DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

MARIA DEL PILAR GALAT

OBJETIVO

Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y

SUMINISTROS

COLABORADORES

MARCELA DIAZ

LEONARDO BENITES

COLABORADORES

JUAN CARLOS ROJAS

COLABORADORES

LUZ YADIRA VARGAS

COLABORADORES

AMPARO JIMENEZ

COLABORADORES

MARIA DEL PILAR GALAT

COLABORADORES

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

MEDIOS AUDIOVISUALES

CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

TECNOLOGIA Y SOFTWARE

INFORMATICA Y SISTEMAS

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

LIBROS

BIBLIOTECA

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

PUBLICIDAD

COMUNICACIÓN Y MERCADEO

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

PUBLICIDAD

MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA

PLANTA FISICASERVICIOS GENERALES

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

EMPASTE DE LIBROS ARCHIVO GENERAL E HISTORICO

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

DOTACIONES DESARROLLO HUMANO

EVENTOS COMPRAS

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 UsuariosSOLICITUD DE PEDIDORealizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área.

2 Asistente de Compras

RECEPCION DE SOLICITUDRevisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición.

3 Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACIONDigita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda.

4 ProveedorCOTIZACION DEL PROVEEDORRealizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax.

5 Secretaria de Compras RECEPCION DE COTIZACIONESSelecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación.

6Jefe de Compras y

Suministros

APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORESRevisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1.

7 Asistente de ComprasGENERACION DE LA ORDEN DE COMPRARealiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto.

8 Secretaria de Compras

ENVIO DE ORDEN DE COMPRAEnvía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales).

9 Almacenista

RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIORecibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén.En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor.

10 AlmacenistaENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIOSe realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario.

11 UsuarioRECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIORecibe los productos comprados.

EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

USUARIO COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

RECEPCION DE SOLICITUD

VERIFICACIÓN DE INVENTARIO SOLICITUD DE

COTIZACIONCOTIZACION DEL

PROVEEDOR

RECEPCION DE COTIZACIONES

GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA

APROBACION DEL GASTO

ENVIO DE ORDEN DE COMPRA

ENVIO DE ORDEN DE COMPRA

INGRESO AL SISTEMA

ENTREGA DE PRODUCTO O

SERVICIO

RECEPCION DE PRODUCTO O

SERVICIO

NO

SI

NO

SI

RECEPCION Y VERIFICACION DEL

PRODUCTO O SERVICIO

SI NO

FIN

EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

SISTEMA DE INFORMACION

SISTEMA DE INFORMACIONLISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION

DESTINOSDEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD

DESTINO FONDO FUNCION

1 3009901Rectoria Dr. Jose Galat Noumer 1 1 1512 3099901Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat 1 1 1513 5059901Seguridad y Vigilancia 1 1 1514 3119901Fundacin Ictus TV Amiga 1 1 1515 3129901Incubar Colombia 1 1 1516 3029901Secretaria general Dr. Carlos A Pulido 1 1 1517 3020101Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado 1 1 1518 3020201Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido 1 1 1519 3059901Planeacion Dr. Humberto Lisarazo 1 1 151

10 3079901Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon 1 1 15111 3039901Control Interno Dr. Roberto Sanchez G 1 1 15112 2009901Consiliatura Dr. German D Ledesma 1 1 15113 4009901Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C 2 1 12114 4039901Direccion y Docencia Dr. 2 1 12115 1009901Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B 1 1 15116 5019901Division Financiera Dra. Martha A ParejaT 1 1 15117 5020101Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo 1 1 15118 5010101Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega 1 1 15119 5010201Presupuesto Dra. Edna Muñoz 1 1 15120 5010401Cartera Dra. Deisy Alarcon 1 1 15121 5010301Pagaduria Sra. Cecilia Carreño 1 1 15122 5009901Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero 1 1 15123 5089901C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez 1 1 15124 5079901Centro de Medios Audiovisuales - Cemav 1 1 15125 5029901Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo 1 1 15126 5040101Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano 1 1 15127 5039901Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R 1 1 15128 5030101Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera 1 1 15129 3089901Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo 1 1 15130 5069901Compras Dra. Mª del Pilar Galat 1 1 15131 4210501universidad virtual 2 1 12132 1019901Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas 1 1 15133 4049901Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar 1 1 11134  PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 1 11235   INVESTIGACION 2 1 11136 4029901D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez 2 1 14137  PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 2 1 14338 4059901D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda 2 1 12139 4069901Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco 2 1 13140 4050201Biblioteca Dr Jonh Garzon M 2 1 12141 4050101Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda 2 1 12142 4409901Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero 2 1 12143 4019901Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia 2 1 13144 3109901Centro de Etica Dr. 2 1 12145 4209901Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R 2 1 12146 4219901Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio 2 1 12147 4210201Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo 2 1 12148 4210301Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio 2 1 12149 5049901Centro de Computo Academico Claudia R 2 1 12150 4210401Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio 2 1 12151 4220101Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A 2 1 121

52 4240201Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A 1 1 121

53 4400201Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion 2 1 12154 4400202Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno 2 1 12155 4229901Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas 2 1 12156 4259901Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta 2 1 12157 4240201Consultorio Juridico Gloria Maecha 2 1 14158 3060101C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez 1 1 15159  Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa 1 1 15160 3030101control Academico Roberto Sanchez 1 1 12161 4060201salud Ocupacional Jaime saul Prada 2 1 121

62 4060101Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez 2 1 131

63  Conmuntador 1 1 15164 3069901Proyectos especiales cesar riazcos 2 1 151

65 3049901Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez 2 1 121

66 4020201Egresados Gilma Guerra 2 1 142

DATOS IMPORTANTES

CONCEPTODESTIN

O FUNCION

INVESTIGACION 2 111

PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 112

DOCENCIA 2 121

BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 131

PROYECCION SOCIAL 2 141

EGRESADOS 2 142

PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 2 143

APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES 2 121

APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151

UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 2 164

REGISTRO DE SOLICITUD

REGISTRO DE SOLICITUD

CONSULTA SUMINISTRO

FORMATO DE PEDIDO

DEVOLUCION DE ELEMENTOS

PRODUCTO NO CONFORME

EVENTOS

EVENTOS

RECUERDEUn pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de ComprasSolicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestrePedir los productos con todas las especificaciones y cantidades clarasEl tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles

MUCHAS

POR SU

ATENCION