cuestionario de control interno
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AUDITORIA INTERNATRANSCRIPT
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Departamento: Ventas.Cliente: SOL CARIBE . Nombres y Cargo de Personal Entrevistado: Ing. Jeean Pierre Paladinez
No. PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJEOBSERVACIONES
SI NOÓPTIM
OOBTENID
O
1
¿La empresa tiene establecido un Manual deProcedimientos Administrativos , contables y de Ventas?
X 7 7
2¿Existen políticas específicas para llevar a cabo los procesos y actividades?
X 7 7
3¿Se mantiene acción coordinada con otros Departamentos para la ejecución de actividades?
X 6 6
4
¿Existen Sistemas Contable-Financieros para llevar un adecuado registro de las actividades ejecutadas?
X 7 7
5¿Se cuenta con manuales para el adecuado manejo del Sistema Contable-Financieros existente?
X 7 7
No. PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJEOBSERVACIONES
SI NOÓPTIM
OOBTENID
O
6
¿El personal cuenta con una clave propia para ingresar a los Sistemas manejados por el Departamento de Ventas?
X 6 6
7
¿El ciclo de Venta es llevado a cabo con una adecuada separación de funciones, es decir, cada actividad de éste es llevada a cabo por una persona específicamente referente al registro del inventario?
X 7 0
En el Departamento de Ventas existe un equipo conformado por 4 personas para ejecutar las actividades pertinentes.
8¿Existe supervisión y control en la recepción de los servicios?
X 7 7
9¿El ciclo presupuestario está ejecutado en base al ciclo de ventas y pedidos a mayoristas?
X 7 7
10
¿El presupuesto es ejecutado en base a información proporcionada por el Departamento de Ventas?
X 7 7
11¿La proyección de la Ventas al público tiene relación con los gastos en Marketing?
X 7 7
12¿El pedido de servicios a los mayoristas es realizada con al menos 15 días de anticipación?
X 7 7
13
¿La documentación física y electrónica recibida por el Departamento y que sustente las transacciones efectuadas se archivan y custodian adecuadamente?
X 5 5
No. PREGUNTAS
RESPUESTAS
PUNTAJEOBSERVACIONES
SI NOÓPTIM
OOBTENID
O
14
¿El Stock de Charters nacionales, he internacionales son revisados y analizados oportunamente para evaluar los periodos de ventas y que estos reflejen la situación real económica de la empresa?
X 7 7
15
¿El personal de la Unidad es capacitado constantemente en el manejo de ventas de los diferentes destinos de viajes, acuerdo a métodos y procedimientos establecidas para el desempeño de sus funciones?
X 6 6
TOTAL 100 93
Elaborado por: Revisado por: María Paladinez
SOLCARIBE
PAPEL DE TRABAJO DE HALLAZGOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
NO HAY UNA CLARA SEPARACIÓN DE FUNCIONES
REF P/T
HCI1
CONDICIÓNLa empresa SOL CARIBE. No tiene una clara separación de funciones
CRITERIO
Las prácticas contables nos indican que debe existir una adecuada segregación de funciones porque la empresa maneja recursos los cuales presentan un alto grado de riesgo físico y material.
CAUSA Falta de una estructura organizativa clara para la asignación de funciones por la falta de confianza de parte de los dueños de la empresa para otorgar atribuciones a los demás funcionarios
EFECTO
Acumulación de funciones y mal manejo del ciclo transaccional demostrando un mal control administrativo que hace que se se vea afectada la solvencia y liquidez
CONCLUSIÓN
No se tiene un adecuado manejo de funciones para cada empleado del departamento por lo que se acumulan funciones entre los empleados de más confianza en la gerencia, lo que hace que los procedimientos sean más demorosos.
RECOMENDACIÓN
Al Gerente General:
Se recomienda establecer un cronograma de evaluación de empleados y determinar índices de cumplimiento para la evaluación y posicionamiento de sus funciones para establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan
INFORME DE CONTROL INTERNO
Quito, 7 de Mayo del 2012
Ing. Gerente General
EMPRESA SOL CARIBE
Presente.
Hemos REVISADO EL CONTROL INTERNO de la empresa SOL CARIBE por el periodo comprendido entre el 1 de Septiembre 2011 y el 29 de Febrero del 2012, siguiendo las Normas de Internacionales de Auditoría y Aseguramiento que exigen al auditor obtener un conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen.
El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la empresa una garantía para el logro de los objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas, considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total del desarrollo de la gestión administrativa y financiera de la empresa.
Debido a las limitaciones inherentes en la evaluación del sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinación de deficiencias importantes que originan, con una probabilidad más que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones.
Para la planificación y ejecución de la Auditoría Financiera se ha considerado su
sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditoría, con el
propósito de expresar una opinión sobre la razonabilidad de estados financieros, más
no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin
embargo, se han notado asuntos relacionados con el funcionamiento de dicho
sistema, que por su importancia, consideramos deben ser incluidos en este informe.
Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con deficiencias importantes
en el diseño y operación del control interno, que podrían afectar negativamente a la
razonabilidad de los estados financieros.
Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados y que
involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los
hallazgos de auditoría que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el
diseño u operación del sistema de control interno que puede afectar al logro de los
objetivos, y que se describen a continuación:
HALLAZGO
NO HAY UNA CLARA SEPARACIÓN DE FUNCIONES
CONCLUSIÓN
Falta de una estructura organizativa clara para la asignación de funciones por la
falta de confianza de parte de los dueños de la empresa para otorgar atribuciones a
los demás funcionarios
RECOMENDACIÓN
A la Gerente General:
Se recomienda establecer un cronograma de evaluación de empleados y determinar
índices de cumplimiento para la evaluación y posicionamiento de sus funciones para
establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan
Sin otro particular que informar, me remito a usted.
MARIA PALADINES
Jefe de Auditoría
AR AUDITORES CIA. LTDA.
MEDICION DEL RIESGO
MATRIZ RIESGO INHERENTE
N°
Componentes Riesgo Detectado CalificaciónEnfoque de Auditoría
Identificación Efecto Potencial Alta Media
Baja
1 Estructura Organizacional
En el organigrama no
existe un Departamento
de Contabilidad, el contador general esta
ubicado en el departamento
Financiero.
Un efecto de esta mala organización es que las cosas se estan mezclando y
no me parece correcto que una persona maneje
tanto la contabilidad como la parte financiera. 5
Cumplimiento
2 Direccionamiento Estratègico
En esta parte la empresa ha seguido su
camino en base a su misión y
objetivo planteado y ha crecido mucho,
pero en los 2 ultimos años no ha habido una
actualización de su visión porque
su ultima actualización ya la han cumplido.
Un efecto de esto sería que la
empresa debe ponerse una nueva misión para tener nuevos horizontes
como objetivo.
3 Cumplimiento
3 Calidad del Control Interno
Su control interno puedo
decir que es muy bueno porque
esta empresa ha logrado crecer
mucho en estos años y no ha
habido mayores inconvenientes.
Riesgo Bajo 5
Cumplimiento
4 Formas de Operar
Esta empresa si cuenta con
procedimientos eficientes en sus formas de operar
porque han logrado la
consecución de sus metas.
Riesgo Bajo 5
Cumplimiento
5Aprovechamiento
de Recursos Humanos
El departamento financiero
cuenta con muy poco personal a diferencia de los
demas departamentos y su espacio fìsico es mu pequeño.
No me parece factible que una
persona maneje la contabilidad y la
parte financiera de la empresa porque
puede haber confusiones o
intereses, ademas su espacio es pequeño y no
permite una buena distribuciòn de
personal y archivos.
5
Cumplimiento
6Canales de
Comunicación
La comunicaciòn es muy buena en
todos lo departamentos, sobretodo entre el departamento
finaciero y la gerencia de la
empresa.
Riesgo Bajo
1 Cumplimiento
7 Indicadores
Esta empresa no maneja
indicadores de gestión
La empresa no puede determinar
la eficacia y eficiencia de sus
operaciones y procedimientos.
3 Sustantivas
Totales 20 6 1 27
Riesgo Inherente 22,86%
De acuerdo al análisis realizado a la empresa, se pudo determinar que el riesgo
inherente es de 22.86 % (Riesgo Bajo-Medio), identificando las siguientes
observaciones:
Los procesos analizados (Pedido de los productos (charters) a proveedores,
Recepción de los servicios, Ingreso de productos al sistema, Venta al público) son
laboriosos, pues constituyen actividades detalladas necesarias para cumplir
eficazmente las funciones encargadas al Departamento.
La existencia de equipos y sistemas de información poco modernos o actualizados
para llevar a cabo las diferentes actividades, asumido como una debilidad
temporal, puede afectar la ejecución eficiente de las Ventas.
El riesgo que asume SOLCARIBE INTERNATIONAL TRAVEL AGENCY,
corresponde a factores externos que puedan afectar el normal desarrollo de las
actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad.
Riesgo de Control:
De acuerdo al cuestionario realizado para la evaluación del control interno, se puede
identificar los siguientes parámetros:
La medición del Nivel de Confianza para el Control Interno del Departamento de
Ventas, específicamente de los procesos de: Pedido de los servicios a
proveedores, Confirmación de los mismos, Ingreso de cupos de charters al
sistema de la empresa y Venta al público, se emplea la siguiente matriz para su
medición:
MATRIZ DE MEDICIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMOALTO
ALTO 88.89% 99.99%MEDIO 77.78% 88.88%BAJO 66.67% 77.77%
MEDIOALTO 55.56% 66.66%
MEDIO 44.45% 55.55%BAJO 33.34% 44.44%
BAJOALTO 22.23% 33.33%
MEDIO 11.12% 22.22%BAJO 0.01% 11.11%
Elaborado por: María Paladinez
93%
El Puntaje Obtenido a través de la evaluación del control interno indica que el Nivel de
Confianza asciende a 93%. La Matriz indica entonces un Nivel de Confianza Alto-Alto.
El Riesgo de Control obtenido después de la evaluación del control interno es el
siguiente:
Riesgo de Control = Puntaje Óptimo – Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 93%
Riesgo de Control = 7%
MATRIZ DE MEDICIÓN DEL RIESGO DE CONTROL
RIESGO MÍNIMO MÁXIMOALTO
ALTO 88.89% 99.99%MEDIO 77.78% 88.88%BAJO 66.67% 77.77%
MEDIOALTO 55.56% 66.66%
MEDIO 44.45% 55.55%BAJO 33.34% 44.44%
BAJOALTO 22.23% 33.33%
MEDIO 11.12% 22.22%BAJO 0.01% 11.11%
Elaborado por: María Paladinez
7
Esta Matriz señala un Riesgo de Control de nivel Bajo-Bajo, siendo necesario mejorar
la efectividad del control interno de los procesos analizados del Departamento de
Ventas y del Departamento contable.
Riesgo de Detección:
Después de aplicados los procedimientos de auditoría, se puede determinar que el
riesgo de detección correspondiente a nuestro equipo de trabajo, es de 5% (Riesgo
Bajo-Bajo), teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
El riesgo inherente identificado en los procesos auditados es considerablemente
bajo.
El riesgo de control detectado a través de la evaluación del control interno, es muy
bajo, indicando eficiencia en los controles internos implantados o adoptados por
SOLCARIBE INTERNATIONAL TRAVEL AGENCY.
Los procesos auditados se encuentran definidos claramente, permitiendo al equipo
de auditoría llevar a cabo el examen de forma exhaustiva.
El equipo de auditoría está conformado por personas con conocimientos
profesionales acerca del examen que se lleva a cabo, hecho que ha
permitido diseñar y aplicar procedimientos y técnicas de auditoría oportunos para
la obtención de información suficiente y competente.
Riesgo de Auditoría:
Una vez identificados los riesgos inherente y de control, y determinar el riesgo de
detección, el Riesgo de Auditoría de los Procesos de Pedido de los productos a
Mayoristas, Confirmación del mismo, he Ingreso del servicio (Charters al sistema y
Venta al público del Departamento de Ventas que incluye la evaluación de su
“CADENA DE VENTA:
Riesgo de Auditoría = Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección
Riesgo de Auditoría = (0,2286 * 0,07 * 0,05) * 100%
Riesgo de Auditoría = 0,08%
El cálculo realizado muestra que el Riesgo de Auditoría es Bajo-Bajo, por lo que la
posibilidad de que el equipo de auditoría emita conclusiones favorables sobre los
procesos auditados cuando en ellos existe desviaciones, es mínima.