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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL
MODELO COCO QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE LA MEDIANA EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO
DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.
A. GENERALIDADES.
Luego de haber confirmado la viabilidad del diseño e implementación de un Sistema
de control interno basado en el Modelo COCO que contribuya a mejorar la gestión
financiera en las medianas empresas del sector comercio, determinamos los
parámetros y delimitaciones para el diseño de nuestro sistema de control interno lo
que entendemos por Modelo COCO, proporcionando la definición de sus
componentes, cual es la importancia que éstos representan en el diseño de nuestro
sistema, así como también la relación que cada uno de los criterios posee con
respecto a los componentes que lo integran.
Este capitulo presenta una herramienta innovadora y útil para implementar el control
interno, así como también ayudará a mejorar el control interno ya existente, lo cual
permitirá orientar a los empleados de las medianas empresas a cumplir
adecuadamente con los procedimientos de control delimitado en el Sistema de
Control Interno.
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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
1. OBJETIVO GENERAL.
Diseñar un Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, que contribuya a
mejorar la Gestión Financiera de las medianas empresas del sector comercio, lo cual
permita controlar las actividades, documentos e información registrada y presentada
en los estados financieros por la empresa.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
���� Producir información financiera oportuna, correcta y confiable como apoyo a la
gestión financiera, en el proceso de toma de decisiones y rendición de cuentas
a los usuarios de la información.
���� Detectar los riesgos de errores e irregularidades, como base para identificar
sus causas y sus efectos, promoviendo acciones correctivas que permitan
manejarlos y controlarlos.
� Definir responsabilidades y funciones para cada empleado que participa en el
área financiera.
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C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.
El Sistema de Control Interno basado en el modelo coco, es importante porque
cuenta con los componentes necesarios que aseguren el logro de los objetivos,
además de las funciones y tareas relacionadas con la revisión, seguimiento y control
de las actividades financieras.
Este sistema facilitará el diseño de políticas y procedimientos que garanticen la
protección y conservación del tiempo con respecto los recursos humanos,
tecnológicos y financieros; de tal manera que los resultados se puedan medir y
comprobar.
Ayudará a fortalecer y mejorar el desarrollo diario de la gestión financiera en la
mediana, lo que permitirá identificar claramente los riesgos que se presentan dentro
de esta.
El sistema de control interno basado en el modelo COCO, busca proporcionar un
entendimiento de control, por las siguientes razones:
El impacto de la tecnología y el recorte a la estructura organizativa.
Por la creciente demanda de informar a los directivos de la empresa, acerca
de la eficiencia y eficacia del control.
Por el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma
de proteger los intereses de los accionistas.
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D. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA.
Debido a que las medianas empresas han crecido y los volúmenes de sus
operaciones se han aumentado considerablemente, se hace necesario diseñar un
Sistema de Control Interno, basado en el Modelo COCO.
De acuerdo a los avances tecnológicos, a la globalización y principalmente a los
acuerdos efectuados entre los gobiernos de El Salvador y Estado Unidos con el
Tratado de Libre Comercio (TLC), es de vital importancia para la permanencia de las
medianas empresas en el mercado, contar con sistema de control interno que les
permitan prevenir y/o reducir los riesgos e irregularidades en la gestión financiera.
E. DESARROLLO DEL SISTEMA.
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“D iseño de un Sistema de
Control Interno basado en el
M odelo COCO , que contribuya a mejorar la gestión financiera de
las mediana s empresas del sector
comercio del municipio de San
Salvador”
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1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.
El Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, consta de 3 fases las
cuales se han diseñado para mejorar la gestión financiera de las medianas
empresas.
Fase I (Inicial) Esta fase consta del Diagnóstico que se realiza a la empresa, ya que
se considera necesario saber cuales son las condiciones en las cuales se realiza la
gestión financiera en las medianas empresas, y luego se aplica la técnica FODA,
para establecer Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con las que
cuenta las empresas en estudio.
Fase II (De proceso) En esta fase se presentan los 4 componentes del Modelo
COCO, explicando el objetivo, las políticas y procedimientos de cada uno de los 20
criterios del modelo.
Fase III (De Resultado) Se da a conocer la contribución que el sistema dará a la
gestión financiera de las medianas empresas del sector comercio.
Luego se presenta la retroalimentación, donde se revisaran periódicamente el
cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos según el modelo COCO,
según sean las necesidades que la empresa presenta.
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2. OBJETIVOS DEL SISTEMA.
2.1 OBJETIVO GENERAL.
Dar a conocer a las medianas empresas del sector Comercio, el Sistema de Control
Interno, basado en el Modelo COCO, que contribuirá a que la Gestión Financiera sea
más eficiente.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
� Proporcionar a las medianas empresas una herramienta de control para
identificar y disminuir los riesgos
� Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos, para tener un
mejor control de las operaciones financieras.
� Promover el involucramiento y capacidad técnica del recurso humano, que
participa en la realización de la Gestión Financiera.
� Proporcionar un mejor flujo de información que ayude a la disminución de
riesgos del área financiera.
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3. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA.
El objetivo que persigue la alta dirección en las empresas, es obtener ganancias a
través de la inversión que realizan, para lograr este objetivo es necesario contar con
un control interno apropiado, que sea de ayuda para mejorar y/o fortalecer las
funciones de tesorería y contabilidad.
La presentación del Sistema del Control Interno basado en el Modelo COCO, se
realizará a la Junta General de Accionista, Administrador Único o propietario, ( según
sea el caso ), a quienes se les explicará en que consiste el sistema y cuales son los
beneficios que se obtendrán al implementarlo en la empresa.
a. Responsabilidades del Sistema de Control Interno basado en el Modelo
COCO.
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Junta General
de Accionistas. Administrador
Único. Propietario.
Implementación del Sistema.
Gerente Financiero.
Encargado del área Financiera.
Contador.
Aplicación del Sistema de Control Interno.
Tesorería Contabilidad
Presentación
del Sistema de Control Interno.
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4. ESQUEMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO, QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO.
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S I S T E M A
D E
C O N T R O L I N T E R N O
Diagnóstico de la Empresa
Objetivo Conocimiento de la Gestión Financiera
Recopilación de la Información
Resultado del Diagnóstico
Cuestionario
Aplicación
FODA Conclusiones
FASE I
INICIAL
FASE II
DE PROCESO
Componentes
Modelo Coco
Capacidad Propósito Compromiso Evaluación y Aprendizaje
FASE III
DE RESULTADO
Contribución a la mejora de la Gestión Financiera
Tesorería
Contabilidad
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Presupuesto de Implementación. Cronograma de Implementación. Evaluación y actualización del Sistema de Control Interno.
Alcance
Políticas Procedimientos Objetivo
R E T R O A L I
M E N T A C I Ó N
Ingresos. Adquisición de Fondos. Análisis de Créditos. Análisis de Presupuestos.
Contabilidad Financiera. Inventarios. Preparación de Estados Financieros. Manejo de Impuestos
Recursos: * Humanos * Materiales
Formulario de Entrevista
Criterios
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4.1 FASE I (INICIAL) Continuación se detalla el esquema que se desarrollara, para dar inicio con el
Sistema, en dicha fase se realizará un diagnostico a las medianas empresas, para
conocer las condiciones en las cuales realizan la Gestión Financiera.
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Objetivo
Conocimiento de la Gestión Financiera Alcance
Diagnóstico de la Empresa
Recopilación de la Información
Resultado del Diagnóstico
Cuestionario
Aplicación
FOLA
Conclusión Formulario de Entrevista
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4.1.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA.
a) CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN FINANCIERA.
a.1 OBJETIVO.
Establecer las condiciones en las cuales se realiza la Gestión Financiera, en las
medianas empresas del sector comercio.
a.2 ALCANCE.
Se espera tener un alcance amplio con la recopilación de información relacionada
con la Gestión Financiera, a través de entrevistas al Gerente Financiero y al personal
involucrado en las actividades de contabilidad y tesorería de la empresa.
De los resultados obtenidos se prepararán conclusiones para establecer cuales son
las condiciones reales en las que se desarrolla la Gestión Financiera.
El alcance del diagnostico incluye:
Revisar la situación organizacional de la empresa.
Determinar los controles con los que se realiza la Gestión Financiera.
Conocer cual es el flujo de información que se maneja en la empresa, a través
de los cuestionarios.
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a.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Es la primera actividad que se realizará, ya que está dirigida a obtener información
general sobre la empresa e información especifica del área financiera.
La información general de la empresa se le solicitará al Gerente, el cual conoce los
antecedentes de la empresa y sabe cuales son los objetivos y metas que se desean
alcanzar. (Ver formulario No. 1)
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Formulario No. 1
Para conocer la Gestión Financiera se solicitará al Gerente Financiero o al
Encargado del Área Financiera, que de respuestas a una serie de preguntas de
control para establecer las condiciones en las cuales se está desarrollando. (Ver
formulario No. 2)
Nombre de la Empresa
Formulario de solicitud de la Información General
No.
Puntos a Considerar
SI
NO
1
¿Existe un Organigrama en la empresa?
2
¿Cuenta la empresa con misión, visión y valores?
3
¿Existen objetivos establecidos en la empresa?
4
¿Existen planes estratégicos y de trabajo?
5
¿Cuentan con presupuestos y manuales?
6
¿Cuentan con planes de negocio?
7
¿Existe información legal de la empresa?
8
¿Existe detalle del personal de la empresa?
9
¿Se realizan operaciones claves y Estructura Organizativa?
Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Fecha: __________________ ___________________ Firma Solicitante Firma Informarte
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Formulario No. 2
Nombre de la Empresa Recopilación de Información del Área Financiera
No.
Puntos a Considerar Preguntas
SI
NO
1
¿Existen objetivos y metas establecidos para áreas financieras?
2
¿Cuentan con políticas de trabajo establecidos para área financiera?
3
¿Posee la empresa un manual de funciones específicas para el área financiera?
4
¿Existe un control de Ingresos y Egresos?
5
¿Se tienen establecidos todas las fuentes de Ingresos?
6
¿Utiliza la empresa informes financieros para la toma de decisiones?
7
¿Son analizados e interpretados los estados financieros para ser utilizados en los
planes y proyectos de la empresa?
8
¿Los presupuestos son preparados por personal que tiene conocimiento de la
operatividad de cada área?
9
¿Utiliza la gerencia financiera el presupuesto para realizar sus actividades?
Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
____________________ ___________________ Firma Solicitante Firma Informarte
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a.4 RESULTADO DEL DIAGNOSTICO. Según los resultados obtenidos con la recopilación de la información se ha concluido
lo siguiente:
.
Por lo que se hace necesario contar con un sistema de control interno, que vaya
destinado a fortalecer las áreas débiles internas como externas que se presentan en
su Gestión Financiera.
CONCLUSIONES
Manejo de Riesgo
� Falta de procedimientos de control.
� Falta de evaluación de los riesgos.
Manejo del Personal
� Falta de Capacitación al personal del área Financiera.
� Falta de Incentivos.
Estructura
Organizativa
� No todas cuentan con un Organigrama.
� Falta de un Manual de Responsabilidades y Funciones.
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b. APLICACIÓN DE FODA.
Para diseñar el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, se tomarán
los datos obtenidos de la investigación de campo, para determinar cual es la
situación actual de las empresas en estudio, estableciendo así las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas.
FORTALEZAS.
� Todas están legalmente constituidas.
� Cuentan con personal capacitado para realizar las operaciones
financiero - contable.
� Cuentan con una amplia cartera de cliente.
� Cuentan con un Capital de Trabajo para mantenerse dentro del
mercado.
� Cuenta con personal apropiado para la realización de sus
actividades diarias.
OPORTUNIDADES � Cuentan con la tecnología apropiada para el desarrollo de
sus actividades.
� Se cuenta con el apoyo de la Junta Directiva, para tener
un eficiente control interno.
� Cuentan con el apoyo de Instituciones Gubernamentales
como: CONAMYPE, FAT, INFOCENTROS.
� Acceso financieros activos: BMI, Banco Hipotecario,
� Asistencia Técnica Constitucional: CAM, GTZ, Fusades,
Fepade.
� Contar con el Tratado de Libre Comercio, el cual
contribuirá a tener una mayor importación y exportación
de los productos.
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AMENAZAS
� Con las nuevas reformas fiscales, están sujetas a cumplimiento formal
y sustantivo a los tributos.
� Posible aumento de costos, por el Tratado de Libre Comercio, se
pueden incrementar los costos y gastos de operación, tecnología y
competitividad.
� Debido a la globalización, las medianas empresas se ven implicadas
en todos los cambios que surgan.
� Modernización de sus equipos por los avances tecnológicos.
DEBILIDADES
� No contar con procedimientos y sistematización para el
desarrollo de las operaciones financiero - contable.
� No todas las medianas empresas han logrado identificar
los factores de riesgos financieros de la empresa.
� No contar con procedimientos de control para disminuir
los riesgos financieros.
� Falta de capacitación e incentivos al personal técnico del
Área Financiera.
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4.2 FASE II (DE PROCESO) En esta fase se desarrolla el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO,
detallando los objetivos que se persigue en cada uno de los componentes del
Modelo, estableciendo políticas y procedimientos para cada criterio.
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Componentes
Modelo Coco
3. Capacidad
1. Propósito
2. Compromiso
4. Evaluación y Aprendizaje
Políticas
Procedimientos
Objetivos
C R I T E R I O S
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4.2.1 PRIMER COMPONENTE.
Evaluación del Componente
PROPÓSITO
a) Los objetivos deben ser comunicados
d) Se deben establecer planes para guiar los
esfuerzos.
c) Políticas para el logro de los objetivos
deben ser comunicados.
b) Identificar riesgos internos y externos
que afecten el logro de los objetivos.
e) Los objetivos y planes deben incluir
indicadores de medición de desempeño.
CRITERIO
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� Mantener actualizada y protegida contra accesos
indebidos la información financiera.
� Clasificar los riesgos por prioridad.
� Implementar políticas de prevención de riesgos.
POLÍTICAS DEL CRITERIO.
� Se darán a conocer los objetivos mediante memorandum y
reuniones.
� Comprobar que todos los encargados de realizar actividades de
gestión están seguros de los objetivos establecidos.
� Se realizará una planificación, para programar las actividades
financieras paral lograr el cumplimiento de los objetivos.
� Establecer un manual de funciones.
� Lograr que el personal conozca las políticas de apoyo para el
logro de objetivos,
� Monitoreo constante al personal.
� Planificar las actividades de gestión financiera de
manera metódica, estableciendo tiempos, actividades
y responsables de su ejecución.
� Supervisión continúa de la Gerencia General o del
Administrador Único en su caso.
� Los empleados del área financiera deben contar con
experiencia suficiente para su buen desempeño.
� Realizar informes de medición del desempeño en el área
financiera.
� Promover la eficiencia laboral.
� Promover el óptimo uso de los recursos de la empresa.
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -
Criterio: Los objetivos deben ser comunicados.
Fecha:
Objetivo: Verificar que los empleados que realizan la gestión financiera sepan cuales son los objetivos que se quieren alcanzar.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se enviaran por escrito a través de memorando y correos electrónicos los
objetivos que el área de gestión financiera ha planificado alcanzar.
Gerente General
2
Se harán reuniones ordinarias para reforzar la información antes enviada por
medio de memorando y correo electrónico.
Gerente
Financiero
3
Se utilizara la comunicación directa y personalizada, para determinar, si el
personal del área financiera conoce los objetivos que persigue dicha área.
Gerente
Financiero
4
Utilizando la comunicación escrita se medirá el grado de captación de los
objetivos.
Gerente
Financiero
5
Se supervisara mensualmente las metas individuales de cada ejecutivo para
asegurar el logro de los objetivos generales en el tiempo programado.
Gerente
Financiero
6
Se dará a conocer el avance en el logro de los objetivos a través de informes
que la gerencia proporcionara al área financiera.
Gerente
Financiero
7
Se informara a la gerencia financiera de manera puntual sobre las áreas en que
necesiten de su apoyo para lograr los objetivos establecidos.
Empleados
Área
Financiera
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -
Criterio: Se deben identificar los riesgos internos y externos que afectan el
logro de objetivos.
Fecha:
Objetivo: Verificar que existan políticas de prevención de riesgos que afecten o impidan lograr los objetivos programados por el área financiera.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 A los empleados del área financiera se les permitirá un atraso máximo de tres
días en los registros de las operaciones.
Contador y
Tesorero
2
Los informes serán consultados únicamente por los usuarios autorizados por la
gerencia.
Gerente
Financiero
3
Los informes financieros serán archivados para su consulta por plazo no mayor
de cinco años, después de este plazo podrán ser destruidos.
Gerente
Financiero
4
Se les dará prioridad a aquellos riesgos que incidan en el logro de los objetivos
establecidos.
Gerente
Financiero
5
Se ejecutaran las políticas de prevención de riesgos por personal capacitado y
competente.
Contador y
Tesorero
6
Se proporcionara a los empleados del área financiera de todas las herramientas
tecnológicas adecuadas para detectar los riesgos.
Gerente
Financiero
7
Cada seis meses se le dará darle mantenimiento al equipo de detección y
prevención de riesgos.
Gerente
Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -
Criterio: Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser
comunicadas y practicadas, de manera que el personal identifique el alcance de su libertad de actuación.
Fecha:
Objetivo: Comprobar que se este logrando una gestión financiera excelente alcanzando los objetivos establecidos mediante la implementación de políticas de apoyo.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Cada empleado deberá tener un manual de descripción de puestos que le
permita conocer sus funciones.
Depto. R.R.H.H.
2
Cada empleado obedecerá las órdenes de un solo jefe para evitar la dualidad
de mando.
Gerente Financiero
3
Cada empleado ejecutara las funciones que más se adapten a sus
conocimientos, aptitudes y habilidades.
Contador y Tesorero
4
Se verificara trimestralmente que los empleados conozcan las políticas de
apoyo al logro de objetivos mediante preguntas directas e individuales,
Gerente Financiero
5
Las políticas de apoyo se colocaran en el área financiera a la vista de todos,
para ser consultadas en todo momento.
Depto. R.R.H.H.
6
Se verificaran a través de la presentación de informes que las funciones se
estén desarrollando según lo establecido.
Contador y Tesorero
7
El Gerente Financiero, recibirá los informes donde se detalle las funciones
realizadas por cada uno de los empleados.
Contador y Tesorero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -
Criterio: Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.
Fecha:
Objetivo: Verificar que se este logrando una gestión financiera de calidad, utilizando el mínimo recurso humano mediante una buena planificación.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se realizara únicamente las funciones de gestión financiera que le
corresponden según la planificación.
Empleados del área
financiera.
2
Se supervisara de manera sorpresiva las funciones de los encargados del área
financiera una vez al mes.
admón. Único y/o Gerente General
3
Se entregará una copia de los planes que se han establecidos para realizar de
una forma idónea la gestión financiera.
Empleados
del área financiera.
4
Se entregaran al Gerente Financiero informes firmados y sellados para poder
determinar responsabilidades.
Contador y Tesorero
5 Cada empleado deberá haber cumplido toda su planificación o programación
diaria antes de retirarse.
Empleados del área
financiera.
6 Se realizara una reunión mensual con el Gerente Financiero para analizar los
avances y resultados de la gestión.
Admón. Único,
Gte.Gral , Gerente
Financiero
7
Cada empleado deberá haber pasado una prueba de aptitudes y habilidades
antes de desempeñar un cargo de gestión financiera.
Depto. R.R.H.H.
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -
Criterio: Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores
de medición del desempeño.
Fecha:
Objetivo: Verificar que los objetivos programados se estén logrando en el menor tiempo posible haciendo buen uso de los recursos de la empresa.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se medirá el desempeño de los empleados del área financiera tomando como
base los resultados de las operaciones financieras.
Gerente
Financiero
2
Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base la
satisfacción personal al realizar su trabajo.
Gerente Financiero, Contador y Tesorero
3
Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base el tiempo
que invierte al realizar sus funciones.
Contador y
Tesorero
4
Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base las
relaciones interpersonales entre sus compañeros y los ejecutivos de otras
instituciones con las que la empresa tiene relaciones.
Contador y
Tesorero
5
Los empleados mejor evaluados serán ascendidos y mejor equipados.
Gerente
General
6
Se rotara el personal cada doce meses.
Contador y
Tesorero
7
Supervisar el manejo del equipo de trabajo de cada empleado del área
financiera.
Contador y
Tesorero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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COMPROMISO
a) Establecer y comunicar los valores éticos.
d) Fomentar la confianza para un buen flujo de información.
c) Definición clara de autoridad y responsabilidad, para tomar decisiones por el personal apropiado.
b) Las políticas y prácticas sobre R.R.H.H. deben ser consistentes con los valores éticos.
CRITERIOS
4.2.2 SEGUNDO COMPONENTE.
Evaluación del Criterio
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POLÍTICAS DEL CRITERIO.
� Planificar y realizar los procesos de selección en los niveles
jerárquicos.
� Investir de autoridad y responsabilidad a los niveles jerárquicos.
� Integrar al personal para que la función de cada uno, sea un gran
aporte a la empresa.
� Ajustar los objetivos a los valores éticos de la
organización.
� Lograr los objetivos establecidos sin olvidar los valores
éticos.
� Establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos
tomando como base los objetivos a alcanzar y los valores éticos.
� Colocar a la vista los valores éticos para que ningún empleado
del área financiera los pierda de vista.
� Evaluar a cada empleado para determinar si conoce los valores a
los cuales debe regirse.
� Premiar al empleado que mejor cumpla los valores éticos
establecidos por la organización.
� Fomentar el compañerismo, la confianza y las buenas relaciones
interpersonales.
� Fomentar la comunicación, el dialogo y la confidencialidad.
� Evitar confrontaciones.
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -
Criterio: Se deben establecer y comunicar los valores éticos.
Fecha:
Objetivo: Verificar que todo el personal encargado de la gestión financiera conozca, practique y transmita los valores éticos de la organización al realizar sus funciones.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Cada empleado que ingrese al área financiera deberá recibir por escrito los
valores éticos que rigen el Departamento.
Depto. R.R.H.H.
2
Cada empleado deberá tener en su escritorio como herramienta de trabajo el
listado de los valores éticos y su significado.
Depto. R.R.H.H.
3
Se deberán colocar placas a la vista en donde se encuentren gravados los
valores éticos.
Depto. R.R.H.H.
4
Se examinaran a los ejecutivos de forma verbal y /o escrita para determinar si
saben cuales son los valores éticos que deben cumplir.
Depto. R.R.H.H.
5
Se entregara placa de reconocimiento al empleado que más y mejor practique los
valores éticos.
Depto.
R.R.H.H. y Gerente
Financiero
6
Se deberá promover los valores éticos entre compañeros en los momentos más
críticos en los que se puede faltar a ellos.
Empleados
Área Financiera
7
Se deberá imponer disciplina siempre que se falte a los valores éticos.
Gerente Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -
Criterio: Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser
consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.
Fecha:
Objetivo: Establecer uniformidad entre los objetivos que se pretenden alcanzar, los valores éticos de la empresa y las políticas sobre recursos humanos.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Los valores éticos se tomaran de base siempre que se vayan a establecer los
objetivos.
Empleados Área Financiera
2
Los valores éticos se deberán poner en práctica en todo momento hasta lograr
los objetivos de la organización.
Empleados Área
Financiera
3
Al establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos se tomara de
base los objetivos de la organización y los valores éticos.
Depto. R.R.H.H.
4
El recurso humano deberá tratarse como ser humano, reconociéndole sus
deseos de superación, se le respete y se le recompense moral y materialmente.
Depto. R.R.H.H.
5
Deberá eliminarse la competitividad, la rivalidad, y los enfrentamientos directos
o velados.
Empleados Área
Financiera
6
Se deberá entregar a Departamento de Recursos Humanos los perfiles de cada
uno de los puestos que se necesitan cubrir en el área financiera.
Gerente Financiero
7
El proceso de selección y reclutamiento deberá de ser orientado a los valores
éticos de la organización.
Depto. R.R.H.H.
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
152
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -
Criterio: La autoridad y la responsabilidad deben ser claramente definidas y
consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.
Fecha:
Objetivo: Establecer la autoridad y responsabilidad en las personas indicadas de acuerdo a los objetivos que se quieren alcanzar
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se deberá elegir a los candidatos más competitivos luego de haber realizado
completamente el proceso de selección de personal.
Depto.
R.R.H.H.
2
Los niveles jerárquicos serán ocupados por aquellos candidatos con alto grado
de responsabilidad.
Gerente
General
3 En los cargos de jerarquía se elegirá al ejecutivo con el mayor grado de
moralidad comprobada.
Gerente
General
Depto.r.r.h.h.
4
Se evitara la dualidad de mando para evitar el conflicto de intereses y la
confusión de los subalternos.
Gerente
General
5 Se informará a cada ejecutivo acerca de sus obligaciones, sus superiores y sus
subalternos, con el objetivo de no traspasar los niveles de autoridad y
responsabilidad.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
6 Verificar que los empleados actúen según las directrices marcadas.
Gerente
Financiero y General
7
Se recibirán sugerencias de los empleados para la toma de decisiones.
Gerente
Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
153
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -
Criterio: Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de
información.
Fecha:
Objetivo: Fomentar un ambiente de confianza y compañerismo que sirva como punto de apoyo al buen flujo de información en el área de gestión financiera.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se fomentará la comunicación abierta y directa entre los diferentes niveles
jerárquicos.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
2 Los jefes deberán tratar a todos los empleados por igual.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
3
Los jefes deberán practicar la empatía con sus subalternos.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
4
Los llamados de atención se harán en privado, a puerta cerrada.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
5
Evitar las confrontaciones siempre que se presenten situaciones en las que no
se llegue a un acuerdo unánime.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
6
Eliminar las situaciones negativas que pongan en peligro la tranquilidad del
ambiente de trabajo.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
7
No divulgar información confidencial que ponga en desventaja a las personas
con las que se tienen relaciones laborales.
Gerente General
Depto.r.r.h.h.
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
154
4.2.3 TERCER COMPONENTE.
Evaluación del Componente
CAPACIDAD
a) Conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para el logro de los objetivos.
d) Las decisiones y acciones deben ser coordinas por toda la Organización.
c) Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante.
b) Proceso Comunicación apoyar los valores de la Organización.
e) Las Actividad de Control deben ser
diseñadas como parte integral de la
Organización
CRITERIOS
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
155
POLÍTICAS DEL CRITERIO.
� Recibir capacitación por lo menos dos veces al año.
� Rotar al personal del área financiera.
� Actualización de programas contables y/o programas que se
utilizan en la Gestión Financiera.
� Programar reuniones periódicas entre los gerentes de las
diferentes áreas funcionales de la empresa.
� Formar comité de cumplimiento del control interno en el área
financiera.
� Dar cumplimiento al marco legal, que correspondan a las
medianas empresas del sector comercio.
� Establecer mecanismos de seguridad.
� Establecer mecanismos para el procesamiento de la información
� El contenido de la información debe ser apropiada a las
necesidades de la empresa.
� Establecer programas bien estructurados de comunicación entre
los gerentes y el personal, así también con empleados de la misma
área o de las diferentes áreas.
� Establecer que medios de comunicación serán utilizados en la
empresa.
� Asignar recursos necesarios para el buen funcionamiento de los
medios de comunicación.
� Establecer tareas específicas y responsabilidades claras del
personal.
� Definir firmas para dar autorizaciones.
� Contar con documentación de soporte.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
156
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -
Criterio: El personal debe tener los conocimientos, las habilidades y las
herramientas que sean necesarios para el logro de los objetivos.
Fecha:
Objetivo: Definir cuales son los conocimientos y habilidad con las cuales debe
contar el personal del área financiera. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Que el proceso de reclutamiento y selección del personal, debe garantizar que
el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los
requisitos establecidos para el puesto.
Depto. R.R.H.H.
2
Debe definirse los conocimientos y habilidades específicas requeridas para el
desempeñar las actividades financieras.
Gerente Financiero
3
Analizar detalladamente las tareas que realiza cada empleado. Gerente
Financiero
4
Los expedientes de los empleados deben ser actualizados trimestralmente.
Depto. R.R.H.H.
Gerente Financiero
5
En los expedientes se deben especificar los conocimientos y habilidades que el
empleado ha adquirido en la empresa.
Depto. R.R.H.H.
Gerente Financiero
6
Realizar evaluaciones trimestrales sobre los conocimientos y habilidades
adquiridas en la empresa.
Depto. R.R.H.H.
Gerente Financiero
7
El personal debe recibir orientación, capacitación y adiestramiento necesario de
forma metódica para realizar sus labores.
Gerente Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
157
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -
Criterio: El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la
organización.
Fecha:
Objetivo: Definir cuales serán los medios de comunicación interna que serán
utilizados para apoyar los valores de la empresa. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se entregara a cada empleado del área financiera por escrito la misión,
visión y valores de la empresa.
Depto. R.R.H.H.
2
Comunicar al personal del área financiera los objetivos que persigue la
empresa.
Gerente Financiero
3
Comunicar al personal del área financiera los riesgos internos y
externos a que están expuestas las medianas empresas comerciales.
Gerente General
4
Creación de mecanismos para que los empleados aporten
recomendaciones para la mejora continúa.
Gerente Financiero
5
Se utilizarán los memorándum escritos o a través de correos
electrónicos, como medio comunicador de cambios, notificaciones y
autorizaciones.
Personal área financiera
6
El gerente financiero debe tener receptividad de sugerencias del
personal.
Gerente Financiero
7
Se deberá establecer canales de comunicación adecuados.
Gerente Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
158
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -
Criterio: Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante
para el logro de los objetivos.
Fecha:
Objetivo: Determinar cual es la calidad de la información que suministra el área
financiera, para el logro de los objetivos. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 La información se obtendrá de fuentes internas y externas.
Empleados del área
financiera
2
Revisar el sistema de información de todas las áreas funcionales de la empresa. Gerente General
3
Los estados financieros deberán mostrar los anexos necesarios para un mayor
análisis y mejor comprensión. Contador
4
La información presentada debe ser reciente y actualizada. Gerente General
5
La información generada por las partes relacionadas a la gestión financiera
debe ser confiable y oportuna.
Gerentes áreas
funcionales
6
Se deberá contar con mecanismos de seguridad para que la información no este
expuesta a todo el personal.
Gerente Financiero y
Contador
7
La información suministrada por el gerente financiero o encargado del área será
utilizada para mejor procesamiento.
Contador y Tesorero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
159
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -
Criterio: Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una
organización deben ser coordinadas.
Fecha:
Objetivo: Establecer mecanismos que faciliten la coordinación de los
procedimientos entre todas las áreas de la empresa. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se asignarán adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos, y cualquier otro recurso propiedad de
la empresa.
Empleados del área
financiera
2
Debe existir una interacción entre el área financiera y el personal de otras áreas
de actividades relacionadas.
Gerente General
Financiero Ventas
3
El área financiera deberá estar centralizada. Gerente
Financiero
4
Se realizaran reuniones por lo menos una vez al mes, para exponer sus
estrategias y unificar esfuerzos para el logro de ellos.
Gerentes diferentes
áreas funcionales
5
Se deberá contar con una planificación semana, que vaya coordinada con las
estrategias que se utilizarán para lograr los objetivos.
Contador y Tesorero
6
Se debe comunicar al personal, quién o quienes estarán encargados de
supervisar el cumplimiento del control.
Gerente Financiero
7
Asegurarse que todas las acciones del área financiera se desarrollen bajo
normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Gerente Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
160
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -
Criterio: Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte
integral de la organización.
Fecha:
Objetivo: Definir el equilibrio que dar a la empresa las actividades de control que se desarrollan en el área financiera.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 Crear una división de trabajo, al delegar autoridad y asignar responsabilidades a
cada miembro del área financiera.
Gerente Financiero
2
Contar con un sistema de registro de firmas para autorizaciones en las
diferentes operaciones: Gerente
Financiero
2.1 La firma de cheque se deben definir rangos de monto, se recomienda que
existan firmas mancomunadas. Contador
2.2 Los vales de caja chica deben ser autorizados por el gerente o encargado
del área que compra o gastos. Contador
2.3 La planilla de sueldo para su pago debe ser autorizada por el gerente.
Gerente
Financiero
3
Se debe contar con documentos que sirvan de evidencia comprobatoria,
suficiente para respaldar las diferentes operaciones de la empresa. Contador
4
Se debe contar con formularios necesarios y adecuados para documentar las
operaciones financieras. Contador
5
Se debe documentar cada procedimiento de control que se realice en
contabilidad y tesorería.
Contador y tesorero
6 Tener asistencia legal constante, como un auditor externo. Gerente
Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
161
4.2.4 CUARTO COMPONENTE.
Evaluación del Componente
EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE
a) Supervisar el ambiente interno y externo, para obtener Información para reevaluación de objetivos.
d) Evaluación de los sistemas de información.
c) Logros obtenidos debe ser revisadas.
b) Evaluar desempeño contra metas e indicadores.
e) Comprobar cumplimiento de procedimientos.
f) Evaluar sistema de control e información.
CRITERIOS
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
162
POLÍTICAS DEL CRITERIO.
� La supervisión interna como externa debe quedar debidamente
documentada.
� Dar atención inmediata a las áreas que representa riesgos.
� Verificar que el ambiente interno y externo se ajuste a las
necesidades de las empresas comerciales.
� Analizar los Procedimientos establecidos para un buen flujo de
información.
� Se utilizarán métodos de evaluación de desempeño, para medir a
cada empleado.
� Los encargados del área financiera deberán ser parte activa en las
evaluaciones del desempeño.
� Los procedimientos deben tener una mejora continua.
� Realizar evaluaciones de desempeño utilizando indicadores
� Permitir mediciones de rendimiento del trabajador y de su potencial
laboral.
� Se evaluará el desempeño de cada empleado, debido a que el
rendimiento no es el mismo.
� Contar con un cronograma de actividades.
� Documentar cada uno de los procedimientos que se hayan
verificado.
� Contar con documentación de soporte.
� Realizar una planificación para evaluar cada procedimiento.
� Las evaluaciones deben realizarse sin previo aviso.
� Documentar cada evaluación e informar los resultados.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
163
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: Se deben supervisar el ambiente interno y externo para identificar
información que oriente hacia el reevaluación de objetivos.
Fecha:
Objetivo: Verificar la efectividad del Control Interno Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se deberán tomar en cuenta las limitantes o debilidades encontradas por
auditoria interna y externa.
Contador y
Tesorero
2
Realizar auto evaluaciones a los empleados del área financiera.
Gerente
Financiero
3
Asignar personal clave para las actividades de supervisión y evaluación.
Gerente
Financiero
4
Se comparará la evidencia obtenida en las actividades diarias.
Auditoria
Interna
5
Se deberán revisar la exactitud de los reportes.
Auditoria
Interna
6
Se elaborará un informe del área financiera, los que contendrán información que
detalle las actividades que realizan.
Gerente
Financiero
7
Las observaciones que auditoria emita deberán ser entregadas al comité de
cumplimiento para su revisión y verificación.
Gerente
Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
164
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores.
Fecha:
Objetivo: Establecer que efectividad tiene el desempeño de los empleados del área
financiera. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se conocerá el desempeño del empleado, a través de una descripción exacta y
confiable de las actividades y funciones que realizan.
Gerente
Financiero
2
Se realizará una comparación de los empleados con un estándar, siendo su
evaluación independiente a la de grupo
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
3 Se realizarán comparaciones entre los empleados, siendo un enfoque de
medición de estándares relativos.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
4
Asignar metas de trabajos semanales o mensuales a los empleados del área
financiera.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
5
Se deberán programar capacitaciones o seminarios de motivación, para
fomentar el buen desempeño de los empleados del área financiera.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
6
Se deberá supervisar que se de una apropiada segregación de funciones en los
departamentos de contabilidad y tesorería.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
7
Se deberá indagar sobre el grado de responsabilidad que cada empleado tiene
para cumplir con sus metas.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
8 La evaluación del desempeño deberán estar bien planeados, coordinados y
desarrollados, para así proporcionar beneficios a corto y largo plazo.
Depto.r.r.h.h.
Gerente General
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
165
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser
revisadas periódicamente.
Fecha:
Objetivo: Mantener niveles de eficiencia en las diferentes operaciones que se
realizan en el área financiera. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 Establecer estrategias de mejora continua, cuando los empleados obtengan
resultados negativos.
Depto.
R.R.H.H.
2 Mantener una base de datos capaz de suministrar toda la información
necesaria, para realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de los empleados
Depto.
R.R.H.H.
3
Aplicación y adecuación de políticas y procedimientos, relacionados a los
recursos humanos de la empresa.
Depto.
R.R.H.H.
4
Desarrollar las condiciones empresariales, en donde se permita la aplicación y
el desarrollo de los objetivos individuales y por lo tanto mantener satisfechos a
los empleados.
Depto.
R.R.H.H.
5
Se deberán verificar periódicamente, que el personal cumpla las funciones del
puesto de acuerdo al manual de funciones y puestos.
Depto.
R.R.H.H.
6
Se deberán de verificar el cumplimiento de las metas asignadas a cada
empleado del área financiera, al finalizar la semana o el mes.
Depto.
R.R.H.H.
7
Se deberá poseer un expediente a cada empleado, en el cual se acumule la
información sobre el progreso que tenga cada empleado en e transcurso del
tiempo.
Depto.
R.R.H.H.
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
166
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida
en que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información.
Fecha:
Objetivo: Establecer mecanismos que ayuden a detectar deficiencias o debilidades
en los sistemas de información para lograr el cumplimiento de los
objetivos.
Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1
Se deberá revisar los objetivos de la empresa al inicio de cada año o cuando
fuera necesario.
Gerente General Gerente
Financiero
2
Se deberán comunicar por escrito al personal del área financiera, cualquier
cambio que sufran los objetivos por mínimos que fueran.
Gerente
Financiero
3
Se deberán evaluar los sistemas de información dos veces al año para evitar
debilidades con respecto a la información.
Gerente
General
4
Se deberán revisar si los procedimientos con respecto a los sistemas de
información se están cumpliendo.
Gerente
General
5
Asegurarse que cada empleado conozca y comprenda los objetivos del área
financiera, así como también los objetivos generales de la empresa.
Gerente
Financiero
6
Se deberá verificar si el área financiera hace frente a los objetivos financieros
que la empresa ha establecido.
Gerente
Financiero
7
Se deberá establecer si la información recibida contribuye a que los planes del
área financiera estén acorde con los objetivos de la empresa y con los planes de
las otras áreas funcionales.
Contador y
Tesorero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
167
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos
modificados.
Fecha:
Objetivo: Proporcionar de forma cronológica los pasos a seguir para la verificación
del cumplimiento de los procedimientos modificados. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 Se deberá comprobar que la segregación de funciones se esté cumpliendo
dentro del área financiera.
Gerente
Financiero
2
Se deberá asignar personal clave para la verificación de los procedimientos. Contador y
Tesorero
3
Diseñar un cronograma que contenga las fechas en las cuales se realizarán la
revisión de los procedimientos.
Gerente
Financiero
4 Se deberá comprobar cada procedimiento en forma práctica y teórica. Contador y Tesorero
5
Se deberá analizar la ejecución de los procedimientos tomando en cuenta lo
siguiente:
Contador y
Tesorero
5.1 Es posible reducir el número de veces que se ejecuta el procedimiento.
Contador y Tesorero
5.1 Es factible simplificarlo y realizar una automatización.
Contador y Tesorero
5.3 La ejecución del procedimiento responde a las necesidades de la empresa.
Contador y Tesorero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
168
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.
PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -
Criterio: Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de
los resultados.
Fecha:
Objetivo: Determinar la eficacia y eficiencia de las actividades de control. Pág.1de 1
No.
ACTIVIDAD
Responsable
1 Realizar pruebas teóricas y prácticas. Gerente
Financiero
2
Pedir a los empleados la documentación que respalde el procedimiento que han
realizado.
Gerente
Financiero
3 Las evaluaciones deberán realizarse trimestralmente. Gerente
Financiero
4 Se evaluarán a todo el personal involucrado en la gestión financiera. Gerente
Financiero
5
Se deberá realizar una depuración de procedimientos de control.
Gerente
Financiero
6
Sobre de datos obtenidos en las evaluaciones, se debe realizar informes para
analizarlos y darle seguimiento para poder superarlo.
Gerente
Financiero
7
Se debe contar con programas de seguimiento para superar las deficiencias y/o
limitantes encontradas.
Gerente
Financiero
Elaboró: Equipo de Tesis
Revisó:
Autorizó:
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
169
4.3 FASE III (DE RESULTADOS).
4.3.1 CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA GESTIÓN FINANCIERA.
a. TESORERIA.
a.1 INGRESOS.
Situación Actual Mejora a la Gestión Financiera
En las Medianas Empresas del sector
Comercio, los ingresos que se generan
con las transacciones diarias no cuentan
con procedimientos que organicen y
garanticen la razonabilidad, oportunidad e
integridad. El encargado de tesorería no
cuenta con herramientas necesarias que
ayuden a controlar de manera eficiente
las transacciones de dinero por lo cual no
se están logrando los objetivos que se
planifica.
Se realizarán reportes diarios de cobranzas
y se quedaran con su respectiva copia
firmada.
Asignación de una persona que se
encargue de controlar todas las
operaciones:
a. Quién efectuó el registro de los clientes.
b. Fecha estipulada para su
correspondiente pago.
Existencia de un control adecuado sobre los
cobros, utilizando:
a. Emisión de recibos enumerados.
b. Lista de cobranza.
c. Lista de Efectivo.
d. Lista de cheque recibidos.
Y que el importe total cobrado sea
depositado diariamente en la cuenta de
Bancos.
Los ingresos diarios deberán ser
depositados inmediatamente, para no tener
demoras en los saldos de disponibilidad de
ingresos.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
170
Reportes diarios de Cobranza
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL CONTROL DE INGRESOS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...
Control Adecuado sobre Cobros
Personal encargado del Control
Deposito Inmediatos de Ingresos
Permitirá conocer a las
Medianas Empresas
del Sector Comercio de
forma inmediata y
efectiva, los saldos con
los que cuentan a nivel
de Efectivo y
Equivalente, de tal
manera que se puedan
tomar decisiones,
convirtiendose en una
herramienta esencial
para la elaboración de
Flujo de efectivo, lo
cual servirá para dar
información a usuarios
internos como
externos, al final de
Emisión de Recibo. Listado de Cobranzas. Listado de Efectivo
Recibido.
Control de Clientes Control de Fecha de
Conocer diariamente la disponibilidad del Efectivo.
Respaldo Firmados
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
171
a.2 ADQUISICIÓN DE FONDOS.
Situación Actual Mejora a la Gestión Financiera
Refiriéndose a la adquisición de fondos,
no cuentan con procedimientos y políticas
que garanticen una estabilización en la
captación de fondos. Por lo que
determinamos que no se hace un análisis
de los riesgos financieros, que pueden
desestabilizar la planificación realizada
en función al logro de objetivos de la
empresa. Además de no existir controles
que garanticen el buen uso de los fondos
que son de suma importancia para el
crecimiento de las empresas de este
sector: prueba de ello, es muy difícil que
se les otorgue fondos por parte del sector
financiero por no contar con garantía de
pago.
Asignación de una persona idónea de
negociar con las instituciones financieras,
que conozca las necesidades y límites de la
empresa, para no poner en riesgo los
objetivos de la empresa.
A través de un comité se determinara el
cantidad de financiamiento y/o servicios a
requerir a las instituciones financieras.
Tomar en cuenta que más plazo de
financiamiento se corre el riesgo de caer en
mora, por lo que se recomienda negociar
plazos de pago acorde a la capacidad de
pago de la empresa.
Establecer límite de crédito a los clientes,
para evitar dificultades en futuros cobros, se
deberá cobrar a la brevedad posible, para
no incurrir en un elevado riesgo de liquidez.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
172
Condiciones
de Pago:
� Monto. � Plazo.
Presentación Estados Financieros a Instituciones Bancarias.
Establecimiento
de Límite de Crédito para clientes.
Otorgamiento de
Crédito para clientes.
ADQUISICIÓN
DE FONDOS.
Comité responsable de aprobar cantidad a solicitar en las Instituciones
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA ADQUISICIÓN DE FONDOS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...
NECESIDADES
DE LA MEDIANA
EMPRESA
Financiamiento
Ventas
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
173
a.3 ANÁLISIS DE CRÉDITOS.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
El departamento de tesorería no cuenta
con una persona encargada de analizar
los créditos otorgados a los clientes,
además de no existir un control para
determinar la morosidad de éstos. No hay
políticas ni procedimientos que brinden
una eficiente y adecuada información a
los ejecutivos.
Establecer políticas y procedimientos que
ayuden a controlar las operaciones
realizadas, en el otorgamiento de créditos a
los clientes.
Nombrar una persona encargada de tener el
control de los clientes procesándolos así:
a) Listado de los clientes que pagan en el
tiempo estipulada.
b) Listado de Clientes Morosos.
c) Listado de Cuentas consideradas
incobrables.
La salida de mercadería deberá facturarse
a través de créditos fiscales o facturas de
consumidor final para tener el nombre,
dirección y fecha de realizada la
transacción, clasificando la mercadería que
van a ser financiados y las fechas que
deberán recibir los pagos.
Archivar los documentos en forma adecuada
para controlar los clientes a través de
pagarés, letras de cambio etc.
Establecer fecha de vencimiento de las
facturas, y pasado la fecha de pagos cobrar
intereses, con la finalidad de que los pagos
se reciban según la fecha estipulada.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
174
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL ANALISIS DE CRÉDITOS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...
Políticas y
Procedimient
os en el
otorgamiento
de Créditos.
Ventas de Mercadería
Persona encargada
para controlar
Emisión de Documentos
Clientes Puntuales.
Clientes Morosos.
Cuentas
Incobrables.
Establecer
fecha de
Vencimiento
Permitirá contar con buena y pronta información
financiera, necesaria para la realización de
diferentes análisis financieros.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
175
a.4 ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
En el departamento de Tesorería no se
cuentan con bases, procedimientos y
políticas para realizar los presupuestos.
No existe una coordinación con los demás
departamentos para analizar cuáles son
las necesidades a tomar en cuenta en la
consecución de la misma.
Se desarrollan a través de un seguimiento
técnico con otros períodos por lo que se
corre el riesgo de dejar muchos vacíos en
la información presentada, o que los
pronósticos no estén acordes a los planes
efectuados en el momento de realizar las
estimaciones.
Un buen control interno, permite y facilitar a la
empresa contar con suficientes datos
estadísticos y financieros que permitan plantear
un buen presupuesto, apegado a la realidad y a
períodos históricos, y no formularlos con datos
hipotéticos.
Tener un conocimiento completo de la empresa;
este punto es básico ya que los presupuestos
deben ir ligados al tipo de empresa a sus
objetivos, a su organización y a sus
necesidades.
Fijación del período presupuestal. Es la
ejecución del lapso que comprenden unas
estimaciones, la determinación de este periodo
opera en función de diversos factores:
a) Estabilidad o Inestabilidad de las
operaciones de la empresa.
b) El proceso del período productivo.
c) Las tendencias del Mercado.
d) Ventas de Temporadas.
Coordinación para la de ejecución del
presupuesto. Debe existir una persona
encargada del presupuesto que actuará como
coordinador de todas las áreas que intervienen
en el presupuesto, sincronizado las diferentes
actividades se elaborará un calendario, en que
se precisen las fechas, en cada departamento
deberá tener disponible la información necesaria
para que las demás secciones puedan
desarrollar sus estimaciones.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
176
Sincronizar Actividades entre las diferentes áreas de la empresa.
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LOS ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...
E L A B O A R A C I O N
D E
P R E S U P U E S T O S
Conocimiento completo de La Empresa.
Coordinación y Ejecución Presupuestral.
Fijación período presupuestral
Tipo de Empresa
Organización
Objetivos
Necesidades
Estabilidad o Inestabilidad de las operaciones
Período Productivo
Tendencias del Mercado
Ventas Temporales
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
177
b. CONTABILIDAD.
b.1 CONTABILIDAD FINANCIERA.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
Las medianas empresas del sector
comercio, se han visto obligadas a
mejorar su controles con la entrada en
vigencia de las reformas fiscales,
debido a esto el atraso en el registro de
sus operaciones se ha hecho más
evidente, debido que el área contable
no cuenta con el personal suficiente
para sus actividades diarias, y si le
sumamos la falta de planificación a la
hora de realizar sus labores diarias,
semanales o mensuales.
Diariamente deberán procesar la información
de las operaciones ya que es importante tener
la información justo a tiempo, para la toma de
decisiones en la empresa.
El encargado del área contable deberá
delegar funciones a sus subalternos para
garantizar el control de las operaciones ya sea
en las ventas, cuentas por pagar bancos,
cuentas por cobrar con el fin de tener de
primera mano la información contable.
Establecimiento de políticas para el cierre
contable, en el cual se estipule una fecha
determinada para contar con la información
financiera.
Capacitar al personal de contabilidad en las
funciones que se le deleguen con la finalidad
de garantizar el trabajo que cada uno realice y
para estar al día con los cambios en las leyes
tributarias y mercantiles para un mejor
desempeño en sus labores.
Registrar diariamente las operaciones en los
libros de contables y mayores auxiliares,
comparándolo con los saldos que se reflejen
en los estados financieros evitando así el
atraso en la información contable.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
178
Delegación de
revisiones
Procesamiento de
información:
� Cuentas por pagar
� Cuentas por cobrar
� Bonos
Registros diarios a los Libros
Contables
Procesamiento al sistema
contable de la información
Presentación de la
información a los
usuarios de la misma
Capacitación al Personal
de Contabilidad Financiera
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
179
b.2 INVENTARIOS.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
En las Medianas Empresas del Sector
Comercio según estudio realizado
específicamente en el área de Gestión
Financiera constatamos la falta de
procedimiento eficiente en el control de
Entradas y Salidas de mercadería.
Haciendo deficiente el sistema que
actualmente están utilizando por no seguir
lineamientos que impliquen tener resultados
concretos y reales para toma de decisiones.
Cuentan con Sistemas de Valuación pero no
es suficiente tener una certeza de los saldos
reflejados en los Estados Financieros por no
contar con una persona encargada de
bodegas que brinde informes a los usuarios
de está.
El departamento de contabilidad debe
delegar funciones en esta área para brindar
informes eficientes garantizando un mejor
control en las operaciones.
Es muy importante el control de los inventarios
debido a que representan una parte sobresaliente
de las actividades de la empresa. Por lo cual se
requiere de un control contable que asegure la
captación de las operaciones y es recomendable
que establezcan como mínimo lo siguiente:
Entrada de Mercadería ( Compras )
Las compras ó entradas de mercadería
deberán ser controladas mediante la emisión
de documentos; por parte del Almacén o
bodega a través de una orden de compras; y
por el lado del proveedor por medio de
facturas consumidor Final o Crédito Fiscal
Las devoluciones de mercadería deberán ser
controladas emitiendo notas de crédito.
Las mercaderías en consignación deberán ser
controladas a través de documentos que
amparen dichas entradas.
Se deberán efectuar periódicamente
recuentos físicos de inventarios con el fin de
verificar la exactitud de los libros.
Las mercaderías deberán estar protegidas de
cualquier evento (entrada, salida, pérdida,
robo, etc.) en cuartos o bodegas para ser
captados por el sistema de control
establecido.
Para cada entrega de mercadería a los
proveedores al almacén, se deberán asignar
una persona que verifique la exactitud de lo
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
180
recibido, para que coincida con la orden de
compra y precio cotizado para luego ser
registrado al libro de compras por el
departamento de contabilidad.
Deberán registrarse diariamente las entradas
de mercadería en el sistema para llevar el
control que proporcione ayuda valiosa a la
toma de decisiones.
Salidas de mercadería (ventas)
Para cada salida de mercadería del almacén,
deberá ser emitido una factura o crédito fiscal
en forma correlativa, la cual será registrada
posteriormente a los libros de contabilidad.
Por cada factura o crédito fiscal, deberá
revisarse la mercadería con las órdenes de
salida del almacén, la cual deberá ser igual en
cantidad y descripción de mercaderías.
Por cada salida de mercadería el encargado
de inventarios, deberá descargar en el
sistema la cantidad de mercadería vendida
para ir actualizando de manera inmediata el
saldo de inventarios.
Cuando la mercadería sea entregada al
cliente, deberá firmar el documento si es
venta al crédito, en el caso de la venta al
contado debe imprimirse la leyenda
“Mercadería Entregada”.
El departamento de contabilidad recibirá en
original las facturas, comprobantes de crédito
fiscal para las ventas al crédito y con la firma
de recepción del cliente y copias de las ventas
al contado para su control.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
181
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LOS INVENTARIOS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...
Compras de Mercadería.
Ventas de Mercadería.
Controlar Ingreso de Mercadería y verificar con la Orden de Compras.
Documentar las devoluciones y consignación de Mercadería.
Registro diario de las entradas al Inventario.
Recuentos físicos a los Inventarios.
Registro diario de las Salidas del Almacén.
Entrega de Mercadería al Cliente.
Emisión documento de Salida:
Factura Consumidor Final. Factura Comprobante de Crédito Fiscal. Nota de Crédito
Revisión de Mercadería a entregar por personal responsable.
Ventas de Mercadería. (Orden de Salida)
Envío de documentos al Departamento de Contabilidad.
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182
b.3 PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
Con respecto a la Preparación de
Estados Financieros, en las Medianas
Empresas del Sector Comercio, la
información y/o documentos financieros
no es proporcionada en el tiempo que
se requiere, debido a la falta de
comunicación que existe entre las
diferentes áreas funcionales en la
empresa.
El no contar con los Estados Financiera
en el tiempo justo, limita a los
ejecutivos de la empresa a la toma de
decisiones a corto, mediano y largo
plazo.
1) Establecer procedimientos que
ayuden a que los estados financieros
sean preparados con el menor tiempo
posible:
Cumplir con las políticas de la
empresa en cuanto a la
comunicación con la finalidad de
que las metas se cumplan tal como
se planifican.
Se debe recopilar la información
financiera antes de la finalizar cada
mes o periodo contable,
estableciendo fechas limites para la
entrega de documentación por parte
de las áreas funcionales de la
empresa.
El cierre contable deberá
comenzarse a trabajar antes de
finalizado el periodo contable, para
que en Enero del siguiente año, se
tengan preparados los Estados
Financieros.
2) Los estados financieros deberán ser
estudiados por la administración de la
empresa para la toma de decisiones,
además se deberán explicar los
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
183
resultados obtenidos en el período a
las autoridades de la Empresa.
3) Los Estados Financieros deberán
contener los siguientes requisitos:
El nombre de la empresa que
presenta la información.
Período de tiempo cubierto por el
estado financiero.
Moneda en que están expresadas
las cifras.
Nivel de precisión utilizando en la
presentación de las cifras de los
estados financieros (millones,
miles etc.)
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
184
P R E P A R A C I O N
D
E
E
S
T
A
D
O
S
F I N A N C I E R O S
Procedimientos para preparar
Estados Financieros.
Contenido de los Estados
Financieros.
Análisis de Estados Financieros
Cumplir Políticas de Comunicación
Recopilación de
Información
Tener listos Estados Financieros en enero del siguiente año
Justificación de los
Resultados.
Los Estados Financieros deberán ser presentados según lo indica la NIF 1.
CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
185
b.4 MANEJO DE IMPUESTOS.
Situación Actual
Mejora a la Gestión Financiera
En las medianas empresas del sector
comercio en el manejo de impuestos
constatamos que carecen de políticas
que obligan a presentar los impuestos
ya se IVA, pago a cuenta, declaración
de alcaldía, declaración de renta,
registro de comercio, estadística y
censo, informe anual de retención,
informe de distribución de utilidad,
informe de notificación de dirección, etc.
Antes de la fecha de vencimiento por lo
cual se pierde tiempo presentándolos a
último día. Además de no contar con
una persona que controle y vigile el
cumplimiento de dicha obligaciones y
que sepa las consecuencias que se dan
en el caso de no cumplir con estas
obligaciones.
Debe el encargado de contabilidad de
delegar a una persona para que
controle el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, así como a las
demás obligaciones formales o
sustantivas que la empresa debe
cumplir.
Capacitar constantemente al personal
de contabilidad en el área tributaria.
Establecer procedimientos para
preparar y presentar por lo menos cinco
días antes de la fecha de vencimiento
las declaraciones de los impuestos.
a. Cuarto día proceder a realizar las
declaraciones.
b. Pasar las declaraciones al
encargado de la emisión de cheques
para que sea aprobada.
c. Luego de autorizado y aprobados el
cheque proceder a cancelar los
impuestos.
Los libros de contabilidad deberán
anotarse diariamente, para que al inicio
del mes se tengan los saldos.
Las facturas de ventas tanto al
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
186
consumidor final, así como
comprobantes de crédito fiscal deben
estar en forma correlativa.
Tener todos los comprobantes de
crédito fiscal de compras y si no se
tienen agilizar la entrega con el
proveedor en los primeros 3 días de
cada mes.
Elaborar un archivo en el que se
guarden todos los formularios de los
impuestos cancelados evitando sin
problemas futuros.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
187
5. RETROALIMENTACION.
5.1 OBJETIVO.
Evaluar el estado de avance del Sistema de Control Interno de la empresa como
principal instrumento para asegurar que la gestión financiera se oriente a la
realización de los fines y objetivos estratégicos y, se realice con estricta sujeción a
los principios de la empresa.
5.2 DESARROLLO.
La retroalimentación tiene que ver con la efectividad de la comunicación de la entidad
y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno basado en el modelo
COCO, que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que
permita mejorar la gestión y resultados de la organización.
Para lograr una retroalimentación efectiva, es necesario articular el accionar de los
procesos de seguimiento expresados en los planes de mejoramiento continuo con la
dinámica de los denominados comités coordinadores de control interno o la instancia
que haga sus veces.
En efecto, el valor de la función evaluadora del Control Interno no radica en la
detección de hallazgos reportados o en la emisión de recomendaciones sino en la
efectividad de las acciones implantadas.
Si bien es cierto, el seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos
y compromisos dentro de un término prudencial para medir su aplicación, no basta
que las Oficinas de Control Interno asesoren esta aplicación, sino el compromiso de
los diferentes actores o responsables de su ejecución en la entidad.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
188
a) Comité de Coordinación del Control Interno.
Es la entidad que se constituye en una instancia de la Administración, cuyo objetivo
es proponer acciones orientadas al mejoramiento continuo en aras del cumplimiento
óptimo de la misión organizacional, así como de garantizar el logro de los objetivos
propuestos lo que implica necesariamente el papel decisivo que tiene en la
retroalimentación para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno.
b) Planes de Mejoramiento
Con base en la evaluación del Sistema de Control Interno por los organismos
externos de control, surgen las recomendaciones para redireccionar la acción
organizacional a través de Planes de Mejoramiento que corrigen las desviaciones, se
ajustan los procesos y procedimientos y subsanan los problemas que se presentan,
con el propósito de lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines
misionales de las entidades.
Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y espacio, requieren de la
definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de
responsabilidades.
b) Seguimiento.
El seguimiento identifica logros y debilidades; establece los correctivos requeridos
para obtener los resultados esperados, monitorea e identifica aciertos o fallas en el
diseño y en la ejecución, brinda elementos que clarifican y sustentan ajustes a los
objetivos, identifica problemas recurrentes que requieren mayor atención.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
189
6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.
6.1 GENERALIDADES.
Después de haber conocido, evaluado y aprobado el sistema de control interno
basado en el Modelo COCO, las autoridades de las medianas empresas deberán
contar con un plan de implementación, que les permita obtener los resultados, a
través de las operaciones realizadas, guiadas por procedimientos y controles
adecuados y necesarios para el logro de los objetivos.
El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la
propuesta del sistema de control interno basado en el modelo COCO, facilitando su
adopción y ejecución; estableciendo los lineamientos necesarios. El propósito es que
la empresa al implementarlo considere las herramientas necesarias en el desarrollo
del sistema, ya que es importante para la contribución a la mejora de la gestión
financiera.
Para una implementación apropiada se necesitará lo siguiente:
Asignar un comité que sean los encargados de llevar a cabo el Plan de
Implementación, seleccionando a las personas apropiadas y con amplia
experiencia en la planificación y desarrollo de un nuevo sistema capaz de
mejorar los controles ya existentes.
Entrega de políticas y procedimientos al personal para el mejoramiento de
todas las operaciones, que deben realizar en el área de financiera.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
190
6.2 OBJETIVOS.
a. GENERAL.
���� Facilitar la implementar para la aplicación del sistema de control interno basado
en el Modelo COCO, a las medianas empresas del sector comercio, que
contribuyan al fortalecimiento de mejores controles y procedimientos que ayuden
a la obtención de resultados de forma ágil y oportuna para la toma de decisiones.
b. ESPECÍFICOS.
� Establecer los lineamientos necesarios para la puesta e marcha del Sistema de
Control Interno.
� Determinar los requerimientos necesarios y su debido control para la
implementación del Sistema.
� Establecer políticas y procedimientos para la implementación del Sistema de
Control Interno basado en el Modelo COCO.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
191
6.3 EQUIPO RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.
Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la
divulgación, ejecución, evaluación y control del sistema de control interno propuesto;
por lo que se deben considerar como responsables las siguientes personas.
a. Autores del Sistema Propuesto.
Serán los responsables de dar a conocer el sistema de control interno propuesto, a
cada una de las medianas empresas del sector comercio, al mismo tiempo serán los
encargados de realizar los ajustes que sean necesarios para la aplicación del
sistema según los exija cada empresa.
b. Junta General de Accionistas, Administrador Único o Propietarios.
Serán los encargados de analizar, aprobar y promover el sistema de control de
interno basado en el modelo coco, para luego aplicarlo en el área financiera de la
empresa, así como también de velar por el cumplimiento.
c. Gerente General y/o Gerente Financiero.
Serán los encargados de promover entre su personal la implementación y aplicación
del sistema en el área financiera. El papel del Gerente es fundamental, ya que sabe
cuales son las operaciones que se realizan diariamente, por lo que su participación
es imprescindible y valiosa.
d. Personal del Área Financiera.
Serán los responsables directos de la ejecución del Sistema de Control Interno
basado en el Modelo COCO, ya que son ellos los que realizan operaciones
financieras diariamente.
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
192
Serán los responsables de promover el cumplimiento del sistema.
6.4 POLÍTICAS DE IMPLEMENTACIÓN.
a. Políticas de Presentación o Divulgación.
La divulgación y presentación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo
Coco, se realizará a través de una clara exposición a los dueños, administradores
únicos o al gerente general de las medianas empresas, específicamente del sector
comercio.
El propósito de la divulgación del sistema de control interno, es dar a conocer la
importancia y los beneficios que se obtendrán si se implementa en la empresa dicho
sistema.
b. Política de Aprobación.
Deberá ser aprobado por la máxima autoridad de la empresa, y a su vez deberán
dictar políticas al encargado del área financiera para su implementación.
6.5 RECURSOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN.
a. Recursos Humanos.
Para la ejecución del Sistema de Control Interno es necesario que cada empleado
del área financiera se comprometa de una manera real, para obtener los resultados
esperados con la implementación del sistema.
El Gerente Financiero, así como el personal de tesorería y contabilidad de las
medianas empresas, cuentan con la capacidad necesaria para poder trabajar en el
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
193
Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco, para contribuir a mejorar la
Gestión Financiera.
b. Recursos Materiales.
Es importante para el buen desarrollo del sistema de control interno, contar con los
recursos materiales mínimos, para obtener los resultados esperados.
Contar con todo el apoyo logístico para implementar el modelo como:
Papelería y Útiles.
Fólder.
Plumones para pizarra.
Cartapacios para Papeles de Trabajo.
Fotocopias.
Etc.
7. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION. Para la implementación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco,
es necesario contra con una estimación presupuestaria.
El presupuesto puede variar de una a otra mediana empresa, ya que son muy pocas
las empresas que no cuenta con equipo de oficina necesario para poder desarrollar
el sistema, otro factor importante es la contratación de servicios profesionales los
cuales deberán negociarse de acuerdo al tamaño y volumen de operaciones de cada
empresa
CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO
194
PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION
RECURSOS HUMANOS
SUBTOTAL
TOTAL
Responsable de Implementación **
$ 600.00
Colaboradores **
$ 1,100.00
Asesoría para la Implementación
$ 2,000.00
$ 3,700.00
RECURSOS MATERIALES
SUBTOTAL
TOTAL
Papelería y Útiles
$ 250.00
Maquinaría y Equipo **
$ 500.00
Otros Gastos
$ 100.00
$ 850.00
Subtotal
$ 4,550.00
Imprevistos 10%
$ 455.00
TOTAL
$ 5,005.00
** Son recursos con los que ya cuenta la empresa en el desarrollo de sus actividades
diarias, no se necesitaría invertir en personal
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195
8. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
No.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1º
2º
3º
4º
1º
2º
3º
4º
1º
2º
3º
4º
1º
2º
3º
4º
1º
2º
3º
4º
RESPONSABLES
1
Contactar a Propietarios o Gerentes
Autores del Sistema
2
Presentación del Sistema a las autoridades
Autores del Sistema
3
Aprobación del Sistema
Propietarios
4
Revisión y adaptación del sistema
Gerentes y Autores
del Sistema
5
Capacitación al personal involucrado en la implementación
Autores del Sistema
6
Implementación de los Procedimientos del Sistema
Personal
responsable de la Implementación
7
Evaluación del Sistema de Control Interno
Personal
responsable de la Implementación
8
Ajustes y Correcciones al Sistema de Control Interno
Personal
responsable de la Implementación