cuaderno metodológico sobre explotaciÓn de registros

Cuaderno MetodológiCo sobre

EXPLOTACIÓN DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS

Desarrollado por

observatorio e Índice de seguridad democrática del

sistema de la integración Centroamericana (obsiCa)

2014



Créditos

Equipo técnico

Varinia arévalo/ Coordinadora;

ingrid Portal/ Especialista en investigación;

William Vides/ Especialista en tecnología de la información;

Víctor Hugo Moreno/ Consultor de apoyo de OBSICA;

luz Castellanos/ Consultora de apoyo de OBSICA

Proyecto CECI - OBSICA

roberto samayoa/ Director de Proyecto

Contenido

este documento reúne conceptos básicos sobre los registros administrati-

vos y su potencial utilización en las estadísticas.

Fecha de elaboración

noviembre 2014

Este documento ha sido elaborado con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá,

bajo la administración del Centro de Estudios y Cooperación Internacional (CECI), en

el marco del Proyecto “Fortalecimiento de las Capacidades institucionales para la pre-

vención del crimen en Centroamérica a través del observatorio e Índice de seguridad

Democrática del SICA”, en coordinación y con el respaldo de la Secretaría General del

sistema de la integración Centroamericana.

Versión

Versión 1.0

ÍndiceINTRODUCCIÓN/ 7

1. Conceptos generales/ 11

1.1 ¿Qué son los registros administrativos?/ 11

1.2 ¿Quiénes registran y para qué?/ 13

1.3 Características de los registros administrativos/ 14

1.4 Ventajas y desventajas de los registros administrativos/ 15

1.5 Calidad de los registros administrativos/ 16

1.6 Los registros administrativos y su potencial estadístico/ 19

1.7 Del dato a la información/ 20

2. ¿Cómo generar estadísticas con base en rraa?/ 24

2.1 Generando estadísticas con registros administrativos:

El paso a paso/ 24

Paso 1/ 25

Paso 2/ 27

Paso 3/ 28

Paso 4/ 31

Paso 5/ 33

Paso 6/ 35

2.2 Conclusión/ 37

3. bibliografía/ 38

introducciónin

Este cuaderno metodológico es el resultado del esfuerzo lleva-do a cabo por el Observatorio e Índice de Seguridad Democrá-tica del Sistema de la Integración Centroamericana en el marco del proyecto de Fortalecimiento de las capacidades institucio-nales para la prevención del crimen a través del Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del SICA, OBSICA, que se ejecuta gracias a la cooperación financiera del Gobierno de Canadá, a través del Centro de Estudios y Cooperación Inter-nacional, CECI, y con el respaldo de la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamérica.

Ha sido elaborado con el fin de brindar a los aliados estra-tégicos del observatorio, así como al público en general, un do-cumento que de manera precisa y sencilla, describa y explique los conceptos generales sobre los registros administrativos y su utilidad dentro del mundo de las estadísticas.

El documento está divido en dos partes. La primera se enfo-ca en los conceptos generales partiendo de qué son los registros administrativos y para qué sirve. Asimismo, quienes están invo-lucrados en la recolección de este tipo de datos ininterrumpida-mente, apuntando sus características, ventajas y desventajas.

7

Posteriormente se desarrollan apartados referentes a la calidad de estos datos y se retoman normativas internacionales que conciernen a estos temas. Se habla sobre el potencial estadístico de los registros administrativos y cómo estos pueden ser transformados en datos fiables para las estadísticas usando métodos y estrategias.

La segunda parte se concentra en los pasos mínimos que deben seguirse para generar estadísticas con base en RA. Se enuncia y se describe cada una de las fases. Esta parte del cuaderno finaliza con la bibliografía consultada y el material suge-rido para que el lector amplíe la información.

8

Cuaderno Metodológico sobre informes estadísticos

1.1 ¿Qué son los registros adMinistratiVos?

Los registros administrativos (RRAA) son información refe-rida a una unidad individual –persona física, hogar, empresa, etc. –que ha sido diseñada, recogida y mantenida por una de-terminada administración pública con el propósito de con-trolar y/o tomar decisiones relativas a esa unidad individual… (Begoña, 2006).1

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) define la fuente administrativa como la unidad de organización responsable de implementar una re-gulación administrativa o un grupo de ellas, cuyo registro co-rrespondiente de unidades y transacciones se ven como fuente de datos estadísticos.2

Los registros administrativos son todos los datos reco-lectados y conservados con fines de control e intervención en los asuntos de las personas naturales o jurídicas. Estos datos son recogidos por medio de formatos físicos o programas no estadísticos, por ejemplo los datos alojados en las partidas de nacimiento sobre un individuo.

Conceptos generales

01

11

Los registros administrativos son el recurso de información más ampliamente utilizado como fuente de datos para la generación de estadísticas en muchos países. Sin embargo, se deben tener sistemas muy bien diseñados en función de la efectivi-dad y la calidad de los datos que recopilan con el fin de obtener estadísticas fiables.

Los registros administrativos pueden clasificarse en base a los siguientes criterios:

1. Frecuencia de captación 2. Contacto con la ciudadanía3. Por la cobertura de eventos4. Por la cobertura territorial (nacional y /o local) 5. Por el procedimiento del registro

El cuadro a continuación detalla los tipos de RRAA según sus diferentes clasificaciones:

Clasificación tipos de registro

según la frecuencia

Captación continua: que implica el registro de he-chos en cualquier momento conforme ocurren.

De inventario: referente al conteo de las existencias de determinadas unidades en un momento dado o fecha lo cual implica un periodo breve independien-temente que se repita o no de forma periódica.

según el contacto con la ciudadanía:

De trámite al público: los cuales recopilan infor-mación sobre servicios a la ciudadanía algunos de carácter obligatorio y otros de acuerdo a las necesi-dades de la población.

De actividad interna: relacionados con los regis-tros sobre las actividades sustantivas sin mediar contacto directo con la ciudadanía para ofrecer un trámite o servicio.

según la cobertura de eventos:

Cobertura total: por monitoreo de todas las unida-des de interés.

Cobertura parcial: por monitoreo de unidades se-leccionadas de interés.

Cuadro 1. Clasificación de los RRAA

Cuaderno Metodológico sobre explotación de registros administrativos

12

1.2 ¿Quiénes registran y Para Qué?

Por lo general los registros administrativos son generados por instituciones públi-cas que obedecen a mandatos estatales. Dentro de sus obligaciones muchas veces se encuentra la labor de control y sistematización de datos sobre personas natura-les o jurídicas.

Es normal que las instituciones registren datos según su naturaleza, así en-contramos que los ministerios de salud se concentran en el registro de datos gene-rales sobre las poblaciones y datos específicos sobre el tema de salud. Sin embargo, las empresas privadas también generan registros administrativos de acuerdo a su naturaleza y sus intereses.

Los registros administrativos dentro de las instituciones sirven para la toma de decisiones de diversa índoles (administrativas, operativas y estratégicas) ya que se utilizan como punto de partida. Además, son de mucha utilidad para la realiza-ción de estudios e investigaciones de diversa índole.

Debido a la demanda de información de los Estados modernos, que tiene como fin la medición de resultados de las políticas, programas y planes nacionales, los registros administrativos juegan un papel de suma importancia. Adicional-mente, esta información sirve para comprender, caracterizar e indagar las causas de diversos problemas sociales y reducir la incertidumbre frente a la toma de deci-siones de los gobiernos y otras instituciones.

Fuente: Elaboración propia con base en Instituto Nacional de Estadística y Geografía INEGI,

México. (2012) Proceso estándar para el aprovechamiento de registros administrativos.

01/Conceptos generales

13

Clasificación tipos de registro

según la cobertura nacional y desglose territorial:

De cobertura nacional sin desglose territorial: realizan el registro de eventos solo para una división territorial.

De cobertura nacional con desglose territorial: con desglose territorial que compilan datos con niveles de detalle por divisiones territoriales.

según el procedimiento de registro:

Registro centralizado: que se recopilan en diver-sas oficinas pero que son registrados en oficinas concentradoras.

Registro descentralizado: que se recopilan y regis-tran en la misma oficina.


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Es por esto que en ciertos casos los registros administrativos estatales están regulados por un marco legal, que establece de manera clara y concisa la frecuen-cia, continuidad, la cobertura, características, el desglose territorial, entre otros aspectos con los cuales estos datos llegan a los receptores.

Esta es una de las virtudes de los RRAA, ya que al contar con un marco nor-mativo que respalde la acción por la cual estos se generan, se puede garantizar un trabajo ininterrumpido que aporta grandes cantidades de datos que pueden traducirse en información y conocimiento según sean los objetivos.

1.3 CaraCterÍstiCas de los registros adMinistratiVos

Entre las características que podemos remarcar sobre los registros administrati-vos, se encuentran las siguientes:

1 son documentos normativos que registran un acontecimiento administrativo, es decir que no son concebidos originalmente para fines estadísticos.

2 su periodicidad puede estar establecida o no de acuerdo a la legislación correspondiente.

3 no siguen la lógica de los pasos estadísticos pues son generados con fines de control administrativo, registro, seguimiento, planificación y coordinación.

4 son de amplia cobertura según la tenga el organismo responsable del registro administrativo.

5 Poseen instrumentos característicos para la captación de información (formularios, plantillas, fichas, etc.) que obedecen a las necesidades del control y seguimiento

6 las unidades empadronadas y las variables medidas pueden ser objeto de conversión a variables estadísticas mediante metodologías relativamente sencillas

7 Son almacenados en archivos de diferente formato que van desde papel, ficheros, expedientes hasta soporte digital.

Fuente: Elaboración propia con base en Otero Franco, Laura (2010) Función de registros ad-

ministrativos de unidades económicas mediante técnicas probabilísticas. Y Casanova, Hugo.

Los registros administrativos http://estadisticaamigable.blogspot.com/2012/05/los-registros-

administrativos.html


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1.4 Ventajas y desVentajas de los registros adMinistratiVos

Los registros administrativos son datos que se pueden transformar en estadística. Al igual que los datos salidos de otras técnicas de recolección y levantamiento de información, poseen ventajas y desventajas para los investigadores.

A continuación se enlistan algunas de las ventajas y desventajas que poseen los registros administrativos:

Ventajas desventajas

bajo coste en la producción de datos. la recolección de los datos no tiene mayor costo, pues se genera en base a un pro-ceso normativo de una institución.

Falta de correspondencia entre las unidades administrativas y las estadísticas ya que las unidades de análisis pueden no coincidir.

Menor carga en la cumplimentación de los formularios para los informantes.

Diferencia entre las definiciones de las variables.

Permite la circulación de la información entre los órganos de gobierno, y con ello se evita la duplicación de esfuerzos en la administración pública

Falta de conversión entre los códigos administrativos y estadísticos.

logra una cobertura completa de la po-blación objetivo. es común que se logre una cobertura completa por ejemplo en sectores de salud y educación sin em-bargo puede haber variantes como en la victimización en donde puede existir poca denuncia.

Datos y periodos de referencia que no coinciden con la finalidad estadís-tica. Para esto existen procesos de conversión de datos administrativos a estadísticos.

los errores de no respuesta son me-nores y no existen errores muéstrales, aunque éstos se sustituyen por errores de cobertura.

Efectos de los cambios políticos en la continuidad de los registros adminis-trativos

es posible la desagregación en subpo-blaciones.

Falta de una visión a largo plazo que conduzca al desarrollo del sistema estadístico.

Cuadro 2. Ventajas y desventajas de los RRAA


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Ventajas desventajas

la calidad de la información aumenta al tener la posibilidad de construir formu-larios con los detalles requeridos según el tema de interés.

Carencia de una política de cooperación entre los órganos que suministran registros.

Constituye una base cierta para la cons-trucción de series de datos.

1.5 Calidad de los registros adMinistratiVos

¿Qué es la calidad?

Según el diccionario de la RAE la calidad es la propiedad o conjunto de propie-dades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor. A su vez, el valor es el grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite.

En el caso del concepto de calidad de datos si se parte de la definición que hace la RAE, se puede decir que la calidad de datos se define por ser un reflejo lo más cercano posible a la realidad que dice representar y que la abstracción se vuelve cada vez más coherente como la realidad misma.

La calidad de los datos se puede ver afectada por errores en el proceso de capta-ción de los mismos o durante su manipulación, como se explica a continuación:

Obtención del dato•

Para evitar errores durante la adquisición de los datos, los instrumentos de regis-tro deben recoger la información necesaria para cumplir con los objetivos tra-zados por lo cual deben estar completos. Las fuentes de información deben ser idóneas para obtener la información deseada.

En tal sentido, algunos de los principales errores en el manejo de informa-ción son: que el instrumento no responda a los propósitos de la generación de in-formación, que su llenado no sea completo, o que la consistencia de las respuestas sea mínima.

Fuente: Elaboración propia.


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Procesamiento de los registros•

Dentro del procesamiento los errores más comunes están relacionados con la fase de captura de la información ya que es usual encontrarse con problemas de completitud y exactitud en los formatos. Es importante procurar la claridad y pertinencia de los formatos para que dichos problemas se presenten en la menor medida posible.

Los errores en el proceso son comunes por lo tanto, para obtener datos e in-formación confiable, es necesario preguntarte ¿Cómo asegurar la calidad de los registros administrativos?

El primer paso es establecer procesos de validación, tanto para la fase de ob-tención de los datos como para el momento de su procesamiento, de manera que puedan identificarse y solventarse los errores que se presenten.

Se entiende como validación o normalización de los datos, la definición y especificación de sus características, además de controlar que en cada una de las entradas se cumpla con los requisitos establecidos y tengan valores válidos. Por ejemplo, el formato de fecha AA/MM/DD, en el cual los dígitos deben corres-ponder a año, mes y día respectivamente; un ingreso que no cumpla con este or-den puede fácilmente alterar los datos.

La validación de los datos también implica una mirada permanente sobre los mismos, es decir su trazabilidad, por medio de un procedimiento operativo estándar.

Adicionalmente, dentro de la validación se requiere de la evaluación en la exacti-tud de los datos. Algunos de los aspectos a través de los cuales esto se realiza son:

• Correctofuncionamientodelinstrumentodecaptación• Mantenimientopreventivodelmismo.• Verificacióndesufuncionamiento(definicióndelprocesoaseguircon los

datos inválidos).• Supervisióndelaconsistenciaenelregistro(yaseaésteencampo,enelsitio

de recepción y en la digitación de los datos)

La calidad de los datos que conforman los registros administrativos como da-tos debe estar presente desde su captura. Uno de los aspectos que se deben de tomar en cuenta para que esto se cumpla, es la calidad en los sistemas de registro. Las tecnologías de la información hoy en día son el instrumento más viable y eficiente a la hora de tratar con datos, dentro de éstas, la calidad hace referencia a la compro-


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bación de que los datos recolectados, procesados, almacenados y difundidos son un fiel reflejo de la realidad.3 En este caso podemos hablar de seis criterios4 para comprobar la calidad de los sistemas de registro:

1 Relevancia: los registros administrativos deben responder a las necesidades.

2 Precisión: minimizar la posibilidad de errores y sesgos dentro de los rraa.

3 Oportunidad: corto intervalo de tiempo desde la ocurrencia del hecho.

4 Accesibilidad y claridad: procedimientos simples para obtener los datos, los cuales deben ser presentados de tal manera que facilite su interpretación.

5 Comparabilidad: los conceptos y métodos aplicados para la captura deben atender estándares que permitan comparaciones.

6 Coherencia: confiabilidad de las mediciones y los datos derivados.

Para garantizar la calidad dentro de los sistemas de información se deben cumplir ciertos aspectos fundamentales como el recurso humano calificado, bue-na capacidad técnica, tecnológica y administrativa, respaldo interinstitucional, flexibilidad y adaptabilidad a estructuras y a los sistemas de las instituciones que alimentan las bases de datos.5 Estos elementos alineados de manera precisa y orde-nada contribuyen al aseguramiento de la calidad.

El aseguramiento de la calidad es un conjunto de acciones planificadas y sis-temáticas implantadas dentro de una estructura organizacional para proporcio-nar datos de calidad.6

Adicionalmente es importante realizar un control de calidad que consiste en realizar actividades continuas de monitoreo llevadas a cabo en la caracterización de los productos y servicios en sus diferentes fases de desarrollo y en el estableci-miento de las especificaciones de calidad de los mismos.7 Este control debe estar



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presente desde el momento en el que se captan los datos como insumos, en los pro-ductos intermedios como las bases de registros administrativos y en los productos finales como las estadísticas.

1.6 los registros adMinistratiVos y su PotenCial estadÍstiCo

Los registros administrativos recabados por diversas instituciones estatales o no estatales, pueden servir de punto de partida para la generación de estadística básica que complemente los censos y demás estadística generada a base de mues-tras. Sin embargo, es importante poner atención a aspectos básicos como las ca-racterísticas, base legal, base conceptual, cobertura de eventos, desglose territorial y temporal entre otros.8

El aparataje estatal posee una amplia gama de sectores sobre los cuales se ad-quieren datos por medio de registros administrativos. Esto representa una venta-ja debido a la ininterrumpida función que se realiza. Esto genera subproductos como estadísticas oficiales provenientes de un producto mayor que son los regis-tros administrativos en si mismos.

Los RRAA como fuente de información estadística, depende de tres aspec-tos básicos:9

Base legal:• debe de haber una base legal que rija la cobertura de los eventos y la continuidad con la que se realiza, de manera que ésta actividad pueda asegurarse.Continuidad:• Es importante que los registros tengan continuidad ya que esto facilita la construcción de directorios y otros instrumentos útiles para elaborar encuestas y marcos de muestreos.Cobertura, desglose conceptual y geográfico de los registros:• se debe po-ner especial cuidado en estos aspectos ya que por su naturaleza pueden pre-sentar limitantes en su alcance temático para fines estadísticos.

De igual manera existen otros aspectos importantes como los relacionados a las tecnologías aplicadas y los procesos de operación. El avance en la aplicación de tecnologías para la recepción de datos, el procesamiento e integración de resul-tados permite identificar tres niveles de operación que influyen en el aprovecha-miento estadístico:


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• Sistemasde registroquedisponendeprocedimientosdocumentados, con-troles, archivos de datos o sistemas de información que generan reportes es-tadísticos.

• Sistemasde registroquedisponendeprocedimientosdocumentados, con-troles y archivos electrónicos para fines de control de la organización.

• Sistemasderegistrosquedisponendepocosdocumentosyarchivosorepor-tes impresos sin control automatizado de los mismos.

1.7 del dato a la inForMaCión

Al hablar de datos no estamos hablando precisamente de información. Existen diferencias fundamentales entre ambas cosas. Sin embargo, los datos pueden ser transformados en información si a estos se le suman valores, esto se resume en el siguiente esquema.

Contextualizado: se sabe en qué contexto y para que propósito se generó el dato.

DATO: un dato es un conjunto discreto de los factores objetivos sobre un hecho real.

Categorizado: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.

Calculado: los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente.

Corregido: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.

Condensado: los datos se han podido resumir de forma más concisa.

la información es un conjunto de datos procesados y que tiene un significado, relevancia y propósito y que por lo tanto permiten disminuir la incertidumbre.

Fuente: Elaboración propia con base en taller calidad del dato y explotación de los recursos

administrativos.


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La forma de representación de la realidad en datos no es sencilla, ni existe una exclusiva forma de hacerlo. Sin embargo, se produce otra transformación de la realidad al convertirlos en unidades simples y homogéneas a través de los núme-ros, desapareciendo la especificidad y representación de la realidad.10

La abstracción de la realidad permite homogenizar el dato, pero por sí mis-mo el dato no constituye información de la realidad. Por tanto, buscar relacionar los datos, nos permite mejorar el acercamiento a la realidad y es donde el dato se transforma en información.

Fuente:Curso sobre calidad de datos tomado de http://www.seguridadyregion.com/es/docu-

mentos.html

datos inForMaCión

elemento bruto por sí solo no

tiene significado

se relaciona con datos y con conocimiento

Esquema 1. Relación entre dato e información

Para que los datos se conviertan en

información se requiere

agrupación y categorización

Proceso de análisis y

comparación con lo que ocurre en otros escenarios

el conocimiento se crea cuando la información se pone en contexto general


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En todos los procesos de construcción de información son los objetivos los que definen las relaciones de conocimiento que se deben de construir, “son las guías del estudio y hay que tenerlos presentes durante todo el estudio”.11

La separación de los objetivos en las variables que lo componen nos orientan la práctica en los procesos de construcción de información y nos dan la guía para operacionalizar todo el proceso.

La operacionalización de los objetivos permite encontrar la forma en la que se transforma el dato en información, ya que a partir de ellos se definen todas las preguntas que el instrumento lleva, siendo la fase deductiva.

Ahora bien, para construir información se hace de manera inductiva, es decir, se parte de las observaciones que se hacen de la realidad abstrayendo de manera gradual, y en sentido inverso al proceso de construcción de las preguntas del instru-mento, las variables que describen o reflejan las realidades u objetos de estudio.

notas.

1. Registros administrativos http://estadisticaamigable.blogspot.

com/2012/05/los-registros-administrativos.html Consultado 6 de

Octubre de 2014.

2. Instituto Nacional de Estadística y Geografía INEGI, México.

(2012) Proceso estándar para el aprovechamiento de registros

administrativos.

3. Curso de captura, procesamiento y análisis de la información

–Opc.1, tomado de: http://www.seguridadyregion.com/es/

documentos.html.

4. Curso- taller de calidad del dato y explotación de registros

administrativos.

5. Calidad del dato en sistemas de la información.

6. Ibídem.

7. Ibídem.

8. Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía, INEGI. (2012) Proceso

Estándar para el aprovechamiento de Registros Administrativos.

9. Ibídem.

10. Huaylupo, J. 2008. La Relatividad y Significación de los Datos Cinta

Moebio 32: 127-152 www.moebio.uchile.cl/32/huaylupo.html.

11. Hernández Sampieri, Roberto. (2006) Metodología de investigación. .


23

¿Cómo generar estadísticas con base en registros administrativos?

02

2.1 generando estadÍstiCas Con registros adMinistratiVos: el Paso a Paso

Como hemos mencionado, los registros administrativos en la actualidad suelen ser una fuente de estadística básica para los Estados, sin embargo estos deben tener un proceso en el cual se asegure la integridad de los datos que serán transformados en estadísticas nacionales.

Sin este proceso, los registros pueden carecer de la calidad necesaria y dar como resultado estadísticas poco confiables y certeras que no representan de manera acertada la realidad de la que se está hablando.

El siguiente esquema ilustra las fases de un proceso a seguir para convertir los registros administrativos en estadística.

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5. Procesamiento4. Captación3. Diseño de la

capacitación y el procesamiento

2. Diseño Conceptual1.Planeación 6. Presentación

de resultados

CONtROL ADMINIStRAtIVO

GEStIóN DE CALIDAD

PROCESO EStADíStICO

PROCESO DE REGIStRO ADMINIStRAtIVO EN LOS ORGANISMOS PúBLICOS


A continuación se profundiza en cada uno de los pasos a seguir en este proceso.

Paso 1. la PlaneaCión

La planeación consiste en una serie de actividades que tienen como propósito es-tablecer el plan del proyecto. El plan del proyecto es la base sobre la cual se pla-nearán y ejecutarán las siguientes fases del proceso por esto es importante lograr un buen producto en la fase de planeación estableciendo los aspectos técnicos y administrativos necesarios.

Dentro de la planeación podemos distinguir tres aspectos importantes: la generación de un diagnóstico, la determinación del plan para la implementación del proceso estadístico y el control administrativo.

En un primer paso se genera un diagnóstico sobre el estado del sistema de registro para conocer su potencial estadístico. Dicho diagnóstico da pie a estable-cer los objetivos, la estrategia a seguir, cronogramas de trabajo, presupuesto para el proyecto, una estructura de trabajo en la cual se delegan distintas actividades entre los integrantes del equipo de trabajo, entre otros aspectos.12

El diagnóstico permite conocer el nivel de fortalecimiento del sistema de registro de acuerdo a sus características de operación y las necesidades de ade-cuación conceptual, técnica, metodológica y de aspectos legales, entre otros as-pectos.13 Dentro del diagnóstico podemos mencionar las siguientes actividades primordiales:

02/ ¿Cómo generar estadísticas con base en registros administrativos?

25

1. Delimitación del campo de estudio estadístico y de atribuciones del sistema estadístico.

2. Caracterización de los eventos objetos del registro

3. Revisión e identificación de necesidades de adecuación

Fuente: elaboración propia con base en Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía, INEGI.

(2012) Proceso Estándar para el aprovechamiento de Registros Administrativos.

Con los insumos que aporta el diagnóstico como punto de partida, se pro-cede a la determinación del plan para la implementación del proceso estadístico. Éste plan será la base sobre la cual se realizarán las adecuaciones y la implantación de los procesos estadísticos.

determinación de los objetivos y la estrategia general.

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Las principales actividades a realizar son las siguientes:

Programa general de actividades.

determinación de una estructura organizacional.

estimación de recursos y presupuestación global.

El siguiente cuadro explica en que consiste cada actividad.

actividades ¿en qué consiste la actividad?

1. determinación de los objetivos y la estrategia general

Para la definición de los objetivos se deben concretar los siguientes aspec-tos: tipo de registros administrativos, temática, cobertura y desglose geo-gráfico y determinación de la estrate-gia general.

2. generar un programa general de actividades

El programa de actividades debe com-prender las actividades, la secuencia de éstas deben tener y un cronograma en el cual se contemplan los tiempos de cada tarea.

3. determinación de una estructura organizacional

De acuerdo a los objetivos, la estrate-gia, y las actividades se debe cons-truir una estructura organizacional de trabajo con funciones y responsabi-lidades específicas, estableciendo la articulación entre las personas parte del proyecto, con las oficinas que registran los datos. Además se debe prever la actuación de otros agentes.

4. estimación de recursos y presu-puestación global

Se deben establecer los costos globales del proyecto, asignando montos a las distintas actividades y rubros del mismo. Esto facilitará la identificación de responsabilidades financieras entre los actores, además de ser base para el seguimiento.

Cuadro 2. Actividades para determinar el plan para la implementación del proceso estadístico



(2012) Proceso Estándar para el aprovechamiento de Registros Administrativos.

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Finalmente, es necesario tener en cuenta el control administrativo que todo proyecto debe tener. Éste sirve como control de calidad en las operaciones de dis-tintos niveles que se dan en el proceso. El soporte administrativo es esencial al mo-mento de proporcionar oportunamente los materiales así como el financiamiento necesario para las operaciones, además de procurar el uso eficiente de los recursos.

Paso 2. el diseño ConCePtual

Habiendo generado un proceso de planeación del cual se obtienen productos concretos como un diagnóstico y un plan de trabajo, se puede dar paso al diseño conceptual del proyecto.

Dentro de este paso se definen de manera clara y concisa los conceptos sobre los cuales se obtendrán los datos estadísticos, se diseñan o adecuan los instrumen-tos para la captación de los datos considerando las condiciones técnicas, tecnoló-gicas y socioculturales en que se lleva a cabo cada registro, y la necesidad de que los registros sean de calidad.

Además, dentro del diseño conceptual se definen los criterios de validación de los datos, y como tratar los registros no validos o incompletos. De igual manera se diseña la presentación de los resultados atendiendo a la demanda de informa-ción y al público al que éste será dirigido.

A continuación se muestra un esquema de las fases del diseño conceptual.

Todo proyecto debe satisfacer una necesidad de información, esto implica conocer la demanda y el público al cual es es-fuerzo está dirigido para esto se pueden identificar dos pasos claves: la revisión de documentos relacionados que ayuden a la toma de decisiones y la consulta a usuarios y expertos.

Es una actividad sistemática de discriminación y defini-ción de categorías que será objeto de cuantificación, así como los criterios básicos de su caracterización. Consiste en: Determinar los temas, variables y categorías y definir los conceptos y la elaboración de un glosario de términos.

Delimitacón del marco conceptual

Esquema 2. Actividades dentro del diseño conceptual

Acotación de necesidades de información estadística


Se definen de manera general los productos cuyos conteni-dos sean explícitamente justificados en cuanto a la utilidad particular de la demanda específica de los usuarios. Esta fase conlleva la definición de los productos, determinación de sus contenidos y formas de presentación.

Esta actividad consiste en volver operativo el marco concep-tual y los esquemas de presentación de los resultados. Se de-ben generar formatos específicos o adecuar los ya existentes para recabar la información. Se deben elaborar manuales y se deben hacer pruebas de las herramientas a utilizarse.

Diseño o adecuación de instrumentos de captación

Diseño de esquemas y de presentación de resultados

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Definición de criterios de validación

La definición de los criterios de validación es un proceso para garantizar de calidad de los datos. Para esto se necesita llevar a cabo dos actividades primordiales: determinar los criterios de revisión y determinar los criterios y reglas de solución de problemas en los datos.


(2012) Proceso Estándar para el aprovechamiento de Registros Administrativos

Paso 3. diseño de la CaPtaCión y el ProCesaMiento

Esta fase se concentra en establecer dos aspectos fundamentales:14

1 Los procedimientos documentados para la recopilación2 Los aspectos técnico administrativos de organización y control.

Adicionalmente, se establecen cuáles son las estrategias a seguir para el pro-cesamiento de la información y el correspondiente diseño de sistemas y progra-mas de captura, validación, explotación de los resultados. El siguiente esquema menciona las principales actividades de este paso:

29


determinación de la estrategia de captación.1

integración de recursos humanos.2

diseño del soporte de operación del procesamiento.3

determinación de procedimientos y desarrollo de sistemas informáticos para el procesamiento

4

Esquema 3. Actividades del diseño de captación y procesamiento de los datos.

Fuente: elaboración propia.

determinación de la estrategia de captación.1

Esquema 4. Fases del diseño de captación y procesamiento de los datos.

1.1 Procedimientos técnicos para la captación, el control y la logística admi-nistrativa comprende:

1.1.1 Procedimientos para captar la información: consiste en la identifi-cación de actividades técnicas para captar la información.

1.1.2 Procedimiento para el control de la captación: este debe de prever que las actividades se lleven a cabo en los tiempos programados y con los lineamientos preestablecidos. además de una revisión sobre las desviaciones y errores así como solventarlos.

1.1.3 logística administrativa: es la determinación de procedimiento y me-dios de apoyo a la captación. De ahí se identifica todo lo necesario para llevar a cabo las actividades siguientes como los recursos muebles e inmuebles, documentación, estimación final de presupuesto etc.

1.1.4 Prueba de procedimientos: se realizan pruebas de los instrumentos de captación y esquemas para el control operativo.

1.1.5 elaboración de manuales de procedimientos de control: se realizan manuales con el objetivo de establecer y describir las actividades de trabajo y los elementos inmersos en ellas.

1.2 Programa de actividades operativas

se debe plantear una secuencia lógica y ordenada de las activida-des del proceso entre las unidades de registro y las estadísticas. es preferible hacer un cronograma donde se establecen las actividades y fechas de entrega.

1.3 Programa de actividades operativas

el diseño de la estructura debe ser realizado preferentemente por la unidad estadística en conjunto con el organismo responsable de los registros administrativos. es necesario construir un organigrama con recursos humanos y funciones definidas para obtener calidad en los procesos y en los resultados.

se establecen los siguientes aspectos: 1.1. Procedimientos técnicos para la captación, el control y la logística administrativa; 1.2. Programa de actividades operativas; 1.3. estructura operativa y plantilla del personal.

30


integración de recursos humanos2

2.1 la determinación de los mecanismos y criterios en lo referente al personal involucrado en el proyecto.

Dentro de esta actividad se definen los criterios y procesos de selec-ción, contratación y fortalecimiento de las capacidades del personal que forma parte del proyecto. es más habitual que este proceso se genere en las unidades estadísticas más que en las unidades de registros administrativos.

integración de recursos humanos

Con esta actividad se da inicio al diseño de la estrategia de procesamiento de los datos y se define la tecnología a utilizarse.

3

3.1 equipamiento de los centros de procesamiento.

Esta fase es determinante en el proceso ya que se define cuál es la mejor opción para procesar la información recabada. se determinan aspectos básicos como el mobiliario necesario, equipo de oficina, herramientas informáticas, asistencias técnicas necesarias, entre otros. Todo esto con el fin de que las actividades dispongan de los insumos básicos para su realización exitosa.

3.2 Definición de estructura para el procesamiento

La definición de la estructura de procesamiento es similar a la que se realiza en cuanto a la captación, de manera que se definen criterios de selección y contratación, y se construye un mapa organizativo con funciones y personal especializado en el procesamiento de los datos. la definición de las funciones y asignación de responsabilidades es crucial para un buen funcionamiento del mecanismo de procesamiento, así como para el cumplimiento de un cronograma de trabajo.

determinación de procedimientos y desarrollo de sistemas informáticos para el procesamiento

4

4.1 Procedimiento para la ejecución y el control del procesamiento.

dentro de esta fase se consideran los siguientes aspectos:• Procedimiento para el almacenamiento y control de datos. • Procedimiento de captura y codificación. • Procedimientos para la validación. • Procedimientos para la explotación de archivos.

4.2 desarrollo de sistemas informáticos

Consiste en diseñar los sistemas de captura ya sean de naturaleza impresa o electrónica de manera que se cuente con un archivo de datos. Se deben establecer en los sistemas de validación, orientados a detec-tar y corregir las inconsistencias en los datos registrados.

esta gran actividad contempla básicamente:

Consta de las siguientes actividades:

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4.3 realización de pruebas y ajustes

Cuando los sistemas informáticos han pasado por la fase de diseño, análisis y programación, es preciso llevar a cabo una fase especializada de pruebas y ajustes según sea necesario. Se debe probar la eficacia con la cual el sistema trabaja y si los resultados son certeros. algunos de los aspectos primordiales a corroborar son los siguientes: captura, codificación, validación y generación de tabulados.

4.4 elaboración de manuales de instrucciones del procesamiento de datos

esta parte está orientada a generar manuales que sistematicen las actividades que se realizan en el procesamiento de los datos y las fun-ciones que serán asumidas por el equipo de trabajo. también es preciso construir manuales de uso y manejo de los sistemas.

Paso 4. CaPtaCión

Esta fase tiene como actividad principal la captación a nivel de los elementos indi-viduales de la población de estudio15 lo que implica la ejecución de instrumentos generados en las fases anteriores.

El resultado principal es el cúmulo de instrumentos de captación contesta-dos, además de los documentos concernientes al control, con el fin de generar un buen procesamiento de los datos en la siguiente fase. Al terminar las actividades de recopilación de datos se genera un reporte en el que se describen las principales dificultades y las alternativas de solución a las mismas para ser incorporadas en procesos posteriores.

Fuente: elaboración propia.

Preparativos del ciclo recolección Cierre del ciclo

a. Formación y equipamiento de grupos de trabajo. b. reproducción y distribución de materialesC. Capacitación d. actualización de los directorios.

a. transferencia de los datos b. Control de recolecciónC. integración de la información captada e envío a procesamiento electrónico.

a. recuperación de materiales. B. Informe final.

Esquema 5. Fases y actividades de la captación.

actividades actividades actividades

32


1. a. de acuerdo al plan de actividades previa-mente formulado se ge-neran grupos de trabajo integrados por la entidad que recopila los datos por medio de los rraa y la unidad estadística.

2. a. una vez los infor-mantes cuentan con la información de interés, se reportan a la unidad estadística, es entonces cuando se realiza la transferencia. la unidad estadística es la respon-sable de revisar y com-probar que los registros estén bien realizados así como de buscar aseso-ramiento por parte de la unidad de registro.

3. A. La oficina estadís-tica recupera el material no utilizado a fin de ser usado a futuro si fuese el caso.

1. b. en esta actividad se realiza la estimación de los materiales a utili-zarse así como su repro-ducción y distribución. Para la reproducción es necesario contar con los diseños finales de mate-riales como: • Instrumentos de cap-

tación• Software de capacita-

ción y control. • Manuales y guías. • Materiales de comuni-

cación.

1. C. la capacitación debe estar contemplada en la estrategia y por lo tanto ejecutada según lo establecido en ella de manera que los diferen-tes grupos de trabajo tengan la información necesaria.

1. d. la actualización de los directorios re-presenta una actividad que aporta calidad a los resultados finales ya que contribuye a monitorear la integralidad y actuali-dad mediante la revisión de la cobertura de las unidades de registro.

2. b. esta actividad per-mite conocer el grado de avance y cobertura de la recolección. además de llevar a cabo las medidas correctivas del proceso diseñadas en las prime-ras fases, con el fin de garantizar oportunamen-te la cobertura de unida-des de registro, el avance programático y la calidad de la información.

2. C. Consiste en la organización de los ins-trumentos de recolección tomando las considera-ciones necesarias según su naturaleza (impresos o electrónicos). Final-mente la información es enviada para su procesa-miento por medio de las herramientas previstas en el diseño.

3. b. se lleva a cabo la preparación de un in-forme final en el cual se identifiquen las fallas, y las diversas dificultades que pudieran haberse generado con el fin de acumular lecciones aprendidas para solven-tar dicho tipo de proble-mas en el futuro.

Fuente: elaboración propia con base en Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI.

(2012) Proceso estándar para el aprovechamiento de los registros administrativos.

Paso 5. ProCesaMiento

Dentro del procesamiento de los datos podemos identificar cuatro fases primor-diales que contribuyen su ordenamiento por medio de la revisión y constatación del orden e integridad.

Con este fin se llevan a cabo actividades de recepción y organización, captura y codificación; validación y obtención de los archivos de datos.

El siguiente esquema presenta la información general de cada fase.

33


Procesamiento

1. Recepción y organización

2. Captura y codificación

3. Validación 4. Obtención de archivos de datos

A. Recepción del material. B. Organización y preparación de documentos fuente.C. Asignación de las cargas de trabajo.

Consiste en:A. transfe-

rencia de la información del

instrumento de captación impreso a un

archivo electró-nico.

Conlleva las siguientes actividades:A. Verificación de la integridad y la coherencia de la captura. B. Aplicación de sistemas de validación. C. Liberación de archivos valida-dos.

Consiste en las siguientes

actividades:A. Integración

final de archivos validados.

B. Disposición de los archivos

para la pre-sentación de

resultados.

Ampliamos

Esquema 6. Fases y actividades del procesamiento de los datos.

34


Fase 1.

a. recepción del material: se reciben todos los documentos de registro por par-te de la unidad encargada de los rraa con estricto control por parte de la unidad estadística.

b. organización y preparación de documentos fuente: se ordenan los documen-tos independientemente sean estos impresos o electrónicos se emplea una planilla de control.

C. asignación de las cargas de trabajo: se asignan las cargas de trabajo toman-do en cuenta las actividades a realizarse, los recursos materiales y humanos y los tiempos planificados.

Ampliamos

Fase 2.

a. transferencia de la información del instrumento de captación impreso a un archivo electrónico: en el caso de la información sea enviada por un medio electrónico por ejemplo el internet, se realiza una revisión de la integridad de los archivos, así como ajustes de control, preparación para la validación entre otros procesos.

Fase 3.

A. Verificación de la integridad y la coherencia de la captura: consiste en la de-tención de errores realizados en la captura y su respectiva solución.

b. aplicación de sistemas de validación: se lleva a cabo la validación por medio de los sistemas y programas predeterminados bajo los criterios establecidos en el diseño, de manera que se puedan solucionar problemas como omisio-nes, valores fuera de rango, inconsistencias, entre otros.

C. Liberación de archivos validados: En el momento en que se puede certificar que los datos cumplen con todos los criterios requeridos y no tienen errores se puede proceder a la liberación de archivos a la obtención de un reporte de evidencias.

Fase 4.

A. Integración final de archivos validados: Se integran los archivos y se generan cruces de variables y de frecuencias para obtener cifras de control que per-mitan verificar la consistencia en los datos. Una vez verificada, se procede a generar los archivos definitivos y sus respaldos que servirán como insumo para los productos finales.

b. disposición de los archivos para la presentación de resultados: esta fase está íntimamente ligada con el paso siguiente ya que se extiende hasta la presen-tación de los resultados.

Fuente: Generación propia con base en Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI.

(2012) Proceso estándar para el aprovechamiento de los registros administrativos

Paso 6. PresentaCión de resultados

La socialización de los resultados del proyecto estadístico es de vital importancia, como todas las fases anteriores del ciclo de vida del mismo, ya que en este último paso se visualizan los resultados de todo el trabajo.

Una correcta visibilización dependerá de una buena ejecución del diseño conceptual formulado con anterioridad y deberá cubrir las necesidades de infor-mación que el público meta requiera, haciendo uso de los recursos a los cuales se tenga acceso, desde el material impreso, hasta las herramientas electrónicas.

Además, la presentación de resultados no solamente implica la socialización de las estadísticas en sí, sino la comunicación de los hallazgos y lecciones aprendi-das en el proceso de construcción y trabajo de las mismas.

El siguiente esquema señala las principales actividades para llevar a cabo la presentación de los resultados del proyecto estadístico usando registros adminis-trativos como base.

35


Presentación de Resultados

1. Programa de productos.

1.1 Producción editorial (medios electrónicos o impresos)

1.2 Elaboración de materiales de difusión.

1.3 Disponibilidad de la información en la web.

2. Documentación y evaluación del proceso.

2.1 Elaboración de documentos sobre las fases del proceso.

3.2 Evaluación del proceso.

3.3 Disposición de los documentos en los distintos medios de presentación de los resultados.

Esquema 7. Actividades dentro de la fase de presentación de resultados.

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La macroactividad 1 de la presentación de resultados se resume de la siguiente

manera:

Primeramente dar paso a la producción editorial en la cual se incluyen productos digitales e impresos, y se toman en cuenta el tipo de público meta, sus necesi-dades de información y en

base a esto y otros aspectos se generan prototipos del

producto final.

Como segunda acción se deben elaborar catálogos y

folletos que contribuyan a la difusión del producto final.

Presentaciones oficiales del producto con participación de medios de comunicación

entre otros.

Finalmente, tomando en cuenta aspectos financieros así como medioambientales, un buen recurso para lograr mayor difusión del producto

es internet.

La macroactividad 2 es fundamental para la retroa-limentación de los procesos en las unidades estadísticas. Es por eso que es importante

evaluar y mejorar conti-nuamente los procesos.

Adicionalmente, es impor-tante mostrar al público los alcances y limitaciones de la información por medio

de un conjunto de informes que describen el proceso en

todos los pasos mencionados anteriormente.

Por esto es importante que cada apartado del producto estadístico incluya la meto-

dología.

Primeramente se elaboran documentos que describan todas las actividades reali-

zadas en el proceso.

En segundo lugar, acorde al sistema de gestión de la

calidad, el proceso de gene-ración de estadísticas precisa incluir un informe de análisis sobre los datos, los indicado-res seleccionados, detalles técnicos, problemas y solu-

ciones de cada paso.

Finalmente, estos documen-tos explicativos y descripti-vos se ponen a disposición

del público de manera digital o impresa.

Fuente: Generación propia.

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2.2 ConClusión

En conclusión podemos apuntar que los registros administrativos son una fuente ampliamente consultada por los estadistas en diversos países que abonan a los procesos e investigaciones generadas a base de muestras, ya que nos muestran todo un universo de actores y hechos.

Los registros administrativos poseen ventajas y desventajas a la hora de ser usados. Las ventajas radican en su respaldo legal, cobertura y frecuencia ininte-rrumpida con los que se captan. Además, se pueden adquirir datos en referencia a todo tipo de temas. Las desventajas se ven reflejadas muchas veces cuando los datos y periodos de referencia no coinciden con la finalidad estadística. Por otra parte, los RRAA se pueden ver afectados por los cambios políticos de las institu-ciones que los captan.

Para lograr estadísticas más confiables y de calidad, es importante establecer procesos claros y sistemáticos que conviertan a los RRAA en insumos para la es-tadística por medio de pasos que solventen sus desventajas.

notas.

12. Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía, INEGI. (2012) Proceso

Estándar para el aprovechamiento de Registros Administrativos.

13. Ibídem.

14. Proceso estándar. INEGI Instituto Nacional de Estadísticas y

Geografía. México.

15. Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI. (2012) Proceso

estándar para el aprovechamiento de los registros administrativos.

Bibliografía recomendada

bi

1 Ayala Cañón, Luis. (2006). La utilización de registros ad-ministrativos como base para la investigación de políticas sociales.

2 De la Cruz, Jinob. El Uso de los datos administrativos para fines estadísticos.

3 Echegoyen, Graciela. (2003). Registros administrativos, cali-da de los datos y credibilidad pública: presentación y debate de los temas sustantivos de la segunda reunión de la Conferencia de Estadística de las Américas de la CEPAL.

4 Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI. (2012). Proceso estándar para el aprovechamiento de los registros administrativos.

5 Otero Franco, Laura. (2010). Fusión de registros adminis-trativos de unidades económicas mediante técnicas proba-bilísticas.

6 Sosa, Alejandro. (2014). Taller Calidad del dato y explo-tación de registros administrativos.

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El documento está divido en dos partes. La primera se enfoca en los conceptos generales partiendo de qué son los registros admi-nistrativos y para qué sirve. Asimismo, quienes están involucra-dos en la recolección de este tipo de datos ininterrumpidamen-te, apuntando sus características, ventajas y desventajas.

Posteriormente se desarrollan apartados referentes a la calidad de estos datos y se retoman normativas internacionales que concier-nen a estos temas. Se habla sobre el potencial estadístico de los registros administrativos y cómo estos pueden ser transformados en datos fiables para las estadísticas usando métodos y estrategias.



cuaderno metodológico sobre explotaciÓn de registros

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