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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Fecha de Vigencia: 20/11/2017
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Creación y adopción del procedimiento.
2
• Se incluye dentro de los registros el formato GD-FO-33 Planilla para control de llamadas de
aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.
• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento en registros el formato GD-FO-33 Planilla
para control de llamadas de aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.
•
3
• Se incluye en los registros “denuncio”.
• Se incluye en el numeral 7 “Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC).
• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento la actividad “perdida de pasaportes en el
exterior”.
4
• Se incluye dentro de los registros el formato GD-FO-55 Formato control diario de planillas
SICOF
• Se incluye dentro de las políticas de operación el control diario de planillas SICOF y el deber de
las dependencias de recoger la correspondencia diariamente antes de terminar la jornada
laboral.
• Se incluye dentro del desarrollo del procedimiento el formato GD-FO-55 Formato control diario
de planillas SICOF.
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
YESID RUIZ HERRERA Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia 0811/2017
MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 08/11/2017
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 15/11/2017
REVISÓ CARGO FECHA
YESID RUIZ HERRERA Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia 16/11/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEZY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Organizacional 20/11/2017
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades requeridas para la recepción, entrega, seguimiento, conservación y consulta
de las comunicaciones oficiales producidas y recibidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación obligatoria por parte de los funcionarios que se desempeñan en los diferentes
cargos de la Oficina de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores e inicia con la recepción de
documentos y termina con el seguimiento y custodia de los mismos.
3. BASE LEGAL
Ley 1369 de 2009: Por la cual se establece el régimen de los servicios postales.
Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o
prestan servicios públicos.
Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
Acuerdo 042 de 2002: Establece criterios para la organización de archivos de gestión, desarrolla los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 038 de 2002: Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Inventario documental.
Acuerdo 060 de 2001: Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Resolución 904 de 2013: Por la cual se modifica la resolución 7188 de 2012.
Resolución 7188 de 2012: Por medio de la cual se adopta el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales.
Circular DSG 1725 de 2012, tiempos de entrega en la correspondencia.
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Circular SGE No. 50 de 2003, instrucciones para envíos diplomáticos desde y hacia el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
4. DEFINICIONES
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente por
la Dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores que corresponda, acumulados en el transcurso de la
gestión.
ARCHIVO FÍSICO: Es el conjunto de documentos físicos y tratados archivísticamente.
CENTRAL DE CORRESPONDENCIA: Ventanilla oficial centralizada en el Grupo Interno de Trabajo de
Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores.
CENTROS DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA: Ventanillas oficiales de correspondencia ubicadas en algunas
dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores incluidas las Misiones Diplomáticas.
CERTIFICADO DIGITAL: Garantía emitida por un tercero (autoridad certificadora) de que la firma digital asociada al
certificado corresponde a la persona e institución cuyos datos indica el certificado cuya autenticidad se puede
verificar.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones como oficios, notas diplomáticas, notas
verbales, memorandos y circulares, así:
• Recibidas desde cualquier destino independiente del medio utilizado.
• Producidas por una dependencia del Ministerio, incluidas las Misiones Diplomáticas y Consulares, independiente
del medio utilizado.
CORRESPONDENCIA PERSONAL: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a
título personal, citando o no el cargo del servidor público a quien se encuentran dirigidas. Este tipo de
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comunicaciones no generan ningún trámite institucional y corresponden a las comunicaciones o correspondencia
privada o personal.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida, como por ejemplo
un e-mail o correo electrónico; es producida o recibida por una dependencia y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos de correspondencia, comunicaciones oficiales y archivísticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria y única de la información con todos los rasgos y características que
permitan garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su
intervención.
FIRMA DIGITAL: Es un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o un equipo informático al
mensaje o comunicación. En función del tipo de firma, puede además asegurar la integridad del mensaje o
comunicación.
FIRMA ELECTRÓNICA: Es la captación de la firma física mediante un dispositivo de firmas llamado PAD de firmas.
FIRMA HALÓGRAFA: Firma manuscrita.
LMU: Lote, municipio.
OFICINA POSTAL ELECTRÓNICA (OPE): Es un robot de correos que chequea continuamente la dirección de
correo: [email protected] destinada por el Ministerio para la recepción y envío de las
comunicaciones oficiales electrónicas.
POSTEXPRESS: Servicio de mensajería con el cual los envíos llegan a las principales ciudades del país,
acompañados siempre de una guía.
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PRECINTO: Ligadura o señal sellada con que se cierran cajones, baúles, fardos, paquetes, legajos, puertas, cajas
fuertes, etc., con el fin de que no se abran sino cuándo y por quien corresponda legalmente.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual la entidad deja constancia
del recibido o envío de las comunicaciones oficiales.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual se ingresan al Sistema de
Correspondencia Oficial SICOF, todas las comunicaciones oficiales producidas o recibidas.
SIPOTS: Aplicativo para registrar la correspondencia que se envía a nivel nacional e internacional.
SISTEMA CORRA: Servicio de recolección y entrega a domicilio diseñado para empresas que necesitan
intercambiar con sus sucursales y/o dependencias de forma confidencial a nivel nacional.
SUSCRIPTOR: Usuario al que se le ha aprobado la firma digital mediante la utilización de un certificado digital y un
TOKEN asignado al mismo.
TOKEN: Dispositivo de almacenamiento de seguridad utilizado para firmar digitalmente y cifrar mensajes de datos.
Tiene un nivel de seguridad alto, siendo el portador de la llave del usuario para acceder a los servicios prestados
que requieren de un certificado digital.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• GD-IN-01 Siglas de identificación
• GJ-GS-01 Atención de las acciones de tutela
• GJ-GS-04 Trámite interno de derecho de petición
• GD-MA-02 Manual de correspondencia y comunicaciones oficiales.
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6. REGISTROS
• Correo electrónico.
• GD-FO-30 Devolución de correo
• GD-FO-31 Planilla de despacho de envíos diplomáticos.
• GD-FO-32 Planilla de entrega de correspondencia urbana.
• GD-FO-33 Planilla para control de llamadas de aviso de documentos con términos y/o derechos de petición.
• GD-FO-52 Entrega de correspondencia procedente de oficinas externas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
• GD-FO- 53 Entrega de correspondencia a otras entidades y personas naturales – Bogotá.
• GD-FO- 54 Entrega de correspondencia a oficinas externas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
• GD-FO- 55 Formato control diario de planillas SICOF
• Guía aérea.
• Guía de SIPOST.
• Guía de Thomas Greg.
• Oficio.
• Orden de servicio de Thomas Greg.
• Orden de servicio de DHL.
• Orden de servicio de SIPOST.
• Planilla del SICOF.
• Planilla de Thomas Greg.
• Planilla de imposición de DHL.
• Planilla de recibido a DHL.
• Denuncio.
7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:
Sistema de Correspondencia Oficial (SICOF).
Sistema Postal de Colombia (SIPOST).
Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC).
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8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los medios a través de los cuales se puede recibir correspondencia oficial son: Oficina de correspondencia,
Fax, valijas, correo electrónico (OPE), embajadas, consulados y delegaciones.
La correspondencia recibida en el servicio exterior y que requiera ser tramitada hacia el país, debe tramitarse a
través de las valijas, para lo cual enviarán planillas que describan el contenido.
Los comunicados o correspondencia en general se pueden abrir, salvo que contengan términos como
Confidencial, Privado, Reservado, secreto, Top Secret, esta actividad la realiza el funcionario de ventanilla.
Revisar que la copia del documento a radicar sea idéntica al original, esta actividad la realiza el funcionario de
ventanilla.
Todas las comunicaciones oficiales recibidas por dependencias o servidores públicos del Ministerio de
Relaciones Exteriores a nivel nacional, deberán ser radicadas en la Coordinación de Correspondencia y
tramitadas a través del sistema de correspondencia oficial.
Todas las comunicaciones oficiales que requieran ser entregadas a nivel nacional o urbano, deberán ser
entregadas en la Coordinación de Correspondencia para su trámite a través del sistema postal nacional
contratado y del personal motorizado respectivamente.
Todas las comunicaciones que requieran ser entregadas a nivel internacional, deberán ser entregadas en la
Coordinación de Correspondencia, las cuales serán despachadas a través del sistema de valijas. Existe una
programación por días para el envío de valijas al exterior, se diseñó en orden alfabético para dar orden a la
salida de correspondencia.
El sistema de correspondencia oficial numerará e impondrá la fecha y hora de ingreso de la correspondencia
recibida.
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Para efecto de llevar un control en el trámite de correspondencia ingresada, es deber de la Coordinación de
Correspondencia efectuar un archivo electrónico del documento recibido y sus anexos, para ello la Dirección de
Gestión de la Información y Tecnología hará que los archivos reposen en los servidores de la entidad; si el
documento contiene un número grande de folios, se grabará en archivo electrónico hasta los primeros cien
(100) folios del mismo, incluidos sus anexos.
Todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores tienen el deber de recoger la correspondencia
ubicada en los casilleros de la Coordinación de Correspondencia y no dejar documentos en ellos al terminar la
jornada laboral diaria.
El formato denominado GD-FO-55 “Formato control diario de planillas SICOF” deberá ser utilizado
obligatoriamente en la dependencia de correspondencia, para llevar el control de ubicación y archivo de las
planillas que emite el aplicativo SICOF, en la entrega de correspondencia a las diferentes dependencias de la
entidad.
Las dependencias que generen correspondencia para su envío internacional, nacional o urbano, están en la
obligación de indicar con claridad el nombre, cargo, entidad y dirección de destino, así como la sigla que
identifica la unidad generadora del documento y el número de radicado; documento que no cumpla este
requerimiento, será devuelto.
Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en el grupo de correspondencia serán direccionadas a
las dependencias a través del sistema oficial de correspondencia, se entregarán físicamente mediante planilla.
La entrega de correspondencia interna se efectúa el mismo día que se recibe, se exceptúan las valijas, que
cuando llegan se destapan en orden de recibo y su contenido se evacua en el término de máximo dos días
siguientes a su ingreso.
Cuando las comunicaciones oficiales se traten de tutelas, diligencias judiciales derechos de petición, quejas o
consultas, estas se tramitarán en la forma y plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al
momento de su radicación. Se establece la excepción en el caso en que los términos sean otorgados por las
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autoridades judiciales, caso en el que se tramitará conforme al término establecido en la providencia judicial
que lo contenga.
En los casos en que algunas entidades estatales o del gobierno requieran del servicio de envío por valija
diplomática de mercancías, objetos, muestras, documentos o de cualquier otro tipo de material superior a dos
(2) kilogramos, estás deberán solicitar autorización previa y por escrito al Representante Legal del Fondo
Rotatorio, por lo tanto, aprobado el servicio, el pago de los costos generados para el envío correrán a cargo de
la entidad solicitante. Este trámite demora el tiempo que tome el representante legal en aprobar el envío de
elementos de otras entidades públicas.
Cuando la dependencia de correspondencia, reciba documentos con destino a funcionarios de la Cancillería
relacionados con contenidos de tipo legal o jurídico, precedentes de entidades de control, judicial o disciplinario,
se considerarán de carácter personal y estos se enviarán al titular de destino en sobre cerrado, con condición
de reservados, previa ubicación de la dependencia donde labora el funcionario y el mismo día de su recibo.
Los funcionarios que laboran en la Coordinación de Correspondencia mantendrán reserva del contenido de la
información que reciban o conozcan por razones de su labor, en ningún momento los funcionarios de la
dependencia estarán facultados para facilitar esta información a las personas o dependencias ajenas a esta
coordinación.
La Coordinación de Correspondencia dispondrá de los medios necesarios para llevar y traer la correspondencia
de las oficinas de la Cancillería con atención a público, para ello programará rutas los días martes y jueves de
cada semana.
Se prohíbe el ingreso de personal o funcionarios ajenos a la Coordinación de Correspondencia, solamente
podrán ingresar si por razones de labor pretender realizar consultas o para la entrega de correspondencia.
Para efecto de demostrar la transparencia en el contenido de la correspondencia con destino al exterior o a
nivel nacional procedente de las diferentes dependencias de la Cancillería, es necesario que los funcionarios
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del Ministerio de Relaciones Exteriores entreguen los paquetes o sobres a la vista o abiertos, en la oficina de
valijas diplomáticas.
Los sellos diplomáticos o de cualquier otro material utilizado para identificar la seguridad de los envíos a través
de la valija diplomática, deberá estar bajo la responsabilidad y custodia en caja de seguridad del funcionario
competente de la empresa de correspondencia.
Los funcionarios del Grupo Interno de Trabajo de correspondencia deben utilizar adecuadamente los
instrumentos y materiales de trabajo y mantener en buen estado de servicio las instalaciones. Así mismo, no
deben asistir a su lugar de trabajo bajo influencia de alcohol, drogas enervantes u otras sustancias psicoactivas
e informarán al jefe directo de los riesgos que puedan ocasionar accidentes de trabajo.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
9.1 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, PERSONA NATURAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2
Recibir correspondencia y verificar que
corresponda al Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Colocar sigla de dependencia de
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
4 Radicar documento en el SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se relaciona dependencia de
destino y funcionario.
Los documentos de carácter urgente,
se tramitan de manera prioritaria.
5
Imprimir número del radicado en el
documento original y en la copia que
corresponde al ciudadano.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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9.1 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, PERSONA NATURAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Correspondencia.
6 Escanear documento.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se escanean hasta 100 folios para
documentos de gran volumen.
Se comparten carpetas de
documentos escaneados con
funcionarios generadores de
planillas. Estos documentos se
guardan con el número de radicado.
7 Completar la información en el SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
8 Imprimir planillas por dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
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NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.1 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, PERSONA NATURAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
8.1
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
¿El documento es de
carácter urgente?
Si
Remítase a la actividad 10.
No Remítase a la actividad 9.
9 Guardar documento en el casillero de
la dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-33 Planilla para
control de llamadas de
aviso de documentos
con términos y/o
derechos de petición.
Si el documento es de carácter
urgente el funcionario de
Correspondencia, realizará una
llamada telefónica, informando la
prioridad y registrará la llamada en el
formato GD-FO-33.
10 Retirar la correspondencia y firmar la
planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
11 Entregar documento a dependencia
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
La planilla debe estar firmada por
responsable de la correspondencia
de cada dependencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.1 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, PERSONA NATURAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Si el documento no corresponde a la
dependencia, se devolverá a la
Oficina de Correspondencia y allí se
redireccionará.
12
Recopilar planillas según formato GD-
FO-55 Formato control diario de
planillas SICOF
GD-FO-55 Formato
control diario de planillas
del SICOF
13 Archivar planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
14 Finalizar el proceso.
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
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CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.2 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, ENTIDADES EXTERNAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Recibir correspondencia y verificar que
corresponda al Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Colocar sello de recibido.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
El sello se coloca en la copia que
trae la entidad.
4 Colocar sigla de dependencia de
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
5 Radicar documento en el SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se relaciona dependencia de destino
y funcionario.
Los documentos de carácter urgente,
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.2 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, ENTIDADES EXTERNAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
se tramitan de manera prioritaria.
6
Imprimir número del radicado en el
documento original y en la copia que
corresponde al ciudadano.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
7 Escanear documento
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se escanean hasta 100 folios para
documentos de gran volumen.
Se comparten carpetas de
documentos escaneados con
funcionarios generadores de
planillas. Estos documentos se
guardan con el número de radicado.
8 Completar la información el en SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 18 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.2 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, ENTIDADES EXTERNAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9 Imprimir planillas por dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
9.1
¿El documento es de
carácter urgente?
Si
Remítase a la actividad 11.
No Remítase a la actividad 10.
10 Guardar documento en el casillero de
la dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
11 Retirar la correspondencia y firmar la
planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
12 Entregar documento a dependencia
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
La planilla debe estar firmada por
responsable de la correspondencia
de cada dependencia.
Si el documento no corresponde a la
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 19 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.2 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, ENTIDADES EXTERNAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
dependencia, se devolverá a la
Oficina de Correspondencia y allí se
redireccionará.
13
Recopilar planillas según formato GD-
FO-55 Formato control diario de
planillas SICOF
GD-FO-55 Formato
control diario de planillas
del SICOF
14 Archivar planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
15 Finalizar el proceso.
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia y sellar
planillas de empresas de mensajería.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Abrir paquetes y confrontar contenido
contra planilla GD-FO-31.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-31 Planilla de
despacho de envíos
diplomáticos.
3.1
¿Correspondencia
acorde a la planilla
GD-FO-31?
Si
Remítase a la actividad 4.
No Remítase a la actividad 5.
4 Registrar en base de datos.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Si sobra correspondencia, se registra
manualmente en la planilla GD-FO-
31.
5 Cortar guía de correo y pegarla en la
planilla GD-FO-31.
Funcionario asignado
Grupo Interno de Guía aérea.
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CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Trabajo de
Correspondencia.
6 Notificar a la Sede Diplomática o
Consular del respectivo faltante.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Correo electrónico.
7 Archivar planilla GD-FO-31 con su
respectiva guía.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-31 Planilla de
despacho de envíos
diplomáticos.
Guía aérea.
8 Colocar sigla de dependencia de
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
9 Radicar documento en el SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se relaciona dependencia de destino
y funcionario.
Los documentos de carácter urgente
se tramitan de manera prioritaria.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 22 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10 Imprimir el número del radicado en el
documento original.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
11 Escanear documento.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
12 Completar la información en el SICOF.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
13 Imprimir planilla por dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
13.1 ¿El documento es de
carácter urgente?
Si
Remítase a la actividad 14.
No Remítase a la actividad 15.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 23 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
14 Entregar documento a dependencia de
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
15 Guardar en el casillero de la
dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Con referencia a la entrega de
correspondencia en oficinas externas
del Ministerio de Relaciones
Exteriores, la oficina de
correspondencia se hará cargo de la
entrega mediante recorrido.
16 Retirar la correspondencia y firmar la
planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
La planilla debe estar firmada por el
responsable de la correspondencia
de la dependencia.
Si el documento no corresponde a la
dependencia, se devolverá a la
oficina de correspondencia y allí se
redireccionará.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 24 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.3 INGRESO DE CORRESPONDENCIA POR VENTANILLA, VALIJAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
17
Recopilar planillas según formato GD-
FO-55 Formato control diario de
planillas SICOF
GD-FO-55 Formato
control diario de planillas
del SICOF
18 Archivar planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla del SICOF.
19 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 25 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.4 RECIBO Y ENVIO DE PASAPORTES AL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Recibir pasaportes de Thomas Greg.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Los pasaportes recibidos, vienen en
cajas selladas.
3 Confrontar cajas contra planillas y
guías.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía aérea.
Planilla de Thomas
Greg.
4 Firmar y sellar copia de planilla y guía.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía aérea.
Planilla de Thomas
Greg.
5 Abrir las cajas y clasificar bolsas por
países y alfabéticamente.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 26 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.4 RECIBO Y ENVIO DE PASAPORTES AL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5.1 ¿La información es
correcta?
Si
Remítase a la actividad 7.
No Remítase a la actividad 6.
6 Devolver bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Existe un cronograma que define el
día de envío dependiendo el país.
En caso de existir correspondencia
adicional para uno de estos países,
se juntan para realizar un solo envío.
7 Clasificar por ciudad y día.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
8 Verificar código de barras de la planilla
vs bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla de Thomas
Greg.
9
Empacar pasaportes y
correspondencia en un solo paquete y
pesar.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Guía aérea.
El funcionario de transportadora
internacional, digita características
de envío en aplicativo, imprime la
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 27 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.4 RECIBO Y ENVIO DE PASAPORTES AL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Correspondencia. guía y sello diplomático.
10
Clasificar paquetes de acuerdo al
peso, y entregar a funcionario interno
de transportadora internacional.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
11 Elaborar planilla de imposición de
envíos internacionales por kilos.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla de imposición de
DHL.
12 Firmar y sellar copia de planilla y guía.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
13
Entregar paquetes y una copia de
orden de servicio al funcionario
externo de transportadora
internacional.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Orden de servicio de
DHL.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 28 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.4 RECIBO Y ENVIO DE PASAPORTES AL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
14 Firmar planilla de imposición.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla de imposición de
DHL.
15 Archivar planilla de imposición, guía y
planilla de recibido a DHL.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla de imposición de
DHL.
Guía aérea.
Planilla de recibido a
DHL.
16 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 29 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.5 RECIBO Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PROVENIENTES DE THOMAS GREG.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Recibir bolsas de Thomas Greg.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Confrontar la guía contra el código de
barras de la bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía de Thomas Greg.
4 Firmar y sellar guías.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía de Thomas Greg.
5 Registrar en la base de datos, destino
LMU y número de bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 30 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.5 RECIBO Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PROVENIENTES DE THOMAS GREG.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
6 Clasificar por días y sustraer guía.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía de Thomas Greg.
7 Verificar código de barras de la guía
Vs bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía de Thomas Greg.
8
Empacar con pasaportes y
correspondencia en un solo paquete y
pesar.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
9
Clasificar paquetes de acuerdo al peso
y entregar al funcionario interno de
transportadora internacional.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
El funcionario de transportadora
internacional digita características de
envío en aplicativo, imprime la guía,
elabora factura comercial y pega al
paquete la guía y sello diplomático.
10 Elaborar planilla de imposición de Funcionario asignado Planilla de imposición de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 31 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.5 RECIBO Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PROVENIENTES DE THOMAS GREG.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
envíos internacionales por kilos. Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
DHL.
11 Ordenar paquetes al funcionario de
transportadora internacional.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
12
Entregar paquetes y una copia de
orden de servicio al funcionario
externo de transportadora
internacional.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Orden de servicio de
Thomas Greg.
El funcionario de transportadora
internacional, recibe paquete
mediante lectura de código de
barras.
13 Firmar la planilla de imposición.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Planilla de imposición de
DHL.
14 Archivar planilla de imposición y guía
de Thomas Greg.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Planilla de imposición de
DHL.
Guía de Thomas Greg.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 32 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.5 RECIBO Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD PROVENIENTES DE THOMAS GREG.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Correspondencia.
15 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 33 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.6 ENVIO DE CORRESPONDENCIA CERTIFICADA, POST EXPRESS Y PAQUETERIA (MAS DE 2 KILOS).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Firmar copia y colocar sello de reloj en
recibido.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
4 Guardar correspondencia en bolsa.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Se embala correspondencia cuando
esta es un paquete.
5 Pesar y/o medir el volumen de la
correspondencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
6 Rotular el paquete indicando el destino
y remitente.
Funcionario asignado
Grupo Interno de Guía de Thomas Greg.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 34 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.6 ENVIO DE CORRESPONDENCIA CERTIFICADA, POST EXPRESS Y PAQUETERIA (MAS DE 2 KILOS).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Trabajo de
Correspondencia.
7
Relacionar en base de datos la
información de la correspondencia a
enviar.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía de Thomas Greg.
8 Elaborar e imprimir guía y orden de
servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
Estos documentos son elaborados
por el aplicativo SIPOST del
proveedor.
Se imprimen dos copias de cada
uno, una acompaña la
correspondencia y otra queda en el
archivo de correspondencia.
9 Pegar guía en correspondencia o
paquete.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 35 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.6 ENVIO DE CORRESPONDENCIA CERTIFICADA, POST EXPRESS Y PAQUETERIA (MAS DE 2 KILOS).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10
Entregar correspondencia a
transportadora con dos copias de
órdenes de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Orden de servicio del
SIPOST.
11 Alimentar la base de datos con el
número de la guía y orden de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
12 Pegar guía en copia del oficio
remisorio de la dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Oficio.
Guía del SIPOST.
13 Depositar guía con copia del oficio
remisorio de la dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Oficio.
Guía del SIPOST.
14 Archivar orden de servicio. Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Orden de servicio del
SIPOST.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 36 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.6 ENVIO DE CORRESPONDENCIA CERTIFICADA, POST EXPRESS Y PAQUETERIA (MAS DE 2 KILOS).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Correspondencia.
15 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 37 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.7 SERVICIO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL SISTEMA CORRA (PARA LOS CONSULADOS DE: EL AMPARO, SAN FERNANDO DE ATABAPO Y
TABATINGA).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia y firmar copia
de recibido.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
La correspondencia recibida puede
provenir de la Registraduria
Nacional, Thomas Greg y
dependencias del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
3 Seleccionar la correspondencia por
consulados.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
4 Pesar la correspondencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
5 Relacionar en base de datos la
información de la correspondencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 38 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.7 SERVICIO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL SISTEMA CORRA (PARA LOS CONSULADOS DE: EL AMPARO, SAN FERNANDO DE ATABAPO Y
TABATINGA).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Correspondencia.
6 Elaborar e imprimir guía y orden de
servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
7
Guardar correspondencia en tula y
colocar precinto, en guía y orden de
servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
8 Pegar copia de la guía en copia de la
orden de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
9 Alimentar base de datos con número
de guía y orden de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 39 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.7 SERVICIO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL SISTEMA CORRA (PARA LOS CONSULADOS DE: EL AMPARO, SAN FERNANDO DE ATABAPO Y
TABATINGA).
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10
Entregar correspondencia a
transportadora con dos copias de
órdenes de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
Se recibe copia de orden de servicio
por transportadora.
11 Archivar guía y orden de servicio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Guía del SIPOST.
Orden de servicio del
SIPOST.
12 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 40 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.8 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES Y PERSONAS NATURALES EN BOGOTÁ
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Firmar y registrar en planilla o copia de
recibido la fecha y hora con reloj.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
La fecha y hora con reloj se registra
en la planilla de origen del
documento.
4 Clasificar por zonas.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
5 Registrar en planilla de control de
entrega.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
6 Entregar correspondencia en lugar de
destino.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 41 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.8 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES Y PERSONAS NATURALES EN BOGOTÁ
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Trabajo de
Correspondencia.
7 Hacer firmar y/o sellar el formato GD-
FO-53 de recibido por el destinatario.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-53 Entrega de
correspondencia a otras
entidades y personas
naturales – Bogotá.
Si da a lugar, se entrega copia de
oficio remisorio para ser firmado por
el destinatario.
8
Entregar formato GD-FO-53 y/o copia
de oficio remisorio al funcionario de
archivo.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-53 Entrega de
correspondencia a otras
entidades y personas
naturales – Bogotá.
9 Elaborar base de datos por fecha, con
información de los formatos.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
10
Depositar copia de los oficios
remisorios firmadas en casilleros de
las dependencias.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Oficio.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 42 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.8 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES Y PERSONAS NATURALES EN BOGOTÁ
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
11 Entregar copias de oficios y hacer
firmar planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
12 Archivar planillas y/o oficios.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Oficio.
13 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 43 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9. 9 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OFICINAS EXTERNAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Recibir correspondencia y firmar
planilla de origen, registrar recibido
con reloj.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Clasificar correspondencia en
casilleros por dependencia.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
4 Registrar en planilla.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
En este formato únicamente se
registran los oficios y sobres sin
carta remisora.
5 Entregar correspondencia y hacer
firmar planilla y oficios remisorios.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 44 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9. 9 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OFICINAS EXTERNAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
6
Registrar copia de oficios de
correspondencia entregada en el
formato GD-FO-54
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-54 Entrega de
correspondencia a
oficinas externas del
Ministerio de Relaciones
Exteriores.
7 Imprimir formato GD-FO-54
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-54 Entrega de
correspondencia a
oficinas externas del
Ministerio de Relaciones
Exteriores.
8 Entregar copia de oficios firmados y
hacer firmar formato GD-FO-54
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
9 Archivar formato GD-FO-54
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-54 Entrega de
correspondencia a
oficinas externas del
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 45 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9. 9 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A OFICINAS EXTERNAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Ministerio de Relaciones
Exteriores.
10 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 46 de 52
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.10 CORRESPONDENCIA PROCEDENTE DE OFICINAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia y firmar copia
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
3 Relacionar correspondencia en
formato GD-FO-52
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-52 Entrega de
correspondencia
procedente de oficinas
externas del Ministerio
de Relaciones
Exteriores.
4 Entregar correspondencia y hacer
firmar formato GD-FO-52
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-52 Entrega de
correspondencia
procedente de oficinas
externas del Ministerio
de Relaciones
Exteriores.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 47 de 52
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9.10 CORRESPONDENCIA PROCEDENTE DE OFICINAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5 Hacer firmar copia de oficio remisorio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Oficio.
6 Entregar copia firmada a la
dependencia de origen.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
7 Archivar formato GD-FO-52
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-52 Entrega de
correspondencia
procedente de oficinas
externas del Ministerio
de Relaciones
Exteriores
8 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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9.11 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA EN CERCANIAS.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir correspondencia y firmar
copia. Registrar recibo con reloj.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Esta actividad se realiza en dos
copias, una para la oficina de origen
y otra para recoger firma en la
entidad de destino.
3 Relacionar correspondencia en
formato GD-FO-32
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-32 Planilla de
entrega de
correspondencia urbana.
4
Entregar correspondencia y hacer
firmar formato GD-FO-32 y la copia del
oficio remisorio.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-32 Planilla de
entrega de
correspondencia urbana.
Si la correspondencia no pertenece
al destino remitido, se devolverá con
formato GD-FO-30.
5 Clasificar formatos por fecha.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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9.11 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA EN CERCANIAS.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
6 Registrar información en formato GD-
FO-32
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-32 Planilla de
entrega de
correspondencia urbana.
7 Imprimir y archivar formato GD-FO-32
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
GD-FO-32 Planilla de
entrega de
correspondencia urbana.
8 Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
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9.12 PERDIDA DE PASAPORTES EN EL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Informar sobre la perdida de los
pasaportes.
Funcionario Ejecutivo
de cuenta de 4-72.
3
Solicitar a la transportadora el
denuncio de perdida, expedido por la
autoridad competente en el país del
incidente.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo de
Correspondencia. Denuncio.
4
Efectuar el reporte de perdida de
pasaportes en el SITAC indicando los
hechos claros.
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo de
Correspondencia y/o
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 51 de 52
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9.12 PERDIDA DE PASAPORTES EN EL EXTERIOR
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5
Informar al Consulado correspondiente
para la respectiva autorización por
SITAC y posterior reimpresión de los
pasaportes reportados.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo de
Correspondencia.
Correo electrónico.
6 Reportar a Migración Colombia sobre
la perdida.
Director Administrativo
y Financiero. Oficio.
Finalizar el proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GD-PT-21
NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL/ RECIBO, TRAMITE Y ENTREGA DE
CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CORRESPONDENCIA Página 52 de 52
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10. PUNTOS DE CONTROL
PUNTOS DE CONTROL
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
9.3, 9.4, 9.5,
9.6 y 9.7
Empacar la
correspondencia y
enviarla a un destino
diferente.
Asignar empaque de toda
la correspondencia
únicamente a un
funcionario.
Verificar las planillas
contra las guías de los
paquetes
Cada vez que
se realicen
envíos
Funcionario
asignado Grupo
Interno de Trabajo
de Correspondencia.
Bases de datos,
planillas y guías
Todo el
procedimiento Perdida de documentos.
Seguimiento al envío de
documentos
despachados.
Cada vez que
se realicen
despachos.
Funcionario
asignado Grupo
Interno de Trabajo
de Correspondencia
Bases de datos,
planillas y guías
11. ANEXOS
No aplica.