Manual del RUC

INFORMACIN GENERAL

1.PRESENTACIN DE LA EMPRESA

GROUP P&L SAS, es una sociedad que provee servicios de logstica nivel general y para la industria del petrleo y gas. Posee equipos de transporte y una bodega que permite consolidar un servicio a las empresas petroleras como Drilltek, Qmax, Weatherford, entre otros. La sede central de la organizacin est ubicada en Bogot.

La empresa cuenta con 25 empleados de los cuales 10 son de administracin y 15 de la parte operativa entre conductores (7) y operarios 8. As mismo cuenta con un parque automotor consistente en 3 tractomulas y 2 camionetas.

2. MODELO DE ADMINISTRACION

La empresa cuenta con un modelo de administracin de tipo planeacin estratgica, aplicado a todas las reas, determinando un cumplimiento de los objetivos y la integracin adecuada de los recursos y las actividades a las necesidades del cliente, buscando una gestin adecuada en la prestacin del servicio, retroalimentando la satisfaccin del cliente y comunicndola a todos los niveles para obtener una eficiencia mayor cada da.

El empoderamiento y la capacitacin de los integrantes y colaboradores de la organizacin hace que la imagen de la empresa siempre este en cada uno de los servidores que prestan el servicio a los clientes. Esto con una constante evaluacin y determinacin de oportunidades de mejora, en busca de la distincin de la empresa frente a su competencia.En este sentido, la estrategia corporativa, esclarece la direccin para la planeacin y ejecucin de los canales de distribucin y en este caso, se puede afirmar que se hace hincapi en la estrategia logstica hace parte de la estrategia corporativa, ya que es una tarea compleja envuelta en la integracin de todos los componentes del sistema, la estrategia de logstica se constituye en una ventaja competitiva, y cuenta con tres objetivos, a saber: - Reduccin de Costos: dirigida hacia la minimizacin de costos variables que se asocian con almacenamiento y desplazamiento. Es formulada mediante la evaluacin de lneas de accin alternativas (ubicaciones de almacn o modos de transporte), a fin de maximizar las utilidades, Reduccin de Capital: dirigida a la minimizacin del nivel de la inversin en el sistema logstico, el objetivo es aumentar los rendimientos sobre los activos logsticos. Lo anterior se logr disminuyendo inventarios mediante el envo directo al cliente, y - Mejora del Servicio: que incluye aspectos como la disponibilidad de inventario, la velocidad de entrega, y la rapidez y la precisin para cumplir un pedido. El diseo de estrategias efectivas de servicio al cliente mediante logstica, consiste en la formulacin de la estrategia de servicio logstico que se logra a travs de la seleccin entre diferentes lneas de accin alternativas.En este sentido, la estructura organizacional de la empresa debe adoptar un sistema basado en el modelo SCOR (Supply Chain Operations Reference model, SCOR-model), la cual es una herramienta para representar, analizar y configurar Cadenas de Suministro y se basa en cinco procesos bsicos; planear, suministrar, hacer, entregar y devolver, El Modelo SCOR parte de una visin Estratgica de la Cadena de abastecimiento, empieza por analizarla en cuanto a sus Bases de Competicin, para luego seguir con una visin de Procesos y tecnologa que permite identificar los cambios en la Organizacin.Algunos de los atributos de este sistema son los siguientes:

Para poder aplicar este sistema, es necesario realizar el siguiente procedimiento:

En el caso concreto, uno de los contratos que se manejan actualmente, es el del servicio de administracin logstica de la barita en el sentido de realizar movilizaciones, corte de big bags, cargue a granel en Tolvas y las posibilidades de suministro de barita molida en big bags.Los big bags son el empaque a granel ms econmico y el ms fcil de manejar si se cuenta con la infraestructura adecuada. Frecuentemente los big bags se manejan sobre hojas de cartn fuerte llamadas slip sheets en vez de estibas de madera.stas reducen los costos, el peso y la huella ecolgica del embalaje.Para usar slip sheets se requiere de un equipo especial en las uas del montacargas, como por ejemplo uas con rodillos (roller forks) como el de la foto, o un dispositivo que pellizca la hoja denominado push pull. Tambin se requiere un muelle con rampa que permita al montacargas ingresar hasta el fondo del contenedor. Con estas herramientas un slo operario puede descargar un contenedor en minutos. Para bags de hasta 300 kg de barita y se pueden movilizar parejas arrumando un bag sobre otro; para tamaos mayores se manejan en forma individual. Es importante no presionar el costado de un saco contra otro o contra una pared porque puede ocasionarle daos al material. Finalmente, la infraestructura para el manejo de big bags se completa con un sistema de descarga que incluye un polipasto para levantarlos y una tolva para recibir el producto.Posteriormente los trabajadores realizan el proceso de subirse a la tolva de los vehculos, romper los big bags que contienen barita y realizar el cargue de material a la tolva de la mula, para transportarla a su lugar de destino. Este proceso facilita el proceso de logstica para movilizar el producto y se detalla ms preciso en el desarrollo del presente documento pero se puede asegurar que el proceso logstico sigue el presente diagrama:

Misin

Group P&L es una organizacin que conoce la importancia de integrar el conocimiento local con la experiencia global, en esta premisa se basa para brindar soluciones integrales de logstica y transporte con alto valor agregado, y soluciones en equipos y suministros a la industria petrolera en general, convirtindose en aliados estratgicos de los clientes, proporcionando soluciones tecnolgicas y humanas a la medida de sus necesidades y excediendo sus expectativas.

Visin

Para el ao 2017, ser un grupo lder a nivel de Latinoamrica en la prestacin de servicios de logstica y suministro de equipos y materiales para la industria petrolera, manteniendo un nivel de exigencia con procesos de mejora continua, reconocido por el cumplimiento, la seguridad, la calidad y el respeto al medio ambiente, superando constantemente las expectativas de los clientes.

3. TECNOLOGIA DE LA EMPRESA

La empresa dada su condicin de proceso, depende del requerimiento del cliente y las caractersticas de la mercanca transportada, as por ejemplo el abastecimiento de barita desde Cartagena, se realiza recibiendo el material en big-bags, transportndolos a la bodega de acopio y trasbasandola mediante una tolva a los vehculos tipo cisterna, para una mayor facilidad en el manejo y descargue del producto.

Este procedimiento se hace de manera peridica, dependiendo de la demanda del mismo y de la disponibilidad del transporte, por lo cual constituye una operacin mecanizada, con una tecnologa bsica. Por su parte los vehculos son de modelo reciente, los cuales presentan un anlisis ergonmico adecuado a las condiciones de trabajo y a la antropometra de los colombianos, lo cual permite la realizacin de las labores con un riesgo menor.

La caracterizacin del proceso permite determinar un riesgo moderado en lo laboral, ya que las actividades realizadas, se hacen con cumplimiento a los parmetros estipulados en el sistema, y los productos normalmente manipulados no representan alto riesgo dada la exposicin y las condiciones de manejo.

4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La compaa cuenta con un Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente basado en la Gua Del Sistema De Seguridad, Salud En El Trabajo Y Ambiente Para Contratistas del Consejo Colombiano de Seguridad, cuyo alcance es: PROVEER SERVICIOS INTEGRALES DE LOGISTICA Y TRANSPORTE, INCLUYENDO EQUIPOS Y SUMINISTROS PARA LA INDUSTRIA PETROLERA Y DE GAS.

Este alcance busca implementar un Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente que abarque toda la organizacin y que genere pertenencia en todo el personal de la Organizacin, en las actividades que se desarrollan teniendo en cuenta la prevencin de accidentes de trabajo, enfermedades laborales y la proteccin al ambiente, controlando el impacto ambiental negativo que se pueda llegar a presentar por las actividades asociadas al alcance establecido.

Dentro de los elementos que hacen parte del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo, se pueden encontrar:

Liderazgo y compromiso gerencial

La Gerencia de la compaa, manifiesta su compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin y con el mejoramiento continuo del mismo, por lo cual realiza actividades como: establecer las directrices organizacionales, realizar reuniones de HSEQ trimestralmente, comunicados, asegurar la disponibilidad de recursos, realizar revisiones peridicas del sistema de gestin, entre otras. Polticas

Poltica de Gestin HSEQ (PO-H-01) Poltica de control de comportamiento en la va (PO-H-02) Prevencin del consumo de drogas, alcohol y tabaco (PO-H-03)

Reuniones gerenciales

Trimestralmente se realizan reuniones generales a nivel gerencial, donde se pueden identificar acciones de mejora. Los temas tratados se registran en el formato FO-Q-03 Acta de Reunin Peridica.

Inspecciones gerenciales

Como parte del compromiso gerencial con el SG-SSTA, se desarrollan inspecciones en la sede administrativa, centro de operaciones y los proyectos con el fin de verificar el cumplimiento de aspectos generales del Sistema. Para adelantar las inspecciones se cuenta con el PG-H-01 Programa de inspecciones HSE, el cual deber ser ejecutado por el Gerente cuando se realicen inspecciones gerenciales y las cuales quedarn plasmadas en el formato FO-H-01 Inspeccin gerencial.

Revisin por la gerencia

Con una periodicidad anual la gerencia hace una revisin al Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Por medio del formato FO-H-09 Revisin Gerencial al Sistema HSE. Con base en los resultados de la revisin al SGSSTA, se establecen los planes de accin correspondientes.

Objetivos y metas

Para la implementacin del Sistema se ha establecido el registro RE-H-01 Objetivos y metas HSE, Dichos objetivos son revisados segn la frecuencia establecida para verificar el grado de cumplimiento y establecer planes de accin para las metas que no fueron cumplidas.

Los objetivos y metas del sistema se encuentran plasmados en el RE-H-01 Objetivos y metas HSE.

Recursos

Humano

Para el desarrollo del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente el personal necesario est constituido por la Asistente HSEQ.

Financieros

En cuanto a los recursos financieros, la empresa elabora un presupuesto anual, donde se especifican los requisitos econmicos para el Sistema, dicho presupuesto es revisado trimestralmente, el cual se encuentra evidenciado en el registro RE-H-02 Presupuesto HSE.

Tcnicos

Se cuenta con toda la reglamentacin en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, adicionalmente se cumple con metodologas internacionales en la materia.

Representante de la direccin

La Gerencia ha nombrado un representante de la Alta Direccin para el Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente a quien se le han asignado unas funciones especficas y un perfil de cargo correspondientes.

Desarrollo y ejecucin

Documentacin

Se tiene un Manual SG-SSTA, en el cual se brinda informacin general del Sistema de Gestin, que contiene procedimientos, documentos, poltica, objetivos, alcance, elementos del sistema y su interaccin, referencia de documentos relacionados, entre otros.

Control de documentos

En el procedimiento PR-Q-01 Procedimiento Control de Documentos se puede encontrar los lineamientos establecidos.

Control de registros

En el procedimiento PR-Q-02 Control de registros se enfoca a la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros.

Requisitos legales y de otra ndole

Para hacer la identificacin permanente y definir las fuentes de acceso y consulta de los requisitos legales aplicables en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente se tiene definido el PR-H-02 Procedimiento para la identificacin y evaluacin de requisitos legales y de otra ndole.La informacin de los requisitos legales aplicables se registra en el formato FO-H-16 Matriz legal.

Funciones y responsabilidades

Las funciones y las responsabilidades de los colaboradores de la organizacin estn definidas en el manual MA-Q-01 Manual de Funciones y Perfil de Cargos

Para el desarrollo del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente el personal necesario est constituido por un equipo de trabajo integrado por los Asesores Externos y el personal interno HSEQ.

Competencias

Se tiene definidas las competencias en SST por cargo en trminos de Educacin, Entrenamiento y Experiencia, las cuales se pueden evidenciar en el MA-Q-01 Manual de Funciones y Perfil de Cargo.

Programa de induccin y reinduccin, capacitacin y entrenamientoDe acuerdo a los parmetros del PG-H-02 Programa de induccin, reinduccin, capacitacin y entrenamiento, se identifican las necesidades de capacitacin para cada uno de los cargos existentes en la empresa, para los niveles operativos y administrativos. El programa se evala anualmente en cuanto a cumplimiento y la cobertura.

Al ingreso de un nuevo trabajador, se le realiza el proceso de induccin, dejando la evidencia en el registro de induccin y se realiza la evaluacin de los temas tratados. Igualmente, cada ao se realiza re induccin a todo el personal de la empresa. Tanto a la induccin como a la re induccin son evaluadas.

Motivacin, comunicacin, participacin y consulta

La organizacin desarrolla un programa PG-H-03 Programa de motivacin, comunicacin, participacin y participacin en donde se identifican y se promueven las actividades de SST. Se difunden va correo electrnico corporativo.

Se cuenta con el PL-H-01Plan de comunicaciones el cual est enfocado a para las partes involucradas externas e internas y evidencia las herramientas de gestin que permita la existencia de una retroalimentacin en todos los niveles de la organizacin.

Administracin de los riesgos

Identificacin de peligros, aspectos ambientales, valoracin y determinacin de control de riesgos e impactos

En el PR-H-03 Identificacin de Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos se describe la metodologa para estas actividades y el control de los riesgos valorados tiene el orden jerrquico para su intervencin de la siguiente manera: eliminacin, sustitucin, controles de ingeniera, controles administrativos y EPP.

En el PR-H-01 Identificacin de aspectos e impactos ambientales define los impactos relacionados a la operacin y la determinacin de aquellos que son significativos.

La documentacin de identificacin de peligros y evaluacin de riesgos e impactos ambientales se revisa y actualiza anualmente o cuando se presenten cambios a nivel externo o interno. En el procedimiento PR-H-07 Gestin del cambio se establecen los lineamientos para administrar, gestionar y controlar cualquier cambio que pueda afectar o tener impacto en el Sistema Integrado de Gestin.

Los cambios a nivel externo pueden estar dados por:

Nueva legislacin aplicable a la organizacin. Requerimientos de los clientes.

Los cambios a nivel interno pueden presentarse por:

Reestructuracin de la organizacin. Nuevos proyectos. Cambios en los equipos. Cambios de la infraestructura, instalaciones, materiales, etc. Reasignacin de responsabilidades. Cambios de polticas y directrices institucionales, entre otros.

Una vez identificados los peligros y los aspectos ambientales, son evaluados los riesgos e impactos ambientales, a su vez esta informacin es registrada en el formato FO-H-17 Identificacin y evaluacin de aspectos e impactos significativos o en FO-H-18 identificacin de peligros, identificacin, valoracin y control de riesgos, generada cada vez que se realicen actualizaciones de la misma, los resultados se comunican al personal involucrado a travs de reuniones o por correo electrnico; o en el proceso de induccin.

Tratamiento del riesgo

Seleccin de contratitas

El PR-H-04 Seleccin y evaluacin de Proveedores, establece los lineamientos para seleccionar y evaluar los proveedores que prestan sus servicios y abastecen productos para la empresa.

Visitantes comunidad y autoridad

El PL-H-01 Plan de comunicaciones y para los visitantes se cuenta con el instructivo IN-H-01 Instructivo de emergencias para visitantes.

Programas de Gestin

Con base en los objetivos definidos se establecen los programas de gestin a desarrollar. Y se les hace un seguimiento peridico a la ejecucin de los programas.Programa de gestin de riesgos prioritarios

El programa PG-H-04 Riesgos prioritarios, incluye los que pueden ocasionar accidentes relacionados con actividades laborales, contiene objetivos, planes de accin, asignacin de responsables y recursos necesarios, las fechas de ejecucin de las tareas se evidencian en el cronograma de actividades de HSE y sus respectivos indicadores de seguimiento y control.

Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

Evaluaciones mdicas ocupacionales

El Procedimiento PR-H-05 Exmenes mdicos ocupacionales, el cual da a conocer las directrices a seguir por los colaboradores.

Actividades de promocin y prevencin en salud

Se cuenta con un control debido al riesgo de contagio de los colaboradores de la empresa que desempean sus labores de forma espordica o frecuente en zonas geogrficas con ndices importantes de proliferacin de enfermedades endmicas y un registro RE-H-03 Eventos de salud pblica.

Las actividades de promocin prevencin que se desarrollan estn constituidas principalmente por:

Campaas de prevencin del alcoholismo, tabaquismo y drogadiccin. Capacitaciones en enfermedades de transmisin sexual. Inmunizacin contra enfermedades propias de la regin donde se desarrollan proyectos.

Programa de vigilancia epidemiolgica

Cuando se realiza el examen peridico a las personas que estn vinculadas directamente con la empresa se genera un informe con los principales hallazgos y recomendaciones; esta informacin y los resultados de los estudios higinicos sirven de base para establecer programas de vigilancia epidemiolgica ocupacional, entre los que se encuentran:

PG-H-05 Programa de riesgos cardiovascular. PG-H-06 Programa de riesgo osteomuscular.

Registros y estadsticas en salud

Con el fin de poseer informacin de fcil acceso, se tienen formatos prcticos para llevar los siguientes registros estadsticos:

Registro de Ausentismo Laboral. Registro de Primeros Auxilios. Morbi-mortalidad.

Con una periodicidad semestral se hace un anlisis de la informacin estadstica generada. Con base en los resultados se establecen los planes de accin correspondientes.

Subprograma de higiene industrial

Con base en la identificacin de peligros se definen los riesgos de origen higinico que requieren una evaluacin. Estas evaluaciones se contratan con entidades idneas en el tema para lo cual se solicita la siguiente informacin:

Licencia de la empresa que presta el servicio. Licencia del profesional que realiza el estudio. Certificados de calibracin de los equipos usados en la medicin.

Los resultados de los estudios son tomados como base para establecer los programas de vigilancia epidemiolgica ocupacional.

Los programas relacionados son PG-H-07. Mediciones higinicas.

Subprograma de seguridad industrialEstndares y procedimientos

Manual de normas y procedimientos operativos

En el procedimiento PR-H-03 Identificacin de Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos se define la metodologa para realizar la identificacin de tareas o actividades crticas.

Una vez identificadas las tareas crticas se elaboran procedimientos seguros de trabajo para dichas tareas o actividades, entre los que se tienen:

PR-H-06 Procedimiento de manejo seguro PR-H-12 Procedimiento de Cargue y Descargue de Barita Ed. 01 Los procedimientos seguros son divulgados a las personas que corresponda antes de ejecutar la actividad.

Programa de mantenimiento preventivo

De acuerdo a la actividad desarrollada por la empresa se realiza mantenimiento preventivo en el cual se tiene en cuenta:

Instalaciones locativas. Instalaciones elctricas. Sistemas de iluminacin. Equipo contra incendio. Equipos y herramientas operativos (vehculos, compresores, equipos de carga, entre otros)

Administracin de elementos de proteccin personal

Para la administracin de los elementos de proteccin de personal se maneja una matriz de EPP segn el formato FO-H-19 y cada elemento que es manejado dentro del Sistema tiene el formato FO-H-20 Ficha tcnica EPP.

Para la entrega de elementos de proteccin personal se realiza diligenciando el formato FO-H-11 Solicitud entrega de dotacin por parte del personal de HSEQ, el control en el formato FO-H-12 Entrega de dotacin/EPP, el soporte de la carta FO-H-11 Solicitud entrega de dotacin/EPP es almacenada en la hoja de vida de cada colaborador.

Adems de esto se cuenta con el formato FO-H-08 Inspeccin de EPP, por medio del cual queda registrada la evidencia del seguimiento al estado y uso de los elementos de proteccin.

Manejo de hojas de seguridad

En el programa de induccin se dan instrucciones a los trabajadores que corresponda sobre el contenido y uso de las hojas de seguridad de los productos qumicos usados. Cada trabajador tiene una copia de las hojas de seguridad de los productos qumicos que utiliza.

Preparacin y respuesta ante emergencias y contingencias

Se tiene elaborado el documento PL-H-02 Plan de emergencias, el cual se verifica con una periodicidad anual mediante los simulacros realizados sobre aspectos del mismo. De los simulacros se mantienen los registros correspondientes.

Programa de gestin ambiental

Identificacin de aspectos e impactos ambientales

En el PR-H-01 identificacin de aspectos e impactos ambientales se describe la metodologa para estas actividades. se revisa y actualiza anualmente o cuando se presenten cambios a nivel externo o interno. Los cambios a nivel externo pueden estar dados por:

Nueva legislacin aplicable a la organizacin. Requerimientos del cliente.Los cambios a nivel interno pueden presentarse por: Nuevos proyectos. Cambios en los equipos. Cambios en infraestructura, instalaciones y materiales, entre otros.Programas ambientales

Programa de ahorro y uso eficiente de energa elctrica PG-H-08

Este proporciona una gua para realizar ahorro y uso eficiente de la energa elctrica en las instalaciones de la empresa.

Utilizacin de papel PG-H-09

Este programa proporciona una gua para realizar una correcta reutilizacin de papel, realizando esfuerzos en los cambios de los hbitos del consumo.

Clasificacin de residuos slidos PG-H-09

Este programa proporciona una gua para clasificar los residuos slidos en las operaciones y disminuir con foco en el rea administrativa.

5. Propuesta de cambios, oportunidades de mejoras observadas

Luego del anlisis correspondiente se observa la falta de una capacitacin en alturas para el operario que desarrolla la labor de apertura de los compartimentos del triler para cargue, quien a pesar de usar los epp y el arns respectivo, debe ser capacitado especficamente y contar con el curso de trabajo en alturas, ya que esta actividad se realiza a 3.5 metros del piso.