contralorÍa general de cuentas · según el artículo 40 del acuerdo gubernativo no. 318-2003...
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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
2
INDICE
Página
Procedimientos Dirección de Finanzas Objetivo………………………………………………………………………… 1
Marco Legal…………………………………………………………………… 2
Red de Procesos………………………………………………………………. 3 Procedimiento Gestionar la Aprobación de la Programación del Presupuesto……………………………………………………………………………
5
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 6 Procedimiento Gestionar la Autorización de las modificaciones del Presupuesto…………………………………………………………………………….
7
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 8 Procedimiento Gestionar la Aprobación de la Constitución del Fondo Rotativo…………………………………………………………………………………
9
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 10 Procedimiento Solicitud de pago del CUR de Devengado…………………… 11 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 12 Procedimiento Autorización del acreditamiento para la Compra y Liquidación de Caja Chica………………………………………………………….
13 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 14 Procedimiento Autorización del Oficio para la Transferencia de Anticipo de Viáticos………………………………………………………………………………
15 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 16 Procedimiento Autorización del Oficio para la Transferencia de Liquidación de Viáticos……………………………………………………………..
17 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 18 Procedimiento Autorización de la Transferencia de pago a Proveedores… 19 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 20 Procedimiento Autorización de la Transferencia de Pago a Acreedores…. 21 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 23 Procedimiento Firma del Cheque para Pago del Fondo Rotativo…………. 24 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 25 Procedimiento Firma de la FORMA para Rendición de cuentas por la Caja Fiscal………………………………………………………………………………
26
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 27
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
3
Página
Procedimientos Departamento de Presupuesto……………………….. 28 Objetivo…………………………………………………………………………. 29
Marco Legal……………………………………………………………………. 30
Red de Procesos……………………………………………………………….. 31 Procedimiento Formulación del Presupuesto………………………………….. 32 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 34 Procedimiento Programación del Presupuesto………………………………… 35 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 37 Procedimiento Ejecución del Presupuesto……………………………………… 38 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 41 Procedimiento Modificaciones del Presupuesto…..…………………………… 43 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 46 Procedimientos Departamento de Contabilidad………………………………. 48
Objetivo…………………………………………………………………………. 49 Marco Legal……………………………………………………………………. 50
Red de Procesos……………………………………………………………….. 51 Procedimiento Constitución del Fondo Rotativo………………………………. 52 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 53 Procedimiento Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo………………. 54 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 56 Procedimiento CUR de Ejecución del Gasto…………………………………… 57 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 59 Procedimiento CUR de Ingresos……………………………………………….….. 60 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 61 Procedimiento CUR Contable…………………………………………..………….. 62 Diagrama de Flujo Procedimiento Revisión de Recibos de cobro realizados por Caja zona 13
Diagrama de flujo.…………………………………………………………………….
63
64
65 Procedimiento Revisión de Formas de ingresos por Recaudación Departamental…………………………………………………………………………
66
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 68 Procedimientos Departamento de Tesorería……………………………….. 69 Objetivo………………………………………………………………………….. 70
Marco Legal……………………………………………………………………. 71
Red de Procesos……………………………………………………………….. 72
Procedimiento Apertura de Caja…………………………………………… 74 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 75 Procedimiento Cobro por Servicios de Fiscalización…………………………. 76 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 77
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
4
Página Procedimiento Cobro por Servicios, Habilitaciones y Autorizaciones con cheque de Banco ajeno a BANRURAL……………………………………………
78
Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 79 Procedimiento Arqueo de Caja Zona 13………..……………………………….. 80 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 82 Procedimiento Entrega de Cheques a Proveedores…………………………… 83 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 84 Procedimiento Entrega de Cheques a Beneficiarios…………..……………… 85 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 86 Procedimiento Entrega de Formularios de Viático…..……………………….. 87 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 88 Procedimiento Anticipo de Viáticos……………………..……………………….. 89 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 92 Procedimiento Constancia de Viáticos al Interior del País………..………… 94 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 95 Procedimiento Constancia de Viáticos al exterior del País…………..……… 96 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 97 Procedimiento Liquidación de Viáticos…………………………..……………… 98 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 102 Procedimiento Registro en Libro de Bancos………………………………….…. 104 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 105 Procedimiento Ingreso Inventario de Cuentas de proveedor al SICOINDES……………………………………………………………………………..
106 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 107 Procedimiento Pagos directos a Proveedores por Transferencia en SICOINDES……………………………………………………………………………..
108 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 110 Procedimientos Pago a Acreedores por Transferencia en SICOINDES…… 111 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 113 Procedimiento Pago y reposición del Fondo Rotativo…………………………. 114 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 117
Procedimiento Información para rendición de cuentas por la Caja
Fiscal…………………………………………………………………………….
119 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 121 Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos Administrativos………………………………………………………………………..
122
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
1
OBJETIVO
Verificar los registros, las operaciones y la emisión de documentos que
reflejen la situación financiera de la Contraloría General de Cuentas; la
formulación y ejecución del presupuesto con base en los sistemas
integrados y la evaluación periódica de la ejecución física y financiera que
permita propiciar las medidas correctivas correspondientes.
Los procedimientos de la Dirección de Finanzas se describen en forma
resumida y reflejan la necesaria participación en los procedimientos de los
Departamentos directamente involucrados y que dependen de esta
Dirección.
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2
MARCO LEGAL
Según el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, la Dirección de
Finanzas, es la responsable de ejecutar el presupuesto general de ingresos
y egresos de la Contraloría.
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Dirección de Finanzas
3
RED DE PROCESOS
Proceso ProcedimientoDependencia
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Finanzas
Revisión,
autorización y
aprobación de
documentos
financieros
Gestionar la
Aprobación de la
programación del
presupuesto
Gestionar la
Autorización de las
modificaciones del
presupuesto
Gestionar la
Aprobación de la
constitución y
reposición del fondo
rotativo
Solicitud de pago
del CUR de
devengado
Autorización del
acreditamiento para la
compra y liquidación de
caja chica
Autorización del
oficio para la
transferencia de
anticipo de viáticos
Autorización del oficio
para la transferencia de
liquidación de viáticos
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Dirección de Finanzas
4
RED DE PROCESOS
ProcedimientoProcesoDependencia
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Finanzas
Revisión,
autorización y
aprobación de
documentos
financieros
Autorización de la
transferencia de
pago a proveedores
Autorización de la
transferencia de
pago a acreedores
Firma del cheque
para pago
del fondo rotativo
Firma de la forma
para rendición de
cuentas por la caja
fiscal
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Dirección de Finanzas
5
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Programación
del Presupuesto Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Realiza la programación del presupuesto y solicita el aval de la
Dirección de Finanzas
Jefe Departamento de
Presupuesto
2 Efectúa análisis, sugiere cambios, proporciona el aval de la programación financiera
Director Dirección
de Finanzas
3
Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de las cuotas de compromiso y devengado cuatrimestral
4 Firma las reprogramaciones necesarias de acuerdo a la ejecución presupuestaria
5 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto
Asistente Administrativo
6 Fin del Procedimiento.
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Dirección de Finanzas
6
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Programación del
Presupuesto
Director de FinanzasJefe Departamento
de Presupuesto
Inicio
Realiza la
programación y
solicita el aval
de la Dirección
Efectúa análisis,
sugiere cambios y
proporciona el aval
de la programación
financiera
Solicita a Autoridad
aprobación cuotas
de compromiso y
devengado
Firma las
reprogramaciones
necesarias de
acuerdo a la
ejecución del presup
Asistente
Administrativo
traslada expediente
al Depto. de
Presupuesto
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
7
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Gestionar la Autorización de las
Modificaciones del Presupuesto Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Registra en el SICOINDES la propuesta de modificación presupuestaria y elabora el proyecto de dictamen y de resolución
Analista
Departamento de Presupuesto
2 Revisa el expediente y lo traslada a la Dirección de Finanzas para su análisis
Jefe
3 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
4 Analiza la propuesta de modificación presupuestaria y autoriza que se solicite en el SICOINDES
Director
5 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto
Asistente Administrativo
6 Si es necesaria la opinión, la envía a la DTP para análisis y aprobación o a la Autoridad Superior
Jefe Departamento de
Presupuesto
7
Analiza la solicitud de modificación presupuestaria, la que generalmente es aprobada por medio de resolución o acuerdo gubernativo emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas
DTP Ministerio de
Finanzas Públicas
8
Recibe la resolución o acuerdo gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria y la traslada al Departamento de Presupuesto
Director Dirección de
Finanzas
9 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
8
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Gestionar la Autorización de las Modificaciones del
Presupuesto
-DTP- Ministerio de
Finanzas Públicas
Jefe Depto. de
Presupuesto
Asistente
Administrativo de
Finanzas
Director de
Finanzas
Analista de
Presupuesto
Inicio
Registra en
SICOINDES propuesta
de modificación y
elabora proyecto de
dictamen y de
resolución
Revisa el expediente
y lo traslada a la
Dirección de
Finanzas para su
análisis
Recibe el
expediente y lo
traslada al
Director
Analiza la propuesta
de modificación y
autoriza que se
solicite en el
SICOINDES
Devuelve el
expediente al
Depto. de
Presupuesto
Si es necesaria la
opinión, la envía a la
DTP para análisis y
aprobación o a la
Autoridad Superior
Analiza y aprueba
por medio de
Resolución o
Acuerdo Gubernativo
Recibe la Resolución
o Acuerdo
Gubernativo y la
traslada al Depto.
de Presupuesto
Fin
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Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Constitución y
la reposición del Fondo Rotativo Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Define el monto de constitución del Fondo Rotativo Institucional y
Privativo, el cual para su constitución se calcula con un porcentaje del presupuesto de ingresos y egresos del año; el Fondo Rotativo Institucional es del 5% y para el Fondo Rotativo Privativo es del 15%
Director Dirección
de Finanzas
2 Carga en el sistema de información, la FORMA FR-01: Fondo Rotativo Interno
Jefe Departamento
de Contabilidad
3 Revisa la FORMA FR-01, si está conforme, aprueba y activa el módulo
Director Dirección
de Finanzas
4 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para la aprobación de la reposición del fondo
Jefe Departamento
de Contabilidad
5
Aprueba la reposición del Fondo Rotativo –FUENTE 11– y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo
Director Dirección
de Finanzas
6
Firma los CUR de gasto y la Consolidación de fondo rotativo FR-02 y lo traslada a la Dirección de Finanzas
Jefe Departamento
de Contabilidad
7 Firma los CUR de gasto y lo devuelve al Departamento de Contabilidad
Director Dirección
de Finanzas
8 Fin del Procedimiento
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Dirección de Finanzas
10
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Constitución y
la reposición del Fondo Rotativo
Jefe Departamento
de ContabilidadDirector de Finanzas
Inicio
Define el monto de
constitución Fondo
Rotativo Institucional
5% y Privativo 15%
Carga en el
Sistema de
Información, la
FORMA FR-01
Revisa el Fondo
Rotativo Interno
-FR-01-, si está
conforme, aprueba y
activa el módulo
Traslada el
expediente a la
Dirección para la
aprobación de la
reposición del fondo
Autoriza la
reposición del Fondo
Rotativo
- FUENTE 11- y
devuelve expediente
para archivo
Firma los CUR de
gasto y la FORMA
FR-02 y los traslada
a la Dirección de
Finanzas
Firma los CUR de
gasto y lo
devuelve a
Contabilidad
Fin
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Dirección de Finanzas
11
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Solicitud de pago del CUR de Devengado Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa
1 Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos correspondientes
Analista
Departamento de
Contabilidad 2
Firma el CUR de devengado, con toda la documentación de soporte y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para que se solicite el pago
Jefe
3
Solicita el pago en SICOINDES y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo
Director Dirección
de Finanzas
4 Fin del Procedimiento
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Dirección de Finanzas
12
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: contraloría General de Cuentas pagina 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Solicitud de pago del CUR de Devengado
Jefe Departamento
de Contabilidad Director de FinanzasAnalista de Contabilidad
Inicio
Imprime el CUR
de devengado
Firma el CUR de
devengado y
traslada expediente
a la Dirección de
Finanzas
Solicita el pago en
SICOINDES y
devuelve el
expediente a
Contabilidad para
su archivo
Fin
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Dirección de Finanzas
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Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización del acreditamiento para la
Compra y Liquidación de Caja Chica Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Autoriza el acreditamiento a cuenta para el fondo de Caja Chica en
cumplimiento del acuerdo respectivo
Director Dirección de
Finanzas
2 Convierte en efectivo la acreditación correspondiente para atender las necesidades urgentes
Encargado de Caja Chica
Dependencias de la CGC
3
Realiza acreditación por reposición del fondo de Caja Chica con la autorización del Jefe del Departamento de Tesorería
Analista Departamento de
Tesorería
4
Convierte en efectivo la acreditación por el reintegro, para tener la disponibilidad y realizar una administración ágil del fondo
Encargado de Caja Chica
Dependencias
de la CGC
5 Fin del Procedimiento
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Dirección de Finanzas
14
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Autorización del acreditamiento para la Compra
y Liquidación de Caja Chica
Encargados de Caja Chica
de las Dependencias
de la CGC
Analista Departamento
de TesoreríaDirector de Finanzas
Inicio
Autoriza el
acreditamiento a
cuenta para el fondo
de caja chica
Convierte en efectivo
la acreditación
correspondiente
para atender las
necesidades urgentes
Realiza acreditación
por reposición del
fondo de Caja Chica
con autorización de
la Jefatura
Convierte en efectivo
la acreditación por el
reintegro, para tener
la disponibilidad ágil
del fondo
Fin
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Dirección de Finanzas
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Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización del Oficio para la
Transferencia de Anticipo de Viáticos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Elabora oficio solicitando a la Institución bancaria la transferencia previamente establecida. El oficio
lleva numeración y se identifica con: TRANS-VUV-No.-Año Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
2
Adjunta al oficio, la transferencia firmada, las solicitudes incluidas y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
3 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
4 Revisa y firma el oficio para solicitar la transferencia
Director
5
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada), para la firma que autoriza realizar la transferencia bancaria
Asistente Administrativo
6 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Subcontraloría ó Dependencia autorizada
7 Recibe el expediente y lo traslada a la Ventanilla Única de Viáticos
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
8 Ejecuta el trámite que corresponde de la transferencia bancaria
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
9 Fin del Procedimiento .
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
16
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Autorización del Oficio para la Transferencia de
Anticipo de Viáticos
Asistente
Administrativo de
Finanzas
Director de Finanzas
Asistente
Administrativo de
Subcontraloría
Encargado Ventanilla
Única de Viáticos
Inicio
Elabora oficio
solicitando al Banco
la transferencia
establecida
El oficio lleva
numeración y se
identifica con
TRANS-VUV-
No.- Año
Adjunta al oficio, la
transferencia
firmada, las
solicitudes incluidas
y traslada a la D de F
Recibe el
expediente y lo
traslada al
Director
Revisa y firma el
oficio para solicitar
la transferencia
Traslada expediente
a la Subcontraloría,
para la firma que
autoriza realizar la
transferencia
Devuelve el
expediente después
de la firma de la
Autoridad
correspondiente
Recibe el expediente
y lo traslada a la
Ventanilla Única de
Viáticos
Ejecuta el trámite
que corresponde de
la transferencia
Bancaria
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
17
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización del Oficio para la
Transferencia de Liquidación de Viáticos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe la Transferencia Bancaria con el visto bueno y elabora oficio al Banco correspondiente, solicitando debitar de la cuenta de la CGC y
acreditar en las cantidades objeto de pago, a las cuentas de los beneficiarios. El oficio lleva numeración y se identifica así: TRANS-VUV-000-AÑO
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
2
Agrega al oficio de solicitud de débito y acreditamiento de cuentas, la transferencia firmada por el Jefe de Tesorería y los documentos objeto de pago; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
3 Ingresa y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
4 Revisa y firma el oficio de solicitud de transferencia
Director
5 Traslada la solicitud de transferencia con todos los documentos a pagar, a la Subcontraloría designada
Asistente Administrativo
6 Devuelve el oficio y la documentación a Finanzas, después de la firma de la autoridad correspondiente
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Subcontraloría ó Dependencia autorizada
7
Recibe el oficio autorizado y juntamente con su documentación de soporte, lo traslada a la Ventanilla Única de Viáticos
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
8 Ejecuta el trámite que corresponde de la transferencia bancaria
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
9 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
18
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Autorización del Oficio para la Transferencia de
Liquidación de Viáticos
Asistente
Administrativo de
Finanzas
Director de Finanzas
Asistente
Administrativo de
Subcontraloría
Encargado Ventanilla
Única de Viáticos
Inicio
Recibe la
transferencia
bancaria con el
visto bueno de la
Jefatura
Elabora oficio solicitando
debitar de la cuenta de
CGC y acreditar en la de
los beneficiarios
El oficio lleva
numeración y se
identifica con
TRANS-VUV
000-Año
Agrega transferencia
firmada, solicitud de
crédito y acreditam
cuentas y traslada a
Finanzas
Ingresa y traslada
el expediente al
Director
Revisa y firma el
oficio para solicitar
la transferencia
Traslada expediente
a la Subcontraloría
para la firma que
autoriza realizar la
transferencia
Devuelve el
expediente después
de la firma de la
autoridad
correspondiente
Recibe el oficio de la
transferencia
autorizado y lo
traslada a la
Ventanilla Única de
Viáticos
Ejecuta el trámite
que corresponde de
la transferencia
Bancaria
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
19
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago a Proveedores
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Verifica que la documentación presentada por los proveedores esté completa
Director Dirección
de Finanzas
2 Aprueba la Solicitud de Pago en SICOINDES, para que aparezca en el Reporte de pago a beneficiarios
3
Elabora el oficio de traslado de fondos para el BANGUAT con el Nombre del Proveedor, No. de Cuenta y Valor a pagar. Determina la clave para el pago en BANGUAT y lo traslada a la Jefatura de Tesorería para revisión Analista de
Pagos Directos Departamento de Tesorería
4
Elabora el oficio de traslado de fondos para BANRURAL y lo traslada a la Jefatura de Tesorería para revisión y Visto bueno
5 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas
6 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección
de Finanzas
7 Revisa y firma la transferencia Director
8
Traslada el expediente a la
Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada
Asistente Administrativo
9 Recibe y traslada la transferencia por medio del Procurador de Finanzas
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
10 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción
Procurador Dirección
de Finanzas
11 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
20
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago
a Proveedores
Analista de TesoreríaDirector de Finanzas
Inicio
Verifica que la
documentación de
proveedores esté
completa
Aprueba solicitud de
pago en SICOINDES
para que aparezca
en Reporte de pago
a beneficiarios
Elabora oficio de
traslado de fondos
para el BANGUAT
Elabora oficio de
traslado de fondos
para BANRURAL
Los 2 oficios son
revisados y llevan
Vo.Bo. de la Jefatura
de Tesorería
Traslada el
expediente a la
Dirección de
Finanzas para el
trámite de firmas
Asistente
Administrativo recibe
el expediente y lo
traslada al Director
El Director revisa
y firma la
transferencia
El Procurador de
Finanzas entrega la
transferencia y
devuelve al Analista
la constancia
Fin
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría para
firma de autorización
Recibe y traslada la
transferencia
bancaria por medio
del Procurador de
Finanzas
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
21
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización de la Transferencia de Pago a
Acreedores Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Elabora el oficio de traslado de fondos a BANRURAL con el nombre del acreedor, No. de cuenta, valor a pagar y lo traslada a la Jefatura para
revisión
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
2
Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del acreedor, incluyendo la clave de la transferencia, firma y devuelve expediente al Analista
Jefe
3
Registra en libro de bancos la transacción, efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma
4 Traslada el expediente del acreedor a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas
Analista de Pagos Directos
5 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
6 Revisa y firma la transferencia
Director
7
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada
Asistente Administrativo
8 Recibe y traslada la transferencia por medio del Procurador de Finanzas
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
22
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Autorización de la Transferencia de Pago a Acreedores
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
9 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción
Procurador Dirección
de Finanzas
10 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
23
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago a
Acreedores
Director de finanzasAnalista de Tesorería
Inicio
Elabora oficio de
traslado de fondos
a BANRURAL
Jefe determina
disponibilidad
financiera, revisa,
verifica datos y lo
devuelve al analista
El Jefe registra en
libro de Bancos la
transacción, protege
la privacidad del
archivo
Traslada el
expediente a la
Dirección de
Finanzas para el
trámite de firmas
Asistente
Administrativo recibe
el expediente y lo
traslada al Director
El Director revisa
y firma la
transferencia
Recibe y traslada la
transferencia
bancaria por medio
del Procurador de
Finanzas
El Procurador
entrega la
transferencia y
devuelve al Analista
la constancia
Fin
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría para
firma de autorización
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
24
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Firma del Cheque para Pago por medio del
Fondo Rotativo Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo/2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe y revisa que la documentación esté razonada, cumpla con los requisitos necesarios; contenga el renglón presupuestario y la fuente de
financiamiento
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
2 Emite el Cheque a través del Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG- ingresando los datos requeridos
3
Asigna la llave de verificación con la que será pagado el cheque, lo anota en el Libro de Bancos y lo integra al expediente
4 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
5 Ingresa y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
6 Recibe y firma el cheque Director
7 Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó a la autoridad con firma registrada
Asistente Administrativo
8 Recibe nuevamente y traslada el
expediente a la Caja Receptora
9 Elabora lista de pagos y traslada documentos de respaldo al Analista de Pagos Directos
Receptor Departamento de
Tesorería
10 Recibe y traslada la transferencia por medio del Procurador de Finanzas
Analista de Pagos Directos
11 Entrega la transferencia y devuelve al Analista de Tesorería la constancia de recepción
Procurador Dirección de
Finanzas
12 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
25
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Firma del Cheque para Pago por medio del
Fondo Rotativo
Director de FinanzasAnalista de Tesorería
Inicio
Revisa documentos:
requisitos, renglón
presupuestario y
fuente de
financiamiento
Emite el Cheque a
través del -SAG-
ingresando los datos
requeridos
Asigna la llave de
verificación, anota
en el libro de bancos
y la integra al
expediente
Traslada el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente
Administrativo recibe
y traslada el
expediente al
Director
Revisa y firma el
Cheque
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría para
firma del Cheque
Asistente Admitivo.
recibe nuevamente
el expediente y lo
traslada a la Caja
Receptora
Receptor elabora
listado de pagos y
traslada documentos
de respaldo al
Analista de Pagos.
Analista de Pagos
Directos traslada la
transferencia por el
Procurador de
Finanzas
El Procurador entrega
la transferencia y
devuelve al Analista de
Tesorería la constancia
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
26
Dirección General Administrativa y Financiera
Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas
Procedimiento: Firma de la FORMA para Rendición de
cuentas por la Caja Fiscal Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo /2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Prepara en Excel la información con saldos conciliados, después del
cuadre del Fondo Rotativo Institucional y Privativo
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
2 Imprime la información en el formulario de caja fiscal: FORMA 200-A3 y lo traslada a la Jefatura
3 Revisa la caja fiscal con la documentación de soporte
Jefe 4
Si necesita cambios o correcciones lo devuelve al analista para nueva impresión
5 Firma la FORMA 200-A3 y devuelve el expediente al Analista, que lo lleva a la Dirección de Finanzas
6 Traslada el expediente al Director de Finanzas
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas 7
Firma y sella la FORMA 200-A3
Director
8 Devuelve el expediente al Departamento de Tesorería
Asistente Administrativo
9 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
27
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas
Nombre del Procedimiento: Firma de la FORMA para Rendición de
cuentas por la Caja Fiscal
Dirección de FinanzasDepartamento de Tesorería
Inicio
Imprime el formulario
de Caja Fiscal:
FORMA
200-A3
Prepara Información
con saldos
conciliados después
del cuadre de los
Fondos Rotativos
El Jefe revisa la
Caja Fiscal con la
documentación de
soporte
Si necesita cambios
o correcciones lo
devuelve al Analista,
para nueva
impresión
Jefe firma FORMA
200-A3 y traslada el
expediente al
Analista quien lo
lleva a la Dirección
Asistente
Administrativo recibe
el expediente y lo
traslada al Director
El Director firma y
sella la FORMA
200-A3
Asistente
Administrativo
devuelve el
expediente al Depto.
de Tesorería
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
28
PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
29
OBJETIVO
Este Departamento tiene como objetivo coordinar, asesorar y revisar el
proceso presupuestario y las modificaciones que correspondan para definir
un presupuesto de ingresos y egresos necesario y consecuente con la
situación real de la Contraloría General de Cuentas. También se orienta
para consultar y acatar las directrices legales, técnicas y financieras de la
Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas,
ente rector de las finanzas públicas del Estado, así como regirse
objetivamente por el marco legal y normativo vigente. También el
Departamento de Presupuesto debe realizar las reprogramaciones
estrictamente necesarias de acuerdo a requerimientos, tomando en
consideración el comportamiento de la ejecución presupuestaria
correspondiente.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
30
MARCO LEGAL
El Departamento de Presupuesto funciona bajo la coordinación y
orientación de la Dirección de Finanzas, la cual tiene su fundamento legal
en el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; el inciso d) del artículo
arriba mencionado indica que se debe llevar el registro y control financiero,
en forma analítica y consolidada, de la ejecución del presupuesto.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
31
RED DE PROCESOS
Proceso ProcedimientosDependencia
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Finanzas
Formulación del
presupuesto
Programación del
presuesto
Ejecución del
presupuesto
Modificaciones del
presupuesto
Formulación,
programación,
ejecución y
modificaciones
del presupuesto
Departamento de
Presupuesto
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
32
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Consulta en la Dirección Técnica del Presupuesto las directrices legales, técnicas, financieras y marco normativo vigente
Jefe
Departamento de Presupuesto
2 Obtiene información de los ingresos para estimar los del siguiente ejercicio fiscal
3
Solicita a la Dirección de Recursos Humanos, los puestos aprobados en el ejercicio fiscal actual a nivel de la estructura presupuestaria para que se incluya en las estimaciones
4
Establece el comportamiento de la ejecución del gasto del ejercicio fiscal actual, para definir los grupos 100: Servicios no personales, 200: Materiales y suministros, 300: Propiedad, planta, equipo e intangibles y 400: Transferencias corrientes
Analista
5
Prioriza el gasto, con el techo
presupuestario que el Ministerio de Finanzas Públicas le ha asignado a la Contraloría General de Cuentas, para su inclusión en el Anteproyecto de Presupuesto
Jefe
6 Recibe y digitaliza la información en el módulo de formulación del SICOINDES
Analista
7
Revisa, discute y define modificaciones al anteproyecto de presupuesto, con las Autoridades Superiores
Jefe
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
33
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Formulación del Presupuesto Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
8 Traslada al Analista la información definida
Jefe
Departamento de
Presupuesto
9 Registra las modificaciones en el módulo de formulación del SICOINDES
Analista
10
Imprime el anteproyecto de presupuesto en original y 3 copias. El original es trasladado al Despacho Superior
11
Recibe, prepara documentación, obtiene firmas del Contralor o Subcontralores y envía el anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Finanzas Públicas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Despacho Superior de la CGC
12
Traslada al Departamento de Presupuesto, la constancia de entrega del anteproyecto, para incorporarlo al expediente
13
Envía copia del anteproyecto de presupuesto a la Unidad de Planificación y a la Dirección de Finanzas
Analista Departamento de
Presupuesto
14
Archiva copia del anteproyecto de
presupuesto del Ejercicio Fiscal al que corresponde y la constancia de entrega en el Ministerio de Finanzas Públicas
15 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
34
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Formulación del Presupuesto
Analista de PresupuestoAsistente Administrativo
Ejecutivo del Despacho
Jefe Departamento
de Presupuesto
Inicio
Consulta en la DTP
las directrices
legales, técnicas,
financieras y marco
normativo vigente
Obtiene información
de los ingresos para
estimar los del
siguiente ejercicio
fiscal
Solicita a Recursos
Humanos, los Puestos
aprobados en el ejercicio
fiscal actual para que se
incluya en las
estimaciones
Establece el
comportamiento de la
ejecución de gasto del
ejercicio fiscal actual y
define grupos
Prioriza el gasto, con
el techo asignado a
la CGC, para su
inclusión en el
Anteproyecto Recibe y digitaliza la
información en el
módulo de
Formulación del
SICOINDESRevisa, discute y
define
modificaciones al
anteproyecto, con las
Autoridades
Traslada al Analista
la información
definida con las
Autoridades
Superiores
Registra las
modificaciones en el
módulo de
formulación del
SICOINDES
Imprime el
Anteproyecto en
original y 3 copias. El
Original se traslada a
la Autoridad Superior
Traslada a
Presupuesto, la
constancia de
entrega del
anteproyecto
Archiva
constancias y
copia del
anteproyecto
Fin
Prepara
documentos, obtiene
firmas y envía el
anteproyecto a la
DTP del MFP
Envía copia de
anteproyecto a la
Dirección de
Finanzas y a
Planificación
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
35
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Programación del Presupuesto Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Elabora la programación financiera de Compromiso y Devengado a nivel de Grupo de gasto y Fuente de financiamiento
Jefe Departamento de
Presupuesto
2 Solicita el aval de la Dirección de Finanzas
3
Analiza, sugiere cambios, proporciona el aval de la programación financiera y devuelve el expediente a Presupuesto
Director Dirección
de Finanzas
4
Registra la programación en el SICOINDES, a nivel de Solicitado; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
Jefe Departamento de
Presupuesto
5
Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de las cuotas de compromiso y devengado cuatrimestral
Director Dirección
de Finanzas
6 Asigna número de la Resolución de aprobación
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Autoridad Superior de la CGC
7 Revisa y firma la resolución de aprobación
Contralor General o
Subcontralores
8 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
9 Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
10 Aprueba las programaciones en el SICOINDES
Jefe Departamento de
Presupuesto
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
36
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Programación del Presupuesto Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11
Reproduce la resolución y la programación financiera; envía copia a los Departamentos de Contabilidad y Tesorería, lo mismo que a la Dirección de Finanzas
Analista
Departamento de Presupuesto
12
Realiza las reprogramaciones necesarias de acuerdo a requerimiento y comportamiento de la ejecución presupuestaria Jefe
13 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el aval de su aprobación
14 Firma las reprogramaciones y las devuelve al Departamento de Presupuesto
Director Dirección de
Finanzas
15 Aprueba las reprogramaciones en el SICOINDES
Jefe Departamento de
Presupuesto 16
Archiva los expedientes en forma conveniente
Analista
17 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
37
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Programación del Presupuesto
Analista de
Presupuesto
Director de
FinanzasAutoridad Superior
Jefe Departamento
de Presupuesto
Inicio
Solicita el aval de
la Dirección de
Finanzas
Analiza, sugiere
cambios, proporciona
el aval necesario y
devuelve a
Presupuesto
Registra la
Programación en el
SICOINDES, a nivel
de Solicitado; traslada
a la Dirección de
FinanzasSolicita ante la
Autoridad Superior,
la aprobación de las
cuotas
cuatrimestrales
Asistente Admitivo.
asigna número de la
Resolución de
aprobación
El Contralor o
Subcontralor, revisa y
firma la Resolución de
Aprobación de las
cuotas
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente Admitivo.
traslada expediente
a Presupuesto
Aprueba las
programaciones
en el SICOINDES
Reproduce la
Resolución y la
Programación
Financiera
Envía copia a la
Dirección de
Finanzas y a los
Deptos. de Tesorería
y Contabilidad
Realiza las
reprogramaciones
por requerimiento y
comportamiento de la
ejecución del Presup.
Traslada el
expediente a la
Dirección de
Finanzas para el aval
de su aprobación
Firma las
reprogramaciones y
las devuelve al
Departamento de
Presupuesto
Aprueba las
reprogramaciones
en el SICOINDES
Archiva los
expedientes
Fin
Elabora programación
financiera de
compromiso y
devengado a nivel y
fuente indicados
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
38
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Ejecución del Presupuesto Hoja 1 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe del Departamento de Compras y Suministros, oficio de solicitud para aprobación y/o reprogramación de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP–
Analista
Departamento de Presupuesto
2 Revisa y determina el renglón presupuestario que se va a utilizar
3
Asigna y digitaliza en el Sistema de gestión –SIGES– la partida presupuestaria de acuerdo a la naturaleza del gasto y el monto que corresponda
4 Solicita la CDP en el Sistema de gestión –SIGES–
5 Revisa y aprueba la CDP en el Sistema de gestión –SIGES–
Jefe
6 Imprime 2 copias de la CDP
Analista
7 Traslada 1 copia de la CDP a Compras y Suministros
8 Archiva 1 copia de la CDP juntamente con el oficio donde fue requerida
9 Recibe los documentos que sustentan el gasto con orden de compra
10 Asigna la partida presupuestaria que corresponde con base en los documentos de soporte del gasto
11 Registra y solicita la partida presupuestaria en el Sistema de gestión –SIGES–
12 Revisa y aprueba en el módulo de ejecución del SICOINDES el compromiso del gasto
Jefe
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
39
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Ejecución del Presupuesto Hoja 2 de 3
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
13
¿Registra solo el compromiso del gasto? 13.1 SI, sigue paso 14 13.2 NO, sigue paso 17 Analista
Departamento de Presupuesto
14 Traslada el expediente al Departamento de Compras y Suministros
15 Realiza liquidación del CUR de gasto y solicita la aprobación a la Jefatura de Compras y Suministros
Cotizador Departamento de
Compras y Suministros
16 Traslada expediente a Contabilidad, con el compromiso del gasto aprobado y su respectiva liquidación
17
Solicita en el SICOINDES el Compromiso y Devengado de las órdenes de compra recibidas de Compras y Suministros
Analista
Departamento de Presupuesto
18
Revisa las órdenes de compra que corresponden al gasto con el clasificador presupuestario y las devuelve al Analista
Jefe
19
Traslada las órdenes de compra de tipo de registro Comprometido y
Devengado a Contabilidad, para su aprobación
Analista
20 Revisa el expediente, genera y solicita en el SICOINDES el CUR de devengado
Analista
Departamento de Contabilidad
21 Aprueba el CUR de devengado en el SICOINDES.
Jefe
22
Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos; su tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como
Comprometido y Devengado
Analista
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
40
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Ejecución del Presupuesto Hoja 3 de 3
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
23 Firma el CUR de Devengado y lo traslada a la Dirección de Finanzas, para la aprobación del pago
Jefe Departamento de
Contabilidad
24 Aprueba el Pago y lo devuelve al Departamento de Contabilidad para su archivo
Director Dirección de
Finanzas
25 Archiva el expediente
Analista Departamento de
Contabilidad
26 Asigna la Partida presupuestaria correspondiente a pagos con cheque
Analista
Departamento de Presupuesto
27 Revisa la partida presupuestaria asignada y la devuelve al Analista
Jefe
28 Traslada al Departamento de Tesorería, para el pago con cheque por medio del Fondo Rotativo
Analista
29 Ejecuta el Procedimiento de pago y reposición del Fondo Rotativo
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
30 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
41
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Ejecución del Presupuesto
Dirección de
Finanzas
Departamento
de
Contabilidad
Depto. de
Compras y
Suministros
Departamento de
Presupuesto
Revisa y determina
el renglón
presupuestario que
se va a utilizar
Asigna y digitaliza
en el SIGES la
partida
presupuestaria
Analista solicita la
-CDP- en el
Sistema de
Gestión SIGES
El Jefe revisa y
aprueba la CDP
en el SIGES
Analista imprime 2
copias de la
-CDP-
Traslada 1 copia
de la CDP al
Departamento de
Compras
Archiva
copia y el
oficio de
Compras
Inicio
Analista recibe los
documentos que
sustentan el gasto
por medio de Orden
de Compra
Asigna la partida
presupuestaria que
corresponde con
base en los
documentos de
soporte
2
Analista recibe de
Compras solicitud
de aprobación y
reprogramación de la
CDP
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
42
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Ejecución del Presupuesto
Dirección de
Finanzas
Depto. de
Compras y
Suministros
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Presupuesto
El Analista registra
y solicita la Partida
presupuestaria en
el SIGES
El Jefe revisa y
aprueba en el módulo
de ejecución del
SICOINDES el
compromiso del gasto
¿Solo el
compromiso del
gasto?
SiNo
El Analista solicita en
el SICOINDES el -CyD
de las ordenes de
compra recibidas del
Depto. de Compras
El Analista traslada
el expediente al
Departamento. de
Compras y
Suministros
El Cotizador del Depto.
de Compras, realiza
liquidación del CUR de
gasto y solicita
aprobación a Jefatura
Traslada el expediente
a Contabilidad, con el
compromiso del gasto
aprobado y su
respectiva liquidación
El Jefe revisa las
ordenes de compra
que corresponden al
gasto con el
clasificador
presupuestario
El Analista traslada las
órdenes de compra de
tipo de registro -C y D-
a Contabilidad para su
aprobación
El Analista revisa el
expediente, genera y
solicita en el
SICOINDES el CUR
de devengado
El Jefe aprueba el
CUR de
Devengado en el
SICOINDES
El Analista
imprime el CUR
de Devengado
El Jefe firma el CUR
de devengado y
traslada a la Dirección
para la aprobación
del pago
La Directora de
Finanzas aprueba el
pago y lo devuelve a
Contabilidad para
archivo
El Analista
archiva el
expediente
A
El Analista asigna la
partida
presupuestaria
correspondiente a
pagos con cheque
A
El Jefe revisa la
partida
presupuestaria
asignada y la
devuelve al Analista
El Analista la
traslada a Tesorería,
para el pago con
cheque por el Fondo
Rotativo
El Analista de
Tesorería ejecuta el
Procedimiento de
Pago y reposición
del Fondo Rotativo
Fin
1
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
43
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto Hoja 1 de 3
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe solicitud de modificación presupuestaria
Analista Departamento de
Presupuesto
2 Revisa y determina la necesidad de incrementar la disponibilidad en renglones presupuestarios deficitarios
3
Toma en consideración la naturaleza
e importancia de cada renglón en la ejecución presupuestaria del gasto
4 Considera la viabilidad de la modificación presupuestaria
5
Registra en el SICOINDES la propuesta de modificación presupuestaria, el proyecto de dictamen y el proyecto de resolución
6 Revisa y traslada a la Dirección de Finanzas para su análisis
Jefe
7 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
8 Analiza la propuesta de modificación presupuestaria y autoriza que se solicite en el SICOINDES
Director
9 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto.
Asistente Administrativo
10 Solicita en el SICOINDES la
modificación presupuestaria
Jefe Departamento de
Presupuesto
11 ¿Es necesaria la opinión de la DTP? 11.1 SI, sigue paso 12 11.2 NO, sigue paso 22
12
Elabora Oficio de solicitud de modificación presupuestaria, a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
44
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto Hoja 2 de 3
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
13 Recibe el oficio dirigido a la DTP y lo traslada a la Autoridad Superior correspondiente.
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Autoridad Superior de la CGC
14 Revisa y firma el oficio de solicitud de modificación presupuestaria.
Contralor General o
Subcontralores
15 Devuelve el oficio firmado, al Departamento de Presupuesto.
Asistente Administrativo
Ejecutivo
16 Envía la solicitud de modificación presupuestaria a la DTP
Analista Departamento de
Presupuesto
17 Analiza la solicitud de modificación presupuestaria
DTP Ministerio de
Finanzas Públicas 18
Aprueba por Resolución o Acuerdo Gubernativo emitido por el “Ministerio de Finanzas Públicas”
19
Recibe la resolución o acuerdo gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria y la traslada al Departamento de Presupuesto
Director Dirección de
Finanzas
20
Registra la aprobación de la modificación en el SICOINDES, firma el comprobante de modificación presupuestaria y solicita la firma del Director de Finanzas Jefe
Departamento de Presupuesto
21
Traslada el comprobante al Analista para que archive el original de los expedientes que amparan las modificaciones
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
45
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto
Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto Hoja 3 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
22
Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de la modificación
presupuestaria por medio de resolución
Jefe Departamento de
Presupuesto
23 Asigna número de la Resolución de aprobación
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Autoridad Superior de la CGC
24 Revisa y firma la resolución que aprueba la modificación presupuestaria
Contralor General o
Subcontralores
25 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto
Asistente Administrativo
Ejecutivo
26 Registra la resolución de aprobación en el SICOINDES
Jefe
Departamento de
Presupuesto
27
Firma el comprobante de modificación presupuestaria, solicita la firma del Director de Finanzas y lo traslada al Analista
28
Obtiene copia de las modificaciones
presupuestarias internas realizadas durante el mes y las traslada a la DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con las fechas que señala la ley
Analista
29 Archiva el original de los expedientes que amparan las modificaciones presupuestarias
30 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
46
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto
Dirección de
Finanzas
Autoridad Superior
de la CGC
Departamento de
Presupuesto
Inicio
El Analista recibe
solicitud de
Modificación
Presupuestaria
Ttoma en cuenta la
naturaleza e
importancia de cada
renglón en la
ejecución presup.
El analista considera
la viabilidad de la
Modificación
presupuestaria
El Jefe revisa y
traslada exp. a la
Dirección de
Finanzas, para su
análisis
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Director
Registra en
SICOINDES la
propuesta de modif, el
proyecto de dictamen
y proyecto de
resolución
El Director analiza la
propuesta de
modificación y
autoriza que se solicite
en el SICOINDES
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente al
Departamento de
Presupuesto
El Jefe solicita en
el SICOINDES la
Modificación
presupuestaria
Asistente Admitivo.
recibe el Oficio dirigido
a la DTP
y lo traslada a la
Autoridad Superior
El Contralor General
o el Subcontralor
designado, revisa y
firma el Oficio de
Modificación
Asistente Admitivo.
devuelve el
Oficio firmado, al
Departamento de
Presupuesto
C A
A
Asistente Admitivo.
asigna número de la
Resolución de
Aprobación
B
D
C
D
El Contralor General o
el Subcontralor, revisa
y firma la Resolución
que aprueba la
Modificación
B
Asistente Admitivo.
devuelve la
Resolución firmada,
al Departamento de
Presupuesto.
¿Es necesaria
opinión de
la DTP?
SINO
El Jefe elabora Oficio
de solicitud de
Modificación
a la DTP y
obtiene firma
El Jefe solicita a las
autoridades la
aprobación de la
modificación por medio
de Resolución
Revisa y determina la
necesidad
de incrementar la
disponibilidad en
renglones deficitarios
2
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
47
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto
Nombre del Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto
Ministerio de
Finanzas Publicas
Dirección de
Finanzas
Departamento de
Presupuesto
1
D B
EL Analista envía la
solicitud de
Modificación a la
DTP del Ministerio
de Finanzas públicas
El Jefe registra la
Resolución de
aprobación de la
Modificación en el
SICOINDES
El Jefe firma el
comprobante de la
modif, solicita firma
del Director de
Finanzas y lo traslada
al Analista
El Analista obtiene
copia de las
modificaciones presup
internas realizadas
durante el mes
El Analista traslada las
copias a la DTP . de
conformidad con las
fechas que señala la
ley
La Dirección Técnica
del Presupuesto,
analiza la solicitud de
Modificación
presupuestaria
Aprueba por
Resolución o Acuerdo
Gubernativo emitido
por el “Ministerio de
Finanzas. Públicas”
El Director recibe la
Resolución o el
Acuerdo Gubernativo,
lo traslada al Depto.
de Presupuesto
El Jefe registra la
aprobación en el
SICOINDES, firma y
solicita la firma del
Director de Finanzas
Traslada al Analista
el comprobante para
archivo del original
de las
modificaciones
Analista
archiva
expedientes
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
48
PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
49
OBJETIVO
El Departamento de Contabilidad tiene como objetivo primordial llevar el
control de todas las operaciones contables registradas en el SICOINDES.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
50
MARCO LEGAL
El Departamento de Contabilidad está bajo la jurisdicción de la Dirección
de Finanzas de la Contraloría General de Cuentas, la cual tiene su
fundamento legal en el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo 318-2003
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. El
artículo antes citado en su inciso e) indica que se deben emitir los
documentos contables que permitan cumplir con los compromisos
adquiridos por la Contraloría.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
51
RED DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTODEPENDENCIA
Dirección de
Finanzas
Departamento de
Contabilidad
Constitución,
generación y
aprobación de los
CUR en el
SICOINDES
Constitución del
fondo rotativo
CUR de ejecución
del gasto
CUR de ingresos
CUR contable
Revisión de recibos
de cobro realizados
por caja de zona 13
Revisión de formas
de ingresos por
recaudación
departamental
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Reposición y
liquidación del fondo
rotativo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
52
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Constitución del Fondo Rotativo Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Define el monto de constitución del Fondo Rotativo Institucional y Privativo, su constitución se calcula con un porcentaje del presupuesto de ingresos y egresos del año; el Fondo Rotativo Institucional es del 5% y 15% el Fondo Rotativo Privativo
Director Dirección
de Finanzas
2 Fija las normas específicas, limitaciones y condiciones especiales
3 Solicita al Departamento de Tesorería constituir el Fondo Rotativo proporcionando los datos necesarios
Jefe Departamento
de Contabilidad
4 Elabora resolución aprobando la constitución del fondo rotativo en formato del Despacho
Jefe Departamento de Tesorería
5 Traslada la resolución al Despacho Superior para la firma correspondiente
5
Analiza la resolución constatando el cumplimiento de la normativa correspondiente y firma de conformidad
Contralor General Despacho Superior
CGC
6 Devuelve el expediente al
Departamento de Tesorería
Asistente
Administrativo
7 Traslada por oficio, el expediente al Departamento de Contabilidad
Jefe Departamento de Tesorería
8 Carga en el Sistema de información, el Fondo Rotativo Interno: FORMA FR-01
Jefe Departamento
de Contabilidad
9 Revisa la FORMA FR-01, si está conforme, aprueba y activa el módulo
Director Director
de Finanzas
10 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
53
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: Constitución del Fondo Rotativo
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Tesorería
Despacho
Superior
Dirección de
Finanzas
Inicio
Define el monto de
constitución del Fondo
Rotativo Institucional
-5%- y Privativo -15%-
fija las normas
específicas
convenientes, las
limitaciones y las
condiciones especiales
El Jefe solicita al
Depto. de Tesorería
constituir el
Fondo Rotativo
El Jefe elabora
Resolución aprobando
la constitución del
Fondo Rotativo
El Jefe traslada la
Resolución al
Despacho
Superior
El Contralor
General analiza la
Resolución y firma
de conformidad
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente al Depto.
de Tesorería
El Jefe traslada por
oficio el expediente a
Contabilidad
El Jefe carga en el
Sistema de
información, el
Fondo Rotativo
Institucional FR-01
El Director revisa la
FORMA FR-01, si
está conforme,
aprueba y activa el
módulo
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
54
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo
Rotativo Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe del Departamento de Presupuesto expediente para pago con cheque por medio del Fondo Rotativo
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
2
Traslada al Departamento de Contabilidad, el listado de cheques especificando la -fuente de financiamiento- 11 ingresos corrientes (Fondo Rotativo Institucional) y 31 ingresos propios (Fondo Rotativo Especial)
3
Ingresa en la FORMA FR-03 Rendición de Fondo Rotativo; todas las Facturas con los datos requeridos y la situación de cada fondo rotativo interno
Analista
Departamento
de Contabilidad
4 Imprime la FORMA FR-03 con la información: NIT, número de cheque, comprobante, beneficiario y monto
5 Revisa la información y si está conforme, firma la FORMA FR-03
6
Genera en el Sistema el Documento de Consolidación de Fondo Rotativo FR-02; que contiene un resumen de la imputación presupuestaria de los gastos y pagos efectuados con sus respectivos montos. Asigna el número del CUR de gastos automáticamente
7 Emite y firma la Forma FR-02
8 Archiva la FORMA FR-03 que contiene la información enviada por el responsable del fondo rotativo interno
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
55
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
9
Con la FORMA FR-02 carga en el SICOINDES los datos para generar el CUR, registrando la ejecución
presupuestaria de gastos, en la modalidad de Regularización Analista
Departamento de Contabilidad
10
Imprime el CUR mostrando la fuente de financiamiento con la indicación del Fondo Rotativo Institucional o Fondo Rotativo Privativo
11 Revisa expediente y aprueba el CUR: Comprobante Único de Registro
Jefe
12 ¿Es fuente de financiamiento 31? 12.1 SI, sigue paso 13 12.2 NO, sigue paso 14
13
Después de aprobado el fondo rotativo privativo, como CUR de gastos, se genera automáticamente un CUR contable que es aprobado por esta Jefatura y se liquida el fondo
14 Traslada el expediente a la Dirección para la aprobación de la reposición del fondo
15
Aprueba la reposición del fondo rotativo –fuente financiamiento 11– y devuelve el expediente a Contabilidad para su archivo
Director Dirección
de Finanzas
16 Firma el CUR de gasto y la FORMA FR-02 y lo traslada para firma a la Dirección de Finanzas
Jefe Departamento
de Contabilidad
17 Firma el CUR de gasto y lo devuelve al Departamento de Contabilidad
Director Dirección
de Finanzas
18 Archiva el expediente Analista Departamento
de Contabilidad
19 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
56
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo
Departamento de
Contabilidad
Dirección de
Finanzas
Departamento de
Tesorería
Inicio
El Analista del Fondo,
envía a Contabilidad,
el listado de cheques
con fuente de
financiamiento
El Analista ingresa
en la FORMA FR-03:
las facturas con los
datos requeridos
El Analista imprime la
FORMA FR-03 con
datos necesarios,
beneficiario y monto
El Analista revisa la
información y firma
de conformidad la
FORMA FR-03
Genera en el
Sistema el Doc. de
Consolidación de
Fondo Rotativo
FORMA FR-02
Automáticamente
asigna el No. del
CUR de gastos
El Analista emite y
firma la
FORMA FR-02
Archiva
FORMA FR-03
con datos de
Facturas y cheques
Con la
FORMA FR-02 carga
en el SICOINDES los
datos para generar el
CUR
El Analista imprime
el CUR, firma y lo
traslada a la Jefatura
El Jefe revisa el
expediente y
aprueba el CUR
¿Es por
Ingresos propios
Fuente 31?
NOSI
Aprobado el FRP como
CUR de gastos se genera
un CUR contable que
aprueba el Jefe y se
liquida el fondo
El Jefe traslada a la
Dirección de
Finanzas, para la
aprobación de la
reposición del fondo
El Director aprueba
la reposición del FRI,
FUENTE 11 y
devuelve el Exp. a
Contabilidad
El Jefe firma los
CUR de gasto y la
FORMA FR-02 y lo
traslada a la
DirecciónEl Director firma los
CUR de gasto y los
devuelve al Depto.
de Contabilidad
El Analista
archiva el
expediente
Fin
El Analista del Fondo,
recibe de Presupuesto
expediente para pago
con cheque por el
Fondo Rotativo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
57
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Traslada al Departamento de Contabilidad, los documentos correspondientes a operaciones de gasto realizadas
Asistente Administrativo
Dependencias de la CGC
2
Verifica que la documentación esté
completa y llene los requisitos necesarios
Revisor Departamento
de Contabilidad
3
¿El monto del gasto es mayor de Q5, 000.00? 3.1 SI, sigue paso 4 3.2 NO, sigue paso 6
4 Traslada el expediente a Compras para generar la orden de compra en el Sistema de gestión -SIGES-
5
Genera en el SIGES la orden de compra y traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para generar el compromiso en el mismo sistema
Analista Departamento de
Compras y Suministros
6 Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para que se asigne partida presupuestaria
Revisor Departamento
de Contabilidad
7
Asigna Partida Presupuestaria,
genera el CUR de compromiso y traslada el expediente a Compras y Suministros
Analista Departamento de Presupuesto
8
Genera en el SIGES el anexo orden de compra, para liquidar el pago y traslada el expediente al Departamento de Contabilidad
Analista Departamento de
Compras y Suministros
9 Genera y solicita en el SIGES el CUR de devengado
Analista Departamento de
Contabilidad 10
Aprueba el CUR de devengado en el SICOINDES
Jefe
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
58
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11
Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos correspondientes; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como comprometido y devengado
Analista
Departamento de Contabilidad
12
Firma el CUR de devengado, el que debe tener toda la documentación de soporte y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
Jefe
13
Solicita el pago en SICOINDES y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo
Director Dirección
de Finanzas
14 Archiva el expediente
Analista Departamento de
Contabilidad
15 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
59
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría general de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto
Departamento de
Contabilidad
Depto. de Compras
y Suministros
Depto. de
Presupuesto
Dirección de
Finanzas
Dependencias
de la CGC
Inicio
Traslada a
Contabilidad, los
documentos de las
operaciones de
gasto
Revisor verifica que
la documentación
esté completa y llene
los requisitos
necesarios
¿El gasto es
mayor de
Q5,000?
SINO
Revisor traslada
exp. a
Presupuesto
para que se
asigne partida
Revisor traslada
el exp a
Compras, para
generar la Orden
de Compra
El Analista genera la
Orden en el SIGES y
envía a Presupuesto,
para generar el
compromiso en el mismo
Sistema
El Analista asigna
Partida Presup.,
genera el CUR de
compromiso y traslada
el exp a Compras
El Analista genera en
el SIGES el Anexo
Orden de Compra,
para liquidar el pago y
traslada el exp. a
Contabilidad
El Analista genera
y solicita en el
SIGES el CUR de
devengado
El Jefe aprueba
el CUR de
devengado en el
SICOINDES
El Analista imprime el
CUR de devengado; el
que se registra como
comprometido y
devengado
El Jefe firma el CUR
de devengado y
traslada el expediente
a la Dirección de
Finanzas
El Director solicita el
pago en SICOINDES
y devuelve el exp a
Contabilidad
El Analista
archiva el
expediente
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
60
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: CUR de Ingresos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Revisa montos y el correlativo de los recibos de ingresos varios
Analista
Departamento de Contabilidad
2
Realiza la integración de ingresos privativos y lo traslada a Analista
asignado, quien genera y solicita en el SICOINDES el CUR de ingresos
3 Aprueba el CUR de ingresos en el SICOINDES
Jefe
4
Imprime el CUR de ingresos, que describe los ingresos con sus rubros y montos correspondientes; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como devengado y percibido. Firma el CUR y lo traslada a la Jefatura
Analista
5 Firma el CUR de ingresos
Jefe
6 Archiva el expediente
Analista
7 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
61
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: CUR de Ingresos
Jefe Departamento
de Contabilidad
Analista Departamento
de Contabilidad
Inicio
Revisa montos y
el correlativo de
los recibos de
Ingresos Varios
Este Analista
genera y solicita
en el SICOINDES
el CUR de
ingresos
Aprueba el CUR
de Ingresos en el
SICOINDES
Imprime y firma el
CUR de ingresos y
lo traslada a la
Jefatura
Firma el CUR de
Ingresos
Archiva el
expediente
Fin
Realiza la
integración de
ingresos privativos y
lo traslada a
Analista asiignado
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
62
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: CUR Contable Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe del Departamento de Tesorería, los documentos para regularizar los movimientos de las distintas operaciones contables
Analista
Departamento de Contabilidad
2 Registra en el SICOINDES el CUR contable
3 Aprueba el CUR contable en el SICOINDES
Jefe
4
Imprime el CUR Contable, que describe y afecta las cuentas; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como contable. firma el CUR y lo traslada a la Jefatura
Analista
5 Firma el CUR contable
Jefe
6 Archiva el expediente
Analista
7
Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
63
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: CUR Contable
JefeAnalista
Recibe de Tesorería,
los documentos para
regularizar los
movimientos de las
operaciones contables
Inicio
Registra en el
SICOINDES el
CUR contable
Aprueba el CUR
contable en el
SICOINDES
Imprime el CUR
contable, firma el
CUR y lo traslada a
la Jefatura
Firma el CUR
Contable
Archiva el
expediente
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
64
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Revisión de Recibos de cobro realizados por
Caja zona 13 Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Clasifica diariamente los duplicados de los recibos de ingresos y los traslada a Contabilidad Receptor
Departamento de Tesorería
2 Traslada diariamente a Contabilidad
las boletas de depósito
3 Revisa el correlativo de los recibos de la FORMA 63-A2 de los distintos cobros realizados
Analista
Departamento de Contabilidad
4 Imprime del Sistema SAG reporte de estadística de Caja Fiscal
5
Revisa cada uno de los recibos de ingresos: FORMA 63-A2, para verificar que los datos y conceptos sean los correctos
6
Elabora la integración de traslado a fondos privativos con base en códigos presupuestariamente aprobados en el SICOINDES
7 Traslada al Jefe la integración, para su Visto Bueno
8 Entrega al Analista de SICOINDES, la integración para el registro de CUR de ingresos
9 Analista de SICOINDES traslada al Jefe el registro de los ingresos, para su aprobación en el SICOINDES
10 Aprueba los registros de CUR de ingresos en el SICOINDES
Jefe
11 Archiva los documentos de soporte
Analista
12 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
65
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: Revisión de Recibos de Cobro realizados por Caja Zona 13
Jefe Depto.
de Contabilidad
Analista Depto.
de Contabilidad
Receptor de
Tesorería
Receptor de
Tesorería
Archiva los
documentos
de soporte
Elabora la
integración de
traslado a fondos
privativos con los
códigos aprobados
Fin
Clasifica duplicados
de los recibos 63-A2
y los traslada a
Contabilidad
Entrega al Analista
de SICOINDES, la
integración para el
registro de CUR de
ingresos
Analista SICOINDES
traslada al Jefe el
registro de los
ingresos, para su
aprobación
Inicio
Traslada al Jefe la
iintegración, para
su visto bueno
Aprueba los
registros de CUR
de ingresos en el
SICOINDES
Revisa y verifica
datos y conceptos
de los recibos
63-A2
Revisa el
correlativo de los
recibos 63-A2 de
todos los cobros
realizados
Imprime del Sistema
SAG reporte de
estadística de Caja
Fiscal Traslada diariamente
a Contabilidad las
boletas de depósito
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
66
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Revisión de Formas de ingresos por
Recaudación Departamental Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Realiza el cobro por cuenta ajena a favor de la Contraloría General de
Cuentas, en todas las agencias de la República de Guatemala
Receptor
BANRURAL 2
Emite el recibo de ingresos varios 63-A2 bancario, desglosa copia para rendir cuentas y entrega original al Interesado
3 Envía diariamente por correo electrónico, el reporte de pagos correspondiente
Generador de Reportes
4
Traslada una vez por semana, lunes, al Departamento de Contabilidad, impresión del estado de cuenta de la semana anterior, para conciliar con los reportes del banco
Analista Departamento de
Tesorería
5
Retira del Departamento de cobros por cuenta ajena del BANRURAL, el miércoles por la tarde de cada semana, los documentos originales de cobro: notas de crédito, recibos de
ingresos 63-A2 bancario y reportes diarios de cobro
Analista Departamento de
Contabilidad
6
Ordena correlativamente los recibos de ingresos 63-A2 bancario, los revisa y concilia con los reportes electrónicos que envía el banco
Dirección de Finanzas
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
67
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad
Procedimiento: Revisión de Formas de ingresos por Recaudación Departamental
Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
7
Concilia con el Estado de cuenta, que los valores de las notas de crédito y los reportes electrónicos del banco sean los mismos, para realizar la integración de recaudación departamental
Analista
Departamento de Contabilidad
8 Elabora la integración por rubro, según la información proporcionada por el banco
9 Realiza el registro contable correspondiente a través de un CUR de ingresos
10 Aprueba el CUR de ingresos
Jefe
11 Archiva el expediente completo
Analista
12 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
68
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad
Nombre del Procedimiento: Revisión de Formas de Ingresos por Recaudación Departamental
Departamento
de Tesorería
Departamento
de ContabilidadBANRURAL
Inicio
El Receptor cobra a
favor de la CGC, en
las Agencias del
Banco
Emite el recibo 63-A2
bancario, desglosa
copia para rendir
cuentas y original al
interesado
El Generador de
Reportes envía a
diario por correo
electrónico el reporte
de pagos
El Analista traslada a
Contabilidad, cada
semana, Impresión
del Estado de
Cuenta de la semana
anterior
Analista retira docs.
originales de cobro,
recibos 63-A2
bancario y Reportes
diarios de cobro
El Analista revisa y
concilia los 63-A2
bancario con los
reportes electrónicos
que envía el Banco
Concilia estado de
cuenta y reportes
del banco, para la
integración de la
Recaudación deptal.
El Analista elabora la
integración por rubro,
según la información
proporcionada por el
Banco
El Analista realiza
el registro contable
correspondiente a
través de un CUR de
ingresos
Fin
El Analista
archiva el
expediente
El Jefe aprueba el
CUR de ingresos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
69
PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TESORERIA
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
70
OBJETIVO
El Departamento de Tesorería tiene como objetivo fundamental recibir los
ingresos y realizar los egresos financieros de la Contraloría General de
Cuentas. También ejecutar el movimiento y control de viáticos de la
Institución.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
71
MARCO LEGAL
El Departamento de Tesorería funciona bajo la dirección y supervisión de
la Dirección de Finanzas, la cual tiene su fundamento legal en el artículo
40 del Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de Cuentas; este artículo en su inciso g) establece la
función de este Departamento al indicar que recibe pagos por diversos
conceptos, elaborando el comprobante respectivo.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
72
RED DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Finanzas
Departamento de
Tesorería
Control de ingresos,
ejecución de pagos y
viáticos
Apertura de caja
Cobro por
servicios de
fiscalización
Cobro por servicios,
habilitaciones y
autorizaciones con
cheque de banco ajeno a
BANRURAL, nómina 029
Arqueo de caja
zona 13
Entrega de
cheques a
proveedores
Entrega de
cheques a
beneficiarios
Entrega de
formularios de
viático
Anticipo de
viáticos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
73
RED DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOSPROCESODEPENDENCIA
Dirección General
Administrativa y
Financiera
Dirección de
Finanzas
Departamento de
Tesorería
Constancia de
viáticos al interior
del país
Constancia de
viáticos al exterior
del país
Liquidación de
viáticos
Registro en libro
de bancos
Ingreso inventario
de cuentas de
proveedor al
SICOINDES
Pagos directos a
proveedores por
transferencia en
SICOINDES
Pago y reposición
del fondo rotativo
Información para
rendición de
cuentas por la
caja fiscal
Pago a
acreedores por
transferencia en
SICOINDES
Control de ingresos,
ejecución de pagos y
viáticos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
74
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Apertura de Caja Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Abre Caja de Seguridad para sacar los talonarios de recibos a utilizar
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
2 Activa el SAG: Sistema de Auditoría
Gubernamental
3 Ingresa usuario y contraseña
4 Espera en demanda de servicio
5 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
75
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Apertura de Caja
Receptor / Pagador de Caja zona 13
Inicio
Abre Caja de
Seguridad para
sacar los talonarios
de recibos
Activa el SAG:
Sistema de
Auditoria
Gubernamental
Ingresa
Usuario y
Contraseña
Espera en
demanda de
servicio
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
76
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Cobro por Servicios de Fiscalización Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Realiza pago en ventanilla de caja por el servicio de fiscalización a cargo de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 49-96
Interesado
Organismos del Estado, Entidades
Autónomas y Descentralizadas
2
Requiere datos al interesado y revisa en el Sistema de Auditoría Gubernamental, la información del cobro de fiscalización que tiene asignada la Institución interesada. En todos los casos el interesado es el responsable de que se pague el valor que corresponde Receptor/
Pagador Caja Zona 13
3 Cumpliendo con los requisitos, ingresa los datos al SAG
4 Ingresa al sistema el No. del recibo 63-A2 que corresponde y graba en el mismo los datos necesarios
5 Imprime los datos en el recibo 63-A2
6 Firma y sella el recibo 63-A2, desglosa copias, original al Interesado
7
Recibe original del 63-A2 como
constancia de pago y firma el duplicado
Interesado
8 Obtiene fotocopia del recibo 63-A2 para trasladarlo al Departamento de Presupuesto
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
9 Archiva temporalmente el duplicado del recibo 63-A2 para rendir cuentas
10 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
77
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Cobro por Servicios de Fiscalización
Receptor/Pagador Caja Zona 13Organismos del Estado, Entidades
Autónomas y Descentralizadas
InicioRequiere datos al
interesado y revisa
en SAG el cobro de
fiscalización que
tiene asignado
Cumpliendo con los
requisitos ingresa
los datos al SAG
Ingresa al sistema el
No. de recibo 63-A2
y graba los datos
necesarios
Imprime los datos en
el recibo 63-A2
Firma y sella el
recibo 63-A2 y
desglosa copias
El Interesado recibe
como constancia el
original del 63-A2 y
firma el duplicado
Oobtiene fotocopia
del recibo 63-A2
para trasladarlo al
Departamento de
Presupuesto
Archiva
temporalmente el
duplicado del recibo
63-A2 para rendir
cuentas
Fin
El interesadp realiza
pago en caja por el
servicio de
fiscalización, CGC
Decreto 49-96
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
78
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Cobro por Servicios, Habilitaciones y
Autorizaciones con cheque de Banco ajeno a BANRURAL Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Realiza pago en ventanilla de caja por servicios, habilitaciones o
autorizaciones; de conformidad con el Acuerdo Número A-18-2007. Se realiza este procedimiento cuando el interesado paga con cheque de banco diferente a BANRURAL
Interesado
Organismos del Estado, Entidades
autónomas y descentralizadas, Las Municipalidades y sus Empresas y todas las personas interesadas
2 Solicita documentos que respalden la gestión y corrobora precio del concepto tramitado
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
3 Selecciona en el Sistema de Auditoría Gubernamental, el clasificador que corresponde al cobro en el sistema
4 Ingresa el No. del recibo 63-A2 que corresponde y graba en el mismo los datos necesarios
5 Imprime los datos en el recibo 63-A2
6 Firma y sella el recibo 63-A2,
desglosa copias, original al Interesado
7 Recibe constancia de pago y firma el duplicado
Interesado
8 Archiva temporalmente copia del recibo 63-A2, para rendir cuentas
Receptor/ Pagador
9
Este procedimiento aplica también para “Cobro de formularios”, incluido en el Acuerdo Número A-18-2007
10 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
79
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Cobro por Servicios, Habilitaciones y Autorizaciones
con cheque de Banco ajeno a BANRURAL
Receptor/Pagador de Caja Zona 13Interesado
Inicio
Realiza pago en
ventanilla de Caja
por servicios,
habilitaciones o
autorizaciones
Corrobora precio del
concepto solicitado
Selecciona en el
SAG el clasificador
que corresponde al
cobro en el sistema
Ingresa el No. del
recibo 63-A2 y graba
en el mismo los
datos necesarios
Imprime los datos
en el recibo 63-A2
Firma y sella el
recibo,
desglosa copias,
original para al
interesado
Recibe constancia
de pago y firma el
duplicado
Fin
archiva
copia del
recibo para
rendir cuentas
Solicita documentos
que respalden la
gestión
Aplica también
para Cobro de
formularios con
cheque ajeno a
BANRURAL
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
80
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13 Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Realiza impresión del reporte Caja-Ingresos con cobros del día
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
2
Confronta en el reporte generado por
el sistema, el correlativo y el valor de los ingresos varios: FORMA 63-A2, para establecer discrepancias
3 Corrige discrepancias e imprime nuevo reporte
4 Efectúa conteo de valores, cheques y efectivo
5 Realiza e imprime el arqueo de valores y formas en formato preestablecido
6
Llena Boletas de depósito bancario; si es efectivo mayor de Q500.00 lo deposita en agencia BANRURAL en CGC zona 13. Para efectivo menor o igual a Q500.00 envía el depósito al BANCO DE GUATEMALA
7
Llena boleta de depósito BANGUAT si son cheques por concepto de servicio
de fiscalización y/o cheques de otros Bancos diferentes a BANRURAL
8 Recibe las boletas de depósito bancario y firma en el libro de conocimientos
Procurador Dirección
de Finanzas 9
Efectúa los depósitos bancarios y entrega las boletas certificadas al Receptor/Pagador
10 Obtiene las fotocopias que necesita conservar como respaldo Receptor/
Pagador Caja Zona 13
11 Adjunta depósitos certificados, a duplicados de recibos 63-A2
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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81
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13 Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
12
Traslada las boletas de depósito bancario certificadas y duplicados de los recibos de ingresos varios, al Departamento de Contabilidad Receptor/
Pagador Caja Zona 13
13
Entrega fotocopia de boletas de depósito y Arqueo de Caja a Analista de Tesorería para registro en libro de bancos y lo que proceda
14 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
82
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cunetas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13
ProcuradorReceptor/ pagador
inicio
Imprime el reporte
de Caja-Ingresos
con cobros del día
¿Existen
discrepancias?
NoSi
Corrige
discrepancias e
imprime nuevo
reporte
Efectúa conteo de
valores: cheques y
efectivo
Confronta reporte del
sistema, el
correlativo de los
63-A2 y su valor para
ver discrepancias
Realiza e imprime el
Arqueo de valores y
formas
Por efectivo mayor
de Q500.00, llena
boleta depósito a
BANRURAL
Recibe Depósitos y
firma de recibido en
el libro de
conocimientos
Fotocopia boletas y
Arqueo de caja a
Analista de Tesorería
para registro en libro
de bancos
fin
Adjunta boletas
certificadas a
duplicados de
recibos 63-A2
Traslada las boletas
certificadas y
duplicado de los
recibos 63-A2 a
Contabilidad
Efectúa los depósitos
bancarios y entrega
las boletas
certificadas al
Receptor/Pagador
A
A
Por efectivo menor o
igual a Q500.00,
envía el depósito al
BANGUAT
Obtiene las
fotocopias que
necesita conservar
como respaldo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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83
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Entrega de Cheques a Proveedores Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Requiere en ventanilla de caja el pago por productos o servicios suministrados a la Contraloría General de Cuentas
Interesado
2 Revisa en archivo de cheques
emitidos
Receptor/ Pagador
Caja zona 13 3
Solicita identificación del proveedor que requiere el pago por el concepto correspondiente
4
Solicita colocar el sello de la empresa en la copia del voucher del cheque, además de la firma, nombre y No. de cédula del interesado
5 Coloca el sello de la empresa, su firma y datos personales
Interesado
6 Entrega cheque al interesado
Receptor/ Pagador
Caja zona 13
7 Coloca sello de pagado, anota número de cheque, cuenta bancaria y número de voucher
8 Archiva en el correlativo, el duplicado del voucher y el original lo adjunta al expediente
9 Elabora listado de pagos efectuados
10
Traslada en archivo electrónico, el listado de pagos con la documentación de soporte, al Analista de Fondo Rotativo
11
Recibe listado, le asigna número correlativo y traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la reposición del fondo
Analista de Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
12 Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
84
Diagrama de Flujo
Nombre de la Dependencia: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Entrega de Cheques a Proveedores
Interesado Analista del Fondo RotativoReceptor/ Pagador
inicio
Requiere en Caja
el pago por
productos o servicios
suministrados a la
CGC
Revisa en archivo
de
cheques emitidos
Solicita
identificación del
proveedor
Solícita el sello de la
empresa en el
voucher; firma,
nombre y No. de
cédula del interesado
Coloca sello de la
empresa, su
nombre, No. de
cédula y firma.
Entrega cheque al
interesado
Coloca sello de
pagado, anota
número de cheque,
cuenta bancaria y
número de voucher
Elabora listado de
pagos efectuados
Traslada en archivo
electrónico el listado de
pagos con la
documentación de
soporte a Analista FR
Recibe listado, asigna
número correlativo y
traslada el expediente
a Contabilidad para la
reposición del fondo
fin
Archiva en el
correlativo el
duplicado y el
original al expediente
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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85
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Entrega de Cheques a Beneficiarios Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Traslada al Departamento de Tesorería, los cheques de beneficiarios varios
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
2
Recibe los cheques, informa a los beneficiarios por e-mail y vía telefónica para que soliciten sus cheques
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
3 Solicita su cheque y presenta documento de identificación
Interesado
4 Localiza, entrega el cheque al Interesado y solicita firma de recibido en el voucher
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13 5
Coloca el sello de cancelado, de acuerdo al número de cuenta que corresponde
6
Traslada los documentos pagados de descuentos judiciales y de otros pagos, al Analista Encargado de pagos directos
7
Recibe documentos de soporte y los traslada al Departamento de
Contabilidad para el registro contable correspondiente
Analista de
Pagos directos
Departamento de
Tesorería
8 Ejecuta los registros contables que corresponden
Analista Departamento de
Contabilidad 9
Archiva los expedientes
10 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
86
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Entrega de Cheques a Beneficiarios
Analista de
contabilidad
Receptor/Pagador
de Caja
Persona
interesada
Analista de
Pagos directos
Asistente
Administrativo de
Finanzas
Inicio
Traslada al Depto.
de Tesorería, los
cheques de
beneficiarios
Informa por e-mail y
vía telefónica a los
beneficiarios que
soliciten sus cheques
Solicita su cheque
y presenta
documento de
identificación
Localiza, entrega
cheque al interesado
y solicita firma de
recibido
Recibe documentos
de soporte y los
traslada a
Contabilidad para el
registro contable
Archiva los
expedientes
Ejecuta los
registros
contables que
corresponden
Fin
Colca sello de
cancelado de
acuerdo a la cuenta
correspondiente
Traslada los docs.
pagados de
descuentos judiciales
y de otros conceptos
al Analista
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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87
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Entrega de Formularios de Viáticos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Solicita en Ventanilla de Viáticos, juego de formularios y entrega copia de nombramiento para la comisión
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General de
Cuentas
2
Anota en el libro de control de viáticos: fecha; el número del nombramiento, fecha y destino; persona nombrada y los números del juego de formularios
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
3 Anota su nombre completo, firma de recibido y devuelve el libro al Encargado
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General de
Cuentas
4
Entrega para viático al interior del país, (V-A) Viático anticipo, (V-C) Viático constancia y (V-L) Viático liquidación
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
5
Entrega para viático al exterior del país, (V-A), (V-L) y Viático exterior, que sustituye al Viático constancia, que debe anularse
6 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
88
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Entrega de Formularios de Viáticos
Encargado Ventanilla Única de ViáticosPersona nombrada
Inicio
Solicita formularios
para viático en VUV
y entrega copia de
su nombramiento
para la comisión
Anota datos de la
persona, formularios
y del nombramiento
en el libro de control
de viáticos
Anota su nombre
en el libro de
control y firma de
recibido
Fin
Entrega V-A, V-C y
V-L para viático al
interior del país
Entrega para el
exterior, V-A, V-L y
Viático exterior que
sustituye al V-C y
debe anularse
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Dirección de Finanzas
89
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Anticipo de Viáticos Hoja 1 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Presenta en Ventanilla Única de Viáticos, el Viático Anticipo (V-A), con los datos y firmas que corresponden. Adjunta copia del nombramiento de la comisión
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General de
Cuentas
2 Revisa datos, cálculos y que se adjunten los documentos necesarios
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
3 Coloca sello de recibido con la fecha, firma y entrega el cuadruplicado al interesado
4
Elabora nota de envío con todas las solicitudes recibidas de Viático Anticipo (V-A) y realiza el traslado a la Dirección de Auditoría Interna
5
Revisa, firma y sella las solicitudes sin deficiencias, las que devuelve a la Ventanilla Única de Viáticos. Las otras se regresan con las observaciones para que se realicen las correcciones necesarias
Revisor Dirección de
Auditoría Interna
6
Elabora transferencia bancaria
numerada. Se utiliza formato de pago de viáticos en quetzales
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos 7
Traslada a la Jefatura, la transferencia con las solicitudes, para su Visto Bueno
8 Revisa, firma de Visto Bueno y devuelve a Ventanilla Única de Viáticos, la transferencia bancaria
Jefe Departamento de Tesorería
9 Elabora oficio numerado, solicitando al banco la transferencia previamente establecida
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
90
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Anticipo de Viáticos Hoja 2 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
10 Adjunta al oficio, la transferencia firmada, las solicitudes incluidas y traslada el expediente a la Dirección.
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
11 Recibe el expediente y lo traslada al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
12 Revisa y firma el oficio para solicitar la transferencia
Director
13
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada), para la firma que autoriza realizar la transferencia bancaria
Asistente Administrativo
14 Recibe y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma autorizada
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Sub contraloría ó Dependencia autorizada
15
Firma el oficio que solicita la transferencia, y así autoriza debitar la cuenta bancaria de la CGC y acreditar a favor de las personas beneficiarias
Subcontralor ó Autoridad
correspondiente
16
Devuelve el expediente a la Dirección
de Finanzas
Asistente
Administrativo Ejecutivo
17 Recibe y traslada el expediente a la Ventanilla Única de Viáticos
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
18
Reproduce en fotocopia el oficio y la transferencia, para que por medio del Procurador se envíen a la Institución bancaria Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
19 Graba el archivo de la transferencia, lo envía por correo electrónico a la Jefatura para su encriptado
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
91
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Anticipo de Viáticos Hoja 3 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
20
Efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma, reenvía el archivo cifrado al Encargado de la Ventanilla Única de Viáticos
Jefe Departamento de Tesorería
21
Envía por correo electrónico el archivo cifrado a la Institución bancaria, donde con base en esta forma y la documentación física, efectúan las operaciones solicitadas Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
22
Archiva los formularios de Viático Anticipo concedidos; en orden alfabético, conforme el nombre del beneficiario
23 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
92
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Ventanilla Única de Viáticos, Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Anticipo de Viáticos
Subcontraloría Dirección
de Finanzas Encargado Ventanilla
Única de Viáticos
Revisor de
Auditoría Interna
Jefe del Depto.
de Tesorería
Inicio
Revisa datos,
cálculos y
documentos
necesarios
Coloca sello de
recibido y entrega
cuadruplicado al
interesado
Elabora nota para
Auditoría interna con
todas las solicitudes
de V-A
Revisa, firma, sella
y devuelve las
solicitudes sin
deficiencias a la
V.U.V.
Las otras solicitudes
se devuelven a la
V. U. V. con las
observaciones
necesarias
Revisa, firma de
Vo.Bo. y devuelve
a VUV la
transferencia
Solicita al Banco la
transferencia en
oficio numerado
Adjunta al oficio, las
solicitudes y la
transferencia
firmada
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente
al Director
El Director revisa
y firma el oficio
para solicitar la
transferencia
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría
2
Recibe de la persona
nombrada el V-A y
copia de
Nombramiento
Elabora transferencia
bancaria en formato
de pago de viáticos
en Quetzales
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
93
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Anticipo de Viáticos
Subcontraloría Dirección
de Finanzas
Jefe Depto.
de Tesorería
Revisor de
Auditoría InternaEncargado Ventanilla
Única de Viáticos
1
Efectúa protección a
la privacidad del
archivo cifrándolo en
un criptograma
Fin
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente a la
Ventanilla Única de
Viáticos
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente
al Subcontralor
Subcontralor firma el
oficio y así autoriza
debitar de la CGC y
acreditar a las
personas nombradas
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Reproduce el oficio
y la transferencia y
los envía al banco
con el Procurador
Graba el Archivo de
la transferencia, lo
envía por correo
electrónico al Jefe de
Tesorería
Envía por correo
electrónico el
archivo cifrado al
Banco
Con base en el
archivo cifrado y el
documento. físico, el
banco efectúa las
operaciones
Archiva los
V-A en
orden
alfabético
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
94
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Constancia de Viáticos al interior del País Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Llena el encabezado del formulario Viático Constancia (V-C) con los datos necesarios
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General
de Cuentas 2
Presenta el Viático Constancia a la autoridad de la Institución que se visita, Municipalidad u otra Dependencia del Estado, para que se complete la información
3
Anota fecha y hora de llegada, fecha y hora de salida, consigna el cargo que desempeña, firma y sella en la casilla que corresponde
Autoridad a quien consta
Institución Pública
4 Devuelve el Viático Constancia a la persona nombrada
5
Verifica que el formulario Viático Constancia (V-C) tenga anotado el cargo de la autoridad a quien consta, los sellos y las firmas correspondientes
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General
de Cuentas
6 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
95
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Constancia de Viáticos al interior del País
Autoridad de la Institución PúblicaPersona nombrada
Inicio
Presenta el V-C en
Institución Pública
local, para que se
complete la
información
Anota fechas y hora
de llegada y salida,
cargo que
desempeña, firma y
sella en la casilla
Devuelve el
formulario de
Viático Constancia
(V-C) a la persona
nombrada
Verifica formulario
que tenga los sellos
y firmas, anotado
Cargo de la
Autoridad a quien
consta
Fin
Llena el Viático
Constancia (V-C)
con los datos
necesarios
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
96
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Constancia de Viáticos al exterior del País Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Consigna su nombre completo en los lugares de Salida e Ingreso del formulario de Viático Exterior (V-E)
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General
de Cuentas
2
Entrega a la autoridad migratoria el Viático Exterior (V-E), al momento de su salida e ingreso al País, para que anote los datos que requiere, lo firme y selle como corresponde
3
Revisa que en el formulario de Viático Exterior (V-E) se hayan anotado los datos necesarios y que esté firmado y sellado por la Autoridad de Migración a quien consta la salida e ingreso al País. (en el Aeropuerto o en la Delegación Fronteriza)
4 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
97
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Constancia de Viáticos al exterior del País
Persona nombrada
Inicio
Entrega a la
Autoridad migratoria
el (V-E) al salir y
también cuando
ingresa al País
La Autoridad
Migratoria anota los
datos requeridos,
firma y sella el
formulario
Revisa que en el V-E
estén sus datos,
firma y sello de la
autoridad a quien
consta
Fin
Consigna su nombre
completo en los
lugares de entrada y
salida del Viático
Exterior (V-E)
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
98
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Liquidación de Viáticos Hoja 1 de 4
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Presenta en Ventanilla Única de Viáticos, el Viático Liquidación (V-L), adjunta el Viático Anticipo y Viático Constancia; copia del nombramiento, con el cronograma de actividades o detalle de obras o proyectos visitados, si fuere el caso
Persona nombrada
Dependencias de la Contraloría General
de Cuentas
2
Adjunta el Viático Constancia ó Viático Exterior que comprueba el tiempo de permanencia en las fechas y los lugares visitados, con el respaldo correspondiente
3 Adjunta la copia cuadruplicada del (V-A), si se le concedió anticipo
4
Acompaña planilla con el detalle de pasajes, por transporte extraurbano, con firma de la persona comisionada y el Visto Bueno del Director de la Dependencia
5
Adjunta el anexo de liquidación que proporciona Servicios Generales con
el detalle de las facturas si se incurre en gastos de combustible por uso de vehículo de la Institución
6
Presenta, en caso de incurrir en gastos extraordinarios, los comprobantes con el razonamiento y las firmas necesarias
7
Verifica los documentos de soporte, corrobora que los datos y cálculos estén correctos, las cantidades escritas en números y letras, además de la firmas y sellos necesarios
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
99
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Liquidación de Viáticos Hoja 2 de 4
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
8
Verifica el plazo de 10 días hábiles que establece el Artículo 9 del Reglamento de Viáticos, contados a partir de la última fecha consignada en el Viático Constancia. Si este plazo
se excede, no procede recibir la liquidación
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos 9
Estampa el sello de recibido, con la fecha, hora y firma, siempre y cuando se cumpla con lo requerido
10
Elabora la nota de envío de todas las entregas de viático liquidación recibidas y realiza el traslado a la Dirección de Auditoría Interna
11
Revisa, firma y sella las liquidaciones que llenan a cabalidad los requisitos y las devuelve a la Ventanilla Única de Viáticos. Las otras se regresan con las observaciones para que se realicen las correcciones necesarias
Revisor Dirección de
Auditoría Interna
12
Elabora transferencia bancaria numerada, utilizando el formato de pago de viáticos en quetzales y consignando el concepto de la siguiente manera: L= Liquidación, F=Fijo
Encargado Ventanilla Única
de Viáticos
13
Traslada la transferencia con los documentos a pagar, a la Jefatura del Departamento de Tesorería, para la firma de Visto Bueno
14 Revisa que la transferencia bancaria esté correcta, previo a la firma y sello de Visto Bueno.
Jefe Departamento de Tesorería
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
100
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Liquidación de Viáticos Hoja 3 de 4
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
15
Elabora oficio numerado dirigido a la Institución bancaria que corresponda, solicitando debitar de la cuenta monetaria de la CGC y acreditar en las cantidades objeto de pago, a las cuentas de los beneficiarios que se mencione Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
16
Agrega al oficio de solicitud de débito y acreditamiento de cuentas, la transferencia firmada por el Jefe de Tesorería y los documentos objeto de pago; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
17 Recibe y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de finanzas
18 Revisa y firma el oficio de solicitud de la transferencia
Director
19
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada)
Asistente Administrativo
20
Recibe y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma autorizada, para la firma respectiva
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Subcontraloría ó Dependencia autorizada
21
Firma el oficio, autorizando así el debito de la cuenta bancaria de la CGC y el acreditamiento a favor de las personas beneficiarias
Subcontralor ó Autoridad
correspondiente
22 Devuelve el oficio y la documentación respectiva, a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
101
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Liquidación de Viáticos Hoja 4 de 4
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
23 Traslada el oficio autorizado y los documentos de soporte a la Ventanilla Única de Viáticos
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
24
Reproduce el oficio y la transferencia, para que por medio del Procurador se envíen a la institución bancaria Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
25 Graba el archivo de la transferencia, lo envía por correo electrónico a la Jefatura para su encriptado
26
Efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma, reenvía el archivo cifrado al Encargado de la Ventanilla Unica de Viáticos
Jefe Departamento de Tesorería
27
Envía por correo electrónico el archivo cifrado a la institución bancaria donde con base en esta forma y la documentación física, se efectúen las operaciones solicitadas
Encargado
Ventanilla Única de Viáticos
28
Debe estar pendiente que las
operaciones por transferencia se efectúen por el sistema bancario para que los formularios de viático sean descargados del registro interno que se dispone en la ventanilla Única de Viáticos y posteriormente se trasladen por medio de listado, al Encargado del Fondo Rotativo, para su reposición
29 Fin del Procedimiento.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
102
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Liquidación de Viáticos
SubcontraloríaEncargado Ventanilla
Única de Viáticos
Revisor de
Auditoría Interna
Jefe Depto.
de Tesorería
Dirección de
FinanzasPersona nombrada
Inicio
Presenta en V.U.V. el
(V-L), cronograma de
actividades y copia del
Nombramiento
Adjunta (V-C) para
comisiones locales o
viático exterior
(V-E), con el debido
respaldo
Adjunta del (V-A)
copia cuadruplicada
y planilla de pasajes
por transporte
extraurbano utilizado
Gastos combustible,
adjunta el anexo de
liquidación de
Servicios Grales. con
facturas y Vo. Bo.
Presenta para gastos
extraordinarios
comprobantes
razonados con las
firmas necesarias
Verifica documentos
de soporte,
corrobora datos,
cálculos y las firmas
correspondientes
Verifica que se
cumpla con el plazo
establecido para
presentar la
liquidación
Estampa el sello
de recibido con
fecha, hora y firma
Elabora nota para
Auditoría con todas
las solicitudes de V-L
Revisa, firma, sella y
devuelve las
liquidaciones sin
deficiencias a la
V.U.V.
Las otras solicitudes
se devuelven a la
V.U.V. con las
observaciones
necesarias
Elabora transferencia
bancaria en formato
de Pago de viáticos
por L=Liquidación o
F=Fijo
Revisa, firma y sella
de Vo. Bo. devuelve
a la V. U. V. la
transferencia
2
Agrega al Oficio, los
documentos de pago
y la transferencia
firmada
Solicita al banco
debitar de la cuenta de
la CGC y acreditar a
las de los beneficiarios
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
103
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Liquidación de Viáticos
SubcontraloríaDirección de
Finanzas
Jefe Depto.
de Tesorería
Revisor de
Auditoría InternaEncargado Ventanilla
Única de Viáticos
Persona
nombrada
1
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Director
El Director revisa
y firma el oficio
para solicitar la
transferencia
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría
Subcontralor firma el
Oficio y así autoriza
debitar de la cuenta de
la CGC y acreditar a las
personas beneficiarias
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente a la
Ventanilla Única de
Viáticos
Graba el archivo de
la transferencia, lo
envía por correo
electrónico al Jefe de
Tesorería
Efectúa protección a
la privacidad del
archivo cifrándolo en
un criptograma
Con las operaciones
exitosas del banco,
debe descargar los
formularios del registro
interno de la V. U. V.
Posteriormente, por
listado se trasladan
al Encargado del
Fondo Rotativo para
su reposición
Fin
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Subcontralor
Reproduce en
fotocopia el oficio y
la transferencia y los
envía al banco con el
Procurador
Envía por correo
electrónico el
archivo cifrado al
banco
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
104
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Registro en Libro de Bancos Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe el Arqueo de caja, el Reporte del SAG y el duplicado de las boletas de depósito bancario generados por la Caja Receptora Zona 13
Analista Departamento de Tesorería
2 Revisa y clasifica las boletas de la cuenta de depósitos transitorios
3
Elabora, con las boletas de depósitos transitorios, los cheques de traslado de fondos de los ingresos de Caja Receptora Zona 13 a la cuenta de ingresos privativos BANGUAT; en forma separada los ingresos por servicios varios y los cobros por fiscalización
4
Elabora boletas de depósito de los traslados de fondos indicados y los envía con el Procurador al BANGUAT para depositar en la cuenta, ingresos privativos
5 Opera diariamente el libro de bancos de la cuenta de ingresos privativos BANGUAT
6
Archiva los documentos de soporte
7 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
105
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Registro en Libro de Bancos
Analista del Departamento de Tesorería
Inicio
Recibe el arqueo de caja,
el Reporte del SAG y el
duplicado de los
depósitos bancarios
generados por la Caja
Receptora Zona 13
Revisa y clasifica las
boletas de depósito
bancario de la
cuenta de depósitos
transitorios
Elabora depósitos de
los traslados de fondos
indicados y los envía a
depositar al BANGUAT
en Ingresos Privativos
Opera diariamente el
Libro de Bancos de la
Cuenta de Ingresos
Privativos Banguat
Archiva los
documentos
de soporte
Fin
Elabora con depósitos
transitorios, los
cheques de traslado
de fondos de ingresos
de caja a Ingresos
privativos BANGUAT
Elabora también lo
correspondiente a
los cobros por
fiscalización
Elabora en forma
separada los
ingresos por
servicios varios
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
106
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Ingreso Inventario de Cuentas de proveedor
al SICOINDES Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Traslada al Departamento de Tesorería, el inventario de cuentas de
proveedor con copia de Cédula de Vecindad y de carné del NIT para persona individual o copia de patente de comercio y constancia del registro tributario unificado para persona jurídica Auxiliar
Departamento de Compras y
Suministros
2 Acompaña para persona individual, copia de cédula de vecindad y de carné de NIT
3 Adjunta copia de patente de comercio y de constancia de Registro Tributario Unificado para persona jurídica
4 Confirma por correo electrónico, con los bancos correspondientes, la cuenta de los proveedores
Analista Departamento de Tesorería
5
Ingresa al SICOINDES el inventario de cuentas, después de que ha sido confirmado por el banco, el número de cuenta del proveedor o beneficiario
6 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
107
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Ingreso Inventario de Cuentas de
Proveedor al SICOINDES
Analista del Departamento
de Tesorería
Auxiliar del Departamento
de Compras y Suministros
Inicio
Fin
Traslada a Tesorería
el inventario de
cuentas de
proveedor
Confirma por correo
electrónico con los
bancos, la cuenta de
los proveedores
Acompaña para
persona individual,
copia de cédula de
Vecindad y de carné
de NIT
Adjunta copia de
patente de comercio
y de constancia del
Registro Tributario
Unificado para
persona Jurídica
Ingresa al
SICOINDES el
inventario de cuentas
previa confirmación
del los números
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
108
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por
Transferencia en SICOINDES Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Verifica que la documentación presentada por los proveedores esté completa
Director Dirección
de Finanzas 2
Aprueba la solicitud de pago en
SICOINDES, para que aparezca en el Reporte de pago a beneficiarios
3 Consulta en el SICOINDES, los pagos del día, aprobados por la Dirección de Finanzas Analista de
pagos directos
Departamento de Tesorería
4 Emite el reporte “CUR DEVENGADOS PENDIENTE DE PAGAR” y lo traslada a la Jefatura
5 Aprueba el documento de traslado de fondos
Jefe
6
Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del proveedor, incluyendo la clave de la transferencia y firma
7
Genera el documento de traslado de fondos por proveedor por medio de 3 pasos en el SICOINDES:
a) Generar transferencia, b) Operaciones con transferencia, c) Transferencia BANGUAT
Analista de pagos directos
8
Elabora oficio de traslado de fondos para que el BANGUAT o BANRURAL realice la transferencia, determina la clave para el pago y lo envía a la Jefatura para revisión y visto bueno
9 Revisa transferencia y firma de visto bueno
Jefe
10 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas
Analista de pagos directos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
109
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por
Transferencia en SICOINDES Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11 Recibe y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
12 Revisa y firma la transferencia. Director
13
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada)
Asistente Administrativo
14 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor
Asistente Administrativo
Ejecutivo Subcontraloría ó Dependencia autorizada
15 Autoriza con su firma la transferencia Subcontralor
16 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
17 Recibe y traslada el expediente al Departamento de Tesorería
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
18
Registra en libro de bancos la transacción y efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma
Jefe
Departamento
de Tesorería 19 Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado
Analista de pagos directos
20 Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente
21 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción
Procurador Dirección
De Finanzas
22 Solicita nota de débito al banco, la adhiere y archiva el expediente
Analista de pagos Directos
Departamento de Tesorería
23 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
110
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por Transferencia en
SICOINDES
Departamento de Tesorería Subcontraloría Dirección de
Finanzas
Inicio
Vverifica que los
documentos
presentados por los
proveedores estén
completos
Aprueba la solicitud
de pago en
SICOINDES, para el
reporte de pago a
beneficiarios
El Analista consulta
en el SICOINDES los
pagos del día
aprobados por la
Dirección de Finanzas
El Analista emite el
reporte CUR
devengados
pendiente de pagar
El Jefe aprueba el
documento de
traslado de Fondos
El Jefe determina
disponibilidad
financiera, revisa,
verifica datos y firma
El Analista genera
doc. de traslado de
fondos por proveedor
con 3 pasos en el
SICOINDES
- Generar transf,
--Operaciones con
transferencia,
- Transferencia
BANGUAT
El Analista traslada
el expediente a la
Dirección de
Finanzas para el
trámite de firmas
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Director
Revisa y firma la
transferencia
Asistente Admitivo
traslada el
expediente a la
Subcontraloría
Asistente Admitivo.
ingresa y traslada
el expediente al
Subcontralor
El Subcontralor
autoriza con
su firma la
transferencia
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al Depto.
de Tesorería
El Analista remite al
banco por correo
electrónico, el
archivo cifrado
El Jefe registra en
Libro de Bancos la
transacción
El Analista envía con
el Procurador, la
transferencia escrita,
al banco
correspondiente
El Procurador
entrega la
transferencia y
devuelve al Analista
la constancia
El Analista solicita
Nota de débito al
banco y la adhiere
al expediente
Elabora oficio de
traslado de fondos
para que BANGUAT
o BANRURAL realice
la transferencia
El Jefe efectúa
protección a la
privacidad del
archivo cifrándolo en
un criptograma
Archiva el
expediente
El Jefe revisa y
firma de visto
bueno
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
111
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en
SICOINDES Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Traslada al Departamento de Tesorería, la integración de
descuentos de nómina
Analista Departamento de Administración de
Sueldos y Salarios
2 Elabora la integración de pagos por fuente de financiamiento
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
3 Revisa la integración de pagos por acreedor y aprueba el traslado de fondos en el SICOINDES
Jefe
4
Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del acreedor, incluyendo la clave de la transferencia y firma
5
Genera documento de pago por Acreedor, a través de 3 pasos en el SICOINDES: a) Generar Transferencia, b) Operaciones con transferencia, c) Transferencia BANGUAT
Analista de Pagos Directos
6
Elabora oficio de traslado de fondos
para que el BANGUAT o BANRURAL realice la transferencia, determina la clave para el pago y lo envía a la Jefatura para revisión
7 Revisa transferencia y firma de visto bueno
Jefe
8 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas
Analista de Pagos Directos
9 Recibe y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
10 Revisa y firma la transferencia
Director
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
112
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en
SICOINDES Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada)
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
12 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Subcontraloría ó Dependencia autorizada
13 Autoriza con su firma la transferencia
Subcontralor ó Autoridad
correspondiente
14 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
15 Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Tesorería
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
16
Registra en libro de bancos la transacción y efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma
Jefe
Departamento de Tesorería 17
Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado
Analista de
Pagos directos 18
Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente
19 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción
Procurador Dirección
de Finanzas
20
Solicita nota de débito al banco, requiere los recibos y facturas a los acreedores, los adhiere y archiva el expediente
Analista de Pagos directos
Departamento de Tesorería
21 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
113
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en SICOINDES
Departamento de TesoreríaDirección de
FinanzasSubcontraloría
Depto. de Admón. de
Sueldos y Salarios
Inicio
El Analista traslada al
Depto. de Tesorería,
la integración de
descuentos de
nómina
El Analista elabora la
integración de pagos
por fuente de
financiamiento
El Analista genera
documento de pago
por Acreedor, a
través de 3 pasos en
el SICOINDES
-Generar transf
-Operaciones con
transferencia
-Transferencia
BANGUAT
El Jefe revisa
transferencia y firma
de visto bueno
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Director
El Director revisa
y firma la
transferencia
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría
Asistente Admitivo.
ingresa y traslada el
expediente al
Subcontralor
El Subcontralor
autoriza con su
firma la
transferencia
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al Depto.
de TesoreríaEl Analista remite al
banco por correo
electrónico, el
archivo cifrado
El Analista solicita
nota de débito al
banco, requiere los
recibos y facturas a
los acreedores
Fin
El Jefe determina
disponibilidad
financiera, revisa,
verifica datos y firma
El Jefe revisa la
integración de pagos
y aprueba el traslado
de fondos en el
SICOINDES
Elabora oficio de
traslado de fondos
para que BANGUAT
o BANRURAL realice
la transferencia
El Jefe registra en
libro de bancos la
transacción
El Jefe efectúa
protección a la
privacidad del
archivo cifrándolo en
un criptagrama
El Analista envía con
el Procurador, la
transferencia escrita,
al banco
correspondiente El Procurador
entrega la
transferencia y
devuelve al Analista
la constancia Archiva el
expediente
El Analista traslada
el expediente a la
Dirección de
Finanzas para el
trámite de firmas
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
114
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo Hoja 1 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Recibe de Dirección de Delegaciones Departamentales y del Depto. de Compras, documentos para pago por medio del fondo rotativo
Analista Departamento de presupuesto 2
Revisa y asigna la partida presupuestaria correspondiente
3 Traslada al Depto. de Tesorería la documentación para pago con cheque por medio del fondo rotativo
4
Revisa que la misma cumpla con los requisitos, esté razonada y contenga tanto el renglón presupuestario como la fuente de financiamiento
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
5 Emite el cheque a través del –SAG- Sistema de Auditoría Gubernamental ingresando los datos requeridos
6
Asigna la llave de verificación con la que será pagado el cheque, lo anota en el libro de bancos, integra al expediente y lo traslada a la Jefatura
7 Revisa cheque, clave, firma de visto bueno y lo regresa al Analista
Jefe
8 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas
Analista del Fondo Rotativo
9 Recibe y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
10 Revisa y firma el cheque Director
11
Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada
Asistente Administrativo
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
115
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo Hoja 2 de 3
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
12 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma registrada
Asistente Administrativo
Ejecutivo
Sub contraloría ó Dependencia autorizada
13 Autoriza con su firma el cheque
Subcontralor ó Autoridad
correspondiente
14 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas
Asistente Administrativo
Ejecutivo
15 Recibe y traslada el expediente a la caja receptora
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
16 Recibe el expediente con los cheques firmados y coloca sello de recepción
Receptor/ Pagador
Caja Zona 13
17 Informa a los proveedores que sus cheques están disponibles
18 Realiza el pago requiriendo la firma y datos del proveedor en el voucher
19
Elabora listado de pagos efectuados, clasifica los documentos de respaldo y traslada el expediente al Analista del Fondo Rotativo
20 Revisa, asigna número al listado y traslada el expediente a la Jefatura
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
21 Revisa expediente, otorga el visto bueno y lo devuelve al Analista
Jefe
22 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para el registro contable correspondiente
Analista del Fondo Rotativo
23 Registra contablemente, aprueba y archiva el expediente
Analista Departamento
de Contabilidad
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
116
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo Hoja 3 de 3
Fecha de Elaboración: Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
24
Emite el documento de pago de operaciones contables, elabora la transferencia de fondos para acreditar a la cuenta del fondo rotativo
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
25
Registra en libro de bancos la transacción y efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma
Jefe
26 Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado
Analista de Pagos Directos
27 Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente
28 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción
Procurador Dirección
de Finanzas
29 Solicita nota de débito al banco, la adhiere y archiva el expediente
Analista de Pagos Directos
Departamento de Tesorería
30 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
117
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo
Departamento de
Tesorería
Departamento de
PresupuestoSubcontraloríaDirección de Finanzas
Inicio
El Analista traslada a
Tesorería los docs.
para pago con
cheque por medio
del fondo rotativo
El Receptor recibe el
expediente con los
cheques firmados y
coloca Sello de
Recepción
El Receptor informa
a los proveedores
que sus cheques
están disponibles
El Receptor realiza el
pago requiriendo la
firma y datos del
proveedor en el
voucher
Elabora listado de
pagos efectuados,
clasifica docs.de
respaldo y traslada al
Analista del Fondo Rot.
2
El Director revisa
y firma el cheque
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente a la Caja
Receptora de
Tesorería
Asistente Admitivo.
recibe y traslada el
expediente al
Director
Asistente Admitivo.
traslada el
expediente a la
Subcontraloría
El Subcontralor
autoriza con su
firma el cheque
Asistente Admitivo.
ingresa y traslada el
expediente al
Subcontralor
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
El Analista traslada
el expediente a la
Dirección de
Finanzas
Recibe de Compras
y Delegaciones,
documentos para
pago por medio del
Fondo Rotativo
El Analista revisa
que los documentos
cumplan con los
requisitos necesarios
El Analista emite el
cheque a través del
SAG, ingresando los
datos requeridos
El Analista revisa
y asigna la partida
presupuestaria
El Analista asigna la
llave de verificación
para el pago del
cheque
El analista realiza
anotaciones en el
libro de bancos.
integra al expediente
y lo traslada al Jefe
El Jefe revisa
cheque, clave, firma
de visto bueno y lo
regresa al Analista
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
118
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 2/2
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo
Dirección de FinanzasDepartamento de
ContabilidadDepartamento de Tesorería
1
El Analista revisa,
asigna número al
listado y traslada el
expediente a la
Jefatura
El Jefe revisa el
expediente, otorga el
Vo. Bo. y lo devuelve
al Analista
El Analista del Fondo
Rotativo traslada el
expediente al Depto.
de Contabilidad
El Analista registra
contablemente,
aprueba y archiva el
expediente
El Analista remite al
banco por correo
electrónico,
el archivo cifrado
El Analista envía con
el Procurador, la
transferencia escrita,
al banco
correspondiente
El Procurador
entrega la
transferencia y
devuelve al Analista
la constancia
El Analista solicita
nota de débito al
banco y la adhiere al
expediente
Fin
El Analista de pagos
directos emite el
documento de pago
de operaciones
contables
Analista elabora la
transferencia de
fondos para acreditar
a la cuenta del
fondo rotativo
El Jefe registra en el
Libro de Bancos la
transacción
El Jefe efectúa
protección a la
privacidad del
archivo cifrándolo en
un criptograma
Archiva el
expediente
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
119
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Información para rendición de cuentas por la Caja Fiscal
Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Prepara la información con saldos conciliados, después del cuadre del Fondo Rotativo Institucional y Privativo
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
2 Imprime la información en el formulario de caja fiscal: FORMA 200-A3 y lo traslada a la Jefatura
3
Revisa la caja fiscal con la documentación de soporte, si necesita cambios, se realizan y se imprime nuevamente la información Jefe
4 Firma y sella la FORMA 200-A3
5 Lleva el expediente a la Dirección de Finanzas
Analista del Fondo Rotativo
6 Ingresa y traslada el expediente al Director
Asistente Administrativo
Dirección de Finanzas
7 Firma y sella la FORMA 200-A3
Director
8
Devuelve el expediente al Analista
Asistente Administrativo
9 Desglosa copias de la FORMA 200-A3 y archiva original
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
10
Envía duplicado a la Sección de Cuenta Corriente, del Departamento de Formas y Talonarios, en los primeros 5 días de cada mes
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
120
Dirección de Finanzas
Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería
Procedimiento: Información para rendición de cuentas por
la Caja Fiscal Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración:
Marzo / 2012
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
11 Ejecuta el Procedimiento de Rendición de cuentas por medio de la
caja fiscal
Analista de Caja Fiscal
Sección de Cuenta Corriente
12 Archiva el expediente
Analista del Fondo Rotativo
Departamento de Tesorería
13 Fin del procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
121
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería
Nombre del Procedimiento: Información para rendición de cuentas por la
caja fiscal
Dirección
de Finanzas
Sección de Cuenta
Corriente
Departamento
de Tesorería
Inicio
El Analista
prepara la
información con
saldos conciliados
Analista imprime
la información en
la FORMA 200-A3
El Jefe revisa la caja
fiscal, si necesita
cambios, se imprime
nuevamente
El Jefe firma y
sella la
FORMA 200-A3
El analista lleva el
expediente a la
Dirección de
Finanzas
Asistente Admitivo.
ingresa y traslada el
expediente al
Director
El Director firma y
sella la
FORMA 200-A3
Asistente Admitivo.
devuelve el
expediente al
Analista de Tesorería
El Analista desglosa
copias de la
FORMA 200-A3 y
archiva original
Envía duplicado a la
Sección de Cuenta
Corriente, en los
primeros 5 días de
cada mes
Analista de caja
fiscal, ejecuta
Rendición de
cuentas por la
caja fiscal
Archiva el
expediente
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
122
SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo:
Puede ser acción o lugar; además, se usa para
indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Actividad: Describe las funciones que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento
que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro
del flujo en donde se debe tomar una decisión
entre dos o más opciones.
Archivo Permanente: Indica que se guarde un
documento en forma permanente o definitiva.
Archivo Temporal: Indica que se guarde un
documento en forma temporal.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Finanzas
123
Proceso Predefinido: Hace referencia a otro
procedimiento preestablecido.
Conector de página: Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace del
diagrama de flujo dentro de la misma página.
Transporte o Desplazamiento: Indica el
movimiento de los empleados, material y equipo
de un lugar a otro.
Conector Dinámico: Establece de forma
automática la ruta entre las formas.
Conector de Línea: Conecta los procesos en el
diagrama, mediante líneas rectas.