Informática El Corte Inglés celebra la VI ediciónde su foro de Tecnología Documental y Workflow

Destacaron los casos de usuario y los bloques dedicados a las tendencias tecnológicas, como cloud, GIS o movilidad

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Directores de áreas tecnológicas, sistemas deinformación, comerciales, organización y, engeneral, de todas aquellas funciones relaciona-

das con el tratamiento de los documentos cor-porativos y gestión de contenidos, se dieron citaen la Real Academia de Bellas Artes de San Fer-

nando en Madrid para ser testigos de las últimasinnovaciones tecnológicas y casos prácticos enesta materia.

� Se trata de la sexta ediciónde este encuentro, y este añose ha caracterizado especial-mente por su enfoque prácti-co, ya que dieron a conocerseal menos 10 casos de éxito dela implantación de la tecnolo-gía documental en los procesosdel negocio. Así, tanto el sectorprivado como la Administra-ción Pública encontraron suhueco en la jornada, contandosus experiencias, estrategias ysoluciones elegidas, así comolas lecciones aprendidas du-rante el proceso.

En la presentación del even-to, Enrique Muñoz, director deMarketing y Relaciones Insti-tucionales, dio la bienvenida alos asistentes recordando que laandadura en ECM de la com-pañía comenzó en el año 1988a raíz de la informatización delArchivo de Indias, con motivode su V centenario, lo que de-muestra la experiencia de In-formática El Corte Inglés en es-te campo. Por su parte, VicenteCalzado, director de Solucio-nes de Negocio de la compa-ñía, señaló que, a pesar de lasdificultades que están teniendolas organizaciones para inver-tir, “podemos dar respuesta entres ámbitos, ofreciendo solu-ciones como servicio que seanflexibles en el pago, junto consoluciones orientadas a la me-jora de procesos, como ECMo BPM. En tercer lugar, de-sarrollamos soluciones verti-cales más específicas capaces dedar respuesta a procesos de sec-tores concretos”.

El evento constó de tres blo-ques, el primero de ellos titu-lado ¿Por qué usar serviciosdocumentales?, donde se des-tacaron nuevas tendencias co-mo la movilidad. Raquel San-cho, directora de ProyectosECM, mencionó que “los sis-temas móviles permiten acce-der a los grupos de trabajo y atodos los documentos que par-

ticipan en el flujo, facilitandola toma de decisiones y la efi-ciencia de los procesos”, ase-guró. Y es que ya es posiblecon estas herramientas, porejemplo, firmar contratos através de tablets, con la conse-cuente reducción del papel.

La segunda parte se centróen aspectos como la innova-ción y la integración, y contócon una mesa redonda mode-rada por el director de Com-puting, Ambrosio Rodríguez,en la que participaron EMC,IBM, Open Text, y Symantec.Además, se destacó como unatendencia el cloud, modalidadmuy interesante para reducircostes. La oferta en la nubeaplicada a la gestión docu-mental de Informática El Cor-te Inglés se centra, según ex-plicó Jaume Barella, consultorsenior, en facilitar un accesovía web a los documentos,compartiendo recursos y apli-car el uso de herramientasanalíticas.

Finalmente, el último blo-que versó sobre las ventajasde utilizar los servicios docu-mentales, destacando algunoscasos de éxito y nuevas ten-

dencias como la incorpora-ción de sistemas inteligentesde Geolocalización (GIS) alflujo documental.

Por su parte, Pedro Marin,responsable de ECM de la fir-ma, fue el encargado de cerrarla jornada, destacando la glo-balidad de Informática ElCorte Inglés en dos vertientes,“como operador que ofrecetodo tipo de servicios, perotambién geográficamente, yaque continuamos expandién-

donos en América Latina, conoficinas en Perú, Brasil, Co-lombia, y Chile, pero tambiénen la Unión Europea y Esta-dos Unidos”. La oferta secompleta con “una red decentros de tratamiento docu-mental que permite realizarprocesos de unas pocas pági-nas a millones de páginas dia-rias, con todos los servicios,incluido el archivo y custodiaelectrónica y digitalizacióncertificada”, entre otros.

Un nuevo punto de encuentro en la RedTras la celebración de la sexta edición del Foro de Tecnología Do-cumental y Workflow, Javier Corella, director adjunto de Marke-ting y Relaciones Institucionales de Informática El Corte Inglés,dio a conocer la creación de un grupo en la red social profesionalLinkedIn al que se accede mediante invitación, para poder darlecontinuidad, no solamente a través de eventos presenciales, sinotambién con presencia constante online. “El foro lo constituimostodos, desde los usuarios a los partners, y hemos indagado si ha-bía en Internet alguna red social o comunidad que versara sobregestión documental, y nos dimos cuenta de que no la había. Porese motivo, decidimos implementarla nosotros”. Así, en dicho gru-po se darán a conocer diversos casos de éxito y testimonios, juntocon aplicaciones de tecnología.

“La gestión documental tiene una importancia crítica, y debeconcebirse de forma integrada”Una de las ponencias más esperadas de la jornada corrió a cargode Federico Flórez, CIO de Ferrovial, quien mostró cómo funcionanlos Sistemas de Información en su compañía, junto con su estrate-gia de gestión documental. En primer lugar, el CIO ofreció unaspinceladas de la situación actual de Ferrovial, que se encuentra ce-lebrando su sesenta aniversario. “Somos la primera compañía in-versora en infraestructuras a nivel mundial, y a día de hoy genera-mos 7.446 millones de euros en facturación”, señala.

Hace tres años, la compañía decidió emprender un Plan Globalde Tecnología, que está a punto de culminar. El motivo no fue otroque la dispersión tecnológica. “Los sistemas estaban distribuidos ydispersos, y además, teníamos que integrar a las diferentes com-pañías que Ferrovial había adquirido, cada una con sus propios sis-temas informáticos, por lo que tuvimos que diseñar un plan porcuestiones de eficiencia, sinergia y reducción de costes”, comentaFlórez. Así, el Plan está compuesto por 15 iniciativas que había queponer en marcha, como por ejemplo, el desarrollo de una intranetnueva, medios de colaboración nuevos, la aplicación de estándaresde tecnología, la elaboración de un plan director de seguridad, unprograma de optimización de costes, racionalización a través de laexternalización, y outsourcing de todos los CPD, mejora de las co-municaciones, porque contaban con 15 proveedores diversos, y lascompras globales de forma centralizada.

Pero el apartado dedicado a la gestión documental también hasido clave en todo ese proceso de transformación. Para FedericoFlórez, “tiene una importancia crítica y creciente”, por lo que pasó aformar parte de su estrategia de transformación. Dicha gestión “laconcebimos de forma global e integral, y debe centralizar todos losdocumentos, estructurados o no, de la organización”, añade. Ade-más, “la tratamos de forma colaborativa, y debe de estar orientadaal negocio, ‘grapada’ de forma natural a los procesos”, opina. El CIOespecifica que “nuestro ECM tiene en cuenta todo tipo de conteni-dos, que tenemos que reconocer y clasificar, incluyendo todo loque no está estructurado, como la web o el contenido de las redessociales”. Por ello, la visión de Ferrovial se basa en “una gestión do-cumental colaborativa basada en el intercambio de conocimiento”.

Federico Flórez, CIO deFerrovial.

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La importancia de los integradores para eléxito del Enterprise Content Management

Partners de Informática El Corte Inglés debaten sobre las tendencias que definirán el futuro de estas soluciones

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Tanto fabricantes como integradores juegan unpapel imprescindible en la implantación de un pro-yecto de gestión documental. Con la intención de

dar a conocer las últimas novedades tecnológicasen esta materia, así como las nuevas aproximacio-nes para una adecuada estrategia ECM, se reunie-

ron algunos de las más destacadas compañías deeste segmento para debatir alrededor de las ven-tajas y desafíos de la gestión de contenidos.

� En una mesa de debate par-ticipada por EMC, IBM, OpenText, Symantec e Informática ElCorte Inglés, y moderada por eldirector de Computing, Am-brosio Rodríguez, quedó demanifiesto que conceptos comomovilidad, Big Data o cloudcomputing están impactandocada vez más en las estrategiasde gestión documental de lascompañías. Y es que, para JesúsCuesta, partner account mana-ger de EMC, “trabajar con lanube, más que una posibilidadempieza a ser una necesidad. Pa-ra poder responder al incre-mento del volumen de datos vaa ser necesario incorporar elconcepto de nube de forma fe-derada y distribuida, dentro delas políticas de gobierno de lainformación”, señala. En opi-nión de Cuesta, la nube generaimportantes ahorros, de ahí lanecesidad de implementarla co-mo parte de la estrategia ECM.Pero tampoco hay que ignorarotras tendencias igualmente re-levantes, como el fenómenoBYOD, que lleva a la consu-merización de la tecnología,junto con las redes sociales, quegeneran un conjunto ingente deinformación que debe ser ges-tionada. En ese sentido, laapuesta de EMC se centra en“ofrecer sistemas on demand ca-paces de dar toda la garantíadel Software como Servicio”.Esa oferta bajo demanda “pue-de reducir a la mitad los plazosde implantación, facilitandoque haya un lenguaje comúnentre el negocio y el departa-mento de TI, que deben estarmás alineados que nunca”, aña-de Jesús Cuesta.

Por su parte, Roberto Do-mingo Rayuela, ECM channelmanager de IBM, también des-taca el auge de la movilidad o elcloud en la gestión documen-tal, aunque matiza que “no só-lo es importante gestionar loscontenidos, sino también po-der analizarlos y comprender-los para tomar decisiones, y en

eso se basa la propuesta dife-rencial de IBM. La idea es en-tender de forma analítica la in-formación para que sea másútil”. Además, bajo su punto devista, igual que en el caso deJesús Cuesta, Rayuela tambiénsubraya la importancia de “dis-poner de una plataforma do-cumental que sea federada yque cumpla con criterios de se-guridad”. Mientras tanto, enopinión de Enrique Jordá, res-ponsable de Alianzas y Partnersde Open Text, “nosotros esta-mos detectando que el ECMestá evolucionando hacia unavisión global y holística. Ya noes una solución táctica para al-go puntual, sino que forma par-te de una visión más global, quesupone tratar el acceso a loscontenidos desde cualquier pla-taforma y entorno”, sentencia.De esta manera, y teniendosiempre en cuenta la experien-cia de usuario, Open Text estádesarrollando sus soluciones,tomando en consideración “alas redes sociales, que tambiénse están demandando, porquequeremos permitir que una or-ganización pueda trabajar deforma colaborativa con redessociales privadas y compartircontenidos”. El cloud es unapieza clave en el roadmap deproducto de la firma, “bien seaofrecida en modo público oprivado”.

En una compañía especiali-zada en seguridad como esSymantec, también el ascensoa la nube es imparable. “De-bido a los grandes volúmenesde datos que crecen de formabrutal, nosotros estimamos un80% de incremento en alma-cenamiento este año”, comen-

ta César Cid, director de Tec-nología de la firma. “Propone-mos nubes privadas o públicas,pero también ofrecemos ser-vicios desde la nube, como porejemplo, el archivado”. Ya enel ámbito concreto de la segu-ridad, “cuando se piensa ennube o en externalización, sue-le haber mucha incertidumbrey miedo al riesgo, porque, a

más información, más retos sepresentan”, menciona Cid. Sinembargo, “recientemente he-mos lanzado un nuevo pro-ducto destinado a dotar de se-guridad a la nube, y lo queconseguimos es una primeracapa de gestión de identidades,que puede integrarse con cual-

quier tipo de sistema. La se-gunda capa pretende preveniruna fuga de datos o suplanta-ción de identidad, por lo quees posible incluso cifrar esa in-formación, y por último, con-tiene una capa de cumpli-miento normativo”.

Igualmente, desde la visiónde Informática El Corte In-glés, “nuestro objetivo es ayu-dar a los clientes a ser más efi-cientes y productivos en susdocumentos, por lo que laclave se encuentra en la tec-nología y la innovación”, ase-gura Javier Gómez, directordel Centro Experto en ECMde la empresa. “Nosotros te-nemos una trayectoria im-portante en ese sentido, yconsideramos la innovacióncomo algo intrínseco”, añade.Pero para Gómez, “se debeaunar la capacidad tecnológi-ca del fabricante junto con laversatilidad de la visión del in-tegrador, lo que nos posicio-na a un nivel de seguridad y

garantías máximo para nues-tros clientes”.

Definiendo un proyectoQueda claro que, con los tiem-pos que corren, el ahorro decostes es una de las cuestionesque más se priorizan. Así loconsidera por ejemplo Rober-to Domingo Rayuela de IBM,ya que “la plataforma elegida esclave, porque tan solo el 20%de la información es estructu-rada. Cuando se plantea unproyecto, se busca cómo pue-de ahorrar costes, pero no sóloeso; también que se le puedasacar partido a la informacióny la optimización de los pro-cesos de negocio”. Javier Gó-mez, de Informática El CorteInglés, se muestra de acuerdocon la afirmación:“el ahorro decostes es esencial, por ello, sepuede optar por proyectos cu-yo ROI sea fácilmente medi-ble. Este tipo de tecnologías seprestan a ello porque impactandirectamente en los ahorros”.

Aparte de los costes, “nuestrosclientes nos piden que les de-mos soluciones que les permi-tan diferenciarse de su compe-tencia, para sacar los productosal mercado de forma más rápi-da”, comenta por su parte En-rique Jordá, de Open Text.

Por otra parte, Jesús Cuestade EMC responde a la pre-gunta de quién debe definir elalcance de un proyecto de ges-tión documental, del que “de-ben encargarse tanto las líneasde negocio como los respon-sables de TI, por eso es im-portante que exista un buenflujo de comunicación entreambos, pero también el papelde un proveedor es funda-mental, igual que del partner”.Para Enrique Jordá de OpenText y César Cid de Symantec,también debe haber una im-plicación a partes iguales en-tre los dos mundos para po-der buscar las soluciones másadecuadas para cada tipo deorganización.

Movilidad, Big Data y cloudcomputing están impactandocada vez más en la estrategia

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El ECM rubrica su eficacia de forma práctica Algunas organizaciones dan a conocer diversos casos de éxito en torno a la gestión documental

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Los usuarios pertenecientes tanto al ámbito públicocomo privado, demostraron ser los verdaderos pro-tagonistas en el encuentro organizado por Informáti-

ca El Corte Inglés, compartiendo sus experienciascomo casos de éxito de la implantación de la tecno-logía de gestión documental. Quedó demostrado

que la eliminación del papel es un objetivo claro acumplir, junto con la automatización de la captura dedatos y la generación de documentos electrónicos.

�El relato de los propios clien-tes de Informática El Corte In-glés, sirvió para ofrecer múlti-ples experiencias prácticas amodo de ejemplo, que puedenextrapolarse a todos los secto-res de actividad. Y no sola-mente participaron usuarioslocales, sino también extranje-ros, como es el caso de Vivo(Telefónica Brasil), uno de losgrandes operadores de comu-

nicaciones del país sudameri-cano, que cuenta con más de69 millones de clientes. Vivoha emprendido un proyectollevado a cabo por Informáti-ca El Corte Inglés que consis-te en la externalización de to-dos los procesos de gestióndocumental de sus tiendas,donde tendrá que implemen-tar el servicio a través de unosacuerdos de SLA. El proyecto

abarca, además de la externali-zación, la mejora y automati-zación de todos los procesos denegocio de las 11.000 tiendasque Vivo posee en todo el pa-ís. El sistema permite la pre-vención del fraude y la centra-lización de la información delos contratos con los clientes.

Otro caso de éxito es el delBanco Sabadell, que, con la

intención de reducir el uso dedocumentos físicos y agilizarsu gestión, la entidad finan-ciera ha puesto en marcha unproyecto que tiene una doblevertiente, por un lado, elimi-nar la generación de resguar-dos en papel en las propias ofi-cinas, a través de la firma delas operaciones bancarias so-bre tabletas digitalizadoras, ypor otro, todos los documen-tos ligados a la operativa dia-ria se digitalizan externamen-te y se integran en el sistema

documental del Banco Saba-dell. Diariamente, los docu-mentos a tratar de cada su-cursal se recogen y digitalizanen los dos centros de produc-ción que posee InformáticaEl Corte Inglés, para ser de-vueltos a continuación en unfichero digital.

La innovación en la Administración Pública El sector público también es-tuvo presente en la jornada.Ese es el caso, por ejemplo,del Hospital UniversitarioVirgen del Rocío, que haabordado un servicio de digi-talización de historias clínicas,que incluye el registro de do-cumentos en papel y placasradiográficas. Dichos servi-cios se complementan con losservicios de desarrollo e inte-gración para que toda la in-formación quede integrada enla Historia Clínica Digital decada paciente. Como resulta-do, Manuel Francisco Quin-tas, subdirector de Sistemasde Información y Tecnologíadel hospital, comenta que haaumentado la eficiencia queasegura que ningún docu-

mento pueda perderse o des-cartarse, gracias a la utiliza-ción de las más evolucionadastecnologías de tratamiento dela imagen digital.

Por su parte, el Ministeriode Industria, Energía y Turis-mo también estuvo presente.Siguiendo las directrices delPlan Avanza, la Secretaría deEstado de Telecomunicacio-nes y para la Sociedad de laInformación hizo realidad elproyecto Al SIGM, un siste-ma integrado de gestión mu-

nicipal compuesto por losmódulos de registro, tramita-ción electrónica, gestión deexpedientes y archivo. La apli-cación permite la gestión delprocedimiento administrati-vo de un expediente, posibi-litando que un ciudadanopueda, por ejemplo, solicitartelemáticamente desde sudomicilio una subvención,una ayuda, una licencia, orealizar un pago, entre otrosprocedimientos. Dicho siste-ma ayuda a cumplir con lasdisposiciones legislativas,posibilitando las relacionestelemáticas entre adminis-traciones locales y los ciuda-danos para el acceso a los ser-vicios públicos.

Mientras tanto, la AgenciaVasca del Agua ha implantadoun sistema para la gestión deexpedientes. Como objetivos,la entidad se planteó la im-plantación de una plataformade ámbito corporativo de lamano de la solución de Re-gistro y Gestión de Expedien-tes invesFlow SPAC de Infor-mática El Corte Inglés, para lamejora de la eficiencia de laactuación administrativa y do-tar a la Agencia de una herra-mienta que contribuya a ve-lar por la calidad del agua así

como su uso racional. La so-lución posibilita tener accesoal conocimiento del estado decada expediente y la docu-mentación del mismo parapoder responder a diversas si-tuaciones con la mayor agili-dad posible.

Por su parte, en el año1999, el Principado de Astu-rias decidió emprender unplan de modernización del sis-tema de gestión documental yde archivo. Así, a lo largo detodos estos años, ha pasado dela tramitación aislada de ex-pedientes administrativos alconcepto de ciclo único pro-ductivo y al modelo de archi-vo continuo. En una primerafase, se procedió al diseño deun sistema de gestión (SI-GAP) que contaba con losmódulos de registro de entra-da y salida de documentos ytramitación de procedimien-tos (SPIGA) y gestión de ar-chivo (SIGIA), este último so-bre la plataforma ArchiDOC.Se integraban así las tres fasesprincipales del proceso docu-mental: registro, tramitacióny archivo. Posteriormente, semigró a una plataforma Javacon la intención de agilizaraún más los procesos con eluso de tecnologías Web.

Gerencia de Informática de la Seguridad SocialPara superar una situación de diversidad de sistemas de registro,mejorar el servicio a los ciudadanos y cumplir con la Ley 11/2007,la Gerencia de Informática de la Seguridad Social procedió a la im-plantación de una plataforma de registro presencial común paratodos los organismos basada en la aplicación inveSicres, y de unasolución de registro electrónico común. Mario Trigueros, respon-sable de la Unidad de Infraestructura de la entidad, comenta que“la Seguridad Social es un sistema complejo compuesto por múl-tiples unidades de gestión, y cada una de ellas tenía sus propiosrequerimientos de registro”. Por ello, en el año 2009, se decidióacometer un proyecto que las integrara a todas ellas en una únicaaplicación. En ese sentido, se mantienen las unidades de registrode cada una de las entidades, pero con una interconexión totalentre todos los asientos registrales. Como ventajas, Trigueros des-taca que “actualmente se dispone de una aplicación única, exten-dida a todos los usuarios del registro y a todas las unidades admi-nistrativas de los diferentes organismos de la secretaría deestado”. El futuro pasará por la digitalización desde el puesto deregistro y la adaptación al estándar de registro Sicres 3.0.

Grupo Banco PopularLa entidad financiera decidió acometer hace dos años un proyec-to que contempla la prestación de servicios de digitalización, cap-tura, custodia física y custodia electrónica de las hipotecas y loscontratos de todas sus sucursales. Los servicios se prestan en elCentro de Tratamiento Documental de Informática El Corte Inglésubicado en la localidad de Tres Cantos de Madrid, a través de laplataforma InvesDoc Gallery Suite, e incluyen tareas de manipu-lación previa de la documentación, desensobrado y separación.Una vez clasificados los documentos, se procede a su digitaliza-ción e indexación para su posterior consulta. Finalmente, se pro-cede a la agrupación, encajado y archivado de la documentación.En palabras de Sonia Carmona, portavoz del Banco Popular, unode los motivos por los cuales ha calado la iniciativa “es por la re-ducción de tareas. Por eso cuajó el proyecto de digitalización, por-que había que diseñar algo para que las sucursales no tuvieranque ocupar demasiado tiempo en generar un documento y bus-carlo”. De esta manera, “hemos conseguido que la documentaciónesté situada en un solo punto y además agilizar el proceso de re-cuperación de la documentación”.

La interoperabilidad y el archivado digital son aspectoscada vez más importantes, nosólo en el sector público

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