Versión 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Asuntos Administrativos
Guatemala, enero de 2020
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 2
Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Introducción ______________________________________________________________________ 6
Propósito del manual ______________________________________________________________ 6
1. Administrativo Financiero ______________________________________________________________ 7
Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos ______ 7
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- ___________________________ 7
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual, por aprobación del presupuesto del
año vigente ____________________________________________________________________________________ 8
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-, cuando se realicen
modificaciones a las metas físicas __________________________________________________________________ 9
Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- __________________________ 9
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos __ 15
Planificación del Anteproyecto de Presupuesto ______________________________________________________ 15
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto ______________________________________________________ 16
Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos ______________ 21
Programación, reprogramación y ejecución de metas ___________________________________________________ 24
Programación y reprogramación cuatrimestral de metas físicas _________________________________________ 24
Ejecución mensual de metas físicas _______________________________________________________________ 25
Reprogramación de Subproductos __________________________________________________________________ 29
Reprogramación de subproductos (inicial) __________________________________________________________ 29
Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución) ______________________________________ 30
Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, Mensual y Reprogramación Mensual _______________________ 34
Constitución de Fondo Rotativo Interno ______________________________________________________________ 38
Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________ 42
Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque) ________________________________________________ 44
Reposición del Fondo Rotativo Interno _____________________________________________________________ 45
Liquidación del Fondo Rotativo Interno ____________________________________________________________ 46
Ejecución por Acreditamiento en Cuenta _____________________________________________________________ 51
Etapa de compromiso __________________________________________________________________________ 51
Etapa de devengado ___________________________________________________________________________ 52
Constitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica __________________________________ 56
Constitución del Fondo de Caja Chica ______________________________________________________________ 57
Pago por medio de Caja Chica mediante Vale _______________________________________________________ 58
Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica_______________________________________________ 59
Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor _____________________________________________ 59
Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro” _____________________________________________ 60
Reposición del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 60
Liquidación del Fondo de Caja Chica _______________________________________________________________ 61
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados _______________________ 69
Reconocimiento de Gastos Anticipo _______________________________________________________________ 69
Reconocimiento de gastos liquidación _____________________________________________________________ 70
Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora ____________________________________ 75
Adquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas _____________ 78
Ingreso de Almacén ______________________________________________________________________________ 81
Ingreso a almacén por compra ___________________________________________________________________ 84
Ingreso a almacén por traslado interno ____________________________________________________________ 85
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 3
Ingreso a almacén por donación __________________________________________________________________ 86
Ingreso a almacén por traslado externo ____________________________________________________________ 87
Reingreso de insumos __________________________________________________________________________ 89
Egreso de Almacén _______________________________________________________________________________ 99
Egreso de almacén por requisición ________________________________________________________________ 99
Egreso de almacén por traslado interno o externo __________________________________________________ 101
Egreso de almacén por baja definitiva de insumos __________________________________________________ 102
Realización de Inventarios Físicos de Almacén ________________________________________________________ 110
Corrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas ____________________ 113
Inhabilitación de almacén por reestructuración administrativa___________________________________________ 115
Inventario Físico y Contable _______________________________________________________________________ 118
Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles _______________________________________________ 121
Registro de activos fijos por compra ______________________________________________________________ 122
Registro de activos fijos por traslado _____________________________________________________________ 123
Registro de activos fijos por donación en especie ___________________________________________________ 125
Asignación de activos fijos ______________________________________________________________________ 126
Registro de descargo de bienes de activos fijos _____________________________________________________ 126
Reposición de activos fijos ______________________________________________________________________ 126
Registro de bienes fungibles por compra __________________________________________________________ 129
Registro de bienes fungibles por traslado __________________________________________________________ 130
Registro de bienes fungibles por donación en especie _______________________________________________ 130
Asignación de bienes fungibles __________________________________________________________________ 131
Registro de descargo de bienes fungibles __________________________________________________________ 131
Baja de bienes en Inventario ______________________________________________________________________ 147
Baja de activos fijos por traslado _________________________________________________________________ 147
Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) ____________________________________________________ 149
Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) __________________________________________ 151
Baja de bienes fungibles por traslado _____________________________________________________________ 152
Baja de bienes fungibles _______________________________________________________________________ 153
Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas _____________ 166
Inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales que presten servicios
técnicos o profesionales bajo el renglón de Otras Remuneraciones de Personal Temporal ____________________ 169
2. Gestión de Adquisiciones ____________________________________________________________ 174
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) ___________________ 174
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y
formulación del presupuesto) ___________________________________________________________________ 174
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del
Presupuesto) ________________________________________________________________________________ 175
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos 179
Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ___________________________________________ 179
Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- _______________________________________ 180
Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- __________________________ 182
Compra de Baja Cuantía / Compra Directa de dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos__ 194
Compra de Baja Cuantía con Caja Chica ___________________________________________________________ 196
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque ______________________________________ 198
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta _______________________ 201
Diagrama de flujo _____________________________________________________________________________ 205
Compra por Contrato Abierto _____________________________________________________________________ 211
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos _________________ 219
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 4
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos __________________ 239
Compra Directa por ausencia de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos _ 258
Subasta Electrónica Inversa _______________________________________________________________________ 271
3. Servicios Generales _________________________________________________________________ 297
Plan Anual de Mantenimiento Preventivo ___________________________________________________________ 297
Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo _________________________________ 297
Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo _____________________________________________ 298
Mantenimiento Correctivo ________________________________________________________________________ 302
Proyectos de Infraestructura ______________________________________________________________________ 304
Atención Inmediata de Eventos Fortuitos ____________________________________________________________ 308
Mantenimiento y reparación de vehículos automotores ________________________________________________ 310
Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas ____ 312
Ejecución de servicio de mantenimiento __________________________________________________________ 312
Administración de la Póliza de Seguro para Vehículos __________________________________________________ 316
Contratación de póliza de seguro para vehículo _____________________________________________________ 317
Exclusión de vehículos _________________________________________________________________________ 318
Servicio de Telefonía Móvil _______________________________________________________________________ 321
Contratación de servicio de telefonía móvil ________________________________________________________ 321
Asignación de servicio de telefonía móvil __________________________________________________________ 322
Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil ____________________________________________ 323
Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor ____________________________________________________ 324
Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil ________________________________ 324
Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio) ______________________ 325
Devolución aparato telefónico por parte del Usuario ________________________________________________ 325
Actividades de Servicios de Mantenimiento __________________________________________________________ 333
I. ACTIVIDADES DE HERRERÍA ________________________________________________________________ 333
II. ACTIVIDADES DE PINTURA Y ALBAÑILERÍA ____________________________________________________ 336
III. ACTIVIDADES DE CARPINTERÍA ______________________________________________________________ 341
IV. ACTIVIDADES DE JARDINERÍA _______________________________________________________________ 342
V. ACTIVIDADES DE LIMPIEZA _________________________________________________________________ 342
VI. ACTIVIDADES DE ELECTRICIDAD _____________________________________________________________ 347
VII. ACTIVIDADES DE PLOMERÍA ______________________________________________________________ 351
VIII. ACTIVIDADES DE ASCENSORES ____________________________________________________________ 354
IX. ACTIVIDADES DE TELEFONÍA ________________________________________________________________ 355
X. ACTIVIDADES DE AIRES ACONDICIONADOS ____________________________________________________ 356
4. Seguridad _________________________________________________________________________ 358
Asignación de Accesos Electrónicos _________________________________________________________________ 358
Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos ______________________ 359
Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado _________________________________________ 359
Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio ______________________ 360
Registro y Control de Visitantes y Proveedores _______________________________________________________ 364
Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico) _____________________________________ 365
Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET __________________________________________________ 365
Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa) _____________________________________ 366
Trámites Administrativos ante la DIGECAM __________________________________________________________ 370
Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal _________________________________________ 370
Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal __________________________________________ 371
Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal _____________________________ 372
Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales _____________________________________________ 372
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 5
Investigaciones internas __________________________________________________________________________ 378
Circuito Cerrado de Televisión _____________________________________________________________________ 381
Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión _______________________________________________________ 381
Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV- _____________________ 382
Custodia de bienes y valores ______________________________________________________________________ 385
Asignación de Estacionamiento ____________________________________________________________________ 387
Atención de Eventos Fortuitos _____________________________________________________________________ 390
Control de Municiones ___________________________________________________________________________ 393
Registro de munición __________________________________________________________________________ 393
Solicitud de entrega de munición ________________________________________________________________ 393
Solicitud de reingreso de munición _______________________________________________________________ 394
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 6
Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal
acerca de los criterios técnicos, prácticos y estandarizados para gestionar los procesos dentro de esta
dependencia, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y
Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y
el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Asuntos Administrativos. Asimismo, es una
fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que
detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a los procedimientos
de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 7
1. Administrativo Financiero
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) de la Dirección de Asuntos Administrativos, con el objetivo de disponer de un instrumento de planificación, que permita el seguimiento, medición y control de los resultados institucionales por medio de la vinculación de plan-presupuesto.
Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el oficio o memorándum en donde se trasladan los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y Plan Operativo Multianual. Finaliza: Remite oficio y archiva copia.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. f) Directrices para la Formulación Plan-Presupuesto en el Marco de la Gestión por Resultados, Anual y Multianual
correspondiente. DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio o memorándum en donde se trasladan los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual y Plan Operativo Multianual.
Traslada lineamientos a Subdirector Administrativo Financiero, de Servicios Generales y de Seguridad, así como al Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Analista Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
2.
Analizan las directrices giradas por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para establecer los resultados en función del Plan Estratégico Institucional.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero y
Analista Administrativo Financiero
3.
Solicita a los Subdirectores de la DAA, que de acuerdo a los lineamientos envíen los productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas, para el ejercicio fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN.
Analista Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 8
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Coordina la elaboración de lo solicitado de acuerdo a los lineamientos establecidos y envía la información requerida.
Subdirector Administrativo Financiero, Servicios
Generales y de Seguridad
5. Recibe y consolida la información generada en los formatos definidos y elabora el POA y POM con la información proporcionada, llenando los formatos correspondientes. Traslada a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Analista Administrativo Financiero
6. Revisa, firma y traslada el POA y POM al Director de Asuntos Administrativos. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
7.
Revisa y analiza el POA y POM, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y a los objetivos de la Dirección, para dar respuesta a los Lineamientos Estratégicos Institucionales. ¿Existen modificaciones? Sí: Devuelve al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para realizar correcciones. Regresa a la actividad número 6. No: el Director de Asuntos Administrativos, aprueba el POA y POM y traslada a Analista Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 8.
Director de Asuntos Administrativos
8. Envía POA y POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y archiva documentación.
Analista Administrativo Financiero
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual, por aprobación del
presupuesto del año vigente
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza análisis tomando en consideración lo siguiente:
a. Monto del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal versus el anteproyecto del presupuesto.
b. Productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual
c. Lineamientos para la eficiencia, control y contención del Gasto Público para el ejercicio fiscal correspondiente, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas.
Analista Administrativo Financiero / Jefe del
Departamento Administrativo Financiero.
2.
Verifica las asignaciones presupuestarias. ¿Corresponden al requerimiento del POA? Sí: informa al Director de Asuntos Administrativos sobre el financiamiento del POA/POM y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas y finaliza el procedimiento. No: notifica al Director de Asuntos Administrativos. Continúa en la actividad número 3.
Analista Administrativo Financiero
3.
Convoca a reunión de trabajo a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Analista Administrativo Financiero, para análisis y acciones que correspondan. ¿Necesita ampliación presupuestaria o modificación a las metas? Ampliación presupuestaria: continúa en la actividad número 4. Modificación a las metas físicas del Plan Operativo Anual: continúa en la actividad No. 5.
Director de Asuntos Administrativos
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Gestiona la realización del procedimiento “Reprogramación de Subproductos”; aprobada la ampliación presupuestaria, continúa en la actividad número 7.
Analista Administrativo
Financiero / Jefe del
Departamento Administrativo Financiero.
5. Consolida ajustes al POA/POM en coordinación con los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y de Seguridad, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Analista Administrativo Financiero
6. Revisa el POA/POM con los ajustes efectuados y traslada al Director de Asuntos Administrativos para su aprobación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
7. Aprueba el POA/POM con los ajustes efectuados y lo traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
8. Coordina con Analista Administrativo Financiero, el envío del POA/POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y el archivo de la documentación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Actualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-, cuando se
realicen modificaciones a las metas físicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de los Subdirectores de la Dirección de Asuntos Administrativos, requerimiento de modificación a las metas físicas del POA/POM. Realiza análisis tomando en consideración lo siguiente:
a. Productos, subproductos, acciones, insumos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual
b. Lineamientos para la eficiencia, control y contención del Gasto Público para el ejercicio fiscal correspondiente, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas.
Analista Administrativo Financiero / Jefe del
Departamento Administrativo Financiero.
2. Consolida ajustes al POA/POM en coordinación con los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y de Seguridad, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Analista Administrativo Financiero
3. Revisa el POA/POM con los ajustes efectuados y traslada al Director de Asuntos Administrativos para su aprobación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4. Aprueba el POA/POM con los ajustes efectuados y lo traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
5. Coordina con Analista Administrativo Financiero, el envío del POA/POM a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y el archivo de la documentación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe oficio de solicitud de información sobre el avance del POA y POM, traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
2. Verifica y traslada a Analista Administrativo Financiero la solicitud de información y herramientas para seguimiento del POA y POM.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 10
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Recopila información solicitada, elabora oficio de respuesta y envía al Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Analista Administrativo Financiero
4.
Verifica información y determina. ¿La información es correcta? Sí: coordina la elaboración del oficio de respuesta y traslada al Director de Asuntos Administrativos para visto bueno. Continúa en la actividad número 5. No: devuelve para correcciones Regresa a la actividad número 3.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5.
Recibe oficio de respuesta e información, verifica que la información sea correcta. ¿La información es correcta? Sí: firma oficio y solicita al Analista Administrativo Financiero, el traslado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en la actividad número 6. No: devuelve para correcciones. Regresa a la actividad número 4.
Director de Asuntos Administrativos
6. Remite oficio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y archiva copia.
Analista Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 11
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- (1 de 1)
Director de Asuntos
Administrativos
Director de Asuntos Administrativos /
Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios
Generales y de Seguridad / Jefe del Departamento
Administrativo Financiero y Analista Administrativo
Financiero
Analista Administrativo
Financiero
Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios
Generales y de Seguridad
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Inicio
lineamientos para la
elaboración del POA y POM
Analizan las directrices
giradas
Elabora memorando,
traslada para firma
Elabora la planificación de acuerdo a los
resultados
Recibe y consolida la información
generada
Presenta a el POA y POM
Convoca a reunión
Revisa y analiza detalladamente el POA y POM
¿Existe modificaciones
?
aprueba el POA y POM
NOrealiza
correcciones.SI
Envía a DIPLANDI
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 12
Administrativo Financiero
Elaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos AdministrativosActualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- por aprobación del presupuesto
del año (1 de 1)
Director de Asuntos
AdministrativosAnalista Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Inicio
realiza análisis
Verifica las asignaciones presupuestarias
¿Corresponden al requerimiento del
POA?notifica
SI
NO
Consolida ajustes al POA
Revisa el POA con los ajustes efectuados
Aprueba el POA con los ajustes efectuados
Fin
informa sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento
de las metas físicas
Convoca a reunión de trabajo
A
A
Gestiona la realización del procedimiento
“Reprogramación de Subproductos”
B
B
Coordina con Analista Administrativo
Financiero, el envío del POA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 13
Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos AdministrativosActualización del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- cuando se realicen modificaciones a las metas físicas (1 de 1)
Director de Asuntos
AdministrativosAnalista Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Inicio
Recibe requerimiento de modificación a las metas físicas del POA
Consolida ajustes al POA
Revisa el POA con los ajustes efectuados
Aprueba el POA con los ajustes efectuados
Coordina con Analista Administrativo
Financiero, el envío del POA
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 14
Administrativo FinancieroElaboración y Seguimiento del Plan Operativo Anual y Multianual de la Dirección de Asuntos Administrativos
Seguimiento del Plan Operativo Anual –POA- y Plan Operativo Multianual –POM- (1 de 1)
Director de Asuntos AdministrativosJefe del Departamento Administrativo
FinancieroAnalista Administrativo Financiero
Inicio
Recibe oficio de solicitud de información sobre el
avance del POA
Verifica y traslada a Analista Administrativo
Financiero la solicitud de información
Recopila información solicitada, elabora oficio
de respuesta
Verifica información y determina
¿La información es correcta?
Elabora oficio para visto bueno
SI
Hace modificaciones
NO
Recibe oficio de respuesta e información
¿La información es correcta?
firma oficio y solicita su remisión
Modifica correcciones
SI
NO
Fin
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 15
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos, en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Inicia: Coordina reunión entre Enlace Administrativo Financiero de cada Dependencia concentrada y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones para establecer necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de cada dependencia. Finaliza: Archiva el expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018,Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. . c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. e) Normas para la formulación presupuestaria anual. f) Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones
aplicables. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La planificación del Anteproyecto de Presupuesto, deberá realizase durante los meses de abril y mayo. 2. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, la persona designada coordinará y consolidará las
necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de la DAA; así como todo lo relacionado con el anteproyecto de presupuesto de dicha dependencia.
3. Tomar en consideración que los precios unitarios no deben de variar entre subproductos. 4. En la etapa de planificación del anteproyecto de presupuesto, se debe de tomar en consideración los techos
presupuestarios aprobados para en el ejercicio fiscal vigente.
Planificación del Anteproyecto de Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Coordina reunión entre Enlace Administrativo Financiero de cada Dependencia concentrada y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones para establecer necesidades en la adquisición de insumos o contratación de servicios de cada dependencia.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
2. Traslada por medio de oficio al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, la información requerida en forma impresa.
Director o su equivalente, de la Dependencia correspondiente
3. Recibe y traslada información al Subdirector Administrativo Financiero. Director de Asuntos Administrativos
4. Recibe y traslada información al Departamento de Gestión de Adquisiciones, para su consolidación en los formatos establecidos.
Subdirector Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 16
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Coordina la consolidación de la información de todas las dependencias concentradas.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
6. Consolida la información y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para su revisión.
Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe de la Dirección Financiera, oficio que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, instruyendo sobre aspectos específicos para la elaboración del anteproyecto.
Director de Asuntos Administrativos
2. Convoca a reunión al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Presupuesto y al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para coordinar el proceso de registro de insumos, cantidades y precios estandarizados según la planificación del anteproyecto del presupuesto, a nivel de Centro de Costo por subproductos y productos en el Sistema de Gestión (SIGES) de las Direcciones que conforman la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Subdirector Administrativo Financiero
3. Coordina con el personal de la sección de presupuesto y del Departamento de Gestión de Adquisiciones, el registro de la información en el módulo de SIGES.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
4. Registra en el módulo del SIGES los insumos y/o servicios asociados a los productos y subproductos conforme la planificación del anteproyecto de presupuesto. Al concluir el registro, informa al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
5. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones. ¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y/o personas designada. Regresa a la actividad anterior. No: continúa con el procedimiento.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
6. Verifica, analiza y traslada la información consolidada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
7. Revisa información y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto. Jefe del Departamento Administrativo Financiero
8. Recibe información y coordina con el personal de la Sección de Presupuesto, el registro de la información en el módulo de SICOIN.
Jefe de presupuesto y asistentes de presupuesto
9. Revisa y procede a asignar fuentes de financiamiento en SIGES y verifica que los montos propuestos coincidan con los techos presupuestarios autorizados para cada Dependencia concentrada.
Jefe de presupuesto y asistentes de presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 17
10. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones.
¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones. Regresa a la actividad número 5. No: continúa con el procedimiento.
Jefe de la Sección de Presupuesto
11. Informa al Enlace de cada dependencia concentrada, sobre los techos presupuestarios finales aprobados para cada una de sus dependencias. ¿Existen modificaciones a los techos presupuestarios? Sí: Solicita se remita a la Dirección de Asuntos Administrativos, en formato impreso y digital, los formularios DTP y el informe gerencial, debidamente firmados por el Director o puesto equivalente de cada dependencia, el cual deberá cumplir con las normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto. No: continúa con el procedimiento.
Jefe de la Sección de Presupuesto
12. Recibe de cada Dirección la información solicitada y coordina con el personal de la Sección de Presupuesto, para la revisión de cada anteproyecto de presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
13. Solicita y consolida la propuesta de Anteproyecto de Presupuesto en SIGES y SICOIN e informa al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
14. Imprime reporte de Formulación y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
15. Establece cumplimiento. ¿Cumple con las directrices? Sí: finaliza procedimiento y archiva. No: devuelve al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para realizar modificaciones en el sistema SIGES y continúa con el procedimiento.
Dirección Financiera
16. Coordina con el Jefe de la Sección de Presupuesto y Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para las modificaciones en el sistema SIGES. Finalizado el procedimiento traslada a la Sección de Presupuesto para archivo del expediente.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 18
Diagramas de flujo
Administrativo Financiero
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos
Planificación del Anteproyecto de Presupuesto (1 de 1)
Jefe del Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Director de la Dependencia
correspondiente
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Asistente de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Inicio
Coordina para establecer
necesidades
Traslada por medio de oficio
Recibe y traslada
información
Recibe y traslada información Para su consolidación
Coordina la consolidación de la
información
Consolida la información y traslada para
revisión
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 19
Administrativo Financiero
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto (1 de 2)
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector
Administrativo
Financiero
Jefe del
Departamento
Administrativo
Financiero
Jefe del
Departamento de
Gestión de
Adquisiciones
Asistente de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones y/o
personas asignadas
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Inicio
Recibe oficio que contiene la
distribución de techos
presupuestarios
Convoca a reunión a los jefes
involucrados para coordinar el proceso de elaboración
Elaborar oficio con visto bueno del
Director
Coordina con el personal del
Departamento Gestión de
Adquisiciones
Registra en el modulo SIGES
conforme al POA y PACC
Verifica información para determinar si se
requiere modificaciones
Coordina modificaciones
¿modifica?
Verifica, analiza y traslada la
información consolidada
Revisa informaciónRecibe
información y verifica los montos
propuestos coincidan con los
techos presupuestarios
1
SI
NO
Verifica información para determinar si se
requiere modificaciones
¿existe modificaciones
?
Coordina modificaciones
Informa sobre los techos
presupuestarios finales aprobados
SI
NO
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 20
Administrativo Financiero
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto (2 de 2)
Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
Subdirector Administrativo
FinancieroDirector de Asuntos Administrativos Director Financiero
Jefe de la Sección de
Presupuesto
1
Analiza información
Recibe de cada Dirección la
información solicitada
¿cumple?Coordina
modificaciones en el sistema
Fin
Analiza para su debida
consolidación.
revisión de cada anteproyecto
de presupuesto
Solicita y consolida la
propuesta de Anteproyecto
Establece cumplimiento.
finaliza procedimiento.
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 21
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Descripción de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programación Indicativa Anual para la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados. Inicia: Recibe de la Dirección Financiera la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Finaliza: Archiva copia de expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado para el ejercicio fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará lo relacionado a la programación indicativa anual de la DAA.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección Financiera oficio en el cual se indica la Distribución Analítica del Presupuesto aprobado para el siguiente ejercicio fiscal, a nivel de detalle de las Direcciones a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos. Traslada oficio de solicitud al Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
2.
Recibe y verifica que lo indicado en la distribución analítica del presupuesto aprobado, responda a lo requerido en el anteproyecto de presupuesto para el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en la Planificación Operativa Anual. Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
3.
Coordina la elaboración de la Programación Indicativa Anual, de acuerdo a las asignaciones presupuestarias y solicita la información por medio de oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero., a los Directores de las Dependencias concentradas.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4.
Recibe y traslada por medio de oficio y en forma digital a la Sección de Presupuesto información requerida (Programación Indicativa Anual, en forma impresa con visto bueno del Director o puesto equivalente de cada dependencia.
Director o puesto equivalente de la dependencia
5. Recibe y traslada a Asistente de Presupuesto para la revisión y consolidación de la información.
Jefe de la Sección de Presupuesto
6. Verifica información para determinar si se requiere modificaciones. ¿Requiere modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Enlace de la Dependencia correspondiente.
Asistente de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 22
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Regresa a la actividad número 4. No: continúa con el procedimiento.
7. Revisa e imprime la consolidación de la programación indicativa anual Jefe de la Sección de Presupuesto
8.
Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
9. Recibe de la Dirección Financiera oficio en el cual se instruye realizar los registros en el SICOIN de la programación indicativa anual. Traslada oficio al Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
10. Recibe y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
11. Recibe y traslada oficio a la Sección de Presupuesto. Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
12. Coordina el registro en SICOIN de la programación indicativa anual con los Asistentes de Presupuesto
Jefe de la Sección de Presupuesto
13.
Registra a nivel de Unidad Ejecutora en el SICOIN. Notifica al Jefe de la Sección de Presupuesto que la Programación Indicativa Anual se encuentra solicitada en el sistema.
Asistente de Presupuesto
14. Revisa e imprime los comprobantes de programación Indicativa Anual y traslada al jefe del departamento administrativo financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
15. Firma comprobantes y coordina el envío de la programación indicativa anual a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
16.
Establece el cumplimiento. ¿Cumple con las directrices? Sí: finaliza procedimiento. No: informa a la Jefatura de la Sección de Presupuesto para realizar modificaciones en el sistema. Continúa procedimiento.
Dirección Financiera
17. Coordina con el Asistente de Presupuesto y Enlace de las Dependencias.
Jefe de la Sección de Presupuesto
18. Archiva copia del expediente. Jefe de la Sección de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 23
Diagrama de flujo
Administrativo Financiero
Programación Indicativa Anual de la Unidad Ejecutora de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)
Director de Asuntos
AdministrativosSubdirector de Asuntos
Administrativos
Jefe del Departamento
Administrativo
Financiero
Director de la
Dependencia
correspondiente
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Técnico, Asistente o
Coordinador de
Presupuesto
Dirección Financiera
Inicio
Recibe distribución analítica del
presupuesto del ejercicio fiscal
vigente
Verifica que lo solicitado en el
anteproyecto de presupuesto
corresponda al POA
Coordina la elaboración de la
programación indicativa anual
Traslada a la información requerida en
forma impresa
A
Recibe y traslada información
Recibe y traslada información
Recibe información
Revisión y consolidación de
la información
Verifica información para determinar si se
requiere modificaciones
B
¿existen modificaciones
?
Consolida a nivel de unidad ejecutora y
registra en el SIGES
Revisa e imprime los comprobantes de programación indicativa anual
Firma y coordina el envió de la información
Establece el cumplimiento
¿cumple con las directrices?
Archiva copia del expediente
Fin
Realiza modificaciones en
el sistema
Coordina modificaciones
A
SI
NO
NO
SI
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 24
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 05 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación, reprogramación y ejecución de metas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la programación, reprogramación y ejecución de metas, en el marco de la normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de cumplimiento en la ejecución de los resultados.
Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI- los lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente. Finaliza: Coordina el archivo del oficio y de la información.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Publicas, y su
estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS
1. Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente. 2. El procedimiento también aplica para las reprogramaciones de metas físicas, las cuales se generan eventualmente o
cuando se requiera, iniciando el procedimiento con una solicitud por parte del Director de la dependencia concentrada.
3. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará lo relacionado a la programación, reprogramación y ejecución de metas de la DAA.
Programación y reprogramación cuatrimestral de metas físicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI- los lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente y traslada al Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
2 Recibe, verifica y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
3 Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto para el ingreso de la información a los sistemas correspondientes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4 Recibe y traslada lineamientos al Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.
Jefe de la Sección de Presupuesto
5 Solicita la programación cuatrimestral de metas físicas al Enlace de cada dependencia.
Asistente de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 25
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6 Traslada programación cuatrimestral de cada una de las Dependencias concentradas.
Enlace Administrativo Financiero
7
Recibe y analiza la información de forma física y digital. ¿Existen modificaciones? Sí: coordina modificaciones con Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia correspondiente. Regresa a la actividad número 6. No: continúa con el procedimiento.
Asistente de Presupuesto
8 Registra y solicita, la programación cuatrimestral de metas físicas en el sistema –SIGES-.
Asistente de Presupuesto
9 Verifica la programación cuatrimestral de metas físicas en el sistema –SIGES- e informa al Asistente de Presupuesto
Jefe de la Sección de Presupuesto
10 Imprime y firma los comprobantes generados en etapa de solicitado en –SIGES-, solicita la firma de aprobación del Jefe de la Sección de Presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Asistente de Presupuesto, jefe de la Sección de presupuesto
11 Aprueba imprime y firma los comprobantes en estado aprobado generados en - SICOIN- y solicita la firma de aprobación del subdirector administrativo financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
12 Coordina el envío de la información a la -DIPLANDI- mediante oficio con visto bueno del Director y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
13 Coordina el archivo del oficio y de la información correspondiente. Asistente de Presupuesto.
Ejecución mensual de metas físicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-lineamientos para la programación, reprogramación y ejecución cuatrimestral de metas, así como calendario correspondiente y traslada a Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
2 Recibe, verifica y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
3 Analiza y traslada el oficio al Jefe de la Sección de Presupuesto para el ingreso de la información a los sistemas correspondientes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4 Recibe y traslada lineamientos a Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.
Jefe de la Sección de Presupuesto
5 Solicita la ejecución de metas físicas al Enlace de cada dependencia. Asistente de Presupuesto
6 Traslada información de ejecución de metas físicas. Enlace Administrativo Financiero
7 Registra y solicita, la ejecución de metas físicas en el sistema –SIGES-. Asistente de Presupuesto
8 Verifica y aprueba la ejecución de metas físicas en el sistema –SIGES-- e informa al Asistente de Presupuesto
Jefe de la Sección de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 26
9
Imprime y firma los comprobantes generados en etapa de solicitado en –SIGES-, solicita la firma de aprobación del Jefe de la Sección de Presupuesto y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Asistente de Presupuesto y Jefe de la Sección de Presupuesto
10 Aprueba imprime y firma los comprobantes en estado aprobado generados en - SICOIN- y solicita la firma de aprobación del subdirector administrativo financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
11
Firma y coordina el envío de la información a la -DIPLANDI- mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
12 Coordina el archivo del oficio y de la información. Técnicos, Asistente y
Coordinador de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 27
Diagrama de flujo
Administrativo Financiero
Programación, reprogramación y ejecución de metas
Programación cuatrimestral de metas ( 1 de 1)
Director de Planificación y Desarrollo Institucional
–DIPLANDI-
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Técnico, Asistente y
Coordinador de Presupuesto
Enlace Administrativo
Financiero
Inicio
Recibe y traslada oficio
circular
Recibe, verifica y traslada los
comentarios y recomendaciones
respectivas
Analiza y traslada el oficio circular para el
ingreso de la información
Recibe y traslada lineamientos para los registros en el
módulo SIGES
Solicita la programación
cuatrimestral de metas físicas
Traslada programación cuatrimestral
Recibe y analiza la información de forma física y digital.
¿Existen modificacion
es?
coordina modificaciones
Registra y solicita, la
programación cuatrimestral en
SIGES
Imprime y firma los comprobantes generados en -
SIGES- y -SICOIN
Verifica la programación
cuatrimestral En SIGES
Firma de aprobación y
traslada
Firma y coordina el envío de la
información a la -DIPLANDI-
Recibe programación
cuatrimestral de metas aprobada
SI
NO
Fin
Coordina el archivo del oficio y de la
información.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 28
Administrativo Financiero
Programación, reprogramación y ejecución de metas
Ejecución mensual de metas ( 1 de 1)
Director de Planificación y Desarrollo Institucional –
DIPLANDI-
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Técnico, Asistente y
Coordinador de PresupuestoEnlace Administrativo Financiero
Inicio
Recibe y traslada oficio
Recibe, verifica y traslada comentarios y recomendaciones
respectivas
Analiza y traslada el oficio Presupuesto
para el ingreso de la información
Recibe y traslada lineamientos para los
registros correspondientes en
SIGES
Solicita la ejecución de metas físicas
Traslada información de
ejecución de metas físicas
Registra y solicita, la
ejecución de metas físicas en
el sistema –SIGES-.
Verifica y aprueba la
ejecución de metas físicas en
el sistema –SIGES-.
Imprime y firma los
comprobantes generados en -
SIGES- y -SICOIN-
Firma y coordina el envío de la
información a la -DIPLANDI- Recibe oficio
con documentación de soporte de ejecución de
metas
Fin
Coordina el archivo del
oficio y de la información
Versión 2.1
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 05 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reprogramación de Subproductos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable, con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.
Inicia: Recibe oficio de la –DIPLANDI- en el cual solicita se analice si es necesario realizar Reprogramación de Subproductos, y de ser procedente, compatibilicen los planes operativos de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas. Finaliza: Coordina el archivo del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento.
b) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente.
c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.
d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS
1. Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente. 2. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará y
consolidará las reprogramaciones de subproductos de la DAA.
Reprogramación de subproductos (inicial)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe oficio de la –DIPLANDI- en el cual solicita se analice si es necesario realizar Reprogramación de Subproductos, y de ser procedente, compatibilicen los planes operativos de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, para su análisis.
Director de Asuntos Administrativos
2 Recibe, analiza y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
3 Recibe y solicita al Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas, el análisis del anteproyecto de presupuesto con las asignaciones presupuestarias del nuevo ejercicio fiscal.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4 Verifica que el Plan Operativo Anual –POA-, Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- y la Programación de metas, sean acordes a lo asignado aprobado.
Enlace Administrativo Financiero
5
Revisa. ¿Se necesita Reprogramación de Subproductos? Sí: Continúa en la Sección de Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución). No: Confirma la información presentada mediante oficio.
Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 30
Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Solicita reprogramación de subproductos con base a las necesidades identificadas en el proceso de la ejecución presupuestaria.
Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante
2 Recibe y traslada oficio al Subdirector Administrativo Financiero para su análisis. Director de Asuntos
Administrativos
3 Recibe, verifica y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
4
Evalúa técnicamente si es procedente la solicitud y coordina la Reprogramación de Subproductos. ¿Es procedente? Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto y continúa con el procedimiento. No: Devuelve expediente por medio de oficio a la dependencia interesada. Finaliza procedimiento.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5 Recibe y traslada lineamientos a Asistentes de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SIGES.
Jefe de la Sección de Presupuesto
6
Reciben y analizan la información de forma física. NOTA: De ser necesario realizar modificaciones, coordinan con el Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia correspondiente.
Asistentes de Presupuesto
7 Registran, solicitan e imprimen los comprobantes de la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SIGES-, y trasladan al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Asistentes de Presupuesto
8 Verifica que la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SIGES- se haya realizado según lo solicitado y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
9 Firma y coordina el envío de la información a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
10 Recibe solicitud de Reprogramación de Subproductos, la cual se aprueba mediante resolución ministerial.
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
–DIPLANDI-
11 Notifica al Director de Asuntos Administrativos, al aprobarse mediante resolución ministerial la Reprogramación de Subproductos.
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
–DIPLANDI
12 Recibe aprobación de Reprogramación de Subproductos por medio de resolución ministerial, y traslada a Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
13 Recibe y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero la resolución ministerial para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.
Subdirector Administrativo Financiero
14 Recibe y traslada al Jefe de la Sección de Presupuesto la resolución ministerial para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
15 Verifica la resolución ministerial y distribuye a Asistentes de Presupuesto. Jefe de la Sección de
Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 31
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
16 Generan e imprimen los comprobantes de la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SICOIN- y trasladan al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Asistentes de Presupuesto
17 Verifica que la Reprogramación de Subproductos en el sistema –SICOIN- se haya realizado según lo solicitado y traslada los comprobantes al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
18
Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero. Posteriormente, traslada copia al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
19 Coordina el archivo del expediente. Jefe de la Sección de
Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 32
Diagramas de flujo
Administrativo FinancieroReprogramación de Subproductos
Reprogramación de Subproductos inicial (1 de 1)
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroEnlace Administrativo Financiero
Inicio
Recibe y traslada oficio
para su análisis.
Recibe, verifica y traslada los
comentarios y recomendaciones
respectivas
Recibe y solicita el análisis del anteproyecto
de presupuesto
Verifica que el –POA- Y PACC sean acordes a
lo asignado aprobado
Confirma la información presentada
mediante oficio
¿Se necesita Reprogramación de
Subproductos?
SI
NO
Fin
Continua en paso 1 del título
reprogramación de subproductos (durante la etapa
de ejecución)
Versión 2.1
Administrativo FinancieroReprogramación de Subproductos
Reprogramación de subproductos (durante la etapa de ejecución) (1 de 1)
Director de la
Dependencia Interesada
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Técnico, Asistente y Coordinador de
Presupuesto
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –
DIPLANDI-
Inicio
Solicita reprogramación
de subproductos
Recibe y traslada oficio Para su analisis
Recibe, verifica y traslada los
comentarios y recomendaciones
Evalúa técnicamente si es procedente
la solicitud
¿Es procedente?
Devuelve expediente por medio de oficio
SI NO
Recibe y traslada
lineamientos para los
registros en SIGES
Recibe y analiza la información de forma física
Registra, solicita e imprime los comprobantes
en SIGES
Verifica que en SIGES se haya
solicitado
Firma y coordina el envío de la
información
Recibe solicitud de
Reprogramación
Recibe aprobación
Traslada resolución ministerial
Recibe y traslada
resolución ministerial
Verifica la resolución ministerial
Imprime los comprobantes
Verifica que la Reprogramación
Se haya reaslizado
Firma y coordina el envío de la
información
Coordina la guarda y
custodia del expediente.
Fin
Versión 2.1
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, Mensual y Reprogramación Mensual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Programar cuatrimestral, mensual y reprogramar mensual la cuota financiera con base a los requerimientos de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas concentradas en la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral. Finaliza: Coordina el archivo del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente. c) Acuerdo Gubernativo de aprobación de distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente.
d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Publicas, y su estructura orgánica interna vigente.
e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Para la Programación y reprogramación de Cuota Financiera Mensual, se realiza el mismo procedimiento que se efectúa para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.
2) Corresponde a la Sección de Contabilidad elaborar la programación y reprogramación de cuota financiera mensual de tipo de registro regularización, correspondiente a los meses de febrero a diciembre siempre y cuando en dicha sección cuenten con la documentación de respaldo; así como apoyar en brindar la información del primer mes del segundo y tercer cuatrimestre de cada ejercicio fiscal.
3) En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, la persona designada coordinará y consolidará la programación y reprogramación de cuota financiera de la DAA, correspondiente al grupo cero.
4) Disposiciones específicas para el ejercicio fiscal vigente.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral. Traslada al Subdirector Administrativo Financiero, para su análisis.
Director de Asuntos Administrativos
2. Recibe, analiza y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero con los comentarios y recomendaciones respectivas.
Subdirector Administrativo Financiero
3. Coordina conjuntamente con el Jefe de la Sección de Presupuesto la elaboración de la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4. Verifica y traslada lineamientos al, Asistente de Presupuesto para la elaboración de la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral.
Jefe de la Sección de Presupuesto
5.
De manera independiente, solicita la programación financiera cuatrimestral consolidada, de la siguiente manera:
a. Del grupo cero: al Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas en la Unidad Ejecutora de la DAA.
b. De los grupos 100, 200, 300 y 400 para las distintas fuentes de financiamiento: al Jefe de la Sección de Compras Directas, en coordinación con las Secciones de Normas y Programación de
Jefe de la Sección de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 35
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Adquisiciones y de Contabilidad.
NOTA: La solicitud de programación y reprogramación de cuota financiera mensual, de los grupos 100, 200, 300 y 400, del tipo de registro regulación, se realiza al Jefe de la Sección de Contabilidad.
6.
De manera independiente, coordinan y trasladan la información al Jefe de la Sección de Presupuesto:
a. Del grupo cero: Enlace Administrativo Financiero de las Dependencias Concentradas en la Unidad Ejecutora de la DAA.
b. De los grupos 100, 200, 300 y 400 para las distintas fuentes de financiamiento: Jefe de la Sección de Compras Directas, en coordinación con las Secciones de Normas y Programación de Adquisiciones y de Contabilidad.
NOTA: La programación y reprogramación de cuota financiera mensual, de los grupos 100, 200, 300 y 400 del tipo de registro regulación, la realiza la Sección de Contabilidad, conforme a las disposiciones internas del presente procedimiento.
Enlace Administrativo Financiero y Jefe de la Sección
de Compras Directas
7. Recibe, revisa y traslada la información a Asistente de Presupuesto para los registros correspondientes en el módulo de SICOIN.
Jefe de la Sección de Presupuesto
8.
Recibe analiza y consolida la información de forma física y digital.
¿Existen modificaciones?
Sí: coordina modificaciones con el Enlace de la Dependencia correspondiente y/o Jefe de la Sección de Compras Directas de la -DAA-. Regresa a la actividad número 6. No: continúa con el procedimiento.
Asistente de Presupuesto
9. Registra y solicita, la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral en el sistema –SICOIN-; e informa al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Asistente de Presupuesto
10.
Verifica la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral en el sistema -SICOIN- y solicita a Asistente de Presupuesto la impresión de los comprobantes correspondientes.
Jefe de la Sección de Presupuesto
11. Imprime los comprobantes generados en -SICOIN- y solicita la firma de aprobación del Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Asistente de Presupuesto
12. Recibe y aprueba mediante firma los comprobantes. Jefe del Departamento Administrativo Financiero
13. Revisa traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para el envío correspondiente.
Jefe de la Sección de Presupuesto
14.
Firma y coordina el envío de la información a la Dirección Financiera mediante oficio con visto de bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Posteriormente, con el oficio recibido de la Dirección financiera, traslada el
expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto, para que coordine el archivo.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 36
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
15. Coordina el archivo del expediente. Jefe de la Sección de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 37
Diagrama de flujo
Administrativo Financiero
Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral (1 de 1)
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Enlace Administrativo Financiero y Jefe de la
Sección de Compras Directas
Técnico, Asistente y Coordinador de
Presupuesto
Inicio
Recibe y traslada los
lineamientos y calendario
Recibe, verifica y traslada con los comentarios y
recomendaciones respectivas
Coordina la elaboración
Verifica y traslada
lineamientos
solicita la información
coordinan y trasladan la información
Recibe, revisa y traslada en el modulo SICOIN
Recibe analiza y consolida la información
¿Existen modificacion
es?
coordina modificaciones
Registra y solicita, la
Programación en SICOIN
SI
NO
A
A
Verifica la Programación
Imprime y firma los
comprobantes Firma y traslada
Firma y coordina el envío de la
información
Coordina el archivo del expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 38
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución de Fondo Rotativo Interno
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Interno de la Dirección de Asuntos Administrativos, para tener la disponibilidad de efectivo y atender las necesidades existentes según normativa específica.
Inicia: Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno.
Finaliza: Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archivo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente.
c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura
orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 6-98 del Ministerio de Finanzas Públicas y sus reformas. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales Los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero, el personal del Departamento
Administrativo Financiero y del Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. El responsable del Fondo Rotativo Interno y el responsable del Fondo de Caja Chica, deben ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al responsable del Fondo Rotativo Interno y/o Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no pueda esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta. 3.3. Autorización y Monto: La constitución y ampliación del Fondo Rotativo Interno, será autorizado, mediante
Resolución Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El
monto del Fondo Rotativo Interno será definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas con base en
el artículo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.
3.4. Grupos de gastos ejecutables: Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 39
3.4.1. El monto máximo a cubrir por gasto será del 15% del Fondo Rotativo Interno Autorizado. 3.4.2. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dirección de Asuntos
Administrativos necesite realizar erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado, el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero tiene la facultad para autorizar internamente dichas erogaciones; luego del análisis pertinente a la justificación planteada por el Jefe de Departamento Administrativo Financiero; la misma contendrá: cantidad, descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o servicio.
3.5. Control 3.5.1. En los documentos de Legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y
fecha, número del documento de rendición del Fondo Rotativo FR03. 3.5.2. El Encargado del Fondo Rotativo Interno, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en el
libro de Bancos correspondiente. Deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario, debe, haber y saldo.
3.5.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, con la siguiente información: detalle de cada registro, fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona responsable de su elaboración, Jefe de la Sección de Contabilidad, Jefe Departamento Administrativo Financiero y Subdirector Administrativo Financiero
3.5.4. El Técnico del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto, previo a trasladarlos a la Sección de Contabilidad para la elaboración de listados de reposición y archivo correspondiente.
3.5.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como mínimo, de las cuales una debe corresponder Director de Asuntos Administrativos.
3.5.6. Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos, la designación de las personas autorizadas para firmar los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada; así mismo, se comunicará la sustitución respectiva. Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.
3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas.
3.6. Formas 3.6.1. Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la normativa correspondiente, así como los
descritos en los procedimientos de “Compra Directa, Constitución del Fondo Rotativo Interno y Manejo,
Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo”, y documentos externos relacionados.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno, según la normativa que regula la administración del mismo. En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo b. Monto solicitado c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
2. Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera. Director de Asuntos Administrativos
y/o Subdirector Administrativo Financiero
3. Recibe notificación de la resolución de aprobación de la distribución del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Subdirector Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 40
4. Recibe notificación de la resolución de aprobación del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Subdirector Administrativo Financiero
5. Recibe y traslada la resolución de aprobación del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Jefe de la Sección de Tesorería.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
6. Recibe, analiza e instruye la elaboración del recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas.
Jefe de la Sección de Tesorería
7. Recibe, elabora recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas y traslada para revisión al Jefe de la Sección de Tesorería.
Técnico de Fondo Rotativo
8.
Recibe y revisa recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Técnico de Fondo Rotativo, para correcciones. Regresa a la actividad número 7. No: traslada para firma Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento.
Jefe de la Sección de Tesorería
9. Firma y coordina el envío del recibo de ingresos varios forma 63-A de la Contraloría General de Cuentas a la Dirección Financiera.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
10. Recibe original y firma copia de recibido de ingresos varios forma 63-A la cual traslada a Técnico de Fondo Rotativo.
Asistente de Tesorería (Dirección Financiera)
11. Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archiva.
Técnico de Fondo Rotativo
Versión 2.1
Diagrama de Flujo
Administrativo Financiero
Constitución de Fondo Rotativo Interno (1 de 1)
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector
Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Coordinador de la
Sección de Tesorería Técnico de Fondo Rotativo
Asistente de Tesorería
(Dirección Financiera)
Inicio
Elabora oficio
Firma oficio y traslada a la
Dirección Financiera
Recibe notificación de la resolución de
aprobación
Recibe notificación de la resolución de
aprobación
Recibe y traslada la
resolución de aprobación
Recibe, analiza e instruye la
elaboración del recibo de
ingresos varios
Recibe, elabora recibo de
ingresos varios forma 63-A
Recibe y revisa recibo de
ingresos varios forma 63-A
¿Hay correcciones
?Gestiona firma
Devuelve para correcciones
NO SI
Firma y coordina el envió del recibo de ingresos varios
forma 63-A
Recibe original y firma copia de
recibido
Traslada copia de recibo de ingresos varios forma 63-A
a la Sección de Contabilidad
Fin
Versión 2.1
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administración del Fondo Rotativo Interno, reposición y liquidación del Fondo Rotativo Interno, con el objeto de obtener los recursos financieros, así como la rendición de cuentas oportuna, en el marco legal establecido.
Inicia: Revisa el expediente de adquisiciones y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Finaliza: Coordina el traslado de la liquidación del Fondo Rotativo Interno a la Dirección Financiera a través de oficio.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. c) Acuerdo Ministerial número 6-98 del Ministerio de Finanzas Públicas y sus reformas. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. f) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales 1.1. Los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero en conjunto con el Jefe de la Sección de Tesorería y de
Contabilidad deberá realizar como mínimo una (1) integración sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente.
1.3. Los vales de fondo rotativo interno deberán liquidarse dentro del plazo máximo cinco (5) días hábiles, a partir de la
fecha de emisión, a excepción delos casos de Reconocimiento de Gastos en los que se debe aplicar la normativa y procedimiento correspondiente. El Asistente de Tesorería y el Técnico del Fondo Rotativo Interno no emitirán un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior.
De ser necesario el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona hasta un máximo de tres (3) vales. De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. En los casos plenamente justificados el Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones podrá solicitar prórroga para la liquidación de vales después del tiempo estipulado.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de infracciones de tránsito, moras o multas generadas por pagos fuera de los plazos establecidos por los proveedores.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 43
2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos y/o el Subdirector Administrativo Financiero, el personal del Departamento
Administrativo Financiero y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones, según corresponda, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. El Técnico del Fondo Rotativo Interno y Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberán tener bajo su cargo la administración del Fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al Técnico del Fondo Rotativo Interno y/o a Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal de la Sección de Contabilidad que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a la Dirección de Asuntos
Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta. 3.3. Grupos de gastos ejecutables
3.3.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.3.2. El monto máximo a cubrir por cheque será del 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado. 3.3.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dirección de Asuntos
Administrativos necesite realizar erogaciones mayores al monto y porcentaje máximo indicado. Al Director de Asuntos Administrativos tiene la facultad para autorizar internamente luego del análisis pertinente a la justificación planteada por el Jefe de Departamento Administrativos Financiero; la misma contendrá: cantidad, descripción detallada del producto o servicio, renglón, monto y proveedor a quien efectuará la compra o servicio.
3.4. Reposición y liquidación
3.4.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad equivalente al total de desembolsos.
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente siempre y cuando se cuente con el financiamiento necesario para solicitar la reposición del Fondo Rotativo Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.4.2. La liquidación se realizará al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Dirección Financiera de este Ministerio y los procedimientos de “Constitución del Fondo Rotativo Interno, Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”. Para esto se deberá contar con el espacio financiero necesario y se realizarán las rendiciones parciales necesarias y la rendición final correspondiente.
3.5. Control
3.5.1. En los documentos de legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE número y fecha del cheque, número del documento de rendición del Fondo Rotativo Interno FR03.
3.5.2. El Técnico del Fondo Rotativo, registrará diariamente los cheques, Notas de Débito o Crédito, en el libro de Bancos correspondiente. Deberá contener la información siguiente: fecha de registro, No. de documento, fecha del documento, número de factura, número de identificación tributaria, Beneficiario, debe, haber y saldo.
3.5.3. Deberá elaborarse conciliación bancaria dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, con la siguiente información: fecha de elaboración, nombre, firma y sello de la persona responsable de su elaboración, del Jefe de la Sección de Contabilidad y del Jefe del Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 44
Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Revisa el expediente de adquisiciones y verifica que cumpla con los requisitos establecidos. Determina el Régimen Tributario. ¿Corresponde realizar retención? Sí: traslada el expediente al Técnico de Tesorería para realizar la retención de impuesto que corresponda. Continúa en la actividad número 2. No: continúa en la actividad No. 3.
Técnico del Fondo Rotativo
2. Recibe expediente que respalda la adquisición y elabora la respectiva retención del impuesto correspondiente. Devuelve al Técnico del Fondo Rotativo.
Técnico de Tesorería
3. Emite cheque por el monto líquido, elabora váucher, traslada a Jefe de la Sección de Tesorería.
Técnico del Fondo Rotativo
4. Revisa, firma el váucher y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Tesorería
5.
Recibe expediente, analiza y de ser procedente, firma el cheque y váucher respectivo, traslada para firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Nota: En ausencia del Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Administrativo Financiero como responsable de la supervisión. 3.5.4. El Técnico del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos bancarios y de
legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto hasta que sean trasladados a la Sección de Contabilidad mediante el conocimiento respectivo.
3.5.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, serán depositados y administrados en una cuenta bancaria de depósitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorización de Tesorería Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como mínimo, de las cuales una debe corresponder al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
3.5.6. Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos, la designación de las personas autorizadas para firmar los cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las personas acreditadas legalmente ante el banco, se deberá cancelar en forma inmediata la firma autorizada; así mismo, se comunicará la sustitución respectiva.
Del movimiento de autorización y cancelación del registro de firmas del personal indicado, deberá informarse inmediatamente a Contraloría General de Cuentas, con el propósito de actualizar la cuentadancia.
3.5.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsímil para las firmas. 3.5.8. No deberán emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, reconocimiento de gastos a personal por contrato y de beneficios laborales autorizados. 3.5.9. El Técnico del Fondo Rotativo antes de recibir la documentación de legítimo abono que respalde los cheques
emitidos deberá verificar que ésta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego traslada a la Sección de Contabilidad donde se registrará la reposición según corresponda.
3.5.10. Los vales de Caja Chica y Fondo Rotativo no se podrán liquidar si no cuentan con la Constancia de Publicación en Guatecompras con la cual se da cumplimiento a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
3.6. Formas: Se utilizarán las formas y hojas movibles que se describen en la normativa correspondiente así como los
descritos en los procedimientos de “Compra Directa, Constitución del Fondo Rotativo Interno y Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, y documentos externos relacionados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 45
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos y Subdirector Administrativo Financiero.
6. Firma cheque y traslada al Técnico del Fondo Rotativo Interno. Director de Asuntos Administrativos
y/o Subdirector Administrativo Financiero
7.
Recibe cheque y váucher firmados, y procede según aplique:
a) Emite vale a nombre del Asistente de Compras Directas, a cargo de realizar la compra, cuando se ha pactado con el proveedor que la recepción del bien o servicio se realizará fuera de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.
b) Coordina con el Asistente de Compras Directas para la entrega del cheque al proveedor, cuando se ha pactado con el mismo que la recepción del bien o insumo se realizará en las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas y continúa con el procedimiento.
Técnico del Fondo Rotativo
8. Recibe documento de legítimo abono e integra expediente de compra. Técnico del Fondo Rotativo
9. Traslada por medio de conocimiento a la Sección de Contabilidad, quien solicita posteriormente la reposición del Fondo Rotativo Interno, según procedimiento “Reposición del Fondo Rotativo Interno” y archiva.
Técnico del Fondo Rotativo
Reposición del Fondo Rotativo Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Reúne toda la documentación que respaldan las adquisiciones, que cumpla con los requisitos y traslada por medio de conocimiento a la Sección de Contabilidad.
Técnico del Fondo Rotativo
2.
Recibe documentación para elaboración de rendición de Fondo Rotativo Interno, verifica que el listado de documentos de legítimo abono esté correcto.
¿Documentos están correctos?
Sí: continúa con procedimiento.
No: devuelve al Técnico del Fondo Rotativo para su corrección. Regresa a actividad número 1
Técnico Contable
3.
Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado, y opera en el -SICOIN- en estado “Solicitado”.
Traslada al Jefe de la Sección de Contabilidad. Técnico Contable
4.
Aprueba en el -SICOIN- el listado de gastos FR-03 de acuerdo a la disponibilidad financiera.
Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Jefe de la Sección de Contabilidad
5.
Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto FR-03 ya aprobados. Imprime CUR, firma y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Traslada a la Sección de Contabilidad.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 46
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Elabora cuadro con detalle de los documentos que integran los listados de gasto FR-03 y solicita la reposición mediante correo electrónico al Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera. Coordina el archivo del expediente.
Técnico Contable
7.
Verifica la reposición de los fondos en la cuenta monetaria aperturada para el efecto, a nombre de la Dirección de Asuntos Administrativos y de existir una reposición determina mediante reporte de la Sección de Contabilidad a que números de listados y de entradas corresponde la reposición, así como el número de CUR. Luego emite el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2), autorizado por la Contraloría General de Cuentas, por el monto de la reposición y gestiona la entrega de la nota de abono y traslada a la Dirección Financiera.
Técnico del Fondo Rotativo
8. Recibe y revisa el recibo de ingresos varios, forma 63-A, firma copia y entrega a Técnico de Fondo Rotativo.
Asistente de Tesorería (Dirección Financiera)
9. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados y traslada junto con la copia del recibo de ingresos varios, forma 63-A, a la Sección de Contabilidad para integrar a Caja Fiscal del mes correspondiente y archivo.
Técnico del Fondo Rotativo
10. Integra a Caja Fiscal del mes correspondiente y archiva. Técnico Contable
Liquidación del Fondo Rotativo Interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio circular de la Dirección Financiera, indicando lineamientos y calendario para la liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
2.
Recibe oficio circular, traslada e instruye al Jefe de la Sección de Contabilidad y Jefe de la Sección de Tesorería para cumplir con los lineamientos y plazos establecidos, de acuerdo a lo requerido en el oficio circular.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3.
Instruye al Asistente de Tesorería asignado para administrar el Fondo de Caja Chica para que liquide el mismo según el procedimiento de “Constitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica”
Jefe de la Sección de Tesorería
4.
Deposita el saldo en efectivo del Fondo Rotativo Interno a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional. Traslada boleta de depósito a Técnico Contable de la Sección de Contabilidad.
Técnico del Fondo Rotativo
5.
Recibe boleta de depósito y elabora el listado “FR03” (Rendición Final), que contiene el detalle de todos los documentos de abono, y procede a realizar la liquidación final en estado “Solicitado” en el SICOIN. Traslada expediente al Jefe de la Sección de Contabilidad.
Técnico Contable
6.
Recibe documentación, analiza y aprueba el “FR03” (Rendición Final) en el SICOIN.
Imprime el “FR03”, y gestiona las firmas correspondientes. Jefe de la Sección de Contabilidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 47
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto FR-03 (Rendición Final), ya aprobados.
Imprime CUR, firma y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Coordina el traslado de la liquidación del Fondo Rotativo Interno a la Dirección Financiera a través de oficio y al tener copia de recibido lo traslada a la sección de contabilidad.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
8. Recibe los documentos y los archiva. Técnico Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 48
Diagramas de flujo
Administrativo FinancieroManejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno
Manejo del Fondo Rotativo Interno (pago por cheque) (1 de 1)
Técnico del Fondo Rotativo Técnico de TesoreríaCoordinador de la Sección de
Tesorería
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Director y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Inicio
Revisa el expediente que
respalda la adquisición
elabora la respectiva
retención del impuesto
correspondiente
Emite cheque por el monto
líquido
Revisa, firma el vàucher
Recibe expediente, analiza y de ser
procedente, firma el cheque y váucher
respectivo
Firma cheque
Recibe cheque y váucher firmados
Recibe documento de legítimo abono e integra expediente
de compra
Traslada por medio de
conocimiento
Fin
¿Corresponde realizar
retención?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 49
Administrativo FinancieroManejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno
Reposición del Fondo Rotativo Interno (1 de 1)
Técnico del Fondo Rotativo Técnico ContableCoordinador de la Sección de
Contabilidad
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Asistente de Tesorería
(Dirección Financiera)
Inicio
Reúne toda la documentación que
respalda las adquisiciones y que
cumple con los requisitos
Recibe documentación para
elaboración de rendición de Fondo
Rotativo Interno
¿Documentos están
correctos?devuelve
Elabora listado de gastos FR-03 en
etapa de registrado y opera
en el -SICOIN-
NO
SI
Aprueba en el -SICOIN-el listado de
gastos FR-03 de acuerdo a la
disponibilidad financiera
Analiza y consolida en el SICOIN los listados de gasto
FR-03 ya aprobados
Elabora cuadro con detalle de los documentos que
integran los listados de gasto
FR-03
Verifica la reposición de los
Fondos en los estados de cuenta que corresponde
Recibe y revisa el recibo de ingresos varios, forma 63-A
y firma copia
Recibe la nota de abono de los
recursos reintegrados
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 50
Administrativo FinancieroManejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno
Liquidación del Fondo Rotativo Interno (1 de 1)
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Coordinador de la
Sección de Tesorería
Técnico del Fondo
RotativoTécnico Contable
Coordinador de la Sección
de Contabilidad
Inicio
Recibe oficio circular
indicando la fecha de
liquidación
Recibe oficio circular,
traslada e instruye
Instruye para administrar el Fondo de Caja
Chica
Deposita el saldo en efectivo del
Fondo Rotativo a la cuenta del Fondo
Rotativo Institucional
Recibe boleta de depósito y
elabora el listado
Recibe documentación,
analiza y aprueba el
“FR03”
Coordina el Traslado de la
liquidación
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 51
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ejecución por Acreditamiento en Cuenta
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir el procedimiento para el registro de la ejecución de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en cuenta.
Inicia: Recibe y revisa expediente de compra conformado según “Procedimiento de compra que corresponde”.
Finaliza: Recibe, revisa y archiva expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto del Congreso número 2-70, Código de Comercio de Guatemala.
b) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento.
c) Decreto 57-92,Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.
d) Ley del Impuesto Sobre la Renta y su reglamento.
e) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento.
f) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del ejercicio fiscal vigente.
g) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
h) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
i) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
j) Normas específicas de lineamientos para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales 1.1. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto
de infracciones de tránsito. 1.2. En la descripción del Comprobante Único de Registro –CUR-, ya sea en la etapa de compromiso o devengado,
deberá identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación. 1.3. Los expedientes deberán contar con la documentación completa que respalde la operación. 1.4. Todos los expedientes deberán contar con el sello “Pago solicitado” de la sección de tesorería. 1.5. Los pagos a los que se les deba realizar retención de ISR se realizará en la fecha en que los fondos sean
trasladados al Banco de Guatemala. La constancia de dicha retención será entregada al Asistente de Compras Directas para que notifique al proveedor que corresponde de acuerdo a los plazos establecidos por la ley.
2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos, el Subdirector Administrativo Financiero y el personal de los
Departamentos de Gestión de Adquisiciones y Administrativo Financiero, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
2.2. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
Etapa de compromiso
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y revisa expediente de compra conformado según procedimiento de compra que corresponda.
¿Cumple con los requisitos?
Asistente de Presupuesto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 52
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: devuelve expediente a Asistente de Compras Directas para que realice
correcciones o amplíe información. Sí: solicita, imprime y firma CUR de Compromiso en estado “Solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES-.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto.
2. Verifica y firma CUR. Traslada expediente de compra a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
3.
Revisa, el CUR de Compromiso.
¿Cumple con los requisitos? Sí: Aprueba CUR en estado “APROBADO” en el Sistema de Gestión -SIGES-, imprime y firma. Gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. No: devuelve expediente al Jefe de Sección de Presupuesto para que realice correcciones o amplíe información. Regresa a la actividad número 2. Traslada a Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4.
Recibe y resguarda temporalmente CUR de Compromiso.
NOTA: Los expedientes con compromisos aprobados para realizar más de una liquidación, serán resguardados por la Sección de Contabilidad.
Asistente de Compras Directas
Etapa de devengado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente según procedimiento de compra que corresponda, incluyendo la liquidación respectiva.
¿Cumple con los requisitos? No: devuelve expediente a Asistente de Compras Directas para que realice correcciones o amplíe información. Sí: solicita, imprime y firma CUR de Devengado en estado “Solicitado” en el Sistema de Gestión –SIGES-.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto.
Asistente de Presupuesto
2. Verifica y firma CUR. Traslada expediente de compra a Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Presupuesto
3.
Revisa, el CUR de Devengado.
¿Cumple con los requisitos? Sí: Aprueba CUR en estado “APROBADO” en el sistema de gestión –SIGES-, imprime y firma. Gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
No: Devuelve expediente al Jefe de la Sección de Presupuesto para que realice correcciones o amplíe información. Regresa a la actividad número 2.
Traslada al Técnico de Tesorería.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4. Revisa y realiza la solicitud de pago al Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera, y traslada expediente a la Sección de Contabilidad cuando el expediente corresponde a pago de nómina (grupo
Técnico de Tesorería
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 53
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
“0” manual de clasificación presupuestaria).
Nota: Los demás expedientes se devuelven al Asistente de Compras Directas para que traslade a la Sección de Contabilidad.
5. Recibe, revisa y archiva expediente. Técnico Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 54
Diagramas de flujo
Administrativo FinancieroEjecución por Acredita miento en Cuenta
Etapa de compromiso (1 de 1)
Asistente de PresupuestoJefe de la Sección de
Presupuesto
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroAsistente de Compras
Inicio
Recibe y revisa expediente de
compra
devuelve expediente Para
sus correcciones
solicita, imprime y firma CUR en estado
“Solicitado”
SI
¿Cumple con los requisitos? NO
Verifica y firma CUR
Revisa, el CUR de Compromiso
¿Cumple con los requisitos?
Devuelve expediente para sus correcciones
Aprueba imprime y firma CUR en estado “APROBADO”
SI
NO
Recibe y resguarda temporalmente CUR
de Compromiso
Fin
Versión 2.1
Administrativo FinancieroEjecución por Acredita miento en Cuenta
Etapa de Devengado (1 de 1)
Asistente de PresupuestoJefe de la Sección de
Presupuesto
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroTécnico Tesorería Técnico ContableAsistente de Compras
Inicio
Recibe expediente de
compra
Verifica y firma CUR.
Revisa, el CUR de Devengado.
¿Cumple con los requisitos?
Devuelve expediente Para
sus correcciones
Aprueba imprime y firma CUR en estado “APROBADO”
SI
NO
Revisa y realiza la solicitud de
pago
Recibe, revisa y archiva
expediente
Fin
¿Cumple con los requisitos?
realice correcciones o
amplíe información
solicita, imprime y firma
CUR
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 56
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para constituir, ejecutar y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes; así como las actividades necesarias para la liquidación.
Inicia: Elabora proyecto de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica.
Finaliza: Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica y procede a realizar la rendición final del Fondo Rotativo Interno.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas y su
estructura orgánica interna vigente. c) Acuerdos Ministeriales que regulan el Fondo Rotativo Interno. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Resolución Interna de Caja Chica. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Memorándum No. 525-2016 del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas. h) Oficio Circular No. A-01 2016, de la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales 1.1. El Fondo de Caja Chica solo puede ser utilizado para el fin que fue creado. 1.2. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero en conjunto con el Jefe de la Sección de Tesorería deberá
realizar como mínimo dos (2) arqueos sorpresivos de Caja Chica, del cual dejará constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada será comunicada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deberá realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo común. Sí existiese faltante de recursos estos deberán ser reintegrados de forma inmediata al fondo correspondiente. 1.3. Los vales de caja chica deberán liquidarse dentro del plazo máximo cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha
de emisión. El responsable de Caja Chica no emitirá un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior. De ser necesario el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podrá autorizar la emisión de más de un vale a una misma persona hasta un máximo de tres (3) vales. De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerirá la liquidación del vale autorizado y el responsable reportará dicha situación al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la aplicación de las medidas administrativas que correspondan. En los casos plenamente justificados el Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones podrá solicitar prórroga mediante oficio para la liquidación de vales después del tiempo estipulado, en casos debidamente justificados.
1.4. No podrán cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, los gastos por concepto de infracciones de tránsito.
1.5. El monto para la constitución de la Caja Chica se establecerá en un porcentaje máximo del 15% del total del
fondo rotativo interno asignado, considerando que gestiona la ejecución del presupuesto de las dependencias
adscritas de acuerdo al artículo 139 del Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio de Finanzas Públicas.
2. Responsables 2.1. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, el personal del
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 57
Departamento Administrativo Financiero y personal del Departamento de Gestión de Adquisiciones serán responsables de la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa. El responsable del Fondo de Caja chica, debe ser personal contratado bajo el reglón presupuestario 011 o 022, que disponga de nombramiento funcional emitido por la Dirección de Recursos Humanos y que esté sujeto al descuento de fianza de fidelidad. La persona que tenga a su cargo la administración del Fondo Rotativo Interno no deberá tener bajo su cargo la administración del fondo de Caja Chica. Las condiciones citadas anteriormente aplicarán también a la persona que sustituya al titular por licencias, vacaciones y ausencias prolongadas. En casos especiales el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero nombrará a través de oficio a la persona que sustituirá al responsable del Fondo Rotativo y/o Caja Chica.
2.2. Los documentos derivados del registro y regularización en el Sistema de Gestión -SIGES- y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- serán firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecución del presupuesto de egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
3. Normas aplicables a la administración del Fondo Rotativo Interno y caja chica 3.1. Naturaleza: Está constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a la Dirección de Asuntos
Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Institucional. 3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su
naturaleza no puedan esperar el trámite normal de pago a través de acreditamiento en cuenta.
3.3. Grupos de gastos ejecutables 3.3.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto de
Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas, específicamente a los grupos y renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas, del Ministerio de Finanzas Públicas.
3.3.2. El monto máximo a cubrir por gasto por medio del Fondo de Caja Chica es de Q.5, 000.00, de acuerdo al
Memorándum No. 525-2016 del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas y el Oficio
Circular No. A-01 2016, de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, si el monto es superior se deberá
obligatoriamente emitir cheque o transferencia a través del sistema bancario a favor del acreedor o
beneficiario.
3.4. Reposición y liquidación 3.4.1. El importe de Caja Chica, se repondrá periódicamente a su monto original, en la cantidad equivalente al total
de desembolsos. Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente siempre y cuando se cuente con el financiamiento necesario para solicitar la reposición del Fondo Rotativo Interno por lo menos una vez al mes, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.4.2. Al llegar al 50% de fondos disponibles en el fondo de caja chica se deberá requerir una reposición de dicho fondo, no obstante, esto no limitará seguir ejecutando el otro 50% de dicho fondo mientras se realizan las gestiones administrativas correspondientes.
3.5. Control 3.5.1. En los documentos de legítimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CAJA CHICA, el cual
deberá contar con los siguientes datos: número y fecha del cheque utilizado para la reposición de los fondos, nombre del banco y número de cuenta, número del FR03.
3.5.2. El Asistente de Caja Chica es el responsable de la guarda y custodia de los documentos de legítimo abono, para lo cual tomará las medidas necesarias al respecto.
3.5.3. Los vales de Caja Chica no se podrán liquidar si no cuentan con la “Constancia de Publicación en Guatecompras”, con la cual se da cumplimiento a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Constitución del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora proyecto de Resolución Interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica, considerando lo siguiente:
a. Monto aprobado en la constitución del Fondo Rotativo Interno. b. Porcentaje establecido en la normativa según el monto
autorizado.
Jefe de la Sección de Tesorería
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 58
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
c. Histórico de rotación del fondo de caja chica de la dependencia.
2.
Revisa proyecto de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica. ¿Existen correcciones? Sí: devuelve para modificaciones al Jefe de la Sección de Tesorería. Regresa a la actividad número 1. No: Traslada para firma al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de Departamento Administrativo
Financiero
3. Recibe resolución, autoriza mediante firma y traslada a la Sección de Tesorería.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
4.
Notifica al Asistente de Caja Chica la resolución interna autorizada para la Constitución de dicho fondo y solicita al Técnico Fondo Rotativo Interno la elaboración del cheque y vale correspondiente por el monto autorizado según resolución.
Jefe de la Sección de Tesorería
5.
Emite el cheque al Asistente de Caja Chica, mediante el cual se deja constancia de la entrega del cheque consignando como mínimo:
a. Número y fecha de aprobación de resolución interna para la Constitución del Fondo de Caja Chica.
b. Monto del Fondo de Caja Chica. c. Fecha de solicitud. d. Nombres y apellidos completos del Asistente de Caja Chica. e. Firma y sello del Asistente de Caja Chica.
Técnico de Fondo Rotativo
6. Traslada cheque al Jefe de la sección de Tesorería. Técnico de Fondo Rotativo
7. Revisa, firma váucher y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Tesorería
8. Firma cheque y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe Departamento Administrativo Financiero
9. Firma cheque y traslada al Técnico de Fondo Rotativo. Director y/o Subdirector
Administrativo Financiero
10. Recibe, elabora vale y gestiona firma de autorización y entrega el cheque al Asistente de Caja Chica.
Técnico de Fondo Rotativo
11. Firma vale, recibe cheque y hace efectivo el mismo. Asistente de Caja Chica
Pago por medio de Caja Chica mediante Vale
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Presenta “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” y solicita efectivo a Asistente de Caja Chica.
Asistente de Compras Directas
2.
Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Es procedente dar trámite? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para efectuar correcciones. Sí: emite vale, procede a firmarlo y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Tesorería y Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Posteriormente entrega el efectivo al Asistente de Compras Directas y requiere la firma del mismo.
Asistente de Caja Chica
3. Recibe el efectivo, firma el vale y procede a realizar la compra. Asistente de Compras Directas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 59
Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Presenta al Asistente de Caja Chica los documentos de legítimo abono que respaldan la adquisición del bien o servicio incluyendo entre estos los siguientes requisitos como mínimo: a. Original de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma
1H, cuando aplique. b. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. c. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias
debe adjuntar recibo de caja). d. Constancia de retención de ISR, cuando aplique. e. La factura debe contener como mínimo la firma de: Asistente de
Compras Directas; Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; Técnico o Asistente de Almacén, cuando aplique; Técnico o Asistente de Inventarios, cuando aplique; y del solicitante si se trata de la adquisición de un servicio.
f. “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” en original o fotocopia certificada.
NOTA: Dentro de los 5 días hábiles a partir de la emisión del Vale de Caja Chica el Asistente de Compras Directas, debe efectuar esta actividad.
Asistente de Compras Directas
2.
Recibe y revisa el expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que a la brevedad, se complete el expediente o realice modificaciones. Regresa a la actividad número 1. Sí: procede a liquidar el vale y requiere la diferencia en efectivo, si se diera el caso de que lo gastado fue menor a lo requerido en un inicio. Si el gasto fue mayor a lo solicitado el Asistente de Compras Directas deberá realizar el ajuste presupuestario correspondiente previo a solicitar la diferencia. Luego procede a entregar copia de vale liquidado al comprador.
Asistente de Caja Chica
Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Traslada al Asistente de Caja Chica, el expediente con los siguientes requisitos mínimos: a. Original de Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma
1H, cuando aplique. b. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. c. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias
debe adjuntar recibo de caja). d. Constancia de retención de ISR, cuando aplique. e. La factura debe contener como mínimo la firma de: Asistente de
Compras Directas; Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; Técnico o Asistente de Almacén, cuando aplique; Técnico o Asistente de Inventarios, cuando aplique; y del solicitante si se trata de la adquisición de un servicio.
f. “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” en original o fotocopia certificada.
Asistente de Compras Directas
2.
Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que a la brevedad, se complete el expediente o realice modificaciones. Regresa a la actividad
Asistente de Caja Chica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 60
número 1. Sí: solicita al representante del proveedor que proceda a cancelar la factura. (En el caso de facturas cambiarias debe adjuntar recibo de caja de lo contrario debe consignar la palabra “CANCELADO”). Inmediatamente, entrega el efectivo al proveedor.
3. Recibe el efectivo y cancela factura. Proveedor
Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro”
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Presenta al Asistente de Caja Chica “Solicitud de Reintegro”, debidamente firmada por el solicitante y el Director o Subdirector de la Dependencia solicitante, además debe constar que se verificó la disponibilidad presupuestaria, que el código de insumo, código de presentación y el subproducto se verificó en el Centro de Costo de la Dirección de Asuntos Administrativos y adjuntar:
a. Factura debidamente cancelada (en el caso de facturas cambiarias debe adjuntar recibo de caja).
b. La factura debe contener como mínimo la firma de: Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones; responsable del Ingreso a Almacén y a Inventarios, cuando aplique.
c. Constancia de publicación en el portal de Guatecompras. d. Original de la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios,
Forma 1H, debidamente firmada, cuando aplique.
Asistente de Compras Directas
2.
Recibe y revisa “Solicitud de Reintegro”.
¿Cumple con los requisitos? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que complete expediente o realice correcciones. Regresa a la actividad número 1. Sí: procede a entregar el efectivo al Asistente de Compras Directas.
Asistente de Caja Chica
3. Recibe el efectivo y traslada al solicitante del reintegro. Asistente de Compras Directas
Reposición del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” en
el que se realiza el detalle de los documentos originales de legítimo abono,
firma y traslada a revisión del Jefe de la Sección de Tesorería.
NOTA: Podrá solicitar la reposición de los recursos financieros utilizados
con la sustentación de los comprobantes de legítimo abono.
Asistente de Caja Chica
2.
Revisa según la normativa interna cada uno de los documentos de legítimo abono detallados en el formulario de “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” ¿Existen correcciones? No: solicita la emisión de cheque y traslada a Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa en la siguiente actividad. Sí: devuelve al Asistente de Caja Chica para que efectúe las correcciones necesarias. Regresa a la actividad número 1.
Jefe de la Sección de Tesorería
3. Revisa, firma cheque y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe Departamento Administrativo Financiero
4. Autoriza, firma cheque y traslada al Técnico de Fondo Rotativo. Director de Asuntos Administrativos
y/o Subdirector Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 61
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Entrega y registra en el libro de bancos el detalle del cheque. Técnico del Fondo Rotativo
6. Traslada expediente a la Sección de Contabilidad y continúa con procedimiento de “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno” y posteriormente archiva los documentos.
Técnico del Fondo Rotativo
Liquidación del Fondo de Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la Dirección Financiera mediante la cual se establece la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
2. Recibe notificación, traslada e instruye al Jefe de la sección de Tesorería. Jefe de Departamento Administrativo Financiero
3. Coordina con el Asistente de Caja Chica las fechas de liquidación final del Fondo de Caja Chica. Jefe de la Sección de Tesorería
4. Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Interno.
Asistente de Caja Chica
5. Elabora el listado de documentos de legítimo abono para la liquidación final según formato de “Liquidación y Reposición de Caja Chica”. Asistente de Caja Chica
6.
Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de depósito y el “Formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica” debidamente firmado.
Asistente de Caja Chica
7. Entrega los documentos de legítimo abono al Técnico Contable Asistente de Caja Chica
8. Liquida el vale de Constitución del Fondo de Caja Chica imprimiendo sello de liquidado y entrega copia del vale liquidado al Asistente de Caja Chica para su control y archivo.
Técnico de Fondo Rotativo
9. Entrega la boleta de depósito con copia de la liquidación de caja chica al Técnico Contable. Asistente de Caja Chica
10. Verifica la liquidación del Fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo, y procede a realizar la rendición final del Fondo Rotativo Interno. Técnico de Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 62
Diagramas de flujo
Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Constitución del Fondo de Caja Chica(1 de 1)
Jefe de la Sección de
Tesorería
Jefe de Departamento
Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe de la Sección de
TesoreríaTécnico del Fondo Rotativo Asistente de Caja Chica
Inicio
Elabora proyecto de Resolución
Interna
Revisa proyecto de resolución
interna
¿Existen correcciones?
devuelve para modificaciones
Traslada para firma
SI
Recibe Resolución,
autoriza
Notifica al Asistente de Caja Chica la resolución
interna autorizada para la Constitución de dicho
fondo
Emite el cheque al responsable
Traslada cheque Revisa, firma
cheque Firma cheque
Firma cheque
Recibe, elabora vale y gestiona
firma de autorización
Firma vale, recibe cheque y hace efectivo el
mismo
Fin
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 63
Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Pago por medio de Caja Chica mediante Vale (1 de 1)
Asistente de Compras Directas Asistente de Caja Chica
Presenta “Solicitud
Electrónica de Compra con Caja Chica” y
solicita efectivo
Inicio
Recibe y revisa “Solicitud
Electrónica de Compra con Caja Chica
¿Es procedente dar trámite?
Efectúa correcciones
emite vale, procede a firmarlo y
gestiona las firmas
Recibe el efectivo, firma
el vale y procede a realizar la compra
Fin
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 64
Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Liquidación de compra por medio de Vale de Caja Chica (1 de 1)
Asistente de Compras Directas Asistente de Caja Chica
Inicio
Presenta al Asistente de Caja Chica los documentos de legítimo abono
Recibe y revisa el expediente
¿Cumple con los
requisitos?
Devuelve para completar expediente
Liquida vale
NO
SI
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 65
Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Pago por medio de Caja Chica directamente al proveedor (1 de 1)
Asistente de Compras
DirectasAsistente de Caja Chica Proveedor
Inicio
Traslada expediente
Recibe y revisa “Solicitud
Electrónica de Compra con Caja Chica”.
¿Cumple con los
requisitos?
Devuelve para modificaciones
solicita al representante del proveedor que proceda a
cancelar
Recibe el efectivo y
cancela factura
Fin
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 66
Administrativo FinancieroConstitución, Ejecución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Pago por medio de Caja Chica de “Solicitud de Reintegro” (1 de 1)
Asistente de Compras Directas Asistente de Caja Chica
Inicio
Presenta al Asistente de Caja Chica “Solicitud de Reintegro”
Recibe y revisa “Solicitud de Reintegro”
¿Cumple con los
requisitos?
Devuelve para completar expediente
procede a entregar el efectivo
Recibe el efectivo y traslada al solicitante
del reintegro
Fin
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 67
Administrativo FinancieroConstitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Reposición del Fondo de Caja Chica (1 de 1)
Asistente de Caja Chica Jefe de la Sección de
Tesorería
Jefe Departamento
Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Técnico del Fondo Rotativo
Inicio
Llena el formulario “Liquidación y Reposición del Fondo de Caja
Chica”
Revisa según la normativa interna
cada uno de los documentos de legítimo abono
¿Existen correcciones?
Solicita la emisión de
chequedevuelve NOSI
Revisa, firma cheque y traslada
Autoriza y firma cheque
Entrega y registra en el
libro de bancos el detalle del
cheque
Traslada expediente a la
Sección de Contabilidad y continúa con
procedimiento
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 68
Administrativo FinancieroConstitución, Reposición y Liquidación del Fondo de Caja Chica
Liquidación del Fondo de Caja Chica (1 de 1)
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Jefe de Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
TesoreríaAsistente de Caja Chica Técnico del Fondo Rotativo Técnico Contable
Inicio
Recibe notificación de
la Dirección Financiera
Recibe notificación,
traslada
Coordina las fechas de
liquidación final
Deposita el saldo en efectivo
Elabora el listado de documentos de
legítimo abono para la liquidación
final
Integra el monto
autorizado
Entrega los documentos de legítimo abono
Liquida el vale de Constitución
Entrega la boleta de
depósito con copia de la liquidación
Verifica la liquidación
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 69
Reconocimiento de Gastos Anticipo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior
o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco
de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de
servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.
Autoridad responsable de la contratación
2.
Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo respectivo.
Contratista
3.
Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de
referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.
¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)?
No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento.
Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica
disponibilidad presupuestaria en el renglón 136 “reconocimiento de gasto”.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.
Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.
Finaliza: Archiva documentación generada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Código Civil (artículo 2029). b) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado c) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017,
reformado por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018. d) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de
Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017.
e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:
a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.
NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
2. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 70
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.
Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.
Continúa procedimiento.
4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere
aprobación de la Autoridad responsable de la contratación. Contratista
5.
Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.
¿Está conforme?
No: devuelve al Contratista para modificaciones. Regresa a la actividad número 4.
Sí: firma de aprobación y continúa procedimiento
Autoridad responsable de la contratación
6.
Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.
Contratista
7.
Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del
Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar
el tipo de cambio del día.
Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de
recibido.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Reconocimiento de gastos liquidación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento
Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos,
según corresponda, los comprobantes o el listado de los gastos efectuados, según
corresponda, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo
Gubernativo 54-2017 y solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación.
Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe
presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse
concluido el requerimiento de traslado.
Contratista
2.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la
liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos
Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes
de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.
Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito
bancario correspondiente.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad
responsable de la contratación para su autorización. Contratista
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 71
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
¿La información es correcta?
No: devuelve al Contratista para modificaciones. Regresa a la actividad número 1.
Sí: firma de aprobación.
Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la
contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no
comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o
Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.
Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo
Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según
corresponda, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse
concluido el requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los
fondos anticipados.
Autoridad responsable de la contratación
5.
Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento
de Gastos Liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y
los documentos siguientes:
a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República, fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.
b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
Contratista
6.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina
cumplimento de requisitos.
¿Cumple requisitos?
No: requiere modificaciones o información complementaria. Regresa a la actividad
número 5.
Sí: continúa con el procedimiento.
Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,
siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se
informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro
inmediato de los fondos anticipados.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo
rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 72
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.
Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 73
Diagrama de flujo
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)
Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según correspondaContratista
Inicio
Informa por escrito al contratista sobre la
necesidad de su traslado hacia el interior o
exterior de la República
Verifica que los objetivos del traslado
estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)
establecidos en el contrato de prestación
de servicios y realiza cálculo
Solicita se inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo
respectivo
Verifica disponibilidad presupuestaria
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?
Consigna la información
correspondiente en el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo”
SI
Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la
Autoridad responsable de la
contratación
Revisa formulario
RG-A
Entrega formulario RG-A aprobado
Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona
firmas
Entrega cheque al contratista y
requiere firma de voucher
Archiva documentación
Gestiona modificación
presupuestaria cuando proceda
¿Esta conforme?
Devuelve para modificaciones
Firma de aprobación
formulario RG-A
NO
SI
Fin
¿Cumple con los TDR?
SI
NO
Gestiona modificaciones
Rechaza solicitud, devuelve al contratista y
finaliza procedimiento
NO
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 74
Reconocimiento de gastos por servicios Técnicos o Profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)
Contratista Departamento Administrativo Financiero o Departamento de
Servicios Administrativos Internos, según correspondaAutoridad responsable de la contratación
Inicio
Presenta al Departamento Administrativo
Financiero o Departamento de
Servicios Administrativos
Internos, los comprobantes de gastos efectuados o listado de
gastos efectuados
Recibe y revisa documentación entregada por el
contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L
¿Cumple requisitos?
Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"
debidamente aprobado
Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece
montos a reintegrar e informa al Contratista
Archiva documentación generada
Fin
Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para
autorización
¿La información es correcta?
Firma de aprobación
Devuelve para modificacionesNO
SI
Adjunta expediente de anticipo e inicia
procedimiento de reposición de fondo
rotativo
SI
Revisa formulario y determina si la
información está correcta A
A
Revisa documentación y
determina cumplimiento de
requisitos
NORealiza modificaciones o
presenta información complementaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 75
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los pasos para realizar la elaboración de Caja Fiscal mensual de Ingresos y Egresos del fondo rotativo interno y fondos privativos de la Unidad Ejecutora con el objetivo de cumplir con la rendición ante la Contraloría General de Cuentas.
Inicia: Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno (FR03 con todos los documentos de respaldo) y fondos privativos.
Finaliza: Archiva los documentos de respaldo y original de la Caja Fiscal para su resguardo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su reglamento orgánico interno vigente.
b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Normativa de la Contabilidad del Estado. d) Normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendición de cuentas, Acuerdo No. A-28-06 de la Contraloría General de Cuentas. e) Normas de ejecución presupuestaria. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La documentación para la elaboración de la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos del Fondo Rotativo Interno y Fondos Privativos deberá ser entregada a la Sección de Contabilidad en los primeros dos (2) días hábiles del mes.
2. Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realización de la caja fiscal de la Unidad Ejecutora son: a. Recibos de Ingresos 63-A b. CUR de gasto de Fondos Privativos y documentación de respaldo que lo integra c. Listados de Fondo Rotativo FR-03 generados del SICOIN
3. La Sección de Contabilidad como responsable del registro y control de las operaciones del Fondo Rotativo Interno, velará porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4. El formulario 200-A-3, debe ser firmado por el Jefe de la Sección de Contabilidad, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
5. Las Cajas Fiscales deberán quedar archivadas y resguardadas al finalizar el período fiscal. Las copias deberán distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Revisa, ordena e integra la documentación generada por Ingresos y Egresos de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno (FR03 con todos los documentos de respaldo) y fondos privativos.
Técnico de Contabilidad
2. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos correspondiente al Fondo Rotativo Interno y Fondos Privativos.
Técnico de Contabilidad
3.
Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno, indicando el saldo de efectivo en Caja Chica, el saldo en el Banco y los documentos de legítimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
En el caso de los Fondos Privativos, realiza integración en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Técnico de Contabilidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 76
4.
Requiere información e integra las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Formas de Almacén y Caja), utilizadas durante el período de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el saldo de formas existentes.
Técnico de Contabilidad
5.
Traslada al Jefe de la Sección de Contabilidad, la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos adjuntando estado de cuenta para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y documentación de respaldo.
Técnico de Contabilidad
6.
Recibe y revisa la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos del Fondo Rotativo Interno y fondos privativos.
¿Está correcta? No: regresa al Técnico de Contabilidad Caja Fiscal que corresponda, para que efectúe las correcciones necesarias. Regresa a la actividad número 4. SÍ: Traslada al Técnico de Contabilidad para impresión en el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3). Continúa en la actividad número 7.
Jefe de la Sección de Contabilidad
7.
Imprime la Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos en el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos copias, rubrica formulario original y copias; traslada a Jefe de la Sección de Contabilidad.
Técnico de Contabilidad
8.
Recibe, revisa y firma el formulario (200-A-3) Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada al Jefe del departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Contabilidad
9.
Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada cuando corresponda, al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
10. Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo Interno y fondos privativos y traslada al Técnico de Contabilidad.
Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero
11. Recibe y elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contraloría General de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios.
Técnico de Contabilidad
12. Archiva los documentos de respaldo y original de la Caja Fiscal para su resguardo.
Técnico de Contabilidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 77
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroElaboración de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)
Técnico de ContabilidadJefe de la Sección de
Contabilidad
Jefe de Departamento
Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos o
Subdirector Administrativo
Financiero
Inicio
Revisa, ordena e integra la
documentación generada por
Ingresos y Egresos
Elabora Caja Fiscal de Ingresos
y Egresos
Realiza Integración del
monto autorizado
Requiere información e
integra las diversas Formas
autorizadas
Traslada a Coordinador de la
Sección de Contabilidad
Recibe y revisa Caja Fiscal de
Ingresos y Egreso
¿Está correcta?
efectúaa las correcciones necesarias.
Devuelve al Técnico de Contabilidad
para impresión en el formulario
NO
SI
Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo
Interno y fondos privativos
Firma Caja Fiscal de Fondo Rotativo
Interno y fondos privativos
Imprime la caja fiscal de Fondo
Rotativo Interno y fondos
privativos
Elabora conocimiento
para trasladar el duplicado
Archiva los documentos de
respaldo y original de la Caja Fiscal
para su resguardo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 78
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento a seguir, para la adquisición de series de Formas Electrónicas: Forma 1-H y Tarjetas de Control de Almacén. Inicia: Verificación de disponibilidad de formas electrónicas. Finaliza: Archivo de documentación de respaldo y disponibilidad de la nueva serie de formas.
NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Resolución de la Contraloría General de Cuentas, número Bq./001369, de fecha 27 de mayo de 2014, en la cual
se autoriza Forma 1-H, “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Electrónica”, tamaño carta. d) Resolución de la Contraloría General de Cuentas, número DM./001373, de fecha 19 de mayo de 2014, en la cual
se autoriza la impresión y utilización de la forma DAF-DAA-MFP-001-TK-SCC, “Tarjeta Kardex para el Control de Almacén, en forma Electrónica”.
DISPOSICIONES INTERNAS
1. CARGA DE SERIES DE FORMAS 1-H Y TARJETAS DE CONTROL DE ALMACÉN Es responsabilidad del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, realizar la carga en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, de las series autorizadas por Contraloría General de Cuentas.
2. GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN El primer día hábil de cada mes, el Jefe de la Sección de Almacenes, o en su ausencia, el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, genera del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- el reporte “Constancias 1-H utilizadas y en existencia en almacén”, y entrega a la persona asignada para la elaboración de Caja Fiscal.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Verifica periódicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H y Tarjetas de Control de Almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿La disponibilidad es suficiente? Sí: finaliza procedimiento. No: elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Almacenes
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica” y de acuerdo a la disponibilidad y consumo: ¿Aprueba solicitud? Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Almacenes. Continúa procedimiento. No: gira instrucciones al Jefe de la Sección de Almacenes, respecto a modificar la solicitud. Regresa a la actividad número 1.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3.
Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, Sección de Compras Directas “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica”, para que se efectúe el procedimiento correspondiente. NOTA: El monto a pagar en la Contraloría General de Cuentas, se determinará con el Jefe de la Sección de Contabilidad.
Jefe de la Sección de Almacenes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 79
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios” o “Solicitud electrónica de Compra por Caja Chica” e informa al Jefe de la Sección de Contabilidad, que le será entregado el dinero en efectivo o bien el cheque, para realizar el pago en la Contraloría General de Cuentas.
Asistente de Compras Directas
5.
Elabora y traslada para firma del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios, de la Contraloría General de Cuentas, solicitando la aprobación de serie numérica de formas electrónicas Forma 1-H o Tarjetas de Control de Almacén, según proceda.
NOTA: Debe utilizarse el modelo de oficio “Solicitud de adquisición formas electrónicas 1H y Tarjetas de Control de Almacén”, el que corresponda para la serie a adquirir.
Jefe de la Sección de Contabilidad
6. Recibe, revisa, firma y traslada oficio de solicitud de aprobación de la serie numérica de formas electrónicas Forma 1-H o Tarjetas de Control de Almacén.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
7.
Recibe oficio de solicitud de aprobación de la serie numérica de formas electrónicas Formas 1-H o Tarjetas de Control de Almacén y coordina la presentación del oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, y que se realice el pago correspondiente.
Jefe de la Sección de Contabilidad
8.
Realiza las gestiones ante la Contraloría General de Cuentas, para la adquisición de series de formas electrónicas. Al concluir, entrega constancia de autorización al Jefe de la Sección de Contabilidad.
Técnico de Contabilidad
9. Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Contabilidad
10.
Recibe constancia de autorización de series de formas electrónicas, registra en el sistema el rango de la numeración autorizada por la Contraloría General de Cuentas y devuelve al Jefe de la Sección de Contabilidad.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
11. Coordina el archivo, guarda y custodia de la documentación de respaldo de la adquisición de series de las formas electrónicas e informa al Jefe de la Sección de Almacenes sobre la disponibilidad de la nueva serie.
Jefe de la Sección de Contabilidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 80
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroAdquisición de Series de Formas Electrónicas para el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas (1 de 1 )
Jefe de la Sección de Almacenes Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroAsistente de Compras
DirectasJefe de la Sección de
ContabilidadTécnico de Contabilidad
INICIO
Verifica la disponibilidad de
Formas 1-H y Tarjetas de Control
de Almacén
Recibe solicitud.
¿Aprueba la solicitud?
Gira instrucciones respecto a modificar
la solicitud.
Presenta solicitudes para que se haga el procedimiento
correcto
Recibe solicitud e informa sobre el
pago en CGC.
¿La Disponibilidad es suficiente?
No
A
SI
SI
NO
B
B
Elabora y traslada oficio solicitando la aprobación de serie numérica de formas
electrónicas.
Recibe, revisa, firma y traslada oficio de
solicitud de aprobación
Coordina la presentación del oficio y que se realice el pago.
Realiza las gestiones ante la CGC, para la adquisición de serie numérica de formas
electrónicas y entrega constancia de autorización.
Recibe constancia de autorización
Recibe constancia de autorización de serie numérica de
formas electrónicas,
Coordina el archivo, guarda y custodia
de documentación d
FIN A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 81
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 05 1 de 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ingreso de Almacén PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la recepción, verificación y registro de información de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donación o traslado externo, así como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
Inicia: Recepción del insumo según las diferentes modalidades.
Finaliza: Archivo de documentación de respaldo y disponibilidad de la nueva serie de formas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Número 10-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
b) Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
c) Decreto Número 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.
d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
e) Manual de Registro de Donaciones, Acuerdo Ministerial 523-2014, Ministerio de Finanzas Públicas.
f) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
g) Normas para la Formulación Presupuestaria para el ejercicio fiscal que corresponda.
h) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. EXCEPCIONES DE INGRESO A ALMACÉN
1.1 Suscripciones y descuentos
a) En el caso de suscripciones de periódicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un
año o menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacén.
b) En el caso de descuentos, debe calcularse según proceda:
Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma
proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la
integración sea igual a la totalidad de la misma.
Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo
únicamente a los insumos que se especifique en la factura.
1.2 Alimentos para personas de consumo inmediato.
1.3 Timbres Fiscales y Notariales, así como las formas adquiridas en la Contraloría General de Cuentas, bajo el
renglón 247.
2. HORARIO DE RECEPCIÓN DE INSUMOS Y/O BIENES
2.1 El Asistente de Compras Directas deberá programar con el proveedor que las entregas las realice en horario
de 8:00 a 15:00 horas; salvo casos debidamente justificados.
2.2 El Asistente de Compras Directas deberá trasladar con conocimiento a la Sección de Almacenes, el
expediente completo y foliado, en original o copia certificada cuando aplique, un día antes de la fecha
programada para la recepción; salvo casos debidamente justificados.
2.3 En caso de no recibir el bien (es) y/o insumo (s), en la fecha programada con el proveedor, a primera hora
del día hábil siguiente, la Sección de Almacenes devolverá al Asistente de Compras Directas, el expediente
completo con conocimiento, para que reprograme la fecha de recepción.
3. ADJUDICACIÓN A MÁS DE UN PROVEEDOR
Cuando de una Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, se adjudiquen bienes, insumos o
servicios a dos o más proveedores, se deberán adjuntar al expediente completo, tantas copias certificadas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 82
del mismo sean necesarias, a efecto de integrar un expediente por cada proveedor.
4. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS
El personal de la Sección de Almacenes, debe cumplir con los criterios de recepción y almacenamiento
siguientes:
4.1 Recepción
Verificación del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a través de la revisión de:
a) Datos de factura, como nombre, NIT, fecha y dirección. En caso de los activos fijos, en la factura se
deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca,
modelo y color, cuando aplique.
b) Las características de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisición.
c) El conteo, peso o medición (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificación de fecha de vencimiento y período de vida útil para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservación en el almacén (si aplica).
g) Certificado de garantía (si aplica)
h) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
4.2 Recepción de bienes que requieren registro de inventario
Cuando se reciban bienes que requieren registro de inventario, en la recepción de los mismos, deberá el
personal de la Sección de Almacenes, Sección de Inventarios y Asistente de Compras Directas, realizar la
verificación correspondiente.
4.3 Clasificación
Clasificación de los insumos recibidos, según los siguientes criterios:
a) Por su rotación en inventario (uso, vencimiento, entre otros)
b) Por sus condiciones de almacenamiento
c) Por su volumen
d) Por su naturaleza
e) Por su toxicidad
f) Por su peso
4.4 Verificación de condiciones de almacenamiento
Verificación de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o
proveedor, como límites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes
cuando no se dispongan de las mismas.
4.5 Identificación y almacenamiento
Identificación del lugar de almacenamiento de los insumos según clasificación de los mismos, que facilite su
localización y colocación en el área asignada, tomando en consideración lo siguiente:
a) Fechas de vencimiento: la colocación de los insumos se aplica según el método de primero en vencer
primero en entregar.
b) Límite para estibar según indicaciones de empaque
c) Separación del suelo y de paredes
d) Alejado de fuentes de calor
e) Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocación de insumos dentro del almacén se aplicarán en función del diseño y
capacidad de los mismos según cada dependencia.
El diseño de almacenes corresponderá según los requerimientos de almacenaje de los insumos, así como el
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 83
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero, realizar las gestiones correspondientes y del personal asignado para
su ejecución.
4.6 Medidas de seguridad
Identificación y gestión de medidas de seguridad:
a) Seguridad en puertas y ventanas
b) Restricción de acceso a personas ajenas al almacén
c) Extintor contra incendios
d) Rutas de evacuación (si aplica)
e) Estanterías y/o anaqueles seguros
f) Equipo de protección personal (si aplica)
g) Otras necesarias en función de las especificaciones del insumo.
4.7 Limpieza
Limpieza del área de almacenamiento y reacomodación de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacén.
5. ENTREGAS PARCIALES
Para las entregas parciales, el Asistente responsable de la compra deberá asignar o indicar la distribución de las
entregas, para el ingreso de los insumos en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, a las
Dependencias respectivas.
6. DUPLICADO DE FORMAS 1-H, INGRESO A ALMACÉN E INVENTARIO
El Asistente de Compras Directas, luego de gestionar las firmas en el original y duplicado de la “Forma 1-H,
Ingreso a Almacén y a Inventario”, y al momento de trasladar el expediente original para que se continúe con el
trámite de pago, deberá devolver a la Sección de Almacenes, el Duplicado de la Forma 1-H y fotocopia de la
factura y recibo de caja, cuando aplique.
7. SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME
7.1 En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a través del formato “Solicitud de Ingreso de
Insumos Sobrantes”, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento Administrativo Financiero y
luego el Jefe de la Sección de Almacenes o persona designada opera en el Sistema de Almacén el ingreso
correspondiente según procedimiento “Ingreso a Almacén” bajo la modalidad de ingreso por sobrante.
7.2 Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el
Jefe de la Sección de Almacenes realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Asistente de Compras
Directas para que con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser sustituidos.
Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Jefe de la Sección de Almacenes,
Técnico o Asistente de Almacén, asignará estatus de “Producto No Conforme” en el Sistema de Almacén
para evitar su disponibilidad y consecuente requerimiento y despacho a los usuarios.
Al finalizar las gestiones y según el resultado de éstas, el Jefe de la Sección de Almacenes puede proceder
a:
i. Si el proveedor cambia el insumo, realiza ajustes en los datos registrados en el sistema cuando el
insumo nuevo esté en almacén y actualiza estatus de “Producto Conforme”.
ii. Si el proveedor no cambia el insumo, realiza el registro de egreso de almacén correspondiente (Egreso
por baja definitiva).
7.3 El Jefe de Departamento Administrativo Financiero debe realizar verificaciones sorpresivas de forma
semestral del cumplimiento de los criterios de Recepción y Almacenamiento de insumos, dejando registro
en formato “Cédula de Verificación de Cumplimiento de Criterios de Almacenamiento de Insumos” y
retroalimenta al Jefe de la Sección de Almacenes sobre los resultados.
8. En los bienes o insumos que por sus características requieran la intervención de técnico experto para la
verificación de características y funcionalidad, se coordinará su participación para que emita la opinión
respectiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 84
9. GENERACIÓN DE REPORTES:
Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes, genera e imprime del Sistema de Almacén,
reporte “Control de Almacén”, según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe del Departamento
Administrativo Financiero y archiva.
Ingreso a almacén por compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa a la Sección de Almacenes sobre la fecha programada para la recepción del (los) bien (es) y/o insumo (s) y traslada el expediente completo; indicando si es entrega total o parcial, en caso de ser entrega parcial debe definir la asignación de los insumos para su ingreso. Si los bienes requieren registro de inventarios, debe informar a la Sección de Inventarios la fecha de recepción.
Asistente de Compras Directas
2.
Recibe insumos/bienes y documentación de respaldo de la adquisición (factura, nota de envío, certificado de garantía, entre otros). NOTA: En caso de ser bienes o insumos que requieren registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles), se debe hacer acompañar del Asistente de Compras Directas y Técnico o Asistente de Inventarios.
Técnico o Asistente de Almacén
3.
Verifica si la entrega de los insumos/bienes es total o parcial; que los mismos cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones internas para la “Recepción y Almacenamiento de Insumos”. NOTA: En caso de ser bienes o insumos que requieren registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles), en la verificación debe estar presente el Asistente de Compras Directas y Técnico o Asistente de Inventarios.
Técnico o Asistente de Almacén
4.
Registra ingreso a almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, llenando los campos que correspondan; así como características adicionales como marca, modelo, color, número de serie, línea y otras que considere relevantes de cada equipo o bien adquirido, cuando aplique. En los bienes fungibles, ingresa marca, modelo y color, cuando aplique. ¿Requiere registro de inventario (activos fijos y/o bienes fungibles)? Sí: continúa en el paso No. 5 No: continúa en el paso No. 7
Técnico o Asistente de Almacén
5.
Crea liquidación de la adjudicación en el Sistema de Gestión –SIGES- en estado de REGISTRADO, y envía número de liquidación al Técnico o Asistente de Inventarios, en caso de ser equipos adquiridos en el grupo de gasto 300.
Asistente de Compras Directas
6.
Realiza los registros según procedimiento “Registro de Activos Fijos por Compra” y “Registro de Bienes Fungibles por Compra”. Traslada por correo electrónico al Técnico o Asistente de Almacén, el número de bien generado por el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, número de folio e inventario, y el código de nomenclatura de cuentas. Y en el caso de los bienes fungibles, deberá enviar el número de folio e inventario.
Técnico o Asistente de Inventarios
7. Completa la información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, cuando aplique; verifica y confirma información; genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”,
Técnico o Asistente de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 85
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
firma y sella; en el reverso de la factura firma y sella. ¿Requirió registro de inventario? Sí: traslada Forma 1-H al Técnico o Asistente de Inventarios, para la firma correspondiente. Continúa en la actividad número 8. No: traslada el expediente a Asistente de Compras, continúa en actividad Número 10.
8. Recibe y firma Forma 1-H y traslada al Técnico de Almacén.
Técnico o Asistente de Inventarios
9.
Recibe y traslada el expediente al Asistente de Compras Directas para que continúe con el procedimiento de liquidación. Continúa en actividad número 10. La Sección de Almacenes continúa con el procedimiento de asignación de insumos. Continúa en actividad 11.
Técnico o Asistente de Almacén
10. Recibe expediente y continua con el procedimiento de liquidación. Asistente de Compras Directas
11. Realiza codificación y colocación de insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén
12. Archiva copia de expediente en orden correlativo, al recibir del Jefe del Departamento Administrativo Financiero, el duplicado de la Forma 1-H y copia de la factura.
Técnico de Almacén
Ingreso a almacén por traslado interno
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y coordina internamente para determinar si solicitará los mismos. Envía solicitud de insumos sujetos a traslado al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Director de la Dependencia Solicitante
2.
Recibe solicitudes de las Dependencias interesadas en insumos, solicita al Jefe de la Sección de Almacenes, para que verifique los insumos.
En caso que sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
3. Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Almacenes de Dirección de Asuntos Administrativos
4.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero, adjuntando listado de insumos.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
5.
Recibe listado de insumos y determina: ¿Está conforme con el listado? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e instruye el envío del oficio. Continúa con la actividad número 6. No: regresa oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 4.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
6. Recibe solicitud y remite respuesta. Director o Jefe de la Dependencia que
traslada
7. Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para que coordine con el Jefe de la Sección de Almacenes la recepción de los insumos.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
8. Recibe respuesta de solicitud de traslado. ¿La respuesta es positiva?
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 86
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: continúa con el procedimiento. No: finaliza el procedimiento.
9. Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos
10.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos según procedimiento “Egreso por Traslado”, en la cual deben comparecer Director o persona designada, Jefe de Departamento Administrativo Financiero o equivalente y el Jefe de la Sección de Almacenes o equivalente, de las dependencias involucradas. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dependencia que traslada
11.
Verifica registro de ingreso por traslado a almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿Los insumos físicos están conforme a registros? Sí: confirma recepción y continúa en la actividad 13. No: notifica al Encargado del Almacén que traslada, para que realice la corrección indicada. Continúa en la actividad número 12.
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos
12. Recibe notificación y realiza corrección indicada. Encargado de Almacén que traslada
13. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos
14.
Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos: a. Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si
aplica) b. Copia de oficio de solicitud de traslado c. Copia de listado de insumos solicitados d. Certificación de acta de traslado o copia certificada e. Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente a la Sección de Almacenes para que continúe con el procedimiento.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
15. Realiza codificación y colocación de insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos
16. Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden cronológico.
Técnico de Almacén, Dirección de Asuntos Administrativos
Ingreso a almacén por donación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Informa al Jefe de la Sección de Almacenes, respecto a la recepción de materiales o bienes en donación, luego de la notificación de desembolso por parte del Donante y de las gestiones del envío.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
2.
Recibe expediente completo, que incluye copia certificada del instrumento de formalización de donación; factura o documento extendido por el Donante que identifique las características y el valor de la donación; información respecto a la Dirección o dependencia (s) beneficiada (s) con la donación; y, cualquier otra documentación que considere relevante.
Jefe de la Sección de Almacenes
3.
Recibe materiales o bienes y verifica que los mismos cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante.
Técnico o Asistente de Almacén y Jefe de la Sección de Almacenes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 87
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NOTA: Cuando sean bienes que requiere registro de inventarios (activos fijos y/o bienes fungibles), debe comparecer en la recepción el Técnico o Asistente de Inventarios.
4.
Suscribe acta administrativa de recepción de materiales o bienes, en la cual debe comparecer el Director de Asuntos Administrativos o persona designada, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Almacenes y Jefe de la Sección de Inventarios, cuando aplique.
Jefe de la Sección de Almacenes
5.
Registra ingreso a almacén en el SIGAF, llenando los campos que correspondan; así como características adicionales mínimas como marca, modelo, número de serie, línea y otros que considere relevantes de cada equipo o bien donado. En los bienes fungibles, ingresará marca, modelo y color, cuando aplique. Genera e imprime la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, Forma 1H, firma y sella. Cuando los bienes requieran registro de inventarios (activos fijos y/o bienes fungibles) coordinará la firma y sello con Personal de la Sección de Inventarios. El expediente se traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para firma y para coordinar la gestión de registro y aprobación en el Módulo de Registro de Donaciones en Especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.
Técnico o Asistente de Almacén y Jefe de la Sección de Almacenes
6. Realiza codificación y colocación de insumos en forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén
7. Archiva copia en orden cronológico, cuando el Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, devuelve el duplicado de la Forma 1-H y otros documentos.
Técnico de Almacén
Ingreso a almacén por traslado externo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y coordina internamente para determinar si solicitará los mismos.
Director de la Dependencia Solicitante
2. Envía solicitud de insumos sujetos a traslado al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Director de la Dependencia Solicitante
3.
Recibe solicitudes de las Dependencias interesadas en insumos, identifica los insumos de interés para la dependencia y traslada listado al Jefe de la Sección de Almacenes.
Si considera conveniente instruye al Jefe de la Sección de Almacenes para que verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación del insumo.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
4. Realiza verificación física de los insumos, si es requerido. Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos
5.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para formalizar el requerimiento y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, adjuntando listado de insumos.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 88
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Analiza. ¿Está conforme? No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 5. Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e instruye el envío del oficio. Continúa en actividad número 7.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
7. Recibe solicitud y remite respuesta. Entidad que realiza traslado externo
8. Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero para que coordine con el Jefe de la Sección de Almacenes la recepción de los insumos.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
9.
Recibe respuesta de solicitud de traslado. ¿La respuesta es positiva? No: finaliza el procedimiento. Sí: continúa con el procedimiento.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
10.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos según el procedimiento “Ingreso de Almacén”. Si no pudo realizar verificación previa de los insumos y en caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los mismos.
Técnico o Asistente de Almacén y Jefe de la Sección de Almacenes
11.
Entrega insumos acompañados de documento donde se describan los mismos, el cual debe contener lo siguiente:
a. Descripción de las características de los insumos b. Unidad de medida c. Cantidad d. Valor unitario y total por insumo e. Monto total f. Información de la Dirección (es) o dependencia (s) beneficiada (s)
con el traslado. g. Y otra información que se considere necesaria
Entidad que realiza traslado externo
12.
Formaliza mediante acta administrativa detallando información necesaria, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos o persona designada, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y el Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos y representante de la entidad que realiza el traslado externo. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la entidad que realiza el traslado.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
13.
Conforma expediente de traslado, el cual debe incluir: a. Copia de notificación de insumos disponibles para traslado (si
aplica) b. Copia de oficio de solicitud de traslado c. Copia de listado de insumos solicitados d. Documento de entrega emitido por la entidad que traslada e. Certificación de acta o copia certificada de recepción de insumo f. Informe técnico (si aplica)
Traslada expediente a la Sección de Almacenes para que continúe con el trámite.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 89
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
14.
Registra ingreso en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, llenando los campos que correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada o documentos proporcionados. Verifica información y confirma operación.
Técnico o asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
15. Genera e imprime reporte “Control de almacén” de los insumos registrados e integra al expediente.
Técnico o Asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
16. Realiza codificación y coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
17. Archiva expediente de traslado. Técnico de Almacén
Dirección de Asuntos Administrativos
Reingreso de insumos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza verificación preliminar con el Técnico o Asistente de la Sección de Almacenes de los insumos sujetos a reingreso.
Solicitante
2.
Verifica los insumos. ¿Se encuentran en buen estado? Sí: informa al solicitante para que realice solicitud de reingreso a almacén a través del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. No: informa al solicitante que no puede realizarse reingreso a almacén y finaliza el procedimiento.
Técnico o Asistente de Almacén
3.
Solicita a través del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, el reingreso del insumo. Escribe el número de requisición con la cual fueron despachados los insumos, selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso y justificación. Verifica, guarda información, y traslada para aprobación.
Solicitante
4.
Verifica (n) en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-. ¿Procede reingreso? Sí: aprueba(n) en el sistema y continúa con el procedimiento. No: indica las correcciones a realizar o bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso. Regresa a la actividad número 3.
Persona designada de la dependencia solicitante / Jefe de Departamento
Administrativo Financiero
5. Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime “Solicitud de Reingreso a Almacén” y gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Solicitante
6. Presenta al Técnico o Asistente de Almacén original y copia de la “Solicitud de Reingreso a Almacén en Estatus Aprobada” firmada y sellada, así como los insumos físicos.
Solicitante
7.
Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y selecciona el número de reingreso a verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las características de los mismos registrada originalmente en el sistema. ¿Está conforme? Sí: confirma reingreso en el sistema, genera e imprime “Constancia de Reingreso al Almacén”, firma y sella; entrega copia de constancia de reingreso al solicitante. Continúa en la actividad 8. No: selecciona e indica el motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:
a. Especificaciones b. Estado del suministro(s) c. Cantidades d. Detalle del motivo del rechazo
Técnico o Asistente de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 90
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Regresa a la actividad número 3.
8. Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo a las disposiciones internas del procedimiento “Ingreso de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén
9. Archiva “Solicitud de Reingreso a Almacén en estatus aprobado” y “Constancia de Reingreso a Almacén”.
Técnico de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 91
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra (1 de 2)
Asistente o Analista de Compras Directas
Técnico o Asistente de Almacén Operador, Asistente o Analista de Inventarios
INICIO
Informa (fecha recepción y entrega
parcial o total de bienes/ insumos)
¿Requiere registro de inventario?
Recibe bienes/insumos y
documentación de respaldo de la adquisición.
Verifica los bienes/insumos según
requisitos establecidos.
Registra ingreso a almacén en el
SIGAF.
Crea liquidación de la adjudicación en
SIGES y envía número de liquidación
Completa información en el SIGAF, genera e
imprime Forma 1-H firma y sella. Firma
y sella factura.
No
¿Requirió registro de inventario?
Traslada expediente a compras para continuar con el
procedimiento de liquidación.
No
Traslada Forma 1-H para gestión de firma a Inventarios.
Sí
Realiza registros y traslada el número de bien generado
por SICOIN
1
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 92
Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Compra (2 de 2)
Técnico o Asistente de Almacén Técnico de Almacén
1
Archiva copia de expediente en
orden correlativo al recibir el duplicado de la Forma 1-H y copia de la factura
FIN
Realiza codificación y colocación de
insumos de forma ordenada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 93
Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Interno (1 de 2 )
Director de la Dependencia Solicitante
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Almacenes
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Director o Jefe de la Dependencia que
traslada
Técnico o Asistente de Almacén, Dirección de
Asuntos Administrativos
INICIO
Recibe notificación de insumos sujetos a traslado y envía
solicitud.
Recibe solicitudes de las Dependencias
interesadas en insumos
¿Está conforme con el listado?
No
2
Verifica el estado de los insumos y
entrega listado propuesto a
solicitar.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora
oficio para formalizar el
requerimiento y traslada
Recibe listado de insumos
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado de insumos e instruye el envío
del oficio.
Sí
Recibe solicitud y remite respuesta.
Recibe respuesta y traslada para que se
coordine la recepción de los
insumos.
Recibe respuesta de solicitud de traslado
¿La respuesta es positiva?
Sí
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos
establecidos
NO
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 94
Administrativo FinancieroIngreso de AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Interno (2 de 2 )
Dependencia que traslada
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección
de Asuntos Administrativos
Jefe de Departamento
Administrativo Financiero
Encargado de Almacén que traslada
Técnico o Asistente de Almacén,
Dirección de Asuntos Administrativos
2
Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden
cronológico.
FIN
Verifica registro de ingreso por traslado
a almacén en el sistema.
¿Los insumos están conforme
a registros?
Recibe notificación y realiza corrección
indicada.No
Confirma recepción
Sí
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa
certificada.
Conforma y envía el expediente de
traslado interno.
Formaliza mediante acta administrativa traslado de los insumos según procedimiento
“Egreso por Traslado” y emite certificación de
acta o copia certificada y
entrega.
Realiza codificación y colocación de
insumos de forma ordenada
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 95
Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso a Almacén por Donación (1 de 1)
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Almacenes
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de
Almacenes
Técnico o Asistente de Almacén
INICIO
Informa respecto a la recepción de
materiales o bienes en donación.
Recibe expediente completo.
Suscribe acta administrativa de
recepción de materiales o bienes.
Recibe materiales o bienes y verifica que los mismos cumplan
con las características establecidas
Registra ingreso a almacén en el
SIGAF. Genera e Imprime 1-H, firma
y sella. .
Archiva copia en orden cronológico
FIN
Realiza codificación y colocación de
insumos en forma ordenada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 96
Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Externo (1 de 2)
Director de la Dependencia Solicitante
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de
Asuntos Administrativos
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Entidad que realiza el traslado externo
Técnico, Asistente o Jefe de Sección de Almacenes
INICIO
Recibe notificación de insumos sujetos
a traslado.
Recibe solicitudes de las Dependencias
interesadas en insumos, identifica los insumos de interés y
traslada listado.
¿Está conforme?No
Realiza verificación física de insumos, si
es requerido.
Verifica listado y selecciona insumos
a solicitarAnaliza
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado de insumos e instruye el envío
del oficio.
Sí
Recibe solicitud y remite respuesta.
Recibe respuesta y traslada para que se
coordine la recepción de los
insumos.
Recibe respuesta de solicitud de
traslado.
¿La respuesta es positiva?
No
2
Envía solicitud de insumos sujetos a
traslado.
Hace correcciones correspondientes
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos
establecidos
SI1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 97
Administrativo FinancieroIngreso AlmacénIngreso de Almacén por Traslado Externo (2 de 2)
Entidad que realiza el traslado externo
Técnico o Asistente de Almacén Dirección de
Asuntos Administrativos
Técnico de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
1
Archiva expediente de traslado.
FIN
Entrega insumos acompañados de
documento donde se describan los
mismos.
Registra ingreso en el SIGAF, escanea y
adjunta el acta administrativa certificada o documentos
proporcionados. .
Genera e imprime reporte de los
insumos registrados e integra al expediente.
Formaliza mediante acta administrativa, emite certificación
de acta o copia certificada y
entrega.
Conforma expediente de
traslado y envía.
Realiza codificación y coloca insumos de
forma ordenada
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 98
Administración Financiera
Ingreso Almacén
Reingreso de Insumos (1 de 1)
Solicitante Técnico o Asistente de
Almacén
Persona designada de la dependencia solicitante / Jefe de
Departamento Administrativo Financiero
Técnico de Almacén
Realiza verificación preliminar de los insumos sujetos a
reingreso.
¿Se encuentran en buen estado?
Informa al solicitante para que realice solicitud de
reingreso a almacén a través del sistema.
¿Procede reingreso?
INICIO
Sí
Solicita a través del sistema el reingreso
del insumo, selecciona insumo a
reingresar.
Informa al solicitante que no puede realizarse
reingreso a almacén.
No
Verifica en el sistema.
Indica las correcciones a realizar o bien
rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.
No
Aprueba en el sistema.
Sí
Genera e imprime solicitud, gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Presenta original y copia de la solicitud firmada y sellada,
así como los insumos físicos.
Verifica los insumos.
A
Ingresa al sistema original y copia de solicitud firmada y
sellada, así como los insumos físicos.
¿Está conforme?
Selecciona e indica el motivo de
rechazo de los mismos,
especificando los criterios no cumplidos.
Confirma reingreso en el sistema,
genera e imprime constancia, firma y sella; entrega copia
al solicitante.
Coloca los insumos de forma ordenada
NO
SI
Archiva solicitud y constancia.
FINA
B
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 99
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 05 1 de 11
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Egreso de Almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la verificación y registro de información de insumos egresados por requisición, traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Ingresa al –SIGAF- y realiza requerimiento del bien y/o insumo. Finaliza: Archiva expediente de baja de insumo(s).
NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. b) Manual de Registro de Donaciones, Acuerdo Ministerial 523-2014, Ministerio de Finanzas Públicas. c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. CASOS FORTUITO En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista pérdida considerable o total del insumo, debe solicitarse la intervención de la Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Auditoría Interna y si aplica, al Subdirector de Seguridad para determinar la forma de proceder.
2. GENERACIÓN DE REPORTES
Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes, genera e imprime del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, reporte “Control de Almacén”, según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y archiva.
Egreso de almacén por requisición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora oficio en el cual requiere el despacho de insumos y/o bienes. Presenta oficio a la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos, para verificación de existencia.
Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos
2.
Recibe oficio, verifica existencia. ¿Hay suficiente existencia? Sí: coloca firma y sello; devuelve de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos. Continúa procedimiento. No: requiere modificaciones. Regresa a la actividad número 1.
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes
3. Presenta oficio de requisición al Subdirector Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos, para visto bueno.
Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos
4.
Recibe y revisa. ¿Aprueba? Sí: coloca visto bueno y traslada a la Secretaria del Departamento Administrativo Financiero para que notifique al solicitante. No: rechaza solicitud y requiere modificaciones. Regresa a la actividad número 3.
Subdirector Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 100
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y realiza requerimiento del bien y/o insumo indicando los siguientes datos:
a. Código del insumo b. Nombre del insumo c. Presentación d. Características e. Cantidad solicitada f. Justificación del uso o consumo
Solicitante
6.
Verifica en el sistema. ¿Cumple con los requisitos? No: indica al solicitante las correcciones a realizar o bien rechaza la misma. Regresa a la actividad número 5. Sí: aprueba y continúa con el procedimiento.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
7. Aprobada la requisición, descarga el formulario “Requisición de insumo” y remite por correo electrónico la requisición a la Dependencia Adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Secretaria del Departamento Administrativo Financiero
8.
Aprobada la requisición, imprime y la presenta ante el Técnico o Asistente de Almacén para recibir los insumos. NOTA: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la (s) persona (s) a quien debe asignarse los mismos; de ser necesario se adjuntará listado identificando el número de requisición.
Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos
9.
Recibe requisición impresa, verifica en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas y anota la siguiente información:
a. Nombre y puesto de la persona que recibe b. Registra datos específicos del bien y/o insumo si lo requiere c. Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar
Verifica y guarda información; confirma egreso.
Técnico o Asistente de Almacén
10. Genera e imprime “Constancia de entrega de insumos de Almacén”. Técnico o Asistente de Almacén
11. Verifica la entrega y recepción de insumo (s), según la “Constancia de entrega de insumos de Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén / Solicitante
12. Firma de recibido la “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”. Solicitante o persona que recibe
13.
Entrega insumo(s) y copia de “Constancia de Entrega de Insumos de Almacén” al solicitante o persona que recibe.
Nota: Cuando aplique, traslada copia de la “Requisición de insumo” y de la “Constancia de entrega de Insumos de Almacén” a la Sección de Inventarios para realizar asignación correspondiente según procedimiento respectivo.
Técnico o Asistente de Almacén
14. Archiva “Requisición de insumo” y “Constancia de entrega de Insumos de Almacén”.
Técnico de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 101
Egreso de almacén por traslado interno o externo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que están en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia y/o que haya sobreabastecimiento; notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para someter a consideración el traslado.
Jefe de la Sección de Almacenes
2.
Evalúa y verifica la información, remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, el listado de insumos sujetos a traslado para su autorización cuando aplique, o para consideración del Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3.
Cuando proceda, Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, informa al Director o Jefe de la dependencia adherida, sobre los insumos de la dependencia a su cargo que están en buen estado y sin movimiento y/o que haya sobreabastecimiento, para su consideración.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
4. Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos emite pronunciamiento al respecto.
Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos
Administrativos
5.
Verifica pronunciamiento. ¿Autoriza el egreso? No: informa al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para lo procedente y finaliza el procedimiento. Sí: traslada listado autorizado. Continúa procedimiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
6. Recibe y traslada listado autorizado al Jefe de la Sección de Almacenes. Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
7. Pone a disposición de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de insumos.
Jefe de la Sección de Almacenes Departamento Administrativo
Financiero
8.
Analiza listado. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Ministerio de Finanza Públicas? No: continúa en la actividad número 9. Sí: envía oficio solicitando los insumos y continúa en la actividad número 11.
Dependencia solicitante
9. Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener interés, el listado autorizado de insumos.
Jefe de la Sección de Almacenes Departamento Administrativo
Financiero
10.
Analiza listado. ¿Existe interés por parte de alguna Institución del Organismo Ejecutivo? Sí: envía oficio solicitando los insumos y continúa con el procedimiento. No: Se procede a realizar el procedimiento “Egreso de almacén por baja definitiva de insumos”
Institución solicitante
11. Recibe requerimientos e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para la distribución de los insumos sujetos a traslado.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 102
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Recibe instrucción y coordina entrega de insumos. Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
13. Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha, lugar y hora en que se entregarán los insumos.
Jefe de la Sección de Almacenes
14.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la cual debe incluir la siguiente información:
a. Descripción de las características de los insumos b. Unidad de medida c. Cantidad d. Valor unitario y total por insumo e. Monto Total del traslado f. Otra información que se considere necesaria.
En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta Director de asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y el Jefe de la Sección de Almacenes o persona designada, y de la(s) dependencia(s) involucrada(s). En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el representante(s) para la recepción del insumo(s).
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
15. Emite certificación de acta administrativa o copia certificada y entrega a la(s) dependencia(s) o institución(es) que recibe(n)
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
16.
Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir: a. Listado de insumos sujetos a traslado b. Notificación a dependencias internas o externas sobre el insumo(s)
sujeto(s) a traslado (si aplica) c. Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institución(es) d. Certificación de acta o copia certificada de traslado
Traslada al Jefe de la Sección de Almacenes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
17.
Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el egreso correspondiente llenando los campos requeridos. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Verifica y guarda información en el sistema.
Técnico o Asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
18. Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institución(es) solicitante(s) con base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes.
Técnico o Asistente de Almacén Dirección de Asuntos Administrativos
19. Archiva expediente de traslado. Técnico de Almacén
Dirección de Asuntos Administrativos
Egreso de almacén por baja definitiva de insumos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Identifica el insumo(s) catalogado(s) como Producto No Conforme a los cuales se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:
a. Caducidad b. Obsolescencia c. Deterioro d. Merma e. Otro
Técnico o Asistente de Almacén, Jefe de la Sección de Almacenes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 103
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero de los insumos identificados que se requiere dar de baja, incluyendo como mínimo la siguiente información:
a. Motivo de la baja b. Código de insumo c. Nombre del insumo d. Presentación e. Características f. Cantidad de egreso g. Precio Unitario y total por insumo h. Monto total del egreso i. Datos de identificación específica del insumo (si aplica) j. Otra información que considere necesaria
Jefe de la Sección de Almacenes
3.
Analiza y verifica información. ¿Requiere informe técnico? No: continúa en la actividad número 7. Sí: continúa con el procedimiento.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4. Solicita al departamento o unidad correspondiente el apoyo técnico para la emisión de informe que establezca el estado del insumo.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5. Verifica el insumo en almacén, evalúa y emite informe técnico correspondiente y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Técnico designado
6.
Analiza informe técnico. ¿El insumo tiene utilidad? Sí: define la manera de proceder y finaliza el procedimiento. No: continúa con el procedimiento.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
7. Informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero sobre la baja de los insumos.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
8.
Analiza información y convoca al Jefe de la Sección de Almacenes, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Director o Jefe de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, a la cual pertenecen los insumos.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
9.
Procede con la destrucción o traslado del insumo(s) según corresponda, suscribe acta administrativa justificando las razones de la baja, en la cual deben comparecer Jefe de la Sección de Almacenes, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y persona designada de la Dirección o dependencia a la cual pertenecen los insumos, cuando aplique.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
10. Emite certificación de acta administrativa o copia certificada. Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
11.
Conforma expediente, el cual debe incluir: a. Oficio de notificación con listado adjunto de insumos sujetos a
baja b. Informe técnico (si aplica) c. Certificación de acta administrativa o copia certificada
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Almacenes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
12.
Con base en la certificación del acta administrativa o copia certificada, procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, llenando los campos correspondientes. Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa certificada. Verifica y guarda información, y concluye operación de baja.
Técnico o Asistente de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 104
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13. Ingresa al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- , busca y selecciona operación para realizar afectación de insumo(s)
Técnico o Asistente de Almacén
14.
Selecciona insumo (s) a operar afectación, especifica dependencia(s) a las que se les deducirá el insumo, así como la(s) cantidad(es) según corresponda. NOTA: Finaliza la afectación de insumo(s) y termina procedimiento en el sistema, al concluir la aplicación de afectación de dependencias y cantidades de todos los insumos incluidos en la operación.
Técnico o Asistente de Almacén
15. Archiva expediente de baja de insumo(s). Técnico de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 105
Diagrama de flujo
Administrativo Financiero
Egreso de AlmacénEgreso de Almacén por Requisición (1 de 1)
Subdirector administrativo
financieroo
Secretaria del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de Departamento Administrativo
Financiero
Técnico o Asistente de Almacén
Técnico o Asistente de
Almacén / SolicitanteTécnico de Almacén
Solicitante o persona que
recibe
Dependencia adherida a la Dirección de Asuntos
Administrativos
Técnico, Asistente o Jefe de la
Sección de Almacenes
INICIO
¿Cumple con los requisitos?
Aprueba
Verifica en el SIGAF la requisición
Indica al solicitante las correcciones o
rechaza.
No
Recibe requisición impresa, verifica en
el SIGAF, anota, verifica y guarda
información; confirma egreso.
Genera e imprime constancia.
Verifica la entrega y recepción de insumo según
constancia.
Firma de recibido la constancia.
Entrega insumo y copia de constancia
al solicitante o persona que recibe.
Archiva requisicíón de insumo y constancia.
FIN
SI
Presenta oficio de requisición
Recibe oficio, verifica
existencia.
Elabora oficio en el cual
requiere el despacho de insumos y/o
bienes
¿Hay suficiente
existencia?
coloca firma y sello; devuelve
de la dependencia
adherida
SI
A
A
NO
Recibe y revisa
¿Aprueba?
coloca visto bueno y traslada
SI
realiza requerimiento
del bien y/o insumo
rechaza solicitud y requiere
modificaciones
B
B
Aprobada la requisición, descarga el formulario
“Requisición de insumo”
Aprobada la requisición,
imprime
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 106
Administrativo FinancieroEgreso de AlmacénEgreso de almacén por traslado interno o externo (1 de 2)
Jefe de la Sección de
Almacenes
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero
Director o Jefe de la dependencia adherida a la
Dirección de Asuntos Administrativos
Jefe de la Sección de Almacenes Departamento
Administrativo FinancieroDependencia solicitante
Inicio
Genera reporte de existencias de insumos e identifica
aquellos que están en buen estado
Evalúa y verifica la informaciónInforma sobre los insumos de
la dependencia a su cargo Emite pronunciamiento al
respecto
Verifica pronunciamiento.
¿Autoriza el egreso?
Informa para lo procedente
Recibe y traslada listado autorizado
NO
SI
Pone a disposición el listado autorizado de
insumosAnaliza listado
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 107
Administrativo FinancieroEgreso de AlmacénEgreso de almacén por traslado interno o externo (2 de 2)
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector
Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Almacenes
Jefe de la Sección de Almacenes Departamento Administrativo
FinancieroDependencia solicitante
Técnico o Asistente de Almacén
Dirección de Asuntos
Administrativos
Analiza listado
¿Existe interés?
Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo
envía oficio solicitando los insumos
2
SI
NO
Analiza listado
¿Existe interés?
envía oficio solicitando los insumos
Se procede a realizar el
procedimiento “Egreso de almacén por baja definitiva
de insumos”
SI
NO
Recibe requerimientos
e instruye
A
Traslada información
Convoca a las dependencias o
instituciones solicitantes
Formaliza mediante acta administrativa
Emite certificación de
acta administrativa
Conforma expediente(s)
de traslado
Opera en el SIGAF el egreso
correspondiente
Entrega insumos a la(s) dependencia(s)
Archiva expediente de
traslado.
Fin
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 108
Administrativo FinancieroEgreso de Almacén
Egreso de almacén por baja definitiva de insumos (1 de 2 )
Técnico o Asistente de Almacén,
Jefe de la Sección de Almacenes
Jefe de la Sección de
Almacenes
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroTécnico designado
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
INICIO
Identifica el insumo(s)
catalogado(s) como Producto
Notifica los insumos identificados que se requiere dar de baja
e información
Analiza y verifica
información
¿Requiere informe técnico?
Solicita al departamento correspondiee
el apoyo técnico
Verifica el insumo en
almacén, evalúa y emite informe
Analiza informe técnico.
¿El insumo tiene
utilidad?
Define la manera de proceder
SI
SI
Informa sobre la baja de los
insumos.
NO
ANO
A
Analiza información y
convoca reunion
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 109
Administrativo FinancieroEgreso de Almacén
Egreso de almacén por baja definitiva de insumos (2 de 2 )
Técnico o Asistente de Almacén
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroTécnico de Almacén
1
Procede con la destrucción o traslado del insumo(s)
Emite certificación de acta
administrativa o copia certificada
Con base en la certificación o
copia procede a registrar el egreso
Archiva expediente de
baja de insumo(s).
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 110
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Realización de Inventarios Físicos de Almacén
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la realización del inventario físico de los insumos en los almacenes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, la Dirección de Asuntos Administrativos deberá evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable. Inicia: Propuesta del Jefe de la Sección de Almacenes. Finaliza: Archivo del reporte.
NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. CONTROL DE INSUMOS
La realización de inventarios físicos totales de almacén debe realizarse por lo menos cada seis meses. Podrán realizarse inventarios físicos parciales según requerimientos, para lo cual deberá especificarse en el Sistema de Almacén la parcialidad del mismo.
2. GENERACIÓN DE REPORTES DE ALMACÉN Contra requerimiento, el Jefe de la Sección de Almacenes genera e imprime del Sistema de Almacén reporte de “Control de Almacén” según fechas solicitadas. Gestiona firma del Jefe de Departamento Administrativo Financiero y archiva.
3. PERÍODO DE REALIZACIÓNDE INVENTARIO FÍSICO Durante el tiempo que se esté efectuando el inventario físico, no será posible atender requerimientos ni recepción de insumos o bienes; salvo casos debidamente justificados.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Propone con oficio al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, la fecha para la realización de inventario físico de almacén.
Jefe de la Sección de Almacenes
2. Autoriza fecha propuesta o establece otra fecha para realización de inventario físico de almacén y comunica por medio de oficio al Jefe de la Sección de Almacenes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3. Registra en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, la autorización para la realización del inventario físico.
Jefe de la Sección de Almacenes
4. Genera “Reporte de Existencias en Almacén” en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas e imprime.
Jefe de la Sección de Almacenes
5.
Verifican insumos físicos contra información de reporte. Anotan si detectan diferencias en existencia física y descripción. NOTA: En esta actividad podrá participar el Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Técnico o Asistente de Almacén y Jefe de la Sección de Almacenes
6.
Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse a disposición de uso, debe colocarlos en área identificada con letrero “Producto No Conforme”. NOTA: Cuando no se tenga un área específica para el producto no conforme, debe identificarse el insumo con el letrero “Producto No
Técnico o Asistente y Jefe de la Sección de Almacenes
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 111
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Conforme”.
7.
Al finalizar la verificación de insumos físicos contra información de reporte, analiza y establece. ¿Existe diferencia o se ha identificado producto no conforme? No: continúa en la actividad número 9. Sí: presentar por escrito el motivo y/o justificación al Jefe de Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento. Nota: Para los productos no conformes debe iniciarse las gestiones para realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, según corresponda.
Jefe de la Sección de Almacenes
8. Recibe justificación por escrito y analiza conjuntamente con el Jefe de la Sección de Almacenes las acciones que correspondan ejecutar y continúa con el procedimiento.
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
9.
Registra en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- los resultados del inventario físico realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la información según corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o corrección), genera e imprime tres ejemplares del reporte “Reporte de Cierre de Inventarios”; firma, sella y traslada al Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Almacenes
10. Firma y sella reporte, resguarda un ejemplar y devuelve dos ejemplares del reporte al Jefe de la Sección de Almacenes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
11. Recibe ejemplares del reporte, notifica al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero sobre los resultados del inventario físico y entrega un ejemplar del reporte.
Jefe de la Sección de Almacenes
12. Recibe y archiva un ejemplar del reporte. Técnico de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 112
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroRealización de Inventarios Físicos de Almacén (1 de 1 )
Jefe de la Sección de Almacenes
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de
Almacenes
Técnico o Asistente de Almacén
Jefe de la Sección de
Almacenes
Técnico de Almacén
INICIO
Propone fecha para la realización de inventario físico
Autoriza fecha propuesta o
establece otra fecha
Registra en el SIGES
Genera e imprime “Reporte de
Existencias en Almacén”
Verifican insumos físicos contra
información de reporte
Si identifica insumos que por algún motivo no puedan ponerse
analiza y establece.
¿Existe diferencia o no esta
conforme?
presentar por escrito el motivo y/o justificación
SI
Recibe justificación por escrito y analiza
Registra en el SIGAF
NO
Firma y sella reporte, resguarda un
ejemplar y devuelve dos
Recibe ejemplares del reporte
Recibe y archiva un ejemplar del reporte
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 113
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Corrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para las correcciones o modificaciones a los datos registrados en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas.
En los casos no previstos en la presente normativa, la Dirección de Asuntos Administrativos, deberá evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable. Inicia: Identifica información sujeta a modificación en el registro del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-. Finaliza: Archiva formas anuladas en original y copia; y formas corregidas cuando aplique.
NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. b) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. CORRECCIONES EN EL SISTEMA
1.1. Cuando el personal de la Sección de Almacenes requiera realizar correcciones en los datos registrados en el
Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, debe realizar la modificación y solicitar la autorización respectiva según procedimiento “Corrección de Información Registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas”.
1.2. Para poder realizar correcciones a través de la herramienta del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas, se tiene como límite hasta 3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.
1.3. Si la corrección es requerida por personal ajeno a la Sección de Almacenes, las modificaciones deberán realizarse por escrito y justificar la solicitud.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica información sujeta a modificación en el registro del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-.
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes
2. Realiza solicitud de corrección en el sistema ingresando los datos correctos, informa al Jefe de la Sección de Almacenes, cuando aplica, y traslada para aprobación en el sistema.
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes
3.
Verifica información en el sistema. ¿Está conforme? Sí: aprueba corrección en el sistema y continúa en la actividad número 5. No: rechaza solicitud de corrección e indica motivo de rechazo y continúa en la actividad número No. 4
Jefe de Departamento Administrativo Financiero
4.
Verifica motivo de rechazo de solicitud de corrección. ¿Procede modificación a corrección? Si: ingresa información y solicita nuevamente aprobación, regresa a la actividad número 3.
No: finaliza procedimiento.
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes
5. Cuando corresponda genera e imprime Forma (s) 1H con datos correctos y gestiona las firmas correspondientes; anula Forma(s) 1H física (s) original (es) y copia (s), y distribuye forma (s) corregida (s).
Técnico, Asistente o Jefe de la Sección de Almacenes
6. Archiva forma (s) anulada (s) en original (es) y copia (s) y forma (s) corregida (s) cuando aplique.
Técnico de Almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 114
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroCorrección de información registrada en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas (1 de 1 )
Técnico o Asistente Jefe de la Sección de
Almacenes
Jefe de Departamento
Administrativo FinancieroTécnico de Almacén
INICIO
Identifica información sujeta a
modificación
Realiza solicitud de corrección en el
sistema
Verifica información en el sistema.
¿Está conforme?
rechaza solicitud de corrección e indica motivo de rechazo
Verifica motivo de rechazo
¿Procede modificación a
corrección?
Termina proceso
NO
ingresa información y solicita
nuevamente aprobación
SI
Cuando corresponda genera e imprime Forma (s)
1H con datos correctos y
gestiona las firmas
aprueba corrección en el sistema
SI
NO
A
A
Archiva forma (s) anulada (s) en
original (es) y copia (s) y forma (s)
corregida (s) cuando aplique
Fin
B
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 115
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inhabilitación de almacén por reestructuración administrativa
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la inhabilitación de almacenes de insumos adquiridos por compra, traslado interno, donación o traslado externo, asociados a las Unidades Ejecutoras vigentes, y que corresponden a las dependencias que se pudiesen adherir a la Dirección de Asuntos Administrativos, en cumplimiento a la normativa vigente.
Inicia: Informa al Director de la (s) dependencia (s) adherida (s) a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre el inicio del proceso de inhabilitación del (los) almacén (es) asociado (s) a la Unidad Ejecutora vigente. Finaliza: Archiva documentación generada del proceso de inhabilitación del almacén de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal correspondiente. b) Distribución Analítica del Presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para hacer efectiva la inhabilitación del almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- es indispensable que las existencias físicas de los inventarios de insumos en el almacén queden con saldo cero a la fecha de la inhabilitación del mismo.
2. El presente procedimiento será utilizado para la reestructuración administrativa y readecuación financiera, con base a la normativa correspondiente.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Informa al Director de la (s) dependencia (s) adherida (s) a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre el inicio del proceso de inhabilitación del (los) almacén (es) asociado (s) a la Unidad Ejecutora vigente.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
2.
Designa a personal de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos, e instruye para realizar verificación al inventario físico total de los saldos de insumos existentes en el almacén de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3.
Realiza inventario físico total de las existencias de los insumos de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, de acuerdo al procedimiento "Realización de Inventarios Físicos de Almacén". Nota: Personal asignado de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos estará presente en la realización del inventario físico para efectuar la verificación de existencias.
Personal asignado del Almacén por inhabilitar
4.
Con el (los) reporte (s) firmado (s) y sellado (s), según procedimiento “Realización de Inventarios Físicos de Almacén”, suscribe por cada uno de los almacenes, acta administrativa de traslado de los insumos totales a la Dirección de Asuntos Administrativos -por motivo de inhabilitación-, en la cual debe incluir como mínimo la siguiente información:
a. Base legal por la cual se procede a la inhabilitación del almacén b. Descripción de las características de los insumos c. Unidad de medida d. Cantidad existente e. Valor unitario y total por insumo f. Monto total del traslado g. Otra información que se considere necesaria
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 116
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Nota: Deben comparecer en el acta por parte de la Dirección de Asuntos Administrativos: Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal asignado del área de almacén; y por parte de la dependencia que realiza el traslado de los insumos, Director o persona designada y Enlace Administrativo Financiero o persona designada.
5. Realiza entrega y recepción de insumos y bienes, de acuerdo a lo consignado en el acta administrativa.
Personal asignado del Almacén por inhabilitar y personal asignado de la
Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos
Administrativos
6. Remite certificación de acta de traslado de insumos al Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos Administrativos y al Encargado del Almacén por inhabilitar.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
7.
Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el egreso del traslado interno de los insumos, según acta correspondiente y genera reporte de traslado realizado.
Gestiona aprobación del traslado interno ante el Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Personal asignado del área de almacén por inhabilitar
8.
Opera en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- el ingreso del traslado interno de los insumos y genera reporte “Control de Almacén” de los insumos registrados e integra al expediente.
Gestiona aprobación del traslado interno ante el Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Técnico o Asistente de Almacén de la Dirección de
Asuntos Administrativos
9.
Recibe y traslada el expediente al Jefe del Departamento Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos, para gestionar la inhabilitación en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-, de la dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de
Asuntos Administrativos
10.
Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información la inhabilitación del almacén en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- de cada dependencia adherida a la Dirección de Asuntos Administrativos, mediante oficio con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
11. Realiza la inhabilitación de los almacenes en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF- e informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Dirección de Tecnologías de la Información
12.
Informa al Despacho del Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, y a la Dirección de Auditoría Interna, de las actuaciones realizadas en el proceso de la inhabilitación del almacén asociado a las Unidades Ejecutoras adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
13. Archiva documentación generada del proceso de inhabilitación del almacén de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Técnico de Almacén de la Dirección de Asuntos
Administrativos
Plantilla 2.1
Diagrama de flujo
Administrativo FinancieroInhabilitación de almacén por reestructuración administrativa (1 de 1 )
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
personal asignado del Almacén
por inhabilitar
Personal asignado del Almacén por inhabilitar y personal asignado de la Sección de
Almacenes de la Dirección de
Asuntos Administrativos
Técnico o Asistente de Almacén de la Dirección de Asuntos
Administrativos
Jefe de la Sección de Almacenes de la Dirección de Asuntos
Administrativos
Dirección de Tecnologías
de la Información
Técnico de Almacén de la Dirección de Asuntos
Administrativos
Informa sobre el inicio del proceso de
inhabilitación del (los) almacén (es)
Inicio
Designa a personal los saldos de insumos
existentes en el almacén
Realiza inventario físico total de las existencias de los
insumos
Con el (los) reporte (s) firmado (s) y sellado (s)
Realiza entrega y recepción de insumos
y bienes
Remite certificación de acta de traslado de
insumos
Opera en el SIGAF el egreso del traslado
interno de los insumos
Opera en el SIGAF el ingreso del traslado
interno de los insumos
Recibe y traslada el expediente
Solicita a la Dirección de Tecnologías de la
Información la inhabilitación del
almacén
Realiza la inhabilitación de los almacenes
Informa al Despacho las actuaciones realizadas
Archiva documentación
generada del proceso
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 118
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inventario Físico y Contable
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer lineamientos para la realización de inventario físico y contable de los activos fijos y bienes fungibles de las Unidades Administrativas de la Unidad Ejecutora a cargo Dirección de Asuntos Administrativos.
Inicio: Programa la realización de inventario físico de activos fijos y bienes fungibles. Fin: Traslada e instruye a la Sección de Inventarios, respecto a las acciones a seguir.
NORMATIVA APLICABLE: a) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la
Administración Pública. b) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas
Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.
c) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado – Departamento de Contabilidad. e) Manual de Inventarios Activos Fijos en el SICOIN WEB, aprobado mediante Resolución No. DCE-06-2016
de fecha 1 de julio de 2016. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO a) El Jefe de la Sección, Asistente y Técnico de Inventarios debe realizar el inventario físico de activos
fijos y bienes fungibles por lo menos una vez al año, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual.
b) El Jefe de la Sección de Inventarios, debe realizar muestreo de registros en Tarjetas de Responsabilidad de Bienes de Activos Fijos y Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles, para determinar el grado de actualización de registros, dejando evidencia de lo actuado.
2. Cuando se detecten faltantes y la persona que tenga a su cargo el bien según Tarjetas de Responsabilidad
de Bienes de Activos Fijos y/o Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Fungibles, rehúse reponer o pagar el bien, como lo regula la normativa correspondiente, deben iniciarse las acciones jurídico-administrativas que correspondan.
3. En caso de faltante de un bien por una acción delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa correspondiente, y cuando se considere necesario solicitar intervención de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza la programación del inventario físico de activos fijos y bienes fungibles, el cual debe realizarse al menos una vez al año; traslada directrices al Jefe de la Sección de Inventarios, quien a su vez comunica a los Técnicos y Asistentes de Inventarios para que estén disponibles al momento de la verificación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
2.
Realiza el inventario físico de acuerdo a la programación. Verifica que los bienes asignados a cada persona responsable correspondan a los consignados en las respectivas “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes de Activo Fijo” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles”; así como en el “Resguardo de Bienes” de –SICOIN WEB-
Asistente o Técnico de Inventarios
3. Elabora informe del inventario físico realizado.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 119
4.
Realiza registro de inventario físico de bienes fungibles y activos fijos en el Libro de Inventarios correspondiente, firma y sella el Jefe de la Sección de Inventarios, Asistente y Técnico de Inventarios que intervengan en el inventario. Traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Asistente o Técnico de Inventarios
5.
Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo; firma y sella. Traslada Libro de Inventarios correspondiente, al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
6. Firma y sella el Libro de Inventarios; devuelve al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
7. Recibe, traslada e instruye al Jefe de la Sección de Inventarios respecto a las acciones a seguir, en caso hubieren.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 120
Diagrama de flujo
Inventario Físico y Contable (1 de 1)
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Asistente o Técnico de Inventarios
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
INICIO
Realiza la programación del
inventario físico de activos fijos y bienes
fungibles
Firma, sella y devuelve el Libro de
Inventarios
Realiza el inventario físico de
acuerdo a la programación
Elabora el informe del inventario físico
realizado.
Realiza registro de inventario físico en
el Libro de Inventarios, firma y sella el personal que
intervenga en el inventario y traslada
Revisa el registro del inventario anual
e informe respectivo; firma y sella. Traslada Libro
de Inventarios correspondiente
Recibe, traslada e instruye respecto a
las acciones a seguir, en caso
hubieren.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 121
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 04 1 de 23
NOMBRE DELPROCEDIMIENTO
Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignación de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por compra, traslado y donación en especie, de acuerdo a la normativa vigente. Inicia: Recibe notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor. Finaliza: Registra la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”. Archiva.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración
Pública. c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y
su estructura orgánica interna vigente. d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
e) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado. f) Acuerdo Ministerial 523-2014, Manual de Registro de Donaciones del Ministerio de Finanzas Públicas. g) Manual de Inventarios Activos Fijos en el SICOIN WEB, Resolución No. DCE-06-2016 de fecha 1 de julio de
2016.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promoción de compras que no tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el activo fijo o bien fungible el valor de los mismos; si no hubiera respuesta se solicitará el precio de mercado obteniendo como mínimo tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2. El Director o quien designe, debe definir a quién se le asignarán los bienes de uso común.
3. En casos de bienes que por sus características requieran la intervención de técnico experto para la verificación de características y funcionalidad, se coordinará su participación y la emisión de la opinión respectiva.
4. NORMAS PARA CORRECCIONES a) Cuando los documentos de registro autorizados por la Contraloría General de Cuentas sufran daño
que imposibiliten su uso o que por otro motivo requiera anularse, deben razonarse. b) En el caso de errores en las tarjetas de responsabilidad emitidas y aún no firmadas, debe realizarse
mediante razonamiento en la misma tarjeta la anulación, anotando fecha, sello y firma de la persona que la operó y del Jefe de la Sección de Inventarios. En caso que las tarjetas debidamente firmadas, deberá notificarse a la persona responsable de los bienes asignados para la firma de la nueva tarjeta.
c) Cuando se trate de errores en las tarjetas de responsabilidad y sea necesario anular únicamente uno
o más registros, sin la anulación de la tarjeta; se procederá a la reversión del registro (s) con error.
5. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y estén dentro del plazo
de garantía, el responsable del bien notifica al Jefe de la Sección de Inventarios para iniciar la gestión con el Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 122
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y cuando corresponda
realizará los registros correspondientes.
6. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes
fungibles.
b) Para los accesorios adquiridos para equipo de cómputo debe realizarse el ingreso y registro correspondiente en bienes fungibles.
7. Para la asignación de activos fijos o bienes fungibles por compra o donación, la Sección de Almacenes
deberá remitir copia de “Requisición de Insumo” y “Constancia de entrega de Insumos de Almacén” para identificar a la persona a quien se le asignará el (los) activo(s) fijo(s), según procedimiento “Egreso de Almacén por Requisición”. Si en la requisición se especifican activos fijos destinados a varias personas y si fuera necesario, debe adjuntar a la requisición listado de las personas a quienes se les asignará el activo fijo, el cual tendrá que estar identificado con el número de requisición que le corresponde.
8. REPOSICIÓN O PAGO DE ACTIVO FIJO: a) Para armas de fuego, previo a su reposición o pago se solicitará el dictamen técnico al Subdirector de
Seguridad. b) En el caso de reposición de arma de fuego, los honorarios y gastos en que se incurra para el cambio
de propiedad al Ministerio de Finanzas Públicas, estará a cargo de la persona responsable del bien. c) Para equipo de cómputo, previo a su reposición o pago se solicitará el dictamen técnico a la
Dirección de Tecnologías de la Información.
Registro de activos fijos por compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe del Asistente de Compras Directas notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor.
Asistente o Técnico o de Inventarios
2.
Verifica las características físicas del activo fijo con base a las especificaciones de la factura y a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del proveedor.
Asistente o Técnico de Almacén / Asistente o Técnico de
Inventarios /Asistente de Compras Directas
3.
Recibe por parte del Asistente de Compras Directas, la siguiente información, según forma de pago:
a. Acreditamiento en Cuenta: el número de liquidación de la adquisición en estado Registrado, generado en el Sistema de Gestión –SIGES-.
b. Cheque: el número del Fondo Rotativo en el cual se enlistará la adquisición, generado en –SICOIN.
Asistente o Técnico de Inventarios
4. Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, llenando los campos correspondientes para generar el número del bien.
Asistente o Técnico de Inventarios
5. Ingresa información en Sistema con base a la factura y documentación correspondiente.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 123
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿La información es correcta? Sí: guarda la información en el sistema y solicita aprobación del Jefe de la Sección de Inventarios. No: realiza las modificaciones correspondientes. Continúa procedimiento.
6.
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el módulo de Inventarios del SICOIN. ¿La información es correcta? Sí: aprueba en el sistema. Continúa procedimiento. No: notifica al Asistente o Técnico de Inventario para su corrección. Regresa a la actividad número 5.
Jefe de la Sección de Inventarios
7.
Imprime “Constancia de Bienes en Inventario” generada por el SICOIN. Identifica el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.
Asistente o Técnico de Inventarios
8.
Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente con la información requerida. Traslada información a la Sección de Almacenes.
Asistente o Técnico de Inventarios
9. Recibe y completa información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y genera la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”. Traslada a la Sección de Inventarios.
Técnico o Asistente de Almacén
10.
Recibe para firma y sello la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H” y devuelve a la Sección de Almacenes, junto con la “Constancia de Bienes en Inventario”, para adjuntar al expediente correspondiente.
Asistente o Técnico de Inventarios
11.
Recibe del Asistente de Compras Directas, copia de los siguientes documentos para su archivo:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio. b. Factura. c. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H
Asistente o Técnico de Inventarios
12.
Realiza aviso de la adquisición del activo fijo conforme a registro de inventario, a la Dirección de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente o Técnico de Inventarios
13. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Y traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
14. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Registro de activos fijos por traslado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación o identifica activos fijos sujetos a traslado e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 124
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que en coordinación con el Técnico o Asistente de Inventarios, verifiquen los activos fijos. NOTA: En caso sea necesario se coordinará la participación de técnico experto para la verificación de los bienes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3. Verifica el estado de los activos fijos, elabora listado y oficio de los activos fijos a solicitar. Traslada a consideración del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de
Inventarios
4. Firma, sella y traslada oficio y listado al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5.
Revisa listado de activos fijos a solicitar y oficio. ¿Está conforme? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de activos fijos e instruye el envío del oficio. Continúa Procedimiento. No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
6.
Recibe respuesta a la solicitud. ¿La solicitud es aprobada? Sí: instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Continúa procedimiento. No: finaliza el procedimiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
7. Coordina con la Sección de Inventarios, la recepción de los activos fijos. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
8. Realiza verificación física de las características de los activos fijos, de acuerdo a lo solicitado.
Asistente o Técnico de Inventarios
9.
Suscribe acta administrativa de entrega de activos fijos, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios involucrado en el proceso; por parte de la dependencia que traslada, las personas que sean designadas por su autoridad.
Dependencia que traslada
10.
Recibe de la dependencia que trasladó los activos fijos, la siguiente documentación:
a. Oficio que indique que proceda a operar el alta en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, adjuntando el número de traslado a afectar.
b. Copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado. c. Certificación de acta o copia certificada de acta de entrega de activos
fijos. d. Reporte de traslado de SICOIN.
Revisa y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
11. Analiza documentación y traslada a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
12. Registra el alta en el módulo de inventarios de SICOIN, con base a la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 125
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NOTA: Elabora oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, informando a la dependencia que traslada, que fue registrado el alta en el módulo de inventarios de SICOIN.
13. Registra en el libro “Registro de Inventario de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente anotando la descripción de los bienes.
Asistente o Técnico de Inventarios
14.
Da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, que ha registrado variación en saldo de activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: al oficio se adjunta la documentación de soporte.
Asistente o Técnico de Inventarios
15. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Y traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
16. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Registro de activos fijos por donación en especie
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa al Jefe de la Sección de Inventarios, respecto a la fecha de recepción de activos fijos en donación, para que un representante de la Sección de Inventarios verifique que los mismos cumplan con las características establecidas en el documento de donación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
2.
Verifica que los activos fijos cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del donante.
Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén/ Jefe de la Sección de Inventarios,
Asistente o Técnico de Inventarios
3.
Ingresa en el módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, llena los campos correspondientes según el sistema, con los datos de los documentos de donación y número de gestión autorizada, y genera el número del bien. NOTA: El número de gestión autorizada, será tramitado por el Jefe de la Sección de Contabilidad.
Asistente o Técnico de Inventarios
4. Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente con la información requerida.
Asistente o Técnico de Inventarios
5. Identifica el activo fijo con el número del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.
Asistente o Técnico de Inventarios
6.
Da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, que ha registrado variación en saldo de activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: al oficio se adjunta la documentación de soporte.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 126
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Y traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
8. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Asignación de activos fijos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Procede a la asignación de los activos fijos a la persona responsable, ingresando al módulo de Inventarios del SICOIN y genera el “Resguardo de Bienes”, imprime, firma y sella.
Asistente o Técnico de Inventarios
2.
Registra en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o en “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” el activo(s) fijo(s) asignado(s), anota información del bien entregado. Requiere firma de la persona responsable.
Asistente o Técnico de Inventarios
3.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la tarjeta). NOTA: Recibe copia del “Resguardo de Bienes”.
Persona responsable del activo fijo
4. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes
Muebles” o en “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles” Asistente o Técnico de
Inventarios
Registro de descargo de bienes de activos fijos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita descargo de bien(es) de activo fijo. Persona responsable del bien
2. Recibe el bien(es) de activo fijo. Ingresa al módulo de inventarios de SICOIN, realiza el descargo del bien(es) de activo fijo e imprime “Resguardo de Bienes” actualizado.
Asistente o Técnico de Inventarios
3. Registra descargo en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”.
Asistente o Técnico de Inventarios
4. Firma “Resguardo de Bienes” actualizado y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”, por los bienes descargados. NOTA: Recibe copia del “Resguardo de Bienes”.
Persona responsable del bien
5. Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Muebles” o “Tarjeta de Responsabilidad Bienes Fungibles”.
Asistente o Técnico de Inventarios
Reposición de activos fijos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica o recibe notificación de faltante de activo fijo y da aviso al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo
Jefe de la Sección de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 127
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Financiero. Elabora proyecto de oficio que firmará el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, en el cual se solicita al Jefe del área de la persona a cargo del bien, la suscripción del acta administrativa para hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo fijo. Traslada.
2.
Analiza proyecto de oficio. ¿Está de acuerdo? Sí: firma oficio en el cual se solicita al Jefe del área de la persona a cargo del bien, la suscripción de acta administrativa para hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo fijo. Continúa procedimiento. No: devuelve para efectuar correcciones. Regresa a la actividad número 1.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
3.
Recibe certificación del acta administrativa especificando lo relacionado al caso según normativa vigente aplicable. Solicita a la persona responsable del activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, la reposición del activo fijo o el pago del mismo, según normativa aplicable.
Jefe de la Sección de Inventarios
4.
Informa por escrito a la Sección de Inventarios si efectuará reposición o pago del activo fijo. ¿Cómo lo realiza? Reposición del activo fijo, continúa con el procedimiento. Pago del activo fijo, continúa en la actividad número 7.
Persona responsable del activo fijo
5.
Entrega a la Sección de Inventarios el activo fijo de idénticas características y calidad. NOTA: En el caso de armas de fuego, también entregará documento con el cual acredite la propiedad y su registro, de conformidad con lo regulado en la Ley de Armas y Municiones y su Reglamento.
Persona responsable del activo fijo
6.
Revisa características del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de personal técnico para su verificación y continúa en el paso No. 8. Si interviene personal técnico, éste debe emitir informe técnico donde haga constar la revisión de las características. NOTA: En caso que el activo fijo no sea de idénticas características y calidad, se devolverá para su cambio.
Asistente o Técnico de Inventarios
7.
Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común asignada para el efecto, por el valor en libros del bien. Entrega boleta de depósito a la Sección de Inventarios.
NOTA: Cuando se trate de armas de fuego el pago debe realizarse de conformidad con los valores vigentes en el mercado interno, de acuerdo a lo que establece la normativa correspondiente; para el efecto la persona responsable del activo fijo, previo a realizar el pago, deberá presentar a la Sección de Inventarios original de tres cotizaciones para establecer, luego del dictamen técnico correspondiente, el valor del bien.
Persona responsable del activo fijo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 128
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Conforma expediente, el cual debe contener:
Para reposición del bien: a. Dictamen técnico (si aplica) b. Certificación de acta o copia certificada c. Certificación de inventario d. En el caso de armas de fuego, también entregará
documento con el cual acredite la propiedad y su registro, de conformidad con lo regulado en la Ley de Armas y Municiones y su Reglamento.
Para pago del bien: a. Boleta de depósito al Fondo Común b. Certificación de acta o copia certificada c. Certificación de inventario d. En caso de armas de fuego, adjuntar las cotizaciones
presentadas por la persona responsable del activo fijo. NOTA: Al expediente se adjunta propuesta de oficio dirigido al Despacho Ministerial con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, solicitando autorización para dar de baja del bien de activo fijo faltante. Traslada expediente al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, con visto bueno del Jefe de la Sección de Inventarios.
Asistente o Técnico de Inventarios
9. Coordina firma en el oficio, del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y su remisión al Despacho Ministerial.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
10.
Recibe expediente con la autorización del Despacho Ministerial para continuar con el trámite de la baja del bien de activo fijo faltante. Traslada al Asistente o Técnico de Inventarios.
Jefe de la Sección de Inventarios
11.
Conforma expediente y elabora oficio dirigido a la Contraloría General de Cuentas, con firma del Jefe de la Sección de Inventarios y visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para solicitar:
a. En caso de reposición, solicitud de resolución de baja del activo fijo y alta del bien que lo sustituye.
b. En el caso de pago, solicitud de resolución de baja del activo fijo. Remite oficio y expediente a la Contraloría General de Cuentas.
Asistente o Técnico de Inventarios
12. Recibe de Contraloría General de Cuentas expediente y resolución de baja y alta del activo fijo, según aplique; traslada al Asistente o Técnico de Inventarios.
Jefe de la Sección de Inventarios
13.
Registra en el módulo de inventario del SICOIN y en el libro “Registro y Control de inventario” baja y alta del activo fijo, según aplique. Imprime reporte de las operaciones efectuadas en el sistema.
Asistente o Técnico de Inventarios
14.
Da aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, que ha registrado variación en saldo de activo fijo, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: al oficio se adjunta la documentación de soporte.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 129
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
15. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
16. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Registro de bienes fungibles por compra
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, notificación relacionada a la adquisición del bien, según procedimiento de compra correspondiente y la fecha de entrega por parte del proveedor.
Asistente o Técnico de Inventarios
2.
Verifica las características físicas del bien fungible con base a las especificaciones de la factura. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega del bien por parte del proveedor.
Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o Técnico de
Inventarios /Asistente de Compras
3.
Realiza el alza del bien fungible, registrando la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles” e identifica el bien fungible con el número del bien que le corresponde. Traslada información a la Sección de Almacenes.
Asistente o Técnico de Inventarios
4. Recibe y completa información en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF- y genera la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H”. Traslada.
Sección de Almacenes
5. Recibe para firma y sello la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios, Forma 1-H” y devuelve a la Sección de Almacenes.
Asistente o Técnico de Inventarios
6.
Recibe del Asistente de Compras Directas, copia de la siguiente documentación:
“Solicitud electrónica de compra por Caja Chica” o “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.
Factura
Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H
Archiva documentación.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 130
Registro de bienes fungibles por traslado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado e instruye Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
2. Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que en coordinación con el Asistente o Técnico de Inventarios, verifiquen los bienes fungibles.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3. Verifica el estado de los bienes fungibles, elabora listado y oficio de bienes fungibles a solicitar, y traslada a consideración del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios
4. Firma, sella, y traslada oficio y listado al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5.
Revisa listado de bienes fungibles a solicitar y oficio respectivo. ¿Está conforme? Sí: firma y sella oficio de solicitud de traslado de bienes fungibles e instruye el envío del oficio. Continúa procedimiento. No: devuelve oficio para realizar las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
6.
Recibe respuesta a la solicitud. ¿La solicitud es aprobada? Sí: instruye al Jefe de la Sección de Inventarios No: finaliza el procedimiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
7. Coordina la recepción de los bienes fungibles. Jefe de la Sección de Inventarios
8. Realiza verificación física de las características de los bienes fungibles de acuerdo a lo solicitado.
Asistente o Técnico de Inventarios
9.
Suscribe acta administrativa de entrega de bienes fungibles, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe de Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios involucrado en el proceso; por parte de la dependencia que traslada, las personas que sean designadas por su autoridad. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos certificación del acta o copia certificada.
Dependencia que traslada
10. Con base al acta administrativa, registra la información requerida en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”.
Asistente o Técnico de Inventarios
Registro de bienes fungibles por donación en especie
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa al Jefe de la Sección de Inventarios, respecto a la fecha de recepción de bienes fungibles en donación, para que un representante de la Sección de Inventarios verifique que los mismos cumplan con las características establecidas en el documento de donación.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 131
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Verifica que los bienes fungibles cumplan con las características establecidas en la donación o documento extendido por el donante. NOTA: La verificación se realiza en la Sección de Almacenes, al momento de la entrega por parte del donante.
Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén / Jefe de la Sección de Inventarios,
Asistente o Técnico de Inventarios
3.
Registra en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles” la información requerida. Identifica los bienes fungibles con el número del bien que le corresponde.
Asistente o Técnico de Inventarios
4.
Traslada a la Sección de Almacenes el número de bien, folio y libro para generar la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H. Firma y sella la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, Forma 1-H. Asistente o Técnico de Inventarios
Asignación de bienes fungibles
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Asigna bien fungible, registra en “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.
Asistente o Técnico de Inventarios
2. Recibe bien fungible y firma “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.
Persona responsable del bien
3. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”. Asistente o Técnico de Inventarios
Registro de descargo de bienes fungibles
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita descargo de bien fungible Persona responsable del bien
fungible
2. Recibe el bien fungible y registra descargo en “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”.
Asistente o Técnico de Inventarios
3. Firma “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”, por los bienes descargados.
Persona responsable del bien
4. Archiva “Tarjeta de Responsabilidad para Bienes Fungibles”. Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 132
Diagrama de flujo
Registro de Activos Fijos por Compra (1 de 2 )
Asistente O Técnico de Inventarios
Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o Técnico de Inventarios /
Asistente de Compras DirectasJefe de la Sección de Inventarios
INICIO
Recibe notificación relacionada a la
adquisición del bien, y la fecha de
entrega por parte del proveedor
¿La información es correcta?
Ingresa en el módulo de
Inventarios del SICOIN, llena los
campos correspondientes
para generar el número del bien
Verifica información en Sistema con base
a la factura y documentación correspondiente
Verifica las características
físicas del activo fijo con base a las
especificaciones de la factura y a la
“Solicitud de Compra y/o
Contratación de
Servicio”.
Recibe información, según forma de
pago
Realiza las modificaciones
correspondientesNo
Guarda en el sistema y solicita
aprobación
Si
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el
módulo de Inventarios del
SICOIN
¿La información es correcta?
Notifica para su
corrección
Aprueba en el sistema
No
Si
Imprime “Constancia de
Bienes en Inventario”
generada por el SICOIN.
Identifica el activo fijo con el número
del bien que le corresponde, según registro en SICOIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 133
Registro de Activos Fijos por Compra (2 de 2 )
Asistente o Técnico de Inventarios
Técnico o Asistente de Almacén
Jefe de la Sección de Inventarios
Asistente de Inventarios
1
Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente
con la información requerida. Traslada
Recibe y completa información en el
-SIGAF- y genera la “Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma
1-H”. Traslada.
Realiza aviso de la adquisición del activo fijo a la Dirección de
Contabilidad del Estado, mediante
oficio
FIN
Recibe para firma y sello la “Constancia
de Ingreso a Almacén y a
Inventario, Forma 1-H” y devuelve a
sección de almacenes , junto con la “Constancia
de Bienes en Inventario”, para
adjuntar al expediente.
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
Continua procedimiento
de Ingreso a Almacén
Recibe copia de los
documentos de compras
para su archivo(viene del
procedimiento de
Adquisiciones
Archiva documentación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 134
Registro de activos fijos por traslado (1 de 2 )
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe del Departamento Administrativo
FinancieroJefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios
INICIO
Recibe notificación o identifica activos
fijos sujetos a traslado e instruye
¿Está conforme?
Firma, sella y traslada oficio y
listado
Coordina con la Sección de
Inventarios, la recepción de los
activos fijos
Instruye y coordina la verificación de los
activos fijos
Verifica el estado de los activos fijos, elabora listado y
oficio de los activos fijos a solicitar, y
traslada
Revisa listado de activos fijos a
solicitar y oficio
Devuelve oficio para realizar las
modificaciones correspondientes
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado de activos fijos e instruye el envío del oficio
No
Si
Recibe respuesta a la solicitud
¿La solicitud es aprobada?
Instruye al Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
1No
Si
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 135
Registro de activos fijos por traslado (2 de 2)
Asistente o Técnico de Inventarios
Dependencia que traslada
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
Jefe de la Sección de Inventarios
Asistente de Inventarios
2
Suscribe acta administrativa de entrega de activos
fijos
Registra en el libro “Registro de Inventario de
Activos Fijos”, la partida contable correspondiente
Da aviso a la Dirección de
Contabilidad del Estado, que ha
registrado variación en saldo de activo
fijo, mediante oficio
FIN
Realiza verificación física de las
características de los activos fijos, de
acuerdo a lo solicitado
Recibe documentación de la dependencia que trasladó los activos
fijos. Traslada
Registra el alta en el módulo de
inventarios de SICOIN, con base a
la resolución emitida por la
Dirección de Bienes del Estado
Recibe documentación y
traslada
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
1
Archiva documentación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 136
Registro de activos fijos por donación en especie (1 de 1)
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén/ Jefe de la Sección de Inventarios,
Asistente o Técnico de Inventarios
Asistente o Técnico de
InventariosJefe de la Sección de
InventariosAsistente de Inventarios
Informa respecto a la fecha de
recepción de activos fijos en donación,
para que se verifiquen
Registra en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”, la partida contable correspondiente
con la información requerida
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
FIN
INICIO
Verifica que los activos fijos
cumplan con las características
establecidas en la donación o documento
extendido por el donante
Ingresa en el módulo de
Inventarios del SICOIN, llena los
campos correspondientes y genera el número
del bien.
Identifica el activo fijo con el número
del bien que le corresponde, según registro en SICOIN.
Da aviso a la Dirección de
Contabilidad del Estado, que ha
registrado variación en saldo de activo
fijo, mediante oficio
Archiva documentacion
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 137
Asignación de activos fijos (1 de 1)
Asistente o Técnico de InventariosPersona responsable
del activo fijo
INICIO
Procede a la asignación de los activos fijos a la
persona responsable, en el
módulo de Inventarios del
SICOIN y genera el “Resguardo de
Bienes”, imprime, firma y sella
Registra en “Tarjeta de Responsabilidad de Bienes de Activo Fijo” el activo fijo asignado, anota información del bien entregado.
Requiere firma de la persona
responsable.
Firma “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de
Responsabilidad de Bienes de Activo
Fijo”
Archiva “Resguardo de Bienes” y “Tarjeta de
Responsabilidad de Bienes de Activo
Fijo”.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 138
Registro de descargo de bienes de activos fijos (1 de 1)
Persona responsable del bien
Asistente o Técnico de Inventarios
Solicita descargo de bien de activo fijo
Recibe el bien de activo fijo.
Ingresa al módulo de inventarios de SICOIN, realiza el descargo del bien
de activo fijo e imprime resguardo
actualizado
Archiva resguardo y tarjeta de
responsabilidad
FIN
INICIO
Registra descargo en “Tarjeta de
Responsabilidad de Bienes de Activo
Fijo”
Firma resguardo actualizado y tarjeta de responsabilidad
por los bienes descargados
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 139
Reposición de activos fijos (1 de 2)
Jefe de la Sección de Inventarios
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Persona responsable del activo fijoAsistente o Técnico de
Inventarios
INICIO
Identifica o recibe notificación de
faltante de activo fijo. Elabora
proyecto de oficio en el cual solicita la suscripción del acta
administrativa
Analiza proyecto de oficio
Firma oficio en el cual se solicita la
suscripción de acta administrativa para
hacer constar la pérdida, faltante o extravío del activo
fijo.
Revisa características del
activo fijo, si es necesario solicita
apoyo de personal técnico para su
verificación
¿Está de acuerdo?
Devuelve para efectuar
correcciones
No
Si
Recibe certificación del acta
administrativa. Solicita mediante
oficio la reposición del activo fijo o el pago del mismo, según normativa
aplicable. Informa por escrito
a la Sección de Inventarios
Realiza el pago del activo fijo
Realiza la reposición del activo fijo
Realiza la reposición
Entrega a la Sección de Inventarios el
activo fijo de idénticas
características y calidad
Realiza depósito en la cuenta bancaria de Fondo Común asignada para el
efecto, por el valor en libros del bien. Entrega boleta de
depósito a la Sección de Inventarios
Realiza el pago
Conforma expediente para
reposición o pago del bien, adjunta
propuesta de oficio dirigido al Despacho
Ministerial, solicitando
autorización para dar de baja el bien
de activo fijo faltante. Traslada
expediente
1
¿Cómo realiza la reposición?
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 140
Reposición de activos fijos (2 de 2)
Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
Jefe de la Sección de
Inventarios
Asistente o Técnico de Inventarios
Asistente de Inventarios
1
Coordina firma del oficio y su remisión
al Despacho Ministerial
Recibe expediente con la autorización para continuar con el trámite de la baja del bien de activo
fijo faltante.Traslada
Recibe de Contraloría General
de Cuentas expediente y
resolución de baja y alta del activo fijo,
según aplique; traslada
FIN
Conforma expediente y elabora oficio dirigido a la
Contraloría General de Cuentas. Remite oficio y expediente
Registra en el módulo de
inventario del SICOIN y en el libro “Registro y Control
de inventario”, imprime reporte de
las operaciones efectuadas en el
sistema.
Da aviso a la Dirección de
Contabilidad del Estado, que ha
registrado variación en saldo de activo
fijo,mediante oficio Recibe respuesta de
la Dirección de Contabilidad del
Estado
Archiva documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 141
Registro de bienes fungibles por compra (1 de 1)
Asistente o Técnico de
Inventarios
Técnico o Asistente de Almacén / Asistente o
Técnico de Inventarios /Asistente de ComprasSección de Almacenes
Recibe del Departamento de
Gestión de Adquisiciones,
notificación relacionada a la
adquisición del bien, y la fecha de
entrega por parte del proveedor.
Verifica las características físicas del bien
fungible con base a las especificaciones
INICIO
Realiza el alza del bien fungible, registrando la
información en el “Libro de Inventario
de Bienes Fungibles” e
identifica el bien fungible con el
número del bien que le corresponde.
Traslada información.
Recibe y completa información en el SIGAF y genera la
“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma
1-H”. Traslada.
FIN
Recibe para firma y sello la “Constancia
de Ingreso a Almacén y a
Inventarios, Forma 1-H” y devuelve a la
Sección de Almacenes
Continúa procedimiento
Ingreso a Almacén
Recibe copia de los
documentos de compras (viene del
procedimiento de
Adquisiciones)
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 142
Registro de bienes fungibles por traslado (1 de 2)
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Inventarios /
Asistente o Técnico de Inventarios
INICIO
Recibe notificación o identifica bienes fungibles sujetos a traslado e instruye
Firma y sella, y traslada oficio y
listado
Instruye para que se verifiquen los
bienes fungibles
Verifica el estado de los bienes fungibles,
elabora listado y oficio de bienes a
solicitar, y traslada
Revisa listado de bienes fungibles a
solicitar y oficio respectivo
¿Está conforme?Devuelve oficio para
modificaciones correspondientes
No
Firma y sella oficio de solicitud de
traslado de bienes fungibles e instruye
el envío
Si
Recibe respuesta a la solicitud
Instruye al Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
¿La solicitud es aprobada?
SI
Coordina con la Sección de
Inventarios la recepción de los bienes fungibles
2
Finaliza procedimiento
NO
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 143
Registro de bienes fungibles por traslado (2 de 2)
Asistente o Técnico de
InventariosDependencia que traslada
2
Realiza verificación física de las
características de los bienes fungibles
de acuerdo a lo solicitado
Suscribe acta administrativa de entrega de bienes
fungibles.Traslada a la Dirección de
Asuntos Administrativos certificación del
acta o copia certificada.
FIN
Con base al acta administrativa,
registra la información en el
“Libro de Inventario de Bienes
Fungibles”.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 144
Registro de bienes fungibles por donación en especie (1 de 1)
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Almacenes, Técnico o Asistente de Almacén / Jefe de la Sección de Inventarios, Técnico o
Asistente de Inventarios
Operador, Asistente o Analista
de Inventarios
Operador o Asistente de
Inventarios
INICIO
Informa respecto a la fecha de
recepción de bienes fungibles en
donación
Verifica que los bienes fungibles cumplan con las
características establecidas en la donación o documento
extendido por el donante
Registra en el “Libro de Inventario de Bienes
Fungibles” la información requerida e identifica los bienes fungibles con el número del bien que le
corresponde
Traslada el número de bien, folio y libro
para generar la Constancia de
Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma
1-H.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 145
Asignación de bienes fungibles (1 de 1)
Operador, Asistente o Analista de
Inventarios
Persona responsable del
bien
INICIO
Asigna bien fungible, registra en
“Tarjeta de Responsabilidad
para Bienes Fungibles”.
Recibe bien fungible y firma Tarjeta de Responsabilidad
Para bienes
fungibles.
Archiva Tarjeta de Responsabilidad
Para bienes fungibles.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 146
Registro de descargo de bienes fungibles (1 de 1)
Persona responsable del bien
Operador, Asistente o Analista de Inventarios
Solicita descargo de bien fungible
Recibe el bien fungible y registra
descargo en “Tarjeta de
Responsabilidad para Bienes Fungibles”
FIN
INICIO
Firma Tarjeta de responsabilidad
para bienes fungibles por los
bienes descargados
Archiva Tarjeta de Responsabilidad
Para bienes fungibles
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 147
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 03 1 de 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Baja de bienes en Inventario
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la baja de los activos fijos y bienes fungibles en las diferentes modalidades, de acuerdo a la normativa vigente. Inicia: Identifica activos fijos en buen estado o que puedan ser reparados y en desuso dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Finaliza: Registra la baja definitiva de bienes fungibles en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”, con base en el acta administrativa.
NORMATIVA APLICABLE: a) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Acuerdo Gubernativo número 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la
Administración Pública. c) Acuerdo Gubernativo número 779-98, Reglamento del Decreto número 103-97 del Congreso de la República. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y
su estructura orgánica interna vigente. e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
f) Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Instrucciones que rigen la preparación, verificación y rendición de los inventarios.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Cuando la Dirección de Asuntos Administrativos tenga bienes sujetos a traslado, primero debe ponerlos a disposición de las dependencias internas del Ministerio de Finanzas Públicas; de no existir interés interno podrá poner los bienes a disposición de otras dependencias del sector público.
2. Para la baja de vehículos en mal estado, se deberá gestionar en un expediente distinto al de los demás bienes ferrosos.
Baja de activos fijos por traslado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Identifica activos fijos en buen estado o que puedan ser reparados y en desuso dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Inventarios
2. Verifica la información de los activos fijos sujetos a traslado. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
3. Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para autorización.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4.
Verifica listado. ¿Autoriza el traslado? Sí: traslada listado a la Sección de Inventarios y continúa con el procedimiento No: finaliza el procedimiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
5. Pone a disposición de dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de los activos fijos.
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 148
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Inventarios
6.
Analiza el listado de activos fijos. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Ministerio de
Finanza Públicas?
Sí: envía oficio solicitando los bienes y continúa en la actividad número 9. No: continúa con el procedimiento.
Dependencia solicitante
7. Pone a disposición de las dependencias del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener interés, el listado autorizado de bienes de activos fijos.
Jefe de la Sección de Inventarios
8.
Analiza listado de activos fijos. ¿Existe interés por parte de alguna dependencia del Organismo Ejecutivo? Sí: envía oficio solicitando los activos fijos y continúa con el
procedimiento.
No: procede a realizar el procedimiento “Baja de bienes de activos fijos”.
Institución solicitante
9. Recibe requerimientos e instruye a Jefe del Departamento Administrativo Financiero para continuar el trámite.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
10. Recibe instrucciones y traslada a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
11. Coordina el traslado con el Encargado de Inventario de la(s) dependencia(s) solicitante(s).
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de
Inventarios
12.
Suscribe acta administrativa de traslado de activos fijos, en la cual deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y personal de la Sección de Inventarios que participa en la operación. Y por parte de la dependencia que recibe, las personas que designe la autoridad correspondiente. NOTA: en el caso de vehículos, debe comparecer en el acta el Director de Asuntos Administrativos y/o representante legal actualizado en el Registro Tributario Unificado.
Asistente o Técnico de Inventarios
13.
Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero. NOTA: en el caso de vehículos, también debe firmar y sellar el Director de Asuntos Administrativos y/o representante legal actualizado en el Registro Tributario Unificado.
Asistente o Técnico de Inventarios
14.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando resolución de traslado de activos fijos; con firma del Asistente o Técnico de Inventarios de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. El expediente se integrará con los siguientes documentos:
a. Solicitud de traslado de bienes de la dependencia interesada b. Copia certificada de acta administrativa c. Certificación de inventario
NOTA: el expediente deberá entregarse en el Centro de Atención al
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 149
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Usuario del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde emitirán un número de expediente para seguimiento del mismo.
15.
Recibe resolución para operar la baja correspondiente y procede a registrar baja de activos fijos en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Registra y solicita traslado con afectación en libro de inventario de activos fijos, en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.
Asistente o Técnico de Inventarios
16.
Elabora oficio dirigido a la dependencia que recibe los activos fijos, indicando que proceda a dar de alta en el SICOIN; con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Adjunta al oficio copia de la resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado, copia certificada del acta de traslado y reporte de traslado con afectación en libros, emitido en SICOIN.
Asistente o Técnico de Inventarios
17.
Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación a libro de inventario de activos fijos en el sistema SICOIN. Notifica de la operación a la Sección de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dependencia(s) que recibe(n) los activos fijos
18.
Solicita la aprobación del traslado del activo fijo, a la Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio firmado por Asistente o Técnico de Inventarios de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente o Técnico de Inventarios
19. Opera en el sistema –SICOIN-, la aprobación de traslado de los activos fijos.
Dirección de Contabilidad del Estado
20. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
21. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Baja de bienes de activos fijos (material ferroso)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Identifica bienes de activos fijos en mal estado e irreparable (material ferroso) y notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, adjuntando listado.
Asistente o Técnico de Inventarios
2.
Elabora acta administrativa de baja definitiva de bienes de activos fijos (material ferroso), con la información que establece la normativa respectiva. En el acta deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 150
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Elabora oficio dirigido al Despacho Ministerial solicitando autorización de baja de activos fijos en mal estado, con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Se adjunta al oficio certificación de inventario y copia certificada del acta.
Asistente o Técnico de Inventarios
4.
Recibe del Despacho Ministerial la autorización de baja de los activos fijos en mal estado y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
5. Recibe expediente e instruye a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
6.
Elabora oficio dirigido a la Contraloría General de Cuentas solicitando emisión de resolución de bienes en mal estado, con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Al oficio debe adjuntar el expediente respectivo.
Asistente o Técnico de Inventarios
7.
Recibe de la Contraloría General de Cuentas, la información de la integración de la comisión conformada por un presentante de las siguientes instituciones: Dirección de Bienes del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos y Contraloría General de Cuentas; así como datos del lugar, fecha y hora para la recepción de los bienes.
Jefe de la Sección de Inventarios
8. Entrega a la Dirección de Bienes del Estado, los bienes de activos fijos (material ferroso).
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de
Inventarios
9. Suscribe acta de recepción de bienes de activos fijos (material ferroso) y envía a la Contraloría General de Cuentas.
Dirección de Bienes del Estado
10. Remite al Jefe de la Sección de Inventarios, resolución para la baja en el libro de inventarios.
Contraloría General de Cuentas
11.
Registra la baja de activo fijo en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Posteriormente, registra en el sistema –SICOIN-, la baja con afectación en libro de inventario de activos fijos y genera reporte de baja.
Asistente o Técnico de Inventarios
12.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado, con firma del Asistente o Técnico Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero Al oficio se debe adjuntar los siguientes documentos:
a. Copia de resolución de Contraloría General de Cuentas b. Copia de acta administrativa c. Reporte de baja de SICOIN
Asistente o Técnico de Inventarios
13. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 151
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
14. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Identifica bienes de activos fijos en mal estado e irreparables (destructibles e incinerables) y notifica al Jefe del Jefe de la Sección de Inventarios, adjuntando listado para su análisis.
Asistente o Técnico de Inventarios
2.
Analiza listado. ¿Requiere dictamen técnico? Sí: solicita dictamen técnico a la Dirección de Tecnologías de la Información, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 3. No: continúa en el paso número 4.
Jefe de la Sección de Inventarios
3. Recibe de la Dirección de Tecnologías de la Información, el dictamen técnico correspondiente y continúa con el procedimiento.
Jefe de la Sección de Inventarios
4.
Elabora acta administrativa de baja de bienes de activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con la información que establece la normativa respectiva. En caso de bienes que requieren dictamen técnico, se deberá dejar constancia del mismo en el acta respectiva. En el acta deben comparecer el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios.
Asistente o Técnico de Inventarios
5.
Elabora oficio dirigido al Despacho Ministerial solicitando autorización para la baja de activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. NOTA: Se adjunta al oficio certificación de inventario y copia certificada del acta.
Asistente o Técnico de Inventarios
6.
Recibe del Despacho Ministerial, la autorización de baja de los activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables) y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
7. Recibe expediente e instruye a la Sección de Inventarios. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
8.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado, solicitando la emisión de resolución de baja de los bienes en mal estado (destructibles e incinerables) con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 152
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NOTA: Al oficio debe adjuntar el expediente respectivo.
9.
Revisa los bienes en mal estado destructibles e incinerables, emite resolución de baja y envía a la Contraloría General de Cuentas, junto con el expediente.
Dirección de Bienes del Estado,
Departamento de Bienes Muebles
10.
Recibe de la Contraloría General de Cuentas, la información de la integración de comisión conformada por un presentante de las siguientes instituciones: Dirección de Bienes del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos y Contraloría General de Cuentas; así como del lugar, fecha y hora para la destrucción de los bienes.
Jefe de la Sección de Inventarios
11.
Suscribe acta administrativa de constancia de destrucción de los bienes en mal estado (destructibles e incinerables), en la cual debe comparecer la comisión conformada para el efecto y envía copia certificada a la Contraloría General de Cuentas.
Asistente o Técnico de Inventarios
12. Remite al Jefe de la Sección de Inventarios, resolución para la baja en el libro de inventarios.
Contraloría General de Cuentas
13.
Registra la baja de activo fijo en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”. Posteriormente, registra en el sistema SICOIN, la baja con afectación en libro de inventario de activos fijos y genera reporte de baja.
Asistente o Técnico de Inventarios
14.
Elabora oficio dirigido a la Dirección de Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado (destructibles e incinerables), con firma del Asistente o Técnico de Inventarios, Jefe de la Sección de Inventarios, Jefe del Departamento Administrativo Financiero y visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Al oficio se deben adjuntar los siguientes documentos:
a. Copia de resolución de Contraloría General de Cuentas b. Copia de acta administrativa c. Reporte de baja de SICOIN
Asistente o Técnico de Inventarios
15. Recibe respuesta de la Dirección de Contabilidad del Estado. Traslada para archivo.
Jefe de la Sección de Inventarios
16. Archiva documentación. Asistente de Inventarios
Baja de bienes fungibles por traslado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica bienes fungibles en buen estado dentro de la Unidad Ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Inventarios
2. Verifica la información de los bienes fungibles sujetos a traslado. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
3. Valida listado de bienes fungibles sujetos a ser traslados y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para autorización.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 153
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Verifica listado. ¿Autoriza el traslado? Sí: traslada listado a la Sección de Inventarios y continúa con el procedimiento. No: finaliza el procedimiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
5. Pone a disposición de dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, el listado autorizado de los bienes fungibles.
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de
Inventarios
6. De existir interés por parte de alguna dependencia, envía oficio solicitando los bienes fungibles y continúa con el procedimiento.
Dependencia(s) interesada(s)
7. Recibe requerimientos e instruye al Jefe del Departamento Administrativo Financiero para continuar el trámite.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
8. Convoca a la(s) dependencia(s) solicitante(s) indicando fecha, lugar y hora en que se entregarán los bienes fungibles.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
9.
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles, en la cual deben comparecer el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventario. Y el personal designado por la dependencia que recibe.
Asistente o Técnico de Inventarios os
10. Emite certificación de acta o copia certificada y entrega a la(s) dependencias(s) que recibieron los bienes.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
11. Realiza las gestiones logísticas correspondientes con la(s) dependencia(s) solicitante(s) para el traslado de los bienes fungibles.
Asistente o Técnico de Inventarios
12. Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base en el acta administrativa.
Asistente o Técnico de Inventarios
Baja de bienes fungibles
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal estado dentro de la bodega y notifica al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Inventarios
2. Verifica y valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja y remite al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su autorización.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
3. Autoriza la destrucción y posterior baja de bienes fungibles y traslada al Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo
Financiero
4. Instruye al Jefe de la Sección de Inventarios para que procedan a la destrucción y posterior baja de bienes fungibles.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
5.
Suscribe acta administrativa de baja de bienes fungibles, en donde conste la destrucción de los mismos y en la cual deben comparecer el Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Inventarios y Asistente o Técnico de Inventarios, que participe en el proceso.
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 154
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Registra la baja definitiva de bienes fungibles en el “Libro de Inventario de Bienes Fungibles”, con base el acta administrativa.
Asistente o Técnico de Inventarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 155
Diagrama de flujo
Baja de activos fijos por traslado (1 de 4)
Jefe de la Sección
de Inventarios
Jefe del Departamento
Administrativo FinancieroDirector de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo FinancieroJefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios
INICIO
Identifica activos fijos en buen estado
o que puedan ser reparados y en desuso. Notifica
¿Autoriza el traslado?
Verifica la información de los activos fijos sujetos
a traslado.
Verifica listado
Valida listado de activos fijos sujetos
a ser traslados y remite para autorización
No
Traslada listado a la Sección de Inventarios
Pone a disposición de dependencias del Ministerio de
Finanzas Públicas, el listado autorizado de los activos fijos.
Si
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 156
Baja de activos fijos por traslado (2 de 4)
Dependencia solicitanteJefe de la Sección de
InventariosInstitución solicitante
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
2
Analiza el listado de activos fijos
¿Existe interés por parte de
alguna dependencia?
Envía oficio solicitando los
bienes
No
Si
Pone a disposición de las dependencias
del Organismo Ejecutivo, que pudiesen tener
interés, el listado autorizado de
bienes de activos fijos.
Analiza listado de activos fijos
¿Existe interés por parte de
alguna dependencia?
Envía oficio solicitando los
activos fijos
Procede a realizar el
procedimiento “Baja de
bienes de activos fijos”
No
Si
Recibe requerimientos e
instruye para continuar el trámite
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 157
Baja de activos fijos por traslado (3 de 4)
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Inventarios /
Asistente o Técnico de Inventarios
Asistente oTécnico de
Inventarios
2
Recibe instrucciones y traslada a la
Sección de Inventarios
Elabora oficio dirigido a la
Dirección de Bienes del Estado, solicitando
resolución de traslado de activos
fijos
Coordina el traslado con el Encargado de Inventario de la(s)
dependencia(s) solicitante(s).
Suscribe acta administrativa de
traslado de activos fijos
Emite certificación de inventario, firma, sella y traslada para
firma de visto bueno
Recibe resolución para operar la baja y procede a registrar baja de activos fijos
en libro.Registra y solicita
traslado con afectación a libro de
inventario de activos fijos, en el sistema SICOIN y
genera reporte de traslado.
Elabora oficio dirigido a la
dependencia que recibe los activos
fijos, indicando que proceda a dar de alta en el SICOIN;
Adjunta copia de la resolución emitida, copia certificada del
acta de traslado y reporte de traslado con afectación en libros, emitido en
SICOIN.
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 158
Baja de activos fijos por traslado (4 de 4)
Dependencia(s) que
recibe(n) los activos fijos
Asistente o Técnico de
Inventarios
Dirección de Contabilidad
del Estado
Jefe de la Sección de
InventariosAsistente de Inventarios
3
Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectación
a libro de inventario de activos fijos en el
sistema SICOIN.Notifica de la
operación
Solicita la aprobación del
traslado del activo fijo, a la Dirección
de Contabilidad del Estado mediante
oficio
Opera en el sistema –SICOIN-, la
aprobación de traslado de los
activos fijos.
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
Fin
Archiva documentación
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 159
Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) (1 de 2)
Asistente o Técnico de
Inventarios
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
INICIO
Identifica bienes de activos fijos en mal
estado e irreparable (material ferroso) y notifica adjuntando
listado
1
Elabora acta administrativa de baja definitiva de bienes de activos
fijos (material ferroso)
Elabora oficio dirigido al Despacho
Ministerial solicitando
autorización de baja de activos fijos en
mal estado
Recibe del Despacho
Ministerial la autorización de baja de los activos fijos
en mal estado y traslada
Recibe expediente e instruye a la Sección
de Inventarios
Elabora oficio dirigido a la
Contraloría General de Cuentas
solicitando emisión de resolución de
bienes en mal estado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 160
Baja de bienes de activos fijos (material ferroso) (2 de 2)
Jefe de la Sección de
Inventarios
Jefe de la Sección de Inventarios /Asistente o Técnico
de Inventarios
Dirección de Bienes
del Estado
Contraloría General
de Cuentas
Asistente o Técnico de
InventariosAsistente de Inventarios
1
Recibe de la Contraloría General
de Cuentas, la información de la integración de la
comisión conformada, datos del lugar, fecha y
hora para la recepción de los
bienes.
Entrega a la Dirección de Bienes
del Estado, los bienes de activos
fijos (material ferroso)
Suscribe acta de recepción de bienes
de activos fijos (material ferroso) y
envía a la Contraloría General
de Cuentas
Remite al Jefe de la Sección de
Inventarios, resolución para la baja en el libro de
inventarios.
Registra baja en el libro de inventarios de activos fijos, en el SICOIN,y genera
reporte de baja
Elabora oficio dirigido a la Dirección de
Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos fijos en mal estado
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
FIN
Archiva documentación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 161
Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) (1 de 2)
Asistente o Técnico de
Inventarios
Jefe de la Sección de Inventarios
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
INICIO
Identifica bienes de activos fijos en mal
estado e irreparable (destructibles o incinerables) y
notifica adjuntando listado
1
¿Requiere dictamen técnico?
Solicita dictamen técnico a la DTI mediante oficio
Si
Recibe el dictamen técnico
correspondiente
Elabora acta administrativa de baja de bienes de
activos fijos en mal estado
Elabora oficio dirigido al Despacho
Ministerial solicitando
autorización para la baja de activos fijos
en mal estado
Analiza listado
Recibe del Despacho
Ministerial, la autorización de baja de los activos fijos
en mal estado y traslada
No
Recibe expediente e instruye a la Sección
de Inventarios
Elabora oficio dirigido a la
Dirección de Bienes del Estado,
solicitando la emisión de
resolución de baja de los bienes en mal
estado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 162
Baja de bienes de activos fijos (destructibles e incinerables) (2 de 2)
Dirección de Bienes del Estado, Departamento de
Bienes Muebles
Jefe de la Sección de Inventarios
Asistente o Técnico de Inventarios
Contraloría General de Cuentas
Asistente de Inventarios
Revisa los bienes en mal estado, emite
resolución de baja y envía a la
Contraloría General de Cuentas, junto con el expediente.
Recibe de la Contraloría General
de Cuentas, la información de la
integración de comisión; así como del lugar, fecha y
hora para la destrucción de los
bienes.
Suscribe acta administrativa de
constancia de destrucción de los
bienes en mal estado y envía copia
certificada a la Contraloría General
de Cuentas.
Remite al Jefe de la Sección de
Inventarios, resolución para la baja en el libro de
inventarios
Registra Baja en el libro de inventarios
de activos fijos,l SICOIN, l y genera
reporte de baja
Elabora oficio dirigido a la Dirección de
Contabilidad del Estado solicitando la baja de los activos
fijos en mal estado
Recibe respuesta de la Dirección de
Contabilidad del Estado
FIN
1
Archiva documentación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 163
Baja de bienes fungibles por traslado (1 de 2)
Jefe de la Sección de
Inventarios
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o Técnico de Inventarios
INICIO
Identifica bienes fungibles en buen
estado, notifica
¿Autoriza el traslado?
Verifica la información de los
bienes fungibles sujetos a traslado
Valida listado de bienes fungibles
sujetos a ser traslados y remite para autorización
Verifica listado
No
Pone a disposición de dependencias del Ministerio de
Finanzas Públicas, el listado autorizado
de los bienes fungibles
Si
21
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 164
Baja de bienes fungibles por traslado (2 de 2)
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Asistente o Técnico de Inventarios
Dependencia(s)
interesada
Recibe requerimientos e
instruye para continuar el trámite
Convoca a la(s) dependencia(s)
solicitante(s) indicando fecha,
lugar y hora en que se entregarán los bienes fungibles
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes
fungibles
Emite certificación de acta o copia
certificada y entrega a la(s)
dependencias(s) que recibieron los
bienes.
FIN
2
Realiza las gestiones logísticas
correspondientes con la(s)
dependencia(s) solicitante(s) para el
traslado de los bienes fungibles
Registra traslado en el libro de bienes
fungibles con base el acta
administrativa
De existir interés, envía oficio
solicitando los bienes fungibles
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 165
Baja de bienes fungibles (1 de 1)
Jefe de la Sección de
Inventarios
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Inventarios / Asistente o
Técnico de Inventarios
Asistente o Técnico de
Inventarios
INICIO
Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal
estado dentro de la bodega y notifica
Verifica y valida el listado de bienes
fungibles sujetos a baja y remite para
su autorización.
Autoriza la destrucción y
posterior baja de bienes fungibles y
traslada
Instruye al Jefe de la Sección de
Inventarios para que procedan a la
destrucción y posterior baja de bienes fungibles
Suscribe acta administrativa de
baja de bienes fungibles, en donde
conste la destrucción de los
mismos
Registra la baja definitiva de bienes
fungibles en el “Libro de Inventario
de Bienes Fungibles”, con base
el acta administrativa.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 166
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita a través de correo electrónico el cálculo de los servicios de energía
eléctrica y agua potable consumidos por las entidades adscritas al Ministerio.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
2. Recibe solicitud, realiza el cálculo correspondiente de los servicios y traslada la
información a través de oficio al Departamento Administrativo Financiero.
Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento
3.
Recibe, analiza y coordina la elaboración del oficio de cobro a la entidad adscrita,
firma el mismo y gestiona visto bueno del Director de Asuntos Administrativos o
Sub Director Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
4. Recibe el oficio de solicitud de cobro, realiza el pago y traslada la documentación
de respaldo a la Dirección de Asuntos Administrativos. Entidad adscrita
5. Recibe y traslada la documentación al Departamento Administrativo Financiero
para su seguimiento.
Director de Asuntos Administrativos
6.
Coordina la elaboración de oficio hacia la Dirección Financiera, requiriendo se
informe a la Dirección de Asuntos Administrativos cuando esté aprobado el
Comprobante Único de Registro, clase de registro “Devengado y Percibido”,
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para gestionar el cobro por servicio de energía eléctrica y agua potable a las entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas, dando cumplimiento a los convenios establecidos.
Inicia: Solicitud de cálculo.
Finaliza: Archiva documentación generada.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b. Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-
2015 del Ministerio de Finanzas Públicas. c. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El cálculo del consumo de Energía Eléctrica deberá ser mensual y establecerse de acuerdo al mes vencido los tres primeros días hábiles posteriores, después de la fecha de emisión de la factura de la energía eléctrica. En el caso del cálculo del consumo de agua potable deberá de remitirse junto con el cálculo de energía eléctrica.
2. Los documentos de respaldo serán las facturas emitidas por la Empresa Eléctrica de Guatemala –EEGSA- y la Empresa Municipal de Agua Potable –EMPAGUA-.
3. El oficio de solicitud de cobro deberá indicar el monto correspondiente de los servicios y solicitar a la entidad adscrita que realizado el pago, remita a la Dirección de Asuntos Administrativos la copia del Comprobante Único de Registro de Egresos aprobado y firmado, y el recibo de ingresos emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.
4. El cálculo de los servicios se realizará de conformidad con lo establecido en el convenio correspondiente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 167
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
relacionado con la nota de crédito del pago realizado.
7. Recibe documentación de CUR aprobado de la Dirección Financiera y traslada al
Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
8. Recibe la documentación y coordina su archivo. Jefe del Departamento
Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 168
Cobro de energía eléctrica y agua potable a entidades adscritas al Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 1)
Jefe del Departamento Administrativo
Financiero
Jefe del Departamento de
Infraestructura y MantenimientoEntidad adscrita Director de Asuntos Administrativos
Inicio
Recibe CUR aprobado y traslada
Coordinar la elaboración de oficio hacia la
Dirección Financiera
Recibe, analiza y coordina la
elaboración del oficio de cobro a la
entidad adscrita
Recibe y traslada la documentación
Solicita a través de correo electrónico el
cálculo de los servicios de energía
eléctrica y agua potable
realiza el cálculo correspondiente a
los servicios
Recibe el oficio de solicitud de cobro,
realiza el pago
Fin
Recibe la documentación y
coordina su archivo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 169
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administrativo Financiero 01 1 de 5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales que presten servicios técnicos o profesionales bajo el renglón de Otras Remuneraciones de Personal Temporal
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado de las personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal, en las Dependencias adheridas a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.
Inicia: Ingresa a la página web del Registro General de Adquisiciones del Estado.
Finaliza: Genera constancia de la inscripción.
NORMATIVA APLICABLE:
h) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y
su estructura orgánica interna vigente. i) Acuerdo Gubernativo 170-2018 “Reglamento del Registro General de Adquisiciones del Estado” j) Acuerdo Ministerial 563-2018 “Requisitos y metodología de inscripción y precalificación ante el
Registro General de Adquisiciones del Estado” DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Información y documentación: Por cada solicitud de usuario se deberá de anexar al formulario denominado “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” la documentación del personal designado por cada una de las Dependencias solicitantes adheridas a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”, que se lista a continuación: a. Fotocopia de DPI b. Fotocopia de acta o nombramiento
2. Responsabilidad: a. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
Solicitante, es responsable de utilizar el sistema en la forma que ponga a disposición el Registro General de Adquisiciones del Estado, en el entendido que los términos y condiciones pueden ser ampliados o modificados en cualquier momento sin previo aviso, únicamente publicando en el portal web dichas modificaciones o ampliaciones.
b. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante es responsable de que la información que anexe en el formulario electrónico para las gestiones que realice en el Registro General de Adquisiciones corresponda a la información entregada por las personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal.
c. La Unidad Ejecutora 205 y las dependencias solicitantes adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas están exentas de responsabilidad por información o documentación considerada como falsa o que no reúna los requisitos legales, contables, financieros, consulares, o cualquier otro.
d. El Registro General de Adquisiciones del Estado, en caso de establecer falsedad o dolo en la presentación de información o documentación, se reserva el derecho de iniciar las acciones legales que correspondan de conformidad con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y demás normativa aplicable.
e. Queda bajo responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia
solicitante, delimitar las funciones, de modo que exista segregación para el registro, gestión y autorización que efectúen sus servidores, así como, el cambio o la desactivación del usuario que deberá realizarse el día inmediato posterior al retiro, renuncia o cambio de puesto de dicho usuario.
3. Notificaciones oficiales por parte del RGAE: El correo electrónico registrado es el medio por el cual el -RGAE- enviará toda notificación, aviso, claves de acceso y demás información relativa a gestiones ante el Registro General de Adquisiciones del Estado. La persona designada por la
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 170
Solicitud de Usuario en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ingresa a la página web del Registro General de Adquisiciones del Estado, descarga el formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado”, completa información, imprime y
anexa la documentación solicitada, firma y traslada formulario y documentación al Director o Subdirector de la Dependencia
solicitante.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
2.
Revisa formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” y documentos adjuntos. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Enlace Administrativo Financiero, para correcciones. Regresa a la actividad número 1. No: Firma formulario y traslada al Enlace Administrativo Financiero, para continuar con el procedimiento.
Director o Subdirector de la Dependencia solicitante
3. Gestiona firma de la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
4.
Revisa formulario “Creación y Desactivación de usuarios de unidades ejecutoras en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado” y documentación adjunta. ¿Hay correcciones? Sí: devuelve al Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia solicitante, para correcciones. Regresa a la actividad número 1. No: Firma formulario y traslada al Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia solicitante, para continuar con el procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de la Unidad
Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”
5. Adjunta el formulario autorizado y documentos en el formulario electrónico del Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado, para la asignación de usuario y contraseña.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
6.
Recibe en la dirección de correo electrónico institucional consignada en el formulario de registro, el usuario y contraseña para ingresar al Sistema informático para la inscripción de personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal en la Dependencia solicitante adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos”.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
Dependencia solicitante adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos” debe consignar para recibir notificaciones la dirección de correo electrónico institucional.
4. Confidencialidad: Toda información que, por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga acceso restringido, o haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo garantía de confidencialidad tiene ese carácter. El usuario designado y autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante está obligado a observar este precepto y tendrán la obligación de hacer saber a sus representantes el mismo.
5. Pago del arancel: Pago que deberá hacerse efectivo por parte de las personas individuales que estén interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales en cada Dependencia adherida a la Unidad Ejecutora 205 “Dirección de Asuntos Administrativos, de conformidad con la tarifa y el mecanismo dispuesto por el Registro General de Adquisiciones del Estado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 171
Inscripción de personas individuales que prestan servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe documentación de personas individuales interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales en la dependencia solicitante, según corresponda el tipo de servicio y de conformidad con lo dispuesto en la normativa aplicable.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
2.
Ingresa al Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado, la información requerida por el Registro General de Adquisiciones del Estado anexando la documentación respectiva y genera solicitud de inscripción.
Enlace Administrativo Financiero de la Dependencia
solicitante
3. Realiza el pago de boleta en el banco que pone a disposición para tal efecto el Registro General de Adquisiciones del Estado.
Persona individual que prestará servicios técnicos o
profesionales en la dependencia solicitante
4. Genera constancia de inscripción. Registro General de
Adquisiciones del Estado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 172
Diagrama de flujo
Solicitud de Usuario en el Sistema del Registro General de Adquisiciones del Estado (1 de 1 )
Enlace Administrativo Financiero de la
Dependencia solicitanteDirector o Subdirector de la dependencia solicitante
Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora 205
DAA
INICIO
Ingresa a la página Web del RGAE, descarga formulario de
creación/desactivación de usuarios de unidades ejecutoras
en el Sistema del RGAE
¿Hay correcciones?
Completa información, imprime, anexa la documentación
solicitada y traslada formulario
Revisa formulario de creación/desactivación de usuarios de
unidades ejecutoras en el Sistema del RGAE y documentación adjunta
Devuelve para correcciones
Firma formulario y traslada
SÍ
NO
Gestiona firma del formulario
¿Hay correcciones?
Revisa formulario de creación/desactivación de usuarios de unidades
ejecutoras en el Sistema del RGAE y documentación adjunta
Firma formulario y traslada
SÍDevuelve para correcciones
A
A
A
NO
Adjunta formulario autorizado y documentos en el formulario electrónico del Sistema del RGAE, para asignación de
usuario y contraseña
Recibe usuario y contraseña en el correo electrónico institucional
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 173
Inscripción de personas individuales que prestan servicios técnicos o profesionales bajo el renglón Otras Remuneraciones de Personal Temporal (1 de 1)
Enlace Administrativo Financiero de la
Dependencia solicitante
Persona individual que prestará servicios
técnicos o profesionales en la
dependencia solicitante
Registro General de Adquisiciones del
Estado
INICIO
Recibe documentación de personas individuales
interesadas en prestar servicios técnicos o profesionales
Ingresa al Sistema del RGAE la información requerida por el
Registro General de Adquisiciones del Estado,
anexando la documentación respectiva y genera solicitud de
inscripción
Realiza el pago de boleta en el banco que pone a disposición
para tal efecto el Registro General de Adquisiciones del
Estado
Genera constancia de inscripción
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 174
2. Gestión de Adquisiciones
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 03 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades y criterios que se deben realizar y aplicar para la vinculación que debe existir entre el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC.
Finaliza: Informa al Director de Asuntos Administrativos que se actualizó la vinculación del POA y PACC; y archiva documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año fiscal vigente. d) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
e) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. f) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. g) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. h) Directrices para la Formulación Plan-Presupuesto en el Marco de la Gestión por Resultados, Anual y Multianual
correspondiente. i) Directrices para la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal vigente.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Es responsabilidad del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero velar:
a) Por mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) de la Dirección de Asuntos Administrativos.
b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estén incluidas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones aprobado. Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las compras y contrataciones que no superen el monto definido en la Ley de Contrataciones del Estado, para la modalidad de Baja Cuantía.
c) Enviar a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (DIPLANDI), copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que impacten en el Plan Operativo Anual.
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y formulación del presupuesto) No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, para que coordinen la aplicación y cumplimiento de los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
NOTA: En el caso de las dependencias adheridas a la Dirección de Asuntos Administrativos, queda bajo la responsabilidad del Enlace Administrativo de la dependencia, coordinar la vinculación de su POA y PACC.
Director de Asuntos Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 175
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Coordina, realiza y consolida el proceso de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la elaboración del POA y del PACC, y en función a los lineamientos recibidos por parte de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Traslada al Subdirector Administrativo Financiero.
Analista Administrativo Financiero / Asistente de
Normas y Programación de Adquisiciones
3.
Revisa el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
¿Cumple con los lineamientos establecidos?
No: devuelve información al Analista Administrativo Financiero, indicando las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 2.
Sí: traslada al Director de Asuntos Administrativos y continúa con el procedimiento.
Subdirector Administrativo Financiero
4.
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento?
Sí: Ordena al Analista Administrativo Financiero, envío a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo. Continúa procedimiento.
No: Devuelve al Subdirector Administrativo Financiero, con las observaciones para realizar modificaciones. Regresa a la actividad número 3.
Director de Asuntos Administrativos
5. Envía a la DIPLANDI y además envía copia a los subdirectores de la Dirección. Archiva copia del documento que vincula el POA y PACC.
Analista Administrativo Financiero
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del Presupuesto) No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica necesidad de actualización del Plan Operativo Anual (POA) y/o del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC); y traslada al Director de Asuntos Administrativos.
Analista Administrativo Financiero
2. Instruye a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad para coordinar la actualización del Plan Operativo Anual o del Plan Anual de Compras y Contrataciones.
Director de Asuntos Administrativos
3.
Coordina, realiza y consolida el proceso de actualización del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos para la actualización del POA y PACC.
Traslada al Subdirector Administrativo Financiero.
Analista Administrativo Financiero
4.
Revisa el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
Subdirector Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 176
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Cumple con los lineamientos establecidos?
Sí: traslada al Director de Asuntos Administrativos y continúa con el procedimiento.
No: devuelve información al Analista Administrativo Financiero, indicando las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad número 3.
5.
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos.
¿Está de acuerdo con el documento?
Sí: Ordena el envío del documento a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para el seguimiento respectivo. Continúa procedimiento.
No: Devuelve al Subdirector Administrativo Financiero, con las observaciones para realizar modificaciones. Regresa a la actividad número 4.
Director de Asuntos Administrativos
6. Recibe notificación de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y traslada al Analista Administrativo Financiero.
Director de Asuntos Administrativos
7.
Analiza notificación.
¿Se aprobó la vinculación POA y PACC?
Sí: identifica si es necesaria una modificación presupuestaria y gestiona la misma según procedimiento “Reprogramación de Subproductos (durante la etapa de ejecución)” y continúa con el procedimiento.
No: Informa al Director de Asuntos Administrativos, y de requerir modificaciones continúaa en el paso número 2; caso contrario finaliza el procedimiento.
Analista Administrativo Financiero
8. Informa al Director de Asuntos Administrativos que se actualizó la vinculación del POA y PACC; y archiva documentación.
Analista Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 177
Diagrama de flujo
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de planificación y formulación del presupuesto) (1 de 1)
Director de Asuntos Administrativos
INICIO
Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a los Subdirectores ,
para que coordinen la aplicación y
cumplimiento de los lineamientos
recibidos por parte de la DIPLANDI
Analista Administrativo Financiero / Asistente de
Normas y Programación de Adquisiciones
Coordina, realiza y consolida el proceso
de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan
Anual de Compras y Contrataciones, de
acuerdo a los procedimientos
establecidos , y en función a los lineamientos
recibidos
Subdirector Administrativo
Financiero
Revisa el documento que vincula el Plan
Operativo Anual y el Plan Anual de
Compras y Contrataciones de la
Dirección de Asuntos
Administrativos, verificando el
cumplimiento de los lineamientos
recibidos
Cumple con los lineamientos establecidos?
NO
Director de Asuntos Administrativos
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que
responda a las necesidades de la
dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos
Esta de acuerdo con el
documento?
NO
SI
Analista Administrativo Financiero
Envía a la DIPLANDI y envía copia a los subdirectores de la Dirección y archiva
copia del documento que vincula el POA y
PACC
SI
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 178
Vinculación Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (Etapa de Ejecución del Presupuesto) (1 de 1)
Director de Asuntos Administrativos
INICIO
Recibe oficio con lineamientos para la vinculación del POA y PACC, e instruye a
los Subdirectores para que coordinen
la aplicación y cumplimiento de los
lineamientos recibidos por parte
de la DIPLANDI
Analista Administrativo Financiero / Asistente de
Normas y Programación de Adquisiciones
Coordina, realiza y consolida el proceso
de vinculación del Plan Operativo Anual y el Plan
Anual de Compras y Contrataciones, de
acuerdo a los procedimientos
establecidos para la elaboración del POA
y del PACC, y en función a los lineamientos
recibidos por parte de la DIPLANDI
Subdirector Administrativo
Financiero
Revisa el documento que vincula el Plan
Operativo Anual y el Plan Anual de
Compras y Contrataciones de la
Dirección de Asuntos
Administrativos, verificando el
cumplimiento de los lineamientos
recibidos
Cumple con los lineamientos establecidos?
NO
Director de Asuntos Administrativos
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que
responda a las necesidades de la
dependencia y que cumpla con los lineamientos establecidos
SI
Esta de acuerdo con el
documento?
Analista Administrativo Financiero
Envía a la DIPLANDI y envía copia a los subdirectores de la Dirección y archiva
copia del documento que vincula el POA y
PACC
NO
SI
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 179
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 06 1 de 15
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificación general de todas las compras a ejecutar durante
el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicita a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, la Programación de
Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de la
Dependencia, mismo que debe contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato
“Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ” .
Finaliza: Recibe PACC autorizado y coordina la actualización en el Sistema de GUATECOMPRAS.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
b) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
d) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
f) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El procedimiento de elaboración del PACC debe iniciarse antes del inicio del ejercicio fiscal.
2. La programación de negociaciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir
durante el año fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3. Se exceptúan de la obligación de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Públicas, las que no superen el
monto definido en la Ley de Contrataciones del Estado, para la modalidad de baja cuantía.
4. Todas las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, deberán enviar a la Dirección de Asuntos
Administrativos (DAA), las solicitudes de actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se
gestione la aprobación por parte de la Autoridad correspondiente.
5. Todas las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, deberán solicitar los reportes del Sistema de Gestión
de Almacenes de Finanzas –SIGAF-, para consultar los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de
abastecimiento por insumos, para que la elaboración de su PACC esté acorde a las necesidades actuales.
6. En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, el Analista Administrativo Financiero coordinará las
gestiones presupuestarias que sean necesarias derivado de las modificaciones del PACC.
Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, la Programación de Productos y Sub-productos (metas físicas) de forma anual, según Plan Operativo Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato “Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones ” .
Director de Asuntos
Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 180
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Elabora la programación de productos y subproductos solicitada con base a necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Gestión de Almacenes –SIGAF-, presentándola en los términos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal vigente.
Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios
Generales y Seguridad
3. Recibe información, analiza y verifica que los productos y sub-productos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la Dependencia.
Director de Asuntos Administrativos
4.
Convoca a reunión a los Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y Seguridad, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las mismas.
Con las correcciones efectuadas traslada al Analista Administrativo Financiero, para que consolide la Programación de Productos y Sub-productos de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Director de Asuntos Administrativos
5. Consolida información proporcionada por los Subdirectores traslada al Director de Asuntos Administrativos
Analista Administrativo Financiero
6.
Recibe y analiza la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones. ¿Aprueba? No: solicita al Analista Administrativo Financiero que realice modificaciones. Sí: aprueba la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones, mediante firma y sello, y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones para gestionar su aprobación en consolidación con las demás Direcciones.
Director de Asuntos Administrativos
7. Consolida las Programaciones Mensualizadas de Compras y Contrataciones de las dependencias a cargo de Dirección de Asuntos Administrativos y traslada para aprobación.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
8. Revisa y firma, la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones consolidada y traslada para aprobación.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
9. Aprueba y traslada al Departamento de Gestión de Adquisiciones. Director y/o Subdirector de
Asuntos Administrativos
10. Recibe las Programaciones Mensualizadas de Compras y Contrataciones de las dependencias desconcentradas del Ministerio para conformar el expediente.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
11.
Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
12. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 181
Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe el PACC de las Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo.
Traslada al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos
2. Recibe, revisa y traslada información al Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para la conformación del expediente.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
3.
Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas separados por Dirección, para su autorización respectiva.
Gestiona la elaboración de la opinión de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y proyecto de Resolución Ministerial.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
4.
Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para opinión técnica.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
5. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
6. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
7. Elabora proyecto de Resolución Ministerial y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
8. Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
2.
Notifica a las Direcciones desconcentradas y al enlace Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos para la elaboración del Plan Anual de Compras con base a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones Autorizada.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
3.
Elabora Plan Anual de Compras y Contrataciones con base a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones
Analiza si se pueden realizar eventos de adquisición conjuntos para las modalidades de cotización, licitación o subasta electrónica inversa.
Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función del análisis.
Traslada al Director.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones/Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos
4.
Revisa y autoriza el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la dependencia, envía a la Dirección de Asuntos Administrativos para continuar con el trámite. Nota: En la Caso de la Dirección de Asuntos Administrativos traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para continuar con la gestión.
Director o puesto equivalente de las Dependencias
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 182
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría
Jurídica
10. Recibe opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
11. Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
12.
Recibe y revisa el PACC.
¿Está de acuerdo con la información? Sí: traslada para aprobación del Ministro y continúa el procedimiento en actividad No. 15 No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continúa procedimiento.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
13. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes.
Analista o Asistente de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
14. Elabora modificaciones solicitadas por Viceministro y regresa a la actividad No. 3.
Analista o Asistente de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
15. Firma Resolución Ministerial y devuelve a la Dirección de Asuntos Administrativos. Ministro
16.
Recibe PACC autorizados. Coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del PACC a las diferentes dependencias.
Envía copia a las Direcciones a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos; y a las Direcciones desconcentradas para su registro en el Sistemas de GUATECOMPRAS.
Asistente o Analista de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
17. Recibe PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos, autorizado por Resolución Ministerial y procede a registrar en el Sistema de GUATECOMPRAS.
Técnico en Guatecompras
Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Traslada la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones que sirvió de base para el PACC autorizado, a la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero, para su verificación versus el monto del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal correspondiente, a efecto de establecer si se cuenta con el financiamiento requerido.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 183
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Realiza análisis de la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones tomando en consideración los siguientes aspectos:
a. Monto del programado, versus el monto del presupuesto aprobado para la Unidad Ejecutora.
b. Las compras y contrataciones incluidas en la programación Mensualizada de Compras y Contrataciones versus las asignaciones por renglón de gasto.
c. Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscal correspondiente.
d. Lineamientos recibidos. e. Otras variables externas aplicables al caso.
¿Las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento?
Sí: confirma al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, sobre el financiamiento. Continúa en la actividad número 5.
No: notifica al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para que coordine con los Enlaces Administrativos Financieros que se gestione la solicitud de modificación presupuestaria según procedimiento “Reprogramación de Subproductos (durante la etapa de ejecución)” o determine si es factible realizar ajustes a la programación Mensualizada de Compras y Contrataciones en función de los montos asignados. Continúa procedimiento.
Jefe de la Sección de Presupuesto
3.
En función de las prioridades definidas o de la disponibilidad presupuestaria, coordina modificaciones a la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones o y/o ajustes al PACC cuando corresponda con los Enlaces Administrativos Financieros de las Direcciones a cargo de la Unidad Ejecutora.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
4. Realiza las modificaciones correspondientes y traslada a Director o puesto equivalente de la Dependencia.
Enlace Administrativo Financiero
5.
Revisa y aprueba la Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones y PACC cuando corresponda con los ajustes efectuados; notifica al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones, la confirmación o modificación del PACC presentado anteriormente.
Director o puesto equivalente de las Dependencias
6. Recibe información y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
7.
Actualiza Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones y el PACC cuando corresponda, con base a las confirmaciones y/o modificaciones presentadas por las diferentes Dependencias.
¿Es una modificación al PACC? Sí: Gestiona la elaboración del proyecto de Resolución, con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y continua procedimiento. No: Gestiona la elaboración de proyecto de Resolución Interna y continua procedimiento.
Analista o Asistente de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
8.
Gestiona con el Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el envío a través de providencia (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para opinión técnica.
Analista o Asistente de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
9. Revisa, emite opinión técnica y devuelve a Dirección de Asuntos Administrativos. Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 184
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Recibe, traslada a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, expediente con opinión para la gestión correspondiente.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
11. Elabora proyecto de Resolución Ministerial o Resolución Interna según corresponda y traslada al Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Analista de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
12.
Gestiona traslado (con visto bueno de la Dirección y del Departamento de Gestión de Adquisiciones) a la Dirección de Asesoría Jurídica, para opinión cuando corresponda. ¿Es resolución Interna? Sí: Continua en el paso No. 20 No: Continua el procedimiento.
Jefe de la Sección de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
13. Revisa y emite opinión jurídica sobre el proyecto de Resolución Ministerial. Dirección de Asesoría Jurídica
14. Recibe opinión jurídica y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
15. Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para su consideración.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
16.
Recibe y revisa el PACC. ¿Está de acuerdo con la información? Sí: firma y continúa el procedimiento en la actividad No. 19. No: remite a la Dirección de Asuntos Administrativos para que curse la atención según correspondan a cada dependencia y continúa procedimiento.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
17. Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes.
Analista o Asistente de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
18. Elabora modificaciones solicitadas por la Autoridad que corresponda, y reenvía a DAA para las gestiones correspondientes y regresa a la actividad No. 7.
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
19. Recibe PACC, coordina notificación de la Resolución Ministerial de aprobación del PACC a las dependencias interesadas.
Analista de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
20. Registra en el Sistema de GUATECOMPRAS el PACC de la Dirección de Asuntos Administrativos y las dependencias concentradas.
Técnico en GUATECOMPRAS
21.
Recibe PACC autorizado de la Dirección de Asuntos Administrativos y coordina la actualización en el Sistema de GUATECOMPRAS.
Coordina según instrucción de la Autoridad Administrativa que corresponda, la programación de compras y traslada al Enlace Administrativo, que corresponda o al Asistente de Compras Directas, para su ejecución.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 185
Diagrama de flujo
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones (1 de 2)
Director y/o Subdirector de
Asuntos Administrativos
Subdirectores Administrativo Financiero, Servicios Generales y
Seguridad
Analista Administrativo
Financiero
Inicio
Solicita detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, según formato PACC
Elabora la programación de
productos y subproductos
Recibe información, analiza y verifica
Convoca a reunión para analizar de
manera particular cada una de las
programaciones y el detalle de los insumos
Consolida información
proporcionada
Recibe y analiza la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones.
¿Aprueba?Realiza
modificacionesNo
Aprueba la Programación Mensualizada de Compras
y Contrataciones, mediante firma y sello
Sí
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 186
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Programación Mensualizada de Compras y Contrataciones (2 de 2)
Director y/o Subdirector de
Asuntos Administrativos
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
Fin
Consolida las Programaciones
Mensualizadas de Compras y
Contrataciones de las dependencias a cargo de Dirección
de Asuntos Administrativos
Revisa y firma, la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones consolidada
Aprueba y traslada al Departamento
de Gestión de Adquisiciones.
Recibe las Programaciones Mensualizadas de Compras y
Contrataciones de las
dependencias desconcentradas conformar el
expediente
Gestiona con el Jefe de Sección
de Normas y Programación
de Adquisiciones,
el envío a través de providencia
Revisa, emite opinión técnica
y devuelve a Dirección de
Asuntos Administrativos
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 187
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- de la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 1)
Secretaria del Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Analista de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
Asistente de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones/
Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos
Director o puesto equivalente
de las Dependencias
Inicio
Recibe, traslada a Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones,
expediente con opinión para la gestión
correspondiente.
Notifica a las Direcciones
desconcentradas y al enlace Administrativo
Financiero de la Dirección de Asuntos
Administrativos para la elaboración del PACC
Elabora Plan Anual de Compras y
Contrataciones con base a la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones
Analiza si se pueden realizar eventos de
adquisición conjuntos para las modalidades
de cotización, licitación o subasta electrónica
inversa
Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en función del análisis.
Revisa y autoriza el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la dependencia, envía a
la Dirección de Asuntos Administrativos para
continuar con el trámite
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 188
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 3)
Director de Asuntos
Administrativos
Jefe de Departamento de
Gestión de Adquisiciones
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Dirección de Planificación
y Desarrollo Institucional
Secretaria del Departamento
de Gestión de Adquisiciones
Inicio
Recibe el PACC de las Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo.
Recibe, revisa y traslada información
para conformación de expediente.
Conforma el expediente con los
PACC de las Direcciones
desconcentradas separados por
Dirección, para su autorización respectiva.
Gestiona la elaboración de la opinión de la
Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional y proyecto de Resolución Ministerial
Gestiona con el Jefe de Sección
de Normas y Programación
de Adquisiciones,
el envío a través de providencia
Revisa, emite opinión técnica
y devuelve a Dirección de
Asuntos Administrativos.
Recibe, traslada expediente con opinión para la
gestión correspondiente.
1
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 189
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas Públicas (2 de 3)
Analista de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones Dirección de Asesoría Jurídica
Secretaria del Departamento
de Gestión de Adquisiciones
Viceministro de Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Elabora proyecto de Resolución Ministerial y
traslada al Jefe de la Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones.
Gestiona traslado (con visto bueno de la
Dirección y del Departamento de
Gestión de Adquisiciones) a la
Dirección de Asesoría Jurídica.
Revisa y emite opinión jurídica
sobre el proyecto de Resolución
Ministerial.
Recibe opinión jurídica sobre el
proyecto de Resolución Ministerial.
Revisa información, y con el visto bueno del Director de Asuntos
Administrativos traslada al Despacho del Viceministro de
Administración Interna y Desarrollo de
Sistemas para su consideración.
Recibe y revisa el PACC.
1
¿Está de acuerdo con
la información?
Traslada para aprobación del
Ministro
Sí
No
Remite a la Dirección de
Asuntos Administrativos para que curse
la atención según
correspondan a cada
dependencia
3
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 190
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos Aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- del Ministerio de Finanzas
Públicas (3 de 3)Analista o Asistente de Sección de
Normas y Programación de
AdquisicionesMinistro Técnico en Guatecompras
Elabora modificaciones solicitadas por
Viceministro y regresa a la actividad No. 3.
Firma Resolución Ministerial y devuelve
a la Dirección de Asuntos
Administrativos.
Recibe PACC autorizados.
Coordina notificación de la
Resolución Ministerial de
aprobación del PACC
Envía copia a las Direcciones a cargo de la Dirección de
Asuntos Administrativos; y a las Direcciones desconcentradas
para su registro en el Sistemas de
GUATECOMPRAS
Recibe PACC de la Dirección de Asuntos
Administrativos, autorizado por
Resolución Ministerial y procede a registrar en
el Sistema de GUATECOMPRAS.
2
4
FIN
3
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 191
Gestión de AdquisicionesPlanificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (1 de 3)
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Jefe de la Sección de
Presupuesto
Enlace Administrativo Financiero
Director o Puesto equivalente de las
dependencias
Analista o Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Traslada la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones que sirvió de base para el PACC autorizado,
,
INICIO
Realiza análisis de la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones
¿Las asignaciones presupuestarias corresponden a requerimiento?
Confirma sobre el financiamiento
Sí
Notifica para que se coordine la solicitud
de modificación presupuestaria
según procedimiento
“Reprogramación de Subproductos
(durante la etapa de ejecución)” o
determine realizar ajustes a la
programación Mensualizada de
Compras y Contrataciones
No
Coordina modificaciones a la
Programación Mensualizada de
Compras y Contrataciones o y/
o ajustes al PACC
cuando corresponda
Realiza las modificaciones
correspondientes y traslada
Revisa y aprueba la Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones y PACC cuando
corresponda con los ajustes efectuados;
notifica
Recibe información y traslada
Actualiza Programación
Mensualizada de Compras y
Contrataciones y el PACC cuando corresponda
Gestiona la elaboración del
proyecto de Resolución
Gestiona la elaboración de
proyecto de Resolución Interna
¿Es una modificación al
PACC?
Sí
No
Gestiona envío de providencia a la
DIPLANDI
1
4
A
A
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 192
Gestión de Adquisiciones
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (2 de 3)
Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Dirección de Asesoría Jurídica
Analista o Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
1
Revisa, emite opinión técnica y devuelve a DAA
Recibe, traslada expediente con opinión para la
gestión correspondiente
Elabora proyecto de Resolución
Ministerial o Resolución Interna según corresponda
y traslada
Gestiona traslado a la Dirección de
Asesoría Jurídica, para opinión
cuando corresponda.
Revisa y emite opinión jurídica
sobre el proyecto de Resolución Ministerial.
¿Es resolución interna?
No
Recibe opinión
jurídica y traslada
Revisa información, y con el visto bueno
del Director de Asuntos
Administrativos, traslada
2Sí
3
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 193
Gestión de Adquisiciones
Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección de Asuntos Administrativos
Seguimiento y Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC- (3 de 3)Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Asistente de Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Técnico en GUATECOMPRAS
Analista de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
Analista o Asistente de Sección de Normas y
Programación de Adquisiciones
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
3
Recibe y revisa PACC
¿Está de acuerdo con la información?
Firma
Remite a la Dirección de
Asuntos Administrativos
para que curse la atención según correspondan a
cada dependencia
Sí
Gestiona modificaciones al
PACC con las dependencias
correspondientes
Elabora modificaciones
solicitadas por la Autoridad que corresponda, y
reenvía a DAA para las gestiones
correspondientes
4
Recibe PACC, coordina
notificación de la Resolución
Ministerial de aprobación del
PACC a las dependencias interesadas.
No
Registra en el Sistema de
GUATECOMPRAS el PACC de la
Dirección de Asuntos
Administrativos y las dependencias
concentradas.
Recibe PACC autorizado de la
DAA y coordina la actualización en el
Sistema de GUATECOMPRAS.
Coordina según instrucción de la
Autoridad Administrativa que
corresponda, la programación de
compras y traslada al Enlace
Administrativo, que corresponda o al
Asistente de Compras Directas, para su ejecución
FIN
2
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 194
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 06 1 de 16
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra de Baja Cuantía / Compra Directa de dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuantía y compra directa, según leyes y normativas aplicables.
Inicia: Elaboración de solicitud de compra.
Finaliza: Notificación al interesado de la realización de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado c) Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. d) Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo. e) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. f) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. g) Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción. h) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento i) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. j) Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. k) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado GUATECOMPRAS. l) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas m) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para la compra de equipos o servicios técnicos especializados requerir informe técnico para realizar la compra. 2. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones
técnicas y condiciones de almacenamiento. 3. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. 4. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su
firma e identificando el nombre y fecha del evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho Ministerial y de los Viceministerios, adjuntando listado de participantes firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo.
5. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos, combustibles y repuestos de vehículos, se excluye consignar la verificación de almacén en la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios y en la Solicitud Electrónica de Compras con Caja Chica.
6. En las compras de activos fijos y bienes fungibles debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o cuando aplique “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos; y agregar un anexo si no lo dijera la justificación de dicha solicitud, con los nombres y cargos del personal a quien se le cargará dichos bienes.
7. Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato “Solicitud de Reintegro”, el que servirá para efectos de ingreso al almacén.
8. Se suscribirán actas administrativas de conformidad con el artículo 50 del decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, únicamente por los servicios que se recibirán en forma mensual, indicando las condiciones en las
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 195
cuales se prestarán los mismos, a excepción de los servicios básicos. 9. En los casos de compra de materiales y suministros además adjuntar el “vale de caja chica” (si corresponde)
para efectos de ingreso al almacén, en un plazo no mayor de cinco días. 10. En el caso de proveedores únicos se debe aplicar lo establecido en el artículo 43 liberal c) de la Ley de
contrataciones del Estado y artículo 28 de su Reglamento. 11. Se exceptúan de la obligatoriedad de presentar dos cotizaciones en las adquisiciones que no excedan el monto
para baja cuantía, según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, en los siguientes casos: a) Contratación de servicio de mantenimiento y reparación de vehículos. En donde los elementos para
seleccionar al proveedor quedan bajo la responsabilidad de las Direcciones correspondientes; a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos, en donde la selección del taller estará a cargo de la Sección de Operaciones.
b) Compra de boletos aéreos. c) Contratación de publicaciones en medios de comunicación. En donde los elementos para seleccionar el
proveedor se realizarán con base a la naturaleza de la publicación y criterios técnicos de la Dirección de Comunicación Social.
d) Compras por caja chica y reintegros e) Cuando por la naturaleza del bien o servicio, sea justificado por el Director/Subdirector de la dependencia
solicitante o su equivalente, la compra con un solo proveedor, entre ellos garantía, o especialidad del servicio.
12. Los formularios “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios”, “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica”, deben ser llenados con toda la información requerida; se deberá identificar en la justificación la naturaleza, finalidad y resultados de los bienes y/o servicios solicitados; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a las solicitudes en referencia.
13. Únicamente podrán realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuantía por medio de Caja Chica, cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos (Q.5, 000.00); y cuando sean superiores a dicho monto deberá gestionarse la adquisición de acuerdo a los procedimientos de “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Cheque” o “Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta”, según corresponda.
14. Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratación de servicios mediante baja cuantía o compra directa, deberán realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, respaldados mediante documentos de legítimo abono, que reúnan los requisitos legales respectivos.
15. En los casos de parquímetros, pasajes de transporte público urbano y otros gastos de baja cuantía se deberá elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificación, y autorización del Director o Subdirector de la dependencia solicitante o su equivalente y del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o del Jefe del Departamento Administrativo Financiero.
16. No podrán cancelarse bajo ningún precepto los gastos por concepto de infracciones de tránsito, multas, moras o intereses.
17. Se utilizarán los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, así como los descritos en el procedimiento.
18. La autorización del “Vale de Caja Chica”, corresponde al Jefe de la Sección de Tesorería con visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo Financiero y/o Subdirector Administrativo Financiero.
19. Los vales de Caja Chica y Fondo Rotativo deberán liquidarse dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de emisión. El Asistente de la Sección de Tesorería y Técnico de Fondo Rotativo emitirá hasta un máximo de tres vales por cada Asistente de Compras Directas.
20. Se requerirá la liquidación del vale autorizado y cuando no se liquide en el tiempo establecido, el Técnico de Fondo Rotativo o Asistente de Caja Chica, según corresponda, reportará dicha situación al Jefe de la Sección de Tesorería y al Jefe del Departamento Administrativo Financiero, para los efectos o medidas administrativas que correspondan.
21. El Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Subdirector Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
22. El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme a las funciones y los procedimientos establecidos.
23. La autorización de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y “Solicitud Electrónica de Compra con
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 196
Caja Chica” corresponde únicamente al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, quien debe evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
24. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero es responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará:
a) Con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas” en las modalidades de compra por baja cuantía y compra directa.
b) Con la firma de la “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” para los gastos ejecutados a través de dicho fondo.
25. El Enlace Administrativo Financiero deberá tomar en consideración que las compras de baja cuantía que no están en la Programación Anual de Compras y Contrataciones afectan el presupuesto de la dependencia que representan.
26. Para adquisiciones bajo la modalidad de baja cuantía y compra directa se deberá tomar en consideración lo establecido en el artículo 43 “Modalidades Específicas”, de la Ley de Contrataciones del Estado, considerando la naturaleza del bien o servicio.
27. Para la elaboración del Cuadro Comparativo de Ofertas, se requiere la evaluación de ofertas y adjudicación del proveedor a la dependencia solicitante.
28. Cuando por la necesidad en el servicio se requiera la gestión de reintegros la Dirección de Asuntos Administrativos le dará tramite siempre y cuando se cuente con saldo presupuestario disponible y aplica para gastos estrictamente emergentes, por consiguiente, se admitirán reintegros que fueran requeridos como máximo cinco días posteriores a la fecha de la factura y después de haber cumplido con los requisitos correspondientes.
Compra de Baja Cuantía con Caja Chica
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora “Solicitud electrónica de compra con Caja Chica”, llenando la información requerida; código de insumo, disponibilidad en almacén, producto y subproducto y traslada a la Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Solicitante / Enlace Administrativo Financiero
2.
Revisa la información de la “Solicitud electrónica de compra con Caja Chica”. ¿La información es correcta? No: rechaza y/o requiere correcciones al solicitante o Enlace Administrativo Financiero. Si: realiza verificación de código de insumo, si corresponde; disponibilidad en almacén y requiere al Asistente de Presupuesto, la verificación presupuestaria y especificación de centro de costo. Nota: Cuando corresponda, solicitará la creación del código de insumo ante la Dirección Técnica de Presupuesto.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /
Enlace Administrativo Financiero
3. Asigna número correlativo a la “Solicitud electrónica de Compra con Caja Chica” y entrega al Jefe de la Sección de Compras Directas o Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para su gestión con el Asistente de Compras Directas.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
4.
Revisa, analiza y traslada para visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas, para las gestiones correspondientes.
Jefe de la Sección de Compras Directas o Jefe del
Departamento de Gestión de Adquisiciones
5. Presenta “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica” y solicita efectivo a Asistente de Caja Chica.
Asistente de Compras Directas
6. Recibe y revisa “Solicitud Electrónica de Compra con Caja Chica”. ¿Es procedente dar trámite?
Asistente de Caja Chica
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 197
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: devuelve al Asistente de Compras Directas para efectuar correcciones. Si: emite vale, procede a firmarlo y gestiona las firmas con Jefe de la Sección de Tesorería y Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Posteriormente entrega el efectivo al Asistente de Compras Directas y requiere la firma del mismo.
7. Recibe el efectivo, firma el vale y procede a realizar la compra. Asistente de Compras
Directas
8.
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
NOTA: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Se debe verificar que la factura contenga toda la información.
Asistente de Compras Directas
9.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra, cuando la descripción no sea lo suficientemente clara, firma y sella.
Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Compras Directas, y firma y sella.
En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Asistente de Compras Directas
10. Traslada factura original y expediente, adjuntando copia del Vale de Caja Chica, al Técnico o Asistente de Almacén, para el ingreso al almacén.
Asistente de Compras Directas
11. Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento “Ingreso a Almacén” y devuelve al Asistente de Compras Directas, el expediente y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Forma 1-H”.
Técnico o Asistente de Almacén
12.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que formará parte del expediente.
Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 198
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13. Solicita liquidación del vale ante el Asistente de Caja Chica, entregando la documentación de respaldo.
Asistente de Compras Directas
14. Revisa la documentación de legítimo abono. Realiza liquidación del vale, colocando sello de “liquidado” y entrega copia al Asistente de Compras Directas.
Asistente de Caja Chica
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio cuando corresponda.
Solicitante /Enlace Administrativo Financiero
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica el código(s) de insumo (s), con el apoyo del técnico del centro de costo, disponibilidad en almacén, producto y subproducto, y requiere al Asistente de Presupuesto la verificación presupuestaria. ¿La información es correcta? No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Sí: continúa con el procedimiento.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /
Enlace Administrativo Financiero
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía, y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la modalidad de baja cuantía, devuelve el expediente para el análisis y posible modificación al PACC.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /
Enlace Administrativo Financiero
4.
Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con el Asistente de Compras Directas.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
5.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o
Jefe de la Sección de Compras Directas
6.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: inicia el procedimiento “Compra por Contrato Abierto”, si cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, realiza como mínimo dos cotizaciones, para la modalidad de baja cuantía.
Asistente de Compras Directas
7. Elabora el formato de “Cumplimiento de Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de
Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 199
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
las invitaciones a cotizar.
Traslada expediente al Asistente de Presupuesto.
8.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información en el formulario de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”:
a. Renglón Presupuestario b. Producto y subproducto c. Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
9.
Traslada expediente de compras para firma, el cual debe contener:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Cuadro Comparativo de Ofertas c. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta d. Ofertas recibidas e. Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS, cuando aplique
Asistente de Compras Directas
10.
Revisa expediente de compras. ¿La documentación e información están correctas? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que realice las correcciones correspondientes. Sí: firma y sella solicitud de compras. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o
Jefe de la Sección de Compras Directas
11. Recibe expediente y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de Compras Directas
12.
Recibe expediente y analiza. ¿Autoriza el gasto? Sí: firma en el “Cuadro Comparativo de Ofertas”. No: finaliza el procedimiento. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
13. Formaliza la(s) compra(s) y/o contratación de servicios notificando al proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio.
Asistente de Compras Directas
14.
Gestiona la realización del procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”.
NOTA: En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio, recibe vale con el cheque respectivo por parte del Técnico del Fondo Rotativo, para realizar la compra; debiendo realizar la liquidación correspondiente ante el Técnico de Fondo Rotativo.
Asistente de Compras Directas
15.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos, notifica al Técnico o Asistente de Almacén, la fecha y hora de recepción, traslada expediente original o copia certificada; coordina la logística de ingreso de visitas. En el caso de servicios notifica al receptor del mismo.
Asistente de Compras Directas
16. Realiza la recepción según procedimiento “Ingreso a Almacén” cuando se trate de bienes o insumos. Luego traslada expediente Asistente de Compras Directas.
Técnico o Asistente de Almacén
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 200
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NOTA: Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar los mismos al Técnico o Asistente de Almacén, para su registro.
17.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Asistente de Compras Directas
18.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe de la Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Asistente de Compras Directas
19.
Una vez recibido el bien o servicio, deberán publicar en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampara la negociación realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicación, misma que formará parte del expediente.
Asistente de Compras Directas
20.
Traslada expediente al Técnico de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y regularización del gasto en el módulo de Fondo Rotativo Interno según procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”. Cuando corresponda realiza publicación en GUATECOMPRAS, según normativa vigente. NOTA: Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de cheque, el Asistente de Compras Directas deberá realizar la liquidación correspondiente ante el Técnico de Fondo Rotativo Interno.
Asistente de Compras Directas
21. Notifica al solicitante que la compra fue realizada. Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 201
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones, adjuntando el dictamen técnico que contenga las especificaciones del bien o servicio, cuando corresponda.
Solicitante /Enlace Administrativo Financiero
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información y verifica código(s) de insumo(s), producto y subproducto. ¿La información es correcta? No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Sí: continúa con el procedimiento.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
/Enlace Administrativo Financiero
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra supera la modalidad de baja cuantía, y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la modalidad de baja cuantía devuelve el expediente para el análisis y posible modificación al PACC.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
/Enlace Administrativo Financiero
4.
Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con Asistente de Compras Directas.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
5.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o
Jefe de la Sección de Compras Directas
6.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: inicia el procedimiento “Compra por Contrato Abierto”, si cumple con las especificaciones requeridas por la dependencia. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, traslada a Asistente del Centro de Costos.
Asistente de Compras Directas
7. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Asistente de Compras Directas.
Asistente de Centro de Costos
8. Realiza consolidación de pre-orden de compra. Asistente de Compras
Directas
9.
Realiza como mínimo dos cotizaciones cuando el monto de la negociación corresponde a una compra en la modalidad de baja cuantía; para las compras bajo la modalidad de compra directa, las ofertas deberán de obtenerse en forma electrónica, a través del portal de GUATECOMPRAS.
Elabora formato de “Cumplimiento de Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la información de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor único o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de
Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 202
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
la invitación a cotizar.
Traslada expediente a Asistente de Presupuesto.
10.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la siguiente información en el formulario de “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”
a. Renglón Presupuestario b. Producto o Subproducto c. Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Asistente de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
11.
Traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, el expediente de compras que contenga:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Cuadro Comparativo de Ofertas c. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta d. Ofertas recibidas e. Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS, cuando aplique
Asistente de Compras Directas
12.
Revisa expediente de compras. ¿La documentación e información están correctas? No: devuelve al Asistente de Compras Directas para que realice las correcciones correspondientes. Si: firma y sella solicitud de compra. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas, para gestionar su aprobación.
Jefe de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la
Sección de Compras Directas
13. Recibe expediente y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de Compras Directas
14.
Recibe expediente y analiza. ¿Autoriza el gasto? No: finaliza el procedimiento. Sí: mediante firma en el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios. Traslada expediente al Asistente de Compras Directas.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
15. Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Asistente de Compras Directas
16. Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-, cuando corresponda; y traslada al Asistente de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
17. Recibe expediente de la Sección de Presupuesto, registra adjudicación de compra en SIGES.
Asistente de Compras Directas
18. Aprueba adjudicación de compra en SIGES. Jefe de Gestión de
Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas
19.
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes, y notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra (si aplica). Traslada al, Asistente de Presupuesto para que continúe con el procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Financiera –CDF-.
Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 203
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
20. Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF- cuando corresponda y traslada a Asistente de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
21. Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la información respectiva según normativa vigente.
Asistente de Compras Directas
22. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
23.
Integra el expediente con la siguiente documentación: a. “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”. b. Acta o Contrato Administrativo, con su resolución de aprobación (Cuando
corresponda). c. Cuadro Comparativo de Ofertas. d. Formato de Cumplimiento de Requisitos en la Oferta e. Impresión de la Orden de Compra. f. Impresión CUR de compromiso.
Nota: en caso que la adjudicación se realice a dos o más proveedores, cada expediente de pago adicional deberá contar con fotocopia certificada de los documentos incluidos en el original.
Asistente de Compras Directas
24.
Notifica al Técnico o Asistente de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros y remite el expediente o copia certificada. En el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y la orden de compra correspondiente.
Asistente de Compras Directas
25.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisición.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisición.
Dirección: Dirección fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: En números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
NOTA: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Asistente de Compras Directas
26.
Realiza la recepción en el caso de bienes e insumos, según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Asistente de Compras Directas. Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar los mismos al Técnico o Asistente de Almacén, para su registro.
Técnico o Asistente de Almacén
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 204
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
27.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra cuando la descripción no sea lo suficientemente clara y firma en la misma. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Jefe de Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Asistente de Compras Directas
28.
Registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. NOTA: cuando se adquieran bienes que requieren registro de inventarios, traslada el número de pre-liquidación a la Sección de Inventarios, para su registro correspondiente.
Asistente de Compras Directas
29. Aprueba liquidación en SIGES. Jefe de Gestión de
Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas
30.
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Traslada expediente al Asistente de Presupuesto, para la realización del procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” en etapa de Devengado.
Asistente de Compras Directas
31. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Asistente de Compras Directas
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 205
Diagrama de flujo
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de chequeSolicitante /Enlace
Administrativo Financiero
INICIO
Elabora Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio y traslada
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /
Enlace Administrativo Financiero
Recibe Solicitud de Compra, revisa la
información y verifica el código de
insumo, disponibilidad en
almacén, producto, subproducto, y
requiere la verificación
presupuestaria
La información es correcta?
NO
Verifica que la compra solicitada se
encuentre dentro del PACC
Secretar ia del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Asigna número correlativo a la
Solicitud de Compra, verifica
que la misma cumpla con los
requisitos y traslada
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras
Directas
Evalúa la solicitud de compra en el
orden de la importancia y
necesidad. Traslada
Asistente de Compras Directas
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto
¿Está incluido en Contrato Abierto?
SI
Evalúa si dentro del marco legal es
factible realizar la compra fuera de esa
modalidad
NO
Elabora el formato de Cumplimiento de
Requisitos en la Oferta y Cuadro Comparativo de Ofertas, con las
cotizaciones realizadas y traslada
Técnico, Asistente o Coordinador de
Presupuesto
Recibe, verifica expediente y
traslada
Traslada expediente de compras para
firma
Revisa expediente de compras
¿La documentación e información
están correctas?
NO
Firma y sella solicitud de
compras. Traslada
Recibe expediente y traslada
2
SI
SI
Inicia el procedimiento
Compra por Contrato Abierto
1
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 206
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque (1 de 2)Solicitante /Enlace
Administrativo Financiero
INICIO
Elabora Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio y traslada
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /
Enlace Administrativo Financiero
Recibe Solicitud de Compra, revisa la
información y verifica el código de
insumo, disponibilidad en
almacén, producto, subproducto, y
requiere la verificación
presupuestaria
La información es correcta?
NO
Verifica que la compra solicitada se
encuentre dentro del PACC
Secretar ia del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Asigna número correlativo a la
Solicitud de Compra, verifica
que la misma cumpla con los
requisitos y traslada
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras
Directas
Evalúa la solicitud de compra en el
orden de la importancia y
necesidad. Traslada
Asistente de Compras Directas
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto
¿Está incluido en Contrato Abierto?
SI
Evalúa si dentro del marco legal es
factible realizar la compra fuera de esa
modalidad
NO
Elabora el formato de Cumplimiento de
Requisitos en la Oferta y Cuadro Comparativo de Ofertas, con las
cotizaciones realizadas y traslada
Asistente o Jefe de la Sección de Presupuesto
Recibe, verifica expediente y
traslada
Traslada expediente de compras para
firma
Revisa expediente de compras
¿La documentación e información
están correctas?
NO
Firma y sella solicitud de
compras. Traslada
Recibe expediente y traslada
2
SI
SI
Inicia el procedimiento
Compra por Contrato Abierto
1
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 207
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de cheque (2 de 2)Director de Asuntos
Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero
2
Recibe expediente y analiza
Autoriza el gasto?
Firma en el Cuadro Comparativo de Oferta. Traslada
SI
NO
Asistente de Compras Directas
Formaliza la(s) compra(s) y/o
contratación de servicios, notifica al
proveedor
Recibe el expediente, notifica, traslada expediente
original o copia certificada; coordina
la logística de ingreso de visitas Y notifica al receptor
del mismo
Técnico o Asistente de Almacén
Verifica que la factura cumpla con
la información
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada y firma
en la misma, obtiene firmas
Publica en GUATECOMPRAS la documentación de respaldo, procede a
imprimir la constancia de la
publicación
Traslada expediente al Técnico de Fondo Rotativo para que
realice pago y regularización del
gasto
Notifica al solicitante que la
compra fue realizada.
FIN
Gestiona la realización del procedimiento
“Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”
Realiza la recepción
según procedimiento
“ingreso al Almacén”,
traslada expediente
1
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 208
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta (1 de 3)
Solicitante /Enlace Administrativo Financiero
INICIO
Elabora Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio y traslada
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /Enlace
Administrativo Financiero
Recibe Solicitud de Compra, revisa la
información y verifica código(s) de insumo(s), producto
y subproducto
¿La información es correcta?
NO
Verifica que la compra solicitada se
encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -
PACC-
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Asigna número correlativo a la
Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras
Directas
Evalúa la solicitud de compra en el
orden de la importancia y
necesidad. Traslada
Asistente de Compras Directas
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
¿Está incluido en Contrato Abierto?
SI
NO
Evalúa si dentro del marco legal es
factible realizar la compra fuera de esa
modalidad
2
SI
Inicia el procedimiento de Compra por
Contrato Abierto
1
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 209
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta (2 de 3)
Asistente de Centro de Costos
2
Recibe solicitud de compra, elabora
pre-orden de compra en el SIGES
y traslada
Asistente de Compras Directas
Realiza consolidación de
pre-orden de compra
Realiza cotizaciones, Elabora formato de “Cumplimiento de
Requisitos en la Oferta” y “Cuadro Comparativo de Ofertas” con la
información de las cotizaciones
realizadas. Traslada
Asistente de Presupuesto
Recibe y verifica expediente,
complementa información en el
formulario de Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio y traslada
Traslada el expediente de
compras
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección
de Compras Directas
Revisa expediente de compras
¿La documentación e información
están correctas?
Firma y sella solicitud de compra
NO
SI
Recibe expediente y traslada
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Recibe expediente y analiza
¿Autoriza el gasto?
Firma en el Cuadro Comparativo y
Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicios, traslada
expediente
SI
1 NO
Adjudica en GUATECOMPRAS,
gestiona CDP cuando corresponda Elabora Constancia
de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-, trasladaRecibe expediente,
registra adjudicación de
compra en SIGESAprueba
adjudicación de compra en SIGESImprime Orden de
Compra, gestiona firmas
correspondientes, y notifica al
proveedor; entrega copia electrónica de la orden de compra
si aplica
3
Plantilla 2.1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 210
Compra de Baja Cuantía o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta (3 de 3)
Asistente de Presupuesto
3
Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-,
cuando corresponda y traslada
Asistente de Compras Directas
Publica en GUATECOMPRAS
cuando corresponda la información
respectiva según normativa vigente.
Jefe del Departamento Administrativo Financiero
Recibe expediente, con CUR de
compromiso, aprueba y traslada
Integra el expediente
Notifica a almacén y remite el
expediente o copia certificada
Verifica la factura
Técnico o Asistente de Almacén
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada y firma
en la misma, Gestiona firmas
Registra liquidación de la adjudicación
en el SIGES
Jefe de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la
Sección de Compras Directas
Aprueba liquidación en SIGES.
Notifica al solicitante que los
insumos solicitados fueron adquiridos
FIN1
Realizala recepción en el caso de bienes e
insumos, según procedimiento “Ingreso a Almacén” y traslada expediente de compra al Asistente o Analista de Compras Directas
Imprime anexo de Orden de Compra,
gestiona firmas y las adjunta al ex pediente.Traslada expediente al
Técnico, Asistente o Coordinador de
Presupuesto, para la real ización del procedimiento “Ejecución por
Acreditamiento en Cuenta” en etapa de
Devengado.
Plantilla 3.3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 211
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 04 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Contrato Abierto
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.
Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.
Finaliza: Notifica al interesado que la compra fue realizada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
c) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción.
f) Acuerdo Gubernativo número 112-2018.Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
g) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
h) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
i) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
–GUATECOMPRAS-, emitidas por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
j) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones técnicas y condiciones de almacenamiento.
2. Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garantía cuando corresponda. 3. En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su
firma e identificando el evento. Se exceptúa la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Ministro o Viceministros, adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicación Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estén a cargo de la Dirección de Asuntos Administrativos, podrá firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare la reunión de trabajo.
4. Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehículos, se excluye consignar la
verificación de almacén en la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”.
5. En las compras de activos fijos y bienes fungibles debe especificarse en la sección de Justificación del formato “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a que área de trabajo debe asignarse los mismos; y agregar un anexo adjunto si no lo dijera la justificación de dicha solicitud, el personal a quien se le cargará dichos bienes. Adicionalmente, tomar en consideración las actividades correspondientes a la Sección de Compras Directas, en los procedimientos “Ingreso a Almacén” y “Registro y Asignación de Activos Fijos y Bienes Fungibles”.
6. El formulario “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, debe ser llenado con toda la información requerida; se deberá identificar en la justificación la naturaleza, finalidad y resultados de los bienes y/o servicios solicitados; así como las firmas correspondientes, caso contrario no se dará trámite a las solicitudes en referencia.
7. El Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Subdirector Administrativo Financiero y Director de Asuntos Administrativos, serán los responsables de velar por la adecuada gestión de adquisiciones y la aplicación de la presente normativa.
8. El cumplimiento de las obligaciones tributarias será responsabilidad del personal correspondiente, conforme a las funciones y los procedimientos establecidos.
Plantilla 3.3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 212
9. La autorización de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, corresponde únicamente al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, quien debe evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
10. El Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero es responsable de la autorización del gasto, el cual se concretará con la firma correspondiente en el “Cuadro Comparativo de Ofertas”.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida y traslada a Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Solicitante /Enlace Administrativo Financiero
2.
Recibe “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, revisa la información. ¿La información es correcta? Sí: continúa con el procedimiento. No: rechaza el formulario y requiere al solicitante o Enlace Administrativo Financiero, las correcciones o elaboración de un nuevo formulario, según corresponda. Regresa a la actividad número 1.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
/Enlace Administrativo Financiero
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia y continúa con el procedimiento. NOTA: Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, se solicita la Dirección requirente, la justificación correspondiente para efectuar la adquisición a través de la modalidad de Contrato Abierto.
Asistente de Normas y programación de
Adquisiciones /Enlace Administrativo Financiero
4.
Asigna número correlativo a la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y verifica que la misma cumpla con los requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras Directas, para su distribución y trámite de compra con el Asistente de Compras Directas.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
5.
Evalúa la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad; somete a consideración del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada al Asistente de Compras Directas.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras
Directas
6.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. ¿Está incluido en Contrato Abierto? Sí: continúa con el procedimiento. No: evalúa si dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad y se sujeta al procedimiento de compra que le corresponda, según su monto.
Asistente de Compras Directas
7.
Imprime el listado, subraya el renglón y proveedor seleccionado, imprime carátula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud de compra. Traslada al Jefe de la Sección de Compras Directas y/o Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para continuar con el trámite.
Asistente de Compras Directas
8. Define la forma de pago, el cual puede ser por Acreditamiento en Cuenta o Fondo Rotativo Interno.
Jefe de la Sección de Compras Directas y/o Jefe del
Departamento de Gestión de
Plantilla 3.3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 213
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Traslada a la Sección de Presupuesto. Adquisiciones
9.
Complementa y verifica la siguiente información en el formulario “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”:
a. Renglón Presupuestario b. Verificación de disponibilidad presupuestaria
Traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
10. Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe de la Sección de Compras Directas y Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de Compras Directas
11.
Analiza expediente. ¿Cómo se realizará la forma de pago?
a. En caso de pago por Acreditamiento en Cuenta, traslada solicitud al Asistente de Centro de Costos para elaboración de pre-orden, y continúa el procedimiento.
b. Cuando el pago se realice con Cheque, traslada al Técnico del Fondo Rotativo para gestionar cheque de pago según procedimiento “Manejo, Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Interno”, continúa en el paso No.19
Asistente de Compras Directas
12. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.
Técnico del Centro de Costos
13. Realiza consolidación de pre órdenes de compra. Gestiona con el Asistente o de Presupuesto la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-.
Asistente de Compras Directas
14. Generan del Sistema de Gestión –SIGES-, la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.
Asistente de Presupuesto
15. Registra adjudicación en SIGES y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe de Sección de Compras Directas para aprobación.
Asistente de Compras Directas
16. Aprueba adjudicación de compra en SIGES y genera orden de compra.
Jefe del Departamento Gestión de Adquisiciones o Jefe de Sección de Compras
Directas
17. Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al expediente.
Asistente de Compras Directas
18. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada al Asistente de la Sección de Compras Directas.
Jefe de la Sección de Compras Directas
19. Notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestación del servicio. Entrega copia electrónica de la orden de compra, si aplica.
Asistente de Compras Directas
20. En el caso de bienes y/o suministros, notifica a la Sección de Almacenes la fecha y hora de recepción de los mismos, traslada expediente original o copia certificada.
Asistente de Compras Directas
Plantilla 3.3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 214
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
21.
Realiza la recepción de insumos según procedimiento “Ingreso a Almacén”. NOTA: Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Asistente de Compras Directas, quien debe entregar a la Sección de Almacenes para realizar el procedimiento “Ingreso a Almacén”.
Técnico o Asistente de Almacén
22.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información:
Fecha: Emisión de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. En caso de los activos fijos, en la factura se deberá describir: serie, marca, modelo, color, cuando aplique; y para los bienes fungibles, marca, modelo y color, cuando aplique. Totalizada: en números y letras.
Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención.
Vigencia de la Factura: Que la factura esté vigente.
Sello o palabra de Cancelado, a excepción de facturas electrónicas o de cajas registradoras.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Asistente de Compras Directas
23.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliación del concepto de la compra, cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones o Jefe del Departamento Administrativo Financiero y Jefe de la Sección de Compras Directas. En el caso de servicios cuyo monto de contratación sea menor o igual a Q.5, 000.00 el solicitante debe firmar de “recibido conforme” en el reverso de la factura, y cuando el monto sea mayor a Q.5, 000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato “Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio”.
Asistente de Compras Directas
24.
Analiza y determina. ¿La compra requiere liquidación en SIGES? Si: registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. No: continúa en actividad No. 28. NOTA: cuando se adquieran bienes que requieren registro de inventarios, traslada el número de pre-liquidación a la Sección de Inventarios, para su registro correspondiente.
Asistente de Compras Directas
25. Aprueba liquidación en SIGES.
Jefe de la Sección de Compras Directas / Jefe del
Departamento de Gestión de Adquisiciones
26. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidación de la adjudicación), gestiona las firmas correspondientes y adjuntas al expediente.
Asistente de Compras Directas
27. Traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago, según procedimiento establecido “Manejo y Reposición del Fondo Rotativo” o “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”, dependiendo de la modalidad de pago.
Asistente de Compras Directas
Plantilla 3.3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 215
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
28. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Asistente de Compras Directas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 216
Diagrama de flujo
Compra por Contrato Abierto (1 de 3)
Solicitante /Enlace Administrativo
Financiero
INICIO
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, llenando la información
requerida y traslada
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones /Enlace
Administrativo Financiero
Recibe “Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio”, revisa la
información
La información es correcta?
NO
Asistente de Normas y programación de
Adquisiciones /Enlace Administrativo Financiero
Verifica que la compra solicitada se
encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -
PACC-, de la dependencia
Secretaria del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Asigna número correlativo y verifica
que la misma cumpla con los
requisitos solicitados en la normativa, para luego trasladarlo
para su distribución y trámite de compra
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones y/o Jefe de la Sección de Compras
Directas
Evalúa la solicitud de compra en el
orden de la importancia y
necesidad; somete a consideración,
traslada
Asistente de Compras Directas
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o
servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto
Imprime el listado, subraya el renglón y
proveedor seleccionado,
imprime carátula del concurso publicado en
GUATECOMPRAS y adjunta a la
solicitud de compra, traslada
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 217
Compra por Contrato Abierto (2 de 3)Jefe de la Sección de Compras
Directas y/o Jefe del Departamento de Gestión de
Adquisiciones
1
Define la forma de pago, el cual puede
ser por Acreditamiento en
Cuenta o Fondo Rotativo Interno
Asistente de Presupuesto
Complementa y verifica la
información en el formulario
Asistente de Compras Directas
Gestiona firmas
Analiza expediente
Cómo se realizará la
forma de pago?
Técnico del Centro de Costos
Recibe solicitud de compra, elabora
pre-orden de compra en el SIGES
y traslada
ACREDITAMIENTO
EN CUENTA
Traslada al Técnico del Fondo Rotativo
para gestionar cheque de pago
según procedimiento
CHEQE
Realiza consolidación de pre órdenes de
compra
Generan la constancia de disponibilidad
presupuestaria y traslada
Registra adjudicación en
SIGES y traslada al Jefe del
Departamento de Gestión de
Adquisiciones o Jefe de Sección de
Compras Directas para aprobación
Jefe del Departamento Gestión de Adquisiciones o Jefe de
Sección de Compras Directas
Aprueba adjudicación de
compra en SIGES y genera orden de
compra
Imprime orden de compra, gestiona
firmas correspondientes,
adjunta al expediente
Jefe de la Sección de Compras Directas
Recibe expediente con CUR de
compromiso, aprueba y traslada
A
Notifica al proveedor
indicando el lugar, fecha y hora de
entrega del bien, insumo y/o
prestación del servicio. Entrega
copia electrónica de la orden de compra,
si aplica.
En el caso de bienes y/o suministros,
notifica a la Sección de Almacenes la fecha y hora de recepción de los mismos, traslada
expediente original o copia certificada
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 218
Compra por Contrato Abierto (3 de 3)
Técnico o Asistente de Almacén
2
Realiza la recepción de insumos según
procedimiento
Técnico o Asistente de Almacén
Verifica que la factura cumpla con
la información
Asistente de Compras Directas
Anota en el reverso de la factura u hoja
adjunta membretada: ampliación del concepto de la
compra, cuando aplique y firma en la
misma
Analiza y determina
Jefe de la Sección de Compras Directas / Jefe del Departamento
de Gestión de Adquisiciones
Aprueba liquidación en SIGES
Imprime anexo de Orden de Compra, gestiona las firmas correspondientes y
adjuntas al expediente
Traslada expediente de compra a donde corresponda para realizar el pago,
según procedimiento
establecido
Notifica al interesado que la
compra fue realizada
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 219
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 06 1 de 20
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por cotización, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones a través de la Dirección de Asuntos Administrativo –DAA-.
Inicia: Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala.
b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado
c) Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
d) Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo.
e) Decreto 2-89, Ley del Organismo Judicial
f) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
g) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
h) Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción.
i) Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento
j) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente.
k) Acuerdo A-038-2016, Acuerdo emitido por Contraloría General de Cuentas, referente al envío digital de contratos.
l) Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
m) Acuerdo Ministerial 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del MINFIN.
n) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS.
o) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas
p) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de cotización con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la programación de compras que se derive del mismo. Identifica los eventos de cotización que se deriven de la consolidación del PACC. Presenta al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, el detalle de los eventos de cotización a realizar.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
2.
Coordina con las dependencias solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, entrega de especificaciones técnicas y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, cuando sean bienes o suministros que no formarán parte
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 220
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de una compra consolidada. En el caso de las compras consolidadas la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” será realizada por la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, tomando como referencia las cantidades solicitadas en el PACC autorizado, y estas previo a ser autorizadas por el Director de Asuntos Administrativos y/o la Subdirector Administrativo Financiero, serán avaladas por la dependencia interesada.
3.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida. Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios.
Gestiona aprobación de la solicitud, por parte del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Enlace Administrativo Financiero o Asistente de la
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
4.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes. Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para coordinar el inicio del proceso.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
5. Instruye al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el inicio del proceso y traslada expediente.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
6.
Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
a. Proyecto de Bases de Cotización, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
b. Proyecto de contrato administrativo.
NOTA: Previo a la publicación de los proyectos de bases de cotización y de contrato, traslada copia al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Subdirector Administrativo Financiero y dependencia solicitante para su revisión y aprobación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
7.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación de los proyectos de bases de cotización y del contrato administrativo en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido; imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 221
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Hay comentarios o sugerencias?
No: continúa en la actividad No. 14 del procedimiento.
Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
8.
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna en la Dirección de Asuntos Administrativos o área especializada que corresponda.
Si la respuesta puede ser resuelta en la Dirección de Asuntos Administrativos traslada respuesta a la Sección de Normas y Programación de Adquisición y continúa en la actividad No. 12.
Si se requiere consultar al área especializada que corresponda, traslada con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y continúa en la actividad No, 9.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
9. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Área técnica especializada
10. Recibe respuesta y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
11.
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su visto bueno.
Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
12.
Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS, la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
13. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Cotización. Jefe de la Sección de Normas
y Programación de Adquisiciones
14.
Elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Cotización y sus respectivos suplentes, velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en función de la idoneidad. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 222
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Gestiona la elaboración del Dictamen Presupuestario y Dictamen técnico.
15. Recibe de forma independiente, dictamen presupuestario y técnico, de acuerdo a la normativa aplicable.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
16.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, especificaciones técnicas, proyecto de bases de cotización, entre otros) y oficio al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
17.
Analiza el expediente de compra, verifica que el proyecto de bases de cotización cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
18.
Integra el expediente para solicitar opinión jurídica con la siguiente información:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Cotización c. Proyecto de Contrato d. Dictamen Técnico e. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y traslada expediente original al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para visto bueno.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
19.
Recibe expediente y analiza. ¿Está de acuerdo?
No: devuelve para correcciones.
Sí: firma oficio de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
20. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Dirección de Asesoría Jurídica
21.
Recibe de forma independiente, el expediente de compra con la opinión jurídica y los oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Cotización y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
22. Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
23. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica, en caso aplique, y continúa con el trámite.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 223
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
24. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
25.
Integra expediente con los documentos siguientes:
a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Cotización c. Bases de Cotización d. Especificaciones técnicas e. Dictamen técnico f. Dictamen presupuestario g. Opinión Jurídica h. Modelo de Contrato Administrativo i. Formulario de Presentación de Oferta j. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) k. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS l. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de
Cotización m. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Cotización
en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral
Adicional a la información anterior, el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
26.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Cotización, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Cotización y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
27.
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
28. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
29.
Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Cotización y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Cotización, utilizando los modelos establecidos.
Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
30.
Revisa expediente y analiza.
¿Cumple con los requisitos?
No: coordina con la Asistente el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Sí: coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 224
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
31. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia emite opinión si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
32.
Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones, si hubieren; elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
33. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
34.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales.
Coordina con el Notificador, la notificación de la resolución de nombramiento a los integrantes de la Junta de Cotización. Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones.
Coordina con la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
35.
Recibe y coordina la actualización del cronograma de actividades en las Bases de Cotización, redacta nota de convocatoria de invitación a cotizar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
36.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Cotización y especificaciones técnicas c. Dictamen técnico d. Opinión Jurídica e. Dictamen presupuestario f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Formulario de Presentación de Oferta h. Nota de convocatoria a cotizar i. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Cotización j. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente.
NOTA: debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT), en los
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 225
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
documentos que aplique (de las personas que emitieron el dictamen técnico y opinión Jurídica).
37.
Coordina el traslado de la información y confirma a los miembros de la Junta de Cotización nombrados, sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, para que consulten el evento y las bases.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
38.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma.
Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta, con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Cotización considere necesarios.
Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores.
Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para la coordinación de su publicación.
En ausencia de ofertas suscribe acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Junta de Cotización
39.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada y listado de oferentes; coordina publicación con Técnico de GUATECOMPRAS en sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
40.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Cotización, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta de adjudicación correspondiente, resolución de la junta y traslada copia de las plicas a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Junta de Cotización
41.
Coordina la emisión de la certificación de acta o copia certificada, y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acta correspondiente.
Ingresa los criterios de evaluación del evento.
Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
42.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
¿Se presentan inconformidades?
No: notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Cotización, que no ha
Técnico en GUATECOMPRAS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 226
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
sido presentada ninguna inconformidad y continúa en el paso número 45.
Sí: imprime y entrega las inconformidades presentadas en el sistema, a la Junta de Cotización, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.
43.
Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las inconformidades presentadas en el sistema GUATECOMPRAS por parte de los oferentes participantes, dentro del plazo establecido en ley.
Procede a resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Junta de Cotización
44.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Cotización.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
45.
Informa por escrito sobre sus actuaciones al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
Junta de Cotización
46. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de Eventos
de Adquisición
47.
Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial correspondiente, según modelo establecido; traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
48.
Revisa, analiza y coordina con la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición, la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
49.
Revisa proyecto de resolución y en providencia establece:
¿Procede a firma?
Sí: realiza las correcciones de forma requeridas, cuando hubiese.
No: recomienda improbar las actuaciones y regresa a la actividad número 47.
En ambos casos, traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
50.
Coordina realizar correcciones a la resolución, si hubiese, elabora informe ejecutivo y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
51.
Verifica.
¿Está de acuerdo con el proyecto de resolución?
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 227
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: firma y sella resolución ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
No: devuelve expediente con instrucciones a la Dirección de Asuntos Administrativos.
52. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha de la Resolución Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
53.
Coordina la notificación de la resolución emitida por el Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
54.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución correspondiente, imprime constancia de operación en el sistema.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
55.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.
¿Existe interposición?
Si: recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
No: continúa en la actividad No. 58.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
56.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Cotización y oferentes.
NOTA:
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Secretaría General
57. Recibe expediente y coordina con Técnico en GUATECOMPRAS la publicación de la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
58.
Complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere, con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, coordina con la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 228
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Director de Asuntos Administrativos.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
59.
Coordina la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica; con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de Sección de Eventos de Adquisición
60.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y traslada expediente.
¿Procede a firma?
No: se remite expediente con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos para lo procedente y es sujeto nuevamente a revisión de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Si: Continua con el procedimiento
Dirección de Asesoría Jurídica
61.
Asigna número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales, gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
Elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Director de Asuntos Administrativos.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
62. Firma y sella contrato administrativo, si está de acuerdo, y traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos
63. Recibe expediente y coordina certificación del contrato administrativo. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
64. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo para la solicitud de Seguro de Caución y certificación.
Notificador de la Sección de Eventos de Adquisición
65. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato administrativo y certificación, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Proveedor adjudicado
66. Integra al expediente el Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato y Certificación y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
67. Revisa y analiza expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición para elaboración de Resolución Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
68. Revisa expediente, redacta Resolución Ministerial de aprobación de contrato y providencia. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 229
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
69.
Analiza y revisa resolución y providencia.
Coordina firmas con Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
70.
Revisa Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
71.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en la resolución, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
72. Analiza, revisa, firma y sella resolución Ministerial. Viceministro de
Administración Interna y Desarrollo en Sistemas
73.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la resolución Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
74.
Coordina el envío electrónico en el Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
a. Resolución Ministerial de aprobación de contrato b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia generada por el sistema de la Contraloría General de Cuentas.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
75.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del contrato administrativo, Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
76.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
NOTA: en lo que fuere aplicable, se nombrará al Supervisor de Recepción.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
77. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de Eventos
de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 230
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
78.
Revisa y analiza, si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.
Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
79. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
80.
Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
NOTA:
Si la providencia estipula que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas, cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Si la providencia estipula que la resolución no procede a firma, procede según lo indicado.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
81. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
82.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución.
Coordina notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Traslada expediente a Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
83. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
84.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Traslada documentos de soporte de pagos mediante oficio al Jefe de la Sección de
Comisión Receptora y Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 231
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Compras Directas.
85.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe de la Sección de Compras Directas
86.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Comisión Receptora y Liquidadora
87.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
88. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Departamento Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
89.
Realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica, si las hubiera, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro de Administración Internas y Desarrollo de Sistemas, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
90. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
91.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
92. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 232
Diagramas de Flujo
Gestión de AdquisicionesCompra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
INICIO
Inicia proceso de cotización,
Identifica los eventos de
cotización, presenta al Jefe del
Departamento
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Coordina con las dependencias
solicitantes, entrega de especificaciones
técnicas y la programación de
entregas
Enlace Administrativo Financiero o Asistente de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Elabora Solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio, adjunta especificaciones
técnicas, planos y diagramas, Gestiona
aprobación de solicitud, Traslada
Solicitud y documentos anexos
Secretaria del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Recibe solicitud de Compra y/o
Contratación de Servicio,
documentos anexos y revisa la
información
¿Cumple con los requisitos?
NO
Área técnica especializada
Instruye al Coordinador y
traslada expediente
Recibe expediente de compra y elabora
los documentos siguientes
Coordina con el Técnico en
GUATECOMPRAS, imprime constancia
que genera el sistema e integra al
expediente.
¿Hay comentarios o sugerencias?
Recibe comentarios o sugerencias, y determina si la
respuesta puede ser resuelta de forma
interna o área especializada que
corresponda
¿Puede ser resuelta en la
DAA?
NO
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Analiza, da respuesta al
comentario o sugerencia y
traslada
SI
SI
Recibe respuesta y traslada
Recibe la respuesta, analiza Y Traslada
Coordina, imprime constancia
generada y adjunta al expediente
Integra observaciones recibidas que procedan al
Proyecto de Bases de Cotización
SI NO
Elabora los documentos, Gestiona la
elaboración del Dictamen
Presupuestario y Dictamen técnico
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 233
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
1
Recibe de forma independiente,
dictamen presupuestario y
técnico, de acuerdo a la normativa
aplicable.
Traslada expediente de compra y oficio
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Analiza el expediente de
compra, verifica, Traslada expediente
Integra el expediente, Elabora
oficio y traslada expediente original
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
Recibe expediente y analiza
¿Está de acuerdo?
NO
Firma oficio y traslada
Dirección de Asesoría Jurídica
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y
traslada
Recibe de forma independiente, el
expediente de compra con la
opinión jurídica y los oficios de
respuesta y traslada
Analiza y traslada
Coordina modificaciones u observaciones y continúa con el
trámite
Elabora Formulario de Presentación de
Oferta y obtiene firma
Integra expediente
Redacta oficio de solicitud de
aprobación y traslada
Revisa y firma oficio, Formulario
de Presentación de Oferta y traslada
expediente
Recibe expediente y traslada
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Revisa expediente, analiza la
documentación, redacta proyecto de
Resolución Ministerial, Traslada
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Revisa expediente y analiza
Cumple con los requisitos?
SI
NO
Coordina la elaboración de la providencia y el
traslado del expediente
Revisa proyecto de resoluciones y en
providencia indica si proceden o no
trasladar a firma.
Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, el cumplimiento de requisitos, si la
providencia indica que las resoluciones
no proceden a firma.
¿Proceden a firma?
NO
SI
Elabora Informe Ejecutivo y traslada
al Despacho Ministerial
2
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 234
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (3 de 7)Viceministro de
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
2
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
AdquisicionesJunta de Cotización
Firma y sella resoluciones
ministeriales y traslada a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Recibe expediente, coordina, Integra
expediente, traslada expediente
Técnico en GUATECOMPRAS
Recibe y coordina la actualización del cronograma de
actividades, redacta nota de
convocatoria de invitación a cotizar y
solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo
Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Coordina con el Técnico en
GUATECOMPRAS, Imprime constancia
de operación realizada y adjunta
al expediente
Coordina y confirma a los miembros el
número de operación en
GUATECOMPRAS -NOG
Recibe expediente y ofertas, apertura
plicas en presencia de los oferentes,
entrega constancia de recepción de
oferta, suscribe acta de recepción de
ofertas y apertura y traslada copia
Coordina la emisión de la certificación
de acta, publica en GUATECOMPRAS, e imprime constancia
de la operación Califica las ofertas, suscribe acta,
resolución de la junta y traslada
copia de las plicasCoordina emisión de certificaciónes,
publicacion en GUATECOMPRAS,
ingresa criterios de evaluación, Imprime
constancia de operación y adjunta
al expediente Monitorea el sistema
GUATECOMPRAS para atender
inconformidades
¿Se presentan inconformidades
?
NO
SI
Imprime y entrega las inconformidades
presentadas en el sistema
Notifica a los miembros de la
Junta de Cotización, que no hay
inconformidad
Recibe inconformidades
presentadas, procede a
resolverlas y requiere publicación
en el sistema GUATECOMPRAS
Coordina la publicación de respuestas e
inconformidades, imprime constancia de operación en el sistema y traslada
Informa por escrito, adjunta al
expediente el informe y
constancia de respuesta de
inconformidades y traslada
Recibe expediente y traslada
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Revisa expediente, analiza la
documentación y redacta proyecto de
Resolución Ministerial
correspondiente, traslada
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 235
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (4 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
3
Dirección de Asesoría Jurídica
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Revisa, analiza y coordina la
elaboración de la providencia y el
traslado del expediente
Secretaría General
Revisa proyecto de resolución y providencia
¿Procede a firma?
Recomienda improbar las actuaciones
NO
Realiza las correcciones de
forma requeridas
SI
Coordina realizar correcciones a la
resolución, elabora informe ejecutivo y
traslada
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Verifica
¿Está de acuerdo con el
proyecto de resolución?
NO
Firma y sella resolución
ministerial y traslada
Recibe expediente y coordina con la
Secretaría General
SI
Coordina la notificación de la
resolución emitida y Traslada
Coordina publicación en
GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el
sistema
Espera el plazo establecido en ley para interposición
de recursos administrativos
¿Existe interposición?
NO
SI
Recibe informe circunstanciado o
expediente, realiza el trámite,
resolución y notificación
correspondiente
Recibe expediente y coordina la
publicación de la resolución en el
sistema GUATECOMPRAS
Complementa información,
imprime, coordina, redacta oficio de
solicitud para firma de contrato
administrativo y Traslada expediente
4
Recibe notificación de Secretaria
General y emite informe
circunstanciado o la remisión del expediente
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 236
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (5 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
4
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe de Normas y Programación de
Adquisiciones
Coordina la revisión del expediente y
contrato administrativo
Director de Asuntos Administrativos
Revisa contrato administrativo y
mediante providencia indica si
proceden o no trasladar a firma y
traslada expediente
¿Procede a firma?
NO
Asigna número de contrato e imprime, gestiona la firma del
contrato administrativo del proveedor, Elabora Informe Ejecutivo y
traslada
SI
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Firma y sella contrato
administrativo y traslada
Remite expediente
con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones
y es sujeto nuevamente a revisión de la
Sección de Normas y
Programación de
Adquisiciones
Recibe expediente, coordina
certificación del contrato
administrativo y traslada
Notificador de la Sección de Eventos de
Adquisición
Entrega copia certificada de
contrato administrativo para
la solicitud de Seguro de Caución y
certificación.
Proveedor adjudicado
Entrega Seguro de Caución de
cumplimiento de contrato
administrativo y certificación
Integra al expediente el
Seguro de Caución de Cumplimiento de
Contrato, Certificación y
trasladaRevisa y analiza
expediente y traslada
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Revisa expediente, redacta Resolución
Ministerial de aprobación de
contrato y providencia y
traslada
Analiza, revisa resolución y providencia,
Coordina firmas y Traslada
Revisa Resolución Ministerial de aprobación de
contrato administrativo y
trasladaRealiza las correcciones
correspondientes, elabora informe
ejecutivo y Traslada
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo en Sistemas
Analiza, revisa, firma y sella resolución MinisterialCoordina con
Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la
resolución Ministerial y
Traslada
Coordina el envío electrónico,
imprime constancia generada por el
sistema de la Contraloría General
de Cuentas Coordina designación de miembros de la
Comisión Receptora, elabora oficio de solicitud
de nombramientos, obtiene firma de
Director y Traslada
5
Coordina la publicación en el
sistema de GUATECOMPRAS,
imprime constancia de operación en el
sistema y adjunta al expediente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 237
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (6 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
5
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Recibe expediente y traslada
Revisa y analiza, redacta proyecto de
Resolución Ministerial, gestiona
traslado
Revisa proyecto de resolución y en
providencia establece si procede
o no trasladar a firma.
Recibe proyecto de resolución y
providencia de la Dirección de
Asesoría Jurídica, realiza correcciones
requeridas (si corresponde),
elabora informe ejecutivo y traslada
Firma y sella Resolución
Ministerial e instruye su trasladoCoordina con
Secretaría General la asignación de
número, Coordina notificación a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora y
traslada expediente
Coordina con la Comisión Receptora
y Liquidadora la entrega del
expediente para la recepción y
liquidación del contrato.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Comision Receptora y Liquidadora
Verifica el bien, insumo o servicio,
traslada documentos de
soporte de pagos mediante oficio
¿Esta conforme?SI
NO
Recibe el bien, insumo o servicio, suscribe acta de
recepción
Jefe de la Seccion de Compras Directas
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente
Verifica los documentos de soporte de pago ,suscribe acta de
liquidación y elabora informe
dirigido al Viceministro
6
7
Rechaza el bien y suscribe acta
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 238
Compra por Cotización de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (7 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
6
Dirección de Asesoría Jurídica
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Revisa expediente, analiza la
documentación
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Firma y sella Resolución
Ministerial y traslada
¿Cumple con los requisitos?
Coordina la elaboración del
proyecto de Resolución
Ministerial de aprobación de
recepción y liquidación; traslada
7
SI
NO
Revisa proyecto de resolución y en
providencia traslada
Realiza correcciones señaladas elabora
Informe Ejecutivo y traslada
Coordina con Secretaría la
asignación de número, notifica a
los integrantes de la Comisión Receptora
y Liquidadora y Traslada expediente Coordina la
recepción del expediente, archivo
y custodia para futuras referencias
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 239
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 06 1 de 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra por licitación, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones a través de la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-.
Inicia: Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo. Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a. Constitución Política de la República de Guatemala. b. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado c. Acuerdo Gubernativo 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. d. Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo. e. Decreto 2-89, Ley del Organismo Judicial f. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. g. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. h. Decreto número 31-2012, Ley Contra la Corrupción. i. Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento j. Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna vigente. k. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo emitido por Contraloría General de Cuentas, referente al envío digital de contratos. l. Acuerdo Ministerial 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. m. Acuerdo Ministerial 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del MINFIN. n. Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS. o. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas p. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sexta edición
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de licitación con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y a la programación de compras que se derive del mismo. Identifica los eventos de licitación que se deriven de la consolidación del PACC, o requerimientos puntuales no incluidos en el mismo. Presenta a la Jefatura del Departamento de Gestión de Adquisiciones el detalle de los eventos de licitación a realizar.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
2.
Coordina con las dependencias solicitantes para que procedan con la elaboración de la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, entrega de especificaciones técnicas y la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, cuando sean bienes o suministros que no formarán parte de una compra consolidada.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 240
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
En el caso de las compras consolidadas las solicitudes de compras serán realizadas por la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, tomando como referencia las cantidades solicitadas en el PACC autorizado, y estas serán aprobadas por el Director de Asuntos Administrativos y/o al Subdirector Administrativo Financiero.
3. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las especificaciones técnicas, planos, diagramas u otros que fueran necesarios, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales, criterios de calificación.
Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Director o puesto equivalente de la dependencia.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Enlace Administrativo Financiero /Asistente de la
Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
4.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente. ¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes. Sí: traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones para coordinar el inicio del proceso.
Secretaria del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
5. Coordina el inicio del proceso, de acuerdo al cronograma establecido en el PACC y traslada expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
6. Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes de conformidad con la normativa legal vigente:
a. Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
b. Proyecto de contrato administrativo.
NOTA: Previo a la publicación de los proyectos de bases de licitación y de contrato administrativo, traslada copia al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, Subdirector Administrativo Financiero y dependencia solicitante, para su revisión y aprobación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
7.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido; imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
¿Hay comentarios o sugerencias?
No: continúa en la actividad No. 14 del procedimiento.
Sí: realiza las consultas correspondientes (administrativo, legal, técnico, otros).
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 241
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Recibe comentarios o sugerencias, y en función de la complejidad determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna en la Dirección de Asuntos Administrativos o área especializada que corresponda.
Si la respuesta puede ser resuelta en la Dirección de Asuntos Administrativos traslada respuesta a la Sección de Normas y Programación de Adquisición y continúa en la actividad No. 12.
Si se requiere consultar al área especializada que corresponda, traslada con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y continúa en la actividad No. 9.
Jefe Departamento de Gestión de Adquisiciones
9. Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Área técnica especializada
10. Recibe respuesta y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
11.
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para su visto bueno. Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe Departamento Gestión de Adquisiciones
12.
Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS, la publicación de la respuesta aclaratoria a través del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres días hábiles de concluida la fase de consulta pública del proyecto de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
13. Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Licitación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
14.
Recibe expediente de compra y elabora los documentos siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
a. Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar Junta de Licitación y sus respectivos suplentes, velando para que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en función de la idoneidad. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Gestionan la elaboración del Dictamen Presupuestario y Dictamen Técnico.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
15. Recibe de forma independiente, dictamen presupuestario y técnico de acuerdo a la normativa aplicable.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
16.
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio, especificaciones técnicas, proyecto de bases de licitación, entre otros) y oficio al Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
17. Analiza el expediente de compra, verifica que el proyecto de bases de licitación cumpla con los aspectos legales, requisitos fundamentales, no fundamentales y
Jefe de Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 242
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
verifica que los criterios de calificación y ponderación estén correctamente formulados.
Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Gestión de Adquisiciones
18.
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Licitación c. Proyecto de Contrato d. Dictamen Técnico e. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y traslada expediente original al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para visto bueno.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
19.
Recibe expediente y analiza.
¿Está de acuerdo?
Sí: firma oficio de traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.
No: devuelve para correcciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
20. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Dirección de Asesoría Jurídica
21. Recibe de forma independiente el expediente de compra y los oficios de respuesta de nombramiento de Junta de Licitación y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
22. Analiza y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
23. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Dirección de Asesoría Jurídica, en caso aplique y continúa con el trámite.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
24. Elabora “Formulario de Presentación de Oferta” y obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
25.
Integra expediente con los documentos siguientes:
a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Proyecto de Bases de Licitación c. Bases de Licitación d. Especificaciones técnicas e. Dictamen técnico f. Dictamen Presupuestario g. Opinión Jurídica h. Modelo de Contrato Administrativo i. Formulario de Presentación de Oferta
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 243
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
j. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) k. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS l. Oficios de solicitud de propuestas para la integración de la Junta de
Licitación. m. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de Licitación
en que se haga constatar la idoneidad, en el ámbito de aplicación y adjunte historial laboral.
Adicional a la información anterior el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
26.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Formulario de Presentación de Oferta, Bases de Licitación, Especificaciones Técnicas y nombramiento de la Junta de Licitación y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
27. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos, así como el “Formulario de Presentación de Oferta”. Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
28. Recibe expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
29. Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Licitación y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Licitación, utilizando los modelos establecidos.
Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
30.
Revisa y analiza.
¿Cumple con los requisitos?
Sí: coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto y bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
No: coordina con la Asistente el traslado del expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
31. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
32.
Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
33. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 244
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
34. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina con el Notificador la notificación a los integrantes de la Junta de Licitación de la resolución de nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las resoluciones.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
35. Recibe y coordina la actualización del cronograma de actividades en las Bases de Licitación, redacta nota de convocatoria de invitación a licitar la cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas y solicita firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
36.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación del evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS:
a. Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Licitación y especificaciones técnicas c. Dictamen técnico d. Opinión Jurídica e. Dictamen Presupuestario f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Formulario de Presentación de Oferta h. Nota de convocatoria a licitar i. Resolución Ministerial de aprobación de documentos de Licitación j. Criterio de Calificación
Imprime constancia de operación realizada y adjunta al expediente.
Coordina con la Dirección de Comunicación Social la publicación en el Diario de Centroamérica, la adjunta al expediente.
NOTA: debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria (NIT) en los documentos que aplique (de las personas que emiten el dictamen técnico y opinión jurídica)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
37.
Confirma a los miembros de la Junta de Licitación nombrados, sobre la fecha, lugar y hora de recepción de ofertas, así como el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
38.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido según cronograma. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta con su respectiva certificación de autenticidad y otros datos que la Junta de Licitación considere necesarios.
Entrega constancia de recepción de oferta a los proveedores.
Suscribe acta de recepción de ofertas y apertura de plicas y traslada copia a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para la coordinación de su publicación.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las autoridades y se procederá según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Junta de Licitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 245
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
39.
Coordina la emisión de la certificación de acta de apertura de plicas o copia certificada y listado de oferentes.
Coordina publicación con el Técnico de GUATECOMPRAS, en el sistema GUATECOMPRAS a más tardar dos días hábiles de la apertura de ofertas, e imprime constancia de la operación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
40.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de Licitación, especificaciones técnicas, ofertas económicas, suscribe acta correspondiente, resolución de la junta y traslada copia de las plicas a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Junta de Licitación
41.
Coordina la emisión de la certificación de acta o copia certificada, y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, dentro de los días hábiles siguientes a la fecha de emisión de acta correspondiente, ingresa los criterios de evaluación del evento.
Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
42.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. ¿Presentan inconformidades?
Si: imprime y entregar las inconformidades presentadas a través del sistema, a la Junta de Licitación, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos. Continúa procedimiento.
No: notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Técnico de GUATECOMPRAS
43.
Recibe inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, por parte de los oferentes participantes, dentro del plazo establecido en ley.
Procede a resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere publicación en el sistema GUATECOMPRAS, a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Junta de Licitación
44.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Licitación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
45.
Informa por escrito sobre sus actuaciones al Despacho Ministerial, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
Junta de Licitación
46. Recibe expediente y traslada a la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
47. Revisa expediente, analiza la documentación y redacta proyecto de resolución ministerial y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
48. Revisa, analiza y coordina con la Asistente la elaboración de la providencia y el traslado del expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
49. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece
¿Procede a firma? Dirección de Asesoría Jurídica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 246
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: indica realizar las correcciones de forma requeridas, cuando hubiere.
No: recomienda improbar las actuaciones y egresa a la actividad número 47.
En ambos casos, traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisiciones.
50. Coordina realizar correcciones a la resolución, si hubiera, elabora informe ejecutivo; y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisiciones
51. Verifica.
¿Está de acuerdo con el proyecto de resolución?
Sí: firma y sella resolución ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
No: devuelve expediente con instrucciones a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
52. Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
53. Coordina la notificación de la resolución emitida por el Despacho Ministerial. Jefe de la Sección de Eventos
de Adquisición
54.
Coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
55.
Espera el plazo establecido en la ley para interposición de recursos administrativos.
¿Existe interposición?
Si: al recibir notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
No: continúa en la actividad No. 58.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
56.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Licitación y oferentes.
NOTA:
Si la resolución establece que no puede continuarse con el evento, se procede con lo que establezca la misma.
Si la resolución establece que puede continuar con el evento, traslada el expediente a la Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Secretaría General
57. Recibe expediente y coordina con el Técnico en GUATECOMPRAS, la publicación de la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 247
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
58.
Complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s), imprime una vez cumplido el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto, si los hubiere, con las publicaciones correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda, coordina con la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo Financiero la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
Redacta oficio de solicitud, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, para firma del contrato administrativo del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
59.
Coordina la revisión del expediente y contrato administrativo y si cumple con los requisitos, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
60.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden o no trasladar a firma y traslada expediente.
¿Procede a firma?
No: se remite expediente con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones para lo procedente y es sujeto nuevamente de revisión de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Si: Continua con el procedimiento
Dirección de Asesoría Jurídica
61.
Asigna número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales y coordina la firma del Contrato Administrativo con el proveedor.
Elabora informe ejecutivo y traslada con visto bueno del Director Administrativo Financiero y/o Subdirector Administrativo Financiero, al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
62. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
63. Recibe expediente y coordina la certificación del contrato administrativo y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
64. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo, para la solicitud de Seguro de Caución y certificación.
Notificador de la Sección de Eventos de Adquisición
65. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato administrativo y certificación a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Proveedor adjudicado
66. Integra Seguro de Caución de cumplimiento y certificación al expediente y traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 248
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Adquisiciones
67.
Revisa expediente y traslada a la Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición para la elaboración del Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
68. Revisa y analiza expediente, redacta Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato y providencia; traslada al Jefe de la Sección Eventos de Adquisición.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
69.
Analiza y revisa Acuerdo Ministerial y providencia, coordina firma con el Director de Asuntos Administrativo y/o Subdirector Administrativo Financiero y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección Eventos de Adquisición
70.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
71.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero y traslada al Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
72. Refrenda y sella Acuerdo Ministerial de aprobación y traslada al Ministro. Viceministro de
Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
73. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
74.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación del Acuerdo Ministerial.
Traslada a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
75.
Coordina el envío electrónico en el Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
a. Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia generada por el sistema de la Contraloría General de Cuentas.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
76.
Coordina la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
77.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y supervisor cuando aplique; elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
NOTA: en lo que fuere aplicable se nombrará al Supervisor de Recepción.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 249
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
78. Recibe expediente y traslada al Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
79.
Revisa y analiza si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.
Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de la Sección de Eventos de Adquisición
80. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
81.
Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
NOTA:
Si la providencia establece que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, procede según lo indicado.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
82. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
83.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución.
Coordina la notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora, la resolución de nombramiento y traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
84. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
85.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Comisión Receptora y Liquidadora
86.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe de la Sección de Compras Directas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 250
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
87.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Comisión Receptora y Liquidadora
88.
Revisa expediente, analiza la documentación y si cumple con los requisitos, coordina la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Sección de Eventos de Adquisición, para su traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
89. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Departamento Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
90.
Coordina con la Sección de Eventos de Adquisición las correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, y la elaboración del “Informe Ejecutivo” y su traslado al Ministro con visto bueno de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe Departamento de Gestión de Adquisiciones
91. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a Dirección de Asuntos Administrativos.
Ministro
92.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
93. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 251
Diagramas de Flujo
Gestión de AdquisicionesCompra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
INICIO
Inicia proceso de licitación, identifica
eventos de licitación, presenta
a la Jefatura del Departamento
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Coordina, entrega de especificaciones
técnicas y programación de
entregas
Enlace Administrativo Financiero /Asistente de la
Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Elabora solicitud de compra y/o
contratación de servicio, adjunta a la solicitud de compra,
Gestiona aprobación de
solicitud y traslada
Secretaria del Departamento de Gestión
de Adquisiciones
Recibe solicitud de compra y/o
contratación de servicio, revisa la información que forma parte del
expediente
¿Cumple con los
requisitos?
NO
Área técnica Especializada
Coordina inicio de proceso y traslada
expediente
SIRecibe expediente
de compra y elabora documentos
Coordina publicación en
GUATECOMPRAS, imprime constancia
e integra al expediente
¿Hay comentarios o sugerencias?
NO
Realiza las consultas
correspondientes
SI
Recibe comentarios o sugerencias, determina si la
respuesta puede ser resuelta de forma
interna
¿La respuesta puede ser resuelta?
Traslada
SI
NO
Analiza y da respuesta al
comentario o sugerencia y
traslada
1
2
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 252
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
Administrativo Financiero
3
Recibe respuesta y traslada
Jefe del Departamento de Gestión y
Adquisiciones
Recibe respuesta y analiza, traslada
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Coordina publicación,
imprime constancia, adjunta a
expediente
Integra observaciones que
procedan al Proyecto de Bases
de Licitación.
2
Recibe expediente, elabora
documentos, gestiona
elaboración de Dictamen
Presupuestario y Dictamen Técnico
1
Recibe dictamen presupuestario y
técnico
Traslada expediente de compra y oficio
Analiza expediente, verifica proyecto
con aspectos legales, verifica
criterios de calificación y
ponderación y traslada expediente
Integra expediente, elabora oficio y
traslada expediente original
Recibe expediente y analiza
¿Está de acuerdo?
NO
Firma oficio de traslado
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y
traslada
SI
Recibe expediente de compra y los
oficios de respuesta y traslada
Analiza y traslada Coordina
modificaciones
Elabora formulario de oferta y obtiene firma del Director
Integra expediente
Redacta oficio de aprobación y
traslada
5
Revisa, firma oficio de aprobación, Formulario de
Presentación de Oferta y traslada
expediente
Recibe expediente y traslada
Dirección de Asesoría Jurídica
Revisa expediente, analiza
documentación y redacta proyecto y
Traslada
4
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 253
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (3 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
4
Revisa y analiza
¿Cumple con los
requisitos?
Coordina elaboración de providencia y traslado de expediente
SI
Dirección de Asesoría Jurídica
Revisa proyecto de resoluciones, indica
si proceden o no trasladar a firma
Coordina traslado del expediente para
que realice las correcciones a los
documentos faltantes
NO
Ministro
5
Revisa y analiza
¿Proceden a firma?
Coordina el cumplimiento de
requisitos
NO
Realiza correcciones a las resoluciones, elabora Informe
Ejecutivo y traslada
SI
Firma y sella resoluciones
ministeriales y traslada
Recibe expediente, coordina número,
Integra al expediente y Coordina su
traslado
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Recibe, coordina actualización de
cronograma, redacta
convocatoria a licitar y solicita
firma
Coordina publicación,
imprime constancia, coordina
publicación en Diario de
Centroamérica, adjunta al
expediente
Confirma a Junta de Licitación, lugar y hora de recepción
de ofertas y número de operación
Junta de Licitación
Recibe expediente, entrega constancia a los proveedores,
suscribe acta y traslada copia
Coordina emisión de certificación,
coordina publicación e
imprime constancia Califica ofertas,
verifica aspectos legales,
especificaciones técnicas, ofertas
económicas, suscribe acta de
resolución, traslada copia de las plicas
Coordina emisión de certificación,
coordina publicación e
ingresa criterios de evaluación, imprime constancia y adjunta
al expediente
6
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 254
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (4 de 7)
Técnico de GUATECOMPRAS
6
Junta de LicitaciónJefe de la Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones
Monitorea el sistema
GUATECOMPRAS para atender
inconformidades
¿Presentan inconformid
ades?
SI
NO
Imprime y entrega las inconformidades
Notifica electrónicamente a los miembros de la Junta de Licitación
Recibe inconformidades,
procede a resolver y requiere publicación en GUATECOMPRAS
Coordina publicación de
respuestas, imprime constancia de
operación, traslada a Junta de Licitación
Informa sobre sus actuaciones,
adjunta al expediente y
traslada
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Recibe expediente y traslada
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Revisa expediente, analiza
documentación, redacta resolución
ministerial y traslada
Revisa, analiza y coordina
elaboración de providencia y traslado de expediente
Dirección de Asesoría Jurídica
Revisa proyecto de resolución
¿Procede a firma?
Recomienda improbar las actuaciones
NO
SI
Coordina realizar correcciones a
resolución, elabora informe y traslada
Ministro
Verifica
¿Está de acuerdo con el
proyecto de resolución?
SI
NO
Firma y sella resolución
ministerial y traslada
Recibe expediente, coordina asignación
de número correlativo, fecha y
Resolución Ministerial
Coordina notificación de
resolución y traslada
Coordina publicación e
imprime constancia de operación en GUATECOMPRAS
7
A
A
Indica realizar correcciones de
forma requeridas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 255
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (5 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
7
Secretaría GeneralJefe de la Sección de
Eventos de Adquisición
Espera el plazo establecido para interposición de
recursos administrativos
¿Existe interposició
n?
Emitir informe circunstanciado o la
remisión del expediente
administrativo
Dirección de Asesoría Jurídica
Recibe informe circunstanciado, realiza trámite,
resolución y notificación
Recibe expediente y coordina
publicación en GUATECOMPRAS
Complementa información,
imprime constancia, redacta oficio y
traslada expediente
Coordina la revisión del expediente y
contrato administrativo,
traslada
8
SI
NO
Revisa contrato administrativo y
mediante providencia indica si
proceden o no trasladar a firma y
traslada expediente
¿Procede a firma?
NO
SI
Remite expediente
con providencia al Departamento de Gestión de Adquisiciones
Asigna número de contrato, imprime, coordina firma de contrato, elabora informe y traslada
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Firma y sella contrato
administrativoRecibe expediente,
coordina certificación de
contrato y traslada
Notificador de la Sección de Eventos de Adquisición
Entrega a proveedor adjudicado copia
certificada de contrato
Proveedor adjudicado
Entrega Seguro de Caución y
certificaciónIntegra Seguro de
Caución y certificación,
traslada expediente
B
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 256
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos ( 6 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
8
Revisa expediente, traslada a Asistente
de Sección de Eventos de
Adquisición, elaboración de
Acuerdo Ministerial
Asistente de la Sección de Eventos de
Adquisición
Revisa, analiza expediente,
redacta Acuerdo Ministerial y
traslada
Analiza, revisa Acuerdo Ministerial
y providencia, coordina firma y
traslada
Dirección de Asesoría Jurídica
Revisa Acuerdo Ministerial y
trasladaRealiza las correcciones
correspondientes, elabora informe
ejecutivo y traslada
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Refrenda y sella Acuerdo Ministerial
de aprobación y traslada
Ministro
Firma, sella Acuerdo Ministerial, remite
9
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Coordina el envío electrónico e
Imprime constancia
Coordina publicación,
imprime constancia, adjunta al
expediente
Coordina designación de
miembros y supervisor, elabora oficio, obtiene firma
Recibe expediente y traslada
Revisa, analiza documentación,
redacta proyecto, gestiona el traslado
Revisa proyecto de resolución y
establece si procede a firma
Recibe proyecto de resolución y providencia
Firma y sella Resolución
Ministerial e instruye su trasladoCoordina asignación
de número, fecha, y certificación de
resolución y notificación a la
Comisión Receptora, traslada
expediente Coordina entrega del expediente y
liquidación de contrato
Coordina asignación de número, fecha, y
certificación del Acuerdo Ministerial,
Traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 257
Compra por Licitación de Dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (7 de 7)
Comisión Receptora y Liquidadora
9
Verifica el bien, insumo o servicio,
recibe el bien, suscribe acta de
recepción
Jefe de la Sección de Compras Directas
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de
soporte al expediente
Verifica documentos de
soporte de pago, suscribe acta de
liquidación y elabora informe,
Traslada expediente
Jefe de Departamento de Gestión de Adquisiciones
Revisa expediente, analiza
documentación
¿Cumple con los requisitos?
NO
SI
Dirección de Asesoría Jurídica
Revisa proyecto de resolución y en
providencia traslada
Coordina las correcciones
señaladas, elaboración de
Informe Ejecutivo y su traslado
Ministro
Firma, sella Resolución
Ministerial y traslada
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Coordina asignación de número, fecha,
certificación de Resolución
Ministerial, Notifica a integrantes de
Comisión Receptora y proveedor,
Traslada expediente
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
Coordina la recepción del
expediente, archivo y custodia para
futuras referencias.
FIN
Coordina elaboración de
proyecto, traslada a la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 258
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 01 1 de 13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Compra Directa por ausencia de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratación de servicios bajo la modalidad de compra directa por ausencias de ofertas, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Identificación del proceso del evento de compra directa por ausencia de ofertas y verificación del cumplimiento con el procedimiento que estipula la Ley de Contrataciones del Estado.
Finaliza: Coordinación de la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias.
NORMATIVA APLICABLE:
g) Constitución Política de la República de Guatemala h) Ley del Impuesto al Valor Agregado i) Ley de Contrataciones del Estado j) Ley Orgánica del Presupuesto k) Ley del Organismo Ejecutivo l) Ley Anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme al ejercicio fiscal m) Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado n) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto o) Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado p) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas q) Reglamento del Registro General de Adquisiciones del Estado r) Acuerdo número A-038-2016, emitido por Contraloría General de Cuentas, referente a la creación de la Unidad
de Digitalización y Resguardo de contratos para el archivo en forma física y electrónica de todos los contratos que suscriben las entidades del Estado
s) Acuerdo de Directorio número 13-2018 de la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL)
t) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. u) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas v) Acuerdo Ministerial número 365-2016, Designación y Suscripción de Contratos del Ministerio de Finanzas
Públicas -MINFIN- w) Acuerdo Ministerial número 563-2018, Requisitos y Metodología de Inscripción y Precalificación ante el Registro
General de Adquisiciones del Estado x) Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS- y) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para la gestión de pago se realizará con la presentación de la factura electrónica en línea. 2. Inicia el proceso de contratación directa luego de cumplirse con lo estipulado en el artículo 32 y 41 de la Ley de
Contrataciones del Estado. 3. Derivado que la compra por ausencia de oferta nace de la convocatoria a un evento de cotización o licitación
que ya estaba contemplado en el Plan Anual de Compras y Contrataciones, no es necesario realizar modificación al mismo.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica el proceso del evento de compra directa por ausencia de ofertas y verifica si se ha cumplido con el procedimiento que estipula la Ley de Contrataciones del Estado.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 259
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Presenta la resolución de aprobación de las Autoridades Superiores del Ministerio de Finanzas Públicas al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones, para hacer del conocimiento del Director de Asuntos Administrativos, quien determina si procede o no realizar la compra directa por ausencia de ofertas. ¿Procede con la compra?
Sí: Traslada al Jefe de la Sección de Compras Directas. Continúa con la actividad número 2. No: Se elabora justificación, para hacer del conocimiento de la Autoridad Superior para la elaboración de la Resolución que corresponda y archiva expediente. Finaliza procedimiento.
Adquisiciones
2. Analiza documentación para el inicio del procedimiento de compra directa por ausencia de ofertas y elabora oficios y/o cartas de invitación a las entidades según sea el caso, para que oferten en los eventos correspondientes.
Jefe de la Sección de Compras Directas
3. Recibe las ofertas con las mismas condiciones requeridas en el concurso inicial presentadas. Traslada expediente conteniendo las ofertas al Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos.
Asistente de Dirección
4. Trasladan el expediente al Jefe de la Sección de Compras Directas para que coordine la emisión del proyecto de Cuadro Comparativo de Ofertas.
Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos
5.
Traslada el expediente con el proyecto de Cuadro Comparativo de Ofertas al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que evalúe si los documentos presentados están acorde a los documentos solicitados en el evento de origen.
Jefe de la Sección de Compras Directas
6. Recibe la documentación y luego de la revisión de los documentos legales, traslada a la Dependencia especializada o Dirección solicitante, para que se pronuncie sobre los aspectos técnicos solicitados.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
7.
Recibe proyecto de cuadro comparativo de ofertas y expediente para el análisis de los aspectos técnicos de los bienes y/o servicios solicitados.
Realiza evaluación de los aspectos técnicos y emite pronunciamiento si la oferta cumple con lo requerido y traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Dependencia especializada / Dirección solicitante
8. Recibe y traslada expediente a la Sección de Compras Directas para continuar con el proceso de adjudicación.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
9.
Coordina con el Asistente de Compras Directas la elaboración del Cuadro Comparativo de Adjudicación para el visto bueno del Subdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos. Traslada al Técnico del Sistema de Guatecompras la documentación a publicar.
Jefe de la Sección de Compras Directas
10.
Publica la documentación que respalda la compra directa por ausencia de ofertas en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS- con un nuevo Número de Operación de Guatecompras -NOG- de acuerdo a lo solicitado en la normativa vigente. Traslada las constancias de publicación en Guatecompras a la Asistente de Compras Directas.
Técnico de Guatecompras
11. Recibe las constancias de publicación en Guatecompras y las integra al expediente.
Asistente de Compras Directas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 260
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Traslada el expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
12. Recibe el expediente y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición, para la elaboración del proyecto de Contrato Administrativo.
Jefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
13. Elabora el proyecto de Contrato Administrativo y providencia para remitirlo a la Dirección de Asesoría Jurídica para su pronunciamiento.
Asistente de Eventos de Adquisición
14. Revisa el proyecto de contrato y firma providencia para trasladarlo a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
15.
Recibe proyecto de contrato y analiza. ¿Hay modificaciones? Sí: devuelve a la Sección de Eventos de Adquisición. Regresa a la actividad número 13. No: emite pronunciamiento y traslada el expediente al Departamento de Gestión de Adquisiciones de la Dirección de Asuntos Administrativos. Continúa con la actividad número 16.
Dirección de Asesoría Jurídica
16. Recibe pronunciamiento de la Dirección de Asesoría Jurídica y traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Secretaria del Departamento de Gestión de Adquisiciones
17. Recibe, coordina el número de contrato e imprime en el papel que cumple con las características legales y asigna al Notificador para obtener las firmas correspondientes.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
18. Coordina las firmas del proveedor. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Notificador
19. Coordina las firmas de las Autoridades Superiores del Ministerio correspondientes en el contrato. Gestiona la copia certificada del contrato para trasladarla al proveedor y solicita seguro de caución de cumplimiento de contrato al proveedor.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
20. Entrega al proveedor adjudicado la copia certificada del contrato administrativo.
Notificador
21. Recibe el seguro de caución, lo integra al expediente junto con la certificación según corresponda y traslada el mismo al Jefe de la Sección Eventos de Adquisición.
Asistente de Eventos de Adquisición
22. Revisa, analiza expediente para elaboración de Resolución Ministerial y traslada. Jefe de la Sección de Eventos
de Adquisición
23. Revisa expediente, redacta Resolución Ministerial de aprobación de Contrato Administrativo y providencia. Traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Asistente de Eventos de Adquisición
24.
Analiza y revisa Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo y providencia.
Coordina firmas con Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
25. Revisa Resolución Ministerial de aprobación de Contrato Administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 261
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
26.
Realiza las correcciones correspondientes en la resolución (si existieran), elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Traslada al Despacho Superior según corresponda.
Jefe Sección de Eventos de Adquisición
27. Analiza, revisa, firma y sella Resolución Ministerial de aprobación de contrato administrativo.
Autoridades Superiores correspondientes
28. Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la resolución Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
29.
Coordina y/o publica el envío electrónico en el Portal de Contraloría General de Cuentas Online, para registrar el Contrato de acuerdo a lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
d. Resolución Ministerial de aprobación de contrato e. Contrato administrativo f. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia generada por el sistema de la Contraloría General de Cuentas.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
30.
Coordina y/o publica en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, el contrato administrativo, Resolución Ministerial de aprobación y Seguro de Caución, en los plazos establecidos en ley.
Imprime constancia de operación en el sistema y adjunta al expediente, traslada copia del contrato administrativo a la sección de compras directas para efecto de gestión de pago según las condiciones establecidas por el contrato.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
31.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta”.
Jefe de la Sección de Compras Directas
32.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y Supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma de Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Traslada a la Asistente de Eventos de Adquisición para la elaboración de proyecto de resolución.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
33.
Revisa y analiza, si la documentación cumple con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora.
Gestiona con el Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición, el traslado a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante providencia con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asistente de Eventos de Adquisición
34. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
35.
Recibe proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica y revisa.
¿La providencia estipula que la resolución procede a firma?
Sí: realiza correcciones requeridas, cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Superior según corresponda, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa con
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 262
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
la actividad número 36.
No: procede según lo indicado por la Dirección de Asesoría Jurídica. Regresa a la actividad número 34.
36. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Autoridades Superiores correspondientes
37.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución.
Coordina notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
38. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
39.
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio.
Suscribe acta de recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.
Nota: Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
Comisión Receptora y Liquidadora
40.
Verifica los documentos de soporte de pago.
¿Están completos los documentos?
Sí: suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido a las Autoridades Superiores correspondientes, sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Continúa en la actividad número 42.
No: solicita a la dependencia la integración de los documentos faltantes. Continúa en la actividad número 41.
Traslada expediente al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición.
Comisión Receptora y Liquidadora
41. Recibe de la Dependencia los documentos faltantes. Regresa a la actividad número 40.
Comisión Receptora y Liquidadora
42.
Revisa expediente, analiza la documentación
¿Cumple con los requisitos?
Sí: coordina con Asistente de Eventos de Adquisición la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero. Continúa en la actividad número 43.
No: devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes. Regresa a la actividad número 40.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 263
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
43. Revisa proyecto de resolución y en providencia traslada al Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
44.
Coordina con el Asistente de Eventos de Adquisición las correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica, si las hubiera, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada a las Autoridades Superiores según corresponda, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
45. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a Dirección de Asuntos Administrativos.
Autoridades Superiores correspondientes
46.
Coordina con Secretaría General la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial. Coordina además, la notificación a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
47. Coordina la recepción del expediente, archivo y custodia para futuras referencias. Jefe de la Sección de Eventos
de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 264
Diagramas de Flujo
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la
Dirección de Asuntos Administrativos (1 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Compras Directas
Asistente de DirecciónSubdirector Administrativo Financiero y/o Director de Asuntos Administrativos
INICIO
Identifica el proceso del evento de
compra directa por ausencia de ofertas
y verifica si se ha cumplido con el procedimiento,
presenta la resolución de
aprobación para hacer del
conocimiento del Director de Asuntos
Administrativos, quien determina si
procede o no realizar la compra
directa por ausencia de oferta
¿Procede con la compra?
Traslada
Se elabora justificación, para
hacer del conocimiento de la Autoridad Superior para la elaboración
de la Resolución que corresponda y archiva expediente.
SI
NO
Analiza documentación para el inicio del
procedimiento de compra directa por ausencia de ofertas y elabora oficios y/o cartas de invitación
a las entidades según sea el caso,
para que oferten en los eventos
correspondientes
1
Recibe las ofertas con las mismas
condiciones requeridas en el concurso inicial
presentadas. Traslada expediente
conteniendo las ofertas
Trasladan el expediente para que coordine la
emisión del proyecto de Cuadro
Comparativo de Ofertas
Traslada el expediente con el
proyecto de Cuadro Comparativo de
Ofertas al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para
que evalúe si los documentos
presentados están acorde a los documentos
solicitados en el evento de origen
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 265
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (2 de 7)
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Dependencia especial izada / Dirección
solicitante
Jefe de la Sección de Compras Directas
Técnico de GuatecomprasAsistente de Compras
DirectasAsistente de Eventos de
AdquisiciónJefe de la Sección de
Eventos de Adquisición
2
Recibe la documentación y
luego de la revisión de los documentos
legales, traslada a la Dependencia
especializada o Dirección
solicitante, para que se pronuncie sobre
los aspectos técnicos solicitados
Recibe proyecto de cuadro comparativo
de ofertas y expediente para el
análisis de los aspectos técnicos de los bienes y/o
servicios solicitados, realiza evaluación
de los aspectos técnicos y emite
pronunciamiento si la oferta cumple con
lo requerido. Traslada
Recibe y traslada expediente para continuar con el
proceso de adjudicación
Coordina la elaboración del
Cuadro Comparativo de
Adjudicación para el visto bueno, Traslada la
documentación a publicar
Publica la documentación que respalda la compra
directa por ausencia de ofertas con un nuevo Número de
Operación de Guatecompras -
NOG- de acuerdo a lo solicitado en la
normativa vigente. Traslada las
constancias de publicación en Guatecompras
Recibe las constancias de publicación en
Guatecompras y las integra al
expediente, traslada el expediente
Recibe el expediente y
traslada para la elaboración del
proyecto de Contrato
AdministrativoElabora el proyecto
de Contrato Administrativo y providencia para remitirlo para su pronunciamiento
Revisa el proyecto de contrato y firma
providencia para trasladarlo
3
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 266
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la Dirección de Asuntos
Administrativos (3 de 7)
Dirección de Asesoría JurídicaSecretar ia del
Departamento de Gestión de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
NotificadorAsistente de Eventos de
Adquisición
3
Recibe proyecto de contrato y analiza
¿Hay modificaciones?
Emite pronunciamiento y
traslada el expediente
NO
Devuelve
SI Recibe pronunciamiento y
traslada
4
Recibe, coordina el número de contrato
e imprime en el papel que cumple
con las características
legales y asigna al Notificador para
obtener las firmas correspondientes
Coordina las firmas del proveedor y
traslada
Coordina las firmas de las Autoridades
Superiores del Ministerio
correspondientes en el contrato.
Gestiona la copia certificada del contrato para trasladarla al
proveedor y solicita seguro de caución
de cumplimiento de contrato al proveedor
Entrega al proveedor
adjudicado la copia certificada del
contrato administrativo
Recibe el seguro de caución, lo integra al expediente junto con la certificación según corresponda y traslada el mismo
Revisa, analiza expediente para elaboración de
Resolución Ministerial y
traslada
Revisa expediente, redacta Resolución
Ministerial de Aprobación de
Contrato Administrativo y
providencia. Traslada
Analiza y revisa Resolución
Ministerial de aprobación de
contrato administrativo y
providencia, coordina firmas y
traslada
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 267
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la
Dirección de Asuntos Administrativos (4 de 7)
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe Sección de Eventos de Adquisición
Autoridades Superiores correspondientes
Jefe de la Sección de Compras Directas
5
Revisa Resolución Ministerial de aprobación de
Contrato Administrativo y en providencia traslada para que lo remita
a la Sección de Eventos de Adquisición
Realiza las correcciones
correspondientes en la resolución, elabora informe
ejecutivo con visto bueno y traslada
según corresponda
Analiza, revisa, firma y sella Resolución
Ministerial de aprobación de
contrato administrativo
Coordina con Secretaría General
la asignación de número, fecha, y certificación de la
resolución Ministerial
Coordina y/o publica el envío electrónico en el
Portal de Contraloría General de Cuentas Online,
para registrar el Contrato de acuerdo a lo
establecido en la normativa, imprime
constancia generada por el
sistema de la Contraloría General
de Cuentas
Coordina y/o publica en el
Sistema -GUATECO MPRAS-, el
contrato administrativo,
Resolución Ministerial de
aprobación y Seguro de Caución,
imprime constancia de operación y
adjunta al expediente, traslada copia del contrato
administrativo para efecto de gestión de
pago según las condiciones
establecidas por el contrato
6
Coordina el pago correspondiente
al proveedor, integra los
documentos de soporte al
expediente según
procedimiento Ejecución por
Acreditamiento en Cuenta
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 268
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias asociadas a la
Dirección de Asuntos Administrativos (5 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Asistente de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica
Autoridades Superiores correspondientes
6
Coordina designación de
miembros, elabora oficio de solicitud
de nombramientos, obtiene firma y traslada para la elaboración de
proyecto de resolución
Revisa y analiza, si la documentación cumple con los
requisitos, redacta proyecto de Resolución
Ministerial de nombramiento de
Comisión Receptora y Liquidadora,
Gestiona el traslado mediante
providencia con visto bueno
Revisa proyecto de resolución y en
providencia establece si procede
o no trasladar a firma
Recibe proyecto de resolución y
providencia y revisa
¿La providencia estipula que la
resolución procede a
firma?
Realiza correcciones requeridas, cuando
aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada con visto
bueno. Continúa
SI
Procede según lo indicado por la
Dirección de Asesoría Jurídica y
regresa
NO Firma y sella Resolución
Ministerial e instruye su traslado
A
A
Coordina con Secretaría General
la asignación de número, fecha, y certificación de la
Resolución, coordina
notificación a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora la
resolución de nombramiento
7
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 269
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias
asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (6 de 7)Jefe de la Sección de
Eventos de Adquisición
Comisión Receptora y
Liquidadora
Dirección de
Asesoría Jurídica
7
Coordina con la Comisión
Receptora y Liquidadora la
entrega del expediente para la
recepción y liquidación del
contrato
Verifica el bien, insumo o servicio
conforme las especificaciones
establecidas en el contrato
administrativo, suscribe acta de
recepción en el caso de los bienes y/o insumos cuando
corresponda
Verifica los documentos de soporte de pago
¿Están completos los documentos?
Suscribe acta de liquidación y
elabora informe dirigido a las Autoridades Superiores
correspondientes, sobre la recepción y liquidación del bien,
insumo o servicio
SI
Solicita a la dependencia los
documentos faltantes
NO
Revisa expediente, analiza la
documentación
¿Cumple con los requisitos?
Coordina la elaboración del
proyecto de Resolución
Ministerial de aprobación de
recepción y liquidación; traslada
con visto bueno.
SI
Devuelve el expediente a la
Comisión Receptora y Liquidadora para
que realice las correcciones o
adicione los documentos
faltantes
NO
Revisa proyecto de resolución y en
providencia traslada
8
Recibe de la dependencia la
integración de los documentos
faltantes
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 270
Compra Directa por ausencias de ofertas de las dependencias
asociadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (7 de 7)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Autoridades Superiores correspondientes
8
Coordina las correcciones
señaladas, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada con visto
bueno
Firma y sella Resolución
Ministerial y traslada
Coordina la asignación de
número, fecha, y certificación de la
Resolución Ministerial.
Coordina además, la notificación a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora y
proveedor sobre la resolución
Coordina la recepción del
expediente, archivo y custodia para
futuras referencias
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 271
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Adquisiciones 04 1 de 26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Subasta Electrónica Inversa PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratación de servicios bajo la modalidad de Subasta electrónica inversa, para la Dirección de Asuntos Administrativos, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, según la programación de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Recibe el expediente para archivo y custodia.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. c) Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. e) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupción. f) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su
estructura orgánica interna. g) Acuerdo Ministerial número 202-2015, Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas. h) Resolución 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS. i) Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. j) Acuerdo A-038-2016 de la Contraloría General de Cuentas para el envío electrónico de Contratos. k) Acuerdo de Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT 13-2018 l) Resolución de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-DSI-243-2019 m) Circular 2-2019 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La entidad contratante podrá entablar un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que la entidad contratante pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u homologados no importando el monto de la contratación.
b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar en la subasta electrónica inversa, de forma que se asegure que esa subasta será competitiva.
c) Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente. 2. Para la adquisición de bienes o suministros considerados como tecnológicos, software, licenciamientos, medios de
transporte o maquinaria, que por la complejidad de las especificaciones técnicas que conllevan los mismos, se podrá
omitir el código de insumo en la solicitud de compra, el cual se definirá conforme las características adjudicadas por
parte de la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.
3. Para los eventos de Subasta Electrónica Inversa será obligatorio que los proveedores interesados en participar estén
incorporados ante la Superintendencia de Administración Tributaria SAT bajo el régimen de Emisión de Factura
Electrónica en Línea.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 272
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE BASES, RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- vigente y autorizado, según la programación de compras que se derive del mismo.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
2. Identifica las fichas técnicas de los productos a adquirir por la modalidad de Subasta Electrónica Inversa.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
3.
Elabora oficio dirigido al Registro General de Adquisiciones del Estado, para solicitar el número de proveedores que hayan completado el proceso de precalificación en las categorías específicas de los bienes y servicios a adquirir. Traslada al Director de Asuntos Administrativos o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
4. Valida y firma oficio y remite al Registro General de Adquisiciones del Estado.
Director de Asuntos Administrativos o
Subdirector Administrativo Financiero
5. Responde oficio con la información de precalificados solicitada. Registro General de
Adquisiciones del Estado
6.
Identifica si existen tres o más proveedores precalificados para los insumos/servicios a adquirir. ¿Existen tres o más proveedores? Sí: Elabora informe haciendo referencia a la cantidad de proveedores precalificados indicados por el Registro General de Adquisiciones del Estado, el cual se anexará al expediente de Subasta Electrónica Inversa. Continúa procedimiento. No: Elabora y traslada informe haciendo referencia a la cantidad de proveedores
precalificados indicados por el Registro General de Adquisiciones del Estado y
remite a las Autoridades de la Dirección de Asuntos Administrativos para los
efectos pertinentes.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
7.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, llenando la información requerida. Gestiona la firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra, las fichas técnicas, la programación de entregas en los casos de recepciones parciales.
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y documentos anexos al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Asistente de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
8.
Recibe solicitud de “Compra y/o Contratación de Servicio”, documentos anexos y revisa la información que forma parte del expediente.
¿Cumple con los requisitos? No: rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones, elabore un nuevo formulario o adjunte documentos pendientes.
Sí: Traslada Expediente al Analista de Normas y Programación de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 273
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
solicitándole la elaboración del proyecto de bases.
9.
Elabora Proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Traslada expediente.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboración de los documentos.
Analista de Normas y Programación de
Adquisiciones
10.
Revisa proyecto de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa y
determina si cumple con requisitos de Ley.
¿Cumple requisitos de Ley?
Sí: Traslada al Técnico de GUATECOMPRAS para publicación en el portal de
GUATECOMPRAS.
No: Solicita modificaciones y devuelve expediente al Analista de Normas y Programación de Adquisiciones.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
11.
Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no menor de tres días para la recepción de comentarios o sugerencias que permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
NOTA: Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas correspondientes (administrativo, legal, otros).
Técnico de GUATECOMPRAS
12.
Agotado el plazo de publicación de proyecto de bases, elabora los siguientes documentos:
a. Proyecto de contrato administrativo. b. Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para integrar
Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y sus respectivos suplentes, velando que se cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
c. Oficio de solicitud de precios de referencia al Instituto Nacional de
Estadística –INE-.
Gestiona emisión de Dictámenes Técnico y Presupuestario, respectivamente.
Gestiona la remisión de los oficios de nombramientos y su respectiva respuesta.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
13.
Integra el expediente para solicitud de opinión jurídica con la siguiente información:
a. Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa
b. Proyecto de Contrato
c. Dictamen Técnico
d. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero, para su traslado a la Dirección de Asesoría
Jurídica.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
14. Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y traslada a la Dirección de
Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
15.
Integra expediente con los documentos siguientes:
a. Solicitud(es) de Compra y/o Contratación de Servicio b. Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa c. Dictamen Técnico
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 274
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
d. Dictamen Presupuestario e. Opinión Jurídica f. Proyecto de Contrato Administrativo g. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica) h. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS i. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los miembros de la
Junta Calificadora de Subasta Electrónica Inversa j. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta Calificadora de
Subasta Electrónica Inversa
Adicional a la información anterior, el expediente debe contener todos los documentos generados desde su inicio.
16.
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa, y nombramiento de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
17. Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos. Devuelve expediente al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector Administrativo Financiero
18. Traslada expediente debidamente foliado a la Sección de Eventos de Adquisición. Jefe de la Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones
19.
Revisa expediente, analiza la documentación.
¿Cumple con los requisitos?
Sí: gestiona la elaboración del proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa y Resolución Ministerial de nombramiento de Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, utilizando los modelos establecidos. Gestiona la elaboración del proyecto de providencia y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
No: traslada expediente a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones, para que realice las correcciones o adicione los documentos faltantes.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
20. Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
21.
Coordina con la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para el cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a firma.
Si la providencia establece que las resoluciones proceden a firma elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
22. Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Despacho Ministerial
23.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la notificación a los integrantes de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa, la resolución de nombramiento.
Integra al expediente las cédulas de notificación y certificaciones de las
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 275
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
resoluciones para el envío a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
24.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta Electrónica Inversa, el cual debe incluir: nombre del evento, número de operación en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas técnicas (cuando aplique) y Puja Inversa.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
25.
Ingresa información y carga los documentos de Subasta Electrónica Inversa que el Sistema de GUATECOMPRAS requiera, e informa al Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Técnico de GUATECOMPRAS
26.
Revisa la información y documentos cargados en el Sistema GUATECOMPRAS y si todo está ingresado correctamente, procede a publicar la convocatoria, caso contrario solicita modificar información o documentos, según corresponda.
Imprime constancia de operación realizada, la adjunta al expediente.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
27.
Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa nombrados sobre la fecha, lugar y hora del proceso de recepción y evaluación de ofertas técnicas, así como el proceso de puja inversa, y el número de operación en GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
28.
Reciben y evalúan de conformidad con las bases las ofertas técnicas presentadas por los proveedores precalificados por el Registro General de Adquisiciones, interesados en participar en los procesos de Subasta Electrónica Inversa, para determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las bases.
Nota: En el caso de que se identifiquen requisitos que pueden ser subsanados por parte de los proveedores interesados en participar en el proceso de Subasta Electrónica Inversa, se les solicitará la información necesaria.
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa
29.
Suscriben acta de recepción y evaluación de las ofertas técnicas presentadas por los proveedores interesados, según los modelos establecidos, indicando lo actuado por la Junta.
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa
30.
Traslada y coordina con el Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones y Técnico de GUATECOMPRAS la publicación del acta de recepción y evaluación de ofertas técnicas en el portal de GUATECOMPRAS.
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa
31.
Publica el acta suscrita por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa imprime constancia de publicación y traslada al Jefe de Sección de Normas y Programación de Adquisiciones para anexar al expediente.
Técnico de GUATECOMPRAS
32. Traslada constancia de publicación de acta a la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa para anexar al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
33.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
¿Existen inconformidades?
Sí: procede a imprimir y a entregar a la Junta de Calificación, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.
No: Informa a los miembros de la Junta de Calificación, que no ha sido presentada ninguna inconformidad para continuar con el proceso correspondiente. Continúa actividad número 36.
Técnico de GUATECOMPRAS
34. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley y resuelve las mismas dentro
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 276
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación de la respuesta en el sistema GUATECOMPRAS.
¿Procede la inconformidad?
Sí: Elabora acta en donde resuelve la inconformidad presentada, se regresará a la actividad 31.
No: Continúa con el trámite.
Inversa
35.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, para continuar con el proceso de Puja correspondiente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
36.
Identifica si existen al menos tres ofertas técnicas que cumplen con los requisitos establecidos en las bases para continuar con el proceso de puja correspondiente, según el acta suscrita por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.
¿Existen al menos tres ofertas técnicas que cumplen con los requisitos?
Sí: Continúa procedimiento de Puja.
No: Informa a la Sección de Eventos de Adquisición para continuar con el procedimiento.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
37.
Elabora proyecto de resolución para dar finalizado el evento, gestionando las aprobaciones respectivas y numeración, coordinando la publicación de la misma con el Técnico de GUATECOMPRAS.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
38. Publica resolución en GUATECOMPRAS y traslada constancia de publicación para anexar al expediente.
Técnico de GUATECOMPRAS
39. Anexa constancia de publicación de resolución en GUATECOMPRAS al expediente de Subasta Electrónica Inversa y traslada a la Sección de Contabilidad.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
40. Archiva expediente de Subasta Electrónica Inversa. Sección de Contabilidad
PROCEDIMIENTO DE PUJA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo momento, según los plazos establecidos en el Reglamento.
Nota: En caso que no existan por lo menos tres proveedores habilitados autenticados en el Sistema, procede a informar a la Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa.
Técnico de GUATECOMPRAS
2. Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el modulo respectivo, como mínimo dos horas antes de iniciar la puja inversa.
Postor habilitado
3.
Se reúne, verifica con el técnico de GUATECOMPRAS la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Habilitados Autenticados.
¿Hay tres o más postores habilitados autenticados?
Sí: Continúa el Procedimiento.
No: Procede a suscribir el acta correspondiente y se hará de conocimiento de la autoridad competente para los efectos procedentes; si fuera el caso de una reprogramación vuelve a la actividad No. 1 del procedimiento y si fuera cancelación
Junta de Calificación de la Subasta Electrónica
Inversa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 277
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
finaliza el proceso.
4.
Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las bases y durante el tiempo establecido en el cronograma de actividades. El Sistema le informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la puja.
Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera de los parámetros establecidos el sistema le indicará mensaje de error.
Postor autenticado habilitado
5.
Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el resultado de la misma.
Nota: Finalizado el plazo establecido para la puja inversa se cerrará en el Sistema y se generará automáticamente un informe que dejará constancia de lo sucedido durante la puja inversa, la cual quedará publicada automáticamente en el módulo de la Subasta Electrónica Inversa en el Sistema de GUATECOMPRAS.
Junta de Calificación de la Subasta Electrónica
Inversa
6.
Una vez publicado el informe por el sistema de GUATECOPMRAS procederá a verificar el cumplimiento de los criterios, condiciones y documentos exigidos en las bases a los postores que hayan obtenido el primero y segundo lugar en el orden de prelación.
¿Cumple con los criterios?
Sí: Procede a adjudicar la negociación en los términos y condiciones que establece la ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y las bases, suscribe el acta y traslada copia del acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
No: Procede a suscribir el acta correspondiente.
Traslada al Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones.
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa
7.
Coordina certificación de acta de adjudicación de la negociación o acta de cancelación del proceso, según corresponda. Coordina la publicación de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los plazos legales establecidos. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Normas y Programación
de Adquisiciones
8.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS.
¿Hay inconformidades?
Sí: procede a imprimir y entregar las inconformidades a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, para que analicen y respondan dentro de los plazos establecidos.
No: hace conocimiento vía electrónica a los miembros de la Junta de Subasta electrónica inversa, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Técnico de GUATECOMPRAS
9.
Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las inconformidades dentro del plazo establecido en ley.
¿Tiene inconformidades?
Sí: debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS.
No: continúa con el procedimiento.
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa
10.
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación en el sistema y traslada a la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa.
Técnico de GUATECOMPRAS
11. Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe y constancia de respuesta de inconformidades cuando aplique, traslada al Jefe de la
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 278
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sección de Eventos de Adquisición. Inversa
12.
Revisa expediente, analiza la documentación.
¿Cumple con los requisitos?
SÍ: redacta proyecto de Resolución Ministerial de adjudicación y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
No: coordina con la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa correspondiente para subsanar los mismos.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
13.
Revisa proyecto de resolución y en providencia indica que procede a firma.
Traslada expediente a la Sección de Eventos de Adquisición de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
14.
Elabora informe ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por el Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
15.
Verifica lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa.
¿Está de acuerdo?
Sí: aprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa, firma y sella la Resolución Ministerial.
No: imprueba lo actuado por la Junta de Calificación de Subasta electrónica inversa, devuelve el expediente para continuar con el proceso según lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado.
En ambos casos se traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Despacho Ministerial
16.
Recibe expediente, coordina con la Secretaría General la asignación del número correlativo y fecha a la Resolución Ministerial.
Traslada el expediente al Técnico de GUATECOMPRAS.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
17.
Realiza la publicación en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la resolución de adjudicación, imprime constancia de operación en el sistema, y traslada a la Sección de Eventos de Adquisición.
Técnico de GUATECOMPRAS
18.
Espera el plazo establecido en ley para interposición de recursos administrativos.
¿Existe interposición de recursos administrativos?
Sí: recibe notificación de la Secretaría General sobre la existencia de interposición de recurso administrativo, debe emitir informe circunstanciado o la remisión del expediente administrativo.
No: continúa con la actividad No. 20.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
19.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite, resolución y notificación correspondiente a los miembros de la Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa y oferentes.
Nota: Traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para que proceda según lo resuelto.
Secretaría General
20.
Recibe expediente y complementa información en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s) resolución(es) respectiva(s).
Imprime y coordina su revisión, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 279
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda gestiona la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
21. Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del Viceministro correspondiente.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
22. Revisa el expediente y contrato administrativo. Mediante providencia traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
23.
Revisa contrato administrativo y mediante providencia establece si procede o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la Dirección de
Asuntos Administrativos para que el Departamento de Gestión de Adquisiciones
proceda con lo solicitado.
Dirección de Asesoría Jurídica
24. Recibe expediente, coordina la elaboración de la providencia para firma de contrato.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
25. Asigna número de contrato. Jefe de la Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones
26.
Recibe expediente, imprime en el papel correspondiente, gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor y elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada al Viceministro correspondiente.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
27. Firma y sella contrato administrativo si está de acuerdo, y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Viceministro correspondiente
28.
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación correspondiente.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
29. Entrega Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación a la Sección de Eventos de Adquisición.
Contratista
30. Integra Seguro de Caución de cumplimiento de contrato y certificación al expediente, elabora oficio.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
31. Coordina elaboración del Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato, y traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
32.
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que lo remita a la Sección de Eventos de Adquisición.
Dirección de Asesoría Jurídica
33.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero, y traslada al Despacho Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
34. Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato administrativo; remite a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Despacho Ministerial
35. Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del Acuerdo Ministerial con la Secretaría General y notifica al contratista.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
36.
Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS la publicación en el Portal de Registro de Contratos de Contraloría General de Cuentas, adjuntando copia de:
a. Acuerdo Ministerial de aprobación de contrato
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 280
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
b. Contrato administrativo c. Seguro de Caución de Cumplimiento de Contrato
Genera e imprime en el Sistema constancia de registro del contrato en estado “Aprobado”.
37.
Coordina con el Técnico de GUATECOMPRAS la publicación, en el Sistema GUATECOMPRAS de la constancia de remisión del contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de Caución en los plazos establecidos en ley; imprime constancia de operación en el Sistema y adjunta al expediente.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
38. Solicita al Director de Asuntos Administrativos el nombramiento del Supervisor quien tendrá a cargo la recepción e inspección final del bien o servicio adquirido.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
39.
Recibe bien o servicio adquirido y emite informe correspondiente dirigido al Director de Asuntos Administrativos, quien traslada a la Sección de Eventos de Adquisición para continuar con el trámite.
Supervisor
40.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos de soporte al expediente según procedimiento “Ejecución por Acreditamiento en Cuenta” y cuando proceda la finalización del contrato traslada a la Comisión Receptora y Liquidadora.
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
41.
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora y Supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
42.
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de Comisión Receptora y Liquidadora; traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
43. Revisa proyecto de resolución y en providencia establece si procede o no trasladar a firma.
Dirección de Asesoría Jurídica
44.
Recibe el proyecto de resolución y providencia de la Dirección de Asesoría Jurídica.
NOTA: Si la providencia indica que la resolución procede a firma, realiza correcciones requeridas cuando aplique, elabora “Informe Ejecutivo” y traslada al Ministro con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
Si la providencia indica que la resolución no procede a firma, atiende lo indicado.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
45. Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Despacho Ministerial
46.
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución con la Secretaría General.
Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de nombramiento.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
47. Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la entrega del expediente para la recepción y liquidación del contrato.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
48. Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; si está conforme recibe el bien, insumo o servicio.
Comisión Receptora y Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 281
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos cuando corresponda.
Si no está conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso resuelve.
49.
Verifica los documentos de soporte de pago, si están completos los documentos suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la recepción y liquidación del bien, insumo o servicio. Si no están completos solicita a la Dirección de Asuntos Administrativos la integración de los documentos faltantes.
Traslada expediente de liquidación a la Sección de Eventos de Adquisición.
Comisión Receptora y Liquidadora
50.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentación.
¿Cumple con los requisitos?
Sí: elabora Resolución Ministerial de aprobación de recepción y liquidación;
traslada a la Dirección de Asesoría Jurídica, con visto bueno del Director de Asuntos
Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero.
No: devuelve el expediente a la comisión Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los documentos faltantes.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
51. Revisa resolución y en providencia traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Dirección de Asesoría Jurídica
52.
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas por la Dirección de Asesoría Jurídica si las hubiera, coordina la elaboración del “Informe Ejecutivo” y traslada al Despacho Ministerial.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
53. Firma y sella Resolución Ministerial y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Despacho Ministerial
54.
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución Ministerial en coordinación con la Secretaría General. Notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y Liquidadora y proveedor sobre la resolución. Traslada a la Sección de Contabilidad.
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
55. Recibe el expediente para archivo y custodia. Sección de Contabilidad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 282
Diagrama de flujo
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (1 de 6)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Director de Asuntos Administrativos o Subdirector
Administrativo Financiero
Registro General de Adquisiciones del Estado
Asistente de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
INICIO
Inicia proceso de Subasta electrónica inversa con base al
PACC vigente y autorizado, según la
programación de compras que se derive
del mismo
Identifica las fichas técnicas de los
productos a adquirir por la modalidad de Subasta electrónica
inversa
Elabora oficio para solicitar el número de
proveedores que hayan completado el proceso de precalificación en
las categorías específicas de los
bienes y servicios a adquirir
Valida y firma oficio y remite al RGAE
Responde oficio con la información de
precalificados solicitada
Identifica si existen tres o más proveedores
precalificados para los insumos/servicios a
adquirir
¿Existen tres o más
proveedores?
Elabora informe haciendo referencia a
la cantidad de proveedores
precalificados el cual se anexará al expediente de Subasta Electrónica
Inversa
Sí
Elabora y traslada informe haciendo
referencia a la cantidad de proveedores
precalificados y remite para los efectos
pertinentes
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”. Gestiona la firma, asimismo,
debe adjuntar como anexo las fichas
técnicas, la programación de entregas en los
casos de recepciones parciales ?
1
A
A
2No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 283
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (2 de 6)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de AdquisicionesAnalista de Normas y Programación de
AdquisicionesTécnico de GUATECOMPRAS
1
Recibe solicitud de “Compra y/o
Contratación de Servicio”,
documentos anexos y revisa la
información que forma parte del
expediente
¿Cumple con los requisitos?
Rechaza y requiere al solicitante que
realice correcciones, elabore un nuevo
formulario o adjunte
documentos pendientes
No
Traslada Expediente solicitándole la elaboración del
proyecto de bases
Sí
Elabora Proyecto de Bases de
Contratación de acuerdo a los
requisitos establecidos en la
Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento
Revisa proyecto de Bases de
Contratación y determina si cumple
con requisitos de Ley
¿Cumple requisitos de
Ley?
Traslada para publicación en el
portal de GUATECOMPRAS
Sí Recibe expediente y publica el proyecto
de bases en GUATECOMPRAS,
imprime constancia que genera el
sistema e integra al expediente
3
2
Solicita modificacionesNo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 284
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (3 de 6)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Dirección de Asesoría JurídicaDirector de Asuntos
Administrativos y/o Subdirector Administrativo Financiero
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
3
Elabora Proyecto de contrato, oficios solicitud de
nombramientos, oficio solicitud de precio de
referencia, gestiona emisión de Dictamen Técnico y
Presupuestario, y gestiona la remisión de los oficios y su
respectiva respuesta?
Integra el expediente, elabora oficio para solicitar Dictamen Jurídico, con visto bueno de las Autoridades de la DAA
Analiza expediente de compra, emite opinión jurídica y
traslada
Integra expediente
Redacta oficio de solicitud de aprobación de Bases de
Contratación, y nombramiento de la Junta de
Calificación de la Subasta Electrónica Inversa
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobación de documentos
Traslada expediente debidamente foliado
Revisa expediente, analiza la
documentación
¿Cumple con los requisitos?
Gestiona la elaboración del
proyecto de Resolución Ministerial
de aprobación de Bases de Contratación
y Resolución Ministerial de
nombramiento de Junta de Calificación, gestiona elaboración
del proyecto de providencia y traslada
con visto bueno de Autoridades DAA
4
No
Sí
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 285
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (4 de 6)
Dirección de Asesoría Jurídica
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Despacho MinisterialJefe de La Sección Normas y
Programación de AdquisicionesJunta de Calificación de Subasta
Electrónica InversaTécnico de GUATECOMPRAS
Jefe del Departamento de
Gestión de Adquisiciones
4
Revisa proyecto de resoluciones y en
providencia indica si proceden o no
trasladar a firma
5
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta Electrónica
Inversa
Ingresa información y carga los documentos de Subasta
Electrónica Inversa que GUATECOMPRAS requiera
Coordina la notificación a los miembros de la Junta de Calificación sobre la fecha, lugar y hora del proceso de recepción y calificación de ofertas técnicas, así como el proceso de puja inversa, y el número de operación
en GUATECOMPRAS -NOG-
Reciben y evalúan de conformidad con las bases las ofertas técnicas presentas por
los proveedores precalificados e interesados en participar en los procesos de Subasta Electrónica
Inversa, para determinar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en las bases
Suscriben acta de recepción y evaluación de las ofertas
técnicas presentadas por los proveedores interesados,
indicando lo actuado por la Junta
6
Coordina para el cumplimiento de
requisitos
¿procede para firma?
Elabora informe ejecutivo Ejecutivo y
traslada con visto bueno de
autoridades DAA
Sí
No
Firma y sella resoluciones
Coordina la asignación del número correlativo a las
Resoluciones. Coordina la notificación a los
integrantes de la Junta de Calificación, la resolución
de nombramiento e Integra al expediente las cédulas
de notificación y certificaciones de las
resoluciones para el envío
Revisa la información y documentos cargados en GUATECOMPRAS
¿Está ingresada correctamente la información?
Publica la convocatoria
Sí
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 286
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (5 de 6)
Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa
Técnico de GUATECOMPRASJefe de la Sección de Normas y Programación de
Adquisiciones
6
Traslada y Coordina la publicación del
acta de recepción y evaluación de
ofertas técnicas en el portal de
GUATECOMPRAS
Publica el acta suscrita por la Junta
de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa imprime constancia de publicación y
traslada para anexar al expediente
Traslada constancia de publicación de acta a la Junta de
Calificación de Subasta Electrónica Inversa para anexar
al expediente
Monitorea el sistema
GUATECOMPRAS para atender
inconformidades
¿Existen inconformidades?
Procede a imprimir y a entregar a la
Junta de Calificación, para
que analicen y respondan dentro
de los plazos establecidos
SíRecibe
inconformidades por parte de los proveedores
participantes en GUATECOMPRAS y resuelve las mismas
dentro del plazo establecido y requiere
coordinación de la publicación de la
respuesta en el sistema GUATECOMPRAS
¿Procede la inconformidad?
Elaborara acta en donde resuelve la
inconformidad presentada
A
A
Coordina la publicación de respuestas a
inconformidades en el sistema
GUATECOMPRAS, imprime constancia de
operación en el sistema y traslada a la
Junta de Calificación de Subasta Electrónica
Inversa, para continuar con el proceso de Puja
correspondiente
8
Informa a la Junta de Calificación que
no ha sido presentada ninguna
inconformidad
No
Sí
No
7
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 287
Procedimiento para la Elaboración de Bases, Recepción y Evaluación de Ofertas Técnicas (6 de 6)
Jefe de la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Técnico de GUATECOMPRAS Sección de Contabilidad
8
Identifica si existen al menos tres
ofertas técnicas que cumplen con los
requisitos establecidos en las
bases para continuar con el proceso de puja
según el acta suscrita por la Junta
de Calificación
¿Existen al menos tres ofertas técnicas que
cumplen con los requisitos?
Informa para continuar con el
procedimiento de puja
Sí
Informa a la Sección de Eventos de
Adquisición
Publica resolución en GUATECOMPRAS
y traslada constancia de
publicación para anexar al
expediente
Anexa constancia de publicación de resolución en
GUATECOMPRAS al expediente de
Subasta Electrónica Inversa y traslada
Archiva expediente de Subasta
Electrónica Inversa
FIN
No
Elabora proyecto de resolución para dar finalizado el evento,
gestionando las aprobaciones respectivas y numeración.
Coordina publicación en
GUATECOMPRAS
7
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 288
Procedimiento de Puja (1 de 9)
Técnico de GUATECOMPRAS Postor Habilitado Junta de Calificación de la Subasta Electrónica Inversa
INICIO
Ingresa al sistema y verifica la
disponibilidad del mismo en todo
momento, según los plazos establecidos en el reglamento
Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participación y validar que puede utilizar el módulo respectivo, como
mínimo dos horas antes de iniciar la puja inversa
Se reúne, verifica con el técnico de
GUATECOMPRAS la disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Habilitados Autenticados
¿Hay tres o más postores
habilitados autenticados?
Procede a suscribir el acta correspondiente y se hará de conocimiento de la autoridad competente para los efectos
procedentes
Puja de acuerdo a los parámetros establecidos en las
bases y durante el tiempo establecido en el cronograma de actividades. El Sistema le
informa la posición de su oferta y los resultados al finalizar la
puja
Monitorea la puja inversa y recibe información sobre el
resultado de la misma. Generando en el sistema el informe automático sobre
resultados de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado
2
Sí
No
A
Reprogramación
Cancelación
1
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 289
Procedimiento de Puja (2 de 9)
Junta de Calificación de Subasta Electrónica InversaJefe de la Sección de Normas y Programación
de AdquisicionesTécnico de GUATECOMPRAS
Una vez publicado el informe por GUATECOPMRAS procederá a
verificar el cumplimiento de los criterios, condiciones y documentos exigidos en las bases a los postores
que hayan obtenido el primero y segundo lugar en el orden de
prelación
2
¿Cumple con los criterios?
Procede a adjudicar la negociación en los términos y condiciones que establece la ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y las bases, suscribe el acta y traslada copia del acta a la Sección de Normas y Programación de Adquisiciones
sÍ
Procede a suscribir el acta correspondiente
No
Coordina certificación de acta de adjudicación de la negociación o acta
de cancelación del proceso, según corresponda. Coordina la publicación
de la misma en GUATECOMPRAS respetando los plazos legales
establecidos. Imprime constancia de la operación y adjunta al expediente
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS
¿Hay inconformidades?
Procede a imprimir y entregar las inconformidades a la Junta de
Calificación para que analicen y respondan dentro de los plazos
establecidos
Hace conocimiento a los miembros de la Junta de
Calificacón, que no ha sido presentada ninguna
inconformidad
Recibe del Técnico de GUATECOMPRAS, las
inconformidades dentro del plazo establecido en ley
¿Tiene inconformidades?
Debe resolver las mismas dentro del plazo establecido y requiere
coordinación de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS
Coordina la publicación de respuestas a inconformidades en
el sistema GUATECOMPRAS, imprime constancia de operación
en el sistema y traslada
3
Sí
No
Sí
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 290
Procedimiento de Puja (3 de 9)
Junta de Calificación de Subasta Electrónica Inversa
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica
Despacho Ministerial
3
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al
expediente informe y constancia de respuesta de
inconformidades cuando aplique, traslada
Revisa expediente, analiza la documentación
¿Cumple con los requisitos?
Redacta proyecto de Resolución Ministerial de
adjudicación y traslada
Sí
Coordina para subsanar los mismos
NoRevisa proyecto de
resolución y en providencia indica
que proceda a firma, traslada
expediente
Elabora informe ejecutivo y traslada por medio de
oficio firmado por autoridades DAA
Verifica lo actuado por la Junta de
Calificación
¿Está de acuerdo?
Aprueba lo actuado, firma y sella Resolución Ministerial
Imprueba lo actuado y devuelve el expediente para
continuar con el proceso según lo
que establece la Ley de Contrataciones
del Estado
Recibe expediente, coordina la
asignación del número correlativo
y fecha a la Resolución
Ministerial y Traslada el expediente
4
Sí
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 291
Procedimiento de Puja (4 de 9)
Técnico de GUATECOMPRASJefe de la Sección de Eventos de
AdquisicionesSecretaría General
4
Realiza la publicación en el sistema GUATECOMPRAS
dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la
resolución de adjudicación, imprime
constancia de operación en el sistema, y traslada
Espera el plazo establecido en ley para interposición de
recursos administrativos
¿Existe interposición de recursos
administrativos?
Recibe notificación sobre la existencia de interposición de recurso administrativo,
debe emitir informe circunstanciado o la
remisión del expediente administrativo
Sí
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trámite,
resolución y notificación correspondiente a los miembros
de la Junta de Calificación y oferentes
Recibe expediente y complementa información
en el(los) proyecto(s) de contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones
de la(s) resolución(es) respectiva(s). Imprime y coordina su revisión, una vez cumplido con el plazo para la interposición de recursos y/o resuelto el recurso interpuesto si lo
hubiere con las publicaciones
correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS.
Cuando corresponda gestiona CDP
No
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato
administrativo
5
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 292
Procedimiento de Puja (5 de 9)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría JurídicaJefe de la Sección de
Normas y Programación de Adquisiciones
Viceministro correspondiente
Contratista
5
Revisa el expediente y contrato
administrativo. Mediante providencia y
traslada
Revisa contrato administrativo y
mediante providencia establece si proceden o
no trasladar a firma
¿Procede a firma?
Remite expediente con providencia
No
Recibe expediente, coordina la elaboración de la providencia para
firma de contrato
Sí
Asigna número de contrato
Recibe expediente, imprime en el papel
correspondiente, gestiona la firma del
contrato administrativo del proveedor y
elabora el “Informe Ejecutivo” y traslada
Firma y sella contrato
administrativo si está de acuerdo, y
traslada Recibe expediente, certifica copia de
contrato administrativo y entrega al proveedor adjudicado la copia
certificada de contrato administrativo y solicita Seguro de Caución de
cumplimiento de contrato y certificación
correspondiente
Entrega Seguro de Caución de
cumplimiento de contrato y
certificaciónIntegra Seguro de
Caución de cumplimiento de contrato y
certificación al expediente, elabora
oficio
6
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 293
Procedimiento de Puja (6 de 9)
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica Despacho Ministerial Supervisor
6
Coordina elaboración del Acuerdo Ministerial de
aprobación de contrato, y traslada
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobación de
contrato administrativo y en providencia traslada
Realiza las correcciones correspondientes, elabora informe ejecutivo con visto bueno de Autoridades DAA
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobación
de contrato administrativo; remite
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha y certificación del
Acuerdo Ministerial y notifica al contratista
Coordina la publicación en el Portal de Registro de
Contratos de Contraloría General de Cuentas y genera
e imprime en el sistema constancia de registro del
contrato en estado “Aprobado”
Coordina la publicación, en el Sistema GUATECOMPRAS de la constancia de remisión del
contrato administrativo, Acuerdo Ministerial de aprobación y Seguro de
Caución en los plazos establecidos en ley e
Imprime constancia de operación en el sistema y
adjunta al expediente
Solicita el nombramiento del Supervisor quien tendrá a
cargo la recepción e inspección final del bien o
servicio adquirido
7
Recibe bien o servicio adquirido y emite informe correspondiente, traslada
para continuar con el trámite
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 294
Procedimiento de Puja (7 de 9)
Jefe del Departamento de Gestión de Adquisiciones
Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
Dirección de Asesoría Jurídica Despacho Ministerial
7
Coordina el pago correspondiente al
proveedor, integra los documentos de soporte al
expediente según procedimiento “Ejecución
por Acreditamiento en Cuenta” y cuando
proceda la finalización del contrato traslada
Coordina designación de miembros de la Comisión Receptora y
Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de nombramientos, obtiene firma
de las Autoridades de la DAA
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos
cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolución Ministerial de nombramiento de
Comisión Receptora y Liquidadora; traslada mediante oficio con visto
bueno de las Autoridades de la DAA
Revisa proyecto de resolución y en
providencia establece si procede o no trasladar a
firma
Recibe el proyecto de resolución y providencia
Firma y sella Resolución Ministerial e instruye su
traslado
Recibe expediente y gestiona la asignación de número, fecha, y certificación de la Resolución y notifica a los integrantes de la
Comisión Receptora y Liquidadora la resolución de
nombramiento
Coordina con la Comisión Receptora y Liquidadora la
entrega del expediente para la recepción y liquidación del
contrato
8
¿Procede a firma la
resolución?
Realiza correcciones
No
Elabora informe ejecutivo y traslada con visto bueno de las Autoridades de la DAA
Sí
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 295
Procedimiento de Puja (8 de 9)
Comisión Receptora y Liquidadora Jefe de la Sección de Eventos de Adquisición
8
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones
establecidas en el contrato administrativo
¿Está conforme?
Recibe el bien, insumo o servicio. Suscribe acta de recepción, en el caso de los bienes y/o insumos
cuando corresponda
Sí
Rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta especificando el
motivo del rechazo y a criterio de la comisión según sea el caso
resuelve
No
Verifica los documentos de soporte de pago
¿Están completos los documentos ?
Suscribe acta de liquidación y elabora informe dirigido al Ministro sobre la
recepción y liquidación del bien, insumo o servicio
Sí
Solicita la integración de los documentos faltantes
9
A
A
No
Recibe y revisa expediente, analiza la documentación
¿Cumple con los requisitos?
Elabora resolución ministerial de aprobación
de recepción y liquidación, traslada con visto bueno de
Autoridades DAA
Sí
Devuelve para realizar
correcciones o adicionar
documentos faltantes
No
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 296
Procedimiento de Puja (9 de 9)
Dirección de Asesoría JurídicaJefe de La Sección de Eventos de
AdquisiciónDespacho Ministerial Sección de Contabilidad
9
Revisa resolución y en providencia
traslada
Recibe expediente y realiza correcciones señaladas
cuando aplique, coordina la elaboración del “Informe
Ejecutivo” y traslada
Firma y sella Resolución Ministerial y traslada
Recibe y gestiona la asignación de número, fecha,
y certificación de la Resolución Ministerial,
notifica a los integrantes de la Comisión Receptora y
Liquidadora y proveedor sobre la resolución
Recibe el expediente para archivo y
custodia
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 297
3. Servicios Generales
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 04 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Plan Anual de Mantenimiento Preventivo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución del mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos para la conservación de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, con el objetivo de mantenerlos disponibles para la realización de las actividades de los colaboradores.
Inicia: Establece la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos a los que es necesario dar mantenimiento preventivo.
Finaliza: Actualiza los registros y controles correspondientes.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo número 112-2018, Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
4. El presente procedimiento será utilizado por el Coordinador de la Sección de Infraestructura y Operaciones y por el Supervisor de la Sección de Mantenimiento, por lo que al referirse a sección se hace referencia a cualquiera de las secciones antes indicadas, según el área que corresponda.
5. Para la planificación y ejecución del mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos, se deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
6. El Subdirector de Servicios Generales, Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y los
responsables de las Secciones, deberán revisar periódicamente (como mínimo cada dos meses) la ejecución de las actividades programadas en el “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”, con el fin de establecer su cumplimiento o actualización.
Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Establecen la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos a los que es necesario dar mantenimiento preventivo, en congruencia con el Plan Operativo Anual (POA).
Determinan el detalle de los insumos, bienes y/o servicios necesarios, para el cumplimiento del “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”.
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de Sección
2.
Programan actividades de mantenimiento preventivo de la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos del edificio del Ministerio de Finanzas Públicas.
Traslada a consideración del Subdirector de Servicios Generales.
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de la Sección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 298
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Analiza proyecto de “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”. ¿Está de acuerdo?
Sí: traslada para visto bueno del Director de Asuntos Administrativos.
No: solicita modificaciones y regresa al paso 2.
Subdirector de Servicios Generales
4.
Autoriza “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo” y devuelve a Subdirector de Servicios Generales.
Director de Asuntos Administrativos
5.
Traslada al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinadores o Supervisor de Sección, el “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo” debidamente aprobado, para su oportuna ejecución y seguimiento.
Subdirector de Servicios Generales
6. Archiva copia del “Plan Anual de Mantenimiento Preventivo”. Secretaria del Departamento
de Infraestructura y Mantenimiento
Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
De acuerdo a la programación anual, establecen si la ejecución del mantenimiento preventivo se realizará con personal del Ministerio o con algún Proveedor. ¿El mantenimiento lo ejecuta personal del Ministerio? Sí: Continúa con el procedimiento. No: No: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, continúa con el procedimiento de gestión de adquisiciones que corresponda y posteriormente sigue en el paso No. 6.
Jefe del Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento y Coordinador o Supervisor de la Sección
2. Elabora las especificaciones del trabajo (como realizarlo, tiempos y procedimientos). Coordinador o Supervisor de
Sección
3. Determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos necesarios para la prestación del mantenimiento preventivo.
Coordinador o Supervisor de Sección
4. Asigna al Supervisor y al personal del área operativa que corresponda, la orden de trabajo de mantenimiento preventivo.
Coordinador o Supervisor de Sección
5. Programa fecha para la ejecución del mantenimiento preventivo. Coordinador o Supervisor de
Sección
6. Notifica a la Autoridad Superior de la Dependencia en donde se realizará las actividades de mantenimiento preventivo, cuando aplique.
Jefe del Departamento de
Infraestructura y
Mantenimiento / Coordinador
o Supervisor de Sección
7. Ejecutan actividades de mantenimiento preventivo según especificaciones previamente establecidas.
Supervisor de las diferentes Secciones y personal operativo /Proveedor
8. Supervisa el trabajo, resuelve dudas y/o propone cambios de ser necesario. Coordinador o Supervisor de
la Sección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 299
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9.
Actualiza los registros y controles correspondientes. Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador o Supervisor de la Sección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 300
Diagrama de flujo
Subdirección de Servicios GeneralesPlan Anual de Mantenimiento Preventivo
Elaboración y aprobación del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo (1 de 1)
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento y Coordinador
de Sección
Subdirector de Servicios
Generales
Director de Asuntos
Administrativos
Secretaria del Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento
Inicio
Establece necesidad de
mantenimiento
Programa actividades de
mantenimiento preventivo
Analiza proyecto de Plan Anual de
Mantenimiento Preventivo
¿Está de acuerdo?
Da visto bueno
solicita modificaciones
NO
Autoriza Plan Anual de
Mantenimiento Preventivo
Remite, para su oportuna
ejecución y seguimiento
Archiva copia del Plan Anual
de Mantenimiento
Preventivo
Fin
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 301
Subdirección de Servicios GeneralesPlan Anual de Mantenimiento Preventivo
Ejecución del Plan Anual de Mantenimiento Preventivo (1 de 1)
Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de SecciónCoordinador de Sección
Supervisor de Sección y personal
operativo/Proveedor
Inicio
Establece si el mantenimiento preventivo Se realizara con personal
del Ministerio o con Proveedor
¿Quién realizara el mantenimiento
preventivo?
Con personal del Ministerio elabora las especificaciones del
trabajo
Proveedor: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” o “Solicitud
Electrónica de Compra por Caja Chica”
SI
NO
Determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos
Asigna al Supervisor y al personal del área
operativa
Programa fecha para la ejecución del mantenimiento
preventivo
Notifica donde se realizará las actividades de mantenimiento preventivo
Ejecutan actividades de mantenimiento
preventivo
Supervisa el trabajo, resuelve dudas y/o propone cambios
Actualiza los registros y controles
correspondientes
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 302
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 04 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Mantenimiento Correctivo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades para la atención de solicitudes y ejecución del mantenimiento correctivo de la infraestructura, equipo y sistemas periféricos, para la conservación de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicio: Identifica la necesidad de mantenimiento correctivo.
Finaliza: Informa al solicitante, respecto a la finalización del servicio.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El presente procedimiento será utilizado por el Coordinador de la Sección de Infraestructura y Operaciones y por
el Supervisor de la Sección de Mantenimiento, por lo que al referirse a sección se hace referencia a cualquiera de
las secciones antes indicadas, según el área que corresponda.
2. Para la ejecución del mantenimiento correctivo de la infraestructura física, equipo y sistemas periféricos, se
deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica la necesidad de mantenimiento correctivo. Colaborador solicitante /
Supervisor
2. Solicita por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el servicio correspondiente.
Colaborador solicitante / Supervisor
3. Recibe solicitud, determina la cantidad de personal operativo y gestiona los insumos necesarios para la prestación del servicio.
Coordinador o Supervisor de Sección
4. Ejecuta y supervisa las actividades de mantenimiento correctivo. Supervisor de las diferentes
Secciones y personal operativo
5. Supervisa las actividades de mantenimiento correctivo, resuelve dudas y/o propone cambios, de ser necesario.
Coordinador o Supervisor de Sección
6.
Informa al solicitante (vía telefónica, Intranet, escrito, entre otros), respecto a la finalización del servicio.
Coordinador o Supervisor de Sección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 303
Diagrama de flujo
Mantenimiento Correctivo (1 de 1)
Colaborador solicitante / SupervisorSupervisor de Sección y personal
operativoCoordinador de Sección / Supervisor
Inicio
Identifica la necesidad de mantenimiento
correctivo
Solicita por (teléfono, Intranet, escrito,
entre otros) el servicio correspondiente
Recibe solicitud, determina la cantidad de personal operativo
Ejecuta y supervisa las actividades de
mantenimiento correctivo
Supervisa las actividades de
mantenimiento correctivo
Informa al solicitante (vía telefónica,
Intranet, escrito, entre otros), respecto
a la finalización del servicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 304
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Proyectos de Infraestructura
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades para la planificación, diseño y ejecución de proyectos de remozamiento y remodelaciones en el Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo a las líneas estratégicas definidas en el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas” y otros ejes que se consideren necesarios según la Política de Gestión Ambiental de este Ministerio.
Inicio: Envía solicitud de remozamiento y/o remodelación de ambientes.
Finaliza: Entrega el área física a la Autoridad Superior de la Dependencia solicitante de la remodelación y/o
remozamiento.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para la planificación, diseño y ejecución de proyectos de remozamiento y/o remodelación en este Ministerio, se deberá tomar en consideración los ejes estratégicos de la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas y el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas”.
2. En el presente procedimiento cuando se hace referencia a Coordinador o Supervisor de Sección, se refiere a las Secciones de Infraestructura, Mantenimiento y Operaciones, según corresponda de acuerdo a sus funciones específicas.
3. Los proyectos de remodelación y/o remozamiento de las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, serán aprobados por el Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas, por conducto de la Dirección de Asuntos Administrativos; previo a la adquisición y/o contratación de insumos y/o servicios.
4. La adquisición y/o contratación de insumos y/o servicios a utilizarse en la remodelación y/o remozamiento, se realizará con el presupuesto de la Dirección solicitante, a excepción de proyectos contemplados en el presupuesto de la Dirección de Asuntos Administrativos.
5. Los planos debidamente aprobados de los proyectos a implementarse, quedarán bajo el resguardo del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Envía solicitud de remozamiento y/o remodelación de ambientes en el Ministerio de Finanzas Públicas.
Autoridad Superior de la Dependencia Solicitante
2. Analiza y traslada solicitud al Subdirector de Servicios Generales. Director de Asuntos
Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 305
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Analiza y traslada requerimiento al Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y/o Coordinador de la Sección de Infraestructura.
Subdirector de Servicios Generales
4.
Elabora diseño de ambientes (planos) y traslada al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.
NOTA: En la elaboración del diseño se tomará en consideración las líneas estratégicas definidas en el “Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas” y la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas.
Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de la Sección de Infraestructura
5. Analiza y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia Solicitante.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector de Servicios Generales
6. Recibe diseño de ambientes (planos). ¿Está de acuerdo? No está de acuerdo, solicita modificaciones. Si está de acuerdo, autoriza plano (s) y devuelve al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.
Autoridad Administrativa superior de la Dependencia
Solicitante
7.
Traslada al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y/o Coordinadores de Sección, para elaboración de especificaciones técnicas y la cuantificación de insumos y/o servicios.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector de Servicios Generales
8.
Elabora especificaciones técnicas y la cuantificación de insumos y/o servicios, y traslada al Subdirector de Servicios Generales.
Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de Sección de Infraestructura
9.
Valida las especificaciones técnicas e información sobre insumos y/o servicios. Ordena el envío de los planos, especificaciones e información sobre insumos y/o servicios, a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante, mediante oficio con visto bueno del Director de Asuntos Administrativos.
Subdirector de Servicios Generales
10.
Recibe e informa al Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, que cuenta con los insumos y/o servicios necesarios para realizar los trabajos de remodelación y/o remozamiento.
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
solicitante
11.
Traslada información a los Coordinadores de Sección, según corresponda. Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento
12.
Ejecuta y supervisa los trabajos de remodelación y/o remozamiento.
Coordinador, Supervisor y personal operativo, todos de la Sección de Infraestructura
/ Proveedor externo
13.
Realiza inspección final e informa al Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector de Servicios Generales.
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento/ Coordinador de Sección de Infraestructura
14.
Entrega el área física a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia solicitante de la remodelación y/o remozamiento.
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector de Servicios Generales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 306
Diagrama de flujo
Subdirección de Servicios Generales
Proyectos de Infraestructura (1 de 2)
Autoridad Superior de la
Dependencia Solicitante
Director de Asuntos
Administrativos
Subdirector de Servicios
Generales
Jefe del Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento / Coordinador
de la Sección de Infraestructura
Director de Asuntos Administrativos y/o Subdirector
de Servicios Generales
Inicio
Envía solicitud de remozamiento y/o
remodelación
Analiza solicitud Analiza requerimientoElabora diseño de
ambientes Analiza los solicitantes
Recibe diseño de ambientes
¿Está de acuerdo?
Solicita modificaciones
NO
Autoriza plano y elaboración de
especificaciones técnicas
SI
Elabora especificaciones
técnicas y la cuantificación de
insumos
Valida las especificaciones
técnicas e información sobre
insumos
Recibe e informa
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 307
Subdirección de Servicios Generales
Proyectos de Infraestructura (2 de 2)
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento
Coordinadores de Sección, Supervisor y personal operativo / Proveedor
externo
Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento/
Coordinadores de Sección de
Infraestructura
Director de Asuntos Administrativos y/o
Subdirector de Servicios
Generales
1
Informa a los Coordinadores de
Sección
Ejecuta y supervisa los trabajos de
remodelación y/o remozamiento
Realiza inspección final e informa
Entrega el área física
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 308
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 04 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Atención Inmediata de Eventos Fortuitos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Determinar las actividades necesarias para dar cobertura inmediata a los eventos fortuitos que se presenten en las instalaciones y edificaciones de Ministerio de Finanzas Públicas, para su debida conservación.
Inicio: Identifica y reporta por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el evento fortuito.
Finaliza: Archivo del informe.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
El presente procedimiento será utilizado por las Secciones de Infraestructura, Mantenimiento y Operaciones por lo que al referirse a coordinador o supervisor se hace referencia a cualquiera de las secciones antes indicadas, según el área que corresponda atender.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica y reporta por cualquier medio (teléfono, Intranet, escrito, entre otros) el
evento fortuito, al personal del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento. Colaborador
2.
Recibe reporte y determina la magnitud del evento fortuito.
¿Amerita evacuación?
Sí: informa al Director de Asuntos Administrativos para activar la alarma con la
brigada de emergencia y determina la solución inmediata e instruye al Supervisor y
personal operativo.
No: instruye al Supervisor y personal operativo.
Jefe del Departamento de
Infraestructura y
Mantenimiento y/o
Coordinador o Supervisor de la
Sección
3. Ejecuta actividades para cubrir el evento fortuito. Supervisor de cualquiera de las
Secciones y personal operativo
4. Supervisa las actividades para cubrir el evento fortuito, resuelve dudas y/o propone
cambios, de ser necesario.
Coordinador o Supervisor de la
Sección
5.
Realiza “Informe de Eventos Fortuitos” evidenciando el trabajo realizado, luego
traslada a Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento para visto
bueno.
Coordinador o Supervisor de la
Sección
6.
Firma de visto bueno el informe de eventos fortuitos y traslada para su archivo. Jefe de Departamento de
Infraestructura y
Mantenimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 309
Diagrama de flujo
Subdirección de Servicios Generales
Atención Inmediata de Eventos Fortuitos (1 de 1)
Colaborador
Jefe del Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento y/o
Coordinador de Sección
Supervisor y personal
operativoCoordinador de Sección
Jefe de Departamento de Infraestructura y
Mantenimiento
Director de Asuntos
Administrativos
Inicio
Identifica y reporta por cualquier
medio el evento fortuito
Recibe reporte y determina la magnitud del
evento fortuito
¿Amerita evacuación?
Informa para activar la alarma con la brigada de
emergencia
SI
Instruye al supervisor y
personal operativo
NO
Ejecuta actividades para cubrir el
evento fortuito
Supervisa las actividades para cubrir el evento
fortuito
Realiza “Informe de Eventos Fortuitos”
Firma de visto bueno el informe
de eventos fortuitos
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 310
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Mantenimiento y reparación de vehículos automotores
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los lineamientos para el sistema de mantenimiento, reparación y operación de los vehículos propiedad del
Ministerio de Finanzas Públicas, a fin de asegurar su buen funcionamiento, prolongación de vida útil y disponibilidad para
uso de los trabajadores y funcionarios de este Ministerio para el cumplimiento de sus funciones.
Inicia: Verifica el historial de servicios de cada vehículo, para determinar el servicio a programar.
Finaliza: Traslada al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, copia de la “Constancia de Conformidad de
Servicio” y cotización autorizada de servicios realizados, para futuras referencias.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PARA LOS VEHÍCULOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
i. Cada dependencia deberá designar una persona que se encargará de elaborar, a más tardar en el mes de enero de cada año, la “Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas”, de los automóviles al servicio de la dependencia; en coordinación con la Sección de Operaciones
ii. Previo a ser aprobada por la autoridad superior de la Dirección correspondiente, la programación debe
contar con el visto bueno del Coordinador o del Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos.
iii. Para las dependencias con competencia en la Dirección de Asuntos Administrativos, dicha aprobación
debe ser emitida por el Director de Asuntos Administrativos.
iv. Los servicios de mantenimiento se programarán cada 5,000 kilómetros de recorrido, utilizando el ciclo
siguiente:
NOTA: Se podrá exceptuar la secuencia del ciclo, solamente por razones presupuestarias.
Menor
Mediano
Menor
Mayor
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 311
v. La Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de
Asuntos Administrativos, indicará lo que debe incluir cada servicio de mantenimiento.
vi. La persona designada de cada dependencia, con base en la programación anual de servicios realizará las gestiones necesarias a efecto de ejecutar el mantenimiento correspondiente al vehículo automotor.
vii. En el caso de los vehículos asignados a la Dirección de Asuntos Administrativos, la “Programación
Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas” la realizará el Mecánico de Diagnóstico y la presentará al Coordinador de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, para que emita visto bueno y que gestione la autorización del Director de Asuntos Administrativos.
2. CONTROL DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
I. Cada dependencia deberá llevar registro del kilometraje, combustible, servicios de mantenimiento, reparaciones y colisiones de los vehículos que tengan a su servicio; información que deberá trasladar mensualmente a la Sección de Operaciones del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos.
3. SERVICIO DE REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y ATENCIÓN A EVENTOS FORTUITOS
i. En caso de desperfecto o falla del vehículo, el piloto o persona responsable del mismo, deberá informar
al Coordinador de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos, a efecto de coordinar la realización del diagnóstico del vehículo.
ii. Para la reparación de vehículos y atención a eventos fortuitos, se realizarán las mismas actividades del
procedimiento “Ejecución de Servicio de Mantenimiento”.
iii. En caso de colisiones, se atenderá a lo requerido por la aseguradora correspondiente.
iv. El mecánico de diagnóstico de la Sección de Operaciones, del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento, de la Dirección de Asuntos Administrativos, realizará diagnóstico para confirmar si el vehículo necesita reparación, para lo cual deberá consultar el historial de los servicios y reparaciones efectuadas al mismo.
4. Los dictámenes emitidos por el Mecánico de Diagnóstico, deberán contar con visto bueno del Jefe del
Departamento de Infraestructura y Mantenimiento o del Coordinador de la Sección de Operaciones.
5. En ningún caso se deberá adquirir repuestos para ser instalados por personal del Ministerio de Finanzas Públicas.
6. Los vehículos que cuenten con garantía de tres años o 100,000 kilómetros, lo que ocurra primero, se ingresarán a los talleres de la respectiva agencia.
7. Se consideran accesorios los siguientes artículos: forros de timón, triángulos o cono reflectivo, llave de pernos de rueda, tricket, varilla para tricket, alfombras para vehículo, extintor, respaldo de asiento de piloto y otros que se consideren necesarios.
8. Los repuestos a utilizar deberán ser nuevos, en ningún caso pueden ser reconstruidos o usados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 312
Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas
Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Verifica el historial de servicios de cada vehículo, para determinar el servicio a programar.
Dependencia interesada /
Mecánico de Diagnóstico de
la Sección de Operaciones
2. Elabora y traslada la programación anual de servicios de mantenimiento, para los vehículos automotores del Ministerio de Finanzas Públicas.
Dependencia interesada /
Mecánico de Diagnóstico de
la Sección de Operaciones
3. Emite visto bueno a la programación. Coordinador o Mecánico de Diagnóstico de la Sección de
Operaciones
4. Gestiona la autorización de la programación anual de servicios de mantenimiento, la cual debe de ser autorizada por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Interesada.
Dependencia interesada / Director de Asuntos
Administrativos
Ejecución de servicio de mantenimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Informa al Coordinador de la Sección de Operaciones, de la proximidad del servicio
de mantenimiento programado, previa verificación del kilometraje en el vehículo. Dependencia interesada
2. Instruye al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones para que proceda como corresponde.
Coordinador de la Sección de Operaciones
3.
Verifica el kilometraje del vehículo y en base a su historial de servicios, determina el
tipo de servicio que le corresponde.
Emite dictamen para la realización del servicio de mantenimiento; de ser necesario
se ampliará el mismo.
Mecánico de Diagnóstico de
la Sección de Operaciones
4.
Envía el vehículo al taller autorizado para obtener cotización del servicio a realizar.
Recibe y revisa cotización, posteriormente gestiona la autorización respectiva.
Dependencia interesada
5. Autoriza cotización para la realización de servicio de mantenimiento.
Dependencia Interesada/ Jefe
del Departamento de
Infraestructura y
Mantenimiento o
Coordinador de la Sección de
Operaciones
6. Informa al taller autorizado, que proceda a realizar el servicio de mantenimiento, según autorización.
Dependencia interesada
7. Realiza servicio de mantenimiento. Taller autorizado
8. Recibe el vehículo, verifica y elabora “Constancia de Conformidad de Servicio”. Dependencia interesada
9. Informa al mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, sobre la finalización del servicio y solicita la respectiva verificación del servicio realizado.
Dependencia interesada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 313
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10.
Verifica la realización del servicio de mantenimiento, según dictamen previamente
emitido y cotización autorizada.
Emite visto bueno a la “Constancia de Conformidad de Servicio”.
Mecánico de Diagnóstico de
la Sección de Operaciones
11.
Traslada al Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones, copia de la
“Constancia de Conformidad de Servicio” y cotización autorizada de servicios
realizados.
Dependencia interesada
12. Archiva la documentación, para futuras referencias. Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 314
Diagramas de flujos
Subdirección de Servicios GeneralesMantenimiento y reparación de vehículos automotores
Programación Anual de Servicios de Mantenimiento para los Vehículos del Ministerio de Finanzas Públicas (1 de 1)
Dependencia interesada / Mecánico de
Diagnóstico de la Sección de Operaciones
Coordinador o Mecánico de Diagnóstico de la Sección de Operaciones de la Subdirección
de Servicios Generales
Dependencia interesada /
Director de Asuntos Administrativos
Inicio
Verifica el historial de servicios de cada vehículo
Elabora la programación
anual
Emite visto bueno a la programación
Gestiona la autorización de la programación
anual de servicios de mantenimiento
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 315
Subdirección de Servicios GeneralesMantenimiento y reparación de vehículos automotores
Ejecución de servicio de mantenimiento (1 de 1)
Dependencia interesada Coordinador de la Sección
de Operaciones
Mecánico de Diagnóstico de la
Sección de Operaciones
Dependencia Interesada/ Jefe del Departamento de
Infraestructura y Mantenimiento o
Coordinador de la Sección
de Operaciones
Taller autorizado
Inicio
Informa al Coordinador de la
Sección de Operaciones
Instruye al Mecánico de Diagnóstico
Verifica el kilometraje del
vehículo
Envía el vehículo al taller autorizado
para obtener cotización
Autoriza cotización para la realización
de servicio
Informa que realice el servicio de
mantenimiento
Realiza servicio de mantenimiento
Recibe el vehículo, verifica y elabora
Constancia
Informa al mecánico de Diagnóstico de la
Sección de Operaciones
Verifica la realización del
servicio de mantenimiento
Traslada copia de constancia de
conformidad del servicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 316
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Administración de la Póliza de Seguro para Vehículos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la administración de la póliza de seguro para vehículos; la inclusión y exclusión de los vehículos en la póliza de seguro.
Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” e incorpora la información de los vehículos a asegurar. Finaliza: Informa al Director de Asuntos Administrativos, para las gestiones que correspondan.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
c) Póliza de Seguro para vehículos, vigente entre el Ministerio de Finanzas Públicas y la entidad aseguradora. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La Dirección de Asuntos Administrativos solicitará a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, la información sobre los vehículos a incluir en la contratación de la póliza de seguro para vehículos del próximo ejercicio fiscal. Para el efecto se debe detallar en la solicitud, la información siguiente:
a. Modelo b. Tipo c. Color d. Marca e. Placa de circulación f. Número de motor g. Número de chasis
NOTA: En caso de modificar los datos de los referidos vehículos, se debe informar inmediatamente y por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos.
2. En el caso de los vehículos a cargo de la Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, el responsable de la inclusión o exclusión será el Coordinador de dicha sección.
3. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos de las dependencias que tienen asignados vehículos propiedad del Ministerio, son los responsables de informar por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos, sobre la inclusión o exclusión de vehículos durante la vigencia de la póliza.
4. La Sección de Operaciones es la responsable de tramitar ante la entidad aseguradora, la inclusión o exclusión de vehículos en la póliza de seguro, de conformidad con la información que le traslade por escrito la dependencia correspondiente.
5. En caso de siniestro, la persona que conduzca el vehículo debe dar aviso inmediato a la entidad aseguradora (disponible las 24 horas), a las autoridades de su dependencia (inmediatamente) y luego por escrito a la Dirección de Asuntos Administrativos del Ministerio.
6. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos, son los responsables de gestionar ante la entidad aseguradora el reclamo de seguro de acuerdo a la cobertura; debiendo informar a la Dirección de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 317
Asuntos Administrativos, hasta concluir el caso y la calidad de la atención recibida.
7. El Jefe de la Sección de Operaciones, es responsable de tramitar ante la entidad aseguradora el reclamo de seguro de acuerdo a la cobertura de los vehículos asignados a dicha Sección.
8. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos y el Coordinador de la Sección de Operaciones,
deben velar porque los mismos se utilicen adecuadamente para que puedan ser cubiertos por la póliza de seguro y se debe instruir a los piloto que no deben incurrir en lo siguiente:
a. Que el vehículo sea utilizado para carreras, aprendizaje de conducción, para remolcar o arrastrar. b. Que el vehículo sea conducido por una persona en estado de ebriedad, bajo efecto de drogas o
fármacos, que afecten las facultades mentales y volitivas del conductor. c. Que el conductor carezca de Licencia de Conducir o que esté vencida. d. Que el conductor se dé a la fuga del lugar del siniestro. e. Que el vehículo se utilice para actividades contrarias a las funciones sustantivas.
9. La Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, proporcionará a las dependencias una
calcomanía o sticker de la entidad aseguradora, la cual debe ser ubicada en un lugar visible con los números telefónicos para comunicarse cuando ocurra algún siniestro. Así como copia de la póliza correspondiente.
Contratación de póliza de seguro para vehículo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” e incorpora la información de los vehículos a asegurar. NOTA: En caso de renovación del servicio, se adjunta copia de la póliza respectiva.
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de la Sección de Operaciones
2. Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, para visto bueno del Subdirector de Servicios Generales.
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de la Sección de Operaciones
3.
Analiza y revisa. ¿Está de acuerdo con la solicitud? Sí: firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y continúa con el procedimiento.
No: devuelve para correcciones al Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento y al Coordinador de la Sección de Operaciones.
Subdirector de Servicios Generales
4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, adjuntando la documentación respectiva.
Coordinador de la Sección de Operaciones
5. Realiza el “Procedimiento de Adquisiciones” que corresponda de acuerdo a la modalidad de contratación.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
6. Notifica al Coordinador de la Sección de Operaciones respecto a la contratación. Departamento de Gestión de
Adquisiciones
7. Traslada a las dependencias que tienen asignado vehículos propiedad del Ministerio, copia de la póliza vigente.
Coordinador de la Sección de Operaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 318
Exclusión de vehículos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita dictamen a la Sección de Operaciones de la Dirección de Asuntos Administrativos, para establecer el funcionamiento del vehículo y su posible exclusión de la póliza de seguro.
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Internos
2. Traslada solicitud para elaborar el diagnóstico correspondiente y emisión de dictamen.
Coordinador de la Sección de Operaciones
3.
Realiza diagnóstico y emite dictamen.
Traslada para visto bueno al Coordinador de la Sección de Operaciones.
Mecánico de Diagnóstico
4.
Revisa dictamen. ¿Está de acuerdo?
Sí: firma de visto bueno y traslada al Mecánico de Diagnóstico. No: devuelve al Mecánico de Diagnóstico para correcciones
Coordinador de la Sección de Operaciones
5.
Entrega dictamen al Director de la dependencia solicitante.
Posteriormente, entrega copia al Coordinador de la Sección de Operaciones.
Mecánico de Diagnóstico
6.
Recibe copia del dictamen. ¿Se recomienda exclusión de la póliza?
Sí: Informa a la entidad aseguradora sobre la exclusión del vehículo. No: Finaliza el procedimiento
Coordinador de la Sección de Operaciones
7. Informa por escrito al Director de la dependencia, que el vehículo fue excluido de la póliza de seguro.
Coordinador de la Sección de Operaciones
8. Informa al Director de Asuntos Administrativos, para las gestiones que correspondan.
Coordinador de la Sección de Operaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 319
Diagrama de flujo
Contratación de póliza de seguro para vehículo (1 de 1)
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento / Coordinador de la
Sección de Operaciones
Subdirector de Servicios
Generales
Coordinador de la Sección de
Operaciones
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
INICIO
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio” e información de los
vehículos a asegurar.
¿Está de acuerdo con la
solicitud?
Firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”
Traslada “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, para visto bueno
Analiza y revisa
No
Si
Presenta “Solicitud de Compra y/o Contratación de
Servicio”, adjuntando
documentación
Realiza el “Procedimiento
de Adquisiciones” de acuerdo a la
modalidad
Notifica al Coordinador de la
Sección de Operaciones respecto a la contratación
Traslada a las dependencias copia de la póliza vigente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 320
Exclusión de vehículos (1 de 1)
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Internos
Coordinador de la Sección de
OperacionesMecánico de Diagnóstico
INICIO
Solicita dictamen para establecer el
funcionamiento del vehículo y su
posible exclusión de la póliza de seguro
Traslada solicitud para elaborar el
diagnóstico correspondiente y
emisión de dictamen
Firma de visto bueno, traslada
Recibe copia del dictamen
FIN
Realiza diagnóstico y emite dictamen. Traslada para visto
bueno
¿Está de acuerdo?
Revisa dictamen.
SiEntrega dictamen al
Director de la dependencia
solicitante y al Coordinador de la
sección de operaciones
¿Se recomienda exclusión de la
póliza?
Informa a la entidad aseguradora sobre
la exclusión del vehículo
Si
NoA
Informa por escrito al Director de la
dependencia, que el vehículo fue
excluido de la póliza de seguro
Informa al Director de Asuntos
Administrativos, para las gestiones
que correspondan.
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 321
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 02 1 de 12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Servicio de Telefonía Móvil
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades a realizar para la contratación, asignación, reportes técnicos, pagos, reposición de aparatos, cambio de número telefónico y devolución relacionados con el servicio de telefonía móvil en el Ministerio de Finanzas Públicas, para funcionarios y personal que por estricta necesidad en el servicio y bajo responsabilidad de las autoridades superiores del área en donde presten servicio, requiera comunicación permanente. Inicia: Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y especificaciones técnicas. Finaliza: Archiva documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio fiscal correspondiente. b) Reglamento Orgánico Interno de Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 y su
estructura orgánica interna vigente. c) Reglamento para Control y Uso Razonable de telefonía móvil para el Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo
Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-
2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El Coordinador de la Sección de Operaciones, debe tomar en consideración el plazo de la contratación vigente y el plazo que conlleva el trámite de la nueva contratación, para elaborar y presentar la ”Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, a efecto que el mismo se preste permanentemente y sin interrupciones.
2. “Usuario” dentro del procedimiento, hace referencia al funcionario o personal del Ministerio de Finanzas Públicas, a quien se le asigna servicio telefónico móvil, de acuerdo a la normativa vigente.
3. En los casos no previstos en la normativa aplicable, las autoridades de la Dirección de Asuntos Administrativos, deberán evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal.
4. El Director de Asuntos Administrativos designará a la persona responsable de la administración de telefonía
móvil, a quien se le denomina en este procedimiento “Administrador de Telefonía Móvil”.
5. El Administrador de Telefonía Móvil, deberá realizar las gestiones ante el Proveedor para el cambio de número telefónico, por necesidades del servicio.
6. El Director de Asuntos Administrativos aprobará las “Normas para el Uso de Servicio Telefónico Móvil”, las cuales se harán del conocimiento de los Usuarios.
7. Los servicios adicionales no incluidos en la contratación original, serán aprobados por las Autoridades Superiores correspondientes; para el pago respectivo el Administrador de Telefonía Móvil realizará la solicitud correspondiente ante el Departamento de Gestión de Adquisiciones.
Contratación de servicio de telefonía móvil
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, y adjunta las especificaciones técnicas.
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento / Coordinador de la
Sección de Operaciones
2. Traslada la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, para visto bueno del Subdirector de Servicios Generales.
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento / Coordinador de la
Sección de Operaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 322
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Analiza y revisa. ¿Está de acuerdo con la solicitud?
Sí: firma la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” y continúa con el procedimiento.
No: devuelve para correcciones al Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento y al Coordinador de la Sección de Operaciones.
Subdirector de Servicios Generales
4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones la “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio”, adjuntando las especificaciones técnicas.
Coordinador de la Sección de Operaciones
5. Realiza el “Procedimiento de Adquisiciones” que corresponda de acuerdo a la modalidad de contratación.
Departamento de Gestión de Adquisiciones
6.
Notifica a la Sección de Operaciones respecto a la nueva contratación, adjuntando copia de la documentación correspondiente (bases de contratación, especificaciones técnicas, oferta, contrato y cualquier otro documento que le permita establecer en detalle el servicio que brindará el proveedor).
Departamento de Gestión de Adquisiciones
7. Solicita al Subdirector de Servicios Generales, el nombramiento del colaborador que supervisará el servicio.
Coordinador de la Sección de Operaciones
8. Realiza nombramiento del colaborador que supervisará y notifica al Coordinador de la Sección de Operaciones.
Subdirector de Servicios Generales
9. Informa al Administrador de Telefonía Móvil, sobre la contratación del servicio y traslada copia de la documentación.
Coordinador de la Sección de Operaciones
10. Coordina con el proveedor del servicio, la recepción de los aparatos telefónicos móviles y accesorios.
Administrador de Telefonía Móvil
11. Realiza registro del servicio, aparatos telefónicos y accesorios. Administrador de Telefonía Móvil
12. Resguarda los aparatos telefónicos hasta su asignación y archiva la documentación de respaldo.
Administrador de Telefonía Móvil
Asignación de servicio de telefonía móvil
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Asigna el servicio de telefonía móvil a funcionarios. ¿La asignación se realiza según Reglamento? Sí: continúa en la actividad No. 4. No: continúa con el procedimiento. Nota: La asignación se realiza de conformidad con el Reglamento para Control y Uso Razonable de telefonía móvil para el Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas.
Administrador de Telefonía Móvil
2. Solicita por escrito la asignación de servicio de telefonía móvil, indicando nombre y cargo del usuario. (De conformidad con el artículo 3 del Acuerdo Ministerial número 04-2006 del Ministerio de Finanzas Públicas.).
Autoridad Administrativa Superior del Ministerio o Autoridad Administrativa
Superior de cada dependencia
3. Analiza la solicitud y disponibilidad del servicio. ¿Hay disponibilidad?
Director de Asuntos Administrativos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 323
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: traslada la solicitud al Administrador de Telefonía Móvil y continúa en la actividad No. 4. No: informa a la Autoridad Superior del Ministerio o Director de la dependencia solicitante, las razones por las cuales no es posible asignar el servicio y finaliza el procedimiento.
4. Entrega al Usuario aparato telefónico con sus respectivos accesorios, emite y firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.
Administrador de Telefonía Móvil
5. Recibe aparato telefónico con sus accesorios; firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”; y recibe documento que contiene las “Normas para el Uso de Servicio Telefónico Móvil”.
Usuario
6. Actualiza registros de la asignación del servicio y aparato, y archiva la documentación de respaldo.
Administrador de Telefonía Móvil
Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Reporta al Administrador de Telefonía Móvil, por teléfono o correo electrónico, sobre la (s) falla (s) o incidencia (s) en el servicio o aparato telefónico móvil.
Usuario
2.
Verifica el estado del servicio y/o aparato telefónico; si es posible, da solución al reporte en el momento; informa al Usuario y finaliza el procedimiento. Caso contrario, traslada dicho reporte al Ejecutivo de la Cuenta nombrado por el proveedor, y le da seguimiento al mismo hasta concluir el proceso y que el proveedor le dé solución al reporte.
Administrador de Telefonía Móvil
3.
Informa al Usuario sobre la solución proporcionada por el proveedor, pudiendo ser: Por configuraciones técnicas en el servicio:
a) Informa sobre el plazo para la solución, a cargo del proveedor.
Por reporte técnico en el funcionamiento del aparato telefónico:
b) Informa si requiere cambio de aparato telefónico: Con pago de deducible: realiza procedimiento “Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil” Sin pago de deducible: informa al Usuario sobre fecha de cambio de aparato telefónico o reparación del mismo.
c) Reparación de aparato, informa al Usuario sobre el procedimiento a seguir, de acuerdo al informe técnico.
Administrador de Telefonía Móvil
4. Archiva la documentación, si hubiere. Administrador de Telefonía Móvil
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 324
Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe la (s) factura (s) emitida (s) por el proveedor. Analiza y revisa el detalle y los cargos efectuados. Prepara documentación y elabora informe consolidado, para el pago de la (s) factura (s) y traslada al Subdirector de Servicios Generales.
Administrador de Telefonía Móvil
2.
Revisa informe consolidado de servicios facturados. ¿Aprueba? Sí: firma y sella informe consolidado y continúa con el procedimiento. No: devuelve para correcciones.
Subdirector de Servicios Generales
3. Recibe aprobación y traslada la documentación de pago al Departamento de Gestión de Adquisiciones para que se inicie con el trámite de pago correspondiente.
Administrador de Telefonía Móvil
4. Archiva documentación en los controles y registros respectivos. Administrador de Telefonía Móvil
Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
En caso de extravío, robo o hurto, informa inmediatamente al Administrador de Telefonía Móvil para que solicite al proveedor el bloqueo del servicio.
NOTA:
Presenta denuncia ante el Ministerio Público.
Presenta al Administrador de Telefonía Móvil, el original de la constancia de recepción de denuncia.
En caso de daño, recibe notificación del Administrador de Telefonía Móvil, sobre la solución al reporte técnico, previamente emitido según procedimiento “Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil”.
Usuario
2. Realiza las gestiones ante el Proveedor, para la reposición del aparato telefónico, solicitando el monto de deducible a pagar, en caso aplique.
Administrador de Telefonía Móvil
3. Recibe del Proveedor, información sobre las opciones de aparatos telefónicos y el monto de deducible a pagar, cuando aplique.
Administrador de Telefonía Móvil
4.
Informa al Usuario, las opciones de aparatos telefónicos y el monto de deducible a pagar, cuando aplique. Entrega factura por concepto de deducible.
Administrador de Telefonía Móvil
5. Realiza pago en concepto de deducible, cuando aplique, solicita al Administrador de Telefonía Móvil la reposición del aparato telefónico móvil y entrega copia de la factura debidamente cancelada.
Usuario
6. Recibe aparato telefónico del Proveedor. Administrador de Telefonía Móvil
7. Entrega al Usuario, aparato telefónico con sus respectivos accesorios, emite y firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.
Administrador de Telefonía Móvil
8. Recibe aparato telefónico con sus accesorios; firma formulario de “Asignación de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”.
Usuario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 325
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Actualiza registros de la asignación del aparato, y archiva la documentación de respaldo.
Administrador de Telefonía Móvil
Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita por escrito al Administrador de Telefonía Móvil, efectuar los trámites ante el proveedor, para el cambio de número telefónico.
Usuario
2. Realiza los trámites ante el Proveedor y recibe datos del número telefónico asignado.
Administrador de Telefonía Móvil
3. Informa al Usuario sobre el nuevo número telefónico. Administrador de Telefonía Móvil
4. Actualiza registros y archiva documentación, si hubiere. Administrador de Telefonía Móvil
Devolución aparato telefónico por parte del Usuario
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Entrega aparato telefónico móvil y accesorios al Administrador de Telefonía Móvil.
Usuario
2. Recibe aparato telefónico móvil con todos sus accesorios y verifica que los mismos se encuentren en buenas condiciones de funcionamiento.
Administrador de Telefonía Móvil
3. Firma formulario “Entrega de Servicio y Aparato Telefónico Móvil”, para documentar la devolución.
Usuario y Administrador de Telefonía Móvil
4. Archiva documentación. Administrador de Telefonía Móvil
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 326
Diagramas de Flujos
Contratación de servicio de telefonía móvil (1 de 1)
Jefe del Departamento Infraestructura y Mantenimiento /
Coordinador de la Sección de
Operaciones
Subdirector de Servicios
Generales
Coordinador de la Sección de
Operaciones
Departamento de Gestión de
Adquisiciones
Administrador de Telefonía Móvil
INICIO
Elabora Solicitud de Compra
Traslada solicitud para Visto Bueno del Subdirector
Analiza, revisa
Presenta las especificaciones
técnicas
Realiza el “Procedimiento de
Adquisiciones”
Notifica la nueva contratación
Solicita nombramiento
Realiza nombramiento del colaborador que
supervisará y notifica
Informa sobre la contratación del
servicio
Coordina con el proveedor del
servicio
Realiza registro del servicio
Resguarda los teléfonos hasta su
asignación
FIN
A
A¿Se asigna teléfono?
Firma solicitud
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 327
Asignación de servicio de telefonía móvil (1 de 1)
Administrador de Telefonía Móvil
Autoridad Superior del Ministerio o Director de cada
dependenciaDirector de Asuntos Administrativos Usuario
INICIO
Asigna el servicio de telefonía móvil a
funcionarios
Solicita por escrito la asignación de servicio de telefonía móvil y el pago
Analiza la solicitud
¿Hay disponibilidad?
Entrega al usuario aparato telefónico con sus
respectivos accesorios. Emite formulario
Informa las razones por las cuales no es posible asignar el servicio
No
Recibe aparato telefónico con sus accesorios y firma
formulario
Actualiza registros de la asignación del servicio y
aparato
FIN
A
A
¿La asignación la realiza según reglamento?
No
Si
Traslada solicitud al Administrador de Telefonía Móvil
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 328
Reportes técnicos por servicio o aparato telefónico móvil (1 de 1)
Usuario Administrador de Telefonía Móvil
INICIO
Reporta al Administrador de Telefonía Móvil por teléfono o
correo electrónico
Verifica el estado del servicio y/o aparato
telefónico
Informa al Usuario sobre la solución proporcionada
por el proveedor
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 329
Pago de servicio de telefonía móvil al proveedor (1 de 1)
Administrador de Telefonía Móvil
INICIO
Recibe la (s) factura (s) emitida (s) por el proveedor y prepara
informe
Revisa informe consolidado de
servicios facturados
Archiva documentación en
los controles
FIN
¿Aprueba?
Firma y sella informe consolidado
Recibe aprobación y traslada
documentación al Depto. de Gestión de
Adquisiciones
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 330
Reposición por extravío, robo, hurto o daño de aparato telefónico móvil (1 de1)
Usuario Administrador de Telefonía Móvil
En caso de extravío, robo o hurto, informa al proveedor para el bloqueo del servicio
INICIO
Realiza las gestiones ante el Proveedor
Recibe del Proveedor, información sobre las opciones
de aparatos
Informa las opciones de aparatos telefónicos y el monto de
deducible a pagar
Realiza pago en concepto de deducible (cuando aplique)
Recibe aparato telefónico del Proveedor
Entrega al Usuario, servicio y aparato telefónico
Recibe servicio y aparato telefónico con sus accesorios
Actualiza registros de la asignación del aparato y archiva
documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 331
Cambio de número telefónico (a solicitud del Usuario o por necesidades del servicio) (1 de 1)
Usuario Administrador de Telefonía Móvil
INICIO
Solicita por escrito para el cambio de número telefónico
Realiza los trámites ante el proveedor y
recibe datos
Informa al Usuario sobre el nuevo
número telefónico
Actualiza registros y archiva
documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 332
Devolución de aparato telefónico por parte del Usuario (1 de 1)
Usuario Administrador de Telefonía Móvil
Usuario y Administrador de Telefonía Móvil
Entrega aparato telefónico móvil y accesorios
INICIO
Recibe aparato telefónico móvil con todos sus
accesorios, verifica que los mismos estén en buenas
condiciones
Firma formulario
Archiva documentación.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 333
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Servicios Generales 04 1 de 26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Actividades de Servicios de Mantenimiento
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las tareas que se realizan dentro de las actividades de mantenimiento, para garantizar las condiciones idóneas
de la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos del Ministerio de Finanzas Públicas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018, y
su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número
202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
“No existen disposiciones internas para este procedimiento”
I. ACTIVIDADES DE HERRERÍA
1. MANTENIMIENTO AL MÓDULO DE ESCALERAS MÉTALICAS EXTERNAS DE EMERGENCIA.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de Supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de soldaduras. Anual
2. Revisión de huella y contrahuella de cada grada. Anual
3. Aplicación de pintura anticorrosiva. Anual
4. Revisión de los cables tensores del último tramo de escaleras. Anual
5. Engrase de los engranajes del último tramo de escaleras. Anual
6. Revisión de pernos de anclajes. Anual
7. Revisión de presión de torque de los pernos. Anual
8. Revisión de barandas Anual
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 334
2. MANTENIMIENTO DE ESTRUCTURAS METÁLICAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de Supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Aplicación de pintura anticorrosiva para verjas de jardineras exteriores.
Anual
2. Aplicación de pintura anticorrosiva para pasamanos de gradas internas de emergencia.
3. Aplicación de pintura anticorrosiva en otras estructuras metálicas.
4. Revisión y aplicación de puntos de soldaduras en verjas de jardineras externas y cubiertas de ingreso y egreso de parqueos, pasamanos y puertas.
Anual
3. MANTENIMIENTO DE LAS CUBIERTAS DEL INGRESO A LOS PARQUEOS DEL MINISTERIO.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de cubiertas de techos de ingreso a parqueos.
Anual
2. Retiro de piezas en mal estado (láminas y estructura metálica).
3. Revisión de tubería de drenaje.
4. Limpieza de bajadas de agua.
5. Sustitución de piezas en mal estado.
6. Aplicación de pintura anticorrosiva.
7. Limpieza general.
4. MANTENIMIENTO DE LOS PORTONES DE INGRESO A PARQUEOS DEL MINISTERIO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y/o Empresa externa
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión e Informe de Mantenimiento.
No. Tarea Frecuencia
1. Engrase de engranajes. Anual
2. Revisión de sistema mecánico.
3. Revisión de cadena de rodamiento.
Mensual 4. Revisión del estado físico del riel de los portones.
5. Revisión del sistema eléctrico y sus componentes.
6. Aplicación de pintura anticorrosiva. Anual
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 335
5. MANTENIMIENTO DE PROTECCIÓN DE JUNTAS DE DILATACIÓN UBICADAS EN SÓTANOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de la protección de juntas. Anual
2. Retirar láminas dañadas. Anual
3. Cambio de tornillería. Anual
4. Revisión de dobleces de lámina. Anual
5. Fijación de láminas a losas. Anual
6. Aplicación de pintura anticorrosiva a lámina. Anual
7. Limpieza general. Anual
6. MANTENIMIENTO A MOBILIARIO DE METAL
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de mobiliario.
Según requerimiento
2. Limpiar y lijar mobiliario.
3. Desmontar y revisar cerrajería y componentes cromados.
4. Cubrir superficie no metálica con papel o plástico.
5. Aplicación de pintura anticorrosiva a mobiliario.
7. MANTENIMIENTO DE BARANDA DE DUCTO CENTRAL DE GRADAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No Tarea Frecuencia
1. Revisión de pasamanos y baranda por nivel.
Anual
2. Corte de elementos deteriorados.
3. Elaboración y sustitución de elementos a remozar.
4. Limpieza y revisión de fijaciones.
5. Aplicación de pintura anticorrosiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 336
8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA MECÁNICO DE LOS PORTONES DEL MINISTERIO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de cadena y ajuste.
Anual 2. Limpieza del riel principal.
3. Ajustes del sistema de engranaje.
4. Verificación de funcionamiento del sistema.
II. ACTIVIDADES DE PINTURA Y ALBAÑILERÍA
1. APLICACIÓN DE PINTURA GENERAL INTERNA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de paredes eliminando grapas y tape.
Anual y según requerimiento
2. Reparación o resane de paredes desportilladas.
3. Aplicación de pintura en paredes con rodillo.
4. Recorte con brocha de áreas de difícil acceso.
5. Limpieza de pisos y zócalos.
2. MANTENIMIENTO DE TABIQUE (MURO SECO)
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Detección de daños, agujeros o deterioro en muros.
Según requerimiento
2. Realizar corte en muro.
3. Colocación de estructura metálica para muro seco.
4. Recorte y colocación de panel de yeso.
5. Fijación con tornillos.
6. Aplicación y tiempo de secado de masilla.
7. Aplicación de sellador y pintura.
8. Colocación de zócalo.
3. SEÑALIZACIÓN DE PARQUEOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 337
1. Despejar área de vehículos.
Anual
2. Limpiar áreas a pintar.
3. Elaborar plantilla para aplicación de pintura.
4. Aplicación de pintura de tráfico color amarillo a señalización y numeración.
5. Elaborar plantilla para rótulos indicativos y seguridad vial.
6. Aplicación de fondo para rótulo.
7. Rotulación de áreas indicativas.
4. APLICACIÓN DE PINTURA EN AREAS CIRCUNDANTES.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de paredes.
Anual
2. Empapelado de vanos de puertas y ventanas.
3. Aplicación de pintura en paredes.
4. Aplicación de pintura en puertas y estructura de metal.
5. Retiro de empapelado.
6. Limpieza de excedentes y salpicaduras.
7. Limpieza general de pisos.
5. APLICACIÓN DE PINTURA INTERIOR Y EXTERIOR DEL PARQUEO DE FEGUA, ÁREAS
CIRCUNDANTES.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de paredes interior y exterior
Anual 2. Aplicación de pintura interior y exterior
3. Aplicación de zócalo en muros exteriores
4. Rotulación de numeración de parqueos
6. READECUACIÓN DE AMBIENTES Y/O REMODELACIONES EN ÁREA DE TRABAJO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 338
1. Elaboración del plano del área según procedimiento “Proyectos de Infraestructura”.
Según requerimiento
2. Limpieza de área y retiro de mobiliario existente
3. Trazo de tabicación
4. Fijación de canal a losa existente
5. Levantamiento de estructura de metal
6. Levantamiento de una cara de panel de yeso
7. Instalación de tubería y cableado para electricidad
8. Instalación de tubería y cableado para red telefónica
9. Instalación de tubería y cableado para puntos de red
10. Cerramiento de muros
11. Perforaciones para colocación de cajas de tomacorrientes, puntos de red y puntos telefónicos
12. Aplicación de masilla a paneles yeso
13. Curado o secamiento de paredes
14. Lijado y aplicación de sellador a panel de yeso.
15. Curado o secamiento de paredes selladas
16. Aplicación de pintura y colocación de zócalo.
17. Modificación de ubicación de luminarias si fuera necesario
18. Colocación de perfilería y vidrios para ventanas
19. Colocación de marco, puerta y chapa
20. Entrega de remodelación
7. REMOZAMIENTO E IMPERMEABILIZACIÓN DE PLAZOLETA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Determinar área a remozar e impermeabilizar
Según programación
2. Levantamiento de piedra morlón
3. Retiro de membrana anterior
4. Remozar y aplicación de impermeabilización.
5. Sellado y limpieza general
8. IMPERMEABILIZACIÓN DE TERRAZAS Y BALCONES
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y/o Empresa externa.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza del área a impermeabilizar
Cada dos años
2. Remoción de impermeabilizante anterior y sellado de grietas
3. Aplicación de primera mano de impermeabilizante en sentido longitudinal
4. Tiempo de secado del producto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 339
5. Aplicación de segunda mano de impermeabilizante en sentido transversal
6. Limpieza de excedentes
9. TRATAMIENTO DE LOSAS EN ÁREAS DE PARQUEOS DE SÓTANOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de losas y paredes interiores de sótanos
Según programación
2. Sellado y curado de grietas
3. Aplicación de sellador y endurecedor transparente para concreto
4. Aplicación de líquido para lavar la losa
5. Limpieza profunda con desincrustantes para manchas de aceite y grasa con máquina pulidora.
10. CAMBIO DE CIELO FALSO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de cielo falso Semestral
2. Cambio de estructura de perfiles de aluminio deteriorados
3. Medición y corte de planchas fibra mineral
4. Colocación de planchas de fibra mineral
11. MANTENIMIENTO DE SERVICIOS SANITARIOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Desinstalación de artefactos sanitarios Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Limpieza del área
3. Instalación de artefactos sanitarios
12. MANTENIMIENTO MAMPARAS DE SERVICIOS SANITARIOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 340
1. Limpieza de mamparas
Trimestral 2. Ajuste de tornillos de mamparas
3. Nivelación de Mamparas
13. APLICACIÓN DE PINTURA EXTERNA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio
Según programación
2. Coordinar con empresa adjudicada
3. Verificar bodega para guardar materiales y equipo
4. Supervisar áreas de aplicación
5. Verificar que todo cumpla con normas de seguridad
6. Aplicación de pintura en paredes exteriores
7. Verificar limpieza general de las áreas pintadas
14. MANTENIMIENTO DE JARDINERAS DE PLAZOLETA Y BANQUETAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de jardineras
Anual
2. Revisión de planchas de granito y sustitución de piezas en mal estado.
3. Ajuste de piezas de granito
4. Limpieza de banquetas
15. SELLADO INTERNO Y EXTERNO DE ENVOLVENTE DE VIDRIO, NIVELACIÓN DE VIDRIO Y REPARACIÓN DE VENTILAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
Realizar especificaciones para servicio Anual
1. Limpiar el batiente de aluminio.
Según programación
2. Cambiar cuñas y nivelar vidrios si aplica.
3. Aplicar con pistola de calafatear sello elastomérico y retirar excedente del producto.
4. Retirar bisagras, trabadores de presión y cuando aplique pasadores y empaque de hule.
5. Colocación de bisagras, trabadores, pasadores y empaque de hule cuando aplique.
6. Limpiar área de trabajo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 341
III. ACTIVIDADES DE CARPINTERÍA
1. MANTENIMIENTO DE ELEMENTOS DE MADERA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de elementos de madera
Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Desmontado y sustitución de piezas en mal estado
3. Elaboración de nuevas piezas y cambio de las mismas
4. Cambio o reparación de cerrajería en mal estado
5. Ajuste de tonillos de los elemento de madera
6. Aplicación de tinte y barniz a elementos de madera
7. Limpieza general
2. MANTENIMIENTO MAMPARAS DE SANITARIOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de mamparas en servicios sanitarios
Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Desmontado y sustitución de piezas en mal estado
3. Forro y limpieza de nuevas piezas
4. Cambio o reparación de cerrajería en mal estado
5. Montaje y ajuste de mamparas
3. MANTENIMIENTO DE ZÓCALOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión zócalo
Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Remozamiento de partes dañadas o en mal estado
3. Aplicación de cemento de contacto, colocación de guía atornillada
4. Colocación, ajuste, nivelación y limpieza de zócalo
4. MANTENIMIENTO DE FORRO DECORATIVO DE COLUMNAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Infraestructura.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 342
1. Revisión del forro de columnas
Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Desmontar zócalo
3. Remozar piezas desportilladas o quebradas
4. Aplicar cemento de contacto y dejar transcurrir tiempo de secamiento
5. Forrar, colocar y realizar ajustes a nuevas piezas con fórmica
6. Limpieza general
IV. ACTIVIDADES DE JARDINERÍA
1. MANTENIMIENTO A JARDINERAS Y PLANTAS INTERNAS Y EXTERNAS DEL EDIFICIO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Riego de plantas Semanal
3. Deshierbar (Eliminación de plantas) Semanal
4. Podar Quincenal
5. Aplicación de abono o fertilizante Trimestral
6. Fumigar Mensual
7. Sembrar y trasplantar Cuando aplique
8. Coordinar con empresa externa la realización de tareas de jardinería
Cuando aplique
V. ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
1. LAVADO PROFUNDO DE PISOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Mover mobiliario
Según requerimiento
2. Barrer y aplicar removedor de revitalizador
3. Lavar con pulidora de piso de baja revolución c/disco de fibra dura (disco negro).
4. Aspirar jabón, trapear y dejar tiempo de secado (12 horas mínimo).
5. Aplicar cristalizador con mecha (4 capas, mínimo 30 minutos de secado entre capa y capa)
6. Regresar mobiliario a su lugar
7. Lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para sellar superficie y abrillantar piso (15 días después de aplicado el cristalizador).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 343
2. SEMILAVADO DE PISOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Mover mobiliario
Según requerimiento
2. Barrer y preparar solución de jabón y revitalizador en proporciones iguales.
3. Aplicar solución y lavar con pulidora de piso de baja revolución c/disco de fibra dura (disco negro).
4. Aspirar jabón, trapear y secar con mecha.
5. Pulir en seco con máquina a baja revolución con disco de fibra suave (disco rojo).
6. Colocar mobiliario a su lugar
3. PULIDO DE PISOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Barrer piso y aplicar revitalizador con atomizador y mecha
Quincenal 2. Lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para abrillantar piso.
4. LAVADO DE ALFOMBRAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Mover mobiliario
Según requerimiento 2. Aspirar y aplicar shampoo para alfombras
3. Regresar mobiliario a su lugar
5. LIMPIEZA PROFUNDA DE SERVICIOS SANITARIOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Espejos
Semanal 2.1 Aplicar líquido limpiavidrios
2.2 Retirar excedente de líquido y pulir
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 344
3. Paredes con azulejo
3.1 Humedecer con agua la pared
Aplicar desincrustante de manchas y cepillar en forma circular
3.2 Retirar el desincrustante con agua y dejar tiempo de secado
4. Artefactos sanitarios
4.1 Humedecer con agua por dentro y por fuera los artefactos sanitarios
4.2 Aplicar desincrustante y cepillar en forma circular
4.3 Aplicar agua con atomizador para retirar desincrustante y dejar tiempo de secado
4.4 Aplicar desinfectante y bactericida con atomizador
5. Mamparas sanitarias
5.1 Aplicar limpiador para madera a la superficie
5.2 Retirar exceso de producto con paño limpio
6 Pisos de vinil, porcelanato, cerámico o granito
6.1 Trapear con mecha
6.2 Aplicar solución de jabón
6.3 Lavar con pulidora de piso c/disco de fibra dura (disco negro) para remover suciedad.
6.4 Retirar excedente de jabón con aspirador industrial
6.5 Trapear con mecha y agua limpia
6.6 Cuando aplique utilizar cera o revitalizador, lustrar con pulidora de piso de alta revolución c/disco suave (disco rojo) para el sellado de superficie y abrillantar cuando aplique.
7. Artefactos de Grifería Mensual
7.1 Aplicar líquido para quitar las manchas (ojo de pescado) Mensual
7.2 Aplicar agua con atomizador para retirar líquido y dejar seca la grifería
Mensual
7.3 Trasladar el cronograma de actividades a empresa externa Anual
6. LIMPIEZA DE ENVOLVENTE DE VIDRIO INTERIOR Y EXTERIOR, PERFILES DE ALUMINIO Y
VENTILAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Envolvente de vidrio
Según programación
2.1 Aplicar con atomizador el líquido limpiavidrios diluido según especificación del producto.
2.2 Friccionar con esponja de dureza variable según aplique
2.3 Retirar el excedente de producto con lampazo.
2.4 Secar con paño limpio y seco.
3. Perfil de aluminio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 345
3.1 Aplicar desincrustante de manchas con esponja verde húmeda y friccionar en línea recta.
3.2 Retirar excedente de producto con toalla o wype húmedo.
3.3 Pulir con toalla o wype seco.
4. Ventilas
4.1 Aplicar desincrustante de manchas con atomizador y cepillar en línea recta.
4.2 Retirar el producto utilizando atomizador con agua limpia.
4.3 Dejar tiempo de secado.
7. LIMPIEZA DE PISOS, MOBILIARIO, PUERTAS Y VENTANAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. PISOS
Diario
1.1 Barrer con cepillo de cerda y aspirar alfombras donde aplique.
1.2 Retirar basura depositada en basureros y depositarla en el ducto de basura del nivel correspondiente.
1.3 Trapear piso con mecha húmeda y limpia
1.4 Limpieza de pasamanos del ducto central de gradas con toalla húmeda.
1.5 Barrer y trapear descanso y gradas hacia el nivel inferior del ducto central de gradas.
2. MOBILIARIO
Según requerimiento
2.1 Mover objetos que impidan la limpieza
2.2 Humedecer toalla o manta limpia con dilución de desinfectante y bactericida, y limpiar superficie.
2.3 Dejar tiempo de secado.
2.4 Colar objetos en su lugar.
3. PUERTAS DE MADERA
Bimensual y Según requerimiento
3.1 Humedecer toalla o manta limpia con producto limpiador de superficies de madera, y friccionar la superficie.
3.2 Dejar tiempo de secado y retirar excedente de producto.
4. PUERTAS Y VENTANAS DE VIDRIO
4.1 Aplicar con atomizador el líquido limpiavidrios diluido según especificación del producto.
4.2 Limpiar con movimiento circular y pulir.
5. PERFIL DE ALUMINIO
5.1 Limpiar con toalla o wype húmedo.
5.2 Dejar tiempo de secado.
8. RECOLECCIÓN GENERAL DE DESECHOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 346
No. Tarea Frecuencia
1. Recolectar basura depositada en el ducto.
Diario
2. Liberar taponamientos en el ducto.
3. Depositar basura en el camión.
4. Trasladar basura al vertedero municipal.
5. Lavar y limpiar el área de recolección de basura en sótano. Semanal
6. Recolectar basura depositada en el ducto del sótano 3, para su traslado al vertedero de la zona 3 (empresa externa)
Diario
9. LIMPIEZA DE ÁREAS ABIERTAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Recoger la basura.
Diario 2. Depositar basura en recipientes plásticos destinados para el efecto.
3. Recolectar la basura depositada en los recipientes y trasladar al ducto central del sótano 3.
10. LIMPIEZA DE GRADAS ELÉCTRICAS Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la
Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de pasamanos y laterales de vidrio.
Diario 2. Barrer y trapear los escalones.
3. Limpiar el área adyacente a las gradas.
11. LIMPIEZA DE GRADAS DE EMERGENCIA Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la
Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza de pasa manos con toalla seca y cuando aplique con toalla húmeda para remoción de suciedad.
Mensual 2. Barrer y trapear gradas y descansos.
3. Recoger basura y depositar en recipientes destinados para el efecto.
12. CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la
Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 347
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual 2. Especificar áreas a las cuales se aplicará el control de plagas.
3. Coordinar con dependencias de acuerdo al calendario establecido y cuando aplique notificar a cuerpos de bomberos, CONRED, para prevención de falsas alarmas.
Semestral 4. Aplicación de producto para control de insectos por medio de
aspersión o termonebulización según aplique.
5. Colocación de trampas para roedores.
6. Revisión de trampas y aplicación de refuerzo. Mensual
7. Aplicación de gel para eliminar cucarachas
VI. ACTIVIDADES DE ELECTRICIDAD
1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELÉCTRICO DE LOS PORTONES DE INGRESO A PARQUEOS Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la
Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de circuitos eléctricos, motor y botonera. Anual
2. Limpieza general del sistema.
2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión del sistema
Diario 2. Revisión de nivel de diésel
3. Revisión de baterías, calentador y refrigerante.
3. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA (externo)
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 348
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Revisión del líquido de batería
Mensual1 3. Revisión de aceite del motor
4. Revisión de filtro de aceite, aire y diésel
5. Arranque de planta Semanal
6. Cambio de aceite del motor
Anual2 7. Cambio de filtro de aceite, aire y diésel
8. Cambio de refrigerante
9. Cambio de batería Anual
4. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL SISTEMA ELÉCTRICO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Lista de verificación de mantenimiento preventivo y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de Flipones
Cuatrimestral y Según requerimiento
2. Revisión de tomacorrientes
3. Revisión de cables y tuberías
4. Revisión de iluminación (lámparas, interruptores, balastros y difusores)
5. Revisión de extensiones eléctricas
6. Revisión de tableros eléctricos.
7. Revisión de aparatos eléctricos.
8. Revisión de sistemas periféricos.
9. Revisión de ventiladores
5. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA SUBESTACIÓN ELÉCTRICA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio
Anual
2. Trámite de apertura y cierre de cortacircuitos ante la Empresa Eléctrica
3. Limpieza interna y externa de todos los paneles eléctricos
4. Limpieza general de ductos en el piso entre paneles
5. Revisión de todas las conexiones eléctricas dentro de los paneles y aplicar anti oxidante u otro componente químico.
6. Revisión de interruptores de baja tensión SWITCHGEARS, aplicando lubricante y revisión de contactos puesto a tierra
1 Aplica mantenimiento para planta eléctrica Caterpillar
2 Aplica mantenimiento para plantas eléctricas Caterpillar y Kohler
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 349
7. Limpieza de conectores de alta tensión, aisladores, bushing y mufas
8. Limpieza de paneles de media tensión, medición de los PT´s y CT´s
9. Limpieza de los equipos de medición en alta tensión marca SIEMENS con sus respectivos PT´s y CT´s
10. Mantenimiento general a los transformadores tipo seco de 1,000 Kva GEAFOL
11. Mantenimiento a los equipos auxiliares, ajuste de las conexiones internas y externas
12. Realizar pruebas a resortes de los 3 Switchgears y cambiar si es necesario.
13. Limpieza general del área de la subestación eléctrica.
14. Realizar mediciones de los pararrayos de línea
15. Cambio de tornillería de acero inoxidable si es necesario.
6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA SUBESTACIÓN ELÉCTRICA UBICADA EN EL SÓTANO III.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Lista de verificación de mantenimiento preventivo.
No. Tarea Frecuencia
1. Verificación del funcionamiento de equipos en paneles y contra alertas.
Diario 2. Realizar limpieza del área.
3. Realizar toma de lecturas eléctricas de los transformadores.
7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL SISTEMA DE INYECCIÓN Y EXTRACCIÓN DE AIRE DE LA
SUBESTACIÓN ELÉCTRICA UBICADA EN EL SÓTANO III.
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Cambio de 4 filtros y fajas (ajustes y graduación) del inyector de aire principal.
Anual
3. Mediciones eléctricas del inyector principal y extractores del sistema.
4. Cambio de filtros de las rejillas de ventilación.
5. Revisión y limpieza de trasformador de 125Kva
6. Limpieza y cambio de componentes (luces, cables, interruptores) del tablero de control principal
7. Aplicación de pintura anticorrosiva al cobertor, base y fijaciones del inyector principal.
8. Cambio de calcomanías reflectoras de señalización del sistema y fecha de servicio.
9. Cambio de sello de las uniones de los equipos y ductos para evitar fugas de aire.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 350
10. Implementación de cinchos metálicos adicionales para evitar vibración del ducto (cuando aplique).
11. Limpieza general de los equipos, ductos y rejillas del sistema.
12. Cambio de relés térmicos.
13. Cambio de sonda de temperatura en cada uno de los devanados de los transformadores.
8. MANTENIMIENTO A LOS DUCTOS BARRAS DE DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio
Anual
2. Limpieza externa de cada ducto con químicos desengrasante industrial
3. Limpieza interna a los ductos barra mediante la aplicación de aire a presión y solvente dieléctrico desplazante de humedad
4. Limpieza externa y lubricación de las uniones entre secciones de los ductos barra
5. Revisión y ajuste de tornillos de fijación de los contactos eléctricos de las uniones, aplicándole el torque de 30 a 50 libras-pie.
6. Limpieza externa de interruptores de sobre corriente de las derivaciones de los cuatro ductos y ajuste de los puntos de entrada y salida de interruptores.
7. Revisión y ajuste de los puntos de conexión de los ductos barra.
8. Mediciones previa y posterior de resistencia de aislamiento de los ductos barra.
9. Mediciones de línea a tierra, de línea a neutro y de línea a línea.
10. Realizar informe final y recomendaciones del caso, certificado de garantía de los trabajos, entregarlo en CD e impreso.
9. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ELÉCTRICO DE LOS PORTONES DEL MINISTERIO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio
Anual
2. Revisión de botoneras, cableado y distribución eléctrica.
3. Revisión de motor monofásico de ½ hp
4. Verificación de funcionamiento de los mecanismos.
5. Entrega de informe escrito del trabajo realizado.
10. MANTENIMIENTO DE TIERRAS FÍSICAS, PARARRAYOS Y LUCES DE NAVEGACIÓN AÉREA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 351
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio
Anual
2. Revisión de las conexiones de todos los conductores de pararrayos (limpieza, ajustes, soldaduras y pintura) en los niveles 19, 18, 13, 8, 3 y Sótano 3.
3. Limpieza y ajustes de todas las puntas de los pararrayos Franklin.
4. Pintar las estructuras metálicas donde se encuentran los pararrayos.
5. Revisión de abrazaderas que sujetan el cable de pararrayos en el nivel 19 y cambio cuando sea necesario.
6. Verificación de la continuidad y resistencia de los conductores de tierras físicas.
7. Verificar que toda la red de tierras físicas se encuentre interconectada.
8. Limpieza, engrasado, ajustes de platinas y cambio cuando sea necesario.
9. Instalación de varillas de cobre en cajas de registro de tierras en sótano III cuando sea necesario.
10. Medición de continuidad y resistencia de cable de toda la red de tierra física.
11. Verificación de conexiones de los equipos que están conectados a tierra en la subestación eléctrica del sótano III.
12. Limpieza de las luminarias estroboscópica ubicadas en el nivel 22.
13. Revisión de las bases, protecciones y conexiones eléctricas de las mismas.
14. Revisión y ajuste de la configuración de destellos de luminarias e intensidad de los destellos diurno y nocturno.
15. Cambio de protectores de las luces cuando sea necesario.
16. Realizar informe y recomendaciones para el sistema de los trabajos realizados, entregarlo en CD e impreso.
11. MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE ILUMINACIÓN
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Limpieza o cambio de difusores y plafón.
Cuatrimestral y/o a requerimiento
2. Cambio de balastro de 2x32 watts y tubos tipo U de 32 watts y/o LED.
3. Revisión y limpieza de los interruptores y cambio de bases de soporte de los tubos.
VII. ACTIVIDADES DE PLOMERÍA
1. MANTENIMIENTO A GABINETES CONTRA INCENDIOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 352
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión del estado físico de los gabinetes, extintores y hachas por nivel.
Semestral 2. Mantenimiento a mangueras de hidrantes.
3. Revisión de la tubería, conectores y llave de paso de agua potable.
4. Sustituir artefactos en mal estado
2. RECARGA DE EXTINTORES
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado y empresa externa.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Desmontaje de extintores y traslado al sótano III.
Anual
2. Elaborar conocimiento de entrega de extintores.
3. Recargar extintor, colocar marchamo y etiquetar.
4. Verificar cantidad de extintores y fecha de vencimiento de la recarga.
5. Instalación de los extintores ya recargados.
6. Verificar fecha de vencimiento y carga
3. REVISIÓN AL SISTEMA HIDRÁULICO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de fugas de agua en grifos, contrallaves, mezcladoras, válvulas, tubería y artefactos.
Mensual y Según requerimiento
2. Requerimiento de materiales y cambio cuando lo amerite.
3. Sustituir artefactos en mal estado
4. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE BOMBEO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión del funcionamiento del sistema de bombeo del nivel 19 y sótano 3.
Diaria 2. Revisión del sentido de la rotación de las bombas.
3. Limpieza de las áreas en nivel 19 y sótano 3.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 353
5. MANTENIMIENTO ELÉCTRICO E HIDRÁULICO DEL SISTEMA DE BOMBEO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1.
Revisión del sistema eléctrico (Contactores, cables, bornes, guardanivel).
Anual y a requerimiento
2. Cambio de cables de conexiones de las bombas.
3. Revisión de presión de caudal y pruebas de bombeo.
4. Revisión de los tanques hidroneumáticos, que incluya calibrar y ajustar los interruptores de presión y otros componentes que se requieran.
5. Verificar nivel de agua del pozo y caudal.
6. Realizar un informe detallado y recomendaciones.
6. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE INYECCIÓN DE CLORO PARA SANEAMIENTO DE AGUA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión del sistema de inyección de cloro al tanque cisterna principal en el sótano 3. Diario
2. Cambio de hipoclorito. Trimestral
7. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE DRENAJE PLUVIAL
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión y limpieza de cajas reposaderas.
Semestral 2. Revisión de pañuelos de bajadas de drenajes.
3. Revisión del estado físico de bajadas de drenaje pluvial.
8. LIMPIEZA DEL SISTEMA DE DRENAJE DEL SÓTANO 3 HACIA EL COLECTOR MUNICIPAL
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o EMPAGUA y personal asignado de mantenimiento.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Preparación de cajas de registro para aplicación de agua a presión.
2. Extracción de desechos encontrados.
3. Colocación y sello de tapaderas de cajas de registro.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 354
9. LIMPIEZA DE CISTERNAS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Cierre de llaves de paso de 4” y drenado de agua.
Anual 2. Lavado de cisternas.
3. Llenado de cisternas con agua.
4. Revisión de guarda nivel y bomba.
10. LIMPIEZA DE CISTERNAS TALLER NACIONAL DE GRABADOS EN ACERO
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Cierre de llaves de paso de 3/4” y drenado de agua.
Anual 2. Lavado de cisternas.
3. Llenado de cisternas con agua.
4. Revisión de guarda nivel y bomba.
11. LIMPIEZA DE CANALES Y BAJADAS PLUVIALES DE LAS CUBIERTAS DE PARQUEOS
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión.
No. Tarea Frecuencia
1. Extracción de desechos. Semestral
2. Limpieza de canales y tubería.
VIII. ACTIVIDADES DE ASCENSORES
1. LIMPIEZA DE ASCENSORES Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la
Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Traslado de personal con carga. Diario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 355
2. Limpieza de cabinas, piso y puertas de ascensores.
2. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento
Ejecutor: Empresa externa
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Revisión de un ascensor privado, un ascensor montacargas, seis ascensores públicos
Mensual
3. Revisión del sistema de despacho inteligente
4. Revisión del sistema de monitoreo MS
5. Mantenimiento del regulador de seguridad
6. Mantenimiento Guías de rieles de cabina mecanizadas
7. Mantenimiento Guías de rieles de contrapeso mecanizadas
8. Mantenimiento Guías de zapatas de cabina tipo rodo
9. Mantenimiento Guías de zapatas de contrapeso tipo todo
10. Mantenimiento Engranaje de seguridad y Amortiguadores
IX. ACTIVIDADES DE TELEFONÍA
1. MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE VOZ
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Operaciones
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Bitácora de supervisión, informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Revisión de cableado estructurado, puntos telefónicos, placas y dados.
Según requerimiento 2. Revisión de rack en los ductos telefónicos.
3. Revisión de conexiones internas de los puntos y aparatos telefónicos.
2. MANTENIMIENTO DE PLANTA TELEFÓNICA
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Coordinador de Sección de Operaciones
Ejecutor: Empresa externa
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
1. Realizar especificaciones para servicio Anual
2. Realizar copia de seguridad de datos del sistema. Mensual y a requerimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 356
3. Limpieza de gabinetes, tarjetas y componentes.
4. Limpieza general del área y racks de la planta.
X. ACTIVIDADES DE AIRES ACONDICIONADOS
1. MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS DEL DESPACHO SUPERIOR NIVEL 18
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Informe de mantenimiento y constancia de recepción de conformidad de servicio.
No. Tarea Frecuencia
Aire Acondicionado Tipo Mini-Split
Trimestral
1 Unidad Evaporadora
1.1 Lavar tapaderas y filtros
1.2 Limpieza de bandeja agua de condensado.
1.3 Aplicar químico limpiador a serpentín de evaporador
1.4 Limpieza de turbinas.
1.5 Colocar nuevamente tapaderas y filtros en evaporador
2 Bomba para condensado (cuando aplique)
2.1 Limpieza de bomba para condensado.
3 Unidad Condensadora
3.1 Limpieza de serpentín con agua y químico desincrustante
3.2 Chequeo de presión de succión
3.3 Chequeo de amperaje de compresor y limpieza de cajuela
4 Control Remoto
4.1 Chequeo de carga de baterías
4.2 Limpieza externa de control remoto
4.3 Graduación de temperatura en control remoto
4.4 Puesta en funcionamiento para chequeo de enfriamiento.
Aire Acondicionado Tipo Split
Trimestral
5 Unidad Evaporadora
5.1 Lavar filtro
5.3 Aplicar químico limpiador a serpentín de evaporador
5.4 Colocar nuevamente tapaderas y filtro en evaporador
6 Unidad Condensadora
6.1 Limpieza de serpentín con agua y químico desincrustante
6.2 Chequeo de presión de succión
6.3 Chequeo de amperaje de compresor y limpieza de cajuela
7 Rejillas
7.1 Limpieza de rejillas y verificación de flujo de aire
8 Termostato
8.1 Graduación de temperatura en termostato
8.2 Puesta en funcionamiento para chequeo de enfriamiento.
2. MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS DE LA PLANTA TELEFÓNICA SÓTANO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 357
Responsable: Jefe de Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y Supervisor de la Sección de Mantenimiento.
Ejecutor: Empresa externa y/o Personal de mantenimiento asignado.
Medio de Verificación: Informe de Mantenimiento/Constancia de Recepción de Conformidad de Servicio
No. Tarea Frecuencia
Aire Acondicionado Tipo Ventana
Trimestral
1 Desmontaje de unidad de aire acondicionado
2 Unidad Evaporadora
2.1 Lavar filtro
2.2 Aplicar químico limpiador a serpentín de evaporador
2.3 Colocar nuevamente tapaderas y filtro en evaporador
3 Unidad Condensadora
3.1 Limpieza de serpentín con agua y químico desincrustante
3.2 Chequeo de amperaje de compresor
4 Instalación
4.1 Montaje nuevamente de la unidad de aire acondicionado
4.2 Graduación de temperatura
4.3 Puesta en funcionamiento para chequeo de enfriamiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 358
4. Seguridad
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Asignación de Accesos Electrónicos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios para la administración de acceso electrónicos asignados a empleados, funcionarios y contratistas, para áreas públicas y restringidas en las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, excepto accesos independientes.
Inicia: Solicita habilitación de accesos electrónicos. Finaliza: Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La Dirección de Recursos Humanos designará al personal responsable de informar al Subdirector de Seguridad, al momento de asignar gafete o tarjeta de accesos, por motivo de nuevo ingreso, reposición o renovación, entre otros; solicitando la habilitación de accesos electrónicos e indicando la siguiente información:
a) Nombre completo del funcionario, empleado o contratista. b) Género. c) Número de empleado o NIT, según tipo de contratación. d) Número de gafete o de tarjeta. e) Puesto funcional y número de extensión telefónica, cuando aplique. f) Dependencia donde prestará el servicio o donde se encuentre asignado. g) Indicar qué accesos en áreas restringidas se deben habilitar, cuando aplique.
NOTA: Cuando el personal de la Dirección Recursos Humanos no informe al Subdirector de Seguridad respecto a la asignación de gafete o tarjeta de accesos; y el interesado (empleados, funcionarios o contratistas) solicite la habilitación de accesos, al Subdirector de Seguridad podrá habilitar los accesos e informará inmediatamente a la Dirección de Recursos Humanos.
2. El Subdirector de Seguridad evaluará las solicitudes, debidamente justificadas, para permitir la habilitación de
accesos en áreas restringidas, en casos que por necesidades del servicio sea indispensable acceder a dichas áreas. Se atenderán únicamente las solicitudes efectuadas por los Directores y Asistentes del Despacho Superior.
CASOS ESPECIALES:
Se habilitarán accesos restringidos para atender de manera inmediata los eventos fortuitos, únicamente en las áreas que sean necesarias.
En el caso de la Dirección de Asuntos Administrativos, en virtud de las funciones a su cargo, también efectuarán solicitudes de habilitación de accesos restringidos, el Subdirector de Servicios Generales, Jefe del Departamento de Infraestructura y Mantenimiento y por los Coordinadores de las Secciones de Infraestructura, Operaciones y Mantenimiento.
3. El personal designado por la Dirección de Recursos Humanos, deberá solicitar al Subdirector de Seguridad:
a) La inhabilitación de accesos electrónicos (por entrega de cargo, finalización de contratación, entre otros). b) Modificación de accesos electrónicos (por traslados, entre otros).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 359
Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita habilitación de accesos electrónicos, informando mediante correo electrónico o cualquier medio escrito, la asignación de gafete o tarjeta de acceso, ya sea por nuevo ingreso, renovación, reposición, entre otros; proporciona la información que se establece en las disposiciones internas de este procedimiento.
Personal designado por la Dirección de Recursos
Humanos
2.
Recibe información y analiza.
¿A la persona se le habilitarían accesos restringidos?
Sí: es Director, Subdirector, Asesor o personal del Despacho Superior; habilita accesos, incluyendo áreas restringidas y continúa con el paso número 5.
No: consulta a Subdirector de Seguridad sobre la habilitación o no de accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por la Dirección de Recursos Humanos.
NOTA: En ambos casos realiza registros electrónicos y obtiene datos para habilitación en dispositivos biométricos y de proximidad.
Técnico Administrativo
3. Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o no de accesos restringidos.
Subdirector de Seguridad
4. Habilita accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica. Técnico Administrativo
5. Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente. Técnico Administrativo
Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita al Subdirector de Seguridad, la habilitación de accesos electrónicos a través de Dispositivos Biométricos y de proximidad.
NOTA: Para habilitación de accesos restringidos, se atenderán únicamente las solicitudes efectuadas por Directores y Asistentes del Despacho Superior.
Interesado
(empleado, funcionario o contratista)
2.
Solicita que le proporcionen la información que se establece en las disposiciones internas de este procedimiento. Identifica puesto funcional, ubicación física del solicitante y determina accesos que corresponden.
¿A la persona se le habilitarían accesos restringidos?
Sí: es Director, Subdirector, Asesor o personal del Despacho Superior; habilita accesos, incluyendo áreas restringidas y continúa con el paso número 5.
No: consulta a Subdirector de Seguridad sobre la habilitación o no de accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por el interesado.
NOTA: En ambos casos realiza registros electrónicos y obtiene datos para habilitación en dispositivos biométricos y de proximidad.
Técnico Administrativo
3. Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o no de accesos restringidos.
Subdirector de Seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 360
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Habilita accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica. Técnico Administrativo
5. Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente. Técnico Administrativo
Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita habilitación de accesos electrónicos a áreas restringidas, debidamente justificada.
Directores y Asistentes del Despacho Superior
2. Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o no de accesos restringidos.
Subdirector de Seguridad
3. Procede a habilitar los accesos previamente autorizados por el Subdirector de Seguridad, si aplica.
Técnico Administrativo
4. Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente. Técnico Administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 361
Diagrama de Flujo
Asignación de accesos electrónicos a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos (1 de 1)
Personal designado por la Dirección de Recursos
Humanos
INICIO
Solicita habilitación de accesos
electrónicos, informando
mediante correo electrónico o
cualquier medio escrito, la
asignación de gafete o tarjeta de acceso, ya sea por
nuevo ingreso, renovación,
reposición, entre otros; proporciona la información que se establece en las
disposiciones internas de este procedimiento
Técnico Administrativo
Recibe información y analiza
A la persona se le habilitarían
accesos restringidos?
Es Director, Subdirector,
Asesor o personal del
Despacho Superior?
SI
Consulta a Subdirector de
Seguridad sobre la habilitación o no de
accesos en áreas restringidas, en caso sea solicitada por la
Dirección de Recursos Humanos
Habilita accesos, incluyendo áreas
restringidas
SI
NO
NO
Subdirector de Seguridad
Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o
no de accesos restringidos
Habilita accesos previamente
autorizados por el Subdirector de
Seguridad, si aplica
Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 362
Diagrama de Flujo
Asignación de accesos electrónicos a solicitud del interesado (1 de 1)
Interesado (empleado, funcionario o contratista)
INICIO
Solicita la habilitación de
accesos electrónicos a través de Dispositivos
Biométricos y de proximidad
Técnico Administrativo
Solicita que le proporcionen la
información que se establece en las
disposiciones internas de este procedimiento.
Identifica puesto funcional, ubicación física del solicitante y determina accesos que corresponden
A la persona se le habilitarían
accesos restringidos?
Es Director, Subdirector,
Asesor o personal del
Despacho Superior?
SI
Habilita accesos, incluyendo áreas
restringidas
SI
Subdirector de Seguridad
Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o
no de accesos restringidos
Habilita accesos previamente
autorizados por el Subdirector de
Seguridad, si aplica
Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente
NO
NO
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 363
Diagrama de Flujo
Asignación de accesos electrónicos a áreas restringidas por necesidades del servicio (1 de 1)
Directores y Asistentes del Despacho Superior
INICIO
Solicita habilitación de accesos
electrónicos a áreas restringidas, debidamente
justificada
Subdirector de Seguridad
Analiza y procede a dar instrucciones al Asistente, respecto a la habilitación o
no de accesos restringidos
Técnico Administrativo
Procede a habilitar los accesos
previamente autorizados por el
Subdirector de Seguridad, si aplica.
Archiva la solicitud electrónica o la documentación correspondiente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 364
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Visitantes y Proveedores
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar los controles correspondientes de las personas que ingresan al edificio del Ministerio e instalaciones externas, con excepción de las instalaciones donde se ubica el Taller Nacional de Grabados en Acero; asimismo, el control de los bienes y/o insumos que ingresan y egresan de las instalaciones, con el fin de resguardar los bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicia: Solicitud respectiva. Finaliza: Archivo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) a). Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, y su estructura orgánica interna vigente.
b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El presente procedimiento será utilizado para el ingreso peatonal y vehicular de visitantes y proveedores.
2. A los proveedores no se les permitirá el ingreso al sótano, con vehículos mayores a 2.3 metros de altura, debido a la infraestructura del edificio.
3. Las solicitudes en formato físico, para autorizar el ingreso de proveedores y visitantes, deberá contar con visto bueno del Director o Subdirector de la dependencia solicitante.
4. El procedimiento “Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico)”, será utilizado para: a) Ingreso y egreso de proveedores y visitantes de Instituciones que no pertenecen al Ministerio de Finanzas
Públicas, y que están ubicados en sus instalaciones. b) Ingreso y egreso de proveedores del Ministerio de Finanzas Públicas, cuando no sea posible realizar la
solicitud vía Intranet. NOTA: En el caso de los proveedores de la Dirección de Asuntos Administrativos, la solicitud deberá llevar visto bueno del Jefe inmediato del solicitante.
c) Para el egreso bienes y/o equipo de las instalaciones del Ministerio, tanto peatonal como vehicular, detallando los bienes (marca, color, número de serie, entre otros) y especificando su destino.
d) Para ingreso y egreso a las instalaciones de la bodega de Bienes del Estado, Centro Recreativo Financista y bodegas ubicadas en la 26 calle, 2-45 zona 1, presentando solicitud con 24 horas de anticipación; salvo necesidades del servicio o casos especiales, en los cuales la solicitud será autorizada por el Subdirector de Seguridad. NOTA: Para el ingreso y egreso a las instalaciones del Centro Recreativo Financista, la solicitud será firmada por los representantes de la Junta Directiva.
e) Los empleados que ingresen y/o egresen bienes de su propiedad, con visto bueno del Jefe inmediato. f) Ingreso de trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas, en días y horarios inhábiles, por necesidades
del servicio, debidamente autorizado por su Jefe inmediato. g) Ingreso de visitantes a reuniones interinstitucionales, tomando en consideración que la autorización se
emitirá por el tiempo establecido en la solicitud, el cual no podrá exceder de una jornada laboral.
5. El presente procedimiento no se realiza para los controles de las instalaciones del Taller Nacional de Grabados en Acero, en virtud que la autorización de ingreso o egreso de bienes, insumos y personas, entre otros, la emite el Director de dicha dependencia o la persona a quien designe, quienes informarán al Agente de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 365
Seguridad para los controles respectivos.
6. Tomando en consideración la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, con el ánimo de minimizar los costos de operación y optimizar el uso de la tecnología, las solicitudes que se realicen a través de la INTRANET mediante el formulario “Solicitud de ingreso de visitas”, no generarán documentación impresa; por consiguiente, la información que se genere al realizar el procedimiento “Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET”, en la medida de lo posible se verificará en forma electrónica.
7. Para las solicitudes a través de INTRANET del ingreso y egreso de visitantes y proveedores, cada Dirección o dependencia designará un titular y suplente, quienes serán los únicos autorizados para realizar las gestiones en INTRANET; a excepción de la Dirección de Asuntos Administrativos, quien podrá designar más de dos personas, en virtud de las funciones asignadas.
8. El procedimiento “Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET”, será utilizado cuando el ingreso sea por
horas y como máximo un día en jornada laboral, tomando en consideración que no podrá excederse del tiempo solicitado.
NOTA: Se exceptúa del máximo de jornada laboral, las solicitudes para el ingreso de proveedores del Ministerio, que por necesidades del servicio deban ingresar en días y horarios inhábiles.
Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Presenta oficio de solicitud de ingreso y/o egreso al edificio e instalaciones externas, en la recepción de Seguridad.
Dependencia Solicitante
2. Revisa (destinatario, fechas, entre otros), recibe y traslada a Subdirector de Seguridad.
Recepcionista
3.
Analiza y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?
Sí: Traslada a recepción y continúa con el procedimiento.
No: Devuelve a recepción para que notifique denegatoria.
Subdirector de Seguridad
4. Entrega copia al interesado, traslada autorización al Supervisor de Seguridad y archiva copia.
Recepcionista
5. Recibe, verifica el lugar de ingreso y/o egreso y traslada al Agente de Seguridad del área que corresponda.
Supervisor de Seguridad
6. Permite ingreso y/o egreso en área que corresponda y toma nota; devuelven documentos de autorización al Supervisor de Seguridad.
Agente de Seguridad
7. Archiva. Supervisor de Seguridad
Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Elabora y remite vía electrónica, la solicitud de ingreso de visitantes o proveedores, en formulario electrónico “Solicitud de ingreso de visitas” alojado en la Intranet.
Persona designada de la dependencia solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 366
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Analiza y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?
Sí: continúa con el procedimiento.
No: justifica denegatoria, el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.
NOTA: Cuando sea necesario trasladar la información en formato impreso, remite al Agente de Seguridad del área que corresponda, la información para permitir el ingreso y/o egreso.
Supervisor de Seguridad
3.
Verifica información, toma nota y registra el ingreso y/o egreso de visitante o proveedor.
Traslada información al Supervisor de Seguridad.
Agente de Seguridad
4. Recibe información de los registros y archiva. Supervisor de Seguridad
Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa)
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Ingresa por la puerta habilitada para el público y presenta Documento Personal de Identificación o Licencia de Conducir, en módulo de Visitantes, indicando su destino.
Visitante
2. Ingresa al lector de datos el Documento Personal de Identificación o escanea Licencia de Conducir, registra en el Formulario electrónico “Registro de Visitantes” los datos obtenidos y destino; asigna gafete de visitante.
Agente de Seguridad
3. Realiza gestiones dentro del MINFIN, portando el gafete de visitante en un lugar visible, limitándose a circular en las áreas autorizadas según el gafete proporcionado.
Visitante
4. Devuelve Documento Personal de Identificación o Licencia de Conducir al visitante, recibe gafete de visitante y registra la salida en el formulario electrónico “Registro de visitantes”
Agente de Seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 367
Diagrama de Flujo
Registro y control de ingreso y egreso (solicitud en formato físico) (1 de 1)
Dependencia Solicitante
INICIO
Presenta oficio de solicitud de ingreso
y/o egreso al edificio e
instalaciones externas, en la recepción de
Seguridad
Recepcionista
Revisa, recibe y traslada
Subdirector de Seguridad
Analiza y determina
Es procedente autorizar solicitud?
Entrega copia al interesado, traslada
autorización y archiva copia
SI
NO
Subdirector de Seguridad
Recibe, verifica el lugar de ingreso y/o egreso y traslada al
Agente de Seguridad del área que corresponda
Agente de Seguridad
Permite ingreso y/o egreso en área que corresponda y toma
nota; devuelven documentos de
autorización
Archiva
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 368
Diagrama de Flujo
Registro de Ingreso y Egreso a través de INTRANET (1 de 1)
Persona designada de la dependencia solicitante
INICIO
Elabora y remite vía electrónica, la
solicitud de ingreso de visitantes o
proveedores, en formulario electrónico
Supervisor de Seguridad
Analiza y determina
Es procedente autorizar solicitud?
Justifica denegatoria, el
sistema notifica al solicitante
Agente de Seguridad
NO
Verifica información, toma nota y registra el
ingreso y/o egreso de visitante o
proveedor
SI
Recibe información de los registros y
archiva
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 369
Diagrama de Flujo
Ingreso Peatonal de Visitantes y Usuarios (sin autorización previa) (1 de 1)
Visitante
INICIO
Ingresa por la puerta habilitada para el público y
presenta Documento Personal de
Identificación o Licencia de
Conducir, en módulo de Visitantes,
indicando su destino
Agente de Seguridad
Ingresa al lector de datos el Documento
Personal de Identificación o
escanea Licencia de Conducir, registra en el Formulario electrónico los
datos obtenidos y destino; asigna
gafete de visitante
Realiza gestiones dentro del MINFIN, portando el gafete de visitante en un
lugar visible, limitándose a
circular en las áreas autorizadas según el
gafete proporcionado
Devuelve Documento Personal de
Identificación o Licencia de Conducir
al visitante, recibe gafete de visitante y registra la salida en
el formulario electrónico
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 370
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 03 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Trámites Administrativos ante la DIGECAM
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los trámites internos para el registro de las armas de fuego y para la obtención de la licencia especial de portación de arma de fuego para personal del Ministerio de Finanzas Públicas, a quien se le asigna dicho equipo para el cumplimiento de sus funciones.
Inicia: Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”. Finaliza: Archivo de documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018.
d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
7. A la Dirección General de Control de Armas y Municiones, en el presente procedimiento se le denomina “DIGECAM”.
8. En el presente procedimiento, también se le denomina Agente de Seguridad a la persona contratada por el Ministerio de Finanzas Públicas, para realizar funciones o actividades que se relacionen con seguridad de personas y bienes.
9. Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la Dirección General de Control de Armas y Municiones, es el funcionario o trabajador designado por el Despacho Superior para efectuar gestiones como Representante Legal de este Ministerio ante esa Dirección.
Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno, para la obtención de la acreditación de arma de fuego de entidad Estatal.
Armero
2. Firma documentación para autorizar los gastos de trámites administrativos ante la DIGECAM.
Subdirector de Seguridad
3. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar la tarifa por servicios que presta la DIGECAM.
Armero
4. Recibe la cantidad en efectivo para el pago ante la DIGECAM, de la tarifa correspondiente.
Armero
5.
Coloca datos en el formulario y elabora oficio para solicitar autorización de obtención de carné de acreditación y traslada al Represente del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM, para las firmas correspondientes.
Armero
6. Presenta documentos en la DIGECAM para los registros correspondientes. Armero
7. Recibe notificación de entrega de carné de acreditación e informa al Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM.
Armero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 371
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Realiza en DIGECAM la recepción de carné de acreditación y posteriormente entrega al Armero.
Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la
DIGECAM
9. Elabora conocimiento para la entrega del carné al personal que utilizará las armas registradas ante la DIGECAM.
Armero
10. Firma conocimiento y recibe carné de acreditación. Agente de Seguridad
11. Archiva documentación. Armero
Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Nombra al agente de seguridad, que portará arma en función de las actividades asignadas.
Subdirector de Seguridad
2. Requiere al agente de seguridad la documentación que establece la normativa correspondiente.
Armero
3. Entrega al Armero la documentación correspondiente. Agente de seguridad
4. Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno.
Armero
5. Firma documentación para autorización de gastos de tarifa por los servicios que presta la DIGECAM.
Subdirector de seguridad
6. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.
Armero
7. Recibe la cantidad en efectivo para el pago ante la DIGECAM, de la tarifa correspondiente.
Armero
8. Coloca datos en el formulario para la primera licencia y lo presenta ante la DIGECAM, haciéndose acompañar del Agente de Seguridad, para programación de la evaluación.
Armero
9.
Realiza evaluación y recibe notificación. ¿Aprobó evaluación?
Sí: continúa el trámite para la obtención de licencia.
No: regresa al paso número 8.
NOTA: El Agente de Seguridad que no apruebe la evaluación, deberá cancelar los gastos en que se incurran para solicitar nuevamente la Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales.
Agente de Seguridad
10. Recibe notificación de la emisión de Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales.
Agente de Seguridad
11. Realiza recepción de Licencia Especial de Portación de Armas de Fuego para Empleados Estatales, y traslada al Armero para su registro.
Agente de seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 372
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Realiza registro y elabora conocimiento de entrega de licencia al Agente de Seguridad.
Armero
13. Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma estatal. Agente de Seguridad
14. Archiva documentación. Armero
Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Establece mediante calendarización y de forma anticipada, el vencimiento del Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal.
Armero
2. Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno.
Armero
3. Firma documentación para autorización de gastos de tarifa por servicios que presta la DIGECAM.
Subdirector de seguridad
4. Presenta al Departamento de Gestión de Adquisiciones, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.
Armero
5. Recibe la cantidad en efectivo para el pago ante la DIGECAM, de la tarifa correspondiente.
Armero
6. Presenta ante la DIGECAM oficio de solicitud y fotocopia de la tenencia de portación de armas de fuego y de carné de acreditación para su renovación.
Armero
7. Recibe notificación para entrega de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal e informa al Represente del Ministerio de Finanzas Públicas ante la DIGECAM.
Armero
8. Realiza en DIGECAM la recepción de carné de acreditación y posteriormente entrega al Armero.
Representante del Ministerio de Finanzas Públicas ante la
DIGECAM
9. Elabora conocimiento para la entrega del carné al personal que utilizará o tiene asignada el arma registrada ante la DIGECAM.
Armero
10. Firma conocimiento y recibe carné de acreditación. Agente de Seguridad
11. Archiva documentación. Armero
Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Reporta con un mes de anticipación, el vencimiento de su licencia de portación de arma de fuego estatal.
Agente de Seguridad
2. Requiere al Agente de Seguridad la documentación que establece la normativa correspondiente e informa que la misma debe ser entregada con quince días de anticipación al vencimiento de la respectiva licencia.
Armero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 373
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Entrega al Armero la documentación correspondiente.
NOTA: El Agente de Seguridad obligatoriamente debe entregar la documentación completa, a más tardar quince días antes del vencimiento de la licencia de portación.
Agente de Seguridad
4. Elabora “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, y traslada al Subdirector de Seguridad para visto bueno.
Armero
5. Firma documentación para autorización de gastos de trámites administrativos ante la DIGECAM.
Subdirector de Seguridad
6. Presenta al Subdirector Administrativo Financiero, la “Solicitud Electrónica de Compra por Caja Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la DIGECAM.
Armero
7. Recibe la cantidad en efectivo para el pago ante la DIGECAM, de la tarifa correspondiente.
Armero
8. Coloca datos en el formulario correspondiente y lo presenta ante la DIGECAM, haciéndose acompañar del Agente de Seguridad, para la toma de fotografía.
Armero
9. Realiza recepción y firma ante la DIGECAM la licencia de portación de armas estatales y entrega al Armero.
Agente de seguridad
10. Realiza registro y elabora conocimiento de entrega de licencia al Agente de Seguridad.
Armero
11. Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma estatal. Agente de Seguridad
12. Archiva documentación. Armero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 374
Diagrama de Flujo
Registro y Acreditación de Arma de Fuego de Entidad Estatal (1 de 1)
Armero
INICIO
Elabora “Solicitud Electrónica de
Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno,
para la obtención de la acreditación de arma de fuego de
entidad Estatal
Subdirector de Seguridad
Firma documentación
para autorizar los gastos de trámites
administrativos ante la DIGECAM
Presenta la “Solicitud
Electrónica de Compra por Caja
Chica”, para sufragar la tarifa por servicios que presta
la DIGECAM
Recibe la cantidad en efectivo para el
pago ante la DIGECAM, de la
tarifa correspondiente
Coloca datos en el formulario y elabora oficio para solicitar
autorización de obtención de carné
de acreditación y traslada al
Represente del Ministerio de
Finanzas Públicas ante la DIGECAM,
para las firmas correspondientes
Presenta documentos en la DIGECAM para los
registros correspondientes
Recibe notificación de entrega de carné
de acreditación e informa
Representante del Ministerio de Finanzas
Públicas ante la DIGECAM
Realiza en DIGECAM la recepción de
carné de acreditación y
posteriormente entrega al Armero
Elabora conocimiento para la entrega del carné
al personal que utilizará las armas registradas ante la
DIGECAM
Agente de Seguridad
Firma conocimiento y recibe carné de
acreditación
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 375
Diagrama de Flujo
Obtención de Primera Licencia de Portación de Arma Estatal (1 de 1)
Subdirector de Seguridad
INICIO
Nombra al agente de seguridad, que portará arma en
función de las actividades asignadas
Armero
Requiere al agente de seguridad la
documentación que establece la normativa
correspondiente
Agente de seguridad
Entrega al Armero la documentación correspondiente
Elabora “Solicitud Electrónica de
Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno
Firma documentación
para autorización de gastos de tarifa por
los servicios que presta la DIGECAM
Presenta la “Solicitud
Electrónica de Compra por Caja
Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la
DIGECAM
Recibe la cantidad en efectivo para el
pago ante la DIGECAM, de la
tarifa correspondiente
Coloca datos en el formulario para la
primera licencia y lo presenta ante la
DIGECAM, haciéndose
acompañar del Agente de
Seguridad, para programación de la
evaluación
Realiza evaluación y recibe notificación
Aprobó evaluación?
Recibe notificación de la emisión de
Licencia Especial de Portación de Armas
de Fuego para Empleados Estatales
SI
NO
Realiza recepción de Licencia Especial de Portación de Armas
de Fuego para Empleados
Estatales, y traslada al Armero para su
registro
Realiza registro y elabora
conocimiento de entrega de licencia
al Agente de Seguridad
Firma conocimiento y recibe licencia de portación de arma
estatal
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 376
Diagrama de Flujo
Renovación de Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal (1 de 1)
Armero
INICIO
Establece mediante calendarización y de forma anticipada, el
vencimiento del Carné de
Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal
Elabora “Solicitud Electrónica de
Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno
Subdirector de seguridad
Firma documentación
para autorización de gastos de tarifa por servicios que presta
la DIGECAM
Presenta la “Solicitud
Electrónica de Compra por Caja
Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la
DIGECAM
Recibe la cantidad en efectivo para el
pago ante la DIGECAM, de la
tarifa correspondiente
Presenta ante la DIGECAM oficio de
solicitud y fotocopia de la tenencia de
portación de armas de fuego y de carné
de acreditación para su renovación
Recibe notificación para entrega de
Carné de Acreditación de Armas de Fuego, Entidad Estatal e
informa al Represente del Ministerio de
Finanzas Públicas ante la DIGECAM
Representante del Ministerio de Finanzas
Públicas ante la DIGECAM
Realiza en DIGECAM la recepción de
carné de acreditación y
posteriormente entrega
Elabora conocimiento para la entrega del carné
al personal que utilizará o tiene
asignada el arma registrada ante la
DIGECAM
Agente de Seguridad
Firma conocimiento y recibe carné de
acreditación
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 377
Diagrama de Flujo
Renovación de Licencia de Portación de Armas Estatales (1 de 1)
Agente de Seguridad
INICIO
Reporta con un mes de anticipación, el vencimiento de su
licencia de portación de arma
de fuego estatal
Armero
Requiere la documentación que
establece la normativa
correspondiente e informa que la
misma debe ser entregada con quince días de anticipación al
vencimiento de la respectiva licencia
Entrega la documentación correspondiente
Elabora “Solicitud Electrónica de
Compra por Caja Chica”, y traslada para visto bueno
Subdirector de Seguridad
Firma documentación
para autorización de gastos de trámites
administrativos ante la DIGECAM
Presenta la “Solicitud
Electrónica de Compra por Caja
Chica”, para sufragar los gastos de trámites ante la
DIGECAM
Recibe la cantidad en efectivo para el
pago ante la DIGECAM, de la
tarifa correspondiente
Coloca datos en el formulario
correspondiente y lo presenta ante la
DIGECAM, haciéndose
acompañar del Agente de
Seguridad, para la toma de fotografía
Realiza recepción y firma ante la
DIGECAM la licencia de portación de
armas estatales y entrega al Armero
Realiza registro y elabora
conocimiento de entrega de licenciaFirma conocimiento
y recibe licencia de portación de arma
estatal
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 378
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 04 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Investigaciones internas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar investigaciones de hechos que sucedan dentro del Ministerio de Finanzas Públicas o dependencias anexas, y que estén dentro del ámbito de la competencia del Subdirector de Seguridad.
Inicia: Con la recepción de la denuncia administrativa o requerimiento, presentado al Subdirector de Seguridad. Finaliza: Archivo de la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley del Servicio Civil, Decreto número 1748 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. La denuncia podrá presentarla cualquier persona, sin necesidad de identificarse. 2. Los Directores podrán presentar requerimientos o denuncias administrativas para que se determine al (los)
responsable (s) de hechos que sucedan en sus dependencias y que estén dentro del ámbito de competencia de del Subdirector de Seguridad.
3. El Subdirector de Seguridad, podrá de oficio instruir investigación sobre hechos relacionados con las funciones de seguridad.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe denuncia o requerimiento y traslada al Subdirector de Seguridad. Recepcionista
2. Analiza y determina si es procedente instruir investigación. Subdirector de Seguridad
3. Instruye realizar nombramiento al investigador asignado. Subdirector de Seguridad
4. Elabora nombramiento y adjunta documentación relacionada, cuando hubiere. Secretaria
5. Firma nombramiento e instruye notificar al investigador. Subdirector de Seguridad
6. Notifica nombramiento al Investigador. Secretaria
7. Realiza la investigación del hecho, utilizando los medios científicos y físicos que considere pertinentes.
Investigador
8. Elabora informe circunstanciado, y traslada al Subdirector de Seguridad. Investigador
9. Analiza informe y procede a instruir al investigador, según el caso. Subdirector de Seguridad
10. Ejecuta instrucciones del Subdirector de Seguridad. Investigador
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 379
11. Archiva documentación. Investigador
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 380
Diagrama de Flujo
Investigaciones internas (1 de 1)
Recepcionista
INICIO
Recibe denuncia o requerimiento y
traslada
Subdirector de Seguridad
Analiza y determina si es procedente
instruir investigación
Instruye realizar nombramiento al
investigador asignado
Secretaria
Elabora nombramiento y
adjunta documentación
relacionada, cuando hubiere
Firma nombramiento e
instruye notificar al investigador
Notifica nombramiento al
Investigador
Investigador
Realiza la investigación del
hecho, utilizando los medios científicos y
físicos que considere
pertinentes
Elabora informe circunstanciado, y
traslada
Analiza informe y procede a instruir al investigador, según
el caso
Ejecuta instrucciones
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 381
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Circuito Cerrado de Televisión
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Fortalecer la seguridad de la Institución, tanto de los funcionarios, empleados y usuarios que acuden al Ministerio, así como de la infraestructura física y los bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.
Inicia: Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito Cerrado de Televisión. Finaliza: Archivo de la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito Cerrado de Televisión, incluyendo, cámaras, monitores, grabadores digitales, controles para cámaras tipo PTZ y equipos de cómputo, y de acuerdo a las necesidades en el servicio reporta si es necesario.
Técnico de Monitoreo
2.
Observa, vigila y detecta movimientos sospechosos de las personas que se desplazan dentro y fuera del edificio.
¿Detecta algún evento que amerite reporte?
Sí: continúa en el paso número 3.
No: continúa en el pago número 6.
Técnico de Monitoreo
3.
Informa los eventos que deben ser atendidos en el momento, para preservar la seguridad e integridad de empleados y bienes del Ministerio de Finanzas Públicas.
NOTA: Podrá informar directamente al Agente de Seguridad en caso de emergencia.
Técnico de Monitoreo
4.
Recibe informe sobre algún evento, suceso o amenaza e instruye al personal operativo lo procedente.
Oportunamente, informa al Subdirector de Seguridad.
Supervisor de Seguridad
5. Analiza e instruye acciones a seguir. Subdirector de Seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 382
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Elabora informe dirigido al Supervisor de Turno de todos los incidentes suscitados durante el día y del estado del equipo de CCTV.
Archiva informes y material de video para futuras referencias.
Técnico de Monitoreo
7. Analiza, verifica los informes y traslada a Subdirector de Seguridad. Supervisor de Turno
8. Analiza y de ser necesario, gira instrucciones internas y/o requiere apoyo a las instancias correspondientes.
Subdirector de Seguridad
Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV-
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de información de la dependencia interesada y/o instituciones externas y traslada a Subdirector de Seguridad
Recepcionista
2.
Analiza y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?
Sí: gira instrucciones al personal técnico del CCTV para buscar y preparar la información y continúa en paso número 3.
No: traslada a Secretaria para que notifique denegatoria.
Subdirector de Seguridad
3. Busca, graba información en medio digital y remite a Subdirector de Seguridad. Técnico de Monitoreo
4. Revisa Información, traslada a Secretaria, junto con el requerimiento e instruye su traslado al interesado.
Subdirector de Seguridad
5. Recibe Información y elabora documento de envío al interesado, traslada para revisión y firma.
Secretaria
6. Revisa, analiza y firma documento de envío e información en medio digital. Subdirector de Seguridad
7. Archiva documentación. Secretaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 383
Diagrama de Flujo
Monitoreo de Circuito Cerrado de Televisión (1 de 1)
Técnico de Monitoreo
INICIO
Verifica el funcionamiento del sistema de Circuito
Cerrado de Televisión, incluyendo,
cámaras, monitores, grabadores
digitales, controles para cámaras tipo PTZ y equipos de
cómputo, y de acuerdo a las
necesidades en el servicio reporta si es
necesario
Observa, vigila y detecta
movimientos sospechosos de las
personas que se desplazan dentro y fuera del edificio
Detecta algún evento que
amerite reporte?
Informa los eventos que deben ser atendidos en el momento, para
preservar la seguridad e
integridad de empleados y bienes
del Ministerio de Finanzas Públicas
SI
Supervisor de Seguridad
Recibe informe sobre algún evento, suceso o amenaza e instruye al personal
operativo lo procedente,
oportunamente, informa
Supervisor de Turno
Analiza e instruye acciones a seguir
Elabora informe dirigido al
Supervisor de Turno de todos los incidentes
suscitados durante el día y del estado
del equipo de CCTV, archiva informes y material de video
para futuras referencias
Analiza, verifica los informes y traslada
Subdirector de Seguridad
Analiza y de ser necesario, gira instrucciones internas y/o
requiere apoyo a las instancias
correspondientes
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 384
Diagrama de Flujo
Requerimiento de la información del Centro de Circuito Cerrado de Televisión –CCTV- (1 de 1)
Recepcionista
INICIO
Recibe solicitud de información de la
dependencia interesada y/o instituciones
externas y traslada
Subdirector de Seguridad
Analiza y determina
Es procedente autorizar solicitud?
Gira instrucciones al personal técnico del CCTV para buscar y
preparar la información
SI
Técnico de Monitoreo
Busca, graba información en medio digital y
remite
Revisa Información, traslada a
Secretaria, junto con el
requerimiento e instruye su traslado
al interesado
Secretaria
Recibe Información y elabora
documento de envío al interesado,
traslada para revisión y firma
Revisa, analiza y firma documento de envío e información
en medio digital
Archiva documentación
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 385
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Custodia de bienes y valores
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades para atender las solicitudes de traslado de bienes y valores del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde se requiere apoyo del Subdirector de Seguridad.
Inicia: Requiere servicio con visto bueno de Director o Subdirector. Finaliza: Archiva documentos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala. b) Ley de Armas y Municiones, Decreto número 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. d) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Las solicitudes deben ser presentadas al Subdirector de Seguridad con un día de anticipación, como mínimo.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Requiere servicio con visto bueno de Director o Subdirector. Dependencia Interesada
2. Recibe solicitud y traslada a Subdirector de Seguridad. Secretaria/ Recepcionista
3.
Analiza solicitud y determina. ¿Es procedente autorizar solicitud?
Sí: remite a Supervisor de Turno, y continúa con el procedimiento.
No: traslada a Secretaria/Recepcionista para elaborar y notificar respuesta.
Subdirector de Seguridad
4. Asigna agentes, vehículos y armamento. Supervisor de Turno
5. Ejecuta comisión y elabora informe. Agente de Seguridad
6. Analiza y traslada informe al Subdirector de Seguridad. Supervisor de Turno
7. Recibe y traslada informe a Subdirector de Seguridad. Secretaria/Recepcionista
8. Analiza y aplica medidas correctivas, si hubiese, y traslada para el archivo del informe.
Subdirector de Seguridad
9. Archiva documentos. Secretaria/Recepcionista
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 386
Diagrama de Flujo
Custodia de bienes y valores (1 de 1)
Dependencia Interesada
INICIO
Requiere servicio
Secretaria/ Recepcionista
Recibe solicitud y traslada
Subdirector de Seguridad
Analiza solicitud y determina
Es procedente autorizar solicitud?
Supervisor de Turno
Asigna agentes, vehículos y armamento
SI
Agente de Seguridad
NO Ejecuta comisión y elabora informe
Analiza y traslada informe
Recibe y traslada informe
Analiza y aplica medidas
correctivas, si hubiese, y traslada para el archivo del
informe
Archiva documentos
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 387
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Asignación de Estacionamiento
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para la asignación del área de estacionamiento para vehículos oficiales al servicio del Ministerio de Finanzas Públicas; así como para vehículos de funcionarios y personal de esta Ministerio, de conformidad con la normativa vigente.
Inicia: Elabora solicitud en Intranet. Finaliza: Archiva documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Reglamento para el Uso de las Áreas de Estacionamiento del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo
Ministerial 255-2012 y su reforma contenido en el Acuerdo Ministerial 340-2013. c) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Tomando en consideración la Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, con el ánimo de minimizar los costos de operación y optimizar el uso de la tecnología, las solicitudes se realizarán de manera electrónica, por Intranet.
2. Las áreas de estacionamiento se asignarán de acuerdo a la disponibilidad, se exceptúa de esta disposición los vehículos oficiales al servicio del Ministerio.
3. La Dirección de Recursos Humanos será responsable de informar inmediatamente al Subdirector de Seguridad, en los siguientes casos:
a) Asignación de gafete o tarjeta de accesos, por motivo de nuevo ingreso, reposición o renovación, entre otros.
b) Por entrega de cargo o cese de actividades. c) Inicio y cese de actividades de funcionarios y trabajadores. d) Por traslado del personal de una dependencia a otra o cambio de puesto.
4. En ausencia del Director de la dependencia solicitante, la persona autorizada para dar visto bueno a las
solicitudes será el Director en Funciones o Subdirector designado.
5. Los usuarios del área de estacionamiento están obligados a cumplir las disposiciones que regula el Reglamento para el Uso de las Áreas de Estacionamiento del Ministerio de Finanzas Públicas.
6. Los usuarios del área de estacionamiento están obligados a suscribir el “Compromiso de Uso del Área de Parqueo”; en caso contrario, no se autorizará el uso del área asignada.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora solicitud en Intranet, registrando información en el formulario respectivo y adjuntando copia de la documentación respectiva.
NOTA: Cuando el interesado no tenga acceso a Intranet, la solicitud será elaborada por tercera persona.
Solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 388
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2.
Analiza. ¿Otorga visto bueno?
Sí: continúa con el procedimiento
No: el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.
Director de la Dependencia del solicitante
3.
Recibe y analiza la solicitud, tomando los criterios establecidos en el reglamento. ¿Accede a solicitud?
Sí: continúa con el procedimiento.
No: el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.
Subdirector de Seguridad
4.
Verifica la disponibilidad de área de estacionamiento, según reglamento.
¿Hay disponibilidad de áreas de estacionamiento?
Sí: asigna área y número de estacionamiento, el sistema envía notificación al solicitante y continúa con el procedimiento.
No: el sistema notifica al solicitante y finaliza el procedimiento.
Técnico de parqueos
5. Firma “Compromiso de Uso del Área de Parqueo” y recibe en formato físico notificación de autorización de uso de área de estacionamiento.
Solicitante
6. Archiva documentación. Técnico de parqueos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 389
Diagrama de Flujo
Asignación de Estacionamiento (1 de 1)
Solicitante
INICIO
Elabora solicitud en Intranet,
registrando información en el
formulario respectivo y
adjuntando copia de la documentación
respectiva
Director de la Dependencia del
solicitante
Analiza
Otorga visto bueno?
Subdirector de Seguridad
Recibe y analiza la solicitud, tomando
los criterios establecidos en el
reglamento
El sistema notifica al solicitante Accede a
solicitud?
Técnico de parqueos
SI
NO
Verifica la disponibilidad de
área de estacionamiento, según reglamento
El sistema notifica al solicitante
SI
NO
Hay disponibilidad
de áreas de estacionamiento
?
Asigna área y número de
estacionamiento, el sistema envía notificación al
solicitante
SIFirma “Compromiso de Uso del Área de Parqueo” y recibe en formato físico notificación de
autorización de uso de área de
estacionamiento
El sistema notifica al solicitante
NO
Archiva documentación
FIN
A
B
A
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 390
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Atención de Eventos Fortuitos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades para la atención de eventos fortuitos, en los cuales requiera la intervención al Subdirector de Seguridad, para resguardar la integridad física de los usuarios, funcionarios y trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas, así como los bienes del Ministerio.
Inicia: Detecta eventos fortuitos o desastres naturales. Finaliza: Archiva informe.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018. b) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número 202-2015 del
Ministerio de Finanzas Públicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Ante la posibilidad de eventos que puedan vulnerar la seguridad del Ministerio de Finanzas Públicas, el Subdirector de Seguridad coordinará el resguardo y vigilancia de las instalaciones, bienes del Ministerio y áreas circundantes; así como la protección física de los usuarios, funcionarios y trabajadores.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Detecta eventos fortuitos o algún desastre natural en el Ministerio de Finanzas Públicas o sus dependencias e inmediatamente da aviso al Supervisor de Seguridad de turno.
Agente de Seguridad
2.
Analiza el caso, ¿Puede tomar decisiones?
Sí: da instrucciones a Agente (s) de Seguridad y continúa al paso número 7.
No: informa y solicita instrucciones al Subdirector de Seguridad.
Supervisor de Seguridad
3.
Recibe información del acontecimiento y analiza.
¿Es un evento que corresponde atender al Subdirector de Seguridad?
Sí: da instrucciones al Supervisor de Seguridad y continúa con el paso número 6.
No: traslada la información a la Autoridad Superior o al Comité de Emergencia.
Subdirector de Seguridad
4.
Toma las medidas necesarias, para velar por el bienestar de los trabajadores y el resguardo de los bienes del Ministerio y sus dependencias; y coordina con el Subdirector de Seguridad las acciones a seguir.
Autoridades Superiores y/o Comité de Emergencia
5. Traslada instrucciones al Supervisor de Seguridad. Subdirector de Seguridad
6. Coordina con los Agentes de Seguridad las acciones a seguir. Supervisor de Seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 391
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Procede a ejecutar las instrucciones recibidas, genera informe del acontecimiento y lo presenta al Supervisor de Seguridad.
Agente de Seguridad
8. Envía el informe al Subdirector de Seguridad. Supervisor de seguridad
9.
Recibe y analiza el informe, y de acuerdo al análisis procede a:
a. Girar instrucciones a Secretaria, para que proceda a archivar el informe. b. Trasladar a Autoridad Superior o Comité de Emergencia, según el caso,
para su conocimiento y lo que estimen pertinente y ordena el archivo del informe.
Subdirector de Seguridad
10. Archiva informe. Secretaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 392
Diagrama de Flujo
Atención de Eventos Fortuitos (1 de 1)
Agente de Seguridad
INICIO
Detecta eventos fortuitos o algún
desastre natural en el Ministerio de
Finanzas Públicas o sus dependencias e inmediatamente da aviso al Supervisor
de Seguridad de turno
Supervisor de Seguridad
Analiza el caso
Puede tomar decisiones?
Da instrucciones a Agente (s) de
Seguridad
Informa y solicita instrucciones
SI
NO
Subdirector de Seguridad
Recibe información del acontecimiento
y analiza
Corresponde atender al
Subdirector de Seguridad?
Da instrucciones al Supervisor de Seguridad y
continúa
Autoridades Superiores y/o Comité de
Emergencia
Toma las medidas necesarias, para
velar por el bienestar de los trabajadores y el resguardo de los
bienes del Ministerio y sus dependencias; y coordina con el Subdirector de Seguridad las
acciones a seguir
NO
SI
Traslada instrucciones
Coordina las acciones a seguir
Procede a ejecutar las instrucciones recibidas, genera
informe del acontecimiento y lo
presenta
Envía el informe
Recibe y analiza el informe, y de
acuerdo al análisis procede
Autoridades Superiores y/o Comité de
Emergencia
Archiva informe
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 393
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Seguridad 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Control de Municiones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para administración y resguardo de la munición adquirida por el Ministerio de Finanzas Públicas, en cumplimiento de las funciones del Subdirector de Seguridad.
Inicia: Recepción de la munición. Finaliza: Archivo de formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley de Armas y Municiones, Decreto 15-2009 del Congreso de la República y su Reglamento. b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo número 112-2018 c) Política de Gestión Ambiental del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada en Acuerdo Ministerial número 202-
2015 del Ministerio de Finanzas Públicas. DISPOSICIONES INTERNAS:
1. El Subdirector de Seguridad designará por escrito al Agente de Seguridad que será el responsable de realizar las actividades para la administración y resguardo de la munición; a quien se denomina en este procedimiento “Armero”.
2. En el presente procedimiento, se le denomina Agente de Seguridad a la persona contratada por el Ministerio de Finanzas Públicas, para realizar funciones o actividades que se relacionen con seguridad de personas y bienes.
3. En ausencia del Armero, el responsable de las actividades de administración y resguardo de la munición, es el Supervisor de Turno que corresponda.
4. Para el control de los ingresos, egresos y reingresos se debe de utilizar el Libro denominado Registro y Control de Municiones, el cual debe estar autorizado por el Subdirector de Seguridad, Dirección de Asuntos Administrativos.
5. Para la solicitud de entrega y reingreso de municiones, se utilizará el formulario denominado “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, el cual será proporcionado por el Armero, quien deberá llevar control estricto del correlativo.
6. En caso que el Agente de Seguridad no utilice todas las municiones solicitadas, bajo su responsabilidad debe reingresarlas a la Armería completando el mismo formulario que utilizó para la entrega.
7. El Subdirector de Seguridad ordenará arqueos periódicos, designado para el efecto a la persona que tendrá a su cargo la verificación del resguardo físico y documental de la munición, debiendo dejar constancia por escrito del nombramiento y resultado.
Registro de munición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe, verifica características y cantidad de las municiones adquiridas, de acuerdo a los datos de la documentación de recepción.
Armero
2. Registra el ingreso de las municiones en el libro de control designado. Armero
3. Coloca la munición de forma ordenada, en el lugar designado para el efecto. Armero
4. Resguarda la munición y archiva la documentación de ingreso. Armero
Solicitud de entrega de munición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita munición a través del formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, firma y gestiona autorización ante el Subdirector de Seguridad.
Agente de Seguridad
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 394
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Recibe formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES” y traslada al Subdirector de Seguridad.
Secretaria
3.
Recibe y analiza solicitud.
¿Autoriza solicitud?
Sí: firma de autorizado el formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”; y traslada a la Secretaria. Continua paso 4.
No: Traslada solicitud denegada al Armero, para su archivo en orden correlativo, solicita a la Secretaria que informe al Agente de Seguridad solicitante y finaliza el procedimiento.
Subdirector de Seguridad
4. Notifica al Agente de Seguridad y entrega formulario. Secretaria
5. Se presenta a la armería con formulario autorizado, para el despacho correspondiente.
Agente de Seguridad
6. Verifica firmas en el formulario y procede a entregar las municiones autorizadas. Armero
7. Verifica cantidad y descripción, recibe las municiones y firma formulario de recibido. Agente de Seguridad
8. Registra en el libro de control el egreso correspondiente. Armero
9. Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo.
Armero
Solicitud de reingreso de munición
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se presenta a Armería con las municiones a reingresar. Agente de Seguridad
2. Entrega el formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES” al Agente de Seguridad, para completar datos en el apartado de reingreso.
Armero
3. Coloca datos de las municiones a reingresar y firma formulario en el apartado de reingreso.
Agente de Seguridad
4. Verifica cantidades y características de las municiones a reingresar descritas en el formulario, recibe las mismas y firma formulario en el apartado de reingreso.
Armero
5. Registra en el libro de control, el reingreso correspondiente. Armero
6. Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo.
Armero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 395
Diagrama de Flujo
Registro de munición (1 de 1)
Armero
INICIO
Recibe, verifica características y cantidad de las
municiones adquiridas, de
acuerdo a los datos de la
documentación de recepción
Registra el ingreso de las municiones
en el libro de control designado
Coloca la munición de forma ordenada,
en el lugar designado para el
efecto
Resguarda la munición y archiva la
documentación de ingreso
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 396
Diagrama de Flujo
Solicitud de entrega de munición (1 de 1)
Agente de Seguridad
INICIO
Solicita munición a través del formulario
“SOLICITUD, ENTREGA Y
REINGRESO DE MUNICIONES”, firma y gestiona
autorización
Secretaria
Recibe formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y
REINGRESO DE MUNICIONES” y
traslada
Subdirector de Seguridad
Recibe y analiza solicitud
Autoriza solicitud?
Firma de autorizado el formulario
SI
Notifica y entrega formulario
Agente de Seguridad
Se presenta a la armería con formulario
autorizado, para el despacho
correspondiente
Armero
Verifica firmas en el formulario y
procede a entregar las municiones
autorizadas
NO
Solicita que informe al Agente de
Seguridad solicitante
Verifica cantidad y descripción, recibe
las municiones y firma formulario de
recibidoRegistra en el libro
de control el egreso correspondiente
A
Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y
REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo
FINA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 397
Diagrama de Flujo
Solicitud de reingreso de munición (1 de 1)
Agente de Seguridad
INICIO
Se presenta a Armería con las
municiones a reingresar
Armero
Entrega el formulario
“SOLICITUD, ENTREGA Y
REINGRESO DE MUNICIONES” para completar datos en
el apartado de reingreso
Coloca datos de las municiones a
reingresar y firma formulario en el
apartado de reingreso
Verifica cantidades y características de
las municiones a reingresar descritas
en el formulario, recibe las mismas y firma formulario en
el apartado de reingreso
Registra en el libro de control, el
reingreso correspondiente
Archiva formulario “SOLICITUD, ENTREGA Y
REINGRESO DE MUNICIONES”, en orden correlativo
FIN