control e indicadores de gestión

28/04/23 [email protected] 1

Ing Ind Gilberto Álvarez MejíaCel 3006195556

28/04/23 [email protected] 2AUTORUTE


Que es Control?

Es el proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como se planificó y corregir cualquier desviación significativa.


Enfoques del sistema de control

Control de mercado: Parte del mercado externo ó población objetiva para

establecer los mecanismos de control

Control burocrático: Depende de normas, políticas, autoridad organizacional en

general

Control del clan: Control establecido a partir de valores y normas

tradicionales; el ambiente organizacional


El proceso de controlPLANIFICACION

MetasObjetivos

EstrategiasPlanes

CONTROLNormasMedidas

ComparacionesAcción

ORGANIZACIÓNEstructura

Administración deRecursos humanos

DIRECCIONMotivaciónLiderazgo

ComunicaciónComportamiento

Indiv. Y Grup.


Como medimos?Observación personal

Informes estadísticos

Informes verbales

Informes escritos


Rengo de variaciónLimite superior

Límite inferior

Norma

Medida

del

desempeño


La acción gerencialNo hacer nada

Corregir el desempeño actualAcción correctiva básica (como y por que se ha

desviado el desempeño y corregir la fuente)Acción correctiva inmediata (Corregir la actividad

de inmediato para que el desempeño vuelva a la normalidad)

Revisar la norma


Tipos de controlControl preventivo

Control concurrente

Control de retroalimentación

28/04/23 [email protected] 10CHINA AIRLINE


Cualidades de un sistema de control

Exactitud

Comprensión

Oportunidad

Economía

Flexibilidad


Cualidades de un sistema de control

Criterios razonables

Acción correctiva

Planificación estratégica

Énfasis en laexcepción

Criterios múltiples


Aspectos éticos del control

Privacidad de los empleados en el centro de trabajo – (Respeto, autocontrol)

Vigilancia por computadora

Comportamiento por fuera del trabajo


PROCESO ADMINISTRATIVO (PVHA)

PLANEAR HACER

VERIFICAR ACTUAR


PROCESO DE PLANEACION

QUE ES PLANEAR

PARA QUE PLANEAR

POR QUE PLANEAR

COMO PLANEAR

28/04/23 [email protected] 17EARTH KUEQUE


COMO PLANEARDIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICODefinición de misión Fijación de la visiónDeterminación de objetivosPrincipios y valoresElaboración del diagnóstico Formulación de estrategiasDeterminación de las tácticasPlanes, programas y proyectosAsignación de recursosLa evaluación o seguimiento - Control


EL PROCESO DE CONTROLQue es control Por que controlar Para que controlar Que controlar Cuando controlarQuien controla Como controlar Proceso de control


S.SADAPTACION

S.SMANTENIMIENTO

S.SAPOYO O

SUMINISTROADTIVO

S.SOPERATIVO

S.SDIRECCION

ENFOQUE SISTEMICO DE LA ORGANIZACION


ESTRUCTURA

SISTEMA PUNTA DE LANZA

PREGUNTA GERENCIAL

FACTORES DE COMPETITIVIDAD

CONTROL

ESTRUCTURA CONCEPTUAL, OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL

Conceptual



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL

Conceptual Misión



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL

Conceptual Mercadeo Misión



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL

Conceptual Mercadeo Misión Quienes somos ?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL


Políticas



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL


Valores Políticas



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL


Valores Políticas En que creemos?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL



Operativa



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL



Operativa Funciones



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL



Operativa Distrib. del trabajo

Funciones



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL




Funciones Quien lo hace?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Procesos



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo

Procesos



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo

Procesos Como se hace?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Toma de decisiones



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Metas y objetivos



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?

Adtiva



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?

Adtiva Equipos de trabajo



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?

Adtiva T Humano Equipos de trabajo



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar



ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar


La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL

Conceptual Mercadeo Misión Quienes somos ? Oportunidad




Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar


La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL




Funciones Quien lo hace? Calidad

Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar


La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Costos

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar


La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Costos

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar Servicio


La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL


Valores Políticas En que creemos? Eficiencia



Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Costos

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?




La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo

Procesos Como se hace? Eficacia

Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

Costos

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?




La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

CostosImpacto

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?




La Visión


ESTRUCTURA


PREGUNTA GERENCIAL


CONTROL





Estand. del trabajo


Información

Toma de decisiones

Cual es el impacto?

CostosImpacto

Planeación

Metas y objetivos

Para donde vamos?


Como motivar ServicioEquidad


La Visión

28/04/23 [email protected] 55PATINADORA CHINA


GESTION

Se refiere al mejoramiento de objetivos

Está relacionada con los logros en la sociedad y no con el trabajo o actividades desarrolladas

La gestión no es lanzar, es acertar, no es disparar, es lograr


EJEMPLOS DE GESTIONMejoramiento en la calidad de vida en el transporte por metros pavimentados y no la fabricación de una vía

El número de personas que mejoran su nivel de vida en salud por el número de atenciones médicas y no la atención médica

Mejoramiento de la Institución por la capacitación dada a las personas y no por el número de cursos

La modificación en la sociedad por la inversión y no la ejecución del presupuesto


COMO IDENTIFICAR OBJETIVOS

Es aquel sitio al cual deseamos llegar

Los objetivos de toda organización son sus usuarios y los objetivos específicos son el satisfacer sus necesidades, deseos y demandas

28/04/23 [email protected] 59GASOLINA COCINA


QUE SON NECESIDADESEs la falta o carencia de algo

Las carencias se presentan por la manifestación de un problema (efecto)

O por el problema mismo (causa)

Son de carácter fisiológico y psicológico


QUE SON DESEOSLos satisfactores, productos o servicios con los cuales se espera suplir las carencias o necesidades

Están relacionados con las características psicográficas, demográficas y culturales


DEMANDAS

Es la adquisición del bien o servicio que permite satisfacer una necesidad

Tiene que ver con la capacidad de pago o la oportunidad de acceder al bien o servicio


Y A NIVEL INSTITUCIONAL?Necesidades son las de capacidad de respuesta inmediata

Deseos son los de retorno de la inversión

Demanda tiene que ver con la capacidad de apalancamiento


SOCIALES

CLASES DE OBJETIVOS GENERALES

INSTITUCIONALES

NECESIDADES

DESEOS

DEMANDAS

CORTOPLAZO

MEDIANOPLAZO

LARGOPLAZO


QUE ES UN INDICADODR

Es un distintivo que me permite señalar el grado de cumplimiento de una misión ó de una acción encomendada ó el logro de un objetivo

28/04/23 [email protected] 67EL DUQUE DE LOS WEONES


CLASES DE INDICADORES

Nivel corporativo

Nivel de unidades estratégicas (UEN)

Nivel funcional


ELEMENTOS DE UN INDICADOR

Denominación PropósitoResponsable de la toma de decisionesInterpretaciónPatrón de comparaciónNivel de desagregación

PeriodicidadDefinición operacional FuenteResponsable de generar los datosResponsable de generar el indicador


INDICADODRES DE GESTION EN LO SOCIAL

INDICADOR DE BENEFICIO (Mide la erradicación del problema existente o la capacidad de aprovechar una oportunidad)

INDICADOR DE CALIDAD (Se refiere a la satisfacción de los deseos del usuario y la permanencia de ella)

INDICADOR DE COBETURA (Indica la capacidad de la Institución para dar respuesta a todos sus usuarios)


INDICADORES DE GESTION EN LO INSTITUCIONAL

INDICADORES DE GESTION FINANCIERA

Indicadores de liquidez Indicadores de apalancamiento Indicadores de rentabilidad Indicadores de resultados


INDICADORES DE BENEFICIO - COSTO

SOSTENIBILIDAD (Mide el aumento en la relación Costo – Beneficio)

28/04/23 [email protected] 74RELOJ ITALIANO


INDICADORES DE EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS

INDICES DE CUMPLIMIENTO (Capacidad de la organización para cumplir con los compromisos adquiridos)

INDICES DE CRECIMIENTO HISTORICO (La capacidad de la organización de crecer de un periodo a otro)

INDICES DE RENDIMIENTO (TEORICO) (Capacidad de la organización para desarrollar su máxima capacidad teórica)

INDICES DE COMPETENCIA (ENTORNO) (Capacidad de la organización para generar satisfactores igual que las Instituciones similares)


INDICADORES DE GESTION DE LOS SISTEMAS ESPECIFICOS

INDICADORES DEL SUBSISTEMA CLIENTE (SUMINISTRO) (CONTRIBUCION A LA SATISFACCION EN EL SUMINISTRO DE NECESIDADES, DESEOS Y DEMANDAS)

INDICADORES DEL SUBSISTEMA OPERATIVO (CONTRIBUCION A LA PRODUCCION DE PRODUCTOS O SERVICIOS PARA SATISFACER NECESIDADES, DESEOS Y DEMANDAS)

INDICADORES DEL SUBISTEMA DEL TALENTO HUMANO (SATISFACCION EN EL TALENTO HUMANO



INDICADORES DEL SUBSISTEMA DE GESTION DE MATERIALES (CONTRIBUCION DE INSUMOS Y MATERIALES A LA OBTENCION DE MEJORES PRODUCTOS O SERVICIOS)

INDICADORES DEL SUBISTEMA DE GESTION DE MAQUINARIA (MAQUINARIA Y EQUIPO SUFICIENTE PARA LA PRODUCCION DE PRODUCTOS O SERVICIOS)

INDICADORES DEL SUBSITEMA DE GESTION DE ADAPTACION (LOGISTICA DE APOYO A LOS PROCESOS)



INDICADORES DE LOS SUBSITEMAS DE GESTION DE MANTENIMIENTO O CONTROL (EVALUACION DE PRODUCTOS, INSUMOS Y RECOMENDACIONES O MEJORAS)


CLASES DE INDICADORES DENTRO DE CADA SUBSISTEMA

INDICADOR DE BENEFICIO (CONTRIBUCION)

INDICADOR DE CALIDAD (CONFIABILIDAD)

INDICADOR DE DEMANDA (COBERTURA)

INDICADOR DE SOLVENCIA CANTIDADES PARA RESPONDER)

INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD (UNIDADES POR UNIDAD DE PESO)

INDICADOR DE APALANCAMIENTO (PEDIDOS)

28/04/23 [email protected] 80PANTALON


INDICADORES DE EFICACIA

CALIDAD (Aceptaciones, reclamos)

OPORTUNIDAD (Tiempos de respuesta)

COMODIDAD (Medida de la satisfacción del usuario)

CONFIABILIDAD (Garantías)

COMUNICACIÓN (Nivel de satisfacción por atención, rapidez, cordialidad, etc)

COSTO (Valor percibido versis valor real)


INDICADORES DE EFICIENCIA

Mano de obraMateriales y suministrosMaquinaria y equiposMedios logísticosMétodos (Tiempo)

Monetarios (manejo de presupuestos)


INDICADORES DE IMPACTO

Efectividad

Gestión o resultados

Éxito o fracaso absoluto


INDICADORES DE EQUIDAD

De aportesDe esfuerzoDe beneficiosPolíticoEconómicoSocial


METODOS ESTADISTICOS DE MEDICON DE PROCESOS

Diagramas causa efectoGráficos de ParettoDiagrama de correlaciónHistogramas de frecuenciaGráficos de control Estudios de capacidad de proceso

28/04/23 [email protected] 86ZIDANE


ADMINISTRACION EN UNA PAGINA

AREA PROCESO

FACTOR CRITICO

META REAL TENDENCIA

OBSERVACION

Controles de informaciónComunicación organizacionalComunicación formalComunicación informalComunicación descendenteComunicación ascendenteComunicación lateralComunicación diagonalRedes de comunicaciónChisme

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Un sistema que proporciona a la gerencia la información necesaria sobre una base regular

Datos Información

Conocimiento

Sistemas de información gerencial

Datos: hechos crudos sin analizar

Información: Datos analizados y procesados

Conocimiento: Construcción a partir de información

Pasos para diseñar un SIG

Analizar el sistema De decisiones Analizar los requisitos de

información

Conjuntar las decisiones

Diseñar el proceso de información

SIG

Características de la información

Fuente Ámbito Nivel de conjunción

Horizontes temporales

Externo Amplio Conjunto Futuro

Interno Estrecho Detallado Histórico

Alta gerencia

Gerencia media

Gerencia del

Primer nivel

Ajuste de requisitos de información con la gerencia

Puesta en práctica del SIGPruebe el sistema antes de instalarsePrepara a los usuarios mediante un entrenamiento adecuadoPrepárese para la resistenciaHaga participar a los usuariosVerifique la seguridadEstablezca revisiones regulares

Influencia del SIG en el trabajo gerencial

Participación directa

Capacidad de toma de decisiones

Diseño de la organización

poder

El SIG y la comunicación organizacional

Cambio en los patrones de flujo de comunicaciónReducción de la sobrecarga de comunicaciónLa comunicación cara a cara se torna mas simbólica

Control del comportamiento

Supervisión directaEvaluación del desempeñoEnsayos escritos Incidentes críticosEscalas de calificación graficaEscalas de calificación ancladas en el

comportamientoEvaluación por paresEvaluación de 360°

PASOS PARA DISEÑAR UN SIG

Datos organizados

Información

Urgente e importante

PARA NO OLVIDAR DE UN SIG

- Participación directa- Capacidad de tomar decisiones- Diseño de la organización - Poder

[email protected] 101


Administración de operaciones

El diseño, operación y control del proceso de transformación que convierte recursos ó insumos en bienes y servicios terminados


El sistema de operaciones

PersonasTecnología

CapitalEquipo

Materialesinformación

Proceso de transformación

Bienesservicios

Insumos Resultados

Retroalimentación


Administración de la productividad

Productividad:

El resultado general de bienes y servicios producidos, dividido entre los insumos necesarios para generar ese resultado


Principios DEMING de la productividad

1- Planifique para el futuro a largo plazo2- No sea complaciente en relación con la calidad3- Establezca control estadístico de procesos4- Maneje el menor numero de proveedoresDetermine si sus problemas son por una parte del proceso o por todo el proceso



6- Entrene a los trabajadores para el puesto7- Eleve la calidad de su gente8- Olvídese del temor9- Aliente el trabajo en equipo10- No caiga en metas estrictamente numéricas11- Exija calidad mas que horarios



12- Entrene a su gente para comprender la estadística13- Entrene a sus empleados para adaptarse a las necesidades que surjan14- Ponga en práctica estos principios

[email protected] 108Empleada


Manufactura de operaciones y de servicios

Organizaciones de manufactura: Organizaciones que producen bienes físicosOrganizaciones de servicio: Producen resultados no físicosDesindustrialización: La conversión de una economía de producción a servicios


Planificación de operacionesPlanificación de la capacidad: (PCI)Planificación de la ubicación de las instalacionesPlanificación del proceso Planificación de la distribución de instalacionesPlanificación agregadaPrograma maestro (presupuesto de servicios)Planificación de requerimientos de materiales e insumos


OBTENCION DE LA VENTAJA EN COSTOS

Controlando las directrices de costos.Reconfigurando la cadena de valores.Eliminando actividades que no agreguen valorCreando una cultura organizacional de reducción de costos.


CONTROLANDO LAS DIRECTRICES DE COSTOS

PREGUNTAS CLAVES:¿podemos reducir costos en esta actividad

manteniendo el nivel de atención constante ?¿podemos aumentar servicios manteniendo los

costos constantes?¿podemos reducir activos en esta actividad

manteniendo los costos y los ingresos constantes?


ELIMINANDO LAS ACTIVIDADES QUE NO

AGREGAN VALOR ACTIVIDAD CON VALOR AGREGADO:

La que contribuye a satisfacer las necesidades del usuario.Necesaria para sostener la organización

[email protected] 115Broma al jefe


CREANDO UNA CULTURA DE REDUCCION DE

COSTOS

Los lideres en costo tienen una cultura de análisis y reducción de costos que emana de la administración principal.


TRAMPAS DE LAS ESTRATEGIAS DE LIDERAZGO

EN COSTOEnfocarse en las actividades objetivo.Ignorar el abastecimientoPasar por alto actividades indirectas Subsidio inconsciente Pensar incrementalmente


CONTROL DE COMPRAS

El establecimiento de controles de compras permite conocer de inmediato características de proveedores, ahorro de tiempo y aseguramiento de compra lógica.


EL CONTROL DE COMPRAS

Verifica el cumplimiento de las actividades tales como:Selección adecuada de los proveedoresEvaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el depto solicitante


EL CONTROL DE COMPRAS

Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del materialDeterminación del punto de pedido y del ordenComprobación de precios


Control de inventariosDemanda promedio ponderadaFactor de ponderaciónFactor de reposiciónFactor de calidadDeterminación del MínimoDeterminación del Máximo

DisponibleSaldoCantidad pedidaCuando pedirCuanto pedir

control e indicadores de gestión

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