contratación administrativa división de

División de Contratación Administrativa

Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

Al contestar refiérase

al oficio Nº 17682

10 de noviembre de 2020

DCA-4243

Señor Luis Mariano Jiménez Barrantes Director Ejecutivo DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO (DNN) Estimado señor:

Asunto: Se otorga autorización a la Dirección Nacional de Notariado, para realizar un procedimiento de contratación directa bajo el supuesto de urgencia previsto en el artículo 140 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con oferente idóneo, para adquirir un servidor y solución de respaldo, por un monto máximo de ¢89.542.207,58 (ochenta y nueve millones quinientos cuarenta y dos mil doscientos siete mil colones con cincuenta y ocho céntimos).

Nos referimos a su oficio No. DNN-DE-0607-2020 de fecha 26 de octubre pasado,

recibido en esta Contraloría General el día día 30 de octubre pasado, a través de los cuales requiere la autorización indicada en la referencia.

Mediante oficio No. 17256 (DCA-4126) del 03 de noviembre de 2020, esta División

le solicitó aportar una serie de información adicional, la cual fue remitida mediante oficio No. DNN-DE-OF-636-2020.

I. Justificaciones de la solicitud Señala que el pasado 19 de octubre, varias unidades de la DNN comenzaron a

reportar problemas de acceso a los sistemas informáticos de la institución, entre ellos, el SGIN 1.0 (Sistema de Gestión de Información de Notarios), los sistemas Financiero-Contable, Compras y Control de Inventarios, Recursos Humanos y Planillas, sistema de control de acceso de los funcionarios, serias dificultades para que los funcionarios de la pudiesen acceder a internet y brindar el servicio a los usuarios.

Indica que algunos funcionarios se vieron obligados a conectar sus equipos de

cómputo al internet de sus teléfonos celulares para poder terminar algunos trámites de los usuarios presentes en esos momentos en la institución. Explica que ante esta situación, la Unidad de Tecnologías de Información (UTIC) procedió con la aplicación de los protocolos de revisión del incidente, encontrando que uno de los dos servidores se encontraba

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físicamente apagado (aparentemente estaba caído), por lo que tras varios intentos fallidos, se procedió a realizar el reporte correspondiente de la situación a la Dirección Ejecutiva.

Manifiesta que durante 3 días, se intentó poner en línea el equipo, en especial por la

información tan delicada y sensible contenida en el mismo, lo que provocó una afectación a los servicios que brinda la institución y, a pesar de los esfuerzos a lo interno, no fue posible lograr la recuperación del servidor, aparentemente debido a un daño físico sufrido por el servidor en alguno de sus componentes.

Explica que ante la urgencia y el impacto sufrido por la institución y por nuestros

usuarios externos e internos, se procedió a establecer contactos con posibles compañías que contaran con los medios para revisar el equipo e intentar con urgencia recuperar la información contenida. Indica que al tratarse de un equipo marca HP, se logró contactar a un partner de HP en Costa Rica, quienes al explicarles la situación colaboraron con una de las piezas y se logró al menos recuperar la información del sistema Financiero contable, Compras e Inventarios, Recursos Humanos y Planillas evitando pérdidas de información y mayores afectaciones a los usuarios de la Dirección Nacional de Notariado.

Manifiesta que a pesar de que el servidor quedó restablecido provisionalmente, no

cambia el hecho de que continúa en estado de obsolescencia por su antigüedad, por lo que el riesgo permanece latente. Menciona que las copias del sistema Financiero Contable se realizaban en un disco duro externo de forma manual, por carecer de medios de respaldo adecuados para salvaguardar la integridad y el historial de la información, situación que se puede materializar en un riesgo de pérdida del activo más importante de la institución. Agrega que la DNN brinda servicios a los casi nueve mil notarios en todo el territorio nacional, lo cual afecta seriamente a la seguridad jurídica, la continuidad del servicio eficiente y el interés público.

Indica que la obsolescencia actual de los dos servidores físicos (7 años de

antigüedad) y la posibilidad que la situación se repita, se evidencia la necesidad y la importancia de adquirir con carácter de urgencia un nuevo servidor y una solución de respaldo, con las capacidades tecnologías necesarias y que cuente con las garantías y soporte de fábrica del caso; y así poder brindar mayor seguridad a la información de la DNN que estaría contenida en el mismo y a la vez aumentar las capacidades de respuesta de las herramientas que serán alojadas en dicho equipo.

Manifiesta que el costo estimado para cubrir la compra de un servidor y una solución

de respaldo, con las capacidades tecnologías necesarias y que cuente con las garantías y soporte de fábrica, es de aproximadamente ¢89.542.207,58 (ochenta y nueve millones quinientos cuarenta y dos mil doscientos siete mil colones con cincuenta y ocho céntimos). Además, explica que la DNN cuenta con contenido presupuestario suficiente para atender esta urgencia y, para ello, se está tramitando una modificación presupuestaria a tales efectos (partida presupuestaria No. 5.01.05 “Equipo de cómputo”).

Señala que el requerimiento incluye: la solución integrada de protección de datos,

gabinete de 4 postes, Servidor HyperVc y el licenciamiento del caso que incluye Windows



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Server 2019 Datacenter,16CORE, Includes 5 USER CALs, licencia Microsoft SQL Server 2019 Standard,OEM, Includes 5 USER CALs y Licencias antivirus server.

Indica que conforme al clasificador por objeto del gasto del sector público, la partida

5.99.03 contempla las erogaciones por el uso y disfrute de un derecho o beneficio para ser utilizado por la entidad, los derechos garantizados por ley, que mediante determinados trámites se adquieren para realizar ciertas actividades, los permisos para el uso de bienes o activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros, tales como derechos de autor, derechos de explotación y adquisición, renovación y mantenimiento de licencias de diversa índole, así como aquellos que requieran el pago periódico por derecho de uso.

Asimismo, señala que incluye la adquisición y el desarrollo de sistemas informáticos,

así como de software especializado. Se contemplan en esta subpartida, las erogaciones por concepto de adiciones y mejoras a sistemas que se encuentran en operación. Además, manifiesta que consideran también dentro de esta subpartida, la adquisición de patentes, o sea el derecho o privilegio de usar, fabricar o vender un producto durante cierto tiempo. Igualmente, incorpora la adquisición de derechos que se generan por el traslado de valores o dinero, los cuales quedan bajo la tenencia y custodia de una institución pública o privada, en forma temporal, como por ejemplo los depósitos telefónicos, depósitos de garantía, depósitos judiciales y los depósitos por importaciones temporales de equipo que realiza la institución.

Explica que en el 2019, se llevó a cabo una Auditoría Externa sobre Procesos de

Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), cuyo resultado se obtuvo un estudio de los procesos de la UTIC que se enfocó en la evaluación de la gestión de proveedores, seguridad lógica, organización funcional del área de TIC, sistema de misión crítica, la administración de las bases de datos y la protección de datos personales.

Por último, manifiesta que producto de la indicada auditoría se formuló el Proyecto:

Diseño e Implementación de la Infraestructura Tecnológica de la Dirección Nacional de Notariado, el cual fue presentado al Consejo Superior Notarial, aprobado mediante Acuerdo 2020-03-021 de la Sesión Ordinaria 03-2020, celebrada el pasado 20 de enero de 2020.

II. Criterio de la División Es importante mencionar que la utilización de mecanismos de excepción para casos

de urgencia se encuentra regulada en los artículos 80 de la Ley de Contratación Administrativa y 140 de su Reglamento. Específicamente, el indicado artículo 140 del indicado Reglamento señala lo siguiente:

“Artículo 140.- Artículo 140.Procedimientos de urgencia. Cuando la Administración

enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, podrá prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas.



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Para utilizar este mecanismo de urgencia, la Administración requiere previamente la autorización de la Contraloría General de la República.

La petición respectiva debe formularse con aporte de la información pertinente ante

el órgano contralor, el cual deberá resolverla dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En casos calificados la autorización podrá ser extendida por la vía telefónica, fax o correo electrónico, para lo cual, la Contraloría General de la República deberá instaurar los mecanismos de control que permitan acreditar la veracidad de una autorización dada por esa vía. El silencio de la Contraloría General de la República no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud.”

Tomando en consideración los motivos expuestos por la Administración, en especial

que se reportaron problemas de acceso a los sistemas informáticos de la institución (Sistema de Gestión de Información de Notarios, Financiero-Contable, Compras y Control de Inventarios, Recursos Humanos y Planillas, entre otros); debido a la afectación en uno de los servidores el cual presenta un estado de obsolescencia por su antigüedad, por lo que no es posible restablecer.

Así las cosas, de conformidad con lo expuesto y a fin de que no se vea afectado el

servicio, estima este órgano contralor que con base en las normas de referencia; resulta procedente otorgar la autorización requerida para que la Dirección Nacional de Notariado contrate en forma directa con oferente idóneo, la adquisición un servidor y la solución de respaldo, por un monto máximo de ¢89.542.207,58 (ochenta y nueve millones quinientos cuarenta y dos mil doscientos siete mil colones con cincuenta y ocho céntimos).

III. Condiciones bajo las que se aprueba la autorización 1. El monto máximo de la contratación es de ¢89.542.207,58 (ochenta y nueve

millones quinientos cuarenta y dos mil doscientos siete mil colones con cincuenta y ocho céntimos).

2. Es responsabilidad de la Administración contar con el contenido presupuestario suficiente para hacer frente a la adjudicación derivada del procedimiento de urgencia autorizado, según lo dispone la Ley de Contratación Administrativa.

3. De conformidad con el artículo 140 del Reglamento de Contratación Administrativa, el cartel así como la adjudicación no tendrán recurso alguno y tampoco será necesario el refrendo del contrato, aunque si se debe dejar constancia de todas las actuaciones en un único expediente, de fácil acceso a los efectos de la fiscalización posterior facultativa de esta Contraloría General.

4. Se deberá respetar el régimen de prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley de Contratación y su Reglamento.



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5. De conformidad con los principios de transparencia, eficiencia y seguridad jurídica la Administración debe velar objetivamente por la selección de la mejor oferta, por lo que esa selección deberá estar sustentada en parámetros técnicos y jurídicos que permitan que se disponga con los bienes que se adquieren, con la calidad requerida y de manera oportuna. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración la selección del contratista que finalmente resulte adjudicatario. Para ello deberán mediar los estudios técnicos y legales que amparen la selección, todo lo cual tendrá quedar constando en el expediente administrativo que se levante al efecto.

6. En aras de la transparencia en las compras públicas y de conformidad con el artículo 40 bis de la Ley de Contratación Administrativa, se insta a la Institución que incluya en su página web la actividad contractual realizada, lo anterior por cuanto es un derecho de la ciudadanía que pueda acceder a la información relacionada con el manejo de los fondos públicos y sus compras, lo cual debe ser proporcionado por la Administración contratante, mediante el uso de los canales autorizados para el tema de compras públicas.

6. Deberá existir un análisis de razonabilidad de precios que deberá ser suscrito

por funcionario competente, así como el acto de adjudicación, que corresponderá según la cuantía del negocio.

Se advierte que la verificación correspondiente de la contratación requerida en el

presente oficio, será responsabilidad de Luis Mariano Jiménez Barrantes en su condición de Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado o quien ejerza este cargo.

Atentamente,

NLQ/AUR/apus CC: Dr. Román Macaya, Presidente Ejecutivo de la Caja Costarricense de Seguro Social CC: Auditoria Interna de la Caja Costarricense de Seguro Social Ni: 32767 G: 202004053-1 Expediente: CGR-SCD-2020007124

Allan Ugalde Rojas Natalia López Quirós

Gerente de División Fiscalizadora Asociada


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