dirección de asuntos administrativos · 2020-02-18 · manual de normas, procesos y procedimientos...

Versión 2.1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección de Asuntos Administrativos

Guatemala, enero de 2020

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 2

Índice

Índice ___________________________________________________________________________ 2

Introducción ______________________________________________________________________ 6

Propósito del manual ______________________________________________________________ 6

1. Administrativo Financiero ______________________________________________________________ 7

Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos ______ 7

Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- ___________________________ 7

Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual, por aprobación del presupuesto del

año vigente ____________________________________________________________________________________ 8

Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-, cuando se realicen

modificaciones a las metas físicas __________________________________________________________________ 9

Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- __________________________ 9

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos __ 15

Planificación del Anteproyecto de Presupuesto ______________________________________________________ 15

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto ______________________________________________________ 16

Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos ______________ 21

Programación, reprogramación y ejecución de metas ___________________________________________________ 24

Programación y reprogramación cuatrimestral de metas físicas _________________________________________ 24

Ejecución mensual de metas físicas _______________________________________________________________ 25

Reprogramación de Subproductos __________________________________________________________________ 29

Reprogramación de subproductos (inicial) __________________________________________________________ 29

Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución) ______________________________________ 30

Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, Mensual y Reprogramación Mensual _______________________ 34

Constitución de Fondo Rotativo Interno ______________________________________________________________ 38

Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________ 42

Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque) ________________________________________________ 44

Reposición del Fondo Rotativo Interno _____________________________________________________________ 45

Liquidación del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________________________ 46

Ejecución por Acreditamiento en Cuenta _____________________________________________________________ 51

Etapa de compromiso __________________________________________________________________________ 51

Etapa de devengado ___________________________________________________________________________ 52

Constitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica __________________________________ 56

Constitución del Fondo de Caja Chica ______________________________________________________________ 57

Pago por medio de Caja Chica mediante Vale _______________________________________________________ 58

Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica_______________________________________________ 59

Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor _____________________________________________ 59

Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro” _____________________________________________ 60

Reposición del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 60

Liquidación del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 61

Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados _______________________ 69

Reconocimiento de Gastos Anticipo _______________________________________________________________ 69

Reconocimiento de gastos liquidación _____________________________________________________________ 70

Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora ____________________________________ 75

Adquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas _____________ 78

Ingreso de Almacén ______________________________________________________________________________ 81

Ingreso a almacén por compra ___________________________________________________________________ 84

Ingreso a almacén por traslado interno ____________________________________________________________ 85


Ingreso a almacén por donación __________________________________________________________________ 86

Ingreso a almacén por traslado externo ____________________________________________________________ 87

Reingreso de insumos __________________________________________________________________________ 89

Egreso de Almacén _______________________________________________________________________________ 99

Egreso de almacén por requisición ________________________________________________________________ 99

Egreso de almacén por traslado interno o externo __________________________________________________ 101

Egreso de almacén por baja definitiva de insumos __________________________________________________ 102

Realización de Inventarios Físicos de Almacén ________________________________________________________ 110

Corrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas ____________________ 113

Inhabilitación de almacén por reestructuración administrativa___________________________________________ 115

Inventario Físico y Contable _______________________________________________________________________ 118

Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles _______________________________________________ 121

Registro de activos fijos por compra ______________________________________________________________ 122

Registro de activos fijos por traslado _____________________________________________________________ 123

Registro de activos fijos por donación en especie ___________________________________________________ 125

Asignación de activos fijos ______________________________________________________________________ 126

Registro de descargo de bienes de activos fijos _____________________________________________________ 126

Reposición de activos fijos ______________________________________________________________________ 126

Registro de bienes fungibles por compra __________________________________________________________ 129

Registro de bienes fungibles por traslado __________________________________________________________ 130

Registro de bienes fungibles por donación en especie _______________________________________________ 130

Asignación de bienes fungibles __________________________________________________________________ 131

Registro de descargo de bienes fungibles __________________________________________________________ 131

Baja de bienes en Inventario ______________________________________________________________________ 147

Baja de activos fijos por traslado _________________________________________________________________ 147

Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) ____________________________________________________ 149

Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) __________________________________________ 151

Baja de bienes fungibles por traslado _____________________________________________________________ 152

Baja de bienes fungibles _______________________________________________________________________ 153

Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas _____________ 166

Inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales que presten servicios

técnicos o profesionales bajo el renglón de Otras Remuneraciones de Personal Temporal ____________________ 169

2. Gestión de Adquisiciones ____________________________________________________________ 174

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) ___________________ 174

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y

formulación del presupuesto) ___________________________________________________________________ 174

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del

Presupuesto) ________________________________________________________________________________ 175

Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos 179

Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ___________________________________________ 179

Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- _______________________________________ 180

Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- __________________________ 182

Compra de Baja Cuantía / Compra Directa de dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos__ 194

Compra de Baja Cuantía con Caja Chica ___________________________________________________________ 196

Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque ______________________________________ 198

Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta _______________________ 201

Diagrama de flujo _____________________________________________________________________________ 205

Compra por Contrato Abierto _____________________________________________________________________ 211

Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos _________________ 219


Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos __________________ 239

Compra Directa por ausencia de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos _ 258

Subasta Electrónica Inversa _______________________________________________________________________ 271

3. Servicios Generales _________________________________________________________________ 297

Plan Anual de Mantenimiento Preventivo ___________________________________________________________ 297

Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo _________________________________ 297

Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo _____________________________________________ 298

Mantenimiento Correctivo ________________________________________________________________________ 302

Proyectos de Infraestructura ______________________________________________________________________ 304

Atención Inmediata de Eventos Fortuitos ____________________________________________________________ 308

Mantenimiento y reparación de vehículos automotores ________________________________________________ 310

Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas ____ 312

Ejecución de servicio de mantenimiento __________________________________________________________ 312

Administración de la Póliza de Seguro para Vehículos __________________________________________________ 316

Contratación de póliza de seguro para vehículo _____________________________________________________ 317

Exclusión de vehículos _________________________________________________________________________ 318

Servicio de Telefonía Móvil _______________________________________________________________________ 321

Contratación de servicio de telefonía móvil ________________________________________________________ 321

Asignación de servicio de telefonía móvil __________________________________________________________ 322

Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil ____________________________________________ 323

Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor ____________________________________________________ 324

Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil ________________________________ 324

Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio) ______________________ 325

Devolución aparato telefónico por parte del Usuario ________________________________________________ 325

Actividades de Servicios de Mantenimiento __________________________________________________________ 333

I. ACTIVIDADES DE HERRERÍA ________________________________________________________________ 333

II. ACTIVIDADES DE PINTURA Y ALBAÑILERÍA ____________________________________________________ 336

III. ACTIVIDADES DE CARPINTERÍA ______________________________________________________________ 341

IV. ACTIVIDADES DE JARDINERÍA _______________________________________________________________ 342

V. ACTIVIDADES DE LIMPIEZA _________________________________________________________________ 342

VI. ACTIVIDADES DE ELECTRICIDAD _____________________________________________________________ 347

VII. ACTIVIDADES DE PLOMERÍA ______________________________________________________________ 351

VIII. ACTIVIDADES DE ASCENSORES ____________________________________________________________ 354

IX. ACTIVIDADES DE TELEFONÍA ________________________________________________________________ 355

X. ACTIVIDADES DE AIRES ACONDICIONADOS ____________________________________________________ 356

4. Seguridad _________________________________________________________________________ 358

Asignación de Accesos Electrónicos _________________________________________________________________ 358

Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos ______________________ 359

Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado _________________________________________ 359

Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio ______________________ 360

Registro y Control de Visitantes y Proveedores _______________________________________________________ 364

Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico) _____________________________________ 365

Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET __________________________________________________ 365

Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa) _____________________________________ 366

Trámites Administrativos ante la DIGECAM __________________________________________________________ 370

Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal _________________________________________ 370

Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal __________________________________________ 371

Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal _____________________________ 372

Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales _____________________________________________ 372


Investigaciones internas __________________________________________________________________________ 378

Circuito Cerrado de Televisión _____________________________________________________________________ 381

Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión _______________________________________________________ 381

Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV- _____________________ 382

Custodia de bienes y valores ______________________________________________________________________ 385

Asignación de Estacionamiento ____________________________________________________________________ 387

Atención de Eventos Fortuitos _____________________________________________________________________ 390

Control de Municiones ___________________________________________________________________________ 393

Registro de munición __________________________________________________________________________ 393

Solicitud de entrega de munición ________________________________________________________________ 393

Solicitud de reingreso de munición _______________________________________________________________ 394


Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos del

Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal

acerca de los criterios técnicos, prácticos y estandarizados para gestionar los procesos dentro de esta

dependencia, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y

Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal

sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el

logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales

que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y

el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Asuntos Administrativos. Asimismo, es una

fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que

detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a los procedimientos

de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.


1. Administrativo Financiero

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Administrativo Financiero 04 1 de 8

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos

PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) de la Dirección de Asuntos Administrativos, con el objetivo de disponer de un instrumento de planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la vinculación de plan-presupuesto.

Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el oficio o memorándum en donde se trasladan los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y Plan Operativo Multianual. Finaliza: Remite oficio y archiva copia.

NORMATIVA APLICABLE:

a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. f) Directrices para la Formulación Plan-Presupuesto en el Marco de la Gestión por Resultados, Anual y Multianual

correspondiente. DISPOSICIONES INTERNAS:

“No existen disposiciones internas para este procedimiento”

Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio o memorándum en donde se trasladan los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y Plan Operativo Multianual.

Traslada lineamientos a Subdirector Administrativo Financiero, de Servicios Generales y de Seguridad, así como al Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Analista Administrativo Financiero.

Director de Asuntos Administrativos

2.

Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para establecer los resultados en función del Plan Estratégico Institucional.

Jefe del Departamento Administrativo Financiero y

Analista Administrativo Financiero

3.

Solicita a los Subdirectores de la DAA, que de acuerdo a los lineamientos envíen los productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas, para el ejercicio fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN.




4. Coordina la elaboración de lo solicitado de acuerdo a los lineamientos establecidos y envía la información requerida.

Subdirector Administrativo Financiero, Servicios

Generales y de Seguridad

5. Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos y elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los formatos correspondientes. Traslada a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


6. Revisa, firma y traslada el POA y POM al Director de Asuntos Administrativos. Jefe del Departamento

Administrativo Financiero

7.

Revisa y analiza el POA y POM, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y a los objetivos de la Dirección, para dar respuesta a los Lineamientos Estratégicos Institucionales. ¿Existen modificaciones? Sí: Devuelve al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para realizar correcciones. Regresa a la actividad número 6. No: el Director de Asuntos Administrativos, aprueba el POA y POM y traslada a Analista Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 8.


8. Envía POA y POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y archiva documentación.


Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual, por aprobación del

presupuesto del año vigente


1.

Realiza análisis tomando en consideración lo siguiente:

a. Monto del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal versus el anteproyecto del presupuesto.

b. Productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual

c. Lineamientos para la eficiencia, control y contención del Gasto Público para el ejercicio fiscal correspondiente, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas.

Analista Administrativo Financiero / Jefe del

Departamento Administrativo Financiero.

2.

Verifica las asignaciones presupuestarias. ¿Corresponden al requerimiento del POA? Sí: informa al Director de Asuntos Administrativos sobre el financiamiento del POA/POM y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas y finaliza el procedimiento. No: notifica al Director de Asuntos Administrativos. Continúa en la actividad número 3.


3.

Convoca a reunión de trabajo a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Analista Administrativo Financiero, para análisis y acciones que correspondan. ¿Necesita ampliación presupuestaria o modificación a las metas? Ampliación presupuestaria: continúa en la actividad número 4. Modificación a las metas físicas del Plan Operativo Anual: continúa en la actividad No. 5.




4. Gestiona la realización del procedimiento “Reprogramación de Subproductos”; aprobada la ampliación presupuestaria, continúa en la actividad número 7.

Analista Administrativo

Financiero / Jefe del


5. Consolida ajustes al POA/POM en coordinación con los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y de Seguridad, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


6. Revisa el POA/POM con los ajustes efectuados y traslada al Director de Asuntos Administrativos para su aprobación.

Jefe del Departamento Administrativo Financiero

7. Aprueba el POA/POM con los ajustes efectuados y lo traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


8. Coordina con Analista Administrativo Financiero, el envío del POA/POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y el archivo de la documentación.


Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-, cuando se

realicen modificaciones a las metas físicas


1.

Recibe de los Subdirectores de la Dirección de Asuntos Administrativos, requerimiento de modificación a las metas físicas del POA/POM. Realiza análisis tomando en consideración lo siguiente:

a. Productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual

b. Lineamientos para la eficiencia, control y contención del Gasto Público para el ejercicio fiscal correspondiente, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas.

Analista Administrativo Financiero / Jefe del


2. Consolida ajustes al POA/POM en coordinación con los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y de Seguridad, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


3. Revisa el POA/POM con los ajustes efectuados y traslada al Director de Asuntos Administrativos para su aprobación.


4. Aprueba el POA/POM con los ajustes efectuados y lo traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


5. Coordina con Analista Administrativo Financiero, el envío del POA/POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y el archivo de la documentación.


Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-


1. Recibe oficio de solicitud de información sobre el avance del POA y POM, traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


2. Verifica y traslada a Analista Administrativo Financiero la solicitud de información y herramientas para seguimiento del POA y POM.




3. Recopila información solicitada, elabora oficio de respuesta y envía al Jefe del Departamento Administrativo Financiero


4.

Verifica información y determina. ¿La información es correcta? Sí: coordina la elaboración del oficio de respuesta y traslada al Director de Asuntos Administrativos para visto bueno. Continúa en la actividad número 5. No: devuelve para correcciones Regresa a la actividad número 3.


5.

Recibe oficio de respuesta e información, verifica que la información sea correcta. ¿La información es correcta? Sí: firma oficio y solicita al Analista Administrativo Financiero, el traslado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en la actividad número 6. No: devuelve para correcciones. Regresa a la actividad número 4.


6. Remite oficio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y archiva copia.



Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos

Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- (1 de 1)

Director de Asuntos

Administrativos

Director de Asuntos Administrativos /

Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios

Generales y de Seguridad / Jefe del Departamento

Administrativo Financiero y Analista Administrativo

Financiero


Financiero


Generales y de Seguridad

Jefe del Departamento


Inicio

lineamientos para la

elaboración del POA y POM

Analizan las directrices

giradas

Elabora memorando,

traslada para firma

Elabora la planificación de acuerdo a los

resultados

Recibe y consolida la información

generada

Presenta a el POA y POM

Convoca a reunión

Revisa y analiza detalladamente el POA y POM

¿Existe modificaciones

?

aprueba el POA y POM

NOrealiza

correcciones.SI

Envía a DIPLANDI

Fin



Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos AdministrativosActualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- por aprobación del presupuesto

del año (1 de 1)

Director de Asuntos

AdministrativosAnalista Administrativo Financiero



Inicio

realiza análisis

Verifica las asignaciones presupuestarias

¿Corresponden al requerimiento del

POA?notifica

SI

NO

Consolida ajustes al POA

Revisa el POA con los ajustes efectuados

Aprueba el POA con los ajustes efectuados

Fin

informa sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento

de las metas físicas

Convoca a reunión de trabajo

A

A

Gestiona la realización del procedimiento

“Reprogramación de Subproductos”

B

B

Coordina con Analista Administrativo

Financiero, el envío del POA


Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos AdministrativosActualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- cuando se realicen modificaciones a las metas físicas (1 de 1)

Director de Asuntos

AdministrativosAnalista Administrativo Financiero



Inicio

Recibe requerimiento de modificación a las metas físicas del POA

Consolida ajustes al POA

Revisa el POA con los ajustes efectuados

Aprueba el POA con los ajustes efectuados

Coordina con Analista Administrativo

Financiero, el envío del POA

Fin


Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos

Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- (1 de 1)

Director de Asuntos AdministrativosJefe del Departamento Administrativo

FinancieroAnalista Administrativo Financiero

Inicio

Recibe oficio de solicitud de información sobre el

avance del POA

Verifica y traslada a Analista Administrativo

Financiero la solicitud de información

Recopila información solicitada, elabora oficio

de respuesta

Verifica información y determina

¿La información es correcta?

Elabora oficio para visto bueno

SI

Hace modificaciones

NO

Recibe oficio de respuesta e información


firma oficio y solicita su remisión

Modifica correcciones

SI

NO

Fin

A

A





Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos


Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos, en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Inicia: Coordina reunión entre Enlace Administrativo Financiero de cada Dependencia concentrada y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones para establecer necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de cada dependencia. Finaliza: Archiva el expediente.


a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018,Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. . c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. e) Normas para la formulación presupuestaria anual. f) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones

aplicables. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. La planificación del Anteproyecto de Presupuesto, deberá realizase durante los meses de abril y mayo. 2. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, la persona designada coordinará y consolidará las

necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de la DAA; así como todo lo relacionado con el anteproyecto de presupuesto de dicha dependencia.

3. Tomar en consideración que los precios unitarios no deben de variar entre subproductos. 4. En la etapa de planificación del anteproyecto de presupuesto, se debe de tomar en consideración los techos

presupuestarios aprobados para en el ejercicio fiscal vigente.

Planificación del Anteproyecto de Presupuesto


1.

Coordina reunión entre Enlace Administrativo Financiero de cada Dependencia concentrada y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones para establecer necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de cada dependencia.

Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones

2. Traslada por medio de oficio al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, la información requerida en forma impresa.

Director o su equivalente, de la Dependencia correspondiente

3. Recibe y traslada información al Subdirector Administrativo Financiero. Director de Asuntos Administrativos

4. Recibe y traslada información al Departamento de Gestión de Adquisiciones, para su consolidación en los formatos establecidos.

Subdirector Administrativo Financiero



5. Coordina la consolidación de la información de todas las dependencias concentradas.


6. Consolida la información y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para su revisión.

Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto


1. Recibe de la Dirección Financiera, oficio que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, instruyendo sobre aspectos específicos para la elaboración del anteproyecto.


2. Convoca a reunión al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Presupuesto y al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para coordinar el proceso de registro de insumos, cantidades y precios estandarizados según la planificación del anteproyecto del presupuesto, a nivel de Centro de Costo por subproductos y productos en el Sistema de Gestión (SIGES) de las Direcciones que conforman la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos.


3. Coordina con el personal de la sección de presupuesto y del Departamento de Gestión de Adquisiciones, el registro de la información en el módulo de SIGES.


4. Registra en el módulo del SIGES los insumos y/o servicios asociados a los productos y subproductos conforme la planificación del anteproyecto de presupuesto. Al concluir el registro, informa al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.


5. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones. ¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y/o personas designada. Regresa a la actividad anterior. No: continúa con el procedimiento.


6. Verifica, analiza y traslada la información consolidada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


7. Revisa información y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto. Jefe del Departamento Administrativo Financiero

8. Recibe información y coordina con el personal de la Sección de Presupuesto, el registro de la información en el módulo de SICOIN.

Jefe de presupuesto y asistentes de presupuesto

9. Revisa y procede a asignar fuentes de financiamiento en SIGES y verifica que los montos propuestos coincidan con los techos presupuestarios autorizados para cada Dependencia concentrada.

Jefe de presupuesto y asistentes de presupuesto


10. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones.

¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones. Regresa a la actividad número 5. No: continúa con el procedimiento.

Jefe de la Sección de Presupuesto

11. Informa al Enlace de cada dependencia concentrada, sobre los techos presupuestarios finales aprobados para cada una de sus dependencias. ¿Existen modificaciones a los techos presupuestarios? Sí: Solicita se remita a la Dirección de Asuntos Administrativos, en formato impreso y digital, los formularios DTP y el informe gerencial, debidamente firmados por el Director o puesto equivalente de cada dependencia, el cual deberá cumplir con las normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto. No: continúa con el procedimiento.


12. Recibe de cada Dirección la información solicitada y coordina con el personal de la Sección de Presupuesto, para la revisión de cada anteproyecto de presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


13. Solicita y consolida la propuesta de Anteproyecto de Presupuesto en SIGES y SICOIN e informa al Jefe de la Sección de Presupuesto.

Jefe de Departamento Administrativo Financiero

14. Imprime reporte de Formulación y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


15. Establece cumplimiento. ¿Cumple con las directrices? Sí: finaliza procedimiento y archiva. No: devuelve al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para realizar modificaciones en el sistema SIGES y continúa con el procedimiento.

Dirección Financiera

16. Coordina con el Jefe de la Sección de Presupuesto y Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para las modificaciones en el sistema SIGES. Finalizado el procedimiento traslada a la Sección de Presupuesto para archivo del expediente.



Diagramas de flujo


Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos

Planificación del Anteproyecto de Presupuesto (1 de 1)

Jefe del Departamento de

Gestión de Adquisiciones

Director de la Dependencia

correspondiente

Director de Asuntos

Administrativos

Subdirector Administrativo

Financiero



Asistente de la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

Inicio

Coordina para establecer

necesidades

Traslada por medio de oficio

Recibe y traslada

información

Recibe y traslada información Para su consolidación

Coordina la consolidación de la

información

Consolida la información y traslada para

revisión

Fin



Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto (1 de 2)

Director de Asuntos

Administrativos

Subdirector

Administrativo

Financiero

Jefe del

Departamento

Administrativo

Financiero

Jefe del

Departamento de

Gestión de

Adquisiciones

Asistente de la Sección de Normas y Programación

de Adquisiciones y/o

personas asignadas

Jefe de la Sección de

Presupuesto

Inicio

Recibe oficio que contiene la

distribución de techos

presupuestarios

Convoca a reunión a los jefes

involucrados para coordinar el proceso de elaboración

Elaborar oficio con visto bueno del

Director

Coordina con el personal del

Departamento Gestión de

Adquisiciones

Registra en el modulo SIGES

conforme al POA y PACC

Verifica información para determinar si se

requiere modificaciones

Coordina modificaciones

¿modifica?

Verifica, analiza y traslada la

información consolidada

Revisa informaciónRecibe

información y verifica los montos

propuestos coincidan con los

techos presupuestarios

1

SI

NO



¿existe modificaciones

?


Informa sobre los techos

presupuestarios finales aprobados

SI

NO

A

A



Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto (2 de 2)

Jefe del Departamento Administrativo

Financiero


FinancieroDirector de Asuntos Administrativos Director Financiero


Presupuesto

1

Analiza información

Recibe de cada Dirección la

información solicitada

¿cumple?Coordina

modificaciones en el sistema

Fin

Analiza para su debida

consolidación.

revisión de cada anteproyecto

de presupuesto

Solicita y consolida la

propuesta de Anteproyecto

Establece cumplimiento.

finaliza procedimiento.

NO

SI





Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos


Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual para la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados. Inicia: Recibe de la Dirección Financiera la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Finaliza: Archiva copia de expediente.


a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

Estado para el ejercicio fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

DISPOSICIONES INTERNAS:

En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará lo relacionado a la programación indicativa anual de la DAA.


1.

Recibe de la Dirección Financiera oficio en el cual se indica la Distribución Analítica del Presupuesto aprobado para el siguiente ejercicio fiscal, a nivel de detalle de las Direcciones a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos. Traslada oficio de solicitud al Subdirector Administrativo Financiero.


2.

Recibe y verifica que lo indicado en la distribución analítica del presupuesto aprobado, responda a lo requerido en el anteproyecto de presupuesto para el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en la Planificación Operativa Anual. Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.


3.

Coordina la elaboración de la Programación Indicativa Anual, de acuerdo a las asignaciones presupuestarias y solicita la información por medio de oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero., a los Directores de las Dependencias concentradas.


4.

Recibe y traslada por medio de oficio y en forma digital a la Sección de Presupuesto información requerida (Programación Indicativa Anual, en forma impresa con visto bueno del Director o puesto equivalente de cada dependencia.

Director o puesto equivalente de la dependencia

5. Recibe y traslada a Asistente de Presupuesto para la revisión y consolidación de la información.


6. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones. ¿Requiere modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Enlace de la Dependencia correspondiente.

Asistente de Presupuesto



Regresa a la actividad número 4. No: continúa con el procedimiento.

7. Revisa e imprime la consolidación de la programación indicativa anual Jefe de la Sección de Presupuesto

8.

Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


9. Recibe de la Dirección Financiera oficio en el cual se instruye realizar los registros en el SICOIN de la programación indicativa anual. Traslada oficio al Subdirector Administrativo Financiero.


10. Recibe y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.


11. Recibe y traslada oficio a la Sección de Presupuesto. Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

12. Coordina el registro en SICOIN de la programación indicativa anual con los Asistentes de Presupuesto


13.

Registra a nivel de Unidad Ejecutora en el SICOIN. Notifica al Jefe de la Sección de Presupuesto que la Programación Indicativa Anual se encuentra solicitada en el sistema.


14. Revisa e imprime los comprobantes de programación Indicativa Anual y traslada al jefe del departamento administrativo financiero.


15. Firma comprobantes y coordina el envío de la programación indicativa anual a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


16.

Establece el cumplimiento. ¿Cumple con las directrices? Sí: finaliza procedimiento. No: informa a la Jefatura de la Sección de Presupuesto para realizar modificaciones en el sistema. Continúa procedimiento.


17. Coordina con el Asistente de Presupuesto y Enlace de las Dependencias.


18. Archiva copia del expediente. Jefe de la Sección de Presupuesto


Diagrama de flujo


Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)

Director de Asuntos

AdministrativosSubdirector de Asuntos

Administrativos


Administrativo

Financiero

Director de la

Dependencia

correspondiente


Presupuesto

Técnico, Asistente o

Coordinador de

Presupuesto


Inicio

Recibe distribución analítica del

presupuesto del ejercicio fiscal

vigente

Verifica que lo solicitado en el

anteproyecto de presupuesto

corresponda al POA

Coordina la elaboración de la

programación indicativa anual

Traslada a la información requerida en

forma impresa

A

Recibe y traslada información

Recibe y traslada información

Recibe información

Revisión y consolidación de

la información



B

¿existen modificaciones

?

Consolida a nivel de unidad ejecutora y

registra en el SIGES

Revisa e imprime los comprobantes de programación indicativa anual

Firma y coordina el envió de la información

Establece el cumplimiento

¿cumple con las directrices?

Archiva copia del expediente

Fin

Realiza modificaciones en

el sistema


A

SI

NO

NO

SI

B





Programación, reprogramación y ejecución de metas


Definir los criterios y actividades para realizar la programación, reprogramación y ejecución de metas, en el marco de la normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de cumplimiento en la ejecución de los resultados.

Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI- los lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente. Finaliza: Coordina el archivo del oficio y de la información.


a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

Estado del ejercicio fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Publicas, y su

estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

DISPOSICIONES INTERNAS

1. Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente. 2. El procedimiento también aplica para las reprogramaciones de metas físicas, las cuales se generan eventualmente o

cuando se requiera, iniciando el procedimiento con una solicitud por parte del Director de la dependencia concentrada.

3. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará lo relacionado a la programación, reprogramación y ejecución de metas de la DAA.

Programación y reprogramación cuatrimestral de metas físicas


1

Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI- los lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente y traslada al Subdirector Administrativo Financiero.


2 Recibe, verifica y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.


3 Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto para el ingreso de la información a los sistemas correspondientes.


4 Recibe y traslada lineamientos al Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.


5 Solicita la programación cuatrimestral de metas físicas al Enlace de cada dependencia.




6 Traslada programación cuatrimestral de cada una de las Dependencias concentradas.

Enlace Administrativo Financiero

7

Recibe y analiza la información de forma física y digital. ¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia correspondiente. Regresa a la actividad número 6. No: continúa con el procedimiento.


8 Registra y solicita, la programación cuatrimestral de metas físicas en el sistema –SIGES-.


9 Verifica la programación cuatrimestral de metas físicas en el sistema –SIGES- e informa al Asistente de Presupuesto


10 Imprime y firma los comprobantes generados en etapa de solicitado en –SIGES-, solicita la firma de aprobación del Jefe de la Sección de Presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Asistente de Presupuesto, jefe de la Sección de presupuesto

11 Aprueba imprime y firma los comprobantes en estado aprobado generados en - SICOIN- y solicita la firma de aprobación del subdirector administrativo financiero.


12 Coordina el envío de la información a la -DIPLANDI- mediante oficio con visto bueno del Director y/o Subdirector Administrativo Financiero.


13 Coordina el archivo del oficio y de la información correspondiente. Asistente de Presupuesto.

Ejecución mensual de metas físicas


1

Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente y traslada a Subdirector Administrativo Financiero.




3 Analiza y traslada el oficio al Jefe de la Sección de Presupuesto para el ingreso de la información a los sistemas correspondientes.


4 Recibe y traslada lineamientos a Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.


5 Solicita la ejecución de metas físicas al Enlace de cada dependencia. Asistente de Presupuesto

6 Traslada información de ejecución de metas físicas. Enlace Administrativo Financiero

7 Registra y solicita, la ejecución de metas físicas en el sistema –SIGES-. Asistente de Presupuesto

8 Verifica y aprueba la ejecución de metas físicas en el sistema –SIGES-- e informa al Asistente de Presupuesto



9

Imprime y firma los comprobantes generados en etapa de solicitado en –SIGES-, solicita la firma de aprobación del Jefe de la Sección de Presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Asistente de Presupuesto y Jefe de la Sección de Presupuesto

10 Aprueba imprime y firma los comprobantes en estado aprobado generados en - SICOIN- y solicita la firma de aprobación del subdirector administrativo financiero.


11

Firma y coordina el envío de la información a la -DIPLANDI- mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


12 Coordina el archivo del oficio y de la información. Técnicos, Asistente y

Coordinador de Presupuesto


Diagrama de flujo



Programación cuatrimestral de metas ( 1 de 1)

Director de Planificación y Desarrollo Institucional

–DIPLANDI-

Director de Asuntos

Administrativos


Financiero




Presupuesto

Técnico, Asistente y

Coordinador de Presupuesto

Enlace Administrativo

Financiero

Inicio

Recibe y traslada oficio

circular

Recibe, verifica y traslada los

comentarios y recomendaciones

respectivas

Analiza y traslada el oficio circular para el

ingreso de la información

Recibe y traslada lineamientos para los registros en el

módulo SIGES

Solicita la programación

cuatrimestral de metas físicas

Traslada programación cuatrimestral

Recibe y analiza la información de forma física y digital.

¿Existen modificacion

es?

coordina modificaciones

Registra y solicita, la

programación cuatrimestral en

SIGES

Imprime y firma los comprobantes generados en -

SIGES- y -SICOIN

Verifica la programación

cuatrimestral En SIGES

Firma de aprobación y

traslada

Firma y coordina el envío de la

información a la -DIPLANDI-

Recibe programación

cuatrimestral de metas aprobada

SI

NO

Fin

Coordina el archivo del oficio y de la

información.




Ejecución mensual de metas ( 1 de 1)

Director de Planificación y Desarrollo Institucional –

DIPLANDI-

Director de Asuntos

Administrativos


Financiero




Presupuesto

Técnico, Asistente y

Coordinador de PresupuestoEnlace Administrativo Financiero

Inicio


Recibe, verifica y traslada comentarios y recomendaciones

respectivas

Analiza y traslada el oficio Presupuesto

para el ingreso de la información

Recibe y traslada lineamientos para los

registros correspondientes en

SIGES

Solicita la ejecución de metas físicas

Traslada información de

ejecución de metas físicas


ejecución de metas físicas en

el sistema –SIGES-.

Verifica y aprueba la

ejecución de metas físicas en

el sistema –SIGES-.

Imprime y firma los

comprobantes generados en -

SIGES- y -SICOIN-


información a la -DIPLANDI- Recibe oficio

con documentación de soporte de ejecución de

metas

Fin

Coordina el archivo del

oficio y de la información

Versión 2.1




Reprogramación de Subproductos


Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable, con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.

Inicia: Recibe oficio de la –DIPLANDI- en el cual solicita se analice si es necesario realizar Reprogramación de Subproductos, y de ser procedente, compatibilicen los planes operativos de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas. Finaliza: Coordina el archivo del expediente.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento.

b) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente.

c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.

d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.


1. Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente. 2. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará y

consolidará las reprogramaciones de subproductos de la DAA.

Reprogramación de subproductos (inicial)


1

Recibe oficio de la –DIPLANDI- en el cual solicita se analice si es necesario realizar Reprogramación de Subproductos, y de ser procedente, compatibilicen los planes operativos de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, para su análisis.


2 Recibe, analiza y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.


3 Recibe y solicita al Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas, el análisis del anteproyecto de presupuesto con las asignaciones presupuestarias del nuevo ejercicio fiscal.


4 Verifica que el Plan Operativo Anual –POA-, Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- y la Programación de metas, sean acordes a lo asignado aprobado.


5

Revisa. ¿Se necesita Reprogramación de Subproductos? Sí: Continúa en la Sección de Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución). No: Confirma la información presentada mediante oficio.



Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución)


1 Solicita reprogramación de subproductos con base a las necesidades identificadas en el proceso de la ejecución presupuestaria.

Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante

2 Recibe y traslada oficio al Subdirector Administrativo Financiero para su análisis. Director de Asuntos

Administrativos



4

Evalúa técnicamente si es procedente la solicitud y coordina la Reprogramación de Subproductos. ¿Es procedente? Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto y continúa con el procedimiento. No: Devuelve expediente por medio de oficio a la dependencia interesada. Finaliza procedimiento.


5 Recibe y traslada lineamientos a Asistentes de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.


6

Reciben y analizan la información de forma física. NOTA: De ser necesario realizar modificaciones, coordinan con el Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia correspondiente.

Asistentes de Presupuesto

7 Registran, solicitan e imprimen los comprobantes de la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SIGES-, y trasladan al Jefe de la Sección de Presupuesto.


8 Verifica que la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SIGES- se haya realizado según lo solicitado y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


9 Firma y coordina el envío de la información a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


10 Recibe solicitud de Reprogramación de Subproductos, la cual se aprueba mediante resolución ministerial.

Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

–DIPLANDI-

11 Notifica al Director de Asuntos Administrativos, al aprobarse mediante resolución ministerial la Reprogramación de Subproductos.


–DIPLANDI

12 Recibe aprobación de Reprogramación de Subproductos por medio de resolución ministerial, y traslada a Subdirector Administrativo Financiero.


13 Recibe y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero la resolución ministerial para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.


14 Recibe y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto la resolución ministerial para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.


15 Verifica la resolución ministerial y distribuye a Asistentes de Presupuesto. Jefe de la Sección de

Presupuesto



16 Generan e imprimen los comprobantes de la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SICOIN- y trasladan al Jefe de la Sección de Presupuesto.


17 Verifica que la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SICOIN- se haya realizado según lo solicitado y traslada los comprobantes al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


18

Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero. Posteriormente, traslada copia al Jefe de la Sección de Presupuesto.


19 Coordina el archivo del expediente. Jefe de la Sección de

Presupuesto


Diagramas de flujo

Administrativo FinancieroReprogramación de Subproductos

Reprogramación de Subproductos inicial (1 de 1)

Director de Asuntos

Administrativos


Financiero


Administrativo FinancieroEnlace Administrativo Financiero

Inicio


para su análisis.



respectivas

Recibe y solicita el análisis del anteproyecto

de presupuesto

Verifica que el –POA- Y PACC sean acordes a

lo asignado aprobado

Confirma la información presentada

mediante oficio

¿Se necesita Reprogramación de

Subproductos?

SI

NO

Fin

Continua en paso 1 del título

reprogramación de subproductos (durante la etapa

de ejecución)

Versión 2.1

Administrativo FinancieroReprogramación de Subproductos

Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución) (1 de 1)

Director de la

Dependencia Interesada

Director de Asuntos

Administrativos


Financiero




Presupuesto

Técnico, Asistente y Coordinador de

Presupuesto

Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –

DIPLANDI-

Inicio

Solicita reprogramación

de subproductos

Recibe y traslada oficio Para su analisis



Evalúa técnicamente si es procedente

la solicitud

¿Es procedente?

Devuelve expediente por medio de oficio

SI NO

Recibe y traslada

lineamientos para los

registros en SIGES

Recibe y analiza la información de forma física

Registra, solicita e imprime los comprobantes

en SIGES

Verifica que en SIGES se haya

solicitado


información

Recibe solicitud de

Reprogramación

Recibe aprobación

Traslada resolución ministerial

Recibe y traslada

resolución ministerial

Verifica la resolución ministerial

Imprime los comprobantes

Verifica que la Reprogramación

Se haya reaslizado


información

Coordina la guarda y

custodia del expediente.

Fin

Versión 2.1




Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, Mensual y Reprogramación Mensual


Programar cuatrimestral, mensual y reprogramar mensual la cuota financiera con base a los requerimientos de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas concentradas en la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del cuatrimestre.

Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral. Finaliza: Coordina el archivo del expediente.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

Estado del ejercicio fiscal vigente.

d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Publicas, y su estructura orgánica interna vigente.

e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.


1) Para la Programación y reprogramación de Cuota Financiera Mensual, se realiza el mismo procedimiento que se efectúa para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.

2) Corresponde a la Sección de Contabilidad elaborar la programación y reprogramación de cuota financiera mensual de tipo de registro regularización, correspondiente a los meses de febrero a diciembre siempre y cuando en dicha sección cuenten con la documentación de respaldo; así como apoyar en brindar la información del primer mes del segundo y tercer cuatrimestre de cada ejercicio fiscal.

3) En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, la persona designada coordinará y consolidará la programación y reprogramación de cuota financiera de la DAA, correspondiente al grupo cero.

4) Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente.


1. Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, para su análisis.


2. Recibe, analiza y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.


3. Coordina conjuntamente con el Jefe de la Sección de Presupuesto la elaboración de la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.


4. Verifica y traslada lineamientos al, Asistente de Presupuesto para la elaboración de la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.


5.

De manera independiente, solicita la programación financiera cuatrimestral consolidada, de la siguiente manera:

a. Del grupo cero: al Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas en la Unidad Ejecutora de la DAA.

b. De los grupos 100, 200, 300 y 400 para las distintas fuentes de financiamiento: al Jefe de la Sección de Compras Directas, en coordinación con las Secciones de Normas y Programación de




Adquisiciones y de Contabilidad.

NOTA: La solicitud de programación y reprogramación de cuota financiera mensual, de los grupos 100, 200, 300 y 400, del tipo de registro regulación, se realiza al Jefe de la Sección de Contabilidad.

6.

De manera independiente, coordinan y trasladan la información al Jefe de la Sección de Presupuesto:

a. Del grupo cero: Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas en la Unidad Ejecutora de la DAA.

b. De los grupos 100, 200, 300 y 400 para las distintas fuentes de financiamiento: Jefe de la Sección de Compras Directas, en coordinación con las Secciones de Normas y Programación de Adquisiciones y de Contabilidad.

NOTA: La programación y reprogramación de cuota financiera mensual, de los grupos 100, 200, 300 y 400 del tipo de registro regulación, la realiza la Sección de Contabilidad, conforme a las disposiciones internas del presente procedimiento.

Enlace Administrativo Financiero y Jefe de la Sección

de Compras Directas

7. Recibe, revisa y traslada la información a Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.


8.

Recibe analiza y consolida la información de forma física y digital.

¿Existen modificaciones?

Sí: coordina modificaciones con el Enlace de la Dependencia correspondiente y/o Jefe de la Sección de Compras Directas de la -DAA-. Regresa a la actividad número 6. No: continúa con el procedimiento.


9. Registra y solicita, la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral en el sistema –SICOIN-; e informa al Jefe de la Sección de Presupuesto.


10.

Verifica la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral en el sistema -SICOIN- y solicita a Asistente de Presupuesto la impresión de los comprobantes correspondientes.


11. Imprime los comprobantes generados en -SICOIN- y solicita la firma de aprobación del Jefe del Departamento Administrativo Financiero


12. Recibe y aprueba mediante firma los comprobantes. Jefe del Departamento Administrativo Financiero

13. Revisa traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para el envío correspondiente.


14.

Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto de bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Posteriormente, con el oficio recibido de la Dirección financiera, traslada el

expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto, para que coordine el archivo.




15. Coordina el archivo del expediente. Jefe de la Sección de Presupuesto


Diagrama de flujo


Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral (1 de 1)

Director de Asuntos

Administrativos


Financiero




Presupuesto

Enlace Administrativo Financiero y Jefe de la

Sección de Compras Directas

Técnico, Asistente y Coordinador de

Presupuesto

Inicio

Recibe y traslada los

lineamientos y calendario

Recibe, verifica y traslada con los comentarios y

recomendaciones respectivas

Coordina la elaboración

Verifica y traslada

lineamientos

solicita la información

coordinan y trasladan la información

Recibe, revisa y traslada en el modulo SICOIN

Recibe analiza y consolida la información

¿Existen modificacion

es?

coordina modificaciones


Programación en SICOIN

SI

NO

A

A

Verifica la Programación

Imprime y firma los

comprobantes Firma y traslada


información

Coordina el archivo del expediente

Fin





Constitución de Fondo Rotativo Interno


Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Interno de la Dirección de Asuntos Administrativos, para tener la disponibilidad de efectivo y atender las necesidades existentes según normativa específica.

Inicia: Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno.

Finaliza: Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archivo.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente.

c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura

orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 6-98 del Ministerio de Finanzas Públicas y sus reformas. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral.


1. Generales Los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.

2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero, el personal del Departamento

Administrativo Financiero y del Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.

2.2. El responsable del Fondo Rotativo Interno y el responsable del Fondo de Caja Chica, deben ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al responsable del Fondo Rotativo Interno y/o Caja Chica.

2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.

3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del

Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza

no pueda esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta. 3.3. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno, será autorizado, mediante

Resolución Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El

monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base en

el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.

3.4. Grupos de gastos ejecutables: Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.


3.4.1. El monto máximo a cubrir por gasto será del 15% del Fondo Rotativo Interno Autorizado. 3.4.2. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dirección de Asuntos

Administrativos necesite realizar erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado, el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero tiene la facultad para autorizar internamente dichas erogaciones; luego del análisis pertinente a la justificación planteada por el Jefe de Departamento Administrativo Financiero; la misma contendrá: cantidad, descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o servicio.

3.5. Control 3.5.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y

fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo FR03. 3.5.2. El Encargado del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en el

libro de Bancos correspondiente. Deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario, debe, haber y saldo.

3.5.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, con la siguiente información: detalle de cada registro, fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona responsable de su elaboración, Jefe de la Sección de Contabilidad, Jefe Departamento Administrativo Financiero y Subdirector Administrativo Financiero

3.5.4. El Técnico del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto, previo a trasladarlos a la Sección de Contabilidad para la elaboración de listados de reposición y archivo correspondiente.

3.5.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como mínimo, de las cuales una debe corresponder Director de Asuntos Administrativos.

3.5.6. Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos, la designación de las personas autorizadas para firmar los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada; así mismo, se comunicará la sustitución respectiva. Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.

3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.

3.6. Formas 3.6.1. Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la normativa correspondiente, así como los

descritos en los procedimientos de “Compra Directa, Constitución del Fondo Rotativo Interno y Manejo,

Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo”, y documentos externos relacionados.


1.

Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno, según la normativa que regula la administración del mismo. En este oficio debe indicarse como mínimo:

a. Justificación del uso del fondo b. Monto solicitado c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la

administración del fondo d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala

Traslada oficio al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


2. Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera. Director de Asuntos Administrativos

y/o Subdirector Administrativo Financiero

3. Recibe notificación de la resolución de aprobación de la distribución del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Subdirector Administrativo Financiero.



4. Recibe notificación de la resolución de aprobación del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


5. Recibe y traslada la resolución de aprobación del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Jefe de la Sección de Tesorería.


6. Recibe, analiza e instruye la elaboración del recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas.

Jefe de la Sección de Tesorería

7. Recibe, elabora recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas y traslada para revisión al Jefe de la Sección de Tesorería.

Técnico de Fondo Rotativo

8.

Recibe y revisa recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Técnico de Fondo Rotativo, para correcciones. Regresa a la actividad número 7. No: traslada para firma Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento.


9. Firma y coordina el envío del recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas a la Dirección Financiera.


10. Recibe original y firma copia de recibido de ingresos varios forma 63-A la cual traslada a Técnico de Fondo Rotativo.

Asistente de Tesorería (Dirección Financiera)

11. Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archiva.


Versión 2.1

Diagrama de Flujo


Constitución de Fondo Rotativo Interno (1 de 1)



Director de Asuntos Administrativos y/o


Financiero

Director de Asuntos

Administrativos

Subdirector




Coordinador de la

Sección de Tesorería Técnico de Fondo Rotativo

Asistente de Tesorería

(Dirección Financiera)

Inicio

Elabora oficio

Firma oficio y traslada a la


Recibe notificación de la resolución de

aprobación

Recibe notificación de la resolución de

aprobación

Recibe y traslada la

resolución de aprobación

Recibe, analiza e instruye la

elaboración del recibo de

ingresos varios

Recibe, elabora recibo de

ingresos varios forma 63-A

Recibe y revisa recibo de

ingresos varios forma 63-A

¿Hay correcciones

?Gestiona firma

Devuelve para correcciones

NO SI

Firma y coordina el envió del recibo de ingresos varios

forma 63-A

Recibe original y firma copia de

recibido

Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A

a la Sección de Contabilidad

Fin

Versión 2.1




Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno


Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno, con el objeto de obtener los recursos financieros, así como la rendición de cuentas oportuna, en el marco legal establecido.

Inicia: Revisa el expediente de adquisiciones y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Finaliza: Coordina el traslado de la liquidación del Fondo Rotativo Interno a la Dirección Financiera a través de oficio.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. c) Acuerdo Ministerial número 6-98 del Ministerio de Finanzas Públicas y sus reformas. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. f) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el

registro, control y rendición de cuentas. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Generales 1.1. Los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.

1.2. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero en conjunto con el Jefe de la Sección de Tesorería y de

Contabilidad deberá realizar como mínimo una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.

En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente.

1.3. Los vales de fondo rotativo interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo cinco (5) días hábiles, a partir de la

fecha de emisión, a excepción delos casos de Reconocimiento de Gastos en los que se debe aplicar la normativa y procedimiento correspondiente. El Asistente de Tesorería y el Técnico del Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior.

De ser necesario el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona hasta un máximo de tres (3) vales. De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. En los casos plenamente justificados el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones podrá solicitar prórroga para la liquidación de vales después del tiempo estipulado.

1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de infracciones de tránsito, moras o multas generadas por pagos fuera de los plazos establecidos por los proveedores.


2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos y/o el Subdirector Administrativo Financiero, el personal del Departamento

Administrativo Financiero y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.

2.2. El Técnico del Fondo Rotativo Interno y Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del Fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al Técnico del Fondo Rotativo Interno y/o a Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica.

2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal de la Sección de Contabilidad que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.

3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a la Dirección de Asuntos

Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza

no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta. 3.3. Grupos de gastos ejecutables

3.3.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.

3.3.2. El monto máximo a cubrir por cheque será del 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado. 3.3.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dirección de Asuntos

Administrativos necesite realizar erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. Al Director de Asuntos Administrativos tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación planteada por el Jefe de Departamento Administrativos Financiero; la misma contendrá: cantidad, descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o servicio.

3.4. Reposición y liquidación

3.4.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad equivalente al total de desembolsos.

Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente siempre y cuando se cuente con el financiamiento necesario para solicitar la reposición del Fondo Rotativo Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.

3.4.2. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones

que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y los procedimientos de “Constitución del Fondo Rotativo Interno, Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”. Para esto se deberá contar con el espacio financiero necesario y se realizarán las rendiciones parciales necesarias y la rendición final correspondiente.

3.5. Control

3.5.1. En los documentos de legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y fecha del cheque, número del documento de rendición del Fondo Rotativo Interno FR03.

3.5.2. El Técnico del Fondo Rotativo, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en el libro de Bancos correspondiente. Deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario, debe, haber y saldo.

3.5.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona responsable de su elaboración, del Jefe de la Sección de Contabilidad y del Jefe del Departamento


Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque)


1.

Revisa el expediente de adquisiciones y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Determina el Régimen Tributario. ¿Corresponde realizar retención? Sí: traslada el expediente al Técnico de Tesorería para realizar la retención de impuesto que corresponda. Continúa en la actividad número 2. No: continúa en la actividad No. 3.

Técnico del Fondo Rotativo

2. Recibe expediente que respalda la adquisición y elabora la respectiva retención del impuesto correspondiente. Devuelve al Técnico del Fondo Rotativo.

Técnico de Tesorería

3. Emite cheque por el monto líquido, elabora váucher, traslada a Jefe de la Sección de Tesorería.


4. Revisa, firma el váucher y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


5.

Recibe expediente, analiza y de ser procedente, firma el cheque y váucher respectivo, traslada para firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Nota: En ausencia del Jefe del Departamento Administrativo Financiero


Administrativo Financiero como responsable de la supervisión. 3.5.4. El Técnico del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de

legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto hasta que sean trasladados a la Sección de Contabilidad mediante el conocimiento respectivo.

3.5.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como mínimo, de las cuales una debe corresponder al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

3.5.6. Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos, la designación de las personas autorizadas para firmar los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada; así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.

Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.

3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas. 3.5.8. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de

caja chica, reconocimiento de gastos a personal por contrato y de beneficios laborales autorizados. 3.5.9. El Técnico del Fondo Rotativo antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde los cheques

emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego traslada a la Sección de Contabilidad donde se registrará la reposición según corresponda.

3.5.10. Los vales de Caja Chica y Fondo Rotativo no se podrán liquidar si no cuentan con la Constancia de Publicación en Guatecompras con la cual se da cumplimiento a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

3.6. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la normativa correspondiente así como los

descritos en los procedimientos de “Compra Directa, Constitución del Fondo Rotativo Interno y Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, y documentos externos relacionados.



podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos y Subdirector Administrativo Financiero.

6. Firma cheque y traslada al Técnico del Fondo Rotativo Interno. Director de Asuntos Administrativos


7.

Recibe cheque y váucher firmados, y procede según aplique:

a) Emite vale a nombre del Asistente de Compras Directas, a cargo de realizar la compra, cuando se ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se realizará fuera de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.

b) Coordina con el Asistente de Compras Directas para la entrega del cheque al proveedor, cuando se ha pactado con el mismo que la recepción del bien o insumo se realizará en las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas y continúa con el procedimiento.


8. Recibe documento de legítimo abono e integra expediente de compra. Técnico del Fondo Rotativo

9. Traslada por medio de conocimiento a la Sección de Contabilidad, quien solicita posteriormente la reposición del Fondo Rotativo Interno, según procedimiento “Reposición del Fondo Rotativo Interno” y archiva.


Reposición del Fondo Rotativo Interno


1.

Reúne toda la documentación que respaldan las adquisiciones, que cumpla con los requisitos y traslada por medio de conocimiento a la Sección de Contabilidad.


2.

Recibe documentación para elaboración de rendición de Fondo Rotativo Interno, verifica que el listado de documentos de legítimo abono esté correcto.

¿Documentos están correctos?

Sí: continúa con procedimiento.

No: devuelve al Técnico del Fondo Rotativo para su corrección. Regresa a actividad número 1

Técnico Contable

3.

Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado, y opera en el -SICOIN- en estado “Solicitado”.

Traslada al Jefe de la Sección de Contabilidad. Técnico Contable

4.

Aprueba en el -SICOIN- el listado de gastos FR-03 de acuerdo a la disponibilidad financiera.

Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Jefe de la Sección de Contabilidad

5.

Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto FR-03 ya aprobados. Imprime CUR, firma y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Traslada a la Sección de Contabilidad.




6.

Elabora cuadro con detalle de los documentos que integran los listados de gasto FR-03 y solicita la reposición mediante correo electrónico al Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera. Coordina el archivo del expediente.

Técnico Contable

7.

Verifica la reposición de los fondos en la cuenta monetaria aperturada para el efecto, a nombre de la Dirección de Asuntos Administrativos y de existir una reposición determina mediante reporte de la Sección de Contabilidad a que números de listados y de entradas corresponde la reposición, así como el número de CUR. Luego emite el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2), autorizado por la Contraloría General de Cuentas, por el monto de la reposición y gestiona la entrega de la nota de abono y traslada a la Dirección Financiera.


8. Recibe y revisa el recibo de ingresos varios, forma 63-A, firma copia y entrega a Técnico de Fondo Rotativo.

Asistente de Tesorería (Dirección Financiera)

9. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados y traslada junto con la copia del recibo de ingresos varios, forma 63-A, a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archivo.


10. Integra a Caja Fiscal del mes correspondiente y archiva. Técnico Contable

Liquidación del Fondo Rotativo Interno


1.

Recibe oficio circular de la Dirección Financiera, indicando lineamientos y calendario para la liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo

Financiero

2.

Recibe oficio circular, traslada e instruye al Jefe de la Sección de Contabilidad y Jefe de la Sección de Tesorería para cumplir con los lineamientos y plazos establecidos, de acuerdo a lo requerido en el oficio circular.


3.

Instruye al Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica para que liquide el mismo según el procedimiento de “Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica”


4.

Deposita el saldo en efectivo del Fondo Rotativo Interno a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional. Traslada boleta de depósito a Técnico Contable de la Sección de Contabilidad.


5.

Recibe boleta de depósito y elabora el listado “FR03” (Rendición Final), que contiene el detalle de todos los documentos de abono, y procede a realizar la liquidación final en estado “Solicitado” en el SICOIN. Traslada expediente al Jefe de la Sección de Contabilidad.

Técnico Contable

6.

Recibe documentación, analiza y aprueba el “FR03” (Rendición Final) en el SICOIN.

Imprime el “FR03”, y gestiona las firmas correspondientes. Jefe de la Sección de Contabilidad



7.

Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto FR-03 (Rendición Final), ya aprobados.

Imprime CUR, firma y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Coordina el traslado de la liquidación del Fondo Rotativo Interno a la Dirección Financiera a través de oficio y al tener copia de recibido lo traslada a la sección de contabilidad.


8. Recibe los documentos y los archiva. Técnico Contable


Diagramas de flujo

Administrativo FinancieroManejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno

Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque) (1 de 1)

Técnico del Fondo Rotativo Técnico de TesoreríaCoordinador de la Sección de

Tesorería



Director y/o Subdirector


Inicio

Revisa el expediente que

respalda la adquisición

elabora la respectiva

retención del impuesto

correspondiente

Emite cheque por el monto

líquido

Revisa, firma el vàucher

Recibe expediente, analiza y de ser

procedente, firma el cheque y váucher

respectivo

Firma cheque

Recibe cheque y váucher firmados

Recibe documento de legítimo abono e integra expediente

de compra

Traslada por medio de

conocimiento

Fin

¿Corresponde realizar

retención?

SI

NO



Reposición del Fondo Rotativo Interno (1 de 1)

Técnico del Fondo Rotativo Técnico ContableCoordinador de la Sección de

Contabilidad



Asistente de Tesorería

(Dirección Financiera)

Inicio

Reúne toda la documentación que

respalda las adquisiciones y que

cumple con los requisitos

Recibe documentación para

elaboración de rendición de Fondo

Rotativo Interno

¿Documentos están

correctos?devuelve

Elabora listado de gastos FR-03 en

etapa de registrado y opera

en el -SICOIN-

NO

SI

Aprueba en el -SICOIN-el listado de

gastos FR-03 de acuerdo a la

disponibilidad financiera

Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto

FR-03 ya aprobados

Elabora cuadro con detalle de los documentos que

integran los listados de gasto

FR-03

Verifica la reposición de los

Fondos en los estados de cuenta que corresponde

Recibe y revisa el recibo de ingresos varios, forma 63-A

y firma copia

Recibe la nota de abono de los

recursos reintegrados

Fin



Liquidación del Fondo Rotativo Interno (1 de 1)



Financiero



Coordinador de la

Sección de Tesorería

Técnico del Fondo

RotativoTécnico Contable

Coordinador de la Sección

de Contabilidad

Inicio

Recibe oficio circular

indicando la fecha de

liquidación

Recibe oficio circular,

traslada e instruye

Instruye para administrar el Fondo de Caja

Chica

Deposita el saldo en efectivo del

Fondo Rotativo a la cuenta del Fondo

Rotativo Institucional

Recibe boleta de depósito y

elabora el listado

Recibe documentación,

analiza y aprueba el

“FR03”

Coordina el Traslado de la

liquidación

Fin





Ejecución por Acreditamiento en Cuenta


Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en cuenta.

Inicia: Recibe y revisa expediente de compra conformado según “Procedimiento de compra que corresponde”.

Finaliza: Recibe, revisa y archiva expediente.


a) Decreto del Congreso número 2-70, Código de Comercio de Guatemala.

b) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento.

c) Decreto 57-92,Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.

d) Ley del Impuesto Sobre la Renta y su reglamento.

e) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento.

f) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente.

g) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente.

h) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

i) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

j) Normas específicas de lineamientos para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Generales 1.1. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto

de infracciones de tránsito. 1.2. En la descripción del Comprobante Único de Registro –CUR-, ya sea en la etapa de compromiso o devengado,

deberá identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación. 1.3. Los expedientes deberán contar con la documentación completa que respalde la operación. 1.4. Todos los expedientes deberán contar con el sello “Pago solicitado” de la sección de tesorería. 1.5. Los pagos a los que se les deba realizar retención de ISR se realizará en la fecha en que los fondos sean

trasladados al Banco de Guatemala. La constancia de dicha retención será entregada al Asistente de Compras Directas para que notifique al proveedor que corresponde de acuerdo a los plazos establecidos por la ley.

2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos, el Subdirector Administrativo Financiero y el personal de los

Departamentos de Gestión de Adquisiciones y Administrativo Financiero, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.


Etapa de compromiso


1.

Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento de compra que corresponda.

¿Cumple con los requisitos?




No: devuelve expediente a Asistente de Compras Directas para que realice

correcciones o amplíe información. Sí: solicita, imprime y firma CUR de Compromiso en estado “Solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES-.

Traslada expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto.

2. Verifica y firma CUR. Traslada expediente de compra a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


3.

Revisa, el CUR de Compromiso.

¿Cumple con los requisitos? Sí: Aprueba CUR en estado “APROBADO” en el Sistema de Gestión -SIGES-, imprime y firma. Gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. No: devuelve expediente al Jefe de Sección de Presupuesto para que realice correcciones o amplíe información. Regresa a la actividad número 2. Traslada a Asistente de Compras Directas.


4.

Recibe y resguarda temporalmente CUR de Compromiso.

NOTA: Los expedientes con compromisos aprobados para realizar más de una liquidación, serán resguardados por la Sección de Contabilidad.

Asistente de Compras Directas

Etapa de devengado


1.

Recibe expediente según procedimiento de compra que corresponda, incluyendo la liquidación respectiva.

¿Cumple con los requisitos? No: devuelve expediente a Asistente de Compras Directas para que realice correcciones o amplíe información. Sí: solicita, imprime y firma CUR de Devengado en estado “Solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES-.

Traslada expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto.


2. Verifica y firma CUR. Traslada expediente de compra a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


3.

Revisa, el CUR de Devengado.

¿Cumple con los requisitos? Sí: Aprueba CUR en estado “APROBADO” en el sistema de gestión –SIGES-, imprime y firma. Gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

No: Devuelve expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto para que realice correcciones o amplíe información. Regresa a la actividad número 2.

Traslada al Técnico de Tesorería.


4. Revisa y realiza la solicitud de pago al Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera, y traslada expediente a la Sección de Contabilidad cuando el expediente corresponde a pago de nómina (grupo

Técnico de Tesorería



“0” manual de clasificación presupuestaria).

Nota: Los demás expedientes se devuelven al Asistente de Compras Directas para que traslade a la Sección de Contabilidad.

5. Recibe, revisa y archiva expediente. Técnico Contable


Diagramas de flujo

Administrativo FinancieroEjecución por Acredita miento en Cuenta

Etapa de compromiso (1 de 1)

Asistente de PresupuestoJefe de la Sección de

Presupuesto


Administrativo FinancieroAsistente de Compras

Inicio

Recibe y revisa expediente de

compra

devuelve expediente Para

sus correcciones

solicita, imprime y firma CUR en estado

“Solicitado”

SI

¿Cumple con los requisitos? NO

Verifica y firma CUR

Revisa, el CUR de Compromiso


Devuelve expediente para sus correcciones

Aprueba imprime y firma CUR en estado “APROBADO”

SI

NO

Recibe y resguarda temporalmente CUR

de Compromiso

Fin

Versión 2.1

Administrativo FinancieroEjecución por Acredita miento en Cuenta

Etapa de Devengado (1 de 1)

Asistente de PresupuestoJefe de la Sección de

Presupuesto


Administrativo FinancieroTécnico Tesorería Técnico ContableAsistente de Compras

Inicio

Recibe expediente de

compra

Verifica y firma CUR.

Revisa, el CUR de Devengado.


Devuelve expediente Para

sus correcciones

Aprueba imprime y firma CUR en estado “APROBADO”

SI

NO

Revisa y realiza la solicitud de

pago

Recibe, revisa y archiva

expediente

Fin


realice correcciones o

amplíe información

solicita, imprime y firma

CUR

NO

SI





Constitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica


Describir los criterios y actividades necesarias para constituir, ejecutar y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes; así como las actividades necesarias para la liquidación.

Inicia: Elabora proyecto de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica.

Finaliza: Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica y procede a realizar la rendición final del Fondo Rotativo Interno.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas y su

estructura orgánica interna vigente. c) Acuerdos Ministeriales que regulan el Fondo Rotativo Interno. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Resolución Interna de Caja Chica. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Memorándum No. 525-2016 del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas. h) Oficio Circular No. A-01 2016, de la Contraloría General de Cuentas de la Nación.


1. Generales 1.1. El Fondo de Caja Chica solo puede ser utilizado para el fin que fue creado. 1.2. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero en conjunto con el Jefe de la Sección de Tesorería deberá

realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica, del cual dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.

En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente. 1.3. Los vales de caja chica deberán liquidarse dentro del plazo máximo cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha

de emisión. El responsable de Caja Chica no emitirá un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior. De ser necesario el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona hasta un máximo de tres (3) vales. De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. En los casos plenamente justificados el Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones podrá solicitar prórroga mediante oficio para la liquidación de vales después del tiempo estipulado, en casos debidamente justificados.

1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de infracciones de tránsito.

1.5. El monto para la constitución de la Caja Chica se establecerá en un porcentaje máximo del 15% del total del

fondo rotativo interno asignado, considerando que gestiona la ejecución del presupuesto de las dependencias

adscritas de acuerdo al artículo 139 del Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del

Ministerio de Finanzas Públicas.

2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, el personal del


Departamento Administrativo Financiero y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones serán responsables de la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa. El responsable del Fondo de Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. La persona que tenga a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberá tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al responsable del Fondo Rotativo y/o Caja Chica.


3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno y caja chica 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a la Dirección de Asuntos

Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su

naturaleza no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.

3.3. Grupos de gastos ejecutables 3.3.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de

Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas, del Ministerio de Finanzas Públicas.

3.3.2. El monto máximo a cubrir por gasto por medio del Fondo de Caja Chica es de Q.5, 000.00, de acuerdo al

Memorándum No. 525-2016 del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas y el Oficio

Circular No. A-01 2016, de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, si el monto es superior se deberá

obligatoriamente emitir cheque o transferencia a través del sistema bancario a favor del acreedor o

beneficiario.

3.4. Reposición y liquidación 3.4.1. El importe de Caja Chica, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad equivalente al total

de desembolsos. Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente siempre y cuando se cuente con el financiamiento necesario para solicitar la reposición del Fondo Rotativo Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.

3.4.2. Al llegar al 50% de fondos disponibles en el fondo de caja chica se deberá requerir una reposición de dicho fondo, no obstante, esto no limitará seguir ejecutando el otro 50% de dicho fondo mientras se realizan las gestiones administrativas correspondientes.

3.5. Control 3.5.1. En los documentos de legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CAJA CHICA, el cual

deberá contar con los siguientes datos: número y fecha del cheque utilizado para la reposición de los fondos, nombre del banco y número de cuenta, número del FR03.

3.5.2. El Asistente de Caja Chica es el responsable de la guarda y custodia de los documentos de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.

3.5.3. Los vales de Caja Chica no se podrán liquidar si no cuentan con la “Constancia de Publicación en Guatecompras”, con la cual se da cumplimiento a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Constitución del Fondo de Caja Chica


1.

Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica, considerando lo siguiente:

a. Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno. b. Porcentaje establecido en la normativa según el monto

autorizado.




c. Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia.

2.

Revisa proyecto de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. ¿Existen correcciones? Sí: devuelve para modificaciones al Jefe de la Sección de Tesorería. Regresa a la actividad número 1. No: Traslada para firma al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe de Departamento Administrativo

Financiero

3. Recibe resolución, autoriza mediante firma y traslada a la Sección de Tesorería.


Financiero

4.

Notifica al Asistente de Caja Chica la resolución interna autorizada para la Constitución de dicho fondo y solicita al Técnico Fondo Rotativo Interno la elaboración del cheque y vale correspondiente por el monto autorizado según resolución.


5.

Emite el cheque al Asistente de Caja Chica, mediante el cual se deja constancia de la entrega del cheque consignando como mínimo:

a. Número y fecha de aprobación de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica.

b. Monto del Fondo de Caja Chica. c. Fecha de solicitud. d. Nombres y apellidos completos del Asistente de Caja Chica. e. Firma y sello del Asistente de Caja Chica.


6. Traslada cheque al Jefe de la sección de Tesorería. Técnico de Fondo Rotativo

7. Revisa, firma váucher y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


8. Firma cheque y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe Departamento Administrativo Financiero

9. Firma cheque y traslada al Técnico de Fondo Rotativo. Director y/o Subdirector


10. Recibe, elabora vale y gestiona firma de autorización y entrega el cheque al Asistente de Caja Chica.


11. Firma vale, recibe cheque y hace efectivo el mismo. Asistente de Caja Chica

Pago por medio de Caja Chica mediante Vale


1. Presenta “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” y solicita efectivo a Asistente de Caja Chica.


2.

Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Es procedente dar trámite? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para efectuar correcciones. Sí: emite vale, procede a firmarlo y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Tesorería y Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Posteriormente entrega el efectivo al Asistente de Compras Directas y requiere la firma del mismo.

Asistente de Caja Chica

3. Recibe el efectivo, firma el vale y procede a realizar la compra. Asistente de Compras Directas


Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica


1.

Presenta al Asistente de Caja Chica los documentos de legítimo abono que respaldan la adquisición del bien o servicio incluyendo entre estos los siguientes requisitos como mínimo: a. Original de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma

1H, cuando aplique. b. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. c. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias

debe adjuntar recibo de caja). d. Constancia de retención de ISR, cuando aplique. e. La factura debe contener como mínimo la firma de: Asistente de

Compras Directas; Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; Técnico o Asistente de Almacén, cuando aplique; Técnico o Asistente de Inventarios, cuando aplique; y del solicitante si se trata de la adquisición de un servicio.

f. “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” en original o fotocopia certificada.

NOTA: Dentro de los 5 días hábiles a partir de la emisión del Vale de Caja Chica el Asistente de Compras Directas, debe efectuar esta actividad.


2.

Recibe y revisa el expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que a la brevedad, se complete el expediente o realice modificaciones. Regresa a la actividad número 1. Sí: procede a liquidar el vale y requiere la diferencia en efectivo, si se diera el caso de que lo gastado fue menor a lo requerido en un inicio. Si el gasto fue mayor a lo solicitado el Asistente de Compras Directas deberá realizar el ajuste presupuestario correspondiente previo a solicitar la diferencia. Luego procede a entregar copia de vale liquidado al comprador.


Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor


1.

Traslada al Asistente de Caja Chica, el expediente con los siguientes requisitos mínimos: a. Original de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma

1H, cuando aplique. b. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. c. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias

debe adjuntar recibo de caja). d. Constancia de retención de ISR, cuando aplique. e. La factura debe contener como mínimo la firma de: Asistente de

Compras Directas; Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; Técnico o Asistente de Almacén, cuando aplique; Técnico o Asistente de Inventarios, cuando aplique; y del solicitante si se trata de la adquisición de un servicio.

f. “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” en original o fotocopia certificada.


2.

Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que a la brevedad, se complete el expediente o realice modificaciones. Regresa a la actividad



número 1. Sí: solicita al representante del proveedor que proceda a cancelar la factura. (En el caso de facturas cambiarias debe adjuntar recibo de caja de lo contrario debe consignar la palabra “CANCELADO”). Inmediatamente, entrega el efectivo al proveedor.

3. Recibe el efectivo y cancela factura. Proveedor

Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro”


1.

Presenta al Asistente de Caja Chica “Solicitud de Reintegro”, debidamente firmada por el solicitante y el Director o Subdirector de la Dependencia solicitante, además debe constar que se verificó la disponibilidad presupuestaria, que el código de insumo, código de presentación y el subproducto se verificó en el Centro de Costo de la Dirección de Asuntos Administrativos y adjuntar:

a. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias debe adjuntar recibo de caja).

b. La factura debe contener como mínimo la firma de: Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; responsable del Ingreso a Almacén y a Inventarios, cuando aplique.

c. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. d. Original de la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios,

Forma 1H, debidamente firmada, cuando aplique.


2.

Recibe y revisa “Solicitud de Reintegro”.

¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que complete expediente o realice correcciones. Regresa a la actividad número 1. Sí: procede a entregar el efectivo al Asistente de Compras Directas.


3. Recibe el efectivo y traslada al solicitante del reintegro. Asistente de Compras Directas

Reposición del Fondo de Caja Chica


1.

Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en

el que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono,

firma y traslada a revisión del Jefe de la Sección de Tesorería.

NOTA: Podrá solicitar la reposición de los recursos financieros utilizados

con la sustentación de los comprobantes de legítimo abono.


2.

Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” ¿Existen correcciones? No: solicita la emisión de cheque y traslada a Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa en la siguiente actividad. Sí: devuelve al Asistente de Caja Chica para que efectúe las correcciones necesarias. Regresa a la actividad número 1.


3. Revisa, firma cheque y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe Departamento Administrativo Financiero

4. Autoriza, firma cheque y traslada al Técnico de Fondo Rotativo. Director de Asuntos Administrativos




5. Entrega y registra en el libro de bancos el detalle del cheque. Técnico del Fondo Rotativo

6. Traslada expediente a la Sección de Contabilidad y continúa con procedimiento de “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno” y posteriormente archiva los documentos.


Liquidación del Fondo de Caja Chica


1.

Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.


Financiero

2. Recibe notificación, traslada e instruye al Jefe de la sección de Tesorería. Jefe de Departamento Administrativo Financiero

3. Coordina con el Asistente de Caja Chica las fechas de liquidación final del Fondo de Caja Chica. Jefe de la Sección de Tesorería

4. Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Interno.


5. Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”. Asistente de Caja Chica

6.

Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” debidamente firmado.


7. Entrega los documentos de legítimo abono al Técnico Contable Asistente de Caja Chica

8. Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo sello de liquidado y entrega copia del vale liquidado al Asistente de Caja Chica para su control y archivo.


9. Entrega la boleta de depósito con copia de la liquidación de caja chica al Técnico Contable. Asistente de Caja Chica

10. Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo, y procede a realizar la rendición final del Fondo Rotativo Interno. Técnico de Contable


Diagramas de flujo

Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica

Constitución del Fondo de Caja Chica(1 de 1)


Tesorería

Jefe de Departamento




Financiero


TesoreríaTécnico del Fondo Rotativo Asistente de Caja Chica

Inicio

Elabora proyecto de Resolución

Interna

Revisa proyecto de resolución

interna

¿Existen correcciones?

devuelve para modificaciones

Traslada para firma

SI

Recibe Resolución,

autoriza

Notifica al Asistente de Caja Chica la resolución

interna autorizada para la Constitución de dicho

fondo

Emite el cheque al responsable

Traslada cheque Revisa, firma

cheque Firma cheque

Firma cheque

Recibe, elabora vale y gestiona

firma de autorización

Firma vale, recibe cheque y hace efectivo el

mismo

Fin

NO



Pago por medio de Caja Chica mediante Vale (1 de 1)

Asistente de Compras Directas Asistente de Caja Chica

Presenta “Solicitud

Electrónica de Compra con Caja Chica” y

solicita efectivo

Inicio

Recibe y revisa “Solicitud

Electrónica de Compra con Caja Chica

¿Es procedente dar trámite?

Efectúa correcciones

emite vale, procede a firmarlo y

gestiona las firmas

Recibe el efectivo, firma

el vale y procede a realizar la compra

Fin

NO

SI



Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica (1 de 1)


Inicio

Presenta al Asistente de Caja Chica los documentos de legítimo abono

Recibe y revisa el expediente

¿Cumple con los

requisitos?

Devuelve para completar expediente

Liquida vale

NO

SI

Fin



Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor (1 de 1)

Asistente de Compras

DirectasAsistente de Caja Chica Proveedor

Inicio

Traslada expediente

Recibe y revisa “Solicitud

Electrónica de Compra con Caja Chica”.

¿Cumple con los

requisitos?

Devuelve para modificaciones

solicita al representante del proveedor que proceda a

cancelar

Recibe el efectivo y

cancela factura

Fin

NO

SI



Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro” (1 de 1)


Inicio

Presenta al Asistente de Caja Chica “Solicitud de Reintegro”

Recibe y revisa “Solicitud de Reintegro”

¿Cumple con los

requisitos?

Devuelve para completar expediente

procede a entregar el efectivo

Recibe el efectivo y traslada al solicitante

del reintegro

Fin

NO

SI


Administrativo FinancieroConstitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica

Reposición del Fondo de Caja Chica (1 de 1)

Asistente de Caja Chica Jefe de la Sección de

Tesorería

Jefe Departamento




Financiero


Inicio

Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja

Chica”

Revisa según la normativa interna

cada uno de los documentos de legítimo abono

¿Existen correcciones?

Solicita la emisión de

chequedevuelve NOSI

Revisa, firma cheque y traslada

Autoriza y firma cheque

Entrega y registra en el

libro de bancos el detalle del

cheque

Traslada expediente a la

Sección de Contabilidad y continúa con

procedimiento

Fin


Administrativo FinancieroConstitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica

Liquidación del Fondo de Caja Chica (1 de 1)



Financiero




TesoreríaAsistente de Caja Chica Técnico del Fondo Rotativo Técnico Contable

Inicio

Recibe notificación de

la Dirección Financiera

Recibe notificación,

traslada

Coordina las fechas de

liquidación final

Deposita el saldo en efectivo

Elabora el listado de documentos de

legítimo abono para la liquidación

final

Integra el monto

autorizado

Entrega los documentos de legítimo abono

Liquida el vale de Constitución

Entrega la boleta de

depósito con copia de la liquidación

Verifica la liquidación

Fin


Reconocimiento de Gastos Anticipo


1.

Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior

o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco

de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de

servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.

Autoridad responsable de la contratación

2.

Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el

reconocimiento del gasto anticipo respectivo.

Contratista

3.

Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de

referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.

¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)?

No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento.

Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica

disponibilidad presupuestaria en el renglón 136 “reconocimiento de gasto”.

¿Existe disponibilidad presupuestaria?

Departamento Administrativo Financiero o Departamento de

Servicios Administrativos Internos, según corresponda

, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:



Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados


Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.

Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.

Finaliza: Archiva documentación generada.


a) Código Civil (artículo 2029). b) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado c) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017,

reformado por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018. d) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de

Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017.

e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:

a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.

NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.

2. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.



No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.

Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento

de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.

Continúa procedimiento.

4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere

aprobación de la Autoridad responsable de la contratación. Contratista

5.

Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.

¿Está conforme?

No: devuelve al Contratista para modificaciones. Regresa a la actividad número 4.

Sí: firma de aprobación y continúa procedimiento


6.

Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento

de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.

Contratista

7.

Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del

Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar

el tipo de cambio del día.

Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.

Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda

8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de

recibido.


9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.


Reconocimiento de gastos liquidación


1.

Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento

Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos,

según corresponda, los comprobantes o el listado de los gastos efectuados, según

corresponda, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo

Gubernativo 54-2017 y solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación.

Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe

presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse

concluido el requerimiento de traslado.

Contratista

2.

Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la

liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos

Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes

de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.

Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito

bancario correspondiente.


3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad

responsable de la contratación para su autorización. Contratista



4.

Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.


No: devuelve al Contratista para modificaciones. Regresa a la actividad número 1.

Sí: firma de aprobación.

Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la

contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no

comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o

Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.

Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo

Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según

corresponda, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse

concluido el requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los

fondos anticipados.


5.

Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios

Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento

de Gastos Liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y

los documentos siguientes:

a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República, fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.

b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.

Contratista

6.

Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina

cumplimento de requisitos.

¿Cumple requisitos?

No: requiere modificaciones o información complementaria. Regresa a la actividad

número 5.

Sí: continúa con el procedimiento.

Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,

siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se

informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro

inmediato de los fondos anticipados.


7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo

rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.




8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.



Diagrama de flujo

Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)

Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios

Administrativos Internos, según correspondaContratista

Inicio

Informa por escrito al contratista sobre la

necesidad de su traslado hacia el interior o

exterior de la República

Verifica que los objetivos del traslado

estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)

establecidos en el contrato de prestación

de servicios y realiza cálculo

Solicita se inicie la gestión para el

reconocimiento del gasto anticipo

respectivo

Verifica disponibilidad presupuestaria

¿Existe disponibilidad

presupuestaria?

Consigna la información

correspondiente en el formulario RG-A

“Reconocimiento de Gastos Anticipo”

SI

Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la

Autoridad responsable de la

contratación

Revisa formulario

RG-A

Entrega formulario RG-A aprobado

Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona

firmas

Entrega cheque al contratista y

requiere firma de voucher

Archiva documentación

Gestiona modificación

presupuestaria cuando proceda

¿Esta conforme?

Devuelve para modificaciones

Firma de aprobación

formulario RG-A

NO

SI

Fin

¿Cumple con los TDR?

SI

NO

Gestiona modificaciones

Rechaza solicitud, devuelve al contratista y

finaliza procedimiento

NO

A

A


Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)

Contratista Departamento Administrativo Financiero o Departamento de

Servicios Administrativos Internos, según correspondaAutoridad responsable de la contratación

Inicio

Presenta al Departamento Administrativo

Financiero o Departamento de

Servicios Administrativos

Internos, los comprobantes de gastos efectuados o listado de

gastos efectuados

Recibe y revisa documentación entregada por el

contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L

¿Cumple requisitos?

Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"

debidamente aprobado

Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece

montos a reintegrar e informa al Contratista

Archiva documentación generada

Fin

Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para

autorización


Firma de aprobación

Devuelve para modificacionesNO

SI

Adjunta expediente de anticipo e inicia

procedimiento de reposición de fondo

rotativo

SI

Revisa formulario y determina si la

información está correcta A

A

Revisa documentación y

determina cumplimiento de

requisitos

NORealiza modificaciones o

presenta información complementaria





Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora


Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de Ingresos y Egresos del fondo rotativo interno y fondos privativos de la Unidad Ejecutora con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas.

Inicia: Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno (FR03 con todos los documentos de respaldo) y fondos privativos.

Finaliza: Archiva los documentos de respaldo y original de la Caja Fiscal para su resguardo.


a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su reglamento orgánico interno vigente.

b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Normativa de la Contabilidad del Estado. d) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el

registro, control y rendición de cuentas, Acuerdo No. A-28-06 de la Contraloría General de Cuentas. e) Normas de ejecución presupuestaria. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.


1. La documentación para la elaboración de la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos del Fondo Rotativo Interno y Fondos Privativos deberá ser entregada a la Sección de Contabilidad en los primeros dos (2) días hábiles del mes.

2. Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de la Unidad Ejecutora son: a. Recibos de Ingresos 63-A b. CUR de gasto de Fondos Privativos y documentación de respaldo que lo integra c. Listados de Fondo Rotativo FR-03 generados del SICOIN

3. La Sección de Contabilidad como responsable del registro y control de las operaciones del Fondo Rotativo Interno, velará porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.

4. El formulario 200-A-3, debe ser firmado por el Jefe de la Sección de Contabilidad, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

5. Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. Las copias deberán distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.


1.

Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno (FR03 con todos los documentos de respaldo) y fondos privativos.

Técnico de Contabilidad

2. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos correspondiente al Fondo Rotativo Interno y Fondos Privativos.


3.

Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno, indicando el saldo de efectivo en Caja Chica, el saldo en el Banco y los documentos de legítimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.

En el caso de los Fondos Privativos, realiza integración en la parte posterior de la Forma 200-A-3.



4.

Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja), utilizadas durante el período de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el saldo de formas existentes.


5.

Traslada al Jefe de la Sección de Contabilidad, la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos adjuntando estado de cuenta para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y documentación de respaldo.


6.

Recibe y revisa la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos del Fondo Rotativo Interno y fondos privativos.

¿Está correcta? No: regresa al Técnico de Contabilidad Caja Fiscal que corresponda, para que efectúe las correcciones necesarias. Regresa a la actividad número 4. SÍ: Traslada al Técnico de Contabilidad para impresión en el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3). Continúa en la actividad número 7.

Jefe de la Sección de Contabilidad

7.

Imprime la Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos en el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos copias, rubrica formulario original y copias; traslada a Jefe de la Sección de Contabilidad.


8.

Recibe, revisa y firma el formulario (200-A-3) Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada al Jefe del departamento Administrativo Financiero.


9.

Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada cuando corresponda, al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero.


10. Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada al Técnico de Contabilidad.

Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero

11. Recibe y elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios.


12. Archiva los documentos de respaldo y original de la Caja Fiscal para su resguardo.



Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroElaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)

Técnico de ContabilidadJefe de la Sección de

Contabilidad



Director de Asuntos Administrativos o


Financiero

Inicio

Revisa, ordena e integra la

documentación generada por

Ingresos y Egresos

Elabora Caja Fiscal de Ingresos

y Egresos

Realiza Integración del

monto autorizado

Requiere información e

integra las diversas Formas

autorizadas

Traslada a Coordinador de la

Sección de Contabilidad

Recibe y revisa Caja Fiscal de

Ingresos y Egreso

¿Está correcta?

efectúaa las correcciones necesarias.

Devuelve al Técnico de Contabilidad

para impresión en el formulario

NO

SI

Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo

Interno y fondos privativos

Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo

Interno y fondos privativos

Imprime la caja fiscal de Fondo

Rotativo Interno y fondos

privativos

Elabora conocimiento

para trasladar el duplicado

Archiva los documentos de

respaldo y original de la Caja Fiscal

para su resguardo.

Fin





Adquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas


Establecer el procedimiento a seguir, para la adquisición de series de Formas Electrónicas: Forma 1-H y Tarjetas de Control de Almacén. Inicia: Verificación de disponibilidad de formas electrónicas. Finaliza: Archivo de documentación de respaldo y disponibilidad de la nueva serie de formas.

NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Resolución de la Contraloría General de Cuentas, número Bq./001369, de fecha 27 de mayo de 2014, en la cual

se autoriza Forma 1-H, “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Electrónica”, tamaño carta. d) Resolución de la Contraloría General de Cuentas, número DM./001373, de fecha 19 de mayo de 2014, en la cual

se autoriza la impresión y utilización de la forma DAF-DAA-MFP-001-TK-SCC, “Tarjeta Kardex para el Control de Almacén, en forma Electrónica”.


1. CARGA DE SERIES DE FORMAS 1-H Y TARJETAS DE CONTROL DE ALMACÉN Es responsabilidad del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, realizar la carga en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, de las series autorizadas por Contraloría General de Cuentas.

2. GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN El primer día hábil de cada mes, el Jefe de la Sección de Almacenes, o en su ausencia, el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, genera del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- el reporte “Constancias 1-H utilizadas y en existencia en almacén”, y entrega a la persona asignada para la elaboración de Caja Fiscal.


1.

Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H y Tarjetas de Control de Almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿La disponibilidad es suficiente? Sí: finaliza procedimiento. No: elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Almacenes

2.

Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica” y de acuerdo a la disponibilidad y consumo: ¿Aprueba solicitud? Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Almacenes. Continúa procedimiento. No: gira instrucciones al Jefe de la Sección de Almacenes, respecto a modificar la solicitud. Regresa a la actividad número 1.


3.

Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, Sección de Compras Directas “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, para que se efectúe el procedimiento correspondiente. NOTA: El monto a pagar en la Contraloría General de Cuentas, se determinará con el Jefe de la Sección de Contabilidad.




4.

Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica” e informa al Jefe de la Sección de Contabilidad, que le será entregado el dinero en efectivo o bien el cheque, para realizar el pago en la Contraloría General de Cuentas.


5.

Elabora y traslada para firma del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la aprobación de serie numérica de formas electrónicas Forma 1-H o Tarjetas de Control de Almacén, según proceda.

NOTA: Debe utilizarse el modelo de oficio “Solicitud de adquisición formas electrónicas 1H y Tarjetas de Control de Almacén”, el que corresponda para la serie a adquirir.


6. Recibe, revisa, firma y traslada oficio de solicitud de aprobación de la serie numérica de formas electrónicas Forma 1-H o Tarjetas de Control de Almacén.


7.

Recibe oficio de solicitud de aprobación de la serie numérica de formas electrónicas Formas 1-H o Tarjetas de Control de Almacén y coordina la presentación del oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, y que se realice el pago correspondiente.


8.

Realiza las gestiones ante la Contraloría General de Cuentas, para la adquisición de series de formas electrónicas. Al concluir, entrega constancia de autorización al Jefe de la Sección de Contabilidad.


9. Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


10.

Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, registra en el sistema el rango de la numeración autorizada por la Contraloría General de Cuentas y devuelve al Jefe de la Sección de Contabilidad.


11. Coordina el archivo, guarda y custodia de la documentación de respaldo de la adquisición de series de las formas electrónicas e informa al Jefe de la Sección de Almacenes sobre la disponibilidad de la nueva serie.



Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroAdquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas (1 de 1 )

Jefe de la Sección de Almacenes Jefe del Departamento

Administrativo FinancieroAsistente de Compras

DirectasJefe de la Sección de

ContabilidadTécnico de Contabilidad

INICIO

Verifica la disponibilidad de

Formas 1-H y Tarjetas de Control

de Almacén

Recibe solicitud.

¿Aprueba la solicitud?

Gira instrucciones respecto a modificar

la solicitud.

Presenta solicitudes para que se haga el procedimiento

correcto

Recibe solicitud e informa sobre el

pago en CGC.

¿La Disponibilidad es suficiente?

No

A

SI

SI

NO

B

B

Elabora y traslada oficio solicitando la aprobación de serie numérica de formas

electrónicas.

Recibe, revisa, firma y traslada oficio de

solicitud de aprobación

Coordina la presentación del oficio y que se realice el pago.

Realiza las gestiones ante la CGC, para la adquisición de serie numérica de formas

electrónicas y entrega constancia de autorización.

Recibe constancia de autorización

Recibe constancia de autorización de serie numérica de

formas electrónicas,

Coordina el archivo, guarda y custodia

de documentación d

FIN A





Ingreso de Almacén PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Definir las actividades a realizar para la recepción, verificación y registro de información de insumos adquiridos por

compra, traslado interno, donación o traslado externo, así como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa

vigente.

Inicia: Recepción del insumo según las diferentes modalidades.

Finaliza: Archivo de documentación de respaldo y disponibilidad de la nueva serie de formas.


a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.

b) Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

c) Decreto Número 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.

d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su


e) Manual de Registro de Donaciones, Acuerdo Ministerial 523-2014, Ministerio de Finanzas Públicas.

f) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

g) Normas para la Formulación Presupuestaria para el ejercicio fiscal que corresponda.

h) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.


1. EXCEPCIONES DE INGRESO A ALMACÉN

1.1 Suscripciones y descuentos

a) En el caso de suscripciones de periódicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un

año o menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacén.

b) En el caso de descuentos, debe calcularse según proceda:

Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma

proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la

integración sea igual a la totalidad de la misma.

Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo

únicamente a los insumos que se especifique en la factura.

1.2 Alimentos para personas de consumo inmediato.

1.3 Timbres Fiscales y Notariales, así como las formas adquiridas en la Contraloría General de Cuentas, bajo el

renglón 247.

2. HORARIO DE RECEPCIÓN DE INSUMOS Y/O BIENES

2.1 El Asistente de Compras Directas deberá programar con el proveedor que las entregas las realice en horario

de 8:00 a 15:00 horas; salvo casos debidamente justificados.

2.2 El Asistente de Compras Directas deberá trasladar con conocimiento a la Sección de Almacenes, el

expediente completo y foliado, en original o copia certificada cuando aplique, un día antes de la fecha

programada para la recepción; salvo casos debidamente justificados.

2.3 En caso de no recibir el bien (es) y/o insumo (s), en la fecha programada con el proveedor, a primera hora

del día hábil siguiente, la Sección de Almacenes devolverá al Asistente de Compras Directas, el expediente

completo con conocimiento, para que reprograme la fecha de recepción.

3. ADJUDICACIÓN A MÁS DE UN PROVEEDOR

Cuando de una Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, se adjudiquen bienes, insumos o

servicios a dos o más proveedores, se deberán adjuntar al expediente completo, tantas copias certificadas


del mismo sean necesarias, a efecto de integrar un expediente por cada proveedor.

4. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

El personal de la Sección de Almacenes, debe cumplir con los criterios de recepción y almacenamiento

siguientes:

4.1 Recepción

Verificación del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a través de la revisión de:

a) Datos de factura, como nombre, NIT, fecha y dirección. En caso de los activos fijos, en la factura se

deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca,

modelo y color, cuando aplique.

b) Las características de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la

adquisición.

c) El conteo, peso o medición (si aplica).

d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).

e) La verificación de fecha de vencimiento y período de vida útil para su consumo (si aplica).

f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservación en el almacén (si aplica).

g) Certificado de garantía (si aplica)

h) Otros requerimientos pactados con el proveedor.

4.2 Recepción de bienes que requieren registro de inventario

Cuando se reciban bienes que requieren registro de inventario, en la recepción de los mismos, deberá el

personal de la Sección de Almacenes, Sección de Inventarios y Asistente de Compras Directas, realizar la

verificación correspondiente.

4.3 Clasificación

Clasificación de los insumos recibidos, según los siguientes criterios:

a) Por su rotación en inventario (uso, vencimiento, entre otros)

b) Por sus condiciones de almacenamiento

c) Por su volumen

d) Por su naturaleza

e) Por su toxicidad

f) Por su peso

4.4 Verificación de condiciones de almacenamiento

Verificación de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o

proveedor, como límites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes

cuando no se dispongan de las mismas.

4.5 Identificación y almacenamiento

Identificación del lugar de almacenamiento de los insumos según clasificación de los mismos, que facilite su

localización y colocación en el área asignada, tomando en consideración lo siguiente:

a) Fechas de vencimiento: la colocación de los insumos se aplica según el método de primero en vencer

primero en entregar.

b) Límite para estibar según indicaciones de empaque

c) Separación del suelo y de paredes

d) Alejado de fuentes de calor

e) Pasillos despejados

Nota: Los criterios de colocación de insumos dentro del almacén se aplicarán en función del diseño y

capacidad de los mismos según cada dependencia.

El diseño de almacenes corresponderá según los requerimientos de almacenaje de los insumos, así como el


espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos y/o

Subdirector Administrativo Financiero, realizar las gestiones correspondientes y del personal asignado para

su ejecución.

4.6 Medidas de seguridad

Identificación y gestión de medidas de seguridad:

a) Seguridad en puertas y ventanas

b) Restricción de acceso a personas ajenas al almacén

c) Extintor contra incendios

d) Rutas de evacuación (si aplica)

e) Estanterías y/o anaqueles seguros

f) Equipo de protección personal (si aplica)

g) Otras necesarias en función de las especificaciones del insumo.

4.7 Limpieza

Limpieza del área de almacenamiento y reacomodación de los insumos cuando sea necesario para mantener

orden dentro del almacén.

5. ENTREGAS PARCIALES

Para las entregas parciales, el Asistente responsable de la compra deberá asignar o indicar la distribución de las

entregas, para el ingreso de los insumos en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, a las

Dependencias respectivas.

6. DUPLICADO DE FORMAS 1-H, INGRESO A ALMACÉN E INVENTARIO

El Asistente de Compras Directas, luego de gestionar las firmas en el original y duplicado de la “Forma 1-H,

Ingreso a Almacén y a Inventario”, y al momento de trasladar el expediente original para que se continúe con el

trámite de pago, deberá devolver a la Sección de Almacenes, el Duplicado de la Forma 1-H y fotocopia de la

factura y recibo de caja, cuando aplique.

7. SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME

7.1 En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a través del formato “Solicitud de Ingreso de

Insumos Sobrantes”, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento Administrativo Financiero y

luego el Jefe de la Sección de Almacenes o persona designada opera en el Sistema de Almacén el ingreso

correspondiente según procedimiento “Ingreso a Almacén” bajo la modalidad de ingreso por sobrante.

7.2 Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el

Jefe de la Sección de Almacenes realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Asistente de Compras

Directas para que con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser sustituidos.

Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Jefe de la Sección de Almacenes,

Técnico o Asistente de Almacén, asignará estatus de “Producto No Conforme” en el Sistema de Almacén

para evitar su disponibilidad y consecuente requerimiento y despacho a los usuarios.

Al finalizar las gestiones y según el resultado de éstas, el Jefe de la Sección de Almacenes puede proceder

a:

i. Si el proveedor cambia el insumo, realiza ajustes en los datos registrados en el sistema cuando el

insumo nuevo esté en almacén y actualiza estatus de “Producto Conforme”.

ii. Si el proveedor no cambia el insumo, realiza el registro de egreso de almacén correspondiente (Egreso

por baja definitiva).

7.3 El Jefe de Departamento Administrativo Financiero debe realizar verificaciones sorpresivas de forma

semestral del cumplimiento de los criterios de Recepción y Almacenamiento de insumos, dejando registro

en formato “Cédula de Verificación de Cumplimiento de Criterios de Almacenamiento de Insumos” y

retroalimenta al Jefe de la Sección de Almacenes sobre los resultados.

8. En los bienes o insumos que por sus características requieran la intervención de técnico experto para la

verificación de características y funcionalidad, se coordinará su participación para que emita la opinión

respectiva.


9. GENERACIÓN DE REPORTES:

Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes, genera e imprime del Sistema de Almacén,

reporte “Control de Almacén”, según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe del Departamento

Administrativo Financiero y archiva.

Ingreso a almacén por compra


1.

Informa a la Sección de Almacenes sobre la fecha programada para la recepción del (los) bien (es) y/o insumo (s) y traslada el expediente completo; indicando si es entrega total o parcial, en caso de ser entrega parcial debe definir la asignación de los insumos para su ingreso. Si los bienes requieren registro de inventarios, debe informar a la Sección de Inventarios la fecha de recepción.


2.

Recibe insumos/bienes y documentación de respaldo de la adquisición (factura, nota de envío, certificado de garantía, entre otros). NOTA: En caso de ser bienes o insumos que requieren registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles), se debe hacer acompañar del Asistente de Compras Directas y Técnico o Asistente de Inventarios.

Técnico o Asistente de Almacén

3.

Verifica si la entrega de los insumos/bienes es total o parcial; que los mismos cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones internas para la “Recepción y Almacenamiento de Insumos”. NOTA: En caso de ser bienes o insumos que requieren registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles), en la verificación debe estar presente el Asistente de Compras Directas y Técnico o Asistente de Inventarios.


4.

Registra ingreso a almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, llenando los campos que correspondan; así como características adicionales como marca, modelo, color, número de serie, línea y otras que considere relevantes de cada equipo o bien adquirido, cuando aplique. En los bienes fungibles, ingresa marca, modelo y color, cuando aplique. ¿Requiere registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles)? Sí: continúa en el paso No. 5 No: continúa en el paso No. 7


5.

Crea liquidación de la adjudicación en el Sistema de Gestión –SIGES- en estado de REGISTRADO, y envía número de liquidación al Técnico o Asistente de Inventarios, en caso de ser equipos adquiridos en el grupo de gasto 300.


6.

Realiza los registros según procedimiento “Registro de Activos Fijos por Compra” y “Registro de Bienes Fungibles por Compra”. Traslada por correo electrónico al Técnico o Asistente de Almacén, el número de bien generado por el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, número de folio e inventario, y el código de nomenclatura de cuentas. Y en el caso de los bienes fungibles, deberá enviar el número de folio e inventario.

Técnico o Asistente de Inventarios

7. Completa la información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, cuando aplique; verifica y confirma información; genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”,




firma y sella; en el reverso de la factura firma y sella. ¿Requirió registro de inventario? Sí: traslada Forma 1-H al Técnico o Asistente de Inventarios, para la firma correspondiente. Continúa en la actividad número 8. No: traslada el expediente a Asistente de Compras, continúa en actividad Número 10.

8. Recibe y firma Forma 1-H y traslada al Técnico de Almacén.

Técnico o Asistente de Inventarios

9.

Recibe y traslada el expediente al Asistente de Compras Directas para que continúe con el procedimiento de liquidación. Continúa en actividad número 10. La Sección de Almacenes continúa con el procedimiento de asignación de insumos. Continúa en actividad 11.


10. Recibe expediente y continua con el procedimiento de liquidación. Asistente de Compras Directas

11. Realiza codificación y colocación de insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.


12. Archiva copia de expediente en orden correlativo, al recibir del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, el duplicado de la Forma 1-H y copia de la factura.

Técnico de Almacén

Ingreso a almacén por traslado interno


1. Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y coordina internamente para determinar si solicitará los mismos. Envía solicitud de insumos sujetos a traslado al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.

Director de la Dependencia Solicitante

2.

Recibe solicitudes de las Dependencias interesadas en insumos, solicita al Jefe de la Sección de Almacenes, para que verifique los insumos.

En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo.


3. Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Almacenes de Dirección de Asuntos Administrativos

4.

Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero, adjuntando listado de insumos.


5.

Recibe listado de insumos y determina: ¿Está conforme con el listado? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e instruye el envío del oficio. Continúa con la actividad número 6. No: regresa oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 4.


Financiero

6. Recibe solicitud y remite respuesta. Director o Jefe de la Dependencia que

traslada

7. Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para que coordine con el Jefe de la Sección de Almacenes la recepción de los insumos.


Financiero

8. Recibe respuesta de solicitud de traslado. ¿La respuesta es positiva?




Sí: continúa con el procedimiento. No: finaliza el procedimiento.

9. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el procedimiento “Ingreso de Almacén”.

Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos

10.

Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según procedimiento “Egreso por Traslado”, en la cual deben comparecer Director o persona designada, Jefe de Departamento Administrativo Financiero o equivalente y el Jefe de la Sección de Almacenes o equivalente, de las dependencias involucradas. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Dependencia que traslada

11.

Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿Los insumos físicos están conforme a registros? Sí: confirma recepción y continúa en la actividad 13. No: notifica al Encargado del Almacén que traslada, para que realice la corrección indicada. Continúa en la actividad número 12.

Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos

12. Recibe notificación y realiza corrección indicada. Encargado de Almacén que traslada

13. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos

14.

Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos: a. Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si

aplica) b. Copia de oficio de solicitud de traslado c. Copia de listado de insumos solicitados d. Certificación de acta de traslado o copia certificada e. Informe técnico (si aplica)

Traslada expediente a la Sección de Almacenes para que continúe con el procedimiento.


15. Realiza codificación y colocación de insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.

Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos

16. Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden cronológico.

Técnico de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos

Ingreso a almacén por donación


1. Informa al Jefe de la Sección de Almacenes, respecto a la recepción de materiales o bienes en donación, luego de la notificación de desembolso por parte del Donante y de las gestiones del envío.


2.

Recibe expediente completo, que incluye copia certificada del instrumento de formalización de donación; factura o documento extendido por el Donante que identifique las características y el valor de la donación; información respecto a la Dirección o dependencia (s) beneficiada (s) con la donación; y, cualquier otra documentación que considere relevante.


3.

Recibe materiales o bienes y verifica que los mismos cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante.

Técnico o Asistente de Almacén y Jefe de la Sección de Almacenes



NOTA: Cuando sean bienes que requiere registro de inventarios (activos fijos y/o bienes fungibles), debe comparecer en la recepción el Técnico o Asistente de Inventarios.

4.

Suscribe acta administrativa de recepción de materiales o bienes, en la cual debe comparecer el Director de Asuntos Administrativos o persona designada, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Almacenes y Jefe de la Sección de Inventarios, cuando aplique.


5.

Registra ingreso a almacén en el SIGAF, llenando los campos que correspondan; así como características adicionales mínimas como marca, modelo, número de serie, línea y otros que considere relevantes de cada equipo o bien donado. En los bienes fungibles, ingresará marca, modelo y color, cuando aplique. Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, Forma 1H, firma y sella. Cuando los bienes requieran registro de inventarios (activos fijos y/o bienes fungibles) coordinará la firma y sello con Personal de la Sección de Inventarios. El expediente se traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para firma y para coordinar la gestión de registro y aprobación en el Módulo de Registro de Donaciones en Especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.


6. Realiza codificación y colocación de insumos en forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.


7. Archiva copia en orden cronológico, cuando el Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, devuelve el duplicado de la Forma 1-H y otros documentos.


Ingreso a almacén por traslado externo


1. Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y coordina internamente para determinar si solicitará los mismos.


2. Envía solicitud de insumos sujetos a traslado al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.


3.

Recibe solicitudes de las Dependencias interesadas en insumos, identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al Jefe de la Sección de Almacenes.

Si considera conveniente instruye al Jefe de la Sección de Almacenes para que verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo.


4. Realiza verificación física de los insumos, si es requerido. Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos

5.

Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, adjuntando listado de insumos.




6.

Analiza. ¿Está conforme? No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 5. Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e instruye el envío del oficio. Continúa en actividad número 7.


Financiero

7. Recibe solicitud y remite respuesta. Entidad que realiza traslado externo

8. Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para que coordine con el Jefe de la Sección de Almacenes la recepción de los insumos.


Financiero

9.

Recibe respuesta de solicitud de traslado. ¿La respuesta es positiva? No: finaliza el procedimiento. Sí: continúa con el procedimiento.


10.

Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el procedimiento “Ingreso de Almacén”. Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.


11.

Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los mismos, el cual debe contener lo siguiente:

a. Descripción de las características de los insumos b. Unidad de medida c. Cantidad d. Valor unitario y total por insumo e. Monto total f. Información de la Dirección (es) o dependencia (s) beneficiada (s)

con el traslado. g. Y otra información que se considere necesaria

Entidad que realiza traslado externo

12.

Formaliza mediante acta administrativa detallando información necesaria, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos o persona designada, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y el Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos y representante de la entidad que realiza el traslado externo. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad que realiza el traslado.


13.

Conforma expediente de traslado, el cual debe incluir: a. Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si

aplica) b. Copia de oficio de solicitud de traslado c. Copia de listado de insumos solicitados d. Documento de entrega emitido por la entidad que traslada e. Certificación de acta o copia certificada de recepción de insumo f. Informe técnico (si aplica)

Traslada expediente a la Sección de Almacenes para que continúe con el trámite.




14.

Registra ingreso en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, llenando los campos que correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada o documentos proporcionados. Verifica información y confirma operación.

Técnico o asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos

15. Genera e imprime reporte “Control de almacén” de los insumos registrados e integra al expediente.

Técnico o Asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos

16. Realiza codificación y coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.


17. Archiva expediente de traslado. Técnico de Almacén


Reingreso de insumos


1. Realiza verificación preliminar con el Técnico o Asistente de la Sección de Almacenes de los insumos sujetos a reingreso.

Solicitante

2.

Verifica los insumos. ¿Se encuentran en buen estado? Sí: informa al solicitante para que realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. No: informa al solicitante que no puede realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento.


3.

Solicita a través del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, el reingreso del insumo. Escribe el número de requisición con la cual fueron despachados los insumos, selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso y justificación. Verifica, guarda información, y traslada para aprobación.

Solicitante

4.

Verifica (n) en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿Procede reingreso? Sí: aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. No: indica las correcciones a realizar o bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso. Regresa a la actividad número 3.

Persona designada de la dependencia solicitante / Jefe de Departamento


5. Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime “Solicitud de Reingreso a Almacén” y gestiona las firmas y sellos correspondientes.

Solicitante

6. Presenta al Técnico o Asistente de Almacén original y copia de la “Solicitud de Reingreso a Almacén en Estatus Aprobada” firmada y sellada, así como los insumos físicos.

Solicitante

7.

Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y selecciona el número de reingreso a verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las características de los mismos registrada originalmente en el sistema. ¿Está conforme? Sí: confirma reingreso en el sistema, genera e imprime “Constancia de Reingreso al Almacén”, firma y sella; entrega copia de constancia de reingreso al solicitante. Continúa en la actividad 8. No: selecciona e indica el motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:

a. Especificaciones b. Estado del suministro(s) c. Cantidades d. Detalle del motivo del rechazo




Regresa a la actividad número 3.

8. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.


9. Archiva “Solicitud de Reingreso a Almacén en estatus aprobado” y “Constancia de Reingreso a Almacén”.



Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra (1 de 2)

Asistente o Analista de Compras Directas

Técnico o Asistente de Almacén Operador, Asistente o Analista de Inventarios

INICIO

Informa (fecha recepción y entrega

parcial o total de bienes/ insumos)

¿Requiere registro de inventario?

Recibe bienes/insumos y

documentación de respaldo de la adquisición.

Verifica los bienes/insumos según

requisitos establecidos.

Registra ingreso a almacén en el

SIGAF.

Crea liquidación de la adjudicación en

SIGES y envía número de liquidación

Completa información en el SIGAF, genera e

imprime Forma 1-H firma y sella. Firma

y sella factura.

No

¿Requirió registro de inventario?

Traslada expediente a compras para continuar con el

procedimiento de liquidación.

No

Traslada Forma 1-H para gestión de firma a Inventarios.

Sí

Realiza registros y traslada el número de bien generado

por SICOIN

1

SI


Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra (2 de 2)

Técnico o Asistente de Almacén Técnico de Almacén

1

Archiva copia de expediente en

orden correlativo al recibir el duplicado de la Forma 1-H y copia de la factura

FIN

Realiza codificación y colocación de

insumos de forma ordenada


Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Interno (1 de 2 )






Director o Jefe de la Dependencia que

traslada

Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de

Asuntos Administrativos

INICIO

Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y envía

solicitud.

Recibe solicitudes de las Dependencias

interesadas en insumos

¿Está conforme con el listado?

No

2

Verifica el estado de los insumos y

entrega listado propuesto a

solicitar.

Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora

oficio para formalizar el

requerimiento y traslada

Recibe listado de insumos

Firma y sella oficio de solicitud de

traslado de insumos e instruye el envío

del oficio.

Sí

Recibe solicitud y remite respuesta.

Recibe respuesta y traslada para que se

coordine la recepción de los

insumos.

Recibe respuesta de solicitud de traslado

¿La respuesta es positiva?

Sí

Verifica que los insumos cumplan con los requisitos

establecidos

NO

1


Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Interno (2 de 2 )


Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección

de Asuntos Administrativos



Encargado de Almacén que traslada

Técnico o Asistente de Almacén,


2

Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden

cronológico.

FIN

Verifica registro de ingreso por traslado

a almacén en el sistema.

¿Los insumos están conforme

a registros?

Recibe notificación y realiza corrección

indicada.No

Confirma recepción

Sí

Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa

certificada.

Conforma y envía el expediente de

traslado interno.

Formaliza mediante acta administrativa traslado de los insumos según procedimiento

“Egreso por Traslado” y emite certificación de

acta o copia certificada y

entrega.


insumos de forma ordenada

1


Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso a Almacén por Donación (1 de 1)



Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de

Almacenes


INICIO

Informa respecto a la recepción de

materiales o bienes en donación.

Recibe expediente completo.

Suscribe acta administrativa de

recepción de materiales o bienes.

Recibe materiales o bienes y verifica que los mismos cumplan

con las características establecidas

Registra ingreso a almacén en el

SIGAF. Genera e Imprime 1-H, firma

y sella. .

Archiva copia en orden cronológico

FIN


insumos en forma ordenada


Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Externo (1 de 2)



Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de




Entidad que realiza el traslado externo

Técnico, Asistente o Jefe de Sección de Almacenes

INICIO

Recibe notificación de insumos sujetos

a traslado.

Recibe solicitudes de las Dependencias

interesadas en insumos, identifica los insumos de interés y

traslada listado.

¿Está conforme?No

Realiza verificación física de insumos, si

es requerido.

Verifica listado y selecciona insumos

a solicitarAnaliza


traslado de insumos e instruye el envío

del oficio.

Sí

Recibe solicitud y remite respuesta.

Recibe respuesta y traslada para que se

coordine la recepción de los

insumos.

Recibe respuesta de solicitud de

traslado.

¿La respuesta es positiva?

No

2

Envía solicitud de insumos sujetos a

traslado.

Hace correcciones correspondientes

Verifica que los insumos cumplan con los requisitos

establecidos

SI1


Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Externo (2 de 2)

Entidad que realiza el traslado externo

Técnico o Asistente de Almacén Dirección de


Técnico de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos


1

Archiva expediente de traslado.

FIN

Entrega insumos acompañados de

documento donde se describan los

mismos.

Registra ingreso en el SIGAF, escanea y

adjunta el acta administrativa certificada o documentos

proporcionados. .

Genera e imprime reporte de los

insumos registrados e integra al expediente.

Formaliza mediante acta administrativa, emite certificación

de acta o copia certificada y

entrega.

Conforma expediente de

traslado y envía.

Realiza codificación y coloca insumos de

forma ordenada

A


Administración Financiera

Ingreso Almacén

Reingreso de Insumos (1 de 1)

Solicitante Técnico o Asistente de

Almacén

Persona designada de la dependencia solicitante / Jefe de

Departamento Administrativo Financiero


Realiza verificación preliminar de los insumos sujetos a

reingreso.

¿Se encuentran en buen estado?

Informa al solicitante para que realice solicitud de

reingreso a almacén a través del sistema.

¿Procede reingreso?

INICIO

Sí

Solicita a través del sistema el reingreso

del insumo, selecciona insumo a

reingresar.

Informa al solicitante que no puede realizarse

reingreso a almacén.

No

Verifica en el sistema.

Indica las correcciones a realizar o bien

rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.

No

Aprueba en el sistema.

Sí

Genera e imprime solicitud, gestiona las firmas y sellos correspondientes.

Presenta original y copia de la solicitud firmada y sellada,

así como los insumos físicos.

Verifica los insumos.

A

Ingresa al sistema original y copia de solicitud firmada y

sellada, así como los insumos físicos.

¿Está conforme?

Selecciona e indica el motivo de

rechazo de los mismos,

especificando los criterios no cumplidos.

Confirma reingreso en el sistema,

genera e imprime constancia, firma y sella; entrega copia

al solicitante.

Coloca los insumos de forma ordenada

NO

SI

Archiva solicitud y constancia.

FINA

B

B





Egreso de Almacén


Definir las actividades a realizar para la verificación y registro de información de insumos egresados por requisición, traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.

Inicia: Ingresa al –SIGAF- y realiza requerimiento del bien y/o insumo. Finaliza: Archiva expediente de baja de insumo(s).

NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. b) Manual de Registro de Donaciones, Acuerdo Ministerial 523-2014, Ministerio de Finanzas Públicas. c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. CASOS FORTUITO En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista pérdida considerable o total del insumo, debe solicitarse la intervención de la Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Auditoría Interna y si aplica, al Subdirector de Seguridad para determinar la forma de proceder.

2. GENERACIÓN DE REPORTES

Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes, genera e imprime del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, reporte “Control de Almacén”, según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y archiva.

Egreso de almacén por requisición


1.

Elabora oficio en el cual requiere el despacho de insumos y/o bienes. Presenta oficio a la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos, para verificación de existencia.

Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos

2.

Recibe oficio, verifica existencia. ¿Hay suficiente existencia? Sí: coloca firma y sello; devuelve de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos. Continúa procedimiento. No: requiere modificaciones. Regresa a la actividad número 1.

Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes

3. Presenta oficio de requisición al Subdirector Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos, para visto bueno.


4.

Recibe y revisa. ¿Aprueba? Sí: coloca visto bueno y traslada a la Secretaria del Departamento Administrativo Financiero para que notifique al solicitante. No: rechaza solicitud y requiere modificaciones. Regresa a la actividad número 3.




5.

Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y realiza requerimiento del bien y/o insumo indicando los siguientes datos:

a. Código del insumo b. Nombre del insumo c. Presentación d. Características e. Cantidad solicitada f. Justificación del uso o consumo

Solicitante

6.

Verifica en el sistema. ¿Cumple con los requisitos? No: indica al solicitante las correcciones a realizar o bien rechaza la misma. Regresa a la actividad número 5. Sí: aprueba y continúa con el procedimiento.


7. Aprobada la requisición, descarga el formulario “Requisición de insumo” y remite por correo electrónico la requisición a la Dependencia Adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Secretaria del Departamento Administrativo Financiero

8.

Aprobada la requisición, imprime y la presenta ante el Técnico o Asistente de Almacén para recibir los insumos. NOTA: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la (s) persona (s) a quien debe asignarse los mismos; de ser necesario se adjuntará listado identificando el número de requisición.


9.

Recibe requisición impresa, verifica en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas y anota la siguiente información:

a. Nombre y puesto de la persona que recibe b. Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere c. Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar

Verifica y guarda información; confirma egreso.


10. Genera e imprime “Constancia de entrega de insumos de Almacén”. Técnico o Asistente de Almacén

11. Verifica la entrega y recepción de insumo (s), según la “Constancia de entrega de insumos de Almacén”.

Técnico o Asistente de Almacén / Solicitante

12. Firma de recibido la “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”. Solicitante o persona que recibe

13.

Entrega insumo(s) y copia de “Constancia de Entrega de Insumos de Almacén” al solicitante o persona que recibe.

Nota: Cuando aplique, traslada copia de la “Requisición de insumo” y de la “Constancia de entrega de Insumos de Almacén” a la Sección de Inventarios para realizar asignación correspondiente según procedimiento respectivo.


14. Archiva “Requisición de insumo” y “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”.



Egreso de almacén por traslado interno o externo


1.

Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia y/o que haya sobreabastecimiento; notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para someter a consideración el traslado.


2.

Evalúa y verifica la información, remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, el listado de insumos sujetos a traslado para su autorización cuando aplique, o para consideración del Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.


3.

Cuando proceda, Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, informa al Director o Jefe de la dependencia adherida, sobre los insumos de la dependencia a su cargo que están en buen estado y sin movimiento y/o que haya sobreabastecimiento, para su consideración.


Financiero

4. Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos emite pronunciamiento al respecto.

Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos

Administrativos

5.

Verifica pronunciamiento. ¿Autoriza el egreso? No: informa al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para lo procedente y finaliza el procedimiento. Sí: traslada listado autorizado. Continúa procedimiento.


Financiero

6. Recibe y traslada listado autorizado al Jefe de la Sección de Almacenes. Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

7. Pone a disposición de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de insumos.

Jefe de la Sección de Almacenes Departamento Administrativo

Financiero

8.

Analiza listado. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Ministerio de Finanza Públicas? No: continúa en la actividad número 9. Sí: envía oficio solicitando los insumos y continúa en la actividad número 11.

Dependencia solicitante

9. Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener interés, el listado autorizado de insumos.


Financiero

10.

Analiza listado. ¿Existe interés por parte de alguna Institución del Organismo Ejecutivo? Sí: envía oficio solicitando los insumos y continúa con el procedimiento. No: Se procede a realizar el procedimiento “Egreso de almacén por baja definitiva de insumos”

Institución solicitante

11. Recibe requerimientos e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la distribución de los insumos sujetos a traslado.


Financiero



12. Recibe instrucción y coordina entrega de insumos. Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

13. Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha, lugar y hora en que se entregarán los insumos.


14.

Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la cual debe incluir la siguiente información:

a. Descripción de las características de los insumos b. Unidad de medida c. Cantidad d. Valor unitario y total por insumo e. Monto Total del traslado f. Otra información que se considere necesaria.

En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta Director de asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y el Jefe de la Sección de Almacenes o persona designada, y de la(s) dependencia(s) involucrada(s). En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el representante(s) para la recepción del insumo(s).


15. Emite certificación de acta administrativa o copia certificada y entrega a la(s) dependencia(s) o institución(es) que recibe(n)


16.

Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir: a. Listado de insumos sujetos a traslado b. Notificación a dependencias internas o externas sobre el insumo(s)

sujeto(s) a traslado (si aplica) c. Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es) d. Certificación de acta o copia certificada de traslado

Traslada al Jefe de la Sección de Almacenes.


17.

Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el egreso correspondiente llenando los campos requeridos. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Verifica y guarda información en el sistema.


18. Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) con base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes.


19. Archiva expediente de traslado. Técnico de Almacén


Egreso de almacén por baja definitiva de insumos


1.

Identifica el insumo(s) catalogado(s) como Producto No Conforme a los cuales se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:

a. Caducidad b. Obsolescencia c. Deterioro d. Merma e. Otro

Técnico o Asistente de Almacén, Jefe de la Sección de Almacenes



2.

Notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero de los insumos identificados que se requiere dar de baja, incluyendo como mínimo la siguiente información:

a. Motivo de la baja b. Código de insumo c. Nombre del insumo d. Presentación e. Características f. Cantidad de egreso g. Precio Unitario y total por insumo h. Monto total del egreso i. Datos de identificación específica del insumo (si aplica) j. Otra información que considere necesaria


3.

Analiza y verifica información. ¿Requiere informe técnico? No: continúa en la actividad número 7. Sí: continúa con el procedimiento.


4. Solicita al departamento o unidad correspondiente el apoyo técnico para la emisión de informe que establezca el estado del insumo.


5. Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico correspondiente y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Técnico designado

6.

Analiza informe técnico. ¿El insumo tiene utilidad? Sí: define la manera de proceder y finaliza el procedimiento. No: continúa con el procedimiento.


7. Informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero sobre la baja de los insumos.


8.

Analiza información y convoca al Jefe de la Sección de Almacenes, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, a la cual pertenecen los insumos.


Financiero

9.

Procede con la destrucción o traslado del insumo(s) según corresponda, suscribe acta administrativa justificando las razones de la baja, en la cual deben comparecer Jefe de la Sección de Almacenes, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y persona designada de la Dirección o dependencia a la cual pertenecen los insumos, cuando aplique.


10. Emite certificación de acta administrativa o copia certificada. Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

11.

Conforma expediente, el cual debe incluir: a. Oficio de notificación con listado adjunto de insumos sujetos a

baja b. Informe técnico (si aplica) c. Certificación de acta administrativa o copia certificada

Traslada expediente al Jefe de la Sección de Almacenes.


12.

Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada, procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, llenando los campos correspondientes. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Verifica y guarda información, y concluye operación de baja.




13. Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- , busca y selecciona operación para realizar afectación de insumo(s)


14.

Selecciona insumo (s) a operar afectación, especifica dependencia(s) a las que se les deducirá el insumo, así como la(s) cantidad(es) según corresponda. NOTA: Finaliza la afectación de insumo(s) y termina procedimiento en el sistema, al concluir la aplicación de afectación de dependencias y cantidades de todos los insumos incluidos en la operación.


15. Archiva expediente de baja de insumo(s). Técnico de Almacén


Diagrama de flujo


Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Requisición (1 de 1)

Subdirector administrativo

financieroo

Secretaria del Departamento


Jefe de Departamento Administrativo

Financiero


Técnico o Asistente de

Almacén / SolicitanteTécnico de Almacén

Solicitante o persona que

recibe

Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos

Administrativos

Técnico, Asistente o Jefe de la

Sección de Almacenes

INICIO


Aprueba

Verifica en el SIGAF la requisición

Indica al solicitante las correcciones o

rechaza.

No

Recibe requisición impresa, verifica en

el SIGAF, anota, verifica y guarda

información; confirma egreso.

Genera e imprime constancia.

Verifica la entrega y recepción de insumo según

constancia.

Firma de recibido la constancia.

Entrega insumo y copia de constancia

al solicitante o persona que recibe.

Archiva requisicíón de insumo y constancia.

FIN

SI

Presenta oficio de requisición

Recibe oficio, verifica

existencia.

Elabora oficio en el cual

requiere el despacho de insumos y/o

bienes

¿Hay suficiente

existencia?

coloca firma y sello; devuelve

de la dependencia

adherida

SI

A

A

NO

Recibe y revisa

¿Aprueba?

coloca visto bueno y traslada

SI

realiza requerimiento

del bien y/o insumo

rechaza solicitud y requiere

modificaciones

B

B

Aprobada la requisición, descarga el formulario

“Requisición de insumo”

Aprobada la requisición,

imprime


Administrativo FinancieroEgreso de AlmacénEgreso de almacén por traslado interno o externo (1 de 2)


Almacenes





Financiero

Director o Jefe de la dependencia adherida a la


Jefe de la Sección de Almacenes Departamento

Administrativo FinancieroDependencia solicitante

Inicio

Genera reporte de existencias de insumos e identifica

aquellos que están en buen estado

Evalúa y verifica la informaciónInforma sobre los insumos de

la dependencia a su cargo Emite pronunciamiento al

respecto

Verifica pronunciamiento.

¿Autoriza el egreso?

Informa para lo procedente

Recibe y traslada listado autorizado

NO

SI

Pone a disposición el listado autorizado de

insumosAnaliza listado

2

1


Administrativo FinancieroEgreso de AlmacénEgreso de almacén por traslado interno o externo (2 de 2)


Subdirector





Almacenes


FinancieroDependencia solicitante


Dirección de Asuntos

Administrativos

Analiza listado

¿Existe interés?

Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo

envía oficio solicitando los insumos

2

SI

NO

Analiza listado

¿Existe interés?

envía oficio solicitando los insumos

Se procede a realizar el

procedimiento “Egreso de almacén por baja definitiva

de insumos”

SI

NO

Recibe requerimientos

e instruye

A

Traslada información

Convoca a las dependencias o

instituciones solicitantes

Formaliza mediante acta administrativa

Emite certificación de

acta administrativa

Conforma expediente(s)

de traslado

Opera en el SIGAF el egreso

correspondiente

Entrega insumos a la(s) dependencia(s)

Archiva expediente de

traslado.

Fin

A


Administrativo FinancieroEgreso de Almacén

Egreso de almacén por baja definitiva de insumos (1 de 2 )

Técnico o Asistente de Almacén,



Almacenes


Administrativo FinancieroTécnico designado

Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector


INICIO

Identifica el insumo(s)

catalogado(s) como Producto

Notifica los insumos identificados que se requiere dar de baja

e información

Analiza y verifica

información

¿Requiere informe técnico?

Solicita al departamento correspondiee

el apoyo técnico

Verifica el insumo en

almacén, evalúa y emite informe

Analiza informe técnico.

¿El insumo tiene

utilidad?

Define la manera de proceder

SI

SI

Informa sobre la baja de los

insumos.

NO

ANO

A

Analiza información y

convoca reunion

2

1


Administrativo FinancieroEgreso de Almacén

Egreso de almacén por baja definitiva de insumos (2 de 2 )



Administrativo FinancieroTécnico de Almacén

1

Procede con la destrucción o traslado del insumo(s)

Emite certificación de acta

administrativa o copia certificada

Con base en la certificación o

copia procede a registrar el egreso

Archiva expediente de

baja de insumo(s).

Fin





Realización de Inventarios Físicos de Almacén


Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la realización del inventario físico de los insumos en los almacenes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.

En los casos no previstos en la presente normativa, la Dirección de Asuntos Administrativos deberá evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable. Inicia: Propuesta del Jefe de la Sección de Almacenes. Finaliza: Archivo del reporte.



b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. CONTROL DE INSUMOS

La realización de inventarios físicos totales de almacén debe realizarse por lo menos cada seis meses. Podrán realizarse inventarios físicos parciales según requerimientos, para lo cual deberá especificarse en el Sistema de Almacén la parcialidad del mismo.

2. GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes genera e imprime del Sistema de Almacén reporte de “Control de Almacén” según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe de Departamento Administrativo Financiero y archiva.

3. PERÍODO DE REALIZACIÓNDE INVENTARIO FÍSICO Durante el tiempo que se esté efectuando el inventario físico, no será posible atender requerimientos ni recepción de insumos o bienes; salvo casos debidamente justificados.


1. Propone con oficio al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, la fecha para la realización de inventario físico de almacén.


2. Autoriza fecha propuesta o establece otra fecha para realización de inventario físico de almacén y comunica por medio de oficio al Jefe de la Sección de Almacenes.


3. Registra en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, la autorización para la realización del inventario físico.


4. Genera “Reporte de Existencias en Almacén” en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas e imprime.


5.

Verifican insumos físicos contra información de reporte. Anotan si detectan diferencias en existencia física y descripción. NOTA: En esta actividad podrá participar el Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


6.

Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse a disposición de uso, debe colocarlos en área identificada con letrero “Producto No Conforme”. NOTA: Cuando no se tenga un área específica para el producto no conforme, debe identificarse el insumo con el letrero “Producto No

Técnico o Asistente y Jefe de la Sección de Almacenes



Conforme”.

7.

Al finalizar la verificación de insumos físicos contra información de reporte, analiza y establece. ¿Existe diferencia o se ha identificado producto no conforme? No: continúa en la actividad número 9. Sí: presentar por escrito el motivo y/o justificación al Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento. Nota: Para los productos no conformes debe iniciarse las gestiones para realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, según corresponda.


8. Recibe justificación por escrito y analiza conjuntamente con el Jefe de la Sección de Almacenes las acciones que correspondan ejecutar y continúa con el procedimiento.


9.

Registra en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- los resultados del inventario físico realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la información según corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o corrección), genera e imprime tres ejemplares del reporte “Reporte de Cierre de Inventarios”; firma, sella y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.


10. Firma y sella reporte, resguarda un ejemplar y devuelve dos ejemplares del reporte al Jefe de la Sección de Almacenes.


11. Recibe ejemplares del reporte, notifica al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero sobre los resultados del inventario físico y entrega un ejemplar del reporte.


12. Recibe y archiva un ejemplar del reporte. Técnico de Almacén


Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroRealización de Inventarios Físicos de Almacén (1 de 1 )





Almacenes



Almacenes


INICIO

Propone fecha para la realización de inventario físico

Autoriza fecha propuesta o

establece otra fecha

Registra en el SIGES

Genera e imprime “Reporte de

Existencias en Almacén”

Verifican insumos físicos contra

información de reporte

Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse

analiza y establece.

¿Existe diferencia o no esta

conforme?

presentar por escrito el motivo y/o justificación

SI

Recibe justificación por escrito y analiza

Registra en el SIGAF

NO

Firma y sella reporte, resguarda un

ejemplar y devuelve dos

Recibe ejemplares del reporte

Recibe y archiva un ejemplar del reporte

Fin





Corrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas


Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para las correcciones o modificaciones a los datos registrados en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas.

En los casos no previstos en la presente normativa, la Dirección de Asuntos Administrativos, deberá evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable. Inicia: Identifica información sujeta a modificación en el registro del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-. Finaliza: Archiva formas anuladas en original y copia; y formas corregidas cuando aplique.


estructura orgánica interna vigente. b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. CORRECCIONES EN EL SISTEMA

1.1. Cuando el personal de la Sección de Almacenes requiera realizar correcciones en los datos registrados en el

Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, debe realizar la modificación y solicitar la autorización respectiva según procedimiento “Corrección de Información Registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas”.

1.2. Para poder realizar correcciones a través de la herramienta del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, se tiene como límite hasta 3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.

1.3. Si la corrección es requerida por personal ajeno a la Sección de Almacenes, las modificaciones deberán realizarse por escrito y justificar la solicitud.


1. Identifica información sujeta a modificación en el registro del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-.


2. Realiza solicitud de corrección en el sistema ingresando los datos correctos, informa al Jefe de la Sección de Almacenes, cuando aplica, y traslada para aprobación en el sistema.


3.

Verifica información en el sistema. ¿Está conforme? Sí: aprueba corrección en el sistema y continúa en la actividad número 5. No: rechaza solicitud de corrección e indica motivo de rechazo y continúa en la actividad número No. 4


4.

Verifica motivo de rechazo de solicitud de corrección. ¿Procede modificación a corrección? Si: ingresa información y solicita nuevamente aprobación, regresa a la actividad número 3.

No: finaliza procedimiento.


5. Cuando corresponda genera e imprime Forma (s) 1H con datos correctos y gestiona las firmas correspondientes; anula Forma(s) 1H física (s) original (es) y copia (s), y distribuye forma (s) corregida (s).


6. Archiva forma (s) anulada (s) en original (es) y copia (s) y forma (s) corregida (s) cuando aplique.



Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroCorrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas (1 de 1 )

Técnico o Asistente Jefe de la Sección de

Almacenes


Administrativo FinancieroTécnico de Almacén

INICIO

Identifica información sujeta a

modificación

Realiza solicitud de corrección en el

sistema

Verifica información en el sistema.

¿Está conforme?

rechaza solicitud de corrección e indica motivo de rechazo

Verifica motivo de rechazo

¿Procede modificación a

corrección?

Termina proceso

NO

ingresa información y solicita

nuevamente aprobación

SI

Cuando corresponda genera e imprime Forma (s)

1H con datos correctos y

gestiona las firmas

aprueba corrección en el sistema

SI

NO

A

A

Archiva forma (s) anulada (s) en

original (es) y copia (s) y forma (s)

corregida (s) cuando aplique

Fin

B

B





Inhabilitación de almacén por reestructuración administrativa


Definir las actividades a realizar para la inhabilitación de almacenes de insumos adquiridos por compra, traslado interno, donación o traslado externo, asociados a las Unidades Ejecutoras vigentes, y que corresponden a las dependencias que se pudiesen adherir a la Dirección de Asuntos Administrativos, en cumplimiento a la normativa vigente.

Inicia: Informa al Director de la (s) dependencia (s) adherida (s) a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre el inicio del proceso de inhabilitación del (los) almacén (es) asociado (s) a la Unidad Ejecutora vigente. Finaliza: Archiva documentación generada del proceso de inhabilitación del almacén de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.


a) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal correspondiente. b) Distribución Analítica del Presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. Para hacer efectiva la inhabilitación del almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- es indispensable que las existencias físicas de los inventarios de insumos en el almacén queden con saldo cero a la fecha de la inhabilitación del mismo.

2. El presente procedimiento será utilizado para la reestructuración administrativa y readecuación financiera, con base a la normativa correspondiente.


1. Informa al Director de la (s) dependencia (s) adherida (s) a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre el inicio del proceso de inhabilitación del (los) almacén (es) asociado (s) a la Unidad Ejecutora vigente.



2.

Designa a personal de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos, e instruye para realizar verificación al inventario físico total de los saldos de insumos existentes en el almacén de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.


3.

Realiza inventario físico total de las existencias de los insumos de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, de acuerdo al procedimiento "Realización de Inventarios Físicos de Almacén". Nota: Personal asignado de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos estará presente en la realización del inventario físico para efectuar la verificación de existencias.

Personal asignado del Almacén por inhabilitar

4.

Con el (los) reporte (s) firmado (s) y sellado (s), según procedimiento “Realización de Inventarios Físicos de Almacén”, suscribe por cada uno de los almacenes, acta administrativa de traslado de los insumos totales a la Dirección de Asuntos Administrativos -por motivo de inhabilitación-, en la cual debe incluir como mínimo la siguiente información:

a. Base legal por la cual se procede a la inhabilitación del almacén b. Descripción de las características de los insumos c. Unidad de medida d. Cantidad existente e. Valor unitario y total por insumo f. Monto total del traslado g. Otra información que se considere necesaria





Nota: Deben comparecer en el acta por parte de la Dirección de Asuntos Administrativos: Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal asignado del área de almacén; y por parte de la dependencia que realiza el traslado de los insumos, Director o persona designada y Enlace Administrativo Financiero o persona designada.

5. Realiza entrega y recepción de insumos y bienes, de acuerdo a lo consignado en el acta administrativa.

Personal asignado del Almacén por inhabilitar y personal asignado de la

Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos

Administrativos

6. Remite certificación de acta de traslado de insumos al Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos y al Encargado del Almacén por inhabilitar.


7.

Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el egreso del traslado interno de los insumos, según acta correspondiente y genera reporte de traslado realizado.

Gestiona aprobación del traslado interno ante el Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.

Personal asignado del área de almacén por inhabilitar

8.

Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el ingreso del traslado interno de los insumos y genera reporte “Control de Almacén” de los insumos registrados e integra al expediente.

Gestiona aprobación del traslado interno ante el Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.

Técnico o Asistente de Almacén de la Dirección de


9.

Recibe y traslada el expediente al Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos, para gestionar la inhabilitación en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de


10.

Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información la inhabilitación del almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, mediante oficio con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


11. Realiza la inhabilitación de los almacenes en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- e informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Dirección de Tecnologías de la Información

12.

Informa al Despacho del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, y a la Dirección de Auditoría Interna, de las actuaciones realizadas en el proceso de la inhabilitación del almacén asociado a las Unidades Ejecutoras adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.



13. Archiva documentación generada del proceso de inhabilitación del almacén de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Técnico de Almacén de la Dirección de Asuntos

Administrativos

Plantilla 2.1

Diagrama de flujo

Administrativo FinancieroInhabilitación de almacén por reestructuración administrativa (1 de 1 )





personal asignado del Almacén

por inhabilitar

Personal asignado del Almacén por inhabilitar y personal asignado de la Sección de

Almacenes de la Dirección de


Técnico o Asistente de Almacén de la Dirección de Asuntos

Administrativos

Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos

Administrativos

Dirección de Tecnologías

de la Información

Técnico de Almacén de la Dirección de Asuntos

Administrativos

Informa sobre el inicio del proceso de

inhabilitación del (los) almacén (es)

Inicio

Designa a personal los saldos de insumos

existentes en el almacén

Realiza inventario físico total de las existencias de los

insumos

Con el (los) reporte (s) firmado (s) y sellado (s)

Realiza entrega y recepción de insumos

y bienes

Remite certificación de acta de traslado de

insumos

Opera en el SIGAF el egreso del traslado

interno de los insumos

Opera en el SIGAF el ingreso del traslado

interno de los insumos

Recibe y traslada el expediente

Solicita a la Dirección de Tecnologías de la

Información la inhabilitación del

almacén

Realiza la inhabilitación de los almacenes

Informa al Despacho las actuaciones realizadas


generada del proceso

Fin





Inventario Físico y Contable


Establecer lineamientos para la realización de inventario físico y contable de los activos fijos y bienes fungibles de las Unidades Administrativas de la Unidad Ejecutora a cargo Dirección de Asuntos Administrativos.

Inicio: Programa la realización de inventario físico de activos fijos y bienes fungibles. Fin: Traslada e instruye a la Sección de Inventarios, respecto a las acciones a seguir.

NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la

Administración Pública. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas

Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.

c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad. e) Manual de Inventarios Activos Fijos en el SICOIN WEB, aprobado mediante Resolución No. DCE-06-2016

de fecha 1 de julio de 2016. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO a) El Jefe de la Sección, Asistente y Técnico de Inventarios debe realizar el inventario físico de activos

fijos y bienes fungibles por lo menos una vez al año, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual.

b) El Jefe de la Sección de Inventarios, debe realizar muestreo de registros en Tarjetas de Responsabilidad de Bienes de Activos Fijos y Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles, para determinar el grado de actualización de registros, dejando evidencia de lo actuado.

2. Cuando se detecten faltantes y la persona que tenga a su cargo el bien según Tarjetas de Responsabilidad

de Bienes de Activos Fijos y/o Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles, rehúse reponer o pagar el bien, como lo regula la normativa correspondiente, deben iniciarse las acciones jurídico-administrativas que correspondan.

3. En caso de faltante de un bien por una acción delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa correspondiente, y cuando se considere necesario solicitar intervención de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.


1.

Realiza la programación del inventario físico de activos fijos y bienes fungibles, el cual debe realizarse al menos una vez al año; traslada directrices al Jefe de la Sección de Inventarios, quien a su vez comunica a los Técnicos y Asistentes de Inventarios para que estén disponibles al momento de la verificación.


2.

Realiza el inventario físico de acuerdo a la programación. Verifica que los bienes asignados a cada persona responsable correspondan a los consignados en las respectivas “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes de Activo Fijo” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles”; así como en el “Resguardo de Bienes” de –SICOIN WEB-

Asistente o Técnico de Inventarios

3. Elabora informe del inventario físico realizado.



4.

Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el Libro de Inventarios correspondiente, firma y sella el Jefe de la Sección de Inventarios, Asistente y Técnico de Inventarios que intervengan en el inventario. Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


5.

Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo; firma y sella. Traslada Libro de Inventarios correspondiente, al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


6. Firma y sella el Libro de Inventarios; devuelve al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.



7. Recibe, traslada e instruye al Jefe de la Sección de Inventarios respecto a las acciones a seguir, en caso hubieren.



Diagrama de flujo

Inventario Físico y Contable (1 de 1)




Financiero

INICIO

Realiza la programación del

inventario físico de activos fijos y bienes

fungibles

Firma, sella y devuelve el Libro de

Inventarios

Realiza el inventario físico de

acuerdo a la programación

Elabora el informe del inventario físico

realizado.

Realiza registro de inventario físico en

el Libro de Inventarios, firma y sella el personal que

intervenga en el inventario y traslada

Revisa el registro del inventario anual

e informe respectivo; firma y sella. Traslada Libro

de Inventarios correspondiente

Recibe, traslada e instruye respecto a

las acciones a seguir, en caso

hubieren.

FIN




NOMBRE DELPROCEDIMIENTO

Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles


Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por compra, traslado y donación en especie, de acuerdo a la normativa vigente. Inicia: Recibe notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor. Finaliza: Registra la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”. Archiva.


a) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración

Pública. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y

su estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

e) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado. f) Acuerdo Ministerial 523-2014, Manual de Registro de Donaciones del Ministerio de Finanzas Públicas. g) Manual de Inventarios Activos Fijos en el SICOIN WEB, Resolución No. DCE-06-2016 de fecha 1 de julio de

2016.


1. Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promoción de compras que no tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el activo fijo o bien fungible el valor de los mismos; si no hubiera respuesta se solicitará el precio de mercado obteniendo como mínimo tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.

2. El Director o quien designe, debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común.

3. En casos de bienes que por sus características requieran la intervención de técnico experto para la verificación de características y funcionalidad, se coordinará su participación y la emisión de la opinión respectiva.

4. NORMAS PARA CORRECCIONES a) Cuando los documentos de registro autorizados por la Contraloría General de Cuentas sufran daño

que imposibiliten su uso o que por otro motivo requiera anularse, deben razonarse. b) En el caso de errores en las tarjetas de responsabilidad emitidas y aún no firmadas, debe realizarse

mediante razonamiento en la misma tarjeta la anulación, anotando fecha, sello y firma de la persona que la operó y del Jefe de la Sección de Inventarios. En caso que las tarjetas debidamente firmadas, deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados para la firma de la nueva tarjeta.

c) Cuando se trate de errores en las tarjetas de responsabilidad y sea necesario anular únicamente uno

o más registros, sin la anulación de la tarjeta; se procederá a la reversión del registro (s) con error.

5. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y estén dentro del plazo

de garantía, el responsable del bien notifica al Jefe de la Sección de Inventarios para iniciar la gestión con el Departamento de Gestión de Adquisiciones.


b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y cuando corresponda

realizará los registros correspondientes.

6. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes

fungibles.

b) Para los accesorios adquiridos para equipo de cómputo debe realizarse el ingreso y registro correspondiente en bienes fungibles.

7. Para la asignación de activos fijos o bienes fungibles por compra o donación, la Sección de Almacenes

deberá remitir copia de “Requisición de Insumo” y “Constancia de entrega de Insumos de Almacén” para identificar a la persona a quien se le asignará el (los) activo(s) fijo(s), según procedimiento “Egreso de Almacén por Requisición”. Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas y si fuera necesario, debe adjuntar a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde.

8. REPOSICIÓN O PAGO DE ACTIVO FIJO: a) Para armas de fuego, previo a su reposición o pago se solicitará el dictamen técnico al Subdirector de

Seguridad. b) En el caso de reposición de arma de fuego, los honorarios y gastos en que se incurra para el cambio

de propiedad al Ministerio de Finanzas Públicas, estará a cargo de la persona responsable del bien. c) Para equipo de cómputo, previo a su reposición o pago se solicitará el dictamen técnico a la

Dirección de Tecnologías de la Información.

Registro de activos fijos por compra


1. Recibe del Asistente de Compras Directas notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor.

Asistente o Técnico o de Inventarios

2.

Verifica las características físicas del activo fijo con base a las especificaciones de la factura y a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del proveedor.

Asistente o Técnico de Almacén / Asistente o Técnico de

Inventarios /Asistente de Compras Directas

3.

Recibe por parte del Asistente de Compras Directas, la siguiente información, según forma de pago:

a. Acreditamiento en Cuenta: el número de liquidación de la adquisición en estado Registrado, generado en el Sistema de Gestión –SIGES-.

b. Cheque: el número del Fondo Rotativo en el cual se enlistará la adquisición, generado en –SICOIN.


4. Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, llenando los campos correspondientes para generar el número del bien.


5. Ingresa información en Sistema con base a la factura y documentación correspondiente.




¿La información es correcta? Sí: guarda la información en el sistema y solicita aprobación del Jefe de la Sección de Inventarios. No: realiza las modificaciones correspondientes. Continúa procedimiento.

6.

Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del SICOIN. ¿La información es correcta? Sí: aprueba en el sistema. Continúa procedimiento. No: notifica al Asistente o Técnico de Inventario para su corrección. Regresa a la actividad número 5.

Jefe de la Sección de Inventarios

7.

Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN. Identifica el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.


8.

Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente con la información requerida. Traslada información a la Sección de Almacenes.


9. Recibe y completa información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y genera la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”. Traslada a la Sección de Inventarios.


10.

Recibe para firma y sello la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H” y devuelve a la Sección de Almacenes, junto con la “Constancia de Bienes en Inventario”, para adjuntar al expediente correspondiente.


11.

Recibe del Asistente de Compras Directas, copia de los siguientes documentos para su archivo:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio. b. Factura. c. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H


12.

Realiza aviso de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario, a la Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


13. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Y traslada para archivo.


14. Archiva documentación. Asistente de Inventarios

Registro de activos fijos por traslado


1. Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.





2.

Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que en coordinación con el Técnico o Asistente de Inventarios, verifiquen los activos fijos. NOTA: En caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los bienes.


3. Verifica el estado de los activos fijos, elabora listado y oficio de los activos fijos a solicitar. Traslada a consideración del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de

Inventarios

4. Firma, sella y traslada oficio y listado al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


5.

Revisa listado de activos fijos a solicitar y oficio. ¿Está conforme? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de activos fijos e instruye el envío del oficio. Continúa Procedimiento. No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.



6.

Recibe respuesta a la solicitud. ¿La solicitud es aprobada? Sí: instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento. No: finaliza el procedimiento.



7. Coordina con la Sección de Inventarios, la recepción de los activos fijos. Jefe del Departamento


8. Realiza verificación física de las características de los activos fijos, de acuerdo a lo solicitado.


9.

Suscribe acta administrativa de entrega de activos fijos, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios involucrado en el proceso; por parte de la dependencia que traslada, las personas que sean designadas por su autoridad.


10.

Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos, la siguiente documentación:

a. Oficio que indique que proceda a operar el alta en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, adjuntando el número de traslado a afectar.

b. Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado. c. Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de activos

fijos. d. Reporte de traslado de SICOIN.

Revisa y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.



11. Analiza documentación y traslada a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento


12. Registra el alta en el módulo de inventarios de SICOIN, con base a la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado.




NOTA: Elabora oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, informando a la dependencia que traslada, que fue registrado el alta en el módulo de inventarios de SICOIN.

13. Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente anotando la descripción de los bienes.


14.

Da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, que ha registrado variación en saldo de activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: al oficio se adjunta la documentación de soporte.





Registro de activos fijos por donación en especie


1.

Informa al Jefe de la Sección de Inventarios, respecto a la fecha de recepción de activos fijos en donación, para que un representante de la Sección de Inventarios verifique que los mismos cumplan con las características establecidas en el documento de donación.


2.

Verifica que los activos fijos cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del donante.

Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén/ Jefe de la Sección de Inventarios,


3.

Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, llena los campos correspondientes según el sistema, con los datos de los documentos de donación y número de gestión autorizada, y genera el número del bien. NOTA: El número de gestión autorizada, será tramitado por el Jefe de la Sección de Contabilidad.


4. Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente con la información requerida.


5. Identifica el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.


6.








Asignación de activos fijos


1. Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable, ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella.


2.

Registra en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o en “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” el activo(s) fijo(s) asignado(s), anota información del bien entregado. Requiere firma de la persona responsable.


3.

Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la tarjeta). NOTA: Recibe copia del “Resguardo de Bienes”.

Persona responsable del activo fijo

4. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes

Muebles” o en “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” Asistente o Técnico de

Inventarios

Registro de descargo de bienes de activos fijos


1. Solicita descargo de bien(es) de activo fijo. Persona responsable del bien

2. Recibe el bien(es) de activo fijo. Ingresa al módulo de inventarios de SICOIN, realiza el descargo del bien(es) de activo fijo e imprime “Resguardo de Bienes” actualizado.


3. Registra descargo en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”.


4. Firma “Resguardo de Bienes” actualizado y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”, por los bienes descargados. NOTA: Recibe copia del “Resguardo de Bienes”.

Persona responsable del bien

5. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”.


Reposición de activos fijos


1. Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo




Financiero. Elabora proyecto de oficio que firmará el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, en el cual se solicita al Jefe del área de la persona a cargo del bien, la suscripción del acta administrativa para hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo fijo. Traslada.

2.

Analiza proyecto de oficio. ¿Está de acuerdo? Sí: firma oficio en el cual se solicita al Jefe del área de la persona a cargo del bien, la suscripción de acta administrativa para hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo fijo. Continúa procedimiento. No: devuelve para efectuar correcciones. Regresa a la actividad número 1.



3.

Recibe certificación del acta administrativa especificando lo relacionado al caso según normativa vigente aplicable. Solicita a la persona responsable del activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, la reposición del activo fijo o el pago del mismo, según normativa aplicable.


4.

Informa por escrito a la Sección de Inventarios si efectuará reposición o pago del activo fijo. ¿Cómo lo realiza? Reposición del activo fijo, continúa con el procedimiento. Pago del activo fijo, continúa en la actividad número 7.


5.

Entrega a la Sección de Inventarios el activo fijo de idénticas características y calidad. NOTA: En el caso de armas de fuego, también entregará documento con el cual acredite la propiedad y su registro, de conformidad con lo regulado en la Ley de Armas y Municiones y su Reglamento.


6.

Revisa características del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de personal técnico para su verificación y continúa en el paso No. 8. Si interviene personal técnico, éste debe emitir informe técnico donde haga constar la revisión de las características. NOTA: En caso que el activo fijo no sea de idénticas características y calidad, se devolverá para su cambio.


7.

Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común asignada para el efecto, por el valor en libros del bien. Entrega boleta de depósito a la Sección de Inventarios.

NOTA: Cuando se trate de armas de fuego el pago debe realizarse de conformidad con los valores vigentes en el mercado interno, de acuerdo a lo que establece la normativa correspondiente; para el efecto la persona responsable del activo fijo, previo a realizar el pago, deberá presentar a la Sección de Inventarios original de tres cotizaciones para establecer, luego del dictamen técnico correspondiente, el valor del bien.




8.

Conforma expediente, el cual debe contener:

Para reposición del bien: a. Dictamen técnico (si aplica) b. Certificación de acta o copia certificada c. Certificación de inventario d. En el caso de armas de fuego, también entregará

documento con el cual acredite la propiedad y su registro, de conformidad con lo regulado en la Ley de Armas y Municiones y su Reglamento.

Para pago del bien: a. Boleta de depósito al Fondo Común b. Certificación de acta o copia certificada c. Certificación de inventario d. En caso de armas de fuego, adjuntar las cotizaciones

presentadas por la persona responsable del activo fijo. NOTA: Al expediente se adjunta propuesta de oficio dirigido al Despacho Ministerial con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, solicitando autorización para dar de baja del bien de activo fijo faltante. Traslada expediente al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, con visto bueno del Jefe de la Sección de Inventarios.


9. Coordina firma en el oficio, del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y su remisión al Despacho Ministerial.


10.

Recibe expediente con la autorización del Despacho Ministerial para continuar con el trámite de la baja del bien de activo fijo faltante. Traslada al Asistente o Técnico de Inventarios.


11.

Conforma expediente y elabora oficio dirigido a la Contraloría General de Cuentas, con firma del Jefe de la Sección de Inventarios y visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para solicitar:

a. En caso de reposición, solicitud de resolución de baja del activo fijo y alta del bien que lo sustituye.

b. En el caso de pago, solicitud de resolución de baja del activo fijo. Remite oficio y expediente a la Contraloría General de Cuentas.


12. Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de baja y alta del activo fijo, según aplique; traslada al Asistente o Técnico de Inventarios.


13.

Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro “Registro y Control de inventario” baja y alta del activo fijo, según aplique. Imprime reporte de las operaciones efectuadas en el sistema.


14.





15. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Traslada para archivo.



Registro de bienes fungibles por compra


1. Recibe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor.


2.

Verifica las características físicas del bien fungible con base a las especificaciones de la factura. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega del bien por parte del proveedor.

Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o Técnico de

Inventarios /Asistente de Compras

3.

Realiza el alza del bien fungible, registrando la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles” e identifica el bien fungible con el número del bien que le corresponde. Traslada información a la Sección de Almacenes.


4. Recibe y completa información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y genera la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H”. Traslada.


5. Recibe para firma y sello la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma 1-H” y devuelve a la Sección de Almacenes.


6.

Recibe del Asistente de Compras Directas, copia de la siguiente documentación:

“Solicitud electrónica de compra por Caja Chica” o “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.

Factura

Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H

Archiva documentación.



Registro de bienes fungibles por traslado


1. Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado e instruye Jefe del Departamento Administrativo Financiero.



2. Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que en coordinación con el Asistente o Técnico de Inventarios, verifiquen los bienes fungibles.


3. Verifica el estado de los bienes fungibles, elabora listado y oficio de bienes fungibles a solicitar, y traslada a consideración del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios

4. Firma, sella, y traslada oficio y listado al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


5.

Revisa listado de bienes fungibles a solicitar y oficio respectivo. ¿Está conforme? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de bienes fungibles e instruye el envío del oficio. Continúa procedimiento. No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.



6.

Recibe respuesta a la solicitud. ¿La solicitud es aprobada? Sí: instruye al Jefe de la Sección de Inventarios No: finaliza el procedimiento.



7. Coordina la recepción de los bienes fungibles. Jefe de la Sección de Inventarios

8. Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de acuerdo a lo solicitado.


9.

Suscribe acta administrativa de entrega de bienes fungibles, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios involucrado en el proceso; por parte de la dependencia que traslada, las personas que sean designadas por su autoridad. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos certificación del acta o copia certificada.


10. Con base al acta administrativa, registra la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”.


Registro de bienes fungibles por donación en especie


1.

Informa al Jefe de la Sección de Inventarios, respecto a la fecha de recepción de bienes fungibles en donación, para que un representante de la Sección de Inventarios verifique que los mismos cumplan con las características establecidas en el documento de donación.




2.

Verifica que los bienes fungibles cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del donante.

Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén / Jefe de la Sección de Inventarios,


3.

Registra en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles” la información requerida. Identifica los bienes fungibles con el número del bien que le corresponde.


4.

Traslada a la Sección de Almacenes el número de bien, folio y libro para generar la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H. Firma y sella la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, Forma 1-H. Asistente o Técnico de Inventarios

Asignación de bienes fungibles


1. Asigna bien fungible, registra en “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.


2. Recibe bien fungible y firma “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.


3. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”. Asistente o Técnico de Inventarios

Registro de descargo de bienes fungibles


1. Solicita descargo de bien fungible Persona responsable del bien

fungible

2. Recibe el bien fungible y registra descargo en “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.


3. Firma “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”, por los bienes descargados.


4. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”. Asistente o Técnico de Inventarios


Diagrama de flujo

Registro de Activos Fijos por Compra (1 de 2 )

Asistente O Técnico de Inventarios

Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o Técnico de Inventarios /

Asistente de Compras DirectasJefe de la Sección de Inventarios

INICIO

Recibe notificación relacionada a la

adquisición del bien, y la fecha de

entrega por parte del proveedor


Ingresa en el módulo de

Inventarios del SICOIN, llena los

campos correspondientes

para generar el número del bien

Verifica información en Sistema con base

a la factura y documentación correspondiente

Verifica las características

físicas del activo fijo con base a las

especificaciones de la factura y a la

“Solicitud de Compra y/o

Contratación de

Servicio”.

Recibe información, según forma de

pago

Realiza las modificaciones

correspondientesNo

Guarda en el sistema y solicita

aprobación

Si

Revisa los datos ingresados del activo fijo en el

módulo de Inventarios del

SICOIN


Notifica para su

corrección

Aprueba en el sistema

No

Si

Imprime “Constancia de

Bienes en Inventario”

generada por el SICOIN.

Identifica el activo fijo con el número

del bien que le corresponde, según registro en SICOIN

1


Registro de Activos Fijos por Compra (2 de 2 )




Asistente de Inventarios

1

Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente

con la información requerida. Traslada

Recibe y completa información en el

-SIGAF- y genera la “Constancia de

Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma

1-H”. Traslada.

Realiza aviso de la adquisición del activo fijo a la Dirección de

Contabilidad del Estado, mediante

oficio

FIN

Recibe para firma y sello la “Constancia

de Ingreso a Almacén y a

Inventario, Forma 1-H” y devuelve a

sección de almacenes , junto con la “Constancia

de Bienes en Inventario”, para

adjuntar al expediente.

Recibe respuesta de la Dirección de

Contabilidad del Estado

Continua procedimiento

de Ingreso a Almacén

Recibe copia de los

documentos de compras

para su archivo(viene del

procedimiento de

Adquisiciones



Registro de activos fijos por traslado (1 de 2 )




FinancieroJefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios

INICIO

Recibe notificación o identifica activos

fijos sujetos a traslado e instruye

¿Está conforme?

Firma, sella y traslada oficio y

listado

Coordina con la Sección de

Inventarios, la recepción de los

activos fijos

Instruye y coordina la verificación de los

activos fijos

Verifica el estado de los activos fijos, elabora listado y

oficio de los activos fijos a solicitar, y

traslada

Revisa listado de activos fijos a

solicitar y oficio

Devuelve oficio para realizar las

modificaciones correspondientes


traslado de activos fijos e instruye el envío del oficio

No

Si

Recibe respuesta a la solicitud

¿La solicitud es aprobada?

Instruye al Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

1No

Si

2


Registro de activos fijos por traslado (2 de 2)






Financiero



2

Suscribe acta administrativa de entrega de activos

fijos

Registra en el libro “Registro de Inventario de

Activos Fijos”, la partida contable correspondiente

Da aviso a la Dirección de

Contabilidad del Estado, que ha

registrado variación en saldo de activo

fijo, mediante oficio

FIN

Realiza verificación física de las

características de los activos fijos, de

acuerdo a lo solicitado

Recibe documentación de la dependencia que trasladó los activos

fijos. Traslada

Registra el alta en el módulo de

inventarios de SICOIN, con base a

la resolución emitida por la

Dirección de Bienes del Estado

Recibe documentación y

traslada



1



Registro de activos fijos por donación en especie (1 de 1)



Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén/ Jefe de la Sección de Inventarios,


Asistente o Técnico de

InventariosJefe de la Sección de

InventariosAsistente de Inventarios

Informa respecto a la fecha de

recepción de activos fijos en donación,

para que se verifiquen

Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente

con la información requerida



FIN

INICIO

Verifica que los activos fijos

cumplan con las características

establecidas en la donación o documento

extendido por el donante

Ingresa en el módulo de

Inventarios del SICOIN, llena los

campos correspondientes y genera el número

del bien.

Identifica el activo fijo con el número

del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.




fijo, mediante oficio

Archiva documentacion


Asignación de activos fijos (1 de 1)

Asistente o Técnico de InventariosPersona responsable

del activo fijo

INICIO

Procede a la asignación de los activos fijos a la

persona responsable, en el

módulo de Inventarios del

SICOIN y genera el “Resguardo de

Bienes”, imprime, firma y sella

Registra en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes de Activo Fijo” el activo fijo asignado, anota información del bien entregado.

Requiere firma de la persona

responsable.

Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de

Responsabilidad de Bienes de Activo

Fijo”

Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de


Fijo”.

FIN


Registro de descargo de bienes de activos fijos (1 de 1)



Solicita descargo de bien de activo fijo

Recibe el bien de activo fijo.

Ingresa al módulo de inventarios de SICOIN, realiza el descargo del bien

de activo fijo e imprime resguardo

actualizado

Archiva resguardo y tarjeta de

responsabilidad

FIN

INICIO

Registra descargo en “Tarjeta de


Fijo”

Firma resguardo actualizado y tarjeta de responsabilidad

por los bienes descargados


Reposición de activos fijos (1 de 2)




Persona responsable del activo fijoAsistente o Técnico de

Inventarios

INICIO

Identifica o recibe notificación de

faltante de activo fijo. Elabora

proyecto de oficio en el cual solicita la suscripción del acta

administrativa

Analiza proyecto de oficio

Firma oficio en el cual se solicita la

suscripción de acta administrativa para

hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo

fijo.

Revisa características del

activo fijo, si es necesario solicita

apoyo de personal técnico para su

verificación

¿Está de acuerdo?

Devuelve para efectuar

correcciones

No

Si

Recibe certificación del acta

administrativa. Solicita mediante

oficio la reposición del activo fijo o el pago del mismo, según normativa

aplicable. Informa por escrito

a la Sección de Inventarios

Realiza el pago del activo fijo

Realiza la reposición del activo fijo

Realiza la reposición

Entrega a la Sección de Inventarios el

activo fijo de idénticas

características y calidad

Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común asignada para el

efecto, por el valor en libros del bien. Entrega boleta de

depósito a la Sección de Inventarios

Realiza el pago

Conforma expediente para

reposición o pago del bien, adjunta

propuesta de oficio dirigido al Despacho

Ministerial, solicitando

autorización para dar de baja el bien

de activo fijo faltante. Traslada

expediente

1

¿Cómo realiza la reposición?


Reposición de activos fijos (2 de 2)


Financiero


Inventarios



1

Coordina firma del oficio y su remisión

al Despacho Ministerial

Recibe expediente con la autorización para continuar con el trámite de la baja del bien de activo

fijo faltante.Traslada

Recibe de Contraloría General

de Cuentas expediente y

resolución de baja y alta del activo fijo,

según aplique; traslada

FIN

Conforma expediente y elabora oficio dirigido a la

Contraloría General de Cuentas. Remite oficio y expediente

Registra en el módulo de

inventario del SICOIN y en el libro “Registro y Control

de inventario”, imprime reporte de

las operaciones efectuadas en el

sistema.




fijo,mediante oficio Recibe respuesta de

la Dirección de Contabilidad del

Estado

Archiva documentos


Registro de bienes fungibles por compra (1 de 1)


Inventarios

Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o

Técnico de Inventarios /Asistente de ComprasSección de Almacenes

Recibe del Departamento de

Gestión de Adquisiciones,

notificación relacionada a la

adquisición del bien, y la fecha de

entrega por parte del proveedor.

Verifica las características físicas del bien

fungible con base a las especificaciones

INICIO

Realiza el alza del bien fungible, registrando la

información en el “Libro de Inventario

de Bienes Fungibles” e

identifica el bien fungible con el

número del bien que le corresponde.

Traslada información.

Recibe y completa información en el SIGAF y genera la

“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma

1-H”. Traslada.

FIN

Recibe para firma y sello la “Constancia

de Ingreso a Almacén y a

Inventarios, Forma 1-H” y devuelve a la


Continúa procedimiento

Ingreso a Almacén

Recibe copia de los

documentos de compras (viene del

procedimiento de

Adquisiciones)


Registro de bienes fungibles por traslado (1 de 2)





Jefe de la Sección de Inventarios /


INICIO

Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado e instruye

Firma y sella, y traslada oficio y

listado

Instruye para que se verifiquen los

bienes fungibles

Verifica el estado de los bienes fungibles,

elabora listado y oficio de bienes a

solicitar, y traslada

Revisa listado de bienes fungibles a

solicitar y oficio respectivo

¿Está conforme?Devuelve oficio para

modificaciones correspondientes

No


traslado de bienes fungibles e instruye

el envío

Si

Recibe respuesta a la solicitud

Instruye al Jefe del Departamento Administrativo

Financiero

¿La solicitud es aprobada?

SI

Coordina con la Sección de

Inventarios la recepción de los bienes fungibles

2

Finaliza procedimiento

NO

1


Registro de bienes fungibles por traslado (2 de 2)


InventariosDependencia que traslada

2

Realiza verificación física de las

características de los bienes fungibles

de acuerdo a lo solicitado

Suscribe acta administrativa de entrega de bienes

fungibles.Traslada a la Dirección de

Asuntos Administrativos certificación del

acta o copia certificada.

FIN

Con base al acta administrativa,

registra la información en el

“Libro de Inventario de Bienes

Fungibles”.

1


Registro de bienes fungibles por donación en especie (1 de 1)



Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén / Jefe de la Sección de Inventarios, Técnico o


Operador, Asistente o Analista

de Inventarios

Operador o Asistente de

Inventarios

INICIO

Informa respecto a la fecha de

recepción de bienes fungibles en

donación

Verifica que los bienes fungibles cumplan con las

características establecidas en la donación o documento

extendido por el donante

Registra en el “Libro de Inventario de Bienes

Fungibles” la información requerida e identifica los bienes fungibles con el número del bien que le

corresponde

Traslada el número de bien, folio y libro

para generar la Constancia de

Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma

1-H.

FIN


Asignación de bienes fungibles (1 de 1)

Operador, Asistente o Analista de

Inventarios

Persona responsable del

bien

INICIO

Asigna bien fungible, registra en

“Tarjeta de Responsabilidad

para Bienes Fungibles”.

Recibe bien fungible y firma Tarjeta de Responsabilidad

Para bienes

fungibles.

Archiva Tarjeta de Responsabilidad

Para bienes fungibles.

FIN


Registro de descargo de bienes fungibles (1 de 1)


Operador, Asistente o Analista de Inventarios

Solicita descargo de bien fungible

Recibe el bien fungible y registra

descargo en “Tarjeta de

Responsabilidad para Bienes Fungibles”

FIN

INICIO

Firma Tarjeta de responsabilidad

para bienes fungibles por los

bienes descargados

Archiva Tarjeta de Responsabilidad

Para bienes fungibles





Baja de bienes en Inventario


Definir las actividades a realizar para la baja de los activos fijos y bienes fungibles en las diferentes modalidades, de acuerdo a la normativa vigente. Inicia: Identifica activos fijos en buen estado o que puedan ser reparados y en desuso dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Finaliza: Registra la baja definitiva de bienes fungibles en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”, con base en el acta administrativa.

NORMATIVA APLICABLE: a) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la

Administración Pública. c) Acuerdo Gubernativo número 779-98, Reglamento del Decreto número 103-97 del Congreso de la República. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y

su estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

f) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Instrucciones que rigen la preparación, verificación y rendición de los inventarios.


1. Cuando la Dirección de Asuntos Administrativos tenga bienes sujetos a traslado, primero debe ponerlos a disposición de las dependencias internas del Ministerio de Finanzas Públicas; de no existir interés interno podrá poner los bienes a disposición de otras dependencias del sector público.

2. Para la baja de vehículos en mal estado, se deberá gestionar en un expediente distinto al de los demás bienes ferrosos.

Baja de activos fijos por traslado


1.

Identifica activos fijos en buen estado o que puedan ser reparados y en desuso dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


2. Verifica la información de los activos fijos sujetos a traslado. Jefe del Departamento


3. Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para autorización.


4.

Verifica listado. ¿Autoriza el traslado? Sí: traslada listado a la Sección de Inventarios y continúa con el procedimiento No: finaliza el procedimiento.



5. Pone a disposición de dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de los activos fijos.




Inventarios

6.

Analiza el listado de activos fijos. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Ministerio de

Finanza Públicas?

Sí: envía oficio solicitando los bienes y continúa en la actividad número 9. No: continúa con el procedimiento.


7. Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener interés, el listado autorizado de bienes de activos fijos.


8.

Analiza listado de activos fijos. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Organismo Ejecutivo? Sí: envía oficio solicitando los activos fijos y continúa con el

procedimiento.

No: procede a realizar el procedimiento “Baja de bienes de activos fijos”.

Institución solicitante

9. Recibe requerimientos e instruye a Jefe del Departamento Administrativo Financiero para continuar el trámite.



10. Recibe instrucciones y traslada a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento


11. Coordina el traslado con el Encargado de Inventario de la(s) dependencia(s) solicitante(s).


Inventarios

12.

Suscribe acta administrativa de traslado de activos fijos, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios que participa en la operación. Y por parte de la dependencia que recibe, las personas que designe la autoridad correspondiente. NOTA: en el caso de vehículos, debe comparecer en el acta el Director de Asuntos Administrativos y/o representante legal actualizado en el Registro Tributario Unificado.


13.

Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero. NOTA: en el caso de vehículos, también debe firmar y sellar el Director de Asuntos Administrativos y/o representante legal actualizado en el Registro Tributario Unificado.


14.

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando resolución de traslado de activos fijos; con firma del Asistente o Técnico de Inventarios de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. El expediente se integrará con los siguientes documentos:

a. Solicitud de traslado de bienes de la dependencia interesada b. Copia certificada de acta administrativa c. Certificación de inventario

NOTA: el expediente deberá entregarse en el Centro de Atención al




Usuario del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde emitirán un número de expediente para seguimiento del mismo.

15.

Recibe resolución para operar la baja correspondiente y procede a registrar baja de activos fijos en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Registra y solicita traslado con afectación en libro de inventario de activos fijos, en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.


16.

Elabora oficio dirigido a la dependencia que recibe los activos fijos, indicando que proceda a dar de alta en el SICOIN; con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Adjunta al oficio copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado, copia certificada del acta de traslado y reporte de traslado con afectación en libros, emitido en SICOIN.


17.

Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación a libro de inventario de activos fijos en el sistema SICOIN. Notifica de la operación a la Sección de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos.

Dependencia(s) que recibe(n) los activos fijos

18.

Solicita la aprobación del traslado del activo fijo, a la Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio firmado por Asistente o Técnico de Inventarios de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


19. Opera en el sistema –SICOIN-, la aprobación de traslado de los activos fijos.

Dirección de Contabilidad del Estado




Baja de bienes de activos fijos (material ferroso)


1.

Identifica bienes de activos fijos en mal estado e irreparable (material ferroso) y notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, adjuntando listado.


2.

Elabora acta administrativa de baja definitiva de bienes de activos fijos (material ferroso), con la información que establece la normativa respectiva. En el acta deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios.




3.

Elabora oficio dirigido al Despacho Ministerial solicitando autorización de baja de activos fijos en mal estado, con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Se adjunta al oficio certificación de inventario y copia certificada del acta.


4.

Recibe del Despacho Ministerial la autorización de baja de los activos fijos en mal estado y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.



5. Recibe expediente e instruye a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento


6.

Elabora oficio dirigido a la Contraloría General de Cuentas solicitando emisión de resolución de bienes en mal estado, con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Al oficio debe adjuntar el expediente respectivo.


7.

Recibe de la Contraloría General de Cuentas, la información de la integración de la comisión conformada por un presentante de las siguientes instituciones: Dirección de Bienes del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos y Contraloría General de Cuentas; así como datos del lugar, fecha y hora para la recepción de los bienes.


8. Entrega a la Dirección de Bienes del Estado, los bienes de activos fijos (material ferroso).


Inventarios

9. Suscribe acta de recepción de bienes de activos fijos (material ferroso) y envía a la Contraloría General de Cuentas.

Dirección de Bienes del Estado

10. Remite al Jefe de la Sección de Inventarios, resolución para la baja en el libro de inventarios.

Contraloría General de Cuentas

11.

Registra la baja de activo fijo en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Posteriormente, registra en el sistema –SICOIN-, la baja con afectación en libro de inventario de activos fijos y genera reporte de baja.


12.

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado, con firma del Asistente o Técnico Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero Al oficio se debe adjuntar los siguientes documentos:

a. Copia de resolución de Contraloría General de Cuentas b. Copia de acta administrativa c. Reporte de baja de SICOIN







Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables)


1.

Identifica bienes de activos fijos en mal estado e irreparables (destructibles e incinerables) y notifica al Jefe del Jefe de la Sección de Inventarios, adjuntando listado para su análisis.


2.

Analiza listado. ¿Requiere dictamen técnico? Sí: solicita dictamen técnico a la Dirección de Tecnologías de la Información, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 3. No: continúa en el paso número 4.


3. Recibe de la Dirección de Tecnologías de la Información, el dictamen técnico correspondiente y continúa con el procedimiento.


4.

Elabora acta administrativa de baja de bienes de activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con la información que establece la normativa respectiva. En caso de bienes que requieren dictamen técnico, se deberá dejar constancia del mismo en el acta respectiva. En el acta deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios.


5.

Elabora oficio dirigido al Despacho Ministerial solicitando autorización para la baja de activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Se adjunta al oficio certificación de inventario y copia certificada del acta.


6.

Recibe del Despacho Ministerial, la autorización de baja de los activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables) y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.



7. Recibe expediente e instruye a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento


8.

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando la emisión de resolución de baja de los bienes en mal estado (destructibles e incinerables) con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.




NOTA: Al oficio debe adjuntar el expediente respectivo.

9.

Revisa los bienes en mal estado destructibles e incinerables, emite resolución de baja y envía a la Contraloría General de Cuentas, junto con el expediente.

Dirección de Bienes del Estado,

Departamento de Bienes Muebles

10.

Recibe de la Contraloría General de Cuentas, la información de la integración de comisión conformada por un presentante de las siguientes instituciones: Dirección de Bienes del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos y Contraloría General de Cuentas; así como del lugar, fecha y hora para la destrucción de los bienes.


11.

Suscribe acta administrativa de constancia de destrucción de los bienes en mal estado (destructibles e incinerables), en la cual debe comparecer la comisión conformada para el efecto y envía copia certificada a la Contraloría General de Cuentas.


12. Remite al Jefe de la Sección de Inventarios, resolución para la baja en el libro de inventarios.


13.

Registra la baja de activo fijo en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Posteriormente, registra en el sistema SICOIN, la baja con afectación en libro de inventario de activos fijos y genera reporte de baja.


14.

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Al oficio se deben adjuntar los siguientes documentos:

a. Copia de resolución de Contraloría General de Cuentas b. Copia de acta administrativa c. Reporte de baja de SICOIN





Baja de bienes fungibles por traslado


1. Identifica bienes fungibles en buen estado dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


2. Verifica la información de los bienes fungibles sujetos a traslado. Jefe del Departamento


3. Valida listado de bienes fungibles sujetos a ser traslados y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para autorización.




4.

Verifica listado. ¿Autoriza el traslado? Sí: traslada listado a la Sección de Inventarios y continúa con el procedimiento. No: finaliza el procedimiento.



5. Pone a disposición de dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de los bienes fungibles.


Inventarios

6. De existir interés por parte de alguna dependencia, envía oficio solicitando los bienes fungibles y continúa con el procedimiento.

Dependencia(s) interesada(s)

7. Recibe requerimientos e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para continuar el trámite.



8. Convoca a la(s) dependencia(s) solicitante(s) indicando fecha, lugar y hora en que se entregarán los bienes fungibles.


9.

Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles, en la cual deben comparecer el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventario. Y el personal designado por la dependencia que recibe.

Asistente o Técnico de Inventarios os

10. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la(s) dependencias(s) que recibieron los bienes.


11. Realiza las gestiones logísticas correspondientes con la(s) dependencia(s) solicitante(s) para el traslado de los bienes fungibles.


12. Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base en el acta administrativa.


Baja de bienes fungibles


1. Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal estado dentro de la bodega y notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


2. Verifica y valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su autorización.


3. Autoriza la destrucción y posterior baja de bienes fungibles y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


Financiero

4. Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que procedan a la destrucción y posterior baja de bienes fungibles.


5.

Suscribe acta administrativa de baja de bienes fungibles, en donde conste la destrucción de los mismos y en la cual deben comparecer el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios, que participe en el proceso.




6. Registra la baja definitiva de bienes fungibles en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”, con base el acta administrativa.



Diagrama de flujo

Baja de activos fijos por traslado (1 de 4)

Jefe de la Sección

de Inventarios


Administrativo FinancieroDirector de Asuntos Administrativos y/o Subdirector

Administrativo FinancieroJefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios

INICIO

Identifica activos fijos en buen estado

o que puedan ser reparados y en desuso. Notifica

¿Autoriza el traslado?

Verifica la información de los activos fijos sujetos

a traslado.

Verifica listado

Valida listado de activos fijos sujetos

a ser traslados y remite para autorización

No

Traslada listado a la Sección de Inventarios

Pone a disposición de dependencias del Ministerio de

Finanzas Públicas, el listado autorizado de los activos fijos.

Si

2

1



Dependencia solicitanteJefe de la Sección de

InventariosInstitución solicitante



2

Analiza el listado de activos fijos

¿Existe interés por parte de

alguna dependencia?

Envía oficio solicitando los

bienes

No

Si

Pone a disposición de las dependencias

del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener

interés, el listado autorizado de

bienes de activos fijos.

Analiza listado de activos fijos

¿Existe interés por parte de

alguna dependencia?

Envía oficio solicitando los

activos fijos

Procede a realizar el

procedimiento “Baja de

bienes de activos fijos”

No

Si

Recibe requerimientos e

instruye para continuar el trámite

2





Jefe de la Sección de Inventarios /


Asistente oTécnico de

Inventarios

2

Recibe instrucciones y traslada a la

Sección de Inventarios

Elabora oficio dirigido a la

Dirección de Bienes del Estado, solicitando

resolución de traslado de activos

fijos

Coordina el traslado con el Encargado de Inventario de la(s)

dependencia(s) solicitante(s).


traslado de activos fijos

Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para

firma de visto bueno

Recibe resolución para operar la baja y procede a registrar baja de activos fijos

en libro.Registra y solicita

traslado con afectación a libro de

inventario de activos fijos, en el sistema SICOIN y

genera reporte de traslado.


dependencia que recibe los activos

fijos, indicando que proceda a dar de alta en el SICOIN;

Adjunta copia de la resolución emitida, copia certificada del

acta de traslado y reporte de traslado con afectación en libros, emitido en

SICOIN.

3



Dependencia(s) que

recibe(n) los activos fijos


Inventarios

Dirección de Contabilidad

del Estado



3

Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación

a libro de inventario de activos fijos en el

sistema SICOIN.Notifica de la

operación

Solicita la aprobación del

traslado del activo fijo, a la Dirección

de Contabilidad del Estado mediante

oficio

Opera en el sistema –SICOIN-, la

aprobación de traslado de los

activos fijos.



Fin


1


Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) (1 de 2)


Inventarios





INICIO

Identifica bienes de activos fijos en mal

estado e irreparable (material ferroso) y notifica adjuntando

listado

1

Elabora acta administrativa de baja definitiva de bienes de activos

fijos (material ferroso)

Elabora oficio dirigido al Despacho

Ministerial solicitando

autorización de baja de activos fijos en

mal estado

Recibe del Despacho

Ministerial la autorización de baja de los activos fijos

en mal estado y traslada

Recibe expediente e instruye a la Sección

de Inventarios



solicitando emisión de resolución de

bienes en mal estado


Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) (2 de 2)


Inventarios

Jefe de la Sección de Inventarios /Asistente o Técnico

de Inventarios

Dirección de Bienes

del Estado

Contraloría General

de Cuentas



1

Recibe de la Contraloría General

de Cuentas, la información de la integración de la

comisión conformada, datos del lugar, fecha y

hora para la recepción de los

bienes.

Entrega a la Dirección de Bienes

del Estado, los bienes de activos

fijos (material ferroso)

Suscribe acta de recepción de bienes

de activos fijos (material ferroso) y

envía a la Contraloría General

de Cuentas

Remite al Jefe de la Sección de

Inventarios, resolución para la baja en el libro de

inventarios.

Registra baja en el libro de inventarios de activos fijos, en el SICOIN,y genera

reporte de baja

Elabora oficio dirigido a la Dirección de

Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado



FIN



Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) (1 de 2)


Inventarios





INICIO

Identifica bienes de activos fijos en mal

estado e irreparable (destructibles o incinerables) y

notifica adjuntando listado

1

¿Requiere dictamen técnico?

Solicita dictamen técnico a la DTI mediante oficio

Si

Recibe el dictamen técnico

correspondiente

Elabora acta administrativa de baja de bienes de

activos fijos en mal estado

Elabora oficio dirigido al Despacho

Ministerial solicitando

autorización para la baja de activos fijos

en mal estado

Analiza listado

Recibe del Despacho

Ministerial, la autorización de baja de los activos fijos

en mal estado y traslada

No

Recibe expediente e instruye a la Sección

de Inventarios


Dirección de Bienes del Estado,

solicitando la emisión de

resolución de baja de los bienes en mal

estado


Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) (2 de 2)

Dirección de Bienes del Estado, Departamento de

Bienes Muebles





Revisa los bienes en mal estado, emite

resolución de baja y envía a la

Contraloría General de Cuentas, junto con el expediente.

Recibe de la Contraloría General

de Cuentas, la información de la

integración de comisión; así como del lugar, fecha y

hora para la destrucción de los

bienes.


constancia de destrucción de los

bienes en mal estado y envía copia

certificada a la Contraloría General

de Cuentas.

Remite al Jefe de la Sección de

Inventarios, resolución para la baja en el libro de

inventarios

Registra Baja en el libro de inventarios

de activos fijos,l SICOIN, l y genera

reporte de baja

Elabora oficio dirigido a la Dirección de

Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos

fijos en mal estado



FIN

1



Baja de bienes fungibles por traslado (1 de 2)


Inventarios





INICIO

Identifica bienes fungibles en buen

estado, notifica

¿Autoriza el traslado?

Verifica la información de los

bienes fungibles sujetos a traslado

Valida listado de bienes fungibles

sujetos a ser traslados y remite para autorización

Verifica listado

No

Pone a disposición de dependencias del Ministerio de

Finanzas Públicas, el listado autorizado

de los bienes fungibles

Si

21


Baja de bienes fungibles por traslado (2 de 2)





Dependencia(s)

interesada

Recibe requerimientos e

instruye para continuar el trámite

Convoca a la(s) dependencia(s)

solicitante(s) indicando fecha,

lugar y hora en que se entregarán los bienes fungibles

Suscribe acta administrativa de traslado de bienes

fungibles

Emite certificación de acta o copia

certificada y entrega a la(s)

dependencias(s) que recibieron los

bienes.

FIN

2

Realiza las gestiones logísticas

correspondientes con la(s)

dependencia(s) solicitante(s) para el

traslado de los bienes fungibles

Registra traslado en el libro de bienes

fungibles con base el acta

administrativa

De existir interés, envía oficio

solicitando los bienes fungibles

1


Baja de bienes fungibles (1 de 1)


Inventarios




Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o

Técnico de Inventarios


Inventarios

INICIO

Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal

estado dentro de la bodega y notifica

Verifica y valida el listado de bienes

fungibles sujetos a baja y remite para

su autorización.

Autoriza la destrucción y

posterior baja de bienes fungibles y

traslada

Instruye al Jefe de la Sección de

Inventarios para que procedan a la

destrucción y posterior baja de bienes fungibles


baja de bienes fungibles, en donde

conste la destrucción de los

mismos

Registra la baja definitiva de bienes

fungibles en el “Libro de Inventario

de Bienes Fungibles”, con base

el acta administrativa.

FIN



1. Solicita a través de correo electrónico el cálculo de los servicios de energía

eléctrica y agua potable consumidos por las entidades adscritas al Ministerio.


2. Recibe solicitud, realiza el cálculo correspondiente de los servicios y traslada la

información a través de oficio al Departamento Administrativo Financiero.

Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento

3.

Recibe, analiza y coordina la elaboración del oficio de cobro a la entidad adscrita,

firma el mismo y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos o

Sub Director Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.


4. Recibe el oficio de solicitud de cobro, realiza el pago y traslada la documentación

de respaldo a la Dirección de Asuntos Administrativos. Entidad adscrita

5. Recibe y traslada la documentación al Departamento Administrativo Financiero

para su seguimiento.


6.

Coordina la elaboración de oficio hacia la Dirección Financiera, requiriendo se

informe a la Dirección de Asuntos Administrativos cuando esté aprobado el

Comprobante Único de Registro, clase de registro “Devengado y Percibido”,


, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:



Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas


Describir las actividades necesarias para gestionar el cobro por servicio de energía eléctrica y agua potable a las entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas, dando cumplimiento a los convenios establecidos.

Inicia: Solicitud de cálculo.

Finaliza: Archiva documentación generada.


a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b. Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-

2015 del Ministerio de Finanzas Públicas. c. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.


1. El cálculo del consumo de Energía Eléctrica deberá ser mensual y establecerse de acuerdo al mes vencido los tres primeros días hábiles posteriores, después de la fecha de emisión de la factura de la energía eléctrica. En el caso del cálculo del consumo de agua potable deberá de remitirse junto con el cálculo de energía eléctrica.

2. Los documentos de respaldo serán las facturas emitidas por la Empresa Eléctrica de Guatemala –EEGSA- y la Empresa Municipal de Agua Potable –EMPAGUA-.

3. El oficio de solicitud de cobro deberá indicar el monto correspondiente de los servicios y solicitar a la entidad adscrita que realizado el pago, remita a la Dirección de Asuntos Administrativos la copia del Comprobante Único de Registro de Egresos aprobado y firmado, y el recibo de ingresos emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.

4. El cálculo de los servicios se realizará de conformidad con lo establecido en el convenio correspondiente.



relacionado con la nota de crédito del pago realizado.

7. Recibe documentación de CUR aprobado de la Dirección Financiera y traslada al

Jefe del Departamento Administrativo Financiero.


8. Recibe la documentación y coordina su archivo. Jefe del Departamento



Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 1)


Financiero


Infraestructura y MantenimientoEntidad adscrita Director de Asuntos Administrativos

Inicio

Recibe CUR aprobado y traslada

Coordinar la elaboración de oficio hacia la


Recibe, analiza y coordina la

elaboración del oficio de cobro a la

entidad adscrita

Recibe y traslada la documentación

Solicita a través de correo electrónico el

cálculo de los servicios de energía

eléctrica y agua potable

realiza el cálculo correspondiente a

los servicios

Recibe el oficio de solicitud de cobro,

realiza el pago

Fin

Recibe la documentación y

coordina su archivo



Administrativo Financiero 01 1 de 5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales que presten servicios técnicos o profesionales bajo el renglón de Otras Remuneraciones de Personal Temporal


Establecer los criterios y actividades para gestionar la inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal, en las Dependencias adheridas a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.

Inicia: Ingresa a la página web del Registro General de Adquisiciones del Estado.

Finaliza: Genera constancia de la inscripción.


h) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y

su estructura orgánica interna vigente. i) Acuerdo Gubernativo 170-2018 “Reglamento del Registro General de Adquisiciones del Estado” j) Acuerdo Ministerial 563-2018 “Requisitos y metodología de inscripción y precalificación ante el

Registro General de Adquisiciones del Estado” DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Información y documentación: Por cada solicitud de usuario se deberá de anexar al formulario denominado “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” la documentación del personal designado por cada una de las Dependencias solicitantes adheridas a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”, que se lista a continuación: a. Fotocopia de DPI b. Fotocopia de acta o nombramiento

2. Responsabilidad: a. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia

Solicitante, es responsable de utilizar el sistema en la forma que ponga a disposición el Registro General de Adquisiciones del Estado, en el entendido que los términos y condiciones pueden ser ampliados o modificados en cualquier momento sin previo aviso, únicamente publicando en el portal web dichas modificaciones o ampliaciones.

b. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante es responsable de que la información que anexe en el formulario electrónico para las gestiones que realice en el Registro General de Adquisiciones corresponda a la información entregada por las personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal.

c. La Unidad Ejecutora 205 y las dependencias solicitantes adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas están exentas de responsabilidad por información o documentación considerada como falsa o que no reúna los requisitos legales, contables, financieros, consulares, o cualquier otro.

d. El Registro General de Adquisiciones del Estado, en caso de establecer falsedad o dolo en la presentación de información o documentación, se reserva el derecho de iniciar las acciones legales que correspondan de conformidad con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y demás normativa aplicable.

e. Queda bajo responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia

solicitante, delimitar las funciones, de modo que exista segregación para el registro, gestión y autorización que efectúen sus servidores, así como, el cambio o la desactivación del usuario que deberá realizarse el día inmediato posterior al retiro, renuncia o cambio de puesto de dicho usuario.

3. Notificaciones oficiales por parte del RGAE: El correo electrónico registrado es el medio por el cual el -RGAE- enviará toda notificación, aviso, claves de acceso y demás información relativa a gestiones ante el Registro General de Adquisiciones del Estado. La persona designada por la


Solicitud de Usuario en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado


1.

Ingresa a la página web del Registro General de Adquisiciones del Estado, descarga el formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado”, completa información, imprime y

anexa la documentación solicitada, firma y traslada formulario y documentación al Director o Subdirector de la Dependencia

solicitante.

Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia

solicitante

2.

Revisa formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” y documentos adjuntos. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Enlace Administrativo Financiero, para correcciones. Regresa a la actividad número 1. No: Firma formulario y traslada al Enlace Administrativo Financiero, para continuar con el procedimiento.

Director o Subdirector de la Dependencia solicitante

3. Gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.


solicitante

4.

Revisa formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” y documentación adjunta. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia solicitante, para correcciones. Regresa a la actividad número 1. No: Firma formulario y traslada al Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia solicitante, para continuar con el procedimiento.

Autoridad Administrativa Superior de la Unidad

Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”

5. Adjunta el formulario autorizado y documentos en el formulario electrónico del Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado, para la asignación de usuario y contraseña.


solicitante

6.

Recibe en la dirección de correo electrónico institucional consignada en el formulario de registro, el usuario y contraseña para ingresar al Sistema informático para la inscripción de personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal en la Dependencia solicitante adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.


solicitante

Dependencia solicitante adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos” debe consignar para recibir notificaciones la dirección de correo electrónico institucional.

4. Confidencialidad: Toda información que, por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga acceso restringido, o haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo garantía de confidencialidad tiene ese carácter. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante está obligado a observar este precepto y tendrán la obligación de hacer saber a sus representantes el mismo.

5. Pago del arancel: Pago que deberá hacerse efectivo por parte de las personas individuales que estén interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales en cada Dependencia adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos, de conformidad con la tarifa y el mecanismo dispuesto por el Registro General de Adquisiciones del Estado.


Inscripción de personas individuales que prestan servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal


1.

Recibe documentación de personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales en la dependencia solicitante, según corresponda el tipo de servicio y de conformidad con lo dispuesto en la normativa aplicable.


solicitante

2.

Ingresa al Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado, la información requerida por el Registro General de Adquisiciones del Estado anexando la documentación respectiva y genera solicitud de inscripción.


solicitante

3. Realiza el pago de boleta en el banco que pone a disposición para tal efecto el Registro General de Adquisiciones del Estado.

Persona individual que prestará servicios técnicos o

profesionales en la dependencia solicitante

4. Genera constancia de inscripción. Registro General de

Adquisiciones del Estado


Diagrama de flujo

Solicitud de Usuario en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado (1 de 1 )

Enlace Administrativo Financiero de la

Dependencia solicitanteDirector o Subdirector de la dependencia solicitante

Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora 205

DAA

INICIO

Ingresa a la página Web del RGAE, descarga formulario de

creación/desactivación de usuarios de unidades ejecutoras

en el Sistema del RGAE

¿Hay correcciones?

Completa información, imprime, anexa la documentación

solicitada y traslada formulario

Revisa formulario de creación/desactivación de usuarios de

unidades ejecutoras en el Sistema del RGAE y documentación adjunta

Devuelve para correcciones

Firma formulario y traslada

SÍ

NO

Gestiona firma del formulario

¿Hay correcciones?

Revisa formulario de creación/desactivación de usuarios de unidades

ejecutoras en el Sistema del RGAE y documentación adjunta

Firma formulario y traslada

SÍDevuelve para correcciones

A

A

A

NO

Adjunta formulario autorizado y documentos en el formulario electrónico del Sistema del RGAE, para asignación de

usuario y contraseña

Recibe usuario y contraseña en el correo electrónico institucional

FIN


Inscripción de personas individuales que prestan servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal (1 de 1)

Enlace Administrativo Financiero de la


Persona individual que prestará servicios

técnicos o profesionales en la

dependencia solicitante

Registro General de Adquisiciones del

Estado

INICIO

Recibe documentación de personas individuales

interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales

Ingresa al Sistema del RGAE la información requerida por el

Registro General de Adquisiciones del Estado,

anexando la documentación respectiva y genera solicitud de

inscripción

Realiza el pago de boleta en el banco que pone a disposición

para tal efecto el Registro General de Adquisiciones del

Estado

Genera constancia de inscripción

FIN


2. Gestión de Adquisiciones


Gestión de Adquisiciones 03 1 de 5


Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC)


Describir las actividades y criterios que se deben realizar y aplicar para la vinculación que debe existir entre el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).

Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC.

Finaliza: Informa al Director de Asuntos Administrativos que se actualizó la vinculación del POA y PACC; y archiva documentación.


a) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su


e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. h) Directrices para la Formulación Plan-Presupuesto en el Marco de la Gestión por Resultados, Anual y Multianual

correspondiente. i) Directrices para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente.


Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero velar:

a) Por mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de la Dirección de Asuntos Administrativos.

b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estén incluidas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones aprobado. Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las compras y contrataciones que no superen el monto definido en la Ley de Contrataciones del Estado, para la modalidad de Baja Cuantía.

c) Enviar a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (DIPLANDI), copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que impacten en el Plan Operativo Anual.

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y formulación del presupuesto) No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, para que coordinen la aplicación y cumplimiento de los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

NOTA: En el caso de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos, queda bajo la responsabilidad del Enlace Administrativo de la dependencia, coordinar la vinculación de su POA y PACC.




2.

Coordina, realiza y consolida el proceso de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la elaboración del POA y del PACC, y en función a los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Traslada al Subdirector Administrativo Financiero.

Analista Administrativo Financiero / Asistente de

Normas y Programación de Adquisiciones

3.

Revisa el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.

¿Cumple con los lineamientos establecidos?

No: devuelve información al Analista Administrativo Financiero, indicando las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 2.

Sí: traslada al Director de Asuntos Administrativos y continúa con el procedimiento.


4.

Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.

¿Está de acuerdo con el documento?

Sí: Ordena al Analista Administrativo Financiero, envío a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo. Continúa procedimiento.

No: Devuelve al Subdirector Administrativo Financiero, con las observaciones para realizar modificaciones. Regresa a la actividad número 3.


5. Envía a la DIPLANDI y además envía copia a los subdirectores de la Dirección. Archiva copia del documento que vincula el POA y PACC.


Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del Presupuesto) No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Identifica necesidad de actualización del Plan Operativo Anual (POA) y/o del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC); y traslada al Director de Asuntos Administrativos.


2. Instruye a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad para coordinar la actualización del Plan Operativo Anual o del Plan Anual de Compras y Contrataciones.


3.

Coordina, realiza y consolida el proceso de actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la actualización del POA y PACC.

Traslada al Subdirector Administrativo Financiero.


4.

Revisa el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.




¿Cumple con los lineamientos establecidos?

Sí: traslada al Director de Asuntos Administrativos y continúa con el procedimiento.

No: devuelve información al Analista Administrativo Financiero, indicando las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.

5.

Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.

¿Está de acuerdo con el documento?

Sí: Ordena el envío del documento a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo. Continúa procedimiento.

No: Devuelve al Subdirector Administrativo Financiero, con las observaciones para realizar modificaciones. Regresa a la actividad número 4.


6. Recibe notificación de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y traslada al Analista Administrativo Financiero.


7.

Analiza notificación.

¿Se aprobó la vinculación POA y PACC?

Sí: identifica si es necesaria una modificación presupuestaria y gestiona la misma según procedimiento “Reprogramación de Subproductos (durante la etapa de ejecución)” y continúa con el procedimiento.

No: Informa al Director de Asuntos Administrativos, y de requerir modificaciones continúaa en el paso número 2; caso contrario finaliza el procedimiento.


8. Informa al Director de Asuntos Administrativos que se actualizó la vinculación del POA y PACC; y archiva documentación.



Diagrama de flujo

Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y formulación del presupuesto) (1 de 1)


INICIO

Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a los Subdirectores ,

para que coordinen la aplicación y

cumplimiento de los lineamientos

recibidos por parte de la DIPLANDI



Coordina, realiza y consolida el proceso

de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan

Anual de Compras y Contrataciones, de

acuerdo a los procedimientos

establecidos , y en función a los lineamientos

recibidos


Financiero

Revisa el documento que vincula el Plan

Operativo Anual y el Plan Anual de

Compras y Contrataciones de la


Administrativos, verificando el


recibidos

Cumple con los lineamientos establecidos?

NO


Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que

responda a las necesidades de la

dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos

Esta de acuerdo con el

documento?

NO

SI


Envía a la DIPLANDI y envía copia a los subdirectores de la Dirección y archiva

copia del documento que vincula el POA y

PACC

SI

FIN


Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del Presupuesto) (1 de 1)


INICIO

Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a

los Subdirectores para que coordinen

la aplicación y cumplimiento de los

lineamientos recibidos por parte

de la DIPLANDI



Coordina, realiza y consolida el proceso

de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan

Anual de Compras y Contrataciones, de

acuerdo a los procedimientos

establecidos para la elaboración del POA

y del PACC, y en función a los lineamientos

recibidos por parte de la DIPLANDI


Financiero

Revisa el documento que vincula el Plan

Operativo Anual y el Plan Anual de

Compras y Contrataciones de la


Administrativos, verificando el


recibidos

Cumple con los lineamientos establecidos?

NO


Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que

responda a las necesidades de la

dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos

SI

Esta de acuerdo con el

documento?


Envía a la DIPLANDI y envía copia a los subdirectores de la Dirección y archiva

copia del documento que vincula el POA y

PACC

NO

SI

FIN





Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos


Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Compras y

Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las compras a ejecutar durante

el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.

Inicia: Solicita a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, la Programación de

Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de la

Dependencia, mismo que debe contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato

“Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ” .

Finaliza: Recibe PACC autorizado y coordina la actualización en el Sistema de GUATECOMPRAS.


a) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.

c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su


d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

f) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.


1. El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse antes del inicio del ejercicio fiscal.

2. La programación de negociaciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir

durante el año fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.

3. Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el

monto definido en la Ley de Contrataciones del Estado, para la modalidad de baja cuantía.

4. Todas las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, deberán enviar a la Dirección de Asuntos

Administrativos (DAA), las solicitudes de actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se

gestione la aprobación por parte de la Autoridad correspondiente.

5. Todas las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, deberán solicitar los reportes del Sistema de Gestión

de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, para consultar los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de

abastecimiento por insumos, para que la elaboración de su PACC esté acorde a las necesidades actuales.

6. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará las

gestiones presupuestarias que sean necesarias derivado de las modificaciones del PACC.

Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones


1.

Solicita a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, la Programación de Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato “Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ” .

Director de Asuntos

Administrativos



2.

Elabora la programación de productos y subproductos solicitada con base a necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Gestión de Almacenes –SIGAF-, presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal vigente.


Generales y Seguridad

3. Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia.


4.

Convoca a reunión a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las mismas.

Con las correcciones efectuadas traslada al Analista Administrativo Financiero, para que consolide la Programación de Productos y Sub-productos de la Dirección de Asuntos Administrativos.


5. Consolida información proporcionada por los Subdirectores traslada al Director de Asuntos Administrativos


6.

Recibe y analiza la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones. ¿Aprueba? No: solicita al Analista Administrativo Financiero que realice modificaciones. Sí: aprueba la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones, mediante firma y sello, y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones para gestionar su aprobación en consolidación con las demás Direcciones.


7. Consolida las Programaciones Mensualizadas de Compras y Contrataciones de las dependencias a cargo de Dirección de Asuntos Administrativos y traslada para aprobación.

Asistente de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

8. Revisa y firma, la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones consolidada y traslada para aprobación.

Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones

9. Aprueba y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones. Director y/o Subdirector de


10. Recibe las Programaciones Mensualizadas de Compras y Contrataciones de las dependencias desconcentradas del Ministerio para conformar el expediente.


Adquisiciones

11.

Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional


Adquisiciones

12. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional

Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-


1. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.

Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones


Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas


1.

Recibe el PACC de las Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo.

Traslada al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.


2. Recibe, revisa y traslada información al Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para la conformación del expediente.


3.

Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas separados por Dirección, para su autorización respectiva.

Gestiona la elaboración de la opinión de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y proyecto de Resolución Ministerial.


Adquisiciones

4.

Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para opinión técnica.


Adquisiciones





7. Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Analista de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

8. Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Jefe de la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

2.

Notifica a las Direcciones desconcentradas y al enlace Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos para la elaboración del Plan Anual de Compras con base a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones Autorizada.


Adquisiciones

3.

Elabora Plan Anual de Compras y Contrataciones con base a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones

Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las modalidades de cotización, licitación o subasta electrónica inversa.

Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función del análisis.

Traslada al Director.


Adquisiciones/Jefe de Departamento de Servicios

Administrativos Internos

4.

Revisa y autoriza el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la dependencia, envía a la Dirección de Asuntos Administrativos para continuar con el trámite. Nota: En la Caso de la Dirección de Asuntos Administrativos traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para continuar con la gestión.

Director o puesto equivalente de las Dependencias



9. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría

Jurídica

10. Recibe opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones

11. Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.


Adquisiciones

12.

Recibe y revisa el PACC.

¿Está de acuerdo con la información? Sí: traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en actividad No. 15 No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continúa procedimiento.

Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas

13. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes.

Analista o Asistente de Sección de Normas y

Programación de Adquisiciones

14. Elabora modificaciones solicitadas por Viceministro y regresa a la actividad No. 3.

Analista o Asistente de la Sección de Normas y


15. Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Dirección de Asuntos Administrativos. Ministro

16.

Recibe PACC autorizados. Coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del PACC a las diferentes dependencias.

Envía copia a las Direcciones a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos; y a las Direcciones desconcentradas para su registro en el Sistemas de GUATECOMPRAS.

Asistente o Analista de la Sección de Normas y


17. Recibe PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos, autorizado por Resolución Ministerial y procede a registrar en el Sistema de GUATECOMPRAS.

Técnico en Guatecompras

Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-


1.

Traslada la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones que sirvió de base para el PACC autorizado, a la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero, para su verificación versus el monto del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal correspondiente, a efecto de establecer si se cuenta con el financiamiento requerido.




2.

Realiza análisis de la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones tomando en consideración los siguientes aspectos:

a. Monto del programado, versus el monto del presupuesto aprobado para la Unidad Ejecutora.

b. Las compras y contrataciones incluidas en la programación Mensualizada de Compras y Contrataciones versus las asignaciones por renglón de gasto.

c. Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscal correspondiente.

d. Lineamientos recibidos. e. Otras variables externas aplicables al caso.

¿Las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento?

Sí: confirma al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, sobre el financiamiento. Continúa en la actividad número 5.

No: notifica al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para que coordine con los Enlaces Administrativos Financieros que se gestione la solicitud de modificación presupuestaria según procedimiento “Reprogramación de Subproductos (durante la etapa de ejecución)” o determine si es factible realizar ajustes a la programación Mensualizada de Compras y Contrataciones en función de los montos asignados. Continúa procedimiento.


3.

En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad presupuestaria, coordina modificaciones a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones o y/o ajustes al PACC cuando corresponda con los Enlaces Administrativos Financieros de las Direcciones a cargo de la Unidad Ejecutora.


4. Realiza las modificaciones correspondientes y traslada a Director o puesto equivalente de la Dependencia.


5.

Revisa y aprueba la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones y PACC cuando corresponda con los ajustes efectuados; notifica al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones, la confirmación o modificación del PACC presentado anteriormente.

Director o puesto equivalente de las Dependencias

6. Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


7.

Actualiza Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones y el PACC cuando corresponda, con base a las confirmaciones y/o modificaciones presentadas por las diferentes Dependencias.

¿Es una modificación al PACC? Sí: Gestiona la elaboración del proyecto de Resolución, con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y continua procedimiento. No: Gestiona la elaboración de proyecto de Resolución Interna y continua procedimiento.



8.

Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para opinión técnica.









11. Elabora proyecto de Resolución Ministerial o Resolución Interna según corresponda y traslada al Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Analista de la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

12.

Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Asesoría Jurídica, para opinión cuando corresponda. ¿Es resolución Interna? Sí: Continua en el paso No. 20 No: Continua el procedimiento.

Jefe de la Sección de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

13. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría Jurídica

14. Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


15. Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.


Adquisiciones

16.

Recibe y revisa el PACC. ¿Está de acuerdo con la información? Sí: firma y continúa el procedimiento en la actividad No. 19. No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continúa procedimiento.


17. Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes.



18. Elabora modificaciones solicitadas por la Autoridad que corresponda, y reenvía a DAA para las gestiones correspondientes y regresa a la actividad No. 7.


Adquisiciones

19. Recibe PACC, coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del PACC a las dependencias interesadas.


Adquisiciones

20. Registra en el Sistema de GUATECOMPRAS el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias concentradas.

Técnico en GUATECOMPRAS

21.

Recibe PACC autorizado de la Dirección de Asuntos Administrativos y coordina la actualización en el Sistema de GUATECOMPRAS.

Coordina según instrucción de la Autoridad Administrativa que corresponda, la programación de compras y traslada al Enlace Administrativo, que corresponda o al Asistente de Compras Directas, para su ejecución.



Diagrama de flujo

Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos

Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones (1 de 2)

Director y/o Subdirector de


Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y

Seguridad


Financiero

Inicio

Solicita detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato PACC

Elabora la programación de

productos y subproductos

Recibe información, analiza y verifica

Convoca a reunión para analizar de

manera particular cada una de las

programaciones y el detalle de los insumos

Consolida información

proporcionada

Recibe y analiza la Programación

Mensualizada de Compras y

Contrataciones.

¿Aprueba?Realiza

modificacionesNo

Aprueba la Programación Mensualizada de Compras

y Contrataciones, mediante firma y sello

Sí

1



Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones (2 de 2)

Director y/o Subdirector de



Adquisiciones



Fin

Consolida las Programaciones

Mensualizadas de Compras y

Contrataciones de las dependencias a cargo de Dirección

de Asuntos Administrativos

Revisa y firma, la Programación


Contrataciones consolidada

Aprueba y traslada al Departamento

de Gestión de Adquisiciones.

Recibe las Programaciones Mensualizadas de Compras y

Contrataciones de las

dependencias desconcentradas conformar el

expediente

Gestiona con el Jefe de Sección

de Normas y Programación

de Adquisiciones,

el envío a través de providencia

Revisa, emite opinión técnica

y devuelve a Dirección de


1



Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)

Secretaria del Departamento de


Analista de Sección de Normas y


Asistente de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones/

Jefe de Departamento de

Servicios Administrativos Internos

Director o puesto equivalente

de las Dependencias

Inicio

Recibe, traslada a Sección de Normas y

Programación de Adquisiciones,

expediente con opinión para la gestión

correspondiente.

Notifica a las Direcciones

desconcentradas y al enlace Administrativo

Financiero de la Dirección de Asuntos

Administrativos para la elaboración del PACC

Elabora Plan Anual de Compras y

Contrataciones con base a la Programación


Contrataciones

Analiza si se pueden realizar eventos de

adquisición conjuntos para las modalidades

de cotización, licitación o subasta electrónica

inversa

Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función del análisis.

Revisa y autoriza el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la dependencia, envía a

la Dirección de Asuntos Administrativos para

continuar con el trámite

Fin



Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 3)

Director de Asuntos

Administrativos




Adquisiciones

Dirección de Planificación

y Desarrollo Institucional


de Gestión de Adquisiciones

Inicio

Recibe el PACC de las Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo.

Recibe, revisa y traslada información

para conformación de expediente.

Conforma el expediente con los

PACC de las Direcciones

desconcentradas separados por

Dirección, para su autorización respectiva.

Gestiona la elaboración de la opinión de la

Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional y proyecto de Resolución Ministerial

Gestiona con el Jefe de Sección

de Normas y Programación

de Adquisiciones,

el envío a través de providencia

Revisa, emite opinión técnica

y devuelve a Dirección de

Asuntos Administrativos.

Recibe, traslada expediente con opinión para la

gestión correspondiente.

1

4



Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas (2 de 3)



Jefe de la Sección de Normas y

Programación de Adquisiciones Dirección de Asesoría Jurídica



Viceministro de Administración Interna y

Desarrollo de Sistemas

Elabora proyecto de Resolución Ministerial y

traslada al Jefe de la Sección de Normas y

Programación de Adquisiciones.

Gestiona traslado (con visto bueno de la

Dirección y del Departamento de

Gestión de Adquisiciones) a la

Dirección de Asesoría Jurídica.

Revisa y emite opinión jurídica

sobre el proyecto de Resolución

Ministerial.

Recibe opinión jurídica sobre el

proyecto de Resolución Ministerial.

Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos

Administrativos traslada al Despacho del Viceministro de

Administración Interna y Desarrollo de

Sistemas para su consideración.

Recibe y revisa el PACC.

1

¿Está de acuerdo con

la información?

Traslada para aprobación del

Ministro

Sí

No

Remite a la Dirección de

Asuntos Administrativos para que curse

la atención según

correspondan a cada

dependencia

3

2


Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas

Públicas (3 de 3)Analista o Asistente de Sección de

Normas y Programación de

AdquisicionesMinistro Técnico en Guatecompras

Elabora modificaciones solicitadas por

Viceministro y regresa a la actividad No. 3.

Firma Resolución Ministerial y devuelve

a la Dirección de Asuntos

Administrativos.

Recibe PACC autorizados.

Coordina notificación de la

Resolución Ministerial de

aprobación del PACC

Envía copia a las Direcciones a cargo de la Dirección de

Asuntos Administrativos; y a las Direcciones desconcentradas

para su registro en el Sistemas de

GUATECOMPRAS

Recibe PACC de la Dirección de Asuntos

Administrativos, autorizado por

Resolución Ministerial y procede a registrar en

el Sistema de GUATECOMPRAS.

2

4

FIN

3

Plantilla 2.1



Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (1 de 3)



Presupuesto


Director o Puesto equivalente de las

dependencias

Analista o Asistente de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

Traslada la Programación


Contrataciones que sirvió de base para el PACC autorizado,

,

INICIO

Realiza análisis de la Programación


Contrataciones

¿Las asignaciones presupuestarias corresponden a requerimiento?

Confirma sobre el financiamiento

Sí

Notifica para que se coordine la solicitud

de modificación presupuestaria

según procedimiento

“Reprogramación de Subproductos

(durante la etapa de ejecución)” o

determine realizar ajustes a la

programación Mensualizada de

Compras y Contrataciones

No

Coordina modificaciones a la

Programación Mensualizada de

Compras y Contrataciones o y/

o ajustes al PACC

cuando corresponda

Realiza las modificaciones

correspondientes y traslada

Revisa y aprueba la Programación


Contrataciones y PACC cuando

corresponda con los ajustes efectuados;

notifica

Recibe información y traslada

Actualiza Programación


Contrataciones y el PACC cuando corresponda

Gestiona la elaboración del

proyecto de Resolución

Gestiona la elaboración de

proyecto de Resolución Interna

¿Es una modificación al

PACC?

Sí

No

Gestiona envío de providencia a la

DIPLANDI

1

4

A

A

Plantilla 2.1



Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (2 de 3)

Dirección de Planificación y



Jefe de la Sección de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

Dirección de Asesoría Jurídica

Analista o Asistente de Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

1

Revisa, emite opinión técnica y devuelve a DAA

Recibe, traslada expediente con opinión para la

gestión correspondiente

Elabora proyecto de Resolución

Ministerial o Resolución Interna según corresponda

y traslada

Gestiona traslado a la Dirección de

Asesoría Jurídica, para opinión

cuando corresponda.

Revisa y emite opinión jurídica

sobre el proyecto de Resolución Ministerial.

¿Es resolución interna?

No

Recibe opinión

jurídica y traslada

Revisa información, y con el visto bueno

del Director de Asuntos

Administrativos, traslada

2Sí

3

Plantilla 2.1



Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos

Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (3 de 3)Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas


Adquisiciones







3

Recibe y revisa PACC

¿Está de acuerdo con la información?

Firma

Remite a la Dirección de


para que curse la atención según correspondan a

cada dependencia

Sí

Gestiona modificaciones al

PACC con las dependencias

correspondientes

Elabora modificaciones

solicitadas por la Autoridad que corresponda, y

reenvía a DAA para las gestiones

correspondientes

4

Recibe PACC, coordina

notificación de la Resolución

Ministerial de aprobación del

PACC a las dependencias interesadas.

No

Registra en el Sistema de

GUATECOMPRAS el PACC de la


Administrativos y las dependencias

concentradas.

Recibe PACC autorizado de la

DAA y coordina la actualización en el

Sistema de GUATECOMPRAS.

Coordina según instrucción de la

Autoridad Administrativa que

corresponda, la programación de

compras y traslada al Enlace

Administrativo, que corresponda o al

Asistente de Compras Directas, para su ejecución

FIN

2

Plantilla 2.1





Compra de Baja Cuantía / Compra Directa de dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos


Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuantía y compra directa, según leyes y normativas aplicables.

Inicia: Elaboración de solicitud de compra.

Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra.


a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado c) Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. d) Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo. e) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. f) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. g) Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción. h) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento i) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. j) Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. k) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado GUATECOMPRAS. l) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas m) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición.


1. Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la compra. 2. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones

técnicas y condiciones de almacenamiento. 3. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. 4. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su

firma e identificando el nombre y fecha del evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho Ministerial y de los Viceministerios, adjuntando listado de participantes firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo.

5. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos, combustibles y repuestos de vehículos, se excluye consignar la verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios y en la Solicitud Electrónica de Compras con Caja Chica.

6. En las compras de activos fijos y bienes fungibles debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o cuando aplique “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos; y agregar un anexo si no lo dijera la justificación de dicha solicitud, con los nombres y cargos del personal a quien se le cargará dichos bienes.

7. Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro”, el que servirá para efectos de ingreso al almacén.

8. Se suscribirán actas administrativas de conformidad con el artículo 50 del decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, únicamente por los servicios que se recibirán en forma mensual, indicando las condiciones en las

Plantilla 2.1


cuales se prestarán los mismos, a excepción de los servicios básicos. 9. En los casos de compra de materiales y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” (si corresponde)

para efectos de ingreso al almacén, en un plazo no mayor de cinco días. 10. En el caso de proveedores únicos se debe aplicar lo establecido en el artículo 43 liberal c) de la Ley de

contrataciones del Estado y artículo 28 de su Reglamento. 11. Se exceptúan de la obligatoriedad de presentar dos cotizaciones en las adquisiciones que no excedan el monto

para baja cuantía, según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, en los siguientes casos: a) Contratación de servicio de mantenimiento y reparación de vehículos. En donde los elementos para

seleccionar al proveedor quedan bajo la responsabilidad de las Direcciones correspondientes; a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos, en donde la selección del taller estará a cargo de la Sección de Operaciones.

b) Compra de boletos aéreos. c) Contratación de publicaciones en medios de comunicación. En donde los elementos para seleccionar el

proveedor se realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de la Dirección de Comunicación Social.

d) Compras por caja chica y reintegros e) Cuando por la naturaleza del bien o servicio, sea justificado por el Director/Subdirector de la dependencia

solicitante o su equivalente, la compra con un solo proveedor, entre ellos garantía, o especialidad del servicio.

12. Los formularios “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”, “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica”, deben ser llenados con toda la información requerida; se deberá identificar en la justificación la naturaleza, finalidad y resultados de los bienes y/o servicios solicitados; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a las solicitudes en referencia.

13. Únicamente podrán realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuantía por medio de Caja Chica, cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos (Q.5, 000.00); y cuando sean superiores a dicho monto deberá gestionarse la adquisición de acuerdo a los procedimientos de “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque” o “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta”, según corresponda.

14. Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante baja cuantía o compra directa, deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, respaldados mediante documentos de legítimo abono, que reúnan los requisitos legales respectivos.

15. En los casos de parquímetros, pasajes de transporte público urbano y otros gastos de baja cuantía se deberá elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificación, y autorización del Director o Subdirector de la dependencia solicitante o su equivalente y del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.

16. No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito, multas, moras o intereses.

17. Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como los descritos en el procedimiento.

18. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde al Jefe de la Sección de Tesorería con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y/o Subdirector Administrativo Financiero.

19. Los vales de Caja Chica y Fondo Rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. El Asistente de la Sección de Tesorería y Técnico de Fondo Rotativo emitirá hasta un máximo de tres vales por cada Asistente de Compras Directas.

20. Se requerirá la liquidación del vale autorizado y cuando no se liquide en el tiempo establecido, el Técnico de Fondo Rotativo o Asistente de Caja Chica, según corresponda, reportará dicha situación al Jefe de la Sección de Tesorería y al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para los efectos o medidas administrativas que correspondan.

21. El Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Subdirector Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.

22. El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme a las funciones y los procedimientos establecidos.

23. La autorización de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y “Solicitud Electrónica de Compra con

Plantilla 2.1


Caja Chica” corresponde únicamente al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, quien debe evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.

24. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero es responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará:

a) Con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” en las modalidades de compra por baja cuantía y compra directa.

b) Con la firma de la “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” para los gastos ejecutados a través de dicho fondo.

25. El Enlace Administrativo Financiero deberá tomar en consideración que las compras de baja cuantía que no están en la Programación Anual de Compras y Contrataciones afectan el presupuesto de la dependencia que representan.

26. Para adquisiciones bajo la modalidad de baja cuantía y compra directa se deberá tomar en consideración lo establecido en el artículo 43 “Modalidades Específicas”, de la Ley de Contrataciones del Estado, considerando la naturaleza del bien o servicio.

27. Para la elaboración del Cuadro Comparativo de Ofertas, se requiere la evaluación de ofertas y adjudicación del proveedor a la dependencia solicitante.

28. Cuando por la necesidad en el servicio se requiera la gestión de reintegros la Dirección de Asuntos Administrativos le dará tramite siempre y cuando se cuente con saldo presupuestario disponible y aplica para gastos estrictamente emergentes, por consiguiente, se admitirán reintegros que fueran requeridos como máximo cinco días posteriores a la fecha de la factura y después de haber cumplido con los requisitos correspondientes.

Compra de Baja Cuantía con Caja Chica


1. Elabora “Solicitud electrónica de compra con Caja Chica”, llenando la información requerida; código de insumo, disponibilidad en almacén, producto y subproducto y traslada a la Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones.

Solicitante / Enlace Administrativo Financiero

2.

Revisa la información de la “Solicitud electrónica de compra con Caja Chica”. ¿La información es correcta? No: rechaza y/o requiere correcciones al solicitante o Enlace Administrativo Financiero. Si: realiza verificación de código de insumo, si corresponde; disponibilidad en almacén y requiere al Asistente de Presupuesto, la verificación presupuestaria y especificación de centro de costo. Nota: Cuando corresponda, solicitará la creación del código de insumo ante la Dirección Técnica de Presupuesto.

Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /


3. Asigna número correlativo a la “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica” y entrega al Jefe de la Sección de Compras Directas o Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para su gestión con el Asistente de Compras Directas.


4.

Revisa, analiza y traslada para visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas, para las gestiones correspondientes.

Jefe de la Sección de Compras Directas o Jefe del

Departamento de Gestión de Adquisiciones

5. Presenta “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” y solicita efectivo a Asistente de Caja Chica.


6. Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Es procedente dar trámite?


Plantilla 2.1



No: devuelve al Asistente de Compras Directas para efectuar correcciones. Si: emite vale, procede a firmarlo y gestiona las firmas con Jefe de la Sección de Tesorería y Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Posteriormente entrega el efectivo al Asistente de Compras Directas y requiere la firma del mismo.

7. Recibe el efectivo, firma el vale y procede a realizar la compra. Asistente de Compras

Directas

8.

Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.

Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.

NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.

Dirección: Dirección fiscal vigente.

Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: en números y letras.

Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.

Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.

Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.

NOTA: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Se debe verificar que la factura contenga toda la información.


9.

Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo suficientemente clara, firma y sella.

Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Compras Directas, y firma y sella.

En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.


10. Traslada factura original y expediente, adjuntando copia del Vale de Caja Chica, al Técnico o Asistente de Almacén, para el ingreso al almacén.


11. Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y devuelve al Asistente de Compras Directas, el expediente y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.


12.

Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que formará parte del expediente.


Plantilla 2.1



13. Solicita liquidación del vale ante el Asistente de Caja Chica, entregando la documentación de respaldo.


14. Revisa la documentación de legítimo abono. Realiza liquidación del vale, colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Asistente de Compras Directas.


Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque


1.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda.

Solicitante /Enlace Administrativo Financiero

2.

Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica el código(s) de insumo (s), con el apoyo del técnico del centro de costo, disponibilidad en almacén, producto y subproducto, y requiere al Asistente de Presupuesto la verificación presupuestaria. ¿La información es correcta? No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Sí: continúa con el procedimiento.



3.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía, y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la modalidad de baja cuantía, devuelve el expediente para el análisis y posible modificación al PACC.



4.

Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con el Asistente de Compras Directas.


5.

Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.

Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o

Jefe de la Sección de Compras Directas

6.

Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: inicia el procedimiento “Compra por Contrato Abierto”, si cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, realiza como mínimo dos cotizaciones, para la modalidad de baja cuantía.


7. Elabora el formato de “Cumplimiento de Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de


Plantilla 2.1



las invitaciones a cotizar.

Traslada expediente al Asistente de Presupuesto.

8.

Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información en el formulario de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”:

a. Renglón Presupuestario b. Producto y subproducto c. Verificación de disponibilidad presupuestaria

Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.


9.

Traslada expediente de compras para firma, el cual debe contener:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Cuadro Comparativo de Ofertas c. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta d. Ofertas recibidas e. Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS, cuando aplique


10.

Revisa expediente de compras. ¿La documentación e información están correctas? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que realice las correcciones correspondientes. Sí: firma y sella solicitud de compras. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.



11. Recibe expediente y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


12.

Recibe expediente y analiza. ¿Autoriza el gasto? Sí: firma en el “Cuadro Comparativo de Ofertas”. No: finaliza el procedimiento. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.



13. Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio.


14.

Gestiona la realización del procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”.

NOTA: En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio, recibe vale con el cheque respectivo por parte del Técnico del Fondo Rotativo, para realizar la compra; debiendo realizar la liquidación correspondiente ante el Técnico de Fondo Rotativo.


15.

Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos, notifica al Técnico o Asistente de Almacén, la fecha y hora de recepción, traslada expediente original o copia certificada; coordina la logística de ingreso de visitas. En el caso de servicios notifica al receptor del mismo.


16. Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando se trate de bienes o insumos. Luego traslada expediente Asistente de Compras Directas.


Plantilla 2.1



NOTA: Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar los mismos al Técnico o Asistente de Almacén, para su registro.

17.

Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.








Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.


18.

Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe de la Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.


19.

Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que formará parte del expediente.


20.

Traslada expediente al Técnico de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo Interno según procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”. Cuando corresponda realiza publicación en GUATECOMPRAS, según normativa vigente. NOTA: Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de cheque, el Asistente de Compras Directas deberá realizar la liquidación correspondiente ante el Técnico de Fondo Rotativo Interno.


21. Notifica al solicitante que la compra fue realizada. Asistente de Compras Directas

Plantilla 2.1


Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta


1.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio, cuando corresponda.


2.

Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica código(s) de insumo(s), producto y subproducto. ¿La información es correcta? No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Sí: continúa con el procedimiento.


/Enlace Administrativo Financiero

3.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía, y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la modalidad de baja cuantía devuelve el expediente para el análisis y posible modificación al PACC.



4.

Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con Asistente de Compras Directas.


5.

Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.



6.

Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: inicia el procedimiento “Compra por Contrato Abierto”, si cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, traslada a Asistente del Centro de Costos.


7. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Asistente de Compras Directas.

Asistente de Centro de Costos

8. Realiza consolidación de pre-orden de compra. Asistente de Compras

Directas

9.

Realiza como mínimo dos cotizaciones cuando el monto de la negociación corresponde a una compra en la modalidad de baja cuantía; para las compras bajo la modalidad de compra directa, las ofertas deberán de obtenerse en forma electrónica, a través del portal de GUATECOMPRAS.

Elabora formato de “Cumplimiento de Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de


Plantilla 2.1



la invitación a cotizar.

Traslada expediente a Asistente de Presupuesto.

10.

Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información en el formulario de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”

a. Renglón Presupuestario b. Producto o Subproducto c. Verificación de disponibilidad presupuestaria

Traslada expediente a Asistente de Compras Directas.


11.

Traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, el expediente de compras que contenga:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Cuadro Comparativo de Ofertas c. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta d. Ofertas recibidas e. Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS, cuando aplique


12.

Revisa expediente de compras. ¿La documentación e información están correctas? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que realice las correcciones correspondientes. Si: firma y sella solicitud de compra. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas, para gestionar su aprobación.

Jefe de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la


13. Recibe expediente y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


14.

Recibe expediente y analiza. ¿Autoriza el gasto? No: finaliza el procedimiento. Sí: mediante firma en el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.



15. Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.


16. Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-, cuando corresponda; y traslada al Asistente de Compras Directas.


17. Recibe expediente de la Sección de Presupuesto, registra adjudicación de compra en SIGES.


18. Aprueba adjudicación de compra en SIGES. Jefe de Gestión de

Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas

19.

Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes, y notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si aplica). Traslada al, Asistente de Presupuesto para que continúe con el procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-.


Plantilla 2.1



20. Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF- cuando corresponda y traslada a Asistente de Compras Directas.


21. Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la información respectiva según normativa vigente.


22. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Asistente de Compras Directas.


23.

Integra el expediente con la siguiente documentación: a. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. b. Acta o Contrato Administrativo, con su resolución de aprobación (Cuando

corresponda). c. Cuadro Comparativo de Ofertas. d. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta e. Impresión de la Orden de Compra. f. Impresión CUR de compromiso.

Nota: en caso que la adjudicación se realice a dos o más proveedores, cada expediente de pago adicional deberá contar con fotocopia certificada de los documentos incluidos en el original.


24.

Notifica al Técnico o Asistente de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros y remite el expediente o copia certificada. En el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y la orden de compra correspondiente.


25.

Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.




Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: En números y letras.




NOTA: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.


26.

Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos, según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Asistente de Compras Directas. Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar los mismos al Técnico o Asistente de Almacén, para su registro.


Plantilla 2.1



27.

Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Jefe de Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.


28.

Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. NOTA: cuando se adquieran bienes que requieren registro de inventarios, traslada el número de pre-liquidación a la Sección de Inventarios, para su registro correspondiente.


29. Aprueba liquidación en SIGES. Jefe de Gestión de

Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas

30.

Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Traslada expediente al Asistente de Presupuesto, para la realización del procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de Devengado.


31. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Asistente de Compras Directas

Plantilla 2.1


Diagrama de flujo

Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de chequeSolicitante /Enlace


INICIO

Elabora Solicitud de Compra y/o

Contratación de Servicio y traslada



Recibe Solicitud de Compra, revisa la

información y verifica el código de

insumo, disponibilidad en

almacén, producto, subproducto, y

requiere la verificación

presupuestaria

La información es correcta?

NO

Verifica que la compra solicitada se

encuentre dentro del PACC

Secretar ia del Departamento de Gestión

de Adquisiciones

Asigna número correlativo a la

Solicitud de Compra, verifica

que la misma cumpla con los

requisitos y traslada

Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras

Directas

Evalúa la solicitud de compra en el

orden de la importancia y

necesidad. Traslada


Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)

adjudicado(s) en Contrato Abierto

¿Está incluido en Contrato Abierto?

SI

Evalúa si dentro del marco legal es

factible realizar la compra fuera de esa

modalidad

NO

Elabora el formato de Cumplimiento de

Requisitos en la Oferta y Cuadro Comparativo de Ofertas, con las

cotizaciones realizadas y traslada

Técnico, Asistente o Coordinador de

Presupuesto

Recibe, verifica expediente y

traslada

Traslada expediente de compras para

firma

Revisa expediente de compras

¿La documentación e información

están correctas?

NO

Firma y sella solicitud de

compras. Traslada

Recibe expediente y traslada

2

SI

SI

Inicia el procedimiento

Compra por Contrato Abierto

1

Plantilla 2.1


Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque (1 de 2)Solicitante /Enlace


INICIO






información y verifica el código de

insumo, disponibilidad en

almacén, producto, subproducto, y

requiere la verificación

presupuestaria


NO


encuentre dentro del PACC

Secretar ia del Departamento de Gestión

de Adquisiciones


Solicitud de Compra, verifica


requisitos y traslada


Directas



necesidad. Traslada





SI



modalidad

NO

Elabora el formato de Cumplimiento de

Requisitos en la Oferta y Cuadro Comparativo de Ofertas, con las

cotizaciones realizadas y traslada

Asistente o Jefe de la Sección de Presupuesto

Recibe, verifica expediente y

traslada

Traslada expediente de compras para

firma



están correctas?

NO

Firma y sella solicitud de

compras. Traslada


2

SI

SI

Inicia el procedimiento


1

Plantilla 2.1


Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque (2 de 2)Director de Asuntos

Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero

2

Recibe expediente y analiza

Autoriza el gasto?

Firma en el Cuadro Comparativo de Oferta. Traslada

SI

NO


Formaliza la(s) compra(s) y/o

contratación de servicios, notifica al

proveedor

Recibe el expediente, notifica, traslada expediente

original o copia certificada; coordina

la logística de ingreso de visitas Y notifica al receptor

del mismo


Verifica que la factura cumpla con

la información

Anota en el reverso de la factura u hoja

adjunta membretada y firma

en la misma, obtiene firmas

Publica en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, procede a

imprimir la constancia de la

publicación

Traslada expediente al Técnico de Fondo Rotativo para que

realice pago y regularización del

gasto

Notifica al solicitante que la

compra fue realizada.

FIN

Gestiona la realización del procedimiento

“Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”

Realiza la recepción


“ingreso al Almacén”,

traslada expediente

1

Plantilla 2.1


Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta (1 de 3)


INICIO



Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /Enlace



información y verifica código(s) de insumo(s), producto

y subproducto


NO


encuentre dentro del Plan Anual de

Compras y Contrataciones -

PACC-



Solicitud de Compra y/o Contratación de

Servicio


Directas



necesidad. Traslada



adjudicado(s) en Contrato Abierto.


SI

NO



modalidad

2

SI

Inicia el procedimiento de Compra por

Contrato Abierto

1

Plantilla 2.1



Asistente de Centro de Costos

2

Recibe solicitud de compra, elabora

pre-orden de compra en el SIGES

y traslada


Realiza consolidación de

pre-orden de compra

Realiza cotizaciones, Elabora formato de “Cumplimiento de

Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la

información de las cotizaciones

realizadas. Traslada


Recibe y verifica expediente,

complementa información en el

formulario de Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y traslada

Traslada el expediente de

compras

Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección

de Compras Directas



están correctas?

Firma y sella solicitud de compra

NO

SI





¿Autoriza el gasto?

Firma en el Cuadro Comparativo y

Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios, traslada

expediente

SI

1 NO

Adjudica en GUATECOMPRAS,

gestiona CDP cuando corresponda Elabora Constancia

de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-, trasladaRecibe expediente,

registra adjudicación de

compra en SIGESAprueba

adjudicación de compra en SIGESImprime Orden de

Compra, gestiona firmas

correspondientes, y notifica al

proveedor; entrega copia electrónica de la orden de compra

si aplica

3

Plantilla 2.1




3

Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-,

cuando corresponda y traslada


Publica en GUATECOMPRAS

cuando corresponda la información

respectiva según normativa vigente.


Recibe expediente, con CUR de

compromiso, aprueba y traslada

Integra el expediente

Notifica a almacén y remite el

expediente o copia certificada

Verifica la factura



adjunta membretada y firma

en la misma, Gestiona firmas

Registra liquidación de la adjudicación

en el SIGES

Jefe de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la


Aprueba liquidación en SIGES.

Notifica al solicitante que los

insumos solicitados fueron adquiridos

FIN1

Realizala recepción en el caso de bienes e

insumos, según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Asistente o Analista de Compras Directas

Imprime anexo de Orden de Compra,

gestiona firmas y las adjunta al ex pediente.Traslada expediente al

Técnico, Asistente o Coordinador de

Presupuesto, para la real ización del procedimiento “Ejecución por

Acreditamiento en Cuenta” en etapa de

Devengado.

Plantilla 3.3







Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.

Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.

Finaliza: Notifica al interesado que la compra fue realizada.


a) Constitución Política de la República de Guatemala.

b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

c) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.

d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.

e) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción.

f) Acuerdo Gubernativo número 112-2018.Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su


g) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

h) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

i) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

–GUATECOMPRAS-, emitidas por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

j) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.


1. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones técnicas y condiciones de almacenamiento.

2. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. 3. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su

firma e identificando el evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Ministro o Viceministros, adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo.

4. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehículos, se excluye consignar la

verificación de almacén en la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.

5. En las compras de activos fijos y bienes fungibles debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos; y agregar un anexo adjunto si no lo dijera la justificación de dicha solicitud, el personal a quien se le cargará dichos bienes. Adicionalmente, tomar en consideración las actividades correspondientes a la Sección de Compras Directas, en los procedimientos “Ingreso a Almacén” y “Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles”.

6. El formulario “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, debe ser llenado con toda la información requerida; se deberá identificar en la justificación la naturaleza, finalidad y resultados de los bienes y/o servicios solicitados; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a las solicitudes en referencia.

7. El Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Subdirector Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.

8. El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme a las funciones y los procedimientos establecidos.

Plantilla 3.3


9. La autorización de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, corresponde únicamente al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, quien debe evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.

10. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero es responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas”.


1. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones.


2.

Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información. ¿La información es correcta? Sí: continúa con el procedimiento. No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Regresa a la actividad número 1.



3.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, se solicita la Dirección requirente, la justificación correspondiente para efectuar la adquisición a través de la modalidad de Contrato Abierto.

Asistente de Normas y programación de

Adquisiciones /Enlace Administrativo Financiero

4.

Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con el Asistente de Compras Directas.


5.

Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad; somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.


Directas

6.

Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: continúa con el procedimiento. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad y se sujeta al procedimiento de compra que le corresponda, según su monto.


7.

Imprime el listado, subraya el renglón y proveedor seleccionado, imprime carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud de compra. Traslada al Jefe de la Sección de Compras Directas y/o Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para continuar con el trámite.


8. Define la forma de pago, el cual puede ser por Acreditamiento en Cuenta o Fondo Rotativo Interno.

Jefe de la Sección de Compras Directas y/o Jefe del

Departamento de Gestión de

Plantilla 3.3



Traslada a la Sección de Presupuesto. Adquisiciones

9.

Complementa y verifica la siguiente información en el formulario “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”:

a. Renglón Presupuestario b. Verificación de disponibilidad presupuestaria

Traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.


10. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Compras Directas y Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


11.

Analiza expediente. ¿Cómo se realizará la forma de pago?

a. En caso de pago por Acreditamiento en Cuenta, traslada solicitud al Asistente de Centro de Costos para elaboración de pre-orden, y continúa el procedimiento.

b. Cuando el pago se realice con Cheque, traslada al Técnico del Fondo Rotativo para gestionar cheque de pago según procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, continúa en el paso No.19


12. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.

Técnico del Centro de Costos

13. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Gestiona con el Asistente o de Presupuesto la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-.


14. Generan del Sistema de Gestión –SIGES-, la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.


15. Registra adjudicación en SIGES y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe de Sección de Compras Directas para aprobación.


16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra.

Jefe del Departamento Gestión de Adquisiciones o Jefe de Sección de Compras

Directas

17. Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al expediente.


18. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.


19. Notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra, si aplica.


20. En el caso de bienes y/o suministros, notifica a la Sección de Almacenes la fecha y hora de recepción de los mismos, traslada expediente original o copia certificada.


Plantilla 3.3



21.

Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”. NOTA: Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar a la Sección de Almacenes para realizar el procedimiento “Ingreso a Almacén”.


22.

Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:

Fecha: Emisión de Factura.

Nombre: Dependencia.

NIT: Dependencia.





Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.


23.

Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra, cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Jefe de la Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5, 000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5, 000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.


24.

Analiza y determina. ¿La compra requiere liquidación en SIGES? Si: registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. No: continúa en actividad No. 28. NOTA: cuando se adquieran bienes que requieren registro de inventarios, traslada el número de pre-liquidación a la Sección de Inventarios, para su registro correspondiente.


25. Aprueba liquidación en SIGES.

Jefe de la Sección de Compras Directas / Jefe del


26. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona las firmas correspondientes y adjuntas al expediente.


27. Traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago, según procedimiento establecido “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo” o “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”, dependiendo de la modalidad de pago.


Plantilla 3.3



28. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Asistente de Compras Directas


Diagrama de flujo

Compra por Contrato Abierto (1 de 3)

Solicitante /Enlace Administrativo

Financiero

INICIO

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de

Servicio”, llenando la información

requerida y traslada

Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /Enlace


Recibe “Solicitud de Compra y/o

Contratación de Servicio”, revisa la

información


NO

Asistente de Normas y programación de

Adquisiciones /Enlace Administrativo Financiero


encuentre dentro del Plan Anual de

Compras y Contrataciones -

PACC-, de la dependencia

Secretaria del Departamento de Gestión

de Adquisiciones

Asigna número correlativo y verifica


requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo

para su distribución y trámite de compra


Directas



necesidad; somete a consideración,

traslada


Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o

servicio(s) se encuentra(n)


Imprime el listado, subraya el renglón y

proveedor seleccionado,

imprime carátula del concurso publicado en

GUATECOMPRAS y adjunta a la

solicitud de compra, traslada

1


Compra por Contrato Abierto (2 de 3)Jefe de la Sección de Compras

Directas y/o Jefe del Departamento de Gestión de

Adquisiciones

1

Define la forma de pago, el cual puede

ser por Acreditamiento en

Cuenta o Fondo Rotativo Interno


Complementa y verifica la

información en el formulario


Gestiona firmas

Analiza expediente

Cómo se realizará la

forma de pago?

Técnico del Centro de Costos

Recibe solicitud de compra, elabora

pre-orden de compra en el SIGES

y traslada

ACREDITAMIENTO

EN CUENTA

Traslada al Técnico del Fondo Rotativo

para gestionar cheque de pago


CHEQE

Realiza consolidación de pre órdenes de

compra

Generan la constancia de disponibilidad

presupuestaria y traslada

Registra adjudicación en

SIGES y traslada al Jefe del


Adquisiciones o Jefe de Sección de

Compras Directas para aprobación

Jefe del Departamento Gestión de Adquisiciones o Jefe de


Aprueba adjudicación de

compra en SIGES y genera orden de

compra

Imprime orden de compra, gestiona

firmas correspondientes,

adjunta al expediente


Recibe expediente con CUR de

compromiso, aprueba y traslada

A

Notifica al proveedor

indicando el lugar, fecha y hora de

entrega del bien, insumo y/o

prestación del servicio. Entrega

copia electrónica de la orden de compra,

si aplica.

En el caso de bienes y/o suministros,

notifica a la Sección de Almacenes la fecha y hora de recepción de los mismos, traslada

expediente original o copia certificada

2


Compra por Contrato Abierto (3 de 3)


2

Realiza la recepción de insumos según

procedimiento


Verifica que la factura cumpla con

la información



adjunta membretada: ampliación del concepto de la

compra, cuando aplique y firma en la

misma

Analiza y determina

Jefe de la Sección de Compras Directas / Jefe del Departamento


Aprueba liquidación en SIGES

Imprime anexo de Orden de Compra, gestiona las firmas correspondientes y

adjuntas al expediente

Traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago,


establecido

Notifica al interesado que la

compra fue realizada

FIN





Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos


Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por cotización, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones a través de la Dirección de Asuntos Administrativo –DAA-.

Inicia: Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo.

Finaliza: Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.


a) Constitución Política de la República de Guatemala.

b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado

c) Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

d) Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo.

e) Decreto 2-89, Ley del Organismo Judicial

f) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.

g) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.

h) Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción.

i) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento

j) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su


k) Acuerdo A-038-2016, Acuerdo emitido por Contraloría General de Cuentas, referente al envío digital de contratos.

l) Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

m) Acuerdo Ministerial 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del MINFIN.

n) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

GUATECOMPRAS.

o) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas

p) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición


“No existen disposiciones internas para este procedimiento”.


1.

Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la programación de compras que se derive del mismo. Identifica los eventos de cotización que se deriven de la consolidación del PACC. Presenta al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, el detalle de los eventos de cotización a realizar.


Adquisiciones

2.

Coordina con las dependencias solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, entrega de especificaciones técnicas y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, cuando sean bienes o suministros que no formarán parte




de una compra consolidada. En el caso de las compras consolidadas la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” será realizada por la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, tomando como referencia las cantidades solicitadas en el PACC autorizado, y estas previo a ser autorizadas por el Director de Asuntos Administrativos y/o la Subdirector Administrativo Financiero, serán avaladas por la dependencia interesada.

3.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida. Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios.

Gestiona aprobación de la solicitud, por parte del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Departamento de Gestión de Adquisiciones.

Enlace Administrativo Financiero o Asistente de la

Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

4.

Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes. Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para coordinar el inicio del proceso.


5. Instruye al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el inicio del proceso y traslada expediente.


6.

Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:

a. Proyecto de Bases de Cotización, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.

b. Proyecto de contrato administrativo.

NOTA: Previo a la publicación de los proyectos de bases de cotización y de contrato, traslada copia al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Subdirector Administrativo Financiero y dependencia solicitante para su revisión y aprobación.


Adquisiciones

7.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación de los proyectos de bases de cotización y del contrato administrativo en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido; imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.


Adquisiciones



¿Hay comentarios o sugerencias?

No: continúa en la actividad No. 14 del procedimiento.

Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).

8.

Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna en la Dirección de Asuntos Administrativos o área especializada que corresponda.

Si la respuesta puede ser resuelta en la Dirección de Asuntos Administrativos traslada respuesta a la Sección de Normas y Programación de Adquisición y continúa en la actividad No. 12.

Si se requiere consultar al área especializada que corresponda, traslada con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y continúa en la actividad No, 9.


9. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Área técnica especializada

10. Recibe respuesta y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.



11.

Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su visto bueno.

Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


12.

Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS, la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.


Adquisiciones

13. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Cotización. Jefe de la Sección de Normas

y Programación de Adquisiciones

14.

Elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:

Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Cotización y sus respectivos suplentes, velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en función de la idoneidad. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones



Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario y Dictamen técnico.

15. Recibe de forma independiente, dictamen presupuestario y técnico, de acuerdo a la normativa aplicable.


Adquisiciones

16.

Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, especificaciones técnicas, proyecto de bases de cotización, entre otros) y oficio al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.


Adquisiciones

17.

Analiza el expediente de compra, verifica que el proyecto de bases de cotización cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados.

Traslada expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


18.

Integra el expediente para solicitar opinión jurídica con la siguiente información:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Cotización c. Proyecto de Contrato d. Dictamen Técnico e. Dictamen Presupuestario

Elabora oficio y traslada expediente original al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para visto bueno.


Adquisiciones

19.

Recibe expediente y analiza. ¿Está de acuerdo?

No: devuelve para correcciones.

Sí: firma oficio de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.



20. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


21.

Recibe de forma independiente, el expediente de compra con la opinión jurídica y los oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Cotización y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.



22. Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


23. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica, en caso aplique, y continúa con el trámite.


Adquisiciones



24. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

25.

Integra expediente con los documentos siguientes:

a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Cotización c. Bases de Cotización d. Especificaciones técnicas e. Dictamen técnico f. Dictamen presupuestario g. Opinión Jurídica h. Modelo de Contrato Administrativo i. Formulario de Presentación de Oferta j. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) k. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS l. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de

Cotización m. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Cotización

en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral

Adicional a la información anterior, el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.


Adquisiciones

26.

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Cotización, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Cotización y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

27.

Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones.



28. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones

29.

Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización, utilizando los modelos establecidos.

Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.

Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición

30.

Revisa expediente y analiza.


No: coordina con la Asistente el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.

Sí: coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de

Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición



Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

31. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia emite opinión si proceden o no trasladar a firma.


32.

Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.

Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones, si hubieren; elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


33. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.


34.

Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales.

Coordina con el Notificador, la notificación de la resolución de nombramiento a los integrantes de la Junta de Cotización. Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones.

Coordina con la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


35.

Recibe y coordina la actualización del cronograma de actividades en las Bases de Cotización, redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

36.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Cotización y especificaciones técnicas c. Dictamen técnico d. Opinión Jurídica e. Dictamen presupuestario f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Formulario de Presentación de Oferta h. Nota de convocatoria a cotizar i. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Cotización j. Criterio de Calificación

Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente.

NOTA: debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT), en los


Adquisiciones



documentos que aplique (de las personas que emitieron el dictamen técnico y opinión Jurídica).

37.

Coordina el traslado de la información y confirma a los miembros de la Junta de Cotización nombrados, sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, para que consulten el evento y las bases.


Adquisiciones

38.

Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma.

Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta, con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Cotización considere necesarios.

Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores.

Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para la coordinación de su publicación.

En ausencia de ofertas suscribe acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.

Junta de Cotización

39.

Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada y listado de oferentes; coordina publicación con Técnico de GUATECOMPRAS en sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.


Adquisiciones

40.

Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Cotización, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación correspondiente, resolución de la junta y traslada copia de las plicas a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


41.

Coordina la emisión de la certificación de acta o copia certificada, y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acta correspondiente.

Ingresa los criterios de evaluación del evento.

Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.


Adquisiciones

42.

Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.

¿Se presentan inconformidades?

No: notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización, que no ha




sido presentada ninguna inconformidad y continúa en el paso número 45.

Sí: imprime y entrega las inconformidades presentadas en el sistema, a la Junta de Cotización, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.

43.

Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las inconformidades presentadas en el sistema GUATECOMPRAS por parte de los oferentes participantes, dentro del plazo establecido en ley.

Procede a resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


44.

Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Cotización.


Adquisiciones

45.

Informa por escrito sobre sus actuaciones al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.


46. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de Eventos

de Adquisición

47.

Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial correspondiente, según modelo establecido; traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


48.

Revisa, analiza y coordina con la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición, la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


49.

Revisa proyecto de resolución y en providencia establece:

¿Procede a firma?

Sí: realiza las correcciones de forma requeridas, cuando hubiese.

No: recomienda improbar las actuaciones y regresa a la actividad número 47.

En ambos casos, traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisición.


50.

Coordina realizar correcciones a la resolución, si hubiese, elabora informe ejecutivo y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


51.

Verifica.

¿Está de acuerdo con el proyecto de resolución?




Sí: firma y sella resolución ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.

No: devuelve expediente con instrucciones a la Dirección de Asuntos Administrativos.

52. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha de la Resolución Ministerial.


53.

Coordina la notificación de la resolución emitida por el Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.



54.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución correspondiente, imprime constancia de operación en el sistema.


Adquisiciones

55.

Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.

¿Existe interposición?

Si: recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.

No: continúa en la actividad No. 58.


Adquisiciones

56.

Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización y oferentes.

NOTA:

Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.

Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Secretaría General

57. Recibe expediente y coordina con Técnico en GUATECOMPRAS la publicación de la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.


Adquisiciones

58.

Complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere, con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.

Cuando corresponda, coordina con la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.


Adquisiciones



Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Director de Asuntos Administrativos.

Traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.

59.

Coordina la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica; con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe de Sección de Eventos de Adquisición

60.

Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y traslada expediente.

¿Procede a firma?

No: se remite expediente con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos para lo procedente y es sujeto nuevamente a revisión de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Si: Continua con el procedimiento


61.

Asigna número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales, gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.

Elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Director de Asuntos Administrativos.


Adquisiciones

62. Firma y sella contrato administrativo, si está de acuerdo, y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


63. Recibe expediente y coordina certificación del contrato administrativo. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.


Adquisiciones

64. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo para la solicitud de Seguro de Caución y certificación.

Notificador de la Sección de Eventos de Adquisición

65. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato administrativo y certificación, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Proveedor adjudicado

66. Integra al expediente el Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato y Certificación y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


Adquisiciones

67. Revisa y analiza expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición para elaboración de Resolución Ministerial.


68. Revisa expediente, redacta Resolución Ministerial de aprobación de contrato y providencia. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.




69.

Analiza y revisa resolución y providencia.

Coordina firmas con Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.


70.

Revisa Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.


71.

Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en la resolución, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas.


72. Analiza, revisa, firma y sella resolución Ministerial. Viceministro de

Administración Interna y Desarrollo en Sistemas

73.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la resolución Ministerial.


74.

Coordina el envío electrónico en el Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:

a. Resolución Ministerial de aprobación de contrato b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato

Imprime constancia generada por el sistema de la Contraloría General de Cuentas.


75.

Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del contrato administrativo, Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.

Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.


76.

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.

NOTA: en lo que fuere aplicable, se nombrará al Supervisor de Recepción.


Adquisiciones

77. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de Eventos

de Adquisición



78.

Revisa y analiza, si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.

Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


79. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece si procede o no trasladar a firma.


80.

Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.

NOTA:

Si la providencia estipula que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas, cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Si la providencia estipula que la resolución no procede a firma, procede según lo indicado.


81. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.


82.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución.

Coordina notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.

Traslada expediente a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


83. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.


Adquisiciones

84.

Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.

Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.

Traslada documentos de soporte de pagos mediante oficio al Jefe de la Sección de

Comisión Receptora y Liquidadora



Compras Directas.

85.

Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.


86.

Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.



87.

Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.


88. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Departamento Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.


89.

Realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica, si las hubiera, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Internas y Desarrollo de Sistemas, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


90. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a Dirección de Asuntos Administrativos.


91.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones


92. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.


Adquisiciones


Diagramas de Flujo

Gestión de AdquisicionesCompra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)

Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones

INICIO

Inicia proceso de cotización,

Identifica los eventos de

cotización, presenta al Jefe del

Departamento


Coordina con las dependencias

solicitantes, entrega de especificaciones

técnicas y la programación de

entregas

Enlace Administrativo Financiero o Asistente de la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones


Contratación de Servicio, adjunta especificaciones

técnicas, planos y diagramas, Gestiona

aprobación de solicitud, Traslada

Solicitud y documentos anexos


de Adquisiciones

Recibe solicitud de Compra y/o

Contratación de Servicio,

documentos anexos y revisa la

información


NO


Instruye al Coordinador y

traslada expediente

Recibe expediente de compra y elabora

los documentos siguientes

Coordina con el Técnico en

GUATECOMPRAS, imprime constancia

que genera el sistema e integra al

expediente.


Recibe comentarios o sugerencias, y determina si la

respuesta puede ser resuelta de forma

interna o área especializada que

corresponda

¿Puede ser resuelta en la

DAA?

NO



Analiza, da respuesta al

comentario o sugerencia y

traslada

SI

SI

Recibe respuesta y traslada

Recibe la respuesta, analiza Y Traslada

Coordina, imprime constancia

generada y adjunta al expediente

Integra observaciones recibidas que procedan al

Proyecto de Bases de Cotización

SI NO

Elabora los documentos, Gestiona la

elaboración del Dictamen

Presupuestario y Dictamen técnico

1


Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)


Adquisiciones

1

Recibe de forma independiente,

dictamen presupuestario y

técnico, de acuerdo a la normativa

aplicable.

Traslada expediente de compra y oficio


Analiza el expediente de

compra, verifica, Traslada expediente

Integra el expediente, Elabora

oficio y traslada expediente original




¿Está de acuerdo?

NO

Firma oficio y traslada


Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y

traslada

Recibe de forma independiente, el

expediente de compra con la

opinión jurídica y los oficios de

respuesta y traslada

Analiza y traslada

Coordina modificaciones u observaciones y continúa con el

trámite

Elabora Formulario de Presentación de

Oferta y obtiene firma

Integra expediente

Redacta oficio de solicitud de

aprobación y traslada

Revisa y firma oficio, Formulario

de Presentación de Oferta y traslada

expediente


Asistente de la Sección de Eventos de

Adquisición

Revisa expediente, analiza la

documentación, redacta proyecto de

Resolución Ministerial, Traslada


Revisa expediente y analiza

Cumple con los requisitos?

SI

NO

Coordina la elaboración de la providencia y el

traslado del expediente

Revisa proyecto de resoluciones y en

providencia indica si proceden o no

trasladar a firma.

Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el cumplimiento de requisitos, si la

providencia indica que las resoluciones

no proceden a firma.

¿Proceden a firma?

NO

SI

Elabora Informe Ejecutivo y traslada

al Despacho Ministerial

2

SI


Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (3 de 7)Viceministro de

Administración Interna y Desarrollo de Sistemas

2


AdquisicionesJunta de Cotización

Firma y sella resoluciones

ministeriales y traslada a la Dirección de


Recibe expediente, coordina, Integra

expediente, traslada expediente


Recibe y coordina la actualización del cronograma de

actividades, redacta nota de

convocatoria de invitación a cotizar y

solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o


Financiero.


Coordina con el Técnico en

GUATECOMPRAS, Imprime constancia

de operación realizada y adjunta

al expediente

Coordina y confirma a los miembros el

número de operación en

GUATECOMPRAS -NOG

Recibe expediente y ofertas, apertura

plicas en presencia de los oferentes,

entrega constancia de recepción de

oferta, suscribe acta de recepción de

ofertas y apertura y traslada copia

Coordina la emisión de la certificación

de acta, publica en GUATECOMPRAS, e imprime constancia

de la operación Califica las ofertas, suscribe acta,

resolución de la junta y traslada

copia de las plicasCoordina emisión de certificaciónes,

publicacion en GUATECOMPRAS,

ingresa criterios de evaluación, Imprime

constancia de operación y adjunta

al expediente Monitorea el sistema

GUATECOMPRAS para atender

inconformidades

¿Se presentan inconformidades

?

NO

SI

Imprime y entrega las inconformidades

presentadas en el sistema

Notifica a los miembros de la

Junta de Cotización, que no hay

inconformidad

Recibe inconformidades

presentadas, procede a

resolverlas y requiere publicación

en el sistema GUATECOMPRAS

Coordina la publicación de respuestas e

inconformidades, imprime constancia de operación en el sistema y traslada

Informa por escrito, adjunta al

expediente el informe y

constancia de respuesta de

inconformidades y traslada



Adquisición


documentación y redacta proyecto de

Resolución Ministerial

correspondiente, traslada

3




3



Revisa, analiza y coordina la

elaboración de la providencia y el

traslado del expediente

Secretaría General

Revisa proyecto de resolución y providencia

¿Procede a firma?

Recomienda improbar las actuaciones

NO

Realiza las correcciones de

forma requeridas

SI

Coordina realizar correcciones a la

resolución, elabora informe ejecutivo y

traslada


Adquisiciones

Verifica

¿Está de acuerdo con el

proyecto de resolución?

NO

Firma y sella resolución

ministerial y traslada

Recibe expediente y coordina con la

Secretaría General

SI

Coordina la notificación de la

resolución emitida y Traslada

Coordina publicación en

GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el

sistema

Espera el plazo establecido en ley para interposición

de recursos administrativos


NO

SI

Recibe informe circunstanciado o

expediente, realiza el trámite,

resolución y notificación

correspondiente

Recibe expediente y coordina la

publicación de la resolución en el

sistema GUATECOMPRAS

Complementa información,

imprime, coordina, redacta oficio de

solicitud para firma de contrato

administrativo y Traslada expediente

4

Recibe notificación de Secretaria

General y emite informe

circunstanciado o la remisión del expediente

A

A




4


Jefe de Normas y Programación de

Adquisiciones

Coordina la revisión del expediente y

contrato administrativo


Revisa contrato administrativo y

mediante providencia indica si

proceden o no trasladar a firma y

traslada expediente

¿Procede a firma?

NO

Asigna número de contrato e imprime, gestiona la firma del

contrato administrativo del proveedor, Elabora Informe Ejecutivo y

traslada

SI


Adquisiciones

Firma y sella contrato

administrativo y traslada

Remite expediente

con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones

y es sujeto nuevamente a revisión de la

Sección de Normas y

Programación de

Adquisiciones

Recibe expediente, coordina

certificación del contrato

administrativo y traslada

Notificador de la Sección de Eventos de

Adquisición

Entrega copia certificada de

contrato administrativo para

la solicitud de Seguro de Caución y

certificación.


Entrega Seguro de Caución de

cumplimiento de contrato

administrativo y certificación

Integra al expediente el

Seguro de Caución de Cumplimiento de

Contrato, Certificación y

trasladaRevisa y analiza

expediente y traslada


Adquisición

Revisa expediente, redacta Resolución

Ministerial de aprobación de

contrato y providencia y

traslada

Analiza, revisa resolución y providencia,

Coordina firmas y Traslada

Revisa Resolución Ministerial de aprobación de

contrato administrativo y

trasladaRealiza las correcciones

correspondientes, elabora informe

ejecutivo y Traslada

Viceministro de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas

Analiza, revisa, firma y sella resolución MinisterialCoordina con

Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la

resolución Ministerial y

Traslada

Coordina el envío electrónico,

imprime constancia generada por el

sistema de la Contraloría General

de Cuentas Coordina designación de miembros de la

Comisión Receptora, elabora oficio de solicitud

de nombramientos, obtiene firma de

Director y Traslada

5

Coordina la publicación en el

sistema de GUATECOMPRAS,

imprime constancia de operación en el

sistema y adjunta al expediente




5


Adquisición




Revisa y analiza, redacta proyecto de

Resolución Ministerial, gestiona

traslado

Revisa proyecto de resolución y en

providencia establece si procede

o no trasladar a firma.

Recibe proyecto de resolución y

providencia de la Dirección de

Asesoría Jurídica, realiza correcciones

requeridas (si corresponde),

elabora informe ejecutivo y traslada

Firma y sella Resolución

Ministerial e instruye su trasladoCoordina con

Secretaría General la asignación de

número, Coordina notificación a los integrantes de la

Comisión Receptora y Liquidadora y

traslada expediente

Coordina con la Comisión Receptora

y Liquidadora la entrega del

expediente para la recepción y

liquidación del contrato.


Adquisiciones

Comision Receptora y Liquidadora

Verifica el bien, insumo o servicio,

traslada documentos de

soporte de pagos mediante oficio

¿Esta conforme?SI

NO

Recibe el bien, insumo o servicio, suscribe acta de

recepción

Jefe de la Seccion de Compras Directas

Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de

soporte al expediente

Verifica los documentos de soporte de pago ,suscribe acta de

liquidación y elabora informe

dirigido al Viceministro

6

7

Rechaza el bien y suscribe acta




6




documentación


Adquisiciones


Ministerial y traslada


Coordina la elaboración del



recepción y liquidación; traslada

7

SI

NO


providencia traslada

Realiza correcciones señaladas elabora

Informe Ejecutivo y traslada

Coordina con Secretaría la

asignación de número, notifica a

los integrantes de la Comisión Receptora

y Liquidadora y Traslada expediente Coordina la

recepción del expediente, archivo

y custodia para futuras referencias

FIN





Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos


Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones a través de la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-.

Inicia: Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo. Finaliza: Archivo y custodia del expediente.


a. Constitución Política de la República de Guatemala. b. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado c. Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. d. Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo. e. Decreto 2-89, Ley del Organismo Judicial f. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. g. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. h. Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción. i. Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento j. Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna vigente. k. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo emitido por Contraloría General de Cuentas, referente al envío digital de contratos. l. Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. m. Acuerdo Ministerial 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del MINFIN. n. Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

GUATECOMPRAS. o. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas p. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición


“No existen disposiciones internas para este procedimiento”.


1.

Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo. Identifica los eventos de licitación que se deriven de la consolidación del PACC, o requerimientos puntuales no incluidos en el mismo. Presenta a la Jefatura del Departamento de Gestión de Adquisiciones el detalle de los eventos de licitación a realizar.


Adquisiciones

2.

Coordina con las dependencias solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, entrega de especificaciones técnicas y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, cuando sean bienes o suministros que no formarán parte de una compra consolidada.




En el caso de las compras consolidadas las solicitudes de compras serán realizadas por la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, tomando como referencia las cantidades solicitadas en el PACC autorizado, y estas serán aprobadas por el Director de Asuntos Administrativos y/o al Subdirector Administrativo Financiero.

3. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida.

Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, criterios de calificación.

Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Director o puesto equivalente de la dependencia.

Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Departamento de Gestión de Adquisiciones.

Enlace Administrativo Financiero /Asistente de la

Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

4.

Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes. Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para coordinar el inicio del proceso.


de Adquisiciones

5. Coordina el inicio del proceso, de acuerdo al cronograma establecido en el PACC y traslada expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


6. Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes de conformidad con la normativa legal vigente:

a. Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.

b. Proyecto de contrato administrativo.

NOTA: Previo a la publicación de los proyectos de bases de licitación y de contrato administrativo, traslada copia al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Subdirector Administrativo Financiero y dependencia solicitante, para su revisión y aprobación.


Adquisiciones

7.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido; imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.


No: continúa en la actividad No. 14 del procedimiento.

Sí: realiza las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).


Adquisiciones



8.

Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna en la Dirección de Asuntos Administrativos o área especializada que corresponda.

Si la respuesta puede ser resuelta en la Dirección de Asuntos Administrativos traslada respuesta a la Sección de Normas y Programación de Adquisición y continúa en la actividad No. 12.

Si se requiere consultar al área especializada que corresponda, traslada con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y continúa en la actividad No. 9.

Jefe Departamento de Gestión de Adquisiciones

9. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


10. Recibe respuesta y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.



11.

Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su visto bueno. Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Jefe Departamento Gestión de Adquisiciones

12.

Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS, la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.


Adquisiciones

13. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Licitación.


Adquisiciones

14.

Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:

a. Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Licitación y sus respectivos suplentes, velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en función de la idoneidad. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Gestionan la elaboración del Dictamen Presupuestario y Dictamen Técnico.


Adquisiciones

15. Recibe de forma independiente, dictamen presupuestario y técnico de acuerdo a la normativa aplicable.


Adquisiciones

16.

Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, especificaciones técnicas, proyecto de bases de licitación, entre otros) y oficio al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.


Adquisiciones

17. Analiza el expediente de compra, verifica que el proyecto de bases de licitación cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no fundamentales y




verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados.

Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


18.

Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Licitación c. Proyecto de Contrato d. Dictamen Técnico e. Dictamen Presupuestario

Elabora oficio y traslada expediente original al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para visto bueno.


Adquisiciones

19.

Recibe expediente y analiza.

¿Está de acuerdo?

Sí: firma oficio de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.

No: devuelve para correcciones.



20. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


21. Recibe de forma independiente el expediente de compra y los oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Licitación y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.



22. Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


23. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica, en caso aplique y continúa con el trámite.


Adquisiciones

24. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

25.


a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Licitación c. Bases de Licitación d. Especificaciones técnicas e. Dictamen técnico f. Dictamen Presupuestario g. Opinión Jurídica h. Modelo de Contrato Administrativo i. Formulario de Presentación de Oferta


Adquisiciones



j. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) k. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS l. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de

Licitación. m. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Licitación

en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral.

Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.

26.

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Licitación, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Licitación y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

27. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones.



28. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones.


29. Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación, utilizando los modelos establecidos.

Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


30.

Revisa y analiza.


Sí: coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto y bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

No: coordina con la Asistente el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.


31. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.


32.

Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.

Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.



Ministro



34. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina con el Notificador la notificación a los integrantes de la Junta de Licitación de la resolución de nombramiento.

Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones.


Adquisiciones

35. Recibe y coordina la actualización del cronograma de actividades en las Bases de Licitación, redacta nota de convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


Adquisiciones

36.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:

a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Licitación y especificaciones técnicas c. Dictamen técnico d. Opinión Jurídica e. Dictamen Presupuestario f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Formulario de Presentación de Oferta h. Nota de convocatoria a licitar i. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Licitación j. Criterio de Calificación

Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente.

Coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el Diario de Centroamérica, la adjunta al expediente.

NOTA: debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique (de las personas que emiten el dictamen técnico y opinión jurídica)


Adquisiciones

37.

Confirma a los miembros de la Junta de Licitación nombrados, sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.


Adquisiciones

38.

Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Licitación considere necesarios.

Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores.

Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para la coordinación de su publicación.

En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.

Junta de Licitación



39.

Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada y listado de oferentes.

Coordina publicación con el Técnico de GUATECOMPRAS, en el sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.


Adquisiciones

40.

Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Licitación, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta correspondiente, resolución de la junta y traslada copia de las plicas a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


41.

Coordina la emisión de la certificación de acta o copia certificada, y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, dentro de los días hábiles siguientes a la fecha de emisión de acta correspondiente, ingresa los criterios de evaluación del evento.

Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.


Adquisiciones

42.

Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. ¿Presentan inconformidades?

Si: imprime y entregar las inconformidades presentadas a través del sistema, a la Junta de Licitación, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos. Continúa procedimiento.

No: notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.

Técnico de GUATECOMPRAS

43.

Recibe inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, por parte de los oferentes participantes, dentro del plazo establecido en ley.

Procede a resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


44.

Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Licitación.


Adquisiciones

45.

Informa por escrito sobre sus actuaciones al Despacho Ministerial, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.


46. Recibe expediente y traslada a la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición.


47. Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de resolución ministerial y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


48. Revisa, analiza y coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


49. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece

¿Procede a firma? Dirección de Asesoría Jurídica



Sí: indica realizar las correcciones de forma requeridas, cuando hubiere.

No: recomienda improbar las actuaciones y egresa a la actividad número 47.

En ambos casos, traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones.

50. Coordina realizar correcciones a la resolución, si hubiera, elabora informe ejecutivo; y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe de la Sección de Eventos de Adquisiciones

51. Verifica.

¿Está de acuerdo con el proyecto de resolución?

Sí: firma y sella resolución ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.

No: devuelve expediente con instrucciones a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Ministro

52. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.


53. Coordina la notificación de la resolución emitida por el Despacho Ministerial. Jefe de la Sección de Eventos

de Adquisición

54.

Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.


55.

Espera el plazo establecido en la ley para interposición de recursos administrativos.


Si: al recibir notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.

No: continúa en la actividad No. 58.


Adquisiciones

56.

Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y oferentes.

NOTA:

Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.

Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente a la Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Secretaría General

57. Recibe expediente y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación de la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.


Adquisiciones.



58.

Complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime una vez cumplido el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto, si los hubiere, con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.

Cuando corresponda, coordina con la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.

Redacta oficio de solicitud, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para firma del contrato administrativo del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.



Adquisiciones

59.

Coordina la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.

60.

Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y traslada expediente.

¿Procede a firma?

No: se remite expediente con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones para lo procedente y es sujeto nuevamente de revisión de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Si: Continua con el procedimiento


61.

Asigna número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales y coordina la firma del Contrato Administrativo con el proveedor.

Elabora informe ejecutivo y traslada con visto bueno del Director Administrativo Financiero y/o Subdirector Administrativo Financiero, al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.

Jefe de la Sección de Normas y Programación

de Adquisiciones

62. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.


63. Recibe expediente y coordina la certificación del contrato administrativo y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.


Adquisiciones

64. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo, para la solicitud de Seguro de Caución y certificación.


65. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato administrativo y certificación a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


66. Integra Seguro de Caución de cumplimiento y certificación al expediente y traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.




Adquisiciones

67.

Revisa expediente y traslada a la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición para la elaboración del Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato.


68. Revisa y analiza expediente, redacta Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato y providencia; traslada al Jefe de la Sección Eventos de Adquisición.


69.

Analiza y revisa Acuerdo Ministerial y providencia, coordina firma con el Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Jefe de la Sección Eventos de Adquisición

70.

Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.


71.

Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.


72. Refrenda y sella Acuerdo Ministerial de aprobación y traslada al Ministro. Viceministro de

Administración Interna y Desarrollo de Sistemas

73. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Ministro

74.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación del Acuerdo Ministerial.



75.

Coordina el envío electrónico en el Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:

a. Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato



Adquisiciones

76.

Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.

Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.


Adquisiciones

77.

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique; elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.

NOTA: en lo que fuere aplicable se nombrará al Supervisor de Recepción.


Adquisiciones



78. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición.


79.

Revisa y analiza si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.

Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.




81.

Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.

NOTA:

Si la providencia establece que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, procede según lo indicado.



Ministro

83.


Coordina la notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora, la resolución de nombramiento y traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.




Adquisiciones

85.

Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.



86.





87.

Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.

Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.


88.

Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Sección de Eventos de Adquisición, para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.

Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.


89. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Departamento Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.


90.

Coordina con la Sección de Eventos de Adquisición las correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, y la elaboración del “Informe Ejecutivo” y su traslado al Ministro con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Jefe Departamento de Gestión de Adquisiciones


Ministro

92.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


93. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.


Adquisiciones


Diagramas de Flujo

Gestión de AdquisicionesCompra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)


INICIO

Inicia proceso de licitación, identifica

eventos de licitación, presenta

a la Jefatura del Departamento


Coordina, entrega de especificaciones

técnicas y programación de

entregas

Enlace Administrativo Financiero /Asistente de la

Sección de Normas y Programación de Adquisiciones

Elabora solicitud de compra y/o

contratación de servicio, adjunta a la solicitud de compra,

Gestiona aprobación de

solicitud y traslada


de Adquisiciones

Recibe solicitud de compra y/o

contratación de servicio, revisa la información que forma parte del

expediente

¿Cumple con los

requisitos?

NO

Área técnica Especializada

Coordina inicio de proceso y traslada

expediente

SIRecibe expediente

de compra y elabora documentos


GUATECOMPRAS, imprime constancia

e integra al expediente


NO

Realiza las consultas

correspondientes

SI

Recibe comentarios o sugerencias, determina si la

respuesta puede ser resuelta de forma

interna

¿La respuesta puede ser resuelta?

Traslada

SI

NO

Analiza y da respuesta al

comentario o sugerencia y

traslada

1

2

3


Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)



3

Recibe respuesta y traslada

Jefe del Departamento de Gestión y

Adquisiciones

Recibe respuesta y analiza, traslada


Adquisiciones

Coordina publicación,

imprime constancia, adjunta a

expediente

Integra observaciones que

procedan al Proyecto de Bases

de Licitación.

2

Recibe expediente, elabora

documentos, gestiona

elaboración de Dictamen

Presupuestario y Dictamen Técnico

1

Recibe dictamen presupuestario y

técnico

Traslada expediente de compra y oficio

Analiza expediente, verifica proyecto

con aspectos legales, verifica

criterios de calificación y

ponderación y traslada expediente

Integra expediente, elabora oficio y

traslada expediente original


¿Está de acuerdo?

NO

Firma oficio de traslado


traslada

SI

Recibe expediente de compra y los

oficios de respuesta y traslada

Analiza y traslada Coordina

modificaciones

Elabora formulario de oferta y obtiene firma del Director

Integra expediente

Redacta oficio de aprobación y

traslada

5

Revisa, firma oficio de aprobación, Formulario de

Presentación de Oferta y traslada

expediente



Revisa expediente, analiza

documentación y redacta proyecto y

Traslada

4


Adquisición




4

Revisa y analiza

¿Cumple con los

requisitos?

Coordina elaboración de providencia y traslado de expediente

SI


Revisa proyecto de resoluciones, indica

si proceden o no trasladar a firma

Coordina traslado del expediente para

que realice las correcciones a los

documentos faltantes

NO

Ministro

5

Revisa y analiza

¿Proceden a firma?

Coordina el cumplimiento de

requisitos

NO

Realiza correcciones a las resoluciones, elabora Informe

Ejecutivo y traslada

SI


ministeriales y traslada

Recibe expediente, coordina número,

Integra al expediente y Coordina su

traslado


Adquisiciones

Recibe, coordina actualización de

cronograma, redacta

convocatoria a licitar y solicita

firma


imprime constancia, coordina

publicación en Diario de

Centroamérica, adjunta al

expediente

Confirma a Junta de Licitación, lugar y hora de recepción

de ofertas y número de operación


Recibe expediente, entrega constancia a los proveedores,

suscribe acta y traslada copia

Coordina emisión de certificación,

coordina publicación e

imprime constancia Califica ofertas,

verifica aspectos legales,

especificaciones técnicas, ofertas

económicas, suscribe acta de

resolución, traslada copia de las plicas

Coordina emisión de certificación,

coordina publicación e

ingresa criterios de evaluación, imprime constancia y adjunta

al expediente

6




6

Junta de LicitaciónJefe de la Sección de


Monitorea el sistema


inconformidades

¿Presentan inconformid

ades?

SI

NO

Imprime y entrega las inconformidades

Notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación

Recibe inconformidades,

procede a resolver y requiere publicación en GUATECOMPRAS

Coordina publicación de

respuestas, imprime constancia de

operación, traslada a Junta de Licitación

Informa sobre sus actuaciones,

adjunta al expediente y

traslada




Adquisición


documentación, redacta resolución


Revisa, analiza y coordina

elaboración de providencia y traslado de expediente


Revisa proyecto de resolución

¿Procede a firma?

Recomienda improbar las actuaciones

NO

SI

Coordina realizar correcciones a

resolución, elabora informe y traslada

Ministro

Verifica

¿Está de acuerdo con el

proyecto de resolución?

SI

NO

Firma y sella resolución


Recibe expediente, coordina asignación

de número correlativo, fecha y

Resolución Ministerial

Coordina notificación de

resolución y traslada

Coordina publicación e

imprime constancia de operación en GUATECOMPRAS

7

A

A

Indica realizar correcciones de

forma requeridas




7

Secretaría GeneralJefe de la Sección de

Eventos de Adquisición

Espera el plazo establecido para interposición de

recursos administrativos

¿Existe interposició

n?

Emitir informe circunstanciado o la

remisión del expediente

administrativo


Recibe informe circunstanciado, realiza trámite,

resolución y notificación

Recibe expediente y coordina

publicación en GUATECOMPRAS

Complementa información,

imprime constancia, redacta oficio y

traslada expediente

Coordina la revisión del expediente y

contrato administrativo,

traslada

8

SI

NO


mediante providencia indica si

proceden o no trasladar a firma y

traslada expediente

¿Procede a firma?

NO

SI

Remite expediente

con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones

Asigna número de contrato, imprime, coordina firma de contrato, elabora informe y traslada



administrativoRecibe expediente,

coordina certificación de

contrato y traslada


Entrega a proveedor adjudicado copia

certificada de contrato


Entrega Seguro de Caución y

certificaciónIntegra Seguro de

Caución y certificación,

traslada expediente

B

B


Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos ( 6 de 7)


8

Revisa expediente, traslada a Asistente

de Sección de Eventos de

Adquisición, elaboración de

Acuerdo Ministerial


Adquisición

Revisa, analiza expediente,

redacta Acuerdo Ministerial y

traslada

Analiza, revisa Acuerdo Ministerial

y providencia, coordina firma y

traslada


Revisa Acuerdo Ministerial y

trasladaRealiza las correcciones

correspondientes, elabora informe

ejecutivo y traslada


Refrenda y sella Acuerdo Ministerial

de aprobación y traslada

Ministro

Firma, sella Acuerdo Ministerial, remite

9


Adquisiciones

Coordina el envío electrónico e

Imprime constancia


imprime constancia, adjunta al

expediente

Coordina designación de

miembros y supervisor, elabora oficio, obtiene firma


Revisa, analiza documentación,

redacta proyecto, gestiona el traslado

Revisa proyecto de resolución y

establece si procede a firma

Recibe proyecto de resolución y providencia


Ministerial e instruye su trasladoCoordina asignación

de número, fecha, y certificación de

resolución y notificación a la

Comisión Receptora, traslada

expediente Coordina entrega del expediente y

liquidación de contrato

Coordina asignación de número, fecha, y

certificación del Acuerdo Ministerial,

Traslada




9

Verifica el bien, insumo o servicio,

recibe el bien, suscribe acta de

recepción


Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de

soporte al expediente

Verifica documentos de

soporte de pago, suscribe acta de

liquidación y elabora informe,

Traslada expediente



documentación


NO

SI




Coordina las correcciones

señaladas, elaboración de

Informe Ejecutivo y su traslado

Ministro

Firma, sella Resolución



Coordina asignación de número, fecha,

certificación de Resolución

Ministerial, Notifica a integrantes de

Comisión Receptora y proveedor,

Traslada expediente


Adquisiciones

Coordina la recepción del

expediente, archivo y custodia para

futuras referencias.

FIN

Coordina elaboración de

proyecto, traslada a la Sección de Eventos de Adquisición





Compra Directa por ausencia de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos


Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra directa por ausencias de ofertas, en el marco de las leyes y normativas aplicables.

Inicia: Identificación del proceso del evento de compra directa por ausencia de ofertas y verificación del cumplimiento con el procedimiento que estipula la Ley de Contrataciones del Estado.

Finaliza: Coordinación de la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.


g) Constitución Política de la República de Guatemala h) Ley del Impuesto al Valor Agregado i) Ley de Contrataciones del Estado j) Ley Orgánica del Presupuesto k) Ley del Organismo Ejecutivo l) Ley Anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme al ejercicio fiscal m) Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado n) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto o) Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado p) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas q) Reglamento del Registro General de Adquisiciones del Estado r) Acuerdo número A-038-2016, emitido por Contraloría General de Cuentas, referente a la creación de la Unidad

de Digitalización y Resguardo de contratos para el archivo en forma física y electrónica de todos los contratos que suscriben las entidades del Estado

s) Acuerdo de Directorio número 13-2018 de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL)

t) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. u) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas v) Acuerdo Ministerial número 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del Ministerio de Finanzas

Públicas -MINFIN- w) Acuerdo Ministerial número 563-2018, Requisitos y Metodología de Inscripción y Precalificación ante el Registro

General de Adquisiciones del Estado x) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS- y) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.


1. Para la gestión de pago se realizará con la presentación de la factura electrónica en línea. 2. Inicia el proceso de contratación directa luego de cumplirse con lo estipulado en el artículo 32 y 41 de la Ley de

Contrataciones del Estado. 3. Derivado que la compra por ausencia de oferta nace de la convocatoria a un evento de cotización o licitación

que ya estaba contemplado en el Plan Anual de Compras y Contrataciones, no es necesario realizar modificación al mismo.


1. Identifica el proceso del evento de compra directa por ausencia de ofertas y verifica si se ha cumplido con el procedimiento que estipula la Ley de Contrataciones del Estado.




Presenta la resolución de aprobación de las Autoridades Superiores del Ministerio de Finanzas Públicas al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para hacer del conocimiento del Director de Asuntos Administrativos, quien determina si procede o no realizar la compra directa por ausencia de ofertas. ¿Procede con la compra?

Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Compras Directas. Continúa con la actividad número 2. No: Se elabora justificación, para hacer del conocimiento de la Autoridad Superior para la elaboración de la Resolución que corresponda y archiva expediente. Finaliza procedimiento.

Adquisiciones

2. Analiza documentación para el inicio del procedimiento de compra directa por ausencia de ofertas y elabora oficios y/o cartas de invitación a las entidades según sea el caso, para que oferten en los eventos correspondientes.


3. Recibe las ofertas con las mismas condiciones requeridas en el concurso inicial presentadas. Traslada expediente conteniendo las ofertas al Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos.

Asistente de Dirección

4. Trasladan el expediente al Jefe de la Sección de Compras Directas para que coordine la emisión del proyecto de Cuadro Comparativo de Ofertas.

Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos

5.

Traslada el expediente con el proyecto de Cuadro Comparativo de Ofertas al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que evalúe si los documentos presentados están acorde a los documentos solicitados en el evento de origen.


6. Recibe la documentación y luego de la revisión de los documentos legales, traslada a la Dependencia especializada o Dirección solicitante, para que se pronuncie sobre los aspectos técnicos solicitados.


Adquisiciones

7.

Recibe proyecto de cuadro comparativo de ofertas y expediente para el análisis de los aspectos técnicos de los bienes y/o servicios solicitados.

Realiza evaluación de los aspectos técnicos y emite pronunciamiento si la oferta cumple con lo requerido y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Dependencia especializada / Dirección solicitante

8. Recibe y traslada expediente a la Sección de Compras Directas para continuar con el proceso de adjudicación.


Adquisiciones

9.

Coordina con el Asistente de Compras Directas la elaboración del Cuadro Comparativo de Adjudicación para el visto bueno del Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos. Traslada al Técnico del Sistema de Guatecompras la documentación a publicar.


10.

Publica la documentación que respalda la compra directa por ausencia de ofertas en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS- con un nuevo Número de Operación de Guatecompras -NOG- de acuerdo a lo solicitado en la normativa vigente. Traslada las constancias de publicación en Guatecompras a la Asistente de Compras Directas.

Técnico de Guatecompras

11. Recibe las constancias de publicación en Guatecompras y las integra al expediente.




Traslada el expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

12. Recibe el expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición, para la elaboración del proyecto de Contrato Administrativo.


Adquisiciones

13. Elabora el proyecto de Contrato Administrativo y providencia para remitirlo a la Dirección de Asesoría Jurídica para su pronunciamiento.

Asistente de Eventos de Adquisición

14. Revisa el proyecto de contrato y firma providencia para trasladarlo a la Dirección de Asesoría Jurídica.


15.

Recibe proyecto de contrato y analiza. ¿Hay modificaciones? Sí: devuelve a la Sección de Eventos de Adquisición. Regresa a la actividad número 13. No: emite pronunciamiento y traslada el expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos. Continúa con la actividad número 16.


16. Recibe pronunciamiento de la Dirección de Asesoría Jurídica y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


17. Recibe, coordina el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales y asigna al Notificador para obtener las firmas correspondientes.


18. Coordina las firmas del proveedor. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.

Notificador

19. Coordina las firmas de las Autoridades Superiores del Ministerio correspondientes en el contrato. Gestiona la copia certificada del contrato para trasladarla al proveedor y solicita seguro de caución de cumplimiento de contrato al proveedor.


20. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada del contrato administrativo.

Notificador

21. Recibe el seguro de caución, lo integra al expediente junto con la certificación según corresponda y traslada el mismo al Jefe de la Sección Eventos de Adquisición.


22. Revisa, analiza expediente para elaboración de Resolución Ministerial y traslada. Jefe de la Sección de Eventos

de Adquisición

23. Revisa expediente, redacta Resolución Ministerial de aprobación de Contrato Administrativo y providencia. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.


24.

Analiza y revisa Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo y providencia.

Coordina firmas con Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.


25. Revisa Resolución Ministerial de aprobación de Contrato Administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.




26.

Realiza las correcciones correspondientes en la resolución (si existieran), elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Traslada al Despacho Superior según corresponda.

Jefe Sección de Eventos de Adquisición

27. Analiza, revisa, firma y sella Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo.

Autoridades Superiores correspondientes

28. Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la resolución Ministerial.


29.

Coordina y/o publica el envío electrónico en el Portal de Contraloría General de Cuentas Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:

d. Resolución Ministerial de aprobación de contrato e. Contrato administrativo f. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato



30.

Coordina y/o publica en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, el contrato administrativo, Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.

Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente, traslada copia del contrato administrativo a la sección de compras directas para efecto de gestión de pago según las condiciones establecidas por el contrato.


31.

Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”.


32.

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y Supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Asistente de Eventos de Adquisición para la elaboración de proyecto de resolución.


33.

Revisa y analiza, si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.

Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.




35.

Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica y revisa.

¿La providencia estipula que la resolución procede a firma?

Sí: realiza correcciones requeridas, cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Superior según corresponda, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa con




la actividad número 36.

No: procede según lo indicado por la Dirección de Asesoría Jurídica. Regresa a la actividad número 34.



37.


Coordina notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.




39.

Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio.

Suscribe acta de recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.

Nota: Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.


40.

Verifica los documentos de soporte de pago.

¿Están completos los documentos?

Sí: suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a las Autoridades Superiores correspondientes, sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Continúa en la actividad número 42.

No: solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes. Continúa en la actividad número 41.



41. Recibe de la Dependencia los documentos faltantes. Regresa a la actividad número 40.


42.

Revisa expediente, analiza la documentación


Sí: coordina con Asistente de Eventos de Adquisición la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 43.

No: devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes. Regresa a la actividad número 40.




43. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición de la Dirección de Asuntos Administrativos.


44.

Coordina con el Asistente de Eventos de Adquisición las correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica, si las hubiera, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada a las Autoridades Superiores según corresponda, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.




46.

Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Coordina además, la notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución.


47. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias. Jefe de la Sección de Eventos

de Adquisición


Diagramas de Flujo

Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la

Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)



Asistente de DirecciónSubdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos

INICIO

Identifica el proceso del evento de

compra directa por ausencia de ofertas

y verifica si se ha cumplido con el procedimiento,

presenta la resolución de

aprobación para hacer del

conocimiento del Director de Asuntos

Administrativos, quien determina si

procede o no realizar la compra

directa por ausencia de oferta

¿Procede con la compra?

Traslada

Se elabora justificación, para

hacer del conocimiento de la Autoridad Superior para la elaboración

de la Resolución que corresponda y archiva expediente.

SI

NO

Analiza documentación para el inicio del

procedimiento de compra directa por ausencia de ofertas y elabora oficios y/o cartas de invitación

a las entidades según sea el caso,

para que oferten en los eventos

correspondientes

1

Recibe las ofertas con las mismas

condiciones requeridas en el concurso inicial

presentadas. Traslada expediente

conteniendo las ofertas

Trasladan el expediente para que coordine la

emisión del proyecto de Cuadro

Comparativo de Ofertas

Traslada el expediente con el

proyecto de Cuadro Comparativo de

Ofertas al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para

que evalúe si los documentos

presentados están acorde a los documentos

solicitados en el evento de origen

2


Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)


de Adquisiciones

Dependencia especial izada / Dirección

solicitante


Técnico de GuatecomprasAsistente de Compras

DirectasAsistente de Eventos de

AdquisiciónJefe de la Sección de


2

Recibe la documentación y

luego de la revisión de los documentos

legales, traslada a la Dependencia

especializada o Dirección

solicitante, para que se pronuncie sobre

los aspectos técnicos solicitados

Recibe proyecto de cuadro comparativo

de ofertas y expediente para el

análisis de los aspectos técnicos de los bienes y/o

servicios solicitados, realiza evaluación

de los aspectos técnicos y emite

pronunciamiento si la oferta cumple con

lo requerido. Traslada

Recibe y traslada expediente para continuar con el

proceso de adjudicación


Cuadro Comparativo de

Adjudicación para el visto bueno, Traslada la

documentación a publicar

Publica la documentación que respalda la compra

directa por ausencia de ofertas con un nuevo Número de

Operación de Guatecompras -

NOG- de acuerdo a lo solicitado en la

normativa vigente. Traslada las

constancias de publicación en Guatecompras

Recibe las constancias de publicación en

Guatecompras y las integra al

expediente, traslada el expediente

Recibe el expediente y

traslada para la elaboración del

proyecto de Contrato

AdministrativoElabora el proyecto

de Contrato Administrativo y providencia para remitirlo para su pronunciamiento

Revisa el proyecto de contrato y firma

providencia para trasladarlo

3

4


Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos

Administrativos (3 de 7)

Dirección de Asesoría JurídicaSecretar ia del



NotificadorAsistente de Eventos de

Adquisición

3

Recibe proyecto de contrato y analiza

¿Hay modificaciones?

Emite pronunciamiento y

traslada el expediente

NO

Devuelve

SI Recibe pronunciamiento y

traslada

4

Recibe, coordina el número de contrato

e imprime en el papel que cumple

con las características

legales y asigna al Notificador para

obtener las firmas correspondientes

Coordina las firmas del proveedor y

traslada

Coordina las firmas de las Autoridades

Superiores del Ministerio

correspondientes en el contrato.

Gestiona la copia certificada del contrato para trasladarla al

proveedor y solicita seguro de caución

de cumplimiento de contrato al proveedor

Entrega al proveedor

adjudicado la copia certificada del


Recibe el seguro de caución, lo integra al expediente junto con la certificación según corresponda y traslada el mismo

Revisa, analiza expediente para elaboración de

Resolución Ministerial y

traslada

Revisa expediente, redacta Resolución

Ministerial de Aprobación de

Contrato Administrativo y

providencia. Traslada

Analiza y revisa Resolución


contrato administrativo y

providencia, coordina firmas y

traslada

5





Jefe Sección de Eventos de Adquisición



5

Revisa Resolución Ministerial de aprobación de

Contrato Administrativo y en providencia traslada para que lo remita

a la Sección de Eventos de Adquisición

Realiza las correcciones

correspondientes en la resolución, elabora informe

ejecutivo con visto bueno y traslada

según corresponda

Analiza, revisa, firma y sella Resolución



Coordina con Secretaría General

la asignación de número, fecha, y certificación de la

resolución Ministerial

Coordina y/o publica el envío electrónico en el

Portal de Contraloría General de Cuentas Online,

para registrar el Contrato de acuerdo a lo

establecido en la normativa, imprime

constancia generada por el

sistema de la Contraloría General

de Cuentas

Coordina y/o publica en el

Sistema -GUATECO MPRAS-, el

contrato administrativo,

Resolución Ministerial de

aprobación y Seguro de Caución,

imprime constancia de operación y

adjunta al expediente, traslada copia del contrato

administrativo para efecto de gestión de

pago según las condiciones

establecidas por el contrato

6

Coordina el pago correspondiente

al proveedor, integra los

documentos de soporte al

expediente según

procedimiento Ejecución por

Acreditamiento en Cuenta








6

Coordina designación de

miembros, elabora oficio de solicitud

de nombramientos, obtiene firma y traslada para la elaboración de

proyecto de resolución

Revisa y analiza, si la documentación cumple con los

requisitos, redacta proyecto de Resolución

Ministerial de nombramiento de

Comisión Receptora y Liquidadora,

Gestiona el traslado mediante

providencia con visto bueno


providencia establece si procede

o no trasladar a firma

Recibe proyecto de resolución y

providencia y revisa

¿La providencia estipula que la

resolución procede a

firma?

Realiza correcciones requeridas, cuando

aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada con visto

bueno. Continúa

SI

Procede según lo indicado por la

Dirección de Asesoría Jurídica y

regresa

NO Firma y sella Resolución

Ministerial e instruye su traslado

A

A

Coordina con Secretaría General

la asignación de número, fecha, y certificación de la

Resolución, coordina

notificación a los integrantes de la

Comisión Receptora y Liquidadora la

resolución de nombramiento

7


Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias

asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (6 de 7)Jefe de la Sección de


Comisión Receptora y

Liquidadora

Dirección de

Asesoría Jurídica

7

Coordina con la Comisión

Receptora y Liquidadora la

entrega del expediente para la

recepción y liquidación del

contrato

Verifica el bien, insumo o servicio

conforme las especificaciones

establecidas en el contrato

administrativo, suscribe acta de

recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando

corresponda

Verifica los documentos de soporte de pago

¿Están completos los documentos?

Suscribe acta de liquidación y

elabora informe dirigido a las Autoridades Superiores

correspondientes, sobre la recepción y liquidación del bien,

insumo o servicio

SI

Solicita a la dependencia los


NO


documentación





recepción y liquidación; traslada

con visto bueno.

SI

Devuelve el expediente a la

Comisión Receptora y Liquidadora para

que realice las correcciones o

adicione los documentos

faltantes

NO



8

Recibe de la dependencia la

integración de los documentos

faltantes

A

A


Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias

asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (7 de 7)



8

Coordina las correcciones

señaladas, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada con visto

bueno



Coordina la asignación de

número, fecha, y certificación de la

Resolución Ministerial.

Coordina además, la notificación a los integrantes de la

Comisión Receptora y Liquidadora y

proveedor sobre la resolución

Coordina la recepción del

expediente, archivo y custodia para

futuras referencias

FIN

1





Subasta Electrónica Inversa PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratación de servicios bajo la modalidad de Subasta electrónica inversa, para la Dirección de Asuntos Administrativos, en el marco de las leyes y normativas aplicables.

Inicia: Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, según la programación de compras que se derive del mismo.

Finaliza: Recibe el expediente para archivo y custodia.


a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. c) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción. f) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su

estructura orgánica interna. g) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. h) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

GUATECOMPRAS. i) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. j) Acuerdo A-038-2016 de la Contraloría General de Cuentas para el envío electrónico de Contratos. k) Acuerdo de Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT 13-2018 l) Resolución de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-DSI-243-2019 m) Circular 2-2019 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado


1. La entidad contratante podrá entablar un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:

a) Que la entidad contratante pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u homologados no importando el monto de la contratación.

b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar en la subasta electrónica inversa, de forma que se asegure que esa subasta será competitiva.

c) Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente. 2. Para la adquisición de bienes o suministros considerados como tecnológicos, software, licenciamientos, medios de

transporte o maquinaria, que por la complejidad de las especificaciones técnicas que conllevan los mismos, se podrá

omitir el código de insumo en la solicitud de compra, el cual se definirá conforme las características adjudicadas por

parte de la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.

3. Para los eventos de Subasta Electrónica Inversa será obligatorio que los proveedores interesados en participar estén

incorporados ante la Superintendencia de Administración Tributaria SAT bajo el régimen de Emisión de Factura

Electrónica en Línea.


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BASES, RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS


1.

Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- vigente y autorizado, según la programación de compras que se derive del mismo.


de Adquisiciones

2. Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir por la modalidad de Subasta Electrónica Inversa.


de Adquisiciones

3.

Elabora oficio dirigido al Registro General de Adquisiciones del Estado, para solicitar el número de proveedores que hayan completado el proceso de precalificación en las categorías específicas de los bienes y servicios a adquirir. Traslada al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero.


de Adquisiciones

4. Valida y firma oficio y remite al Registro General de Adquisiciones del Estado.

Director de Asuntos Administrativos o


5. Responde oficio con la información de precalificados solicitada. Registro General de

Adquisiciones del Estado

6.

Identifica si existen tres o más proveedores precalificados para los insumos/servicios a adquirir. ¿Existen tres o más proveedores? Sí: Elabora informe haciendo referencia a la cantidad de proveedores precalificados indicados por el Registro General de Adquisiciones del Estado, el cual se anexará al expediente de Subasta Electrónica Inversa. Continúa procedimiento. No: Elabora y traslada informe haciendo referencia a la cantidad de proveedores

precalificados indicados por el Registro General de Adquisiciones del Estado y

remite a las Autoridades de la Dirección de Asuntos Administrativos para los

efectos pertinentes.


de Adquisiciones

7.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra, las fichas técnicas, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.

Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

Asistente de la Sección de Normas y Programación

de Adquisiciones

8.

Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio”, documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente.

¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones, elabore un nuevo formulario o adjunte documentos pendientes.

Sí: Traslada Expediente al Analista de Normas y Programación de Adquisiciones


de Adquisiciones



solicitándole la elaboración del proyecto de bases.

9.

Elabora Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Traslada expediente.

Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos.

Analista de Normas y Programación de

Adquisiciones

10.

Revisa proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa y

determina si cumple con requisitos de Ley.

¿Cumple requisitos de Ley?

Sí: Traslada al Técnico de GUATECOMPRAS para publicación en el portal de

GUATECOMPRAS.

No: Solicita modificaciones y devuelve expediente al Analista de Normas y Programación de Adquisiciones.


de Adquisiciones

11.

Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.

NOTA: Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes (administrativo, legal, otros).


12.

Agotado el plazo de publicación de proyecto de bases, elabora los siguientes documentos:

a. Proyecto de contrato administrativo. b. Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para integrar

Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y sus respectivos suplentes, velando que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.

c. Oficio de solicitud de precios de referencia al Instituto Nacional de

Estadística –INE-.

Gestiona emisión de Dictámenes Técnico y Presupuestario, respectivamente.

Gestiona la remisión de los oficios de nombramientos y su respectiva respuesta.


de Adquisiciones

13.

Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:

a. Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa

b. Proyecto de Contrato

c. Dictamen Técnico

d. Dictamen Presupuestario

Elabora oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o

Subdirector Administrativo Financiero, para su traslado a la Dirección de Asesoría

Jurídica.


de Adquisiciones

14. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a la Dirección de



15.


a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa c. Dictamen Técnico


de Adquisiciones



d. Dictamen Presupuestario e. Opinión Jurídica f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) h. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS i. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros de la

Junta Calificadora de Subasta Electrónica Inversa j. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta Calificadora de

Subasta Electrónica Inversa

Adicional a la información anterior, el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.

16.

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa, y nombramiento de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


de Adquisiciones

17. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. Devuelve expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.



18. Traslada expediente debidamente foliado a la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de


19.

Revisa expediente, analiza la documentación.


Sí: gestiona la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, utilizando los modelos establecidos. Gestiona la elaboración del proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

No: traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.


20. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.


21.

Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.

Si la providencia establece que las resoluciones proceden a firma elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.



Despacho Ministerial

23.

Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa, la resolución de nombramiento.

Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las




resoluciones para el envío a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

24.

Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta Electrónica Inversa, el cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas técnicas (cuando aplique) y Puja Inversa.


de Adquisiciones

25.

Ingresa información y carga los documentos de Subasta Electrónica Inversa que el Sistema de GUATECOMPRAS requiera, e informa al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.


26.

Revisa la información y documentos cargados en el Sistema GUATECOMPRAS y si todo está ingresado correctamente, procede a publicar la convocatoria, caso contrario solicita modificar información o documentos, según corresponda.

Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.


27.

Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa nombrados sobre la fecha, lugar y hora del proceso de recepción y evaluación de ofertas técnicas, así como el proceso de puja inversa, y el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.


de Adquisiciones

28.

Reciben y evalúan de conformidad con las bases las ofertas técnicas presentadas por los proveedores precalificados por el Registro General de Adquisiciones, interesados en participar en los procesos de Subasta Electrónica Inversa, para determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las bases.

Nota: En el caso de que se identifiquen requisitos que pueden ser subsanados por parte de los proveedores interesados en participar en el proceso de Subasta Electrónica Inversa, se les solicitará la información necesaria.

Junta de Calificación de Subasta Electrónica

Inversa

29.

Suscriben acta de recepción y evaluación de las ofertas técnicas presentadas por los proveedores interesados, según los modelos establecidos, indicando lo actuado por la Junta.


Inversa

30.

Traslada y coordina con el Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y Técnico de GUATECOMPRAS la publicación del acta de recepción y evaluación de ofertas técnicas en el portal de GUATECOMPRAS.


Inversa

31.

Publica el acta suscrita por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa imprime constancia de publicación y traslada al Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para anexar al expediente.


32. Traslada constancia de publicación de acta a la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa para anexar al expediente.


de Adquisiciones

33.

Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.

¿Existen inconformidades?

Sí: procede a imprimir y a entregar a la Junta de Calificación, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.

No: Informa a los miembros de la Junta de Calificación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad para continuar con el proceso correspondiente. Continúa actividad número 36.


34. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley y resuelve las mismas dentro




del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación de la respuesta en el sistema GUATECOMPRAS.

¿Procede la inconformidad?

Sí: Elabora acta en donde resuelve la inconformidad presentada, se regresará a la actividad 31.

No: Continúa con el trámite.

Inversa

35.

Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, para continuar con el proceso de Puja correspondiente.


de Adquisiciones

36.

Identifica si existen al menos tres ofertas técnicas que cumplen con los requisitos establecidos en las bases para continuar con el proceso de puja correspondiente, según el acta suscrita por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.

¿Existen al menos tres ofertas técnicas que cumplen con los requisitos?

Sí: Continúa procedimiento de Puja.

No: Informa a la Sección de Eventos de Adquisición para continuar con el procedimiento.


de Adquisiciones

37.

Elabora proyecto de resolución para dar finalizado el evento, gestionando las aprobaciones respectivas y numeración, coordinando la publicación de la misma con el Técnico de GUATECOMPRAS.


38. Publica resolución en GUATECOMPRAS y traslada constancia de publicación para anexar al expediente.


39. Anexa constancia de publicación de resolución en GUATECOMPRAS al expediente de Subasta Electrónica Inversa y traslada a la Sección de Contabilidad.


40. Archiva expediente de Subasta Electrónica Inversa. Sección de Contabilidad

PROCEDIMIENTO DE PUJA


1.

Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo momento, según los plazos establecidos en el Reglamento.

Nota: En caso que no existan por lo menos tres proveedores habilitados autenticados en el Sistema, procede a informar a la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa.


2. Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el modulo respectivo, como mínimo dos horas antes de iniciar la puja inversa.

Postor habilitado

3.

Se reúne, verifica con el técnico de GUATECOMPRAS la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Habilitados Autenticados.

¿Hay tres o más postores habilitados autenticados?

Sí: Continúa el Procedimiento.

No: Procede a suscribir el acta correspondiente y se hará de conocimiento de la autoridad competente para los efectos procedentes; si fuera el caso de una reprogramación vuelve a la actividad No. 1 del procedimiento y si fuera cancelación

Junta de Calificación de la Subasta Electrónica

Inversa



finaliza el proceso.

4.

Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las bases y durante el tiempo establecido en el cronograma de actividades. El Sistema le informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la puja.

Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera de los parámetros establecidos el sistema le indicará mensaje de error.

Postor autenticado habilitado

5.

Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el resultado de la misma.

Nota: Finalizado el plazo establecido para la puja inversa se cerrará en el Sistema y se generará automáticamente un informe que dejará constancia de lo sucedido durante la puja inversa, la cual quedará publicada automáticamente en el módulo de la Subasta Electrónica Inversa en el Sistema de GUATECOMPRAS.

Junta de Calificación de la Subasta Electrónica

Inversa

6.

Una vez publicado el informe por el sistema de GUATECOPMRAS procederá a verificar el cumplimiento de los criterios, condiciones y documentos exigidos en las bases a los postores que hayan obtenido el primero y segundo lugar en el orden de prelación.

¿Cumple con los criterios?

Sí: Procede a adjudicar la negociación en los términos y condiciones que establece la ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y las bases, suscribe el acta y traslada copia del acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.

No: Procede a suscribir el acta correspondiente.

Traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.


Inversa

7.

Coordina certificación de acta de adjudicación de la negociación o acta de cancelación del proceso, según corresponda. Coordina la publicación de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales establecidos. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.


de Adquisiciones

8.

Monitorea el sistema GUATECOMPRAS.

¿Hay inconformidades?

Sí: procede a imprimir y entregar las inconformidades a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.

No: hace conocimiento vía electrónica a los miembros de la Junta de Subasta electrónica inversa, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.


9.

Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las inconformidades dentro del plazo establecido en ley.

¿Tiene inconformidades?

Sí: debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.

No: continúa con el procedimiento.


Inversa

10.

Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa.


11. Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades cuando aplique, traslada al Jefe de la




Sección de Eventos de Adquisición. Inversa

12.

Revisa expediente, analiza la documentación.


SÍ: redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.

No: coordina con la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa correspondiente para subsanar los mismos.


13.

Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que procede a firma.

Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisición de la Dirección de Asuntos Administrativos.


14.

Elabora informe ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.


15.

Verifica lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.

¿Está de acuerdo?

Sí: aprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, firma y sella la Resolución Ministerial.

No: imprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado.

En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.


16.

Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.

Traslada el expediente al Técnico de GUATECOMPRAS.


17.

Realiza la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema, y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.


18.

Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.

¿Existe interposición de recursos administrativos?

Sí: recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.

No: continúa con la actividad No. 20.


19.

Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y oferentes.

Nota: Traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para que proceda según lo resuelto.

Secretaría General

20.

Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s).

Imprime y coordina su revisión, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones




correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.

Cuando corresponda gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.

21. Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro correspondiente.


22. Revisa el expediente y contrato administrativo. Mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.


23.

Revisa contrato administrativo y mediante providencia establece si procede o no trasladar a firma y devuelve expediente.

Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de

Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones

proceda con lo solicitado.


24. Recibe expediente, coordina la elaboración de la providencia para firma de contrato.


25. Asigna número de contrato. Jefe de la Sección de


26.

Recibe expediente, imprime en el papel correspondiente, gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro correspondiente.


27. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.

Viceministro correspondiente

28.

Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación correspondiente.


29. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a la Sección de Eventos de Adquisición.

Contratista

30. Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al expediente, elabora oficio.


31. Coordina elaboración del Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.


32.

Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.


33.

Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, y traslada al Despacho Ministerial.


34. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.


35. Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General y notifica al contratista.


36.

Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS la publicación en el Portal de Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas, adjuntando copia de:

a. Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato




b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato

Genera e imprime en el Sistema constancia de registro del contrato en estado “Aprobado”.

37.

Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS la publicación, en el Sistema GUATECOMPRAS de la constancia de remisión del contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos establecidos en ley; imprime constancia de operación en el Sistema y adjunta al expediente.


38. Solicita al Director de Asuntos Administrativos el nombramiento del Supervisor quien tendrá a cargo la recepción e inspección final del bien o servicio adquirido.


39.

Recibe bien o servicio adquirido y emite informe correspondiente dirigido al Director de Asuntos Administrativos, quien traslada a la Sección de Eventos de Adquisición para continuar con el trámite.

Supervisor

40.



41.

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y Supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.


42.

Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.




44.

Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.

NOTA: Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.




46.

Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución con la Secretaría General.

Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.




48. Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio.




Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.


49.

Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la Dirección de Asuntos Administrativos la integración de los documentos faltantes.

Traslada expediente de liquidación a la Sección de Eventos de Adquisición.


50.

Recibe y revisa expediente, analiza la documentación.


Sí: elabora Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación;

traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos

Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.

No: devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.


51. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.


52.

Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.


53. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.


54.

Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada a la Sección de Contabilidad.


55. Recibe el expediente para archivo y custodia. Sección de Contabilidad


Diagrama de flujo

Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (1 de 6)


Director de Asuntos Administrativos o Subdirector


Registro General de Adquisiciones del Estado


INICIO

Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al

PACC vigente y autorizado, según la

programación de compras que se derive

del mismo

Identifica las fichas técnicas de los

productos a adquirir por la modalidad de Subasta electrónica

inversa

Elabora oficio para solicitar el número de

proveedores que hayan completado el proceso de precalificación en

las categorías específicas de los

bienes y servicios a adquirir

Valida y firma oficio y remite al RGAE

Responde oficio con la información de

precalificados solicitada

Identifica si existen tres o más proveedores

precalificados para los insumos/servicios a

adquirir

¿Existen tres o más

proveedores?

Elabora informe haciendo referencia a

la cantidad de proveedores

precalificados el cual se anexará al expediente de Subasta Electrónica

Inversa

Sí

Elabora y traslada informe haciendo

referencia a la cantidad de proveedores

precalificados y remite para los efectos

pertinentes


Servicio”. Gestiona la firma, asimismo,

debe adjuntar como anexo las fichas

técnicas, la programación de entregas en los

casos de recepciones parciales ?

1

A

A

2No



Jefe de la Sección de Normas y Programación de AdquisicionesAnalista de Normas y Programación de

AdquisicionesTécnico de GUATECOMPRAS

1

Recibe solicitud de “Compra y/o

Contratación de Servicio”,

documentos anexos y revisa la

información que forma parte del

expediente


Rechaza y requiere al solicitante que

realice correcciones, elabore un nuevo

formulario o adjunte

documentos pendientes

No

Traslada Expediente solicitándole la elaboración del

proyecto de bases

Sí

Elabora Proyecto de Bases de

Contratación de acuerdo a los

requisitos establecidos en la

Ley de Contrataciones del

Estado y su Reglamento

Revisa proyecto de Bases de

Contratación y determina si cumple

con requisitos de Ley

¿Cumple requisitos de

Ley?

Traslada para publicación en el

portal de GUATECOMPRAS

Sí Recibe expediente y publica el proyecto

de bases en GUATECOMPRAS,

imprime constancia que genera el

sistema e integra al expediente

3

2

Solicita modificacionesNo




Dirección de Asesoría JurídicaDirector de Asuntos

Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero


3

Elabora Proyecto de contrato, oficios solicitud de

nombramientos, oficio solicitud de precio de

referencia, gestiona emisión de Dictamen Técnico y

Presupuestario, y gestiona la remisión de los oficios y su

respectiva respuesta?

Integra el expediente, elabora oficio para solicitar Dictamen Jurídico, con visto bueno de las Autoridades de la DAA


traslada

Integra expediente

Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de

Contratación, y nombramiento de la Junta de

Calificación de la Subasta Electrónica Inversa

Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos

Traslada expediente debidamente foliado


documentación


Gestiona la elaboración del

proyecto de Resolución Ministerial

de aprobación de Bases de Contratación

y Resolución Ministerial de

nombramiento de Junta de Calificación, gestiona elaboración

del proyecto de providencia y traslada

con visto bueno de Autoridades DAA

4

No

Sí

5





Despacho MinisterialJefe de La Sección Normas y

Programación de AdquisicionesJunta de Calificación de Subasta

Electrónica InversaTécnico de GUATECOMPRAS



4

Revisa proyecto de resoluciones y en

providencia indica si proceden o no

trasladar a firma

5

Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta Electrónica

Inversa

Ingresa información y carga los documentos de Subasta

Electrónica Inversa que GUATECOMPRAS requiera

Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación sobre la fecha, lugar y hora del proceso de recepción y calificación de ofertas técnicas, así como el proceso de puja inversa, y el número de operación

en GUATECOMPRAS -NOG-

Reciben y evalúan de conformidad con las bases las ofertas técnicas presentas por

los proveedores precalificados e interesados en participar en los procesos de Subasta Electrónica

Inversa, para determinar el cumplimiento de los requisitos

establecidos en las bases

Suscriben acta de recepción y evaluación de las ofertas

técnicas presentadas por los proveedores interesados,

indicando lo actuado por la Junta

6

Coordina para el cumplimiento de

requisitos

¿procede para firma?

Elabora informe ejecutivo Ejecutivo y

traslada con visto bueno de

autoridades DAA

Sí

No


Coordina la asignación del número correlativo a las

Resoluciones. Coordina la notificación a los

integrantes de la Junta de Calificación, la resolución

de nombramiento e Integra al expediente las cédulas

de notificación y certificaciones de las

resoluciones para el envío

Revisa la información y documentos cargados en GUATECOMPRAS

¿Está ingresada correctamente la información?

Publica la convocatoria

Sí

No



Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa

Técnico de GUATECOMPRASJefe de la Sección de Normas y Programación de

Adquisiciones

6

Traslada y Coordina la publicación del

acta de recepción y evaluación de

ofertas técnicas en el portal de

GUATECOMPRAS

Publica el acta suscrita por la Junta

de Calificación de Subasta Electrónica

Inversa imprime constancia de publicación y

traslada para anexar al expediente

Traslada constancia de publicación de acta a la Junta de

Calificación de Subasta Electrónica Inversa para anexar

al expediente

Monitorea el sistema


inconformidades

¿Existen inconformidades?

Procede a imprimir y a entregar a la

Junta de Calificación, para

que analicen y respondan dentro

de los plazos establecidos

SíRecibe

inconformidades por parte de los proveedores

participantes en GUATECOMPRAS y resuelve las mismas

dentro del plazo establecido y requiere

coordinación de la publicación de la

respuesta en el sistema GUATECOMPRAS

¿Procede la inconformidad?

Elaborara acta en donde resuelve la

inconformidad presentada

A

A

Coordina la publicación de respuestas a

inconformidades en el sistema

GUATECOMPRAS, imprime constancia de

operación en el sistema y traslada a la


Inversa, para continuar con el proceso de Puja

correspondiente

8

Informa a la Junta de Calificación que

no ha sido presentada ninguna

inconformidad

No

Sí

No

7





Técnico de GUATECOMPRAS Sección de Contabilidad

8

Identifica si existen al menos tres

ofertas técnicas que cumplen con los

requisitos establecidos en las

bases para continuar con el proceso de puja

según el acta suscrita por la Junta

de Calificación

¿Existen al menos tres ofertas técnicas que

cumplen con los requisitos?

Informa para continuar con el

procedimiento de puja

Sí

Informa a la Sección de Eventos de

Adquisición

Publica resolución en GUATECOMPRAS

y traslada constancia de

publicación para anexar al

expediente

Anexa constancia de publicación de resolución en

GUATECOMPRAS al expediente de

Subasta Electrónica Inversa y traslada

Archiva expediente de Subasta

Electrónica Inversa

FIN

No

Elabora proyecto de resolución para dar finalizado el evento,

gestionando las aprobaciones respectivas y numeración.


GUATECOMPRAS

7


Procedimiento de Puja (1 de 9)

Técnico de GUATECOMPRAS Postor Habilitado Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa

INICIO

Ingresa al sistema y verifica la

disponibilidad del mismo en todo

momento, según los plazos establecidos en el reglamento

Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el módulo respectivo, como

mínimo dos horas antes de iniciar la puja inversa

Se reúne, verifica con el técnico de

GUATECOMPRAS la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Habilitados Autenticados

¿Hay tres o más postores

habilitados autenticados?

Procede a suscribir el acta correspondiente y se hará de conocimiento de la autoridad competente para los efectos

procedentes

Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las

bases y durante el tiempo establecido en el cronograma de actividades. El Sistema le

informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la

puja

Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el

resultado de la misma. Generando en el sistema el informe automático sobre

resultados de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado

2

Sí

No

A

Reprogramación

Cancelación

1

A



Junta de Calificación de Subasta Electrónica InversaJefe de la Sección de Normas y Programación

de AdquisicionesTécnico de GUATECOMPRAS

Una vez publicado el informe por GUATECOPMRAS procederá a

verificar el cumplimiento de los criterios, condiciones y documentos exigidos en las bases a los postores

que hayan obtenido el primero y segundo lugar en el orden de

prelación

2

¿Cumple con los criterios?

Procede a adjudicar la negociación en los términos y condiciones que establece la ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y las bases, suscribe el acta y traslada copia del acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones

sÍ

Procede a suscribir el acta correspondiente

No

Coordina certificación de acta de adjudicación de la negociación o acta

de cancelación del proceso, según corresponda. Coordina la publicación

de la misma en GUATECOMPRAS respetando los plazos legales

establecidos. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente

Monitorea el sistema GUATECOMPRAS

¿Hay inconformidades?

Procede a imprimir y entregar las inconformidades a la Junta de

Calificación para que analicen y respondan dentro de los plazos

establecidos

Hace conocimiento a los miembros de la Junta de

Calificacón, que no ha sido presentada ninguna

inconformidad

Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las

inconformidades dentro del plazo establecido en ley

¿Tiene inconformidades?

Debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere

coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS

Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en

el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación

en el sistema y traslada

3

Sí

No

Sí

No



Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa




3

Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al

expediente informe y constancia de respuesta de

inconformidades cuando aplique, traslada

Revisa expediente, analiza la documentación


Redacta proyecto de Resolución Ministerial de

adjudicación y traslada

Sí

Coordina para subsanar los mismos

NoRevisa proyecto de

resolución y en providencia indica

que proceda a firma, traslada

expediente

Elabora informe ejecutivo y traslada por medio de

oficio firmado por autoridades DAA

Verifica lo actuado por la Junta de

Calificación

¿Está de acuerdo?

Aprueba lo actuado, firma y sella Resolución Ministerial

Imprueba lo actuado y devuelve el expediente para

continuar con el proceso según lo

que establece la Ley de Contrataciones

del Estado

Recibe expediente, coordina la

asignación del número correlativo

y fecha a la Resolución

Ministerial y Traslada el expediente

4

Sí

No



Técnico de GUATECOMPRASJefe de la Sección de Eventos de

AdquisicionesSecretaría General

4

Realiza la publicación en el sistema GUATECOMPRAS

dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la

resolución de adjudicación, imprime

constancia de operación en el sistema, y traslada

Espera el plazo establecido en ley para interposición de

recursos administrativos

¿Existe interposición de recursos

administrativos?

Recibe notificación sobre la existencia de interposición de recurso administrativo,

debe emitir informe circunstanciado o la

remisión del expediente administrativo

Sí

Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite,

resolución y notificación correspondiente a los miembros

de la Junta de Calificación y oferentes

Recibe expediente y complementa información

en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones

de la(s) resolución(es) respectiva(s). Imprime y coordina su revisión, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo

hubiere con las publicaciones

correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.

Cuando corresponda gestiona CDP

No

Redacta oficio de solicitud para firma de contrato

administrativo

5




Dirección de Asesoría JurídicaJefe de la Sección de


Viceministro correspondiente

Contratista

5

Revisa el expediente y contrato

administrativo. Mediante providencia y

traslada


mediante providencia establece si proceden o

no trasladar a firma

¿Procede a firma?

Remite expediente con providencia

No

Recibe expediente, coordina la elaboración de la providencia para

firma de contrato

Sí

Asigna número de contrato

Recibe expediente, imprime en el papel

correspondiente, gestiona la firma del

contrato administrativo del proveedor y

elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada


administrativo si está de acuerdo, y

traslada Recibe expediente, certifica copia de

contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia

certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de

cumplimiento de contrato y certificación

correspondiente

Entrega Seguro de Caución de

cumplimiento de contrato y

certificaciónIntegra Seguro de

Caución de cumplimiento de contrato y

certificación al expediente, elabora

oficio

6




Dirección de Asesoría Jurídica Despacho Ministerial Supervisor

6

Coordina elaboración del Acuerdo Ministerial de

aprobación de contrato, y traslada

Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de

contrato administrativo y en providencia traslada

Realiza las correcciones correspondientes, elabora informe ejecutivo con visto bueno de Autoridades DAA

Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación

de contrato administrativo; remite

Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del

Acuerdo Ministerial y notifica al contratista

Coordina la publicación en el Portal de Registro de

Contratos de Contraloría General de Cuentas y genera

e imprime en el sistema constancia de registro del

contrato en estado “Aprobado”

Coordina la publicación, en el Sistema GUATECOMPRAS de la constancia de remisión del

contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de

Caución en los plazos establecidos en ley e

Imprime constancia de operación en el sistema y

adjunta al expediente

Solicita el nombramiento del Supervisor quien tendrá a

cargo la recepción e inspección final del bien o

servicio adquirido

7

Recibe bien o servicio adquirido y emite informe correspondiente, traslada

para continuar con el trámite





Dirección de Asesoría Jurídica Despacho Ministerial

7

Coordina el pago correspondiente al

proveedor, integra los documentos de soporte al

expediente según procedimiento “Ejecución

por Acreditamiento en Cuenta” y cuando

proceda la finalización del contrato traslada

Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y

Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma

de las Autoridades de la DAA

Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos

cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de

Comisión Receptora y Liquidadora; traslada mediante oficio con visto

bueno de las Autoridades de la DAA


providencia establece si procede o no trasladar a

firma

Recibe el proyecto de resolución y providencia

Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su

traslado

Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución y notifica a los integrantes de la

Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de

nombramiento

Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la

entrega del expediente para la recepción y liquidación del

contrato

8

¿Procede a firma la

resolución?

Realiza correcciones

No

Elabora informe ejecutivo y traslada con visto bueno de las Autoridades de la DAA

Sí



Comisión Receptora y Liquidadora Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición

8

Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones

establecidas en el contrato administrativo

¿Está conforme?

Recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos

cuando corresponda

Sí

Rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el

motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso

resuelve

No

Verifica los documentos de soporte de pago

¿Están completos los documentos ?

Suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la

recepción y liquidación del bien, insumo o servicio

Sí

Solicita la integración de los documentos faltantes

9

A

A

No

Recibe y revisa expediente, analiza la documentación


Elabora resolución ministerial de aprobación

de recepción y liquidación, traslada con visto bueno de

Autoridades DAA

Sí

Devuelve para realizar

correcciones o adicionar


No

A



Dirección de Asesoría JurídicaJefe de La Sección de Eventos de

AdquisiciónDespacho Ministerial Sección de Contabilidad

9

Revisa resolución y en providencia

traslada

Recibe expediente y realiza correcciones señaladas

cuando aplique, coordina la elaboración del “Informe

Ejecutivo” y traslada

Firma y sella Resolución Ministerial y traslada

Recibe y gestiona la asignación de número, fecha,

y certificación de la Resolución Ministerial,

notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y

Liquidadora y proveedor sobre la resolución

Recibe el expediente para archivo y

custodia

FIN

1


3. Servicios Generales


Servicios Generales 04 1 de 5


Plan Anual de Mantenimiento Preventivo


Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución del mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos para la conservación de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, con el objetivo de mantenerlos disponibles para la realización de las actividades de los colaboradores.

Inicia: Establece la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos a los que es necesario dar mantenimiento preventivo.

Finaliza: Actualiza los registros y controles correspondientes.


a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.

b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.


4. El presente procedimiento será utilizado por el Coordinador de la Sección de Infraestructura y Operaciones y por el Supervisor de la Sección de Mantenimiento, por lo que al referirse a sección se hace referencia a cualquiera de las secciones antes indicadas, según el área que corresponda.

5. Para la planificación y ejecución del mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos, se deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.

6. El Subdirector de Servicios Generales, Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y los

responsables de las Secciones, deberán revisar periódicamente (como mínimo cada dos meses) la ejecución de las actividades programadas en el “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”, con el fin de establecer su cumplimiento o actualización.

Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo


1.

Establecen la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos a los que es necesario dar mantenimiento preventivo, en congruencia con el Plan Operativo Anual (POA).

Determinan el detalle de los insumos, bienes y/o servicios necesarios, para el cumplimiento del “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”.

Jefe de Departamento de Infraestructura y

Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de Sección

2.

Programan actividades de mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos del edificio del Ministerio de Finanzas Públicas.

Traslada a consideración del Subdirector de Servicios Generales.


Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de la Sección



3.

Analiza proyecto de “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”. ¿Está de acuerdo?

Sí: traslada para visto bueno del Director de Asuntos Administrativos.

No: solicita modificaciones y regresa al paso 2.

Subdirector de Servicios Generales

4.

Autoriza “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo” y devuelve a Subdirector de Servicios Generales.


5.

Traslada al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinadores o Supervisor de Sección, el “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo” debidamente aprobado, para su oportuna ejecución y seguimiento.


6. Archiva copia del “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”. Secretaria del Departamento

de Infraestructura y Mantenimiento

Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo


1.

De acuerdo a la programación anual, establecen si la ejecución del mantenimiento preventivo se realizará con personal del Ministerio o con algún Proveedor. ¿El mantenimiento lo ejecuta personal del Ministerio? Sí: Continúa con el procedimiento. No: No: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, continúa con el procedimiento de gestión de adquisiciones que corresponda y posteriormente sigue en el paso No. 6.

Jefe del Departamento de Infraestructura y

Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de la Sección

2. Elabora las especificaciones del trabajo (como realizarlo, tiempos y procedimientos). Coordinador o Supervisor de

Sección

3. Determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos necesarios para la prestación del mantenimiento preventivo.

Coordinador o Supervisor de Sección

4. Asigna al Supervisor y al personal del área operativa que corresponda, la orden de trabajo de mantenimiento preventivo.


5. Programa fecha para la ejecución del mantenimiento preventivo. Coordinador o Supervisor de

Sección

6. Notifica a la Autoridad Superior de la Dependencia en donde se realizará las actividades de mantenimiento preventivo, cuando aplique.


Infraestructura y

Mantenimiento / Coordinador

o Supervisor de Sección

7. Ejecutan actividades de mantenimiento preventivo según especificaciones previamente establecidas.

Supervisor de las diferentes Secciones y personal operativo /Proveedor

8. Supervisa el trabajo, resuelve dudas y/o propone cambios de ser necesario. Coordinador o Supervisor de

la Sección



9.

Actualiza los registros y controles correspondientes. Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /

Coordinador o Supervisor de la Sección


Diagrama de flujo

Subdirección de Servicios GeneralesPlan Anual de Mantenimiento Preventivo

Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo (1 de 1)


Mantenimiento y Coordinador

de Sección

Subdirector de Servicios

Generales

Director de Asuntos

Administrativos

Secretaria del Departamento de Infraestructura y

Mantenimiento

Inicio

Establece necesidad de

mantenimiento

Programa actividades de

mantenimiento preventivo

Analiza proyecto de Plan Anual de

Mantenimiento Preventivo

¿Está de acuerdo?

Da visto bueno

solicita modificaciones

NO

Autoriza Plan Anual de

Mantenimiento Preventivo

Remite, para su oportuna

ejecución y seguimiento

Archiva copia del Plan Anual

de Mantenimiento

Preventivo

Fin

SI


Subdirección de Servicios GeneralesPlan Anual de Mantenimiento Preventivo

Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo (1 de 1)

Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /

Coordinador de SecciónCoordinador de Sección

Supervisor de Sección y personal

operativo/Proveedor

Inicio

Establece si el mantenimiento preventivo Se realizara con personal

del Ministerio o con Proveedor

¿Quién realizara el mantenimiento

preventivo?

Con personal del Ministerio elabora las especificaciones del

trabajo

Proveedor: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o “Solicitud

Electrónica de Compra por Caja Chica”

SI

NO

Determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos

Asigna al Supervisor y al personal del área

operativa

Programa fecha para la ejecución del mantenimiento

preventivo

Notifica donde se realizará las actividades de mantenimiento preventivo

Ejecutan actividades de mantenimiento

preventivo

Supervisa el trabajo, resuelve dudas y/o propone cambios

Actualiza los registros y controles

correspondientes

Fin





Mantenimiento Correctivo


Establecer las actividades para la atención de solicitudes y ejecución del mantenimiento correctivo de la infraestructura, equipo y sistemas periféricos, para la conservación de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.

Inicio: Identifica la necesidad de mantenimiento correctivo.

Finaliza: Informa al solicitante, respecto a la finalización del servicio.


a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.



1. El presente procedimiento será utilizado por el Coordinador de la Sección de Infraestructura y Operaciones y por

el Supervisor de la Sección de Mantenimiento, por lo que al referirse a sección se hace referencia a cualquiera de

las secciones antes indicadas, según el área que corresponda.

2. Para la ejecución del mantenimiento correctivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos, se

deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. Identifica la necesidad de mantenimiento correctivo. Colaborador solicitante /

Supervisor

2. Solicita por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el servicio correspondiente.

Colaborador solicitante / Supervisor

3. Recibe solicitud, determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos necesarios para la prestación del servicio.


4. Ejecuta y supervisa las actividades de mantenimiento correctivo. Supervisor de las diferentes

Secciones y personal operativo

5. Supervisa las actividades de mantenimiento correctivo, resuelve dudas y/o propone cambios, de ser necesario.


6.

Informa al solicitante (vía telefónica, Intranet, escrito, entre otros), respecto a la finalización del servicio.



Diagrama de flujo

Mantenimiento Correctivo (1 de 1)

Colaborador solicitante / SupervisorSupervisor de Sección y personal

operativoCoordinador de Sección / Supervisor

Inicio

Identifica la necesidad de mantenimiento

correctivo

Solicita por (teléfono, Intranet, escrito,

entre otros) el servicio correspondiente

Recibe solicitud, determina la cantidad de personal operativo

Ejecuta y supervisa las actividades de

mantenimiento correctivo

Supervisa las actividades de

mantenimiento correctivo

Informa al solicitante (vía telefónica,

Intranet, escrito, entre otros), respecto

a la finalización del servicio

Fin





Proyectos de Infraestructura


Establecer las actividades para la planificación, diseño y ejecución de proyectos de remozamiento y remodelaciones en el Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo a las líneas estratégicas definidas en el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas” y otros ejes que se consideren necesarios según la Política de Gestión Ambiental de este Ministerio.

Inicio: Envía solicitud de remozamiento y/o remodelación de ambientes.

Finaliza: Entrega el área física a la Autoridad Superior de la Dependencia solicitante de la remodelación y/o

remozamiento.





1. Para la planificación, diseño y ejecución de proyectos de remozamiento y/o remodelación en este Ministerio, se deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas y el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas”.

2. En el presente procedimiento cuando se hace referencia a Coordinador o Supervisor de Sección, se refiere a las Secciones de Infraestructura, Mantenimiento y Operaciones, según corresponda de acuerdo a sus funciones específicas.

3. Los proyectos de remodelación y/o remozamiento de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, serán aprobados por el Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, por conducto de la Dirección de Asuntos Administrativos; previo a la adquisición y/o contratación de insumos y/o servicios.

4. La adquisición y/o contratación de insumos y/o servicios a utilizarse en la remodelación y/o remozamiento, se realizará con el presupuesto de la Dirección solicitante, a excepción de proyectos contemplados en el presupuesto de la Dirección de Asuntos Administrativos.

5. Los planos debidamente aprobados de los proyectos a implementarse, quedarán bajo el resguardo del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento.


1. Envía solicitud de remozamiento y/o remodelación de ambientes en el Ministerio de Finanzas Públicas.

Autoridad Superior de la Dependencia Solicitante

2. Analiza y traslada solicitud al Subdirector de Servicios Generales. Director de Asuntos

Administrativos



3. Analiza y traslada requerimiento al Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y/o Coordinador de la Sección de Infraestructura.


4.

Elabora diseño de ambientes (planos) y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.

NOTA: En la elaboración del diseño se tomará en consideración las líneas estratégicas definidas en el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas” y la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.


Coordinador de la Sección de Infraestructura

5. Analiza y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante.



6. Recibe diseño de ambientes (planos). ¿Está de acuerdo? No está de acuerdo, solicita modificaciones. Si está de acuerdo, autoriza plano (s) y devuelve al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.

Autoridad Administrativa superior de la Dependencia

Solicitante

7.

Traslada al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y/o Coordinadores de Sección, para elaboración de especificaciones técnicas y la cuantificación de insumos y/o servicios.



8.

Elabora especificaciones técnicas y la cuantificación de insumos y/o servicios, y traslada al Subdirector de Servicios Generales.


Coordinador de Sección de Infraestructura

9.

Valida las especificaciones técnicas e información sobre insumos y/o servicios. Ordena el envío de los planos, especificaciones e información sobre insumos y/o servicios, a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos.


10.

Recibe e informa al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, que cuenta con los insumos y/o servicios necesarios para realizar los trabajos de remodelación y/o remozamiento.

Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia

solicitante

11.

Traslada información a los Coordinadores de Sección, según corresponda. Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento

12.

Ejecuta y supervisa los trabajos de remodelación y/o remozamiento.

Coordinador, Supervisor y personal operativo, todos de la Sección de Infraestructura

/ Proveedor externo

13.

Realiza inspección final e informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.


Mantenimiento/ Coordinador de Sección de Infraestructura

14.

Entrega el área física a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante de la remodelación y/o remozamiento.




Diagrama de flujo

Subdirección de Servicios Generales

Proyectos de Infraestructura (1 de 2)

Autoridad Superior de la

Dependencia Solicitante

Director de Asuntos

Administrativos


Generales


Mantenimiento / Coordinador

de la Sección de Infraestructura


de Servicios Generales

Inicio

Envía solicitud de remozamiento y/o

remodelación

Analiza solicitud Analiza requerimientoElabora diseño de

ambientes Analiza los solicitantes

Recibe diseño de ambientes

¿Está de acuerdo?

Solicita modificaciones

NO

Autoriza plano y elaboración de

especificaciones técnicas

SI

Elabora especificaciones

técnicas y la cuantificación de

insumos

Valida las especificaciones

técnicas e información sobre

insumos

Recibe e informa

1



Proyectos de Infraestructura (2 de 2)


Mantenimiento

Coordinadores de Sección, Supervisor y personal operativo / Proveedor

externo

Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento/

Coordinadores de Sección de

Infraestructura



Generales

1

Informa a los Coordinadores de

Sección

Ejecuta y supervisa los trabajos de

remodelación y/o remozamiento

Realiza inspección final e informa

Entrega el área física

Fin





Atención Inmediata de Eventos Fortuitos


Determinar las actividades necesarias para dar cobertura inmediata a los eventos fortuitos que se presenten en las instalaciones y edificaciones de Ministerio de Finanzas Públicas, para su debida conservación.

Inicio: Identifica y reporta por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el evento fortuito.

Finaliza: Archivo del informe.





El presente procedimiento será utilizado por las Secciones de Infraestructura, Mantenimiento y Operaciones por lo que al referirse a coordinador o supervisor se hace referencia a cualquiera de las secciones antes indicadas, según el área que corresponda atender.


1. Identifica y reporta por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el

evento fortuito, al personal del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento. Colaborador

2.

Recibe reporte y determina la magnitud del evento fortuito.

¿Amerita evacuación?

Sí: informa al Director de Asuntos Administrativos para activar la alarma con la

brigada de emergencia y determina la solución inmediata e instruye al Supervisor y

personal operativo.

No: instruye al Supervisor y personal operativo.


Infraestructura y

Mantenimiento y/o

Coordinador o Supervisor de la

Sección

3. Ejecuta actividades para cubrir el evento fortuito. Supervisor de cualquiera de las

Secciones y personal operativo

4. Supervisa las actividades para cubrir el evento fortuito, resuelve dudas y/o propone

cambios, de ser necesario.


Sección

5.

Realiza “Informe de Eventos Fortuitos” evidenciando el trabajo realizado, luego

traslada a Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento para visto

bueno.


Sección

6.

Firma de visto bueno el informe de eventos fortuitos y traslada para su archivo. Jefe de Departamento de

Infraestructura y

Mantenimiento


Diagrama de flujo


Atención Inmediata de Eventos Fortuitos (1 de 1)

Colaborador


Mantenimiento y/o

Coordinador de Sección

Supervisor y personal

operativoCoordinador de Sección


Mantenimiento

Director de Asuntos

Administrativos

Inicio

Identifica y reporta por cualquier

medio el evento fortuito

Recibe reporte y determina la magnitud del

evento fortuito

¿Amerita evacuación?

Informa para activar la alarma con la brigada de

emergencia

SI

Instruye al supervisor y

personal operativo

NO

Ejecuta actividades para cubrir el

evento fortuito

Supervisa las actividades para cubrir el evento

fortuito

Realiza “Informe de Eventos Fortuitos”

Firma de visto bueno el informe

de eventos fortuitos

Fin





Mantenimiento y reparación de vehículos automotores


Establecer los lineamientos para el sistema de mantenimiento, reparación y operación de los vehículos propiedad del

Ministerio de Finanzas Públicas, a fin de asegurar su buen funcionamiento, prolongación de vida útil y disponibilidad para

uso de los trabajadores y funcionarios de este Ministerio para el cumplimiento de sus funciones.

Inicia: Verifica el historial de servicios de cada vehículo, para determinar el servicio a programar.

Finaliza: Traslada al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, copia de la “Constancia de Conformidad de

Servicio” y cotización autorizada de servicios realizados, para futuras referencias.





1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PARA LOS VEHÍCULOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

i. Cada dependencia deberá designar una persona que se encargará de elaborar, a más tardar en el mes de enero de cada año, la “Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas”, de los automóviles al servicio de la dependencia; en coordinación con la Sección de Operaciones

ii. Previo a ser aprobada por la autoridad superior de la Dirección correspondiente, la programación debe

contar con el visto bueno del Coordinador o del Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos.

iii. Para las dependencias con competencia en la Dirección de Asuntos Administrativos, dicha aprobación

debe ser emitida por el Director de Asuntos Administrativos.

iv. Los servicios de mantenimiento se programarán cada 5,000 kilómetros de recorrido, utilizando el ciclo

siguiente:

NOTA: Se podrá exceptuar la secuencia del ciclo, solamente por razones presupuestarias.

Menor

Mediano

Menor

Mayor


v. La Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de

Asuntos Administrativos, indicará lo que debe incluir cada servicio de mantenimiento.

vi. La persona designada de cada dependencia, con base en la programación anual de servicios realizará las gestiones necesarias a efecto de ejecutar el mantenimiento correspondiente al vehículo automotor.

vii. En el caso de los vehículos asignados a la Dirección de Asuntos Administrativos, la “Programación

Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas” la realizará el Mecánico de Diagnóstico y la presentará al Coordinador de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, para que emita visto bueno y que gestione la autorización del Director de Asuntos Administrativos.

2. CONTROL DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

I. Cada dependencia deberá llevar registro del kilometraje, combustible, servicios de mantenimiento, reparaciones y colisiones de los vehículos que tengan a su servicio; información que deberá trasladar mensualmente a la Sección de Operaciones del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos.

3. SERVICIO DE REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y ATENCIÓN A EVENTOS FORTUITOS

i. En caso de desperfecto o falla del vehículo, el piloto o persona responsable del mismo, deberá informar

al Coordinador de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos, a efecto de coordinar la realización del diagnóstico del vehículo.

ii. Para la reparación de vehículos y atención a eventos fortuitos, se realizarán las mismas actividades del

procedimiento “Ejecución de Servicio de Mantenimiento”.

iii. En caso de colisiones, se atenderá a lo requerido por la aseguradora correspondiente.

iv. El mecánico de diagnóstico de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos, realizará diagnóstico para confirmar si el vehículo necesita reparación, para lo cual deberá consultar el historial de los servicios y reparaciones efectuadas al mismo.

4. Los dictámenes emitidos por el Mecánico de Diagnóstico, deberán contar con visto bueno del Jefe del

Departamento de Infraestructura y Mantenimiento o del Coordinador de la Sección de Operaciones.

5. En ningún caso se deberá adquirir repuestos para ser instalados por personal del Ministerio de Finanzas Públicas.

6. Los vehículos que cuenten con garantía de tres años o 100,000 kilómetros, lo que ocurra primero, se ingresarán a los talleres de la respectiva agencia.

7. Se consideran accesorios los siguientes artículos: forros de timón, triángulos o cono reflectivo, llave de pernos de rueda, tricket, varilla para tricket, alfombras para vehículo, extintor, respaldo de asiento de piloto y otros que se consideren necesarios.

8. Los repuestos a utilizar deberán ser nuevos, en ningún caso pueden ser reconstruidos o usados.


Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas

Públicas


1. Verifica el historial de servicios de cada vehículo, para determinar el servicio a programar.

Dependencia interesada /

Mecánico de Diagnóstico de

la Sección de Operaciones

2. Elabora y traslada la programación anual de servicios de mantenimiento, para los vehículos automotores del Ministerio de Finanzas Públicas.




3. Emite visto bueno a la programación. Coordinador o Mecánico de Diagnóstico de la Sección de

Operaciones

4. Gestiona la autorización de la programación anual de servicios de mantenimiento, la cual debe de ser autorizada por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Interesada.

Dependencia interesada / Director de Asuntos

Administrativos

Ejecución de servicio de mantenimiento


1. Informa al Coordinador de la Sección de Operaciones, de la proximidad del servicio

de mantenimiento programado, previa verificación del kilometraje en el vehículo. Dependencia interesada

2. Instruye al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones para que proceda como corresponde.

Coordinador de la Sección de Operaciones

3.

Verifica el kilometraje del vehículo y en base a su historial de servicios, determina el

tipo de servicio que le corresponde.

Emite dictamen para la realización del servicio de mantenimiento; de ser necesario

se ampliará el mismo.



4.

Envía el vehículo al taller autorizado para obtener cotización del servicio a realizar.

Recibe y revisa cotización, posteriormente gestiona la autorización respectiva.

Dependencia interesada

5. Autoriza cotización para la realización de servicio de mantenimiento.

Dependencia Interesada/ Jefe

del Departamento de

Infraestructura y

Mantenimiento o

Coordinador de la Sección de

Operaciones

6. Informa al taller autorizado, que proceda a realizar el servicio de mantenimiento, según autorización.


7. Realiza servicio de mantenimiento. Taller autorizado

8. Recibe el vehículo, verifica y elabora “Constancia de Conformidad de Servicio”. Dependencia interesada

9. Informa al mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, sobre la finalización del servicio y solicita la respectiva verificación del servicio realizado.




10.

Verifica la realización del servicio de mantenimiento, según dictamen previamente

emitido y cotización autorizada.

Emite visto bueno a la “Constancia de Conformidad de Servicio”.



11.

Traslada al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, copia de la

“Constancia de Conformidad de Servicio” y cotización autorizada de servicios

realizados.


12. Archiva la documentación, para futuras referencias. Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones


Diagramas de flujos

Subdirección de Servicios GeneralesMantenimiento y reparación de vehículos automotores

Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 1)

Dependencia interesada / Mecánico de

Diagnóstico de la Sección de Operaciones

Coordinador o Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones de la Subdirección

de Servicios Generales



Inicio

Verifica el historial de servicios de cada vehículo

Elabora la programación

anual

Emite visto bueno a la programación

Gestiona la autorización de la programación

anual de servicios de mantenimiento

Fin


Subdirección de Servicios GeneralesMantenimiento y reparación de vehículos automotores

Ejecución de servicio de mantenimiento (1 de 1)

Dependencia interesada Coordinador de la Sección

de Operaciones

Mecánico de Diagnóstico de la

Sección de Operaciones

Dependencia Interesada/ Jefe del Departamento de

Infraestructura y Mantenimiento o

Coordinador de la Sección

de Operaciones

Taller autorizado

Inicio

Informa al Coordinador de la


Instruye al Mecánico de Diagnóstico

Verifica el kilometraje del

vehículo

Envía el vehículo al taller autorizado

para obtener cotización

Autoriza cotización para la realización

de servicio

Informa que realice el servicio de

mantenimiento

Realiza servicio de mantenimiento

Recibe el vehículo, verifica y elabora

Constancia

Informa al mecánico de Diagnóstico de la


Verifica la realización del

servicio de mantenimiento

Traslada copia de constancia de

conformidad del servicio

Fin





Administración de la Póliza de Seguro para Vehículos


Describir los criterios y actividades necesarias para la administración de la póliza de seguro para vehículos; la inclusión y exclusión de los vehículos en la póliza de seguro.

Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” e incorpora la información de los vehículos a asegurar. Finaliza: Informa al Director de Asuntos Administrativos, para las gestiones que correspondan.




c) Póliza de Seguro para vehículos, vigente entre el Ministerio de Finanzas Públicas y la entidad aseguradora. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. La Dirección de Asuntos Administrativos solicitará a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, la información sobre los vehículos a incluir en la contratación de la póliza de seguro para vehículos del próximo ejercicio fiscal. Para el efecto se debe detallar en la solicitud, la información siguiente:

a. Modelo b. Tipo c. Color d. Marca e. Placa de circulación f. Número de motor g. Número de chasis

NOTA: En caso de modificar los datos de los referidos vehículos, se debe informar inmediatamente y por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos.

2. En el caso de los vehículos a cargo de la Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, el responsable de la inclusión o exclusión será el Coordinador de dicha sección.

3. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos de las dependencias que tienen asignados vehículos propiedad del Ministerio, son los responsables de informar por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre la inclusión o exclusión de vehículos durante la vigencia de la póliza.

4. La Sección de Operaciones es la responsable de tramitar ante la entidad aseguradora, la inclusión o exclusión de vehículos en la póliza de seguro, de conformidad con la información que le traslade por escrito la dependencia correspondiente.

5. En caso de siniestro, la persona que conduzca el vehículo debe dar aviso inmediato a la entidad aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su dependencia (inmediatamente) y luego por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos del Ministerio.

6. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, son los responsables de gestionar ante la entidad aseguradora el reclamo de seguro de acuerdo a la cobertura; debiendo informar a la Dirección de


Asuntos Administrativos, hasta concluir el caso y la calidad de la atención recibida.

7. El Jefe de la Sección de Operaciones, es responsable de tramitar ante la entidad aseguradora el reclamo de seguro de acuerdo a la cobertura de los vehículos asignados a dicha Sección.

8. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos y el Coordinador de la Sección de Operaciones,

deben velar porque los mismos se utilicen adecuadamente para que puedan ser cubiertos por la póliza de seguro y se debe instruir a los piloto que no deben incurrir en lo siguiente:

a. Que el vehículo sea utilizado para carreras, aprendizaje de conducción, para remolcar o arrastrar. b. Que el vehículo sea conducido por una persona en estado de ebriedad, bajo efecto de drogas o

fármacos, que afecten las facultades mentales y volitivas del conductor. c. Que el conductor carezca de Licencia de Conducir o que esté vencida. d. Que el conductor se dé a la fuga del lugar del siniestro. e. Que el vehículo se utilice para actividades contrarias a las funciones sustantivas.

9. La Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, proporcionará a las dependencias una

calcomanía o sticker de la entidad aseguradora, la cual debe ser ubicada en un lugar visible con los números telefónicos para comunicarse cuando ocurra algún siniestro. Así como copia de la póliza correspondiente.

Contratación de póliza de seguro para vehículo


1.

Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” e incorpora la información de los vehículos a asegurar. NOTA: En caso de renovación del servicio, se adjunta copia de la póliza respectiva.

Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento /


2. Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, para visto bueno del Subdirector de Servicios Generales.



3.

Analiza y revisa. ¿Está de acuerdo con la solicitud? Sí: firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y continúa con el procedimiento.

No: devuelve para correcciones al Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento y al Coordinador de la Sección de Operaciones.


4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, adjuntando la documentación respectiva.


5. Realiza el “Procedimiento de Adquisiciones” que corresponda de acuerdo a la modalidad de contratación.


6. Notifica al Coordinador de la Sección de Operaciones respecto a la contratación. Departamento de Gestión de

Adquisiciones

7. Traslada a las dependencias que tienen asignado vehículos propiedad del Ministerio, copia de la póliza vigente.



Exclusión de vehículos


1. Solicita dictamen a la Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, para establecer el funcionamiento del vehículo y su posible exclusión de la póliza de seguro.

Jefe del Departamento de Servicios Administrativos

Internos

2. Traslada solicitud para elaborar el diagnóstico correspondiente y emisión de dictamen.


3.

Realiza diagnóstico y emite dictamen.

Traslada para visto bueno al Coordinador de la Sección de Operaciones.

Mecánico de Diagnóstico

4.

Revisa dictamen. ¿Está de acuerdo?

Sí: firma de visto bueno y traslada al Mecánico de Diagnóstico. No: devuelve al Mecánico de Diagnóstico para correcciones


5.

Entrega dictamen al Director de la dependencia solicitante.

Posteriormente, entrega copia al Coordinador de la Sección de Operaciones.

Mecánico de Diagnóstico

6.

Recibe copia del dictamen. ¿Se recomienda exclusión de la póliza?

Sí: Informa a la entidad aseguradora sobre la exclusión del vehículo. No: Finaliza el procedimiento


7. Informa por escrito al Director de la dependencia, que el vehículo fue excluido de la póliza de seguro.


8. Informa al Director de Asuntos Administrativos, para las gestiones que correspondan.



Diagrama de flujo

Contratación de póliza de seguro para vehículo (1 de 1)

Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento / Coordinador de la



Generales


Operaciones


Adquisiciones

INICIO


Servicio” e información de los

vehículos a asegurar.

¿Está de acuerdo con la

solicitud?

Firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de

Servicio”

Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de

Servicio”, para visto bueno

Analiza y revisa

No

Si

Presenta “Solicitud de Compra y/o Contratación de

Servicio”, adjuntando

documentación

Realiza el “Procedimiento

de Adquisiciones” de acuerdo a la

modalidad

Notifica al Coordinador de la

Sección de Operaciones respecto a la contratación

Traslada a las dependencias copia de la póliza vigente

FIN


Exclusión de vehículos (1 de 1)

Jefe del Departamento de Servicios Administrativos

Internos


OperacionesMecánico de Diagnóstico

INICIO

Solicita dictamen para establecer el

funcionamiento del vehículo y su

posible exclusión de la póliza de seguro

Traslada solicitud para elaborar el

diagnóstico correspondiente y

emisión de dictamen

Firma de visto bueno, traslada

Recibe copia del dictamen

FIN

Realiza diagnóstico y emite dictamen. Traslada para visto

bueno

¿Está de acuerdo?

Revisa dictamen.

SiEntrega dictamen al

Director de la dependencia

solicitante y al Coordinador de la

sección de operaciones

¿Se recomienda exclusión de la

póliza?

Informa a la entidad aseguradora sobre

la exclusión del vehículo

Si

NoA

Informa por escrito al Director de la

dependencia, que el vehículo fue

excluido de la póliza de seguro

Informa al Director de Asuntos

Administrativos, para las gestiones

que correspondan.

A





Servicio de Telefonía Móvil


Describir las actividades a realizar para la contratación, asignación, reportes técnicos, pagos, reposición de aparatos, cambio de número telefónico y devolución relacionados con el servicio de telefonía móvil en el Ministerio de Finanzas Públicas, para funcionarios y personal que por estricta necesidad en el servicio y bajo responsabilidad de las autoridades superiores del área en donde presten servicio, requiera comunicación permanente. Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y especificaciones técnicas. Finaliza: Archiva documentación.


a) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio fiscal correspondiente. b) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su

estructura orgánica interna vigente. c) Reglamento para Control y Uso Razonable de telefonía móvil para el Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo

Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-

2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. El Coordinador de la Sección de Operaciones, debe tomar en consideración el plazo de la contratación vigente y el plazo que conlleva el trámite de la nueva contratación, para elaborar y presentar la ”Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a efecto que el mismo se preste permanentemente y sin interrupciones.

2. “Usuario” dentro del procedimiento, hace referencia al funcionario o personal del Ministerio de Finanzas Públicas, a quien se le asigna servicio telefónico móvil, de acuerdo a la normativa vigente.

3. En los casos no previstos en la normativa aplicable, las autoridades de la Dirección de Asuntos Administrativos, deberán evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal.

4. El Director de Asuntos Administrativos designará a la persona responsable de la administración de telefonía

móvil, a quien se le denomina en este procedimiento “Administrador de Telefonía Móvil”.

5. El Administrador de Telefonía Móvil, deberá realizar las gestiones ante el Proveedor para el cambio de número telefónico, por necesidades del servicio.

6. El Director de Asuntos Administrativos aprobará las “Normas para el Uso de Servicio Telefónico Móvil”, las cuales se harán del conocimiento de los Usuarios.

7. Los servicios adicionales no incluidos en la contratación original, serán aprobados por las Autoridades Superiores correspondientes; para el pago respectivo el Administrador de Telefonía Móvil realizará la solicitud correspondiente ante el Departamento de Gestión de Adquisiciones.

Contratación de servicio de telefonía móvil


1. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y adjunta las especificaciones técnicas.



2. Traslada la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, para visto bueno del Subdirector de Servicios Generales.





3.

Analiza y revisa. ¿Está de acuerdo con la solicitud?

Sí: firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y continúa con el procedimiento.

No: devuelve para correcciones al Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento y al Coordinador de la Sección de Operaciones.


4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, adjuntando las especificaciones técnicas.


5. Realiza el “Procedimiento de Adquisiciones” que corresponda de acuerdo a la modalidad de contratación.


6.

Notifica a la Sección de Operaciones respecto a la nueva contratación, adjuntando copia de la documentación correspondiente (bases de contratación, especificaciones técnicas, oferta, contrato y cualquier otro documento que le permita establecer en detalle el servicio que brindará el proveedor).


7. Solicita al Subdirector de Servicios Generales, el nombramiento del colaborador que supervisará el servicio.


8. Realiza nombramiento del colaborador que supervisará y notifica al Coordinador de la Sección de Operaciones.


9. Informa al Administrador de Telefonía Móvil, sobre la contratación del servicio y traslada copia de la documentación.


10. Coordina con el proveedor del servicio, la recepción de los aparatos telefónicos móviles y accesorios.

Administrador de Telefonía Móvil

11. Realiza registro del servicio, aparatos telefónicos y accesorios. Administrador de Telefonía Móvil

12. Resguarda los aparatos telefónicos hasta su asignación y archiva la documentación de respaldo.


Asignación de servicio de telefonía móvil


1.

Asigna el servicio de telefonía móvil a funcionarios. ¿La asignación se realiza según Reglamento? Sí: continúa en la actividad No. 4. No: continúa con el procedimiento. Nota: La asignación se realiza de conformidad con el Reglamento para Control y Uso Razonable de telefonía móvil para el Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas.


2. Solicita por escrito la asignación de servicio de telefonía móvil, indicando nombre y cargo del usuario. (De conformidad con el artículo 3 del Acuerdo Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas.).

Autoridad Administrativa Superior del Ministerio o Autoridad Administrativa

Superior de cada dependencia

3. Analiza la solicitud y disponibilidad del servicio. ¿Hay disponibilidad?




Sí: traslada la solicitud al Administrador de Telefonía Móvil y continúa en la actividad No. 4. No: informa a la Autoridad Superior del Ministerio o Director de la dependencia solicitante, las razones por las cuales no es posible asignar el servicio y finaliza el procedimiento.

4. Entrega al Usuario aparato telefónico con sus respectivos accesorios, emite y firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.


5. Recibe aparato telefónico con sus accesorios; firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”; y recibe documento que contiene las “Normas para el Uso de Servicio Telefónico Móvil”.

Usuario

6. Actualiza registros de la asignación del servicio y aparato, y archiva la documentación de respaldo.


Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil


1. Reporta al Administrador de Telefonía Móvil, por teléfono o correo electrónico, sobre la (s) falla (s) o incidencia (s) en el servicio o aparato telefónico móvil.

Usuario

2.

Verifica el estado del servicio y/o aparato telefónico; si es posible, da solución al reporte en el momento; informa al Usuario y finaliza el procedimiento. Caso contrario, traslada dicho reporte al Ejecutivo de la Cuenta nombrado por el proveedor, y le da seguimiento al mismo hasta concluir el proceso y que el proveedor le dé solución al reporte.


3.

Informa al Usuario sobre la solución proporcionada por el proveedor, pudiendo ser: Por configuraciones técnicas en el servicio:

a) Informa sobre el plazo para la solución, a cargo del proveedor.

Por reporte técnico en el funcionamiento del aparato telefónico:

b) Informa si requiere cambio de aparato telefónico: Con pago de deducible: realiza procedimiento “Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil” Sin pago de deducible: informa al Usuario sobre fecha de cambio de aparato telefónico o reparación del mismo.

c) Reparación de aparato, informa al Usuario sobre el procedimiento a seguir, de acuerdo al informe técnico.


4. Archiva la documentación, si hubiere. Administrador de Telefonía Móvil


Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor


1.

Recibe la (s) factura (s) emitida (s) por el proveedor. Analiza y revisa el detalle y los cargos efectuados. Prepara documentación y elabora informe consolidado, para el pago de la (s) factura (s) y traslada al Subdirector de Servicios Generales.


2.

Revisa informe consolidado de servicios facturados. ¿Aprueba? Sí: firma y sella informe consolidado y continúa con el procedimiento. No: devuelve para correcciones.


3. Recibe aprobación y traslada la documentación de pago al Departamento de Gestión de Adquisiciones para que se inicie con el trámite de pago correspondiente.


4. Archiva documentación en los controles y registros respectivos. Administrador de Telefonía Móvil

Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil


1.

En caso de extravío, robo o hurto, informa inmediatamente al Administrador de Telefonía Móvil para que solicite al proveedor el bloqueo del servicio.

NOTA:

Presenta denuncia ante el Ministerio Público.

Presenta al Administrador de Telefonía Móvil, el original de la constancia de recepción de denuncia.

En caso de daño, recibe notificación del Administrador de Telefonía Móvil, sobre la solución al reporte técnico, previamente emitido según procedimiento “Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil”.

Usuario

2. Realiza las gestiones ante el Proveedor, para la reposición del aparato telefónico, solicitando el monto de deducible a pagar, en caso aplique.


3. Recibe del Proveedor, información sobre las opciones de aparatos telefónicos y el monto de deducible a pagar, cuando aplique.


4.

Informa al Usuario, las opciones de aparatos telefónicos y el monto de deducible a pagar, cuando aplique. Entrega factura por concepto de deducible.


5. Realiza pago en concepto de deducible, cuando aplique, solicita al Administrador de Telefonía Móvil la reposición del aparato telefónico móvil y entrega copia de la factura debidamente cancelada.

Usuario

6. Recibe aparato telefónico del Proveedor. Administrador de Telefonía Móvil

7. Entrega al Usuario, aparato telefónico con sus respectivos accesorios, emite y firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.


8. Recibe aparato telefónico con sus accesorios; firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.

Usuario



9. Actualiza registros de la asignación del aparato, y archiva la documentación de respaldo.


Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio)


1. Solicita por escrito al Administrador de Telefonía Móvil, efectuar los trámites ante el proveedor, para el cambio de número telefónico.

Usuario

2. Realiza los trámites ante el Proveedor y recibe datos del número telefónico asignado.


3. Informa al Usuario sobre el nuevo número telefónico. Administrador de Telefonía Móvil

4. Actualiza registros y archiva documentación, si hubiere. Administrador de Telefonía Móvil

Devolución aparato telefónico por parte del Usuario


1. Entrega aparato telefónico móvil y accesorios al Administrador de Telefonía Móvil.

Usuario

2. Recibe aparato telefónico móvil con todos sus accesorios y verifica que los mismos se encuentren en buenas condiciones de funcionamiento.


3. Firma formulario “Entrega de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”, para documentar la devolución.

Usuario y Administrador de Telefonía Móvil

4. Archiva documentación. Administrador de Telefonía Móvil


Diagramas de Flujos

Contratación de servicio de telefonía móvil (1 de 1)



Operaciones


Generales


Operaciones


Adquisiciones


INICIO

Elabora Solicitud de Compra

Traslada solicitud para Visto Bueno del Subdirector

Analiza, revisa

Presenta las especificaciones

técnicas

Realiza el “Procedimiento de

Adquisiciones”

Notifica la nueva contratación

Solicita nombramiento

Realiza nombramiento del colaborador que

supervisará y notifica

Informa sobre la contratación del

servicio

Coordina con el proveedor del

servicio

Realiza registro del servicio

Resguarda los teléfonos hasta su

asignación

FIN

A

A¿Se asigna teléfono?

Firma solicitud

Si

No


Asignación de servicio de telefonía móvil (1 de 1)


Autoridad Superior del Ministerio o Director de cada

dependenciaDirector de Asuntos Administrativos Usuario

INICIO

Asigna el servicio de telefonía móvil a

funcionarios

Solicita por escrito la asignación de servicio de telefonía móvil y el pago

Analiza la solicitud

¿Hay disponibilidad?

Entrega al usuario aparato telefónico con sus

respectivos accesorios. Emite formulario

Informa las razones por las cuales no es posible asignar el servicio

No

Recibe aparato telefónico con sus accesorios y firma

formulario

Actualiza registros de la asignación del servicio y

aparato

FIN

A

A

¿La asignación la realiza según reglamento?

No

Si

Traslada solicitud al Administrador de Telefonía Móvil

Si


Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil (1 de 1)

Usuario Administrador de Telefonía Móvil

INICIO

Reporta al Administrador de Telefonía Móvil por teléfono o

correo electrónico

Verifica el estado del servicio y/o aparato

telefónico

Informa al Usuario sobre la solución proporcionada

por el proveedor


FIN


Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor (1 de 1)


INICIO

Recibe la (s) factura (s) emitida (s) por el proveedor y prepara

informe

Revisa informe consolidado de

servicios facturados

Archiva documentación en

los controles

FIN

¿Aprueba?

Firma y sella informe consolidado

Recibe aprobación y traslada

documentación al Depto. de Gestión de

Adquisiciones

Si

No


Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil (1 de1)


En caso de extravío, robo o hurto, informa al proveedor para el bloqueo del servicio

INICIO

Realiza las gestiones ante el Proveedor

Recibe del Proveedor, información sobre las opciones

de aparatos

Informa las opciones de aparatos telefónicos y el monto de

deducible a pagar

Realiza pago en concepto de deducible (cuando aplique)

Recibe aparato telefónico del Proveedor

Entrega al Usuario, servicio y aparato telefónico

Recibe servicio y aparato telefónico con sus accesorios

Actualiza registros de la asignación del aparato y archiva

documentación

FIN


Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio) (1 de 1)


INICIO

Solicita por escrito para el cambio de número telefónico

Realiza los trámites ante el proveedor y

recibe datos

Informa al Usuario sobre el nuevo

número telefónico

Actualiza registros y archiva

documentación

FIN


Devolución de aparato telefónico por parte del Usuario (1 de 1)


Usuario y Administrador de Telefonía Móvil

Entrega aparato telefónico móvil y accesorios

INICIO

Recibe aparato telefónico móvil con todos sus

accesorios, verifica que los mismos estén en buenas

condiciones

Firma formulario

Archiva documentación.

FIN


. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:



Actividades de Servicios de Mantenimiento


Describir las tareas que se realizan dentro de las actividades de mantenimiento, para garantizar las condiciones idóneas

de la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos del Ministerio de Finanzas Públicas.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018, y

su estructura orgánica interna vigente.

b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número

202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.


“No existen disposiciones internas para este procedimiento”

I. ACTIVIDADES DE HERRERÍA

1. MANTENIMIENTO AL MÓDULO DE ESCALERAS MÉTALICAS EXTERNAS DE EMERGENCIA.

Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.

Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.

Medio de Verificación: Bitácora de Supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.

No. Tarea Frecuencia

1. Revisión de soldaduras. Anual

2. Revisión de huella y contrahuella de cada grada. Anual

3. Aplicación de pintura anticorrosiva. Anual

4. Revisión de los cables tensores del último tramo de escaleras. Anual

5. Engrase de los engranajes del último tramo de escaleras. Anual

6. Revisión de pernos de anclajes. Anual

7. Revisión de presión de torque de los pernos. Anual

8. Revisión de barandas Anual


2. MANTENIMIENTO DE ESTRUCTURAS METÁLICAS


Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.

Medio de Verificación: Bitácora de Supervisión.


1. Aplicación de pintura anticorrosiva para verjas de jardineras exteriores.

Anual

2. Aplicación de pintura anticorrosiva para pasamanos de gradas internas de emergencia.

3. Aplicación de pintura anticorrosiva en otras estructuras metálicas.

4. Revisión y aplicación de puntos de soldaduras en verjas de jardineras externas y cubiertas de ingreso y egreso de parqueos, pasamanos y puertas.

Anual

3. MANTENIMIENTO DE LAS CUBIERTAS DEL INGRESO A LOS PARQUEOS DEL MINISTERIO.



Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.


1. Revisión de cubiertas de techos de ingreso a parqueos.

Anual

2. Retiro de piezas en mal estado (láminas y estructura metálica).

3. Revisión de tubería de drenaje.

4. Limpieza de bajadas de agua.

5. Sustitución de piezas en mal estado.

6. Aplicación de pintura anticorrosiva.

7. Limpieza general.

4. MANTENIMIENTO DE LOS PORTONES DE INGRESO A PARQUEOS DEL MINISTERIO


Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y/o Empresa externa

Medio de Verificación: Bitácora de supervisión e Informe de Mantenimiento.


1. Engrase de engranajes. Anual

2. Revisión de sistema mecánico.

3. Revisión de cadena de rodamiento.

Mensual 4. Revisión del estado físico del riel de los portones.

5. Revisión del sistema eléctrico y sus componentes.

6. Aplicación de pintura anticorrosiva. Anual


5. MANTENIMIENTO DE PROTECCIÓN DE JUNTAS DE DILATACIÓN UBICADAS EN SÓTANOS





1. Revisión de la protección de juntas. Anual

2. Retirar láminas dañadas. Anual

3. Cambio de tornillería. Anual

4. Revisión de dobleces de lámina. Anual

5. Fijación de láminas a losas. Anual

6. Aplicación de pintura anticorrosiva a lámina. Anual

7. Limpieza general. Anual

6. MANTENIMIENTO A MOBILIARIO DE METAL





1. Revisión de mobiliario.

Según requerimiento

2. Limpiar y lijar mobiliario.

3. Desmontar y revisar cerrajería y componentes cromados.

4. Cubrir superficie no metálica con papel o plástico.

5. Aplicación de pintura anticorrosiva a mobiliario.

7. MANTENIMIENTO DE BARANDA DE DUCTO CENTRAL DE GRADAS




No Tarea Frecuencia

1. Revisión de pasamanos y baranda por nivel.

Anual

2. Corte de elementos deteriorados.

3. Elaboración y sustitución de elementos a remozar.

4. Limpieza y revisión de fijaciones.

5. Aplicación de pintura anticorrosiva.


8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA MECÁNICO DE LOS PORTONES DEL MINISTERIO





1. Revisión de cadena y ajuste.

Anual 2. Limpieza del riel principal.

3. Ajustes del sistema de engranaje.

4. Verificación de funcionamiento del sistema.

II. ACTIVIDADES DE PINTURA Y ALBAÑILERÍA

1. APLICACIÓN DE PINTURA GENERAL INTERNA



Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Limpieza de paredes eliminando grapas y tape.

Anual y según requerimiento

2. Reparación o resane de paredes desportilladas.

3. Aplicación de pintura en paredes con rodillo.

4. Recorte con brocha de áreas de difícil acceso.

5. Limpieza de pisos y zócalos.

2. MANTENIMIENTO DE TABIQUE (MURO SECO)





1. Detección de daños, agujeros o deterioro en muros.


2. Realizar corte en muro.

3. Colocación de estructura metálica para muro seco.

4. Recorte y colocación de panel de yeso.

5. Fijación con tornillos.

6. Aplicación y tiempo de secado de masilla.

7. Aplicación de sellador y pintura.

8. Colocación de zócalo.

3. SEÑALIZACIÓN DE PARQUEOS






1. Despejar área de vehículos.

Anual

2. Limpiar áreas a pintar.

3. Elaborar plantilla para aplicación de pintura.

4. Aplicación de pintura de tráfico color amarillo a señalización y numeración.

5. Elaborar plantilla para rótulos indicativos y seguridad vial.

6. Aplicación de fondo para rótulo.

7. Rotulación de áreas indicativas.

4. APLICACIÓN DE PINTURA EN AREAS CIRCUNDANTES.


Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.

Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Limpieza de paredes.

Anual

2. Empapelado de vanos de puertas y ventanas.

3. Aplicación de pintura en paredes.

4. Aplicación de pintura en puertas y estructura de metal.

5. Retiro de empapelado.

6. Limpieza de excedentes y salpicaduras.

7. Limpieza general de pisos.

5. APLICACIÓN DE PINTURA INTERIOR Y EXTERIOR DEL PARQUEO DE FEGUA, ÁREAS

CIRCUNDANTES.





1. Limpieza de paredes interior y exterior

Anual 2. Aplicación de pintura interior y exterior

3. Aplicación de zócalo en muros exteriores

4. Rotulación de numeración de parqueos

6. READECUACIÓN DE AMBIENTES Y/O REMODELACIONES EN ÁREA DE TRABAJO



Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.



1. Elaboración del plano del área según procedimiento “Proyectos de Infraestructura”.


2. Limpieza de área y retiro de mobiliario existente

3. Trazo de tabicación

4. Fijación de canal a losa existente

5. Levantamiento de estructura de metal

6. Levantamiento de una cara de panel de yeso

7. Instalación de tubería y cableado para electricidad

8. Instalación de tubería y cableado para red telefónica

9. Instalación de tubería y cableado para puntos de red

10. Cerramiento de muros

11. Perforaciones para colocación de cajas de tomacorrientes, puntos de red y puntos telefónicos

12. Aplicación de masilla a paneles yeso

13. Curado o secamiento de paredes

14. Lijado y aplicación de sellador a panel de yeso.

15. Curado o secamiento de paredes selladas

16. Aplicación de pintura y colocación de zócalo.

17. Modificación de ubicación de luminarias si fuera necesario

18. Colocación de perfilería y vidrios para ventanas

19. Colocación de marco, puerta y chapa

20. Entrega de remodelación

7. REMOZAMIENTO E IMPERMEABILIZACIÓN DE PLAZOLETA


Ejecutor: Empresa externa



1. Determinar área a remozar e impermeabilizar

Según programación

2. Levantamiento de piedra morlón

3. Retiro de membrana anterior

4. Remozar y aplicación de impermeabilización.

5. Sellado y limpieza general

8. IMPERMEABILIZACIÓN DE TERRAZAS Y BALCONES


Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y/o Empresa externa.

Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Limpieza del área a impermeabilizar

Cada dos años

2. Remoción de impermeabilizante anterior y sellado de grietas

3. Aplicación de primera mano de impermeabilizante en sentido longitudinal

4. Tiempo de secado del producto


5. Aplicación de segunda mano de impermeabilizante en sentido transversal

6. Limpieza de excedentes

9. TRATAMIENTO DE LOSAS EN ÁREAS DE PARQUEOS DE SÓTANOS





1. Limpieza de losas y paredes interiores de sótanos


2. Sellado y curado de grietas

3. Aplicación de sellador y endurecedor transparente para concreto

4. Aplicación de líquido para lavar la losa

5. Limpieza profunda con desincrustantes para manchas de aceite y grasa con máquina pulidora.

10. CAMBIO DE CIELO FALSO





1. Revisión de cielo falso Semestral

2. Cambio de estructura de perfiles de aluminio deteriorados

3. Medición y corte de planchas fibra mineral

4. Colocación de planchas de fibra mineral

11. MANTENIMIENTO DE SERVICIOS SANITARIOS





1. Desinstalación de artefactos sanitarios Cuatrimestral y Según requerimiento

2. Limpieza del área

3. Instalación de artefactos sanitarios

12. MANTENIMIENTO MAMPARAS DE SERVICIOS SANITARIOS






1. Limpieza de mamparas

Trimestral 2. Ajuste de tornillos de mamparas

3. Nivelación de Mamparas

13. APLICACIÓN DE PINTURA EXTERNA





1. Realizar especificaciones para servicio


2. Coordinar con empresa adjudicada

3. Verificar bodega para guardar materiales y equipo

4. Supervisar áreas de aplicación

5. Verificar que todo cumpla con normas de seguridad

6. Aplicación de pintura en paredes exteriores

7. Verificar limpieza general de las áreas pintadas

14. MANTENIMIENTO DE JARDINERAS DE PLAZOLETA Y BANQUETAS





1. Limpieza de jardineras

Anual

2. Revisión de planchas de granito y sustitución de piezas en mal estado.

3. Ajuste de piezas de granito

4. Limpieza de banquetas

15. SELLADO INTERNO Y EXTERNO DE ENVOLVENTE DE VIDRIO, NIVELACIÓN DE VIDRIO Y REPARACIÓN DE VENTILAS





Realizar especificaciones para servicio Anual

1. Limpiar el batiente de aluminio.


2. Cambiar cuñas y nivelar vidrios si aplica.

3. Aplicar con pistola de calafatear sello elastomérico y retirar excedente del producto.

4. Retirar bisagras, trabadores de presión y cuando aplique pasadores y empaque de hule.

5. Colocación de bisagras, trabadores, pasadores y empaque de hule cuando aplique.

6. Limpiar área de trabajo.


III. ACTIVIDADES DE CARPINTERÍA

1. MANTENIMIENTO DE ELEMENTOS DE MADERA





1. Revisión de elementos de madera

Cuatrimestral y Según requerimiento

2. Desmontado y sustitución de piezas en mal estado

3. Elaboración de nuevas piezas y cambio de las mismas

4. Cambio o reparación de cerrajería en mal estado

5. Ajuste de tonillos de los elemento de madera

6. Aplicación de tinte y barniz a elementos de madera

7. Limpieza general

2. MANTENIMIENTO MAMPARAS DE SANITARIOS





1. Revisión de mamparas en servicios sanitarios


2. Desmontado y sustitución de piezas en mal estado

3. Forro y limpieza de nuevas piezas

4. Cambio o reparación de cerrajería en mal estado

5. Montaje y ajuste de mamparas

3. MANTENIMIENTO DE ZÓCALOS





1. Revisión zócalo


2. Remozamiento de partes dañadas o en mal estado

3. Aplicación de cemento de contacto, colocación de guía atornillada

4. Colocación, ajuste, nivelación y limpieza de zócalo

4. MANTENIMIENTO DE FORRO DECORATIVO DE COLUMNAS






1. Revisión del forro de columnas


2. Desmontar zócalo

3. Remozar piezas desportilladas o quebradas

4. Aplicar cemento de contacto y dejar transcurrir tiempo de secamiento

5. Forrar, colocar y realizar ajustes a nuevas piezas con fórmica

6. Limpieza general

IV. ACTIVIDADES DE JARDINERÍA

1. MANTENIMIENTO A JARDINERAS Y PLANTAS INTERNAS Y EXTERNAS DEL EDIFICIO

Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.


Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Realizar especificaciones para servicio Anual

2. Riego de plantas Semanal

3. Deshierbar (Eliminación de plantas) Semanal

4. Podar Quincenal

5. Aplicación de abono o fertilizante Trimestral

6. Fumigar Mensual

7. Sembrar y trasplantar Cuando aplique

8. Coordinar con empresa externa la realización de tareas de jardinería

Cuando aplique

V. ACTIVIDADES DE LIMPIEZA

1. LAVADO PROFUNDO DE PISOS





1. Mover mobiliario


2. Barrer y aplicar removedor de revitalizador

3. Lavar con pulidora de piso de baja revolución c/disco de fibra dura (disco negro).

4. Aspirar jabón, trapear y dejar tiempo de secado (12 horas mínimo).

5. Aplicar cristalizador con mecha (4 capas, mínimo 30 minutos de secado entre capa y capa)

6. Regresar mobiliario a su lugar

7. Lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para sellar superficie y abrillantar piso (15 días después de aplicado el cristalizador).


2. SEMILAVADO DE PISOS





1. Mover mobiliario


2. Barrer y preparar solución de jabón y revitalizador en proporciones iguales.

3. Aplicar solución y lavar con pulidora de piso de baja revolución c/disco de fibra dura (disco negro).

4. Aspirar jabón, trapear y secar con mecha.

5. Pulir en seco con máquina a baja revolución con disco de fibra suave (disco rojo).

6. Colocar mobiliario a su lugar

3. PULIDO DE PISOS





1. Barrer piso y aplicar revitalizador con atomizador y mecha

Quincenal 2. Lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para abrillantar piso.

4. LAVADO DE ALFOMBRAS





1. Mover mobiliario

Según requerimiento 2. Aspirar y aplicar shampoo para alfombras

3. Regresar mobiliario a su lugar

5. LIMPIEZA PROFUNDA DE SERVICIOS SANITARIOS






2. Espejos

Semanal 2.1 Aplicar líquido limpiavidrios

2.2 Retirar excedente de líquido y pulir


3. Paredes con azulejo

3.1 Humedecer con agua la pared

Aplicar desincrustante de manchas y cepillar en forma circular

3.2 Retirar el desincrustante con agua y dejar tiempo de secado

4. Artefactos sanitarios

4.1 Humedecer con agua por dentro y por fuera los artefactos sanitarios

4.2 Aplicar desincrustante y cepillar en forma circular

4.3 Aplicar agua con atomizador para retirar desincrustante y dejar tiempo de secado

4.4 Aplicar desinfectante y bactericida con atomizador

5. Mamparas sanitarias

5.1 Aplicar limpiador para madera a la superficie

5.2 Retirar exceso de producto con paño limpio

6 Pisos de vinil, porcelanato, cerámico o granito

6.1 Trapear con mecha

6.2 Aplicar solución de jabón

6.3 Lavar con pulidora de piso c/disco de fibra dura (disco negro) para remover suciedad.

6.4 Retirar excedente de jabón con aspirador industrial

6.5 Trapear con mecha y agua limpia

6.6 Cuando aplique utilizar cera o revitalizador, lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para el sellado de superficie y abrillantar cuando aplique.

7. Artefactos de Grifería Mensual

7.1 Aplicar líquido para quitar las manchas (ojo de pescado) Mensual

7.2 Aplicar agua con atomizador para retirar líquido y dejar seca la grifería

Mensual

7.3 Trasladar el cronograma de actividades a empresa externa Anual

6. LIMPIEZA DE ENVOLVENTE DE VIDRIO INTERIOR Y EXTERIOR, PERFILES DE ALUMINIO Y

VENTILAS


Ejecutor: Empresa externa.




2. Envolvente de vidrio


2.1 Aplicar con atomizador el líquido limpiavidrios diluido según especificación del producto.

2.2 Friccionar con esponja de dureza variable según aplique

2.3 Retirar el excedente de producto con lampazo.

2.4 Secar con paño limpio y seco.

3. Perfil de aluminio


3.1 Aplicar desincrustante de manchas con esponja verde húmeda y friccionar en línea recta.

3.2 Retirar excedente de producto con toalla o wype húmedo.

3.3 Pulir con toalla o wype seco.

4. Ventilas

4.1 Aplicar desincrustante de manchas con atomizador y cepillar en línea recta.

4.2 Retirar el producto utilizando atomizador con agua limpia.

4.3 Dejar tiempo de secado.

7. LIMPIEZA DE PISOS, MOBILIARIO, PUERTAS Y VENTANAS





1. PISOS

Diario

1.1 Barrer con cepillo de cerda y aspirar alfombras donde aplique.

1.2 Retirar basura depositada en basureros y depositarla en el ducto de basura del nivel correspondiente.

1.3 Trapear piso con mecha húmeda y limpia

1.4 Limpieza de pasamanos del ducto central de gradas con toalla húmeda.

1.5 Barrer y trapear descanso y gradas hacia el nivel inferior del ducto central de gradas.

2. MOBILIARIO


2.1 Mover objetos que impidan la limpieza

2.2 Humedecer toalla o manta limpia con dilución de desinfectante y bactericida, y limpiar superficie.


2.4 Colar objetos en su lugar.

3. PUERTAS DE MADERA

Bimensual y Según requerimiento

3.1 Humedecer toalla o manta limpia con producto limpiador de superficies de madera, y friccionar la superficie.

3.2 Dejar tiempo de secado y retirar excedente de producto.

4. PUERTAS Y VENTANAS DE VIDRIO

4.1 Aplicar con atomizador el líquido limpiavidrios diluido según especificación del producto.

4.2 Limpiar con movimiento circular y pulir.

5. PERFIL DE ALUMINIO

5.1 Limpiar con toalla o wype húmedo.


8. RECOLECCIÓN GENERAL DE DESECHOS






1. Recolectar basura depositada en el ducto.

Diario

2. Liberar taponamientos en el ducto.

3. Depositar basura en el camión.

4. Trasladar basura al vertedero municipal.

5. Lavar y limpiar el área de recolección de basura en sótano. Semanal

6. Recolectar basura depositada en el ducto del sótano 3, para su traslado al vertedero de la zona 3 (empresa externa)

Diario

9. LIMPIEZA DE ÁREAS ABIERTAS





1. Recoger la basura.

Diario 2. Depositar basura en recipientes plásticos destinados para el efecto.

3. Recolectar la basura depositada en los recipientes y trasladar al ducto central del sótano 3.

10. LIMPIEZA DE GRADAS ELÉCTRICAS Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la

Sección de Mantenimiento.




1. Limpieza de pasamanos y laterales de vidrio.

Diario 2. Barrer y trapear los escalones.

3. Limpiar el área adyacente a las gradas.

11. LIMPIEZA DE GRADAS DE EMERGENCIA Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la





1. Limpieza de pasa manos con toalla seca y cuando aplique con toalla húmeda para remoción de suciedad.

Mensual 2. Barrer y trapear gradas y descansos.

3. Recoger basura y depositar en recipientes destinados para el efecto.

12. CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la






1. Realizar especificaciones para servicio Anual 2. Especificar áreas a las cuales se aplicará el control de plagas.

3. Coordinar con dependencias de acuerdo al calendario establecido y cuando aplique notificar a cuerpos de bomberos, CONRED, para prevención de falsas alarmas.

Semestral 4. Aplicación de producto para control de insectos por medio de

aspersión o termonebulización según aplique.

5. Colocación de trampas para roedores.

6. Revisión de trampas y aplicación de refuerzo. Mensual

7. Aplicación de gel para eliminar cucarachas

VI. ACTIVIDADES DE ELECTRICIDAD

1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELÉCTRICO DE LOS PORTONES DE INGRESO A PARQUEOS Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la

Sección de Mantenimiento




1. Revisión de circuitos eléctricos, motor y botonera. Anual

2. Limpieza general del sistema.

2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA





1. Revisión del sistema

Diario 2. Revisión de nivel de diésel

3. Revisión de baterías, calentador y refrigerante.

3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA (externo)







2. Revisión del líquido de batería

Mensual1 3. Revisión de aceite del motor

4. Revisión de filtro de aceite, aire y diésel

5. Arranque de planta Semanal

6. Cambio de aceite del motor

Anual2 7. Cambio de filtro de aceite, aire y diésel

8. Cambio de refrigerante

9. Cambio de batería Anual

4. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL SISTEMA ELÉCTRICO

Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento


Medio de Verificación: Lista de verificación de mantenimiento preventivo y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Revisión de Flipones


2. Revisión de tomacorrientes

3. Revisión de cables y tuberías

4. Revisión de iluminación (lámparas, interruptores, balastros y difusores)

5. Revisión de extensiones eléctricas

6. Revisión de tableros eléctricos.

7. Revisión de aparatos eléctricos.

8. Revisión de sistemas periféricos.

9. Revisión de ventiladores

5. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA SUBESTACIÓN ELÉCTRICA






Anual

2. Trámite de apertura y cierre de cortacircuitos ante la Empresa Eléctrica

3. Limpieza interna y externa de todos los paneles eléctricos

4. Limpieza general de ductos en el piso entre paneles

5. Revisión de todas las conexiones eléctricas dentro de los paneles y aplicar anti oxidante u otro componente químico.

6. Revisión de interruptores de baja tensión SWITCHGEARS, aplicando lubricante y revisión de contactos puesto a tierra

1 Aplica mantenimiento para planta eléctrica Caterpillar

2 Aplica mantenimiento para plantas eléctricas Caterpillar y Kohler


7. Limpieza de conectores de alta tensión, aisladores, bushing y mufas

8. Limpieza de paneles de media tensión, medición de los PT´s y CT´s

9. Limpieza de los equipos de medición en alta tensión marca SIEMENS con sus respectivos PT´s y CT´s

10. Mantenimiento general a los transformadores tipo seco de 1,000 Kva GEAFOL

11. Mantenimiento a los equipos auxiliares, ajuste de las conexiones internas y externas

12. Realizar pruebas a resortes de los 3 Switchgears y cambiar si es necesario.

13. Limpieza general del área de la subestación eléctrica.

14. Realizar mediciones de los pararrayos de línea

15. Cambio de tornillería de acero inoxidable si es necesario.

6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA SUBESTACIÓN ELÉCTRICA UBICADA EN EL SÓTANO III.



Medio de Verificación: Lista de verificación de mantenimiento preventivo.


1. Verificación del funcionamiento de equipos en paneles y contra alertas.

Diario 2. Realizar limpieza del área.

3. Realizar toma de lecturas eléctricas de los transformadores.

7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL SISTEMA DE INYECCIÓN Y EXTRACCIÓN DE AIRE DE LA

SUBESTACIÓN ELÉCTRICA UBICADA EN EL SÓTANO III.






2. Cambio de 4 filtros y fajas (ajustes y graduación) del inyector de aire principal.

Anual

3. Mediciones eléctricas del inyector principal y extractores del sistema.

4. Cambio de filtros de las rejillas de ventilación.

5. Revisión y limpieza de trasformador de 125Kva

6. Limpieza y cambio de componentes (luces, cables, interruptores) del tablero de control principal

7. Aplicación de pintura anticorrosiva al cobertor, base y fijaciones del inyector principal.

8. Cambio de calcomanías reflectoras de señalización del sistema y fecha de servicio.

9. Cambio de sello de las uniones de los equipos y ductos para evitar fugas de aire.


10. Implementación de cinchos metálicos adicionales para evitar vibración del ducto (cuando aplique).

11. Limpieza general de los equipos, ductos y rejillas del sistema.

12. Cambio de relés térmicos.

13. Cambio de sonda de temperatura en cada uno de los devanados de los transformadores.

8. MANTENIMIENTO A LOS DUCTOS BARRAS DE DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA






Anual

2. Limpieza externa de cada ducto con químicos desengrasante industrial

3. Limpieza interna a los ductos barra mediante la aplicación de aire a presión y solvente dieléctrico desplazante de humedad

4. Limpieza externa y lubricación de las uniones entre secciones de los ductos barra

5. Revisión y ajuste de tornillos de fijación de los contactos eléctricos de las uniones, aplicándole el torque de 30 a 50 libras-pie.

6. Limpieza externa de interruptores de sobre corriente de las derivaciones de los cuatro ductos y ajuste de los puntos de entrada y salida de interruptores.

7. Revisión y ajuste de los puntos de conexión de los ductos barra.

8. Mediciones previa y posterior de resistencia de aislamiento de los ductos barra.

9. Mediciones de línea a tierra, de línea a neutro y de línea a línea.

10. Realizar informe final y recomendaciones del caso, certificado de garantía de los trabajos, entregarlo en CD e impreso.

9. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELÉCTRICO DE LOS PORTONES DEL MINISTERIO



Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.



Anual

2. Revisión de botoneras, cableado y distribución eléctrica.

3. Revisión de motor monofásico de ½ hp

4. Verificación de funcionamiento de los mecanismos.

5. Entrega de informe escrito del trabajo realizado.

10. MANTENIMIENTO DE TIERRAS FÍSICAS, PARARRAYOS Y LUCES DE NAVEGACIÓN AÉREA



Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.




Anual

2. Revisión de las conexiones de todos los conductores de pararrayos (limpieza, ajustes, soldaduras y pintura) en los niveles 19, 18, 13, 8, 3 y Sótano 3.

3. Limpieza y ajustes de todas las puntas de los pararrayos Franklin.

4. Pintar las estructuras metálicas donde se encuentran los pararrayos.

5. Revisión de abrazaderas que sujetan el cable de pararrayos en el nivel 19 y cambio cuando sea necesario.

6. Verificación de la continuidad y resistencia de los conductores de tierras físicas.

7. Verificar que toda la red de tierras físicas se encuentre interconectada.

8. Limpieza, engrasado, ajustes de platinas y cambio cuando sea necesario.

9. Instalación de varillas de cobre en cajas de registro de tierras en sótano III cuando sea necesario.

10. Medición de continuidad y resistencia de cable de toda la red de tierra física.

11. Verificación de conexiones de los equipos que están conectados a tierra en la subestación eléctrica del sótano III.

12. Limpieza de las luminarias estroboscópica ubicadas en el nivel 22.

13. Revisión de las bases, protecciones y conexiones eléctricas de las mismas.

14. Revisión y ajuste de la configuración de destellos de luminarias e intensidad de los destellos diurno y nocturno.

15. Cambio de protectores de las luces cuando sea necesario.

16. Realizar informe y recomendaciones para el sistema de los trabajos realizados, entregarlo en CD e impreso.

11. MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE ILUMINACIÓN





1. Limpieza o cambio de difusores y plafón.

Cuatrimestral y/o a requerimiento

2. Cambio de balastro de 2x32 watts y tubos tipo U de 32 watts y/o LED.

3. Revisión y limpieza de los interruptores y cambio de bases de soporte de los tubos.

VII. ACTIVIDADES DE PLOMERÍA

1. MANTENIMIENTO A GABINETES CONTRA INCENDIOS






1. Revisión del estado físico de los gabinetes, extintores y hachas por nivel.

Semestral 2. Mantenimiento a mangueras de hidrantes.

3. Revisión de la tubería, conectores y llave de paso de agua potable.

4. Sustituir artefactos en mal estado

2. RECARGA DE EXTINTORES


Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y empresa externa.

Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Desmontaje de extintores y traslado al sótano III.

Anual

2. Elaborar conocimiento de entrega de extintores.

3. Recargar extintor, colocar marchamo y etiquetar.

4. Verificar cantidad de extintores y fecha de vencimiento de la recarga.

5. Instalación de los extintores ya recargados.

6. Verificar fecha de vencimiento y carga

3. REVISIÓN AL SISTEMA HIDRÁULICO





1. Revisión de fugas de agua en grifos, contrallaves, mezcladoras, válvulas, tubería y artefactos.

Mensual y Según requerimiento

2. Requerimiento de materiales y cambio cuando lo amerite.

3. Sustituir artefactos en mal estado

4. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE BOMBEO





1. Revisión del funcionamiento del sistema de bombeo del nivel 19 y sótano 3.

Diaria 2. Revisión del sentido de la rotación de las bombas.

3. Limpieza de las áreas en nivel 19 y sótano 3.


5. MANTENIMIENTO ELÉCTRICO E HIDRÁULICO DEL SISTEMA DE BOMBEO





1.

Revisión del sistema eléctrico (Contactores, cables, bornes, guardanivel).

Anual y a requerimiento

2. Cambio de cables de conexiones de las bombas.

3. Revisión de presión de caudal y pruebas de bombeo.

4. Revisión de los tanques hidroneumáticos, que incluya calibrar y ajustar los interruptores de presión y otros componentes que se requieran.

5. Verificar nivel de agua del pozo y caudal.

6. Realizar un informe detallado y recomendaciones.

6. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE INYECCIÓN DE CLORO PARA SANEAMIENTO DE AGUA





1. Revisión del sistema de inyección de cloro al tanque cisterna principal en el sótano 3. Diario

2. Cambio de hipoclorito. Trimestral

7. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE DRENAJE PLUVIAL





1. Revisión y limpieza de cajas reposaderas.

Semestral 2. Revisión de pañuelos de bajadas de drenajes.

3. Revisión del estado físico de bajadas de drenaje pluvial.

8. LIMPIEZA DEL SISTEMA DE DRENAJE DEL SÓTANO 3 HACIA EL COLECTOR MUNICIPAL


Ejecutor: Empresa externa y/o EMPAGUA y personal asignado de mantenimiento.



1. Preparación de cajas de registro para aplicación de agua a presión.

2. Extracción de desechos encontrados.

3. Colocación y sello de tapaderas de cajas de registro.


9. LIMPIEZA DE CISTERNAS





1. Cierre de llaves de paso de 4” y drenado de agua.

Anual 2. Lavado de cisternas.

3. Llenado de cisternas con agua.

4. Revisión de guarda nivel y bomba.

10. LIMPIEZA DE CISTERNAS TALLER NACIONAL DE GRABADOS EN ACERO





1. Cierre de llaves de paso de 3/4” y drenado de agua.

Anual 2. Lavado de cisternas.

3. Llenado de cisternas con agua.

4. Revisión de guarda nivel y bomba.

11. LIMPIEZA DE CANALES Y BAJADAS PLUVIALES DE LAS CUBIERTAS DE PARQUEOS





1. Extracción de desechos. Semestral

2. Limpieza de canales y tubería.

VIII. ACTIVIDADES DE ASCENSORES

1. LIMPIEZA DE ASCENSORES Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la

Sección de Mantenimiento


Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, y constancia de recepción de conformidad de servicio.


1. Traslado de personal con carga. Diario


2. Limpieza de cabinas, piso y puertas de ascensores.

2. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES






2. Revisión de un ascensor privado, un ascensor montacargas, seis ascensores públicos

Mensual

3. Revisión del sistema de despacho inteligente

4. Revisión del sistema de monitoreo MS

5. Mantenimiento del regulador de seguridad

6. Mantenimiento Guías de rieles de cabina mecanizadas

7. Mantenimiento Guías de rieles de contrapeso mecanizadas

8. Mantenimiento Guías de zapatas de cabina tipo rodo

9. Mantenimiento Guías de zapatas de contrapeso tipo todo

10. Mantenimiento Engranaje de seguridad y Amortiguadores

IX. ACTIVIDADES DE TELEFONÍA

1. MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE VOZ

Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Operaciones




1. Revisión de cableado estructurado, puntos telefónicos, placas y dados.

Según requerimiento 2. Revisión de rack en los ductos telefónicos.

3. Revisión de conexiones internas de los puntos y aparatos telefónicos.

2. MANTENIMIENTO DE PLANTA TELEFÓNICA

Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Operaciones





2. Realizar copia de seguridad de datos del sistema. Mensual y a requerimiento


3. Limpieza de gabinetes, tarjetas y componentes.

4. Limpieza general del área y racks de la planta.

X. ACTIVIDADES DE AIRES ACONDICIONADOS

1. MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS DEL DESPACHO SUPERIOR NIVEL 18





Aire Acondicionado Tipo Mini-Split

Trimestral

1 Unidad Evaporadora

1.1 Lavar tapaderas y filtros

1.2 Limpieza de bandeja agua de condensado.

1.3 Aplicar químico limpiador a serpentín de evaporador

1.4 Limpieza de turbinas.

1.5 Colocar nuevamente tapaderas y filtros en evaporador

2 Bomba para condensado (cuando aplique)

2.1 Limpieza de bomba para condensado.

3 Unidad Condensadora

3.1 Limpieza de serpentín con agua y químico desincrustante

3.2 Chequeo de presión de succión

3.3 Chequeo de amperaje de compresor y limpieza de cajuela

4 Control Remoto

4.1 Chequeo de carga de baterías

4.2 Limpieza externa de control remoto

4.3 Graduación de temperatura en control remoto

4.4 Puesta en funcionamiento para chequeo de enfriamiento.

Aire Acondicionado Tipo Split

Trimestral


5.1 Lavar filtro


5.4 Colocar nuevamente tapaderas y filtro en evaporador



6.2 Chequeo de presión de succión

6.3 Chequeo de amperaje de compresor y limpieza de cajuela

7 Rejillas

7.1 Limpieza de rejillas y verificación de flujo de aire

8 Termostato

8.1 Graduación de temperatura en termostato


2. MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS DE LA PLANTA TELEFÓNICA SÓTANO




Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento/Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio


Aire Acondicionado Tipo Ventana

Trimestral

1 Desmontaje de unidad de aire acondicionado


2.1 Lavar filtro


2.3 Colocar nuevamente tapaderas y filtro en evaporador



3.2 Chequeo de amperaje de compresor

4 Instalación

4.1 Montaje nuevamente de la unidad de aire acondicionado

4.2 Graduación de temperatura



4. Seguridad


Seguridad 03 1 de 6


Asignación de Accesos Electrónicos


Establecer los criterios para la administración de acceso electrónicos asignados a empleados, funcionarios y contratistas, para áreas públicas y restringidas en las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, excepto accesos independientes.

Inicia: Solicita habilitación de accesos electrónicos. Finaliza: Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018.



1. La Dirección de Recursos Humanos designará al personal responsable de informar al Subdirector de Seguridad, al momento de asignar gafete o tarjeta de accesos, por motivo de nuevo ingreso, reposición o renovación, entre otros; solicitando la habilitación de accesos electrónicos e indicando la siguiente información:

a) Nombre completo del funcionario, empleado o contratista. b) Género. c) Número de empleado o NIT, según tipo de contratación. d) Número de gafete o de tarjeta. e) Puesto funcional y número de extensión telefónica, cuando aplique. f) Dependencia donde prestará el servicio o donde se encuentre asignado. g) Indicar qué accesos en áreas restringidas se deben habilitar, cuando aplique.

NOTA: Cuando el personal de la Dirección Recursos Humanos no informe al Subdirector de Seguridad respecto a la asignación de gafete o tarjeta de accesos; y el interesado (empleados, funcionarios o contratistas) solicite la habilitación de accesos, al Subdirector de Seguridad podrá habilitar los accesos e informará inmediatamente a la Dirección de Recursos Humanos.

2. El Subdirector de Seguridad evaluará las solicitudes, debidamente justificadas, para permitir la habilitación de

accesos en áreas restringidas, en casos que por necesidades del servicio sea indispensable acceder a dichas áreas. Se atenderán únicamente las solicitudes efectuadas por los Directores y Asistentes del Despacho Superior.

CASOS ESPECIALES:

Se habilitarán accesos restringidos para atender de manera inmediata los eventos fortuitos, únicamente en las áreas que sean necesarias.

En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, en virtud de las funciones a su cargo, también efectuarán solicitudes de habilitación de accesos restringidos, el Subdirector de Servicios Generales, Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y por los Coordinadores de las Secciones de Infraestructura, Operaciones y Mantenimiento.

3. El personal designado por la Dirección de Recursos Humanos, deberá solicitar al Subdirector de Seguridad:

a) La inhabilitación de accesos electrónicos (por entrega de cargo, finalización de contratación, entre otros). b) Modificación de accesos electrónicos (por traslados, entre otros).


Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos


1.

Solicita habilitación de accesos electrónicos, informando mediante correo electrónico o cualquier medio escrito, la asignación de gafete o tarjeta de acceso, ya sea por nuevo ingreso, renovación, reposición, entre otros; proporciona la información que se establece en las disposiciones internas de este procedimiento.

Personal designado por la Dirección de Recursos

Humanos

2.

Recibe información y analiza.

¿A la persona se le habilitarían accesos restringidos?

Sí: es Director, Subdirector, Asesor o personal del Despacho Superior; habilita accesos, incluyendo áreas restringidas y continúa con el paso número 5.

No: consulta a Subdirector de Seguridad sobre la habilitación o no de accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por la Dirección de Recursos Humanos.

NOTA: En ambos casos realiza registros electrónicos y obtiene datos para habilitación en dispositivos biométricos y de proximidad.

Técnico Administrativo

3. Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o no de accesos restringidos.

Subdirector de Seguridad

4. Habilita accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica. Técnico Administrativo

5. Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente. Técnico Administrativo

Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado


1.

Solicita al Subdirector de Seguridad, la habilitación de accesos electrónicos a través de Dispositivos Biométricos y de proximidad.

NOTA: Para habilitación de accesos restringidos, se atenderán únicamente las solicitudes efectuadas por Directores y Asistentes del Despacho Superior.

Interesado

(empleado, funcionario o contratista)

2.

Solicita que le proporcionen la información que se establece en las disposiciones internas de este procedimiento. Identifica puesto funcional, ubicación física del solicitante y determina accesos que corresponden.

¿A la persona se le habilitarían accesos restringidos?

Sí: es Director, Subdirector, Asesor o personal del Despacho Superior; habilita accesos, incluyendo áreas restringidas y continúa con el paso número 5.

No: consulta a Subdirector de Seguridad sobre la habilitación o no de accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por el interesado.

NOTA: En ambos casos realiza registros electrónicos y obtiene datos para habilitación en dispositivos biométricos y de proximidad.






4. Habilita accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica. Técnico Administrativo


Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio


1. Solicita habilitación de accesos electrónicos a áreas restringidas, debidamente justificada.

Directores y Asistentes del Despacho Superior



3. Procede a habilitar los accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica.




Diagrama de Flujo

Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos (1 de 1)

Personal designado por la Dirección de Recursos

Humanos

INICIO

Solicita habilitación de accesos

electrónicos, informando

mediante correo electrónico o

cualquier medio escrito, la

asignación de gafete o tarjeta de acceso, ya sea por

nuevo ingreso, renovación,

reposición, entre otros; proporciona la información que se establece en las

disposiciones internas de este procedimiento


Recibe información y analiza

A la persona se le habilitarían

accesos restringidos?

Es Director, Subdirector,

Asesor o personal del

Despacho Superior?

SI

Consulta a Subdirector de

Seguridad sobre la habilitación o no de

accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por la

Dirección de Recursos Humanos

Habilita accesos, incluyendo áreas

restringidas

SI

NO

NO


Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o

no de accesos restringidos

Habilita accesos previamente

autorizados por el Subdirector de

Seguridad, si aplica

Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente

FIN


Diagrama de Flujo

Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado (1 de 1)

Interesado (empleado, funcionario o contratista)

INICIO

Solicita la habilitación de

accesos electrónicos a través de Dispositivos

Biométricos y de proximidad


Solicita que le proporcionen la

información que se establece en las

disposiciones internas de este procedimiento.

Identifica puesto funcional, ubicación física del solicitante y determina accesos que corresponden

A la persona se le habilitarían

accesos restringidos?

Es Director, Subdirector,

Asesor o personal del

Despacho Superior?

SI

Habilita accesos, incluyendo áreas

restringidas

SI




Habilita accesos previamente

autorizados por el Subdirector de

Seguridad, si aplica


NO

NO

FIN


Diagrama de Flujo

Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio (1 de 1)

Directores y Asistentes del Despacho Superior

INICIO

Solicita habilitación de accesos

electrónicos a áreas restringidas, debidamente

justificada





Procede a habilitar los accesos

previamente autorizados por el

Subdirector de Seguridad, si aplica.


FIN



Seguridad 03 1 de 6


Registro y Control de Visitantes y Proveedores


Realizar los controles correspondientes de las personas que ingresan al edificio del Ministerio e instalaciones externas, con excepción de las instalaciones donde se ubica el Taller Nacional de Grabados en Acero; asimismo, el control de los bienes y/o insumos que ingresan y egresan de las instalaciones, con el fin de resguardar los bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.

Inicia: Solicitud respectiva. Finaliza: Archivo.


a) a). Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.

b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.


1. El presente procedimiento será utilizado para el ingreso peatonal y vehicular de visitantes y proveedores.

2. A los proveedores no se les permitirá el ingreso al sótano, con vehículos mayores a 2.3 metros de altura, debido a la infraestructura del edificio.

3. Las solicitudes en formato físico, para autorizar el ingreso de proveedores y visitantes, deberá contar con visto bueno del Director o Subdirector de la dependencia solicitante.

4. El procedimiento “Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico)”, será utilizado para: a) Ingreso y egreso de proveedores y visitantes de Instituciones que no pertenecen al Ministerio de Finanzas

Públicas, y que están ubicados en sus instalaciones. b) Ingreso y egreso de proveedores del Ministerio de Finanzas Públicas, cuando no sea posible realizar la

solicitud vía Intranet. NOTA: En el caso de los proveedores de la Dirección de Asuntos Administrativos, la solicitud deberá llevar visto bueno del Jefe inmediato del solicitante.

c) Para el egreso bienes y/o equipo de las instalaciones del Ministerio, tanto peatonal como vehicular, detallando los bienes (marca, color, número de serie, entre otros) y especificando su destino.

d) Para ingreso y egreso a las instalaciones de la bodega de Bienes del Estado, Centro Recreativo Financista y bodegas ubicadas en la 26 calle, 2-45 zona 1, presentando solicitud con 24 horas de anticipación; salvo necesidades del servicio o casos especiales, en los cuales la solicitud será autorizada por el Subdirector de Seguridad. NOTA: Para el ingreso y egreso a las instalaciones del Centro Recreativo Financista, la solicitud será firmada por los representantes de la Junta Directiva.

e) Los empleados que ingresen y/o egresen bienes de su propiedad, con visto bueno del Jefe inmediato. f) Ingreso de trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas, en días y horarios inhábiles, por necesidades

del servicio, debidamente autorizado por su Jefe inmediato. g) Ingreso de visitantes a reuniones interinstitucionales, tomando en consideración que la autorización se

emitirá por el tiempo establecido en la solicitud, el cual no podrá exceder de una jornada laboral.

5. El presente procedimiento no se realiza para los controles de las instalaciones del Taller Nacional de Grabados en Acero, en virtud que la autorización de ingreso o egreso de bienes, insumos y personas, entre otros, la emite el Director de dicha dependencia o la persona a quien designe, quienes informarán al Agente de


Seguridad para los controles respectivos.

6. Tomando en consideración la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, con el ánimo de minimizar los costos de operación y optimizar el uso de la tecnología, las solicitudes que se realicen a través de la INTRANET mediante el formulario “Solicitud de ingreso de visitas”, no generarán documentación impresa; por consiguiente, la información que se genere al realizar el procedimiento “Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET”, en la medida de lo posible se verificará en forma electrónica.

7. Para las solicitudes a través de INTRANET del ingreso y egreso de visitantes y proveedores, cada Dirección o dependencia designará un titular y suplente, quienes serán los únicos autorizados para realizar las gestiones en INTRANET; a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos, quien podrá designar más de dos personas, en virtud de las funciones asignadas.

8. El procedimiento “Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET”, será utilizado cuando el ingreso sea por

horas y como máximo un día en jornada laboral, tomando en consideración que no podrá excederse del tiempo solicitado.

NOTA: Se exceptúa del máximo de jornada laboral, las solicitudes para el ingreso de proveedores del Ministerio, que por necesidades del servicio deban ingresar en días y horarios inhábiles.

Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico)


1. Presenta oficio de solicitud de ingreso y/o egreso al edificio e instalaciones externas, en la recepción de Seguridad.


2. Revisa (destinatario, fechas, entre otros), recibe y traslada a Subdirector de Seguridad.

Recepcionista

3.

Analiza y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?

Sí: Traslada a recepción y continúa con el procedimiento.

No: Devuelve a recepción para que notifique denegatoria.


4. Entrega copia al interesado, traslada autorización al Supervisor de Seguridad y archiva copia.

Recepcionista

5. Recibe, verifica el lugar de ingreso y/o egreso y traslada al Agente de Seguridad del área que corresponda.

Supervisor de Seguridad

6. Permite ingreso y/o egreso en área que corresponda y toma nota; devuelven documentos de autorización al Supervisor de Seguridad.

Agente de Seguridad

7. Archiva. Supervisor de Seguridad

Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET


1. Elabora y remite vía electrónica, la solicitud de ingreso de visitantes o proveedores, en formulario electrónico “Solicitud de ingreso de visitas” alojado en la Intranet.

Persona designada de la dependencia solicitante



2.



No: justifica denegatoria, el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.

NOTA: Cuando sea necesario trasladar la información en formato impreso, remite al Agente de Seguridad del área que corresponda, la información para permitir el ingreso y/o egreso.


3.

Verifica información, toma nota y registra el ingreso y/o egreso de visitante o proveedor.

Traslada información al Supervisor de Seguridad.

Agente de Seguridad

4. Recibe información de los registros y archiva. Supervisor de Seguridad

Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa)


1. Ingresa por la puerta habilitada para el público y presenta Documento Personal de Identificación o Licencia de Conducir, en módulo de Visitantes, indicando su destino.

Visitante

2. Ingresa al lector de datos el Documento Personal de Identificación o escanea Licencia de Conducir, registra en el Formulario electrónico “Registro de Visitantes” los datos obtenidos y destino; asigna gafete de visitante.

Agente de Seguridad

3. Realiza gestiones dentro del MINFIN, portando el gafete de visitante en un lugar visible, limitándose a circular en las áreas autorizadas según el gafete proporcionado.

Visitante

4. Devuelve Documento Personal de Identificación o Licencia de Conducir al visitante, recibe gafete de visitante y registra la salida en el formulario electrónico “Registro de visitantes”

Agente de Seguridad


Diagrama de Flujo

Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico) (1 de 1)


INICIO

Presenta oficio de solicitud de ingreso

y/o egreso al edificio e

instalaciones externas, en la recepción de

Seguridad

Recepcionista

Revisa, recibe y traslada


Analiza y determina

Es procedente autorizar solicitud?

Entrega copia al interesado, traslada

autorización y archiva copia

SI

NO


Recibe, verifica el lugar de ingreso y/o egreso y traslada al

Agente de Seguridad del área que corresponda

Agente de Seguridad

Permite ingreso y/o egreso en área que corresponda y toma

nota; devuelven documentos de

autorización

Archiva

FIN


Diagrama de Flujo

Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET (1 de 1)

Persona designada de la dependencia solicitante

INICIO

Elabora y remite vía electrónica, la

solicitud de ingreso de visitantes o

proveedores, en formulario electrónico


Analiza y determina


Justifica denegatoria, el

sistema notifica al solicitante

Agente de Seguridad

NO

Verifica información, toma nota y registra el

ingreso y/o egreso de visitante o

proveedor

SI

Recibe información de los registros y

archiva

FIN


Diagrama de Flujo

Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa) (1 de 1)

Visitante

INICIO

Ingresa por la puerta habilitada para el público y

presenta Documento Personal de

Identificación o Licencia de

Conducir, en módulo de Visitantes,

indicando su destino

Agente de Seguridad

Ingresa al lector de datos el Documento

Personal de Identificación o

escanea Licencia de Conducir, registra en el Formulario electrónico los

datos obtenidos y destino; asigna

gafete de visitante

Realiza gestiones dentro del MINFIN, portando el gafete de visitante en un

lugar visible, limitándose a

circular en las áreas autorizadas según el

gafete proporcionado

Devuelve Documento Personal de

Identificación o Licencia de Conducir

al visitante, recibe gafete de visitante y registra la salida en

el formulario electrónico

FIN



Seguridad 03 1 de 8


Trámites Administrativos ante la DIGECAM


Establecer los trámites internos para el registro de las armas de fuego y para la obtención de la licencia especial de portación de arma de fuego para personal del Ministerio de Finanzas Públicas, a quien se le asigna dicho equipo para el cumplimiento de sus funciones.

Inicia: Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”. Finaliza: Archivo de documentación.


a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018.

d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.


7. A la Dirección General de Control de Armas y Municiones, en el presente procedimiento se le denomina “DIGECAM”.

8. En el presente procedimiento, también se le denomina Agente de Seguridad a la persona contratada por el Ministerio de Finanzas Públicas, para realizar funciones o actividades que se relacionen con seguridad de personas y bienes.

9. Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la Dirección General de Control de Armas y Municiones, es el funcionario o trabajador designado por el Despacho Superior para efectuar gestiones como Representante Legal de este Ministerio ante esa Dirección.

Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal


1.

Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno, para la obtención de la acreditación de arma de fuego de entidad Estatal.

Armero

2. Firma documentación para autorizar los gastos de trámites administrativos ante la DIGECAM.


3. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar la tarifa por servicios que presta la DIGECAM.

Armero

4. Recibe la cantidad en efectivo para el pago ante la DIGECAM, de la tarifa correspondiente.

Armero

5.

Coloca datos en el formulario y elabora oficio para solicitar autorización de obtención de carné de acreditación y traslada al Represente del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM, para las firmas correspondientes.

Armero

6. Presenta documentos en la DIGECAM para los registros correspondientes. Armero

7. Recibe notificación de entrega de carné de acreditación e informa al Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM.

Armero



8. Realiza en DIGECAM la recepción de carné de acreditación y posteriormente entrega al Armero.

Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la

DIGECAM

9. Elabora conocimiento para la entrega del carné al personal que utilizará las armas registradas ante la DIGECAM.

Armero

10. Firma conocimiento y recibe carné de acreditación. Agente de Seguridad

11. Archiva documentación. Armero

Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal


1. Nombra al agente de seguridad, que portará arma en función de las actividades asignadas.


2. Requiere al agente de seguridad la documentación que establece la normativa correspondiente.

Armero

3. Entrega al Armero la documentación correspondiente. Agente de seguridad

4. Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno.

Armero

5. Firma documentación para autorización de gastos de tarifa por los servicios que presta la DIGECAM.

Subdirector de seguridad

6. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.

Armero


Armero

8. Coloca datos en el formulario para la primera licencia y lo presenta ante la DIGECAM, haciéndose acompañar del Agente de Seguridad, para programación de la evaluación.

Armero

9.

Realiza evaluación y recibe notificación. ¿Aprobó evaluación?

Sí: continúa el trámite para la obtención de licencia.

No: regresa al paso número 8.

NOTA: El Agente de Seguridad que no apruebe la evaluación, deberá cancelar los gastos en que se incurran para solicitar nuevamente la Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales.

Agente de Seguridad

10. Recibe notificación de la emisión de Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales.

Agente de Seguridad

11. Realiza recepción de Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales, y traslada al Armero para su registro.

Agente de seguridad



12. Realiza registro y elabora conocimiento de entrega de licencia al Agente de Seguridad.

Armero

13. Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma estatal. Agente de Seguridad


Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal


1. Establece mediante calendarización y de forma anticipada, el vencimiento del Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal.

Armero


Armero

3. Firma documentación para autorización de gastos de tarifa por servicios que presta la DIGECAM.


4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.

Armero


Armero

6. Presenta ante la DIGECAM oficio de solicitud y fotocopia de la tenencia de portación de armas de fuego y de carné de acreditación para su renovación.

Armero

7. Recibe notificación para entrega de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal e informa al Represente del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM.

Armero

8. Realiza en DIGECAM la recepción de carné de acreditación y posteriormente entrega al Armero.

Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la

DIGECAM

9. Elabora conocimiento para la entrega del carné al personal que utilizará o tiene asignada el arma registrada ante la DIGECAM.

Armero

10. Firma conocimiento y recibe carné de acreditación. Agente de Seguridad


Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales


1. Reporta con un mes de anticipación, el vencimiento de su licencia de portación de arma de fuego estatal.

Agente de Seguridad

2. Requiere al Agente de Seguridad la documentación que establece la normativa correspondiente e informa que la misma debe ser entregada con quince días de anticipación al vencimiento de la respectiva licencia.

Armero



3.

Entrega al Armero la documentación correspondiente.

NOTA: El Agente de Seguridad obligatoriamente debe entregar la documentación completa, a más tardar quince días antes del vencimiento de la licencia de portación.

Agente de Seguridad


Armero

5. Firma documentación para autorización de gastos de trámites administrativos ante la DIGECAM.


6. Presenta al Subdirector Administrativo Financiero, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.

Armero


Armero

8. Coloca datos en el formulario correspondiente y lo presenta ante la DIGECAM, haciéndose acompañar del Agente de Seguridad, para la toma de fotografía.

Armero

9. Realiza recepción y firma ante la DIGECAM la licencia de portación de armas estatales y entrega al Armero.

Agente de seguridad

10. Realiza registro y elabora conocimiento de entrega de licencia al Agente de Seguridad.

Armero

11. Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma estatal. Agente de Seguridad



Diagrama de Flujo

Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal (1 de 1)

Armero

INICIO

Elabora “Solicitud Electrónica de

Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno,

para la obtención de la acreditación de arma de fuego de

entidad Estatal


Firma documentación

para autorizar los gastos de trámites

administrativos ante la DIGECAM

Presenta la “Solicitud

Electrónica de Compra por Caja

Chica”, para sufragar la tarifa por servicios que presta

la DIGECAM

Recibe la cantidad en efectivo para el

pago ante la DIGECAM, de la

tarifa correspondiente

Coloca datos en el formulario y elabora oficio para solicitar

autorización de obtención de carné

de acreditación y traslada al

Represente del Ministerio de

Finanzas Públicas ante la DIGECAM,

para las firmas correspondientes

Presenta documentos en la DIGECAM para los

registros correspondientes

Recibe notificación de entrega de carné

de acreditación e informa

Representante del Ministerio de Finanzas

Públicas ante la DIGECAM

Realiza en DIGECAM la recepción de

carné de acreditación y

posteriormente entrega al Armero

Elabora conocimiento para la entrega del carné

al personal que utilizará las armas registradas ante la

DIGECAM

Agente de Seguridad

Firma conocimiento y recibe carné de

acreditación


FIN


Diagrama de Flujo

Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal (1 de 1)


INICIO

Nombra al agente de seguridad, que portará arma en

función de las actividades asignadas

Armero

Requiere al agente de seguridad la

documentación que establece la normativa

correspondiente

Agente de seguridad

Entrega al Armero la documentación correspondiente


Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno


para autorización de gastos de tarifa por

los servicios que presta la DIGECAM



Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la

DIGECAM




Coloca datos en el formulario para la

primera licencia y lo presenta ante la

DIGECAM, haciéndose

acompañar del Agente de

Seguridad, para programación de la

evaluación

Realiza evaluación y recibe notificación

Aprobó evaluación?

Recibe notificación de la emisión de

Licencia Especial de Portación de Armas

de Fuego para Empleados Estatales

SI

NO

Realiza recepción de Licencia Especial de Portación de Armas

de Fuego para Empleados

Estatales, y traslada al Armero para su

registro

Realiza registro y elabora

conocimiento de entrega de licencia

al Agente de Seguridad

Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma

estatal


FIN


Diagrama de Flujo

Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal (1 de 1)

Armero

INICIO

Establece mediante calendarización y de forma anticipada, el

vencimiento del Carné de

Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal





para autorización de gastos de tarifa por servicios que presta

la DIGECAM




DIGECAM




Presenta ante la DIGECAM oficio de

solicitud y fotocopia de la tenencia de

portación de armas de fuego y de carné

de acreditación para su renovación

Recibe notificación para entrega de

Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal e

informa al Represente del Ministerio de

Finanzas Públicas ante la DIGECAM

Representante del Ministerio de Finanzas

Públicas ante la DIGECAM

Realiza en DIGECAM la recepción de

carné de acreditación y

posteriormente entrega

Elabora conocimiento para la entrega del carné

al personal que utilizará o tiene

asignada el arma registrada ante la

DIGECAM

Agente de Seguridad

Firma conocimiento y recibe carné de

acreditación


FIN


Diagrama de Flujo

Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales (1 de 1)

Agente de Seguridad

INICIO

Reporta con un mes de anticipación, el vencimiento de su

licencia de portación de arma

de fuego estatal

Armero

Requiere la documentación que

establece la normativa

correspondiente e informa que la

misma debe ser entregada con quince días de anticipación al

vencimiento de la respectiva licencia

Entrega la documentación correspondiente





para autorización de gastos de trámites

administrativos ante la DIGECAM




DIGECAM




Coloca datos en el formulario

correspondiente y lo presenta ante la

DIGECAM, haciéndose

acompañar del Agente de

Seguridad, para la toma de fotografía

Realiza recepción y firma ante la

DIGECAM la licencia de portación de

armas estatales y entrega al Armero

Realiza registro y elabora

conocimiento de entrega de licenciaFirma conocimiento

y recibe licencia de portación de arma

estatal


FIN



Seguridad 04 1 de 3


Investigaciones internas


Realizar investigaciones de hechos que sucedan dentro del Ministerio de Finanzas Públicas o dependencias anexas, y que estén dentro del ámbito de la competencia del Subdirector de Seguridad.

Inicia: Con la recepción de la denuncia administrativa o requerimiento, presentado al Subdirector de Seguridad. Finaliza: Archivo de la documentación.


a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley del Servicio Civil, Decreto número 1748 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del



1. La denuncia podrá presentarla cualquier persona, sin necesidad de identificarse. 2. Los Directores podrán presentar requerimientos o denuncias administrativas para que se determine al (los)

responsable (s) de hechos que sucedan en sus dependencias y que estén dentro del ámbito de competencia de del Subdirector de Seguridad.

3. El Subdirector de Seguridad, podrá de oficio instruir investigación sobre hechos relacionados con las funciones de seguridad.


1. Recibe denuncia o requerimiento y traslada al Subdirector de Seguridad. Recepcionista

2. Analiza y determina si es procedente instruir investigación. Subdirector de Seguridad

3. Instruye realizar nombramiento al investigador asignado. Subdirector de Seguridad

4. Elabora nombramiento y adjunta documentación relacionada, cuando hubiere. Secretaria

5. Firma nombramiento e instruye notificar al investigador. Subdirector de Seguridad

6. Notifica nombramiento al Investigador. Secretaria

7. Realiza la investigación del hecho, utilizando los medios científicos y físicos que considere pertinentes.

Investigador

8. Elabora informe circunstanciado, y traslada al Subdirector de Seguridad. Investigador

9. Analiza informe y procede a instruir al investigador, según el caso. Subdirector de Seguridad

10. Ejecuta instrucciones del Subdirector de Seguridad. Investigador


11. Archiva documentación. Investigador


Diagrama de Flujo

Investigaciones internas (1 de 1)

Recepcionista

INICIO

Recibe denuncia o requerimiento y

traslada


Analiza y determina si es procedente

instruir investigación

Instruye realizar nombramiento al

investigador asignado

Secretaria

Elabora nombramiento y

adjunta documentación

relacionada, cuando hubiere

Firma nombramiento e

instruye notificar al investigador

Notifica nombramiento al

Investigador

Investigador

Realiza la investigación del

hecho, utilizando los medios científicos y

físicos que considere

pertinentes

Elabora informe circunstanciado, y

traslada

Analiza informe y procede a instruir al investigador, según

el caso

Ejecuta instrucciones


FIN



Seguridad 03 1 de 4


Circuito Cerrado de Televisión


Fortalecer la seguridad de la Institución, tanto de los funcionarios, empleados y usuarios que acuden al Ministerio, así como de la infraestructura física y los bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.

Inicia: Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito Cerrado de Televisión. Finaliza: Archivo de la documentación.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del



No existen disposiciones internas para este procedimiento.

Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión


1.

Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito Cerrado de Televisión, incluyendo, cámaras, monitores, grabadores digitales, controles para cámaras tipo PTZ y equipos de cómputo, y de acuerdo a las necesidades en el servicio reporta si es necesario.

Técnico de Monitoreo

2.

Observa, vigila y detecta movimientos sospechosos de las personas que se desplazan dentro y fuera del edificio.

¿Detecta algún evento que amerite reporte?

Sí: continúa en el paso número 3.

No: continúa en el pago número 6.


3.

Informa los eventos que deben ser atendidos en el momento, para preservar la seguridad e integridad de empleados y bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.

NOTA: Podrá informar directamente al Agente de Seguridad en caso de emergencia.


4.

Recibe informe sobre algún evento, suceso o amenaza e instruye al personal operativo lo procedente.

Oportunamente, informa al Subdirector de Seguridad.


5. Analiza e instruye acciones a seguir. Subdirector de Seguridad



6.

Elabora informe dirigido al Supervisor de Turno de todos los incidentes suscitados durante el día y del estado del equipo de CCTV.

Archiva informes y material de video para futuras referencias.


7. Analiza, verifica los informes y traslada a Subdirector de Seguridad. Supervisor de Turno

8. Analiza y de ser necesario, gira instrucciones internas y/o requiere apoyo a las instancias correspondientes.


Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV-


1. Recibe solicitud de información de la dependencia interesada y/o instituciones externas y traslada a Subdirector de Seguridad

Recepcionista

2.


Sí: gira instrucciones al personal técnico del CCTV para buscar y preparar la información y continúa en paso número 3.

No: traslada a Secretaria para que notifique denegatoria.


3. Busca, graba información en medio digital y remite a Subdirector de Seguridad. Técnico de Monitoreo

4. Revisa Información, traslada a Secretaria, junto con el requerimiento e instruye su traslado al interesado.


5. Recibe Información y elabora documento de envío al interesado, traslada para revisión y firma.

Secretaria

6. Revisa, analiza y firma documento de envío e información en medio digital. Subdirector de Seguridad

7. Archiva documentación. Secretaria


Diagrama de Flujo

Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión (1 de 1)


INICIO

Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito

Cerrado de Televisión, incluyendo,

cámaras, monitores, grabadores

digitales, controles para cámaras tipo PTZ y equipos de

cómputo, y de acuerdo a las

necesidades en el servicio reporta si es

necesario

Observa, vigila y detecta

movimientos sospechosos de las

personas que se desplazan dentro y fuera del edificio

Detecta algún evento que

amerite reporte?

Informa los eventos que deben ser atendidos en el momento, para

preservar la seguridad e

integridad de empleados y bienes

del Ministerio de Finanzas Públicas

SI


Recibe informe sobre algún evento, suceso o amenaza e instruye al personal

operativo lo procedente,

oportunamente, informa

Supervisor de Turno

Analiza e instruye acciones a seguir

Elabora informe dirigido al

Supervisor de Turno de todos los incidentes

suscitados durante el día y del estado

del equipo de CCTV, archiva informes y material de video

para futuras referencias

Analiza, verifica los informes y traslada


Analiza y de ser necesario, gira instrucciones internas y/o

requiere apoyo a las instancias

correspondientes

FIN


Diagrama de Flujo

Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV- (1 de 1)

Recepcionista

INICIO

Recibe solicitud de información de la

dependencia interesada y/o instituciones

externas y traslada


Analiza y determina


Gira instrucciones al personal técnico del CCTV para buscar y

preparar la información

SI


Busca, graba información en medio digital y

remite

Revisa Información, traslada a

Secretaria, junto con el

requerimiento e instruye su traslado

al interesado

Secretaria

Recibe Información y elabora

documento de envío al interesado,

traslada para revisión y firma

Revisa, analiza y firma documento de envío e información

en medio digital


FIN



Seguridad 03 1 de 2


Custodia de bienes y valores


Definir las actividades para atender las solicitudes de traslado de bienes y valores del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde se requiere apoyo del Subdirector de Seguridad.

Inicia: Requiere servicio con visto bueno de Director o Subdirector. Finaliza: Archiva documentos.


a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del



Las solicitudes deben ser presentadas al Subdirector de Seguridad con un día de anticipación, como mínimo.


1. Requiere servicio con visto bueno de Director o Subdirector. Dependencia Interesada

2. Recibe solicitud y traslada a Subdirector de Seguridad. Secretaria/ Recepcionista

3.

Analiza solicitud y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?

Sí: remite a Supervisor de Turno, y continúa con el procedimiento.

No: traslada a Secretaria/Recepcionista para elaborar y notificar respuesta.


4. Asigna agentes, vehículos y armamento. Supervisor de Turno

5. Ejecuta comisión y elabora informe. Agente de Seguridad

6. Analiza y traslada informe al Subdirector de Seguridad. Supervisor de Turno

7. Recibe y traslada informe a Subdirector de Seguridad. Secretaria/Recepcionista

8. Analiza y aplica medidas correctivas, si hubiese, y traslada para el archivo del informe.


9. Archiva documentos. Secretaria/Recepcionista


Diagrama de Flujo

Custodia de bienes y valores (1 de 1)

Dependencia Interesada

INICIO

Requiere servicio

Secretaria/ Recepcionista

Recibe solicitud y traslada


Analiza solicitud y determina


Supervisor de Turno

Asigna agentes, vehículos y armamento

SI

Agente de Seguridad

NO Ejecuta comisión y elabora informe

Analiza y traslada informe

Recibe y traslada informe

Analiza y aplica medidas

correctivas, si hubiese, y traslada para el archivo del

informe

Archiva documentos

FIN



Seguridad 02 1 de 3


Asignación de Estacionamiento


Establecer el procedimiento para la asignación del área de estacionamiento para vehículos oficiales al servicio del Ministerio de Finanzas Públicas; así como para vehículos de funcionarios y personal de esta Ministerio, de conformidad con la normativa vigente.

Inicia: Elabora solicitud en Intranet. Finaliza: Archiva documentación.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Reglamento para el Uso de las Áreas de Estacionamiento del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo

Ministerial 255-2012 y su reforma contenido en el Acuerdo Ministerial 340-2013. c) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del



1. Tomando en consideración la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, con el ánimo de minimizar los costos de operación y optimizar el uso de la tecnología, las solicitudes se realizarán de manera electrónica, por Intranet.

2. Las áreas de estacionamiento se asignarán de acuerdo a la disponibilidad, se exceptúa de esta disposición los vehículos oficiales al servicio del Ministerio.

3. La Dirección de Recursos Humanos será responsable de informar inmediatamente al Subdirector de Seguridad, en los siguientes casos:

a) Asignación de gafete o tarjeta de accesos, por motivo de nuevo ingreso, reposición o renovación, entre otros.

b) Por entrega de cargo o cese de actividades. c) Inicio y cese de actividades de funcionarios y trabajadores. d) Por traslado del personal de una dependencia a otra o cambio de puesto.

4. En ausencia del Director de la dependencia solicitante, la persona autorizada para dar visto bueno a las

solicitudes será el Director en Funciones o Subdirector designado.

5. Los usuarios del área de estacionamiento están obligados a cumplir las disposiciones que regula el Reglamento para el Uso de las Áreas de Estacionamiento del Ministerio de Finanzas Públicas.

6. Los usuarios del área de estacionamiento están obligados a suscribir el “Compromiso de Uso del Área de Parqueo”; en caso contrario, no se autorizará el uso del área asignada.


1.

Elabora solicitud en Intranet, registrando información en el formulario respectivo y adjuntando copia de la documentación respectiva.

NOTA: Cuando el interesado no tenga acceso a Intranet, la solicitud será elaborada por tercera persona.

Solicitante



2.

Analiza. ¿Otorga visto bueno?

Sí: continúa con el procedimiento

No: el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.

Director de la Dependencia del solicitante

3.

Recibe y analiza la solicitud, tomando los criterios establecidos en el reglamento. ¿Accede a solicitud?




4.

Verifica la disponibilidad de área de estacionamiento, según reglamento.

¿Hay disponibilidad de áreas de estacionamiento?

Sí: asigna área y número de estacionamiento, el sistema envía notificación al solicitante y continúa con el procedimiento.


Técnico de parqueos

5. Firma “Compromiso de Uso del Área de Parqueo” y recibe en formato físico notificación de autorización de uso de área de estacionamiento.

Solicitante

6. Archiva documentación. Técnico de parqueos


Diagrama de Flujo

Asignación de Estacionamiento (1 de 1)

Solicitante

INICIO

Elabora solicitud en Intranet,

registrando información en el

formulario respectivo y

adjuntando copia de la documentación

respectiva

Director de la Dependencia del

solicitante

Analiza

Otorga visto bueno?


Recibe y analiza la solicitud, tomando

los criterios establecidos en el

reglamento

El sistema notifica al solicitante Accede a

solicitud?

Técnico de parqueos

SI

NO

Verifica la disponibilidad de

área de estacionamiento, según reglamento

El sistema notifica al solicitante

SI

NO

Hay disponibilidad

de áreas de estacionamiento

?

Asigna área y número de

estacionamiento, el sistema envía notificación al

solicitante

SIFirma “Compromiso de Uso del Área de Parqueo” y recibe en formato físico notificación de

autorización de uso de área de

estacionamiento

El sistema notifica al solicitante

NO


FIN

A

B

A

B



Seguridad 02 1 de 3


Atención de Eventos Fortuitos


Establecer las actividades para la atención de eventos fortuitos, en los cuales requiera la intervención al Subdirector de Seguridad, para resguardar la integridad física de los usuarios, funcionarios y trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas, así como los bienes del Ministerio.

Inicia: Detecta eventos fortuitos o desastres naturales. Finaliza: Archiva informe.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del



Ante la posibilidad de eventos que puedan vulnerar la seguridad del Ministerio de Finanzas Públicas, el Subdirector de Seguridad coordinará el resguardo y vigilancia de las instalaciones, bienes del Ministerio y áreas circundantes; así como la protección física de los usuarios, funcionarios y trabajadores.


1.

Detecta eventos fortuitos o algún desastre natural en el Ministerio de Finanzas Públicas o sus dependencias e inmediatamente da aviso al Supervisor de Seguridad de turno.

Agente de Seguridad

2.

Analiza el caso, ¿Puede tomar decisiones?

Sí: da instrucciones a Agente (s) de Seguridad y continúa al paso número 7.

No: informa y solicita instrucciones al Subdirector de Seguridad.


3.

Recibe información del acontecimiento y analiza.

¿Es un evento que corresponde atender al Subdirector de Seguridad?

Sí: da instrucciones al Supervisor de Seguridad y continúa con el paso número 6.

No: traslada la información a la Autoridad Superior o al Comité de Emergencia.


4.

Toma las medidas necesarias, para velar por el bienestar de los trabajadores y el resguardo de los bienes del Ministerio y sus dependencias; y coordina con el Subdirector de Seguridad las acciones a seguir.

Autoridades Superiores y/o Comité de Emergencia

5. Traslada instrucciones al Supervisor de Seguridad. Subdirector de Seguridad

6. Coordina con los Agentes de Seguridad las acciones a seguir. Supervisor de Seguridad



7. Procede a ejecutar las instrucciones recibidas, genera informe del acontecimiento y lo presenta al Supervisor de Seguridad.

Agente de Seguridad

8. Envía el informe al Subdirector de Seguridad. Supervisor de seguridad

9.

Recibe y analiza el informe, y de acuerdo al análisis procede a:

a. Girar instrucciones a Secretaria, para que proceda a archivar el informe. b. Trasladar a Autoridad Superior o Comité de Emergencia, según el caso,

para su conocimiento y lo que estimen pertinente y ordena el archivo del informe.


10. Archiva informe. Secretaria


Diagrama de Flujo

Atención de Eventos Fortuitos (1 de 1)

Agente de Seguridad

INICIO

Detecta eventos fortuitos o algún

desastre natural en el Ministerio de

Finanzas Públicas o sus dependencias e inmediatamente da aviso al Supervisor

de Seguridad de turno


Analiza el caso

Puede tomar decisiones?

Da instrucciones a Agente (s) de

Seguridad

Informa y solicita instrucciones

SI

NO


Recibe información del acontecimiento

y analiza

Corresponde atender al

Subdirector de Seguridad?

Da instrucciones al Supervisor de Seguridad y

continúa

Autoridades Superiores y/o Comité de

Emergencia

Toma las medidas necesarias, para

velar por el bienestar de los trabajadores y el resguardo de los

bienes del Ministerio y sus dependencias; y coordina con el Subdirector de Seguridad las

acciones a seguir

NO

SI

Traslada instrucciones

Coordina las acciones a seguir

Procede a ejecutar las instrucciones recibidas, genera

informe del acontecimiento y lo

presenta

Envía el informe

Recibe y analiza el informe, y de

acuerdo al análisis procede

Autoridades Superiores y/o Comité de

Emergencia

Archiva informe

FIN



Seguridad 02 1 de 5


Control de Municiones


Establecer los criterios y actividades necesarias para administración y resguardo de la munición adquirida por el Ministerio de Finanzas Públicas, en cumplimiento de las funciones del Subdirector de Seguridad.

Inicia: Recepción de la munición. Finaliza: Archivo de formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”.


a) Ley de Armas y Municiones, Decreto 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 c) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-

2015 del Ministerio de Finanzas Públicas. DISPOSICIONES INTERNAS:

1. El Subdirector de Seguridad designará por escrito al Agente de Seguridad que será el responsable de realizar las actividades para la administración y resguardo de la munición; a quien se denomina en este procedimiento “Armero”.

2. En el presente procedimiento, se le denomina Agente de Seguridad a la persona contratada por el Ministerio de Finanzas Públicas, para realizar funciones o actividades que se relacionen con seguridad de personas y bienes.

3. En ausencia del Armero, el responsable de las actividades de administración y resguardo de la munición, es el Supervisor de Turno que corresponda.

4. Para el control de los ingresos, egresos y reingresos se debe de utilizar el Libro denominado Registro y Control de Municiones, el cual debe estar autorizado por el Subdirector de Seguridad, Dirección de Asuntos Administrativos.

5. Para la solicitud de entrega y reingreso de municiones, se utilizará el formulario denominado “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, el cual será proporcionado por el Armero, quien deberá llevar control estricto del correlativo.

6. En caso que el Agente de Seguridad no utilice todas las municiones solicitadas, bajo su responsabilidad debe reingresarlas a la Armería completando el mismo formulario que utilizó para la entrega.

7. El Subdirector de Seguridad ordenará arqueos periódicos, designado para el efecto a la persona que tendrá a su cargo la verificación del resguardo físico y documental de la munición, debiendo dejar constancia por escrito del nombramiento y resultado.

Registro de munición


1. Recibe, verifica características y cantidad de las municiones adquiridas, de acuerdo a los datos de la documentación de recepción.

Armero

2. Registra el ingreso de las municiones en el libro de control designado. Armero

3. Coloca la munición de forma ordenada, en el lugar designado para el efecto. Armero

4. Resguarda la munición y archiva la documentación de ingreso. Armero

Solicitud de entrega de munición


1. Solicita munición a través del formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, firma y gestiona autorización ante el Subdirector de Seguridad.

Agente de Seguridad



2. Recibe formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES” y traslada al Subdirector de Seguridad.

Secretaria

3.

Recibe y analiza solicitud.

¿Autoriza solicitud?

Sí: firma de autorizado el formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”; y traslada a la Secretaria. Continua paso 4.

No: Traslada solicitud denegada al Armero, para su archivo en orden correlativo, solicita a la Secretaria que informe al Agente de Seguridad solicitante y finaliza el procedimiento.


4. Notifica al Agente de Seguridad y entrega formulario. Secretaria

5. Se presenta a la armería con formulario autorizado, para el despacho correspondiente.

Agente de Seguridad

6. Verifica firmas en el formulario y procede a entregar las municiones autorizadas. Armero

7. Verifica cantidad y descripción, recibe las municiones y firma formulario de recibido. Agente de Seguridad

8. Registra en el libro de control el egreso correspondiente. Armero

9. Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo.

Armero

Solicitud de reingreso de munición


1. Se presenta a Armería con las municiones a reingresar. Agente de Seguridad

2. Entrega el formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES” al Agente de Seguridad, para completar datos en el apartado de reingreso.

Armero

3. Coloca datos de las municiones a reingresar y firma formulario en el apartado de reingreso.

Agente de Seguridad

4. Verifica cantidades y características de las municiones a reingresar descritas en el formulario, recibe las mismas y firma formulario en el apartado de reingreso.

Armero

5. Registra en el libro de control, el reingreso correspondiente. Armero

6. Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo.

Armero


Diagrama de Flujo

Registro de munición (1 de 1)

Armero

INICIO

Recibe, verifica características y cantidad de las

municiones adquiridas, de

acuerdo a los datos de la

documentación de recepción

Registra el ingreso de las municiones

en el libro de control designado

Coloca la munición de forma ordenada,

en el lugar designado para el

efecto

Resguarda la munición y archiva la

documentación de ingreso

FIN


Diagrama de Flujo

Solicitud de entrega de munición (1 de 1)

Agente de Seguridad

INICIO

Solicita munición a través del formulario

“SOLICITUD, ENTREGA Y

REINGRESO DE MUNICIONES”, firma y gestiona

autorización

Secretaria

Recibe formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y

REINGRESO DE MUNICIONES” y

traslada


Recibe y analiza solicitud

Autoriza solicitud?

Firma de autorizado el formulario

SI

Notifica y entrega formulario

Agente de Seguridad

Se presenta a la armería con formulario

autorizado, para el despacho

correspondiente

Armero

Verifica firmas en el formulario y

procede a entregar las municiones

autorizadas

NO

Solicita que informe al Agente de

Seguridad solicitante

Verifica cantidad y descripción, recibe

las municiones y firma formulario de

recibidoRegistra en el libro

de control el egreso correspondiente

A

Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y

REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo

FINA


Diagrama de Flujo

Solicitud de reingreso de munición (1 de 1)

Agente de Seguridad

INICIO

Se presenta a Armería con las

municiones a reingresar

Armero

Entrega el formulario

“SOLICITUD, ENTREGA Y

REINGRESO DE MUNICIONES” para completar datos en

el apartado de reingreso

Coloca datos de las municiones a

reingresar y firma formulario en el

apartado de reingreso

Verifica cantidades y características de

las municiones a reingresar descritas

en el formulario, recibe las mismas y firma formulario en

el apartado de reingreso

Registra en el libro de control, el

reingreso correspondiente

Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y

REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo

FIN

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