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SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD

GUATEMALA C.A.

DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Octubre de 2,012

ELABORADO APROBADO FECHA

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad | 2


DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS -STCNS-

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, tiene como objeto, servir de

instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al presentar un compendio

ordenado, secuencial y detallado de las operaciones realizadas por la Dirección.

Servirá como guía de trabajo y procedimientos a seguir en la Dirección de Asuntos

Jurídicos de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, por lo que se

establece en líneas generales las acciones que se habrán de tomar, especialmente

en la elaboración de:

a) Los perfiles para ocupar las plazas dentro de la Dirección;

b) Las funciones y principales atribuciones de cada uno de los servidores públicos

que ocuparan plaza en la Dirección;

c) Los procedimientos para cumplir con las competencias administrativas

impuestas por la norma específica a esta Dirección;

d) Los modelos de los documentos que se habrán de elaborar por esta Dirección.

Este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten cambio en su

contenido, en la Ley Marco, bases legales, funciones o algún otro apartado de la

unidad que incida en la operación.




MISIÓN INSTITUCIONAL

Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a la

Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del Sistema y

apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el funcionamiento del Consejo

Nacional de Seguridad.

VISIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema Nacional

de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz, el

desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos Humanos y la

Seguridad Democrática.

VALORES

Profesionalismo

Confiabilidad

Compromiso

Eficiencia

Disponibilidad Permanente

Transparencia




OR

GA

NIG

RA

MA

FUN

CIO

NA

L





MISIÓN

De conformidad con la Ley, a esta Dirección le corresponde ser el responsable de

Asesorar a la Secretaría Técnica en todos los asuntos relacionados en materia

legal.

OBJETIVOS

1. OBJETIVOS GENERALES

a. Brindar a las autoridades, Funcionarios y personal de la Dirección de Asuntos

Jurídicos las herramientas básicas que permitan dar cumplimiento a las funciones

de esta Dirección, a través de la realización de las atribuciones asignadas al

personal.

b. Alcanzar una ejecución ordenada, eficaz y eficiente en un marco de transparencia y

agilidad.

c. Establecer un sistema administrativo en la Secretaría Técnica que vele por la

legalidad en el cumplimiento de las obligaciones que le impone el Sistema Jurídico

guatemalteco.




2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Fortalecer el ámbito jurídico del Consejo Nacional de Seguridad;

b. Apoyar, analizar y recomendar políticas de coordinación entre las diversas

entidades que conforman el Sistema Nacional de Seguridad;

c. Participar en instancias de coordinación interinstitucional;

d. Mantener la comunicación interinstitucional, en el tema de seguridad en

adecuada coordinación con el resto de Direcciones de la Secretaría.

EL AMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE

LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

Las unidades que intervienen de manera directa o indirecta en los Procesos de Asuntos

Jurídicos son las siguientes:

1. Despacho Superior de la Secretaría Técnica del Consejo

Nacional de Seguridad.

2. Dirección de Recursos Humanos

3. Dirección Administrativa

4. Dirección Financiera

5. Auditoría Interna

6. Unidad de Información Pública




FUNDAMENTO LEGAL

3. MARCO LEGAL DE ACTUACIÓN:

A. De Asesoría a la Secretaría Técnica:

1. Tratado Marco de Seguridad Democrática en Centroamérica;

2. Ley del Organismo Ejecutivo;

3. Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad;

4. Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad; y,

5. Reglamento de Inspectoría General.

B. De coordinación con otras instituciones públicas:

1. Ley de la Policía Nacional Civil;

2. Ley del Sistema Penitenciario;

3. Ley Constitutiva del Ejército;

4. Ley de CONRED;

5. Reglamento de CONRED;

6. Ley de Armas y Municiones;

7. Reglamento de la Ley de Armas y Municiones;

8. Ley de Dirección General de Inteligencia Civil –DIGICI-;

9. Reglamento de la Secretaría de Inteligencia Estratégica –SIE-;

10. Ley de Empresas de Seguridad Privada;

11. Ley de Extinción de Dominio;

12. Reglamento de Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad –

SAAS-;

13. Reglamento del Ministerio de Gobernación; y,

14. Acuerdo para la creación de la Comisión para combatir las extorsiones del

Transporte Urbano.




C. De actuación Legal:

1. Constitución Política de la República de Guatemala;

2. Código Civil;

3. Código de Notariado;

4. Ley de Contrataciones del Estado;

5. Otros cuerpos legales conexos.




CAPITULO I


DEFINICIÓN:

La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de asesorar a la Secretaría Técnica

en todos los asuntos relacionados en materia legal.

1. SERVICIOS O PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

A la Dirección de Asuntos Jurídicos le corresponden las siguientes funciones:

a. Asesorar sobre asuntos jurídicos relacionados con el funcionamiento

administrativo-financiero de la Secretaría Técnica;

b. Emitir dictámenes jurídicos en materia de seguridad;

c. Proponer procedimientos para gestiones administrativas dentro del marco

jurídico;

d. Facilitar el apoyo jurídico necesario, dentro del marco de sus funciones,

cuando se susciten situaciones especiales en cualquiera de las direcciones

de la Secretaría Técnica.

e. Participar en la actualización del marco normativo e institucional aplicable a

las actividades de seguridad.

f. Elaborar dictámenes a requerimiento del señor Coordinador de la STCNS, en

el ámbito de su competencia; y,

g. Otras funciones que le asigne el señor Coordinador de la STCNS.




CAPITULO II

RED DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE

ASUNTOS

JURÍDICOSMACRO PROCESOS CÓDIGO PROCESOS CÓDIGO

EMISIÓN DE

DICTÁMEN1

FORMULACIÓN DE DICTÁMEN

JURÍDICO1.1

FORMULACIÓN DE OPINIÓN Vo.Bo.

FIRMA DE CONTRATOS1.2

ELABORACION DE

PROYECTOS2

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE

ACUERDOS (GUBERNATIVOS E

INTERNOS)

2.1

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE

INICIATIVA DE LEY2.2

MEMORIA DE

LABORES3

ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE

LABORES DE LA DIRECCIÓN3.1

POA 4ELABORACIÓN DE POA DE LA

DIRECCIÓN4.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS




CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Nombre del proceso:

Formulación de Dictamen Jurídico

Código: 1

Código: 1.1

Trámite que origina el proceso:

Traslado de Expedientes de

cualquier dirección o Unidad

No. De Actividades: 6

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Se recibe el expediente y se firma de recibido, para que

posteriormente sea ingresado a la base de datos de la

dirección a través de los datos generales del

expediente.

Asistente Jurídico/Sub

Directora Asuntos Jurídicos

2

Se procede a revisar el expediente en cuanto a que

cumplan con los requisitos legales, tanto de fondo como

de forma, y que el texto del mismo, no contravienen

preceptos legales.



3

En caso que el expediente tenga algún tipo de error, se

le hará saber a la Dirección Competente a través de un

Oficio en donde se consignen de manera expresa los

errores encontrados y las observaciones para que se

subsanen dichos errores.



4 La Dirección Competente enmienda dichos errores y es

remitido nuevamente a esta Dirección para continuar

con la elaboración de Dictamen Jurídico

Asistente Jurídico/Sub Director

Asuntos Jurídicos

5

Se elabora el Dictamen Jurídico de acuerdo a lo

solicitado y se traslada para revisión y firma del

Director.

Director Asuntos Jurídicos

6 Se remite a la Dirección Competente para los usos

que a esta convenga. Asistente Jurídico




Nombre del proceso:

Formulación de Opinión para Vo.Bo.

Firma de Contratos

Código: 1

Código: 1.2


Traslado de Contratos por parte de la

Dirección Administrativa de la

STCNS

No. De Actividades: 7

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Se reciben los contratos (de sub grupo 18 y

Contrataciones de Bienes y Servicios); se firma de

recibido, para que posteriormente sea ingresado a la

base de datos de la dirección a través de los datos

generales de los contratos.


Asuntos Jurídicos

2

Se procede a revisar los contratos verificando que

cumplan con los requisitos legales, tanto de fondo como

de forma, y que el texto del mismo, no contravenga

preceptos legales.


Asuntos Jurídicos

3

En caso de que los contratos tengan algún tipo de error,

se haya consignado mal o dejado de señalar algún

dato, se le hará saber a la Dirección Administrativa a

través de un Documento de Verificación de Datos y

Requisitos, que utiliza esta Dirección para la revisión de

los contratos y la cual se utiliza como anexo en su

apartado de observaciones, y de manera expresa se

señalan los errores encontrados y posteriormente se

envía a la Dirección Administrativa.


Asuntos Jurídicos

4 Se remite el expediente a la Dirección Administrativa Asistente Jurídico

5

La Dirección Administrativa enmienda dichos errores y

es remitido / recibido por esta Dirección para continuar

con la revisión.

Asistente Jurídico




6 De estar correctos los contratos se emite una Opinión

con Visto Bueno para la firma de los mismos.

Director Asuntos Jurídicos

7

Se remite a la Dirección Administrativa el contrato con

su respectiva opinión, para que esa dirección se

encargue de solicitar las firmas a las autoridades

correspondientes y concluir con dicho proceso.

Asistente Jurídico




Nombre del proceso:

Elaboración de Proyectos

Código: 2

Código: 2.1


Diversas Direcciones No. De Actividades: 10

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Asignación del expediente, el cual debe ser estudiado

minuciosamente desde el primero hasta el último

documento, en un plazo no mayor de tres días.

Asistente de Asuntos Jurídicos

2 Proveerse de las leyes y acuerdos, aplicables al caso

concreto para el expediente.


3

Establecer que el expediente contenga como mínimo, lo

siguiente:

a. Dictámenes técnicos, en los casos que

fueren procedentes, y jurídico en todos

los casos. El dictamen jurídico debe

contener el visto bueno del Director de

Asuntos Jurídicos de la Secretaría

Técnica del Consejo Nacional de

Seguridad.

b. Amplia Exposición de Motivos.

c. Proyecto de acuerdo, el cual debe de

imprimirse en papel membretado de la

Secretaría Técnica del Consejo Nacional

de Seguridad, y la versión digital del

mismo (CD).





4

En el caso de Acuerdo Interno, posterior al estudio

completo del expediente y que el mismo cumple con los

requisitos legales, deberá de solicitarse al encargado de

gestión y apoyo el número de correlativo del Acuerdo.

Si no cumple con los requisitos legales, se debe emitir

providencia señalando todas las omisiones que

contenga el mismo, así como las correcciones que se

deben realizar en el Proyecto de Acuerdo que se

presente.


5

Los Proyectos de Acuerdos, presentados con los

expedientes, deben ser leídos y analizados

detenidamente para establecer que la redacción de los

mismos sea clara, precisa, congruente y acorde con la

técnica legislativa y que, además no contenga errores

mecanográficos, ortográficos o de configuración; es

decir que se cumpla con los requisitos de forma y de

fondo respectivos.

Director de Asuntos Jurídicos

6

En el caso de la reforma de un acuerdo, se debe

confrontar la forma en que se propone el artículo de

modificación con el texto que tiene el artículo original,

consultando para el efecto la publicación del Diario de

Centro América, teniendo cuidado que exista

uniformidad en cuanto a la numeración, epígrafes y

negrillas.


7

El Proyecto de Acuerdo, debe ser revisado y analizado

en forma minuciosa. En caso que adolezca de algún

error de forma o de fondo, la observación debe hacerse

a lápiz en el proyecto y expresarse en el apartado de

análisis, los motivos legales que se tuvieron para hacer

la observación y en su caso hacer la impresión de la

versión final.





8

En el caso de que un expediente deba ser devuelto por

observaciones hechas al proyecto de Acuerdo, las

observaciones deben hacerse a lápiz en qué consiste

cada una y fundamentar el motivo de la misma. Lo

anterior es con el objeto que, las observaciones

indicadas queden incluidas dentro del expediente.


9

Previamente a presentar al Director u otra autoridad, el

Proyecto de Acuerdo Gubernativo o providencia, en su

caso, los mismos deben ser leídos detenidamente, a

efecto de subsanar cualquier error ortográfico,

mecanográfico o de configuración que pudieran

presentar.


10

El Director debe examinar cuidadosamente el proyecto

de documento con la versión final, verificando que se

hayan consignado las observaciones en la forma

señalada.


No está de más indicar, que cada uno es responsable de los documentos que elabora y su

contenido por la trascendencia que representan, sin errores y en un tiempo prudencial. Debiendo

observar lo siguiente:

a. No deberá de atenderse llamadas externas para dar información sobre la forma en

que se está dictaminando o providenciando; y,

b. Atender las reuniones a las que sean convocadas por las autoridades superiores.




Nombre del proceso:

Elaboración de Proyectos de

Iniciativa de Ley

Código: 2

Código: 2.2


Coordinación de la STCNS No. De Actividades: 8

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Requerimiento por escrito por parte del Señor

Coordinador de la STCNS

Director/Subdirector de

Asuntos Jurídicos

2

Deberá de cumplirse con los requisitos de forma y

fondo para la redacción de la iniciativa, tomando en

cuenta que los considerandos deben contener: a) el

primero, la premisa o norma mayor contenida en la

Constitución Política de la República de Guatemala o

en la Ley Ordinaria en que se fundamenta la decisión

del Acuerdo; y b) el segundo, debe contener la razón o

motivo concreto de emitir la disposición normativa.


Asuntos Jurídicos

3

Redacción del apartado POR TANTO, verificando que

el mismo se indique que el Coordinador de la STCNS

ejerce funciones y no facultades.

rse en el apartado POR TANTO.


Asuntos Jurídicos

4

Deberá de contemplar un apartado para

FUNDAMENTO LEGAL de los proyectos de acuerdos,

el cual debe ser cardinal,


Asuntos Jurídicos

5 Verificar que toda la numeración de los artículos del

proyecto de acuerdo gubernativo debe ser cardinal.


Asuntos Jurídicos

6

Verificar que se indique la vigencia del Acuerdo,

indicando que empezará a regir después de su

publicación en el Diario de Centro América.


Asuntos Jurídicos

7 Presentar iniciativa al Coordinador de la STCNS para

su conocimiento y aprobación. Director de Asuntos Jurídicos




8

Entregar iniciativa de Ley a la Secretaría General de la

Presidencia (en el caso de iniciativas de Ley al

Congreso de la República).

Procurador de Asuntos

Jurídicos




Nombre del proceso:

Formulación de memoria de labores de la

Dirección de Asuntos Jurídicos

Código: 3

Código: 3.1

Trámite que origina el proceso: Dirección de

Planificación. No. De Actividades: 7

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Recopilar información y resultados en versión digital y

física, según POA del año anterior.

Asistente de la Dirección de

Asuntos Jurídicos

2 Preparar material en orden de cronológico, para su

análisis.

Subdirector de Asuntos

Jurídicos

3

Análisis de los indicadores de resultado a través de las

formas de cálculo.


Jurídicos

4 Formula la primera propuesta de documento de

Memoria de Labores de la Dirección.


Jurídicos

5

Envía la primera versión de la Memoria de Labores al

Director de Asuntos Jurídicos para su revisión y

validación.


Jurídicos

6

Realiza la revisión de la propuesta, hace ajustes y

aprueba el proyecto para ser remitido a donde

corresponde.


7

Envía a la Dirección de Planificación, la propuesta de

Memoria de Labores de la Dirección, para su revisión y

validación.

FIN DE PROCEDIMIENTO.





Nombre del proceso:

Formulación del Plan Operativo Anual de la

Dirección de Asuntos Jurídicos.

Código: 4

Código: 4.1

Trámite que origina el proceso: Dirección de

Planificación. No. De Actividades: 7

No ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1 Formulación del objetivo general y objetivos

específicos, detallando prioridades. Director de Asuntos Jurídicos

2

Formulación de resultados esperados asociados a

dichos objetivos y vinculados a las líneas de acción, con

los correspondientes indicadores de resultado y las

formas de cálculo, los medios a través de los cuales

éstos se irán verificando


Jurídicos

3

Creación del cronograma en el que se indicará la

duración de cada una de las líneas de acción y sus

actividades, estableciendo la secuencia de ejecución

existente entre ellas.


Jurídicos

4 Formula la primera propuesta de documento POA. Subdirector de Asuntos

Jurídicos

5 Envía la propuesta de POA al Director de Asuntos

Jurídicos para su revisión y validación.


Jurídicos

6

Realiza la revisión de la propuesta del POA y hace

ajustes y aprueba el proyecto para ser remitido a donde

corresponde.


7

Envía a la Dirección de Planificación, la propuesta del

POA, para su revisión y validación.

FIN DE PROCEDIMIENTO.


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