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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA

CÓDIGO: P-MC-04

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CONTROL DE INFORMCIÓN DOCUMENTADA

REVISÓ APROBÓ GERENTE DE BIENESTAR LABORAL,

CALIDAD Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN


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1. OBJETIVO Establecer la metodología para el control de información documentada del Sistema Integral de Gestión de la Gobernación del Meta conforme a los requisitos definidos en la Norma ISO 9001:2015, Norma Técnica de Calidad GP 1000 y la Norma ISO/IEC 17025 específica para el Laboratorio de Salud Pública. Así mismo establecer los lineamientos para el control de documentos y registros establecidos por las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y externos del sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación de la necesidad de crear o modificar el documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y disposición final del mismo. Aplica sobre todos los documentos que forman parte del S.I.G. 3. DEFINICIONES

Las definiciones contenidas en este documento son tomadas de la Norma NTC-ISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario” y capítulo 3 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001 “Términos y definiciones”.

• Información: Datos que poseen significado

• Documento: Información y su medio de soporte

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada de resultados

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.


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• Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar

una organización con respecto a la calidad. Otras definiciones: • Almacenamiento: Poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca al

mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información en la memoria de un ordenador.

• Diagrama de proceso: Representación gráfica y escrita donde se detallan cada uno de las operaciones, transportes, almacenamiento, esperas e inspecciones del proceso productivo.

• Documento externo: Son los documentos suministrados por organizaciones y/o personas externas a la entidad; ejemplo: clientes, proveedores, entes de control y otros.

• Formato: Conjunto de características técnicas y de presentación de una publicación periódica.

• Identificación: Los documentos pueden ser identificados con Nombre y/o Código, logo.

• Instructivos: Forma especificada y detallada para llevar a cabo una actividad o tarea.

• Retención: Es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo activo como en el inactivo.

4. RESPONSABLE

• Representante de la dirección • Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional. • Líderes de los procesos

5. DESARROLLO 5.1 GENERALIDADES • La protección de los registros físicos estará dividida en Archivo de proceso

(lugar de trabajo y responsable el líder de proceso) y Archivo Central (Teniendo en cuenta el proceso de Gestión Documental).


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• Bajo ningún motivo los documentos del SIG se deben sacar de las

instalaciones sin previa autorización del Representante de la Dirección y para el Laboratorio De Salud Pública (LSP) el Referente del laboratorio será quien autorice la salida de documentos de las instalaciones.

• No se deben archivar fax, se les debe sacar copia. • No se deben llevar los registros físicos a lápiz.

• Los documentos “Mapa de procesos, Objetivos de calidad, Política de calidad”

no se identificarán con código, se controlarán por versión.

• En el archivo del Proceso de Mejoramiento Continuo donde reposan los documentos originales firmados por los responsables, una vez la versión sea actualizada o eliminada se deberán marcar con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”.

• Se mantendrán copias controladas y vigentes de la documentación de los

procesos en la página Web, su consulta se realizará de forma periódica por todos los servidores públicos de la Gobernación del Meta.

• La elaboración de los documentos la realiza el servidor público, la revisión de los DOCUMENTOS la realiza el LÍDER DEL PROCESO y la Aprobación del DOCUMENTO es realizada por el REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para el Laboratorio de Salud Pública (LSP) la elaboración debe estar firmada por el personal que interviene (Referente del laboratorio, Representante de calidad y/o personal técnico de los procedimientos).Cada vez que se modifiquen las caracterizaciones y procedimientos en el documento se debe dejar constancia de los cambios en el numeral “HISTORIAL” del mismo documento y se debe realizar su respectiva actualización en el F-MC-04 Listado maestro de documentos. Para los documentos generados por el Laboratorio De Salud Pública (LSP) las revisiones se realizaran cuando se requiera o cada 2 años y esta actividad será registrada en el “HISTORIAL” del documento, así no presente cambios o modificaciones en la versión.

• Cada vez que el Servidor Público requiera la creación de un nuevo registro dentro del sistema de gestión de la calidad, deberá notificar al Líder del Proceso para que a su vez él informe al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional y sea ingresado al F-MC-04 Listado maestro de documentos. Para el Laboratorio De Salud Pública (LSP) los servidores


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públicos deben notificar al Referente del laboratorio y el Representante de calidad.

• Los registros son almacenados según lo dispuesto en las respectivas tablas de retención documental

• Los registros deben protegerse contra la humedad, el polvo y cualquier otro factor que pueda afectar su estado y durabilidad (TENER EN CUENTA EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL CASO DE ARCHIVO CENTRAL).

• Se mantendrá actualizado el F-MC-04 Listado maestro de documentos, cada

vez que se cree, modifique o elimine un documento. 5.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ESTRUCTURA DOCUMENTAL Los documentos que son parte fundamental del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Meta, se clasifican en cinco niveles de acuerdo a su responsabilidad y control. (Véase figura1) Figura 1. Pirámide de la documentación.


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NIVEL 1. Manual de Calidad Describe el Sistema Integrado de Gestión, la Política, y Objetivos de la Calidad. Es el documento principal para la presentación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión. Es el documento de presentación de la Gobernación del Meta. Facilita la realización de las auditorías internas y externas. Facilita el control del Sistema de Integrado de Gestión, NIVEL 2. Caracterizaciones La caracterización del Proceso permite identificar sus interrelaciones frente a los demás procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o servicio. La caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales.

Manual de CalidadNivel 1

CaracterizacionesNivel 2

Procedimientos Nivel 3

Instructivos, Documentos ExternosNivel 4

Formatos, Normas Nacionales e InternacionalesNivel 5


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NIVEL 3. Procedimientos El procedimiento describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o servicio. NIVEL 4. Instructivo

Documento que detalla la manera como debe realizarse determinada acción; además describe como se realiza el trabajo en un área o campo determinado. de la Gobernación del Meta. Documentos Externos Son aquellos documentos suministrados por proveedores y terceros, en los cuales no se tiene ningún control de emisión, ni modificación. NIVEL 5. Formatos Es un documento que permite almacenar la información y datos de un proceso específico. Normas Nacionales e Internacionales Se denomina a toda aquella ley o regla que se establece para ser cumplida por un sujeto específico en un espacio y lugar también específico. CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está constituido por:

TÍTULO DEL FORMATO

CÓDIGO:

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C

A B

D


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TÍTULO DEL DOCUMENTO

CÓDIGO:

VERSIÓN:

PÁGINA:

Para los documentos generados por el Laboratorio De Salud Pública (LSP) los encabezados estarán constituidos por:

TÍTULO DEL FORMATO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN:

VERSIÓN:

PÁGINA:

TÍTULO DEL DOCUMENTO

CÓDIGO:

FECHA DE EMISIÓN:

VERSIÓN:

PÁGINA:

A. Logotipo de la entidad: Debe estar ubicado en la esquina superior

izquierda del documento y debe incluir el NIT. B. Título del documento: Nombre de identificación del documento. C. Código del documento: Número de identificación del documento.

Para los documentos del LSP, adicionalmente se considera

C

A B

D

C

B

E

C A

B

D

D

F

A

E

F


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D. Versión: Versión actual del documento

E. Página: Número de páginas con el total de páginas

F. Fecha de emisión: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia (a

partir de la fecha de aprobación) La Gobernación del Meta define el siguiente sistema de codificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Carácter 1: Designa tipo de documento

Caracteres 2: Designa el proceso al que pertenece el documento de

acuerdo con el mapa de procesos:

Sigla Tipo de proceso ESTRATÉGICOS

DE Direccionamiento estratégico PE Planeación estratégica

MISIONALES ED Educación FES Gestión para la educación superior DS Desarrollo social GSP Gobierno, seguridad y participación DA Desarrollo agroeconómico SA Salud MA Medio ambiente y recurso minero energético TIC Tecnologías de la Información EG Equidad de género y familia VDP Víctimas, derechos humanos y paz

Sigla Tipo de documento MC Manual de calidad C Caracterizaciones P Procedimientos I Instructivos M Manuales F Formatos PL Plan


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VI Vivienda

APOYO AC Atención al ciudadano CO Comunicaciones GF Gestión financiera TH Gestión del talento humano RF Gestión de recursos físicos GJ Gestión jurídica BS Bienes y servicios

EVALUACIÓN ES Evaluación y seguimiento MC Mejoramiento Continuo

Caracteres 3: Designa el número consecutivo del documento este

siempre debe comenzar con el 01 y la codificación va por proceso. Entre los diferentes tipos de caracteres va un guion que los separa. Ejemplo: Caracterización del proceso de Gestión de calidad: C-MC-01 Nota: Los nombres de los documentos deberán iniciar con el código para su fácil reconocimiento.

G. Versión: Número de edición del documento; una vez aprobado el documento comenzará en la versión 01 e irá aumentando en uno cada vez que se efectúe una modificación en el mismo.

H. Número de páginas que conforman el documento: La numeración de las hojas del documento, se ubicará en la parte derecha del encabezado, en este espacio se coloca el número de la página seguido del número de páginas del documento (X de Y). Este aspecto no es requerido para los formatos, excepto para los formatos generados por el Laboratorio De Salud Pública (LSP), que conservan el número de página y el total de páginas (X de Y)

CUADRO DE CONTENIDO

Contenido Manual

de Calidad

Caracterizaciones Procedimientos Instructivos Manuales Formatos


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Contenido Manual

de Calidad

Caracterizaciones Procedimientos Instructivos Manuales Formatos

Encabezado X X X X X X Título X X X X X X Firmas de elaboración revisión y aprobación

X X X X X

Tabla de contenido X O O

Introducción X O O Objetivo X X X X X Alcance X X X X X Definiciones X O O O Responsables X X X X X Generalidades X O O O Desarrollo X X X X Registros X X X X X Anexos O O O Historial X X X X X X: Necesario O: Opcional 5.3 CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS Cuando un líder de Proceso identifique la necesidad de apoyar su proceso con un Documento de Origen Externo para cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión, hará la gestión para su adquisición y comunicará al Representante de la Dirección o al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional para que lo registre el F-MC-07 Listado Maestro de Documentos Externo cómo documento externo controlado. Para el Laboratorio De Salud Pública (LSP) la revisión de la vigencia de los documentos incluidos en el F-MC-07 Listado Maestro de Documentos Externo es responsabilidad del profesional de cada área con una periodicidad anual. Cada servidor público deberá reportar al líder del proceso la necesidad de incluir o anular el documento del F-MC-07 Listado Maestro de Documentos Externo, a su


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vez el líder del proceso informará al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional. 5.4 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS En el archivo del Proceso de Mejoramiento Continuo reposan los documentos originales firmados por los responsables, una vez la versión sea actualizada o eliminada se deberán marcar las hojas de los originales con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”, es responsabilidad de cada uno de los usuarios retirar los obsoletos de sitios de trabajo a fin de evitar uso involuntario de éste. Indicar en la casilla “FECHA DE APROBACIÓN” del F-MC-04 Listado maestro de documentos que se encuentra obsoleto y la fecha en la que se dio de baja. Se mantendrán copias controladas y vigentes de la documentación de los procesos en la página Web, su consulta se realizará de forma periódica por parte de todos los servidores públicos de la Gobernación del Meta. En caso de no encontrar un documento publicado en la página Web éste no estará vigente. Informar a Mejoramiento Continuo para la actualización del documento en el F-MC-04 Listado maestro de documentos. 5.5 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

1 Servidor Público

Detectar la necesidad de crear, anular o modificar un documento. Diligenciar el formato F-MC-05. Se deberá diligenciar la fecha de solicitud, el nombre y cargo de la persona, nombre, código y proceso. Solo se podrá marcar una de las acciones a realizar, en el espacio de observaciones se notificará los cambios y la justificación de los mismos, en el

F-MC-05 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos

INICIO

Detectar la necesidad Elaborar,

modificar o anular

documento


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espacio de procesos involucrados se diligenciara a quienes atañe. No se permite enmendaduras a mano sobre el documento vigente Los formatos que requieran algún ajuste cambio y/o creación, el representante del SIG puede hacer una modificación o creación de éste, cumpliendo con todos las características descritas en este documento; se debe aclarar en el encabezado en la casilla de fecha de emisión “la fecha que inicia la puesta en marcha de prueba y una marca de agua (“EN PRUEBA”). Esto aplica en un tiempo máximo de dos meses hasta la aprobación final del formato. Si el formato cumple con el objetivo del cambio y/o creación se debe diligenciar el formato F-MC-05. Si no cumple se debe volver al registro original u omitir la creación establecida.

2 Líder de Proceso

Revisar el documento. Se deberá adjuntar el documento a crear o modificar según la solicitud para visto bueno del Líder. El documento a crear o modificar deberá ser consistente con el SIG. Para el Laboratorio de salud Pública se realizará la revisión de la

F-MC-05 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos / Documento

Revisar el documento


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documentación cuando sea necesario o cada dos años por el personal del área, Representante de calidad y/o Referente de laboratorio con el fin de identificar cambios y se dejará evidencia en el historial del documento. La evidencia de la revisión se realizara el formato F-MC-05, seleccionando la casilla de modificación para que quede registrado en el “HISTORIAL” del documento y en el campo de observaciones se describirá la revisión realizada al documento y firmar en el campo de Elaboración del F-MC-05 el personal responsable: Personal técnico del proceso al que se relaciona el documento, representante de calidad y/o referente de Laboratorio

3 Líder de Proceso

Imprimir el documento y la solicitud. Firmar la solicitud en la casilla de” Elaboración”, el Servidor público responsable de elaborar los documentos, ¨Responsable del Proceso¨ y en el documento en el espacio “Revisó”, enviar al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional.

Solicitud de creación, , modificación o eliminación de documentos F-MC-05 / Documento

Imprimir documento y

solicitud, firmar y enviar al Gerente


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4

Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional

Recibir y verificar la solicitud y el documento adjunto si aplica. Tipo de solicitud

Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos F-MC-05 / Documento

5


Revisión de la normalización de la documentación según la descripción realizada en el numeral 5.2 Elaboración de documentos. Creación: Para los documentos nuevos se empezará con la versión 01. Asignar el código y registrar en el F-MC-04 Listado maestro de documentos. Modificación: Actualizar el documento con nueva versión en el F-MC-04 Listado maestro de documentos.

F-MC-04 Listado maestro de documentos / Documento / F-MC-05 Solicitud de creación, , modificación o eliminación de documentos

6


Eliminación Actualizar la eliminación de la versión en el F-MC-04. Listado maestro de documentos

F-MC-04 Listado maestro de documentos y formatos

Verificar la solicitud de la opción

requerida F-MC-05

7

Crear o Modificar

Verificar la eliminación en el

F-MC-05

6 Anular

Recibir y verificar la solicitud


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7


Remitir el documento al Representante de la Dirección para la aprobación.


8 Representante a la Dirección

Verificar la solicitud y el documento adjunto en los casos de creación, modificación y eliminación. En la eliminación de los documentos se verifica las observaciones de la solicitud. ¿Se aprobó la solicitud?

F-MC-04 Listado maestro de documentos


No: Diligenciar en el F-MC-05 la casilla de “No Aprobó” y describir en el espacio de notas del Representante las causa para la negación de la solicitud. Devolver la solicitud al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional. Según la necesidad del documento verificar y corregir.



Si: Se realiza en el caso del cumplimiento de los requisitos y devolver al Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional. La vigencia de documento inicia a partir de la fecha de aprobación


Remitir documento para

aprobación

Diligenciar en el F-MC-05 la No

aprobación de la solicitud y devolver la

solicitud

Firmar Solicitud y devolver al

Gerente

Verificar la solicitud y el documento

10 Si

No


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11


Recibir la solicitud firmada, en el caso de creación, y modificación recibir también el documento aprobado.


12


Buscar en el archivo del SIG el documento modificado, o anulado y colocar Sello de Documento Obsoleto. Confirmar los ajustes en el F-MC-04 Listado maestro de documentos.

F-MC-04 Listado maestro de documentos / Documentos

13


Publicar el documento aprobado. Procedimiento, caracterización, instructivo y manuales: Aplicar marca de agua “Copia Controlada”, colocar en la casilla de firmas “Original Firmado”, convertir en PDF el documento y publicar en la página web. Formato: Publicar en la página web de acuerdo al tipo (PDF, Excel, Word y otros) asegurando la respectiva protección del contenido. Las versiones obsoletas publicadas deben ser retiradas de la página web y su disposición final según el F-MC-04 Listado maestro de documentos.

Documentos Página web

Recibir documento aprobado

Buscar en el archivo y marcar como Documento

Obsoleto, confirmar cambios

en el F-MC-04

Publicar los documentos en

la página web en el formato

correspondiente


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Para el control de la información documentada se procede a la realización y aprobación de las tablas de retención documental en las cuales se podrá determinar la identificación, el acceso, el almacenamiento los tiempos de retención, la protección, recuperación y disposición final de los registros. Estas tablas deben ser elaboradas por los procesos y contar con la aprobación del comité departamental de Archivo.

14


Archivar en la carpeta “Documentos del SIG”, los documentos y las solicitudes originales firmadas.

Expedientes con Documentos del SIG Originales.

15


Informar al líder del proceso la publicación del documento.

Documentos Página web

Servidor Público- Representante del SIG del Laboratorio De Salud Pública (LSP)

Para el personal del Laboratorio De Salud Pública (LSP) la socialización y/o divulgación de los documentos con el personal, debe ser evidenciada en el formato F-TH- 38 Acta de reunión.

Formato F-TH- 38 Acta de reunión.

6. REGISTROS

Archivar en el espacio

correspondiente

Informar publicación del

documento

FIN

Informar publicación del

documento


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Registro Responsable Como

conservarlo Donde

conservarlo Tiempo de

conservación Disposición

Final F-MC-04 Listado maestro de documentos

Gerente de bienestar laboral, calidad y desarrollo organizacional

Medio magnético

Equipo del líder de proceso / Página Web

Según tabla de retención documental.

Según tabla de retención documental

F-MC-05 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos

Gerente de bienestar laboral, calidad y desarrollo organizacional

Medio Físico Archivo del proceso.

Según tabla de retención documental.

Según tabla de retención documental

Formato F-TH- 38 Acta de reunión.

Representante del SIG del Laboratorio De Salud Pública (LSP)

Medio Físico Archivo del Laboratorio De Salud Pública (LSP)

Según Listado Maestro de documentos F-MC-04 y/o tabla de retención documental

Según Listado maestro de documentos y formatos F-MC-04 y/o tabla de retención documental

Tablas de retención documental

Líder de cada proceso

Medio Físico o Magnético

Archivo de cada proceso

N/A

N/A


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7. ANEXOS

La descripción de las actividades en el ítem de “DESARROLLO” de los documentos, debe conservar la siguiente estructura:

Los diagramas de flujos se realizaran bajo las siguientes indicaciones:

ü Actividad y/o proceso:

ü Decisión:

ü Inicio y/o fin:

ü Documento:

ü Ir a la Actividad :

La descripción de los “REGISTROS” de los documentos, debe conservar la

siguiente estructura:

Registro Responsable Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Disposición Final

La descripción del ”HISTORIAL” de los documentos, debe conservar la siguiente estructura:

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS



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8. HISTORIAL

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

1 Según Acto Administrativo Versión inicial 2 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos

3 15 de marzo de 2010

Revisión y ajuste del procedimiento como resultado de la Acción correctiva N.0001 del 15 de febrero de 2010

4 05 de septiembre de 2012

Se ajustaron las responsabilidades, actividades del procedimiento y el escudo del departamento.

5 13 de junio de 2012

Por designación de cargos, por fuente de información, modificación de actividades y cambios en los formatos.

6 04 junio de 2014

Revisión y ajuste para dar cumplimiento a la Norma ISO/IEC 17025:2005 requisito en el Laboratorio de Salud Pública del Meta.

7 15 Noviembre 2016 Revisión y ajuste para dar cumplimiento a la Norma ISO 9001: 2015

8 12 de enero de 2017

Se identifican las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 como parte del sistema de gestión integrado SIG dentro del procedimiento.

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

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