SISTEMA DE COSTOS

Sistema de información dentro de la empresa de salud, debe abarcar la totalidad de la empresa y busca a diferencia de la contabilidad de costos, llevar la totalidad de costos y gastos de la manera más real posible hasta la esencia de la producción.

CARACTERISTICAS:

1. Dinámico: Cambia simultáneamente con los cambios de la empresa incluso en aquellos datos que se consideran “fijos”.

2. Oportuno: Aporta la información en el mismo momento que ocurren los hechos por cuanto su principal fuente de información serán los registros por causación de contabilidad.

3. Integral: Porque requiere de la permanente interrelación entre las áreas administrativas y asistenciales de la Empresa (Hospital).

CONCEPTOS

COSTOS: “VALOR” sacrificado para producir bienes o servicios que se mide en términos monetarios.

GASTOS: El consumo monetario que se realiza en actividades relacionadas o no con la producción.

PRODUCCION: Se define en el desarrollo del objeto social de la empresa (prestación de servicios de salud) dentro de unos procesos específicos y los servicios o bienes originados de este proceso son los que se definen como productos.

PRODUCTO: El resultado tangible de un proceso específico pudiendo ser un bien o un servicio que ocasiona un costo específico de producción y genera un beneficio tangible social y/o económico.

En conclusión, son características de un producto:

1. Servicio o bien resultado final de un proceso identificado

2. Genera unos costos específicos en su producción

3. Genera un beneficio hacia la institución.

CONCEPTOS

AREAS INSTITUCION PRESTADORA DE SALUD

GERENCIALES Y ADMINISTRATIVA

S

LOGISTICAS

OPERATIVA

AREAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS

Son aquellas destinadas básicamente a la Dirección, Planeación y Control de la empresa en ella se incluyen:

I. La Junta Directiva

II. Gerencia.

III. Los comités Staff o asesores: Jurídica, Científico, Planeación

IV. Oficina de Control Interno y control interno disciplinario

V. En general todas las demás instancias de nivel ejecutivo y asesor general de la empresa.

AREAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS

OTRAS AREAS DE PRODUCCION ADMINISTRATIVA

I. Recursos humanos

II. Recursos financieros

III. Recursos físicos

IV. Recursos de Información.

PRODUCTO DE AREAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVOS

Productos administrativos son los generados por las unidades administrativas de la empresa y que se requieren para el normal funcionamiento de la misma, ejemplos de estos son los productos de las unidades de recursos humanos (contrataciones o pago de nómina) de recursos físicos (adquisiciones o despachos), entre otros.

AREAS LOGISTICAS

Son aquellas destinadas básicamente a apoyar con Bienes y/o servicios a los procesos generales de producción. Normalmente se diferencian de la producción misma por su característica de “especialización” en productos muy generales y que normalmente no son el objeto mismo de la empresa pero que sin ellos sería imposible el desarrollo de sus actividades. En general podríamos definirlos como “pequeñas empresas” orientadas a producir bienes y/o insumos que permiten el desarrollo mismo de nuestros servicios y que “venden” sus productos hacia el interior de la empresa. Entre esas podemos mencionar:

1. Almacén

2. Mantenimiento

3. Sistemas

4. En general todo lo que se denomina clásicamente como Servicios generales: Cocina, Aseo, Vigilancia, etc.

Productos de apoyo logístico son aquellos que no hacen parte del objeto de la empresa pero que sirven de apoyo generalmente logístico dentro de la generación de otro producto pudiéndose calcular de manera independiente su costo. Por ejemplo, en la atención de un paciente hospitalizado se proveen unas raciones alimentarias (producto de la unidad de alimentos), o se utilizan sábanas limpias para las camas (productos de la unidad de lavandería).

PRODUCTOS AREAS LOGISTICAS

AREA OPERATIVA Son aquellas destinadas finalmente a producir bienes y/o servicio objeto

mayor de la empresa y elemento neto de las contrataciones. Son las encargadas de desarrollar los bienes y/o servicios que el cliente (paciente) solicita y cumplir con sus expectativas. En los hospitales son fácilmente reconocidas y constituyen lo que tradicionalmente se menciona como “área asistencial”. Entre ellas podemos mencionar:

I. Servicios de Urgencias

II. Servicios Ambulatorios

III. Servicios de Hospitalización

IV. Quirófanos y Sala de Partos

V. Servicios de apoyo diagnóstico como: Laboratorio Clínico Imágenes diagnósticas

VI. Servicios de apoyo terapéutico: Banco de Sangre Unidad Renal Farmacia

VII. Servicios conexos a la salud

PRODUCTOS AREA OPERATIVA

Es aquel obtenido al final de todo el proceso de producción del bien o servicio y se da por hecho en el momento en que el receptor del servicio (cliente o paciente) lo recibe. Los productos operativos están delimitados por aquellos originados por el objeto real y claro de la empresa y que en términos generales son los que se “venden” al público en general y serán los objeto de recuperación de la inversión.

UNIDADES DE MEDIDA

DEFINICION La unidad de medida es el elemento por medio del cual se cuantifican los

productos, se puede decir que se constituye en la manera como se identifica el producto.

Todos los productos bienes o servicios objeto del costeo deben poseer una unidad de medida.

Se constituye en el elemento que se registra en el proceso de producción y por eso debe estar definida dentro de ella misma, no debe dar origen a subjetividad e idealmente debe poder expresarse en números absolutos

UNIDAD DE MEDIDA AREAS PRODUCTIVAS

UNIDAD DE MEDIDA

AREAS PRODUCTIVAS

UNIDAD DE MEDIDA

AREAS LOGISTICAS

AREAS ADMINISTRATIVAS

CENTRO DE COSTOS

CARACTERISTICAS

Consiste en la agrupación física y/o funcional de los procesos de producción donde podemos asignar de manera independiente y claramente definida los insumos requeridos para la generación de un producto o grupo de productos similares.

Dentro de su estructura llevará inmerso una relación funcional clara y el producto o productos originados dentro del mismo serán objeto de procesos similares. Es decir dentro de cada centro de costo encontraremos ubicados un producto o productos lo más homogéneos entre sí y lo más heterogéneo con los demás.

Debe ser administrado de manera particular y aunque relacionado con otros similares debe manejar criterios propios de administración.

1. Administrable, da origen a políticas, planes y programas; en general se gerencia independiente de otros centros de costos.

2. Posee recursos físicos, tecnológicos y personal determinados que constituyen el costo directo de dicho centro de costo

3. Produce bienes o servicios diferenciables y diferentes a los de otros centros de costos.

4. Tiene la posibilidad clara de registrar el producto que lo constituye

CARACTERISTICAS

AGRUPACION DE PRODUCTOS

El proceso básico fundamental para definir la estructura de los centros de costos es identificar su producción, ya que esta es la esencia del costeo. Para esto tomamos la producción total y ubicaremos los productos dentro de cada centro de costos.

AGRUPACIÓN POR EQUIVALENCIA

Consiste en definir una unidad que haga equivalentes todos los productos identificados dentro de un mismo centro de costo. Teniendo en cuenta la necesidad de establecer una equivalencia, se deben identificar factores fundamentales dentro del proceso de producción que permitan cuantificar la equivalencia, algunos de esos factores podrían ser:

Tiempo de trabajo en la generación del producto.

Tiempo de uso de los equipos.

Valor de los suministros básicos utilizados

Valor de la inversión para poder realizar el producto.

Nivel de complejidad del producto

Tarifa o tarifas que se ofrecen por el producto

Número de personas que se benefician

CLASIFICACION DE LOS CENTROS DE COSTOS

Ya definidos los centros de costos e identificada la producción que se origina dentro de ellos es importante clasificarlos de acuerdo al tipo de productos que allí se generan y podríamos clasificarlos como Operativos, Logísticos o Administrativos. En el cuadro siguiente vemos algunos ejemplos de ellos.

CLASIFICACION DE LOS CENTROS DE COSTOS

COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)

La contabilidad gerencial o de costos se encarga principalmente de la acumulación y análisis de la información relevante para uso interno de los gerentes en los procesos de toma de decisiones en planeación y control. Dentro de los principios contables definidos su información es congruente y en muchas ocasiones tomadas directamente de la misma contabilidad financiera, pero en su proceso mismo es variable, de acuerdo a las necesidades, observaciones y desarrollo mismo del sistema gerencial de una determinada empresa

COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)

La Unidad funcional es el conjunto de procesos de producción específicos, los procedimientos y actividades que los componen, los cuales son ejecutados dentro de una secuencia y límites técnicamente definidos, en donde es posible visualizar, analizar e intervenir el proceso global de la producción de un bien o servicio alrededor de una finalidad común definida y diferenciada convencionalmente de otras, es una agrupación de centros de costos organizados dentro de una función específica con productos que guardan alguna similitud.

COSTOS Y CONTABILIDAD (UNIDAD FUNCIONAL)

De acuerdo con el Plan General de Contabilidad para las instituciones prestadoras de servicios de salud para el reconocimiento de los costos en la prestación de servicios de salud y en la venta se define el grupo de 73 servicios de salud con las siguientes unidades funcionales operativas y sus respectivos centros de costos:

COMPONENTES DEL COSTO

COMPONENTES DEL COSTO

MANO DE OBRA

SUMINISTROS

GASTOS GENERALES

MANO DE OBRA

Es el esfuerzo físico y/o mental empleado en la producción de un bien o servicio. Está constituido por el valor de los salarios, honorarios y prestaciones sociales del personal que interviene en el proceso de producción.

1. SALARIOS:

SUMINISTRO

Es el valor de los materiales y elementos que se utilizan en la producción del servicio o bien. Incluye el valor del material médico quirúrgico, odontológico, de laboratorio, de radiodiagnóstico, electrodiagnóstico, medicamentos, gases medicinales, víveres y otros elementos utilizados en la producción de los servicios.

GASTOS GENERALES

Es el valor de otros gastos que no se identifican claramente con los elementos definidos anteriormente. Algunos de estos son:

Servicios públicos

Transporte

Útiles y papelería, correspondencia, fotocopias, publicaciones y comunicaciones.

Combustibles, material de lavandería y ropería, material de construcción, material de aseo ó servicio de aseo en el caso de que sea contratado, servicio de vigilancia, entre otros.

Seguros, impuestos, mantenimiento de la infraestructura física y la dotación.

Capacitación del personal

Depreciación de los activos

TIPO DE COSTOS

DIRECTOS

INDIRECTOS

COSTOS DIRECTOS

Está constituido por la sumatoria de aquellos elementos del costo, mano de obra, suministros y gastos generales que es posible asignar de forma directa y específica al proceso de producción; que hacen parte directa del proceso y son elementos constitutivos del mismo.

COSTOS INDIRECTOS

Son aquellos que no es posible identificar claramente con el proceso de producción y provienen de uno o más centros de costos requeridos para desarrollar adecuadamente la producción de bienes o servicios en otro centro de costo y no pueden ser asignados específicamente a un determinado producto.

METODO DE DISTRIBUCION DE LOS COSTOS INDIRECTOS

La necesidad de poder obtener un costo lo más real posible hace buscar los métodos más confiables posibles para la distribución de estos costos, es por esto que se deben identificar bases de distribución de los mismos.

Las empresas de salud muchas veces se han concebido como una conjunción de varias empresas que a la vez tienen como objeto principal de su acción un sinnúmero de actividades haciéndolas de lo más heterogénea posible. Esto hace que el manejo de los costos indirectos sea más complejo por los diferentes comportamientos que se desarrollan dentro de ella y por lo tanto las tasas o técnicas de distribución se hacen más difíciles

METODO TRADICIONAL

Consiste en tomar las horas de trabajo contratadas o pagadas a los trabajadores que participan en el proceso de producción de cada centro de costos y su suma será el 100%. Utilizando la proporción que representan las horas de trabajo de un centro de costos en particular se le transfieren los costos indirectos provenientes de los centros de costos intermedios. El principal problema de este método es el de centrar su importancia en la mano de obra (horas) dejando de lado el hecho de que a medida que se aumenta la tecnología probablemente se disminuye la mano de obra o al menos disminuye la importancia de la mano de obra.

Este método puede ser utilizado para la transferencia de costos indirectos provenientes de centros de costos de tipo administrativo tales como recursos humanos, recursos físicos y financieros y las áreas de gerencia, entre otros.

METODO MODERNO

Otra tendencia y tomando el otro extremo de la producción mide las horas máquina utilizadas por centro de costos. Punto por lo demás igualmente peligroso y únicamente desarrollable en empresas muy inclinadas hacia una tecnología dura. Podría aplicarse por ejemplo en una institución de salud dedicada únicamente a la producción de servicios de apoyo diagnóstico.

METODO ABC

El método de costeo basado en actividades, ABC (por sus siglas en inglés “Activity-Based Costing“) como su nombre lo indica centra su atención individualmente en cada tipo de costo indirecto y lo distribuye de manera individual de acuerdo a las unidades de producción que se originen en ese centro de costo hacia los demás.

PASOS METODO ABC

1. Identificar los centros de costos que originan costos indirectos.

2. Calcular el costo de esos centros de costos

3. Determinar una medida de actividad, que es como el “producto” que genera ese centro de costo. Esta medida de actividad se conoce en la literatura como “cost drivers” (origen del costo) y aquí la llamaremos base de distribución y finalmente es el factor de distribución de los costos indirectos.

PASOS METODO ABC

4. Se calcula el costo de la unidad base de distribución, resultado de dividir el total del costo directo de ese centro de costo sobre el número de unidades.

5. Se determina el número de unidades base de distribución que “utiliza” cada centro de costo.

6. Se le asigna el costo indirecto por el uso de las unidades base de distribución resultado de multiplicar el número de unidades utilizadas (paso 5) por el costo de la unidad de base de distribución (paso 4).