control interno
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TESIS AUDITORIA DE GESTIONTRANSCRIPT
ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL
INSTITUTO DE CIENCIAS MATEMÁTICAS
AUDITORIA Y CONTROL DE GESTIÓN
“AUDITORIA DE GESTIÓN PARA EVALUAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y OPERATIVOS DE
COMPAÑÍAS MODELOS INCUBADORAS DE EMPRESAS”
TESIS DE GRADO
Previo a la obtención del Título de:AUDITOR EN CONTROL DE GESTIÓN
Presentada por:SOFÍA FERNANDA MORA FUENTES
GUAYAQUIL – ECUADOR
AÑO2005
AGRADECIMIENTO
A mi madre y a mi hermano, sin
su apoyo jamás hubiera logrado
terminar esta etapa tan importante
de mi vida.
A mis amigos por su ayuda
sincera llena de respeto, cariño y
sinceridad.
DEDICATORIA
A Dios
A mi Padre
DECLARACION EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de esta tesis
de grado, me corresponde exclusivamente; y el
patrimonio intelectual de la misma a la
ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL
LITORAL”
(Reglamento de graduación de la ESPOL)
Sofía Fernanda Mora Fuentes
TRIBUNAL DE GRADUACIÓN
Ing. ROBERT TOLEDO Ing. JORGE FERNANDEZ
PRESIDENTE DIRECTOR DE TESIS
Ing. JUAN ALVARADO Econ. JULIO AGUIRRE
VOCAL VOCAL
RESUMEN
El presente trabajo contiene la evaluación de los procesos administrativos,
financieros y operativos de una incubadora de empresas, para ello se
presentan en el primer capítulo, varios conceptos e historia de las
incubadoras, así como sus avances y la organización que permite su
funcionamiento y operatividad.
En el segundo capítulo se procede a proporcionar un marco teórico de la
auditoría que se va a desarrollar, planteada como una Auditoria de Gestión,
que abarca en forma global a las tres principales auditorias motivo de esta
tesis: Auditoria Financiera, Auditoria Administrativa y Auditoria Operacional.
En el tercer capítulo se presenta la metodología y el desarrollo en si, que se
aplica para cada una de las auditorias planteadas en el capítulo anterior, se
describen los procesos existentes y que se emplean en cada una de las
áreas, desde que inicia la incubación hasta que se desarrolla la empresa. Se
plantea el funcionamiento de la incubadora y las de otras a nivel internacional
y se hacen comparaciones entre lo que se hace y lo que se debería hacer,
con el fin de lograr los mejores resultados a largo plazo.
En el área administrativa, la auditoria se centra en la parte organizacional y
en el plan estratégico, porque las áreas funcionales y el reparto de
responsabilidades no es lo más relevante, dado que la incubadora en estudio
tiene muy poco personal y sus funciones no permiten una reestructuración.
En el área de finanzas se presenta una Auditoria Financiera formal, usando
el mismo formato utilizado por las firmas multinacionales, incluido el informe
de auditoria con sus observaciones y salvedades propias de esta acción.
En el área operativa, se presentan los hallazgos, causas y efectos que se
encuentran al comparar su funcionamiento con las incubadoras
internacionales y se plantean posibles alternativas para su mejoramiento.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones para el
fortalecimiento de las incubadoras en nuestro país.
ÍNDICE GENERAL
Pág
RESUMEN....................................................................................................... II
INDICE GENERAL......................................................................................... III
INDICE DE CUADROS.................................................................................. IV
INDICE DE GRAFICOS...................................................................................V
INTRODUCCION.............................................................................................1
CAPÍTULO 1
GENERALIDADES..........................................................................................6
1.1 GENERALIDADES DE LAS INCUBADORAS........................................6
1.1.1 Antecedentes y Justificación.............................................................6
1.1.2 Avances logrados...............................................................................9
1.1.3 Admisión y Socios............................................................................10
1.1.4 Financiamiento..................................................................................11
1.1.5 Patrimonio de la incubadora............................................................12
1.1.6 Dirección y Administración..............................................................13
1.1.7 Órganos de fiscalización..................................................................14
1.2 OBJETIVOS DE LAS INCUBADORAS.................................................14
1.3 USUARIOS DE LAS INCUBADORAS..................................................16
CAPITULO 2
MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA .......................................................21
2.1 AUDITORÍA DE GESTIÓN....................................................................23
2.2 AUDITORÍA FINANCIERA....................................................................24
2.2.1 Concepto............................................................................................24
2.2.2 Procedimientos.................................................................................24
2.2.3 Aspectos De Control Y Eficiencia....................................................31
2.2.4 Indicadores Financieros...................................................................32
2.2.4.1 Indicadores de Liquidez................................................................32
2.2.4.2 Indicadores de Solvencia o Financiamiento................................35
2.2.4.3 Indicadores de Gestión de Ventas................................................38
2.2.4.4 Indicadores de Rentabilidad.........................................................40
2.2.4.5 Indicadores de Operaciones.........................................................42
2.2.5 Informes de Auditoría.......................................................................46
2.3 AUDITORIA ADMINISTRATIVA............................................................48
2.3.1 Conceptos..........................................................................................48
2.3.2 Objetivos............................................................................................50
2.3.3 Alcance .............................................................................................52
2.3.4 Metodología de auditoria administrativa........................................53
2.4 AUDITORIA OPERACIONAL................................................................58
2.4.1 Concepto............................................................................................58
2.4.2 Objetivos............................................................................................58
2.4.3 Alcance..............................................................................................59
2.4.4 Ventajas.............................................................................................60
2.4.5 Beneficios..........................................................................................60
2.4.5.1 De la Auditoria Operacional de Eficacia......................................61
2.4.5.2 De la Auditoria Operacional de Eficiencia...................................61
2.4.5.3 De la Auditoria Operacional de Economía...................................62
2.4.6 Metodología de una Auditoría Operacional....................................62
2.4.6.1 Estudio Preliminar.........................................................................62
2.4.6.2 Comprensión de la Entidad Auditada..........................................63
2.4.6.3 Identificación y Selección de las áreas débiles o críticas
que serán auditadas.......................................................................63
2.4.6.4 Examen detallado de áreas críticas..............................................64
2.4.6.5 Comunicación de los Resultados de Auditoria Operacional.....65
CAPITULO 3
AUDITORÍAS.................................................................................................67
3.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA............................................................67
3.1.1 Informe De Auditoría Administrativa...............................................69
3.1.1.1 Información Introductoria..............................................................69
3.1.1.1.1 Motivo De La Auditoría...............................................................69
3.1.1.1.2 Objetivos De La Auditoría..........................................................69
3.1.1.1.3 Alcance De La Auditoria.............................................................70
3.1.1.1.4 Base Legal...................................................................................70
3.1.1.2 Estructura Orgánica De Incoval....................................................70
3.1.1.3 Objetivos De Incoval......................................................................71
3.1.1.4 Evaluación Del Modelo De La Organización................................72
3.1.1.4.1 Dirección Y Administración.......................................................74
3.1.2 Evaluación Del Control Interno........................................................77
3.1.2.1 Observaciones de la auditoria......................................................77
3.1.2.1.1 Organización Y Funciones De Incoval......................................77
3.1.2.1.2 Determinación De Responsabilidades Y Organización...........79
3.1.2.1.3 Información Contable De Las Operaciones..............................81
3.1.2.1.4 Documentación De Respaldo Y Su Archivo.............................83
3.1.2.1.5 Asistencia Y Rendimiento..........................................................85
3.1.2.1.6 Modelo De Incubación Y Contratos...........................................86
3.1.2.2 Otras Observaciones.....................................................................89
3.1.2.2.1 Generales.....................................................................................89
3.1.2.2.2 Funciones De Los Empleados De Incoval................................92
3.1.2.2.3 Funciones Del Director Ejecutivo..............................................92
3.1.2.2.4 Funciones De La Asistente Administrativa..............................94
3.1.2.2.5 Funciones Del Gestor De Incubación........................................96
3.1.3 Procesos Encontrados En Incoval..................................................97
3.1.3.1 Admisión De Socios......................................................................97
3.1.3.2 Contratación De Personal.............................................................98
3.1.3.3 Conferencias, Talleres Para Emprendedores..............................99
3.1.3.4 Utilización De Fondos....................................................................99
3.1.3.5 Administración De Proyectos.....................................................100
3.1.3.5.1 Pre-Incubación..........................................................................100
3.1.3.5.2 Incubación.................................................................................101
3.1.3.5.3 Post-Incubación........................................................................102
3.2 AUDITORIA FINANCIERA..................................................................103
3.2.1 Informe De Los Auditores Independientes...................................103
3.2.2 Políticas...........................................................................................105
3.2.2.1 Descripción de las operaciones.................................................105
3.2.2.2 Bases de presentación................................................................106
3.2.2.3 Mobiliario y equipos....................................................................107
3.2.2.4 Inversiones en proyectos............................................................108
3.2.2.5 Ingresos de gestión.....................................................................110
3.2.3 Notas A Los Estados Financieros.................................................111
3.2.3.1 Efectivo.........................................................................................111
3.2.3.2 Cuentas por cobrar......................................................................111
3.2.3.3 Mobiliario y equipos....................................................................112
3.2.3.4 Cuentas por pagar.......................................................................113
3.2.3.5 Impuestos y contribuciones por pagar......................................114
3.2.3.6 Honorarios Profesionales............................................................115
3.2.3.7 Gastos Administrativos...............................................................115
3.2.3.8 Servicios Básicos........................................................................116
3.2.3.9 Aporte de los fundadores............................................................117
3.2.3.10 Donaciones sin contraprestación.............................................117
3.2.3.11 Contratos Y Convenios..............................................................117
3.2.3.12 Eventos Subsecuentes..............................................................118
3.2.4 Estados Financieros.......................................................................119
3.2.4.1 Balance General...........................................................................120
3.2.4.2 Estado de Resultados..................................................................121
3.2.4.3 Índices Financieros......................................................................122
3.2.5 Carta A La Gerencia........................................................................132
3.2.5.1 Especificas...................................................................................135
3.2.5.1.1 Diferencias Entre Registros Contables
Y El Reporte De Cartera............................................................135
3.2.5.1.2 Provisión Para Cuentas Incobrables.......................................136
3.2.5.1.3 DepuracióOn Y Liquidación De Cuentas Por Pagar...............137
3.2.5.1.4
Elaboración De Conciliaciones Bancarias...............................................139
3.2.5.1.5 Provisión Para La Contribución A La
Contraloría General Del Estado...............................................139
3.2.5.2
Generales....................................................................................................141
3.2.5.2.1 Declaraciones De Impuestos Por
Retención En La Fuente...........................................................141
3.2.5.2.2 Declaraciones De Impuesto Al Valor Agregado.....................143
3.2.5.2.3 Documentación De Soporte No Proporcionada.....................144
3.2.5.2.4 Documentación De Soporte Inadecuada................................147
3.3 AUDITORÍA OPERATIVA...................................................................149
3.3.1 Carta De Gerencia...........................................................................149
3.3.1.1 Objetivos.......................................................................................149
3.3.1.2 Alcance.........................................................................................150
3.3.1.3 Resultados....................................................................................151
3.3.2 Informe Al Directorio De Incoval. Hallazgos.................................151
3.3.2.1 Gestión De Recursos...................................................................151
3.3.2.2 Gestión De Incubación................................................................154
3.3.2.3 Gestión De Entorno.....................................................................157
3.3.2.4 Indicadores de Operaciones.......................................................162
3.3.3 Propuesta De La Auditora..............................................................166
3.3.3.1 Fortalecimiento De La Red De Incubadoras..............................166
3.3.3.2 Justificación.................................................................................167
3.3.3.3 Puntos De Apoyo.........................................................................169
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
BIBLIOGRAFIA
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 2.1
Indicadores de Liquidez..............................................................................34
Cuadro 2.2
Indicadores de Solvencia............................................................................37
Cuadro 2.3
Indicadores de Gestión de Ventas..............................................................39
Cuadro 2.4
Indicadores de Rentabilidad.......................................................................41
Cuadro 2.5
Indicadores de Producción.........................................................................43
Cuadro 2.6
Indicadores de Abastecimiento..................................................................44
Cuadro 2.7
Indicadores de Fuerza Laboral...................................................................45
Cuadro 2.8
Metodología de auditoria administrativa...................................................54
Cuadro 3.1
Directorio de INCOVAL................................................................................73
Cuadro 3.2
Organigrama Empresarial...........................................................................75
Cuadro 3.2
Organigrama de INCOVAL..........................................................................76
Cuadro 3.3
Balance General.........................................................................................120
Cuadro 3.4
Estado de Pérdidas y Ganancias..............................................................121
Cuadro 3.5
Plano de Ubicación de INCOVAL..............................................................157
Cuadro 3.6
Operación de la Fundación.......................................................................170
Cuadro 3.7
Modelo Genérico de Incubadora de Empresas.......................................171
ÍNDICE DE GRÁFICOS
3 Índices Financieros...............................................................................122
3.1 Índices de Liquidez............................................................................122
3.1.1 Liquidez Corriente...........................................................................122
3.1.2 Liquidez en Estructura....................................................................123
3.1.3 Movilidad Corriente.........................................................................123
3.1.4 Capital de Trabajo...........................................................................124
3.2 Índices de Solvencia..........................................................................125
3.2.1 Endeudamiento del Activo.............................................................125
3.2.2 Independencia del Activo...............................................................126
3.2.3 Endeudamiento Patrimonial...........................................................126
3.2.4 Endeudamiento del Activo Fijo......................................................127
3.2.5 Apalancamiento..............................................................................127
3.3 Índices de Gestión.............................................................................128
3.3.1 Rotación de Cartera........................................................................128
3.3.2 Rotación de Activo Fijo..................................................................128
3.3.3 Rotación de Activo..........................................................................129
3.3.4 Impacto de Gastos..........................................................................129
3.3.5 Impacto de Carga Financiera.........................................................130
3.4 Índices de Rentabilidad.....................................................................130
3.4.1 Rentabilidad Neta............................................................................130
3.4.2 Margen.............................................................................................131
3.4.3 Capacidad Utilizada........................................................................161
3.4.4 Índice de Productividad..................................................................162
3.4.5 Gestión de Aporte de Socios.........................................................162
Auditoría de gestión para el área financiera de la empresa eléctricaAutor: Lic. Yanela Gallart MolinaAuditoria y control interno
10-07-2008
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El presente trabajo propone un programa de auditoria de gestión para el área financiera de la empresa que permita evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos financieros de la empresa, y el comportamiento de los recursos humanos y el control dentro de esa área. Este trabajo permitirá a la empresa contar con una herramienta de análisis de la gestión financiera donde se profundizan las causas que pueden afectar la misma y tomar las medidas necesarias para su erradicación.
INTRODUCCIÓN
La Empresa Eléctrica Las Tunas, en forma abreviada OBE Las Tunas, con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½, fue creada mediante la Resolución No. 83 de fecha 23 de Febrero de 2001 dictada por el Ministro de la Industria Básica, estando dirigida su actividad empresarial a generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista y minorista la energía eléctrica. El trabajo titulado Diseño de un programa de Auditoria de Gestión para el área financiera de la Empresa Eléctrica de Las Tunas responde a la necesidad de integrar la auditoria de gestión a un sistema de Control de Gestión que permita el incremento del grado de economía, eficiencia y eficacia de todos los procesos dentro de la empresa. Para cumplir el objetivo trazado elaboramos un programa de Auditoria que nos permitió realizar la Auditoria de Gestión cumpliendo con las
Normas Cubanas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
Fue escogida el área de Finanzas para desarrollar un programa de Auditoría con el objetivo de evaluar la gestión financiera en la empresa. Como los procedimientos existentes para la realización de auditorias de gestión se adecuan para las diferentes entidades, se necesita crear un programa para poder realizar esta auditoria en el área financiera de la Empresa Eléctrica de Las Tunas para evaluar el grado de cumplimiento de la economía, la eficiencia y la eficacia con que se planifican y controlan los recursos monetarios y financieros por este departamento. Y definimos el siguiente problema:
Insuficiencia en la utilización de la Auditoría de Gestión como instrumento de análisis de la gestión financiera de la empresa.
El objetivo de nuestro trabajo es diseñar un programa de auditoría de gestión y aplicar en la fase preliminar para evaluar el grado de cumplimiento de la economía, eficiencia y eficacia en el área financiera de la empresa.
Con la siguiente hipótesis:
Si se diseñan y aplican programas y procedimientos de auditoría de gestión al área financiera de la empresa, es posible entonces evaluar el grado de cumplimiento de la economía, eficiencia y eficacia en la planificación y control de los recursos monetarios.
Generalidades de Auditoria de Gestión.
Concepto de Auditoria de Gestión.
Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de Auditoria de gestión. Veamos algunas de éstas:
Norbeck: “La Auditoria de gestión es una técnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.
William P. Leonard: “La Auditoria de gestión puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.
E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.
Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.
El concepto dado sobre el tema por los autores Cook y Winkle, dice que:
“La auditoría operacional es un amplio examen y una evaluación de las operaciones del negocio con el fin de informar a la administra¬ción si las diversas operaciones se llevan a cabo o no de manera que cumplan con las políticas establecidas dirigidas hacia los objetivos de la administración. En la auditoría está incluida la evaluación del uso eficiente de los recursos tanto humanos como físicos, así como una evaluación de varios procedimientos de operación. La auditoría también debe incluir recomendaciones de soluciones a problemas y métodos para aumentar la eficiencia de las utilidades."
El Instituto Of. Internacional Auditors expresó en su Statement Of Responsabilities de 1947, que la Auditoría de gestión tiene que ver con la evolución de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización y control, logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
Según Res. 44/90 y decreto ley 159 / 1995, la Auditoria de Gestión u Operacional se define como: “El examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencias y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas”.
Teniendo en cuenta que los elementos básicos principales, según lo planteado en la definición anterior, son la economía, la eficiencia y la eficacia podemos decir que:
Economía:El concepto de economía evalúa silos resultados se están obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.
Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que respecto a los Activos Fijos, los Inventarios y la Fuerza de trabajo que:
• No se compre, gaste y pague más de lo necesario. Para conocer si la entidad cumple con lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar si entre otros aspectos, se invierten racionalmente los recursos, a saber si:• Utiliza las materias primas adecuadas, según los parámetros técnicos y de calidad.• Ahorra estos recursos o los pierde por falta de control o por deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.
• Utiliza la fuerza de trabajo adecuada y necesaria.• Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.
Eficiencia: Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.
Equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.
Entre otros debe lograr:
• Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajusten a las mismas.• Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos.• Que las normas de trabajo sean correctas,• Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas,• Que se cumplan los parámetros técnico productivo, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida, y• Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea la necesaria y conveniente para la actividad.
Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no solo por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o el servicio prestado.
El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos y materiales en el desempeño d e las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles de
acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó el trabajo.
Eficacia: Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.
Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad por lo que debe comprobarse:
• Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperada,• Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.
En resumen, que se hayan alcanzado los objetivos propuestos.
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con periodos anteriores para determinar progresos o retrocesos.
Estos tres elementos deben relacionarse entre sí, al ser expuestos los resultados de la entidad en el informe final del auditor.
Objetivos de una Auditoria de Gestión.
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
Objetivos específicos.
Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente. Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica. Determinar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía. Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros.
Determinar silos objetivos y metas propuestas han sido logrados.
Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte del ente.
Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración del la entidad que se encuentra a disposición de los organismos del estado y de la comunidad en general. Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.
Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
Auditar y emitir opinión sobre la memoria y los estados contables financieros, como así también sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de las empresas y sociedades del estado.
Beneficio de la Auditoria de Gestión.
Los problemas administrativos y las dificultades operacionales pueden detectarse antes de que suceda por lo que le permite a la organización evitar mayores costos a causa de las deficiencias detectadas.
Representa otra herramienta administrativa para auxiliar a la organización en el cumplimiento de los objetivos deseados ya que una de las causas del fracaso en los negocios se debe a una pobre administración.
Le permite a la empresa recomendar ciertas medidas para mejorar la situación presente.
Descarga a la dirección de obligaciones importantes dedicándose a asuntos no delegables.Extiende la función auditora a toda la empresa.
Asegura información detallada y objetiva.Habitúa a los empleados trabajar con orden y métodos.Obliga a la empresa a replantear situaciones en una fuente continua y saludable de nuevas ideas y aplicaciones.
Por lo que podemos resumir que mediante esta auditoria se le ayuda a la administración a reducir los costos, aumentar las utilidades y aprovechar mejor los recursos humanos, materiales y financieros.
Procedimientos y técnicas de Auditoria de Gestión.
Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias de manera que los procedimientos podemos definirlos como la descripción de los actos que el auditor realizará en el cumplimiento del programa de la auditoría que está ejecutando.
Los procedimientos de auditoria generalmente aceptados se describen en términos generales, de tal manera que estos sean especificados o adaptados al caso de cada auditoria y de acuerdo con el criterio profesional de cada auditor.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión; en cambio las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:
Técnicas de verificación ocular
Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables.
Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en
especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.
Técnicas de verificación oral
Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, es una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.
Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.
Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.
Técnicas de verificación escrita
Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros.
Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito,
otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar.
Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada.
Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.
Técnicas de verificación documental
Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.
Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.
Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la
comprensión de la estructura de control interno. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.
Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.
Técnicas de verificación física
Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
Etapas para la realización de la Auditoria de Gestión
Para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco etapas generales, que te enunciamos a continuación.1. Exploración y examen preliminar.2. Planeamiento.3. Ejecución.4. Informe.5. Seguimiento.
Exploración y Examen preliminar
Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el posterior trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como: hacia que área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo, es
decir crear las condiciones que permitan establecer los elementos de control de la calidad.
Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la Auditoria, se debe realizar en la entidad.Un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.
Revisar la información que obra en el expediente único que contiene losresultados de las Auditorias, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales.
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable - Financiero y Administrativo teniendo en cuenta:
• Si los sistemas de información son oportunos y dinámicos.• Si se cumplen los principios del Control Interno.• Realizar todas las verificaciones que procedan para arribar a conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno• Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del • Control Interno.• Examinar y evaluar los documentos, operaciones y Estados Financieros.• Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los Sistemas• Automatizados de procesamiento de la información.
Situación financiera:
• Analizar el cumplimiento de los indicadores económicos fundamentales.• Sistemas de Costos, incluidos los centros de costo por áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.• Verificar las fuentes de financiamiento.• Disponibilidad.• Endeudamiento.
Recursos humanos:
• Estructura organizativa y funciones.• Cantidad de trabajadores por categoría ocupacional con sus respectivas calificaciones.• Formación, desarrollo y entrenamiento.• Nivel de protección e higiene del trabajo.• Existencias de normas de trabajo.
Realizar entrevistas que se consideran necesarias con dirigentes, técnicos, trabajadores, incluidas las organizaciones políticas y de masas.
Planeamiento
El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se considera necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles claves.
El proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en los programas o actividades gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, el planeamiento pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría.
El análisis de los elementos obtenidos en la exploración debenconducir a:
• Definir los aspectos que deben ser objeto de comprobación, por las expectativas que dio laexploración, así como determinar las áreas, funciones ymaterias críticas.
• Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.• Definir las formas o medios de comprobación que se vana utilizar.
Definición de los objetivos específicos de la Auditoria.
Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran,atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y sucomplejidad.
Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con losobjetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E.
Estos deberán confeccionarse por los auditores actuantes, revisarse porel jefe de la Auditoria y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.
Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoria, asícomo su presupuesto.
La fase de planeamiento de la auditoría de gestión comprende dos etapas:
• Revisión General- Comprensión de la entidad por examinar.- Análisis preliminar en la entidad.- Formulación del plan de revisión estratégica.
La etapa de revisión general se inicia con la comprensión de la entidad, programa o actividad por examinar. El equipo de auditoría debe adquirir un efectivo conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos como sigue:
a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones del programa sobre el desarrollo de sus actividades.b) normas de administración financiera y requisitos estipulados en la ley de
presupuesto.c) información sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores. d) documentación sobre la entidad o programa en el archivo permanente de la Contraloría General de la República o el órgano de auditoría interna.
• Revisión Estratégica- Ejecución del plan. - Aplicación de pruebas preliminares criterios de auditoría. - Identificación de los asuntos más importantes. - Formulación del informe de revisión estratégica.
La etapa de revisión estratégica se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la recopilación de información u observación física de sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos tales como: ambiente interno de control, factores externos e internos, áreas generales de revisión y fuentes de criterio de auditoría.
Fuentes de información para la Revisión Estratégica.
La información que pueda recopilarse durante el proceso de Revisión Estratégica debe orientarse a determinar, cuales son las áreas generales de revisión que se consideran de mayor importancia. La búsqueda de fuentes informativas sobre la entidad, programa o actividad a examinar debe tener en cuenta lo siguiente:
Ejecución
Verificar toda la información obtenida verbalmente. Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, teniendoen cuenta:• Que las pruebas determinen las causas y condicionesque originan los incumplimientos y las desviaciones.• Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el
precio del incumplimiento.• Que las pruebas pueden ser externas si se consideranecesario. Prestar especial atención a que la Auditoria sirva de instrumento paracoadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas. El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarsesobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento. El jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión deltrabajo. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de launidad de Auditoria. Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo encuenta: Condición, Criterio, Efecto y Causa.
Informe
La exposición del Informe de Auditoria debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.
No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente:
Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán
los específicos que fueron definidos en la segunda etapa "Planeamiento". Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio delincumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias,prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general. Sereflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones queincidieron en el grado de cumplimiento de las tres "E" y su interrelación Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de lasregulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberácuantificarse. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la Auditoria con situaciones futuras que se puedan Producir en la entidad.
Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos) así como un resumen de responsabilidades. Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive la lectura.
Seguimiento
Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres E que se observe, realizar una comprobación decursado entre uno y dos años, que permita conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus desaciertos.
Desarrollo de un hallazgo
El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a) cosa hallada; b) acción y efecto de hallar; y c) encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro cuotas; propio del campo del derecho. Aún cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; la segunda acepción sobre acción y efecto de hallar, define con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este término tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.
Generalmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en los controles internos detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los funcionarios responsables de la entidad auditada y a otras personas interesadas.
Definición de hallazgo
Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a una área, actividad u operación.
Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad o programa bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.Los elementos del hallazgo de auditoría son:
Condición: Situación actual encontrada.
Criterio: Norma aplicable
Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:
• Importancia relativa que amerite ser comunicado. Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. • Objetivo. Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.
Factores que afectan el desarrollo de un hallazgo
El auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:
• Condiciones al momento de ocurrir el hecho. • Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
• Análisis crítico de cada hallazgo importante. • La labor de auditoría debe ser completa. • Autoridad legal. • Diferencias de opinión.
Condiciones al momento de ocurrir el hecho. El auditor debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al hecho o transacción
analizado, más no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir juicios sobre el desempeño de la entidad, soportado en percepciones tardías; así como asumir el peso de la prueba si su evaluación le conduce a plantear que la decisión adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situación examinada.
Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. El auditor siempre debe estar interesado en mejorar la eficiencia y el desempeño de la entidad en el desarrollo de sus actividades; sin embargo, es inconveniente criticar cualquier asunto que no es perfecto. El informar a la entidad acerca de asuntos importantes, debe obligar a una evaluación seria de los asuntos, de manera que la información que se comunica refleje un juicio maduro y realista, de lo que en términos razonables es posible esperar, de acuerdo con las circunstancias.
Análisis crítico de cada hallazgo importante. Es necesario que el auditor someta todo hallazgo potencial a un análisis crítico, con el objeto de localizar fallas posibles o un razonamiento ilógico al relacionar los hechos y situaciones encontradas con el criterio que se desea comparar. La aplicación de las técnicas para mejorar la toma de decisiones y contrarrestar el pensamiento de grupo y predisposiciones del conocimiento conocidas como: el abogado del diablo y el estudio dialéctico, pueden ser útiles para la identificación de puntos débiles en la estructura de los hallazgos y observaciones.
El abogado del diablo involucra la generación de un plan, como el análisis crítico de uno mismo; un miembro del grupo actúa como tal y presenta todos los argumentos que podrían hacer inaceptable la propuesta del hallazgo. El estudio dialéctico es más complejo, puesto que implica la generación de un plan (tesis) y un plan opuesto (antítesis); el debate entre los defensores y sus opositores tiene como objetivo revelar problemas definidos, cursos de acción y suposiciones, estructurándose finalmente una concepción nueva y más completa del problema, lo cual se convierte en síntesis. Este ejercicio permite al auditor estar alerta contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones análogas, dejando de considerar la información contraria.
La labor de auditoría debe ser completa. Si las tareas que desarrolla el auditor y la obtención de evidencia se realiza en forma suficiente y completa, ello permitirá, no sólo soportar adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino también demostrará ante terceros su propiedad y racionalidad en términos convincentes. No obstante, que la labor de auditoría puede realizarse en áreas en las cuales los auditores no son especialistas, a menudo es de utilidad solicitar los servicios de consultores expertos para resolver temas técnicos, sobre todo cuando no se cuenta con auditores especialistas en ciertos campos.
Autoridad legal. La legislación vigente confiere un grado de discrecionalidad a las operaciones de una entidad, con la cual el auditor no puede ni debe interferir. Es responsabilidad del auditor interno o externo informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las leyes o normas reglamentarias, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de gastos indebidos o asegurar su recuperación a través de la acción correctiva que dicta la entidad auditada.
Diferencias de opinión. En el ejercicio de su facultad discrecional, los funcionarios de la entidad pueden adoptar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. Tales decisiones no deben criticarse si fueron tomadas en base a una consideración adecuada de los hechos en el momento oportuno. El auditor no debe criticar las decisiones tomadas por los funcionarios, por el sólo hecho de tener una opinión distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debió ser adoptada. Al elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la entidad examinada por el suyo.
Aspectos a tener en cuenta al elaborar los hallazgos de Auditoria
Estar referidos a asuntos significativos e incluyen información suficiente y competente relacionada con la evaluación efectuada a la gestión de la entidad examinada, así como respecto del uso de los recursos públicos, en términos de efectividad, eficiencia y economía; incluir la información necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensión y, estar referidos a cualquier
situación deficiente y relevante que se determine de la aplicación de procedimientos de auditoría.
Los elementos del hallazgo de auditoría son los siguientes:
• Condición • Criterio • Efecto • Causa• Condición.
Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área, actividad u transacción. La condición, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condición puede adoptar tres formas:
• Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria.• Los criterios no se logran. • Los criterios se están logrando parcialmente.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia específica que no está muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditoría. Una condición negativa detectada en un programa o actividad que recién inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podría tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente.
Criterio
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el
accionar de la entidad examinada. El plan de auditoría debe señalar los criterios que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administración de la entidad, antes de utilizarlo en el examen.
Los criterios pueden ser los siguientes:
• Disposiciones aplicables a la entidad - Leyes. - Reglamentos. - Políticas internas. - Planes: objetivos y metas mensuales. - Normas. - Manuales de organizaciones y funciones. - Directivas, procedimientos. - Otras disposiciones.
• Desarrollados por el auditor - Sentido común, lógico y convincente. - Experiencia del auditor. - Desempeño de entidades similares. - Prácticas prudentes.
Precio del incumplimiento
Sumatoria de los efectos producidos por los incumplimientos, prácticas antieconómicas, ineficiencias, ineficacias, perjuicios económicos, daños materiales, financieros y humanos que se detecten en la entidad que repercuten en la sociedad y el estado.
Es la expresión sintética de los resultados de la Auditoria de Gestión.
Cabe hacer las preguntas siguientes:
Qué.Cuando.En relación con.Para qué.Comparando conQuién.
Que podrán responderse mediante índices y razones financieras, a caber:
• Ingresos dejados de percibir por incumplimientos de los objetivosprevistos para un periodo determinado.• Rebajas de precio por afectaciones de los parámetros de calidad.• Pagos de salarios sin respaldo en producción o servicios.• Exceso de consumo por no aplicación de normas u otros parámetros de medición.• Ajustes en exceso por faltantes, mermas, deterioros y otros.
Muestreo en la Auditoria de Gestión
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no como certificación absoluta del tema que se analiza.
En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a realizar en el transcurso del trabajo, influye notablemente la apreciación que capte el auditor sobre la confiabilidad del control interno que tiene establecido la entidad.
Asimismo, debe precisar los costos, riesgos y beneficios que representa el tipo de muestreo que se va a utilizar en cada caso, sin perder de vista las características de la entidad objeto de la auditoría, importancia relativa o absoluta del tema, áreas de alto riesgo, tamaño de la muestra, antecedentes, apreciación personal, así como cualquier otro elemento que le permita una adecuada determinación.
En la selección de muestras el auditor debe seguir los principios siguientes:
1. Basar sus opiniones sólo en las poblaciones donde se extrae la muestra.2. La muestra debe ser representativa del universo y para que lo sea, cada elemento del mismo debe tener una probabilidad igual de ser seleccionado.3. Asegurarse de que ningún elemento particular del universo modifique el carácter eventual de la muestra.4. Evitar que en la selección de la muestra puedan influir inclinaciones personales.Tamaño de la muestra
Una decisión importante para el auditor implica la determinación de la cantidad y el tipo de evidencia que deben reunir. Un aspecto importante de esta decisión es la respuesta a la pregunta: ¿Qué tan grande debe ser la muestra seleccionada?
Entre los factores que debe tomar en cuenta el auditor al planear los tamaños de las muestras se incluyen los siguientes:
Control Interno.Importancia del riesgo de auditoría.
El control interno forma parte de la decisión del auditor sobre el tamaño de la muestra debido a que la cantidad de evidencia de auditoría necesaria varía dentro de ciertos de límites, inversamente con la efectividad del control interno. Por ejemplo, por lo general se necesitan tamaños de muestra relativamente mayores para las auditorías de las entidades con controles internos pobres que para aquéllas con un buen control interno.
Es necesario tomar en cuenta la importancia cuando se determina el tamaño de la muestra debido a que si los demás factores se mantienen sin cambios, mientras más importante sea el área que se está comprobando se necesitará más evidencia. También el auditor debe evaluar qué constituye un error importante en los estados financieros a fin de tomar una determinación adecuada sobre cualquier error descubierto durante la realización de la auditoría.
Selección del tamaño de las muestras según opinión del auditor.
En la práctica actual la determinación de las operaciones que serán verificadas y del alcance de tal verificación es, fundamentalmente, responsabilidad del jefe de grupo. No existen porcentajes, tablas o reglas generalmente aceptadas para la selección de las muestras de auditorías; más bien, el auditor selecciona las operaciones que serán examinadas, tomando en consideración sus conocimientos acerca del control interno, la importancia relativa de las operaciones, áreas de riesgos y los tipos de errores localizados en la presente y en anteriores auditorías.
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA.
Caracterización de la Empresa Eléctrica de Las Tunas. Objeto Empresarial actual.
La Empresa Eléctrica Las Tunas, en forma abreviada OBE Las Tunas, con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½, fue creada mediante la Resolución No. 83 de fecha 23 de Febrero de 2001 dictada por el Ministro de la Industria Básica, estando dirigida su actividad empresarial a generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista y minorista la energía eléctrica.
Que mediante la Resolución No. 233 de 27 de Abril de 2006 del Ministro de Economía y Planificación, en su apartado séptimo, fue modificado el objeto empresarial de la Empresa Eléctrica Las Tunas, que dice textualmente:
• Generar, transmitir, distribuir y comercializar de forma mayorista la energía eléctrica en pesos cubanos y pesos convertibles y de forma minorista en pesos cubanos.• Prestar servicios de proyectos de ingeniería, en pesos moneda nacional; de construcción, desmantelamiento, montaje, reparación y mantenimiento a instalaciones eléctricas aéreas y soterradas al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.• Realizar trabajos de corrección del factor de potencia, acomodo y control de carga, al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Brindar servicios técnicos relacionados con el uso eficiente de la energía eléctrica y para las redes eléctricas al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Brindar servicios de alquiler, montaje, mantenimiento a grupos electrógenos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Llevar a cabo la comprobación y certificación de las capacidades dieléctricas de medios de protección para trabajar con electricidad en pesos cubanos.• Ofrecer servicios de reparación, mantenimiento de equipos estáticos y rotatorios eléctricos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Realizar proyectos de electrificación, mejoras y modernización de redes eléctricas, así como de iluminación exterior e interior en pesos cubanos.• Brindar servicios de reparación, mantenimiento, calibración de equipos y medios de medición al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Brindar servicios de comunicación a las entidades de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y del Ministerio de la Industria Básica radicadas en la provincia, por los canales de comunicación propios, en pesos cubanos y pesos convertibles.• Brindar servicios de apoyo o peaje a través de las posterías a las entidades de comunicaciones de la provincia en pesos cubanos y pesos convertibles.• Prestar servicios de construcción, montaje, reparación, ajuste y mantenimiento a sistemas de comunicaciones, protecciones eléctricas y automática al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Producir y comercializar de forma mayorista transformadores, medios de protección para trabajar en líneas aéreas, desconectivos, monopolares e interruptores en aire, así como ofrecer los servicios de reparación y mantenimiento de éstos al sistema de la Unión Eléctrica en pesos cubanos y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles. • Comercializar de forma mayorista chatarra a las empresas de la Unión de Empresas de Recuperación de Materias Primas en pesos cubanos y pesos convertibles.
• Comercializar de forma mayorista materiales ociosos y de lento movimiento en pesos cubanos.• Prestar servicios de parqueo; de alquiler de almacenes y locales; de transportación de carga, de alquiler de equipos tecnológicos para el montaje eléctrico; de impresión y reproducción de documentos; de consultoría técnica para la reparación, mantenimiento, construcción, diseños y proyectos de redes eléctricas, todos ellos en pesos cubanos.
Caracterización del departamento de finanzas.
El departamento pertenece al área de contabilidad y finanzas, cuenta con una plantilla de 4 trabajadores (1 licenciado, 2 técnicos y un adiestrado. Dentro de los modelos que integran los Estados Financieros y que son elaborados por la empresa esta área tiene incidencia prácticamente en todos de una forma o de otra, los modelos que se emiten son:
Estado de situación. Estado de resultados. Estado de origen y aplicación de fondos. Estado de Flujos de Efectivo
Cuentas de balances Anexo 101 (Cuentas por cobrar y pagar). Gastos e ingresos Anexo 201
Gastos por elemento Anexo 301 Ejecución del Presupuesto de Ingresos o Gastos en Moneda Libremente Convertible. Informe anexo a los estados financieros. Razones financieras.
Funciones del departamento de Finanzas.
1. Organizar y controlar la actividad financiera de la Empresa Eléctrica Las Tunas.2. Contribuir al proceso de elaboración de la planificación estratégica y la dirección por objetivos, tomando en consideración la política establecida por el Minbas.
3. Coordinar y controlar el proceso de elaboración del Plan de Negocios y de los presupuestos de la Empresa Eléctrica de Las Tunas y sus Unidades Empresariales de Base en correspondencia con los lineamientos y orientaciones emitidas por el Grupo Minbas, de la manera que se cumplan los objetivos básicos de su funcionamiento.4. Presentar y defender el plan, el presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa Eléctrica de Las Tunas, y de este el presupuesto en divisa, ante el Minbas, y organizar las formas y métodos que favorezcan su ejecución en el volumen, eficiencia económica y calidad prevista.5. Analizar y evaluar los resultados económicos y financieros de la Empresa Eléctrica de Las Tunas y sus Unidades Empresariales de Base.6. Ejecutar una eficiente gestión de pagos, que contribuya cumplir las obligaciones contraídas.7. Desarrollar funciones en el manejo de las finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.
Para cumplir con estas funciones realizan diversas tareas, las cuales relacionamos a continuación:
1. Análisis de la disponibilidad en las dos monedas.2. Análisis de los estados de cuenta.3. Elaboración del flujo de caja.4. Análisis de las cuentas por cobrar y pagar y sus expedientes.5. Realizar conciliaciones con los clientes.6. Control de los cheques emitidos.7. Control de los registros de dietas, anticipos y liquidación de gastos de viaje.8. Brindar de forma oportuna toda la información financiera de la empresa.
Objetivos de la Auditoria de Gestión al área de finanzas.
Esta auditoría abarca dos objetivos:
1) Evaluar la eficacia del departamento en brindar orientación y control financiero a toda la organización incluidas sus diversas dependencias operativas.
2) Medir la eficiencia interna de la función de finanzas por cuanto se refiere a los procedimientos, políticas y normas financieras, contables y presupuestarias.
Programa de Auditoria.
Como ya se ha analizado anteriormente el programa de auditoría es el conjunto de procedimiento y acciones que el auditor debe realizar con el fin de alcanzar los objetivos trazados, lograr evidencias suficientes y competentes con un mínimo de error.
Es difícil, por no decir imposible, que se pueda confeccionar un programa que satisfaga todas las expectativas, pues es muy importante la buena preparación del auditor y los procedimientos que deben seguirse no son siempre los mismos, ya que dependerán de las circunstancias particulares de cada entidad.
Sobre esto Montgomery plantea lo siguiente:
“Nada puede hacer más daño a los que se dedican a este estudio que el empleo exclusivo de reglas condensadas de trabajo; todos aquellos que ejercen su profesión atendiéndose a programas que han sido formuladas por otras personas son culpables de negligencias, sí permiten que unas reglas inmutables anulen toda su independencia de criterio. Sin embargo, no hay inconvenientes en que se emplee un resumen de los procedimientos que hay que seguir en casi todas las auditorías, siempre que el resumen se base en los principios fundamentales de la auditoría y se ponga en práctica sobre esa base”.
Si bien coincidimos con este criterio, la realidad es que se hace necesario elaborar un programa que sirva de guía general en el desarrollo de trabajo de los auditores y que éste sea ajustable. El esquema típico de un programa de auditoría incluye lo siguiente:
Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
Objetivos de Auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a realizar.
Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.
Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
Aspectos a tener en cuenta en la confección del programa de auditoría de gestión.1.- Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización. 3.- Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4.- Reglamentos. Determinar si la empresa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales y estatales. 5.- Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6.- Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. 9.- Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10.- Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.
El programa permite:
Organizar el trabajo adecuadamente.Facilita la sustitución de auditores.Evita interrupciones de trabajo por la falta del jefe de auditoría.Ofrece un récord detallado de todo lo realizado y es de gran ayuda para la preparación del informe.Estudiar y evaluar el Sistema de Control Interno.Emitir una opinión mediante dictamen sobre la razonabilidad y fiabilidad de la Contabilidad.
Programa para la realización de una Auditoría de Gestión al área de Contabilidad y Finanzas:
1) Verificar si están bien definidas las responsabilidades y funciones del personal del área financiera.2) Verificar si está el departamento dotado del personal adecuado y como la dirección del mismo influye en la ética de los trabajadores del área.3) Verificar si es compatible la estructura del departamento de finanzas con los demás departamentos de la entidad.4) Verificar si existen manuales de procedimientos de cada puesto de trabajo y si son conocidos por los trabajadores del área financiera.5) Verificar si existe una buena comunicación entre los trabajadores del área financiera y con otras áreas de la entidad.6) Verificar si existen controles internos adecuados para la separación de funciones en los procesos y programas automatizados.
7) Verificar si las condiciones de trabajo son las más adecuadas.8) Verificar si la estructura del área permite el cumplimiento de los objetivos trazados.9) Comprobar si se planifica la capacitación de acuerdo a las necesidades de cada uno.10) Verificar la medida en que están vigentes las políticas y procedimientos adecuados para la contratación, formación, promoción y remuneración a los empleados.11) Comprobar la idoneidad de la revisión de los expedientes de los puestos de trabajos.12) Verificar si este departamento proporciona una orientación para la formulación de los objetivos estratégicos de la empresa.13) Verificar si se formula un presupuesto para cada dependencia operativa en apoyo al aumento de la rentabilidad y la eficiencia.14) Verificar si se expresan de manera real los presupuestos flexibles a fin de compararlos con los resultados verdaderos.15) Evaluar si los recursos que se planifican son los necesarios para lograr los objetivos a corto, mediano y largo plazo.16) Verificar si existen los modelos adecuados para realizar o confeccionar presupuesto que permitan una fácil localización de información y una eficiente interpretación del mismo.17) Verificar la eficiencia en las operaciones de cobros y pagos.18) Verificar el cumplimiento de leyes y regulaciones.19) Verificar si se prepara el estado de flujo de efectivo y si se realizan proyecciones del mismo.20) Verificar si los informes de control contable general son oportunos, sencillos de uso y diseñados de forma adecuada que permita obtener la información necesaria fácilmente.21) Verificar si se mide y se revisan periódicamente el desempeño referente a los planes a corto, a largo y a mediano plazo para mantenerlos al corriente.22) Verificar si se revisa la información contable antes de trasmitirla a la fuente apropiada.23) Verificar si se comparan los datos financieros y contables predeterminados con los resultados reales.
24) Verificar la suficiencia y oportunidad con que se analiza la información que permita supervisar los objetivos, las estrategias y la situación financiera.25) Verificar si los análisis económicos-financieros permiten medir de una forma efectiva la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad.26) Verificar si se toma la acción correctiva cuando se detectan desviaciones significativas contables y financieras.
Procedimientos y métodos utilizados en la realización de la auditoría de gestión
En nuestro trabajo la fase preliminar se realizó a través de un programa de auditoría que nos permitió evaluar el control interno y caracterizar el objeto. Para realizar el trabajo de auditoría se tuvieron en cuenta diversos documentos y resoluciones que rigen el desempeño del trabajo en este departamento como son:
• Expediente de perfeccionamiento empresarial de la empresa. • Plantilla de cargos de recursos humanos, donde se describen las funciones de cada puesto de trabajo del área financiera.• Resoluciones 56 / 2000 del BCC, donde se establecen los instrumentos de pago, su forma de utilización y los derechos crediticios.• Resolución 64/2000 del BCC de 19/10/00 “Normas complementarias para los cobros y los pagos”. • Res. 297/2003 MFP “Definiciones de Control Interno”.Además se tuvieron en cuenta la resolución 26/2006 del Ministerio de Auditoría y Control, “Guía metodológica de Auditoría de Gestión”.
Se revisó el expediente único de Auditoría encontrándose deficiencias en años anteriores en el proceso de conciliación de las cuentas por cobrar.
A través de entrevistas con los trabajadores del área y con la revisión de documentos como los expuestos anteriormente se conoció la estructura organizativa y funciones del área auditada, además de las características del servicio que realiza.
El departamento cuenta con cinco trabajadores, de ellos, 2 licenciados y 3 técnicos medios; estos últimos se encuentran cursando la licenciatura. La empresa pertenece al Minbas y sus principales fuentes de financiamiento son asignaciones de presupuesto central.
Se aplicó la guía de control interno en los puntos correspondientes al área financiera para poder tener un criterio del sistema de control interno existente en la misma.
A través de entrevistas con el jefe del departamento se conocieron los procedimientos para la elaboración del presupuesto. Se revisaron las informaciones que aparecen automatizadas, informes y otros documentos que brindan información general de la situación financiera y se aplicaron métodos de revisión analítica utilizando diversas razones financieras para evaluar el comportamiento de la Economía, Eficiencia y Eficacia en la planeación y salvaguarda de los recursos monetarios de la Empresa Eléctrica Provincial de Las Tunas.
Los registros de cobros y pagos se encuentran automatizados, llevando la información primaria por suministradores y clientes y se emite el informe de estas cuentas por edades cada mes.
La solicitud de compra en divisas se confecciona en el área financiera como un mecanismo de control por parte del organismo central de la empresa.
Se aplicaron diversas razones financieras para medir la eficiencia y eficacia del desempeño del área financiera y se realizaron comparaciones con igual período del año anterior.
INFORME DE AUDITORIA
A: Director del área económica. Orden de Trabajo No. 03/ 2008.Entidad auditada: Área de finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.Subordinada a: Ministerio de la Industria Básica.Tipo de auditoría: Gestión u Operacional.
Fecha de inicio. 01-05-2008Fecha de terminación.20-06-2008Auditor jefe: Yanela Gallart Molina.
Introducción:
Este trabajo de Auditoria de gestión se llevó a cabo en el departamento de finanzas de la Empresa Eléctrica de Las Tunas , a través del mismo se revisaron operaciones correspondientes al año 2008 y se establecieron comparaciones correspondientes con el año 2007 cuando entendimos necesario, se revisó el control interno tanto contable como administrativo.
La Empresa Eléctrica de las Tunas con domicilio social en Carretera Central Km. 3 ½. El Departamento cuenta con una plantilla de 4 trabajadores. Este Dpto. se subordina a la dirección de economía de la empresa.
Su principal objetivo es la planeación y presentación de información económica financiera asegurando un uso y control eficiente del presupuesto.
Se aplicó el programa de Auditoria de Gestión de acuerdo a los objetivos trazados.Se verificó el cumplimiento de las legislaciones vigentes, los principios de control interno, las normas cubanas de contabilidad, así como la gestión económica en la planificación control y uso de los recursos.
El trabajo se llevó a cabo a través de pruebas detalladas abarcando el periodo de auditoria.Nuestro trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas estableciendo elemento de control de la calidad que nos permitió cumplir los objetivos propuestos en el trabajo a través de asesoramiento y consulta de varios especialistas que nos permitieron desarrollar nuestro trabajo.
El departamento financiero tiene como objetivo fundamental:
Alcanzar un nivel de aseguramiento material y de eficiencia económica que garantice el funcionamiento de la empresa con una disponibilidad de recursos materiales y financieros, con un empleo y control eficiente de los mismos.
La auditoria tuvo como objetivo:
• Evaluar la eficacia del departamento en brindar orientación y control financiero a toda la organización incluidas sus diversas dependencias operativas.• Medir la eficiencia interna de la función de finanzas por cuanto se refiere a los procedimientos, políticas y normas financieras, contables y presupuestarias.
Conclusiones
De acuerdo con las deficiencias detectadas en el transcurso de la auditoría evaluamos al Área financiera de la Empresa Eléctrica y determinamos que la economía, la eficiencia y la eficacia presentan un grado de deterioro parcial ya que presentan deficiencias en la organización, y el análisis.
Resultados
1. La estructura organizativa de la dirección del departamento se encuentra demasiado cargada para la especialista principal.2. No se rota el personal por los puestos de trabajo.3. Los análisis económicos financieros se realizan pero no con la profundidad que se requiere de interpretación de los mismos y con la participación de todo el personal del área financiera.4. La situación financiera de la entidad puede verse afectada por el deterioro de las principales razones financieras analizadas. 5. No se explota al máximo las potencialidades de la tecnología que poseen y los conocimientos del personal existente.6. Elaborar el plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas.
Recomendaciones
A partir de los análisis realizados en la auditoria para expresar los resultados
anteriores podemos recomendar a la dirección de la entidad y del área financiera que:
Se analice la estructura del departamento para lograr una eficiente distribución del trabajo que permita que todos los integrantes del mismo contribuyan a lograr los objetivos propuestos.
Profundizar en la calidad del análisis económico-financiero que se presenta a la dirección de la empresa, donde no solo se expresen cifras sino que se emitan criterios y recomendaciones por parte del área financiera.
Utilizar al máximo las capacidades intelectuales de los integrantes de esta área, donde la mayoría son profesionales y existe experiencia del trabajo.
Utilizar la tecnología existente para implementar programas que le permitan realizar análisis de los indicadores financieros y la situación en general de la entidad.
Debe tenerse presente que de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 inciso k, del decreto ley 159 de la auditoria, la entidad debe informar a esta unidad de auditoria, en un término no mayor de 180 días naturales contados a partir de la fecha de terminación de la auditoria, la situación que presentan las deficiencias presentadas y señaladas en este informe preliminar; así como, las medidas disciplinarias aplicadas al personal responsable.
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad debe comunicar sus descargos a la unidad de auditoria, dentro de 10 días siguientes a la entrega del mismo.Se agradece a los dirigentes, consultantes y trabajadores de la empresa y principalmente del área financiera por la colaboración brindada durante la realización de la auditoria.
CONCLUSIONES
La auditoria de gestión constituye un elemento importante dentro del control de gestión de la empresa.
La auditoria de gestión permite detectar deficiencias que afectan la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.
El programa propuesto puede ser utilizado por auditores internos y externos y permite poner de manifiesto los aspectos negativos que afectan la gestión económica- financiera del área auditada.
La utilización de este Programa, permite a los auditores internos y de poca experiencia poder realizar la auditoria con una secuencia lógica.
RECOMENDACIONES
Utilizar la auditoria de gestión como una herramienta para evaluar la economía, eficiencia y eficacia de la Empresa Eléctrica de Las Tunas.
Los auditores internos de la entidad deben utilizar el programa propuesto en la realización de su trabajo para contribuir al mejoramiento de los diferentes indicadores de la empresa.
Realizar auditorias de gestión una o dos veces al año.
BIBLIOGRAFÍA
1. Administración de Operaciones, Toma de Decisiones en la Función de Operaciones, Tomo 1 y 2 , 3ra Edición2. Administración de Recursos Humanos, Tomo 1 y 23. Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo4. Auditoría de Gestión: Segunda Edición – Ciudad Habana: Editorial Pueblo y Educación 19855. Guía Metodológica para la Realización de Auditorías de Gestión. Oficina Nacional de auditoria Octubre de 1996.6. Holmes A. W., A. W., C. P. A., y Overny W., C. P. A., Principios Básicos de Auditoría Continental S. A. de CV., México.
7. John W. Cook y Gary M. Winkle (1987), Auditoría, 3° edición, Editorial McGRAW-HILL, Buenos Aires - Argentina.8. Koontz, Harold. Elementos de Administración/ Harold Koontz – 5ta Edición. 9. Kotler, Phillip. Dirección de Marketing, Análisis Planeación Gestión y Control/ Phillip Kotler. Tomo 2, 7ma Edición.10. Leonard, William P. Auditoria Administrativa. Ed. Diana. México, D.F. 1991.Norbeck, E.F. Auditoría Administrativa. Editora Técnica, S.A. México, D.F. 1970.11. Perdomo, A. Análisis e Interpretación de Estados Financieros/ A Perdomo. México: Ediciones Contables y Administrativas S. A, 1986.12. Resolución 297/03 del Ministerio de Auditoria y Control.13. Resolución 026/06 del Ministerio de Auditoria y Control.14.www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/auditeliana.htm.
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Lic. Yanela Gallart MolinaNacio en el municipio Las Tunas, Provincia Las Tunas, Cuba. Graduada en Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas. Actualmente cursa estudios en una maestría de Contabilidad Gerencial en el Centro Universitario Vladimir Ilich Lenin de la provincia de Las Tunas.
denysarrobatunet.cult.cu
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/auditoria-de-gestion-en-
el-area-financiera.htm
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Sistema de control administrativo en la Unidad de Contraloría interna de INVITRAPEnviado por yaliseth
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Partes: 1, 21. Resumen 2. Introducción 3. El problema 4. Marco teórico 5. Metodología
6. Análisis de los resultados 7. La propuesta 8. Conclusiones y recomendaciones 9. Referencia bibliográficas 10. Anexos
RESUMEN
El estudio tiene como objetivo proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del EstadoPortuguesa (INVITRAP). El estudio esta fundamentado bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en la investigaciónde campo de tipo descriptivo, sustentado con las bases teóricas y legales, además de los antecedentes sobre estudios similares anteriormente realizados. El mismo esta desarrollado en tres (3) fases: en la fase I: el diagnostico, el contexto población esta conformado por nueve (9) empleados adscritos a la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, siendo estos objetos de aplicación de un cuestionario, el cual consta de nueve (9) preguntas con respuestas dicotómicas de forma cerrada, previamente validado mediante el juicio de tres (3) expertos; dos (2) en administración y uno (1) en metodología, los cuales determinaron su confiabilidad en una prueba piloto con cinco (5) sujetos con características similares a la población en estudio, sometidos a una prueba de confiabilidad (KR20), donde se reporta un coeficiente altamente confiable de 0,98. Fase II: diseñode la propuesta, sujetos participantes son el Contralor Interno de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, el tutor y los autores del proyecto; se aplicó el torbellino de ideas en la técnica e instrumento de recolección de datos. Fase III: trata de la factibilidad de la propuesta, los sujetos participantes son los individuos que se relacionan directamente con la Unidad y los resultados de la factibilidad de la propuesta fueron técnica, operativa, social y económicamente. Los datos recabados hasta el momento permiten concluir que en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, existe la necesidad de un Sistema de Control Administrativo que garantice la efectividad, eficacia y legalidad de los procesos y operaciones institucionales. Recomendando establecer una planificación organizacional de los gastos que promuevan la actualización permanente de los procesos administrativos.
INTRODUCCIÓN
El Sistema de Control Administrativo comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.
El Sistema de Control Administrativo es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificación y acciones que ejecuta el personal que labora en la empresaque utilice este sistema. En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, se debe a la falta de un sistema de control administrativo que le permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades según cargos desempeñados.
El propósito de esta investigaciónpermite enfocar una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para mejorar las funciones del proceso administrativo y funciones de cada empleado que labora en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, con la finalidad de eliminar esta debilidad en la Unidad investigada.
Desde esta perspectiva el objeto de estudio permitió verificar con sus objetivos, los medios accionarios para las estrategias en función a la esquematización de la propuesta preestablecida en el proceso investigativo.
En otro orden de ideas, la metodología aplicada en este estudio hace referencia a un modelo operativo que va a permitir solventar la situación desfavorable encontrada en el funcionamiento de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, apoyándose también en una investigación de campo de tipo descriptivo. Se aplicó un instrumento de tipo dicotómico para recopilar la información referida al estudio.
A tal efecto, el siguiente proyecto se estructuró en los siguientes capítulos:
Capítulo I: describe el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos y el alcance de la investigación.
Capítulo II: constituido por el marco referencial en el cual se exponen las bases teóricas, los antecedentes relacionados con el estudio, la operacionalización y la matriz de variable del instrumento.
Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el cual se describe el tipo de estudio, la fase diagnostico, la fase del diseño de la propuesta y la fase de la factibilidad de la misma.
Capítulo IV: presenta el análisis de los resultados obtenidos, las factibilidades técnica, operativa, económica y social.
Capítulo V: describe la propuesta a través de la presentación, fundamentación y estructura la propuesta.
Capítulo VI: presenta las conclusiones y recomendaciones de la investigación. Finalmente las referencias bibliográficas y los anexos del trabajo.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Este capítulo presenta el planteamiento del problema donde se explica detalladamente los síntomas del problema existente en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), los objetivos generales y específicos de la investigación. La investigación donde hará énfasis en el propósito por el cual se realizará la misma y el alcance donde se especificará la ubicación y la actividad que realiza la institución en estudio.
Planteamiento del Problema
El Control Interno Administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disponibilidad del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
En su concepción más sencilla, según Chiavenato (2001) definen que el control "es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos". (p.394).
Desde esta perspectiva lo expuesto por el autor permite enfocar que un control debe ser objeto para que una organización establezca su planeación efectiva en cuanto al manejo de los recursos presupuestarios y los utilizados durante el proceso de administración.
Por otro lado, en el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la AdministraciónPública Nacional (1997), plantea que el Sistema de Control Interno tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.
Por consiguiente, en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, no se lleva un control de los gastos emitidos por la institución; es decir, no existe un control de las ordenes de pago emitidas por la Gerencia de Administración y Finanzas con sus respectivos soportes, tales como: bauches, ordenes de compra, ordenes de servicio; dependiendo cual sea el caso. Esto no garantiza la exactitud, cabalidad y veracidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa de la institución.
Lo anteriormente expuesto, permite establecer que las políticas para el control interno no son manejadas con efectividad, dado que se evidencia la poca receptividad de los ingresos y egresos, según los serviciosque presta esta organización, lo que va a constituir una problemática por la falta de una planeación organizada en la cual se establezcan directrices para prevenir todo los elementos preestablecidos en un control interno.
De continuar esta situación, la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP no podrá establecer los medios estratégicos que le permitan generar nuevas acciones que influyan positivamente en el sistema de control, lo cual constituye un factor fundamental para que esta empresa se oriente hacia la realidad y relevancia de sus funciones.
De allí que la siguiente investigación propone un medio estratégico que va a contribuir a fortalecer la organización en la Unidad de Contraloría Interna, es decir, el proyecto brindará una propuesta de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP
Por otro lado y haciendo referencia a la problemática planteada surgen las siguientes interrogantes:
¿Cómo se propondrá el Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál es la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál será el diseño del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
¿Cuál será la factibilidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?
Objetivo General
Proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP).
Objetivos Específicos
-Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), en relación al control administrativo.
-Diagnosticar la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
-Diseñar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP en el área financiera, para garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera y administrativa.
-Determinar la factibilidad de implantación del Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP.
Justificación
La formulación de la propuesta de un Sistema de Control Administrativo para la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, surge por la necesidad de brindar a esta organización un medio estratégico que contribuya al desarrollo efectivo de la planeación organizacional, permitiendo con ello esquematizar cada factor que influya posiblemente para que la organización pueda optimizar sus funciones.
A tal efecto, la relevancia de este estudio permite esquematizar la promoción de estrategias que contribuyan un proceso interactivo entre cada empleado de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP y la propuesta que se establecerá en esta investigación. Lo que se quiere afirmar con esto, es que la investigación ofrecerá soluciones para mejorar el Control Interno.
Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el Sistema de Control Administrativo que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la institución disponga de otra herramienta que le permita desarrollar su planeación tomando en cuenta los factores que constituyen la misma, según sea las funciones que ejerce cada empleado apoyándose para ello también en la propuesta.
A este respecto, la investigación servirá de apoyo para que otras investigaciones desarrollen su proceso metodológico apoyándose en este estudio.
Alcances
La investigación se desarrolla en un Instituto Autónomo Estadal, adscrito a la Gobernación del Estado Portuguesa. El mismo se realizará en el primer trimestre del año en curso (2004). Dicha investigación es en la Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP), y consistirá en diseñar un Sistema de Control Administrativo, para obtener información de una forma clara, rápida y precisa como medio para ampliar el conocimiento que lo rodea, creando y manteniendo permanente información exacta y actualizada de la disponibilidad administrativa, presupuestaria y financiera.
De tal modo que el alcance inmediato de este estudio es pretender lograr la eficacia, la efectividad y la legalidad de los procesos en la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, para que de esta manera se pueda lograr los objetivos propuestos en la Institución.
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Este Capítulo comprende las bases teóricas que sustentan la investigación y los antecedentes del mismo, matriz de operacionalización de los objetivos e instrumentos, tal como lo señala la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2002). Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y TesisDoctórales. "Comprende una revisión de los trabajo previos realizados sobre el problema
en estudio y (o) de la realidad contextual en la que se ubica. Dependiendo de la naturaleza del Trabajo o la Tesis, el marco referencial, puede comprender aspectos teóricos, conceptuales, legales, situacionales de la realidad objeto de la investigación u otros, según convenga el caso". (p.16).
Bases Teóricas
Todo elemento de investigación se enfoca en diferentes bases conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio.
Control
En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p.3)
Por otro lado, el autor antes mencionado define el control interno como:
El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. (p.4).
De igual manera, Cepeda (1999), establece que "debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de la organización, desde la gerencia hasta un nivel organizacional más bajo". (p.4).
Seguidamente el mismo autor define que el sistema de control interno:
Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en si mismo. Provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial. (p.4).
Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite señalar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organización establezca con efectividad sus medios de acciones estratégicas en la planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la institución.
En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos de controles:"el gerencial, el contable, el operativo de gestión, el presupuestario el de informática y el administrativo u operativo". (p.29).
Control Gerencial: está orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización.
Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.
Control Operativo de Gestión: esta orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de gestión, basado en la direcciónu objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informático: esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.
Con relación al presente estudio, el control administrativo u operativo "se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración". (p.29).
Por otra parte, el autor Catacora (1999), también establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de detección (posterior)" (p.238).
El control preventivo "son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario". (p.238).
En cambio, el control de detección:
Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisión de listado de excepciones; cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes contables. (p.238).
El mismo autor clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables.
Los controles internos administrativos, "el cual trata el presente trabajo de investigación, generalmente no tienen relación directamente con las cifras de lo estados financieros, pero tienen como objetivo básico establecer lo siguiente:
-Plan de organización.
-Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.
-Adhesión a la políticas gerenciales". (p.238).
El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.
En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción a la teoría general de la administración, dice que:
La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. (p.394)
De igual manera, establece que el proceso administrativo "está constituido por las cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es un proceso dinámico e interactivo". (p.24)
Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.
Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.
Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.
Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.
Además, Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control Previo, Establece y define lo siguiente:
El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. (p.3).
Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se
quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigmapara que el instituto optimice sus funciones.
Razones para implantar un Sistema de Control Interno
-Vigilancia de la legalidad administrativa.
-Defensa y protección del patrimonio público.
-La evaluación de la gestión administrativa.
-Defensa de la éticay probidad administrativa y pública.
Elementos del Sistema de Control Interno
-Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de registro y de custodia.
-Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.
-Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad y persona, dentro de la organización.
-Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
-Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
-Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna independiente, hasta donde sea factible, de las operaciones examinadas. (p.4).
Requisitos de un Sistema de Control Interno
-Debe ser integral e integrado.
-Legal.
-Comprensible.
-Debe adaptarse a la forma de la organización.
-Debe registrar rápidamente las desviaciones y tender a la acción correctiva.
-Flexible.
-Conocido.
-Debe incluir elementos de control previo, posterior y auditoria interna.
-Fundamentado en principios de: eficacia, eficiencia y economía. (p.4)
Aspectos que debe abarcar el Sistema de Control Interno
-Presupuestario.
-Económicos.
-Financieros.
-Patrimoniales.
-Normativos.
-De gestión.
-Evaluación de programas y proyectos.
Según el artículo 131 de la Ley Orgánica de la Administración Financiara del Sector Público (2003), establece lo siguiente:
Objetivos del Sistema de Control Interno
-Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.
-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.
-Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
-Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.
-Garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p.4)
Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de introducción a la teoría general de la administración, expresan que lo esencial en cualquier sistema de control es:
-Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.
-Un medio por la actividad desarrollada.
-Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.
-Algún mecánico que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.
Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de control brindaran a la organización, la visión y misión que va a contribuir a la eficiencia en la ejecución de los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del trabajo según la función asignada.
Por otra parte, Likert citado por Chivavenato (2001), establecen lo siguiente:
El Sistema es un: "todo organizado o complejo. Un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario" (p.771).
Así mismo establece que la esencia en cualquier sistema es: "Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de mando". (p.776)
Desde esta visión Chiavenato (2001) establece que el control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:
-Establecimiento de estándares y criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.
-Observación del Desempeño:la observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitidos a quienes tienen el poder para introducir cambios.
-Comparación del desempeño con el Estándar establecido:la comparación no sólo busca localizar las variaciones, erróneas o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros.
-Acción correctiva: el objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. (p.767).
En otro sentido Chiavenato (2001), expresa la Clasificación del Sistema Administrativo, de la siguiente manera:
-Sistema 1. Autoritario coercitivo: es un sistema administrativo autoritario y fuerte, coercitivo y notoriamente arbitrario que controla rígidamente todo lo que ocurre dentro de la organización. Es el sistema más estricto y cerrado. Se encuentra generalmente en empresas que utilizan mano de obra intensiva y tecnología rudimentaria en las cuales el nivel intelectual del personal empleado es extremadamente bajo, como ocurre en el área de las empresas de construccióncivil o construcción industrial (construcción hidroeléctrica, pavimentación de autopistas).
-Sistema 2. Autoritario benevolente: es un sistema administrativo autoritario que constituye una variación atenuada del sistema 1. En el fondo es un Sistema 1, pero condescendiente y menos rígido. Se encuentra frecuentemente en empresas industriales que utilizan una tecnología más avanzada y mano de obra más especializada pero que mantiene todavía forma de coerción, para no perder el control sobre el comportamiento de las personas. (en el área de produccióny montaje de empresas industriales y en las oficinas de ciertas fábricas).
-Sistema 3. Consultivo: es un sistema que se inclina más hacia la participación que hacia la autocracia y la imposición como ocurría en los dos sistemas anteriores. En el, la arbitrariedad organizacionales se va suavizando gradualmente. Por lo general en las empresas de servicios
(Bancos e Instituciones Financieras, por ejemplo) en ciertas áreas administrativas de empresas industriales, más organizadas y avanzadas en términos de relación con sus empleados.
-Sistema 4. Participativo: es el sistema administrativo democrático por excelencia. Es el más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert y Chivavenato. Se encuentra poco en la práctica, se ha localizado en empresas que utilizan tecnología sofisticada y personal muy especializado y desarrollado (empresas de servicios y de publicidad, de consultoría e ingeniería y en administración, en las cuales los profesionales realizan actividades complejas. (p.96)
En la clasificación de los sistemas de control administrativos, permiten señalar que cada uno de ellos pueden ser aplicables a una empresa, dado que permitirán enfocar una nueva organización del proceso administrativo ejecutado por la empresa, de esta manera optimizar la productividad de la organización empresarial.
Por otra parte Mediante la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), establece lo siguiente:
-El Control Externo, comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades gubernamentales. Son órganos competentes para ejercer el control fiscal externo: la Contraloría General de la República y las Contralorías de los Estados, Municipios, Distritos y Distritos Metropolitanos.
-El control Interno,es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.(p.64)
Así mismo en las Normas Generales del Control Interno (1997), define lo siguiente:
El Control Interno Administrativo, lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
El Control Interno contable, comprende las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestaria y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.
Antecedentes
Graterol, A. (2002), Guanare, estudiante del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática "IUTEPI", en su trabajo especial de grado titulado "Diseño de un Sistema de Control Administrativo para Pagos de Personal Eventual en la Unidad de Nomina de la Empresa ELEOCCIDENTE, C.A. Zona Portuguesa", donde el objetivo principal es Diseñar un Sistema de Control Administrativo. La presente investigación esta enmarcado en la modalidad del proyecto factible. La población del estudio esta conformada por 8 personas que desempeñan funciones en la Unidad de Nomina del Departamento de Recursos Humanos de la ELEOCCIDENTE Zona Portuguesa; el autor en primer lugar solicito la debida autorización de la gerencia de la empresa para realizar el estudio de la misma, realizó una exhaustiva revisión bibliográfica, se selecciono la técnica e instrumento de recolección de datos siendo esta la técnica de la encuesta y como instrumento el cuestionario, luego se identifica los sujetos que conforman la población en estudio, seguidamente se elabora y se aplica el instrumento quedando conformado por ocho (8) ítems de tipo dicotómico cerrado, se analizaron los datos obtenidos los cuales sustentan el diagnostico, así mismo se elaboró el diseño de la propuesta. Llega a la conclusión de que en el estudio investigado posee posibilidades de ser implantado en los aspectos operativos, técnicos, financieros y sociales, el cual permitirá medir, comparar, verificar y corregir las acciones concernientes al personal eventual que labora en la empresa. Finalmente el autor recomienda dirigir al personal que labora en la Unidad de Nómina, acciones que proporcionen una mayor preparación la aplicación del proceso del control; supervisar el cumplimiento de los diversos procedimientos que se ejecuten en dicha unidad en cuanto al personal eventual; incentivar al personal eventual para gestionar el cambio de los procedimiento que se llevan en la actualidad; presentar al Departamento de Recursos Humanos la propuesta de un sistema de control para que de tal forma ésta se implante en el menor lapso posible; incluir la nomina del personal eventual al sistema de nomina de la empresa (SINOM).
Jiménez, G. y Rodríguez, R., (2002), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Portuguesa "IUTEP", realizaron el trabajo especial de grado que se titula "Sistema de Control Presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios "Las Americas" del Municipio Guanare Estado Portuguesa. Tiene por objetivo proponer un sistema de control presupuestario para la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios "Las Americas" del Municipio Guanare Estado Portuguesa. La propuesta planteada es en la modalidad de proyecto factible sustentada en una investigación descriptiva de campo. Se consideraron como sujetos participantes a 6 personas que se desempeñan en el área administrativa y gerencial de la empresa, lo cuales conforman la población u objeto de estudio. Para la elaboración del Estudio, en primer lugar se determinan los sujeto participantes la población en estudio,
posteriormente se selecciono la técnica e instrumento adecuado a los requerimientos del estudio, resultando la encuesta como técnica y el cuestionario como instrumento. Se aplica el instrumento a la población en estudio. Y finalmente se analizan los datos recabados en la aplicación del instrumento. Los autores llegan a la conclusión que el sistema de control presupuestario permite la detección de necesidades en las diversas actividades del proceso presupuestario que se realiza en la empresa. Una vez detectada la necesidades el sistema de control canaliza la aplicación de correctivos para el mejoramiento de la funciones de los procesos de control presupuestario. Recomendando de esta manera promover efectivos y eficientes sistemas de control presupuestario para organizacionesy empresas de misión y razón de tipo social sin fines de lucro. Seguidamente recomiendan desarrollar procedimientos de control sobre los procesos de control presupuestario que se desarrollan en la empresa y por ultimo, implantar la propuesta de un Sistema de Control Presupuestario en la Asociación Civil de Productores, Consumidores y Servicios Las América del Municipio Guanare, Estado Portuguesa.
Lacruz, Y. y Pérez, M., (2001), Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología para la Informática "IUTEPI", realizan un estudio para su trabajo especial de grado que titula: "Propuesta para el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte de la Empresa ELEOCCIDENTE Filial de CADAFE Zona Portuguesa"; la presente investigación tiene como objetivo principal Proponer el Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Transporte que permita mejorar los procesos. Esta investigación se encuentra pautada bajo los criterios de una investigación de campo y descriptiva, dentro de la modalidad de proyecto factible. Para la ejecución de la investigación se aplico en primer lugar la auditoria de lo procedimientos que se encuentran dentro de la unidad. Se empleola técnica de observación directa para visualizar la situación existente. Seguidamente se realizo una valuación de lo procedimientos. Luego de los pasos anteriores, se logro dichos procedimientos y como ultimo paso, se analizaron tanto los procedimientos como también la información recabada a través de la técnica empleada. Los autores de la presente investigación llegan a la conclusión, que la unidad de transporte requiere para optar medidas y procedimientos de control que le permitan mejorar y agilizar todos los términos administrativos aplicados dentro de los mismos, la necesidad de proponer el diseño de un sistema de control administrativo para que pueda ser establecido y garantice de que las medidas de control serán aplicadas en todas las funciones durante su ejercicio y después de desarrollarlo, de manera que actué a tiempo para prevenir y corregir la fallas que puedan surgir y así facilitar el logro de los objetivos y meritos previstos a alcanzar. Según los autores de esta investigación es recomendable hacer necesaria la aplicación y desarrollo del instrumento del control administrativo dentro de esta unidad, ejecutado y evaluado por un profesional especialista en auditoria. Aplicar el sistema en el menor tiempo posible y por el tiempo que sea necesario. Emplear todos y
cada uno de las medidas y procedimientos establecidos dentro del sistema. Y por ultimo, recomiendan crear una oficina de control interno dentro de la unidad de estudio con el propósito de desarrollar y perfeccionar el sistema de control administrativo.
Estos estudios establecen una concordancia con la presente investigación, dado que constituyen aportes valiosos teóricos y prácticos para la formulación del estudio. Además, establecen similitudes con los resultados, ya que constituyen a la formulación de un modelo operativo viable a solventar un problema.
Cuadro N° 1. Operacionalización del Objetivo
Objetivo Dimensiones Indicadores
Proponer un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de Control Interna de INVITRAP.
Sistema de Control Administrativo.
Unidad de Control Interno.
Existencia. Normas legales. Recursos. Inf. Financiera. Eficiencia.
Planificación. Supervisión. Lineamientos.
Actualización
Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)
Cuadro N° 2. Matriz de Operacionalización del Instrumento
Definición del Propósito del Instrumento.
Definición Conceptual
de la Variable,
Aspecto u Objetivo.
Dimensiones Indicadores
de cada Dimensión.
Items
de cada Indic.
Es diagnosticar la situación actual
acerca del sistema de control
administrativo en INVITRAP, con la
finalidad de recopilar
información referente al estudio.
El Sistema de Control Administrativo, tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el
Sistema de Control
Administrativo
Unidad de Control Interno
Existencia. Normas
legales. Recursos. Inf. Financiera. Eficiencia.
Planificación. Supervisión. Lineamientos. Actualización.
1
2
3
4
5
6
acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas. (Reglamento sobre la organización del control interno en la administración publica nacional (1997).
7
8
9
Fuente: Durán, Gómez, Montaña (2004)
Partes: 1, 2
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administrativo.shtml
LA AUDITORÍA La Auditoría es una función de dirección cuya finalidad es analizar y
apreciar, con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión.
Otras posibles definiciones pueden ser:
Es un examen comprensivo de la estructura de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.
"Una visión formal y sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que requieren mejorarse”.
Clasificación de la Auditoría.
La tipología que puede dividir la auditoría depende, esencialmente, de la necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el cumplimiento de las actividades que se desenvuelven en el ámbito de la organización.
La auditoría administrativa u operativa se encarga de analizar los sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los materiales y los programas de los diferentes complejos de organización Es decir, todas las funciones que integran la gestión a excepción de la financiera, para verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales.
Lo expuesto anteriormente nos muestra que la auditoría se puede
clasificar según sea el enfoque de su aplicación, de la misma manera podemos decir que ésta se divide según sus objetivos en: Financiera u operacional; o según algunos autores en: externa, interna o gubernamental.
Bases Teóricas de la Auditor.
El fundamento de la auditoría moderna está argumentado en una serie de ideas que determinan la base fundamental de su aplicación. Dichos argumentos son:
- La función de auditoría se basa en el supuesto de que la información pueda ser verificada.- No existe necesariamente un conflicto de larga duración entre los auditores y los administradores de las organizaciones que auditan, pero si existe un posible conflicto a corto plazo.o Los administradores pueden requerir utilidades elevadas y otras mediciones favorables, para satisfacer el sistema de retribución en el cual operan.o La auditoría examina y evalúa las afirmaciones hechas por los administradores. Puede haber un intento de "ocultar" afirmaciones que pudieran resultar embarazosas para los administradores.-Unos controles internos eficaces disminuyen la probabilidad de que se cometan fraudes irregularidades en una organización.-Salvo pruebas en contrario, lo que fue cierto en el pasado seguirá ocurriendo en el futuro.
Normas de auditoría.
Normas Generales.
- La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que cuentan con la capacitación técnica adecuada y la competencia de un auditor.-En todos los asuntos relativos a un contrario, el o los auditores han de conservar una actitud mental de independencia.- Debe tenerse cuidado en el desempeño de la auditoría y en la preparación del informe.
Normas para el Trabajo.
- El trabajo ha de ser planteado adecuadamente y los asistentes deben ser supervisados de forma adecuada.- Ha de conseguirse suficiente y competente evidencia mediante inspección, observación, consultas y confirmaciones para tener así una base razonable para una opinión con respecto a la información o área que se está auditando.
Normas de la información.
- El informe debe manifestar si la información o área auditada se presenta de conformidad con los principios o bases establecidos como guía de auditoría.- Las elevaciones informativas han de considerarse razonablemente adecuadas a no ser que se indique lo contrario en el informe.- El informe debe contener una opinión general presentada y de los puntos que involucren relevancia en el contexto auditado. Cuando no se pueda expresar una opinión global, deben manifestarse las razones de ello.
¿ Cuándo realizar una Auditoría y por qué?
Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser las siguientes,
Razones Externas.a) Cambios en el marco legislativo.
La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia.
La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas, obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.
La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos.
b) Fluctuaciones del mercado.
Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación.
La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios.
Razones externas.
La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.
La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en
posiciones directivas clave.
La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones.
También podemos encontrar:
Razones interno - externas,
Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa.
(b) La reorganizar de la empresa.
Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto.
(c) La emisión de ofertas públicas en mercados financieros.
El éxito de una oferta pública radica en la capacidad de convicción de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoría puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales.
LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO Y EN EL SECTOR PUBLICO.
La mayoría de los profesionales vinculados con la auditoría consideran que los avances teóricos e institucionales de su disciplina son válidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo indiferente que sea éste privado o público. En cambio los especialistas en el análisis de la Administración Pública consideran que nos encontramos ante una organización especial y diferenciada que requiere un tratamiento científico y técnico propio. Pero como las organizaciones públicas tienen las mismas necesidades que las organizaciones del sector privado por lo que respecta a alcanzar sus objetivos de una forma eficaz y eficiente, se acepta que sus zonas más operativas puedan y deban nutrirse de los conocimientos, herramientas y avances de la auditoría Y, mis en general, de la teoría organizativa
Estos dos principios, necesidad de una disciplina propia y la permeabilidad hacia las proyecciones organizativas en los sectores más operativos, son reconocidos por la mayoría de los analistas de las Administraciones Públicas. Es decir, el sector público necesita nutrirse de las posibilidades y avances que ofrece la auditoría pero
requiere Una conceptualización y unas técnicas distintas y más elaboradas de las que se puedan implementar en las organizaciones de naturaleza privada.
Por lo tanto, parece bastante claro, que la traslación directa de herramientas organizativas propias del sector privado sobre el sector público no es posible debido a las especificidades de este último. Pero, en cambio, si es posible la traslación inversa, es decir, ideas y técnicas pensadas específicamente para la intervención sobre organizaciones de naturaleza pública transferirlas a las organizaciones propias del ámbito privado. No sólo es posible si no también recomendable, ya que estamos hablando de un tipo de herramientas mis sofisticadas debido a que están orientadas a organizaciones extremadamente diversa, extensas y complejas. Pero la complejidad y la diversidad son también características típicas de las empresas prestadoras de servicios las cuales, en cierta forma, no han acabado de haber visto satisfechas sus demandas de cambio organizativo debido a que las técnicas organizativas y operativas tradicionales están todavía demasiado apegadas a planteamientos pensados para las empresas de producción industrial, principios que no son válidos para las modernas empresas prestadoras de servicios.
Por lo tanto, se llega a la siguiente conclusión: si es posible que un mismo marco conceptual y unas idénticas técnicas de intervención puedan ser utilizadas tanto en el sector público como en el sector privado, siempre y amado estemos hablando de conceptos y herramientas pensadas, o en su caso, orientadas específicamente para las empresas prestadoras de servicios.
La contraposición entre las organizaciones públicas y lis organizaciones privadas.
Las organizaciones públicas tienen unas características específicas que las diferencian de las organizaciones privadas:
El ámbito de actuación del organismo público viene definido estatutariamente. No puede ser escogido en función de los potenciales beneficios que se espere obtener como sucede en las organizaciones privadas. Una organización privada estudia los mercados y se inserta en aquellos donde espera obtener un beneficio, preferiblemente creciente. La organización pública se crea donde hay una necesidad social y su creación es fruto de una decisión pública consideración la historia y el futuro de la unidad que analiza, debe relacionarla con el medio que la rodea, etc. Por último las organizaciones, consideradas como creación humana, están influenciadas de valores culturales.
Elaboración de un diagnóstico con una proyección psicosocial.
Muchos problemas que se consideran técnicos tienen un carácter y unos orígenes humanos. En muchas ocasiones las variables críticas
no son la estructura, o los procedimientos o la tecnología sino que son los recursos humanos. Estos no son mas que síntomas de un problema en algunas de las variables psicosociales.
El conocimiento de las variables psicosociales puede ser la base de tina estrategia paralela de mejora en las condiciones de los empleados, que permite sortear la resistencia o el bloque a las propuestas de mejora organizativa.
Elaboración de un diagnóstico con una proyección política.
Es fundamental que el auditor desarrolle sus habilidades de diagnóstico para identificar al poder, así como sus manifestaciones y comportamiento dentro de las organizaciones. El auditor debe trazar un mapa de fuentes de poder, de relaciones de poder y de grupos o personas clave enfrentadas, así como las razones de estas conflictivas relaciones. Para ello hay que partir de la base de que hay muchos actores con capacidad de influencia en un proceso administrativo de los que al principio están legitimados. Hay técnicas para recopilar información en la vertiente de poder. Las fuentes de información básicas son la entrevista, las observaciones y los datos de rutina de los archivos. También la realización de un mapa de actores posicionándolos en función de sus objetivos y privilegio pueden ser unas técnicas que permitan elaborar con éxito este diagnóstico.
Realización do un diagnóstico participativo.
Se trata de que el auditor realice su actividad de forma transparente e invite a los miembros de la unidad auditada a participar en el proceso de definición de problema Y de definición de soluciones. Con este método se pretende alcanzar dos objetivos:
Reducir al máximo la resistencia al cambio.Conseguir elaborar un diagnóstico más preciso mediante el aprovechamiento y la optimización de las distintas capacidades humanas.
Fase de la elaboración de la propuesta de organización
Conocida la naturaleza y las causas de las disfunciones, el auditor aporta soluciones a los problemas planteados mediante la modificación de determinados elementos estructurales, procedimentales, personales y materiales.
Dada la complejidad social y política de la organización es mucho más práctico presentar las propuestas de manera flexible, de tal forma que se pueda presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus respectivas ventajas y desventajas y un posicionamiento por parte del auditor de sus preferencias personales en virtud de sus
criterios técnicos.
Fase de negociación de la propuesta de la organización.
Las necesidades de esta fase son las siguientes:
La unidad auditada es la que aplica la propuesta del auditor operativo y, con o sin control de los auditores, siempre puede modificarse o bloquear esta propuesta.
La unidad auditada tiene una visión y expectativas propias respecto a como debe ser el nuevo modelo de organización y la manera de aplicarlo.
Un sistema organizativo esta constituido por una compleja red de actores: sub unidades, grupos y personas. Cada actor tiene su propia expectativa y cierta capacidad de influencia respecto al nuevo modelo de organización.
La negociación es una fase tensa y dinámica, tiene como objetivo eliminar los problemas de incomprensión, desviación o bloqueo durante le fase de la implementación de la propuesta. Por lo que la técnica de negociación debe centrarse en los puntos de desacuerdo principales; éstos pueden ser los hechos, las causas, las vías y los medios, las metas, las opiniones, los intereses y el lenguaje.
Respecto a las metas y a los objetivos, hay un punto de coincidencia entre ambas partes: la búsqueda de mis eficacia y eficiencia en el sistema organizativo analizado.
La técnica de la negociación se basa en las actitudes: ? La negociación no significa imposición.? No hay ganador ni perdedor.? Ceder no es perder.
La actitud del negociador debe ser flexible, paciente, ha de mostrar interés por todas las opiniones y para escuchar.Llegar a un compromiso como resultado positivo, fórmula aceptada por todas las partes.La negociación es un proceso presente en todas las relaciones sociales.
La fase de control de implementación.
Es el proceso en que la unidad de auditoría esta en capacidad para iniciar y regular la conducta de las actividades para que sus resultados se ajusten a las expectativas y a los objetivos diseñados.
Una vez aceptada la propuesta de organización En la administración
pública se hace de la siguientemanera:
Normativización: si la propuesta de organización varia o crea una situación regulada normativamente, se debe elaborar o modificar un decreto reestructurador y la orden que lo desarrolle.
Implementación: significa poner en práctica el programa, la norma de organización; transformar materialmente la organización de acuerdo con el programa de acción.
El auditor debe controlar el proceso de implementación para:
? Evitar desviaciones intencionadas que varían los objetivos del programa reestructurador.? Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.
Es preciso seguir el procedimiento siguiente:
1) Determinar los elementos previos:? Fijación de objetivos.? Fijación del tiempo.? Determinación del plan de implementación (objetivos por fases).
2) Buscar loa indicadores que permitan ejercer el control:? Previsiones para medir, apreciar y comparar ya sea cuantitativamente (volumen de producción, volumen presupuestario, número de personas) o cualitativamente (índice de satisfacción-motivación, cambio de estilo de dirección).
3) La técnica de la negociación se basa en las actitudes:? La negociación no significa imposición.? No hay ganador ni perdedor.? Ceder no es perder.
La actitud del negociador debe ser flexible, paciente, ha de mostrar interés por todas las opiniones y capacidad para escuchar.Llegar a un compromiso como resultado positivo, fórmula aceptada por todas las partes.La negociación es un proceso presente en todas las relaciones sociales.
La fases de control de in implementación.
Es el proceso en que la unidad de auditoría esta en capacidad para iniciar y regular la conducta de las actividades para que sus resultados se ajusten a las expectativas y a los objetivos diseñados.
Una vez aceptada la propuesta de organización. En la administración
pública se hace de la siguientemanera;
Normativización: si la propuesta de organización varia o crea una situación regulada normativamente, se debe elaborar o modificar un decreto reestructurador y la orden que lo desarrolle.
Implementación: significa poner en práctica el programa, la norma de organización; transformar materialmente la organización de. acuerdo con el programa de acción.
El auditor debe controlar el proceso de implementación para:
? Evitar desviaciones intencionadas que varíen los objetivos del programa reestructurador.? Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.
Es preciso seguir el procedimiento siguiente:
1) Determinar los elementos previos:? Fijación de objetivos.? Fijación del tiempo.? Determinación del plan de implementación (objetivos por fases).
2) Buscar los indicadores que permitan ejercer el control:? Previsiones para medir, apreciar y comparar ya sea cuantitativamente (volumen de producción, volumen presupuestario, número de personas) o cualitativamente (índice de satisfacción-motivación, cambio de estilo de dirección).? Delimitación de los mecanismos de retroalimentación: mecanismo para obtener en cualquier momento la información necesaria.
3) Ejercer un control.? Observación continuada del proceso de implementación.? Comunicación constante con los actores participantes.
El objetivo es detectar las desviaciones en cuanto al plan establecido y detectar los problemas concretos con la finalidad de encontrar la manera de rectificar las actuaciones y solucionar las contingencias.
Fase de evaluación del proceso de cambio de organización.
Esta fase estudia los efectos reales producidos por la reorganización. Estos conocimientos se utilizan para efectuar, con mas solidez y experiencia técnica, nuevas auditorías y propuestas organizativas. De esta manera, se configura una unidad de auditoría operativa y unos auditores cada vez más capaces técnicamente.
Se evalúa todo el proceso. Es decir: la fijación de objetivos, el diseño
del plan de trabajo, la recopilación de datos, la presentación del diagnóstico y la propuesta, de la organización, la negociación de la propuesta y el proceso de implementación y control.
Es preciso seguir el procedimiento siguiente:
Buscar los indicadores que muestren el grado de eficacia (en relación con el proceso auditor), de eficiencia (relación costo-beneficio), de satisfacción de los actores e impacto sobre otro subsistema.
El grado de eficacia se puede determinar si se compara el modelo diseñado con el modelo resultante. La eficiencia de la actividad de la auditoría se evalúa cuando se consideran las ventajas del programa de mejora de la organización (si esta son cuantificables) y el costo global del programa de auditoría El grado de satisfacción de los actores se comprueba mediante la entrevista
Identificar los puntos débiles (aquellos que no han resultado como se esperaba) los puntos fuertes (los que han funcionado tal y como se esperaba) del proceso de auditoría
Se debe tener en cuenta que todas las investigaciones de auditoría no son idénticas, como tampoco las unidades que se analizan. Así, las técnicas poco funcionales en algunas investigaciones pueden ser muy útiles en otros estudios. Ahora bien, en condiciones parecidas, el conocimiento de los puntos fuertes y puntos débiles mejora sucesivamente la calidad de la actividad de los auditores.
2.2.2 Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización. La denominación auditoría de gestión funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional.
2.2.2.1 Concepto
Para entender el concepto de auditoría de gestión es necesario conocer los conceptos tradicionales de auditoría administrativa y auditoría operacional que fueron reemplazados por este último.
Wiilliam P. Leonard presenta la siguiente definición de Auditoría administrativa:
La Auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.
Joaquín Rodríguez Valencia plantea una definición de Auditoría Operacional así:
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse.
Los dos anteriores conceptos se han venido manejando de manera tal que se hacía una diferenciación entre auditoría administrativa y auditoría operacional, cuando en la realidad eran dos nombres para un mismo proceso, pues en la práctica no existían diferencias notables entre una y otra. En Colombia, la modernización del Control Fiscal realizado por la constitución de 1991 y el funcionamiento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, hicieron que se acuñara la moderna denominación de auditoría de gestión para reemplazar las antiguas auditoría administrativa y auditoría operacional.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su pronunciamiento No. 7 presenta la siguiente definición de Auditoría de Gestión:
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente.
Sinembargo siguiendo el mismo método para realizar los conceptos de Auditoría es posible afirmar que auditoría de gestión es:
El examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.
El concepto de auditoría de gestión, con su preocupación de control operativo, es el puente, y a veces el catalizador entre una auditoría financiera tradicional, y un método de servicios administrativos para solucionar el problema de un tiempo. Constituye un ingrediente necesario en la plena implantación de la auditoría integral.
Los programas de auditoría de gestión específicos para cada área funcional mayor, proporciona al auditor una guía con respecto a los tipos de controles, condiciones y circunstancias que probablemente logre encontrar.
Igualmente, presentan preguntas específicas para hacer resaltar elementos de control significativos. En éste generalizado enfoque, el auditor se siente comprometido para revisar y evaluar los controles operacionales haciendo notar que el objetivo primario de la auditoría
de gestión, es dar relevancia a aquellas áreas en donde haya reducción de costos, las mejorías en operación, o la mayor productividad, pueden lograrse mediante la introducción de modificaciones en los controles administrativos y operacionales, o en los instructivos de políticas, o por la acción correctiva correspondiente.
La ventaja de ver a la empresa como una totalidad permite al auditor ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones a un cliente para mejorar la productividad global de la compañía. Es así como la implantación con éxito de la auditoría de gestión puede representar un aporte valioso a las relaciones del cliente.
2.2.3.2 Procedimientos
La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración:
Política de la corporación. Determinación de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas; o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados.
Controles administrativos. Determinación de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor; y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la corporación.
Evaluación de los efectos de la acción de controles administrativos u operacionales en áreas significativas, y recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.
La índole y función de los controles administrativos u operacionales, por lo tanto, para el efectivo control administrativo son fundamentales, ellos representan procedimientos, rutinas, y otros requisitos obligatorios, o lineamientos específicos, que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa.
También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos, o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. Desde un punto de vista funcional, son los medios de implantar los objetivos de políticas de una corporación.
A la inversa, la ausencia de instructivos de política vital, o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.
Al iniciar una auditoría de gestión, el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades históricas, recuperación sobre inversión, clases de productos usuales de distribución, características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros
servicios, a fin de evaluar las condiciones físicas, y localizar indicios de posibles áreas de problemas.
El auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación, que también puede sugerir áreas de problemas, o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión, o estadística de operación adversa.
2.2.2.2 Objetivos de la Auditoría de Gestión
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
En la auditoría de gestión se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdén de lo que es una buena organización. Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas, hace que vaya empeorando la situación debido a la falta de vigilancia.
Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, éste se encuentra en posición de determinar y poner en evidencia las fallas y métodos defectuosos operacionales en el desempeño. Respecto de las necesidades específicas de la dirección en cuanto a la planeación, y realización de los objetivos de la organización.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de las áreas en que pueda llevarse a cabo valiosas economías e implantarse mejores técnicas administrativas. Enseguida de una investigación definida y donde quieran que surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejoría, es obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución que parezca conveniente.
La revisión de los métodos y desempeños administrativos, comprende un examen de los objetivos, políticas, procedimientos, delegación de responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la función o área sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparación de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, políticas etc.
El pronunciamiento No. 7 determina como objetivos principales de la auditoría de gestión los siguientes:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la
eficiencia de los mismos
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
2.2.2.3 Alcance de las actividades
La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorías abarcan una combinación de dos o más áreas.
Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de ventas, la investigación puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas observadas para el procesamiento o trámite de la papelería y en el departamento de contabilidad, el procedimiento y cualidades del personal que aprueba el crédito del cliente.
El campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo elementos tales como: especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración; también podría incluir los factores de producción.
Por otra parte como en las áreas de examen entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.
Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis, y evaluación son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgánica, políticas y prácticas, sistemas y procedimientos, métodos de control, formas de operación y recursos materiales y humanos.
El pronunciamiento No. 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública ya citado plantea como áreas principales que integran una organización objeto de la auditoría de gestión las siguientes:
Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa:
Evaluación de la posición competitiva Evaluación de la estructura organizativa Balance Social Evaluación del proceso de la dirección estratégica Evaluación de los cuadros directivos
Auditoría de la gestión del sistema comercial:
Análisis de la estrategia comercial Oferta de bienes y servicios Sistema de distribución física Política de precios Función publicitaria Función de ventas
Promoción de ventas
Auditoría de la gestión del sistema financiero:
Capital de trabajo Inversiones Financiación a largo plazo Planificación Financiera Área internacional
Auditoría de la gestión del sistema de producción:
Diseño del sistema Programación de la producción Control de calidad Almacén e inventarios Productividad técnica y económica Diseño y desarrollo de productos
Auditoría de la gestión del sistema de recursos humanos:
Productividad Clima laboral Políticas de promoción e incentivos Políticas de selección y formación Diseño de tareas y puestos de trabajo
Auditoría de la gestión de los sistemas administrativos:
Análisis de proyectos y programas Auditoría de la función de procesamiento de datos Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas
funcionales
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