cuadro de clasificacion documental - cens.com.co de... · 19.03 conciliaciones contables alumbrado...

CODIGO SERIES DOCUMENTALES CODIGO SUBSERIES DOCUMENTALES TIPOS DOCUMENTALES

01 ACTAS 01.01 ACTAS APERTURA DE OFERTA Actas

Constancia recibo de ofertas

01.02 ACTAS ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Actas

Comunicaciones

Poderes

Títulos

01.03 ACTAS COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION Actas

Comunicaciones

Informes

01.04 ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO Actas

Comunicaciones

Correo electrónicos

01.05 ACTAS COMITÉ DE CONCILIACION Actas

Comunicaciones

Fichas técnicas

Informes

01.08 ACTAS COMITÉ DE VIVIENDA Actas

Comunicaciones

01.09 ACTAS COMITÉ ESCALAFON , CAPACITACION Y ASCENSO Actas

Comunicaciones

Correos electrónicos

01.11 ACTAS COMITÉ PERMANENTE COORDINACION Y RECLAMOS Actas

Comunicaciones

Informes

01.13 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Actas

Acuerdos

Comunicaciones

Informes

01.14 ACTAS GRUPOS INTERDISCIPLINARIOS Actas

Comunicaciones


01.15 ACTAS MESA DE TRABAJO Actas


Informes

Listado de asistencia

01.16 ACTAS REUNION CON ENTIDADES EXTERNAS Actas

Comunicaciones

Correo electrónico

01.17 ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO Actas

Comunicaciones


01.19 ACTAS COPASST (COMITÉ PARITARIO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO) Actas

Comunicaciones


Informes

Presentaciones

Registro asistencia

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

01.20 ACTAS DE INTERACCIÓN Actas

Comunicaciones


Informes

01.21 ACTAS COMITÉ DE CAMBIO Actas

Comunicaciones


Informes

01.22 ACTAS COMITÉ DE COSTOS Actas

Comunicaciones


Informes

01.23 ACTAS REUNIONES DE INTEGRACIÓN Y COORDINACIÓN Actas

Comunicaciones


Informes

01.24 ACTAS COMITÉ DE GERENCIA Actas

Comunicaciones


Informes

01.25 ACTAS COMITÉ DE REUBICACIÓN LABORAL Actas

Comunicaciones


Informes

Registro asistencia

01.26 ACTAS COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Actas

Comunicaciones


Informes

Registro asistencia

01.27 ACTAS COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL Actas

Comunicaciones


Informes

Registro asistencia

02 ADMINISTRACION CHEQUES Actas

DEVUELTOS Cheque

Comunicaciones


Formato relación cheques

Movimientos bancarios

Nota débito

03 ALUMBRADO PUBLICO Comunicaciones

Informes

Levantamiento de planos

Mantenimiento o inversión

Orden Interna de trabajo

Presupuestos de mano de obra, materiales

04 ANALISIS DE SOLICITUDES Actas

Y RECEPCION DE EQUIPOS Asignación números de empresa

Comunicaciones

Correo electrónico

Garantías

Ingreso y salida

Recepción y entrega de equipos

Recepción y mantenimiento

Solicitud de trabajo

Visado de transformadores

05 ASIGNACION Y Comprobante de reintegro elementos

ADMINISTRACION DE Comunicaciones

CARTERA PERSONAL Consignaciones

Reportes

Requisición o reintegro de materiales

Traspasos entre funcionarios

06 ATENCION DAÑOS Atención al usuario

USUARIOS Reportes de trabajo diario

07 AUDITORIAS 07.01 AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS Comunicaciones

Informes

Planes de mejoramiento

Seguimiento a requerimientos

07.02 AUDITORIA EXTERNA DE CALIDAD Actas

Certificaciones

Comunicaciones


Hallazgos

Informes

Programa de auditoría

Plan de auditoria

07.03 AUDITORIA INTERNA A PROCESOS Comunicaciones

Indicador

Informes

07.04 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Actas

Comunicaciones


Informes

Programa de auditoria

Seguimiento hallazgos auditorías anteriores

07.05 AUDITORIA REVISORIA FISCAL Comunicaciones

Informes



07.06 AUDITORIA CONTROL FISCAL Comunicaciones

Informes



08 AUTOEVALUACIÓN DE LA Actas

GESTION Y EL CONTROL Comunicaciones


Cronogramas

Cuestionarios

Informes

Piezas comunicacionales

Plan de mejoramiento

Presentaciones

Registro asistencia

Resultados

Soporte de acciones

09 BAJAS DE ACTIVOS Comunicaciones


Plantilla de novedades propiedad planta y equipo

10 CAJA MENOR Comunicaciones

Consignación

Decisión empresarial

Informes

Orden de ingreso

Reporte caja menor

11 CALCULO ACTUARIAL DE Comunicaciones

PENSIONES PROYECTADO Informes del actuario

Listado de promedios

12 CALIBRACION Y Certificado de calibración

VERIFICACION DE EQUIPOS Comunicaciones


Informes

CAPACITACION Actas

Certificados

Comunicaciones

Evaluaciones

Indicadores

Informes


Plan de capacitación

Registro asistencia

14 CIRCULARES Circulares Internas

15 COMPENSACION, NOMINA Y 15.01 NOMINA PERSONAL ACTIVO Beneficios convencionales

PRESTACIONES SOCIALES Comunicaciones

Descuentos

Horas extras, bonificaciones.

Incapacidades

Licencias permisos y sanciones

Permisos sindicales

Planilla de liquidación

Programación de turnos

Reemplazos

Reportes

Retención en la Fuente

15.02 NOMINA - PERSONAL APRENDICES SENA Y PASANTES Comunicaciones

Planilla liquidación

15.03 NOMINA - PERSONAL JUBILADO Reportes

Descuentos

Planilla liquidación

Reporte

15.04 NOVEDAD DE PERSONAL Comunicaciones


Informes

Libranzas

Reportes

15.05 PRESTAMOS A TRABAJADORES Anticipo de cesantías

Comunicaciones

Pólizas

Préstamo de vehículo

Préstamo de vivienda

16 COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones

18 CONCEPTOS 18.01 CONCEPTOS JURIDICOS Conceptos

18.02 CONCEPTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS Comunicaciones

19 CONCILIACIONES 19.02 CONCILIACIONES BANCARIAS Comunicaciones

Conciliación mes anterior

Extracto bancario

Libros auxiliares


Notas crédito

Notas débito

13

19.03 CONCILIACIONES CONTABLES Alumbrado público

Bienes muebles en bodega

Cartera de terceros

Deudores empleados

Ingresos

Integridades de activos fijos

Inventarios

Movimientos de cartera energía y conexos

Subsidios y contribuciones

19.04 CONCILIACIONES DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES FSSRI Comunicaciones

Conciliaciones

19.05 CONCILIACIONES DE SUBSIDIOS FOES Conciliaciones

Comunicaciones

19.06 Comprobantes


Reporte novedades

Reporte totales por libro y compañía

20 CONSTANCIAS/ CERTIFICACIONES Constancias y/o certificaciones

21 CONSULTORIAS Comunicaciones

Indicador

Informes

Papeles de trabajo

Plan Anual

Plan de mejoramiento

22 CONTRATACION 22.01 ACEPTACION DE OFERTA Aceptación de oferta

Actas

Adendos

Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y

Aportes Parafiscales

Comunicaciones


Entrada almacén por compra

Evaluaciones

Facturas

Formato verificación Pólizas

Guía de chequeo inicial y mensual según reglamento de seguridad Industrial

(según el caso)

Informes

Ofertas

Otrosí

Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima

Presupuesto

Solicitud de oferta

Solicitud y justificación de pedido

22.02 CONTRATO Actas

Adendos

Comprobantes de afiliación, aportes al sistema integrado de seguridad social y

aportes parafiscales

Comunicaciones

Contrato



Evaluaciones

Facturas


Guía de chequeo inicial y mensual según reglamento de seguridad Industrial

(según el caso)

CONCILIACIONES COSTOS

Informes

Ofertas

Otrosí


Presupuesto

Solicitud de oferta


22.03 Comprobantes de pago

Comunicaciones

Contrato


Factibilidades

Facturas

22.04 CONTRATO COMPRA DE ENERGIA Actas

Adendos

Comunicaciones

Contrato


Evaluaciones

Facturas


Informes

Ofertas

Otrosí


Presupuesto

Solicitud de oferta


22.05 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Actas

Avalúos

Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales

Certificado de libertad y tradición del inmueble.

Comunicaciones

Contrato


Escritura pública

Facturas o cuentas de cobro

Informes

Inventarios

Licencias de construcción (si aplica)

Ofertas

Otrosí

Presupuesto


22.06 CONTRATOS SUMINISTRO ENERGIA ELECTRICA - CLIENTES NO REGULADOS Anexos de facturación

Comunicaciones

Convenio y/o contrato

Convenios de Pagos


Facturación

Oferta mercantil

Presupuestos servicios a terceros

Protocolos de calibración de medidor

Solicitud inscripción o modificación frontera comercial

CONTRATO ARRENDAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

22.07 Acuerdos de concejo

Anexos de facturación

Comunicaciones

Convenio, convenio interadministrativo, contrato

Convenios de pagos


Estudios de viabilidad financiera

Facturación

Otrosí

Presupuestos servicios a terceros

Protocolos de calibración de medidor

Reportes

Solicitud inscripción o modificación Frontera Comercial

22.08 ORDEN DE COMPRA BIENES Actas

Adendos

Comunicaciones



Evaluaciones

Facturas


Informes

Ofertas

Orden de compra

Otrosí


Presupuesto

Solicitud de oferta


22.09 PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS Actas

Adendos

Certificado de disponibilidad presupuestal

Comunicaciones

Evaluaciones de oferta

Informes

Ofertas

Solicitud de oferta


22.10 ACTA DE TRANSACCIÓN Actas

Comprobantes de egreso y pago exitoso

Comunicaciones


Facturas

Informes

Otrosí

Presupuesto


22.11 ACTA DE INTERVENCION Actas

Comprobantes de egreso y pago exitoso

Comunicaciones


Facturas

Informes

Otrosí

Presupuesto


CONTRATOS SUMINISTRO ENERGIA ELECTRICA - ALUMBRADO PUBLICO

22.12 CONTRATO PRESTACION DEL SERVICIO DE ENERGIA ELECTRICA Aprobación solicitud de conexión

Certificado RETIE

Comunicaciones

Contrato

Documentos de propiedad

Formato uso datos personales

Solicitud

22.13 CONTRATO ADQUISICION DE ACTIVOS Actas

Comunicaciones

Contrato

Escritura pública (si es el caso)

Facturas

Informes

Propuesta

Valoración económica

23 CONTROL DE DOCUMENTOS Actas

Acuerdo de confidencialidad

Backups

Comunicaciones

Control entrega de documentos de procesos operativos


Informes


24 CONTROL DE PORTERIA Comunicaciones


Formato de Autorización

25 CONVENCION COLECTIVA DE Acta de negociación

Convención

26 CONVENIOS 26.01 CONVENIO Actas

Comunicaciones

Convenio

Cruce de cuenta

Justificación de pedido

Listado códigos de clientes

Presupuesto

26.03 CONVENIO DE PAGO Acreditación propiedad del predio

Autorización financiación

Convenio de pago

Documento identidad

26.04 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Actas

Comunicaciones

Convenio


Informes

26.06 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO PARA COMUNICACIONES Comunicaciones

Convenio

Justificación

Oferta

Orden de compra de servicio

28 CULTURA DE AUTOCONTROL Comunicaciones

Documentos de divulgación

Plan Anual

29 Anexos de factura

Comunicaciones

Expedientes por empresa

30 DECISIONES EMPRESARIALES Decisiones empresariales

CUOTAS PARTES PENSIONALES

31 DECLARACIONES 31.01 DECLARACIONES DE I.V.A Comprobante de pago

Comunicaciones

Liquidación

31.02 DECLARACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO Comprobantes de pago

Comunicaciones

Correo electrónicos

Estatutos de renta

Formulario de declaración

31.03 DECLARACIONES DE RETEFUENTE (Renta, I.V.A., Timbre y CREE y Contrib. Comprobante de pago

Esp. Guerra) Comunicaciones


Liquidación

31.04 DECLARACIONES DE RENTA Y CREE Comprobante de pago

Comunicaciones

Liquidación

31.05 DECLARACIONES DE RETEICA Comprobante de pago

Comunicaciones

Liquidación

32 DEPOSITOS JUDICIALES Comunicaciones

Constitución del depósito judicial

Reportes

33 EGRESOS 33.01 COMPROBANTES DE PAGO Actas

Comunicaciones


Factura

Informes

Nota crédito

Reporte transferencia bancaria

33.02 NOTAS DEBITO Comprobante de causación

Conciliaciones bancarias

Extracto

Nota débito

Reporte asiento contable

Reporte de movimiento

34 EJECUCIONES Certificado de disponibilidad presupuestal

Comunicaciones


Modificación registro presupuestal

Modificaciones a certificados de disponibilidad presupuestal

Registros presupuestales

35 Comunicaciones


Informes

Protocolos

36 ESCRITURAS 36.01 ESCRITURAS PUBLICAS BIENES Certificado de libertad y tradición

Comunicaciones

Escritura

36.02 ESCRITURAS DE SERVIDUMBRE Avalúo

Certificado

Comprobante de pago

Comunicaciones

Concepto técnico

Concepto jurídico

Escritura

Minuta de escritura

Planos

ENSAYOS A EQUIPOS,

ELEMENTOS Y HERRAMIENTAS

37 ESTADOS FINANCIEROS Balance

Estado de resultados

38 Acta

Capacitación

Comunicaciones

Control de asistencia

Control entrega de materiales

Correo electrónico

Diagnóstico comunitario

Evaluaciones

Informes

Reporte de visitas

39 ESTUDIOS AMBIENTALES Actas

Comunicaciones


Diagnostico ambiental de alternativas

Estudios de cumplimiento legal

Estudios voluntarios

Guías e instructivos

informes y/o listas de chequeo

41 Comunicaciones


Guías e instructivos

Informes

Matrices

Plan

Programas ambientales

42 EVENTOS Comunicaciones


Planificación

Registros fotográficos

Reporte de asistencia

44 FACTURACION 44.01 FACTURACION DE PEAJES Comunicaciones

Factura

Informe

44.02 FACTURACION OTROS SERVICIOS Comunicación

Correo electrónico

Factura CAR

Solicitud de pedido

44.03 FACTURACION POR VENTA DE ENERGIA ELECTRICA Comunicaciones

Correos electronicos

Facturas

44.04 FACTURACION SISTEMA DE TRANSMISION NACIONAL Comprobantes de pago

Comunicaciones

Factura

Informe

44.05 FACTURACION SISTEMA DE TRANSMISION REGIONAL Comunicaciones

Comprobantes de egreso

Factura

Informe

46 GESTION DE COBRANZA Cobro jurídico

Cobro persuasivo

Cobro prejurídico

Comunicaciones

Correo electrónico

Informes de cobranza

ESTRATEGIAS EDUCATIVAS

MANEJO DE IMPACTOS

AMBIENTALES

47 GESTION DE INFORMACION Compras

ACTIVOS Comprobantes contables

Comunicaciones


Depreciación

Informes

Plantillas

Proceso de cierre

Provisión por desmantelamiento

Reportes

Revelaciones contables

Traslados a operación

48 GESTION DOCUMENTAL 48.01 DESPACHO DE DOCUMENTOS Comunicaciones

Control entrega documentos devueltos

Control préstamo de documentos

Guía mensajería

Reporte control entrega de documentos con destino externo

48.02 RECEPCION DE DOCUMENTOS Documento radicados

Reporte para control entrega documentos

48.03 SOPORTE FUNCIONAL SISTEMA GESTION DOCUMENTAL Capacitación

Comunicaciones

Control asistencia

Solicitud soporte

48.04 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Actas

Comunicaciones


Tablas de retención documental

48.05 TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL Comunicaciones


Tabla de valoración documental

48.06 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Comunicaciones

Cronograma de transferencias documentales

Formato de transferencia documental

Inventarios de archivos

49 GESTIONES JURIDICAS - Acto administrativo

ADMINISTRATIVAS Comunicaciones

Descargos

Recursos

50 HISTORIAL EQUIPO Análisis del certificado de calibración

DE PRUEBAS Y ENSAYOS Análisis incertidumbre de medición

Bitácora

Certificados de calibración

Comunicaciones

Ficha técnica

Historial de mantenimiento

Históricos de Medidores

Hoja de vida

Informe

Mantenimiento de equipo

Manuales

Prueba de influencia de campos magnéticos

Pruebas de repetibilidad y reproducibilidad

Reportes técnicos

Trazabilidad

Validación y verificación

51 HISTORIAL PARQUE Certificado de gases

AUTOMOTOR Documentos de propiedad

Mantenimiento preventivo correctivo de vehículos

Orden de trabajo

Seguros y pólizas

52 HISTORIAS LABORALES 52.01 HISTORIA LABORAL APRENDICES Y PRACTICANTES Comunicaciones

Afiliaciones sistema de seguridad social

Contratos

Hoja de vida

52.02 HISTORIAS LABORALES PERSONAL ACTIVOAfiliaciones a: régimen de salud (EPS), fondo pensiones, cesantías, caja

compensación

Auxilio de estudios

Capacitación

Certificaciones

Certificado de estudios

Certificado de libertad y tradición

Comprobante de egreso

Comunicaciones

Contrato de trabajo


Documentos de identificación

Evaluaciones de desempeño

Examen médico

Hoja de vida

Minuta promesa compra-venta

Pagaré

Planos si es el caso

Presupuesto de obra

Solicitud préstamo de vivienda

Soportes de estudios y experiencia que acrediten requisitos cargo

52.03 HISTORIAS LABORALES PERSONAL INACTIVOAfiliaciones a: régimen de salud (EPS), fondo pensiones, cesantías, caja

compensación

Auxilio de estudio por trabajador e hijos(as)

Capacitación

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)


Comunicaciones

Contrato de trabajo



Hoja de vida

Liquidación de prestaciones sociales

Paz y salvo administrativo


52.04 HISTORIAS LABORALES PERSONAL PENSIONADOAfiliaciones a: régimen de salud (EPS), fondo pensiones, cesantías, caja

compensación

Auxilio de estudio por trabajador e hijos(as)

Auxilio servicio de energía

Capacitación

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)


Comunicaciones

Contrato de trabajo




Hoja de vida

Liquidación de prestaciones sociales

Paz y salvo administrativo


53 HISTORIAS MEDICAS Control de asistencia

OCUPACIONALES Comunicaciones

Exámenes

Formulas médicas

Hoja de control programa de hipertensión

Incapacidades

Ordenes médicas

Registros médicos de Programas de promoción y prevención .

Reporte diagnostico

54 IDENTIDAD CORPORATIVA Comunicaciones


Planificación


55 IMPUESTO PREDIAL Actas de inspección contable y tributaria

Auto de verificación o cruce de información

Comunicaciones

Demandas de nulidad y restablecimiento del derecho

Emplazamiento a declarar

Formulario

Informes

Liquidación oficial

Oficios persuasivos

Recursos

Solicitud y justificación de pedido especial

Solicitud y justificación de pedidos ordinarios

56 INDICADORES Actas

Comunicaciones

Encuestas

Informes

Seguimiento Indicador

57 INFORMES 57.01 INFORMES A ENTIDADES ESTATALES, DE CONTROL Y VIGILANCIA Actas

Comunicaciones


Informes

57.02 INFORMES DE GESTION Actas

Comunicaciones


Informes

57.04 INFORMES DE RESULTADOS Comunicaciones


Informe

Modificación de informe

57.06 INFORMESSERVICIO ALUMBRADO PUBLICO Aforos

Fichas alumbrado público

Informes

Soporte de facturación

Reportes

58 INGRESOS 58.01 COMPROBANTES DE INGRESO Actas

Comunicaciones


Informes

Notas crédito


58.02 NOTA CREDITO Comunicaciones

Conciliaciones bancarias

Consignaciones

Extractos

Notas crédito

Reporte asiento contable

Reportes de movimientos

58.03 RECAUDO Comprobantes de pago con tarjeta crédito/debito

Comunicaciones

Consignaciones

Copia de extracto bancario

Reporte de movimientos bancarios

Reportes grupo por bancos

Reportes grupo por cajas

59 INVENTARIOS 59.01 INVENTARIO SELECTIVAS Actas

Ajustes y/o compensaciones

Comunicaciones

Cronograma

Informes

Plantilla confrontación de inventario

Resultado de inventario selectivas

59.02 INVENTARIO INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Avalúo de bienes

Comunicaciones


Facturas

Informe sobre legalidad software

Inventarios

Licencias

59.03 PRUEBAS SELECTIVAS DE AUTOCONTROL Comunicaciones

Cronograma

Plantilla confrontación de inventario

Resultados Selectiva de Autocontrol

60 LIBROS OFICIALES 60.01 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Actas

Libro de inventarios

60.02 LIBRO DIARIO Actas

Libro diario

60.03 LIBRO MAYOR Y BALANCES Actas

Libro mayor y balances

62 62.01 MANTENIMIENTO LINEA DESENERGIZADA Comunicación

Desconexión de circuitos

Lista chequeo inicial y mensual según reglamento de seguridad industrial

Orden interna de trabajo

Requisiciones y reintegro de materiales

62.02 MANTENIMIENTO LINEA ENERGIZADA Comunicación

Desconexión de circuitos

Lista chequeo inicial y mensual según reglamento de seguridad industrial

Orden interna de trabajo

Requisiciones y reintegro de materiales

63 MEDICIONES CALIBRACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE MEDIDA Certificado de calibración

Comunicaciones

Control de sellos de seguridad


Despacho de medidores

Envió de medidores al laboratorio

Informes

Protocolos de ensayo-Incertidumbre de Medición

Sellos de seguridad dañados

63.02 GESTION DE TELEMEDIDA Comunicaciones


Informes

MANTENIMIENTO DE LINEAS

63.01

64 MEDICION DE Comunicaciones

TRANSPARENCIA Informes


65 Adiciones y reducciones

Ampliación certificado disponibilidad presupuestal

Ampliación registro presupuestal

Comunicaciones

Disminución registro presupuestal

Liberación certificado disponibilidad presupuestal

Reducciones

Traslados presupuestales

Vigencias futuras

66 66.01 MOVIMIENTOS DE ACTIVOS Comunicaciones

Movimientos de activos

66.02 MOVIMIENTOS DE ENTRADA Control de portería

Recibos

Reintegros

Reintegros en buen estado

Transferencias

66.03 MOVIMIENTOS DE SALIDA ALMACENES Control de portería

Despacho

Transferencias

Comunicaciones

67 OBRAS EN CONSTRUCCION Actas

Comunicaciones

Correos Electrónicos

Facturas

Informes

68 OPERACIÓN CARTERA Castigo de cuentas

Comunicaciones internas y externas

Cuentas en reclamación

Retiro de cuentas

69 Cambio de turno

Circulares

Comunicaciones

Programación de turnos y compensatorios

Reportes de novedades

70 Comprobante de salida almacén

Comunicaciones

Formato orden de trabajo

Formato requisición o reintegro

71 ORDENES DE TRABAJO 71.01 ORDEN DE RECONEXION Orden de reconexión

71.02 ORDEN DE SUSPENSION Orden de suspensión

71.03 ORDEN DE VERIFICACION Orden de verificación

ORDENES DE VERIFICACIÓN Y REVISIÓN POR DESVIACIÓN SIGNIFICATIVA Comunicaciones


Orden de verificación y revisión por desviación significativa

72 PAGOS SERVICIOS OPERACIÓN Comprobantes de pago

Comunicaciones

Factura

Informe

73 PETICIONES, QUEJAS Y Acto administrativo

RECURSOS Ajustes

Citación notificación al usuarios

Comunicaciones


Edictos

Informe laboratorio de medidores

Notificaciones

Ordenes de revisión

ORDEN INTERNA DE TRABAJO

71.04

MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS

OPERACIÓN DE SUBESTACIONES

74 PLANES Y PROGRAMAS 74.01 PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES Actas

Comunicaciones

Cronograma

Informes

Plan

Seguimiento de indicadores

Seguimiento de presupuesto

74.03 PLAN DE MEJORAMIENTO Actas

Análisis de datos

Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Monitoreo a planes o acciones


Plan

Presentaciones

Registros de Asistencia

Seguimientos

Soporte de acciones

74.04 PLAN DE NEGOCIOS Comunicaciones

Correo electrónico

Indicadores CMI

Informes de seguimiento

Objetivos

Plan

Políticas

Programas

Proyectos

74.05 PLAN OPERATIVO Actas

Análisis estadísticos de datos

Comunicaciones

Correo electrónico

Cronogramas

Informes

Monitoreo a planes


Plan

Presentaciones

Registro de asistencia

Seguimientos

Soporte de Acciones

74.06 PLANES Y PROGRAMAS DE GESTION Actas

Capacitaciones (usuarios externos)

Comunicaciones

Cronograma

Cuadros de verificación

Índices de gestión

Informes

Listados de asistencia

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Comunicaciones

Cronograma

Ficha técnica por equipo

Orden de trabajo

Programa de mantenimiento preventivo y correctivo

Pruebas de equipo

74.08

74.09 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE INMUEBLES Comunicaciones


Fichas técnicas

Ordenes de trabajo

Programa

74.10 PLANES DE MANTENIMIENTO DE SUBESTACIONES Planes

Plantillas de mantenimiento

Pruebas técnicas equipos subestaciones

74.11 PLAN DE IMPLEMENTACION Actas

Comunicaciones


Informes

Plan

Seguimientos

Soporte de acciones

74.12 PLAN DE EMERGENCIA Actas

Análisis estadísticos

Cronogramas

Control entrega de elementos

Informes



Plan

74.13 PROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Actas


Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Inspección de herramientas

Inspección de seguridad

Inspección locativa

Inspecciones de elementos de protección personal y colectivo

Inspecciones de equipos

Inspecciones ergonómicas

Programa


Reportes de asistencia

Reportes de condiciones inseguras

74.14 PROGRAMA MEDICINA PREVENTIVA Actas


Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Programa



74.15 PROGRAMA MEDICINA DEL TRABAJO Actas


Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Programa



74.16 PLANES DE MANTENIMIENTO DE LINEAS Planes

Plantillas de mantenimiento

Pruebas técnicas equipos subestaciones

74.17 PLAN ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL Actas


Cronogramas

Control entrega de elementos

Informes



Plan

75 POLIZAS DE SEGUROS DE Actas

BIENES PATRIMONIALES Avalúos bienes

Certificados

Comunicaciones

Condiciones técnicas

Facturas

Inclusión y exclusión de riesgos

Inventario de bienes

Listado de empleados por secciones

Pólizas

76 PRESTACION DE Actas

SERVICIOS ASOCIADOS Comunicaciones

Contrato de adquisición de activos del sistema de distribución local (SDL)


Escrituras públicas

Facturas

Presupuesto

Registro presupuestal

77 PRESTACIONES SOCIALES 77.01 INTERESES DE CESANTIAS Comunicaciones


Reporte de descuentos

77.02 PRIMA ANUAL DE ANTIGÜEDAD Y DESGASTE FISICO Planilla de liquidación

Reporte de descuentos

Solicitud

77.03 PRIMA DE SERVICIO Y CARESTIA Comunicaciones


Reportes de descuentos

78 PROCESOS 78.01 PROCESOS JUDICIALES Actas

Alegatos

Autos

Citaciones

Comunicaciones

Constancias

Contestación


Demanda o acción

Notificaciones

Pruebas

Sentencia

Recursos

78.02 PROCESOS JUDICIALES LABORALES Actas

Alegatos

Autos

Comunicaciones

Constancias


Declaraciones

Demanda

Pruebas

Recursos

Sentencia

78.03 Actas

Constancias

Convenio de pago

Edictos

Informes

Liquidación

Notificaciones

Preliquidación

Reliquidación

Transacción y acuerdo de pago

78.04 ACCIONES DE TUTELAS Actas

Autos

Citaciones

Comunicaciones

Constancias

Contestación


Notificaciones

Pruebas

Recursos

Sentencia

Tutela

78.05 PROCESOS PENALES Actas

Citaciones

Comunicaciones


Denuncia o querella

Sentencia

79 PROCESOS DE SELECCIÓN 79.01 CONCURSOS EXTERNOS Comunicaciones

Y VINCULACION DEL Convocatoria

PERSONAL Cuadro análisis de antecedentes

Lista admitidos y rechazados

Listado de citación a pruebas

Listado para entrevista sicológica

Publicación de resultados finales

Resultados de pruebas

79.02 CONCURSO INTERNOS Comunicaciones

Convocatoria

Cuadro análisis de antecedentes

Informes

Lista admitidos y rechazados

Listado de citación a pruebas

Listado para entrevista sicológica

Publicación de resultados finales

Resultados de pruebas

79.03 ENTREVISTAS RETROALIMENTACION Correo electrónico

Programación


80 PRODUCCIONES 80.01 PROGRAMA DE RADIO Actas

AUDIOVISUALES Comunicaciones


Libretos

80.02 PROGRAMA DE TELEVISION Actas

Comunicaciones


Libretos

Presentaciones

PROCESOS POR USO NO AUTORIZADO DE ENERGIA

80.03 BOLETINES INFORMATIVOS Comunicaciones


Ejemplares y diseños

Presentaciones

81 PROGRAMACION Y Bitácora

EJECUCCION DEL TRABAJO Comunicaciones


Datos de análisis

Informes

Lista de chequeo

Programa elementos protección colectiva y personal

Registros de datos primarios

83 PROYECTOS 83.01 PROYECTO DE PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y GASTOS Acuerdos

E INVERSIONES Comunicaciones


Plantillas

Presentaciones

Proyecto de presupuesto

83.02 PROYECTOS EMPRESARIALES Actas

Análisis de datos

Capacitación

Comunicaciones

Control de asistencia


Cronograma de actividades

Encuestas

Evaluaciones

Indicadores

Informes

Memorias

Plan

83.03 PROYECTO CONEXIÓN TIBU Actas

Comunicaciones


Documentos propiedad predios

Estudios y diseño

Informes

Licencias y permisos

Planes

Plantilla de activos

Presupuesto

Riesgos

Seguimiento y control

83.04 PROYECTO SUR DEL CESAR Actas

Comunicaciones



Estudios y diseño

Informes


Planes


Presupuesto

Riesgos


83.05 PROYECTOS REPOTENCIACIONES DE LINEAS Actas

Comunicaciones



Estudios y diseño

Informes


Planes


Presupuesto

Riesgos


83.06 PROYECTO CONEXIONES AL STN Actas

Comunicaciones



Estudios y diseño

Informes


Planes


Presupuesto

Riesgos


83.07 Actas

Comunicaciones



Estudios y diseño

Informes


Planes


Presupuesto

Riesgos


84 Comunicaciones


Plantillas

Presentaciones

85 PROYECTOS ELECTRICOS 85.01 PROYECTOS DE EXPANSION Y REPOSICION Actas

Comunicaciones


Diseños eléctricos y civiles

Documentos legales

Estudios técnicos

Factibilidad del servicio

Informes

Inventarios

Memorias Diseño Eléctrico

Planos

Presupuesto de obra

85.02 PROYECTOS ELECTRICOS PARTICULARES Comunicaciones

Correo electrónico

Documentos legales

Informes

Memorias de cálculo

Planos

Presupuesto de obra

PROYECCIONES FINANCIERAS

PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA ELECTRICA

86 Actas

Cotizaciones

Comunicaciones

Informes

Liquidación indemnización

Nota Crédito

Pruebas documentales

87 Bitácora subestaciones

Comunicaciones

88 REGISTRO MERCANTIL Certificado cámara de comercio

Circulares

Comunicaciones

Rut

89 REGLAMENTO INTERNO DE Actas

TRABAJO Comunicaciones

Reglamento interno de trabajo

90 RETIRO DE BIENES Actas

Avalúos

Sondeo de mercado

Comunicaciones

Factura

Ficha técnica baja de bienes

Movimientos de Salida de Inventario

Ofertas

Documento de cobro o consignación

Pliego de condiciones o términos de referencia

Concepto para baja de vehículos

91 Orden de revisión

Planos

Proyectos eléctricos


Solicitud de conexión

92 Actas

Análisis de datos

Comunicaciones

Correo electrónico

Cronograma

Cuadros control

Encuestas

Indicadores

Informes


Presentaciones

93 SEGURIDAD SOCIAL Y Comprobante de pago de aportes

APORTES PARAFISCALES Comunicaciones

Novedades

Planillas de pago

94 SERVICIO PROVISIONAL DE Comunicaciones

ENERGIA ELECTRICA Orden de revisión

Solicitud

95 SERVICIOS MEDICOS Solicitud de servicios médicos

Actas

Comunicaciones


Informes

Registro diario consultas medicas

Reportes diagnóstico

Solicitud servicios médicos

REGISTRO EVENTOS SOBRE

SUMINISTRO DEL SERVICIO DE

REVISIONES E INSTALACIONES

DE ENERGIA ELECTRICA

SEGUIMIENTO Y MEDICION DE

PROCESOS

RECLAMACION DE SEGUROS POR

SINIESTROS

96 SERVICIOS PUBLICOS Comunicaciones

Facturas

Formato transferencia de pago

Informes

97 SISTEMA DE CALIDAD 97.01 SISTEMA DE CALIDAD ACREDITACION Actas

Aseguramiento metodológico

Autorizaciones a personal

Comunicaciones

Control de ingreso al laboratorio


Encuesta

Evaluación y conformidad del servicio

Informes

Ofertas de servicios

Registro de reclamos

Registro supervisión de personal

97.02 AUDITORIA INTERNA PARA ACREDITACION Actas

Comunicaciones

Hallazgos

Informes

Listado de verificación

Plan de auditoria

Programa

Soportes de hallazgos

97.03 AUDITORIA EXTERNA PARA ACREDITACION Actas

Comunicaciones

Hallazgos

Informes

Plan de auditoria

Programa

Resolución

Solución hallazgo

98 SISTEMA GESTION DE CALIDAD 98.01 ACTAS SISTEMA GESTION DE CALIDAD Actas

Comunicaciones


Informes

Presentaciones

98.02 REVISION POR LA DIRECCION DEL SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD Actas

Comunicaciones


Informes

Seguimiento

98.03 BACKUP SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Control de backup

Control transferencias documentales magnéticas

98.04 CULTURA DEL MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL Actas

Análisis de datos

Certificados

Comunicaciones


Cronogramas

Evaluaciones

Informes


Presentaciones


Registro fotográfico

98.07 MODULO SGC - TRANSFERIDOS SOLICITUDES DE ACCION Y SOLICITUDES Actas

CAMBIO DE DOCUMENTOS Registros sistema de gestión de calidad

98.08 SEGUIMIENTO Y MEJORA SISTEMA GESTION DE CALIDAD Actas

Comunicaciones


Cronogramas

Estudios

Informes


Presentaciones

Seguimientos

98.09 MODULO SGC - OBSOLETOS Documentación de procesos

Documentación SGC

98.10 MODULO SGC - TRANSFERIDOS Documentación de procesos

Documentación SGC

Registros

Solicitudes cambio de documentos

99 SISTEMA DE GESTIÓN DE 99.01 ACCIDENTALIDAD Actas

SEGURIDAD Y SALUD EN EL Análisis estadísticos

TRABAJO Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Investigaciones de accidentes de trabajo

Investigaciones de incidentes de trabajo

Registro fotográficos

Reporte presuntos accidentes de trabajo

Reportes asistencia

Reportes estadísticos accidentalidad

Reportes incidentes de trabajo

99.02 CAPACITACION SISTEMA GESTION SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Comunicaciones

Certificados


Informes

Plan de capacitación


Reporte asistencia

Seguimientos

99.06 CULTURA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Actas


Certificados

Comunicaciones


Cronogramas

Estudios

Evaluaciones

Informes


Presentaciones

Priorización



Seguimientos

99.07 IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACION DE RIESGOS Y DETERMINACION Actas

DE CONTROLES Análisis estadísticos

Comunicaciones


Cronogramas

Estudios

Informes

Priorización

Programa



Seguimientos

99.08 REVISION POR LA DIRECCION DEL SISTEMA GESTION SEGURIDAD Y SALUD Actas

EN EL TRABAJO Análisis estadísticos

Comunicaciones


Cronogramas

Estudios

Informes



Seguimientos

99.09 SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Actas


Comunicaciones


Cronogramas



Seguimientos

Informes

99.10 REGLAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Actas


Comunicaciones

Reportes de asistencia


Reglamento

99.11 ENFERMEDAD LABORAL Actas


Comunicaciones


Cronogramas

Informes

Investigaciones de enfermedades laborales


Reporte presuntas enfermedades laborales

Reportes asistencia

Reportes estadísticos enfermedades laborales

100 SOPORTE TECNICO Comunicaciones

INFRAESTRUCTURA Informes

TECNOLOGIA DE INFORMACION Solicitudes de servicio

101 VACACIONES Comunicaciones


Solicitud de vacaciones

102 VIATICOS Comunicaciones

Correo electrónico

Legalización

Solicitud

103 SERVICIOS FINANCIEROS Comunicaciones


Facturas

Soportes

Tarjeta de crédito

104 REGISTRO ÚNICO Comunicaciones

TRIBUTARIO Correo electrónico

Registro único tributario

Soportes de actualización

105 DISEÑO O AJUSTE DE Actas

PROCESOS Comunicaciones


Cronogramas

Cuadros control

Implementación de procesos

Informes

Normatividad


Presentaciones

Registro asistencia

106 TARIFAS DE ENERGIA ELECTRICA Comunicaciones


Informes

Publicación diario

107 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Actas

Comunicaciones

Cronogramas

Descripciones cargos

Dimensionamiento de planta

Equipos de trabajo

Estructura administrativa

Informes

Mecanismos de integración


Presentaciones

Registro asistencia

Traslado de personal y/o plazas

108 PROCESO ASIMILACION Actas

CAMBIO Comunicaciones


Diagnóstico

Indicadores

Informes

Plan

Registros de asistencia

Seguimiento plan

109 MATRICULA TERCEROS Correos electrónicos

Matrícula clientes

Matrícula proveedores

Matrícula proveedores pago único

110 FINANCIACION Actas

Comunicaciones


Plantilla valoración de pasivos financieros

Registros contables

111 FLUJO DE CAJA Actas

Comunicaciones


Plantilla activos financieros

Plantilla fondos especiales

Presupuesto de efectivo

Registros contables

112 TRASLADO DE FONDOS Comunicaciones


Notas debito

Transferencias

113 REQUERIMIENTOS Comunicaciones


Informes

114 RECLAMACIONES Comprobante de pago

EXTRACONTRACTUALES Comunicaciones

Contrato de transacción


Derecho de petición

Informes

Presupuesto

Pruebas

115 GESTION DE RIESGOS Actas

Análisis de riesgos

Capacitaciones

Comunicaciones


Informes

Normatividad

116 MODELO ESTANDAR DE Actas

Comunicaciones


Informes

Planes, cronogramas o programas


Seguimientos

117 GESTIÓN INTEGRAL DE CAMBIO Actas

Análisis de datos

Comunicaciones


Cronogramas

Diseños Instruccionales

Encuestas

Evaluaciones

Indicadores

Informes


Plan

Presentaciones

Registro fotográfico


Seguimientos

118 GESTIÓN DEL APRENDIZAJE Actas

Comunicaciones

Cronogramas

Cuadro análisis de brechas

Informes

Plan


Soporte eventos formativos

119 GESTION DEL DESEMPEÑO DE Actas

Análisis de datos

Comunicaciones


Cronogramas

Indicadores

Informes

Presentaciones


Seguimientos

120 SOLICITUD ALMACENES Catalogación

Creación de ubicación (IPT)

121 PROYECTOS DE INVENTARIOS Actas

Capacitaciones

Catalogo de artículos

Comunicaciones

Cronograma de actividades

Informes

Memorias

123 EQUIPOS DE SUBESTACIONES 123.01 EQUIPOS DE SUBESTACIONES ACTIVOS Actas

Comunicaciones

Informes

Manuales

Planos

Pruebas

123.02 EQUIPOS DE SUBESTACIONES PRUEBAS Actas

Comunicaciones

Informes

Manuales

Planos

Pruebas

124 DESARROLLO Y Comunicaciones

RELACIONAMIENTO CON Correos electrónicos

PROVEEDORES Encuestas

Eventos

Informes

Invitaciones

Listado de asistencia

125 GESTION DE ACTIVOS Actas

Asociación hecho económico

Comunicaciones


Facturas

Informes

Plantillas

127 EXPEDIENTES CASTIGO Actas

Consulta de pagos


Factura

histórico de consumo

inspección


129 GESTION DE TRAMITES Comunicaciones

AMBIENTALES Correos electrónicos

Investigación ambiental

Licencias

Permisos

Proceso sancionatorio

Resoluciones

130 GESTION PARA LA Actas

PROTECCION Y MANEJO Comunicaciones y correos electrónicos

DEL ENTORNO Estudios de viabilidad

Guía e instructivos

Informes

Listas de chequeo

Programas de capacitación


131 GESTION ACTIVOS Actas

Comunicaciones

Informes

Manuales

Planos

Pruebas

132 GESTION ACTIVOS LINEAS Actas

Comunicaciones

Informes

Manuales

Planos

Pruebas

133 ALUMBRADO NAVIDEÑO Actas

Comunicaciones

Evaluciones

Informes

Propuestas

Términos de Referencia

134 GESTION DESARROLLO DE LAS Actas

Comunicaciones

Plan

Inducción organizacional

Entrenamiento del cargo

Cronogramas

Informes


Seguimientos

135 INSPECCIÓN VISITAS A Comunicaciones

TERRENO Correos electrónicos

Informes

Fichas técnicas

Inspecciones

Verificación de circuitos

136 OPERACIÓN INTEGRADA Actas

Entrega de turnos

Comunicaciones


Cronogramas

Fichas técnicas

Indicadores

Informes

Inspecciones

Planos

Registro asistencia

137 NORMAS PARA EL Conceptos técnicos

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE REDES DE DISTRIBUCIÓN Esquemas

Gestión de perdidas

Grupo de homologación

Normatividad

Presentaciones

138 DISEÑO Y ESTUDIO DE Análisis de riesgos

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA ELECTRICA Cronogramas

Gestión social, predial y ambiental

Memorias

Planos

Presupuesto

139 GESTION DE ACTIVOS FISICOS Actas

Comunicaciones


Informes

Normas

Presentaciones

Requerimientos

140 GESTION TECNICA DE BIENES Asimilación tecnológica

Catalogación

Especificaciones técnicas

Evaluaciones técnicas

Homologación de bienes

Presentaciones

Recepción técnica de bienes

141 ESTRATIFICACIÓN Actas

Acuerdos

Certificados de pago

Comunicaciones


Cuadros control

Cuentas de cobro

Factura

Informes

Normatividad

Presupuesto

142 GESTION DE ELEMENTOS DE Comunicaciones

PROTECCIÓN, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Control entrega de bienes


Ficha baja de bienes

Fichas técnicas

Hojas de vida

Informes

Manuales

Traslado Horizontal

143 PROTECCION DE DATOS Actas

Acuerdo de Confidencialidad

Capacitación

Comunicaciones


Ficha Técnica base de datos

Informes

Matriz de Riesgos

Normatividad

144 FACTIBILIDAD, PROYECTOS, Actas

INTERVENTORIAS, SOLICITUD . Comunicaciones

SERVICIO DE ENERGIA Conexión al servicio de energía

Correo electrónico

Disponibilidad de Energía

Factibilidad del servicio

Proyectos eléctricos

Registro interventoría proyecto electrico

Solicitud servicio de energía

Solicitud provisional de energía

Visado de transformadores

cuadro de clasificacion documental - cens.com.co de... · 19.03 conciliaciones contables alumbrado...

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