directiva de contrataciÓn pÚblica n ... -...
TRANSCRIPT
DIRECTIVA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA N°8
ACTUALIZA INSTRUCCIONES PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RELACIONADOS
CON TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
1. INTRODUCCIÓN
Las Directivas de Contratación son instrucciones propuestas por la Dirección de Compras
Públicas a los organismos regidos por la Ley N°19.886, en distintas materias atingentes a
procesos de compra. De hecho, son pautas formuladas desde el punto de vista de la
normativa vigente sobre compras públicas y de acuerdo a las políticas gubernamentales que
existan en la materia abordada.
Si bien estos lineamientos no son vinculantes para los órganos públicos, su adhesión como
buenas prácticas puede facilitar un mejoramiento en la realización de sus compras públicas,
como asimismo, una guía para someter los procesos de adquisición al marco legal vigente.
Tratándose de bienes y servicios relacionados con tecnologías de información, la Dirección
de Compras dictó en 2008 la Directiva N°8. A través de ella ha dado pautas enfocadas a la
preparación de licitaciones, de bases administrativas y técnicas, al cierre del proceso
licitatorio y a la gestión del contrato.
Sin embargo, a la fecha se han detectado distintas oportunidades de mejora, entre las cuales
destaca:
Extender los lineamientos no sólo para procedimientos licitatorios, sino
también para grandes compras a través de convenio marco y para las realizadas
vía trato directo.
Incorporar pautas frente a nuevos modelos de negocio en tecnologías de
información, a partir de los cuales aparecen contratos complejos, como los
servicios cloud computing, por ejemplo.
Considerar criterios jurisprudenciales relevantes para la contratación de bienes
y servicios vinculados a tecnologías de información.
Modificar la redacción de la actual directiva para fortalecer las buenas prácticas
ya propuestas.
Orientar respecto de cláusulas contractuales importantes a considerar, por
ejemplo, por razones de seguridad de la información y continuidad operacional.
Cabe agregar que para actualizar la presente Directiva N°8, se recibieron aportes de otros
órganos públicos -entre otros, la Unidad de Modernización del Estado, del Ministerio
Secretaría General de la Presidencia- y de representantes de la industria, a través de mesas
de trabajo que se realizaron desde mediados de 2014 a la fecha.
2. JUSTIFICACIÓN DE UNA DIRECTIVA ACTUALIZADA PARA CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
Las políticas de modernización estatal que impulsan los distintos gobiernos reconocen que
el uso intenso e innovador de estas herramientas resulta fundamental para agilizar
transformaciones en la gestión pública, dirigidas a lograr un buen gobierno, servicios de
mejor calidad para los usuarios, más transparencia y mayor participación ciudadana.
Por ello, la contratación de bienes y servicios vinculados a tecnologías de información se
realiza de manera transversal en el Estado, para la generalidad de los órganos públicos,
independiente de su tamaño y las funciones que ejerza.
A partir de lo anterior, se observa que el ejercicio mismo de la función pública de cada
órgano público puede verse fuertemente vinculado con el correcto funcionamiento de la
plataforma tecnológica en que se soporta. Por ello, estos contratos resultan críticos para el
órgano público, quien debe recibir bienes y prestaciones de calidad, cuyo correcto
funcionamiento garantice la continuidad operativa.
Estos contratos pueden asumir diversas prestaciones y recaer sobre distintos objetos. A
modo de ejemplo, pueden ser compraventas o arrendamientos de equipos, de licencias de
uso para programas computacionales, servicios de desarrollo de software, de soporte, de
mantención, de integración, de almacenamiento, entre muchos otros. Además, suelen ser
complejos en su redacción, lo que puede dificultar su interpretación y ejecución.
Como la adquisición de tecnologías de información por parte de la Administración del
Estado recae sobre bienes muebles tangibles e intangibles y/o prestaciones de servicios, se
rige por la Ley N°19.886 y su Reglamento. Por ese motivo resulta pertinente que la Dirección
de Compras y Contratación Pública entregue pautas específicas para contratos de
suministro y de servicios que recaigan sobre dichos productos.
3. RIESGOS ASOCIADOS A LA CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Atendida la diversidad de prestaciones contractuales que se pueden dar, los objetivos de
cada proyecto y las estrategias asociadas a los procesos de compra vinculados a tecnologías
de información, existirán adquisiciones de tecnología más riesgosas que otras.
En efecto, los órganos públicos pueden adquirir ciertos bienes y servicios tecnológicos de
manera más o menos estandarizada y rutinaria, donde el proceso de compras es simple e,
incluso, puede ser por montos bajos. Por ejemplo, en la compra de determinados insumos
o dispositivos periféricos.
Sin embargo, también se encuentran procesos por montos superiores a 1.000 UTM o en los
que el requerimiento es complejo de definir o satisfacer, sea por exigencias técnicas de
compatibilidad, por su carácter innovador o por su relación directa con funciones críticas
del órgano público.
Entre otros riesgos, podemos destacar:
Mala formulación del requerimiento.
A diferencia de la práctica en que los contratos tecnológicos se suscriben bajo
modalidad de adhesión a cláusulas impuestas por el proveedor, en el sector público
quien estipula las condiciones contractuales es la entidad compradora, sea a través de
bases de licitación o de términos de referencia.
Si a ello agregamos que uno de los principios rectores de los procesos licitatorios
(aplicables en propuestas públicas, privadas y en la fase inicial de un convenio marco),
es la estricta sujeción a las bases de licitación, resulta esencial definir correctamente el
requerimiento de compra.
El riesgo inherente a esta etapa precontractual es desconocer la oferta existente en el
mercado más adecuada para las necesidades del Servicio y, por ende, definir
incorrectamente los requerimientos técnicos del objeto a contratar.
A partir de esta mala determinación en el pliego de condiciones del proceso de compra,
la Entidad puede llegar a contratar bienes o servicios que satisfagan correctamente la
necesidad que motivó el proceso, lo que implica un uso ineficiente de recursos públicos
y una compra ineficaz.
Excesiva dependencia del proveedor (vendor lock in).
Frecuentemente los proyectos tecnológicos de mediana y alta complejidad en el sector
público, se componen de varias prestaciones contractuales vinculadas entre sí. Por
ejemplo, se realiza con un mismo proveedor la compra de hardware y de licencias de
uso de programas, junto con servicios de operación, mantención y soporte, entre otros.
Situaciones de este tipo pueden resultar beneficiosas desde el punto de vista de la
compatibilidad tecnológica e incluso facilitar la recepción de ofertas económicas más
convenientes y la administración contractual, pero también pueden colocar al órgano
comprador en una situación de excesiva dependencia para con el proveedor.
Esa situación en que se cae el comprador –conocida como “vendor lock in”- se evidencia
cuando al utilizar una tecnología determinada no es simple cambiar de proveedor, por
la compatibilidad tecnológica que debe garantizarse entre las prestaciones del contrato
vigente con el resto de la plataforma tecnológica o porque se ha dejado todo el
conocimiento en manos del proveedor. En efecto, es posible que los costos del cambio
de proveedor resulten demasiado altos y sea forzoso continuar con el mismo proveedor.
Amenazas de seguridad de la información.
Las compras de bienes y servicios tecnológicos apoyan el procesamiento de información
de las instituciones públicas. Por ejemplo, para proporcionar servicios de información
web, trámites en línea, entrega de certificados, otorgamiento de subsidios y beneficios,
cumplir exigencias legales de transparencia, entre otras. A partir de ello, resulta esencial
que los contratos cuenten con garantías mínimas para proteger la información que se
procesará.
No considerar lo anterior en un contrato sobre bienes o servicios tecnológicos puede
exponer la información, entre otras amenazas, a riesgos de adulteración, pérdida o
destrucción de documentos; o a la violación de confidencialidad respecto de datos
personales o de documentos sobre los que puede hacerse valer una causal legal de
reserva o secreto.
Falta de continuidad de servicio.
Los órganos públicos están prestando, cada vez más, servicios transaccionales en línea
a la comunidad y a otras instituciones del Estado, como la entrega de datos, de
certificados u otros trámites. Además, administran registros oficiales de consulta
pública y rinden cuenta de su gestión a través de portales de información.
Por lo tanto, el correcto cumplimiento de las prestaciones de servicios informáticos por
parte de los proveedores con quienes contrata, resulta clave para que el órgano público
pueda dar cumplimiento a las funciones públicas que la ley le encomienda y para
respetar el contrato y justificar el pago de las contraprestaciones asociadas.
Eso significa que los contratos tecnológicos, principalmente de prestación de servicios,
deben adoptar garantías para la continuidad operativa, por parte del proveedor crítico,
quien se transforma en una suerte de socio estratégico para el cumplimiento de la
función de la institución.
El espíritu de la presente Directiva es entregar recomendaciones para mitigar estos riesgos,
entendiendo que cada proyecto y la realidad de cada contrato puede requerir medidas
complementarias, siendo responsabilidad del órgano contratante velar para que se
implementen y cumplan dichas medidas.
4. OBJETIVO DE LA DIRECTIVA
Entregar pautas y lineamientos generales a los organismos de la Administración del Estado
sobre contratación de bienes y servicios relacionados con tecnologías de información, para
facilitar los procesos de compra más complejos y mejorar la calidad y seguridad de esos
contratos, de conformidad con la Ley N°19.886 y su Reglamento.
5. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA DIRECTIVA
El ámbito de aplicación de esta Directiva tiene una triple dimensión:
Por objeto del contrato
La adquisición de tecnologías de información recae sobre un heterogéneo listado de
bienes muebles y servicios. Asimismo, puede comprender distintas prestaciones
contractuales, tales como servicios de desarrollo de software, de operaciones de
sistemas, de adquisición de hardware o software, de análisis de datos, plataforma de
datos, de hosting o housing, de externalización, cloud computing (en sus distintas
modalidades), de optimización y automatización de procesos de gestión, entre otros.
Por esa razón, la presente Directiva se aplica a contratos de suministro de bienes
muebles y prestaciones de servicio, a título oneroso, regidos por la Ley N°19.886, cuyo
objeto esté vinculado con tecnologías de información. Incluye la adquisición de bienes
intangibles.
Según el procedimiento de compra
Los lineamientos de esta Directiva son aplicables, en primer término, a procesos
licitatorios realizados por las Entidades. Sin embargo, también contiene reglas
específicas relativas al procedimiento de convenio marco en compras mayores a 1.000
UTM (Gran Compra) y a ciertos casos de trato directo, cuando corresponda.
Por nivel de complejidad del proyecto
Desde el punto de vista de su complejidad, las contrataciones de bienes y servicios
relacionados con tecnologías de información presentan un amplio espectro que va
desde procesos más bien estandarizados y frecuentes –como la compra de insumos o
ciertas piezas-, hasta proyectos más sofisticados que pueden involucrar grandes
volúmenes de productos, altos montos, distintas prestaciones relacionadas, o riesgos
medianos y altos en la ejecución o implementación del contrato.
No obstante, las pautas que entrega esta Directiva están dirigidas a aquellas contrataciones
más complejas, de acuerdo a los aspectos recién mencionados.
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES
Si bien esta Directiva no es vinculante, las pautas y lineamientos que contiene pueden
favorecer el establecimiento de buenas prácticas para los procesos de compras de
tecnologías de información más complejos.
Por ello, la primera recomendación es incluir estos criterios en los respectivos manuales de
procedimientos de adquisiciones de cada órgano, exigidos por el artículo 4 del Reglamento.
De este modo, al utilizar el sistema de información de acuerdo a la normativa de compras
públicas, las pautas de esta Directiva podrán ser asumidas de manera regular, sistemática y
transparente por el órgano público, ya que dichos manuales forman parte de los
antecedentes que regulan sus procesos de compra.
7. PAUTAS:
7.1. FORMULACIÓN DEL REQUERIMIENTO
a) Estrategia
Se recomienda que las contrataciones más complejas de tecnologías de información estén
asociadas a una estrategia previa, validada por las jefaturas superiores del Servicio. A partir
de ello se busca favorecer procesos de compra tecnológicos alineados con los objetivos
estratégicos de la institución y que no se transformen en proyectos aislados, por
beneficiosos que puedan parecer.
Para construir esta estrategia considere el aporte del producto que se pretende adquirir,
entendido como una herramienta necesaria para el desarrollo de las funciones del Servicio.
Por ejemplo, que genere plusvalía al optimizar la gestión interna o al simplificar los trámites
de sus usuarios.
Asimismo, el proceso de compras mismo puede favorecer objetivos más generales de la
Institución, como el facilitar una mayor participación de pymes; velar por bienes y servicios
más sustentables desde el punto de vista medioambiental; alcanzar altos niveles de calidad,
seguridad y protección de datos según estándares internacionales; garantizar un mayor
cuidado de la información; favorecer menor dependencia del proveedor a través de ofertas
con estándares de licenciamiento o de servicios más abiertos, entre tantos otros.
Esta estrategia documentada, que determina la justificación de un proceso de compra
específico, en concordancia con las funciones y objetivos estratégicos de la Institución, no
debe confundirse con la planificación de la compra, que se realiza a través del Plan Anual de
Compras y que tiene un enfoque más bien general.
b) Alcance
Dentro del diseño del requerimiento de un proceso complejo de compra de tecnología
corresponde definir su alcance, desde distintas perspectivas.
Por un lado, se recomienda analizar la pertinencia o no de externalizar un servicio –
especialmente cuanto es crítico o se vincula a las funciones principales del órgano- y en qué
cantidad, ya que si bien un proveedor externo puede aportar orden a la operación e, incluso,
a veces permite ahorro o disminución de costos, no es menos cierto que el órgano público
internaliza parte de los riesgos del operador externo.
También es importante dentro del alcance, acortar quienes serán los principales usuarios
del bien o servicio a contratar, tanto internos como externos.
Otro aspecto del alcance se refiere a los plazos del proyecto. Estos tiempos deben tener en
cuenta el procedimiento de contratación que se llevará a cabo, ya que ello implica respetar
los plazos legales y reglamentarios asociados. Igualmente, en caso de existir contratos
vigentes, es importante conocer las fechas de término de éstos, para que los procesos de
compra que los reemplazarán se puedan planificar y desarrollar con la antelación debida.
Recuerde que la falta de previsión sobre el término de un contrato no es argumento que
justifique procedimientos excepcionales de compra, más rápidos y con menos formalidades.
Al contrario, se expone a sanciones según la normativa de compras públicas y de probidad
administrativa.
El alcance temporal no debe limitarse sólo a la duración del proceso de compra, sino
también al tiempo que se requerirá para su ejecución, luego de la etapa de selección del
proveedor y formalización del contrato.
En esta etapa de formulación del requerimiento, al definir el alcance del proyecto se
recomienda revisar la capacidad del órgano público para realizar la prestación internamente
y el tipo de apoyo externo que requeriría. Por ejemplo, si la contratación incluye desarrollo
de software bajo licenciamiento libre, tiene que revisar si contará con servicios de soporte,
actualización o mantención del código. De no ser así, necesita dimensionar la capacidad de
su personal interno para asumir tales prestaciones.
Al definir el alcance de la contratación también debe considerar qué restricciones técnicas
imponen sus sistemas de información actuales a los productos que se desea adquirir.
A partir de todo lo anterior es posible definir preliminarmente el bien o servicio a contratar
y en qué condiciones se proyecta el proceso de compra. La importancia de todo esto es para
evitar proyectos con alcance difuso que generen dificultades durante la implementación.
c) Consulta a la industria (Request for Information – RFI)
Una de las principales dificultades con que se encuentran las Entidades compradoras en la
etapa precontractual, en aquellos procesos de compra más complejos sobre tecnologías de
información, es el desconocimiento de aspectos técnicos necesarios y suficientes como para
definir su requerimiento, a partir del nivel de conocimiento inicial que poseen sobre el
mercado actual.
De hecho, es común encontrar asimetrías de información a favor de los proveedores de
bienes y servicios tecnológicos, las que en caso de no ser mitigadas a través de una
preparación especial del órgano comprador, sobre el estado actual de los productos
esperados, pueden derivar en malos requerimientos técnicos.
Cabe tener presente que, dado que la contratación pública realizada a través de la Ley de
Compras Públicas permite que la Entidad compradora imponga, en mayor o menor medida,
los términos y condiciones del contrato –a través de las bases de licitación y de los términos
de referencia-, si no conoce correctamente la oferta tecnológica disponible en el mercado,
puede formular un requerimiento que no satisfaga correctamente sus expectativas y que,
no obstante ello, determine las especificaciones sobre las que deberán ofertar o cotizar los
proponentes interesados.
Es más, existe el riesgo de solicitar apoyo informal a algún proveedor específico, para ayudar
al órgano público a elaborar las bases técnicas de una licitación, restando imparcialidad y
transparencia al proceso de compra desde sus inicios.
Por lo tanto, para evitar esos errores e irregularidades que impactan negativamente en la
eficacia de la contratación de tecnologías de información, se recomienda incluir en todo
proceso de compra complejo una etapa de consulta a la industria o RFI.
Gracias a ella, se espera recibir comentarios y respuestas de un universo suficiente y
representativo de los eventuales oferentes, que aclaren dudas, confirmen aspectos
definidos por la estrategia y el alcance y, fundamentalmente, permitan al órgano público
contar con información adecuada para formular correctamente su requerimiento, en las
bases de licitación o en los términos de referencia, según corresponda.
A través del RFI debería consultar, entre otros temas, sobre aspectos técnicos y comerciales;
alternativas para solucionar el problema o necesidad que motivará el proceso de compra;
posibles reglas para evaluar las propuestas; estimaciones de precio; tiempo adecuado para
preparar una oferta.
Del mismo modo que en un RFI, se recomienda revisar en el sistema de compras y
contratación pública www.mercadopublico.cl, experiencias similares a su proyecto,
existentes en otros organismos públicos, para facilitar, por ejemplo, la determinación de los
costos.
Se sugiere que el documento de RFI se difunda adecuadamente a todos aquellos
proveedores que pueden tener interés en participar, con el objeto de legitimar la consulta.
Limitarlo a determinados proveedores puede restringir el potencial de esta etapa y, luego,
en el proceso de compras mismo, puede dar pie a dudas sobre la transparencia y trato
igualitario del órgano público.
Elabore un documento de RFI estructurado, que indique plazos suficientes para recibir
respuestas –de acuerdo con los plazos considerados en la estrategia y alcance-, la forma y
medios a través de las cuales se recibirán.
También puede aprovechar este documento de RFI para dar a conocer algunas cláusulas
esenciales del contrato definitivo, tales como plazos, causales de término, multas,
confidencialidad, entre otras, de forma que la industria pueda hacer comentarios y
observaciones que eventualmente puedan ser consideradas al momento de elaborar las
bases de licitación o los términos de referencia.
Se considera una buena práctica que, en la medida de las posibilidades del órgano
comprador, se programe una o más reuniones de discusión del documento de RFI, con los
proveedores que deseen asistir.
d) Análisis FODA y Evaluación de Riesgos
Los proyectos a los cuales se asocian contrataciones complejas de tecnologías de
información, sean bienes o servicios, suelen resultar críticos para las funciones del órgano
público. Además, durante la ejecución de algunos de ellos, es necesario permitir el acceso
del proveedor a los sistemas institucionales o a la documentación. En ese sentido, se
recomienda evaluar en esta etapa previa a la difusión del requerimiento, el impacto del
contrato desde el punto de vista de la seguridad de la información.
Para realizar el análisis y evaluación del riesgo inherente a dicho contrato existen distintas
metodologías, perfectamente válidas y aplicables. Se sugiere utilizar aquella que ya emplee
en la institución para otros temas de riesgo.
Con todo, puede comenzar por un análisis FODA, como herramienta de comparación del
bien o servicio a contratar, identificando los puntos fuertes y débiles del bien o servicio a
contratar, las oportunidades para el órgano público y, sobre todo, las amenazas que conlleva
la contratación.
En este último aspecto, se recomienda la participación del Encargado de Seguridad de la
Información, perteneciente al órgano comprador, para que se pronuncie sobre el nivel de
riesgo aceptado para ese contrato, de acuerdo a las políticas de seguridad de esa institución
y sobre los posibles controles necesarios para mitigar riesgos a la integridad, disponibilidad
y confidencialidad de la información del Servicio.
A modo de ejemplo sobre parámetros que se pueden considerar en el análisis se pueden
mencionar:
Importancia y naturaleza de los datos a que accederá el proveedor.
Especialmente si el proyecto exige tratamiento de datos de carácter personal –
sometidos a un régimen más estricto de cuidado- o acceso a documentos calificados
como confidenciales desde el punto de vista de seguridad.
Requerimientos normativos asociados a la contratación.
Ciertos proyectos tienen su origen en la necesidad de implementar exigencias
impuestas por leyes o reglamentos, normalmente dentro de plazos preestablecidos. Si
bien tales contratos resultan indispensables para dar cumplimiento a ello, debe ser
cuidadoso de incluir en el requerimiento los distintos aspectos que le son exigidos
normativamente, especialmente cuando la implementación se realiza a través de la
contratación de servicios de desarrollo de aplicaciones, diseño web u otros similares.
Interoperabilidad e intraoperabilidad.
La gestión electrónica de la Administración aspira, entre otros aspectos, al desarrollo de
proyectos que coordinen a más de un Servicio Público. No en vano, son frecuentes los
procedimientos administrativos interinstitucionales, por ejemplo, para realizar trámites
en los que participa más de un organismo. Por ello, en las contrataciones de tecnologías
de información se debe analizar el grado de interoperabilidad necesario en los bienes a
contratar, es decir, de su capacidad para operar y comunicarse con sistemas
heterogéneos. Asimismo, no hay que perder de vista su intraoperabilidad, es decir, la
capacidad de un sistema para integrarse a otro dentro del mismo órgano público.
Al respecto, es particularmente importante analizar el impacto en los usuarios –internos
y externos- al integrar sistemas, migrar datos o reemplazar equipos o sistemas por
otros. Por lo tanto, en la medida de la criticidad del proyecto o de la sensibilidad del
sistema involucrado, considere planes de contingencia idóneos para garantizar la
continuidad del servicio, los que deberá probar previamente para medir su eficacia.
e) Cubicación del proyecto
A partir de la información recabada en esta etapa, se debe establecer el costo estimado del
proyecto a contratar. Para ello, se sugiere identificar en detalle las distintas actividades
asociadas y sus plazos, para poder determinar los distintos recursos involucrados en ellas.
Entre otros, los recursos pueden ser licencias de software, licencias para desarrollo,
hardware, tiempos por perfil profesional interno y externo, etc.
Acto seguido, es necesario asignar los costos respectivos. En proyectos complejos considere
costos específicos, por ejemplo, si se requieren servidores de cierto tipo, utilice en la
cubicación el valor de esos servidores y no de otros.
Finalmente, revise si la cubicación realizada está alineada con el presupuesto disponible. En
caso contrario, deberá revisar el proyecto para adecuarlo a la disponibilidad presupuestaria.
f) Describir el requerimiento
El elemento más importante en procesos complejos de compra de tecnologías de
información es la formulación del requerimiento. Una correcta definición de éste –apoyada,
en gran medida, por las pautas precedentes-, permite entregar claridad a los proveedores
sobre las necesidades del Servicio, favorece la recepción de ofertas mejor orientadas a las
expectativas del órgano comprador, facilita la interpretación del contrato cuando comience
su ejecución y disminuye el riesgo de compras mal dimensionadas, que provocan un uso
poco eficiente de los recursos públicos.
El requerimiento debe especificarse claramente en los principales documentos que rigen los
respectivos procedimientos de contratación, esto es, las bases técnicas en el caso de
licitaciones; los términos de referencia, cuando es un trato directo; y la intención de compra,
si es una gran compra de convenio marco (aunque de acuerdo a los bienes y servicios ya
adjudicados en dicho convenio marco).
Para formular el requerimiento, se sugiere considerar, a lo menos, los siguientes aspectos:
Descripción del organismo contratante.
Es útil contextualizar a los proveedores sobre el órgano contratante, porque suele existir
desconocimiento respecto de las funciones que realizan.
Descripción del problema o necesidad que se espera resolver con la contratación.
De esta manera se transparentan las expectativas del órgano contratante y los
proveedores cuentan con información que les permite elaborar propuestas de mejor
calidad.
Bien o servicio requerido.
En caso que el contrato comprenda más de una prestación, hay que indicarlas todas con
claridad. Por ejemplo, en vez de decir que se desea “adquirir hardware y software” o
“equipos informáticos y servicios computacionales”, se sugiere más precisión, como
decir “compra de notebook, más licenciamiento de software (sistema operativo y suite
de ofimática), junto con servicios de mantención preventiva y correctiva de los
equipos”.
Alcance del bien o servicio requerido.
Para recibir buenas ofertas es necesario que los proveedores conozcan datos para
dimensionar la contratación, tales como, la cobertura esperada, la duración del
proyecto, la vinculación o no con sistemas, entre otros.
Acuerdos de nivel de servicio (SLA) definidos.
Si bien los SLA constituyen cláusulas fundamentales para la ejecución del contrato, es
necesario que el requerimiento sea claro al respecto, para que puedan ofertar aquellos
proveedores que se encuentran en reales condiciones de satisfacer dichos niveles.
Recursos institucionales disponibles.
Al conocer cuál es la situación del órgano contratante respecto de sus recursos
disponibles (infraestructura, personal, bienes, documentación, etc.), los proveedores
podrían elaborar ofertas económicamente más convenientes, al no incluir tales recursos
dentro de sus costos.
Principales restricciones técnicas y normativas.
La contratación administrativa suele estar delimitada por distintas restricciones,
principalmente normativas. En efecto, los órganos públicos deben actuar siempre
dentro del ámbito de su competencia legal, por lo cual, no cuentan con la misma
flexibilidad que el sector privado. Por esa razón, es importante que el requerimiento
indique aquellas principales restricciones, para que los proveedores elaboren ofertas
mejor informados de tales situaciones.
Del mismo modo, transparente las restricciones técnicas, por ejemplo, temas de
compatibilidad o de interoperabilidad que deban ser garantizados por el proveedor.
Sistemas complementarios.
Si el proyecto a contratar puede tener incidencia en otros sistemas de la institución o
incluso externos al órgano contratante, es necesario indicarlo en el requerimiento, para
que las ofertas consideren acciones de integración -si son necesarias-, proyecten
eventuales riesgos y puedan considerar medidas.
Principales hitos o plazos del proyecto.
Transparente su estimación respecto de la duración del proyecto, teniendo presente
que en ciertos casos, la urgencia o los plazos muy exigentes puede incidir en mayores
riesgos o en precios más altos a los que se acostumbran en el mercado. Por ello,
planifique correctamente sus procesos de compra.
Presupuesto estimado.
Este dato no sólo es importante para que el proveedor proyecte su margen de
utilidades, sino principalmente para que pueda estimar los recursos que comprometerá
en su propuesta. Por ejemplo, para analizar la conformación de equipos profesionales
que prestarán los servicios.
g) Principios rectores
Por otra parte, al definir el requerimiento tenga presente que la contratación sobre
tecnologías de información se orienta sobre la base de principios rectores y que sus
procesos de compra deben aspirar a cumplirlos en la mayor medida posible. Entre otros,
considere los siguientes principios:
Principio de legalidad
Antes que todo, la contratación tecnológica se traduce en contratos de suministro de
bienes muebles y de prestaciones de servicios, regulados por la Ley y el Reglamento de
Compras Públicas. Eso significa que la primera preocupación a la hora de llevar a cabo
un proceso de compras de bienes y servicios informáticos es ajustarse a la normativa
general de compras públicas. De hecho, los errores y observaciones que normalmente
se detectan al contratar tecnología corresponden a temas generales como barreras de
entrada a procesos licitatorios, criterios de evaluación subjetivos, ausencia de multas o
garantías excesivas, entre otros.
El principio de legalidad específicamente implica tener certeza de actuar dentro del
ámbito de competencia legal del Servicio, al momento de iniciar el proceso de compras
como también cuando se deba ejecutar el contrato resultante. No siempre será posible
adoptar modelos altamente flexibles en la Administración, pese a que se utilicen en el
sector privado y puedan generar beneficios, si no es posible justificarlos dentro de las
competencias legales. Por ejemplo, si un órgano público contratara hardware para
generar certificados de firma electrónica avanzada, con el objeto de distribuirla entre
los particulares que realizan trámites con él. Por tratarse de una actividad empresarial
que realizan ciertas empresas certificadoras acreditadas, el órgano público no podría
llevar a cabo el proyecto sin una autorización legal expresa.
Asimismo, la legalidad impone límites que deben ser respetados por el contrato,
principalmente, como garantía a los derechos de las personas. Por ejemplo, aunque la
tecnología lo haga posible, en principio, no podrá contratar programas de monitoreo
tecnológico que controlen el comportamiento del funcionario público en el lugar de
trabajo o las comunicaciones privadas de los ciudadanos, cuando con ello infrinja
derechos.
Por último, recuerde que junto con la normativa de compras públicas, también es
relevante considerar la jurisprudencia emanada por la Contraloría General de la
República, el Tribunal de Contratación Pública, el Consejo para la Transparencia y los
Tribunales Superiores de Justicia, ya que ella también forma parte del marco de
legalidad aplicable al contrato.
Neutralidad o imparcialidad tecnológica
La neutralidad implica que no se debe dar preferencia a tecnología específica alguna,
favoreciéndola o perjudicando a otras. En ese sentido, por ejemplo, se sugiere no
solicitar marcas específicas, salvo que sea necesario por razones fundadas.
En ese sentido, este principio busca que, en caso de ser necesario optar por alguna
tecnología concreta, se justifique que la selección de esa tecnología fue imparcial, es
decir, objetiva. Por ejemplo, para respetar este principio, si se llama a licitación para
adquirir un sistema operativo específico o un servicio web que opere bajo un
determinado navegador, es necesario fundamentar la no admisión de ofertas con otros
sistemas operativos o navegadores distintos a los requeridos en las bases. En este caso,
una razón objetiva sería la necesidad de compatibilidad técnica con otros sistemas del
órgano comprador.
De esta manera, al elaborar bases de licitación evite redactar a la medida de productos
tecnológicos concretos, salvo que sea necesario por razones objetivas y demostrables.
De este modo, la neutralidad permite abrir las ofertas a un mayor número de productos
y, eventualmente, a soluciones que resuelvan de mejor forma el requerimiento.
Además, no fundamentar razones técnicas que lo llevan a restringir la participación de
oferentes puede ser interpretado como arbitrariamente discriminatorio y exponerse a
reclamos.
En el caso de términos de referencia para tratos directos o de intenciones de compra en
convenios marco, si bien puede contratar productos de marcas específicas, la
neutralidad tecnológica es igualmente beneficiosa. Por ejemplo, la neutralidad en
servicios de desarrollo de software puede garantizar la recepción de propuestas con
licenciamiento tanto propietario como libre. Con ello, la alternativa de software libre
puede resultar estratégicamente más apropiada ante el riesgo de dependencia excesiva
con el desarrollador (vendor lock in), gracias a las mayores facultades que tiene el
comprador sobre el código. Sin embargo, la neutralidad también permite que participen
ofertas con licenciamiento propietario, más allá de una marca específica, lo cual podría
resultar más conveniente para el comprador que no tenga capacidad técnica para
asumir actualizaciones, mantenciones y adaptaciones del código.
En definitiva, la formulación del requerimiento debe considerar el respeto al principio
de neutralidad tecnológica, para favorecer una mayor participación en los procesos de
compra, mejores ofertas para cubrir las necesidades del órgano comprador y para
garantizar un trato igualitario hacia los actores del mercado. Además, recuerde que el
principio igualmente se respeta en la medida que se fundamenta objetiva e
imparcialmente los casos excepcionales de adquisiciones de tecnologías específicas.
Igualdad y no discriminación arbitraria
El uso de tecnologías de información debe tener su centro en las personas, es decir, ser
entendidas como medios para facilitar la gestión pública, la transparencia, la
participación ciudadana y la calidad en el ejercicio de las funciones públicas hacia la
ciudadanía. En ese sentido, para los proveedores puede ser un poderoso instrumento
de inclusión, para reducir desigualdades y generar oportunidades.
Sin embargo, si se contrata mirando únicamente los beneficios técnicos de un producto
y no su impacto en los usuarios, la contratación tecnológica podría provocar un
aumento de la brecha digital entre aquellos que tienen acceso a la tecnología y quiénes
no y, desde el punto de vista de los proveedores, provocar una concentración del
mercado sólo en unos pocos actores.
Por lo tanto, la contratación de bienes y servicios informáticos debe evitar la
discriminación arbitraria, es decir, sin fundamento legal. Por ejemplo, al contratar el
servicio de desarrollo de programas computacionales se sugiere ser respetuoso de la
neutralidad tecnológica precedentemente explicada, porque evita la discriminación
arbitraria ocasionada por el hecho de preferir sin mayor justificación objetiva
licenciamientos de código abierto sobre el software propietario, o viceversa.
Por otra parte, se recomienda que los procesos de compra permitan la participación del
mayor número de proveedores y para ello es conveniente evitar la exigencia de
formatos propietarios para ofertar.
Finalmente, evite que las exigencias que impone a los oferentes constituyan verdaderas
barreras de entrada al proceso. Por ejemplo, si contrata servicios de integración y
migración de datos o de pruebas para medir la vulnerabilidad de sus sistemas, el riesgo
puede justificar el exigir la contratación de seguros por daños y perjuicios. Sin embargo,
no lo equipare a las garantías y considérelo dentro de los criterios de evaluación, no de
admisibilidad de ofertas.
No obstante, también es factible que en ciertos contratos complejos por el nivel de
riesgo involucrado sea importante obtener un mayor filtro de proveedores. En ese caso
puede establecer requisitos técnicos de admisibilidad, en la medida que sean objetivos
y que no signifiquen arbitrariamente un trato discriminatorio de proveedores. En ese
caso, quienes no cumplan satisfactoriamente tales requisitos no pasan a etapas de
evaluación de sus ofertas.
Adecuación tecnológica
Cada órgano comprador debe elegir las tecnologías que resulten más adecuadas para
satisfacer sus necesidades. Sin embargo, los órganos de la Administración deben ser
conscientes de que forman parte de un sector mayor, que debe actuar
coordinadamente y de forma eficiente.
En ese sentido, al definir el requerimiento adecuado se sugiere analizar ciertas
características en los bienes y servicios que adquieran, que les permitirán cumplir
objetivos mayores, como la interoperabilidad de los sistemas y la portabilidad de las
soluciones. Gracias a ello, podrán asegurar el intercambio de información a través de
estándares abiertos y de general aceptación por la industria.
Por lo tanto, tenga presente la estrategia gubernamental y sectorial que aplique a su
Servicio en materia de gobierno electrónico, al momento de definir el requerimiento y
revise cuáles son las normas y estándares técnicos vigentes, por ejemplo, para
transferencia y almacenamiento documental electrónico, para diseño de sitios web,
para datos abiertos, para implementar medidas de seguridad de sistemas de
información, etc.
h) Formalización del Requerimiento
Se recomienda llevar todos los puntos anteriores a un documento de formulación del
requerimiento que contenga, a lo menos, las ideas centrales de la estrategia, los bienes o
servicios a contratar, los plazos y costos vinculados al proceso y las principales etapas que
demandará el proyecto. A partir de este documento se mantiene consistencia en el diseño
del proyecto y facilita la elaboración de los documentos del proceso de compra (bases
administrativas y técnicas, términos de referencia, intención de compra, respuestas para
foros de consultas, etc.).
7.2. TÉRMINOS Y CONDICIONES
a) Gran Compra
Atendida su transversalidad e importancia para los órganos de la Administración, la
Dirección de Compras y Contratación Pública ha adjudicado convenios marco sobre bienes
y servicios relacionados con tecnologías de información. A partir de ellos, los órganos
públicos pueden adquirir directamente los productos que estén incluidos en el catálogo
electrónico respectivo.
Ahora bien, cuando el monto de dicha contratación supera 1.000 UTM, la normativa de
compras públicas exige realizar un proceso de gran compra, es decir, es necesario comunicar
la intención de compra a través del sistema www.mercadopublico.cl, a todos los
proveedores de ese convenio marco que tengan adjudica el producto requerido, con el
objeto de que puedan presentar mejoras a sus ofertas. A partir de las propuestas recibidas,
el órgano público confecciona un cuadro comparativo y selecciona aquella más conveniente,
según los criterios de evaluación aplicables.
En este procedimiento de convenio marco, se sugiere recordar:
La intención de compra debe estar referida exclusivamente a bienes o servicios
adjudicados o incorporados como productos nuevos, en dicho convenio marco. Si
estima necesario agregar otros bienes o servicios, no corresponde emplear este
procedimiento, sino iniciar una licitación pública.
El requerimiento debe estar claramente indicado en el documento de intención de
compra. Para definirlo, se sugiere seguir los lineamientos de esta Directiva.
El procedimiento de gran compra es parte de un convenio marco, no una licitación.
En tal sentido, la intención de compra puede solicitar marcas específicas, siempre
que los productos formen parte del catálogo electrónico de ese convenio marco. Sin
embargo, en ese caso, se recomienda analizar la conveniencia o no de restringir el
objeto, de conformidad con lo señalado en esta Directiva.
Los criterios de evaluación deben corresponder a todos o algunos de aquellos
establecidos en las bases de licitación por las que se adjudicó el convenio marco. No
pueden utilizarse criterios de evaluación distintos.
Si resulta necesario considerar algún requisito técnico mínimo para las ofertas que
se reciban, en atención a las condiciones específicas de la entrega de productos, por
ejemplo, pruebas en equipos específicos, demostración de certificaciones u otros,
establézcalo como requisito de admisibilidad y no como un nuevo criterio de
evaluación.
Elabore un informe técnico a partir del cuadro comparativo de ofertas, que sirva de
fundamento para la selección.
Suscriba un acuerdo complementario con el proveedor seleccionado, en los
términos señalados en las bases de licitación, con el objeto de detallar, a lo menos,
las etapas y plazos de implementación, los niveles de servicio, las medidas de
seguridad, las garantías, entre otros aspectos.
b) Licitaciones
Si inicia un proceso licitatorio debe elaborar las bases administrativas y técnicas
considerando lo contemplado en el documento de definición del requerimiento.
Bases administrativas
Dependiendo de los componentes del servicio licitado, prepare la licitación en varias líneas.
Por ejemplo, infraestructura, software aplicativo, sistema operativo, comunicaciones,
soporte, servicios conexos y otros. Esto permite contratar todos los componentes a un solo
proveedor o a distintos proveedores, según la factibilidad técnica y las reglas que establezca
la licitación.
En general, para este tipo de procesos es recomendable diseñar licitaciones en dos etapas,
la primera técnica y la segunda económica. Así, se evalúa en detalle la calidad técnica de las
propuestas, sin sesgos originados por la oferta económica.
Sobre la documentación administrativa, si es excesiva puede desincentivar la participación
de los proveedores. Solicite únicamente aquellos documentos que permitan acreditar
elementos básicos para la validez de las ofertas, como la existencia de la empresa o su
personería. Recuerde que la inscripción en el registro Chileproveedores es suficiente para
acreditar gran parte de esa documentación administrativa.
Explicite en las bases la posibilidad de recibir antecedentes durante el período de
evaluación, para que los defectos meramente formales no ocasionen el rechazo de ofertas,
sino que sean evaluables.
Incluya un presupuesto de referencia para que los proveedores cuenten con un parámetro
que les permita realizar mejores ofertas. Este presupuesto debe corresponder a un valor
consistente con el mercado.
En los procesos de compra complejos es recomendable incluir instancias informativas, como
la publicación de videos y de reuniones, sean presenciales o en línea, para favorecer una
mejor comprensión de las bases de licitación y, con ello, mejores ofertas. Sin perjuicio de
que en esas instancias de participación se presenten verbalmente preguntas, recuerde a los
interesados que éstas deben efectuarse dentro de la etapa formal de preguntas y respuestas
señalada en las bases, a través del sistema www.mercadopublico.cl.
Respecto a los criterios de evaluación, la Entidad licitante tiene libertad para determinarlos,
en la medida que sean objetivos. Además, preocúpese de que permitan seleccionar a la
oferta más conveniente para satisfacer los intereses del Servicio, teniendo presente la
estrategia documentada al formular el requerimiento. Por lo tanto, no utilice criterios
estándares sin antes analizar si son los más adecuados en ese proceso en particular.
Dentro de los criterios objetivos que se recomienda establecer en procesos de compra de
bienes y servicios relacionados con tecnologías de información se mencionan:
- Calidad de la propuesta (por ejemplo, plazos, garantías, niveles de servicio, etc.).
- Calidad técnica de la solución ofrecida
- Experiencia del equipo de trabajo, en especial del Jefe de Proyecto.
- Precio
Bases técnicas
Respeto a las bases técnicas de la licitación, recuerde que el elemento más importante será
la descripción clara y completa del requerimiento. Para ello, considere los antecedentes
recabados en la etapa inicial y que se encontrarán en el documento de formulación del
requerimiento.
Si las bases técnicas no recogen correctamente el requerimiento es probable que durante
el desarrollo del proyecto surjan problemas de interpretación y dificultades para la
ejecución del contrato.
En el caso de contratar la prestación de servicios informáticos es necesario especificar
claramente los niveles de servicio requeridos.
Estos niveles se refieren a aspecto operacionales del servicio contratado y pueden ser, por
ejemplo, up time de aplicaciones, tiempo de respuesta frente a errores o tiempos de
proceso, entre otros. Las variables relevantes deben ser modeladas a través de indicadores
y cada indicador debe tener asociado un estándar mínimo aceptable.
La identificación de los niveles de servicio es muy relevante, porque definirán el estándar de
servicio de la solución durante toda la vigencia del contrato, observando referentes
nacionales e internacionales. No obstante, considere que mientras más exigentes sean los
niveles de servicio, más alto será el precio del contrato. Sin embargo, la claridad y
transparencia en los niveles esperados por el órgano comprador permiten a los proveedores
analizar su real capacidad de cumplir.
Se recomienda que las bases de licitación incluyan causales y mecanismos objetivos que
permitirán ajustar los niveles de servicio en caso de cambios tecnológicos o niveles
operacionales considerablemente distintos a los definidos originalmente, producto de
cambios en el entorno.
El incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicios que compromete el proveedor debe
estar, necesariamente, asociado a multas proporcionadas a la falta, por ejemplo, por su
impacto en la continuidad de servicio. Además, según la gravedad o la reiteración del
incumplimiento, se recomienda considerarlo dentro de las causales de término anticipado
del contrato, en cuanto se trata de incumplimiento grave de obligaciones.
c) Trato directo
Excepcionalmente existen casos en los que, por la naturaleza de la negociación, hay
circunstancias o características del contrato que hacen del todo indispensable acudir al trato
directo, en vez de una licitación pública.
En este procedimiento se sugiere recordar:
El trato directo debe fundamentarse exclusivamente en alguna de las causales
señaladas en la Ley de Compras y su Reglamento.
Es importante acreditar la causal, con antecedentes que demuestren la
concurrencia de todos sus elementos. No basta con mencionarla en el acto
administrativo que autoriza el procedimiento.
Si se invoca que la contratación sólo puede realizarse con proveedores que sean
titulares de los respectivos derechos de propiedad intelectual, industrial, licencias,
patentes y otros, solicite la documentación que demuestre lo anterior, tales como
la inscripción de la obra en el registro respectivo o el contrato de exclusividad para
la distribución suscrito por el proveedor con la empresa titular de los derechos.
Cuando el contrato sea una reposición o complementación de equipamiento o
servicios accesorios, debe justificarlo en razones objetivas de compatibilidad técnica
con los sistemas o infraestructura actual de la Entidad.
En caso de contratar sistemas de seguridad, se recomienda analizar la procedencia
de un trato directo si el conocimiento público que generaría el proceso licitatorio
previo, especialmente del requerimiento técnico contenido en las bases, pone en
serio riesgo el objeto y eficacia de la contratación.
7.3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
a) Evaluación
Los contratos sobre bienes y servicios relacionados con tecnologías de información pueden
implicar una complejidad mayor que otros contratos, sobre todo al evaluar las ofertas
recibidas. Por tal motivo, se recomienda utilizar comisiones evaluadoras compuestas por
personal del Servicio, con competencias técnicas suficientes. Asimismo, se sugiere incluir
expertos externos para realizar una evaluación técnica especializada en los procesos más
relevantes.
Los miembros de la comisión deben ser independientes, imparciales, desinteresados y no
representar ninguna tecnología o corriente doctrinal particular. Se recomienda que
conozcan el documento de formulación de requerimiento, para que estén conscientes de la
estrategia que motiva el proceso y lo esperado por el órgano público.
Cabe recordar que los integrantes de la comisión evaluadora, en el ejercicio de esas
funciones, constituyen sujetos pasivos de lobby o gestión de intereses particulares. Por lo
tanto, deberán registrar todo contacto que tengan con lobistas o gestores de intereses
particulares durante la evaluación. Cabe hacer presente que la forma en que puede existir
este tipo de contactos durante la evaluación está circunscrita exclusivamente a los casos
que menciona la normativa de compras públicas y que se tienen que indicar en las bases de
licitación.
Respecto a la evaluación misma, debe realizarse con apego estricto a los criterios de
evaluación establecidos en las bases de licitación o indicados en la intención de compra,
tratándose de una gran compra de convenio marco. Para ponderar cada criterio establezca
rangos objetivos para la asignación de puntaje.
En la adquisición de equipamiento informático se recomienda considerar en las bases de
licitación, criterios de sustentabilidad, por ejemplo, de eficiencia energética, reciclaje y
reutilización de piezas, entre otras.
Igualmente, como la estrategia de la contratación puede ir asociada a la inclusión de
proveedores representativos de sectores más postergados, por ejemplo, PYME, mujeres,
personas con discapacidad, etc., se sugiere incluir criterios de evaluación relativos a su
inclusividad.
Si desea evaluar la experiencia de la empresa, tenga presente que no necesariamente
garantiza una buena oferta. Por lo tanto, se sugiere que esté circunscrita en proyectos
similares y que sea posible comprobarla. Con todo, es un riesgo de desincentivo y de
conformar barreras de entrada al proceso, el requerir experiencia previa en un sector
específico (ej. con municipalidades, con el sector salud) y, más aún, con la Entidad Licitante.
Finalmente, si desea evaluar la presentación de servicios adicionales, sus características
básicas o generales tienen que estar descritas previamente en las bases.
b) Certificaciones
Tratándose de certificaciones, si considera que resultan relevantes para recibir ofertas de
mejor calidad, solicite aquellas que estén directamente relacionadas con el requerimiento.
No las exija como requisito mínimo para participar del proceso, sino que sean ponderables
dentro de los criterios de evaluación.
Por último, se recomienda aceptar certificaciones determinadas y conocidas, pero abriendo
la posibilidad a sus equivalentes, para favorecer la participación.
c) Due Diligence
Ciertos contratos de servicios tecnológicos representan un alto riesgo para la seguridad,
privacidad y continuidad operacional, ya que inciden en funciones críticas del órgano
contratante. Por esa razón, se producirá una dependencia obvia con el adjudicatario y, en
cierto sentido, una potencial vulnerabilidad del órgano público frente al incumplimiento del
proveedor.
Sin perjuicio de los resguardos contractuales establecidos a través de garantías y sanciones
por incumplimiento, se recomienda incluir una instancia de verificación o auditoría al
proveedor seleccionado, previa a la suscripción del contrato y claramente establecida en las
bases de licitación.
Por ejemplo, se puede exigir que complete un cuestionario sobre temas técnicos específicos
de seguridad, protección de datos y continuidad operacional, para conocer la real situación
del proveedor. Por ejemplo, si cuenta con site de contingencia, planes de recuperación de
desastres, controles frente a ataques de denegación de servicio, detección de intrusos, etc.
7.4. GESTIÓN DEL CONTRATO
a) Contrato modular
Cuando los contratos tecnológicos incluyen más de una prestación contractual (ej.
compra de equipos, arrendamiento de software, servicios complementarios, etc.), no
siempre se ejecutan simultáneamente, sino que tienen plazos diferentes, exigencias
técnicas y niveles de servicio propios, por lo que se recomienda redactar los contratos
bajo una estructura modular, que separa las cláusulas en distintas secciones.
Sin esa ordenación de las cláusulas, es más difícil interpretar el contrato e
implementarlo, por lo que la estructura modular es importante para facilitar la
administración del contrato.
Para ello, se sugiere distinguir dos grandes secciones:
Condiciones generales
En esta sección se incluyen todas aquellas cláusulas esenciales y de carácter general,
que abordan la totalidad del proyecto. Por ejemplo, individualización de las partes,
personería, objeto del contrato, precio, vigencia, garantías, término anticipado,
cláusulas de propiedad intelectual, cláusulas de confidencialidad, encargado del
contrato, legislación aplicable y jurisdicción, entre otras.
Se recomienda especial cuidado al redactar el objeto del contrato y no omitirlo de las
condiciones generales. Esto es sin perjuicio de que luego detalle los bienes y servicios
que se adquieren, en las respectivas secciones separadas o anexos.
Anexos
El detalle de cada prestación separadamente, a partir de anexos. De esta forma el
contrato se ordena con más claridad, ya que es posible reunir las cláusulas específicas
de una prestación determinada, en un documento, por ejemplo, descripción del objeto,
etapas y plazos de ejecución, plazos y pagos parciales, acuerdos de nivel de servicio,
multas específicas, carta Gantt, diagramas, etc.
b) Cláusulas tipo
Si bien los contratos sobre tecnologías de información pueden ser muy distintos unos
de otros, al igual que las razones que motivan el proceso y el contexto en que serán
ejecutados, existen ciertas cláusulas que se recomienda analizar cada vez, para
incluirlas.
A continuación se mencionan algunas de esas cláusulas y los aspectos que deben
considerarse al momento de redactarlas.
(PENDIENTE)
Cláusula de confidencialidad
Cláusula de protección de datos personales
Cláusula de propiedad intelectual
Cláusula de acuerdos de nivel de servicio (SLA)
Cláusula de continuidad de servicio
Cláusula de responsabilidad
Cláusula de auditabilidad
Cláusula de acceso a sistemas
c) Calificaciones de proveedores y compradores
El comportamiento de un proveedor durante la ejecución de un contrato es una
información muy útil para futuros procesos de compra de otros órganos públicos. Esa
reputación comercial es importante para conocer mejor a los oferentes, especialmente
los más pequeños y nuevos, y tener más confianza sobre su experiencia anterior, que la
que declaren los mismos proponentes.
Sin embargo, estas recomendaciones y observaciones realizadas por órganos públicos
no pueden ser consideradas como un requisito para participar en un proceso de compra,
ya que se transformaría en una barrera de entrada para aquellos proveedores que no
hayan sido calificados. En el mismo sentido, no tienen que ser parte de los criterios de
evaluación.
Estas calificaciones pueden ser consideradas como antecedentes que presentan los
oferentes para acreditar experiencias anteriores. Igualmente, el órgano comprador
puede revisarlos de forma previa a la contratación por trato directo o a través de un
convenio marco.
Se recomienda que la calificación se centre en aspectos relevantes y objetivos de la
ejecución del contrato, a partir de un formato preestablecido, por ejemplo si se
cumplieron los plazos comprometidos, el nivel de servicio, la calidad de los bienes, su
adecuación con el requerimiento, la aplicación de sanciones, el equipo profesional,
entre otros.
Por otra parte, respecto al comportamiento de órgano público comprador, por ejemplo,
en pagos oportunos, cumplimiento de plazos de validación u otros factores, también se
recomienda permitir una evaluación realizada por la empresa contratante y publicarla
en el sitio www.mercadopublico.cl, para transparentar la información a otros posibles
proveedores en futuros procesos de compra. Si las empresas pueden conocer
previamente el comportamiento anterior del órgano público como comprador, pueden
considerar más interesante participar a través de una oferta en un proceso de compra.
La calificación de proveedores y la evaluación del órgano comprador pueden formar
parte del Manual de Procedimientos de Adquisición, para que sea una práctica formal,
aplicable a todo proceso de compras de tecnologías de información.
8. REFERENCIA CON OTRAS DIRECTIVAS
La presente Directiva sobre Contratación de Bienes y Servicios relacionados con Tecnologías de
Información y Comunicaciones es una guía con recomendaciones específicas de dicha materia,
aplicables a procesos de compra más complejos.
Sin embargo, en la adquisición de estos productos aplican distintos temas generales de contratación
pública abordados por otras Directivas de la Dirección de Compras. Se recomienda revisar esos
documentos y seguir los lineamientos que sean aplicables, como un complemento de los
mencionados en esta Directiva.
Entre otras, tenga presente las siguientes:
Directiva N°6, Plan Anual de Compras
Directiva N°7, Instrucciones para Uso de Garantías en Procesos de Compras.
Directiva N°9, Instrucciones para contratación de bienes y servicios incorporando criterios
de Eficiencia Energética.
Directiva N°10, Instrucciones para utilización de Trato Directo.
Directiva N°13, Instrucciones para realizar Contrataciones Sustentables en el mercado
público chileno.
Directiva N°14, Instrucciones para el funcionamiento de las Comisiones Evaluadoras.
Directiva N°15, Instrucciones para la aplicación del mecanismo de Grandes Compras.
Directiva N°17, Instrucciones para realizar contrataciones públicas inclusivas y que
promuevan la igualdad de oportunidades en el mercado público.