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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

INFORME CONSOLIDADO AUDITORIA AL BALANCE

VIGENCIA 2011

PABLO ENRIQUE HUERTAS PORRAS

CONTRALOR GENERAL DE BOYACÁ

CONTROL FISCAL TÉCNICO Y PARTICIPATIVO PARA BOYACÁ”

TUNJA – JUNIO DE 2012

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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

INFORME CONSOLIDADO AUDITORIA AL BALANCE

VIGENCIA 2011

ANA DEISY RODRIGUEZ SAENZ

DIRECTORA OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS

NUBIA LUCIA JIMENEZ

AZUCENA FORERO FORERO

MILTON JOSE GALAN JIMENEZ

ELSA ESTHER PEREZ PEDRAZA

HERNANDO BERNAL SOLER

MIRYAM LEONOR ARCHILA SOTO

SALVADOR PEÑA CORTES

IRMA ELENA BECERRA SANCHEZ

JORGE WILLIAM PRIETO ACEVEDO

NUBIA LUCIA JIMENEZ OCHOA

GILMA MENDIVELSO MENDIVELSO

JOSE DOMINGO SALAZAR

AURA ALICIA CAMPOS RUIZ

RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ

ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA

SALVADOR PEÑA CORTES

ADOLFO QUINTANA CRISTANCHO

MARIA ELISA MONTAÑES PARRA

MARCELA GUEVARA SEPÚLVEDA

LIZBETH LILIANA CRISTANCHO CASAS

Auditores

TUNJA – JUNIO DE 2012

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INTRODUCCIÓN

De conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia en su artículo 268 y en concordancia con la ley 42 de 1993, ley 298 de 1996 y resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República, se practicó Auditoría al Balance vigencia 2011 al Departamento de Boyacá-Administración Central y descentralizada, Municipios y Empresas Sociales del Estado.

El informe presenta el resultado consolidado de la evaluación realizada a diecisiete (17) sujetos de control, los cuales se incluyeron en el Plan Anual Operativo de Economía y Finanzas de la Contraloría General de Boyacá.

En desarrollo del proceso Auditor se analizó, confrontó y verificó la consistencia de las cifras presentadas a 31 de diciembre de 2011 en los Estados Financieros, a través de la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento; se hizo seguimiento a las cuentas mas representativas y de riesgo, a las glosas contables de la vigencia anterior, se determinaron los hallazgos, se efectúo análisis financiero a las cuentas con alto impacto, se evalúo el sistema de control interno contable y se elaboraron las conclusiones y recomendaciones pertinentes, con base en las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia y el aplicativo AUDIBAL.

Teniendo en cuenta que la contabilidad pública como sistema de información debe permitir a la administración la toma de decisiones, la evaluación de su gestión y el análisis del impacto que su desempeño pueda ocasionar de manera individual en cada entidad y en las finanzas públicas consolidadas, se espera que la información contenida en este documento sea de gran utilidad desde el ámbito financiero y económico y haga posible el diseño de políticas macroeconómicas y fiscales.

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Pág

INTRODUCCIÓN 4 1

GOBERNACIÓN DE BOYACA – ADMINISTRACION CENTRAL 10

1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 10 1.2 COBERTURA 10 1.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA

ANTERIOR. 11 1.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO

IMPACTO 12 1.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTABLE 12 1.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 12

1.6.1 Generales 12 1.6.2 Específicos 15

1.7 OPINION CONTABLE 46 1.8 CONCLUSIONES 47 1.9 RECOMENDACIONES 50

2 INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ - INFIBOY 75 2.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 75 2.2 COBERTURA 75 2.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






3 LOTERIA DE BOYACÁ 92 3.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 92 3.2 COBERTURA 92 3.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






4 MUNICIPIO DE CHÍQUIZA 109 4.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 109

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4.2 COBERTURA 109 4.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






5 MUNICIPIO DE CHIVATA 115 5.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 115 5.2 COBERTURA 115 5.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO





6 MUNICIPIO DE EL COCUY 133 6.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 133 6.2 COBERTURA 133 6.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






7 MUNICIPIO DE GARAGOA 151 7.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 151 7.2 COBERTURA 151 7.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA




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8 MUNICIPIO DE MONIQUIRÁ 176 8.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 176 8.2 COBERTURA 176 8.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO





9 MUNICIPIO DE PAEZ 194 9.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 194 9.2 COBERTURA 194 9.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA





9.7 OPINION CONTABLE 202 9.8 CONCLUSIONES 203 9.9 RECOMENDACIONES 204 10 MUNICIPIO DE PUERTO BOYACÁ 213

10.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 213 10.2 COBERTURA 213 10.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






11 MUNICIPIO DE SANTANA 238 11.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 238 11.2 COBERTURA 238

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11.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR. 238

11.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO 238

11.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 238

11.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 239 11.6.1 Generales 239 11.6.2 Específicos 240


12 MUNICIPIO DE SORA 244 12.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 244 12.2 COBERTURA 244 12.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO





13 MUNICIPIO DE TURMEQUE 265 13.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 265 13.2 COBERTURA 265 13.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






14 MUNICIPIO DE VIRACACHA 287 14.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 287 14.2 COBERTURA 287 14.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO




14.6 OPINION CONTABLE 293

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14.7 CONCLUSIONES 293 14.8 RECOMENDACIONES 294

15 ESE HOSPITAL CHIQUINQUIRÁ 298 15.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 298 15.2 COBERTURA 298 15.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






16 ESE HOSPITAL MIRAFLORES 305 16.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 305 16.2 COBERTURA 305 16.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA






17 ESE HOSPITAL MONIQUIRÁ 322 17.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 322 17.2 COBERTURA 322 17.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO





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1. GOBERNACIÓN DE BOYACA – ADMINISTRACION CENTRAL

1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoria al Balance a la Gobernación de Boyacá Sector Central comprende la evaluación y la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables y bajo normas de Auditoria generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

1.2 COBERTURA

Teniendo en cuenta el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 de la Gobernación de Boyacá, y la complejidad de la información, se hizo necesario tomar la muestra que se relaciona a continuación: 1.2.1. ACTIVO - Grupo 11 EFECTIVO, se tomó en su totalidad, constituido por las cuentas 1105 CAJA y la 1110 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. - Grupo 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, se tomó: De la cuenta 1201 Inversiones Administración de Liquidez en Títulos de Deuda, la Subcuenta 120106 Certificados de Depósito a Término y de la cuenta 1202 Inversiones Administración de Liquidez en Títulos Participativos, la Subcuenta 120204 Carteras Colectivas. - Grupo 13 RENTAS POR COBRAR: De la cuenta 1310, se tomó las Subcuentas 131022 Impuesto al Consumo de Licores/ Aperitivos y 131033 Impuesto sobre vehículos Automotores. - Grupo 14 DEUDORES: De la cuenta 1401 Ingresos no Tributarios, se tomó las Subcuentas 140103 Intereses, 140108 Regalías y Compensaciones; de la cuenta 1420 Avances y Anticipos Entregados, las Subcuentas 142012 Anticipos para la Adquisición de Bienes y Servicios, y 142013 Anticipos para Proyectos de Inversión; de la cuenta 1424 Recursos entregados en Administración la Subcuenta 142402 En Administración y de la cuenta Otros Deudores la Subcuenta 147013 Embargos Judiciales. - Grupo 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: De la cuenta 1605, se tomó Terrenos y la Subcuenta Urbanos, de la cuenta 1640 Edificaciones, las Subcuentas 164001 Edificios y Casas y 164010 Clínicas y Hospitales, y de la cuenta 1655 Maquinaria y Equipo, se tomo la Subcuenta 165504 Maquinaria Industrial. - Grupo 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO: se tomó, de la cuenta 1710 Bienes de Beneficio y Uso Público, la Subcuenta 171001 Red Terrestre. 1.2.2. PASIVO: De este se tomaron los siguientes Grupos y Subcuentas. - Grupo 24 CUENTAS POR PAGAR: De la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, se tomó la Subcuenta 240102 Proyectos de Inversión y de la cuenta 2425 Acreedores se tomó la Subcuenta 242590 Otros Acreedores.

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- Grupo 27 PASIVOS ESTIMADOS: De la cuenta 2710 Provisión para Contingentes se tomó la Subcuenta Litigios y de la cuenta 2720 Provisión para pensiones las Subcuentas 272003 Cálculo Actuarial de Pensiones Actuales y 272004 Pensiones Actuales por Amortizar. 1.2.3. PATRIMONIO. - Grupo 31 HACIENDA PUBLICA: De la cuenta 3105 Capital Fiscal, se tomó la Subcuenta Departamento, y de la cuenta 3120 Superávit por Donación las Subcuentas 312001 En Dinero y 312002 En Especie. 1.2.4. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS. - Grupo 81 DERECHOS CONTINGENTES: De la cuenta 8120 Ligios y Mecanismos Alternativos de Solución, se tomó las Subcuentas 812002 Laborales, 812003 Penales y 802004 Administrativas. 1.2.5. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS. - Grupo 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES, se tomó de la cuenta 9120 Ligios y Mecanismos Alternativos de Solución, la Subcuenta 912004 Administrativas.

1.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR. De Los hallazgos contables y financieros de la Auditoría practicada a la vigencia 2010 a la Gobernación de Boyacá, se suscribió convenio de mejoramiento el 13 de junio de 2011 y con una vigencia de seis meses, con el siguiente resultado. Existen aún cuentas inactivas correspondientes a convenios sin liquidar suscritos con diferentes entidades y cuyo avance va hasta ahora en el 50%, de tal manera que el compromiso suscrito no se cumplio. Existen concliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2010 que presentan consignaciones no acreditadas y notas crédito y débito no contabilizadas que se encuentran en proceso de depuraciòn, el cual fue alcanzado al 100% de acuerdo al informe del avance del plan de mejoramiento, para lo cual esta auditoria puedo establecer que esto no se cumplio. Aún persiste el mal diligenciamiento del Estado de Tesorería y no se cumplio el compromiso. Las notas a los Estados financieros no revelan suficientemente la información del periodo contable de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, a la fecha no tiene ningún porcentaje de avance. Si bien es cierto se presentó una relación de Avalúos Actualizado a diciembre 31 de diciembre de 2011, en el balance no se refleja dicha situación por lo cual no se cumplio y el informe del avance dado al 50% no es real. Si bien es cierto en el plan de mejoramiento existe compromiso de integrar e implementar el modulo de Bienes Inmuebles al Sistema Integrado de Información Financiera PCTG y a la fecha se encontraron las mismas inconsistencias. En lo que respecta a Maquinaria Industrial y Maquinaria y Equipo de la ILB, no cuentan con soporte, pues tan sólo presentaron una Relación de Almacén, sin algún docuemtno que certifique la propiedad de los bienes.

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1.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO

En la auditoria al Balance vigencia 2011 practicada a la Gobernación de Boyacá se evidenciaron como cuentas de alto impacto aquellas cuyos registros afectaron notoriamente el resultado patrimonial y por ende el activo del departamento.

Dentro de estas tenemos: Las partidas conciliatorias con saldos no reflejados en contabilidad, los intereses generados por los CDTS que no fueron contabilizados, el monto excesivo de rentas por cobrar de vigencias anteriores que no sean depurado ni actualizado contablemente, la falta de depuración contable de los anticipos derivados de contratos celebrados por la Gobernación y la permanencia de registros de bienes entregados en administración sin efectuar la reclasificación de acuerdo al destino final de los recursos, la falta del registro adecuado y unificado del equipo férreo, estas cuentas hacen que el activo no presente el saldo real. El gran número de demandas que tiene en contra el departamento y el porcentaje tan elevado de provisión para contingencias ocasionan un aumento considerable del pasivo, además de las diferencias en los registros contables de las cuentas de orden que generan inexactitudes en la realidad económica de la Gobernación de Boyacá.

1.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

De acuerdo a la calificación efectuada por la oficina de Control Interno, de la evaluación de los diferentes Ítems, se obtuvo un puntaje promedio de 4.3, el ítem denominado Elaboración de los Estados Contables obtuvo una calificación de 5 cuyo rango es adecuado y el Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información fue de 3.8 cuyo rango de interpretación fue Satisfactorio, cabe aclarar que el grupo auditor no está de acuerdo con esta calificación por cuanto en el desarrollo de la auditoria llevada a cabo en esta entidad, se evidenciaron falencias en registro de cifras, de aplicación de procedimientos, políticas, e implementación de controles que permitan que los estados financieros cumplan con las normas contables generalmente aceptadas.

De otra parte, durante el desarrollo de la Auditoria se presentaron algunas situaciones que incidieron en los resultado, como la desorganización del archivo documental y la falta de integración de la información entre departamentos, igualmente se presentaron falencias por parte de la administración en el suministro de los soportes y documentación; al cabo de la evaluación por parte de la comisión auditara se obtuvo un puntaje de 3,3.

1.6 HALLAZGOS FINANCIEROS

1.6.1 Generales

Existen diferencias entre el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 reportado a la Contraloría General de Boyacá a través de la plataforma SIA (Sistema Integrado de Auditoria) y el presentado a la Contaduría General de la Nación, este último fue entregado a la Contraloría General de Boyacá en la rendición de la cuenta en medio físico y al grupo auditor; diferencias que se reflejan a continuación:

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CONTADURIA GENERAL DE LA NACION Y GRUPO AUDITOR REPORTADO EN ELSISTEMA INTEGRADO DE AUDITORIA

COD. NOMBRE SALDO FINAL COD

. NOMBRE SALDO FINAL DIFERENCIA

100000 ACTIVO 1.269.820.082.963,00 1 ACTIVOS 1.458.771.006.868,00 (188.950.923.905)

110000 EFECTIVO 183.519.162.835,00 11 EFECTIVO 183.252.591.271,00 266.571.564

120000 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS

14.457.336.610,00 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS

18.469.986.002,00 (4.012.649.392)

130000 RENTAS POR COBRAR 28.163.155.183,00 13 RENTAS POR COBRAR 35.659.613.662,00 (7.496.458.479)

140000 DEUDORES 335.968.630.075,00 14 DEUDORES 504.343.372.281,00 (168.374.742.206)

160000 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

92.635.877.673,00 16 PROPIEDADES; PLANTA Y EQUIPO

102.339.150.625,00 (9.703.272.952)

170000 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES

195.786.258.311,00 17

BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES

195.718.603.579,00 67.654.732

190000 OTROS ACTIVOS 419.289.662.276,00 19 OTROS ACTIVOS 418.987.689.448,00 301.972.828

200000 PASIVO 1.392.440.050.492,00 2 PASIVOS 1.395.463.041.428,00 (3.022.990.936)

220000 OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO

114.262.282.753,00 22

OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL

114.262.282.753,00

240000 CUENTAS POR PAGAR 76.037.762.828,00 24 CUENTAS POR PAGAR 76.070.975.522,00 (33.212.694)

250000 OBLIGACI/LABOR/Y DE SEGUR. SOCIAL INTEGRAL

15.938.658.566,00 25

OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

15.938.658.566,00 -

270000 PASIVO ESTIMADOS 1.176.296.560.046,00 27 PASIVOS ESTIMADOS 1.179.286.338.288,00 (2.989.778.242)

290000 OTROS PASIVOS 9.700.716.299,00 29 OTROS PASIVOS 9.700.716.299,00 -

300000 PATRIMONIO 32.706.599.706,00 3 PATRIMONIO 38.497.969.323,00 (5.791.369.617)

310000 HACIENDA PUBLICA 32.706.599.706,00 31 HACIENDA PUBLICA 38.497.969.323,00 (5.791.369.617)

400000 INGRESOS 903.459.662.769,00 4 INGRESOS 903.691.271.647,00 (231.608.878)

410000 INGRESOS FISCALES 352.653.049.238,00 41 INGRESOS FISCALES 352.653.049.238,00 -

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430000 VENTA DE SERVICIOS 1.824.065.544,00 43 VENTA DE SERVICIOS 1.824.065.544,00 -

440000 TRANSFERENCIAS 456.730.860.501,00 44 TRANSFERENCIAS 456.962.469.379,00 (231.608.878)

480000 OTROS INGRESOS 92.251.687.486,00 48 OTROS INGRESOS 92.251.687.486,00 -

500000 GASTOS 1.055.784.526.784,00 5 GASTOS 1.137.713.630.215,00 (81.929.103.431)

510000 DE ADMINISTRACION 107.728.660.530,00 51 DE ADMINISTRACION 107.728.660.530,00 -

520000 DE OPERACIÓN 81.744.669.861,00 52 DE OPERACION 163.367.085.948,00 (81.622.416.087)

530000 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

152.729.143.847,00 53 PROVISIONES; DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

152.595.133.830,00 134.010.017

550000 GASTO PUBLICO SOCIAL 518.970.211.647,00 55 GASTO PUBLICO SOCIAL 519.364.456.517,00 (394.244.870)

570000 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

7.424.087.528,00 57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

7.424.087.528,00 -

580000 OTROS GASTOS 187.185.075.371,00 58 OTROS GASTOS 187.231.527.862,00 (46.452.491)

600000 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN

3.001.703.218,00 6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACION

3.001.703.218,00 -

630000 COSTOS DE VENTAS DE SERVCIOS

3.001.703.218,00 63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS

3.001.703.218,00 -

700000 COSTOS DE PRODUCCION 0,00 7 COSTOS DE PRODUCCION

0,00 -

720000 SERVICIOS EDUCATIVOS 0,00 72 SERVICIOS EDUCATIVOS 0,00 -

800000 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

1,00 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

-8.909.892.237,00 8.909.892.238

810000 DERECHOS CONTINGENTES 26.851.094.736,00 81 DERECHOS CONTINGENTES

26.851.094.736,00 -

830000 DEUDORAS DE CONTROL 96.143.275.969,00 83 DEUDORAS DE CONTROL

183.376.659.699,00 (87.233.383.730)

890000 DEUDORAS POR EL CONTRARIO

-122.994.370.704,00 89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

-219.137.646.672,00 96.143.275.968

900000 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

1,00 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

-102.318.736.644,00 102.318.736.645

910000 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

308.972.457.166,00 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

309.173.076.282,00 (200.619.116)

930000 ACREEDORAS DE CONTROL 96.530.979.138,00 93 ACREEDORAS DE CONTROL

96.952.334.978,00 (421.355.840)

990000 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

-405.503.436.303,00 99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

-508.444.147.904,00 102.940.711.601

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De forma verbal y escrita se solicito insistentemente fueran explicadas las diferencias entre los Balances, ante lo cual se efectuó explicación verbal de la contadora y la funcionaria encargada del reporte y mediante oficio fe fecha 18 de marzo de 2012 emanado de la Subdirección de Contabilidad, recibido el 20 de marzo, se dieron explicaciones, las cuales no argumentaron de forma valida la diferencia, pues se presentan casos como: Presentar un resultado de la sumatoria de una subcuenta más una cuenta de contabilidad; por lo cual se conforma en su totalidad lo requerido al respecto.

De la cuenta 1655 Maquinaria industrial, no se puede determinar la razonabilidad de las cifras, debido a que su valor no está plenamente actualizado, además, en esta cuenta no se incluye la totalidad de los elementos o bienes de propiedad del Departamento, como es el caso de la Plataforma Férrea.

En los libros auxiliares, los bienes inmuebles del Departamento están registrados con costo de adquisición o con avalúos efectuados a más de cinco (5) años atrás y las carpetas que contienen los documentos de los terrenos se hallan sin foliar y no están organizados cronológica y secuencialmente de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y demás normatividad de Archivo.

El software que maneja el área de almacén no está integrado con la oficina de contabilidad y no se han actualizado algunas novedades referentes a los bienes propiedad del Departamento. Además el módulo de bienes inmuebles en Almacén, está en ceros y los bienes de Beneficio y Uso Público no tienen un parámetro definido para consignar su registro; pues no se ha efectuado su debida actualización por falta de Actos Administrativos; lo cual puede incidir en que el Departamento esté cancelando por concepto de seguros de las propiedades, sumas inadecuadas.

El módulo de Almacén solamente está adaptado para los bienes de consumo y devolutivos mas no para los bines inmuebles: terrenos, edificios y casas.

Gran parte de las cuentas seleccionadas para el desarrollo de esta Auditoria, presentan diferencias entre el valor registrado en el Balance y los documentos soportes que los originaron, y en algunos casos estos últimos fueron presentados de forma incompleta.

1.6.2 Específicos

1 ACTIVO

11 EFECTIVO

1105 CAJA

110501 CAJA PRINCIPAL

Revisada y confrontada la cuenta 1105 CAJA, se encontró que el valor total registrado en el Balance coincide con el valor consignado en los soportes, sin embargo, Esta se halla conformada por las cajas de las instituciones educativas, las cuales reportan saldos muy elevados, como se puede ver a continuación:

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SALDO A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

INSTITUCION EDUCATIVA VALOR EN CAJA $ %

IE Toquilla Aquitania 142.261,00 0,652%

IE San Isidro Boyacá 12.000,00 0,055%

IE María Auxiliadora de los Cedros Campohermoso 33.373,00 0,153%

IE Juan de Jesús Acevedo Chinavita 232.627,00 1,067%

IE La Esmeralda Chivor 8.486.883,00 38,916%

IE Técnico comercial de Jenesano Jenesano 34.793,00 0,160%

IE Jorge Eliecer Gaitan Maripi 75.000,00 0,344%

IE Tunjuelo Mongua 400.000,00 1,834%

IE Marco Fidel Suarez Moniquira 2.395,00 0,011%

IE de Nazareth Nobsa 2.164.812,00 9,927%

IE Honorio Ángel y Olarte Pachavita 10.000,00 0,046%

IE Agrícola Paipa 750,00 0,003%

IE Sinoma Amaya Paya 14.565,00 0,067%

IE Industrial y Minera de Paz de Rio Paz de Rio 15.000,00 0,069%

IE El Hato Pesca 137.755,00 0,632%

IE José Antonio Galán Puerto Boyacá 112.324,00 0,515%

IE Nuestra Señora de la Paz Quipama 2.198.739,68 10,082%

IE Chapetón San Mateo 1.046.855,00 4,800%

IE Jacinto Vega Santa María 3.660,00 0,017%

IE Casilda Zafra Santa Rosa de Viterbo 27.000,00 0,124%

IE Antonio Ricaurte Santana 6.000,00 0,028%

IE Adolfo María Jiménez Sotaquira 1.362,49 0,006%

IE Juan José Rondón Tasco 161.963,97 0,743%

IE Gustavo Romero Hernández Tibana 3.000,00 0,014%

IE Jorge Clemente Palacios Tibasosa 1.000.000,00 4,585%

IE Peña Negra Tibasosa 1.556.605,24 7,138%

IE Vado Castro Topaga 41.861,50 0,192%

IE Jorge Eliecer Gaitán Tota 811,45 0,004%

IE Rio de Piedras Tuta 12.080,00 0,055%

IE San Nicolás Tuta 150,00 0,001%

IE San Isidro Umbita 39.000,00 0,179%

IE Panamericano Puente de Boyacá Ventaquemada 500,00 0,002%

IE San Antonio de Padua Ventaquemada 346.200,00 1,587%

IE Técnica Agropecuario Viracacha 26.750,00 0,123%

IE Libardo Cuervo Patarroyo Zetaquira 3.461.000,00 15,870%

TOTAL $21.808.077,33 100%

Fuente: Información de la oficina de contabilidad.

Como se puede ver en el cuadro anterior: Las Instituciones Educativas que manejan más recursos en caja son: La Esmeralda Chivor $8.486.883,00, Libardo Cuervo Patarroyo Zetaquira $3.461.000, Nuestra Señora de la Paz Quípama $2.198.739,68, Nazareth Nobsa 2.164.812,00, Peña Negra de Tibasosa 1.556.605,24. Chapetón San Mateo $1.046.855,00 y Jorge Clemente Palacios de Tibasosa $1.000.000,00, alcanzando un 90.6% del total de recursos de Caja, seguida de las demás que manejan menor cantidad de recursos representados en aproximadamente el 10% del total de la cuenta Caja reflejada en el Balance General.

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1110 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES

En la revisión de la cuenta 1110 BANCOS, se encontró que:

1. La gobernación de Boyacá maneja una gran cantidad de cuentas en diferentes entidades bancarias, de las cuales algunas se encuentran inactivas, otras canceladas, otras con saldos mínimos y 22 con saldo en ceros; sobre estas últimas no se ha hecho gestión alguna que conlleve a depurar el estado de tesorería. Como ejemplo se tiene:

La cuenta bancaria numero 7302055959 de COLPATRIA, la cual según certificación expedida por el banco se encuentra liquidada desde el 3 de agosto de 2010.

La cuenta de ahorros numero 01012-4 constituida en INFIBOY, según extracto esta cuenta fue cancelada el 28 de diciembre de 2007.

2. La conciliación bancaria de la cuenta 61636690-2 del BANCO DE BOGOTÁ, registra una diferencia por conciliar de $113.285 entre extracto y libro de bancos desde agosto (no se precisa el año). Esta diferencia debe ser explicada pues no se entiende porque lleva tanto tiempo sin esclarecerse el valor.

3. Teniendo en cuenta los procedimientos reglamentarios generales, se presenta inconsistencia en la elaboración de las conciliaciones bancarias; ya que el proceso de verificación y confrontación, conocido como conciliación bancaria, consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.

Así que, el modelo de conciliación bancaria que utiliza la Gobernación de Boyacá, es el siguiente:

GOBERNACION DE BOYACÁ

NIT. 891800498-1

CONCILIACION BANCARIA

Cuenta de Ahorro N° 914140454

Nombre de la Cuenta: SALUD/SGP/PRESTACION DE SERVICIOS

Entidad Bancaria: 13 BBVA

Periodo: Desde 01/12/2011 hasta 31/12/2011

Saldo a la fecha según libros: 1.110.577.614,13

Saldo a la fecha según el extracto: 1.613.302.484,79

Diferencia conciliada (SB-SL) 502.724.870,66

Libros Bancos

CHEQUES SIN COBRAR (CH) 58.730.986,38

CONSIGNACIONES NO ACREDITADAS (CO) 444.692.401,28

NOTAS CREDITO NO CONTABILIZADAS (NC 508.772

NOTAS DEBITO NO CONTABILIZADAS (ND) -1.207.289

SUMAS PARCIALES 502.724.870,66 0,00

TOTALES 1.613.302.484,79 1.613.302.484,79

Fuente: Oficina de Tesorería y de Contabilidad.

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GOBERNACION DE BOYACÁ

NIT. 891800498-1

CONCILIACION BANCARIA

Cuenta de Ahorro N° 7302069802

Nombre de la Cuenta: DPTO DE BOYACA-S/SALUD-OTROS GASTOS EN SALUD

Entidad Bancaria: 81 COLPATRIA RED MULTIBANCA

Periodo: Desde 01/12/2011 hasta 31/12/2011

Saldo a la fecha según libros: 36.418.375.480,18

Saldo a la fecha según el extracto: 36.586.585.784,29

Diferencia conciliada (SB-SL) 168.210.304,11

Libros Bancos

CHEQUES SIN COBRAR (CH) 449.653.269,71

CONSIGNACIONES NO ACREDITADAS (CO) -306.823.322,60

NOTAS DEBITO NO CONTABILIZADAS (ND) 25.380.427

SUMAS PARCIALES 168.210.374,11 0,00

TOTALES 36.586.585.854,29 36.586.585.784,29

Fuente: Oficina de Tesorería y de Contabilidad.

Como aparece anteriormente, en las conciliaciones efectuadas por la Gobernación, el resultado del total conciliado coincide con el saldo del extracto, y el valor que se transcribe al balance general es el saldo libros antes de conciliación; lo más conveniente debería ser, que la conciliación reflejara como dato real el saldo libros luego de conciliación, valor que debe ser igual al saldo de contabilidad. Explicar.

“Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser: Saldo del extracto bancario: XXX (-) Cheques pendientes de cobro: XXX (-) Notas crédito no registradas XXX (+) Consignaciones pendientes XXX (+) Notas debito no registradas XXX (±) Errores en el auxiliar XXX = Saldo en libros. XXX"

1

4. En las conciliaciones bancarias efectúan registros denominados consignaciones no acreditadas, notas debito y notas crédito no contabilizadas correspondientes al año 2011, 2010 y 2009. Por ejemplo:

La cuenta 1503000212-3 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra por consignaciones no acreditas la suma de $8.081.751.

1 http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html

18

La cuenta 150019195716 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra un valor de $534.899.062 por notas crédito no contabilizadas en libros, que vienen de los años 2009, 2010 y 2011

La cuenta 61611655-4 del BANCO DE BOGOTÁ, reporta consignaciones no acreditadas del 19 de enero de 2010, julio de 2010 y de marzo a diciembre de 2011.

La cuenta 415033005844 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra consignaciones no acreditadas por $5.512.855 de septiembre de 2010, diciembre de 2010, febrero de 2011, octubre de 2011, noviembre de 2011 y diciembre de 2011.

Es cuestionable el hecho de que, en las conciliaciones bancarias aparezcan las llamadas consignaciones no acreditadas con signo positivo, cuando se le suman al saldo en libros y, las consignaciones no acreditadas con signo negativo cuando se descuentan del saldo extracto; estas hacienden a un valor aproximado de $128.077.000. Valor, considerado como una SUBESTIMACIÓN; lo cual debe ser explicado.

Así mismo, y teniendo en cuenta que algunas de las mencionadas consignaciones no acreditadas corresponden a varios meses del periodo fiscal 2011, y a años anteriores, estos recursos no han sido ingresados a los libros de bancos y por ende a la contabilidad de la Gobernación del Departamento, lo que implica que sus activos afecten negativamente, además de presentar un manejo irregular que incide en la veracidad de la información.

5. En la conciliación del mes de diciembre de 2011, existen notas debito y notas crédito correspondientes a meses anteriores, las cuales, deberían haberse registrado en su oportunidad. Ejemplo: Cuenta bancaria número 7302069802 del BANCO COLPATRIA.

Por lo anteriormente expuesto, se nota la falta de gestión ante las Entidades financieras para efectuar la conformidad de las consignaciones no acreditadas y se puede concluir que son recursos no ingresados a la Tesorería a los cuales no se les ha efectuado su ingreso presupuestal, siendo que estos debieron formar parte del patrimonio del Departamento en su correspondiente vigencia fiscal, máximo que pertenecen a los años 2011, 2010 y 2009; por lo cual se nota el incumplimiento de los principios presupuestales de Planificación tratado en el Artículo 13 y de Anualidad contemplado en el Artículo 14 del Decreto 111 de 1996. Situación que debe ser explicada presentando los documentos necesarios a que haya lugar.

6. Según: El estado de tesorería, las conciliaciones y los extractos bancarios, se constato que el departamento maneja cuentas bancarias para convenios, así:

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N° DE CUENTA DESCRIPCION

N° DE CONVENIO VALOR

ACTA DE LIQUIDACIO

N

111005010103 Bogotá 61611131-6 (Conv. Siachoque Find) 79 79

111005010146 Bogotá 61611330-4 (Conv. 283/95 DRI)

111005010163 Bogotá 61612049-9 (Depto/Boy/Conv/CulturalesICTBA)

111005010502 Bancafe-37108462-5 Conv 2124/06 INVIAS 2124 $

3.057.553.327 No Presenta

111005010504 Bancafe 37108633-1 (Dpto/Boy/ Conv. 240-01-06 INVIAS)

111005010602 Santander 291-01292-0 (Convenio Dpto. Boyacá - ICBF - COMCAJA)

$ 2.100.000.000

111005010608 Santander 291-01559-2 Dpto/Boyacá/Conv 029/2000

111005010611 Santander 291-01735-8 Dpto/Boyacá/Conv 2495/09 INVIAS 2429 $ 400.000.000

111005010612 Santander 291-01755-6 Dpto/Boyacá/Conv032/09 INDEPORTES 32 $ 250.000.000 No Presenta

111005010613

Santander 291-01785-3 Dpto/Boyacá/Convenio 411/09 CORPOBOYACA/PARQUES/NALES/GUICAN/EL CO 411 $ 700.000.000 No Presenta

111005010621 Santander 291-02057-6 Dpto/Boyacá/Conv/Municipios

111005010701 Bancolombia 2580796309-1 (Conv. 104/2000 MEN) 104 $ 38.700.000 No Presenta

111005010702 Bancolombia 2580796302-1 (Conv. 088/2000 MEN) 88 $ 652.739.914 No Presenta

111005011308 BBVA 91412604-0 (Conv. 2055/98 FINDETER/FI) 2055

111005011318 BBVA 91400499-9 (Conv.039/01/CORPOBOY) 39 $ 20.000.000 No Presenta

111005011322 BBVA 91401154-9 (Conv. 00297/04 Depto Minsalud) 297 $ 84.359.027 22/12/2005

111005011325 BBVA 91401175-4 (Conv./296/04 Min/Protec/Social 296 $ 66.120.000 23/02/2005

111005011326 BBVA 91401216-6 (Conv 24/05 Fdo apoyo micro y mediana empresa FOMIPYME) 24 $ 200.000.000 SIN FECHA

111005011331 BBVA 91401761-1 (Convenio 1286/06 INVIAS) 1286 $ 779.700.000 No Presenta

111005011332 BBVA 91401763-7 (Convenio 1287/06 INVIAS)

111005012306 Occidente 39004321-4 (Convenio 0023/98 DRI) 23 $ 100.000.000 No Presenta

111005012315 Occidente 39004426-1 (Conv. 0909/99 INVIAS)

20

111005012318 Occidente 39004509-4 (Conv. Mintrabajo Seguridad)

111005012329 Occidente 39004850-2 (Conv 050/04 San Mig)

111005012330 Occidente 39004855-1 (Conv/Municipios)

111005012331 Occidente 39004858-5 (Conv./Proy/MINMINAS)

111005012335 Occidente 39004890-8 (Conv 090/04 Forta/redes/hospitalaria)

111005012336 Occidente 39005328-8(Conv 1234/05 Mincultura) 1234 $ 95.000.000 No Presenta

111005015114 Davivienda 176069998225 Dpto/Boy/Conv 1488/2010 Mejoramiento Obras de emergencia 1488

$ 2.815.000.000 VIGENTE

111005018103 Colpatria-7301000485 Conv 01/07 (Programa PAPA)

111005018106 Colpatria 7301000574 Conv 013/07 DANSOCIAL

111005018107 Colpatria 7301000712 Conv 005/08 ICBF (PAPA)

111005018108

Colpatria 7301001147 Conv 1471/10 Mejoramiento, mantenimiento y Rehabilitación de Vías 1471

$ 9.000.000.000 31/12/2011

111005040101 Bogotá 61611624-0 Fondo de Convenios Nacionalizados

111006010602

Santander 291-17064-1 Dpto/Boyacá/Conv648/08/Proy/Reorga/Redi/Moder/ESE Guican 648

$ 1.365.000.000 No presenta

111006010608 Santander 291-01798-6 Dpto/Boyacá/Conv 0315/09 / COLDEPORTES 315 $ 12.000.000 15/12/2009

111006010611

Santander 291-18382-4 Dpto/Boyacá/SEduc/Convenio Aten.Pobl Menor 5 años

111006011309 BBVA 91412891-3 Conv. 0482/05 Equidad e Inclusión del Adulto 482 $ 78.000.000 22/01/2007

111006011311 BBVA 914125273 Conv. 053/05 INDEPORTES BOYACA

111006011312 BBVA 91412532-3 Conv. 076/05 INDEPORTES BOYACA 76 $ 75.922.312 No Presenta

111006014008 Agrario 4-1503300976-9 Conv 386/05 Corrales Plan Alas 386 $ 112.550.000 No Presenta

111006018126 Colpatria 7302073257 ESE Hospital San Fransisco Villa de Leyva / Conv 01/09

111006018204 Av. Villas 70127227-0 Depto/Boy/Conv/Culturales/ICTBA

111006019902 Infiboy - Infidia 010135-9 (Convenio 01402) 1402 5.622.129.391 Sin liquidar

Fuente: Información tomada de oficina de tesorería y contratación.

Al solicitar por escrito los convenios que aparecen en los reportes de las cuentas bancarias, mediante oficio sin fecha emanado de la dirección de contratación se revisaron 19 convenios el 22 de marzo de 2012 y con acta de entrega del día 9 de abril de 2012 se recibieron 6, de los cuales dos ya habían sido revisados; por consiguiente se tuvo acceso en total a 23 convenios, que son los

21

que aparecen con anotaciones por parte de la auditoria en el cuadro anterior, los que aparecen con casillas en blanco no fueron entregados a la comisión auditora, sin embargo todos obedecen a que se proceda de conformidad para su legalización.

De estos convenios se observo que la mayoría de estos no se hallan liquidados, pese a que existen algunos, desde el año 2004, y a demás la documentación de cada uno de los estos, está incompleta, por lo que se evidencia incumplimiento de los principios consagrados en el Estatuto de contratación pública. Explicar.


COD. NOMBRE DE LA

CUENTA SALDO SEGÚN

BALANCE SALDO SEGÚN

AUDITORIA SUBESTIMACION

1201 INVERSIONES ADMON DE LIQUIDEZ EN TITULOS DE DEUDA

10.444.687.218,48

10.529.677.449,61 -84.990.231,13

1202

INVERSIONES ADMINISTRACION DE LIQUIDEZ EN TITULOS PARTICIPATIVOS

367.097.152,01

405.533.069,09 -38.435.917,08

TOTAL

10.811.784.370,49 10.935.210.518,70 -123.426.148,21

Fuente: Información tomada de oficina de contabilidad

En los certificados de Depósito a Término existe una SUBESTIMACIÓN de -123.426.148,21 que corresponde a los intereses generados por cada CDT, los cuales se capitalizaron en el momento de su renovación, teniéndose como fecha de renovación el 24/11/2011, y este no fue contabilizado por el valor real.

13 RENTAS POR COBRAR

1310 VIGENCIAS ANTERIORES

22

CODIGO NOMBRE DE LA

CUENTA %

SALDO SEGÚN BALANCE

SALDO SEGÚN AUDITORIA

SOBREESTIM

ACIONES OBSERVACIONES

131022

IMPUESTO AL CONS.DE LICORES/VINOS/ APERITIVOS Y SIMILARES/ O PARTICIPACION PORCENTUAL

100.00%

3,097,623,882.13 2,121,055,237.00

903,805,800.79

13102201

Impuesto/Consumo/Licores/Vinos/Aperi/Simi/o Participación Porcentual/Sec/Central

99.91% 3,094,955,278.33

Prueba seleccionada 99.25% 3,071,637,386.99

Sabajon El Ciprés 0.36% 11,133,200.00 incertidumbre No fueron suministrados los soportes

Hernández Gallo Juan Anselmo

97.54% 3,018,895,644.59 2,121,055,237.00 897,840,407.59

La calificación que tiene la Gobernación en el proceso liquidatario es de primera clase y la deuda reconocida es de $2.121.055.237 calificación dada desde el 4/06/2008. Por lo anterior se evidencia una sobreestimación

Importadora y Productora S.A.

0.17% 5,262,807.00 incertidumbre No fueron suministrados los soportes

Candiota de Vinos y Licores S.A.

0.19% 5,965,393.20 -

5,965,393.20

De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 donde informan este contribuyente hizo un acuerdo de pago dividido en 12 cuotas el cual fue cancelado en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la tesorería general del departamento, por lo anterior se evidencia que en el balance aun existen cuentas por cobrar que ya fueron canceladas y no han sido depuradas.

Vinos Nacionales Ltda. 0.67% 20,625,800.00 Incertidumbre No fueron suministrados los soportes

Bodegas Viejas Cepas 0.32% 9,754,542.20 Incertidumbre No fueron suministrados los soportes

23

S.A.

13102209 Licores – Salud 0.09% 2,668,603.80

Prueba seleccionada 93.68% 2,499,907.80

Bodegas Viejas Cepas S.A.

93.68% 2,499,907.80 Incertidumbre No fueron suministrados soportes

131033 IMPUESTO SOBRE VEHICLOS AUTOMOTORES

100.00% 4,340,411,115.07 -

13103301 Impuesto Sobre Vehículos Automotores Sector Central

100.00% 4,340,411,115.07

Prueba seleccinada 98.99% 4,296,671,440.00

Municipio de San Pablo de Borbur

0.47% 20,530,500.00 20,530,500.00.

En sentencia del 30 de junio de 2011mediante la cual se ordena que el departamento se abstenga de recaudar impuesto por concepto de vehículos de carácter oficial, por lo cual este no se podrá cobrar y no debe estar en esta cuenta contable.

Vargas Camargo Julio Roberto

0.00% -78,000.00 Incertidumbre

No se suministro el soporte de este concepto, evidenciándose que en esta no existe un control ni seguimiento, prueba de ello se tiene que para este tercero el saldo es negativo circunstancia por la cual se demuestra la irregularidad.

Terceros impuesto de vehículo

98.52% 4,276,218,940.00 Incertidumbre

Se evidencia que existen expedientes desde el año 1999 que están a punto de prescribir, la entidad no ha realizado el respectivo cobro corriendo el riesgo de que no se pueda efectuar el cobro respectivo por vencimiento de términos.

Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad.

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En el cuadro anterior se relacionan algunas inconsistencias de la cuenta Rentas por Cobrar, considerándose como relevantes las siguientes:

Mediante oficio de fecha 17 de Abril de 2012 remitido por la dirección jurídica se recibió copia del auto de fecha 4 de junio de 2008, de la graduación y calificación de los créditos perseguidos a Juan Anselmo Hernández Gallo, a favor de la secretaría de hacienda de Boyacá por la suma de $2.121.055.237, valor que se comparo con el valor de $3.018.895.644, se genera una SOBREESTIMACION de $897.840.407,59.

De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 se informa que el contribuyente CANDIOTA DE VINOS Y LICORES hizo un acuerdo de pago pactado en 12 cuotas el cual fue cancelado en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la tesorería general del departamento, por la anterior se evidencia que en el balance aun existe una cuenta por cobrar que ya fue cancelada y que aun no ha sido descargado de contabilidad generando una SOBREESTIMACION de $5,965,393.20.

El grupo contable de la cuenta 1310 tiene en su gran mayoría una falencia del seguimiento y control, igualmente se evidencian pagos que no han sido descargados de contabilidad, y saldos por sentencia judiciales próximos a prescribir.

Así mismo, en el balance se refleja el impuesto de vehículos a nivel de terceros de manera global y no se tienen identificados de manera individual, de estos impuestos existes expedientes de la vigencia 1999, de los cuales se puede ver que muchos de estos están en un alto riesgo de prescribir por falta de gestión en el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos por la ley.

Como se evidencia a continuación en algunos procesos revisados:

DEUDOR OBSERVACIONES

JOSE DEMETERIO SIERRA CASTIBLANCO

Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004,citación notificación mandamiento de pago de 14/05/2005 y el mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo anterior podemos identificar que existen fechas que no son concordantes a los hechos

JORGE ELIECER ECHEVERRIA PAIPILLA

Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004,el mandamiento de pago y la citación es de fecha 05/05/2009

CARMEN ADELINA BELLO BRAVO

Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004, citación notificación mandamiento de pago de 25/08/2005 y el mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo anterior podemos identificar que existen fechas que no son concordantes a los hechos

JOSE EDGAR HERNANDEZ VEGA


25

JOSE HENRY PINEDA JIMENEZ

Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004, corrección liquidación de fecha 12/11/2005 y el mandamiento de pago es de fecha 05/01/03/201005/2009, por lo anterior podemos identificar que existen fechas que no son concordantes a los hechos

CLAUDIA LUCIA CHILAN REYES Vigencia 1999 liquidación aforo 10/12/2004, corrección liquidación 15/11/2005y mandamiento de pago 01/03/2010

DIO MERCO PAN No suministraron soportes

BEYER ANTONIO GONZALEZ PULIDO

No suministraron soportes

JORGE ABRAHAM GONZALEZ


OLGA DEL CARMER CELY DE PARRA


Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad y de la Dirección Jurídica.

14 DEUDORES

1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS

26

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO SEGÚN

BALANCE SOBREESTIMACION OBSERVACION

140103 INTERESES 13.921.941.880,24

14010301 Intereses Sector Central 13.921.941.880,24

1401030101 Intereses – licores 11.729.055,67

Prueba seleccionada 9.843.034,03

CANDIOTA DE VINOS Y LICORES 4.994.330,43 4.994.330,43

De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 donde se informa que este contribuyente hizo un acuerdo de pago dividido en 12 cuotas, las cuales fueron canceladas en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la tesorería general del departamento, por la anterior se evidencia que en el balance aun existen cuentas por cobrar que ya fueron canceladas y no se han depurado en contabilidad

VINOS NACIONALES LTDA 4.848.703,60 Incertidumbre No suministraron soportes

1401030102 Intereses – vehículos 13.890.526.756,51

Prueba seleccionada 13.881.807.430,27

LEON URQUIJO HECTOR MANUEL 3.184.849,86 Incertidumbre No suministraron soportes

VANEGAS VARON GERMAN 1.177.901,06 1.177.901,06 Figura una consignación en el banco de Bogotá por $ 1.417.000, mediante acuerdo de pago, es decir, que ya cancelo.

MUNICIPIO DE CHISCAS 2.350.704,51 2.350.704,51

Existe una consignación en el banco de Bogotá por $ 10,000,000, correspondiente a acuerdo de pago, por cancelación de deuda, este valor que no concuerda con la cifra reflejado en el balance.

LESING BANCOLOMBIA S.A. COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO

3.060.405,90 3.060.405,90 Se cancelaron $ 5,377,110, por acuerdo de pago.

27

MUNICIPIO DE SAN PABLO DE BORBUR

14.412.762,52 14.412.762,52

En sentencia del 30 de junio de 2011donde ordeno que el departamento se abstenga de recaudar impuesto por concepto de vehículos de carácter oficial, por lo cual este no se podrá cobrar y no debe estar en esta cuenta contable.

TERCEROS IMPUESTO DE VEHICULO

13.857.620.806,42 Incertidumbre

Existen deudas del año 1999 las cuales se debe revisar por cuanto se debe determinar si todas corresponden a declaraciones no presentadas y si es así determinar la fecha de la liquidación oficial para verificar si aun están en términos para hacer efectivo el cobro

140108 REGALIAS Y COMPENSACIONES 11.125.914.458,00

Este saldo no cuenta con la discriminación por edades por lo tanto no se tiene claridad a que meses corresponde la deuda y no se evidencio documento que indique la realización de gestiones tendientes a la recuperación de la misma.

14010801 Regalías/compensac/Sector Central

9.309.735.548,84

1401080101 Petróleo 8.867.226.438,84 Incertidumbre

1401080102 Carbón 388.478.221,00 Incertidumbre

1401080103 Esmeraldas 33.354.923,00 Incertidumbre

1401080104 Hierro 20.675.966,00 Incertidumbre


28

En la Cuenta 1401, Se evidencia la existencia de Acuerdos de Pagos en cuotas, las cuales fueron canceladas en su totalidad, y aun se reflejan en el balance, según el caso de CANDIOTA DE VINOS Y LICORES, que cancelaron el impuesto y los respetivos intereses; en otros casos no fueron suministrados los soportes ni tampoco se informo sobre la gestión realizada por la entidad para la recuperación de la deuda.

En lo que tiene que ver con los Intereses de Vehículos, para el caso de los vehículos de carácter oficial, la Sentencia del 30 de junio de 2011 ordeno que el departamento se abstenga de recaudar impuesto y sanciones, sin embargo, como ejemplo, en el Balance aparece registrado un valor de $14.412.762,52 como impuesto por cobrar al Municipio de San Pablo De Borbur; por lo anterior este impuesto no se podrá cobrar. Esta cuenta debe ser depurada.

Con respecto a la cuenta 140108 Regalías y Compensaciones Sector Central no cuenta con una discriminación por edades tampoco existe un control de cartera.

1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

29

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO SEGÚN


SISTEMA OBSEVACION

142012 ANTICIPO PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

257.749.157,50 257.749.157,50

14201201 Antic/adq/bienes/serv/Sector Central

84.573.205,50 84.573.205,50

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SOLUCIONES C.T:A.

2.500.000,00 2.500.000,00 No suministraron soportes

INGTEC LIMITADA 70.480.455,50 70.480.455,50 No suministraron soportes

CORPORACION TERNURA 11.592.750,00 11.592.750,00

Corresponde al anticipo del 25% del contrato 2073/2011 el cual tiene una duración de 2 meses y en la cláusula tercera establece la forma de pago la cual será una vez se haga la entrega de los elemento, no se estableció el anticipo

142013 ANTICIPOS PARA PROYECTOS DE INVERSION

36.117.686.984,47 36.117.686.984,47

14201301 Anticipos/Proy/Inv/Sector Central

33.518.871.085,09 33.518.871.085,09

Prueba seleccionada 28.053.290.593,85 28.053.290.593,85

CELIS RODRIGUEZ HUMBERTO HERNANDO

72.321.225,00 72.321.225,00 Anticipo contrato no.1913/11 cuya duración es de 3 meses y esta sin legalizar

GOMEZ ESPINDOLA ASDRUBAL DE JESUS

106.857.000,00 106.857.000,00 Anticipo 50% contrato no.1938/11, el cual tenía una duración de 3 meses y no se ha legalizado el anticipo

OCHOA MARTINEZ LUIS MARIO 93.059.187,50 93.059.187,50 Anticipo 50% contrato no.1910/11, cuya duración era 4 meses

PEREZ PULIDO JHON ALEXANDER

124.510.358,12 124.510.358,12 Corresponde al anticipo del 50% del contrato 001911/2011 del cual no se han amortizado y tenía una duración de 4 meses

30

MORENO MUÑOZ CARLOS ALFONSO

127.514.110,00 127.514.110,00 Corresponde al anticipo de la adición al contrato 530/07 del cual no se han amortizado

MURCIA BERMUDEZ PABLO CESAR


SOCIEDAD DE UNIDAD EMPRESARIAL DE SERVICIOS PUBLICOS SOCIEDAD AN


FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS DE COLOMBIA


VIAS S.A 300.327.847,50 300.327.847,50 Corresponde al saldo del anticipo sin legalizar del contrato 1530 de 2011 el tiene una vigencia de 5 meses

UPTC 253.500.000,00 253.500.000,00 No suministraron soportes

ORGANCIZACION POPULAR DE VIVIENDA MONSEÑOR VARACALDO


CONSORCIO BOYACA 2007 1.863.533.880,00 1.863.533.880,00 No suministraron soportes

CONSORCIO INGENIEROS M Y J 101.284.597,31 101.284.597,31 No suministraron soportes

GRUPO EMPRESARIAL DEL ORIENTE E & R E.U.

313.200.000,00 313.200.000,00 Corresponde al anticipo del contrato 1954/2011 con duración de 4 meses del 22 de julio/2011

ASOCIACION POPULAR DE VIVIENDA EL MIRADOR


ASOCIACION POPULAR DE VIVIENDA SAN MIGUEL


ASOCIACION POPULAR DE VIVIENDA LOS GIRASOLES

270.000.000,00 270.000.000,00

Corresponde al anticipo del 50% del convenio 239/2009 el cual se celebro en el año 2009 y su vigencia era de un año, existe un abono del 31/03/2011; del cual no se ha legalizado el anticipo

CONSORCIO ITEDRIS - COLEGIO PEDAGOGICO LOS ALAMOS


31

ASOCIACION POPULAR DE VIVIENDA SAN ANTONIO


CONSORCIO INFRAESTRUCTURA VIAL NACIONAL

1.335.627.011,00 1.335.627.011,00

Corresponde al saldo del anticipo del 40% del contrato 1893 de 2010 el cual tenía una vigencia de 8 meses igualmente del anticipo del contrato 224/2011 con duración de 9 meses

CONSORCIO NARBOY 251.687.778,90 251.687.778,90 El saldo del anticipo del contrato no. 784/10 el cual tenía una duración de 4 meses y a la fecha no se ha terminado su legalización ni la liquidación de este contrato

COSORCIO C Y G 1.229.776.892,17 1.229.776.892,17 No suministraron soportes

UNION TEMPORAL LAGO DE TOTA 2010

1.403.945.233,00 1.403.945.233,00 No suministraron soportes

UNION TEMPORAL FUTURO VIAS BOYACA

801.265.313,54 801.265.313,54 Saldo del anticipo contrato 1897 de 2010, el cual tenía una vigencia de 8 meses y a la fecha falta la legalización

COSORCIO ANILLO VIAL 17 1.241.886.386,69 1.241.886.386,69

Anticipo del 40% del contrato no. 1916/2010 cuya duración es de 8 meses desde febrero de 2011 para lo cual queda pendiente de su legalización y la liquidación de este contrato

CONSORCIO INGENIERIA VIAL 2010

608.182.123,65 608.182.123,65 Corresponde al saldo por legalizar del contrato 244/2011 el cual tiene una vigencia de 09 meses

CONSORCIO 711 573.575.137,50 573.575.137,50 Anticipo contrato 245/11, el cual tenía una vigencia de 8 meses y no se ha legalizado

CONSORCIO RENOVACION AMBIENTAL

1.436.182.537,60 1.436.182.537,60 Anticipo 40% contrato no.1540/11 cuya vigencia es de 5 meses y a la fecha sin legalizar

32

CONSORCIO VIALBOY 2011 1.151.001.436,90 1.151.001.436,90 Corresponde al anticipo del 50% del contrato no. 1948 de 2011 con una duración de 5 meses desde el 11 de agosto de 2011, sin legalizar faltando 15 días para su liquidación

CONSORCIO PROGRESO BOYACA

1.308.086.438,42 1.308.086.438,42 Corresponde al saldo del anticipo contrato no.2020/11el cual tiene duración hasta el 31/12/2011

CONSORCIO ESCORPION 1.613.555.847,00 1.613.555.847,00 Anticipo 30% contrato no.2028/11el cual tiene una duración hasta 31/12/2011

CONSORCIO TOPAGA 2011 1.728.032.235,75 1.728.032.235,75 Corresponde al 30% del anticipo del contrato 2039/2011 el cual tiene una vigencia hasta el 31/12/2011

CONSORCIO PROYECTOS VIALES BOYACA

575.479.236,00 575.479.236,00 Anticipo 30% contrato no.2034/11, con duración hasta el 31 de diciembre de 2011

CONSORCIO PROYECTOS VIALES BOYACA 2

1.336.050.667,50 1.336.050.667,50 Anticipo 30% del contrato no.2043/11 cuya duración es al 31/12/2011

CONSORCIO MIRMOSTES 020 998.971.350,00 998.971.350,00 No suministraron soportes

CONSORCIO GI BOYACA 269.943.252,00 269.943.252,00 No suministraron soportes

UNION TEMPORAL VIA MONGUA - PISBA - PAYA

2.409.459.106,80 2.409.459.106,80 Anticipo 30% contrato no.2133/11, vigencia hasta 31 de diciembre pero no se ha legalizado el anticipo


33

De la cuenta 142012 Anticipos Para Adquisición De Bienes y Servicios Sector Central, se solicitaron soportes por valor $84.573.205.50 equivalente al 32.81% de la misma, de los cuales solo suministraron un 25%. Encontrándose que el anticipo del contrato No. 2073/2011 por valor de $11.592.750, tiene una duración de 2 meses, en la cláusula tercera establece que la forma de pago será una vez se haga la entrega de los elemento; esta cláusula fue incumplida, pues el pago se efectuó como anticipo, indicando un hecho irregular que contraviene los principios de contratación pública; además en el Balance figura el valor del anticipo siendo que el contrato ya fue ejecutado generando una SOBREESTIMACIÓN.

Del 100% de los Anticipos para Proyectos de Inversión, en la cuenta 14201301 Sector Central, se tomo el 83.6% de los soportes, de los cuales suministraron el 55.10%. De estos anticipos se evidencio que de acuerdo al plazo establecido en el contrato, ya fueron ejecutados, determinándose que la amortización contable no se ha realizado en su totalidad y que esta cuenta esta por depurar; por consiguiente se considera que existe una SOBREESTIMACION. Igualmente las carpetas suministradas no cuentan con las actas de inicio, parciales y finales contraviniendo los principios de contratación pública.

Al cuestionar verbalmente sobre esta situación a los funcionarios de la oficina de contabilidad, aseveraron que este proceso depende de la oficina de contratación la cual no suministra la información de manera oportuna por lo que las cifras reflejadas en los estados financieros no se encuentran ajustadas a la realidad.

1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION

CODIGO NOMBRE DE LA

CUENTA SALDO SEGÚN


SISTEMA OBSEVACION

142402 EN ADMINISTRACION

119.344.875.716,02 119.344.875.716,02

Lo referente a vías se les recomienda la reclasificación a bienes de beneficio y uso público si estas son del orden departamental, lo correspondiente a construcciones de obras como polideportivo y otras construcciones, maquinaria y equipo, si forman parte de los activos del departamento, deberán ser reclasificados y depreciados o si corresponden a donaciones a municipios se tendrá que gestionar la entrega, las unidades sanitarias deben ser reclasificas por cuanto estas son entregadas a familias y nunca van a ser devueltas.

14240201 En Administración / Sector Central

99.646.399.501,16 99.646.399.501,16


34

En lo referente a las vías del orden departamental, se encontró que no están clasificadas en bienes de beneficio y uso público, lo correspondiente a construcciones de obras como polideportivo y otras construcciones, maquinaria y equipo, que forman parte de los activos del departamento, no están clasificados ni depreciados; en lo referente a donaciones a municipios se tendrá que gestionar su entrega, por otra parte las unidades sanitarias no se han depurado ya que estas corresponden a la comunidad.

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1605 TERRENOS

CODIGO CUENTA SALDO

BALANCE 31/12/11 $

SALDO SOPORTE $

HALLAZGO POR DIFERENCIA $

OBSERVACIONES

1605 TERRENOS 32,150,854,617.60

160501 URBANOS 16,582,120,694.43 18,358,417,962.68 1,776,297,268.25

SUBESTIMACION

Se presenta diferencia entre el Valor registrado en el Balance General y el valor reportado por almacén

16050101 Urbanos /Sector Central

12,299,758,657.68 14,194,636,102.68 1,894,877,445.00

SUBESTIMACION

Se presenta diferencia entre el Valor registrado en el Balance General y el valor reportado por almacén.

16050105 Urbanos / SGP - Educación

4,163,781,860.00 4,163,781,860.00 0.00 Los saldos son coherentes

16050108 Urbanos/ Instituciones Educativas

118,580,176.75 INCERTIDUMBRE

No se presentaron los soportes para el estudio correspondiente

Fuente: Oficina de contabilidad, Almacén y Secretaria General

Al realizar la evaluación a cada uno de los Terrenos Urbanos propiedad de la Gobernación de Boyacá se constató que no hay coherencia entre las cifras del Balance General, el valor de los avalúos registrados en la ficha técnica de los bienes, ni el valor de la información de Almacén, igualmente los valores de los avalúos efectuados a las propiedades difieren de los reportados en Almacén principalmente porque en almacén se redondean las cifras; además se presentaron dos relaciones de bienes, una de Almacén y la otra de la Dirección Administrativa que son diferentes entre sí.

La oficina de Secretaria General presento una relación de bienes con avalaos efectuados en el año 2011, los cuales a la fecha de la auditoria no se han actualizado en el Balance General; esto se considera como un hecho irregular puesto que no se ha reflejado la realidad de los activos y el departamento ha efectuado erogaciones cuantiosas para la realización de los mismos. Explicar.

1640 EDIFICACIONES

35

CODIGO CUENTA SALDO BALANCE 31/12/11

SALDO SOPORTE

HALLAZGO POR DIFERENCIA

OBSERVACIONES

164001 EDIFICIOS Y CASAS 11,520,267,545.93 11,181,644,864.82 338.622.681.11

SOBREESTIMACION

Se presenta diferencia entre el Valor registrado en el Balance General y el valor del avaluó

16400101 Edificios y Casas /Sec/Central

6,286,466,137.82 6,330,067,628 43,601,490.00

SUBESTIMACION


16400105 Edificios y Casas/SGP-Educación

4,851,577,237.00 4,851,577,237.00 0

16400108 Edificios y Casas / Instituciones Educativas



16400109 Edificios y Casas / SGP Salud



164010 CLINICAS Y HOSPITALES

10,855,935,599.00 10,868,935,599 -13,000,000.00

SUBESTIMACION


16401001 Clínicas y Hospitales / Sector Central

10,855,935,599.00 10,868,935,599 -13,000,000.00

SUBESTIMACION



Al realizar la evaluación a cada de las propiedades que conforman la cuenta Edificios y Casas, se constató que no coinciden las cifras del Balance General con el valor de los avalúos ni con el valor de la información de Almacén.

No fueron presentados de los títulos en las propiedades del Puesto de Salud Vereda Chuscal Municipio de Umbita, Escritura No. 441 de marzo 23/77 Not. 1a. Tunja y los del Lote Urbano Instituto Técnico Agropecuario Calle 3 N° 3-44 Santa Sofía.

Al igual que, en la cuenta Terrenos, la oficina de Secretaria General presento una relación de bienes con avalaos efectuados en el año 2011, los cuales a la fecha de la auditoria no se han actualizado en el balance general; esto se considera como un hecho irregular puesto que no se ha reflejado la realidad de los activos y el departamento ha efectuado erogaciones cuantiosas para la realización de los mismos. Explicar.

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL

36

CODIGO CUENTA SALDO BALANCE

31/12/11 SALDO

SOPORTE SUBESTIMACION OBSERVACIONES

165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL

6,505,758,270.37 6,562,633,901 -56,875,630.13 Se presenta diferencia entre el Valor registrado en el Balance General y el reporte por el área de Almacén

16550401 Maquinaria Industrial /Sector Central

24,484,056.00 58,379,056 -33,895,000.00

según balance a 31 de dic de 2011 por concepto de maquinaria industrial aparece registrado un valor de $24.484.056; al solicitar a almacén una discriminación detallada de esta subcuenta se recibió una relación que totaliza la suma de $58.379.056; la misma se recibió de la dirección de servicios administrativos. De otra parte y habiendo solicitado a contabilidad mediante oficio ABGB 004 los soportes de esta misma subcuenta, la contadora entrego un informe de almacén sobre la maquinaria industrial con un saldo de $24.484.056 pesos, de donde se genera una diferencia de $33.895.000 la cual está conformada por una pulidora y nueve basculas que alcanzan la suma de $895.000 llevados como bienes de consumo, por representar individualmente un valor menor a medio SMLMV, y la plataforma férrea con $33.000.000 la cual según información de almacén no está reportada con la placa y argumentan que no se encuentra en servicio.

16550405 Maquinaria Industrial SGP - Educación

32,930,000.00 32,930,000 0.00

16550408

Maquinaria Industrial/ Instituciones Educativas

1,145,419,141.50 1,145,419,141 0.00

16550409 Maquinaria Industrial/Sec. Salud

551,203.00 551,203 0.00

16550411 Maquinaria Industrial / ILB

5,302,373,869.87 5,325,354,500 -22,980,630.13

El saldo de esta cuenta está conformado por un valor de $5.325.354.500 que corresponde a maquinaria de la industria licorera de Boyacá evidenciándose que la relación del balance entregado tiene fecha de diciembre de 2005.


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Como se observa en el cuadro anterior la subcuenta 165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL presenta una SUBESTIMACION de $56.875.630,13.

Luego del estudio realizado a la cuenta de Maquinaria Industrial se constato que el valor de la plataforma férrea es representativo dentro de la diferencia entre el Balance General y el reporte de Almacén equivalente a $33.000.000; según información verbal del ingeniero LUIS ROSAS FONSECA (Funcionario de Almacén), se conoció que este valor no está incluido en el balance General debido a que la plataforma férrea no se encuentra en funcionamiento, hecho que se considera irregular, pues esto no implica que dicho bien se haya dado de baja o que se haya enajenado ya que no existen documentos que lo demuestren. Se solicita explicación al respecto.

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO

1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN SERVICIO

171001 RED TERRESTRE

CODIGO

NOMBRE DE LA CUENTA

SALDO SEGÚN BALANCE

SALDO SEGÚN SISTEMA

SALDO SEGÚN AUDITORIA

DIFERENCIA

171001 RED TERRESTRE

213.325.098.523,72

213.325.098.523,72

185.681.168.315,61

931.840.170,31

17100101

Red terrestre / Sector Central

213.325.098.523,72

213.325.098.523,72

185.681.168.315,61

931.840.170,31

Fuente: Oficina de Contabilidad

Existe una diferencia de $931.840.170,31 entre el saldo inicial del auxiliar a 31 de diciembre de 2011 y los soportes del mismo, igualmente en el estudio de esta cuenta se pudo evidenciar que existe una gran cantidad de activos sin identificar de forma individual. Por la misma razón no se pudo establecer si contablemente los estados financieros reflejen el valor real y la existencia de dichos bienes, el grupo auditor recomienda la desagregación en el balance e identificación del bien y su valor actualizado por lo cual se considera esta cuenta como una INCERTIDUMBRE.

2 PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR

2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

240102 PROYECTOS DE INVERSION

La cuenta 240102 del balance general denominada PROYECTOS DE INVERSION registra un valor de $9.086.853.733,74 valor que al ser comparado con el total de las cuentas por pagar que fue presentado a la comisión auditora soportada mediante la resolución 00011 de Enero de 2012 y

38

que asciende a la suma de $9.958.015.127,39 se genera una diferencia de $871.151.393,65, diferencia que es una SUBESTIMACION y debe ser explicada presentando los documentos soportes a que haya lugar.

DESCRIPCION SALDO

BALANCE 31/12/2011

SOPORTES SUBESTIMACION OBSERVACIONES

PROYECTOS DE INVERSION

9.086.863.733,74 9.958.015.127,39 -871.151.393,65

Se realizo una inspección a los soportes de la cuenta solicitados mediante el oficio ABGB 016 de la cual solo se recibió la resolución 00011 del 5 de enero de 2012 por medio de la cual se constituyen las cuentas por pagar, se tuvo en cuenta el total de las CUENTAS POR PAGAR DE INVERSION y relacionando la cuenta 240102.

Fuente: Oficina de contabilidad y Tesorería

2425 ACREEDORES

242590 OTROS ACREEDORES

CUENTA DESCRIPCION SALDO BALANCE

31/12/2011 SALDO SEGUN

AUDITORIA OBSERVACIONES

242590 OTROS ACREEDORES

18.336.527.461,75

18.336.527.461,75 INCERTIDUMBRE

No presentaron soportes

Fuente: Oficina de contabilidad

Luego de haber solicitado los soportes de la subcuenta 242590 denominada OTROS ACREEDORES solo se recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el estudio encontrando que los saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es indispensable contar con todos los documentos que dieron origen al resultado de las cifras registradas en el balance general. Por lo cual se considera una INCERTIDUMBRE.

27 PASIVOS ESTIMADOS

2710 PROVISION PARA CONTINGENTES

39

271005 LITIGIOS

DESCRIPCION SALDO BALANCE

31/12/2011 SOPORTES SUBESTIMACION SOBREESTIMACION

Litigios / Sector Central

121.524.636.781,11 121.588.007.232,84 63.370.451,73

Litigios FTP 2.231.448.000,56 2.231.448.000,56

Litigios /SGP-Educación

51.645.491.089,30 51.647.852.962,30 2.361.873,00

Litigios / Sec Salud 8.410.919.053,86 7.615.801.700,00 795.117.353,86

Fuente: Información de la oficina de contabilidad y de jurídica año 2011

Al revisar y confrontar el saldo de la cuenta 271005 LITIGIOS, se constato que existen diferencias entre los valores registrados en el Balance General y la relación de demandas presentadas por la oficina Jurídica de la Gobernación de Boyacá, así: Sector Central = $-63.370.451,73, subestimación; Secretaria de Educación = $-2.361.873,00, subestimación y Secretaria de Salud = $795.117.353,86, sobreestimación.

De otra parte, en la relación de demandas a 31 de diciembre de 2011, presentada a la comisión de auditoría, se evidencia que la provisión para contingencias de las demandas interpuestas por terceros en contra de la Gobernación de Boyacá, registran:

Para el Sector Central el total de las demandas es de $209.556.621.016 y la provisión para contingencias asciende a la suma de $121.588.007.232,84, equivalente al 58% del total de las demandas; porcentaje que se considera demasiado alto pues más del 50% de las demandas interpuestas presentan alto riesgo de pérdida para el departamento.

Para la Secretaria de Educación, el total de las demandas registra un valor de $81.590.197.260 y unas contingencias que hacienden a la suma de $51.647.852.962 equivalente al 63,3% del total de las demandas; porcentaje que se considera demasiado alto pues más del 50% de las demandas interpuestas presentan alto riesgo de pérdida para el departamento.

Para la Secretaria de Salud, el total de las demandas registra un valor de $25.386.005.667 y unas contingencias que hacienden a la suma de $7.615.801.700 equivalente al 30% del total de las demandas.

Cabe anotar que la relación de demandas no registra la fecha y la descripción de la última actuación, pues esto en determinado momento facilitaría ejercer un control adecuado y tomar decisiones oportunas.

Igualmente esta relación muestra 84 renglones con información en ceros dejando una incógnita sobre el proceso que pudo haber ocurrido con la demanda que correspondía a cada renglón. Explicar.

3 PATRIMONIO

31 HACIENDA PÚBLICA

3105 CAPITAL FISCAL

40

CUENTA DESCRIPCION SALDO

BALANCE 31/12/2011

OBSERVACIONES

3105 CAPITAL FISCAL 17.585.508.020,41

No presentaron soportes Se considera Incertidumbre

310502 DEPARTAMENTO 17.585.508.020,41



Luego de haber solicitado los soportes de la cuenta 3105 denominada CAPITAL FISCAL solo se recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el estudio encontrando que los saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es indispensable contar con todos los documentos que dieron origen al resultado de las cifras registradas en el balance general; lo cual se considera como una INCERTIDUMBRE.

3120 SUPERAVIT POR DONACION

CUENTA DESCRIPCION SALDO

BALANCE 31/12/2011

OBSERVACIONES

3120 SUPERAVIT POR DONACION 12.086.008.306,19


312001 EN DINERO 85.317.820,00


312002 EN ESPECIE 12.000.690.486,19



Luego de haber solicitado los soportes de la cuenta 3120 SUPERAVIT POR DONACION solo se recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el estudio encontrando que los saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es indispensable contar con todos los documentos que dieron origen al resultado de las cifras registradas en el balance general; lo cual se considera como una INCERTIDUMBRE.


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CODIGO CONTABLE

NOMBRE SALDO SEGÚN


AUDITORIA SOBREESTIMAC

IONES OBSERVACIONES

812000

LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFILCTOS

19.533.750.627

812002 LABORALES 1.288.858.720 775.610.818 513.247.902,00

La pretensión principal de estas demandas, es para que se condene a los ex trabajadores oficiales a pagar a título de compensación al Departamento, la indemnización recibida al momento de su despido.

81200201 Laborales Sector Central 1.288.858.720 775.610.818 513.247.902,00 Existe una sobreestimación de $ 513.247.902

PRUEBA SELECCIONADA

100,00%

Pedro Alfonso siabato siabato

38.303.460 38.303.460 Juzgado 1 laboral.

Carlos Fabio Roa Figueredo

57.789.374 57.789.374 Juzgado 3 laboral

Olivero Parra García 43.807.261 43.807.261 Juzgado 1 Laboral.

Jorge Orlando Cely Estupiñán

37.880.844 37.880.844 Juzgado 1 laboral.

Fabio Torres Avillanaran 38.303.460 38.303.460 Juzgado 2 laboral

Germán Reyes González 43.807.261 43.807.261 Juzgado 2 laboral

Henry Arturo González Bohórquez

27.841.920 27.841.920 Juzgado 2 laboral

Humberto Bottia Tarazona 27.841.920 27.841.920 Juzgado 2 laboral

Henry Arturo González Bohórquez

27.841.920 Repetido

Juzgado 2 laboral, se contabilizó doblemente

Luis Felipe Bernal Romero 57.789.374 57.789.374 Juzgado 2 laboral

Mariela Fajardo Baños 83.003.798 83.003.798 ¨ Juzgado 3 laboral

Eustaquio Díaz Talero 83.003.798 83.003.798 Juzgado 3 laboral

42

Carlos Fabio Roa Figueredo

57.789.374 Repetido

Juzgado 3 laboral, se contabilizó doblemente

Norberto Moreno Cipamocha

95.445.226 95.445.226 Juzgado 3 laboral

Carlos Arturo Hernández Barón

57.789.374 57.789.374 Juzgado 4 laboral

Pedro Alfonso siabato siabato

38.303.460 Repetido

Juzgado 1 laboral., se contabilizó doblemente

Jorge Cruz Suárez 83.003.798 83.003.798

812003 PENALES 851.628.617 851.628.617

81200305 Penales SGP/Secretaria de Educación

851.628.617

Demandas interpuestas por la Secretaria de Educación contra terceros, valor que coincide con el soporte de demandas penales parte civil interpuestas por la Gobernación en contra de terceros

PRUEBA SELECCIONADA

100,00%

María Antonio Cely Hurtado y otros.

281.118.000 Fiscalía 2., Proceso 12401

Nubia María Suarez 30.000.000

Juzgado 2 Penal del Circuito, Proceso 15001310400220080020500

WILSON M AGUIRRE 3.807.617


Ariel López Novoa y otros 536.703.000


812004 ADMINISTRATIVAS 17.393.263.290 17.393.263.290 175.168.000,00

81200401 Administrativas Sector Central

17.393.263.290 17.218.065.290 175.168.000,00

PRUEBA SELECCIONADA

100%

Industria Licorera 87.554.000 87.554.000 Acción de Repetición

Bernardo G 16.133.521.738 16.133.521.738 Acción de Repetición

43

Departamento 315.690.000 315.690.000 Acción de Repetición





Alfonso María 25.024.000 25.024.000 Acción de Repetición

Libardo S 78.840.000 78.840.000 Ejecutivo

Industria Licorera 55.360.000 55.360.000 Ejecutivo

Industria Licorera 110.720.000 110.720.000 Ejecutivo

Industria Licorera 87.584.000 Repetido Acción de Repetición

Findeter 105.230.000 105.230.000 Ejecutivo

Virgilio Nunmpaque 9.766.895 9.766.895 Ejecutivo

Belarmina T 5.043.674 5.043.674 Ejecutivo

Industria Licorera 87.584.000 Repetido Ejecutivo

Fuente: Oficinas de contabilidad y de Jurídica

44

En el balance no figuran las demandas a nivel de terceros. Las demandas laboras Sector/Central del Código 81200201 en el Balance y Sistema fueron Registradas por $ 1.288.858.720 y al realizar la sumatoria se obtuvo un saldo de $ 899.545.622, además existen demandas registradas doblemente como es el caso de: Henry Arturo González Bohórquez 27.841.920, Carlos Fabio Roa Figueredo 57.789.374, Pedro Alfonso Siabato Siabato $38.303.460; por lo tanto esta cuenta queda SOBREESTIMADA en $ 513.247.902. También se presenta un hallazgo en el sentido de que el Departamento pago más a los ex trabajadores oficiales en una cuantía de $ 775.610,818 al momento de su despido, lo cual se constituiría en un presunto detrimento patrimonial del Departamento.

Con respecto a la cuenta 81200401 Demandas Administrativas Sector Central, se presenta una SOBREESTIMACIÓN del balance en la suma de $ 175,168,000, ya que se contabilizo una demanda de la Industria Licorera dos veces.


CODIGO CONTABLE

NOMBRE SALDO SEGÚN


AUDITORIA SOBREESTIMACIONES OBSERVACIONES


308.972.457.166 305.920.080.442 39.026.274.499 SOBREESTICION

91200401 Sector Central 194.044.559.132 155.018.284.633 39.026.274.499

PRUEBA SELECCIONADA LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS

55%

Luis Alfonso 64.410.737.212 INCERTIDUMBRE

Zoila mercedes 1.929.912.269 11.369.144 1.918.543.125,00

Magada Fabiola 5.605.716.204 3.803.580,00 5.601.912.624,00

Gabriel Arcangel 15.383.022.750 2.877.204.000 12.505.818.750,00

María Virginia 19.160.000.000 160.000.000 19.000.000.000,00

Fuente: Oficinas de contabilidad y de Jurídica

Con respecto a la cuenta 91200401, no se tuvo acceso a los expedientes, únicamente se recibió una copia del Proceso correspondiente a Gabriel Arcángel Rincón, y un oficio por parte de la oficina Jurídica donde detalla cada uno de los seleccionados con las observaciones correspondientes.

Existe una incertidumbre por valor de $64.410.737.212, según informo el director jurídico de la Gobernación mediante oficio del 23 de abril de 2012, el proceso se encuentra archivado con fallo favorable para el Departamento mas no fue posible evidenciar su cuantía.

Existen sobrestimaciones correspondientes a fallos y condenas según lo informa la oficina jurídica por valores de $1.918.543.125, $5.601.912.624 y $12.505.818.750, valores que no corresponden a los datos que lleva la oficina de Jurídica.

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La demanda a nombre de María Virginia (no presenta más datos) aparece en el Balance por valor de $19.160.000.000 y la oficina jurídica se tiene registrada por $160.000.000, se presenta una SOBREESTIMACION de $19.000.000.000.

1.7 OPINIÓN CONTABLE

Hemos auditado el balance general de la Gobernación de Boyacá al 31 de diciembre de 2011. Los estados financieros son responsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros con base en nuestra auditoria.

Efectuamos nuestra auditoria de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, lo establecido en los artículos 268 y 354 de la Constitución Política y el artículo 47 de la Ley 42 de 1993. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditoria para obtener seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes y que estos son tomados fielmente de los libros. Una auditoria incluye examinar, sobre una base de pruebas selectivas, la evidencia que soporta las cifras y las revelaciones en los estados financieros. Una auditoria también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones importantes hechas por la administración, así como la presentación general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoria proporciona una base razonable para nuestra opinión.

De acuerdo a la auditoria al balance de la Gobernación de Boyacá con corte a 31 de diciembre de 2011, se encontró que no se realiza la confrontación de saldos entre contabilidad y las aéreas fuente de la información, la existencia de un alto en las cajas que manejan las instituciones educativas; las conciliaciones bancarias reflejan saldos con partidas por conciliar como consignaciones no acreditadas, notas crédito y debito sin contabilizar de 2011 y de años anteriores, igualmente existen inversiones en un CDT que fue capitalizado y sus intereses no fueron contabilizados; igualmente los intereses de la inversión en Fiduexcedentes no fueron contabilizados en la vigencia fiscal 2011; existen rentas por cobrar registradas por mayores valores y otras inexistentes, los bienes de beneficio y uso público se registran contablemente a nivel global; existen cuentas contables con saldos iniciales sin identificar que vienen desde el momento que la entidad cambio el software; el impuesto de vehículos de vigencias anteriores se contabiliza de forma global, entre otros hallazgos.

En nuestra opinión excepto por lo anteriormente expuesto, los estados contables de la Gobernación de Boyacá, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación, por lo tanto se emite opinión con salvedad.

ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA CONTADOR PÚBLICO T.P. 98127-T

46

1.8 CONCLUSIONES .

1. Existen diferencias entre el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 reportado a la Contraloría General de Boyacá a través de la plataforma SIA (Sistema Integrado de Auditoria) y el presentado a la Contaduría General de la Nación, este último fue presentado a la Contraloría General de Boyacá en la rendición de la cuenta en medio físico y al grupo auditor; diferencias que asciende a la suma de $188.950.923.905.

2. De la cuenta 1655 Maquinaria industrial, no se puede determinar la razonabilidad de las

cifras, debido a que su valor no está plenamente actualizado, además, en esta cuenta no se incluye la totalidad de los elementos o bienes de propiedad del Departamento, como es el caso de la Plataforma Férrea.

3. Las carpetas que contienen los documentos de los bienes inmuebles del Departamento se

hayan sin foliar y no están organizados cronológica y secuencialmente de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y demás normatividad de Archivo.

4. El software que maneja el área de almacén no está integrado con la oficina de contabilidad

y no se han actualizado algunas novedades referentes a los bienes propiedad del Departamento. Además el módulo de bienes inmuebles en Almacén, está en ceros y los bienes de Beneficio y Uso Público no tienen un parámetro definido para consignar su registro; pues no se ha efectuado su debida actualización por falta de Actos Administrativos; lo cual puede incidir en que el Departamento esté cancelando por concepto de seguros de las propiedades, sumas inadecuadas.

5. El módulo de Almacén solamente está adaptado para los bienes de consumo y devolutivos

mas no para los bines inmuebles: terrenos, edificios y casas.

6. Gran parte de las cuentas seleccionadas para el desarrollo de esta Auditoria, presentan diferencias entre el valor registrado en el Balance y los documentos soportes que los originaron, y en algunos casos estos últimos fueron presentados de forma incompleta.

7. La cuenta 1105 CAJA, se encontró que el valor total registrado en el balance coincide con

el valor consignado en los soportes, sin embargo, esta, es conformada por recursos que manejan treinta y cinco (35) Instituciones Educativas que asciende a la suma de $21.808.077 reportando cajas con saldos muy elevados.

8. La gobernación de Boyacá maneja una gran cantidad de cuentas en diferentes entidades

bancarias, de las cuales algunas se encuentran inactivas, otras canceladas, unas cuentas con saldos mínimos y 22 con saldo en ceros; sobre estas últimas no se ha hecho gestión alguna que conlleve a depurar el estado de tesorería.

9. Las cuentas bancarias N° 7302055959 de COLPATRIA y la N° 01012-4 constituida en

INFIBOY, ya fueron canceladas por lo tanto deben salir de los registros de la Gobernación.

10. La conciliación bancaria de la cuenta 61636690-2 del BANCO DE BOGOTÁ, registra una diferencia por conciliar de $113.285 entre extracto y libro de bancos desde agosto (no se precisa el año).

11. Según las conciliaciones, el resultado del total conciliado coincide con el saldo del extracto,

y el valor que se transcribe al balance general es el saldo libros antes de conciliación; lo

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más conveniente debería ser, que la conciliación reflejara como dato real el saldo libros luego de conciliación, valor que debe ser igual al saldo de contabilidad.

12. Existen consignaciones no acreditadas por valor de $128.077.000, estos recursos no han

ingresado a la Tesorería ni se les ha efectuado su ingreso presupuestal, siendo que estos debieron formar parte del patrimonio del Departamento en su oportunidad, máximo que pertenecen a las vigencias 2011, 2010 y 2009; por lo cual se nota el incumplimiento de los principios presupuestales de Planificación tratado en el Artículo 13 y de Anualidad contemplado en el Artículo 14 del Decreto 111 de 1996.

13. Existen notas debito y notas crédito que se registraron en la conciliación del mes de

diciembre de 2011 que corresponden a fechas anteriores las cuales deberían haber sido registradas en su oportunidad. Ejemplo: Cuenta bancaria número 7302069802 del BANCO COLPATRIA.

14. En los certificados de Depósito a Término existe una SUBESTIMACIÓN de

123.426.148,21 que corresponde a los intereses generados por cada CDT, los cuales se capitalizaron en el momento de su renovación, teniéndose como fecha de renovación el 24/11/2011, y este no fue contabilizado por el valor real.

15. El grupo contable de la cuenta 1310 RENTAS POR COBRAR, tiene en su gran mayoría falencia del seguimiento y control, y existen pagos que no han sido descargados de contabilidad, a pesar que existen acuerdos de pago, sentencias judiciales y Resoluciones anulando impuesto de vehículos oficiales. Además en el Balance se refleja el impuesto de vehículos a nivel de terceros de manera global y no se tienen identificados de manera individual, de estos impuestos existes expedientes de la vigencia 1999, de los cuales se puede ver que muchos de estos están en un alto riesgo de prescribir por falta de gestión en el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos por la ley. En la cuenta 131022 se evidencio una sobreestimación en el tercero JUAN ANCELMO HERNANDEZ GALLO por $897.995.644,59. Respecto a la calificación y reconocimiento en el proceso liquidatario, dada desde el 04 de Junio de 2008.

16. En la Cuenta 1401, Se evidencia la existencia de Acuerdos de Pagos en cuotas, las cuales fueron canceladas en su totalidad, y aun se reflejan en el balance.

17. De las cuentas 142012 Anticipos Para Adquisición De Bienes y Servicios Sector Central, y 14201301 Anticipos para Proyectos de Inversión Sector Central, los contratos ya fueron y no se ha efectuado la amortización contable y está por depurar, SOBREESTIMACION.

18. De la cuenta 1424, en lo referente a las vías del orden departamental, se encontró que estas no se han clasificado en Bienes de Beneficio y Uso público, lo correspondiente a construcciones de obras como polideportivo y otras construcciones, maquinaria y equipo, que forman parte de los activos del departamento, no están clasificados ni depreciados; en lo referente a donaciones a municipios se tendrá que gestionar su entrega, por otra parte las unidades sanitarias no se han depurado ya que estas corresponden a la comunidad.

19. De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 donde se informa que este contribuyente hizo un acuerdo de pago dividido en 12 cuotas, las cuales fueron canceladas en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la Tesorería General del Departamento, por la anterior se evidencia que en el balance aun existen cuentas por cobrar que ya fueron canceladas y no se han depurado en contabilidad. Existe una SOBREESTIMACION de $4.994.330,43.

20. En lo que tiene que ver con los Intereses de Vehículos, en Sentencia del 30 de junio de 2011 ordeno que el Departamento se abstenga de recaudar impuesto por concepto de vehículos de carácter oficial, por lo anterior no se podrá cobrar ni recuperar estos ni

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tampoco reflejarse contablemente. El valor de 14.412.762,52 se debió castigar. SOBREESTIMACION.

21. Con respecto a regalías y compensaciones esta cuenta no está discriminada por edades tampoco existe un control de cartera, se recomienda que se haga un seguimiento de la cartera y se establezca a que periodo corresponde dicho saldo discriminándolo por edades y así mismo gestionando su recuperación.

22. De los Anticipos para Proyectos de Inversión de la prueba seleccionada, solo suministraron una parte de la información de cual se logro identificar que son anticipos de contratos que no se han legalizado contablemente en su totalidad, muchos de estos de acuerdo al plazo de ejecución ya se han terminado, adicionalmente muchas de las carpetas suministradas no cuentan con las actas de inicio, actas parciales y actas finales, por consiguiente se considera que la gran mayoría de los contratos no se han liquidado a pesar que el plazo de ejecución ya termino, para lo cual se recomienda gestionar el proceso de liquidación y registrar oportunamente la amortización de cada anticipo.

23. En la cuenta 160501 Terrenos Urbanos y en la cuenta 1640 Edificios y Casas no hay coherencia entre las cifras del Balance General y el valor de la información reportada por Almacén; y se halló: SOBREESTIMACIÓN de $1.776.297.268,25 en Terrenos Urbanos, en Terrenos Urbanos sector Central hay SOBREESTIMACION de $1,894,877,445 y en los terrenos Urbanos de instituciones educativas se determinó incertidumbre. En la cuenta Edificios y casa hay sobreestimación de $338.622.681,11; en edificios y casa sector central hay subestimación de $43,601,490; en Edificios y casas/Instituciones educativas incertidumbre de $184.912.547,00; y para Edificios y Casas/SGP salud incertidumbre de $197.311.624,11. En cuanto a Clínicas y Hospitales se evidencio una Subestimación de $13.000.000.

24. La subcuenta 165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL presenta una SUBESTIMACION de $56.875.630,13. El valor de la plataforma férrea es representativo dentro de la diferencia entre el Balance General y el reporte de Almacén equivalente a $33.000.000 (INCERTIDUMBRE) y no está incluido como bien del Departamento.

25. La subcuenta Red terrestre / Sector, presenta INCERTIDUMBRE por $931.840.170.

26. La cuenta 240102 del balance general denominada PROYECTOS DE INVERSION presenta SUBESTIMACION de $871.151.393,65.

27. La subcuenta 242590 denominada OTROS ACREEDORES solo se recibió copia del libro

auxiliar, sin más soportes por lo cual se considera este valor como una INCERTIDUMBRE.

28. La cuenta 271005 LITIGIOS, se constato que existen diferencias entre los valores registrados en el Balance General y la relación de demandas presentadas por la oficina Jurídica de la Gobernación de Boyacá, así: Sector Central = $-63.370.451,73, SOBREESTIMACIÓN; Secretaria de Educación = $-2.361.873,00, SOBREESTIMACIÓN y Secretaria de Salud = $795.117.353,86, SUBESTIMACIÓN.

29. la provisión para contingencias de las demandas interpuestas por terceros en contra de la

Gobernación de Boyacá, registran: Para el Sector Central el 58%; para la Secretaria de Educación, el 63,3%; Para la Secretaria de Salud, el 30%, del total de las demandas, indicando con esto, alto riesgo de pérdida para el departamento.

30. La relación de demandas de la Gobernación no registra la fecha y la descripción de la

última actuación, pues esto en determinado momento facilitaría ejercer un control adecuado y tomar decisiones oportunas y hay 84 renglones en ceros (0) dejando una incógnita.

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31. De la cuenta 3105 denominada CAPITAL FISCAL solo se recibió copia del libro auxiliar, sin

más información, cual se considera como una INCERTIDUMBRE por valor de $ 17.585.508.020,41.

32. De la cuenta 3120 denominada SUPERAVIT POR DONACION solo se recibió copia del

libro auxiliar, sin más información, se considera como una INCERTIDUMBRE por valor de $12.086.008.306,19.

33. las cuentas de orden deudoras y acreedoras presentan sobreestimaciones que se

encuentran descritas en este preinforme y deben revisarse detalladamente, y presentar explicación de cada una de ellas.

34. En el Balance General de la Gobernación está incluido el resultado Financiero y Contable

del Fondo Territorial de Pensiones. Explicar.

35. Al solicitar por escrito los convenios que aparecen en los reportes de las cuentas bancarias, mediante oficio sin fecha emanado de la dirección de contratación se revisaron 19 convenios el 22 de marzo de 2012 y con acta de entrega del día 9 de abril de 2012 se recibieron 6, de los cuales dos ya habían sido revisados; por consiguiente se tuvo acceso en total a 23 convenios. De estos convenios se observo que la mayoría de estos no se hallan liquidados, pese a que existen algunos, desde el año 2004, y además la documentación de cada uno de estos, está incompleta, por lo que se evidencia incumplimiento de los principios consagrados en el Estatuto de contratación pública.

1.9 RECOMENDACIONES Se recomienda que contabilidad registre la depreciación de los activos de forma individual.

Se recomienda reclasificar y corregir la diferencia presentada en la cuenta 165504

MAQUINARIA INDUSTRIAL.

Las carpetas que contiene la documentación de los bienes inmuebles del Departamento se deben foliar y organizar cronológica y secuencialmente de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y demás normatividad de Archivo.

Se recomienda que el software que maneja el área de almacén se integre con la oficina de

contabilidad, además actualizar el módulo de bienes inmuebles y el de los bienes de Beneficio y Uso Público.

Se recomienda que exista interrelación entre la oficina de contabilidad y cada una de las

dependencias que suministran la información de tal, manera que el resultado final sea real y fidedigno.

Se recomienda que la Gobernación de Boyacá ejerza mecanismos procedimentales y

normativos tendientes a que las instituciones educativas manejen saldos mínimos en cajas.

Se recomienda la depuración de las cuentas bancarias que maneja la Gobernación de Boyacá en las diferentes entidades financieras y que a su vez se efectué el ajuste contable de las consignaciones no acreditadas, notas debito y notas crédito. Y considerar que las consignaciones que no puedan ser registradas ni tener ingreso presupuestal, se contabilicen en cuentas de orden; igualmente que se registren los intereses y los gastos financieros y no se dejen como partidas conciliatorias.

50

Es importante que se registren en contabilidad los intereses generados por los CDTS oportunamente.

Se recomienda realizar seguimiento y control a la cuenta 1310 RENTAS POR COBRAR, ya

que existen pagos que no han sido descargados de contabilidad, además en el Balance se refleja el impuesto de vehículos a nivel de terceros de manera global y no se tienen identificados de manera individual, de estos impuestos existes expedientes de la vigencia 1999, de los cuales se puede ver que muchos están en un alto riesgo de prescribir por falta de gestión en el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos por la ley.

Depurar las cuentas contables especialmente la 13 RENTAS POR COBRAR y la 14

DEUDORES para establecer el monto real por recaudar e identificar el tercero de manera que se facilite la recuperación de las mismas. Que el área de contratación envié oportunamente a contabilidad la información referente a los avances y modificaciones de los contratos para que se realice las actuaciones contables a que haya lugar.

En la medida en que se ejecuten los convenios, la Gobernación de Boyacá deberá reclasificar la cuenta 1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACCION con la contrapartida en la subcuenta del gasto o el activo, generado conforme al objeto del convenio.

Se recomienda establecer el modulo de cartera para clasificar las rentas por cobrar, por edades.

Se recomienda la actualización y depuración de la cuenta Propiedad Planta y Equipo e implementar el módulo de Bienes Inmuebles. Igualmente la reclasificación y unificación contable de la Plataforma Férrea y Carrotanque férreo.

Se recomienda efectuar la depuración y actualización de los procesos jurídicos que maneja la Gobernación de Boyacá de tal manera que tenga un efecto de retroalimentación entre contabilidad y oficina jurídica; igualmente se recomienda considerar y analizar la provisión para contingencias debido a que en la actualidad se observa un valor demasiado alto.

Se considera que se debe prestar especial atención a los rubros de maquinaria industrial y a las demandas y litigios en contra del departamento por lo cual se recomienda realizar una auditoría especializada.

Se recomienda dar aplicabilidad a las cuentas de orden utilizándolas en los casos que se requieran, con el fin de reflejar saldos que no pueden ser llevados directamente en otras cuentas.

Se recomienda la revisión, análisis, depuración y reclasificación de los saldos y cuentas que no son coherentes a razón de su naturaleza.

51

INFORME DE LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN

FORMATO N°22

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES

1. CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ

2. ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACIÓN DE BOYACÁ

3. AÑO: 2011

4. FECHA DE REPORTE: 2012

CUENTA INCERTIDUMBRE

SUBESTIMACION

SOBREESTIMACION

TOTAL

1 ACTIVO 33,884 2,259 1,854 37,998

11 EFECTIVO 0 128 0 128

1110

DEPOSITOS EN INSTITUCIONES

0 0.11 0 0.11

1110

DEPOSITOS EN INSTITUCIONES

0 128 0 128


0 123 0 123

1201

INVERSIONES ADMON DE LIQUIDEZ EN TITULOS DE DEUDA

0 85 0 85

1202

INVERSIONES ADMON DE LIQUIDEZ EN TITULOS

0 38 0 38


4,331 0 1,828 6,159

1310

VIGENCIAS ANTERIORES

4,331 0 1,828 6,159

14 DEUDORES 28,137 0 26 28,163

1401

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

0 0 25 25

1420

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

84 0 0 84

1420

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

28,053 0 0 28,053

1424

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION

0 0 0 0


500 2,009 0 2,509

52

1605

TERRENOS 118 1,895 0 2,013

1640

EDIFICACIONES Y CASAS

382 43 0 425

1640

CLINICAS Y HOSPITALES

0 13 0 13

1655

MAQUINARIA INDUSTRIAL

0 56 0 56

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO

913 0 0 913

1710

BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO EN SERVICIO

913 0 0 913

2 PASIVO 0 937 796 1,733


0 871 0 871

2401

ADQUISICIONN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

0 871 0 871


0 65 796 861

2710

PROVISIONES PARA CONTINGENTES

0 65 796 861

3 PATRIMONIO 0 0 0

31 HACIENDA PUBLICA

0 0 0

3105

CAPITAL FISCAL 0 0 0

3120

SUPERAVIT POR DONACION

0 0 0


0 0 688 688

81 DERECHOS CONTINGENTES

0 0 688 688

8120

LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION

0 0 688 688


0 0 51,532 51,532


0 0 51,532 51,532

9120

LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION

0 0 51,532 51,532

TOTAL HALLAZGOS 33,884 3,196 54,870 91,95

53

1

TOTAL DEL ACTIVO SEGÚN BALANCE 1,269,820

TOTAL HALLAZGOS PORCENTUAL 7.24

54

CONTROL INTERNO

CONTABLE

CALIF.

OBSERVACIONES CONCEPTO AUDITORIA

CALIF.

EXPLICACION EVIDENCIA

1.1

ETAPA DE RECONOCIMIENTO

1.1.1

IDENTIFICACIÓN

1

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?

5 Disponible en el aplicativo Isolución

Si se tienen identificados, no existe documentación completa que fluya entre las diferentes dependencias y para los usuarios externos.

3.5

En Isolucion, que es una herramienta informática que facilita la Planeación, Diseño, Implementación, Evaluación, Mantenimiento y Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión; se encuentra la Caracterización del Proceso Gestión Financiera y Fiscal donde se encuentra discriminado Proveedores, entradas / Insumos, Actividades y salidas/Productos. Por lo anterior lo que soporta la documentación que fluye entre las dependencias y usuarios externos es la explicada y documentada en Isolución.

Isolucion

2

Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?


Si se tiene identificado, no existe documentación completa que facilite la verificación del proceso contable.

3.5 En Isolucion, que es una herramienta informática que facilita la Planeación, Diseño, Implementación, Evaluación, Mantenimiento y Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión; se encuentra la Caracterización de todos los Procesos del Departamento donde se encuentra discriminado Proveedores, entradas / Insumos, Actividades y salidas/Productos. De igual forma se debe dar cumplimiento a la Directiva Presidencial Número 04 de 2012, de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. El Isolución facilita la verificación y autoevaluación del Proceso Contable

Isolución

3

Se tienen identificados en la


No se encuentran establecidos en

4

55

entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

su totalidad.

4

Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?


No se evidencio política, además existen inconsistencias en la información que las diferentes áreas reportan a contabilidad.

3 En la Herramienta Isolucion está documentado el Procedimiento FF-P-43 Identificación, Clasificación y Registro de Hechos Contables se establece la política de operación del Procedimiento, así: POLÍTICAS DE OPERACIÓN La identificación, clasificación y registro de los hechos, transacciones u Operaciones contables se harán a partir documento soporte adecuado que refleje la realidad de los mismos.

Isolución

5

Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos

4 No se aplica adecuadamente por cuanto las evidencias y hallazgos encontrados desvirtúan esta afirmación.

3 En la Herramienta Isolucion está documentado el Procedimiento FF-P-43 Identificación, Clasificación y Registro de Hechos Contables se establece la política de operación del Procedimiento. así : POLÍTICAS DE OPERACIÓN La identificación, clasificación y registro de los hechos, transacciones u Operaciones contables se harán a partir documento soporte adecuado que refleje la realidad de los mismos. Dando cabal cumplimiento al procedimiento

Isolución

56

fuente o soporte?

6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?

4 Informe entes de control: algunos hechos no son de fácil ni confiable medición tales como sentencia, conciliaciones y anticipos.

No son confiables debido a la diferencia entre los resultados de contabilidad y los respectivos soportes.

2 Las posibles imprecisiones serían algunas de los pasivos contingentes y anticipos no amortizados lo cual tiene una influencia baja en el resultado total de los resultados contables.

7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?

5 No se cumple en su totalidad por cuanto existen diferencias entre los soportes y los saldos contables.

2 La identificación, clasificación y registro de los hechos, transacciones u Operaciones contables se harán a partir documento soporte adecuado que refleje la realidad de los mismos. No existe ningún registro Contable sin su respectivo Soporte

Sistema PCTG Archivo

8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?

5 Los que se revisaron son coherentes.

4.5

9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración

4 4 4

57

pública?

10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?

4 4 4

11

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en Documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

5 En su gran mayoría se encuentran bien soportados.

4.5 En la metodología para calificación el valor que supere el .5 debe ser aproximado por exceso a la otra unidad.

12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?

5 La documentación no se tiene en cuenta en su totalidad.

4

58

13

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

4 Se debe realizar una inspección minuciosa del manejo contable de las cuentas.

4

1.1.2 CLASIFICACIÓN

14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?

4 No existe en la entidad un control de todos los procesos por cuanto se evidencia que muchos de estos no son registrados ni actualizados contablemente.

4

15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?

5 Se debe hacer una revisión individual de las cuentas para examinar su clasificación.

4

59

16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?

4 No toda la clasificación de las cuentas se efectúa adecuadamente como es el caso de anticipos, sentencias y conciliaciones.

La entidad no cuenta con una clasificación adecuada de las cuentas, pues hace falta la adecuada clasificación de algunos. Se debe hacer una revisión exhaustiva a fin de clasificar las cuentas de forma correcta.

4

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

4 La clasificación de algunas transacciones no corresponde a una correcta interpretación del marco conceptual para anticipos, sentencias y conciliaciones

Está pendiente la clasificación de algunas cuentas.

4

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la

5

5

60

última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas?

5 Hay algunas cuentas que requieren ser reclasificadas y de la utilización de subcuentas y auxiliares.

4

20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?

4 Si bien es cierto, se realizan las conciliaciones bancarias, existen partidas conciliatorias que vienen de años anteriores, que no son registradas contablemente y por lo mismo no se reflejan en los estados financieros.

3 En la Herramienta Isolución se encuentra documentado el procedimiento FF-P-19 Conciliaciones Bancarias, al cual se le está dando cumplimiento a cabalidad. Consideramos que las partidas conciliatorias tiene una influencia baja en el resultado total de la información contable.

Isolucion

21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

4 Mediante circularización

No se cumple a cabalidad.

4

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES

22 Se realizan periódicamente

5 No se realizar por cuanto no existe

4

61

conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?

un software que integre todas las dependencias y se presenta diferencias entre la información reportada por almacén, contabilidad, jurídica y área administrativa.

23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?

2 No se realiza inventario físico de bienes y no hay definido un procedimiento para confrontarlo con los registros contables.

Se ratifica la observación efectuada por la oficina de control interno de la entidad.

2

24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?

5 La codificación es insuficiente para algunas cuentas.

4 Se le está dando cumplimiento al Catalogo de Cuentas establecido en el Régimen de Contabilidad Pública

Sistema PCTG Régimen de Contabilidad Pública

25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

5 No existe documento que lo soporte, además se nota que este no se aplica en la entidad pues existen diferencias entre los saldos contables y los

2 En la Herramienta Isolucion está documentado el Procedimiento FF-P-43 Identificación, Clasificación y Registro de Hechos Contables, FF- P 42 Generación y Consolidación de Informes contables, a los cual se le da cumplimiento. Es importante acotar que la información está sujeta a validación en le Chip que si no se encuentra debidamente registrado generaría mensaje de error.

Isolución

62

soportes.

26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?

5 En la información revisada se encontró que las transacciones se registran en forma cronológica y guardan relación.

4.5 En la Herramienta Isolucion está documentado el Procedimiento FF-P-43 Identificación, Clasificación y Registro de Hechos Contables al cual se le da cumplimiento. Los hechos, transacciones u Operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental de la Gobernación de Boyacá y se registran de forma cronológica como lo establece la Normatividad vigente

Isolución

27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?

5 No existe documento que lo demuestre.

3 Se debe dar cumplimiento a la Directiva Presidencial Número 04 de 2012, de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública; El Sistema Pctg prenumera todos los comprobantes de contabilidad en cada modalidad y genera los listados que se requieran., sin embargo, se cuenta con archivo de apoyo donde se evidencia los papeles de trabajo.

Isolucion Archivo de Apoyo

28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas Públicas?

5 No existe documento que demuestre la verificación.

1 Se le da cumplimiento al Régimen de Contabilidad Pública, en lo que respecta al Departamento de Boyacá como Entidad Territorial.

Régimen de Contabilidad Pública

29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?

5 El aplicativo solo cuenta con presupuesto, contabilidad y tesorería y no incluyen áreas como almacén,

3 El Sistema PCTG, cuenta con los módulos Presupuesto, Ingresos, Egresos, Central de Cuentas, Causación, Contabilidad, Almacén Integración, totalmente Integrados; y se está en proceso de Implementación de los Módulos Bienes Inmuebles, Rentas y contratación.

PCTG

63

contratación, impuestos entre otros.

30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, Valorización, y agotamiento, según aplique?

5 La depreciación se aplica a nivel global, la valorización se efectuó pero no se refleja en los estados financieros.

2 El Sistema de Información Financiera PCTG en su Módulo de Almacén genera de manera automática la depreciación por el método de línea recta, elemento por elemento, de acuerdo a la parametrización, generando informe consolidado o individualizado, según se requiera. Luego entonces la Depreciación no se realiza de manera global sin individual ítem por ítem de la propiedad Planta y equipo.

PCTG

31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos?

5 En la mayoría de las cuentas revisadas los documentos soporte no son idóneos.

3 En la Herramienta Isolucion está documentado el Procedimiento FF-P-43 Identificación, Clasificación y Registro de Hechos Contables al cual se le da cumplimiento y se aclara que las Operaciones contables se harán a partir documento soporte adecuado que refleje la realidad de los mismos, además de lo anterior todo lo que constituye soportes externo, son idóneos y en los internos también.

Isolución

32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

5 El área contable cumple con la elaboración de los comprobantes de contabilidad.

5

33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

5 Si se cumple. 5

64

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN

1.2.1

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?

5 Si se cumple.

5

35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?

5 Existen informes que presentan diferencias con respecto a los saldos contables.

4

36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?

5 No se pudo evidenciar.

1 El Sistema PCTG, cuenta con los módulos Presupuesto, Ingresos, Egresos, Central de Cuentas, Causación, Contabilidad, Almacén e Integración, totalmente parametrizados e Integrados; Labor que se realiza diariamente de acuerdo a los requerimientos, novedades del sistema y transacciones que se presenten.

PCTG

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría

5 Si, se elaboran oportunamente los informes.

5

65

General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?

5 Las notas no son lo suficientemente claras ni explicativas de los hechos económicos.

3 Las notas a los estados financieros cumplen con requisitos y revelan la naturaleza jurídica, las características, políticas y prácticas contables, como también limitaciones, particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo al catalogo general de cuentas establecido por la Contaduría General de la Nación. Sujetas a validación a través del Sistema Chip.

39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?

5 Las notas no cumplen con estas especificaciones y no son lo suficientemente claras ni explicativas de los hechos económicos.


40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?

5 Las notas explicativas no son lo suficientemente consistentes.


1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN

66

Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?

5 Si se presentan oportunamente.

5

42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?

5 La publicación de los estados financieros la efectúan trimestralmente en la página Web de la Gobernación.

5

43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?

3 Esta información se solicito por la comisión de auditoría y no fue suministrada.

1 Si se cuenta con los indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, los cuales fueron suministrados a la comisión auditora.

44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su

1 No se aplica. 1 En la herramienta Isoluciòn está documentado el procedimiento FF-P-24 Análisis de Estados Financieros al cual se le da cabal cumplimiento.

Isolucion

67

adecuada comprensión por parte de los usuarios?

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?

4 Se acepta la calificación de control interno por no haber encontrado documento que lo demostrara.

4

46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información.

5 Existen diferencias en las cifras reflejadas en algunos informes presentados a los entes de control.

1 La información Contable Pública que se suministra a los diferentes usuarios y entes de control, es la misma. Pero si existen transformaciones de la información en las plataformas de los Entes de Control; mas no cambios de la información base de remisión. Se presentó inconveniente al transformar el archivo Excel a archivo plano, para que lo cargue la plataforma, las cifras mayores a 9 dígitos las convirtió en número E que al visualizarlos los convierte en 0, error que no se puede evidenciar ya que la plataforma SIA, no genera mensaje de error ni validación de la ecuación básica patrimonial.

1.3

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

1.3.1

ACCIONES IMPLEMENTADAS

47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma

5 Se han identificado en su gran mayoría los hechos generadores de posibles riesgos efectuando control y seguimiento

No hay documento que demuestre haber identificado el riesgo.

1 En la herramienta Isoluciòn se encuentran identificados los riesgos del proceso Gestión Financiera y Fiscal donde se encuentran los riesgos de índole contable.

Isolucion

68

permanente?

48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?

4 Si existe y funciona el comité de sostenibilidad.

El comité existe pero contablemente no se le está dando aplicación.

2 En la herramienta Isoluciòn se encuentran identificados los riesgos del proceso Gestión Financiera y Fiscal donde se encuentran los riesgos de índole contable con los respectivos controles de igual forma se le da cumplimiento al procedimiento EI-P-02 Seguimiento de Riesgos, con el propósito de contrarrestar y mitigar los riesgos.

Isolucion

49 Se realizan auto evaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?

4 No existe evidencia documental que lo demuestre.

2 Se realiza trimestralmente informe de revisión del Sistema Integrado de Gestión , donde se tiene en cuenta los informes de auditorías internas, seguimiento a acciones correctivas, indicadores, y a los riesgos.

Carpeta Proceso

50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?

5 Parcialmente. 3 En cada uno de los procedimientos documentados en la herramienta Isolucion se establece responsables de las actividades descritas; de igual forma el Departamento de Boyacá mediante Decreto 1482 de 2006 establece el Manual de funciones con niveles de Autoridad, competencia laborales y responsabilidad

Isolucion

51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?

5 Se encuentra disponibles en el aplicativo Isolución

No se evidencio algún documento que lo demuestre.

3 En la Herramienta Isolucion se encuentran documentados los Procedimientos que afectan el Proceso Gestión Financiera y Fiscal

52 Los manuales de políticas,

5 En este punto existe calificación

3 En la Herramienta Isolución se encuentran actualizados todos los procedimientos del

69

procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?

no sustentada, por lo cual no se puede corroborar.

Proceso Gestión Financiera y fiscal, a los se les realizo auditoría Externa, quien otorgo la Certificación al Sistema Integrado de Gestión bajo las normas ISO 9001:2008 y la NTC GP 1000:2009

53

Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

4 Se encuentra disponibles en el aplicativo Isolución

no es de conocimiento general, además el flujo de información no es adecuado.

3 En Isolucion, que es una herramienta informática que facilita la Planeación, Diseño, Implementación, Evaluación, Mantenimiento y Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión; se encuentra la Caracterización de todos los Procesos del Departamento discriminando Proveedores, entradas / Insumos, Actividades, salidas /Productos y Procedimientos. El Isolución facilita la verificación y autoevaluación del Proceso Contable, estableciendo el flujo de información para conocimiento general.

54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?

3 Durante los años anteriores se adelanto el proceso de depuración contable, el cual no se concluyo en su totalidad y a la fecha muestra saldos que requieren en el periodo siguiente sean sometidos a revisión, análisis y aprobación por el comité de

No se evidencia que exista un proceso de depuración de acuerdo a lo reflejado en los estados financieros.

3

70

sostenibilidad.

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?

5 Si bien es cierto se encuentran en otras dependencias la información no se refleja completamente en los estados financieros y la que se refleja aparece registrada de forma global.

3

56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?

4 Se aplica parcialmente.

4

57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?

5 Se cumple. 5

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable

5 Si. 5

71

cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?

3 No se evidencia un programa de capacitación o actualización en el área contable.

Se acepta la calificación de control interno pues no se tiene evidencia que demuestre lo contrario.

3

60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?

4 No se evidencia acta de empalme cuando se presenta cambio de contador.

Se acepta la calificación de control interno pues no se tiene evidencia documental que demuestre lo contrario.

4

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros,

4

No se evidencia la existencia de alguna política, por cuanto al final del periodo contable quedan pendientes muchos registros que no son reflejadas en los

3 Existen Instructivos para cierre y apertura de vigencia generados por el proveedor de PCT a nivel de módulos y base de datos, los cuales reposan físicamente en contabilidad y en medio magnético en la oficina de Sistemas

Instructivos

72

económicos, sociales y ambientales?

estados financieros.

62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

5 Existen áreas en las que no se tiene en cuenta la ley 594 de 2000.

4

73

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

PUNTAJE

OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.3 Adecuado

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.4 Adecuado

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.5 Adecuado

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.0 Adecuado

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.7 Adecuado

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.4 Adecuado

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 5.0 Adecuado

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.8 Satisfactorio

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.3 Adecuado

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.3 Adecuado

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE SEGÚN AUDITORIA


PUNTAJE

OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.3 Satisfactorio

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.5 Satisfactorio

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.4 Satisfactorio

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4 Satisfactorio

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.2 Satisfactorio

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.1 Satisfactorio

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 3.4 Satisfactorio


2.8 Deficiente

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.2 Satisfactorio

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.2 Satisfactorio

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

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2. INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACA – INFIBOY

2.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA

Velar porque la contabilidad financiera refleje la realidad patrimonial de las entidades públicas, se trata de determinar si los estados financieros están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptada, con las exigencias legales y con las políticas adoptadas por la dirección de la entidad.

2.2 COBERTURA

La Auditoría contempla un análisis de una muestra de 82% de los activos; 80% de los pasivos de las cuentas de que forman el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Instituto Financiero de Boyacá. Con base en las opiniones contables de esta muestra se dictamina el consolidado. La auditoría realizada incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas del estado financiero con sus notas explicativas y una revisión sobre el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Las evidencias y documentos que soportan los hallazgos de auditoría que hacen parte de la muestra aquí seleccionada y que sustentan el dictamen general se encuentra en la Dirección Operativa de Economía y Finanzas.

2.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR.

Teniendo en cuenta que al Plan de Mejoramiento del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY dentro del proceso de auditoría al Balance vigencia 2011, suscrito con la Contraloría General de Boyacá, es sujeto de que los hallazgos contables y financieros que aparecieron en el informe de la vigencia anterior debieron haber sido objeto de un compromiso por parte de la administración para superarlos en un término prudencial que no supere la vigencia del siguiente informe, por lo anterior se puede establecer:

1. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 5, el estado de avance es, “Al respecto, mientras no se liquide la sociedad no se puede reclasificar la cuenta”.

2. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 6, el estado de avance es, “Los intereses de mora causados por la venta del complejo de servicios del sur se encuentran en proceso jurídico”.

3. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 8, el estado de avance es, “Como este valor corresponde a intereses se clasificó en la cuenta 14708001001, así mismo se reportó en la oficina de cartera para que realizarán la respectiva inclusión en la información de esta área”.

4. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 17, el estado de avance es, “Se ha venido depurando la subcuenta a medida que se han identificado las cuentas, está pendiente un saldo de $318.350.58 en espera que el Banco Davivienda aclare a que hace referencia dicho valor para que se proceda a depurar”.

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5. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 19, el estado de avance es, “Se está en espera de reunión por parte del comité de sostenibilidad para autorizar la reclasificación de esta subcuenta”.

2.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO

Dentro del proceso auditor a los Estados Financieros del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY para la vigencia 2011, una de las cuentas más representativas y de alto impacto, considerado por el grupo auditor, se encuentra la cuenta 1999 Valorizaciones, Subcuenta 199936 Acerías Paz del Río por un valor de $ 103.947.007.064.00 la cual representa el 47% del total del activo y el 68% del Patrimonio del Instituto. Debido a la existencia de un proceso en contra del INFIBOY, según la oficina jurídica existe cosa juzgada, en la Jurisdicción civil, incluso proferida por el organismo de cierre, de la misma, en donde la Corte suprema de justicia no causo la sentencia, actualmente se encuentra en el grado jurisdiccional de consulta y queda pendiente, donde se alegó de conclusión en ese sentido y en caso de perderlo queda la acción de revisión ya que configuran los presupuestos para ello.

2.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación dentro de sus atribuciones constitucionales y legales expidió la Resolución No. 357 del 23 de julio de 2008, mediante la cual establece los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas. La oficina asesora de Control Interno del Instituto Financiero de Boyacá - INFIBOY, realizó la Evaluación de Control Interno Contable vigencia 2011, diligenció y reportó el formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa del control interno contable según el manual de procedimientos sugeridos por la citada norma, encontrándose lo siguiente:

El Instituto Financiero de Boyacá no tiene documentado ni definido claramente manuales de procesos y procedimientos Contables

No existe un procedimiento definido y claro para ejecutar periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas.

No se ha documentado en debida forma la política mediante la cual las transacciones y operaciones realizadas en cualquier dependencia del Instituto Financiero de Boyacá son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte.

No se vienen publicando los estados financieros para su divulgación a la ciudadanía.

Falta capacitación a los funcionarios en el área contable.

Además, en desarrollo de la presente auditoría esta comisión evaluó el sistema de control interno contable, obteniéndose las siguientes conclusiones:

Mediante Resolución No. 097 del 31 de diciembre de 2007 el Instituto Financiero de Boyacá crea el comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de conformidad con la Resolución No 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. El artículo Quinto de la citada Resolución, dispone que el Comité se reunirá mensualmente o cuando lo estime necesario. Para la vigencia 2011 el Comité realizó dos reuniones de comité de sostenibilidad contable del INFIBOY como actividad del periodo auditado, Reunión el día 1 de abril de 2011 y el día 20 de septiembre de 2011 en donde analiza y toma decisiones

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sobre las cuentas contables para su depuración y ajuste, teniendo en cuenta los hallazgos entregados por la Contraloría General de Boyacá en auditoría realizada al balance 2010. Igualmente se observa la inexistencia de soportes en los cuales se pueda comprobar la evaluación periódica de los resultados del proceso de sostenibilidad de Saneamiento Contable, de conformidad con el artículo segundo y séptimo de la precitada resolución.

Respecto al cálculo actuarial en pensiones, no se cuenta con la información proveniente del Ministerio de Hacienda y contablemente el INFIBOY no lo tiene actualizado, razón por la cual no se tiene plena certeza del valor real.

Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros contables de manera oportuna, veraz y confiable.

Lo anterior teniendo en cuenta la evaluación registrada en el formato CGN2007 Control Interno contable para la vigencia 2011 del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY.


2.6.1 Generales En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, así mismo normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y preparación de documentos soporte. Como se detalla en el cuadro No. 9 se identificaron hallazgos totales por valor de $5.083.584.342.00 de los cuales $742.317.096.00 son INCERTIDUMBRES, $27.443.361.00 SUBESTIMACIONES y $4.313.823.885.00 corresponden a SOBRESTIMACIONES.

77

Cuadro No. 9 Resumen de hallazgos

INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN

FORMATO No. 22

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA


1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA

2. ENTIDAD AUDITADA: INFIBOY

3. AÑO: 2011


CUENTA NOMBRE HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)

CODIGO INCERTIDUMBRE SUBESTIMACIÓN SOBRESTIMACIÓN TOTAL

1 ACTIVO 273.64 27.44 4,313.82 4,614.90

12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 243.63 243.63

1207 CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1.00 1.00

1207 HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11.25 11.25

1207 HOTEL TURISTICO DE TENZA 121.00 121.00

1207 SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA 1.00 1.00

1207 CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1.00 1.00

1207 TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 0.10 0.10

1207 FOSFATOS DE BOYACA 108.28

14 DEUDORES 30.01 1,002.55 1,032.56

1415 PRESTAMOS CONCEDIDOS 845.26 845.26

1470 INTERESES DE PRESTAMOS CONCEDIDOS 108.40 108.40

1470 MUNICIPIO LA CAPILLA INTERESES 48.89 48.89

1470 MUNICIPIO DE TUNJA 30.01 30.01

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 0.00

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO 0.10 0.10

1715 BIBLIOTECAS 0.10 0.10

19 OTROS ACTIVOS 0.00 27.34 3,311.27 3,338.61

1999 ACERIAS PAZ DEL RIO 3,299.90 3,299.90

1999 FONDO REGIONAL DE GARANTIAS 11.37 11.37

1999 LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL 21.25 21.25

1999 TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO 6.09 6.09

2 PASIVO 468.67 0.00 0.00 468.67

23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS 0.00

24 CUENTAS POR PAGAR 206.11 206.11

2425 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 206.11 206.11

2425 BANCO AGRARIO 205.80 205.80

2425 BANCO DAVIVIENDA 0.31 0.31

27 PASIVOS ESTIMADOS 262.56 262.56

2720 PROVISION PARA PENSIONES (CALCULO ACTUARIAL) 262.56 262.56

29 OTROS PASIVOS 0.00

3 PATRIMONIO 0.00 0.00 0.00 0.00

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 0.00 0.00

3240 ACERIAS PAZ DEL RIO 0.00

TOTAL HALLAZGOS 742.31 27.44 4,313.82 5,083.57

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2.6.2 Específicos 2.6.2.1 INVERSIONES (12) Su saldo total es de $6.206.706.544.00 (3%), compuesta por Certificados de Depósito a Termino (1201), Inversiones administración de liquidez en títulos participativos (1202) e inversiones patrimoniales en entidades no controladas (1207). Es de notar que de quince inversiones, diez (10) han tenido que ser aprovisionadas. Dentro de la cuenta 1202, Inversiones administración de liquidez en títulos participativos se

encuentra las acciones ordinarias de ACERIAS PAZ DEL RIO, por un valor de $1.649.952.501, el cual representa el 26.58% de las inversiones del INFIBOY. Durante la vigencia 2011 según la cuenta 324036 Inversiones en entidades privadas, se obtuvo una valorización de acciones en $103.947.007.064.00, lo cual pasa a representar el 60.10% del patrimonio de la entidad.

El valor de valorización de la acción de ACERÍAS PAZ DEL RIO para su cálculo fue de $32, según los datos históricos registrados en la bolsa de valores es de $31, generando una diferencia en la valorización por un valor de $3,299,904,503.00, es considerada como una SOBRESTIMACIÓN. RESPUESTA: En contabilidad no se realizo el cálculo de manera correcta de la valorización, generando dicha sobrestimación por valor de $ 3.299.904.503, en la presente vigencia se observo esta situación y se procedió a realizar el ajuste de acuerdo al valor reportado por la Bolsa de Valores de Colombia…. Sobre el tema que existe una sobrestimación en la cuenta 324036001 por valor de $103.947.007.064 no es sustentable en su totalidad ya que si bien es cierto se reconoce la sobrestimación de $3.299.904.503 la diferencia se debe contabilizar en la cuenta 1999 VALORIZACIONES y su contrapartida en la cuenta 32403604 SUPERAVIT POR VALORIZACION EN ETIDADESPRIVADAS. 1) Se han aplicado adecuadamente los principios de contabilidad para este tipo de inversiones deben ajustarse al valor razonable del mercado y para este caso es la bolsa de valores y esta metodología ha sido aplicada adecuadamente, 2) podríamos considerar que existe una sobrestimación si se han tomado valores que no corresponden a los emitidos por la bolsa de valores, haciendo la claridad que se reconoce la sobrestimación en la suma de $ 3.299.904.503, pero que el procedimiento de reconocimiento salvo lo expresado se hizo de acuerdo a la norma, 3) Analizada la metodología contable para valorizaciones que se enuncia, corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas contables. Por ello se aplica la valorización de inversiones como lo sustenta la dinámica de la cuenta 1999 del plan general que se anexa. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento, toda vez que las acciones representan el 60.10% del patrimonio de la entidad, la oficina jurídica reporta que se encuentran en el grado jurisdiccional de consulta proceso radicado con el No. 2003-628, que no se ha producido fallo, para lo cual el Plan General de cuentas establece el tratamiento que se le debe dar. Además la volatilidad que se genera en la bolsa de valores presenta un determinado riesgo en la tenencia de estos valores o derechos y la afectación sobre los estados financieros del INFIBOY. La cuenta 120751001, denominada SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA LTDA, por valor de

$1.000.000, el INFIBOY no tiene claridad sobre cuál es el valor de su aporte en esta sociedad. INCERTIDUMBRE por valor de $1.000.000

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RESPUESTA: El aporte que aparece en estados contables es generado por escritura pública 759 del 25 de julio del 1983, (se anexa) La comisión auditora acepta la respuesta evidenciada en el soporte allegado, por lo tanto se levanta el presente hallazgo. Dentro de la cuenta 1207, Inversiones patrimoniales en entidades no controladas, denominada

FONDO REGIONAL DE GARANTIAS por un valor de $3.000.000.00, durante la vigencia 2011 presentó una valorización de $12.668.709.69, valor que no se ajusta a los dividendos obtenidos durante la vigencia 2010, por tal razón se considera su valor de $11,376,709.69, en SOBRESTIMACIÓN.

RESPUESTA Se acepta la incertidumbre, se procederá a realizar el ajuste pertinente. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento Del valor de inversión de las siguientes acciones no se tiene certeza de recuperarse por cuanto

las sociedades se encuentran en proceso de disolución y liquidación de las mismas, por lo anterior se consideran en INCERTIDUMBRE por un valor de $134.350.000.00 de acuerdo al siguiente detalle:

SOCIEDAD VALOR

CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1,000,000.00 HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11,250,000.00

HOTEL TURISTICO DE TENZA 121,000,000.00

CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1,000,000.00

TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 100,000.00

TOTAL 134,350,000.00

INCERTIDUMBRE

RESPUESTA La Incertidumbre. Existe un ambiente de incertidumbre cuando falta el conocimiento seguro y claro respecto del desenlace o consecuencias futuras de alguna acción, situación o elemento patrimonial, lo que puede derivar en riesgo cuando se aprecia la perspectiva de una contingencia con posibilidad de generar pérdidas o la proximidad de un daño. La incertidumbre supone cuantificar hechos mediante estimaciones para reducir riesgos futuros, y aunque su estimación sea difícil no justificará su falta de información. La incertidumbre varía para cada sujeto y para cada actividad a desarrollar. La entidad auditada no aporta ningún documento soporte que evidencie la inversión en cada una de las sociedades a pesar de lo que se anexa. Por lo anterior se considera INCERTIDUMBRE por valor de $134.350.000.00 Dentro de la cuenta 120751 Fosfatos de Boyacá por un valor de $18.564.000.00, durante la

vigencia 2011 presenta una valorización de $108.278.057.16 según lo registrado en balance y lo certificado por la Sociedad, pero según lo reportado por el informe de la oficina de bienes del INFIBOY para la vigencia 2011 la sociedad reporta un valor actual por la suma de

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$235.120.114.32, por tal razón se establece una INCERTIDUMBRE por valor de $108.278.057.16, el cual debe ser ajustado y reportado por la oficina de bienes de la Entidad.

RESPUESTA Se acepta la incertidumbre, debido a un registro contable inadecuado, por lo tanto se realizara el ajuste pertinente El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento Dentro de la cuenta 120754 Terminal de Transportes de Sogamoso por un valor de

$2.465.000.00, durante la vigencia 2011 presenta una valorización de $654.470.717.00, y contrastando balance de la terminal con corte a 31 de diciembre de 2011 según lo reportado en el SIA el valor que corresponde al INFIBOY es por la suma de $663.026.077.90, es decir que nos arroja un valor de $6.090.360.90 considerado en SUBESTIMACIÓN.

RESPUESTA Al momento del cierre de la vigencia de 2011. No se habían aprobado los estados financieros por parte de la asamblea general de accionistas del terminal de transportes de Sogamoso, es decir no se contaba para este tiempo con la certificación para generar, un asiento contable. Este registro se presentara en los estados financieros del mes de abril de 2012. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento 2.6.2.2 DEUDORES (14)

La cuenta DEUDORES cuyo saldo es de $21.893.379.199.24, representa el 10% del Activo, está compuesta por la cuenta 1415 – Préstamos concedidos, 1424 - recursos entregados en administración, 1470 – Otros deudores, 1475 Deudas de difícil cobro y 1480 – Provisión para deudores. RESPUESTA Del valor de $ 1.002.542.676. de sobrestimación. Solo se evidencia el $48.887.442 que corresponden a un acuerdo de pago con el municipio de la capilla, que sobre este hecho económico existe un acuerdo de pago entre el municipio de la capilla y el INFIBOY que generó la causación contable. Luego que su contabilización se ajusta a los principios contables. En cuanto a la cuenta 1415 – Préstamos concedidos, cuyo saldo es de $20.277.080.700 y la subcuenta 147080 Intereses de préstamos concedidos por instituciones financieras con saldo de $472.459.848.00, se verificaron los registros y reporte de la oficina de Cartera y se confrontó con contabilidad de la Entidad, encontrándose un valor de $1.002.542.676.00 en SOBRESTIMACIÓN. Teniendo como referencia el estado de cartera con corte al 31 de diciembre de 2011 que fue aportado a la comisión auditora, se tiene que el saldo de créditos registra la suma de $19.431.824.539.00 confrontado con lo reportado en balance general con corte a 31 de diciembre de 2011 la subcuenta 141524 Préstamos de Fomento y Desarrollo Regional por valor de $20.277.080.700.00, arroja una diferencia de $845.256.161.00. De igual manera la subcuenta 147080 Intereses de préstamos concedidos por instituciones financieras con saldo de $472.459.848.00 la cual incluye Municipio La Capilla por valor de $48.887.442.00 y lo reportado en el estado de cartera con corte al 31 de diciembre de 2011 registra un valor de $315.173.333.00,

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cruzando estos valores arroja una diferencia de $157.286.515.00 lo que indica que en la cuenta 14 Deudores se encuentra sobreestimada en la suma de $1.002.542.676.00. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento

Subcuenta 147090001 – Municipio de Tunja, saldo $30.015.250, Corresponden a intereses de mora causados por la venta del Complejo de Servicios del Sur del municipio de Tunja, el cual se transfirió al municipio.

RESPUESTA No es incertidumbre, con oficio No 103 de enero 28 de 2007. Se envía cuenta de cobro al municipio de Tunja por valor de $ 30.015.250, hecho económico que origina un soporte contable como es la cuenta de cobro que genera el respectivo asiento contable, se anexa copia de la cuenta de cobro No existen soportes legales que evidencien la existencia de esa deuda o derecho, pues la existencia solamente de una cuenta de cobro del 24 de enero de 2007 sin el reconocimiento legal por parte del Municipio de Tunja, no es garantía absoluta de que el Municipio tenga la obligación de cancelar dicha deuda. Se considera como INCERTIDUMBRE por valor de $30.015.250. 2.6.2.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (16)

Su saldo es de $19.360.034.619.18 que representa el 9% del activo, compuesto por la cuenta 1605 – Terrenos; 1610 – Semovientes; 1635 – Bienes Muebles en Bodega, 1640- Edificaciones; 1650 - redes, líneas y cables; 1660 - equipo médico y científico; 1670 - equipos de comunicación y computación; 1680 - equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería; 1685 depreciación acumulada y 1686 amortización acumulada.

La cuenta 160502 - LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL con saldo de $18.495.000.00 no presenta valorización en los estados financieros y teniendo en cuenta el estudio técnico de valorización dado a este ítem por valor de $39.750.000.00, podemos establecer una SUBESTIMACIÓN por valor total de $21.255.000.00.

RESPUESTA Se reconoce la incertidumbre. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento 2.6.2.4 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO (17)

Su saldo es de $13.004.548.00 que representa el 0.01% del activo, compuesta por 1715 – Bienes Históricos y Culturales y 1585 – Amortización Acumulada de Bienes de Beneficio y Uso Público.

La cuenta 171505 Bibliotecas con un saldo de $10.152.974.00 presenta una diferencia con respecto a la cuenta de inventario en $98.000.00 lo cual se genera una SUBESTIMACIÓN en ese valor.

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RESPUESTA Se reconoce la incertidumbre. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento 2.6.2.5 PASIVO (2)

El pasivo del Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY asciende a la suma de $67.783.637.991.17, siendo su principal cuenta las operaciones de instituciones financieras, cuenta 21 2.6.2.5.1 CUENTAS POR PAGAR (24) Con saldo de $978.101.420.73 que corresponde al 1.4% del pasivo, está compuesto por la cuenta ACREEDORES (2425); GASTOS FINANCIEROS POR PAGAR POR OPERACIONES DE CAPTACIÓN (2427); RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE (2436); IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR (2440); IMPUESTO AL VALOR AGREGADO – IVA (2445) y RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN (2453). 2.6.2.5.2 ACREEDORES (2425) Con saldo de $206.958.131.93, analizando la composición de esta cuenta tenemos:

La subcuenta 242590001 - Consignaciones por identificar, Banco Agrario, por valor de $205.799.781.00 y Banco Davivienda, por valor de $318.350.93, se observan fallas en los procesos y procedimientos contables así como en las comunicaciones con las demás dependencias que afectan la situación contable de la entidad. Se considera la suma de $206.958.131.93 como INCERTIDUMBRE.

RESPUESTA: Consignaciones por identificar por valor de $206.958.131.93, no son una incertidumbre ya que dichas consignaciones corresponden a captaciones, lo que no se logro identificar a 31 de diciembre a que cliente exactamente correspondían. Para tal fin se realizo cruce entre la oficina de tesorería y la oficina de captaciones donde se trato de determinar los beneficiarios de dichos recursos revisando los convenios suscritos sin lograr obtener respuesta satisfactoria ; de igual forma se hizo solicitud a los bancos en el sentido que colaboraran con la copia de las respectivas consignaciones lo que también nos genero un respuesta negativa ya que algunas de ellas fueron hechas en efectivo y el banco cambio el software donde es imposible verificar el nombre de quien consigno. Dada la situación anteriormente expuesta la oficina de tesorería se vio en la obligación de registrar dichos valores en consignaciones por identificar y de esta manera realizar las conciliaciones para cerrar la vigencia 2011.

Del total d los $ 206. 958.131. 93 a 31 de diciembre de 2011 se ha logrado depurar a la fecha $ 155.799.781 quedando pendiente $ 50.318.350.93 Para tal fin se anexa los soportes que evidencian dichos ingresos

El Plan de Contabilidad Pública conocedor de que se pueden presentar estos hechos económicos creó la cuenta como un pasivo, el cual va disminuyendo a medida que aparece

83

quien realizó la consignación; por lo anteriormente expuesto se deduce que está bien contabilizada. El hecho que contablemente se haya creado una cuenta dentro del pasivo que va disminuyendo a medida que aparece quien realizó la consignación, no se justifica que sea creado para salvar una falencia en los procesos contables. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento 2.6.2.5.3 PASIVOS ESTIMADOS (27) Con saldo de $775.292.459.90, está compuesto por PROVISIÓN PARA OBLIGACIONES FISCALES (2705) y PROVISIÓN PARA PENSIONES (2720). Verificados sus registros contables obtenemos lo siguiente: Subcuenta 270502001 - Municipio de Tunja, con saldo de $193.455.734; corresponde a una deuda en la cual el municipio de Tunja presentó requerimiento por Industria y Comercio y a la fecha no ha habido acuerdo si el INFIBOY está obligado o no a pagar dicho impuesto. En todo caso, no existe proceso coactivo, acción legal o soporte alguno que evidencie la obligación de la Entidad. Por lo anterior se considera la suma de $193.455.734 como INCERTIDUMBRE. RESPUESTA: Existe el soporte del requerimiento realizado por el municipio de Tunja, y la norma Contable incluye realizar provisiones contables, haciendo uso del principio de la prudencia que establece con referencia a los Gastos que se deben contabilizar no solo los que se incurre durante el periodo contable sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o perdidas eventuales cuyo origen se presente en el periodo actual ó en periodos anteriores. Sí es una incertidumbre por lo tanto lo correcto es provisionarla como se hizo. La comisión auditora levanta el presente hallazgo. 2.6.2.5.4 PROVISIÓN PARA PENSIONES (2720) Con saldo de $262.555.657, representa el valor del cálculo actuarial por concepto de pensiones, que corresponde a la diferencia entre el cálculo actuarial reconocido como pasivo estimado, conforme a las disposiciones legales vigentes y el valor pendiente de amortizar. Este cálculo actuarial fue realizado hace más de siete (7) años y a pesar de que la oficina de talento humano, ha cumplido con todos los requerimientos del Ministerio de Hacienda Pública a través del PASIVOCOL, la entidad no tiene el valor real del pasivo pensional. Por lo anterior la suma de $262.555.657, se considera como una INCERTIDUMBRE, por tener desconocimiento del valor de éste cálculo. RESPUESTA: No es una incertidumbre es un valor que debe ser ajustado cuando el Ministerio de Hacienda certifique el valor real del pasivo pensional de INFIBOY a 31 de diciembre 2011. Hecho que no ha ocurrido por razones ajenas al Instituto. Las cuales fueron aclaradas y explicadas en forma precisa por la profesional especializada de talento humano y como consta en el oficio No 115.05. del 12 de marzo de 2012 ( se anexa ) El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento

84

2.7 OPINIÓN CONTABLE

Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros del Instituto Financiero de Boyacá - INFIBOY, examinando los auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas. En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones de obtener suficiente evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de inversiones, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, valorizaciones, operaciones de instituciones financieras, cuentas por pagar y patrimonio institucional, los cuales se pueden observar en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos. La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado superior al 2% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con salvedad. En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a 31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 2.29% con respecto al total del activo, por tanto se determina una OPINION CON SALVEDAD.

RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ

CPT. 44.991 - T

2.8 CONCLUSIONES

El Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY para la vigencia 2011 presenta dentro de sus Estados Financieros y como resultado del proceso de auditoría:

En la cuenta 1202, Inversiones administración de liquidez en títulos participativos se encuentra las acciones ordinarias de ACERIAS PAZ DEL RIO, por un valor de $1.649.952.501, el cual representa el 26.58% de las inversiones del INFIBOY. Durante la vigencia 2011 se obtuvo una valorización de acciones en $103.947.007.064.00, lo cual pasa a representar el 60.10% del patrimonio de la entidad. La enorme valorización que presenta las acciones de PAZ DEL RIO por cuenta del movimiento de la bolsa de valores y advirtiendo además la volatilidad que se genera en la bolsa de valores; presenta un determinado riesgo en la tenencia de estos valores o derechos por cuenta de un pronunciamiento del Consejo de Estado, que podrían llegar a afectar los estados financieros del INFIBOY.

De los valores registrados en la cuenta Otras inversiones en títulos participativos no se tiene

certeza de recuperarse por cuanto las sociedades se encuentran en proceso de disolución y liquidación.

85

Los saldos de la oficina de cartera con Contabilidad no se han venido cruzando de manera que no se cuenta con información clara sobre las operaciones realizadas en las diferentes dependencias del Instituto.

Las valorizaciones de los bienes inmuebles de propiedad del Instituto Financiero de Boyacá de

acuerdo al estudio técnico realizado en la vigencia 2011, no se reportaron en su totalidad. El valor del cálculo actuarial por concepto de pensiones fue realizado hace más de siete (7)

años y a pesar de que la oficina de talento humano, ha cumplido con todos los requerimientos del Ministerio de Hacienda Pública a través del PASIVOCOL, la entidad no tiene el valor real del pasivo pensional.

2.9 RECOMENDACIONES

El Instituto Financiero de Boyacá - INFIBOY tendrán que adelantar la gestión administrativa necesaria, para procesar la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración.

Tomar las medidas necesarias para que el efecto de la volatilidad de la bolsa de valores no afecte la estabilidad financiera y contable del INFIBOY, debido a la tenencia de las Acciones de Paz de Rio.

Depurar los valores contables que resulten cuando afectan la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. Igualmente derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante las acciones de Ley.

Elaborar, socializar e implementar los manuales de proceso y procedimientos contables.

Integrar al programa contable un módulo de activos fijos a efectos de calcular la depreciación, amortización y agotamiento de los bienes de la entidad de acuerdo a la normatividad vigente.

Implementar e integrar al programa contable los módulos de cartera y captaciones a fin de que haya comunicación razonable en los movimientos que afectan la contabilidad de la Entidad.

La Oficina de Control Interno debe adoptar procedimientos, para identificar y evaluar los riesgos presentados en la elaboración y presentación de los estados contables y priorizar sus acciones a aquellas áreas que presentan un mayor riesgo. De igual forma se debe fomentar la cultura del autocontrol y del compromiso institucional de cada uno de los funcionarios de la entidad.

Adelantar las medidas pertinentes y necesarias a efectos de proteger, defender y salvaguardar los bienes inmuebles de propiedad del Instituto Financiero de Boyacá.

Coordinar con la Gobernación de Boyacá, a efectos de actualizar el cálculo actuarial de pensiones de la Entidad.

86


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA: INFIBOY

3. AÑO: 2011


CUENTA NOMBRE HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)

CODIGO INCERTIDUMBRE SUBESTIMACIÓN SOBRESTIMACIÓN TOTAL

1 ACTIVO 273.64 27.44 4,313.82 4,614.90

12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 243.63 243.63

1207 CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1.00 1.00

1207 HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11.25 11.25

1207 HOTEL TURISTICO DE TENZA 121.00 121.00

1207 SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA 1.00 1.00

1207 CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1.00 1.00

1207 TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 0.10 0.10

1207 FOSFATOS DE BOYACA 108.28

14 DEUDORES 30.01 1,002.55 1,032.56

1415 PRESTAMOS CONCEDIDOS 845.26 845.26

1470 INTERESES DE PRESTAMOS CONCEDIDOS 108.40 108.40

1470 MUNICIPIO LA CAPILLA INTERESES 48.89 48.89

1470 MUNICIPIO DE TUNJA 30.01 30.01

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 0.00

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO 0.10 0.10

1715 BIBLIOTECAS 0.10 0.10

19 OTROS ACTIVOS 0.00 27.34 3,311.27 3,338.61

1999 ACERIAS PAZ DEL RIO 3,299.90 3,299.90

1999 FONDO REGIONAL DE GARANTIAS 11.37 11.37

1999 LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL 21.25 21.25

1999 TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO 6.09 6.09

2 PASIVO 468.67 0.00 0.00 468.67

23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS 0.00

24 CUENTAS POR PAGAR 206.11 206.11

2425 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 206.11 206.11

2425 BANCO AGRARIO 205.80 205.80

2425 BANCO DAVIVIENDA 0.31 0.31

27 PASIVOS ESTIMADOS 262.56 262.56

2720 PROVISION PARA PENSIONES (CALCULO ACTUARIAL) 262.56 262.56

29 OTROS PASIVOS 0.00

3 PATRIMONIO 0.00 0.00 0.00 0.00

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 0.00 0.00

3240 ACERIAS PAZ DEL RIO 0.00

TOTAL HALLAZGOS 742.31 27.44 4,313.82 5,083.57

87

CALIFICACION OBSERVACIONES

CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,30

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,45

1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?

4,50

2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?

4,00

3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

4,20

4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

4,00

5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

4,00


4,50


4,00


4,80

9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?

4,80


4,00

11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en Documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

5,00


5,00

13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

5,00

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,23


4,50


4,00


4,00

17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

4,00

18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

5,00


4,50


3,80


4,00

88

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,24

22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?

4,00


4,00


4,50


4,80


4,50


4,00


3,80


4,50


3,50


4,50


4,30


4,50

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,83

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,00


4,00


4,00


4,00

37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

4,00


4,00


4,00


4,00

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3,67


4,00


3,00


4,00

44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?

3,00

89

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4,00


4,00

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,94

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,94

47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?

3,80


4,00

49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?

3,80


4,00


4,00

52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?

4,00

53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

4,00


3,80

55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?

4,00


4,00


4,00

58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

4,00


3,80


4,00

61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?

3,80


4,00

90

NÚMERO

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE INTERPRETACIÓN

OBTENIDO

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,03 SATISFACTORIO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,30 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,45 ADECUADO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,23 ADECUADO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,24 ADECUADO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,83 SATISFACTORIO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,00 SATISFACTORIO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3,67 SATISFACTORIO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,94 SATISFACTORIO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,94 SATISFACTORIO

RANGO CRITERIO





91

3. LOTERIA DE BOYACA


La auditoria al Balance Lotería de Boyacá comprendió la evaluación, la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas.

3.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 de la Lotería de Boyacá, en el Activo se va tomo un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y equipo un 90%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%

3.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR Los hallazgos contables y financieros de la auditoría practicada a la vigencia 2011 a la Lotería de Boyacá, donde se suscribió un convenio de mejoramiento con fecha 26 de mayo de 2011 respecto a las acciones necesarias para que los resultados obtenidos en el ejercicio de la gestión fiscal, comprendida, se logre en forma oportuna y eficiente guardando una relación directa con las metas propuestas de acuerdo a los hallazgos que para este convenio fueron seis. Examinados los hallazgos mencionados se estableció que la entidad presento los siguientes resultados:

1. Depurar los saldos que aparecen en las conciliaciones sin contabilizar para establecer el saldo real de cada distribuidor, cumpliéndose en un 100%. El equipo de auditoría verifico que la Lotería de Boyacá no cumplió la meta en un 100% puesto que en las conciliaciones bancarias se encuentran saldos por contabilizar anteriores a la vigencia 2011 por un valor de $ 183, 668,610.87

2. Depurar de los estados financieros las cuentas por cobrar por concepto de arrendamientos de difícil cobro, cumpliéndose en un 100%. La comisión de auditoría estableció que en la subcuenta 147006 arrendamientos tienen un saldo en el balance de $ 551.645.057

3. Que todos los bienes en arrendamiento estén con su debido contrato, cumpliéndose en un 100%.

92

En cumplimiento de la misión oficial el grupo de auditoría estableció que la lotería de Boyacá no cuenta con un contrato de arrendamiento de las oficinas No 1002 y 1004 cuyo arrendatario es la gobernación de Boyacá con posesión de la ANUC.

4. Revisar las cuentas por pagar de las vigencias 2003, 2004 y 2006, para que los estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos, logrado el 100%. El equipo auditor estableció que las vigencias 2003, 2004 y 2006 presentan compromisos, es decir la entidad no cumplió el objetivo propuesto 2003 $ 94.000.000.00 2004 $ 2.100.000.00 2006 $ 10.000.000.00 2009 $ 12.350.890.00 2010 $ 48.955.513.00

5. Actualizar de los recursos disponibles en los fondos de reserva técnica para el pago de premios caídos no cobrados con el fin de que los estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos, cumpliéndose en un 90%

6. Excluir de los Activos los Bienes Inmuebles que según soportes no son propiedades de la entidad. Cumplimiento en un 50%

7. Actualizar el cálculo actuarial, cumpliéndose en un 100%

3.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO El ejercicio auditor se observa el curso de una demanda ante el tribunal administrativo por parte de la Lotería de Boyacá de acción de nulidad de la resolución 0322 donde transfirió el Hotel Hunza al municipio de Tunja. Demanda que de ser perdida por parte de la Lotería la generaría la exclusión de este activo del Balance de la entidad generando una disminución de 32% del total del activo. Mientras la entidad no clarifique la cuenta deudores – subcuenta distribuidores el balance seguirá con una INCERTIDUMBRE en un 5,09% del total del activo. En el evento de que se haga un ajuste de cuentas entre contabilidad y tesorería en cuanto al régimen de reservas técnicas para el pago de premios y los premios no cobrados, se verá reducido el balance en un 5% en el total del activo de la Lotería de Boyacá.

3.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE La evaluación al sistema de Control interno Contable se efectúo mediante la aplicación de pruebas de auditoría generalmente aceptadas, los principios de contabilidad, normas y procedimientos de control financiero En el año 2008 la Lotería de Boyacá implemento el sistema de gestión integrado Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Calidad, y para el año 2011 se siguieron adelantando los procesos de la identificación de procedimientos para el desarrollo contable y financiero. La oficina asesora de control interno efectúo tres evaluaciones Cuatrimestrales al sistema de control interno Contable de la Entidad; Se ha tenido un mayor compromiso de los responsables de los procesos en la autoevaluación de la gestión institucional y de los controles establecidos.

93

No obstante la labor desarrollada, el grupo auditor encontró falencias que tienen que ver con: Falta de comunicación entre los funcionarios de las áreas responsables del manejo financiero y contable de la entidad. Inexistencia de una política de depuración contable hecho ocasionado por la poca dinámica que registra el comité de sostenibilidad financiera y contable de la entidad. Los saldos que aparecen en las conciliaciones sin contabilizar para establecer el saldo real de cada distribuidor, presenta un valor de $ 183, 668,610.87 subestimando el balance en dicho valor En la cuenta correspondiente a cuentas por cobrar a distribuidores según registros de contabilidad y cartera esta presenta una diferencia de $ 624,229,858.00, por su parte el contador mediante oficio de fecha 7 de marzo de 2012 manifiesta que el distribuidor identificado con el código 173 debe a la lotería la suma de $984.578.392,75 hecho que genera incertidumbre en el total de esta cuenta. La cuenta de otros deudores arrendamientos presenta una diferencia de $196,976,541.00 entre los registros de contabilidad y la oficina de cartera, se evidencia falta de comunicación y control contable por parte de la oficina de cartera, contabilidad y tesorería. Cuenta inversiones y depósitos en entidades presenta un saldo en el balance por un valor de $9,667,835.87 sin que se haya presentado soporte alguno al equipo auditor. Cuenta propiedad planta y equipo edificio de la Beneficencia una diferencia entre la valorización y estudio técnico por un valor de $261, 389,561.22, hecho que subestima el balance en dicho valor La estimación de las provisiones para pensiones no se soporta en valoraciones técnicas debidamente efectuadas. Estos factores permiten determinar que el sistema de control interno contable de la Lotería de Boyacá debe fortalecer los puntos de control en cada actividad y de esta manera garantizar a la alta gerencia que todas las transacciones realizadas se registren en forma exacta y veraz de acuerdo a la norma establecida.

3.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 3.6.1 Generales Existe falta de comunicación entre las áreas responsables del manejo de recursos (Tesorería, cartera y contabilidad) y a la aplicación de puntos de control en cada una de las actividades realizadas en cada proceso El saldo a 31 de Diciembre en Bancos y Corporaciones ascendió a la suma de $21.649.822.080 Distribuidos así: cuentas corrientes $ 939.492.842 cuentas de ahorro $11.575.557.768, CDT $ 7.408.457.999 y fondos especiales $ 1.726.313.471 La cuenta denominada especial con un saldo a finalizar vigencia de $1.726.313.471 e identificada con el código 111015 corresponde a reservas técnicas para el pago de premios caídos en poder del público y no reclamados por los ganadores.

No se han efectuado el cruce de cuentas con los deudores más significativos por concepto de distribuidores y arrendamientos.

94

El método utilizado para establecer el valor de la provisión para deudores, cuenta 148012, es individual; en la cuenta de prestación de servicios el porcentaje de la provisión con respecto al total de acreedores es de un 26.82% y en la cuenta otros deudores especialmente en arriendos el porcentaje de la provisión es de un 20%. Para el año 2010 se realizó un avalúo técnico de los bienes inmuebles de propiedad de la Lotería de la Boyacá. La Lotería de Boyacá utiliza los criterios y normas de valuación de activos Fijos conforme a lo establecido en la norma.

Figuran en el balance de 2011 cuentas por pagar de las vigencias 2003, 2004, 2006, 2009 y 10 lo que exige la depuración y conciliación de dichas obligaciones, para que los estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos. Las cuentas por pagar a 31 de Diciembre de 2011 se constituyeron mediante acto administrativo, sin embargo aparecen allí cuentas por pagar desde la vigencia 2003, 2004, 2006, 2009 y 2010 El cálculo de la cuenta Provisión para contingencias, litigios o Deudores, 271005 se determinó con base en el valor de las demandas que esta para fallo de segunda instancia. La entidad cuenta con el Sistema Integrado MECI (Modelo Estándar de Control Interno), y Calidad. La Lotería de Boyacá cuenta con indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad; los cuales están incluidos dentro del proceso Financiero y Contable. Durante el año 2011 la Lotería de Boyacá convocó a dos reuniones de comité de Sostenibilidad contable con el propósito de depurar la información contable y financiera. Los saldos de las diferentes cuentas cero son coherentes con las cifras reportadas en la ejecución de ingresos y gastos.

3.6.2 Específicos

Los auditados haciendo uso al derecho de la contradicción mediante oficio E 612 de fecha 24 de abril de 2012 contestaron:

CUENTA 11 EFECTIVO

La cifra reportada en el balance en la cuenta 11100603 Davivienda cuenta de ahorros 176070194376 presenta una diferencia en la suma $ 1.131.350.05 con respecto a la conciliación, el balance esta SUBESTIMADO en dicho valor. Contestación de los encartados: Con relación a la diferencia de $1.131.350.05 fue un valor que se duplico en el sistema pero en el mes de enero fue subsanado. Este grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento.

Los saldos no contabilizados ascienden a la suma de $183.668.610.87 por lo cual el balance esta SUBESTIMADO en dicho valor.

95

Contestación de los encartados: Con respecto al hallazgo de la no contabilización de $183.668.610.87 estamos de acuerdo, a pesar de realizar una depuración en las conciliaciones bancarias significativa aun faltan saldos por identificar e incorporarlos al sistema. Respecto a este hallazgo, el grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento

La cuenta 147055 Depósitos e Inversiones en entidades asciende a la suma de $9, 667,835.87 sin que exista soporte alguno para su verificación, calificándose como INCERTIDUMBRE. Contestación de los encartados: En cuanto a la cuenta 147055 el comité técnico de sostenibilidad será convocado recomendara la depuración de dicho valor La comisión auditora considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento.

CUENTA 14 DEUDORES

En la subcuenta 14070301 distribuidores, el saldo según el balance es de $ 2.740.038.694.00 y según oficina de cartera de $ 2.115.808.836 presentándose una diferencia por valor de $ 624, 229,858.00, teniendo en cuenta los documentos requeridos por el grupo auditor como son libros auxiliares y estado de cartera podemos evidenciar inconsistencias en la información reportada por cada uno de ellos, lo que nos lleva a determinar el saldo existente en la subcuenta distribuidores como una INCERTIDUMBRE. Como ejemplo de lo anterior, las evidencias que la información registrada por la oficina de cartera no es coherente con los registros presentados por la oficina de contabilidad es la siguiente: El Distribuidor identificado con el código 481 ROMERO JORGE ADELMO presenta un saldo a 31 de diciembre por valor de $3.790.836 y en los registros de cartera un valor de $7.623.836, Distribuidor identificado con el código 173 DISTRIARIARI LTDA saldo en contabilidad $ 120.665.768.00, saldo en cartera $ 140.434.903.00, y la cifra reportada al gerente por el contador según oficio de fecha 7 de marzo de 2012 es de $ 984.578.392,75 manifestando al final del mismo que lo que hicieron al interior de la entidad fue disminuir la cuenta por cobrar al distribuidor. Por su parte la oficina de control interno presenta a la comisión auditora doce (12) folios en los que cartera informa al gerente general de la entidad inconsistencias presentadas en las cifras correspondientes al distribuidor 173, y que al parecer es producto de la manipulación del sistema, hecho del cual la oficina de control interno recomienda a la alta dirección: Clarificar los saldos de cartera de distribuidores teniendo como fuente de información la ofrecida por el modulo contable. Implementar la interface del modulo de cartera con los demás módulos del software SINFAD que garantice un manejo integrado de la información que responda a características como son: Veracidad, confiabilidad seguridad y oportunidad. La comisión auditora recibe oficio E379 del 22 de marzo de 2012 en el que el gerente de la Lotería de Boyacá por recomendaciones de la oficina asesora de control interno solicita se realice revisión de cartera de distribuidores del periodo comprendido entre 2007 a la fecha.

96

Al respecto la comisión auditora solicita mediante oficio de fecha 22 de marzo a la gerencia general una relación de consignaciones que se encuentran ingresadas por cartera a cada distribuidor y cruzarla con la relación de ingresos por tesorería desde la vigencia 2007 a la fecha, sin que al momento de la entrega de este preinforme se le haya dado respuesta a la anterior solicitud. Contestación de los encartados: Con respecto a este grupo la Entidad está efectuando un estudio distribuidor por distribuidor con el fin de obtener el saldo real de cada uno de ellos, una vez se haya terminado esta tarea se realizaran los ajustes correspondientes.

La comisión auditora considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento y aclarar dicha situación para que los estados financieros reflejen información veraz y confiable.

En la subcuenta 147006 arrendamientos, el saldo según balance es de $51.645.057 Según oficina de control de arrendamientos es de $354.668.516.00 presentándose una SOBRESTIMACION de $ 196.976.541.00

Contestación de los encartados:

La cuenta de arrendamiento presenta una diferencia por que el informe presentado por la oficina de cartera no se encuentran relacionados los arrendatarios que no son activos de la Entidad, tendremos en cuenta dicho hallazgo

El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento.

CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La subcuenta 16400102 Edificio Hotel Hunza, registra un valor en balance de $155.847.440 y según Certificado de Libertad y tradición el titular del derecho real del dominio no es la Lotería de Boyacá, por consiguiente existe una SOBRESTIMACION en dicho valor. Contestación de los encartados:

Con respecto a la subcuenta 16400102, si bien es cierto el certificado de libertad y tradición no está a nombre de la lotería de Boyacá, no estamos de acuerdo con la sobrestimación de $155.847.440 por que según concepto emitido por la Contaduría General de la Nación este valor debe estar reconocido en la contabilidad de la Empresa, lo que ellos recomiendan es hacer una reclasificación, por lo tanto no sea tenido como hallazgo, anexamos concepto emitido por la CGN El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento, ya que si bien es cierto el concepto presentado por la Contaduría General de la Nación señala que la entidad puede reclasificarla en las subcuentas correspondientes de bienes pendientes de legalizar y en forma separada, afectando la subcuenta 160504 – Terreno pendientes de legalizar, de la cuenta 1605 – Terrenos y 164027 – Edificaciones pendientes de legalizar, de la cuenta 1640 Edificaciones, manifestamos que dicho concepto fue emitido en una fecha posterior a la presentación del balance, confirmando el hallazgo presentado por la comisión auditora.

97

CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR

La subcuenta 24259001 corresponde a Juego ilegal 25% ley 1393 de 2010 presenta una SOBRESTIMACION según soportes de $ - 13.111.412 Contestación de los encartados:

La subcuenta 24259001 juego ilegal, no estamos de acuerdo con este hallazgo ya que este valor corresponde a los premios caducados del 12 de julio al 31 de julio de 2010. Anexamos certificación por dicho valor. El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento ya que analizados los soportes se pudo establecer que no son justificados puesto que la certificación menciona resumen de los premios prescritos en el periodo certificado generado a través del sistema financiero sin que se evidencie prueba alguna, como tampoco hay pronunciamiento por parte de la oficina de control interno que amerite levantar este hallazgo. Por lo tanto la entidad debe realizar las acciones pertinentes para que en corto plazo de hagan los ajustes necesarios tal y como lo determina la ley.

La subcuenta 2465 que corresponden a PREMIOS NO COBRADOS, asciende a la suma de $ - 4.734.038.316.00, y cuenta con una provisión en tesorería de $3.759.329.146.00 presentándose una SOBRESTIMACION en la suma de $ 974.709.170.00 Contestación de los encartados:

La cuenta 2465 premios no cobrados debemos tener en cuenta que quedaron en poder del publico seis fracciones del premio mayor que se cancelaron en el mes de enero de 2012, estamos de acuerdo con dicho hallazgo. El grupo auditor considera que debe quedar en plan de mejoramiento, para que en el corto plazo hagan los ajustes necesarios.

CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS

La subcuenta 271005 Litigios y Demandas registra un valor de $ -217.083.520.00 y en los soportes presentados por jurídica registra un valor de $150.270.927.00 presentándose una SOBRESTIMACION de la suma de $ 66.812.593.

La subcuenta 271016 que corresponden a Reserva Técnica de Pago de Premios , asciende a la suma de $ -15.184.044.623.00 en el balance y cuenta con una provisión en tesorería de $ 13.714.448.296.87 presentándose una SOBRESTIAMACION en la suma de $ 1.469.596.326.13

A nivel de la cuenta 2720 Provisión para Pensiones se refleja en el Balance la suma de $558.648.468 generando INCERTIDUMBRE en dicho valor, por cuanto no fue posible su comparación.

Contestación de los encartados: Con respecto a este grupo de debe tener en cuenta, es que los saldos son verdaderos lo que hace falta es depositar el 100% de los pasivos provisionados en los fondos creados para tal fin del estamos de acuerdo con los hallazgos.

98

El grupo auditor considera que debe quedar en plan de mejoramiento, para que en el corto plazo hagan los ajustes necesarios y deposite el 100% de los pasivos provisionados en los fondos creados para tal fin.

SUBCUENTA 1999 VALORIZACIONES

En la subcuenta 19996202 Edificio de la Beneficencia registra un valor en el balance de $7.201.236.383.00 y en el estudio técnico un valor de $ 7.820.544.000.00 por consiguiente existe una SUBESTIMACION de $ 261,389,561.22 Contestación de los encartados:

En la subcuenta 19996202 la comisión auditora dice que existe una subestimación por valor de $261.389.561.22 con respecto al avalúo técnico, no estamos de acuerdo con este hallazgo porque después de que se realizo dicho avalúo técnico, se realizaron mejoras al edificio por dicho valor las cuales fueron incorporadas de acuerdo con el régimen de contabilidad pública por lo tanto no existe dicha condición de subestimación. Anexamos copia de la remodelación realizada al edificio en el tercer piso. El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento, si bien la entidad manifiesta haber realizado mejoras al edificio por dicho valor e incorporadas de acuerdo al régimen de contabilidad pública no anexa soporte del movimiento contable que evidencie la realidad de tal hecho; la copia del presupuesto de obra presentado no es prueba contable.

La subcuenta 19996203 Valorización Edificio Hotel Hunza presenta SOBRESTIMACION por valor de $ 17.358.559.560.00 en razón a que este bien no es propiedad de la Lotería de Boyacá como se evidencia en el certificado de libertad y tradición. (Ref. LBV) Contestación de los encartados:

Con respecto a la subcuenta 19996203 valorización Edificio Hotel Hunza, la comisión manifiesta que hay una sobrestimación por valor de $17.358.559.560, lo cual no estamos de acuerdo con dicho hallazgo ya que según concepto emitido por la Contaduría General de la Nación lo que se debe hacer es una reclasificación contable del bien, pero sin excluirlo del balance general por lo tanto esta figura de sobrestimación no existe. Anexo concepto

Esta comisión de auditoría considera que debe tener en cuenta el concepto emitido por la contaduría general de la nación en cuanto a lo que respecta a valorización tal y como lo señala el plan general de contabilidad pública. Debe quedar en el plan de mejoramiento por lo tanto esta comisión confirma el hallazgo

3.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros a la LOTERIA DE BOYACA, examinando los auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas. En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de efectivo, deudores, propiedad planta y equipo, valorizaciones, cuentas por pagar, contingencias los cuales se pueden observar en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras

99

que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos. La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 23 de abril del 2012. Arrojando en resultado superior el 5% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con Adversa. En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a 31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 44.60% con respecto al total del activo y un grado de cumplimiento del 54.40%, por tanto se determina una OPINION ADVERSA. RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ TP No. 44.991-T

3.8 CONCLUSIONES

En las conciliaciones bancarias aparecen montos apreciables en consignaciones sin contabilizar.

Los saldos entre almacén y contabilidad se encuentran conciliados.

En la cuenta 14 deudores se vienen arrastrando saldos por concepto de distribuidores y arrendamientos sin la certeza de ser recuperados.

La lotería de Boyacá no ha legalizado el contrato de arrendamiento con la gobernación de departamento donde funciona la sede de la ANUC.

En el Balance en las cuentas por pagar se vienen reflejando compromisos de vigencias del 2003, 2004, 2006, 2009 y 2010

Se presentan diferencias entre la reserva técnica de los premios no cobrados y pago de premios reflejados en el balance y el Disponible.

Siguen figurando en el Balance los bienes inmuebles que no son propiedad de la Lotería de Boyacá.

El cálculo actuarial no está actualizado.

3.9 RECOMENDACIONES

Propiciar espacios para que exista mayor comunicación entre las áreas encargadas del manejo de recursos (Tesorería, contabilidad y cartera).

En las conciliaciones bancarias aparecen montos apreciables en consignaciones sin contabilizar las cuales tienen que ser reclasificadas.

100

Se debe efectuar el cruce de cuentas con los deudores por concepto de arrendamientos, ya que presenta un valor significativo en el balance y se viene arrastrando sin tener certeza de su recuperación.

Clarificar los saldos de cartera de distribuidores teniendo como fuente de información la ofrecida por el modulo contable.

Implementar la interface del modulo de cartera con los demás módulos del software SINFAD que garantice un manejo integrado de la información que responda a características como son: Veracidad, confiabilidad seguridad y oportunidad.

Se debe formalizar los contratos de las oficinas 1002 y 1004 de la Lotería de Boyacá que se han entregado en arrendamiento.

Se deben depurar de las cuentas por pagar los compromisos de las vigencias 2003, 2004 y 2006, 2009 y 2010 para que los estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos.

Se debe actualizar los recursos disponibles en los fondos de reserva técnica para el pago de premios futuros y para el pago de premios caídos y no cobrados con el fin de que los estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos.

Excluir de los activos los bienes inmuebles que según soportes no son de propiedad de la entidad.

Se debe actualizar el cálculo actuarial.

Revisar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen en sobreestimación e incertidumbres.

101

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACION OBSERVACIONES

CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1


1.1.1 IDENTIFICACIÓN

1


3,8

2


4,0

3

Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

4,2

4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable, a través de los documentos fuente o soporte?

3,0

5

Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

3,0


3,8


4,0


4,2


3,8


4,0

11


4,0


3,0

13


4,0


102


4,5


4,5


4,5

17


4,5

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

4,5

19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?

4,5


3,5

21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 3,8



3,5


4,0


3,5


3,0


3,5


3,8


4,0


3.5


4,5

31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? 3,5

103


4,0


3,5


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES


4,0


3,8


3,8

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

4,5


4,5


4,5


4,5

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN


4,5


4,5


4,5


4,5

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4,5


4,5

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

104


3,8

48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 3,5


3,0


4,0


3,8


3,8

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

3,6


3,5

55


4,0


4,0


3,8

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

3,8


3,6


4,5

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?

4,0


4,5

105



PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,7 Satisfactorio: La entidad carece de una política que garantice que las transacciones, hechos y operaciones sean debidamente informados al área contable y con soportes idóneos

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,2 Adecuado: Carece de un control periódico en las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,4 Satisfactorio: No se hacen verificaciones periódicas para verificar que los registros contables se efectúen en forma adecuada y por los valores correctos, algunas cuentas no revelan adecuadamente los hechos.


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES

3,6 Satisfactorio: Algunas cifras no coinciden con los libros de contabilidad, falta capacitación para manejo de nuevos aplicativos


4,5

Adecuado: La entidad presenta con oportunidad los estados financieros y los utiliza para cumplir propósitos de gestión


1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,8 Satisfactorio: Carece de una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de calidad de la información contable.

PROMEDIO GENERAL 3,8 SATISFACTORIO


RANGO CRITERIO





106

INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN

FORMATO No. 22

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES

1. CONTRALORÍA

GENERAL DE BOYACA

4. FECHA DE REPORTE 31/12/2011

2. ENTIDAD AUDITADA

LOTERIA DE BOYACA

3. AÑO 2011

CUENTAS

HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)

Hallazgo No. Código Nombre

Sobreestimaciones

Subestimaciones

Incertidumbres Observaciones

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 11 EFECTIVO

111005 CUENTAS CORRIENTES

183,67

Según conciliaciones

11100603 CUENTAS DE AHORROS 1,13 Según conciliaciones

2 14 DEUDORES

3 14070301

Distribuidores 2.740,04 Según soportes

147006 Arrendamientos 196,98 Según soportes

147055 Depósitos e Inversiones en entidades 9,67 Según Soportes

3 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

16400102 Edificio Hotel Hunza 155,84 Según certificado de Libertad y Tradición

4 1999 VALORIZACIONES

19996202 Valorización edificio beneficencia 261,39 Según Soportes

107

19996203 Edificio Hotel Hunza 17.358,55 Según certificado de Libertad y Tradición y avalúo técnico

5 24 CUENTAS POR PAGAR

24259001

Juego ilegal 25% ley 1393 de 2010

13,11

Según Soportes

2465 Premios no Cobrados 974,71 Según sopor

6 27 PASIVOS ESTIMADOS

271005 Litigios o Demandas 66,81 Según soportes

27106 Obligaciones Potenciales 1.469,60 Según soporte

272003 Calculo Actuarial 558,64 Según soporte

SUBTOTAL 20.235,60 446.19 3.308,35

Como se observa la suma de los hallazgos es el 44.60 % del total del activo del Balance, en

consecuencia la opinión es adversa.

TOTAL HALLAZGOS 23.990,14

TOTAL ACTIVO 53.791,27

PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 44.60%

4. MUNICIPIO DE CHÍQUIZA


La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de 2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva, obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

4.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 del municipio de CHIQUIZA, en el activo se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.

4.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA

ANTERIOR.

Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la Secretaria de Hacienda del municipio de CHIQUIZA, correspondiente a la vigencia 2010, no se halló compromiso por parte de la administración municipal sobre glosa contables alguna que pudiera originar plan de mejoramiento.

4.4. ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO

Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros del municipio de CHIQUIZA se puede establecer que la cuenta 1999 de Valorizaciones no se encuentra reflejada en el balance, situación que impacta negativamente el Patrimonio Se observó igualmente que la cuenta PROVISIONES PARA CONTINGENCIAS no tiene registro alguno en el balance pero se encuentran soportadas las pretensiones de las demandas (Litigios y Demandas).

4.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Se pudo establecer que en el municipio de CHIQUIZA no cuenta con un funcionario que ejerza las funciones de control interno contable, así las cosas el grupo auditor procedió al diligenciamiento del formato actualizado de control interno contable, dando como resultado lo siguiente:


PUNTAJE INTERPRETACIÓN

OBTENIDO


4 SATISFACTORIO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4 SATISFACTORIO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,9 SATISFACTORIO





4 SATISFACTORIO


3,6 SATISFACTORIO


4,3 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,3 ADECUADO

Con relación a lo anterior, se pudo establecer que quien rinde la información es la misma persona que elabora los estados financieros; por cuanto esta situación genera información contable no confiable, no obstante se presenta por parte del Secretario de Planeación del municipio un informe que no tiene que ver con la evaluación del control interno contable, inconsistencia que será objeto de plan de mejoramiento. Contestación de los encartados: “El jefe de planeación le suministró al equipo auditor el reporte del informe de control interno contable descargado desde www.chip.gov.co municipio Chíquiza, reporte del FUT con el cual dieron cumplimiento y de detalla este informe, el cual pueden corroborar al entrar a esa dirección electrónica”. Al respecto el grupo auditor considera que si bien es cierto que se hace entrega de estos documentos, tampoco es menos cierto que no funciona la oficina encarga de ejercer el control interno, pues en cuanto al diligenciamiento del formulario actualizado de control interno lo realizó la contadora del municipio, vislumbrado la falta de control interno contable. Debe quedar en el plan de mejoramiento.


4.6.1 Generales

Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas que vienen arrastrando saldos con pequeños valores durante varias vigencias.

En Rentas por Cobrar se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina de impuestos y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los contribuyentes por vigencia.

Mayor comunicación entre la oficina de impuestos, contabilidad para el cobro y registro de

los intereses del impuesto predial de ahí las diferencias presentadas.

http://www.chip.gov.co/

Ausencia de la dependencia de almacén que haga la interface con las dependencias de la administración; además se hace necesario que el funcionario este afianzado.

La depreciación se calcula y se registra en forma global, en el ejercicio auditor que se

realizó en coadyuvanza del funcionario responsable no se pudo establecer una cifra que dé certeza, a fin de ser cotejada con la revelada en el balance.

Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 del 2000 en materia de retención

documental, Organización de los archivos, con énfasis en la documentación contable.

Dentro del cuerpo del balance no figura la cuenta Valorizaciones lo que incide de forma negativa en el estado financiero.

Las contingencias no están reflejadas en el balance, por cuanto existen fallos de primera instancia que deben ser registrados en el pasivo y las pretensiones en las cuentas de orden; además se deben contabilizar todas las partidas.

4.6.2 Específicos Se encuentra sin actualizar las inversiones en acciones con la Empresa de Energía de Boyacá.

Se encuentra sobreestimada la renta por cobrar vigencias actuales y subestimadas las rentas

por cobrar tanto en la vigencia anterior.

En la cuenta propiedad, planta y equipo se establece: - No cuenta con un funcionario que haga las veces de almacenista, debidamente afianzado que

facilite la integración con las demás dependencias del municipio.

- Se observa que no se lleva un Kárdex en debida forma ni se produce los comprobantes de ingreso ni egresos correspondientes, de otra parte se observó que los bienes inmuebles de propiedad del municipio se encuentran sin identificar con el correspondiente plaqueteo.

- Igualmente podemos señalar que el municipio adolece de un sitio para salvaguardar los bienes

que no se encuentran en uso y que son propiedad del municipio, no se evidencia la elaboración de inventarios individuales con el respectivo responsable.

En cuanto a la cuenta bienes de beneficio y uso público, se estableció:

- Para estos bienes no se realizó ningún estudio técnico, como consecuencia no se hicieron los ajustes correspondientes en el balance afectando las cuentas. - De igual forma se evidenció que no tienen claro sobre la cantidad de bienes de uso público que posee el municipio, como tampoco se encuentra carpeta individualizada por cada bien.

4.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN CON SALVEDAD Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 del Municipio de CHIQUIZA y teniendo en cuenta las normas de general aceptación, los informes financieros contables y las pruebas efectuadas a los documentos y registros de contabilidad, arrojan un porcentaje de inconsistencias del 14.3% lo que nos permite emitir dictamen ADVERSO o NEGATIVO. SALVADOR PENA CORTÉS CPT 23326

4.8 CONCLUSIONES Existe concordancia entre los saldos contabilizados en el efectivo y los del estado de tesorería,

se deben depurar las cuentas que vienen arrastrando saldos sin movimiento alguno y con pequeños saldos.

Las inversiones se encuentran debidamente registradas y sin actualizar. Debe existir un mayor cruce de información entre la oficina de impuestos y contabilidad a fin de

buscar la identidad de las cifras y eliminar las diferencias existentes.

No existe un funcionario que tenga delegadas las funciones de almacenista y que se encuentre debidamente afianzado.

La deprecación se calcula en forma individual tal como lo sugiere la norma, pero en el ejercicio

auditor no se pudo establecer la cifra real a fin de ser cotejada. En las cuentas por pagar, subcuenta servicios, adolece de auxiliar y soportes. Se encuentran bienes sin incorporar en el balance como tampoco revelados en la cuenta de

orden. El municipio no reconoce contablemente los pasivos estimados (provisión para contingencias)

pues se tiene identificados todos los fallos de primera instancia y las pretensiones, incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública; principio de causación y la norma Técnica sobre Pasivos estimados.

No se realizan valorizaciones.

4.9 RECOMENDACIONES

Depurar las cuentas que no han teniendo movimiento durante varias vigencias y con pequeños saldos.

Mejorar el cruce de información entre las oficinas de Impuestos y contabilidad.

Actualizar las inversiones que posee el municipio.

Capacitar a funcionario para que haga las veces de almacenista que esté debidamente y que permita la integración con las distintas dependencias del Municipio de CHIQUIZA.

Adecuar un sitio para que los bienes que no se en encuentran en uso estén debidamente

salvaguardarlos en debida forma para ser utilizados cuando lo amerite.

Realizar las gestiones necesarias a fin de identificar en debida forma los bienes que posee el municipio para que sean incorporados en los estados financieros.

Realizar el avalúo técnico de los bienes de beneficio y uso público.

Realizar las valorizaciones.

Reconocer contablemente los pasivos estimados.


FORMATO No. 22



1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ

2. ENTIDAD AUDITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIQUIZA

3. AÑO 2011 4. FECHA DE REPORTE: 12 de Abril de 2012 No.

HALLAZGOS (1)

CÓDIGO (2)

NOMBRE CUENTAS (3)


Sobreestimaciones (4)

Subestimaciones (5)

Incertidumbres (6)

Observaciones (7)


1 1305 VIGENCIA

ACTUAL 4,5

CON SOPORTES

2 1310 VIGENCIA ANTERIOR

9,6 CON SOPORTES

3 16

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

8

CON SOPORTES

4

1675

EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION

433

CON SOPORTES

5 171001

VIAS DE COMUNICACIÓN

902,8

CON SOPORTES

6 24 CUENTAS POR PAGAR

31,7

CON SOPORTES


7 272004 Pensiones actuales por amortizar

1.894,8 CON SOPORTES

2710 PROVISIONES PARA CONTIGENCIAS

8 271005

Litigios o demandas

16,4

CON SOPORTES

SUBTOTAL 1.380 1.921 0 Como se observa la suma de los hallazgos es el 14,3% del total del activo del Balance, en consecuencia la opinión es ADVERSA o NEGATIVA.

TOTAL HALLAZGOS 3.301

TOTAL ACTIVO 23.078

PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 14,3%

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

NÚMERO EVALUACIÓN DEL



OBTENIDO


4 SATISFACTORIO


1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,9 SATISFACTORIO





4 SATISFACTORIO


3,6 SATISFACTORIO


4,3 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,3 ADECUADO

5 MUNICIPIO DE CHIVATA

5.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de Chivata, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.

5.2 COBERTURA La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultado de los mismos.

5.3 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO Una vez realizado el examen al balance se determino que las cuentas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el resultado del ejercicio o del patrimonio, son: bienes de beneficio y uso público, propiedad, planta y equipo en razón a que los hallazgos en estas cuentas oscilan entre el 113% y el 74.51% respectivamente con respecto al total de la cuenta; con respecto al pasivo la cuenta provisión para pensiones presento una variación porcentual de 111.16% respecto del valor revelado en el balance. Igualmente la no inclusión de la cuenta valorizaciones afecto negativamente el patrimonio de la entidad.

5.4 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General de la Nación, se realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011 evidenciándose que el municipio solamente califico como deficiente una actividad (las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública) situación contraria a lo verificado en el proceso auditor. En la aplicación de la encuesta al jefe de control interno y en el trabajo de campo se verifico deficiencias en algunos procesos de los cuales se mencionan los más importantes

No existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte.

No se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo.

No se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o procesos de la entidad.

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones ni se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.

El proceso contable no opera en un ambiente de Sistema Integrado de Información

No existe ni funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole

contable.

En la vigencia 2011 el municipio de Chivatá no realizó actividades encaminadas a evaluar el sistema de control interno contable; es así como en el desarrollo de la auditoria el grupo auditor encontró errores relacionadas con la no existencia de soportes y hallazgos que se traducen en sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres en las cuentas: bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar y pasivos estimados

Estos factores permiten concluir que el Sistema de Control Interno Contable del municipio no funciona lo que imposibilita garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.

5.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 5.5.1 Generales Existen aproximadamente 20 cuentas Inactivas registradas en el balance general

El municipio no realizó gestión para recuperar los dineros depositados e invertidos en la Caja

Popular Cooperativa.

El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de impuesto predial clasificada por edades; además no ha ejercido la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el recaudo. De otra parte se evidencio que existen deudas que posiblemente estén prescritas sin realizar ninguna gestión al respecto.

Existe desorden en el archivo de los documentos soportes de las conciliaciones bancarias.

No se realiza inventario físico de bienes y no hay un procedimiento definido para confrontarlo con los registros contables.

No se evidencia un programa de capacitación o actualización en el área contable.

. No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se

desarrollan al interior del Municipio.

El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo dispuesto en la circular externa 060de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

La cuenta de Maquinaria y Equipo, no se le ha realizado una actualización y depuración par identificar su condición real.

El Balance General no incluye las cuenta 1999 VALORIZACIONES de los bienes de propiedad

del municipio. La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por

valorización de los bienes de propiedad del municipio de Chivatá, como de enuncio anteriormente.

5.5.2 Específicos CUENTA 1110 BANCOS

La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta sobreestimación por falta de

soportes y subestimación por la no inclusión de cuentas y registro incorrecto en el Balance de las cuentas bancarias que se detallan a continuación. (Ref. Aba)

SOBREESTIMACION

CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

111005 CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005001 B.Megabanco Cta No. 70700-4 381.00 0 381.00

111005002 B.Cafetero Fondos Comunes Cta No. 3710509-3 131.10 0 131.10

111005003 B. Cafetero Acueducto municipal Cta No. 3710517-3 619,791.62 0 619,791.62

111005004 B. Cafetero Personería Cta No. 3710528-3 3,584,942.65 0 3,584,942.65

111005005 B. Colombia IVA Cta No. 5160368-8 17,702.68 0 17,702.68

111005006 B. Estado DRI Toca Cta No. 5200264-1 314,357.00 0 314,357.00

111005009 B. Bogotá Revivir Cta No. 6160030-4 13.00 0 13.00

111005014 B. Megabanco Cta No. 70701764 824,637.50 0 824,637.50

111005015 B. Ganadero Fondos Comunes Cta No. 9140065-4 190,148.17 0 190,148.17

111005016 B. Ganadero Mujer Jefe de Hogar Cta No. 9140220-0 1,000.00 0 1,000.00

111005017 B. Ganadero Empleo Rural Cta No. 9140227-1 1,488,916.00 0 1,488,916.00

111005018 B. Ganadero Fondos Comunes Cta No. 9140742-4 353,107.17 0 353,107.17

111006001 CajaCoop Cta No. 20500114 237,021.00 0 237,021.00

111006002 CajaCoop Reforestación Cta No. 20500461 422,978.48 0 422,978.48

111006003 CajaCoop Fondo Vivienda Obrera Cta No. 20500462 5,471,035.30 0 5,471,035.30

111006004 CajaCoop Fondo de Previsión 9,022,256.54 0 9,022,256.54

111006005 CajaCoop Acueducto Municipal Cta No. 20500475 1,525,583.00 0 1,525,583.00

111006006 CajaCoop Cta No. 20501696-1 24,038,468.00 0 24,038,468.00

111006007 CajaCoop Cta No. 20501736 1,001,602.00 0 1,001,602.00

111006008 CajaCoop Aportes Departamentales Cta No. 20503058-9 97,524.00 0 97,524.00

111006009 CajaCoop Cta No. 20504989-1 1,465,490.00 0 1,465,490.00

TOTAL 50,677,086.00

SUBESTIMACIÓN


111005029 Cta No. 61611756-0 Banco Bogotá Pago Terceros

1,327,307.00 1,687,307.00 0.00

360,000.00

Banco Bogotá cta 076005859

0.00

1.070.166.67 1.070.166.67

Megabanco cta 076048453

0.00 -12,619.00 -12,619.00

TOTAL 1.417.547.67

CUENTA 12 INVERSIONES

La cuenta 12 INVERSIONES presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 83.000.000.00, debido

a que los dineros invertidos en CDT Certificados de Depósito a Término fueron depositados en una Institución Financiera que esta liquidada. (Ref. Ain)

INCERTUDUMBRE

CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE INCERTUDUMBRE

12 INVERSIONES

120106 CERTIFICADOS DEPOSITO A TERMINO

120106001 Caja Coop CDT No. 500 20,000,000.00 20,000,000.00

120106002 Caja Coop CDT No. 502 8,000,000.00 0.00 8,000,000.00

120106003 Caja Coop CDT No. 4232

20,000,000.00 20,000,000.00

120106004 Caja Coop CDT No. 22510

15,000,000.00 15,000,000.00

120106005 Caja Coop CDT No. 29551

20,000,000.00 20,000,000.00

TOTAL 83.000.000.00

CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR

Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 363.490.204.00 debido que no se encontró soportes de las deudas correspondientes a predial unificado.

INCERTIDUMBRE



130507 PREDIAL UNIFICADO

130507001 Varios 28,585,661.00 0.00 28,585,661.00


131007 PREDIAL UNIFICADO

131007001 Varios 334,904,543.00 0.00 334,904,543.00

TOTAL 363.490.204.00

CUENTA 14 DEUDORES

En razón a que no se pudo comprobar contra que soporte está registrado el valor revelado en el balance, se determina una Incertidumbre en la suma de $14.500.000.00 en la subcuenta 142012 – Anticipo para adquisición de bienes y servicios.

INCERTIDUMBRE


14 DEUDORES

142012 ANTICIPO PARA ADQUISICION BIENES Y SERVICIOS

142012099 Varios 14,500,000.00 0.00 14,500,000.00

TOTAL 14,500,000.00

CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Verificado los registros del balance y comparados con los reflejados en la relación de inventarios

reportado por el municipio se observa que la cuenta presenta sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres (Ref. Appe)

SOBREESTIMACION



1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

166501 MUEBLES Y ENSERES 53,831,833.00 46,270,880.00 7,560,953.00

1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

167001 Equipo de comunicación 8,538,000.00 4657827.00 3,880,173.00

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 98,015,874.37 46136000.00 51,879,874.37

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION

167502 TERRESTRE 764,766,387.00 163.037.080.00 601,729,307.00

1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA DESPENSA

17,700,588.52 13.125.518.80 4,575,069.72

TOTAL 669,625,377.09

SUBESTIMACION



165508 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 0.00 8.500.00 8.500.00

INCERTIDUMBRES



1605 TERRENOS

160501 URBANOS

160501003 Terrenos Pendientes de Legalizar

160501003001 Palacio Municipal 12,179,000.00 0.00 12,179,000.00

160501003002 Casa de la Cultura 9,400,000.00 0.00 9,400,000.00

160501003003 Instalación Antigua Alcaldía 2,210,000.00 0.00 2,210,000.00

160501003004 Colegio Dptal Agropecuario Chivata 58,858,116.00

0.00 58,858,116.00

160501003005 Instalaciones Escuela Antigua Urbana 7,202,000.00

0.00 7,202,000.00

160501003006 Puesto de Salud 7,740,000.00 0.00 7,740,000.00

160501008 Práctica Agrícola y vivero Colegio escritura 1431 7,000,000.00

0.00 7,000,000.00

160501009 Práctica Agrícola y vivero escritura 017 11,050,000.00

0.00 11,050,000.00

160502 RURALES

160502001 Terrenos Pendientes de Legalizar

160502001001 Escuela Rural Pontezuelas 12,234,849.00 0.00 12,234,849.00

160502001002 Escuela Rural Ricaya Sur 21,815,500.00 0.00 21,815,500.00

160502001003 Escuela Rural El Moral 11,339,000.00 0.00 11,339,000.00

160502001004 Escuela Rural Ricaya Norte 22,666,500.00 0.00 22,666,500.00

160502001005 Escuela Rural Siatoca 6,095,000.00 0.00 6,095,000.00

160502001006 Escuela Rural Santa Isabel 7,900,000.00 0.00 7,900,000.00

160502002 Lote Pontezuelas Acueducto Moral 1,862,351.00

0.00 1,862,351.00

160502003 Lote Planta Tratamiento 6,193,094.00 0.00 6,193,094.00

160502004 Lote San Martin (Explotación Recebo) 20,000,000.00

0.00 20,000,000.00

160503 TERRENOS CON DESTINACIÓN AMBIENTAL

160503001 Predios para Áreas de Interés Acueductos Municipales 36,718,000.00

0.00 36,718,000.00

1640 EDIFICACIONES

164001 Edificios y casas 205,533,841.00 0.00 205,533,841.00

164009 Colegios y escuelas 1,267,498,498.20 0.00 1,267,498,498.20

164010 Clínicas y hospitales 88,239,722.00 0.00 88,239,722.00

164019 Instalaciones deportivas y recreacionales 397,096,966.29

0.00 397,096,966.29

TOTAL 2.220.832.437.49

CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO

La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbres por valor de $

2,441,805,545.00 en razón a que no fue posible establecer el valor real de estos bienes y por consiguiente su registro es incierto por la falta de soportes y subestimación por valor de $ 5,166,361 debido a que el saldo reportado en balance es menor al revelado en el inventario. (Ref. Abbup)

INCERTIDUMBRE



171001 VIAS DE COMUNICACIÓN 2,065,155,545.00 0 2,065,155,545.00

171005 PARQUES RECREACIONALES 376,650,000.00 0 376,650,000

TOTAL 2,441,805,545.00

SUBESTIMACION


1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES

171505 BIBLIOTECAS 12,432,651.00 17,599,012 5,166,361

CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR

La cuenta 240102 proyectos de inversión presenta una incertidumbre por valor de $

155.776.555.06 debido a la falta de soportes que confirmen la razonabilidad de la cifra registrada en el balance.

INCERTIDUMBRE



240102 PROYECTOS DE INVERSION

240102099 Varios 155,776,555.06 0.00 155,776,555.06

TOTAL 155,776,555.06

CUENTA 2720 PROVISION PARA PENSIONES

El Balance General, en la cuenta 2720- Provisión para pensiones, reporta un saldo a 31 de

diciembre de 2011 de $ 7.199.000, el cual debe corresponder a la diferencia entre el cálculo actuarial de pensiones y el valor de pensiones por amortizar, cifra que no es correcta teniendo en cuenta que el valor registrado en las subcuentas calculo actuarial de pensiones actuales y pensiones actuales por amortizar muestran el mismo valor por consiguiente el resultado de la provisión para pensiones sería cero(0) según el manejo de la dinámica de la cuenta; valores que no corresponden al cálculo actuarial registrado en la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público- FONPET, con corte a 31 de diciembre de 2011, que es la última fecha de actualización, donde se concluye que el valor de la provisión para pensiones al finalizar la vigencia es de $ 8.010.084.836.96. En este orden de ideas se observa que la cuenta presenta una subestimación por $ 8.002.885.836.96

SUBESTIMACION

DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

PROVISIÓN PARA PENSIONES 7,199,000.00 8,010,084,83 6.96 8,002,885,836.96

Cálculo actuarial de pensiones actuales 7,653,646,051.18 8,492,347,659.98

Pensiones actuales por amortizar 7,653,646,051.18 482,262,823.02

5.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO

Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al Municipio de Chivatá a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas. El Municipio de Chivatá debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas que se encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como son: bancos, Inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar y provisión para pensiones

En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio de Chivatá no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. . ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA CPT.

5.7 CONCLUSIONES El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de

impuesto predial clasificada por edades, beneficiarios y monto, entre otros aspectos; además el balance no registra la subcuenta correspondiente a predial vigencia actual.


El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un procedimiento definido para confrontarlo con los registros contables.

El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo

dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a litigios y demandas.

La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por

valorización de los bienes de propiedad del municipio.

Existen cuentas sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbre como son bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar y provisión para pensiones.

El Sistema de Control Interno Contable del municipio no funciona lo que imposibilita garantizar

que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.

El municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad

El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras

de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.

5.8 RECOMENDACIONES

Implementar base de datos con la información del impuesto predial con del fin de que el municipio cuente con una herramienta eficaz que le permita determinar con certeza los deudores por este concepto.

Depurar y actualizar el inventario de la entidad y codificarlo contablemente.

Implementar un sistema integrado de información que permita la realización periódica de conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería almacén y demás áreas y/o procesos de la entidad

Realizar el avaluó técnico de los bienes de propiedad del municipio acorde con lo

establecido por la Contaduría General de la Nación. Incluir en el balance las cuentas valorizaciones y provisión para contingentes.

Revisar y ajustar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen

sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres.

Establecer un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad

Establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de garantizar la producción de información razonable y oportuna.

CUADRO DE HALLAZGOS

ENTIDAD: MUNICIPIO DE CHIVATA

REPRESENTANTE LEGAL: ANA ISABEL BERNAL CAMARGO

FECHA DE REPORTE: 20 de abril de 2012

VIGENCIA 2011

Cifras en millones de pesos

Código Cuenta Sobreestimación Subestimación Incertidumbre

11 EFECTIVO

1110 Bancos 50.67 1.41

12 INVERSIONES

120106 Certificados de depósito a término

83.00


130507 PREDIAL UNIFICADO VIGENCIA ACTUAL

28.58

131007 PREDIAL UNIFICADO VIGENCIAS ANTERIORES

334,90

14 DEUDORES

142012 ANTICIPO PARA ADQUISICION DE BIENES

14.50


1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPÒ DE OFICINA

7.56


55.76

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION

601,72

1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA DESPENSA

4,57


1605 TERRENOS

160501 URBANOS 115.63

160502 RURALES 110.10

160503 TERRENOS CON DESTINACIÓN AMBIENTAL

36,71

1640 EDIFICACIONES 1.958.36


171001 VIAS DE COMUNICACIÓN 2,065,15

171005 PARQUES RECREACIONALES 376,65

1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES

5,16


240102 PROYECTOS DE INVERSION 155,77

2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 8,002,88

TOTAL 720.28 8,009.45 5,279.35


EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA

2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE CHIVATA

3. AÑO 2011


CALIF. OBSERVACIONES





4


4


3 Hace falta poner en práctica control interno


4


4


4


5


5


5


3 Hace falta organizar y actualizar debidamente el inventario


4


5



5


4


5


4


5


5


3 No existe celeridad por parte de los funcionarios para solicitar saldos a los bancos


4 Aunque el municipio es cercano a Tunja se demora al correspondencia



3 Solo entre el área de hacienda no se pone en práctica control interno


3 Hace falta actualizar el inventario y avaluó de los bienes


4


4 Al momento de conciliar saldos para informes


5


4


3 Por ejemplo no se han legalizado comodatos con el colegio y la Ese


3 Excepto por el almacén no opera


4


5


4


4


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS

INFORMES


4


5


3 Aunque se ha solicitado el sistema no se ha actualizado anualmente para adoptarlo a los requerimientos


4 Se han tenido dificultades por razones del software


5


4


5

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


4 Salvo algunas dificultades generadas por el software


4


4


4


4


4




4


3 No opera eficientemente el control interno contable


4


3 Aunque existen los procesos documentados no se ponen en practica


4 Falta implementación especial área de tesorería


4


3 Se encuentran documentados pero los funcionarios del área lo desconocen


4


4


4


4


5


4


4


4


5



PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN


1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.97

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.17

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.88

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.84

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.15

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.29


4

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.69

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.69


RANGO CRITERIO


3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE x



6 MUNICIPIO DE EL COCUY

6.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria al Balance del Municipio del Cocuy comprende la evaluación, la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

6.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Municipio del Cocuy, en el Activo se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%

6.3 SEGUIMIENTO DE LAS GLOSAS CONTABLES

El Municipio del Cocuy no se estableció Plan de mejoramiento dado que no se la ha realizado auditorias en el año anterior.

6.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO Los bienes inmuebles se encuentran registrados por el valor de la valorización realizado en el año 2006, valor que a la fecha se encuentra desactualizado y representa el 39.56% del total del activo, los bienes de beneficio y uso público representa el 34.01% del total del activo, los cuales se encuentran avaluados desde al año 2006, no fue posible su verificación dado que se presenta una relación por parte de almacén sin valores haciendo difícil su corroboración.

6.5 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE El manejo de Control Interno en el Municipio de el Cocuy se encuentra delegado a la oficina de Planeación. El Municipio no ha implemento el manual de procesos y procedimientos contables. Lo anterior sumado a la falta capacitación permanente en los procesos contables.

El proceso del área financiera presupuesto, contabilidad y tesorería no se encuentran integrados, razón por la cual es que no existe coherencia en los resultados dados por las mismas, máxime cuando manejan la misma información, con el agravante que no concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas. El Municipio de el Cocuy, adolece de un inventario físico de sus propiedades, Planta y Equipo, debidamente valorizados y conciliados con contabilidad, igual situación se presenta para los bienes de Beneficio y Uso público, sin que en estos últimos se evidencien los títulos de propiedad ni se encuentren debidamente registrados con su respectivo avalúo técnico El sistema de control interno contable, está asociado a la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, los cuales garantizan que la información financiera, económica y social, cumpla con las normas y procedimientos establecidos por el plan general de contabilidad pública, pero en el Municipio de el Cocuy no se dio cumplimiento a este proceso de verificación; si se tiene en cuenta que no se encontró ningún documento que demostrara las acciones realizadas por la oficina de control interno. La evaluación al sistema de Control interno Contable se efectúo mediante la aplicación de pruebas de auditoría generalmente aceptadas, los principios de contabilidad, normas y procedimientos de control financiero En el año 2009 el Municipio de el Cocuy implemento el sistema de gestión integrado Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Calidad, y para el año 2010 se siguieron adelantando los procesos de la identificación de procedimientos para el desarrollo contable y financiero. No obstante la labor desarrollada, el grupo auditor encontró falencias que tienen que ver con: La identificación y propiedad de un bien inmueble. Estos factores permiten determinar que el sistema de control interno contable del Municipio de el Cocuy debe fortalecerse en aras de estar en capacidad de corroborar que todas las transacciones realizadas se registren en forma exacta y veraz.


6.6.1 Generales

En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, así mismo normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y preparación de documentos soporte.

Todas las transacciones originadas en el desarrollo del objeto social de la entidad, son registradas por el sistema de causación conforme a las normas contables.

No realiza conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee inversiones de capital y de renta fija.

Falta de integración en los flujos de información generados por las distintas áreas, con la oficina de contabilidad, originando diferencias al cotejar los saldos registrados entre unas y otras dependencias. Lo anterior es verificable en el cuadro de Hallazgos.

El Balance presenta fallas al momento de generar los registros de las cuentas auxiliares, toda vez que solicito su impresión y solo muestra en un valor que se viene arrastrando.

En las Rentas por Cobrar no se registran los intereses liquidados por el cobro de la vigencia anterior.

De igual manera en la cuenta Rentas por Cobrar (predial), no se contabilizan las cuentas de difícil y dudoso recaudo como tampoco sus intereses la actual administración no ha adelantado acciones tendiente hacer efectivo su recaudo mediante un proceso de cobro coactivo.

No se registra ningún valor por rentas por cobrar por concepto de Industria y Comercio.

Los terrenos se deben registra en la cuenta 1605 por su valor histórico, y como resultado del mayor valor del avaluó técnico va a la cuenta 1999 Valorizaciones.

El saldo de la cuenta terrenos no es claro por cuanto, la relación enviada para registro por la secretaría de Gobierno no discrimina cuales de los bienes son lotes, cuales son construcciones, cuales construcciones en curso, y cuales donaciones. En contabilidad no reposan los soportes de lo registrado,

Se adolece de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles y demás bienes al patrimonio de la entidad, incluyendo seguimiento sobre su legalización.

La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo.

La depreciación se registra en forma global por agrupación, su cálculo debe ser en forma individual

No se encuentran valorizados y actualizados los registros de la propiedad planta y equipo

No se realiza periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con contabilidad.

No tienen medidas de salvaguarda para los activos fijos; esto en razón a que los vehículos del municipio no tienen seguros contra todo riesgo, como tampoco poseen la revisión técnica mecánica, ni los certificados de gases.

Para los bienes de Beneficio y uso público, el valor registrado corresponde a un avaluó técnico del 2006.

Implementar medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, Valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al disponible.

No existen archivos organizados relacionados con la documentación contable

Inexistencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos

Se está implementando lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable.

6.6.2 Específicos CUENTA 11 EFECTIVO En la subcuenta 1110 Depósitos en Instituciones financieras; en la cuenta No 6-9 del Banco Agrario por la suma de $445.024, no presenta extracto lo mismo que la cuenta No. 336-6 de Banco Ganadero por la suma de $4.276.310, presentándose una incertidumbre en la suma de $ 4.727.334. Respuesta: Se solicitará extracto en las instituciones financieras correspondientes dado que no llega porque las cuentas no han tenido movimiento. CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes. CUENTA 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS En la subcuenta 120832 Sociedades De Economía Mixta, no se presenta un titulo de la electrificadora de Boyacá por parte del Municipio de el Cocuy por lo que se presenta una incertidumbre en la suma de $ 3.012.000.00 Respuesta: Se realizarán los trámites necesarios para obtener el título que representa la inversión en la electrificadora de Boyacá. CONCEPTO: Se acepta la respuesta por cuanto se debe reconocer contablemente la cifra reportada por el modulo de la Electrificadora de Boyacá. Se debe anexar al Plan de Mejoramiento

CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR

En las subcuentas 130507 predial unificados se presenta diferencias Así:

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE

TESORERÍA

DIFERENCIA NUEVO SALDO VERIFICACIÓN

DEBITO

13000000000000000000 RENTAS POR COBRAR 542.732.852,00 429.344.760,00

113.388.092,00

13050000000000000000 VIGENCIA ACTUAL 107.481.570,00 99.636.785,00

7.844.785,00

13050700000000000000 Impuesto Predial Unificado 107.481.570,00 89.009.088,00

18.472.482,00

13100000000000000000 VIGENCIAS ANTERIORES 435.251.282,00 329.707.975,00

105.543.307,00

13100700000000000000 Impuesto Predial Unificado 435.251.282,00 329.707.975,00

105.543.307,00

Presentándose una sobreestimación en la suma de $ 113.388.092.00 Respuesta: El Municipio realizará periódicamente conciliación entre los valores reportados por el software en la tesorería y los saldos reportados en la contabilidad para que no existan diferencias. CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes.

CUENTA 14 DEUDORES

En la subcuenta 140103 intereses predial presentas diferencias así:

CÓDIGO NOMBRE SEGÚN BALANCE Corpoboyacá DIFERENCIA

1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 00,00 00,00

140103 Intereses 00,00 00,00

14010301 Intereses Predial 00,00 00,00

Intereses Predial según informe Corpoboyacá vigencia actual 10.627.697,00

Intereses Predial según informe Corpoboyacá vigencia anterior 469.187.527,00

Total 479.815.224,00 479.815.224,00

Presentándose una subestimación en la suma de $ 479.815.224.00 Respuesta: El Municipio realizará periódicamente conciliación entre los valores reportados por el software en la tesorería y los saldos reportados en la contabilidad para que no existan diferencias. CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes. CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

En las subcuentas de la cuenta 16 se presentan diferencias entre los valores registrados en el balance y la información reportada por Almacén así:

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE

TESORERÍA

DIFERENCIA

NUEVO SALDO VERIFICACIÓN

16000000000000000000 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 9.963.012.451,79

0,00

16050000000000000000 TERRENOS 1.332.953.979,00

0,00

16050100000000000000 URBANOS 1.024.003.900,00 1.179.290.000,00

- 155.286.100,00

16050100100000000000 Escuela Unitaria Centro 139.530.000,00 139.530.000,00

-

16050100200000000000 Lote Parqueadero 29.490.000,00 29.490.000,00

-

16050100300000000000 Lote Plaza De Mercado 110.520.000,00 110.520.000,00

-

16050100400000000000 Lote Plaza De Ferias 236.760.000,00 236.760.000,00

-

16050100500000000000 Lote Edificio Municipal 31.209.900,00 31.209.900,00

-

16050100600000000000 Lote Cárcel Municipal 15.938.400,00 15.938.400,00

-

16050100700000000000 Lote Teatro Boyacá 23.380.500,00

23.380.500,00 -

16050100800000000000 Lote Vivero Municipal 85.980.000,00 85.980.000,00

-

16050100900000000000 Lote Ancianato 47.818.500,00 47.818.500,00

-

16050101000000000000 Lote Idena 32.550.000,00 32.550.000,00

-

16050101100000000000 Lote Antiguo Matadero Chapinero 14.781.600,00

14.781.600,00

-

16050101200000000000 Lote Escuela De Niñas 24.440.400,00 24.440.400,00

-

16050101300000000000 Lote Casa De La Cultura 27.858.600,00 27.858.600,00

-

16050101400000000000 Lote Tanques Acueducto Urbano 2.000.000,00 -

2.000.000,00

16050101500000000000 Lote Villa Olímpica 50.000.000,00 50.000.000,00

-

16050101600000000000 Lote Urbano Chapinero 75.000.000,00 15.000.000,00

60.000.000,00

16050101700000000000 Lote Colegio Santos 5.520.000,00 5.520.000,00

-

16050101800000000000 Lote Anto Antiguo 21.516.000,00 21.516.000,00

-

16050101900000000000 Lote Cancha De Microfútbol 49.710.000,00 49.710.000,00

-

Lote baudilio acero 0,00 141.138.100,00

- 141.138.100,00

Lote urbanización primavera 0,00 71.148.000,00

- 71.148.000,00

Lote K 3 4 -01 0,00 5.000.000,00

- 5.000.000,00

Lote bomberos voluntarios

Inventarios presenta un menor valor, el lote el chapinero fue cedido a los beneficiarios de la urbanización.

16050200000000000000 RURALES 308.950.079,00 224.739.217,00

84.210.862,00

16050200100000000000 Lote Escuela El Carmen 844.120,00 844.120,00 -

16050200200000000000 Lote Escuela Los Laureles 378.885,00 378.885,00 -

16050200300000000000 Lote Escuela Palchacual 53.426.776,00 358.224,00 53.068.552,00

16050200400000000000 Lote Escuela El Juncal 356.730,00 356.730,00 -

16050200500000000000 Lote Cancha Futbol Palchacual 1.480.500,00 1.480.500,00

-

16050200600000000000 Lote Escuela Llano Muerto 585.628,00 585.628,00 -

16050200700000000000 Lote Escuela Loma De Pozo 398.654,00 398.654,00 -

16050200800000000000 Lote Escuela El Escobal 4.670.860,00 4.670.860,00 -

16050200900000000000 Lote Escuela Pantano Chiquito 907.335,00 907.335,00

-

16050201000000000000 Lote Escuela Los Cucharos 119.653,00 119.653,00 -

16050201100000000000 Lote Escuela Tierra Amarilla 642.020,00 642.020,00 -

16050201200000000000 Lote Lagunillas 25.000.000,00 0,00 25.000.000,00

16050201300000000000 Lote Lagunillas Tierra Blanca 48.000.000,00 0,00

48.000.000,00

16050201400000000000 Lote Escuela El Mortiño 559.394,00 559.394,00 -

16050201500000000000 Lote Escuela Carrizalito 1.786.000,00 0,00 1.786.000,00

16050201600000000000 Lote Escuela Isleta 544.730,00 0,00 544.730,00

16050201700000000000 Lote Cancha Escuela Carrizal Centro 1.545.830,00 1.545.830,00

-

16050201800000000000 Lote Cancha Escuela San Juan De Upal 412.284,00 412.284,00

-

16050201900000000000 Lote Cancha Escuela La Playa 1.035.410,00 1.035.410,00

-

16050202000000000000 Lote Escuela El Cardon 437.457,00 437.457,00 -

16050202100000000000 Lote Escuela El Ranal 676.330,00 676.330,00 -

16050202200000000000 Lote Cancha Escuela Llano Grande 4.663.910,00 4.663.910,00

-

16050202300000000000 Lote Cancha Escuela Agua Blanca 1.994.844,00 1.994.844,00

-

16050202400000000000 Lote Escuela Loma Alta 411.015,00 411.015,00 -

16050202500000000000 Lote Escuela La Pajita 279.180,00 279.180,00 -

16050202600000000000 Lote Escuela Los Molinos 1.091.810,00 1.091.810,00 -

16050202700000000000 Lote Escuela Tabalito 496.320,00 496.320,00 -

16050202800000000000 Lote Puesto De Salud 43.428,00 43.428,00 -

16050202900000000000 Lote Planta De Tratamiento Residuos Sólidos 5.842.100,00 5.842.100,00

-

16050203000000000000 Lote Inspección De Policía Vda. Carrizal 41.553,00 41.553,00

-

16050203100000000000 Lote Nacimiento De Agua Palchacual 539.560,00 539.560,00

-

16050203200000000000 Lote Cancha De Futbol Carrizal Y Corraleja 1.600.000,00 1.600.000,00

-

16050203300000000000 Lote Campo Deportivo Llano Grande 4.137.763,00 4.137.763,00

-

16050203400000000000 Lote El Aljibe 7.000.000,00 7.000.000,00 -

16050203500000000000 Lote El Rincón De La Colorada 7.000.000,00 7.000.000,00

-

16050203800000000000 Lote El Edén 18.500.000,00 18.500.000,00 -

16050203900000000000 Lote El Eucaliptus 10.000.000,00 8.000,00 9.992.000,00

16050204000000000000 Lote Las Tapias 10.000.000,00 8.000,00 9.992.000,00

16050204100000000000 Lote Guitarrillas 50.000.000,00 500.000,00 49.500.000,00

16050204300000000000 Lote El Zanjón 5.000.000,00 0,00 5.000.000,00

16050204400000000000 Lote El Cerezo 1.500.000,00 1.500.000,00 -

16050204500000000000 Lote Pozo Azul Lagunillas 35.000.000,00 35.000.000,00 -

Puesto de salud Vda. carrizal 0,00 1.168.420,00

- 1.168.420,00

Predio lagunillas 0,00 25.000.000,00 - 25.000.000,00

Predio lagunillas 0,00 39.000.000,00 - 39.000.000,00

tierra blanca casa quemada y salado 0,00 48.000.000,00

- 48.000.000,00

cuadras del Líbano 2.000.000,00

campo deportivo colegio el cardón 1.500.000,00

- 1.500.000,00

Restaurante escolar Colegio el Cardon 1.500.000,00

- 1.500.000,00

Estación Uribe Lote Colegio 500.000,00 - 500.000,00

Cementerio Laico 4.000,00 - 4.000,00

16400100000000000000 EDIFICIOS Y CASAS 1.526.507.492,00 1.227.068.067,00

299.439.425,00

16400100100000000000 Palacio Municipal 271.461.563,00 243.567.243,00

27.894.320,00

16400100200000000000 Ancianato Municipal 293.000.000,00 293.000.000,00 -

16400100300000000000 Casa De La Cultura 218.132.421,00 218.132.421,00 -

16400100400000000000 Casa Campesina 86.793.374,00 71.893.674,00

14.899.700,00

16400100500000000000 Teatro Municipal 82.160.000,00 82.160.000,00 -

16400100600000000000 Cárcel Municipal 112.180.877,00 112.180.877,00 -

16400100700000000000 Vivero Municipal 6.653.110,00 6.653.110,00 -

16400100800000000000 Ancianato Antiguo 13.328.000,00 13.328.000,00 -

16400100900000000000 Idema 90.047.190,00 90.047.190,00 -

16400101000000000000 Antiguo Matadero 3.040.000,00 3.040.000,00 -

16400101100000000000 Inspección Policía Carrizal 13.261.500,00 -

13.261.500,00

16400101200000000000 Parqueadero 5.395.830,00 -

5.395.830,00

16400101400000000000 Centro De Salud Tercera Edad 63.065.552,00 63.065.552,00

-

16400101500000000000 Villa Olímpica 249.326.744,00 30.000.000,00

219.326.744,00

16400101600000000000 Puesto Salud Hoya De Abra 18.661.331,00

La subcuenta 160501 (Terrenos Urbanos) se encuentra subestimada en cuantía de $155.286.100, la subcuenta 160502 (terrenos Rurales) se encuentra sobrestimada en $84.210.862, la subcuenta 164001 (edificaciones y Casas) se encuentra sobrestimada en $299.439.425, la 164016 (Mataderos) se encuentra sobrestimada en 68.643.556, la 164500 (Plantas ductos y Túneles) se encuentra subestimada en $162.782.177, la 165505 (Equipos de Música) esta sobreestimada en $ 2.300.000, la 166501 (Muebles y enseres) esta sobreestimada en $33.663.048., La cuenta 167002 (Equipo de Comunicación) se encuentra sobreestimada en la suma de $39.594.483, la 1675 (equipo de transporte) se encuentra sobreestimado en la suma de $73.795.700.00. Respuesta: Las diferencias se deben a que desde que se llevó a cabo el proceso de saneamiento contable, el Municipio no ha hecho actualizaciones y avalúos a sus bienes. Sin embargo se ha procurado llevar registro separado de los nuevos bienes que se han adquirido con el fin de separar de manera individual cada bien para conocer su costo y realizar las depreciaciones y amortizaciones según corresponda. CONCEPTO: Lo anteriormente planteado será verificado en el PLAN DE MEJORAMIENTO CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR

- 18.661.331,00

0,00 -

16400600000000000000 MATADEROS 255.466.156,00 186.822.600,00

68.643.556,00

16400600100000000000 Matadero Municipal 255.466.156,00 186.822.600,00

68.643.556,00

16450000000000000000 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 272.817.823,00

435.600.000,00

- 162.782.177,00

16550500000000000000 EQUIPO DE MUSICA 61.374.000,00 59.074.000,00 2.300.000,00

16650100000000000000 MUEBLES Y ENSERES 178.920.470,00 145.257.422,00

33.663.048,00

16700200000000000000 EQUIPO DE COMPUTACION 176.916.186,00

137.321.700,00

39.594.486,00

16750200000000000000 TERRESTRE 754.954.700,00 681.159.000,00

73.795.700,00

16750200100000000000 Volqueta Municipal 85.000.000,00 85.000.000,00

-

16750200200000000000 Motos Yamaha 30.299.900,00 25.789.000,00

4.510.900,00

16750200300000000000 Mezcladora Semcoop 4.384.800,00 3.000.000,00

1.384.800,00

16750200400000000000 Bulldozer 175.270.000,00 130.000.000,00

45.270.000,00

16750200500000000000 Retroexcavadora 90.000.000,00 90.000.000,00 -

16750200600000000000 Motoniveladora 200.000.000,00 200.000.000,00 -

16750200700000000000 Bus Chevrolet 125.000.000,00 125.819.000,00

- 819.000,00

16750200800000000000 1/6 Parte Vehículo Recolector De Basuras 45.000.000,00 45.000.000,00

-

El auxiliar no se presenta en forma individual, en el momento de su verificación fue muy dispendioso.

A nivel de la subcuenta 242529 (Cheque emitidos y no cobrados) de la cuenta 8-1 que por su antigüedad se han reclasificado en esta subcuenta para liberar el saldo del banco se presenta un INCERTIDUMBRE en la suma de $3.641.921.

Respuesta: Se reclasifican en esta cuenta los cheques que por su antigüedad de emisión no permiten su cobro por parte de los beneficiarios. Los valores contabilizados se pueden verificar con la conciliación bancaria.

CONCEPTO:

Se acepta la respuesta y se levanta lo observado.

6.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN CON SALVEDADES

Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de EL COCUY, examinando los auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas.

En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos.

La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado superior el 5% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con salvedad.

En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a 31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 5.62% con respecto al total del activo y un grado de cumplimiento del 94.38%, por tanto se determina una OPINION CON SALVEDAD. SALVADOR PEÑA CORTEZ TP No. 23326-T

6.8 CONCLUSIONES

En dos conciliaciones bancarias no se cuentas con los extractos bancarios como soporte de las mismas.

No se cuenta un software para unificar la información contable de todas las dependencias del municipio.

No se realizan conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee inversiones de capital y de renta fija.

En el balance lo bienes inmuebles se presenta a nivel de subcuenta y el inventario lo relaciona sin valor alguno lo cual hace difícil establecer la veracidad de la información.

No se cuenta con el inventario físico de los recursos naturales y del medio ambiente actualizado.

Se ha elaborar el avalúo técnico desde el año 2006, para los bienes de Beneficio y uso público.

No se ha incorporar al balance la cuenta de rentas por cobrar en Industria y comercio

No se cuenta con los seguros para salvaguarda los activos fijos; tales seguros contra todo riesgo, revisión técnico mecánica, y certificados de gases de los vehículos de propiedad del municipio.

La depreciación se debe registrar en forma en forma global

No se realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con contabilidad.

La propiedad planta y equipo no se encuentra actualizada ni valorizada.

Las Rentas por Cobrar no se registra los intereses liquidados por el cobro de la vigencia anterior.

No se encuentran integrados los flujos de información generados por las distintas áreas, con la oficina de contabilidad, con el objeto de obviar las diferencias al cotejar los saldos registrados entre unas y otras dependencias.

No se ha iniciado el cobro coactivo, para los diferentes deudores del municipio, de igual manera se han iniciado procesos disciplinarios para establecer responsabilidades en la mora del cobro del predial, si a ello hay lugar.

6.9 RECOMENDACIONES

En el caso de las conciliaciones bancarias se debe solicitar en forma oportuna a los bancos lo extractos bancarios como soporte de las mismas y evitar hacer proceso pre conciliatorio.

Se sugiere adquirir un software para unificar la información contable de todas las dependencias del municipio.

Realizar conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee inversiones de capital y de renta fija.

Realizar archivos organizados que tengan que ver con la documentación contable.

Realizar el inventario físico de los recursos naturales y del medio ambiente

Se debe realizar los ajustes respectivos a la depuración de la cuenta bienes muebles e inmuebles.

Elaborar el avalúo técnico para los bienes de Beneficio y uso público.

Se debe incorporar al balance la cuenta de rentas por cobrar en Industria y comercio

Adelantar las diligencias pertinentes para adquirir las medidas de salvaguarda para los activos fijos; tales seguros contra todo riesgo, revisión técnico mecánica, y certificados de gases de los vehículos de propiedad del municipio.

Realizar procedimientos contables idóneos de acuerdo a los requerimientos del municipio.

El inventario de los bienes inmuebles se debe registrar en forma individual y haciendo los cruces con almacén quien debe tener el valor de adquisición.

La depreciación se de registrar en forma en forma individual

Se debe realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con contabilidad.

Se debe valorizar y actualizar los registros de la propiedad planta y equipo

Se sugiere en las Rentas por Cobrar registrar los intereses liquidados por el cobro de la vigencia anterior.

Se recomienda hacerle ajustes al paquete contable para que no presente fallas al momento de generar los registros de las cuentas auxiliares, para así permita no solo el registro, sino la impresión de los saldos de las referidas cuentas.

Integrar los flujos de información generados por las distintas áreas, con la oficina de contabilidad, con el objeto de obviar las diferencias al cotejar los saldos registrados entre unas y otras dependencias.

Se recomienda en lo sucesivo iniciar los respectivos procesos de cobro coactivo, para los diferentes deudores del municipio, de igual manera se recomienda iniciar procesos disciplinarios para establecer responsabilidades en la mora del cobro del predial, si a ello hay lugar.

Revisar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen en sobreestimación e incertidumbres.

INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORíA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN

FORMATO No. 22



1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA 4. FECHA DE REPORTE 18/04/2012 2. ENTIDAD AUDITADA

MUNICIPIO DE EL COCUY

3. AÑO 2011

CUENTAS HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS) Hallazgo

No. Código Nombre Sobreestimaciones Subestimaciones Incertidumbres Observaciones

-1 -2 -3 -4 -5 -6 -7

11 EFECTIVO

1 1110 Depósitos en Instituciones Financieras 4.72

12 INVERSIONES

2 120832 Sociedades de Economía mixta 3.00


3 130507 Predial unificado 113.38 Según soportes

14 DEUDORES

4 140103 Intereses 479.81 Según soportes


5 160501 Terrenos urbanos 155.28

Según certificado de Libertad y

Tradición

6 160502 Terrenos rurales 84.21 Según soportes almacén

7 164001 Edificios y casas 299.43 Según soporte de almacén

8 164016 Mataderos 68.64 Según soporte de almacén

9 164500 Plantas Ductos y Túneles 162.78 Según soporte de almacén

10 165505 Equipo de Música 2.30 Según soporte de almacén

11 166501 Muebles y Enceres 33.66 Según soporte de almacén

12 167001 Equipo de Computo 39.59

13 167502 Equipo de transporte 73.79 Según soporte de almacén

SUBTOTAL 605.25 797.87 7.72 Como se observa la suma de los hallazgos es el 5.60% del total

del activo del Balance, en consecuencia la

opinión es con salvedad.

TOTAL HALLAZGOS 1.410.84

TOTAL ACTIVO 25.184.22


EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA

CION OBSERVACIONES


1.1



1


4

2


4

3


4

4


4

5


4


4


4 SI MEDIENTE ESTADO FINANCIERO Y LIBROS CONTABLES


4 SA CLASIFICAN DE ACUERDO EL HECHO GENERADOR


4 SI CUMPLE CON EL PERFIL


4 SI CUMPLE CON EL PERFIL

11


4 LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS RESPECTIVOS


4 SE HACE EN FORMA EFECTIVA

13


4



4 SON PLENAMENTE IDENTIFICADOS


4 SI SE ESTA CUMPLIENDO CON TODAS LAS NORMAS DE LA CONTDURIA GENERAL DE LA REPUBLICA


4 SI SE CUMPLEN LAS NORMA

17



18






4 SE ELABORAN MENSUELMENTE DE ACUERDO A LA LLAGADA DE EXTRACTOS.


4 SI MENSUALMENTE



4 SI TODOS LOS INFORMES REQUERIDOS ASI LO EXIGEN


4 SI LOS AJUSTES LOS REALIZA EL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD FINANCIERA


4


4 SI DEACUERO ALOS ARQUEOS


4


4


4


4 SI TODO MEDIANTE PROCESOS ESTABLECIDOS


4 DE ACUERDO A LOS TIEMPOS DE VIDA UTIL CONFORME LO ESTABLECE LA CONTADIRIA


4 TODO COMO LO ESTABLECE LA NORMA







4


4


4


4

37


4


4


4


4

1.2.2



4


4 PERO LA DOCUMENTACION ESTA DISPONIBLE PARA CUALQUIER CONSULTA.


4


4


4


4

1.3




4


4 SI LA CONTADORA DEL MUNICIPIO LA CUAL CUMPLE EL PERFIL ESTABLECIDO


4


4


4


4

53


4 DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS


4

55


4


4


4

58


4


4 DE ACUERDO A CAPACITACIONES


4 LA NORMA ASI LO REQUIERE

61


4


4

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4 SATISFACTORIO


1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4 SATISFACTORIO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4 SATISFACTORIO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4 SATISFACTORIO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4 SATISFACTORIO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4 SATISFACTORIO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 4 SATISFACTORIO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4 SATISFACTORIO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4 SATISFACTORIO


RANGO CRITERIO





7. MUNICIPIO DE GARAGOA

7.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del balance general del Municipio de Garagoa para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de Diciembre de 2011, para lo cual se selecciona una muestra selectiva, obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos, con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basados en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. Una de las limitaciones en el desarrollo tiene que ver tiempo limitado que se concede para realización del trabajo de campo, si se tiene en cuenta lo complejo de la información a analizar, los soportes a verificar correspondiente a cada cuenta y el escaso recurso humano asignado. En el desarrollo de la presente auditoria se visitaran todas las dependencias del área financiera (tesorería, contabilidad, presupuesto y almacén) así como control interno.

7.2 COBERTURA

Se determino auditar del Activo, la cuenta Depósitos en Instituciones Financieras que representan el 100% del grupo de efectivo, los certificados de depósito a término representan el 37.58% del grupo de Inversiones y las Inversiones en Sociedades Públicas tienen un peso porcentual del 62.42% con respecto al grupo, el Impuesto Predial de la vigencia actual representa el 33.39 de las rentas por cobrar de la vigencia actual y el impuesto predial de la vigencia anterior tiene un porcentaje del 96.98% con respecto a las rentas por cobrar de vigencias anteriores. De grupo deudores se auditaron los intereses que representan el 99.83% de los deudores por ingresos no tributarios, las transferencias por cobrar representan el 71.16% de los deudores, los avances y anticipos entregados poseen un peso porcentual del 26.85% del mismo grupo y los recursos entregados en administración el 33.62% con relación al grupo. Así mismo, del activo, se examinaron las cuentas terrenos que representan el 40.30% de la propiedad, planta y equipo, la cuenta edificaciones con el 53.98% del total del grupo. Del grupo de Bienes de beneficio y Uso Público Históricos y culturales, se auditó la red terrestre que representa el 69.68% de los Bienes de beneficio y Uso Público en servicio. Del Pasivo se auditaron las cuentas por pagar con el 19.03% del total del pasivo y la Provisión para Pensiones que representa el 99.19% de los pasivos estimados. Del patrimonio se verificó el capital fiscal, pues representa el 100% del patrimonio.

7.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR.- (2011)

El equipo auditor, pudo corroborar que a el Municipio de Garagoa, la Contraloría General de Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro vigencias anteriores. Por lo tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o observaciones plasmadas en informes anteriores.

7.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio de Garagoa fueron la Reserva Financiera Actuarial y la Provisión de Pensiones. La reserva financiera

actuarial, en el entendido que el valor NO se encuentra debidamente clasificado, se advirtió que ese valor no guarda correlación con el reportado en el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio- FONPET, pues el Municipio registra un saldo de aportes en pesos por la suma de $2.986’774.651.65 y no $3.843’440.066.20, resultando una diferencia de $856.665.414.55, valor en el que se encuentra subestimada la subcuenta 190104; lo que generó un efecto incremento significativo en la utilidad del ejercicio, al no reconocerse por su valor real. Así mismo, el valor contabilizado en el grupo Pasivos Estimados, correspondiente al monto de la amortización del cálculo actuarial de la vigencia por $2.986’774.651; valor que en opinión del Equipo Auditor no corresponden con el saldo real a amortizar, dado que el Municipio tenía un pasivo pensional no provisionado a 31 de diciembre de 2011 por $4.163’337.402.80, por tanto el monto de la amortización es por la suma de $3.843’440.066 y no por $2.986’774.651, lo que conllevó a que el patrimonio presente variación.

7.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE En desarrollo in situ del trabajo de campo de la Auditoria de Balance, la Comisión Auditora verifico el cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio de 2008, a través de la cual se establecieron los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas, la Comisión de Auditoría tomó el informe de control interno contable que el municipio envió a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ una muestra de lo que allí se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de esta evaluación no corresponden con la realidad, toda vez que en el Municipio el sistema de control interno no está debidamente documentado, implementado ni en funcionamiento. Lo anterior, se evidencia en que no se establece carpeta alguna que contenga soportes y/ o documentos que demuestren procesos realizados a cada una de las áreas involucradas en la Auditoria de Balance, como son Tesorería, Contabilidad y Presupuesto. No se encontró evidencia de ninguna índole, que el balance General y el estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad. No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad. Es relevante señalar que la Alcaldía de Garagoa, no cuenta con un Manual de Procesos y Procedimientos, herramienta esta que permite a cada funcionario adscrito a los procesos contables, cuente con un instrumento útil al momento de realizar sus tareas, es así como se establece que los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2011), no se realizan conciliaciones y cruces por parte de la dependencia de Almacén con Contabilidad, observado esto en los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros; encontrándose desactualizados. De otro lado, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad del municipio, y por ende en el inventario general de la entidad. Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Garagoa, dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía vigentes y su morosidad, junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). El Municipio, no mantiene un adecuado archivo mensual de cada una de las carpetas que contengan documentos como son ejecuciones de ingresos, egresos, estado de tesorería y por ende donde se evidencie las conciliaciones bancarias, las cuales deben ser realizadas tanto por la

Secretaria de Hacienda como por parte del Contador y realizar el respectivo cruce a manera de autocontrol. No obstante esto, el Municipio cuenta con software (PROSOF) que permite registrar y producir información contable interrelacionando tesorería, presupuesto y contabilidad, lo cual permite que cualquier movimiento que se genere en una de estas áreas quede registrado de manera inmediata en las cuentas contables. No obstante lo anterior, no ocurre con la dependencia de almacén, la cual se maneja como una rueda suelta, reflejo de esto se evidencia en cifras desactualizada y sin los soportes legales idóneos. De la misma manera, se constató que la administración Municipal no tiene implementada ni ejecuta una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la calidad de la información, prueba de ello se nota a través de la falta de archivos que evidencien reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera. A manera de conclusión, la Comisión Auditora no encontró evidencia alguna que demuestre que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable, por lo que se obtiene que la oficina asesora de Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley 87 de 1993 y Resolución 357 de julio de 2008, en lo atinente. Teniendo en cuentas estas observaciones, el Equipo auditor determina que el control interno contable del Municipio de Garagoa, es primario y de nombre solamente; por cuanto esta Comisión a través de la aplicación y comprobación de las actividades propias del Control Interno Contable del Municipio de Garagoa.


7.6.1 Generales

El Municipio de Garagoa presenta gran falencia, cual es la carencia absoluta de manuales de procesos y procedimientos contables, herramienta esta que permita facilitar el desarrollo de actividades propias de las áreas contables y por ende el establecimiento de razonabilidad y coherencia en las cifras arrojadas en los Estados Financieros, a ser avalados por los entes de Control.

No se tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y mucho

menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.

Para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y registro de los hechos

financieros, económicos y sociales, en términos generales, la entidad aplicó el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, a excepción de casos específicos que se describen en cada código contable.

La Comisión Auditora, constató que existiera documentos soportes, los cuales fueran claros y

transparentes para la revelación y registro de los hechos económicos y financieros, estableciendo que no todas las cifras que se arrojan en el Balance general cuenta con estos.

Las notas explicativas a los estados contables se elaboraron con las formalidades establecidas

en el Régimen de Contabilidad pública, más en algunos casos, como es el de reflejar el estado de todo los inmuebles no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.

Se evidenció, que se efectúan las conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas tanto de almacén como de contabilidad en un mismo momento; es decir, se da el ingreso e inmediatamente se da la salida.

De igual manera la Comisión de Auditoría procedió a verificar el cumplimiento de las

instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, en lo referente al registro y adecuado conformación de los libros de contabilidad que deben llevar los entes públicos en desarrollo de su función administrativa, encontrándose que el Municipio de Garagoa, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de datos en el software PROSOF, sin que estos se hayan impreso al cierre del periodo contable anual.

Esta Comisión estableció que el Municipio de Garagoa tiene impresos los libros de

contabilidad, a último de noviembre de 2011, descuidando el principio de que los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soportes, forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales y legales de control, inspección y vigilancia, de ser posible en forma impresa. En este sentido, se recomienda a la entidad tener en cuenta que para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.

De igual manera, la Junta Central de Contadores, en concepto expresó que “Ante todo es válido advertir, en primer lugar, que quienes estén obligados a llevar contabilidad, así utilicen un sistema computarizado, deben tener impresos al día tanto los libros oficiales como los libros auxiliares que sirvan de soporte”. De la misma manera, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en concepto, expresó que “Si bien es cierto que el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artículo 49 del Código de Comercio”. De lo que se concluye que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros oficiales (o principales) sino también los auxiliares.

Del muestreo a través del software, se constató que el libro Diario contiene los débitos y

créditos de las subcuentas, el registro detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.

No se encontró evidencia alguna que demostrara que el Balance General y el Estado de

Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad, por parte del Municipio.

No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso

contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.

Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de

conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo se encuentran desactualizados.

Igualmente, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la

contabilidad del Municipio.

No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado

seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable. Se carece de archivos al respecto.

Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Garagoa, dio

cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía vigentes y su morosidad, junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

Se tomó la totalidad de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de contabilidad del

municipio por parte de la Comisión Auditoria, y se procedió a efectuar pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance; constatándose que tales registros coincidían con todos sus soportes, excepto algunos casos que no se allegó el soporte legal idóneo y que se establece en la respectiva cuenta a que corresponde.

Dejar en Cuentas de Orden el valor de las inversiones.

7.6.2 Específicos

Caja Principal.- 110501 - El Balance General del municipio de Garagoa refleja un saldo en esta cuenta por la suma de $2.456.646.52, donde se evidencia una INCERTIDUMBRE en dicho valor por cuanto no se encontró documento soporte que demostrara que este dinero está en Caja del Municipio o en su defecto la consignación. Por lo que de no demostrarse su destino se dará traslado a las autoridades competentes a través de informe técnico. “Con respecto a esta cuenta la administración entrante realizó una conciliación contable correspondiente a la vigencia 2011, encontrando consignación realizada en la cuenta No.33600478-3 del Banco de Bogotá el día 4 de enero de 2012 por valor de $1.764.480, y una consignación realizada en el banco de Bogotá el 21 de marzo de 2012 por valor de $8.900 por parte de la funcionaria encargada correspondiente a un recaudo de paz y salvo de un contribuyente, sustentando que la olvido realizar en su momento. Por lo anteriormente expuesto se refleja una diferencia en esta cuenta por valor de $683.266,52, para lo cual el funcionario encargado sustenta que el responsable del descuadre corresponde al Funcionario que desempeñaba este cargo, el cual fue trasladado en el mes de Julio del año 2011. Es de anotar que este faltante no fue informado por la administración saliente. Y en el archivo de Secretaria de Gobierno se hallaron dos indagaciones preliminares que se encuentran en términos, de las cuales se esperan las aclaraciones por parte del funcionario para proceder de conformidad”. Por lo anteriormente expuesto, se establece soportes como es acta de proceso de conciliación de caja general 110501, fecha el día 6 de enero de 2012 firmada por Claudia Judith Monroy en su calidad de Secretaria de Hacienda, Ana Liliana Suárez Herrera, Contadora y Juri Castro, Auxiliar Administrativo, teniendo en cuenta que la administración saliente no realizo la entrega formal de esta dependencia, evidenciándose: 1.-“Se encuentra soporte de consignación realizada por la funcionaria de tesorería. Del día 4 de enero de 2012, en el Banco de Bogotá, en la cuenta número 33600478-3 por valor de UN MILLON SETECIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL CUATROSCIENTOS OCHENTA PESOS ($1.764.480) M/CTE, la cual no había sido descargada del sistema debido a que la funcionaria no había realizado el respectivo documento en el sistema Prosof”

2.-“Se encuentra recibo de caja no. 3189 del día 29 de diciembre de 2011, por valor de OCHO MIL NOVESCIENTOS PESOS ($8.900.00) MCTE, el cual no tenía soporte de consignación, donde la funcionaria sustenta que olvido consignar el dinero. Para lo cual se define que sea consignado el dinero de inmediato”. 3.-“Luego de haber realizado esta conciliación se concluye que el descuadre en caja es de SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS CON CINCUENTA Y DOS CENTAVOS ($683.266.52) M/cte Con respecto a este tema la funcionaria Yuri Castro manifestó que la caja presenta descuadres en años anteriores y que en ese cargo estaba otra funcionaria. La administración anterior decidió trasladarla a otro cargo en el mes de julio de 2011, donde se realizó el acta de entrega la cual reposa en el archivo. Por todo lo anterior y luego de analizar y estudiar cada una de las pruebas anexadas en los documentos allegados, junto con copia de la consignación, se determina dar traslado a la DIRECCION OPERATIVA DE RESPONSABILIDAD FISCAL, para lo de su competencia; por establecer detrimento patrimonial por el valor de SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS CON CINCUENTA Y DOS CENTAVOS ($683.266.52) M/cte, suma esta que no tiene sustento alguno en responsabilidad de la señora MARIA ARACELY ROA VARGAS, en su calidad de Alcaldesa Municipal de Garagoa y de MARTHA CECILIA ARIAS BORDA, Secretaria de Hacienda de la vigencia 2011, con corte a 31 de diciembre de 2011, fecha a la que se realizó Auditoria del Balance, por parte de la Dirección Operativa de Economía y Finanzas de esta Contraloría, evidenciado esto en la cuenta Caja Principal 110501 de esta Balance refleja un saldo en esta cuenta por la suma de $2.456.646.52, de los cuales el valor de $683.266.52 son establecidos, como se dijo anteriormente como detrimento. - El Balance General del Municipio de Garagoa refleja un saldo en la cuenta 1110-Depósitos en Instituciones Financieras con corte a 31 de diciembre de 2011, por la suma de $1.563.739.694, valor que se procedió a constatar con los registros conciliados plasmados en los libros auxiliares encontrándose que el Municipio posee en cuentas corrientes, por la suma de $1.269.9589.780 y con respecto al saldo reportado en la subcuenta 111006 – cuenta de Ahorro por $293.779.913, existe certeza al verificarse su respectivo análisis. Por tanto estos valores guardan correspondencia en un 100% de la muestra tomada por la Auditoria, en lo que respecta a las conciliaciones bancarias practicadas por el área de Tesorería del municipio. Así mismo, se practicaron pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar (Software) y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance; constatándose en términos generales, que estos saldos se encontraron legalmente respaldados con los documentos del caso. Sin embargo, la entidad refleja en el Balance General un valor de $25.358 correspondiente a la cuenta número 37-1 del Banco Bogotá, evidenciándose que en el Estado de Tesorería a 31 de diciembre de 2011 no establecen saldo alguno en lo que respecta a la columna del extracto bancario. Así mismo en la cuenta bancaria 094-6 del Banco Bogotá con un saldo a 31 de diciembre por la suma de $89.615.299, se evidencia en la conciliación bancaria “consignaciones pendientes de abonar”, lo cual no es transparente y claro. “El funcionario encargado de este proceso informa que por error humano involuntario se realizo doble consignación en el Banco y se registro en el sistema. Este error fue detectado finalizando el año 2011 y por decisión de la administración saliente se decide girar estos dineros a la cuenta 336002094-6, y en el comprobante quedo la referencia “error doble consignación”. Además por cierres de bancos este proceso quedo para el año 2012 ya que se encontraba en cursos para cierre de vigencia y los cheques se había girado. Con respecto a la cuenta no 9347-1 del Banco de Bogotá, por valor de $25.358,68, el funcionario manifiesta que el Banco cancelo la cuenta sin haber sido autorizado por el Municipio. Por tal razón no figura extracto bancario de la misma.”

Se deja en Convenio de Mejoramiento, el hecho de ser transparentes, claros y puntuales cuidando que estos no se repitan. INVERSIONES – 12 En el grupo inversiones, el Municipio de Garagoa reveló y registro la suma de $1.355.095.143, valor que se presume representa los recursos colocados en títulos valores, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales. Al respecto, se constató que en el mes de marzo de 2005 el Municipio adquiere Acciones representadas en un Titulo Valor por la suma de $1.200.000 (Mil doscientos millones), con Empresas Públicas de Garagoa S.A. E.S.P Garagoa-Boyacá-Notaria Segunda del circuito de Tunja, Escritura Pública No. 536 del 31 de marzo. Accionista Alcaldía Municipal de Garagoa, con Nit: 800025608-8 como Acciones ordinarias.- Se evidencia en el Balance General que no se tiene código a “Empresas Públicas Garagoa por $249.700.117”, al igual que sin código sin beneficiario por la suma de $1.105.395, que a opinión del equipo auditor corresponde a una cifra SOBREESTIMADA por la suma de $155.095.143, por cuanto el Título solamente está por $1.200.000 y el Balance arroja el valor de $1.355.095.143, desconociendo el principio de una correcta interpretación tanto del marco conceptual, como del manual de procedimiento del Régimen de Contabilidad Pública. Teniendo en cuenta estas consideraciones la cuenta INVERSIONES ADMINISTRACION DE LIQUIDEZ EN TITULOS, no se encuentra debidamente reconocida, revelada, clasificada y registrada. Además se debe tener en cuenta que para el valor de $249.700.117 no se encontró documento soporte que permita establecer que el valor del registro contable sea razonable. Se evidenció que el Titulo valor y demás son llevados en un cajón, sin las medidas de seguridad que estos requieren, por lo que se le recomienda a la entidad dar el debido uso a la caja fuerte, como control en estos casos. De igual forma se debe reflejar estos en las correspondientes cuentas de orden. “El Procedimiento Relativo a las Etapas de Reconocimiento y Revelación de los Hechos Financieros, Económicos, Sociales y Ambientales (Titulo II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante Resolución 356 del 05 de Septiembre de 2007), en su capítulo I. Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de las Inversiones E Instrumentos Derivados Con Fines de Cobertura de Activos, en los numerales: 9. RECONOCIMIENTO DE INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS, manifiesta que las inversiones patrimoniales deben reconocerse por su costo histórico. En el caso del Municipio de Garagoa se registraron por valor de $1.200.000.000 según Titulo Valor No A-001, Escritura pública No 592 del 28 de Marzo de 2006. 10. ACTUALIZACION DE INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS, manifiesta que las inversiones patrimoniales deben actualizarse por el método de participación patrimonial. En el caso del Municipio de Garagoa se aplicó este método. 11. CALCULO DEL PORCENTAJE DE PARTICIPACION, manifiesta que el porcentaje de participación se calcula dividiendo el total del capital suscrito y pagado que se tiene en la entidad controlada, entre el total de capital suscrito y pagado de éstas, en el caso de Garagoa equivale al 99.54% 13. VARIACIONES ORIGINADAS EN RESULTADOS, manifiesta en el párrafo No 3, que las variaciones patrimoniales originadas en la entidad controlada, aumentan o disminuyen el valor de la inversión registrado, con abono a ingresos o cargo a gastos, según sea el caso. En el caso del Municipio de Garagoa, Empresas Públicas de Garagoa SA, certificó resultado del ejercicio positivo con corte 30 de Noviembre de 2011 por valor de $19.772.000, en donde al municipio le pertenece reconocer $19.681.000 como variación originada en resultado, según procedimiento descrito en el

párrafo No 4, debitando la subcuenta 120832 Sociedades de Economía Mixta y acreditando la subcuenta 480732 Inversiones Sociedades de economía Mixta. 14. VARIACION ORIGINADAS EN LAS DEMAS PARTIDAS PATROMONIALES, manifiesta en su primer párrafo que las variaciones originadas en las partidas patrimoniales distintas de los resultados, aumentan o reducen el valor registrado de la inversión, con abono o cargo al superávit por el método de participación patrimonial. En el caso de Garagoa se tomó el resultado acumulado del ejercicios anteriores que certificó Empresas Públicas de Garagoa SA por valor de $136.035.000 en donde al municipio le pertenece reconocer $135.414.000 como variación originada en las demás partidas patrimoniales (ya que reconocimiento no se había hecho antes por ausencia del título valor) según procedimiento descrito en el párrafo No 2, debitando la subcuenta 120832 Sociedades de Economía Mixta y acreditando la subcuenta 311731 Inversiones Sociedades de economía Mixta. De lo anteriormente descrito, es que se conforma los $1.355.095.000 ($1.200.000.000 aporte en acciones por el municipio en EPGA SA, $19.681.000 variación originada en resultado del ejercicio de 2011 de EPGA SA y $135.414.000 variación originada en las demás partidas patrimoniales de EPGA SA) registrados en la cuenta 12 INVERSIONES en el Balance con corte 30 de Noviembre de 2011; a 31 de Diciembre de 2011 no se podía registrar ninguna variación ya que los estados financieros de Empresas Públicas de Garagoa SA fueron aprobados hasta en Marzo de 2012, tiempo después de haber enviado esta información a la CGB”. Relevante es aclarar a este punto que no se está cuestionando los valores históricos, solamente se estableció la diferencia arrojada en el Balance, por carecerse de los soportes necesarios que respaldaran tanto el título valor en sí como las diversas variaciones. Por lo que se deja en Convenio de Mejoramiento, en el sentido que se deje evidencia de cualquier hecho como respaldo a inversiones.

RENTAS POR COBRAR – 13 En este grupo, clasificaron las cuentas que representaron el valor de los derechos a favor del municipio por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes, por lo que el Balance General de Garagoa refleja un valor de $668.023.274 representados entre otras por el predial unificado de vigencia actual, subcuenta 130507 por $188.133.067, subcuenta 130509 Industria y Comercio por la suma de $11.631.000 e igualmente, en la cuenta 1310, registra la suma de $468.259.207. Al realizarse los respectivos cruces a esta cuenta se evidencia, que se arroja en el Balance General, en la subcuenta número 1310 la suma de $468.259.207, y al cruzar con el documento soporte facilitado por la Secretaria de Hacienda por un valor de $1.279.187.175, con una diferencia de $810.927.968, cifra esta que evidencia una SUBESTIMACION. En la relación allega por la Secretaria de Hacienda, se evidencia que el municipio arroja como difícil recaudo a vigencias de 4 años, cuando el Régimen Tributario establece que será de difícil recaudo aquellas deudas que pasen de los cinco años fiscales. Por lo que no existe consistencia en la información establecida en materia tributaria al interior del municipio. Se tuvo en cuenta al cruzarse la información tanto de dudoso recaudo como aquellas de difícil recaudo, un documento soporte consiste en una relación denominada mandamiento de pago por un valor de $1.688.899.000, cifra esta que no es tenida en presente en las Cuentas de Orden, por cuanto se pudo establecer que la pasada administración realizo una incipiente gestión captando a través de mandamientos de pagos recuperación de cartera en un mínimo porcentaje, hecho este que debe ser retomado por la actual administración en aras de conseguir una eficiente y eficaz captación de recursos en pro de la Alcaldía, al igual que se debe realizar actualización de aquellos predios que permanecen históricamente desactualizados.

En cuanto se refiere a la subcuenta número 130508 Industria y Comercio, el valor de $11.631.000 se deja en INCERTIDUMBRE por cuanto no se estableció documento soporte alguno que respaldara este valor. “ Con respecto a esta cuenta contable 130507 se realizó pruebas aleatorias y se evidencia que el sistema presenta errores, los cuales se pueden subsanar coordinando con el proveedor del software con el fin de que sea confiable y así poder realizar conciliación de esta cuenta y si es necesario hacer los respectivos ajustes. Relacionado con la cuenta 130509 se procederá a realizar la reversión del respectivo registro contable, debido a que no existe declaración tributaria de industria y comercio que verifique que existe una cuenta por cobrar, razón por la cual se le hará un requerimiento al contribuyente para que allegue los soportes de pago correspondientes o en su defecto efectué las consignaciones del respectivo impuesto a favor del Municipio. La Administración enterada de que existe mandamientos de pago por la cifra de $1.688.899.000, iniciara el proceso para recuperar en la medida de lo posible la cartera citada para lo cual designara un profesional que se encargue de dicha tarea”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

DEUDORES -1400

En esta Cuenta, el Municipio de Garagoa revela y registra la suma de $506.807.990 debe corresponder al valor de los derechos a su favor originados por los diferentes conceptos tanto tributarios como no tributarios. Es así como se evidencia en la subcuenta 140103001 impuesto predial vigencia anterior por $475.928.142, 140103003 intereses impuesto predial vigencia actual por $26.511.593 subcuenta 1470 otros deudores por la suma de $4.368.255.

Si bien es cierto, esta cuenta no es muy representativa dentro del Balance quiso esta Comisión obtener los documentos soportes de alguna de sus subcuentas como es el caso que se selecciono la 1470 otros deudores, por la suma de $4.368.255, donde no existe soporte alguno. Por lo tanto se establece INCERTIDUMBRE.

De igual forma se establece una relación de deudores arrendatarios del municipio con corte a 31 de diciembre de 2011 por un valor de $54.850.300, (años 2010-2011), los cuales no están evidenciados dentro del Balance General de la Entidad. Por lo tanto se establece una SUBESTIMACION por la suma de $50.482.045, en esta misma subcuenta. “Debido a que no existe soporte sobre la cuenta 1470, se procederá a realizar conciliación contable, ya que es de anotar que es una cuenta que viene de vigencias anteriores para lo cual se hará una revisión en el archivo que reposa en la Alcaldía. - Con respecto al valor de los deudores arrendatarios por valor de $54.850.300 (años 2010-2011), y como quiera que la administración saliente no reporto esta deuda pendiente de cobro se inicio un proceso de depuración de la información encontrándose que existen cuentas por cobrar de ese orden correspondientes al no pago oportuno durante el periodo 2010-2011 por la persona concesionaria del arrendamiento del Terminal de transportes. Razón por la cual se está efectuando la liquidación del contrato para determinar el valor real a cobrar por parte del Municipio y de inmediato iniciar las acciones correspondientes para recuperar estos dineros no recaudados en su oportunidad. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

INTERESES POR IMPUESTO PREDIAL VIGENCIA ACTUAL – 140103003

En esta subcuenta, el Municipio revela y registra la suma de $26.511.588 y debe corresponder al valor de los derechos a su favor originados en los intereses sobre el impuesto predial de la vigencia actual (2011), se evidencia que para vigencias anteriores el municipio de Garagoa no refleja valor alguno, valores que fue cotejado con la información certificada por la Tesorería Municipal en lo tocante, encontrando que el valor de la cartera por concepto de intereses sobre impuesto predial del 2011, (vigencia actual) fue de $31.952.077, lo que resulta una diferencia de $5.440.489; es decir que el valor del registro contable está por debajo del valor que realmente corresponde, por lo que se decreta una SUBESTIMACION en el valor registrado en esta subcuenta- intereses predial vigencia actual y con respecto al valor de los intereses sobre impuesto predial de vigencias anteriores, se deja una incertidumbre por cuanto no es explicable que con una deuda de más de mil millones no se refleje en el Balance General del municipio de Garagoa, a lo cual el municipio debe clasificar esta en el Balance. - Intereses impuesto predial vigencia actual: Con el ajuste y reclasificación de los saldos de la vigencia anterior y la causación del impuesto de la presente vigencia se hará el correspondiente ajuste. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

TRANSFERENCIAS POR COBRAR DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - 141312 En esta denominación, el Municipio no contabiliza valor alguno correspondiente a los derechos adquiridos por la entidad, por concepto de recursos establecidos en el presupuesto que recibe sin contraprestación proveniente de los recursos del Sistema General de Participaciones. Con el fin de establecer el valor real y en consecuencia su razonabilidad se comparó la información referida en el documento a través del cual el Departamento Nacional de Planeación comunicó al municipio la asignación de la última doceava de 2011 de los recursos del Sistema General de Participaciones para los diferentes sectores, constatándose que según CONPES SOCIAL 142 al municipio le correspondió por esta fuente la suma de $324.286.976, estableciéndose que este valor, en la cuenta 141312 - transferencias por cobrar provenientes del Sistema General de Participaciones se encuentra SUBESTIMADA., por su totalidad por cuanto el Municipio de Garagoa no lo refleja en el Balance General. - Transferencias por cobrar del sistema general de participaciones – 141312 Cuando se elaboro el Balance a 31 de diciembre del 2011, se desconocía que había una notificación del SGP en la cual se comunicaba la asignación de la ultima doceava por parte del SGP, cifras que no fueron causadas por la anterior administración antes del 31 de diciembre de 2011 por consiguiente no hubo soporte validos para incluirla”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION – 1424 Los saldos registrados en esta cuenta deben corresponder a los valores entregados por el Municipio para ser administrados, mediante contratos de fiducia u otras modalidades. Al respecto, el balance general no revela y registra suma alguna, lo cual es inadmisible por cuanto existe recursos al Fondo de Pensiones Territorial - FONPET. En este sentido, en el entendido que este valor NO se encuentra debidamente clasificado, se procedió a confrontar este saldo con el documento soporte del registro contable, advirtiéndose que este valor no guarda correlación con el reportado en el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio- FONPET, de donde se concluyó que a 31 de diciembre de 2011, el Municipio de Garagoa registraba un saldo de aportes en pesos por la suma de $3.771.930.816 y no como se observa en el Balance. Dado lo anterior, la Comisión Auditora precisa señalar que, de conformidad con el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y en particular de la Reserva Financiera, la cual corresponde al conjunto de activos que han sido destinados por la entidad

contable, en atención a las disposiciones legales vigentes, para atender las obligaciones pensionales, entre otros como los recursos que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de Pensiones Territoriales- FONPET; el municipio de Garagoa debió reconocer y revelar en su información contable los recursos que tiene como reserva para el pago del pasivo pensional a su cargo en dicho Fondo, garantizando la actualización en pesos de las unidades FONPET y para el efecto debió utilizar la subcuenta 190104 – Encargos fiduciarios de la cuenta 1901 - Reserva Financiera Actuarial Finalmente, el municipio de Garagoa debe realizar la reclasificación advertida; por lo que se presenta una Subestimación en esta cuenta por una cuantía de $3.771.930.816. “Los saldos reflejados en el balance correspondían a los registrados con corte al momento de la elaboración y concuerdan con los que aparecían en ese momento en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Saldos Pasivos Pensiónales Territoriales ($3 .635.148.458), es posible que al momento de revisarlos por la Comisión Auditora en la pagina del FONPET ya estos hubieran sido actualizados y consolidados por el FONPET apareciendo un valor de ($3.771.930.816), pues vale aclarar que en esta cuenta también fue cargado el valor que le correspondió al Municipio en la distribución de recursos por regalías. Esto quiere decir que esta cuenta debe ajustarse por cuanto la consolidación, la actualización y la reasignación de recursos correspondiente a la vigencia 2011 la efectúa el FONPET a inicios del mes de enero de 2012. Consecuentemente el Municipio actualizara el valor de esta cuenta con base en la información que corresponda para abril de 2012”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO – 16 Este grupo representa dentro del Balance General el 36.41%, reflejado en valor de $4.430’034.826. De acuerdo a su participación se analizaron las siguientes cuentas.

TERRENOS – 1605

En Balance General esta cuenta representa el 17.35% del Activo, su valor está por $2.111’600.214; al efectuar comparación con la relación de predios suministrada por Almacén, se establece que la totalidad de los inmuebles no han sido objeto de valuación permanente, estos se encuentran desactualizados. De esta cuenta se analizó cada una de las subcuentas que la integran, obteniendo lo siguiente:

TERRENOS URBANOS - 160501 El valor presentado en el Balance General es de $1.545’103.200, equivale al 12.70% del Activo, el cual coincide con el presentado en el inventario por parte de Almacén; sin embargo una vez revisados algunos de los documentos soporte (escrituras), se evidencia falta de depuración del valor, ya que se incluye en primer lugar el bien que mediante escritura No. 317 del 28 de diciembre de 2010 el municipio de Garagoa transfirió a título de donación a favor de la Nación – Concejo Superior de la Judicatura por valor de $179’884.000; y el bien que según lo indagado, corresponde a la Escuela Juan Nepomuceno Segura, el que dadas las facultades otorgadas a la Alcaldesa Municipal por el Concejo Municipal mediante Acuerdos 020 de 2010 y 013 de 2011, se debió transferir a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia Unad, cuyo valor esta por $243’810.000. Por lo tanto esta cuenta se considera SOBREESTIMADA, por valor de $423.694.000

TERRENOS RURALES – 160502 El valor presentado en el Balance General está por $354’121.614 y representa el 2.91% del Activo, el cual coincide con lo reportado en el Inventario por Almacén. Se evidencia que el último avalúo esta de 2005. Igualmente mediante revisión selectiva de documentos soporte, se detectó que

faltaría por incluir el valor de $11’500.000 correspondiente a la escritura 896, bien que figura a nombre del Municipio; por lo tanto consideramos que existe una SUBESTIMACION de la cuenta por la suma de $11.500.000.

EDIFICACIONES – 1640 Dentro del Balance General se presenta esta cuenta por valor de $1.619’355.730, equivalente al 13.31% del Activo. La subcuenta mediante la cual se desagrega es la de Edificaciones Pendientes de Legalizar – 164027, la que está por ese mismo valor. No hay inventario en Almacén, ni existe discriminación a nivel de subcuenta, para poder confrontar; por lo tanto esta cuenta se considera como INCERTIDUMBRE, por el total arrojado en el Balance. Complementariamente se describe el hecho que la actual edificación que ocupa la Administración Municipal denominado Palacio Municipal, no está incluido dentro del inventario de inmuebles, pero que según último avaluó hecho en el 2005, su valor total esta por $456’308.426. Lo anteriormente descrito refleja el incumplimiento de normas legales relacionadas, que disponían plazo prudencial para legalización de predios estatales.

REDES LÍNEAS Y CABLES – 1650 En esta cuenta, se revela y registra un saldo por la suma de $613’437.964 representando el 5.05% del Activo, que se presenta por igual valor a nivel de subcuenta denominada Redes, Líneas y Cables Pendientes de Legalizar – 165011; sin que se desagregue o cuente con documento soporte para su verificación, lo cual convierte la Cuenta en INCERTIDUMBRE.

MAQUINARIA Y EQUIPO – 1655 El valor presentado en el Balance General, corresponde a lo mostrado en el Inventario del Municipio como valor histórico, y esta por valor de $116.041.436 equivalente al 0.96% del Activo, donde se discrimina cada elemento; dentro del Balance se presenta a tercer nivel como Equipo de Construcción cuenta - 165501 y Herramientas y Accesorios - 165511; su valor corresponde con lo reportado en inventario.

MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA -1665 El valor registrado en esta cuenta totaliza $112’190.018 que corresponde al valor presentado en el Inventario y equivale al 0.93% del Activo, en el cual se relacionan los elementos, relación que por su contenido no incluye la totalidad de elementos con que dispone la Administración Municipal, por lo tanto consideramos como INCERTIDUMBRE el valor de esta cuenta.

EQUIPO DE COMUNICACIÓN, Y COMPUTACIÓN – 1670 Esta cuenta se presenta desagregada en el Balance como Equipo de Comunicación – 167001 por $42’916.000 y Equipo de Computación – 167002 por $125’800.269, valores que suman en total 168’716.269, cifra que difiere de lo presentado en Inventario en la suma de $529.880. Adicionalmente se evidenció que en el mes de octubre de 2011, ingresaron al Municipio 15 equipos de cómputo donados por la Nación a través del Programa Vive Digital, por valor de $9’060.000; por lo cual consideramos que el valor reflejado en el Balance General está SUBESTIMADO, por la suma de $9.589.880. Se advierte que en el Balance, no se discriminan auxiliares para cada uno de los elementos, así como los costos de mantenimiento y reparación en que se han incurrido en el transcurso del tiempo.

EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN – 1675 El valor presentado en el Balance General está por $592’958.748 representando el 4.88% del Activo, donde discrimina un auxiliar para cada uno de los vehículos, correspondiendo con la

relación de inventario descrita por Almacén, pero no se detectó auxiliar para los costos de mantenimiento y reparación en que se han incurrido en el transcurso del tiempo.

INSTRUMENTOS MUSICALES

Según verificación a inventario del Municipio, se constató que existen una serie de instrumentos musicales valorados en $2’743.600, que no se han contabilizado o incluido en el Balance General; igualmente se verificó su existencia, por lo que se debe reclasificar esta cuenta. “Referente al grupo 16 Propiedad Planta y Equipo, es donde más se presentan inconsistencias en razón a que no existe una interfase entre contabilidad y almacén, la cual se encuentra en proceso de desarrollo. Por tanto una de las prioridades de esta Administración es el saneamiento, depuración, organización, legalización y actualización de los bienes del municipio, actividades que generan procesos largos y dispendiosos y requieren la aplicación de muchos recursos. No obstante la administración iniciara estos procesos en el menor tiempo posible”. Se deja en Convenio de Mejoramiento, con el objeto que la Administración Municipal el saneamiento, depuración, organización, legalización y actualización de los bienes del municipio.

RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL – 1901 Dado que en el Balance General se presenta como Reserva Financiera Actuarial un valor de $3.635’148.458, se confrontó con el registrado de la página del Ministerio- FONPET, determinándose que a 31 de diciembre de 2011 aparece como valor de aportes en pesos por 3.843’440.066, lo que da una diferencia de $208’291.608, por lo cual consideramos que el valor reflejado en el Balance está SUBESTIMADO. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

CUENTAS POR PAGAR.-24 En el Balance General aparece registrado en la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios un valor de $40’032.453.24, en la 2425 Acreedores la suma de $16’731.874, y en la cuenta 2436 retefuente $55’941.734; lo anterior da como resultado que la Cuenta 24, tiene un valor total de $112’706.061.24, cifra que al compararse con lo mostrado en la Resolución No. 02 del 10 de enero de 2012, por la cual se constituyen las Cuentas por Pagar, se evidencia que se presentan por valor de $90’083.748.35, existiendo una diferencia de $22’622.312.89, constituyéndose en una SOBRESTIMACION. “Verificado el cuadro entregado por la Secretaría Administrativa y la información que reposa en la Secretaria de Hacienda, se corroboró que existe valores que no concuerdan con el informe arrojado por el sistema PROSOF, por lo tanto la administración entrante decidió cancelar únicamente las cuentas que realmente tienen el soporte contable y jurídico. Con respecto a las cuentan que no coinciden se realizará una conciliación contable, con el fin de que se pueden cancelar, siempre y cuando tengan los soportes y aquellas que no existen cuente con los mismos, se les aplicará el respectivo tratamiento contable”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

CUENTAS POR PAGAR POR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS – 2401 En cuentas por pagar se establece en el Balance General por concepto de adquisición de bienes y servicios – 240101, refleja un saldo por la suma de $40.032.543 para lo cual se efectuó seguimiento encontrándose que según la Resolución Nº 002 de 01/10/2012 mediante la cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2011, estas ascendieron a $756.702.250, no obstante al hacer seguimiento a los registros de los terceros junto con los documentos legales e idóneos, solamente se encuentran contabilizadas obligaciones por pagar por adquisición de bienes

y servicios de esta vigencia, por la suma de $35.181.078 y $4.851.375 corresponde a cuentas por pagar por Honorarios y servicios, lo que indica que existe una diferencia arrojada mediante los correspondientes documentos soportes de $716.669.707. Lo que conlleva a establecer una SUBESTIMACION por este valor. “De manera atenta hacemos la aclaración de que los $756.702.250, corresponde realmente es las cuentas de reserva del año 2011 y no cuentas por pagar adquisición de bienes y servicios”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES-2505 Reporta un saldo a 31 de diciembre de 2011 la subcuenta 2505 Salarios y Prestaciones Sociales en el Balance General del Municipio de Garagoa, por la suma de $56.009.307 donde se refleja aquellos pasivos adeudados a los funcionarios de la entidad por parte del Municipio por concepto de prestaciones sociales con corte a 31 de diciembre, por los diferentes conceptos, como vacaciones, prima de vacaciones y prima de servicios. Al analizarse el documento soporte recibido por parte de la Secretaría Administrativa se evidencia una certificación por este concepto de $71.050.000, donde se establece una diferencia por la suma de $15.040.693, por lo que se obtiene una SUBESTIMACION por esta cantidad. “Con respecto a esta cuenta contable manifestamos que la certificación expedida por la Secretaría Administrativa, es la que reposa en la carpeta del informe de gestión 2008 – 2011 presentado por la Doctora María Teresa Contreras Caro; aclarando que los valores de la parte contable se ajustan a las provisiones legales reales”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

PASIVOS ESTIMADOS – 27 Dado que en el Balance General dentro de la cuenta 2720 Provisión para Pensiones, se presenta como saldo a 31 de diciembre de 2011 un valor de $2.986.774.651, cifra que correspondería al valor amortizado del cálculo actuarial por concepto del Pasivo Pensional, el cual debe corresponder al valor resultante de restar del valor del Calculo Actuarial Reconocido ($8.006’777.469), el valor del Pasivo Pensional No Provisionado ($4.163’337.402), (Cifras tomadas del documento Fonpet del Ministerio de Hacienda y Crédito Público), lo cual sería de $3.843’440.066.20 cifra que difiere de lo presentado en el Balance como Provisión para Pensiones ($2.986’774.651.65), en $856’665.414.55 lo cual nos conduce a señalar que la cifra presentada en el Balance, está SUBESTIMADA. Complementariamente a lo anterior, al tomar la subcuenta 272004 – Pensiones Actuariales por Amortizar, la cual se registra en el Balance General a 31 de diciembre de 2011 por un valor de 517’951.744, se tiene que al aplicarse la fórmula de cálculo donde se toma el valor del Pasivo Pensional no Provisionado ($4.163’337.402 según documento Fonpet), y dividirlo por el número de años (13) que faltan para culminar el plazo previsto en las disposiciones legales vigentes, contados a partir de la fecha de corte del cálculo actuarial realizado, es por la suma de $320’256.723, lo cual da una diferencia de $197’695.043.20, cifra que demuestra que el valor registrado en el Balance General a 31 de diciembre de 2011 está SOBREESTIMADA en dicho valor, lo que conllevó a que el patrimonio se redujera significativamente. Por otra parte revisada la Reserva Financiera Actuarial 1901 registra en el Balance, el valor de $3.635’148.458 cifra diferente a lo reportado el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio- FONPET, pues el Municipio registra un saldo de aportes en pesos por la suma de $3.843’440.066.20, resultando una diferencia de $208’291.608, lo cual demuestra una SUBESTIMACION en el Balance.

“Analizada la información por la nueva administración municipal, se concluye que no se descargaron y realizaron de acuerdo con la información suministrada en materia de pasivo pensional las correspondientes amortizaciones. Dicha situación está siendo evaluada actualmente con base en los soportes físicos de los procesos que por tal concepto cursan actualmente en la administración para realizar los correspondientes ajustes de acuerdo con las obligaciones. Igualmente el Municipio se encuentra en proceso de saneamiento de los pasivos pensiónales y pago mensual y según como surjan las obligaciones por concepto de cuotas partes pensiónales, se cubrirán y simultáneamente se efectuaran los cobros que correspondan de otras entidades hacia este ente territorial”. Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.

PRESUPUESTO-RECURSO HIDRICO A manera informativa la Comisión Auditora establece que el Municipio de Garagoa, durante la vigencia 2011 apropió recursos por la suma de $66.689.542 para la adquisición de áreas de interés hídrico, de los cuales se ejecutó la suma de $60.500.000, evidenciados en la adquisición de predio para este destino, por 60 millones y pago de servicios de avalúo comercial $500.000, por tanto se evidencia que los recursos apropiados corresponden a un 0.55% del total del presupuesto del Municipio.

PRESUPUESTO-DIFERENTES PROGRAMAS Según información del municipio de Garagoa, para el año 2011 se presupuesto para diferentes programas sociales la suma de $134.1123.103, adicionado por un valor de $41.508.566 para un total de $175.620.669 el cual fue ejecutado al 100%. Según estadísticas del Municipio, el número oficial de desplazados fue de 191 personas, que

oscilan entre personas de 5 a 61 años, con una población vulnerable correspondiente a 72 personas.

7.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN DE OPINION CONTABLE ADVERSO

Se efectúo Auditoria al Balance al Municipio de Garagoa, examinando los Estados Financieros e información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los procedimientos y las normas de Auditoria Generalmente aceptadas. En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo específico de estos rubros. La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el preinforme y el informe final, para el respectivo dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de 2012, de conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron De conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron SOBREESTIMACIONES por la suma de $578.789.143, SUBESTIMACIONES por valor de $1.415.078.477 e

INCERTIDUMBRES por $2.368.880.112; para un total de hallazgos u observaciones por $4.362.747.732, equivalente a un 35.85% del total del Activo del Municipio Garagoa, la opinión al Balance General, es NEGATIVA Y/ O ADVERSA, la cual fue validada por el Contador asignado para dictaminarlo. Cabe señalar que este comportamiento es debido a las observaciones específicas señaladas en cada hallazgo específico, como Propiedad Planta y Equipo, Rentas por Cobrar, y Reserva Financiera Actuarial. ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA T.P.98127-C

7.8 CONCLUSIONES El Municipio de Garagoa carece de manual de procesos y procedimientos Contables El Municipio no tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y

mucho menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.



En términos Generales, para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y

registro de los hechos financieros, económicos y sociales, el Municipio aplicó el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, excepto algunos casos que se describen puntualmente en los hallazgos específicos.

Así mismo, se constató que para el reconocimiento, revelación y registro de los hechos

económicos y financieros, generalmente se efectúan con base en el documento soporte idóneo, no obstante se encontró que algunos carecía de este.

Las notas explicativas a los estados contables no se elaboraron totalmente con las

formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, por lo que no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.

No se encontró evidencia, de ninguna índole que permitiera constar la realización periódica de

conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de contabilidad y Almacén. El Municipio de Garagoa, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de

datos en el software PROSOF sin que los libros de contabilidad se hayan impreso periódicamente ni al cierre del periodo contable anual.

Se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos de las subcuentas, el registro

detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.

No se encontró evidencia de ninguna índole, que el Balance General y el estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad.


conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo y en Bienes de beneficio y uso Público, entre otros, se encuentran desactualizados.


contabilidad del municipio. No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control Interno, hubiese realizado

seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable.

No se pudo establecer si e Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya cuantía fue superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad superior a seis meses, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

Se establecieron diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor del

documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo. El Control Interno Contable del Municipio, es incipiente, por lo que se asignó un rango de 3.0

correspondiéndole una calificación DEFICIENTE. En desarrollo de la Auditoria, no fue posible establecer el cumplimiento en la elaboración de los

Indicadores de Gestión, situación que impidió diligenciar el correspondiente formato que mide cada una de las actuaciones.

7.9 RECOMENDACIONES Identificar, documentar implementar y poner en funcionamiento los procesos, procedimientos y

actividades del proceso contable. Igualmente, identificar y analizar los riesgos de índole contable.

Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar

autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad. Efectuar todos los registros contables con base en los documentos legales idóneos de cada

caso y elaborar los respectivos comprobantes de contabilidad Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades

establecidas en el Régimen de Contabilidad pública y estas deben revelar en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde, con sujeción a las siguientes reglas:

Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el

fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

Las notas iníciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas

contables y los asuntos de importancia relativa. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el

mismo orden de los rubros de los estados financieros. Practicar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de

contabilidad y Almacén. Realizar de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, con carácter

urgente, la actualización de los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros.

Incorporar en la contabilidad del Municipio los bienes inmuebles que en desarrollo del proceso

auditor no se encontraron incluidos. La Oficina Asesora de Control Interno debe realizar seguimiento al cumplimiento de los

procesos, procedimientos y actividades del proceso contable. Verificar y soportar las diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor

del documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo. Reconocer las cuentas de presupuesto por los valores establecidos en las diferentes etapas

del proceso presupuestal, respaldado en documentos legales, como los acuerdos y demás actos administrativos y documentos internos exigidos en el proceso.

Teniendo en cuenta que el Municipio, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar

la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.

Teniendo en cuenta que el Control Interno Contable, es un proceso que está bajo la

responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.

Teniendo en cuenta que en el Municipio NO se imprimen al cierre de cada periodo contable los

libros, especialmente los principales, la sana recomendación que aquí hacemos es que una vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales igualmente se vayan imprimiendo los libros auxiliares, pues quienes se confían en que los libros auxiliares “están en el computador”, o “están en el backup”, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir los auxiliares el software y sus backup fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente los listados auxiliares que la autoridad exija.

Dar cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y numeral

36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se

determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.

Que el Comité de Sostenibilidad Financiera se reúna periódicamente para que efectúe y/o

apruebe acciones de ajustes a las diferentes cuentas que así lo ameriten. Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno

contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz. Se recomienda que en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en

sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada grupo. En este mismo sentido, se requiere que aquellas cuentas y subcuentas que no se clasificaron de conformidad con las normas técnicas relativas a su registro, se reclasifiquen debidamente.

Las cuentas y subcuentas a las cuales se les determinó sobreestimación, subestimación o

incertidumbre, requieren que en uso al derecho a la réplica sean presentados todos y cada uno de los documentos soportes del registro contable y las explicaciones legales y contables a que haya lugar. De ser necesario explicar puntualmente el origen de las partidas debitadas y acreditadas durante la vigencia fiscal.


CALIFICACION

OBSERVACIONES


1.1



1


3.0

2


3.0

3


3.0

4


3.0

5


3.0


4.0


3.0


4.0


4.0


4.0

11

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en Documentos idóneos y de conformidad con la Naturaleza de los mismos?

3.5


4.0

13


3.5



3.5


3.5


4.0

17


4.0

18


4.0


4.0

20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control

5.0

del efectivo?


3.5



3.5


3.0


3.5


3.5


4.0


3.0


5.0


3.0


3.0


4.0


4.0


4.0




4.0


4.0

36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y 4.0

parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?

37


3.5


4.5


4.0


4.0

1.2.2



3.5


2.0


4.0


4.0


4.0


4.0

1.3




4.0


3.5


3.0

50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de

4.0

las diferentes actividades del proceso contable?


4.0


3.0

53


3.0


3.0

55


3.5


3.5


3.5

58


4.0


3.0


2.3

61


4.0


4.0



PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.64 SATISFACTORIO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.68 SATISFACTORIO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.47 SATISFACTORIO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.94 SATISFACTORIO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.63 SATISFACTORIO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.79 SATISFACTORIO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.0 SATISFACTORIO


3.58 SATISFACTORIO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.45 SATISFACTORIO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.45 SATISFACTORIO


RANGO CRITERIO






FORMATO No. 22



1. CONTRALORÍA

GENERAL DE BOYACA DE

2. ENTIDAD AUDITADA

GARAGOA

3. AÑO 2011 4. FECHA DE REPORTE 13 DE ABRIL DE 2012

CUENTAS


Observaciones Hallazgo No. Código Nombre Sobre/mad Sub/tmado Incer/bre

11 EFECTIVO

1 110501 Caja principal 2.4

12 INVERSIONES

2 1201 Inve/ Admón. 155

13 REN/ COBRAR

3 1308 Industria /cio 11.6

4 1310 Vig/ant. 810.9

14 DEUDORES

5 140103003 Int/Imp-V.Actual 5.4

6 1470 Otros deudores 50.4 4.3

7 141312 Transf.. x C. SGP 324.2

16

PROPIED. PLANTA Y EQUIP

8 160501 Terrenos Urbanos 423.6

9 160502 Terrenos Rurales 11.5

10 1640 Edificaciones 1.619.3

11 1650 Redes líneas y c. 613.4

12 1665 Muebl/enseres 112.1

13 1670 Equip. Comunic. 9.5

19 OTROS ACTIVOS

14 1901 Reser/Fina.actua. 208.2

Total 578.8 1.415.0 2.368.8

8. MUNICIPIO DE MONIQUIRA

8.1 ALCANCE En la auditoria al balance se efectuó la evaluación y revisión sistemática del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de cambios en el Patrimonio del Municipio de Moniquirá, para verificar la coherencia y veracidad de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011, con el fin de proferir el dictamen respectivo, basado en el marco conceptual de la contabilidad pública, catalogo general de cuentas del plan general de la contabilidad pública, y normas de auditoría generalmente aceptadas.

8.2 COBERTURA La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad. Se tomaron las principales cuentas, en promedio se cubrió el 85% del total de las cuentas del balance general. En el Activo la cuenta efectivo se analizó el 100%, la cuenta deudores el 80%, la cuenta propiedad planta y equipo el 80%, la cuenta bienes de beneficio y uso Público un 60% y la cuenta otros activos el 80%. Del Pasivo la cuenta cuentas por pagar se estudió el 100%, la cuenta de obligaciones laborales el 80%, en la cuenta pasivos estimados el 60% y en la cuenta otros pasivos el 80%. De igual forma, se verificaron las cuentas del patrimonio.

8.3 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio fueron Propiedades Planta y Equipo, Bienes de Beneficio y uso Público y Otros Activos; cuentas que representan el 77.42% del total del Activo, y que por consiguiente hicieron que el patrimonio fuera relevante.

8.4 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es la valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una Entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable, la evaluación del control interno contable de la entidad le corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, de igual forma y debe cumplir con lo determinado en la Resolución 248 de 2007 que estableció la

obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno contable a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP. En el Municipio de Moniquirá la responsabilidad del manejo del control interno contable se delegó a la Jefe de la Oficina de Control Interno doctora Elda Esperanza García Ulloa. De la observación directa por parte de la comisión se determino:

El Municipio no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración el que están trabajando únicamente integra el área financiera (presupuesto, tesorería y contabilidad).

El Municipio no ha elaborado y por consiguiente no se encuentra implementado el manual de procesos y procedimientos contables incumpliendo con la Resolución 354 de 2007

El Municipio no ha implementado el comité de sostenibilidad de la información financiera incumpliendo con la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, viéndose reflejado en el balance en las cuentas que traen saldos de vigencias anteriores sin soportes legales las cuales no han sido depuradas dando como resultado la no coherencia y razonabilidad de los estados financieros.

El jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.

No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e inventarios del municipio. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

No se cuenta con una base de datos confiable de industria y comercio, lo cual ha generado que el cobro por dicho impuesto no se ajuste a la realidad económica del municipio y que dicho impuesto se deje más a la conveniencia de cada comerciante.

El Municipio no suministra la capacitación suficiente en el área financiera y contable a la persona encargada del control interno contable, lo cual trae como consecuencia la poca o nula revisión de los procesos y procedimientos contables.

La totalidad de las operaciones realizadas por el Municipio no están respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.

Como resultado de la evaluación del sistema del control interno contable, de conformidad con la encuesta diligenciada por la jefe de control interno y la evaluada por esta comisión nos da una calificación de de 3.15, es decir que se encuentra en rango Deficiente.

8.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 8.5.1 Generales

En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y preparación de documentos soporte.

El Municipio cuenta con un software que integra únicamente el área financiera ( presupuesto , tesorería y contabilidad), no se encuentran integradas, las áreas de recaudo ( predial, industria y comercio ni almacén), razón por la cual no existe coherencia en los resultados dados por las mismas, con el agravante que el municipio no cuenta con inventarios actualizados a 31 de diciembre de 2011, lo cual genera incertidumbre en los registros presentados en las cuentas 16 Propiedades planta y equipo, cuenta 17 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales.

No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por el Municipio estén vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.

El Municipio no tiene implementado manuales de procesos y procedimientos de área financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información de algunas áreas.


Todos los bienes, derechos y obligaciones del Municipio no están identificados de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por el municipio.

El Municipio no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la toma física.

El Municipio no ha realizado las actualizaciones de los costos históricos de los bienes, derechos y obligaciones, teniendo la obligación de mantenerlos registrados en la contabilidad a valores reales.

Todas las transacciones originadas en el desarrollo del objeto social de la entidad, son registradas por el sistema de causación conforme a las normas contables.

En las Rentas por Cobrar no se registran las de industria y comercio ni los intereses liquidados por el cobro de la vigencia anterior por carecer de una base de datos confiable.

No hay controles para el cobro de los arrendamientos, ni existe una dependencia y/o persona responsable del seguimiento de los contratos y pagos de los mismos, lo cual ha generado que se presente una cifra elevada por este concepto

La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo, la información para este grupo se encuentra dispersa y no es coherente.

La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en forma individual

Los bienes de Beneficio y uso público en servicio, se desconoce el origen del valor registrado por cuanto no se encuentra inventario debidamente valorado y actualizado, siendo esta cuenta la más representativa del Activo.

Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos.

Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable. Si se tiene en cuenta que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.

8.5.2 Específicos CUENTA 11 EFECTIVO Efectuado el cruce de la información registrada en el estado de tesorería con las conciliaciones y extractos bancarios y a su vez con los saldos registrados en el balance general a 31 de diciembre de 2011, se observó que las cifras reportadas son coherentes y razonables. CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR Al revisar la cuenta Rentas por cobrar, se observa que en el balance no registran saldos por concepto de Industria y comercio, lo cual se debe a que el Municipio no cuenta con una base de datos actualizada de los establecimientos que operan dentro del municipio, ni se lleva control de los pagos efectuados que se efectúan por este concepto. En cuanto a las rentas por cobrar de sobretasa a la gasolina no se encontraron los documentos que soporten los saldos registrados en el balance general. A continuación se muestran los hallazgos específicos encontrados en esta cuenta.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE

TESORERÍA SUBESTIMACION

SOBREESTIMACION

DEBITO

VERIFICACIÓN


1305 VIGENCIA ACTUAL 365,792,770

13050701 Impuesto Predial Unificado 317,674,770 362,362,562 44,687,792

130535 SOBRETASA A LA GASOLINA 48,118,000 0

1310 VIGENCIAS ANTERIORES 1,038,657,391 1,014,207,797 24,449,594

131007 IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 1,038,657,391 1,014,207,797

La subcuenta 130507 Impuesto predial unificado presenta una subestimación por valor de $44.687.792

La subcuenta 131007 Impuesto predial unificado de vigencias anteriores presenta una sobrestimación por valor de $24.449.594

La subcuenta 130535 Sobretasa a la gasolina, no se anexaron los soportes para su respectiva verificación por lo tanto se presenta Incertidumbre en el registro presentado por valor de $48.118.000.

CUENTA 14 DEUDORES El mayor porcentaje de esta cuenta está representado por la subcuenta avances y anticipos entregados. En cuanto a los intereses del predial contabilizaron únicamente lo correspondiente a los últimos cinco años. De la subcuenta 1408 Servicios públicos no fue posible conseguir los

documentos soportes por valor de $74.534.238, cifra que genera incertidumbre. En la tabla siguiente se muestran los hallazgos específicos más relevantes.

CÓDIGO

NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBREESTIMACION

DEBITO VERIFICACION

14 DEUDORES

1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 704,295,904

140103 INTERESES 704,295,904

14010301 Impuesto Predial Unificado 666,946,511 761,763,434 94,816,923

1408 SERVICIOS PUBLICOS 74,534,238 No hay soporte

1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 426,274,465 426,083,829 190,636

147090 OTROS DEUDORES 6,545,111

14709001

SUAREZ GONZALEZ EDGAR ANDRES 60,000

La cuenta auxiliar 14010301 Intereses Impuesto predial unificado registra una subestimación por la suma de $94.816.923

La subcuenta 1408 Servicios públicos por valor de $74.534.238, genera incertidumbre en razón a que el municipio no aportó los documentos para efectuar la verificación respectiva

La subcuenta 141312 Transferencias del Sistema General de Participaciones presenta una sobreestimación por valor de $190.636.

La subcuenta 147090 Otros deudores por valor de $6.485.111, genera incertidumbre puesto que no suministraron los soportes para efectuar la verificación respectiva. Únicamente fue presentado el soporte de la deuda del señor Edgar Andrés Suarez por la suma de $60.000, dineros que debieron ser cancelados en la vigencia anterior, ya que fue producto de un menor valor consignado.

Dentro de la cuenta Deudores se encuentra la subcuenta 1425 Depósitos entregados en garantía, por el saldo que refleja y por la importancia de la misma nos pareció conveniente hacer un análisis especial, si se tiene en cuenta que esta subcuenta representa los embargos efectuados a las diferentes cuentas del Municipio. Del estudio de la cuenta se concluye que el Municipio no ha adelantado las gestiones necesarias para el desembargo de los dineros y/o conciliar con las diferentes entidades, de igual forma no se evidenció que se hayan adelantado los procesos administrativos para determinar los responsables por las multas y sanciones que dieron lugar a los embargos.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBREESTIMACION

DEBITO VERIFICACION

1425 DEPOSITOS ENTREGADOS EN GARANTIA 326,158,843

142503 DEPOSITOS JUDICIALES 326,158,843

14250301 JUZGADO TERCERO PROMISCUO 25,000,000 25,000,000 0 0

14250301 JZGADO CATORCE ADMINISTRATIVO 23,586,616

No hay soporte

14250301 GUERRERO ULLOA ELVER 5,000,000 No hay soporte

14250301 BANCO AGRARIO 48,328,466 38,328,466 10,000,000

14250301 FEDERACION COLOMBIANA DE GANADEROS 8,007,497

No hay soporte

14250301 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 32,459,328 32,459,328 0 0

14250301 CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA 173,000,000 143,000,000 30,000,000

14250301 DEPARTAMENTO DE BOYACA 10,776,935 10,776,935 0 0

La cuenta auxiliar 14250301 Banco Agrario registra una sobreestimación por la suma de $10.000.000

La cuenta auxiliar 14250301 Caja de Compensación Familiar de Boyacá presenta una sobreestimación por valor de $30.000.000

Las cuentas auxiliares 14250301 Juzgado catorce, Elver Guerrero Ulloa y Fedegan por valor de $36.594.113, genera incertidumbre por no disponer de los documentos soportes para efectuar la verificación

El Municipio no lleva un control de los arrendamientos de los inmuebles, al momento de la auditoria no se tenía certeza de cuantos inmuebles estaban arrendados. En las carpetas no se encuentra la información necesaria para determinar cuáles arrendatarios se encuentran al día en los pagos y cuáles son los morosos ni el valor que adeudan.

La subcuenta 147006 Arrendamientos por valor de $53.517.379, genera incertidumbre por no contar con los documentos soportes para efectuar la verificación.

CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO El Municipio de Moniquira no cuenta con un software de manejo de inventarios, de conformidad con la visita efectuada a almacén se verifico que utilizan hojas Excel para su manejo., no se encontró Kárdex para el control de los elementos que entran y salen de almacén, los inventarios de bienes muebles que nos presentaron no están actualizados ni valorizados, el 95% de estos no tienen valor, no se encontraron actas de baja de elementos

Código NOMBRE

SEGÚN BALANCE

ALMACEN SUBESTIMACION

SOBREESTIMACION

DEBITO VERIFICACIÓN

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

12,975,571,507

16,459,937,408

3,484,365,901

1605 TERRENOS 2,675,909,323 1,245,040,000 1,430,869,323

1605010199 Terrenos Urbanos 2,347,709,546 1,134,600,000 1,213,109,546

1605020199 Terrenos Rurales 328,199,777 110.440.000 217,759,777

1640 EDIFICACIONES 9,511,245,102 14,296,716,308

4,785,471,206

1640010199 Edificios Y Casas 1,567,513,510 4,404,246,187 2,836,732,677

164004 LOCALES 770,669,813 770,669,813 0

164006 PLAZA Y MATADEROS 940,099,813 1,650,650,000 710,550,197

16400699 Plaza y Matadero 940,099,813 1,650,650,000 710,550,197

164009 COLEGIOS Y ESCUELAS 3,870,649,707 4,934,290,308 1,063,640,601

1640090199 Colegios Y Escuelas 3,870,649,707 4,934,290,308 1,063,640,601

164017 PARQUEADEROS Y GARAJES 16,720,000 50,290,000 33,570,000

1640170199 Parqueaderos Y Garajes 16,720,000 50,290,000 33,570,000

1640190199 Instalaciones Deportivas Y Recreacionales 3,116,262,072 2,486,570,000

629,692,072

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES 397,812,136 417.150.000 19,337,864

1650 REDES, LÍNEAS Y CABLES 1,931,244,451 No hay soporte

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 202,637,613 2.916.928 199,720,685

1660 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 28,626,000

No hay soporte

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 107,591,197 95.106.311 12,484,886

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTA 110,229,538 32.971.654 77,257,884

1675 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 254,324,000 370.036.207

115,712,207

1680

EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA 293,000

No hay soporte

La cuenta 1605 Terrenos presenta una sobrestimación por valor de $1.430.869.323

La cuenta 1640 Edificaciones registra una subestimación por valor de $4.785.471.206

La cuenta 1645 Planta ductos y túneles registra una subestimación por la suma de $19.337.864

La cuenta 1650 Redes, líneas y cables por valor de $1.931.244.451, genera incertidumbre en razón a que no se encontraron documentos que soporten los registros

La cuenta 1655 Maquinaria y Equipo registra una sobrestimación por valor $199.720.685. Es importante mencionar que de esta cuenta únicamente se logro verificar la suma de 2.916.928.

La cuenta 1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina registra una sobrestimación por la suma de $12.484.886

La cuenta 1670 Equipo de Comunicación y Computación registra una sobrestimación por la suma de $77.257.884

La cuenta 1675 Equipo de Transporte , Tracción y Elevación presenta una subestimación por la suma $115.712.207

La cuenta 1680 Equipo de Comedor, cocina y despensa y Hotelería registra incertidumbre por valor de $293.000, por no contar con los inventarios respectivos.

CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO La cuenta Bienes de beneficio y uso público representa el 58.34% del total de los activos del Municipio y como tal se constituye en la más representativa seguida de la cuenta 16 Propiedades planta y equipo que con el 19.08%, es decir que sumadas las dos resulta el 77.42% del total de los activos. Siendo estas cuentas las de más impacto deberían estar plenamente soportadas lo cual no se da, pues no se tienen los inventarios de los bienes de beneficio y uso público por consiguiente fue imposible efectuar la verificación de cada una de las subcuentas y auxiliares, generando incertidumbre en las cifras reportadas en el balance general a 31 de diciembre de 2011. Los saldos que registran son de vigencias anteriores.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBREESTIMACION


17

BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES

38,894,556,529

1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN SERVICIO

92,044,892,116

1710010199 Red Terrestre

91,518,613,214

No hay soporte

1710050199 Parques Recreacionales 347,334,027

No hay soporte

1710900199

Otros Bienes De Beneficio Y Uso Público En Servicio 178,944,875

No hay soporte

La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público por valor de $38.894.556.529, genera incertidumbre, debido a que no fueron suministrados los inventarios respectivos. Esta cuenta está conformada por la 1710 Bienes de Beneficio y Uso Público en servicio por valor de $92.044.892.116, menos la cuenta 1785 Amortización acumulada de Bienes de Beneficio y uso Público por valor de $53.150.335.587

CUENTA 19 OTROS ACTIVOS

El Municipio de Moniquira contrató un estudio del pasivo pensional y calculo actuarial a 31 de diciembre de 2008, el cual no refleja la realidad de los pasivos pensiónales de la entidad. La contabilización de la reserva financiera actuarial se basa con el reporte del Ministerio de Hacienda.

La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial registra en el balance la suma de $5.075.414.141 y en el reporte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público aparece la suma de $5.166.478.127, presentándose una subestimación por valor de $91.063.986

La subcuenta 1999 Valorizaciones en la auxiliar 19993501 Empresa de Energía de Boyacá registran en el balance la suma de $22.656.878 y según certificación del 8 de febrero de 2012 aparece la suma de $26.183.062, presentándose una subestimación por la suma de $3.625.184

CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Para confrontar la información registrada en el balance general del cálculo actuarial de futuras pensiones se descargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el reporte de pasivos pensiónales territoriales del Municipio de Moniquira, el cual se tomo para la verificación de los saldos registrados en el balance general.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBREESTIMACION

CREDITO

VERIFICACIÓN

2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES

272005 CÁLCULO ACTUARIAL DE FUTURAS PENSIONES 23,508,328,471

19.218.710.995

4,289,617,476

27200501

Calculo Actuarial De Futuras Pensiones 23,508,328,471

19.218.710.995

4,289,617,476

La subcuenta 272005 Cálculo actuarial de futuras pensiones registra una sobrestimación por valor de $4.289.617.476.


Se efectuó Auditoria al Balance del Municipio de Moniquirá, en la cual se revisaron y examinaron los Estados Financieros (Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica y Social, estado de Cambios al Patrimonio y Notas al Balance) e Información complementaria a 31 de diciembre de 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, como lo requiere las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas. De conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron SOBREESTIMACIONES por la suma de (miles de pesos) $1.784.969 SUBESTIMACIONES por valor de $5.154.711 e INCERTIDUMBRES por $41.045.341; para un total de hallazgos u observaciones por la suma de $47.985.021, equivalente a un 71.97% del total del activo por consiguiente la opinión al Balance General es ADVERSA,

Este dictamen se emite teniendo en cuenta los hallazgos expuestos y validados en mesa de trabajo, realizada el día 18 de abril de 2012. SALVADOR PEÑA CORTES CPT 23326

8.7 CONCLUSIONES La administración municipal no cumple cuidadosamente las normas contables, como tampoco acogen los lineamientos dispuestos por la Ley General de Archivos que dispone lo referente a la retención documental.

El Municipio no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración el que están trabajando únicamente integra el área financiera (presupuesto, tesorería y contabilidad).

El Municipio no ha elaborado y por consiguiente no se encuentra implementado el manual de procesos y procedimientos contables incumpliendo con la Resolución 354 de 2007

No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e inventarios del municipio. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

No se cuenta con una base de datos confiable de industria y comercio, lo cual ha generado que el cobro por dicho impuesto no se ajuste a la realidad económica del municipio y que dicho impuesto se deje más a la conveniencia de cada comerciante.

No hay controles para el cobro de los arrendamientos, ni existe una dependencia y/o persona responsable del seguimiento de los contratos y pagos de los mismos, lo cual ha generado que se presente una cifra elevada por este concepto



El Municipio no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la toma física.

El Municipio no ha realizado las actualizaciones de los costos históricos de los bienes, derechos y obligaciones, teniendo la obligación de mantenerlos registrados en la contabilidad a valores reales.

Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos


8.8 RECOMENDACIONES

Como el Control interno contable, es un proceso que está bajo la responsabilidad del representante legal, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.

Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.

Para que la información sea oportuna y veraz el Municipio debe implementar un software que integre todas las áreas de la administración en la actualidad únicamente están integradas el área financiera

(presupuesto, tesorería y contabilidad), no se encuentran integradas, las áreas de recaudo ( predial, industria y comercio ni almacén) razón por la cual no existe coherencia en los resultados arrojados en el balance general.

Se debe implementar el modulo de manejos de inventarios de almacén, ya que en la actualidad no existe y su manejo registra irregularidades, presentando un alto riesgo de pérdida de elementos.

Se debe anexar las actas de bajas de elementos y el destino final de los mismos en la vigencia de 2011.

Debe dársele cumplimiento a resolución 354 de 2007, por lo cual el Municipio debe implementar el manual de procesos y procedimientos contables.

Se debe efectuar la actualización de las inversiones e inventarios del municipio. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

Es primordial que el municipio conforme la base de datos de industria y comercio y establezca la cartera por estos conceptos. De igual forma se debe establecer el monto del impuesto predial que ha prescrito de conformidad con las normas vigentes.

Se deben establecer procedimientos para manejo y control de los bienes arrendados estableciendo responsabilidades desde la apertura de contrato de arrendamiento, cobro de mensualidades y de cartera vencida así como la actualización de los cánones de arrendamiento.


Se deben implementar los procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos

Se debe efectuar la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables debe ser con base en la depreciación y actualización del valor de los bienes.

Se deben adquirir todos los títulos de los bienes inmuebles del Municipio

Se debe dar cumplimiento al proceso de depreciación de los activos de conformidad con las normas de la Contaduría General de la Nación.

Los inventarios de bienes de Beneficio y uso público en servicio, deben actualizarse y contar con el informe técnico de avaluó.

Teniendo en cuenta que el Municipio de Moniquira, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al Alcalde, que se tomen las acciones pertinentes del caso.

Debe dársele estricto cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable

Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.

En los estados financieros debe aparecer reflejada la cartera prescrita por concepto del impuesto predial.

En las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA: MUNICIPIO DE MONIQUIRA

3. AÑO 2011 4. FECHA DE REPORTE: 12 de Abril de 2012

No. HALLAZGOS

(1)

CÓDIGO (2)

NOMBRE CUENTAS (3)



Subestimaciones (5)

Incertidumbres (6)

Observaciones (7)

130507 PREDIAL VIGENCIA ACTUAL

44,6

131007

PREDIAL VIGENCIAS ANTERIORES

24,4

130535 SOBRETASA GASOLINA

48

140103 INTERESES PREDIAL

94,8

1408 SERVICIOS PUBLICOS

74,5 SIN SOPORTE

141312 TRANSFERENCIAS SGP

0.1

147090 OTROS DEUDORES

6,4 SIN SOPORTE

142503 DEPOSITOS JUDICIALES

40

36,5 SIN SOPORTE

147006 ARRENDAMIENTOS

53,5 SIN SOPORTE

1605 TERRENOS 1.430

1640 EDIFICACIONES 4.785

1645 PLANTA DUCTOS Y TUNELES

19,3

1650 REDES LINES Y CABLES

1.931 SIN SOPORTE

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 199,7

1665 MUEBLES Y ENSERES 12,4

1670 EQUIPO COMUNICACIÓN Y C 77,2

1675 EQUIPO TRANSPORTE

115,7

1680 EQUIPO COMEDOR Y DESPENSA

0.3 SIN SOPORTE

1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO

38.894 SIN SOPORTE

P

1901 RESERVA FINANCI ACTUARIAL

91

1999 VALORIZACIONES

3,6

272005 CALCULO ACTUARIAL PENSIO 4.289

SUBTOTAL 6.074 5.155 41.045 Como se observa la suma de los hallazgos es el 71.97% del total del activo del Balance, en consecuencia la opinión es ADVERSA.

TOTAL HALLAZGOS ACTIVOS 47.98

TOTAL ACTIVO 66.669


DIRECCION OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ENTIDAD: MUNICIPIO DE MONIQUIRA JEFE CONTROL INTERNO: ELDA ESPERANZA GARCIA ULLOA FECHA DE ELABORACION: 12-03-12

CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA OBSERVA

1.1

ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.44


1


3

2


3

3


3

4

Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable través de los documentos fuente o soporte?

2

5


2


3


4


3


3


3

11


3


3

13


4

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4

14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados 3

a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?


4


4

17


4

18


4


4


4


3



3


2


3


3


2


3


5


3


3


3


5


5


34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad 4

con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?


4


3

37


4


4


4


4

1.2.2


2.83


5


1


3


3


3


2

1.3

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.68


2.68


3


2


3


4


3


2

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su

1

respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?


3

55


3


3


3

58


3


2


3

61


2


3



PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.15 DEFICIENTE

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.44 DEFICIENTE




1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.34 DEFICIENTE


1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA 2.83

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.68 INADECUADO



RANGO CRITERIO





9. MUNICIPIO DE PAEZ

9.1 ALCANCE

La auditoria tuvo como alcance la situación financiera, económica y social del Municipio de Páez a 31 de diciembre de 2011, emitiendo una opinión y dictamen respecto a la razonabilidad de su contenido y presentación, constatando la autenticidad y legalidad de los registros, operaciones y programas, para lo cual se definió una muestra selectiva de cuentas según su representatividad en el Balance por la incidencia de su valor registrado.

9.2 COBERTURA

Se determino auditar del Activo, la cuenta Depósitos en Instituciones Financieras que representan el 100% del grupo de efectivo, con respecto al grupo, el Impuesto Predial de la vigencia actual representa el 56.39% de las rentas por cobrar de la vigencia actual y el impuesto predial de la vigencia anterior tiene un porcentaje del 34.58% con respecto a las rentas por cobrar de vigencias anteriores. De grupo deudores se auditaron los recursos entregados en administración que representan el 99.83% de los deudores por ingresos no tributarios, las transferencias por cobrar representan el 71.16% de los deudores, los avances y anticipos entregados poseen un peso porcentual del 26.85% del mismo grupo y los recursos entregados en administración el 33.62% con relación al grupo. Así mismo, del activo, se examinaron las cuentas terrenos que representan el 40.30% de la propiedad, planta y equipo, la cuenta edificaciones con el 53.98% del total del grupo. Del grupo de Bienes de beneficio y Uso Público Históricos y culturales, se auditó la red terrestre que representa el 69.68% de los Bienes de beneficio y Uso Público en servicio. Del Pasivo se auditaron las cuentas por pagar con el 19.03% del total del pasivo y la Provisión para Pensiones que representa el 99.19% de los pasivos estimados. Del patrimonio se verificó el capital fiscal, pues representa el 100% del patrimonio

9.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR.- (2010) El equipo auditor, pudo corroborar que a el Municipio de Páez, la Contraloría General de Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro vigencias anteriores. Por lo tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o observaciones plasmadas en informes anteriores.

9.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO

Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio de Páez fueron la Cuenta de Propiedad Planta y Equipo, Efectivo, Deudores, Reserva Financiera Actuarial y la Provisión de Pensiones. Así mismo, el valor contabilizado en el grupo Pasivos Estimados, correspondiente al monto de la amortización del cálculo actuarial de la vigencia, que en opinión del Equipo Auditor corresponden con el saldo real a amortizar.

9.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE La Comisión Auditora tomó el informe de control interno contable que el municipio de Páez, envió a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ a través de pruebas selectivas de lo que allí se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de esta evaluación no corresponden absolutamente con la realidad, toda vez que en este Municipio el sistema de control interno no está ni implementado, ni documentado, y mucho menos en funcionamiento. Todo lo anterior, en cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio de 2008, a través de la cual se establecieron los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas. Se estableció igualmente que existe evidencia de ninguna índole, que el balance General y el estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad. No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad. Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros se encuentran desactualizados. De otro lado, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad del municipio, se carece de inventarios tanto a nivel general como individuales y mucho menos en el sistema, por lo cual no se pudo evidenciar si se posee la titularidad, de los inmuebles de propiedad del municipio de Páez. El Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya cuantía fue superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad superior a seis meses, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). El Municipio, elabora oportunamente las conciliaciones bancarias para control del efectivo, más no se pudo corroborar si estas al igual son elaboradas por el profesional que realiza la Contabilidad del municipio, para que finalmente se hagan cruces; a manera de autocontrol. El Municipio cuenta con software (REMETEC) para el registro contable, más se evidencia que no es todo lo eficaz que se exige, tanto para registro, como para producir información contable en forma ágil y oportuna, obteniéndose saldos desactualizados en algunas cuentas del estado financiero. Así mismo no existe correlación entre las diferentes áreas contables del municipio. Por tanto, ante la carencia de soportes legales e idóneos y las falencias del software aunado a la falta de integración de las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto, no permite que cualquier movimiento que se genere en una de las áreas quede registrado de manera inmediata en las cuentas contables. De la misma manera, se constató que la administración Municipal no tiene implementada ni ejecuta una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la calidad de la información. No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable de lo que se concluyó que la oficina asesora de Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley 87 de 1993 y Resolución 357 de julio de 2008, en lo atinente. Teniendo en cuentas estas observaciones, el Equipo auditor determina que el control interno contable del Municipio de Páez, es totalmente inoperante.


9.6.1 Generales El Municipio de Páez presenta gran falencia, cual es la carencia absoluta de manuales de

procesos y procedimientos contables, herramienta esta que permita facilitar el desarrollo de actividades propias de las áreas contables y por ende el establecimiento de razonabilidad y coherencia en las cifras arrojadas en los Estados Financieros, a ser avalados por los entes de Control.

No se tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y mucho

menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.

Para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y registro de los hechos

financieros, económicos y sociales, en términos generales, la entidad aplicó el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, a excepción de casos específicos que se describen en cada código contable.

La Comisión Auditora, constató que existiera documentos soportes, los cuales fueran claros y

transparentes para la revelación y registro de los hechos económicos y financieros, estableciendo que no todas las cifras que se arrojan en el Balance general cuenta con estos.

Las notas explicativas a los estados contables se elaboraron con las formalidades establecidas

en el Régimen de Contabilidad pública, más en algunos casos, como es el de reflejar el estado de todo los inmuebles no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.

Se evidenció, que se efectúan las conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas tanto de

almacén como de contabilidad en un mismo momento; es decir, se da el ingreso e inmediatamente se da la salida.

De igual manera la Comisión de Auditoría procedió a verificar el cumplimiento de las

instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, en lo referente al registro y adecuado conformación de los libros de contabilidad que deben llevar los entes públicos en desarrollo de su función administrativa, encontrándose que el Municipio de Páez, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de datos en el software, REMETEC sin que estos se hayan impreso al cierre del periodo contable anual.

Esta Comisión estableció que el Municipio de Páez no tiene impresos los libros de contabilidad,

descuidando el principio de que los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soportes, forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales y legales de control, inspección y vigilancia, de ser posible en forma impresa. En este sentido, se recomienda a la entidad tener en cuenta que para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.

De igual manera, la Junta Central de Contadores, en concepto expresó que “Ante todo es válido advertir, en primer lugar, que quienes estén obligados a llevar contabilidad, así utilicen un sistema computarizado, deben tener impresos al día tanto los libros oficiales como los libros auxiliares que sirvan de soporte”. De la misma manera, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en concepto, expresó que “Si bien es cierto que el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artículo 49 del Código de Comercio”. De lo que se concluye que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros oficiales (o principales) sino también los auxiliares.

No se entiende como el Municipio cancela un valor de 50 millones de pesos durante la vigencia de estudio, pues la Comisión auditora, a falta de libros contables impresos, trató de realizar un muestreo a través del software, se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos de las subcuentas, el registro detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.

No se encontró evidencia alguna que demostrara que el Balance General y el Estado de

Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad, por parte del Municipio.




conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo se encuentran desactualizados y no presenta movimiento alguno durante la vigencia de estudio.

No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado

seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable. Se carece de archivos al respecto.

Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Páez, dio

cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía vigentes y su morosidad, junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

Se tomó la totalidad de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de contabilidad del

municipio por parte de la Comisión Auditoria, y se procedió a efectuar pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance; constatándose que tales registros coincidían con todos sus soportes, excepto algunos casos que no se allegó el soporte legal idóneo y que se establece en la respectiva cuenta a que corresponde.

Que el Comité de Sostenibilidad Financiera se reúna periódicamente con el fin de realizar

ajustes y/o apruebe acciones a las diferentes cuentas que se requiera.

9.6.2 Específicos

EFECTIVO - 11 El Balance General del Municipio de Páez, refleja un saldo en la cuenta 1110-Bancos y Corporaciones con corte a 31 de diciembre de 2011, por la suma de $3.613.152.139, valor que se procedió a constatar con los registros conciliados plasmados en documentos soportes encontrándose que el Municipio posee en cuentas corrientes por la suma de $3.613.152.139, no se evidencia cuentas de ahorro, y en la cuenta 110501 Caja Principal el valor de $2.785.100, dineros dejados en caja a 31 de diciembre de 2011, que al cotejarse con la respectiva consignación se establece que a 03 de enero se realizó tal procedimiento. Por lo tanto se evidencia que los valores guardan correspondencia con la mayoría de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de Tesorería del municipio, a excepto de la cuenta número 288 correspondiente al Banco Agrario, donde se evidencia que según conciliación arroja un valor de $65.540.424 y lo observado en balance a terceros se refleja por la suma de $38.118.723, lo cual se obtiene una SUBESTIMACIÓN por valor de $27.471.701, en la subcuenta 111005. De igual forma la cuenta número 379 correspondiente al Banco Agrario arroja en el Estado de Tesorería el valor de $68.265.227 a 31 de diciembre de 2011 y en el Balance no se evidencia valor alguno, de lo que se obtiene una SUBESTIMACION por la suma de $68.265.227, para un total de SUBESTIMACION por la suma total de $95.736.928. Ahora bien, en las cuentas 368 y 025 del Banco Agrario se evidencia en el Balance a 31 de diciembre en sobregiro. Se establece diferencia entre lo reportado en el Balance General desagregado en terceros, cuya suma total es de $3.615.937.239 y lo arrojado en el Formato CGN 2005-01 por $3.684.202.000, presentándose una diferencia por valor de $68.264.761, por lo que existe una INCERTIDUMBRE en el valor arrojado en el Balance correspondiente a esta cuenta. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. Así mismo, se practicaron pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance; constatándose en términos generales, que estos saldos se encontraron legalmente respaldados con los documentos del caso. Deja claramente establecido el equipo auditor, que el municipio aún se cuenta entre los que no han realizado gestión alguna para que los contribuyentes consignen directamente en el Banco sus obligaciones, teniéndose que la Tesorería consigna con lapsos superiores a 10 días, llegándose a obtener en caja hasta 26 millones, en algunos casos, lo cual corre riesgos de pérdida y por ende poca transparencia en manejo de dineros del erario público. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

INVERSIONES – 12 En el grupo inversiones, el Municipio de Páez registró la suma de $685.000, valor que se presume representa los recursos colocados en títulos valores, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales. Al respecto, el equipo auditor no obtuvo documento soporte alguno, ante lo cual la cuenta INVERSIONES, no se encuentra debidamente reconocida, revelada, clasificada y registrada, por lo que se determina una INCERTIDUMBRE en la suma de $685.000. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

RENTAS POR COBRAR – 13 En este grupo, clasificaron las cuentas que representaron el valor de los derechos a favor del municipio por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes, por lo que el Balance General refleja un valor de $46.135.000 representados entre otras por el predial unificado de vigencia actual, subcuenta 130507 por $27.354.000. Igualmente, en la cuenta 131007, registra

la suma de $18.781.000, valores que fueron confrontados con los reportados con el área de Tesorería, obteniéndose documento soporte entregado directamente por el Ingeniero de predios milenio, ante desconocimiento de funcionaria encargada del manejo, recaudo de predial, constatando que por concepto de impuesto predial de la vigencia 2011 tenía causados $382.042.097, valor del cual se cruzo con lo reportado en el balance. En la subcuenta 1305-Predial Unificado de Vigencia actual, de conformidad con la información suministrada por el área de Tesorería, (predios Milenium) que corresponde a la suma de $70.939.228, lo cual no guarda coherencia y razonabilidad con el saldo registrado en la contabilidad, por cuanto se tiene un valor de $27.354.000 valor que se determina como una SUBESTIMACION en la subcuenta 1305 por valor de $43.585.228. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. En este mismo sentido, la subcuenta 131007-Predial Unificado de vigencias anteriores, de conformidad con la información suministrada por el área de Tesorería, (predios Milenium) que corresponde a la suma de $62.075.960, lo cual no guarda coherencia y razonabilidad con el saldo registrado en la contabilidad, por cuanto se tiene un valor de $18.781.000, valor que se determina como una SUBESTIMACION en la subcuenta 1310 por valor de $43.294.960. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. Además la Comisión Auditora establece que no existió gestión alguna por parte de la administración municipal para la recuperación y captación de cartera de predial a través de mandamientos de pago, teniéndose en cuenta que es un impuesto de gran peso porcentual, Así mismo no se cuenta con la capacitación necesaria por parte de los funcionarios responsables del manejo del programa predios Milenium, lo cual impide que la información fluya de forma ágil y transparente. Se obtiene finalmente estudios actuariales totalmente desactualizados, lo cual se evidencia a través de precios de inmuebles.

Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

DEUDORES-14

Entendiéndose que en esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los cobros del municipio, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, operaciones diferentes a los ingresos tributarios entre otros. El municipio de Páez arroja en esta cuenta el valor de $1.768.575.739, de los cuales corresponde un 81.97% a la subcuenta 1424 recursos entregados en administración, por la suma de $1.449.787.935, los cuales fueron cotejados con el documento soporte, (COMPES), evidenciándose un valor de $2.892.789.337, por lo que se advierte como una SUBESTIMACION, por la suma de $1.443.001.402. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

INGRESOS NO TRIBUTARIOS POR INTERESES – 140103

En esta subcuenta, el Municipio debió revelar y registrar el valor de los derechos a su favor originados en los intereses sobre el impuesto predial de la vigencia 2011 y de vigencias anteriores, más sin embargo el municipio de Páez, no registra valor alguno por este concepto en el balance, por lo tanto este valore no pudo ser cotejado con la información en lo tocante. Por tanto el valor de la cartera por concepto de intereses sobre impuesto predial del 2011, queda en incertidumbre, al igual que el valor del registro contable en la cuenta 14 Deudores está por debajo del valor que realmente corresponde, se debe reclasificar esta cuenta, por parte de la entidad. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

TRANSFERENCIAS POR COBRAR DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - 141312 En esta denominación, el Municipio contabilizó el valor de los derechos adquiridos por el Municipio por concepto de los recursos establecidos en el presupuesto que recibe sin contraprestación

proveniente de los recursos del Sistema General de Participaciones por $206.028.880, representando un 11.65% del total Deudores. Con el fin de establecer el valor real y en consecuencia su razonabilidad se comparó la información referida en el documento a través del cual el Departamento Nacional de Planeación comunicó al municipio la asignación de la última doceava de 2011 de los recursos del Sistema General de Participaciones para los diferentes sectores, constatándose que según CONPES SOCIAL 142 al municipio le correspondió por esta fuente la suma de $206.028.880, estableciéndose razonabilidad y coherencia en lo reportado en el Balance.

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS – 1420 El Municipio en esta subcuenta reveló y registró la suma de $69.969.923, el cual se supone corresponde a los valores entregados por la Administración Municipal, en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios. En lo relativo, se solicitó a la tesorería Municipal, relación de contratos a los cuales únicamente se hubiese cancelado el anticipo, junto con los soportes, encontrando que SOLAMENTE corresponde al valor de los dineros entregados como avances y anticipos la suma de $520.304.677 y la diferencia o sea $450.334.754 son valores que se debieron acreditar, producto del cumplimiento de los contratos, convenios o entrega de bienes; lo que indica que la cuenta se encuentra SOBREESTIMADA en dicho valor, esto es la suma de $450.334.754. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION – 142402

Los saldos registrados en esta cuenta deben corresponder a los valores entregados por el Municipio para ser administrados, mediante contratos de fiducia u otras modalidades. Al respecto, el balance general revela y registra la suma de $1.449.787.935 - Recursos al Fondo de Pensiones Territorial - FONPET. En este sentido, en el entendido que este valor NO se encuentra debidamente clasificado, se procedió a confrontar este saldo con el documento soporte del registro contable, advirtiéndose que este valor no guarda correlación con el reportado en el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio- FONPET, de donde se concluyó que a 31 de diciembre de 2011, el Municipio de Páez registraba un saldo de aportes en pesos por la suma de $2.892.789.337 y no como se observa y se establece. Es preciso señalar que, de conformidad con el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y en particular de la Reserva Financiera, la cual corresponde al conjunto de activos que han sido destinados por la entidad contable, en atención a las disposiciones legales vigentes, para atender las obligaciones pensionales, entre otros como los recursos que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de Pensiones Territoriales- FONPET; el municipio debió reconocer y revelar en su información contable los recursos que tiene como reserva para el pago del pasivo pensional a su cargo en dicho Fondo, garantizando la actualización en pesos de las unidades FONPET y para el efecto debió utilizar la subcuenta 190104 – Encargos fiduciarios de la cuenta 1901 - Reserva Financiera Actuarial Finalmente, y pese a que debe realizarse la reclasificación advertida, se presenta una SUBESTIMACION en esta cuenta (190104) en la cuantía equivalente a la diferencia que se presenta entre el valor reportado por el FONPET ($2.892.789) y el valor que aquí se debe reclasificar (1.443.001.402). Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.- 16 Los valores incluidos en esta cuenta corresponden a cuantías históricos, los que se han venido arrastrando por varias vigencias, sin que se evidencie modificación o ajuste alguno. Se evidenció que no existe funcionario responsable del manejo y conformación de un actualizado Inventario de

bienes muebles e inmuebles del Municipio, y para el caso de los bienes inmuebles, no existe dependencias o funcionario responsable que tenga o maneje las escrituras que acreditan su tenencia o propiedad, e igualmente para éstos bienes no se ha cumplido con la norma respecto a avalúos técnicos periódicos, tampoco se refleja en el Balance la inclusión de la cuenta Valorizaciones. Su valor dentro del Balance General es de $6.559’189.730, equivalente al 40.16% del Activo; por lo tanto su impacto dentro del Patrimonio es negativo, ya que el valor total que se refleja en el Balance, ha venido siendo constante, sin notarse variación alguna, lo cual consideramos ilógico. Por lo anterior consideramos que la totalidad de las cuentas integrantes de este Grupo son de INCERTIDUMBRE. ($6.559.189.730). Por su representatividad en el grupo, se presenta análisis a las siguientes cuentas.

TERRENOS - 1605 El Balance General esta cuenta no se muestra a nivel de auxiliar, por lo cual no se identifican cuántos y cuáles de estos terrenos son urbanos, rurales o de destinación ambiental. El valor reflejado en el Balance es el mismo de la vigencia anterior, sin mostrar movimiento alguno, lo que denota el incumplimiento normativo de avalúos técnicos periódicos, la cifra reportada es de $1.163’259.066 equivalente al 7.13% del Activo. No se cuenta dentro del Municipio con un Inventario actualizado, donde se describan y puedan identificar y comparar sus bienes. En conclusión al no contarse con estas herramientas de comparación y verificación, no es posible evidenciar la razonabilidad de las cifras reflejadas en el Balance; por lo cual consideramos que la totalidad de la cuenta es de INCERTIDUMBRE.

EDIFICACIONES – 1640 Dentro del Balance General se muestra una cifra de $4.133’163.070 equivalente al 25.31% del Activo; al igual que la cuenta anterior, no se refleja en la vigencia en estudio movimiento o variación alguna en su valor, tampoco se muestra a nivel auxiliar, ni se cuenta en el Municipio con Inventario actualizado que permita identificarlos. Por lo tanto el valor reportado en Balance es de INCERTIDUMBRE.

PLANTAS Y DUCTOS El valor reflejado en el Balance General es de $1.102’479.846, equivalente al 6.75% del Activo, cifra que al igual de las anteriores se tomó de similar de vigencias anteriores, sin evidenciarse registro de movimiento alguno durante la vigencia en estudio, no existe inventario o relación de estos bienes, a los cuales tampoco se les ha efectuado avalúo técnico, o valorización. Por lo tanto el valor reportado en Balance es de INCERTIDUMBRE. Respecto a las cifras de las demás cuentas componentes de este grupo se evidencia que se presentan sin variación alguna respecto al saldo anterior. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes, a todas las cuentas de este grupo.

OTROS ACTIVOS -19 La cuenta Reserva Financiera Actuarial no aparece incluida en el Balance, lo cual según documento Fonpet, existe un valor registrado de $2.892.789.337, considerándose por lo tanto una SUBESTIMACION en el Balance, cuenta esta que debe ser reclasificada.

CUENTAS POR PAGAR - 24 Revisada la cifra incluida dentro del Balance a 31 de diciembre, presenta un valor de $365.748.000, cifra que no coincide con lo mostrado en la Resolución No. 413 del 31 de diciembre de 2011 por medio de la cual se constituyen las cuentas por pagar de la vigencia 2011, ya que esta las presenta por valor de $313.770.115, existiendo por lo tanto una SOBREESTIMACION, por valor de $51.977.885, subcuenta 2401.

Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

PASIVOS ESTIMADOS – 27 Se verifica registro en el Balance por valor de $-199.627.000, de lo cual se reviso específicamente la subcuenta 272003 Calculo Actuarial de Pensiones Actuales por valor de $2.651.803.000, la cual corresponde a lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del Fonpet, y el reporte del documento soporte esta por valor igual.

PRESUPUESTO-RECURSO HIDRICO A manera informativa la Comisión Auditora establece que el Municipio de Páez, durante la vigencia 2011 no apropió recurso alguno con destino a protección de cuencas hidrográficas, según certificación entregada por la Secretaria de Hacienda del Municipio..

PRESUPUESTO-DIFERENTES PROGRAMAS Según información del municipio de Páez, para el año 2011 se presupuesto para diferentes programas sociales la suma de $145.473.000, del cual se ejecuto $144.873.000, significando un 99.50%, con destino a población vulnerable y para la población desplazada el presupuesto aprobado fue de $62.500.000 de los cuales se ejecutó $58.500.000 equivalente al 63.60%. Según estadísticas del Municipio, el número oficial de desplazados fue de 308 personas, que oscilan entre personas de 5 a 61 años, con una población vulnerable correspondiente a 146 mujeres y 162 hombres.

9.7 OPINION CONTABLE

Se efectúo Auditoria al Balance al Municipio de Páez, examinando los Estados Financieros e información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los procedimientos y las normas de Auditoria Generalmente aceptadas. En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo específico de estos rubros. La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el preinforme y el informe final, para el respectivo dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de 2012, de conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron SOBREESTIMACIONES por la suma de $450.334.754, SUBESTIMACIONES por valor de $1.625.618.518 e INCERTIDUMBRES por $6.628.139.490; para un total de hallazgos u observaciones por $8.704.092.762, equivalente a un 53.28% del total del Activo del Municipio Páez, por lo que se obtiene que la opinión al Balance General, es NEGATIVA Y/ O ADVERSA, la cual fue validada por el Contador asignado para dictaminarlo. Cabe señalar que este

comportamiento es debido a las observaciones específicas señaladas en cada hallazgo concreto, como Propiedad Planta y Equipo, Rentas por Cobrar, y Reserva Financiera Actuarial. RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ CPT. 44.991-T

9.8 CONCLUSIONES El Municipio de Páez carece de manual de procesos y procedimientos Contables. El Municipio no tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y

mucho menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.



En términos Generales, para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y

registro de los hechos financieros, económicos y sociales, el Municipio aplicó el marco conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, excepto algunos casos que se describen puntualmente en los hallazgos específicos.

Así mismo, se constató que para el reconocimiento, revelación y registro de los hechos

económicos y financieros, generalmente se efectúan con base en el documento soporte idóneo, no obstante se encontró que algunos carecía de este.

Las notas explicativas a los estados contables no se elaboraron totalmente con las

formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, por lo que no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.


conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de contabilidad y Almacén. El Municipio de Páez, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de datos

en el software REMETEC sin que los libros de contabilidad se hayan impreso periódicamente ni al cierre del periodo contable anual.

Se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos de las subcuentas, el registro

detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.

No se encontró evidencia de ninguna índole, que el Balance General y el estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad.


conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte

(31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo y en Bienes de beneficio y uso Público, entre otros, se encuentran desactualizados.


contabilidad del municipio. No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control Interno, hubiese realizado

seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable.

No se pudo establecer si e Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya cuantía fue superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad superior a seis meses, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

Se establecieron diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor del

documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo. El Control Interno Contable del Municipio, es incipiente, por lo que se asignó un rango de 3.0

correspondiéndole una calificación DEFICIENTE. En desarrollo de la Auditoria, no fue posible establecer el cumplimiento en la elaboración de los

Indicadores de Gestión, situación que impidió diligenciar el correspondiente formato que mide cada una de las actuaciones.

9.9 RECOMENDACIONES Identificar, documentar implementar y poner en funcionamiento los procesos, procedimientos y

actividades del proceso contable. Igualmente, identificar y analizar los riesgos de índole contable.

Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar

autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad. Efectuar todos los registros contables con base en los documentos legales idóneos de cada

caso y elaborar los respectivos comprobantes de contabilidad Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades

establecidas en el Régimen de Contabilidad pública y estas deben revelar en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde, con sujeción a las siguientes reglas:

Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el

fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el

cuerpo de los estados financieros. Las notas iníciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas

contables y los asuntos de importancia relativa. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el

mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Practicar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de contabilidad y Almacén.

Realizar de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, con carácter

urgente, la actualización de los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros.

La Oficina Asesora de Control Interno debe realizar seguimiento al cumplimiento de los

procesos, procedimientos y actividades del proceso contable. Verificar y soportar las diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor

del documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo. Teniendo en cuenta que el Municipio, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar

la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.

Teniendo en cuenta que el Control Interno Contable, es un proceso que está bajo la

responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.

Teniendo en cuenta que en el Municipio NO se imprimen al cierre de cada periodo contable los

libros, especialmente los principales, la sana recomendación que aquí hacemos es que una vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales igualmente se vayan imprimiendo los libros auxiliares, pues quienes se confían en que los libros auxiliares “están en el computador”, o “están en el backup”, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir los auxiliares el software y sus backup fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente los listados auxiliares que la autoridad exija.


36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.

Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno

contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz. Se recomienda que en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en

sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada grupo. En este mismo sentido, se requiere que aquellas cuentas y subcuentas que no se clasificaron de conformidad con las normas técnicas relativas a su registro, se reclasifiquen debidamente.

Las cuentas y subcuentas a las cuales se les determinó sobreestimación, subestimación o

incertidumbre, requieren que en uso al derecho a la réplica sean presentados todos y cada uno de los documentos soportes del registro contable y las explicaciones legales y contables a que

haya lugar. De ser necesario explicar puntualmente el origen de las partidas debitadas y acreditadas durante la vigencia fiscal.

Mantener un archivo idóneo de las diferentes actuaciones relacionadas con todo el proceso

contable, cuidando siempre de dar cumplimiento con la ley de archivos, para evitar que no se tengan a disposición de entes de control.


FORMATO No. 22



1. CONTRALORÍAGENERAL DE BOYACA

2. ENTIDAD AUDITADA PAEZ


CUENTAS


Observaciones

Hallazgo No. Código Nombre Sobre/mad Sub/tmado Incer/bre

11 EFECTIVO

1 111005 Cta corriente 95.7 68.2

12 INVERSIONES

2 120831 Emp. Ind. y Cciales del Edo 0.68

13 REN/ COBRAR

3 130507 Pred. Unif. Vig.Act. 43.5

4 131007 Pred. Unif. Vig/ant. 43.2

14 DEUDORES

5 1420 Avances y Antic. 450.3

6 142402 Rec Entreg en Admon 1.443

16 PROPIED. PLANTA Y EQUIP

7 1600 Propiedad Planta y Equipo 6.559.1

Total 450.3 1.625.6 6.628.1


CALIFICACION

OBSERVACIONES


1.1



1


3.0

2


3.0

3


3.0

4


3.0

5


3.0


4.0


3.0


4.0


4.0


4.0

11


3.5

12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar

4.0

su adecuada identificación?

13


3.5



3.5


3.5


4.0

17


4.0

18


4.0


4.0


5.0


3.5



3.5


3.0


3.5


3.5

26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas,

4.0

cuando a este último haya lugar?


3.0


5.0


3.0


3.0


4.0


4.0


4.0




4.0


4.0


4.0

37


3.5


4.5


4.0


4.0

1.2.2


41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante

3.5

legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?


2.0


4.0


4.0


4.0


4.0

1.3




4.0


3.5


3.0


4.0


4.0


3.0

53


3.0


3.0

55


3.5

56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente

3.5

de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?


3.5

58


4.0


3.0


2.3

61


4.0


4.0


NÚMERO


PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.64 SATISFACTORIO





1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.79 SATISFACTORIO


1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.58 SATISFACTORIO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.45 SATISFACTORIO



RANGO CRITERIO





10 MUNICIPIO DE PUERTO BOYACA

10.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoria al Balance al Municipio de Puerto Boyacá comprende la evaluación y la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio, con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

10.2 COBERTURA

Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011del Municipio de Puerto Boyacá en el Activo se toma un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a los diferentes Grupos así: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos un 100%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%

10.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR

No se efectúo Auditoria al Balance en el año anterior al municipio.

10.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO

En el ejercicio auditor se observa que las cuentas de mayor impacto en el Activo corresponde a: otros activos que representan un 59.46% del balance, propiedad Planta y equipo 16.01% y el Grupo Efectivo con el 7.01% del valor del activo, por tanto se dará especial atención al movimiento de estas cuentas en razón al peso porcentual que representan dentro del balance y a la importancia que de ellas de deriva, máxime teniendo en cuenta que las valorizaciones y las amortizaciones que se hacen en estas cuentas afectan directamente el patrimonio institucional incorporado y la revalorización del patrimonio, que incidirían notablemente en la consistencia y razonabilidad de las cifras en conjunto de los estados financieros y particularmente del activo y el patrimonio.

10.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INETRNO CONTABLE

Se aplico la encuesta al Director de la Oficina de Control Interno, estableciéndose: ETAPA DE RECONOCIMIENTO

IDENTIFICACION Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable DEBILIDADES 1. Los sucesos económicos, financieros, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación, regularmente son soportados con los documentos idóneos de conformidad con la naturaleza de los mismos. 2. La identificación de los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable regularmente se coordina con las dependencias o secretarias de despachos. FORTALEZAS 1. Se constata la existencia de documentos fuentes y soportes base para la adecuada identificación de hechos y operaciones. 2. Las transacciones hechas en cada hecho u operación contable tienen su adecuada descripción. 3. Las conciliaciones bancarias se elaboran y revisan oportunamente y de esta forma se garantiza un adecuado control del efectivo. 4. Cualquier hecho u operación contable realizada por una dependencia pública es informado debidamente al departamento de contabilidad con sus soportes idóneos. 5. Las operaciones y actividades relacionadas con el proceso contable son realizadas por personas idóneas que conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública. 6. Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportados con el documento o soporte idóneo correspondiente. 7. Se utiliza adecuadamente el catalogo general de cuentas. 8. Todos y cada uno de los hechos económicos son objeto de identificación y debidamente interpretados de conformidad con el régimen de contabilidad pública. CLASIFICACION Actividad en la que de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el catalogo general de cuentas. En esta actividad se evalúa que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. DEBILIDADES 1. Las erogaciones de inversión y gasto se confunden cuando se clasifican en los hechos sociales ambientales, no se esclarece si es inversión o es gasto. FORTALEZAS

1. Se utiliza adecuadamente Plan General de Contabilidad Pública permitiendo una correcta clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizados por la entidad.

2. Son utilizadas las relaciones y listados establecidos por el SICE para la clasificación de proveedores, esto facilita que se identifiquen adecuadamente.

3. Se realizan y revisan adecuadamente las conciliaciones bancarias objeto de clasificación de Registros para el control del efectivo.

REGISTROS Y AJUSTES Actividad en que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y / o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. DEBILIDADES

1. La verificación física de bienes, derechos y obligaciones se hace ocasionalmente para su contabilización, sus ajustes y no de forma periódica, esto permite sugerir la uniformidad de la información de CDT en el balance contra los documentos soporte. 2. La amortización y valoración de algunos bienes son calculados adecuadamente pero sin la existencia de políticas claras que conduzcan a su tratamiento.

FORTALEZAS

1. Los registros contables son realizados en forma cronológica y guardando su consecutivo en todos los hechos, transacciones u operaciones realizadas.

2. Las transacciones, hechos u operaciones son soportadas con su respectivo comprobante de contabilidad.

3. Se realizan periódicamente cruces de información entre las áreas Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y demás áreas y procesos de la entidad.

4. Las cuentas y subcuentas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas.

5. En los registros contables se verifica su adecuada procedencia con sus valores correspondiente.

ETAPA DE REVELACION ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. FORTALEZAS

1. Los libros de contabilidad se elaboran de conformidad con los parámetros establecidos en el régimen de contabilidad pública.

2. Se realizan periódicamente mantenimiento preventivo a los equipos para procesar la información.

3. Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las Formalidades establecidas en el régimen de contabilidad pública.

4. Las cifras reflejadas en los estados financieros, informes y demás y reportes contables son las mismas registradas en los libros de contabilidad.

5. Los respetivos estados financieros, informes y reportes contables se elaboran de manera oportuna para su presentación a los correspondientes organismos de control. . ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas desde la perspectiva financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Publica relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos. DEBILIDADES

1 La publicación del Balance General y Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental se realiza cada trimestre.

FORTALEZAS

1 Se realizan periódicamente consejos de Gobierno para rendición de cuentas en lugares públicos donde es convocada la comunidad para dar cumplimiento a propósitos de gestión.

2 La información contable se acompaña de sus respectivos análisis facilitando la adecuada comprensión de sus usuarios.

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS DEBILIDADES

1 El área contable no cuenta con un colaborador profesional para consultas de confusa

interpretación y análisis en vacíos de índole profesional en el campo contable en temas del medio ambiente.

2 Los manuales de políticas y procedimientos contables regularmente se consultan como orientación en la práctica contable.

3 El flujo-grama de la circulación contable no se divulga a la comunidad.

4 Falta más gestión en la realización de informes de empalme en los cambios de representante legal o del contador.

5 Falta más apoyo destinación presupuestal para capacitación a los funcionarios en el área contable.

6 Se lleva a cabo el cierre integral de la información producida en todas las áreas contables que generan hechos financieros, pero no existe una política para ello.

FORTALEZAS

1. Permanentemente se alimenta la información contable y se analiza adecuadamente.

2. Los funcionarios del área contable aplican el auto control y cumplen con los controles establecidos.

3. Hay autoridad y responsabilidad en la aplicación del proceso contable.

4. Las bases de datos cuentan con un mantenimiento permanente para demostrar los bienes derechos y obligaciones.

5. Existe por parte del ejecutivo apoyo al área contable, contando esta con una adecuada estructura y desarrollo tecnológico.

6. Se le dio cumplimento a la ley general de archivo, tablas de retención donde se encuentran los soportes y documentos de los registros contables.

AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS

1. Las conciliaciones de saldos recíprocos han sido analizadas y confrontadas adecuadamente.

2. Se han estado implementando formatos y listados para detectar errores en el consecutivo de documentos y registros en el sistema contable.

3. El sistema contable opera adecuadamente, se continúan los mantenimientos periódicos.

4. Se mejoraron las notas explicativas a los estados contables.

5. Se mostró interés en mejorar la publicación en lugar visible a la comunidad de los estados

social, contable, financiero y ambiental de la alcaldía.

6. Se diseñaron gráficamente la interpretación de los estados financieros para Mayor facilidad.

7. Los funcionarios están aplicando el sistema de autocontrol en el proceso contable.

CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ADECUADO: La Alcaldía Municipal en cabeza de su representante legal y sus delegados por secretarias y demás dependencias en el manejo de la información social, contable, financiera y ambiental, dan cumplimiento a las normas, a los organismos de control para la rendición de sus informes en las fechas establecidas, se encuentra implementado el MECI, y las políticas institucionales en desarrollo de la información.


10.6.1 Generales El municipio a la fecha está cumpliendo con el sistema de información y consolidación CHIP, el cual está implementado y se está trabajando a partir de Enero de 2007. El municipio hasta el momento no ha tenido requerimiento alguno por parte de la Contaduría General de la Nación, Entidad que controla a las Entidades Territoriales. El municipio agrega la información de Personería y Concejo, los cuales están debidamente referenciados en los datos de la entidad. Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, se aplicó la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó el flujo de efectivo de los ingresos y el compromiso en los gastos. CLASE 1- ACTIVO El saldo de Caja y Bancos, corresponde a los fondos que existen en las diferentes cuentas del Municipio, estas cifras son tomadas de los saldos que reflejan en el sistema contable que se maneja en esta entidad (SYSMAN) y Conciliaciones de los extractos Bancarios. GRUPO 12- INVERSION Este Valor corresponde a los diferentes títulos o Certificados de depósito a termino, no mayores a un año y de disponibilidad inmediata, suscrito con entidades financieras, buscando la rentabilidad de estos dineros, también se incluyen las Inversiones Patrimoniales, Métodos de Participación, que hay con la Empresa de Energía y con las Empresas Publicas se encontraron registros en el Balance que no están respaldados con el titulo respectivo. GRUPO 13- RENTAS POR COBRAR Representa el valor de los recaudos de impuestos no percibidos en la vigencia, se encontraron diferencia entre las ejecuciones presupuéstales y las Rentas por Cobrar de la Vigencia anterior. GRUPO 14 - DEUDORES Corresponde a las cuentas por cobrar por concepto de las diferentes rentas, las cuales no representan en el balance un valor significativo en razón a su peso porcentual dentro de éste.

GRUPO 16, 17, 18 Y 19 - PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPO, BIENES DE BENEFICIO USO PÚBLICO, Y OTROS ACTIVOS. La administración Municipal invirtió en el mejoramientos y desarrollo institucional, en la parte de Propiedad Planta y Equipo, en el cual se implementó el re avalúo y reconocimiento técnico de Propiedades urbanas y rurales, reclasificación de conceptos, legalizaciones, Los ajustes se vienen haciendo sobre la marcha, a la espera de contar con la continuidad del proceso de depuración de estas cuentas pero en el Balance no se han efectuado las depuraciones de muchos predios pertenecientes a programas de urbanización emprendidas por el municipio, y las cuales ya han sido tituladas a sus propietarios, en cuanto a la parte de los Bienes Muebles del municipio los inventarios se encuentran totalmente desactualizados, GRUPO 17 - BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO; La administración municipal contrato una firma para realizar la valorización de los Bienes de Beneficio y Uso Público en el año 2003, y sobre la base de esta valorización, aparecen revelados en este grupo, sin embargo en la Cuenta 1999, aparecen estos Bienes revelados nuevamente con el mismo valor del Grupo 17, lo que indica a las claras que se estaría prácticamente registrando este mismo valor doblemente causado. CLASE 2 PASIVO GRUPO 22 - OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA. Representa las obligaciones que tiene el Municipio con los diferentes entidades financieras presenta una pequeña diferencia entre lo reportado en el balance y lo reportado en las ejecuciones presupuestales. CUENTAS POR PAGAR Representa las obligaciones que tiene el Municipio con los diferentes proveedores y contratistas que tiene la entidad en su mayor cuantía está compuesta por la adquisición de bienes y servicios de la cual se verifico la relación desagregada y se constato con los comprobantes, encontrando que es coherente. CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES PASIVOS ESTIMADOS: Representa los pasivos constituidos a favor de terceros aparece valor del FONPET por concepto de Pensiones Actuales por Amortizar (DB), la suma de $29,243,618,348.00 pero en el saldo del Ministerio de Hacienda en la pagina del FONPET las pensiones por amortizar por la suma de 23,949,378,025.71. PATRIMONIO Existe en la cuenta 3115 Superávit por Valorización, subcuenta 311576001 Recursos entregados en administración un valor por $27.722.767.812, del cual se requiere que sea desagregado y adjuntar el soporte pertinente que dio origen a este registro CUENTAS DE PRESUPUESTO GRUPO 02 Este grupo representa los ingresos y gastos que ha tenido el Municipio, afectando las equivalencias presupuéstales.

En la Ejecución de Ingresos en algunos de ellos reflejan saldos negativos, debido a que se ha recaudado más de lo apropiado inicialmente ó en su defecto, no ha tenido una apropiación inicial, motivo por el cual se notifica a la división de presupuesto para que sean adicionados ó contracreditados dichos registro presupuéstales estos valores se reflejan en las cuentas de Planeación y Presupuesto en Ingresos no Aforados.

10.6.2 HALLAZGOS ESPECIFICOS CUENTA 11 EFECTIVO SUBCUENTA 1110050214 – ESTAMPILLA PROCULTURA – CTA No.10000927-0 Según el extracto a fecha 29 de diciembre existe un sobregiro de tesorería de $18’958.100 y el mismo 29 un abono para cubrir este sobregiro por el mismo valor, es decir que a 31 de diciembre del año 2011 el saldo en Bancos es cero (0). El reporte del estado de situación de tesorería indica un saldo conciliado en la cuenta 010000927-0 en Tesorería de $16’085.500, en tanto que el saldo en contabilidad es de $38’450.658.73 y el saldo en bancos es cero, de estos valores se advierten inconsistencias que fueron corroboradas con los documentos fuente del registro contable, como lo son las respectivas conciliaciones y sus extractos bancarios, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo en bancos reportado por la Institución financiera es cero (0), no obstante la conciliación refiere un valor de cheques por cobrar de $38’450.659, lo que implica que el valor de estos cheques girados y lógicamente contabilizados en el libro auxiliar respectivo debiera reposar en la cuenta bancaria, caso que no sucede como se advierte del saldo cero (0) que reporta el extracto. En el mismo sentido al confrontar el saldo clasificado, registrado y reportado en el balance general con corte a la misma fecha refiere un valor de $16’085.500, valor que es inconsistente y no razonable toda vez que la Entidad bancaria como se dijo en párrafos anteriores refleja un saldo cero (0), lo que significa que existe una sobreestimación en la subcuenta 111005-cuentas corrientes en la suma de $16’085.500, por lo tanto este valor en el Balance se encuentra SOBREESTIMADO Igual situación ocurre con la cuenta Bancaria BBVA- No. 731-02468-3, que reporta en el Estado de Tesorería un saldo en tesorería y contabilidad de $587’562.423 y un saldo en bancos de $1’847.135, de estos valores se advierten inconsistencias que fueron corroboradas con los documentos fuente del registro contable, como lo son las respectivas conciliaciones y sus extractos bancarios, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo en bancos reportado por la Institución financiera es $1’847.135, no obstante la conciliación refiere un valor de cheques por cobrar de $466’389.929.50 y unas “mas o menos notas bancarias” por valor de $123’019.629, que corresponden a los años 2009,2010 y 2011, lo cual llama también la atención a que hacen referencia. Esto implica que el valor de estos cheques girados y lógicamente contabilizados en el libro auxiliar respectivo debiera reposar en la cuenta bancaria, caso que no sucede como se advierte del saldo de $1’847.135 que reporta el extracto, existiendo una SOBREESTIMACION en la subcuenta 111005-cuentas corrientes en la suma de $587’562.423.00. RESPUESTA: Cuenta 1110050214 Estampilla Procultura No.10000927-0, Esta cuenta es corriente y se maneja de forma correlativa, o sea que a medida que se giran los cheques, la cuenta de ahorros No.2004573-8 denominada Estampilla Procultura, va haciendo los traslados automáticos a la cuenta corriente, razón por la cual, los cheques pendientes por cobrar a 31 de Diciembre por valor de $38.450.658.73, son cubiertos automáticamente por la cuenta de Ahorros.

En la cuenta del Banco BBVA Cuenta corriente No. 731-02468-3, reflejan un saldo en contabilidad de $1.847.135 y en la conciliación, unos cheques por cobrar de $466.389.929.50, valor que es subsanado mediante oficio de solicitud de traslado entre Cuentas al cierre de vigencia fiscal, pero que dado el cierre contable bancario este se refleja es en Enero de 2012 CONCEPTO: Analizado el descargo se estableció que no responde satisfactoriamente a la observación formulada, por tanto esta se ratifica . GRUPO 12 INVERSIONES CUENTA 1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS Se encontró que el título suscrito con la Empresa Sociedades Públicas, Empresas Publicas por la suma de $1.962.541.156.83 no tiene soporte que certifique la existencia de esta Inversión.

1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS 1,970,830,657.83

120833 Sociedades Públicas 1,970,830,657.83

12083301 Sociedades Publicas Empresa de energía 8,289,501.00

12083302 Sociedades Publicas Empresas Publicas 1,962,541,156.83

Por tanto el valor registrado por la suma de $1.962.541.156 se encuentra SOBREESTIMADO en el Balance RESPUESTA: En la cuenta 1208 Inversiones Patrimoniales, se refleja un valor de $1.962.541.156 a nombre de las Empresas Publicas de Puerto Boyacá, valor este correspondiente a los bienes entregados al momento d la descentralización de la oficina de Servicios Públicos y creación de la Empresas de Servicios Publicas E.S.P, S.A, pero que a la fecha este proceso no cuenta con el respectivo soporte, pese a haber realizado solicitud mediante oficio No. 532 de Agosto de 2011, para efecto de saneamiento contable y a la fecha la empresa no han dado respuesta, por lo cual se realizo nuevamente requerimiento y una vez agotado dicho proceso se procederá a la realización del procedimiento interno de reclasificación de dichas inversiones CONCEPTO: La respuesta ratifica la observación formulada CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR CUENTA 1305 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Con respecto a la cuenta 13 Rentas por cobrar, en el balance las cifras reportadas presentan diferencias debido a que en el balance muestra un saldo por cobrar vigencia actual por la suma de $2.052.097.997, y en la ejecución presupuestal registra un valor de ($1,059,731,154), por tanto existe una diferencia de $3.111.829.151, la cual constituye una SUBESTIMACION RESPUESTA: En la cuenta 1305 Rentas por cobrar vigencia actual, en el balance refleja un saldo por cobrar de $2.052.097.997, los cuales correspondes a $680.713.598 impuesto predial unificado y $1.371.384.399 de industria y comercio, valores que quedaron por cobrar al cierre de la vigencia fiscal, 31 de Diciembre de 2011, diferente a lo que aparece en la ejecución de ingresos 2011, cuyo valor es de $159.731.154, correspondientes a los dineros recaudados dentro de la vigencia al cierre de la vigencia, situación está que no permite que las sumas de las proyecciones frente a los recaudos sean iguales CONCEPTO: Se verifico la información rendida en la plataforma SIA, y se estableció que las cifras mostradas en la observación son las reales, y difieren con las registradas en el balance por tanto las diferencias halladas son reales, por tanto la observación se ratifica

CUENTA 14 DEUDORES CUENTA 1413 TRASFERENCIAS POR COBRAR

En el l Balance General el valor de las transferencias por cobrar por concepto de los recursos del Sistema General de Participaciones subcuenta 141312, reporta un valor de $ 1,872,527,248.00 el cual no guarda coherencia ni consistencia con lo reportado en la ejecución presupuestal de ingresos ni con la Comunicación a través de la cual se dio a conocer al Municipio sobre la asignación de los recursos de la última doceava y otros ajustes del 2011, del cual quedaron por recaudar $1.126.481, por lo que la diferencia o sea $1,871,400,767 se determina como SOBRESTIMACION . RESPUESTA: En la cuenta 1413 Transferencias por Cobrar en el balance refleja un saldo de $1.872.527.248, de los recursos de Sistema General de Participación, valor que quedo pendiente por recaudar a 31 de Diciembre de 2011, y el valor que refleja la ejecución de ingresos, son los valores recaudados a 31 de Diciembre de 2011, los cuales son siempre diferentes. (Situación similar a la cuenta 13 Rentas por Cobrar). . CUENTA 16 - PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO .El Balance en la Subcuenta 160502 TERRENOS RURALES se procedió por parte de la Comisión de Auditoría a realizar la depuración de los inventarios presentados por parte de la entidad, y sobre el cual se realizo un trabajo de reclasificación determinándose que el saldo según el balance es de $ 15,719,347,888., verificado este saldo realizando el cruce de información con la base catastral, el cual nos arroja un saldo por la suma de $13,061,096,500, lo que equivale a una SOBREESTIMACION por la suma de $2.658.251.388. Se presenta en el Balance, en la cuenta 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA un saldo por la suma de $3,401,265,128.00, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1645 PLANTAS DUCTOS Y TUNELES un saldo por la suma de $ 52,471,730,211.35, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1650 REDES LINEAS Y CABLES un saldo por la suma de $ 6,142,628,672.18, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA un saldo por la suma de $3.535.139.728 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay

certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION un saldo por la suma de $ 1,938,518,199.86 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1675 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION un saldo por la suma de $2.571.931.654 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA DESPENSA Y HOTELERIA presenta un saldo por la suma de $ 56,255,528.91, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO El Balance en la Subcuenta 171001 VIAS DE COMUNICACION se procedió por parte de la Comisión de Auditoría a realizar la depuración de los inventarios presentados por parte de la entidad, y sobre el cual se realizo un trabajo de reclasificación del cual se determino, que el saldo según el balance es de $22.287.570.396 y para la comisión auditora es de $22.266.713.000, lo que equivale a una SOBRESTIMACION por la suma de $20.857.396. CUENTA 19 - OTROS ACTIVOS En la cuenta 1901 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, aparece un saldo de $27.722.787.812, EN EL Balance, pero cruzada la información con los registros del FONPET aparece un valor provisionado por la suma de $27,655,948,471.29 lo que implica una diferencia por la suma de $66.839.340, esto quiere decir que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por este valor Se presenta en la cuenta 199977-OTRAS VALORIZACIONES un registro por la suma de 123.151.597.000, discriminados de la siguiente manera: 199977020 – REMODELACION ESCUELAS VARIAS- por $22.846’357.192. 199977021- PUESTOS DE SALUD- por $955’540.000. 199977022- VIAS DE COMUNICACIÓN- por $93’516.781.647. 199977023- PUENTES- por $5.832’918.161. Estos valores aparecen doblemente registrados, en razón a que en las cuentas que a continuación se relacionan se presentan los siguientes registros: vías de comunicación, aparecen valorizadas en la cuenta 199952003 con un valor de 91.177’737.798, e igualmente aparecen valorizadas puestos de salud de las subcuenta 199962004 por la suma de $955.540.000 y la cuenta 19996205 Colegios y Escuelas, con un valor de $22’861.660.450 y la cuenta 199962011 PUENTES con un

registro de $6.448’782.100. Por lo tanto es evidente que existe un doble registro en las valorizaciones de estos bienes, por tanto $123.151.597.000 se encuentran SOBREESTIMADOS en el balance Las valorizaciones que se muestran a continuación se dejan en INCERTIDUMBRE, por cuanto no fue posible verificar estos valores en la cuenta 16 Propiedad Planta y Equipo

199964 Plantas, ductos y túneles 1,231,600,000.00

199966 Maquinaria y equipo 8,130,000.00

199967 Equipo médico y científico 11,917,245.00

199968 Muebles enseres y equipo de oficina 537,701,887.00

199969 Equipos de comunicación y computación 491,905,521.00

199970 Equipos de transporte, tracción y elevación 406,513,609.00

199971 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 6,320,295.00

TOTAL 2,694,088,557.00

RESPUESTA: CUENTA 16 PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPOS, CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO, CUENTA 19 OTROS ACTIVOS, CUENTA 3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION En estas cuentas como son de Propiedades Plantas y Equipos, Bienes de Beneficio y Uso Público y Otros Activos, en la actualidad la administración municipal, no cuenta con los valores reales, por cuanto los inventarios se encuentran desactualizados, por lo tanto se amerita adelantar un estudio de actualización de inventarios, tanto de bienes muebles como inmuebles, incluyendo las valorizaciones, para poder reflejar cifras reales en los Estados Financieros Contable y seguir con la continuidad del proceso de Saneamiento Contable CONCEPTO: La respuesta ratifica la observación formulada PASIVO CUENTA 22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA. En los Grupos 22 Operaciones de Crédito Público y Financiamiento presenta un saldo de $13.792.735.586, y en el grupo 23 Derivados registra un valor por la suma de $2.855.305.173, para un total de $16.647.440.759, sin embargo en el informe rendido a la Contraloría a través de la plataforma SIA en el formato F18b_ CGB, muestra un saldo de $16.682.381.279, lo cual indica que existe una diferencia de $34.940.320, valor este que se deja como una SUBESTIMACION RESPUESTA: No se presento respuesta CONCEPTO: Se ratifica la Observación CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 2720 PENSIONES ACTUALES POR AMORTIZAR Aparece valor del FONPET por concepto de Pensiones Actuales por Amortizar (DB), la suma de $ 29,243,618,348.00 pero en el saldo del Ministerio de Hacienda en la pagina del FONPET las pensiones por amortizar por la suma de 23,949,378,025.71, por tanto se presenta una diferencia por la suma de 5.294.240.222 , la cual constituye una SOBREESTIMACION

RESPUESTA: En la cuenta 2720 Pensiones Actuales por Amortizar, se refleja $29.243.618.348, valor que fue incorporado, sin tener a 31 de Diciembre el valor real del Fonpet, por cuanto dicha pagina no reflejaba al cierre de vigencia fiscal la liquidación para el Ente Territorial, por lo tanto el valor registrado fue aportado por parte del asesor contable del Municipio. Dr., RAFAEL LARA, una vez se conozca la información del valor real por parte del Fonpet se adelantara la respectiva reclasificación CONCEPTO: Se ratifica la observación PATRIMONIO CUENTA 3115 - SUPERHAVIT POR VALORIZACION Se presenta una doble causación en esta cuenta, por la situación descrita anteriormente en el grupo 19 Valorizaciones, por cuanto aparecen en esta cuenta las siguientes valorizaciones

311552004 vías de comunicaciones 91,177,737,798.04

311562004 puesto de salud 955.540.000

311562005 colegios y escuelas 22,871,660,450.50

311562009 puentes 6,448,782,100.00

TOTAL 121, 353, 720,348.00 Y en la cuenta 311576012 Valorización Otros Activos aparecen estas mismas subcuentas, por valor de $122, 962,673,520.00 por tanto este registro por esta suma se encuentra SOBREESTIMADO en el balance.

10.7 OPINION CONTABLE Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de PUERTO BOYACA, examinando la información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas. En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos. La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado superior el 10% del total de los activos, donde se recomienda una opinión negativa o adversa En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, no presenta razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Municipio de Puerto

Boyacá, con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública, en razón que el conjunto de hallazgos presenta Sobreestimaciones por la suma de $238.600.27, millones, Subestimaciones por $3.111.85 millones e Incertidumbres por $78.931.72 que en su conjunto equivalen al 43.30% del total del Activo por tanto el Dictamen es con opinión NEGATIVA. . RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ CPT. 971-T

10.8 CONCLUSIONES 1. - Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de PUERTO BOYACA, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del presente informe. 2. -Se evidenció la carencia del Manual de Funciones y de Procedimientos lo cual impide que la información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a realizarse. . 3. –NO se oficia oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten también oportunamente. . 4-No se elabora oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio y que se implemente la interfase de Almacén y Contabilidad. 5. – No se ha culminado el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del Municipio de Puerto Boyacá y es indispensable determinar la propiedad real de los bienes muebles e inmuebles del municipio, realizar la valorización de los bienes, en razón a que esta no se realiza desde el año 2005 . 6.- No están actualizados los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas de contabilidad, presupuesto y efectivo. . 7.- No se ha culminado el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%. 8.-No se ha depurado el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el pasivocol.

10.9 RECOMENDACIONES

1. - Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de PUERTO BOYACA, las cuales quedaron consignadas en este informe, es

necesario que el Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del presente informe.

2. -Implementar el Manual de Funciones y de Procedimientos lo cual impide que la información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a realizarse.

3. - Oficiar oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten también oportunamente.

4-El área de almacén debe elaborar oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o

programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio.

5. - Continuar con el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del Municipio de Puerto Boyacá.

6.- Actualizar los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal

y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas de contabilidad, presupuesto y efectivo.

7.- Se debe acelerar el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.

8.-Se debe depurar el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el pasivocol.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE PUERTO BOYACA


CUENTAS


Hallazgo No. Código Nombre Sobreestim

Subestimaciones

Incertid Observaciones

ACTIVO 130,343.36 3,111.82 78,931.72

1 11 EFECTIVO 603.61 0.00 96.16

1110 BANCOS 603.61

96.16

12 INVERSIONES 1,970.83

63.00

1208

INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS 1,970.83

33.16

2 13

RENTAS POR COBRAR 0.00 3,111.82

1305 Vigencia Actual 3111.82

Diferencia con la ejecución presupuestal

3 14 DEUDORES 1,871.40

1413 Transferencias por cobrar 1,871.40

4 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2,658.25 0.00 76,078.48

1605 Terrenos

2,658.25

6,213.05

No se obtuvo información para comprobar la existencia de las cifras.

1635 Bienes Muebles en Bodega

3,401.26


1645 Plantas Ductos y Túneles

52,241.73


1650 Redes Líneas y Cables

6,142.62


1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina

3,513.13


1670 Equipo de Comunicación y Computación

1,938.51


1675

Equipo de Trasporte Tracción y Elevación

2,571.93


1680 Equipo de Comedor Cocina y Despensa

56.25


5 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO

20.85 0.00 0.00

1710 Vías de Comunicación 20.85

6 19 OTROS ACTIVOS 123,218.42 0.00 2,694.08

1901 Reserva Financiera Actuarial 66.83

Diferencia con el FONPET

1999 Valorizaciones 123,151.59

2,694.08

PASIVO 5,294.24 0.00 0.00

7 27 PASIVOS ESTIMADOS 5,294.24 0.00 0.00

2720

Pensiones Actuales Por Amortizar 5,294.24

8 3 PATRIMONIO 102,962.67 0.00 0.00

Doble Causación

3115

Superávit por Valorización 102,962.67

CODIGO NOMBRE CALIFICACIÓN

ACTIVIDAD OBSERVA

CIONES

PROMEDIO POR

ACTIVIDAD

CALIF. POR ETAPA

CALIF. DEL SISTEMA

1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 0 0 0 4.61

1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0 0 4.63

1.10 ................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?

5 N/A

1.11

................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?

5 N/A

1.12

..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?

5 N/A

1.13

..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?

4 N/A

1.14

..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN?

5 N/A

1.15

..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 N/A

1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 4.62

1.17 ................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE?

5 N/A

1.18

................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS?

4 N/A

1.19 ................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?

4 N/A

1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 4.61

1.20

................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

4 N/A

1.21

................18. EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

5 N/A

1.22 ................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ?

5 N/A

1.23 ................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?

5 N/A

1.24 ................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?

5 N/A

1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 4.66

1.26

................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD?

4 N/A

1.27 ................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?

4 N/A

1.28 ................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?

5 N/A

1.29 ................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS?

5 N/A

1.3 ..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?

4 N/A

1.30

................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR?

5 N/A

1.31 ................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS?

5 N/A

1.32 ................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS?

4 N/A

1.33 ................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?

5 N/A

1.34

................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?

4 N/A

1.35 ................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS?

5 N/A

1.36 .............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5 N/A

1.37 .............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5 N/A

1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 0 0 4.83

1.4 ..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?

4 N/A

1.40 ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

0 5.00

1.41 ................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 N/A

1.42 ................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

5 N/A

1.43

................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN?

5 N/A

1.44

................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

5 N/A

1.45 ................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 N/A

1.46 ................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?

5 N/A

1.47 ................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?

5 N/A

1.48 ........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

0 4.66

1.49

................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?

5 N/A

1.5

..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE?

5 N/A

1.50 ................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?

3 N/A

1.51 ................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?

5 N/A

1.52 ................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

5 N/A

1.53 ................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?

5 N/A

1.54 ................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

5 N/A

1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 0 4.37

1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 4.37

1.57 ................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?

5 N/A

1.58 ................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

4 N/A

1.59 ................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

4 N/A

1.6

..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

5 N/A

1.60 ................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

5 N/A

1.61 ................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?

5 N/A

1.62 ................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB

4 N/A

1.63

................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

4 N/A

1.64 ................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

4 N/A

1.65

................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS?

4 N/A

1.66

................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 N/A

1.67

................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?

5 N/A

1.68

................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?

4 N/A

1.69

................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA?

4 N/A

1.7

..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

5 N/A

1.70 ................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR?

4 N/A

1.71

................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?

4 N/A

1.72

................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA?

5 N/A

1.8 ..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?

4 N/A

1.9 ..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE?

4 N/A

2.1 FORTALEZAS 0 N/A

2.2 DEBILIDADES 0 N/A

2.3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS

0 N/A

2.4 RECOMENDACIONES 0 N/A

11. MUNICIPIO DE SANTANA

11.1 ALCANCE La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de 2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva , obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

11.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 del municipio de SANTANA, en el activo se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.

11.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR

Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la Secretaria de Hacienda del municipio de SANTANA, correspondiente a la vigencia 2010, no se halló compromiso por parte de la administración municipal sobre glosa contables alguna que pudiera originar plan de mejoramiento. 11.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros del municipio de SANTANA se pueden establecer que la cuenta 1999 de Valorizaciones no se encuentra actualizada situación que impacta negativamente el Patrimonio Se observó igualmente que al no encontrarse cuantificadas las pretensiones de las demandas se están afectando las cuentas de orden en forma negativa

11.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Se pudo establecer que en el municipio de SANTANA no cuenta con un funcionario que ejerza las funciones de control interno contable, así las cosas el grupo auditor procedió al diligenciamiento del formato actualizado de control interno contable, dando como resultado lo siguiente:



OBTENIDO

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,2 ADECUADO





1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,4 ADECUADO


4,8 ADECUADO


4 SATISFACTORIO


3,9 DEFICIENTE

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,9 DEFICIENTE

Con relación a lo anterior, se pudo establecer que quien rinde la información es la misma persona que elabora los estados financieros; por cuanto esta situación genera información contable no confiable, no obstante se presenta por parte del Secretario de Planeación del municipio un informe que no tiene que ver con la evaluación del control interno contable, inconsistencia que será objeto de plan de mejoramiento. Al respecto los encartados contestaron: “EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. La entidad no cuenta con una persona que se encargue de desarrollar esta labor en razón a que estas funciones ameritan una persona para tal fin”. De acuerdo a su respuesta considera esta comisión auditora que deben designar un funcionario para desarrollar esta labor que es primordial y exigible dentro de la administración pública, tal como lo determina la Ley; debe quedar en plan de mejoramiento.


2. Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas que vienen arrastrando saldos con pequeños valores durante varias vigencias.

3. En Rentas por Cobrar se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina de impuestos y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los contribuyentes por vigencia.

4. Mayor comunicación entre la oficina de impuestos, contabilidad para el cobro y registro de

los intereses del impuesto predial de ahí las diferencias presentadas.

5. Ausencia de la dependencia de almacén que haga la interface con las dependencias de la administración; además se hace necesario colocar en funcionamiento el software de activos fijos y un funcionario afianzado.

6. No obstante que la depreciación se calcula y se registra en forma individual, en el ejercicio

auditor que se realizó en coadyuvanza del funcionario responsable no se pudo establecer una cifra que dé certeza, a fin de ser cotejada con la revelada en el balance.

7. Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 del 2000 en materia de retención

documental, Organización de los archivos, con énfasis en la documentación contable.

Se debe hacer una reclasificación de las contingencias por cuanto existen fallos de primera instancia que deben ser registrados en el pasivo y las pretensiones en las cuentas de orden; además se deben contabilizar todas las partidas.

11.6.2 Específicos Se encuentra sin actualizar las inversiones en acciones con la Empresa de Energía de Boyacá.

Se encuentra subestimadas las rentas por cobrar tanto en la vigencia anterior como actual.

En la cuenta propiedad, planta y equipo se establece: - No cuenta con un funcionario que haga las veces de almacenista, debidamente afianzado

máxime cuando el municipio cuenta con un software de activos fijos el cual esta subutilizado y que permite la integración con las demás dependencias del municipio.

- Se observa que no se lleva un Kárdex en debida forma ni se produce los comprobantes de ingreso ni egresos correspondientes, de otra parte se observó que los bienes inmuebles de propiedad del municipio se encuentran sin identificar con el correspondiente plaqueteo.

- Igualmente podemos señalar que el municipio adolece de un sitio para salvaguardar los bienes

que no se encuentran en uso y que son propiedad del municipio, no se evidencia la elaboración de inventarios individuales con el respectivo responsable.

En cuanto a la cuenta bienes de beneficio y uso público, se estableció:

- Para estos bienes no se realizó ningún estudio técnico, como consecuencia no se hicieron los ajustes correspondientes en el balance afectando las cuentas. - De igual forma se evidenció que no tienen claro sobre la cantidad de bienes de uso público que posee el municipio, como tampoco se encuentra carpeta individualizada por cada bien.

11.7 OPINIÓN CONTABLE Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 del Municipio de SANTANA y teniendo en cuenta las normas de general aceptación, los informes financieros contables y las pruebas efectuadas a los documentos y registros de contabilidad, arrojan un porcentaje de inconsistencias del 2.9% lo que nos permite emitir dictamen CON SALVEDADES SALVADOR PEÑA CORTES T.P. 23-326

11.8 CONCLUSIONES Existe concordancia entre los saldos contabilizados en el efectivo y los del estado de tesorería,

se deben depurar las cuentas que vienen arrastrando saldos sin movimiento alguno y con pequeños saldos.

Las inversiones se encuentran debidamente registradas y sin actualizar. Debe existir un mayor cruce de información entre la oficina de impuestos y contabilidad a fin de

buscar la identidad de las cifras y eliminar las diferencias existentes. No existe un funcionario que tenga delegadas las funciones de almacenista, ni está en

funcionamiento el software de activos, lo que genera diferencias entre las cifras presentadas en los estados financieros.

La deprecación se calcula en forma individual tal como lo sugiere la norma, pero en el ejercicio

auditor no se pudo establecer la cifra real a fin de ser cotejada. En las cuentas por pagar, subcuenta servicios, adolece de auxiliar y soportes. Se encuentran bienes sin incorporar en el balance como tampoco revelados en la cuenta de

orden. El municipio no reconoce contablemente con claridad los pasivos estimados (provisión para

contingencias) pues no tiene identificados todos los fallos de primera instancia y las pretensiones, incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública; principio de causación y la norma Técnica sobre Pasivos estimados.

No se realizan valorizaciones.


Depurar las cuentas que no han teniendo movimiento durante varias vigencias y con pequeños saldos.

Mejorar el cruce de información entre las oficinas de Impuestos y contabilidad.

Se recomienda actualizar las inversiones que posee el municipio.

Se recomienda capacitar a funcionario para que haga las veces de almacenista y activen software de activos fijos para el manejo de la interfase en las distintas dependencias del Municipio de Santana.

Adecuar un sitio para que los bienes que no se en encuentran estén salvaguardarlos en

debida forma para ser utilizados cuando lo amerite.

Realizar las gestiones necesarias a fin de identificar en debida forma los bienes que posee el municipio para que sean incorporados en los estados financieros.

Realizar el avalúo técnico de los bienes de beneficio y uso público.

Realizar las valorizaciones.

Reconocer contablemente los pasivos estimados.




2. ENTIDAD AUDITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTANA


No. HALLAZGOS (1)

CÓDIGO (2)

NOMBRE CUENTAS (3)



Subestimaciones (5)

Incertidumbres (6)

Observaciones (7)


1 1305 VIGENCIA ACTUAL

54,9

Con soportes

2 1310 VIGENCIA ANTERIOR

307,8

Con soportes

19 OTROS ACTIVOS

3 1999 VALORIZACIONES

1,3

Con soportes


4 24010102 Servicios 4,9 Sin soportes


5 271005

Litigios o demandas 243

Con soportes

SUBTOTAL 4,9 362,7 244,5 Como se observa la suma de los hallazgos es el 2,9% del total del activo del Balance, en consecuencia la opinión con salvedades.

TOTAL HALLAZGOS 612,2



NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO CONTABLE


OBTENIDO








4,8 ADECUADO


4 SATISFACTORIO


3,9 DEFICIENTE

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,9 DEFICIENTE

12 MUNICIPIO DE SORA


La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de Sora, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.


12.3 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO Una vez realizado el examen de las cuentas del balance, es importante analizar aquellas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el resultado del ejercicio o del patrimonio así:

Propiedad, planta y equipo en razón a que los hallazgos representan el 86% del valor de la cuenta

Rentas por cobrar, deudores y bienes de beneficio y uso público los hallazgos de estas cuentas corresponden al 100%

Valorizaciones, reserva financiera actuarial y provisión para contingencias al no ser incluidas en el balance.

Provisión para pensiones teniendo en cuenta que el valor de las pensiones actuales por amortizar no corresponden a los saldo real lo que genero que el patrimonio se incrementara

12.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General de la Nación, el Jefe de la oficina de Planeación del Municipio encargado de las funciones de control interno, realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011 evidenciándose que las actividades calificadas como inadecuadas fueron las siguientes:

No se tiene identificado los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones que se constituyen en proveedores de información.

No se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,

económica, social y ambiental de la entidad

No se ha implementado ni ejecutado una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información

Los bienes, derechos y obligaciones no se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras.

Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente según lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.

No existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, social y ambiental de la entidad

De otra parte, dentro de las actividades calificadas como deficientes están las siguientes: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los

procesos proveedores de la entidad no han sido incluidos en el proceso contable

No se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o procesos de la entidad

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones ni se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.

Existe desconocimiento de los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades del gobierno general y empresas públicas


El cálculo correspondiente a los procesos de depreciación. provisión, amortización, valorización y agotamiento no son calculados adecuadamente.

No se identifican, analizan ni se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable en forma permanente.

No se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable.

El grupo auditor verifico que la calificación asignada a cada uno de los ítems enunciados anteriormente se ajusta a lo encontrado en el desarrollo del trabajo; sin embargo se evidencio que algunas actividades fueron calificadas como satisfactorias sin corresponder a lo encontrado en el trabajo de campo como son:

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios.

La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión.

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que los regulan.

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable son de fácil y confiable medición monetaria.

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportados con el documento idóneo correspondiente

En la vigencia 2011 solamente se realizó evaluación y seguimiento al Sistema Integrado de Gestión y MECI por parte del jefe encargado de control interno. De otra parte, en el desarrollo de la

auditoria el grupo auditor encontró falencias relacionadas con la no existencia de soportes en algunas cuentas como bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar pasivos estimados; igualmente algunos hechos económicos no son de fácil y confiable medición tales como sentencias y conciliaciones, inventarios y pasivos estimados Estos factores permiten determinar que el Sistema de Control Interno Contable del municipio es deficiente lo cual no permite garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.

12.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 12.5.1 Generales A diciembre 31 de 2011 la cuenta Caja General refleja un saldo por $ 4.057.304; dineros que

fueron consignados hasta el día 20 de enero de 2012; contraviniendo lo dispuesto en las normas de contabilidad pública y de auditoría

Las cuenta 13 Rentas por cobrar correspondiente a predial unificado vigencia actual y anterior no se pudo verificar en razón a que el municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de impuesto predial clasificada por edades; además el señor alcalde manifestó que no se le entregaron las claves para acceder al software correspondiente


No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se

desarrollan al interior del Municipio.

El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

En la subcuenta 2440 denominada IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR existen dos (2) rubros por concepto de intereses de mora y sanciones por valor de $ 23.351.000 que según la administración corresponden a deudas por el no pago de las cuotas partes de un ex funcionario del municipio

El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a litigios y demandas y 1901 Reserva financiera actuarial


valorización de los bienes de propiedad del municipio de Sora, como de enuncio anteriormente.

El Municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad.

El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

12.5.2 Específicos CUENTA 1110 BANCOS La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta sobreestimación por falta de soportes- extractos bancarios (Ref. Aba) SOBREESTIMACION


11 EFECTIVO

1110 BANCOS

Banco Bogotá 616381141 112,126.00 - 112,126.00

Banco Bogotá 616381158 83,570.00 - 83,570.00

TOTAL 195.696.00

CUENTA 12 INVERSIONES La cuenta 12 INVERSIONES presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 24.692.500, debido a que los dineros invertidos no cuentan con el soporte respectivo que avalen su existencia. (Ref. Ain) INCERTUDUMBRE


12 INVERSIONES

ELECTROBOYACA 24,692,500 0 24,692,500

TOTAL 24,692,500

CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 647.993.000.00 debido que no se encontró soportes de las deudas correspondientes a predial unificado INCERTIDUMBRE

CODIGO CUENTA SALDO SEGÚN BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

13 RENTAS POR COBRAR 647,993,000 0

Predial unificado vigencia Actual 14,418,000 0 14,418,000

Predial unificado vigencia anterior 633,575,000 0 633,575,000

TOTAL 647,993,000.00

CUENTA 14 DEUDORES La incertidumbre en la cuenta deudores corresponde a la inexistencia de soportes que permitan garantizar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance.

INCERTIDUMBRE


14 DEUDORES 1,915,078,735

Intereses Impuesto predial Vig. Ant 19,552,904 0 19,552,904

Estampillas 22,932,000 0 22,932,000

Servicio de Acueducto 12,555,000 0 12,555,000

Servicio de Alcantarillado 2,128,000 0 2,128,000

Servicio de Aseo 4,853,000 0 4,853,000

TRANSFERENCIAS POR COBRAR 72,714,513 0

P G DEPORTE 4,495,683 0 4,495,683

P G CULTURA 3,371,762 0 3,371,762

P G OTROS SECTORES 48,592,096 0 48,592,096

ALIMENTACION ESCOLAR 2,470,616 0 2,470,616

P G AGUA POTABLE 13,784,357 0 13,784,357

Anticipo para adquisición de bienes y servicios 36,741,931 0 36,741,931

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION 1,684,021,195 0

Fonpet 1,684,021,195 0 1,684,021,195

OTROS DEUDORES

Embargos judiciales 42,068,063 0 42,068,063

Depósitos e inversiones en entidades intervenidas 17,512,130 0 17,512,130

TOTAL 1,915,078,735

CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Verificado los registros del balance y comparados con los reflejados en la relación de inventarios reportado por el municipio se observa que la cuenta presenta, incertidumbres y sobrestimaciones (Ref. Appe)

INCERTIDUMBRES

CATEG. DESCRIPCION BALANCE INVENTARIO DIFERENCIAS


1605 TERRENOS

160501 Urbanos

16050101 Palacio Municipal

419,400,000 419,400,000

0.00

16050102 Colegio Parte Nueva

169,425,000 169,425,000

0.00

16050103 Parque Infantil calle 2 Nº 2.54 36,140,000 0 36,140,000

16050104

Terreno la Talanquera pozo Profundo Vereda Centro 3,024,000 3,024,000

0.00

16050105

Terreno la Talanquer Vda. El llano, planta de tratamiento 13,500,000 13,500,000

0.00

160502 Rurales

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 0

1615016 Construcción 1a etapa hogar. 103,136,50 0 103,136,500

0

1640 EDIFICACIONES

164001 Edificios y casas

16400101 Bodega 28,000,000 0 28,000,000

16400102 Palacio Municipal Antiguo 26,880,000 0 26,880,000

16400103 Palacio Municipal Nuevo

178,840,000 0 178,840,000

16400104 Estación de Policía 14,000,000 0 14,000,000

16400105 Salón Comunal Vda. Quebrada Honda 26,350,000 0 26,350,000

164009 Colegios y escuelas 0

16400901 Colegio Parte Nueva

364,000,000 364,000,000 0.00

16400902 Colegio Parte Antigua 40,680,000 0 40,680,000

16400903 Escuela Antigua 6,570,000 0 6,570,000

16400904 Escuela Tausamena 88,022,377 0 88,022,377

16400905 Escuela Chicacaneca 85,723,016 85,723,016 0.00

16400906

Escuela Chuscal y Gavilán San Francisco

133,150,000 0 133,150,000

16400907 Escuela Quebrada Honda San Antonio 57,136,016 0 57,136,016

16400908 Escuela Pita y Chone

238,900,000 0 238,900,000

16400909 Escuela Portobelo

114,300,000 114,300,000 0.00

16400910 Escuela Vda. Salitre

157,627,011 0 157,627,011

16400911 Jardín Infantil Vda. Pita y Chone 27,431,180 0 27,431,180

164015 Casetas y campamentos

16401501

CACETA EQUIPOS ACUEDUCTO VEREDA SIATOCA 3,887,459 0 3,887,459

16401502

CACETA EQUIPOOS ACUEDUCTO CHUSCAL 5,094,986 0 5,094,986

164019 Instalaciones deportivas y recreacionales

16401901 Cancha de Baloncesto Colegio 36,360,000 0 36,360,000

16401902 Cancha de Baloncesto parque Principal 25,000,000 25,000,000 0.00

16401903 Cancha Escuela Chicacaneca 21,600,000 0 21,600,000

16401904 Cancha Deportiva Escuela Tausamena 25,600,000 0 25,600,000

16401905

Cancha deportiva escuela Chuscal y Gavilán 27,000,000 0 27,000,000

16401906

Cancha de Baloncesto Escuela Quebrada Honda San Antonio 19,800,000 0 19,800,000

16401907 Cancha Múltiple Vda. Pita y Chone 30,622,000 30,622,000 0.00

16401908

Cancha de baloncesto Vda. Caitoque y Salitre 10,200,000 10,200,000 0.00

16401909 Cancha Deportiva Escuela Portobelo 22,400,000 0 22,400,000

16401910

INSTALCION DEPORTIVA EL SALITRE 31,057,557 0 31,057,557

164020 Estanques 14,061,000 0 14,061,000

164023 Pozos

16402301 Pozo Profundo Urbano 25,566,496 0 25,566,496

16402302 Pozo Profundo Acueducto San Isidro 15,452,701 0 15,452,701

16402303 Pozo Profundo Acueducto Cardonal 22,974,366 0 22,974,366

164024 Tanques de almacenamiento

16402401 Tanque almac 1000 lt acued cardonal 4,882,000 0 4,882,000

16402402 Tanque acued quebrada honda 15,228,740 0 15,228,740

16402403 Tanque acued piedra gorda 29,029,335 0 29,029,335

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES

16450201

Planta de Tratamiento Acueducto Urbano

116,833,434 0 116,833,434

16450202

Planta de Tratamiento Acueducto San Isidro 61,940,084 0 61,940,084

16450203

Planta de Tratamiento Acueducto Cardonal 61,828,337 0 61,828,337

16450204

Planta de Tratamiento Acueducto Siatoca 10,477,108 0 10,477,108

16450205

TANQUE ALMACENAMIENTO VDA CAITOQUE 12,899,628 0 12,899,628

16450206

SISTEMA TRATAMIENTO DE AGUAS ACUED CAITOQUE 13,890,000 0 13,890,000

164507 Plantas de conducción

16450701 Acueducto Urbano

212,130,466 0 212,130,466

16450702 Acueducto San Isidro 24,205,664 0 24,205,664

16450703 Acueducto Cardonal 86,152,384 0 86,152,384

16450704 Acueducto Vda. Siatoca 8,607,973 0 8,607,973

16450705 Acueducto el chuscal 23,195,599 0 23,195,599

16450706 Acued manzano Vda. caitoque 9,947,200 0 9,947,200

16451302 Ampliación alcantarillado urbano 12,081,123 0 12,081,123

1650 REDES, LÍNEAS Y CABLES

165002 Redes de distribución

16500201 Acueducto Urbano

201,269,314 0 201,269,314

16500202 Acueducto San Isidro

313,969,142 0 313,969,142

16500203 Acueducto Vda. Cardonal

685,794,760 0 685,794,760

16500204 Acueducto Vda. Siatoque 56,259,137 0 56,259,137


165501 Equipo de construcción 93,149,905 0 93,149,905

165505 Equipo de música

16550501 clarinete soprano new orleans 620,000 0 620,000

16550502 trompeta new orleans dorada 473,000 0 473,000

16550503 trombón tenor new orleans 539,000 0 539,000

16550504 saxofón tenor new orleans 2,150,000 0 2,150,000

16550505 bombo música correa y golpeador 568,000 0 568,000

16550506 platillo 14¨ orión twister 375,000 0 375,000

16550507 saxofón alto e bemo dorado lark 2,045,000 0 2,045,000

16550508 alto horn dorado wind art 1,150,000 0 1,150,000

16550509 trompeta b bemol dorada lark 473,000 0 473,000

16550510 redoblante dmc acero inoxidable 460,000 0 460,000

16550511 clarinete wina art 620,000 0 620,000

16550512 saxo alto jupiter jas 565 gl 3,198,000 0 3,198,000

16550513 clarinete jgl 631n jupiter 1,438,900 0 1,438,900

16550514 trompeta jtr 308 l jupiter 1,349,500 0 1,349,500

16550515 2 clarinete jupiter jc 731 n 4,290,000 0 4,290,000

16550516 flauta transversal jupiter 511 es 1,649,000 0 1,649,000

16550517 clarinete jupiter jcl 931n 2,985,000 0 2,985,000

16550518 troimbon jupiterjls 232 3,290,000 0 3,290,000

165508 Equipo agrícola

16550801

termo y equipo inseminación francés 20x200 3,672,922 0 3,672,922

16550802

motor sumergible franklin 15hp y monitor voltaje trifásico 4,686,400 0 4,686,400

16550803

tractor agrícola doble tracción marca nasce ferguson 2009

110,000,000 0 110,000,000

16550804

equipos agrícola (cicel- rastra montana y arado apolo) 38,860,000 0 38,860,000

165512 Equipo para estaciones de bombeo

1655121 electrobomba bombeo acueducto cardonal 5,385,000 0 5,385,000

1655122 bomba sumergible pozo acueducto cardonal 4,350,000 0 4,350,000

1655123 motobomba acueducto san Isidro 6,638,923 0 6,638,923

165590 Otras maquinarias y equipos

16559001 otras maquinas y equipos 7,377,000 0 7,377,000

16559002

equip laboratorio sension 1w/disp gel electrode 4,250,000 0 4,250,000

16559003 equip lab balanza electrónica ohaus 1,920,000 0 1,920,000

16559004

equi lab floculador 4 puestos prog automática 5,400,000 0 5,400,000

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

166501 Muebles y enseres

16650101 Muebles y Enseres 12,443,200 0 12,443,200

16650102

2 modulares para secretaria, tesorería y alcaldía 12,000,000 0 12,000,000

166502 Equipo y máquina de oficina 1,800,000 0 1,800,000

166590 Otros muebles, enseres y equipos de oficina

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN

167090 Otros equipos de comunicación y computación 13,310,160 0 13,310,160

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACC. 0

167502 Terrestre

16750201 Volqueta OQF-084 82,000,000 0 82,000,000

16750202 Bus Escolar OQF-156 91,550,000 0 91,550,000

16750203 Retroexcavadora 68,000,000 0 68,000,000

16750204 Motocicleta Yamaha DT 155 MNK 10 3,200,000 0 3,200,000

16750205 Motocicleta Yamaha DT 155 MNK 11 2,900,000 0 2,900,000

167505 De tracción

1675051 bulldozer Caterpillar dh4 40,000,000 0 40,000,000

1680 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA

168004 Maquinaria y equipo de lavandería 1,200,000 0 1,200,000

16800401 Maquinaria y Equipo de Lavandería 1,200,000 0 1,200,000

168090 Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

16809001

Otros Equipo de Comedor Cocina y Despensa 770,000 0 770,000

TOTAL 4.038.075.987

SOBREESTIMACION

CUENTA DESCRIPCION BALANCE INVENTARIO DIFERENCIAS

165506 Equipo de recreación y deporte 11,612,975 1,588,000.00 10,024,975.00

16550901 Equipo de Enseñanza 3,065,000 742,000 2,323,000.00

16659001

Otros Muebles y Enseres y Equipos de Oficina

1,050,000 580,000 470,000

167001 Equipo de comunicación 22,639,800 395,000

167002 Equipo de computación 92,873,426

17,610,058 75,263,368

168002 Maquinaria y equipo de restaurante y cafetería

29,498,352 14,071,975 15,426,377

TOTAL 125.752.520

CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbre debido a la falta de soportes que permitan determinar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance. (Ref. Abbup) INCERTIDUMBRE

CUENTA DESCRIPCION SALDO BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

17


171001 Vías de comunicación 4,802,420,144 0 4,802,420,143.88

171002 Puentes 136,515,662 0 136,515,662.00

TOTAL 4,938,935,805.88

CUENTA 19 OTROS ACTIVOS La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial presenta una subestimación por $ 3.081.104.239.38 en razón a que el balance no registra el valor reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con corte a 31 de diciembre de 2011. SUBESTIMACION

CUENTA CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

19 OTROS ACTIVOS

1901 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL

0.00 3.081.104.239.38 3.081.104.239.38

TOTAL 3.081.104.239.38

CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR La cuentas 2440 y 2450 presentan incertidumbre por valor de $ 118.204.000 ante la imposibilidad de evaluar en forma razonable las cifras reveladas en el balance INCERTIDUMBRE

CUENTA DESCRIPCIÓN BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

2440 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR

244016 Impuesto sobre vehículos automotores 19,040,000 0.00 19,040,000

244017 Intereses de mora 14,475,000 0.00 14,475,000

244026 SANCIONES 8,876,000 0.00 8,876,000

2450 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

245003 Anticipos sobre convenios y acuerdos 75,813,000 0.00 75,813,000

TOTAL 118,204,000

CUENTA 2720 PROVISION PARA PENSIONES El Balance General, en la cuenta 2720- Provisión para pensiones, reporta un saldo a 31 de diciembre de 2011 de $ 979.163.174, el cual corresponde a la diferencia entre el cálculo actuarial de pensiones y el valor de pensiones por amortizar. Con el fin de establecer la razonabilidad de la cuenta se consultó el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde a 31 de diciembre de 2011, de conformidad con el registrado en la página del Ministerio- FONPET, determinándose que a 31 de diciembre de 2011, que es la última fecha de actualización, el Municipio de Sora registraba un pasivo pensional total por la suma de $6.586.077.040 unos aportes en pesos por $3.081.104.0239.38, resultando un pasivo pensional no provisionado de $3.504.972.800.62. En este orden de ideas y de conformidad con las directrices definidas por la Contaduría General de la Nación el valor amortizado del cálculo actuarial por concepto de pensiones debe corresponder a la diferencia entre el cálculo actuarial reconocido como pasivo estimado y el valor pendiente por amortizar, valores que no son coherentes ni consistentes con la información registrada y reportada en la página del Ministerio- FONPET y de aplicar el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de la provisión del pasivo pensional, pues según la información corresponde a $ 6,586,077,040 , generando una diferencia por $ 5,606,913,866.00 la cual se determina como SUBESTIMACION en la cuenta 2720 - provisión para pensiones. SUBESTIMACION

CUENTA DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 979,163,174

6.046.850.456

5.067.687.282

272003 Cálculo actuarial de pensiones actuales

4,555,228,174

6,316,463,748

272004 Pensiones actuales por amortizar

-3,576,065,000

-269,613,292

12.6 OPINION CONTABLE INDIVIDUAL: OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al municipio de Sora a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del

Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas. El Municipio de Sora debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas que se encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como: bancos, Inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio de Sora no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. . ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA CPT.

12.7 CONCLUSIONES El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de

impuesto predial clasificada por edades; además no ha ejercido la jurisdicción coactiva para hacer efectivo el recaudo.



conciliaciones y cruces de saldos entre áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería almacén y demás áreas y/o procesos de la entidad

El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo

dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

El Balance General no incluye las cuentas VALORIZACIONES de los bienes de propiedad del municipio y PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a litigios y demandas.


valorización de los bienes de propiedad del municipio.

El Jefe de Control Interno en la vigencia 2011 no realizo auditorias al área financiera del municipio, solamente se hizo seguimiento y evaluación al Sistema Integrado de Gestión y MECI

Existen falencias relacionadas con la no existencia de soportes y la información revelada en el balance en algunas cuentas como bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar pasivos estimados, provisión para pensiones; igualmente algunos hechos económicos no son de fácil y confiable medición tales como sentencias y conciliaciones, inventarios y pasivos estimados

El Sistema de Control Interno Contable del municipio es deficiente lo cual lleva a no poder garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.


El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras

de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.






establecido por la Contaduría General de la Nación. Incluir en el balance las cuentas valorizaciones, reserva financiera actuarial y provisión

para contingentes El sistema de Control Interno Contable debe fortalecerse con el fin de con el fin de

poder garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna




El Municipio debe establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de garantizar la producción de información razonable y oportuna.

CUADRO DE HALLAZGOS

ENTIDAD: MUNICIPIO DE SORA

REPRESENTANTE LEGAL: HERNAN ALONSO ACOSTA MEDINA

FECHA DE REPORTE: 20 de abril de 2012

VIGENCIA 2011


Código Cuenta Sobreestimación Subestimación Incertidumbre

11 EFECTIVO

1110 BANCOS 0.19

12 INVERSIONES 24.69

13 RENTAS POR COBRAR 647,99

14 DEUDORES 1,915,07


1605 TERRENOS 36.14

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO

1615016 Construcción 1a etapa hogar para la 3a edad.

103.13

164001 Edificios y casas 274.07

164009 Colegios y escuelas 749.51

164005 Casetas y Campamentos 8.98

164019 Instalaciones deportivas y recreacionales

183.81

164020 Estanques 14.06

164023 Posos 63.99

164024 Tanques de almacenamiento. 49.14

1645 PLANTAS DUCTOS Y TUNELES 654.18

1650 REDES LINEAS Y CABLES

165002 Redes de distribución 1,257.29


165501 Equipo de Construcción 93.14

165505 Equipos de música 27.67

165508 Equipo agrícola 157.21

165512 Equipo para estaciones de bombeo 16.37

165590 Otras maquinarias y equipo 18.94

1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

26.24


13.31

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELAVACION

287.65

1680 EQUIPO DE CONMEDOR COCINA DESPENSA Y HOTELARIA

3.17

165506 Equipo de recreación y deporte 10.02

16550901 Equipo de Enseñanza 2.32

16659001 Otros Muebles y Enseres y Equipos de Oficina

0

167001 Equipo de comunicación

167002 Equipo de computación 75.26

168002 Maquinaria y equipo de restaurante y cafetería

15.42

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES

171001 Vías de comunicación 4,802.42

171002 Puentes 136.51

19 OTROS ACTIVOS


3,081.10

2440 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR

42.39

2450 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

75.81

2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 5,067.68

TOTAL 5,041.95 8,148.78 6,743.95


EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA

2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE SORA

3. AÑO 2011


CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICACION

OBSERVACIONES




4


4


3


3


3


3


3


3


4


4


3


5



3


3


3


4


4


3


4


3



4


3


3


3


4


3


2


3


3


3


4


3


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS

INFORMES


3


4


3


4


3


3


3

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


3


3


3


3

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4


4




3


2


3


4


3


3


4


3


2


2


2


3


3


4


4


4


NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.25

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.35






1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.34




RANGO CRITERIO


3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE x



13. MUNICIPIO DE TURMEQUE

13.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoria al Balance al municipio de Turmequé comprende la evaluación y la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

13.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Municipio de Turmequé en el Activo se va a tomar un 100% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes Grupos que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 100%, en la cuenta deudores un 100%, en la cuenta propiedad planta y equipo un 100%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 100%, en la cuenta otros activos un 100%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 100% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta cuentas por pagar un 100% y en la cuenta de obligaciones laborales un 100%, en la cuenta pasivos estimados un 100% y en la cuenta otros pasivos un 100%

13.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR

No se efectúo Auditoria al Balance en el año anterior al municipio.

13.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO EN EL CONSOLIDADO

El ejercicio auditor se observa que las cuentas de mayor impacto en el Activo corresponde a Propiedad Planta y Equipo un 67.33% del balance, Efectivo con el 10.79%, Bienes de Beneficio y Uso Público con el 9.86%, y Otros Activos con el 8.54%, el Grupo que más incidencia tiene en el balance, corresponde a Pasivos Estimados y Provisiones, el cual presenta un valor por la suma de $262,739,399, miles el cual representa el 1.635.16% del valor del activo por tanto el balance presenta una situación atípica, con un Patrimonio negativo por la suma de $247.698.614 miles, cifra que financieramente se encuentra fuera de toda lógica en el análisis de un Balance, por tanto, se dará especial atención al movimiento de estas cuentas en razón al peso porcentual que representan dentro del balance y a la importancia que de ellas de deriva, máxime teniendo en cuenta que el Pasivo pensional afecta la consistencia y razonabilidad de las cifras en conjunto de los estados financieros y particularmente del activo y el patrimonio.

13.5 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Se aplico la encuesta al Director de la Oficina de Control Interno, estableciéndose: ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACION Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable .Las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte son adecuadas y completas, y se elaboran conforme a los requerimientos .Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública, y se capacitan constantemente .Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el régimen de contabilidad pública aplicable para la entidad y tienen experiencia en el tema .Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos y se da cumplimiento a los requerimientos .Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación y están soportados .Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el régimen de contabilidad pública y se aplica el régimen de contabilidad . CLASIFICACION Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el catalogo general de cuentas. En esta actividad se evalúa que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. .La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones se ajusta a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública .El el catálogo general de cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, se ajusta a la última versión publicada en la página web de la contaduría general de la nación .Las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas se ajustan a la normatividad .Se cumple con elaborar y revisar oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo

.Se cumple con ejecutar periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas . REGISTRO Y AJUSTES Actividad en que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y / o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. .Siempre se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad En forma regular se realizan tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes .Las cuentas y subcuentas utilizadas se ajustan los hechos, transacciones u operaciones registradas .Se cumple con las verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos Existe comunicación contante con las dependencias para identificar los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos .Constantemente se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar .En forma regular se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros .No se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas .El proceso contable algunas veces opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente .No son adecuados los cálculos de los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, .Se cumple que los registros contables que se realizan tengan los respectivos documentos soportes idóneos .Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones si se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad Los libros de contabilidad si se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad ETAPA DE REVELACION ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. .Si se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable

. . ANALISIS. INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas desde la perspectiva financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los propósitos del sistema nacional de contabilidad pública relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos. .Si se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el régimen de contabilidad pública .Siempre las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad .algunas veces se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información Siempre se elaboran los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la contaduría general de la nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información .Siempre las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad pública .El contenido de las notas a los estados contables se ajusta a la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico .Si se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables

. OTRAS ACCIONES DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS .Siempre se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad .Si existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable

.En forma regular se realizan autoevaluaciones para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable .No existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte .Si se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable .Parcialmente las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas .Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente implementadas .

CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ADECUADO: La Alcaldía Municipal en cabeza de su representante legal y sus delegados por secretarias y demás dependencias en el manejo de la información social, contable, financiera y ambiental, dan cumplimiento a las normas, a los organismos de control para la rendición de sus informes en las fechas establecidas, se encuentra implementado el MECI, y las políticas institucionales en desarrollo de la información.

13.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 13.6.1 Generales El municipio a la fecha está cumpliendo con el sistema de información y consolidación CHIP, el

cual está implementado y se está trabajando a partir de Enero de 2007. El municipio hasta el momento no ha tenido requerimiento alguno por parte de la Contaduría General de la Nación, Entidad que controla a los Entidades Territoriales. El municipio agrega la información de Personería y Concejo, los cuales están debidamente referenciados en los datos de la entidad.

Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, se aplicó la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó el flujo de efectivo de los ingresos y el compromiso en los gastos.

ACTIVO

:En el grupo 11 Efectivo se presenta una diferencia entre el Estado de tesorería, las conciliaciones y el Balance por la suma de $1.547.809

En el grupo 12 Inversiones, no existe soporte que certifique las inversiones patrimoniales del Municipio en la Empresa Sociedades Publicas

En el grupo 13 Rentas por Cobrar: Existen diferencias entre las cuentas de planeación y presupuesto del Balance Vigencia Actual Presupuesto Aprobado y la Ejecución Presupuestal de Ingresos Presupuesto Definitivo

En el Grupo 14: Existen diferencias en este grupo en lo que respecta a las trasferencias del Sistema General de participaciones con saldos.

El Grupo 16 Propiedad Planta y Equipo Presenta sustanciales diferencias con los inventarios de almacén, principalmente en la revelación de las cifras de los bienes inmuebles, las cuales se registran con su valor comercial, y no al valor histórico como lo estipula la Norma Contable, de la misma manera hay notorias diferencias entre las cifras reportadas por almacén con las registradas en el Balance en las diferentes cuentas de este grupo, y cuyos valores se encuentran en las hojas de trabajo de la Auditoria

En el Grupo 17 Bienes de Beneficio y Uso Público, se presenta la misma situación descrita

anteriormente

En el grupo 19 Existe un registro importante en la Cuenta Reserva Financiera Actuarial, por la suma de $1.258.834 (miles), que carece de soporte, es necesario que este valor tenga un respaldo, para que pueda ser avalado

PASIVO

En el grupo 27 Pasivos Estimados y provisiones, aparece un registro en la cuenta Provisión Para Pensiones por la suma de $262.739.399 (miles) correspondiente a: Calculo actuarial Futuras Pensiones Por la Suma de $266.116.359 (miles), menos las futuras Pensiones Por Amortizar, por la suma de $3.376.960 (miles), lo cual nos arrojaría la cifra anteriormente citada, pero revisada la pagina del Ministerio de hacienda correspondiente al FONPET, la comisión de Auditoría logro establecer, que las cifras reales se presentan así: Calculo actuarial Futuras Pensiones $3.376.960 (miles), menos Futuras Pensiones Por amortizar $3.103.577 (miles), de acuerdo a lo anterior la Provisión Para Pensiones seria igual a $273.382 (miles)

Y no la que se presenta en el Balance por la suma de $262.739.399 (miles), lo cual indica una diferencia de $266.466.017 (miles) que equivalen al 961,07% Fuera del contexto normal de las cifras de cualquier Balance

PATRIMONIO

En el patrimonio la cifra del Grupo 27 se registran en la cuenta capital Fiscal, subcuenta perdida año 2009, por tanto incide directamente sobre éste, el cual presenta un saldo negativo por la suma de $248.005.997 (miles), cifra que financieramente no es razonable para la situación económica del municipio

CUENTAS DE PRESUPUESTO

Este grupo representa los ingresos y gastos que ha tenido el Municipio, el cual presenta coherentemente las cifras con las ejecuciones.

13.6.2 Específicos CUENTA 11 EFECTIVO SUBCUENTA 11100501461 – PROPOSITO GENERAL – CTA No. 1589000646-1 El reporte del estado de situación de tesorería indica un saldo conciliado en la cuenta No. 1589000646-1 en Tesorería y Contabilidad de $70’780.659, en tanto que el saldo en contabilidad según la conciliación bancaria es de $69’232.850.79, de estos valores se advierten inconsistencias que fueron corroboradas con los documentos fuente del registro contable, como lo son la respectiva conciliación y su extracto bancario, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo en contabilidad es de $69’232.850.79, y al confrontar el saldo clasificado, registrado y reportado en el balance general con corte a la misma fecha refiere un valor de $70’780.659, valor que es inconsistente y no razonable toda vez que como se dijo la conciliación refleja un saldo en contabilidad de $69’232.850.79, lo que significa que existe una SOBREESTIMACION en la subcuenta 111005-cuentas corrientes en la suma de $1’547.809 . GRUPO 12 INVERSIONES CUENTA 1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS Se encontró que el título suscrito con la Empresa Sociedades Públicas, Empresas Publicas por la suma de $1.208.798 no tiene soporte que certifique la existencia de esta Inversión.

1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS 1.208.798

120833 Sociedades Públicas 1.208.798

12083302 Sociedades Publicas Empresas Publicas 1.208.798

Por tanto el valor registrado por la suma de $1.208.798 se encuentra SOBREESTIMADO en el Balance CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR CUENTA 1305 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Con respecto a la cuenta 13 Rentas por cobrar, en el balance presenta las cifras reportadas presentan diferencias debido a que en el balance presenta un saldo de rentas por cobrar vigencia actual por la suma de $14,919,267, y en la ejecución presupuestal registra un valor de $50,910,417, por tanto existe una diferencia de $35.991.150, la cual constituye una SUBESTIMACION .CUENTA 14 DEUDORES . CUENTA 1413 TRASFERENCIAS POR COBRAR

El Balance General, el valor de las transferencias por cobrar por concepto de los recursos del Sistema General de Participaciones subcuenta 141312 reporta un valor de $325.352.519 el cual no guarda coherencia ni consistencia con lo reportado en la ejecución presupuestal de ingresos ni con la Comunicación a través de la cual se dio a conocer al Municipio sobre la asignación de los recursos de la última doceava y otros ajustes del 2011, del cual quedaron por recaudar $71.089.664, por lo que la diferencia o sea $262.262.855 se determina como SOBRESTIMACION . . CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO .. Se presenta en el Balance, en la cuenta 1655 MAQUINARIA Y EQUIPO presenta un saldo por la suma de $212.925.683, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $24.283.780, lo cual implica una diferencia de $188.641.903 de donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor Se presenta en el Balance, en la cuenta 1665 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA presenta un saldo por la suma de $291.050.907, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $48.131.747, lo cual implica una diferencia de $242.919.747. De donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor Se presenta en el Balance, en la cuenta 1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION presenta un saldo por la suma de $167.296.374, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $171.952.399, lo cual implica una diferencia de $-4.656.025. De donde se deduce que el Balance se encuentra SUBESTIMADO por ese valor Se presenta en el Balance, en la cuenta 1675 EQUIPO DE TRANSPORTRE TRACCION Y ELEVACION presenta un saldo por la suma de $284.280.000, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $267.560.405, lo cual implica una diferencia de $16.719.595. De donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor

Se presenta en el Balance, en la cuenta 1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA Y DESPENSA presenta un saldo por la suma de $32.940.298, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $28.344.546, lo cual implica una diferencia de $4.595.752. De donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor GRUPO 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO Se presenta en el Balance, en la cuenta 1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO presenta un saldo por la suma de $1,492,582,714 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE Se presenta en el Balance, en la cuenta 1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES presenta un saldo por la suma de $62,841,403 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE .. . CUENTA 19 OTROS ACTIVOS En la cuenta 1901 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, aparece un saldo de $1.258.834.437, en el Balance, pero cruzada la información con los registros del FONPET aparece un valor provisionado por la suma de $3.035.196.192 lo que implica una diferencia por la suma de $-1.776.361.755, esto quiere decir que el Balance se encuentra SUBESTIMADO por este valor PASIVO CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 2720 PENSIONES ACTUALES POR AMORTIZAR aparece un registro en la cuenta Provisión Para Pensiones por la suma de $262.739.399 (miles) correspondiente a: Calculo actuarial Futuras Pensiones Por la Suma de $266.116.359 (miles), menos las futuras Pensiones Por Amortizar, por la suma de $3.376.960 (miles), lo cual nos arrojaría la cifra anteriormente citada, pero revisada la pagina del Ministerio de hacienda correspondiente al FONPET, la comisión de Auditoría logro establecer, que las cifras reales se presentan así: Calculo actuarial Futuras Pensiones $3.376.960 (miles), menos Futuras Pensiones Por amortizar $3.103.577 (miles), de acuerdo a lo anterior la Provisión Para Pensiones seria igual a $273.382 (miles), no la que se presenta en el Balance por la suma de $262.739.399 (miles), lo cual indica una diferencia de $266.466.017 (miles) que equivalen al 961,07% Fuera del contexto normal de las cifras de cualquier Balance y constituyen una SOBREESTIMACION PATRIMONIO CUENTA 3105 CAPITAL FISCAL En el patrimonio la cifra del Grupo 27 se registran en la cuenta capital Fiscal, subcuenta perdida año 2009, por tanto incide directamente sobre éste, el cual presenta un saldo negativo por la suma

de $248.005.997 (miles), cifra que financieramente no es razonable para la situación económica del municipio, y que representa una SUBESTIMACION en el patrimonio

13.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO O NEGATIVO Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de TURMEQUE, examinando la información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas. En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos. La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado superior el 10% del total de los activos, donde se recomienda una opinión negativa o adversa ..... En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, no presenta razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Municipio de Turmequé, con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública, en razón que el conjunto de hallazgos presenta Sobreestimaciones por la suma de $515.189.84, millones, Subestimaciones por $55.56 millones e Incertidumbres por $3.291.94 que en su conjunto equivalen al 3302.23% del total del Activo por tanto el Dictamen es con opinión NEGATIVA. RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ CPT. 971-T

13.8 CONCLUSIONES Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de

TURMEQUE, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del presente informe

Los estados financieros del Municipio de Turmequé se ven seriamente afectados por el pasivo pensional. El cual inexplicablemente presenta un valor que esta por fuera de cualquier contexto lógico y real, y debido a esta circunstancia el Patrimonio presenta un saldo negativo

No evidenciaron Manuales de Procedimientos en el Área Financiera lo cual impide que la información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables

de las áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a realizarse. .

No existe circularización de la información entre las diferentes dependencias responsables de generar información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten también oportunamente. .

No se elabora oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio y que se implemente la interfase de Almacén y Contabilidad.

No se ha culminado el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del Municipio de Turmequé y es indispensable determinar la propiedad real de los bienes muebles e inmuebles del municipio, y es indispensable realizar la valorización de los bienes, en razón a que esta no se realiza desde el año 2005 .

No están actualizados los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas de contabilidad, presupuesto y efectivo. .

No se ha culminado el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.

No se ha depurado el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el pasivocol.

13.9 RECOMENDACIONES Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de

TURMEQUE, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del presente informe.

Depurar el pasivo pensional. El cual inexplicablemente presenta un valor que esta por fuera de cualquier contexto lógico y real, y debido a esta circunstancia el Patrimonio presenta un saldo negativo

Implementar el Manual de Funciones y de Procedimientos para que la información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a realizarse. .

Oficiar oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten también oportunamente. .

El área de almacén debe elaborar oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio.

Continuar con el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del Municipio de Turmequé.

Actualizar los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal.

Se debe acelerar el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.

Se debe depurar el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el pasivocol.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE TURMEQUE


CUENTAS


Hallazgo No. Código Nombre

Sobreestimaciones

Subestimaciones

Incertidumbres

ACTIVO 717.84 55.56 3,291.94

1 11 EFECTIVO 1.54 0.00 0.00

1110 BANCOS 1.54

12 INVERSIONES 1.20

63.00

1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS 1.20

2 13 RENTAS POR COBRAR 0.00 50.91

1305 Vigencia Actual 50.91

Diferencia con la ejecución presupuestal

3 14 DEUDORES 262.25

1413 Transferencias por cobrar 262.25

4 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 452.85 4.65 0.00

1655 Maquinaria y Equipo

188.64


1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina

242.91


1670 Equipo de Comunicación y Computación

4.65

No se obtuvo información para comprobar la existencia de

las cifras.

1675 Equipo de Trasporte Tracción y Elevación

16.71


1680 Equipo de Comedor Cocina y Despensa

4.59


5 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 0.00 0.00 1,452.58

1710 Bienes de Beneficio y Uso Publico

1,452.58

1715 Bienes Históricos y Culturales

62.84

6 19 OTROS ACTIVOS 0.00 0.00 1,776.36

1901 Reserva Financiera Actuarial

1,776.36

Diferencia con el FONPET

1999 Valorizaciones

PASIVO 266,466.01 0.00 0.00

7 27 PASIVOS ESTIMADOS 266,466.01 0.00 0.00

2720

Pensiones Actuales Por Amortizar 266,466.01

8 3 PATRIMONIO 0.00 248,005.99 0.00

Doble Causación

3105 Capital Fiscal

248,005.99

267,183.85 248,061.55 3,291.94

CODIGO NOMBRE CALIFICACIÓN ACTIVIDAD

PROMEDIO POR ACTIVIDAD

CALIFICACIÓN POR ETAPA

CALIFICACIÓN DEL SISTEMA

OBSERVACIONES

1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 0 0 0 4.65

1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0 0 4.68 0 0

1.10

................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?

4 0 0 0

se elaboran conforme a los requerimientos

1.11

................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?

5 0 0 0 se capacitan constantemente

1.12

..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD?

4 0 0 0 tienen experiencia en el tema

1.13

..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?

5 0 0 0

Se da cumplimiento a los requerimientos

1.14

..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN?

5 0 0 0 Existen soportes

1.15

..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 0 0 0

Se tiene en cuenta el régimen de contabilidad

1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 4.87 0 0 0

1.17

................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE?

5 0 0 0 Se ajusta

1.18

................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS?

5 0 0 0 Se clasifican

1.19

................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?

4 0 0 0 Se tienen en cuenta

1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 4.53 0 0 0

1.20

................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 0 0 0 Se ajusta

1.21

................18. EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

5 0 0 0 Se ajusta

1.22

................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ?

5 0 0 0 Se ajusta

1.23

................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?

5 0 0 0 Se cumple

1.24 ................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?

5 0 0 0 Se cumple

1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 4.66 0 0 0

1.26

................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD?

5 0 0 0 Siempre

1.27

................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?

4 0 0 0 En forma regular

1.28 ................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?

4 0 0 0 Se ajusta

1.29

................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS?

4 0 0 0 Se cumple

1.3

..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?

5 0 0 0

Hay comunicación constante entre las dependencias

1.30

................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR?

5 0 0 0 Siempre

1.31 ................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS?

5 0 0 0 Se ajusta

1.32

................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS?

5 0 0 0 Se ajusta

1.33 ................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?

5 0 0 0 Se ajusta

1.34

................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?

4 0 0 0 Se ajusta

1.35 ................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS?

5 0 0 0 Se ajusta

1.36

.............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5 0 0 0 Se cumple

1.37 .............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

5 0 0 0 Se cumple

1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 0 0 4.59 0 0

1.4 ..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?

4 0 0 0 se cumple con el proceso

1.40 ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

0 4.85 0 0 0

1.41

................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 0 0 0 Se cumple

1.42 ................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

5 0 0 0 Se ajusta

1.43

................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN?

5 0 0 0 Se ajusta

1.44

................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

5 0 0 0 Siempre

1.45

................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 0 0 0 Siempre

1.46

................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?

5 0 0 0 Se ajusta

1.47 ................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?

4 0 0 0 Se ajusta

1.48 ........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

0 4.33 0 0 0

1.49

................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?

5 0 0 0 Siempre

1.5

..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE?

4 0 0 0 existen soportes

1.50

................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?

4 0 0 0 en forma regular

1.51

................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?

4 0 0 0 Se ajusta

1.52

................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

4 0 0 0 Se ajusta

1.53 ................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?

5 0 0 0 Siempre

1.54 ................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?

4 0 0 0 Se ajusta

1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 0 4.68 0 0

1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 4.68 0 0 0

1.57 ................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?

4 0 0 0 Se ajusta

1.58 ................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

5 0 0 0 Permanentemente

1.59

................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

4 0 0 0 En forma regular

1.6

..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

4 0 0 0 existen soportes

1.60

................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

5 0 0 0 Se ajusta

1.61

................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?

5 0 0 0 Se ajusta

1.62 ................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB

4 0 0 0 Se ajusta

1.63

................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

4 0 0 0 Se ajusta

1.64

................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

4 0 0 0 Se ajusta

1.65

................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS?

5 0 0 0 Se cumple

1.66

................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?

5 0 0 0 Se cumple

1.67

................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?

5 0 0 0 Se cumple

1.68

................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?

5 0 0 0 Se cumple

1.69

................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA?

5 0 0 0 Capacitaciones

1.7

..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE?

4 0 0 0 hay documentos

1.70 ................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR?

5 0 0 0 Se cumple

1.71

................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?

5 0 0 0 Se ajusta

1.72

................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA?

5 0 0 0 Se ajusta

1.8

..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?

5 0 0 0 los documentos son claros

1.9

..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE?

5 0 0 0 existen los soportes

2.1 FORTALEZAS 0 0 0 0 0

2.2 DEBILIDADES 0 0 0 0 0

2.3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS

0 0 0 0 0

2.4 RECOMENDACIONES 0 0 0 0 0

14. MUNICIPIO DE VIRACACHA

14.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de Viracachá, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.


14.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Una vez realizado el examen al balance se determino que las cuentas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el resultado del ejercicio o del patrimonio, son: bienes de beneficio y uso público, propiedad, planta y equipo, reserva financiera actuarial en razón a que los hallazgos en estas cuentas oscilan entre el 61% y el 100% del valor de la cuenta. Igualmente la no inclusión de la cuenta valorizaciones afecto negativamente el patrimonio de la entidad

14.4 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General de la Nación, se realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011 evidenciándose que la calificación asignada a cada uno de los ítems como deficiente se ajusta a lo a lo verificado en el proceso auditor; sin embargo se evidencio que algunas actividades fueron calificadas como satisfactorias y adecuadas, calificación no coherente con lo encontrado en el trabajo de campo, dentro de las cuales se destacan las siguientes:

Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas.(5)

Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado de forma adecuada y por los valores correctos.(4)

El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente (5)

Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos (4)

Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal o cambios de contador (4)

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable son de fácil y confiable medición monetaria (4)

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneos correspondiente (5)

En la vigencia 2011 el municipio de Viracachá no designo funcionario encargado de realizar las funciones de jefe de control interno por tal razón no se ejecutaron actividades encaminadas a evaluar el sistema de control interno contable; es así como en el desarrollo de la auditoria el grupo auditor encontró falencias relacionadas con la no existencia de soportes y hallazgos que se traducen en sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres en las cuentas: Caja, bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, deuda pública, cuentas por pagar, pasivos estimados Estos factores permiten concluir que el Sistema de Control Interno Contable del municipio no existe por lo tanto no es posible garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.


A diciembre 31 de 2011 la cuenta Caja General refleja un saldo por $ 1.878.000; que corresponden a dineros faltantes desde el año 2003; sin que las administraciones municipales hayan tomado las medidas pertinentes.

Existe desorden en el archivo de documentos relacionados con los soportes de tesorería, específicamente lo que tiene que ver con conciliaciones y extractos bancarios.

La cuenta 13 Rentas por cobrar correspondiente a predial no se pudo verificar en razón a que el municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de impuesto predial clasificada por edades, el único soporte es un folio que registra el resumen de deuda del impuesto predial y sobretasa ambiental de los años 1981-2012; de otra parte el balance no registra valor en la subcuenta 130507 predial vigencia actual.


El manejo en el control de los bienes inmuebles del municipio no es el adecuado en razón a que existen bienes con escritura que no están registrados en el balance, bienes revelados en el balance que no poseen escritura e inventarios que no registran la totalidad de los bienes.

No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se desarrollan al interior del municipio.



El balance incluye la cuenta 1505 -bienes producidos- cuenta que no debe registrarse en razón a que el municipio no realiza procesos de transformación, explotación, cultivo o construcción y además no se encuentran disponibles `para la venta.

El balance registra en la cuenta provisión para pensiones los valores correspondientes al cálculo actuarial de pensiones actuales y pensiones actuales por amortizar, situación que no es coherente con lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con corte a 31 de diciembre de 2011 donde se evidencia que el total de aportes en pesos supera el pasivo pensional total; razón por la cual esta cuenta no debe figurar en el balance.

El balance no revela de manera clara las características de identificación del equipo de transporte, tracción y elevación,

El Municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad.

El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

El Municipio no cuenta con un funcionario encargado del Sistema de Control Interno

El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.

14.5.2 Específicos CUENTA 1105 CAJA Esta cuenta presenta una sobreestimación por $1.878.000.00 que corresponde a dineros faltantes desde el año 2003; por consiguiente el saldo ha sido arrastrado contablemente sin que la administración haya efectuado la depuración de la cuenta. (Ref. Aca) SOBREESTIMACION


11 EFECTIVO

1105 CAJA

110501001 Caja General 1,878,000.00 0.00 1,878,000.00

TOTAL 1,878,000.00

CUENTA 1110 BANCOS La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta incertidumbre por valor de $ 58.717.345.78 en razón a la falta de conciliaciones y extractos bancarios y subestimaciones por valor de $ 27.860.903.99 por el incorrecto registro en el balance del saldo de la cuenta del Banco de Colombia y por la no incorporación de los saldos de dos cuentas del Banco Agrario: (Ref. Aba) INCERTIDUMBRE


11 EFECTIVO

1110 BANCOS

11100500101 ISAGEN Cta 37105389-3 37,658,288.23 - 37,658,288.23

11100500104 Personería Cta 371-05413-1 10,084.87 - 10,084.87

11100500611 Fondo Maquinaria Banco Bogotá 585069354

3,500,561.68 - 3,500,561.68

11100500613 Banco Bogotá Cta 585070006 107,254.00 - 107,254.00

11100500615 Banco Bogotá Cta 585069370 5,333,680.00 - 5,333,680.00

11100500619 Bogotá barrido sisben ii 585075856

1,373,104.00 - 1,373,104.00

11100500620 Banco Bogotá Cta 585078926 10,734,373.00 - 10,734,373.00

TOTAL 58.717.345.78

SUBESTIMACION


1110 BANCOS

111005002 Banco de Colombia 489,821.42

22,961,927.01 22,472,105.59

Banco agrario Cta 0-1563-0-01031-0

0 5,037,798.40 5,037,798.40

Banco Agrario- Depósitos judiciales 0 351,000.00 351,000.00

TOTAL 27.860.903.99

CUENTA 12 INVERSIONES La cuenta 12 INVERSIONES presenta Subestimación por valor de $ 570.020, debido a que los dineros invertidos en acciones no están registrados en el balance. (Ref. Ain) SUBESTIMACION


12 INVERSIONES

Acciones Empresa de energía de Boyacá 0 550,020 550,020



TOTAL 570,020

CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 95.415,721.96 debido que el municipio no cuenta con los soportes que validen las cifras reveladas en el balance en lo correspondientes a predial unificado (REF: Arxc) INCERTIDUMBRE


13 RENTAS POR COBRAR 95,415,721.96

1305 VIGENCIA ACTUAL 0.00 0.00


95,415,721.96 0.00 95,415,721.96

TOTAL 95,415,721.96

CUENTA 14 DEUDORES

La cuenta deudores muestra una sobreestimación por valor de $ 16.489.177.84 que corresponde al mayor valor registrado en el balance por concepto del dinero que le adeudan a la Empresa Aguas de Márquez APC y una incertidumbre por $ 111.733.650.76 deuda que no está soportada. (REF: Adeu)

SOBREESTIMACION


1408 SERVICIOS PÚBLICOS

140802 Servicio de acueducto 42,504,000.00 26,014,822.16 16,489,177.84

TOTAL 16,489,177.84

INCERTIDUMBRE


1408 SERVICIOS PÚBLICOS

140803 Servicio de alcantarillado 6,644,000.00 0.00 6,644,000.00

140804 Servicio de aseo 6,644,000.00 0.00 6,644,000.00

1424 Recursos entregados en administración 98,445,650.76 0.00 98,445,650.76

TOTAL 111,733,650.76

CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La cuenta presenta incertidumbres por valor de $ 3.629,867.994.11 debido a que el municipio no cuenta con los certificados de libertad de los bienes inmuebles que demuestren la propiedad de los mismos, además los muebles y equipos no aparecen en el inventario; sobrestimaciones por $ 35.660.851.00 y subestimaciones por $ 54.880.483 por el registro erróneo de saldos. (Ref. Appe)

INCERTIDUMBRES



1605 TERRENOS 781,056,004.12 0.00 951,888,995.88

1640 EDIFICACIONES 1,287,861,069.77 0.00 2,291,029,328.23

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 51,765,000.00 0.00 51,765,000.00

1660 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 56,190,000.00

0.00 56,190,000.00

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

68,585,702.00 0.00 68,585,702.00

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

87,372,900.00 0.00 87,372,900.00

166006 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION

16750201 Volqueta Placa OEO-168 58,310,000.00

58,310,000.00

0.00

16750203 Vibro Compactador 20,000,000.00 0.00 20,000,000.00

16750204 Buseta OQF178 35,000,000.00 69,837,500.00

34,837,500.00

16750208 Moto Niveladora 103,036,068.00 0.00 103,036,068.00

TOTAL 3,664.705494.11

SOBREESTIMACION

CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIAS

1675 EUIPO DETRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION

16750202 Volqueta Placa OXE381 50,000,000.00 15,000,000.00 35,000,000.00

16750205 Ambulancia 15,000,000.00 14,339,149.00 660,851.00

TOTAL 35,660,851.00

SUBESTIMACION

CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIAS


16750206 Moto Placa MNT95 700,000.00 3,050,000.00 2,350,000.00

16750207 Retroexcavadora 88,168,617.00 105,861,600.00 17,692,983.00

16750204 Buseta OQF178 35.000.000.00 69.837.500.00 34.837.500.00

TOTAL 54,880,483.00

CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbre debido a la falta de soportes que permitan determinar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance. (Ref. Abbup) INCERTIDUMBRE

CATEG

DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES

1705 EN CONSTRUCCION 191,317,302.00 0.00 191,317,302.00

1710 SERVICIO 4,751,878,606.48 0.00 4,751,878,606.48

TOTAL 4,943,195,908.48

CUENTA 19 OTROS ACTIVOS La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial presenta una subestimación por $2.706.652.167.96 en razón a que el saldo registrado en el balance no corresponde a lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con corte a 31 de diciembre de 2011. SUBESTIMACION

CUENTA CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA

19 OTROS ACTIVOS


43.977.007.00 2.750.629.174.96

2.706.652.167.96

TOTAL 2.706.652.167.96

CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR La cuenta 24 presenta una subestimación por $ 18.140.000.00 debido a que el balance no registra dos de las cuentas constituidas a 31 de diciembre de 2011 y una incertidumbre por valor de $ 2.083.790.00 por la falta de soportes. SUBESTIMACION



Cuentas por pagar constituidas a 31-12-2011 0.00 18,140,000.00 18,140,000.00

TOTAL 18,140,000.00

INCERTIDUMBRE



2401 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

240101 Bienes y servicios 2,083,790.00 0.00 2,083,790.00

TOTAL 2,083,790.00

14.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO O NEGATIVO Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al municipio de Viracachá a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas. El Municipio de Viracachá debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas que se encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como son: bancos, Inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, otros activos, deuda pública, cuentas por pagar, pasivos estimados. En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio de Viracachá no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. . ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA CPT.

14.7 CONCLUSIONES

Existe desorden en el archivo de documentos relacionados con los soportes de tesorería, específicamente lo que tiene que ver con conciliaciones y extractos bancarios.

El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de

impuesto predial clasificada por edades, beneficiarios y monto, entre otros aspectos; además el balance no registra la subcuenta correspondiente a predial vigencia actual.


El manejo en el control de los bienes inmuebles del municipio no es el adecuado en razón a que existen bienes con escritura que no están registrados en el balance, bienes revelados en el balance que no poseen escritura e inventarios que no registran la totalidad de los bienes.



El balance incluye la cuenta 1505 -bienes producidos- cuenta que no debe registrarse en razón a que el municipio no realiza procesos de transformación, explotación, cultivo o construcción y además no se encuentran disponibles `para la venta.

El balance no revela de manera clara las características de identificación del equipo de transporte, tracción y elevación,

La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por valorización de los bienes de propiedad del municipio.

Existen cuentas sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbre como son bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, operaciones de crédito público, cuentas por pagar pasivos estimados, provisión para pensiones.

El Sistema de Control Interno Contable del municipio no opera, pues no cuenta con un funcionario encargado del Sistema de Control Interno lo cual lleva a no poder garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.


El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.






establecido por la Contaduría General de la Nación. Incluir en el balance las cuentas valorizaciones y provisión para contingentes.

Designar al funcionario encargado de las funciones de control.




Establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de garantizar la producción de información razonable y oportuna.

Organizar adecuadamente los archivos relacionados con la información contable.

CUADRO DE HALLAZGOS

MUNICIPIO VIRACACHA

REPRESENTANTE LEGAL: JOSE VICENTE VARGAS PATIÑO

FECHA DE REPORTE: 23 DE ABRIL DE 2012

VIGENCIA 2011


Código Cuenta SOBREESTIMACION SUBESTIMACION INCERTIDUMBRRE

11 EFECTIVO

1105 CAJA 1.87

1110 BANCOS

11100500101 ISAGEN Cta 37105389-3 37.65

11100500104 Personería Cta 371-05413-1 0.10

11100500611 Fondo Maquinaria Banco Bogotá 585069354

3.50

11100500613 Banco Bogotá Cta 585070006 0.10

11100500615 Banco Bogotá Cta 585069370 5.33

11100500619 Bogotá barrido sisben ii 585075856

1.37

11100500620 Banco Bogotá Cta 585078926 10.73

111005002 Banco de Colombia 22.47

Banco agrario Cta 0-1563-0-01031-0

5.04

Banco Agrario- Depósitos judiciales

0.35

12 INVERSIONES 1

13 RENTAS POR COBRAR 95.41

140802 Servicio de acueducto 16.49

140803 Servicio de alcantarillado 6.64

140804 Servicio de aseo 6.64

1424 Recursos entregados en administración

98.44


1605 TERRENOS 951.89

1640 EDIFICACIONES 2.291.03

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 51.76

1660 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO

56.19

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

68.58

1670

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

87.37

1675 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION

157.87

16750202 Volqueta Placa OXE381 35.00

16750205 Ambulancia 0.66

16750206 Moto Placa MNT95 2.35

16750207 Retroexcavadora 17.69

16750204 Buseta OQF178 34.83

17


1705 EN CONSTRUCCION 191.31

1710 SERVICIO 4,751.87

19 OTROS ACTIVOS


2,706.65


Cuentas por pagar constituidas a 31-12-2011

18.14

2401 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

240101 Bienes y servicios 2.08

TOTAL 54.02 2,808.52 8,875.86

15. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE CHIQUINQUIRÁ

15.1 ALCANCE La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de 2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva , obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.

15.2 COBERTURA Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 de la ESE HOSPITAL REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA, en el activo se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.

15.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR.

Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la E.S.E.

HOSPITAL REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA, correspondiente a la vigencia 2010, no se halló compromiso por parte de la administración municipal sobre glosa contables alguna que pudiera originar plan de mejoramiento.

15.4 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros de la ESE HOSPITAL REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA se pueden establecer que la cuenta 1999 de Valorizaciones no se encuentra reflejada en los estados financieros situación que impacta negativamente en el Patrimonio Se observó igualmente que no se encuentra incorporada a los estados financieros la edificación donde desarrolla las actividades la Entidad Prestadora de Salud situación que impacta negativamente en el Patrimonio

15.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO En los informes de control interno contable se pudo establecer que se encuentran debidamente identificados los procesos contables. De acuerdo al diligenciamiento del formato actualizado de control interno contable, dio como resultado lo siguiente:



OBTENIDO



1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5 ADECUADO


1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 5 ADECUADO


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,6 ADECUADO


4,8 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5 ADECUADO

Con relación a lo anterior, se pudo establecer que la Oficina de Control Interno realiza sus funciones de manera confiable garantizando la oportunidad y utilidad de la información para la toma de decisiones por parte de la Entidad Prestadora de Servicios; sin embargo se hace necesario la optimización de algunos procesos para que estén integradas las dependencias administrativas y contables.


Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas.

En Cartera se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina de facturación y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los beneficiarios.

Mayor comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y contabilidad para el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora de Servicios Hospital Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.

Se debe imprimir mayor dinamismo para recuperación de cartera a efecto de evitar unos incrementos sustanciales en el valor de la misma.

En la dependencia de facturación y en el ejercicio médico se deben evitar errores que incidan en la conciliación de glosas.

15.6.2 Específicos

Dentro del grupo efectivo se encontró saldo de $5.561.000, de los cuales 3.653.851 corresponde a depósitos realizados por los pacientes mientras legalizan el valor total del servicio. Para lo cual consideramos que este valor debe ser reflejado en una cuenta control diario a fin de que no afecte el valor real de la caja

Cotejados todos los valores que nos muestra en el Balance con los reportados en el Almacén se encontraron diferencias en los códigos señalados.

Cabe advertir que el Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL REGIONAL del municipio

de CHIQUINQUIRA, se encuentra sin titularizar y no se visualizó diligencias tendientes a lograr la propiedad del referido bien, para luego ser incorporado dentro del balance en la cuenta de orden.

Dentro del grupo de terrenos se puedo establecer la titularización del lote de terreno donde

funciona la ESE mediante cédula catastral Nº 010100300016000 y folio de matrícula inmobiliaria 072-72021 de fecha 19 de enero de 2006, propiedad ésta que no ha sido valorizada lo cual incide en forma negativa dentro del patrimonio de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL, por consiguiente no está contemplada dentro del balance a 31 de diciembre de 2011.

Se estableció que revisados los soportes de la cartera de deudores se presenta un incremento sustancial en la cartera corriente del 31% y del 182% en la superior a un año, para un crecimiento promedio total del 52%, pasando de 6.506.743.000 en el año 2010 a 9.880.203.960,53 en el año 2011, valores sin tener en cuenta la provisión de cartera; en este orden de ideas es procedente recomendar que acudan a estrategias de evaluación y seguimiento permanente y estricto en el control del cobro y de la contestación y conciliación de glosas

15.7 OPINIÓN CONTABLE Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL del Municipio de CHIQUINQUIRA y teniendo en cuenta las normas de general aceptación, los informes financieros contables y las pruebas efectuadas a los documentos y registros de contabilidad, arrojan un porcentaje de inconsistencias del 3.7% lo que nos permite emitir dictamen CON SALVEDADES SALVADOR PEÑA CORTES T.P. 23-326

15.8 CONCLUSIONES

Depuración de algunas cuentas con saldos pequeños y sin movimiento.

Incoherencia entre la información revelada por la oficina de facturación y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los beneficiarios.

Escasa comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y contabilidad para el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora de Servicios Hospital Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.

No hay dinamismo para recuperación de cartera a efecto de evitar unos incrementos sustanciales en el valor de la misma.

Se presentan errores en la conciliación de glosas, en la dependencia de facturación y en el ejercicio médico.

No existe una cuenta control diario que separe el recaudo de facturación con el valor

depositado por los pacientes mientras legalizan el valor del servicio.

Cotejados todos los valores que nos muestra en el Balance con los reportados en el Almacén se encontraron diferencias en los códigos señalados en el cuerpo del informe.

El Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL REGIONAL del municipio de

CHIQUINQUIRA, se encuentra sin titularizar y no se visualizó diligencias tendientes a lograr la propiedad del referido bien, para luego ser incorporado dentro del balance en la cuenta de orden.

No se ha Valorizado el terreno donde funciona la ESE HOSPITAL REGIONAL del

municipio de CHIQUINQUIRA, mediante cédula catastral Nº 010100300016000 y folio de matrícula inmobiliaria 072-72021 de fecha 19 de enero de 2006.

Adolece de estrategias para el cobro de glosas toda vez que se observa un incremento sustancial en el valor de las mismas.


Depurar de algunas cuentas con saldos pequeños y sin movimiento.

Buscar coherencia entre la información revelada por la oficina de facturación y la registrada en contabilidad a fin de distinguir con claridad los beneficiarios.

Establecer comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y contabilidad para el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora de Servicios Hospital Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.

Dinamizar la recuperación de cartera a efecto de evitar incrementos sustanciales en el valor de la misma.

Evitar errores en la conciliación de glosas, en la dependencia de facturación y en el ejercicio médico.

Establecer cuenta control diario que separe el recaudo de facturación con el valor

depositado por los pacientes mientras legalizan el valor del servicio.

Evitar diferencias en los valores mostrados en el Balance con los reportados en el Almacén.

Realizar gestión a fin de titularizar el Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL

REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA.

Valorizar el terreno donde funciona la ESE HOSPITAL REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA. Establecer estrategias para el cobro de glosas toda vez que se observa un incremento sustancial en el valor de las mismas.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MUNICIPIO DE CHIQUINQUIRA


No. HALLAZGOS (1)

CÓDIGO (2)

NOMBRE CUENTAS (3)

HALLAZGOS (MILES DE PESOS)


Subestimaciones (5)

Incertidumbres (6)

Observaciones (7)

16

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1 1675

EQUIPO DE TRACCION Y ELEVACION

10,7

CON SOPORTES

2 1660

EQUIPO MEDICO CIENTIFICO

201

CON SOPORTES

3 1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

23,3

CON SOPORTES

4 1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

80,6

CON SOPORTES

5 1670 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION

117,3 CON SOPORTES

6 1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA, Y H

18,9

CON SOPORTES

7 24 CUENTAS POR PAGAR0 0.05

CON SOPORTES

SUBTOTAL 243,5 208,7 Como se observa la suma de los hallazgos es el 3,7% del total del activo del Balance, en consecuencia la opinión es CON SALVEDADES.

TOTAL HALLAZGOS 452,3





OBTENIDO



1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5 ADECUADO


1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 5 ADECUADO


1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,6 ADECUADO


4,8 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5 ADECUADO

16. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE MIRAFLORES

16.1 ALCANCE

La auditoria al Balance a la ESE HOSPITAL REGIONAL DE MIRAFLORES, comprende la evaluación con relación a la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo.

16.2 COBERTURA

Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011, presentado por la ESE HOSPITAL REGIONAL DE MIRAFLORES, en el Activo se tomó un 80% del total de la muestra, que corresponde a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera: En la cuenta efectivo un 100%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos un 80%. Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 90% del total de sus cuentas que se distribuyen de la siguiente manera: En las cuentas por pagar un 100% y en la cuenta de obligaciones laborales un 100%, en la cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.

16.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR El equipo auditor, pudo corroborar que a la ESE Hospital Regional de Miraflores, la Contraloría General de Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro vigencias anteriores. Por lo tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o observaciones plasmadas en informes anteriores.

16.4 ANALIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO El ejercicio auditor observa que las Cuentas de mayor impacto dentro del Balance con relación al Activo de la ESE Hospital Regional de Miraflores, están representadas en Propiedad Planta y Equipo con un 75.09% y la cuenta Deudores, con un porcentaje del 17.01 %, evidenciándose que las bases de datos tanto de una como de la otra, se encuentran desactualizadas.

16.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Comisión Auditora tomó el informe de control interno contable que la ESE Hospital Regional de Miraflores, envió a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ a través de pruebas

selectivas de lo que allí se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de esta evaluación no corresponden absolutamente con la realidad, toda vez que en este en el Hospital el sistema de control interno no está ni implementado, ni documentado, y mucho menos en funcionamiento. Todo lo anterior, en cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio de 2008, a través de la cual se establecieron los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas. Se estableció igualmente que no existe evidencia de ninguna índole, que el balance General y el estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad. No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad, como se estableció a través de revisión de procesos de verificación de recaudo de ingresos. Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte (31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros se encuentran desactualizados. De otro lado, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad del municipio, se carece de inventarios tanto a nivel general como individuales y mucho menos en el sistema, por lo cual no se pudo evidenciar si se posee la titularidad, de los inmuebles de propiedad del Hospital Regional del municipio de Miraflores. Es preciso señalar, que para realizar la evaluación del Sistema de Control interno Contable del Hospital Regional de Miraflores se tuvo en cuenta aspectos relacionados con las actividades de identificación, clasificación, registro y ajustes, elaboración y presentación de Balance General, informes y reportes contables. En este sentido y dando cumplimiento a lo reglado en el artículo 80 de la Resolución 5993 de 2008 emanada de la Contraloría General de la República, se emite opinión soportada sobre los hallazgos relacionados en el informe de auditoría, como los siguientes: La ESE Hospital de Miraflores incorporó al proceso contable la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones que afectaron la estructura financiera, económica, social y ambiental. Así mismo efectuó la mayoría de los registros con base en los documentos soportes idóneos origen del hecho económico y otros carecen de estos. Se generan los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares y siguen los lineamientos establecidos en el plan general de contabilidad pública, están debidamente oficializados mediante acta de apertura y presentan la información de acuerdo con los estados, informes y reportes contables, presentó oportunamente los reportes a la Contaduría General de la Nación. La ESE Hospital Regional de Miraflores, elabora oportunamente las conciliaciones bancarias para control del efectivo, las cuales son elaboradas por el profesional que realiza la Contabilidad de la ESE, para finalmente cruzarla con la persona que realiza esta función en la entidad, a manera de autocontrol. La ESE Hospital de Miraflores cuenta con software (SYSMAN) para el registro contable, se evidencia que es eficaz ante lo que se exige, tanto para registro, como para producir información contable en forma ágil y oportuna, obteniéndose saldos de manera inmediata de las cuentas del estado financiero. Así mismo existe correlación entre las diferentes áreas contables del municipio. Sin embargo cabe decir que el Hospital muestra una gran falencia, ya que no cuenta con una persona que desarrolle las funciones inherentes a la tesorería, donde se tenga la responsabilidad del recaudo, manejo y consignación de dineros propios del erario del Hospital. Por tanto, ante la carencia de tesorería se evidencia grandes debilidades en el manejo de dineros. De igual forma se estable que existe solo una persona encargada de las actividades de contabilidad y presupuesto,

además es quien elabora comprobantes de egresos, aspectos estos que serán tocados en los hallazgos específicos. De la misma manera, se constató que la administración del Hospital no tiene implementada ni ejecuta una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la calidad de la información. No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable de lo que se concluyó que la oficina asesora de Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley 87 de 1993 y Resolución 357 de julio de 2008, en lo atinente. La Evaluación promedio de cada una de las calificaciones de los diferentes Ítems obtuvo un puntaje de 4.0. SATISFACTORIO.

16.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 16.6.1 Generales La ESE Hospital Regional de Miraflores no mantiene un archivo contable centrado solamente en

un área, donde se pueda tener acceso de forma eficaz y rápida. La cartera se encuentra sobreestimada por efecto de las consignaciones por identificar las

cuales ascienden a - 28 millones de pesos.

La cuenta depósitos entregados en administración, fondos de cesantías donde se encuentran consignados los recursos disponibles para atender el pasivo por retroactividad de cesantías no se encuentra conciliada en lo referente al Fondo Nacional del Ahorro, ya que existe dificultad para trámite de los extractos.

La cuenta 291090 otros ingresos recibidos por anticipado se encuentra en proceso de

conciliación por parte de tesorería, cartera, facturación y contabilidad; el cual no supera los diez millones de pesos.

No se establece reunión alguna por parte del Comité de Sostenibilidad Financiera, con el

propósito de efectuar y/o aprobar acciones de ajustes a cuentas.

A 31 de diciembre de 2011 se realizó toma física inventarios de almacén, el cual se establece que a pesar de coincidir el valor total del grupo de Propiedad Planta y Equipo, con lo reportado en el Balance, no fue posible que dicho inventario se mostrara por agrupaciones. Físicamente se constató algunas de las existencias con el inventario, encontrando acorde a lo registrado.

16.6.2 Específicos EFECTIVO.-11 Corresponde al saldo existente en caja y cuentas bancarias conceptos que se encuentran conciliados. En el saldo de caja se reportan $2.855.990 correspondientes a depósitos dejados a 31 de diciembre, dineros estos que fueron consignados el día 3 de enero de 2012. De igual forma se evidencia en Cartera una serie de Letras de Cambio dejadas en depósito por parte de los usuarios, por valor de $4.571.432, como contraprestación de los servicios de salud, valor este que no se establece contabilizado y por ende reflejado en el Balance General, en la cuenta correspondiente a Deudores, al igual que no son tenidas en cuenta por parte del asesor jurídico para hacer efectivo su pago. A la fecha de corte los saldos son los siguientes:

CONCEPTO DIC. 011 Caja 2.855.990 Depósitos Institucionales Financieras 9.562.306 Ante el respectivo cruce con los documentos soportes, obtiene una diferencia de $-28.710.227 por lo que éste Equipo Auditor determina que existe una SOBREESTIMACION, en la cuenta 1110. En la cuenta 566-7 del Banco Davivienda según balance se arroja el valor de $2.601.785 y con el respectivo cruce de la conciliación se evidencia la suma de - $45.215.52. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. De igual manera se deja establecido que en los procedimientos de recaudo de efectivo se evidencia falta de controles, que aunado a la falta de Tesorero y/o funcionario que realice esta actividad, evidencia un llamado de atención al ejecutivo para la toma de medidas que permita que las funciones de recaudo sea responsabilidad de un determinado funcionario, quien este encargado del recaudo, consignación y registro de efectivo. Porque de igual manera se estableció que las consignaciones se hacen con lapsos hasta de diez días por el conductor de la ambulancia, cuando se debería estar entregando diariamente de parte de las cajas que actualmente maneja la entidad al Tesorero respectivo. Así mismo se pudo establecer que no existe seguridad alguna para salvaguardar el dinero recaudado por las cajas, además que el sitio donde se atiende el público es muy deficiente, húmedo y carece de las más mínimas comodidades para atención de usuarios. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. La ESE Hospital de Miraflores maneja el valor de $2.500.000 por concepto de Caja Menor. Al realizar seguimiento al manejo de dineros, se establece: El valor total $2.500.000 son manejados en efectivo y guardados en un cajón de escritorio, sin seguridad como se exige, desconociéndose que se debe manejar en cuenta corriente, los recibos soportes de esta, como son los tiquetes de transporte, carecen de nombre del beneficiario y sin la debida orden de comisión, se desconoce la finalidad del manejo de Caja Menor, cual es de aquellos gastos urgentes e imprescindibles, pues en la resolución de su constitución se establece que se pagarán viáticos y gastos de viaje, se evidencia siempre que se hace reintegro de caja, que el valor de $2.500.000 es demasiado alto para el Hospital, por cuanto se reintegra siempre entre 400 y 500 mil pesos, lo cual significa que se podría disponer para Caja menor de alrededor de un millón de pesos. Así mismo se observó que no existe control alguno por persona distinta al funcionario que la maneja, es decir, no se realiza arqueos tanto por Control Interno, o Subdirección Administrativa, como procedimiento de control y legalidad, pues situaciones como las establecidas en el hecho de dejar permanentemente el valor de $80 mil pesos en portería, para casos fortuitos en ser utilizados por la ambulancia (combustible), se requiere tomar otra clase de medidas para estas situaciones. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes a la correspondiente resolución de Caja Menor. INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS.-12 INVERSIONES ADMINISTRACION EN LIQUIDEZ.-1201 Presenta un saldo por valor de $417.191.507 y corresponde a la cuenta global de Cesantías que maneja la empresa en Fondos de Cesantías. Adicionalmente en la cuenta 1207 registra un saldo por valor de $66.576.100, saldo que se registra en COOSBOY. Al realizar el respectivo cruce con los documentos soportes, (extractos Porvenir, ING, FNA) se obtiene:

Según Balance $417.191.507 y según documentos soportes $424.031.163, arroja una diferencia de $6.839.629, lo cual presenta una SUBESTIMACION frente a lo arrojado en esta cuenta. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. PATRIMONIALES NO CONTROLANTES

Corresponde a aportes de la ESE Hospital de Miraflores en la cooperativa de Organismos de Salud de Boyacá –COOSBOY, en calidad de asociado de dicha entidad, con 5.80%. CONCEPTO DIC. 011 Inversiones Patrimoniales no controlantes 66.576.100 Por consiguiente y al realizar el respectivo cruce con documentos soportes de establece una diferencia de 50 mil pesos, por lo que no es relevante y se obtiene razonabilidad y coherencia en lo arrojado en el Balance.

DEUDORES – 14

SERVICIOS DE SALUD.-1409 Refleja en el balance de la ESE Hospital Regional de Miraflores, las cuentas por cobrar, correspondiente a los Servicios de Salud, por el valor de $1.313.114.050, cifra que equivale al 17% del Activo. Dada la naturaleza de la entidad, la cuenta Servicios de Salud se clasifica en Plan Obligatorio de Salud, con el 26.87%, Plan Subsidiado de Salud con el 61.85%, Servicios de Salud a entidades con régimen especial 6.13%, Riesgos Profesionales ARP con el 0.59%, Atención accidentes de tránsito SOAT con el 1.50%, Atención con cargo a recursos de accidentes de salud con el 1.38% y otras cuentas por cobrar de servicios de salud con el 1.66%, lo cual permite deducir el gran impacto que tiene el servicio de salud del régimen subsidiado y en menor medida lo relacionado con el Plan Obligatorio de Salud. Se evidencia en Cartera una serie de Letras de Cambio dejadas en depósito por parte de los usuarios, por valor de $4.571.432, como contraprestación de los servicios de salud, valor este que no se establece contabilizado y por ende reflejado en el Balance General, en la cuenta correspondiente a Deudores, por lo cual consideramos que hay SUBESTIMACION por este valor. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. Dada la participación de las empresas prestadoras de servicio de salud dentro de la cuenta Deudores, se efectuó verificación de los registros de facturación. Saludcoop EPS. Corresponde a prestación de servicios de salud del Plan Obligatorio de Salud, el valor reflejado a nivel de auxiliar en el Balance, es de $243.277.100, el que coincide con lo verificado en el Sistema, que corresponden a 68.95% del total de esta clase de servicio. Según edad de cartera el 57.24% está entre 91 y 180 días; y el 42.76% menor a 60 días, lo cual da a entender que no existe mayor dilatación en sus pagos. Coosalud Corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el Balance es de $153.563.072 y corresponde al 18.91% del total de esta clase de servicio. Según edad de cartera la totalidad del valor es menor a 60 días. Se verifico que de este valor (mediante acta de conciliación del 27 de mayo de 2011 y con corte al 28 de febrero del mismo año), la suma de $146.172.249 corresponde a cartera por facturación, siendo abonado a la ESE mediante cuatro pagos de $33.977.691. Por lo tanto se concluye que se manejo con grado aceptable la cartera con esta empresa.

Emdisalud ESS. Igualmente corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el Balance es de $374.192.861 y corresponde al 46.07% del total de esta clase de servicio; su valor está soportado mediante acta y facturación dentro del sistema de control de la ESE. Se estableció que de este valor total a 31 de diciembre de 2011, la suma de $312.293.919 corresponde a valor conciliado a 31 de marzo de 2011, como deuda de años anteriores, es decir desde septiembre de 2004. Se verificó que el valor conciliado, la empresa empezaría a pagarlo a partir del 25 de septiembre de 2011, con cuotas de 39.036.739.39, y hasta abril de 2012. Lo anterior no se ha cumplido, ya que lo abonado correspondería en parte a cartera antigua, y en parte a lo posterior a la fecha de conciliación; sin embargo se pidió por parte de la ESE, aclaración a Emdisalud para que especifique a que corresponden los pagos. Comfaboy. Corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el Balance es de $121.235.696 y corresponde al 14.92% del total de esta clase de servicio; su valor esta soportado mediante facturación dentro del sistema de control de la ESE. Según edad de cartera la totalidad del valor es menor a 60 días. Caprecom. Corresponde igualmente al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el Balance es de $113.684.411 y corresponde a casi el 14% del total de esta clase de servicio; su valor esta soportado mediante facturación dentro del sistema de control de la ESE. Según edad de cartera el 22% de esta es superior a 360 días y lo demás, menor a 60 días; sin embargo se estableció que los abonos que hace la empresa no se soportan o especifican a que facturación corresponde, por lo cual se presenta a nivel de la ESE cierta incertidumbre respecto a que se les ha pagado. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.

PROVISIÓN PARA DEUDORES – 1480

Se presenta en el Balance por valor de $13.274.236.55, y se hizo con base al total de cartera mayor a 360 días, excluido el valor de Emdisalud, Caprecom y Colombiana de Salud; por lo tanto el porcentaje aplicado para su cálculo fue del 15%, calculo acorde a las normas prescritas por la Contaduría General de la Nación.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO – 16 En Balance General este grupo presenta un valor de $5.739’060.640, equivalente al 75.09% del total del Activo; este valor coincide con el valor total del Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles. Verificadas particularmente algunas cuentas y subcuentas de este grupo se tiene: TERRENOS - 1605

Su valor está por $178’559.717 equivalente al 2.34% del Activo; en el Balance no se desagrega en Urbanos y Rurales, tal como si está en el Inventario. Efectuada revisión de las correspondientes cédulas catastrales, se verifica que coinciden con lo reportado en el Inventario; al efectuar comparación con la relación de predios suministrada por Almacén, se establece que los inmuebles no han sido objeto de valuación permanente, pues no se encontró avaluó de éstos, concluyendo que se encuentran desactualizados, en tal sentido la cuenta estaría en INCERTIDUMBRE, por el valor registrado. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. BIENES MUEBLES EN BODEGA – 1635 El valor incluido en Balance es de $5.660.348, equivalente al 0.074% del Activo; en el Balance no presenta a nivel auxiliar que permita identificar los bienes que integran la subcuenta Equipo de Comunicación y Computación. Revisado el inventario se encontraron relacionados los bienes, los

cuales a la fecha de la Auditoria, ya se encuentran en servicio, procediendo a su respectiva verificación, sin detectar irregularidad alguna.

EDIFICACIONES – 1640 Dentro del Balance General se presenta esta cuenta por valor de $4.755’989.491, equivalente al 62.23% del Activo. La subcuenta mediante la cual se desagrega es la de Edificios y Casas – 164001, la que está por ese mismo valor, sin discriminarse o especificarse cada bien. El valor coincide con lo reportado en el inventario, en el que si esta individualizados lo bienes, donde se especifican los inmuebles. Encontrando que la actual edificación que ocupa el Hospital se legalizó el año 2011, y según último avalúo del terreno y edificio por valor total de $4.404’003.891.14 data del 10 de octubre de 2003, por lo cual consideramos que el valor total de la cuenta se establece como una INCERTIDUMBRE por el valor de $351.985.600, evidenciándose que la entidad no está dando cumplimiento a la Resolución No. 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, donde se estipula que se debe efectuar el correspondiente avalúo técnico cada tres años, lo cual arroja que las cifras arrojadas en el Balance no son reales. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. EQUIPO MÉDICO CIENTÍFICO – 1660 En esta subcuenta, se revela y registra un saldo por la suma de $1.370’774.202, representa el 17.94% del Activo, se presenta por igual valor a nivel de subcuenta denominada equipo de laboratorio; Se verificó la existencia física de parte del equipo, evidenciando que no todo corresponde a la denominación de la subcuenta referida, por lo cual en el Balance se debe clasificar según la naturaleza del bien e igualmente presentar a nivel de auxiliar los bienes que la componen. Se debe tener en cuenta por parte de la entidad su reclasificación. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCIÓN Y ELEVACIÓN -1675 El valor presentado en Balance en esta cuenta, es por la suma de $213.416.438, clasificándose en Terrestre por valor de $195.354.478 y De Elevación por $18.846.960; no se detectó auxiliar para los bienes que integran estas subcuentas, ni para los costos de mantenimiento y reparación en que se han incurrido en el transcurso del tiempo. El valor de las subcuentas anteriormente citadas se corroboró con lo incluido en el Inventario, donde se concluye que para la primer subcuenta hay correspondencia, mientras que para la segunda no, ya que solo se detectó el equipo denominado Montaplatos, cuyo valor esta en inventario por $14.999.960, existiendo una diferencia respecto a lo reflejado en Balance por valor de $3.062.000. Por otra parte se efectuó verificación física a los vehículos que integran la cuenta, encontrando total correspondencia. Teniendo en cuenta estas consideraciones, se determina una SOBREESTIMACION en el valor señalado en la cuenta -1675. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. VALORIZACIONES - 1999 Dentro del Grupo Otros Activos presentado en el Balance a 31-12-2011 por la ESE, no se incluye la cuenta Valorizaciones, ya que no existe avaluó reciente que de soporte técnico para su valorización; por lo tanto en el Patrimonio no se incluye la contrapartida contable. Por lo tanto el Hospital no tiene clasificada esta cuenta en su Balance. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. CUENTAS POR PAGAR.- 24

Este grupo de cuentas presenta el saldo de las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2011 a proveedores por valor de $184.233 miles. Se analizo el acto administrativo de constitución, según resolución número 136 de 31 de diciembre por valor de $187.160.305 y según resolución número 06 del 23 de marzo de 2012 emanada del CONFIS, se autoriza la adición de estas, por la suma de $187.160.305. Por lo que se obtiene una pequeña SOBREESTIMACION por la suma de $2.927.507. En general al revisarse los soportes de las cuentas por pagar, se determina que no se anexan actas de iniciación, parcial, liquidación, cuando esto se amerite y en compras de medicamentos ingresan directamente a farmacia sin hacerlo primero por control al almacén. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. OBLIGACIONES LABORALES.-25 El pasivo reflejado en este rubro corresponde a consolidación de prestaciones sociales del personal de planta, el pasivo de cesantías de retroactividad y de ley 50 por valor de 438.207.585 se encuentra debidamente garantizado con los recursos consignados en los fondos de cesantías a nombre del Hospital, como se estableció al realizar el respectivo cruce con los documentos soportes, existiendo razonabilidad y coherencia. PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS O DEMANDAS.- 2710 Provisión estimada para demandas de reparación directa y procesos laborales adelantados en contra de la institución, la provisión registrada corresponde a cálculo realizado por la Asesoría Jurídica de la ESE, Hospital de Miraflores. CONCEPTO DIC. 011

Litigios o Demandas 390.000.000 Se deja este valor en INCERTIDUMBRE por carecerse de documento soporte. Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes. RECAUDOS POR CLASIFICAR.-2905 Corresponde a abonos pendientes de clasificar y la cuenta 2010 corresponde a ingresos recibidos por anticipado, por valor de $9.723.000, que al analizarse con soporte nos arroja un valor total de $9.722.861, existiendo razonabilidad y coherencia. PATRIMONIO El patrimonio de la ESE está conformado por:

CONCEPTO DIC. 2011 DIC. 2010

Capital Fiscal 1.687.842.825 6.814.046 Utilidad o Excedente del Ejercicio 0 0 Superávit por Donación 4.865.708.832 0 Superávit por Valorización 0 0 Patrimonio Institucional Incorporado 209.556.351 0 TOTAL PATRIMONIO $6.621.010 que frente al año anterior se evidencia una disminución por la suma $6.753.78.

16.7 OPINION CONTABLE CON SALVEDADES Se efectúo Auditoria al Balance a la ESE HOSPITAL REGIONAL de MIRAFLORES, examinando los Estados Financieros e información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los procedimientos y las normas de Auditoria Generalmente aceptadas. En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo específico de estos rubros. La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que realizaron el trabajo de campo y presentaron el pre informe y el informe final, para el respectivo dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de 2012, arrojando valores tales como: SOBRESTIMACIONES por la suma de $31.772.230; SUBESTIMACIONES por valor de $11.411.061 e INCERTIDUMBRES $530.543317, el cual representa el 7.50% del total de activo de la entidad. . En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, presenta razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Hospital Regional de Miraflores, con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública, determinadas en el Plan de Contabilidad Pública por tanto el Dictamen es CON SALVEDADES. RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ CPT. 44.991-T

16.8 CONCLUSIONES Las notas explicativas a los estados contables, se elaboran con las formalidades establecidas

en el Régimen de Contabilidad pública.

No se realizan los ajustes contables pertinentes en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.

No se ha Iniciado el proceso de saneamiento contable de las cuentas de grupos 14 Deudores

en el cual se obtenga un valor real. Se cumple con la impresión mensualmente de los libros oficiales y auxiliares de contabilidad.

No se da cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y

numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva

entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes

No se realizan las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del

sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.

No se identifican debidamente los procedimientos y actividades que generan transacciones,

hechos y operaciones realizados en las diferentes dependencias y que se constituyen en proveedores de información del proceso contable.

No se Concilian periódicamente con los proveedores de información del proceso contable, ya

que se encontró diferencias de algunos registros con respecto a la información fuente primaria. No se cuenta con un funcionario que haga las veces de tesorero, quien tenga la

responsabilidad de recaudo del efectivo del Hospital. No existe un archivo eficiente y eficaz donde se evidencie de manera foliada y con cada

carpeta los ingresos, egresos, estados de tesorería mensualizados, boletines diario de caja y bancos, así como de almacén.

16.9 RECOMENDACIONES Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades

establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

Realizar los ajustes contables pertinentes en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados, a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.

Iniciar el proceso de saneamiento contable de las cuentas de grupos 14 Deudores en el cual se

obtenga un valor real. Imprimir mensualmente los libros oficiales y auxiliares de contabilidad.


36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes

Realizar las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema

contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.

Identificar debidamente los procedimientos y actividades que generan transacciones, hechos y

operaciones realizados en las diferentes dependencias y que se constituyen en proveedores de información del proceso contable.

Conciliar periódicamente con los proveedores de información del proceso contable, ya que se encontró diferencias de algunos registros con respecto a la información fuente primaria.

Definir e implementar los controles y realizar auto evaluaciones periódicas. Dar las funciones de tesorero a funcionario que asuma con responsabilidad cada una de las

funciones inherente al área, entre ellas el recaudo de todos los ingresos de la entidad., emitiéndose un boletín diario de caja y un estado de tesorería mensual.

Replantear la resolución de Caja Menor, en cuanto a su valor se refiere, teniendo en cuenta

que se legaliza la Caja, por valores que demuestran que debe ser en menor cuantía. Recomendar a la entidad que se realicen periódicamente reuniones del Comité de

Sostenibilidad Financiera, con el fin de que se ejecute y/o se apruebe acciones de ajuste a las diferentes cuentas que ameriten.

Crearse un archivo eficiente y eficaz donde se evidencie de manera foliada y con cada carpeta

los ingresos, los egresos, estados de tesorería mensualizados, boletines diario de caja y bancos, así como de almacén.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA

ESE HOSPITAL REGIONAL DE MIRAFLORES

3. AÑO 2011 4. FECHA DE REPORTE 13 DE ABRIL

DE 2012

CUENTAS


Observaciones

Hallazgo No. Código Nombre Sobreestim Subesti Invertid

11 EFECTIVO

1 Ot./ Depósitos 28.7

12 INVERSIONES ,

2 1201 Inversio. Admón. 6.8

14 DEUDORES

3 1409 Serv. Salud 4.6

16 PROPIED. PLANTA Y EQUIP

4 1605 Terrenos 178.5

5 1640 Edificaciones 351.9

6 1660 Equip. Méd Cien

7 167506 De elevación 3

Total 31.7 11.4 530.5


CALIFICACION

OBSERVACIONES


1.1



1


4.0

2


4.0

3


4.0

4


4.0

5


4.0


4.0


3.0


4.0


4.0


4.0

11


4.0


3.0

13


4.0



4.0


4.0


4.0

17


4.0

18


4.5


3.5


3.5


4.0



4.0


3.5


4.0


4.0


4.0


4.0


4.0


3.5


4.0


3.5


4.0


4.5




4.5


4.5


4.0

37


4.0


4.0


4.0


4.0

1.2.2


41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a

4.0

los organismos de inspección, vigilancia y control?


3.0


4.0


4.0


4.0


4.0

1.3




4.0


4.0


4.0


4.0


4.0


4.0

53


4.0


4.0

55


3.0

56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen

3.0

de Contabilidad Pública?


4.0

58


5.0


3.0


4.0

61


4.0


3.5


NÚMERO


PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN








1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 38.34 SATISFACTORIO




RANGO CRITERIO





17. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE MONIQUIRA

17.1 ALCANCE

En la auditoria al balance se efectuó la evaluación y revisión sistemática del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de cambios en el Patrimonio de la ESE Hospital del Municipio de Moniquira, para verificar la coherencia y veracidad de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011, con el fin de proferir el dictamen respectivo, basado en el marco conceptual de la contabilidad pública, catalogo general de cuentas del plan general de la contabilidad pública, y normas de auditoría generalmente aceptadas.

17.2 COBERTURA La auditoria abarcó los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger las cuentas a analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad. Se tomaron las principales cuentas, en promedio se cubrió el 90% del total de las cuentas del balance general. En el Activo, la cuenta efectivo se analizó el 100%, la cuenta deudores el 100%, la cuenta rentas por cobrar 100%, la cuenta propiedad planta y equipo un 80%, la cuenta otros activos un 80%. Del Pasivo las cuentas por pagar se estudiaron el 100%, la cuenta de obligaciones laborales el 80%, en la cuenta pasivos estimados el 80% y en la cuenta otros pasivos el 80%, de igual forma se verificaron las cuentas del patrimonio.

17.3 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas de la ESE Hospital del Municipio de Moniquira fueron: Cuenta 14 Deudores que representa el 28.71% de los activos, Cuenta 16 Propiedades Planta y Equipo que representa el 25.05% de los activos; cuentas que incidieron significativamente en el incremento del patrimonio de la Institución.

17.4 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es la valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una Entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y conceptuar si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable, la evaluación del control interno contable de la entidad le corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, de igual forma debe cumplir con lo determinado en la resolución 248 de 2007 que estableció la

obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno contable a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP. En la ESE Hospital del Municipio de Moniquira la responsabilidad del manejo del control interno contable se delegó a la Jefe de la Oficina de Control Interno doctora Edna Norhela Gutiérrez,. De la observación directa por parte de la comisión se determino:

La ESE Hospital del Municipio de Moniquira no ha implemento el manual de procesos y procedimientos contables incumpliendo con la resolución 354 de 2007

La ESE tiene implementado el comité de sostenibilidad de la información financiera dando cumplimiento a la resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. En la vigencia de 2011 se reunieron en cuatro oportunidades como consta en las actas, en esta se observa que se tratan temas de vital importancia para la Entidad dejan tareas con designación especifica del responsable para su cumplimiento, lo cual no se ha cumplido, como es el caso de la actualización del inventario de bienes muebles e inmuebles, la actualización y depuración de la cartera, el manejo de los inventarios de almacén, las bajas de elementos, lo cual se ve reflejado en el balance en las cuentas que traen saldos de vigencias anteriores sin soportes dando como resultado la no coherencia y razonabilidad de los estados financieros.

La jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar la información registrada en la contabilidad del Hospital y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. (Tesorería, Cartera, Almacén e inventarios entre otros)

No se sacan copias de seguridad de los archivos contables, ni se efectúan visitas para determinar la seguridad del Software de facturación y determinar si se está cumpliendo con el cobro real de la prestación de servicios de salud.

Un alto porcentaje de las operaciones contables realizadas por el Hospital no están respaldadas con documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.

La ESE no suministra la capacitación suficiente en el área financiera y contable a la persona encargada del control interno contable, lo cual trae como consecuencia la poca o nula revisión de los procesos y procedimientos contables.

La información financiera (balance general, estado de actividad financiera económica y social, estado de cambios al patrimonio y notas al balance), de conformidad con las normas de contabilidad deben contener el nombre y firma del representante legal, y contador, requisito que no cumple el Hospital en la presentación de sus estados financieros.

Cuando se tiene Revisor fiscal como es el caso del Hospital este debe validar los estados financieros a 31 de diciembre de 2011, lo cual no se cumplió.

Como resultado de la evaluación del sistema del control interno contable, de conformidad con la encuesta diligenciada por el jefe de control interno y la ponderación efectuada por esta comisión de auditoría nos arroja una calificación de 3.41, es decir en rango Deficiente.


En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, las normas y procedimientos

establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y preparación de documentos soporte.

El Hospital en la actualidad cuenta con tres (3) software para el manejo de la información, el SCAINE para el manejo de inventarios, el SAHI para el manejo de facturación y cartera y el SINFA para el manejo de contabilidad, tesorería y presupuesto, este último el Hospital lo tiene en calidad de arrendamiento y para el año de 2011 cancelo la suma de $5.687.500.

De los tres software, el que está funcionando es el SAHI manejo de facturación, el SINFA presenta problemas de reporte de informes en especial los de presupuesto, no se encuentra funcionando el SCAINE de inventarios razón por la cual el Hospital no cuenta con inventarios actualizados a 31 de diciembre de 2011, lo cual genera incertidumbre en los registros presentados en la cuenta 16 Propiedades planta y equipo. Los software no se encuentran integrados razón por la cual la información que se produce se hace en forma independiente lo que genera inconsistencias dando como resultado que los registros del balance general no sean coherentes ni razonables.

No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por el Hospital estén vinculados al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.

El Hospital no tiene implementados los manuales de procesos y procedimientos de área financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información de algunas áreas.


Los bienes, derechos y obligaciones del Hospital no están identificados de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administrados por la Entidad.

El Hospital no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la toma física de conformidad con las normas contables.

No se ha efectuado la depuración de los saldos que registran en el balance general de las diferentes cuentas del activo y pasivo con corte a 31 de mayo de 2009, los cuales deben estar debidamente documentados y soportados.

No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e inventarios del Hospital. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.


La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en forma individual

El Hospital no ha implementado el Reglamento Interno de recaudo de Cartera, documento que se constituye en un instrumento de consulta y orientación para la ejecución del proceso administrativo de cartera en sus etapas de Planeación, Organización, Coordinación y Control, para lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo. Incumpliendo con lo establecido en Ley 1066 de 2006 y sus Decretos reglamentarios.

La cartera paso de $3.096.066.411 de 2010 a la suma de $4.037.650.018 en el 2011 es decir se incremento en un 30.41%, que en pesos equivale a $941.583.609, lo que demuestra que no ha habido gestión de cartera para reducir el tiempo y el monto de la misma.


No hay control de la entrada y salida de medicamentos. No se lleva Kárdex


17.5.2 Específicos CUENTA 11 EFECTIVO Efectuado el cruce de la información registrada en el estado de tesorería con las conciliaciones y extractos bancarios y a su vez con los saldos registrados en el balance general a 31 de diciembre de 2011, se observó que las cifras reportadas son coherentes y razonables a excepción de la cuenta 1105 Caja que registra una Sobreestimación por la suma de $3.245.825 como se observa en la tabla siguiente.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE

TESORERÍA SOBREESTIMACION

SALDO DEBITO

VERIFICACIÓN

SUBESTIMACION

11 EFECTIVO 3,326,159,724 3,245,825

1105 CAJA 10,570,525 7,324,700 3,245,825

110501001

Caja General Hospital Moniquirá 10,570,521 7,324,700 3,245,825

CUENTA 12 INVERSIONES Al revisar la cuenta Inversiones, se observa que en el balance registran saldos con base en certificaciones que no están actualizadas a 31 de diciembre de 2011, en el caso de las acciones de Bavaria existen unos títulos del año 1998, no se encontró constancia actualizada. La certificación de COOSBOY es de noviembre.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBRESTIMA CION

NUEVO SALDO

VERIFICACIÓN

12

INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS

22,743,179

120201 ACCIONES ORDINARIAS 2,290,002

12020100 Acciones Ordinarias 2,290,002 32,382 2,257,620

1 Bavaria S.A

120203 CUOTAS O PARTES DE INTERÉS SOCIAL

20,453,177

120203001

Cuotas o partes de Interés Social COOSBOY

20,453,177 21,128,200 672,023

La subcuenta 120201001 Acciones ordinarias Bavaria S.A, registra un Sobreestimación por valor de $2.257.620

La subcuenta 120203001 Cuotas partes de interés social COOSBOY, registra una Subestimación por valor de $672.023

CUENTA 14 DEUDORES La cuenta Deudores es tal vez la más importante dentro del esquema de la administración de los Hospitales, en esta se ve reflejada la gestión de la venta de servicios de salud así como el cobro de cartera efectuado por la administración. Del estudio se observó que la ESE Hospital no ha efectuado la depuración a la cuenta deudores. Dentro de las cuentas 140901,140903,1409010,140911,140914 y140990, se presentan subcuentas que llevan más de un año inactivas y como tal deberían reclasificarse en la cuenta 1475 Deudores de difícil recaudo por valor de $36.098.732. De igual manera se verificó que dicha cuenta creció en un 30.41% del año 2010 con relación al 2011, lo que equivale en pesos a la suma de $941.583.609.En cuanto a la edad de la cartera las de más de 180 días y mayor a un año creció en promedio el 5%, lo que demuestra que no ha habido gestión de cartera a pesar de que la administración contrató un abogado externo al cual se la cancelan $2.700.000 mensuales, para la organización, depuración, clasificación y gestión de la cartera del Hospital. El mayor porcentaje de esta cuenta está representado por los deudores de venta de servicios de salud, efectuada la verificación se encontró que los registros presentados en el balance general con los soportes suministrados a esta auditoría son coherentes y razonables. La cuenta 1470 Otros Deudores presenta un saldo de $342.072.039 los cuales no fue posible su verificación por falta de documentos por consiguiente se presenta Incertidumbre CUENTA 15 INVENTARIOS La cuenta inventarios de un Hospital es vital para su funcionamiento, en especial la que hace referencia a la farmacia, si no se tienen inventarios actualizados, ni se cuenta con procedimientos para el manejo de la entrada y salidas de medicamentos, presentando un alto riesgo de pérdida. El Hospital no tiene inventarios actualizados de los elementos de almacén y farmacia ni se lleva un kárdex para el manejo de los medicamentos y/o elementos La cuenta 1518 Materiales para la prestación del servicio por valor de $207.342.839, genera Incertidumbre por no contar con los documentos soportes para su verificación. CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La ESE Hospital del Municipio de Moniquira cuenta con un software de manejo de inventarios llamado SCAINE, el cual no lo tienen en funcionamiento, como se observó en la visita efectuada al almacén, de igual forma se comprobó que no se tienen actualizados los inventarios de bienes muebles e inmuebles, no se encontró Kárdex para el control de los elementos, los inventarios de bienes muebles que nos presentaron no están actualizados ni valorizados, más del 95% de estos no tienen valor, no se encontraron actas de baja de elementos Como se puede observar en la tabla siguiente los registros efectuados en el balance general de las cuentas terrenos y edificaciones se hacen a nivel global, no los discriminan a nivel auxiliar (individualizados por predios). Los saldos presentados vienen del corte efectuado el 31 de mayo de 2009, los cuales no están debidamente soportados.

CÓDIGO NOMBRE

SEGÚN BALANCE


SOBREESTIMACION


16 PROPIEDADES, 3.124.646.168

1605 TERRENOS 216,941,000 166.644.000 50,297,000

160501001 URBANOS A 31 MAYO 2009 210,000,000 166.644.000

160502001 Rurales. Saldos a 31 Mayo 2009 6,941,000

No hay soporte

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 2,333,942,168

2,333,942,168

161501001

Hospital Regional de Moniquirá ESE Sede Barrio Ricaurte 2,333,942,168

2,333,942,168

1640 EDIFICACIONES 573,763,000 642,780,000 69,017,000

164001001 Edificios y casas Saldos 31 Mayo 2009 573,763,000 642,780,000 69,017,000

La cuenta 1605 Terrenos presenta una sobrestimación por valor de $50.297.000

La cuenta 1640 Edificaciones registra una subestimación por valor de $69.017.000

Las cuentas 1635 Bienes muebles en bodega, 1655 Maquinaria y equipo, 1660 Equipo médico y científico, 1665 Muebles, enseres y equipo de oficina, 1670 Equipo de comunicación y computación, 1675 Equipo de Transporte, tracción y elevación, 1680 Equipo de comedor, cocina y despensa las cuales suman $1.480.691.918, generan incertidumbre en razón a que no se tienen inventarios actualizados ni valorizados con los cuales fuera posible la verificación.

CUENTA 19 OTROS ACTIVOS La cuenta Otros activos la cual está integrada por las cuentas 1970 Intangibles con un saldo de $34.031.780 y la cuenta 1999 Valorizaciones con saldo de $2.249.162.000, registra Incertidumbre en razón a que no se encontraron los documentos soportes para la verificación. Los saldos presentados son los de vigencias anteriores con corte a 31 de mayo de 2009. CUENTA 25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL La cuenta 2505 Salarios y prestaciones sociales por valor de $473.122.954, genera incertidumbre si se tiene en cuenta que dicha cuenta no se ha depurado y el saldo que registran lo tomaron del corte que efectuaron el 31 de mayo de 2009 el cual no está documentado y/o soportado.


Se efectuó Auditoria al Balance al ESE Hospital del Municipio de Moniquirá, en la cual se revisaron y examinaron los Estados Financieros (Balance general, Estado de Actividad Financiera Económica y Social, estado de Cambios al Patrimonio y Notas al balance) e Información complementaria a 31 de diciembre de 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, como lo requiere las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas. De conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron en el activo SOBREESTIMACIONES por la suma de (miles de pesos) $55.799; SUBESTIMACIONES por valor de $69.689 e INCERTIDUMBRES por $4.313.300 para un total de hallazgos u observaciones por la suma de $4.438.788, equivalente a un 34.27% del total del activo, arrojando Dictamen Adverso. Este dictamen se emite teniendo en cuenta los hallazgos expuestos y validados en mesa de trabajo, realizada el día 18 de abril de 2012. SALVADOR PEÑA CORTES CPT 23326

17.7 CONCLUSIONES

El jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar la información registrada en la contabilidad del Hospital y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. (Tesorería, Cartera, Almacén e inventarios entre otros)

El Hospital no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración en la actualidad cuenta con tres (3) software para el manejo de la información, el SCAINE para el manejo de inventarios, el SAHI para el manejo de facturación y cartera y el SINFA para el manejo de contabilidad, tesorería y presupuesto, de los tres se está utilizando el de facturación y el contable pero este presenta fallas. La información que se produce se hace en forma independiente lo que genera inconsistencias dando como resultado que los registros del balance general no sean coherentes ni razonables.

El Hospital no tiene implementados los manuales de procesos y procedimientos de área financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información de algunas áreas y se está incumpliendo con la resolución 354 de 2007

La ESE Hospital no tiene inventarios actualizados de bienes muebles e inmuebles. A esta comisión le fue entregada una relación de bienes sin valor. Razón por la cual fue imposible verificar los saldos presentados en el balance general de la cuenta 15 Inventarios y 16 Propiedades planta y equipo.

No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por el Hospital estén vinculados al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.


Los bienes, derechos y obligaciones del Hospital no están identificados de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administrados por la Entidad.

El Hospital no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable es así que se traen saldos con corte a 31 de mayo de 2009 de las cuentas del activo y pasivo los cuales no están debidamente documentadas y/o soportadas.


La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en forma individual de conformidad con las normas contables

El Hospital no ha implementado el Reglamento Interno de recaudo de Cartera, documento que se constituye en un instrumento de consulta y orientación para la ejecución del proceso administrativo de cartera en sus etapas de Planeación, Organización, Coordinación y Control, para lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo. Incumpliendo con lo establecido en Ley 1066 de 2006 y sus Decretos reglamentarios.


Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable, si se tiene en cuenta que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.


Como el Control interno contable, es un proceso que está bajo la responsabilidad del representante legal, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.

Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.

Para que la información sea oportuna y veraz el Hospital debe adquirir e implementar un software que integre todas las áreas de la administración en la actualidad únicamente están integradas el área financiera (presupuesto, tesorería y contabilidad) no se encuentran integradas las áreas facturación, cartera, almacén e inventarios. Se debe revisar el contrato de arrendamiento del Software contable, si se tiene en cuenta que no está arrojando los informes requeridos lo cual puede llegar a constituirse en un presunto detrimento.

Se debe implementar el modulo de manejos de inventarios en especial el de farmacia, ya que en la actualidad no existe y su manejo registra irregularidades, presentando un alto riesgo de pérdida de medicamentos.

Debe dársele cumplimiento a resolución 354 de 2007, por lo cual el Hospital debe implementar el manual de procesos y procedimientos contables.

Se deben actualizar los inventarios para lo cual el Hospital debe efectuar el levantamiento físico de los bienes muebles e inmuebles con su respectivo valor y/o precio de referencia,

ubicación y estado en que se encuentra, para poder efectuar las depreciaciones de acuerdo a las normas contables. Es decir de forma individual y por centro de costos y no como se está haciendo en la actualidad que se aplico el método de línea recta pero en forma global.

Se debe tener en cuenta que la totalidad de las operaciones contables efectuadas por el Hospital deben estar soportadas con documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.

Se debe efectuar la depuración de la cuenta deudores si se tienen en cuenta que existen valores que se deben reclasificar y establecer las causas del crecimiento de la cartera de más de un año.

La administración debe dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1066 de 2006 y sus Decretos reglamentarios en lo referente a la implementación del reglamento de cartera, para lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo.

Teniendo en cuenta que el saldo de la cartera del Hospital se incremento en un 30.41% del año 2010 con respecto al 2011, se debe efectuar una revisión del contrato de prestación de servicios suscrito con la profesional Gloria Gómez Meléndez ya que en los términos en que se encuentra suscrito puede llegar a determinar un presunto detrimento.

Debe contabilizarse la provisión de cartera; la administración debe hacer la gestión correspondiente para su recuperación, puesto que la prescripción de ésta puede configurarse en detrimento lo cual conllevaría al inicio de un proceso de responsabilidad fiscal.

Se deben adquirir todos los títulos de los bienes inmuebles del Hospital

Debe darse cumplimiento al proceso de depreciación de los activos de conformidad con las normas de la Contaduría General de la Nación.

Teniendo en cuenta que el Hospital, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda a la gerente, se tomen las acciones pertinentes del caso, para la depuración de todas las cuentas que traen saldo a 31 de mayo de 2009, las cuales deben estar debidamente documentadas y/o soportadas.

Debe dársele estricto cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable

Debe implementar los procedimientos para establecer la responsabilidad de los funcionarios que ocasionen glosas en la facturación ya que estas pueden conllevar a un presunto detrimento.

En las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.


FORMATO No. 22




2. ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MUNICIPIO DE MONIQUIRA


No. HALLAZGOS (1)

CÓDIGO (2)

NOMBRE CUENTAS (3)



Subestimaciones (5)

Incertidumbres (6)

Observaciones (7)

1 1105 CAJA 3,2

2 120201

ACCIONES ORDINARIAS BAVARIA 2,2

3 120203

CUOTAS PARTES I.S. COOSBOY

0,6

4 1470 OTROS DEUDORES 342,0

6 1518

MATERIALES EN SERVICIO

207,3

7 1605 TERRENOS 50,2

8 1640 EDIFICACIONES 69

9 1635 a 1680

INVENTARIOS MUEBLES, EQUIPO

1.480,6

10 1970 INTANGIBLES 34

11 1999 VALORIZACIONES 2.249

12 2505

SALARIOS Y PRESTACIONES

473

SUBTOTAL 55,8 69,7 4.786,4 COMO SE OBSERVA LA PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS COORESPONDE AL 34.27% DEL TOTAL DEL ACTIVO, POR LO TANTO EL DICTAMEN ES ADVERSO

TOTAL HALLAZGOS 4.438,7

TOTAL ACTIVO 12.952

PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS

34.27%

DIRECCION OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

ENTIDAD: ESE HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA

JEFE CONTROL INTERNO: EDNA NORHELA GUTIERREZ FECHA DE ELABORACION: 21-03-12

CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA OBSERVA

1.1

ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.40

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3

1


3

2


3

3


3

4


1

5


1


3


4


3


3


3

11


4


3

13


5



3


4


4

17


4

18


5


5


3


4


3


2


4


3


4


4


5


3


3


4


5


4



3.70

34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad

4

Pública?


3


3

37


4


4


4


4

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA.DE LA INFORMACIÓN

4.00


4

42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social ?

2


4


4


5


5

1.3

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.90


2.9


2


3


1


4


2


2

53


3


2

55


3


4


3

58


5


2


5

61


2


3


NÚMERO


PUNTAJE OBTENIDO

INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.41 DEFICIENTE

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.40 DEFICIENTE




1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.95 DEFICIENTE


1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA 4.0

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.90 INADECUADO



RANGO CRITERIO





contralorÍa general de boyacÁ informe consolidado ...€¦ · teniendo en cuenta el balance...

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