control ingenieria

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CODIFICACIÓN DE

ENTREGABLES DE INGENIERÍA

VICEPRESIDENCIA DE INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA

CORPORATIVO DE NORMAS Y ESTÁNDARES

CÓDIGO CNE

ECP-VIN-G-GEN-PT-004

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ECP-VST-G-GEN-FT-001

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RELACIÓN DE VERSIONES

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TABLA DE CONTENIDO

Página

1. OBJETO ............................................................................................................................ 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3

3. GLOSARIO ........................................................................................................................ 3

4. DOCUMENTOS DEROGADOS .............................................................................................. 5

5. REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................. 5

6. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 6

7. DESARROLLO .................................................................................................................... 6

7.1. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LOS ENTREGABLES DE INGENIERÍA .............................. 6

7.1.1. Control de revisiones de los documentos de ingeniería ............................................... 9

7.1.1.1. Revisión A y B ........................................................................................................ 10

7.1.1.2. Revisión 0 .............................................................................................................. 11

7.1.1.3. Emisiones posteriores a la revisión cero (0) ........................................................... 12

7.1.1.4. As Built .................................................................................................................. 14

7.2. ENTREGA DE LIBRO DE INGENIERÍA REVISIÓN 0 Y LIBRO EN REVISIÓN AS BUILT ........ 15

7.3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS DE INGENIERÍA DE DIFERENTES PROYECTOS .............. 15

8. REGISTROS .................................................................................................................... 16

9. CONTINGENCIAS ............................................................................................................ 16

10. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 16

11. ANEXOS ..................................................................................................................... 16





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1. OBJETO

Definir y estandarizar, a nivel corporativo, la identificación de los entregables que hacen parte de los

proyectos asociados a los activos de ECOPETROL S.A.

2. ALCANCE

El presente documento aplica a todos los entregables de ingeniería desarrollados por funcionarios de

ECOPETROL S.A., o por terceros.

3. GLOSARIO

APC: Aprobado para Construcción, credencial que se da a los documentos al finalizar la ingeniería

detallada.

APD: Aprobado para Diseño, credencial que se da a los documentos al finalizar las ingenierías

conceptual y básica.

As Built (Como Construido): Se refiere a los planos que muestran los equipos, plantas y/o

unidades, tal como quedaron una vez finalizada la construcción de acuerdo al plano “Red-Line”.

Consultor de Ingenieria: Empresa externa que desarrolla documentos de ingeniería. Puede ser

llamado también funcionario externo, contratista o terceros.

Diagrama de Flujo de Proceso - PFD: Esquema del sistema del proceso, que permite ver las

relaciones entre los principales componentes con los valores de diseño de operación mínimo, normal

y máximo. Para ello debe incluir: las especificaciones de la composición de los fluidos, los sistemas

de tuberías (interconexiones, Bypass principal y las líneas de recirculación), las válvulas de control y

las válvulas que afectan al funcionamiento del sistema, los símbolos de los equipos principales con

su identificación, la capacidad, presión y temperatura.

Diagrama de Tubería e Instrumentos - PID: Muestra el flujo de proceso, identificando todos los

equipos (principales y secundarios), y tuberías (líneas de arrancada, recirculación y derivación),

incluyendo los accesorios más relevantes como válvulas (corte, venteo, drenaje, etc.), filtros,

reducciones, platinas de orificio, bridas; toda la instrumentación, el equipo de seguridad, el

suministro y retorno de servicios industriales, todo con su respectivo tag y codificación.

Documentación Técnica: Conjunto de documentos que hacen referencia a aspectos que

corresponden a una o más disciplinas técnicas asociadas generalmente con proyectos, ingenierías,

estudios, operaciones y mantenimiento.

Especificación Técnica: Documento que establece requisitos, aspectos técnicos, lineamientos

específicos y procedimientos operativos que deben ser aplicados y tenidos en cuenta por el ejecutor

de una actividad o para el funcionamiento de un sistema y/o equipo. Las más utilizadas son

especificaciones técnicas para suministro y especificaciones técnicas para montaje.





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Estándar Técnico: Serie de directrices técnicas, “como hacer”, para diseñadores y fabricantes, que

contienen características, lineamientos, y/o cantidades de elementos, materiales o productos,

procesos y servicios, que pueden ser desde una serie hasta cientos de párrafos publicados,

esencialmente escritos por expertos. Los estándares son usados para describir partes, fabricar y

ensamblar; contribuyen a la eficiencia de la fabricación moderna de componentes en diferentes

lugares del mundo para luego ser ensamblados en un producto final.

Formato: Documento que contiene una forma estructurada cuyo diligenciamiento lo convierte en un

registro.

Guía: Documento que se orienta a establecer condiciones, indicaciones y recomendaciones

relacionadas con temas específicos.

Hoja de Datos: Documento que resume las características técnicas de un producto, máquina,

componente, material o un subsistema. Para facilitar su diligenciamiento se preparan formatos

estándares para cada tipo de equipo o material.

Instructivo Documento que describe actividades secuenciales, en términos del “como” se realiza

una tarea específica.

Isométricos: Planos de construcción, aunque no se elaboran a escala, deben representar todos

accesorios de tubería, así como su orientación (Norte NG y NP) y elevación respecto al piso, debe ir

acotado en su totalidad, aunque no figuran los equipos se debe referenciar el tag del mismo, si la

tubería se conecta con alguno.

Manual: Documento administrativo que describe en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre la gestión de la empresa; así como las instrucciones o acuerdos que consideren

necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia

los objetivos de la institución o en particular en respuesta a los requisitos de una norma.

Memorias de Cálculo: Cálculos matemáticos que respaldan los datos consignados para un Diseño.

Libro o Dossier de Ingeniería: Compendio de documentos entregables de ingeniería, donde se

incluye el informe ejecutivo de la ingeniería, los entregables por especialidad y los estudios.

Plano: Representación gráfica a escala de un objeto real, donde se pueden mostrar

esquemas, diagramas, modelos y diseños bidimensionales o tridimensionales. Los planos son uno

de los documentos más utilizados en un proyecto, y por ende deben ser completos, suficientes y

concisos. La información contenida en los planos debe ser precisa para ejecución de las Ingenierías.

Plot Plan: Plano maestro. Es una vista aérea del proyecto que tiene como misión planear la

distribución de ambientes más eficientes en relación con los espacios disponibles nuevos y/o

existentes; consiguiendo un balance económico entre requerimientos de seguridad, construcción,

mantenimiento y operación, previniendo futuras expansiones.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es

recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo,

porqué y cómo. (NTC-ISO 9000:2005).





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Red Line: Plano original en físico con inclusión de los cambios en la construcción, trazado a mano,

de acuerdo al código de colores para revisión. Ver ECP-VIN-G-GEN-IT-002 Instructivo de Elaboración

de Planos.

Requisición de Material: Documento que se utiliza para hacer la solicitud formal de materiales o

repuestos y/o equipos del usuario a la bodega.

Típico: Representa elementos, con todas las dimensiones, listas de materiales, especificaciones e

información necesaria para el montaje de dicho elemento.

Visualizaciones: Son evaluaciones realizadas a las oportunidades de negocio, con el fin de soportar

técnicamente la viabilidad de un proyecto. Para este tipo de requerimientos los controles aplicables

para su desarrollo serán definidos por cada negocio de acuerdo a la complejidad del tema en

estudio.

4. DOCUMENTOS DEROGADOS

ECP-VST-I-004 Instructivo para Control de Documentos Técnicos.

PPY-CII-I-001 Instructivo para Codificación de Ingenierías y Documentos en CII.

VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos Técnicos de la GRP.

GTD-SFS-G-002 Guía para Codificación de Información en Proyectos de Ingeniería.

VIT-GDD-I-004 Codificación de Documentos de Ingeniería, Equipos, Instrumentos, Tuberías, Ductos,

Cajas y Cables.

5. REFERENCIAS NORMATIVAS

PDO-P-001 Procedimiento para la Elaboración de Documentos Normativos y de Gestión.

ECP-DPY-M-001 Gestión de Programas y Proyectos en ECOPETROL MMGP.

ECP-VIN-G-GEN-IT-002 Instructivo para Elaboración de Planos.

ECP-VST-G-GEN-IT-003 Instructivo para Desarrollo del Informe Ejecutivo de la Ingeniería

Conceptual.

ECP-VST-G-GEN-IT-004 Instructivo de Aseguramiento y Control de Calidad en Ingenierías.

ECP-VST-G-GEN-IT-005 Instructivo para Desarrollo del Informe Ejecutivo de la Ingeniería Básica.

ECP-VST-G-GEN-PT-001 Procedimiento para Elaboración de Ingenierías en ECOPETROL S.A.

VRP-DPY-P-006 Procedimiento para la entrega de Documentación al CIT.





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VIT-CKT-G-001 Guía para la entrega de Información Técnica de la Vicepresidencia de Transporte y

Logística al CIT.

VEP-PGE-G-001 Guía para la entrega de Información Técnica de Exploración y Producción.

Tabla de Unidades Organizativas según CECOS.

Tablas P3 y P4 del Sistema Corporativo de Mantenimiento Ellipse para la VIT.

6. CONDICIONES GENERALES

No aplica.

7. DESARROLLO

7.1. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LOS ENTREGABLES DE INGENIERÍA

La elaboración de entregables de ingeniería, se puede desarrollar por funcionarios de ECOPETROL S.A.,

y/o por terceros (empresas contratistas). La identificación y codificación de los documentos nuevos se

realizará de la siguiente manera:

Tabla 1. Nivel e Identificación de los Códigos Asignados a los Entregables de Ingeniería.

Localidad o

Código

según SC

Ellipse

*Número del

Contrato o

Código de la

Dependencia

Requerimiento

de Trabajo

Tipo de

Requerimiento Especialidad

Tipo de

Documento

Consecutivo_

No de Hojas Rev.

a b C d e f g h

Cada nivel deberá estar separado de un guión; Donde:

a. Localidad o Código según Sistema Corporativo de mantenimiento (CMMS): Asignar la sigla

de la localidad donde será desarrollada la ingeniería, para ello se debe tener como referencia la

Estructura Organizacional de ECOPETROL S.A.

Para el caso de VIT (Según las tablas P3 y P4 del sistema corporativo de mantenimiento para la

VIT), como se presenta a continuación:

Cuando se refiera a una Planta o Instalación, este campo estará conformado por los tres últimos

caracteres alfanuméricos de la identificación de la planta o instalación, definido en la Tabla P3 del

sistema Ellipse de VIT.

Cuando se refiera a un Sistema Operacional, este campo estará conformado por los últimos tres

caracteres numéricos del Código del Sistema, definido en la Tabla P4 del Sistema Ellipse de VIT.

b. Número del Contrato o Código de la Dependencia: Si la ingeniería es realizada por terceros el

número que le corresponde, es el consecutivo del número del contrato suscrito con ECOPETROL S.A.





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Si la ingeniería es realizada por funcionarios de ECOPETROL S.A., este número corresponde al

código de la dependencia según la unidad organizativa que lidera y es responsable de la

ingeniería. Se compone de los cuatro (4) números finales del código. Por ejemplo en la VRP para el

departamento de ingeniería sería el siguiente (señalado con la flecha); 0270:

Figura 1. Unidades Organizativas.

Para obtener la tabla de unidades organizativas se debe consultar en IRIS.

c. Requerimientos de Trabajo: Consta de un número de cinco (5) dígitos, de los cuales los dos (2)

dígitos iniciales corresponden al año de desarrollo de la ingeniería. Si el requerimiento es realizado

en un año y continúa al siguiente, el número del requerimiento no será cambiado y mantendrá el

consecutivo asignado inicialmente.

Los últimos tres (3) dígitos corresponden al número del consecutivo del requerimiento, iniciando en

el número 001 y aumenta de 1 en 1, si hay nuevos requerimientos en el contrato.

Para el caso de ser un requerimiento realizado por el personal de ECOPETROL S.A., la gestión

documental del negocio, será la encargada de la asignación del consecutivo.

d. Tipo de Requerimiento: Se compone de dos (2) letras en mayúscula con una identificación

práctica del tipo de requerimiento. La combinación de las letras a utilizar para cada tipo de

requerimiento es la siguiente:

Tabla 2. Tipos de Requerimientos.

e. Especialidades: Se compone de tres (3) letras en mayúscula con una identificación práctica de la

especialidad del documento. Ver Tabla 3 Especialidades para documentación técnica.

TIPO DE REQUERIMIENTO

IC Ingeniería Conceptual

IB Ingeniería Básica

ID Ingeniería de Detalle

IP Visualizaciones

ET Estudio Técnico

RT Recomendación Técnica

ST Soporte Técnico Especializado

C8077397

Nota adhesiva





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Tabla 1. Especialidades para Documentación Técnica Corporativa.

ESPECIALIDADES

AMB Ambiental

CIN Contra Incendio

CIV Civil

ELE Eléctrica

GEN Generales

INS Instrumentos y Control

MAT Materiales – Protecciones - Recubrimientos

MBC Medición, Balances y Contabilización

MEE Mecánica Estática

MER Mecánica Rotativa

MET Mecánica Tubería

PRO Proceso

f. Tipo de Documento: Se compone de dos (2) o tres (3) letras en mayúscula con una identificación

práctica del tipo de documento. La combinación de letras a utilizar para cada tipo de requerimiento

es la siguiente:

Tabla 4. Tipos de Entregables de Ingeniería.

TIPO DE DOCUMENTO

CD Criterios de diseño IT Instructivo Técnico

CO Cantidades de obra LI Listas y/o listados

TQ Consulta Técnica LM Listado de materiales

DP Descripción de partidas MC Memorias de cálculo

ES Estudios ITP Plan de pruebas e inspección

ET Especificación Técnica para

suministro o montaje MR Requisición de materiales

EV Evaluaciones MT Manual Técnico

FT Formato Técnico QP Plan de Calidad

GG Generales RI Reporte de inspección

GT Guía Técnica PP Presupuesto

HD Hojas de datos PL Planos (Incluye Isométricos, Plot plan y Típicos)

IF Informes PID Diagrama tubería e Instrumentos

RP Reporte de Pruebas PFD Diagrama de Flujo de Proceso

PT Procedimiento Técnico





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g. Consecutivo: Son dígitos numéricos que indican el orden de emisión por especialidad y por tipo de

documento. Aumenta de 1 en 1. Los consecutivos serán asignados por quien realiza el documento

de ingeniería. El número de hojas aplica solo cuando un documento tiene varias hojas relacionadas

con el mismo consecutivo.

Ejemplo de un código asignado por un funcionario de ECOPETROL S.A.:

Si el documento de la ingeniería es realizado por un funcionario de la GRP de ECOPETROL S.A., para la

Gerencia Refinería Barrancabermeja (GRB).

Tabla 5. Código de una Requisición de Materiales de Instrumentación para la Ingeniería

Básica del Requerimiento de Trabajo 13001 de la GRB.

Localidad o

Código según SC

Ellipse

Código de la Dependencia

Requerimiento de Trabajo

Tipo de Requerimiento

Especialidad Tipo de

Documento Consecutivo_ No de Hojas

Rev.

GRB 0270 13001 IB INS MR 030 0

El código finalmente quedaría: GRB-0270-13001-IB-INS-MR-030-0.

Ejemplo de un código asignado por terceros:

Si el documento de la ingeniería es realizado por terceros para la Gerencia Refinería de Cartagena

(GRC).

Tabla 6. Código de un Isométrico de Mecánica Tubería para la Ingeniería de Detalle del

Requerimiento de Trabajo 13004 de la GRC.

Localidad o

Código

según SC Ellipse

Número del

Contrato o

Requerimiento

de Trabajo

Tipo de

Requerimiento Especialidad

Tipo de

Documento

Consecutivo_

No de Hojas Rev.

GRC MA0016050 13004 ID MET PL 050_1 0

El código finalmente quedaría: GRC-MA0016050-13004-ID-MET-PL-050_1-0.

Donde el número 13004 asignado al requerimiento de trabajo corresponde a:

13: El año de elaboración de la ingeniería.

004: El consecutivo de la cantidad de requerimientos realizados en el contrato MA0016050.

7.1.1. Control de revisiones de los documentos de ingeniería

Para el control de los documentos generados para cada requerimiento de ingeniería, se llevará un

listado de documentos denominado “Listado Maestro de Documentos”, el cual deberá ser entregado a

ECOPETROL S.A., con el libro de ingeniería en copia dura y magnética (archivo editable y en pdf),

cuando sea requerido.





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El informe con los comentarios de la revisión de las ingenierías, serán consignados en su formato

respectivo (ECP-VST-G-GEN-FT-023 Registro de Comentarios a Ingenierías).

Para el control de los documentos, se enumeran las revisiones con letras para entregar a

ECOPETROL S.A., así:

Tabla 7. Revisiones de Documentos.

REVISIÓN DESCRIPCIÓN

A Emitido para comentarios del Cliente

B Comentarios Incorporados del Cliente

C, D Emisiones y Revisiones posteriores (si es necesario)

0 Aprobado para Diseño (APD) o Construcción (APC)

1, 2, 3… Actualización del documento (Continua la secuencia numérica después de la 0 si es

necesario)

A&B As Built

7.1.1.1. Revisión A y B

Son documentos de ingeniería emitidos para revisión y comentarios por parte de ECOPETROL S.A.

Revisión A: La revisión A presenta la propuesta integral para el cliente.

Los documentos en revisión A se podrán entregar de manera independiente, con el fin de facilitar su

revisión. Sin embargo, tanto el contratista, como la gestión del contrato, deben mantener la

integridad de los libros por cada una de las disciplinas, de tal forma que aunque hayan sido

entregados uno a uno, “tipo fascículo”, deben quedar armados como libro de ingeniera en Revisión

A.

Los comentarios a estos documentos deberán ser enviados al emisor siguiendo el plazo establecido

en el procedimiento de coordinación, diligenciando un registro de comentarios de ingeniería ECP-

VST-G-GEN-FT-023. Las partes podrán acordar estrategias, tipo reunión de pares “Peer Review”,

con el fin de agilizar estos avances. Sin embargo, con el objeto de mantener la trazabilidad de los

documentos, deberán emitirse al menos las respectivas revisiones subsiguientes.

NOTA: Por principio de integridad del proyecto y consistencia entre especialidades, no debe emitirse

por adelantado documentos específicos hasta APC. En caso de requerirse, por efectos de plazos,

gestión de compras, permisos, oportunidad en la instalación, etc., la emisión de este documento en

Revisión “0” con APC se hará bajo la premisa de ser un documento “en adelanto” que deberá de

todas formas, hacer parte integral de la ingeniería. En caso de diferir la versión final integrada con

las otras disciplinas de la emitida “en adelanto”, deberá identificarse adecuadamente la diferencia,

cambiando la fecha de emisión, para que coincida con la fecha de emisión de la ingeniería en la

respectiva revisión.

Revisión B: Una vez recibidos los comentarios a los documentos y planos en revisión A, la entidad pertinente deberá proceder a incorporar los mismos y se subirán a revisión B. La emisión de estos

documentos en revisión B deberá hacerse como Libro de Ingeniería por especialidad. En caso de





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requerirse ajustes a esta revisión B se continuará emitiendo en revisión literal subsiguiente (es

decir la C, D, etc.). Podrá prescindirse la revisión B en caso que la revisión A haya sido aprobada en

su totalidad.

7.1.1.2. Revisión 0

Con números iniciando con el cero (0), para entregar a ECOPETROL S.A., como documentos finales de

diseño APD (ingeniería conceptual y básica) o para construcción APC (ingeniería detallada), entre estos

se encuentran los planos, memorias de cálculo y todos los documentos de los libros de ingeniería, que

de común acuerdo pueden llevar pendientes o notas aclaratorias, hasta que se complete el documento

o plano.

La estrategia de desarrollo del proyecto normalmente contempla la realización de talleres de prácticas

de incremento de valor (PIV), análisis de riesgos de proceso (de aquí en adelante PHA) y análisis de

riesgos del proyecto (RPA), cuyos resultados pueden modificar los documentos de ingeniería y aún los

alcances de la misma, dependiendo de los hallazgos concretados en los talleres mencionados. Para

disponer de capacidad de acción que permita incorporar dentro de los diseños los hallazgos de los

talleres, sin afectar notablemente el diseño y el cronograma de desarrollo, es importante que los

mismos se elaboren en documentos lo más aterrizados y en la versión más temprana posible.

Por tal razón se recomienda realizar los talleres de PHA con documentos en revisión B aún sin emitir

(es decir con los comentarios de la revisión incorporados), haciendo una emisión parcial (solo los

documentos requeridos para el taller) que claramente indique “emitido para PHA”, por ejemplo. Una

vez realizado en taller de PHA (Hazop u otro seleccionado), se deben incorporar las recomendaciones

pertinentes a estos documentos.

El taller de constructibilidad debe realizarse una vez se haya concretado el tema de PHA. En lo posible,

los documentos de entrada al taller de constructibilidad deben haber incorporado o contemplado las

recomendaciones de PHA, excepto si las mismas producen un cambio del alcance, caso en el cual

deberá seguirse un procedimiento especial.

Una vez realizado el taller de constructibilidad y aprobadas las recomendaciones del mismo, se

procederá a incorporarlas a los documentos en revisión B, incluyendo los ya emitidos para el PHA.

Con los documentos con incorporación de comentarios a la revisión B, recomendaciones de PHA y de

constructibilidad, se procederá a subirlos a revisión 0, mediante la realización de reuniones de pares

(Peer review), en donde se revisará en detalle la incorporación o no de los comentarios surgidos de las

anteriores revisiones, de las recomendaciones pertinentes de los talleres de Hazop y constructibilidad.

Estos documentos en revisión 0 serán llevados, sin emitir, al Taller de Revisión del Diseño “Design

Review”, en donde se socializarán hacia todos los participantes en el desarrollo del proyecto (dueños,

departamento o superintendencia de ingeniería del dueño, gestión del contrato, etc.). Para ello, en este

taller se deben llevar los documentos y, con el objeto de facilitar la revisión, el listado de comentarios,

recomendaciones y hallazgos producto de las revisiones de ingeniería y de los talleres de PHA y

constructibilidad.

Igualmente al “Design Review” deben llevarse como documentos de apoyo en formato de presentación,

el alcance acordado, los ítems principales y las bases y premisas de diseño. (Ver la metodología para desarrollo del Taller de Revisión del Diseño, según lo establecido en el Instructivo de Aseguramiento y

Control de Calidad en Ingenierías ECP-VST-G-GEN-IT-004).





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1 . APROBADO PARA DISEÑO / CONSTRUCCION

2 .

3 . DEVUELTO Y REVISADO, NO PUEDE PROCEDER

4 . SOLO PARA INFORMACION

FIRMA: FECHA:

APROBADO CON COMENTARIOS, PUEDE PROCEDER SUJETO

A LA INCORPORACION DE LOS CAMBIOS INDICADOS

DD-MM-.AA

(LOGO DE LA COMPAÑIA)

NUMERO DE CONTRATO

Para una ingeniería detallada, una vez realizado el taller de revisión del diseño (del cual deberá

diligenciarse el Registro de Taller de Design Review ECP-VST-G-GEN-FT-031), se procederá a ajustar

los sellos de APC con las fechas de la realización del taller. Los documentos y planos Aprobados para

Construcción deberán ser firmados por el tercero o desarrollador de la ingeniería, teniendo como

modelo el sello siguiente, el cual deberá ser impreso digitalmente en el plano o documento respectivo.

Figura 2. Modelo de Sello APC o APD.

Estos documentos, en revisión 0 con APC serán la emisión final, que deberá emitirse completa, es decir

todas las especialidades simultáneamente para garantizar la integridad de la ingeniería.

En la ingeniería detallada, la emisión final será emitida para construcción luego de que supere la

revisión de la auditoria de ECOPETROL S.A.

7.1.1.3. Emisiones posteriores a la revisión cero (0)

Los cambios de revisión de los entregables de ingeniería, posteriores a Revisión 0 (APC ó APD), pueden

ser generados por órdenes de cambio en los proyectos, que involucran cambios de alcance en la

misma.

Para las revisiones posteriores a la 0 (APD o APC), los documentos que deban ser modificados y

actualizados, serán emitidos bajo los siguientes parámetros:

La revisión realizada por el desarrollador de la ingeniería, deberá identificarse con letras (C, D, E,

etc) y en la descripción se debe asignar el estado de la revisión relacionando lo siguiente: “Emitido

para revisión por cambio de alcance o modificación”. La letra por asignar deberá ser la siguiente a la

usada antes de la emisión 0, es decir C, D, etc.

Se emitirán posteriormente en revisión con numeral (1, 2, 3, etc.), cuando el documento haya sido

debidamente aprobado por el funcionario responsable o el cliente, según sea el caso.





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Figura 3. Modelo de control de revisiones de Ingenierías.

Por ejemplo: Si se emite un documento en revisión 0 Aprobado para Construcción (APC) y surge una

orden de cambio para modificación, se debe asegurar el registro de la orden de cambio, y

posteriormente los documentos de la ingeniería serán emitidos en revisión C (la revisión B fue la

última revisión emitida previa a la revisión 0), y luego después de superado esta revisión, el

documento deberá ser emitido en revisión 1 con el sello de Aprobado para Construcción (APC).

Los cambios en planos se deben identificar por medio de un triángulo, el cual contendrá el número de

la revisión actual del documento. A continuación se presenta un ejemplo:

El proceso para derogar un documento Aprobado para Construcción (APC), es el siguiente:

a. Se debe asegurar el documento de control de cambio debidamente diligenciado y con firmas de

aprobación, antes de realizar el cambio solicitado en la ingeniería.

b. El documento en revisión 0 o mayor en estado APC el cual va a ser modificado, debe ser marcado

físicamente por un sello con la palabra DEROGADO en la esquina inferior lado izquierdo para los

planos y en la primer página de los documentos relacionados, en la parte inferior del código

asignado para la ingeniería. Esta derogación de documentos será realizada en revisión de auditoria

de ECOPETROL S.A.

Tabla 8. Ejemplo de Revisión de Documento donde la Versión 0 (cero) fue Derogada.

Revisión Descripción

1 Aprobado para Construcción (APC)

C Emitido para revisión por cambio de

alcance o modificación

0 Derogado

B Incluidos comentarios del cliente

A Emitido para comentarios del cliente

A B 0 C 1

Emitida para Revisión Inicial

APD APC

Cambio de alcance

en la ingeniería

Nueva revisión después de

aprobado por el cliente

APD o APC

Incluidos comentarios del

cliente

Revisión después de APC, emitida para revisión por parte del cliente

1





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7.1.1.4. As Built

Como criterio básico, los documentos y planos “As Built- como quedo construido”, deberán reflejar

exactamente la obra ejecutada. Representan la condición física final de cómo quedó construida una

instalación de una obra o proyecto con base en lo aprobado y entregado a ECOPETROL S.A.

La documentación será identificada con las siglas A&B en la revisión.

Para la elaboración de los documentos, es necesario contar con los planos en Red Line, ver el

Instructivo para elaboración de planos ECP-VST-G-GEN-IT-002.

La emisión As Built deberá abarcar todos los documentos del proyecto que sean afectados por los

ajustes en construcción, no solamente los planos; y los libros deberán ser emitidos en su totalidad

como revisión As Built (revisión A&B).

Por ejemplo: si durante la construcción debió, por necesidades constructivas no previstas o

identificadas en las fases de planeación, revisión de riesgos y constructibilidad, tomarse una ruta

diferente para una línea de proceso, no solamente deberá realizarse el As-Built de la línea respectiva,

sino a todos los documentos que afectan este nuevo trazado, como son la hidráulica (si se identifica un

cambio significativo), la flexibilidad, los isométricos y planimétricos afectados, el PID, si es afectado, el

manual de operación, etc.

Las siguientes son aclaraciones y consideraciones importantes que deben ser tenidas en cuenta en la

elaboración de la documentación As Built:

No debe usarse la fase de As Built como una herramienta para corrección de ingeniería, por el riesgo

que esto implica en el desempeño operativo del proyecto.

Los documentos finales del proyecto que deben reposar en los archivos técnicos deben ser las

versiones As Built y los documentos APC o APD, con la correspondiente trazabilidad.

Los documentos y planos As Built deberán ser firmados por el contratista y el Gestor del Contrato,

teniendo como modelo el siguiente sello, el cual deberá ser impreso digitalmente en el plano o

documento respectivo.

Figura 4. Modelo para Sello AS BUILT.

(NOMBRE COMPAÑÍA) (NOMBRE COMPAÑÍA)

AS BUILTFECHA: (DD-MM-AA)

Vo Bo CONTRATISTA Vo Bo GESTION DEL CONTRATO





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Versión:2

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No son obligatorias las firmas en el cajetín de revisiones del rotulo para la documentación As Built,

pero es válido incluir las iniciales de los nombres y apellidos de quien elaboró, revisó y aprobó

(cuatro iniciales Primer Nombre, segundo nombre (si se tiene), primer apellido y segundo apellido).

Los planos As-Built, podrán ser firmados y fechados por los líderes de disciplina y/o por la Gestión

Técnica del Contrato y/o cliente; según se acuerde.

Dependiendo del número de emisiones se debe proponer un porcentaje de avance respecto a la

emisión de las revisiones y este puede ser acordado en los documentos contractuales.

El líder de ingeniería de la empresa contratista, junto con los líderes de cada disciplina, designarán

las personas responsables por especialidad, para proceder inmediatamente hayan recibido los planos

Red Line, para la revisión y posterior consolidación de planos As Built. La documentación As Built

debe entregarse a ECOPETROL S.A., con los respectivos ajustes de campo, que le permitan, en el

futuro, usar estos documentos para desarrollar proyectos conexos, sin necesidad de repetir buena

parte de los análisis, levantamientos de campo y diseños.

7.2. ENTREGA DE LIBRO DE INGENIERÍA REVISIÓN 0 Y LIBRO EN REVISIÓN AS BUILT

El libro de ingeniería (dossier de ingeniería), está conformado por el resumen ejecutivo de ingeniería,

los documentos anexos por especialidad y los estudios realizados.

Si es requerida alguna modificación del libro de ingeniería detallada en revisión 0 (APC o APD), cuyos

cambios en algunos documentos justifiquen una emisión 1 o posterior, deben ser recopilados y

emitidos en una nueva versión de todo el libro, esto se realiza para evitar la mezcla de las versiones e

incurrir en potenciales errores en la fase de construcción. El libro debe ser marcado como revisión 1 o

posterior en su portada y lomo. No obstante, los documentos que no hayan sido modificados desde la

revisión 0 se incluirán en los libros nuevos y deben conservar su revisión sin modificación.

El libro de ingeniería detallada en revisión As Built “cómo quedo construido”, está conformado por el

resumen ejecutivo de ingeniería, los documentos anexos por especialidad (modificados y no

modificados) y los estudios realizados.

Los documentos que han sido producto de modificación serán entregados en un libro marcado como As

Built en su portada y lomo, deben ser recopilados la cantidad de documentos nuevos y sin

modificaciones, en una nueva versión de todo el libro, esto se realiza para evitar la mezcla de las

versiones e incurrir en potenciales errores en proyectos posteriores. No obstante, los documentos que

no hayan sido modificados desde la revisión APC (0) se incluirán en el libro A&B y deben conservar su

revisión sin modificación.

7.3. INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS DE INGENIERÍA DE DIFERENTES PROYECTOS

La integración de documentos de ingeniería de diferentes proyectos, contratos de mantenimiento,

estudios etc., que son trabajos realizados en paralelo por diferentes empresas contratistas, serán

concertadas y consolidados de forma integral para que se garantice la trazabilidad. Para ello se deben

tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Es responsabilidad del Líder del Proyecto por parte de ECOPETROL S.A., realizar la gestión para

seleccionar el encargado de consolidar la documentación elaborada, por varios proyectos a la vez, por tanto debe haber un proyecto que integre y actualice la documentación y planos.





CÓDIGO CNE


Elaborado:

25/10/2013

Versión:

1


Versión:2

16/16

b. Se deben integrar los documentos de proyectos, paradas de planta realizadas en la misma planta,

unidad, sistema o subsistema, para que queden en un único documento que recopile toda la

información con las modificaciones realizadas.

8. REGISTROS

ECP-VST-G-GEN-FT-031 Registro de Taller Design Review.

ECP-VST-G-GEN-FT-023 Registro de Comentarios a Ingenierías.

9. CONTINGENCIAS

No se prevén contingencias en este Instructivo.

10. BIBLIOGRAFÍA

No aplica.

11. ANEXOS

No aplica.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a:

Líder Normalización y Estandarización – Ermis Santos Homes [email protected] Teléfono: ++ 57 – 1- 2343502 –, South América Dependencia: DCT – VIN

mailto:[email protected]

control ingenieria

Engineering