cultura organizacional - unidad iv
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Unidad IV:
La Cultura Organizacional, y los Procesos
Comunicacionales
Tema 1: Los Procesos Comunicacionales en las Organizaciones
Tema 1: Los Procesos Comunicacionales en las Organizaciones
(1) Definición de Comunicación, (2) El Proceso de Comunicación, (3) La Comunicación Organizacional, (4) Funciones de la Comunicación, (5) Importancia de la Comunicación, (6) Tipos de Comunicación, (7) Barreras de la Comunicación, (8) El Rumor, (9) Redes de Información, (10) Políticas Comunicacionales
Definición
Según Berlo (1997):
“La comunicación es el intercambio de ideas,pensamientos y sentimientos entre dos o máspersonas. Es un proceso bilateral, un circuito en elcual interactúan y se interrelacionan dos o máspersonas a través de un conjunto de signos osímbolos convencionales, por ambos conocidos “
Intercambio de Ideas, pensamientos y sentimientos
Proceso Bilateral o Multilateral
Interrelación Mediante signos por todos conocidos
Los 8 pasos del Proceso
Desarrollo de una idea: Este
primer paso es el que le da sentido a lacomunicación, puesto que primero se debereflexionar y desarrollar la idea que sedesea transmitir con determinadaintención, si esto no existiera lacomunicación no tendría caso.
Codificación: El segundo paso consiste
en codificar o cifrar el mensaje, es decir,ponerlo en un código común para emisor yreceptor: palabras (de un idioma común),gráficas u otros símbolos conocidos porambos interlocutores. En este momento seelige también el tipo de lenguaje que seutilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc.y el formato específico: oficio, circular,memorando, póster, folleto, llamadatelefónica, dibujo, video, etc.
Los 8 pasos del Proceso
Transmisión: Una vez desarrollado y
elaborado el mensaje, se transmite en ellenguaje, formato y código seleccionado,enviándolo a través de un Canal o vehículode transmisión, eligiendo el canal másadecuado, que no tenga barreras ypreviniendo o controlando lasinterferencias.
Recepción: El paso anterior permite a
otra persona recibir el mensaje a través deun Canal de recepción; los canalesnaturales de recepción son los órganos delos sentidos: vista, oído, olfato, tacto ygusto. Entre más órganos sensorialesintervengan en la recepción, mejor serecibirá el mensaje, pero esto no es unagarantía; el receptor debe estar dispuesto arecibir el mensaje, para que éste lleguemás fácilmente.
Los 8 pasos del Proceso
Descifrado o Decodificación: En
este paso del proceso el receptor descifrael mensaje, lo decodifica e interpreta,logrando crear o más bien reconstruir unaidea del mensaje. Si esa idea esequivalente a lo que transmitió el emisorse puede lograr la comprensión del mismo.
Aceptación: Una vez que el mensaje ha
sido recibido, descifrado e interpretado,entonces viene la oportunidad deaceptarlo o rechazarlo, lo cual constituye elsexto paso. La aceptación es una decisiónpersonal que admite grados y depende dela forma en que fue percibido el mensaje,la apreciación que se hace de su exactitud,la opinión previa o prejuicio que se tengasobre el mismo, la autoridad del emisor ylas propias creencias y valores del receptory sus implicaciones.
Los 8 pasos del Proceso
Uso: Este es el paso decisivo de acción, la
reacción que se logra en el receptor y eluso que él le da a la información contenidaen el mensaje recibido.
Retroalimentación: es el paso final
que cierra el circuito con la respuesta delreceptor, que en este momento toma elpapel de emisor, estableciendo así unainteracción bilateral: la comunicación endos direcciones. Si la retroalimentación nose diera, entonces la comunicación no seestableció plenamente y sólo se quedó anivel unilateral como información.Retroalimentación es el término que seutiliza precisamente para llamar a lainformación recurrente o información deregreso, y es muy necesaria porque indicaal emisor si el mensaje fue recibido, si fuebien interpretado, si se aceptó y utilizó.
En las Organizaciones
La comunicación organizacional: es aquella que instauran las
instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las
empresas existe la comunicación formal e informal.
Es Adaptable: es decir cada organización desarrolla sus propias formas de comunicarse.
Es Utilitaria: toda la información que se genera en una organización debe tener una finalidad específica.
Es Dinámica: la información dentro de las organizaciones esta en constante movimiento
Es Realista: la información que fluye dentro de las organizaciones es un fiel reflejo de su situación.
Es Personalizable: cada organización desarrolla su propio estilo de comunicarse lo que es un reflejo de su identidad y cultura organizacional.
Funciones en la Organización
Función descriptiva: investiga y expone el estado
de los procesos comunicativos, o la
concepción de las situaciones en los diferentes ámbitos de
la organización.
Función evaluadora: explica las razones por las
cuales los diferentes ámbitos actúan de la manera en que lo hacen. Es la ponderación de
los elementos que influyen en los procesos
comunicacionales que se están produciendo.
Función de desarrollo: analiza cómo reforzar aquello que ha sido evaluado como
acertado y mejorar lo que fue considerado erróneo, y
propone, además, la forma de realizarlo.
Importancia para la Organización
Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, porque se requiere para acordar el trabajo que se va a realizar y para intercambiar instrucciones que permitan realizar lo correcto para el logro de metas y objetivos.
Los dirigentes y administradores requieren de la comunicación para coordinar el trabajo de sus subalternos.
La cooperación entre los integrantes de un grupo de trabajo, tiene como base la comunicación, sin ella sería imposible dar a conocer sus necesidades y obtener la comprensión y el apoyo de los demás.
La toma de decisiones en grupo, requiere de manera indispensable de la comunicación, sin ella no sería factible el intercambio y la aportación de ideas, opiniones y sugerencias.
Cuando la comunicación es eficaz, es más probable que se logre la calidad y productividad, ya que una buena comunicación tiende a alentar el buen desempeño y promueve la satisfacción de los trabajadores.
Existen innumerables evidencias de que una comunicación abierta es mejor que la comunicación restringida, ya que cuando los empleados conocen directamente los éxitos y problemas de la organización estarán más dispuestos a involucrarse y comprometerse con sus gerentes en la construcción de soluciones.
Tipos de Comunicación
Comunicación Formal:
es aquella que se realiza con una finalidad en particular,
mediante unos canales preestablecidos y utilizando
los métodos y formas indicados por la organización
en función al contenido e intencionalidad de la misma.
Comunicación Informal:
es aquella que se realiza de una manera espontanea entre dos o más personas, con una finalidad claramente definida
y sin seguir unos canales o métodos preestablecidos por
la organización.
Tipos de Comunicación
Comunicación Verbal (No Escrita):
es aquella basada en las palabras que se realiza de forma oral y en
tiempo real, ya sea personalmente o mediante un medio
radioeléctrico (Teléfono, radio). Esta forma de comunicación tiene
serias dificultades para dejar registro por lo que generalmente de emplea como comunicación
informal.
Comunicación Verbal (Escrita):
es aquella basada en las palabras pero que se realiza de forma escrita y generalmente en tiempo diferido, utilizando como medio el papel u otro mecanismos de transmisión como el Correo Electrónico. Esta
forma de comunicación deja registros de Envío, Recepción y
Contenido lo que la hace ideal para la Comunicación Formal.
Comunicación No Verbal :
es aquella comunicación no basada en las palabras sino en la
transmisión de mensajes visuales, (Colores, Imágenes, etc.),
Auditivos No Verbales (Sonidos) o Corporales (Gestos,
Movimientos etc.) siendo formas de comunicación menos directas que requieren en algunos casos
mayor interpretación.
Tipos de Comunicación
Comunicación Externa:
es aquella con personas ubicadas fuera de la organización. La
misma puede utilizar medios particulares (como el Correo o el
E-mail) o medios de difusión masivos (Radio, Prensa,
Televisión, Páginas Web etc.) cuando deseamos que el mensaje
tenga una alta difusión. O audiencia.
Comunicación Interna:
es aquella que se da de manera rutinaria entre los diferentes
integrantes de la organización y que esta vincula con asuntos operativos y funcionales de la
empresa. La misma puede ser:
Descendente, Ascendente y/o Horizontal.
Tipos de Comunicación
Tipos de Comunicación Interna:
Comunicación Descendente:
es una comunicación vertical administrativa que fluye de la alta dirección hacia los niveles inferiores de la organización.
Tiene como finalidad transmitir instrucciones, directrices,
lineamientos, planes de acción, u observaciones sobre tareas
ejecutadas.
Comunicación Ascendente:
es una comunicación vertical administrativa que fluye de los empleados de niveles inferiores hacia el personal de nivel más
alto, a menudo directivos. Tiene como finalidad remitir
información para la toma de decisiones, Reportes de
Resultados, Informes etc.
Comunicación Horizontal:
es una comunicación que fluye hacia los laterales, entre las
distintas unidades de la organización, generalmente
jerárquicamente iguales. Tiene como finalidad el intercambio de información para Coordinar la Gestión de trabajo de dichas
unidades.
Barreras de Comunicación
Barreras de Comunicación:
Son todos aquellos factores que impiden el intercambio de
información entre un emisor y un receptor es una barrera para la comunicación, o que generan distorsiones en dicho proceso de
intercambio afectando la recepción del mensaje tal cual
ha sido concebido.
Percepciones Diferentes: Esto se refiere a personas que tienen diferentes conocimientosy experiencias con frecuencia perciben el mismo fenómeno desde distintas perspectivas.
Diferencias de Lenguaje: Esto sucede cuando las palabras utilizadas no tienen el mismosignificado para el emisor y el receptor, lo que distorsiona la comunicación.
Ruido: Es cualquier factor que perturba, confunde o entorpece de alguna manera lacomunicación.
Emotividad: Las reacciones emocionales (ira, amor, defensa, odio, celos, miedo,vergüenza) influyen en la manera de entender el mensaje de otros y también en cómoinfluimos en los demás con nuestros mensajes.
Credibilidad: La credibilidad de un mensaje es, en gran medida, una función de lacredibilidad del emisor en la mente del receptor.
El Rumor como distorsionante
¿Qué es el Rumor?Es una distorsión de la
Comunicación, compuesta de varias redes de comunicación
informal, las cuales se combinan e intersectan en varios puntos
(es decir, algunas personas bien informadas tienden a
pertenecer a más de una red informal), generando
alteraciones de mensajes originales, o creación de
mensajes no comprobados o reales.
Suelen confundirse con la información legítima
Surgen por falta de Información en ciertos niveles de la organización.
Por lo general a medida que circulan va alterándose el contenido original de dicho rumor.
Se transmiten con mayor rapidez que la comunicación formal.
Son difíciles de controlar una vez se producen.
Redes de Comunicación
¿Qué es una Red de Información?
Es un “sistema cooperativo entre bibliotecas /unidades de
información relacionadas por la materia, la proximidad u otras
razones, para compartir sus medios técnicos, humanos e
informativos encaminados a la consecución de un mayor y
mejor servicio”
Garantizar el Acceso Oportuno y eficiente por parte de organización de losrecursos de información requeridos para sus operaciones.
Conservar de forma optima y organizada estos recursos valiosos deinformación.
Garantizar la Integridad y Veracidad de estos recursos de informaciónevitando que cualquier persona dentro o fuera de la organización puedaafectarlos o alterarlos.
Garantizar niveles de Accesibilidad seguros a esa información para solo laspersonas autorizadas tengan acceso a determinadas informaciones.
Permitir el flujo adecuado de información entre las distintas unidades dela organización, facilitando la comunicación interna.
Políticas Comunicacionales
¿Qué son las Políticas Comunicacionales?
Son un conjunto de acciones estratégicas desarrolladas en las organizaciones para mejorar el
proceso de comunicación interno y externo, y así poder
colaborar mediante estas en el logro de los grandes objetivos
organizacionales.
Estar adaptadas e integradas a la Planeación Estratégica de la organización, puesdeben ser un instrumento para la consecución de sus objetivos.
Ser un fiel reflejo de su Cultura Organizacional y de su Identidad Corporativa puesvan a convertirse en la forman en que ven a la organización desde adentro y desdeafuera.
Abarcar todos los procesos comunicacionales tanto internos como externos de laorganización.
Ser diseñadas y dirigidas por expertos multidisciplinarios conocedores de lamateria comunicacional
Ser conocidas por todos en la organización porque todos van a ser responsables desu implementación.
Políticas Comunicacionales Internas
¿Qué son las Políticas Comunicacionales
Internas?Son un conjunto de acciones
estratégicas desarrolladas para mejorar e incrementar el flujo de información dentro de las organizaciones, tratando de disminuir las distorsiones y
barreras comunicacionales, y mejorar las relaciones internas que ayuden al incremento de la
eficiencia organizacional.
Mejorar el flujo de información interna en las organización para incrementar losniveles de eficiencia operativa y funcional en la misma.
Mejorar la calidad y frecuencia de las comunicaciones internas para favorecer eldesarrollo de un adecuado clima organizacional, y unas buenas relacioneslaborales e interpersonales.
Lograr mediante la comunicación interna un mayor grado de identificación delTalento Humano con la Organización y su Cultura.
Para el Logro de estos Fines las Políticas Comunicacionales gestionan: (1) LosMecanismos de Comunicación Formales (2) Los Sistemas de Información y (3) LasRedes de Información como las Intranets
Políticas Comunicacionales Externas
¿Qué son las Políticas Comunicacionales
Internas?Son un conjunto de acciones
estratégicas desarrolladas para mejorar el intercambio de
información de la organización con su entorno, incrementando
el nivel de posicionamiento de la misma entre clientes,
relacionados, proveedores, competencia, y comunidades
que la rodean.
Mejorar el flujo de información con clientes, proveedores, aliados e institucionesrelacionadas con la organización a fin de incrementar y mejorar sus relaciones.
Lograr mediante la comunicación externa un mayor grado de identificación delentorno social e institucional con la organización.
Para el Logro de estos Fines las Políticas Comunicacionales gestionan: (1) LaPublicidad (2) Las Relaciones Públicas, (3) Las Relaciones con la Prensa, (4) LaPresencia en Redes Sociales, (5) Las Relaciones Institucionales, y (6) LaResponsabilidad Social.
Material desarrollado por: Lcdo. Salvador Savoia R.En colaboración con: Lcda. Moraima Alvarado / Lcda. Marinell Montes F.