoft ......................................... 103

Figura 36 Encabezado de la factura .................................................................... 105

Figura 37 Existencias insuficientes ...................................................................... 105

Figura 38 Asignar valor negativo al producto ....................................................... 106

Figura 39 Incluir cantidad del producto ................................................................ 107

Figura 40 Finalización factura .............................................................................. 107

Figura 41 Actualización del producto ................................................................... 108

Figura 42 Modificar los valores del producto ....................................................... 109

Figura 43 Artículo modificado .............................................................................. 110

Figura 44 Novasoft versión 2.0 - Pantalla principal .............................................. 111

Figura 45 Cableado UTP en sitios de descargue de mercancia .......................... 121

Figura 46 Cableado UTP mal ubicado en áreas comunes ................................... 121

Figura 47 Cableado UTP almacén sucursal ........................................................ 122

Figura 48 Grupo de trabajo Red LAN .................................................................. 122

Figura 49 Topología inicial de la red LAN - Almacén principal ............................ 124

Figura 50 Topología red Almacén sucursal ......................................................... 124

Figura 51 Topología conexión a Internet ............................................................. 125

Figura 52 Vista lateral Switch almacén principal .................................................. 126

Figura 53 Vista frontal Switch almacén principal .................................................. 126

Figura 54 Cableado UTP red LAN almacén principal .......................................... 127

Figura 55 Cableado UTP Red LAN almacén Sucursal ........................................ 127

Figura 56 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del Administrador .................. 134

Figura 57 Diagrama de Caso de Uso - Funciones Asistente ............................... 139

Figura 58 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del Gerente ........................... 142

Figura 59 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del vendedor ......................... 146

Figura 60 Diagrama de Casos de Uso - Funciones del Contador ........................ 149

Figura 61 Diagrama de Clases ............................................................................ 152

Figura 62 Diagrama de funcionamiento lógico de Novasoft versión 4.0 .............. 173

Figura 63 Diagrama de Entidad relación para el diseño de la base de datos de

Agroservicios Perdomo y Nova ............................................................................ 175

Figura 64 Opciones de Swicht para rack de 24 puertos ...................................... 197

Figura 65 Plano físico primer piso almacén principal ........................................... 200

Figura 66 Plano físico segundo piso almacén principal ....................................... 202

Figura 67 Plano físico almacén sucursal ............................................................. 203

Figura 68 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén principal primer piso . 208

Figura 69 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén principal segundo piso

............................................................................................................................. 210

Figura 70 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén sucursal .................... 202

Figura 71 Topología de Red LAN almacén principal ............................................ 203

Figura 72 Topología de Red LAN almacén sucursal ............................................ 204

Figura 73 Diagrama de Integración de datos Almacén principal y sucursal ......... 211

Figura 74 Esquema de comunicaciones ofrecida por Falconet comunicaciones . 212

Figura 75 Comunicación almacén principal - almacén sucursal .......................... 215

Figura 76 Simulación de la red LAN actual………………………………………….216

Figura 77 Aplicaciones de referencia para la simulación………………………….217 Figura 78 Perfiles que se involucran con la red LAN……………………………………………………………………………………....218 Figura 79 Tiempo Promedio de respuesta de un query………………………….. 219 Figura 80 Tiempo promedio en retardo ETHERNET……………………………….220 Figura 81 Tiempo promedio de respuesta FTP.................................................... 221

Figura 82 Uso del Servidor .................................................................................. 221

Figura 83 Comparacion de la red LAN actual con la nueva................................ . 222

Figura 84 Redimiento de la red LAN Actaual ..................................................... 223

Figura 85 Tiempo de respuesta del query en la base de datos del servidor........ 223

Figura 86 Tiempo de respuesta Promedio…………………………………………..224

Figura 87 Uso promedio del Servidor .................................................................. 225

Figura 88 Consulta al servidor desde el Host de ventas...................................... 226

Figura 89 Uso de ancho de banda de la red Lan Sistema de informacion Novasoft

version 4 .............................................................................................................. 227

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Escáneres infrarrojos lectores de código de barras .................................... 7

Tabla 2 Composición del código EAN-13 ................................................................ 9

Tabla 3 Dimensiones del Código EAN-13 ................................................................ 9

Tabla 4 Topologías de Red .................................................................................... 17

Tabla 5 Estándares (ISO/IEC) para códigos de barra ............................................ 19

Tabla 6 Estándares (ICONTEC) para códigos de barra ......................................... 20

Tabla 7 Estándares Internacionales ....................................................................... 21

Tabla 8 Normas Nacionales ................................................................................... 22

Tabla 9 Estándares IEEE ....................................................................................... 23

Tabla 10 Estándares ANSI/TIA/EIA ....................................................................... 23

Tabla 11 Observaciones al proceso de facturación, y su relación con hardware,

software y comunicaciones. ................................................................................... 85

Tabla 12 Observaciones al proceso de inventarios, y su relación con hardware,

software y comunicaciones .................................................................................... 86

Tabla 13 Observaciones al proceso de Nómina, y su relación con hardware,

software y comunicaciones .................................................................................... 86

Tabla 14 Observaciones al proceso de Cartera, y su relación con hardware,

software y comunicaciones .................................................................................... 87

Tabla 15 Observaciones al proceso de Actualización Información Almacén

Sucursal, y su relación con hardware, software y comunicaciones ....................... 88

Tabla 16 Observaciones al proceso proveedores, y su relación con hardware,

software y comunicaciones .................................................................................... 88

Tabla 17 Configuración de Hardware ................................................................... 92

Tabla 18 Configuración de Software. ..................................................................... 96

Tabla 19 Diagnóstico de hardware, software y comunicaciones ........................... 97

Tabla 20 Conclusiones del diagnóstico de hardware, software y comunicaciones.

............................................................................................................................. 102

Tabla 21 Ficha técnica de la aplicación Novasoft ................................................ 104

Tabla 22 Requerimientos mínimos de Hardware para trabajar con la aplicación

Novasoft ............................................................................................................... 104

Tabla 23 Ficha técnica Novasoft 2.0 .................................................................... 112

Tabla 24 Requerimientos mínimos de Hardware para el servidor ....................... 112

Tabla 25 Requerimientos mínimos de Hardware para estaciones de trabajo ..... 112

Tabla 26 Comparación técnica Novasoft versión 2.0 Visual fox pro 6 y Novasoft

versión 2.0 QBasic. .............................................................................................. 113

Tabla 27 características QBasic y visual fox pro. ................................................. 114

Tabla 28 Aspectos positivos del sistema de información según comparación. .. 116

Tabla 29 Comparación de requerimientos del sistema de gestión Novasoft versión

6.1 q Basic y Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro ............................................... 118

Tabla 30 Dispositivos de red y cables .................................................................. 123

Tabla 31 Características tarjetas de red equipos de cómputo ............................. 125

Tabla 32 Conclusiones generales a nivel de hardware, software y comunicaciones

............................................................................................................................. 128

Tabla 33 Empresas desarrolladoras de software ................................................. 155

Tabla 34 Características básicas de los sistemas de información y si cumple o no

con el diseño planteado ....................................................................................... 158

Tabla 35 Sistemas Operativos ............................................................................. 162

Tabla 36 Motores de Base de Datos .................................................................... 163

Tabla 37 Criterios básicos para adquirir el sistema de información ..................... 166

Tabla 38 Costos y formas de pago sistemas de información ............................... 168

Tabla 39 Trayectoria en el mercado y casos de éxito en empresas desarrolladoras

............................................................................................................................. 169

Tabla 40 Comparación ventajas y desventajas del software ERP disponible en el

mercado ............................................................................................................... 170

Tabla 41 Hardware equipos de cómputo ............................................................. 179

Tabla 42 Impresoras Fiscales o P.O.S ................................................................ 180

Tabla 43 Hardware de tecnología infrarroja ........................................................ 181

Tabla 44 Configuración actual del servidor .......................................................... 182

Tabla 45 Configuración actual host contabilidad 1 y 2 ......................................... 182

Tabla 46 Configuración actual host facturación 1 y 2 principal ............................ 183

Tabla 47 Configuración actual host facturación 1 y 2 almacén sucursal .............. 183

Tabla 48 Configuración actual del host de bodegaje ........................................... 183

Tabla 49 Medios periféricos y equipo al que corresponde ................................... 184

Tabla 50 Sugerencia 1 de Hardware para el servidor .......................................... 184

Tabla 51 Sugerencia 2 de Hardware de servidor Dell .......................................... 185

Tabla 52 Configuración a sugerir de hardware para Host Contabilidad 1 y 2,

facturación 1 y 2 almacén, principal, sucursal y bodegaje ................................... 186

Tabla 53 Selección de dispositivos de Hardware ................................................. 187

Tabla 54 Host a los cuales se les implementará el nuevo Hardware ................... 188

Tabla 55 Selección medios periféricos ................................................................ 188

Tabla 56 Configuración final para dispositivos periféricos ................................... 189

Tabla 57 Dispositivos Infrarrojos .......................................................................... 189

Tabla 58 Configuración final para dispositivos periféricos ................................... 190

Tabla 59 Dispositivos de Hardware nuevo servidor ............................................. 190

Tabla 60 Costo total implementación Hardware .................................................. 192

Tabla 61 Opciones de cable UTP que brinda el mercado .................................... 195

Tabla 62 Componentes para una Red Inalámbrica .............................................. 196

Tabla 63 Listado de materiales para implementar Red en el almacén principal .. 204

Tabla 64 Listado de materiales para implementar Red en el almacén sucursal .. 205

Tabla 65 Costos dispositivos categoría 5e y categoría 6 ..................................... 206

Tabla 66 Clases de direcciones IP ....................................................................... 205

Tabla 67 Direcciones IP asignadas a las sucursales ........................................... 205

Tabla 68. Asignación de Direcciones IP en Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

............................................................................................................................. 207

Tabla 69 Diseño lógico Red LAN almacén principal ............................................ 208

Tabla 70 Diseño lógico Red LAN almacén sucursal ............................................ 210

Tabla 71 Propuesta Económica de Falconet ....................................................... 213

Tabla 72 Propuesta económica de Comcel ......................................................... 214

Tabla 73 Perfiles de usuario de la compañia ....................................................... 217

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INTRODUCCIÓN Las comunicaciones y la necesidad de gestionarlas han cobrado, con el pasar del tiempo, una fuerte posición en las grandes y pequeñas empresas. La llegada de las redes LAN se origina aproximadamente en los años ochenta cuando se vio la urgencia de controlar la información en las organizaciones. Debido al auge de los microprocesadores, computadores personales, redes LAN, y demás tecnologías, aumentó la demanda y una fuerte tendencia en las soluciones integrales tecnológicas para las empresas, entre estas soluciones se pueden considerar aplicaciones específicas, Internet y tecnologías identificación. En Colombia tal tecnología se veía limitada para empresas pequeñas y medianas debido al alto costo de estas herramientas; hoy en día factores como la comercialización de estos productos han hecho que los costos bajen y sea más fácil su adquisición, así mismo, otro de los factores que han motivado a las empresas medianas y pequeñas a adquirir estas tecnologías es la exigencia de los clientes por un buen servicio; hecho que las grandes empresas tienen como norma. En la actualidad y específicamente en Colombia las empresas del sector Pyme tienen la necesidad de implementar redes de información para ser competitivas en el mercado y mantenerse vigentes, así mismo deben integrar dispositivos de control que permitan a las empresas manejar sus operaciones apoyándose en tecnologías de control biométrico como lo son códigos de barras y lectores para ese mismo propósito; estas tecnología proveen en la organizaciones descargos de inventario, entradas de almacén, consulta de precios y procesos de balance de manera on-line. Este proyecto pretende dar una solución integral a una empresa del sector Pyme y mas específicamente de las ferreterías, de manera que con tecnología de punta la empresa pueda captar más clientes lo cual se reflejará sin duda en mayores ingresos.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES Agroservicios Perdomo y Nova del municipio de Madrid – Cundinamarca, es una ferretería que tiene como objeto social la venta y la comercialización de productos para la construcción y se ubica en el sector de las Pyme, cuenta con una sucursal que está ubicada en el Rosal Cundinamarca, en el momento tiene 16 empleados. Con el pasar de los años la compañía ha venido creciendo a nivel de clientes y a nivel administrativo, estos dos factores han hecho que poco a poco procesos manuales migren a procesos automatizados los cuales no han tenido mucho éxito, por fallos en la red LAN, y una aplicación específica contable que no brinda la suficiente integridad en la información. La compañía contrató con personas particulares el montaje de una red LAN debido a que tenían equipos de cómputo que no estaban comunicados y una actualización general de los mismos, con el fin de tener control sobre sus inventarios y disminuir el tiempo de respuesta para los clientes, la aplicación contable (Novasoft) con la cual estaban trabajando fue actualizada hace 10 años, tal contrato se realizó en el año 2001 aproximadamente, para el punto de venta principal, esta nueva instalación según el gerente de la compañía, tuvo un relativo funcionamiento por no más de 2 dos años, puesto que la red se amplió y los usuarios incrementaron. Desde ese momento la red y la aplicación no han tenido un buen funcionamiento; a finales del año 2005 la compañía adquirió la nueva versión de la aplicación contable (Novasoft versión 2.0), la cual fue instalada en el servidor pero nunca se ha utilizado, por motivos tales como: falta de coordinación o comunicación, de Agroservicios Perdomo y Nova con Novasoft, incremento en los costos por dispositivos de comunicaciones o hardware y finalmente los términos del contrato relacionados con la capacitación se vencieron por parte de Novasoft y nunca se llegó a un arreglo. En la actualidad Agroservicios Perdomo y Nova cuenta con 1 servidor (Windows Server 2003) el cual conforma un Workgroup junto con 5 computadores en el almacén principal interconectados por un switch, adicional a esto un portátil de gerencia y un host que no hace parte de la red LAN en el que se hacen consultas en internet. Con respecto a la sucursal, se pudo observar que actualmente, y desde hace dos años, existen 2 computadores con sistema operativo Windows Xp Service pack 2,

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los cuales están conformando un grupo de trabajo y están conectados entre sí de forma directa Es importante aclarar que la compañía nunca ha tenido una asesoría profesional y es posible que por tal motivo no haya tenido éxito con la implementación de tecnología en general.

1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Agroservicios Perdomo y Nova es una ferretería ubicada en la Vereda Puente de Piedra perteneciente al municipio de Madrid - Cundinamarca. Actualmente posee una red LAN en mal estado, fue diseñada sin normas técnicas y posteriormente Implementada de esa forma. Debido a esto se detectan problemas tales como, el cableado en mal estado, exposición a condiciones atmosféricas no aptas para su buen funcionamiento, vulnerabilidad en la información, mal manejo de la misma, no existe comunicación en línea con la sucursal, la información de la facturación diaria se realiza por Bach remoto, los clientes tienen excesivas demoras por motivos tales como facturación y esto es debido a que se debe hacer primero una comprobacion del inventario físico y no por sistema, software que en el momento esta subutilizado porque no se le da el uso adecuado además de la falta de asesoría para adquirir equipos de cómputo y Software acordes a las necesidades de la empresa. La empresa adquirió un software para manejo de inventarios desarrollado por Novasoft dicho software fue instalado y no fue puesto en marcha pues como anteriormente de mencionó, hubo problemas de coordinación o comunicación, de Agroservicios Perdomo y Nova con Novasoft. ¿Cuáles son las herramientas técnicas del diseño mediante hardware, software y comunicaciones para la automatización de los procesos de facturación, manejo de inventarios, manejo de proveedores, manejo de clientes y nómina para la empresa Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.?

1.3 JUSTIFICACIÓN Para Agroservicios Perdomo y Nova es importante replantear la forma en que están manejando los procesos manuales y los sistematizados ya existentes, los cuales se involucran a través de la red LAN, tanto en el almacén principal como en el almacén sucursal. La compañía es consciente de la deficiencia que existe,

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no solamente impide prestar un mejor servicio a los clientes si no que también genera pérdidas económicas. “Es importante resaltar que el número de clientes de la compañía viene en aumento, En el año 2005 se realizó cierre a Diciembre 31 con 200 clientes activos, y en el 2006 con 260 clientes activos lo que corresponde a un incremento del 30%. En el año 2007 hubo un incremento del 10% con respecto al 2006, mientras que en el 2008, la situación política, económica, social, la larga temporada invernal y la llegada al sector de nuevas ferreterías han hecho que se tenga una notable pérdida de clientes”1

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

La finalidad de esto es brindar un mejor servicio a los clientes teniendo en cuenta que estos cada día son más exigentes, así mismo aprovechar los recursos que se tienen disponibles como son el Software y Hardware que en el momento están siendo subutilizados. Además de esto, prepararse con respecto al gran cambio o avance de la tecnología, y por supuesto ante la inminente competencia de las grandes y pequeñas compañías que están en el sector.

1.4.1 Objetivo General Diseñar una solución integral mediante hardware, software y comunicaciones para la automatización de los procesos en la empresa Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

1.4.2 Objetivos Específicos

• Analizar los procesos actuales de la empresa para determinar los requerimientos en hardware software y comunicaciones.

• Diagnosticar la forma técnica como los elementos de hardware, software y comunicaciones están funcionando actualmente para identificar las debilidades.

1 Información extraída de los datos estadísticos de Agroservicios Perdomo y Nova

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• Determinar los elementos de hardware necesarios para establecer su

esquema de funcionamiento en la solución.

• Determinar las aplicaciones de software necesarias para establecer su esquema de funcionamiento en la solución.

• Determinar los componentes de comunicaciones necesarios para establecer su esquema de funcionamiento en la solución.

1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO La solución integral estará conformada por la identificación y/o diseño de elementos de hardware, software y comunicaciones en red para automatizar los procesos de facturación, control de inventarios, nómina, manejo de clientes y proveedores permitiendo una mejoría en el tiempo de respuesta en cada uno de los mismos lo cual a corto plazo se debe traducir en más clientes satisfechos, organización de la compañía internamente, y mejores ingresos económicos para la empresa. De acuerdo con la demanda del mercado y con las posibilidades de expansión de la misma, esta solución puede crecer de acuerdo con la evolución de la empresa haciéndola escalable y por lo tanto económica en cuanto a inversión se refiere.

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2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

2.1.1 Hardware de Chequeo. Escáner de Código de Barras: Un escáner para lectura de códigos de barras consiste en el escáner propiamente dicho, un decodificador y un cable que actúa como interfaz entre el decodificador y el terminal o el computador. La función del escáner es leer el símbolo del código de barras y proporcionar una salida eléctrica al computador, correspondiente a las barras y espacios del código de barras. Sin embargo, es el decodificador el que reconoce la simbología del código de barras, analiza el contenido del código de barras leído y transmite dichos datos al computador en un formato de datos tradicional.

Un escáner puede tener el decodificador incorporado en el mango o puede tratarse de un escáner sin decodificador que requiere una caja separada, llamada interfaz o emulador .Los escáneres sin decodificador también se utilizan cuando se establecen conexiones con escáneres portátiles tipo “batch” (por lotes) y el proceso de decodificación se realiza mediante el Terminal propiamente dicho, finalmente y específicamente se tomará en cuenta el escáner o verificador de precios de pantalla, el cual funciona igual que el escáner con decodificador incorporado en el mango, la diferencia radica en su tamaño puesto que es una pantalla VGA de 12.16 cm (6.4pulgadas) otra gran diferencia es su conectividad la cual puede ser inalámbrica o guida y funciona bajo sistema operativo Microsoft Windows ce.net (Ver tabla 1 pág. 7).

7

Tabla 1 Escáneres infrarrojos lectores de código de barras

El código de barras es una tecnología desarrollada con el fin de facilitar la identificación de objetos (principalmente) o personas a partir de un código numérico o alfanumérico que se representa a través de unos símbolos, que dependiendo el tipo pueden ser barras o puntos, su nombre lo adquirió porque los primeros sistemas utilizaban barras para codificar esa información, actualmente existen otros códigos de barras que utilizan puntos distribuidos en un espacio específico y que representan esos códigos”2

Códigos de barras: Las distintas simbologías que existen actualmente se dividen en dos grandes grupos los de una dimensión (1D) o lineal y los de dos dimensiones (2D); los de una dimensión son los más ampliamente usados (principalmente en el área comercial para la identificación de los productos), mientras que los de dos dimensiones son utilizados en áreas que requieren alto grado de seguridad y almacenar una gran cantidad de información, entre ellos las aplicaciones más conocidas es en documentos de identificación y licencias de conducción.

.

2 TRASLAVIÑA, Galvis Carlos Mauricio. Estado del Arte, Diseño y Programación de una aplicación que utilice tecnologías de autenticación. Proyecto de Grado Ingeniero de Sistemas. Bogotá: Universidad San Buenaventura. Facultad de Ingeniería, 2007 p. 8.

Escáner con decodificador incorporado

Escáner con interfaz

Verificador

8

Código EAN: “Este código al igual que el código UPC también tiene dos códigos básicos el EAN-8 y el EAN-13 su utilización depende del área disponible para impresión del código y el juego de caracteres es el mismo que para el código UPC. Código EAN-13. (Ver Figura 1).

El código está compuesto por 13 dígitos y es ampliamente utilizado en todo el mundo (Ver Tabla 2, pág. 9).

Figura 1 Código EAN-13

Fuente: Tomado de la página http://www.avanzavino.com/vistas/01.aspx?id=1 El código EAN fue diseñado para que incluso un sistema simple pueda leer el código por mitades. El escáner puede leer cualquier mitad primero, también una mitad puede ser leída de izquierda a derecha o de derecha a izquierda, es necesario para la lógica determinar que dato es de la mitad izquierda o de la derecha. Las dos mitades son imagen espejo la una de la otra, Hay dos barras de guardia, seguidas por seis caracteres y la barra central. El carácter (desde las barras de guardia) empieza con un espacio y cada carácter esta compuesto por dos espacios y dos barras, hay dos juegos de diez caracteres. Un juego es llamado paridad par y el otro es llamado paridad impar (ver Figura 1).

El patrón central (01010) que es compartido por el lado derecho y lado izquierdo del símbolo, sirve para determinar la lógica de la dirección del rayo que cruza el símbolo, porque los escáneres no necesitan leer ambas mitades del símbolo en la misma pasada ni en la misma dirección). La longitud del patrón central solo es de 4 módulos (más estrecha que los otros).

9

Tabla 2 Composición del código EAN-13

CÓDIGO PAÍS CÓDIGO EMPRESA CÓDIGO PRODUCTO DÍGITO DE CONTROL

770 1234 56789 7 Cálculo Dígito de Control (Factor de peso 31) Los números pares se multiplican por 3 y los impares por 1, luego se suman los resultados de las multiplicaciones y se le restan al valor de la decena superior. Ejemplo:

7 7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 * * * * * * * * * * * * 1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 = = = = = = = = = = = = 7 21 0 3 2 9 4 15 6 21 8 27

7+21+0+3+2+9+4+15+6+21+8+27=113 120-113=7 Para la codificación del código EAN-13 se utilizan treinta barras que representan los 13 dígitos, el guardia inicial, el guardia final y el patrón central. Para la impresión del código hay unas dimensiones que se deben tener en cuenta (ver tabla 3 y figura 2 pág. 9). Tabla 3 Dimensiones del Código EAN-13

Factor de aumento

Módulo-X Ancho barra más estrecha

Ancho símbolo de 1ª a ultima

barra

Margen claro Símbolo Izquierdo (11x

Módulo-X) derecho (7x Módulo-X)

Ancho Altura

Fm Mm Mm Mm mm mm mm .80 .264 25.08 2.90 1.85 29.83 20.73 .85 .281 26.64 3.09 1.97 31.70 22.02 .90 .297 28.21 3.27 2.08 33.56 23.32 .95 .314 29.78 3.44 2.19 35.43 24.61 1.00 .330 31.35 3.63 2.31 37.29 25.91 1.10 .363 32.92 3.81 2.42 41.02 27.21 1.20 .396 34.49 3.99 2.54 44.75 28.50 1.30 .429 36.06 4.17 2.65 48.48 29.80 1.40 .462 37.62 4.36 2.77 52.21 31.09 1.50 .495 39.19 4.53 2.88 55.94 32.39 1.60 .528 40.76 4.72 3.00 59.66 33.68 1.70 .561 42.33 4.90 3.12 63.39 34.98

10

Factor de aumento

Módulo-X Ancho barra más estrecha

Ancho símbolo de 1ª a ultima

barra

Margen claro Símbolo Izquierdo (11x

Módulo-X) derecho (7x Módulo-X)

Ancho Altura

1.80 .594 43.89 5.08 3.23 67.12 36.27 1.90 .627 45.47 5.26 3.35 70.85 37.57 2.00 .660 47.03 5.45 3.47 74.58 38.87

Figura 2 Tamaño Máximo y Mínimo del Código EAN-133

2.1.2 Software. Para este proyecto, que está dirigido al sector Pyme, se ha tenido en cuenta la importancia del software por ser una herramienta que va de la mano, un elemento que es participe de los proyectos que se relacionan o que involucran sistemas, automatizaciones, comunicaciones, soluciones integrales sin importar su complejidad están relacionadas cada una de ellas, con el software. En Colombia existen infinidad de empresas desarrolladoras de software y entre ellas un vasto sector se dedica al desarrollo de software para la pequeña y mediana empresa (Pyme), esto se debe a varios factores, entre los cuales podemos contar el auge de estas pequeñas empresas, la preparación para prestar un mejor servicio y la competencia de las grandes empresas han hecho que el software de gestión empresarial sea un herramienta importante. Otro factor importante que infiere en el auge del desarrollo de software para las PYMES es la creación de las llamadas (TICS) tecnologías de la información y la comunicación que tienen como función el “mejoramiento de la competitividad en todos los estamentos de la sociedad, particularmente el sector productivo”4

3 Ibid., p. 13.

.

4 Corporación Colombia Digital. “Tics en Colombia”. Disponible en: http://www.colombiadigital.net/index.php?option=com_content&view=article&id=109&Itemid=156 Consultado en: [9 de Noviembre de 2008, 10:35 a.m.].

11

• Software licenciado “El software no libre (también llamado software propietario, software privativo, software privado y software con propietario) se refiere a cualquier programa informático en el que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin modificaciones), o que su código fuente no está disponible o el acceso a éste se encuentra restringido.

En el software no libre, una persona física o jurídica (compañía, corporación, fundación, etc.) posee los derechos de autor sobre un software negando o no otorgando, al mismo tiempo, los derechos de usar el programa con cualquier propósito; de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a las propias necesidades (donde el acceso al código fuente es una condición previa); de distribuir copias; o de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras (para esto el acceso al código fuente es un requisito previo”5

• Software Libre “se refiere a la libertad de los usuarios para correr, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software. Más precisamente, se refiere a las cuatro libertades de los usuarios de software:

- La libertad de correr el programa, con cualquier propósito (libertad 0). - La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a sus

necesidades (libertad 1). El acceso al código fuente es una precondición para esto.

- La libertad de distribuir copias de manera que se pueda ayudar al vecino (libertad 2).

- La libertad de mejorar el programa, y liberar las mejoras al público de tal manera que toda la comunidad se beneficie. (libertad 3). El acceso al código fuente es una precondición para esto.

Hoy en día varias empresas colombianas tanto del sector público como del privado emplean GNU/Linux y software libre para realizar todas sus labores (tanto académicas, como administrativas), en lugar de los programas y sistemas operativos convencionales.”6

5 Software Licenciado. “Definición de Software Licenciado” Disponible en:

http://kusanagui.blogdiario.com/i2006-06/ Consultado en: [9 de Noviembre de 2008, 3:12 p.m.]. 6 Pdf. “GNU Linux” Disponible en: www.umanizales.gedu.co/programs/ingenieria/congresolinux/gnu_linux.pdf. p.2. Consultado en: [10 de Noviembre de 2008, 8:16 a.m.].

12

Es claro que esta opción de software no licenciado o libre se convierte es un atractivo de alta importancia para el sector PYME no solo por sus costos, sino también por la flexibilidad de expansión del software, la adquisición de módulos no es un proceso traumático para la compañía, debido a que todo está integrado en un solo lenguaje.

• El Software en Colombia fedesoft es un organizmo que se encarga de hacer vigilancia y control sobre el software producido en colombia asi mismo tambien se encarga de hacer divulagacion e impartir las normas que rigen al desarrollo de software en nuestro pais

Los primeros gremios y asociaciones enfocaron sus esfuerzos e iniciativas a la prestación de servicios y contribuyeron a que los nuevos profesionales (Ingenieros de Sistemas) ganaran identidad y capacidad de asociación. Entre estos encontramos: • Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas – ACIS. • Asociación Colombiana de Usuarios de Computadores para Antioquia – AUC. • Asociación Colombiana de Usuarios de Informática y Comunicaciones ACUC. • Asociación Colombiana de Informática – ACCIO.

La última década permitió un nivel de desarrollo significativo de las empresas proveedoras de software que fortaleció el gremio y posibilitó importantes acuerdos y fusiones que dieron lugar al nacimiento de la Federación Colombiana de la Industria del Software FEDESOFT, quien es hoy el gremio más importante con que cuentan las empresas de software y servicios asociados y surge de la fusión de FEDECOLSOFT e INDUSOF7

• El Software para Pymes. En el proceso de investigación de este proyecto y por medio de información generada por la empresas desarrolladoras de software, como lo son Insoft Ltda., Ofimática S.A., Netsolin, y Safpyme (Linux),entre otras, e información obtenida directamente del software de Agroservicios Perdomo y Nova, Novasoft se destacó que estos manejan 3 módulos básicos que son Contabilidad, Facturación, e Inventarios, estos son los módulos que más se involucran en día a día de las compañías, también se

7 Pdf. “Descripción del sector del software” Disponible en: http://pisis.unalmed.edu.co/avances/archivos/ediciones/Edicion%20Avances%202007%202/12.pdf p. 15. Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 2:13 p.m.]

13

encontró que las empresas desarrolladoras de software trabajan con paquetes establecidos, o también tienen un servicio llamado software a la medida, este generado específicamente para el tamaño y las necesidades de la compañía, con una proyección no mayor a 10 años, e incrementando en algunos casos el valor de software hasta en un 25% de su valor inicial. También se encontró que las empresas desarrolladoras de software han incluido módulos importantes como lo es el CRM que inicialmente era algo que solo lo tenían las grandes compañías, para poder tener más control sobre sus clientes, hoy en día es una aplicación de gran importancia y es considerada de carácter importante para todo tipo de empresa, también se ha incluido un módulo de nómina y recursos humanos esto con el fin de llevar información detallada de sus empelados, incluyendo conexión con la planilla única8 que es un formato inteligente que le permite a todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social, es decir para Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, cajas de Compensación, Sena e ICBF. Otros de los módulos de gran importancia es el de los medios magnéticos exigidos por la DIAN en el cual se presenta la información Exógena “que es el conjunto de datos que las personas Naturales y Jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN según Resolución expedida por el Director General, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Quien debe presentar dicha información es el Representante Legal de la empresa o su apoderado. Es así que con esta información se le brinda a la compañía la opción más favorable, en cuanto a costos, calidad, soporte, beneficios, etc. Con todo lo anterior se hiso un análisis como un sustento a la hora de realizar tal sugerencia”9

2.1.3 Redes de Computadoras. Cuando se mira desde el punto de vista de lo esencial, las redes de computadoras tienen una función básica: permiten el movimiento de información entre las computadoras de la red. Normalmente esta información se encuentra en forma de archivos; el hardware que compone la red y el sistema operativo se encargan de traer los archivos requeridos para ejecutar un programa y llevarlo hasta la máquina.

8 Ministerio de la protección Social “Definición de planilla única” Disponible en: http://www.minproteccionsocial.gov.co/vbecontent/library/documents/DocNewsNo17611DocumentNo7131.PDF Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 6:30 a.m.] p. 1. 9 Dian “PlegableExogena_2007” Disponible en: http://www.dian.gov.co/descargas/plegables/PlegableExogena_2007.pdf Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 7:50 a.m.] p.1.

14

El hardware y el sistema operativo cooperan para hacer que estas operaciones ocurran en forma transparente para el usuario y que parezca como si se estuviera usando el programa desde el disco duro de su propia computadora. Al igual que los componentes de las computadoras, en una red existen componentes de tipo hardware y de tipo software. Dentro del hardware se incluyen los servidores, las estaciones de trabajo y los sistemas de comunicaciones (tarjetas de interfaces, cables y conectores). El componente de software de las redes es el sistema operativo de red. • Características. Las redes se vuelven importantes por ser generadoras de

productividad. Las personas ya no requieren desplazarse de un sitio a otro para transmitir información. Inclusive, los medios escritos empiezan a perder importancia. Con una red se pueden lograr diferentes cosas por ejemplo: las personas ya no requieren desplazarse de un sitio a otro por la razón de que si se tiene un documento se puede enviar través de la red y no es necesario gastar tinta o papel para entregárselo a la persona, lo único que se hace es enviarlo por la red.

En las empresas la redes permiten no solo compartir archivos si no que además se pueden compartir aplicativos e impresoras; La instalación de software se hace de forma controlada, en un solo sitio físico en la red y bajo la supervisión de algún administrador de la red de una manera segura y económica maximizando trabajo, minimizando costos y tiempo se traduce en ganancias para la empresa.

• Red de Área Local (LAN) “En los últimos años la informática ha sufrido varias evoluciones espectaculares que han ido cambiando las formas y los métodos de trabajo. En la década de los sesenta las organizaciones comenzaron a automatizar la gestión de su información utilizando un gran sistema de proceso de datos, desde donde se daban todos los servicios a los distintos departamentos a la organización o empresa. en la década de los setenta con la aparición de las microcomputadoras, dio un comienzo a la informática departamental, donde cada sección o departamento era autónomo en el uso del sistema informático.

A finales de los setenta y en los primeros años de la década de los ochenta, la explosión de la oferta de microcomputadoras en el mercado, hizo que estas se introdujeran en la pequeña y mediana empresa. En esta misma época también apareció la computadora personal de IBM, que dio paso a otras computadoras

15

de diversas marcas y con ellas comenzó una nueva era (la de las microcomputadoras). En poco tiempo, las computadoras personales se integraron en la estrategia informática de las empresas, incorporándose paulatinamente en todos los departamentos. Son muchas las organizaciones que comienzan a introducir computadoras personales en sus sistemas de información aumentando progresivamente el número de aplicaciones que utilizan. Este aumento hizo que la coherencia de los datos empezara a ser difícil de controlar.

Para abordar este problema surge como el concepto de Red de Área Local (RAL o Local Aérea Network-LAN) si bien con anterioridad ya existían conexiones entre minicomputadoras y sus terminales, aunque el tema no estaba planteado de forma simétrica.

El desarrollo de las redes de área local comenzó en los primeros años de la década de los ochenta. La facilidad de compartir datos y recursos en un grupo de trabajo ha producido un cambio fundamental en las estrategias informáticas de las empresas. Por este motivo, las redes de área local cuentan con un número de adeptos cada día mayor. Por otra parte, la posibilidad de conexión entre redes de área local y las redes de área extensa ofrece unas posibilidades de conectividad importantes para las organizaciones o empresas.” 10

Como se puede ver las redes de área local le han brindado al mundo un gran aporte, tecnológico facilitando la transmisión de información, siendo así, son de vital importancia en las grandes y pequeñas empresas sin importar su actividad comercial. Con lo anterior se concluye que “Una red de Área Local es un conjunto de elementos físicos y lógicos que proporcionan interconexión a una gran variedad de dispositivos de comunicación de información en una área privada restringida (edificio. Recinto, campus etc.)”

11

• Redes de Área Metropolitana (MAN)

- Tecnología broadcast difusión con el medio de transmisión compartido. - Cableado específico instalado normalmente a propósito. - Capacidad de transmisión comprendida entre 1 Mbps y 1 Gbps. - Extensión máxima no superior a 3 K. - Uso de un medio de comunicación privado. - La simplicidad del medio de transmisión que utiliza cable coaxial, cables

telefónicos y fibra óptica. 10 ALCALDE, Eduardo y GARCÍA TOMÁS Jesús. Introducción a la teleinformática 1ª Ed, Madrid: McGraww Hill, 1993. p 149 y 150. 11 Ibid., p 151.

16

- La facilidad con que se pueden efectuar cambios en el hardware y el software.

- Gran variedad y número de dispositivos conectados. - Posibilidad de conexión con otras redes.

• Intranet. La intranet es una red computadores de una red LAN (red de área

local) privada dentro de una empresa que proporciona herramientas y conectividad a los usuarios. Es un medio de difusión de información interna a nivel de los empleados de la empresa. Se basa en el protocolo TCP/IP de internet y puede emplear mecanismos de restricción de acceso a los usuarios por medio de contraseñas de acceso.

• Topologías La topología de red define la estructura de una red. Una parte de la definición topológica es la topología física, que es la disposición real de los cables o medios. La otra parte es la topología lógica, que define la forma en que los hosts acceden a los medios para enviar datos. Las topologías más comúnmente usadas son las siguientes (Ver Tabla 4, pag. 14 y 15).

17

Tabla 4 Topologías de Red

12 Ibid., p 157 13 Ibid., p 156 14 Ibid., p 159 15 Ibid., p 159

TOPOLOGÍAS CARACTERÍSTICAS ESQUEMA

Topología

de Bus

“En esta topología todas las estaciones se conectan a un único medio bidireccional lineal o bus con puntos de determinación bien definidos. Cuando una estación transmite su señal se propaga a ambos lados del emisor, a través del bus hacia todas las estaciones conectadas al mismo, por este motivo, al bus se le denomina también canal de difusión. La mayor parte de los elementos de las redes bus tienen la ventaja de ser elementos pasivos, es decir todos los elementos activos se encuentran en las estaciones por lo que una avería en una estación no afecta más que a ella misma. Por otra parte, un inconveniente de este tipo de red es que si falla el propio bus, queda afectada toda la red”12

Topología de Estrella

“En la topología en estrella todas las estaciones están conectadas mediante enlaces bidireccionales a una estación o nodo central que controla la red. Este nodo central asume las funciones de gestión y control de las comunicaciones proporcionando un camino entre cada dos estaciones que deseen comunicarse. La principal ventaja de la topología en estrella es el acceso a la red, es decir la decisión de cuando una estación puede o no transmitir se halla bajo la estación central ”13

Topología de Anillo

“El anillo consiste en una serie de repetidores conectados entre si mediante un único enlace de transmisión unidireccional que configura un camino cerrado. La información se transmite secuencialmente de un repetidor al siguiente a lo largo del anillo, de tal forma que cada repetidor genera la señal que recibe y la retransmite al siguiente salvo que la información este dirigida a el en cuyo caso la recibe en su memoria”14

Topología en estrella extendida

“La topología en estrella extendida es iguala a la topología en estrella, con la diferencia de que cada nodo que se conecta con el nodo central también es el centro de otra estrella. Generalmente el nodo central esta ocupado por un hub o un switch y los nodos secundarios por hubs. La ventaja de esto es que el cableado es más corto y limita la cantidad de dispositivos que se deben interconectar con cualquier nodo central. La topología en estrella extendida es sumamente jerárquica y busca que la información se mantenga local15

”

18

• Modelo de referencia OSI “El modelo de arquitectura de interconexión de sistemas abiertos (OSI-Open Systems intercnnection) publicado en 1983 por la organización internacional de estándares (International Stándars Organization -ISO), tiene como objetivo la normalización en las redes teleinformáticas abiertas, es decir, aquellas en las que las que se pueden interconectar terminales y equipos de distintas organizaciones y naturalezas.

• Ethernet e IEEE 802.3 “Ethernet y el protocolo del Instituto de Ingeniería

Eléctrica y Electrónica (Institute of Electrical and Electronics Engineers, IEEE) 802.3 son los protocolos de LAN que más se usan en la actualidad. Ethernet lo desarrollaron a mediados de los años 70 varios investigadores del Centro de Investigación de Palo Alto (Palo Alto Research Center, PARC) de XEROS. XEROS, Digital Equipament Corporation e Intel Corporation lo estandarizaron en 1978. Más tarde la IEEE estandarizó un protocolo similar llamado IEEE 802.3. Los usos de los campos de las tramas varían ligeramente entre Ethernet y IEEE 802.3. Muchos de los protocolos IEEE empiezan con el esquema de numeración 802, lo que indica el año y el mes en que se formó el comité original. Tanto Ethernet como 802.3 IEEE usan una tecnología de red denominada acceso múltiple con detección de portadora y detección de colisiones (Carrier Sense Multiple Access Colission Detect, CSMD/CD) para permitir el acceso a un bus de 10Mb común en el que se comunican todos los dispositivos. Varios

16 Cisco Networking Academy – CCNA 1: Conceptos básicos sobre Networking. Modulo 2 Capitulo 2.1.4. Versión 3.1. Consultado: [16 de diciembre de 2008, 11:10 a.m.] 17 Ibid.

Topología jerárquica

16

La topología jerárquica se desarrolla de forma similar a

la topología en estrella extendida pero, en lugar de conectar los switches entre sí, el sistema se conecta con un computador que controla el tráfico de la topología

Topología En Malla

17

La topología en malla se utiliza cuando no puede existir

absolutamente ninguna interrupción en las comunicaciones, por ejemplo, en los sistemas de control de una central nuclear. De modo que, como puede observar en el gráfico, cada host tiene sus propias conexiones con los demás hosts.

19

de los dispositivos de un bus CSMD/CD pueden detectar cuando hay tráfico en el bus común (la detección de portadora) y cuando hablan a la vez dos nodos (la detección de la colisión).

El protocolo CSMD/CD también especifica cómo funciona un dispositivo en caso de colisión. Los dispositivos Ethernet e IEEE 802.3 pueden comunicarse en modo semiduplex, un modo en el que el dispositivo puede enviar o recibir una trama, peor ambas cosas a la vez. Los segmentos comunes de Ethernet e IEEE 802.3 funcionan en modo semiduplex. Ethernet e IEEE 802.3 funcionan en modo duplex completo cuando un dispositivo puede enviar y recibir una trama al mismo tiempo. Este modo solamente se encuentra disponible en una topología en la que están conectados directamente dos dispositivos usando Ethernet o IEEE 802.3, como por ejemplo, un dispositivo conectado a un Switch Ethernet.”18

2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO

2.2.1 Estándares Técnicos y Normas regulatorias para Códigos de Barra. Para el desarrollo de este proyecto se tuvieron en cuenta los aspectos legales, normativos y de calidad, los cuales son diseñados por entidades nacionales e internacionales, los cuales involucran Hardware, Software y comunicaciones y estándares a nivel internacional que involucran Código de Barras (Ver tabla 5) y estándares nacionales (Ver Tabla 6 Pág. 20). Tabla 5 Estándares (ISO/IEC) para códigos de barra

“ISO/IEC 15415

Tecnología de información -- identificación automática y técnica de captura de datos -- especificaciones de prueba de calidad de impresión de código de barras -- símbolos de dos dimensiones

ISO/IEC 15416

Tecnología de información -- identificación automática y técnica de captura de datos -- especificaciones de prueba de calidad de impresión de código de barras -- símbolos lineales

ISO/IEC 15417

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificación de simbología de código de barras -- Código 128

ISO/IEC Tecnología de información -- Identificadores de aplicaciones EAN/UCC e 18 Interconexión de Dispositivos de Red CISCO CCNA # 640-507. URL no disponible. Disponible en: http://www.dayanaro.com Consultado: [29 de noviembre de 2008, 4:23 p.m.]

20

15418 identificadores de factores de datos y mantenimiento

ISO/IEC 15419

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- Identificadores de cargadores de datos (incluyendo identificadores de simbología)

ISO/IEC 15420

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- imagen digital del código de barras y pruebas de calidad de impresión

ISO/IEC 15424

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificación de simbología de código de barras -- EAN/UPC

ISO/IEC 15426

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificación de verificación de conformación del código de barras parte 1: símbolos lineales parte 2: símbolos de dos dimensiones

Tabla 6 Estándares (ICONTEC) para códigos de barra

NTC 1238

Documentación. Código para la representación de nombres de países

NTC 3839

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Código 128

NTC 3840

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Código intercalado 2 de 5

NTC 3841

Codificación por barras. Terminología

19 Estándares Del Instituto Colombiano De Normas Técnicas (Icontec) Pág. 40,a,46

ISO/IEC 15438

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificación simbología código de barras PDF417

ISO/IEC 16022

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificación de simbología de código de barras Data Matrix

ISO/IEC 16388

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificaciones de simbología de código de barras -- código 39

ISO/IEC 16390

Tecnología de información -- Identificación automática y técnicas de captura de datos -- especificaciones de simbología de código de barras -- Entrelazado 2 de 5

ISO/IEC 18004

Tecnología de información -- Identificación automática y técnica de captura de datos -- Especificaciones de simbología de código de barras Código QR 2005”19

21

NTC 3842

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Descripción del formato

NTC 3843

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Codabar

NTC 3844

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Código 39

NTC 4053 Guía de calidad de impresión de código de barras

NTC-EN 796 Codificación por barras. Identificadores de simbología

NTC-EN 797

Codificación por barras. Especificaciones de simbología. Código EAN/UPC

2.2.2 Estándares técnicos y Normas regulatorias para software. En Colombia y a nivel internacional la creación de software y todo lo que se involucra con él, se rige por las siguientes normas: a nivel internacional por la ISO (Ver tabla 7) y a nivel nacional por medio del instituto nacional de normas técnicas (ICONTEC) (Ver tabla 8 pág. 22) como organismo de certificación y control. Gracias a ellas personas, que adquieran y desarrollen software tienen la seguridad de hacerlo con procesos de calidad, Tabla 7 Estándares Internacionales

20 Superintendencia de Industria y Comercio “Estándares Internacionales” Disponible en: http://www.sic.gov.co/ Consultado: [10 de noviembre de 2008, 4:23 p.m.]

ISO/IEC 90003:2004

Ingeniería de Software- Guía para la aplicación de ISO 9001:2000 al software de computador

NTC 4243

Tecnología de la información. Proceso del ciclo de vida del software.

NTC-ISO 9000-3

Normas de administración de la calidad y aseguramiento de la calidad. Parte 3: directrices para la aplicación de la NTC-ISO 9001:1994 al desarrollo, suministro, instalación y mantenimiento de software de computadores”20

22

Tabla 8 Normas Nacionales

“ICONTEC NTC 3560

Sistemas de procesamiento de la información. Procedimientos y desarrollo. Guía para la adquisición de sistemas de computación

ICONTEC NTC 3574

Sistemas de procesamiento de la información. Documentación. Documentación para el usuario e información del empaque para los paquetes de software para los consumidores.

ICONTEC NTC 3585

Sistemas de procesamiento de la información. Auditoria. Programa de aseguramiento de calidad para el software previamente desarrollado utilizado en aplicaciones no criticas

ICONTEC NTC 4243

Tecnología de la información. Proceso del ciclo de vida del software

ICONTEC NTC 4244

Tecnología de la información. Evaluación del producto de software. Características de calidad y directrices para su uso.

ICONTEC NTC 4530

Tecnología de la información. Paquetes de software. Requisitos de calidad y ensayos

ICONTEC NTC 4536

Tecnología de la información. Calidad del servicio (QoS). Estructura

ICONTEC NTC 4681

Tecnología de la información. Medición de software. Medida del tamaño funcional. Parte 1: definición de conceptos

ICONTECNTC-ISO 9000-3

Normas de administración de la calidad y aseguramiento de la calidad. Parte 3: directrices para la aplicación de la NTC-ISO 9001:1994 al desarrollo, suministro, instalación y mantenimiento de software de computadores.”21

21 Superintendencia de Industria y Comercio “Normas nacionales” Disponible en: http://www.sic.gov.co/ Consultado: [10 de noviembre de 2008, 5:12 p.m.]

23

2.2.3 Estándares técnicos y Normas regulatorias para redes LAN. En cuanto a los aspectos legales y normativos, en el desarrollo de este proyecto se tienen en cuenta protocolos para transmisión de los datos en las redes de área local (LAN) basados en los estándares del instituto de ingenieros electrónicos y de electrónica (IEEE) (Ver Tabla 9). Tabla 9 Estándares IEEE

• Estándares técnicos y Normas regulatorias para Cableado estructurado y Cableado eléctrico. En la parte de cableado estructurado y cableado eléctrico se tendrán en cuenta los siguientes estándares de ANSI/TIA/EIA para cableado de telecomunicaciones en edificios. (Ver Tabla 10).

Tabla 10 Estándares ANSI/TIA/EIA

22 Apuntes de clase. Materia Diseño y planeación de Redes, dictada por el profesor Iván Méndez Alvarado 2007.

IEEE 802.1

Estándar que especifica la relación de los estándares IEEE y su interacción con los modelos OSI de la ISO, así como las aspectos de interconexión y administración de redes.

IEEE 802.3

Que define el protocolo CSMA/CD, aunque actualmente se llama Ethernet a todas las redes cableadas que usen el formato de trama descrito más abajo, aunque no tenga CSMA/CD como método de acceso al medio.

ANSI/TIA/EIA 568-A

Estándar de cableado de telecomunicaciones en edificios comerciales.

ANSI/TIA/EIA 569

Estándar para ductos y espacios de telecomunicaciones en edificios comerciales.

ANSI/TIA/EIA 570

Estándar de alambrado de telecomunicaciones residencial y comercial liviano.

ANSI/TIA/EIA 606

Estándar de administración para la infraestructura de telecomunicaciones de edificios comerciales

ANSI/TIA/EIA 607

Estándar de requerimientos para telecomunicaciones de puesta a tierra y puenteado de edificios comerciales”22

24

3. METODOLOGÍA

3.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

Empírico – analítico

3.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DE USB / SUB-LÍNEA DE FACULTAD / CAMPO TEMÁTICO DEL PROGRAMA

3.2.1 Líneas Institucionales. Tecnologías Actuales y sociedad.

3.2.2 Sub línea de la Facultad. Sistemas de información y comunicación.

3.2.3 Campos de investigación. Almacenamiento de información, Redes y servicios.

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas de recolección de información que se utilizaron en el desarrollo de este proyecto fueron, búsqueda de información en páginas web que tienen información relacionada con el tema a tratar, también se recolectó información de libros e intercambio de información, con personas idóneas en el tema de software. Se consultaron libros y tesis de la Biblioteca de la Universidad de San Buenaventura.

3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA

Para el desarrollo de este proyecto se tomó como muestra, la información de los aspectos que involucran el área de sistemas en Agroservicios Perdomo y Nova Ltda., sé realizó un trabajo de campo, obteniendo datos de entrevistas con el área administrativa y operacional de la compañía, interactuando con el sistema de información observando la red de área local y la comunicación de los puntos de venta para el intercambio de información.

25

CAPÍTULO PRIMERO

26

4. DESARROLLO INGENIERIL

4.1 PROCESOS ACTUALES DE LA EMPRESA Analizar los procesos actuales de la empresa para determinar los requerimientos en hardware software y comunicaciones.

Para llegar a determinar cómo es el flujo de la información de la compañía, en donde se encuentran los pro y contras, y como sucede toda la operación diaria de la empresa, fue necesario realizar un extenso trabajo de campo, en el cual se realizaron entrevistas, a la personas que se involucran directamente con el sistema como lo son, vendedores, administradora, asistentes y contador, también al gerente quien se involucra indirectamente con el sistema, posterior a esto se opto hacer un trabajo netamente visual, llevando apuntes, de los procesos, sus tiempos de respuesta y generando inquietudes, también fue importante y un factor de gran decisión en la información el aprender a operar el actual sistema de gestión Novasoft. La unión de toda esta información se resume en plasmar cada uno de los procesos, que a continuación se presenta, el por qué es importante diseñar una solución integral mediante hardware, software y comunicaciones, en la compañía, por tal motivo se explicarán las debilidades y fortalezas la trayectoria en la empresa de cada uno de los procesos. Levantamiento de información Para el desarrollo de este proyecto se realizó una investigación descriptiva, para conocer correctamente la lógica de la empresa, sus inicios, la misión, visión el objeto social y su estado actual, esto para poder enfocarse en la situación real del problema y tener en cuenta todas las variables que fueran posibles en el momento de plantear una solución, adicional a esto, se recolecto información por medio de entrevistas, las cuales permitieron obtener datos de manera práctica y útil en los aspectos de hardware, software y comunicaciones además se obtuvo información importante como el saber que módulos maneja la empresa, si este software está licenciado, si existen políticas de seguridad, entender si el sistema o la red se bloquea y saber que se hace en esos casos.

27

4.1.1 Diagramas de procesos del flujo de información. A continuación se presentaran los diagramas de flujo actuales de la compañía, en cada uno de los procesos se observara la explicación paso a paso, el por qué y él cuando se ejecuta cada uno de los procesos; según lo establecido se automatizaría únicamente los procesos de facturación, control de inventarios, nómina, manejo de clientes y proveedores, pero en el desarrollo del proyecto y en el levantamiento de información se encontró lo siguiente: • La compañía no tiene un historial del cliente, más allá que la factura de

compra, no tiene un proceso donde se muestre la trayectoria del cliente, tampoco existe una base de datos ni manual, ni en Excel, ni actualizada de los clientes nuevos, ni antiguos. Por tal motivo no se ilustra el proceso de clientes en el levantamiento de información.

• Durante el levantamiento de información se observó que existían otros procesos a los cuales se le podía dar más atención debido al flujo de información que llevaban y la forma en que se involucran con el hardware, software y comunicaciones, tales procesos adicionales son: Cartera y actualización de información en el almacén sucursal.

Organigrama Agroservicios Perdomo y Nova Para el desarrollo general del proyecto y de este capítulo, es importante saber y entender quienes son las personas que componen la compañía y cuáles son las dependencias de la misma, además se tendrá claridad en los procesos y el funcionamiento de cada uno de ellos, por tal razón el organigrama (Ver figura 3 P. 28) de la compañía ayudara a entender el flujo de información y sus componentes; a continuación en el organigrama se observarán las personas que están involucradas de manera directa o indirecta con el sistema.

28

Figura 3 Organigrama actual de Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

Pilar PerdomoAdministradora

Daysi Durate Secretaria/Asistente

Jhon LopezVendedor

Felipe PerdomoCoordinador de

despachos

Elisa NovaSubgerente

Alberto GuerreroRevisor fiscal

Lisbet vargas Vendedora

Goldie Conto Cajera/Vendedora

Jinet Gonzalez Vendedora

Viviana VargasVendedora / Cajera

Jinet Gonzalez Vendedora

Paola SanchezContadora

Jairo PerdomoGerente

El anterior organigrama muestra la forma cómo está organizada jerárquicamente la compañía, es importante resaltar que en este organigrama están reflejados únicamente las personas que se involucran con el sistema, con alta frecuencia como lo puede ser la administradora o en baja frecuencia como la subgerente. El resto de personas tienen alguna relación con el sistema de información o con un host de la compañía.

29

Figura 4 Diagrama actual proceso Facturación Agroservicios Perdomo y Nova.

FIN

Caja

Producto Existe?

SI

NO

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

SI

Entrega de productos al

Cliente

Cliente recibe remisión Como soporte de la

compra

NO

Cliente cancela la

factura

Despachos

SI

Cronograma de entregas

NO

Verificacion fisica

Existe?

SI

NO

Actualizar Producto en la bases de

datos

Planilla Productos pendientes

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Tarjeta

Cheque

Efectivo

Alamacenista

Cliente firma La factura original

Credito

Cliente verifica la factura

Tercera copia

de la factura

Es enviada a GerenciaCliente

Solicitud un producto

30

Figura 5 Diagrama actual proceso Inventarios Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

Envía mercancía

INICIO

Anomalias

Recibo de mercancia y

factura

SI

NO

Informar anomalía

Informar anomalia

AdminstradoraAlmacen

GERENCIA

Autoriza?

Precios asignados

Administracion envia factura

Recibe Mercancia

Asistente Digita precios y codigo

Análisis de situación

Proveedor

NO

Devolución de mercancía

SI

FIN

Base datos inventario

Verifica mercancia y factura proveedor

Almacenista

Factura es enviada

Administración

31

Figura 6 Diagrama actual proceso Nómina Agroservicios Perdomo y Nova

Inicio

Personal se Registra a la

horaDe ingreso

Planilla

Personal ingresa a su puesto de

trabajo

Planilla

Personal se Registra hora

llegadaalmuerzo

Planilla

Personal Registra hora

salida

Planilla

Administrador Revisa planilla

Novedades

Asistente envía informe

al gerente

Gerente revisa informacion

Gerente envia informacion a contabilidad

Contabilidad ingresa informacion en base de datos

excel

Contabilidad Genera pago

Fin

Informa novedad por escrito a

asistente gerencia

Asistente informa novedad

a gerencia

NO

Si

Personal Registra hora

salida almuerzo

32

Figura 7 Diagrama Actual Proceso Cartera Agroservicios Perdomo y Nova

Inicio

Ventas

Ventas envía consecutivo venta

diaria

Anomalias?

Administracion

Administradora revisa informe de la venta contado y

credito

NO

SI

Administradora envía el informe a

gerencia

Gerencia Rectifica

informacionAnomalias?

NO

SI Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

Contabildad rectifica factura en

el sistema de gestion

Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

ContabilidadArchiva factura de

contado en consecutivo del mes

ContabilidadArchiva factura de

credito contabilidad carpeta del cliente

ContabilidadRevisa archivo

Físico y sistema

Factruras vencidas15,30,45

Proceso de cobros a los clientes

Fin

33

Figura 8 Diagrama Actual Proceso de Actualización de información almacén sucursal

InicioInicio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Almacén principal

Almacén principal

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AnomaliasAnomalias

Supervisora digita

Informacion

Supervisora digita

Informacion

Descargan Información

en el servidor

Descargan Información

en el servidor

Información Actualizada

sucursal

Información Actualizada

sucursal

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Sucursal recibe

información

Sucursal recibe

información

Descargan Información en

el servidor

Descargan Información en

el servidor

AnomaliasAnomaliasSucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Sucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Almacén principal

solucionaproblemas

Almacén principal

solucionaproblemas

Sucursal trabaja con el sistemadesactualizado

Sucursal trabaja con el sistemadesactualizado

FinFin

SI NO

SI

NO

SI

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

NO

34

Figura 9 Diagrama Actual Proceso proveedores Agroservicios Perdomo y Nova

INICIO

Gerente solicita Planilla de productos pendientes

La planilla esta Actualizada?

Almacenista

SI

NO

Gerente solicitamercancia

Gerente o administrador realizan inspección de productos física para determinar faltante

Realizan inspección física y generan lista de

productos faltantes

Proveedor

Proveedor Toma nota

pedido

El proveedor visita al gerente en la compañía Para tomar

pedido SI

NO

Gerente Envía orden de compra vía fax

Proveedor Programa

pedido

Proveedor Envía

mercancia

FIN

35

4.1.2 Análisis de cada uno de los procesos de la compañía. A continuación se observará el desglose de cada uno de los procesos, que la compañía tiene, desglose que se realizo en el proceso de levantamiento de información y que es de gran importancia para hacer un estudio más a fondo de cada uno de los procesos, esto con el fin de explicar los diagramas ilustrados anteriormente. Como se puede observar en la figura 4 (Diagrama Actual Proceso Facturación Agroservicios Perdomo y Nova P.29) el proceso de facturación, tiene una serie alternativas como lo son, existencias del producto, pago de contado, crédito, entrega a domicilio, entrega inmediata; para explicar este proceso se realizará un desglose, por cada una de las alternativas, de esta forma se podrá guiar por todo el flujo de información, finalmente y en cada una de las figuras se observará una tabla que muestra el por qué se ejecuta el proceso, esto con el fin de saber si el producto se vende de contado o crédito y se genera una remisión como soporte, cuando se realiza una inspección física del producto pues no hay concordancia con la información del sistema, o en el momento de detectar inexistencias del producto, también se incluye en la tabla cuando se ejecuta este proceso, puesto que es allí se ve una alta participación del cliente en el flujo de información, entonces se explica si el cliente retira el artículo inmediatamente, o se le lleva a domicilio, esto teniendo en cuenta las variables del pago de contado y crédito. Proceso de facturación

4.1.2.1 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago de contado entrega inmediata. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que si tiene existencias en el sistema, como si tienen existencias se Digitan los datos del cliente en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago de contado se realiza la cancelación, esta puede ser en efectivo, tarjeta o cheque en la caja y el cliente retira el producto de manera inmediata (Ver figura10 P. 37). El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que si tiene existencias en el sistema, como si tienen existencias se Digitan los datos del cliente en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago de contado se realiza la cancelación, esta puede ser en efectivo, tarjeta o cheque en la caja y el cliente retira el producto de manera inmediata (Ver figura10 P. 37).

36

Figura 10 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago de contado entrega inmediata.

FIN

Caja

Producto Existe?

SI

NO

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

SI

Entrega de productos al

Cliente

Cliente cancela la

factura

NO

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Tarjeta

Cheque

Efectivo

Cliente Solicitud un

producto

37

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago es de contado y retira la mercancía de manera inmediata.

4.1.2.2 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago de contado entrega a domicilio. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que si tiene existencias en el sistema, como si hay existencias se Digitan los datos del cliente en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo esté correcto, como la compra es pago de contado se realiza el desembolso, en la caja, este puede ser en efectivo, tarjeta o cheque, como se tiene que entregar a domicilio la caja envía la tercera copia de la factura a despachos para que el pedido pase a la planilla del cronograma de entregas, una vez quede programado se le entrega al cliente el pedido en la fecha acordada y así finaliza este proceso (Ver figura 11 P.39).

38

Figura 11 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago de contado entrega a domicilio

FIN

Caja

Producto Existe?

SI

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

SI

Entrega de productos al

Cliente

Cliente cancela la

factura

Despachos

SI

Cronograma de entregas

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Tarjeta

Cheque

Efectivo

Tercera copia

de la factura

Cliente Solicitud un

producto

39

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago es de contado y la mercancía se entrega a domicilio.

4.1.2.3 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago crédito entrega inmediata. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que si tiene existencias en el sistema, como si hay existencias se Digitan los datos del cliente en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago a crédito el cliente firma la factura original y recibe como soporte de la compra una remisión, (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y Nova. Figura 2) el cliente va a llevar el pedido de manera inmediata firma la remisión, conserva el original y retira la mercancía de manera inmediata (Ver figura 12 P.41).

40

Figura 12 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago crédito entrega inmediata

FIN

Producto Existe?

SI

NO

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

Entrega de productos al

Cliente

Cliente recibe remisión Como soporte de la compra

NO

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Cliente firma La factura original

Credito

Cliente verifica la factura

Cliente Solicitud un

producto

41

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta por que se factura cada producto, que se vende a crédito, la factura original se queda en el almacén y al cliente le queda como soporte una remisión y la entrega del producto es inmediata.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un articulo, el pago es de crédito y la mercancía se entrega de manera inmediata.

4.1.2.4 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago crédito entrega a domicilio. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que si tiene existencias en el sistema, como si hay existencias se Digitan los datos del cliente para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago a crédito el cliente firma la factura original y recibe como soporte de la compra una remisión, la caja envía la tercera copia de la factura a despachos allí el pedido pasa a la planilla de cronograma de entregas, una vez quede programado se le entrega al cliente el pedido en la fecha acordada y así finaliza este proceso (Ver figura 13 P.43).

42

Figura 13 Proceso facturación cuando el producto si tiene existencias en el sistema, pago crédito entrega a domicilio

FIN

Producto Existe?

SI

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

Entrega de productos al

Cliente

Cliente recibe remisión Como soporte de la compra

NO

Despachos

SI

Cronograma de entregas

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Cliente firma La factura original

Credito

Cliente verifica la factura

Tercera copia

de la factura

Cliente Solicitud un

producto

43

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto, que se vende a crédito, la factura original se queda en el almacén y al cliente le queda como soporte una remisión y la entrega es a domicilio.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago a crédito y la mercancía se entrega a domicilio.

4.1.2.5 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago contado entrega inmediata. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que no tiene existencias en el sistema, entonces el almacenista hace la verificación física y efectivamente si hay disponibilidad del producto como si hay existencias se Digitan los datos del cliente y se modifican los valores de la cantidad del producto en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago de contado se realiza la cancelación, esta puede ser en efectivo, tarjeta o cheque y el cliente retira el producto de manera inmediata (Ver figura 14 P.45).

44

Figura 14 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago contado entrega inmediata

FIN

Caja

Producto Existe?

SI

NO

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

SI

Entrega de productos al

Cliente

Cliente cancela la

factura

NO

Verificacion fisica

Existe?

SI

Actualizar Producto en la bases de

datos

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Tarjeta

Cheque

Efectivo

Alamacenista

Cliente Solicitud un

producto

45

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado y porque no hay confiabilidad en el sistema en el momento de facturar.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago a crédito y la mercancía se entrega a domicilio.

4.1.2.6 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega inmediata. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que no tiene existencias en el sistema, entonces el almacenista hace la verificación física y efectivamente si hay disponibilidad del producto como si hay existencias se digitan los datos del cliente y se modifican los valores de la cantidad del producto en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago a crédito el cliente firma la factura original y recibe como soporte de la compra una remisión, el cliente va a llevar el pedido de manera inmediata firma la remisión, conserva el original y retira la mercancía (Ver figura 15 P. 47).

46

Figura 15 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega inmediata

FIN

Producto Existe?

SI

NO

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

Entrega de productos al

Cliente

Cliente recibe remisión Como soporte de la

compra

NO

NO

Verificacion fisica

Existe?

SI

Actualizar Producto en la bases de

datos

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Alamacenista

Cliente firma La factura

original

Credito

Cliente verifica la factura

Cliente Solicitud un

producto

47

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado y porque no hay confiabilidad en el sistema en el momento de facturar.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago a crédito y la mercancía se retira de manera inmediata.

4.1.2.7 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega a domicilio. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que no tiene existencias en el sistema, entonces el almacenista hace la verificación física y efectivamente si hay disponibilidad del producto como si hay existencias se digitan los datos del cliente y se modifican los valores de la cantidad del producto en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago a crédito el cliente firma la factura original y recibe como soporte de la compra una remisión, la caja envía la tercera copia de la factura a despachos allí el pedido pasa a la planilla de cronograma de entregas, una vez quede programado se le entrega al cliente el pedido en la fecha acordada y así finaliza este proceso (Ver figura 16 P.49).

48

Figura 16 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago a crédito entrega a domicilio

FIN

Producto Existe?

SI

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

Entrega de productos al

Cliente

Cliente recibe remisión Como soporte de la

compra

NO

Despachos

SI

Cronograma de entregas

NO

Verificacion fisica

Existe?

SI

Actualizar Producto en la bases de datos

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Alamacenista

Cliente firma La factura original

Credito

Cliente verifica la factura

Tercera copia

de la factura

Cliente Solicitud un

producto

49

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado y porque no hay confiabilidad en el sistema en el momento de facturar.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago a crédito y la mercancía se entrega a domicilio.

4.1.2.8 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago de contado entrega a domicilio. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que no tiene existencias en el sistema, entonces el almacenista hace la verificación física y efectivamente si hay disponibilidad del producto como si hay existencias se Digitan los datos del cliente y se modifican los valores de la cantidad del producto en el sistema para generar la factura, posterior a esto se imprime, el cliente revisa y observa que todo este correcto, como la compra es pago de contado se realiza la cancelación, esta puede ser en efectivo, tarjeta o cheque en la caja, como se tiene que entregar a domicilio la caja envía la tercera copia de la factura a despachos para que el pedido pasa a la planilla de cronograma de entregas, una vez quede programado se le entrega al cliente el pedido en la fecha acordada y así finaliza este proceso (Ver figura 17 P.51).

50

Figura 17 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema pero si tiene existencias físicamente, pago de contado entrega a domicilio

FIN

Caja

Producto Existe?

SI

Inicio

Enviar Productos a Domicilio?

Validar datos cliente y del

prodcuto en el sistema

Generar factura

SI

Entrega de productos al

Cliente

Cliente cancela la

factura

Despachos

SI

Cronograma de entregas

NO

Verificacion fisica

Existe?

SI

Actualizar Producto en la bases de

datos

vendedor

Imprimir factura

ContadoCliente verifica la factura

Tarjeta

Cheque

Efectivo

Alamacenista

Tercera copia

de la factura

Cliente Solicitud un

producto

51

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando se factura cada producto que se vende de contado y porque no hay confiabilidad en el sistema en el momento de facturar.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando el cliente lleva un artículo, el pago de contado y la mercancía se entrega a domicilio.

4.1.2.9 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema y tampoco hay existencias físicamente. El cliente solicita un producto, el vendedor verifica que no tiene existencias en el sistema, entonces el almacenista hace la verificación física y efectivamente no hay disponibilidad del producto es allí cuando el almacenista toma nota de los artículos en la planilla de productos pendientes, (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y Nova. Figura 3. ) Esta es enviada a gerencia y así finaliza el proceso (Ver figura 18 P.53).

52

Figura 18 Proceso facturación cuando el producto no tiene existencias en el sistema y tampoco hay existencias físicamente.

FIN

Producto Existe?

Inicio

NO

Verificacion fisica

Existe?

NOPlanilla

Productos pendientes

vendedor

Alamacenista

Es enviada a GerenciaCliente

Solicitud un producto

53

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta por que se verifico en el sistema y físicamente y se determino que no hay existencias de producto, adicional a esto se toma nota del faltante para solicitarlo al proveedor.

¿Cuándo se ejecuta?

Cada vez que se confirma que hay el producto.

4.1.4Proceso de Inventarios. En esta sección se explica cómo se lleva acabo todo el proceso de inventarios, (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 4. ). Desglosando el diagrama principal (Ver figura 5 P.30) en tres diagramas más. Se realiza un paso a paso del proceso para entender su lógica y su función en la compañía, cada uno de estos diagramas involucra a personas como almacenista, gerente, asistente, administradora, junto con las dependencias que hacen que la información tenga fluidez, también se incluye al final de cada uno de los diagramas una tabla que explica el por qué se ejecuta el proceso, con el fin saber si la mercancía viene correctamente, si viene con anomalías bien sea en la factura, remisión o la anomalía está físicamente en el producto, si se autoriza dejar el producto con esa anomalía, o el producto no se ha solicitado, cuando se excede la cantidad solicitada al proveedor, o por el contrario no se autoriza dejar el producto teniendo en cuenta las anteriores variables.

54

4.1.4.1Proceso control de inventarios cuando no hay anomalías en la factura o en el producto. El proveedor envía la mercancía, el almacenista la recibe, la verifica y no encuentra anomalías bien sea en los artículos o en la relación de los productos en la factura o remisión que el proveedor genera, el almacenista procede a hacer efectivo el recibo de toda la mercancía , envía la factura a administración y de allí es enviada a gerencia para que sean asignados los precios de venta al público; después que gerencia asigna los precios pasan a ser digitados en la base de datos por la asistente en el sistema de gestión de inventarios de la compañía y así finaliza este proceso dejando el sistema actualizado (Ver figura 19 P.55). Figura 19 Proceso control de inventarios cuando no hay anomalías en la factura o en el producto

Envía mercancía

INICIO

Anomalias

Recibo de mercancia y

factura

NOGERENCIA

Precios asignados

Administarcion envia factura

Recibe Mercancia

Asistente Digita precios y codigo

Proveedor

FIN

Base datos inventario

Verifica mercancia y factura proveedor

Almacenista

Factura es enviada

Administración

55

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando la mercancía viene correctamente del proveedor.

¿Cuándo se ejecuta? Solamente cuando llega mercancía.

4.1.4.2Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y se autoriza dejar la mercancía. El proveedor envía la mercancía, el almacenista la recibe, verifica y encuentra anomalías bien sea en los artículos o en la relación de los productos en la factura o remisión que el proveedor envía; el almacenista informa la anomalía a la administradora del almacén, ella revisa e informa la anomalía a gerencia, allí se analiza la situación y se determina recibir la mercancía; entonces gerencia asigna los precios de venta al público; después que gerencia asigna los precios estos pasan a ser digitados en la base de datos por la asistente en el sistema de gestión de inventarios de la compañía y así finaliza este proceso dejando el sistema actualizado (Ver figura 20 P.57).

56

Figura 20 Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y se autoriza dejar la mercancía

Envía mercancía

INICIO

Anomalias

Recibo de mercancia y

factura

SI

NO

Informar anomalía

Informar anomalia

AdminstradoraAlmacen

GERENCIA

Autoriza?

Precios asignados

Administarcion envia factura

Recibe Mercancia

Asistente Digita precios y codigo

Análisis de situación

Proveedor

SI

FIN

Base datos inventario

Verifica mercancia y factura proveedor

Almacenista

Factura es enviada

Administración

57

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando la mercancía viene con anomalías bien sea en la factura, remisión o en el mismo producto, se autoriza dejar la mercancía cuando las anomalías no alteran de manera importante el proceso.

¿Cuándo se ejecuta? Solamente cuando llega mercancía.

4.1.4.3 Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y no se autoriza dejar la mercancía. El proveedor envía la mercancía, el almacenista la recibe, la verifica y encuentra anomalías bien sea en los artículos o en la relación de los productos en la factura o remisión que el proveedor genera, el almacenista informa la anomalía a la administradora del almacén ella revisa e informa a gerencia, allí se analiza la situación y se determina hacer la devolución de la mercancía nuevamente al proveedor (Ver figura 21 P.52).

58

Figura 21 Proceso control de inventarios cuando hay anomalías en la factura y no se autoriza dejar la mercancía

Envía mercancía

INICIO

AnomaliasSI

Informar anomalía

Informar anomalia

AdminstradoraAlmacen

GERENCIA

Autoriza?

Recibe Mercancia

Análisis de situación

Proveedor

NO

Devolución de mercancía

Verifica mercancia y factura proveedor

Almacenista

59

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta cuando la mercancía viene con anomalías bien sea en la factura, remisión o en el mismo producto, no se autoriza dejar el producto cuando este no fue el que se solicito cuando excede de manera importante las cantidades, cuando el producto está dañado, cuando no hay coherencia de las cantidades físicas con las que vienen facturadas.

¿Cuándo se ejecuta? Solamente cuando llega mercancía.

4.1.5 Proceso Nómina. Para la explicación del proceso de nómina (Ver Anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 5) se tendrán en cuenta todas variables que se generan, como son hora de entrada, hora de salida almuerzo, hora de finalización de labores y las novedades; con el fin de determinar el total de horas trabajadas, aunque es un proceso altamente manual se hará un desglose que se compone de dos diagramas, la explicación incluye cómo se maneja la información y cuál es el tipo de software con el que se procesa, para finalizar se adicionará una tabla que contiene el por qué se ejecuta el proceso, con esto se explica cómo se involucran las horas trabajadas de los empleados, las novedades, si asistió o no el empleado a trabajar, Igualmente en la tabla se encuentra el cuándo se ejecuta este proceso y allí se puede observar la explicación de el control de horas trabajadas.

60

4.1.5.1 Proceso de nómina sin novedades. La compañía para llevar el control de asistencia tiene una planilla en la cual el empleado al ingresar en la mañana, en la hora de almuerzo y al terminar su jornada laboral se registra, esto con el fin de tener control sobre las horas trabajadas; (Ver Anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 6) Diariamente el control de asistencia es revisado por la administradora del almacén, verifica si existe alguna novedad, y envía la información a la asistente de gerencia, allí se verifica que todo este correcto, es enviada a contabilidad donde digitan en la base de datos en Excel y posterior a esto se genera el pago (Ver figura 22 P.51).

61

Figura 22 Proceso diagrama de flujo de nómina sin novedades

Inicio

Personal se Registra a la

horaDe ingreso

Planilla

Personal ingresa a su puesto de

trabajo

Planilla

Personal se Registra hora

llegadaalmuerzo

Planilla

Personal Registra hora

salida

Planilla

Administrador Revisa planilla

Novedades

Asistente envía informe

al gerente

Gerente revisa informacion

Gerente envia informacion a contabilidad

Contabilidad ingresa informacion en base de datos

excel

Contabilidad Genera pago

Fin

Informa novedad por escrito a

asistente gerencia

Asistente informa novedad

a gerencia

NO

Personal Registra hora

salida almuerzo

62

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de llevar la información de las horas trabajadas de cada uno de los empelados, en el caso de este diagrama no muestra ninguna de novedad.

¿Cuándo se ejecuta?

Diariamente en el control de horas trabajadas.

4.1.5.2 Proceso Nómina con novedades. La compañía para llevar el control de asistencia tiene una planilla en la cual el empleado al ingresar en la mañana, en la hora de almuerzo y al terminar su jornada laboral se registra, esto con el fin de tener control sobre las horas trabajadas; Diariamente la planilla es revisada por la administradora del almacén y verifica si existe alguna novedad, como efectivamente la hay, esta es informada y se envía de manera escrita a la asistente de gerencia, gerencia analiza la novedad después se envía a contabilidad con la anotación y allí digitan la información en la base de datos que se maneja en Excel posterior a esto se genera el pago (Ver figura 23 P.55)

63

Figura 23 Proceso diagrama de flujo de nómina con novedades

Inicio

Personal se Registra a la

horaDe ingreso

Planilla

Personal ingresa a su puesto de

trabajo

Planilla

Personal se Registra hora

llegadaalmuerzo

Planilla

Personal Registra hora

salida

Planilla

Administrador Revisa planilla

Novedades

Gerente revisa informacion

Gerente envia informacion a contabilidad

Contabilidad ingresa informacion en base de datos

excel

Contabilidad Genera pago

Fin

Informa novedad por escrito a

asistente gerencia

Asistente informa novedad

a gerenciaSi

Personal Registra hora

salida almuerzo

64

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de llevar la información de la horas trabajadas de cada uno de los empelados, en el caso de este diagrama muestra novedades, estas pueden ser que un empleado no completo las horas necesarias, o que trabajo más de las horas establecidas, también se determina si empleado asistió a trabajar.

Cuándo se ejecuta? Diariamente en el control de horas trabajadas.

4.1.6 Proceso Cartera. A continuación se hace un desglose de todo el flujo de información que involucra el proceso en la compañía, por medio de cuatro diagramas que ilustran el flujo de información cuando se enfrentan a las distintas variables que se pueden generar; Los siguientes diagramas incluyen las dependencias por las cuales la información transita finalmente. En cada uno de los procesos anteriores se presenta una tabla en la cual está el por qué se ejecuta este proceso, allí se explica en donde se utiliza, la relación del movimiento de ventas de contado y crédito diario, anomalías en la información, que se hace cuando la información no corresponde al informe enviado desde ventas y también en esta tabla encontrará el cuándo se ejecuta este proceso, con el fin de saber si se hace diariamente.

4.1.6.1 Proceso cartera con anomalías, en ventas. Ventas envía el consecutivo de la venta diaria incluido contado y crédito en un formato qué explica todo el movimiento del día, (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y Nova. Figura 7) la administradora revisa la información de las facturas y encuentra anomalías en el formato, entonces hace la devolución de la información a ventas nuevamente para que esta sea corregida (Ver figura 24 P.66).

65

Figura 24 Diagrama de flujo cartera con anomalías, en ventas

Inicio

Ventas

Ventas envía consecutivo venta

diaria

Anomalias?

Administracion

Administradora revisa informe de la venta contado y

credito

SI

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, en este caso el diagrama muestra anomalías en la información y se hace devolución de la información porque: no corresponde el consecutivo de las facturas, porque la información del formato no es igual al de las facturas, la información de las facturas crédito esta cruzada con las facturas contado.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente en el control de cartera.

66

4.1.6.2 Proceso cartera con anomalías, en la revisión de administración. Ventas envía el consecutivo de la venta diaria incluido contado y crédito en un formato qué explica todo el movimiento del día, la administradora revisa la información de las facturas y no encuentra anomalías en el formato, entonces realiza el informe diario de venta, una vez se realice el informe es enviado a gerencia para que haga el respectivo análisis de la información de ventas, pero encuentra anomalías en ella, entonces hace la devolución de la información a administración nuevamente para que sea corregida(Ver figura 25 P.67). Figura 25 Diagrama de flujo cartera con anomalías, en la revisión de administración

Inicio

Ventas

Ventas envía consecutivo venta

diaria

Anomalias?

Administracion

Administradora revisa informe de la venta contado y

credito

NO

SI

Administradora envía el informe a

gerencia

Gerencia Rectifica

informacionAnomalias?

SI

67

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, en este caso el diagrama muestra anomalías en la información y se hace devolución de la información porque el informe que administración hace no concuerda con el de las facturas o con el recibo de caja.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente en el control de cartera.

4.1.6.3 Proceso cartera sin anomalías, hasta que las facturas de contado son archivadas. Ventas envía el consecutivo de la venta diaria incluido contado y crédito en un formato qué explica todo el movimiento del día, la administradora revisa la información de las facturas y no encuentra anomalías en el formato, entonces realiza el informe diario de venta; una vez se realice, el informe es enviado a gerencia para que haga el respectivo análisis de la información de ventas como la información es correcta y no hay anomalías gerencia envía el informe con las facturas crédito y contado a contabilidad, allí se realiza el proceso de las facturas de crédito en el sistema de gestión; posterior a esto contabilidad también archiva las facturas de contado en el consecutivo correspondiente al mes (Ver figura 26 P.69).

68

Figura 26 Diagrama de flujo cartera sin anomalías, hasta que las facturas de contado son archivadas

Inicio

Ventas

Ventas envía consecutivo venta

diaria

Anomalias?

Administracion

Administradora revisa informe de la

venta contado y credito

NO

SI

Administradora envía el informe a

gerencia

Gerencia Rectifica

informacionAnomalías

NO

SI Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

Contabildad rectifica factura en el sistema

de gestion

Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

ContabilidadArchiva factura de

contado en consecutivo del mes

69

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, en este caso la información fluye sin anomalías y es allí cuando las facturas de contado son archivadas en el consecutivo que contabilidad tiene de cada mes.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente en el control de cartera. 4.1.6.4 Proceso cartera sin anomalías, hasta que las facturas de crédito son archivadas y se realiza el proceso de cobro. Ventas envía el consecutivo de la venta diaria incluido contado y crédito en un formato qué explica todo el movimiento del día, la administradora revisa la información de las facturas y no encuentra anomalías en el formato, entonces realiza el informe diario de venta, una vez se realice el informe es enviado a gerencia para que haga el respectivo análisis de la información de ventas como la información es correcta y no hay anomalías gerencia envía el informe con las facturas crédito y contado a contabilidad, allí se realiza el proceso de las factura de crédito en el sistema de gestión, posterior a esto contabilidad también archiva las facturas de crédito en la carpeta que corresponde a cada cliente allí también se revisan las facturas que están vencidas de 15,30 y 45 días o las facturas que están por vencer, una vez hecha la revisión se hace el proceso de cobros a los clientes (Ver figura 27 P.71).

70

Figura 27 Diagrama de flujo cartera sin anomalías, hasta que las facturas de crédito son archivadas y se realiza el proceso de cobro

Inicio

Ventas

Ventas envía consecutivo venta

diaria

Anomalias?

Administracion

Administradora revisa informe de la venta contado y

credito

NO

SI

Administradora envía el informe a

gerencia

Gerencia Rectifica

informacionAnomalías

NO

Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

Contabildad rectifica factura en

el sistema de gestion

Gerencia Envía facturas de

contado a contabilidad

ContabilidadArchiva factura de

credito contabilidad carpeta del cliente

ContabilidadRevisa archivo

Físico y sistema

Factruras vencidas15,30,45

Proceso de cobros a los clientes

Fin

71

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, en este caso la información fluye sin anomalías y es allí cuando las facturas de crédito son archivadas en la carpeta correspondiente a cada cliente algunos de los créditos que se manejan son 15,30, o 45, esta revisión de realiza diariamente en las facturas.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente en el control de cartera.

4.1.7 Proceso de actualización de información almacén sucursal. A continuación se explica el proceso de actualización de información de el almacén sucursal, haciendo énfasis en las variables que se involucran de comienzo a fin en el proceso, a través de cuatro diagramas, donde se hace mención a los procesos de entrada que se dan en el del almacén principal así mismo cada diagrama contiene una tabla donde se explica el porqué se ejecuta dicho proceso tomando como base diferentes variables tales como que el sistema contenga errores en los archivos, procedimientos utilizados para corregir la información , intercambio de información en la memoria USB y el movimiento diario de ventas de contado y crédito del almacén sucursal; también en la tabla se explicará la frecuencia de ejecución de este proceso.

4.1.7.1 Proceso actualización de información en la sucursal con anomalías en el formato de venta. El almacén sucursal envía la información diaria de ventas crédito y contado en medio físico en un formato escrito que relaciona todo el movimiento diario; el almacén principal recibe esta información, administración la revisa, pero tiene anomalías entonces es enviada nuevamente a la sucursal para que esta sea corregida (Ver figura 28 P.73).

72

Figura 28 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con anomalías en el formato de venta

Inicio

Sucursal envia facturacion diaria de ventas credito

y contado en medio fisio

Almacén principal

AdministradoraAlmacén principal

Recibe informacion

Anomalias

SI

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, del almacén sucursal en este caso el diagrama muestra anomalías en la información administración hace la devolución por que la información no concuerda con el formato o con las facturas.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente para actualizar la información del almacén sucursal.

73

4.1.7.2 Proceso actualización de información en la sucursal con anomalías en el regreso de información a la sucursal. El almacén sucursal envía la información diaria de ventas crédito y contado en medio físico en un formato escrito que relaciona todo el movimiento diario, el almacén principal recibe esta información, administración la revisa y como está correcta la administradora digita la información de la venta diaria en el servidor, posterior a esto la información actualizada se graba en una memoria USB y es enviada; la sucursal actualiza el sistema en el servidor pero la información viene con anomalías, la sucursal informa de las anomalías telefónicamente, el almacén principal desconoce la anomalía en la información entonces la sucursal trabaja con el sistema desactualizado (Ver figura 29 P.74). Figura 29 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con anomalías en el regreso de información a la sucursal

InicioInicio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Almacén principal

Almacén principal

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AnomaliasAnomalias

Supervisora digita

Informacion

Supervisora digita

Informacion

Descargan Información

en el servidor

Descargan Información

en el servidor

Información Actualizada

sucursal

Información Actualizada

sucursal

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Sucursal recibe

información

Sucursal recibe

información

Descargan Información en

el servidor

Descargan Información en

el servidor

AnomaliasAnomaliasSucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Sucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Almacen principal

Soluciono pribelmas

Almacen principal

Soluciono pribelmas

Sucursal trabaja con el sistemadesactualizado

Sucursal trabaja con el sistemadesactualizado

FinFin

NO

NO

SI

74

Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, del almacén sucursal en este caso el diagrama muestra anomalías en la información que el almacén principal retorna en el dispositivo USB, ante esto la sucursal avisa vía telefónicamente pero el almacén principal desconoce la anomalía en la información y no es posible corregir el problema entonces la sucursal trabaja con la información desactualizada.

Cuándo se ejecuta? Diariamente para actualizar la información del almacén sucursal.

4.1.7.3 Proceso actualización de información en la sucursal con anomalías en el regreso de información a la sucursal y el almacén principal telefónicamente soluciona el problema. El almacén sucursal envía la información diaria de ventas crédito y contado en medio físico en un formato escrito que relaciona todo el movimiento diario, el almacén principal recibe esta información; administración la revisa y como esta correcta la administradora digita la información de la venta diaria en el servidor, posterior a esto la información actualizada se graba en una memoria USB y es enviada, la sucursal actualiza el sistema en el servidor pero la información viene con anomalías, la sucursal informa del problema telefónicamente, el almacén principal conoce la falla y da indicaciones para su solución, posterior a esto la sucursal trabaja con el sistema actualizado (Ver figura 30 P.76).

75

Figura 30 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal con anomalías en el regreso de información a la sucursal y el almacén principal telefónicamente soluciona el problema

InicioInicio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Almacén principal

Almacén principal

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AnomaliasAnomalias

Supervisora digita

Informacion

Supervisora digita

Informacion

Descargan Información

en el servidor

Descargan Información

en el servidor

Información Actualizada

sucursal

Información Actualizada

sucursal

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Sucursal recibe

información

Sucursal recibe

información

Descargan Información en

el servidor

Descargan Información en

el servidor

AnomaliasAnomaliasSucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Sucursal informaTelefónicamente

Anomalía a Almacén principal

Almacen principal

Soluciono pribelmas

Almacen principal

Soluciono pribelmas

FinFin

NO

SI

SI

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

76

Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, del almacén sucursal en este caso el diagrama muestra anomalías en la información que el almacén principal retorna en el dispositivo USB, ante esto la sucursal avisa vía telefónicamente, él almacén principal conoce la anomalía en la información es posible corregir el problema entonces la sucursal trabaja con la información actualizada.

Cuándo se ejecuta? Diariamente para actualizar la información del almacén sucursal.

4.1.7.4 Proceso actualización de información en la sucursal sin anomalías en el regreso de información a la sucursal. El almacén sucursal envía la información diaria de ventas crédito y contado en medio físico en un formato escrito que relaciona todo el movimiento diario, el almacén principal recibe esta información, administración la revisa y como esta correcta se digita en el servidor, posterior a esto la información actualizada se graba en una memoria USB y la es enviada y la sucursal actualiza el sistema en el servidor sin anomalías (Ver figura 31 P. 79).

77

Figura 31 Diagrama de flujo de la actualización de información en la sucursal sin anomalías en el regreso de información a la sucursal

InicioInicio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Sucursal envia facturacion diaria de

ventas credito y contado en medio fisio

Almacén principal

Almacén principal

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AdministradoraAlmacén principal

Recibe iformacion

AnomaliasAnomalias

Supervisora digita

Informacion

Supervisora digita

Informacion

Descargan Información

en el servidor

Descargan Información

en el servidor

Información Actualizada

sucursal

Información Actualizada

sucursal

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Envían en memoria usb

Actualización del sistema

Sucursal recibe

información

Sucursal recibe

información

Descargan Información en

el servidor

Descargan Información en

el servidor

AnomaliasAnomalias

FinFin

NO

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

Sucursal trabaja con el sistema

actualizado

NO

78

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Se ejecuta con el fin de establecer todo el movimiento diario de ventas de contado y crédito, del almacén sucursal en este caso el diagrama muestra que no existen anomalías en la información y por lo tanto el sistema se actualiza correctamente, por tal razón la sucursal trabaja con la información actualizada.

¿Cuándo se ejecuta? Diariamente para actualizar la información del almacén sucursal.

4.1.8 Proceso Proveedores. A continuación se genera el desglose del diagrama principal (ver figura 9 P.34) en 3 diagramas, los cuales llevan el flujo de información, desde que se realiza la solicitud del producto, pasando por los distintos estados o variables, una de ellas puede ser la visita del proveedor en el almacén, hasta culminar en el envió de mercancía. Finalmente en los diagramas se encuentra una tabla que explica el por qué se ejecuta este proceso, allí se explica que es utilizado para realizar los pedidos a los proveedores, también está el cuándo se ejecuta cada proceso, allí se explica cada cuando van los proveedores a tomar el pedido, o si se envía orden de compra, si la planilla de los productos faltantes esta o no actualizada.

4.1.8.1 Proceso proveedores, cuando la planilla de productos esta actualizada y el proveedor visita al gerente en la compañía. El gerente solicita al almacenista la planilla de productos, (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 3.P) el almacenista se la envía y está actualizada, posterior a esto el gerente solicita la mercancía al proveedor, quien se encuentra en el almacén, el proveedor toma el pedido, y lo programa para ser entregado a más tardar en 3 días (Ver figura 32 P.81).

79

Figura 32 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos esta actualizada y el proveedor visita al gerente en la compañía.

INICIO

Gerente solicita Planilla de productos pendientes

La planilla esta Actualizada?

Almacenista

SI

NO

Gerente solicitamercancia Proveedor

Proveedor Toma nota

pedido

El proveedor visita al gerente en la compañía Para tomar

pedido SI

Proveedor Programa

pedido

Proveedor Envía

mercancia

FIN

80

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Para realizar los pedidos a los proveedores

¿Cuándo se ejecuta? Cuando los proveedores van cada ocho días los días martes a realizar los pedidos

4.1.8.2 Proceso proveedores, cuando la planilla de productos esta actualizada y el proveedor no visita al gerente en la compañía. El gerente solicita al almacenista la planilla de productos, el almacenista se la envía y está actualizada posterior a esto el gerente solicita la mercancía al proveedor enviado una orden de compra vía fax, el proveedor toma el pedido y lo programa para ser entregado a más tardar en 3 días (Ver figura 33 P.83).

81

Figura 33 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos esta actualizada y el proveedor no visita al gerente en la compañía

INICIO

Gerente solicita Planilla de productos pendientes

La planilla esta Actualizada?

Almacenista

SI

Gerente solicitamercancia Proveedor

Proveedor Toma nota

pedido

El proveedor visita al gerente en la

compañía ? Para tomar pedido

NO

Gerente Envía orden de compra vía fax

Proveedor Programa

pedido

Proveedor Envía

mercancia

FIN

82

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Para realizar los pedidos a los proveedores.

¿Cuándo se ejecuta?

Cuando ocurre la necesidad de tener el pedido de manera rápida, o cuando hay algunos proveedores que no realizan visitas se envía la orden de compra.

4.1.8.3 Proceso proveedores, cuando la planilla de productos no está actualizada. El gerente solicita al almacenista la planilla de productos, el almacenista se la envía y esta no está actualizada entonces el gerente o la administradora realizan una inspección física de los productos que no tienen existencias, posterior a esto se genera una lista de productos para solicitarle al proveedor bien se a personalmente o por una orden de compra vía fax (Ver anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 8.) Este proceso se plasmo en la figura 34 (diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos no está actualizada).

83

Figura 34 Diagrama de flujo proveedores, cuando la planilla de productos no está actualizado

INICIO

Gerente solicita Planilla de productos pendientes

La planilla esta Actualizada?

Almacenista

NO

Gerente solicitamercancia

Gerente o administrador realizan inspección de productos física para determinar faltante

Realizan inspección física y generan lista de

productos faltantes

Proveedor

Proveedor Toma nota

pedido

El proveedor visita al gerente en la

compañía ? Para tomar pedido SI

NO

Gerente Envía orden de compra vía fax

Proveedor Programa

pedido

Proveedor Envía

mercancia

FIN

¿Por qué se ejecuta este proceso?

Para realizar los pedidos a los proveedores.

¿Cuándo se ejecuta? Cuando la planilla de productos no está actualizada.

84

4.1.9 Observaciones a los procesos y la forma como se involucran con, hardware, software y comunicaciones de la compañía. A continuación se podrá ver una conclusión del levantamiento de información, en relación a cada uno de los procesos y el impacto que se genera al tener problemas en hardware, software y comunicaciones, así mismo en los próximos capítulos se planteara la forma cómo se encaminan las diferentes opciones de solución a los distintos problemas de la compañía relacionados con hardware, software y comunicaciones.

4.1.9.1 Observaciones al Proceso de facturación. Las fallas que se encontraron en el proceso de facturación encontradas son varias, según este proceso y el análisis de la situación, en el momento en que se ejecuta se pude afirmar que hay demora en el tiempo de respuesta al cliente, entre otros problemas, los cuales se detectaron participando en el proceso de facturación; haciendo una visita a los almacenes en las horas donde más tiene concurrencia de clientes que es cuando se utiliza al máximo al proceso de facturación observando el proceso completo, para entender el flujo de información algunas de estas deficiencias o fallas se podrán ver en la Tabla 11.(Observaciones al proceso de facturación y su relación con hardware, software y comunicaciones.) Allí se observaran los inconvenientes más relevantes del proceso de facturación y su relación con los aspectos ya mencionados, hardware, software y comunicaciones.

85

Tabla 11 Observaciones al proceso de facturación, y su relación con hardware, software y comunicaciones.

4.1.9.2 Proceso de Inventarios. En el proceso de inventarios al igual que en el proceso de facturación, también se encontraron fallas, las cuales son notables y vulnerables pero también se puedo observar que tal proceso tiene una baja relación con comunicaciones (Ver Tabla 12 P.88) puesto que se realiza de manera local, por tal motivo las observaciones se limitan a un solo equipo.

Aspecto Observaciones

Hardware

Ocasionalmente las impresoras son lentas. La información que genera despachos no se almacena digitalmente en el servidor.

Software

El sistema permite a cualquier persona modificar las características generales del artículo en el momento de facturar. Si el sistema se bloquea, es necesario cerrar el programa para poder facturar nuevamente. No se observa que la gerencia se involucre con el sistema de gestión Novasoft. Despachos no recibe información por medio del sistema, la recibe por medio físico. El cronograma de entregas se lleva manualmente.

Comunicaciones

Se estableció en el trabajo de campo y junto con los vendedores, que hay momentos en los cuales el proceso de facturación se bloquea o queda pausado, cuando pasa esto se procede a mirar el swicht y si los leds están todos encendidos sin intermitencia, lo desconectan y conectan rápidamente, de esta forma se puede seguir facturando La gerencia no tiene ningún tipo de comunicación con el proceso de facturación por medio de la red LAN .

86

Tabla 12 Observaciones al proceso de inventarios, y su relación con hardware, software y comunicaciones

4.1.9.3 Observaciones al Proceso de Nómina. En el proceso de nómina se puede observar que existe una baja participación de hardware, software y comunicaciones (Ver tabla 13 P.88) puesto que este es un proceso altamente manual, aun así, son visibles las fallas y una posible falta de control, a continuación se observará como surge el proceso. Tabla 13 Observaciones al proceso de Nómina, y su relación con hardware, software y comunicaciones

4.1.9.4 Observaciones al Proceso de Cartera. En el proceso de cartera se puede observar que hay participación de hardware, software y comunicaciones pues se involucra el proceso de facturación o ventas, posterior a esto la información se refleja en contabilidad, es posible que sea un proceso práctico para

Aspecto Observaciones

Hardware Según la importancia de este proceso, solo tiene una base de datos, no se refleja en el diagrama un espejo de la información.

Software

Existe represamiento de trabajo en la digitación de la información, puesto que toda la información se tiene que digitar en el sistema.

Comunicaciones

En el diagrama no se observa si existe o no comunicación con el almacén sucursal, para el control de los inventarios.

Aspecto Observaciones

Hardware La información que genera este proceso no tiene un backup

Software

La información que se digita en Excel, aparentemente es correcta, pero Excel no brinda seguridad en la información

Comunicaciones

No existe comunicación por medio de la red LAN, Tampoco se refleja una comunicación o especificación del proceso hacia el almacén sucursal

87

la compañía pero existe la posibilidad de que las facturas por cobrar sobrepasen los días de pago debido a que no existe una auditoria rigurosa en esta parte del proceso. Tabla 14 Observaciones al proceso de Cartera, y su relación con hardware, software y comunicaciones

4.1.9.5 Proceso de Actualización Información Almacén Sucursal. Este proceso es muy importante para la compañía puesto que existe bastante flujo de información, además de esta depende totalmente el almacén sucursal (Ver tabla 15 P.86).

Aspecto Observaciones

Hardware La información que genera este proceso no tiene un backup en ninguno de los equipos de la compañía.

Software

El software no genera alarmas o reportes del vencimiento en las facturas.

Comunicaciones

La información de cartera del almacén sucursal no se involucra en la red LAN puesto que esta se hace por Bach remoto.

88

Tabla 15 Observaciones al proceso de Actualización Información Almacén Sucursal, y su relación con hardware, software y comunicaciones

4.1.9.6 Proceso de Proveedores. El proceso de proveedores es también altamente manual, (Ver figura 9 P.35) la información que se maneja básicamente es llevada en planillas, lo cual no genera ningún tipo de seguridad, por tal razón se presenta una serie de problemas que a continuación se nombraran. Tabla 16 Observaciones al proceso proveedores, y su relación con hardware, software y comunicaciones

Aspecto Observaciones

Hardware Los dispositivos de almacenamiento como una USB no son apropiados, para almacenar esta información.

Software

Es posible que algunos de los archivos del sistema de gestión están dañados, pues hay conflicto en la información al ser descargada. Al trabajar con el sistema desactualizado se generan más problemas en la información

Comunicaciones

Enviar la información por medio físico puede genera problemas como pérdida o robo. El devolver la información al almacén sucursal en caso de anomalías, obliga a que los documentos se expongan nuevamente a pérdida o robo. No existe comunicación en línea del sistema de información del almacén principal, con la sucursal, la comunicación telefónica para solucionar los problemas no es la apropiada.

Aspecto Observaciones

Hardware No tiene participación en este proceso

Software

No tiene participación en este proceso

Comunicaciones

El envió y recibo de información vía fax no genera mucha seguridad y más cuando se trata de información de pedidos.

89

4.1.10 ¿Cuáles son las Expectativas? Las expectativas son minimizar los pasos y agilizar algunos de los procesos, minimizar el nivel de información que queda suelta, establecer más controles o auditar el ingreso y la salida de información al sistema en cada uno de los procesos que así lo requiera. Los procesos en apariencia no están mal para la compañía pues los han trabajado de esta forma durante bastante tiempo, pero con el paso de los días se han venido detectando una serie de problemas con la información, con los inventarios, con el personal y con una serie de aspectos que generan inquietud en la compañía, por tal motivo es importante el análisis de la situación para replantear los procesos que están dejando vacios de información que se pueden canalizar con una solución que involucre hardware, software y comunicaciones, durante el desarrollo de este documento se explicará en los siguientes capítulos de qué forma se realizaran los cambios y específicamente en qué aspectos se va a generar el mayor impacto. Después de realizar un análisis de los procesos se concluye que la única forma de garantizar una solución que cumpla con las expectativas generadas, es realizar una serie de cambios y adquisición de elementos que se involucran con hardware, software y comunicaciones. De esta forma se podrá dar un mejor desarrollo al flujo de información, y de acuerdo con el análisis que ya se planteo es evidente la necesidad es un sistema de información a nivel de software que le permita a la compañía, tener orden en los inventarios, en los procesos de contabilidad y en términos generales garantizar que la información que se procesa en el sistema de gestión, es confiable. A nivel de hardware es posible que se requieran actualizaciones a nivel de Host y los equipos periféricos y lectores de códigos de barras con los cuales agilizarían el proceso de facturación. En cuanto a las comunicaciones se evidenciaron problemas en los dos almacenes ya que con una simple visita se observaron problemas con el tendido de cable de la red LAN; por otra parte esto podrá generar perdida efectiva de información.

90

CAPÍTULO SEGUNDO

91

4.2 DIAGNOSTICO ACTUAL DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ELEMENTOS Diagnosticar la forma técnica como los elementos de hardware, software y comunicaciones están funcionando actualmente para identificar las debilidades Es de gran importancia realizar un diagnóstico detallado de cada elemento de hardware, software y comunicaciones en la compañía, esto con el fin de reunir la mayor cantidad de información posible para realizar un correcto diseño de la solución a plantear, también este diagnóstico es útil para saber y entender, como estos elementos están funcionando, cuales son las fortalezas y debilidades de cada uno de ellos, para así mismo tener una base real sobre y los existente con el fin de poder sugerir un cambio o actualización de uno o de varios de los elementos si esto fuera necesario.

4.2.1 Diagnóstico y Descripción Técnica de Hardware. En el proceso de levantamiento de información se incluyó de manera amplia la descripción detallada de cada uno de los equipos de cómputo de la compañía incluido los equipos periféricos, esta información es de gran utilidad porque con ella se sabe qué tipo de tecnología tiene la compañía y así mismo si hay que hacer un cambio o actualización se toma como referencia el hardware existente, la herramienta que se utilizó para obtener esta información fue AIDA 32 que es de uso libre y genera de manera específica la información de cada uno de los computadores, a manera de diagnóstico se hizo una revisión física de cada uno de los host y se determinó que en la mayoría de ellos hace falta hacer un mantenimiento preventivo junto con las impresora de facturación, pues alojan demasiado polvo en su interior, incluso en momentos se tornan lentos, también se observó específicamente que el equipo de ventas 2 mostro fallas por posible recalentamiento causado por el polvo ( Ver Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos Figura 9.) Y constantes problemas en el fluido eléctrico. A continuación se podrá observar en detalle el hardware con el cual está configurada (Ver tabla 17 P.94) cada una de los equipos de cómputo de la compañía de igual manera se pudo determinar que la mayoría de equipos muestran una configuración idéntica en su hardware y la tecnología instalada Intel Pentium 4 cumple a un con los parámetros actuales básicos requeridos por el software que se maneja actualmente en los equipos de ventas, contabilidad, asistente y bodegaje.

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Tabla 17 Configuración de Hardware

Marca equipo Dependencia Usuario Almacenamiento Memoria Procesador Board Dispositivos Dell computer corporation power edge 400sc

Gerencia Jairo Perdomo Pilar Perdomo

2) discos duros 80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133 Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Lector óptico hl-dt-st rw/dvd gcc-4481b

1024 Mb ddr1 Intel Pentium 4ht, 2400 MHz (3 x 800)

Intel canterwood i875p

American power conversion usb ups Epson fx-2190 esc/p

Dell computer corporation inspiron 1525

Gerencia Jairo Perdomo

Sata de 160gb (5400rpm) Quemador cd / dvd (unidad dvd+/-rw)

2gb ddr2 Intel pentium dual core t2390 (1.86ghz/533mhz)

Xerox phaser 3120

Dell computer corporation optiplex 170l

Contabilidad 1 Alberto Guerrero Paola Sanchez

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

Epson fx-2190 esc/p

Dell computer corporation optiplex 170l

Contabilidad 2

Daisy Duarte Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

1)samsung ml-2010 series

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 1 almacén principal

Lisbet Vargas Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

Epson lx 500

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 2 almacén principal

Jinet Gonzales Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133) Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

Epson lx 500

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Cd-rom ts-h192c Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 1 almacen sucursal

Jhon Lopez Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

Epson lx 500

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 2 almacen sucursal

Viviana Vargas Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

Epson lx 500

Dell computer corporation optiplex 170l

Almacen/bodegaje/invenatrios 1

Daisy Duarte Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel springdale-g i865g(v)

1)samsung ml-2010 series

Compaq presario Secretaria asistente Daisy Duarte Maxtor plus 9(80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133) Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Lgcd-rom/ rw Lg dvd-rom

512 mb (pc3200 ddr1 sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Intel 1)samsung ml-2010 series

94

4.2.2 Resultado del Análisis de Hardware. La anterior tabla se generó realizando un escaneo con la herramienta Aida 32 en cada uno de los equipos de la compañía incluyendo el almacén sucursal, a continuación se encontrara el resultado de este análisis. Servidor. Según el escaneo dice que tiene dos discos duros de 80 Gb, pero si se realiza la verificación en el sistema se observa que solo aparece un disco con dos particiones, una partición es C: que además tiene una baja capacidad de almacenamiento (Ver anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 10) y D: Que es donde se almacena toda la información que aloja en el sistema de gestión (Ver anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos) Novasoft. Pero al realizar la inspección física se observa que si tiene dos discos duros de 80 Gb, es posible que el disco este dañado o desactivado. Con respecto al procesador, memoria y disco se observa que la memoria trabaja al 100%; en varias oportunidades se realizó este análisis a distintas horas del día y generalmente ese fue resultado que se generó, (Ver anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 12 Rendimiento servidor).El disco tiene una capacidad de almacenamiento del 80% y el procesador trabaja apenas en un 8%, es posible que estos resultados cambien después de hacer un mantenimiento preventivo, puesto el polvo no deja que los elementos funcionen correctamente; según las especificaciones del software que se maneja actualmente (Ver tabla 17 P 94) y el cual está instalado en este servidor la configuración es suficiente. Se tendría que verificar el estado de uno discos y determinar si es que esta dañado, mal configurado o desconectado.

4.2.2.1 Equipos de Cómputo Almacén Principal y Sucursal. El portátil de gerencia tiene capacidad de almacenar (Ver anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 13) la información que se maneja actualmente como lo son cartas, correos electrónicos, información de productos en formato Pdf, imágenes, videos etc. En términos generales los equipos de contabilidad y los de ventas tienen una amplia capacidad de almacenamiento teniendo en cuenta los procesos y la información que manejan actualmente y de igual forma los equipos de ventas, los de almacén y de la asistente. (Ver anexo B, estado actual de los host y dispositivos periféricos figuras 15 a 21).

95

4.2.2.2 Tablas Configuración Software. A continuación se encuentra la tabla 18 (configuración de software. P 98), la cual hace referencia a la configuración del software de cada uno de los equipos que la compañía tiene. Allí se encuentra la explicación del software, sin importar si se involucra o no en algún proceso, porque una de las finalidades es hacer la integración de todos los equipos de cómputo, en esta tabla se deja en claro la composición de los equipos por lo tanto se especifica la marca del equipo, la dependencia a la cual pertenece, el usuario, el sistema operativo, si tiene o no el software de gestión Novasoft y para todos los equipos se especifica si tienen o no software de oficina y antivirus esto con el fin de plantear y sugerir alternativas si fuera necesario; tales alternativas se encontrarán en el diagnóstico de hardware, software y comunicaciones.

4.2.2.3 Tabla diagnóstico de hardware, software, comunicaciones. Esta tabla permite, ver por medio de un diagnóstico las fortalezas y debilidades del hardware, software, comunicaciones, con respecto a cada uno de los procesos, de los cuales algunos de ellos dependen totalmente de los tres aspectos nombrados anteriormente, como lo es el proceso de facturación, en esta tabla a si como se encuentran las fortalezas y debilidades, también están los aspectos a mejorar, con el fin de llegar a tener la mayor cantidad de información, esto para sacar conclusiones tomar un decisión que tenga como finalidad la solución a los problemas, que se puedan resolver por medio de hardware, software y comunicaciones. (Ver tabla 19 diagnosticó de hardware, software y comunicaciones. P 99).

96

Tabla 18 Configuración de Software.

MARCA EQUIPO DEPENDENCIA USUARIO SISTEMA OPERATIVO SISTEMA DE GESTIÓN

SOFTWARE DE OFICINA

ANTIVIRUS

Dell Computer Corporation Power Edge 400SC

Gerencia Jairo Perdomo Pilar Perdomo

Microsoft Windows Server 2003, Standard Edition

Novasoft Software de gestión empresarial

No No

Dell Computer Corporation Inspiron 1525

Gerencia Jairo Perdomo

Windows Vista Home Premium SP1

No Microsoft Office Word 2007

Si

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Contabilidad 1 Alberto Guerrero Paola Sánchez

Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

Microsoft Office Word 2003

No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Contabilidad 2 Cartera

Paola Sánchez Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

Microsoft Office Word 2003

No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Ventas 1 Almacen principal

Lisbet Vargas Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

No No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Ventas 2 Almacen principal

Jinet Gonzalez Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

No No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Ventas 1 Almacen Sucursal

Jhon López Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

No No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Ventas 2 Almacen Sucursal

Viviana Vargas Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

No No

Dell Computer Corporation OptiPlex 170L

Almacen/Bodegaje/invenatrios 1

Felipe Perdomo Daisy Duarte

Microsoft Windows XP Professional

Novasoft Software de gestión empresarial

Microsoft Office Word 2003

No

Compaq presario Secretaria Asistente Daisy Duarte Microsoft Windows XP home No Open office Si

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Tabla 19 Diagnóstico de hardware, software y comunicaciones

Aspecto Procesos Fortalezas Debilidades Aspectos por mejorar

Facturación

El equipo en el cual se realiza este proceso apenas a utilizado un 10% aproximado de la capacidad tota disco (Ver anexo B estado actual de los host y dispositivos periférico Figura 16) Estos equipos están exclusivamente para realizar este proceso Los equipos de facturación están protegidos con UPS Las pantallas de los equipos son LCD y no ocupan mucho espacio.

Esta información se encuentra almacenada en el servidor, pero no tiene ningún tipo de Backup Las impresoras no son lo suficientemente rápidas en el momento de imprimir la factura Los cables de poder de la CPU, monitor, impresora, y estabilizador se encuentran en riesgo de ser desconectados fácilmente (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 22). La ubicación de los equipos de facturación del almacén principal, no es la correcta, es posible que no tengan una buena ventilación (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 23). Este proceso genera un uso de la CPU del 100% en momento de hacer una consulta (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 24). Es posible que esto se deba a la falta de mantenimiento del equipo. La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción Las unidad de disco de 3 ½, no funciona, según los vendedores, nunca se ha utilizado,

Realizar Backup de la información del servidor Realizar un mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo Una impresora más pequeña y más rápida agilizaría, el tiempo de respuesta, no ocupa demasiado espacio y economizaría papel. Reubicar los equipos para que puedan tener una buena ventilación.

HARDWARE

Inventarios

Esta información se procesa en el equipo de almacén/Bodegaje /o inventarios1 y se almacena en el servidor

El equipo en el que se realiza este proceso se ha dañado en más de una ocasión por la inestabilidad del fluido eléctrico La información que genera este proceso no tiene Backup Este equipo, no tiene estabilizador ni UPS | El equipo que realiza este proceso no siempre está disponible por motivos de espacio. La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar

Ingresar información al sistema seria mas rápido, por medio de un dispositivo que lea el código de barras de los productos Conectar un estabilizador o UPS, para evitar daños por aspectos eléctricos Realizar un mantenimiento preventivo al equipo

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Aspecto Procesos Fortalezas Debilidades Aspectos por mejorar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción

Nómina

El equipo en el cual se realiza este proceso, apenas a utilizado un 10% aproximado de la capacidad total (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 21).

De este proceso solamente queda la planilla de liquidación Los datos de esta información se almacenan únicamente en el equipo de la asistente No existe Backup de esta información La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción

Centralizar toda la información en el servidor

Cartera

Este equipo ha utilizado un 8% de su capacidad total de almacenamiento. La información que se procesa en el equipo de contabilidad 2 y se procesa en el servidor.

La capacidad almacenamiento del disco duro del servidor es baja (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 10). La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción

Ampliar la capacidad del disco duro del servidor. Generar Backups de la información

Actualización de información almacén sucursal

Se tiene backup diario de la información

La información que actualiza, el inventario del almacén sucursal se almacena en una memoria USB Almacenar esta información en una memoria USB no genera garantías de seguridad Si no existe un manejo correcto de la memoria USB se puede dañar fácilmente La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción

La información debería estar alojada en un dispositivo que no se pueda extraviar fácilmente Este backup de la información debería estar alojado en un dispositivo distinto a una memoria USB

Proveedores

No se involucra, puesto que es un proceso manual.

La información que solicitan a los proveedores no está almacenada en ningún equipo, porque no está en formato digital La información que existe se encuentra en medio físico y almacenamiento ocupa mucho espacio

Almacenar esta información para tener control sobre ella

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Aspecto Procesos Fortalezas Debilidades Aspectos por mejorar La sesión de este equipo permite instalar y desinstalar software a cualquier usuario, es decir, no tiene ningún tipo de restricción

SOFTWARE

Facturación

Sistematizado El sistema de información es un software liviano. Los archivos de instalación de sistema ocupan 200 megas del disco duro del servidor.

Demasiados pasos para facturar un producto El sistema de facturación permite ser operado con la misma clave de usuario en más de un equipo. El entorno grafico no es amigable El proceso de facturación es extenso. El proceso demostró fallas en la integridad de los datos (Ver figuras 38 a 39 P 106,107) El sistema de gestión genera problemas cuando más de una aplicación está funcionando, ejemplo facturación y contabilidad con la misma calve de usuario El sistema permite que los datos sean alterados en el momento de facturar (Ver figura 38,39 P106, 107) La información se puede alterar en los datos del producto cuando se genera una consulta del precio del artículo (Ver figura 43 P110). El sistema de gestión genera un problema en los archivos, en el cambio de año, es decir al cambiar de año, lo que se factura en enero de 2009 elimina la información de facturación de enero de 2008.

Un entorno amigable y más sencillo minimizaría los pasos para facturar Un sistema multiusuario permitiría realizar más de una función al mismo tiempo Un sistema que tenga restricciones para los usuarios, evitaría manipulación incorrecta de la información.

Inventarios

El sistema de gestión permite la codificación de los artículos de manera numérica o alfanumérica

El sistema de gestión permite que cualquier persona en cualquier equipo, lea, modifique, o borre esta información La clave de acceso para el módulo de inventarios es la misma para el módulo de facturación, por lo tanto es posible modificar la información en los dos módulos. En el módulo de inventarios es posible encontrar, información desactualizada, de más de 3 años de antigüedad. Cuando se está alimentando el sistema y se genera una

se requiere un sistema que permita crear permisos y restricciones en el módulo de inventarios Un sistema que permita ingresar la información del producto por código de barras, agilizaría este proceso

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Aspecto Procesos Fortalezas Debilidades Aspectos por mejorar baja de luz, el sistema se bloquea y toda la información se pierde Toda la información que se ingresa al módulo de inventarios, tiene que digitarse

Nómina

Parte de esta información está en formato digital.

La información en Excel no se encuentra del todo segura Los datos de esta información se almacenan en el equipo de la asistente, esto quiere decir que la información no está centralizada y este equipo más de un usuario además de esto solamente tiene una sesión. Este equipo realiza varios procesos y lo utilizan varias personas momentáneamente y solamente tiene una sesión Existe muy poca información de este proceso en formato digital.

Toda la información que genera este proceso, se podría organizar y los datos estarían seguros si se llevan con un software especializado Un software especializado, podría generar informes sobre este proceso.

Cartera

Toda la información digital que genera este proceso se encuentra integrada con el sistema de gestión Novasoft

El entorno grafico no es amigable El sistema de gestión no genera, ningún tipo de alarmas o avisos de la cartera morosa. Al igual que en los anteriores procesos, esta información permite ser modificada, por cualquier persona que ingrese al sistema, pues este solamente maneja 3 claves de acceso

Es recomendable un sistema de gestión genere alarmas para saber que facturas están en mora ayudaría a tener un proceso de cobros.

Proveedores

No se involucra, puesto que es un proceso manual.

La información que se genera en las planillas de productos pendientes no se transcribe a ningún tipo de software.

Es recomendable un sistema de gestión que permita llevar control organizado de esta información

COMUNICACIONES

Facturación

La red LAN no presenta retardos en el proceso de facturación. La red LAN no cuenta con un plano físico y lógico, donde se puedan ver reflejados, los equipos de facturación y demás equipos que forman parte de la red que integran los procesos de la compañía.

El cableado de la red LAN en el almacén sucursal, no está correctamente tendido. El cableado de la red LAN en el almacén principal, presenta fallas en su diseño (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 25) No es posible ingresar al servidor desde, el entorno de red, pues para hacerlo, Windows server solicita clave y esta se desconoce.

Diseñar y planear nuevamente la red LAN del almacén principal. Diseñar nuevamente la red LAN del almacén sucursal.

Proveedores

No se involucra, puesto que es un proceso manual.

La información que se genera en las planillas de productos pendientes no se transcribe a ningún tipo de

Es recomendable un sistema de gestión que permita llevar control organizado de esta

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Aspecto Procesos Fortalezas Debilidades Aspectos por mejorar software. información

Inventarios

La red LAN actual del almacén principal, se instalo de tal forma que este equipo se situara en el área de bodega, lo cual agilizaría el proceso de inventarios en el momento que la mercancía llegara a este sitio.

Existe el punto de la red para el equipo en el que se realizaban las funciones de alimentar el sistema con la información de inventarios, pero en el momento se retiro por falta de espacio pues el área de bodega llego a su capacidad máxima. No existe comunicación en tiempo real de los almacenes principal y sucursal para verificar productos existentes

Interconectar los dos almacenes en línea este permitiría consultar las existencias de los productos

Nómina

No se involucra, se realiza manualmente.

La planilla de información del pago de nómina para el almacén sucursal se envía por fax, es posible que la información no sea del todo legible y es retornada al almacén principal con los conductores, esto genera que información importante para la compañía se vea en riesgo, pues se puede extraviar o alterar.

Por medio de la red LAN esta información se podría alojar en el servidor

Actualización de información

almacén sucursal

No involucra comunicaciones por red LAN o WAN

La memoria USB que almacena la información para actualizar el sistema se envía con los conductores de los almacenes. La información por Bach remoto en una USB no es del todo confiable. Debido a que la información se maneja por Bach remoto nunca estará totalmente actualizada

Interconectar los dos almacenes en línea este permitiría agiliza y genera más seguridad a este proceso

Proveedores

No involucra comunicaciones por red LAN o WAN

Las comunicaciones por fax no siempre van a ser lo suficientemente legibles

Enviar a información por correo electrónico, es más útil, con la ventaja que allí se pude almacenar un backup de esta

102

4.2.3 Diagnóstico y descripción técnica de software. Como se muestra en el diagnóstico de los aspectos de hardware, software y comunicaciones (ver tabla 19 P. 99 a 103), con respecto a los procesos de facturación, inventarios, nómina, actualización de información almacén sucursal y proveedores se puede concluir de manera general lo siguiente.

Tabla 20 Conclusiones del diagnóstico de hardware, software y comunicaciones.

Hardware

Es importante ampliar la capacidad del disco duro del servidor debido a que es baja (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos. Figura 10).pues independientemente de implementar un nuevo sistema de información se requiere más capacidad de almacenamiento. Realizar un mantenimiento preventivo general al equipo de cómputo de la compañía incluyendo los periféricos. La tecnología Pentium 4 aun es funcional, sin embargo se tendría que analizar los requerimientos del sistema de información a implementar para determinar si aun puede ser útil esta tecnología.

Software

El actual software, lleva más de 10 años en funcionamiento, es recomendable migrar a uno que ofrezca más seguridad, dinamismo y rapidez, entre otras muchas funciones con el fin de ser más competitivos. La información para la compañía es de gran importancia pues allí esta gran parte de su patrimonio por tal razón es de vital importancia un sistema de información que la gestione de una forma segura. El actual sistema de información no tiene limitaciones en cuanto a los datos que un usuario pueda obtener, por tal razón es importante limitar las funciones de los usuarios en el nuevo sistema de información. Lograr la integración de los procesos que la compañía maneja en un sistema de información sería de gran utilidad pues se tendría la información centralizada.

Comunicaciones

Las redes LAN de los almacenes presentan bastantes fallas de diseño (Ver Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos figura 26). Es importante reestructurar el diseño físico y lógico de la redes de los dos almacenes. Lograr una comunicación en línea con los almacenes seria de gran utilidad pues se agilizarían procesos que actualmente se hacen por Bach remoto. Es importante plantear un diseño lógico de las redes para obtener la seguridad deseada en la información de la compañía. Interconectar los equipos configurando las impresoras compartidas, sería de gran utilidad puesto que generaría orden de recursos y periféricos.

103

Como se pudo ver en la tabla 18 (Configuración de software P. 95), todos y cada uno de los equipos de cómputo fueron escaneados con la herramienta de uso libre Aida 32, la cual dio a conocer la configuración de software de los equipos de la compañía, a continuación se explicara cómo es tal configuración de software. A continuación de realizara un análisis del sistema de gestión Novasoft pues se considera que es de gran importancia por el flujo de información que maneja, y es con el cual que sea trabajado por más de 10 años y se han dado desarrollo los procesos de facturación, inventarios y cartera, por tal motivo la relación de la compañía con el sistema de información es bastante extensa y todo lo que los involucre requiere de la mayor atención debido a la cantidad de información procesada.

4.2.3.1 Novasoft Software De Gestión Empresarial Versión 6.1 Q Basic. La trayectoria de Novasoft en la compañía Agroservicios Perdomo y nova data aproximadamente desde 1991, con un sistema básico de información de inventarios, durante los siguientes años la compañía fue adquiriendo una serie de módulos los cuales fueron solicitados a medida que la empresa crecía y veía la necesidad de implementarlos, estos módulos fueron contabilidad entradas y salidas de almacén y cartera, la compañía adquirió una licencia que se ha copiado en 8 equipos (Ver Figura 35 P.90). Figura 35 Pantalla principal de la aplicación Novasoft

104

4.2.3.2 Ficha técnica y requerimientos mínimos de instalación, para el sistema de gestión Novasoft. A continuación se observara la ficha técnica (Ver tabla 21P.106) y los requerimientos mínimos de instalación para el servidor y estaciones de trabajo (Ver tabla 22 P.91), que necesita el sistema de gestión Novasoft, los cuales se cumplen si se observa nuevamente y con detenimiento la configuración de hardware de los equipos (Ver tabla 17P.78) Esta información, fue suministrada por Novasoft, vía correo electrónico, después de ser solicitada telefónicamente, al asesor comercial que le brinda el servicio técnico a Agroservicios Perdomo y Nova. Tabla 21 Ficha técnica de la aplicación Novasoft

Ficha Técnica Novasoft Lenguaje de programación Q- Basic Interfaz Grafica Por medio de consola Fecha de creación 1980 Tabla 22 Requerimientos mínimos de Hardware para trabajar con la aplicación Novasoft

Requerimientos mínimos de Hardware/Servidor y Estaciones de Trabajo Procesador 486DX / 66 MHz o superior. Memoria 16 MB O Espacio en el disco duro 195 Mb Sistema operativo Windows 98 o superior"23 4.2.4 Inconsistencias en el software de gestión empresarial. A continuación veremos los problemas más frecuentes y sobresalientes en el sistema gestión empresarial en el módulo de facturación versión 6.1 que la compañía viene trabajando hace más de 10 años. A continuación se ilustrara el encabezado de la factura, lo que se observa en azul resaltado es el número del documento que se va a imprimir (Ver figura 36 P.103), del cual se tiene que estar pendiente porque si no coincide el número de factura con el del sistema al momento de generar la factura imprime un documento existente y se genera un error en el consecutivo de las facturas.

23 Información suministrada por Novasoft

105

Figura 36 Encabezado de la factura

En esta figura se puede observar que el producto a facturar no tiene existencias y por lo tanto genera un aviso o alarma que dice existencias insuficientes (Ver figura 37). Figura 37 Existencias insuficientes

En la anterior imagen se observó que el producto, no tiene existencias en el sistema, pero tal como pasa en el proceso de facturación, ilustrado en el capítulo

106

primero (Ver figura 4 P.30), se determino que físicamente si tiene existencias el producto por tal motivo, para lograr facturar el producto el vendedor tiene que asignar un valor negativo, superior al saldo consolidado del inventario, ejemplo, el cliente necesita 1 bulto de cemento gris, para poder factúralo el valor negativo que se asigna es -1000 (Ver figura 38 P.93). Figura 38 Asignar valor negativo al producto

Como en el anterior procedimiento se asignó un valor negativo, ahora se procede a incluir la cantidad de producto requerida por el cliente. (Ver Figura 39).

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Figura 39 Incluir cantidad del producto

Finalmente anulamos la cantidad negativa para generar la factura (Ver figura 40, pág. 94), con la cantidad del producto deseado por el cliente. Figura 40 Finalización factura

108

4.2.4.1 Conclusión en Inconsistencias en la facturación del producto. Después de realizar el proceso de facturación se observaron evidentes problemas en el sistema de información relacionados con la integridad de los datos, puesto que es posible realizar modificaciones en el inventario para poder realizar la factura, esto en el caso puntual en que los productos no estén actualizados en el inventario (Ver Figuras 38 a la 40 105, 106). Estos problemas claramente generan inconsistencias en los inventarios, además de esto las modificaciones en el modulo de facturación las puede realizar cualquier persona que este facturando, pues no se requiere un permiso para realizar esta operación. Además se puede deducir que estas fallas hacen que el proceso sea más extenso, por que para este ejemplo solamente se cito un producto a facturar, pero se puede dar el caso que sean los ocho productos a los que tiene espacio en la factura.

4.2.4.2 Inconsistencias en la actualización de producto. Cuando se habla de actualización del producto, se hace referencia a la modificación de las características iníciales del artículo, este es un proceso sencillo que se realiza en cualquiera de los equipos de la compañía que tengan instalado el sistema de gestión, también lo puede hacer cualquier persona que esté trabajando en el sistema de información, es decir Gerente, Vendedores, Contador, administrador, asistentes. Lo cual a simple vista es un grave problema por la vulnerabilidad de la información. Como se puede ver el producto rastrillo colona, tiene un precio de $11.300 y la última actualización del precio fue el 24 de octubre de 2005 (Ver figura 41).

Figura 41 Actualización del producto

109

La siguiente imagen muestra cómo es posible actualizar el producto, sin ningún tipo de permiso ni restricción sencillamente se oprime la tecla modificar y se ingresa a la información general del producto, hasta llegar al parámetro a modificar (Ver Figura 42). Figura 42 Modificar los valores del producto

Como se puede ver, ya se modifico el precio y la fecha del producto, sin ningún problema ni autorización (Ver figura 43).

110

Figura 43 Artículo modificado

4.2.4.3 Novasoft software de gestión empresarial Versión 2.0. Esta versión está instalada en el servidor pues la empresa la adquirió, (Ver figura 44 P.109) con el fin de cambiar la versión actual pero jamás se implementó es una versión más reciente y nunca se ha utilizado, esto por motivos tales como: falta de coordinación o comunicación, de Agroservicios Perdomo y Nova con Novasoft, incremento en los costos por dispositivos de comunicaciones o hardware y finalmente los términos del contrato relacionados con la capacitación se vencieron por parte de Novasoft y nunca se llego a un arreglo. Por lo tanto esta herramienta que posee Agroservicios Perdomo y Nova está siendo subutilizada y no está cumpliendo con sus funciones para la cual fue adquirida. A simple vista se puede ver que es una versión mucho más amigable y práctica para el usuario, de esta versión se puede decir que están autorizadas 3 licencias por módulos. Tales módulos son inventarios, contabilidad, facturación y cartera.

111

Figura 44 Novasoft versión 2.0 - Pantalla principal

4.2.4.4 Ficha técnica y requerimientos mínimos de instalación, para el sistema de gestión Novasoft versión 2.0. A continuación se observará la ficha técnica (Ver tabla 23) y los requerimientos mínimos de instalación para el servidor (Ver tabla 24 P.110) y configuración mínima para instalación en estaciones de trabajo (Ver tabla 25 P.110), para el sistema de gestión Novasoft el cual como se explicó anteriormente nunca se ha utilizado, igualmente se cumple con los requerimientos mínimos de software y hardware para su instalación (Ver tabla 17P.91).

4.2.4.5 Ficha Técnica y Requerimientos mínimos de Hardware / Servidor/ estaciones de trabajo, Sistema de Gestión Novasoft Versión 2.0. Esta información, fue suministrada por Novasoft, vía correo electrónico, después de ser solicitada telefónicamente, al asesor comercial que le brinda el servicio técnico a Agroservicios Perdomo y Nova.

112

Tabla 23 Ficha técnica Novasoft 2.0

FICHA TÉCNICA

Lenguaje de programación Lenguaje de Base de Datos VISUAL FOXPRO 6.0 compilado a 32 Bits.

Interfaz grafica Ventanas de Windows

Tabla 24 Requerimientos mínimos de Hardware para el servidor

Requerimientos Mínimos de Hardware / Servidor Procesador Pentium IV (o equivalente) 3.0 Ghz Memoria 1.0 Gb en RAM Espacio en el disco duro 10 Gb Sistema operativo Windows para servidores

Tabla 25 Requerimientos mínimos de Hardware para estaciones de trabajo

Requerimientos Mínimos de Hardware / Estación de trabajo Procesador Pentium IV (o equivalente) 2.0 Ghz Memoria 512 MB en RAM Espacio en el disco duro 10 Gb Sistema operativo Windows de 32 bits.”24

24 Información suministrada por Novasoft

113

4.2.4.6 Comparación técnica Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro 6 y Novasoft versión 2.0 QBasic. A continuación se presentan las ventajas, del sistema de información Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro 6, el cual como se dijo anteriormente está instalado en el servidor pero nunca se ha utilizado, para destacar las ventajas del sistema de información se hace una comparación basados en las necesidades de la compañía y las ventajas que ofrece tal sistema de gestión, con el sistema actual que maneja la compañía Novasoft versión 2.0 desarrollado en QBasic, los aspectos a comparar son aspectos generales, como partes del proceso de facturación, menú principal, de los dos sistemas, aspectos de la creación de los proveedores también se realiza esto con el fin de tener una idea más amplia sobre el alcance de este sistema de gestión, lo cual sirve de punto de comparación con respecto a otra versión de un software de características similares.

Tabla 26 Comparación técnica Novasoft versión 2.0 Visual fox pro 6 y Novasoft versión 2.0 QBasic.

Aspecto técnico Novasof versión 2.0 visula fox pro

Novasoft versión 2.0 QBasic

Validación de usuarios Si Si Permite limitar la información según el usuario. Si No

Número de registros posibles. No 32.000 Punto de venta pos. Si No Entorno grafico Windows. Si No Bases de datos por tablas Si No Compatibilidad con dispositivos lectores de códigos de barras. Si No

Opera bajo sistema cliente servidor. Si No Multiusuario. Si No Búsqueda de productos por filtros Si No Módulo proveedores Módulo de compras No Creación de productos por bodegas Si Si Creación de productos por lotes de vencimiento Si No

Permite modificación de productos a cualquier usuario No Si

Análisis movimiento por producto diario Si Si Genera informe de venta diaria por producto Si Si

Genera informe porcentual de productos vendidos Si No

Genera informe de ventas por vendedor Si No

114

La anterior información es posible corroborarla con la comparación realizada a los sistemas de información (Ver anexo B Comparación Novasoft versión 2.0 Visual fox pro 6 y Novasoft versión 2.0 QBasic.)

4.2.4.7 Características básicas de las herramientas de desarrollo Novasoft Visual Fox pro y Novasoft QBasic. Durante el análisis del los sistemas de información, se observó con claridad que la compañía cuenta con un sistema de inventarios Novasoft versión 6.1 la cual está desarrollada en QBasic y la otra versión también Novasoft Versión 2.0, desarrollada en visual fox pro 6.0, a continuación, se mencionan las características básicas de QBasic y Visual Fox pro 6.0, esto con el fin de saber y entender con qué tipo de herramienta fueron desarrollados.

Tabla 27 características QBasic y visual fox pro.

Plataforma de

desarrollo Año de

creación Características

Qbasic(Quick Basic) 1964

“lenguaje adecuado para principiantes fácil de aprender BASIC son las iníciales de Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code. El BASIC tuvo una gran expansión en los años 80, cuando se impuso como lenguaje estándar para los microordenadores domésticos de ocho bits. Se usó ampliamente en la enseñanza y también en la programación profesional. Sin embargo, era un lenguaje poco estructurado y recibió muchas críticas por promover malos hábitos de programación. Pero en lugar de desaparecer, fueron surgiendo versiones nuevas con características más avanzadas. Aún hoy, Visual Basic y su sucesor, Visual Basic .NET (aunque son variantes ya muy alejadas del original) son lenguajes de programación muy usados en entorno Windows. Es el intérprete BASIC que sustituyó a GW-BASIC en las últimas versiones de MS-DOS. Al contrario que su predecesor, QBasic permite la programación estructurada, siendo compatible con el pseudo-compilador QuickBasic. También estaba incluido en el CD-ROM de Windows 95 y Windows 98”25.

Visual fox pro 6 1999 “Visual FoxPro 6.0 es un miembro de la familia que integra el sistema de desarrollo Visual Studio. Permite la utilización de los últimos avances en los sistemas operativos Windows y Windows

25 Rodoval “Basic” Disponible en: http://www.rodoval.com/paginalen.php?len=BASIC Consultado: [13 de enero de 2009]

115

Plataforma de

desarrollo Año de

creación Características

NT Visual FoxPro una forma más potente y eficiente de crear aplicaciones multicapa cliente/servidor, basadas en Web y centradas en el tratamiento de datos".

4.2.4.8 Conclusión. Debido a que el QBasic es un lenguaje para pequeños proyectos y no es compatible con los sistemas operativos basados en NT no es una buena opción esto hace que el visual fox pro 6 sea mejor lenguaje de programación porque esta mas reciente en cuanto a la fecha de desarrollo, su compatibilidad con sistemas operativos NT y la creación de aplicaciones web y cliente servidor. Además tiene herramientas de diseño para todas las fases de desarrollo de una aplicación. Un motor de bases de datos altamente eficientes, un lenguaje centrado en los datos y la capacidad de creación de componentes puede intercambiar datos con bases de datos SQL a través de ODBC (Open Database Connectivity). De esta forma, no es necesario un gran esfuerzo en la adaptación de aplicaciones basadas en servidor de ficheros a aplicaciones Cliente/Servidor. Por lo anterior es mejor la utilización de aplicaciones desarrolladas en visual fox pro 6 que en QBasic.

4.2.4.9 Conclusiones comparación Novasoft versión 2.0. Como se pudo observar en las imágenes (Ver anexo B Comparación Novasoft versión 2.0 Visual fox pro 6 y Novasoft versión 2.0 QBasic.), la comparación de los dos sistemas que actualmente están en la compañía, uno de ellos instalado hace más de diez años y con el cual se viene trabajando y la otra versión que está instalada en el servidor pero que jamás se ha utilizado, para obtener estas graficas de la versión 2.0, fue necesario aprenderlo a manejar en sus funciones básicas, en el módulo de facturación y de inventarios y por tal razón a continuación se presentan una serie de conclusiones positivas y negativas del sistemas de información con respecto a los procesos que maneja la compañía y los aspectos de hardware, software y comunicaciones.

116

Tabla 28 Aspectos positivos del sistema de información según comparación.

Sistema de información Procesos Fortalezas

Facturación

El sistema de información permite, facturación pos y facturación corporativa. El módulo de facturación maneja distintos tipos de usuarios. El módulo de facturación permite generar distintos tipos de estadísticas, de las ventas. El proceso de facturación tiene un entorno amigable. El sistema de facturación permite hacer varias facturas al mismo tiempo. El sistema de facturación permite N registros Desde el módulo de facturación no es posible modificar las características de la factura y del producto, sin previa autorización. El sistema de facturación cuenta con la búsqueda por medio de filtros. Esta versión permite facturar con lectores de códigos de barras.

Inventarios

El módulo de inventarios permite N registros. El módulo de inventarios maneja distintos tipos de usuarios. Este módulo permite crear, distintas bodegas y lotes de productos. El sistema de inventarios no permite la modificación de las características del producto, sin previa autorización del administrador. El sistema de inventarios permite tener los inventarios centralizados. La información del inventario es posible importarla a tablas de Excel.

Novasoft 2.0 Visual fox pro Nómina Este sistema de información no cuenta con este

módulo.

Cartera Este módulo permite centralizar la cartera del almacén sucursal y principal.

El sistema de información permite actualizar de

117

Sistema de información Procesos Fortalezas

Actualización información

sucursal.

manera práctica y sencilla los otros puntos de venta, en el caso del almacén sucursal. A pesar de que esta desarrollado en visual fox pro, permite actualizar los archivos de manera remota. La actualización del sistema únicamente la realizaría el administrador del mismo desde el módulo de administración.

Proveedores

Este sistema de información no cuenta con este módulo.

4.2.5 Resultado análisis Software en los equipos de cómputo de la compañía

4.2.5.1 Servidor. Según el análisis se puede ver, que el software instalado en el servidor es Novasoft la versión 6.1 Q-Basic y Novasoft versión 3.0 Visual fox pro el cual nunca se ha utilizado, el sistema operativo es Windows server 2003 (Ver tabla 18 P82) y se deduce que sobrepasa las especificaciones de sistema operativo para el software de gestión que se maneja actualmente (ver tabla 22 P.91), también con el análisis realizado, se puede ver que las funciones que tiene Windows server para la administración de la información, entre otras no son aprovechadas, puesto que solamente se usa el servidor para guardar la información, no hay restricciones ni políticas de seguridad, que se generen desde el Windows server, tampoco se genera ningún tipo de estadística del rendimiento de la maquina. 4.2.5.2 Portátil gerencia Contabilidad 1 y 2. El portátil de gerencia no tiene, el software de gestión Novasoft (Ver tabla 18 P.82), únicamente cuenta con el sistema operativo Windows vista y office 2007, adicionalmente el antivirus Nod 32 actualizado y software para ver documentos en PDF y reproductores de música mp3. El equipo de contabilidad 1 es donde el revisor fiscal elabora sus informes, este equipo instalado Novasoft y Word 2003, no tiene antivirus el que tiene es una versión caducada de Norton del año 2007, en las mismas condiciones se

118

encuentra el equipo contabilidad 2 allí la contadora genera sus informes y utiliza como herramienta a Novasoft en el módulo contable, Excel y Word 2003.

4.2.5.3 Ventas 1 y ventas 2, almacén principal, ventas 1, ventas 2 sucursal y almacén/bodegaje. De igual manera se pude ver que los estos 5 equipos tienen la misma configuración de software instalado Novasoft y sistema operativo Windows Xp (Ver tabla 18 P.82) ninguno de ellos tienen antivirus los cual es negativo, para evitar que los equipos tengan virus, es prohibido el uso de memorias USB desconocidas, únicamente se usa la memoria USB que lleva información al almacén del rosal, si se tuviera que usar un dispositivo USB se hace en el portátil o en el de la asistente el cual no está conectado a esta red.

4.2.5.4 COMPAQ Presario. Este equipo no tiene instalado Novasoft, cuenta con un sistema operativo Windows XP Home, open office y antivirus Nod 32 actualizado en este equipo se hace consultas por internet, cartas, recomendaciones, etc.

4.2.5.5 Comparación de requerimientos del sistema de gestión Novasoft versión 6.1 QBasic y Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro. A continuación se observa la tabla comparativa de los requerimientos de hardware y software para servidor y estaciones de trabajo que se necesitan para el funcionamiento actual del sistema de gestión Novasoft versión 6.0 (ver tabla 17 y 18 P.91, 95) elaborado con la herramienta de desarrollo Q Basic con la cual se ha venido trabajado por más de 10 años. Y los requerimientos de hardware y software para servidor y estaciones de trabajo, para el caso del sistema de gestión Novasoft versión 2.0 elaborado con la herramienta de desarrollo Visual fox pro este sistema de gestión está instalado en el servidor, pero nunca se ha instalado en el resto de computadores de la compañía, por lo tanto tampoco se ha trabajado con este sistema de gestión. (Ver tabla 29). Tabla 29 Comparación de requerimientos del sistema de gestión Novasoft versión 6.1 q Basic y Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro

Marca equipo

Dependencia Almacenamiento Memoria Procesador Sistema operativo

Cumple

Dell computer corporation power edge 400sc

Gerencia

2) discos duros 80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133 Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Lector óptico hl-dt-st

1024 mb ddr Intel canterwood i875p

Microsoft windows server 2003, standard edition

Si

119

Marca equipo

Dependencia Almacenamiento Memoria Procesador Sistema operativo

Cumple

rw/dvd gcc-4481b Dell computer corporation inspiron 1525

Gerencia

Sata de 160gb (5400rpm) Quemador cd / dvd (unidad dvd+/-rw)

2gb ddr2 Windows vista home premium sp1

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Contabilidad 1

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel springdale-g i865g(v)

Microsoft windows xp professional

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Contabilidad 2

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel springdale-g i865g(v)

Microsoft windows xp professional

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 1 almacén principal

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Microsoft windows xp professional

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 2 almacen principal

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Microsoft windows xp professional

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 1 almacen sucursal

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133) Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Microsoft windows xp professional

Si

Dell computer corporation optiplex 170l

Ventas 2 almacen sucursal

Samsung sp0802n/p (80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

253 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel pentium 4ht, 2400 mhz (3 x 800)

Microsoft windows xp professional

Si

Samsung sp0802n/p 253 mb Intel Microsoft Si

120

Marca equipo

Dependencia Almacenamiento Memoria Procesador Sistema operativo

Cumple

Dell computer corporation optiplex 170l

Almacen/ bodegaje

/invenatrios 1

(80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133)

Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

(pc3200 ddr sdram)

springdale-g i865g(v)

windows xp professional

Compaq presario

Secretaria asistente

Maxtor plus 9(80 gb, 7200 rpm, ultra-ata/133) Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Lgcd-rom/ rw Lg dvd-rom

512 mb (pc3200 ddr sdram)

Intel Microsoft windows xp home

Si

4.2.5.6 Resultado Comparación de requerimientos del sistema de gestión Novasoft versión 6.1 QBasic y Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro. Como se pudo ver las anteriores características de hardware y software de los equipos de la compañía, cumplen con los requerimientos establecidos por los dos sistemas de información, Novasoft versión 6.0 q Basic (Ver tablas 21 y 22 P.103) y Novasoft versión 2.0 Visual Fox pro (Ver tablas 23 a 25 P.108 a 110), tanto en servidor como en estaciones de trabajo y sistema operativo.

4.2.6 Diagnóstico y descripción técnica de Comunicaciones

4.2.6.1 Red LAN almacén principal. La red LAN del almacén principal, que fue instalada por una persona particular muestra grandes problemas de diseño físico y lógico, en cuanto al diseño físico es fácil apreciar que no está protegida por ningún tipo de canaleta, tampoco se tuvo en cuenta por donde guiaba el cable pues está extendido en lugares que pueden afectar el funcionamiento del mismo se encontró cable en sitios de alto tráfico de personas y en sitios de descargue de mercancía liviana.

121

Figura 45 Cableado UTP en sitios de descargue de mercancia

Figura 46 Cableado UTP mal ubicado en áreas comunes

122

Figura 47 Cableado UTP almacén sucursal

Con respecto al diseño lógico se tienen 2 grupos de trabajo creados, (Ver figura 45 P.107) pero no es posible ingresar al servidor directamente, porque el sistema solicita login y este se desconoce. Figura 48 Grupo de trabajo Red LAN

123

4.2.6.2 Cableado y dispositivos de red. A continuación se observara el cableado y los dispositivos que componen la red LAN de la compañía (Ver tabla 30 P.109), en los dos almacenes, se podrá observar la categoría del cable y la marca del dispositivo de red que actualmente se encuentra en el almacén principal. Tabla 30 Dispositivos de red y cables

Almacén Dispositivo de red Cable Almacén principal Swicht Trendnet te 100-S8p CAT 5 y 6 Almacén Sucursal

Cable cruzado de equipo a equipo CAT 5

4.2.6.3 Diagnóstico red LAN Almacén principal. En el momento de hacer el diagnóstico de comunicaciones se encontró que de los 8 computadores que tiene el almacén principal solamente 6 equipos están conectados a la red LAN (Ver figura 46 P.121). El equipo de bodegaje o almacén se retiro del sitio en el que estaba por falta de espacio y no se está utilizado, el equipo de la asistente y el portátil no se conectan a la red LAN de la compañía esto con el fin de evitar que adquieran virus, debido a que se conectan a internet para realizar pagos y consultas, por medio de una red suministrada por un ISP, esa red no se involucra con la red LAN de la compañía.

124

Figura 49 Topología inicial de la red LAN - Almacén principal

4.2.6.4 Red LAN almacén Sucursal. La red LAN del almacén sucursal es una red mucho más sencilla, también tiene problemas de diseño físico, pasa por medio de las vitrinas entonces está expuesta a que posiblemente pisen el cable, pero no se encuentra en tan mal estado como la del almacén principal. (Ver figura 47 P.119). A continuación se verá como está organizada la red LAN del almacén sucursal. Figura 50 Topología red Almacén sucursal

125

La red del almacén sucursal involucra solamente dos computadores, que son ventas 1 y ventas 2, no tiene ningún tipo de dispositivo de cómo un switch utiliza cable categoría 5 Cruzado (ver figura 50). Figura 51 Topología conexión a Internet

En el almacén principal, se conectan a internet (ver figura 51) por medio de un ISP del sector llamado Falconet telecomunicaciones, que trabaja el sistema wireless pues en el sector no existen empresas que lleven internet por medio guiado. En su gran mayoría los equipos tienen la misma configuración de tarjeta de red a excepción del portátil (Ver tabla 31). Tabla 31 Características tarjetas de red equipos de cómputo

Tarjeta de red Equipo Intel(R) PRO/1000 MT Network Connection

Servidor, Contabilidad 1y 2, ventas 1 y 1 almacén principal, ventas 1 y 2 almacén sucursal, Bodegaje, Asistente

Conexión de red Intel(R) PRO/Wireless 3945ABG Dispositivo Bluetooth (Red de área personal) Marvell Yukon 88E8040 PCI-E Fast Ethernet Módem In-Build Conexant Type 2

Portátil Gerencia

126

Imágenes de la red de LAN del almacén principal Figura 52 Vista lateral Switch almacén principal

Figura 53 Vista frontal Switch almacén principal

127

Figura 54 Cableado UTP red LAN almacén principal

También se pude observar el estado de desorganización en que se encuentra la red LAN (Ver figura 45 P 118) y el exceso de cable suelto produce problemas en el tráfico de información. Figura 55 Cableado UTP Red LAN almacén Sucursal

Con respecto al cableado del almacén sucursal a simple vista se observa que el cable no debe estar pasando por allí en medio de las vitrinas, pues es posible que se rompa, o lo pisen y la comunicación se dañe (Ver figura 55).

128

4.2.7 Conclusiones generales Capítulo Segundo. Durante el desarrollo de este proyecto, se ha podido interactuar con muchos de los procesos y observar la relación con las comunicaciones, esto permite conocer de una manera más amplia, el pro y contra de cada uno de los procesos y el impacto que genera positiva o negativamente en la compañía, por tal razón, a continuación se plantearan una serie conclusiones generales de este capítulo, teniendo en cuenta los aspectos negativos y positivos encontrados y una posible alternativa, en el área de comunicaciones que se compone del diseño preliminar de la red LAN en el almacén principal y sucursal.

4.2.7.1 Conclusiones a nivel de hardware, software y comunicaciones. La siguiente tabla presenta las conclusiones positivas y negativas generales a nivel de hardware, software y comunicaciones esto con el fin de hacer un compendio general de información que permita en los próximos capítulos poder tomar decisiones de adquisiciones o actualización de algún elemento que involucre los tres aspectos ya mencionados. Tabla 32 Conclusiones generales a nivel de hardware, software y comunicaciones

Aspecto Positivo Negativo

Hardware

Los equipos de ventas almacén principal y sucursal, contabilidad, gerencia, cuentan aproximadamente con el 75 u 80% de la capacidad de almacenamiento en el disco. La empresa cuenta con un servidor, al cual, realizando un correcto mantenimiento y verificación del segundo disco, podría ampliar la capacidad de la información y centralizar la misma. Es posible realizar una integración de los todos los equipos de cómputo, según las funciones de cada uno, con el fin de canalizar la información en el servidor.

El disco c del servidor esta en el 80% de su capacidad de almacenamiento, según queda poco espacio en el disco Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos ver figura 10). Todos los equipos de la compañía, muestran bastante polvo, lo cual hace que no operen correctamente (Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos ver figura 9). En este momento existe un equipo que no se utiliza, por motivos de espacio, lo que genera desuso de tecnología. Por estar mal ubicados algunos los equipos, son vulnerables al polvo, a que sean golpeados por mercancía o por el personal.

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Aspecto Positivo Negativo

Software

Las aplicaciones de software que la compañía tiene son licenciadas. La compañía cuenta con Windows server 2003. Los equipos de facturación y contabilidad no tienen software o aplicaciones inoficiosas o que le generen demora en sus procesos. Los equipos de facturación y contabilidad tienen Windows xp, profesional, lo cual es útil por la suite de utilidades que tiene si se compara con Windows xp home.

La aplicación Novasoft, genera algunos problemas de seguridad. No existe uso de software especializado, para procesos como el de nómina. El Windows server 2003, no se está utilizando correctamente, está siendo subutilizado. El sistema de gestión Novasoft versión 2.0 Visual fox pro nunca se ha utilizado. Ninguno de los equipos de la compañía que se involucran en flujo de información tiene antivirus.

Comunicaciones

Por medio de la red LAN se integran los equipos de facturación, contabilidad y asistente al servidor. El flujo de información que viaja por la red es bajo.

No existe comunicación en línea con el almacén sucursal. Las redes de los almacenes no están correctamente diseñadas. La red es desordenada, tiene bastantes cables sueltos, algunos de ellos están rotos.

La anterior tabla muestra una serie de conclusiones generales, qué son útiles para tener en cuenta para el desarrollo de los siguientes capítulos, como se ha podido ver se han desarrollado ya dos capítulos el primero de ellos el cual ha plasmado la parte de análisis de los procesos actuales de la compañía para determinar los requerimiento de hardware software y comunicaciones y el segundo capítulo en el cual se realizo un diagnostico técnico para determinar cómo los elementos hardware, software y comunicaciones están funcionando actualmente para identificar las debilidades, de esta forma y con las conclusiones de la tabla 32 se finaliza el segundo capítulo.

130

CAPÍTULO TERCERO

131

4.3 APLICACIONES DE SOFTWARE NECESARIAS Determinar las aplicaciones de software necesarias para establecer su esquema de funcionamiento en la solución.

4.3.1 Análisis de Software. En este capítulo estudiaran diferentes soluciones disponibles en el mercado tomando en cuenta los módulos de cada una de ellas, la plataforma de desarrollo y su escalabilidad, para de esta manera determinar cuáles son las aplicaciones que se van a incluir en la solución y además poder establecer un esquema claro de funcionamiento en cuanto a software se refiere; el análisis de las opciones de software que brinda el mercado permitirá establecer un punto de partida para este caso en particular y así poder determinar cuál de estos es el que encaja y va a satisfacer los requerimientos de la compañía. La recolección de toda esta información y la ilustración gráfica ayuda a generar un ambiente más familiar entre la solución y el usuario final porque la representación gráfica facilita interactuar con el sistema, de manera que se puedan observar las ventajas y posibles debilidades que este tenga frente a las necesidades que la compañía tiene para mejorar sus operaciones diarias, además permite crear una estructura más fuerte y más cercana a la realidad de los procesos diarios de la compañía porque en ellos se está plasmando el estado ideal del desarrollo de la solución integral y de esa manera satisfacer las expectativas de la gerencia general. Estos diagramas permiten la explicación gráfica del comportamiento del software, la integración de los elementos de hardware y la distribución de la información en la red de datos; es de vital importancia definir los alcances dentro del sistema de cada uno de los actores que intervienen dentro de cada uno de los procesos para los cuales se está desarrollando esta solución; por otro lado estos esquemas también van a permitir dar una clara visión del límite del proyecto para que sea de de fácil entendimiento para el equipo directivo de la empresa y en especial al gerente general. Al final se debe obtener una representación en esquemas y diagramas en donde se han de integrar todos elementos necesarios de hardware, software y comunicaciones y el resultado será una solución integral que reunirá todos los procesos operativos diarios y así cubrir todos los aspectos necesarios que

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garanticen que la solución es la más adecuada para los intereses de Agroservicios Perdomo y Nova. De los siguientes modelos de casos de uso, se puede comprender en su totalidad el problema y sus implicaciones, además de ser la base para realizar manuales de operación y a través de estos esquemas se puede tener una visión clara de cuáles son las funciones que cada uno de los actores pueden realizar y de esta manera el lector podrá entender la finalidad de este proyecto, cual es la solución que se pretende dar y en donde se identifican los procesos más relevantes para la organización cuales son las consecuencias positivas y negativas tomando como base una investigación y una análisis al entorno operativo diario de la empresa.

4.3.2 Identificación de Actores y sus funciones. Para poder lograr familiarizarse con el entorno de la solución, es necesario identificar quién o quiénes son las personas que van a interactuar diariamente y de manera directa con el sistema y además determinar cuáles son sus funciones dentro del desarrollo de los procesos de la empresa, para nuestro caso se van a llamar actores. Para el desarrollo de esta solución se han identificado los siguientes usuarios o actores: Gerente General de la compañía quien es la cabeza visible de la organización y es quien designa el rumbo de la misma, dentro del sistema tiene las siguientes funciones: verificar inventarios, verificar nómina, verificar la facturación, hacer consultas de los clientes y de los proveedores (ver Figura 58 P.138) descripción de funciones del gerente en el modelo actual el gerente solo tiene acceso a una parte de la información y no toda esta disponible de manera digital. El segundo actor es el administrador, se encarga de las operaciones diarias (ver Figura 56 P.131 descripción de funciones del administrador) de la compañía es de que quien depende el pago de nómina, el pago a proveedores y hacer el control a los inventarios dentro del sistema tiene las misma funciones que el gerente pero además tiene la facultad para generar reportes, hacer cambios en los inventarios, cancelar contratos con proveedores, incluir o eliminar empleados contando con la autorización del Gerente General de la empresa. El tercer actor identificado es la asistente quien es la persona que ejecuta las órdenes impartidas por la administración dentro del sistema tiene la opción de ingresar modificar o eliminar la información de nómina, información de clientes,

133

información de proveedores, y la información básica de los empleados de la compañía (ver Figura 57 P.135 descripción de funciones del asistente) El cuarto actor es el contador persona encargada de el manejo financiero de la empresa dentro del sistema puede verificar toda la información contable de la empresa (ver Figura 60 P.144 descripción de funciones del contador) hacer seguimiento a los consecutivos de las facturas y generar reportes para la administración y la Gerencia General. Y el quinto y último actor encontrado es el vendedor o vendedores personas encargadas de la atención personal a los clientes dentro del sistema tienen como función verificar productos, verificar clientes y generar facturas (ver Figura 59 P.141 descripción de funciones del vendedor). Por último los diagramas de caso de uso van a permitir en un futuro tener un punto de referencia para hacer mejoras o modificaciones a los procesos que se contemplan dentro de la solución así como también permiten la posibilidad de incluir nuevos o eliminar procesos.

4.3.2.1 Administrador. El administrador es la persona encargada de las operaciones diarias de la compañía es de que quien depende el pago de nómina, el pago a proveedores y hacer el control a los inventarios, dentro del sistema tiene las misma funciones que el gerente pero además tiene la facultad para generar reportes, hacer cambios en los inventarios, cancelar contratos con proveedores, incluir o eliminar empleados contando con la autorización del Gerente General de la empresa. En este diagrama de caso de uso, se observa cómo es la función del administrador dentro del sistema donde primero debe registrarse y validar su identificación como administrador de la empresa y de acuerdo a esto el sistema le permite acceder a los módulos específicos de sus funciones.

134

Figura 56 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del Administrador

Gerente

RegistroBase de Datos de Registro

Verificar nomina

Base de Datos de Nomina

Base de Datos de Inventario

Validar USuario Administrador

Verificar Inventario

Base de Datos de Clientes

Verificar clientes

Base de Datos de Proveedores

Verificar Proveedores

Verificar Factura

Base de Datos de Facturacion

Generar reportes

135

Casos de uso para el administrador El administrador tiene las siguientes funciones dentro del sistema: primero debe validar su información y de acuerdo a eso él puede registrar y verificar la nómina, los clientes y los proveedores además de borrar editar y crear reportes de cualquiera de las áreas de la compañía. ACTOR Administrador

CASOS DE USO Validar usuario, Registrar , verificar nómina, verificar inventarios ,verificar clientes ,verificar proveedores, crear, borrar ,editar , generar reportes

TIPO Primario

DESCRIPCION Esta es la persona que maneja todas las operaciones de la empresa

ACTOR Base de Datos de Registro CASOS DE USO Validar usuario, Registrar Usuario , TIPO Secundario

DESCRIPCION

Es un actor secundario y representa la base de datos donde se guarda toda la información de los usuarios o para este caso en particular la información de toda las personas que trabajan en la empresa

ACTOR Base de Datos de Facturación CASOS DE USO Facturación TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos de facturación en donde se guarda todo el histórico de las facturas emitidas por el almacén

ACTOR Base de Datos de Inventario CASOS DE USO Verificar Inventario TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor Secundario representa la base de datos de Inventario en donde se guarda toda la información de los productos existentes en la bodega

ACTOR Base de datos de Nómina CASOS DE USO Verificar Nómina TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de

136

los pagos del salario de los empleados ACTOR Base de datos de clientes CASOS DE USO Verificar Clientes TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de los clientes que tiene la empresa

ACTOR Base de datos de proveedores CASOS DE USO Verificar Proveedores TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de los proveedores de los productos que se venden en el almacén

CASOS DE USO Registrar Usuario ACTOR Administrador , Base de Datos de Registro TIPO Básico

PROPOSITO Permitir al vendedor registrar un login y un password para entrar al software de Gestión

CASOS DE USO Validar Usuario ACTOR Administrador , Base de Datos Registro TIPO Básico

PROPOSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario validar sus datos para ingresar al sistema

CASOS DE USO Verificar Facturas ACTOR Administrador , Base de Datos de Facturación TIPO Extensión

PROPOSITO

Este caso de uso es iniciado por el Gerente y le permite validarse en el sistema mediante un login y un password para poder usar el módulo del facturación para hacer revisiones de las facturas

137

CASOS DE USO Verificar Nómina ACTOR Administrador , Base de Datos de nómina TIPO Extensión

PROPOSITO Permitir al Gerente consultar la base de datos de Nómina para poder mirar de cuanto es el pago de todos los empleados

CASOS DE USO Verificar inventario ACTOR Administrador , Base de Datos Inventario TIPO Básico

PROPOSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario consultar los productos del inventario

CASOS DE USO Verificar Clientes ACTOR Administrador , Base de Datos clientes TIPO Básico

PROPOSITO En este caso de uso se puede consultar toda la información básica de los clientes así como las facturas que el cliente tiene

CASOS DE USO Verificar Proveedores ACTOR Administrador , Base de Datos Proveedores TIPO Básico

PROPOSITO En este caso de uso se puede consultar toda la información básica de los proveedores y cuáles son los productos que cada uno de ellos vende

CASOS DE USO Generar Reportes

ACTOR Administrador , Base de Datos nómina ,base de datos de inventario, base de datos de facturación, base de datos clientes, base de datos de proveedores

TIPO Básico

PROPOSITO Permite al Administrador Generar todos los reportes que requiere la gerencia general

138

4.3.2.2 Asistente o Secretaria. En este diagrama de caso de uso, se explica cuál es la función de la secretaria o asistente dentro del sistema; la asistente es la persona que ejecuta las órdenes impartidas por la administración; dentro del sistema tiene la opción de ingresar modificar o eliminar la información de nómina, información de clientes, información de proveedores, y la información básica de los empleados de la compañía.

139

Figura 57 Diagrama de Caso de Uso - Funciones Asistente

Asistente

Registro

Base de Datos de Registro

informacion de nomina

Base de Datos de Nomina

Base de Datos de Inventario

Validar USuario Asistente

Actualizar Inventario

140

ACTOR Secretaria

CASOS DE USO Validar usuario, Registrar , Ingresar Nómina, Actualizar inventario

TIPO Primario

DESCRIPCION Esta es la persona encargada del ingreso de nómina y de ingresar los nuevos producto al Inventario

ACTOR Base de Datos de Registro CASOS DE USO Validar usuario, Registrar Usuario TIPO Secundario

DESCRIPCION Es un actor secundario y representa la base de datos donde se guarda toda la información de los usuarios o para este caso en particular la información de todos los empleados de la empresa

ACTOR Base de Datos de Nómina CASOS DE USO Ingresar nómina TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos de Nómina en donde se guarda toda la información de los pagos de los empleados

ACTOR Base de Datos de Inventario CASOS DE USO Actualizar Inventario TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor Secundario representa la base de datos de Inventario en donde se guarda toda la información de los productos existentes en la bodega

141

Casos de Uso CASOS DE USO Registrar Usuario ACTOR Asistente , Base de Datos de Registro TIPO Básico

PROPOSITO Permitir al vendedor registrar un login y un password para entrar al software de Gestión

CASOS DE USO Ingresar Nómina ACTOR Asistente , Base de Datos de Nómina TIPO Inclusión

PROPOSITO Este caso de uso es iniciado por el Asistente y le permite acceder al módulo de nómina para ingresar a al sistema toda la información de pagos a los empleados

CASOS DE USO Actualizar Inventario ACTOR Asistente , Base de Datos de Inventario TIPO Extensión

PROPOSITO Permitir al Asistente consultar la base de datos de inventario para agregar productos o eliminar productos

CASOS DE USO Validar Usuario (Asistente) ACTOR Asistente, Base de Datos Registro TIPO Básico

PROPOSITO Permite al usuario validar sus datos para poder ingresar al sistema

4.3.2.3 Gerente. El Gerente General de la compañía es la cabeza visible de la organización y es quien designa el rumbo de la misma, dentro del sistema tiene las siguientes funciones: verificar inventarios, verificar nómina, verificar la facturación, hacer consultas de los clientes y de los proveedores.

142

Figura 58 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del Gerente

Gerente

RegistroBase de Datos de Registro

Verificar nomina

Base de Datos de Nomina

Base de Datos de Inventario

Validar USuario Gerente

Verificar Inventario

Base de Datos de Clientes

Verificar clientes

Base de Datos de Proveedores

Verificar Proveedores

Verificar Factura

Base de Datos de Facturacion

143

Actores ACTOR Gerente

CASOS DE USO Validar usuario, Registrar , verificar nómina, verificar inventarios ,verificar clientes ,verificar proveedores

TIPO Primario DESCRIPCION Esta es la persona que maneja todo la empresa ACTOR Base de Datos de Registro CASOS DE USO Validar usuario, Registrar Usuario , TIPO Secundario

DESCRIPCION

Es un actor secundario y representa la base de datos donde se guarda toda la información de los usuarios o para este caso en particular la información de toda las personas que trabajan en la empresa

ACTOR Base de Datos de Facturación CASOS DE USO Facturación TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos de facturación en donde se guarda todo el histórico de las facturas emitidas por el almacén

ACTOR Base de Datos de Inventario CASOS DE USO Verificar Inventario TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor Secundario representa la base de datos de Inventario en donde se guarda toda la información de los productos existentes en la bodega

ACTOR Base de datos de Nómina CASOS DE USO Verificar Nómina TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de los pagos del salario de los empleados

144

ACTOR Base de datos de clientes CASOS DE USO Verificar Clientes TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de los clientes que tiene la empresa

ACTOR Base de datos de proveedores CASOS DE USO Verificar Proveedores TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos en donde esta almacenada toda la información de los proveedores de los productos que se venden en el almacén

Casos de Uso CASOS DE USO Registrar Usuario ACTOR Vendedor , Base de Datos de Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Permitir al vendedor registrar un login y un password para entrar al software de Gestión

CASOS DE USO Validar Usuario ACTOR Vendedor , Base de Datos Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario validar sus datos para ingresar al sistema

CASOS DE USO Verificar Facturas ACTOR Gerente , Base de Datos de Facturación TIPO Extensión

PROPÓSITO Este caso de uso es iniciado por el Gerente y le permite validarse en el sistema mediante un login y un password para poder usar el módulo del facturación para hacer revisiones de las facturas

145

CASOS DE USO Verificar Nómina ACTOR Gerente , Base de Datos de nómina TIPO Extensión

PROPÓSITO Permitir al Gerente consultar la base de datos de Nómina para poder mirar de cuanto es el pago de todos los empleados

CASOS DE USO Verificar inventario ACTOR Gerente , Base de Datos Inventario TIPO Básico

PROPÓSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario consultar los productos del inventario

CASOS DE USO Verificar Clientes ACTOR Gerente , Base de Datos clientes TIPO Básico

PROPÓSITO En este caso de uso se puede consultar toda la información básica de los clientes así como las facturas que el cliente tiene

CASOS DE USO Verificar Proveedores ACTOR Gerente , Base de Datos Proveedores TIPO Básico

PROPÓSITO En este caso de uso se puede consultar toda la información básica de los proveedores y cuáles son los productos que cada uno de ellos vende

4.3.2.4 Vendedor. El vendedor o vendedores personas encargadas de la atención personal a los clientes; dentro del sistema tienen como función verificar productos, verificar clientes y generar facturas.

146

Figura 59 Diagrama de Caso de Uso - Funciones del vendedor

VENDEDOR

Registrar

Base de Datos de Registro

Facturar

Cotizar

Base de Datos de facturacion

Base de Datos de Inventario

Validar USuario Vendedor

Entrada y Salida de Almacen

147

Actores ACTOR Vendedor

CASOS DE USO Validar usuario, Registrar , Facturar, Cotizar , Entradas y Salidas de Almacén

TIPO Primario

DESCRIPCION Esta es la persona encargada de hacer las ventas en el almacén

ACTOR Base de Datos de Registro CASOS DE USO Validar usuario, Registrar Usuario , TIPO Secundario

DESCRIPCION Es un actor secundario y representa la base de datos donde se guarda toda la información de los usuarios o para este caso en particular la información de los vendedores

ACTOR Base de Datos de Facturación CASOS DE USO Facturación TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor secundario representa la base de datos de facturación en donde se guarda todo el histórico de las facturas emitidas por el almacén

ACTOR Base de Datos de Inventario CASOS DE USO Entradas y Salidas de Almacén TIPO Secundario

DESCRIPCION Este actor Secundario representa la base de datos de Inventario en donde se guarda toda la información de los productos existentes en la bodega

Casos de Uso CASOS DE USO Registrar Usuario ACTOR Vendedor , Base de Datos de Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Permitir al vendedor registrar un login y un password para entrar al software de Gestión y acceder a los demás casos de uso como facturar, cotizar y hacer entradas de almacén

148

CASOS DE USO Facturar ACTOR Vendedor , Base de Datos de Facturación TIPO Inclusión

PROPÓSITO Este caso de uso es iniciado por el vendedor y le permite validarse en el sistema mediante un login y un password para poder usar el software de gestión

CASOS DE USO Cotizar ACTOR Vendedor , Base de Datos de Inventario TIPO Extensión

PROPÓSITO Permitir al vendedor consultar la base de datos de inventario para chequear existencias y precios

CASOS DE USO Entradas y Salidas de Almacén ACTOR Vendedor , Base de Datos Inventario TIPO Básico

PROPÓSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario consultar eliminar y agregar productos al inventario

CASOS DE USO Validar Usuario ACTOR Vendedor , Base de Datos Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario validar sus datos para ingresar al sistema

4.3.2.5 Contador. El cuarto actor es el contador, persona encargada del manejo financiero de la empresa; dentro del sistema puede verificar toda la información contable de la empresa y hacer seguimiento a los consecutivos de las facturas y generar reportes para la administración y la Gerencia General.

149

Figura 60 Diagrama de Casos de Uso - Funciones del Contador

Actores ACTOR Contador

CASOS DE USO Validar usuario, Registrar , verificar nómina, verifica información de consecutivos ,realiza ajustes en la información financiera ,revisa los estados financieros

TIPO Primario

DESCRIPCIÓN Esta es la persona encargada de llevar la información contable de la empresa hacer balances y los estados financieros

ACTOR Base de Datos de Registro CASOS DE USO Validar usuario, Registrar Usuario , TIPO Secundario

DESCRIPCIÓN

Es un actor secundario y representa la base de datos donde se guarda toda la información de los usuarios o para este caso en particular la información de toda las personas que trabajan en la empresa

Contador

RegistroBase de Datos de Registro

Verificar Informacion de Consecutivos

Base de Datos de Gestion Financiera

Validar USuario Contador

Revisa los Estados finacieros

Realiza Ajustes en la informacion Financiera

Generar reportes

150

ACTOR Base de Datos de Gestión Financiera CASOS DE USO Facturación TIPO Secundario

DESCRIPCIÓN Este actor secundario representa la base de datos de Gestión Financiera en donde se guarda toda la información financiera y se lleva el control de los activos de empresa

Casos de Uso CASOS DE USO Registrar Usuario ACTOR Contador , Base de Datos de Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Permitir al contador registrar un login y un password para entrar al software de Gestión

CASOS DE USO Validar Usuario ACTOR Contador , Base de Datos Registro TIPO Básico

PROPÓSITO Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario validar sus datos para ingresar al sistema

CASOS DE USO Verificar Información de consecutivos ACTOR Gerente , Base de Datos de Gestión Financiera TIPO Extensión

PROPÓSITO

Este caso de uso es iniciado por el Contador y le permite validarse en el sistema mediante un login y un password para poder usar el módulo del Gestión Financiera para hacer revisiones de los consecutivos o códigos contables

CASOS DE USO Realizar ajustes en la información financiera ACTOR Contador , Base de Datos de Gestión Financiera TIPO Extensión

PROPÓSITO Permitir al contador consultar la base de datos de Gestión Financiera para consultar la información de la empresa y hacer las respectivas correcciones

151

CASOS DE USO Revisar los estados financieros ACTOR Contador , Base de Datos de Gestión Financiera TIPO Básico

PROPÓSITO

Este caso de uso tiene como finalidad permitir al usuario consultar la información financiera para determinar de acuerdo con esta el estado financiero general de la compañía y hacer recomendaciones a la gerencia general

4.3.3 Diagrama de Clases. Para realizar este paso se unen todos los actores con sus funciones dentro del sistema y así poder determinar cuál es su papel dentro de la solución desde el punto de vista general y así proponer ya la solución definitiva después de haber realizado todo el análisis y de conocer cuáles son los procesos; en donde están las fallas y cuáles son las cosas que se pueden mejorar. Este esquema es el que más se ajusta y soluciona cada una de las deficiencias que tenga la empresa o que no se haya cubierto con el sistema actual que posee la compañía (ver figura 61. P.149).

4.3.3.1 Procesos y características. Para el proceso de manejo de clientes se propone que primero debe tener la información básica de los clientes para poder tener una plena identificación de cada uno ellos, también se debe asociar al cliente a una factura y por consiguiente a un producto que se encuentra dentro del inventario como lo muestra la figura (ver figura 61. P.149).

Para el proceso de facturación primero se debe tener un formato de factura con la información básica de los clientes y una descripción del producto y un número consecutivo de factura quien será para este caso el identificador de cada una de las facturas.

Para el caso del proceso de inventario primero se debe tener la información básica de los productos, de su costo, de la cantidad de existencias y de quien es el proveedor de cada uno de ellos además de cuales productos pueden estar asociados a uno o muchos clientes y una o muchas facturas y a uno o varios proveedores y de esta forma llevar un control de cada producto que este en el inventario.

Para el proceso de manejo de proveedores como los demás procesos de debe tener la información básica de cada uno y de los productos que proveen también este proceso se asocia única y exclusivamente con el proceso de manejo de inventario tal y como lo muestra la figura.

152

Para el proceso de nómina únicamente se debe tener la información de cada uno de los empleados, cuánto tiempo de trabajo discriminado en horas, días, semanas, meses y años cuales son las retenciones de dinero y de cuánto es el salario de cada uno de ellos.

Figura 61 Diagrama de Clases

4.3.4 Aplicaciones de software que ofrece el mercado. Como se pudo ver lo anterior es el diseño del software que más se acercaría al que cumpliría con los requerimientos de la compañía, es importante tener en cuenta que le ofrece bastantes opciones para contribuir con la agilidad de los procesos, por tal motivo se realizó la siguiente matriz que muestra 5 compañías nacionales desarrolladoras de software que asemejan al diseño planteado anteriormente, tomando en cuenta que para este análisis se tuvieron para criterio de selección, la cantidad de

AGROSERVICIOS PERDOMO & NOVA: Empresa

-Codigo de Factura-Nit -Nombre de la Empresa -Direccion -Telefono -Descripcion de Productos -Codigo de Producto

Facturacion :

-Codigo de Empleado-Nombre de Empleado-Cargo de Empleado -Tiempo de trabajo -Salario

Nomina

-Codigo de producto -Nombre de Producto -Cantidad de Producto

Inventario

-Codigo de proveedor -Nombre del Proveedor-Direccion -Telefono-Codigo de Producto-Nombre de Producto

Proveedores

-Codigo de Cliente -Nombre de Cliente -Direccion -Telefono -Codigo de Factura

Clientes

Genera una

envia productos a :

TieneSolicita Producto

Expide

153

módulos básicos que ofrecen, los requerimientos básicos de funcionamiento, la plataforma de desarrollo, el motor de la base de datos, la arquitectura de red la integración con los CRM y el costo. De esta forma se genera un análisis de las empresas desarrolladoras, el cual brinda la posibilidad de tener una visión más amplia de las herramientas a nivel de software. Para la construcción de la siguiente tabla se tuvieron en cuenta los módulos básicos para la automatización de los procesos (facturación, inventario, nómina, clientes y proveedores) que como mínimo deben tener cada una de las alternativas que se están evaluando así como la plataforma de desarrollo, el motor de la base de datos la cantidad de usuarios permitidos sin que sea necesario comprar una expansión o más licencias, la arquitectura del software, es decir cómo es su funcionamiento, cuales son los requerimientos mínimos para que funcionen bien y el costo para algunos de los casos.

4.3.4.1 Conclusión diseño de software. El diseño de software anterior es el que más se acercaría a dar cumplimiento con los requerimientos de la compañía, es importante tener en cuenta que el mercado ofrece bastantes opciones para contribuir con la agilidad de los procesos, tal diseño cuenta con el módulo de administrador, asistente o secretaria, gerente, vendedor, contador quienes serian los roles de las personas que manipularían el sistema.

4.3.4.2 Empresas desarrolladoras de software. A continuación se observara una tabla que se compone de 4 empresas desarrolladoras (Ver tabla 33 P.151) de software, seleccionadas aleatoriamente, el mercado brinda bastantes opciones, hemos tomado aleatoriamente estas 4 cuatro empresas, por medio de la búsqueda en internet, recomendaciones de personas que han trabajado y han tenido una buena experiencia con los sistemas de información como es el caso concreto de Ofimática, y Siasoft, también en esta tabla se ha tenido en cuenta Novasoft, pues esta es la compañía que ha trabajado con Agroservicios durante más de 10 años además de esto por parte de esta compañía se contemplan 3 opciones distintas de sistemas de información que posteriormente se analizaran, otra de las empresas que se han consultado por búsqueda en internet es Netsolin empresa desarrolladora de software especializada para pymes, gracias a este

154

análisis de las empresas desarrolladoras, se tiene la posibilidad de tener una visión más amplia de las herramientas a nivel de software. La siguiente tabla se ha construido teniendo en cuenta las necesidades de la compañía en cuanto al sistema de información y en cuanto al diseño que se acercaría a la solución sus problemas a nivel software, los aspectos que están reflejados en la tabla son, técnicos y económicos, allí se observa en que procesos tienen más incidencia y brinda la posibilidad de tomar decisiones en el caso de tener que escoger una de ellas.

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Tabla 33 Empresas desarrolladoras de software

Empresa desarrolladora

“Netsolin/ Netsolpyme “Ofimática / Software

Empresarial ERP Estándar “Novasoft versión 2.0

Novasoft versión 4.0 Visual fox pro

Novasoft versión 4.0

Visual.net “Software Siasoft

Características

Contabilidad Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Tesorería Operativo Facturación y ventas Inventarios Compras Activos fijos Activos Contables Producción Servicios y mantenimiento Proyectos Presupuestos Amortizaciones Importaciones Mercadeo CRM

Ventas Comercial Pedidos cotizaciones Control de Inventarios Puntos de Venta Traslado entre Bodegas Facturas – Remisiones Manejo Cartera CRM 360° Historia del Cliente Consultar Cotizaciones Registro de Eventos Automatización de Citas Consultar Pedidos y Facturas Consultar Clientes Inactivos Compras tesorería Requisición, Cotización Cuentas por Pagar- Bancos Caja Menor Ordenes, Facturas Planeación de Pagos Pagos Electrónicos Contable Financiero Contabilidad Estados financieros Depreciación de Activos Manejo de Activos Fijos Medios Magnéticos Nómina y recursos humanos Manejo de Nómina

Contabilidad. Cuentas por Pagar. Cuentas por Cobrar. Inventarios. Tesorería. Facturación. Activos Fijos. Nómina. Compras. Ordenes de Producción. Punto de Venta. Correspondencia. Carga. Cartera Financiera. Cartera Cooperativa. Tele mercadeo.

Contabilidad. Cuentas por Pagar. Cuentas por Cobrar. Inventarios. Tesorería. Facturación. Activos Fijos. Nómina. Compras. Ordenes de Producción. Punto de Venta. Correspondencia. Carga. Cartera Financiera. Cartera Cooperativa. Tele mercadeo. Nómina Proveedores Consultas moviles CRM

Contabilidad. Cuentas por Pagar. Cuentas por Cobrar. Inventarios. Tesorería. Facturación. Activos Fijos. Nómina. Compras. Ordenes de Producción. Punto de Venta. Correspondencia. Carga. Cartera Financiera. Cartera Cooperativa. Telemercadeo. Nómina Proveedores Consultas móviles CRM

Módulo principal

Administración de usuarios Facturación ventas Facturación compras caja Inventario Personal Cartera Contabilidad

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Empresa desarrolladora

“Netsolin/ Netsolpyme “Ofimática / Software

Empresarial ERP Estándar “Novasoft versión 2.0

Novasoft versión 4.0 Visual fox pro

Novasoft versión 4.0

Visual.net “Software Siasoft

Planilla Única Prestaciones Sociales Pagos Medios Electrónicos Préstamos – Incapacidades

Plataforma de desarrollo

Visual fox pro 6

Visual Studio.net SQL Server

Visual fox pro 6 Visual fox pro 9 Visual Basic 6.0 Visual fox pro 6.0

Motor de base de datos

Tablas visual fox pro Tablas visual fox pro 6 Tablas visual fox pro 9 SQL Server Microsoft Access 2000 o en Microsoft SQL Server 2005

Usuarios 1-25 3-20 1-20 1-20 1-20 1-20 Requerimientos de red

Arquitectura cliente servidor

Arquitectura cliente servidor

Arquitectura cliente servidor

Arquitectura cliente servidor Arquitectura cliente servidor Arquitectura cliente servidor

Requerimientos de software

Windows 2000, 2003 server”26

Windows 2000, 2003 server” 27

Windows 2000, 2003 server” 28

Windows 2000, 2003 server

Windows 2000, 2003 server Windows 98 o superior”29

Costo $13.000.000

$18.000.000 $10.000.000 $6.200.000 Según cotización por ser clientes con novasoft.

$12.000.000 $10.000.000 Total de módulos y motor base datos Microsoft Access 2000, no incluye capacitación.

26 Netsolin “Standard” Disponible en http://www.netsolin.com/Default.aspx?tabid=73 Consultado: [16 de mayo de 2009, 5:55 p.m.] 27 Ofimática S.A. “Software Multiplataforma” Disponible en http://www.ofima.com/index.html Consultado: [16 de mayo de 2009, 6:10 p.m.] 28 Información suministrada por Novasoft vía correo electrónico 29 Siasoft “Módulo de Inventario” Disponible en: http://siasoft.blogspot.com/2008/01/modulo-de-inventario.html Consultado: [16 de mayo de 2009, 6:45 p.m.]

157

4.3.4.3 Conclusión matriz de empresas desarrolladoras de software. Como se observó en la anterior tabla, las empresas desarrolladoras de software tienen similitud en algunos de los módulos, pero también existen sistemas muy completos los cuales brindan mayor unión en los procesos, teniendo en cuenta que a futuro estos aumentan. La siguiente tabla contiene conceptos básicos de cada uno de los sistemas de información, (Ver tabla 34, P.154) en ella se muestra las utilidades de estos software, adicional a esto, se determina si los sistemas de informacion que se plantearon en la anterior tabla cumplen o no con el sistema de información que se diseñó en la parte inicial de este capítulo.

158

Tabla 34 Características básicas de los sistemas de información y si cumple o no con el diseño planteado

Empresa desarrolladora Características generales Cumple con las características del diseño de software que la

compañía requiere Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Realizando un análisis de este sistema de información, se observo que tiene dos módulos principales que son contabilidad y operativo. De contabilidad se desprenden cuentas por pagar y cuentas por cobrar junto con tesorería. Del segundo módulo se desprenden los submódulos de

facturación y ventas, inventarios, compras, activos fijos, activos contables, producción, servicios y mantenimiento, proyectos, presupuestos, amortizaciones, importaciones, mercadeo y CRM, para destacar de este sistema de información se diría que tiene CRM el cual es útil para, tener la información y el manejo apropiado de los clientes y de su consumo de productos, como se puede ver no cuenta con el módulo de nómina, lo que quiere decir que ya es un factor negativo si se observan las necesidades planteadas al inicio de este capítulo.

Netsolpyme, cumple con el diseño puesto que tiene los módulos, básicos que la compañía requiere, para la solución del problema en cuanto al sistema de información se refiere.

Ofimática / Software Empresarial ERP

Ofimática software empresarial ERP, esta es una versión bastante generosa en cuanto a recursos para la compañía, se refiere este sistema contable, esta igualmente creado para grandes y pequeñas empresas, su entorno grafico es bastante amigable, tiene un usuario administrador, cuenta con botones gerenciales, los cuales generan datos estadísticos, de ventas, entradas y salidas de almacén, cartera. un módulo que permite realizar pagos a la Dian, parafiscales que intercambia con

Ofimática Cumple y sobrepasa las características del sistema de información que se ha sugerido a la compañía, puesto que tiene bastantes alternativas en cuanto a los usuarios, su administración y comunicación se refiere.

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Empresa desarrolladora Características generales Cumple con las características del diseño de software que la

compañía requiere prestaciones sociales, estas funciones están en el módulo de nómina, en el cual se encuentra toda la información de los empleados de la compañía, este sistema fue desarrollado en visual.net y las bases de datos son manejadas por SQL server.

Novasoft versión 2.0

Esta es una versión, que como bien se sabe y se ha comentado en los capítulos anteriores, fue adquirida por la compañía y fue instalada en el servidor pero por diferentes circunstancias nunca se ha utilizado, de esta versión se puede decir que tiene una interfaz amigable para el usuario, cuenta con un usuario administrador, botones gerenciales, pos, incluye en el módulo de inventario un manejo por bodegas, sucursales y almacenes, esta es una versión que cumple con algunos de los requerimientos actuales de la compañía, no tiene CRM y tampoco el módulo de nómina, pero la compañía en caso de querer implementarlo, tendría el hardware mínimo necesario para, poder hacerlo, esta versión esta desarrollada en visual fox pro 2, las bases de datos se manejan por medio de tablas de visual fox pro.

Novasoft versión 2.0 Cumple con el diseño que se ha sugerido, de igual manera tiene los módulos básicos que se necesitan en la compañía.

Novasoft versión 4.0

Novasoft versión visual fox pro 9 es la última versión de la compañía desarrolladora de software de gestión Novasoft, esta versión cuenta con los módulos básicos como lo son facturación, inventarios, contabilidad, cartera, pero adicional a esto cuenta con un módulo CRM, nómina

Esta versión de Novasoft cumple e incluso al igual que ofimática ofrece, más opciones que las planteadas en el diseño sugerido

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Empresa desarrolladora Características generales Cumple con las características del diseño de software que la

compañía requiere y proveedores, esto hace una de las diferencias entre la versión 2.0 que esta desarrollada en visual fox pro 6, además de esto, cuenta con la posibilidad de migrar información a dispositivos móviles, también tiene botones gerenciales, facturación pos y facturación corporativa, las bases de datos de esta versión se almacenan en tablas de visual fox pro 9.

Novasoft versión 4.0

Novasoft versión visual.net. Como bien se pude apreciar esta versión está hecha en dos plataformas de desarrollo, las dos versiones cumplen las mismas funciones con los mismos módulos, la gran diferencia esta su plataforma de desarrollo, además de esto las bases de datos se almacenas en SQL server, estas dos diferencias hacen que tenga costo más alto, lo cual es un factor de gran importancia en el momento que la compañía tome la decisión de adquirir un sistema de información, en cualquiera de las versiones y empresas desarrolladoras.

Esta versión de Novasoft cumple e incluso al igual que ofimática ofrece, más opciones que las planteadas en el diseño sugerido, lo único distinto con el anterior es la plataforma de desarrollo.

Software Siasoft

Esta versión de software de gestión, está hecha para pymes, tiene los módulos básicos como los son facturación, contabilidad, inventarios, cartera y tiene un módulo administrador. Fue desarrollada en visual fox pro, de igual forma las bases de datos se almacenan en tablas de de visual fox pro, no tiene módulo CRM y tampoco el de nómina.

Siasoft de todas las versiones contempladas esta podría ser la más sencilla, pero aún así cumple con las características planteadas en diseño.

161

4.3.4.4 Conclusión de las características básicas de los sistemas de información y si cumple o no con el diseño planteado. Como se pudo observar en la tabla anterior cada uno de los sistemas de información tienen una serie de características similares, pues están diseñados para cumplir la misma función, cambian ciertos aspectos técnicos pero la funcionalidad es la misma, igualmente el diseño inicial planteado es un diseño básico sencillo que como se puede observar (Ver figuras 56 a 60,P.131 a 145) tiene planteado la privacidad en la información y en los usuarios, al definirse claramente las funciones de cada uno de los mismos, por ejemplo el usuario gerente está diseñado para que el pueda revisar información y obtener informes en nómina facturación inventario clientes entre otros, perfil del vendedor que únicamente entre sus funciones están facturar, cotizar y hacer entrada de almacén para cambios de mercancía, bajo previa autorización del administrador del sistema. Por tal razón se puede asegurar que estos sistemas de información cumplen con las expectativas de la compañía en cuestión de manejo de la información y cumplen con el diseño que se realizó al inicio de este capítulo.

4.3.4.5 Caracteristicas de las diferentes plataformas de desarrollo. Como bien se pudo observar en la tabla 33 (empresas desarrolladoras de software) las empresas desarrolladoras de softtware utilizan distintas lenguajes de desarrollo y diferentes sistemas operativos (ver tabla 35 P.157), por tal razón a continuacion se nombran las características más importantes de estos sistemas, de manera que se tengan más argumentos a la hora de tomar decisiones para un sistema de información.

162

Tabla 35 Sistemas Operativos

SISTEMA OPERATIVO CARACTERÍSTICAS

Windows 98

“El sistema operativo Microsoft Windows 98 ofrece una mayor calidad para el ordenador, incluyendo mejor rendimiento del sistema y un más sencillo mantenimiento. Windows 98 tiene más de 3.000 mejoras que incrementan significativamente el rendimiento del ordenador y proveen de una mejor experiencia al usarlo. Entre las mejoras en el rendimiento se pueden destacar la más rápida carga de aplicaciones, más espacio en el disco duro, arranque y apagado más rápido y soporte multimonitor. Windows Update, una extensión online de Windows 98, permite obtener aún más del PC a través de un nuevo y sencillo acceso a drivers y actualizaciones .Incluía nuevos controladores de hardware y el sistema de ficheros [FAT 32] que soportaba particiones mayores a los2 GB permitidos por Windows95. Windows 98 es un sistema operativo que se generó a partir de Windows 95, del Windows 3.11, Windows 3.1 y del DOS. Su principal diferencia con los primeros es que usa el sistema de archivos FAT 32, lo que lo hace más rápido ya que almacena los datos más eficazmente, lo que crea varios cientos de MB de espacio en disco adicional en la unidad. Además, los programas se ejecutan más rápidamente y el equipo utiliza menos recursos de sistema.”30

Windows 2000

“La familia Windows 2000 Server está construida sobre la fortaleza de la tecnología Windows NT, integrando servicios de directorio, de Web, de aplicaciones, de comunicaciones, de administración de archivos e impresión basados en estándares, con alta confiabilidad, administración eficiente y soporte para los últimos avances del hardware de redes. Windows 2000 Server le ofrece mayor confiabilidad al ser comparado con Windows NT Server 4.0, ya que se ha incrementado para manejar hasta 32 procesadores y soportar hasta 64 GB de memoria”.31

Windows 2003

“Windows Server 2003 incluye todas las funciones que las empresas esperan de un servidor de misión crítica como seguridad, confiabilidad, escalabilidad. En adición Microsoft ha mejorado la familia de servidores Windows para proporcionar a las organizaciones las ventajas de Microsoft .NET—un conjunto de software para conectividad de información, personas, sistemas y dispositivos. Esta característica ofrece mejoras en cuanto a seguridad y rendimiento para las redes de área local (LAN), por ejemplo, la administración automática de claves y la autenticación y autorización del usuario antes de obtener acceso a la LAN. También proporcionará control de acceso para las redes Ethernet cuando se utiliza Ethernet por cable en ubicaciones públicas. Es compatible con mutliredes y voz sobre ip”32

30 Monografías “Microsoft Windows 98” Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos15/microsoft-windows/microsoft-windows.shtml#CARACTER Consultado: [20 de junio de 2009, 1:36 p.m.] 31 Duiops “Windows 2000: Visión General” Disponible en: http://www.duiops.net/windows/win2k/visiong.htm Consultado: [20 de junio de 2009, 3:10 p.m.] 32 Duiops “Windows XP” Disponible en: http://www.duiops.net/windows/winxp/nuevoestandar.htm Consultado: [22 de junio de 2009]

163

SISTEMA OPERATIVO CARACTERÍSTICAS

Windows XP

“Admite hasta 4 gigabytes (GB) de memoria RAM y hasta dos multiprocesadores simétricos. Ayuda a proteger los datos transmitidos a través de una red. IPSec es una parte importante de la seguridad de las redes virtuales privadas (VPN), que permiten a las organizaciones transmitir datos de forma segura a través de Internet. La versión Windows XP Professional proporciona incluso mayores pruebas de carga para los controladores de dispositivos. Protege los archivos principales del sistema contra la sobrescritura por la instalación de aplicaciones. Si se sobrescribe un archivo, la protección de archivos de Windows restaura la versión correcta. Servicio del sistema que ayuda al usuario a instalar, configurar, realizar el seguimiento y quitar programas de software correctamente”33.

Tabla 36 Motores de Base de Datos

SOFTWARE CARACTERÍSTICAS

SQL server

“Facilidad de instalación, distribución y utilización. SQL Server posee una gran variedad de herramientas administrativas y de desarrollo que permite mejorar la capacidad de instalar, distribuir, administrar y utilizar SQL Server. Administrativas (Administrador corporativo).Desarrollo (Analizador de Consultas).

Puede utilizarse el mismo motor de base de datos a través de plataformas que van desde equipos portátiles que ejecutan Microsoft Windows 95 ò 98 hasta grandes servidores con varios procesadores que ejecutan Microsoft Windows NT, Enterprise Edition.SQL Server incluye herramientas para extraer y analizar datos resumidos para el proceso analítico en línea (OLAP, Online Analitycal Processing). SQL Server incluye también herramientas para diseñar gráficamente las bases de datos y analizar los datos mediante preguntas en lenguaje normal.SQL Server se integra con el correo electrónico, internet y Windows, permitiendo una comunicación local”34

SQL 2005

“SQL Server 2005 introduce la posibilidad de desarrollar objetos de base de datos en lenguajes .NET. Pueden crearse Objetos de código, incluyendo Funciones, Procedimientos y Triggers en lenguajes como C# y VB.NET. Se pueden crear también dos nuevos objetos en estos lenguajes: User-Defined Types y Agregados.

Las tecnologías XML son un estándar importante y ampliamente aceptado para distribuir datos entre diferentes aplicaciones sobre redes locales e Internet.

33 Microsoft “Windows Server 2003” Disponible en: http://www.microsoft.com/latam/windowsserver2003/evaluation/features/featuresorter.aspx Consultado: [26 de junio de 2009] 34 “Características de SQL Server” Disponible en: http://www.shica19.tripod.com/sql.html Consultado: [1 de julio de 2009]

164

SOFTWARE CARACTERÍSTICAS

Microsoft SQL Server 2005 soporta el almacenamiento nativo de documentos XML, especificación de consultas con XML y devolución de resultado de consultas como documentos XML.

En SQL Server 2005, los desarrolladores pueden crear servicios Web en la capa de base de datos, convirtiendo a SQL Server en un servidor HTTP. Esta capacidad supone un nuevo modelo de acceso a los datos para aplicaciones basadas en Web Services”35.

SQL server 2008

“Particionamiento (table and index) Operaciones de índice paralelas. Espejos de bases de datos, Gestión de Recursos Compresión de la copia de seguridad. Adición de memoria en caliente y soporte de CPU Fotografías instantáneas de las bases de datos. Funciones analíticas avanzadas Algoritmos avanzados de Minería de datos Servicios de Integración, Servicios de Análisis y Servicios de Reportes.”36

4.3.4.6 Análisis de comparación de las empresas desarrolladoras de software. Las anteriores empresas desarrolladoras de software, especializado para pymes, tienen información similar, trabajan sistemas contables, inventarios, CRM, comparas nómina etc. Es posible que uno de los que más se acerca a las necesidades de la empresa es ofimática, si se observa (Ver tabla 33 P.142) es un paquete robusto, está desarrollado en Visual Studio.net y el motor de la base datos es SQL server el cual es una herramienta que brinda garantías en la seguridad e integridad de los datos, que finalmente es un patrimonio para la compañía, y además de eso es un paquete que brinda la opción de comunicación web, por su plataforma de desarrollo, aspecto que es de suma importancia, porque de esta manera seria posible interconectar los dos almacenes., otra de las opciones es, Netsolin este paquete también tiene similitud en los módulos que maneja ofimática, pero tiene una gran diferencia en la plataforma de desarrollo, pues está construido en Visual fox pro 6. También tenemos la herramienta Novasoft que también similitud en los módulos que ofrecen las otras compañías, las diferencias radican en beneficios para los usuarios y aspectos técnicos como en el caso de Novasoft que tiene una versión en visual fox pro 9 y otra versión en visual .net con SQL server como manejador en las bases de datos, seguidamente de Novasoft en la tabla encontramos a Siasoft que está desarrollado en visual fox 35 Microsoft “Las 30 características principales de SQL Server 2005” Disponible en: http://www.microsoft.com/spain/sql/productinfo/features/top30features.mspx Consultado: [24 de junio de 2009, 8:45 a.m.] 36 Microsoft “Ventajas de Microsoft SQL Server 2005” Disponible en: http://www.microsoft.com/latam/sqlserver/microsoft-oracle.aspx Consultado: [24 de junio de 2009, 10:23 a.m.]

165

pro 6 y que en términos generales de comparación técnica, visual y funcionalidad es la inferior si hacemos las comparación con las otras empresas desarrolladoras.

4.3.4.7 Requerimientos de software en la empresa según diseño de la solución. La compañía requiere un sistema de información que le permita realizar las mismas funciones las cuales son facturación, inventarios y cartera, estos procesos los hace el actual sistema de inventarios con el cual se ha venido trabajando por más de diez años, pero con la diferencia que este nuevo sistema le brinde seguridad a la información que allí se maneja, que sea más ágil y rápido en los distintos procesos, que los datos que están consignados sean reales y que se pueda integrar a futuro con más de una sucursal, esta integración preferiblemente tendría que ser en línea, o por lo menos que permita actualizar y verificar la información por acceso remoto, adicionalmente este sistema de información deberá tener un módulo CRM, para poder tener un mayor manejo en los clientes y productos, un módulo de nómina, con el fin de centralizar la información de sus empleados, horas de trabajo, salarios y aspectos de seguridad social y un módulo de proveedores que le permita organizar los mismos generando información de productos, comprados, organizar órdenes de compra desde el mismo sistema de información, esto igualmente para centralizar la información, tomando como base las anteriores variables es importante tener en cuenta el presupuesto económico de la compañía que es igual o inferior a $10.000.000, para el sistema de información, lo cual, es un factor importante para tener en cuenta en el momento de tomar decisiones.

4.3.4.8 Opción a sugerir. Después de realizar el análisis del sistema de información que la compañía tiene actualmente, (Ver capitulo segundo), y del sistema de información que está instalado en el servidor y que nunca se ha utilizado, y luego de una comparación entre los dos con lo cual se tuvo una visión más amplia de su funcionamiento, se pudo entrar al análisis de las opciones que ofrece el mercado. Para realizar tal análisis, fue necesario concretar citas con asesores comerciales de las compañías anteriormente nombradas (Ver tabla 33 P.151) con estas reuniones, fue posible observar las demostraciones de los sistemas de información. Algunas de estas citas nunca fueron posibles pues los asesores no cumplieron el llamado realizado.

166

4.3.4.9 Criterios para adquirir el sistema de información. A continuación se observan los criterios más importantes para la toma de decisiones, estas razones se concluyeron junto con el gerente de la compañía, quien ha estado presente en el desarrollo de este proyecto y ha expresado cada una de sus inquietudes con respecto al actual sistema de información. De acuerdo con el diseño planteado, el cual parte de las necesidades que se determinaron en el levantamiento de información el modelo que más se ajustaría a la compañía debe incluir criterios de funcionalidad y escalabilidad los cuales son importantes si se tiene en cuenta que la compañía está creciendo y requiere estar soportada en buen sistema de información, y es de allí de donde se sustentan los siguientes criterios evaluados. La tabla incluye todas las empresas de software que se han consultado y se ha colocado la palabra Si en el caso que esta cumpla con los requisitos por la compañía y la palabra No cuando el sistema de información no cumple con los requisitos mínimos para Agroservicios Perdomo y Nova, en la parte inferior de la tabla (Ver tabla 37. P.161) se encuentran los requerimientos adicionales de la compañía como lo es el CRM, módulo de nómina, proveedores, comunicación en línea y módulo de administración. Tabla 37 Criterios básicos para adquirir el sistema de información

Requerimientos básicos de la

compañía

Sistema de información Cumple

FACTURACION

Netsolin/ Netsolpyme Estándar Si Si SI Si SI SI

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

INVENTARIOS

Netsolin/ Netsolpyme Estándar Si Si SI Si SI SI

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

CONTABILIDAD

Netsolin/ Netsolpyme Estánda Si Si SI Si SI SI

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

CARTERA

167

Netsolin/ Netsolpyme Estándar Si Si SI Si SI SI

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

Requerimientos adicionales de la

compañía

Sistema de información Cumple

CRM

Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Si SI NO SI SI NO

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

PROVEEDORES

Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Si Si SI NO SI NO

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software Siasoft

NÓMINA

Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Si Si SI NO SI NO

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

INTEGRACION EN LINEA

Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Si Si NO NO SI NO

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

MÓDULO ADMINISTRACION

Netsolin/ Netsolpyme Estándar

Si Si SI Si SI SI

Ofimática Novasoft versión 2.0 Novasoft versión 4.0 Novasoft versión 4.0 Software siasoft

168

4.3.4.10 Criterios económicos. Como se observa en la tabla 38 ( costos y formas de pago sistemas de información) las distintas empresas desarrolladoras tienen una variación en los precios de los sistemas de información que tienen en el mercado, el factor económico es de gran importancia pues Agroservicios Perdomo y Nova tiene un presupuesto menor o igual a $ 10.000.000 de pesos. En la siguiente tabla se observaran los valores comerciales de los distintos sistemas de información, los costos que figuran en la tabla se obtuvieron por medio de visitas a la compañía de los asesores comerciales de empresas de software, algunos de ellos nunca cumplieron las citas; otros precios se obtuvieron telefónicamente en las empresas que utilizan sistemas de información de las ya mencionadas empresas desarrolladoras de software Tabla 38 Costos y formas de pago sistemas de información

Empresa desarrolladora Costo Forma de pago Netsolin $ 13.000.000 Contado, 50% iniciación del

proyecto 50% al finalizar con puesta en marcha.

Ofimática $ 18.000.000 Contado, Leasing por módulos. Cheque posfechado, estudio de crédito.

Novasoft versión Visual. net

$ 13.000.000 Contado, crédito, Cheque posfechado, no realiza estudio de crédito.

Novasoft versión Visual. Fox pro 9

$ 6.000.000 Contado, crédito, Cheque posfechado, no realiza estudio de crédito.

Siasoft $ 10.000.000 Contado, crédito, Cheque posfechado.

4.3.4.11 Trayectoria en el mercado. A continuación se observara la trayectoria en el mercado de cada una de las empresas desarrolladoras de software, pues es de gran importancia la seriedad y cumplimiento de estas empresas, por tal razón se ha realizado la siguiente tabla (Ver tabla 39.P 163) que se compone del año de creación y las empresas más destacadas con las cuales han trabajado como por ejemplo Netsolin está realizando alianzas estratégicas con empresas como Texaco, Sony, finning Cat, laboratorios Elmor y Novotecnic para ampliar el portafolio y sumistrar soluciones a la medida para las grandes empresas; para el caso de ofimática las soluciones han resuelto grandes problemas en empresas como RTI, Simelca s.a, empresa de licores de Cundimarca, entre otras más; para

169

el caso de Novasoft han tenido éxito con sus producto en empresas como Redeban, Cindu, Típicas Empandas, y pro-offset ; y para el caso de Siasoft no se encuentran registros de casos de éxito en su block. Tabla 39 Trayectoria en el mercado y casos de éxito en empresas desarrolladoras

Empresa desarrolladora

Años en el mercado

Casos de éxito

Netsolin 12 25 Ofimática 25 33 Novasoft 22 4 Siasoft 15 .

4.3.4.12 Conclusión empresas desarrolladoras. Después de realizar el anterior análisis en el cual se incluye un análisis general de sus módulos y las plataformas de desarrollo; posterior a esto se plantearon criterios de decisión como los son aspectos técnicos, económicos y trayectoria en el mercado; se han determinado las siguientes opciones a sugerir a Agroservicios Perdomo y Nova. (Ver tabla 40, P. 165) comparaciones de ventajas y desventajas del software ERP disponible en el mercado).

170

Tabla 40 Comparación ventajas y desventajas del software ERP disponible en el mercado

Empresa desarrolladora Ventajas Desventajas

Sugerencia 1 Novasoft versión 2.0 visual Fox pro 6.0. Después de realizar el análisis del software existente en la compañía y tener en cuenta 3 opciones más que brinda el mercado, una de las opciones para la compañía es retomar el sistema de información que está instalado en el servidor y que nunca se ha utilizado, esta versión cumple con las mismas funciones básicas que brinda cualquiera de las otras opciones que se han contemplado.

Agroservicios Perdomo y nova no incurriría en gastos de sistemas de información.

Agroservicios Perdomo y nova no incurriría en gastos de actualización de hardware. Se conservaría la antigüedad con Novasoft y no se contrata con una empresa nueva para la cual Agroservicios sería una empresa nueva. El traslado de información no tendría mayor trauma pues Novasoft lo haría. Administración de usuarios y módulos

No tiene la opción de CRM y tampoco la compañía desarrolladora lo contempla pues esta versión ya no la trabajan. El soporte técnico y capacitación se tendría que adquirir con la compañía con un costo adicional. La versión de visual fox pro 6 es una plataforma de desarrollo que en Este momento ya no se utiliza en la mayoría de empresas desarrolladoras, ni en la empresa desarrolladora Novasoft, esto se podría interpretar como una problema en el momento de tener algún problema técnico con el sistema de información. No permite comunicación en línea este sistema de información. El traslado de información lo tendría que pagar Agroservicios a Novasoft pues ya este sistema de información se cancelo y esta opción ya quedo sin garantía. Esta solución de sistema de información limitaría a la compañía en cuestión de medios y dispositivos tecnológicos y esta solución no sería útil por más de 5 años.

Sugerencia 2 Ofimática Software Empresarial ERP Como la mejor opción, como la más completa en sus componentes técnicos, en su plataforma de desarrollo, en el motor de las bases de datos, en la implementación de elementos tecnológicos externos como dispositivos móviles, en el entorno grafico más amigable y práctico se ha determinado que la mejor opción a sugerir es ofimática, pero se tiene en cuenta que la empresa tiene como presupuesto es un valor menor o igual a 10.000.000, por tal razón este empieza a ser un factor importante en el cual se descarta esta empresa desarrolladora, aun así se observaran las ventajas y desventajas de este sistema de información.

Posibilidad de comunicación en línea con el almacén principal y sucursal. Se daría solución a los requerimientos de la compañía a nivel de software. Brinda seguridad e integridad en la información de la compañía. Administración de usuarios y módulos. Esta solución tecnológica brindaría utilidad a la compañía por los próximos 10 años.

el costo económico es bastante alto según el presupuesto de la compañía. Ofimática no da garantía que todos los datos que están en el actual sistema de información se puedan migrar al nuevo sistema pues los actuales están en Qbasic Ofimática ofrece en su costo 36 horas de capacitación lo cual podría ser muy poco tiempo para aprender a operar el sistema de información.

Sugerencia 3 Netsolin

Se daría solución a los requerimientos de la compañía a nivel de software. Netsolpyme Estándar

La forma de pago no es la más práctica para Agroservicios.

171

Empresa desarrolladora Ventajas Desventajas

Esta empresa desarrolladora brindaría una solución, como lo podría brindar cualquiera de las anteriores, tiene los módulos que la compañía requiere y adicionalmente tiene los módulos que la compañía requiere como lo son el CRM y el manejo de proveedores, su costo es de 13.000.000 de pesos supera en 3.000.000 el presupuesto de la compañía y según la visita del asesor la forma de pago es 50% al inicio del proyecto y 50% al finalizar. A continuación se observaran ventajas y desventajas que la compañía asumiría en caso de contratar el sistema de información con esta empresa desarrolladora.

Cuenta con el módulo crm el cual para la compañía es de gran importancia.

La versión de visual fox pro 6 es una plataforma de desarrollo que en Este momento ya no se utiliza en la mayoría de empresas desarrolladoras, Netsolin está preparando un versión en visual.net pero en el momento no ha salido al mercado. Agroservicios tendría que empezar un proceso comercial totalmente nuevo con esta compañía desarrolladora de software.

Esta compañía desarrolladora ofrece servicio técnico en línea si este fuera necesario.

Sugerencia 4 Siasoft. Esta empresa desarrolladora de software de gestión, tiene en el mercado el sistema de gestión que lleva como tal el mismo nombre Siasoft, este programa está desarrollado en visual fox pro 6 y tiene en términos generales las mismas funciones básicas que cualquiera de los software anteriores, el costo comercial de esta sistema de información es de 10.000.000, lo cual si se observa el presupuesto de la compañía es positivo porque estaría en el presupuesto.

El costo del sistema de información está en el presupuesto de Agroservicios. Se daría solución a los problemas existentes a nivel de software Cuenta con el módulo de administración de usuarios

No tiene en su versión el módulo CRM No tiene en su versión el módulo proveedores Este software en su entorno grafico de ve demasiado cargado de pestañas y botones De Siasoft se conoce muy poco, es una empresa que lleva poco tiempo en el mercado.

Opción 5 Novasoft versión 4.0 Novasoft en el mercado brinda varias opciones de sistemas de información, una versión para grandes empresas desarrollada en visual.net y una para pymes desarrollada en visual Basic 9 lo cual hace que los costo finales bajen notablemente, además de eso en la visita del asesor comercial a la compañía se acordó que el costo del nuevo sistema de información tomado como actualización de la versión 2.0 la cual nunca se ha utilizado, es de 6.090.000 (Anexo C Cotizaciones Figura 37) A continuación se observaran las ventajas y desventajas del presenta sistema

El costo del sistema de información es inferior al presupuesto de la compañía. Novasoft se compromete a realizar el traslado total de los datos del actual sistema de información. La compañía lleva una relación comercial con Novasoft por más de 10 años, lo cual genera confianza para las dos partes. La versión 4.0 daría solución a los problemas de información que la compañía tiene actualmente. La trayectoria de Novasoft en Agroservicios es amplia y la compañía confía en su sistema de información.

La compañía desarrolladora ofrece en su precio muy pocas horas de capacitación. La versión visual fox pro 9 no permite comunicación en tiempo real, la interconexión se realizaría por acceso remoto a los archivos del sistema de información. Directamente no tiene un módulo que sea de proveedores, si no de compras pero este tiene parte de la información que Agroservicios necesita para llevar tal proceso.

172

4.3.4.13

Novasoft, que de la misma forma tiene los módulos que brindan las otras empresas desarrolladoras de software, igualmente hecho en Visual Fox pro y otra versión en visual.net, particularmente existe una gran diferencia que no tienen las otras empresas y es la trayectoria en Agroservicios, lo cual se podría afirmar como una ventaja de Novasoft con respecto a las otras compañías desarrolladoras La trayectoria de Novasoft se remonta a más de 10 años en la compañía, esta empresa conoce igualmente todo el proceso tecnológico de Agroservicios Perdomo y nova. En las distintas reuniones con la empresa desarrolladora se planteo la posibilidad de adquirir una nueva versión del sistema pero con la figura de actualización del anterior, lo cual se puede ver reflejado en la cotización que Novasoft dejo a disposición de Agroservicios Perdomo y Nova.

Conclusión final. Como bien se pudo observar en las anteriores opciones, se contemplan las ventajas y desventajas de cada una de las empresas desarrolladoras y como resultado se puede afirmar que Novasoft es la empresa que más le convendría a la compañía para solucionar el problema con el sistema de información.

(

4.3.4.14 Como funcionaría Novasoft. A continuación por medio de un diagrama extraído del PDF de Novasoft versión 4.0 se explica cómo funciona Novasoft, de esta forma es posible entender su proceso lógico. (Ver figura 62.P 167.)

Anexo C Cotizaciones Figura 37).

173

Figura 62 Diagrama de funcionamiento lógico de Novasoft versión 4.0

Cuentas por pagar Contabilidad

Inventarios

tesoreria

Activos fijos

Compras

Consultas moviles

Nomina

Ordenes de produccion

Facturación pedios

CRM

Cuentas por cobrar

P.O.S

Como bien se puede observar en el diagrama la parte contable es de gran importancia se podría decir que es el núcleo de todo el proceso de la información de allí se genera la información para el resto del sistema, cada venta o compra que se involucre en el sistema tiene incidencia en el módulo contable.

4.3.5 Modelo de Entidad Relación. El modelo entidad-relación es el que se utiliza para el diseño conceptual de bases de datos. El modelo entidad-relación está formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas. El modelo entidad-relación, (entity-relationship, modelo relacional, modelo ER). Es un tipo de modelo de datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseño de las bases de datos relacionales. El modelo entidad-relación muestra la estructura de la base de datos empleando todo tipo de herramientas conceptuales.

174

Para el desarrollo y diseño de esta solución es importante tener en cuenta que a pesar de que el software disponible en el mercado ya dispone de motores de bases de datos y que estos son perfectamente adaptables a cada uno de los casos en particular, se debe tener una noción de cuál sería la que más se ajusta a las necesidades especificas de Agroservicios Perdomo y Nova por lo tanto se realizó un modelo de entidad relación con las características especificas de la empresa en donde se toma en cuenta cada una de los procesos que se van a automatizar como las entidades y de cómo se van a relacionar entre sí y a partir de esto el software disponible en el mercado que más se aproxime a el modelo propuesto debe ser el que se debe implementar porque sería el más ajustado a las necesidades reales de la compañía. A continuación se presentara el modelo de Entidad Relación de la empresa Agroservicios Perdomo y Nova: (Ver figura 63. P170)

175

Figura 63 Diagrama de Entidad relación para el diseño de la base de datos de Agroservicios Perdomo y Nova

176

4.3.5.1 Modelo de entidad relación para la representación de la base de datos de Agroservicios Perdomo y Nova. De acuerdo a la anterior figura el modelo incluye las entidades que están definidas por cada uno de los procesos que se van a automatizar (Nómina, clientes, Inventarios, Facturación y Proveedores) y con base en ellas se realizará la propuesta para el diseño de la base de datos, en dicha base de datos se almacenara toda la información básica de los clientes: nombre, dirección ,teléfono, email e identificación del cliente; esta información constituirá la primera entidad llamada para este caso Clientes y estará relacionada con la entidad de facturación por medio de la identificación del cliente. La segunda entidad se llama Facturación y está constituida por la información básica de las facturas: código de factura, fecha de expedición de la factura, código del cliente, código del producto, cantidad de producto, nombre del producto y valor total está relacionada con la tabla de clientes por medio del código del cliente y con inventario por medio del código del producto. La tercera entidad se llama inventario en esta entidad está contenida toda la información referente a los productos tales como: código del producto, nombre del producto, categoría a la que pertenece el producto, sub-categoría a la que pertenece el producto, marca del producto y fecha de ingreso al inventario y cantidad de existencias; está relacionada con facturación por medio del código del producto y con proveedores por medio del código del proveedor. La cuarta entidad se llama proveedores en ella está contenida toda la información básica de los proveedores de la compañía: el código del proveedor, nombre del proveedor, dirección del proveedor, teléfono, nombre del producto y marca del producto así como la fecha de distribución del producto; está relacionada con la entidad inventarios por medio del código del proveedor. La quinta y última entidad se llama nómina en ella está toda la información concerniente a las personas que trabajan en Agroservicios Perdomo y Nova dicha información es: código del empleado, nombres y apellido de los empleados, cargo que ocupan y fecha de vinculación a la compañía; esta entidad se relaciona con la entidad de facturación por medio del código del empleado.

177

CAPÍTULO CUARTO

178

4.4 DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE HARDWARE Determinar los elementos de hardware necesarios para establecer su esquema de funcionamiento en la solución. Durante el desarrollo del proyecto se realizaron una serie de análisis con la herramienta de uso libre Aida 32 la cual genera en un informe la composición del hardware y software de los equipos de cómputo, como se pudo observar en el capítulo segundo (Ver tablas 17,18 P.91, 95), ahora en este capítulo se analizara el hardware necesario para el funcionamiento de la solución A continuación se observaran una serie de componentes de hardware; memorias RAM, discos duros, procesadores y hardware de periféricos para este caso son las impresoras y lectores de códigos de barras con sus características, lo cual brinda la posibilidad de hacer una sugerencia técnica para realizar una actualización en algunos de los computadores de la compañía o adquirir una serie de elementos que se necesitan para lograr concretar la solución que finalmente tendrá como resultado la automatización por de los procesos.

4.4.1 Hardware de los equipos de cómputo. La siguiente tabla, muestra una serie de componentes de hardware, discos duros, memorias RAM, procesadores que son compatibles con los equipos de cómputo de la compañía, esto con el fin de establecer las opciones que brinda el mercado y tomar la decisión, esta se tomaría teniendo en cuenta el estado actual de los diferentes componentes de hardware, es decir si estos cumplen las especificaciones técnicas o no; se tomara como criterio de decisión los aspectos técnicos y económicos de cada uno de estos componentes. De allí se puede determinar si se necesita actualizar un equipo de cómputo o por el contrario reemplazar por un computador con mejores características. (Ver tabla 41 P.174). Es de resaltar que cada uno de estos dispositivos tiene tres cotizaciones distintas que se han realizado posteriormente. (Ver anexo C cotizaciones figura 38 a 39).

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Tabla 41 Hardware equipos de cómputo

Hardware Ventajas Desventajas Capacidad Costo aproximado

Disco duro IDE

Económico, Máximo cuatro dispositivos conectados, Soporta CD-ROM y cinta, Transparencia de hasta 16.6 Mbps, Velocidades en ATA-2, 11.1 con PIO Modo3, 13.3 Mbps con DMA Modo16.6 Mbps con PIO Modo4

Presentas problemas con el aumento de la velocidad del transporte de datos. Máxima velocidad 133 M/s

120. gb 250. gb 400. gb

“$ 100.000 + IVA $ 250.000 + IVA $ 130.000 + IVA

Disco duro SATA

Mayor velocidad en el transporte de datos. Menor cantidad de cables. Mayor longitud de cable de transmisión de datos. Conectividad de discos en caliente. No requiere configuración máster o Slave.

250. gb 320. gb

500. gb 1000. gb

$ 100.000 + IVA $ 110.000 + IVA $ 120.000 + IVA $ 225.000 + IVA

Memoria DDR1

“400 MHz 184-pin 2.5 V 3.2 GB/s 6.4 GB/s DDR fue seleccionada por la industria informática como base de desarrollo de tecnologías de futuro debido a su bajo costo de fabricación y superior rendimiento a SDRAM, descartando otras como la RDRAM (RAMBUS).”37

Más lenta que la DDR2 Día por día su costo se eleva y comercialización disminuye

1 gb $ 38100.000 + IVA”

Procesadores Intel

“Intel Pentium 4 3.6 GHz ( 800 MHz ) (Hyper-Threading) Permite hacer 2 tareas a la vez mayor rendimiento y más velocidad de procesamiento Poco calentamiento trabaja a temperatura normal 35grados”39

Día por día su costo se eleva y la comercialización disminuye. No es fácil encontrar dispositivos encontrarlos nuevos

Desactualizados

37 Pctelecos “Memoria DDR y DDR2” Disponible en: http://www.pctelecos.com/documents/ddryddr2.pdf Consultado: [16 de Agosto de 2009] 38 Ver anexo C cotizaciones 39 Intel “Pentium 4” Disponible en: http://www.intel.com/espanol/products/processor/pentium4/index.htm Consultado: [16 de Agosto de 2009]

180

Tabla 42 Impresoras Fiscales o P.O.S

Impresora Ventajas Desventajas Costo EPSON TMU 220

Corte automático. El papel convencional es de menor costo que el papel químico. Genera copia de la factura.

Papel convencional. Menor velocidad de impresión.

“390.000

SAMSUNG BIXOLON 270

Corte automático El papel convencional es de menor costo que el papel químico Guarda la copia de la factura

Papel convencional. Menor velocidad de impresión.

380.000

EPSON TMT 88 IV

Corte automático Mayor velocidad que la impresora matriz de punto. No requiere de cintas o cartuchos.

El papel químico es mas costoso que el papel convencional. No gurda copia de la factura de venta La impresión con el paso de los días se deteriora, tiende a borrarse.

550.000

SAMSUNG BIXOLON 350 PLUS

Corte automático Mayor velocidad que la impresora matriz de punto. No requiere de cintas o cartuchos Es más económica que la impresora Epson.

El papel químico es mas costoso que el papel convencional. No gurda copia de la factura de venta La impresión con el paso de los días se deteriora, tiende a borrarse.

530.000"40

40 Ver Anexo C cotizaciones

181

4.4.1.1 Hardware equipos periféricos. A continuación se dará una ilustración de las diferentes opciones de impresoras fiscales o P.O.S que se pueden encontrar en el mercado, la tabla muestra las ventajas, desventajas y el costo de las impresoras, los aspectos que se determinaran para la selección de los dispositivos serán técnicos y económicos.(Ver tabla 42 P.175)

4.4.1.2 Hardware con tecnología infrarroja. Uno de los retos de este proyecto es presentar una solución que brinde agilidad y velocidad en el proceso de facturación, por tal razón se ha determinado incluir hardware de tecnología infrarroja en el diseño de la solución, a continuación se verá una serie de dispositivos lectores de códigos de barra, los cuales se utilizarían en el momento de facturar y de ingresar la información al sistema de información, lo cual agilizaría los tiempos de respuesta al cliente y contribuiría a que la información de la compañía este actualizada (Ver tabla 43, P. 176). Tabla 43 Hardware de tecnología infrarroja 41

Nombre/Marca

Ventajas Desventajas Costo

Metrologic 9520 usb

Lectura automática Base para sostener el dispositivo. Conexión USB.

Lee el código de barras en una sola dirección. No logra ser tan veloz como el lector omnidireccional.

$ “300.000 IVA INCLUIDO

Metrologic 7120 usb

Lectura automática Lee el código de barras en cualquier dirección. Conexión USB

Su costo comparado al lector unidireccional. Es un dispositivo muy sensible a los golpes. No tiene base ajustable

$ 650.000” IVA INCLUIDO

41 Ver anexo C - Cotizaciones

182

Las anteriores son las opciones que brinda, el mercado actualmente, todos estos precios o costos de los productos, tanto de hardware y tecnología infrarroja, se han obtenido por medio de cotizaciones, en distintos proveedores de tecnología del centro comercial Unilago, así mismo en este proceso de selección hemos descartado, cotizaciones que no nos dan seguridad en la información pues, loa precios son incorrectos, la presentación de los documentos no es adecuada, o sencillamente nunca nos respondieron la solicitud y teniendo en cuenta la secuencia en el desarrollo del proyecto, a continuación se nombraran las configuraciones actuales de los equipos de computo de la compañía con el fin de determinar si es o no necesario cambiar la configuración de hardware actual.

4.4.2 Configuración actual de los host y equipos periféricos de la compañía.

4.4.2.1 Configuración servidor. La configuración actual del host servidor, es una configuración de la que se podría decir que es buena pues no presenta mayor desactualización en sus dispositivos de hardware, es decir aun es funcional pero según el análisis realizado en el capitulo dos se determino que los discos duros del servidor están llegando al límite de su capacidad. Tabla 44 Configuración actual del servidor

Almacenamiento 2) Discos duros 80 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/133 Disquetera de 3 1/2 Floppy disk drive Lector óptico HL-DT-ST RW/DVD GCC-4481B

Memoria 1024 MB DDR Procesador Intel Pentium 4HT, 2400 MHz (3 x 800) Board Intel Canterwood i875P

4.4.2.2 Configuración actual Host Contabilidad 1 y 2, facturación 1 y 2 almacén, principal, sucursal y bodegaje. Las configuraciones de estos host al igual que la del servidor, son configuraciones básicas para equipos de facturación y de procesos que no requieren, mayor capacidad de hardware como lo son procesos contables y procesos que realizan las asistentes o secretarias. Tabla 45 Configuración actual host contabilidad 1 y 2

Almacenamiento SAMSUNG SP0802N/P (80 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/133)

Disquetera de 3 1/2 Floppy disk drive

183

CD-ROM TS-H192C Memoria 253 MB (PC3200 DDR SDRAM) Procesador Intel Pentium 4HT, 2400 MHz (3 x 800) Board Intel Springdale-G i865G(V)

Tabla 46 Configuración actual host facturación 1 y 2 principal

Almacenamiento SAMSUNG SP0802N/P (80 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/133) Disquetera de 3 1/2 Floppy disk drive CD-ROM TS-H192C

Memoria 253 MB (PC3200 DDR SDRAM) Procesador Intel Pentium 4HT, 2400 MHz (3 x 800) Board Intel Springdale-G i865G(V)

Tabla 47 Configuración actual host facturación 1 y 2 almacén sucursal

Almacenamiento SAMSUNG SP0802N/P (80 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/133) Disquetera de 3 1/2 Floppy disk drive CD-ROM TS-H192C

Memoria 253 MB (PC3200 DDR SDRAM) Procesador Intel Pentium 4HT, 2400 MHz (3 x 800) Board Intel Springdale-G i865G(V)

Tabla 48 Configuración actual del host de bodegaje

Almacenamiento SAMSUNG SP0802N/P (80 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/133) Disquetera de 3 1/2 Floppy disk drive CD-ROM TS-H192C

Memoria 253 MB (PC3200 DDR SDRAM) Procesador Intel Pentium 4HT, 2400 MHz (3 x 800) Board Intel Springdale-G i865G(V)

Como se puede observar las anteriores tablas indican cómo están configurados los diferentes equipos de la compañía (ver tablas 44 a 48. P 171,172), excepto el portátil de gerencia pues este en el momento no está involucrado en ningún proceso de la compañía; es evidente que las configuraciones de estos host son iguales, excepto el servidor que tiene una board y memoria RAM que son de más alta capacidad estas configuraciones se pueden confirmar en el capitulo segundo en el cual se realizo este análisis por medio del software de uso libre llamado Aida 32.

184

4.4.2.3 Medios periféricos. Los medios periféricos de la compañía están totalmente divididos, pues no existe integración de estos por medio de la red LAN, estos medios están conectados a cada equipo correspondiente que lo necesite. Estos medios periféricos son:

Tabla 49 Medios periféricos y equipo al que corresponde

4.4.2.4 Conclusión. Como se pudo ver en las anteriores tablas, actualmente la compañía tiene unos equipos que relativamente no están desactualizados, aunque la tecnología que manejan Pentium 4 comercialmente ya no está activa, son funcionales pues los procesos que manejan son procesos básicos y existen equipos para cada una de la funciones que la compañía maneja. Con la información que se ha suministrado en las tablas anteriores se podrían tomar decisiones con respecto a las sugerencias de hardware para los host, si fuera necesario, a nivel de dispositivos infrarrojos y medios periféricos. Tabla 50 Sugerencia 1 de Hardware para el servidor

Almacenamiento

1 disco duro de 80 Gb. 1 disco duro de 80 Gb. 1 disco duro sata De 500 Gb.

En este disco se instalaría el sistema operativo. En este disco se almacenarían documentos, cartas, etc. Este disco duro de mayor capacidad almacenaría la información relacionada con el sistema de información.

Memoria 4 Gb DDR Esta se ampliaría puesto que los procesos aumentarían

Impresora Equipo al que corresponde Epson fx-2190 esc/p Contabilidad 1 Samsung ml-2010 series Contabilidad 2 Epson lx 500 Ventas 1 almacén principal Epson lx 500 Ventas 1 almacén sucursal Samsung ml-2010 series Secretaria asistente Samsung ml-2010 series Almacén/bodegaje/inventarios

185

Procesador Intel Pentium 4ht, 2400 MHz (3 x 800)

Se conservaría el mismo procesador pues la tecnología Pentium 4 ya no es comercial.

Board

Intel canterwood i875p

Se conservaría la misma board pues soporta el procesador intel Pentium 4, la memoria DDR, los discos duros IDE y tiene un puerto SATA.

4.4.2.5 Sugerencia 1 hardware para servidor. Como se puede observar en la tabla 50 (sugerencia de hardware para servidor) se conservarían los dispositivos del actual servidor únicamente se integrarían 3 Gb de memoria RAM DDR2 para completar cuatro y un nuevo disco duro de 500 Gb en el cual se almacenaría la información que genera el sistema de información, esta capacidad es generosa para el flujo de información de la compañía, de esta forma la inversión en cuanto al hardware del servidor seria mínima, pero a futuro es posible que tenga consecuencias negativas, pues la board estaría trabajando al máximo y se limitaría a un solo disco de puerto sata pues únicamente tiene un puerto para este tipo de discos por tal motivo el sistema quedaría vulnerable, en caso de que el disco duro falle no tendría opción de instalar un segundo disco sata, el proveedor de estos dispositivos otorga una garantía de 6 meses. Tabla 51 Sugerencia 2 de Hardware de servidor Dell

Unidad base: PowerEdge T410 Chassis with upto 6 Cabled Hard Drives and Quad-Pack LED Diagnostics (224-6305)

Memoria: 4GB Memory (2x2GB), 1066MHz Dual Ranked UDIMMs for 1 Processor, Adv ECC (317-0225)

Tarjeta de Video: E5502 Xeon Processor, 1.86GHz 4M Cache, 800MHz Max Mem (317-1209)

Memoria Video: No Second Processor (311-3928) Memoria Video: T410 Heat Sync 1P (317-1301)

Disco Duro: 250GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9246)

Sistema Operativo: No Operating System (420-6320) Módem: iDRAC6 Enterprise (313-7921) Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: Optical Cable T410 (313-7842)

Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: 16X DVD-ROM,SATA, INTERNAL (313-9100)

Diskette De Documentación: Electronic System Documentation and OpenManage DVD Kit (330-4150)

Diskette De Documentación: Dell Management Console (330-5280) Productos Adicionales De Almacenaje:

750GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9248)

186

4.4.2.6 Sugerencia 2 hardware para servidor. El gerente de la compañía es partidario de adquirir un servidor Dell, pues los actuales host de la compañía son de esta marca, las garantías y el servicio técnico que la compañía Dell a tenido con Agroservicios Perdomo y nova el gerente las califica como excelentes y confía en la trayectoria comercial que se ha tenido con DELL por mas 7 años, por tal razón se han realizado una serie de cotizaciones a la compañía DELL, nos hemos contactado vía telefónica con un asesor comercial y por medio de los catálogos de de este proveedor de tecnología se cotizado un servidor sin sistema operativo (Ver anexo C cotización servidor Dell figura 42), pues la compañía tiene una licencia de Windows server 2003, Como bien se ha dicho anteriormente, los dispositivos de hardware y tecnología infrarroja se han cotizado en el centro comercial Unilago, pero esto mismo no se ha realizado con el servidor, pues ante todo el gerente de la compañía nos expreso querer tener seguridad, tranquilidad y respaldo en cuanto al servidor se refiere y debido a la trayectoria la importancia y la garantía por 3 años de la marca DELL nos hace cotizar y sugerir esta opción, las otras opciones como Unilago en la mejor opción nos brinda 1 año de garantía, lo cual es un factor decisivo en el momento tomar una elección.

4.4.2.7 Opciones a sugerir en dispositivos de hardware para Host Contabilidad 1 y 2, facturación 1 y 2 almacén, principal, sucursal y bodegaje. Como se observó en anteriormente en la configuración de los host o equipos de facturación de los dos almacenes incluyendo contabilidad y almacén de bodegaje,(Ver tablas 45 a 48 P.178) como se ha podido observar durante el desarrollo de este proyecto, estos equipos cumplen funciones especificas que no requieren mayor exigencia de hardware, aun así se tomo como base que el servicio ágil es una característica de la compañía por tal motivo se recomienda la siguiente configuración de host con el fin de agilizar los procesos para los cuales están asignados estos equipos. Tabla 52 Configuración a sugerir de hardware para Host Contabilidad 1 y 2, facturación 1 y 2 almacén, principal, sucursal y bodegaje

Almacenamiento Samsung sp0802n/p (80 Gb, 7200 rpm, ultra-ata/133) Disquetera de 3 1/2 floppy disk drive Cd-rom ts-h192c

Continua igual

Memoria 1 Gb (pc3200 ddr sdram) Se amplía a 1 Gb con el fin de mejorar el rendimiento del host

Procesado Intel pentium 4ht, 2400 Mhz (3 x 800) Continua igual Board Intel springdale-g i865g(v) Continua igual

187

De esta forma quedaran los host de ventas, contabilidad y almacenamiento, únicamente se modificaría en todos los host la memoria RAM la cual agilizaría los procesos, se pasaría de 256 a 1256 Gb pues se dejaría la memoria RAM actual que tienen.

4.4.3 Selección de dispositivos de hardware, periféricos, dispositivos infrarrojos y servidor

4.4.3.1 Criterios de selección. Los criterios de selección en los dispositivos de hardware, se han determinado por aspectos técnicos, es decir el que tenga mejor desempeño con respecto a las necesidades de las compañía, y el criterio económico el cual debe estar en el presupuesto de la compañía, para este caso la compañía ha destinado 00000. Pesos para el total del hardware que se tendrá que implementar.

4.4.3.2 Selección de Hardware. Como se ha podido observar durante el análisis de los dispositivos de hardware de, los host de facturación y contabilidad se ha podido apreciar que la memoria RAM es de 256, la cual es un poco baja pero cumple con especificaciones técnicas del sistema de información actual, pero como bien se sebe que el propósito es mejorar el rendimiento de los host, pues con el nuevo sistema de información los procesos aumentaran notablemente por tal se considero ampliar la memoria RAM, a continuación se ilustrara la configuración que se ha considerado apropiada para el hardware de los host de facturación de los dos almacenes, contabilidad asistente y bodegaje. Tabla 53 Selección de dispositivos de Hardware

En esta tabla se puede apreciar que únicamente la actualización que se va a realizar es para los equipos ya nombrados, pues son los únicos que requieren esta actualización, puesto que la memoria RAM es de 256 y el requerimiento mínimo para el sistema de información es de 512 Gb, por tal razón se ampliara la memoria RAM a 1Gb pensando en el aumento de procesos y una mejor y rápida respuesta al cliente en el momento de facturar, o en el momento de consultar o generar, un

Cantidad Dispositivo Marca Costo 7 Memoria RAM Kingston $100.000 + IVA

188

informe contable, son 7 equipos o host a cada uno de ellos se le actualizara la memoria RAM adicionando una pastilla de 1gb para cada uno de ellos, esto quiere decir que quedarían con 1256 Gb de memoria RAM. Tabla 54 Host a los cuales se les implementará el nuevo Hardware

Host Dispositivo de hardware a incluir Contabilidad 1 Memoria RAM DDR 1gb Contabilidad 2 Memoria RAM DDR 1gb Facturación 1 almacén principal Memoria RAM DDR 1gb Facturación 2 almacén principal Memoria RAM DDR 1gb Facturación 1 almacén sucursal Memoria RAM DDR 1gb Facturación 2 almacén sucursal Memoria RAM DDR 1gb Bodegaje Memoria RAM DDR 1gb

4.4.3.3 Selección de medios periféricos. Según el análisis realizado en, el proceso de facturación se pueden apreciar varios aspectos entre estos se puede afirmar que la compañía tiene unos gastos altos en cuestión de facturación, pues se tiene facturas impresas con el logotipo, original y 2, copias en papel químico a media carta, por esta razón se sugiere cambiar esta forma de facturación a una facturación de impresora fiscal o pos, en la tabla 42 se pueden observar distintas opciones que brinda el mercado de este tipo de dispositivos, como bien se ha dicho anteriormente de la misma manera que se opto por el sistema de información teniendo en cuenta criterios económicos y técnicos así mismo se escogerán los medios periféricos. Tabla 55 Selección medios periféricos

Como se puede ver se ha determinado que la mejor opción para el proceso de facturación es la impresora marca Epson tmu 220, (Ver tabla 42 P.175) la cual es práctica y versátil, es una impresora que imprime por medio de matriz de punto, este sistema es más económico que actual y es mucho más rápido a pesar de que tienen la misma tecnología pues el trayecto de impresión es mucho más corto esta configuración, esta misma configuración se incluye para el almacén sucursal.

Cantidad Dispositivo Marca Costo 2 Impresora POS Epson $ 390.000

189

Tabla 56 Configuración final para dispositivos periféricos

La anterior tabla ilustra la configuración final para los dispositivos periféricos, (ver tabla 56.) los cuales cambian totalmente, pues las impresoras que la compañía tiene actualmente son impresoras Epson lx500 las cuales imprimen hojas en forma continua tamaño carta u oficio, estas nuevas impresoras imprimen en papel de 8 cm de ancho aproximadamente, se escogió esta impresora Epson TMU 220, pues técnicamente es una impresora rápida y la marca Epson ha tenido bastante trayectoria en la compañía, en cuanto al precio es más costosa que la similar Samsung bixolon 270 pero en el momento de hacer pruebas la impresora Epson demostró ser más veloz.

4.4.3.4 Selección dispositivos infrarrojos. Los dispositivos infrarrojos son de gran ayuda en el momento de facturar, los lectores de códigos de barras evitan que se tenga que digitar la información del producto en el momento de facturar los productos, pero en esta tecnología existen bastantes marcas, referencias y tecnología como lo es la omnidireccional (ver tabla 43 P 176) la cual lee el código de barras en cualquier dirección y el unidireccional el cual solamente lee el código de barras en una sola dirección. Tabla 57 Dispositivos Infrarrojos

Durante el desarrollo de este proyecto se ha hablado en varias oportunidades de dispositivos infrarrojos por tal razón se han realizado pruebas con distintos dispositivos unidireccionales y omnidireccionales, después de hacer estas pruebas en el distribuidor de estos elementos se ha determinado que los omnidireccionales son más rápidos, pero por su tecnología están fabricados con espejos, lo cual lo hace un elemento sensible en caso de sufrir algún daño de otro lado es un dispositivo mucho más costoso y se sale del presupuesto de la compañía, mientras que el unidireccional tiene base ajustable, no es tan veloz, solamente

Marca Cantidad Ubicación Función Epson TMU 220 2 Almacén principal y

sucursal Pto de venta facturación

Cantidad Dispositivo Marca Costo 6 Lector código de barras Metrologic $ 300.000

190

tiene un dispositivo reflector esto lo hace más resistente a posibles golpes, por tal razón se ha determinado que el más indicado entre sus similares es el lector Metrologic 9520 USB. Es importante recordar que la compañía tendría que adquirir mínimo de 4 unidades que son el número de host que actualmente están facturando, por lo tanto pues el omnidireccional tiene un costo elevado y se sale del presupuesto de la compañía. Tabla 58 Configuración final para dispositivos periféricos

Marca/ Dispositivo Cantidad Ubicación Función Metrologic 9520 usb.Lector unidireccional

6 Almacén principal y sucursal

Punto de venta facturación

La anterior tabla ilustra la configuración que se incluiría en el diseño final, es importante aclarar que este diseño, se compone de 6 host para facturar en los dos almacenes, por lo tanto son 6 lectores de códigos de barras si se quisiera implementar el diseño total.

4.4.3.5 Selección servidor. El servidor es una herramienta de gran importancia en la compañía, pues se sabe que allí estaría almacenada toda la información, por lo tanto tiene que ser un host que genere confianza, tanto en su estructura de hardware como en el respaldo a nivel de garantía, por lo tanto se ha optado por el servidor de la compañía proveedora de tecnología DELL. Tabla 59 Dispositivos de Hardware nuevo servidor

Unidad base: PowerEdge T410 Chassis with upto 6 Cabled Hard Drives and Quad-Pack LED Diagnostics (224-6305)

Memoría: 4GB Memory (2x2GB), 1066MHz Dual Ranked UDIMMs for 1 Processor, Adv ECC (317-0225)

Tarjeta de Video: E5502 Xeon Processor, 1.86GHz 4M Cache, 800MHz Max Mem (317-1209)

Memoria Video: No Second Processor (311-3928) Memoria Video: T410 Heat Sync 1P (317-1301)

Disco Duro: 250GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9246)

Sistema Operativo: No Operating System (420-6320) Módem: iDRAC6 Enterprise (313-7921) Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: Optical Cable T410 (313-7842) Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: 16X DVD-ROM,SATA, INTERNAL (313-9100)

Diskette De Documentación: Electronic System Documentation and OpenManage DVD Kit (330-4150)

Diskette De Documentación: Dell Management Console (330-5280)

191

Productos Adicionales De Almacenaje: 750GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9248) Costo total

La anterior información se obtuvo de la cotización que realizó DELL por lo tanto no se especifican precios unitarios, en la anterior tabla se encuentra todo el hardware que compone el host del servidor de la compañía, este servidor tiene un costo alto pero su garantía se extiende a 3 años, además de esto, es una máquina que está diseñada para tal función (Ver tabla 59).

4.4.3.6 Configuración final servidor. Para tomar la decisión de este servidor se tuvieron en cuenta aspectos técnicos, económicos y de garantía, siendo este último un aspecto muy importante y más cuando se trata de dispositivos que almacenan información. Al gerente de la compañía se le entregaron las configuraciones posibles que se tuvieron para el servidor, y se sugirió una configuración avanzada, la cual fuera robusta y garantizara el proceso de escalabilidad que la compañía ha tenido y por lo cual se espera que aumente en los próximos años por tal razón se ha cotizo un servidor con la compañía tecnológica DELL, como se pudo ver anteriormente esta configuración es robusta y su tecnología es mucho más avanzada que la configuración actual del servidor.

4.4.3.7 Costo total implantación dispositivos de Hardware. Como bien se observó en este capítulo, se presento la unión de todos los dispositivos de hardware que compondrían el diseño que se está realizado para la compañía Agroservicios Perdomo y Nova; teniendo en cuenta esto a continuación se observaran los costos totales de la implementación de estos dispositivos, los cuales hacen parte importante del la investigación de este proyecto, es así como se da finalidad a este capítulo, esperando que la idea principal a la se quería llegar, haya tenido una correcta respuesta.

192

Tabla 60 Costo total implementación Hardware

Dispositivo Cantidad Valor unitario Valor total

Memoria RAM DDR 1gb 7 Impresora Epson TMU 220 2 $ 390.000 $ 780.000 Lector código de barras Metrologic 9520

6 $ 300.000 $ 1.500.000

Servidor Dell t410 1 $4.090.000 $4.090.000 TOTAL $ 6.370.000

193

CAPÍTULO QUINTO

194

4.5 COMPONENTES DE COMUNICACIONES Determinar los componentes de comunicaciones necesarios para establecer su esquema de funcionamiento en la solución En el área de comunicaciones o redes existen varios aspectos que se deben tener en cuenta antes de emitir un concepto, para la solución; Entre estos se pueden destacar los siguientes: ubicación de los almacenes, el acceso a internet por parte del almacén sucursal es nulo, el mal estado de la red LAN en el almacén principal, entre otros, por tal motivo se tienen que buscar soluciones a todos los inconvenientes que se generan por estos aspectos. Igual como sucede con el hardware y software el mercado actualmente brinda infinidad de opciones y es obligación de este proyecto sugerir la mejor alternativa para la compañía y la adquisición de artículos que ayudaran, a solucionar el problema de comunicaciones de la compañía, todo esto teniendo en cuenta aspectos tecnológicos y económicos.

195

Tabla 61 Opciones de cable UTP que brinda el mercado

Categoría Características Aplicaciones Normas aplicables Costo

Cable UTP cat5e

- Calibre del conductor: 24 AWG. - Tipo de aislamiento: polietileno sin halógenos. - Tipo de ensamble: 4 pares. - Tipo de cubierta LSZH: con propiedades de baja emisión de humos sin halógenos. - Para conexiones y aplicaciones IP. - Conductor de cobre sólido de 0.51 mm. - Diámetro exterior 5 mm. - Desempeño probado hasta 200 Mhz. - Impedancia: 100 Ω.

- 1.2 Gbps ATM. - 622 Mbps ATM. - 100 Base T. - 100 Mbps TP-PMD. - 100 BASE VG ANYLAN. - 1000 Base T.

.ANSI/TIA/EIA 568B. - ANSI/ICEA S-90-661. - ISO/IEC 11801 (2a edición, clase D). - NEMA WC63.1. - EN 50173-1. - UL. - IEC 60332-1 (parte 1). - IEC 60332-3 C. - IEC 1034 1/2. - IEC 60754-1/2. - NES 713. - NMX-I-248-NYCE-2005.

$ 300.000

Cable UTPcat6

Calibre del conductor: 24 AWG. Tipo de aislamiento: Polietileno. Tipo de ensamble: 4 pares. Tipo de cubierta: PVC con propiedades retardantes a la flama. Para conexiones y aplicaciones IP. Conductor de cobre sólido de 0.51 mm. Diámetro exterior 5.5 mm. Desempeño probado hasta 350 MHz Impedancia: 100Ω.

Ethernet IEEE 802.3 IEEE 802.5 FDDI ATM RNIS

EN 50173 ISO/IEC 11801 TIA/EIA 568 EN 50188-10 (draft) IEC 61156-5 Ed 2 (draft)

$285.000

196

La anterior tabla, muestra las diferentes categorías de cable y sus características más importantes, es de resaltar que no necesariamente una red local tiene que ser guiada también, es posible crearla inalámbricamente, para ello, es importante hacer la siguiente explicación sobre la red inalámbrica “Red inalámbrica: Subred de comunicación con cobertura geográfica limitada, cuyo medio físico de comunicación es el aire”42

Tabla 62 Componentes para una Red Inalámbrica

.

Dispositivo

Características básicas Requisitos mínimos

Costo

Router Linksys WRT310N

“stándares: IEEE 802.3, IEEE 802.3u, IEEE 802.11g, IEEE 802.11b Puertos: Internet, Ethernet (1-4), Alimentación

Internet Explorer 6, Firefox 2, Safari 3 o superior para la configuración basada en el explorador”43

$ 130.000

TEW-432BRP TRENDNET

Router inalambrico 54Mbps 802.11g con Firewall y switch de 4-puertos 1 puerto (Internet) Auto-MDIX WAN a 10/100Mbps integrado Soporta cable módem DSL con IP dinámica, IP estática (fija), y tipos de conexión PPPoE, PPTP o L2TP Característica de servidor DHCP para asignar direcciones de hasta 253 clientes IP Supports 802.1x WPA/WPA2, WPA-PSK/WPA2-PSK, TKIP/AES for Advance Security Supports MAC Address, Protocol,IP

Windows 95/98/NT/2000/XP, Linux y Mac OS

$ 67.000

Tarjeta red inalámbrica WMP54G

“Funciona en el espectro de frecuencia de 2,4 GHz, con rendimiento de hasta 54 Mbps

Cumple con la versión del estándar IEEE 802.11g y es compatible con versiones anteriores de productos IEEE 802.11b

Admite encriptación WEP y seguridad WPA de hasta 128 bits

Compatible con Windows 98 SE, Millennium, 2000 y XP

Procesador de 500 MHz o superior

128 MB de RAM

Ranura PCI disponible

Unidad de CD-ROM

Windows 98SE, Me, 2000 o XP con Service Pack 1 (o posterior)”44

$100.000

42 Extraído de: presentación semillero de investigación Net-fi ing Carlos Andrés lozano 43 Disponible en ttp://www.linksysbycisco.com/LATAM/es/products/WRT310N 44 Disponible en http://www.linksysbycisco.com/EU/es/products/WMP54G

197

Como se puede apreciar, para una red inalámbrica los componentes son más sencillos, puesto que no requiere grandes de elementos para su funcionamiento de tal manera que la instalación del mismo modo es más rápida. En este tipo de conexiones se tiene que tener en cuenta la parte de seguridad pues esta tiene que ser tan rígida como la de las conexiones guidas, para evitar la intromisión de agentes externos. Figura 64 Opciones de Swicht para rack de 24 puertos

45 Dlink “Switch 24 puertos 10/100/1000 Mbps No gestionable” Disponible en: http://www.dlink.es/cs/Satellite?c=Product_C&childpagename=DLinkEurope-ES/DLProductCarousel&cid=1197319338283&packedargs=locale%3D1195806681347&pagename=DLinkEurope-ES/DLWrapper&p=1197357768092&packedargs=TopLevelPageProduct%3DBusiness%26packedargs%3DProductParentID%253D1197318673231 Consultado: [19 de septiembre de 2009]

Marca Características básicas Descripción general Costo

Swicht des-1024d Cat 5e

“Conmutador Nivel 2 - 24 puertos 10/100Mbps - Soporte full-dúplex y half-dúplex para cada puerto - Todos los puertos con función AUTO MDI/MDIX - Control de flujo contra la pérdida de datos - Autocorrección de la inversión de polaridad RX - Gama completa de LEDs de diagnosis en el panel frontal - FCC Clase A - CE Clase A - VCCI Clase A - CUL, CB

Para grupos de trabajo Este conmutador se ha diseñado para mejorar las prestaciones de los grupos de trabajo, garantizando la flexibilidad de conexiones a 10/100Mbps. Potente pero fácil de utilizar, permite que los usuarios conecten un puerto de cualquier tipo a un nodo a 10Mbps o 100Mbps para multiplicar el ancho de banda, mejorar los tiempos de respuesta y realizar pesadas cargas de trabajo.

Todos los 24 puertos del conmutador soportan el estándar NWay. Los puertos pueden negociar tanto la velocidad de conexión en entornos de red 10BASE-T y 100BASE-TX como el modo de transmisión full-dúplex o half-dúplex.”

24 puertos 10/100Mbps.

45

$ 240.000

TRENDnet cat 6

16 puertos RJ-45 Gigabit Auto-MDIX y de Auto-Negociación a 10/100Mbps

Compatible con los estándares IEEE 802.3 y

Este conmutador de 16 puertos a 10/100 es un conmutador con detección automática (auto-sensing) de alto rendimiento que negocia velocidades de red entre 10Base-T y 100Base-TX de

$ 690.000

198

46 TRENDNet “Conmutador de 16 puertos a 10/100 Mbps” Disponible en: http://www.trendnet.com/langsp/products/proddetail.asp?prod=240_TE100-S16&cat=114 Consultado: [19 de septiembre de 2009] 47 Linksys by Cisco “Swicht de grupo de trabajo EtherFast 10/100 de 16 puertos” Disponible en: http://www.linksysbycisco.com/EU/es/products/EZXS16W?lid=LearnMore Consultado: [19 de septiembre de 2009]

IEEE 802.3μ

Ofrece 1.25Mbits de RAM para el almacenamiento temporal de datos (buffering)

manera automática. Todos los puertos soportan un modo full/half dúplex para alcanzar un máximo rendimiento de la red. Este conmutador de 16 puertos a 10/100Mbps ha sido diseñado y creado para aumentar el ancho de banda de la red, por tanto constituye la mejor solución tanto para entornos de red de negocios pequeños como corporativos46.

Linksys EZXS16W Cat 5

Modelo: EZXS16W Estándares: IEEE 802.3, IEEE 802.3u Puertos: 10/100 RJ-45 Tipo de cables: UTP de categoría 5 o superior Los puertos 10/100 conmutados alcanzan 200 Mbps en modo dúplex completo

Es un medio sencillo y asequible para crear una red Ethernet de sobremesa rápida y fiable. Conecte hasta 24 dispositivos como, por ejemplo, ordenadores, dispositivos de almacenamiento, módems o impresoras, y obtendrá un rendimiento mayor y más rápido. Los puertos 10/100 con percepción automática optimizan automáticamente las velocidades de transmisión para adaptarse a las necesidades de los dispositivos conectados. La tecnología avanzada de detección y corrección de errores sirve para mantener la precisión y la integridad, incluso durante periodos de actividad intensa.47

199

En la anterior tabla se pueden apreciar las especificaciones de algunas marcas y Referencias de swicht d –link, que existen en el mercado, esto con el fin de tener claridad en los elementos que se determinan son necesarios para diseñar la solución, de la compañía y así eliminar los problemas causados por las comunicaciones, es importante que para este diseño se sugieren dispositivos más robustos que los la compañía tiene actualmente, esta sugerencia se hace teniendo en cuenta la escalabilidad de Agroservicios Perdomo y nova. Como se pudo observar en los distintos dispositivos de red, estos tiene especificaciones de red en categoría 5e y 6, durante el desarrollo de este capítulo se hablara de las categorías y se finalizara con una sugerencia en una de las dos categorías, pero antes de esto se ilustraran distintas opciones de red que se le darán a conocer al gerente de la compañía, explicándole lo positivo y negativo de cada uno de ellas y se finalizara tomando la decisión más viable para la compañía.

4.5.1 Planos físicos almacén principal y almacén sucursal

4.5.1.1 Plano primer y segundo piso del almacén principal. Antes de hacer algún tipo de sugerencia es importante tener conocimiento, del lugar en donde se haría la implementación total del diseño que se realizo en este documento, a continuación se observaran los planos en donde se ubicarían los host de los almacenes principal y sucursal. (Ver figura 65 P.195).

200

Figura 65 Plano físico primer piso almacén principal

AREA DE BODEGA Y ESTANTERIA

AREA DE VENTAS Y TERMINALES DE FACTURACION

ALMACEN

2.70mt10.00 mts

SALIDA MERCANCÍA A DOMICILIO

ENTRADA

TERMINAL BODEGA TERMINAL

ASISTENTE

AREA UBICACIÓN DE PRODUCTOS

AREA UBICACIÓN DE PRODUCTOS

SALIDA MERCANCÍA ENTREGA INMEDIATA

9.50 mts

15.0 mts

10.0 mts

7.00 mts

BODEGA O PATIO DE MATERIALES

201

4.5.1.2 Plano primer piso almacén principal. Como se pude apreciar el nuevo local comercial del almacén principal es un local mucho más amplio, según extracción del plano arquitectónico (Ver figura 65 P.195) en el lugar en donde se ubicarían los equipos de facturación, es un sitio que se diseño para ese objetivo, mientras el actual local no está diseñado para la atención y ubicación de host para realizar la función de facturación el nuevo local tiene un área de almacén en la cual se exhiben productos, el área de atención al cliente, el área de ventas y facturación y en la parte de atrás esta la bodega o estantería que es el lugar donde se almacenan los productos, este plano orienta y da una mejor idea del alcance del diseño físico de la red LAN.

4.5.1.3 Plano segundo piso almacén principal. A continuación se ilustrara el plano del el segundo piso de las nuevas instalaciones de almacén principal en cual está destinado para el área administrativa de la compañía, al igual que el primer piso del local comercial este fue diseñado arquitectónicamente para cumplir la función específica de área administrativa de la compañía, las actuales oficinas no están diseñadas para esta función en este diseño se puede observar de amplitud en los espacios los que facilita la ubicación de los host. Este diseño independiza, área de recepción, contabilidad, gerencia y como se puede ver ya tendría por primera vez un sitio u oficina donde se concentraría el departamento de sistemas. (Ver figura 66 P.197).

202

Figura 66 Plano físico segundo piso almacén principal

Aba

jo

RECEPCION

CONTABILIDAD

GERENCIA

3.90 mts

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

9.50 mts

3.50 mts3.50 mts

25

203

4.5.1.4 Plano almacén sucursal. El almacén sucursal es un almacén más pequeño, el cual está ubicado en el rosal Cundinamarca, este local comercial la compañía lo tomo en arriendo, por lo tanto es un factor decisivo en el momento de hacer un diseño de red, a continuación se ilustrara el plano del almacén.

Figura 67 Plano físico almacén sucursal

El almacén sucursal como bien se ha dicho es un local más pequeño en su zona almacenamiento y su área comercial, como se puede apreciar al igual que la sucursal principal tiene destinando un área de almacén, estanterías para organizar los productos y un escritorio.

204

4.5.2 Solución ingenieril en el área de comunicaciones. Según el análisis que se realizo durante este proyecto, análisis que se ha plasmado en cada uno de los capítulos y que ha correspondido a cada una de las necesidades de la compañía, como lo ha sido un análisis de los procesos de la compañía y el rol que cumplían hardware software y comunicaciones, esto en el capitulo primero, el diagnostico de hardware software y comunicaciones, resultado que se plasmo en el capitulo segundo, en capítulo tercero con el análisis previo y gracias a la ayuda del primer y segundo capítulo se concluyo cual era el sistema de información de mejor viabilidad para la compañía en el tercer capítulo y el diseño de esta solución va tomando forma en el capítulo cuarto en el cual, tomamos la decisión de los elementos de hardware, dispositivos periféricos, infrarrojos y el servidor que harían parte del diseño de la solución y ahora en el capitulo quinto concretamos todo este análisis de los capítulos anteriores para obtener el optimo diseño a nivel de comunicaciones que hace del diseño una solución integral. Como bien sabemos los problemas de la compañía a nivel de comunicaciones, son bastantes entre ellos tenemos, mal estado de las redes LAN de los almacenes, las redes LAN no tuvieron un previo diseño físico ni lógico y la deficiencia para lograr interconectar los almacenes, bien sea en tiempo real o remotamente; teniendo en cuenta estos aspectos y muchos más en este capítulo se diseñara la solución acorde a las necesidades de la compañía teniendo en cuenta que es una empresa que viene en crecimiento de clientes, por lo tanto se refleja de la misma forma en el crecimiento de procesos y elementos para operarlos.

Tabla 63 Listado de materiales para implementar Red en el almacén principal

Cantidad Artículo 50,26 mts/26 Canaleta plástica 100x45

20 mt Canaleta plástica 40x22 1 Rollo Cable UTP Categoría 6 3m

1 Gabinete de piso 3Ft 1 Router inalámbrico 1 Multi-toma Horizontal Nivel Hospitalario 1 Organizador Horizontal Cableado 1 Tee 100x40 9 Angulo interno 100x45 8 Angulo Externo 100x45 5 Angulo plano 100x45

10 Union 100x45

205

5 Union 40x22 17 Toma Corriente doble pt Nivel hospitalario 17 Face plate naraja(Leviton) 15 Jack rj45 Datos 15 Face plate Rj 45 sencillo 1 Switch10/100 1 Pacht Panel

15 Pacht Core x 1mt 15 Pacht Core x 1,50mt 32 Caja sencilla 5400 1 Libreta marquillas 0-9 1 Clips maracacion Ref 132 3 Amarres plasticos x 15 cm 3 Base adhesiva

Como bien se observa en la anterior tabla, los elementos que se especifican son, los que se han sugerido se adquieran , por ejemplo en el caso de swicht pasaría de uno de ocho puerto a uno de 24 puertos, esto pensando en la expansión que necesitan hacer en el almacén principal, de la misma forma se daría orden al cableado por medio de una canaleta que le brinda la opción de pasar un cable de fluido eléctrico, audio o video pues esta canaleta tiene un división que le permite, tener varios cables al tiempo sin que se unan con los cables de datos.

4.5.2.1 Listado de materiales para implementar red LAN en el almacén sucursal. El almacén sucursal requiere de una menor implementación, en el área de comunicaciones pues como bien se ha mencionado durante el desarrollo de este capítulo, este local comercial la compañía lo tiene en arriendo y por tal razón no se justifica hacer una inversión, cableado estructurado y canaletas, es por esto que se hace un sugerido de red inalámbrica (Ver tabla 64). Tabla 64 Listado de materiales para implementar Red en el almacén sucursal

Cantidad Artículo 1 Router inalámbrico 3 Tarjeta de red inalámbrica

Como se puede ver en la tabla los materiales son el router inalámbrico, el cual interconectaría los host servidor facturación 1 y 2, la tarjeta inalámbrica con la cual

206

es posible conectar los host al router, estas tarjetas se ubicarían en los host facturación 1 y 2 y un pach core que se utilizaría para conectar el servidor al router.

4.5.2.2 Opción a sugerir dispositivos de comunicaciones. Al inicio del capítulo es posible observar las características del cable UTP categoría 5e y categoría 6, (Ver tabla 61.P190) y como se puede apreciar las ventajas que tiene la categoría 6 sobre la 5e son superiores, por tal razón se sugiere cablear y adquirir dispositivos en categoría 6, los motivos para escoger esta categoría son varios. • Superioridad en el ancho de banda. • Mejor desempeño del sistema. • Mayor productividad del los componentes de cat 6

Estas entre muchas razones se sugiere cablear en cat 6, y una importante es que la red y los dispositivos se adquieren en su totalidad en esta categoría, es decir con este diseño no existe unión de cable 5e y 6 lo cual no tendría sentido pues se perderían las ventajas de cable Categoría 6, las cotizaciones de este cableado y sus componentes se encuentran en el anexo (Anexo C cotizaciones Figuras 43,44). Tabla 65 Costos dispositivos categoría 5e y categoría 6

Costo dispositivos de red CAT 6 $ 3.692.222 Costo dispositivos de red CAT 5E $2.123.090

Planos físicos red LAN almacenes principal y sucursal Es de gran importancia tener encuentra que el diseño de la solución, Agroservicios Perdomo y Nova, es un engranaje de distintitas tecnologías que se involucran en el área de la ingeniería de sistemas y que la unión de estas tecnologías como lo son software hardware y comunicaciones hacen que se vea como una sola tecnología que le ayudara a la compañía dar solución a los problemas en el área de sistemas. Para comenzar esta solución se planteara un diseño físico y lógico de la red LAN de la compañía. Diseño físico: el diseño físico se utilizara para saber y entender como, ira o mejor como quedara plasmado el tendido de cable en los almacenes si, fuera necesario

207

cablear, de otro lado se ilustran los equipos o dispositivos de red y su función en ella. Diseño lógico: este diseño se utiliza para entender la configuración de los equipos del software y de los usuarios, en cada uno de los host.

4.5.2.3 Diseño físico red LAN Almacén principal. Según el análisis que se realizó durante el desarrollo, el equipo de trabajo que compone este proyecto, está en capacidad de sugerir este diseño físico de la red LAN, diseño que se realizó teniendo en cuenta las necesidades de la compañía en cuanto al problema que se tiene en aspectos de hardware, software y comunicaciones. Para el siguiente diseño de red se tomó como base los planos arquitectónicos de la nueva bodega de la compañía, sitio en el cual quedaran sus nuevas instalaciones. A continuación se pueden apreciar los planos iniciales en los cuales ya se incluyen las ubicaciones de los equipos y la forma como va ir extendido el cable UTP en el caso del almacén principal, (Ver figura 68 P.203).

208

Figura 68 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén principal primer piso

209

4.5.2.4 Explicación Diseño Físico de la Red LAN Almacén Principal Primer Piso. El diseño físico de la red de la compañía tiene aspectos importantes para definir; uno de ellos es el por qué de una red guiada y no inalámbrica, se ha determinado que sea alambrada pues, la señal es de mejor calidad, la velocidad de transmisión de datos en las redes guiadas son más eficaces, por tal razón se ha determinado que la red del almacén principal tiene que ser cableada, además de esto las instalaciones son propias por lo tanto es posible hacer una inversión económica en los dispositivos requeridos para la red cableada.

4.5.2.5 Área de almacén. Como se puede observar en el diseño planteado, en la parte derecha superior del diseño se tuvo en cuenta una terminal que podría hacer las veces de punto de consulta para los clientes, pues estaría equipada con un lector de código de barras, en el mercado existen pantallas chequeadoras de precio pero de antemano fueron descartadas por su alto costo, por tal razón se habilitaría un equipo que la compañía tiene disponible igualmente esta terminal es útil en caso de realizar un inventario, pues teniendo en cuenta que el nuevo sistema de información permite crear perfiles, entonces esto sería posible creando un perfil de consulta o un perfil para alimentar el sistema si ese fuera el caso.

4.5.2.6 Área de ventas y terminales de facturación. En la parte de ventas se han dispuesto cuatro equipos para facturar, se ha determinado que en momentos de alto volumen de facturación dos equipos de facturación son muy pocos y esto se ve reflejado en los que los tiempos de respuesta se ven muy altos, por tal razón se han dispuesto 3 equipos uno más que el diseños actual y además de eso en la red LAN para el área de facturación se dejara habilitado un punto más de red, esto se hace pensando en las temporadas altas en esta misma área de ventas esta el equipo de la asiste, la cual se considera que es una persona que tiene que estar cerca al área de ventas pues por motivos de documentación, y que en determinados momentos la asistente hace las veces de vendedora o cajera.

4.5.2.7 Área de bodega. En esta área de bodega es importante tener una terminal pues el sistema de información brinda la posibilidad de enviarle información a la persona que está en el área de bodega esto con el fin que aliste pedidos o genera informes sobre la mercancía que entra o sale del área de bodega.

210

Figura 69 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén principal segundo piso

PUNTO LOGICO SENCILLO

CABLE UTP CATEGORIA 6

Aba

jo

RA

CK

IMPRESORA 4 EN RED

RECEPCION

CONTABILIDAD

GERENCIA

3.90 mts

IMP

RE

SO

RA

3 C

ompa

rtida

SERVIDOR

DELL

DEPARTAMENTO DE SISTEMA Y LOGISTICA

DE

LL

9.50 mts

3.50 mts 3.50 mts

25

5.00 mts

2.50 mts

2.50 mts

7.00 mts

2.50 mts

201

4.5.2.8 Área de Recepción. En el diseño físico del la red LAN del segundo piso se han tenido en cuenta, los requerimientos del gerente de la compañía y hemos planteado este diseño. En la parte superior del diseño se encuentra el área de recepción en la cual va un punto de red para interconectar el equipo de la recepcionista a la red.

4.5.2.9 Área de Contabilidad. En el área de contabilidad se han tenido en cuenta las distintas personas que trabajan en la compañía en el área administrativa, de la misma forma allí mismo se encuentra una impresora, que está conectada al punto de red, de otro lado como se puede observar en el área de contabilidad, se han habilitado tres puntos de red, mientras en la actualidad se contaba con 2 equipos únicamente, este punto nuevo se habilitaría pensando en las funciones de una asistente o el contador.

4.5.2.10 Área de Gerencia. Se puede observar en la figura 69 (Diseño del plano físico de la red LAN ) que el área de gerencia tiene habilitado un punto de red para el gerente, de otro lado allí está el portátil, el portátil tiene habilitado conexión inalámbrica a internet el cual se limita máximo a 2 equipos más.

4.5.2.11 Área de sistemas. El área de sistemas es el sitio que se ha determinado para ubicar el servidor, allí se concentra la administración del sistema de información de los dos almacenes y por ende todas sus funciones como los crear los perfiles, informes para gerencia, ventas.

4.5.2.12 Diseño del Plano Físico de la Red LAN Almacén Sucursal. Continuando con el desarrollo de este capítulo a continuación se observara el diseño que se ha sugerido para el almacén sucursal.

202

Figura 70 Diseño del plano físico de la Red LAN almacén sucursal

ALMACEN

CAJA

IMPRESORA POS 1

CLIENTE 1 CLIENTE 2LECTOR CODIGO DE BARRAS

LECTOR CODIGO DE

BARRAS

Estanteria

Estanteria

ROUTER INALAMBRICO SERVIDOR

10.20 mts

6.14 mts

1.80 mts

1.80 mts

4.5.2.13 Host facturación. El almacén sucursal como bien se sabe es más pequeño y flujo en el proceso de facturación es inferior al del almacén principal por lo tanto se da continuidad a los dos equipos de facturación que están en el momento.

4.5.2.14 Router Inalámbrico. El Router se ubicaría en la parte alta de la estantería lo que se eliminaría es el actual cable de datos que está mal ubicado, generando incomodidad, en el área de ventas, se reemplazaría por una red inalámbrica, pues con anterioridad se aclaro que este local comercial la compañía lo tomo en arriendo por lo tanto no se haría una red cableada.

4.5.2.15 Host servidor almacén sucursal. Para este host la compañía no incurre en ningún tipo de gastos, pues se reutilizaría el servidor que se reemplazaría en el almacén principal. Las características de este host que hace las veces de servidor se adaptan al flujo de información del almacén sucursal, en

203

cuanto a la licencia del sistema operativo tampoco se incurriría en algún tipo de gasto, pues esta licencia tiene disponibilidad de un total de 5 host en total.

4.5.3 Topología Red LAN Almacén Principal. A continuación se ilustra la topología en estrella de la red LAN del almacén principal, si esta la comparamos con el plano físico (Ver figura 69, 70. P) faltarían dos host en la topología y en la lista de materiales se están cotizando materiales para 15 puntos de red, en el oficina de gerencia se dejaría habilitado un punto de red y en el departamento de contabilidad figura una impresora en red además de esto algunos equipos como contabilidad 2 cambiaron su nombre por asistente 2, pues se ha determinado que en contabilidad se requiere 1 solo equipo que tendrá 2 usuarios. Figura 71 Topología de Red LAN almacén principal

204

Figura 72 Topología de Red LAN almacén sucursal

4.5.4 Direccionamiento IP Agroservicios Perdomo y Nova Ltda. El direccionamiento IP es un factor de vital importancia al momento de montar una red en alguna empresa; para ello, se deben tener en cuenta aspectos como el número de equipos con los que contará la red, la escalabilidad de la misma, el número de subredes, entre otros. Para determinar la clase más apropiada hay que tener en cuenta los estándares ya establecidos donde se determinan el número de bits disponibles para la parte de redes y los bits disponibles para la parte de host (equipos). El siguiente cuadro resume los puntos a considerar al momento de determinar la clase más apropiada para la red.

205

Tabla 66 Clases de direcciones IP

Clase de dirección

Bits de mayor peso

Intervalo de dirección del primer octeto

Numero de bits en la

dirección de red

Numero de redes

Numero de host por

red

Clase A 0 0-127 8 128 16,777,216 Clase B 10 128-191 16 16,384 65,536 Clase C 110 192-223 24 2,097,152 254 Clase D 1110 224-239 28 No es

aplicable No es aplicable

Para escoger la dirección de red de Agroservicios Perdomo y Nova Ltda se tuvo en cuenta la cantidad de hosts, clase y el rango de direcciones privadas para esta clase. La dirección de red que se asignó es una dirección clase C, puesto que la cantidad de hosts es menor a 256. Una dirección clase C tiene asignado el rango de direcciones privadas que comprende desde la 192.168.0.0 a 192.168.255.255 Debido a esto se optó por una dirección clase C expresada de la siguiente manera: En decimal como: 192.168.0.0 En binario como: 11000000.10101000.00000000.00000000 Las direcciones IP que se utilizaran en toda la red de Agroservicios Perdomo y Nova se encuentran en el rango de las direcciones de red privadas clase C. Las redes tendrán asignadas las siguientes direcciones:

Tabla 67 Direcciones IP asignadas a las sucursales

Sucursal Dirección IP Principal (Puente de Piedra) 192.168.100.0

Sucursal (El Rosal) 192.168.102.0

Todas las direcciones IP trabajaran con la máscara por defecto de las direcciones de red clase C, 255.255.255.0 (máscara 24).

206

El direccionamiento se realizará de forma estática, lo que significa que se hará manualmente en cada máquina, para lograr un control y una administración más profunda en la red.

4.5.4.1 Asignación de las direcciones IP en Agroservicios Perdomo y Nova. Para que exista una organización en la asignación de las direcciones IP se creó un estándar de direccionamiento, que permite tener identificados de forma consecutiva los equipos. Dependiendo de la sucursal, existen unos rangos de direcciones para los equipos de las cajas y otros para los equipos pertenecientes al área administrativa. Para esto se tiene en cuenta el crecimiento a futuro de la empresa. Los ítems que se tuvieron en cuenta para el diseño de esta tabla fueron:

• Número de punto de red • Descripción del equipo • Terminal (Nombre del equipo) • Dirección IP • Sub-máscara de red

207

Tabla 68. Asignación de Direcciones IP en Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

4.5.4.2 Direccionamiento IP almacén principal. El almacén principal aunque su red LAN estará interconectada por medio de un swicht, hemos previsto que es importante realizar un tabla de direccionamiento, esto pensando en la proyección a futuro que la compañía tendrá, pues nuestra solución contempla que la empresa seguirá creciendo y esto hace que en el futuro sea más fácil realizar algún tipo de cambio o actualización de dispositivos de red, ya esta red quedaría documentada.

4.5.5 Diseño lógico red LAN almacén principal y sucursal. Al inicio de este capítulo se mencionó el aspecto del diseño lógico, a continuación se presenta ese diseño, el cual orienta en gran parte sobre cómo sería el flujo de la información.

4.5.5.1 Diseño lógico red LAN almacén principal. Para comenzar el diseño lógico es importante remitirnos al capítulo primero al organigrama de la compañía (Ver figura 3 P29) posterior a esto tomamos como base la topología de la red en la cual figuran los nombres de cada uno de los equipos, es decir la función para la cual están en la compañía.

No. Punto de red

Descripción Host Dirección IP Sub-Máscara de red

1 Equipo 1 Ventas 1 192.168.XXX.1 255.255.255.0 2 Equipo 2 Ventas 2 192.168.XXX.2 255.255.255.0 3 Equipo 3 Ventas 3 192.168.XXX.3 255.255.255.0 4 Equipo 4 Ventas 4 192.168.XXX.4 255.255.255.0 5 Equipo 5 Consulta 192.168.XXX.5 255.255.255.0 6 Equipo 6 Asistente 192.168.XXX.6 255.255.255.0 7 Equipo 7 Bodega 192.168.XXX.7 255.255.255.0 8 Equipo 8 Recepción 192.168.XXX.8 255.255.255.0 9 Equipo 9 Contabilidad 1 192.168.XXX.9 255.255.255.0

10 Equipo 10 Contabilidad 2 192.168.XXX.10 255.255.255.0 11 Equipo 11 Administración 1 192.168.XXX.11 255.255.255.0 12 Equipo 12 Gerencia 192.168.XXX.12 255.255.255.0 13 Equipo 13 Administración 2 192.168.XXX.13 255.255.255.0 14 Equipo 14 Servidor 192.168.XXX.14 255.255.255.0 15 Equipo 15 192.168.XXX.15 255.255.255.0 16 Equipo 16 192.168.XXX.16 255.255.255.0 17 Equipo 17 192.168.XXX.17 255.255.255.0 18 Equipo 18 192.168.XXX.18 255.255.255.0 19 Equipo 19 192.168.XXX.19 255.255.255.0 20 Equipo 20 192.168.XXX.20 255.255.255.0 21 Equipo 21 192.168.XXX.50 255.255.255.0

208

Tabla 69 Diseño lógico Red LAN almacén principal

Usuario Host / equipo Funciones host / equipo

Impresora configurada

Software autorizado

Funciones autorizadas al

usuario

Jairo Perdomo Gerencia

Botones gerenciales, Informes.

Samsung ml 2010 Xerox phaser 3120 Epson fx-2190 Compartidas en red

Microsoft word Sistema de información novasoft modulo gerencial. Acceso a internet Acrobat.

Observar informes

Administrador del sistema Servidor

Administración total del Sistema de información y de la red.

Xerox phaser 3120 Epson fx-2190 Compartidas en red

Microsoft word Sistema de información novasoft modulo gerencial Acrobat.

Generar informes, alimentar el sistema, administrar equipos de la red,

Alberto Guerrero

Paola Sanchez

Contabilidad 1

Aspectos contables del sistema de información.

Xerox phaser 3120 Epson fx-2190 Compartidas en red

Microsoft word Sistema de información novasoft modulo gerencial Acrobat.

Administración total modulo contabilidad y cartera. Generar informes contables y cartera alimentar modulo contable y cartera.

Daisy Duarte Asistente 2 Redacción de Samsung ml 2010 Microsoft word Acceso a internet

209

cartas, recomendaciones, documentación de nomina, parafiscal y funciones correspondientes a la asistente de gerencia

Xerox phaser 3120 Epson fx-2190 Compartidas en red

Acrobat. Acceso a internet

Lisbet Vargas

Jinet Gonzalez

Goldie Conto

Daisy Duarte

Ventas 1 almacén principal.

Facturación punto de venta.

Epson tmu 220 Compartida en red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado

Facturar, cotizar.

Lisbet Vargas

Jinet Gonzalez

Goldie Conto

Daisy Duarte

Ventas 2 almacén principal

Facturación punto de Venta.

Epson tmu 220 Compartida en red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado

Facturar, cotizar.

Lisbet Vargas

Jinet Gonzales

Goldie Conto

Daisy Duarte

Ventas 3 almacén principal

Facturación punto de Venta.

Epson tmu 220 Compartida en red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado

Facturar, cotizar.

Lisbet Vargas

Jinet Gonzalez

Goldie Conto

Ventas 4 almacén principal

Facturación corporativa venta.

Epson lx 300 Compartida en red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado

Facturar, cotizar.

210

Daisy Duarte

Felipe Perdomo

Almacén/bodegaje /inventarios 1

Generar remisiones, Cotizaciones.

Xerox phaser 3120 Epson fx-2190

Modulo inventarios, entradas y salidas almacen

Generara informes inventarios, alimentar sistema.

Pilar Perdomo Administración

Administración básica Del sistema de información.

Samsung ml 2010 Xerox phaser 3120 Epson fx-2190 Epson lx 300

Sistema de información módulos, facturación, cartera, inventarios.

Generar informes, facturación corporativa, cotizaciones corporativas, seguimiento a promedio de ventas

Tabla 70 Diseño lógico Red LAN almacén sucursal

Usuario Host / equipo Funciones Host /

equipo Impresora

configurada Software

autorizado Funciones

autorizadas al usuario

Jhon López Ventas 1 almacén sucursal

Facturación punto de venta, entradas y salidas de almacén, cotizaciones

Epson Tmu 220 Compartida En Red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado.

Facturar, cotizar

Viviana Londoño

Ventas 1 almacén sucursal

Facturación punto de venta

Epson Tmu 220 Compartida En Red

Modulo pos facturación ventas crédito y contado

Facturar, cotizar.

211

4.5.5.2 Integración de datos. La integración de información de los almacenes principal y sucursal se almacenara en el servidor, esto con el fin de centralizar la información y generar orden en los procesos. Figura 73 Diagrama de Integración de datos Almacén principal y sucursal

Cuentas por pagar

ContabilidadInventarios

tesoreria

Activos fijos

Compras

Nomina

Ordenes de produccion

Facturación pedios

CRM

Cuentas por cobrar

P.O.S

AlmacénPrincipal

Procesos Independientes

Alamcen prinicpal

AlmacénSucursal

Procesos compartidos

Base de datos Almacen principal

212

Como se pudo observar en el diagrama en el diagrama anterior, la integración de los datos de haría de tal forma que se pueda centralizar la información de los almacenes, la información se almacenaría en el disco duro de 500 Gb que se ha destinado en el servidor para todo lo que se relacione con el sistema de información. En el diagrama es posible ver existen procesos exclusivos del almacén principal pues es allí en donde procesa información como puede ser la de nomina, tesorería, cuentas por cobrar, etc.

4.5.5.3 Comunicación almacén principal y almacén sucursal. Este proyecto entre sus varios retos como tiene finalidad entregar un diseño o esquema de comunicación, que sea practico, útil seguro y económico para la compañía. Para iniciar este proceso de comunicaciones, nos contactamos con empresas de telecomunicaciones que trabajan en el sector, empresas como telefónica Telecom que opera allí, pero uno de los requisitos para obtener internet con esta compañía es tener línea de teléfono de Telecom, para adquirir internet ADSL, lo cual Agroservicios Perdomo y Nova no tiene disponible pues las líneas que están instaladas son de EPM, lo cual de manera inmediata nos hizo contactar con EPM pero la respuesta obtenida fue que en el sector no tienen cobertura de internet, Posterior a esto nos contactamos con ETB empresa que tiene internet inalámbrico en el sector, ellos inicialmente presentaron un plan de internet por medio de un asesor, en tal reunión se acordó una visita técnica pero nunca dieron respuesta a de esta visita técnica. Teniendo en cuenta que las anteriores empresas no prestan servicio de internet en el sector de puente de piedra o no atendieron la solicitud hemos acudido al proveedor de servicios de internet con el cual Agroservicios Perdomo y nova a contratado desde hace tres años, llamado Falconet telecomunicaciones, la cual trabaja tecnología inalámbrica desde el cerro de Manjui en Facatativa. Como se podrá apreciar el esquema de comunicaciones que ofrece la compañía Falconet, es un esquema de señal triangulada, generándola desde la repetidora del cerro de Manjui, (Ver figura 74 P 213), es una opción y tecnología valida pero igualmente tiene inconvenientes como los tienen todos los enlaces inalámbricos, como lo son inestabilidad por condiciones atmosféricas, interrupción de la línea de vista, lo cual hace que la señal se debilite o en su defecto se caiga.

Figura 74 Esquema de comunicaciones ofrecida por Falconet comunicaciones

213

SEÑAL TRIANGULADA

CERRO DE MANJUI

ALMACEN PRINCIPAL

ALMACEN SUCURSAL

4.5.5.4 Propuesta Económica de Falconet. La trayectoria con la empresa de telecomunicaciones, es aproximadamente de 3 años actualmente le presta el servicio de internet a la compañía atendiendo nuestra solicitud de cotización hace la siguiente oferta económica. para observar la propuesta completa ver anexo C (Cotización Falconet telecomunicaciones). Tabla 71 Propuesta Económica de Falconet

Según esta propuesta, Falconet ofrece a la compañía, el mínimo ancho de banda a partir de 512k, lo cual, considera que el costo para este ancho de banda es alto, y como tal en términos generales se pude apreciar que esta propuesta tiene un alto valor económico, considerando la tecnología y sus desventajas.

ITEM Descripción Cantidad Vr.Mensual Pesos

ENLACES INTERNET

1 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 512 k

1

$220.000

2 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 768 k

1

$380.000

3 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 1024 k

1

$520.000

4 Valor mensual Routing entre los puntos

1

$65.000

4

Valor Instalación, Configuración y Puesta en Marcha Enlace de Datos. (Por Punto $420.000) UNICO PAGO

2

$840.000

214

4.5.6 Propuesta a la comunicación de las sucursales. Como se planteo anteriormente el servicio de internet no es el mejor en el sector y Agroservicios Perdomo y nova tiene un contrato con falconet hasta diciembre 31 de 2010, por tal razón es posible proponer un sistema de comunicación que podría ser sencillo pero se ajustaría a las necesidades de la empresa en cuestión económica y técnica por el momento. La propuesta consiste en que Agroservicios Perdomo y nova adquiera un plan de internet móvil con Comcel siendo esta la de mejor cobertura celular en el sector, este internet móvil permite que el almacén sucursal se conecte las veces que sea necesario al internet para que desde el almacén principal y por acceso remoto el administrador del sistema de información realice las actualizaciones pertinentes a los inventarios, ventas, movimientos etc.

4.5.6.1 Propuesta Económica de Comcel. Es importante aclarar que Comcel no suministra ningún tipo de cotización formal, en varias oportunidades se solicito una de ellas para analizar los diferentes costos de los planes de internet móvil Comcel, por tal razón se ha copiado la página de Comcel donde explican el costo mensual y el ancho de banda, que para este caso se sugiere un plan ilimitado, siendo este el mayor plan del momento (Ver anexo C Figura 46 ) Tabla 72 Propuesta económica de Comcel

Plan / Paquete CFM Megabytes Incluidos $Kilobyte Adicional Internet movil 1GB 3.5G $ 55.679 1024 $4,64 Internet movil Ilimitado 3.5G $ 67.881 Ilimitado N/A

4.5.6.2 Comunicación remota. La comunicación remota entre los dos almacenes es posible usando un modem inalámbrico que suministra un operador de internet móvil en el almacén sucursal, en donde por previa programación del administrador del sistema solicita que el almacén sucursal se conecte a internet, utilizando como herramienta para acceder remotamente el software Hamachi cual permite por medio de previa configuración acceder a las diferentes carpetas del host, seleccionado remotamente. A continuación se observara gráficamente la comunicación remota para actualizar el sistema de información.

215

Figura 75 Comunicación almacén principal - almacén sucursal

Como se puede observar en la figura 75 (comunicación almacén principal almacén sucursal) el administrador del sistema de información se conecta a las 7 de mañana para enviar las actualizaciones al host servidor del almacén por acceso remoto para actualizar el sistema de información del almacén sucursal, a las 12 del día se conecta nuevamente para recoger la información de la mañana y en la tarde a las 6 nuevamente se conecta remotamente para recoger la información de la tarde, es de resaltar que esto se podría establecer como un protocolo, en la compañía para la comunicación con el almacén sucursal.

4.5.7 Conclusiones. En este capítulo quinto se le ha dado al proyecto, la solidez que se estaba buscando desde el inicio, pues ya ha quedado plasmado el diseño que involucra aspectos de hardware, software y comunicaciones, los cuales ayudaran a la compañía a avanzar tecnológicamente, lo cual genera estabilidad y seguridad, ahora se podrá observar una serie de conclusiones importantes que quedan de este capítulo. • Es evidente que las comunicaciones a nivel de internet en el sector para las

pequeñas compañías, no son las mejores, por lo tanto esto hace que las posibilidades de realizar proyectos a gran escala con comunicaciones en línea se vean muy limitadas.

• El costo a pagar de las comunicaciones el demasiado alto y se obtienen pocas garantías a cambio.

• Las redes de LAN de la compañía están en muy mal estado a nivel organizacional.

216

• Es de gran importancia que el diseño a sugerir de la red LAN se cumpla pues este no se involucra con la mercancía ni se expone a un daño prematuro.

• Si se estandariza el protocolo de comunicaciones almacén principal y sucursal se mantendría actualizado el sistema de información de los dos almacenes esto se reflejaría en los inventarios.

• La comunicación por internet móvil seria una tecnología practica y económica para la compañía.

De esta forma finaliza el capitulo quinto, en el cual se determinaron los dispositivos de comunicaciones para los almacenes, también se planteo un diseño físico y lógico de la red LAN que van en conjunto con la comunicación de los almacenes. 4.5.8Caracterización de la red actual El trafico de la red y el consumo del ancho de banda de la red LAN del almacén principal, se ha simulado, teniendo en cuenta las aplicaciones y características de hardware disponibles, a continuación se observa la red LAN actual del almacén principal. Figura 76 simulación de la Red Actual

217

Las aplicaciones que se tomaron como referencia para el servidor son base de datos, web y ftp. Figura 77 aplicaciones de referencia para la simulación

En la compañía existen varios perfiles, los cuales tienen contacto directo con el sistema de información, esto perfiles son: Tabla 73 Perfiles de usuarios de la Compañía

PERFIL Función Administradora Administradora del

almacén, se involucra con todo el sistema de información, pues recibe y genera informes

Administrador sistema Administra el sistema de información, para este caso, también es el administrador del almacén sucursal, actualmente es la persona que alimenta el sistema.

gerente Es la persona que recibe todos los informes del sistema de información relacionados con ventas crédito y contado, contabilidad.

218

Vendedores Los vendedores son los primeros en tener contacto con el cliente, por lo tanto con el sistema; los vendedores únicamente tendrían acceso al modulo de facturación, pero como bien se dicho el sistema de información tiene problemas en la integridad de los datos.

Contabilidad o finanzas El contador es la persona que se encarga de todos los aspectos contables de la compañía, se tiene en cuenta este perfil puesto que el modulo de contabilidad esta en el sistema de información

Figura 78 perfiles que se Involucran con la red LAN

219

La figura 79 muestra el tiempo promedio en Query BD paquetes y seg, base de datos que están configurados en el servidor. Tiempo Promedio en Query BD paquetes y seg Figura 79 Tiempo Promedio de respuesta de un Query

220

Tiempo Promedio en Retardo Ethernet que se genera desde un host de facturación, aquí se tiene en cuenta, el tipo de cable, tráfico basura y los dispositivos que el paquete tiene que cruzar. Figura 80 Tiempo Promedio en retardo ETHERNET

Tiempo Promedio en Tiempo de respuesta FTP que se genera desde el servidor Figura 81 Tiempo Promedio en respuesta FTP

221

Según lo establecido en la simulación, la figura presenta el uso del servidor en datos porcentuales, esta promedio se genera después de hacer consultas, desde los diferentes host que se plantearon en la simulación

Figura 82 Uso del Servidor

222

4.5.9 Comparación de la red LAN actual y la red LAN que se incluye en el nuevo diseño Como se pudo observar por medio del simulador se obtuvieron datos que se acercan a la realidad del trafico datos de la red LAN actual, ahora se ilustrara una comparación con la red la nueva red LAN. Figura 83 Comparación de la red LAN actual y la Nueva

Como se puede observar las redes LAN de los dos almacenes están interconectadas, a continuación se observara el rendimiento de la red, esto teniendo en cuenta los diferentes perfiles que se encuentran en la compañía y que se involucran con el sistema de información por lo tanto con la red LAN.

223

La red LAN actual es la que se ilustrado de color azul y el color rojo es red a sugerir o el diseño que se incluye en el nuevo diseño, para este caso se observa el trafico del Query en la base de datos del servidor. Figura 84 Rendimiento de la red LAN actual

Figura 85 Tiempo de respuesta promedio del Query en la base de datos del servidor.

224

Figura 86Tiempo de respuesta promedio de la transmisión de datos desde el servidor

225

Figura 87 Uso del servidor promedio del servidor

4.5.10 Conclusión Como se puede observar en la nueva red el servidor, el trafico la transmisión de datos, tiene más exigencia, por tal motivo, es importante aumentar las memorias RAM de los host de facturación y contabilidad pues se aprecia que el rendimiento es mayor, de la misma forma el nuevo servidor y la red LAN, estarían en la capacidad de soportar los nuevos procesos automatizados, además de esto la solución es escalable y genera seguridad en el trafico de los datos. Rendimiento Novasoft versión 4 DEMO. A continuación se observara el rendimiento del nuevo sistema de información, novasoft empresarial versión 4.

226

Figura 88 consulta al servidor desde Host ventas 1

Según la figura se observa que existe un uso del 100% del host ventas 1 al realizar una consulta al servidor.

227

Figura 89 uso de ancho de banda de la red LAN sistema de información novasoft versión 4

Se puede observar que el consumo del sistema de información en la red de 100mb es del 27%.

228

6 Conclusiones

Se puede concluir que el proyecto tiene la solidez que se estaba buscando desde el inicio pues ya ha quedado plasmado a lo largo del documento todos los aspectos de hardware, software y comunicaciones los cuales ayudarán a la compañía a avanzar tecnológicamente y por lo tanto esto genera estabilidad y seguridad. Se concluye que la única forma de garantizar una solución que cumpla con las expectativas generadas, es realizar una serie de cambios y adquisición de elementos que se involucran con hardware, software y comunicaciones. Es evidente que las comunicaciones a nivel de internet en el sector para las pequeñas compañías no son las mejores por lo tanto esto hace que las posibilidades de realizar proyectos a gran escala con comunicaciones en línea se vean muy limitadas. El costo a pagar de las comunicaciones es demasiado alto y se obtienen pocas garantías a cambio. Las redes de LAN de la compañía están en muy mal estado a nivel organizacional. Se puede concluir que en la nueva red el servidor, el tráfico y la transmisión de datos tienen más exigencia por tal motivo es importante aumentar las memorias RAM de los host de facturación y contabilidad pues se aprecia que el rendimiento es mayor, de la misma forma el nuevo servidor y la red LAN estarían en la capacidad de soportar los nuevos procesos automatizados además de esto la solución es escalable y genera seguridad en el trafico de los datos.

229

7 RECOMENDACIONES

Se recomienda para la implementación de este proyecto tener en cuenta el diseño que se propuso en este documento dentro del cual se encuentra las condiciones ideales para que la solución cumpla con las expectativas que tiene la compañía. Se recomienda a la gerencia de la empresa establecer canales de comunicación con la empresa proveedora de software para que esta sea la que se encargue de la puesta en marcha de la nueva versión del mismo y la capacitación del personal Se debe hacer un seguimiento al tiempo de ejecución de los procesos por parte de la administración para que esta se encarguen de hacer una optimización de los mismos y de esta forma tener más clientes satisfechos Se deben generar políticas de uso de la información exclusiva AgroServicios Perdomo y Nova de manera tal que esta no esté vulnerable ni disponible para personas ajenas a la organización Se debe capacitar a las personas encargadas de manejar el sistema de información de la empresa, estas personas después deberán estar en capacidad de prestar soporte técnico en sitio o en forma remota. Se deben establecer perfiles de operación bien definidos con el fin de dar claro entendimiento a las funciones propias de cada uno de las personas que están interactuando con el sistema de información, esto generará que no se forme una extralimitación de funciones entre los diferentes miembros de la empresa. Se recomienda a la gerencia cuanto antes tomar medidas para proteger el cableado estructurado y los dispositivos de red ya que estos son una pieza fundamental para el intercambio de información entre el almacén además cuanto antes se debe cambiar la forma de hacer el descargo de la información del almacén sucursal hacia el almacén principal A la empresa Agroservicios Perdomo y Nova se le recomienda hacer la implementación lo antes posible ya que debido a la evolución de la tecnología es posible que con el paso del tiempo la solución se vuelva obsoleta y no pueda cumplir con los requerimientos del cliente. Se recomienda hacer reingeniería de los procesos ya que en varios casos estos tienen muchos pasos para que se lleven a cabo o por el contrario son muy cortos y no se tienen evidencias escritas del funcionamiento de cada uno de ellos; además se recomienda hacer la documentación de los mismos que servirán a futuro para guía e implementación de nuevos procesos y como sustento para las certificaciones de calidad bajo la norma ISO 9001.

230

Se recomienda a la compañía ejercer un control más estricto sobre el funcionamiento de los equipos de cómputo ya que estos son pieza fundamental para el buen funcionamiento del sistema de información y además llevar un control estricto de las fechas de mantenimiento y de utilización de los mismos.

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ANEXOS

233

Anexo A Documentos Agroservicios Perdomo y nova. Figura 76 Factura Agroservicios Perdomo y Nova Ltda.

Figura 2 Remisión Agroservicios Perdomo y nova

234

Figura 3 formatos de planilla de productos pendientes

235

Figura 4 Formato Control inventarios

FORMATO DE NECESIDADESP.V.C. SEGAR ELECTRICOS FERRETERIA

GALVANIZADOSPINTURASACEITES VARIOS

236

ARTICULO Inv. Sis Inv. FcoCODIGO

AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDAINVENTARIO DIARIO

Fecha

237

Figura 5 Nomina Agroservicios Perdomo y nova.

4% 4%

AZA CARDENAS REINALDO 1 80,310,588 $ 550.000 15 $ 275.000,00 $ 0,00 $ 275.000,00 $ 11.000,00 $ 11.000,00 $ 22.000,00 $ 253.000,00 1

GAMA LO PEZ VICTOR MANUEL 2 80.429.905 $ 700.000 15 $ 350.000 $ 30.750 $ 380.750 $ 14.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 352.750 2

GONZALEZ RODRIGUEZ JUAN PABLO 3 80,538,236 $ 800.000 15 $ 400.000 $ 30.750 $ 430.750 $ 16.000 $ 16.000 $ 32.000 $ 398.750 3

GUEVARA MARTINEZ NILSON LIZANDRO 4 80,391,001 $ 650.000 15 $ 325.000 $ 24.600 $ 349.600 $ 13.000 $ 13.000 $ 26.000 $ 323.600 4

NOVA CRUZ MARIA ELISA 5 20,736,855 $ 1.500.000 15 $ 750.000 $ 0 $ 750.000 $ 30.000 $ 30.000 $ 60.000 $ 690.000 5

PERDOMO NOVA MARIA DEL PILAR 6 52,422,439 $ 1.000.000 15 $ 500.000 $ 0 $ 500.000 $ 20.000 $ 20.000 $ 40.000 $ 460.000 6

PERDOMO LUIS FELIPE 7 1.023,889.355 $ 515.000 15 $ 257.500 $ 0 $ 257.500 $ 10.300 $ 10.300 $ 20.600 $ 236.900 7

PERDOMO VARON JAIRO 8 19,314,824 $ 3.000.000 15 $ 1.500.000 $ 0 $ 1.500.000 $ 60.000 $ 60.000 $ 120.000 $ 1.380.000 8

TOTALES $ 8.715.000 $ 4.357.500 $ 86.100 $ 4.443.600 $ 174.300 $ 174.300 $ 348.600 $ 4.095.000

ELABORADO REVISADO APROBADO REVISOR FISCAL

NOMINA DE EMPLEADOS PERIODO DE PAGO DEL 1 AL DE JULIO DE 2009

NOMBRE DEL EMPLEADO DOC. IDENTIDAD SALARIO DIAS

LAB DEVEN INTERES CESANTIAS SUB. TRANS TOTAL

DEVENGADO SALUD PENSION # FIRMA DEL EMPLEADOPREST. TOTAL DEDUCIDO

NETO A PAGAR

238

Figura 6 Formato control asistencia Agroservicios Perdomo y nova

junio 12 del 2008

APELLIDOS Y NOMBRES H.ENTRADA SALIDA ENTRADA H. SALIDA FIRMA T. ExtraConto GoldyDuarte Gil Deysi AlejandraGuevara Nilson LizandroHernandez Martinez EdgarIsaza Londoño Juna DiegoLeon Neuton Jose AntonioVargas Lozano Lisbeth

AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDA CONTROL DE ASISTENCIA ALMACEN PUENTE DE PEIDRA

ALMUERZO

239

Figura 7 Formato venta diaria.

ROSAL ____________ DE _____________________ DEL _________1, INGRESOS POR:VENTAS DE CONTADO FRA No. A FRA No.

VENTAS DE CONTADO EN EFECTIVO……………………………………………………………….. $

COD BANCO CHEQ No. VALOR RC. No.

VENTAS DE CONTADO CON CHEQUE………………………………………………………………… $

VALOR RC. No.

RECAUDO EN EFECTIVO……………………………………………………………………………….. $

COD BANCO CHEQ No. VALOR RC. No.

RECAUDO CON CHEQUES …………...………………………………………………………………… $

TOTAL RECIBIDO POR CONTADO Y RECAUDOS…………………………………………………… $

12345678910

TOTAL GASTOS………………………………………………………………………………………………. $

CONSIGNACIONES…………………………………………………………………………………………… $

BANCO DE BOGOTA 30403563-7BANCOLOMBIA 3463631233-6COOPTENJO 32034-0

$

TOTAL A ENTREGAR ………………………………………………………………………………………..

FIRMA DEL RESPONSABLE________________________________________________________________

PAGADOR

CUADRE DIARIO DE CAJA

GIRADOR

GIRADORFECHA

FECHA

FECHA

240

Anexo B estado actual de los host y dispositivos periféricos. Figura 9 suciedades en el host facturación ventas 2.

Figura 10 Disco C: Servidor

241

Figura 11 Disco D: Servidor

Figura 1 Rendimiento servidor

Discos duro Servidor de la compañía Imágenes tomadas en los host de la compañía

242

Figura 13 Disco duro portátil gerencia

Figura 14 disco C: Equipo contabilidad 1

243

Figura 15 disco C: Equipo contabilidad 2

Figura 16 disco C: Ventas 1 almacén principal

244

Figura 17 disco C: Ventas 2 almacén principal

Figura 18 disco C: Ventas 1 almacén Rosal

245

Figura 19 disco C: ventas 2 Almacén rosal

Figura 20 disco C: Almacén/ Bodegaje

246

Figura 21 disco C: Secretaria/Asistente

Figura 22 cableado en riesgo de ser desconectado.

247

Figura 23 ubicación incorrecta de los host de facturación.

Figura 24 uso del 100% de la CPU Host facturación 2 almacén principal.

248

Figura 25 fallas en el diseño de la red LAN almacén principal.

Figura 26 uso fallas en el diseño de la red LAN almacén sucursal

249

Anexo B comparación de los sistemas de información Novasoft versión 2.0 Visual fox pro 6 y Novasoft versión 6.0 QBasic Figura 27 encabezado factura.

La anterior imagen muestra el encabezado de la factura, de la versión Novasoft versión visual fox pro 6, como bien se observa tiene un ambiente grafico más agradable que el sistema actual. En la figura 28 (Creación factura clientes corporativos o personas jurídicas.) este encabezado de la factura es mucho más completo que la factura de la actual versión actual, este encabezado contiene datos como nombre del jefe de compras, gerente de la compañía que hace la compra, la capacidad de endeudamiento y el cupo disponible que tiene quien hace la compra esto en el caso de ser una factura a crédito.

+

250

Figura 28 Creación factura clientes corporativos o personas jurídicas.

Creación factura Novasoft versión Novasoft versión QBASIC Esta versión tiene igualmente los datos básicos de la factura de venta como lo son, el numero de factura, cedula de ciudadanía, nit dirección y teléfono el cual se incluye después de ingresar el nombre del cliente, Novasoft QBasic no (Ver figura 29) genera facturas distintas para personas naturales o jurídicas, la única diferencia entre estas personas es el documento de identificación el cual uno es nit o cedula, si es factura crédito se identifica por los días de crédito asignados, en esta versión las dos personas pueden tener crédito y se facturan por el mismo modulo. Figura 29Creación factura Novasoft versión Novasoft versión QBasic

251

Búsqueda de productos Novasoft 2.0 La siguiente imagen de Novasoft versión Visual fox pro permite la búsqueda, tiene los productos organizados por código ítem o su nombre igualmente, permite la búsqueda con la ayuda de filtros, estos filtros permiten la búsqueda de producto por medio de una sola palabra, ejemplo el producto tiene el nombre de pantalón bota recta talla 32, no es necesario escribir la marca completa del producto, ni su descripción solo basta escribir pantalón recta y este lo ubica en la sección pantalones bota recta y sus tallas (Ver figura 30). Este proceso se realiza en 3 pasos, 1 búsqueda de producto, 2 digitar producto o información 3 ingresar producto a factura con hacer doble click Figura 30 Búsqueda de productos Novasoft 2.0

Búsqueda de productos Novasoft versión QBasic La búsqueda de productos en esta versión se hace un poco extensa si el vendedor no sabe el código del producto o como esta creado en el sistema. Para agilizar este proceso se tiene como norma en la compañía, codificar todos los productos físicamente es decir marcar el articulo con el código para que el proceso de facturación no se torne lento, si el producto está debidamente codificado no se requiere hacer una búsqueda extensa en el sistema es decir digitar el nombre completo del producto. El único problema que pude ocurrir es que el producto este codificado pero su precio este desactualizado y se incluya en la factura, para evitar esto siempre se confirma la fecha de actualización del articulo. A continuación se podrá observar cómo se realiza la búsqueda del producto, para simple consulta y para incluirlo en la factura.

252

Si únicamente se desea hacer la consulta de precio de un producto se digita la opción 11 actualización en la pantalla principal o menú general (Ver figura 31), esta opción conduce a la pantalla que genera la búsqueda del producto, (Ver figura 32) allí se ingresa el código del artículo, después de esto el sistema envía a la pantalla donde aparece la información del producto (Ver figura 34) información que se puede modificar completamente como se observo al inicio de este capitulo Figura 31 menú de general opción 11 actualización.

Figura 32 opción para digitar el código en la información general del producto opción 11 actualización.

253

Figura 34 información general del producto.

Búsqueda de productos Novasoft versión QBasic desde el modulo de facturación. Si se esta facturando y se necesita buscar un producto para incluir en la compara, se realiza el siguiente procedimiento. Para acceder a la búsqueda del los productos se digita f7 desde el encabezado de la factura, de esta forma se ingresa al inventario, en la parte inferior de la pantalla se ingresa el nombre del producto que se desea incluir en la factura (Ver figura 35) para este caso se buscara ítem o producto cemento Boyacá.

254

Figura 35 búsqueda producto

Una vez se ha encontrado el producto que se desea incluir en la factura, el vendedor tiene que memorizar el código del producto para pasarlo a la factura, pues el sistema no tiene una opción que permita seleccionar el código que se necesita agregar a la factura. Figura 36 finalización búsqueda producto

De esta forma se puede aprecia de manera breve que el sistema de información, versión visual fox pro es más completo en estas opciones básicas que se han ilustrado

255

Anexo C cotizaciones Figura 37 cotizaciones novasoft

256

Figura 38 cotización hardware 1.

257

Figura 39 cotización hardware 2.

258

Figura 39 cotización hardware 3.

NIT: 900.067.231-8

Bogotá, 12 de mayo del 2010

Señores: AGROSERVICIO Y NOVA Estimado Señor: Reciba un atento y cordial saludo, en referencia a su amable invitación a cotizar le presento nuestra mejor oferta para la adquisición de los siguientes productos: COTIZACION 1. DISCOS DUROS SATA 250GB…………………………………………………………………$ 100.000 + IVA C/U

2. DISCOS DUROS SATA 320GB………………………………………………………………. $ 110.000 + IVA c/u

3. DISCOS DUROS SATA 500GB………………………………………………………………..$ 120.000 + IVA C/U

4. DISCOD DUROS IDE 120GB………………………………………………………………....$ 90.000 + IVA C/U

5. DISCOD DUROS IDE 250GB REF……………………………………………………………$ 115.000+ IVA C/U

6. DISCOD DUROS IDE 400GB REF…………………………………………………………….$ 130.000+ IVA C/U

7. MEMORIA DDR 1 GB (400)...............................................$ 100.000+ IVA C/U GARANTIA 1 AÑO Cordialmente: MARIO ABRIL Telefono: 8051208-5313839-3104862281

259

Figura 40 cotización impresoras POS 1.

260

Figura 41 cotización impresoras POS 2.

261

Figura 42 Cotización servidor DELL DELL COTIZACIÓN Cotización #: 38904537 Cliente #: 100387620 Fecha de Cotización: 21/04/10 Fecha: 21/04/10 10:42:23 Nombre del Cliente: AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDA

Total de la Cotización: $4,020,060.12 Subtotal: $3,091,391.07

Impuesto: $554,489.67 Envío y Manejo: $246,341.94

Impuesto de importación: $127,837.44 Total de grupos en

la cotización: 1 Precios son en pesos colombianos GRUPO: 1 CANTIDAD: 1 PRECIO DEL SISTEMA: $3,091,391.06 TOTAL DEL

GRUPO: $3,091,391.06 Unidad base: PowerEdge T410 Chassis with upto 6 Cabled Hard Drives and Quad-Pack LED

Diagnostics (224-6305) Memoría: 4GB Memory (2x2GB), 1066MHz Dual Ranked UDIMMs for 1 Processor, Adv ECC (317-

0225) Tarjeta de Video: E5502 Xeon Processor, 1.86GHz 4M Cache, 800MHz Max Mem (317-1209) Memoria Video: No Second Processor (311-3928) Memoria Video: T410 Heat Sync 1P (317-1301) Disco Duro: 250GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9246) Regulador Duro de Disco: No Controller (341-3933) Sistema Operativo: No Operating System (420-6320) Módem: iDRAC6 Enterprise (313-7921) Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: Optical Cable T410 (313-7842) Bahía de CD-ROM o DVD-ROM: 16X DVD-ROM,SATA, INTERNAL (313-9100) Diskette De Documentación: Electronic System Documentation and OpenManage DVD Kit (330-4150) Diskette De Documentación: Dell Management Console (330-5280) Productos Adicionales De Almacenaje: 750GB 7.2k RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive (341-9248) Característica: Onboard SATA, 1-4 Hard Drives connected to onboard SATA Controller -No RAID (341-

9221) Servicio: Dell Hardware Limited Warranty Plus On Site Service Inital Year (914-8177) Servicio: IT Pro Support Non-MC:7x24 HW / SW Tech Support and Assistance for Certified IT

Staff 3 Year (940-8602) Servicio: IT PRO Support:Next Business Day Onsite Service after problem diagnosis Initial Year

(940-9310) Servicio: Dell Hardware Limited Warranty Plus On Site Service Extended Year (914-8818) Servicio: IT PRO Support:Next Business Day Onsite Service after problem diagnosis 2 Year

Extended (940-8392) Servicio: Thank you choosing Dell ProSupport. For tech support, visit

http://support.dell.com/ProSupport (911-6619) Instalación: Onsite Installation Declined (911-0418) Misc: Power Supply, Non-Redundant 525W (330-4147) Misc: Power Cord, NEMA 5-15P to C13, 15 amp, wall plug, 10 feet / 3 meter (310-8509)

REPRESENTANTE DE VENTAS: Darwin Herrera TELÉFONO: 7419271

Dirección de Email: darwin_herrera@dell.com Teléfono Ext: 7419271

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Figura 43 cotización dispositivos de red Cat 6

263

Figura 44 cotización dispositivos de red Cat 5

264

Figura 45 cotización dispositivos de red

265

Figura 46 Cotización Falconet telecomunicaciones

2. PROPUESTA ECONOMICA

4.1. VALORES CANALES DE DATOS

ESTOS VALORES NO INCLUYEN EL IVA. FORMA DE PAGO:

• Pago Mes anticipado: Para el servicio de Canal de Datos.

CONDICIONES COMERCIALES

• Contratación Mínima: 1 año de Servicio. • Equipos exteriores quedan en calidad de COMODATO. • Pago anticipado del servicio según Fecha de Pago registrada en la

Factura de Servicios enviada por correo electrónico. • El valor de la Instalación debe ser cancelado, así: 50% anticipo y

50% Contra entrega. Estamos a su disposición para aclarar cualquier consulta que consideren pertinente, Cordialmente; Jaime Barrera / Denys Alejandra Mejía Consultor Cuentas PBX: 2538530 Cel: 3138297512 - 3005584854 sales@falconetltda.com jbarrera@falconetltda.com administrativa@falconetltda.com

ITEM Descripción Cantidad Vr.Mensual Pesos

ENLACES INTERNET

1 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 512 k

1

$220.000

2 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 768 k

1

$380.000

3 Valor mensual Enlace Datos (Pto Puente Piedra – Pto. El Rosal) Ancho de Banda 1024 k

1

$520.000

4 Valor mensual Routing entre los puntos

1

$65.000

4

Valor Instalación , Configuración y Puesta en Marcha Enlace de Datos . (Por Punto $420.000) UNICO PAGO

2

$840.000

266

Figura 46 Cotización Comcel

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FECHA

Junio 4 de 2010

NÚMERO RAE

El número con que entra el resumen analítico de un documento a la Red. Entonces el analista es quien otorga este número.

PROGRAMA

Ingeniería de Sistemas

AUTOR (ES)

PERDOMO, Jhon Jairo; GOMEZ, Mauricio

TÍTULO DISEÑO DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA LA AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS DE AGROSERVICIOS PERDOMO Y NOVA LTDA DEL MUNICIPIO DE MADRID CUNDINAMARCA

PALABRAS CLAVES

Diseño, Solución, integral, Automatización, Procesos

DESCRIPCIÓN

Este documento es la propuesta para hacer un diseño integral de un sistema de información para una empresa pyme del gremio ferretero; En esta solución se definen los procesos más relevantes de una empresa de las características antes mencionadas y se incluyen dentro de la solución elementos de hardware, Software y Comunicaciones.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

ALCALDE, Eduardo y GARCÍA TOMÁS Jesús. Introducción a la teleinformática 1ª Ed, Madrid: McGraww Hill, 1993. p 296. ICONTEC, NTC 1486. Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Icontec. 2008 p. 115. ICONTEC, NTC 4353. Telecomunicaciones, cableado estructurado, cableado para telecomunicaciones en edificios comerciales. Icontec. 1997 p 130. TANENBAUM, Andrew S. Redes de Computadoras. 3ª ed. Prentice Hall. México, 1997. p 813. TRASLAVIÑA, Galvis Carlos Mauricio. Estado del Arte, Diseño y Programación de una aplicación que utilice tecnologías de autenticación. Proyecto de Grado Ingeniero de Sistemas. Bogotá: Universidad San Buenaventura. Facultad de Ingeniería, 2007. p 148. Cisco Networking Academy – CCNA 1: Conceptos básicos sobre Networking. Modulo 2 Capitulo 2.1.4. Versión 3.1. Consultado: [16 de diciembre de 2008, 11:10 a.m.] Corporación Colombia Digital. “Tics en Colombia”. Disponible en: http://www.colombiadigital.net/index.php?option=com_content&view=article&id=109&Itemid=156 Consultado en: [9 de Noviembre de 2008, 10:35 a.m.]. Dian “PlegableExogena_2007” Disponible en: http://www.dian.gov.co/descargas/plegables/PlegableExogena_20

268

07.pdf Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 7:50 a.m.] p.1. Duiops “Windows 2000: Visión General” Disponible en: http://www.duiops.net/windows/win2k/visiong.htm

Intel “Pentium 4” Disponible en:

Consultado: [20 de junio de 2009, 3:10 p.m.]

http://www.intel.com/espanol/products/processor/pentium4/index.htm Consultado: [16 de Agosto de 2009, 7:42 p.m.] Interconexión de Dispositivos de Red CISCO CCNA # 640-507. URL no disponible. Disponible en: http://www.dayanaro.com Consultado: [29 de noviembre de 2008, 4:23 p.m.] Linksys by Cisco “Wireless-N Gigabit Router” Disponible en: http://www.linksysbycisco.com/LATAM/es/products/WRT310N Consultado: [30 de octubre de 2009] Linksys by Cisco “Adaptador PCI Wireless-G” Disponible en: http://www.linksysbycisco.com/EU/es/products/WMP54G Consultado: [18 de Septiembre de 2009] Microsoft “Las 30 características principales de SQL Server 2005” Disponible en: http://www.microsoft.com/spain/sql/productinfo/features/top30features.mspx

Microsoft “Ventajas de Microsoft SQL Server 2005” Disponible en:

Consultado: [24 de junio de 2009, 8:45 a.m.]

http://www.microsoft.com/latam/sqlserver/microsoft-oracle.aspx Consultado: [24 de junio de 2009, 10:23 a.m.] Ministerio de la protección Social “Definición de planilla única” Disponible en: http://www.minproteccionsocial.gov.co/vbecontent/library/documents/DocNewsNo17611DocumentNo7131.PDF Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 6:30 a.m.] p. 1. Monografías “Microsoft Windows 98” Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos15/microsoft-windows/microsoft-windows.shtml#CARACTER Consultado: [20 de junio de 2009, 1:36 p.m.] Netsolin “Standard” Disponible en http://www.netsolin.com/Default.aspx?tabid=73 Consultado: [16 de mayo de 2009, 5:55 p.m.] Ofimática S.A. “Software Multiplataforma” Disponible en http://www.ofima.com/index.html Consultado: [16 de mayo de 2009, 6:10 p.m.] Pdf. “Descripción del sector del software” Disponible en: http://pisis.unalmed.edu.co/avances/archivos/ediciones/Edicion%20Avances%202007%202/12.pdf p. 15. Consultado en: [22 de Noviembre de 2008, 2:13 p.m.] Pdf. “GNU Linux” Disponible en: www.umanizales.gedu.co/programs/ingenieria/congresolinux/gnu_linux.pdf. p.2. Consultado en: [10 de Noviembre de 2008, 8:16 a.m.].

269

Rodoval “Basic” Disponible en: http://www.rodoval.com/paginalen.php?len=BASIC Consultado: [13 de enero de 2009, 1:43 p.m.] Siasoft “Módulo de Inventario” Disponible en: http://siasoft.blogspot.com/2008/01/modulo-de-inventario.html Consultado: [16 de mayo de 2009, 6:45 p.m.] Software Licenciado. “Definición de Software Licenciado” Disponible en: http://kusanagui.blogdiario.com/i2006-06/ Consultado en: [9 de Noviembre de 2008, 3:12 p.m.]. Superintendencia de Industria y Comercio. Disponible en: http://www.sic.gov.co/ Consultado: [10 de noviembre de 2008, 4:23 p.m.]

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NÚMERO RAE PROGRAMA Ingeniería de Sistemas CONTENIDOS

4.1Procesos Actuales de la Empresa En esta parte se hace una caracterización de los procesos que tiene la empresa y de cómo es su forma de ejecutarlos para este fin se realizaron diagramas de proceso en donde se hace la explicación paso a paso de cada uno de ellos y de esa forma se hace un conclusión de cómo es la integración ellos con los elementos de Hardware, Software y Comunicaciones. 4.2Diagnostico Actual del Funcionamiento de los Elementos de Hardware, Software Y Comunicaciones

En esta parte se hace un análisis de cada uno de los elementos de Hardware, Software y Comunicaciones para de esta manera determinar cómo es su estado actual, además determinar posibles debilidades en cada uno de ellos que estén afectando directamente el flujo normal de los procesos.

4.3Análisis de las Aplicaciones de Software Necesarias En esta parte se determinan los actores principales que intervienen de manera directa con el sistema de información; una vez identificados se hace una evaluación de las soluciones disponibles en el mercado para de esa forma poder determinar cuál es la que más se ajusta a las necesidades de la compañía. 4.4 Determinar los elementos de Hardware Para el desarrollo de este objetivo se hiso una comparación de todos los equipos de la compañía en cuanto a configuración y de esta manera poder determinar la compatibilidad con el software que se propuso para el sistema de información. 4.5 Componentes de Comunicaciones En esta parte del proyecto se analiza cada uno de los elementos de comunicaciones necesarios para proponer una red de datos que cumpla con los requerimientos de la compañía. Además se hace un análisis del trafico de la red, del ancho de banda y de recursos físicos en cada una de las maquinas que intervienen en los procesos para garantizar que su funcionamiento sea optimo.

NÚMERO RAE PROGRAMA

271

METODOLOGÍA

ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

EMPÍRICO – ANALÍTICO

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DE USB / SUB-LÍNEA DE FACULTAD / CAMPO TEMÁTICO DEL PROGRAMA

Líneas Institucionales. Tecnologías Actuales y sociedad.

Sub línea de la Facultad. Sistemas de información y comunicación.

Campos de investigación. Almacenamiento de información, Redes y servicios.

Técnicas de recolección de Información Para el desarrollo de este proyecto se tomó como muestra la información de los aspectos que involucran el área de sistemas en Agroservicios Perdomo y Nova Ltda., sé realizó un trabajo de campo, obteniendo datos de entrevistas con el área administrativa y operacional de la compañía, interactuando con el sistema de información observando la red de área local y la comunicación de los puntos de venta para el intercambio de información.

CONCLUSIONES

Se puede concluir que el proyecto tiene la solidez que se estaba buscando desde el inicio pues ya ha quedado plasmado a lo largo del documento todos los aspectos de hardware, software y comunicaciones los cuales ayudaran a la compañía a avanzar tecnológicamente y por lo tanto esto genera estabilidad y seguridad. Se concluye que la única forma de garantizar una solución que cumpla con las expectativas generadas, es realizar una serie de cambios y adquisición de elementos que se involucran con hardware, software y comunicaciones. Es evidente que las comunicaciones a nivel de internet en el sector para las pequeñas compañías no son las mejores por lo tanto esto hace que las posibilidades de realizar proyectos a gran escala con comunicaciones en línea se vean muy limitadas. El costo a pagar de las comunicaciones el demasiado alto y se obtienen pocas garantías a cambio. Las redes de LAN de la compañía están en muy mal estado a nivel organizacional. Se puede concluir que en la nueva red el servidor, el trafico y la transmisión de datos tienen más exigencia por tal motivo es importante aumentar las memorias RAM de los host de facturación y contabilidad pues se aprecia que el rendimiento es mayor, de la misma forma el nuevo servidor y la red LAN estarían en la capacidad de soportar los nuevos procesos automatizados además de esto la solución es escalable y genera seguridad en el trafico de los datos.

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