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República de Colombia

Gobernación Departamento del Magdalena Secretaría General

“Magdalena Social Es la Vía” Cra 1 No. 15-16 Palacio Tayrona Teléfonos: 4346200 Ext. 137-138

MANUAL DE USUARIO

SOFTWARE INFODOC

Gestión Documental

Versión 2016.07

SANTA MARTA, COLOMBIA 2016




TABLA DE CONTENIDO

MANUAL DE USUARIO ................................................................................................................................... 1

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 3

INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................................... 3

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA ............................................................................................................. 4

RADICACIÓN CORRESPONDENCIA RECIBIDA ............................................................................................... 4

RADICACIÓN CORRESPONDENCIA ENVIADA ................................................................................................ 8

ASIGNAR RADICADO A PLANTILLA ............................................................................................................ 11

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA ......................................................................................... 13

ASIGNAR RADICADO A PLANTILLA ............................................................................................................ 15

FLUJO DOCUMENTAL ............................................................................................................................... 18

ASOCIAR DOCUMENTOS EXPEDIENTES ......................................................................................................... 19

ASOCIACIÓN DESDE MÓDULO PRINCIPAL ................................................................................................. 19

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ......................................................................................................................... 21

RELACIONAR COMUNICACIONES .............................................................................................................. 26

ENVIÓ DE COPIAS ........................................................................................................................................ 27

COPIAS INTERNAS .................................................................................................................................... 27

COPIAS EXTERNAS ................................................................................................................................... 29




INTRODUCCIÓN

Este documento está diseñado para ser una guía fácil y de rápida compresión para los usuarios de Infodoc. Se exponen aquí los principales aspectos de utilización. Infodoc cuenta con diferentes módulos funcionales; correspondencia, gestión de documentos y expedientes virtuales los cuales permiten realizar de manera eficiente el seguimiento y control de los procesos de gestión documental y archivo de la entidad.

INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema es importante tener en cuenta que el navegador recomendado es internet Explorer versión 8 o superior. Se debe tener instalada la fuente Code 32 Barcode y configurada la vista de compatibilidad. El link de acceso es infodoc.cloudapp.net/gm. Digite el usuario y contraseña definidos anteriormente por el administrador y de clic al botón enviar.




RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Para radicar una comunicación de clic en Correspondencia, Radicación de Comunicaciones Ordinarias, seleccione la clase de correspondencia a radicar (recibida, interna o enviada). RADICACIÓN CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Para radicar una correspondencia recibida debe pertenecer a un perfil radicador. De clic clase recibida, en área de origen por defecto muestra al área a la que pertenece el usuario, área de destino seleccione el área a la que va dirigida la comunicación.

En el campo entidad/persona de clic en la lupa y busque la entidad a seleccionar.




En la segunda columna en el botón editar cambie los datos necesarios y de clic en el botón enviar.

En el campo asunto escriba el asunto del oficio, en el área responsable seleccione al área que gestionara el radicado y en responsable seleccione quien gestionará el radicado en Infodoc. Seleccione la tipología documental según el oficio, en el campo destinatario digite las iniciales a quien va dirigido. En el campo departamento y ciudad los campos por defecto son Bogotá. En el campo tipo de envío y recepción seleccione alguno de la lista. En el campo Nro. Documento digite el radicado interno de la entidad que remite, si no tiene radicado interno deje este campo en blanco, en el campo folios escriba la cantidad de hojas del radicado.




En el campo Nro. Anexos escriba la cantidad de anexos que contienen el oficio si no tiene dejarlo en blanco, de contener algún anexo seleccione un anexo de la lista de tipo anexos. En el campo detalle anexos digite a qué hace referencia dichos anexos. Verifique que todos los campos del formulario están diligenciados correctamente, de estar correctamente de clic al botón enviar. Después de dar clic al botón enviar muestra un número de radicado en este caso R-2016-000011 y se activan los botones adjuntar anexos, ver docs, usar formato y subir plantilla diligenciada.

El siguiente paso es imprimir el rótulo de radicado que muestra un resumen del formulario de radicación, este botón se encuentra en la parte superior del formulario. En la parte derecha hay un botón para que guarde el radicado en formato pdf e imprima el radicado.




Cierre la ventana y diríjase al formulario anterior y de clic a registros existentes.

Busque el número del radicado que aparece en el sticker y digítelo en el campo Por Radicado




De clic en el segundo botón columna con el nombre asociar pdf al radicado, para subir la imagen digitalizada del oficio con el número del radicado. Cuando la imagen este asociada muestra el logo pdf que indica que la imagen esta lista para consultar.

RADICACIÓN CORRESPONDENCIA ENVIADA

Para radicar una correspondencia enviada debe pertenecer al perfil de correspondencia enviada. De clic clase enviada, en área de origen por defecto muestra al área a la que pertenece el usuario.




En el campo entidad/persona de clic en la lupa y busque el tercero a seleccionar.

En la segunda columna en el botón editar cambie los datos necesarios y de clic en el botón enviar.




En el campo asunto escriba el asunto del oficio, en el área responsable seleccione al área que gestionara el radicado y en responsable seleccione quien gestionará el radicado en Infodoc. Seleccione la tipología documental según el oficio, en el campo destinatario digite las iniciales a quien va dirigido. En el campo departamento y ciudad los campos por defecto son Bogotá. En el campo tipo de envío y recepción seleccione alguno de la lista. En el campo Nro. Documento digite el radicado interno de la entidad que remite, si no tiene radicado interno deje este campo en blanco, en el campo folios escriba la cantidad de hojas del radicado. En el campo Nro. Anexos escriba la cantidad de anexos que contienen el oficio si no tiene dejarlo en blanco, de contener algún anexo seleccione un anexo de la lista de tipo anexos. En el campo detalle anexos digite a qué hace referencia dichos anexos. Verifique que todos los campos del formulario están diligenciados correctamente, de estar correctamente de clic al botón enviar. Después de dar clic al botón enviar muestra un número de radicado en este caso E-2016-000002 y se activan los botones adjuntar anexos, ver docs, usar formato y subir plantilla diligenciada.




ASIGNAR RADICADO A PLANTILLA

Si en el formulario de radicación se ingresó algún tipo de anexo en el botón adjuntar anexos subimos todos los adjuntos relacionados.

Luego de subir los adjuntos da clic en el link usar formato y descarga la plantilla sin realizar modificaciones al rótulo. Ingresa todo el cuerpo del documento en la plantilla descargada y cerramos la plantilla para poder asociar al radicado.




Para realizar la asociación de clic en el botón subir plantilla diligenciada, cargue la plantilla y de clic en el número del radicado para descargar y verificar que se haya asociado correctamente el documento.

El rótulo del documento debe quedar de la siguiente forma:

Diríjase al formulario radicación de comunicaciones ordinarias y de clic a registros existentes.




Busque el número del radicado que aparece en el rótulo del documento y digítelo en el campo Por Radicado

De clic en el botón de la tercera columna con el nombre asociar pdf al radicado, para subir la imagen en formato pdf y firmado. Cuando la imagen este asociada muestra el logo pdf que indica que la imagen esta lista para consultar.

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA

Para radicar una correspondencia recibida debe pertenecer a dicho perfil. De clic clase interna, en área de origen por defecto muestra al área a la que pertenece el usuario, área de destino seleccione el área a la que va dirigida la comunicación.




En el campo asunto escriba el asunto del oficio, en los campos de área responsable y responsable se realiza una selección automática dependiendo del gestor líder del área Seleccione la tipología documental según el oficio, en el campo remitente escriba quien remite la comunicación, en el campo destinatario digite las iniciales a quien va dirigido. En el campo departamento y ciudad los campos por defecto son Bogotá. En el campo tipo de envío y recepción seleccione alguno de la lista. En el campo tipo de envío y recepción seleccione alguno de la lista. En el campo folios escriba la cantidad de hojas del radicado. En el campo Nro. Anexos escriba la cantidad de anexos que contienen el oficio y escriba en el detalle la descripción. En el campo detalle anexos digite a que hace referencia dichos anexos. Verifique que todos los campos del formulario están diligenciados correctamente, de estar correctamente de clic al botón enviar. Después de dar clic al botón enviar muestra un número de radicado en este caso I-2016-000002 y se activan los botones adjuntar anexos, ver docs, usar formato y subir plantilla diligenciada.




ASIGNAR RADICADO A PLANTILLA

Si en el formulario de radicación se ingresó algún tipo de anexo en el botón adjuntar anexos subimos todos los adjuntos relacionados.




Luego de subir los adjuntos da clic en el link usar formato y descarga la plantilla sin realizar modificaciones al rótulo. Ingresa todo el cuerpo del documento en la plantilla descargada y cerramos la plantilla para poder asociar al radicado.

Para realizar la asociación de clic en el botón subir plantilla diligenciada, cargue la plantilla y de clic en el número del radicado para descargar y verificar que se haya asociado correctamente el documento.




El rótulo del documento debe quedar de la siguiente forma:

Diríjase al formulario radicación de comunicaciones ordinarias y de clic a registros existentes.

Busque el número del radicado que aparece en el rótulo del documento y digítelo en el campo Por Radicado




De clic en el botón de la tercera columna con el nombre asociar pdf al radicado, para subir la imagen en formato pdf y firmado. Cuando la imagen este asociada muestra el logo pdf que indica que la imagen esta lista para consultar.

FLUJO DOCUMENTAL

El enlace de flujo documental es importante para visualizar la trazabilidad que ha tenido el documento, donde el último movimiento es el responsable de darle trámite al mismo




ASOCIAR DOCUMENTOS EXPEDIENTES

Hay dos opciones para agregar documentos a expedientes la primera es directamente desde el módulo de expedientes virtuales, expedientes. La segunda es desde el formulario de gestión de documentos.

ASOCIACIÓN DESDE MÓDULO PRINCIPAL Seleccione expedientes virtuales, expedientes.

Los campos a utilizar son expediente, nombre y asunto. Donde campo expediente digitamos el código del expediente por ejemplo GD-CON03. En el campo nombre damos el nombre como se creó el expediente y en el campo asunto seleccione en este caso el objeto del contrato.




Para seleccionar el expediente ponga el cursor sobre el mismo y de clic cuando este de color amarillo.

Para agregar un radicado al expediente digite el número de radicado en el campo agregar documento al expediente ejemplo R-2016-000001




Damos clic en el botón de la lupa que se llama buscar documentos para agregar a expediente y luego agregar documento al expediente que está ubicado en la parte derecha.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Para realizar gestión de correspondencia recibida e interna seleccione la clase de correspondencia a gestionar y de clic al botón buscar.




Se debe gestionar la clase recibida y la interna con un estado no gestionado. El estado circulando y gestionado son estados en el cual el usuario no puede intervenir. Para realizar la gestión se da clic en el botón de la segunda columna que se llama gestionar radicado.

Seleccione la decisión que va a tomar frete a ese radicado, si ese documento exige una respuesta se debe radicar como correspondencia enviada y relacionarla, seguido seleccione gestión final y clic al botón enviar.




Seguido a este paso para agregar esta comunicación al expediente de clic al botón asociar a expediente y digite el número de radicado en el campo agregar documento al expediente.




Damos clic en el botón de la lupa que se llama buscar documentos para agregar a expediente y luego agregar documento al expediente que está ubicado en la parte derecha.

Si la comunicación a gestionar se debe reasignar a algún funcionario seleccione la decisión asignar a funcionario




De clic en la lupa para buscar el usuario al que se desea asignar y de clic en el botón llevar al radicado

Seguido de clic al botón enviar para confirmar la reasignación.




RELACIONAR COMUNICACIONES

Para relacionar una correspondencia enviada a una correspondencia recibida buscamos el radicado en este caso la correspondencia recibida y vamos al detalle del radicado.

Seleccione el botón enlaces y digite en el campo secuencia los últimos números del radicado en este caso la correspondencia enviada que es la respuesta al comunicado recibido.




Seleccione el comunicado a relacionar, si es la respuesta seleccione si y clic en el botón enviar.

ENVIÓ DE COPIAS

En el software Infodoc se pueden generar dos tipos de copias: copias internas y copias externas.

COPIAS INTERNAS

Las copias internas son las copias que se pueden generar entre funcionarios (usuarios creados en el sistema) y se pueden generar de diferentes formas: la primera es desde el formulario de radicación.




De clic en el botón copias, escriba el nombre del usuario a copiar, selecciónelo y de clic en enviar.

La segunda forma de generar copias internas es desde el detalle del radicado.




La tercera forma de generar copias internas es desde el formulario de gestión.

COPIAS EXTERNAS

Las copias externas son copias dirigidas a entidades diferentes a la que pertenecen los funcionarios (usuarios del sistema). La primer forma de crearlas es desde el formulario de radicación.




Busque a la entidad que a la que desea generar la copia, de clic al botón buscar y de clic al botón con el nombre llevar al radicado.




Otra forma de generar copias internas es desde el detalle del radicado.

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