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Junio 2013

División de Tesorería

Introducción

El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente a la

División de Tesorería, adscrita a la Dirección de F inanzas de la Gobernación del

Estado Táchira, es de observancia general, sirve como instrumento de información y

consulta.

Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación

con el personal adscrito a la División de Tesorería, de la Gobernación del Estado, bajo

la supervisión del Jefe del área.

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento

de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento

de consulta y de adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para

la delegación de funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo

para desarrollar sus actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación,

supervisión y control de las responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el

progreso de la organización.

Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de

los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas

que ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos

conceptos, para así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.

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División de Tesorería Conceptos

Contenido Código

Introducción

Conceptos

Estructura del manual

Uso del manual

Normas:

Base Legal

Generales D-1-1N

Procedimientos:

Liquidación de estampillas, papel sellado o timbres fiscales D-1-1P

Ingresar información al módulo de Liquidación de planilla de ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)

D-1-2P

Liquidación de reintegros de años anteriores, multas, ventas de terreno o ingresos diversos. D-1-3P

Registro de ingresos del Sistema Automatizado para la integración de la Gestión Administrativa (SIGRE) D-1-4P

Liquidación de ingresos a nivel Nacional. D-1-5P

Liquidación de intereses generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes. D-1-6P

Realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso. D-1-7P

Retenciones a una Orden de Pago. D-1-8P

Comprobante de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA)/ Comprobante de Retención ISR / Comprobante de Retención LTF. D-1-9P

Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA). D-1-10P

Declaración del impuesto sobre la renta (ISLR). D-1-11P

Declaración de timbres fiscales (TF). D-1-12P

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Contenido Código

Solicitar nota de debito o crédito a la entidad bancaria D-1-13P

Apertura y habilitación de los libros contables utilizados D-1-14P

Elaboración de un cheque a una orden de Pago. D-1-15P

Anulación de cheques caducos. D-1-16P

Anulación de un cheque por mala impresión y por no coincidir el monto D-1-17P

Conformación de un Cheque D-1-18P

Remitir a la taquilla cheques / ordenes D-1-19AP

Recibir y entregar cheque a beneficiario/proveedor D-1-19BP

Archivo de Órdenes de Pago D-1-20P

Conciliaciones Bancarias D-1-21P

Elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingreso, egresos y reintegros

D-1-22P

Colocaciones Bancarias a Plazo Fijo D-1-23P

Registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro auxiliar de Tesorería

D-1-24P

Registro de los movimientos del presupuesto Ordinario / Coordinado u otra fuente de financiamiento en los libros auxiliares de contabilidad o banco

D-1-25P

Solicitud de copias de Órdenes de Pago D-1-26P

Realizar el Arqueo de Fondos de Tesorería D-1-27P

Aperturar Fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social. D-1-28P

Manejo del Fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social

D-1-29P

Desembolso / pago con cargo al fideicomiso de responsabilidad

social. D-1-30P

Entregar ticket y tarjetas de alimentación, juguetes y útiles escolares D-1-31P

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PROPÓSITO DEL MANUAL:

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la

información concerniente a las funciones y objetivos de la División de Tesorería.

IMPORTANCIA:

Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de

comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una

visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias

responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,

estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.

ALCANCE:

Este Manual de Organización, Normas y Procedimientos involucra todas las unidades

organizativas de la División de Tesorería.

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa,

Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una

estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.

POLÍTICAS :

Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la

realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites dentro

de los cuales se deben desarrollar.

Estas políticas establecidas por la alta Dirección de la Gobernación, están dirigidas al logro

de los objetivos principales de la misma.

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NORMAS:

Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben

efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un

mejor desarrollo de las mismas.

Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y

por ende al logro de los objetivos.

PROCEDIMIENTO:

Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales

especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal involucrado,

relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos que se

llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y coordinada.

MÉTODO:

Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de recursos

materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al logro

de los objetivos.

ACTIVIDADES :

Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado, dirigidas al

logro de un objetivo específico; determinan el grado de responsabilidad y autoridad del

cargo.

TAREAS :

Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades, forman

la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la

división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

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DIAGRAMA DE POSICIÓN:

Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia.

NIVEL JERÁRQUICO:

Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a

las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad; independientemente

de la clase de función que se les encomiende.

ORGANIGRAMA:

Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la

estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las

unidades que la componen.

UNIDAD ORGANIZATIVA:

Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias

funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

FUNCIÓN:

Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los

objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un

área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

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Estructura del Manual

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;

de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno

de ellos.

Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y

con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura

Nº 1)

Fig. Nº. 1

EJEMPLO:

(DENOMINACIÓN

DE LA UNIDAD

ORGANIZATIVA )

DIVISIÓN DE TESORERÍA

Logotipo

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ESTRUCTURA INTERNA :

Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá

mantenerla bajo una misma forma de presentación.

Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la

Sección de Organización y Métodos , quien elaborará en original y (n) número de

copias, las cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y

permanecerán en el Manual hasta que se realice alguna modificación.

La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se

muestra a continuación:

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ÁREA:

ASUNTO:

CÓDIGO

FECHA DE VIGENCIA 1

2

3

4

5

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CÓDIGO DE CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN

1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.

2 Asunto Título de la información presentada.

3 Código Código del Área

4 Fecha de Vigencia Codificación asignada, por la División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.

5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.

CÓDIGO:

Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la

Sección de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de

Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.

Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera

necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada

área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:

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Z X X X X - Z

Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual

Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia



Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)

Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos

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División de Tesorería Uso del Manual de Normas y Procedimientos.

Búsqueda de Información

El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales

de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la

Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información

relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la

productividad en las mismas.

Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura y

una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,

ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información

referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -

parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad

organizativa especifica.

El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos

denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos

con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones

especificando:

a.- Para Políticas y Normas:

I. Objetivo

II. Contenido

b.- Para Procedimientos:

I. Objetivo

II. Extensión

III. Formularios utilizados

IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.

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La primera denominación “RESPONSABLE ”, en el cual se indica la unidad

organizacional o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del

procedimiento, segunda denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de

pasos a seguir por cada responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los

documentos que hace mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos

o formularios se encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como

para los instructivos se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la

adelante (1).

Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)

c.- Para instructivos de formularios:

I. Título

II. Objetivos

III. Origen

IV. Frecuencia de preparación

V. Elaboración

VI. Distribución

VII. Período de archivo

VIII. Características

IX. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que contienen, bajo la

Referencia numérica.

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2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:

Nombre Símbolo Función

Terminal

Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

Operación

Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”

Decisión

Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir

Conector de Proceso 1

Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1

Indicador de dirección o línea de

flujo

Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.

Documento Forma

Formulario

Representa un documento, formulario, tarjeta, carnét o cualquier otro material impreso.

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Nombre Símbolo Función

Documentos

2

1

0

Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnet o cualquier material impreso.

Documentos

Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.

Archivo Temporal T

Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.

Archivo Permanente P

Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.

Conector de Página A

Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.

Procesamiento electrónico de

Datos

Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.

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La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha

ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma

correspondiente seguidamente de éste.

Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los

pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.

Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la

secuencia del procedimiento.

Todas esta información, procesada e impresa por la Sección de Organización y

Métodos , será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de

la cual sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren

involucradas.

Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades

Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.

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División de Tesorería.

Codificación.

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos

siguientes son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía

solo se utiliza para codificar cada unidad organizativa.

Código Dependencia Código Dependencia

D Dirección de Finanzas

CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles.

CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles.

ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.

ORTA Oficina de Revisión de Trámites Administrativos

UTACRS

Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,

Control de Ejecución y Cumplimiento de los

Compromisos de Responsabilidad Social

1 División de Tesorería.

2 División de Contabilidad Fiscal.

3 División de Contabilidad Presupuestaria

4 División de Adquisición de Bienes y Servicios

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Organización

OBJETIVO:

Unidad de organizativa de carácter operativo que tiene como objetivo principal organizar,

coordinar, dirigir y controlar todas las operaciones de recaudación, custodia de valores,

pagos y manejo de ingreso; de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

CONSTITUCIÓN:

(Según Relación de Cargos Fijos 2013)

Esta División está constituida por: un (01) Tesorero (a) General del Estado, un (01)

Administrador IV, dos (02) Auditor III, dos (02) Asistentes Administrativos III, un (01)

Contabilista III, dos (02) Secretaria Ejecutiva II, un (01) Cajero Jefe, un (01) Secretario III,

un (01) Archivista II, tres (03) Habilitado I, un (01) Operador de Equipos de Computación II ,

un (01) Asistente de Oficina II, un (01) Secretaria (o) II, un (01) Archivista I y un (01)

Contabilista I.

(Según Funcionamiento actual)

Esta División está constituida por:

Personal Fijo:

Esta División está constituida por: un (01) Tesorero o Tesorera General del Estado, dos

(02) Auditores III, dos (02) Asistentes Administrativos III, dos (02) Secretaria Ejecutiva II, un

(01) Archivista II, un (01) Habilitado I, un (01) Cajero Jefe, un (01) Operador de Equipos de

Computación II.

Personal Contratado :

Siete (07) Auxiliar por necesidad de servicio

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Organización

FUNCIONES:

1. Percibir los ingresos públicos estadales.

2. Custodiar los fondos y valores pertenecientes al Estado.

3. Hacer los pagos autorizados por las instancias correspondientes.

4. Distribuir las disponibilidades financieras para la puntual satisfacción de las

obligaciones de Estado.

5. Administrar las cuentas bancarias del tesoro estadal.

6. Registrar contablemente los movimientos de ingresos y egresos del tesoro estadal.

7. Determinar y enterar conforme a la ley los pagos correspondientes al Impuesto sobre

la Renta, Impuesto al valor Agregado, Ley de Timbre Fiscal y otros tributos nacionales

o estadales.

8. Suministrar información de las operaciones realizadas al Sistemas de Contabilidad

Fiscal del Estado.

9. Realizar la conciliación bancaria con las diferentes cuentas auxiliares de caja y banco

con la cuenta mayor general de la Tesorería, con la periodicidad que ordena la

publicación 20 de la Contraloría General de la República.

10. Efectuar colocaciones bancarias del dinero no utilizado luego de realizar flujos de

caja.

11. Archivar cada una de las Órdenes de Pago Originales para su respectivo soporte.

12. Recibir y controlar financieramente los recursos provenientes de los aportes de

compromisos de Responsabilidad Social.

13. Entregar a los Beneficiarios los tickets y tarjetas de alimentación, útiles escolares y

juguetes.

14. Las demás que le atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a

su competencia.

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Organización

Organigrama de Estructural

(Según Decreto Nº 667 de fecha 31 de agosto de 2007 )

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Organización

Organigrama de Estructural

(Según Funcionamiento Interno)

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Organización

Organigrama de Posición (Según Relación de Cargos Fijos 2013)

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Organización

BASE LEGAL :

1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP ).

2. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira.

3. Reglamento Parcial N°1 de la Ley Orgánica de Adm inistración Financiera del Sector

Público del Estado Táchira para la ordenación de gastos y pagos.


Público del Estado Táchira sobre Modificaciones Presupuestarias.


Público del Estado Táchira sobre el manejo de los Fondos en Avance, Fondos en

Anticipo y Cajas Chicas.


Público del Estado Táchira para la liquidación y cierre del Ejercicio Económico

Financiero.

7. Ley de la Contraloría General de La República y Sistema Nacional de Control Fiscal

8. Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.

9. Normas Generales de Control Interno

10. Decreto 667.

11. Ley de Reforma Parcial de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado

(I.V.A.)

12. Ley del Impuesto Sobre la Renta.

13. Ley de Reforma Parcial a la Ley de Timbre Fiscal del Estado Táchira.

14. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta “en materia de Retención.”

15. Ley de Alimentación de los Trabajadores.

16. Ley de Contrataciones Públicas.

17. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.

18. Resolución de la Contraloría General de la República 647 de fecha 02 de noviembre

del 2012.

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Octubre 2014


Normas Generales de la División

CONTENIDO:

1. El proceso de ejecución de los pagos, se realiza mediante la revisión y chequeo de la

Orden de Pago, tramitada por la División de Contabilidad Presupuestaria adscrita a la

Dirección de Finanzas. Lo cual permite una correcta utilización de las partidas

presupuestarias, evitándose la imputación del gasto por partidas no contempladas en la

Ley.

2. Todos los cheques correspondientes al Tesoro estadal, deberán generarse a nombre de

la Gobernación del Estado Táchira; por cuanto es el ente que tiene personalidad

jurídica. En consecuencia, a partir de la publicación del presente Manual y por un

periodo de tres (03) meses, se permitirán los cheques a nombre de la Tesorería General

del Estado y la Gobernación del Estado Táchira, con la finalidad de hacer del

conocimiento público y general tal disposición. Finalmente la División de Tesorería

utilizará los medios para divulgar esta información.

3. Se liquidan los ingresos que percibe el Ejecutivo mediante la emisión de planillas de

liquidación, lo cual permite determinar el rubro de ingresos correspondientes para así

realizar el asiento contable y el ingreso en las diferentes cuentas bancarias, así mismo

normas de control interno, tales como: verificación de depósitos en cuentas de la

Gobernación, revisión de cheques gerencia con sus respectivos Oficios y Ordenes de

Pago, asignación de partidas presupuestarias a que corresponde cada ingreso, revisión

y firma de las planillas por parte de la persona encargada de liquidar, firma en la planilla

de liquidación del Tesorero (a) en caso de quedar cheques pendientes por entregar al

final del ejercicio económico del año en curso, se procederá a liquidar los mismos, con

cargo a una cuenta llamada: cheques en custodia.

4. Los ingresos extraordinarios deben ser trasladados o transferidos cuando la alta

Gerencia del Ejecutivo Regional considere necesario y serán utilizados para cubrir

insuficiencias o necesidades presupuestarias, previa certificación de excedentes de caja

y banco, que realizará la Dirección de Finanzas y la División de Tesorería, según

solicitud emanada por la Dirección de Planificación y Desarrollo, esta última

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Octubre 2014



indicara el destino de los recursos y así, mediante la figura de Crédito Adicional será

aprobado por el Consejo Legislativo.

5. La División de Tesorería adscrita a la Dirección de Finanzas, enviará la Planilla de

solicitud de autorización de apertura de cuenta, vía correo electrónico a la Oficina

Nacional del Tesoro (ONT), para proceder a la apertura de cuentas corrientes y cuentas

de fideicomiso que maneje la Gobernación.

6. Una vez recibida la autorización con la asignación del código ONT, se realiza la

apertura de la cuenta, consignando un Oficio a la Entidad Bancaria, el cual debe

contener: nombre de la cuenta y las firmas autorizadas.

7. Para iniciar el movimiento financiero de la cuenta bancaria se deberá tener el código

asignado por la Oficina Nacional del Tesoro.

8. La cuenta inicial para la recepción de los fondos del situado será “Situado

Constitucional”, de allí se harán los respectivos traslados según los destinos

presupuestarios asignado, por la Dirección de Planificación y Desarrollo (en cuentas

separadas por Presupuesto Coordinado / Plan de Inversión y ordinario), con el fin de

controlar la administración racional y eficiente de los recursos.

9. Mensualmente se concilian las diferentes cuentas bancarias que posee la Gobernación

del Estado, lo cual permite tener información fehaciente sobre las disponibilidades

bancarias para la elaboración del resumen mensual del libro auxiliar de Tesorería que

es el que nutre la Contabilidad Fiscal, en cuanto a las cuentas del Tesoro.

10. Los fondos depositados en las cuentas bancarias que maneja la División de Tesorería,

serán utilizados en los destinos presupuestarios asignados por la Dirección de

Planificación y Desarrollo (Presupuesto Coordinado / Plan de Inversión y Ordinario,

entre otros), efectuándose pagos por el presupuesto correspondiente, con el fin de

controlar la administración, manejo y disposición racional y eficiente del patrimonio

público.

11. La Dirección de Finanzas a través de la División de Tesorería, contará con un

Funcionario enlace (Coordinador de Conciliaciones), para realizar los trámites ante las

diferentes Instituciones Financieras, el cual se encargará de gestionar de manera

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oportuna los soportes relacionados con las transacciones que lleva la División con las

entidades financieras.

12. Las personas responsables de llevar los libros de las cuentas bancarias utilizados por la

División de Tesorería, están en la obligación de hacer seguimiento de las diferencias

detectadas con la Entidad Bancaria, ajustes y verificaciones de Registros Contables

para la realización de los asientos correspondientes. Si requiriere algún documento para

solventar alguna diferencia se oficia y se llama al banco solicitando al funcionario enlace

hacerle seguimiento y diligenciar la solicitud.

13. Los Oficios de Solicitud, de las diferencias detectadas en la Entidad Bancaria se

realizarán al finalizar la conciliación bancaria. Finalizada la mencionada conciliación y

de no obtener respuesta alguna por parte de la Institución Financiera; se deberá enviar

un nuevo oficio ratificando la solicitud y el funcionario enlace realizará seguimiento

hasta obtener respuesta efectiva.

14. Las Órdenes de Pago y sus soportes para la elaboración del cheque deberán ser

originales.

15. Todos los cheques deberán tener dos firmas conjuntas, sello indispensable de la

División de Tesorería, sello de no endosable y la caducidad a noventa (90) días.

16. Las Órdenes de Pago y cheques no son endosables y deberán ser entregadas en

taquilla única y exclusivamente al beneficiario que conste en ellos previa identificación o

en su defecto a la Persona Autorizada.

Formalidad de las Autorizaciones

• En los casos de personas jurídicas: la autorización deberá ser emanada en papel

membrete original firmado por el representante legal que conste en Acta Constitutiva,

debidamente sellada con inclusión de la dirección fiscal y teléfonos de contacto, con

copia de cédula de identidad de la persona que autoriza y el documento constitutivo

respectivo. Dicha autorización no deberá exceder de treinta (30) días continuos de su

expedición.

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• En el caso de las personas naturales: la autorización deberá ser original firmada y con

inclusión de dirección y teléfonos de contacto, con copia de cédula de identidad

ampliada, a media hoja y completamente legible, de la persona que autoriza y del

autorizado con fecha del día que se presente en taquilla a retirar el cheque.

Adicionalmente se verificará que la firma de la autorización es igual a la que presenta

la copia de la cédula.

17. Semanalmente se enviará al archivo la relación de las órdenes de pago cuyos cheques

ya hayan sido retirados en taquilla.

18. Al final de cada mes elaborará una relación de los cheques pendientes de cobro que se

encuentren en custodia en caja, la cual se remitirá a la División de Contabilidad Fiscal

con la finalidad de proceder a regular los registros contables.

19. La División de Tesorería a través de la Ley de Timbre Fiscal percibe ingresos por

conceptos de Papel Sellado, Estampillas, Derechos de Registro, Renovación por

Especies Alcohólicas, entre otros rubros contemplados en esta Ley.

20. La Gobernación del Estado como Agente de Retención a través de la División de

Tesorería se encarga de enterar ante el Servicio Nacional Integrado de Administración

Aduanera y Tributaria (SENIAT.) en el momento oportuno, las retenciones hechas a los

Proveedores, Contratistas y Funcionarios.

21. La División de Tesorería envía mensualmente a la División de Contabilidad Fiscal, los

movimientos contables de la División, las cuales sirven de apoyo para la elaboración del

Balance General de la Hacienda Pública.

22. La División de Tesorería elabora Cuadro de Ingresos, Egresos y Reintegros

trimestralmente, remitiéndolo anualmente a la Dirección de Finanzas para su respectiva

Cuenta de Gestión.

23. Todas las cuentas bancarias (cuentas corrientes y fideicomiso) que generen cualquier

tipo de movimiento, deberán ser objeto de registro contable en los libros principales y

auxiliares; es decir, todas las cuentas deberán contar con su respectivo libro.

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24. La División de Tesorería tramitará ante la Secretaría General de Gobierno la

habilitación de los libros contables requeridos para su funcionamiento, antes de

proceder a su utilización; igualmente se habilitarán los libros que requieran continuidad.

25. Los recursos que corresponden a Fondos de Terceros serán objeto de registro en forma

separada del resto de los Fondos que integran el tesoro del Estado. Estos recursos se

mantendrán en Instituciones que formen el Sistema Bancario Nacional en cuentas

corrientes no remuneradas. Sólo serán remuneradas las cuentas de Fondos de

Terceros pertenecientes a los recursos del Seguro Social Obligatorio y Ley de Política

Habitacional.

26. En los casos de depósitos de ingresos no identificados, se procederá transcurridos los

noventa (90) días siguientes a la cuenta de fondos a terceros, hasta tanto no se

determine el origen de tal ingreso. Así mismo al año siguiente de haberse efectuado el

depósito en fondos de terceros, si no se determina su procedencia, se transferirá a la

cuenta de ingresos extraordinarios para su debida liquidación.

27. En los casos de cheques caducos de ayudas otorgadas a particulares que no hayan

sido retirados en caja, habiendo transcurrido noventa (90) días a la fecha de caducidad

serán transferidos a Fondos a Terceros y de no presentarse el beneficiario se procederá

a emitir la planilla de liquidación o de reintegro según el caso.

28. Está totalmente prohibido depositar en cuentas de los proveedores de bienes y servicios,

los cheques que resultaren por la contraprestación de cualquier contrato válidamente

suscrito con esta Gobernación. De manera excepcional podrán depositarse en cuenta los

cheques que correspondan al pago de cursos de adiestramiento, así como los cheques

que correspondan a viáticos del personal de la Gobernación, que por razones de servicio

no puedan acudir a la taquilla en la oportunidad debida.

29. Para la entrega de cheques correspondientes a ayudas económicas cuyos beneficiarios

sean proveedores de bienes o servicios, el autorizado a retirar el cheque en taquilla, será

la persona solicitante de la ayuda económica.

D-1-1N

Octubre 2014



30. Para el trámite de cualquier desembolso/pago con cargo a las cuentas de fideicomiso,

deberá anexarse al oficio de solicitud certificación bancaria del beneficiario y punto de

cuenta firmado por la máxima autoridad, donde indica el destino de los recursos.

Para el Cálculo de Retenciones

1. Al recibir la orden de pago, verifica si la persona es natural o jurídica, clasifica por

presupuesto ordinario, coordinado, Fides / LAEE.

2. Realiza cálculos en una hoja de Excel y los anexa a la orden de pago, donde se

refleja la retención del IVA. En caso de tratarse de una orden de compra u orden de

servicio, calcula: IVA, ISLR, Timbre Fiscal, e indica el monto del cheque a pagar al

Proveedor.

3. En caso de tratarse de una Orden de Pago, de Servicio, Valuación, honorarios

profesionales, cooperativa, publicidad, radio o Alq uileres , se procede a

calcular el ISLR, tomado en consideración si es persona natural o jurídica. En caso

de poseer carta de exención de Impuesto Sobre la Renta no se calcula dicho

impuesto.

4. Para el cálculo de ISLR de personas naturales, resi dentes en el país, el monto

a retener será la cantidad que resulte de la aplicación del porcentaje menos el

resultado que se obtenga de multiplicar el valor actual de la Unidad Tributaria (UT)

por el porcentaje de retención (1%, 3% ) y por el factor 83.3334.

5. Para el cálculo de ISLR de personas jurídicas, resi dentes en país , la retención

se aplicará sobre cualquier monto pagado o abonado en cuenta, según el

porcentaje (2%, 3%, 5%).

6. Para el cálculo de Timbre Fiscal, a órdenes de pago emitidas a favor de

contratistas por ejecución de obras, servicios prestados al sector público estadal,

se deberá retener el 1 por mil (1/1000) a partir de un monto de 100 Unidades

Tributarias (100 UT), esto si la base imponible excede de dichas Unidades

Tributarias.

D-1-1N

Octubre 2014



7. Para Publicidad y Propaganda, el cálculo del IVA, I SLR, Timbre Fiscal, para

personas naturales es: el 3% menos sustraendo; para personas Jurídicas es:

5% sobre cualquier monto pagado o abonado en cuenta.

8. Si se trata de radio transmisiones de cuñas: el cál culo del IVA, ISLR, Timbre

Fiscal es:

Para personas naturales: se calcula el 3% menos el sustraendo

Para Personas Jurídicas: se calcula el 3% sobre cualquier monto pagado o

abonado en cuenta.

9. Los porcentajes de retención son aplicados según el Decreto 1808.

10. Una vez realizados los cálculos de la orden de pago e ingresados al sistema

SIGRE, se remite al área de cheques; a los fines de proceder a la elaboración del

respectivo cheque.

11. Si se trata de fideicomisos y es contribuyente ordinario : Se realiza el cálculo

del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre la Renta (ISLR) y Timbre

Fiscal.

12. Si se trata de Publicidad y Propaganda:

Si es contribuyente Ordinario del IVA se procede a hacer la retención.

Si es persona natural y el monto pagado es superior a la base imponible aplicable

para la fecha: se calcula el 3% menos el sustraendo aplicable para la fecha por

Impuesto Sobre La Renta (ISLR).

Si es Persona Jurídica: Se calcula el 5% sobre cualquier monto pagado o abonado

en cuenta. También se calcula el 1/1000 por concepto de Timbre Fiscal en caso de

que la base imponible llegue a las 100 Unidades Tributarias.

13. Si se trata de Transmisiones:

Si es contribuyente Ordinario del IVA se procede a hacer la retención.

Si es persona natural y el monto pagado es superior a la base imponible aplicable

para la fecha: se calcula el 3% menos el sustraendo aplicable para la fecha por

Impuesto Sobre La Renta (ISLR).

D-1-1N

Octubre 2014



Si es persona Jurídica y el monto es mayor a 25.000,oo: Se calcula el 3% sobre el

monto pagado o abonado en cuenta, calcula el 1/1000 por concepto de Timbre

Fiscal si la base imponible llega a las 100 Unidades Tributarias.

Los cálculos respectivos por los diferentes conceptos se realizan en una hoja de

Excel, se sacan impresos en una hoja y se anexa a la respectiva Orden de Pago,

se debe elaborar una relación de Órdenes de Pago y remitirlas para la elaboración

de cheques.

La División de Tesorería se encargará de certificar los Excedentes de Caja y

Bancos enviados por la División de Contabilidad Fis cal, consistente en:

1. Representan las existencias financieras liquidas del Tesoro del Estado al cierre del

Ejercicio presupuestario.

2. Para determinar su cuantía se tomarán los saldos según libros de las diferentes

cuentas bancarias que conforman el Tesoro del Estado, a lo cual se le suman las

existencias en dinero efectivo y cualquier otro instrumento financiero cuyo titular

sea la Tesorería Estadal; de este monto serán reducidos los aportes que

correspondan a los siguientes conceptos:

� Orden de Pago en Transito a la fecha de cierre, incluidas sus retenciones

del Ley.

� Gastos causados y no pagados al 31/12 del año que se cierra.

3. El cálculo de los excedentes de caja y bancos en una fecha distinta a la del cierre

del Ejercicio Presupuestario se hará de acuerdo al artículo 5 del Reglamento Nro.

1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera d el Sector Público sobre el

sistema presupuestario.

4. Las existencias que conforman los excedentes de caja de bancos al cierre del año

fiscal serán utilizadas como fuente de financiamiento en el ejercicio económico que

se inicia en la cantidad prevista en el presupuesto de ingresos. En caso de que

este no prevea el uso de esa fuente financiera o lo incluya por un monto inferior, los

recursos no comprometidos se mantendrán en cuentas bancarias o cualquier otro

D-1-1N

Octubre 2014



instrumento financiero dentro de las instituciones que conforman el Sistema

Financiero Nacional; aun cuando los mismos forman parte integrante de los fondos

que conforman la Tesorería del Estado, por tratarse de recursos que no tienen

aplicación inmediata en el funcionamiento del presupuesto de gastos deberán

mantenerse y registrarse en forma separada del resto de las cuentas bancarias.

5. Su aplicación para el financiamiento de gastos se hará por el monto establecido en

el presupuesto de ingresos al inicio del año fiscal o por la aprobación de créditos

adicionales en el resto del año que contemplan esta fuente de financiamiento.

6. En ambos casos se deberá hacer los correspondientes traspasos a las cuentas

bancarias que corresponden a los presupuestos del año en curso.

Para tramitar finiquitos por recursos en Gobernació n (FIDES/LAEE/FCI/otros)

1. Obras - Solicitud de pago directo de valuación final - Acta de Terminación - Reintegro de las diferencias y/o economías en la obra (si aplica)

2. Dotación - Solicitud de pago directo de valuación final o total - Orden de Compra - Nota de entrega o acta de control perceptivo

3. Rescisión (Sí se va a continuar ejecutando la obra) - Documentos de rescisión - Contrato de la nueva empresa

4. Rescisión (Sí no se va a continuar ejecutando) - Documentos de rescisión - Informe Técnico justificando el porqué no se va a ejecutar - Reintegro de las diferencias y/o economías en la obra (si aplica)

5. Para Inspecciones Obras

- Orden de Pago Final - Pago de fiel cumplimiento

Adquisición de Bienes Inmuebles

Antes de proceder a la cancelación de las Órdenes de Pago por concepto de Adquisición

de Bienes Inmuebles, deberá notificarse a la Procuraduría General del Estado, con el fin

D-1-1N

Octubre 2014



que este Organismo diligencie ante el Registro correspondiente, la debida Protocolización

del Documento de Compra Venta. La entrega de los cheques a los legítimos propietarios se

hará coordinadamente con la Procuraduría General del Estado en el acto de firma entre las

partes ante el registro.

Para la Entrega en la División de Tesorería de Tick ets y Tarjetas de

Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.

1. Cada beneficiario para realizar el retiro de los tickets o tarjetas de alimentación;

útiles escolares y juguetes, debe presentar la cédula de identidad original o en su

defecto pasaporte original, por cuanto el mencionado beneficio tiene carácter

intransferible. Excepcionalmente, cuando se trate de reposos médicos debidamente

validados según el caso y los casos fortuitos o de fuerza mayor, se permitirán

autorizaciones originales con copia de la cédula de identidad de la persona que

autoriza y del autorizado con las huellas dactilares de ambos.

2. En el caso de jornadas masivas para la entrega de Tickets y Tarjetas de

Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes, se establecerá un horario y lugar donde

se entregarán los mismos; haciendo del conocimiento a todas las Direcciones y

Oficinas, por escrito y mediante avisos impresos, en el interior del edificio sede de la

Gobernación.

3. Cualquier vicisitud que se presente durante la entrega de los tickets o tarjetas de

alimentación; útiles escolares y juguetes, deberá constar en acta que será firmada

por el Tesorero (a), el Funcionario designado y el beneficiario o autorizado, según el

caso, colocando su huella dactilar.

4. También se pueden entregar diariamente los Tickets y Tarjetas de Alimentación,

Útiles Escolares y Juguetes que no fueron debidamente retirados en las jornadas

masivas, siempre y cuando cumpla con las formalidades mencionadas

anteriormente.

D-1-1N

Octubre 2014



Jornadas de Entregas masivas:

1. Al culminar cada jornada de entregas masivas de tickets o tarjetas de alimentación;

útiles escolares y juguetes, el personal encargado, llenará el formato de cierre

diario, indicando la cantidad de tickets, tarjetas de alimentación; útiles escolares y

juguetes que se están entregando.

2. Al cierre de la jornada y una vez llenos los formatos, los funcionarios designados

procederán a trasladar los tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y

juguetes, a las cajas fuertes de Tesorería.

3. Al inicio de la jornada diaria el Funcionario que entrega, revisará que coincida el

número de tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y juguetes, reflejadas

en el formato de cierre llenado el día anterior con los existentes en físico.

Normas Generales del Archivo Interno

1. Solo podrán entregarse temporalmente y previa solicitud por escrito los expedientes

de órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de reintegro o cualquier

documento manejado en la División de Tesorería, a los órganos de Control Interno

(Unidad de Auditoría Interna / Contraloría del Estado); excepcionalmente podrán

entregarse con la misma condición a la Procuraduría General del Estado.

D-1-1P

Junio 2013


Procedimiento para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres

Fiscales.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres

Fiscales

EXTENSION: División de Tesorería.

RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria Ejecutiva II 1. Recibe de la División de Recaudación Tributaria los

siguientes recaudos:

Para Liquidar Estampillas, papel sellado o timbres

fiscales:

¯ Relación de Ventas Diarias (0,1)

¯ Depósitos

¯ Oficio de Remisión (0,1)

Para Liquidar explotación de minas:

¯ Depósitos

¯ Oficio de Remisión (0,1)

2. Revisa, firma y sella Oficio de Remisión (0,1), como

acuse de recibo.

3. Entrega Recaudos al Auditor III.

4. Archiva Oficio de Remisión (1).

Auditor III 5. Recibe recaudos, revisa

Sí está conforme

5.1 Realiza Procedimiento para ingresar información al

modulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del

Sistema Automatizado para la Integración de la

Gestión Administrativa (Sigre).

5.2 Entrega a la Secretaria Planilla de Liquidación (0,1)

5.3 Archiva recaudos.

Secretaria Ejecutiva II 5.4 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega

al Tesorero (a)

D-1-1P

Junio 2013


Procedimiento para Liquidar Estampillas, Papel Sellado o Timbres

Fiscales.

RESPONSABLE ACCIÓN

Tesorero (a) 5.5 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y

devuelve.

Secretaria Ejecutiva II 5.6 Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa,

desglosa y distribuye:

• Planilla de Liquidación (0) Auditor III

• Planilla de Liquidación(1) Contabilidad

5.7 Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva

En caso contrario :

6. Devuelve recaudos a la División de Recaudación

Tributaria, solicitando correcciones.

D-1-2P

Junio 2013


Procedimiento para ingresar información al módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (Sigre).

OBJETIVO : Procedimiento para ingresar información al módulo de Liquidación de

Planilla de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión

Administrativa (Sigre).


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la

Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)

Accesa al Módulo Liquidación de Planillas de

Ingresos.

2. Carga la Siguiente información:

Referencia: Número de Planilla

Fecha: Día, mes y año

Descripción: Concepto de la Planilla

3. Busca en la ventana Liquidación de Planilla de

Ingreso, número de depósitos a liquidar

4. Guarda la información

5. Imprime Planilla de Liquidación (0,1), revisa y firma.

D-1-3P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores, multas, venta de terreno e ingresos diversos.

OBJETIVO : Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores,

multas, venta de terreno e ingresos diversos.

EXTENSIÓN: División de Tesorería.

RESPONSABLE ACCIÓN

Beneficiario 1. Entrega Oficio (0,1), depósito / cheque de Gerencia /

cheque en custodia en la División de Tesorería.

Habilitado I/Archivista II 2. Recibe Oficio (0,1), depósito / cheque de Gerencia /

cheque en custodia, revisa.

3. Firma y sella Oficio (1) como acuse de recibo.

4. Entrega Oficio (0), depósito / cheque de Gerencia /

cheque en custodia al Auditor III.

Auditor III 5. Recibe Oficio (0), depósito / cheque de Gerencia/

cheque en custodia y revisa.

6. Verifica monto y concepto

Sí es cheque de Gerencia/ cheque en custodia

6.1 Entrega Cheque de Gerencia / cheque en custodia

al Habilitado I/Archivista II y número de cuenta

solicitando que lo deposite.

Habilitado I/Archivista II 6.2 Recibe Cheque de Gerencia / cheque en custodia y

número de cuenta, revisa.

6.3 Llena depósito(0)

6.4 Entrega depósito (0) al Tesorero (a)

Tesorero (a) 6.5 Recibe depósito (0), revisa, firma y devuelve.

Habilitado I/Archivista II 6.6 Recibe depósito (0), revisa y entrega al Mensajero

Mensajero

6.7 Recibe depósito (0) y entrega en la entidad

Bancaria.

D-1-3P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la liquidación de reintegros de años anteriores, multas, venta de terreno e ingresos diversos.

RESPONSABLE ACCIÓN

Entidad Bancaria

Mensajero

6.8 Recibe depósito (0), sigue procedimiento especifico.

6.9 Recibe depósito (0) y entrega al Habilitado

I/Archivista II de la División de Tesorería.

Habilitado I/Archivista II 6.10 Recibe depósito (0), revisa y entrega al a Auditor III

Auditor III 6.11 Recibe depósito (0) según el caso, revisa.

6.12 Realiza Procedimiento para Accesar información al

modulo Registro de Ingresos del Sistema

Automatizado para la Integración de la Gestión

Administrativa (SIGRE).

Auditor III 6.13 Realiza Procedimiento para ingresar información al

módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del

Sistema Automatizado para la Integración de la

Gestión Administrativa (SIGRE).

Auditor III 6.14 Entrega a la Secretaria Planilla de Liquidación (0,1)

con depósito (0).

Habilitado I/Archivista II 6.15 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito (0),

revisa y entrega al Tesorero (a).

Tesorero (a) 6.16 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito,

revisa, firma y devuelve.

Habilitado I/Archivista II 6.17 Recibe Planilla de Liquidación (0,1) y depósito,

revisa, desglosa y entrega Planilla de Liquidación

(0) Auditor III copia a Contabilidad.

Auditor III 6.18 Recibe Planilla de Liquidación (0) y depósito, revisa

y archiva

En caso contrario

7. Omite pasos 6.1 al 6.5.

D-1-4P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar Registro de Ingresos del Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)

OBJETIVO : Procedimiento para accesar información al módulo Registro de Ingresos del

Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa (SIGRE)


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración

de la Gestión Administrativa (SIGRE) , accesa al

módulo de Registro de Ingresos carga la Siguiente

información:

Descripción: Concepto de la liquidación

Tipo: Selecciona tipo de ingresos

C.I / Rif Contribuyente: Selecciona Cédula o Registro

de información fiscal del contribuyente

Tipo de Movimiento: Selecciona tipo de movimiento

Nro. Del Depósito: Ingresa número del Depósito

Código Presupuestario: Selecciona código

presupuestario.

Monto: Ingresa monto.

2. Guarda información.

3. Sale del Módulo Registro de Ingresos

D-1-5P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar liquidación de ingresos a nivel Nacional.

OBJETIVO : Procedimiento para tramitar la liquidación de ingresos a nivel Nacional.


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Recibe del área de conciliación corte de cuenta.

2. Verifica monto y concepto de Corte de Cuenta (0)

3. Realiza Procedimiento para Accesar información al

módulo Registro de Ingresos del Sistema


Administrativa (SIGRE)

4. Realiza Procedimiento para ingresar información al

módulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del

Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión

Administrativa (Sigres).

5. Entrega a la Secretaria Ejecutiva II Planilla de

Liquidación (0,1)

6. Archiva Corte de Cuenta (0)

Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 8. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y

devuelve.

Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, desglosa y distribuye:

- Planilla de Liquidación (0)

- Planilla de Liquidación(1) Contabilidad

Auditor III 8. Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva.

D-1-6P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la liquidación de intereses generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para tramitar la liquidación de intereses

generados por colocaciones bancarias y cuentas corrientes.


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Recibe del área de conciliación Nota de Crédito /

Depósito (0) / cheque en custodia según el caso, revisa.

2. Verifica monto y concepto de Nota de Crédito / Depósito

(0) / cheque en custodia según el caso.

3. Realiza Procedimiento para Accesar información al

módulo Registro de Ingresos del Sistema



4. Realiza Procedimiento para ingresar información al

modulo de Liquidación de Planilla de Ingresos del

Sistema Automatizado para la Integración de la Gestión

Administrativa (Sigres).

5. Entrega a la Secretaria Ejecutiva II Planilla de

Liquidación (0,1)

6. Archiva Nota de Crédito / Depósito (0) / cheque en

custodia según el caso.

Secretaria Ejecutiva II 7. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa y entrega al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 8. Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, firma y

devuelve.

Secretaria Ejecutiva II - Recibe Planilla de Liquidación (0,1), revisa, desglosa

y distribuye: Planilla de Liquidación (0) al Auditor III y

copia a Contabilidad.

Auditor III 9. Recibe Planilla de Liquidación (0), revisa y archiva.

D-1-7P

Junio 2013


Procedimiento para realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el ingreso por concepto de

reintegro del año en curso.


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Recibe de la Secretaria de Tesorería mensualmente

Cheques (0) / Depósito / cheque en custodia

correspondientes a reintegros, revisa.

En caso de ser un Depósito / cheque en custodia

2. accesa información al módulo Bancos del Sistema



Carga la siguiente información:

Contribuyente: Nombre del Contribuyente

Tipo de Gasto: Financiamiento o inversión

dependiendo del caso

Código Presupuestario: Se le asigna la partida Presupuestaria al que corresponde. Monto: Monto del depósito / cheque en custodia. 3. Ingresa a movimiento en libros, generar comprobante

Ingresa:

¯ Código de la cuenta: Según el caso ordinario o

coordinado

¯ Monto: Monto del depósito / cheque en custodia.

Hace clic y guardar información.

En caso de ser un cheque

4. Verifica las partidas

Informa al Habilitado I/Archivista II el número de cuenta

a realizar depósito.

D-1-7P

Junio 2013


Procedimiento para realizar el ingreso por concepto de reintegro del año en curso.

RESPONSABLE ACCIÓN

Habilitado I/Archivista II 5. Realiza deposito (0) y entrega al Tesorero (a)

Tesorero (a) 6. Recibe deposito (0), revisa, firma y devuelve

Habilitado I/Archivista II 7. Recibe deposito (0), revisa y entrega al Mensajero

Mensajero 7.1 Recibe depósito (0), revisa y entrega en la entidad

Bancaria.

8. Entrega depósito (0) al Habilitado I/Archivista II

Habilitado I/Archivista II 9. Recibe depósito (0), revisa y entrega al Auditor III

Auditor III 10. Recibe depósito (0), revisa continua procedimiento en

paso número 2 al 3.

D-1-8P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar retenciones a una Orden de Pago

OBJETIVO : Procedimiento tramitar retenciones a una Orden de Pago.


RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II 1. Recibe de recepción Orden de Pago con recaudos,

revisa.

2. Clasifica por Proveedor.

3. Realiza cálculos de retenciones.

4. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración


módulo de Tesorería, carpeta Bancos , Generar

Retenciones carga la Siguiente información:

5. Referencia: Número de orden de pago y presiona

enter.

6. busca tipo de retención, inserta otra fila de ser

necesario.

7. Hace clic en la pestaña Factura ingresa:

- Fecha de la Factura:

- Número de la Factura

- Número de Control

- Notas de Debito

- Notas de Crédito

- Tipos de Transacción

- Factura Afectada

- Total factura

- Exento de IVA

- Base imponible

- % de alícuotas (IVA, ISR, TF)

D-1-8P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar retenciones a una Orden de Pago

RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II 8. Verifica que el neto a pagar coincida con las

retenciones.

9. Coteja impuesto con factura.

10. Guarda información.

11. Sale del Modulo Registro de Ingresos .

D-1-9P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de Retención ISLR / Comprobante de Retención LTF.

OBJETIVO : Procedimiento tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de

Retención ISLR / Comprobante de Retención Ley de Timbres Fiscales (LTF).


RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración


módulo de Tesorería, Carpeta Reportes Impuestos.

2. Dependiendo del tipo de comprobante a generar ingresa

a:

- Comprobante Retención IVA

- Comprobante Retención ISLR

- Comprobante Retención LTF 3. Carga la Siguiente información:

- Responsable

- Correlativo

- Fecha

- Agente

- Referencia

- Dirección

- Número de Orden de pago

- Demás información solicitada por el sigre 4. Presiona Botón Generar 5. Imprime Comprobante solicitado (0).

6. Revisa: Número de Ordenes de Pago, Fecha, Facturas,

montos.

Sí hay errores:

6.1 Ingresa a la carpeta Bancos , Generar

Retenciones llama orden de Pago Realiza

correcciones, guarda información.

Continúa procedimiento en paso Número 1 .

D-1-9P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar Comprobante de Retención IVA / comprobante de Retención ISLR / Comprobante de Retención LTF.

RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II

En caso contrario:

7. Continúa procedimiento para elaboración de cheque.

8. Recibe del área de cheque, Comprobante de Impuesto

Solicitado (0), con Soportes.

9. Firma Comprobante de Impuesto Solicitado (0).

10. Entrega Soportes (0) y Comprobante de Impuesto

solicitado (0) al Tesorero (a).

D-1-10P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado

(IVA).


RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II 1. Ingresa al Sistema Automatizado para la Integración de

la Gestión Administrativa (SIGRE), accesa al módulo

de Tesorería, Carpeta Reportes de Impuestos, Libro

IVA-ISLR-LTF

2. carga la Siguiente información:

Fecha Generar Hoja de calculo “Sí” Retención “IVA”

3. presiona el botón generar

4. Al sistema visualizar “Libro de Compras” va a la última

página.

5. presiona en el hipervínculo “Visualizar hoja de

calculo”

6. Guarda libro en hoja de cálculo.

7. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo, filtra

información, siguiendo los lineamientos del Seniat.

8. Verifica número de Orden de Pago y número de

Comprobante.

9. Genera archivo TXT.

10. Ingresa al Portal del Seniat

11. Ubica archivo TXT envía al Seniat a través del portal.

D-1-10P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II Sí el portal del Seniat detecta errores en el archi vo

TXT:

11.1 Va al paso número 7 realiza correcciones y

continua procedimiento en paso número 9

En caso contrario :

12. Imprime Forma 99035 (0,1,2,3,4,5), sella y firma.

13. Solicita Cheque de Gerencia y anexa Fideicomisos

existentes.

14. Lleva Forma 99035 (0,1,2,3,4,5) al Seniat o vía

electrónica.

Seniat 15. Recibe Forma 99035 (0,1,2,3,4,5), Cheque de Gerencia.

16. Firma Forma 99035 (5) y entrega al Contabilista II con

Comprobante de Pago (0)

Contabilista II 17. Recibe Forma 99035 (5) y Comprobante de Pago (0),

revisa y archiva.

D-1-11P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta (ISLR)

OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta

(ISLR).


RESPONSABLE ACCIÓN


la Gestión Administrativa (SIGRE), accesa al módulo


IVA-ISRL-LTF


3. Fecha

4. Generar Hoja de calculo “Sí”

5. Retención “ISLR”

6. Presiona el botón generar

7. Al sistemas visualizar “Libro de Compras” va a la última

página.

8. Presiona el hipervínculo “Visualizar hoja de calculo”


10. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo, filtra

información siguiendo los lineamientos del Seniat.

11. Separa por: Persona Natural y Jurídica.

12. Genera el XML.

13. Ingresa al portal del Seniat.

14. Ubica archivo XML y envía al Seniat a través del portal.

Sí el portal del Seniat detecta errores en el archi vo

XML:

14.1 Va al paso número 10, realiza correcciones y

continua procedimiento en el paso número 12.

D-1-11P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración del Impuesto sobre la renta (ISLR)

RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II En caso contrario :

15. Imprime Forma 99074 (0,1,2,3,4,5), firma y sella.

16. Solicita cheque de gerencia.

17. Lleva Forma 99074 (0,1,2,3,4,5) al Seniat o vía

electrónica.

Seniat 18. Recibe Forma 99074 (0,1,2,3,4,5) y cheque de

gerencia.

19. Firma Forma 99074 (5) y entrega al Contabilista II con

Comprobante de Pago (0).

Contabilista II 20. Recibe Forma 99074 (5) y Comprobante de Pago (0),

revisa y archiva.

D-1-12P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)

OBJETIVO : Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)


RESPONSABLE ACCIÓN


la Gestión Administrativa (SIGRE), accede al módulo


IVA-ISLR-LTF


Fecha Generar Hoja de calculo “Sí” Retención “LTF”

2. Presiona el botón generar

3. Al sistema visualizar “Libro de Compras” va a la última

página.

4. Presiona el hipervínculo “Visualizar hoja de calculo”


6. Ubica archivo guardado en hoja de cálculo

7. Realiza sumatoria y Relación (0,1)

8. Entrega al Área de Cheques Sumatoria y Relación (0,1)

Área de Cheques 9. Recibe Cheques Sumatoria y Relación (0,1), revisa

continua procedimiento para elaborar cheque.

10. Entrega al Contabilista II Cheque y Relación (0,1).

Contabilista II 11. Recibe Cheque y Relación (0,1)

12. Realiza Depósito (0)

13. Envía a la División de Recaudación Tributaria Depósito

(0) y Relación (0,1).

D-1-12P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar declaración de Timbres Fiscales (TF)

RESPONSABLE ACCIÓN

División de Recaudación

Tributaria

14. Recibe Depósito (0) y Relación (0,1), revisa

15. Firma y sella Relación (1), como cause de recibo.

Contabilista II 16. Recibe Relación (1), revisa y archiva.

D-1-13P

Junio 2013


Procedimiento para solicitar Nota de Debito o Crédito a la entidad Bancaria.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para solicitar Nota de Debito o Crédito a la entidad

Bancaria.

EXTENSION: Tesorería General del Estado

RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar por necesidad de Servicio

1. Elabora Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1) y entrega al Tesorero (a)

Tesorero (a) 2. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa, firma y entrega al Director (a) de

Finanzas

Director (a)

3. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa, firma y devuelve.

Tesorero (a) 4. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa y entrega al Habilitado I.

Habilitado I 5. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa y entrega al Mensajero.

Mensajero 6. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa y distribuye.

Entidad Bancaria 7. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria

(0,1), revisa, firma y sella copia como acuse de

recibo.

Mensajero 8. Recibe Oficio de Solicitud a la Entidad Bancaria (1),

revisa y entrega al Asistente Contable.

D-1-14P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la apertura y habilitación de los libros Contables utilizados en la División de Tesorería.

OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la apertura y habilitación de los libros

Contables utilizados con la División de Tesorería

EXTENSION: División de Tesorería

RESPONSABLE ACCIÓN

Tesorero (a) 1. Solicita a la Secretaria Ejecutiva elaborar Oficio

dirigido a la Secretaría General de Gobierno,

requiriendo la apertura y habilitación de los Libros

Contables que maneja la División de Tesorería y las

nuevas habilitaciones para dar continuidad a los libros.

Archivista II/ Habilitado I 2. Elabora Oficio de de apertura y habilitación de Libros

Contables (0,1) y entrega al Tesorero (a)

Tesorero (a) 3. Recibe Oficio de de apertura y habilitación de Libros

Contables (0,1), revisa, firma y devuelve con Libros

Contables correspondientes.

Archivista II/ Habilitado I 4. Recibe Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros

Contables, revisa, sella, numera el Oficio y asienta en

libro de correspondencia.

5. Entrega Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros

Contables al Mensajero para que lo entregue en la

Secretaría General de Gobierno.

Mensajero 6. Recibe Oficio de apertura y habilitación (0,1) y Libros

Contables y entrega.

Secretaría General de Gobierno (Administrador)

7. Recibe Oficio de de apertura y habilitación (0,1) y

Libros Contables, revisa, firma y sella copia de Oficio

como acuse de recibo.

8. Habilita y folia cada uno de los Libros Contables,

tramita la firma del Secretario (a) General de

Gobierno.

D-1-14P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la apertura y habilitación de los libros Contables utilizados en la División de Tesorería.

RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaría General de Gobierno (Administrador)

9. Entrega Oficio de apertura y habilitación (1) y Libros

Contables al Mensajero.

Mensajero 10. Recibe Oficio de apertura y habilitación (1) y Libros

Contables, revisa y entrega al Archivista II/ Habilitado I.

Archivista II/ Habilitado I 11. Recibe Oficio de de apertura y habilitación (1) y Libros

Contables, revisa

12. Entrega Libros Contables al Tesorero (a)

13. Archiva Oficio de apertura y habilitación (1).

D-1-15P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la elaboración de un cheque a una orden de Pago.

OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la elaboración de un cheque a una orden

de Pago.


RESPONSABLE ACCIÓN

Expendedor de Especies Fiscales I/Operador de Equipo de

Computación II/Contabilista III/Auxiliar por necesidad de

servicio

1. Recibe del área de retenciones Orden de Pago (0)

con soportes, revisa que la fuente de financiamiento

sea la correcta según el caso.

2. Ingresa al Módulo de Tesorería, Bancos, emisión de

Pagos.

3. Ingresa la Siguiente información:

- Tipo de documento

- Cuenta Bancaria

- Número de Cheque

- Fecha de emisión

- Cédula o Registro de Información Fiscal (RIF) del Beneficiario.

4. Al sistema cargar los pagos pendientes al

Beneficiario, verifica Orden de Pago y selecciona

que se va a cancelar.

5. Coteja Orden de Pago con sistema.

6. Marca Orden de Pago.

7. Selecciona si desea realizar un pago simple o

compuesto.

8. Guarda información que aparece en pantalla junto al

asiento contable.

9. Verifica que el nombre que aparece en la pantalla

sea el mismo de la Orden de Pago.

10. Ubica cheque en blanco cuadra en impresora.

D-1-15P

Junio 2013



11. Imprime información en cheque, revisa.

RESPONSABLE ACCIÓN

Expendedor de Especies Fiscales I/Operador de Equipo de Computación II/Contabilista

III

12. Anexa Cheque (0) a Orden de Pago y recaudos.

13. Rellena en la Orden de Pago la Siguiente información:

- Número de cheque

- Nombre de la entidad bancaria

- Número de cuenta 14. Entrega Cheque (0), Orden de Pago y recaudos al

Auxiliar por necesidad de servicio.

Auxiliar por necesidad de servicio

15. Recibe Cheque (0), Orden de Pago y recaudos, revisa.

16. Asienta en libros.

17. Entrega Cheque (0), Orden de Pago y recaudos al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 18. Recibe Cheque (0), Orden de Pago y recaudos, revisa

19. Firma Cheque (0)

20. Entrega Cheque (0) Orden de Pago y recaudos al

Asistente/Secretaria.

Asistente/Secretaria 21. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos y

entrega al Director de Finanzas.

Director (a) de Finanzas 22. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.

23. Firma Cheque (0).

24. Devuelve Cheque (0) Orden de Pago y recaudos.

Asistente/Secretaria 25. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa

que estén firmados y entrega al Habilitado I.

Habilitado I 26. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.

Sí posee retenciones:

26.1 Envía Cheque (0) Orden de Pago y recaudos al

D-1-15P

Junio 2013



área de retenciones. Continúa procedimientos

para tramitar retenciones.

RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos, revisa.

Habilitado I En caso contrario

27. Remite a la Secretaria Cheque (0) Orden de Pago y

recaudos y Relación de Cheques (0,1).

Secretaria 28. Recibe Cheque (0) Orden de Pago y recaudos

29. Elabora Relación de Cheques (0,1) y envía al área de

Caja.

Caja 30. Recibe Cheque (0) Orden de Pago, recaudos y

Relación de cheques (0), revisa.

Continua procedimiento para hacer entrega de

cheque al Beneficiario .

D-1-16P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la anulación de cheques caducos.

OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la anulación de cheques caducos.


RESPONSABLE ACCIÓN


Expendedor de Especies Fiscales

I/ /Operador de Equipos de Computación II / Contabilista III

1. Recibe del área de Caja los Cheques caducos (0) y

Orden de Pago (1) y Relación de cheques caducos

(0) o vencidos en las conciliaciones bancarias revisa.

2. Ingresa al módulo Tesorería, Bancos, movimiento

según libros.

3. Selecciona la opción consulta, referencia de

movimiento.

4. Ingresa la siguiente información:

- Número de cheque a anular 5. Verifica información y hace clic en la opción anular

6. Entrega Cheque caduco (0), Orden de Pago (1)

Relación o Cheques (0) o copia de la conciliación

Bancaria al área de Cheques.

7. Recibe Cheque caduco (0), Orden de Pago (1)

Relación o Cheques (0) o copia de la conciliación

Bancaria.

8. Ingresa al módulo Tesorería, Bancos, emisión de

Pagos, introduce:

- Tipo de movimiento

- Número de cuenta bancaria

- Fecha de emisión del Pago

- En Nro. De Cédula Rif: escribe “Tesorería” 9. Imprime Cheque nuevo (0)

D-1-16P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista III/Expendedor de Especies Fiscales I/Asistente

Contable/Operador de Equipos de Computación II/

10. Entrega Relación de cheques caducos (0), cheques

nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago

(1) al área de conciliaciones.


11. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques

nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago (1)

revisa.

12. Asienta en libros contables.

13. Entrega Relación de cheques caducos (0), Cheques

nuevos (0), Cheques anulados (0) y Orden de Pago (1)

al Tesorero (a).

Tesorero (a) 14. Recibe Relación de cheques anulados (0), cheques

nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1),

revisa.

15. Firma Cheque nuevo (0).

16. Entrega Relación de cheques caducos (0), cheques

nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1)

al Director (a) de Finanzas.

Director (a) de Finanzas 17. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques

fondos terceros (0), Cheques anulados (0) y Orden de

Pago (1), revisa.

Director (a) de Finanzas 18. Firma Cheque nuevo(0)

19. Devuelve Relación de cheques caducos (0), cheques

nuevos (0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1).

Tesorero (a) 20. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques


revisa y entrega al Habilitado I/Archivista II.

D-1-16P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN

Habilitado I / Archivista II 21. Recibe Relación de cheques caducos (0), cheques


revisa.

22. Llena Depósito Bancario (0)

23. Entrega Cheque nuevo (0) y Depósito Bancario (0) al

Mensajero.

24. Archiva temporalmente Relación de cheques caducos

(0), Cheques caducos (0) y Orden de Pago (1).

Mensajero 25. Recibe Cheque nuevo (0) y Depósito Bancario (0),

revisa y realiza depósito en la entidad bancaria.

26. Entrega copia de depósito al Archivista II/ Habilitado I

Habilitado I / / Archivista II 27. Recibe copia de depósito, revisa y archiva.

28. Entrega al área de cheques copia del Depósito del

Banco, Relación de cheques caducos (0), cheques

nuevos (1), Cheques caducos (1) y Orden de Pago (1).

Expendedor de Especies

Fiscales I/Operador de Equipos

de Computación II / Auxiliar por

necesidad de Servicio

29. Recibe copia del Depósito del Banco, Relación de

cheques caducos (0), cheques nuevos (1), Cheques

caducos (1) y Orden de Pago (1).

30. Agrupa Ordenes de Pago por Beneficiario

31. Reproduce Cheque (1) y distribuye:

Caja:

- Copia de Depósito Bancario

- Cheque nuevo (1) Archivo:

- Cheques caducos (1) Relación de cheques caducos(1)

- Cheque Nuevo (1)

- Orden de Pago o conciliación Bancaria (0)

D-1-16P

Junio 2013



D-1-17P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la anulación de cheques por mala impresión / no coincidir el monto

OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la anulación de un cheque por mala

impresión o por no coincidir el monto.


RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista III / Expendedor de Especies Fiscales II /Operador de Equipos de Computación/ Auxiliar

por necesidad de Servicio

1. Ingresa al Módulo de Tesorería, Bancos, movimiento

según libros, opción consulta, selecciona referencia

de movimiento.

2. Ingresa la Siguiente información:

- Número de cheque. 3. Anula cheque.

4. De ser necesario modifica fecha de anulación y

guarda información.

5. Genera registro de anulación.

Continúa procedimiento elaboración de un

cheque a una orden de Pago.

D-1-18P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar la conformación de un cheque.

OBJETIVO : Indicar pasos a seguir para tramitar la conformación de un cheque.


RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista II/Expendedor de Especies Fiscales II/Operador de Equipos de Computación/ Auxiliar

por necesidad de Servicio

1. Recibe llamada telefónica de la entidad bancaria

quien solicita conformación de cheque, indicando

número de cheque a conformar.

2. Ingresa al módulo de Tesorería, carpeta caja,

ordenes en custodia, ingresa Número de cheque a

conformar.

3. Informa a la entidad bancaria nombre del beneficiario

y monto del cheque.

D-1-19AP

Junio 2013

División de Tesorería. Procedimiento para remitir a la taquilla cheques / ordenes.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para remitir a la taquilla cheques / ordenes.

EXTENSIÓN: División de Tesorería

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Cheque”

“Orden de Pago”

RESPONSABLE ACCIÓN Habilitado I / Archivista II 1. Recibe del Despacho de la Dirección de Finanzas

Expediente conformado por: “Orden de Pago”(0),

“Cheque” (0,1) y Soportes.

2. Revisa, verifica firmas, sellos

Si están completos:

2.1 Elabora Relación mediante Transferencia de

papeles, anexa “Orden de Pago”(0), “Cheque” (0,1),

Soportes y remite a Taquilla.

En caso Contrario:

3. Procurará resolver la deficiencia antes de remitir a

taquilla.

D-1-19BP

Junio 2013

División de Tesorería. Procedimiento para la recepción y entrega de cheque al beneficiario/proveedor.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción y entrega de cheque al

beneficiario o proveedor.


FORMULARIOS UTILIZADOS : “Cheque”

“Orden de Pago”

RESPONSABLE ACCIÓN Cajero Jefe/Secretaria

Ejecutiva II 1. Recibe Relación y Expedientes conformado por: “Orden

de Pago”(0), “Cheque”(0,1) y Soportes.

2. Coteja la Relación con el físico de los Expedientes.

Si la Relación está completa:

2.1 Clasifica Cheque según entidad bancaria,

beneficiario o proveedor.

2.2 Entrega Expediente al Beneficiario / Proveedor para

que firme Soportes (en el caso de autorización, se

debe verificar que cumpla con los requisitos

exigidos).

Beneficiario / Proveedor 2.3 Recibe Expediente, revisa

2.4 Firma “Orden de Pago” (0), “Cheque “(0), Soportes,

devuelve Expediente

Cajero Jefe/Secretaria Ejecutiva II

2.5 Recibe Expediente

2.6 Revisa, desglosa “Cheque” y entrega Cheque al

Beneficiario.

2.7 Elabora Relación de Ordenes de Pago (0,1).

2.8 Remite al Archivo de Tesorería Expediente y Relación

de Órdenes de Pago (0,1) con copia de los cheques.

En caso contrario:

3. Devuelve Relación y Expedientes a la División de

Tesorería.

D-1-21P

Junio 2013

División de Tesorería. Procedimiento para elaborar Conciliaciones Bancarias.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para elaborar Conciliaciones Bancarias.


Entidades Bancarias.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Registro Mensual de Libros Bancarios”

“Conciliación Bancaria”

“Formato de Cheque en Transito”.

RESPONSABLE ACCIÓN Auxiliar por necesidad de

servicio (enlace con la entidad bancaria)

Encargado de Libros Auxiliares

de Bancos

1. Solicita a la entidad financiera estados de cuentas.

2. Solicita Libros Auxiliares de Bancos a encargado de

libros contables.

3. Entrega mensualmente Libros Auxiliares de Bancos

al Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la

entidad bancaria).

Auxiliar por necesidad de servicio (enlace con la entidad

bancaria)

4. Recibe libros auxiliares de bancos, revisa

5. Coteja saldos de libros auxiliares de banco con el

saldo de libros en el SIGRE.

6. Ingresa al modulo movimientos según bancos,

selecciona la opción mostrar movimientos según

libros y coteja con los estados de cuentas.

7. Selecciona la opción de cruce de movimientos del

SIGRE.

8. Ingresa al modulo Reporte de Tesorería, reportes

bancos por bancos, selecciona el número de cuenta,

año y mes.

9. Visualiza el saldo del reporte bancos por bancos con

el saldo del estado de cuenta, consignado por la

Entidad Financiera.

D-1-21P

Junio 2013

División de Tesorería. Procedimiento para elaborar Conciliaciones Bancarias.

RESPONSABLE ACCIÓN


bancaria)

Si los saldos están cuadrados:

9.1 Ingresa al modulo conciliar, selecciona el número

de cuenta, mes y año que se desea conciliar.

9.2 Presiona la opción hacer.

9.3 Ingresa al modulo Reporte de Tesorería, reportes

bancos, selecciona la opción conciliación

bancaria.

9.4 Ingresa número de cuenta y mes.

9.5 Presiona la opción generar.

9.6 Imprime reporte “Conciliación Bancaria”(0), firma

y entrega al Tesorero (a).

Tesorero (a) 9.7 Recibe reporte “Conciliación Bancaria”(0), revisa,

firma y devuelve.


bancaria)

9.8 Recibe reporte “Conciliación Bancaria”(0), revisa

y archiva.

En caso contrario:

10. Registra en bancos por bancos movimientos

faltantes.

Continúa procedimiento en el ítem 8.

D-1-22P

Junio 2013


Procedimiento para elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingresos, egresos y reintegros

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para elaborar y remitir a la Dirección de

Finanzas Cuadro de ingresos, egresos y reintegros.


RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 1. Trimestralmente elabora Cuadro de ingresos,

egresos y reintegros (0)

2. Al cerrar el ejercicio fiscal recopila Cuadro de

ingresos, egresos y reintegros (0) y remite al

Despacho del Tesorero (a).

Habilitado I/Archivista II 3. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),

archivo magnético, revisa, elabora oficio de Remisión

Finanzas (0,1), sella y entrega al Tesorero (a).

Tesorero (a) 4. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),

Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1),

revisa, firma Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal

(0,1) y devuelve.

Habilitado I/Archivista II 5. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),

Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1), revisa

y entrega al Mensajero.

Mensajero 6. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),

Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1), revisa

y distribuye.

Dirección de Finanzas 7. Recibe Cuadro de ingresos, egresos y reintegros (0),

Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (0,1),

revisa.

8. Firma y sella Oficio de Remisión a Contabilidad

Fiscal (1) como acuse de recibo.

D-1-22P

Junio 2013


Procedimiento para elaborar y remitir a la Dirección de Finanzas cuadro de ingresos, egresos y reintegros

RESPONSABLE ACCIÓN

Mensajero 9. Recibe Oficio de Remisión a Contabilidad Fiscal (1),

revisa y entrega a la Habilitado I/Archivista II.

Habilitado I/Archivista II 10. Recibe Oficio de Remisión Finanzas (1), revisa y

archiva.

D-1-23P

Junio 2013


Procedimiento para tramitar una colocación bancaria a plazo fijo

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para tramitar una colocación bancaria a plazo

fijo.


RESPONSABLE ACCIÓN Auxiliar por necesidad de

servicio 1. Previa solicitud del Tesorero (a) verifica disponibilidad

financiera y solicita a Entidad Bancaria Cotización.

2. Recibe de la Entidad Bancaria Cotización.

3. Elabora Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria y

entrega al Tesorero (a).

Tesorero (a) 4. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,

firma y entrega al Director (a) de Finanzas.

Director (a) de Finanzas 5. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,

firma y devuelve.

Tesorero (a) 6. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y

entrega la Habilitado I.

Habilitado I 7. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y

entrega al Mensajero.

Mensajero 8. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa y

distribuye.

Entidad Bancaria 9. Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa,

firma acuse de recibo.

10. Elabora Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) y

entrega en al División de Tesorería.

D-1-23P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN Habilitado I


11. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) y

Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria, revisa.

12. Entrega Oficio (1) y Certificado de Depósito a Plazo

Fijo (0,1) al Auxiliar por necesidad de servicio.

13. Recibe Oficio (1) y Certificado de Depósito a Plazo

Fijo (0,1), revisa.

14. Archiva Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria

15. Entrega Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1) al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 16. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),

revisa, firma en señal de conformidad y entrega al

Director (a) de Finanzas.

Director (a) Finanzas 17. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),

revisa, firma en señal de Aprobación y devuelve.

Tesorero (a) 18. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),

revisa y entrega al Auxiliar por necesidad de servicio.


19. Recibe Certificado de Depósito a Plazo Fijo (0,1),

revisa

20. Elabora Cuadro de Colocaciones Diarias y revisa

fechas de vencimiento de colocaciones.

Si hay alguna colocación venciéndose:

20.1 Elabora Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria

solicitando que los intereses generados por el

certificado se depositen en la cuenta de

Ingresos por Intereses.

D-1-23P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN


20.2 Entrega Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria a

Tesorero (a).

Tesorero (a) 20.3 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,

revisa, firma y entrega a Director (a) de Finanzas

para la firma.

Director (a) Finanzas 20.4 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria


Habilitado I

20.5 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,

revisa que este debidamente firmado y entrega al

Mensajero.

Mensajero 20.6 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,

revisa y distribuye.

Entidad Bancaria 20.7 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria,

revisa, firma copia como acuse de recibo y

devuelve.

20.8 Elabora Cheque (0) y certificado de depósito (0) y

envía a la Tesorería.


20.9 Recibe Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria y

Nota de Crédito, revisa y entrega a Secretaria.

Secretaria 20.10 Recibe Oficio (1) dirigido a Entidad Bancaria y

Nota de Crédito, revisa y archiva.

Tesorero (a) 20.11 Recibe de Entidad Bancaria Cotización de Plazo

Fijo, revisa y entrega al Auxiliar por necesidad de

servicio.

D-1-23P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN


20.12 Recibe Cotización de Plazo Fijo, revisa verifica

la existencia de pagos pendientes.

20.13 Elabora Oficio (0,1) dirigido Entidad Bancaria

participando la renovación o cancelación de la

Colocación a plazo Fijo y lo remite al Tesorero (a).

Tesorero (a) 20.14 Recibe Oficio (0,1) a la Entidad Bancaria


Colocación, revisa, firma en señal de aprobación y

envía a Director (a) de Finanzas para la firma.

Director (a) Finanzas 20.15 Recibe Oficio (0,1) a la Entidad Bancaria


Colocación, revisa, firma y devuelve a Tesorería.

Recepción Secretaria Ejecutiva I

20.16 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria

participando la renovación, revisa, sella y envía a

Entidad Bancaria.

Entidad Bancaria 20.17 Recibe Oficio (0,1) dirigido a Entidad Bancaria

participando la renovación, revisa, firma copia

como acuse de recibo y devuelve.


20.18 Recibe Certificado de Plazo Fijo renovación o

cancelación y Oficio (1), revisa y archiva.

De lo Contrario:

21. Archiva temporalmente.

Es de condición obligatoria : No realizar colocaciones bancarias a plazo fijo, de la

cuenta de fondos a terceros, ya que las mismas deben estar disponibles al cierre de

cada mes.

D-1-24P

Junio 2013


Procedimiento para registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro Auxiliar de Tesorería.

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir registrar el movimiento ordinario y coordinado en

libro auxiliar de Tesorería.


FORMULARIOS UTILIZADOS: Ninguno

RESPONSABLE

ACCIÓN

Auditor III 1. Recibe Planilla de Liquidación (0), Planilla de

reintegro (0), Relación de Egresos (1), Movimientos

Cuentas bancarias Coordinado (0), Libro de Cuentas

Bancarias, revisa.

2. Registra en Libro auxiliar de Tesorería la siguiente

información:

¯ Fecha

¯ Concepto

¯ Número de cuenta

¯ Banco

¯ Código establecido

3. Elabora asientos contables de acuerdo a cada

cuenta.

4. Coteja relación de Egresos (1) con Libro de Cuentas

Bancarias.

5. Elabora:

¯ Relación de Movimientos de Cuentas

bancarias (0,1)

¯ Fondos a Terceros (0,1)

¯ Movimiento mensual columna varios (0,1)

¯ Resumen mensual (0,1).

¯ Resumen de Ingresos y Reintegros de

Prepuesto ordinario y Coordinado (0,1).

D-1-24P

Junio 2013


Procedimiento para registrar el movimiento ordinario o coordinado en libro Auxiliar de Tesorería.

RESPONSABLE ACCIÓN

Auditor III 6. Organiza dos Juegos de Oficios en Original y Copia

con: Relación de Movimientos de Cuentas bancarias

(0,1), Fondos a Terceros (0,1), Movimiento mensual

columna varios (0,1), Resumen mensual (0,1),

Resumen de Ingresos y Reintegros de Prepuesto

ordinario y Coordinado (0,1).

7. Archiva Juego de oficios que contienen las copias.

8. Remite al Tesorero (a) juego de oficios original, y

entrega al Habilitado I solicitando la elaboración del

oficio de Remisión.

Habilitado I 9. Recibe juego de oficios originales, archiva

temporalmente.

10. Elabora Oficio de remisión a la Dirección de

Servicios Contables (0,1), sella y entrega al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 11. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),


Habilitado I 12. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),

revisa, anexa Juego de oficios Originales a Oficio de

remisión a Contabilidad (0) y entrega en la División

de Contabilidad Fiscal.

División de Contabilidad Fiscal

13. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (0,1),

revisa, firma y sella copia como acuse de recibo y

devuelve.

Mensajero 14. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (1), revisa y

entrega al Habilitado I.

Habilitado I 15. Recibe Oficio de remisión a Contabilidad (1), revisa y

archiva.

D-1-25P

Junio 2013


Procedimiento para hacer los registros de movimientos del presupuesto Ordinario/Coordinado u otra fuente de financiamiento en los Libros Auxiliares de contabilidad o Banco.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para hacer los Registros de los Movimientos del

Presupuesto Ordinario / Coordinado u otra fuente de financiamiento en los Libros

Auxiliares de Contabilidad o Banco.


RESPONSABLE ACCIÓN

Asistente Administrativo/Secretaria II/ Auxiliar por necesidad de

servicio

1. Recibe Cheques (0) / Depósitos / Nota de Crédito /

Planilla de Liquidación / Planilla de Reintegro según

sea el caso, revisa.

2. Registra en Libro Contables los asientos diarios:

- Fecha

- Concepto

- Número de Cheque

- Monto

3. Revisa Depósitos / Nota de Crédito, registra en los

libros y archiva.

4. Revisa :

Si el Cheque (0) tiene retenciones:

4.1 Pasa al área de retenciones.

En caso contrario

5. Remite al Tesorero (a) para la firma y continua en el

ítem 5.

Tesorero (a) 6. Recibe Cheques (0), revisa, firma en señal de

aprobación y entrega al Habilitado I/Archivista II

Habilitado I/Archivista II 7. Recibe Cheques (0), revisa, desglosa y remite a

caja.

Caja

Sigue procedimiento específico.

D-1-26P

Junio 2013

División de Tesorería. Procedimiento tramitar solicitud y entrega de copia de Órdenes de Pago / Expedientes.

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir tramitar solicitud y entrega de copia de Órdenes de

Pago / Expedientes.


RESPONSABLE

ACCIÓN

Archivista II / Habilitado I 1. Recibe de la Dependencia Oficio de Solicitud de Copia

de Orden de Pago / Expediente, revisa, firma y sella

copia como acuse de recibo.

2. Entrega Oficio de Solicitud de Copia de Orden de

Pago / Expediente al Tesorero (a).

Tesorero (a) 3. Recibe Oficio de Solicitud de Copia de Orden de Pago

/ Expediente, revisa y remite al Archivo de Tesorería.

Archivo de Tesorería

4. Recibe Oficio de Solicitud de Copia de Orden de Pago

/ Expediente, revisa.

5. Ubica Orden de pago / Expediente en archivo

magnético.

6. Ubica Expediente y saca copia fotostática a Orden de

Pago / Expediente.

7. Elabora Oficio de Remisión (0,1), sella, anexa a la

Orden de Pago / Expediente y remite al Tesorero (a).

Tesorero (a) 8. Recibe Oficio de Remisión (0,1) con las copias

fotostáticas simples de Orden de Pago / Expediente,


Archivo de Tesorería

9. Recibe Oficio de Remisión (0,1) con las copias

fotostáticas simples de Orden de Pago / Expediente,

revisa y archiva temporalmente, mientras la

dependencia lo retira.

Nota: Cuando la solicitud sea efectuada por personal adscrito a la Dirección de

Finanzas el solicitante solo llenará el Formulario interno para tramitar la entrega.

D-1-27P

Junio 2013


Procedimiento para realizar el arqueo de fondos de Tesorería.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar el arqueo de fondos de tesorería.

EXTENSIÓN: División Tesorería.

RESPONSABLE ACCIÓN


1. Ingresa a hoja de cálculo ARQUEO y accede a las

ventanas:

1.1 Cuadro Balance General y revisa:

- Nombres

- Números de cuentas de activos y pasivos.

1.2 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco, y

registra en Cuadro Cuentas del Estado/

Fondos del Situado Coordinado/ Fondos de

Terceros , información correspondiente a:

- Nombre del Banco

- Número de cuenta

- Descripción del último movimiento

- Fecha de Apertura

- Monto del último movimiento

- Fecha del último registro

- Saldo según libros

1.3 Revisa, verifica cheques en custodia y registra en

Cuadro Cuentas del Estado/ Fondos del

Situado Coordinado/ Fondos de Terceros :

- Número del Cheque

- Entidad Bancaria

- Monto

1.4 Revisa, verifica con los Cuadros de los ítem 1.2 y

1.3, y registra en Cuadro de Fondos

Disponibles

- Denominación de la cuenta

D-1-27P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN


- Número de cuenta Disponibilidad Bancaria

según libros:

- Monto (Bs.)

1.5 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco,

y registra en Cuadro Fondos Especiales :

- Banco

- Cuenta Corriente

- Monto 1.6 Revisa, verifica con Libros Auxiliares de Banco,

y registra en Cuadro Fondos de Terceros y

otros Activos Bancos Intervenidos :

- Banco

- Cuenta Corriente

- Monto

1.7 Revisa, verifica con los Depósitos a Plazo Fijo, y

registra en Cuadro Fondos de Terceros y

otros Activos Depósitos a Plazo Fijo Bancos

intervenidos :

- Denominación

- Monto.

1.8 Revisa, verifica las acciones y registra en

Cuadro Aporte de Capital y Acciones :

- Denominación

- Monto.

1.9 Revisa la Relación enviada por Caja y registra en

Cuadro Fondos de Terceros Cheques

Existentes en Taquilla :

- Denominación (cantidad de cheques de

información consignada por caja).

D-1-27P

Junio 2013



RESPONSABLE ACCIÓN


- Monto.

1.10 Revisa, verifica con Relación enviada de la

Dirección de Finanzas, Secretaría General de

Gobierno, División de Contabilidad y área de

Retenciones y registra en Cuadro Ordenes de

Pago:

- Denominación (cantidad de órdenes de pago

por presupuesto).

- Monto.

2. Imprime dos juegos originales de cuadros

correspondientes, revisa, firma y entrega al Tesorero

(a) para su revisión y firma en señal de aprobación.

Tesorero (a) 3. Recibe dos juegos de Cuadros correspondientes,



4. Recibe dos juegos de Cuadros y archiva.

D-1-20P

Junio 2013


Procedimiento para archivar Órdenes de Pago.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para archivar Órdenes de Pago.


RESPONSABLE ACCIÓN

Archivista 1. Recibe del Cajero Jefe Expedientes conformado

por:(“Orden de Pago”(0), “Cheque” (0,1), ”Cheque

Retención”(1),Soportes) y Relación de Cheques

Cancelados (0,1), revisa.

2. Firma y sella Relación de Cheques Cancelados (1),

como acuse de recibo.

3. Elabora Relación de Órdenes de Pago (0,1), firma y

sella.

4. Clasifica por:

¯ Coordinado / Plan de Inversión

¯ Ordinario

5. Verifica que las órdenes de pago y cheques estén

debidamente firmados, así como la conformación

general del Expediente.

6. En caso de faltar alguna firma o sello procurará la

subsanación de la deficiencia antes de proceder al

archivo definitivo.

7. Asienta en formato digital, imprime Relación de

Ingresos (0).

8. Archiva Relación de Ingresos (0) y Expedientes.

D-1-28P

Junio 2013


Procedimiento para la apertura del fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la apertura del fideicomiso de Aportes de los

Compromisos de Responsabilidad Social.


RESPONSABLE ACCIÓN

Habilitado I/Archivista II 1. Elabora, previa autorización del Tesorero (a)

comunicación dirigida a la Entidad Financiera,

solicitando la apertura de un fideicomiso, para el

control financiero de los aportes de los compromisos

de responsabilidad social.

2. Imprime Comunicación (0,1) y ubica las firmas del:

Tesorero y el Director de Finanzas.

3. Asienta en el libro de correspondencia y entrega al

Mensajero.

Mensajero 4. Recibe Comunicación (0,1) y entrega en la Entidad

Financiera.

Entidad Financiera 5. Recibe Comunicación (0,1), firma acuse de recibe y

devuelve.

Mensajero 6. Recibe Comunicación (1) y entrega al Habilitado

I/Archivista II.

Habilitado I/Archivista II 7. Recibe Comunicación (1) y archiva temporalmente.

8. Recibe de la Entidad Financiera Oficio/comunicación

indicando, el código contable correspondiente a la

apertura del fideicomiso, de aportes de los

compromisos de responsabilidad social.

9. Elabora Oficio indicando el código contable

correspondiente al Fideicomiso de aportes de

compromisos de responsabilidad social y entrega al

Auxiliar por necesidad de Servicio.

D-1-28P

Junio 2013


Procedimiento para la apertura del fideicomiso de Aportes de los Compromisos de Responsabilidad Social.

RESPONSABLE ACCIÓN


10. Recibe Oficio indicando el código contable

correspondiente al Fideicomiso, revisa.

11. Procede a aperturar un libro auxiliar de bancos, para

llevar el registro contable de los compromisos de

responsabilidad social.

D-1-29P

Octubre 2014


Procedimiento para el Manejo del fideicomiso de aportes de los compromisos de responsabilidad social.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el manejo del fideicomiso de Aportes de los



RESPONSABLE ACCIÓN

Habilitado I/ Auxiliar por necesidad de servicio

1. Recibe de la Unidad Técnica Administrativa de

Seguimiento, Control de Ejecución y Cumplimiento

de los Compromisos de Responsabilidad Social

Oficio un (1) contentivo de la Relación de cheques

de gerencia correspondiente a los compromisos de

Responsabilidad Social.

2. Revisa que el oficio contenga, el número de cheque,

el monto, nombre de la empresa adjudicada.

3. Entrega Oficio al Auxiliar por necesidad de Servicio


4. Recibe y revisa Oficio (0,1).

5. Elabora Oficio enviando el (os) cheque (s) a la

Entidad Financiera.

6. Registra en el libro auxiliar de bancos.

D-1-31P

Junio 2013


Procedimiento para la entrega de Tickets y Tarjetas de


OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar la entrega de tickets o tarjetas

de alimentación; útiles escolares y juguetes.

BASE LEGAL:

DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS

NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA

Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

23-12-2010 6013 9 numeral

2 y 39

Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229

Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta de fecha

25/04/2011

RESPONSABLE ACCIÓN

Tesorero(a)

1. Recibe del Despacho de la Dirección de Finanzas y

coteja el listado de beneficiarios emitido por la

Dirección de Personal con listado de la Empresa

contratada proveedora de los tickets o tarjetas de

alimentación; útiles escolares y juguetes.

2. Designa por escrito a los Funcionarios (as)

encargados de entregar dichos beneficios.

Funcionarios Designados

Tesorero (a)

3. Recibe los tickets o tarjetas de alimentación; útiles

escolares y juguetes, y coteja el listado de

beneficiarios emitido por la Dirección de Personal

con listado de la Empresa contratada proveedora de

los tickets o tarjetas de alimentación; útiles

escolares y juguetes.

4. Determina el horario y lugar de entrega a los

beneficiarios de los tickets o tarjetas e informa a los

empleados la hora y el lugar de entrega de los

tickets o tarjetas; cuando se trata de jornadas

masivas.

D-1-31P

Junio 2013




RESPONSABLE ACCIÓN

Beneficiario 5. Entrega Cédula de identidad / Rif / Pasaporte original, laminado y vigente al trabajador designado para la entrega de tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y juguetes.


Beneficiario

6. Recibe cédula de identidad, verifica que coincidan los datos de la cédula de identidad con los del beneficiario. Si los datos coinciden: 6.1 Entrega tickets o tarjetas de alimentación;

útiles escolares y juguetes al Beneficiario y le solicita firmar el listado y colocar la huella dactilar.

6.2 Firma y coloca huella dactilar. Funcionarios Designados En caso contrario:

7. Levanta acta indicando la vicisitud presentada, firmada por el Tesorero (a), el beneficiario y los Funcionarios designados.


8. Canaliza cualquier irregularidad que se presente

con algún beneficiario durante la entrega de los

tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y

juguetes.

D-1-31P

Junio 2013




D-1-30P

Junio 2013


Procedimiento para el desembolso/pago de aportes de los

compromisos de Responsabilidad Social a los Beneficiarios.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el desembolso / pago con cargo al fideicomiso

de responsabilidad social.


RESPONSABLE ACCIÓN

Tesorero (a) del Estado 1. Recibe Oficio (0) de solicitud de desembolso/pago y

asigna al Auxiliar por necesidad de servicio.


2. Recibe Oficio (0) solicitud de desembolso/pago.

3. Revisa que el Oficio contenga:

- Beneficiario - Rif - Monto - Concepto - Número de Cuenta - Entidad Bancaria

Si toda la información está conforme:

3.1 Elabora Oficio de Remisión (0,1) al Banco, anexa a

Oficio (0) solicitud de desembolso/pago y entrega al

Tesorero (a).

Tesorero (a) 3.2 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)

solicitud de desembolso/pago, revisa, firma Oficio de

Remisión (0,1) al Banco y entrega al Habilitado

I/Archivista II.

Habilitado I/Archivista II 3.3 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)

solicitud de desembolso/pago y entrega al Mensajero.

Mensajero 3.4 Recibe Oficio de Remisión (0,1) al Banco y Oficio (0)

solicitud de desembolso/pago y entrega en la entidad

bancaria.

3.5 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco como acuse

de recibo y lo entrega al Habilitado I/Archivista II.

Habilitado I/Archivista II. 3.6 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco.

D-1-30P

Junio 2013


Procedimiento para el desembolso/pago de aportes de los

compromisos de Responsabilidad Social a los Beneficiarios.

RESPONSABLE ACCIÓN

Habilitado I/Archivista II. 3.7 Entrega Oficio de Remisión (1) al Banco al Auxiliar

por necesidad de servicio.


3.8 Recibe Oficio de Remisión (1) al Banco y archiva.

3.9 Recibe del Banco Comprobante de la transacción

(Oficio/correo electrónico).

3.10 Imprime Comprobante

3.11 Asienta en libro la transacción y entrega

Comprobante a la Unidad Técnica Administrativa de


En caso contrario:

4. Devuelve a la Unidad Técnica Administrativa de


d-1 división de tesorería introducción es elaborado y ... · es primordial que toda la...

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