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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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Carrera 7 No. 18-55 Palacio Municipal piso 7º. – Teléfono: 3248278 Fax: 3248299 Web: www.contraloriapereira.gov.co

E-mail: [email protected]

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA

MODALIDAD ESPECIAL

AUDITORIA ESPECIAL AL MANEJO DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE PEREIRA SECTOR CENTRAL, ATENCION DENUNCIA D16-

0025-0374-028 Y REVISAR EL CONTRATO DE LA COMPRA DE LAS VOLQUETAS EN LA VIGENCIA 2017

VIGENCIAS 2015, 2016 Y 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PEREIRA

PEREIRA, ENERO 9 DE 2018

A/CI-8 Informe Final

http://www.contraloriapereira.gov.co/


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Contralor Municipal de Pereira

ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA

Equipo Directivo

CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

DORA ANGELA TORRES ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO

GIOVANY ARIAS

EQUIPO AUDITOR

Oscar Alexander González Herrera Profesional Universitario

Reinaldo Tabares Ruiz Profesional Universitario



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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADOS DE AUDITORIA 7



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1. CARTA DE CONCLUSIONES Pereira, enero 9 de 2018

Doctor JUAN PABLO GALLO MAYA Alcalde Municipal de Pereira Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Territorial, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267° de la Constitución Política, practicó “Auditoria Especial al Manejo del Parque Automotor del Municipio de Pereira Sector Central, Atención Denuncia D16-0025-0374-028 y Revisar el Contrato de la Compra de las Volquetas en la vigencia 2017”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área, actividad o proceso examinado.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Territorial consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas, evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial.



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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Pereira como resultado de la auditoría adelantada conceptúa que la gestión contractual de las vigencias 2016 y 2017 y la atención a la Denuncia D16-0025-0374-028 de la vigencia 2015 del Municipio de Pereira Sector Central, así como el estado actual de los vehículos pesados y livianos del parque automotor se encuentren asegurados es desfavorable, por cuanto no cumple con todos los principios evaluados de acuerdo a los objetivos y componente auditados, tal como se detalla:

Debilidades de forma en el manejo de los expedientes de los contratos revisados, en el cumplimiento de las leyes establecidas para el cuidado, custodia y manejo de los archivos existentes.

No se reportó en el Sistema Integrado de Auditorias SIA una contratación por cuantía $2.199,3 millones cuyo objeto fue la adquisición de pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales, más una prórroga por valor de $291.894.453.

No se entregó la totalidad de la información solicitada durante la ejecución de la auditoria que permitiera evaluar el alcance total establecido, obstaculizando el proceso auditor.

Incumplimiento de las obligaciones de publicación de contratación en las etapas contractual y postcontractual en el SECOP.

Debilidades en el Sistema de Control Interno debido a la ausencia de procedimientos y controles efectivos, en la cual los responsables del proceso mitiguen los riesgos existentes en que podría verse involucrada la administración municipal.

Debilidades en las labores de supervisión y seguimiento en los procesos contractuales adelantados para la adquisición, suministro, mantenimiento y reparación del parque automotor del Municipio de Pereira.

Desorden administrativo en el manejo del kardex para los repuestos de los vehículos pesados adscrito a los talleres del Municipio utilizando el método PEPS sin valores.



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Inexistencia de formatos y registros de las bitácoras de mantenimiento y hojas de vida de los vehículos pesados y livianos del Municipio de Pereira.

Deficiente gestión fiscal del municipio de Pereira por cuanto a la fecha no ha realizado los trámites necesarios para retirar un vehículo que se encuentra inmovilizado por la Empresa Unión Temporal Grúas del Café, por lo que se estima un presunto daño patrimonial en cuantía de $5.400.000.

PLAN DE MEJORAMIENTO El Municipio de Pereira debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Atentamente, _______________________________ ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA Contralor Municipal de Pereira



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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1. ALCANCE La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la presente vigencia aprobado mediante la Resolución No. 019 del 12 de enero de 2017 y teniendo en cuenta la Resolución No. 143 del 30 de junio de 2017 “por medio de la cual se modifica la Resolución No. 019 de 2017” y a través del Memorando de Asignación No. 56 - 2017, comisionó la realización de la “Auditoria Especial al Manejo del Parque Automotor del Municipio de Pereira Sector Central, Atención Denuncia D16-0025-0374-028 y Revisar el Contrato de la Compra de las Volquetas en la vigencia 2017. Es así como dentro del ejercicio de control fiscal, en el Plan de Acción Institucional de la Contraloría Municipal de Pereira se encuentra enmarcada la Dirección de Técnica de Auditorías, la cual atenderá prioritariamente las denuncias ciudadanas en aras de cumplir las misión de vigilancia de la gestión fiscal, así como es importante la revisión de la contratación estatal y seguimiento a los planes de mejoramiento que atenderán los organismos de control fiscal, por la cantidad de recursos invertidos en desarrollo de la entidad y la afectación directa a la comunidad Pereirana, por lo que se hizo una revisión de la contratación suscrita en las vigencias 2015, 2016 y 2017. La presente auditoría pretendió dar respuesta a los objetivos específicos definidos dentro del Memorando de Asignación, así: 1. Revisar el manejo del parque automotor del Municipio de Pereira Sector Central

de la vigencia 2016, con respecto al control de inventarios tanto de repuestos como de vehículos (almacén), la relación de gastos del parque automotor y seguimiento a la bitácora de mantenimiento.

2. Atender la denuncia D16-0025-0374-028, donde se solicita investigar a los funcionarios de la alcaldía municipal responsables de la verificación y control de lo contratado con la empresa CATERCOL en la vigencia 2015.

3. Verificar que el inventario actualizado del estado actual de los vehículos livianos y pesados que hacen parte del parque automotor del Municipio de Pereira se encuentren asegurados de conformidad con el proceso licitatorio No. 029 de 2016.

4. Revisar el contrato de la compra de las volquetas en la vigencia 2017.



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5. Emitir un concepto sobre el control fiscal interno de la entidad de las vigencias 2015 y 2016.

6. Realizar seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con respecto al manejo del parque automotor de las vigencias 2015 y 2016.

La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los objetivos antes citados, se desarrolló de conformidad con el artículo 267° Constitucional, la Ley 42 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables al ejercicio de control fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y con fundamento según la Guía de Auditoría Territorial, que define los Componentes Control de Gestión que se asocian directamente a los factores Gestión Contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, Legalidad, Plan de mejoramiento y Control Fiscal Interno. 2.2 GESTION CONTRACTUAL El Municipio de Pereira Sector Central en la vigencia 2016, suscribió un total de cuatro mil doscientos trece (4.213) contratos por valor de $232.125.976.277, según el consolidado de la contratación registrada por el Ente de Control, tal como se detalla a continuación.

TABLA No. 1

MUNICIPIO DE PERERIA SECTOR CENTRAL TOTAL CONTRATACIÓN VIGENCIA 2016

Cifras en pesos

PERIODO CANTIDAD VALOR

ENERO-AGOSTO 3.072 197.956.448.199,0

SEPTIEMBRE-OCTUBRE 633 13.592.625.209,7

NOVIEMBRE-DICIEMBRE 508 20.576.902.809,0

TOTAL 4.213 232.125.976.217,7 Fuente: Rendición Contratación SIA (Enero – diciembre de 2016)

En la vigencia 2015 los contratos relacionados con la denuncia D16-0025-0374-028 corresponden a la empresa CATERCOL S.A cuyo representante legal es el señor Carlos Iván Mejía Acevedo se suscribió un (1) contrato por valor de $490.000.000, más dos adiciones por valor de $113.700.000, tal como se detalla:



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TABLA No. 2 MUNICIPIO DE PERERIA SECTOR CENTRAL

PARQUE AUTOMOTOR CONTRATACIÓN VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

CLASE DE CONTRATO CANTIDAD VALOR EN ($)

PRESTACION DE SERVICIOS 1 603.700.000

VIGENCIA 2015 1 603.700.000 Fuente: Rendición Bimestral Contratación SIA (Septiembre – octubre de 2015)

Durante la vigencia 2016 los contratos relacionados con gastos del parque automotor fueron once (11) por valor de $625.519.248. Dentro de la vigencia se adelantó proceso de contratación por la modalidad de licitación pública para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales del municipio de Pereira por valor de $2.199.239.573, más una prórroga por valor de $292.238.793, como se muestra en la siguiente tabla:


PARQUE AUTOMOTOR Y SEGUROS CONTRATACIÓN VIGENCIA 2016

Cifras en pesos


PRESTACION DE SERVICIOS 6 296.095.388

SUMINISTROS 5 329.423.860

LICITACION PUBLICA - SEGUROS 1 2.491.134.026

VIGENCIA 2016 12 3.116.653.274 Fuente: Rendición Bimestral Contratación SIA 2016 e Información suministrada por el Sujeto de Control.

En la vigencia 2017 se suscribió un (1) contrato de suministro para la adquisición de las volquetas y vibrocompactador por valor de $1.593.153.317 por la modalidad de subasta inversa cuyo contratista corresponde a Saludcar Operación Colombia S.A., tal como se muestra en la tabla No. 4.



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PARQUE AUTOMOTOR CONTRATACIÓN VIGENCIA 2017

Cifras en pesos


SUMINISTROS 1 1.593.153.317

VIGENCIA 2017 1 1.593.153.317 Fuente: Rendición Bimestral Contratación SIA (Marzo – abril de 2017)

El parque automotor del municipio de Pereira Sector Central durante las vigencias 2015, 2016 y 2017 en total suscribió catorce (14) contratos, clasificados en: prestación de servicios, compraventa, suministros y licitación pública por valor de $5.313.506.591, tal como se detalla en la siguiente tabla:

TABLA No. 5

MUNICIPIO DE PERERIA SECTOR CENTRAL PARQUE AUTOMOTOR CONTRATACIÓN VIGENCIAS 2015 AL 2017

Cifras en pesos

VIGENCIA FISCAL CANTIDAD DE CONTRATOS VALOR EN ($)

VIGENCIA 2015 1 603.700.000

VIGENCIA 2016 12 3.116.653274

VIGENCIA 2017 1 1.593.153.317

TOTAL VIGENCIAS 14 5.313.506.591 Fuente: Cálculo realizado por el equipo auditor

Del universo de la contratación se aplicó un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, arrojando un tamaño de muestra de cinco (5) contratos en las modalidades de licitación pública, selección abreviada y mínima cuantía de las vigencias 2015, 2016 y 2017 que son objeto de auditoria en cuantía final de $4.910.481.809, cifra que corresponde a una cobertura auditada del 92,4% del valor total de los contratos suscritos en las vigencias señaladas, tal como se muestra en la siguiente tabla.



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TABLA No. 6

MUNICIPIO DE PERERIA SECTOR CENTRAL SELECCIÓN DE MUESTRA

Cifras en pesos

CLASE DE CONTRATOS CANTIDAD VALOR EN ($)

PRESTACION DE SERVICIOS 3 3.286.129.414

SUMINISTROS 2 1.624.352.395

TOTAL VIGENCIAS 2015, 2016 Y 2017 5 4.910.481.809 Fuente: Calculo del selectivo muestra equipo auditor cifras en pesos

Los contratos seleccionados corresponden principalmente a los definidos en los objetivos específicos definidos en el Memorando de Asignación No. 56 de 2017, como se relaciona a continuación:

No.

Contrato Objeto Social Valor en ($)

Nombre del Contratista

Vigencia 2015

4488

Servicio de reparación con suministro de repuestos y accesorios para los vehículos que hacen parte del parque automotor pesado del Municipio de Pereira Grupos N 1 2 3 5 y 7.

603.700.000 CATERCOL S.A.

Vigencia 2016

3577 Suministro de aceites y lubricantes para el funcionamiento del parque automotor del Municipio de Pereira.

31.199.078 LOPEZ ALVAREZ Y CIA SAS

3620 Servicio de reparación con suministro de repuestos para el parque automotor liviano y pesado del Municipio de Pereira.

191.295.388 CATERCOL S.A.

LP 029

Adquisición de pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales.

2.491.134.026

UNION TEMPORAL SEGUROS MUNICIPIO DE PEREIRA 2015 (LIBERTY SEGUROS S.A)



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No.

Contrato Objeto Social Valor en ($)

Nombre del Contratista

Vigencia 2017

2788

Adquisición de tres volquetas de 7 m3 y un cilindro compactador como parte del mejoramiento de la capacidad técnica de la maquinaria equipo y parque automotor del Municipio de Pereira.

1.593.153.317 SALUDCAR OPERACION COLOMBIA S.A

Fuente: Rendición de la Cuenta – Calculo equipo Auditor

2.3 REVISION Y RENDICION DE LA CUENTA En cumplimiento de la Resolución No. 249 de noviembre 30 de 2016, “por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuenta en línea y se unifica la información”. En el artículo 5 del parágrafo 2, la información correspondiente a la totalidad de la contratación del Sector Central del Municipio de Pereira, sin importar la cuantía será rendida de manera consolidada por la Secretaria Jurídica del citado sujeto de control en los términos establecidos en la presente Resolución. Al revisar el consolidado de la contratación de la vigencia 2016 se observó que el siguiente proceso contractual No fue rendido:

TABLA No. 7

MUNICIPIO DE PERERIA SECTOR CENTRAL CONTRATACION NO RENDIDA POLIZA GLOBAL

Cifras en pesos

No. Contrato Objeto Valor en $ Nombre del Contratista

Licitación Pública No. 029 de 2016

Adquisición de pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales.

2.491.134.026

UNION TEMPORAL SEGUROS MUNICIPIO DE PEREIRA 2015 (LIBERTY SEGUROS S.A)

Fuente: Consolidado Contratación Anual SIA

Para las vigencias 2015 y 2017 se evaluó de acuerdo a los criterios de oportunidad, suficiencia y calidad en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 197 2013 y Resolución No. 249 de 2016, obteniendo los siguientes resultados: Oportunidad: El municipio de Pereira rindió la cuenta en los plazos establecidos en el aplicativo Sistema Integrado de Auditorias SIA.



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Suficiencia: Una vez verificada la información rendida, el municipio de Pereira diligenció el total de los formatos. Y en calidad: No presentó inconsistencias de la información rendida. 2.4 LEGALIDAD La revisión de la contratación se evaluó con base en los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012 artículos 217 al 224, Decreto 1510 de julio 17 de 2013, modificado por el Decreto 1082 de mayo 26 de 2015, y demás disposiciones reglamentarias vigentes. Así como el Manual de Contratación y lo dispuesto en el Decreto No. 559 de julio 24 de 2014 “por medio de la cual adopta el Manual de Contratación para el Municipio de Pereira”, el Decreto 085 de enero 15 de 2016 “por medio de la cual se modifica el artículo 6° del Decreto 559 de 2014 de la delegación de la competencia para contratar, el Decreto 454 de mayo 18 de 2016 “modifíquese el Decreto 085 de 2016 que modifico el Decreto 559 de 2014” y el Decreto 1030 de diciembre 27 de 2016 “modifíquese el artículo 6 del Decreto 559 de 2014 modificado por el artículo 1 del Decreto 454 de 2016” el presente Manual de Contratación incorpora y desarrolla los principios de la función administrativa contenido en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2017, y en el Decreto Reglamentario 1510 de 2013; Decreto 1461 de 2010 “por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoría del Municipio de Pereira Administración Central que se aplica a la gestión contractual etapa de ejecución a través de todas las secretarias de despacho y dependencias responsables de los programas y proyectos del plan de desarrollo de acuerdo a sus competencias, constituyéndose en una herramienta básica de trabajo del interventor por cuanto resume el marco de actuación establecido para el desempeño de esta actividad. 2.5 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA AUDITADA Se emite concepto desfavorable toda vez que se observó debilidad por parte de la oficina Asesora de Control Interno del Municipio, debido a que en lo corrido de la actual administración no se evidenciaron auditorías internas de seguimiento a los procesos de contratación en el manejo del parque automotor, tal como se dio a conocer mediante oficio con radicado No. 50585 de noviembre 24 de 2017 por parte del Asesor de Control Interno del Municipio de Pereira, por lo tanto, se



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evidencia que carecen de controles, acciones, procesos, procedimientos y verificación de actividades que mitiguen los riesgos existentes, escenario que los hace vulnerables ante situaciones adversas. 2.6 ATENCION DENUNCIA No. D16-0025-0374-028 Mediante memorando No. 00107 de abril 20 de 2016 la Directora de Planeación y Participación Ciudadana de la Contraloría trasladó al Director Técnico de Auditorias (E) que versa sobre los presuntos hechos que se relacionan a continuación: “el peticionario solicita se investigue a los funcionarios de la alcaldía responsables de la verificación y control de la contratación 2015 con la empresa CATERCOL, cuyo representante es el señor Carlos Iván Mejía Acevedo. Las actividades para las cuales se contrató son las de suministro de repuestos y accesorios para los vehículos que hacen parte del parque automotor liviano, pesado y maquinaria pesada del municipio, la reparación y remachada de bandas, remanufactura de bombas de inyección e inyectores para la maquinaria liviana y pesada, alineación, balanceo, montaje de llantas, reparación y ajuste de mangueras, acoples y bandas hidráulicas, servicio de escáner automotriz especializado y reparación e instalación de muelles para vehículos pesados”. El equipo auditor en relación a la denuncia citada realizó seguimiento al contrato 4488 de 2015 suscrito con la empresa Catercol S.A., con un valor inicial de $490.000.000; se presentaron dos adiciones así: adición No. 01 por medio de la cual se adiciona la suma de $50.000.000, y la No. 02 por medio de la cual se adiciona la suma de $63.700.000, para un valor total del contrato de $603.700.000. Mediante la revisión del contrato y sus respectivos soportes, y a través de la realización de actas de visita fiscal y actas de solicitud de información, se pudo confrontar que las aseveraciones plasmadas en la denuncia no coinciden con la realidad encontrada en los documentos públicos aportados por el municipio; mediante verificación del material fotográfico adjunto en al archivo de la carpeta del contrato, se observa que los equipos que el contratista pone a disposición del municipio para realizar el mantenimiento del parque automotor se encuentra en aparente buen estado. Se realizaron actas de visita fiscal en las Secretarias de Desarrollo Administrativo e Infraestructura, en las que se evidenció que ninguna de estas dependencias se maneja una bitácora de mantenimiento y/o hoja de vida de cada uno de los vehículos del parque automotor del municipio de Pereira, como



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punto de control para el seguimiento a los servicios que se les brinda a cada uno de ellos. 2.7 PLAN DE MEJORAMIENTO Mediante oficio con radicado No. 50585 de noviembre 24 de 2017 expedido por el jefe de oficina Asesora de Control Interno expresa que no se ha realizado seguimiento a ningún plan de mejoramiento al manejo del parque automotor, esto obedece que desconocen que, por parte de la Contraloría Municipal de Pereira, en años anteriores se haya realizado auditoria, e igualmente que la Secretaria de Infraestructura haya firmado algún plan de mejoramiento relacionado con el parque automotor. Con base en los argumentos anteriormente expuestos se considera que en las vigencias 2015 y 2016 no se suscribió plan de mejoramiento, por tal motivo, no fue objeto de seguimiento. 2.8 CONCEPTO APLICACIÓN LEY DE ARCHIVO 594 DE 2000 En el desarrollo del proceso auditor, se observó que el municipio de Pereira para las vigencias 2015, 2016 y 2017, con relación al manejo de archivo emite concepto desfavorable por la falta de organización, control y revisión de la tenencia de los archivos correspondientes al tema auditado generando riesgos para la administración en cuanto a las faltas en que se puede incurrir por no salvaguardar y mantener los archivos correspondientes; se comprobó que los expedientes y/o carpetas de los contratos no contiene hoja de ruta, guía alterna o lista de chequeo que permita identificar las diferentes etapas del proceso contractual, algunas carpetas revisadas superan los 200 folios, documentos sin firmas, documentación incompleta, documentos que no se archivan de manera cronológica y duplicidad de documentos. Lo anterior se constituye como una inobservancia de la Ley General de Archivos. 2.9 RELACION DE HALLAZGOS El informe preliminar se socializó mediante oficio No. 02294 de diciembre 22 de 2017, además se destaca que el Municipio de Pereira a través de la Directora Administrativa de Bienes Muebles y Recursos Físicos mediante oficio No. 55321 de diciembre 27 de 2017 solicitó prórroga de cinco (5) días hábiles para ejercer el derecho de contradicción, este Ente de Control mediante oficio con radicado



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interno No. 02319 de diciembre 28 de 2017 procede a negar la solicitud, el cual fue allegado finalmente mediante comunicación No. 48 y con radicado interno de la Contraloría No. 00003 de enero 2 de 2018 y recibido por el equipo auditor el día 3 de enero de 2018. Una vez analizada la contradicción mediante mesa de trabajo realizada por el equipo auditor el día 4 de enero de 2018, se establecieron doce (12) hallazgos con connotación administrativa, para que la administración del municipio tome medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las situaciones detectadas por el organismo de control, además las observaciones identificadas con los números 3, 7, 9, 10, 11 y 12 cuentan con presunta incidencia disciplinaria, las observaciones números 4 y 5 cuentan con presunto sancionatorio y la No. 11 cuenta con presunta incidencia fiscal en cuantía de $5.400.000. Hallazgo Administrativo No. 1. Expedientes de los contratos Al momento de la ejecución de la auditoría, se pudo evidenciar que los expedientes de los contratos facilitados por la Secretaria de Desarrollo Administrativo números 4488 de 2015, 3577, 3620 y licitación pública 029 de la vigencia 2016 y el No. 2788 de 2017 suministrado por la Secretaria de Infraestructura no contienen hoja de ruta, guía alterna, tabla de contenido o lista de chequeo que permita identificar las diferentes etapas del proceso contractual, algunas carpetas revisadas superan los 200 folios, documentos sin firmas, documentación incompleta, documentos que no se archivan de manera cronológica y duplicidad de documentos. Hallazgo Administrativo No. 2. Actas de recibo a satisfacción de los bienes y servicios Los contratos objeto de revisión de las vigencias 2015, 2016 y 2017, no contaban con el acta de recibo a satisfacción de los bienes y servicios a pesar de encontrarse prevista en el literal b del artículo 24 del Decreto 1461 del 29 de diciembre de 2010 “por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoría del municipio de Pereira Administración Central; además el citado formato tampoco se encuentra creado en el sistema de gestión de calidad, lo que denota incoherencia entre las exigencias del manual y la implementación del SGC del municipio.



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Hallazgo Administrativo No. 3 Con Posible Connotación Disciplinaria. Publicidad procesos en el SECOP. Condición El equipo auditor pudo detectar que de manera general los contratos del municipio de Pereira en la etapa precontractual cumplen con todas las obligaciones requeridas por el Sistema Electrónico de Contratación Estatal SECOP; sin embargo, algunos de los documentos que soportan las etapas contractual y de liquidación no fueron cargados en el aplicativo de manera oportuna o correctamente. Del contrato No. 3577 de 2016 se publicó de manera extemporánea el acta de inicio se suscribió el 14 de diciembre de 2016 y se publicó el 20 de diciembre de 2016, acta de liquidación de 31 de enero de 2017 y publicada en marzo 31 de 2017; y el acta de terminación no se encuentra debidamente publicada. Del contrato No. 3620 de 2016 publicada de manera extemporánea el acta de liquidación de 31 de enero de 2017 se publicó el 31 de marzo de 2017; el acta de inicio y acta de terminación no se publicaron. Del contrato No. 2788 de 2017 se publicó de manera extemporánea el acta de inicio suscrita el 24 de abril de 2017 publicada el 4 de mayo de 2017; tanto el acta de terminación como el acta de liquidación no fueron publicadas, proceso que todavía figura en estado celebrado. Criterio Las situaciones detalladas contravienen lo dispuesto en el Decreto No. 1510 de Julio 17 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, en su artículo 19°, además en lo dispuesto en el artículo 223° del Decreto 019 de 2012 Anti trámites y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 Publicidad en el SECOP. Normatividad que se encuentra en concordancia con el Decreto 559 de 24 de julio de 2014 “Por la cual se adopta el Manual de Contratación para el Municipio de Pereira”, en su artículo 29 divulgación y publicidad en la contratación del Municipio. Causa Se dejan entrever procedimientos inadecuados por la falta de oportunidad en la publicidad de documentos de procesos en la etapa contractual y de liquidación como lo contemplan las normas, lo que no refleja en el portal SECOP el estado



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real de la totalidad de la información de la contratación llevada a cabo por el municipio de Pereira. Efecto Se denotan falencias en los mecanismos de control y seguimiento a la actualización de procesos en el aplicativo SECOP, lo que se traduce en incumplimiento de disposiciones generales, con la generación de registros incompletos que no garantizan el principio de publicidad y divulgacion, así como el manejo de información oportuna a los usuarios del sistema, entes de control y comunidad en general que se encuentran interesados en conocer todo lo relacionado con la contratación del municipio de Pereira. Hallazgo Administrativo Sancionatorio No. 4. Contratación No Rendida en el aplicativo SIA Condición Revisado el consolidado de la rendición de la contratación en el Sistema Integrado de Auditoria SIA para la vigencia 2016, el municipio de Pereira no reportó la Licitación Pública No. 029 de 2016 cuyo objeto fue “adquisición de pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales” en cuantía final de $2.199.239.573 a favor del contratista Liberty Seguros S.A. Criterio Incumplimiento de la Resolución No. 249 de 2016 “por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuenta en línea y se unifica la información”, en el artículo 5 del parágrafo 2, la información correspondiente a la totalidad de la contratación del Sector Central del municipio de Pereira, sin importar la cuantía será rendida de manera consolidada por la Secretaria Jurídica del citado sujeto de control en los términos establecidos en la presente resolución. Causa Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo Efecto Información inexacta e incumplimiento de las disposiciones generales



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Hallazgo Administrativo Sancionatorio No. 5. Obstaculización al proceso auditor Condición Mediante actas de solicitud de información fechada el 15 y 23 de noviembre de 2017, el equipo auditor solicitó a la Secretaria de Infraestructura en calidad de préstamo el expediente de la compraventa de las volquetas y vibrocompactador de la vigencia 2017; a su vez se solicitó a la Secretaria de Desarrollo Administrativo los contratos números 4488 de 2015, 1306, 3404, 3577 y 3620 relacionados con el suministro y mantenimiento del parque automotor de la vigencia 2016, con la finalidad de revisar las etapas precontractual, contractual y postcontractual, se procedió a realizar inspección, vigilancia y control de los contratos evidenciando que los documentos que soportan las etapas precontractual y postcontractual del contrato No. 3620 no aparecen. Con base en lo anterior, el día 15 de diciembre de 2017 se realizó acta de visita fiscal a la Secretaria de Infraestructura para solicitar en calidad de préstamo los documentos ya señalados, atendidos por una contratista porque los jefes no se encontraban, quien manifestó no entregar hasta que fuese autorizada quedando pendiente su entrega, por tal motivo no se efectúo revisión denotándose obstaculización al proceso auditor. Por otra parte, es importante señalar que se evidencia que no hay comunicación entre las secretarias para entregar información oportuna, cada secretaria manejó archivos independientes y en algunos casos no presentaron documentos originales. Criterio Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; de acuerdo a lo establecido en la Ley 42 de 1993. Causa Debilidades de control que no permitan advertir oportunamente los riesgos



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Efecto Incumplimiento en las disposiciones generales Hallazgo Administrativo No. 6. Falta de procedimientos y controles Realizada la revisión de los contratos suscritos por el Municipio de Pereira de las vigencias 2015, 2016 y 2017 a través de las Secretaria de Desarrollo Administrativo y Secretaria de Infraestructura en lo referente a los procesos contractuales de la adquisición, suministro y mantenimiento del parque automotor, estos no cuentan con procedimientos y controles efectivos, en la cual los responsables del proceso mitiguen los altos riesgos en que podría verse involucrada la Administración Municipal. Hallazgo Administrativo 7, con posible connotación disciplinaria. Asesoría de Control Interno Condición La evaluación del control fiscal interno a los procesos que hacen parte de la Secretaria de Desarrollo Administrativo y Secretaria de Infraestructura tuvo como objetivo medir la eficiencia de los controles establecidos y aplicados a los procesos de Contratación correspondiente a la adquisición, suministro y mantenimiento del parque automotor del Municipio de Pereira, se evidenció debilidad, tal como lo dio a conocer el Asesor de Control Interno del Municipio de Pereira, mediante oficio con radicado No. 50585 del 24 de noviembre de 2017, donde manifiesta que para los años 2015 y 2016 no se realizó ninguna auditoria al parque automotor, por ende carece de controles, seguimientos y verificación de actividades para mitigar los riesgos, escenario que los hace vulnerables ante cualquier situación adversa. Criterio Incumplimiento de la Ley 87 de 1993, artículo 2° objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los objetivos fundamentales, artículo 4º elementos para el sistema de control interno, y artículo 8º evaluación y control de gestión en las organizaciones.



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Causa Inobservancia de la norma y deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios, es aún más grave cuando los problemas se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. Efecto Inefectividad en el trabajo y control inadecuado de actividades y recursos. Hallazgo Administrativo No. 8. Ausencia de Supervisión En los procesos contractuales correspondientes al suministro de repuestos, de aceites, lubricantes y adquisición de bienes y equipos se evidencia la ausencia de las labores de supervisión y seguimiento a la contratación adelantada, pues son notorias las debilidades detectadas al proceso contractual, por parte de los responsables que tienen la obligación de proteger la moralidad administrativa y prevenir la ocurrencia de actos que puedan poner en riesgo la administración. Hallazgo Administrativo 9, con posible connotación disciplinaria. Proceso de Contratación de Mínima Cuantía No. 164 de 2016. Condición En la revisión de la comunicación de la aceptación de la oferta No. 3577 de 2016 cuyo objeto fue “suministro de aceites y lubricantes necesarios para el funcionamiento del parque automotor del parque automotor del municipio de Pereira”, se evidenciaron las siguientes observaciones: 9.1 Estudios previos y acta de terminación sin fecha 9.2 Deficiente planeación del proceso contractual con respecto a su ejecución,

por cuanto se observa que en el estudio previo, en la invitación pública de mínima cuantía No. 164 de 2016 y en la comunicación de aceptación de oferta, será cancelado mediante actas parciales previo recibo a satisfacción de los suministros y los proponentes interesados deben contar con un centro de servicio para el cambio de aceites, cuando realmente su ejecución evidencia que se canceló mediante orden de pago final y se entregaron los aceites y lubricantes al supervisor.

9.3 Se evidencia un incumplimiento de las condiciones mínimas del suministro, por cuanto la condición era un centro de servicio ubicado en el Municipio de Pereira para el cambio de aceites, el cual debe estar registrado en el



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Certificado de la Cámara de Comercio, contando con el manejo de aceite con dispensador (NO SE ACEPTA LLENADO MANUAL) y manejo del residuo peligroso para realizar los cambios de aceite y filtros requeridos por la Administración Municipal de acuerdo al cronograma entregado por el supervisor. Se exige llenado automático para evitar que el aceite se contamine al ser manipulado. Estos servicios de cambio de aceite no generaran costo adicional para la administración municipal.

9.4 En acta de visita fiscal el día 19 de diciembre de 2017 a los talleres del Municipio se evidencio que el suministro de aceites y lubricantes no solo se realizó a los vehículos pesado y livianos del parque automotor, sino también a las plantas eléctricas, vehículos de los bomberos, motosierra, guadañas de rocería, entre otros, a partir del 2 de enero hasta el 10 de noviembre de 2017, inconsistencias en la verificación de la comparación entre la información suministrada por el supervisor mediante oficio No. 02246 de diciembre 5 de 2017 y formato solicitud de repuestos, y no se evidencio formato de la bitácora de mantenimiento y hoja de vida de los vehículos pesados.

9.5 No se evidencia especificaciones técnicas, ni cantidades en el comprobante de almacén, entrada por compra 197 del 30-12-2016

9.6 No se evidencio carta de designación del supervisor, factura de venta original e informes de interventoría

9.7 No se evidencia el pago oportuno del sistema general de salud y seguridad social y parafiscal de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente como soporte de la orden de pago final No. 23683 del 30-12-2016.

9.8 No se evidencia evaluación de proveedores de bienes y servicios. Criterio Lo anterior se constituye como una flagrante violación al principio de planeación, eficiencia, eficacia y optimización de los recursos del Estado en dicho proceso contractual de conformidad con el artículo 3° “De los fines de la Contratación Estatal “y artículo 4° “Deberes y derechos de las Entidades Estatales” de la Ley 80 de 1993; Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 artículo 82° “responsabilidad de los interventores, Decreto reglamentario 1082 de 2015, todos estos concordantes con el Decreto 1461 de 2010 “por medio de la cual se adopta el manual de interventoría para el manejo del municipio de Pereira administración central”.



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Causa Debilidades de control que no permitieron advertir oportunamente el problema, así mismo falta de mecanismos de seguimiento en la ejecución y en el cumplimiento contractual. Efecto Se produce como efecto el uso ineficiente de los recursos e inefectividad en el trabajo por cuanto no se están ejecutando las actividades

Hallazgo Administrativo 10, con posible connotación disciplinaria. Compraventa de volquetas y un cilindro compactador Condición En la revisión del contrato No. 2877 de 2017 que tuvo por objeto “adquisición de tres (3) volquetas de 7 m3 y un cilindro compactador como parte del mejoramiento de la capacidad técnica de la maquinaria, equipo y parque automotor del Municipio de Pereira, de acuerdo a la siguiente descripción: Cifras en pesos

GRUPO DESCRIPCION UNIDADES VALOR UNITARIO SIN

IVA

IVA APLICADO

%

VALOR TOTAL CON IVA

1 Volqueta de 7 m3

3 $327.623.500 19 $1.169.615.895

2 Cilindro

Compactador 1 $355.913.800 19 $423.537.422

SUMATORIA DE VALORES CON IVA $1.593.153.317

El equipo auditor detectó las siguientes situaciones: 10.1 Estudios previos, análisis del sector, oficio de designación de supervisión,

notificación del supervisor, y acta de terminación sin fecha 10.2 No se evidencia certificados de antecedentes fiscales de la empresa

contratista y el representante legal. 10.3 Se evidencia que los documentos que soportan el proceso contractual tales

como: la minuta del contrato, la carta de supervisión y la resolución No. 2195 del 17-04-2017 por la cual se adjudica el proceso de selección abreviada de subasta inversa No. 019-2017 el número de la cédula de ciudadanía no corresponde al representante legal de la empresa Saludcar Operación Colombia S.A.



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10.4 No se evidencian soportes del cumplimiento del objeto contractual. 10.5 No se evidencia cambio de interventor, por cuanto en la CLAUSULA

DECIMA CUARTA de la minuta del contrato expresa “La supervisión del contrato será ejercida por el Municipio de Pereira, a través del supervisor que para el efecto designe la Secretaria de Desarrollo Administrativo, quien deberá controlar su correcta ejecución y cumplimiento”.

10.6 Se observa acta de entrada de almacén No. 17 del 06-06-2017 sin especificaciones del suministro y comprobante de almacén egreso devolutivo 263 del 15-06-2017 con la descripción de los elementos adquiridos sin firma del almacenista.

10.7 En visita fiscal el día 19 de diciembre de 2017 no se evidencian bitácoras de mantenimiento, revisión mensual, cada 2 meses y cada 90 días y hojas de vida de las volquetas y vibrocompactador.

10.8 No se evidencia que lo adquirido este conforme a las especificaciones mínimas técnicas de las volquetas y cilindro compactadores previstos en los estudios previos, como tampoco se observa que no hay original de las facturas de venta.

10.9 No se evidencio fecha de pago al contratista, por tal razón, no se observó el pago de seguridad social y aportes parafiscales.

10.10 No se evidencia evaluación de proveedores de bienes y servicios e informes del supervisor.

10.11 No se observa acta de liquidación en la carpeta del contrato Criterio Lo anterior contraviene las disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública, tal como lo establece la Ley 1474 de 2011 “estatuto anticorrupción”, en concordancia con la Ley 80 de 1993 y Ley 734 de 2002. Causa Lo anterior se presenta por el desconocimiento de alcanzar los fines de la contratación, normas técnicas obligatorias, procedimientos internos, falta de gestión y deficiencia en los controles. Efecto Situación que conlleva al incumplimiento de disposiciones generales y/o control inadecuado de recursos o actividades.



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Hallazgo Administrativo 11, con posible connotación disciplinaria y Fiscal, en cuantía de $5.400.000. Inventario parque automotor del municipio de Pereira Condición En la revisión de la licitación pública No. 029 de 2016 cuyo objeto fue “adquisición de pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales”, en especial la verificación del inventario actualizado del estado actual de los vehículos livianos y pesados que hacen parte del parque automotor del municipio de Pereira, se evidenciaron las siguientes situaciones: 1. El valor de inventario del parque automotor del municipio de Pereira que se

adjunta a los pliegos de condiciones definitivos asciende a la suma de $5.063.710.000, el cual presenta una diferencia de $40.950.000, con respecto al valor de $5.022.760.000 reportado por la Secretaria de Desarrollo Administrativo.

2. Mediante orden de pago No. 3071 del 20-04-2016 se canceló la suma de $291.894.453 por concepto de “prórroga de las pólizas de seguros que amparen los bienes e intereses patrimoniales”, certificado de disponibilidad presupuestal No. 2330 del 19-014-2016 por $291.894.453, se evidencia que No presenta soportes de la prórroga, ni la justificación que autorice la misma.

3. Se pudo observar que el inventario del parque automotor del municipio de Pereira que se alimenta en el software (SIIF) no cuenta con la identificación (placa) de cada uno de los vehículos que hacen parte de este inventario, se incluyen vehículos que ya no pertenecen al parque automotor del municipio de Pereira y que fueron entregados a otras entidades como Policía Nacional, lo que hace que esta información no sea confiable; como se evidencia en el listado impreso denominado hoja de vida de elemento devolutivos, impreso directamente por el almacenista y suministrado al equipo auditor.

4. El vehículo marca Chevrolet, línea Trooper identificado con placa OV-4791 de propiedad del municipio de Pereira, se encuentra desde octubre de 2015 inmovilizado en los patios de la Empresa Unión Temporal Grúas del Café, a la fecha el municipio de Pereira no ha realizado las gestiones necesarias para retirar el campero de este sitio presentando una deuda por $12.250.300; el vehículo aparentemente no se encuentra apto para entrar en funcionamiento, por lo que el equipo auditor estima un posible daño patrimonial en cuantía de $5.400.000 que es el valor registrado en el inventario, valor suministrado por la Secretaría de Desarrollo Administrativo.



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Criterio Lo anterior incumple lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 en concordancia con el Decreto 1082 de 2015. Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa Procedimiento para la Subasta Inversa. Además, contraviene lo señalado en el artículo 3. Gestión fiscal de la Ley 610 de 2000 “por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías, infringe lo contemplado en la Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, y Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. Causa Debilidades en la evaluación y control en los procesos contractuales que no permiten advertir oportunamente el problema y el riego en que puede incurrir la administración. Efecto Posible detrimento patrimonial para la administración municipal. Hallazgo Administrativo 12, con posible connotación disciplinaria. Proceso contractual No. 109 de 2015 Condición En la revisión del contrato No. 4488 de 2015 cuyo objeto fue “servicio de reparación con suministro de repuestos y accesorios para los vehículos que hacen parte del parque automotor del municipio de Pereira, se evidencio las siguientes debilidades: 12.1 Los pagos parciales no presentan el informe de labores, ni los informes de

interventoría donde se pueda evidenciar a que vehículos se les realizó el servicio de mantenimiento y cambio de repuestos.

12.2 El contrato fue cancelado mediante acta de recibo final No. 22314 del 28-12-15 y orden de pago No. 27171 del 28-12-15, sin embargo, parte del servicio de mantenimiento y suministro de repuesto se ejecutó durante la vigencia 2016.

12.3 En la carpeta de ejecución del contrato no se evidenció la existencia de una bitácora de mantenimiento u hoja de vida de los vehículos livianos y pesados



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que hacen parte del parque automotor del Municipio de Pereira, como punto de control para el mantenimiento que se le realiza a cada uno de ellos.

Criterio Lo anterior contraviene lo establecido en la Ley 1474 de 2011, en concordancia con la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios y el Decreto 1461 de 2010 “por medio de la cual se adopta el manual de interventoría para el manejo del municipio de Pereira administración central”. Causa Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo y debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. Efecto Circunstancia que produce registros inexactos y por ende control inadecuado de los recursos y actividades.


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