cp 001 formato 4 diligenciamiento de propuesta técnica

FORMATO 4FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO DE PROPUESTA TÉCNICA

Prestación de los servicios de impresión y logística requeridos para la realización de los Exámenes de Estado y de las demás pruebas que el ICFES aplique en desarrollo de su objeto misional durante el año 2012.

El presente formato deberá ser diligenciado por el proponente para presentar su oferta técnica. El proponente deberá tener en cuenta las condiciones establecidas en el anexo técnico, el cual contiene los requisitos técnicos mínimos de habilitación dentro de la presente convocatoria pública.

EQUIPO DE TRABAJOEl equipo de trabajo propuesto para el proyecto será el siguiente:GERENTE DE PROYECTOPerfil y responsabilidades:

COORDINADOR DE TECNOLOGÍAPerfil y responsabilidades:

COORDINADOR DE SEGURIDADPerfil y responsabilidades:

1

COORDINADOR DE TRANSPORTESPerfil y responsabilidades:

OTRO PERSONAL (adicione filas de ser necesario)Cargo, perfil y responsabilidades:

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Número total de profesionales dedicados al proyecto:Número total de técnicos o tecnólogos dedicados al proyecto:La organización del equipo de trabajo durante el proyecto será la siguiente (Puede utilizar organigramas)

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GRUPO IIMPRESIÓN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

E IMPRESIÓN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIÓN

DIVISIÓN DE PROCESOS DE IMPRESIÓN

1. IMPRESIÓN DE CUADERNILLOS

Para el proceso de recepción de archivos explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

RECEPCIÓN DE ARCHIVOSDescriba acá el tipo de vehículo de seguridad que destinará para el proceso de recepción de archivos: (comunicaciones, ubicación satelital, comunicación satelital, etc):

Cuantos transportistas de seguridad serán destinados para el proceso de recepción de archivos?

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Los transportistas de seguridad de que tipo de recursos dispondrán, destinados para el proceso de recepción de archivos? (comunicaciones, armamento, etc):

Describa en el siguiente espacio las consideraciones tecnológicas que dispondrá para los procesos de impresión de cuadernillos:

TEGNOLOGIADescriba el tipo de instalación tecnológica destinada para los procesos de impresión de cuadernillos:

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Como mínimo la instalación tecnológica del contratista deberá contar con un software que controle sus procedimientos de recepción de archivos y preparación del material (Cuadernillos) y de impresión y personalización del material (Cuadernillos). El software debe generar reportes estadísticos del avance de los procesos de impresión de cuadernillos cada 6 horas. Describa el tipo de software destinado para los procesos de impresión de cuadernillos:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de impresión de

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cuadernillos:

Describa el tipo de instalación tecnológica destinada para los procesos de personalización de cuadernillos:

Como mínimo la instalación tecnológica del contratista deberá contar con un software que controle sus procedimientos de recepción de archivos y preparación del material (Cuadernillos) y de impresión y personalización del material (Cuadernillos). El software debe generar reportes estadísticos del avance de los procesos de personalización de cuadernillos cada 6 horas. Describa el tipo de software destinado para los procesos de personalización de cuadernillos:

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Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de personalización de cuadernillos:

Describa en el siguiente espacio las consideraciones de seguridad que dispondrá para los procesos de impresión de cuadernillos:

SEGURIDADMencione las dimensiones del espacio físico destinado para los procesos de impresión:

El área de impresión debe estar aislada física y visualmente, de piso a techo, del resto del área de producción del contratista. Especifique la forma de aislamiento que realizara para el área de impresión:

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El material con que se aísle el área deberá ser lo suficientemente duro y grueso para evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o información. No se podrá realizar el aislamiento con mallas plásticas o telas. Especifique los materiales de aislamiento que utilizara para el aislamiento del área de impresión:

Se debe contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se deberán vigilar las entradas del área y las entradas entre áreas. Cuantos vigilantes de seguridad privada serán destinados para resguardar el área de procesos de impresión y personalización del material de examen?

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Se debe contar con cámaras de seguridad que cubran todos los ángulos de las áreas de pre-prensa, imposición, impresión y personalización. Cuantas cámaras de seguridad serán destinadas para cubrir el área de procesos de pre-prensa, imposición, impresión y personalización del material de examen?

Es necesario disponer de una caja fuerte para el almacenamiento del cuadernillo original y los CD´s con los archivos magnéticos para futuros posibles usos, adicionalmente se deben guardar las pruebas de impresión, hasta la fecha que el ICFES determine. Especifique la oficina, dependencia, área o lugar donde se situará la caja fuerte que almacenará los cuadernillos originales, los CD´s con los archivos magnéticos y las pruebas de impresión:

Es necesario disponer de un espacio seguro para el almacenamiento de las placas para futuros posibles usos, hasta la fecha que el ICFES determine. Especifique la oficina, dependencia, área o lugar donde se resguardarán las placas de impresión:

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Los operarios de impresión del material de examen deben utilizar uniformes de color diferente a los operarios del resto de la planta, de tipo overol de una sola pieza, sin bolsillos, marcado con un número específico para cada operario en la espalda, que permita su identificación por las cámaras de seguridad. Deberán llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral. Especifique el color de los uniformes de los operarios destinados para los procesos de impresión y logística, asi como el color y dimensiones del número que los identificará.

Un guardia de seguridad deberá llevar el control de las personas que ingresan y salen de las áreas de pre-prensa, imposición, impresión y personalización. Mencione los tipos de control que llevará el guarda de seguridad de las personas que ingresan y salen de las áreas de pre-prensa, imposición, impresión y personalización del material de examen:

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Las personas que ingresan al área de impresión autorizadas por el ICFES deben ser relacionadas por escrito y portar una ficha con numeración visible para las cámaras de seguridad. Especifique el color y las dimensiones de las fichas para personas que deben ingresar al área de impresión autorizadas por el ICFES:

Para el proceso de impresión de cuadernillos y planos de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURAPara la impresión de cuadernillos el ICFES requiere como mínimo maquinaria plana de 2 colores o rotativa. Adicionalmente, el oferente podrá presentar tecnología adicional para este proceso. Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión de cuadernillos y planos de arquitectura:

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Especifique el número de maquinas destinadas a los procesos de impresión de cuadernillos y planos de arquitectura:

Indique los rendimientos esperados de impresión de la maquinaria:

Adjunte los últimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de la maquinaria:

Para el proceso de plegado de cuadernillos y planos de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

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PLEGADO DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURASi en el proceso anterior el contratista usa máquina plana de 2 colores, deberá utilizar una máquina plegadora de pliego. Si en el proceso anterior el contratista usa maquina rotativa, los cuadernillos deben salir plegados de acuerdo a los requisitos técnicos establecidos. Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de plegado de cuadernillos y planos de arquitectura:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de plegado de cuadernillos y planos de arquitectura:

Indique los rendimientos esperados de plegado de la maquinaria:


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Para el proceso de cosido de cuadernillos explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

COSIDO DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURAEl proceso de cosido de cuadernillos al lomo (cuando son hojas unitarias que se alzan y se colocan bajo una cabeza cosedora que coloca hasta 2 grapas laterales en el borde del lomo) o al caballete (cuando se colocan las hojas en cuartillas abiertas y con cosido de hasta 2 grapas a través del centro y con posterior doblaje al centro). Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de cosido de cuadernillos:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de cosido de cuadernillos:

Indique los rendimientos esperados de cosido de la maquinaria:

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El proveedor deberá garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es correcto. Para esto el proveedor deberá realizar un control 1 a 1 equivalente al 100% de los cuadernillos. Describa el tipo de control y los recursos destinados para verificar el compaginado de la totalidad de cuadernillos:

Para los procesos de ensamble y corte de cuadernillos de respuesta abierta explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN Y CORTE DE CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTAEl proceso de ensamble de cuadernillos de respuesta abierta (consiste en engomar las hojas sueltas ya impresas sobre el borde lateral, engomando el cuadernillo al lomo). Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de ensamble de cuadernillos de respuesta abierta:

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Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de ensamble de cuadernillos de respuesta abierta:

Indique los rendimientos esperados de cosido de la maquinaria:


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Posterior a la aplicación, la división de procesos de impresión del contratista debe realizar el corte de las hojas de los cuadernillos. La división logística transporta el material para el proceso de corte y posterior envío al ICFES. Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de corte de cuadernillos de respuesta abierta:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de corte de cuadernillos de respuesta abierta.

Indique los rendimientos esperados de corte de la maquinaria:

Adjunte los últimos 2 registros de mantenimientos periódicos preventivos y correctivos de la maquinaria:

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El proveedor deberá garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es correcto. Para esto el proveedor deberá realizar un control 1 a 1 equivalente al 100% de los cuadernillos. Describa el tipo de control y los recursos destinados para verificar el compaginado de la totalidad de cuadernillos:

Para el proceso de personalización de cuadernillos explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

PERSONALIZACIÓN DE CUADERNILLOSDescriba las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de personalización de cuadernillos:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de personalización de cuadernillos:

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Indique los rendimientos esperados de personalización de la maquinaria:


Para el proceso de destrucción de placas de impresión explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

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DESTRUCCIÓN DE PLACAS DE IMPRESIÓNLa destrucción de las placas se debe hacer mediante aplicación de disolventes y/o fundición. El contratista deberá mostrar en su propuesta el procedimiento que utilizará para la destrucción de las placas y cualquier otro material utilizado para su elaboración. Especifique el procedimiento que utilizará para la destrucción de placas de impresión, aplicación de disolventes o fundición:

Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de destrucción de placas de impresión:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de destrucción de placas de impresión:

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Indique los rendimientos esperados de destrucción de la maquinaria:


El proceso de destrucción deberá ser grabado con cámaras de video que evidencien la transparencia del proceso sin grabar algún contenido que pueda contener la placa. ¿Cuántas cámaras de seguridad serán destinadas para cubrir el área de procesos destrucción de placas de impresión?

Para el proceso de destrucción de producto no conforme y sobrante explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

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DESTRUCCIÓN DE PRODUCTO NO CONFORME Y SOBRANTEEl contratista deberá realizar la destrucción del producto no conforme mediante trituradora de papel en tiras no superiores a 0.5 cm de ancho. Describa las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de destrucción de producto no conforme y sobrante:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de destrucción de producto no conforme y sobrante:

Indique los rendimientos esperados de destrucción de la maquinaria:


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El proceso de destrucción deberá ser grabado con cámaras de video que evidencien la transparencia del proceso sin grabar algún contenido que pueda contener el material destruido. ¿Cuántas cámaras de seguridad serán destinadas para cubrir el área de procesos destrucción de producto no conforme y sobrante?

2. IMPRESIÓN DE HOJAS DE RESPUESTAS

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Para el proceso de impresión de hojas de respuestas explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

TECNOLOGIA

Describa el tipo de instalación tecnológica destinada para los procesos de impresión de hojas de respuestas:

Como mínimo la instalación tecnológica del contratista deberá contar con un software que controle sus procedimientos de recepción de archivos y preparación del material (Hojas de Respuestas) y de impresión y personalización del material (Hojas de Respuestas). El software debe generar reportes estadísticos del avance de los procesos de impresión de hojas de respuestas cada 6 horas.Describa el tipo de software destinado para los procesos de impresión de hojas de respuestas:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de impresión de hojas de respuestas:

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Describa el tipo de instalación tecnológica destinada para los procesos de personalización de hojas de respuestas:

Como mínimo la instalación tecnológica del contratista deberá contar con un software que controle sus procedimientos de recepción de archivos y preparación del material (Hojas de Respuestas) y de impresión y personalización del material (Hojas de Respuestas). El software debe generar reportes estadísticos del avance de los procesos de personalización de hojas de respuestas cada 6 horas. Describa el tipo de software destinado para los procesos de personalización de hojas de respuestas:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de personalización de hojas de respuestas:

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Para el proceso de impresión de impresión de hojas de respuestas y rejilla de calificación examen de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIÓN EXAMEN DE ARQUITECTURA

Para la impresión de hojas de respuestas el ICFES requiere como mínimo maquinaria para formas continuas y variables o impresoras de matriz, se exige que el contratista presente una tecnología adicional para este proceso. Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de impresión de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:

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Para el proceso de personalización de hojas de respuestas y rejilla de calificación examen de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

PERSONALIZACION DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIÓN EXAMEN DE ARQUITECTURA

La personalización deberá realizarse en impresión digital. No se podrá realizar impresión Inkjet. Todos los impresos destinados a lectura óptica deberán contar con un Timing Mark. El Timing Mark es una secuencia de rectángulos negros (Timing Marks) que indican a la máquina de lectura el avance de las hojas de respuestas. El Timing Mark se imprimirá en el anverso según la información suministrada por el ICFES. El contratista deberá garantizar que los Timing Marks se encuentran perfectamente alineados con el centro de los círculos donde el usuario anota su respuesta. Describa aca las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de personalización de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de personalización de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:

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Para el proceso de corte de hojas de respuestas y rejilla de calificación examen de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

CORTE DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIÓN EXAMEN DE ARQUITECTURA

El corte de todos los impresos destinados a lectura óptica deberá garantizar un corte perfecto entre las guías de corte, para evitar asimetrías que afectan la correcta lectura óptica del material. El contratista deberá garantizar que después del corte, la alineación del Timing Mark y el borde de la hoja sean perfectamente perpendiculares. Para verificar esta condición la distancia entre el Timing Mark y la línea de corte deberá ser igual en toda la extensión de la hoja de respuestas. Las condiciones de corte y personalización anteriormente nombradas deberán ser verificadas con ayuda de una regleta de verificación. El contratista deberá adquirir una regleta de verificación de lectura óptica en sextos de pulgada y realizar una verificación de la personalización de cualquier documento destinado a lectura óptica antes de traerlas al ICFES para aprobación. Describa las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de

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corte de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:

Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de corte de hojas de respuestas y rejillas de calificación examen de arquitectura:



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Para el proceso de impresión y corte de hojas para operaciones explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN Y CORTE DE HOJAS PARA OPERACIONESSe puede considerar impresión offset o digital. Describa las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de hojas para operaciones:

Especifique el número de maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de hojas para operaciones:


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3. IMPRESIÓN ACTA DE SESIÓN Y CERTIFICADO DE ASISTENCIA

Para el proceso de impresión y corte de actas de sesión explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN Y CORTE DE ACTAS DE SESIONSe puede considerar impresión offset o digital. Describa las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de actas de sesión:

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Especifique el número de maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de actas de sesión:



Para el proceso de impresión y corte de certificados de asistencia explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN Y CORTE DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIASe puede considerar impresión offset o digital. Describa las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de certificados de asistencia:

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Especifique el número de maquinas destinadas a los procesos de impresión y corte de certificados de asistencia:



Para el proceso de personalización de certificados de asistencia explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

PERSONALIZACIÓN DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIADescriba las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas al proceso de personalización de certificados de asistencia:

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Especifique el número de maquinas destinadas al proceso de personalización de certificados de asistencia:



4. EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE EMPAQUEA continuación el número de operarios que dedicará a cada línea de empaque por prueba:

SABER 11

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SABER PROPISA

A continuación el número de líneas que se dispondrán en el proceso por cada 100.000 usuarios a empacar para cada prueba:

SABER 11SABER PRO

PISAA continuación el rendimiento esperado de la línea (Número de usuarios empacados por hora):

SABER 11SABER PRO

PISADedicará operarios adicionales a los de la línea, dedicados a la verificación manual del proceso de empaque? (NO/SI, Número de operarios por línea)

SABER 11SABER PRO

PISAA continuación el número de operarios de apoyo al proceso (armado de cajas, almacenamiento de cajas, inventariado de cajas entregadas, cargue de cajas al camión, etc.) pro prueba:

SABER 11SABER PRO

PISAA continuación la metodología que se utilizará para ensamblar los materiales de cada usuario para cada salón de acuerdo al listado del acta de sesión, teniendo en cuenta el tipo de prueba, los cambios, la sesión y la coincidencia del código del cuadernillo con el código de la hoja de respuesta y (si aplica) el cuadernillo de respuesta abierta:Para SABER PRO:

Para SABER 11:

Para PISA:

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A continuación las actividades que realizará cada uno de los operarios destinados a cada línea de empaque y el número de operarios dedicados a dicha actividad (adicione filas de ser necesario):

ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE SABER PRO

RESPONSABLE DIRECTO

DIVISIÓN RESPONSABLE

No DE OPERARIOS

ASIGNADOS A LA ACTIVIDAD

Total:

ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE SABER 11

RESPONSABLE DIRECTO

DIVISIÓN RESPONSABLE

No DE OPERARIOS


Total:

ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE PISARESPONSABLE

DIRECTODIVISIÓN

RESPONSABLE

No DE OPERARIOS


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Describa cómo realizará el empaque de la prueba de arquitectura. Incluya una ilustración de los rótulos utilizados en esta prueba:

Para el empaque de la prueba de arquitectura el contratista deberá imprimir los rótulos adhesivos para cada plano y uno igual para el sobre respectivo. Este rótulo deberá contener como mínimo la siguiente información:

Un rótulo se pega a la zona del plano destinada para ello y el otro en el sobre destinado a ese plano.

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Se introduce el plano ya con rótulo en el sobre correspondiente ya rotulado y se cierra el sobre

Se arma cada salón agrupando los sobres con planos correspondientes y se empaca en bolsa plástica.

Cada paquete de planos se asegura con una banda de caucho.

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Los salones de cada institución, es decir, los paquetes de planos, se empacan tula plástica.

La tula se cierra con precinto de seguridad.

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Finalmente, la tula se empaca en la caja de cartón correctamente rotulada. Las características de los rótulos de la tula y la caja son las iguales a las anteriormente descritas.

REJILLAS DE CALIFICACIÓN

Las rejillas de calificación para humanidades y lengua castellana, rejilla de calificación para arquitectura y planillas de control serán empacados de acuerdo a la información entregada por el ICFES.

SEGURIDADA continuación las adecuaciones de seguridad que se realizarán en las siguiente áreas:

ÁREA DE EMPAQUE:

Para llevar a cabo el proceso de empaque se adecuará un área de empaque de material de examen, aislada del resto de la planta y directamente conectada con el área de impresión y con la bodega destinada para el proceso logístico como se muestra a continuación:

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El área de empaque de material de examen se adecuará con todas las medidas de seguridad exigidas por el ICFES para garantizar la seguridad de la información. Como mínimo deberá:

Ser un área dedicada exclusivamente para el empaque de materiales del ICFES, aislada física y visualmente, de piso a techo, del resto del área de producción del contratista.

El material con que se aísle el área deberá ser lo suficientemente duro y grueso para evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o información. No se podrá realizar el aislamiento con mallas plásticas o telas.

Contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se deberán vigilar las entradas y salidas del área y de las divisiones por áreas que se dispongan en el diseño de planta.

Se deberá vigilar el manejo que los operarios dan a los materiales durante proceso.

Contar con cámaras de seguridad que cubran todos los ángulos del área de empaque de material del examen de aplicación.

Condiciones de iluminación, ventilación e impermeabilización adecuadas. Tener en cuenta que cualquier diseño del proceso no podrá obstruir la visibilidad

de las cámaras. El personal que trabaja en esta área, debe someterse a pruebas de polígrafo y sus

hojas de vida deben ser revisadas exhaustivamente por el contratista.

BODEGA DE MATERIAL YA EMPACADO:

A continuación se describen los protocolos de seguridad que se implementarán en las siguientes áreas durante el desarrollo del proceso y el responsable del cumplimiento de estos protocolos:

ÁREA DE EMPAQUE:

Los operarios de empaque del material de examen de las divisiones de procesos de impresión y procesos logísticos deberán utilizar uniformes de color diferente entre divisiones, incluso de operarios del resto de la planta, de tipo overol de una sola pieza, sin bolsillos, marcado con un número específico para cada operario en la espalda, que permita su identificación por las cámaras de seguridad. Deberán llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral.

Si la persona que ingresa al área no hace parte del personal de empaque deberá ser autorizada por escrito y deberá portar una ficha con numeración visible para las cámaras de seguridad.

Toda persona que entre a esta área deberá someterse a una requisa exhaustiva con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido.

No se podrá ingresar ningún tipo de elemento electrónico o mecánico que facilite la sustracción de información tales como teléfonos celulares, cámaras fotográficas, memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor electrónico.

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No se podrán ingresar elementos metálicos como aretes, collares, manillas, joyas ni armas de ningún tipo. Tampoco se permitirá ingresar con ningún tipo de gorra o sombrero.

Sólo se permitirá el ingreso de bebidas a manera de refrigerio a las áreas seguras, sin embargo, estas bebidas deberán estar ubicadas en un espacio separado de las mesas de trabajo. Los operarios deberán desplazarse de su mesa de trabajo para refrescarse y en ningún momento podrá haber alimentos o bebidas sobre las mesas de trabajo.

Ningún operario podrá trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de sustancias prohibidas.

El personal de vigilancia deberá llevar minuta de la entrada y salida de todas las personas que ingresen al área.

Cualquier otra medida de seguridad que establezca el ICFES que sea necesaria para garantizar la confidencialidad de la información.

BODEGA DE MATERIAL YA EMPACADO:

5. IMPRESIÓN KITS DE APLICACIÓN

Para el proceso de impresión de kits de aplicación explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondrá:

IMPRESIÓN DE KITS DE APLICACIONDescriba las especificaciones técnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresión de kits de aplicación:

Especifique el número de maquinas destinadas a los procesos de impresión de kits de aplicación:


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6. EMPAQUE DE KITS DE APLICACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PROCESOEl rendimiento esperado del proceso será de (Número de kits empacados por hora):

Describa a continuación el método que se utilizará para empacar los materiales del kit de aplicación (kit del delegado). Agregue más espacio de ser necesario:

En caso de disponer de líneas de empaque describa las actividades que realizará cada uno de los operarios destinados a cada línea de empaque y el número de operarios dedicados a dicha actividad (adicione filas de ser necesario):

ACTIVIDADRESPONSABLE

DIRECTODIVISIÓN

RESPONSABLE

No DE OPERARIOS ASIGNADOS

A LA ACTIVIDAD

Total:

44

A continuación un modelo del rótulo que utilizará para la carpeta del delegado:

A continuación el rótulo que utilizará como rótulo del kit:

GRUPO IIDISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN, DESEMPAQUE, DESTRUCCIÓN Y

CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN -DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓN DEL MATERIAL DE KITS DE

APLICACIÓN

DIVISIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICOS

7. SUPERVISIÓN DEL EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESOA continuación se describe de qué manera realizará el ordenamiento de los paquetes de salones en tulas y cajas:

Las codificaciones que utilizará para paquetes, tulas, cajas, el número de cuadernillos que empacará por tula y la codificación que dará a las tulas y cajas vacías serán las siguientes. (Incluya los prefijos que utilizará, dígitos de verificación, etc.)

A continuación la descripción de cómo será el funcionamiento del sistema de supervisión del correcto empaque del material de examen de acuerdo con la información entregada por el ICFES en las biblias:

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Describa cuántos operarios dedicará por línea y sus actividades dentro de la línea de empaque:

De acuerdo con la anterior respuesta, describa en qué momento del proceso y de qué manera realizará la verificación de las siguientes condiciones (adicione filas si su sistema realiza verificaciones adicionales a las nombradas a continuación):Que para cada uno de los usuarios el código del cuadernillo coincida con el código de la hoja de respuesta y del cuadernillo de respuesta abierta.Que los paquetes de cuadernillos correspondan a los listados en el acta de sesión y a los listados en la biblia entregada por el ICFES.Que los paquetes de cuadernillos se encuentran empacados en el orden que

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describe el acta de sesiónQue el acta de sesión se encuentra empacada con el paquete de cuadernillos correspondienteQue los certificados de asistencia estén empacados con el salón correspondiente.Que los paquetes de cuadernillos estén empacados en las tulas y cajas correspondientesQue el registro y control del número del precinto utilizado para cerrar cada tula. Es decir, debe llevar una relación del número de precinto con que se cerró cada tula. Que las cantidades empacadas de precintos y tulas y cajas vacías adicionales para el correcto retorno de los materiales son las correctasQue la lectura de material de examen se pueda continuar en caso de encontrarse alguna inconformidad en la verificación del empaque y así no parar el funcionamiento de toda la línea mientras se corrige el errorDedicará operarios a la auditoria manual del proceso de empaque? (NO/SI, Número de operarios por línea)Describa cómo realizará la verificación del correcto empaque de la prueba de arquitectura:

MEDIOS DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMENLos elementos utilizados para empacar el material de examen contará con las siguientes

características:

Las bandas de caucho tendrán las siguientes características:5 cm de ancho y 9 cm de largo

Las TULAS tendrán las siguientes especificaciones:

Dimensiones:

De acuerdo a las necesidades de empaque.Otras características:

Material: Vinilo transparente calibre 8

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Diseño:

- Impermeable- Transparente- Que se pueda cerrar con precintos de seguridad con mínimo 2 agujeros por cara, protegidos con aro metálico.- Bolsillo interno ubicado en la cara de mayor longitud donde se pueda introducir el rótulo con la identificación del contenido de la misma. Este bolsillo deberá tener como mínimo 2 cm de holgura a lo largo y a lo ancho respecto al rótulo que contenga

Rótulo: El rótulo utilizado en las tulas será el siguiente:Las CAJAS tendrán las siguientes especificaciones:

Dimensiones:

De acuerdo a las necesidades de empaque.Otras características:

Material:

Cajas de dimensiones menores a Caja pequeña 32 cm x 26 cm x 34 cm (largo, ancho, alto) en cartón corrugado de calibre C540K según norma Icontec NTC 452.Cajas en dimensiones mayores a 32 cm x 26 cm x 34 cm (largo, ancho, alto) en cartón corrugado de doble pared de designación 1050 (tipo D7K) según norma Icontec NTC 452.

Rótulo El rótulo utilizado en las cajas será el siguiente:El PRECINTO de seguridad tendrá las siguientes especificaciones:Dimensiones Correa de 27 cm de fácil aplicación y remociónMaterial Polipropileno de alta densidadRótulo - Correa dentada

- Sin línea de ruptura fácilNumeración - 7 caracteres alfanuméricos

- Numeración estampada al calor en la etiqueta- Adhesivo con numeración y código de barras correspondiente

CalidadSe mostrará que el fabricante del precinto cumple con la norma de calidad ISO PAS 17172.

El cerrado de la caja será con cinta adhesiva de 48 mm de ancho y no obstruirá la visibilidad de los rótulos.

REPORTE DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

Describa cómo su sistema de verificación generará un reporte del avance del proceso, en qué consistirá este informe, regularidad con que se generará y cómo será enviado al ICFES:

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SEGURIDADDescriba como funcionará el soporte técnico a su sistema en caso de ocurrir alguna eventualidad en el desarrollo del proceso:

Describa cómo va a garantizar la integridad de las información entregada por el ICFES:

Describa la infraestructura con que contará el proceso para responder a contingencias diferentes a la relativas al sistema, durante el desarrollo del proceso:

BODEGAJE DEL MATERIAL YA EMPACADO

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Describa cómo será su proceso de almacenaje y despacho en la bodega de material ya empacado. Si aplica describa las herramientas tecnológicas que utilizará:

8. DISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN Y DESEMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

DESCRIPCIÓN DEL PROCESODescriba detalladamente cómo realizará la distribución de examen en todo el territorio nacional. Incluya cómo controlará las novedades que ocurran durante el proceso. Incluya sistemas de gestión de transporte que soporten su operación:

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El siguiente será el procedimiento que se establecerá para responder a requerimientos extraordinarios del ICFES a poco tiempo antes de la prueba y de obligatorio cumplimiento (tutelas, derechos de petición, etc.):

Describa cómo realizará la distribución y recolección de la prueba de Arquitectura:

Un día hábil después de terminada la aplicación se transportará de forma segura al ICFES 5 ejemplares del original de cada uno de los instrumentos de evaluación, correctamente empacados, en tula plástica, sellada con precinto de seguridad y en caja vinipelada.

Las ciudades dispondrán de coordinadores zonales que liderará y gestionará la operación en su respectivo territorio.

Ciudad Marque con una xMEDELLÍN X

MANIZALES XBARRANQUILLA X

CARTAGENA XVALLEDUPAR X

MONTERIA XNEIVA X

VILLAVICENCIO XTUNJA XCALI X

POPAYÁN XPASTO X

BUCARAMANGA XCÚCUTA XBOGOTÁ X

Otras ciudades en las cuales dispondrá de coordinadores zonales que liderará y gestionará la operación en su respectivo territorio (adicione filas de ser necesario).

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REPORTE DE AVANCE DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓNDescriba cómo realizará la trazabilidad del proceso de distribución y recolección del material de examen, cómo generará un reporte del avance del proceso, en qué consistirá este informe, regularidad con que se generará y cómo será enviado al ICFES. Recuerde que como mínimo deberá presentar reportes del éxito de cada entrega a través de mensaje de texto una vez el material sea entregado en el sitio de aplicación.

Describa en qué momento de su sistema de trazabilidad permite realizar las siguientes validaciones (Adicione más filas si su sistema permite verificaciones adicionales): Que para los envíos terrestres, los conductores informen su posición y el estado de la mercancía en puntos de control a lo largo del trayecto.Que el conductor del contratista o el representante en cada sitio informe el estado de la entrega del material: Cumplido o novedad. El reporte del cumplido de entrega podrá ser cómo mínimo por mensaje de texto o similar.

COBERTURADescriba a continuación la información de la bodega principal en donde se almacenará el material de examen por 4 meses.

Dirección y teléfonoEspacio de bodega destinado exclusivamente al

almacenaje de material del ICFES (metros cúbicos)

Describa en la siguiente tabla las sucursales u oficinas con que cuente a nivel nacional para el presente proyecto (adicione filas de ser necesario):

No DepartamentoCiudad o municipio

Dirección y

Teléfono

Marcar con una xMarcar con

una x

Sucursal OficinaSerá utilizada como bodega

nodo?12

53

3456789

1011121314151617181920

DESCRIPCIÓN DEL PARQUE AUTOMOTORCARROS PROPIOS

ITEM CAMIONES MULAS FURGONES OTROS TOTALCANTIDAD

GPSCELULARESAVANTELES

PERIODICIDAD DEL

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

-

CARROS SUBCONTRATADOSITEM CAMIONES MULAS FURGONES OTROS TOTAL

CANTIDADGPS

CELULARESAVANTELES

PERIODICIDAD DEL

MANTENIMIENTO PREVENTIVODescriba los tipos de vehículos que se

utilizarán para la distribución en zonas de difícil acceso:

Describa lo vehículos que se utilizarán para la distribución en zonas con problemas de

orden público:Describa los protocolos de seguridad que implementará para el proceso de distribución y recolección del material de examen:

Idealmente, los vehículos en que se transporte el material de examen sólo lo

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podrán hacer en horas del día. De 6:00 am a 6:00 pm Para los envíos en que el vehículo deba pernoctar sólo lo podrá hacer en sitios

previamente establecidos por el contratista y que garanticen la seguridad del material.

Los conductores deberán reportar su posición y el estado de la mercancía en los puntos de control establecidos por el contratista

Describa las adecuaciones de seguridad que se realizarán en la bodega principal enunciada en el anterior numeral COBERTURA. (Incluya planos, esquemas de seguridad, y cualquier otra información relevante):

Área de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada física y visualmente, de piso a techo, de los demás materiales que se encuentren en la bodega.

El material con que se aísle el área deberá ser lo suficientemente duro y grueso para evitar agujeros, huecos o cualquier oportunidad de extraer material o información. No se podrá realizar el aislamiento con mallas plásticas o telas.

El acceso a esta bodega será con candado y clave. Circuito cerrado de TV El área de recepción de material deberá estar aislada físicamente, al menos por

una malla metálica de cualquier material de otros clientes del contratista. Condiciones de iluminación, ventilación e impermeabilización adecuadas. El ordenamiento se hará en RACKS. Se dispondrá de 1 montacarguista para atender el cargue y descargue del material

del ICFES. Los racks serán divididos por zonas geográficas del país.

El contratista deberá contar en bodega principal con el personal necesario para garantizar los tiempos del proceso. Como mínimo deberá contar con:

Un montacarguista que atienda exclusivamente las rutinas del ICFES durante los procesos de cargue y descargue de material en los racks.

4 operarios para el cargue del material. 1 guardia de seguridad que vigile el cargue y descargue de materiales al vehículo

de transporte y 1 en la puerta de la bodega que se dedicó a materiales ICFES mientras se realiza este proceso.

Siempre que se abra la bodega del ICFES deberá haber un 1 guardia de seguridad vigilando el proceso.

Describa las adecuaciones de seguridad que se realizarán en todas sucursales que seleccionó como bodegas nodo en el anterior numeral COBERTURA. (Incluya planos, esquemas de seguridad, y cualquier otra información relevante):

Área de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada físicamente, de piso a techo, de los demás materiales que se encuentren en la bodega ya sea con malla de acero o con enrejado.

El acceso a esta bodega deberá ser como mínimo con candado. Condiciones de iluminación, ventilación e impermeabilización adecuadas.

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Describa los protocolos de seguridad que se implementarán en la bodega principal y en las bodegas nodo para el manejo de materiales del ICFES:

Siempre deberá haber un guardia de seguridad vigilando el flujo de cajas desde la bodega del ICFES hasta el vehículo de transporte.

Los materiales nunca deberá ser dejados desatendidos durante el cargue y descargue

Durante el cargue y descargue los materiales del ICFES no podrán ser dejados junto a materiales de otros clientes del contratista.

Ya sea en bodega principal o en bodega nodo el material de examen del ICFES no podrá almacenarse, en ningún momento, junto a materiales de otros clientes del contratista. Siempre tendrá que estar almacenado en su totalidad en bodegas con las condiciones anteriormente descritas. De igual manera, el material del ICFES nunca podrá ser almacenado directamente en el piso. Siempre deberá ser ubicado sobre estibas o una estructura similar.

REPRESENTANTE DE LA DIVISIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS

Para las pruebas SABER PRO y SABER 11, en cada sitio de aplicación se suministrará la siguiente cantidad de representantes de la división de procesos logísticos. Este representante cumplirá con las funciones descritas en el “Manual del representante del operador logístico” del ICFES

1 por cada 650 alumnos que presenten el examen en la

institución

Se ofrecerá personal adicional para la aplicación de las pruebas SABER PRO y SABER 11? (NO/SI)Descripción

CAPACITACIÓN DEL REPRESENTANTE DE LA DIVISIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICOS

Describa la metodología con la cual seleccionará y capacitará a los representantes de la división de procesos logísticos a nivel nacional en cuanto a los siguientes conocimientos:

Procedimientos de entrega y recolección del material de examen. Protocolos de seguridad para custodia y manipulación del material. Procedimientos para el pago de nómina. Manejo de contingencias.

Describa los recursos utilizados para tal fin y la metodología de evaluación empleada en el proceso:

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RECIBOS DE CONTROL PARA LA DISTRIBUCIÓNY RECOLECCIÓN DEL MATERIAL DE EXAMEN

Ilustre o adjunte una muestra del recibo de entrega y recolección del material de examen

Ilustre o adjunte una muestra del formato para el control de hojas de respuesta

Ilustre o adjunte una muestra del formato para el control de cuadernillos de ausentes

Ilustre o adjunte una muestra de la planilla de control

Describa la estrategia que se implementará para el retorno del recibo de entrega y recolección del material de examen diligenciado en el sitio de aplicación, para el momento en que el delegado del ICFES se dispone a abrir las cajas y tulas con hojas de respuesta en la bodega principal de la división de procesos logísticos.

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9. DISTRIBUCIÓN Y RETORNO DEL MATERIAL DE KITS

SUPERVISIÓN DEL EMPAQUE DE KITS DE APLICACIÓNDescriba la metodología que utilizará para garantizar que los kits se encuentran correctamente armados de acuerdo a la información entregada por el ICFES. Describa procedimientos, personal asignado, esquemas de trabajo, etc.

DISTRIBUCIÓN DEL MATERIAL DE KITSDescriba como distribuirá los kits de aplicación en la cantidad, ciudad, sitio, día y hora establecidos por el ICFES.

KIT ENTREGA

Kit de delegadoEn el Nodo ICFES correspondiente*

Kit para Coordinadores de NodoEn un solo grupo en las instalaciones del ICFES en Bogotá.

Kit para Coordinadores de Municipio

En un solo grupo en las instalaciones del ICFES en Bogotá.

Material adicional para cada NodoA el Nodo ICFES correspondiente

*El nodo AGUADEDIOS se entrega en Bogotá

Describa el procedimiento que implementará para la recolección y retorno del KIT PARA DACTILOSCOPISTA y el KIT PARA EL LECTOR O KIT TIFLOLÓGICO. Describa cómo estos materiales serán integrados al proceso de empaque de los kits para su reutilización.

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Ilustre o adjunte una muestra del Formato de devolución del kit tiflológico y dactiloscópico

10. DESEMPAQUE, LECTURA Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA, CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA Y LISTADOS DE ASISTENCIA.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESODescriba el procedimiento que implementará para el procesamiento de las cajas con material de examen que llegan desde los sitios de aplicación

Una vez llegue el material de examen a la bodega principal del contratista en Bogotá, se separarán las cajas de cuadernillos de las de hojas de respuesta. Las cajas con hojas de respuesta y las cajas con cuadernillos de hojas de respuesta serán enviadas a un área de conteo que el contratista deberá adecuar como se muestra a continuación:

Dentro de esta área y en presencia de un delegado del ICFES, se procederá a la apertura y conteo de hojas de respuesta para posterior entrega en las instalaciones del ICFES.

El contratista deberá mostrar en su propuesta un proceso que garantice el retorno de la totalidad de las hojas de respuesta y de cuadernillos de respuesta abierta. Este proceso de verificación en el área de conteo se organizará de la siguiente manera:

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Una vez ingresan las cajas, se procede a la apertura de cajas y tulas en presencia y bajo autorización de un delegado del ICFES. Para poder autorizar la apertura de las tulas, el delegado del ICFES confrontará el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL MATERIAL DE EXAMEN con el número de precinto que tenga la tula correspondiente. Para esto, el contratista deberá contar con un procedimiento de retorno de sus recibos que permita entregar el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL MATERIAL DE EXAMEN al delegado del ICFES en el momento de apertura de la tula. En cualquier caso, los precintos solo podrán ser abiertos previa autorización del funcionario del ICFES.

Se implementará un cuadro que tenga como mínimo los siguientes campos: sitio de aplicación, municipio, departamento y código del sitio y observaciones. En este cuadro el delegado del ICFES y el contratista deberán llevar el control del desempaque de cada uno de los sitios que se aplicaron y las observaciones que se encuentren en la tula.

Una vez abiertas las tulas, los operarios tomarán de a 1 tula, es decir, de a 1 institución y verificarán si en ella se presentaron novedades. El operario podrá verlo a simple vista ya que las hojas de respuesta vienen empacadas en grupos de presentes, ausentes y novedades, en torre uno sobre otro como se muestra a continuación:

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Si la institución no presenta novedades, la torre completa se pasará de forma ordenada al área de lectura. Si la institución presenta novedad, el operario deberá pasar al funcionario del ICFES el grupo hojas de respuesta con novedad para que haga la respectiva anotación. Una vez hecha la anotación, el operario pasará el paquete completo a otro operario dedicado exclusivamente a empacar las hojas de respuesta.

Las hojas de respuestas, los cuadernillos de respuesta abierta, los listados de asistencia y las actas de sesión deberán ser entregados en su totalidad, empacados y ordenados como lo especifica el ICFES y en las instalaciones del ICFES a más tardar el viernes siguiente a la aplicación.

En caso de ser necesario, el contratista proveerá de personal de apoyo al momento de hacer la lectura de las hojas de respuesta, para corregir errores durante el proceso de impresión, distribución, recolección o desempaque para garantizar que los documentos sean leídos dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES.

Las cajas, cintas, rellenos y demás materiales de empaque deberán ser suministrados por el contratista.

En caso de extraviar alguna hoja de respuestas o cuadernillo de preguntas abiertas el operador dispondrá de los medios, la logística y los recursos para aplicar nuevamente la prueba a los usuarios que falten, en los 10 días siguientes a la aplicación, para garantizar que sus resultados se entreguen a tiempo.

VERIFICACIÓN HOJAS RE RESPUESTADescriba la metodología que utilizará para verificar la devolución de la totalidad de las hojas de respuesta y los cuadernillos de respuesta abierta enviados a cada uno de los sitios.

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Describa cómo se generarán los reportes del el retorno de las hojas de respuesta. Explique cómo inventariará la totalidad de las hojas, qué tipo de reportes generará, con qué regularidad, que información incluirá, como lo hará llegar al ICFES, etc.

DESEMPAQUE, CORTE Y RETORNO DE CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA

Describa el procedimiento que implementará para el desempaque, corte y retorno de cuadernillos de respuesta abierta:

Los cuadernillos de respuesta abierta se entregarán en hojas sueltas listas para pasar por la máquina de lectura óptica. Para esto, se abrirán los precintos de las tulas que los contienen bajo el mismo procedimiento utilizado para las hojas de respuesta, bajo autorización del delegado del ICFES.

Se transportarán de forma segura los cuadernillos a un área de corte antes de transportarlos a instalaciones del ICFES. El corte de los cuadernillos se realizará por las líneas de corte que se indican en cada uno de ellos.

El corte de estos cuadernillos garantizará una correcta lectura óptica de cada una de las hojas que lo conforman. Es decir, que el corte se encuentra exactamente sobre las líneas de corte y que es un corte uniforme y liso, sin pelusas o imperfecciones.

Las hojas sueltas de los cuadernillos de respuesta abierta ya cortados serán enviadas al ICFES durante la semana de desempaque en envíos diarios, a las 8:00 y 14:00 horas, en la oficina de lectura ubicada en las instalaciones del ICFES.

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En cada caja se empacarán las hojas apilándolas en 2 torres, una institución tras otra, hasta completar la torre.

Se deberán agregar cartones del tamaño de la hoja de respuesta sobre cada torre indicando (Torre1, Torre 2) según el orden que siga el empaque.

No se podrán empacar instituciones en cajas diferentes ni en torres diferentes. El empaque de los cuadernillos de respuesta abierta debe ser ajustado pero

garantizando que las hojas no se maltraten durante el transporte. El contratista podrá agregar un material de relleno para los espacios vacíos de las cajas y garantizar el ajuste.

En el exterior la caja deberá pegar un letrero con su contenido indicando un número consecutivo de cajas e indicando prueba y sesión. Adicionalmente deberá indicar la cara por la cual se debe abrir la caja para encontrar las hojas de respuesta mirando hacia arriba.

La caja deberá ser sellada con cinta y envuelta en Vinipel.

EMPAQUE Y RETORNO DE HOJAS DE RESPUESTA Las hojas de respuestas serán entregadas durante la semana de desempaque en dos envíos diarios, a las 8:00 y 14:00 horas, en la oficina de lectura ubicada en las instalaciones del ICFES.

El empaque deberá ser en cajas de cartón así:

Empacados en una caja por sesión y por tipo de prueba. En cada caja se empacarán las hojas de respuesta apilándolas en tres (3) torres

una institución tras otra hasta completar la torre. Se deberán agregar cartones del tamaño de la hoja de respuesta sobre cada torre

indicando (Torre1, Torre 2, Torre3) según el orden que siga el empaque. No se podrá empacar una institución en torres diferentes ni en cajas diferentes. El empaque de las hojas de respuesta debe ser ajustado pero garantizando que

las hojas no se maltraten durante el transporte. El contratista podrá agregar un material de relleno para los espacios vacíos de las cajas y garantizar el ajuste.

En el exterior la caja deberá pegar un letrero con su contenido indicando un número consecutivo de cajas e indicando prueba y sesión. Adicionalmente deberá indicar la cara por la cual se debe abrir la caja para encontrar las hojas de respuesta mirando hacia arriba.

La caja deberá ser de doble pared, de designación 1050 (tipo D7K) según norma Icontec NTC 452.

La caja deberá ser sellada con cinta y envuelta en Vinipel. El contratista deberá disponer del personal necesario para el traslado de las cajas

a las dependencias dentro del Instituto a la hora de la entrega del material.

EMPAQUE Y RETORNO LISTADOS DE ASISTENCIA

Los listados de asistencia deberán ser enviados al ICFES empacados de la siguiente manera:

Las listas deberán estar cosidas por sitio de aplicación y ordenadas consecutivamente por código de sitio. El código de sitio se encuentra en la parte

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superior de la hoja, después del nombre de la institución.

Cuadro Listados de Asistencia

Deberán venir empacados en cajas de cartón en dos torres apilando una institución tras otra hasta completar la torre, después se apilará la segunda torre. Las dos torres deberán venir enfrentadas por el encabezado así:

Cuadro Empaque Listados de Asistencia

La caja deberá estar marcada diciendo su contenido y una numeración consecutiva según el orden en que se envíen al ICFES.

SEGURIDADDescriba las adecuaciones de seguridad que se realizarán para el área que dedique a la verificación del retorno de hojas de respuestas:

Deberá ser un área aislada físicamente, de piso a techo del resto de la bodega. El cerramiento deberá impedir que se hagan hendiduras, agujeros o cualquier

ruptura que permita la extracción de material. El acceso a esta bodega deberá ser como mínimo con candado. Deberá tener las condiciones de iluminación, ventilación e impermeabilización

adecuadas.

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Deberá contar con un diseño de planta que permita el flujo adecuado de materiales.

Circuito cerrado de TV. Las cámaras deberán cubrir todos los ángulos del área Guardia de seguridad en cada puerta.

Describa los protocolos de seguridad que se implementarán en el área de procesamiento de cajas de hoja de respuesta:

Los operarios de empaque del material de examen deberán llevar un overol sin bolsillos, marcado con un número único en la espalda que permita su identificación por las cámaras de seguridad. Deberán llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral.

Los operarios deberán portar el carnet de identificación de empleado del contratista durante toda la jornada laboral.

Si la persona que ingresa al área no hace parte del personal de empaque deberá ser autorizada por escrito y deberá portar una ficha con numeración visible para las cámaras de seguridad.

Toda persona que entre a esta área deberá someterse a una requisa exhaustiva con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido.

No se podrá ingresar ningún tipo de elemento electrónico o mecánico que facilite la sustracción de información tales como teléfonos celulares, cámaras, memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor de música, etc.

No se podrán ingresar elementos metálicos como aretes, collares, manillas, joyas ni armas de ningún tipo. Tampoco se permitirá ingresar con ningún tipo de gorra o sombrero.

Sólo se permitirá el ingreso de bebidas a manera de refrigerio a las áreas seguras, sin embargo, estas bebidas deberán estar ubicadas en un espacio separado de las mesas de trabajo. Los operarios deberán desplazarse de su mesa de trabajo para refrescarse y en ningún momento podrá haber alimentos o bebidas sobre las mesas de trabajo.

Ningún operario podrá trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de sustancias prohibidas.

El personal de vigilancia deberá llevar minuta de la entrada y salida de todas las personas que ingresen al área.

Cualquier otra medida de seguridad necesaria para garantizar la confidencialidad de la información.

CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMENDescriba las condiciones de custodia del material de examen:La división de procesos logísticos del mantendrá custodiado el material en sus instalaciones durante 4 meses el material de examen, sin embargo podrá permanecer tiempo adicional sin que sobrepase el plazo de duración del contrato, incluyendo sus prorrogas, de acuerdo a las necesidades del ICFES.

En cualquier momento del proceso, el ICFES podrá solicitar al contratista localizar uno o varios cuadernillos en particular para ser entregados en el ICFES. Por lo tanto, el material de examen del ICFES se mantendrá almacenado en completo orden y conocer la ubicación exacta de cada caja, tula y paquete.

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11. DESTRUCCIÓN DEL MATERIAL DE EXAMEN

DESCRIPCIÓN DEL PROCESOEspecifique el procedimiento que utilizará para la destrucción de material de examen

Las tiras de papel del material destruido tendrán como máximo un ancho de 0.5 cmCuantas cámaras de seguridad serán destinadas para cubrir el área de procesos de destrucción de material de examen?

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cp 001 formato 4 diligenciamiento de propuesta técnica

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