direcciÓn general de auditorÍa 2020/s-16... · informe no. se-01-2020 25 de febrero, 2020 sistema...

AUDITORÍA INTERNA

INFORME No SE-01-2020

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y

COMUNICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2019

2020

AUDITORÍA INTERNA SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

CONTENIDO

No. de página

1. INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................... 4

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO. .............................................................................. 4

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO. ....................................................................... 4

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO. ........................................................................... 4

1.4. GENERALIDADES. ........................................................................................ 5

1.5. METODOLOGÍA APLICADA. ...................................................................... 7

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO 7

1.7. LIMITACIONES. .............................................................................................. 8

2. RESULTADOS. .......................................................................................................... 9

2.1. ESTADO DE RECOMENDACIONES, ASESORÍAS Y ADVERTENCIAS EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL SINAC: ...................................... 9

2.1.A RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2010: .............................. 14

2.1.B RECOMENDACIONES AÑO 2011: .................................................................. 14

2.1.C RECOMENDACIONES EMITIDAS DURANTE EL AÑO 2012: ............... 15

2.1.D RECOMENDACIONES AÑO 2013: ................................................................. 16

2.1.E RECOMENDACIONES EMITIDAS DURANTE EL AÑO 2014: ............... 16

2.1.F RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2015: .............................. 17

2.1.G RECOMENDACIONES AÑO 2016: ................................................................. 17

2.1.H RECOMENDACIONES EMITIDAS EN AÑO 2017: .................................... 18

2.1.H RECOMENDACIONES EMITIDAS EN AÑO 2018: .................................... 18

2.1.I RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL AÑO 2019: ................................ 19

2.2 INFORME DE AUDITORES EXTERNOS: ............................................................ 25

2.3. SEGUIMIENTO A LAS DISPOSICIONES DE LA CGR ....................................... 25

3. CONCLUSIONES. .................................................................................................. 25

4. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 26

5. ANEXOS. ................................................................................................................... 28


2

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? El presente estudio se origina en atención de lo establecido en el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno (Ley No 8292) ¿Por qué es importante? La Ley General de Control Interno norma la responsabilidad que tiene el Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC) y los titulares subordinados, de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Uno de los deberes del CONAC y titulares subordinados es el analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. La Ley de Biodiversidad norma en su artículo 25, como una función del CONAC: “realizar auditorías técnicas y administrativas para la vigilancia del buen manejo de las Áreas de Conservación y sus áreas protegidas” La Auditoría Interna es una unidad staff del CONAC, y tiene una serie de competencias normadas en la Ley General de Control Interno, y es la unidad que ejecuta la actividad de auditoría interna, con independencia funcional y de criterio, a partir de su ámbito de acción. Podría incurrir con responsabilidad administrativa el funcionario que injustificadamente incumpla los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente ¿Qué encontramos? Se evidencia por segundo año un debilitamiento del componente de monitoreo del sistema de control interno. La cantidad de recomendaciones cumplidas en el año 2019, fue la menor en diez años (solamente 11 recomendaciones de informes de control interno y 1 advertencia). A pesar que el CONAC, ha emitido lineamientos para fortalecer el componente de monitoreo, se evidenció un incumplimiento de los mismos. A su vez, no se cumplió con la emisión de las instrucciones en los plazos normados, para asegurar la implementación de la recomendación aceptada por la Administración Activa en forma oportuna. No se cumplió con el acuerdo N°20 tomado por el CONAC en la Sesión Ordinaria del N°02-2019 celebrada el 18 de marzo del 2019. La Administración Activa no ha realizado acciones concretas para el cumplimiento del Decreto Ejecutivo N°39753-MP “Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones derivadas de sistema de control interno”. El último informe publicado respecto al cumplimiento de recomendaciones por parte de la Administración Activa fue para el período terminado al 31 de diciembre del 2017 Al 31 de diciembre del 2019, del total de 601 recomendaciones emitidas por la auditoría interna, emitidas entre el 10 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2019: 35.18% quedan en proceso, 6.86% no fueron iniciadas y un 57.96% están cerradas.


3

Según el reporte del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” de la Contraloría General de la República el “Reporte para Auditorías Internas” con información actualizada del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por el Órgano Contralor al 31 de diciembre del 2019, quedan en proceso 24 disposiciones, algunas de las cuales, tiene la responsabilidad en su cumplimiento el CONAC. A partir de la información brindada por los Coordinadores de los Proyectos de Cooperación Internacional, no llegó a conocimiento de la auditoría interna, información respecto a informes emitidos por despachos de auditores independientes emitidos durante el año 2019 a proyectos de Cooperación Internacional. ¿Qué sigue? La auditoría interna emite recomendaciones al CONAC, para fortalecer el componente de monitoreo del sistema de control interno, para que instruya a la Dirección Ejecutiva y a los Consejos Regionales para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones aceptadas por la Administración Activa, para mejorar el sistema de control interno. A su vez, se emiten recomendaciones a la Dirección Ejecutiva y a los Consejos Regionales para que efectúen un análisis de las recomendaciones no cumplidas y se tomen acciones concretas para su cumplimiento, y con ello mejorar el sistema de control interno. Con las recomendaciones dadas la Auditoría Interna aporta valor agregado en la mejora de los procesos y subprocesos y coadyuva con la Administración en el logro de los objetivos institucional del sistema de control interno


4

INFORME No. SE-01-2020 25 DE FEBRERO, 2020

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

INFORME DEL ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA O AUDITORIAS EXTERNAS Y COMUNICACIÓN DEL

SEGUIMIENTO DE DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2019

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.

El presente estudio se origina en atención de lo establecido en el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno (LGCI) (Ley No 8292), que dicta:

“Elaborar un informe anual del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten”

1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

a. Evaluar el grado de cumplimiento de recomendaciones de las auditorías internas, auditorías externas u otros órganos de fiscalización, estas últimas si son del conocimiento de la Auditoría Interna al 31 de diciembre de 20191.

b. Informar al Jerarca el estado del seguimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República (CGR) al 31 de diciembre del 2019, en cumplimiento a la normativa aplicable.

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.

El estudio comprenderá la evaluación sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y las recomendaciones de las auditorías externas emitidas al 31 de diciembre del 2019.

En el caso de las recomendaciones de los auditores externos, se evaluarán los dictámenes y otros documentos relacionados con convenios de cooperación u otros mecanismos de

1 Para el seguimiento se consideraron las recomendaciones que según la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva estaban cumplidas al 31.12.2019, para lo cual la auditoría interna revisión únicamente los expedientes de dichas recomendaciones, que fueron remitidos por dicha unidad y las unidades de control interno de las Áreas de Conservación.


5

financiamiento mediante los cuales se han desarrollado proyectos en beneficio del SINAC, siempre y cuando fueran del conocimiento de la auditoría interna. No obstante; no debe considerarse que el presente estudio tenga un alcance sobre la evaluación de los proyectos desarrollados bajo convenios de cooperación, ni sobre el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y economía.

En cumplimiento al artículo 22 inciso g) de la LGCI y en atención a lo establecido en el punto 2.5.2 de las “LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES DE AUDITORIA”2), se debe remitir al Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC) el estado de seguimiento de las disposiciones giradas por la CGR al 31 de diciembre del 2019, que fuese remitido por el Área de Seguimiento de Disposiciones.

Los Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por los Órganos de Fiscalización Superior (Contraloría General de la República y la Auditoría Interna), aprobado por el CONAC3, norman:

“XXX. Seguimiento al Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones: Control Interno tanto de la Secretaría Ejecutiva como de las Áreas de Conservación serán los responsables de dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes…”.

1.4. GENERALIDADES.

La Auditoría Interna debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la CGR y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. En el caso de las disposiciones de la CGR, únicamente se debe someter a conocimiento del CONAC el “reporte para auditorías internas” extraído del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” por parte del Área de Seguimiento de Disposiciones, del ente Contralor.

Considerando la importancia que tiene el informe de seguimiento de recomendaciones y comunicación del estado del cumplimiento de disposiciones emitido por la Auditoría Interna del SINAC, para el componente de monitoreo del sistema de control interno (SCI), con el oficio SINAC-AI-195-2013, del 24 de julio del 2013, se le recomendó al jerarca del SINAC:

“4.1.1 Instruir al Director Ejecutivo y a los titulares subordinados para que cumplan con la remisión de información en forma íntegra y oportuna a solicitud de la Auditoría Interna del SINAC, en cumplimiento al bloque de legalidad, cuando se realiza la apertura del estudio de seguimiento de recomendaciones y comunicación del seguimiento de disposiciones del órgano contralor, con la finalidad de fortalecer el componente de seguimiento del Sistema de Control Interno del SINAC”.

2 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta No 242 del 14 de diciembre del 2015 3 El CONAC con el acuerdo 16 de la Sesión Ordinaria No 02-2018, celebrada el 12 de febrero del 2018, aprobó las

modificaciones a los lineamientos


6

En cumplimiento a las recomendaciones 4.1, 4.2 y 4.3, del informe SE-01-2016; el CONAC, con el oficio SINAC-CONAC-SA-120 del 20.06.2016 comunica:

“… se les recuerda que el jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.

En la Sesión Ordinaria No 11-2017, el CONAC toma el siguiente acuerdo: “ACUERDO N° 6 El CONAC instruye al señor Mario Coto Hidalgo, Secretario Ejecutivo del CONAC a comunicarle a las instancias correspondientes que la Auditoría Interna va a iniciar el informe de seguimiento y en caso de tener a su cargo la atención de recomendaciones deberán mantener el expediente público que custodia la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva debidamente actualizado a más tardar el día 2 de enero del 2018, para que esta disposición de la Auditoría Interna a partir de dicha fecha. Que se comunique este acuerdo a los CORAC de las Áreas de Conservación y a la Auditoría Interna. ACUERDO APROBADO Y UNÁNIME”

La Ley General de Control Interno norma en su artículo 39, lo siguiente:

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. (…) El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”. (los destacados no son del original)


7

1.5. METODOLOGÍA APLICADA.

Para llevar a cabo el presente estudio se validó la información para la atención, seguimiento y cierre en los expedientes; que custodia la unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva y las unidades de control de las once Áreas de Conservación, para lo cual mediante oficio SINAC-AI-385-2019 del 25 de octubre del 2019 se les solcito los expedientes de seguimiento a las Áreas de Conservación con fecha límite el 19 de diciembre del 2019 y a la Unidad de Control Interno de la Secretaria Ejecutiva con fecha límite al 6 de enero del 2020. A su vez, se realizó un comunicado institucional, para asegurar que los instruidos para el cumplimiento de recomendaciones actualizarán los expedientes.

La Unidad de Control Interno de Secretaría Ejecutiva trasladó los expedientes el 10 de enero del 2020. De las Áreas de Conservación se recibieron solamente los expedientes de las Áreas de Conservación Tortuguero, Área de Conservación Marino Cocos, el Área de Conservación Arenal Tempisque y el Área de Conservación la Amistad Caribe.

Adicionalmente, en el mes de enero 2020 se les envió oficio a los responsables de cada recomendación para que se informara y documentara el cumplimiento a las recomendaciones de las unidades a su cargo, según los informes de auditoría emitidos entre los años 2010 y 2019. Debe entenderse, que la información enviada se analizaría siempre y cuando se demostrar el cumplimiento de lo recomendando y el cumplimiento de los Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por los Órganos de Fiscalización Superior (Contraloría General de la República y la Auditoría Interna), emitido por el CONAC, en cuanto

La Auditoría Interna procedió a la revisión de las recomendaciones indicadas como cerradas por la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva mediante oficio SINAC-SE-CI-014 del 7 de febrero del 2020 así como las revisadas por la Auditoría Interna de los expedientes enviados por las Áreas de Conservación en respuesta al oficio SINAC-AI-385-2019 del 25 de octubre del 2019.

Para la ejecución del estudio y la emisión del informe se cumplió con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE) y los procedimientos de la unidad.

1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO

Mediante oficio SINAC-AI-068-2020 del 21 de febrero del 2020 se les envió a los Secretarios Ejecutivos de los Consejos Regionales de Áreas de Conservación, así como a los Directores Regionales a.i. de Áreas de Conservación los resultados del presente estudio, en calidad de borrador, para contar con sus observaciones. En reuniones efectuadas el 25 de febrero del 2020, la Auditoría Interna comunicó los resultados del presente estudio a los siguientes funcionarios del SINAC: Grettel Vega, en calidad delegada del CONAC4, en su calidad de Directora Ejecutiva, y en su calidad de quien preside el Comité Gerencial de Tecnología de Información; Sandra Rodriguez Hidalgo, en su calidad de Jefatura del Departamento Gestión Institucional de Recurso Humano y miembro de la Comisión de Zonaje y Desarraigo; Hazel Calderón Jimenez, en su calidad de Directora Administrativa Financiera y miembro de la Comisión de Zonaje y

4 Según Acuerdo N°8 de la Sesión Ordinaria N° 07 2014 celebrada el 28 de julio del 2014


8

Desarraigo; Karen Quesada Fernandez, Jefatura del Departamento de Asesoría Jurídica y miembro de la Comisión de Zonaje y Desarraigo; Ana Lucia Ovares Jaen, Jefatura del Departamento Financiero Contable; Esteban Soto Barrantes, Jefatura de Tecnología de Información; Cindy Sanchez Castillo, Jefatura a.i. del Departamento de Participación Ciudadana y Gobernanza; Lesbia Sevilla Estrada Jefatura del Departamento Cooperación técnica y financiera; Rosny Barquero, Jefatura de la Unidad de Control Interno de la Secretaria Ejecutiva y Freddy Saborio Sanchez, funcionario de la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva

No asistió a la reunión con justificación Juan Carlos Villegas Arguedas Jefatura del Departamento de Prevención, Protección y Control de la Secretaria Ejecutiva.

El 26 de febrero del 2020 con el oficio SINAC-AI-038-2019 se le remitió el informe en calidad de borrador y sus 32 anexos (en formato digital)

Se recibieron observaciones al estado de recomendaciones (anexos No 1 al 31) emitidas por la Auditoría Interna, por parte de: Área de Conservación Arenal Huetar Norte, Área de Conservación Tortuguero, Área de Conservación La Amistad Caribe, Área de Conservación Central (ACC) y Área de Conservación Guanacaste. Se cerraron 3 recomendaciones que tenía los validadores y la certificación de cierre.

Del informe se recibieron observaciones del Director Regional de ACC, con el oficio SINAC-ACC-D-333-2020 del 10 de marzo del 2020, las cuales fueron analizadas conforme lo normado en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

1.7. LIMITACIONES.

No se obtuvo respuesta a los oficios SINAC-AI-004-2020, SINAC-AI-019-2020 y SINAC-AI-029-2020 del 9 de enero del 2020 y el SINAC-AI-024-2020 del 21 de enero del 2020. El SINAC no cuenta con un seguimiento sistemático de las recomendaciones de la auditoría interna ni de los informes de auditoría externa de los proyectos o cualquier informe de control interno.


9

2. RESULTADOS.

2.1. Estado de recomendaciones, asesorías y advertencias emitidas por la Auditoría Interna del SINAC:

Desde el 16 de marzo del 2010, la Auditoría Interna ha emitido diferentes informes respecto a las evaluaciones efectuadas, respecto a la efectividad en los procesos del SINAC de valoración del riesgo, control y dirección, por medio de la prestación de sus servicios a saber: servicios de auditoría (auditoría operativa, estudios especiales y auditoría de tecnología de información (TI) y servicios preventivos. De los servicios prestados se emitieron informes de control interno, asesorías, advertencias y servicios de legalización de libros (LE), con recomendaciones para promover oportunidades de mejora del SCI del SINAC, todo ello en aras del estricto cumplimiento del bloque de legalidad aplicable al SINAC, y de la consecución de los objetivos establecidos por la institución. A continuación, se detalla la cantidad de recomendaciones emitidas por los servicios prestados:

Cuadro Nº1 Estadísticas de recomendaciones emitidas por la

Auditoría Interna y que fueron aceptadas por la Administración Activa Del 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2019

AÑO SERVICIO DE AUDITORÍA SERVICIO PREVENTIVO

Tipo Seguimiento Auditoría Operativa

Estudio Especial

TI Asesoría Advertencia LE5

2010 0 35 50 0 2 4 27

2011 0 16 47 0 2 3 27

2012 0 59 59 0 3 6 17

2013 0 4 38 0 3 2 19

2014 0 9 22 23 0 6 29

2015 12 0 10 0 0 3 22

2016 12 0 60 10 0 2 50

2017 9 0 36 0 0 14 117

2018 8 0 49 0 0 6 27

2019 2 0 27 0 5 5 26

Total 43 123 398 33 15 51 361

Total Servicio Auditoría 597 Total Servicio Preventivo 391

Los servicios prestados por la auditoría interna conforme a sus competencias, como órgano que ejerce una actividad independiente, objetiva y asesora a fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, han generado un aporte positivo en el SCI, en sus procesos de control, riesgo y dirección conforme al bloque de legalidad. Con la implementación de las

5 Cantidad de servicios de legalización. En términos generales en los oficios de comunicación de la apertura y cierre,

generalmente se emite un oficio con algunas observaciones y recomendaciones.


10

recomendaciones formuladas por la auditoría interna y las acciones adoptadas por la Administración Activa con motivo de sus advertencias y asesorías, para subsanar las debilidades detectadas y sus causas o bien prevenir situaciones no deseadas, se evidencia el valor agregado de los informes de auditoría. No obstante, es la Administración Activa, es la responsable de implementar las recomendaciones para mejorar el SCI. Del estudio de seguimiento de recomendaciones con fecha de corte 31 de diciembre 2019, se determina que existe un avance mínimo en el cumplimiento de las recomendaciones, advertencias y asesorías, y por tanto presenta el estado como “CUMPLIDAS” (C). No obstante, algunas recomendaciones se mantienen en estado de “NO INICIADAS” (NI) o “EN PROCESO” (P). Respecto a las recomendaciones que están “EN PROCESO”, ameritan mayor atención las que superaron los plazos establecidos por acuerdo del CONAC y las aceptadas por la Administración Activa para su implementación, en especial las emitidas en los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019. Los plazos de las recomendaciones siempre han sido analizados, en la conferencia final con la Administración Activa, para asegurar que estos plazos sean razonables y factibles de cumplir. La Administración Activa, conforme el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, se le brinda un plazo razonable, para analizar el informe borrador y presentar las observaciones al mismo. Preocupa a la auditoría interna que, durante el año 2019, no se emitieron las instrucciones para las recomendaciones 4.1, 4.8 y 4.9 del informe ICI-02-2018 así como de la totalidad de las recomendaciones del informe ICI-03-2018, según la información que esta auditoría interna pudo corroborar de los expedientes custodiados por la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva, por lo que estas recomendaciones quedan en estado NI. Por el incumplimiento a las recomendaciones, la Auditoría Interna a partir del año 2011, se vio obligada a reiterar una serie de recomendaciones por los riesgos a los que podría exponerse la institución. En el tanto la Administración Activa, en la mayoría de los casos cumplió con la normativa interna para contar con planes de acción (los cuales establecen responsables de su cumplimiento), se procede a crear un nuevo estado “CERRADO POR REINTERADO” (CR). En este caso puede ser que la recomendación original, si bien es cierto está en “PROCESO”, al contar con plan de acción y avance, se procede al cierre de las recomendaciones reiteradas en años posteriores. En los informes de seguimiento para los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015,2016, 2017 y 2018, se recomendó al CONAC, que la Dirección Ejecutiva presentara un informe que detallara las acciones que tomaría la Administración Activa, para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones que se detallaban en los anexos (dando énfasis a algunas recomendaciones de mayor importancia para el fortalecimiento del SCI del SINAC). No obstante, no llegó a conocimiento de la Auditoría Interna, que se entregaran esos informes al órgano colegiado, como parte del seguimiento de acuerdos, para los años 2011, 2012, 20136 2014 y 2019. Con el oficio SINAC-AI-361-2018 del 17 de diciembre del 2018, se le solicitó a la Directora Ejecutiva el estado de avance al 31 de diciembre del 2018 de las recomendaciones a partir

6 Se emitió un informe parcial en el año 2014, por la recomendación del seguimiento del 2013.


11

del cumplimiento de las recomendaciones 4.3 y 4.4 del informe SE-01-2018 y los controles que recomendó está unidad que debería tener las unidades de Control Interno, como parte de sus funciones, respecto al componente de monitoreo del SCI. Con el oficio SINAC-SE-CI-002 del 10 de enero del 2019, la Jefatura de la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva informó el estado de cumplimiento de las recomendaciones al 31 de diciembre del 2018. En su oficio indica:

“En el marco del análisis de las recomendaciones pendiente según lo indicado en la recomendación 4.3, se determinó por parte de los instruidos que la mayoría podría ser cumplidas durante el año 2018; no obstante, al ser ese un año de cambios en la Administración Pública y siendo que hubo ajustes en la dinámica y operación de la misma, no se dieron por finalizadas las recomendaciones en los términos deseados, lo que motiva a que actualmente existan aún recomendaciones pendientes de cumplimiento. (…) Cabe señalar que está pendiente de instruir las recomendaciones giradas en virtud de los informes emitidos por la Auditoría Interna durante el año 2018, por lo que en la herramienta no se indican las unidades instruidas y por lo tanto la existencia de los planes de acción. Se espera para finales del mes de enero se cuente con las instrucciones correspondientes para la atención de dichas recomendaciones”.

Mediante oficio SINAC-AI-014-2019 del 14 de enero del 2019 la auditoría interna solicita al CONAC, el estado de cumplimiento de las recomendaciones bajo su responsabilidad. El máximo jerarca en la Sesión Ordinaria N° 01-2019 del 11 de febrero del 2019 toma el acuerdo N°14 en el cual recibe el oficio e instruye a la Secretaria Ejecutiva del CONAC para que coordine con todos los instruidos la atención de las recomendaciones indicadas en el oficio SINAC-AI-014-2019 y presente en la sesión de julio 2019 la propuesta de abordaje de las misma. En el estudio de seguimiento con corte al 31 de diciembre del 2018 se emitieron dos recomendaciones para que se elaborase conjuntamente con los instruidos para el cumplimiento de recomendaciones emitidas para el CONAC, la Dirección Ejecutiva, el Comité Asesor de Tecnología de Información y con los titulares subordinados responsables del cumplimiento de recomendaciones; un análisis de las disposiciones o recomendaciones que se encuentren en estado “EN PROCESO” (pendientes de cumplimiento) y “NO INICIADAS” de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018 y establecer la fecha límite de cumplimiento (bajo criterios de razonabilidad, lógica y conveniencia) y los motivos que imposibilitan al responsable o instruido de dar término al 31.12.2019. También, se recomendó Instruir a la Jefatura de Control Interno, para que remita para todas las recomendaciones que quedaron en estado “EN PROCESO” (pendiente de cumplimiento) o “NO INICIADAS”, en el presente informe, los planes de acción debidamente autorizados por el responsable de cumplir con las recomendaciones, a partir del análisis realizado en la recomendación anterior. El CONAC en la Sesión Ordinaria del N°02-2019 celebrada el 18 de marzo del 2019 toma el Acuerdo N°20 en el cual conoce y aprueba las recomendaciones 4.1 y 4.2 del informe: Informe del Estudio de Seguimiento de recomendaciones emitidas por la auditoria interna o auditorías externas y comunicación del seguimiento de disposiciones de la contraloría


12

general de la república al 31 de diciembre del 2018 SE-01-2019. Mediante oficio SINAC-CONAC-SA-062 del 9 de abril del 2019 instruye a la Directora Ejecutiva del SINAC para que realice las gestiones necesarias para atender lo dispuesto en el Acuerdo mencionado. En la reunión de apertura celebrada el 28 de octubre del 2019, la unidad de Control Interno de la SE, informó a la Auditoría Interna del bajo cumplimiento de recomendaciones durante el año 2019. En esta reunión no asistió la Directora Ejecutiva. La auditoría interna con oficio SINAC-AI-430-2019 del 18 de diciembre del 2019, remite al Presidente del CONAC el detalle de cada recomendación que debe ser cumplida por el máximo jerarca del SINAC y en el cual; se le solicita los acuerdos del CONAC, en el que se detallen las acciones que tomará la Administración Activa, respecto a las recomendaciones pendientes de cumplimiento, para asegurar la mejora y perfeccionamiento del sistema de control interno. Como parte del seguimiento a lo anterior la Viceministra de Recursos Naturales mediante oficio DVM-006-2020 del 15 de enero del 2020 instruye a la Secretaria Ejecutiva del CONAC para la atención del tema. En el oficio DVM-006-2020 se lee lo siguiente:

“(…) el fin de brindar atención oportuna a las disposiciones de la Auditoría Interna del SINAC, le solicito que la Secretaría a su cargo levante y actualice la lista actualizada de informes de auditorías abiertos en el SINAC, clasificados por áreas de conservación y tema. Lo anterior tomando como base el oficio No.SE-01-2019 del 14 de febrero del 2019 denominado informe del estudio de seguimiento de recomendaciones emitidas por la auditoria interna o auditorías externas y comunicación del seguimiento de disposiciones de la contraloría general de la república al 31 de diciembre del 2018. Adicionalmente, para las recomendaciones relacionadas con disposiciones dirigidas al CONAC, se le solicita la preparación de un plan de atención, con el fin de que en el primer cuatrimestre del año se haya atendido al menos, el 90% de las mismas. Lo anterior en el plazo de 15 días hábiles”

En reunión sostenida con la Directora Ejecutiva del SINAC y con la Unidad de Control Interno de la Secretaría Ejecutiva el día 20 de enero del 2020, la auditoría interna expone en el marco de la ejecución del estudio de seguimiento, el incumplimiento a los Acuerdos N°14 de la Sesión Ordinaria N° 01-2019 celebrada el 11 de febrero 2019 y el Acuerdo N° 20 en la Sesión Ordinaria del N°02-2019 celebrada el 18 de marzo del 2019, así como el incumplimiento a los informes de seguimiento que deben emitir los instruidos según lo normado en los Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por los Órganos de Fiscalización Superior (Contraloría General de la República y la Auditoría Interna). Fue por la reunión sostenida con la Auditoría Interna, que la Directora Ejecutiva al conocer del incumplimiento de los acuerdos del CONAC (acuerdo Nro. 14 de la Sesión Ordinaria Nro. 01-2019 y el acuerdo Nro.20 de la Sesión Ordinaria Nro.02-2019), que la Directora Ejecutiva le comunica a la Auditoría Interna, con el oficio SINAC-DE-199 del 14 de febrero


13

del 2020, que atenderá los acuerdos, para establecer la fecha máxima de cumplimiento hasta el 31 de marzo, día en que remitirá la información a la Auditoría Interna. La Administración Activa presentó el estado de avance en el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, para lo cual deberá analizarse los anexos de la “Herramienta de seguimiento” (formato digital adjunta a este informe), con los estados: En los Anexos n°1, n°2, y n°3 se adjunta el seguimiento realizado a las recomendaciones y asesorías de la auditoría al 21 de febrero de 2019, que fueron emitidas en el período comprendido entre el 16 de marzo y el 31 de diciembre del 2010. En los Anexos n°4 y n°5 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones y asesorías que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2011. En los Anexos n°6, n°7 y n°8 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2012. En los Anexos n°9, n°10, n°11 y n°12 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones, asesorías y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31de diciembre del 2013. En los Anexos n°13, n°15, y n°16 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2014. En los Anexos n°17, n°18 y n°19 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones y advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2015. En los Anexos n°20, n°21 y n°22 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las advertencias que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2016. En los Anexos n°23, n°24 y n°25 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2017. En los Anexos n°26, n°27 y n°28 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2018. En los Anexos n°29, n°30 y n°31 se adjunta el seguimiento realizado al 21 de febrero de 2019, de las recomendaciones que fueron emitidas en el período de doce meses terminado el 31 de diciembre del 2019.


14

Para identificar el estado de cada recomendación se estableció la siguiente codificación: “CUMPLIDA” (C), “EN PROCESO” (P), “CERRADA POR REINTERADA” (CR) y “NO INICIADA” (NI). Respecto a la gestión de la Auditoría Interna y el aporte en la mejora al sistema de control interno del SINAC, a continuación, se detallan los resultados de la gestión en el año 2019, por parte del equipo de la Auditoría Interna:

100% de las recomendaciones formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

100% de las advertencias y asesorías formuladas por la AI fueron aceptadas por la Administración Activa.

2.1.a Recomendaciones emitidas en el año 2010:

En el Cuadro No 2 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 16 de marzo del 2010 al 31 de diciembre del 2010 con el seguimiento realizado hasta al 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2017, 2018 y 2019.

Cuadro Nº2 Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna

Servicio de Auditoría del 16 de marzo al 31 de diciembre del 2010

AÑO AUDITORÍA OPERATIVA ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo No iniciada

Proceso Cerrada7 Total No iniciada

Proceso Cerrada Total

2011 3 21 11 35 2 29 19 50

2012 1 14 20 35 1 8 41 50

2013 1 14 20 35 1 5 44 50

2014 0 7 28 35 0 4 46 50

2015 0 6 29 35 0 4 46 50

2016 0 5 30 35 0 3 47 50

2017 0 5 30 35 0 3 47 50

2018 0 5 30 35 0 3 47 47

2019 0 5 30 35 0 2 48 50

Se evidencia que, durante el 2019, ninguna recomendación en proceso, no se cerró; quedando en proceso 8.

2.1.b Recomendaciones año 2011:

En el Cuadro No 3 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011 con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019.

7 De las recomendaciones que pasan del estado (P) al estado (C), la Auditoría Interna cerró en el año 2012, un total de 9 recomendaciones, porque tuvieron que ser reiteradas en el año 2012.


15


Servicio de Auditoría Al 31 de diciembre del 2011


Tipo No iniciada

Proceso8 Cerrada9 Total No iniciada


2011 3 10 3 16 8 21 18 47

2012 1 8 7 16 0 16 31 47

2013 1 7 8 16 0 14 33 47

2014 0 4 12 16 0 10 37 47

2015 0 4 12 16 0 12 35 47

2016 0 2 14 16 0 7 40 47

2017 0 2 14 16 0 7 40 47

2018 0 2 14 16 0 6 41 47

2019 0 2 14 16 0 6 41 47

Se evidencia que, durante el 2019, no se cerraron recomendaciones, quedando en proceso 8

2.1.c Recomendaciones emitidas durante el año 2012:

En el Cuadro No 4 se resumen el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2012, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019




Tipo No iniciada

Proceso Cerrada10 Total No iniciada


2012 8 35 16 59 1 42 16 59

2013 0 34 25 59 0 31 28 59

2014 0 19 40 59 0 24 35 59

2015 0 17 42 59 0 24 35 59

2016 0 15 44 59 0 15 44 59

2017 0 13 46 59 0 14 45 59

2018 0 13 46 59 0 10 49 59

2019 0 11 48 59 0 1011 49 59

8 Dos recomendaciones se cerraron en el 2014 por información no correcta dada por la Administración Activa. 9 Cerradas y cumplidas por reiteración 10 Cerradas y cumplidas por reiteración 11 Se activa por el Voto de Sala Constitucional respecto al Refugio Nacional de Vida Silvestre Gandoca Manzanillo


16

Se evidencia que, durante el 2019, solamente se cerraron tres recomendaciones, quedando en proceso 20

2.1.d Recomendaciones año 2013:

En el Cuadro No 5 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019




Tipo Proceso Cerrada12 Total Proceso Cerrada Total

2013 3 1 4 20 18 38

2014 2 2 4 11 27 38

2015 2 2 4 9 29 38

2016 1 3 4 4 34 38

2017 1 3 4 5 33 38

2018 1 3 4 4 34 38

2019 1 3 3 4 34 38

Se evidencia que, durante el 2019, no se cerraron ninguna recomendación, quedando en proceso 5

2.1.e Recomendaciones emitidas durante el año 2014:

En los cuadros No 6 y No 7 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. Los cuadros muestran en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019




Tipo Proceso Cerrada Total Proceso Cerrada Total

2014 6 3 9 9 13 22

2015 2 7 9 9 13 22

2016 0 9 9 7 15 22

2017 0 9 9 7 15 22

2018 0 9 9 7 15 22

2019 0 9 9 7 15 22

12 Incluye las cerradas por reiteración


17

Cuadro Nº7 Cuadro resumen

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Al 31 de diciembre del 2014

AÑO Tecnología de Información (TI)

No iniciadas

Proceso Concluida

2014 4 17 2

2015 0 21 2

2016 0 21 2

2017 0 17 6

2018 0 17 6

2019 0 17 6

Se evidencia que, durante el 2019, no se cerraron recomendaciones de los informes de TI

2.1.f Recomendaciones emitidas en el año 2015:

En el Cuadro No 8 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2015, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019



AÑO ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo Proceso Cerrada13 Total Proceso Cerrada Total

2015 12 0 12 8 2 10

2016 3 9 12 7 3 10

2017 3 9 12 6 4 10

2018 3 9 12 6 4 10

2019 3 9 12 6 4 10

Se evidencia que, durante el 2018, no se cerraron recomendaciones, de las emitidas en el 2019, quedando en proceso 9

2.1.g Recomendaciones año 2016:

En el Cuadro No 9 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2016, con el seguimiento realizado hasta el 7 de febrero del 2018. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2016, 2017, 2018 y 2019.

13 Incluida por reiteración


18



AÑO ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO

ESTUDIOS ESPECIALES TI

Tipo Proceso Cerrada14 Total Proceso Cerrada Total Proceso Cerrada Total

201615 8 4 12 6 2 8 10 0 10

2017 4 8 12 53 7 60 10 0 10

2018 4 8 12 49 11 60 10 0 10

2019 4 8 12 46 14 60 10 0 10

Se evidencia que, durante el 2019, se cerraron solamente tres recomendaciones, quedando en proceso 60

2.1.h Recomendaciones emitidas en año 2017:

En el Cuadro No 10 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2017, 2018 y 2019

Cuadro Nº10

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Servicio de Auditoría

Al 31 de diciembre del 2017

AÑO ADVERTENCIAS ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO

ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo Proceso Cerrada Total NI Proceso

Cerrada Total Proceso Cerrada Total

2017 14 0 14 8 1 9 32 4 36

2018 14 0 14 7 2 9 30 6 36

2019 14 0 14 6 3 9 28 8 36

Se evidencia que, durante el 2019 se cerraron tres recomendaciones, quedando en proceso 34 de informes y 14 advertencias

2.1.h Recomendaciones emitidas en año 2018:

En el Cuadro No 11 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2018 al 31 de diciembre de 2018, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019. El cuadro muestra en forma comparativa el estado de cumplimiento de recomendaciones al final de los años 2018 y 2019

14 Incluida por reiteración 15 En el informe de seguimiento SE-01-2016, no se consideraron las recomendaciones de los informes ICI-04-2016, ICI-05-2016 e ICI-06-2016.


19



AÑO ADVERTENCIAS ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO

ESTUDIOS ESPECIALES

Tipo Proceso Cerrada Total Proceso Cerrada Total NI Proceso Cerrada Total

2018 6 0 6 6 2 8 49 0 0 49

2019 6 0 6 6 2 8 15 33 1 49

Se evidencia que, durante el 2019 se cerró solamente una recomendación, quedando en proceso 54 de informes y 6 advertencias

2.1.i Recomendaciones emitidas en el año 2019:

En el Cuadro No 12 se resume el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna entre el 1 de enero de 2019 al 31 de diciembre de 2019, con el seguimiento realizado hasta el 21 de febrero del 2019.

Cuadro Nº12

Estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna Servicio de Auditoría

Al 31 de diciembre del 2019

TIPO

Advertencias Seguimiento Estudios Especiales

No iniciada

0 2 24

Proceso 5 0 3

Cumplidas 0 0 0

TOTAL 5 2 27

Se evidencia que, durante el 2019 no se cerraron recomendaciones, quedando en proceso 33


20



AÑO Auditoría Operativa/ Seguimiento

Estudio Especiales

No iniciad

a

Proceso Cumplida16

No iniciada

Proceso Cumplida17

2010 0 5 30 0 2 48

2011 0 2 14 0 6 41

2012 0 11 48 0 10 49

2013 0 1 3 0 4 34

2014 0 0 9 0 7 15

2015 0 3 9 0 6 4

2016 0 4 8 0 46 14

2017 0 6 3 0 28 8

2018 0 6 2 15 33 1

2019 2 0 0 24 3 0

Estado al 31.12.19

2 38 126 39 145 214



AÑO Tecnología de Información

Cerrada por reiterada

Proceso Cumplida

2014 0 17 6

2016 0 10 0

Estado al 31.12.2019

0 27 6

16 Incluye las cerradas por reiteradas 17 Se incluyeron las cerradas por reiteradas para facilidad del lector


21



Tipo No iniciada

Proceso Cumplida Total

Auditoría Operativa/ Seguimiento

2 38 126 166

Estudio Especiales

39 145 214 398

TI 0 27 6 33

Total 41 210 346 597

% 6.86% 35.18% 57.96% 100%

En cuanto al seguimiento de las recomendaciones de la Auditoría Interna, correspondientes a los informes por servicios de auditoría y servicios preventivos, no existe sobre las mismas, un control sistemático por parte de la Administración Activa, del cumplimiento de las recomendaciones, de las advertencias, relaciones de hechos e informes de asesoría. Respecto al Componente de Seguimiento o Monitoreo, debe considerarse al menos: Ley General de Control Interno:

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.

b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley.

e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”.

“Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno…

En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:


22

d) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.”

Normas de Control Interno del Sector Público (norma 6.4 y norma 4.5.2):

Acciones para el fortalecimiento del SCI

“Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales. Así también, debe verificar de manera sistemática los avances y logros en la implementación de las acciones adoptadas como producto del seguimiento del SCI.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización, la instancia a la cual éstas son dirigidas debe emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos”. (los destacados no son del original)

Gestión de proyectos

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública relativos a construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación o reconstrucción de las ya existentes.

Las actividades de control que se adopten para tales efectos deben contemplar al menos los siguientes asuntos:

a. La identificación de cada proyecto, con indicación de su nombre, sus objetivos y metas, recursos y las fechas de inicio y de terminación.

b. La designación de un responsable del proyecto con competencias idóneas para que ejecute las labores de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto.

c. La planificación, la supervisión y el control de avance del proyecto, considerando los costos financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la ejecución de las acciones pertinentes.

d. El establecimiento de un sistema de información confiable, oportuno, relevante y competente para dar seguimiento al proyecto.

e. La evaluación posterior, para analizar la efectividad del proyecto y retroalimentar esfuerzos futuros”.


23

El 1° de enero del 2015 entran en vigencia las Normas Generales de Auditoría Interna del Sector Público, emitidas por la CGR con el resolución n° R-DC-64-201418 del 11 de agosto de 2014, en la norma de Seguimiento:

“02. La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán verificar el cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que otras organizaciones de auditoría hayan dirigido a la entidad u órgano de su competencia institucional”.

El 16 de junio del 2016, se publicó en el Diario Oficial La Gaceta No 116, el Decreto Ejecutivo N°39753-MP “Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones derivadas del Sistema de Control Interno”. Entre los artículos, que se destacan en este decreto ejecutivo, para mejorar el componente de seguimiento, encontramos:

“Artículo 1º-Todo jerarca y titular subalterno de las instancias que conforman la Administración Pública Central deberán tomar las medidas necesarias para establecer, mantener, ejecutar y perfeccionar el sistema de control interno de su dependencia. Este sistema deberá corresponder a la naturaleza, organización y finalidad de la institución, de tal manera que permita el cumplimiento de los objetivos propios de su función y garantice el buen uso de la Hacienda Pública”.

“Artículo 2º-Como parte del sistema de control interno, la Administración Pública Central deberá adoptar los mecanismos de control, planificación y verificación pertinentes que contribuyan a la evaluación del desempeño institucional, a garantizar la eficiencia y eficacia de sus operaciones y el manejo transparente de toda la información que forma parte de este sistema”.

“Artículo 4º-Será responsabilidad de la Dirección General y la Unidad de Planificación, o los departamentos internos equivalentes, contemplar en sus informes de desempeño las observaciones y recomendaciones emitidas en los informes de la Auditoría Interna, así como los avances realizados para su cumplimiento. Será responsabilidad de la Unidad de Control o el departamento interno equivalente, dar seguimiento a la implementación de estas recomendaciones, dentro del ámbito de su competencia”.

“Artículo 7º-Las instituciones sujetas a este Decreto tienen el deber de publicar de forma oficiosa sus informes de desempeño en el sitio Web oficial o la plataforma electrónica análoga, para que las personas puedan acceder a estos sin necesidad de solicitud previa. En dichos informes deben considerarse las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna y las acciones de implementación de las mismas. Para cumplir con este deber, las autoridades competentes deberán asegurar la confidencialidad de la información, según el ordinal 6º de la Ley General de Control Interno”.

18 Publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014.


24

El CONAC aprobó con el acuerdo No 16 de la Sesión Ordinaria No 02-2018 celebrada el 12 de febrero del 2018 la modificación a los "Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por la Contraloría General de la República y la Auditoría Interna". Con el oficio SINAC-CONAC-SA-025 del 20 de febrero del 2018, se realiza la comunicación de la modificación de dichos lineamientos. En dichos lineamientos se norma:

“XXVII. Incorporación de las Actividades Dentro de la Planificación Operativa. Las actividades requeridas para dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones contenidas en el plan de acción aprobado, deberán incorporarse dentro de los planes presupuestos y planes operativos, según corresponda. De igual manera, toda disposición o recomendación deberá relacionarse de manera específica con la tarea o acción a la cual corresponda según el plan de acción del plan estratégico institucional y el plan presupuesto.”

“XXX. Seguimiento al Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones: Control Interno tanto de la Secretaría Ejecutiva como de las Áreas de Conservación serán los responsables de dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes. En razón de ello, el oficio de instrucción de cumplimiento de disposiciones y recomendaciones, los planes de acción y cronogramas, los informes de avance y cierre, así como los oficios de la Contraloría General de la República o la Auditoría Interna relacionados con autorización de prórrogas y cierres de disposiciones, recomendaciones e informes, deberán remitirse con copia a Control Interno, para efectos del seguimiento. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad de los destinatarios por dar seguimiento a las instrucciones emitidas para el cumplimiento de disposiciones y recomendaciones contenidas en los informes de Órganos de Fiscalización Superior”.

En cuanto al cumplimiento de disposiciones, debe recordarse que en la resolución R-DC-144-2015, “LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN SUS INFORMES DE AUDITORIA”.

“El incumplimiento de los presentes lineamientos será causal de eventuales responsabilidades administrativas, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente”.

Según lo establecido en la resolución R-CO-061, del 24 de junio del 200519: “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno” dos aspectos que el titular subordinado o miembro del CONAC, debe informar en su informe de gestión son los siguientes:

“Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración.

19 Publicada en La Gaceta No. 131 del 07.07.2005


25

Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna”

2.2 Informe de auditores externos:

Llego a conocimiento de la auditoría interna que en el SINAC se encuentra en algunos proyectos de cooperación. En consulta realizada por esta auditoría interna se identificó que solamente para dos proyectos se han realizado auditorías financieras, pero no se remitió informes respecto al sistema de control interno del SINAC:

Proyecto Restauración, conservación y manejo sostenible de los manglares de Costa Rica y Benín frente al cambio climático

Proyecto para el mejoramiento de las condiciones de visitación turística, empleabilidad y conservación de las áreas Silvestres protegidas del Pacífico Sur

De los restantes proyectos de cooperación, según lo indicado por cada uno de los coordinadores institucionales, no se presentó durante el año 2019 auditorías externas al proyecto.

2.3. Seguimiento a las disposiciones de la CGR

Según el reporte del “Sistema de Seguimiento de Disposiciones y Recomendaciones” publicado en la Web de la Contraloría General de la República el “Reporte para Auditorías Internas” con información actualizada del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, un total de 30 disposiciones al SINAC quedan en proceso. Se adjunta un detalle en el anexo no.32

3. CONCLUSIONES.

La Auditoría Interna, desde el inicio de sus operaciones, ha emitido una serie de recomendaciones, mediante informes que tienen su origen en los servicios de auditoría y servicios preventivos que ofrece esta unidad, para coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales del SINAC. La totalidad de las recomendaciones han sido aceptadas por quienes representan, y han representado a la Administración Activa, y puede afirmarse que las mismas han agregado valor al SINAC, como oportunidades de mejora que al ser implementadas por los titulares subordinados y hasta por el máximo jerarca han contribuido con el mejoramiento y perfeccionamiento de su SCI. Se puede afirmar que, al 21 de febrero del 2020, del total de recomendaciones emitidas por la auditoría interna y a las cuales se dio seguimiento en el presente informe (568): 6.86% “NO INICIADAS”, 35.18.67% “EN PROCESO” y 57.96% “CERRADAS” Conforme a los objetivos fijados para el presente estudio de seguimiento a disposiciones de la CGR y recomendaciones de la Auditoría Interna, Auditoría Externa y otros órganos de fiscalización, se concluye:

a. No existió un cumplimiento de los acuerdos del máximo jerarca (CONAC): acuerdo Nro. 14 de la Sesión Ordinaria Nro. 01-2019 y el acuerdo Nro.20 de la Sesión Ordinaria Nro.02-2019


26

b. Durante el año 2019, no se emitieron las instrucciones para las recomendaciones 4.1, 4.8 y 4.9 del informe ICI-02-2018 así como de la totalidad de las recomendaciones del informe ICI-03-2018, con lo cual se incumple el artículo 12 de la Ley General de Control Interno y los lineamientos aprobado por el CONAC. Tampoco constan en el expediente las instrucciones de los informes emitidos en el 2009 c. Durante el 2019, solamente se cumplieron con 10 recomendaciones. d. La Administración Activa, no tomó las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones al 31.12.2018 ni al 31.12.2019 e. El seguimiento de recomendaciones y disposiciones no es sistemático. f. Es fundamental que la Unidad de Control Interno efectué un seguimiento oportuno y asegure la actualización de los planes de acción g. El SINAC no cuenta con una herramienta o sistema de información que permita que los diferentes involucrados en el proceso puedan tener la información en forma oportuna y confiable. h. Existe una importante cantidad de recomendaciones en estado: en proceso; a pesar de que se venció el plazo establecido por el CONAC (recomendaciones 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2017 y 2019) o el recomendado y aceptado por la Administración Activa, como razonable para su ejecución. i. Existen varias disposiciones del Órgano Contralor en estado en proceso. j. Según la unidad de Control Interno, solamente 10 informes de avance fueron presentando, con los cual se incumplen los lineamientos aprobados por el CONAC. La Administración Activa no ha realizado acciones concretas para el cumplimiento del Decreto Ejecutivo N°39753-MP “Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones derivadas de sistema de control interno”. La auditoría interna, con el oficio SINAC-AI-191 del 04 de julio del 2016, remitió al Director Ejecutivo, la publicación respectiva, para que la Administración Activa tomará acciones al respecto. El último informe publicado es al 31 de diciembre del 2017

En el tanto existe solamente un cumplimiento de 11 recomendaciones se muestra un debilitamiento del sistema de control interno del SINAC, a pesar que el CONAC tomó acuerdos para su fortalecimiento.

4. RECOMENDACIONES

De conformidad con el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, nro. 8292, se emiten las siguientes recomendaciones a cumplir dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado podría ser causal de responsabilidad. La Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar la efectiva implementación de las recomendaciones, y valorar si podría existir responsabilidad, en caso de incumplimiento injustificado de estas, según lo normado en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno, nro. 8292. Al Consejo Nacional de Áreas de Conservación 4.1 Remitir al 30 de junio del 2020, a la Auditoría Interna los acuerdos tomados por el informe que debe presentar la Dirección Ejecutiva, respecto al cumplimiento efectivo de las recomendaciones bajo la responsabilidad del CONAC (en un 90% en el primer cuatrimestre del 2020), en cumplimiento los acuerdos Nro.9 y Nro.10, de la Sesión Ordinaria No 01-2020, celebrada 27 de enero del 2020. A su vez, remitir copia de los “planes de atención”


27

del 10% de las recomendaciones bajo la responsabilidad del CONAC, que quedan en proceso y establecer la fecha límite de cumplimiento (bajo criterios de razonabilidad, lógica y conveniencia). 4.2 Instruir a la Directora Ejecutiva, para que presente al CONAC en las sesiones ordinarias a celebrarse en los meses de junio y diciembre (con copia a la Auditoría Interna), un informe de cumplimiento de las recomendaciones (a partir del cumplimiento de las recomendaciones 4.5 y 4.6 del presente informe y los Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por los Órganos de Fiscalización Superior (Contraloría General de la República y la Auditoría Interna20)). Remitir copia de los acuerdos tomados por el máximo jerarca para fortalecer el componente de monitoreo, cuando conoce los informes. 4.3 Instruir al Consejos Regionales, para que presente al CONAC en las sesiones ordinarias a celebrarse en los meses de junio y diciembre (con copia a la Auditoría Interna) un informe de cumplimiento de las recomendaciones (a partir del cumplimiento de la recomendación 4.7 del presente informe y lo que norman los Lineamientos para la Atención de Informes con Disposiciones y Recomendaciones Competencia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación Emitidos por los Órganos de Fiscalización Superior (Contraloría General de la República y la Auditoría Interna21)). Remitir copia de los acuerdos tomando por el máximo jerarca para fortalecer el componente de monitoreo, cuando conoce los informes. 4.4 Instruir a la Directora Ejecutiva para que asegurar el cumplimiento del Decreto No 39753-MP: Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones de derivadas del Sistema de Control Interno, y publicar en el sitio WEB de SINAC, los informe con el cumplimiento de las recomendaciones (al 31 de diciembre del 2018, al 31de diciembre de 2019 y los informes en cumplimiento a las recomendaciones 4.2 y 4.3 del presente informe) A la Máster Grettel Vega Arce en su calidad de Directora Ejecutiva o quien ocupe el cargo. 4.5 Elaborar conjuntamente con los instruidos para el cumplimiento de recomendaciones bajo la responsabilidad de la Dirección Ejecutiva, el Comité Asesor de Tecnología de Información y con los titulares subordinados responsables del cumplimiento de recomendaciones; un análisis de las disposiciones o recomendaciones que se encuentren en estado “EN PROCESO” (pendientes de cumplimiento) y “NO INICIADAS” de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019; y a partir de éste establecer la fecha límite de cumplimiento (bajo criterios de razonabilidad, lógica y conveniencia) y los motivos que imposibilitan al responsable o instruido de dar término al 31 de diciembre del 2020. Presentar el 30 de mayo del 2019, a la auditoría interna un informe (con copia al jerarca), en el que se detalle para cada recomendación el análisis realizado y la fecha estimada de cumplimiento (observación 2.1 y observación 2.2.a)

20 Según el acápite XXXII cada instruido deberá remitir un resumen ejecutivo, el último día hábil de mayo y noviembre, en el formato

que se establezca para tal efecto, que muestre el grado de avance en el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones a su cargo, con base en lo establecido y programado en los planes de acción. 21 ídem


28

4.6 Instruir a la Jefatura de Control Interno, para que valide para todas las recomendaciones que quedaron en estado “EN PROCESO” (pendiente de cumplimiento) o “NO INICIADAS”, en el presente informe, que los planes de acción estén debidamente autorizados por el responsable de cumplir con las recomendaciones; y que consten en los expedientes, a partir del análisis realizado en la recomendación 4.4 y la definición de los plazos (conforme los riesgos por incumplimiento y las prioridades identificadas conforme los recursos). Remitir a la Auditoría una certificación respecto a la validación de todos los planes con fecha límite el 30 de julio del 2020 (observación 2.1 y observación 2.2.a) A LOS CONSEJO REGIONALES 4.7 Elaborar conjuntamente con los instruidos para el cumplimiento de recomendaciones emitidas para el CORAC que se encuentren en estado “EN PROCESO” (pendientes de cumplimiento en el presente informe y a partir de éste establecer la fecha límite de cumplimiento (bajo criterios de razonabilidad, lógica y conveniencia) a más tardar el 31 de diciembre del 2020 Presentar el 30 de mayo del 201922, a la auditoría interna un informe (con copia al jerarca), en el que se detalle para cada recomendación el análisis realizado y la fecha estimada de cumplimiento. A partir de dicho análisis, el CORAC deberá remitir las instrucciones correspondientes para que se actualicen los planes de acción, y se remitan informes de avance semestral de cumplimiento

5. ANEXOS.

El detalle de cada anexo con cada recomendación y su estado quedará en herramienta digital compartida con la Unidad de Control Interno de la Secretaria Ejecutiva para su utilización y consulta.

Anexo No Detalle

1 Estado de cumplimiento de recomendaciones al 31 de diciembre del 2019 que son responsabilidad del CONAC

2 Cuadro resumen del estado de cumplimiento de las recomendaciones al 31.12.2019 para cada año

3 Seguimiento disposiciones de la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2019

4 Análisis de observaciones al informe borrador

Encargado del estudio

Auditora Interna

22 ídem

direcciÓn general de auditorÍa 2020/s-16... · informe no. se-01-2020 25 de febrero, 2020 sistema...

Documents