contapyme_3.0_ con enfasis en costos.pdf
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CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN
COSTOS
Autores:
ANDREA PATRICIA GARZN ORJUELA
CRISTIAN CAMILO IBAEZ ALDANA
Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: lvaro Enrique Palacios
Coordinadores: Leidi Diana Rincn
Luis Alfonso Nieto
Coordinador Servicios Web: Miguel Ibaez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones: Adelaida Amaya
Analista de Sistemas de Informacin: lvaro Enrique Palacios Villamil
Lder de Gestin de
Recurso Humano: Islena del Pilar Gonzlez
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES
BOGOT D.C.
JULIO 2006
usuarioecono1TextoEsta obra esta bajo una licencia de reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envi una carta a creative commons, 171second street, suite 30San Francisco, California 94105, USAPlataformas colaborativas.
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COSTOS
Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: lvaro Enrique Palacios
Auxiliares de Investigacin:
ANDRES MAURICIO SALAMANCA
BRAYAN RICARDO ROJAS
CAMILO ERNESTO LOPEZ
CAMILO IBAEZ
CARLOS HERNAN PORRAS
CAROLINA RUBIANO OCHOA
CATHERINE CRUZ
CLAUDIA PATRICIA TOVAR
CRISTIAN GERARDO GIL
CRISTIAN JAVIER PEALOZA
DANIEL ENRIQUE QUINTERO
DANIEL ERNESTO CABEZAS
DIANA ESPERANZA OROZCO
DIANA KATHERINE SANCHEZ
DIANA PATRICIA TELLEZ
DIEGO FELIPE CORTS
EDSSON DIRCEU RODRGUEZ
EDWIN MONTAO
GUILLERMO ALBERTO ARIZA
HENRY ALEXANDER RINCON
HOOVER QUITIAN
JORGE ELIECER ROJAS
JUAN FELIPE RINCON
LEIDY CAROLINA RINCN
LEIDY VIVIANA AVILS
LUZ KARINA RAMOS
MILLER GIOVANNY FRANCO
SANDRA LILIANA BARRIOS
SANDRA MILENA GOMEZ
SANDRA PAOLA RAMIREZ
SERGIO ORJUELA RUIZ
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo
de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la
Universidad Nacional de Colombia.
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................... 3
1. RESUMEN ....................................................................................................................................... 6
2. ABSTRACT ..................................................................................................................................... 7
3. INTRODUCCIN. ....................................................................................................................... 7
4. OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................ 8
5. OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 9
6. JUSTIFICACIN......................................................................................................................... 10
7. GENERALIDADES ..................................................................................................................... 11
7.1. DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE. ....... 11
7.2. INSTALACIN DEL SOFTWARE................................................................................ 13
7.3. SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS. ............................................. 15
8. MODULO DE COSTOS .......................................................................................................... 16
8.1. REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN DEL MODULO DE
COSTOS. .......................................................................................................................................... 16
8.2. COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN CONTAPYME. ........................ 16
8.3. VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME. ................................................... 18
8.4. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME. .............................. 18
8.4.1. Por su naturaleza y fin productivo. ....................................................................... 18
8.4.2. Por su funcin. .......................................................................................................... 19
8.4.3. Costos de produccin por su relacin con un producto, rea o finalidad de
produccin. .................................................................................................................................. 19
8.4.4. Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados. ......................... 20
8.4.5. Segn la clase de gasto. ........................................................................................... 20
8.5. OPERACIN DE LOS COSTOS SEGN CARACTERSTICAS ECONMICAS
MANEJADOS EN CONTAPYME. .............................................................................................. 20
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8.5.1. Costos alternativos. ................................................................................................. 21
8.5.2. Costo econmico. .................................................................................................... 21
8.5.3. Costo histrico. ........................................................................................................ 21
8.5.4. Costos hundidos. ...................................................................................................... 21
8.5.5. Costo relevante o incremental. ............................................................................ 21
8.6. OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS INHERENTES AL EJERCICIO
DEL ENTE MANEJADOS EN CONTAPYME. ......................................................................... 21
8.6.1. Ingresos y gastos operacionales. ........................................................................... 21
8.6.2. Costos derivados a los activos fijos. .................................................................... 22
8.6.3. Tratamiento del costo de capital. ......................................................................... 22
8.7. MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ......................... 23
8.7.1. Tipo de nodo y centros de costos. ...................................................................... 23
8.7.2. Codificacin de centros de costo. ........................................................................ 25
8.8. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME. ......................................... 26
8.8.1. Costos Drivers o nodos distribuidores. ............................................................. 26
8.8.2. Variables necesarias para hacer la distribucin. ................................................ 27
8.8.2.1. Periodicidad: ..................................................................................................... 27
8.8.2.2. Alcance de la distribucin: ............................................................................ 27
8.8.2.3. Criterio de la distribucin: ............................................................................ 28
8.9. METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS ............................................ 28
8.9.1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos. ................................. 28
8.9.2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de
produccin. .................................................................................................................................. 29
8.9.3. Programacin de los centros de costos CIF para la distribucin de sus valores en forma automtica. ................................................................................................... 29
8.9.4. Ciclo de produccin y ventas. ............................................................................... 29
8.9.5. Ciclo de costos. ........................................................................................................ 30
8.9.6. Cierre del ciclo de costos. ..................................................................................... 30
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8.9.7. Calculo de costo por unidad de produccin. .................................................... 31
9. CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ..................................................................... 32
9.1. Tipos de centro de costo. ............................................................................................... 33
9.1.1. Costos Estndar........................................................................................................ 33
9.1.2. Centros de costos de tipo produccin ........................................................... 39
9.1.3. Centro de costos de desarrollo o de inversin. ............................................... 46
9.1.3.1. Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin. ............................. 46
9.1.4. OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE COSTOS EN
DESARROLLO. ........................................................................................................................... 54
9.1.5. Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo ........................................... 58
10. NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME ............................................................ 63
10.1. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO .............................................. 63
10.1.1. Conceptos. ............................................................................................................ 63
10.1.2. CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO ............... 65
10.2. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2 ...................... 67
10.2.1. Conceptos. ............................................................................................................ 67
11. EJERCICIO PRCTICO. ...................................................................................................... 69
11.1. CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA. ................................................ 69
11.2. CREACION DE CENTROS DE COSTOS ESTANDAR DE MEDICOL LTDA 79
11.3. CREACION DE CENTROS DE COSTOS DE PRODUCCION. ...................... 84
11.4. CREACION DEL NODO DISTRIBUDOR DE MERCADEO POR PESO. ..... 88
11.5. CREACION DEL NODO DE DISTRIBUCION DE CONTROL DE
CALIDAD POR CRITERIO. ......................................................................................................... 90
11.6. CREACIN DE GRUPOS DE INVENTARIOS. .................................................... 93
11.7. CREACIN DEL PRODUCTO. ELEMENTO DE CONTROL. .................... 98
11.8. CREACIN DE UN TERCERO. ............................................................................ 101
11.9. COMPRA DE MATERIA PRIMA. ............................................................................ 104
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11.10. PLANTILLA DE USO Y/O CONSUMO. .............................................................. 106
11.11. INFORMES POR CENTROS DE COSTOS .......................................................... 106
11.12. CREACIN DE LA PLANTILLA DE LABORES. ............................................... 108
11.13. COMPRA DE MATERIAS PRIMAS. ........................................................................ 114
11.14. PLANILLA DE USO Y CONSUMO. ...................................................................... 117
11.15. ORDEN DE PRODUCCIN. ................................................................................. 119
11.16. ORDEN DE TRABAJO. ............................................................................................ 126
11.17. ACCIONES AUTOMTICAS DE FIN DE MES CIERRE. .............................. 133
11.18. EMBODEGAMIENTOS DE PRODUCTOS. ......................................................... 137
11.19. VENTA DE MERCANCAS. ..................................................................................... 140
11.20. INFORMES. .................................................................................................................. 145
11.20.1. Por centros de costos. ..................................................................................... 145
11.20.2. BALANCE GENERAL. ...................................................................................... 147
11.20.3. Informe por bodega. ......................................................................................... 149
11.20.4. Estructura final del rbol de nodos. ............................................................... 151
12. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 152
13. BIBLIOGRAFA ..................................................................................................................... 153
1. RESUMEN
Contapyme es un software de fcil manejo que permite a los usuarios utilizar una gran novedad de herramientas y mdulos. Contapyme opera bajo un ambiente muy conocido,
porque a excepcin de los paquetes contables mas reconocidos trabaja en una plataforma
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Windows y no en MsDOS con el uso de las tcnicas y tecnologa mas avanzadas para el
desarrollo de sistemas, lo cual lo convierte en un programa de gran familiaridad,
novedoso, intuitivo y amigable.
La gran ventaja del software contable es el manejo especializado de COSTOS,
herramienta muy necesaria y de un manejo tcnico avanzado; lo cual nos permite hacer de
la contabilidad de costos una disciplina cientfica mas desarrollada para la gestin y la
optima toma de decisiones de la alta gerencia.
2. ABSTRACT
Contapyme is software of easy handling that allows the users to use a great novelty of tools and modules. Contapyme operates under a very well-known atmosphere, because
to exception of others Software countable grateful, he works in a platform Windows and
not in MsDOS with the use of the techniques and technology but outposts for the
development of systems, that which transforms it into a program of great familiarity,
novel, intuitive and friendly.
The great advantage of the countable software is the specialized handling of COSTS, very
necessary tool and of an advanced technical handling; that which allows us to make of the
cost accounting a scientific discipline but developed for the administration and the good one taking of decisions of the high management.
3. INTRODUCCIN.
Contapyme es un sistema de informacin gerencial soportado bajo la disciplina contable,
optimo para pequeas y medianas empresas cuya gran ventaja competitiva radica en el
manejo especializado de los costos.
El objetivo de esta investigacin es profundizar en el modulo de costos del programa para atender la necesidades de la comunidad estudiantil de la Facultad de Ciencias Econmicas.
La UIFCE posee software contable, muy importante como apoyo hacia las asignaturas del
programa curricular de contadura publica, l cual muestra como se manejan actualmente
las operaciones contables de forma computarizada.
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Los programas contables han sido de gran utilidad para el aprendizaje en reas
empresariales como la contabilidad, inventarios, facturacin, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, cartera, documentos contables, nomina, compras y ventas. Pero nunca se ha
manejado el rea de costos por sistemas computarizados especializados.
Inicialmente, se muestra los mdulos del programa requeridos para el manejo de los costos. De esta manera se parametrizan todas la funciones necesarias para la idnea
ejecucin. En ese orden de funciones se crean los centros de costos estndar, centros de
costos CIF, centros de costos de produccin y nodos distribuidores; que identifican la
operacin y organizacin de una empresa determinada. Luego se empiezan a registrar las
operaciones diarias teniendo en cuenta las bodegas e inventarios de la empresa.
Finalmente el sistema organiza automticamente los costos de la empresa identificando
claramente el estado financiero de cada una de la reas de la empresa y de esta forma
realizar un anlisis administrativo mas til, a partir de la generacin de informes y
herramientas otorgadas por Contapyme.
4. OBJETIVOS GENERALES
El objetivo de esta investigacin es profundizar en las funcionalidades del modulo de costos que este maneja. Para ello se tendr en cuenta la
investigacin que fue realizada el semestre anterior.
Permitir que estudiantes de las diferentes carreras de la facultad conozcan un poco mas ha profundidad y de manera mas sistematizada los costos, por lo
tanto lo que se busca es estructurar un curso libre de manejo de costos con
Contapyme.
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5. OBJETIVOS ESPECFICOS
Se busca la idnea adaptacin del manejo de costos segn las actividades econmicas que realizan determinados tipos de entes para implantarlas como
parametrizacin especifica.
Siendo consecuentes con la finalidad de los objetivos especficos, podemos parametrizar el programa con las funciones necesarias para la excelente
ejecucin de los costos y as empezar con el desempeo de los ejercicios
acadmicos que ayudaran al buen entendimiento del programa.
Finalmente, el conocimiento en el manejo prctico y terico del Contapyme, nos trasladara a la creacin de un programa acadmico para la implantacin de
un curso libre que refleje las ventajas de utilizar un paquete contable
especialista en costos; el cual como finalidad se traducir en una optima toma
de decisiones por parte de la administracin y alta gerencia de las empresas.
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6. JUSTIFICACIN
Debido a la importancia que tienen los costos en una empresa es necesario tener un
control y para esto contapyme es una buena alternativa, ya que es uno de los pocos
paquetes contables que maneja los costos de forma especfica. Asimismo este paquete
contable seria de mucha utilidad ya que en esta facultad se dictan 4 materias que trabajan
con los costos debido esto existe la posibilidad de que en la facultad podamos obtener las
debidas licencias acadmicas para hacer de este software una herramienta muy til para
que los estudiantes en su vida profesional la usen.
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7. GENERALIDADES
7.1. DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE.
HERRAMIENTAS O
MDULOS CONTAPYME DHS SIIGO HELISA
Contabilidad
Presupuestos
Ajustes por Inflacin, Impuestos.
Facturacin
Documentos no comerciales
Informes Oficiales y no oficiales.
Cuentas por Cobrar
Comprobantes de contabilidad
Cuentas por Pagar
Compras
Inventarios
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Resmenes Grficos
Copia de seguridad
Multiempresas
Exportacin e importacin de datos
Libros de Contabilidad
Activos Fijos
Centros de Costos (Bsicos)
Tesorera
Nomina
Costos de produccin
Cartera
Actividades y labores
Indicadores Empresariales
Indicadores Gestin
Indicadores Financieros
Cost-Drivers
Centro de costos especializados
Centros de costos en desarrollo
Nota: Los paquetes contables comparados son de la versin equivalente o similar para
PYMES. Con la finalidad de hacer un anlisis mas exacto.
Como podemos observar Contapyme, adems de operar en un ambiente de tecnologa avanzada, tiene grandes ventajas con respecto a otros paquetes contables especialmente
en costos, Management Cientfico; en reas de medicin de gestin integrada, y Relacin
de actividades laborales detalladas.
Pero Contapyme no maneja reas importantes como el manejo del talento humano
(Nomina) y especializacin en tesorera.
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7.2. INSTALACIN DEL SOFTWARE.
Para realizar la instalacin de Contapyme es necesario:
1. Descargar el archivo InstalarContaPymeV3.exe por Internet, copiarlo en la carpeta o lugar en donde se desee instalar definitivamente el programa.
2. Al darle la opcin ejecutar, el programa nos muestra una ventana de bienvenida la
cual nos solicita que el computador no tenga ningn archivo en ejecucin. Para continuar
debemos dar la opcin siguiente.
3. Ahora se genera una ventana que nos informa, si estamos seguros de la instalacin
del programa en ese lugar o en otro sitio del explorador y de esta manera nos da la
opcin de examinar la ruta deseada. Para continuar se debe hacer clic en siguiente.
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4. para continuar el programa nos muestra una nueva ventana en la cual nos solicita un nmero de licencia para esto es necesario hacer clic en licencia combo demostracin
(gratuita) y el mismo nos permite continuar.
5. Al dar Clic en esta opcin el sistema nos permite seleccionar, en alguno de los seis niveles de instalacin, es decir entre mayor sea el nivel, mas mdulos y herramientas se
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habilitaran en la ejecucin del programa (se recomienda el nivel 6) luego le damos aceptar
y de esta manera el sistema instala todos los mdulos. Finalmente, el sistema nos genera
una nueva ventana en la que nos notifica la instalacin correcta. Y LISTO!!
7.3. SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS.
Contapyme como software especializado en las pequeas y medianas empresas, es una solucin para el manejo capacitado de todas las cadenas funcionales de las organizaciones
tales como; contabilidad, costos, inventarios, activos, nomina, cartera y todos los dems
procesos del ente econmico.
Las caractersticas y manejo de ContaPyme, para el manejo de costos, lo hacen la herramienta ideal para PYMES que desean sistematizar sus procesos a bajos costos de
inversin en software y a muy bajos costos en toma y registro de informacin.
La contabilidad de costos en una empresa tiene por objetivos:
Calcular los costos de produccin de un determinado producto.
Calcular cunto cuesta venderlo.
Calcular cunto cuesta prestar un servicio.
Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin.
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Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa.
Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos.
Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa.
Conocer el costo de cada proceso de produccin.
En ContaPyme, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el
sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su
objetivo o propsito (el centro de costos).
Con sistemas tan completos como ContaPyme, que incluyen un sencillo sistema de
clasificacin de los costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se
puede simplificar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificacin por la
naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o
centros de costos, a los cuales se les aplicarn los recursos.
Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo1.
8. MODULO DE COSTOS
8.1. REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN DEL MODULO DE COSTOS.
En contapyme para que este modulo se pueda manejar o implementar es necesario que el
usuario posea los mdulos de:
Mdulo de contabilidad con centros de costos especiales.
Mdulo de inventarios.
Mdulo de actividades y labores (Opcional).
8.2. COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN
1 Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.
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CONTAPYME.
El mdulo de produccin y costeo incluye2:
Operaciones
Operacin Embodegamiento de productos.
Operacin Activacin de un centro de costos.
Operacin Cierre de ciclo de costos.
Tipos de centros de costos y nodos Centro de costos productor.
Centros de costos en desarrollo.
Nodo distribuidor por criterio.
Nodo distribuidor por peso.
Distribucin automtica de costos.
Consultas e informes. Informe de embodegamiento por centro de costos.
Informe de produccin y ventas.
Informe de costos de produccin por cada centro de costos de produccin.
Informe de estado de la produccin
Como ya lo mencionamos contapyme hace gran nfasis en los costos, este modulo es un complemento de el modulo de contabilidad y el modulo de inventarios, de esta manera el
programa permite que de tal forma; el sistema lleve a cabo un registro automtico de
costeo de produccin, iniciando el proceso desde la compra de materia hasta cuando el
producto este terminado.
2 Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.
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8.3. VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME.
Contapyme permite3 :
Permite registrar y costear todo el proceso productivo. Los resultados de produccin de un proceso pueden ser consumidos en otro proceso hasta
llegar al producto final.
Permite obtener costos de cada proceso de produccin
Permite definir Cost-Drivers (manejadores de costos) para repartir asignaciones de costos entre otros centros de costos, basados en criterios
simples o complejos
Permite hacer cierres de ciclo de costos para obtener costos de produccin hasta un momento determinado.
Permite crear informes de produccin, costos, estimaciones y anlisis con ContaExcel.
Automatiza todo el registro contable de costos de produccin, producto en proceso, producto terminado, ingresos por ventas, costo de ventas y cierre de
ciclo de costos.
Permite trabajar por rdenes de produccin y rdenes de trabajo y obtener informes de resultados de cada orden.
8.4. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME.
8.4.1. Por su naturaleza y fin productivo.
Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta es una clasificacin de acuerdo con la naturaleza de los costos, este solo explica la cuenta mas no
indica el objetivo de este desembolso. Esta clasificacin no implica una
distincin entre costo y gasto.
Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): esta clasificacin a diferencia de la otra trata de distinguir la diferencia entre costo y
gasto y por tanto tambin trata de explicar el porque de este desembolso, a
que parte del proceso de produccin pertenece, entre otros.
Esta dos formas como clasifica los costos Contapyme permite formar una matriz en la cual se debe catalogar el costo.
3 http://www.insoftweb.com/contapyme/default.htm
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Clasificacin de los costos de la empresa
Objetivo de
costos 1
Objetivo de
costos 2
Objetivo de
costos 3
Objetivo de
Costos 4
Concepto de costos 1
Concepto de costos 2
Concepto de costos 3
Concepto de costos 4
Un ejemplo para esta matriz podra ser: el de una fbrica que trabaja por procesos y que
tiene costos corrientes como cualquier otra empresa para conseguir el cumplimiento de
su objeto social.
Clasificacin de los costos de la empresa
Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D
Materias Primas
Servicios contratados
Mano de obra
Costos Indirectos de fabricacin
8.4.2. Por su funcin.
Costo de produccin: Corresponden al grupo de todas las erogaciones destinadas a la transformacin de los recursos en los productos que la empresa
va a ofrecer, entre ellas estn: la materia prima, mano de obra, insumos entre
otros.
Gastos empresariales: Son todas las salidas de dinero necesarias para el funcionamiento de la empresa y que no hacen parte directamente de los costos de produccin, entre estos estn: Gastos administrativos, de logstica, de
planeacin de mercados, salarios, arrendamientos, impuestos, seguros, aseo,
etc. es decir toda erogacin que no haga parte directa del producto terminado pero si es necesaria para el debido funcionamiento de la operacin
se denomina gasto.
8.4.3. Costos de produccin por su relacin con un producto, rea
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o finalidad de produccin.
Costos directos de fabricacin (CDF): son todas las erogaciones que de pueden relacionar claramente con el producto o rea de trabajo. Dentro de
los costos directos estn: la mano de obra, materia prima y otros gastos que
sean imputados al producto. Por ejemplo: el servicio de un diseador para la
envoltura de un producto es un gesto que esta ligado directamente al
producto.
Costos indirectos de fabricacin: son todos los gastos destinados para el proceso de produccin de la empresa que estn atribuidos a varias reas o
productos y por esta razn no es identificable la asociacin directa a un determinado producto. Contapyme es muy bondadoso en el manejo de la
distribucin o prorrateo de los costos de produccin por su gran facilidad de
automatizar y relacionar de forma adecuada sujeto a elevados requerimientos.
8.4.4. Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados.
Materiales directos: son todos los insumos o materias primas fundamentales para el desarrollo del producto terminado. Ejemplo: el cuero en una fabrica de
zapatos.
Mano de obra directa: Son todas las personas necesarias para la fabricacin directa del producto final. Ejemplo los operarios de maquinas.
Costos indirectos: se refiere a los materiales, mano de obra y otras variables que son necesarias para la fabricacin del producto final. Ejemplo pago de
seguros.
8.4.5. Segn la clase de gasto.
Gastos de administracin y ventas: son todos los gastos que no son asociados al proceso de produccin pero son necesarios para el debido funcionamiento
de la empresa. Ejemplo la asesora legal para el manejo de la vida jurdica del
ente.
Gastos generales: estos gastos se caracterizan por estar o no sujetos a la fabricacin del producto, o pertenecer al grupo de gastos de ventas o
administracin, pero no resulta fcil su asociacin a alguna de las dos
categoras. Por ejemplo una persona que ejerce actividades comerciales, y
administrativas en una empresa generalmente pequea.
8.5. OPERACIN DE LOS COSTOS SEGN CARACTERSTICAS ECONMICAS MANEJADOS EN
CONTAPYME.
Son utilizados generalmente por la alta gerencia para el anlisis y la toma de decisiones en
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reas de costos.
8.5.1. Costos alternativos.
Representa los ingresos que se presume deja de recibir la empresa por la no utilizacin
de los recursos. Es decir, econmicamente la esttica de los recursos de capital genera
perdidas por el efecto inflacionario y as tales recursos deberan estar generando
rendimientos.
8.5.2. Costo econmico.
Los desembolsos reales de efectivo por concepto de costos y los costos alternativos,
representan el costo econmico.
8.5.3. Costo histrico.
Son las erogaciones iniciales efectuadas directa o indirectamente para la produccin. Y
aunque no representan desembolsos ni valores reales, Contapyme los utiliza como
referencia en la informacin contable para un anlisis de costos ms revelador.
8.5.4. Costos hundidos.
Los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya
consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de
alguna decisin, no representan ningn costo.
8.5.5. Costo relevante o incremental.
Estos son todos los costos que se vern afectados por una decisin o por la realizacin de alguna actividad. Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos
incrementales sern la diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos
totales sin la actividad. Siempre, la decisin econmicamente ms conveniente es la que
considera todos los costos e ingresos relevantes e ignora los costos hundidos. Recuerde
que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentan en
un momento determinado en el tiempo y no bajo el anlisis completo de la historia de un
proyecto.
8.6. OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS INHERENTES AL EJERCICIO DEL ENTE MANEJADOS EN
CONTAPYME.
8.6.1. Ingresos y gastos operacionales.
Contapyme toma con gran importancia la discriminacin de los costos y gastos
operacionales y los que no corresponden al objeto social de la empresa, con le fin de
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realizar un informe mas exacto de la eficiencia de la generacin de los recursos.
8.6.2. Costos derivados a los activos fijos.
Los costos de recursos de capital necesarios para la produccin de la empresa y el
reconocimiento del desgaste o aporte que los activos generan para la consecucin del
producto, es un costo que va asociado al proceso de manufactura y se conoce como
depreciacin. Y dependiendo de la vida til de ste puede ir o no totalmente asociado al
proceso productivo.
Costos directos: Representan los costos de funcionamiento de los activos como el combustible.
Depreciacin: La depreciacin es en esencia una forma de diferir el costo de un activo entre los periodos de produccin en los cuales ste prestar su
servicio. De esta manera no se sobreestimarn los costos de produccin del
periodo en el que se adquiera y cada periodo ser castigado con una porcin
del valor invertido en el activo.
Depreciacin por obsolescencia: en esencia representa el aporte de valor del activo al proceso productivo, no por desgaste si no por eficiencia. Como el
caso de los computadores.
Activos no depreciables: Son los activos que no se desgastan por su uso como los terrenos.
Asignacin de los costos de depreciacin: Los costos de depreciacin deben ser imputados dependiendo del uso que tenga el activo. Si es una maquina
necesaria para la produccin la depreciacin es llevada en la cuenta de costos,
pero si es un computador administrativo ser un gasto operacional.
8.6.3. Tratamiento del costo de capital.
El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados en la empresa, en circunstancias en que la empresa como tal est incurriendo en un costo
financiero directo, porque est financiando esos activos con deuda o bien porque est
dejando de percibir una rentabilidad por no tener ese dinero invertido en otra cosa
(acciones o intereses bancarios, por ejemplo). Como se present anteriormente en la
definicin de costos alternativos, el caso de dejar de percibir una rentabilidad sera un
costo alternativo del capital inmovilizado en los activos productivos. El incluir el costo de
capital en los costos de produccin siempre causa discusin.
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8.7. MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME.
Contapyme cuenta con una gran variedad en centros de costos, de tal manera permite hacer un mejor montaje de la empresa, esta estructura se ve representada por un rbol
de nodos, los nodos pueden poseer otras subdivisiones llamadas hijos de nodos. Un
ejemplo de esta podra ser:
8.7.1. Tipo de nodo y centros de costos.
Empresa: en este nodo podemos encontrar toda la estructura organizacional de empresa, por esta razn es valido aclarar este no es un centro de costos.
Categoras de centros de costos: este nodo es el encargado de agrupar todos los centros de costos de la empresa, de tal manera contenga la informacin de
estos centros de costos. En las categoras de centros de costos se pueden
incluir cuantos centros de costos se quiera as sean ajenos al proceso
productivo o que sea indirectos a este.
Centros de costo estndar: este es un nodo ms especializado que los anteriores, ya que son usados para la acumulacin de costos, estos nodos
bsicamente son de exploracin ms no de produccin. Estos son centros de
costos bsicos y son directamente imputables desde las operaciones.
Centros de costos de produccin: es un nodo que por lo general es usado para acumular costos destinados a la produccin. Este nodo es especial por que son
imputables y tienen un manejo especial de costos de produccin, teniendo en
cuanta la normativa contable.
ENSAMBLADORA ABC LTDA
CCs Estndar CCs CIF Ordenes de Produccin
Admn
.
Prod. Servicios. Mantenimiento OP1. Auto A
OP2.
Auto B
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Centros de costos en desarrollo: Son centros de costos que se inician en etapas de desarrollo y que luego pasaran a etapa de exploracin o bien,
simplemente finalizaran cuando sean terminados4 . Una de las principales
caractersticas de este centro de costos es que son centros de costos
convertidos en activos fijos depreciables o amortizables y que adems son
imputables.
Centros de costos de maquinaria y equipo: como su nombre lo indica son centros de costos especializados para la acumulacin de costos de maquinaria y
equipo, un ejemplo de estos costos seria las adiciones y mejoras o el
mantenimiento, entre otras. Otra caracterstica de este centro de costos es
que puede se programado para que estos costos al final de mes sean
distribuidos por todos los proyectos o ordenes de compras existente.
Distribuidor: este tiene como caracterstica principal distribuir valores de acuerdo a unos criterios preestablecidos, por tal razn se no se puede
considerar como centro de costos pero si es directamente imputable.
Agrupador: estos nodos permiten agrupar otro tipo de nodos, tales como lo son los centros de costo, centros de costo en desarrollo o distribuidores.,
tambin tiene como caracterstica que es imputable.
NOTA:
Imputables: Son nodos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos e ingresos, los nodos imputables saben siempre que hacer con los valores que se
les imputen. Los nodos imputables en contapyme son:
Centro de costos estndar
Centro de costos en desarrollo o de inversin
Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver)
Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver)
Nodo de tipo agrupador
Centro de costos de maquinaria o equipo.
Acumuladores de costos: Son nodos a los cuales se le pueden agregar valores de tal manera que se acumulen y pueden ser imputables como costos, gastos e
ingresos.
Distribuidores: estos nodos son aquellos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos
4 Manual de costos de contapyme
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e ingresos pero que no son acumulables, sino que se distribuyen de manera rpida en los
otros centros de costos de acuerdo a unos criterios predeterminados.
8.7.2. Codificacin de centros de costo.
Para establecer una codificacin de los centros de costos se deben establecer ciertas
reglas para que se pueda llegar a una codificacin consistente y apropiada a los
requerimientos de la empresa.
Una de las caractersticas para tener en cuenta es que los nodos y los centros de costos deben poseer las siguientes caractersticas5 :
Mximo de 10 caracteres para el centro de costos.
Mximo de 10 caracteres para el sub.-centro de costos.
El centro de costos se separa del sub.-centro de costos por : dos puntos.
Los cdigo pueden usar dijitos alfabticos y numricos y el carcter de guin bajo_.
Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o lneas permanentes de produccin, se pueden enumerar con cdigos simples.
Ejemplo:
(Numrico)
1 Departamento de produccin.
1:1 Bodega
1:2 Ensamble
1:3 Pintura
1:4 Mantenimiento.
2. Departamento de recursos humanos
3. Departamento de diseo.
(Alfabtico)
DP Departamento de produccin.
DP: B Bodega
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DP: E Ensamble
DP: P Pintura
DP: M Mantenimiento.
DR Departamento de recursos humanos
DD Departamento de diseo.
8.8. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME.
El mtodo de distribucin es el utilizado por contapyme para llevar los contos indirectos
de fabricacin al producto final. La distribucin de los costos se puede hacer de varias
maneras: distribucin directa, distribucin peridica, distribucin al final o no distribuir.
Contapyme encarga a los nodos de distribucin o costos drivers para realizar el proceso de distribucin.
8.8.1. Costos Drivers o nodos distribuidores.
Los nodos de distribucin de contapyme requieren reglas de parametrizacin imputadas
por el usuario, pero no almacenan costos. Los nodos acumulan los costos indirectos en
centros de costos intermedios para despus transferir segn el mtodo utilizado por el
usuario a cada centro de costos de produccin determinado.
Los nodos de distribucin de contapyme poseen las siguientes caractersticas:
Deben ser parametrizados.
No acumulan costos.
Generalmente distribuyen CIF.
Imputan de forma directa o por traslado desde un centro de costos CIF.
Ejecutan un informe de distribucin de costos para revelar mejor la
Planta de
Envase
Centros de
costo CIP
Nodo de
Distribucin
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
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informacin.
Nodo de costos por peso y por criterio.
8.8.2. Variables necesarias para hacer la distribucin.
8.8.2.1. Periodicidad:
En el momento de hacer la distribucin algunos de los centros de costo exigen que sean
mensuales, semestrales o anuales. Tambin puede depender de los cierres de mes en la
contabilidad de costo.
La distribucin de los costos puede ser inmediata, es decir, cuando haya un costo distribuible este ser imputado inmediatamente a las rdenes de produccin o centros de
costo. Contapyme sabe que este sistema es muy costoso para los sistemas de informacin
de las empresas entonces gnero un valor agregado en este tipo de distribucin por
concepto de la automatizacin de los nodos de distribucin. Para hacer una distribucin
inmediata en ContaPyme es muy fcil. Cada vez que se va a registrar un gasto o costos, es
necesario especificar la cuenta, el centro de costos y el valor a debitar. En vez de asignar
el valor a un centro de costos, se coloca el cdigo del distribuidor (en la casilla del centro
de costos). Entonces, cuando el costo o gasto sea procesado, el sistema lo repartir
inmediatamente entre los centros de costos que establezca el distribuidor.
La distribucin de los costos tambin puede ser peridica, es decir, se van acumulando dentro del nodo y en un periodo de tiempo determinado (semanal, mensual, semestral, y
mximo anual) se imputara la distribucin.
Contapyme tambin puede efectuar la distribucin al final, es decir, se acumulan en el nodo y al final de proceso productivo se hace el proceso de distribucin generalmente
para proyectos a corto plazo.
Contapyme nos otorga tambin la opcin de no distribuir los CIF pero no es
recomendable segn los principio de contabilidad.
8.8.2.2. Alcance de la distribucin:
Las distribuciones deben asociarse directamente al o los centros de costos en el que se
utilice realmente. Es decir el alcance puede estar dirigido hacia:
Toda la empresa
Una categora de centros de costos seleccionada.
Centros de costos seleccionados.
Por clasificaciones.
Filtrar la actividad.
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8.8.2.3. Criterio de la distribucin:
Para establecer el mtodo de distribucin, se define una variable que representa el peso de la participacin del centro de costos. Ejemplo: si en una empresa hay tres centros de
costo cada uno tiene un rea fsica establecida, se establece la participacin porcentual de
los costos segn el rea de trabajo de cada proceso productivo.
CENTRO DE COSTOS
REA (INDUCTOR)
PARTICIPACIN
ADMINISTRACIN 100 m2 10%
VENTAS 300 m2 30%
PRODUCCIN 700 m2 60%
TOTAL 1000 m2 100%
El criterio de distribucin puede ser:
Por partes iguales.
Por el rea de los Centros de costos.
Por poblacin.
Por la produccin.
Por la mano de obra.
Por el uso de los activos.
Por pesos preestablecidos.
8.9. METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS
Para realizar un clculo de costos es necesario tener presente que:
Costos de produccin = costos directos + costos indirectos.
8.9.1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos.
Para realizar una mejor clasificacin de centros de costos es necesario que se clasifique de acuerdo a su relacin con el proceso productivo, as:
Identificar los centros de costos como lneas de produccin u
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rdenes de produccin.
Identificar los centros de costos indirectos de fabricacin como las secciones y departamentos al servicio de produccin.
Identificar los centros de los centros de costos ajenos al proceso productivo.
8.9.2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de produccin.
Es totalmente indispensable establecer criterios de distribucin de costos indirectos de
fabricacin ya que estos permiten realizar la distribucin entre los dems centros de
costos. Para la definicin de criterios es necesario tener presente las siguientes variables:
Periodicidad: Se debe tener claro es intervalo de tiempo que va se utilizado, puede ser a final de mes, al final de ao, etc. (se puede relacionar con los periodos contables)
Alcance: se debe establecer cuales son los centros de costos a los cuales se va a distribuir.
Criterio de distribucin: este criterio es el ms importante ya que es en el cual se debe establecer bajo que criterio se va a calcular la distribucin. Un ejemplo es distribuir los costos acumulados de muebles basado en el nmero de trabajadores que intervinieron en la elaboracin del producto.
8.9.3. Programacin de los centros de costos CIF para la distribucin de sus valores en forma automtica.
Para empezar a programar es necesario activar la casilla de Activar la distribucin automtica, al activar esta permite que se le suministre informacin adicional al centro de costos indirectos de fabricacin, de tal manera recibir instrucciones de cmo hacer la
distribucin y en momento. Para esta programacin es necesaria la siguiente informacin:
Periodicidad de la distribucin.
Nodo destinatario del distribuidor: nodo al cual va ser enviada la informacin (Valores).
Cuenta destino: Numero de cuanta donde se cargaran los costos distribuidos en cada centro de produccin.
8.9.4. Ciclo de produccin y ventas.
Este ciclo comienza con la imputacin de los costos y finaliza en la venta del producto
terminado. El ciclo puede ser nico si el centro de costos termina en conjunto con el final
de la produccin. Tambin puede haber muchos ciclos de costos si la produccin es
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continua y se deben hacer cierres peridicos.
8.9.5. Ciclo de costos.
El ciclo de costos es el clculo de los costos de produccin en una determinada periodicidad. A continuacin encontraremos una grafica que nos explica el ciclo de
costos.
8.9.6. Cierre del ciclo de costos.
El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos los
Etapa de
construccin
Inicio
Primer ciclo
de costos
Inicio de
produccin
Etapa de
Produccin
Segundo ciclo
de costos
Cierre Ciclo
costos 1
Cierre Ciclo
costos 2
Cierre Ciclo
Costos 3
CICLO DE VIDA DE PRODUCCION DE UNA PLANTA
Tercer ciclo
de costos
Imputacin de los
gastos a los centros de
costos CIF.
Distribucin automtica
(proceso automtico de
cierre de mes)
Embodegamiento
de productos
Venta de
productos
Activacin de cuentas
(proceso automtico de
cierre de mes)
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costos imputados al proceso de produccin (centro de costos de produccin) durante
todo el ciclo (normalmente durante un ao) y calcula adems la produccin de todo el
ciclo. Con estos valores calcula el costo de producir cada unidad y hace un comprobante
de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayan hecho, los costos de los
productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y los costos de los
productos trasladados6 .
Para realizar el cierre se debe tener en cuenta:
Se deben hacer los respectivos ajustes para que no existan cuentas de productos en proceso con valores, de tal manera que queden sin
produccin en proceso.
La produccin del ciclo se debe haber embodegado por completo.
Los costos totales debern ser la suma de todos los costos imputados a ese centro de contos incluyendo los costos indirectos de
fabricacin.
No es necesario que toda la produccin haya sido vendida.
El cierre de ciclo de costos deber ser despus del cierre de mes.
8.9.7. Calculo de costo por unidad de produccin.
Durante el proceso productivo, los centros de costos de produccin (las rdenes o las
lneas de produccin) han ido acumulando los costos de mano de obra y materiales
directamente imputados a ellos y tambin han recibido y acumulado los costos indirectos
de produccin que peridicamente (por lo regular cada mes) les han ido irrigando
(distribuyendo o prorrateando) los centros de CIF7.
Es valido notar que es necesario tener cuidado por si algn costo no ha sido distribuido y
de ser as debe distribuirse antes de calcular los costos de produccin.
Como el centro de costos durante el periodo ha acumulado produccin en cantidades, el
clculo de los costos de produccin por unidad se debe obtener a travs de la ecuacin:
Costos de produccin por unidad = Costos acumulados periodo 0
Produccin Acumulada periodo 0
6 Manual de costos de Contapyme.
7 Manual de costos de contapyme
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9. CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME.
Como ya lo hemos notado Contapyme es un sistema especializado en el manejo de
centros de costos, y de tal manera maneja un numero muy grande de los diferentes tipos
de costos.
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9.1. Tipos de centro de costo.
9.1.1. Costos Estndar.
Todos los gastos, costos e ingresos que son imputados a este centro de costos son llevados al estado de resultados.
No pueden cambiar de estado.
No permiten embodegamiento de productos a su cargo puesto ya que estos no producen productos como tal.
El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos
muestre la siguiente pantalla.
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Debemos hacer doble clic en crear CC estndar, y a continuacin nos aparece la siguiente ventana.
Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.
Paso 1. Informacin bsica.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
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Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo
40 caracteres.
Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.
Paso 2. Caractersticas de centro de costos rea.
En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta informacin
es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar indicadores por rea.
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Paso 3. Caractersticas del centro de costos unidades.
Poblacin: Numero de unidades que conforman el centro de costos.
Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por
unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.
Paso 4. Clasificadores.
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin debe contener maximo10 caracteres.
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Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna
tarea. Este campo puede contener mximo 30 caracteres.
Paso 5. Icono representativo.
Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.
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Paso 6. Distribucin automtica.
Aqu vamos a decidir si la distribucin de los costos ser automtica o si se tendr un
criterio en especfico. Y con este paso terminamos la creacin del centro de costos.
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9.1.2. Centros de costos de tipo produccin
Este centro de costos no permite cambiar de estado es decir pasar de un estado de desarrollo a un estado de produccin.
Todos sus costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, sern inventariables.
En estos centros de costos se acumulan tanto costos directos como indirectos.
Producen embodegamientos pero para esto consume recursos como lo son mano de obra, insumos, entre otros.
El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos muestre la siguiente pantalla.
A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de produccin.
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Paso 1. Informacin del centro de costos de produccin.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40
caracteres.
Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.
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Paso 2. Caractersticas de centro de costos rea.
En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para
presentar indicadores por rea.
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Paso 3. Caractersticas del centro de costos unidades.
Poblacin: Numero de unidades que conforman el centro de costos.
Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por
unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.
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Paso 4. Cuenta producto en proceso.
Es esta ventanita el Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser inventariados
los todos los gastos y costos que sern imputados al centro de costos.
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Paso 5. Clasificadores.
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin debe contener maximo10 caracteres.
Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna
tarea. Este campo puede contener mximo 30 caracteres.
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Paso 6. Icono representativo.
Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.
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9.1.3. Centro de costos de desarrollo o de inversin.
El principal objetivo de este centro de costos es imputar todos los costos y gastos que van a ser cambiados de estado por ejemplo se puede iniciar en una etapa de desarrollo y posteriormente se puede convertir en activo depreciable.
Este centro de costos puede ser iniciado y finalizado cada vez que sea necesario, como tambin pueden ser reiniciados de ser necesario.
Cuando se crea este centro de costos queda en una etapa de desarrollo pero esta puede ser cambiado solo a travs del tiempo.
Otra caracterstica de este tipo de centro de costos es que pueden tener una fecha de iniciacin y una fecha de vigencia.
9.1.3.1. Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin.
Etapa de desarrollo o inversin.
Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que se
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incurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo.
Desde el punto de vista de ejecucin presupuestal, el sistema siempre puede presentar
informes de los costos, gastos e ingresos imputados directamente al centro de costos,
discriminados por las cuentas de egresos e ingresos originalmente imputadas8.
Evento de activacin.
Es aqu cuando el centro de costos pasa de estar en un estado de desarrollo a pasar a una
etapa de explotacin. Y con ello cambiar el tratamiento interno de las imputaciones
contables, este procedimiento que se lleva a cabo mediante una operacin de activacin,
en la cual se establecen las nuevas caractersticas del centro de costos.
Con el proceso de activacin el centro de costos convierte todos sus valores en activos
fijos depreciables. Al activarse este centro de costos se podrn dar tres alternativas.
Etapa de explotacin pero no de produccin.
En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos
imputados que no son de produccin, afecten directamente al estado de resultados, es
decir tomara un papel similar el de un centro de costo estndar.
Etapa de explotacin y de produccin.
En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos
imputados que no son de produccin, sean llevados directamente a las cuentas de
inventarios, hasta que se lleve a cabo el proceso de embodegamiento, de puede decir que
este toma la forma de centro de costos produccin.
Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos en desarrollo es el siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos
8 Manual de costos de Contapyme.
Etapa de desarrollo
Que el centro de costos finalice definitivamente
Pasa a una etapa de explotacin pero no destinada a la produccin.
Pasa a una etapa de explotacin destinada a la
produccin.
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muestre la siguiente pantalla.
A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos en desarrollo o inversin.
Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.
Paso 1. Informacin del centro de costos en desarrollo.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo
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40 caracteres.
Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.
Paso 2. Caractersticas de centro de costos rea.
En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta
informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar
indicadores por rea.
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Paso 3. Caractersticas del centro de costos unidades.
Poblacin: Numero de unidades que conforman el centro de costos.
Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por unidad. Este
campo debe ser de mximo 10 caracteres.
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Paso 4. Ciclo del centro de costos.
En lo particular un centro de costos se inicia desde el primer ciclo de costos pero si
este debe ser usado no para el primero sino para uno posterior Contapyme nos da la
opcin de que le especifiquemos cuando va ser usado.
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Paso 5. Cuenta de desarrollo.
Es esta ventanita Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser imputados los todos
los gastos y costos que sern enviados a este centro de costos, esta cuenta debe ser del
grupo de construcciones en curso.
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Paso 6. Clasificadores.
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin debe contener maximo10 caracteres.
Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna
tarea. Este campo puede contener mximo 30 caracteres.
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9.1.4. OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE COSTOS EN DESARROLLO.
En primer lugar seleccionamos el centro de costos de desarrollo y haces clic derecho en la cual no mostrara la siguiente pantalla, en esta debemos hacer clic en
activar el centro de costos con esta operaciones estamos permitiendo que cambie
de un estado de desarrollo a otro (las tres posibilidades ya mencionadas).
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Paso 1. Activacin de un centro de costos en etapa de desarrollo identificacin.
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Paso 2. Detalle de la activacin.
Centro de costos a activar: en este debemos seleccionar el costo que nosotros queremos activar, el sistema nos toma por defecto el centro de costos al cual
seleccionamos en el primer paso.
Cdigo del nuevo activo: En este campo debemos seleccionar un cdigo para el activo que va ser creado, al momento de activar este centro de costos.
Nombre del activo: es el nombre que se le va dar al nuevo activo.
Paso 3. Informacin complementaria del nuevo activo.
En este paso lo que busca Contapyme es establecer algunas caractersticas del nuevo
activo como lo son:
Valor de salvamento: Aqu debemos registrar el valor por el cual se puede vender el activo despus de ser depreciado totalmente.
Localizacin: es la localizacin que se quiere que el activo posea.
Descripcin: Debemos escribir una descripcin bsica del activo que se va crear.
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Paso 4. Mtodo de depreciacin o amortizacin.
Grupo del activo: Se debe escribir cual va ser el grupo donde se va encontrara el activo que se desea crear.
Cuenta del activo: Se debe escribir la cuenta en la cual va ser incluido el nuevo activo.
Depreciacin: aqu se debe establecer cuanto tendr de vida til el nuevo activo, como tambin los periodos en los cuales se va a depreciar.
Y con este paso concluimos la creacin de nuestro activo fijo.
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9.1.5. Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo
Acumula los costos, gastos e ingresos de un equipo que posea la compaa.
Este tipo de centro de costos es utilizado en empresas donde los costos de su maquinaria son altos y estos deban ser imputados en diferentes centros de costos.
Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha de iniciacin y fecha de vigencia.
Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos de maquinaria y equipo es el
siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos muestre la siguiente pantalla.
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A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de maquinaria y equipo.
Paso 1. Informacin del centro de costos de maquinaria y equipo.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40 caracteres.
Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.
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Paso 2. Clasificadores.
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin debe contener maximo10 caracteres.
Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea.
Este campo puede contener mximo 30 caracteres.
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Paso 3. Icono representativo.
Se debe escoger el icono con el cual se quiere representar al centro de costos.
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Paso 4. Distribucin automtica.
Aqu tomamos la decisin si contapyme automticamente va a distribuir los costos imputados, o si lo queremos realizar manualmente.
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10. NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME
10.1. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO
10.1.1. Conceptos.
El nodo de distribucin por peso tiene como finalidad imputar al nodo el prorrateo de
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todos los costos previamente seleccionados de una lista de centros de costos, bajo el
parmetro de un PESO establecido para cada centro de costos a distribuir.
Para crear un nodo distribuidor por peso, se debe en primer lugar establecer la lista de los centros de costos sobre los cuales se efectuara la distribucin y luego asignarle a cada
centro de costos un peso proporcional segn el criterio de la administracin de cada
empresa.
Por ejemplo, en una empresa donde se distribuirn los costos de un material determinado
entre 3 centros de costos de la empresa. El nodo se encargara de hacer la distribucin
del costo del material entre la Planta A, B, y C. y en la empresa se estima que la planta A
gasta la mitad del material, la Planta B el 30% del material y la Planta C un 20%.
NODO DISTRIBUIDOR POR PESO D3
COD. Centro de costo de destino (CC) Peso (P)
1 Planta A CC1 500 P1
2 Planta B CC2 300 P2
3 Planta C CC3 200 P3
Total Peso 1.000
Como podemos observar los pesos de la distribucin no son porcentajes. Los pesos miden la proporcionalidad de la distribucin, aunque tambin puede ser medida en
porcentajes.
Aunque la distribucin no se efectu en porcentajes, no se puede negar que este es el
mejor mtodo para a la aplicacin de las proporciones y por esta lgica Contapyme
efecta un calculo interno de porcentajes. Por ejemplo, para calcular el porcentaje que le
pertenece al centro de costos de la Planta A se realizara de la siguiente forma:
CENTRO DE
COSTOS FORMULA % Centro de Costos
Planta A CC1 P1 / (P1+P2+P3) * 100 50%
Planta B CC2 P2 / (P1+P2+P3) * 100 30%
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Planta C CC3 P3 / (P1+P2+P3) * 100 20%
La razn por la cual no se utilizan los porcentajes de distribucin directamente, es por si
algn momento de la distribucin algn centro de costo puede estar inactivo y por lo
tanto no debe ser objeto de la imputacin. En este caso la reparticin de los costos solo
se realizara sobre los centros de costos que estn habilitados en el momento.
10.1.2. CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO
Verificar la fecha de trabajo en la que se va a crear el nodo de distribucin. El nodo solo existir en el sistema a partir de esta fecha.
Seleccionar el rbol de nodos.
Seleccionar la opcin centros de costo y hacer clic derecho.
Seleccionar Crear nodo de Distribuidor por peso.
Ubicarse en la ventana: Creacin de un nuevo distribuidor por peso y Digitar el Cdigo para asignarle al nuevo nodo luego verificar la fecha de creacin del nodo y
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por ultimo aceptar.
Despus de asignarle el cdigo de nodo se abre el asistente de creacin.
En el paso del asistente se especifican generalmente el nombre del nodo y la actividad a la
que se va asociar la distribucin.
Nota: La actividad es utilizada generalmente para las distribuciones por criterio.
En el paso 2 se establece la lista de sobre lo que se realizara la distribucin. En esta lista se especifican por renglones los centros de costos o nodo de destino y el
peso que corresponde a cada distribucin.
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Y por ultimo damos Click en aceptar.
10.2. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2
10.2.1. Conceptos.
El nodo de distribucin por criterio tiene como finalidad imputar los costos y gastos
determinados sobre un grupo de centros de costos predeterminados segn un criterio de
distribucin que ser evaluado en la fecha de la imputacin.
El tipo de distribuidor por criterio se recomienda para repartir al cierre del periodo los
valores acumulados en los centros de los costos indirectos de fabricacin CIF.
Este nodo distribuidor permite establecer criterios de distribucin, muy sofisticados, y actan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.
El nodo distribuidor por criterio necesita de ciertas variables para su debido
funcionamiento tales como:
Periodicidad: momento en el cual se realiza la distribucin puede ser peridica o inmediata.
Alcance: son el conjunto de centros de centros de costos afectados pueden ser: sobre toda la empresa, sobre todos los centros de costos de una categora, sobre
una seleccin de centros de costos etc.
Criterio de distribucin: Variable de cada centro de costo que servir de pesos en la distribucin. El criterio puede ser: El rea del centro de costos, Poblacin del
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centro de costos, partes iguales, produccin de un producto en un periodo,
cantidad de manos de obra utilizada en un periodo, por el movimiento de una
cuenta en un periodo, Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y
equipo) en cada centro de costos, etc.
Un ejemplo grafico para la utilizacin del distribuidor seria: si una empresa desea distribuir los gastos de gerencia (Ej. Asesora en Calidad de toda la empresa) sobre todos los
procesos de la empresa, de forma proporcional a la POBLACION de cada proceso.
Para la creacin de este nodo se utilizaran las siguientes variables:
VARIABLE CONCEPTO
Nombre del
Nodo
Distribuidor para procesos en proporcin a la poblacin
Alcance Toda la empresa
Criterio Poblacin de los procesos.
Nodo
distribuidor
P. Ventas. 20 Hbt.
P. Administrativo 10 Hbt.
P. Produccin 1. 30 Hbt.
P. Produccin 2. 20 Hbt.
P. Financiero. 20 Hbt.
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11. EJERCICIO PRCTICO.
Crear una empresa con las siguientes especificaciones:
NOMBRE Medicol Ltda.
NOMBRE CORTO Medicol
NIT 830.037.037-5
TELEFONO 589 0503
DIRECCION Cra 125 No 187 52
DOMICILIO Bogota, Colombia
ACTIVIDAD COMERCIAL Produccin y comercializacin de Multi-vitamnicos
RP. LEGAL Edgar Rodrguez C.C. 80.192.145
Contador Andrea Garzn C.C. 53.166.179
11.1. CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA.
Para crear la empresa vamos al men archivo, luego crear una empresa y despus hacemos click en Crear empresa.
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Despus el sistema debe generar un cuadro de dialogo informativo donde podemos verificar la fecha de creacin de la compaa.
Luego especificamos el cdigo de identificacin de la empresa para Contapyme, en nuestro caso el cdigo es el numero 1.
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Paso 1: en esta ventana introducimos los datos generales de la empresa.
Paso 2: En este paso introducimos otros datos especficos de Medicol Ltda.
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Paso 3: Caractersticas del rea de Medicol. En esta ventana escogemos la opcin de rea como unidad de medida que se manejara en la empresa.
Paso 4: Informacin legal. Medicol Ltda. como persona jurdica tiene nmero de identificacin tributaria NIT y es pertenece al rgimen comn.
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Paso 6: Clasificacin legal. En este paso se seleccionan los atributos tributarios que posee Medicol Ltda. en relacin con la legislacin colombiana vigente. En nuestro
caso la empresa es una persona jurdica, perteneciente al rgimen comn y es
agente retenedor.
Paso 7: Actividades empresariales rea de trabajo. En esta ventana se escogen las
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actividades comerciales a las que se dedica la empresa.
Paso 8: Centros de costos. En esta ventana se definen preliminarmente los centros de costos que va a manejar la empresa. Pero estos centros de costos se pueden
modificar y crear despus desde el rbol de nodos debido a la gran importancia
que poseen. Inicialmente es obligatorio crear el centro de costos estndar denominado gastos empresariales generales.
Paso 9: Informacin del centro de costos generado anteriormente. En esta ventana se especifica el centro de costos donde se imputaran los gastos empresariales.
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Paso 10: Plazo de cuentas. En esta casilla debemos colocar el nmero de das de plazo para el pago de las cuentas por pagar y el del recaudo de las cuentas por
cobrar. En nuestro caso en ambos casos son de 30 das.
Paso 11: Rotulo para reportes. En esta ventana seleccionamos el encabezado y pies de pgina que aparecern en los informes impresos que genera el contapyme.
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Paso 12: Atributos adicionales. En esta venta se colocan los cdigos de especificacin es legales y tributarias estandarizados por la normatividad
colombiana. Medicol Ltda. Opera en el departamento de Cundinamarca, cuidad de
Bogota y su cdigo CIIU es el 2423 segn la actividad econmica que menciona en
su objeto social.
Paso 13: Paso final. La empresa ya quedo creada en el sistema pero hay que tener en cuenta las especificaciones en la estructura de los centros de costos y la
generacin de los saldos iniciales.
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Crear los siguientes centros de costos segn especificaciones de la organizacin de Medicol.
CENTROS DE
COSTOS OBJETIVO CLASIFICACION
TIPO DE
CENTROS DE COSTOS
Gastos
Empresariales
generales
Conocer el
comp