contabilidad general con enfoque niif para pymes · resumen de conceptos y principios generales ......

Quinta Edición

Contabilidad General

con enfoque NIIF para

pymes

Ángel María Fierro Martínez

Francy Milena Fierro Celis

Contabilidad General con enfoque NIIF para pymes ... 1

Guía para la lectura de este libro ...........................................................................19

Complemento Virtual ...............................................................................................19

Presentación ............................................................................. 20

Por qué se deben aplicar las NIIF .........................................................................22

Principales cambios de PCG a NIIF ......................................................................22

Preocupación de los preparadores de la información financiera ..............24

Razones para leer este libro....................................................................................26

1. Núcleo de estudio ...................................................................................................26

2. Desarrollo de competencias .................................................................................26

3. Metodología ..............................................................................................................27

4. Recursos de aprendizaje ........................................................................................29

5. Recursos virtuales....................................................................................................29

6. Agradecimientos .....................................................................................................29

Capítulo 1. Introducción a la contabilidad ............................ 30

1. Desarrollo histórico .................................................................................................33

Evolución histórica de la contabilidad ...................................................................33

Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua ...................34

Luca Paciolo, revelador de la partida doble .........................................................35

Etapa Precolombina (Franco Ruiz, 2009)..............................................................36

Etapa de la Conquista (Franco Ruiz, 2009) ..........................................................37

Etapa de la Colonia “La partida doble en América” ..........................................37

Etapa de La República “El contador profesional” ................................................38

Etapa actual: “Legislación contable” ......................................................................38

2. Marco conceptual ........................................................................................................40

Objetivos de la implementación de las NIIF ........................................................41

Autoridades responsables ..........................................................................................41

3. Definición de contabilidad .......................................................................................42

4. Clases de contabilidad ...........................................................................................47

5. Ejercicio profesional del contador público.......................................................50

6. Actividades de aprendizaje ..................................................................................52

Ponga a prueba su conocimiento ...........................................................................52

Capítulo 2. Pequeñas y medianas entidades ................... 54

1. Características de pequeñas y medianas empresas .....................................55

Estados financieros con propósito de información general ............................55

2. Clasificación de los grupos de empresas ............................................................56

3. Situación latinoamericana ...................................................................................57

4. Estructura de las NIIF y NIIF pymes ..................................................................58

5. Primacía de las normas de contabilidad .........................................................60


Investigue en su país ..................................................................................................61

Capítulo 3. Conceptos y principios generales .................. 62

1. Conceptos y principios generales .......................................................................62

2. Objetivos de los estados financieros .................................................................64

Dilema en el cumplimiento de los objetivos .......................................................66

3. Características cualitativas .........................................................................................68

Comprensibilidad ........................................................................................................68

Relevancia ......................................................................................................................70

Materialidad o importancia relativa ......................................................................71

Fiabilidad .......................................................................................................................73

Esencia sobre la forma ...............................................................................................74

Prudencia.......................................................................................................................77

Integridad ......................................................................................................................78

Comparabilidad ...........................................................................................................79

Oportunidad .................................................................................................................81

Equilibrio entre costo y beneficio ............................................................................82

Verificable ......................................................................................................................83

4. Hipótesis fundamentales ........................................................................................84

Acumulación (o devengo) ..........................................................................................84

Negocio en marcha .....................................................................................................86

5. Resumen de conceptos y principios generales ..................................................89


Ponga a prueba su conocimiento ...........................................................................92

Capítulo 4. Modelos y métodos de medición .................. 93

1. Principios de reconocimiento y medición ............................................................94

2. Reconocimiento en los estados financieros ....................................................94

Activos ............................................................................................................................95

Pasivos ............................................................................................................................97

Ingresos...........................................................................................................................99

Gastos .......................................................................................................................... 100

Estado del Resultado integral total y resultado................................................ 101

3. Bases de medición inicial................................................................................... 102

Costo histórico y valor razonable ......................................................................... 103

Modelo de medición de un activo ....................................................................... 103

Modelo de medición de un pasivo ....................................................................... 103

Costo histórico amortizado de activos y pasivos ............................................. 103

Costo de transacción atribuible a un activo o pasivo financiero ................ 104

Modelo de valor razonable .................................................................................... 106

Método de valor razonable menos costo de venta ......................................... 106

Método de precio de transacción ......................................................................... 107

Método de mejor estimación del importe para cancelar una obligación . 107

Método de no reconocimiento, salvo en una combinación de negocios .. 107

Método de valor neto realizable en inventarios ............................................... 108

Gasto de venta de un activo .................................................................................. 109

Métodos de medición del costo de inventarios ................................................ 109

Métodos de depreciación ........................................................................................ 109

4. Bases de medición posterior ............................................................................. 110

Importe o valor en libros ........................................................................................ 110

Valor residual ............................................................................................................. 111

Activos financieros y pasivos financieros (S2.47) ............................................ 111

Costo amortizado y el método de interés efectivo (S11.15) ......................... 112

Transacción de financiación .................................................................................. 113

Precio de la transacción, sin costos de transacción......................................... 117

Método de importe a pagar o recuperar (sin descontar) (S29.23) .............. 117

Costo depreciación/amortización pérdida por deterioro ............................. 119

Activos no financieros (S2.49) .............................................................................. 119

Método de revaluación ........................................................................................... 120

Deterioro de otros activos ...................................................................................... 121

Valor de uso ............................................................................................................... 121

Valor justo ................................................................................................................... 122

Valor neto realizable en propiedades .................................................................. 122

Valor actual ................................................................................................................ 125

Valor razonable ......................................................................................................... 128

Método de la participación .................................................................................... 128

Pasivos distintos de los pasivos financieros ...................................................... 129

Compensación ........................................................................................................... 130

5. Resumen de modelos y métodos de medición ........................................... 132

6. Precios corrientes y precios constantes ......................................................... 134

Correlación entre ingresos, costos y gastos ....................................................... 134

7. Conceptos de mantenimiento de capital ...................................................... 136

Mantenimiento de capital financiero ................................................................. 137

Mantenimiento del capital físico .......................................................................... 140

8. Clasificación y reclasificación .......................................................................... 142

9. Modelos contables ............................................................................................... 143

10. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 144

Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 144

Capítulo 5. Conceptos de comercio ................................ 146

1. Actividades de comercio .................................................................................... 147

2. Elementos de comercio....................................................................................... 149

Deberes y formalidades de los comerciantes ..................................................... 150

3. Entes económicos individuales ......................................................................... 152

4. Entes económicos jurídicos ................................................................................ 152

Sociedades comerciales........................................................................................... 154

5. Clasificación de los entes económicos .......................................................... 155

Según el derecho comercial ................................................................................... 155

Según su actividad económica ............................................................................. 155

Según su propósito lucrativo ................................................................................. 156

Según su conformación legal ................................................................................ 157

Según su tamaño ..................................................................................................... 157

6. Clases de sociedades comerciales ..................................................................... 159

Sociedad colectiva .................................................................................................... 159

Sociedad en comandita simple ............................................................................. 159

Sociedad de responsabilidad limitada ................................................................ 160

Empresa unipersonal ............................................................................................... 160

Sociedad anónima ................................................................................................... 161

Sociedad en comandita por acciones .................................................................. 162

Sociedad por acciones simplificada .................................................................... 162

Aportaciones no dinerarias (AND) ...................................................................... 163

7. Grupo empresarial ................................................................................................ 163

Controladora [Matriz] .............................................................................................. 163

Subsidiaria [Filiales y subsidiarias] ...................................................................... 163

Asociada ...................................................................................................................... 164

Negocio conjunto ..................................................................................................... 164

Entidades de contenido específico ....................................................................... 164

8. Transacciones comerciales .................................................................................. 164

Gastos preoperativos ............................................................................................... 165

Aporte de capital ...................................................................................................... 166


Consultar las siguientes inquietudes .................................................................. 169

Actividad individual o en grupo ........................................................................... 170


Capítulo 6. Ciclo contable ............................................... 171

1. Definición de ciclo contable ................................................................................. 172

Entrada de la información .................................................................................... 172

Soportes internos y externos ............................................................................. 175

Entrada de datos manual ..................................................................................... 177

Entrada de datos sistematizados ........................................................................ 181

Salida de la información ....................................................................................... 181

2. Definición de cuenta ........................................................................................... 182

3. Clasificación de las cuentas ............................................................................. 184

Según su naturaleza ................................................................................................ 184

Según el estado de situación financiera ............................................................ 185

Según el estado de resultados............................................................................... 187

Cuentas de orden ..................................................................................................... 188

4. Método de las cuentas ........................................................................................ 189

Método de la cuenta T ............................................................................................ 190

Método de la partida doble ................................................................................... 193

Significado y significante ........................................................................................ 194

Regla de oro de la contabilidad ............................................................................ 195

Método de la ecuación contable .......................................................................... 195

Método de causa y efecto ....................................................................................... 197

5. Plan de cuentas .................................................................................................... 198

Cómo elaborar un plan de cuentas .................................................................... 198

Modelo de plan de cuentas.................................................................................... 199

6. Soportes contables ............................................................................................... 207

Clases de soportes .................................................................................................. 208

Tesorería ..................................................................................................................... 209

Ventas ......................................................................................................................... 218

Otros documentos ................................................................................................... 222

Nota de contabilidad ............................................................................................. 222

Comprobante de contabilidad ............................................................................ 222

Almacén ...................................................................................................................... 225

Laborales .................................................................................................................... 228

7. Libros de contabilidad ........................................................................................ 231

Contabilidad para Microempresas .................................................................... 233

Contabilidad general ............................................................................................. 233

Libros auxiliares ........................................................................................................ 234

Balanceo del libro auxiliar ..................................................................................... 237

Libro auxiliar de inventarios .................................................................................. 238

Libros principales ...................................................................................................... 240

Libro diario ................................................................................................................. 241

Libro mayor y balances .......................................................................................... 242

Libro de inventarios y balances ............................................................................ 244

Libro de registro de socios ...................................................................................... 245

Libro de accionistas y similares ............................................................................ 246

Libro de actas ............................................................................................................ 246

Libro de correspondencia ....................................................................................... 247

8. Asientos contables ............................................................................................... 248

Forma de llevar los libros........................................................................................ 249

Contabilidad manual .............................................................................................. 249

Contabilidad sistematizada ................................................................................... 250

Corrección de errores ............................................................................................... 252

Exhibición de libros .................................................................................................. 252

Conservación y destrucción de los libros ........................................................... 253

Pérdida y reconstrucción de los libros ................................................................ 254

Prueba contable ........................................................................................................ 254

Diferencias entre comerciantes ............................................................................ 255

Sanción por irregularidades en la contabilidad ............................................... 255

9. Ajustes contables .................................................................................................. 255

10. Cierre contable ....................................................................................................... 258

11. Informes .................................................................................................................... 262

12. Hechos ocurridos después del período que se informa .............................. 263

Fechas de autorización y aprobación de los estados financieros ............... 264

Información a revelar: ............................................................................................. 265

13. Verificación de las afirmaciones ....................................................................... 267


Consultar en redes sociales .................................................................................... 267


Discutir en grupo las siguientes aseveraciones ............................................... 268

Consulte en una empresa de su confianza ....................................................... 269

Responda las siguientes preguntas ..................................................................... 269

Capítulo 7. Contabilidad de activos ............................... 271

1. Cuentas del activo ................................................................................................... 273

Activos financieros ................................................................................................... 274

Activos no financieros ............................................................................................. 274

Políticas contables ........................................................................................................ 280

Juicio profesional (S10.4) ........................................................................................ 281

Principales políticas contables .............................................................................. 282

Aplicación retroactiva (S10.11) ............................................................................. 283

3. Activo corriente ......................................................................................................... 285

Efectivo o equivalente al efectivo ........................................................................ 286

Grupo 11. Efectivo o equivalente a efectivo ........................................................ 286

Política contable del efectivo y equivalente al efectivo ................................. 287

Transacciones con el efectivo ................................................................................ 289

Negocio de persona natural .................................................................................. 289

Sociedad comercial................................................................................................... 297

Retenciones en la fuente ........................................................................................ 299

Activos financieros ................................................................................................... 304

Grupo 12: Instrumentos financieros básicos .................................................... 304

Política contable de instrumentos financieros ................................................. 304

Grupo 13. Deudores comerciales ........................................................................ 309

Política contable de deudores comerciales ........................................................ 310

Activos no financieros ............................................................................................. 314

Grupo 14. Inventarios .............................................................................................. 315

Política contable de inventarios ........................................................................... 315

Sistemas de inventario ............................................................................................ 317

Métodos de valuación de inventarios.................................................................. 318

4. Activo no corriente .............................................................................................. 322

Grupo 15. Propiedades, planta y equipo ............................................................. 323

Política contable Propiedades, planta y equipo ............................................... 323

Propiedades, planta y equipo................................................................................ 324

Componentes del costo ........................................................................................... 325

Costos de desmantelamiento ............................................................................... 325

Métodos de depreciación ........................................................................................ 330

Política contable depreciación propiedades, planta y equipo ...................... 331

Política contable Deterioro del valor del activo ............................................... 332

Deterioro de la propiedad, planta y equipo ...................................................... 332

5. Activos intangibles ............................................................................................... 335

Grupo 16. Intangible ................................................................................................ 335

Política contable Activo intangible ...................................................................... 335

Grupo 17. Diferidos ................................................................................................... 338

Política contable Activos diferidos ....................................................................... 338

6. Otros activos .......................................................................................................... 340

Grupo 18. Otros activos ........................................................................................... 340

Política contable Propiedades de inversión ....................................................... 340

Grupo 19. Activos biológicos ................................................................................. 341

Política contable Activos biológicos .................................................................... 341

Valorizaciones ........................................................................................................... 342

7. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 343

Preguntar a contadores en ejercicio de la profesión ...................................... 343


Exponga qué cuentas son la causa y cuales efecto............................................ 344

Recoja una serie de soportes ................................................................................... 345

Analizar el principio de la esencia sobre la forma ......................................... 345

¿Qué inquietudes le dejó este ejercicio? ............................................................. 346

Exponga su experiencia .......................................................................................... 348

Capítulo 8. Contabilidad de pasivos .............................. 349

1. Cuentas del pasivo ............................................................................................... 349

2. Pasivo corriente .................................................................................................... 352

Grupo 21. Obligaciones financieras ................................................................... 353

Política contable Pasivos financieros ................................................................. 353

Grupo 22. Proveedores ............................................................................................ 355

Política contable Cuentas por pagar comerciales ............................................. 356

Grupo 23. Cuentas por pagar ............................................................................. 357

Política contable Deudas diversas ....................................................................... 357

Costos y gastos por pagar ...................................................................................... 358

Política contable sobre dividendos por pagar ................................................... 360

Política contable de retención en la fuente ....................................................... 361

Grupo 24. Impuestos, gravámenes y tasas........................................................ 365

Política contable de impuestos, gravámenes y tasas ..................................... 365

Política contable del impuesto a las ventas por pagar .................................. 367

Régimen simplificado .............................................................................................. 368

Régimen común ........................................................................................................ 369

Política contable de impuesto de industria y comercio ................................. 371

Beneficios a empleados [obligaciones laborales] ........................................... 371

[Elementos esenciales del contrato de trabajo: ................................................ 373

[Terminación del contrato ..................................................................................... 374

[Duración máxima del periodo de prueba ........................................................ 374

Grupo 25. Beneficios a empleados ...................................................................... 374

Política contable de beneficios a empleados (Grupo 25) ............................. 374

Retención en la fuente sobre nómina ................................................................ 378

3. Pasivo no corriente .............................................................................................. 381

4. Provisiones y contingencias .............................................................................. 382

5. Pasivos diferidos ................................................................................................... 383

Grupo 27. Diferidos ................................................................................................. 383

Política contable de pasivos diferidos ................................................................. 383

6. Otros pasivos ............................................................................................................. 385

Grupo 28. Otros pasivos ......................................................................................... 385

Política contable de otros pasivos (Grupo 28) .................................................. 385

Grupo 29. Bonos y papeles comerciales ............................................................ 388



Desarrolle la siguiente actividad .......................................................................... 389

Capítulo 9. Contabilidad de patrimonio ........................ 390

1. Cuentas del patrimonio ...................................................................................... 392

2. Capital ..................................................................................................................... 395

Grupo 31. Capital social ......................................................................................... 395

Política contable de patrimonio ........................................................................... 396

Aportes sociales ......................................................................................................... 402

Política contable de los aportes sociales ............................................................ 402

3. Superávit ..................................................................................................................... 404

Grupo 32. Superávit de capital .............................................................................. 404

Política contable de superávit de capital ........................................................... 404

Grupo 33. Reservas ................................................................................................... 406

Política contable de reservas ................................................................................. 407

Grupo 34. Revalorización de patrimonio ............................................................ 409

Dividendos o participaciones ............................................................................... 410

Grupo 35. Dividendos o participaciones decretadas en acciones, cuotas o

partes de interés social ........................................................................................... 410

Política contable de dividendos ........................................................................... 411

Resultados del presente ejercicio ........................................................................... 412

Grupo 36. Resultados del presente ejercicio ..................................................... 412

Política contable de resultados del ejercicio ...................................................... 412

Grupo 37. Resultados de ejercicios anteriores .................................................. 414

Política contable de ganancias acumuladas .................................................... 414

Política contable de ganancias acumuladas .................................................... 416

Grupo 38: Superávit por revalorizaciones.......................................................... 416


Consultar contadores en ejercicio de la profesión ........................................... 417


Asesore la constitución de una sociedad ............................................................ 418

Capítulo 10. Rendimiento de la entidad ........................ 420

1. Cuentas de rendimiento ..................................................................................... 422

2. Ingresos ................................................................................................................... 423

Grupo 41. Ingresos ordinarios ................................................................................ 425

Política contable de actividades ordinarias ....................................................... 426

Grupo 42 ganancias ................................................................................................ 428

Política contable de ganancias ............................................................................ 428

3. Gastos ...................................................................................................................... 428

Gastos ordinarios ...................................................................................................... 430

Características del gasto ordinario ...................................................................... 431

Grupo 51. Gastos de administración .................................................................... 431

Política contable de gastos de administración ................................................ 432

Grupo 53. Pérdidas ................................................................................................... 432

Grupo 52. Gastos de distribución ....................................................................... 434

Gastos financieros .................................................................................................... 435

Grupo 53. Pérdidas ................................................................................................... 436

Política contable de pérdidas ................................................................................ 436

Impuesto de renta y complementarios ............................................................... 438

Grupo 54. Impuesto de renta y complementarios ............................................ 438

Política contable del impuesto de renta y complementarios ....................... 438

Grupo 59. Ganancias y pérdidas ........................................................................... 440

Política contable de ganancias y pérdidas .......................................................... 440

4. Costos de ventas ....................................................................................................... 444

Grupo 61. Costos de ventas y prestación de servicios ...................................... 445

Política contable de costos de ventas y de prestación de servicios ............ 445

Grupo 62. Compras .................................................................................................. 447

Política contable de compras ................................................................................ 447

Costos de producción .............................................................................................. 449


Discuta con otros compañeros de equipo de estudio ..................................... 450


Capítulo 11. Contabilidad de persona natural .............. 452

1. Apertura del negocio .............................................................................................. 454

Persona natural ......................................................................................................... 455

Formalidad comercial .............................................................................................. 457

Formalidad laboral................................................................................................... 457

Formalidad de funcionamiento ............................................................................ 457

Formalidad tributaria .............................................................................................. 457

2. Apertura contable ................................................................................................ 459

3. Organización y puesta en marcha.................................................................. 465

4. Actividades de operación ................................................................................... 470


Consulte con profesionales en ejercicio ............................................................ 474

Resuelva las siguientes preguntas ....................................................................... 475

Asesore al siguiente cliente .................................................................................... 475

Analice los siguientes soportes ............................................................................. 476

Asesore la apertura de negocio de persona natural ....................................... 476

Discutir con el equipo de trabajo ......................................................................... 476

¿Quién tiene más posibilidades de ganar el pleito? ....................................... 477

Capítulo 12. Contabilidad de sociedad comercial ........ 478

1. Generalidades ....................................................................................................... 479

Documentos de constitución ................................................................................. 481

Estatuto o escritura pública debe contener ....................................................... 481

Requisitos de organización y puesta en marcha ............................................. 481

2. Factibilidad financiera ........................................................................................ 482

Pasos para constituir su empresa como persona jurídica ......................... 486

Formalidad legal....................................................................................................... 486

Formalidad comercial .............................................................................................. 486

Formalidad laboral .................................................................................................. 487

Formalidad de funcionamiento ............................................................................ 487

Formalidad tributaria .............................................................................................. 487

3. Ciclos del negocio ................................................................................................ 488

4. Proceso contable ................................................................................................... 489

Estructura del plan de cuentas ............................................................................. 491

5. Constitución ............................................................................................................... 492

Qué pueden aportar los socios o accionistas ................................................... 496

6. Organización ............................................................................................................. 503

7. Inversión ...................................................................................................................... 506

8. Operaciones de compras........................................................................................ 508

9. Operaciones de ventas ........................................................................................... 513

10. Costo de ventas ...................................................................................................... 517

11. Nómina de personal ............................................................................................. 520

12. Elaboración de libros ............................................................................................ 527


Aprópiese de los siguientes documentos ........................................................... 537


Haga seguimiento al proceso contable manual .............................................. 538

Dinámicas de estudio.............................................................................................. 539

Capítulo 13. Elaboración de la hoja de trabajo ............. 540

1. Hoja de trabajo ..................................................................................................... 542

2. Ajustes contables .................................................................................................. 542

Errores y omisiones .................................................................................................. 546

3. Cierre contable .......................................................................................................... 553


Desarrolle las siguientes actividades .................................................................. 560


Elabore la hoja de trabajo para la empresa ...................................................... 561

Revise en el archivo contabilidad-general-en-excel ....................................... 563

Capítulo 14. Estados financieros .................................... 564

1. Reconocimiento en los estados financieros ................................................. 565

Probabilidad de obtener beneficios económicos futuros .............................. 566

Fiabilidad de la medición....................................................................................... 567

2. Estado de situación financiera ......................................................................... 569

Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos ............................................... 571

3. Estado de resultados ........................................................................................... 577

El estado del resultado integral comprende ...................................................... 581

4. Estado de flujos de efectivo .................................................................................. 581

5. Estado de cambios en el patrimonio .............................................................. 583

Modelo de estado de cambios en el patrimonio ............................................. 583

Modelo de estado de resultados y ganancias acumuladas ....................... 583

6. Notas a los estados financieros ....................................................................... 584

7. Informe de gestión .............................................................................................. 586

8. Junta de socios o asamblea general ............................................................... 589

Proyecto de distribución de ganancias ............................................................ 589

9. Declaración de renta ............................................................................................... 591



Desarrolle las siguientes actividades .................................................................. 593

Bibliografía general .................................................... 594

Autores ........................................................................................................................ 594

Recursos en la Web .................................................................................................. 598

Redes sociales ............................................................................................................ 599

Guía para la lectura de este libro

Este libro se fundamenta en las NIIF para las pymes. Además, utilizará

referencias tales como las NIC/NIIF plenas y algunas sobre los principios de

contabilidad generalmente aceptados locales, con las siguientes simbologías:

Tipo de letra Símbolo significado

Letra Normal Aportes del autor y de otros autores

El paréntesis ( ) Aclaración del texto

Letra Cursiva NIIF para las pymes con cita bibliográfica

Párrafo entre corchetes { } NIIF plenas con cita bibliográfica

Paréntesis cuadrado [ ] Equivalente a PCGA local

Complemento Virtual

El libro digital trae información en línea: www.contabilidadyfinanzas.com

Los siguientes archivos:

CG1. Modelo de plan de cuentas general

CG2. Contabilidad general en Excel

CG3. Elaboración estados financieros con propósito general [básicos]

CG4. Compra de inventarios a crédito

CG5. Préstamo bancario

CG6. Préstamo concedido largo plazo

CG7. Venta mercancías con pago aplazado

http://www.contabilidadyfinanzas.com/

Presentación

“La gente exitosa siempre busca la oportunidad de ayudar a

los demás. La gente que fracasa, siempre pregunta:

¿y yo que gano?”

Brian Tracy

“El arma más poderosa contra la ignorancia es la difusión

de material impreso”

León Tolstói

La contabilidad tiene un nuevo lenguaje de negocios que se llama Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF). Se entienden como tales las

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), las Normas Internacionales de

Información Financiera (NIIF), las interpretaciones de las NIC (SIC) y las

interpretaciones de las NIIF (CINIIF), que fueron creadas especialmente para

las grandes empresas cotizantes y para el mercado crediticio. Además se han

publicado las NIIF para pymes (medianas y pequeñas entidades) y las guías

para aplicar las NIIF para pymes a las microempresas, que van a permitir a

los entes económicos mayor transparencia en la información que presentan

en los estados financieros a los usuarios en un mundo globalizado.

Esto requiere que todo profesional adquiera conocimientos mínimos para la

lectura de los siguientes estados: estado de situación financiera

[anteriormente denominado balance general], estado de resultado y el otro

resultado integral [estado de resultados], el estado de flujos de efectivo y el

estado de cambios en el patrimonio, un estado de situación financiera al

principio del primer periodo comparativo, cuando una entidad aplique una

política contable retroactivamente o realice una reexpresión retroactiva de

partidas en sus estados financieros, o cuando reclasifique partidas en sus

estados financieros, al igual que las notas a los estados financieros que

tienen la connotación de un nuevo estado, que sirven para interpretar y

orientar las decisiones en junta directiva, asamblea general o junta de socios

frente a la realidad económica del sector.

Estos conocimientos también ayudarán a proyectar el devenir del ente

económico y a observar su capacidad para generar nuevos flujos de

efectivo, así como la viabilidad de negocio en marcha para saber si prosigue

o requiere una reestructuración, refinanciación o terminación del objeto

social. Todos estos elementos le sirven al profesional para decidir sobre las

mejoras que deben contribuir al desempeño de la eficiencia y eficacia en el

manejo de los recursos.

El libro Contabilidad general va dirigido a los estudiantes de los países

latinoamericanos que se preparan en el campo del conocimiento, así

como a personas que por una u otra razón desempeñan labores de

contabilidad en los negocios y requieren de conceptos contables ágiles

que faciliten el aprendizaje, tanto teórico como práctico, bajo el nuevo

contexto de las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) y de las NIIF

(Normas Internacionales de Información Financieras), que para efectos de

este libro se mencionarán como NIIF completas y NIIF para pymes.

Las NIIF completas se aplican a los entes que presentan información

financiera al público porque sus acciones se cotizan en bolsa de valores, en

tanto que las NIIF para pymes se aplican a los entes cuya información

financiera solo interesa a los asociados de la entidad. Los siguientes son los

organismos emisores de las NIIF:

IASC (International Accounting Standards Committee), creado el 29 de junio

de 1973. Este organismo promulgó las IAS (International Standard

Accounting) o NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) hasta el año

2000.

IASB (International Accounting Standards Board), creado en el 2001, sique

promulgando las IFRS (International Financial Reporting Standard) o NIIF

(Normas Internacionales de Información Financiera). Las normas NIIF para

pymes fueron creadas en el año 2009 y están en revisión integral, cuyos

comentarios fueron recibidos hasta el 30 de noviembre de 2012 y entrarán

en vigencia en el año 2018. También hace parte de esta normativa la guía de

NIIF para microempresas.

De otra parte se siguen produciendo nuevas normas como la NIIF15 Ingresos

procedentes de contratos con los clientes, reciente de mayo de 2014.

Existen también comités de interpretación de los estándares y de los reportes

de información financiera, que son objeto de otros libros avanzados de

contabilidad.

Los procesos que se detallan en este libro están de acuerdo con las normas

del contexto internacional y se exponen para llevarlos en forma manual. Si

el lector lo requiere, puede buscar el acompañamiento de uno de los

programas de contabilidad que abundan en el mercado de cada país, como

más adelante se reseña.

Por qué se deben aplicar las NIIF

Existen varias razones por las cuales se deben aplicar las NIIF; entre otras:

1. El planeta Tierra se convirtió en una aldea global para hacer negocios.

2. Los países, cada vez más, están firmando tratados internacionales con

regiones o grupos económicos fuertes como la Alianza del Pacífico y

otros.

3. Los países están formalizando planes de competitividad para entrar en

ese mundo Globalizado.

4. Los inversionistas requieren de información transparente, unificada y útil,

preparada bajo un mismo marco conceptual.

5. Los contadores, como preparadores de información, requieren

certificarse en NIIF por medio de un tercero independiente para ampliar

su mercado de servicios profesionales.

Principales cambios de PCG a NIIF

Varios son los cambios del marco conceptual PCGA local frente a las NIIF, y

radican en los siguientes conceptos fundamentales que se amplían en varios

libros del mismo autor. Algunos de ellos son:

1. La elaboración de las políticas contables como fundamento principal de

la contabilidad está a cargo del comité asesor y es aprobada por la alta

dirección. Si bien es cierto que dichas políticas existían en normas locales,

no tenían tanta relevancia como ahora, donde se constituyen en la forma

de gestionar los negocios.

2. Adopción de las NIIF para microempresas, pymes y grandes empresas.

3. La entidad cuyos estados financieros cumplan la NIIF para las PYMES

efectuará en las notas una declaración, explícita y sin reservas de dicho

cumplimiento. Los estados financieros no deberán señalar que cumplen la

NIIF para las PYMES a menos que cumplan con todos los requerimientos

de esta NIIF (S3.3).

4. Identificación y sustanciación de las operaciones a través de la

característica de esencia sobre la forma. Los hechos se registran siempre

que la empresa tenga el control, reciba los beneficios y asuma los riesgos

del bien.

5. Reconocimiento inicial mediante los modelos de costos y valor razonable.

6. Reconocimiento posterior mediante los métodos de valuación en la fecha

sobre la que se informa.

7. El reconocimiento de forma rigurosa, basado en el cumplimiento de sus

requerimientos de activos, pasivos y patrimonio, porque los ingresos y

gastos son aumentos o disminuciones de los tres anteriores.

8. Las revaluaciones existen para las NIIF plenas, se aplicarán en la nueva

modificación para pymes (2018) y aumentan el valor de los activos

contra los resultados integrales.

9. Se efectúan mediciones en inventarios, cartera, propiedad planta y

equipo, las cuales se llaman deterioro en el valor de los activos y se

calculan a partir de los indicios internos y externos en el

desmejoramiento de su importe. En caso de que estos indiquen una

mejoría, se debe hacer reversión del deterioro [anteriormente se

denominaban provisiones en inventarios, cartera, propiedad planta].

10. Los activos y pasivos diferidos son los impuestos a las utilidades. A

pesar de la diferencia existente entre la S29 y la NIC12, en la nueva

versión para pymes se pretende alinear los conceptos.

11. Por las diferencias que se generan entre los activos y pasivos contables

con relación a los activos y pasivos fiscales, denominados diferencias

temporarias [anteriormente diferencias temporales], se debe liquidar el

impuesto diferido débito o crédito.

12. La mayoría de las transacciones donde se espera recibir un bien o servicio

en fecha posterior, bajo aplicación de las NIIF, no se difieren debido a

que el método de amortización es impracticable por falta de un modelo

que asocie el diferido en el tiempo.

13. No existe correlación o asociación entre ingresos y gastos (S2.52).

14. No existen compensaciones a discreción del contador, sino por

requerimientos de las mismas NIIF.

15. Los costos de investigación y desarrollo son gastos para las pymes,

excepto para las grandes empresas que aplican las plenas.

16. Los activos contingentes deben cumplir con la probabilidad de flujos de

beneficios económicos futuros probables con medición fiable. Su

amortización es sobre la vida útil y, si no se puede calcular, se amortiza

en 10 años. La nueva norma permitirá hasta diez años en pymes,

mientras que en las normas completas se debe efectuar la evaluación

anual de deterioro del valor de los activos.

17. Los pasivos contingentes solo van al estado de situación financiera

cuando cumplan con los requerimientos del pasivo (salidas de efectivo

probables y fiables). Si su ocurrencia es poco probable, se deja revelado

en notas.

18. Las notas a los estados financieros deben revelar las políticas contables

de la empresa y los cambios en los rubros significativos del estado de

situación financiera. Los usuarios deben conocer las políticas contables

empleadas en la preparación de los estados financieros para poder

entender la información. Las políticas contables son responsabilidad de la

gerencia [en el marco conceptual solo se hace referencia en el artículo

115 de la norma general sobre revelaciones a las políticas contables, las

que perdían su esencia por la incidencia y exigencia de la norma fiscal].

19. Los cambios voluntarios en las políticas contables y los cambios en las

estimaciones y errores se hacen en forma retrospectiva.

20. El criterio profesional es para definir las estimaciones.

Preocupación de los preparadores de la información

financiera

Entre los preparadores de información financiera existe la preocupación de

que los proyectos puedan cumplir con los requerimientos debido a la

convergencia que han hecho países como Colombia, Venezuela y Bolivia:

1. Colombia ha tomado las NIIF y las ha modificado. En algunos casos ha

eliminado y adicionado otros párrafos, y también ha cambiado algunos

encabezamientos, lo cual se puede comprobar en los decretos de

convergencia 3023/2013 para grandes empresas y 3022/2013 para las

pymes.

2. Venezuela hizo lo propio de armonización con las Ven-NIIF y aun

presentan transiciones diferidas.

3. Bolivia, mediante resolución del Consejo Técnico Nacional de Auditoría y

Contabilidad, pone en vigencia 14 NIC y cambia la numeración de las 29

aún vigentes para el resto de países. Asimismo, aplica el concepto local de

BI NIIF —teoría y práctica NIIF plenas y NIIF pymes normas básicas y

específicas (Quintana, 2014)— (BI NIIF hace referencia a las NIIF

completas y a las NIIF para pymes).

4. El Salvador adoptó la normativa internacional completa, y su

armonización viene dada de acuerdo a los sectores que la aplican,

mediante su estudio e incorporación al momento de elaborar las

políticas contables, que deben ser autorizadas por los accionistas por

ser los responsables del rumbo de la entidad. Si no se les explica a los

empresarios la funcionalidad de la normativa y el objetivo principal,

difícilmente se avanzará en el proceso de adopción (aporte de Juan

Carlos Hernández Bermúdez).

5. En el Perú fueron tres las oportunidades que se dieron para la transición

a las NIIF, todos estos aspectos denotan que no ha sido fácil la

homogeneidad de NIIF para el planeta.

La preocupación se fundamenta en los siguientes aspectos:

1. La empresa debe expedir la certificación explícita y sin ninguna reserva

de que cumple con las NIIF, como lo exigen las normas internacionales

de información financiera.

2. Que este acervo tenga validez frente a la certificación de los

preparadores de in- formación contable.

3. Que las nuevas reformas del IASB no se incorporen a las convergencias

que hayan hecho los países.

4. La gran duda es si estas convergencias de las NIIF cumplirán el

propósito de la integración de los mercados competitivos.

5. Se entiende que las normas financiera de comercio y laborales son propias

de cada país.

6. En el Perú se adoptaron las NIIF, y las diferencias con las normas fiscales

se llevan en cuentas de activos y pasivos de impuestos diferidos

conforme a la NIC 12, de tal manera que no llevan doble contabilidad.

7. Un nuevo proyecto de decreto de la DIAN pretende reglamentar y

desligar totalmente la parte contable de la fiscal durante los próximos

cuatro años a partir de la entrada en vigencia de las NIIF, desconociendo

la normativa del impuesto a las ganancias mediante una triple

contabilidad (contabilidad bajo normas locales, contabilidad fiscal y

contabilidad NIIF).

Razones para leer este libro

El conocimiento sobre determinada área no es propiedad de las

personas que lo cultivan sino de toda aquella que está en capacidad de

recibirlo.

Todas las personas que están vinculadas con el comercio de bienes,

producción o prestación de servicios deben alfabetizarse en el manejo

de la contabilidad para sacarles a sus negocios mayor productividad.

En tiempos de cambios radicales, ser ingenioso es la constante para

mantenerse en el mercado mediante buena dosis de información.

También es necesario aprovechar las oportunidades que brinda el

mercado y su entorno.

Las exigencias del Estado en el recaudo de nuevos impuestos y el

control que ejercen sobre los entes económicos los organismos de

control requieren de información fiable, oportuna y transparente para

mantener una buena estabilidad fiscal y cumplir con los requerimientos

de información de los órganos de control (superintendencias).

1. Núcleo de estudio

La contabilidad es el lenguaje y el soporte de las decisiones de los hombres

de negocio. No llevar la contabilidad de acuerdo a las normas

internacionales de información financiera es como guiar un avión sin

medidor de gasolina, altímetro, velocidad o brújula.

El fracaso de muchos negocios es la falta de información de propósito

general, que lleva a incumplir obligaciones que pueden ser cruciales para el

negocio y a no tomar decisiones oportunas, con las cuales se puede sacar

provecho de las oportunidades que ofrece el entorno.

2. Desarrollo de competencias

“Competencia es algo más que una habilidad: es el

dominio de procesos, métodos para aprender de la

práctica, de la experiencia y de la intersubjetividad”.

Miguel Bazdresh Parada (1998)

Las competencias son del saber hacer, que consiste en los métodos y

procedimientos de las mejores prácticas de negocios de los modelos

contables (estándares); del saber, mediante el acervo del conocimiento de la

profesión; y del ser, que se adquiere desde el hogar (ser persona, ética, de

valores, buscando siempre la integridad del ser humano):

Analiza a través de la historia, el desarrollo de la contabilidad con base

en los aportes del Dr. Gonzalo Sinisterra y de otros autores.

Analiza los conceptos y principios generales (S2) que rigen las Normas

Internacionales de Información Financiera de acuerdo al nuevo lenguaje de

los negocios.

Contextualiza los fundamentos teórico y práctico de los conceptos de

comercio y sus organizaciones.

Comprende el ciclo contable a través de los conceptos de cuenta,

formalidades legales, manejo del plan de cuentas de cada país, soportes

de contabilidad, libros principales y auxiliares e informes.

Desarrolla el proceso de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio,

ingresos y egresos mediante ejercicios de transacciones, documentos,

reconocimiento (antes, registros) y libros de contabilidad.

Revisa el proceso contable en forma manual con base en el ejercicio de

contabilidad-general-en-excel que lo encontrará en la Web junto con el

link de donde se baja el libro digital.

Elabora la hoja de trabajo de forma manual para la preparación y

presentación de los estados financieros.

Hace la lectura de los dos principales estados financieros: el estado de

situación financiera y el estado de resultados del negocio.

Desarrolla habilidades para la teneduría de libros auxiliares y principales,

más por experiencia y entendimiento del proceso en sí mismo.

Comparte experiencias y conocimiento al trabajar en equipo.

Propone nuevos procedimientos para el mejoramiento general de la

entidad económica. Agrega valor a la empresa con su desempeño profesional.

3. Metodología

Este libro toma en cuenta las Normas Internacionales de Información

Financiera NIIF para las pymes, las cuales son emitidas por los organismos

internacionales y acogidas por los países (en el caso colombiano, en calidad

de decretos reguladores D. 2706/12 para microempresas y D. 2784/12 para

empresas del grupo 1, sobre los cuales emiten conceptos o disposiciones o

circulares los órganos de control y vigilancias).

Este libro solo tomará en cuenta las NIIF para pymes y, cuando requiera el

caso, hará referencia a las NIC/NIIF para grandes empresas y también a las

guías para las microempresas, emitidas por el IASB, dada la obligación de todo

ente económico de certificar que cumple con las normas internacionales de

contabilidad para las pymes, sin ninguna reserva. De lo contrario se estará

frente a la falta de cumplimiento de la norma.

El libro consta de dos aspectos importantes: el saber mediante la exposición

de NIIF pymes, con sus respectivas citas bibliográficas para que el lector

pueda verificarlas y profundizar sobre la norma original, y el saber hacer,

mediante más de 230 casos resueltos sobre los conceptos de contabilidad

de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, con manejo a nivel del

sexto dígito y nombre de las cuentas. Además, algunos capítulos están

dedicados a la contabilidad de persona natural y de la sociedad comercial, que

todo comerciante, gerente o contador debe conocer a la luz del nuevo marco

conceptual de la contabilidad internacional, así como a los conceptos y

principios, las características cualitativas y los objetivos de la información

contable.

También se dedican dos capítulos especiales a la preparación y análisis de la

hoja de trabajo, fuente principal para continuar con el proceso de

elaboración de los estados de situación financiera y de resultados o del

estado del resultado y otros resultados integrales (que será objeto de otro

libro del mismo autor para iniciar al estudiante en la práctica de contable).

El libro presenta como metodología de reconocimiento de las transacciones

(registro contable) de todo documento o soporte, con los códigos

correspondientes de la transacción, el nombre de la cuenta que se encuentra

implícita, con su debido valor de la transacción al débito o al crédito según

corresponda, para familiarizar al estudiante con el plan de cuentas y con la

partida doble y para aplicar la concepción de que toda transacción debe llevar:

código, cuenta, valor débito o crédito y razón o detalle de la transacción.

Código Cuentas Débitos Créditos

Razón o detalle de la transacción

Cada capítulo trata un tema en especial con todos sus elementos más

relevantes, además de las actividades de aprendizaje que el estudiante debe

realizar para adquirir las destrezas y habilidades necesarias en la práctica

contable.

4. Recursos de aprendizaje

El libro se apoya fundamentalmente en: actividades con varios temas, tales

como: contabilidad general en Excel, ejercicios, evaluaciones, formatos,

hojas de trabajo, lecturas, nómina en Excel, presentaciones en Power Point,

casos resueltos, talleres y videos que se utilizan como complemento de

este libro y que se pueden bajar de la red por intermedio de un link que

suministrará la donde se encontrarán otros recursos.

5. Recursos virtuales

Se recomienda bajar los complementos de estudio de este libro, que se

encuentran en el link enviado para obtener el libro digital y los otros

recursos.

En www.gerencie.com y en www.actualicese.com se encuentra una

magnifica información para estudiantes y hombres de negocios.

6. Agradecimientos

Mi gratitud al Dr. Rodrigo Estupiñán Gaitán, que en 1993 me dio el apoyo

para sacar al mercado mis libros de contabilidad. También a su fundador

Carlos Alzate Giraldo de la editorial ECOE ediciones, por su magnífico apoyo

editorial y comercialización en Colombia desde el 2005. Ahora nuevos

apoyos vendrán para internacionalizar este libro.

El autor

http://www.gerencie.com/

http://www.actualicese.com/

Capítulo 1. Introducción a la

contabilidad

“Lo más emocionante del futuro es que podemos

darle forma”.

Charles Handy

Para introducir al lector en el concepto de la contabilidad, es necesario

considerar algunas generalidades básicas, como los antecedentes históricos

en el planeta y la necesidad de converger los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados (PCGA) hacia la adopción de las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF). De esta manera el

estudiante se podrá ubicar en el contexto de lo que es hoy la ciencia

contable y del desarrollo de la profesión de contador público.

La Internacional Accounting Standard Committe (IASC), fundada en 1973 y

hasta el 2001, creó las 41 IAS/NIC (Normas Internacionales de Contabilidad),

de las cuales están vigentes 29, porque algunas de ellas fueron incorporadas

en las NIIF y en las SIC, que son las interpretaciones.

Desde el 2001, la Internacional Accounting Standards Board (IASB) ha emitido

16 IFRS/ NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera —NIIF—,

como se conocen en el lenguaje español) con sus correspondientes IFRIC o

CINIIF (interpretaciones de las NIIF).

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, el 9 de julio de 2009,

publicó las NIIF para pequeñas y medianas entidades (NIIF para pymes), y

desde entonces ha elaborado material de formación sobre la NIIF para

pymes, basado en sus 35 secciones mediante módulos de formación

elaborados por el SMEIG.

Otra de las principales convergencias ha sido entre el IASB y el FASB (Financial

Accounting Standard Board) de Estados Unidos. Estos organismos firmaron

un memorándum de entendimiento en el 2002 (denominado Norwalk

Agremeement) para que en el largo plazo se consiguiera la uniformidad de

ambos conjuntos de normas contables.

Así, solamente se pretendió alinearlos, eliminando las diferencias en los

criterios contables más importantes.

Una convergencia más es la de SMEIG – PYMES (Small and Medium

Enterprise), la cual establece las NIIF para las pymes y sus enmiendas, las

primeras fueron emitidas por el IASB en julio de 2009 –. Actualmente, en

Latinoamérica tenemos cuatro integrantes en el Grupo de Implementación

SMEIG de la Fundación de Normas Internacionales de Información Financiera

(IASB), con sede en Londres: Alexei Estrella Morales y Luis A. Chávez de

Ecuador, Hernán Casinelli y Martín Kerner de Argentina.

[En el caso colombiano, desde el punto de vista de la Ley 1314/09 de

convergencia, los reguladores locales son el Consejo Técnico de la

Contaduría Pública, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el

representante de las facultades de programas de Contaduría Pública del

país. Ellos han formulado un proyecto compuesto por tres fases: Fase 0

(lanzamiento del proyecto), Fase 1 (Diagnóstico), Fase 2 (Conversión) y Fase

3 (Mantenimiento), siempre mediante el enfoque de las NIIF. La entrada en

vigencia de la ley de convergencia está prevista para el año 2014. (XI Gran

foro Tributario, organizado por Tu consulta y NovoClick, Bogotá, noviembre

2010)].

El caso venezolano ha optado por la certificación voluntaria con las NIIF

aplicables a las pequeñas y medianas entidades, a partir del año 2011,

mediante una serie de temas tales como: 1: Aspectos conceptuales, 2:

Principios básicos, 3: Instrumentos financieros básicos, 4: Inventarios, 5:

Propiedades de inversión, 6: Propiedades, planta y equipos, 7:

Arrendamientos, 8: Provisiones y contingencias, 9: Ingresos de actividades

ordinarias, 10: Deterioro del valor de los activos. (Federación de contadores

Públicos de la República Bolivariana de Venezuela y Secretaría de Estudios e

Investigaciones).

En el caso ecuatoriano, la Superintendencia de Compañías, mediante

resolución, adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF) y determinó que su aplicación sea obligatoria a las compañías y

entidades sujetas a su control y vigilancia para el registro, preparación y

presentación de estados financieros a partir del primero de enero de 2009

como periodo de transición.

El caso Boliviano inició el proceso de convergencia de normas de contabilidad

y auditoría a las NIIF, hizo el proceso de adopción y fijó el año de proyección

de implementación a partir del primero de enero de 2011. El año de

transición se fijó a partir del primero de enero de 2012 y el de la adopción,

a partir del 31 de diciembre de 2013 (NVE Auditores S.R.L consultores

multidisciplinarios).

El profesional de la contaduría pública, además de desempeñar los cargos

de contador, revisor fiscal, auditor, analista financiero y hasta gerente, hoy

tiene que ser asesor de implementación y desarrollo de la adopción de las

NIIF. Por esta razón es necesario emprender un estudio concienzudo sobre

todos los elementos de las NIIF para grandes empresas y de las NIIF para

pymes.

El trabajo del asistente contable se proyecta en las empresas como un

apoyo fundamental que le permitirá al contador trascender los campos del

registro o teneduría de libros y de la presentación de estados financieros,

porque debe dedicarse al análisis e interpretación de la información de la

empresa y de los hechos reales de la economía para poder hacer varios tipos

de lecturas de los resultados, además de la proyección de todas las

operaciones, tanto operativas como estratégicas, en varios escenarios. Son

estas las razones que exigen, de las personas que se inician en los temas de

contabilidad, mucha dedicación y actualización sobre el tema para poder

generar beneficios a los dueños de la empresa, al Estado en calidad de

impuestos, a los empleados en la calidad de beneficios laborales y a todas

las personas que participan en la cadena de las actividades económicas.

“Quien no conoce la historia está condenado a repetirla’ dice la máxima de

Jorge Agustín Nicolás Ruiz de Santayana y Borrás, a la que se suele aludir

cuando aparecen casos que son repetición de anteriores. Y es que nada hay

más peligroso que recurrir a la historia sin haber aprendido previamente

las lecciones de la propia historia” Pedro J. Piqueras.

La contabilidad, por el volumen de datos que procesa, no se escapa como

factor de generación de las grandes crisis. Se recuerda la del 2002, el caso

que desató Enron Corporation, empresa de energía con sede en Houston

que entró en bancarrota por realizar maquillajes en la contabilidad; o la

crisis de 2009, que afectó a los mercados bursátiles de todo el mundo por

falta de verificación de información en las solicitudes de hipotecas en bancos

de Estados Unidos y la posterior venta de títulos sobre esos activos.

También cabe mencionar la reciente crisis económica 2008-2014, originada en

Estados Unidos y llamada Gran Recesión o Depresión Económica, que

repercutió en España; y se puede continuar con la crisis de Venezuela,

identificada por la inflación y por el desabastecimiento y cambio de la

moneda.

Sin embargo, cada crisis deja nuevas soluciones que enriquecen y mejoran la

práctica profesional. Por ejemplo, el caso de Enron Corporation generó la

aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley, promulgada por el Senado

estadounidense en julio de 2002 y que establece nuevos estándares contables

para las firmas de propiedad pública (entendidas como públicas las empresas

que cotizan sus acciones en la bolsa de valores).

1. Desarrollo histórico

Son varios los textos que tratan la historia de la contabilidad. Entre ellos, por

considerarlo de interés para los estudiantes, se recomienda en particular el

libro Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, del Dr.

Gonzalo Sinisterra V. y otros autores, por su enfoque de carácter global 2007.

Evolución histórica de la contabilidad

Existen varios relatos en cuanto a la práctica contable llevada a cabo en

tiempos remotos; debido a su poca veracidad nos enfocaremos en el

análisis que constituye el objeto de la actividad contable, el cual es el

de conservar un testimonio de naturaleza continuo de los hechos

económicos ocurridos en el pasado, así que tenemos tres condiciones

para la creación de la contabilidad:

1. Que encontremos al hombre constituyendo una unidad social y, por lo

tanto, vinculado a otros hombres por necesidades comunes.

2. Que concurran a actividades económicas en tal número de importancia que

haya sido preciso auxiliarse de un testimonio de naturaleza perenne en la

conservación de su información que sirviera de ayuda a la débil memoria

humana.

3. Que exista un medio generalmente aceptado mediante el cual se pueda

conservar la información sobre la narración de los hechos ocurridos en el

pasado (escrituras) y que sea a la vez susceptible de registrar cifras

(números) y por lo tanto medida de unidad de valor (Gertz Manero, 1999).

Hechos representativos de la contabilidad en la época

antigua

Durante la época del Esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en

propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del estado.

Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto

en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el

esclavo más inteligente, llamado NOMENCLATOR, tenía la misión de llevar la

contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados bienes

(Franco Ruiz, 2009).

En esta época existió una sociedad que fue símbolo del esclavismo debido a la

existencia de ejércitos poderosos que inundaron su estado de oro y esclavos,

“Sociedad Romana”; [d]e donde provienen hechos económicos relacionados con

la contabilidad ya que existieron diferentes libros como: “ADVERSARIA”, en

donde se registraban los ingresos y gastos diarios. “EL CODEX O TUBULAE”,

en donde los ingresos se colocaban en la columna (Acceptum) y en la otra

columna los gastos (Expensum). (EL CODEX ACCEPTI – ET EXPENSI) que

reproducía fielmente el estado de la caja “ARCA”.

En Roma existían muchas luchas entre Patricios y Plebeyos[,] particularmente

por motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en

contra de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar

medidas legislativas como la “PAETIELA PAPIRIA” (año 428 de Roma, 325 a. C.

impuesta por Marco Tulio Cicerón); [l]a cual se basaba en la inscripción del

nombre del deudor en el CODEX del acreedor con el consentimiento del

primero y la mención de la cantidad de vida para crear la obligación a favor del

acreedor.

Después del Esclavismo, aparece el Feudalismo, donde el poder no está en la

cantidad de esclavos sino en la tierra. La Iglesia se convierte en un sector

predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y

se apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el

cobro jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde

realmente se impulsó la partida doble y además aparecen los libros

auxiliares con disposiciones específicas como: (Gertz Manero, 1999).

Registro de operaciones en orden cronológico.

No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas.

Mención del documento soporte de la operación.

Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron

su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los

Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una

etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo

profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena

cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar

firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de

Control”.

Luca Paciolo, revelador de la partida doble

Al aparecer la imprenta en Europa, en la segunda mitad del siglo XV, salieron a

la luz grandes obras de temas muy variados. En cuanto a estudios contables se

podría decir que las primeras obras en publicarse no fueron las primeras en

escribirse, tal es el caso de Benedetto Cotrugli Rangeo, nativo de Dalmacia,

autor de Della mercatura et del mercante perfetto, obra que terminó de escribir

el 25 de agosto de 1458 y sin embargo no fue publicada sino hasta 1573[.] Este

pequeño libro da instrucciones para la práctica del comercio haciendo

referencia a la contabilidad por partida doble y el uso de 3 libros: Quaderno

(mayor), Giornale (diario), y Memoriale (borrador). (Gertz Manero, 1999).

Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la

partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin

embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro,

provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición

impresa del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás eran todas

manuscritas. La vida de este ilustre personaje merece un análisis para la mejor

comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase en la literatura contable

y cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la

orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un

prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la

escuela Domenico Bragadino[,] un “lector público de matemáticas” (Lopes De

Sá, 2002, pp. 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando

las grandes teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó

a relacionar con la contabilidad[;] cuando regresó, imprimió su célebre obra

Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (Todo sobre

aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494.

No existen pruebas que aseguren que Paciolo fue el autor del método de

partida doble; todo lo contrario, él afirma textualmente que seguía el método

que en aquel entonces se aplicaba en Venecia. Se considera que el método

de partida doble se fundamentaba en el tratado de Cortugli, de quien se sabe

lo estudiaba 40 años antes de que Paciolo publicara su obra.

El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para

proporcionar al comerciante información oportuna en relación con sus activos

y obligaciones. Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario

diciendo que es una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de

la empresa antes de iniciar actividades; dicho inventario deberá ser hecho en

un solo día. Toda operación será registrada por sus efectos de créditos y

débitos, el libro Mayor (Quaderno) llevaba usualmente un índice y era

balanceado cuando se agotaban las páginas. Este libro era saldado por dos

personas, [y] el balance de cierre era el mismo balance para abrir un nuevo

libro, este proceso se denominaba “Summa summarium”, su clausura era

correcta si débitos y créditos eran iguales; las operaciones por el débito se

conocían por la preposición “Per” y las del crédito por “A”.

Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas

y en particular a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la

suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de

división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un

legado importante que se conserva como la base de la contabilidad actual.

Etapa Precolombina (Franco Ruiz, 2009)

En la América precolombina, donde predominaban tres culturas relativamente

desarrolladas (Azteca en México, Inca en Perú y Chibcha en Colombia), no se

conocía la escritura alfabética. A pesar de esto, la actividad contable era

práctica común entre los aborígenes; por ejemplo, los aztecas llevaban

cuentas de los tributos que recaudaban a las tribus sometidas; los incas

llevaban sus cuentas en lazos con nudos [Quipus], que representaban cifras, y

los chibchas, cuyo comercio se realizaba por medio del trueque de

mercancías, registraban sus transacciones con colores pintados sobre sus trajes.

Etapa de la Conquista (Franco Ruiz, 2009)

Con la llegada de los españoles a territorio americano se inició en esta región

una actividad económica sin precedentes. Los conquistadores obtuvieron de la

Corona múltiples concesiones, lo que dio comienzo a la explotación no sólo

de los recursos naturales sino también de los aborígenes. Así, el español

logra imponer en estas tierras, además de su cultura y costumbres

mercantilistas, sus prácticas contables. Al conocer la consolidación de la

conquista americana, en 1522, Carlos V, mediante cédula real nombra a

Rodrigo de Albornoz como contador real de estas tierras, y le proporciona

junto con su acreditación instrucciones muy precisas sobre el registro de las

operaciones mercantiles.

Etapa de la Colonia “La partida doble en América”

Posteriormente, en 1591, el rey Felipe II ordena llevar la contabilidad del reino

por partida doble, resaltándose de esta manera la influencia italiana en la

contabilidad española. Los colones establecieron en el territorio americano una

serie de instituciones de carácter socio-económico con el propósito de explotar

al aborigen.

Por ejemplo, la Encomienda (obligación representada en servicios personales y

productos naturales a cargo del colono), el Tributo para el encomendero, las

Pensiones para particulares, el Quinto del rey, el Sueldo para los corregidores y

la Mita se constituyeron en importantes fuentes de ingresos para la corona.

Durante la Colonia, la Iglesia sin lugar a dudas fue la institución más

poderosa en el Nuevo Reino; se apropió de grandes extensiones territoriales

tanto rurales como urbanas, al cambiar el método de la fuerza usada por los

colonos, por la enseñanza y la evangelización.

En 1605 se establecieron en América tres tribunales de cuentas (Santa Fe,

Lima y México), se nombraron contadores especiales en La Habana y Caracas

y se dictaron normas de manejo contable. En 1678, Felipe IV determinó que

los contadores reales debían presentar cada dos años cuentas en términos de

“cargo” y “data” (debe y haber) al Real Tribunal de Cuentas. De esta forma se

logró el control y registro de los impuestos recaudados y administrados por la

Corona.

El mayor aporte para el desarrollo de la contabilidad en América lo

proporcionó la comunidad religiosa de la Compañía de Jesús, la cual

introdujo por primera vez en estas tierras libros de contabilidad, el concepto

de inventarios, la noción de presupuestos y demás elementos desarrollados en

la Europa de ese entonces. La contabilidad no era ejercida como profesión

liberal, sino por los clérigos como parte de sus actividades administrativas en

las comunidades religiosas.

Etapa de La República “El contador profesional”

En parte de América Latina, después de la independencia, se continuaron

usando por mucho tiempo las técnicas contables traídas por los españoles, de

acuerdo con las ordenanzas de Bilbao. El surgimiento de la República no trajo

consigo modificaciones profundas en las estructuras socio-económicas; la

influencia francesa se extendió más allá del campo cultural, quedando atrás la

universidad colonial, lo que dio paso al modelo francés de énfasis en la

profesionalización. Esta tendencia dio origen a la reforma de 1826, inspirada

por el general Santander, y orientadora de la creación de la Universidad de la

Gran Colombia con sedes en Bogotá, Quito y Caracas.

Etapa actual: “Legislación contable”

En 1821, mediante la ley del 6 de octubre, se organiza la Contaduría General,

con el fin de reglamentar el funcionamiento de la Oficina de Contaduría de

Hacienda con cinco contadores bajo nombramiento oficial. Treinta años más

tarde se sustituye la Corte de Cuentas por la Oficina General de Cuentas, en

la cual se establece como jefe un funcionario denominado Contador Mayor

Presidente. En el año de 1873 se elabora el Código Fiscal. De acuerdo con el

Código de Comercio de 1887 se exige a todos los comerciantes llevar al

menos cuatro libros de contabilidad: Diario, Mayor, Inventarios y Balances,

junto con el libro copiador de cartas; en los años siguientes se establecen las

normas y procedimientos para el manejo de estos libros. A comienzos del siglo

XIX y como resultado del desarrollo de la actividad comercial, financiera e

industrial del país, se reglamentó la revisoría fiscal y se decretaron algunas

normas tributarias con el fin de incentivar la inversión privada. Por esa época

surgieron empresas como la Compañía Colombiana de Tejidos y la

Compañía Colombiana de Cerveza de Medellín; Hilados y Tejidos Obregón de

Barranquilla; Cervecerías Bavaria y Germania y Cementos Samper en Bogotá.

Paralelo a este desarrollo surgió la necesidad de capacitación comercial y

contable, y se creó la Escuela de Comercio de la Universidad de Antioquia en

1901 y la Escuela Nacional de Comercio de Bogotá en 1905. Años más tarde,

estos ejemplos fueron seguidos por otras ciudades del país, que a la postre

dieron origen a la organización definitiva de gremios de contadores. En 1923 se

expidió la Ley 17 mediante la cual se amplió la Escuela Nacional de Comercio

y sus enseñanzas se orientaron de acuerdo con los modelos europeos. La

actividad industrial continuó su desarrollo para fomentar la creación de

sociedades anónimas, para lo cual el Gobierno expidió la Ley 58 de 1931,

mediante la cual se creó la figura del Revisor Fiscal. En el artículo 46 de esta ley

se dio reconocimiento a la profesión de contador juramentado.

Con el paso de los años se dictaron algunas leyes adicionales encaminadas a

la reglamentación de la profesión contable; por ejemplo, la Ley 73 de 1935,

relacionada con el manejo contable de las empresas públicas y privadas y el

ejercicio de la profesión, fijó normas reglamentarias para el ejercicio de la

profesión en el país. En 1951 se creó el Instituto Nacional de Contadores

Públicos (INCP), conformado por contadores de gran trayectoria. Cuatro años

más tarde se organizó la Academia Colombiana de Contadores Públicos

Titulados (Adeconti). La Ley 145 de 1960 reglamentó definitivamente el

ejercicio de la profesión y fijó los requisitos necesarios para su práctica.

En 1961 se expidió el Decreto 1651, en el que se determinaron normas y

procedimientos requeridos para ejercer la profesión, llevar contabilidades,

autorizar estados financieros y elaborar declaraciones de renta. Hoy en día los

principios y normas de la contabilidad están descritos en el decreto 2649 de

1993, a la espera de una posible adopción de estándares internacionales que

derogarían no solo ley sino también historia.

La historia de la contabilidad no enseñará posiblemente cómo atacar un

problema financiero de la actualidad, pero s[í] puede demostrar cómo se ha

venido subsanando y los vacíos que posiblemente el contador, en la solución

del problema, no tiene en cuenta y que son susceptibles de escudriñar;

seguramente adicionará problemas al que se quiere estudiar y ello

definitivamente es lo que contribuye a ampliar el accionar contable (Arias, Ríos,

Chacón & Londoño, s.f.).

2. Marco conceptual

El marco conceptual para las grandes empresas es un documento especial

que no tiene numeración de NIIF, en tanto que para las pymes está

compuesto por las S1: Pequeñas y medianas empresas y las S2: Conceptos y

principios generales [antes marco conceptual], las cuales contienen aspectos

importantes que se tratarán en el cuerpo de este libro, haciendo la relación o

concordancia con otras secciones que son necesarias para el conocimiento

de esta materia y también de las NIIF cuando haya lugar a ello.

Las normas contenidas en cada una de las secciones prevalecen sobre el

marco conceptual ya que, de existir un conflicto, siempre va a primar lo que

diga la norma en particular para cada uno de los componentes del estado

de situación financiera.

El estudiante debe mantenerse en permanente actualización, porque solo a

través de la capacitación y autoaprendizaje se obtiene el conocimiento

suficiente para saber hacer una oportuna asesoría contable en el país en el

cual se desempeñe.

El objetivo de la información financiera con propósito general constituye el

fundamento del marco conceptual. Otros aspectos del marco conceptual —

el concepto de entidad que informa, las características cualitativas y

restricciones de la información financiera útil, elementos de los estados

financieros, reconocimiento, medición, presentación e información por

revelar— se derivan lógicamente del objetivo (OB1).

Objetivos de la implementación de las NIIF

Los objetivos de la implementación de las NIIF para pymes, como nuevo

lenguaje de los negocios para elaborar los procesos de la información

contable, son:

1. Implementar un lenguaje universal [argot contable].

2. Facilitar el acceso de las entidades a los mercados de capital tanto

nacionales como internacionales [bolsas de valores].

3. Atraer la inversión extranjera para el desarrollo del país, la creación de

empleo y una mejor calidad de vida.

4. Reducir el costo de capital productivo.

5. Incrementar la eficiencia del mercado.

6. Mejorar la transparencia, la comparabilidad y la credibilidad y confianza en

la in- formación financiera.

7. Seguridad para los inversionistas.

8. Mayores flujos de capital basados en la información.

Autoridades responsables

La visión de los estándares globales de contabilidad ha sido apoyada

públicamente por muchas organizaciones:

1. Banco mundial (BM), en convenio con los Ministerios de Economía o

similar.

2. Fondo Monetario Internacional (FMI).

3. Grupo de los 20 (G-20): hoy lo componen 24 naciones de varios

continentes.

4. Comité de Basilea.

5. Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO).

6. Banco interamericano de Desarrollo (BID).

7. Federación Internacional de Contabilidad (IFAC).

A nivel regional deben existir autoridades que exijan la implementación de

las NIIF, y están en su orden o su equivalente en cada país:

1. La Presidencia de la República.

2. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o en su defecto el órgano

que haga sus veces en su país.

3. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, llamado DIAN en Colombia,

SRI en Ecuador, SENIAT en Venezuela, SIREN en Bolivia, SAT en México,

DGII en República Dominicana.

4. Consejo Técnico de la Contaduría Pública (Colombia), Consejo Técnico de

Auditoría y Contabilidad (Bolivia), Consejo Normativo de Contabilidad

(Perú), Federación de Colegios de Contadores Públicos (Venezuela).

5. Superintendencia de Sociedades (Colombia), SIC (Ecuador).

6. Junta Central de Contadores (tanto en Colombia como en Bolivia).

7. Gremios de contadores.

3. Definición de contabilidad

La contabilidad es un proceso que elabora información de las empresas de

comercio, producción y de servicios. Comprende tres principios contables

básicos:

Todas las transacciones de un ente económico, independientemente sean en

efectivo o a crédito:

Se causan en el estado de resultados.

Se acumulan en el estado de situación financiera (los estados

financieros se elaboran utilizando la base contable de acumulación o

devengo (S2.36).

Se devengan en el flujo de efectivo, cuando se recibe o se paga o

cancela con el efectivo una cuenta u obligación, se acumulan en el

estado de flujos de efectivo.

Corolario:

En toda transacción se observan estos tres procedimientos, y el típico

ejemplo de causación, acumulación y devengo, es una venta a crédito

contado, porque se causa en el estado de resultados (ingresos por

venta), se acumula en la cuenta cuentas por cobrar y se afecta el estado

de flujo de efectivo.

Otro caso de causación y acumulación es la venta a crédito, donde se

causa en el estado de resultados el ingreso y se acumula en la cuenta

cuentas por cobrar.

La recuperación de cartera afecta el flujo de efectivo y se disminuye el

importe en la cuenta cartera.

Este procedimiento se denomina la trilogía de la contabilidad y se resume en

los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia

el estado del resultado integral, el efectivo es para el flujo de caja, y la

acumulación corresponde al estado de situación financiera.

De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos:

recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir

estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el

seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en

forma clara, completa y fidedigna, con el objetivo de emitir estados

financieros.

Algunos países latinoamericanos coinciden en las siguientes palabras clave:

Bolivia: registrar, analizar e interpretar.

Ecuador: medir, analizar, identificar, medir cuantitativamente.

Perú: proporciona información financiera del ente económico para luego

ser clasificada, presentada e interpretada, con el propósito de controlar los

recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situación que ponga

en peligro su supervivencia (Vivas, 2005).

Las NIIF no describen un concepto de contabilidad. Sin embargo, todos

los países giran en torno a las palabras clave, que describen un proceso

donde confluyen las siguientes actividades:

1. Recolecta: todos los documentos soportes de contabilidad utilizados

durante el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones,

comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, etcétera,

como resultado de múltiples transacciones tomadas en las decisiones de

inversión en activos fi operaciones de compra y venta de mercancías no

fabricadas por la empresa y pago de gastos y del financiamiento por la

consecución de recursos para desarrollo de la actividad.

2. Identifica: en cada transacción la sustancia o realidad económica,

independientemente del soporte de contabilidad (requisito de forma), la

causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o

disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al considerarla:

Un ingreso con capacidad de generar un aumento en el patrimonio,

Un gasto o sacrificio necesario, proporcional y con relación de

causalidad con la actividad,

Un activo que va a generar nuevos flujos de efectivo en el proceso de

producción de la renta, o

Un pasivo por financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a las

inversiones en bienes o activos fijos.

3. Medición del valor económico: de la transacción, verificando precios,

cálculos aritméticos, autorizaciones y la esencia de la transacción

contenida en el comprobante. Otro aspecto bien importante de la

contabilidad es la medición de los bienes y su capacidad para producir

riqueza para el ente económico. Cuando se presentan nuevos estados

financieros, se debe revisar esta medición en la fecha sobre la cual se

informa mediante el modelo de valor razonable, con aplicación de los

diferentes métodos de medición posterior de acuerdo a las NIIF. Los

estudios de avalúo técnico para darle un justo valor razonable al bien

están reservados para las NIIF plenas.

4. Clasifica: cada documento soporte de contabilidad por grupos

homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de

ventas, facturas de compras, comprobantes de pago y notas de

contabilidad de ajustes contables, para continuar con el siguiente proceso.

5. Codifica: cada soporte en la parte pertinente mediante un código

establecido en el plan de cuentas para los comerciantes, el cual se

adopta por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de

información. Los países como Venezuela y Bolivia ya han planteado

planes de cuentas, y España sigue uno creado en el 2007; sin embargo, la

Superintentendencia de Sociedades en Colombia no ha dado ninguna

directriz al respecto y se está ocupando del lenguaje extensible de

reporte financiero de los negocios XBRL para los reportes de las

sociedades que están bajo su control.

6. Acumula: en el comprobante de contabilidad todas las operaciones

similares a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de

contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, durante un periodo

contable que puede ser un día o un mes, con el fin de proceder al

siguiente proceso. Si la contabilidad es sistematizada, este proceso se

cambia por el ingreso de cada transacción en los documentos del

programa de contabilidad, que se identifican por: la clase, el número,

periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas y valor de la

transacción, los cuales se resumen en el comprobante diario.

7. Registra: los libros auxiliares tomando en cuenta el comprobante de

contabilidad. En primer lugar se diligencia la hoja control y luego sus

respectivas subcuentas, que se identifican en cada hoja del libro, para

elaborar después los libros principales de contabilidad (diario, mayor y

balances, inventarios) y presentar los informes financieros. Si la

contabilidad se lleva en un programa de contabilidad, tanto los libros

auxiliares como principales, al igual que los estados financieros, se

emiten como reportes mediante un clic sobre el tipo de reporte que se

requiere.

8. Emite estados financieros: mediante la elaboración de la hoja de

trabajo, con el objeto de verificar la información y darle el justo valor

razonable y terminar el proceso contable. La emisión de estados

financieros es muy sencilla cuando se dispone de un programa de

contabilidad porque con un clic se cierran las operaciones del ejercicio y

con otro se emiten los diferentes reportes de los estados financieros que

se requieran.

9. Revela: cada uno de los componentes del estado de situación, en su

materialidad y relevancia, para interpretar la información que sirve de

base para la toma de decisiones económicas.

10. Interpreta: los resultados de la contabilidad, justifica su estructura

financiera y elabora los indicadores financieros y de gestión para

encontrar respuesta al des- empeño de la administración. Luego,

mediante una segunda lectura, los relaciona con los del sector y

concluye en un informe de gestión mediante propuestas generadoras de

valor.

11. Analiza: los problemas mediante el estudio de causas y efectos para

plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que

no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo.

12. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha: e

incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades

operativas y estratégicas que ubiquen al ente económico en nuevos

escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de

acuerdo al devenir de la empresa. Esto quiere decir que, además de las

operaciones propias del negocio, se muestran otras alternativas en un

horizonte con la prospectiva posible que se desea.

13. Informa a los usuarios: sobre los resultados, en primera instancia a la

gerencia, que aprueba los informes para que sean emitidos a los socios o

accionistas, y en segunda instancia a la asamblea general o junta de

socios, que toma las decisiones de mejoramiento, las estrategias hacia el

futuro, y determina la distribución de excedentes. También a los

proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleados

que requieran de información.

14. Seguimiento, mediante indicadores de gestión: de los planes de

factibilidad financiera para comprobar el cumplimiento de metas y objetivos

y de mejoramientos propuestos, para llegar al fi del ejercicio económico

con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se

solventaron durante el periodo contable.

La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades

importantes para obtener una información oportuna, objetiva y fiable. Sin

embargo, la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve,

donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna lectura de análisis ni

ubicación en el sector; por consiguiente, falta profundizar en los últimos

cuatro puntos, que son los que generan valor agregado a la empresa y les

dan al contador y al administrador relevancia profesional.

Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los

informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se

limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la

evaluación de la situación real y, segundo, porque cuando se presentan ya

tienen tres meses de retardo.

Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de

contabilidad es como conducir un automóvil mirando por el espejo

retrovisor pues, aunque no se debe desconocer el pasado, hay que

potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La

verdad es que todo es cierto, porque hay administradores que toman

decisiones sobre el estado de resultados, que es el más incierto de todos

los estados, y porque se debería utilizar el estado de flujos de efectivo

proyectado.

Esto se resuelve con la aplicación de las NIIF, primero porque la

información va a reconocer el valor del dinero en el tiempo [tasa de

interés implícita o explícita en operaciones con pago aplazado], y además

porque los componentes del estado de situación financiera se reconocerán

mediante el modelo del costo menos depreciación y deterioro del activo

[antes: costo menos depreciación menos provisión] o sobre el valor

razonable cuando sea practicable, porque cada vez que se emiten informes

sobre la fecha sobre la cual se informa se deben reconocer los cambios en el

valor de todos los activos para determinar el deterioro en el valor de los

activos en las pymes y la valorización de los activos en las NIIF plenas [antes:

revalorización contra superávit por revalorización].

4. Clases de contabilidad

Existen otras bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes se

refieren a cinco grandes tipos de contabilidad:

Contabilidad financiera: es la más conocida de todas, y su base

comprensiva son las NIIF emitidas por el IASC y por el IASB, de aplicación

para todos los continentes excepto para Estados Unidos, que aplica las FASB

y debe preparar y presentar estados financieros también para una

comunidad global.

El objetivo que se pretende con esta base es proporcionar datos respecto de

la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición

financiera de la empresa y en los flujos de efectivo, de utilidad para un

amplio rango de tomadores de decisiones.

Su diferencia con respecto a la contabilidad tradicional es que tiene en

cuenta el valor del dinero en el tiempo mediante el manejo de diferentes

procedimientos de medición de activos y pasivos financieros y de

patrimonio, ingresos y gastos, que nunca se habían tenido en cuenta y que

son representativos de un ingreso o gasto financiero dentro del estado de

resultados.

Contabilidad fiscal: cuya base es la renta gravable, definida en términos

impositivos a partir del poder coercitivo de cada uno de los Estados para

obtener recursos internos. No necesariamente es una base técnica, aunque

se insiste en que, por desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir

condiciones de equidad y justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de

política económica de cada uno de los países.

Contabilidad gerencial: es otro tipo de información, ahora de carácter

interno, con el fin de impulsar y controlar la gestión, proceso que recibe el

nombre de contabilidad gerencial (administrativa, directiva, interna, etc.).

Con la unificación de la información a nivel internacional y de los lenguajes

de reportes financieros de los negocios (XBRL) se busca que se satisfagan

todas las necesidades de las diferentes áreas de la organización.

Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia; es un

conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar

términos modernos, una tecnología. En su ejercicio tienen prelación la rutina

(mecanización, automatización), la experiencia y el sello personal de quien la

ejerce.

Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente

económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto

social, para que su rentabilidad obtenida no sea en detrimento del medio

ambiente.

Las empresas deben reinvertir parte de sus utilidades en la preservación de

cuencas hidrográficas y de sitios de recuperación de especies con el fin de

que las nuevas generaciones encuentren un ambiente digno en la futura

sociedad. Por consiguiente, hay que tener en cuenta que, en el planeta,

todos somos responsables de la preservación del medio ecológico; por esta

razón los países ricos están llamados a invertir en la cuenca amazónica,

pulmón del mundo. Las NIIF exigen a los entes económicos hacer las

provisiones necesarias sobre el desmantelamiento de activos que al

momento de la liquidación requieran recuperar el medio ambiente.

A propósito de la contabilidad ambiental, de moda en las NIIF sobre el

restablecimiento del medio ambiente, cabe destacar la exposición del libro

Contabilidad Universitaria (Coral & Gudiño, 2013).

Otros textos de contabilidad prefieren hacer referencia a otra clase de

contabilidades de acuerdo a las actividades, tales como:

Contabilidad pública: la que proporciona información para el Estado. Aplica

las normas de la Contaduría General de la Nación.

Contabilidad de servicios: para aquellas empresas que se dedican a la

prestación de servicios tales como bancarios, hotelería, turismo y de seguros.

Contabilidad comercial: para aquellas empresas que operan mediante la

compra y venta de mercancías no fabricadas por ellas.

Contabilidad de costos: muy propia de las empresas industriales, que

manejan en la confección de sus productos mano de obra, materia prima y

costos indirectos de fabricación, para determinar al final del ejercicio los

productos terminados y los productos en proceso.

Contabilidad social: la que mide el impacto de la actividad en la sociedad o

comunidad en la cual se desarrolla, tanto en la generación de empleo como

en el mejoramiento de la calidad de vida, de acuerdo a sus programas con

el recurso humano y otros beneficios a empleados de acuerdo a la S28.

Contabilidad ambiental, la que está al orden del día, y donde no se ha

profundizado mucho, solo existe el libro de contabilidad Universitaria de

Lucy Coral y Emma Gudiño, coinciden en la contabilidad ambiental, de

moda en las NIIF sobre el restablecimiento del medio ambiente.

www.es.scribd.com/doc/203396905/Contabilidad-Universitaria-Lucy-Coral-

Y-Emma-Gudino

El cambio climático es el fenómeno de más trascendencia en todo el

desarrollo económico, porque muchas industrias han obtenido su

rentabilidad a costa de su desmejoramiento y que hoy se comparten

responsabilidades con todos los países del mundo.

http://www.es.scribd.com/doc/203396905/Contabilidad-Universitaria-Lucy-Coral-Y-Emma-Gudino

http://www.es.scribd.com/doc/203396905/Contabilidad-Universitaria-Lucy-Coral-Y-Emma-Gudino

5. Ejercicio profesional del contador público

Existen otros profesionales, tales como los administradores financieros, los

economistas, los estadísticos e ingenieros industriales y de sistemas, que

trabajan sobre la misma información financiera. De este modo, la contabilidad

se ubica como una profesión con ejercicio interdisciplinario.

Proyección profesional: el contador público se proyecta en las empresas

mediante el desempeño de los siguientes cargos: contador público, revisor

fiscal, auditor interno o externo, gerente financiero y asesor tributario.

La mayoría de los países latinoamericanos tienen establecidos órganos de

control para las sociedades. La revisoría fi solo existe en Colombia; no tiene

equivalencia con los similares. Un síndico, en Argentina, puede ser contador o

abogado; en Chile los inspectores de cuentas son preferiblemente contadores

y pueden ser accionistas; en Ecuador un comisario no necesariamente es

contador y puede ser accionista; en el Perú, para ser parte del consejo de

vigilancias no se requiere ser contador; en México se le llama comisario; en

Venezuela también son comisarios y no requieren ser contadores.

Certificación de contador público y revisor fiscal: cuando se trate de

presentar pruebas contables, serán suficientes las certificaciones de los

contadores o revisores fiscales de conformidad con las normas legales

vigentes de cada país.

Fe pública: el contador público da fe pública del registro de los hechos

económicos en la contabilidad porque se encuentran conforme a las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y de que la

información es razonable a la actividad del negocio. Asimismo, los notarios

dan fe pública sobre el registro en la notaría de los hechos económicos y

civiles (verificado en Perú y en Bolivia) (Alatrista, 2014).

Responsabilidad ante el Estado: el contador público es un funcionario del

Estado por la responsabilidad social de liquidar el impuesto de renta y

complementario de las personas naturales y de las sociedades comerciales,

como también todos aquellos impuestos de los entes económicos

(nacionales y municipales) que sirven al Estado para proteger a los

ciudadanos en su vida, honra y bienes, prestar los servicios de infraestructura

y mejorar la calidad de vida de la comunidad mediante la inversión social.

Ética profesional: el contador público debe orientar todos sus actos,

como en su vida privada, por valores morales y principios éticos para

desarrollar su profesión con entereza, dedicación y responsabilidad para

con todos los usuarios de sus servicios, de manera que empresas y dueños

tengan la suficiente confianza de su proceder. Los profesionales de la

contaduría pública más exitosos, al igual que las empresas, son los más

éticos.

Responsabilidad social de la contabilidad: el gran flagelo que azota a las

economías mundiales es la corrupción generalizada. En este sentido se

puede combatir desde la contabilidad al ofrecer información de alta

calidad debidamente documentada y verificable en cualquier momento de

investigación judicial y al controlar los bienes y recursos. Así se puede

distribuir mejor el ingreso del Estado entre los grupos sociales más

vulnerados para mejorar la calidad de vida de todas las personas y para

obtener resultados sorprendentes por el ahorro en los elementos que la

generan.

Corrupción = Monopolio + Discreción – Cuentas: hace algún tiempo el Dr.

Silva Col- menares hacía alusión a los componentes de la corrupción, donde

aparecen, además del monopolio del poder de la administración o gerencia

para tomar decisiones que nadie puede refutar, la discrecionalidad de

gerentes o mandatarios de otorgar contratos y cobrar sus contribuciones,

que aumentan el costo de las obras o bienes comprados y que el contador

apoya con la falta de diligencia y competencia para mostrar cuentas claras y

oportunas que delaten los excesos de poder tanto de las empresas públicas

como privadas.

Las estadísticas demuestran que la mayoría de los negocios tienen entre el

20% al 40% de costos malos, los cuales solo generan deficiencia en los

procesos e ineficacia en los resultados y encarecen los productos y servicios.

En tiempos de bonanza la situación económica resiste la corrupción, los

malos manejos por ineficiencia en los procesos en cualquier institución,

además de los errores inmersos en la información, porque la abundancia

da para todos, en tanto que en tiempos de recesión las omisiones y la

corrupción salen a flote porque las finanzas no resisten tanta devastación y

se requiere de la agudeza administrativa y contable en el manejo de los

recursos.

Por lo tanto el estudiante, desde su preparación, debe optar por no faltar a

la ética estudiantil cuando está cumpliendo sus responsabilidades de

estudiante o cuando prepara los exámenes y pruebas que le permiten

escalar hasta lograr el título de contador público. Asimismo, el docente no

solamente debe enseñar la parte cognoscitiva de la contabilidad, sino

también con el ejemplo de su responsabilidad ante la sociedad y las empresas

y con su calidad de vida al enseñar ética profesional.

Recomiendo a los docentes hacer seguimiento de los trabajos escritos para

verificar qué tanto plagio tiene el trabajo presentado sometiéndolo al software

www.turnitin.com.

¿En la preparación de las nuevas generaciones se debe incluir el elemento de

ética para ayudar al país a resolver el flagelo de la corrupción?

Expectativa profesional: con la adopción de las NIIF se le dio una

connotación internacional a la profesión del contador público, inspirada en el

libro La tierra es plana de Thomas E. Friedman, donde demuestra que las

barreras físicas de tiempo y de espacio han desaparecido del contexto

mundial, para que los profesionales, y en especial los contadores, lleven

contabilidades desde cualquier país para el resto del mundo como lo hacen

los profesionales hindúes en toda clase de profesiones. Este hecho exige de

los profesionales el conocimiento de códigos laborales, comerciales y

tributarios de cada uno de los países donde vayan a desarrollar su profesión.

6. Actividades de aprendizaje

Ponga a prueba su conocimiento

1. ¿En qué consiste la fe pública en los contadores?

2. ¿En qué consiste la ética profesional?

3. ¿Cuál es el objetivo de la implementación de las NIC y las NIIF para

grandes empresas y de las NIIF para pymes en su país?

4. ¿Cómo se llamó el monje pionero de la partida doble?

5. ¿Quién redactó el primer tratado de contabilidad?

6. ¿Quién organizó el ejercicio de la profesión en su país?

7. ¿En dónde se desarrollaron las primeras máquinas de contabilidad?

8. ¿A quién se le atribuye la primera sumadora con teclas?

9. ¿Quién creó las tarjetas perforadas para sumar y restar con rapidez?

10. ¿En qué año surgieron los primeros seis principios contables de hoy?

11. ¿Cómo llevaban las cuentas los aborígenes de América precolombina?

12. ¿Cuáles fueron los tres tribunales de cuentas establecidos en América?

13. ¿Quién introdujo en América los libros de contabilidad?

14. ¿Qué libros de contabilidad exige el Código de Comercio en su país?

15. ¿Cuál universidad inició la profesionalización de la contaduría en su país?

16. ¿Cuál es la ley orgánica de la profesión en su país?

17. ¿Cuál de las NIIF expone el marco conceptual de la contabilidad?

18. ¿Cuál de las NIIF trata el marco conceptual de las grandes empresas?

19. ¿Cuáles son los elementos con los que se define la contabilidad?

20. ¿Cuántas clases de contabilidad existen?

21. ¿Cuáles son los órganos de normalización en la profesión de contador

público en su país?

22. ¿Cuáles son los órganos reguladores?

Capítulo 2. Pequeñas y medianas

entidades

“La educación no cambia el mundo, cambia es a

las personas que van a cambiar el mundo…”

Paulo Freire

“Educa a un hombre y educarás a un individuo, educa a una

mujer y educarás a una generación”

www.necesitodetodos.org

Todos los países que han hecho adopción de las NIIF han clasificado a las

empresas por grupos, dependiendo de la cantidad de activos al servicio de la

entidad. Otros han incluido el volumen de sus ingresos y también el número

de empleados, los cuales se deben indagar.

Al hacer referencia a las NIIF, se debe hacer con sumo cuidado, dejando

intacto el concepto referente en la norma original, solo adaptándola al estilo

de la editorial, sin menoscabo de incurrir en el plagio. [Sin embargo, en

Colombia se han expuesto las NIIF para pymes en el Decreto 3023 del 27-

12-13, con la particularidad de que se hacen algunas modificaciones y

eliminaciones, las cuales hacen dispendiosa su aplicación frente a un

proceso de adopción que están haciendo el resto de países]. No obstante, al

final del documento se expone:

La Fundación IFRS ha renunciado a reclamar los derechos de autor sobre las

Normas Internacionales de Información Financiera en el territorio de

Colombia en idioma español solo. La Fundación IFRS se reserva todos los

derechos fuera del territorio anteriormente mencionado.

Con base en estos elementos, este libro y los demás que se editen no se

apartarán de las normas primigenias del IASC y del IASB porque son la

fuente del saber, lo mismo que sus modificaciones en el tiempo.

http://www.necesitodetodos.org/

Una razón de peso para no apartarse de las NIIF es la certificación en

normas internacionales que exigen las entidades para poder ejercer la

profesión, la cual es emitida por instituciones internacionales tales como la

ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) del Reino Unido o el

ICAEW (Institute of Chartered Accountants of England and Wales). Cualquier

certificación de universidades u otras comunidades de profesionales no tiene

validez ante estos organismos.

1. Características de pequeñas y medianas

empresas

Las características de las pequeñas y medianas entidades se describen en

las NIIF para pymes [entidades que no negocian sus instrumentos de

patrimonio en bolsas de valores nacionales o internacionales].

Las Pymes tienen las siguientes obligaciones:

a) No tiene obligación pública de rendir cuentas.

b) Sus estados financieros son con propósito de información general

para sus propietarios, acreedores actuales y potenciales y agencias

calificadoras de riesgos (S1.2).

{No hay diferencia con las NIC plenas, donde se exponen los estados

financieros con propósito de información general, que permitan la

comparación con la misma entidad de periodos anteriores, como con otras

del mismo sector económico (NIC1.1)}.

Hay que tener en cuenta que las NIIF para las pymes son las mismas NIIF

plenas en forma simplificada, y en muchos casos son iguales porque su

aplicación no exige esfuerzos desproporcionados.

Algunos conferencistas opinan que el estudio se debe iniciar por las NIIF

plenas porque es más fácil suprimir procedimientos que adicionárselos a las

NIIF pymes para convertirlas en NIIF plenas, otros opinan lo contrario.

Estados financieros con propósito de información general

El conjunto de estados financieros [antes: estados financieros básicos] son:

Estado de situación financiera [llamado en normas locales balance

general].

Estado de resultado y el estado del resultado integral [antes: estado de

resultados],

Estado de cambios en el patrimonio, y el

Estado de flujos de efectivo, además de las

Notas a los estados financieros, que también hacen parte del paquete

de información porque sirven para la toma de decisiones económicas.

Las grandes empresas tienen la obligación pública de rendir cuentas,

cuando:

a) Los instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en el mercado

público (bolsa de valores nacional o extranjera, mercados locales o

regionales), o

b) Una de las principales actividades es mantener activos en calidad de

fiduciaria para un amplio grupo de terceros (S1.3).

2. Clasificación de los grupos de empresas

[En el caso colombiano, el direccionamiento estratégico del Consejo

Técnico de la Contaduría definió los grupos de empresas así:

Grupo 1: emisores de valores y entidades de interés público.

Grupo 2: empresas de tamaño grande y mediano que no sean emisores

de valores ni entidades de interés público, según la clasificación legal

(planta de personal entre 11 y 200 trabajadores, activos totales por

valor entre 500 a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes).

Grupo 3: pequeña y microempresa con planta de personal no superior

de 10 trabajadores y activos totales, excluida la vivienda, por valor

inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes].

[El referente del salario mínimo legal vigente (SMLV) es fijado por el Estado

cuando los gremios de empresarios no se ponen de acuerdo (Año 2014 es de

616.000 u.m.)].

En el caso de que una subsidiaria cuya controladora utilice NIIF plenas y

no tenga obligación pública de rendir cuentas, puede cumplir con las

disposiciones de las NIIF para pymes (S1.6). Una subsidiaria es una entidad

donde la controladora [casa matriz] ha hecho sus inversiones para obtener

beneficios en el futuro económico.

Otros países han hecho lo propio; por ejemplo, Ecuador:

Grupo 1: pertenecen las compañías y entes sujetos a la ley de mercado de

valores, así como todas las compañías que ejercen auditoría externa.

Grupo 2: son aquellas con activos totales, iguales o superiores de US4.000.000.

También incluye las compañías holding o tenedoras de acciones que

voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales, las

compañías de economía mixta, las que bajo la forma jurídica de

sociedad constituye el Estado, las entidades de sector público y las

sucursales de compañías extranjeras u otras extranjeras estatales,

paraestatales, privadas o mixtas organizadas como personas jurídicas y

las asociaciones que estas formen y que ejerzan sus actividades en el

Ecuador.

Grupo 3: corresponde a las compañías no consideradas en los dos grupos

anteriores (Hansen-Holman, 2011).

3. Situación latinoamericana

Si bien conocer el estado actual de la situación de las pymes en

Latinoamérica es importante para poder hacer deducciones lógicas que

coadyuven a tomar decisiones, no hay disponibilidad de estadísticas a nivel

de Latinoamérica. Según Salom y Shulterbrandt (2002):

Los problemas mayores en Latinoamérica son, entre otros, el desequilibrio

económico, los desórdenes sociales, la pobreza generalizada y la corrupción

social, empresarial y gubernamental, los cuales están directamente

relacionados y afectan las empresas micro y las PYMES (pequeñas y medianas

empresas). La escasez de estadísticas “confiables” en muchas áreas se añade a

las dificultades para encontrar soluciones definitivas a estos problemas.

Las PYMES no cuentan con los recursos financieros y tecnológicos con que

cuentan las grandes empresas. Tampoco gozan del apoyo que necesitan por

parte de sus gobiernos, por lo que la brecha entre estas y las grandes

empresas, muchas de ellas “monopolios”, cada día se hace más difícil de

finiquitar.

La desorganización generalizada, falta de leyes anti-monopólicas, el no-

cumplimiento [de] las leyes existentes y la corrupción como medio de

conducta social conlleva[n] a que las posibles propuestas y soluciones no

se implementen expeditamente, o simplemente sean ignoradas. Para

muestra un botón: la reciente denuncia de corrupción en el manejo de los

fondos de un proyecto para capacitación de PYMES, según se hizo eco la

prensa panameña. La mencionada falta de estadísticas “confiables” hace que

los diagnósticos objetivos se dificulten o se hagan imposibles de realizar.

Otro elemento de suma importancia es la creación de un marco

epistemológico homogéneo regional. Una clara definición de qué es una micro,

pequeña o mediana empresa es imprescindible para todos, incluso para los

mismos empresarios. Incluimos a las microempresas en este escenario porque

son de tanta o más importancia que las PYMES.

www.revistainterforum.com/espanol/articulos/020302artprin3.html

4. Estructura de las NIIF y NIIF pymes

El siguiente cuadro corresponde a las normas internacionales que están

disponibles para su adopción, tanto en empresas que deben reportar

información al público del mercado de valores como en las pequeñas y

medianas empresas y en las microempresas, que son las mismas secciones

con un grado mayor de simplicidad.

NIC NIIF Sec.

MC 1 Pequeñas y medianas empresas

2 Conceptos y principios generales

1 Presentación de estados financieros

13 Valor razonable

http://www.revistainterforum.com/espanol/articulos/020302artprin3.html

1 Presentación de estados financieros

1 3 Presentación de estados financieros

1 4 Estado de situación financiera

1 5 Estado del resultado integral y estado de resultados

1 6 Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados

7 7 Estados de flujos de efectivo

1 8 Notas a los estados financieros

27 9 Estados financieros consolidados y separados

10 Estados financieros consolidados

27 Estados financieros individuales

8 10 Políticas contables, cambios en las estimaciones y errores

11 Instrumentos financieros básicos

12 Otros temas relacionados con los instrumentos financieros

32 9 Instrumentos financieros: presentación de información a revelar

39 Instrumentos financieros: reconocimiento y medición

7 Instrumentos financieros: información a revelar

2 13 Inventarios

28 14 Inversiones en asociadas

31 15 Inversiones en negocios conjuntos

40 16 Propiedades de inversión

5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones

descontinuadas

16 17 Propiedades, planta y equipo

38 18 Activos intangibles

3 19 Combinaciones de negocios y plusvalía

17 20 Arrendamientos

37 21 Provisiones y contingencias

37 Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes

32 22 Pasivos y patrimonio

11 23 Ingresos de actividades ordinarias

15 Ingresos procedentes con clientes

18 Ingresos ordinarios

20 24 Subvenciones de gobierno

23 25 Costos por préstamos

23 Costos por intereses

11 Contratos de construcción

8 Segmentos de operación

2 26 Pagos basados en acciones

36 2 27 Deterioro del valor de los activos

19 28 Beneficios a empleados

26 Planes de beneficio de retiro

12 29 Impuesto a las ganancias

33 Ganancias por acción

21 30 Conversión de la moneda extranjera

21 Efectos en la tasa de cambio

29 31 Hiperinflación

29 Información financiera en economías hiperinflacionarias

10 32 Hechos ocurridos después del periodo

24 12 33 Información a revelar sobre partes relacionadas

31 Participaciones en negocios conjuntos

11 Negocios conjuntos

34 Actividades especiales

41 Agricultura

6 Exploración y explotación de recursos naturales

35 Transición a NIIF para pymes

1 Adopción, por primera vez de las normas internacionales de

información financiera

11 Contratos de construcción

34 Información financiera intermedia

14 Cuentas regulatorias diferidas

5. Primacía de las normas de contabilidad

Casi en todos los países de Latinoamérica las NIIF tienen primacía sobre

cualquier otra norma tributaria o de sector económico especial. Esta norma

no implica el permiso para llevar doble contabilidad sino que, por

exigencias de instituciones especiales de control y vigilancia, exige la

presentación de estados financieros para determinados propósitos.

Hasta la entrada en vigencia de las NIIF para pymes, el proceso contable

siempre había cedido terreno a las normas de tipo fiscal, y la contabilidad se

preparaba, no con fines financieros que favorecieran la toma de decisiones,

sino para presentar los denuncios rentísticos.

Algunos casos y análisis sobre la primacía de las normas de contabilidad son:

Uno de los organismos de control exige informes con características

especiales. Este es un típico ejemplo de otras bases comprensivas de

contabilidad. Sin embargo, la contabilidad sigue bajo el imperio de las

NIIF, las cuales fueron adoptadas por el Estado colombiano y por otros

países.

Los juzgados o la Fiscalía pueden solicitar informes especiales en los

procesos de lavado de activos. Dichos informes se facilitarán sobre la

base de la contabilidad financiera.

[El método de depreciación fiscal será el de línea recta. Para efectos

contables se debe aplicar el método que esté de acuerdo con el

estudio técnico del bien, por sus componentes importantes, e

independientemente de que se tengan que hacer conciliaciones entre

lo contable y lo fiscal al final del ejercicio].

La provisión cartera, llamada ahora deterioro del valor de la cartera

cuando hay indicios de su pérdida, y para efectos fiscales, es el método

general.

La provisión de las inversiones, llamada deterioro o pérdida en

inventarios, no se puede hacer de forma general como se hacía antes;

ahora hay que hacerla por grupos de inventarios, independientemente

de lo que exijan las normas fiscales.

Este caso es típico de la primacía de las normas contables sobre las normas

tributarias: no hay términos medios.


Investigue en su país

1. ¿Cómo se clasifican las empresas en su país para la aplicación de las

NIIF plenas (completas), NIIF pymes y microempresas?

2. ¿En qué consiste la primacía de las NIIF sobre las normas fiscales?

3. ¿Cuál es la proporción entre grandes empresas y pymes en su país?

4. ¿Su país adoptó las NIIF o elaboró sus propias NIIF?

5. Consulte a los colegas quién certifica las competencias en NIIF y si esos

estudios particulares de un determinado país son válidos ante

organismos internacionales de certificación.

Capítulo 3. Conceptos y principios

generales

“No hay nada más práctico, que una buena teoría”

Enrique Ogliastri

En el planeta Tierra el líder del marco conceptual y de los conceptos y

principios generales de la contabilidad es Inglaterra [antes: el Estado por

medio de leyes y decretos]. En calidad de (IAS/NIC) —o Normas

Internacionales de Contabilidad— y de las (IFRS/NIIF) —o Normas

Internacionales de Información Financiera—, estos conceptos básicos

trascienden en todo el hemisferio para darle un nuevo lenguaje y

consistencia a la contabilidad en la preparación de los estados financieros para

la toma de decisiones a nivel internacional.

Actualmente el marco conceptual de 1989 está en revisión, pero existe una

versión mejorada de 2010, la cual constituye los cimientos de la información

financiera sobre la cual se construye la contabilidad, con base en NIIF para

las grandes empresas y en NIIF para pymes, mediante sus conceptos y

principios generales.

1. Conceptos y principios generales

Los conceptos y principios generales están compuestos:

1. Los objetivos de los estados financieros para Pymes.

2. Las cualidades de la información de los estados financieros para que

sean útiles.

3. Características cualitativas de la información financiera.

4. Los conceptos y principios básicos que subyacen en los estados

financieros de las Pymes (S2.1).

Con la estandarización de la contabilidad, para las pymes se adquiere:

La aplicación de las hipótesis fundamentales de: acumulación o devengo

y negocio en marcha [igual que en la norma local].

Mayor transparencia de la información.

Mayor competitividad en un mundo globalizado.

Nuevos conceptos de reconocimiento y baja en cuentas [igual a registro,

la baja en cuentas no tenía relevancia, aunque se aplicaba en el

momento de venta de activos o pago de pasivos].

Nuevos modelos de medición inicial [solo el modelo de costo].

Métodos de medición posterior basados en el valor razonable [existió la

revalorización mediante estudios técnicos].

Mejoramiento en la presentación de las notas revelatorias de los

estados financieros [las notas eran parte integral de cada uno de los

estados y eran unas pocas en comparación con las exigencias de las NIIF].

La tendencia a nivel latinoamericano es propender por la aplicación de las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que favorecen el

flujo de información en la integración de todos las países de la región y de

los grupos macroeconómicos vigentes (Unión Europea, Estados Unidos,

Canadá, Chile, México, Suiza – Liechtenstein Islandia – Noruega, Venezuela,

CAN, Mercosur, El Salvador – Guatemala – Honduras, Cuba), suscritos (Alianza

del Pacífico, Corea del Sur, Costa Rica, Israel) y en negociación (Panamá,

Turquía, Japón) (Deloitte, s.f.).

El gran problema de los conceptos y principios generales de la

contabilidad es la disyuntiva entre las NIIF y las armonizaciones con las NIIF

en forma local, preparadas discrecionalmente con adiciones, mejoras y

eliminaciones, donde claramente no se adoptan sino que cada país hace

lo propio. Otro problema que se identifica es el rezago contable de

medición al costo, por la falta de experiencia en la adopción por primera

vez y en la implementación posterior, de acuerdo a unos procedimientos

basados en el marco conceptual para aplicación de las NIIF.

El profesor Freddy Llanto A., de Lima, Perú, en reciente videoconferencia,

expuso un término muy diciente que utiliza en su vida profesional, y es el

estudio de la sustancia de las transacciones, que coincide con los siguiente

conceptos, recomendados por otros profesionales en el evento

internacional de CReCER13 Colombia y CReCER2015 en Quito, Ecuador)

(https://www.facebook.com/crecer2015?fref=ts):

¿Cuáles son las características económicas de la transacción o suceso?

¿Qué información de la transacción o suceso económico resultaría útil para

inversores actuales y potenciales al momento de decidir proporcionar

recursos a la entidad?

Luego se deben considerar los requerimientos específicos en las NIIF,

dependiendo de la naturaleza de la transacción o suceso.

Desarrollar una política contable, con base en los juicios profesionales y

estimaciones, para aplicar los requerimientos con rigor y coherencia

www.incp.org.co/CReCER/crecer- colombia-2013/

El estudiante y el profesional deben permanecer atentos a las

modificaciones propuestas a la norma de información financiera para

las pequeñas y medianas entidades (ED Exposure Draft 2015) (Fecha de

vigencia de la nueva NIIF para pymes: el 1 de enero de 2017).

2. Objetivos de los estados financieros

Comienza un nuevo periodo para la contabilidad, con un nuevo lenguaje de

negocios, en el cual esta disciplina necesariamente tiene que reivindicarse

como fuente principal de información para la toma de decisiones

económicas, para la revisión de la gestión, fundamentalmente con base en

los estados financieros ajustados a las Normas Internacionales de

Información Financiera (NIIF para pymes) y a las NIIF plenas en el caso de

suplir un vacío, con sus respectivas características y procedimientos, y

propender de esta manera por el crecimiento de la empresa y de los

beneficios para sus dueños, empleados y la comunidad en la que se

desarrolla.

El objetivo de la información financiera en las pymes es proporcionar

información sobre:

Estado de situación financiera.

Rendimiento financiero de la pyme, o resultados del periodo.

Flujos de efectivo de la entidad que sea útil en la toma de decisiones

(S2.2).

http://www.facebook.com/crecer2015?fref=ts)

http://www.facebook.com/crecer2015?fref=ts)

http://www.incp.org.co/CReCER/crecer-

El estado de situación financiera [antes: balance general] se puede

preservar localmente, y su proceso de elaboración y presentación no

cambia; lo que cambia son los conceptos de las cuentas y los

requerimientos en el reconocimiento de un elemento del estado de

situación financiera, la medición inicial y posterior, la baja en cuenta y la

presentación y revelación.

El rendimiento está identificado con los estados de resultados del periodo,

los cuales tienen los mismos conceptos, pero cambian los requerimientos de

reconocimiento de los ingresos y gastos, que se determinan con base en los

incrementos y disminuciones de activos y pasivos. El estado del resultado

integral es el mismo estado de resultados adicionados con otros resultados

integrales como ganancias y pérdidas en potencia y que se generan en los

siguientes ejercicios contables.

Los flujos de efectivo siguen la misma metodología anterior, que es el

producto de un estado de situación financiera y unos rendimientos con base

en el reconocimiento de ingresos y egresos en efectivo.

Información que se presenta a un amplio grupo de usuarios para la

toma de decisiones económicas, que no están en condiciones de exigir

informes a la medida de sus necesidades específicas (S2.2).

Las NIIF son la respuesta a la necesidad de información financiera

de forma transparente, tanto de los mercados de capitales como de los

usuarios de información, con un lenguaje financiero común para una

comunidad globalizada y con un alto grado de conocimiento en los

negocios.

Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión

llevada a cabo por la gerencia, dan cuenta de la responsabilidad en la

gestión de los recursos confiados a la misma (S2.3).

Un ente económico está funcionalmente compuesto por cuatro elementos:

los recursos, los procesos, los productos y los clientes, quienes producen los

resultados de la gestión medidos en la eficiencia, eficacia y productividad.

Los recursos que administra una entidad son variados, tales como el

capital de trabajo, los bienes de capital, inversiones fijas o gastos

preoperativos. Los procesos de administración de planta deben estar

debidamente documentados y probados con las mejores prácticas de

negocio; entre los más relevantes están los protocolos de producción,

seguridad industrial, alistamiento de maquinaria y mantenimiento, los cuales

deben generar la eficiencia.

Además, con estos elementos anteriores se obtienen los productos en

calidad de bienes y servicios, los cuales van a los clientes que se administran

en bases de datos y con encuestas de fidelidad y de aceptación de productos.

De esta manera se genera la eficacia, con lo cual se cierra el ciclo de eficiencia

y eficacia en la organización, que da como resultado la productividad.

Dilema en el cumplimiento de los objetivos

Respecto a los objetivos de los estados financieros de las pymes, hace

mucho tiempo algunos gurús de la administración no reconocían tantos

porque, en parte, obedecían a la falta de hacer valer la información

oportuna y, además, la única fuente de información para la toma de

decisiones era el estado de resultados, en lugar del flujo de efectivo. Otro

aspecto que contribuyó a desconfiar de la contabilidad fue la falta de

interpretación y evaluación para reconocerla como herramienta poderosa

mediante unos flujos financieros proyectados y unas tasas de rentabilidad,

expuestas en varios escenarios económicos que podían plantearse para

escoger el mejor escenario posible de desarrollo para el ente económico.

La contabilidad debe comprometerse con la planeación y evaluación de la

actividad porque solo así podrá predecir si la empresa puede continuar su

marcha y trascender más allá del control y de unos estados financieros;

además, porque debe velar por el devenir financiero, pues solo con

resultados como estos se conocerán las necesidades y se propondrán las

soluciones implícitas en metas, políticas y objetivos para cumplir en el futuro

a corto y largo plazo.

El proceso de información financiera en una entidad está compuesto por los

siguientes pasos, a partir del marco conceptual y que se derivan de su

objetivo:

Fundamento económico. Lo primero que se debe hacer es recoger la

información sobre la transacción o suceso económico, útil en las

decisiones de los inversores y prestamistas sobre el suministro de recursos

a la entidad.

Identificación. Tiene que ver con el resultado de ese suceso, como por

ejemplo un activo que debe cumplir con las características de la

capacidad de generar beneficios en el futuro para la entidad.

Clasificación. Tiene que ver con identificar la NIIF que se debe aplicar,

dependiendo de su naturaleza y características.

Reconocimiento. Hace referencia de: ¿cuándo sucedió el hecho?, ¿en

qué momento la entidad asume los riesgos y los beneficios?, ¿qué

cuenta es la más apropiada para su registro, dependiendo del criterio

profesional?

Medición en el reconocimiento inicial. Tiene que ver con el

método de valoración, que por lo regular está definido por el costo y

otros elementos que subyacen en la operación.

Medición posterior. También hace relación al valor que muestre la

mejor alternativa de valuación, como por ejemplo el valor razonable,

siempre que el bien permanezca dentro de sus activos disponibles

para su uso, porque necesariamente genera una utilidad.

Baja en cuentas. Debe responder: ¿en qué momento se dará?, ¿tendrá

utilidad o pérdida en la baja en cuenta?

Presentación. La presentación en el estado de situación financiera

corresponde a la disposición del bien, que puede ser para la venta,

uso o inversiones en propiedad.

Información a revelar. La revelación en notas de todo aquello que sea

necesario para una mejor comprensión, como NIIF aplicada,

reconocimiento, medición, valor razonable y su metodología aplicada.

(Iniciativa educativa de NIIF, IASB, CReCER —Contabilidad y

Responsabilidad para el Crecimiento Económico Regional—. Tomado de

la videoconferencia de Guillermo Braunbeck).

¿Cuáles son esas decisiones?

Los inversores existentes o potenciales requieren comprar nuevas

emisiones de capital, vender sus inversiones y también capitalizar la

empresa para darle mantenimiento del patrimonio.

Decretar dividendos para sus accionistas o participaciones a sus socios.

Los prestamistas exigen la liquidación de sus acreencias.

Inversores, prestamistas o acreedores requieren ver los estados

financieros en perspectiva del estado de flujos neto de efectivo futuro de

la entidad para analizar la capacidad de generar nuevos flujos de efectivo.

3. Características cualitativas

Los estados financieros se preparan bajo las siguientes características

cualitativas fundamentales y de mejora [antes: cualidades de la información

contable], para que la información financiera sea útil y fiable.

Fundamentales

Comprensibilidad

La sección S2.4 parte de la premisa de que tanto preparadores de la

información contable como usuarios tienen un nivel de conocimiento

razonable de las actividades económicas y del mundo de los negocios.

No se debe omitir información por la existencia de fenómenos difíciles

de entender porque, además de hacer reportes incompletos, se

puede engañar a los usuarios y conducirlos a tomar falsas decisiones.

Muchos usuarios requieren recabar mayor información y contratan

asesores para comprender los fenómenos complejos de la organización.

Para que una información sea comprensible, debe:

Ser clara para por los usuarios.

Estar clasificada de forma adecuada en grupos de cuentas contables en

periodos uniformes.

Tener las cuentas agrupadas según la naturaleza de las partidas; por

ejemplo: bancos, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades, planta y

equipos.

Estar caracterizada de acuerdo a la NIIF adecuada para un mismo hecho

económico.

Ser concisa.

Casos y análisis sobre la característica comprensible:

La gerencia no autoriza contabilizar los impuestos diferidos porque cree

que los usuarios de los estados financieros no pueden comprender esa

información.

La gerencia decide no contabilizar el plan de beneficios a empleados

definidos por que considera que los usuarios no pueden comprender la

información fi

La entidad aplica para algunas transacciones PCGA locales y para otros

las NIIF para pymes; sin embargo, hace la certificación sin reserva de

que está dando cumplimiento a la NIIF para pymes.

La empresa no utiliza un catálogo de cuentas contables, debidamente

agrupadas según la naturaleza que corresponda en el estado de

situación financiera.

Los hechos o eventos no se clasifican de acuerdo al criterio profesional

y a las estimaciones más apropiadas según las NIIF.

Las pymes aún utilizan las cuentas disponibles, provisiones, activos

diferidos, pasivos diferidos, valorización de activos y superávit de

patrimonio, etcétera, a pesar de que a partir de la aplicación de las

NIIF para pymes se deben cambiar los conceptos de las cuentas.

Casos y análisis sobre la característica de alta calidad y transparencia:

Toda empresa es individualmente distinta de las demás en su

naturaleza, en su forma de hacer los negocios y en sus productos y

procesos; por consiguiente, no se aplican las mismas cuentas o procesos de

otras, pues hay que individualizarlas para que sean razonables a la calidad

de la información y a la tecnología que se utiliza.

Esta diferenciación también se predica en cuanto a la aplicación de

normas impositivas, incentivos del Estado y tratamientos especiales o

restricciones en su actividad. Por esta razón existen las NIIF para el uso

apropiado del reconocimiento, medición, baja en cuentas, presentación y

revelación.

Ejemplo sobre el manejo de gastos de investigación y desarrollo: suponga

que existe una empresa que tiene departamento de Investigación y

Desarrollo (I&D) y que utiliza las NIIF plenas, donde se elaboran productos

para ganado de cría y engorde. Por su enunciado debe ser una empresa del

grupo 1 de NIIF plenas; por consiguiente, deben capitalizarse esos gastos. .

1. Solo cuando la empresa tenga un producto en desarrollo capitalizará

todos esos gastos en una cuenta apropiada. Cuando salga el producto, lo

llevará a inventarios y luego a costo de venta, por su comercialización.

2. Ahora esta empresa puede tener cultivos, por ejemplo de abejas, las

cuales son activos biológicos.

3. La miel se va para la cuenta de productos agrícolas por un valor

razonable.

4. Cuando se saque la miel por el departamento de Investigación y

Desarrollo, se lleva a esa cuenta. Por último, el producto final se va a

inventarios.

En el caso de una pyme:

1. Los gastos de investigación y desarrollo se llevan a gastos de resultados.

2. Los inventarios de materias primas e insumos para un proceso

determinado irán a inventarios para su control.

3. Los requerimientos de esas materias primas salen del almacén de

inventarios al proceso de investigación y se van directamente a gastos.

4. Como existe otra empresa que experimenta con esos productos que

vienen a un costo cero, pueden llevarlos a inventarios porque hacen

parte del alimento que suministra al ganado, por un valor razonable de

un producto sustituto, y se constituirá en una utilidad en el estado de

resultados.

Relevancia

La información es relevante cuando es capaz de ejercer influencia

significativa sobre las decisiones económicas de los usuarios, en un contexto

de sucesos pasados, presentes y futuros. También lo es cuando la

información tiene valor predictivo o confirmativo, o ambos (S2.5).

La información tiene valor predictivo cuando permite predecir resultados

económicos futuros o cuando puede ser tomada en cuenta por los

usuarios para hacer sus propias predicciones.

La información tiene valor confirmatorio cuando proporciona datos sobre

evaluaciones anteriores. En otras palabras ¿qué tan consistente es la

información en la toma de decisiones?

Un ejemplo son los ingresos de periodos consecutivos: sirven para predecir

ingresos económicos futuros mediante la utilización de otras variables y

modelos contables, como la planeación estratégica en un negocio en

marchas o en nuevos proyectos, etcétera.

Casos y análisis sobre la característica de la relevancia:

Los ingresos relevantes deben ser clasificados como ingresos ordinarios.

Los egresos relevantes deben ser clasificados como gastos ordinarios.

En las NIIF no existen los ingresos extraordinarios. Estos son llamados

utilidad en venta de activos propiedad, planta y equipo, y van en Otros

Resultados Integrales (ORI), en el estado de resultados.

Materialidad o importancia relativa

La información es material o tiene importancia relativa cuando su omisión o

registro erróneo en los estados financieros influye negativamente en los

usuarios y conduce a tomar decisiones erradas.

La materialidad o importancia relativa depende de la cuantía de la partida,

del error, omisión o presentación errónea.

No se deben dejar sin corregir cuantías no significativas, con el fin de

conseguir una presentación particular de la situación financiera, el

rendimiento financiero y los flujos de efectivo y de gestión de la

administración (S2.6).

No se puede definir en qué umbral se puede considerar o llegar a un juicio

profesional de que determinada partida tiene importancia relativa o material;

esto depende de la naturaleza de la empresa. Por ejemplo, se puede dejar de

incluir en el grupo empresarial, por falta de importancia, material a una

sucursal de la Patagonia que representa el 0.5% del total de los activos del

grupo.

Existen hechos significativos que se deben corregir cuantificando su valor

en el momento en el cual se informan los estados financieros porque

modifican las estructuras financieras, como acontece con:

Gastos del pasivo financiero,

Ingresos que se han realizado y no causado,

Gastos incurridos y no reconocidos, los cuales permiten dar

consistencia en la información,

Inversiones identificadas en subsidiarias, asociadas o negocios

conjuntos, debidamente reconocidos.

Estados financieros e inversiones consolidados de una controladora o

grupo empresarial.

Desde el punto de vista de la auditoría, la importancia material recae sobre

los activos fijos que por su mayor cuantía deberían ser objeto de mayor

vigilancia, en tanto que la importancia relativa recae sobre el efectivo o

disponible que tiene un menor valor pero exige de la administración y de

los órganos de control mayor vigilancia por la facilidad de cometer fraudes

por parte de las personas responsables de su manejo.

Un caso muy especial es la empresa Coca Cola de Estados Unidos. Si

bien esta consolida los estados financieros que posee en todo el mundo,

es posible omitir las cuentas correspondientes a las empresas en

Colombia porque tienen importancia material insignificante al momento de

emitir estados financieros.

Nadie incursionaría en el montaje de una empresa sin el previo estudio

técnico, tampoco pagaría un estudio cuando los gastos relativos significan

el 40% del valor del bien. Tampoco gastaría una vela de 1.000 u.m. para

buscar una moneda de 100 u.m.

Casos y análisis sobre la característica de importancia material y relativa:

La entidad que tiene varios segmentos de mercado, centros de costos y

sucursales, que deben clasificarse de acuerdo a su tamaño para analizar

los posibles riesgos, las oportunidades y el valor generado por cada uno

de ellos.

Si la empresa activa un mueble que vale 1000 u.m. y además le hace

depreciación, no hay que llevar al extremo la importancia material, pues

no se justifica hacer este tipo de depreciación por el esfuerzo

desproporcionado ni justificar la presentación separada en los estados

financieros.

Si la empresa llevó la compra de un activo de 100.000 u.m. a gastos del

período, estamos hablando de un caso extremo, en el que se omitió la

importancia material del bien pues es necesario, de acuerdo a su valor,

controlarlo durante su vida útil, en la cual se esperan beneficios futuros.

La entidad tiene por principio que todo gasto se capitaliza para diferirlo en

periodos siguientes. En este caso hay que ser razonables y aplicar la

importancia material. Además, si ese gasto no cumple con la definición

de activos, debe llevarse directamente al estado de resultados.

La empresa no hace arqueos de caja. En este caso no está aplicando la

norma de importancia relativa.

Fiabilidad

La fiabilidad comprende la representación fiel de los fenómenos que se

pretende mostrar en la situación financiera y su desempeño.

La información es fiable cuando es completa, íntegra.

Es neutral o igual para diferentes usuarios, libre de sesgo.

Es libre de error significativo cuando no hay omisiones o errores. En

conclusión, es fiable cuando representa fielmente los hechos

económicos relevantes y los fenómenos que pretende representar, sin

influir en la toma de decisiones (S2.7).

En conclusión, la información es fiable cuando es completa, íntegra, neutral,

libre de riesgo, libre de error significativo y representa fielmente los

hechos que pretende representar.

Casos y análisis sobre la característica de fiabilidad:

En los estados financieros tomados fielmente de los libros de

contabilidad donde se muestre la realidad financiera de la empresa, no

coinciden los libros auxiliares con los principales.

La contabilidad no es oportuna, no fiable.

Los estados financieros no permiten la evaluación del desempeño de los

órganos directivos y de las áreas funcionales de la empresa, con el fin

de determinar la eficiencia y la eficacia.

No se aplica siempre el concepto de la esencia o realidad económica

(sustancia) cuando se han transferido los riesgos y beneficios o cuando

existe una obligación de una suma cierta en una fecha determinada.

La información financiera no es igual para diferentes usuarios, lo cual se

resuelve con el lenguaje extensivo a los reportes financieros de

negocios (caso de la con- tadora Betty: www.youtu.be/2En93Cj_ANw).

No están bien definidas las políticas contables y se improvisa de

acuerdo al criterio del profesional en el proceso de reconocimiento de

hechos o sucesos económicos.

Los cambios en las políticas contables no se contabilizan

retroactivamente, como si se hubieren aplicado, siempre y cuando sean

practicables y fiables.

Cuando los contadores salgan del mundo AX se debe migrar la

información a los formatos XBRL. Este es un proceso digitalizado que

puede mejorar la presentación de informes con transparencia para que

sean fiables (Grupo Euclides, s.f.).

Esencia sobre la forma

Esta cualidad por excelencia reivindica la esencia o realidad económica al

momento de contabilizarse una transacción, suceso o condición, y no

solamente considerando la forma legal, además porque la contabilidad debe

ser autónoma e independiente de la forma legal contenida en las normas

tributarias y otros organismos de control en cada país, este hecho mejora la

fiabilidad de la información en los estados financieros (S2.8).

La esencia o realidad económica se aplica en los siguientes casos:

Cuando la contabilidad obedece a la sustancia o esencia,

independiente de la formalidad legal de los Códigos de Comercio,

Laboral y Tributario y de las circulares de organismos de control. De

otra forma no sería autónoma frente a tantos códigos de los países en

particular.

Las depreciaciones, los agotamientos y el deterioro de cartera e

inventarios se calculan en forma individual sobre sus vidas útiles y se

revisan periódicamente, en la fecha sobre la cual se informa.

La conciliación entre lo contable y lo fiscal se encuentra en las cuentas de

impuestos diferidos (débitos o créditos), que obedecen a diferencias

temporarias entre los activos bajo NIIF y activos fiscales, así como entre

pasivos bajo NIIF y pasivos fiscales. En este caso la administración tiene

una evidencia de las diferencias entre lo fiscal y lo contable que deben

http://www.youtu.be/2En93Cj_ANw)

ser objeto de sus auditorías en la veracidad de los denuncios rentísticos.

Una transacción de compra de una propiedad, planta y equipo, en el

momento en que se transfieren los riesgos y los beneficios,

independientemente de que se haya elaborado la escritura pública.

Las mercancías en tránsito son inventarios porque se han recibido, así no

se tenga la factura de venta.

Igual acontece con las importaciones.

Casos y análisis sobre la característica de esencia sobre la forma:

En el caso de la depreciación, la norma tributaria acepta la línea recta,

esto es, se divide el valor del bien entre el número de años de vida útil

para calcular la cuota del periodo contable. Sin embargo, la tecnología y

la naturaleza del bien indican que debe depreciarse en menor tiempo, lo

que es totalmente aceptado para el procedimiento contable de acuerdo

a las NIIF.

Se pagó el secuestro del gerente de la empresa. Aunque la empresa

puede considerarlo como un gasto contable, la forma legal (DIAN) no lo

acepta porque no tiene el carácter de gasto legal y, además, porque el

derecho es positivo y no se formaliza en hechos negativos de la

economía. Asimismo, ese pago no cumple con la definición de activo o

gasto.

Se asistió a la Feria Internacional en Boston, Estados Unidos, a donde se

llevaron muestras de la producción. La esencia y realidad es que la

empresa requiere de estos eventos para mostrar sus productos, que

pueden estar limitados por la forma legal tributaria de su país.

El contador tomó como publicidad los gastos que se hicieron con

motivo del Reinado Nacional de la Belleza, donde la empresa no tuvo

promoción. Sin embargo, su esencia no es la de gastos necesarios ni

tampoco tienen relación con la producción de la renta y son

desproporcionados.

El retiro de mercancías por los socios o accionistas se consideró como

ventas. Aunque se debe revisar el caso en cada país (agenda tributaria

de cada país), en general no se pueden llevar socios a cuentas por

cobrar porque la probabilidad de recuperación de estos dineros es

remota; por consiguiente, son anticipos de dividendos o participaciones.

Se pagaron honorarios al contador y al revisor fiscal, y además sus

cuentas de cobro tienen incluido el IVA (Agenda Tributaria).

La entidad hizo promoción dándoles mercancías a los distribuidores, las

cuales se contabilizaron como gastos (Agenda Tributaria de su país).

[Agenda Tributaria colombiana:

El impuesto al valor agregado (IVA) en compras de asociados. En

Colombia, en los retiros de la mercancía por parte de los socios impera la

forma legal al considerarlos como ventas para los efectos de calcular el

impuesto generado en ventas, el cual debe ser sobre el precio de venta.

Sin embargo, la esencia es un anticipo de participaciones.

El IVA en honorarios. El impuesto sobre las ventas pagado en gastos

administrativos no se reconoce como impuesto deducible del IVA porque

no tiene relación con las ventas. Este es un caso especial, y muchos de los

contadores no se complican en el momento de definir si, por ejemplo, el

IVA pagado al revisor fiscal tiene relación con las ventas; mejor se llega a

gastos de IVA descontable.

Las muestras médicas que regalan los visitadores médicos o los artículos

utilizados en promociones, por su esencia legal, se deben considerar

como ventas solo para generar el IVA en el caso del país que exija este

procedimiento, independientemente de que en la contabilidad se lleve a

gastos el costo de los productos.

La administración tributaria se pronunciará sobre la aceptación de las

NIIF para efectos tributarios hasta el año 2019 para las grandes

empresas y hasta el 2020 para las pymes.

Todos los contribuyentes, a partir de cierto monto de pagos y de ingresos,

deben presentar información en medios magnéticos, de tal manera que

el sistema de información de la DIAN mantenga actualizada la

información mínima que debe contener en la declaración de renta.

Existen las diferencias temporales en la legislación local pero nunca han

sido objeto de contabilización por ingresos o gastos que se declaran de

forma anticipada o viceversa].

Rezago contable: en la práctica de muchos países, para no entrar en

conflictos entre la esencia (o realidad económica) y la forma legal, se

circunscribió por mucho tiempo la contabilidad a la forma legal, a pesar de

estar este nuevo elemento en las normativas locales:

1. Para no hacer conciliaciones al finalizar el ejercicio,

2. Se utilizó para presentar los informes contables, y

3. Porque facilitaba la elaboración y presentación de la declaración de renta.

Hoy [para el caso colombiano se debe llevar por cuatro años más hasta

2019] se debe llevar simultáneamente la contabilidad de acuerdo a las

normas contables locales y también bajo NIIF, por lo menos hasta que la

administración de impuesto pronuncie si se acoge o no a las NIIF.

Prudencia

La prudencia hace parte de la fiabilidad de la información contable. Se cumple

siempre y cuando los contadores hagan buen uso de su juicio profesional

en la apreciación de las estimaciones de los hechos económicos bajo

escenarios de incertidumbre, teniendo en cuenta las NIIF y las NIIF para

pymes más apropiadas de acuerdo a la naturaleza de los sucesos.

La prudencia es la precaución en los juicios profesionales al momento de

hacer estimaciones, de tal forma que los activos o los ingresos no se

expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en

defecto. También se conoce como el conservadurismo (S2.9).

Casos y análisis sobre la característica de la prudencia:

La prudencia se refiere a la no anticipación de ingresos o

sobreestimación de gastos. Las NIIF son muy prudentes en la definición

de activos, pasivos y patrimonio. Esto quiere decir que si el bien no

reporta un beneficio directo o indirecto, probable y fiable, debe llevarse

a gastos.

Las NIIF solo permiten la valorización de las propiedades, planta y

equipo de las grandes empresas, en tanto que de las pymes solo permite

el deterioro.

Tampoco permite la capitalización de gastos como un mayor valor de los

activos; solo si lo requiere una NIIF en particular.

{El método de costo revaluado no es exigido para las pymes por el alto

costo o esfuerzo desproporcionado; en cambio, las grandes empresas

pueden utilizar el método en un registro posterior como mayor valor

del activo contra superávit de revalorización en el patrimonio NIC 16.9}

(a partir de 2017 todo indica que con las modificaciones a las NIIF para

pymes se puede aplicar la revalorización a los activos propiedad, planta

y equipo de las pymes sin que traiga un esfuerzo desproporcionado y

con el fundamento de un estudio técnico de especialistas).

La empresa sobreestima los activos y paga un mayor impuesto hoy,

aprovechan- do la liquidez de la empresa. Esta política es posible en el

manejo de las diferencias temporarias entre el activo y el pasivo,

siempre que exista probabilidad de que dichas diferencias se

restablecerán en el futuro inmediato, creando el impuesto diferido.

La empresa subestima pasivos para aumentar la participación de los

socios, pero cuando estos se modifiquen se puede generar crisis por la

incapacidad de pago; también permite defraudar a la empresa al

ocultar obligaciones y perder imagen ante los proveedores. Muchas

empresas, ante la agonía financiera, hacen cualquier Práctica Contable

Creativa (PCC) con el fin de ocultar situaciones que cuando se

descubren traen consigo consecuencias desastrosas.

La empresa subestima ingresos para disminuir la liquidación de impuestos

para la empresa y defraudar al Estado. Con esta práctica no solamente

afecta la calidad de impuestos sino que también afecta a los socios o

accionistas con menores dividendos o participaciones y, de todas

maneras, ese ocultamiento de ingresos debe ir a parar a bolsillos

particulares.

Registran bienes y servicios mediante pagos simulados a través de la

compra de Registros Únicos Tributarios (RUT) no obligados a declarar

con el fin de aumentar los gastos y pagar menos impuestos.

Corolario: la prudencia junto con la ética hace verdaderos sabios y

verdaderas empresas de éxito.

Integridad

La integridad hace parte de la fiabilidad de la información al contener

todos los hechos, sucesos y eventos económicos dentro de los límites de la

importancia relativa y del beneficio costo. Una omisión causa falsedad en

la información, hace perder la fiabilidad y la eficiencia en términos de

relevancia (S2.10).

Casos y análisis sobre la característica de la integridad:

La revisoría fiscal no tiene en cuenta todos los hechos, sucesos o eventos

económicos que acontecen porque no hace verificación de ellos; por

consiguiente, no puede certificar que los estados financieros son

íntegros.

La integración se obtiene a través del registro de todas las transacciones,

sucesos o condiciones económicas de la empresa.

Algunas empresas de poca monta venden mercancías a los socios para

que estos a su vez realicen operaciones con particulares y realicen las

utilidades en su nombre.

La revisoría fiscal debe ser implacable con aquellas cuentas que puedan

dar indicio de que la información es fraudulenta, como por ejemplo las

cuentas de socios o accionistas, cheques en mano con los cuales se hace

carrusel del efectivo (mantienen un equivalente al efectivo en el cheque, el

cual nunca hacen efectivo y cada vez que el revisor fiscal hace el arqueo lo

actualizan).

Características cualitativas de mejora

Comparabilidad

La información es más útil cuando los usuarios son capaces de identificar

las tendencias de la situación financiera del ente económico. También

cuando comparan la información con las tendencias del sector para

evaluar el comportamiento del rendimiento, los flujos de efectivo y la

situación financiera frente a la competencia o su pares para plantear

estrategias de mejoramiento.

La uniformidad en las políticas contables, normas y procedimientos de la

entidad y en el sector facilita el análisis y la comparabilidad de la

información contable. Por consiguiente se requiere que los usuarios estén

informados de las políticas contables empleadas y de sus cambios, al igual

que se hayan aplicado con retroactividad, como si la política hubiera

existido siempre (S2.11).

Son políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y

procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y

presentar sus estados financieros (S10.2).

Uno de los aportes que me hizo Luis Eduardo Zúñiga T., de Bolivia, fue en

el sentido de que en una consolidación de estados financieros, lo primero

que se debe hacer es uniformizar políticas contables entre la Controladora

en cada una de las subsidiarias, asociadas y negocios conjuntos.

La comparación de los estados financieros se debe elaborar:

Con información interna con respecto a periodos anteriores.

Con información externa con respecto a organizaciones similares.

Entre compañías de la misma industria.

Para que una información sea comparable también debe ser coherente. En ese

sentido:

En la elaboración de la información se deben haber utilizado los mismos

métodos, normas, procedimientos y políticas uniformes para las mismas

partidas.

Los cambios en las políticas deben contabilizarse con retroactividad,

como si estas se hubieran aplicado toda la vida.

La comparabilidad es la meta, y la coherencia es la ayuda para lograrla.

La comparabilidad no significa uniformidad. Para que la información sea

comparable:

Cosas similares deben verse parecidas.

Cosas distintas deben verse diferentes.

La comparabilidad no se mejora haciendo que:

Cosas diferentes se vean parecidas

Cosas similares se vean distintas.

Métodos contables alternativos disminuyan la comparabilidad.

Casos y análisis de la característica comparable:

Para cumplir con esta característica es necesario mantener un manual

contable donde se expongan las políticas contables y no se improvise

sobre la marcha de la empresa.

Los usuarios deben estar informados de las políticas contables, normas y

procedimientos empleados en la preparación de los estados financieros.

Es importante la capacidad de los usuarios para que puedan hacer sus

propias lecturas y sacar sus conclusiones, que conduzcan a decisiones

certeras que agreguen valor a los entes económicos.

Cualquier cambio en las estimaciones o error en la aplicación de las

políticas contables debe revelarse en notas a los estados financieros, así

como los efectos de tales cambios en la estructura financiera en forma

retrospectiva.

Los usuarios deben ser capaces de identificar las diferencias entre las

políticas contables usadas para similares transacciones y otros sucesos

por la misma empresa de un ejercicio a otro y también por diferentes

empresas.

Oportunidad

Para que la información sea útil debe estar disponible con el debido tiempo,

para que pueda influir en las decisiones.

Es relevante para influir en las decisiones económicas.

Oportuna dentro del periodo de tiempo de la decisión. Cuanto más

tiempo de atraso la información es menos útil y pierde relevancia.

La gerencia debe conseguir equilibrio entre relevancia y fiabilidad, para

satisfacer las necesidades de los usuarios en el proceso de toma de

decisiones (S2.12).

La oportunidad es muy recomendable: igual de importante como la

relevancia y la representación fiel (es decir, completa, íntegra, neutral y libre

de sesgo y error).

La información oportuna es útil solo si es relevante y si se la representa

fielmente. Por el contrario, la información relevante y fielmente representada

puede ser igualmente útil (especialmente para fines confirmatorios), aunque

no se informe con la oportunidad debida.

Casos y análisis sobre la característica de oportunidad:

Algunos países son permisivos con algunos meses de atraso en la

información contable, lo cual es hoy una necedad a la luz de los

programas contables de alta calidad que permiten información en tiempo

real.

En algunos países se permite que los libros de contabilidad estén

atrasados hasta tres meses: otra necedad e ilógica al estar la contabilidad

sistematizada.

En la consolidación de estados financieros, las NIIF exigen que se

preparen en la misma fecha sobre la que se informa, a menos que

hacerlo sea impracticable (S9.16).

Equilibrio entre costo y beneficio

Los beneficios de procesar la información contable deben exceder los

costos de elaboración y presentación.

La evaluación de beneficios y costos es un proceso de juicio.

Los costos son soportados por la entidad y los beneficios los disfrutan una

amplia gama de usuarios externos (S2.13).

Equilibrio entre Costo y Beneficio = Beneficios / Costo

A menor costo de suministrar la información, mayor será el beneficio.

A mayor costo de suministrar la información, menor será el beneficio.

Análisis de casos de equilibrio entre costo y beneficio:

El costo es una restricción dominante en el momento de obtener

información financiera que posea las características cualitativas

fundamentales y de mejora.

La preparación y presentación impone costos que muchos gerentes

consideran como una carga para la entidad.

Esos costos deben están justificados por los beneficios de esa

información, utilizada en los órganos de decisión.

Los costos están representados en los procesos de recopilar, procesar,

verificar y presentar información a los usuarios, quienes son los que

cargan con esos costos por la disminución de rentabilidad y el

consecuente dividendo o participación.

Siempre se debe presentar información financiera que sea relevante y

representada fielmente, que ayude a los usuarios a tomar decisiones con

más confianza.

Es por esta razón que las NIIF de las pymes implican menos costos y

menos esfuerzos para la entidad: para que en todo momento sean

practicables.

Qué decir de las microempresas, donde los recursos son escasos y

limitados.

Existen varios tipos de costos y beneficios por considerar:

Los proveedores de información financiera dedican la mayor parte del

esfuerzo a recopilar, procesar, verificar y divulgar la información

financiera, pero en última instancia son los usuarios quienes afrontan

estos costos a través de una menor rentabilidad.

Los usuarios de la información financiera también incurren en costos a

la hora de analizarla e interpretarla. Si no se ofrece la información que

los usuarios necesitan, estos incurrirán en costos adicionales para

estimarla o para obtenerla en otro lado.

Verificable

La verificación significa que observadores independientes diferentes,

debidamente informados, puedan alcanzar un acuerdo en que la

información es una re- presentación fiel.

Aunque las NIIF para pymes no reseñan esta característica sino en un

comentario que se transcribe a continuación, es importante:

La información financiera que carezca de las características cualitativas

fundamentales de relevancia y representación fiel no será útil y no

podrá serlo aunque sea más comparable, verificable, oportuna o

comprensible. No obstante, la información financiera que sea relevante y

se represente fielmente será igualmente útil aunque carezca de las

características cualitativas de mejora.

Clases de verificación:

La verificación directa significa comprobar el valor de una deuda o de

una obligación a la que se le hayan hecho los registros

correspondientes para poderla utilizar en una discusión de carácter

comercial y dirimir la controversia.

Quien no logre demostrar un hecho, suceso o evento mediante la

verificación en los libros de contabilidad, pierde ante los tribunales.

La verificación indirecta de los hechos económicos significa comprobar

las variables de un modelo, como por ejemplo fórmulas de costeo de

inventarios o la depreciación utilizando las estimaciones expuestas en las

políticas contables.

A los planes de negocios con proyección al futuro se les hace seguimiento

y evaluación por las posibles variables que intervienen y obedecen a la

naturaleza del negocio y a los cambios del sector.

Casos y análisis sobre la característica verificable:

Para cumplir con esta característica es necesario mantener un manual

contable donde se expongan las políticas contables y no se improvise

sobre la marcha de la empresa.

La información financiera ayuda a los inversionistas a tomar mejores

decisiones, lo que hace más eficientes los mercados de capitales y más

económico el costo de capital para la economía en su conjunto.

Las entidades individuales disfrutan de mejor acceso a los mercados de

capitales, y posiblemente un costo inferior del capital.

Otros beneficios son las decisiones de la gerencia porque la información

financiera es de mejor calidad, preparada con propósito de información

general (S2.14).

4. Hipótesis fundamentales

Acumulación (o devengo)

Las operaciones [transacciones] se deben registrar en los estados

financieros en el momento que ocurren, y no necesariamente en el

momento que se recibe o se paga en efectivo. Esto permite que todos los

eventos económicos se acumulen en cuentas adecuadas, que van

conformando el Estado del resultado integral y el Estado de situación

financiera.

Ejemplo: una venta a crédito menor de 90 días de plazo, se tiene que

registrar la venta en el momento que se transfieren los derechos y riesgo de

los productos y no cuando se haga la factura o el cobro respectivo.

La entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado

con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de

acumulación (o devengo).

De acuerdo con este principio las partidas de activos, pasivos, patrimonio,

ingresos o gastos se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los

criterios de reconocimiento para esas partidas (S2.36).

[Este concepto de acumulación o devengo se conoce en las normas

locales como contabilidad de causación o devengo porque exige que todas

transacciones de ingresos y gastos se causen en el estado del resultado

integral y se acumulen en el balance general y que las transacciones que

impliquen bienes y derechos adquiridos en el momento en que el ente

económico adquiere el control sean de contado o a crédito y se acumulen

en el balance].

También se conoce la contabilidad de efectivo, que se limita a considerar las

operaciones que generan o erogan efectivo. Estos tres conceptos —

causación, acumulación y efectivo— fundamentan los tres estados

financieros básicos: estado de resultados, estado de efectivo y estado de

situación financiera [balance general].

Casos y análisis sobre la hipótesis de acumulación o devengo:

Solo se contabilizan los valores recibidos en efectivo. La contabilidad debe

conjugar los tres elementos (causación, acumulación y efectivo), porque si

solo contabiliza el efectivo recibido y pagado, no se sabe cuáles son las

utilidades del negocio que se refleje en el estado de resultados, ni cuánto

tiene acumulado en bienes, derechos y obligaciones que se muestran en el

estado de situación financiera.

Las ventas se registran en la medida en que los clientes pagan. Con este

sistema no se puede conocer cuál es el valor de la cartera y las pérdidas

serían enormes por la falta de conocimiento para ejecutar el recaudo de

cartera.

La empresa presenta alta rotación o conversión en cartera e inventarios

porque tiene una falla en el registro en estos dos rubros. Si la alta

dirección no conoce los dos rubros principales del capital de trabajo

como son cartera e inventarios,

¿Cómo hace cobros y nuevos pedidos y evita carencias en inventarios

para producir ventas?

No se muestra el flujo de efectivo. La contabilidad siempre muestra el

flujo de efectivo neto en las cuentas que componen el efectivo o

equivalente al efectivo, pero es posible que como estado no se preocupe

mucho por conocerlo, sino que se espere saber al momento de

presentar estados financieros cuánto tiene en caja, bancos y valores

convertibles al efectivo.

No se proyectan las actividades ni los estados financieros. La falta de

planeación del negocio no permite conocer el estado de flujos de

efectivo.

La empresa contabiliza las ventas a crédito y credicontado mediante la

causación con un registro a la cartera y otro a ventas e impuesto a las

ventas, pero olvida hacer el segundo registro de causación del costo de

venta.

Se realiza una venta a 30 días de plazo fecha de factura. La factura se

registra en el momento en que ocurre el evento comercial y no en el

momento en que ocurre el pago. Lo mismo aplica para las retenciones en

la fuente a que haya lugar a cualquier título de acuerdo a su país de

origen.

Se compra una propiedad mediante un documento de promesa, se

entregan las arras y se recibe el bien y queda bajo control del

comprador. Este hecho se debe registrar como propiedad, planta y

equipo en el momento en que se recibe el bien y no cuando se

elabore la escritura pública de traspaso, como acontecía anteriormente.

Se le entrega un anticipo a un vendedor, el cual debe registrarse como

anticipos en el momento en que se le entrega el efectivo. Cuando

legalice su anticipo, se lleva al gasto.

Negocio en marcha

Este principio se conoció primero como continuidad y luego como

negocio en marcha. Es importante considerarlo en la información contable si

la empresa prosigue su marcha para dar certeza y confianza a los dueños,

inversionistas y proveedores de que el negocio continuará sus actividades

operacionales sin sobresaltos ni dificultades económicas.

El negocio en marcha se fundamenta en:

La entidad no tiene la intención ni necesidad de liquidar el objeto social.

Tampoco planea recortar o discontinuar partes importantes de sus

operaciones.

Para señalar que el negocio está en marcha es necesario planear todas las

actividades de operación y estratégicas de la organización y demostrar su

viabilidad financiera en forma sostenible en un periodo mínimo de un año.

Cuando se presuma que se suspenderán las actividades o existiere la

intención de liquidar el negocio, se debe revelar este hecho a la asamblea

general en notas a los estados financieros.

La norma internacional sobre presentación de estados financieros

establece los requerimientos para la evaluación periódica de la

capacidad de una entidad de continuar como negocio en marcha y

especifica la información a revelar de las incertidumbres significativas

sobre dicha capacidad (S3: Presentación de Estados Financieros) (MC7)

[marco conceptual numeral 7].

Casos y análisis sobre la hipótesis de negocio en marcha:

La empresa no planea sus actividades hacia futuro. No hay planeación que

incorpore las actividades operativas y estratégicas. Por lo tanto, no se

genera información que permita firmar estados financieros donde se

pueda certificar la capacidad de una entidad para general flujos de

efectivo y demostrar la continuidad del ente.

El flujo de caja presenta valores negativos durante los últimos tres

años, y se acumulan pérdidas ordinarias que disminuyen el capital social

en el 60%. Esta circunstancia exige que la empresa entre en causal de

disolución. La certificación de estados financieros por el contador y el

administrador debe revelar esta situación debido a las incertidumbres

significativas que suscitan dudas sobre la capacidad de la entidad de

continuar.

La tasa de rentabilidad del negocio es del 8% y se vio afectada por el

crecimiento en los precios debido a la tasa de inflación del 10%. La

certificación sobre la continuidad es positiva ya que la mayoría de los

negocios están alrededor de esta tasa. Además, queda un manto de

duda porque si la inflación hubiera sido de 0%, la rentabilidad habría

sido negativa y se podría haber visto comprometida su capacidad para

continuar su marcha.

El producto principal de la empresa tiene competencia internacional con

motivo de los tratados internacionales de libre comercio con otros

países y de que los precios que se sustentan en el mercado son bajos.

Esta condición puede traerle graves consecuencias a la continuidad de

la organización porque en cualquier momento puede perder la cuota de

mercado.

El Estado renunció a las preferencias arancelarias con Estados Unidos, y

algunas empresas que dependían de sus exportaciones al exterior se

vieron afectadas por esta decisión.

La empresa está en grave situación de iliquidez, se ha incumplido con

las obligaciones financieras y de proveedores y tampoco se informó

este problema en la reciente asamblea general. Casos como estos son

comunes todos los días. Así, con efecto dominó, una situación va

minándose con otra y pone en grave riesgo la continuidad del negocio.

La empresa viene siendo sometida a permanentes huelgas de

empleados que comprometen la situación financiera. En los últimos

tiempos no se presentan muchos casos de estos, pero las continuas

huelgas pueden llevar a una situación de no continuidad del ente

económico.

La empresa viene presentando pérdidas durante los últimos tres años,

pero el contador aceptó la orden del gerente de capitalizar en el

activo como gastos pagados por anticipado (no aplica de acuerdo a las

NIIF), en espera de una mejor situación para amortizarlos. El

ocultamiento de situaciones como esta, a lo cual se le llama maquillaje

de estados financieros, va en contravía de las NIIF y no se debe cometer,

ya que si bien detiene las situaciones coyunturales, cuando sale a la luz

acaba con la organización.

La revisoría fiscal obliga al contador a contabilizar obligaciones o

pasivos de la empresa en cuentas de orden (las cuentas de orden no

tienen vigencia en las NIIF) con el fin de ocultar la causación y pago de

retenciones en la fuente. Esta situación es muy grave porque las cuentas

reales no se mezclan con cuentas de orden y, si la DIAN los descubre,

estos hechos pueden dar sanción no solo a la empresa sino también a

los funcionarios que cohonestaron con Prácticas Creativas de

Contabilidad (PCC).

Conflictos con los países vecinos que afectan las relaciones comerciales y

la cartera de los negocios ya realizados. Son situaciones que se vienen

presentando con los comerciantes de frontera, donde es muy difícil

pronosticar la continuidad del negocio.

El conflicto de algunos jefes de Estado latinoamericanos pone en peligro

las economías regionales.

Plan de negocios: solo el plan de negocios puede demostrar la

capacidad de generar nuevos flujos de efectivo en las empresas y que

el negocio prosigue su marcha. En él se formulan un mapa estratégico y

unos objetivos y metas para que cada uno de los directivos de la

organización responsables de las áreas funcionales de la empresa

(financiera, clientes, procesos y personal) promueva la consecución de

recursos mediante préstamos o emisión de instrumentos de patrimonio. De

esta manera se pueden mejorar procesos para tener mejor calidad, menos

desperdicios y unos excelentes productos, lo cual va a mantener la

fidelidad de los clientes y la sostenibilidad de la empresa en el tiempo.

De ser posible, se deben evaluar el estudio de mercado, los procesos

técnicos y la valuación financiera bajo varios escenarios. En estos se deben

considerar todos los elementos comunes e influyentes para su desarrollo

que satisfagan el rendimiento aspirado por los dueños o inversionistas; de

lo contrario, los estados financieros del pasado por sí solos no garantizarán

la continuidad del negocio.

En otras palabras, esta evaluación permite demostrar la capacidad de la

empresa para generar beneficios en periodos económicos futuros,

remunera a los inversionistas y cumple con las obligaciones y rendimientos

a los prestamistas.

5. Resumen de conceptos y principios generales

Las NIIF para pymes tienen su fundamento en las NIIF plenas, las cuales se

simplifican, tal como aparece en el siguiente cuadro de características

cualitativas:

Características cualitativas

NIIF para Pymes (S2) NIIF Plenas Marco conceptual (*)

Características fundamentales: Características cualitativas fundamentales:

Comprensibilidad

Relevancia Relevancia

Materialidad o importancia relativa Materialidad o importancia relativa

Fiabilidad Representación fiel


Prudencia

Integridad

Características de mejora Características de mejora

Comparabilidad Comparabilidad

Verificabilidad

Oportunidad Oportunidad

Equilibrio entre costo y beneficio Comprensibilidad

* Capítulo 3: Características cualitativas de la información financiera útil.

Las características cualitativas de la información contable más

importantes son la relevancia y la fiabilidad de que esta ha sido tomada

de los libros de contabilidad para permitirles a los usuarios tener mayor

seguridad en la toma de decisiones.

La información que carezca de estos dos elementos no podrá ser útil a los

objetivos de la información contable, independientemente de que se le

hayan aplicado a los estados financieros las características cualitativas

fundamentales y de mejora.

En el marco conceptual que se aplica a las grandes empresas se clasifican las

características cualitativas que hacen útil, a los usuarios, la información

suministrada en los estados financieros. Son cuatro:

MC8 Principales MC12 Asociadas MC14 Restricciones

Comprensibilidad

Relevancia

Oportunidad

Equilibrio entre costo y beneficio

Fiabilidad Representación fiel


Neutralidad

Prudencia

Integridad

Comparabilidad

En las NIIF para pymes también se predican los principios, que se expondrán

en cada uno de los temas de este libro, y las restricciones, que se tratan

como características cualitativas de la información financiera. Solo dos de

los cinco postulados de las NIIF plenas se aplican en las NIIF para pymes.

Principios NIIF para Pymes Principios NIIF Plenas

Medición Medición

Reconocimiento de ingresos Reconocimiento de ingresos

Reconocimiento de gastos Reconocimiento de gastos

Revelación Revelación plena

Hipótesis fundamentales

NIIF para Pymes

Postulados

NIIF Plenas

Entidad económica

Negocio en marcha Empresa en marcha

Unidad de medida

Período

Acumulación o devengo Causación

Los requerimientos son los mismos en unas y otras NIIF: activos, pasivos,

patrimonio, ingresos y gastos. Los costos de venta, como está tan

acentuado en la cultura local, son considerados gastos; sin embargo, se

utiliza esa acepción en las NIIF pymes.

Objetivo de los estados financieros

Elementos de los estados financieros

NIIF para Pymes


NIIF Plenas

Proporcionar información financiera sobre

la situación financiera, el rendimiento y los

flujos de efectivo de la entidad que sea útil

para la toma de decisiones económicas de

usuario que no están en condiciones de

exigir informes a su medida.

Proporcionar información financiera sobre

la entidad que informa que sea útil a los

inversores, prestamistas y otros acreedores

existentes y potenciales para la toma de

decisiones.

El objetivo difiere entre las NIIF para pymes y las NIIF plenas: las primeras son

particulares, y las otras, más generales.


NIIF para Pymes NIIF Plenas

1. Activos 1. Activos

2. Pasivos 2. Pasivos

3. Patrimonio 3. Patrimonio

4. Ingresos 4. Ingresos

5. Gastos 5. Gastos



1. ¿Cuál es el objetivo del marco conceptual de la contabilidad

internacional?

2. ¿Cuáles son los objetivos de los estados financieros en una pyme?

3. ¿Cuáles son las características cualitativas fundamentales de las pymes?

4. ¿Cuáles son las características fundamentales para las grandes

empresas?

5. ¿Cuáles son las hipótesis fundamentales de las NIIF para pymes?

6. ¿Cuáles son los postulados para las NIIF plenas?

7. Describa el proceso para determinar la capacidad de un negocio para

continuar su marcha.

8. ¿Qué papel desempeñan las políticas contables en la preparación de los

estados financieros?

9. ¿Cómo se registra un cambio en las estimaciones de la política

contable?

10. Dé algunos ejemplos de cambios en la estimación de la política

contable.

11. ¿Cómo se contabiliza un error u omisión o inexactitud en la política

contable?

Capítulo 4. Modelos y métodos de

medición

“Enseñar no es transferir conocimiento, sino crear las

posibilidades para su producción o su construcción.

Quien enseña aprende al enseñar y quien enseña aprende a

aprender”

Paulo Freire

Con la entrada en vigencia de las NIIF para grandes empresas y de las NIIF

para pymes, los países deben reconocer otros modelos y métodos de

evaluación para elaborar la contabilidad y presentar los estados financieros,

los cuales generan un cambio en el paradigma del costo histórico.

Antes de este nuevo lenguaje de negocios a nivel universal, en la mayoría

de países, la contabilidad era elaborada sobre la base del modelo del costo

histórico, y por ese hecho no dejó de predicarse sobre él y sobre la

confiabilidad y validez de la información para tomar decisiones económicas.

También los profesionales de la contaduría pública se preciaron de ser éticos,

velar por la calidad de aseguramiento de la información y, lo más

importante, a través de ella generar valor a las empresas.

Ahora se reconoce que, por más conocimiento que se tenía sobre esta

materia en particular, nunca hubo consciencia del error de buena fe que se

estaba cometiendo. No importaba cuánto se demorara una cuenta por

cobrar en su recuperación porque siempre se reconocía su valor histórico y

las utilidades recogían el verdadero valor agregado de las actividades de las

operaciones operativas y no operativas.

Las NIIF proponen entonces un nuevo cambio de paradigma, como es el

reconocimiento del valor del dinero en el tiempo que subyace en toda

operación a un plazo superior al normal de la política de crédito.

En las normas locales se vienen aplicando los modelos de medición, el costo

histórico, el de participación patrimonial y el de la valorización. Hoy todo

cambió con los modelos de costo histórico y el valor razonable y los

consecuentes métodos de medición posterior.

1. Principios de reconocimiento y medición

El reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos están en

las S1 y S2, que están basados en los principios generales del marco

conceptual del IASB y las NIIF completas (S2.35).

Ausencia de reconocimiento

Cuando la NIIF para pymes (S2.35) no especifica de forma explícita la

forma de contabilizar una situación en particular, la gerencia deberá

desarrollar la política contable de la entidad de acuerdo a la S10.4 y a la

S10.5 para dar lugar a información fiable y relevante para la toma de

decisiones, como por ejemplo:

La entidad recibe una subvención de una agencia de fomento no

gubernamental. Lo más conveniente es consultar la S24: Subvenciones

del gobierno.

La entidad compra lingotes de oro, no para la producción de bienes y

servicios, sino para obtener plusvalía de ella. Lo más conveniente es

consultar la S16: Pro- piedades de inversión.

Siempre el criterio del profesional debe estar acompañado de la

característica cualitativa de la esencia o realidad económica —o

sustancia— de la operación.

El segundo nivel de esa jerarquía requiere que una entidad busque las

definiciones, criterios de reconocimiento y conceptos de medición para los

activos, pasivos, ingresos y gastos, así como los principios generales

establecidos en esta sección (S2.35).

2. Reconocimiento en los estados financieros

Activos

La entidad reconocerá un activo en el estado de situación financiera:

Cuando sea probable que se obtengan beneficios económicos futuros

para la entidad y que el activo tenga un costo o valor que pueda ser

medido con fiabilidad.

Un activo no se reconocerá cuando no se vayan a obtener beneficios

económicos futuros más allá del periodo actual sobre el que se informa.

En lugar de ello, esta transacción se reconocerá como un gasto en el

estado del resultado integral (o en el estado de resultados, si se

presenta) (S2.37).

Una entidad no reconocerá un activo contingente como un activo. Solo

cuando el flujo de beneficios económicos futuros sea prácticamente cierto

(S2.38).

[Anteriormente, un activo era la representación financiera de un recurso

obtenido por el ente económico, derivado de eventos pasados, de cuya

utilización se esperaba que fluyeran a la empresa beneficios económicos

futuros].

“Activo” es sinónimo de gasto, porque todo activo puesto al servicio de una

empresa en el largo de su vida útil se convierte en un gasto en calidad

de depreciación, amortización o agotamiento.

Las NIIF para pymes no permiten mantener activos ociosos (no productivos

de flujos de beneficios ciertos); estos deben llevarse al gasto.

Con el siguiente ejemplo se inicia una serie de más de 250 casos para

recrear con ejemplos este libro:

1. Reconocimiento de un activo contingente: La entidad ha desarrollado un

pegamento que es el producto líder en el mercado.

Los dos propietarios son las únicas personas que conocen la fórmula

especial, la cual no está protegida por medio de patente ni por ningún otro

medio. Muchos competidores se han acercado a la entidad para intentar

adquirir la fórmula.

La fórmula concuerda con la definición de activo. Aunque no está

protegida legalmente, los dueños ejercen un control sobre ella

manteniéndola en secreto.

De acuerdo a la S18: Activos intangibles, no se reconoce como activo

porque ha sido generada internamente y es difícil atribuir los desembolsos

directamente a un determinado activo intangible.

2. La entidad ha desarrollado una marca exitosa: que le permite cobrar

una prima por sus productos. La entidad continúa gastando grandes

sumas de dinero en publicidad y en eventos deportivos y culturales. (Los

costos que se incurran en el desarrollo de la marca se reconocerán como

gastos en el periodo en que se realicen porque no satisfacen los

criterios de reconocimiento para un activo, es decir, no se pueden

distinguir de los costos incurridos en relación con el negocio en su

conjunto).

3. La entidad adquiere la marca de un competidor: en una adquisición

independiente por 100.000.000 u.m. La entidad utiliza la marca para

cobrar una prima por los productos que fabrica.

La entidad compradora reconoce la marca de su competidor como un

activo intangible. La erogación cumple con los criterios de

reconocimiento para un activo.

Los gastos realizados por la entidad para el mantenimiento y las mejoras

de la marca se reconocerán como tales en el momento en que se

realicen, porque no se pueden separar de los costos incurridos en relación

con el negocio en su conjunto.

La transferencia de un activo que incorpora beneficios económicos

futuros debe evaluarse a precios de hoy, con una tasa razonable, para poder

medir con fiabilidad su importe de traspaso, pues es la única forma de medir

su valor razonable.

En la S21: Provisiones y contingencias, los activos contingentes no se

registran como activos porque no cumplen los criterios (S21.13).

La pyme está en concordancia con: la entidad no reconocerá una activo

contingente (NIC37.9).

La entidad reconocerá el activo contingente cuando sea probable el flujo de

beneficios y su control esté bajo la entidad, en cuentas apropiadas del activo.

Cuando esos mismos flujos de beneficios sean probables, fiables y

significativos, se registrarán. Cuando sea posible, se informará en las notas

a los estados financieros, pero cuando sean remotas las posibilidades, no se

hará ningún registro ni anotación.

4. Reclamo en la concesión de un activos contingentes:

La entidad iniciará acciones legales contra su competidor por infracción

de la patente que le había sido concedida por uno de sus productos.

El desenlace del caso es incierto.

No obstante, es probable que el tribunal ordene al competidor pagar

daños y perjuicios a la entidad.

La entidad deberá revelar información sobre el activo contingente como

se establece en la S21.16, dado que es probable, pero no prácticamente

cierta, una entrada de beneficios económicos a la entidad.

En unos hechos similares, en este ejemplo:

Es prácticamente cierto que el tribunal ordenará al competidor pagar

daños y perjuicios a la entidad.

La entidad reconocerá un activo, pues no constituye un activo

contingente porque la certeza en la recepción de beneficios elimina el

carácter contingente.

En unos hechos similares, sin embargo:

Es probable que el tribunal falle a favor del competidor (es probable

que la entidad pierda el caso).

No se reconocerá ningún activo porque la entrada de beneficios

económicos no es probable. No se debe revelar información sobre el

activo contingente.

Pasivos

La entidad reconocerá un pasivo:

a) Si existe una obligación al final del periodo resultado de un suceso

pasado;

b) Es probable que se requerirá, en la liquidación, la transferencia de

recursos que incorporen beneficios económicos; y

c) El importe pueda medirse de forma fiable (S2.39).

[Anteriormente, un pasivo era la representación financiera de una obligación

presente del ente económico, derivada de hechos pasados, en virtud de la

cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer

servicios a otros entes].

Un pasivo contingente es una obligación posible pero incierta, que no

está reconocida porque no cumple las condiciones de probable y fiable

S2.39.

Un pasivo contingente se reconocerá solo en el caso de los pasivos

contingentes de una sociedad adquirida en una combinación de negocios

(S19: Combinación de negocios y plusvalía) (S2.40).

Cuando el pasivo contingente tenga un grado de certeza, debe

incorporarse como un pasivo aplicando la misma lógica de un activo

contingente. Además, cuando es incierto y significado, se revela en notas a

los estados financieros.

5. En una demanda colectiva: se debe: ¿reconocer un pasivo o revelar un

pasivo contingente?

En una demanda colectiva presentada contra la entidad, un grupo de

personas busca el resarcimiento por daños y perjuicios a su salud

producto de la contaminación del área cercana, la cual se cree que fue

ocasionada por los desechos del proceso productivo de la entidad.

El hecho de que la entidad sea el origen de la contaminación está en

duda, ya que muchas entidades operan en la misma zona con desechos

similares y no está claro cuál de ellas es el origen de la fuga. La entidad

niega toda infracción dado que ha tomado precauciones para evitar este

tipo de fugas y, por ello, defiende enérgicamente su posición.

Sin embargo, la entidad no puede estar segura de no haber causado la fuga

y el verdadero responsable se conocerá solo después de realizar muchas

pruebas. Los abogados de la entidad esperan que el tribunal emita su

fallo dentro de unos dos años. Si la entidad pierde el caso, es probable

que la indemnización sea de entre 1.000.000 y 30.000.000 u.m.

Decisiones:

Sobre la base de los hechos anteriores, no se sabe con certeza si la

entidad tiene una obligación presente; es la cuestión que va a resolver el

tribunal.

Si, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es probable que la

entidad defienda con éxito el caso judicial, esta tiene una obligación

posible y, por consiguiente, un pasivo contingente.

Si, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es probable que la

entidad pierda el caso judicial, se considera que esta tiene una

obligación presente y, por consiguiente, un pasivo en el que existe

incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento (provisión). La entidad

debe revelar en notas a los estados financieros.

6. Los hechos son los mismos que los del ejemplo anterior. No

obstante, en este caso, la entidad (subsidiaria) fue adquirida por otra

entidad (controladora) el 31 de diciembre de 20X1.

En este ejemplo, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es

probable que la entidad defienda con éxito el caso judicial (es decir, la

entidad tiene una obligación posible y, por consiguiente, un pasivo

contingente).

El 31 de diciembre de 20X1, de acuerdo con la S19, el grupo

(controladora y subsidiaria, consideradas como una sola entidad)

reconoce un pasivo por la obligación posible.

Ingresos

El reconocimiento de los ingresos procede directamente del

reconocimiento y medición de activos y pasivos (S2.41).

[Anteriormente, los ingresos representaban flujos de entrada de recursos, en

forma de incremento del activo o disminuciones del pasivo o una

combinación de ambos, que generaban incrementos en el patrimonio,

devengado por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la

ejecución de otras actividades realizadas durante un periodo y que no

provenían de los aportes de capital].

El activo genera un ingreso cuando:

Surgen incrementos en los activos por beneficios económicos futuros

probables y medidos con fiabilidad.

Se generan ingresos por cobrar, que son susceptibles de generar un

beneficio neto y se ven reflejados en el patrimonio en calidad de

utilidades netas.

Por la reversión del deterioro aumenta el importe del activo y

disminuyen los gastos por deterioro en una medición posterior, y se lleva

como una recuperación de gastos de periodos anteriores.

El pasivo genera un ingreso por decremento del importe:

Cuando surge un decremento en el pasivo, como salidas de efectivo

probables y medidas con fiabilidad.

Cuando se aplican ingresos recibidos por anticipado, por

cumplimiento de la operación, y aumentan los ingresos.

Por conversión de obligaciones en moneda extranjera, cuando hay baja

en la tasa representativa; de lo contrario, genera gastos.

Gastos

El reconocimiento de gastos procede directamente del reconocimiento y la

medición de activos y pasivos: (S2.42).

[Anteriormente, los gastos representaban flujos de salida de recursos, en

forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una

combinación de ambos, que generaban disminuciones del patrimonio,

incurridas en las actividades de administración, comercialización,

investigación y financiación realizadas durante un periodo y que no

provenían de retiros de capital o de utilidades o excedentes].

El activo genera un gasto en los siguientes casos:

Cuando se calculan los gastos (costos de ventas) y disminuyen los activos.

Por el cálculo de la depreciación, amortización o agotamiento se genera

un gasto ordinario de la entidad.

El deterioro en el valor de los activos disminuye su valor e incrementa el

gasto en los estados de resultados.

La baja en cuenta de activos la disminuye y aumenta los gastos.

El pasivo genera un gasto:

Cuando los pasivos contingentes se reconocen como pasivos.

Cuando se reconocen deterioros acumulados.

Por conversión de obligaciones en moneda extranjera, cuando hay

subida en la tasa representativa; de lo contrario, genera ingreso.

Estado del Resultado integral total y resultado

El estado del resultado integral total y el estado de resultados separado se

exponen con más solvencia en la S3.17 en un conjunto completo de

estados financieros, donde además se incluyen el estado de situación

financiera, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de

efectivo, además de las notas a los estados financieros, que toman especial

relevancia con categoría de un quinto estado.

El estado del resultado integral total es la diferencia aritmética entre

Ingresos menos gastos, donde se consolidan el estado de resultados (ER)

más otro resultado integral (ORI). No deben ser considerados como dos

elementos separados de los estados financieros y no necesitan un principio

de reconocimiento separado (S2.43) y (S2.44).

Con el objeto de presentar la información financiera de la forma útil a los

usuarios, la presentación de los elementos de los estados financieros está

sujeta a un proceso de clasificación, que depende de la naturaleza o

función de estos en la actividad empresarial.

La exposición del reconocimiento de activos, pasivos y patrimonio se

presentará en el capítulo 14 de estados financieros. Igualmente, los ingresos

y los gastos reconocidos en el estado del resultado integral.

Según Hernán Pablo Casinelli explica en uno de sus artículos a propósito

del otro resultado integral (ORI):

Son ciertas partidas que en un periodo se presentan en la sección del

ORI, en periodos posteriores podrían ser reclasificadas al resultado. Esto

se relaciona (en general) con partidas que tienen efectos sobre flujos de

efectivo en periodos futuros “a largo plazo” y con alto nivel de

incertidumbre (por ej. la reclasificación de las diferencias de cambio

acumuladas en componentes separados del patrimonio al disponer de

una inversión neta en el extranjero), o cuando se pretende representar un

fenómeno económico único que se completa en dos periodos diferentes

(por ejemplo, la compensación de un resultado negativo procedente de

un riesgo de mercado con la ganancia que procede de un instrumento

derivado que se compró precisamente para alcanzar dicho efecto

compensatorio a partir del uso de las dispensas de la denominada

“contabilidad de coberturas”).

No se permite el reconocimiento de partidas que no cumplan la

definición de activos o de pasivos, independientemente de si proceden de la

aplicación de la noción comúnmente conocida como “proceso de

correlación” para medir el resultado (S2.45).

El proceso de correlación hace referencia a la asociación entre ingresos y los

gastos incurridos en un periodo contable. Cuando un gasto no tenga su

consecuente ingreso correlacionado, debe llevarse al gasto.

Con la implementación de las NIIF para pymes, se debe observar que los

ingresos y los gastos son el resultado de hechos pasados probables y ciertos

que han tenido que ser reconocidos como partidas que cumplieron con los

requerimientos de activos y pasivos para haber podido llevarlas al estado de

resultados.

Las NIIF optan por el tratamiento valorativo adecuado de los activos y

pasivos financieros básicos, dependiendo de si la valoración es inicial o

posterior. Así se genera una serie de modelos y métodos de medición

cuantitativos de forma fiable para que los usuarios de la información tomen

sus decisiones económicas.

3. Bases de medición inicial

Llamadas también criterios de valoración, consisten en la asignación de

un valor monetario a cada uno de los principales elementos del estado de

situación financiera: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos,

mediante uno de los dos modelos: el costo histórico o el valor razonable.

Posteriormente se medirán por algunos de los métodos de valoración,

teniendo en cuenta que existen tanto activos como pasivos, financieros y no

financieros.

Costo histórico y valor razonable

Las dos bases de medición habituales son el costo histórico y el valor

razonable

(S2.34).

Modelo de medición de un activo

El costo histórico es la base de medición inicial de los activos, que se

refleja en el importe de efectivo o equivalente al efectivo pagado.

El valor razonable es la contraprestación entregada para adquirir el

activo en el momento de la adquisición.

Modelo de medición de un pasivo

El costo histórico es el importe recibido en efectivo o equivalente al efectivo

[Anteriormente, disponible].

El valor razonable es el valor de los activos no monetarios recibidos a

cambio de la obligación en el momento en que se incurre en ella o, en

algunas circunstancias, los importes de efectivo o equivalente al efectivo

que se espera pagar para liquidar el pasivo.

Costo histórico amortizado de activos y pasivos

El costo histórico amortizado de un activo o pasivo es más o menos la parte de

su costo histórico reconocido anteriormente como gasto o ingreso.

Ejemplos: el inventario adquirido con pagos aplazados tiene una parte que

constituye un gasto. Con la cartera aplazada acontece lo mismo.

Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un

activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor

interesado y debidamente informado, que realizan una transacción en

condiciones de independencia mutua (S2.34).

En términos generales la entidad medirá los activos y pasivos al costo

histórico, a menos que la NIIF para las pymes requiera la medición inicial

sobre la base de valor razonable (S2.46).

Las bases de medición en NIIF son dos modelos; el resto son métodos de

valoración:

Costo.

Valor razonable.

Costo de transacción atribuible a un activo o pasivo

financiero

Son los costos incrementales directamente atribuibles a la compra,

emisión, enajenación u otra forma de disposición de un activo financiero,

o a la emisión o asunción de un pasivo financiero, en los que no habría

incurrido la empresa si no hubiera realizado la transacción (gastos

incrementales).

Se incluyen: honorarios y comisiones pagadas a agentes, asesores e

intermediarios (tales como las de corretaje), gastos de fedatario

público, estudios previos de viabilidad financiera, etc.

Se excluyen: primas o descuentos obtenidos en la compra o emisión,

gastos financieros, costos de mantenimiento y costos administrativos

internos (Jiménez Cano, 2011).

Casos y análisis del modelo de costo:

Se compran acciones en el mercado de valores para colocarlas en corto

plazo y ganar dividendos. Las comisiones en la compra se contabilizan

como mayor valor del activo. El costo histórico de las inversiones de corto

plazo está compuesto por el valor de las acciones en el mercado más las

comisiones al corredor de bolsa y los derechos en bolsa de valores, de tal

manera que las comisiones no son gastos financieros.

Se compró un paquete de acciones para obtener el control societario

tanto en lo financiero como en lo administrativo y económico y se pagó

un mayor valor sobre el precio de mercado y se llevó al costo de las

acciones. Cuando se adquiere el control o subordinación de la empresa,

el mayor costo sobre el valor intrínseco o valor de mercado se lleva a

crédito mercantil (intangible), de acuerdo a la norma, y siempre se

mantendrá como costo histórico el valor de la participación en el

patrimonio de la subordinada, de tal manera que haya una

contabilización apropiada.

El gerente compró un establecimiento de comercio sin ningún estudio

previo que le sustentara la recuperación de la inversión. El costo

histórico siempre debe ser razonable; sin embargo, el valor que se haya

pagado es el valor que se lleva al registro, independientemente de que

no sea recuperable.

Se quiere comprar unos muebles y enseres usados para empresa que

tienen un costo en libros del vendedor de 40 millones u.m. El valor de

realización o de mercado es 50 millones u.m. y se pagaron

efectivamente 60 millones. El costo histórico será el valor pagado, a

pesar de haberse hecho los estudios del caso.

Los activos de la empresa no se presentan por su valor de realización por

falta de avalúos técnicos.

Aunque la valorización de inversiones, propiedades, planta y equipo y

otros activos hacen parte del costo histórico cuando se aplican NIIF

plenas, al calcular el importe recuperable, ese mayor valor solo permite

que se revierta el deterioro de la inversión o cualquier otro activo.

Los estados financieros no están auditados por un contador público que

garantice que los valores expuestos son razonables. La firma de contador

público en los estados financieros hace presumir que la información es

tomada de los libros de contabilidad registrados en la Cámara de

Comercio, cuando sean exigibles en su país, que tanto los activos como

los pasivos y el patrimonio han sido valorados de acuerdo a la NIIF y

que han sido verificadas las operaciones, con lo cual se le da

confiabilidad a la información.

Modelo de valor razonable

El valor razonable será el valor del mercado, cuando este sea activo y fiable.

El precio cotizado en un mercado activo será el referente del valor

razonable, siempre que en aquel se intercambien bienes o servicios

homogéneos. Esto quiere decir que existen compradores y vendedores y que

los precios son conocidos, accesibles, reales, actuales y regulares (Jiménez

Cano, 2011).

El valor razonable se aplica en la medición de:

Activos financieros básicos (S11.14-c-i) para acciones preferentes no

convertibles y acciones preferentes y ordinarias sin opción de venta que

cotizan.

Otros activos financieros y pasivos financieros (S2.48 y S12.7).

Normalmente es el precio de la transacción.

Otros activos financieros (S12.8).

Inversiones en asociadas y negocios conjuntos (S14.4, S14.10, S15.9 y

S15.15).

Propiedades de inversión (S16.7).

Propiedad, planta y equipo (S17.14) en el caso de permuta.

Intangibles (S18.11 y S18.12), cuando el activo intangible se adquiere

en una combinación de negocios o en una subvención del gobierno

(S24).

Arrendamiento financiero (S20.9), como el menor valor entre el valor

razonable y el valor presente de los pagos del arrendatario.

También se aplica en la medición posterior de:

Pasivos financieros básicos (S2.47).

Otros pasivos financieros (S2.48) y (S12.8)

Método de valor razonable menos costo de venta

Es el importe que se puede obtener por la venta de un activo en una transacción

realizada en condiciones de independencia mutua entre partes

interesadas y debidamente informadas, menos los costos de disposición

(venta). En punto de cosecha (S27.14).

Se aplica en la medición inicial y posterior de:

Activos biológicos (S34.2 y S34.4).

Productos agrícolas (S34.2 y S34.5).

Otros métodos de medición posterior:

Método de la participación para inversiones en asociadas.

Método de valor neto realizable: es el precio de venta estimado menos los

costos de venta o gastos para su terminación. Son propios en los

inventarios.

Método de valor de uso para activos no corrientes.

Método de precio de transacción

Se aplica en la medición inicial de:

Pasivos financieros básicos (S11.3), salvo que se trate de una

transacción de financiación, en cuyo caso se medirá por el costo

amortizado (valor presente).

Otros pasivos financieros (S12.7).

Método de mejor estimación del importe para cancelar

una obligación

Se aplica en la medición posterior de:

Provisiones (S21.11).

Otros pasivos no financieros (S2.51).

Método de no reconocimiento, salvo en una combinación

de negocios


Contingencias (S21.12).

Método de valor neto realizable en inventarios

Los inventarios en NIIF plenas se medirán al costo o al valor neto realizable

(VNR).

Los inventarios en NIIF Pymes se miden por el importe menor.

a) Los inventarios se medirán al importe que sea menor entre el costo y el

precio de venta menos los costos de terminación y venta.

b) La entidad reconocerá una pérdida por deterioro del valor de los

activos no financieros que están en uso o mantenidos para la venta.

La medición de activos a importes menores pretende asegurar que un

activo no se mida a un importe mayor que el que la entidad espera

recuperar por la venta o por el uso de ese activo (S2.49).

Es el menor valor entre costo y precio de venta (costo de terminación y

gastos de venta).


Inventarios (S13.4-a).

En el caso de la medición posterior de los inventarios (S13.4), la valoración en

libro en la fecha sobre la cual se informa será el importe menor entre el

costo y el precio de venta menos los costos de terminación del producto y

los gastos de venta.

Gráfico No. 1. Importe menor

Inventarios

Importe menor entre:

Costo Precio de venta – costo terminación y

gastos de venta

Es el importe que la empresa puede obtener por la enajenación de un

activo en el mercado activo, donde existen productos disponibles y

muchos compradores, deducidos los costos estimados necesarios para dicha

enajenación.

El valor neto de las materias primas y de los productos en curso es igual al

valor de enajenación menos los costos necesarios para terminar su

producción, construcción o fabricación.

Gasto de venta de un activo

Son los costos directamente atribuibles a la venda de un activo, excluidos

los gastos financieros y los impuestos sobre beneficios. Se incluyen los

gastos legales necesarios para la transmisión de la propiedad del activo y las

comisiones de venta.

[Anteriormente, los costos representaban erogaciones o cargos asociados

clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o con

la prestación de los servicios de los cuales un ente económico obtuvo sus

ingresos].

Métodos de medición del costo de inventarios

Método de primera entrada primera salida (FIFO).

Costo promedio ponderado.

El método última entrada primera salida (LIFO) no está permitido en NIIF

pymes (S13.8).

Los inventarios en NIIF plenas se medirán al costo o al valor neto realizable

(VNR).

Se elegirá el menor de los dos (NIC2.3):

Los inventarios biológicos se medirán al valor razonable.

Métodos de depreciación

La depreciación se calcula de forma sistemática e independiente por cada

uno de los elementos de la propiedad, planta y equipo que tengan un costo

significativo y vida útil distinta.

Un vehículo tiene los siguientes componentes: motor, carrocería, cojinería y

rodamiento. Cada uno de ellos tiene valores significativos y vida útil

diferente.

Los cambios en el valor residual —vida útil— se contabilizarán como

cambios en las estimaciones contables (prospectivamente). Las políticas

contables determinan este valor, la vida útil de los activos y la forma de

depreciarlos, pero si existen cambios en las políticas, se contabilizan

prospectivamente, igual que los errores cometidos.

Antes de conocer los métodos de depreciación debe tenerse en cuenta

que las propiedades, planta y equipo tienen unos componentes con vidas

útiles diferentes; por consiguiente, deben ser objeto depreciación individual

por:

Método lineal.

Método de depreciación decreciente.

Métodos basados en el uso (S17.22).

Los mismos métodos se aplican en NIIF plenas (NIC16.16).

En el siguiente caso de adquisición de un bien se incorporan todos los

impuestos y derechos de aduana, así como las mejoras y adiciones para

colocarlo a su valor histórico y disponible para el uso de la empresa o para la

venta.

Conceptos del costo Valor del bien

Costo de adquisición del bien 10.000.000

Impuesto al valor agregado no descontable 1.500.000

Derechos de aduana e importación 1.000.000

Adiciones 5.000.000

Mejoras 3.500.000

Total costo histórico 21.000.000

4. Bases de medición posterior

Importe o valor en libros

El “valor contable”, “importe en libros” o “valor en libros” son términos

homólogos y se registran en el estado de situación financiera como costo

menos la depreciación acumulada y con cualquier corrección valorativa por

pérdida o por deterioro del valor de activo.

Activo no corriente Maquinaria 320.000

Pasivo correctora Depreciación acumulada de maquinaria 150.000

Pasivo correctora Deterioro de valor de maquinaria 40.000

Valor contable o valor en libros 130.000

Valor residual

El valor residual [o cuota de salvamento] de un elemento de propiedad,

planta y equipo es el importe, estimado en el momento actual, que se

recuperará al final de la vida útil mediante una venta u otra forma de

disposición una vez deducidos los costos estimados para realizar la venta.

Para determinar el valor residual de un componente de propiedad, planta y

equipo debe existir un mercado activo de bienes usados o un

compromiso de venta a determinado periodo. En caso contrario no se

contabiliza la cuota de salvamento.

Vida útil: es el periodo de tiempo durante el cual se espera usar el activo

depreciable, de acuerdo a lo planeado por la gerencia. Bien puede medirse

en años, número de unidades producidas que se esperan obtener del

mismo en su explotación, horas trabajadas, etcétera.

Vida económica: es el periodo de tiempo durante el cual se espera que el

activo sea útil a la empresa, de acuerdo a las especificaciones técnicas de la

fábrica que se indican en el catálogo del equipo.

Activos financieros y pasivos financieros (S2.47)

Los activos y pasivos financieros básicos, según lo definen en la S11:

instrumentos financieros básicos, se medirán al costo amortizado menos el

deterioro del valor.

Las inversiones en acciones preferentes no convertibles y sin opción de

venta y las inversiones en acciones ordinarias sin opción de venta que

cotizan en bolsa se miden al valor razonable con cambios en el valor

razonable reconocidos en el resultado.

Cabe anotar que, para este caso de método del valor razonable, las

acciones se valorizan y desvalorizan de acuerdo a la cotización en bolsa, que

van directamente al importe en libros y que sus cambios repercuten en el

estado de resultados.

Costo amortizado y el método de interés efectivo

(S11.15)

El costo amortizado se aplica para:

Inversiones en instrumentos de deuda.

Cuentas por cobrar con pago aplazado.

Cuentas por pagar con pago aplazado.

Préstamos concedidos.

Préstamos recibidos.

El deterioro se debe considerar si el valor recuperable de la partida es

inferior en el momento sobre el cual se informa.

El costo amortizable de un instrumento financiero es un procedimiento

donde se evalúa el activo o pasivo financiero de acuerdo al flujo del

efectivo en una línea de tiempo equivalente, que contiene:

Importe inicial al que fue valorado.

Menos cualquier reducción del importe inicial al momento del reembolso

o que deba pagar la empresa, como por ejemplo comisiones financieras.

Menos los pagos o amortización de capital.

Menos cualquier reducción reconocida por deterioro en el caso de

activos financieros.

El tipo de interés efectivo es la tasa de interés que iguala el valor en

libros de un instrumento financiero con los flujos de efectivo estimados a

lo largo de la vida del instrumento.

El valor actual es uno de los resultados del método de costo amortizado,

como los resultados de los flujos financieros de efectivo que la entidad

va a recibir o pagar en el curso normal del negocio, según se trate de un

activo o de un pasivo, respectivamente, descontado a un tipo de interés

adecuado.

La actualización del activo (cuentas por cobrar) o pasivo (cuentas por pagar) se

elabora así:

A partir de una tabla de amortización con base en el interés tomado como

referencia del valor actual.

Si es cartera, se incrementa su valor actual en cada fecha sobre la cual se

informa con la cuota de interés, contra un ingreso por intereses.

Si es un proveedor, se incrementa su valor actual del pasivo en la fecha

sobre la cual se informa con la cuota de interés, y se genera un gasto por

intereses.

El segundo componente del deterioro de un activo o pasivo financiero

corresponde a los aspectos sobrevinientes que dan indicio de deterioro

del bien.

El método de costo amortizado se aplica a los activos en la medición

posterior de:

Activos financieros básicos (S11.14-a). Incluye instrumentos de deuda.

Pasivos financieros básicos (S2.47).

Arrendamiento financiero (S2.48 y S20.11).

Transacción de financiación

Se genera cuando la venta de bienes o servicios se hace mediante pago

aplazado más allá (política contable) de los términos comerciales normales,

o cuando se financia a una tasa de interés que no es una tasa de mercado.

Tipos de transacción: activos financieros o pasivos financieros, que se

medirán a valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de

interés de mercado para instrumentos de deuda similar.

7. Aprobación de crédito a largo plazo: se concede un crédito de 1000

u.m., a un plazo de tres años, con pagos periódicos de 300, 400 y 500

u.m. La tasa de interés efectiva anual calculada es del 9%, pero en el

mercado de activos similares es del 8%; por consiguiente, su valor

presente es de 1017.63 u.m.

Activo financiero básico: crédito concedido a largo plazo

Periodos 0 1 2 3

La tasa estimada es cualquier valor para facilitar el cálculo de la TIR que el

sistema necesita como referente, el cual puede ser cero. Esto se explicaba en

otro tiempo con el Lotus 123, antiguo Excel, donde la fórmula hacía una

operación de varios ciclos y, si no la encontraba, daba error; entonces había

que aumentar la tasa estimada. Hoy con el Excel la fórmula es más potente

y se puede dejar en cero pues los ciclos de operación son más abundantes.

Código Cuenta Débito Crédito

Cartera 1017.63

Ventas a crédito 1017.63

Crédito concedido a largo plazo en ventas

El costo amortizado implica que se debe tener en cuenta la tasa de

referencia y amortizar el pago de la obligación durante los tres periodos en

el momento del pago:

Periodos 0 1 2 3

Amortización 1017.63 799.04 462.96 0.00

Intereses a la tasa del 8% 81.41 63.92 37.04

Pago de la cuota 300.00 400.00 500.00


Efectivo 300.00

Ingresos por intereses 81.41

Cartera 218.59

Recibo del primer pago del crédito


Efectivo 400.00


Cartera 336.08

Recibo del segundo pago del crédito


Efectivo 500.00


Valor del crédito -1000.00

Cuotas 300.00 400.00 500.00

Flujo de efectivo -1000.00 300.00 400.00 500.00

Tasa estimada 5%

TIR 9%

Tasa de referencia mercado similar 8%

Valor presente 1017.63

Cartera 462.96

Recibo del tercer pago del crédito

[Anteriormente, este registro se hacía de la siguiente forma:


Cartera 1.000.000

Ventas a crédito 1.000.000

Crédito concedido a un año.


Caja general 300.000

Cartera 300.000

Ingreso de la primera cuota




Cartera 350.000

Ingreso de la segunda cuota




Cartera 350.000

Ingreso de la tercera cuota

Su diferencia con la contabilidad NIIF es el manejo del interés financiero].

Otra situación bien distinta habría sido que el pago se hubiera recibido en

el último periodo por valor de 1200 u.m.

Periodos 0 1 2 3

Amortización 1017.63 1099.04 2162.96 1.200.000

Intereses a la tasa del 8% 81.41 63.92 37.04

Pago de cuota única 1.200.000

Una pregunta: ¿si el cliente viene al final del primer año, cuánto debería

pagar? ¿El 1.200.000 o 1099.04 u.m.?

8. Préstamo bancario: se adquiere un préstamo bancario de 1000 u.m.,

con una tasa de interés pactada del 12% con reembolso del capital al

final del tercer periodo. El registro por el método de costo amortizado

implica tener la tasa de referencia del costo del dinero de préstamos

similares en el mercado.

Pasivo financiero básico: préstamo bancario recibido

Periodos 0 1 2 3

Préstamo recibido -1000.00

Intereses mensuales 120 120 120

Reembolso de préstamo 1000.00

Flujo de efectivo -1000.00 120.00 120.00 1120.00

Tasa de interés pactado 12%

Tasa en transacción similar 8.0%

Valor presente 1103.08


. Efectivo 1000.00 .

. Gasto intereses 103.08 .

. Obligaciones financieras: préstamo

bancario

. 1103.08

Registra el préstamo bancario recibido

El costo amortizado también implica hacer la amortización del pasivo

financiero y actualizar el valor de los intereses que se generan sobre el valor

actual del préstamo. Inicialmente se llevaron a gastos 103.08 u.m.; ahora

periódicamente se lleva otro valor de intereses (tasa de interés del 8% sobre

el valor presente) para contabilizar los desembolsos de pago de intereses y

capital.

Periodos 0 1 2 3

Amortización 1103.08 1071.33 1037.04 0.00

Intereses al 8% tasa de referencia 88.25 85.71 82.96

Pago de la cuota 120.00 120.00 1120.00

Observe que con el último pago de la obligación de 1120 u.m., el saldo del

crédito queda en ceros, Esto se debe comprobar en toda amortización.


. Obligación financiera 31.75

. Gasto intereses 88.25

. Efectivo 120.00



. Obligación financiera 34.29

. Gasto intereses 85.71

. Efectivo 120.00



Obligación financiera 1037.04

Gasto intereses 82.96

Efectivo 1120.00


Al final, el préstamo queda totalmente pagado por su valor actual de 1103.08

u.m. y a gastos de financiación 362.74 u.m.

Precio de la transacción, sin costos de transacción

Se aplica a la medición inicial de activos financieros y pasivos financieros

que se miden al valor razonable con cambio en resultados (inversiones en

una asociada o en negocios conjuntos).

Se aplica en la medición inicial de:

Activos financieros básicos (S11.13).

Otros activos financieros (S12.7).

Inversiones en asociadas y negocios conjuntos (S14.8 y S14.9) (S15.13 y

S15.14)

No se aplica el precio de transacción a:

Los activos y pasivos financieros cuando la operación constituye una

transacción de financiación.

Las mediciones posteriores.

Método de importe a pagar o recuperar (sin descontar)

(S29.23)

La entidad medirá el pasivo por impuestos corrientes que se espera pagar de

acuerdo a la tasa impositiva aplicable al periodo sobre el cual se informa.

Los activos y pasivos por impuestos diferidos solo se aplicarán cuando sea

procedente el gasto por diferencias temporarias entre lo contable y lo

fiscal, para que se vea reflejado en un mayor o menor impuesto corriente.

Se aplica en su medición inicial a:

Impuestos diferidos (S29.6 y S29.23).

Anteriormente, casi en todos los países se manejaban los impuestos

diferidos débito y crédito, con base en las diferencias temporales entre los

valores solicitados en el estado de resultados contable de los ingresos y

los gastos solicitados fiscalmente, teniendo en cuenta la normativa

tributaria, siempre que se tuviera la certeza de que en los periodos

posteriores esas diferencias temporales se restablecerían.

Un caso típico de son las depreciaciones de un activo que se puede acelerar

en el tiempo y que, en cambio, fiscalmente tiene que llevarse por línea recta y

en cierto periodo de tiempo. Ese mayor gasto contable disminuye la utilidad

y genera menos impuestos, en tanto que fiscalmente ese menor gasto

aumenta la utilidad, el impuesto corriente es mayor al fiscal y se crea el

impuesto diferido débito.

La NIIF es exigente en que su base debe ser las diferencias temporarias

entre los activos y pasivos, que son el fundamento para generar los

ingresos y los gastos que, de acuerdo a las leyes de impuestos, no se deban

descontar en el periodo corriente.

Retomando el ejemplo anterior, si se tiene un activo con valor en libros

menor al valor fiscal, se genera una diferencia temporaria que tiene un

impuesto diferido débito. Solo cambian los conceptos y el efecto es el

mismo, y las NIIF tienen en cuenta las cuentas del activo y pasivo por las

cuales se elabora el denuncio rentístico.

La entidad medirá todos los demás activos financieros y pasivos

financieros: Al valor razonable, con cambios en el valor razonable

reconocidos en resultados,

A menos que esta NIIF requiera o permita la medición conforme a otra

base tal como el costo o el costo amortizado (S2.48) (NIC39.10).

Costo depreciación/amortización pérdida por deterioro

El método de costo menos depreciación y deterioro del valor se aplica en la

medición posterior de:

Activos financieros básicos (S11.14-b y S11.14-ci i). Incluye los

instrumentos de deuda.

Inversiones en asociadas y negocios conjuntos. Al modelo de costo (S14.5),

método de la participación (S14.8), modelo de valor razonable (S14.4, S14.9,

S15.9 y S 151.0).

Propiedades de inversión (S 17.15).

Intangibles (S18.18).

Arrendamiento financiero (S20.12).

Activos no financieros (S2.49)

La siguiente es la clasificación de activos financieros y no financieros para

proceder a su medición:

Activos financieros Activos no financieros

Efectivo Inventarios

Cuentas por cobrar Propiedad, planta y equipo

Cuentas por pagar Activos mantenidos para la venta

Pagarés Propiedades de inversión

Préstamos Inversiones en asociadas

Acciones preferentes NCEAO Inversiones en negocios conjuntos

Acciones preferentes sin opción venta

Acciones ordinarias sin opción venta

NCEAO: no convertibles en acciones ordinarias.

Se aplica en la medición inicial de activos no financieros tales como:

Inventarios (S2.46 y S13.6): precio de compra más impuestos no

recuperables, gastos de importación, transporte, seguro y otros.

Propiedades de inversión (S2.46 y S16.5).

Propiedades, planta y equipo (S2.46 y S17.9): esto quiere decir que al

valor de la adquisición se suman los gastos de ubicación y condiciones

operativas más los costos de desmantelamiento y retiro.

Intangibles (S18.9 y S18.10).

La medición inicial de los activos no financieros es por su costo histórico.

La medición posterior de los activos no financieros es sobre otras bases. Por

ejemplo:

a) Las propiedades, planta y equipo al importe menor entre el costo

depreciado y el importe recuperable.

Gráfico No. 2. Importe recuperable

Propiedad planta y equipo

Importe menor

Valor neto en libros =

Costo - Depreciación - deterioro

Importe recuperable

Es el mayor valor entre

Valor razonable Valor de uso

En una medición posterior de las propiedades, planta y equipo, si el importe

recuperable es mayor al valor neto en libros, se mantiene su importe

menor en libros; cuando el importe recuperable es menor al valor neto en

libros, se debe aplicar deterioro al activo constituido por la diferencia entre

estos dos valores. Caso contrario acontece en las NIIF plenas: también se

reconoce deterioro por un importe menor, pero si el importe es mayor,

este se reconocerá como un mayor valor del activo y se considera como una

revaluación.

Método de revaluación

Cuando se incrementa el importe de un activo como consecuencia de una

revaluación, el aumento se llevará a la cuenta de superávit de revaluación,

dentro del patrimonio, y el incremento se reconocerá en el resultado del

periodo, igual cualquier devaluación (NIC16.10). (A partir de 2017 será

aplicable a las NIIF pymes).

La revaluación de los activos propiedades, planta y equipo es diferente en NIIF

plenas y en NIIF pymes, donde no se usan.

Inicialmente son para aumentar el valor del activo contra la cuenta de

superávit, la cual también hará parte del valor de los activos para su

depreciación.

Deterioro de otros activos

El deterioro del valor de los activos se produce cuando el importe en libros

es mayor al importe recuperable (S27.1). El importe en libros se reduce

hasta el importe recuperable (S27.5) y se reconoce una pérdida por

deterioro del valor inmediatamente en los resultados. Cuando el importe

recuperable es mayor y el activo ha estado sujeto al deterioro, se puede

revertir el deterioro aumentando el valor neto en libros y la diferencia a

resultados, hasta por su valor originalmente deteriorado. Cuando el valor

recuperable es mayor al importe en libros no obsta para ejecutar una

revaluación del activo.

Cuando se deteriora un activo se deben revisar la cuota de depreciación, la

cuota de salvamento y la vida útil en el momento sobre el que se informa.

El deterioro en el valor de los activos no se aplica a los siguientes activos:

Impuestos diferidos.

Beneficio a los empleados [sueldos, prestaciones sociales, pasivo actuarial].

Activos al alcance de secciones 11 y 12.

Propiedades de inversión [destinadas al arrendamiento].

Activos biológicos [seres vivos con proceso biológico].

Valor de uso

En el caso de un activo o de una unidad generadora de efectivo (UGE), es

el valor actual de los flujos de efectivo futuros esperados a través de su

utilización en el curso normal del negocio y, en su caso, de su

enajenación u otra forma de disposición, teniendo en cuenta su estado

actual y actualizados a un tipo de interés de mercado sin riesgo (el tipo de

interés de los bonos del Estado a 10 años, DTF, etc.), ajustado por los

riesgos futuros. En caso de estar sometidos a incertidumbre, deberán

asignarse probabilidades a las distintas estimaciones de flujos de efectivo

(Jiménez Cano, 2011).

El valor de uso (S27.15) es el valor presente de los flujos futuros de efectivo

que se espera obtener de un activo. El cálculo del valor presente involucra:

Estimar las entradas y salidas futuras de efectivo derivadas de la

utilización del activo y de su disposición final; y

Aplicar la tasa de descuento adecuada a estos flujos de efectivo

futuros, que representa la tasa de interés de oportunidad de quien

hace la evaluación para hallar el valor actual.

Una unidad generadora de efectivo (UGE) puede ser un activo o un

conjunto de activos que por sus características tienen la capacidad de

generar flujos de efectivo por su funcionamiento continuado,

independiente de su controladora o de otros activos.

Valor justo

Hace referencia al valor intrínseco utilizado en la teoría anterior:

Es el valor de un título basado en un modelo de valoración que se supone

capta la esencia de los factores económicos que determinan el valor. En otro

caso, el precio equilibrador entre oferta y demanda. La última debe ser

igual a la primera si un mercado de activos es un mecanismo de

determinación de precios eficiente.

El valor que concede a un activo un tasador experto independiente, en

cuyo caso se puede denominar valor tasado (La gran Enciclopedia de

Economía, s.f.).

Valor neto realizable en propiedades

En las propiedades de inversión que se tengan en arrendamiento, su

medición posterior se hace por el importe menor entre el valor razonable y

el valor presente de los pagos mínimos (S16.6).

Conocido también como valor líquido realizable, se relaciona con el

valor por recuperar comparando el valor de mercado menos los costos

propios necesarios para su enajenación.

En el caso de las materias primas y los productos en curso, también habrá

que tener en cuenta los costos necesarios para terminar su producción,

construcción o fabricación (Jiménez Cano, 2011).

9. Se compró un paquete de acciones: la entidad compro 10.000 acciones

de valor nominal de 1.000 u.m. y se liquidó una comisión del 1% y

derechos de bolsa del 0.5%, pero hoy se encuentra que el paquete se

puede realizar en el mercado de valores por valor de 12.000.000 u.m.,

con los mismos gastos similares para el comprador:

Conceptos del costo adquisición de las de acciones Valor en libros

Costo de adquisición de las acciones 10.000.000

(+) Comisión en compra 100.000

(+) Derechos de bolsa de valores 50.000

Total costo de adquisición. Valor en libros 10.150.000

Valor de mercado a la fecha de análisis 12.000.000

Valorización de inversiones 1.850.000

El concepto de valor de realización o valor de mercado tiene que ver con los

precios de las acciones en el mercado público de valores (Bolsa de Valores

de Colombia). En el siguiente caso se adquirió el 10% del valor en libros,

cuyo valor es de 150.000.000 u.m.; la participación en la sociedad es de

15.000.000 u.m., como referente para su posterior medición.

Conceptos sobre valorización de acciones Valor de libros o valor intrínseco

Valor de realización en del mercado de valores 15.000.000

Valor intrínseco o de mercado 10.150.000

Valorización de inversiones 4.850.000

En el caso de las NIIF para pymes se descarta la valorización de inversiones,

como se hacía antes de su adopción.

Casos y análisis sobre el valor de realización:

Todo Moto S.A. recibe dinero de un tercero para la compra de una moto. El

contador lo tuvo en cuenta como venta y aplicó los costos de venta. En

estos casos se debe dar ingreso al dinero como un anticipo o avance

recibido de clientes, y cuando complete la base para entregarle la moto,

se realizará la entrega, la cual se considera venta para la empresa

independientemente de la expedición de la factura, que es un hecho

formal. La realidad económica es que a él no se le ha entregado el bien ni

se ha generado un IVA. También se debe considerar que en el contrato

puede haber una cláusula de devolución del dinero si no se cumple lo

pactado.

A los dos meses la persona entrega el excedente de la compra, y la

empresa le entrega la moto. En este momento es que se debe realizar la

venta, generar IVA y contabilizar el costo de venta.

La empresa paga la propaganda en forma anticipada, pero se

contabilizó como gasto del periodo. Hoy, con la adopción de NIIF se

lleva directamente al gasto porque no es fiable su medición en

correlación del beneficio en ventas. Hoy no existen los gastos diferidos

y su amortización en los meses siguientes.

El contratista recibe un anticipo para la ejecución del contrato. El valor

entregado a los contratistas se considera también entre los anticipos y

avances a contratistas del activo y se le debe aplicar retención en la

fuente para no descontársele el total al finalizar la obra.

Se entrega la obra objeto del anticipo. Cuando el contratista entrega la

obra se le aplican los anticipos y se aplica retención en la fuente sobre el

efectivo. El valor total se lleva a los activos de la empresa porque van a

generar beneficios en el futuro.

Se recibe dinero en calidad de arras del negocio, y se contabilizó como

venta del local. Las empresas están acostumbradas a realizar la venta

cuando se emite la escritura pública. Si aún no se ha entregado el bien

y transferido todos los riesgos, no es una venta; solo se tienen unas arras

y existen altas probabilidades de que no se cumpla la palabra del

documento privado y la empresa tenga que desprenderse de un efectivo

para su devolución.

Se entrega la casa y se firma la escritura en la notaría mediante el

respectivo pago del excedente. En el momento de entrega del bien con

todos sus derechos, usos y costumbre y riesgos, se debe contabilizar la

venta, independientemente de que se hayan pagado los derechos a la

notaría por las partes y recibido el excedente del comprador sobre el

valor de las arras, que son aspectos formales.

La empresa va a comprar un lote de terreno, y el contador ya lo

contabilizó en libros. La sola palabra de compromiso del gerente no se

puede llevar a libros de contabilidad. Se debe llevar a contabilidad en

el momento del recibo del bien, independiente del documento

público donde se pueda exhibir la evidencia del derecho de propiedad

que contiene el uso y el goce del bien, puesto que es solo un requisito

formal.

Se investigó sobre un nuevo producto y los costos se llevaron a gastos

de venta. Hasta tanto el proyecto no concluya con éxito no se pueden

activar como costos de inventario ni como costos de venta, porque si el

proyecto no sale exitoso hay que diferirlos en un tiempo prudencial. En

las NIIF para pymes ya no se puede aplicar dicho procedimiento, pues

solo las grandes empresas pueden activar los gastos de desarrollo del

producto.

Gráfico No. 3. Valor actual

Propiedades de inversión

Importe menor

Valor razonable Valor actual de los pagos mínimos

Las propiedades de inversión no se deterioran; en cambio, los demás

activos, incluidos los que están en uso y los mantenidos para la venta, se

deterioran con base en el importe recuperable.

Valor actual

Llamado también valor presente de los flujos de caja, se debe diferenciar

del valor presente neto utilizado en las evaluaciones financieras. La

diferencia es que al valor actual se le resta la inversión.

El valor recuperable, que es otro modelo de medición, está relacionado con

el valor último por el cual se liquida el negocio para efectos de la evaluación.

Muchos negocios son viables por el valor recuperable al final de su vida del

proyecto.

Es el importe de los flujos de efectivo a recibir o pagar en el curso

normal del negocio según se trate de un activo o de un pasivo,

respectivamente, actualizado a un tipo de descuento adecuado (Jiménez

Cano, 2011).

Para hallar el valor actual o valor presente se requiere tener el flujo

financiero o de recuperación de la inversión que se espera genere la empresa

o un proyecto y manejar los siguientes conceptos:

TIO = Tasa interna de oportunidad. Es la tasa que estaría dispuesto a ganar

el inversionista frente a otras oportunidades que se presenten en un

mercado activo y donde está bien informado.

10. Inversión en CDT: si usted tiene 100.000.000 u.m., que invierte en un

CDT al 5% efectivo anual (E.A.), en ese momento se constituye en la tasa

de oportunidad personal porque nadie le paga más en el mercado de

valores. Sin embargo, unos amigos le presentan un proyecto de grado

en el cual al invertir dicha suma se ganaría 15.000.000 u.m. anuales

durante los próximos cinco años y al cabo del último le devolverían la

inversión. Usted decide invertir en la sociedad y hace el siguiente análisis

de valor presente: si la tasa de oportunidad es del 10%, debe descontar

el flujo financiero con esa tasa para hallar el valor presente o valor que

estaría dispuesto a invertir:

VP = 15.000.000/1.10 ʌ 1(*)) + 15.000.000/ 1.10 ʌ 2) + 15.000.000/ 1.10 ʌ 3)+

15.000.000/ 1.10 ʌ 4) + 115.000.000/ 1.10 ʌ 5)

VP = 13.636.363+ 12.396.694+ 11.269.722+ 10.245.202+ 71.408.952

= 118.953.933

VPN = 118.953.933 – 100.000.000 = 18.953.933

(*) ʌ 1 = Elevado a la potencia 1

Al hallar el valor presente neto se puede deducir que la inversión renta

una tasa superior al 10% anual porque el valor presente neto es mayor en

18.953.933 u.m. Por consiguiente, puede estar dispuesto a invertir hasta

118.953.933 u.m. para ganar el 10%. Esto quiere decir que en la rentabilidad

de la propuesta subyace una tasa mayor de oportunidad, la que a simple

vista se observa que es del 15%.

VP = Valor presente, o valor descontado. Es el valor que estaría dispuesto a

invertir en el proyecto porque la rentabilidad le satisface la TIO.

11. Préstamo con pago fijo de interés: la entidad ofrece pagar al

prestamista 200.000 u.m. en cada uno de los siguientes cinco años y se

compromete a devolver el capital de 1.000.000 u.m. al cabo del quinto

año. El inversionista a simple vista observa que la tasa de retorno es igual

al 20% y, por consiguiente, mayor a la TIO (5% EA) que le paga el banco

(el estudiante puede profundizar más este ejercicio si lo desea con ayuda

del docente).

Casos y análisis sobre el valor presente:

La empresa no hace avalúos técnicos cada tres años sobre sus

propiedades, planta y equipo; por consiguiente, sus activos aparecen en

libros por menor valor. Las empresas deben hacer las mediciones de sus

bienes por lo menos cada tres años, mediante estudios técnicos

elaborados por personas especialistas y con alta solvencia moral y

profesional (no son exigibles para pymes por el costo desproporcionado;

solo es aplicable a grandes empresas que aplican NIIF plenas).

No se hacen análisis de valoración financiera para conocer el valor de la

empresa. Mediante el estudio de planeación y evaluación financieras se

tienen los elementos suficientes para conocer la rentabilidad de la empresa

en cada uno de los siguientes años, lo cual permite tomar decisiones

acertadas en cada una de las áreas funcionales de la empresa: mercados,

clientes, procesos, financiera y de personal, además de tener el elemento

principal de negocio en marcha (es el caso de grandes empresas que

aplican NIIF plenas).

No se planifican las actividades operacionales, de inversión y de

financiamiento. El plan de negocios recoge tanto las actividades

operacionales como las estratégicas, las de inversión y las de

financiamiento. Por esta razón es una herramienta que todo negocio debe

conocer (un esfuerzo para las pymes).

No se plantean estrategias operativas para ser competitivos. Si la

empresa no conoce el producto, el mercado ni sus empleados, está

predestinada a repetir, comprar y vender sin ningún valor agregado, sin

brújula que le ilumine el sendero de la prosperidad, y la competencia la

consumirá.

Los activos no financieros requieren de medición al valor razonable:

Inversiones en asociadas (S14.10) cuando se tiene influencia significativa.

Inversiones en negocios conjuntos (S15.15) cuando las empresas unen

sus sinergias para hacer contratos de mayor envergadura.

Propiedades de inversión (S16.7) que la entidad tiene para arrendar o para

ganar plusvalía.

Activos agrícolas (S34.2) (activos biológicos y productos agrícolas en el punto

de cosecha o recolección) que una entidad mide al valor razonable menos los

costos estimados de venta (S2.50).

Valor razonable

Es el importe o valor por el que puede ser intercambiado un activo o

liquidado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas,

que realicen una transacción en condiciones de independencia mutua. Se

determinará sin deducir los costos de transacción en los que pueda incurrir

en su enajenación (NIC13). (Jiménez Cano, 2011).

El mejor referente para utilizar el valor razonable es el mercado activo,

donde se intercambian bienes o servicios homogéneos y los precios son

conocidos, reales y regulares tanto para el vendedor como para el

comprador.

Método de la participación

La entidad contabilizará sus inversiones en subsidiarias, asociadas y

entidades controladas de forma conjunta:

a) Al costo menos el deterioro del valor, o

b) Al valor razonable con los cambios en el valor razonable

reconocidos en los resultados.

La entidad aplicará la misma política contable a todas las inversiones

de una categoría (subsidiarias, asociadas o entidades controladas de forma

conjunta), pero puede elegir políticas diferentes para las distintas categorías

(S9.26).

El inversor contabilizará sus inversiones en asociadas utilizando uno de las

siguientes opciones:

a) El modelo de costo (S14.5).

b) El método de la participación (S14.8).

c) El modelo del valor razonable (S14.9) (S14.4).

El inversor medirá sus inversiones en entidades controladas de forma

conjunta por el método de la participación (S15.13).

El método de la participación [antes: método de participación] consiste en

actualizar la inversión en una asociada, en la medida en que se generan

cambios en su patrimonio.


Inversiones en asociadas (S14.4 y S15.13).

Inversiones en negocios conjuntos (S15.13).

12. Controladora invierte en una asociada un monto representativo del 20%

sobre el valor de su patrimonio, que está compuesto por: capital

social (100.000.000 u.m.), reservas (20.000.000 u.m.) y ganancias

acumuladas (30.000.000 u.m.). En el momento de presentar estados

financieros la controladora, según el estado de situación financiera de

la asociada, cuenta con un aumento en ganancia en el ejercicio, lo cual

le da una participación proporcional del 10%. Esta se registra en el

estado de situación financiera en una hoja de trabajo como un mayor

valor de las inversiones en asociadas y un menor valor en el patrimonio

propio de la asociada (ver libro Grupos empresariales, del mismo autor).

Pasivos distintos de los pasivos financieros

Los pasivos no financieros se medirán por la mejor estimación del

importe que se requeriría para liquidar la obligación en la fecha sobre

la que se informa (S2.51).

Pasivos financiero Pasivos no financieros

Cuentas por pagar (proveedores) Impuestos a la renta

Documentos por pagar Acreedores varios

Beneficios a empleados

Planes de beneficios a empleados

Obligaciones de impuestos nacionales y

Municipales.

Litigios laborales, civiles

Ingresos recibidos por anticipado

Compensación

En las NIIF para pymes no se compensarán activos y pasivos o ingresos y

gastos (S2.52).

No constituyen compensación:

Calcular el importe neto en el caso de los activos sujetos a

correcciones valorativas (ejemplo, correcciones de valor por

obsolescencia en inventarios y correcciones por cuentas por cobrar

incobrables).

Si las actividades de operación normales de una entidad no incluyen la

compra y venta de activos no corrientes.

[Antes las cuentas corrientes comerciales, celebradas entre dos entes

económicos y reguladas por normas legales vigentes, mediante un negocio

jurídico bilateral y oneroso, acordaban anotar y compensar en cuenta

abierta por debe y haber sus eventuales créditos recíprocos y se

establecían condiciones de exigibilidad y disponibilidad del saldo resultante

de la compensación progresiva operada. Igualmente, las cuentas de

impuestos con saldos a favor podían solicitar devolución o compensación].

[No constituye una compensación el proceso de cierre o terminación de un

periodo contable, y las cuentas de resultado de saldo débito se cancelan

contra una cuenta puente de ganancias y pérdidas. Esto también se aplica a

las cuentas de resultado de saldo crédito]

[No constituyen una compensación las reversiones de deterioro del valor

de los activos].

13. Caso de compensación: los inventarios sufren evaporación por 5000 u.m.

y además un deterioro de valor de 10.000 u.m.


Gastos por diminuciones en inventarios 5.000

Gasto por deterioro de valor 10.000

Inventario de mercancía para la venta 15.000

Registra la compensación de inventarios por cuentas correctoras de su valor

14. Cuentas incobrables: se analiza la cartera y se encuentra la del señor

Tulio Gómez, con un deterioro significativo por pérdida total de su valor,

cuyo importe neto en libros es de 5.000.000 u.m.


Gastos por deterioro en cartera 5.000.000

Cuentas por cobrar incobrables 5.000.000

Registra la compensación de las cuentas por cobrar

Sí constituyen compensación:

Las actividades que incluyen inversiones y activos de operación. En estos

casos la entidad presentará ganancias y pérdidas por la disposición de

tales activos, deduciendo del importe recibido por la venta, el importe en

libros del activo y los gastos de venta correspondientes.

15. Compra de vehículos: se compran 10 vehículos para la reventa, cada

uno a 20.000 u.m., más el impuesto al valor agregado, genera el

siguiente registro en una entidad (como el objeto social es de compra y

venta, el impuesto al valor agregado es descontable).


Inventarios de vehículos 200.000

Impuesto al valor agregado 32.000

Efectivo 232.000

Registra la compra de 10 vehículos para la venta

Por la venta de una unidad, con una utilidad bruta del 20%, se tiene:


Efectivo 30.160

Impuesto al valor agregado 4.160

Ventas de vehículos 26.000

Registra la venta de 1 vehículo

16. Disposición (o venta): La entidad vende un vehículo al servicio, por el

mismo valor de 20.000 u.m. y depreciación de 10.000 u.m., y se reciben

en efectivo 8000 u.m. La entidad puede compensar el activo en la venta,

junto con la depreciación y la pérdida, caso aceptado en las NIIF para

pymes. De la siguiente forma quedan demostradas las compensaciones

en la entidad:

Por lo regular en algunos países las compensaciones y las confusiones tienen

connotación de carácter fi sin embargo, en las NIIF solo se aceptan cuando en

un mismo cliente existen las cuentas corrientes activas por las mercancías que

recibe y cuentas corrientes pasivas por las mercancías que despacha. El típico

ejemplo es el del proveedor que envía materia prima y recibe productos

terminados a cambio. De todas maneras, en estos casos se requiere un

contrato de cuenta corriente y autorización de la compensación.

Otro caso muy particular de compensación es el efecto en la cuenta

corriente con las obligaciones bancarias. El banco se encuentra autorizado a

compensarlas con los saldos disponibles (en el caso de los empleados, con

sus tarjetas crédito y con las cuentas débito).

5. Resumen de modelos y métodos de medición

Los modelos de medición son dos: costo histórico y el valor razonable, los

métodos son muchos y hay que tenerlos en cuenta para la valoración inicial

y posterior.

Gráfico No. 4. Modelos de medición

Modelos de medición en NIIF

Modelo de costo histórico Modelo de valor razonable

Método de costo histórico amortizable Propiedades de inversión

Método de precio de transacción Propiedades, planta y equipo en caso

permuta

Método de la participación Intangibles en combinación de negocios

Método de valor neto realizable Intangibles en subvención del gobierno

Método de costo amortizado Arrendamiento financiero

Método de importe recuperable Activos biológicos


Efectivo 8.000

Depreciación acumulada 10.000

Pérdida en venta de vehículos 2.000

Vehículos en uso 20.000

Registra la venta de un vehículo de la empresa y su correspondiente compensación

Método de mejor estimación del importe Inventarios biológicos

Método de valor razonable menos costo de

terminación o venta

Método de importe a pagar o recuperar (sin

descontar)

Gráfico No. 5. Métodos de medición

Método de costo histórico amortizable Método de precio de transacción

Costo histórico, menos costos

adquisición

Costo adquisición más gastos inherentes

Otros activos Activos propiedades planta y equipo

Costo atribuido o asignado Método de revalorización

Costo histórico, menos depreciación Estudio de especialistas

Solo por primera vez Activos propiedades planta y equipo

Método de la participación

Valor razonable menos costo de venta

Inversiones en asociadas Activos financieros

Inversiones en negocios conjuntos

Valor neto realizable Método de costo amortizado

Precio de venta – gasto de venta o

terminación del producto

Valor actual, tasa de interés y

amortización

Inventarios Inversiones en activos financieros básicos

Otros activos y pasivos financieros

Otros activos financieros

Cartera activa y pasiva

Mejor estimación del importe Importe recuperable

Mediciones alternativas de la gerencia Valor de uso, valor justo, valor tasado

Activos y pasivos Activos no corrientes

Método de importe a pagar o

recuperar (sin descontar)

6. Precios corrientes y precios constantes

Algunos tratadistas hablan de un método híbrido, denominado contabilidad

a precios constantes, cuya explicación requiere introducir el término de

“contabilidad a precios corrientes” para denotar la diferencia. Los precios

constantes se quedan en el tiempo y no tienen efectos de reajustes del

costo; en cambio, a precios corrientes se aceptan todas las variables para su

medición. En otras palabras, es el que se usa actualmente.

Una de las diferencias de los PCGA con los NIIF es que los PCGA aplican los

precios constantes en su normativa con el modelo del costo histórico, y solo

cada tres años las empresas grandes hacen sus actualizaciones de la

propiedad, planta y equipo, creando unas cuentas cruzadas en el activo de

valorización y en el patrimonio de superávit por valorización; en cambio,

según las NIIF, siempre que se vaya a presentar información de estados

financieros debe actualizarse a precios corrientes, aplicando las normas y

los diferentes métodos de valoración posterior. Solo las grandes empresas

utilizan el método de las valorizaciones llevando a gastos del periodo y al

patrimonio la cuenta de superávit de valorización (NIC16.10).

Correlación entre ingresos, costos y gastos

En las NIIF no existe la característica de asociación o relación de

causalidad, o correlación, entre el gasto y el ingreso que los constituía en

activos diferidos y permitía asociarlos teniendo en cuenta el tiempo y no el

beneficio recibido. Entre otras razones, esto se debe a que existen dos

sustancias o esencias que son difíciles de demostrar: que ese activo genere

beneficios futuros y la fiabilidad de la medición. Ahora se ahorra el esfuerzo

desproporcionado llevándolos a gastos del estado de resultados.

Aclaración: la correlación implica el reconocimiento simultáneo o

combinado de ingresos y gastos, si surgen directa y conjuntamente de las

mismas transacciones u otros sucesos.

[Anteriormente se debían asociar con los ingresos devengados en cada

periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos,

registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se podía asociar con un ingreso, costo o gasto

correlativo y se concluía que no generaría beneficios o sacrificios económicos

en otros periodos, debía registrarse en las cuentas de resultados en el

periodo corriente].

Casos y análisis sobre la correlación:

Se contrata la pauta publicitaria por seis meses. Si el beneficio de la pauta

publicitaria se había calculado para seis meses, y su pago es mensual, se

asocian las ventas con los gastos de publicidad, pero si fue pagada

anticipadamente debe llevarse al gasto. En NIIF no se permite llevar a

diferidos ni amortizarse en ese tiempo porque su medición no es fiable y

resulta además impracticable.

Se entrega al empleado efectivo por concepto de viáticos. Por lo regular los

gastos de viaje y viáticos se asocian con el mes en que se ejecuta la

comisión del empleado, la cual se lleva al gasto.

Se contribuyó al Reinado del Bambuco porque la candidata era la hija del

gerente. Ese gasto no tiene ninguna relación de causalidad,

proporcionalidad y necesidad para la producción de la renta. Si la junta

directiva aprobó ese gasto, lo hacen a costa de sus propios beneficios

acumulados en el patrimonio. Para la DIAN no tiene validez como gasto.

Se le pagaron pasajes a la esposa del socio mayoritario a las islas de San

Andrés.

Estos gastos no tienen relación de causalidad; por consiguiente, no se

aceptan como gastos fiscales ni como gastos contables. Si el pago salió de la

empresa, debe llevarse a un anticipo de ganancias del socio respectivo.

Se pagó la multa por accidente de tránsito cometido por el carro del

gerente. La empresa no está para cometer infracciones; por

consiguiente, no tiene ninguna relación de causalidad. Sin embargo, si

el accidente fue de un vehículo de reparto de mercancía, existe mucha

relación de causalidad.

La administración de impuestos sancionó a la empresa por libros de

contabilidad y llevó a gastos la sanción. Si la contabilidad es la fuente de

información para la DIAN, esa sanción no tiene ninguna relación de

causalidad con la producción de la renta porque la empresa no fue

creada para cometer irregularidades. Debe llevarse como un pago

anticipado de sueldos del empleado.

El empleado demandó a la empresa por no haberlo inscrito y por

no haber hecho los aportes de pensión. La empresa guarda la

constancia de la solicitud del empleado para que no se le descontara la

seguridad social para no perder el SISBÉN. La empresa no puede tolerar

estas peticiones de los empleados porque tiene el deber de exigir el

registro previo en las empresas prestadoras de la seguridad social, o

simplemente no los debe contratar por todos los problemas que pueden

generar a la estructura financiera de la empresa. No es suficiente para

impugnar la demanda la solicitud del empleado.

El contador no tuvo en cuenta los gastos incurridos en el periodo y los

capitalizó en gastos diferidos. A pesar de que estos gastos tienen

relación de causalidad y son proporcionales y necesarios en la

prestación del servicio, esto no debe seguir sucediendo, y menos con los

de final de año, porque entonces los estados financieros no cumplirían las

características cualitativas de la información contable.

No se depreció la propiedad, planta y equipo. A pesar de que las

ganancias brutas no alcancen para cubrir las depreciaciones,

amortizaciones y agotamientos, se deben presentar porque se estaría

frente a un delito de falsedad en la información contable.

7. Conceptos de mantenimiento de capital

En la legislación local existió el mantenimiento al patrimonio en forma

general, y con la adopción del marco conceptual de las NIIF para Pymes

ahora se ha dado el mantenimiento tanto financiero como físico. Ahora

bien, a pesar de que este tema no se mantuvo para las pequeñas empresas,

es necesario revisarlo.

Concepto de capital

El concepto de capital es sinónimo de activos netos o patrimonio neto,

determinado por la diferencia entre el activo y el pasivo, el cual constituye el

capital financiero, de propiedad de los dueños del ente económico. Su

definición es válida tanto para las grandes como para las pequeñas

empresas, tratadas con detalle en la S22: Pasivos y patrimonio.

El concepto físico de capital tiene en cuenta la capacidad productiva o

capacidad operativa que tiene un ente para producir unidades de un

determinado producto (MC20).

En términos sencillos el capital son los aportes en dinero y bienes o

especies que lleva un grupo de socios o accionistas a un ente económico

donde han fincado sus esperanzas de beneficios futuros para conformar un

capital financiero y convertirlo en un capital físico en bienes y propiedades,

de manera que puedan darle la capacidad de operación.

17. Un grupo de cinco amigos aportan cada uno 10.000.000 u.m. para

ponerlos al servicio de una compraventa de tecnología de la

información. Nombran un gerente que se encarga de la apertura de la

cuenta corriente, de la elaboración de la formalidad legal y de la puesta

en marcha. Este caso exige un registro de contabilidad,

independientemente de las otras actividades que se anuncian de

acuerdo a la formalidad.

Códigos Cuentas Débito Crédito

Efectivo 50.000.000

Capital social 50.000.000

Registra el aporte de los cinco socios en la sociedad Tecnología XD SAS


Propiedad, planta y equipo 40.000.000

Bancos moneda nacional 40.000.000

Registra la conversión del capital fi o en capital físico u operativo

Mantenimiento de capital financiero

Existe mantenimiento de capital financiero solo si el importe financiero de

los activos netos al final del periodo excede al importe financiero neto al

principio del mismo, excluidas las aportaciones de los socios o accionistas y

las distribuciones hechas a los mimos en ese periodo (MC21-a).

Si los activos netos finales, menos los aportes sociales y menos los

dividendos a estos, son superiores frente a los activos netos iniciales,

entonces hay mantenimiento de capital financiero.

Reflexión del licenciado Jorge Fermín: “Sin duda, lo que se busca es la

idoneidad de los datos financieros, y por ende del capital financiero, el

cual puede resultar con efectos positivos o negativos una vez realizado el

ajuste integral por inflación. Es bueno mencionar que el mantenimiento

del capital físico u operativo tendrá necesariamente que expresarse en

moneda de curso legal, la cual también estará sujeta al ajuste por

inflación”.

Igual efecto ejerce la revaluación o reexpresión del valor de los activos y

pasivos, que da lugar a incrementos o decrementos en el patrimonio.

Aun cuando estos incrementos y decrementos cumplan la definición

de ingresos y gastos, respectivamente, no son incluidos dentro del

estado de resultados bajo ciertos conceptos de mantenimiento del

capital. En su lugar, estas partidas se incluyen en el patrimonio como

ajustes de mantenimiento de capital o reservas de revaluación.

Los conceptos que dan mantenimiento al capital financiero son:

Aportes iniciales de los dueños del ente económico.

Ganancias de los ejercicios acumuladas.

Reservas decretadas en asambleas generales.

Revaluación o reexpresión de activos.

Ajustes por inflación en las economías que lo aplican.

Prima en emisión de acciones.

Ganancias por disposición de propiedades, planta y equipo.

Otro resultado integral comprende partidas de ingresos y gastos (incluyendo

ajustes por reclasificación) que no se reconocen en el resultado tal como

lo requieren o permiten otras NIIF.


Efectivo 150.000

Capital social 100.000

Superávit de capital 50.000

Reconocimiento de prima en la emisión de acciones

Los componentes de otro resultado integral (ORI) incluyen:

(a) cambios en el superávit de revaluación (véase la NIC16: Propiedades,

Planta y Equipo y la NIC38: Activos Intangibles).

Análisis de casos para reflexionar sobre el capital financiero:

El mantenimiento del capital físico y operativo considera el poder

adquisitivo del capital invertido. No requiere la adopción de una base

particular de medida: puede ser medido en unidades monetarias

nominales o en unidades monetarias de poder adquisitivo constante.

El mantenimiento de capital financiero se realiza por la utilidad solo si el

importe neto de los activos al final del periodo excede el importe de los

mismos activos al inicio de este, excluidas las aportaciones de los

propietarios y las distribuciones hechas a ellos.

El reconocimiento del incremento del precio del activo se mantiene en el

patrimonio en el superávit hasta cuando este se disponga o enajene. Si el

capital financiero está definido en términos de unidades de poder

adquisitivo constante, solo la parte del incremento de los precios del

activo que excede el incremento en el nivel general de precios se

considera como resultado.

18. Compra de propiedad: la entidad adquiere un Edificio por 500.000 u.m.,

y en la fecha en la cual se informa se presenta la valoración mediante

estudio técnico.


Propiedad, planta y equipo 500.000

Efectivo 500.000

Reconocimiento inicial de la propiedad, planta y equipo


Propiedad, planta y equipo 50.000

Superávit por revaluación 50.000

Reconocimiento posterior de la revaloración de la propiedad, planta y equipo


Efectivo 600.000

Superávit por revaluación 50.000

Ingresos en venta de propiedades 100.000

Propiedades, planta y equipo 550.000

Reconocimiento venta de la propiedad, planta y equipo y realización de la utilidad

Solo después de estos hechos se puede capitalizar parte de los resultados o

ganancias en calidad de reservas legal, estatutaria y ocasional, y el

remanente en ganancias acumuladas, con el único fin de mantener la

capacidad negociadora, generadora de producción o de nuevas unidades de

negocios.

Mantenimiento del capital físico

Bajo este concepto se obtiene ganancia solo si la capacidad productiva en

términos físicos al final del periodo excede a la capacidad productiva en

términos físicos al principio del periodo, después de excluir las

aportaciones de los propietarios y las distribuciones hechas a ellos durante

ese lapso (MC21-b).

Si los activos productivos finales, menos los aportes sociales y menos los

dividendos a estos, son superiores frente a los activos productivos iniciales,

entonces hay mantenimiento de capital físico.

El mantenimiento del capital físico se relaciona con el nivel de inversión en

activos productivos para mejorar la capacidad productiva u operativa de la

entidad.

La reposición de activos y la del capital de trabajo en los flujos de caja

libre son consideradas como mantenimiento del capital físico.

Patrimonio físico u operativo = Activos productivos del negocio

Considera la capacidad productiva de la entidad. Exige la adopción del

costo corriente como base de la medición contable.

Todos los cambios de precios se consideran cambios en la medida de la

capacidad de producción física y se tratan como ajustes por

mantenimiento de capital, que forma parte del patrimonio neto y nunca

como resultados.

Hay ganancia si la capacidad productiva en términos físicos (capacidad

operativa) de la entidad al final del periodo (o los recursos o fondos

necesarios para conseguir esa capacidad) es superior a la existente al inicio

del periodo, excluidas las aportaciones de los propietarios y las distribuciones

hechas a ellos.

Si por alguna circunstancia no se pueden capitalizar las ganancias, que son

la principal fuente generadora de efectivo, se pierde capacidad del capital

físico frente a las necesidades y requerimientos de capital de trabajo o

de inversión. Por esta razón muchas empresas requieren en forma

permanente financiamiento a través de instituciones financieras que exigen

un costo superior en muchos casos a la rentabilidad del negocio.

Casos y análisis sobre el mantenimiento del capital físico u operativo:

Los estados financieros no fueron aprobados en asamblea. Si los estados

financieros no se aprueban, tampoco se pueden tomar decisiones sobre

las ganancias sociales. Sin embargo, las ganancias aparecerán

diseminadas en todos los activos, que en forma oculta generarán

mantenimiento fio, pero hasta tanto no se dispongan en calidad de

dividendos o participaciones y en capital operativo generarán nuevos flujos

de efectivo, aunque no se podrá determinar qué tanto mantenimiento se

asignó.

La empresa distribuyó, en calidad de dividendos en acciones y

dividendos en efectivo, más del 70% de las ganancias. En la medida en que

se distribuya un mayor valor como dividendo o participación, se disminuye

el mantenimiento en general de los dos elementos del patrimonio.

Se capitalizó la revalorización del patrimonio de acuerdo al decreto

reglamentario. Como la empresa no debe hacer ajustes integrales por

inflación, con la revalorización de patrimonio en libros, se puede

capitalizar para darle mayor mantenimiento financiero.

La asamblea olvidó aprobar la reserva legal. En este caso, necesariamente

se debe repetir la asamblea porque no se puede distribuir ningún valor

habiendo omitido esta reserva, que es de carácter legal para las sociedades

de responsabilidad limitada y para las sociedades de capital.

No se realizaron los estudios técnicos sobre la valorización de la

propiedad, planta y equipo. Con las NIIF ya no existen las

valorizaciones de inversiones y otros activos; solo son admisibles para la

propiedad, planta y equipo, las cuales dan valor económico a la empresa

frente a posibles relaciones con el sector financiero, pero no sirven para

tomar decisiones que impliquen erogaciones en efectivo.

La empresa no tiene suficiente flujo de efectivo para pagar el dividendo

decretado en efectivo ni las reinversiones necesarias en capital de trabajo.

Cuando las ganancias del estado de resultados tienen componentes de

ingresos solamente causados y su recuperación dura varios meses, retarda

el flujo de efectivo para tomar la decisión de pago; por esta razón es

muy importante programar el pago con base en el estado de flujos de

efectivo.

8. Clasificación y reclasificación

Cuando se modifique la presentación de partidas en sus estados financieros,

también se reclasificarán los importes comparativos, a menos que

resulte impracticable hacerlo.

Cuando se reclasifiquen los importes comparativos, se revelará:

(a) La naturaleza de la reclasificación;

(b) El importe de cada partida o grupo de partidas que se han

reclasificado; y

(c) La razón de la reclasificación (NIC1.41).

Clasificación: no solo se hace con el patrimonio de un ente económico,

sino que desde la captura de los datos se clasifican en cuentas

apropiadas. Se origina en el primer momento de la operación comercial y,

con la ayuda del plan de cuentas, es muy sencillo.

Reclasificación: no se debe confundir con la clasificación, porque esta

aplica al momento de la presentación de los estados financieros a la

asamblea de accionistas o junta de socios. Existen algunas partidas que son

objeto de una adecuada reclasificación de acuerdo a la esencia y realidad de

la operación implícita en la cuenta.

Casos y análisis sobre el proceso de reclasificación de activos y pasivos:

Algunas cuentas corrientes bancarias que componen el acumulado de

bancos, a pesar de tener saldo positivo en su conjunto, se encuentran

sobregiradas por efectos contables. En este caso se reclasifican en el

pasivo corriente el sobregiro bancario y como activo corriente los saldos

positivos en bancos.

Cuentas por cobrar del activo corriente con la característica de

incobrables. Las cuentas con saldos vencidos mayores de un año se

deben reclasificar en el activo no corriente en la cuenta apropiada de

incobrables.

Activos de propiedad, planta y equipo que no están al servicio de la

empresa, se tienen para la venta y están clasificados en activos fijos. Los

activos que no están al servicio de la producción de la renta deben

reclasificarse en las cuentas de activos mantenidos para la venta. Los

activos inservibles se deben sacar del activo fijo y llevar a gastos. Ya no

existen las cuentas de orden donde se controlaban estos bienes

inservibles.

Pasivos de corto plazo renegociados aparecen en el corriente. Los

pasivos reestructurados a más largo tiempo deben reclasificarse en el

pasivo a largo plazo.

Los activos restringidos deben reclasificarse en cuentas del efectivo o

equivalente al efectivo.

Los pasivos del largo plazo que se vencen en la siguiente vigencia se

reclasifican en el corto. La reclasificación es necesaria para facilitar el

análisis de los indicadores financieros. Igualmente, no se deben reclasificar

pasivos innecesarios para favorecer el resultado de un indicador.

Dividendos pagaderos en efectivo clasificados en el patrimonio. Los

dividendos, igual que las participaciones pagaderas en acciones, en cuotas

o partes de interés social, se clasifican dentro del patrimonio, pero los

pasivos son clasificados en el pasivo corriente cuando deben ser pagados

en un periodo menor de un año.

Dividendos pagaderos en acciones clasificados en el pasivo. Los

dividendos, igual que las participaciones pagaderas en acciones, en cuotas

o partes de interés social, deben reclasificarse en el patrimonio.

9. Modelos contables

Los principios contribuyen a considerar a la [contabilidad y en especial

los [e] E stados contables como modelos contables que utilizando

símbolos alfabéticos y numéricos buscan representar la verdadera

situación patrimonial, económica y financiera de un ente y su evolución.

Según Fowler Newton, los E stados Contables son modelos que

pretenden describir la situación y evolución patrimonial de los entes

que los emiten y que han sido diseñados para representar la realidad que

pretenden describir. Las descripciones se hacen siguiendo ciertas normas

contables.

Los modelos contables se distinguen fundamentalmente por la forma de

tratar los siguientes aspectos:

1. La unidad de medida o moneda de cuenta en que se expresan los

Estados contables.

2. El criterio de valuación o de medición de activos y pasivos a emplear.

3. El concepto de capital a mantener.

También se considera en la definición de modelos contables el criterio de

realización de ganancias que, por su complejidad, será tratado en otras

asignaturas del ciclo contable.

Cada aspecto ofrece distintas alternativas, lo que genera una serie de

modelos puros resultantes de combinaciones de dichas opciones

(www.ccee.edu.uy/ensenian/ catcont1/material/MODELOS.pdf).

Análisis y casos de los modelos contables:

Los diferentes modelos contables tienen su grado de relevancia y

fiabilidad. La gerencia debe buscar un equilibrio entre estas dos

características.

No existe la intención de prescribir un modelo particular, salvo en

circunstancias excepcionales, tales como las que se dan en entidades que

presentan sus estados financieros en la moneda de una economía

hiperinflacionaria.



1. ¿Cuáles son los modelos de medición de los hechos económicos en las

http://www.ccee.edu.uy/ensenian/

http://www.ccee.edu.uy/ensenian/

NIIF?

2. ¿Cuáles son los métodos de medición?

3. ¿En qué casos se utiliza el modelo de costo?

4. ¿En qué casos se utiliza el modelo de valor razonable?

5. ¿A quién aplica el modelo de valor razonable menos costo de venta?

6. ¿Cuándo es apropiado utilizar el método de precio de transacción?

7. ¿Cuándo se utiliza el método de no reconocimiento?

8. ¿Qué método se aplica a los inventarios?

9. ¿Cuáles son los métodos de medición del costo de inventarios?

10. ¿En qué consiste el juicio profesional?

11. ¿Cuál es la característica principal para reconocer un activo?

12. ¿Cuándo la entidad reconoce un activo contingente?

13. ¿Cuándo la entidad reconoce un pasivo?

14. ¿Cuándo la entidad reconoce un pasivo contingente?

15. Si se genera un incremento en los activos y un decremento en los

pasivos, ¿qué surge de este evento? ¿Un ingreso o un gasto?

16. Si se genera un decremento en los activos y un incremento en los

pasivos, ¿qué surge de este evento? ¿Un ingreso o un gasto?

17. ¿Cuál es la diferencia entre un estado de resultados y otro estado del

resultado integral?

18. Exponga varios ejemplos de: otro resultado integral denominado ORI.

19. ¿En qué consiste un proceso de correlación? ¿Está permitido en las NIIF

para pymes?

20. ¿A quiénes aplica el costo histórico en su medición inicial?

21. ¿En qué consiste el costo histórico amortizado?

22. ¿A quiénes aplica el costo amortizado?

23. Identifique transacciones con financiación implícita.

24. ¿A quiénes se aplica el precio de transacción?

25. ¿A quiénes aplica el método de costo – depreciación – deterioro?

26. ¿A quiénes no aplica el método de deterioro de valor?

27. ¿En qué momento se usa la revaluación, valor de uso y valor justo?

28. ¿A quiénes se aplica el método de la participación?

29. ¿Los activos, pasivos, ingresos y gastos se pueden compensar?

30. ¿Cuál es la diferencia entre precios corrientes y precios constantes?

31. ¿En qué consiste el mantenimiento del capital financiero?

32. ¿En qué consiste el mantenimiento del capital físico u operativo?

33. ¿Cuál es la diferencia entre una clasificación y una reclasificación?

34. ¿Qué es un modelo contable?

Capítulo 5. Conceptos de comercio

“La grandeza de un hombre no se mide por el

terreno que ocupan sus pies, sino por el

horizonte que descubren sus ojos”

José Martí

Los entes económicos productores, comercializadores y de servicios

constituyen el elemento dinamizador de la economía y están organizados

por diferentes tipos de entes de personas naturales y jurídicas. También se

organizan en grupos de empresas que han escogido la forma legal para

adquirir derechos y cumplir obligaciones en desarrollo de una o varias de

las actividades que consagra el Código de Comercio de cada país.

Las personas naturales son las principales protagonistas del comercio

organizado en una determinada región o país por la cantidad de negocios

de una sola persona registrados en las Cámaras de Comercio. A este

elemento hay que sumarle el comercio informal, es decir, aquel que no

cumple las formalidades de registro mercantil, no paga impuestos, no lleva

contabilidad y por consiguiente no tiene una base sólida para tomar

decisiones.

Las personas naturales, cuando obran en forma individual, toman el

nombre de “inversionista” por su capacidad de invertir en proyectos que

satisfagan su aspiración de rentabilidad.

Los inversionistas apoyan los proyectos nuevos o en marcha aportando

capital de trabajo o bienes de capital, o intervienen directamente en la

constitución de nuevas alternativas de negocios, como creadores de

negocios asociativos con el concurso de varias fuerzas e iniciativas o

mediante la compra de acciones en el mercado de valores, a partir del cual se

denominan accionistas.

Las personas naturales también constituyen personas jurídicas, es decir,

empresas de mayor tamaño y responsabilidad que mediante la formalidad

jurídica obtienen capacidad legal para adquirir bienes y contraer

obligaciones y de organización para administrar recursos, procesos, clientes

y productos, independiente de cada uno de sus dueños.

Las empresas unipersonales, con una persona natural o jurídica, y las

sociedades por acciones simplificadas, con una o más personas naturales o

jurídicas, se constituyen mediante documento privado que registran en la

Cámara de Comercio. La característica principal es que la primera no es

sociedad comercial, en tanto que la segunda es sociedad y puede tener el

carácter societario.

Las personas jurídicas que se reportan como sociedades comerciales se

constituyen mediante escritura pública con el lleno de todos los requisitos de

ley que se exigen en cada uno de los países.

Hay que tener claridad sobre cada tipo de empresas, las de personas

naturales, las jurídicas no societarias y las jurídicas societarias, además de

sus características para recomendar a sus clientes aquella figura

comercial que más convenga, por la responsabilidad que adquiere frente

a terceros y capacidad para negociar en la actividad escogida.

1. Actividades de comercio

Las actividades de comercio se clasifican en: lícitas e ilícitas. Las lícitas

vienen consagradas en el Código de Comercio para que las personas o

grupos de personas adopten cualquier tipo de forma legal para tener lucro

de su puesta en marcha. Las ilícitas son todas aquellas no contempladas en

la ley y perseguidas por los organismos de seguridad del Estado.

Son mercantiles para todos los efectos legales:

1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en

igual forma, y la enajenación de los mismos;

2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a

arrendarlos; el arrendamiento de los mismos, el arrendamiento de toda

clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los

mismos;

3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para

darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar

habitualmente dinero en mutuo a interés;

4. La adquisición o enajenación a título oneroso, de establecimiento de

comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás

operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades

comerciales, los actos de administración de las mismas o la

negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos

valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;

8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas

nacionales o extranjeras;

9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes,

vías y campos de aterrizaje;

10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;

11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso,

cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;

12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación

de bienes;

13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros,

espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;

14. Las empresas editoriales, litografías, fotográficas, informativas o de

propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;

15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes,

instalaciones u ornamentaciones;

16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las

fuerzas o recursos de la naturaleza;

17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta,

administración custodia o circulación de toda clase de bienes;

18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos

para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios,

19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil (Código de

Comercio) (C. Cio.).

2. Elementos de comercio

La economía interactúa mediante relaciones entre los entes económicos

dentro y fuera del país en las que se intercambian bienes y servicios y donde

se tienen algunas ventajas competitivas, como son materias primas,

diferencia en costos y características del producto que pueden ser llamativas

para otros compradores.

Para facilitar esta interacción es necesario que los entes económicos

dispongan de información financiera en un lenguaje común, como son las

NIIF, que genera entre los países negociadores transparencia y confianza

sobre una misma base de preparación.

Los elementos fundamentales necesarios para el desarrollo del comercio se

pueden reunir en las normas que definen los entes, empresas y

establecimientos que pueden operar las diferentes actividades de comercio y

las formas de organización. Entre ellos se encuentran:

Ente económico: es la empresa, es la actividad económica organizada como

unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe

ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes (C. Cio.).

También en la literatura contable se utiliza el término “empresa”, que está

definida en el Código de Comercio. Sin embargo, entre ente económico y

empresa no hay mayor diferencia, pues el ente es la empresa, y esta predica

el desarrollo de la actividad organizada a través de uno o más

establecimientos de comercio. Es necesario recuperar estas definiciones en

cada uno de los países donde se utilice este libro.

Otra definición que es común encontrar en Latinoamérica es la del

concepto de “establecimiento”, utilizado por las Cámaras de Comercio para

proceder al registro. Su diferencia es que el ente económico es único y

puede estar compuesto por varios establecimientos de comercio.

En las NIIF completas y para pymes solo se hace referencia a ente

económico, sobre el cual se predica el control de bienes y servicios puestos a

su servicio para desarrollar una actividad.

Inversionista: es el nombre que se le da a la persona natural o jurídica que

encuentra una oportunidad de negocios para invertir, ya sea en empresas en

marcha o en nuevos proyectos, porque los rendimientos ofrecidos le

satisfacen su rentabilidad esperada, o también porque puede visionar el

control sobre las decisiones gerenciales y ejercer influencias significativas.

La inversión puede hacerse en dinero o en especie, y su derecho queda

representado en instrumentos de patrimonio, llamados localmente cuotas,

partes de interés o acciones, que dependen del tipo de sociedad.

“Un optimista ve una oportunidad en toda calamidad; un pesimista ve una

calamidad en toda oportunidad”. Sir Winston Churchill

Comerciante: son comerciantes las personas que profesionalmente se

ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La

calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se

ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona (C.

Cio.).

Deberes y formalidades de los comerciantes

Es obligación de todo comerciante:

1. Matricularse en el registro mercantil;

2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos

respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;

3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones

legales;

4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás

documentos relacionados con sus negocios o actividades;

5. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal (C. Cio.).

Formalidades: todo comerciante debe llenar los requisitos de carácter legal,

comercial, tributario y laboral durante el proceso de constitución. Sin

embargo, se acepta que los negocios de personas naturales adquieran su

registro mercantil en los treinta días siguientes de haber abierto su negocio

o iniciar actividades:

La formalidad legal es para las personas jurídicas. Se refiere al lleno del

documento privado o escritura pública de constitución y sus registros

correspondientes en notaría, u oficina de instrumentos públicos cuando

hay transferencia de bienes, para nacer a la vida jurídica.

La formalidad comercial se diligencia ante la oficina de Planeación

Municipal, y la inscripción del negocio se hace en el registro mercantil de

la Cámara de Comercio, al igual que los libros de contabilidad principales

cuando son requeridos para obtener el certificado para las diligencias

que requiera (en algunos países no se inscriben como en el caso

colombiano). (Los programas de contabilidad emiten los libros).

La formalidad laboral para los trabajadores se da mediante la

inscripción en las empresas prestadoras de servicios de salud y de

riesgos profesionales previos al enganche de personal (seguridad social).

La formalidad laboral para la empresa se obtiene mediante la inscripción del

negocio en las empresas prestadoras de servicios de salud y de riesgos

profesionales y en las administradoras de pensión y cesantías. Igualmente,

en las cajas de compensación familiar, ICBF y el SENA, de acuerdo a cada

país.

La formalidad de funcionamiento se logra mediante visita para la

certificación de bomberos, además de la autorización de SAYCO y

ACINPRO cuando en el establecimiento de comercio se ejecuta música

ambiental. Igualmente, debe tramitarse la matrícula sanitaria ante la

Secretaría de Salud cuando se manipulen alimentos.

La formalidad tributaria se obtiene con la inscripción en el Registro Único

Tributario (RUT), donde se detallan las obligaciones tributarias ante la

DIAN, y con la obtención del Número de Identificación Tributaria (NIT) o

su equivalente en su país de origen.

Cuando el contribuyente es de menores ingresos, puede pertenecer al

régimen simplificado y no está obligado a generar IVA, y el valor que

pague por este mismo concepto en las compras constituye mayor

valor de las mercancías. Tampoco declara renta ni hace retención en la

fuente. De todas maneras se recomienda leer el RUT del contribuyente

para conocer cuáles obligaciones quedaron implícitas como

responsabilidades.

Sanción por no actualizar el RUT

Se ha establecido una sanción por no actualizar la información dentro

del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las

personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario (RUT), el cual

en muchas ocasiones se debe actualizar antes de presentar la declaración

de renta.

Señor estudiante, verifique en el país donde adelanta sus estudios los

requisitos de exigencia legal, comercial, laboral y tributaria para los entes

individuales y jurídicos, debido a que es difícil y casi imposible incluir en un

libro la normatividad exclusiva de cada país.

3. Entes económicos individuales

Los entes económicos individuales están constituidos por personas naturales

que pueden intervenir en el proceso de creación de negocios, en forma

personal y en calidad de comerciante, mediante la separación de sus bienes

personales para entregarlos a un negocio de comercio, producción o

servicios, con el lleno debido de las formalidades.

Persona natural: es todo individuo de la especie humana, independiente de

su edad, raza, sexo, extirpe o condición con capacidad de tener derechos y

contraer obligaciones.

Negocio individual: está constituido por la persona natural que conoce la

oportunidad de negocio e invierte parte de su patrimonio para desarrollar

una o varias de las actividades contempladas en el Código de Comercio,

mediante el registro mercantil del establecimiento de comercio y de la

persona natural, para obtener beneficio personal.

4. Entes económicos jurídicos

Una definición amplia considera a los siguientes como entes económicos

jurídicos:

Negocios que no son sociedades comerciales, como las empresas

unipersonales, porque se constituyen con una persona mediante un

documento privado.

Sociedades comerciales de personas o de capital, formadas por una o

más personas naturales o jurídicas, que adoptan una de las formas de

organización social denominadas sociedades comerciales de acuerdo al

Código de Comercio y que se formalizan mediante documento privado,

cuando la cuantía del capital es menor, ante la Cámara de Comercio o

con escritura pública ante la notaría.

Persona jurídica: es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y

contraer obligaciones civiles, y ser representada judicial y

extrajudicialmente (Código Civil) (C.C.).

Empresas unipersonales: aunque no son sociedades comerciales, reciben

su personería jurídica por el solo hecho de registrar el documento privado en

la Cámara de Comercio. Por las siguientes razones se asimilan a los

procedimientos contables y a algunos aspectos legales específicos de

acuerdo a las sociedades comerciales de responsabilidad limitada:

Se le aplica la responsabilidad del régimen general de las sociedades

comerciales.

El capital disminuye de acuerdo a lo reglamentado en el Código de

Comercio.

La liquidación se hace de acuerdo al procedimiento de las

sociedades de responsabilidad limitada.

En el caso de las normas no previstas, se aplican las de las sociedades

comerciales.

La vigilancia corresponde a la Superintendencia de Sociedades.

También se aplica el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de las

sociedades comerciales.

En el caso de Bolivia, existe la figura de empresa unipersonal, sin

personalidad jurídica sino física (Quintana Álvarez, 2013).

Todas las sociedades comerciales son personas jurídicas, las cuales

adquieren su personería jurídica mediante escritura pública registra en

notaría y registro mercantil ante la Cámara de Comercio, además de las otras

formalidades.

Debido a la inclusión de las nuevas figuras de personas jurídicas, estas

adquieren una nueva connotación:

Personas jurídicas no societarias, como las empresas unipersonales y

sociedades por acciones simplificadas, y

Personas jurídicas societarias, que son las demás consideradas en el

Código de Comercio.

Sociedades comerciales

Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un

aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con

el fin de repartirse entre sí las ganancias obtenidas en la empresa o

actividad social.

La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica

distinta de los socios individualmente considerados (C. Cio.).

Clases de sociedades comerciales: para todos los efectos, los entes

económicos jurídicos se denominan sociedades comerciales, las cuales se

dividen a su vez en:

Sociedades de personas y asimiladas, y

Sociedades de capital y asimiladas, con sus respectivas características,

derechos y obligaciones ante el Estado y ante terceros y sus consocios.

Sociedades de personas: en este tipo de sociedades es muy importante

el buen nombre de las personas que las conforman y su capacidad en el

capital aportado. Son de cuatro tipos:

Colectiva: sus asociados son llamados socios colectivos o gestores en la

sociedad.

En comandita simple: los socios son gestores y comanditarios en la

sociedad. La única diferencia, con respecto a la colectiva, se encuentra

en la responsabilidad de los socios; mientras en la primera es ilimitada,

en las sociedades de comandita simple es limitada al monto de sus

aportes. La segunda característica se encuentra en la clase de aportes,

pues los socios comanditarios no pueden aportar créditos ni industria

personal con estimación de aportes sociales.

Sociedades de responsabilidad limitada: cuyos socios no pueden

hacer aportes de crédito ni industria personal con estimación. El aporte

de industria personal sin estimación da derecho a participar de las

ganancias sociales.

Dentro del grupo de sociedades de personas se considera por

asimilación el ente económico empresa unipersonal solo para efectos de

resolver controversias, cuyo único socio puede hacer toda clase de

aportes porque la ley no limita este derecho. Si aumenta el número de

socios, se convierte en otro tipo de sociedad reglamentada en el Código

de Comercio.

Sociedades de capital: son representativas de grandes sumas de dinero y

de macro proyectos económicos. Existen tres clases:

Sociedades anónimas, donde los gestores pueden aportar toda clase

de bienes, aun los créditos, excepto la industria personal, que es

reservada para los socios comanditarios.

En comandita por acciones, donde los accionistas comanditarios

pueden hacer el aporte de industria personal con estimación para

obtener acciones de industria y a su vez ser socios capitalistas.

Dentro del grupo de sociedades de capital, para efectos de similitud, se

consideran las sociedades por acciones simplificadas. La justificación de

su creación fue abreviar los trámites de constitución y crear un buen

número de sociedades frente a las políticas económicas de apertura

económica.

5. Clasificación de los entes económicos

Las empresas se clasifican desde varios puntos de vista:

Según el derecho comercial

Se clasifican en personas naturales, sociedades de hecho —que no son

propiamente sociedades comerciales, sino que están en ese proceso de

constitución mediante un acuerdo—personas jurídicas, empresa

unipersonal y sociedades por acciones simplificadas, que se han

constituido en el boom de las nuevas organizaciones. Algunas se han

transformado en este tipo de sociedad por menores exigencias

organizacionales como la de revisoría fiscal.

Según su actividad económica

Las empresas se clasifican según su actividad económica en empresas de

servicio, comerciales e industriales:

Empresas de servicios: cuya actividad está relacionada con servicios

sociales (lavandería, zapatería, confecciones, peluquería, mantenimiento

de equipo, reparación), servicios profesionales (asesorías, consultorías),

transporte (terrestre, aéreo, de carga y pasajeros), etcétera, que ofrecen

a diferentes usuarios para obtener los beneficios por la inversión de

recursos y tiempo en la prestación personal del servicio.

Empresas comerciales: desarrollan su actividad mediante la oferta de

bienes corporales muebles e inmuebles a consumidores, en

cantidades, géneros diversos y valores, para su uso o consumo.

Empresas industriales: dedicadas a la transformación de las materias

primas mediante procesos manuales o mecánicos, de los cuales se

obtienen artículos que se ofrecen a los consumidores. Como ejemplo se

encuentran las empresas manufactureras de la confección, siderúrgicas,

cementeras, de construcción y carpinterías.

Según su propósito lucrativo

Las empresas se clasifican según tengan ánimo de lucro o no:

Empresas sin ánimo de lucro: son aquellas cuyas actividades

corresponden a servicios sociales, donde los menores precios llevan

implícito un beneficio para los usuarios. Por consiguiente, la empresa

no cuenta con una ganancia o excedente representativo al finalizar

el año, ni distribuye excedentes o ganancias entre sus asociados.

Como ejemplo se tienen las cooperativas, las asociaciones, los

sindicatos y las fundaciones. Sin embargo, deben obtener beneficios

que les permitan cumplir con el principio de mantenimiento del

patrimonio financiero y físico para no perder la capacidad de

negociación y terminar liquidándose.

Empresas con ánimo de lucro: son aquellas empresas constituidas

como personas jurídicas societarias y no societarias cuyo fin es

obtener beneficios para sus asociados. Estos se aprueban junto con

los estados financieros en asamblea general o junta de socios en

calidad de dividendos o participaciones en efectivo o de valores

representativos de capital, obtenidos con el fruto de las inversiones

puestas al servicio y desarrollo del objeto social.

En este tipo de empresas el mantenimiento del patrimonio financiero y físico

se hace mediante reservas obligatorias, estatutarias y ocasionales y con la

acumulación de ganancias. También se puede recurrir a ajustes integrales

por inflación y a estudios de revalorización de la propiedad, planta y equipo

en grandes empresas y en pymes para dar informe en notas a sus dueños,

acordes al tipo empresa (grande o pymes).

Según su conformación legal

Todas las personas están a la expectativa de nuevas oportunidades de

inversión productiva y optan por realizar los negocios en forma personal o

en asocio con otros inversionistas, a quienes proponen la conformación de

empresas de mayor envergadura por su capital requerido para su

explotación. Estas se consideran individuales, de propiedad unipersonal y

de propiedad múltiple:

Negocios individuales: son realizados por personas naturales, cuya

legitimidad se comprueba mediante el registro en la Cámara de

Comercio, inscripción en los impuestos municipales y en el Registro Único

Tributario en la Administración de Impuestos. No requieren ningún tipo de

documento de constitución y se deshacen cancelando los anteriores

registros de inscripciones.

Empresa de propiedad unipersonal: es aquel negocio que pertenece

a una sola persona, natural o jurídica, constituido mediante un acto

jurídico (documento privado), donde parte de sus bienes conforman

un negocio independiente al resto de sus establecimientos de comercio.

Empresa de propiedad múltiple: se constituye mediante un grupo

de personas que, en acto único de voluntades, deciden constituir una

sociedad comercial con los requisitos de escritura pública ante notario

público del asiento principal de los negocios y con el lleno de todas las

formalidades comerciales, de funcionamiento, laborales y tributarias para

nacer a la vida jurídica.

Según su tamaño

Las empresas se dividen en grandes, pymes y microempresas. Por lo

regular el parámetro de medición depende del número de empleados

vinculados a las labores, los activos medidos en salarios mínimos mensuales

legales vigentes o el volumen de ventas, según la reglamentación de cada

país.

[Definiciones de micro, pequeñas y medianas empresas. Para todos los

efectos, se entiende por micro, incluidas las Famiempresas pequeña y

mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por

persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias,

industriales, comerciales o de servicios: rural o urbana, que responda a dos

(2) de los siguientes parámetros:

1. Mediana empresa:

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)

trabajadores, o

b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil

(30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

2. Pequeña empresa:

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, o

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de

cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o,

3. Microempresa:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,

b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)

salarios mínimos mensuales legales vigentes (caso colombiano)

Conceptos: 2013 2014 2015 2016 2017

Salario mínimo 589.500 616.000 644.336

Auxilio transporte 70.500 72.000 74.000

A este tipo de empresas se les deben aplicar en su orden las NIIF plenas, las

NIIF para pymes y las guías para las microempresas emitidas por el IASB o,

quienes lo prefieran, los decretos reglamentarios de cada país (revise la

norma local de adopción de NIIF).

Respecto a la reglamentación de cada país, es un elemento que le quita a las

NIIF su carácter universal y frente a la cual existen dos situaciones, que se

deben tener en cuenta:

1. ¿Un ente económico que aplica la reglamentación país puede certificar sin

reservas que los estados financieros están de acuerdo a las NIIF?

2. ¿Un estudiante que se prepara en NIIF puede alcanzar una certificación

ante un organismo internacional?

6. Clases de sociedades comerciales

Sociedad colectiva

Es aquella en la que todos los socios responden solidaria e ilimitadamente

por las operaciones que efectúe la empresa. La razón social se forma con el

nombre completo o con el apellido de alguno o algunos de los socios,

seguido de las expresiones “& Cía.”, “Hnos.”, “E Hijos”.

La administración de la sociedad corresponde a todos y cada uno de los socios,

quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños, pero en este

último caso se requiere expresa autorización de sus demás socios.

Pueden ser objeto de aporte: el dinero, créditos, propiedades, planta y

equipos, muebles y enseres, patentes e invenciones y la industria personal

con estimación. La cesión de sus partes de interés social debe tener la

previa autorización de los socios; respecto a la distribución de utilidades,

tiene libertad contractual.

En este tipo de sociedad predomina la confianza entre los socios

porque todos responden por las acciones jurídicas ante los demás.

Sociedad en comandita simple

La razón social se forma con el nombre completo o con el apellido de

uno o más socios gestores, agregada la expresión: “& Cía. S. en C.”. La

administración del ente económico corresponde a los socios gestores.

El capital debe expresar el número de partes de interés y las cuotas de

capital en que se divide, el valor nominal de las partes, las cuotas y el valor

aportado por cada asociado. Es costumbre en este tipo de sociedad

denominar el aporte como cuotas partes de capital.

Los socios comanditarios no pueden aportar industria personal con

estimación, pero sí la industria personal sin estimación y ganar una parte

de las utilidades sociales. Tampoco pueden aportar créditos. La cesión de

las cuotas partes de interés requiere de la previa autorización de todos los

socios. Las utilidades del ejercicio se distribuyen según el pacto contractual

(revise Código de Comercio de su región).

Sociedad de responsabilidad limitada

En este tipo de sociedad se utiliza la denominación o razón social seguida

de las expresiones “Ltda.” o “Limitada”.

El capital social (el efectivo o propiedades y equipos) se entregará en su

totalidad en el momento de constituirse, y su incumplimiento será causal de

disolución. El capital estará dividido en cuotas de igual valor, cesibles y

negociables en las condiciones previstas en los estatutos. No se permite el

aporte de crédito (cheques, letras, cuentas por cobrar), y el aporte de

industria personal sin estimación solamente dará derecho a una parte de los

beneficios sociales, pues nunca liberará cuotas de capital social.

La administración y representación legal corresponde por derecho propio a

todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podrá delegar la

representación en un gerente con atribuciones claras y precisas.

Los socios pueden ceder sus cuotas, previa oferta a los demás socios, por

conducto del representante legal y mediante reforma estatutaria por

escritura pública, otorgada por el representante, el cesionario y el cedente y

aprobada por las tres cuartas partes del capital social.

En este tipo de sociedad es muy común encontrar, en cuentas por cobrar a

socios, parte de los aportes que no entregaron al momento de constitución.

Empresa unipersonal

La empresa unipersonal está constituida por una persona natural o

jurídica, que mediante documento privado que registra en la Cámara de

Comercio, y por solo ese hecho, se constituye en persona jurídica

independientemente de su dueño. El documento debe llenar unos

requisitos estipulados para ser aceptada como empresa unipersonal. El

tratamiento tributario para este tipo de sociedad es como si fuera una

sociedad de responsabilidad limitada.

Es posible que la empresa unipersonal exista en algunas regiones

latinoamericanas, como son el caso colombiano y el boliviano. Esta es la única

persona jurídica que tiene el carácter no societario y, por consiguiente, no

es sociedad comercial, pero puede desarrollar todas las actividades de

comercio, incluso invertir en otras sociedades.

Cuando por alguna razón la empresa unipersonal pertenezca a dos o más

personas, necesariamente deberá convertirse en sociedad comercial y

adoptar cualquiera de las formas consagradas en el Código de Comercio.

La empresa unipersonal puede pertenecer o bien a la persona natural o a

una sociedad.

Por varias similitudes con la sociedad de responsabilidad limitada, sus

procedimientos también se asimilan a este tipo de sociedad comercial.

Sociedad anónima

La sociedad anónima es una persona jurídica distinta de sus asociados,

formada por un capital autorizado, un capital suscrito y un capital pagado

por los accionistas, cuya responsabilidad se limita al monto de sus acciones.

La sociedad anónima no podrá constituirse ni funcionar con menos de cinco

accionistas. El capital de la sociedad anónima se divide en acciones de

igual valor nominal, que se presentan en títulos negociables (hoy llamados

instrumentos de patrimonio), expedidos regularmente nominativos (con

nombre) o al portador (sin nombre).

Al constituirse la sociedad, los accionistas deberán suscribir contratos por

no menos del 50% del capital autorizado y pagar no menos de la tercera parte

del capital suscrito.

Sociedad en comandita por acciones

La razón social se conformará con el nombre o apellido de uno de los socios

gestores, seguido de la expresión “& Cía. S.C.A.”. Su ausencia hará

considerar la sociedad para todos sus efectos legales como sociedad

colectiva. No podrá constituirse con menos de cinco accionistas.

Los accionistas gestores o colectivos podrán hacer aportes de industria

personal sin estimación de su valor en acciones; esto quiere decir que

solo se beneficiarán de las utilidades sociales y no pueden liberar

acciones de capital. En cambio, los accionistas comanditarios tienen

libertad para hacer el aporte de industria personal con estimación para la

debida liberación de acciones de goce (hoy llamado pagos basados en

acciones).

La sociedad en comandita por acciones también debe constituir la reserva

legal (para protección del capital de futuras pérdidas) del 10% de las

utilidades líquidas de cada ejercicio hasta completar el 50% del capital

suscrito.

La administración del ente económico corresponde a los socios gestores. Los

requisitos de autorización, suscripción y pago de acciones son iguales a

los de las sociedades anónimas.

La emisión, colocación y expedición de instrumentos de patrimonio de las

acciones es igual a la de las anónimas. La sociedad en comandita por

acciones se regirá por normas supletorias de la sociedad en comandita

simple; los accionistas gestores, por los aspectos correspondientes a la

sociedad colectiva; y los comanditarios, por lo pertinente para los

accionistas de la sociedad anónima.

Sociedad por acciones simplificada

La sociedad por acciones simplificada se constituye por una o varias personas

naturales o jurídicas, cuya responsabilidad es hasta el monto de sus

respectivos aportes. Una vez inscrita en el registro mercantil, se considera una

persona jurídica distinta de sus dueños.

La sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capital cuya

naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades

previstas en su objeto social. Para efectos tributarios, la sociedad se

regirá por las reglas aplicables a las sociedades anónimas.

Los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales,

tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad, como

sí acontece en otros tipos de sociedad (consultar el Código de Comercio de

su país).

Aportaciones no dinerarias (AND)

Las aportaciones no dinerarias (no son en dinero en efectivo), hechas por los

asociados a la sociedad, se valoran en la sociedad receptora por su valor

razonable en el momento de la aportación ya que se presume que siempre

se puede estimar su valor con fiabilidad.

7. Grupo empresarial

Es una denominación que adquieren las sociedades, para fortalecer los

grupos económicos de un país. Se constituyen por varias entidades

controladoras, con sus correspondientes subsidiarias, asociadas y negocios

conjuntos [conocidas anteriormente con el nombre de subordinadas: filiales

y subsidiarias], orientadas por una unidad de propósitos y de dirección.

Controladora [Matriz]

Son entidades que toman interés en otras sociedades por su capital humano, la

fidelidad del cliente o la localización del establecimiento; entonces invierten

hasta alcanzar más del 50% de su patrimonio en forma directa a sus asociados

o por intermedio de la bolsa de valores, con el fin de adquirir el control

societario. Algunas de estas operaciones se hacen con sus propias acciones

[conocida en las normas locales como casa matriz o casa principal].

Subsidiaria [Filiales y subsidiarias]

Es una entidad controlada directa o indirectamente o por intermedio de otra

subsidiaria controlada. Se requiere que la controladora tenga más del

50% de su patrimonio [conocida como filial o subsidiaria].

Asociada

Es una fórmula asociativa con fines empresariales entre una controladora

y otra sociedad, donde el inversor (controladora) posee influencia

significativa, y que no es una subsidiaria ni una participación en un

negocio conjunto (con un poder de voto mayor del 20%, se contabiliza de

acuerdo a la S14).

Negocio conjunto

Un negocio conjunto es un acuerdo contractual mediante el cual dos o más

personas emprenden una actividad económica que someten a control

conjunto. Los negocios conjuntos pueden tomar la forma de: operaciones

controladas de forma conjunta, activos controlados de forma conjunta o

entidades controladas de forma conjunta. Se contabilizan de acuerdo a la

S15.

Entidades de contenido específico

Las entidades de contenido específico (ECE) son creadas por la

controladora para llevar a cabo determinadas actividades.

8. Transacciones comerciales

Todos los entes económicos individuales y sociales desarrollan su actividad

a través de una serie de transacciones comerciales que le dan vida al objeto

social y que a su vez se constituyen en el objeto de estudio de la

contabilidad. También hacen parte de la aplicación del proceso del ciclo

contable mediante los conceptos y principios generales considerados en

las NIIF para pymes (S2) o en el marco conceptual que complementa las

NIIF para las grandes empresas, de tal manera que sin transacciones no hay

contabilidad.

Toda transacción debe analizarse a través de la característica cualitativa de la

esencia sobre la forma para incorporarla en los estados financieros, con

base en el concepto de quien controla y corre con los riesgos del bien.

Como aspecto secundario, se debe considerar la formalidad del

documento soporte de contabilidad que identifique el tipo de operación,

la descripción del objeto, de ser posible sus características de género y

especie, el valor y la autenticidad mediante las firmas de las personas que en

ella intervinieron para constituirse en la fuente documental de la información

o pilar de la contabilidad.

Algunos tipos de transacciones comunes sobre el conocimiento de la

apertura de la sociedad comercial son:

Gastos preoperativos

Por lo regular, antes de emprender el negocio en debida forma, los socios

interesados en la idea contratan los servicios profesionales para elaborar

algunas pruebas de laboratorio, modificaciones del producto y un estudio

de procesos bajo las mejores prácticas de producción, mercadeo y gestión

que puedan considerase como innovadoras. También se recurre a asesores

en proyectos para conocer la factibilidad de mercado, técnica y financiera

y no perder dinero al encontrar problemas en el desarrollo del objeto

social.

Asimismo, los asesores en la parte legal y administrativa definen el tipo de

sociedad y la estructura orgánica. Los gastos salen del bolsillo de uno de

los socios, siempre orientados como pagos por cuenta de la sociedad

comercial en proceso de constitución, con las debidas retenciones en la

fuente. Estos valores anticipados del socio se legalizan como aportes

previos a la constitución. Los tipos de gastos son: estudio técnico del

proyecto de inversión, asesoría legal, asesoría administrativa, registro

mercantil en Cámara de Comercio, impuesto de registro de capital social o

capital suscrito, registro en notaría, etcétera.

Estos gastos anteriormente se contabilizaban en la cuenta de gastos

diferidos y se amortizaban en los siguientes cinco años. Ahora, con la

adopción de las NIIF, se deben llevar directamente a gastos de organización

y puesta en marcha porque, si bien, cumplen con la definición de activo

porque gracias a ellos pueden fluir beneficios futuros a la empresa, es

muy difícil calcular la correlación con dichos beneficios y su medición

utilizada hasta ahora no ha sido fidedigna para llevarlos a los estados

financieros.

Aporte de capital

Son los bienes y derechos que los asociados transfieren a la sociedad o

llevan al fondo social, con su correspondiente valor y firmas por el

cumplimiento del pacto comercial. Los valores se llevan en cuentas

apropiadas de contabilidad de activos y de patrimonio, siempre que

cumplan con los requerimientos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y

gastos de las NIIF.

Cuenta corriente

La práctica de abrir la cuenta corriente (o cuenta bancaria) a nombre de la

sociedad se constituye en requisito indispensable en el manejo de los

recursos en efectivo y equivalentes al efectivo porque permite un mejor

control sobre la caja (importancia relativa) en los pagos mayores y

transparencia al momento de constituirse con aportes en efectivo. Si por

alguna razón se maquilla el ingreso del efectivo (es decir, nunca entra a caja),

es prueba suficiente para solicitar la liquidación por autoridad competente

(algunos socios o accionistas guardan las colillas del banco como prueba de

su aporte social).

Consignaciones

Significa que todos los dineros recibidos en caja del día anterior se llevan al

siguiente día hábil a la cuenta corriente como medio para controlar el

efectivo.

Creación de caja menor

La apertura de la caja menor es un requisito para el pago de todos los gastos

menores y así evitar la elaboración de cheques. Siempre se constituye a

nombre de un empleado responsable del manejo, quien a su vez tiene la

oportunidad de que se le reembolse el fondo fijo al momento de verlo

disminuido en más del 80%. Una recomendación al final del periodo sobre

el cual se informa es verificar el saldo del fondo para que refleje efectivo;

por consiguiente, todos los gastos deben quedar reembolsados y

contabilizados antes de presentar los estados financieros.

Gastos por caja menor

El responsable de la caja menor siempre tendrá dineros en efectivo o

equivalentes al efectivo [disponibles] o recibos que sustenten los gastos, de

tal manera que siempre se muestre un fondo fi de la caja menor. Cuando se

reembolsan los gastos se elabora el cheque por el total de gastos realizados

para devolverle la capacidad de pago al fondo. La costumbre mercantil ha

hecho que la empresa mantenga recibos de caja menor para poder tener el

soporte de que la persona recibió el dinero por el gasto que realizó. Una

recomendación debe ser en torno a cambiar el nombre de recibo (porque en

efecto no se reciben dineros para la caja menor) y llamarlo comprobante de

pago de caja menor.

Compra de activo fijo

Muchas empresas se constituyen a partir de un aporte en efectivo, con el cual

compran todos los bienes que requieren para ponerse en marcha tales

como maquinaria, equipos, muebles, enseres y adecuaciones del local.

Préstamos bancarios

En ocasiones los socios no tienen los fondos suficientes que requiere el

proyecto de inversión para desarrollarse y encuentran una gran

oportunidad en las instituciones financieras para conseguir préstamos para

el apalancamiento de las operaciones, siempre que el costo del dinero sea

inferior o igual a la rentabilidad del proyecto; de lo contrario el préstamo

acabaría con la empresa. El costo por concepto de intereses por préstamos

no se capitaliza en los activos por recomendación de las NIIF pymes (S25.2).

Compras

Hay dos clases de compras: de materia prima para la transformación en

productos terminados y en proceso, y de las mercancías no fabricadas por la

empresa. En uno y en otro caso son consideradas compras sobre las que se

ejerce el control estricto para preservar su existencia. Estos elementos son

llevados a la cuenta de inventario.

Causación, pagos y cancelación

Lo primero que acontece en la contabilidad es la causación de los

inventarios y las retenciones por la compra de bienes y servicios que

debe hacer la empresa que compra, siempre que sea del mismo régimen

común o al simplificado, tales como la retenciones en la fuente a título de

impuesto de renta, impuesto a las ventas, industria y comercio. A la causación

de gastos administrativos tales como beneficios a empleados [nómina a

empleados], con sus propias prestaciones sociales, también se le deben

practicar las retenciones en las fuente, los aportes a la seguridad social.

Además, el patrono debe liquidar su aporte a la seguridad social y sus

respectivas causaciones a los aportes parafiscales y otros beneficios.

El pago en general implica la elaboración de un comprobante de pago o de

egreso y la expedición de un cheque sobre la cuenta corriente a favor del

beneficiario para pagar desde una compra o un gasto hasta la nómina, los

proveedores de servicios, los arrendamientos, etcétera, por su valor neto,

porque las deducciones o retenciones debieron hacerse en la causación.

La diferencia entre pago y cancelación es de carácter de control: el pago es

parcial, y la cancelación es total de la obligación.

Ventas

Es el proceso de vender tanto los productos elaborados por la empresa

como las mercancías no fabricadas por ella, así como la prestación de

servicios varios que son el objeto social de la empresa. Las ventas son

consideradas ingresos de actividades ordinarias (S23.1).

Se consideran ventas según esta NIIF la venta de bienes, la prestación de

servicios, los contratos de construcción y el uso por parte de terceros de

activos de la entidad.

La venta de activos fijos no se considera venta porque no son del objeto

social y su tratamiento contable da como resultado una ganancia (antes se

llamaba utilidad en venta de activos fijos).

Nómina

La nómina es otro de los documentos soportes de pago a los empleados,

donde se relacionan su nombre, su cargo, su salario básico, los valores

devengados y los descontados. Sobre el devengado de la nómina se

calculan los aportes a las empresas administradoras de la seguridad social,

los aportes parafiscales y las prestaciones sociales.

Esta relación de operaciones más comunes es la base fundamental para

iniciar el proceso contable. Recuerde que lo más valioso en este proceso es

tener en cuenta la esencia o realidad económica; lo importante es que la

empresa tenga el control, corra con los riesgos y tenga la capacidad de

generar flujos de beneficios económicos antes que los documentos soportes

que recogen las transacciones, que también son necesarios en la tarea de

procesar la contabilidad y en su posterior verificación.


Consultar las siguientes inquietudes

1. En qué consiste la formalización del comercio.

2. Si los establecimientos de comercio considerados microempresas deben

registrarse en la Cámara de Comercio.

3. Cuál es el tipo de empresa donde labora actualmente.

4. La actividad comercial que desarrolla la empresa donde labora.

5. Cuántas sociedades comerciales existen en el registro mercantil de la

región, cuántas pertenecen a sociedades de personas y cuántas a

sociedades de capital.

6. Que registro tiene la superintendencia de sociedades, o su equivalente en

su país, de empresas con obligación de publicar informes y que

aplican NIIF plenas y cuántas empresas pequeñas aplican NIIF para

pymes.

7. Qué es un inversionista nacional.

8. Cuáles son los inversionistas extranjeros.

9. A qué tasa de rentabilidad estarían dispuestos a invertir los posibles

inversionistas. Compare la tasa que ofrece el mercado o sistema

financiero.

10. Compare la rentabilidad de las empresas en su región con la tasa de

interés que colocan las instituciones financieras.

11. Las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para las pymes.

Actividad individual o en grupo

El estudiante debe hacer por su cuenta un paseo por los centros

comerciales de la ciudad con el fin de verificar los conceptos que se

exponen. Por ejemplo, para identificar los diferentes establecimientos de

comercio, los tipos de sociedades comerciales, la denominación social

compuesta por el nombre del producto y la razón social compuesta por los

nombres o apellidos de los socios o accionistas.

Aproveche para aprender y ofrézcase a pagar los servicios públicos de la casa,

pregunte cómo se pueden pagar por internet, visite un banco e interactúe

pagando recibos, cobrando cheques, haciendo consignaciones y entérese de

los diferentes servicios que ofrece. Maneje sus ahorros con tarjeta débito.


1. ¿Cuál es la diferencia entre ente económico, empresa y establecimiento

de comercio?

2. ¿Cuándo se otorga el calificativo de comerciante a la persona natural?

3. ¿Cuál es el objetivo de un inversionista?

4. ¿Cuáles son las principales actividades de comercio en su país?

5. ¿Cómo se clasifican las empresas?

6. ¿Qué significa pymes y Mipymes?

7. ¿Cuáles son las sociedades de personas y cuáles son las de capital?

8. ¿Qué es una persona jurídica?

9. ¿Qué es una persona natural?

10. ¿Qué es una sociedad comercial?

11. ¿Cuáles son las características de las sociedades de personas?

12. ¿Cuáles son las características de las sociedades de capital?

13. ¿Qué tipo de sociedad recomendaría usted y por qué?

14. ¿Qué relación existe entre rentabilidad y riesgo?

15. Enuncie las diferentes transacciones que puede desarrollar en un

proceso de apertura de negocio comercial.

Capítulo 6. Ciclo contable

Ciclo económico: conjunto de una serie de

fenómenos u operaciones que se repiten

ordenadamente.

(www.wordreference.com/definición).

Diccionario de la lengua española

El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un

conjunto de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que

está definido por un mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo

anual inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre.

Las principales actividades que se pueden detallar son:

Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector

económico, ahora entre diferentes inversionistas de varios países.

Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las

anteriores transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros

requisitos legales.

Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno

de los sectores.

Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante

de contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las

operaciones.

Digitalización de las operaciones en los documentos propios del

software de contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho

económico de acuerdo a las NIIF más apropiadas.

Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por

parte de la auditoria o revisoría fiscal.

Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los

reportes del software.

La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen

desempeño del ciclo contable y presentación de los resultados.

http://www.wordreference.com/defi

Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de

las NIIF para pymes y del marco conceptual para las grandes empresas.

Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los

resultados dentro del contexto y la formulación de propuestas para lograr

metas y objetivos.

Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y

financiera, para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de

efectivo. Formular también el fortalecimiento con estrategias alcanzables

para que el negocio pueda ser competitivo.

Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro

de todas las transacciones realizadas en los periodos contables mensuales,

que inician el primero de enero y terminan el 31 de diciembre, con la

elaboración y presentación de los estados financieros. Estos deben ser

aprobados por las instancias superiores (Junta directiva, alta dirección) para

autorizar su publicación a los asociados, tal como acontece con las sociedades

comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta de socios.

Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en

calidad de dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras

decisiones que proyectan a la empresa en el devenir empresarial.

1. Definición de ciclo contable

El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de

elaboración de la contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos

los hechos económicos se reconozcan de acuerdo a los requerimientos de

las NIIF, se evalúen de acuerdo a los modelos contables, se registren y se

evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se informa y se transmitan en

los estados financieros que se publican a los usuarios de la información para

que tomen decisiones económicas.

El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos:

entrada, procesamiento y salida de la información contable.

Entrada de la información

El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y

consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:

Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable

de acuerdo a sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos).

Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la

naturaleza del negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos,

patrimonio, ingresos y gastos.

Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable.

Recolección de los documentos soportes externos e internos.

Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.

Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.

Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.

Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos.

Baja en cuenta o des reconocimiento de algunos hechos o sucesos.

Elaboración y presentación de los estados financieros.

Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las

políticas contables y otros hechos relevantes de cada cuenta.

El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la

contabilidad sistematizada.

En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la

elaboración de la contabilidad en un período contable de un mes, de un

trimestre o de un año.

Gráfico No. 6. Fundamentos del ciclo contable

Reconocimiento de las políticas Contables

Requerimientos según NIIF de los activos, pasivos, ingresos y gastos

1 Reconocimiento inicial 2 Medición inicial 3 Medición posterior

4 Baja en cuentas 5 Presentación 5 Revelación

Gráfico No. 7. Recolección de soportes y elaboración de libros

Documentos soportes y libros en el ciclo contable

1. Soportes internos 2. Soportes externos

2. Codificación de soportes internos

3. Comprobante de contabilidad

4. Libro Diario 4. Libros auxiliares

4. Libro Mayor y Balances 4. Control de existencias

2. Estado de situación financiera de comprobación de saldos

En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el

programa de contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar

códigos mediante plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si

se quiere conocer el documento, el comprobante de contabilidad, los libros

auxiliares y principales, el control de existencias y el estado de situación

financiera de comprobación de saldo [balance de comprobación de saldos],

se emite mediante la barra de reportes, como es el caso de cualquier

programa o sistema contable.

Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte,

además de la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las

verificaciones de las afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de

validación de la información.

Corolario: proceso que no se documenta ni se verifica, proceso olvidado y sin

elementos de evidencia en futuras demandas o controversias contables.

Gráfico No. 8. Operaciones, soportes y verificaciones

Operaciones Soportes de contabilidad Verificación

Gastos preoperativos

Devolución de gastos

Comprobante de

contabilidad

Comprobante de pago

Aportes sociales efectivo

En especie

Recibos de caja

Notas de contabilidad

Arqueos de caja

Cuenta bancaria

Notas bancarias

Consignaciones

Nota de contabilidad

Conciliación Bancaria

Caja menor reembolsos Comprobante de pago Arqueo de caja menor

Compra de activos

Baja de activos

Nota de contabilidad Inventario físico

Liquidación activos Nota de contabilidad Cédulas Liquidación

Compra mercancía Facturas de compras Inventario físico

Devolución compras Notas de contabilidad

Pago de proveedores Comprobante de pago Circularización de

proveedores

Venta mercancía Factura de ventas Inventario físico

Devolución ventas Notas de contabilidad

Cobro cartera Recibo de caja Circularización cartera

Provisión cartera Nota de contabilidad Cédula de cartera

Gastos administrativos Nota de contabilidad

Comprobante de pago

Causación gasto

Gastos de venta Comprobante de pago

Provisión de impuestos Nota de contabilidad Planeación tributaria

Gastos anticipados Comprobante de pago Amortización

Liquidación gastos Nota de contabilidad

Pago a empleados Nómina de empleados

Comprobante de pago

Contratos de trabajo

Pago retenciones beneficios

a empleados

Comprobante de pago Certificados Paz y Salvo

Liquidación empleados Notas de contabilidad

Comprobante de pago

Declaraciones tributarias Declaración IVA

Declaración ICA

Declaración retención en la

fuente

Declaración renta

Aplicación de todas las

normas tributarias

Pago de impuestos Comprobante de pago

Otros ingresos Notas de contabilidad Verificación intereses

Recibo otros ingresos Recibo de caja

Préstamos Pagarés, Letras

Recibo de caja

Comprobante de pago

Tabla de amortización

Intereses Notas de contabilidad verificación intereses

Comprobante de contabilidad

Soportes internos y externos

La contabilidad está compuesta por una serie de soportes [las NIIF no

mencionan la clase de soportes contables]:

Internos: los que expide la empresa en la contabilización de hechos o

sucesos propios, como por ejemplo una compra, una venta, producción,

un ajuste, cierre de ejercicio, declaración de un dividendo o uso de una

reserva, los cuales se elaboran en notas de contabilidad.

Externos: son aquellos que tienen relación con particulares en las

relaciones comerciales como facturas, comprobantes de pago, nómina,

etcétera.

Con los comprobantes internos y externos la empresa legaliza las

operaciones del ciclo contable. Los soportes que envían los

particulares sirven de soporte a los internos y externos de la empresa,

pero nunca reemplazan un soporte de registro de la empresa; en otras

palabras, la empresa debe emitir sus propios documentos soporte.

Codificación: consiste en tomar cada documento soporte (interno y externo),

analizar la operación para hacerle el reconocimiento o incorporación a los

estados financieros de acuerdo a la NIIF más apropiada en los conceptos

respectivos, hacer su medición inicial y definir los códigos que requiera de

acuerdo al plan de cuentas [las NIIF no tienen códigos ni planes de

cuentas; estos lo hará cada país, de tal manera que cada uno los adaptará].

Casos y análisis sobre reconocimiento de los hechos económicos:

El auxiliar de contabilidad no conoce el ciclo contable. Si no lo

conoce, mucho menos tiene la capacidad y el conocimiento de las NIIF

para reconocer, medir los hechos económicos, dar de baja y hacer la

presentación de los estados financieros, y tampoco podrá transmitir la

información correctamente a los usuarios y hacer las revelaciones.

Solamente algunas operaciones se elaboran en documento. El

reconocimiento de un hecho económico tiene dos momentos: el

primero es el análisis de la esencia para su incorporación en los estados

financieros, y el segundo es la elaboración del documento. La

contabilidad es el proceso por excelencia que es documentado en todos

sus actos.

La empresa no lleva documentos soportes ni libros de contabilidad.

Otro de los elementos importantes de las normas es la

documentación de los hechos económicos a través de documentos,

libros y estados financieros.

Se han dejado de reconocer algunos gastos necesarios. Además de la

causación, los gastos se deben reconocer cuando sean necesarios,

proporcionales y tengan relación de causalidad con el objeto de la

empresa.

Contrario a las NIIF, a los gastos inicialmente se les atribuye el poder

de generar flujos financieros; por esta razón están en calidad de activos

diferidos, los cuales se amortizan. También tienen la característica de

pasivos, porque se requiere destinar flujos de efectivo para su

cancelación. ¿Será que este procedimiento es apropiado?

Los gastos presentados en la contabilidad no son confiables. El

reconocimiento se debe hacer sobre bases fiables y razonables.

Los gastos personales del gerente y de los socios son reconocidos como

gastos de la empresa. En este caso no hay una relación de causa-efecto;

además, de acuerdo a las NIIF, dichos gastos no cumplen con los

requisitos para su reconocimiento.

El administrador difiere gastos como activos diferidos para ejercicios

siguientes, cuando haya utilidades suficientes para hacer las

compensaciones correspondientes. Los gastos se deben aplicar en el

momento en que se requieren en el estado de resultados; no se

permite diferir gastos porque su medición con fiabilidad es muy

dispendiosa.

No se hacen provisiones. Las provisiones son pasivos con alto grado

de probabilidad de que la empresa deba desprenderse de efectivo; si

no cumple con este requerimiento, no es una provisión. Según las NIIF

no se aceptan gastos diferidos ni provisión sin una medición fiable.

Provisiones de carácter general como las prestaciones deben

reconocerse en el pasivo para cada empleado, siempre guardando la

característica de la fiabilidad.

Este proceso de la información se puede llevar a cabo mediante la forma

manual o sistematizada.

Entrada de datos manual

Se inicia elaborando el comprobante de contabilidad que comprende el

resumen de todos los documentos soportes expuestos anteriormente, en los

siguientes pasos:

1. Se recogen todos los documentos soportes para ordenarlos por

grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del

ente económico para un periodo contable.

2. Se analiza la esencia sobre la forma de todas las operaciones contenidas

en cada soporte. Para hacer su reconocimiento se le da un código

tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción,

que servirá para acumular en el comprobante de contabilidad toda la

información de igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse

en el plan de cuentas y luego aplicarse la regla de oro de la

contabilidad.

3. Se resumen todos los soportes que contienen operaciones comunes en

el comprobante de contabilidad de forma detallada en cada cuenta

principal (cuatro dígitos) y también, en cada cuenta auxiliar (a nivel de

seis dígitos), las cuentas que sean necesarias de activo, pasivo,

patrimonio, gastos e ingresos. Algunas contabilidades lo llevan a nivel

de subcuentas (ocho dígitos), para un periodo contable de un día, una

semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que exija la

empresa.

4. Se registra el comprobante de contabilidad, con todos sus soportes en

cada uno de los libros auxiliares. Estos incluyen una primera hoja para

la cuenta principal o de control, y las siguientes hojas son para las

subcuentas. Luego el mismo comprobante de contabilidad se lleva al

libro diario, cuyos registros se acumulan diaria o mensualmente hasta

llegar a hacer el traspaso de las sumas de este de un mes o periodo al

libro mayor, para establecer el [balance de comprobación o de prueba

del periodo].

5. Se obtiene el [balance de prueba o de comprobación], tomado de

cualquiera de estos medios o bien de los saldos de los libros auxiliares

en sus hojas de control o del libro mayor (los saldos de las cuentas

reales y nominales). El [balance] se plantea en la hoja de trabajo para su

posterior análisis.

6. Se valida la información contable del estado de situación financiera de

comprobación, de acuerdo a las características cualitativas

fundamentales y de mejora que se reflejan en las NIIF de cada hecho

económico, antes de enviar la información a los órganos de aprobación

(junta directiva) y de publicarla a los usuarios.

7. De este proceso se detectan los errores u omisiones que se hayan

podido cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de

hacer los ajustes de reconocimiento de gastos e ingresos. Así mismo se

procede para calcular las depreciaciones y amortizaciones. El resultado de

este proceso es el [balance ajustado].

8. Se elabora el cierre contable de las cuentas operacionales tanto de

ingresos como de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así:

las cuentas nominales de saldo débito se cierran al crédito, mientras

que las cuentas de saldo crédito se cierran al débito y no pasan al

balance general porque se resumen en la ganancia del ejercicio (antes

utilidad del ejercicio), que va directamente al patrimonio de los

asociados.

9. Se registran los asientos contables de cierre, porque en el sistema manual

tanto los registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se

llevan en notas de contabilidad débito o crédito, y estas a su vez se

resumen en el comprobante de contabilidad de cierre. En la contabilidad

sistematizada existe el proceso de cierre de operaciones anual que

facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado.

Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierre mensual

(NOVASOFT y otros regionales) y permiten en cualquier momento hacer

registros en cualquier mes y actualizar la información en forma

inmediata. Además, en ellos se pueden editar [balances de

comprobación y generales] mediante un proceso temporal cuya

diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la cuenta de utilidad o

pérdida.

10. El ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad

de ajustes contables y cierre del periodo, con los respectivos registros

de libros auxiliares y principales, para dejar la huella o historia de las

operaciones de ajustes y de cierre del periodo contable.

11. Con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros

culmina la elaboración del estado de situación financiera [balance

general] y del estado del resultado integral. Estos son tomados del libro

mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento

del cierre contable y constituyen la base para elaborar los demás

estados financieros básicos con propósito general, o conjunto de

estados, como son el estado de cambios en el patrimonio, el estado de

flujos de efectivo y los estados financieros consolidados, siempre y

cuando se tengan inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios

conjuntos, los cuales requieren la elaboración de hojas de trabajo

especiales. Sin embargo, los paquetes sofisticados traen los

procedimientos necesarios para este objetivo.

12. Por último, se registra el libro de inventarios con detalle de todos los

bienes y derechos que se posean y de las obligaciones con terceros,

debidamente sustentadas en documentos a cargo del ente económico,

el cual se expone más adelante, al igual que otros procedimientos

particulares.

El siguiente gráfico resume el proceso de elaboración de la hoja de trabajo

por el sistema manual.

Gráfico No. 9. Elementos de la hoja de trabajo

5. Estado de situación financiera de comprobación de saldos

6. Hoja de trabajo

7. Notas de contabilidad ajustes

contables

8. Notas de contabilidad cierre contable

9. Comprobante de contabilidad de ajustes y de cierre

10. Libros principales 10. Libros auxiliares y de control

11. Estado de situación financiera y Estado del resultado integral

12. Libro de inventarios

El sistema de contabilidad elabora automáticamente las depreciaciones,

agotamientos y amortizaciones con el respectivo comprobante. Los demás

ajustes de corrección de errores deben detectarse necesariamente en

forma manual y, mediante nota de contabilidad, se ingresan como

operaciones del periodo a la computadora.

El estudiante puede verificar el proceso contable manual en el libro Excel de

contabilidad- general-en-excel para que comprenda y practique el proceso

anteriormente descrito.

Si se pretende eludir el proceso del ciclo contable, se corre el riesgo de

cometer errores y de que la contabilidad sea tachada de inconsistente por

carencia de documentos soportes que prueben los registros de

contabilidad. Por esta razón se deben exhibir unos registros que puedan

ser verificables en cualquier tiempo, al igual que suplir la prueba judicial

ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada la empresa o sus

directivos.

La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía

para la elaboración de las declaraciones tributarias tanto nacionales como

municipales, porque en cualquier momento la Administración de

Impuestos Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoría

rigurosos y exigentes y encontrar omisiones por incumplimiento de

normas tributarias que van en contra de la empresa, lo que hace onerosa

la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la

Administración de Impuestos Nacionales y de Hacienda Municipal hace

inspecciones oculares a los libros de contabilidad para comprobar la

veracidad de los impuestos.

Entrada de datos sistematizados

En la contabilidad sistematizada el ciclo contable se reduce a tres pasos

principales:

1. Entrada de soportes de contabilidad (internos y externos), 2. Proceso

electrónico que elabora la computadora mediante el sistema de

información, y 3. La emisión de informes.

El proceso descrito se cumple en cada negocio, sea de persona natural o

jurídica, pues en el momento de constituirse basta separar bienes

patrimoniales para el negocio o actividad comercial o llevar bienes a la

sociedad. Así se facilita la elaboración del estado de situación financiera

[balance de apertura], pues en estos casos el primer libro que se registrará

será el de inventarios porque los demás se actualizan con un saldo y no se

tienen movimientos.

Salida de la información

La responsabilidad de la contabilidad es del administrador del ente

1. Entrada 2. Procesamiento 3. Salida

Soportes de contabilidad

Ingreso de operaciones

HARDWARE y

SOFTWARE

Comprobante de diario

Libros auxiliares y libros principales

Estados financieros y estados comparados

Otros informes de gerencia

Indicadores financieros

económico y del contador, ante los órganos de la sociedad, a los cuales

se les deben presentar los estados financieros certificados. La del revisor

fiscal es verificar toda la información y dictaminar que cumple con todas

las NIIF aplicables de acuerdo a la naturaleza del ente. El administrador en

algunas ocasiones registra el nombre del tesorero ante la administración

de impuestos para que responda por las obligaciones tributarias y ante

cualquier otro organismo del Estado que requiera información.

Algunos de los reportes de información del sistema, son:

Plan de cuentas.

Reporte de cartera.

Libros de contabilidad auxiliares.

Libros de contabilidad principales.

Estados financieros de prueba. Etc.

2. Definición de cuenta

La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir; por

consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada

y muestra la diferencia en el saldo.

Dios dio al hombre dos manos: con la izquierda recibe y con la derecha

entrega (que tu mano izquierda no sepa lo que hace la mano derecha),

donde se presenta la típica cuenta T, pero con la diferencia de que quien

recibe se denomina débito (la izquierda) y quien entrega se denomina

crédito (derecha). Observe la gráfica de la cuenta T, para que desde el

punto de vista del observador encuentre la dinámica y sus elementos.

Nombre de la cuenta del Activo

Izquierda Derecha Saldo de la cuenta

Recibe Da o Entrega Débito Crédito

100 50 50

Nombre de la cuenta del Pasivo

Izquierda Derecha Saldo de la cuenta

Recibe Da o Entrega Débito Crédito

50 100 50

Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular,

que presenta movimientos débito (recibe), movimientos crédito (entrega) y,

como resultado, el saldo, que implica:

Efectivo o equivalente al efectivo (caja general, bancos, fondos) [antes

disponible].

Inversiones en instrumentos financieros (llámense títulos, acciones,

cuotas, partes de interés social), sean estos a corto o a largo plazo.

Valores a recaudar (cartera de clientes, ingresos por cobrar).

Materias primas (inventarios de materias primas, materiales).

Repuestos de maquinaria (inventarios).

Máquinas de mantenimiento.

Mercancías (productos no elaborados por la empresa).

Productos terminados (los que elabora la empresa)

Productos en proceso de elaboración (les faltan o bien materiales o bien

mano de obra para su terminación).

Activos mantenidos para la venta (activos con capacidad de ser

realizables mantenidos en inventarios).

Construcciones en proceso (valores con capacidad de ser capitalizados en

activos de propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres,

etc.).

Propiedades de inversión.

Maquinaria en montaje (valor capitalizable en activos).

Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, impuestos

diferidos).

Beneficios a empleados [sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales,

parafiscales, otros beneficios a empleados].

Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).

Cuentas por pagar (gastos a terceros).

Deudas con instituciones financieras (obligaciones financieras).

Provisiones (obligaciones futuras de difícil cuantificación y probabilidad).

Valor a rembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).

Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, ganancias acumuladas).

Dividendos o participaciones (distribuidos en calidad de acciones o partes

de interés social en cuenta de patrimonio).

Revaluación de las propiedades, planta y equipo (NIC16.9), que aumentan

el activo y la consiguiente depreciación. Solo es posible en las grandes

empresas que aplican NIIF plenas, y se lleva a la cuenta de patrimonio de

superávit por revaluación dentro del patrimonio; no se permite en las NIIF

para pymes.

Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres

propios, donde se guardan y se sacan los valores comunes a ellos, para

mostrar al final un saldo y elaborar el estado de situación financiera

[balance], el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.

Las NIIF no se comprometen con un plan de cuentas único y cada país tiene el

propio, pero sí persisten conceptos apropiados para reconocer las

transacciones, que a la postre van a terminar en un plan de cuentas. Sin

embargo, los órganos de control y vigilancia como la Superintendencia de

Sociedades no trabajan en planes de cuentas sino en modelo de reporte

de información del lenguaje de los negocios el XBRL (lenguaje extensible

de informes de negocios).

3. Clasificación de las cuentas

Las cuentas utilizadas en la elaboración y presentación de los estados

financieros son las reales o del estado de situación financiera [balance], las

nominales o de resultados (las cuentas de orden no cumplen ni con los

requerimientos de activos ni con los de pasivos; por esa razón no aparecen

en los estados financieros bajo NIIF). Todas se clasifican por su naturaleza

en cuentas débito o cuentas crédito.

Según su naturaleza

Débito: donde el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se

hagan al débito y disminuye con registros al crédito. Su saldo siempre

representa derechos y bienes controlados por la empresa, de los cuales se

espera que fluyan beneficios futuros al ente económico.

Crédito: donde el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se

hacen al crédito y disminuye con registros al débito. Su saldo representa las

obligaciones que tiene la empresa, surgidas de unos sucesos pasados, para

lo cual tendrá que desprenderse de efectivo u otros activos con el fin de

cancelar la cuenta. Si se trata de provisiones, son hechos futuros e inciertos.

Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir, y las

cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo. Las cuentas

débito producen la renta, que se distribuye en primer lugar para el Estado

en calidad de impuestos, para las obligaciones financieras en calidad de

intereses y para los socios o accionistas en calidad de participaciones o

dividendos.

No en vano Carlos Lleras Camargo llamó al Estado el principal socio

industrial de las empresas. En ese sentido, el Estado es el mayor

consumidor de las utilidades en calidad de impuesto de renta al 34% a

partir del 2013. Además, percibe el 16% del IVA en todo ingreso susceptible

de incrementar el patrimonio, el 0.4% del gravamen a los movimientos

financieros y, por último, un impuesto al patrimonio líquido del 1.0% para

patrimonio entre 1000 a 2000 millones de u.m., al que se suman otras

tarifas superiores a 1.4%, 2.4% y hasta 4.8%.

Según el estado de situación financiera

Las cuentas que contienen los estados financieros, estado de situación

financiera y estado del resultado integral [balance general y estado de

resultados], se clasifican en cuentas reales y cuentas nominales. Las de

orden ya no existen, pues no cumplen los requerimientos de activos ni

pasivos.

Las cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el

estado de situación financiera y corresponden a los grupos: 1. Activo, 2.

Pasivo y 3. Patrimonio.

[Las clases y las definiciones de las cuentas reales o de balance

coinciden en su conceptualización con las normas locales, como ya se

referenció en este libro].

Activo: son bienes o recursos controlados por el ente económico, como

resultado de sucesos pasados, de los cuales la entidad espera obtener

beneficios económicos en el futuro (S2.15).

Los bienes o recursos deben estar al servicio de la actividad, tanto en

capital de trabajo operativo (efectivo, inversiones en títulos, cartera,

inventarios, diferidos) como en bienes de capital (propiedades, planta y

equipo, maquinaria, muebles y enseres, equipos de transporte, etc.) e

intangibles adquiridos. Todos ellos aumentan su saldo con los registros en

el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito.

Una de las características para el reconocimiento de un activo es que a la

empresa se le hayan transferidos el riesgo, el control del bien y los

beneficios. Si hay un documento formal y no se ha recibido el bien, no se

debe reconocer como activo.

Pasivo: son obligaciones presentes del ente económico, surgidas de

sucesos pasados, a cuyo vencimiento se espera desprenderse de

recursos que incorporan beneficios económicos (S2.15).

No puede hablarse de un pasivo cuando al final del vencimiento la

empresa tenga que emitir acciones o partes de interés; en este caso son

instrumentos de patrimonio.

Los sucesos pueden ser de financiamiento y permiten a la empresa

emprender sus operaciones e inversiones; también pueden ser los

proveedores, otras obligaciones financieras y las cuentas por pagar.

Aumentan su saldo con registros en el crédito y disminuyen con registros

en el débito, y su saldo siempre será de naturaleza crédito.

“Denme un punto de apoyo y les moveré el mundo” es el principio de

apalancamiento de Arquímedes. Hoy se puede decir: “Denme un préstamo

bancario y les montaré un negocio” o “les dinamizaré el negocio”.

Patrimonio: es la parte residual de los activos de la entidad, deducidos

todos sus pasivos (S2.15).

Hacen parte del patrimonio los aportes llevados por los dueños al fondo

común de la empresa para desarrollar la actividad comercial, los cuales se

denominan capital social. Este luego se alimenta con parte de los beneficios

que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, ganancias

acumuladas, y otras se distribuyen en calidad de dividendos o

participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social.

Estas cuentas aumentan su saldo con registros en el crédito y disminuyen

con registros en el débito. Su saldo siempre será de naturaleza crédito.

Según el estado de resultados

Las cuentas del estado de resultado o nominales acumulan las operaciones

realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4.

Ingresos, 5. Gastos, 6. Compras, y 7. Costos de producción u operación.

Nominales de ingreso: proceden de las actividades ordinarias de las

siguientes transacciones o sucesos:

Venta de bienes producidos por la entidad o adquiridos para su reventa.

Prestación de servicios.

Contratos de construcción.

Arrendamiento, por el uso por parte de terceros de los activos de la

entidad (S23.1).

Intereses por financiación de cartera.

Dividendos de inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios

conjuntos.

Ganancias por venta de activos.

Los ingresos se disminuyen con las devoluciones o anulación de las facturas o

contratos y con las rebajas y descuentos. Hacen parte los grupos: 41.

Ingresos ordinarios [según las NIIF no existe el grupo 42, No

operacionales, de ingresos no operacionales o extraordinarios, los cuales

pierden vigencia cuando se deje de llevar la contabilidad local. Estas

cuentas deberán agruparse en el grupo de cuentas 41, porque el 42 se

reserva para ganancias en disposición de activos].

Nominales de gastos: son todos los gastos ordinarios de administración

y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen

parte los grupos:

51. Gastos de administración, 52. Gastos de ventas, 53. Gastos

f inancieros, 54. Impuesto de renta y complementarios, y 59. Ganancias y

pérdidas.

[Igualmente, según las NIIF no existe el grupo 53, No operacionales, o bien

gastos no operacionales o extraordinarios, los cuales pierden vigencia

cuando se deje de llevar la contabilidad local. Esta cuenta se ha reservado

para las pérdidas por las actividades que no son del giro normal del

negocio].

Una entidad no presentará ni describirá ninguna partida de ingreso o

gasto como “partidas extraordinarias” en el estado del resultado

integral (o en el estado de resultados, si se presenta) o en las notas. (S5.10).

Nominales de costo: el costo de venta que se trae de las normas

locales es considerado por las NIIF para pymes como gasto de ventas. Sin

embargo, parece ser que es una acepción de gasto y tal vez porque la

palabra “costo” se tiene reservada como un método de valuación (modelo de

costo).

No obstante, se puede seguir usando la cuenta de costos de venta de

mercancía vendida, no fabricada por la empresa, la cual, tratándose de

empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y

venta. Hacen parte los grupos: 61. Costo de venta y de prestación de

servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente, y 62.

Compras, cuando se maneje el sistema de inventario periódico.

Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera,

debe utilizar cuentas apropiadas para la producción antes de llevar los

productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta se

constituyen en costos de la mercancía vendida fabricada por la empresa.

Hacen parte los grupos: 71. Materia prima, 72. Mano de obra directa, 73.

Costos indirectos, y 74. Contratos de servicios.

Cuentas de orden

Las cuentas de orden no son un activo o un pasivo para las NIIF. Sin embargo,

muchas de ellas pueden ser reclasificadas si cumplen con los

requerimientos de activos o pasivos; de lo contrario, desaparecen en este

nuevo lenguaje de negocios con las NIIF.

Algunos países de Latinoamérica, se manejan para efectos tributarios, otros

como ecuador es una información extracontable, lo cierto es que no hacen

parte del Estado de situación financiera.

[Grupo 81: los derechos contingentes se referían a bienes y valores

entregados en custodia, en garantía, en poder de terceros, litigios o

demandas y diversos.

Grupo 82: las cuentas deudoras fiscales tenían que ver con obligaciones con

la DIAN y pérdidas que aún no habían sido descontadas de la renta gravable.

Grupo 83: cuentas deudoras de control, sobre bienes en arrendamiento,

títulos de inversión no colocados, activos totalmente agotados, depreciados,

créditos a favor no utilizados, títulos de inversión amortizados,

capitalizaciones por revalorizaciones, otras cuentas deudoras de control].

Cada una de estas cuentas que se clasifican de naturaleza débito, tienen su

correspondiente cuenta crédito en la 91. Cuentas acreedoras

responsabilidades contingentes. 92. Cuentas acreedoras fiscales, 93 Cuentas

acreedoras de control

Queda una tarea para las empresas que aún tienen saldos en estas cuentas

de orden: ponerlos en transparencia con las normas internacionales para

reconocerlos como activos contingentes, pasivos contingentes, ingresos o

gastos o desaparecerlas de los estados financieros.

4. Método de las cuentas

Existen varios métodos para el manejo de las cuentas en la elaboración de la

contabilidad y presentación de los estados financieros. Entre ellos se

destaca como método de enseñanza la cuenta T, que solamente se

maneja en el aula de clase y nunca más en la vida profesional.

Los métodos con fundamento teórico son la partida doble de Luca Paciolo, la

ecuación contable, el de causa y efecto y en los últimos tiempos la teoría

de grafos, que no ha tenido mayor difusión y aplicación.

Método de la cuenta T

Existe la forma gráfica de representar las cuentas en forma de T, utilizada

por el estudiante que se inicia en estas labores. Se puede interpretar, desde

el punto de vista de la persona que observa, así: en la parte superior se

identifica, con el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta

nominal o de resultados que se quiere afectar, como por ejemplo: caja,

inventarios, cartera, maquinaria y equipo, obligaciones financieras,

proveedores, capital social, ingresos, gastos, etcétera; en la parte izquierda de

la persona que observa se registran o escriben los movimientos débitos

(valores que recibe) y en la parte derecha los movimientos créditos

(valores que entrega). Para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza

una línea inferior y se suman los movimientos que no son iguales.

Enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos; por

ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos, la

diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales. En

caso contrario, si los movimientos créditos son superiores a los débitos, la

diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se observa

en el siguiente gráfico.

Gráfico No. 10. Método de cuenta T

Cabeza: Nombre de la cuenta

Izquierda Derecha

Débitos con efectos contrarios según la

naturaleza de la cuenta.

Créditos con efectos contrarios según la

naturaleza de la cuenta.

Activos

Gastos

Costos

Pasivos

Patrimonio

Ingresos

Aumentan

Aumentan

Aumentan

Disminuye

Disminuye

Disminuye

Activos

Gastos

Costos

Pasivos

Patrimonio

Ingresos

Disminuyen

Disminuyen

Disminuyen

Aumentan

Aumentan

Aumentan

Saldo del movimiento débito Saldo del movimiento crédito

Sumas iguales

Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma

didáctica algunos autores recurren a la cuenta T para reemplazar la

codificación del soporte en forma de reporte, no solamente con el nombre de

la cuenta y el registro débito y crédito. Sin embargo, para nadie es un

secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad

manual; este es reemplazado en la práctica por el registro diario, que sirve

a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros

auxiliares respectivos, en vía de extinción por la presencia de las

computadoras que realizan ese trabajo.

Gráfico No. 11. Comparación de libro auxiliar con la cuenta T

Complemento que no tiene la cuenta T. Cuenta T.

1110 Bancos

111005 Moneda nacional 111005 Bancos

Fecha Cuentas Débitos Créditos

01-02-15 Consignación efectivo de caja 30.000

10-02-15 Giro de cheque 20.000

11-02-15 Consignación efectivo de caja 5000

21-02-15 Giro de cheque a proveedor 15.000

25-02-15 Préstamo bancario 40.000

28-02-15 Compra de vehículo 30.000

28-02-15 Suman los movimientos 75.000 65.000

Saldo en caja 10.000

Suma iguales 75.000 75.000

Gráfico No. 12. Similitud del libro auxiliar con la cuenta T

Cuenta Té

1 Activo

11 Efectivo o equivalente al efectivo

1105 Caja

110505 Caja general

Fecha Detalle No. Débito Crédito Saldo

2015 Concepto transacción Aumenta Disminuye Débito

Sin embargo, la cuenta T es la representación de una mínima parte del libro de

cuentas corrientes, tal como se observa en el gráfico anterior, perdiéndose la

verdadera historia de la contabilidad. Es confuso definir si se trata de método

de contabilidad o de simple registro en el libro, de tal manera que es un

híbrido que el estudiante debe dilucidar para no confundirse en los

procedimientos. De todos modos, la cuenta T se parece más a un libro de

cuenta corriente que a un registro contable, como se explica más adelante.

Tome una cuenta en particular y hágase las siguientes preguntas:

¿Qué tipos de operaciones aumentan el saldo de la cuenta caja?

¿Qué operaciones disminuyen el saldo de la cuenta bancos?

¿Una cuenta de naturaleza debito puede tener saldo crédito y cuándo?

¿Una cuenta de naturaleza crédito puede tener saldo débito y cuándo?

¿Qué acontece cuando se equivoca en el registro por un código errado?

¿Qué acontece cuando se equivoca en el registro de un libro auxiliar o

principal?

¿Si divido la diferencia entre los movimientos débito y crédito de un

comprobante por dos, encontraré el registro equivocado?

Estas son preguntas que ayudan a reafirmar la naturaleza de la cuenta.

El siguiente gráfico muestra que la cuenta T —la parte sombreada—

solamente utiliza el débito y crédito y que se pierde información valiosa que

sí trae el registro contable.

Gráfico No. 13. Comparación del registro contable con la cuenta T

Código Cuentas Débito Crédito

Razón de la transacción

Caja Bancos Capital social

Débitos Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos

60.000 60.000

Es necesario que el estudiante reflexione que el trabajo del contador no se

limita al solo registro de la teneduría de libros, sino al de apoyar la

administración en la planeación y gestión de los negocios, con aportes

críticos que sirvan de base para generar valor a la empresa y en la toma de

decisiones económicas.

En el gráfico anterior la parte señalada con rayas punteadas y sombreadas

muestra la cuenta T extraída del libro auxiliar, utilizada en la didáctica de la

contabilidad. Sin embargo, como se puede comprobar, se pierde todo el

resto de información como son: la identificación de la cuenta, fecha de la

transacción, detalle o información que contiene el documento, el número

de documento y el saldo disponible para elaborar estados financieros,

datos que además permiten verificar el registro de las transacciones

cuando se tenga el indicio de un error u omisión.

Método de la partida doble

Había una vez, un contador tenía como ritual de trabajo, antes de iniciar

las labores diarias, sacar un papelito, lo leía y lo guardaba; nadie había

detallado su contenido, pero el día que se pensionó, el asistente revisó su

escritorio y encontró el papelito que decía: “Todo lo que se recibe va al debe,

y lo que se entrega, al haber”

La partida doble es considerada como el método matemático de la

contabilidad. Esta teoría expone que en toda transacción intervienen

mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una

operación sencilla. No obstante, pueden suceder operaciones múltiples

donde sean varias las cuentas que reciben (se debitan) y varias las que

entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.

De esta forma se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos

(débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de

la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro

como mínimo: uno a la cuenta del activo o gastos y otro a la cuenta del

pasivo, patrimonio o de ingresos, en forma simple o múltiple. El saldo de

cada cuenta, después de haber acumulado todas las transacciones de un

periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de la

contabilidad financiera, donde se guarda el equilibrio de la partida doble.

El estudiante debe hacer abstracción y ubicarse en el contexto de un

hipermercado para observar los diferentes productos e identifica las diferentes

transacciones que acontecen a su alrededor para aplicar el concepto de cuenta y

de la partida doble.

Anécdota: un profesor del jurado calificador le mostró el lapicero a un

estudiante que presentaba su preparatorio de contabilidad para optar al

título de contador y le pidió que identificara el objeto. El estudiante, por

simple sentido común, lo identificó como un lapicero, y el jurado lo calificó

no aprobado.

Posteriormente, el estudiante se encontró con el asistente de contabilidad,

y este, por cortesía, le preguntó: “¿Cómo le fue en el examen

preparatorio, doctor?”. Este le dice: “Mal”. El asistente lo aborda

nuevamente: “¿En dónde estuvo la falla?”, y el estudiante le hace la

prueba, a la cual su asistente responde: “Es un gasto necesario para el

desarrollo de cualquier objeto social; además, es un bien económico oneroso

cuyo derecho se transfiere por medio de la factura de venta”. El estudiante

exclama: “¡Claro, colega, esa era la respuesta!”.

Significado y significante

El estudiante de contabilidad debe tomar como hábito pensar siempre

desde el punto de vista del significante y no con el significado normal que

tienen las cosas. Los contextos de una palabra son diferentes para lo

tributario, comercial, contable, auditoría, etcétera, y es necesario apropiarse

del lenguaje de la disciplina profesional para fundamentar el sentido crítico

y analítico de la problemática y para acopiar procesos de solución.

Elabore varios significantes sobre objetos. Por ejemplo un lápiz, para un

profesional del derecho, podría ser un arma corto punzante; para un

contador, un útil de papelería; y para un arquitecto, su herramienta de

trabajo.

El siguiente gráfico muestra la partida doble en la constitución de un

negocio, donde todos los activos aportados existen porque han sido

generados por varias de las tres fuentes: la financiación externa (pasivos), la

interna o aportes de los socios (patrimonio) y otra por las operaciones

propias del negocio, que son los excedentes netos.

Gráfico No. 14. Método de la partida doble

Activos Pasivos

Efectivo

Retenciones en la fuente

Inventarios

Cuentas por cobrar

Maquinaria y equipo

Muebles y enseres

Edificios

Otros activos

Obligaciones financieras

Proveedores

Obligaciones laborales

Obligaciones fiscales

Obligaciones hipotecarias

Patrimonio

Capital social

Reservas obligatorias

Reservas ocasionales

Ganancias acumuladas

Utilidades del periodo

Pérdidas del periodo

Gastos Ingresos

Gastos de ventas

Gastos de administración

Gastos de distribución

Ingresos ordinarios

Pérdidas

Otros resultado integral

La anterior estructura muestra cómo la empresa no genera utilidades del

periodo, porque los ingresos son iguales a los gastos; si la relación fuera

contraria —que los ingresos fueran superiores a los gastos—, se denotaría

utilidad en el ejercicio contable.

Regla de oro de la contabilidad

“Toda cuenta que recibe se debita, toda cuenta que da se acredita. El que

aplique esta regla a cabalidad sabe mucha contabilidad” (Anónimo).

Método de la ecuación contable

A partir del método de contabilidad de la partida doble resulta entonces la

ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de

los pasivos y el patrimonio:

Activos = Pasivo + Patrimonio

Gráfico No. 15. Ecuación de la línea recta

De donde:

y = Activos y

a= Pasivos

b = Patrimonio

x = Porcentaje de rentabilidad

y = a + b (x)

a = Pasivos

b = pendiente

a = valor constante

x = Rentabilidad

El gráfico de la fórmula matemática se conoce también como ecuación

patrimonial y se asimila a la ecuación de la línea recta:

La ordenada (y) representa el total de activos a disposición de la

empresa.

La constante (a) es el valor de los pasivos que están financiando a la empresa.

Se debe tener en cuenta que en un momento dado estos pasivos pueden

manipular la variable independiente por el alto costo del dinero, que puede

impedirle crecer a la empresa.

El valor independiente (x) de la recta es el rendimiento que se

genera por la actividad que no se puede controlar. Responde a la

influencia de las variables económicas que permiten que se logren

metas y objetivos y que la empresa crezca de acuerdo a la combinación

de recursos.

La pendiente (b) son los recursos propios, denominados el patrimonio.

Este tiene como variable los rendimientos (utilidades) que se acumulan en

calidad de reservas y aumentan el valor de la empresa.

Después de colocar el negocio en marcha, se consideran otros elementos

en ambos lados de la ecuación contable, como las cuentas de resultados,

que hacen parte integral de la contabilidad y confirman el [balance de

comprobación] después de haber desarrollado la actividad económica.

Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la

primera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingresos – gastos)

A

c

t

i

v

o

s

Activos - Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – gastos)

Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de

transacción para identificar qué cuentas reciben los derechos o bienes de

capital o qué cuentas entregan dichos bienes o derechos. Así se puede

mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación, que constituye

el objeto de ser de la contabilidad y de los estados financieros (estado de

situación financiera y estado del resultado integral) [balance general y

estado de resultados].

Método de causa y efecto

Otra forma de mostrar el concepto de cuenta es mediante el registro en

forma de diario, que muestra la cuenta causa y la cuenta efecto. Esta es una

forma de entender la contabilidad que resulta más conveniente al estudiante

porque le permite familiarizarse con las operaciones y adquirir habilidades y

destrezas con la codificación de soportes al momento de hacer la práctica

contable.

Gráfico No. 16. Causa y efecto

Cuenta Efecto Cuenta Causa

Efectivo en caja o en bancos Aportes sociales

Propiedades planta y equipo

Efectivo y equivalente de efectivo Apertura de cuenta bancaria

Efectivo y equivalente de efectivo

Venta de mercancías Retención en la fuente

Deudores

Inventarios de mercancías Proveedor

Edificios Obligación hipotecaria

Pago de gastos Disponible en cuenta corriente

Este método se plantea mediante el registro de todas las transacciones en

forma de diario, donde se consigna primero la exposición del código de

acuerdo al plan de cuentas, el nombre de la cuenta y subcuenta, el valor de

la transacción al débito con su contrapartida al crédito y la correspondiente

razón de la transacción comercial. Este método permite individualizar cada

transacción y hacer su verificación, algo que con el método de la cuenta T es

muy difícil de hacer.


Razón de la transacción, evento o suceso

5. Plan de cuentas

Anteriormente las regiones latinoamericanas tenían su propio plan de cuentas

(en otros países manuales de cuentas). Sin embargo, hoy la transición de las

contabilidades locales a las NIIF implica la necesidad de confeccionar un

plan, con base en la elaboración de las políticas contables. El primer trabajo

de adopción debe estar a cargo del comité responsable y, posteriormente,

recibir la aprobación de los órganos de dirección del ente económico.

Algunos países ya adoptaron sus planes de cuentas, como son los casos de

Venezuela, Bolivia y Paraguay. España sigue el Plan General Contable

aprobado en el 2007, pero de él se nutren todos los planes de cuentas y es

obligatorio adaptarlo y registrarlo en la Cámara de Comercio española.

Cómo elaborar un plan de cuentas

Para elaborar un plan de cuentas debe conocerse el negocio, sus

operaciones, su objeto social principal y secundarios y, con base en el plan

de cuentas local, comenzar a estructurar el plan de la empresa. En este

sentido es importante tener en cuenta la visión de la normativa para

aplicarla a cada una de las empresas, porque de todas maneras se

requiere resguardar una estructura metodológica que les facilite los

procesos de acumulación de las operaciones a los preparadores de software.

El concepto de plan de cuentas facilita a los comerciantes la unificación de

conceptos, y a los programadores de software hacer sus acumulados de

información y clasificar y emitir informes. Además, permite comparar

regionalmente la información de pares económicos del mismo sector.

Al parecer van a persistir los planes de cuentas, pero adaptando la

normativa internacional, porque en ellos se resguardan los procedimientos

de contabilización con base en las políticas contables para cada una de las

cuentas. En estos planes se deben exponer como mínimo cinco dimensiones

de cada cuenta en particular:

Reconocimiento inicial.

Medición inicial.

Medición posterior.

Baja en cuentas o eliminación.

Presentación y revelación.

Los programadores de software de contabilidad han entendido que el

problema de la armonización no es cuestión de cambio del nombre de las

cuentas, porque a algunas de ellas se les debe adicionar un procedimiento

especial para hacer ciertos procesos en su reconocimiento inicial y en sus

mediciones posteriores, además de la conceptualización de acuerdo a las

NIIF.

Es posible que esto sea suficiente para la conversión de una operación a NIIF

sin muchas dificultades, solo que depende mucho de que el digitador

tenga el conocimiento suficiente sobre ese nuevo manual que es urgente

elaborar. Por lo tanto, es un trabajo que no van a perder los programadores

y que permitirá hacer la enseñanza de la contabilidad con base en el plan

de cuentas (y no único de cuentas) que las NIIF aportan en sus conceptos.

[El Plan Único de Cuentas de Colombia cambió, al igual que en todas las

regiones]. El plan que se elabore debe recoger las principales políticas

contables (NIIF), tarea no fácil en la implementación de las Normas

Internacionales de Contabilidad (el comité de implementación debe

elaborarlas y someterlas a la aprobación de un órgano competente del

ente económico).

La primera tarea del estudiante de contabilidad con enfoque en NIIF es

apropiarse del plan de cuentas propio de cada empresa y memorizar por lo

menos los seis primeros dígitos de las cuentas del estado de situación fi a

y del estado del resultado integral que resumen activos, pasivos, patrimonio,

ingresos y gastos.

Modelo de plan de cuentas

El modelo de plan de cuentas se incluye en un archivo de Excel con el fin de

facilitar su actualización de acuerdo a planes que se han tenido como

referencia, como los facilitados por España, Ecuador y El Salvador.

Igualmente, se tuvieron en cuenta las operaciones realizadas en

videoconferencias de la Superintendencia de Sociedades en agosto 5 de 2014.

El lector debe recuperar el archivo modelo-de-plan-de-cuentas-general en la

web junto con el libro digital que facilitará asignar el código a las

transacciones comerciales, tanto para la contabilidad local PCGA y la

contabilidad bajo el enfoque NIIF.

En el plan de cuentas que se incluye en las actividades complementarias de

acuerdo a las NIIF para pymes no se encuentran las clases de cuenta 8 y 9

[recuerde que estas clases de cuenta pertenecían a cuentas de orden, los

grupos de cuentas 19. Valorizaciones y 38. Superávit por revalorización]. Sin

embargo, esta última existe para las NIIF plenas como mayor valor del activo

o gastos y al patrimonio superávit por revaluación (en el 2017, según las

modifica las NIIF para pymes que fueron aprobadas, se aplicará también a las

pymes).

El proceso de acumulación de las operaciones se hace por el máximo nivel

de seis u ocho dígitos, para que en forma piramidal se vayan acumulando

hasta llegar al primer nivel.

Gráfico No. 17. Proceso de acumulación de las operaciones

Primer nivel Clase 1 Activo

Segundo nivel Grupo 11 Efectivo

Tercer nivel Cuenta 1105 Caja

Cuarto nivel Subcuenta 110505 Caja general

Quinto nivel Auxiliar 11050505 Caja general Bogotá

El estudiante debe proveerse de un plan de cuentas para comerciantes última

edición, para que se inquiete por los principales grupos del activo, pasivo,

patrimonio, ingresos y gastos, así mismo por las principales cuentas del

efectivo y equivalente al efectivo, inversiones en instrumentos financieros,

instrumentos de patrimonio, obligaciones financieras, pasivos estimados y

capital social, etc., para su práctica en todo el estudio de la contabilidad.

Clase 1. Activo

El plan de cuentas permite acumular por cada clase las diferentes

transacciones de: 1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos y 5. Gastos.

Por esta razón la composición de cada clase se asemeja a una pirámide,

como se muestra en el gráfico.

1 Activo

11 Efectivo o equivalente al efectivo.

1105 Caja

110505 Caja general 110505 Centro de costos A

2015 Detalle N°. Débito Crédito Saldo

Concepto transacción Aumenta Disminuye Débito

El reconocimiento de las transacciones se registra a nivel del libro auxiliar, o

cuenta de detalle, que puede ser de seis, ocho o más dígitos de acuerdo a

la necesidad de la información. En el libro no hay necesidad de mostrar

toda la descendencia de la cuenta auxiliar, quiere decir, escribir la clase, el

grupo, la cuenta y la subcuenta como se expuso en el cuadro anterior, pues

se acostumbra abrir la primera hoja del auxiliar con la cuenta control y las

siguientes para las subcuentas de caja general y caja menor, así:

1105 Caja

control


Comprobante de contabilidad Aumenta Disminuye Débito

110505 Caja general



110510 Caja menor



Los activos son el efecto y se originan por una causa denominada pasivo,

patrimonio, de donde resulta la partida doble. Por ejemplo, para tener

efectivo debe haber una persona que lo entregó y se considera como una

obligación en calidad de pasivo o patrimonio.

Es común que el efecto de un activo (bancos) provenga de la causa préstamo

bancario, por cuyo hecho se crea la obligación financiera. También puede

ser la reinversión al tomar el efectivo en caja y abrir la cuenta corriente en

algún banco de la ciudad.

Clase 2. Pasivo

Se generan en la medida en que los proveedores o instituciones

financieras permiten recursos a la empresa. Si el banco otorga un préstamo a

36 meses a la tasa de interés anual del 24%, pagadera mes vencido por un

valor determinado, en este caso el efectivo que deposita el banco en la

cuenta corriente es la causa del préstamo, para lo cual se crea la cuenta de

obligaciones bancarias de control 2105 y la subcuenta 210510.

2105 Bancos nacionales Control


Comp. de contabilidad Disminuye Aumenta Crédito

210510 Pagarés


Pagaré Disminuye Aumenta Crédito

Clase 3. Patrimonio

Se genera en el momento de la constitución de los negocios por los aportes

en dinero o en especie que llevan las personas naturales a sus negocios

particulares o los socios y accionistas a las sociedades comerciales, para

darle vida operativa a la empresa, con lo cual debe crearse la correspondiente

cuenta y subcuenta en el patrimonio.

3130 Capital persona natural Cuenta control


Comp. de contabilidad Disminuye Aumenta Crédito

3130001 Aportes personales


Aportes sociales Disminuye Aumenta Crédito

Con las cuentas del activo, pasivo y patrimonio se puede construir la ecuación

contable, compuesta por los activos en caja y bancos, por los pasivos

en las obligaciones financieras y por el patrimonio constituido por aporte en

efectivo o en especie: Activos = Pasivos + Patrimonio.

Clase 4. Ingresos ordinarios

Representan las fuentes de efectivo por las actividades ordinarias por el

desarrollo de la actividad principal, que bien puede ser: comercial,

producción o servicios. Aumentan el saldo con registros al crédito y

disminuyen con registros al débito por concepto de cierre de la cuenta al

momento de terminación del ciclo contable. Su saldo siempre será de

naturaleza crédito.

4135 Mercancías no fabricadas por la empresa

Control


Comprobante de

contabilidad

Disminuye Aumenta Crédito

413536 Electrodomésticos y muebles


Concepto transacción Disminuye Aumenta Crédito

Los ingresos son la causa o la fuente de recursos para producir renta. Sin la

actividad ordinaria no se produce renta y el correspondiente efecto del

efectivo. Si se lleva a la vida práctica, se puede concluir: “Hombre que no

trabaja no produce efectivo para sus necesidades”, “Hombre que no trabaja

no tiene derecho a gastar”.

Ganancias: es el producto de actividades secundarias de la empresa, pero

que no se clasifican como ordinarias y van al estado del otro resultado

integral, como por ejemplo la utilidad en venta de un activo.

Clase 5. Gastos ordinarios

Las cuentas que componen los gastos representan las erogaciones con las

siguientes características: necesarias en la producción de la renta,

proporcionales con respecto a otros gastos y con relación de

causalidad con el objeto social. Los gastos son el combustible para poner a

producir los activos propiedad, planta y equipo. Se denominan gastos de

personal, servicios públicos, gastos de ventas, gastos generales. Aumentan

su saldo con registros en el débito y disminuyen con registros en el crédito

en el momento del cierre de la cuenta. Su saldo siempre será de naturaleza

débito.

5105 Beneficios a empleados [gastos de personal]

Control


Comp. de contabilidad Aumenta Disminuye Débito

510506 Sueldos



Los gastos en la contabilidad local no son objeto de compensaciones,

excepto el exceso en las provisiones. Según las NIIF no se aceptan las

compensaciones, salvo en la venta de activos propiedad, planta y equipo.

Pérdidas: se obtienen por gastos que no son ordinarios o actividades

secundarias de la empresa, como la pérdida en la venta de un activo.

Clase 6. Compras y costos

Toda actividad requiere de la compra de materias primas o mercancías a la

venta para generar la actividad u objeto social, que se denomina compras.

Se utiliza la cuenta compras cuando se maneja el sistema de inventario

periódico; igualmente, la cuenta inventarios si el sistema de inventario es

permanente. Sin embargo, al finalizar el ejercicio tanto las compras como los

inventarios sirven para determinar el costo de ventas, como un ajuste más

del [balance de comprobación de saldos], que luego servirá para determinar

la utilidad bruta en ventas (ingresos brutos menos costos).

Los ingresos, los gastos de administración y de ventas y los costos de ventas

se pueden resumir en las siguientes fórmulas de resultados:

Resultado del ejercicio:

Beneficios – Sacrificios = Beneficio neto.

Ingresos – Gastos = Utilidad operacional.

Ingresos – Gastos – Impuestos = Utilidad líquida.

Utilidad líquida – Reserva legal – Reserva estatutaria – Reserva ocasional –

Dividendos o participaciones = Utilidad acumulada.

Otro resultado integral

Beneficios – Sacrificios = Ganancia neta.

Ingresos por disposición de activos

– importe en libro de los activos

– Depreciaciones = Ganancia o pérdida.

Estado de situación financiera de comprobación de saldos

Es la culminación del proceso de preparación de la información contable.

Se elabora a partir de los saldos de las cuentas que tuvieron movimiento

durante el ciclo contable y de aquellas que permanecieron inactivas. La suma

de todos los saldos de las cuentas da como resultado sumas iguales para

mantener el equilibrio entre las cuentas reales y nominales.

Nombre de la persona natural o nombre comercial

Nombre del Estado: Estado de situación financiera de Comprobación de saldos (*)

A 1 de enero del 2015

Activos Pasivos y patrimonio

Código Cuentas Valor Código Cuentas Valor

1105 Caja 2105 Obligaciones

1110 Bancos 3130 Capital personal

6205 Compras 4135 Ventas

5205 Gastos de personal

Total activos Total Pasivos y Patrimonio

Firmas de Gerente y contador

(*) Fuente: Estado de situación financiera tomado de los libros auxiliares de contabilidad.

(*) Fuente: Estado de situación financiera tomado del libro Mayor y Balances.

El estado de situación financiera de comprobación [balance de

comprobación] es el resultado de tomar todos los saldos de las cuentas en

referencia, que bien pueden ser de los libros auxiliares de contabilidad

(cuentas reales y nominales) o también del libro mayor y balances, las cuales

deben ser coherentes.

En la presentación formal del estado de situación financiera de comprobación

[balance de comprobación] se han manejado varias cuentas: el efectivo para

recibir los aportes, los bancos por la apertura de la cuenta corriente, las

obligaciones financieras por el préstamo, el capital por los aportes

personales, los gastos por los pagos necesarios para producir la renta y, por

último, las ventas generadoras de riqueza, porque en cada producto que se

vende va implícita la utilidad que es susceptible de hacer crecer la empresa.

Como conclusión: las cuentas mayores de los estados financieros permitieron

acumular las operaciones y presentar el Estado de situación financiera

[balance] a la fecha.

En este libro de contabilidad general no se hará hincapié en el manejo de las

cuentas T por las siguientes razones:

No se usan en la práctica contable y se desconecta al estudiante de la

realidad.

El principal objetivo del libro es introducir al lector al proceso del ciclo contable

manual al tomar todos los soportes de contabilidad, identificar las

diferentes transacciones, resultado de hechos o eventos económicos y

codificar las transacciones con uso del plan de cuentas, para luego

elaborar el comprobante de contabilidad y entrar rápidamente al

mercado laboral a desempeñarse como auxiliar contable.

El segundo objetivo es darle al estudiante el conocimiento sobre el ciclo

contable manual y sistematizado al inducirlo a manejar un programa

de contabilidad e introducir los códigos y conceptos para que

inmediatamente pueda sacar informes de los resultados de la

contabilidad, sin perder el conocimiento del proceso de la elaboración

manual (el estudiante puede hacer su práctica sistematizada en uno de los

programas de contabilidad que se consiguen en el mercado).

Una advertencia al comprar un programa de contabilidad es que no se va a

encontrar una solución para aplicar las NIIF, porque los conceptos y

procedimientos y criterios son del contador con base en las NIIF.

Porque existe una razón poderosa y es que todo estudiante requiere

dominar el ciclo de la contabilidad para comenzar a generar valor

agregado a la empresa y a su situación laboral personal.

6. Soportes contables

El proceso contable se documenta a través de los soportes contables,

que deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de su elaboración, del revisor, de quien lo

aprueba y contabiliza.

Los soportes contables son la evidencia de haber realizado una transacción u

operación comercial, las que resultan de las tres actividades que desarrolla

cualquier empresa: operación, inversión y financiamiento, que tienen el

doble carácter: esencia o realidad económica, y la formalidad en la legalidad

del soporte de la empresa ante terceros, con el lleno de firmas y

responsabilidades que ellos involucran.

Teniendo en cuenta los requisitos de la característica cualitativa de la

esencia sobre la forma legal, todos los hechos, sucesos económicos, después

que la empresa tenga el control del bien y haya asumido los riesgos y esté

recibiendo los beneficios, debe registrarse en la contabilidad mediante un

soporte interno. No es necesario el derecho de propiedad expresado en el

documento externo, aunque es muy importante para documentar la

contabilidad, debidamente fechado y autorizado por quienes intervienen.

Los soportes se adhieren al comprobante de contabilidad respectiva,

además de conservarse archivados en orden cronológico de tal manera

que sea posible su verificación. Los soportes se conservan en el idioma en

el cual se otorgan.

Clases de soportes

Los documentos que soportan el comprobante de contabilidad y respaldan

las partidas registradas en los libros (aunque se mencionaron en el ciclo

contable) son de orden:

Interno: son los que emite la empresa, para hacer el registro de la esencia

sobre la forma, mediante notas de contabilidad, como por ejemplo la entrada

de inventarios, el ingreso de una propiedad, planta y equipo, la factura de

un proveedor, como también el movimiento de reservas, los pasivos y los

impuestos diferidos, la salida de inventario, la distribución de costos y gastos,

etcétera. También se cuentan dentro de esta categoría las facturas de ventas,

los recibos de caja, los comprobantes de pago, las devoluciones, la nómina,

que también emite la empresa.

Externo: son los que recibe de tercera empresa, tales como los

proveedores o las empresas prestadoras de servicio de transporte y de

servicios públicos, los cuales les dan soporte a los comprobantes internos,

que sirven para confrontar los registros y las formalidades legales de los

registros contables. Estos documentos deben contener las características

fundamentales, igual que la liquidación de impuesto a las ventas cuando

fuere pertinente.

El estudiante debe reconocer una serie de documentos soportes de la

contabilidad en su vida diaria, como por ejemplo: facturas de compra de

tiendas de barrio, centros comerciales, comprobante de pago de la matrícula,

el pago del último sueldo, con el fin de que el docente critique cada

comprobante de acuerdo a sus requerimientos legales vigentes.

Los soportes enunciados en el ciclo contable son los que sustentan el

comprobante de contabilidad, que deben llevar todos los entes económicos

en formatos disponibles o elaborados mediante la computadora, con los

detalles de sus características mínimas para tener los efectos legales y

permitir la unificación de la documentación en las empresas:

Tesorería

Recibo de caja: es el soporte mediante el cual se recibe toda clase de dinero o

cheque que giran los usuarios a nombre de la empresa o a nombre de un

tercero, que los endosa el tenedor de buena fe a la empresa y que por su

naturaleza significan ingreso para la cuenta Caja general. La caja también

puede contener monedas extranjeras, comprobantes de salida de efectivo

por alguno de los directivos (los cuales no cumplen con los

requerimientos de las NIIF porque no son activos, hay que encontrar una

cuenta adecuada a la esencia o sustancia). Los cheques posfechados

tampoco deben ser objeto de ingreso a caja, porque según su esencia no

representan efectivo disponible. De aquí que hay que abandonar ciertas

prácticas contables locales.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Bogotá C., calle 7 N°. 1-66, teléfono 2775131

RECIBO DE CAJA N°. 005

Ciudad y fecha:

Recibido de: NIT N°.

Dirección: Ciudad:

La suma de (en letras): Valor u.m.

Concepto:

Cheque N°. Banco: Sucursal: Efectivo

Contabilización Firma y sello del funcionario que

recibe

CC. NIT N°.

Código Cuentas Débito Créditos

Elaboró

Revisó Contabilizó

Se recomienda buscar en el libro Excel de: contabilidad-general-en-excel

las hojas donde se encuentran los soportes de contabilidad para sacar copias

de los documentos para las prácticas en clase.

Este documento implica movimiento débito y como contrapartida se acredita

la cuenta de quien recibió el efectivo, que bien puede ser aportes sociales,

clientes por ventas a crédito, cartera o cuentas por cobrar, obligaciones

financieras por préstamos, etcétera. En algunas empresas se denomina

comprobante de ingreso, el cual desempeña la misma función.

Boletín diario de caja: controla diariamente el movimiento de las entradas y

salidas de efectivo o equivalentes al efectivo de la empresa. Se acostumbra

elaborar el boletín diario de caja para que la gerencia tenga una herramienta

de control a su disposición en el momento de tomar alguna decisión sobre el

movimiento de los ingresos del día anterior.

Surcolombiana Ltda.

Boletín Diario de Caja

Fecha:

Recibos de caja: N°. al

Caja Valor Bancos Cta.: Cta.:

Saldo anterior u.m. Saldo anterior

+ Venta de contado + Consignación

+ Cobro de cartera N°.

+ Anticipo de clientes N°.

+ Otros ingresos + Notas crédito

+ Venta de activos + Notas crédito

Disponible en caja Disponible en bancos

- Consignaciones - Cheques girados

N°.

- Notas débito

Saldo siguiente Saldo siguiente

Elaboró Aprobó Auditor

Hoy, con los sistemas, el gerente puede tener una clave de acceso al sistema y

conocer la información de primera fuente. Puede acceder a él desde

cualquier parte donde se encuentre.

Arqueo de caja: consiste en verificar si los saldos de caja son correctos, a

partir de la verificación de los documentos con el efectivo recibido en caja.

En el procedimiento participa el responsable de la caja, el auditor o asistente

del revisor fiscal y un tercero como testigo. El faltante o sobrante debe ser

objeto de ajuste mediante nota de contabilidad.

Surcolombiana Ltda.

Arqueo de Caja

Fecha:

Hora:

Ingresos totales según recibos Recibos N°. al 2.120.000

Cantidad Denominación Extensión Valor

Cantidad de Billetes

10 50.000 500.000

5 20.000 100.000

20 1.000 20.000 620.000

Monedas

100 500 50.000

30 200 6.000

20 100 2.000 58.000

Cheques Girador Importe

Bancolombia 094567 Mauricio Ríos 202.000

Caja Social 07876 Karla Rojas 1.220.00 1.422.000

Sumas 2.100.000 2.120.000

Sobrante o faltante 20.000

Sumas iguales 2.120.000 2.120.000

Auditor Cajero responsable Testigo

Comprobante de caja menor: es la constancia de salida de dinero de caja

menor por concepto de erogaciones de gastos menores que no requieren

del trámite de cheque por su menor cuantía y las necesidades del servicio,

tales como: transportes, fletes, cafetería, mensajería, peajes, correos,

etcétera. En otras palabras, la empresa facilita el soporte para que la

persona que vende o presta el servicio lo certifique; por consiguiente, debe

llevar el nombre de quien recibe el dinero.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Comprobante de Caja menor

Fecha: N°. 005

Pagado a: NIT

Dirección: Ciudad:

Concepto:

Valor (en letras) u.m.

Código Elaboró Aprobó Firma y Sello

CC o NIT N°.

Aspectos a tener en cuenta en el recibo de caja:

Se usa cuando la persona quien recibe el dinero no tiene documento

soporte. Se debería cambiar el nombre de recibo de caja menor porque

en ningún momento se recibe de particulares dinero para la caja menor.

Como por ejemplo: comprobante de pagos por caja menor.

El código del gasto sobre el soporte sirve para orientar el reembolso de

caja menor.

Por último, la firma y el sello de quien recibió el dinero de la caja menor,

junto con el número de cédula o NIT. De ser posible, se requiere

especificar quién elaboró el documento y quién lo autorizó para efecto

del control interno de la empresa.

Si es un primer pago por caja menor, el beneficiario debe acompañar una

copia del Registro Único Tributario (RUT).

Reembolso de caja menor: el reembolso de caja menor se elabora cuando

el fondo fijo llega a un valor en efectivo determinado, que bien puede ser el

20%, insuficiente para cubrir los gastos menores, como por ejemplo cinco

días.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Reembolso de Caja menor No.

Ciudad y Fecha: Fondo permanente en u.m.

Menos

Efectivo

Pagos efectuados: Recibos

Del: de: Estampilla

Al: de: Vales

Valor de este reembolso

Pagado A: Concepto Código Valor

Son (en letras): u.m.

Departamento: Elaborado: Revisado: Aprobado:

Otras formas de recibo de caja menor vienen con detalle de los gastos

menores más frecuentes para que el responsable del fondo fijo coloque el

valor frente al concepto, aunque hay algunas empresas que utilizan el vale

o recibos como constancia de los pagos por caja menor.

El informe de reembolso de caja menor trae codificado el concepto de cada

comprobante para que acompañen el respectivo comprobante de pago y

se pueda llevar a cuentas apropiadas de gastos administrativos, de ventas

o costos, contra la cuenta de bancos: moneda nacional.

Contabilidad de la caja menor: tiene los siguientes registros:

Se debita cuando se crea el fondo fijo de caja menor, con el valor del

cheque girado a la persona responsable.

Se debita cuando se aumenta su saldo por necesidades del servicio.

Se acredita cuando se disminuye por exceso del fondo fijo.

Se acredita cuando se cancela a 31 de diciembre para dejarla en cero.

Cuando inicie el nuevo año, vuelve y se restituye el fondo fijo mediante el

giro de un nuevo cheque.

Es muy común ver en algunas contabilidades que los gastos de caja menor se

llevan a las cuentas respectivas del gasto de administración o del gasto de

ventas y el crédito a la cuenta de caja menor, lo cual acontece por falta de

información de la dinámica de la cuenta.

Otro aspecto importante es que el fondo fijo de caja menor debe

representar, en el momento sobre el que se informa, el efectivo o

equivalente al efectivo. Para tal efecto debe preverse oportunamente el

reembolso o cancelarse la cuenta; de lo contrario se está falseando el

concepto de efectivo.

Comprobante de egreso: llamado también comprobante de pago, es el

soporte que respalda cada uno de los pagos realizados por la cuenta

bancaria por todo concepto. La constancia del cheque debe quedar

impresa en la trama de seguridad del comprobante, con el respectivo papel

carbón para que queden impresos el girado y la cuantía en números y letras,

con el fin de evitar fraudes o falsificaciones.

No se utiliza el comprobante de egreso para pagos de gastos menores

porque todos los gastos chicos se hacen por caja menor; además, porque

viola el control del efectivo en caja general. Un error que comúnmente se

comete con el comprobante de egreso es la falta de utilización correcta de

la trama de seguridad, lo mismo que la falta del concepto de pago y de la

identificación del beneficiario en el soporte de pago.

Los códigos, conceptos y valor del comprobante son para exponer los pagos,

los cuales deben estar previamente causados en proveedores, cuentas por

pagar e ingresos por pagar, porque el único crédito que se hace es contra

el banco. Esto quiere decir que no es el momento de hacer retenciones,

descuentos, porque previamente han debido causarse y pagarse a la DIAN,

etcétera.

Trama de seguridad para duplicar el cheque

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Comprobante de Egreso N°.

Códigos Conceptos Valor

Cheque N°. Efectivo Firma y sello del beneficiario

CC. o NIT N°.

Banco:

Preparó Revisó Aprobó Contabilizó

Para nadie es un secreto que el llamado impuesto de gravamen a los

movimientos financieros (GMF) en cuentas corrientes en algunos países

ha forzado a muchas empresas pequeñas utilizar el comprobante de

pagos en efectivo para evitarlo. Con este procedimiento se genera

descontrol de la caja general, del cual nadie puede hacerse responsable.

[Recuerde que en el primer pago que se hace a un proveedor de bienes o

servicios debe exigirse el RUT como documento soporte].

Consignación bancaria: son las constancias suministradas por el banco de

los depósitos de dinero en efectivo, en cheques o pagarés de las tarjetas

de crédito en las cuentas bancarias, para luego poder girar sobre ellas a

favor de los proveedores de bienes o servicios y de los mismos empleados,

por la prestación de sus servicios personales.

Banco Caja Social Comprobante único de consignación 50873659

Ciudad: Código Número del cheque Valor

Nombre del titular:

Nombre del depositante:

Cuenta Corriente Número

Total Cheques

Número

de

cheques

Efectivo

Favor anotar el número de la cuenta

corriente al respaldo de cada uno de

los cheques

Total Consignación

Con los adelantos de los sistemas de información bancarios se están

obviando algunas consignaciones y solamente se da el número de la

cédula o de la cuenta de ahorros o bancaria, y el sistema se encarga de

identificar al beneficiario, sin necesidad de llenar el comprobante único

de consignación. De todas maneras le dan el comprobante que emite

el sistema como soporte para elaborar el comprobante interno o

externo de la empresa.

Otro procedimiento alterno, si lo prefiere, es la transferencia de fondos desde

el cajero si es al mismo banco, o por Internet inscribiendo previamente la

cuenta a la cual le va hacer el giro. Igualmente acontece con el pago de los

servicios, los cuales deben inscribirse primero para disponerlos previamente

en el sistema. En estos casos debe guardarse un pantallazo del computador

como prueba de la transferencia mediante el teclado PRTSC, se copia en el

Paint y se graba en una carpeta para ese fin.

Una de las medidas de control del efectivo consiste en consignar intactos los

recaudos del día anterior en la cuenta bancaria. Se utiliza para que no haya

manipulaciones del efectivo o se aparenten (fraude por jineteo del efectivo)

fondos que no existen, como es el caso de mantener cheques sin fondos que

sustentan cantidades de efectivo que no tienen respaldo en el banco.

Las ventas que se hacen con tarjeta crédito tienen especial tratamiento:

unas son recibidas por los bancos comerciales y otras se cobran

directamente a la institución emisora de la tarjeta para re consignar el

cheque en los bancos de la empresa. También, con el adelanto en los

sistemas, el pago con tarjetas se hace en tiempo real y se puede disponer

del efectivo. No hay necesidad de hacer los trámites anteriores; hoy los

sistemas facilitan todo tipo de transacción.

Conciliación bancaria: es la comparación de los valores registrados en la

cuenta auxiliar de bancos: moneda nacional con los registros del

extracto bancario, que permite determinar los ajustes contables pertinentes

para poner de acuerdo el libro auxiliar con el saldo del extracto bancario

en lo que respecta a registros dejados de hacer por la empresa.

Para elaborar la conciliación bancaria, se debe disponer del libro auxiliar de

bancos y del correspondiente extracto bancario por igual periodo, y se

procede a cotejar cada uno de los movimientos en los dos documentos. Las

diferencias encontradas entre el extracto y el libro auxiliar de bancos se

exponen en la conciliación, como por ejemplo:

Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7

Conciliación bancaria

Banco: Sucursal: Cuenta N°.

Movimiento conciliado: Del: Al:

Saldo según extracto bancario en u.m.

Saldo según libro auxiliar

Diferencia

Explicación de la diferencia

Cheques en mano o sin cobrar en u.m.

Cheque Beneficiario Valor

Consignación en tránsito: u.m.

Fecha Consignatario Valor

Notas débito bancarias en u.m.

Fecha Concepto Valor

Notas crédito bancarias en u.m.

Fecha Concepto Valor

Total en u.m.

Preparado Aprobado Vo. Bo.

Contabilidad

Fecha

Día Mes Año

Si opta por modificar solamente el saldo del libro auxiliar, entonces:

(+) Cheques en mano de beneficiarios debidamente girados y que aún no

han sido cobrados.

(+) Consignaciones bancarias nacionales no registradas en cuenta.

(+) Notas crédito bancario por rendimientos financieros: CDT, cuentas de

ahorro, tarjetas débito.

(+) Notas crédito bancario por préstamos bancarios.

(-) Notas débito bancario por abono a préstamos bancarios.

(-) Consignaciones en tránsito conocidas por la empresa vía fax o Internet y

que el sistema bancario no ha tomado en cuenta.

(-) Notas débito bancario por gastos no contabilizados, tales como

intereses de préstamos, sobregiros, chequeras.

Si opta por hacer simultáneamente los ajustes en los saldos, dada la

perspectiva de la operación:

Saldo libro auxiliar de bancos Saldo según extracto bancario

(+) Consignaciones bancarias nacionales (-) Cheques en mano

(+) Notas crédito bancario (+) Consignaciones en tránsito

(-) Notas débito bancario

Los cheques posfechados girados por la empresa no deben liberar la

cuenta del proveedor porque su responsabilidad sigue latente. En este caso

resulta que el libro de bancos siempre permanecerá en déficit cuando la

realidad es de superávit porque existen muchas obligaciones que aún no se

han vencido en el momento de pago con cheque posfechado. La esencia de

estos cheques no cumple con los requerimientos de salida de efectivo, y no

se puede crear en NIIF ninguna cuenta que lo represente. [Este

procedimiento es de carácter y aún se viene utilizando mediante el manejo

de cuentas de orden].

Los cheques posfechados recibidos de clientes tampoco liberan las cuentas

de clientes porque aparentan disponibilidad en la cuenta bancos que no

existe, aunque el procedimiento local los mantenía en cuentas de orden

hasta que llegara el momento de consignarlos. Como ahora no se aplica ese

procedimiento, la auditoria o revisoría debe tener estos títulos valores bajo

mucha protección para que no sean blanco de actuaciones fraudulentas.

Ventas

Factura de venta: es el documento soporte donde se transfieren los

derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio al cliente. Las

cuentas que se debitan son: cuentas por cobrar corrientes (no importa que las

ventas sean en efectivo o crédito porque en ese momento están causando

las ventas), el IVA, las retenciones a su favor a título de renta, IVA e ICA

porque la empresa siempre emitirá una factura con la cual se afecta el

sistema y un recibo de caja que tendrá como registro el efectivo y el abono

a cuentas por cobrar cuando se reciba el dinero, pues en el momento de

hacer el recibo de caja no se van a causar retenciones, IVA, ni a causar las

ventas, etcétera. Téngase en cuenta que con las NIIF, si existe la factura y las

mercaderías aún no se han transferido al comprador, no se puede hacer el

registro contable, porque es exigencia por la característica cualitativa

fundamental de la esencia.

La factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá

librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados

real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un

contrato verbal o escrito.

Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la

factura, el original, firmado por el emisor y el obligado, será título valor

negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor

o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra

quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

La factura electrónica, como título valor, será objeto de reglamentación por

cada uno de los países donde se implemente.

Los bienes o servicios recibidos se registran en la contabilidad, siempre que

la empresa tenga el control y le hayan sido transferidos todos los riesgos

sobre el bien, independientemente de que hayan sido facturados.

La factura de venta debe tener las siguientes características u otras que

sean de exigencia en su país:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o

servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o

máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se

entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de

facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán

proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría por parte de las

entidades fiscales.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Teléfono 982-353547

Espinal Tolima

Factura de venta

Régimen Común

N°. 005

Resolución 00100340032 del 01/03/14 Impresos Charrys Ltda. NIT 800900800

Vendido a:

CC / NIT:

Dirección a despachar:

Referencia Artículo y/o Servicios Cantidad Valor

Unitario

Valor Total

Total factura

IVA

Retención en la fuente

Retención ICA

Neto a pagar

Los tipos de contribuyentes del impuesto a las ventas son dos: régimen

común y régimen simplificado; las figuras de gran contribuyente y

autorretenedor se clasifican para todos los efectos como del régimen común.

Sin embargo, todos los contribuyentes son responsables de emitir facturas de

ventas con el lleno de los siguientes requisitos:

Solicitud de autorización de numeración de las facturas utilizadas en

el establecimiento de comercio para que sean autorizadas mediante

resolución de la Administración de Impuestos Nacionales. La autorización

es solamente por dos años, al cabo de los cuales hay que hacer

autorizar las facturas sobrantes; de lo contrario se está en presencia de

una irregularidad ante la DIAN.

Debe contener el nombre de la tipografía que elaboró las facturas, con su

respectivo NIT.

Número y fecha de resolución que autoriza la numeración en las facturas.

Factura o documento equivalente

Es facilitada por ente económico que tenga la calidad de comerciante a

otros entes reportados como no comerciantes, para facilitar el soporte del

pago en la compra de bienes y servicios.

Obligación de expedir facturas

[Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la

calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios

inherentes a éstas, o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o

ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar

copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen,

independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de

los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos

Nacionales

Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina

registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura

electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional (Estatuto Tributario).

Pagos mediante documento equivalente

El documento equivalente previsto sí es válido como soporte de costos y

deducciones, en el caso de las adquisiciones efectuadas por un responsable del

régimen común a personas naturales no comerciantes que vendan bienes

excluidos del IVA y superen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los

responsables del régimen simplificado (Concepto DIAN)].

Nombre del Adquirente

Dirección- Teléfono - NIT

Documento equivalente

a la factura

Persona natural beneficiada

CC. o NIT

Dirección

Teléfono

Fecha Factura Fecha Vencimiento

Día Mes Año Día Mes Año

Concepto Cantidad Valor Unitario Valor Total

Base IVA IVA Asumido % Retención fuente % Neto A Pagar

Valor en Letras

Firma del vendedor Firma del comprador

No se requiere factura de venta

En las operaciones realizadas por algunos organismos del sector

financiero y los contribuyentes pertenecientes al régimen simplificado. Por

consiguiente, todo ente económico debe expedir factura de venta o

documento equivalente.

Otros documentos

Nota de contabilidad

En la contabilidad general solo se utiliza la nota de contabilidad en forma

genérica, y en ella se exponen tanto el registro débito como el crédito.

En las notas débitos siempre se expone el concepto: hemos debitado su

apreciable cuenta; en cambio, en las notas crédito el concepto es: hemos

acreditado su apreciable cuenta. Estos conceptos pueden ir en la nota de

contabilidad genérica que se utiliza en la contabilidad general.

Es costumbre de los bancos comerciales diferenciar la nota débito y la nota

crédito con los colores rosado y azul.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Espinal Tolima

Nota de Contabilidad Nº.

Señores: Fecha

Cédula o NIT:

Día Mes Año

Detalle:

Acompáñese siempre documento de prueba

Códigos Cuentas Parcial Débitos Créditos

Preparado

Revisado Aprobado Contabilizado

La diferencia entre estas dos funciones se encuentra en las características de

los hechos que involucran.

Comprobante de contabilidad

En la contabilidad manual el comprobante de contabilidad es un documento

interno que resume en forma detallada todas las operaciones comerciales

realizadas en un periodo o ciclo contable determinado en las cuentas reales

y/o nominales, que puede ser de elaboración diaria, semanal o mensual, de

acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la información contable.

Este se registra primeramente en los libros auxiliares y luego en el libro

diario columnario.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se

asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en

comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes,

por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados

consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las

personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las

operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse

por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá

registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos

utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes

periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida

correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en el que se

registren en orden cronológico todas las operaciones (revisar normas

locales).

En el cuerpo del comprobante de contabilidad se describen los códigos de las

cuentas de los estados financieros con su acumulado y las subcuentas

afectadas con el detalle de los conceptos por los que se realizaron

transacciones en el periodo, con sus valores parciales y totales en la columna

del débito. Si la misma cuenta se acredita dentro del comprobante, se hace

el registro correspondiente después de todas las cuentas que tuvieron

registro débito.

Busque en el ejercicio de: contabilidad-general-en-excel para que revise

los diferentes comprobantes de contabilidad elaborados con motivo de

la práctica contable: apertura o constitución, gastos, inversiones,

operaciones de compras, ventas, nómina, gastos, ajustes y cierre, así

como los libros auxiliares y principales de contabilidad.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Comprobante de Contabilidad

Fecha: N°.

Nombre del comprobante: Tesorería

Códigos Cuentas Parciales Débitos Créditos

1105 Caja

110505 Caja general

110510 Caja menor

1110 Bancos

111005 Moneda nacional

1305 Clientes

130505 Nacionales

130510 Extranjeros

1105 Caja

110505 Caja general

Sumas iguales

Preparado


Para facilitar el proceso de elaboración del comprobante de contabilidad es

común elaborar tantos comprobantes de contabilidad como conceptos se

quieran manejar dentro de la empresa. Como por ejemplo:

Saldos iniciales: se utiliza cuando la contabilidad viene siendo elaborada

de forma manual y ahora se hará en el programa de contabilidad, para

iniciar con saldos las cuentas del último estado de situación financiera, si

coincide con el inicio del año, o [balance de prueba] si es de periodo

intermedio.

Apertura: recoge las operaciones propias de la puesta en marcha del

negocio (gastos de organización, pago de impuestos, registros en

Cámara de Comercio, notaría, recibo de aportes, pago de asesorías).

Este proceso permite elaborar el estado de situación financiera de inicial

de apertura.

Inversiones: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra de

propiedades, planta y equipo, muebles y enseres, maquinaria) o

diferidas (gastos pagados por anticipado).

Tesorería: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes, otros

ingresos) y los comprobantes de pago (pagos a proveedores, gastos de

nómina, gastos de servicios públicos, otros gastos) si así lo prefiere.

Ventas: reúne todas las facturas de venta del periodo contable, con las

debidas causaciones de clientes, retenciones en la fuente a título de

renta, IVA e ICA hechas por los clientes.

Compras: resume las facturas de compras del periodo y las obligaciones

a proveedores con sus respectivas retenciones en la fuente a título de

renta, industria y comercio e impuesto a las ventas.

Costos: registra el costo de ventas del periodo mediante

causaciones en el momento de la venta cuando se lleva inventario

permanente, o por juego de inventarios cuando el sistema es

periódico.

Ajustes contables: resume todas las notas de contabilidad, que

corrigen las omisiones u errores con el fin de racionalizar los valores de

la contabilidad.

Cierre contable: castiga las cuentas nominales de saldo débito y

crédito contra la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el

resultado final de las utilidades del ejercicio.

Los programas de contabilidad no elaboran comprobantes de contabilidad

como se hacen en la contabilidad manual; simplemente hacen un

comprobante diario de contabilidad, mediante la opción de reportes.

Almacén

Existen otros documentos dentro del manejo de los negocios tanto de

personas como de sociedades comerciales que hacen parte de los soportes

del comprobante de contabilidad y a su vez son necesarios en las

relaciones comerciales con los proveedores.

Cotización: documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente que

contiene información referente al artículo o servicio que se ofrece en venta

y las condiciones de pago y tiempo de validez de la oferta. Este

documento facilita al cliente tomar decisiones respecto a pedidos y a la

mejor opción de los proponentes en calidad, servicio, precio y cantidades

específicas. En algunos paquetes de contabilidad sirve de base para elaborar

los pedidos. En este sentido, se cruzan los documentos para mayor agilidad

en su elaboración.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Cotización N°.

Fecha:

Proveedor:

Dirección:

Orden de compra Transportadora Factura cambiaria

N°. N°.

Solicitamos la cotización de los siguientes elementos:

Referencia Descripción Cantidad Unidad Total

Recibió almacén Aprobó Revisó Contabilizo

Pedido: utilizado en la compra de artículos o servicios que requiere la

empresa para el desarrollo de su objeto social, donde se estipulan las

condiciones de volumen, precio, calidad y especificaciones técnicas y

garantía. Este pedido puede cruzar información con la orden de compra, que

es el documento de carácter interno para contabilizar las compras.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Pedido No.

Fecha:

Proveedor:

Dirección: Teléfono:

Forma de pago:

Orden de compra Guía transportadora Factura cambiaria

N°. N°. N°.



Entrada al almacén: siempre que se efectúe una compra de mercancías se

elabora la entrada de las mercancías, materias primas, o repuestos al

almacén, de todos y cada uno de los artículos. Este documento sirve de

control de existencia, pero si el sistema de inventario es permanente, debe

acompañar la nota de contabilidad de ingreso de las mercancías para

alimentar el ciclo contable en los libros de control de existencias.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Entrada al Almacén N°.

Fecha:

Proveedor:

Entrega total

Entrega parcial

Orden de compra Guía transportadora Factura cambiaria

N°. N°. N°.

Referencia Descripción Cantidad Unidad Costeo


Salida del almacén: siempre que se hace una venta, independientemente del

sistema de inventario, debe elaborarse una salida de mercancías del

almacén que contenga la factura para que el responsable haga el control.

Si el sistema de inventario es permanente, este documento será el soporte

de la nota de contabilidad del costo de ventas.

Surcolombiana Ltda.

NIT 800.988.002-7

Salida del Almacén No.

Fecha:

Cliente destino: Dirección:

Pedido N°. Remisión N°.


Almacén Solicitó Aprobó Quien recibe

Recuerde que en el sistema de inventario permanente siempre que se haga

una venta debe contabilizarse el costo de ventas correspondiente de todos

los elementos de la factura.

Remisión: este documento es conveniente en la contabilidad para los

despachos de la mercancía, porque no siempre el pedido se puede enviar en

cantidad y especificaciones con la factura, en tanto que la remisión se envía

con la mercancía y después se cruza su información en el momento de

elaborar la factura de venta al cliente.

Algunas empresas evasoras del impuesto al valor agregado utilizan la

remisión en reemplazo de la factura de venta y en algunos casos la

cotización de mercancías.

Los documentos tales como la cotización del proveedor, el pedido del

comprador y la entrada al almacén se perfeccionan mediante la factura de

compra emitida por el proveedor y la nota de contabilidad, con la cual se

causa la compra de la materia prima o de mercancías no fabricadas por la

empresa en la cuenta de inventarios y del impuesto al valor agregado y,

como contrapartida, proveedores y retenciones en la fuente que se deban

hacer según las responsabilidades fiscales del proveedor.

La salida del almacén y la remisión se perfeccionan con la factura de venta

que se emite al cliente, la cual es el documento fuente para el registro de la

cuenta clientes, las retenciones en la fuente que se presume que hace el

cliente de acuerdo a sus responsabilidades fiscales, al igual que la

contrapartida de ventas de mercancías y el impuesto a las ventas. Con cada

venta se lleva simultáneamente el registro del costo de venta. Recuerde

que siempre habrá unos documentos previos necesarios para

perfeccionar la operación entre los comerciantes, pero no son documentos

fuente para llevar el registro contable.

Laborales

Contrato de trabajo: existen varios contratos de trabajo, empezando por el

contrato de aprendizaje formalizado para darles oportunidad a los

estudiantes del SENA y de universidades para hacer sus prácticas

profesionales, la formalización y generación de empleo, con algunos

incentivos para la formalización de las empresas y la consecuente generación

de empleo. También se incluyen los contratos a término fijo menor de un

año y los contratos a término indefinido, pues dependen de la calidad de

trabajo. Se recomienda utilizar las formas preestablecidas con la anuencia

del asesor jurídico de la empresa o elaborar en el computador una matriz

disponible de otros contratos similares (ver Guía laboral 2015 de

Gerencie.com de la editorial ECOE).

Nómina de empleados: contiene todos los beneficios a empleados [valores

devengados por cada empleado al servicio de la empresa]. Asimismo, los

valores deducidos de ley y otros autorizados personalmente o exigidos por

autoridad competente para descontar de la nómina. Se constituye en soporte

del comprobante de pago al registrar las firmas de los empleados en señal

de aceptación por la contraprestación de sus servicios personales.

Puede adquirirse el documento o elaborarse mediante el programa de

nómina por computador. Para ello es necesario crear los conceptos de pago

y las deducciones de cada uno de los empleados; también se debe alimentar

el sistema con las novedades para emitir las nóminas quincenales o

mensuales.

Nómina para pago de salarios

Empresa: Departamento o sección:

Mes: Período de pago: del 01/01/2015 al 01/31/2015

N° Nombre

y

apellido

Sueldo

básico

Tiempo Devengado Total

Devengado Días Hora Sueldo

básico

Horas

extra

diurna

Horas

extra

nocturna

Auxilio de

transporte

1

2

3

Totales

Continuación….

DEDUCCIONES Total

deducible

Neto

pagado

Recibí

Firma Retenc. Salud Pensión Solidaridad Juzgado Otros

Pagador

Observaciones Revisado por Aprobado por Contabilizado

Certificado de ingresos y retenciones: el empleador debe expedir

anualmente a sus trabajadores, antes del 15 de febrero, la relación de

pagos por todos los conceptos laborales así como de las retenciones

efectuadas, en un documento similar.

Certificado de Ingresos y

Retenciones

Año Gravable 2015

MUISCA

220

Rete

ned

or

N°. De identificación tributaria NIT

6. DV

Apellidos o razón social del retenedor

Dirección Teléfono Admón. Dpto. Munic.

Asa

lari

ad

o

Número de identificación

Apellidos y nombres del asalariado

Período de certificación Fecha expedición Lugar donde se practicó

De 2015-01-01 A: 2015-12-31 2016 03 15

Concepto de ingresos Valor

Salarios y demás ingresos laborales

Cesantías e intereses efectivamente pagadas

Gastos de representación

Total de ingresos brutos

Aportes obligatorios por salud, a fondos de pensiones y solidaridad

pensional

Aportes voluntarios, a fondos de pensiones y cuentas AFC

Rentas exentas laborales

Valor de retención en la fuente por salarios y demás pagos laborales

Firma del retenedor

Datos a cargo del asalariado

Concepto de otros ingresos Valor recibido Valor retenido

Arrendamientos

Honorarios, comisiones y servicios

Rendimientos financieros

Otros

Totales

Total retenciones año gravable 2015

Tipo de identificación de bienes

Deudas vigentes a 31 de diciembre de 2015

Identificación de las personas legalmente a cargo

Ítem CC o NIT Apellidos y nombres Parentesco

Certifico que durante el año gravable de 2015 Firma del asalariado

AFC: Ahorro y fomento a la construcción.

Este documento reemplaza la declaración de renta del trabajador

siempre que cumpla con los requisitos de empleado no declarante (según

el Estatuto Tributario).

7. Libros de contabilidad

Cada país determinará qué libros deben inscribirse o registrarse en la Cámara

Comercio. Algunos, como en el caso colombiano, no se inscriben; sin

embargo, se conservan como una práctica contable debido a que no están

reconocidos en los Códigos de Comercio.

Los libros elaborados manualmente que se llevaban en la práctica

comercial se clasifican en libro diario, libro mayor y balances y libro de

inventarios, los cuales han venido sosteniéndose como necesarios. Los

libros auxiliares son aquellos que la gerencia considere opcionales para

resguardar el procedimiento contable.

Los estados financieros deben elaborarse de acuerdo con los resultados de

los libros de contabilidad en cuales se hubieren asentado los comprobantes

de contabilidad y sus soportes que autentican las operaciones del ente

económico.

Atendiendo las normas legales locales, la naturaleza del ente económico y

la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma

individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada

cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de

los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los soportes de capital

y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben

llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los

libros de resumen en forma global;

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades

propias de cada establecimiento cuando se hubiere decidido llevar por

separado la contabilidad de sus operaciones.

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como

los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con

indicación de las adiciones o modificaciones, sustituciones o cancelaciones

que se hagan de una y otras;

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por

grupos homogéneos, y

e) Conciliar los estados financieros con propósito general de acuerdo a las

NIIF, con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de

contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos

colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas locales.

[Registro de libros: en el caso colombiano los libros de contabilidad

se llevan electrónicamente, sin necesidad de imprimirlos en hojas físicas,

siempre que se “garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y

seguridad de la información, así como su conservación”, tal como lo ratifica la

Superintendencia de Sociedades].

Solamente quedaron sujetos a registro ante la Cámara de Comercio los

libros de accionistas y de actas. Por consiguiente, no se requiere el

registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio o en la

DIAN, con el fin de que las pequeñas empresas se puedan acoger a los

beneficios de progresividad en los impuestos de renta.

Respecto a la exigencia del registro en Cámara o en la DIAN, solamente aplica

para las entidades de régimen tributario especial.

Las NIIF no exponen cuáles son los libros que deben llevar los entes

comerciales; por esta razón cada país es autónomo en los aspectos que no

son requeridos en las normas internacionales.

Los libros auxiliares de contabilidad no requieren ser registrados.

Contabilidad para Microempresas

El marco conceptual de información financiera para las microempresas en

Colombia se expone en un decreto, y a nivel latinoamericano se promueven

las elaboradas por el IASB, de tal manera que simplifican aún más las NIIF

para pymes en unas guías para las empresas micro.

Es de advertir que las Guías colombianas, son una mezcla del Decreto

Reglamentario 2649/93 y las NIIF para Pymes, es el concepto de expertos en

la materia.

Contabilidad general

De ahora en adelante la contabilidad en la región latinoamericana se seguirá

llevando bajo NIIF en términos generales, dependiendo fundamentalmente

de:

El tipo de empresa, grande o mi pymes,

Conocimiento del negocio y de sus operaciones de comercio,

producción o servicios.

Definición de las políticas contables de acuerdo a sus transacciones.

Reconocimiento de los activos, pasivos, ingresos y egresos de acuerdo

a los requerimientos de las NIIF para pymes.

Medición inicial de las transacciones.

Medición posterior de los bienes y derechos sobre la fecha en la cual se

emiten los estados financieros.

Baja en cuentas por alguna de las razones, especialmente por no cumplir

con los requisitos de un bien activo o pasivo.

Revelación en notas a los estados financieros.

Presentación de los estados financieros.

De acuerdo a cada país, los libros auxiliares y los principales serán

opcionales para todo ente económico, y su uso depende más de las

necesidades de información de los registros acumulados de sus operaciones

por clientes, regiones, centros de costos, etcétera.

Hoy, con la ayuda de la computadora y de los sistemas informáticos

contables, los libros principales y los libros auxiliares son impresos desde el

programa de contabilidad (reportes), que agiliza no solamente el proceso de

registro sino también la emisión de los estados financieros.

Libros auxiliares

Cuentas corrientes: los libros de contabilidad no tienen referente en las

NIIF; sin embargo, se pueden elaborar en hojas removibles. Lo importante

es que se puedan conservar archivadas por un periodo de tiempo para que

permitan la verificación de la información.

Las siguientes hojas son el modelo de libro auxiliar de la hoja de control y

subcuentas:

1110 Bancos

Hoja de control


01.01

31.01

28.01

31.01

Saldo inicial

C. de contabilidad

C. de contabilidad

C. de contabilidad

01

02

03

1.530.000

3.000.000

3.500.000

1.000.000

3.500.000

3.100.000

20.000

550.000

50.000

450.000

Movimiento que pasa 8.030.000 7.600.000

Movimiento débito menos crédito más saldo inicial = saldo final.

Todo libro auxiliar se identifica con la cuenta mayor (cuatro dígitos)

previamente establecida en el plan o manual contable, tal como efectivo,

bancos, inversiones, inventarios, cuentas por cobrar, etcétera, necesaria para

acumular todas las operaciones en forma global del comprobante de

contabilidad y de tantas hojas auxiliares como subcuentas (clientes) tengan

las cuentas por cobrar nacionales, cuentas por cobrar a extranjeros,

donde se detalla la fecha, razón, valor y saldo en particular, los cuales

deben coincidir con la cuenta control.

La apertura de la hoja de control en todo libro auxiliar se inicia con la

anotación en la columna saldo del estado de situación fi inicial, así sea

de naturaleza débito o crédito, y las columnas del debe y del haber se reservan

para los movimientos del periodo contable, para cada uno de los comprobantes

de contabilidad en la hoja de control.

Luego, en las hojas internas del libro auxiliar se abrirán las subcuentas,

donde se registrará el nombre de la cuenta, la identificación, fecha, razón

o detalle, número de comprobante soporte y el monto de la operación en

el débito o crédito según corresponda.

CN consignación nacional

En el presente caso se tiene la cuenta de bancos, con su cuenta auxiliar Banco

Popular y su respectivo número de cuenta corriente, cuyo movimiento del

mes superó la primera hoja de registro, por lo que se hace necesario pasar a

la siguiente hoja.

Los valores que se pasan a la siguiente hoja del libro auxiliar son los

movimientos débitos y créditos, para seguir acumulando las operaciones del

mismo periodo contable y poder hacer el cierre tanto de la cuenta mayor

como de las cuentas auxiliares.

111005 Bancos: moneda nacional

11100505 Banco Popular N°. 390-09468-2


05-01

10-01

15-01

20-01

31-01

Saldos que vienen

Consignación

Che.394 Pepe Páramo

Che.395 Jairo Celis

Consignación Nacional

01

231

232

02

530.000

200.000

200.000

93.480

300.000

356.520

456.520

656.520

356.520

0

200.000

Sumas de movimientos

Saldo Inicial

930.000

20.000

750.000


Saldo de Balance

950.000

750.000

200.000

Sumas iguales 950.000 950.000


11100501 Banco Popular N°. 09468-2


01-01

03-01

03-01

04-01

04-01

Saldo inicial

Consignación

Che.392 Julio Perdomo

Consignación

Consignación

Comisiones sobre CN.

01

01

02

01

80.000

350.000

100.000

90.000

3.480

20.000

100.000

10.000

360.000

460.000

456.520

Movimientos que pasan 530.000 93.480

01-02 Saldo que viene mes anterior 200.000

El saldo del mes anterior en la cuenta auxiliar Banco Popular de 200.000 u.m.

seguirá acumulando las operaciones del siguiente mes y así

sucesivamente. Ahora bien, la hoja de control tiene un saldo de 450.000

u.m. Esto quiere decir que habrá al menos otra cuenta con saldo de 250.000

u.m. para que las dos cuentas auxiliares sustenten la cuenta control de

bancos por 450.000 u.m.


11100505 Banco Colombia N°. 079-09543-5


05-01

08-01

15-01

20-01

31-01

Saldo

Consignación

Che.01 María Ángel

Che.02 Brian Fierro

Consignación Nacional

01

231

232

02

200.000

250.000

150.000

50.000

0

200.000

50.000

0

250.000


Saldo Inicial

450.000

0

200.000


Saldo de Balance

450.000

200.000

250.000


01-02 Saldo que viene mes anterior 250.000

El balanceo de la cuenta se hará a la hoja de control para hacerla coincidir en

primera instancia con las múltiples hojas auxiliares de bancos y, en

segundo lugar, con el libro mayor y balances, así:

1110 Bancos

Hoja de control


01-01

31-01

28-01

31-01

Saldo inicial

C. de contabilidad

C. de contabilidad

C. de contabilidad

01

02

03

1.530.000

3.000.000

3.500.000

1.000.000

3.500.000

3.100.000

20.000

550.000

50.000.

450.000

Suma movimientos

Saldo inicial

8.030.000

20.000

7.600.000

Sumas

Saldo de Balance

8.050.000 7.600.000

450.000

Sumas iguales 8.050.000 8.050.000

01-02 Saldo del mes anterior 450.000

Según el ciclo contable, existen dos caminos para obtener los referidos

estados financieros: por intermedio de los libros auxiliares o por medio de

los movimientos y saldos del libro mayor, los cuales deben coincidir; de lo

contrario, una de las dos fuentes de información tiene error. Es por esta

razón que se recomienda llevar a cabo el procedimiento de cierre de cada

hoja de control y compararla con el libro mayor y balances.

Balanceo del libro auxiliar

Se suman los movimientos del periodo contable (débito y crédito) en

la cuenta auxiliar, tal como se hizo en la hoja anterior de bancos (20.000

u.m.).

Se balancea la cuenta así: si los créditos son superiores a los débitos, la

diferencia se lleva al débito. Si los movimientos débitos son superiores a

los créditos, la diferencia se lleva al crédito de la balanza, el cual debe

corresponder al saldo de la cuenta (450.000 u.m.).

Se obtienen sumas iguales débito y crédito.

En el siguiente mes se reabre la cuenta auxiliar y se coloca la diferencia

anterior como nuevo saldo, que pasa al siguiente mes para ser

sumado con los nuevos movimientos en la cuenta corriente.

La suma de todas las subcuentas, como en el caso anterior del auxiliar

bancos, deberá ser igual al saldo que se trae en la cuenta control del auxiliar;

si coincide el saldo, está bien calculado.

Existe el sentido inverso en cuanto al balanceo de la cuenta y su registro

con la naturaleza del saldo de la cuenta: si los débitos son mayores a los

créditos, el saldo de la cuenta sigue siendo un valor activo, pero por razón

del balanceo se coloca en el movimiento crédito para compensar las cuentas

y para que las sumas sean iguales.

Lo mismo acontece con los movimientos créditos mayores a los débitos en las

cuentas del pasivo, donde la cuenta sigue siendo de naturaleza crédito, pero

para efectos de cuadre el saldo debe colocarse al débito. Este aspecto no

debe confundir al lector en el momento de hacer el balanceo de las cuentas

o de colocarle el saldo a la cuenta; son solamente efectos de comprobación

de sumas y saldos.

Libro auxiliar de inventarios

También se denomina control de existencias, tarjetas de kardex el

consisten en una serie de hojas separadas donde se anotan todos los

registros (entradas, salidas y saldos de almacén) respecto a los bienes

materias primas, repuestos, artículos para la venta, semovientes para la

venta y productos de la cosecha. Sirve como medio de control en el sistema

de inventario permanente exigido para algunas empresas a nivel local. Sin

embargo, con las NIIF se asume que todas las empresas deben aplicar el

mismo sistema de control de inventarios, porque allí no se hace diferencia

entre inventarios periódicos o permanentes.

Artículo: Referencia:

Localización: Unidad de

medida

Cantidad

Mínimo Máximo

Proveedores:

Fecha Detalle Valor

Unitario

Entrada Salida Saldo

D M A Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

Control de existencias

El libro auxiliar de existencia facilita el control permanente de las entradas y

salidas del almacén de cada uno de los artículos con los que están en los

anaqueles para la venta o en bodega, con el objetivo de mantener

actualizado el saldo disponible para futuros pedidos de los clientes o para la

reposición de las mercancías o materias primas. Se registra mediante notas

de contabilidad.

El problema radica en la presentación de informes y en la clasificación de los

grupos de inventarios a una fecha determinada, lo cual amerita mucho

esfuerzo en su proceso. En este caso se recomienda el uso de software o

de módulos de inventarios, que facilitan la información oportuna.

Con el manejo del computador y del módulo de inventarios de alguna

casa de software se facilita la consulta permanente y actualizada, por

parte de la gerencia, de cada una de las existencias a una fecha

determinada.

Los gerentes son a quienes más les convienen a la hora de hacer un pedido

porque tienen la información en forma oportuna.

Sistemas de inventario: para determinar el cálculo del costo de venta

existen dos sistemas de inventario: el periódico y el permanente, que son

procedimientos. Sin embargo, las NIIF no hacen ninguna referencia al

asunto, solo se dedican a la rigurosidad de su reconocimiento, medición

inicial y posterior.

El sistema periódico requiere de un inventario físico al finalizar el periodo o al

momento de emitir estados financieros, con el fin de registrar las existencias

por su valor, cancelar el saldo inicial, cancelar las compras y determinar por

diferencia el costo de ventas, que será un ajuste a la contabilidad. Este

sistema es muy costoso porque la falta de control facilita el fraude.

El sistema de inventario permanente requiere el control permanente de las

existencias tanto de las unidades de mercancía comprada como de

mercancía vendida por cada uno de los artículos o productos para cumplir

varios objetivos:

Racionalizar las existencias y no incurrir en costos de almacenamiento.

Evitar la pérdida de mercancías.

Hacer pedidos con base en el promedio de las ventas del periodo.

En este sistema, cada vez que se hace una venta de mercancía, se debe

contabilizar su costo de venta.

Buscar en el archivo de: contabilidad-general-en-excel y revisar la hoja de

control de existencias mínimas y máximas mediante colores: amarillo si

las existencias están por encima del máximo requerido, verde si son

normales y rojo si están por debajo del mínimo. Siga las instrucciones

dadas en los comentarios al margen izquierdo de la hoja.

Libros principales

Los libros principales se definen como ʺcuentas resumen” donde se

registran en forma jerárquica y resumida las transacciones de la empresa

para obtener el estado de situación financiera y el estado del resultado

integral. En los negocios de personas naturales son necesarios los siguientes:

Libro diario.

Libro mayor.

Libro de inventario y balance.

Libro de correspondencia.

En las sociedades comerciales de personas y de capital, además de los

anteriores, son necesarios los siguientes:

Libro de socios o accionistas.

Libro de actas.

Cada país definirá cuáles de ellos estarán sujetos a inscripción en la

Cámara de Comercio del domicilio en donde opera el negocio. En la primera

página de cada libro principal se detalla el siguiente registro, y en sus

páginas interiores el sello y la firma del secretario (folios rubricados).

Todos los libros en su primera página llevaban la siguiente descripción:

Cámara de Comercio de Bogotá

Departamento de registros públicos

comprometidos con la región

El 2 de enero de 2015, bajo el número 0008776554

Del libro VII del registro mercantil, se inscribió el libro

Que pertenece a: Clínica esperanza de vida

Destinado a: Diario Columnario

El cual consta de 100 hojas útiles.

El Secretario

Libro diario

Resume los comprobantes de contabilidad elaborados en un periodo o

ciclo contable.

Libro Diario Columnario

N

Fecha

2015

Detalle

1105 Caja 1110 Bancos Cuentas varias Valores

Débito Crédit Débito Crédit Cód. Nombr

e

Débito Crédit

1 1-02 Co. 01 1.200 1.500 1.350 1.200 1305 Clientes 1.000 850

2

3

El libro diario, llamado también diario columnario, recoge la información

de los comprobantes de contabilidad mediante la identificación de cada

doble columna con el nombre de una cuenta en particular. De este modo

se reúnen los registros de movimiento débito o crédito que contenga el

comprobante.

Por lo regular los folios de este libro, con sus respectivas dobles columnas, no

siempre son suficientes para llevar todas las cuentas del negocio, caso que se

resuelve dejando las dos últimas columnas de cada folio para la

denominación de cuentas varias de menor movimiento que se detallen en

el comprobante de contabilidad. El problema se presenta al pasar los saldos

del libro diario al libro mayor por las múltiples cuentas varias que se deben

resumir.

El término “diarizar” consiste en registrar cada comprobante de contabilidad

en el libro diario, cuantos sean necesarios y se hayan producido en el mes

o periodo y que se proyecten pasar al libro mayor.

El libro diario columnario puede contener siete, catorce o veintiuna

columnas dobles para las respectivas cuentas, encabezadas manualmente

con una cuenta mayor en particular, depende del plan de cuentas, donde se

registra el valor que el comprobante de contabilidad le haya afectado; las

primeras columnas son para las cuentas de mayor movimiento.

En la columna “detalle” se anota el comprobante de contabilidad con su

respectivo número y se inicia con el comprobante de apertura del negocio. Al

finalizar el periodo contable, que puede ser un mes o un trimestre, todas las

cuentas se suman verticalmente en sus débitos y créditos, las cuales pasan al

libro mayor. Es necesario hacer el resumen de las cuentas varias cuando se

vaya a “mayorizar”, porque si bien es cierto están en un solo movimiento, en

el libro mayor se registrarán en forma individual.

Revise en el libro de: contabilidad-general-en-excel donde se encuentran los

diferentes registros en el libro mayor elaborado con motivo de la práctica

contable: registro de los comprobantes de contabilidad de apertura,

preoperativo, inversiones, operacional de compras, ventas, nómina, gastos,

ajustes y cierre.

Los softwares de contabilidad, en general, no tienen un reporte especial

para los comprobantes de contabilidad conforme se llevan por nombres

especiales y por periodos en la contabilidad manual, pero sí se puede emitir

el reporte o comprobante de diario general de todas las operaciones. Lo

mismo acontece con el libro diario, el cual no existe en la forma como se

lleva manual; en el capítulo de contabilidad de la sociedad comercial se hará

la práctica correspondiente.

Libro mayor y balances

Recoge todas las informaciones que se han registrado en el libro diario;

de allí la jerarquía de la información. El primer estado de situación

financiera o [balance de apertura] también debe pasar por el libro diario y

servir de base para la acumulación de los registros contables en el libro

mayor.

El libro mayor y balance está compuesto por varias columnas:

La primera columna corresponde a la enumeración de las cuentas

mayores, que también sirven como orientadoras en el registro manual.

La segunda es para anotar el código de la cuenta.

La tercera indica el nombre de la cuenta.

Luego vienen un par de columnas (débitos y créditos) para registrar el

saldo del estado de situación financiera de apertura, o también el pase de

un folio a otro con los saldos que vienen de la página anterior con sus

respectivos débitos y créditos.

El libro continúa con cuatro columnas, que corresponden a los

movimientos débito y crédito de cada cuenta durante un mes o periodo

en particular y, en segundo lugar, el saldo de la cuenta, que bien puede

ser débito o crédito.

Las siguientes cuatro columnas también corresponden al siguiente

mes, y así sucesivamente para sus movimientos y saldos de los

siguientes periodos que se quieran exponer.

La apertura del libro mayor depende de que la empresa se constituya en un

solo acto, como acontece con los negocios de personas naturales que

separan de sus bienes personales aquellos que potencialmente pueden

producir renta para colocarlos al servicio del objeto social; en este caso,

con el inventario de los bienes y derechos se prepara el estado de situación

financiera inicial, que servirá para colocar como primer registro el saldo en el

libro mayor para continuar con el movimiento de los siguientes meses o

periodos. Asimismo, este servirá para abrir los libros auxiliares con saldos, y el

libro principal de registro será el libro de inventarios.

Libro Mayor y Balances

N

o

Cód.

Nombre

de las

cuentas

Saldo anterior Mes Mes.

Débito Crédito Movimientos Saldos Mov. Saldo

Débito Crédito Débito Crédito D C D C

01 1105 Caja 50.000 15.000 10.000 55.000

02 1110 Bancos

03 1435 Invent.

04

05

Cuando la sociedad comercial se constituye en varios actos, como acontece

con las sociedades comerciales, donde la conciliación de intereses entre los

posibles socios es todo un trabajo, se realizan algunos gastos previos de

reuniones y estudios previos, tales como el proyecto de factibilidad,

asesorías legales y otras asesorías que sean necesarias, para no caer en

dificultades posteriores. Asimismo, las operaciones de procesos como la

constitución, el pago de registros ante notario, la Cámara de Comercio, el

impuesto de registro de capital y la recolección de aportes, que duran

varios meses, deben recogerse en documentos apropiados y consolidarse

en el comprobante de contabilidad de apertura que se llevará al libro diario y

luego al libro mayor como movimiento.

El registro del libro mayor se hace en forma periódica cuando se requieren

elaborar los estados financieros de fin de mes, trimestrales o anuales,

según lo requieran las directivas.

El procedimiento de registro en el movimiento del mes es sencillo y se

conoce como “mayorización”. Consiste en pasar los movimientos del libro

diario al libro mayor mediante la colocación de los movimientos periódicos

obtenidos frente a cada cuenta para luego balancearla, así:

Se suma el saldo débito de las cuentas del activo con los movimientos

débitos y se restan los créditos. Igualmente acontece con los cuentas gastos

del periodo.

Al saldo crédito de las cuentas del pasivo, del patrimonio y de los

ingresos se le suman los movimientos créditos y se le restan los débitos

para obtener los saldos del estado de situación financiera, que bien puede

ser de comprobación de saldos.

Si se han registrado los ajustes contables y elaborados el cierre del

ejercicio, entonces se obtienen el estado de situación financiera y el

estado del resultado integral [balance general y el estado de resultados].

Buscar en el libro de: contabilidad-general-en-excel, y en particular el

libro mayor y balances para observar los pases del libro diario al libro

mayor, los movimientos de apertura y los movimientos operativos, de

ajustes y cierre para la determinación de los estados financieros.

Libro de inventarios y balances

Recoge inicialmente la información de apertura de la empresa, es decir, el

estado de situación financiera detallado de los aportes sociales llevados a

la sociedad o los bienes con los cuales la persona natural abre sus negocios,

o simplemente los bienes y derechos expuestos en la escritura pública de

constitución.

Cada año, en el libro de inventarios se debe registrar el estado de situación

financiera detallado del corte de ejercicio, con el nombre de cuenta y

subcuenta y detalle, y se comienza por la cuenta efectivo y equivalentes al

efectivo y siguientes.

Libro de Inventarios y Balances

N°. Código Detalle Parcialita Parcial Total

1 Fecha: 02-01-15

2 11 Efectivo

3

4

5

6

Respecto a los inventarios de mercancías de productos terminados o de

materias primas, se llevan al libro de inventarios si el número de artículos

es pequeño, pero en aquellos casos en que sean numerosos se llevan en

una relación de inventarios separada, debidamente sellada y firmada por

autoridad competente de la empresa, para que se constituya como parte

integral del libro de inventarios y se evite el trabajo dispendioso de llevar

cada referencia de inventarios al libro.

El formato del libro de inventarios y balances es parecido al libro de cuentas

corrientes, solamente que sus columnas se identifican de diferente forma:

la columna parcialita sirve para exponer con mayor detalle la cuenta auxiliar,

luego le sigue el parcial, que acumula los valores antes de llevarlos a las

columnas débito o crédito.

Cuando se hace la apertura del libro de inventarios y balances con base en

el estado de situación financiera inicial del ente económico, se expone cada

uno de los bienes objeto del inventario por su cantidad, valor parcial y

total. La lista se inicia con los bienes que cumplen con los requerimientos

de activos para su reconocimiento del activo y, cuando terminen, se cierra la

lista con la suma del total de los activos; de igual manera se procede con la

lista de los pasivos u obligaciones con terceros y, por último, para con sus

dueños, denominados aportes sociales en el patrimonio.

Libro de registro de socios

Es obligatorio, según el Código de Comercio de cada país, llevar el libro de

socios, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento

de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los

embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aun por vía de

remate tanto para las sociedades de personas como para las sociedades

colectivas, las sociedades en comandita simple, las de responsabilidad

limitada y las sociedades de hecho.

Nombre y apellidos del Socio:

Nacionalidad: Identificación:

Dirección domicilio:

2015 Conceptos Débito Crédito Saldo

17-11 Número de cuotas

Cesión o traspaso

Embargos

Limitaciones resolutorias

Otros gravámenes

Libro de accionistas y similares

También es de obligación el libro de accionistas según la ley de cada país.

En este se indicarán los datos que sean necesarios para identificar a cada

accionista, tanto en las sociedades de capital —anónimas, en comandita

por acciones— como en las sociedades por acciones simplificadas.

Este libro deberá contener:

Nombre y apellidos.

Dirección del domicilio.

Nacionalidad y documento de identificación.

Acciones suscritas y pagadas.

Títulos expedidos con indicación de la fecha de expedición.

Enajenación o traspaso de las acciones.

Embargos y demandas judiciales.

Otros gravámenes o limitaciones de dominio, de acuerdo a la legislación

de cada país.

Libro de actas

La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se

anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea

o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga

sus veces y por el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

[En Colombia se dispone que los entes económicos puedan asentar en un

solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección y

administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el

nombre del órgano y con una numeración sucesiva y continua para cada

uno de ellos].

El libro de actas se abrirá desde el momento de la constitución de la

sociedad, y en él se registrarán todas y cada una de las que se diligencien

por la asamblea ordinaria o extraordinaria de la sociedad o junta de socios,

así como las actas de la junta directiva en forma ordinaria o extraordinaria

durante toda su vida económica. Hay quienes llevan libros separados para

las actas de la asamblea y otro para las de la junta directiva, debidamente

firmadas.

Libro de correspondencia

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que

sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la

correspondencia relacionada con los negocios. Esto se predica en Colombia.

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en

relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud

y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que

reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la

fecha de contestación o de no haberse dado respuesta].

Para tal fin se empasta la correspondencia por periodos en forma consecutiva

de fechas, y en la primera página se elabora el índice de su contenido para

su fácil consulta.

Registro de correspondencia

Fecha Nombre del

remitente :

Para Atención

de:

Contestada o

tramitada

Fecha Observación

D/M/A D/M/A

Hoy con la ayuda de los sistema fácil guardar en el software de

contabilidad la correspondencia, mediante el escaneo del documento y

pegue, en cada cuenta del cliente o proveedor.

8. Asientos contables

Según las NIIF, una transacción o partida de un hecho económico debe

reconocerse para incorporarse en los estados financieros.

Se ratifica con esta norma el ciclo contable y la importancia de la

elaboración del comprobante de contabilidad, con todos los soportes

contables de las transacciones, para que en cualquier momento se puedan

verificar y auditar los registros en los libros de contabilidad auxiliares y en los

libros principales.

Casos y análisis sobre la técnica de asientos contables:

No se han definido los soportes de contabilidad para la empresa.

Solamente se aceptan cuando exista un software debidamente licenciado

y todas las operaciones se hagan en documentos del sistema. Cuando la

contabilidad sea manual, se definen y mandan a imprimir los soportes

necesarios para el desarrollo de las operaciones.

Algunas operaciones no utilizan documento soporte. En negocios

pequeños se encuentran una serie de papelitos, con algunas

características del soporte, pero estos no son válidos para hacer un

registro contable porque deben estar impresos y numerados.

No se lleva el comprobante de contabilidad. Este solo se diligencia en el

sistema de contabilidad manual, porque con el programa de contabilidad

únicamente se emite el comprobante de diario, a una fecha determinada;

en cambio, en todos los demás casos se pueden emitir toda clase de

documentos y comprobantes.

No se ha hecho el ajuste a inventario. Los sobrantes de inventarios, como

resultado de un inventario físico, se llevan a cuentas apropiadas como

un mayor valor de los inventarios, y los faltantes, como un gasto.

Cuando los faltantes son de valor significativo debe darse curso a una

demanda del funcionario responsable.

La empresa no lleva libros auxiliares de contabilidad. El plan contable exige

que se documente cada cuenta con soporte, libros e informes financieros.

Los libros auxiliares de contabilidad no tienen hoja de control. Todo libro

auxiliar debe llevar en la primera hoja el control del comprobante de

contabilidad y en su parte interna tantos auxiliares como sean necesarios

para identificar los pagos por inversiones y gastos o los ingresos

ordinarios.

A la fecha no se han editado los libros de contabilidad por medio del

software. De los libros, documentos y comprobantes de contabilidad, se

emiten los respectivos reportes cuando los requiera la administración,

porque no es necesario tenerlos en forma física. Además del impacto

ambiental que genera el gasto de papel.

Forma de llevar los libros

Los libros de contabilidad se llevan en forma manual o sistematizada.

Solamente se decide por uno u otro sistema según la capacidad económica

de la empresa. Sin embargo, este libro muestra los dos sistemas: el

primero para mostrar los procesos en las hojas de Excel, por considerarlo

útil no solamente para los estudiosos de la contabilidad sino también para

los ingenieros que hacen los sistemas.

Todo software de contabilidad trae como complemento el módulo de

inventarios que se compra y se incorpora al sistema contable. Esto brinda

una solución expedita para la elaboración de la información y así se puede

cumplir con la confiabilidad y oportunidad de la información para los

usuarios: dueños, clientes y el Estado.

Contabilidad manual

El sistema de contabilidad manual consta de varios pasos, descritos en el ciclo

contable:

Se recogen todos los soportes de contabilidad.

Se codifican mediante el plan de cuentas.

Se toman todos los soportes comunes a un tipo de comprobante, apertura,

tesorería, compras, inversiones, ventas, ajustes, cierre a cuenta.

Se elabora el comprobante de contabilidad con todos los soportes

comunes que registraron las transacciones del periodo. Para realizar

esta operación hay que acumular todas las operaciones comunes a una

cuenta y exponer el movimiento débito o crédito en el comprobante de

contabilidad, lo mismo que las subcuentas.

El comprobante de contabilidad se registra en primer lugar en cada uno

de los libros auxiliares: por ejemplo, el comprobante de contabilidad de

tesorería en la cuenta auxiliar de caja, contra las cuentas clientes, bancos,

obligaciones bancarias, otros ingresos, etcétera. El comprobante de

contabilidad de compra se registra en los libros auxiliares de inventarios,

impuesto a las ventas, contra retenciones en la fuente y proveedores. El

de ventas, en la cuenta clientes, retenciones contra ventas e impuesto a las

ventas.

Los comprobantes de contabilidad se registran en segundo lugar en el

libro diario, tantos como sean posibles en el mes o periodo contable.

Luego en el libro diario se suman los débitos y créditos de cada cuenta

durante el periodo contable y se pasan los movimientos al libro mayor

para sacar saldos de las cuentas de estado de cambios en la situación

financiera y cuentas del estado del resultado integral.

Luego se hace la hoja de trabajo con los saldos del estado de situación

financiera de comprobación (cuentas reales y nominales), se plantean los

ajustes por los errores u omisiones cometidos, se elabora el proceso de

cierre de las cuentas de resultado en notas de contabilidad, se determinan

las utilidades y se elabora el comprobante de contabilidad de cierre.

Por último se emiten los estados financieros.

El sistema de contabilidad manual ha sido reemplazado con rapidez por la

contabilidad sistematizada, que facilita información tanto financiera como

gerencial para liberar a contadores y auxiliares de contabilidad de una gran

cantidad de tiempo, que pueden utilizar para analizar los datos, detectar las

causas y efectos de los resultados y prestar mejor asesoría a los dueños de la

empresa para la toma de decisiones económicas.

Contabilidad sistematizada

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable,

además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las

operaciones en forma mecanizada o electrónica y para los cuales se utilicen

computadoras o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y

reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y la fecha de los comprobantes de

contabilidad que los respalden.

La contabilidad sistematizada se encuentra en los módulos de sistemas

para computadora que venden muchas empresas en el mercado

(Novasoft, Elisa, Siigo y SAP en Colombia; Icontab 5.0 y GIG de Bolivia;

Profit Plus, Galac y Data Pro en Venezuela; Fénix, Mónica, TMAX,

Unionpymes en el Ecuador) y que se diferencian por las operaciones e

informes que realizan. El proceso que se lleva a cabo en la contabilidad

sistematizada es muy sencillo, tal como se describió en el ciclo contable:

Se hace una revisión de las cuentas que se van a utilizar y se activan (se

parametriza el sistema) para disponerlas a recibir información. Si queda

algún error en la estructura, se pierde la información; quiere decir que el

grupo 11 depende de la clase 1, que la cuenta 1105 depende de la clase

11, que la subcuenta 110505 depende de la cuenta 1105, y así con todas las

demás cuentas. Si en este proceso se omite la cuenta 1105, la estructura

quedará fallida.

Si se incluyen nuevas cuentas que requiera el sistema, debe hacerse el

proceso de asignar niveles, porque estos los asigna el sistema.

Si las cuentas tenían saldos, hay que seguir el proceso de

mantenimiento y recuperación de la información y actualización de saldos.

Se crean las cuentas de terceros, con todas las características de la

DIAN, para disponer de información cuando se emitan los reportes en

medios magnéticos.

Se crean los documentos de entrada de información al sistema o se utilizan

los que trae el sistema.

Se codifican los soportes de contabilidad.

Se ingresa el estado de situación financiera inicial o de apertura.

Se ingresan las operaciones a la computadora por cuentas, códigos o

referencias en los documentos apropiados.

Se hace el reconocimiento de la información y se hacen los ajustes

contables a que haya lugar.

Se aplica el sistema de depreciaciones, amortizaciones y agotamientos.

Mediante el proceso interno se hace el cierre de las operaciones, al final del

ejercicio, porque el sistema no requiere hacer cortes periódicos para

emitir el estado de situación financiera de prueba.

Se imprimen los informes, estados financieros, libros auxiliares y libros

mayores.

El sistema no elabora comprobantes de contabilidad; sin embargo, se

pueden editar los registros de un día mediante el comprobante de diario

general. Asimismo, si se necesita el libro de caja, el sistema lo emite, o

cualquier otro que se requiera.

Se recomienda adquirir un software demo de contabilidad para entender el

proceso de contabilidad sistematizada y prepararse para la vida laboral.

La pregunta del millón en la entrevista, cuando solicite trabajo, será: ¿Qué

paquete de contabilidad maneja usted?

Corrección de errores

Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante anotación al

pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido

valor técnico que permita evidenciar su corrección.

Anulación de folios: se debe efectuar señalando sobre ellos la fecha y la

causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación, con

indicación de su nombre completo de acuerdo a su país de origen.

Exhibición de libros

Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente

económico, para ponerlos a disposición de los organismos del Estado de

impuestos o de la Superintendencia de Sociedad o de Empresas, como se

manejan en otros países.

Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe

practicar en las oficinas o establecimiento del domicilio principal del ente

económico, en presencia de su propietario o de la persona que este

hubiere designado expresamente para el efecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los

activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada

establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde este

funcione, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se

decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra

parte se proponga demostrar, si para estos es admisible la confesión,

salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción

involuntaria.

Si en el momento de practicarse la inspección, los libros no estuvieren en las

oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la

causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la

fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la

oportunidad que el funcionario señale.

En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer

registradas las operaciones.

Conservación y destrucción de los libros

Los entes económicos deben conservar los libros de contabilidad, de actas, de

registro de aportes, los comprobantes de contabilidad, los soportes de

contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben

conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de

aquellos a la fecha del último asiento, documento o comprobante. No

obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,

pueden destruirse transcurridos 10 años. El liquidador de las sociedades

comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco años,

contados a partir de la aprobación de la cuenta fi de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los

libros y papeles debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por

cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los

libros y papeles destruidos. (microfilmación o archivos digitales junto con su

software).

Pérdida y reconstrucción de los libros

El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la

pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia

debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la

constancia de que estos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis meses

siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los

comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados

financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que

se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la

contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha

de ocurrencia de los libros para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a

través de copias de estos que reposen en poder de terceros. En ellas se debe

dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición, o

cualquier otro mecanismo implementado por su respectiva norma nacional.

Prueba contable

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las

cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o

extrajudicialmente.

En materia civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo

tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera

clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le

sea desfavorable (C. Cio.).

Diferencias entre comerciantes

En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus

libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:

1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones

legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus

asientos.

2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no

concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de

comercio constituyen la confesión.

3. Si los libros de una de las partes no están ajustadas a la ley, se decidirá

conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no

aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.

4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales se

prescindirá totalmente de ellos y sólo se tomarán en cuenta las demás

pruebas allegadas al juicio.

5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y el otro no lleva

contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella,

sin admitir prueba en contrario (C. Cio.).

Sanción por irregularidades en la contabilidad

[Las irregularidades en la contabilidad son sancionadas por la DIAN

(Colombia), SIN (Bolivia), SENIAT (Venezuela), SRI (Ecuador), de

acuerdo a sus estatutos tributarios, que incluyen el rechazo de los costos,

deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y

demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad o que no sean

plenamente probados de conformidad con las normas vigentes (consultar

las tarifas de la sanción en cada país)].

En Panamá el organismo habilitado para las sanciones es la

Superintendencia de Bancos. Igualmente, se conoce con el mismo nombre

en la República Dominicana.

9. Ajustes contables

Los ajustes contables son el resultado del proceso de análisis de cada

una de las cuentas del estado de situación financiera de comprobación

(cuentas reales y nominales) para darles razonabilidad o valor real a las

partidas, mediante la causación de hechos no registrados, la aplicación del

reconocimiento posterior de acuerdo a las NIIF que permitan validar la

información y las correcciones por errores voluntarios o involuntarios que se

hayan podido cometer en el proceso contable, los cuales se plantean en la

hoja de trabajo para la elaboración del estado de situación financiera y del

estado del resultado integral [balance y del estado de resultados], siempre

y cuando se verifique la confiabilidad de cada cuenta en su dimensión justa.

Los ajustes y correcciones se aplican de acuerdo al ciclo contable en

notas de contabilidad para que faciliten la elaboración del comprobante de

contabilidad y de los registros en libros auxiliares y principales.

Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones,

así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en

uno y otro sistema hace que se omitan registros que requieren del

consecuente ajuste de las operaciones. Por esta razón, antes de emitir

estados financieros se deben consultar los principios y conceptos de las

NIIF pymes para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte y

antes de la emisión de estados financieros a los asociados (S32: hechos

ocurridos después del periodo sobre el cual se informa) (véase ajustes a las

operaciones en la hoja de trabajo).

Los ajustes a las operaciones son de tres tipos:

Hechos económicos no reconocidos:

Hechos ocurridos después del 31 de diciembre.

Hechos ocurridos antes de la aprobación de los estados financieros.

Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría.

Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.

Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías no

recibidas pero con orden de remisión y hasta la factura de venta.

También cabe mencionar los gastos por transporte de carga sin

conocimiento de factura de transporte y la nómina de empleados, al igual

que las prestaciones sociales sin causar. Los errores involuntarios pueden

ser cambios en el valor del soporte o error en la codificación y, por último,

los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento.

Casos y análisis sobre ajustes y correcciones:

El contador no realizó arqueo de caja y existe un faltante. Este es un

ajuste de contabilidad a la cuenta efectivo por faltante, el cual se lleva a

responsabilidades del empleado contra la cuenta de efectivo, para

disminuir su saldo.

El contador no verificó el efectivo en caja menor. Es frecuente que al final del

periodo contable se olvide hacer la verificación del efectivo en caja

menor, porque no se puede presentar una caja menor con comprobantes

que sustentan gastos. La caja menor debe representar el verdadero

efectivo a 31 de diciembre.

No se conciliaron las cuentas bancarias. Otro de los ajustes frecuentes es

por la falta de conciliación de las cuentas bancarias, donde pueden existir

gastos que han sido pagados por el banco y, sin embargo, se presenta

como efectivo disponible, lo cual es una gran mentira.

No se han causado los intereses ganados en los CDT bancarios. Cada

cuenta tiene que ser objeto de ajuste contable, donde la omisión u

error puede generar un ingreso o un gasto que se debe causar en el

periodo contable.

Los gastos pagados por anticipado se llevaron a activos diferidos y no

se han amortizado. Se debe evaluar el activo diferido y, si no cumple con los

requerimientos, se debe llevar directamente al estado de resultados del

periodo.

No se tuvo en cuenta la reclamación sobre la mercancía devuelta. Las

mercancías devueltas a los proveedores deben clasificarse en cuentas

apropiadas, primero porque no existen en inventarios y, segundo,

porque tampoco es una obligación para la empresa.

No se causó la nómina a 31 de diciembre. Es un error común y

muchas veces intencionado para disminuir los gastos del periodo, pero es

un gran problema con aportes parafiscales, certificados para los

trabajadores y las empresas prestadoras de salud.

El contador no hizo las notas de contabilidad de ajustes contables y, sin

embargo, presentó estados financieros a la junta directiva para su

aprobación, que luego pasaron a la asamblea general. Grave error, porque

faltó a los procedimientos y a la sección 32 mencionada anteriormente.

10. Cierre contable

Es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado

financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos ordinarios, otras

ganancias y egresos ordinarios y otras pérdidas para mostrar el estado del

resultado integral del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como

única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio,

que se obtienen del estado de resultados.

Está previsto hacer mensualmente el cierre contable o cierre del ejercicio,

cuando los estados financieros son intermedios, o anualmente, cuando

solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable o cuando el sistema

es manual; en cambio, cuando es por computador no requiere este proceso

para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y

determina utilidad o pérdidas.

19. Proceso de cierre contable: consiste en cruzar las cuentas de resultado

contra la cuenta puente 590505 Ganancias y pérdidas, así:

Los ingresos ordinarios (grupo de cuentas 41) se cierran al débito,

contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.

El costo de ventas (grupo de cuentas 61) se cierra al crédito, contra la

cuenta de ganancias y pérdidas.

Los gastos ordinarios de administración (grupo de cuentas 51) y

gastos ordinarios de ventas (grupo de cuentas 52) que son de saldo

débito se cierran al crédito contra la cuenta de ganancias y pérdidas.

El impuesto de renta y complementarios (grupo de cuentas 54) se

cierra al crédito, contra la cuenta de ganancias y pérdidas. Es de

aclarar que la cuenta de gastos por concepto de impuestos ha debido

generarse durante todos los meses del ejercicio con el valor previsto

fijo de gastos de impuesto contra la cuenta provisión para impuestos

(grupo de cuentas 2615), siempre y cuando hayan sido medidos con

fiabilidad; de lo contrario se requiere conocer el verdadero valor del

impuesto de renta (grupo de cuentas 2404) cuando se elabore la

declaración de impuestos sobre la renta, para pagarlo a la DIAN.

El resultado neto de ganancias y pérdidas se cierra así: si los créditos

de la cuenta 590505 son mayores a la suma de los débitos, da como

resultado la ganancia del ejercicio (360505); por el contrario, si los

débitos son superiores a los créditos, da como resultado la pérdida del

ejercicio (361005).

En el proceso de cierre en el programa de contabilidad no tiene

sentido la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas, porque cuando se

ejecuta el cierre con un clic, se debe previamente simular el estado

de resultado para saber con anticipación qué cuenta se va a afectar, si

la 360505 o 361005.

Para complementar esta exposición, vaya al capítulo 13, numeral 3. Cierre

contable, en la elaboración de la hoja de trabajo de este libro.

Es de advertir que la declaración del impuesto de renta y complementarios se

elabora con los estados financieros aprobados por el consejo de

administración u órgano competente, que luego que son ratificados por

la asamblea general cuando se aproxima el plazo del calendario tributario,

que es a partir del mes de abril para grandes contribuyentes y sociedades

comerciales. Es en ese momento cuando se conoce el resultado financiero

después de conciliar presupuestos tributarios entre el asesor tributario, el

revisor fi y el gerente, mediante la elaboración de la declaración de renta,

cuyo valor permite castigar la provisión de impuestos (2615) y llevar el

defecto a ganancias acumuladas o a gastos de impuestos si la cuantía es

menor, con el fin de consolidar los impuestos del ejercicio del impuesto de

renta por pagar en la cuenta 2404.

Es por esta razón que los estados financieros publicados a 31 de diciembre

muestran la cuenta 2615 Provisión para impuestos en lugar de la cuenta

2404 Impuestos de renta y complementarios por pagar. Si encuentra algo

diferente, le están dando un manejo no apropiado a la cuenta 2404.

Recuerde que la cuenta de provisión no será objeto de manejo si no hay

fiabilidad en su medición del gasto por impuestos. (El pasivo es una

obligación de hechos pasados, la provisión es una obligación futura).

Asimismo, la reserva legal y demás reservas que proponga la gerencia son

decisiones que debe ratificar la asamblea. Se contabilizan después de

llevado a cabo el evento de la asamblea general o junta de socios, y sobre

estados financieros aprobados en segunda instancia (verifique este

concepto con los informes que se presentan a la asamblea general y con el

docente de su país).

Tanto los ajustes contables a las operaciones como el cierre final de

ejercicio se plantean primero en la hoja de trabajo mensual o anual para

visualizar la información y preparar las operaciones de ajustes y cierre en

notas de contabilidad, que luego deberán cumplir el proceso de registro del

ciclo contable para que se puedan elaborar los estados financieros con

propósito de información general (vea el cierre contable en la hoja de

trabajo).

Casos y análisis sobre el procedimiento de cierre contable:

El contador no hizo la hoja de trabajo. Es fundamental para todo

proceso de contabilidad manual elaborar la hoja de trabajo, primero para

aplicar el procedimiento de ajustes contables y luego el del cierre

contable, para poder calcular la ganancia del ejercicio. Si no hay cierre,

no se conoce la ganancia para distribuir entre los asociados.

Faltan ajustes contables por los errores u omisiones. La preexistencia de

ajustes garantiza un buen cierre de operaciones, porque no se pueden

emitir estados financieros sin un sustento en las normas NIIF de

obligatoriedad en la contabilidad.

Los libros auxiliares de las cuentas de resultado tienen los saldos

acumulados del año anterior. El cierre contable garantiza que todas las

cuentas de resultados queden en cero a 31 de diciembre para recibir las

operaciones del nuevo año.

No se ha calculado el valor de la provisión de impuestos. La provisión de

impuestos de renta y complementarios es un gasto más de cada mes del

ejercicio contable y tiene que estar reconocido con fiabilidad, de lo

contrario no se debe reconocer y esperar la labor del asesor tributario.

El contador cerró la provisión de impuestos (relevante y fiable) y la llevó a

la cuenta 2404 Impuestos de renta por pagar. Los impuestos se calculan a

partir del estado de resultados y de la aplicación minuciosa y responsable

de toda la normativa tributaria, porque es cuando procede el registro del

impuesto de renta y complementarios en firme.

No se ha transferido la utilidad a cuentas apropiadas. La ganancia del

ejercicio no se puede quedar como un saldo de la cuenta 5905 Ganancias

y pérdidas. Esta es la cuenta única que sale del proceso de cierre e

incrementa el patrimonio.

La empresa solamente presenta el estado de situación financiera de

comprobación de saldos. Es un error craso no terminar el proceso de

elaboración, preparación y presentación de los estados financieros de

acuerdo a los requerimientos de las NIIF.

El contador no hizo el cierre contable en notas de contabilidad. Sin

embargo, los estados financieros fueron aprobados por el órgano

competente de dirección y ratificados por la asamblea general. Otro

error, porque faltó a los procedimientos y a la correcta aplicación de

normas internacionales de contabilidad.

En el proceso de contabilidad sistematizada se ingresan las notas de

contabilidad de ajustes por su código, detalle y cuantía y el número del

comprobante. Luego se ejecuta la opción de cierre del sistema, que es

automática y de la cual solamente se conoce el comprobante de diario y la

nota de contabilidad.

Estados financieros históricos: los estados financieros son el resultado final

de todo el proceso del ciclo contable, los cuales se elaboran con base en

los saldos fielmente tomados de los libros de contabilidad, que bien pueden

ser el libro mayor y balances o los auxiliares, los cuales deben ser coherentes.

Por consiguiente, los estados financieros muestran la historia de la empresa

durante un periodo contable de todas las decisiones tomadas por sus

directivos y sus dueños.

Notas a los estados financieros: los estados financieros se acompañan de

notas que explican las principales políticas y prácticas contables. Al mismo

tiempo muestran las revelaciones del contenido de las cuentas principales

que facilitan el análisis por parte de los usuarios de la información. Cada

estado financiero está acompañado por sus propias revelaciones, que son

expuestas. Cada una de las cuentas expuestas en las secciones para pymes

tiene sus exigencias particulares sobre revelación en notas a los estados

financieros (S8).

Asimismo, se presentan adicionalmente estados financieros comparativos e

indicadores de gestión y desempeño para calificar la gestión de la

administración (ver tema de estados financieros).

Anteriormente, las notas a los estados financieros no eran tan exigentes

como hoy, y así lo demuestran los estudios, de manera que la norma local

solo se cumplía en un 50%. Hoy las NIIF son muy exigentes ante los órganos

de control y ante los usuarios de información que les dan los elementos

necesarios para la toma de decisiones económicas.

Estados financieros proyectados: corresponde al contador velar por la

preparación y presentación de los estados financieros proyectados. En ellos

se deben contemplar todas las actividades tanto de inversión como de

operación y financiación, con base en estrategias, políticas, metas y

objetivos planteados previamente por las directivas en sus reuniones.

Esto con el fin de mostrar la factibilidad de la empresa, en el corto y largo

plazo, de generar flujos de efectivo, mediante un horizonte que muestre los

estados financieros del resultado integral, el flujo de efectivo y el estado de

situación financiera, de manera que facilite el seguimiento de las

actividades en el siguiente ejercicio o ciclo contable para comprobar el

cumplimiento de metas y objetivos.

Este procedimiento, tan olvidado por la mayoría de las empresas, con la

NIC1 se requiere para la evaluación periódica de la capacidad de la entidad

de continuar como negocio en marcha.

Los estados financieros proyectados son el mapa de navegación para el

personal directivo de la empresa y se elaboran con base en un estudio de

las perspectivas del negocio teniendo en cuenta sus ingresos, costos y

gastos, al igual que los costos del programa de mejoramiento, y para el

cumplimiento de la norma básica de continuidad (véase el libro de

planeación y evaluación financiera del mismo autor).

11. Informes

Para ampliar el conocimiento de directores y usuarios de la información

contable se preparan informes complementarios:

Certificación de los estados financieros por la gerencia, único

responsables de la información junto con el contador. De allí la

importancia que la gerencia tenga cuidado con el nuevo lenguaje de la

contabilidad de NIIF.

Informe de gestión de la gerencia.

Dictamen del revisor fiscal (equivalente al informe del auditor en otros

países).

Otros informes sobre la situación interna de cada una de las áreas

funcionales y el diagnóstico financiero de razones e índices para plantear

la situación y compararla con las lecturas del sector y de la región,

que permita entender la situación económica e interpretar los resultados

del ente económico dentro de ese contexto amplio de análisis.

En las grandes empresas existe el departamento de estadística, con

capacidad para elaborar indicadores de gestión administrativa y de impacto

ecológico, con los cuales se prevén los problemas y se pueden valorar los

rendimientos y su responsabilidad social empresarial (RSE). La contabilidad

por sí sola es un elemento que debe complementarse con otro tipo de

información gerencial para dar respuesta a los problemas que resultan al

interior de la empresa y sacarles el mejor provecho (véase el libro de

diagnóstico empresarial del mismo autor).

La importancia de la contabilidad no se mide por la cantidad de libros

elaborados, sino por la interpretación de los resultados y por los informes a

la gerencia que puedan generar valor, además del horizonte que pueda

descubrir el contador mediante la evaluación financiera.

12. Hechos ocurridos después del período que se

informa

La aplicación de esta NIIF para pymes exige la característica cualitativa de la

prudencia sobre el manejo de cambios en las políticas, estimaciones y

errores que se pueden presentar sobre la fecha que se informa o después de

esa fecha.

Los estados financieros se autorizan por los órganos de dirección o juntas

directivas para su publicación mediante envío a los asociados, quienes

harán un estudio y una discusión previos a la asamblea por los menos con

15 días hábiles, según lo expuesto en el Código de Comercio.

Si los hechos son relevantes y comprometen la veracidad de la información

de otros periodos, se corrigen retrospectivamente (cambios en las

políticas). Tales hechos de conocimiento se incluyen en los estados

financieros antes y después del cierre, siempre y cuando exista evidencia

veraz y competente, antes de presentarlos a la asamblea general. Sin

embargo, si son conocidos como hechos significantes, se deben revelar

después de la fecha sobre la que se informa, y si son insignificantes, no se

revelan.

Si se presentan contingencias que comprometen la situación financiera de la

empresa y son altamente probables, debe contabilizarse el pasivo

contingente, y si no afectan la estabilidad económica de la empresa, se

informa a la asamblea general.

Fechas de autorización y aprobación de los estados

financieros

Se debe evaluar los hechos que ocurran después de presentar los estados

financieros, para su autorización de la junta directiva para su publicación,

y hacer su reconocimiento, medición y revelación (S31.1).

Las siguientes son las fechas que se deben tener en cuenta con motivo de la

preparación y presentación de los estados financieros:

Terminación del periodo contable 31 de diciembre.

Autorización para su publicación por parte de la junta directiva 1 de

marzo.

Aprobación por parte de la asamblea general o junta de socios 31 marzo.

Cualquier fecha posterior es asamblea general o junta de socios

extraordinaria.

Los hechos proporcionan evidencia de las condiciones que existían antes

del 31 de diciembre, que es la fecha sobre la que se informa, que

implican ajustes, y otros indican condiciones que surgieron después del

periodo del cual se informa, que no implican ajustes (S32.2).

Son ejemplos de hechos ocurridos que implican ajustes:

Provisión por litigio judicial con sentencia resolutoria.

Deterioro del valor de un activo. Se reconocerá la pérdida, tales como

quiebra del cliente (S27: deterioro del valor de los activos).

Obligaciones implícitas o de carácter legal, tales como beneficios a

empleados (S28: beneficios a empleados).

Comisión de fraudes o errores que demuestren que los estados

financieros son incorrectos (S32.5 hechos ocurridos).

Son ejemplos de hechos ocurridos que no implican ajustes:

Reducción en el mercado de valores de las inversiones, ocurridas entre el

final del periodo sobre el que se informa.

La sentencia o resolución favorable de un litigio judicial después de la

fecha sobre la que se informa (S32.7).

Información a revelar:

Fecha en que los estados financieros han sido autorizados para su

publicación (S32.9).

Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa que no

implican ajuste (S32.10).

Son ejemplos de revelaciones de hechos que no implican ajuste:

Combinación de negocios.

Anuncio de plan para discontinuar una operación.

Destrucción por incendio de una planta.

Comienzo de una reestructuración.

Cambios en tasas impositivas.

Inicio de litigios importantes surgidos como consecuencia de hechos

ocurridos después del periodo sobre el que se informa (S32.11).

Ejemplo de hechos posteriores a la fecha de autorización de los estados

financieros:

Fecha del estado de situación financiero es el 31 de diciembre de 2014.

Fecha de autorización para la publicación de los estados financiero es el 10

de marzo de 2015, dejando 15 días hábiles para conocimiento de los

usuarios de la información.

Fecha del evento es el 10 de enero de 2015.

Fecha de la asamblea general o junta de socios es el 31 de marzo de 2015.

Siempre que el conocimiento de los hechos o eventos se presente antes del

10 de marzo de 2015, deben ajustarse y revelarse.

Casos y análisis sobre hechos ocurridos antes y después de la fecha sobre

la que se informa:

En el momento de autorización de los estados financieros se conoció la

sentencia del juez por 15.000.000 u.m., por despido injustificado del

empleado. Necesariamente, el proceso judicial tiene unos pasos en el

proceso de discusión e interposición de recursos o impugnación que

permiten ir previendo el impacto financiero y su reconocimiento en

pasivos contingentes, pero como ya está la sentencia, se debe crear el

pasivo contingente, si es que no se va apelar a un tribunal superior y exista

alta probabilidad que el juicio se ganará.

Se conoció la quiebra de un cliente por valor en libros de 5.000.000 u.m., a

quien se le aplicó un ajuste por deterioro del 80%.

La gerencia descubrió un fraude en cuentas por cobrar.

La empresa fue sometida a revisión de impuestos sin que todavía se

conozcan las sanciones que pueden comprometer la situación financiera.

Estos hechos son de mucho juicio por parte del asesor contable, porque

pueden traer consecuencias graves y las sanciones son onerosas. La

prudencia en estos casos, según el concepto del asesor tributario, debe

indicar la mejor estimación del pasivo contingente.

La asamblea general aprobó reservas para contingencias futuras. Frente

al nuevo contexto de las NIIF, la empresa reconoce como activos,

pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, de tal manera que no se

requieren reservas para contingencias que protejan la estructura

financiera de la empresa.

Algunos empleados tienen demandada la empresa por incumplimiento

de liquidación y del pago de algunas prestaciones. Estos gastos dejados

de pagar deben ser de público conocimiento y son considerados gastos

del periodo.

La empresa ha sido denunciada ante las autoridades sanitarias por no

cumplir los requisitos para procesar alimentos. Es una situación grave que

afecta todas las áreas de la organización: el área de procesos, clientes,

empleados y financiera, mejor dicho, puede acabar con la empresa de la

noche a la mañana porque puede someterse al cierre temporal o

definitivo si es reincidente. En estos casos es importante el concepto

del asesor legal y de la ingeniera de alimentos para cuantificar los daños y

corregirlos.

13. Verificación de las afirmaciones

Casos y análisis sobre verificación de las afirmaciones:

El gerente certificó los estados financieros junto con el contador de la

organización sin que la revisoría hubiera hecho la verificación de la

existencia de inventarios y documentos que respaldan la cuenta de

cartera. Es una falta grave firmar estados financieros sin la aplicación

previa de la verificación de las afirmaciones cuando la empresa requiera

de revisor fiscal o de auditor interno.

El revisor fiscal rindió dictamen sin verificar la existencia de pagarés que

respaldaran la cartera, la existencia de activos físicos, etcétera. Este caso

es muy común en revisores fiscales que viven atafagados de trabajo y

no le cumplen a ninguna empresa por falta de ética profesional.

Los estados financieros no presentan en forma integral la situación

económica, los rendimientos, los flujos financieros, ni la capacidad de la

entidad para continuar su marcha de acuerdo a la norma internacional

para las pymes. Sin embargo, fueron aprobados por el órgano de

dirección y ratificados por la asamblea general. Esta es una de las

irregularidades frecuentes, pero en tiempo de dificultades económicas no

se pueden ocultar, a pesar de que en tiempos de bonanza la situación

permita todo.

El valor de algunos gastos que fueron verificados mediante cotizaciones

es relativamente alto. Cuando esto suceda, el revisor fiscal debe dejar

su salvedad sobre esta situación para que se enmiende y se castigue a los

defraudadores de la empresa.


Consultar en redes sociales

1. ¿Cuáles normas de contabilidad de los FASB y de los IASB utilizan los

países vecinos de Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Bolivia?

2. ¿Qué puede acontecer si cada país adopta las NIIF a su situación

económica, como acontece en Colombia con el Decreto 3022 y con la

VEN-NIIF de Venezuela?

3. ¿Las NIIF que aplica su país son homogéneas con las del IASB?

4. ¿Cuál es la diferencia entre adoptar o converger los principios IASB?

5. ¿Cuál es la opinión de los contadores sobre su preparación para enfrentar

los retos de la globalización de la economía?

6. ¿Qué beneficios puede traer la estandarización de las normas

internacionales de contabilidad para los países de la región

latinoamericana y para el ejercicio profesional de la contaduría pública?

7. ¿Se conocen estudios sobre el impacto contable de la adopción de los

estándares de contabilidad en Latinoamérica?

8. ¿Se conoce el costo de conversión de los estados financieros a NIIF?


1. ¿Cuál es el marco conceptual de la contabilidad en Colombia?

2. ¿Cuáles son las características cualitativas fundamentales y de mejora

según las NIIF?

3. ¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad según NIIF?

4. ¿Cuál de las cualidades de la información contable se incumple más?

5. ¿En qué consiste la hipótesis de negocio en marcha?

6. ¿Cuáles son los métodos de reconocimiento de activos, pasivos,

patrimonio, ingresos y gastos en las NIIF?

7. ¿La contabilidad de caja es una norma o un procedimiento?

8. ¿Cuál es la diferencia entre moneda funcional y moneda extranjera?

9. ¿Para qué sirven los libros de contabilidad en conflictos comerciales?

Usted debe traer a clase una serie de casos de la vida real donde se pueda

identificar y discutir la aplicación de las características cualitativas de la

contabilidad.

Discutir en grupo las siguientes aseveraciones

1. Las NIIF no homogéneas les sirven a los preparadores de información

para obtener una certificación de idoneidad antes los organismos

internacionales.

2. La contabilidad sirve para predecir la capacidad del negocio en marcha.

3. La situación cambiante del entorno económico no cuenta en la proyección

financiera de la empresa.

4. No hay diferencia entre patrimonio financiero (aportado por los socios o

accionistas) y el patrimonio físico (operativo).

5. Con los resultados de la contabilidad solamente se pueden tomar

decisiones de: operación, inversión y financiamiento.

6. El Gobierno ha dispuesto que la información contable puede tener

un retraso máximo de tres meses. Esta disposición continuará con NIIF.

7. El Gobierno dispuso la existencia de dos contabilidades simultáneas

hasta el año 2020, una con normas locales y otra con NIIF.

8. Verifique que la contabilidad sí cumple con la cualidad de oportunidad.

9. La contabilidad no sirve para la toma de decisiones.

10. ¿Cómo se llama el certificado de cumplimiento de NIIF de la contabilidad?

Consulte en una empresa de su confianza

1. En qué consiste el ciclo contable.

2. Cuáles son los elementos del ciclo contable.

3. Cuáles son las áreas funcionales de un negocio.

4. Qué informes financieros presenta la empresa donde labora.

5. Si la información contable funciona como un sistema y recoge

estudios complementarios para la toma de decisiones.

6. Qué tipo de información entregan a contabilidad los departamentos de:

Producción, Mercados, Recursos Humanos y Gerencia Financiera.

7. Cuáles soportes de contabilidad utiliza la empresa.

8. La elaboración del comprobante de contabilidad y su contenido.

9. Qué libros de contabilidad lleva la empresa.

10. Cuáles son los libros que se registran en la Cámara de Comercio.

11. Consiga el juego de documentos soportes para la elaboración de la

contabilidad.

12. Cuál es el libro principal que debe registrarse de primero.

13. Averigüe cómo funciona el programa contable Demonovasof_V6 o

cualquier otro del mercado de su región.

Responda las siguientes preguntas

1. ¿Cuáles sistemas de información contable conoce usted: Novasoft,

Siigo, Elisa, Icontab 5.0, Profit Plus, Galac, Data Pro, Fénix, Mónica,

TMAX?

2. ¿Cuáles son los objetivos de un software contable?

3. ¿Cuál es el concepto de cuenta en contabilidad?

4. ¿En qué consiste el método de la partida doble y la ecuación contable?

5. ¿Cuáles son los elementos de la ecuación contable?

6. ¿Qué es un plan de cuentas?

7. ¿Cuáles son las principales clases de cuentas del estado de situación

financiera?

8. ¿Cuáles son los principales grupos de cuentas del estado de situación

financiera?

9. ¿Qué diferencia existe entre documento soporte y el comprobante de

contabilidad?

10. ¿Cuál es la diferencia entre un soporte de carácter interno y uno de carácter

externo?

11. ¿Cuáles son los libros de contabilidad según el Código de Comercio?

12. ¿Para qué se utilizan los libros de contabilidad?

13. ¿En qué consiste un asiento contable, uno de ajuste y uno de cierre?

14. ¿Cuál es el conjunto de estados financieros con propósito de información

general y de dónde se obtienen?

15. ¿Cuáles son los informes complementarios?

16. ¿Qué es un informe de gestión?

17. ¿Cuáles de los libros principales de contabilidad son objeto de registro en

Cámara de Comercio en su país?

18. ¿Son obligatorios los libros auxiliares para explicar los libros principales?

Capítulo 7. Contabilidad de activos

“Nunca deseo decir nada definitivo; si tengo una

función es la de abrir las puertas, no de

cerrarlas”.

Joseph A. Schumpeter

Los conceptos y principios generales expuestos en la S2 de las NIIF para

pymes [antes: marco conceptual de la contabilidad, de los principios de

contabilidad generalmente aceptados] contemplan lo siguiente:

Objetivo de los estados financieros, como son presentar una

información a un amplio grupo de usuarios que individualmente no

pueden exigir información especial. La elaboración del plan de cuentas,

que se deja a opción de cada empresa, debe involucrar los nuevos

conceptos de las NIIF para pymes.

Características fundamentales y de mejora en el momento de presentar los

estados financieros. Resaltan la relevancia, la fiabilidad en la medición, la

materialidad y la esencia sobre la forma. No es necesaria la forma legal

para el reconocimiento de un hecho para incorporarlo en los estados

financieros.

El principio fundamental de la retroactividad, en el cambio de políticas y

comisión de errores, es el caso más práctico en la transición de normas

locales a NIIF. Se obvia con las excepciones que son obligatorias y con las

exenciones que son opcionales, según la S35: Adopción por primera vez.

Las excepciones y las exenciones solo se aplican por una sola vez.

Revelaciones específicas de las políticas contables importantes y las

notas a los estados financieros.

A pesar nuestro, ni las NIIF contemplan la posibilidad de un plan de

cuentas a nivel internacional ni la Superintendencia de Sociedades está

trabajando en este sentido. Por lo tanto, se considera apropiado mantener

el plan de cuentas modificado con los conceptos que disponen las NIIF,

hasta que los órganos reguladores se pronuncien como ya lo han hecho

otros países como: Ecuador, Perú, Venezuela, Argentina y también Bolivia

a través de sus órganos gremiales.

El tema de la contabilidad de activos es importante para estudiantes del

primer nivel de enseñanza de la contabilidad y de otras disciplinas afines

que se inician en el estudio y análisis de la información financiera. Su

estudio les permitirá interpretar y analizar la información contable, como

también profundizar en el conocimiento de los problemas fundamentales de

cada grupo de cuentas y prepararse para dar soluciones, lo que se logra si se

conoce cada cuenta en particular, sus resultados, su proyección y las

dificultades que se generan al relacionarla con otras cuentas, bajo los

conceptos de las NIIF para pymes.

El marco conceptual de las pymes se detalla en las secciones uno y dos:

Contiene los elementos a los que se hizo referencia en el marco conceptual

general de las NIIF plenas, que para las pymes vienen en forma

simplificada.

El marco conceptual involucra los principios de reconocimiento, medición

inicial y medición posterior de cada hecho económico, baja en cuentas,

presentación y revelación de la información, de acuerdo a las NIIF para

pymes, que son aquellas que presentan información para el grupo de

inversionistas.

[Quedarán atrás las normas básicas de cada país, formuladas en decretos,

pronunciamientos]; solo resta seguir las instrucciones del IASB en las nuevas

reglamentaciones que salen cada dos años, como es el caso de las que se

dieron a conocer en 2009 y que son la base de este libro.

En las exposiciones de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio, ingresos

y egresos se incluye el tema de la retención en la fuente: tanto la que hace

la empresa cuando hace una compra y la que debe pagar a la

Administración de Impuestos como la que hace el cliente cuando se le

venden mercancías y que le sirve a la empresa para pagar anticipadamente

los impuestos nacionales (Impuesto de renta y complementarios) y

municipales (Impuesto de Industria y Comercio).

Asimismo, se considera el tema del impuesto al valor agregado en las ventas,

siempre que los productos que se venden estén gravados, como

también el descontable cuando la empresa compra mercancía y la paga.

Cada lector, de acuerdo a su país, aplica la normativa de su institución

reglamentaria de sus impuestos internos y la forma como se recaudan. Este

libro se limita a mostrar la forma de aplicación y recaudo de la DIAN

(Colombia).

Se considera que este libro va dirigido al primer curso de contabilidad y

también a personas de negocios, a quienes puede ser útil y porque se necesita

que los estudiantes desde el primer semestre adquieran las habilidades de

una teneduría de libros en el caso manual o sistematizado en el programa

contable que hace parte de los recursos informáticos. Sin embargo, hay

muchos docentes que obvian este tema porque consideran que en los

semestres superiores se profundiza con mayor intensidad.

1. Cuentas del activo

Un activo es:

Un recurso controlado por la entidad.

Resultado de eventos o sucesos pasados, del que se espera obtener, en el

futuro, flujos de beneficios económicos (S2.15).

Un potencial directo de la generación de flujos de efectivo o equivalentes al

efectivo [antes disponible].

Los flujos de efectivo se generan por el uso en la producción o

disposición de los activos (S2.17) (MC16).

El activo sugiere una serie de recursos en continuo movimiento, controlados

por un ente económico, que circulan permanentemente con el fin de producir

la renta suficiente para satisfacer el pago de las obligaciones para con los

proveedores, los empleados, el Estado y los dueños mediante una utilidad

líquida que satisfaga un dividendo o participación por haber vinculado sus

bienes a una actividad de producción, comercio o servicios.

Los activos son los que tienen la capacidad de generar bienes o servicios que

satisfagan deseos o necesidades de los clientes, quienes están dispuestos a

pagar por ellos; por lo tanto, los clientes contribuyen a generar los flujos

de efectivo con los cuales es posible obtener otros recursos.

Activos financieros

Un instrumento financiero es un contrato que da lugar a un activo

financiero para una entidad y a un pasivo financiero o instrumento de

patrimonio para la otra parte (S11.33).

Dinámica de reconocimiento de instrumentos financieros

Para la parte Para la contraparte

Se denomina activo financiero

o

Pasivo financiero

o

Instrumento de patrimonio

Efectivo Aportes de capital

Efectivo Préstamos otorgados

Efectivo en moneda extranjera Proveedor del exterior

Bancos Cuenta habientes

Cuenta por cobrar corriente Proveedores corrientes

Cuenta por cobrar fi Proveedores largo plazo

Cartera incobrable Proveedores

Inversiones en acciones Aportes de capital

Inversiones en asociadas Aportes de capital

Inversiones en negocios conjuntos Aportes de capital

Inversión en bonos Bonos por pagar

Inversión en acción preferente Aportes de capital

Inversión en acción ordinaria Aportes de capital

Otros activos financieros Contratos en ejecución

Son activos financieros:

El efectivo en caja y bancos, con el propósito de atender las

operaciones, que posteriormente generan nuevas entradas de efectivo.

Las cuentas por cobrar a clientes, que generan recursos a la empresa.

Los documentos por cobrar.

El arrendamiento financiero, que genera un activo y un pasivo. Una

propiedad, planta y equipo genera efectivo en forma indirecta en la

producción de bienes y servicios.

Las inversiones. Estas otorgan la participación en otras entidades que no

ceden control, control conjunto o influencia significativa sobre la

participada, y los derechos por recibir se limitan a dividendos en efectivo u

otros activos financieros.

Activos no financieros

Los inventarios son activos no financieros porque no generan en la

contraparte un pasivo financiero.

Las propiedades, planta y equipo, la maquinaria y el equipo son un activo

físico (los activos fijos no son financieros) que se utiliza en la producción

de bienes y servicios, los cuales generan entradas de efectivo a través de

su venta.

El edificio es un activo físico usado en la planta de producción de bienes y

servicios.

El equipo de transporte es un activo físico que la entidad utiliza con el

personal de ventas en el desempeño de sus tareas.

Los activos intangibles adquiridos con vidas finitas se amortizan por su

vida útil; los de vida útil indefinida se pueden amortizar en 10 años.

La marca comercial que compró a un competidor es un activo intangible

con la expectativa de que le permita a la entidad aumentar sus ingresos

futuros o de evitar que la competencia lo haga.

Las propiedades de inversión son edificios e intangibles que generan

arrendamiento y con cuya entrada en efectivo la entidad espera recuperar

su inversión.

Arrendamiento operativo.

Activos biológicos son todos los seres vivos cuya transformación

biológica se controla y de la cual se esperan flujos económicos.

Inversiones en subsidiarias [filiales y subsidiarias] donde se espera

obtener beneficios en calidad de dividendos, lo mismo que inversiones en

asociadas, igual que en inversiones en negocios conjuntos.

Combinaciones de negocios son compras de negocios que se

incorporan o fusionan con la controladora.

No se reconocerán en el estado de situación financiera activos y pasivos

que no satisfacen el criterio de reconocimiento establecido en los párrafos

S2.27 a S2.32.

Se requiere certeza de que los beneficios económicos futuros fluirán a una

entidad o desde ella (S2.16).

No es necesario tomar en cuenta el derecho de propiedad para darle

reconocimiento a un activo. Por ejemplo, una propiedad mantenida en

arrendamiento es un activo si la entidad controla los beneficios que se

esperan que fluyan de la propiedad (S2.19).

Los activos se clasifican en tangibles e intangibles (S2.18):

Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles.

La tangibilidad no es esencial para la existencia del activo. Algunos

activos son intangibles (S2.18).

Son activos intangibles las licencias, las patentes, las marcas, los diseños, los

derechos de autor y la plusvalía, siempre que se espera que produzcan

beneficios económicos futuros para la entidad, calculados de una forma

fiable.

No son activos intangibles:

Los activos intangibles generados internamente, tales como marcas,

títulos de publicaciones, lista de clientes, los cuales van directo al estado

de resultado.

Desembolsos en investigación y desarrollo, publicidad y actividades de

puesta en marcha no dan lugar a la creación de activo intangible; son

gastos del periodo, excepción hecha para las grandes empresas que

aplican las NIIF plenas.

Plusvalía generada internamente.

Transacción: antes del registro o reconocimiento de una transacción en

particular, debe preguntarse por la esencia de la operación para ubicarla

en un concepto en particular después de habérsele aplicado un

reconocimiento y medición fiable, de acuerdo a las exigencias de las NIIF.

Si una transacción no cumple con los requerimientos de las NIIF, no se

registra, y si los cumple con posterioridad, se incorpora a los estados

financieros mediante registros de contabilidad.

Modelo de registro: se utilizará el método de registro de contabilidad,

donde se expondrá el código, el nombre de la cuenta, los valores débitos o

créditos y la razón o concepto de la transacción económica mediante el

siguiente modelo:

Código Cuentas del plan Débitos Créditos

Razón o concepto de la transacción

Código: es el número que distingue a cada cuenta de las demás, unificada

a nivel nacional en el plan de cuentas específicas de cada empresa, con el

fin de armonizar la información contable de todas las unidades de negocios

en el país. El código responde al reconocimiento de una transacción en

particular.

Cuenta: es el nombre o concepto asignado a un código en especial.

También se le denomina ente contable, que recibe información de acuerdo

a la naturaleza de la transacción y también puede entregar. En una

transacción siempre se pregunta primero:

¿Cuál es la cuenta causa y cuál la cuenta efecto? Pero si lo prefiere

también puede preguntarse: ¿qué cuenta recibe (para debitarla) y luego

qué cuenta entrega (para acreditarla)?

Con el nuevo marco conceptual de la contabilidad bajo NIIF se sugiere

cambiar el nombre de “cuenta” a “conceptos”, que corresponde a la teoría

de la transacción o hecho económico, con base en las NIIF para pymes.

Estos son algunos ejemplos:

Normas locales NIIF para Pymes

Activos

Disponible Efectivo o equivalente al efectivo

Inversiones Instrumentos financieros a valor razonable

Instrumentos financieros a costo amortizado

Inversiones en subsidiarias

Inversiones en asociadas

Inversiones en negocios conjuntos

Deudores Activos financieros

Clientes Cuentas por cobrar comerciales

Activos mantenidos para la venta

Pasivos

Obligaciones financieras Pasivos financieros

Cuentas comerciales por pagar

Obligaciones a empleados Beneficios a empleados por pagar

Provisiones Pasivos estimados y provisiones

Ganancias acumuladas Ganancias acumuladas

Diferidos Impuesto diferido

Patrimonio

Capital social Capital emitido

Superávit por revalorizaciones Superávit por revalorización

Ingresos

Operacionales Ingresos ordinarios

No operacionales Ganancias

Gastos

Operacionales de administración Gastos de administrativos

Operacionales de ventas Gastos de ventas [costo de ventas]

Ingresos por intereses

No operacionales Pérdidas

Impuesto de renta y complementarios Impuesto a las ganancias

Producción

Mano de obra Mano de obra

Materias primas Materias primas

Costos indirectos de producción Costos indirectos de producción

Cuenta mayor y cuenta auxiliar: en el programa de contabilidad existen dos

cuentas: la mayor (cuatro dígitos), que es una cuenta que acumula

información, y la cuenta auxiliar (seis dígitos), que es la que recibe o por la

cual se ingresan todas las operaciones (no interesa que tenga seis u ocho

dígitos, pero acumula en forma piramidal: 1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio,

4. Ingresos, 5. Gastos, 6. Costos y 7. Costos de producción.

Importe o valor: toda transacción tiene un valor económico (costo

histórico) en el momento de la transacción o (valor razonable) acordado por

las partes que intervienen, porque además la contabilidad se ocupa de

operaciones onerosas (tienen valor), que se llevan a cuentas de naturaleza

débito (si aumentan con un registro al débito y disminuyen con un registro

al crédito) o a las cuentas de naturaleza crédito (si aumentan con un registro al

crédito y disminuyen con un registro al débito).

Para los activos el costo histórico es el importe en efectivo pagado, y el

valor razonable es la contraprestación entregada para adquirir el activo.

Para los pasivos el costo histórico es el importe en efectivo recibido, y el

valor razonable es el de los activos no monetarios recibidos a cambio de

la obligación en el momento en que se incurre (S2.34).

Razón o concepto: está relacionado con los conceptos de la transacción. Por

ejemplo, si se registra la compra de mercancías se resume de tal manera: acta

de entrada de la mercancía a las bodegas (la factura de compra, el cheque a

favor, la nota de contabilidad y la nómina son formalismo legal de la

transacción); lo importante de la transacción es la realidad económica para el

activo, que se hayan transferido el control, los riesgos y los beneficios del bien

o se haya creado la obligación sobre hechos pasados de pagar una suma de

dinero en una fecha cierta.

Sugerencias: como el proceso de codificación de las transacciones propuestas

debe ser interactivo en los ejercicios propuestos en cada clase y grupo del

estado de situación financiera se sugieren los códigos y el nombre de las

cuentas que se debitan y se acreditan para que el lector los verificara en el

plan de cuentas y decida presentar el registro en el modelo que se acaba de

exponer debido a que no se tiene el documento formal.

Uno quisiera que el estudiante no se preocupara por ahora de cumplir

con las obligaciones respecto a los impuestos de generación de IVA,

retenciones en la fuente a título de renta, impuesto a las ventas e impuesto

de industria y comercio porque se complica el inicio de la práctica contable.

Sin embargo, se recomienda que haga el esfuerzo y se atreva a hacer los

primeros registros de contabilidad mediante el anuncio de una serie de

operaciones sobre las que identifique las cuentas que reciben y las cuentas

que entregan, de ser posible utilizando el modelo de registro anterior.

Cuando se tiene un sistema integrado de contabilidad, con elaboración de

documentos, control de existencias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar,

el proceso de codificación no hace falta porque la transacción se identifica

con una de las contables del sistema, con sus códigos, conceptos, donde

solo se le dan valores e inmediatamente queda registrado en el sistema.

Cuando se utiliza solo el paquete de contabilidad sí se requiere la

codificación previa del soporte para ingresarlo al sistema.

Recomendación: siguiendo las instrucciones del profesor Cesar A. Bolaños en

su libro de contabilidad comercial del año 2009, donde recomienda la

siguiente metodología para hacer una buena codificación de las

transacciones, se modifica con los referentes de las NIIF pymes porque aún

siguen vigentes los procedimientos contables; lo que ha cambiado son los

conceptos. www.buenastareas.com/ensayos/Contabilidad/18554.htmlme

1. Leer la operación o evento económico cuyos derechos, riesgos y

beneficios han sido transferidos al ente económico.

2. Elaborar el documento interno para registrar la operación de acuerdo a la

realidad económica, así no se tenga el formalismo legal de la transacción.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Contabilidad/18554.htmlme

3. Identificar las cuentas que intervienen en la transacción y clasificarlas

en el grupo al que pertenecen, es decir, si son del activo, pasivo,

patrimonio, gastos, ingresos, de acuerdo a los requerimientos de las NIIF

para pymes de contabilidad internacional según el tipo de entidad.

4. Determinar si por efecto de esa transacción las cuentas pueden estar

aumentando o disminuyendo.

5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activos y de gastos

aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del

haber. Las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna

del haber y disminuyen en la columna del debe.

6. Registrar la operación, teniendo en cuenta que el total de los débitos o

cargos será igual al total de los créditos o abono.

Políticas contables

Cuando se inicie el proceso de elaboración del plan de cuentas para la

empresa en particular, hay que tener en cuenta las políticas contables,

que son la base de los procedimientos específicos en la elaboración de la

contabilidad y la preparación de los estados financieros.

Las políticas contables son principios, bases, convenciones, reglas y

procedimientos específicos adoptados por la entidad al preparar y

presentar estados financieros (S10.2).

Una política puede contener:

Nombre de la cuenta de real o nominal.

Objetivo de la política.

Alcance.

Reconocimiento.

Medición inicial.

Medición posterior.

Baja en cuentas.

Presentación en el balance.

Revelaciones.

En lo posible se debe abordar todo el ítem antes descrito.

Juicio profesional (S10.4)

La gerencia aplicará su juicio profesional para desarrollar y aplicar una política

contable que dé lugar a información que sea:

Relevante para las necesidades de toma de decisiones económicas (S2.5).

Fiable, en el mismo sentido que los estados financieros (S2.7).

Representen fielmente la situación financiera, el rendimiento y los flujos de

efectivo.

Reflejen la esencia económica de las transacciones, otros sucesos y

condiciones, y no simplemente su forma legal (S2.8).

Que sean neutrales, es decir, libres de sesgos.

Prudentes (S2.9), y

Estén completos en todos sus aspectos significativos (S2.3).

Las políticas contables hacen referencia al manejo de cada uno de los

hechos económicos como componentes de los estados financieros en

particular, exponiendo qué transacciones agrupan y las bases de medición,

que en normas locales se asimilan a las descripciones del plan de cuentas,

las cuales se expondrán en los capítulos de activos, pasivos, patrimonio,

ingresos y gastos.

Las nuevas normas NIIF se tienen que ir adoptando a los nuevos

requerimientos, en especial de estos cinco elementos fundamentales que en

lo posible se reconocerán en la exposición de cada política contable, descrita

anteriormente.

Hay que entender que las políticas de una empresa no necesariamente se

deben aplicar a otra del mismo sector; de allí que las NIIF no se comprometen

con un plan de cuentas en particular, porque asimismo son también

diferentes sus políticas contables. Por esta razón cada una preparará las

suyas dependiendo de la simplicidad o complejidad de sus operaciones.

[La experiencia del año 1993 con el modelo de Plan Único de Cuentas

(PUC) para comerciantes confirma que es posible que un plan de cuentas

se pueda aplicar a un determinado sector, como en efecto lo fueron los 19

planes de cuentas emitidos por las diferentes Superintendencias que se

conocieron en su momento].

Por esta razón es posible que a fuerza de la experiencia se siga abogando

por este recurso y se siga aplicando el mismo plan de cuentas para cada

sector. Es por esto que las NIIF no se comprometen con un plan de cuentas

en particular, pues cada una, o su sector, preparará las suyas dependiendo

de la simplicidad o complejidad de sus operaciones, utilizando los conceptos

expuestos en las NIIF.

Una vez que una entidad ha adoptado una política contable para un tipo

específico de transacción u otro hecho o condición, deberá cambiar esa

política solo si se modifican las NIIF para las pymes o si la entidad llega a

la conclusión de que una nueva política da lugar a información fiable y

más relevante.

Principales políticas contables

1. Entidad que reporta: es la primera política que se muestra en las notas

revelatorias, donde se da a conocer el nombre de la sociedad, tipo de

sociedad, número y fecha de la escritura pública, registro ante el

Registro de Documentos Públicos y Privados cuando tienen bienes

inmuebles, registro en la bolsa de valores o Superintendencia de

Sociedades cuando es procedente, así como su composición accionaria.

2. Bases de preparación:

2.1 Declaración de conformidad: la sociedad debe hacer una declaración sin

reservas de la adopción de las Normas Internacionales de Información a

partir del primer estado de situación financiera de apertura (ESFA) del

año de adopción, el cual se preparaba de acuerdo a los PCGA y a las

normas impartidas por la Superintendencia de Sociedades, de Valores

y Seguros, según el país al cual pertenece la sociedad.

El estado de situación financiera de apertura (ESFA) es el balance de

conversión de PCGA a NIIF.

El estado de situación financiera, un año después de la apertura, es el que

debe estar certificado del cumplimiento de las NIIF para pymes. Esta es una

certificación sin reservas, para el caso de las NIIF Pymes para Colombia la

transición se aplica a 01-01-2014 donde resulta el Estado de situación

financiera de apertura (ESFA) y el primer balance bajo NIIF es el presentado a

31-12-214 y luego sigue el año de la adopción el cual permite elaborar el

estado de situación financiera 31-12-2015 que servirá de comparativo entre

2014 y 2015.

2.2 Moneda funcional y de presentación: la moneda funcional es el peso

colombiano, el peso boliviano, el peso mexicano, el dólar americano en

Ecuador, el nuevo sol en Perú y el bolívar fuerte en Venezuela. La moneda

funcional para expresar los estados financieros es el peso de su país, de

acuerdo a lo expresado en la NIIF.

2.3 Bases de conversión: los activos y pasivos en moneda extranjera se

convierten primero a la moneda de Estados Unidos como referencia y

luego a cada moneda del país, a la fecha sobre la cual se informan los

estados financieros.

2.4 Uso de juicios y estimaciones: la administración requiere realizar juicios,

estimaciones y supuestos que afectan la aplicación de las políticas de

contabilidad y los montos de activos y pasivos, ingresos y gastos

presentados. Dichas estimaciones y supuestos relevantes son revisados

regularmente; en las grandes empresas son revisados anualmente.

Se analiza la información sobre áreas significativas de estimación de

incertidumbre y se hacen juicios críticos en la aplicación de políticas

contables que tienen efecto significativo en montos reconocidos en los

estados financieros de los siguientes rubros:

Provisiones y contingencias.

Estimación de la vida útil del activo fijo.

Estimación de la vida útil de los activos intangibles.

Activo fijo.

Activo intangibles.

2.5 Cambios en una política contable: se recomienda profundizar sobre el

tema con la lectura en la web: www.gerencie.com/cambios-en-politicas-

contables.html.

Aplicación retroactiva (S10.11)

Las políticas contables y las correcciones de errores se contabilizan de

http://www.gerencie.com/cambios-en-politicas-contables.html

http://www.gerencie.com/cambios-en-politicas-contables.html

forma retroactiva, es decir, como si dichas políticas se hubieran

aplicado siempre. La aplicación retroactiva de las políticas contables y

la reexpresión retroactiva de errores aumentan la relevancia y la

fiabilidad de los estados financieros de una entidad al compararlos en el

tiempo y con los estados financieros de otras entidades.

Ejemplos de cambios de políticas contables:

Cambios en el método de depreciación acelerada a línea recta.

Cambio de método de valoración de inventarios del método promedio al

primero en entrar primero en salir.

Cambios en la política de crédito de 90 a 120 días.

Ejemplos de errores:

Error en el cálculo de la cuota de depreciación.

Error en la determinación del costo de venta.

Error en la determinación del fraude.

Error en el cambio del cálculo del deterioro.

Error de clasificación de una propiedad de inversión en propiedad,

planta y equipo.

Error por capitalización de intereses.

Descuentos y rebajas contabilizadas como ingresos.

Un cambio en una estimación contable es un ajuste que puede

realizarse en el importe en libros de un activo o un pasivo, o en el gasto

que refleja el consumo del activo. Los cambios en las estimaciones

contables son el resultado de nueva información o de nuevos

acontecimientos y, en consecuencia, no son correcciones de errores.

Ejemplos de cambios en estimaciones contables:

Cambio en la vida útil de las propiedades, planta y equipo.

Cambio en la estimación de cuentas incobrables.

Cambios en la estimación de la política de crédito de 90 a 120 días.

Cambio en la tasa de referencia de evaluación de costo amortizado.

{El libro de NIIF Casos Prácticos, de Marcos Puruncajas Jiménez, hace una

exposición de la NIC 8, que es aplicable también a las NIIF pymes}:

Políticas Estimaciones Errores

Efecto Retrospectivo Prospectivo Retrospectivo

Ajuste Resultados acumulados Utilidad o pérdida Resultados acumulados

Excepto en circunstancias claramente definidas, los cambios en las

estimaciones contables se aplican en forma prospectiva. Esto significa que el

efecto de un cambio se incluye en los resultados del periodo del cambio si este

afecta solo a dicho periodo, y en el periodo del cambio y en periodos futuros si

el cambio afectase a todos ellos.

Las exigencias informativas para las políticas contables y la información

sobre causas clave de incertidumbre en la estimación se presentan en la

Sección 8 Notas a los Estados Financieros (véase S8.5 a S8.7). Las exigencias

informativas para los cambios en las políticas contables se presentan en la

S10.

3. Activo corriente

Los activos son recursos controlados por el ente económico, en calidad de

tangibles (bienes tangibles son los que se pueden tocar, tales como: efectivo,

cartera, inventarios, propiedades, planta y equipo) y de recursos intangibles

(aquellos que no vemos como el crédito mercantil, la patente, la fórmula, la

invención). Estos recursos se ponen al servicio para el desarrollo de una

actividad económica, que ha tenido como origen o fuente de información

un estudio de mercado, de factibilidad financiera del proyecto de inversión y

de factibilidad técnica y que se dimensiona en la exigencia de un capital de

trabajo, inversiones fijas y otras inversiones para su puesta en marcha.

Dichas inversiones deben darse de acuerdo al tamaño del proyecto, del

cual sus dueños esperan beneficios presentes o futuros, conocidos

mediante la evaluación financiera de un flujo de efectivo y la distribución

del retorno de la inversión en calidad de dividendos o participaciones.

Con esta definición y aclaración sobre bienes controlados de los cuales se

esperan beneficios económicos, se descartan otros bienes improductivos

que, por caprichos de los dueños o administradores, se mantienen

dentro del estado de situación financiera [balance general] sin ningún

objeto de explotación, solamente hacen perder los objetivos de la empresa y

desmejoran los indicadores financieros y de gestión. En el proceso de

implementación de las NIIF para pymes (S35) estos bienes debieron darse

de baja contra las ganancias acumuladas en el patrimonio.

Ejemplos de activos improductivos:

Lote de terreno declarado de utilidad pública.

Cartera incobrable.

Vehículo utilizado por el gerente en los patios de tránsito, totalmente

desvalijado.

Intangible con un estudio de improbidad de explotación.

Efectivo o equivalente al efectivo

Por mucho tiempo se ha utilizado el concepto de disponible, pero con el

cambio a NIIF se seguirá utilizando el concepto de efectivo o equivalente al

efectivo.

Grupo 11. Efectivo o equivalente a efectivo

Representa la liquidez inmediata de la empresa para el cumplimiento del

pago de las obligaciones en el corto plazo. La liquidez se fundamenta en el

concepto perentorio de la liquidación total de la compañía (sin que ello ocurra)

para saber con qué efectivo dispone la empresa (efectivo, bancos y valores

equivalentes al efectivo) en un momento determinado para cumplir con el

pago de las obligaciones.

Las principales cuentas del activo en efectivo son: caja, bancos y cuentas de

ahorro. Los equivalentes a efectivo son cuentas de fiducias financieras para

preservar la liquidez de la empresa y otros títulos realizables en periodos de

corto plazo; sin bien cuando avance el estudio de la contabilidad de activos

se encontrarán otras cuentas con mayor profundización, por ahora estos son

los primeros pasos en el estudio de los conceptos de la contabilidad de

activo.

En adelante se utilizarán los conceptos de política contable en cada una de las

cuentas de los estados financieros. A pesar de tenerlas expuestas en el plan

de cuenta local, se seguirá utilizando el código, el nombre de la cuenta y su

clasificación donde haya lugar y la exposición de la política contable, que es

lo más importante en la contabilidad. Esta será una aproximación para los

estudiosos del tema que lo pueden mejorar.

Política contable del efectivo y equivalente al efectivo

Reconocimiento inicial: el efectivo o equivalente de efectivo se reconoce

como un activo porque tiene la capacidad de convertirse en dinero, sin

restricciones y a riesgos no significativos, para satisfacer el pago de

obligaciones y otros gastos propios de la actividad del ente económico.

Medición inicial: de un activo al costo histórico. Es el importe en efectivo

pagado, y el valor razonable de un activo es la contraprestación entregada

para adquirir el activo (S2.34).

Medición posterior: el efectivo o equivalente de efectivo en el momento

sobre el cual se informa se valora o bien por la moneda legal o bien por

la moneda extranjera equivalente de tasa representativa del mercado.

Baja en cuentas: la baja en cuentas se da por varias circunstancias. La

primera es el cambio de inversión (de caja a bancos) cuando se dispone

para el pago de las obligaciones financieras, seguida de nuevas

adquisiciones de propiedades, planta y equipo, pagos de servicios

públicos, beneficios a empleados, pago a proveedores, pago de

dividendos o participaciones, etcétera. El faltante en caja puede

considerarse como una baja en cuentas, cuidando que no sea un fraude que

deba ser conocido por las autoridades.

Presentación y revelación: la presentación del efectivo o equivalente del

efectivo siempre será en el activo corriente, excepto el activo restringido que

se mantenga como fondos para algunas obligaciones especiales. Su

revelación se hace por el valor que representa en efectivo o el equivalente

al efectivo y se deben revelar las restricciones que existe sobre su

disposición.

Cuenta 1105. Caja general

Comprende el reconocimiento de ingresos por las actividades ordinarias,

igual que los ingresos por ganancias (actividades no ordinarias). Las

salidas de caja comprenden las consignaciones en bancos como medida de

control y seguimiento del efectivo. Los valores en moneda extranjera se

convierten a moneda nacional en la fecha sobre la que se informa. Solo son

admisibles los cheques convertibles en dinero con disponibilidad inmediata.

No se aceptan vales ni recibos, ni cheques sin fondos en caja.

Una recomendación para la caja es que no se hagan pagos mayores, primero

porque el único comprobante de salida de caja general es la consignación

en bancos y, por otro lado, porque favorece los malos manejos de dueños,

empleados y cualquier otra persona que se dé cuenta de la falta de control

del efectivo. También se recomienda que todo ingreso a caja esté

respaldado por el recibo de caja y no por una factura de venta de contado.

Cuenta 1110. Bancos

Son los dineros depositados en las instituciones financieras,

representados en moneda nacional o extrajera mediante la utilización de

un contrato de apertura de cuenta corriente. Los retiros se hacen por medio

de cheques cuyo girador es el dueño de la cuenta y el girado es el

beneficiario del pago. Los cheques permiten controlar los pagos en efectivo

a proveedores y las cuentas por pagar y guardar la copia del valor y del

nombre a quien fue girado mediante la trama de seguridad incorporada en

el comprobante de pago.

Su presentación en el estado de situación financiera se hace por su valor

sustentado en un extracto de cuenta bancaria y en un análisis de conciliación

bancaria.

La inveterada costumbre de girar cheques sin fondos para una fecha futura

es una contradicción porque el cheque es una orden de pago a la vista

que en cualquier momento pueden cobrar y, si no tiene fondos, se

protestará.

Control interno del efectivo o equivalente al efectivo: todos los bienes

controlados por el ente económico deben ser objeto de control por parte de

la auditoría o revisoría fiscal y también como autocontrol por parte de los

funcionarios, con el fin de preservar su existencia al servicio del objeto social.

Por esta razón se exige:

Que las personas que manejan los valores de la empresa tengan pólizas de

manejo de efectivo.

Separar las funciones de manera que las personas que manejan el efectivo

no sean las mismas que hacen los registros de contabilidad o consignan en

el banco.

Hacer apertura de cuentas corrientes para el manejo del efectivo.

Consignar siempre al día siguiente el efectivo recaudado en el día

anterior como medida de control.

Establecer la política de autorización de cheques, mínimo por dos

funcionarios de alto rango que verifiquen su fiabilidad.

Crear los fondos fijos de caja menor para las dependencias que lo

requieran con el fin de evitar el pago por la cuenta bancos.

Establecer como política de control que los gastos pequeños se paguen

por caja menor y los grandes con cheques.

Efectuar arqueos de caja sorpresivos por parte del auditor o revisor fiscal o

cualquier funcionario que tenga la responsabilidad del control.

Conciliar las cuentas bancarias mensualmente.

Elaborar el informe diario de caja e incluir el movimiento y disponibilidad en

bancos.

Transacciones con el efectivo

Se continúa, a partir de este caso de persona natural, la serie de

transacciones que incluyan todas las cuentas o conceptos del estado de

situación financiera [balance general], además de los conceptos del

impuesto al valor agregado, retención en la fuente e impuesto de industria

y comercio, para que el estudiante elabore el registro con los códigos,

cuentas y razón de la transacción sugeridas, con 242 ejercicios prácticos

y con base en el plan de cuentas propuesto. Cada lector utilizará los códigos

propios de cada país.

Negocio de persona natural

Empresa: Brian Fierro Lechuga

Objeto social: compra y venta de químicos Sistema de inventario: periódico

Responsabilidades fi

Código 11 Ventas régimen común

Código 05 Impuesto de renta y complementarios Código 07 Retención en la

fuente a título de renta

Código 09 Retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas.

Retención de impuesto de industria y comercio

[Para el caso colombiano se incluyen, en el complemento de actividades, los

códigos de las responsabilidades fiscales de las personas naturales con tres

características: las del régimen simplificado, que no las obliga sino a tener el

RUT con la responsabilidad 11 para que se identifiquen ante la DIAN; las

del régimen común, que superan los topes del régimen simplificado con

ingresos menores a 30.000 UVT (para el 2014 824.550.000 u.m.); y las que

tienen más de ese tope de ingresos, que es el caso que se ilustra en los

siguientes ejercicios].

Años 2014 2015 2016 2017

Valor UVT 27.485 28.279

Cantidad de UVT menor a 30.000 30.000

Tope de ingresos 824.550 848.370

* Actualice los datos.

19. Negocio de persona natural: se constituye un negocio de persona

natural, donde se realizan las primeras transacciones económicas:

aportes al negocio por 50.000.000 u.m. en efectivo. Se desarrolla el objeto

social de compra y venta de químicos. (110505 Caja general 50.000.000,

contra 313005 Capital de persona natural 50.000.000).

El estudiante debe elaborar, por cada uno de los casos siguientes en este

libro, el registro contable de la siguiente forma, utilizando los códigos y el

nombre de las cuentas y el concepto de la transacción:


110505 Caja general 50.000.000

313005 Capital de persona natural 50.000.000

Registra la constitución de negocio de persona natural

Los códigos con cuatro dígitos identificación la cuenta mayor, pero es

necesario, de una vez por todas, que el estudiante maneje los seis primeros

dígitos que exigen las normas de contabilidad para el nivel de las cuentas

auxiliares como mínimo, porque trae mayor especificación. Sin proponerlo,

necesariamente se tocó la cuenta de patrimonio porque siempre habrá como

mínimo, en toda transacción, una cuenta del activo o de gastos y otra del

pasivo, patrimonio o de ingresos que se afectan, salvo algunas excepciones.

Tasas impositivas en Latinoamérica y el Caribe:

País IVA R/ IVA R/ Servicios R/compras Impuesto

Colombia 16% 8% 4% y 10% 2.5% 25%

Ecuador 12%

Bolivia 13%

El Salvador 13% 10% 1% 25%

Venezuela 12%

R. Domiciano 18%

20. Apertura cuenta corriente: por necesidad de control interno del efectivo

en caja, se abre la cuenta corriente en el Banco Colombia con las

50.000.000 u.m. del efectivo en caja. (111005 Moneda nacional, contra

110505 Caja general).

21. Chequera: se recibe chequera del banco mediante nota de contabilidad

bancaria por valor de 150.000 u.m. En estos casos el banco siempre expide

al cuentacorrentista (dueño de la cuenta) una chequera para que haga los

pagos sobre el saldo disponible en bancos, el cual permite mayor control

interno en los pagos. La nota de contabilidad es un documento interno

del banco que hace conocer al dueño sobre los movimientos en la cuenta

para que este proceda a elaborar su correspondiente nota de contabilidad

interna. (519820 Gastos financieros bancarios, contra 111005 Moneda

nacional). Los gastos financieros serán administrativos o de ventas [no existe

el grupo de cuentas 53 No operacionales]; por esta razón y para este libro se

manejará la cuenta 5198 de gastos administrativos y 5298 de gastos de

ventas.

22. Compra de mercancías: una operación común en todo negocio es la

compra de mercancía a crédito al proveedor. En este caso a Almacenes

Éxito S.A. por valor de 20.000.000 u.m. más IVA del 16% por 3.200.000

u.m., y se registra mediante el sistema de inventario periódico. (620505

Compras 20.000.000, 2408 Impuesto a las ventas descontado 3.200.000,

contra 220505 Proveedores 23.200.000 Total). El costo de ventas se

determina por juego de inventarios como un asiento de ajuste al fi el

año. Quien vendió es un gran contribuyente autorretenedor; por esa razón

no se le retiene ningún valor en la compra.

Por el pago del proveedor es (220505 Proveedores contra 111005 Moneda

nacional). Si manejamos esta transacción en el régimen simplificado (que

no descuenta ni genera IVA), el valor pagado por concepto del IVA hace

parte del mayor valor del costo de la mercancía para la venta, y quedaría así:

(620550 Compras de agroquímicos 23.200.000, contra 220505 Proveedores).

La compra de mercancías está sujeta a que el proveedor liquide y cobre el

impuesto al valor agregado del 16% y también a que el cliente, cuando

causa la compra, liquide la retención en la fuente a título de renta y

complementarios sobre la factura (2.5% para contribuyentes y 3.5% para no

contribuyentes), la retención por concepto de industria y comercio a la tarifa

del 0.5%, siempre que el contribuyente sea de igual o mayor jerarquía

(revisar la tarifa del país donde aplique este concepto) y la retención en la

fuente a título de impuesto a las ventas del 50%, únicamente cuando sea de

superior jerarquía que el proveedor.

Cuando el contribuyente a quien se le compra es del régimen simplificado se

debe liquidar y asumir la retención del IVA (estos son temas que se exponen

con mayor solvencia en los libros de contabilidad de activos y pasivos del

mismo autor).

Tenga en cuenta que en las empresas bien organizadas tanto las compras

como las ventas requieren de un paso previo antes de pagarlas o de recibir

el efectivo por la transacción; por consiguiente se debe hacer la causación

mediante nota de contabilidad (NC), para luego elaborar el comprobante de

pago por el neto a pagar o recibo de caja, porque esto es lo que se

propone para el cumplimiento de la hipótesis de acumulación o devengo

(causación o devengo). Cabe anotar que cuando se está aprendiendo la

contabilidad se obvia este paso previo y se manejan compras y ventas a

credicontado; además, en estos casos, cuando se preparan los flujos de caja,

la variación de la cartera no muestra el verdadero flujo de efectivo generado.

23. Devolución de mercancía: la entidad hace devolución de mercancía al

proveedor por valor de 1.000.000 u.m. por averiada. Como ya se había

pagado el neto de la factura, el valor se constituye en la reclamación que

debe atender el proveedor y no se lleva a la cuenta clientes porque su

esencia no es una venta a la empresa proveedora. Además, en el valor

de la reclamación se debe incluir el IVA pagado de 160.000 u.m. (136095

Reclamaciones: otros 1.160.000, contra 622550 Devoluciones en compras

1.000.000, 240805 Devoluciones en compras 160.000).

Por su parte el proveedor tendrá que llevar la devolución a materia prima

para reprocesar el producto o a gastos si es irrecuperable su valor, disminuir el

IVA por el valor devuelto y crear un pasivo a favor del cliente.

24. Compra de muebles y enseres para la oficina: se compra al régimen

común, mediante cheque a Maderas de Oriente Ltda., los muebles y

enseres para el uso de la oficina por valor de 5.000.000 u.m. más el IVA.

En estos casos todo el valor del impuesto al valor agregado se capitaliza

(hace parte de un mayor valor del activo porque no es generador de

ventas; además, no es recuperable por otro método). Elabore la causación

y pago. (152405 Muebles y enseres 5.800.000, contra 2365 Retención en la

fuente 125.000, 236840 Retención ICA en compras 25.000, 233595 Costos y

gastos por pagar, otros 5.650.000). Por el pago: (233595 Otros contra

111005 Moneda nacional). El régimen común no hace retención del IVA al

mismo régimen.

Los valores acumulados en las cuentas de retención en la fuente a título de

renta y a título de industria y comercio se pagan al momento de hacer las

respectivas declaraciones de retenciones en la fuente, mensuales o

bimensuales, según como esté reglamentado en su país.

25. Se paga el derecho al uso de la línea telefónica 0388624537, televisión e

internet para servicio del negocio por valor total de 100.000 u.m. (513535

Servicio de teléfono, internet y televisión, contra 233595 Costos y gastos por

pagar, otros). Por el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional).

Se insiste en este procedimiento: primero la causación y luego el pago,

porque el único crédito que tiene el comprobante de pago es el nombre del

banco y no da espacios para otra clase de registros créditos, como por

ejemplo retenciones en la fuente; además, porque debe aplicarse la

hipótesis de acumulación o devengo. Anteriormente el teléfono se

compraba y se llevaba como un activo; hoy es un servicio que se lleva

directamente al gasto de administración o ventas.

26. Contrato de publicidad: se paga publicidad a la empresa Caracol S.A.,

gran contribuyente y autorretenedor, por valor de 600.000 u.m. y se espera

recibir el beneficio en los próximos seis meses. Si bien el valor se lleva a

gastos, en NIIF pymes no hay lugar a diferir ese gasto, así traiga

beneficio a la empresa, pues su medición en forma fi es difícil o

impracticable de determinar. Además, no se aplica la correlación entre el

ingreso y el beneficio como sí sucedía antes con la técnica de asociación

entre el ingreso y el gasto. (Causación 523560 Publicidad, propaganda y

promoción, 240802 IVA descontado, contra 233595 Costos y gastos por

pagar, otros). En este caso no hay retenciones en la fuente por ningún

concepto porque es autorretenedor. Por el pago: (233595 Otros, contra

111005 Moneda nacional).

De acuerdo a las NIIF para pymes, la publicidad es un gasto, no es un

activo. Si se hubiera causado un contrato de publicidad para pagar en la

siguiente vigencia, se habría también llevado al gasto contra el pasivo por

concepto de publicidad, propaganda y promoción. Hay que tener en cuenta

si estas empresas de radio y televisión están exentas de impuestos en su

país, para no hacerles retención en la fuente.

27. Muebles y enseres para oficina: se compran muebles y enseres a

crédito: una computadora Intel Pentium I6 de 3.00 Megahertz de

procesador, un Tera de disco duro y 6 gigas de memoria RAM, por valor

de 1.500.000 u.m., y una impresora HP láser por valor de 350.000 u.m., a

Datacomputer Ltda. Retención en la fuente del 2.5%, y retención ICA del

0.5%. Calcular el neto a pagar y contabilizar la compra de muebles y

enseres. (152805 Equipos de procesamiento de datos, contra 233595

Costos y gastos, otros, 236540 Retención en la fuente, compras, 236840

Retención ICA, compras). Por el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda

nacional).

28. Factura de venta: se vende mercancía de contado no fabricada por la

empresa, a contribuyente de igual régimen de impuesto a las ventas,

cuyo costo es de 10.000.000 u.m. con el 20% de utilidad bruta. El precio

de venta es de 12.000.000 u.m., el IVA es 1.2920.000 u.m., la retención

fuente es 300.000 u.m., y la retención ICA es 60.000 u.m. (130505 Clientes,

135515 Retención en la fuente, 135518 Impuesto de industria y comercio,

contra 413550 Venta de químicos, 240804 IVA generado). Recuerde que,

como son de igual régimen, ambos se hacen retenciones en la fuente de

renta y de industria y comercio. El recaudo de cartera será (110505 Caja

general, contra 130505 Clientes, valor neto= Valor venta + IVA, menos

retenciones en la fuente que se consolidó en el pasivo).

Para determinar el precio de la venta se realiza la operación Costo * 1.20 =

10.000.000* 1.20 = 12.000.000 u.m. Sobre esta base se calcula el impuesto al

valor agregado, 1.920.000 u.m., y el cliente también calcula las retenciones

en la fuente sobre la misma base de la venta. Si por alguna circunstancia la

empresa hace un descuento, esta decisión no influye en nada en el IVA y

retenciones. Igual, si el descuento es del 100%, necesariamente tiene que

liquidarlos.

“Estas transacciones se repiten miles de veces”, como lo dijera el profesor

Fidel Hermida Perdomo en las clases de contabilidad o de costos para enseñar

que existen operaciones prototipo o protocolos que se repiten en cualquier

profesión.

Siempre que se aplique el sistema de inventario periódico no es necesario

ningún otro registro adicional en el momento de la venta. En caso contrario,

con sistema de inventario permanente, siempre que se haga una venta se

registra el costo de venta.

29. Factura a crédito: la entidad vende mercancía a crédito a menos de 90 días,

cuyo costo es 10.000.000 u.m., con una utilidad bruta del 20%, al señor

Jorge Fermín, del régimen simplificado quien por consiguiente no aplica

retenciones al régimen común cuando se le haga su pago. (130505 Clientes,

contra 413550 Ventas de químicos, 240804 Impuesto a las ventas).

30. Cobro de cartera: el cliente Jorge Fermín pagó 12.000.000 u.m. de contado.

En este caso necesariamente se causa primero la cartera y luego se

registra el pago: la misma lógica de los programas de contabilidad y la

característica de causación. Tesorería: (110505 Caja general, contra 130505

Clientes).

Si el cliente hubiera hecho la consignación en banco y presentara la copia

de la consignación, los códigos sugeridos cambiarían: (111005 Moneda

nacional, contra 130505 Clientes).

31. Consignación en cuenta corriente: al día siguiente, el efectivo en caja

(ventas más impuesto a las ventas, menos las retenciones en la fuente),

se consignan en el Banco Colombia para el control del efectivo y con

esta medida evitar riesgos de fraude. (111005 Moneda nacional, contra

110505 Caja general).

32. Constitución de caja menor: la entidad constituye el fondo fijo de caja

menor con cheque por valor de 200.000 u.m., a favor de Francy Milena

Fierro C. Es necesario que los gastos chicos se hagan con los dineros del

fondo fi de caja menor, con el fin de evitar la elaboración de cheques

cuando no se justifique por la menor cuantía. (110510 Caja menor, contra


33. Contrato de transporte: Se pagan fletes es a la transportadora TCC por

caja menor por 60.000 u.m. (No se sugieren códigos porque no hay

registro de contabilidad por los pagos; simplemente se controlan en el libro

de caja menor).

Recuerde que la caja menor solo se registra en el estado de situación

financiera, solo en cuatro eventos:

Cuando se crea,

Se aumenta el saldo,

Se disminuye el saldo, y cuando

Se cancela el fondo fi de caja menor a 31 de diciembre.

34. El reembolso de caja menor consiste en girar el cheque, por el total de gastos

solicitado por el responsable, mediante registro directo a gastos de

administración o gastos de ventas (el que sea más adecuado), contra la

cuenta Bancos Moneda nacional. (523005 Seguros, 523505 Aseo y

vigilancia, 523535 Teléfonos, contra la cuenta 111005 Moneda nacional).

Se reúnen los empleados y se ofrece una atención por valor de 50.000 u.m.,

cuyo pago se hace por caja menor.

Se compran facturas de venta por caja menor por valor de 70.000 u.m.

Se paga el transporte de mercancía por caja menor por valor de 60.000 u.m.

35. Reembolso de caja menor: la responsable del manejo de la caja menor

solicita el reembolso de los pagos ejecutados y autorizados mediante la

relación de gastos y anexa los soportes o recibos de caja menor para

que el tesorero proceda a girar el cheque por valor de 180.000 u.m.

Recuerde que si un gasto de caja menor individualmente alcanza la base

de retención en la fuente de acuerdo a su país, debe aplicarse. (523550

Transporte, fletes y acarreo, 529525 Elementos de aseo y cafetería, 529530

Útiles, papelería y fotocopias, contra 111005 Moneda nacional).

Los pagos hechos por caja menor se llevan al libro de caja menor sin

registro para la contabilidad; cuando ya se haya gastado parte del efectivo,

la responsable solicita el reembolso a la tesorería:

1105 Caja

110510 Caja Menor


01-07 Constitución caja menor 200.000 200.000

10-07 Fletes 60.000 140.000

15-07 Atención empleados 50.000 90.000

28-07 Elaboración facturas de venta 70.000 20.000

01-08 Reembolso con cheque 11 180.000 200.000

Cuando se emitan estados financieros hay que tener cuidado con los valores

que se dice existen en caja menor (lo mismo que en caja general y bancos)

para que representen realmente el efectivo y no gastos hechos por caja

menor pendientes de reembolso, cheques posfechados, cheques declarados

sin fondos, cheques en mano, etcétera.

Hasta aquí, se manejó la empresa de persona natural perteneciente al

régimen común, porque la del régimen simplificado no se descuenta ni

genera IVA, no hace ninguna clase de retención en la fuente y, además,

lleva contabilidad simplificada mediante un libro de operaciones diarias; de

ahora en adelante se contabilizará para la sociedad comercial, haciendo

notar que muchas de las operaciones de comercio son idénticas, solamente

se diferencian en el manejo del capital social.

Sociedad comercial

Empresa: Sociedad Surcolombiana Ltda.

Objeto social: compra y venta de electrodomésticos y muebles. Sistema de

inventario: permanente.

Responsabilidades: 05 Impuesto de renta y complementarios.

Código 07 Retención en la fuente a título de renta

Código 09 Retención en la fuente en el impuesto sobre la renta.

Código 11 Ventas régimen común.

Código 20 Obtención del NIT

Las operaciones enunciadas no conducen a elaborar estados financieros. Es

por esta razón que en algunos casos no hay continuidad en las operaciones,

porque se trata de transacciones prototipo. Asimismo, no se aplicarán las

responsabilidades que son propias de las personas jurídicas porque son

objeto de otros libros de contabilidad, tales como:

Código 13 Gran contribuyente.

Código 15 Autorretenedor.

Código 22 Obligado a cumplir deberes formales.

[En Colombia las declaraciones tributarias se presentan mediante el

mecanismo de forma electrónica con firma digital tanto del gerente como del

contador www.gerencie.com/firma-digital-dian.html].

Las sociedades comerciales, para su constitución, requieren de gastos propios

de puesta en marcha tales como estudio de viabilidad, registro de escritura en

notaría del circuito, matrícula en Cámara de Comercio, pago de impuesto de

registro del capital social e inscripción de libros de contabilidad en algunos

países, temas que se tratan con mayor solvencia en el libro de contabilidad de

patrimonio del mismo autor y que se omiten por obvias razones por ser este el

primer nivel de estudio de la contabilidad.

36. Constitución de persona jurídica: se constituye la sociedad

Surcolombiana Ltda., con capital social de 120.000.000 u.m. aportados

por las socias María Ángel Caquimbo e Isabela Fierro en partes iguales y

en efectivo. (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de

interés social). Continúe haciendo los registros como se indica en el

siguiente:


110505 Caja general 120.000.000

31150501 María Ángel Caquimbo Fierro 60.000.000

31150502 Isabela Fierro Lechuga 60.000.000

Registro del aporte de capital de cada una de las socias.

37. Apertura de cuenta bancaria: la entidad abrió la cuenta

corriente con el efectivo en caja de la operación anterior. (11105 Moneda

nacional, contra 110505 Caja general).

38. Chequera bancaria: se registra el gasto de chequera con nota de

contabilidad por valor de 200.000 u.m. Recuerde que ya no existe la cuenta

5305. (519820 Gastos bancarios, contra 111005 Moneda nacional).

39. Compra de mercancías: la empresa compra mercancías a contribuyente

de igual régimen común y a crédito menor de 90 días a Importadora Ltda.,

por valor de 100.000.000 u.m., con impuesto al valor agregado del 16%.

Aplica el sistema de inventario permanente (manejo de la cuenta 1435 en

todas las compras de mercancías para la venta y por cada venta se

descargan los inventarios y se lleva a la cuenta de costo de ventas 6135);

también aplica la retención en la fuente. (143536 Electrodomésticos y

muebles, 240802 Impuesto a las ventas descontable, contra 220505

Proveedores, 236540 Retención en compra, 236840 Impuesto de industria

retenido).

Retenciones en la fuente

[En el siguiente cuadro se da claridad al tema sobre las retenciones en la

fuente, a título tanto de impuesto de renta como de impuesto a las ventas e

impuesto de industria y comercio. La recomendación es para que el lector

revise el manejo de los impuestos de industria y comercio en el país donde

está llevando la contabilidad, o de su municipio, porque para el caso

colombiano cada municipio determina las tasas y el procedimiento mediante

acuerdo del Concejo Municipal].

Cuando el Estado (máxima jerarquía superior) compra a cualquiera de los

regímenes, le hace retenciones en la fuente al régimen común al gran

contribuyente (que también es régimen común) y, al régimen simplificado,

tanto de retención en la fuente de renta como de ICA y de valor agregado.

Retenciones en la fuente a título de:

Clase Impuesto a la renta e ICA Impuesto al valor agregado

Compra Estado

Vende GC RC RS GC RC RS (*)

(*) La retención del IVA al régimen simplificado lo asume el contribuyente que

compra, en tanto que el impuesto de industria y comercio, al igual que la retención

del impuesto de renta, sí lo paga el régimen simplificado. Las denominaciones de

“grandes contribuyentes” y “autorretenedores” simplemente son categorías nuevas,

pero siguen siendo del régimen común; por consiguiente, se les debe hacer retención

como si fueran simples régimen común.



Compra Gran contribuyente (o régimen común)

Vende GC RC RS RC RS (*)

El gran contribuyente o régimen común hace la retención en la fuente a

título de impuesto de renta cuando la empresa que hace la compra tiene la

categoría o nivel igual o superior a quien recibe el pago, por ejemplo:

El gran contribuyente aplica retención fuente y retención ICA al gran

contribuyente porque es del mismo régimen común, y al régimen común y

régimen simplificado.

El gran contribuyente, para efectos de retención en la fuente del IVA,

adquiere una categoría superior al régimen común, aplica la retención a

título de IVA al régimen común y asume la retención del IVA al régimen

simplificado.



Compra Régimen común

Vende GC RC RS RS (*)

El régimen común aplica la retención fuente a título de renta y de

retención ICA al mismo nivel, es decir, a los del régimen común

(régimen común, grandes contribuyentes y autorretenedores) y al régimen

simplificado.

El régimen común no hace retención del IVA al gran contribuyente ni al

régimen común.

El régimen común asume la retención a título de IVA cuando compra

régimen simplificado. Esto hace que las compras a este régimen sean más

costosas en un 8%.



Compra Régimen simplificado

Vende

[El régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de

impuesto de renta, ventas e industria y comercio porque las personas

naturales de menores ingresos a 1400 UVT y en servicios de 3300 UVT no

están facultadas para hacerlo. Las retenciones en la fuente a título de

renta constituyen el impuesto sobre la renta y por consiguiente

disminuyen el valor a pagar en la declaración de renta. Lo mismo acontece

con las retenciones del ICA que se deducen de la declaración del impuesto

de industria y comercio].

En el ejemplo No. 39 el impuesto a las ventas a la tarifa general del 16% es

(100.000.000* 0.16 = 16.000.000) y también, con la aplicación de la retención

en la fuente (2.5%) que se calcula sobre la misma base de las mercancías

compradas (100.000.000 * 0.025= 250.000), al igual que la retención del ICA,

es del 0.5%, con el mismo régimen aplica. Se recomienda estar atentos a los

cambios de las tarifas impositivas de renta, ICA, bases gravables de retención y

tarifas porque cambian cada año de acuerdo al valor de la UVT.

www.gerencie.com/uvt-para-el-ano-gravable-2014-quedaria-en-27-485.html

[El impuesto sobre las ventas, la retención en la fuente a título de impuesto

sobre la renta y la retención en la fuente a título de impuesto de industria y

comercio, tableros y avisos, se aplican sobre la misma base del precio de

venta de las mercancías y se llevan oportunamente a la Administración de

Impuestos Nacionales y Municipales, mediante las declaraciones respectivas y

en las fechas del calendario tributario. Para aplicar el sistema de inventario

permanente se lleva el control de existencias para conocer el costo de cada

venta de mercancía]. www.gerencie.com/tabla-de-retencion-en-la-fuente-para-

el-2014.html

40. Devolución mercancías: se hace devolución de mercancías gravadas al

proveedor del régimen común por un costo de 1.000.000 u.m., retención

fuente de 25.000 u.m. y retención ICA de 5.000 u.m. Los inventarios se

manejan como menor valor de la cuenta 1435 por llevarse el control

permanente. Igualmente, se devuelven el IVA y los valores retenidos

proporcionalmente a la devolución. (220505 Proveedores, 236540 Retención

en la fuente, 236740 Compras, contra 143536 Electrodomésticos y muebles,

http://www.gerencie.com/uvt-para-el-ano-gravable-2014-quedaria-en-27-485.html

http://www.gerencie.com/tabla-de-retencion-en-la-fuente-para-el-2014.html


240805 Devolución del IVA en compras).

La nota de contabilidad debe llevar todos los elementos de la devolución

parcial de la compra. Si ya se había pagado la factura de compra, se lleva a la

cuenta 136095 Reclamaciones: otras.

[Tenga en cuenta las siguientes cuentas auxiliares para el manejo del IVA:

240801 para pagos del IVA a la DIAN con la declaración (débito).

240802 IVA descontado por compras de mercancías gravadas (débito).

240803 Devoluciones del IVA en ventas (crédito).

240804 IVA generado en ventas (crédito).

240805 Devoluciones del IVA en compras (crédito)].

Las retenciones que se le descontaron al proveedor se le devuelven y se deja

constancia en el respectivo certificado de retención en la fuente. Si ya se pagó

a la Administración de Impuestos, el valor es descontable de las próximas

declaraciones de retención en la fuente.

41. Factura de venta a régimen simplificado: se vende mercancía, cuyo

costo es de 16.000.000 u.m., gravada a crédito menor a 90 días, a Julio

César Celis, del régimen simplificado por valor de 20.000.000 u.m.

(130505 Clientes, contra 413536 Electrodomésticos, 240804 Impuesto a las

ventas).

42. Inventario permanente: la entidad costea los productos de la factura

anterior y verifica en las hojas de control de existencias y se procede a

elaborar el registro de contabilidad. (613536 Venta de electrodomésticos y

muebles 16.000.000 u.m., 143536 Electrodomésticos y muebles).

43. Devolución en ventas régimen simplificado: el cliente Julio César Celis

devolvió 1.000.000 u.m. (417505 Devoluciones en ventas, 240803

Devolución impuesto a las ventas, 130505 Clientes).

El costo de la mercancía devuelta se lleva a los inventarios, si es

recuperable, contra la cuenta 417050 Recuperaciones: Reintegro de otros

costos y gastos; si no es recuperable, el costo se asume como gasto en el

estado de resultados porque ninguna cuenta de gastos se puede acreditar

durante el ciclo contable si no es para cancelarla. Anteriormente había una

excepción para las provisiones por excesos en la provisión, pero ahora con

las NIIF para pymes las provisiones y los excesos no existen, porque lo que

se aplica es el deterioro de cartera, el cual en un periodo siguiente puede

ser recuperable.

En normas internacionales no se aceptan las compensaciones, a menos que

estén autorizadas por alguna de las NIIF para pymes. Tampoco las

correlaciones o asociaciones entre ingresos y gastos. {Excepto en la NIIF

Plenas}.

44. Factura de venta a régimen común: se vende mercancía gravada, cuyo

costo es de 10.000.000 u.m., a Diego Torres, del régimen común, a crédito

menor de 90 días, y el precio de venta es de 12.500.000 u.m. más el

impuesto al valor agregado de 2.000.000 u.m. (130505 Clientes, 135515

Retenciones en la fuente, 135518 Retención ICA, contra 413536

Electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas).

45. Inventario permanente: la entidad contabilizó el costo de venta. (613536

Venta de electrodomésticos y muebles, contra la 143536 Electrodomésticos

y muebles).

46. Devolución en ventas de régimen común: Diego Torres devolvió

mercancías que tienen un precio de 1.000.000 u.m. más el IVA de 160.000

u.m. (417505 Devoluciones en ventas, 240803 Devoluciones de IVA en

ventas, contra 130505 Clientes, 135515 Retención fuente, 135518 Retención

ICA).

El costo de la mercancía se lleva a la cuenta 143536 Electrodomésticos y muebles,

contra la 417050 Reintegro de otros costos y gastos porque no puede ser la

613536 Venta de electrodomésticos y muebles, cuenta que no se acredita durante

el ciclo contable.

47. Recaudo cartera por consignación nacional: se recibe fax que contiene

la copia de consignación nacional en la cuenta corriente por la suma de

15.000.000 u.m., como parte de la deuda del cliente Julio César Celis

(111005 Moneda nacional, contra 130505 Clientes).

48. Anticipos para gastos: la empresa pagó al empleado 800.000 u.m.

como anticipo de gastos de viaje y viáticos para que se traslade a la

ciudad de Quito, Ecuador, a cumplir funciones relacionadas con el cargo

(133015 A trabajadores, contra 111005 Moneda nacional).

Activos financieros

Grupo 12: Instrumentos financieros básicos

Son instrumentos financieros básicos los activos financieros y los pasivos

financieros, los cuales se manejan con la S11 de instrumentos financieros

básicos. Ahora, donde existan vacíos en su tratamiento se recurrirá a la NIC

39 respecto al reconocimiento, medición y requerimiento de presentación y

revelación.

Es instrumento financiero el contrato que dé lugar a un activo financiero

para una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de

patrimonio para la otra (S11.3). [El tema también se trató en el concepto

de activos]

Dinámica de reconocimiento de instrumentos financieros

Para la entidad se denomina Para la otra entidad

Activo financiero Pasivo financiero Instrumento de patrimonio

Efectivo Aportes de capital

Efectivo Préstamos otorgados

Efectivo en moneda extranjera Proveedor del exterior

Bancos Cuenta habientes

Cuenta por cobrar corriente Proveedores corrientes

Cuenta por cobrar fi Proveedores L. plazo

Cartera incobrable Proveedores

Inversiones en acciones Aportes de capital

Inversiones en asociadas Aportes de capital

Inversiones en negocios conjuntos Aportes de capital

Inversión en bonos Bonos por pagar

Inversión en acción preferente Aportes de capital

Inversión en acción ordinaria Aportes de capital

Otros activos financieros Contratos en ejecución

Política contable de instrumentos financieros

Reconocimiento inicial: son instrumentos financieros básicos los que

cumplen las condiciones (S11.8):

a) Efectivo.

b) Depósitos a la vista como las cuentas bancarias.

c) Depósitos a plazo fijo (cuentas bancarias).

d) Obligaciones negociables y facturas comerciales mantenidas.

e) Facturas comerciales.

f) Cuentas, pagarés, préstamos por cobrar y por pagar.

g) Bonos e instrumentos de deuda similares.

h) Inversiones en acciones preferentes no convertibles.

i) Inversiones en acciones preferentes y ordinarias sin opción de venta.

j) Compromiso de recibir un préstamo si el compromiso no se puede

liquidar por el importe neto en efectivo (S11.5).

La entidad contabilizará los siguientes instrumentos financieros como

instrumentos financieros básicos de acuerdo con lo establecido en la S11.

a) Efectivo.

b) Un instrumento de deuda (como una cuenta, pagaré o préstamo por

cobrar o pagar) que cumpla las condiciones del párrafo S11.9.

c) Un compromiso de recibir un préstamo que:

(i) No pueda liquidarse por el importe neto en efectivo, y

(ii) Cuando se ejecute el compromiso, se espera que cumpla las

condiciones del párrafo S11.9.

d) Una inversión en acciones preferentes no convertibles y acciones

preferentes u ordinarias sin opción de venta (S11.8).

Medición inicial: el modelo de medición para todos los instrumentos

financieros básicos es:

Modelo de costo amortizado.

Excepto, para las inversiones modelo de costo amortizado no aplica:

Acciones preferentes sin opción de venta.

Acciones ordinarias sin opción de venta.

Acciones ordinarias sin opción de venta que se cotizan en bolsa o cuyo

valor razonable se puede medir de otra forma con fiabilidad (S11.4).

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados

económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las

originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del

negocio y otros conceptos importantes se deben registrar por separado de

los clientes.

No se aplicará la sección 11 a los instrumentos financieros:

a) Subsidiarias (S9), asociadas (S14), inversiones en negocios conjuntos

S15).

b) Instrumentos de patrimonio (S22), pagos basados en acciones (S26).

c) Arrendamientos financieros (S20), arrendamientos.

d) Derechos y obligaciones de los empleados (S28), beneficios a los

empleados (S11.7).

Los activos financieros son todos los activos corrientes, excepto los

inventarios y otros activos, los cuales tienen una medición inicial y

posterior:

Precio de la transacción (S11.13).

Precio de la transacción incluye costos de transacción tales como

comisiones, manejo de tarjetas y otros costos se llevan a cuentas

apropiadas de gastos.

Valor razonable con cambios en resultados para los títulos que se

negocian en bolsa.

Valor presente para transacciones de financiación (o con pago

aplazado, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar)

con base en una tasa de interés de mercado (S11.13).

Medición posterior (S11.14).

No se deben deducir los costos de transacción en la medición posterior.

Costo menos el deterioro.

Costo amortizado utilizando el método de interés efectivo.

Valor razonable para las acciones que se cotizan en bolsa.

Todas las demás inversiones se medirán al costo menos deterioro del

valor.

Baja en cuentas de un activo financiero (S11.33).

Cuando expiren o se liquiden los derechos contractuales sobre los flujos de

efectivo proyectado sobre el activo financiero.

Cuando se transfieran a terceros todos los riesgos y ventajas inherentes

del activo financiero.

Cuando se transfiera a terceros algunos riesgos y ventajas inherentes,

junto con el control del activo financiero. Los derechos conservados

sobre el activo financiero se reconocerán por separado.

El importe en libros del activo financiero transferido se distribuirá

entre los derechos dados de baja y el conservado.

Baja en cuentas de un pasivo financiero (S11.36).

El pasivo o una parte del pasivo se dará de baja cuando se haya

extinguido, o el contrato u obligación haya sido pagada, cancelada o

haya expirado.

Información a revelar (S11.39).

Las entidades que solo tienen instrumentos básicos no tendrán

ningún pasivo financiero medido al valor razonable con cambios en

resultado, por tanto no necesitan revelar información.

[1205: Instrumentos financieros a costo histórico menos deterioro

incluye los costos de transacción.

Las inversiones son papeles comerciales o cualquier otro documento

negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o

permanente, o bien para obtener rentas fijas o variables, o también para

controlar otros entes para que le transfieran rendimiento y sumar sinergias de

producción o comerciales].

1210: Instrumentos financieros a costo amortizado con base en el interés

efectivo.

Valor presente para transacciones de financiación con base en una tasa de

interés de mercado (S11.13).

1212: Instrumentos financieros a valor razonable con cambios en el

estado de resultados. Solo los que se cotizan en bolsa.

Las inversiones son títulos valores representados en acciones, cuotas o

partes de interés social adquirido por el ente económico con carácter

temporal o permanente, o bien para obtener rentas fijas o variables, o

también para controlar otros entes para que le transfieran rendimiento y

sumar sinergias de producción o comerciales.

Todas las demás inversiones se medirán al costo menos deterioro del valor.

(S11.14).

Se invierte en otros entes económicos de carácter temporal o

permanente con objetivos diferentes tales como:

Diversificar la inversión y obtener beneficios en el corto plazo.

Utilizar los flujos de caja ociosos.

Fortalecer el grupo empresarial o económico para obtener beneficios

futuros.

Controlar otras empresas mediante la compra de más del 50% del capital

social para ejercer control societario.

Mantener relaciones de producción, servicios o comerciales.

Acciones: son títulos valores emitidos por sociedades anónimas y

representan una alícuota (parte) del capital autorizado para llevar a cabo el

proyecto. Se negocian en la bolsa de valores, al igual que las cuotas o partes

de interés, y en el mercado primario (las emite y las vende la misma

empresa). Su costo es el valor de transacción, o el valor razonable si se

negociada en bolsa de valores.

Cuotas de capital: son documentos, denominados certificados de

aportación representativos de una alícuota de capital social, emitidos por

sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas para tener derecho a

beneficios y a participar en las decisiones de la empresa.

Partes de interés social: son también certificados de aportación y

representan una parte del capital social, emitidos por sociedades

colectivas y asimiladas con responsabilidad ilimitada, para obtener

derechos a participar de los excedentes sociales y en las decisiones de la

empresa.

Títulos valores: son emitidos por las sociedades con el fin de conseguir

recursos financieros para desarrollar sus operaciones o emprender nuevos

proyectos de inversión (letras, cheques, pagarés y demás títulos valores de

contenido crediticio).

49. Inversión en Acciones: Se compran 10.000 acciones a Valores Bavaria S.A.

en la bolsa de valores, cada una por un costo de 20.000 u.m. Se paga el

1% de comisión y, por derechos de bolsa, otro 1%, independiente del

valor intrínseco (patrimonio dividido por el número de acciones en

circulación). En el costo de la inversión hacen partes las comisiones y

derechos de bolsa. (120520 Industria manufacturera, contra 111005 Moneda

nacional).

50. Dividendos en acciones: valores Bavaria S.A. pagó dividendos del 6%

sobre el valor en bolsa. 200.000.000 * 0.06 = 12.000.000 u.m. (110505 Caja

general, contra 415010 De sociedades anónimas y/o asimiladas)

51. Inversión en subsidiaria: se compra el 60% del patrimonio de

200.000.000 u.m. de la sociedad Productos Marinos S.A. para obtener el

control societario. (120510 Pesca, contra 111005 Moneda nacional).

52. Aplicación método de la participación: a 31 de diciembre, en el

momento de presentar estados financieros, el patrimonio de Productos

Marinos S.A. ascendía a 300.000.000 u.m., ante lo cual se aplicó el

método de la participación por la diferencia (300.000.000 * 60% =

180.000.000 – 200.000.000 * 60% = 120.000.000 = 60.000) de incremento

en el costo. (120510 Pesca, contra 414505 De sociedades anónimas y/o

asimiladas).

Grupo 13. Deudores comerciales

De este grupo hacen parte, entre otras, las siguientes cuentas: clientes,

cuentas por cobrar comerciales corrientes, cuentas por cobrar a controladora,

cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y

accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, cuentas de operación

conjunta, depósitos y promesas de compraventa.

En este grupo, que se medirá al costo, se debe incluir el valor del deterioro del

activo [provisión de cartera].

Clientes: son personas a quienes permanentemente se les venden productos,

prestan servicios o realizan contratos y que por su actividad son objeto

de créditos, que cancelan de acuerdo a las políticas de la empresa.

Política contable de deudores comerciales

Reconocimiento inicial: son instrumentos financieros básicos los que

cumplen las condiciones (S11.8):

d) Obligaciones negociables, y facturas comerciales mantenidas.

e) Facturas comerciales.

f) Cuentas, pagarés, préstamos por cobrar y por pagar.

Medición inicial: al costo de la factura menos deterioro, cuando el

crédito es inferior a 90 días o menor a la política de crédito.

Cuando la factura a crédito es superior a la política normal de crédito (factura

con pago aplazado), su medición inicial es por su valor actual, aplicando:

Valor presente para transacciones de financiación con base en una tasa de

interés de mercado (S11.13).

Medición posterior: al costo menos deterioro, siempre que existan indicios

de que el cliente ha perdido capacidad de pago.

Si es con pago aplazado, se actualizará el valor actual de la cuenta por

cobrar mediante una tabla de amortización.

Baja en cuenta: cuando el cliente ha dejado de pagar su cartera se

cruza inicialmente con el deterioro y el resto se lleva al estado de resultados.

Presentación y revelación: son activos corrientes, pero las cuentas

incobrables hacen parte de otros activos; se deben revelar la tasa de

deterioro y la baja en cuentas por compensación con el deterioro.

Cuenta 1305. Clientes

[Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes

nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de

mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo

del objeto social, así como la financiación de estos]. La financiación, de acuerdo a

las NIIF, constituye un ingreso ordinario.

53. Factura de venta a crédito menor de 90 días: se vende mercancía a

crédito menor de 90 días, cuyo costo es de 10.000.000 u.m. y utilidad bruta

del 20% a cliente gran contribuyente; por consiguiente este hace toda clase

de retenciones en la fuente (130505 Clientes, 135515 Retención fuente,

135517 Retención IVA, 135518 Retención ICA, contra 413536

Electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas).

El caso de crédito mayor de 90 días, llamado también con pago aplazado, se

muestra en el libro de contabilidad de activos del mismo autor.

54. Costo de venta en inventario permanente: en este momento hay

necesidad de contabilizar el costo de venta (613536 Venta de

electrodomésticos, contra la 143536 Electrodomésticos y muebles).

[Las retenciones en la fuente, de acuerdo a la legislación colombiana, son: del

50% del impuesto al valor agregado, del 2.5% sobre el valor de la compra a

título de retención (3.5% para no contribuyentes) y del 0.5% a título de

industria y comercio, que el cliente descuenta al momento de hacer la

causación, porque el pago puede ser posterior a la venta. Estas se deben

pagar a la DIAN en sus declaraciones de retención en la fuente,

independientemente de que no haya hecho el pago el cliente o el proveedor.

El impuesto a las ventas pagado en las compras se descuenta del impuesto

generado en las ventas en la siguiente declaración de impuesto a las ventas

bimestrales. Un caso especial es el de España, donde la Agencia Estatal de

Administración Tributaria (AEAT) exige que el IVA se pague sobre el valor

pagado de la factura, en otras palabras, sobre el criterio de caja, contrario a

lo que hace la DIAN, que establece que se debe pagar sobre el criterio de

devengo o causación.

Las retenciones para el comprador son de carácter crédito; por

consiguiente, las tiene que pagar a la DIAN. Las retenciones que le hacen al

vendedor son de carácter débito, y las descuenta de sus declaraciones de

renta y patrimonio, de impuesto a las ventas e impuesto de industria y

comercio como menores pagos de sus impuestos correspondientes.

En estos casos, tanto en la contabilidad manual como en el programa de

contabilidad, la empresa conoce previamente todas las características de

su cliente para que, cuando prepare la factura de venta por medio del

módulo de documentos, se haga la debida generación de IVA y descuentos

por concepto de retenciones en la fuente a cualquier título y calcule el neto a

devengar. No olvide el reclamo de las certificaciones de retención que le

hayan hecho a la entidad, para poderlas deducir de los impuestos a pagar;

en cualquier momento las puede requerir la DIAN].

55. Abono en cartera: se recibe el pago del 50% de la factura a crédito anterior

(110505 Caja general, contra 130505 Clientes).

Deudas de difícil cobro: son obligaciones de clientes donde se agotó la

gestión de cobro, que no han sido atendidas por dificultades económicas y

se hallan totalmente vencidas. Se constituyen en pérdida y generan un

mayor valor del deterioro de las deudas, que debe reconocerse en el

momento en que se emitan estados financieros.

Cuenta 1390. Deudas de difícil cobro

[Es el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido

atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor o

por otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse

vencido el plazo estipulado, y su cancelación o castigo solo procede una vez

se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes].

Su importe será el costo de la transacción menos el deterioro actualizado

para la fecha en la que se informa.

56. Indicios de deterioro de la cartera: mediante el estudio de cartera se

detectó que existe en la cuenta clientes un valor por 5.000.000 u.m.

incobrables, y su recuperación es de 0 u.m. (139005 Deudas de difícil

cobro, contra 130505 Clientes. La pregunta sería: ¿Hasta cuándo

permanecerá esa cuenta incobrable en los libros de contabilidad?).

Deterioro: la pérdida por deterioro se produce cuando el importe en libros

de un activo es superior a su importe recuperable (S27.1).

Importe de cuentas por cobrar

Importe menor

Costo histórico menos deterioro Importe recuperable

El deterioro en cartera, de acuerdo a los indicios que sirven de base al

criterio profesional para efectuar el deterioro, disminuye el costo de la cartera

directamente, y su contrapartida es un gasto por deterioro.

Si por alguna circunstancia se mejora la situación de la cartera, se hace la

reversión del deterioro, entonces aumenta nuevamente el valor de la cartera,

y su contrapartida será una cuenta de ingresos por recuperación del deterioro

[en ningún momento la mejora puede aumentar el valor del libro de la

cartera].

Toda actividad empresarial corre el riesgo de perder parte de los deudores o

clientes (130505), con los cuales, analizados individualmente [y no en su

conjunto de acuerdo a la norma local), a la fecha sobre la cual se informa, se

procede a determinar el deterioro de la cartera (antes provisión de carácter

general o individual].

Fuentes externas de indicadores de deterioro:

El valor de mercado de un activo ha disminuido significativamente.

Existen cambios significativos sobrevinientes, referentes al entorno

legal, económico, tecnológico o de mercado.

Incrementos en las tasas de mercado de rendimientos, las cuales afectan la

tasa de descuento utilizada para calcular el valor de uso del activo.

El importe en libros netos es superior al valor razonable estimado (S27.10).

Fuentes internas de Indicadores de deterioro:

Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico.

Se esperan cambios significativos en la forma de uso.

El rendimiento económico del activo es, o va a ser, peor que el esperado

(S27.9).

57. Fuentes externas de deterioro: Se determinó que un cliente con 50.000

u.m. está en proceso de liquidación por insolvencia económica, a la cual

se le calculó una perdida por deterioro en un 80% (529910 Deterioro en

deudores, contra 130505 Clientes).


529910 Deterioro de cartera 40.000

130505 Clientes 40.000

Registra el deterioro de cartera

58. Reversión del deterioro: posteriormente, en el momento de presentar

estados financiero, en el anterior caso se detectó un mejoramiento en la

cartera del cliente y se estimó que la pérdida por deterioro es solamente

del 50% (130505 Clientes, contra 130505 Clientes).


139905 Deterioro clientes 15.000

417070 Recuperación del deterioro 15.000

Registra la reversión del deterioro de cartera

59. Castigo de cuentas incobrables: con el monto del deterioro se puede

proceder al castigo de las deudas de difícil cobro cuando el comité de

auditoría o departamento financiero así lo apruebe darlo de baja en

cuenta, después de haber hecho todas las diligencias pertinentes, como el

caso anterior (139905 Deterioro acumulado de clientes 400.000, 529910

Deterioro en deudores 100.000, contra 139005 Deudas de difícil 500.000).

Baja en cuentas: está permitida en las NIIF cuando el activo no cumple

con los requerimientos de obtener beneficios económicos en el futuro.

En las NIIF la esencia de las cuentas por cobrar a directores y propietarios

debe tratarse como un anticipo de sueldo o anticipo de dividendos porque

se sabe que no fluirán flujos económicos en el futuro.

La cuenta por cobrar a directores y propietarios debe tratarse como un

anticipo de sueldo o anticipo de dividendos cuando se tenga la certeza de

que no fluirán flujos económicos en el futuro.

Activos no financieros

Grupo 14. Inventarios

[Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y

recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de

transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias

del giro ordinario de los negocios del ente económico.

Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas,

productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo,

productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así

como inventarios en tránsito (PUC)].

Política contable de inventarios

Reconocimiento inicial: los inventarios se incorporan a los estados

financieros en el momento en que estén bajo el control del ente

económico, una vez que hayan cumplido los requerimientos de activos;

por tanto, la empresa no incorpora los inventarios en tránsito.

Medición inicial: el costo de adquisición comprende: El precio de compra,

Los aranceles de importación y Otros impuestos (que no sean

recuperables posteriormente de las autoridades fiscales),

El transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles

a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios.

Descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se sustraen del

valor de los inventarios (S13.6).

Medición posterior: los inventarios se medirán al importe menor entre el

costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y

venta (S13.4). Esto permite calcular el deterioro cuando el importe en libros es

mayor al importe recuperable.

El valor razonable es el valor de mercado.

Los inventarios de productos agrícolas que la entidad haya cosechado o

recolectado de sus activos biológicos deben medirse, en el momento de su

reconocimiento inicial, por su valor razonable menos los costos estimados de

venta en el punto de su cosecha o recolección (S13.15).

Baja en cuenta: los inventarios se dan de baja en la cuenta cuando su

recuperación de valor es cero por múltiples factores, como deterioro,

cambio de moda, sustracción, etcétera.

Presentación y revelación: se presentan dentro del activo corriente y se

revela su cuantía, así como cualquier otra situación relevante.

1435. Inventarios

Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico

que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran

disponibles para su enajenación.

Los inventarios son activos:

a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones;

b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o

c) En forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de

producción o en la prestación de servicios (S13.1).

No son inventarios y deben tratarse de acuerdo a su NIIF específica:

a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, de

contratos de servicios (S23: Ingresos de Actividades Ordinarias).

b) Los instrumentos financieros (S11: Instrumentos Financieros Básicos

y la S12: Otros Temas relacionados con los Instrumentos Financieros).

c) Los activos biológicos de la actividad agrícola y productos agrícolas en

el punto de cosecha o recolección (S34: Actividades Especiales) (S13.2).

En la medición de los costos de conversión están los costos directamente

relacionados con las unidades de producción: materiales directos y mano

de obra directa, más la asignación sistemática de los costos indirectos fijos

de producción y de los costos indirectos variables de producción.

El costo de inventarios incluye todos los costos de adquisición, costos de

transformación (mano de obra de obra directa, costos indirectos de

producción, materias primas (S13.8)) y otros costos incurridos para dar a

los inventarios su condición y ubicación actuales (S13.11) (S13.5).

La adquisición de inventarios con pago aplazado contiene financiación

implícita, la que se llevará al gasto por intereses a lo largo del periodo y no

se incluirá en el costo de inventarios (S13.7)

Se excluyen del costo de los inventarios los costos reconocidos como

gastos en el periodo en el que se incurren, como por ejemplo:

a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros

costos de producción.

b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el

proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior.

c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los

inventarios su condición y ubicación actuales.

d) Costos de venta (S13.13).

La entidad medirá el costo de los inventarios (distintos de los bienes y

servicios producidos S13.17), utilizando los métodos de primera entrada

primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado.

La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los

inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los

inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la

utilización de fórmulas de costo distintas. El método última entrada primera

salida (LIFO) no está permitido en esta NIIF (S13.18).

Sistemas de inventario

Existen dos sistemas de inventarios para determinar el costo de la mercancía

vendida, el cual depende del nivel de control:

[Inventario permanente: su particularidad radica en que las mercancías

compradas se llevan directamente a la cuenta 1435 Mercancías no

fabricadas por la empresa, lo cual permite el control permanente de los

costos, la cantidad de existencias y el precio promedio por cada producto.

Otro elemento es que por cada venta realizada se contabiliza el costo de la

mercancía vendida (6135 Comercio al por mayor y al por menor), y el saldo

de la cuenta de mercancías no fabricadas por la empresa son las

existencias reales. El método exige mayor laboriosidad y costo de

mantenimiento del sistema. En cualquier momento que se haga el

inventario físico, este debe coincidir con los registros o control de

existencias. Este sistema facilita la reposición de inventarios porque en

cualquier momento se pueden conocer las existencias en el sistema.

Facilita mucho el control y lo preserva de acometidas de fraude].

[Inventario periódico: este sistema exige que las compras se lleven a la

cuenta 6235 Compras y se acumule durante todo el año, y el costo de

ventas se calcula por medio del juego de inventarios. No tiene control

sobre las unidades en existencia, y su pérdida es absorbida por el estado

de resultados como mayor valor del costo. Este procedimiento permite la

sustracción y el fraude por parte de empleados que manipulan las

existencias, pues nunca se sabrá con certeza qué cantidad y valor tiene

la empresa en existencias y cuáles son las pérdidas. Este sistema dificulta

la reposición de existencias y la atención oportuna de clientes.

El costo de la mercancía vendida por el sistema de inventario periódico se

calcula por juego de inventario, esto es, combinando las siguientes

cuentas del balance de prueba o comprobación de saldos]:

(+) 143536 Inventario inicial.

(+) 613505 Compras del periodo.

(=) Mercancía disponible para la venta.

(-) 43536 Inventario final determinado mediante el levantamiento del

inventario físico.

(=) 613536 Costo de venta, que se lleva en una nota de contabilidad de

ajustes a la hoja de trabajo, para que al final aparezca la cuenta 6135

Comercio al por mayor y al por menor.

Métodos de valuación de inventarios

Los métodos de valuación de los inventarios son diferentes a los sistemas de

inventario y se utilizan para darles valor a las unidades vendidas, lo que es

igual al costo de la mercancía vendida no fabricada por la empresa. Los

más comunes son [igual en el modelo local]:

Promedio ponderado (PP): consiste en sumar, al valor acumulado de las

existencias anteriores, el valor de las compras del periodo y dividirlo por

el total de artículos en existencia. El costo se mantiene estable o voluble

en la medida en que varíen los precios en el mercado. Las unidades en

existencias quedan valuadas por el costo promedio, esto es, se mantiene

el costo.

Primeras en entrar primeras en salir (PEPS): siempre que se vende

mercancía se calcula el costo de ventas a partir de las primeras unidades

que entraron a la tarjeta. Este método es exigente en el seguimiento

riguroso de unidades para poder identificarlas (independientemente de

que se haga físicamente) y requiere mucha laboriosidad. Las unidades en

existencias quedan valuadas por el valor de las últimas mercancías

compradas.

Últimas en entrar primeras en salir (UEPS): no es aceptado por las

normas NIIF para pymes ni por la DIAN.

El método de los minoristas: se usa a menudo, en el sector comercial

al por menor, para la medición de inventarios de rápida rotación, que

tienen márgenes similares y para los cuales no es práctico usar otros

métodos de costeo. El costo de los inventarios se determina

deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje

apropiado de margen bruto. El porcentaje que se usa debe tener en

cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de su

precio de venta original. Frecuentemente se utiliza un porcentaje

promedio para cada grupo de bienes o departamento comercial.

Los efectos de la aplicación de uno de los métodos de valuación son: a

mayor costo de ventas, menor impuesto; a menor costo de ventas, mayor

impuesto de renta y complementarios. Es por esta razón que la

Administración de Impuestos viene predicando que se utilice el método

PEPS porque necesita mayor liquidez, más ingresos tributarios hoy.

Mercancías no fabricadas por la empresa: son los bienes adquiridos a

proveedores con el fin de disponer de ellos para la venta. Se deben distinguir

de las materias primas o materiales que se requieren para la producción. Para

determinar el costo de ventas se manejan dos sistemas de inventario: el

periódico y el permanente.

Diferencias entre los sistemas de valuación del costo de las mercancías vendidas

Sistema periódico Sistema permanente

Las compras se registran en la cuenta 6205 Las compras se registran en la cuenta 1435.

La venta de mercancía no requiere registro de

costo de venta.

Los registros de venta son simultáneos con

el registro de costo de ventas en cuenta

6135, y se descarga de inventarios 1435.

El costo de venta se calcula por juego de

inventarios, así: a los inventarios iniciales a 01-

01-15 se les suman las compras del periodo y

se les restan las devoluciones en compras.

Luego, al fin del periodo 31-12-15 se realiza

el inventario físico, que se constituye en

inventario inicial del siguiente periodo, el cual

se resta de la diferencia anterior para

determinar el costo de ventas del periodo

mediante la creación de la cuenta 6135.

El costo de venta se conoce permanentemente

en la cuenta 6135.

El inventario físico es para verificar la

existencia con el registro llevado en el control

de existencias o en el sistema.

El procedimiento no se considera asiento de

cierre contable sino ajuste contable en el

momento de presentar estados financieros o de

fin del año 31-12.

El costo de ventas asume las imperfecciones de

la falta de control del sistema, como robos,

mermas, etc.

Se conocen los sobrantes o faltantes en el

inventario mediante el inventario físico, el

cual se hace por lotes o géneros cuando sea

necesaria su verificación

Al final el ejercicio contable o en el momento de presentar estados financieros, ambos

sistemas se lleva a la cuenta 6135 Comercio al por mayor y al por menor.

60. Gran contribuyente compra a crédito: La empresa gran contribuyente

compra a crédito mercancía gravada de electrodomésticos y muebles

para la venta por valor de 20.000.000 u.m. Utilice el sistema de inventario

permanente. El proveedor es del régimen simplificado para que aplique

las retenciones a lugar (143536 Electrodomésticos y muebles 20.000.000,

240802 Impuesto a las ventas —asumido el 8% de IVA— 1.600.000, contra

220505 Proveedores 19.200.000, 236540 Retención en compras 700.000,

236740 Retención IVA —8% asumido— 1.600.000, 236840 Retención ICA

100.000).


1435 Mercancías 20.000.000

240802 Impuesto a las ventas asumido 1.600.000

220505 Proveedores 19.200.000

236540 Retención fuente en compras 700.000

236740 Retención IVA 1.600.000

236840 Retención ICA 100.000

Registra la compra de mercancía por gran contribuyente a régimen simplificado

[En este caso especial, donde el comprador es del régimen común (gran

contribuyente), tiene que hacerle al régimen simplificado todo tipo de

retenciones: el de renta con su tarifa plena del 3.5% porque no es

contribuyente del impuesto de renta, retención del IVA asumido del 8% sobre

el valor de la compra, el cual se puede descontar en la 240802, y la retención del

ICA, porque tiene la misma práctica de la retención en la fuente].

61. Factura de venta a régimen simplificado: la entidad vende a régimen

simplificado de contado mercancías no fabricadas por la empresa,

cuyo costo es de 8.000.000 u.m., por 10.000.000 u.m. En el siguiente

registro se observa que inicialmente la cuenta 4135 tenía el nombre de

Comercio al por mayor y al por menor, pero en la búsqueda de la realidad

económica y contable se perfecciona con la subcuenta Venta de

electrodomésticos y muebles del plan de cuentas (causación 130505

Cuentas por cobrar, contra 413536 Electrodomésticos y muebles, 240804

Impuesto a las ventas) por el recibo del efectivo (110505 Caja general,

contra 130505 Cuentas por cobrar).

62. Costo de venta: se contabiliza el costo de la mercancía vendida, porque

así lo exige el sistema de inventario permanente, por valor de 8.000.000

u.m. (causación 613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra

143536 Electrodomésticos y muebles).

63. Consignación en banco: se hace la consignación del efectivo en caja de

las ventas del día anterior, en cuenta corriente (111005 Moneda nacional,

contra 110505 Caja general).

Deterioro: los inventarios sufren disminuciones por pérdidas cuando son

de fácil destrucción, obsolescencia, o por faltantes por diferencia de

inventario físico o por pérdidas físicas, las que se cuantifican para disminuir

su importe en libros. Es la cuenta de valuación del activo de naturaleza

crédito. El concepto de deterioro se intensificará en los siguientes libros de

contabilidad de activos, cuando se hayan superado los conceptos básicos.

El deterioro en inventarios (S27.2 al 27.4) se evalúa al final de cada

periodo sobre el que se informa, es decir, si el importe en libros no es

totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de

venta decrecientes).

Inventarios

Importe menor

Costo histórico Precio de venta – costo terminación y

gastos de venta

Si una partida (o grupos de partidas) está deteriorada, se requiere que la

entidad mida el inventario a su precio de venta menos los costos de

terminación y venta y que reconozca una pérdida por deterioro de

valor. Los mencionados párrafos requieren también, en algunas

circunstancias, la reversión del deterioro anterior (S13.19).

Cuenta 1499. Deterioro en inventarios

Se reconocen en el momento sobre el cual se informa y se acumula en cada

fecha de evaluación.

La medición del deterioro resulta en el momento de la evaluación de

hechos o sucesos que dan indicio de la pérdida de valor. Se evalúa al final

de cada periodo sobre el que se informa, es decir, si el importe en libros no es

totalmente recuperable

64. Indicio de deterioro de inventario: el importe en libro de los inventarios

es de 16.000.000 u.m. El precio de venta – costo terminación y gastos de

venta es equivalente a una suma de 15.300.000 u.m. Se procede a

registrar su deterioro (529915 Deterioro en inventarios, contra 143508

Venta de combustibles sólidos, líquidos, gaseosos).


529915 Deterioro en inventarios 700.000

143508 Venta de combustibles 700.000

Registro la pérdida por deterioro en inventarios

4. Activo no corriente

Los activos no corrientes son aquellos bienes que tiene el ente económico

bajo su control y riesgo, y de los cuales espera que fluyan beneficios

económicos, futuros, por estar el bien al servicio o uso durante una vida de

duración de más de un año y que no están disponibles para la venta.

Grupo 15. Propiedades, planta y equipo

[Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier

naturaleza que tenga bajo su control el ente económico, con la intención de

emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus

negocios o como apoyo en la producción de bienes y servicios, por definición

no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida

útil exceda de un año].

Política contable Propiedades, planta y equipo

Reconocimiento inicial: las propiedades, planta y equipo son activos

tangibles que se mantienen para su uso en la producción o el suministro de

bienes o servicios, para arrendarlos a terceros o con propósitos

administrativos, y se esperan usar durante más de un periodo (S17.2).

El costo de las partidas de propiedades, planta y equipo comprende lo

siguiente:

El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de

intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no

recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.

(S17.10-a).

Medición inicial: una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y

equipo, por su costo en el momento de reconocimiento inicial (S17.9).

Medición posterior: las propiedades, planta y equipo son objeto de una

valuación posterior en el momento de presentar los estados financieros, por

importe o costo histórico o el menor entre el importe recuperable.

Baja en cuenta: cuando la propiedad haya perdido su valor y sobre ella

no se reconozca que puede producir flujos de beneficios en el futuro.

Presentación y revelación: se presenta en el activo no corriente del

estado de situación financiera y se revela.

Propiedades, planta y equipo

Las propiedades, planta y equipo representan los activos tangibles bajo

control, construidos o en proceso de construcción, con la intención de

emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros

bienes o servicios o para usarlos en la administración del ente económico,

que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y

cuya vida útil excede de un año.

Las propiedades, planta y equipo no incluyen:

a) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase

la S34:

Actividades Especiales), o

b) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas

natural y recursos no renovables similares (S17.3).

Los siguientes no son costos de una partida de propiedades, planta y

equipo, y se reconocerán como gastos cuando se incurra en ellos:

a) Los costos de apertura de una nueva instalación productiva.

b) Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio (incluidos los

costos de publicidad y actividades promocionales).

c) Los costos de apertura del negocio en una nueva localización, o los de

redirigirlo a un nuevo tipo de clientela (incluidos los costos de formación

del personal).

d) Los costos de administración y otros costos indirectos generales.

e) Los costos por préstamos (S25: Costos por Préstamos) (S17.11).

Las propiedades, planta y equipo representan los activos tangibles bajo

control, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de medición

en el momento del reconocimiento:

Una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y equipo por su

costo en el momento de reconocimiento inicial (S17.9).

Componentes del costo

El costo de adquisición de las partidas de propiedades, planta y equipo

comprende lo siguiente (S17.10):

Precio de compra.

Honorarios legales y de intermediación, los aranceles de importación y

los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos

comerciales y las rebajas.

Descuentos y rebaja de toda clase (incluidos los descuentos por pronto pago).

Los costos de preparación del emplazamiento, los costos de entrega y

manipulación inicial, los de instalación y montaje y los de comprobación

de que el activo funciona adecuadamente.

Los costos de desmantelamiento, retiro y restauración.

La capitalización de gastos financieros hasta la puesta en condiciones de

funcionamiento, siempre que el tiempo sea superior a un año para estar

en condiciones en uso (solo NIIF plenas).

Costos de desmantelamiento

Los costos de desmantelamiento forman parte del valor de la propiedad,

planta y equipo. Para ello se proyecta el costo que tendrá dentro de la vida

del negocio en el momento de la liquidación, y su registro se hace por su

valor actual de las obligaciones.

Terrenos no se depreciación: los terrenos tienen una vida ilimitada y, por lo

tanto, no se deprecian, pero si en el valor inicial del terreno se incluyen

costos de rehabilitación, mejoras, adecuaciones para su uso, esa porción del

terreno se depreciará a lo largo del periodo en el cual se obtengan los

beneficios por haber incurrido en dichos gastos.

Cuenta 1504. Terrenos:

Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentes

edificaciones bajo el control del ente económico, así como los destinados a

futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio de este. La

diferencia resultante con el precio de enajenación se registrará en las cuentas de

ingresos (gastos) otros resultados integrales.

65. Compra de terreno: la entidad negocia un lote de terreno ubicado en la

calle 19 N°. 22-06 de la ciudad de Bogotá para construir la sede

comercial de la empresa por valor de 1.500.000.000 u.m. (150405 Terrenos,

urbanos, contra 111005 Moneda nacional). En la compra de bienes

inmuebles, todos los gastos pagados en el momento de perfeccionar el

traspaso del bien hacen parte del costo, como por ejemplo el registro de

la escritura en notaría y el pago de registro en la oficina de registros de

documentos públicos.

66. Gastos legales: los gastos legales de escritura en Notaría Cuarta fueron del

2% sobre el valor del lote y el de registro en tesorería y en la Oficina de

Documentos Públicos y Privados fue del 0.4% (150405 Terrenos, contra


Construcciones en curso: son obras en proceso de construcción donde

se han ejecutado una serie de actividades de diseño, obras civiles,

interventoras, etcétera, que implican costos y gastos y requieren

terminación para ser utilizadas en labores operativas o administrativas. Una

vez terminada la obra, se actualizará el valor acumulado en cuentas

apropiadas del activo propiedad, planta y equipo.

{Contratos en construcción: cuando un constructor hace las obras de

construcción en terreno ajeno, se denominan contratos en construcciones,

pero si son de su propiedad, son construcciones en curso (NIC11)}

67. La Curaduría otorgó permiso de construcción por valor de 12.000.000

u.m., por la diligencia (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005

Moneda nacional).

Por lo regular todos los costos y gastos tendientes a perfeccionar la obra de

construcción para la cual fue comprado el lote son llevados al valor de las

construcciones en curso hasta su terminación, como se verá con los

siguientes ejemplos.

1516. Construcciones y edificaciones

[Son los bienes adquiridos o construidos por cuenta de la empresa o por

intermedio de la firma contratante destinados al desarrollo del objeto social.

El valor del terreno se registra por separado de la cuenta de construcciones y

edificaciones].

68. Interventoría de obra material: los costos de planos y servicio de

intervención de la obra por parte del arquitecto Rodrigo Andrade son

del orden de 15.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificios contra

111005 Moneda nacional, 236515 Retención en la fuente Honorarios

10%). Los honorarios profesionales no tienen retención de ICA para el

presente caso, pero es posible que en otros países se aplique; por

consiguiente se debe revisar la norma municipal.

69. Materiales para la obra: se compran 200 toneladas de cemento

Diamante para la construcción por valor de 250.000.000 u.m., (150805

Construcciones y edificios contra 111005 Moneda nacional, 236540

Retención en la compras, 236840 Retención ICA).

70. Materiales de construcción: se compraron otros materiales de

construcción por 100.000.000 u.m. (150805 Construcciones y

edificaciones contra 111005 Moneda nacional, 236540 Retención en

compras, 236840 Retención ICA).

71. Beneficio a empleados de la construcción: se pagó la mano de obra por

valor 6.200.000 u.m. por el primer mes, según nómina que presento el

contratista para que le pagaran esos valores (133010 A contratistas, contra

111005 Moneda nacional, 236570 Otras retenciones, 236870 Retención

industria y comercio).

72. Materiales de construcción: se compran 500.000 ladrillos, cada uno

por valor de 1.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones contra

111005 Moneda nacional, 236540 Retención en la compras, 236840

Retención ICA).

73. Contrato de obra blanca: se contrata la obra blanca por valor de

250.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005

Moneda nacional, 236525 Retención sobre servicios 4.0%, 236840

Retención ICA).

74. Aportes al FIC: se hacen los aportes del 1% al SENA sobre los

contratos anteriores de obra de mano, para el Fondo Industrial y de

Construcción (FIC) (150805 Construcciones y edificaciones, contra 111005

Moneda nacional. Cuantifique en este momento el valor de la obra).

75. Certificado de aportes parafiscales: el contratista presenta los

certificados de paz y salvo de aportes parafiscales y solicita se legalicen

los anticipos por concepto de salarios por valor de 18.000.000 u.m.

(150805 Construcciones y edificaciones, contra 133010 A contratistas).

La retención en la fuente sobre los contratos de obra son de cargo del

dueño de la obra, pero los pagos que haga el contratista están a cargo de

él, al igual que los aportes parafiscales, seguridad social y prestaciones

sociales, cuyos paz y salvo debe presentar al finalizar la obra en el momento

de liquidar definitivamente los contratos.

Cuenta 1517 Propiedades de inversión

Son edificios que controla la empresa para darlos en arrendamiento o para

usar una parte de ellos y arrendar la otra, para lo cual se deben identificar las

dos partes en cuentas apropiadas en los estados financieros.

Las propiedades de inversión cuyo valor razonable se puede medir con

confiabilidad y sin costo o esfuerzo desproporcionado, y en un contexto de

negocio en marcha, se contabilizarán de acuerdo con esta sección por su

valor razonable con cambios en resultados.

Todas las demás propiedades de inversión se contabilizarán como

propiedades, planta y equipo, utilizando el modelo de costo-

depreciación-deterioro del valor de la S17: Propiedades, Planta y Equipo,

y quedarán dentro del alcance de la Sección 17, a menos que pase a estar

disponible una medida fiable del valor razonable y se espere que dicho

valor razonable será medible con fiabilidad en un contexto de negocio en

marcha (S16.1).

Maquinaria y equipo: está compuesta por el costo de adquisición y

montaje de la maquinaria y equipo para colocarlos en condiciones de uso en la

producción de la renta.

Cuenta 1520. Maquinaria y equipo

[Registra el costo histórico de la maquinaria y equipo adquiridos por el ente

económico. El costo de adquisición incluye los impuestos que no son

recuperables, también incluye la diferencia en cambio causada hasta que se

encuentre en condiciones de utilización, originada por obligaciones en moneda

extranjera contraídas para su adquisición].

Cuenta 1524. Equipo de oficina

[Registra el costo de adquisición de los bienes logísticos para el buen

desempeño y desarrollo de la empresa.

Registra el costo del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del

ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones].

76. Compra de muebles y enseres: la entidad compra al régimen común

muebles y enseres para la oficina por valor de 5.000.000 u.m. más el

IVA (152404 Muebles y enseres, contra 111005 Moneda nacional,

236540 Compras, 236840 Impuesto de industria y comercio retenido). El

IVA pagado en propiedad, planta y equipo hace parte del costo del bien,

siempre que no sea desembolsable.

Cuenta 1540. Flota y equipo de transporte:

[Está compuesta por el costo de las unidades de transporte utilizadas

para el cumplimiento de sus funciones, tales como el transporte de

personal directivo, operativo o en el desarrollo de la actividad de transporte

de carga o de pasajeros.

Registra el costo histórico de las unidades de transporte, equipos de

movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinado al

transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades].

77. Equipo de transporte: la empresa adquirió un vehículo para la

distribución de los productos, por valor de 40.000.000 u.m., más el IVA del

25% (154005 Autos, camionetas y camperos, contra 111005 Moneda

nacional, 236540 Compras, 236840 Industria y comercio retenido)

Cuenta 1592. Depreciación acumulada

[La base para calcular la depreciación del activo fijo es el costo histórico

menos el valor de la cuota de salvamento, que puede ser representativa,

siempre que exista un mercado activo del usado o exista un contrato de

compromiso de venderla al término de su vida útil; de lo contrario será el

total del importe del bien].

Si los principales componentes de una partida de propiedades, planta y

equipo tienen patrones significativamente diferentes de consumo de

beneficios económicos, una entidad distribuirá el costo inicial del activo

entre sus componentes principales y depreciará cada uno de estos

componentes por separado a lo largo de su vida útil.

Otros activos se depreciarán a lo largo de sus vidas útiles como activos

individuales. Con algunas excepciones, tales como minas, canteras y

vertederos, los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se

deprecian (S17.16).

La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien y en los

componentes significantes del activo por separado. Para la fijación de esta

es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores

naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por

cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios

prestados. La vida útil podrá fijarse con base en concepto o tablas de

depreciación de reconocido valor técnico.

El cargo por depreciación: en cada periodo se reconocerá en el resultado, a

menos que otra sección de esta NIIF requiera que el costo se reconozca

como parte del costo de un activo. Por ejemplo, la depreciación de una

propiedad, planta y equipo de manufactura se incluirá en los costos de los

inventarios (S13: Inventarios) (S17.17).

Métodos de depreciación

El método de depreciación debe reflejar el patrón con arreglo al cual espera

consumir los beneficios económicos futuros del activo.

Política contable depreciación propiedades, planta y

equipo

Reconocimiento inicial: la depreciación en las propiedades, planta y

equipo se reconoce a partir del proceso de producción de la renta o uso del bien

en unidades de producción, horas máquina, horas de trabajo hombre.

El costo de las partidas de propiedades, planta y equipo comprende lo

siguiente:

Medición inicial: las propiedades, planta y equipo se miden por su costo

en el momento de reconocimiento inicial (S17.9).

Medición posterior: los métodos posibles de depreciación incluyen:

Método de depreciación lineal (cargo constante).

Método de depreciación de saldos decrecientes.

Método basado en el uso, como por ejemplo el método de las unidades

de producción (S17.22).

Baja en cuenta: cuando la propiedad haya quedado totalmente depreciada

se da de baja, pero si existe cuota de salvamento, se requiere que se

disponga de ese bien en un mercado activo.

Presentación y revelación: la depreciación se presenta como una cuenta

correctora del activo no corriente en el estado de situación financiera, junto

con su deterioro y cuota de salvamento. En la revelación se toma en cuenta

el método utilizado, la cuota sistemática y el valor acumulado.

No son objeto de depreciación: los terrenos durante toda su vida útil, las

construcciones en curso por el periodo que dure la obra, importaciones en

curso de maquinaria, al igual que la maquinaria en montaje por el tiempo

que dure inactivo, pero tan pronto entre al proceso de producción de la renta

se inicia el proceso de depreciación.

La depreciación está asociada a la producción de la renta; por consiguiente,

constituye un gasto más en la determinación de la utilidad en la venta de

productos o servicios.

La cuota de salvamento representa el valor en libros después de haberse

depreciado totalmente el activo que aún sigue prestando servicio en la

producción de la renta. Se calcula cuota de depreciación siempre y cuando

exista un mercado activo de elemento de la propiedad, planta y equipo; de lo

contrario cera cero.

Política contable Deterioro del valor del activo

Reconocimiento inicial: se reconoce el deterioro cuando hay indicios, de

factores internos y externos, de que el bien ha perdido valor.

Medición inicial: los bienes en su inicio no tienen deterioro sino con las

mediciones posteriores en la fecha sobre la cual se informa.

Medición posterior: la entidad aplicará la Sección 27 Deterioro del

Valor de los Activos para determinar si una partida o grupo de partidas de

propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor. En dicha sección

se explica cuándo y cómo ha de proceder una entidad para revisar el

importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe

recuperable de un activo, y cuándo ha de reconocer o revertir una pérdida

por deterioro en su valor (S17.24).

Baja en cuenta: el deterioro se da de baja por disposición del bien del

cual es objeto, o cuando se prevé que el bien no producirá flujos de efectivo.

Presentación y revelación: el deterioro en el valor de los activos se

presenta inmediatamente después de la depreciación como una cuenta

complementaria del activo, y se deberán revelar las causas del deterioro

mayor y la variación de un periodo a otro.

Deterioro de la propiedad, planta y equipo

El deterioro en el valor de la propiedad, planta y equipo se contabiliza

siempre que el valor contable sea mayor al importe recuperable.

El importe recuperable se entiende como el mayor valor entre los siguientes

métodos de valuación:

Valor razonable menos costo de venta.

Valor en uso, o valor actual de los flujos futuros estimados de efectivo de

un activo, descontado a un tipo de interés de mercado sin riesgo.

Gráfico No. 18. Importe recuperable

Propiedad planta y equipo

Importe menor

Valor neto en libros =

Costo - Depreciación - deterioro

Importe recuperable

Mayor valor entre

Valor razonable

– costo de venta

Valor de uso

= valor actual

Los activos propiedad, planta y equipo son objeto de varios ajustes a su costo

histórico con el fin de actualizar su valor en libros:

Adiciones y mejoras que aumentan el costo de adquisición.

Depreciaciones mensuales o anuales que disminuyen su valor.

Valorizaciones a precios de mercado mediante estudios de reconocido valor

técnico, los cuales se llevan a la cuenta del activo contra la del superávit

por valorización para las grandes empresas, siempre que no esté sujeto el

bien a desvalorizaciones, porque en ese caso se lleva a la cuenta de gastos.

Desvalorizaciones hasta el monto de su concurrencia previsto en el

superávit por revalorización. La reversión se hace mediante el

procedimiento de disminuir el activo y el superávit del patrimonio en

cuentas del estado de resultados.

Deterioro cuando su valor de recuperación es menor al importe en

libros, corre riesgos de disminuciones o existen condiciones de pérdida

de su valor mediante estudios técnicos.

Elementos Composición Importe Importe neto

Costo histórico 130.000

Depreciación acumulada 20.000

Deterioro de valor 10.000 100.000

Valor razonable 90.000

Menos costo de venta 4000 86.000

Valor de uso 106.000

Importe mayor entre el valor razonable y el valor de uso 106.000

Importe menor entre el costo y el importe recuperable 100.000

El deterioro en las NIIF plenas se acumula igual que la depreciación de la

propiedad, planta y equipo; en cambio, en las NIIF para pymes, en el

momento de la medición del deterioro, se lleva como menor valor de la

propiedad, planta y equipo.

De todas maneras, en uno y otro caso se debe recalcular la depreciación

del activo prospectivamente, disminuyendo el importe en libros menos la

depreciación y el deterioro y sacando una nueva cuota de depreciación,

que se ajustará por el faltante para igualar las cuotas en el tiempo.

Si por alguna circunstancia se mejoran las condiciones del indicio del

deterioro, se aumenta el valor del activo propiedad, planta y equipo y se

recupera un gasto en la cuenta 417070 Recuperación deterioro en

propiedades.

La depreciación del bien depreciado se modificará a partir del valor del

deterioro en perspectiva.

Medición posterior: la entidad medirá todas las partidas de propiedades,

planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la

depreciación acumulada y cualesquiera pérdidas por deterioro del valor

acumuladas. Una entidad reconocerá los costos del mantenimiento diario

de una partida de propiedad, planta y equipo en los resultados del periodo

en el que incurra en dichos costos (S17.15).

78. Indicadores de deterioro del edificio: la entidad hace una valuación del

deterioro del valor del edificio donde funciona el negocio, que tiene un

valor en libros de 200.000.000 u.m., su depreciación es a 50 años, la

cuota anual de depreciación es de 4.000.000 u.m., y la de los cinco años

acumulada es 20.000.000 u.m. Además, para el momento sobre el cual se

informa, en el quinto año se detecta que su costo se encuentra

deteriorado en 15.0000.000 u.m., con lo cual hay que revelar los

siguientes valores:

Costo de adquisición de la propiedad, planta y equipo 200.000.000

Vida útil del bien en años 50

Deterioro 5.000.000

Años de depreciación 4 5 6

Valor del activo 200.000.000 200.000.000 200.000.000

Deterioro en el año 5 15.000.000 20.000.000

Nuevo valor del activo 185.000.000 180.000.000

Cuota de depreciación anual 4.000.000 3.700.000 3.600.000

Depreciación acumulada 16.000.000 18.500.000 21.600.000

Importe en libros 184.000.000 166.500.000 158.400.000

Ajuste a la depreciación 4.000.000 2.500.000 3.100.000

Hasta el cuarto año el edificio tenía un comportamiento normal y su

depreciación era de 4.000.000 u.m. por año, pero en el siguiente año se dio

un deterioro de 15.000.000 u.m. y su costo de 200.000.000 u.m. bajó a

185.000.000 u.m.; por consiguiente, su depreciación (185.000.000/50) bajó a

3.700.000 u.m. Al sexto año de exposición, volvió a sufrir un segundo

deterioro de 5.000.000 de u.m., con lo cual aumentó a 20.000.000 u.m. el

deterioro y la cuota de depreciación bajó (180.000.000/50) a 3.600.000 u.m.

Observe que el ajuste por depreciación fue normal durante los cuatro

primeros años, en el quinto solo se ajustó 2.500.000 u.m. porque la

corrección es en prospectiva, igualmente en el sexto año se ajustó en

3.100.000 u.m., y de ahí en adelante se regularizará en 3.600.000 u.m.

5. Activos intangibles

Grupo 16. Intangible

[Registra el valor adicional pagado en la compra de un ente económico activo,

sobre el valor en libros o sobre el valor calculado o convenido de todos los

activos netos comprados, por reconocimiento de atributos especiales tales

como el buen nombre, personal idóneo, reputación de crédito privilegiado,

prestigio por vender mejores productos y servicios y localización favorable].

Política contable Activo intangible

Reconocimiento inicial: un activo intangible es un activo identificable, de

carácter no monetario y sin apariencia física.

Un activo es identificable cuando:

a) Es susceptible de ser separado o dividido de la entidad y vendido,

transferido, explotado, arrendado o intercambiado, bien

individualmente junto con un contrato, un activo o un pasivo

relacionado, o

b) Surge de un contrato o de otros derechos legales,

independientemente de si esos derechos son transferibles o separables

de la entidad o de otros derechos y obligaciones (S18.2).

La entidad reconocerá un activo intangible como activo si, y solo si:

a) Es probable que los beneficios económicos futuros esperados que se han

atribuido al activo fluyan a la entidad;

b) El costo o el valor del activo puede ser medido con fiabilidad; y

c) El activo no es resultado del desembolso incurrido internamente en un

elemento intangible (S18.4) (concuerda con S2.27).

Medición inicial: una entidad medirá inicialmente un activo intangible al

costo.

Medición posterior: los desembolsos sobre un activo intangible

reconocidos inicialmente como gastos no se reconocerán en una fecha

posterior como parte del costo de un activo (S18.17).

La entidad medirá los activos intangibles, en una fecha posterior sobre la

que se informa, al: Costo histórico amortizado = costo – amortización

acumulada – deterioro del valor acumulado.

Baja en cuenta: un activo intangible se dará de baja cuando su

valoración y capacidad de generar flujos de beneficios económicos sean

inciertos.

Presentación y revelación: los activos intangibles se presentan en el

activo no corriente y se revelan por su importe en libros.

Crédito mercantil: es el mayor valor (plusvalía) que se paga por adquirir más

del 50% del patrimonio de un negocio, el cual se amortizará de acuerdo a

la naturaleza del bien que lo generó mediante estudio de su vida útil. Por

ejemplo, si el mayor valor corresponde a una subestimación existente en

los inventarios, entonces el periodo de amortización será el de su rotación

(porque se considera que en ese tiempo se recuperará la plusvalía); si son

propiedades planta y equipo (y solo se recuperará la plusvalía con su

disposición), y no se puede determinar su vida útil con fiabilidad, este será

de 10 años. Los activos intangibles de vida infinita no se amortizan.

Los principales intangibles que manejan las empresas son: marcas,

patentes, concesiones y franquicias, derechos, licencias, siempre que hayan

sido producto de un proceso de compra o procesos de desarrollo solo para

las grandes empresas, porque aquellos valores estimados se deben

desmontar de la contabilidad. La investigación y desarrollo en las Mipymes

son gastos que se manejan en el estado de resultados, nunca se activarán.

79. Inversión en subsidiaria: la entidad controladora Ejes y

Repuestos S.A. está interesada en la compra del 51% de la compañía

Motores S.A. El total de su patrimonio en libros compuesto por el

capital social es de 1.000.000.000 u.m., reserva legal 200.000.000 u.m.,

utilidades del ejercicio 100.000.000 u.m., y los superávit acumulados

ascienden a 500.000.000 u.m. (total 1.800.000.000 u.m.). El precio de

negociación es de 2.000.000.000 de u.m. (121045 Transporte,

almacenamiento y comunicaciones 1.800.000.000.000 u.m., 160510

Crédito mercantil: Adquirido o comprado por 200.000.000.000 u.m.,

contra 111005 Moneda nacional).

Cuenta 1615. Patentes

[Registra el costo de adquisición y registro de las patentes, las cuales

confieren a su titular el derecho a explotar en forma exclusiva la invención

por sí misma, a conceder una o más licencias para su explotación y a

percibir regalías o compensaciones derivadas de su explotación por

terceros].

Si una entidad no es capaz de hacer una estimación fiable de la vida

útil de un activo intangible, se supondrá que es de diez años (S18.20).

Cuenta 1620. Concesiones y franquicias

[Registra el privilegio concedido por una autoridad gubernamental,

permitiendo el uso de una propiedad pública que usualmente está sujeta a una

regulación especial; o el privilegio frecuentemente exclusivo concedido por un

fabricante o distribuidor para vender los productos del primero dentro de un

territorio específico].

Cuenta 1630. Know how

Si no se puede medir con fiabilidad y los flujos de beneficios económicos

futuros no se pueden reconocer, el Know How no se debe registrar como

activo. El Know How adquirido, si cumple con la definición de activo, se lleva a

los estados financieros.

Si ha sido creado por la empresa y si existiere algún valor al momento de la

transición, se debe dar de baja contra el superávit acumulado de transición.

Cuenta 1635. Licencias

[Registra el costo o valor pagado al titular de una patente para la explotación

de esta por parte del ente económico].

Cuenta 1698. Depreciación y/o amortización acumulada

[Registra el monto de las depreciaciones y/o amortizaciones acumuladas

de los activos intangibles de propiedad del ente económico].

La depreciación y/o amortización debe considerar la vida útil estimada del

intangible, es decir, los periodos en los cuales producirá beneficios

económicos y la duración de la protección legal conferida a este. Si no se

puede determinar con fiabilidad su vida finita, será de 10 años.

Grupo 17. Diferidos

[En las NIIF existen los activos diferidos, y por consiguiente los gastos y los

cargos diferidos, por la sencilla razón de que no se puede determinar un flujo

de beneficios económicos probables cuya medición sea fiable para

considerarlo como un activo financiero o no financiero o activo

contingente que pueda amortizarse en un periodo de vida útil]. De otra

parte, no existe correlación entre ingresos y egresos en las NIIF. Por lo tanto,

los gastos afectan directamente el estado de resultados.

Política contable Activos diferidos

Reconocimiento inicial: salvo en contadas excepciones, se reconocerán

activos diferidos. Los más comunes se reconocen por las diferencias

temporarias, siempre que se contabilice un valor que genera valores

imponibles o deducibles.

Medición inicial: el activo diferido por impuesto diferido se registra por

las diferencias temporarias, sobre la fecha sobre la que se informa, siempre

que sean deducibles. La diferencia con el pasivo por impuesto diferido es que

las diferencias temporarias son imponibles, estos es, que son sometidas en

una fecha posterior al estado de resultados fiscal. Las diferencias de carácter

permanente se refieren a aquellas partidas que no cumplen los

presupuestos tributarios para ser deducibles o imponibles en periodos

rentísticos posteriores.

Medición posterior: son objeto de revisión sobre la fecha sobre la que se

informa.

Baja en cuenta: un activo diferido débito se da de baja cuando el

impuesto corriente es mayor al impuesto fiscal. En el caso contrario, un

pasivo diferido se da de baja cuando el impuesto corriente es menor que el

impuesto fiscal.

Presentación y revelación: tanto el activo diferido como el pasivo

diferido se presentan dentro del activo no corriente, y su revelación

corresponde a los movimientos durante el periodo contable.

Son pocos los activos diferidos

Las NIIF solamente aceptan como activo y pasivo diferido el impuesto diferido

crédito como resultado de las diferencias temporarias (S29) y {NIC 12}.

Los ingresos y gastos asociados con las operaciones accesorias durante la

construcción o el desarrollo de una partida de propiedades, planta y

equipo se reconocerán en resultados si esas operaciones no son necesarias

para ubicar el activo en su lugar y condiciones de funcionamiento (S17.12).

[La contabilidad local Seguirá con los siguientes conceptos, hasta tanto se

pronuncie la Administración de Impuestos:

1. Gastos anticipados: tales como: intereses, seguros, arrendamientos y otros

incurridos para recibir en el futuro servicios.

2. Cargos diferidos: representan bienes o servicios recibidos de los cuales se

espera obtener beneficios económicos en otros periodos. Se deben

registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas

de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse

como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del

proyecto cumple los siguientes requisitos:

a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente;

b) Su factibilidad técnica está demostrada;

c) Existen planes definidos para su producción y venta, y

d) Su mercado futuro está razonablemente definido (Decreto local)].

6. Otros activos

Grupo 18. Otros activos

[Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta

individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo

claramente definidas en el presente plan, tales como antigüedades, pinturas,

objetos de arte].

Política contable Propiedades de inversión

Reconocimiento inicial: otros activos, como obras de arte, se reconocen

por su valor de compra.

Medición inicial: costo de la obra.

Medición posterior: costo menos deterioro según la evolución del mercado

activo.

Baja en cuenta: por deterioro o venta del bien.

Presentación y revelación: se presenta en el activo no corriente y se revela.

Este grupo de otros activos es el típico ejemplo en el que algunas empresas

mantienen activos improductivos (no producen renta), puesto que a estas

obras de arte, a pesar de que dan buena imagen a las oficinas de los

ejecutivos o salas de junta de directivas, no se les puede determinar un flujo

de beneficios económicos probables y medibles, a no ser que se tengan

para la venta para un mercado activo o promesa de venta a determinados

clientes.

Cuenta 1805. Bienes de arte y cultura

[Registra el costo de las adquisiciones que efectúa el ente económico en

obras de arte, artesanías y libros con el propósito de fomentar la actividad

cultural y de investigación, siempre y cuando haya un mercado de estos

bienes activos, o una promesa de venta posterior, de lo contrario será un gasto

en el estado de resultados].

80. Compra otros activos: se compró la obra de arte para adornar la sala

de juntas, del huilense Héctor Polanía Pastrana, por valor de

20.000.000 u.m., incluido el IVA (180505 Obras de arte, contra 111005

Moneda nacional, 236540 Retención en compras, 236840 Retención ICA).

Grupo 19. Activos biológicos

Política contable Activos biológicos

Reconocimiento inicial: se reconocen por todos los costos incurridos

durante el proceso del control biológico para obtener beneficios en unos

productos.

Medición inicial: por el costo del bien biológico, como semillas, abonos,

preparación de terrenos, cuido de obreros, etcétera.

Medición posterior: en el momento sobre el cual se informa, se miden al

valor razonable, menos los costos de ventas, para determinar el deterioro

del activo biológico.

Baja en cuenta: su valor en libros menos el deterioro se da de baja en el

punto de cosecha o recolección cuando pasan a un inventario de cosechas o

de materias primas para proseguir un proceso de producción.

Presentación y revelación: se presentan en activos no corrientes y se

revelan los costos y el método de valor razonable que se tuvo en cuenta.

Valorizaciones

[Valorizaciones: comprende la utilidad potencial (no realizada), medida

como la diferencia entre el costo en libros de las inversiones y el valor

intrínseco o el valor de cotización en bolsa de las mismas. Para las propiedades,

planta y equipo, corresponde a la diferencia entre el costo neto y el avalúo

comercial; para los semovientes será la diferencia entre el costo neto en libros y

el actualizado a 31 de diciembre de cada año de acuerdo con el valor dado por

el Ministerio de Agricultura o por avalúo técnico].

Todos los activos propiedad, planta y equipo son susceptibles de valorización

siempre que el importe recuperable sea superior al importe en libros de los

bienes controlados, donde se genera un mayor valor que se reconocerá en

el resultado del periodo en la medida en que se suponga una reversión

por disminución por devaluación. Si la revaluación es en firme, se lleva a un

mayor valor del activo en las grandes empresas que aplican NIIF plenas,

contra el superávit de revaluación en el patrimonio (NIC16.10).

{Cuando se reduzca el importe en libros de un activo como consecuencia

de una devaluación, tal disminución se reconocerá en el resultado del

periodo contra una disminución del superávit de revaluación en el

patrimonio (NIC16.11)}.

[De acuerdo a normas locales, cada tres años las empresas debían actualizar

el valor en libros de sus activos propiedad, planta y equipo por medio de

estudios técnicos de personal especializado y de reconocida trayectoria moral

y profesional.

Las valorizaciones cumplen la función contable de darles valor económico a

los bienes, pero no tienen valor fiscal ante la administración de impuestos, y

cuando termina la vida del activo por retiro o venta desaparece el valor y no

se constituye en factor para determinar la utilidad o pérdida].

81. Revalorización de negocio en marcha: hechos los estudios de valor de

uso de la unidad de negocios que tenía un valor de 120.000 u.m., se

calcula que en el mercado vale 130.000 u.m., lo cual permite la siguiente

revalorización. Se supone que posteriormente habrá devaluaciones:


51 Gastos por revaluación de activos 10.000

32 Superávit de revaluación 10.000

Registra la revaluación de activos fi

Si la revaluación se mantiene en el tiempo, entonces se lleva al valor del

activo revaluado.

[En las normas locales, las cuentas de gastos en general se acreditan

solamente cuando se hace el cierre contable o de fin de ejercicio, excepto las

cuentas 5199 y 5299 de provisiones, donde se aceptan “las reversiones de

provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio”

(1299 contra 5199). Cuando no exista el gasto para acreditar, se lleva a la

cuenta 1299 contra 417035 Recuperación: de provisiones].

En las normas internacionales no se aceptan las compensaciones entre cuentas,

a no ser las estrictamente autorizadas por las NIIF.


Preguntar a contadores en ejercicio de la profesión

1. Si la norma de esencia sobre la forma existía en el marco legal local,

¿por qué no se aplicó?

2. ¿Cuál es la característica cualitativa de un activo?

3. ¿Qué otras definiciones de activo se conocen en su región?

4. ¿Cuándo se reconocen los activos en el estado de situación financiera?

5. ¿Considera usted que la contabilidad da repuesta a los problemas que

acontecen al interior de la empresa?

6. ¿Por qué se dice que la contabilidad es sinónimo de teneduría de libros?


1. ¿Cuáles son los requerimientos para reconocer un activo?

2. ¿Cuál es la naturaleza de los activos?

3. ¿Cuáles son los principales grupos del activo?

4. ¿Cuál es la característica de activo efectivo o equivalente a efectivo?

5. ¿Para qué se hacen inversiones en otros entes económicos?

6. ¿Qué usos tienen los sistemas de inventarios y cuántos conoce?

7. ¿Cuándo se contabiliza el costo de venta?

8. ¿Cuáles son los sistemas de inventario?

9. ¿Cuáles son los métodos de valuación de inventarios?

10. ¿Los inventarios también se deterioran?

11. ¿Qué otras cuentas componen el grupo de deudores?

12. ¿Cuáles métodos conoce sobre deterioro de cartera?

13. ¿La deuda del empleado es objeto de deterioro, igual que la cartera?

14. ¿Cuáles son los bienes denominados: propiedades, planta y equipo?

15. ¿Cuál es la vida útil para las propiedades, planta y equipo?

16. ¿Para qué se divide la propiedad en componentes?

17. ¿Qué significado tienen las revalorizaciones en los activos?

18. ¿Cuándo se le aplica el deterioro de un activo?

19. ¿Qué elementos maneja un componente de un activo propiedad, planta y

equipo en el momento de la depreciación?

20. ¿Cuál es la vida útil de un activo intangible cuando se hace imposible su

determinación?

21. ¿Cuál es la diferencia entre un gasto diferido y un cargo diferido en la

normativa local?

22. ¿Existen los gastos diferidos y los cargos diferidos en NIIF?

23. ¿Qué acontece cuando se desvalorizan los activos?

24. ¿Qué cuentas de gastos e ingresos permiten la reversión de sus valores?

25. ¿Cuáles son las cuentas del grupo de efectivo o equivalente al efectivo?

26. ¿Cuáles son las cuentas del grupo de inversiones?

27. ¿Cuáles son las cuentas de la propiedad, planta y equipo?

Exponga qué cuentas son la causa y cuales efecto

1. ¿Por qué conceptos recibe usted dinero?

2. ¿Por qué conceptos entrega usted dinero?

3. ¿Por qué conceptos recibe y entrega bienes?

4. ¿Cuándo la empresa adquiere derechos?

5. ¿Cuándo la empresa contrae obligaciones?

Recoja una serie de soportes

Toda persona tiene una relación directa con transacciones comerciales que

realiza diariamente en el momento de comprar un vestido, pagar una

buseta, pagar una deuda, donde usted debe identificar:

1. ¿Cuáles de las operaciones son importantes y cuáles puede codificar?

2. Determine la realidad económica en los soportes que analiza.

3. ¿Por qué ese soporte de la transacción no es necesario para el

reconocimiento de la transacción en la contabilidad?

4. ¿Esos documentos llenan los requerimientos para soportar una

transacción o requieren de otras formalidades legales?

5. ¿Cuándo se reconoce un activo para la empresa?

6. ¿Cuándo se reconoce un pasivo?

7. ¿Quiénes generan los ingresos y los gastos según las NIIF?

8. ¿Cuál es el soporte de un activo y de un pasivo?

9. ¿Cuál es el soporte de un ingreso y de un gasto?

Analizar el principio de la esencia sobre la forma

En los siguientes ejercicios analice la operación y revise la elaboración de la

ecuación contable o el método de la partida doble, que es la esencia de la

contabilidad y la labor consuetudinaria que va a encontrar en la asesoría

contable. Plantee nuevos ejercicios y resuélvalos con el fin de adquirir

destreza y habilidades para entender las operaciones de la contabilidad de

activos, desde el punto de vista del manejo de la ecuación.

1. Si los activos de un ente económico se encuentran representados en

mercancías por valor de 20.000.000 u.m. y en dinero en efectivo del orden

de 5.000.000 u.m. y se debe a proveedores la suma de 10.000.000 u.m.,

¿cuál es la ecuación contable si se calcula el patrimonio por diferencia?

(Efectivo 5.000.000 + Mercancías 20.000.000 = Proveedores 10.000.000+

Patrimonio 15.000.000).

1. Si la persona natural tiene la cuenta de ahorros en la Caja Social de

10.000.000 u.m., ¿cuál es su patrimonio? (Cuenta de ahorros 10.000.000 =

Patrimonio 10.000.000).

1. Si el negocio posee equipo de transporte por valor de 15.000.000 u.m.,

y todo lo debe a los bancos, ¿cuál es su patrimonio? (Equipo

transporte 15.000.000 = Obligaciones financieras 15.000.000 +

Patrimonio 0).

2. Si los ingresos familiares son 2.000.000 u.m., y los gastos por

arrendamiento son 500.000 u.m. y en comida son de 800.000 u.m.,

¿cuánto puede ahorrar la persona? (Ingresos 1.000.000 – Gastos 1.300.000

= Ahorro 700.000 u.m.).

3. Si los ingresos de la empresa por concepto de ventas son de 100.000.000

u.m., los costos de ventas asociados son del orden del 80% y los gastos

administrativos son del orden del 10% sobre las ventas, ¿cuál sería la

ganancia antes de los impuestos? (Ingresos 100.000.000 – Costos

80.000.000– Gastos 10.000.000 = Utilidad antes de impuestos 10.000.000).

4. Si los ingresos, costos y gastos son los mismos porcentajes del ejercicio

anterior, considere que el plan de pago de impuestos reporta 3.000.000

u.m. ¿Cuál sería la ganancia líquida? (Ingresos 100.000.000– Costos

80.000.000– Gastos 10.000.000– Gastos de impuestos de renta y

complementarios 3.000.000 = ganancia líquida 7.000.000).

5. Los ingresos de la empresa por concepto de ventas son de 100.000.000

u.m, las compras son de 88.000.000 u.m., el inventario final es de

8.000.000, y los gastos administrativos son del orden del 10% sobre las

ventas. ¿Cuál sería la utilidad antes de los impuestos? (Inventario Inicial

0 + Compras 88.000.000 – Inventario Final 8.000.000 = Costo de ventas

80.000.000). (Ingresos 100.000.000 – Costos 80.000.000 – Gastos

10.000.000 = Ganancia antes de impuestos 10.000.000).

¿Qué inquietudes le dejó este ejercicio?

Con los siguientes ejercicios trate de hacer seguimiento al montaje de la

contabilidad para la persona natural y desarrolle por su propia cuenta los

ejercicios para que luego compare. Escriba aquellos elementos que no

entendió para que pueda compartir con el grupo de estudio o con el

profesor.

1. Se constituye la empresa de persona natural con el nombre “Mercantil de

Suministros para Computadora” perteneciente a usted, quien tiene unos

muebles y enseres por valor de 3.000.000 u.m., efectivo de 400.000 u.m. y

la cuenta corriente en el Banco Colombia con saldo de 6.000.000 u.m.

¿Cuál sería el estado de situación financiera de apertura? (Caja general

400.000, Bancos 6.000.000, Muebles y enseres 3.000.000, Capital persona

natural 9.400.000).

1. Se compró un vehículo para el negocio por valor de 12.000.000 u.m., fi a 36 meses al 12% MV (pagadero mensualmente). ¿Qué cuenta recibe y qué cuenta entrega desde el punto de vista del ente económico? (154005 Autos, camionetas y camperos, contra 233595 Otros, 236540 Retención en compras, 236840

Retención ICA).

Por ahora no interesan el manejo de la financiación del vehículo ni el manejo

de las tasas efectivas ni nominales, las cuales serán objeto de la contabilidad

de pasivos; lo importante es que incorpore estas palabras a su lenguaje o

argot contable.

2. El negocio de persona natural del régimen común (menor de 30.000 UVT)

compra mercancías gravadas para la venta por valor de 20.000.000

u.m., más el IVA del 16%, y a crédito a un mes. La persona lleva el

sistema de inventario periódico.

¿Qué recibe y qué entrega la persona? (causación 620505 Compras, 240802

IVA descontable, contra 220505 Proveedores). (No le hace retención en la

fuente porque solamente la aplica a las ventas al régimen simplificado).

El impuesto sobre las ventas en los negocios de personas naturales hace

parte del costo para las personas que pertenecen al régimen simplificado.

Esto quiere decir que no es responsable. Si pertenece al régimen común, el

valor pagado del 16% sobre el valor de la factura (3.200.000 u.m.) se lleva a

la cuenta Impuesto sobre las ventas.

3. La persona natural anterior vende mercancía por valor de 18.000.000

u.m. de contado y no cobra impuesto al valor agregado porque

pertenece al régimen simplificado. ¿Qué cuentas reciben y cuáles

cuentas entregan? (causación 130505 Clientes, contra 413536) aquí

puede ser posible que quien compró le haya hecho retención en la

fuente a título de renta e impuesto de industria y comercio. (Por el pago

del cliente 110505 Caja general, contra 130505 Clientes).

1. Al día siguiente lleva el efectivo a la cuenta bancaria. ¿Quién recibe el

dinero y quién entrega? ¿Cómo se llaman las cuentas? (111005 Moneda

nacional, contra 110505 Caja general).

2. Se pagó el 50% de las obligaciones a proveedores con cheque por

valor de 11.600.000 u.m. ¿Qué cuentas reciben y qué cuentas entregan?

El pago a proveedores debe hacerse sobre el total del pasivo, esto es, se

incluye el valor de la factura y el valor del impuesto al valor agregado

(220505 Proveedores, contra 111005 Moneda nacional).

Exponga su experiencia

¿Cuáles serían los registros de contabilidad en forma de diario?

¿Qué documentos soportes recomendaría en cada transacción?

¿Cuál sería el estado de situación a la fecha que se informa?

¿De dónde se toman los saldos para elaborar el estado de situación

financiera?

¿Quién debe firmar y certificar los estados financieros?

Compare sus resultados del ejercicio propuesto con el estado de situación

financiera de comprobación de saldos.

Luis Eduardo Zúñiga Torres Mercantil de Suministros para Computadora

Estado de situación financiera de comprobación A 31 de diciembre de 2015


Cód. Cuentas Valor Cód. Cuentas Valor

1110 Efectivo y equivalente 14.400.000 2205 Proveedores 13.200.000

1540 Equipo transporte 12.000.000 2215 Cuenta corriente 12.000.000

1524 Muebles y enseres 3.000.000 4135 Ventas 18.000.000

6105 Compras 23.200.000 3130 Capital personal 9.400.000

Total activos 52.600.000 Total pasivo y patrimonio 52.600.000

Gerente Contador

Hasta aquí se realizó en miniatura el proceso contable, al cual solo le

faltarían los comprobantes de contabilidad y el registro de libros auxiliares y

principales

Capítulo 8. Contabilidad de pasivos

Conjunto de proveedores de bienes y servicios,

también de capital, que brindan la

oportunidad de hacer negocios.

Los pasivos, desde el punto de vista de la asesoría contable, son

oportunidades que tiene el inversionista para financiar sus proyectos

productivos mediante la combinación de recursos propios (aportes de

capital) con recursos externos de otras instituciones financieras (préstamos

nacionales o extranjeros), en una mezcla óptima que le permita liberar

mayores beneficios económicos para sus dueños por el bajo costo del

financiamiento que represente.

Los pasivos, el patrimonio y el Estado en general consumen los beneficios

económicos que producen los activos, los pasivos en calidad de intereses,

ajuste a la moneda extranjera, el patrimonio en calidad de dividendos o

participaciones, y el Estado en calidad de impuestos nacionales,

departamentales y municipales. También los empleados en calidad de

beneficios a empleados, lo cuales son generados por los activos en

general.

En tiempo de bonanza los bajos costos de financiamiento permanecen

fijos, en tanto que liberan mayores beneficios a los propietarios, quienes

siempre tendrán la expectativa de un mayor beneficio. En tiempo de

recesión los altos costos de financiamiento en muchos casos superan la

rentabilidad de los activos, lo cual sacrifica los beneficios de los propietarios,

algunas veces hasta consumir el patrimonio para poder cumplir con las

obligaciones.

1. Cuentas del pasivo

El pasivo es una obligación presente adquirida por la entidad, surgida de

sucesos pasados, al vencimiento de la cual se espera que la entidad deba

desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos (S2.15).

La característica esencial del pasivo es que la entidad tiene una obligación

presente de actuar de una forma determinada.

La obligación puede ser una obligación legal o una obligación implícita.

La obligación legal es exigible como consecuencia de un contrato

vinculante o de una norma legal.

La obligación implícita es aquella que se deriva de las actuaciones de la

entidad, cuando:

Debido a un patrón establecido de comportamiento en el pasado, a

políticas de la entidad que son de dominio público.

La entidad haya puesto de manifiesto ante terceros que está dispuesta a

aceptar cierto tipo de responsabilidades; y

Como consecuencia de lo anterior, haya creado expectativa válida, ante

terceros con los que debe cumplir compromisos o responsabilidades

(S2.20).

Son ejemplos de obligaciones legales:

Beneficios a empleados [nómina de empleados según contratos de

trabajo].

Dividendos a los socios o accionistas (proyecto de distribución de

utilidades con base en los estatutos).

Mercancía no fabricada por la empresa y recibida de un proveedor, así no

se haya recibido la factura (factura de venta).

Obligaciones contractuales de entregar efectivo u otros activos financieros.

Obligaciones bancarias (contrato de cuenta bancaria, pagarés).

Proveedores (contratos de cuentas corrientes).

Son ejemplos de obligaciones implícitas:

Beneficios a empleados [en calidad de prestaciones sociales derivadas del

contrato de trabajo].

Garantías en venta de productos.

Demandas laborales, civiles.

Beneficios a empleados reconocidos a otros empleados.

Impuestos nacionales, departamentales y municipales [impuesto de renta

y complementarios, impuesto de industria y comercio, impuesto

predial y otros municipales].

No son pasivos:

Las pérdidas potenciales o futuras no específicas.

Provisiones por pérdidas.

Obligaciones que surjan de acciones futuras de la entidad (provisiones

futuras pérdidas). Según las NIIF para pymes, está prohibido reconocerlas

como pasivos.

Los indicios por pérdidas se deben reconocer en el deterioro de los

activos, de acuerdo a la S27.

La cancelación de una obligación presente implica:

Pagos en efectivo, la transferencia de otros activos o dación en pago, la

prestación de servicios, la sustitución de la obligación por otra, o la

conversión de la obligación por instrumentos de patrimonio.

Otros medios son: la renuncia o pérdida de los derechos por parte del

acreedor (S2.21).

La cancelación también puede acontecer por:

Rescisión cuando se declara ineficaz el contrato.

Compensación cuando existe en los registros un deudor y acreedor sobre la

misma persona, generado en un contrato, a menos que una NIIF lo

autorice.

Caducidad para obligaciones garantizada con cheques.

Clasificación del pasivo: los pasivos se clasifican según el grado de exigencia

(S4.4) en:

Pasivo corriente, llamado también pasivo de corto plazo, es aquel que

se debe pagar en un tiempo menor de un año.

Pasivo no corriente, o de mediano o largo plazo, es aquel que se debe

pagar en un tiempo mayor de un año.

Pasivo estimado, siempre que exista una obligación futura, probable y

medible fielmente, es calculado sobre la base del criterio de un

profesional, quien a su vez maneja bases estadísticas o presupuestos

legales, como el caso del impuesto de renta, las prestaciones sociales.

No es dado en NIIF hacer provisiones sobre estimativos, como se venían

haciendo sobre el 22% de la nómina (recuerde que debe existir la

probabilidad de una salida de efectivo u otros activos en dación de pago).

Pasivo contingente, que es un evento probable en el futuro, y medible

fielmente. En algunos casos que dan cuenta de demandas —civiles,

laborales, penales—, cuando sale el fallo, debe contabilizarse el pasivo

definitivo. Cuando el evento es incierto pero significativo, se debe

exponer en las notas a los estados financieros.

El problema mayor es el ocultamiento de pasivos para no mostrar iliquidez.

Cuando se liquidaba y pagaba el impuesto de patrimonio, se compraban

pasivos con el fin de disminuirlo. Hoy esto se hace con la norma de

liquidación del hecho generador y los posibles descuentos para disminuir la

base.

2. Pasivo corriente

Son obligaciones que tiene la persona natural o jurídica, con base en hechos

pasados, por concepto de compra de bienes, servicios o préstamos que

facilitan las instituciones financieras para el desarrollo del giro ordinario de la

actividad, pagaderas en un tiempo cierto y determinado.

Clase 2. Pasivos

[Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas

por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad,

pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende las obligaciones

financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y

tasas, los beneficios a empleados, otros pasivos, los pasivos estimados, pasivos

contingentes, los bonos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta

clase tendrán siempre saldo de naturaleza crédito].

Grupo 21. Obligaciones financieras

[Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico

mediante la obtención de recursos provenientes de establecimiento de crédito

o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del

país o del exterior.

Por regla general, las obligaciones contraídas generan intereses y otros

rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito

otorgado, los cuales se deben registrar por separado.

Las obligaciones financieras representadas en moneda extranjera, en UVR

(unidad de valor real, permite a la institución financiera mantener el poder

adquisitivo del dinero prestado) o con pacto de reajuste se deben reexpresar

de acuerdo con las disposiciones legales vigentes].

Política contable Pasivos financieros

Reconocimiento inicial: una obligación financiera se reconoce en el

momento en que la institución o establecimiento bancario ha depositado el

dinero en la cuenta bancaria por concepto de préstamos, cartas de

crédito, pagarés, aceptaciones bancarias debidamente solicitadas y

respaldadas con las garantías que otorga la empresa.

Medición inicial: por el valor total de la obligación, independiente de

los descuentos por intereses, asesorías, comisiones, etcétera.

Medición posterior: por el importe de la obligación disminuida por los

pagos de capital.

Baja en cuenta: por el pago o cancelación final de la obligación.

Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera,

en el pasivo corriente, por el monto de la obligación que se vence en el

siguiente año y, en el pasivo no corriente, por el resto de la obligación.

Cuenta 2105. Bancos nacionales

[Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo

recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los

intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben

registrar por separado en el estado de resultados en alguno de los dos gastos

administrativos o de ventas. No existe la cuenta 5305 Financieros; se propone

la cuenta 5198 Gastos financieros].

El costo del préstamo bancario nacional o extranjero debe evaluarse con

todas las reciprocidades y devaluación, primero para calcular todos los

elementos del costo y, segundo, para tomar la mejor decisión de

financiamiento, cuya tasa de interés no puede ser superior a la generación

de renta de la empresa.

82. Se recibe préstamo del Banco Popular mediante pagaré por valor de

36.000.000 u.m., pagadero en 12 trimestres, con gastos de estudio,

Data Crédito y de seguros por 150.000 u.m. La tasa nominal pagadera

trimestre vencido es equivalente al 6% TV. En estos casos, como se

tiene la tasa nominal anual pagadera trimestre vencido, se divide por

cuatro periodos para aplicársela al saldo de capital (111005 Moneda

nacional, 519820 Gastos bancarios, 210510 Pagarés).

Tabla de amortización del crédito

Período Saldo capital Intereses Amortización

Cuota

variable

Interés

mensual

0 36.000.000.00

1 33.000.000,00 2.160.000 3.000.000,00 5.160.000 720.000

2 30.000.000,00 1.980.000 3.000.000,00 4.980.000 660.000

3 27.000.000,00 1.800.000 3.000.000,00 4.800.000 600.000

4 24.000.000,00 1.620.000 3.000.000,00 4.620.000 540.000

5 21.000.000,00 1.440.000 3.000.000,00 4.440.000 480.000

6 18.000.000,00 1.260.000 3.000.000,00 4.260.000 420.000

7 15.000.000,00 1.080.000 3.000.000,00 4.080.000 360.000

8 12.000.000,00 900.000 3.000.000,00 3.900.000 300.000

9 9.000.000,00 720.000 3.000.000,00 3.720.000 240.000

10 6.000.000,00 540.000 3.000.000,00 3.540.000 180.000

11 3.000.000,00 360.000 3.000.000,00 3.360.000 120.000

12 0,00 180.000 3.000.000,00 3.180.000 60.000

Total 14.040.000 36.000.000 50.040.000

83. Gasto financiero: la empresa causó el primer mes de intereses, al 6%

trimestre vencido. Esto implica que, cuando se pague la primera cuota,

deben estar causados los tres meses de intereses del orden de

2.160.000 u.m., y de tres registros de interés de 720.000 u.m. mensual,

como se observa en la tabla de amortización del crédito anterior.

(520520 Gastos intereses, contra 233505 Gastos financieros).

84. Pago de cuota variable: se pagó la primera cuota variable de 3.000.000

u.m., y el 6% tasa trimestral a 12 periodos trimestrales, igual a

2.160.000 u.m. (210505 Pagarés, 233505, Gastos financieros, contra


85. Garantía del préstamo: la entidad presentó ante el banco la prenda de la

maquinaria, que se registró en la Cámara de Comercio, y los costos

fueron de 90.000 u.m. (529530 Constitución de garantías, contra 111005

Moneda nacional).

86. Pago a proveedor del extranjero: se pagó al banco del exterior la

cuota de cincuenta mil dólares contratados a una tasa representativa

de mercado de 2.300 u.m. y pagada a la fecha a 2.600 u.m. (211010

Bancos del exterior: Pagarés, 519810 Gasto por diferencia en cambio

extranjero, contra 111005 Moneda nacional).

Observe que los gastos de financiación no van a ninguna cuenta 5305,

realmente porque con el nuevo lenguaje de los negocios no existe. Estos

intereses hacen parte de los ingresos o egresos por pérdida o ganancias del

poder del dinero en el tiempo, para lo cual se proponen las cuentas

519805 Gastos financieros, 519810 Gastos por diferencia en cambio

extranjero.

Grupo 22. Proveedores

[Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por

concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o

comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las

operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social,

tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de

obra y compra de energía.

Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o con

pacto de reajuste se deben ajustar de acuerdo con las disposiciones legales

vigentes en la fecha sobre la cual se informa (local)].

Son las obligaciones que tiene la empresa con las personas que proveen las

materias primas para colocar en marcha la producción o las mercancías no

fabricadas por la empresa para colocarlas como disponibles para la venta

de bienes o contratos de servicios.

Política contable Cuentas por pagar comerciales

Reconocimiento inicial: el costo histórico de un pasivo es el importe en

efectivo recibido, y el valor razonable es el importe de los activos no

monetarios recibidos a cambio de la obligación en el momento en que se

incurre.

Medición inicial: costo de adquisición de los bienes o servicios recibidos.

Cuando sea con pago aplazado, será el valor actual de los pagos y todas sus

reciprocidades con el proveedor.

Medición posterior: por el importe en libros, y por el valor actual si han

cambiado las condiciones.

Baja en cuenta: cuando se paga o se cancela totalmente.

Presentación y revelación: los proveedores de corto plazo en el pasivo

corriente y las de largo plazo en el pasivo no corriente. Su valor debe

revelarse en los estados financieros.

Cuenta 2205. Proveedores nacionales

Registra las obligaciones contraídas, en moneda nacional o extranjera, por el

ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios

tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y

contratación de obras].

Proveedores nacionales o del exterior: son obligaciones contraídas con

empresas nacionales o extranjeras por concepto de adquisición de bienes y

servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de

servicios y contratación de obras materiales.

87. Compra a autorretenedor: se compró mercancía gravada con el IVA del

16% a contribuyente autorretenedor, consistente en electrodomésticos y

muebles a crédito por valor de 20.000.000 u.m., a Cacharrería Mundial,

pagadera a 30 días factura (143536 Electrodomésticos y muebles, 240802

Impuesto a las ventas, contra 220505 Nacionales).

88. Compra de mercancía en el exterior: Se compró mercancía a crédito por

US20.000 de contado y se pagó al momento de nacionalizar las

mercancías el 16% de impuesto de IVA y derechos de aduana del 8% a la

tasa representativa del mercado de 2.200 u.m. (143536 Electrodomésticos

y muebles, 240802 Impuesto a las ventas, 524020 Aduaneros, contra

220510 Del exterior). En estos casos el registro no se hace en dólares, sino

en moneda nacional.

Grupo 23. Cuentas por pagar

[Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de

terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones

financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a controladora, a

subsidiarias, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos

por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar,

deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar,

retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y

acreedores varios].

Política contable Deudas diversas

Reconocimiento inicial: las cuentas y documentos por pagar representan

las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios

recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia,

tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos,

directores, propietarios del ente y otros acreedores.

Medición inicial: el costo de los bienes o servicios recibidos. El costo del

reconocimiento de los gastos hechos por el socio o accionista a nombre

de la empresa.

Medición posterior: costo del importe en libros.

Baja en cuenta: por el costo de los pagos en bienes o servicios de

acuerdo al contrato de cuenta corriente. Cuando se pagan las deudas a los

socios o accionistas.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo no corriente y sus

valores se revelan.

Cuentas 2305. Cuentas corrientes comerciales

Cuando un cliente tiene relaciones comerciales con su proveedor, se

perfecciona mediante un contrato de cuenta corriente, que puede ser

objeto de compensaciones (entre sus saldos), con los despachos mutuos

de remesas.

[Registra el valor adeudado por el ente económico a favor de terceros por

conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras y con los

cuales se mantiene un contrato de cuenta corriente en los términos

previstos en las normas legales vigentes].

Costos y gastos por pagar

Son obligaciones originadas por prestación de servicios (transporte,

mantenimiento), honorarios (asesorías contables, legales) y gastos

financieros (intereses, chequeras), entre otros.

Los costos o gastos por pagar se estiman de acuerdo al criterio de la

gerencia y se registran como pasivos, siempre que cumplan con su definición

de ser sucesos pasados por los cuales la empresa debe desprenderse de

efectivo en una fecha cierta y futura.

89. Causación honorarios: la empresa causó los honorarios del contador

por valor de 1.160.000 u.m., incluido el IVA (511030 Asesoría financiera,

511570 IVA descontable, contra 233525 Honorarios, 236515 Honorarios).

El IVA cobrado por el contador no se puede solicitar como IVA

descontable en la cuenta 240802 porque no tiene relación con las ventas.

Deudas con accionistas o socios: son obligaciones a favor de los accionistas

o socios por concepto de préstamos, pagos efectuados por ellos y demás

importes realizados a nombre de la empresa.

Cuenta 2355. Deudas con accionistas o socios

[Registra el valor a cargo del ente económico y a favor de los socios y/o

accionistas por concepto de préstamos, pagos efectuados por ellos y demás

importes a favor de estos.

Se excluyen de esta cuenta los dividendos y participaciones por pagar, los

cuales se deben registrar en la cuenta 2360].

90. Renovación de matrícula: el socio Rogelio Ramos renovó la matrícula

mercantil ante la Cámara de Comercio por cuenta y a nombre de la

empresa por valor de 850.000 u.m. (524010 Registro mercantil, contra

235510 Socios).

91. Reembolso de gastos a socios: se le reintegraron al socio los gastos

de 650.000 u.m., hechos a nombre de la empresa (235510 Socios,

contra 111005 Moneda nacional). Cuando los gastos tienen la base de

retención en la fuente, debe descontarse del pago al socio,

independiente de que la haya aplicado o no.

92. Causación de fletes: se contabilizó el gasto de fletes y acarreos por

250.000 u.m. por los servicios prestados durante el mes a la empresa

TCC S.A. (523550 Transportes, fletes y acarreos, contra 111005 Moneda

nacional, 236525 Servicios, 236825 Retención ICA).

Cuenta 2350. Dividendos o participaciones por pagar

Una parte de las ganancias sociales se distribuye entre los asociados, en

calidad de dividendo en efectivo cuando son sociedades de capital o

anónimas y en calidad de participación en efectivo en las sociedades de

personas, hasta un máximo de 50% según lo prescribe el Código de

Comercio.

El remanente cumple la función social de proteger la sociedad de futuras

pérdidas mediante la reserva legal (en las sociedades de responsabilidad

limitada y asimiladas, en las sociedades anónimas, en comandita por

acciones, en las sociedades por acciones simplificadas y en las sucursales

de sociedades extranjeras) y reservas ocasionales para generar mayor

capacidad de negociación.

Política contable sobre dividendos por pagar

Reconocimiento inicial: registra el valor de los dividendos o participaciones

decretados por la asamblea general de accionistas o junta de socios y que

deberán ser pagados dentro del término legal establecido según el Código de

Comercio.

Medición inicial: el importe decretado sobre las ganancias del ejercicio o

de las ganancias retenidas en proporción al número de acciones poseídas.

Medición posterior: el importe en libros.

Baja en cuentas: con el pago del compromiso de la empresa de retribuir a

sus socios o accionistas.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revelan

las cuantías pendientes de pago.

Dividendos: es la compensación que recibe el accionista de sociedades

anónimas, en comandita por acciones o de sociedades por acciones

simplificadas por haber colocado bienes en dinero o en especie para la

realización de un proyecto productivo. La decisión se valora desde el punto

de vista de las oportunidades que presenta el mercado y de las que ofrecen

los proyectos. Cuando el sector financiero ofrece jugosas tasas de interés,

los ahorros de los inversionistas en potencia se van a demandar los CDT

y otros títulos financieros, pero cuando bajan, los inversionistas buscan las

acciones de las empresas mejor cotizadas en la bolsa.

93. Proyecto de distribución de utilidades: la asamblea general de la

empresa distribuyó, de las ganancias obtenidas de 40.000.000 u.m., el

50% en calidad de dividendo, en una proporción igual al 5% sobre el

valor intrínseco de la acción (360505 Ganancias del ejercicio, contra

236005 Dividendos). Es posible que se tenga que hacer retención en la

fuente cuando las ganancias distribuidas no hayan generado el

impuesto de renta y complementarios en la empresa.

Participaciones: es la compensación que recibe el socio de las sociedades

de responsabilidad limitada, colectivas o en comandita simple por los

aportes hechos en los proyectos productivos. En una economía capitalista

las aspiraciones de todo inversionista es sacar el mejor provecho de sus

inversiones.

Aunque las empresas unipersonales son asimiladas a las de responsabilidad

limitada, como están formadas de un solo socio, no se requiere de

distribución de ganancias, pero debe hacerse la reserva legal por su

responsabilidad limitada a sus aportes ante terceros. Lo mismo hace las

sociedades por acciones simplificadas.

94. Proyecto de distribución de utilidades: la j un t a d e so c ios de l a

empresa de responsabilidad limitada distribuyó, de las ganancias

obtenidas de 40.000.000 u.m., el 50% en calidad de participaciones

(360505 Ganancias del ejercicio, contra 236010 Participaciones). Es

posible que se tenga que hacer retención en la fuente, como en el caso

anterior, donde la sociedad no aportó al Estado el impuesto de renta.

Retención en la fuente: es el recaudo anticipado del impuesto a la renta que

se realiza a todo contribuyente sujeto de todo pago susceptible de crear

riqueza.

Cuenta 2365. Retención en la fuente

[Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o

sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la

Administración de Impuestos Nacionales, en virtud al carácter de recaudador

que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes

económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del

negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen].

Política contable de retención en la fuente

Reconocimiento inicial: todo contribuyente del impuesto de renta, que

pertenezca el régimen común, tiene que reconocer la retención en la fuente y

aplicar las tarifas de retención en todo pago que haga por bienes o por

servicios y pagarlos a la Administración de Impuestos.

Medición inicial: se mide aplicando las diferentes tarifas en todo pago,

como por ejemplo a los proveedores de bienes y servicios, arrendamientos,

honorarios, comisiones, etcétera, en calidad de impuesto de renta,

impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio.

Medición posterior: por el importe en libros.

Baja en cuentas: cuando se elaboran, presentan y pagan los valores

demostrados en las declaraciones tributarias de retención en la fuente.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente por su pronto

pago, y su saldo se revela sobre la fecha que se informa.

Sujeto de retención: todo contribuyente que haga un pago que sea

susceptible de generar riqueza para quien lo recibe (ingresos – costos –

gastos impuestos = ganancia líquida) debe hacer retención en la fuente a

título de renta, IVA e ICA. La susceptibilidad consiste en una presunción de

rentabilidad, de que todo ingreso debe generar un valor de renta líquida

después de haber sustraído los costos y gastos. Por consiguiente:

Gráfico No. 19. Equivalencia entre tasa de retención e impuesto de renta

Análisis del ingreso susceptible de producir renta gravable

Estado de resultado 2015 Estructura Bases Porcentajes Equivalente

Ingresos por ventas 1000.00 100.0% Retención 2.5% 25 u.m.

Costo de venta 800,00 80.0%

Gastos 100.00 10.0%

Ganancia 100.00 10.0% Impuesto 25% 25 u.m.

Impuesto de renta 25.00

Utilidad líquida 75.00

[Se supone que la retención en la fuente del 2.5% sobre la base de 100% de un

ingreso es equivalente al 25% sobre la ganancia gravable, en términos

generales. Esto se cumple siempre y cuando la utilidad gravable sea del

10% sobre la base del 100%. Observe que la retención en la fuente a título

de renta de 25 u.m. es equivalente a las 25 u.m. que se liquidan como

impuesto a la renta sobre la base gravable].

[Retención en la fuente e impuesto de industria y comercio: la

retención en la fuente a título de renta y el impuesto de industria y

comercio retenido se aplican de mayor jerarquía a menor (de régimen

común a régimen común —recuerde que los grandes contribuyentes son

del régimen común— y a régimen simplificado). El procedimiento de

retención en la fuente es de carácter nacional, y el de industria y comercio

es municipal, pero se está tratando de generalizarlo en la mayoría de los

municipios del país. Debe comprobarse cuando vaya a ser aplicado].

[Impuesto a las ventas retenido: solamente hacen retención en la fuente a

título de impuesto a las ventas los contribuyentes que tienen mayor jerarquía a

otro contribuyente de menor jerarquía: por ejemplo, de gran

contribuyente a régimen común y al régimen simplificado; igualmente, de

régimen común al régimen simplificado. Como el impuesto al régimen

simplificado se asume como un mayor costo de la compra hecha al

régimen simplificado, lo que no hace muy llamativas las compras, y para no

estigmatizar a este régimen, la norma tributaria permite descontarlos de la

cuenta del impuesto a las ventas.

Así como no todos los grandes contribuyentes son autorretenedores,

también el régimen común puede ser autorretenedor, con el fin de evitar la

pérdida de certificados de retención al momento de hacer las declaraciones

correspondientes y sustentar la retención en la fuente a descontar. Esta

categoría se solicita ante la DIAN, siempre y cuando sea persona jurídica y

con base en los ingresos de 6000 salarios mínimos legales mensuales

vigentes y con el número de clientes superior a 50 que le hagan retención].

[Agente retenedor: son obligaciones del agente retenedor (E. T.):

Efectuar la retención.

Consignar lo retenido.

Causar y pagar el interés moratorio en consignación extemporánea.

Expedir certificados por concepto de salarios.

Expedir certificados por otros conceptos.

Presentar declaración mensual de retención].

[Autorretención en la fuente: el director de Impuestos y Aduanas Nacionales

tiene la competencia para autorizar o designar a las personas o entidades

que deberán actuar como autorretenedores y suspender la autorización

cuando a su juicio no se garantice el pago de los valores autorretenidos (E.

T.)].

95. Gran contribuyente compra a régimen común: la empresa gran

contribuyente compró electrodomésticos y muebles para la venta

por valor de 50.000.000 u.m., con IVA del 16%, y le hace retención al

proveedor del régimen común del 2.5% renta, 50% IVA y 0.5% ICA

(Causación 143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto a las

ventas, contra 220505 Nacionales, 236540 Retención compras, 236740

Retención IVA, 236840 Retención ICA). Por el pago: (220505 Nacionales,


96. Declaración mensual de retención en la fuente: se hizo la respectiva

declaración mensual de retención en la fuente y por los diferentes

conceptos a título de renta, que fueron 3.000.000 u.m. Las retenciones

practicadas a título de IVA fueron 1.500.000 u.m. Los valores se tomaron

de los libros auxiliares de contabilidad, la retención se pagó en bancos

de la ciudad, y el cheque se giró a favor de la DIAN (236505 Salarios y

pagos laborales, 236515 Honorarios, 236525 Servicios, 236530

Arrendamientos, 236540 Retención compras, 236705 Impuesto a las ventas

retenido, contra 111005 Moneda nacional).

97. Declaración bimensual del ICA: Se hizo la respectiva declaración

bimensual de retención del impuesto de industria y comercio, que fue del

250.000 u.m., teniendo en cuenta los valores en los libros auxiliares de

contabilidad, la retención se pagó en bancos de la ciudad a nombre de

la tesorería municipal (236805 Impuesto de industria y comercio retenido,


Acreedores varios: son proveedores de bienes y servicios distintos a los

del objeto social.

Cuenta 2380. Acreedores varios

[Registra los valores adeudados por el ente económico por conceptos

diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de

ganado en participación, comisionistas de bolsas, sociedades administradoras de

fondos de inversión, reintegros y fondos de perseverancia].

Grupo 24. Impuestos, gravámenes y tasas

[Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a

favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con

base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas

generadas en el periodo fiscal.

Comprende, entre otros, los impuestos de renta y complementarios sobre las

ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de

valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas].

De renta y complementarios: es el impuesto sobre las ganancias

operativas del ejercicio, una vez aplicadas todas las normas tributarias en la

depuración de la renta.

Política contable de impuestos, gravámenes y tasas

Reconocimiento inicial: la entidad reconocerá un pasivo por impuestos

corrientes por el impuesto a pagar por las ganancias fiscales del periodo actual

y de los periodos anteriores. Si el importe pagado, correspondiente al periodo

actual y a los anteriores, excede el importe por pagar de esos periodos, la

entidad reconocerá el exceso como un activo por impuestos corrientes (S29.4).

Medición inicial: importe calculado después de haber depurado la renta

con los presupuestos legales y determinado la renta gravable y aplicada

la tarifa correspondiente al contribuyente.

Medición posterior: el importe en libros más reliquidaciones de la DIAN.

Baja en cuenta: con el pago de la obligación.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se

revelan su cuantía y los pagos durante el periodo contable, igual que los

reajustes, sanciones y requerimientos.

Cuenta 2404. De renta y complementarios

[Comprende los impuestos de renta y complementarios liquidados en el

periodo corriente].

Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor

del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base

en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas

en el periodo fiscal.

Comprende, entre otros, los impuestos de renta y complementarios sobre las

ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de

valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas].

De renta y complementarios: es el impuesto sobre las ganancias

operativas del ejercicio, una vez aplicadas todas las normas tributarias en la

depuración de la renta.

[Provisión para impuesto de renta: en normas locales mensualmente se

contabiliza la provisión del impuesto de renta que ha planeado pagar el

contribuyente en el plan que le ha servido para demostrar su capacidad de

negocio en marcha, y así lo hace saber en el registro de la provisión. De

esta manera la empresa presupuesta el valor mensual y lo lleva a la cuenta

de gastos 540505 Impuestos de renta y complementarios contra la 261505

De renta y complementarios. Al finalizar el ejercicio acumula los gastos de

impuestos y se cierra contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.

En las NIIF las provisiones son pasivos debidamente reconocidos, solo en

la fecha en que se informa, que sean probables y cuya medición sea fiable.

Si esa estimación cumple con los requerimientos de un pasivo, se

contabiliza. Los impuestos de renta son estimables y hechos que se

cumplirán en un periodo determinado].

La entidad solo reconocerá una provisión cuando:

a) La entidad tenga una obligación en la fecha sobre la que se

informa como resultado de un suceso pasado;

b) Sea probable (es decir, exista mayor posibilidad de que ocurra que de lo

contrario) que la entidad tenga que desprenderse de recursos para

liquidar la obligación;

c) El importe de la obligación pueda ser estimado de forma fiable (S21.4).

Reconocimiento de la provisión. La entidad reconocerá la provisión como un

pasivo en el estado de situación fi a, y el importe de la

provisión como un gasto, a menos que otra sección de esta NIIF requiera que

el costo se reconozca como parte del costo de un activo tal como inventarios o

propiedades, planta y equipo (S21.5).

98. Declaración de renta: el asesor tributario, junto con el contador,

elaboraron la declaración de renta y complementarios del año 2013

sobre la fecha sobre la cual se informa, y después de aplicar todas

normas favorables a la empresa, calcularon un impuesto a pagar por

valor de 32.000.000 u.m. (540505 Impuesto de renta y complementarios,

contra 240405 Vigencia fiscal corriente).

Cuenta 2408. Impuesto sobre las ventas por pagar

[Es el valor del impuesto generado en las ventas menos el descontado por las

compras y gastos relacionados directamente con la producción de las ventas].

Política contable del impuesto a las ventas por pagar

Reconocimiento inicial: se registra el valor recaudado como el valor

pagado en la adquisición de bienes producidos, importados y

comercializados, así como de los servicios prestados y/o recibidos gravados

de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un

saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes

transacciones ya que se trata de una cuenta corriente.

Medición inicial: su medición corresponde al importe liquidado en las

facturas de ventas de mercancías, y se descuenta el valor del IVA pagado en

las facturas de compra a proveedores.

Medición posterior: posteriormente se deben tener en cuentas las

devoluciones en compras y las devoluciones en ventas, para ajustar la

cuenta.

Baja en cuentas: cuando se elabora la declaración de ventas y se paga el

saldo en la cuenta.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela su

saldo en el estado de situación financiera.

Régimen simplificado

[Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las

personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o

detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones

gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando

cumplan la totalidad de las siguientes condiciones:

1. Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales

provenientes de la actividad, inferiores a cuatro mil (4000) UVT.

2. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o

negocio donde ejercen su actividad.

3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o

negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión,

regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la

explotación de intangibles.

4. Que no sean usuarios aduaneros.

5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el

año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios

gravados por valor individual o superior a: 3300 UVT.

6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones

financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no

supere la suma de 4500 UVT.

Parágrafo: para la celebración de contratos de venta de bienes o de

prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300

UVT, el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente

en el régimen común (E. T.)] (Gerencie.com, 2014).

Resumen del régimen simplificado valores menores a:

Años 2013 2014 2015

Valor UVT Total UVT 26.841 27.485 28.279

Ingresos brutos 4.000 107.364.000 109.940.000 113.116.000

Venta de bienes y servicios 3.300 88.575.000 90.700.500 93.320.700

Monto de las consignaciones 4.500 120.784.500 123.682.500 127.255.500

Inscripción previa a contratos 3.300 88.575.000 90.700.500

Régimen común

[Son responsables del impuesto a las ventas los comerciantes y quienes

realicen actos similares a los de ellos y los importadores.

99. Compra por gran contribuyente a régimen común: un gran

contribuyente compra mercancías de contado para la venta por valor

de 10.000.000 u.m., con el IVA del 16%, que se agrega al valor de la

factura por 1.600.000 u.m. (Causación143536 Electrodomésticos y

muebles, 240802 Impuesto al valor agregado, contra 236540 Retención

compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA, 220505

Nacionales), por el pago del neto de la factura de compra (220505

Nacionales, contra 111005 Moneda nacional).

100. Gran contribuyente vende a régimen simplificado: un gran

contribuyente vende mercancía de contado, con margen de utilidad del

20%, y se hace factura por valor de 12.000.000 u.m. Se cobra el

correspondiente impuesto al valor agregado (1130505 Cartera, contra

413536 Electrodomésticos, 240804 Impuesto al valor agregado). Por el

ingreso del efectivo a caja: (10505 Caja general, contra 130505 Clientes).

101. Causación costo de venta: por concepto de la venta anterior se lleva

a cabo la contabilidad del costo de ventas por valor de 10.000.000 u.m.

(613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra 143536

Electrodomésticos).

102. Gran contribuyente compra papelería: el gran contribuyente

también compró papelería y útiles de escritorio para el proceso de

ventas por valor de 1.000.000 u.m. durante el bimestre, sobre el

cual también liquidaron impuesto al valor agregado (521020 Útiles y

papelería, 240802 Impuesto al valor agregado, contra 236540

Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA,

contra 233595 Otros), por el pago de la factura: (233595 Otros, contra

111005 Moneda nacional). [En otros tiempos esta papelería se llevaba

a un gasto diferido; así se compre para varios meses, las NIIF exigen

llevarlos a gastos].

103. Compra de maquinaria: la sociedad compró maquinaria por valor de

20.000.000 u.m. y pagó impuesto sobre las ventas del 16%. El mayor

valor pagado por concepto del IVA se lleva como mayor valor del bien

(Causación152005 Maquinaria y equipo, 230505 Cuentas por pagar,

236540 Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención

ICA), por el pago: (230505 Cuentas por pagar contra 111005 Moneda

nacional). Este es un típico caso en el que el impuesto a las ventas no

está relacionado con las ventas del negocio.

La base gravable de las importaciones para liquidar el impuesto sobre las

ventas será la misma para liquidar los derechos de aduana, adicionada con

el valor de este gravamen. Revise el concepto aplicable al IVA pagado en

bienes importados o construido en su país.

104. Autorretenedor vende mercancías: la empresa (por sus características

de tener más de 50 clientes en cartera que retienen y por el volumen

de sus ventas en el año anterior, la Dirección de Impuestos

Nacionales le aceptó la calificación) vende mercancías por valor de

20.000.000 u.m. y liquida el impuesto sobre las ventas de 3.200.000

u.m. (Causación130505 Cartera, contra 413536 Electrodomésticos,

240804 Impuesto a las ventas). Por el pago de la factura: (130505

Cartera, contra 111005 Moneda nacional).

105. Registros de la Autorretención: la empresa hace los registros de

autorretenciones sobre la base de los 20.000.000 u.m. (135515 Retención

renta, 135517 Retención IVA, 135518 Retención ICA, contra 236575

Autorretenciones). El beneficio de las empresas autorretenedoras es

que no pierden el valor de las retenciones en la fuente porque son ellos

los que llevan el control; en el otro sistema son muchas las

retenciones que no le certifican porque las empresas desaparecen y

por consiguiente pierden el descuento en las respectivas declaraciones.

[Cuenta 2412. Impuesto de industria y comercio

Todos los municipios —más de 1096 en el país— han implementado el

sistema de retención en la fuente a título de impuesto de industria comercio,

tableros y avisos, con el fin de traer rápidamente el impuesto para la

ejecución de obras del municipio, que en otras oportunidades se practicaba

con pagos posteriores a la vigencia].

www2.igac.gov.co/ninos/faqs_user/faqs.jsp?id_categoria=2

Política contable de impuesto de industria y comercio

Reconocimiento inicial: registra el valor adeudado por el gravamen

establecido sobre las actividades industriales, comerciales y de servicios, a

favor de cada uno de los municipios donde ellas se desarrollan, según

liquidación privada.

Medición inicial: el importe liquidado en la declaración de industria y

comercio.


Baja en cuenta: cuando se paga.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela.

106. La empresa obtuvo un volumen de ventas netas por valor de

500.000.000 u.m. durante el bimestre enero-febrero y está clasificada

con el 0.5% en el impuesto de industria y comercio, con el cual

alcanza un total de impuesto del orden de 2.500.000 u.m., sobre los

que se descuentan las retenciones que le practicaron por valor de

650.000 u.m. Ahora se dispone hacer la declaración de ICA (Causación

521505 Industria y comercio, contra 135518 Impuesto de industria y

comercio retenido, 233510 Gastos legales), por la declaración y pago:

(230505 Cuentas por pagar, contra 111005 Moneda nacional).

Beneficios a empleados [obligaciones laborales]

Los beneficios a empleados son las mismas obligaciones laborales que se

originan en un contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor

de los trabajadores siempre que:

1. Su pago sea exigible o probable.

2. Su importe se pueda estimar con fiabilidad.

Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de

contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluidos

administradores y gerentes, a cambio de sus servicios. Esta sección se

aplicará a todos los beneficios a los empleados, excepto los relativos a

transacciones con pagos basados en acciones, que se tratan en la S26:

Pagos Basados en Acciones.

Los cuatro tipos de beneficios a los empleados a los que se hace

referencia en esta sección son:

a) Beneficios a corto plazo a los empleados: son los beneficios a los

empleados (distintos de los beneficios por terminación) cuyo pago

será totalmente atendido en el término de los doce meses siguientes al

cierre del periodo en el cual los empleados han prestado sus servicios

(ver párrafos 28.4 a 28.8 y 28.39).

b) Beneficios post empleo, son los beneficios a los empleados

(distintos de los beneficios por terminación) que se pagan después de

completar su periodo de empleo en la entidad. (S28.9 a S28.28, S28.40

y S28.41).

c) Otros beneficios a largo plazo para los empleados, que son los

beneficios a los empleados (distintos de los beneficios postempleo y

de los beneficios por terminación) cuyo pago no vence dentro de los

doce meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados han

prestado sus servicios. (Ver párrafos 28.29, 28.30 y 28.42).

d) Beneficios por terminación, que son los beneficios por pagar a los

empleados como consecuencia de:

(i) La decisión de una entidad de rescindir el contrato de un empleado antes

de la edad normal de retiro; o

(ii) La decisión de un empleado de aceptar voluntariamente la conclusión

de la relación de trabajo a cambio de esos beneficios. (Ver párrafos

28.31 a 28.37, 28.43 y 28.44) (S28.1).

Ejemplos de beneficios a empleados:

Corto plazo: Sueldos a empleados. Intereses a las cesantías. Prima de

servicios. Vacaciones.

Post empleo: Pensión de jubilación.

Largo plazo: Cesantías. Prima de quinquenio. Año sabático.

Terminación del contrato por el patrono: Indemnización por no

cumplimiento del contrato. Indemnización por despido injustificado del

empleado. Pensión sanción.

Planes por aportaciones definidas: Aportes para pensión de jubilación

de sus trabajadores a un fondo de administración de pensiones.

Planes por beneficios definidos: Pensión de jubilación asumida por la

empresa. Para ello requiere de un cálculo actuarial cada año.

[Contrato de trabajo: se define por las siguientes características:

1. Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a

prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo

la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante

remuneración.

2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y

remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma,

salario (C. S. T.)].

[Elementos esenciales del contrato de trabajo:

1. Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres

elementos esenciales:

a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;

b. La continuada subordinación o dependencia del trabajador

respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el

cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al

modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la

cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato.

Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos

del trabajador en concordancia con los tratados o convenios

internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia

obliguen al país; y

c. Un salario como retribución del servicio.

2. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se

entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del

nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le

agreguen (C.S.T.)].

[Terminación del contrato

Para proceder a la terminación del contrato de trabajo establecido en el

artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador le deberá

informar por escrito al trabajador, a la última dirección registrada, dentro de

los sesenta (60) días siguientes a la terminación del contrato, el estado de

pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los

salarios pagados de los últimos tres meses anteriores a la terminación del

contrato, adjuntando los comprobantes de pago que los certifiquen. Si el

empleador no demuestra el pago de dichas cotizaciones, la terminación

del contrato no producirá efecto. Sin embargo, el empleador podrá pagar las

cotizaciones durante los sesenta (60) días siguientes, con los intereses de

mora (C.S.T.)].

[Duración máxima del periodo de prueba

En los contratos de trabajo a término fijo cuya duración sea inferior a un

(1) año el periodo de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del

término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda

exceder de dos meses.

Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de

trabajo sucesivos, no es válida la estipulación del periodo de prueba, salvo

para el primer contrato (C.S.T.)].

Salarios por pagar: es el valor de la nómina liquidada, con todos sus

derechos de sueldo básico, horas extras, dominicales, auxilio de

transporte, descontadas las deducciones de ley y otras autorizadas por el

empleado.

Grupo 25. Beneficios a empleados

Política contable de beneficios a empleados (Grupo 25)

Reconocimiento inicial: una entidad reconocerá el costo de todos los

beneficios a los empleados a los que estos tengan derecho como resultado

de servicios prestados a la entidad durante el periodo sobre el que se

informa:

a) Como un pasivo, después de deducir los importes que hayan sido

pagados directamente a los empleados o como una contribución a un

fondo de beneficios para los empleados. Si el importe pagado excede a

las aportaciones que se deben realizar según los servicios prestados

hasta la fecha sobre la que se informa, una entidad reconocerá ese

exceso como un activo en la medida en que el pago anticipado vaya a

dar lugar a una reducción en los pagos a efectuar en el futuro o a un

reembolso en efectivo.

b) Como un gasto, a menos que otra sección de esta NIIF requiera que el

costo se reconozca como parte del costo de un activo, tal como

inventarios o propiedades, planta y equipo (S28.3).

Medición inicial: el costo liquidado individualmente a cada empleado

en la nómina, por cada uno de los departamentos de la empresa, cuando sea

aplicable.


Baja en cuenta: pago de la nómina.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela

en los estados financieros.

El pasivo laboral es individual, cierto y probable. No existen estimaciones

sobre bases inciertas.

El importe de la provisión se debe causar mensualmente como un pasivo

teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

a) Su pago sea exigible o probable, y

b) Su importe se pueda estimar razonablemente.

El efecto retroactivo en el importe de las prestaciones sociales originadas

por la antigüedad y el cambio en la base salarial forma parte de los

resultados del respectivo periodo contable.

El cálculo definitivo correspondiente a las obligaciones laborales que no se

cancelen durante el mismo ejercicio económico en que se causen sino

en fechas futuras indeterminadas se consolidará en las diversas subcuentas

del grupo 25. Obligaciones laborales.

Cuenta 2505. Salarios por pagar

[Registra los valores a pagar a los trabajadores originados en una relación

laboral, tales como sueldos, salario integral, jornales, horas extras, recargos,

comisiones, viáticos, incapacidades y subsidio de transporte].

107. Se elaboró y causó la nómina de personal de ventas con total

devengado por 6.000.000 u.m., más el auxilio de transporte de

615.000 u.m., menos las deducciones sobre la nómina a favor de

empresas prestadoras de los servicios de salud (4%) y de

administradoras de pensiones (4%), y por el resto se giró cheque

(Causación 520506 Sueldos, 520527 Auxilio de transporte, contra 237005

Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 238030 Fondos de

cesantías y/o pensiones, 250505 Salarios por pagar), por el pago de

los salarios: (250505 Salarios por pagar, contra 111005 Moneda

nacional). Siempre se debe acostumbrar hacer primero la causación

de la nómina y luego el pago.

Cesantías consolidadas: por cada año el empleado tiene derecho a un mes

de sueldo por concepto de cesantías sobre el sueldo básico, incluido el

auxilio de transportes, y que el patrono debe pagar en los primeros meses

del siguiente año a los fondos administradores de cesantías.

Cuenta 2510. Cesantías consolidadas

[Registra las obligaciones del ente económico con cada uno de sus

trabajadores por concepto del auxilio de cesantías, como consecuencia del

derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los

acuerdos laborales existentes].

Las NIIF no aceptan hacer provisiones para los beneficios a empleados, pues

estas se deben liquidar por su obligación probable y fiable.

Las liquidaciones tienen que ser individuales, y no en su conjunto de la nómina.

108. Beneficios a empleados: se causaron los beneficios a empleados sobre

la fecha sobre la cual se informa, mediante la liquidación del pasivo

por prestaciones sociales de los empleados así: se toma la información

de cada empleado en particular para reconocer sus derechos y

liquidar las cesantías, intereses, prima de servicios y vacaciones.

Anteriormente se hacía así: cesantías 1/12 sobre el valor del salario,

intereses sobre cesantías del 1% sobre las cesantías mensuales).

Tome el valor de un empleado que trabajó todo el año y liquide la

prima de servicios por 1/12 del salario, vacaciones por 1/24 del salario

(la liquidación de prestaciones incluye el salario y el auxilio de

transporte, excepto en el tiempo de vacaciones). Este pasivo se hace en

forma individual y no por el grupo de empleados (Causación 520530

Cesantías, 520533 Intereses sobre cesantías, 520536 Prima de servicios,

520539 Vacaciones, contra 251010 L. 50/90 y normas posteriores,

251505 Intereses sobre cesantías, 252005 Prima de servicios, 252505

Vacaciones consolidadas).

Intereses sobre cesantías: sobre el saldo acumulado de cesantías a 31 de

diciembre por cada uno de los empleados, se debe liquidar y pagar el 12%

en el mes de enero del año siguiente.

Cuenta 2515. Intereses sobre cesantías

[Comprende el valor de los intereses causados sobre las cesantías de

conformidad con las disposiciones legales vigentes en el Código Sustantivo de

Trabajo de cada país].

Prima de servicios: es el derecho que tiene el trabajador por cada año de

trabajo, pagadero cada seis meses. “Hasta el año 2006 no se pagaba prima

de servicio a los trabajadores transitorios u ocasionales, excepción que fue

declarada inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-825 de

2006, por tanto, desde esa fecha es obligatorio pagar la prima de servicios

a estos trabajadores” (Guía Laboral Gerencie.com). Revisar la situación de

cada país en particular.

[Cuenta 2520. Prima de servicios

Registra el valor que por ese concepto se encuentre pendiente de pago y a

favor de los trabajadores como consecuencia del derecho adquirido de

conformidad con las disposiciones legales vigentes y los acuerdos laborales

existentes con el ente económico].

[Vacaciones consolidadas: es el derecho al descanso remunerado que

tiene el trabajador por cada año de trabajo. Cuando el contrato de trabajo

termine sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la

compensación de estas en dinero procederá por año cumplido de servicio y

proporcionalmente por fracción de año, siempre que este exceda de tres

meses (revisar Código Laboral de cada país)].

“Las vacaciones no son una prestación social, sino que es un descanso

remunerado y que es considerado salario, por lo que el dinero recibido por

concepto de vacaciones se tratará como cualquier salario; por tanto se

deberán hacer aportes a seguridad social, parafiscales e inclusive

prestaciones sociales sobre él” (Guía Laboral 2014 Gerencie.com).

[Cuenta 2525. Vacaciones consolidadas

Registra el valor acumulado de las vacaciones que el ente económico

adeuda a sus trabajadores producto de la relación laboral existente, sean

estas legales o extralegales].

Cada vez que se hace uso de las vacaciones se utiliza este valor y se da de

baja, porque ese periodo se llevó al estado de resultados en el momento en

que el ente adquirió la obligación de los beneficios a los empleados.

Su valor se presenta tanto en el pasivo corriente (lo correspondiente al periodo

más antiguo) como en el pasivo a largo plazo (los dos siguientes), teniendo

en cuenta que el empleado solo puede acumular tres periodos de

vacaciones; el resto lo pierde. Su revelación tiene que contener las

novedades de esta cuenta.

Retención en la fuente sobre nómina

[El ingreso laboral gravado con retención en la fuente se expresa en UVT. Al

dividir el sueldo sobre el valor de la UVT: si se encuentra entre 95 y 150 UVT,

se le restan las primeras 95 y la retención será el 19% multiplicado por el valor

de la UVT; si el ingreso está dentro del intervalo de 150 a 360, se le restan las

primeras 150 y la retención será el 28% más 10 UVT (que corresponden al

primer intervalo 150 - 95 = 55 * 19% = 10 UVT); si el ingreso es superior a

360 UVT, se le restan las 360 del intervalo anterior, que se multiplica por

el valor de la UVT, y la retención en la fuente será del 33% de esa

diferencia, más las 69 UVT que resultan de las 10 que se suman del primer

intervalo y las 59 UVT del segundo (360 - 150 = 210 * 28% = 58.8 y se

aproxima a 59), que se multiplica por 27.485, que es lo que vale la

UVT, y este será el valor de la retención].

Tabla de retención en la fuente

Salario mensual /

Valor de la UVT

Menor a 95 UVT 0%

Entre 95 y 150 UVT (N°. UVT - 95) * Valor UVT 19%

Entre 150 y 360 UVT (N°. UVT - 150) * Valor UVT 28% + 10 UVT

Superior a 360 UVT (N°. UVT - 360) * Valor UVT 33% + 69 UVT

(Valor UVT: 26.841 años 2013; 27.485 año 2014).

Cuenta 2365. Retención en la fuente

[Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o

sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la

Administración de Impuestos Nacionales, en virtud al carácter de recaudados

que las disposiciones legales vigentes les han impuesto a los entes

económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del

negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen].

109. Retención en la fuente sobre salarios: se calculó la retención en la

fuente a los salarios básicos de 7.000.000 u.m. y 9.800.000 u.m.

(todas las cuentas de la nómina contra 236505 Salarios y pagos

laborales).

Retenciones y aportes de nómina: favor remitirse al tema que considera el

proceso contable de la sociedad comercial, donde se elabora una

nómina con todos los elementos de aportes del trabajador, del patrono,

seguridad social y prestaciones sociales.

Cuenta 2370. Retenciones y aportes de nómina

[Registra las obligaciones del ente económico a favor de entidades oficiales y

privadas por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores de

conformidad con la regulación laboral. Igualmente, registra otras acreencias

de carácter legal y descuentos especiales debidamente autorizados, a

excepción de lo correspondiente a préstamos y retención en la fuente].

Cuenta 2380. Acreedores varios

Registra los valores adeudados por el ente económico por conceptos

diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de

ganado en participación, comisionistas de bolsas, sociedades administradoras de

fondos de inversión, reintegros y fondos de perseverancia].

110. Aportes patronales: el patrono contabilizó los aportes patronales y

riesgos profesionales, sobre el valor de la nómina para cada uno de los

empleados, así: a empresas de salud (empresas prestadoras de

servicios de salud) (8.5%), de pensiones (administradoras de fondos

de pensiones) (12%), riesgos profesionales (administradoras de riesgos

profesionales) (0.5%). Tome un empleado de 5.000.000 u.m. (Causación

520569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 520570

Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías, contra 237005 Aportes a

entidades promotoras de salud EPS, 237006 Aportes a

administradoras de riesgos profesionales ARP, 238030 Fondos de

cesantías y/o pensiones).

111. Aportes parafiscales: el patrono también calculó y contabilizó los

aportes parafiscales sobre el valor de la nómina de 6.000.000 u.m. así:

a la Caja de Compensación Familiar (4%), al Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar (3%) y para el Servicio Nacional de Aprendizaje

(2%). (Se excluye para todos los cálculos el valor pagado al

empleado por concepto de auxilio de transporte). (Las tarifas deben

actualizarse de acuerdo a las normas laborales de cada país).

(520572 Aportes cajas de compensación familiar, 520575 Aportes ICBF,

520578 SENA, contra 237010 portes al ICBF, SENA y Cajas de

Compensación Familiar).

112. Pago de retenciones sobre nómina: se pagaron todas las

retenciones sobre la nómina y los aportes patronales de riesgos

profesionales y parafiscales sobre la nómina (237005 Aportes a

entidades promotoras de salud EPS, 237006 Aportes a administradoras

de riesgos profesionales ARP, 237010 aportes al ICBF, SENA y Cajas de

Compensación Familiar, 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones,


113. Transferencia de recursos a las administradoras: En el siguiente año

se transfirieron recursos por valor de 1.200.000 u.m. a fondos de

pensiones. A los empleados se les pagaron los intereses por cesantías

por 1.200.000 u.m. (238030 Fondos de cesantías y/o pensiones, 261010

Intereses a las cesantías, contra 111005 Moneda nacional).

114. Pago de prima de servicios: en el mes de diciembre del mismo año

se pagaron la prima de servicios y las vacaciones a quienes

cumplieron un año de servicios con fecha 31 de diciembre por valor de

la nómina de prima por 8.500.000 u.m., (252515 Vacaciones, 252020

Prima de servicios, contra 111005 Moneda nacional).

115. Pago de vacaciones: se pagó las vacaciones al empleado por un año

de servicios, quien tenía un salario mínimo 2014 de 616.000 u.m.

mensuales y auxilio de transporte de 72.000 u.m. (se considera que

quien sale a vacaciones no gana auxilio de transporte y se pagan

sobre el rubro de presupuesto los días de vacancia, en tanto que a la

persona que lo reemplaza debe pagársele el correspondiente auxilio y

el sueldo con la provisión). (2525015 Vacaciones, contra 111005

Moneda nacional).

116. Préstamo a empleados: se prestó a un empleado la suma de

1.000.000 u.m., en calidad de anticipo sobre las cesantías, el cual no

genera intereses para la empresa. Aquí se debe considerar que el

préstamo no es un activo que se recupere en el tiempo; por

consiguiente se debe llevar directamente al pago de las cesantías

(251010 Cesantías consolidadas, contra 111005 Moneda nacional).

3. Pasivo no corriente

Hacen parte del pasivo no corriente las obligaciones a largo plazo cuyo

vencimiento es a más de un año, tales como:

Obligaciones financieras de largo plazo.

Préstamos hipotecarios.

Bonos por pagar.

4. Provisiones y contingencias

Las NIIF para pymes, en su sección 21, tratan las provisiones (es decir, pasivos de

cuantía o vencimiento inciertos), que se contabilizan como pasivos

contingentes. Se contabilizan como pasivos siempre que exista una

obligación de pagar un valor cierto, probable y medible de una obligación

fiable; de lo contrario las provisiones para costos y gastos, si no tienen un

hecho cierto, simplemente no existen.

{La NIC 37, en el libro de NIIF casos prácticos, de Marcos Puruncajas Jiménez,

presenta las siguientes diferencias entre provisiones y otros pasivos, las

cuales se aplican en las NIIF plenas y no son iguales en las NIIF pymes}.

Provisiones Otros pasivos

En una provisión hay incertidumbre del

valor a pagar.

En un pasivo hay certeza del valor a pagar.

No existe fecha definida para el pago. En la mayoría de los pagos hay una fecha

definida.

Ejemplo: Provisión por garantía de

productos vendidos.

Ejemplo: Préstamo realizado por un banco.

[Para costos y gastos: solo se contabiliza el pasivo cuando exista un

contrato de por medio o factura de servicios públicos. Usar la cuenta 2335

Costos y gastos por pagar. No utilice provisiones y estimaciones ni la cuenta

2605 para costos y gastos].

[Para obligaciones laborales: las obligaciones laborales son individuales,

ciertas y probables, no existen estimaciones sobre base inciertas. Utilice

las cuentas 2510 cesantías consolidadas, 2515 intereses sobre cesantías,

2520 prima de servicios, 2525 vacaciones consolidadas, etc. No utilice la

cuenta 2610 para obligaciones laborales].

[Para obligaciones fiscales: los impuestos sobre la renta, de patrimonio y de

industria y comercio que debe liquidar la empresa se hacen sobre bases

ciertas, probables y fiables. No existen estimaciones sobre bases inciertas.

Los registros contables se expusieron en la cuenta 2404 para asociar la

causación del gasto en el momento de reconocer el pasivo por

concepto de impuesto de renta y complementario definitivo del periodo

contable. Igualmente se hizo con las obligaciones laborales que se

expusieron junto con la consolidación del pasivo laboral].

5. Pasivos diferidos

Grupo 27. Diferidos

[Comprende los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el

carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir

económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o

distribuidos.

Igualmente, registra el monto adeudado por el reajuste a las cuotas netas, para el

caso de las sociedades administradores de consorcios comerciales, la utilidad

diferida en ventas a plazos, el crédito por corrección monetaria diferida y los

impuestos diferidos].

Política contable de pasivos diferidos

Reconocimiento inicial: un pasivo diferido se reconoce en los estados

financieros cuando la empresa recibe anticipos para la venta de bienes o

prestación de servicios. También se reconoce un pasivo por impuesto diferido

cuando exista una diferencia temporal deducible fiscalmente en los

siguientes periodos.

Medición inicial: los valores recibidos en efectivo de la persona que paga

anticipado. Anticipos de obras materiales.


Baja en cuenta: cuando se entrega el bien o se presta el servicio.

Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela su

valor.

Cuenta 2705. Ingresos recibidos por anticipado

[Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por

anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones,

arrendamientos y honorarios entre otros].

117. Ingresos recibidos por anticipado: la entidad recibió suscripciones al

periódico La República por un año por valor de 360.000 u.m. anuales

de 10 usuarios más IVA (110505 Caja general, contra 270505 Ingresos

anticipados). La disminución de este pasivo, cuando se presta un

servicio o se cumple con la obligación, se constituye en un ingreso

ordinario para la entidad.

118. Causación del pago anticipado: El procedimiento para la entidad que

pagó la suscripción muy diferente. No es un activo diferido porque en

NIIF no existen este tipo de activos, y además el comprador lo debe

llevar directamente a gastos porque no se cumple con los

requerimientos de activo generador de flujos económicos en el

futuro (5105 Gastos de administración, contra 111005 Moneda

nacional).

119. Causación de suscripción anticipada: el diario La República causó el

ingreso por suscripción del periódico del primer año, 417.600 u.m.

(110505 Caja general, contra 270530 De suscriptores, 240804 Impuesto

al valor agregado).

120. Ingreso anticipado de matrículas: un colegio recibió de un padre

de familia las cuotas de matrícula y pensión de los primeros seis

meses del año por valor de 2.400.000 u.m. (110505 Caja general,

contra 270545 Matrículas y pensiones).

121. Causación del ingreso anticipado: el colegio realizó el ingreso del

primer mes de matrícula y pensión por valor de 400.000 u.m.

(270545 Matrículas y pensiones contra 416005 Actividades

relacionadas con la educación). La educación formal requiere de un

registro en el Ministerio de Educación para excluir al establecimiento

del impuesto a las ventas; de lo contrario la educación informal debe

liquidar el IVA.

122. Anticipo de honorarios: el contador recibió honorarios anticipados de

2.320.000 u.m. por la asesoría tributaria del año (110505 Caja general,

contra 270520 Honorarios, 240804 Impuesto al valor agregado). Por la

causación de los ingresos mensuales: (270520 Honorarios, contra 415550

Actividades empresariales de consultoría). Se debe recordar que el

impuesto a las ventas se genera en el momento de la causación o venta.

123. Recibo de intereses anticipados: se recibieron anticipadamente los

intereses de tres meses al 3% mensual sobre el préstamo de

10.000.000 u.m. (110505 Caja general, contra 270505 Intereses).

6. Otros pasivos

Grupo 28. Otros pasivos

[Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones a cargo

del ente económico, contraídas en desarrollo de actividades que por su

naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás

grupos del pasivo].

Política contable de otros pasivos (Grupo 28)

Reconocimiento inicial: la entidad reconoce un pasivo solo cuando cumple

con los requerimientos de ser una obligación de hechos pasados y que por

consiguiente debe desprenderse de efectivo para su cancelación. Tal es el

caso de anticipos recibidos para ejecución de obras, los cuales se realizan

de acuerdo al porcentaje de la obra terminada.

Medición inicial: por el importe de dinero recibido del dueño de la obra

material.


Baja en cuenta: cuando se terminan los proyectos y se aplican los

anticipos al pago de los proyectos mediante actas firmadas por las partes.

Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera

en el activo corriente y se revelan los hechos con base en los contratos en

ejecución, cuantías y porcentaje de terminación.

Cuenta 2805. Anticipos y avances recibidos

Registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes como

anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos,

cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados,

que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva].

125. La empresa recibe como anticipo 1.250.000 u.m. para separar la

compra de la moto AKT 1500, cuyo valor es de 4.500.000 u.m.

(110505 Caja general, contra 280505 De clientes).

126. Se recibió de un cliente un anticipo de obra de construcción, por

valor de 100.000.000 u.m. (111005 Bancos moneda nacional, 135515

Retención en la fuente, 135518 Retención de industria y comercio,

contra 280510 Anticipos y avances recibidos sobre contratos). Quien

entregó el dinero lo llevaría a una cuenta del activo (150805

Construcciones en curso, contra 236525 Retención en la fuente sobre

servicios, 236825 Impuesto de industria y comercio sobre servicios).

Ahora bien, los anticipos tienen retención en la fuente, porque es en el

pago o abono en cuenta; no se debe dejar para cuando se reciba el

pago definitivo.

127. Sobre el contrato de obra y por las responsabilidades solidarias del

dueño de la obra con las prestaciones sociales de los empleados, el

cliente hizo retención sobre el contrato de 500.000.000 u.m., del orden

del 5% (280510 Sobre contratos, contra 282505 Cumplimiento de

obligaciones laborales). Al cliente se le debe presentar el paz y salvo

por concepto de las prestaciones sociales y aportes a la seguridad

social para que devuelva el valor retenido.

Cuenta 2810. Depósitos recibidos

Registra el valor de las sumas recaudadas por el ente económico de

personas naturales, jurídicas o entidades oficiales, para garantizar el

cumplimiento de obligaciones contractuales, de servicios, de los fondos para

proyectos, inversiones específicas y otras afines.

En el caso de los socios y/o accionistas corresponde a las sumas recibidas en

calidad de depósitos con el fin de adquirir acciones o cuotas sociales mientras

se legaliza y aprueba la emisión correspondiente.

Para el caso específico de sociedades administradoras de consorcios

comerciales, se incluye dentro de esta cuenta el denominado fondo de

reserva, la cual se afectará conforme a las normas legales vigentes.

Cuenta 2815. Ingresos recibidos para terceros

[Registra los dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y

que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los

plazos y condiciones convenidos].

128. Ingresos recibidos para terceros: la empresa, por medio del gerente,

vendió unas cuotas de capital de uno de los socios y recibió el valor de

2.000.000 u.m. para entregarle al socio (110505 Caja general, contra

281505 Valores recibidos para terceros).

Embargos judiciales: son valores retenidos a empleados, contratistas, con

destino a los juzgados.

Cuenta 2830. Embargos judiciales

[Registra el valor de los pasivos adquiridos por el ente económico por

concepto de descuentos hechos a afiliados del ente, producto de embargos,

pago de indemnizaciones y constitución de títulos de depósito judicial de

acuerdo con lo ordenado por despachos judiciales cuando el afiliado o el ente

tengan obligaciones eventuales ante terceros, sea por actos derivados directa

o indirectamente de sus dependientes].

129. Orden del Juzgado por alimentos: el juzgado ordenó a la empresa

retener al empleado 800.000 u.m. como indemnización por cuota

de alimentos. En el momento de la elaboración de la nómina se crea

el pasivo a favor del juzgado (520505 Sueldos, contra 283010

Embargos judiciales), luego se procede hacer su pago: (283010

Embargos judiciales, contra 111005 Moneda nacional).

Grupo 29. Bonos y papeles comerciales

[Comprende los valores recibidos por el ente económico por concepto de

emisión y venta de bonos ordinarios o convertibles en acciones, así como los

papeles comerciales definidos como valores de contenido crediticio emitidos

por empresas comerciales, industriales y de servicios con el propósito de

financiar capital de trabajo.

La prima o descuento en la colocación de bonos por el valor superior o inferior al

valor nominal de los títulos se contabilizará por separado. La amortización del

descuento o de la prima se debe hacer en forma sistemática en las fechas

estipuladas para la causación de los intereses, con cargo o crédito a las cuenta

de intereses.

Asimismo, este grupo incluye los denominados “bonos pensionales” y “Títulos

pensionales”, emitidos por el ente económico y originados en la expedición de

las normas sobre seguridad social].

Bonos: [Los bonos son títulos-valores que incorporan una parte alícuota

de un crédito colectivo constituido (C. Cio.)].

Redención de bonos: los bonos se emiten para financiar las operaciones o

proyectos y se redimen cuando se cumple el término estipulado en el

contrato de emisión.



1. ¿Por qué se les da el nombre de pasivo a las obligaciones?

2. ¿Cómo define el pasivo desde el punto de vista de la NIIF?

3. ¿Cuándo las obligaciones financieras pueden consumir el aporte de los

asociados?

4. ¿Por qué se debe hacer registrar primero la causación y luego el

pago? ¿Tiene alguna lógica contable?

5. ¿A los anticipos en contratos de obra se les aplica retención en la

fuente? ¿Se espera la terminación de la obra?

6. ¿Cuál es el costo promedio de capital de la empresa donde trabaja?

1. Defina qué es pasivo según las NIIF.

2. Defina qué es una provisión según las NIIF.

3. ¿Cuáles son los principales grupos del pasivo?

4. ¿Cómo se clasifican los pasivos?

5. ¿Qué función cumple la retención para la empresa a la que le retienen?

6. ¿Qué función cumple la retención en la fuente para la empresa que

tiene que hacerla?

7. ¿Cuál es la diferencia entre los grupos de cuentas 22 y 23?

8. ¿Cuáles son los beneficios a empleados?

9. ¿En qué momento se calcula la provisión del impuesto sobre la renta?

10. ¿En qué momento se consolida el impuesto de renta y complementarios?

11. ¿Qué valor se lleva a la cuenta 240405 Impuesto de renta por pagar?

¿El valor contable o el fiscal?

12. ¿Qué obligaciones componen los proveedores?

13. Identifique el costo del pasivo y el costo del patrimonio.

Desarrolle la siguiente actividad

Elabore una nómina para cinco empleados y contabilice el sueldo por pagar, los

aportes patronales de seguridad social, los aportes parafiscales y las

prestaciones sociales.

Capítulo 9. Contabilidad de patrimonio

“Denme un una idea de negocios y les diré como

crear una empresa y cómo financiarla”.

@amfimar

El patrimonio de una persona natural está compuesto por el aporte personal

que hace el dueño a su empresa, y el patrimonio de una persona jurídica,

por los aportes que hacen los asociados al fondo común de una sociedad

comercial o empresa unipersonal. El tipo de aporte puede ser en calidad de

aportes en dinero o en especie, con el ánimo de proveer recursos para dar

marcha a los proyectos privados de inversión, sin los cuales no se

desarrolla la región o el país. La recepción de los aportes se lleva a las

cuentas apropiadas de activos, contra la cuenta de aportes personales en

negocios de personas naturales, aportes sociales en las sociedades

comerciales de personas y asimiladas, y al capital por suscribir en las

sociedades de capital y asimiladas.

El patrimonio se fortalece durante el desarrollo de la vida económica

mediante su mantenimiento financiero y operativo. Con ese fin se

calculan distintos tipos de reservas: la estatutaria, en un 10% de las

utilidades del ejercicio para darle a la empresa capacidad de negociación; la

ocasional, también sobre la utilidad por una cuantía igual a los proyectos de

ampliación o mejora que se llevarán a cabo; y la legal, como el conjunto

de superávit acumulado con base en las ganancias líquidas de cada ejercicio,

en las sociedades cuya responsabilidad social es limitada al monto de sus

aportes para cubrir los riesgos propios del negocio. “El mantenimiento

financiero le da capacidad operativa a la empresa por las nuevas inversiones

en propiedades, planta y equipo”.

El remanente que se distribuye entre los asociados [mínimo el 50% de las

utilidades], en calidad de dividendos o participaciones en efectivo, se

presenta en el pasivo corriente. Cuando se distribuye en calidad de

dividendo en acciones o de participaciones en cuotas o partes de interés

social, se clasifica dentro del patrimonio.

El mantenimiento del patrimonio (financiero y físico) es fundamental para

mantener la capacidad del ente contable y se hace través de las utilidades o

excedentes, porque el aspecto que estaba contemplado en el ajuste integral

a los activos operativos y al patrimonio [desapareció en Colombia desde el

año 2007].

…la evaluación debe hacerse respecto al patrimonio financiero

(aportado) o al patrimonio físico (operativo…).

El capital representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en

industria o en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad

empresarial y que, además, sirvan de garantía para los acreedores.

El capital debe registrarse en la fecha en la cual se reciba el efectivo o las

especies (no es necesario el documento de constitución o reforma) o cuando

se perfeccione el compromiso de efectuar el aporte en las cuentas

apropiadas del monto proyectado, comprometido y pagado, según el caso.

Los aportes en especie se contabilizan por el valor convenido o el

debidamente fijado por los órganos competentes del ente económico y

aprobado por las autoridades, si fuere el caso.

Se debe registrar por separado cada clase de aportes, según los

derechos que confieran.

Los principales problemas en el manejo de la contabilidad de patrimonio

son la emisión de aportes de capital, la responsabilidad en cada uno de los

tipos de sociedad y el tipo de aporte (algunos están restringidos).

Un problema muy común cuando se inicia en el estudio del capital social

de las sociedades comerciales de capital es la confusión del capital

suscrito y del capital suscrito y pagado: se reconoce a estos dos términos

la categoría de cuentas del patrimonio cuando solamente alcanza a un

término contable. Las verdaderas cuentas son la 310505 Capital

autorizado, 310510 Capital por suscribir y 310515 Capital suscrito por

cobrar. De la dinámica de estas cuentas resultan unas sumas sin categoría de

cuenta, tales como capital suscrito y el capital suscrito y pagado.

1. Cuentas del patrimonio

Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus

pasivos reconocidos (S2.15).

También es considerado como el producto de la ecuación contable: Activo –

Pasivo = Patrimonio = Activo neto.

El rubro de patrimonio en el estado de situación financiera se clasifica: En

una sociedad por acciones en:

Capital en acciones o fondos aportados por los accionistas.

Ganancias acumuladas.

Ganancias y pérdidas reconocidas directamente en el patrimonio (S2.22).

El patrimonio incluye las inversiones hechas por los propietarios de la

entidad, más los incrementos de esas inversiones, ganados a través de

operaciones rentables y conservados para el uso en las operaciones de la

entidad, menos las reducciones de las inversiones de los propietarios como

resultado de operaciones no rentables y las distribuciones a los propietarios

(S22.3).

Las sociedades anónimas y asimiladas pueden manejar el siguiente acervo de

cuentas dentro del patrimonio, así no estén explicitas en las NIIF pymes:

Capital autorizado: el que se determina con base en el valor que la

sociedad haya aprobado en el momento de constitución y en los

siguientes periodos de acuerdo a las necesidades de ampliación de las

operaciones del ente económico.

Capital por suscribir: es la cuenta compensatoria de las acciones que

están en calidad de disponibles para la venta.

Capital suscrito por cobrar: representa los contratos de acciones

suscritas que tienen como fundamento un reglamento de emisión y

colocación de acciones. Esta cuenta disminuye el capital por suscribir de

la sociedad. Cuando los accionistas pagan los contratos de suscripción,

van liberando la cuenta en el capital suscrito y pagado.

Reservas obligatorias: son utilidades de los ejercicios que se retienen y

que son exigidas por el Código de Comercio de cada país con el fin de

preservar la sociedad de futuras pérdidas.

Reservas ocasionales: también son utilidades de ejercicio que se

destinan para eventos especiales, como la compra de un nuevo negocio

o el montaje de una nueva planta.

Ganancias acumuladas: son las utilidades del ejercicio que no fueron

dispuestas en dividendos o apropiadas en reservas de los ejercicios

anteriores.

Ganancias del ejercicio corriente: son las utilidades del ejercicio sobre

la fecha que se informa.

Pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores: son las pérdidas

acumuladas de ejercicios anteriores que no han sido cubiertas por reservas

para este fin.

Pérdidas del ejercicio corriente: son las pérdidas del ejercicio sobre el

cual se informa.

(*) Estas cuentas permanecen inmodificables en los países que las

utilicen, frente a las disposiciones de las NIIF para pymes, porque no las

modificó en cuanto a sus generalidades y tampoco se aprobó una

propuesta supletoria.

Las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas se diferencian de las

anteriores en una sola cuenta dentro del patrimonio:

Aportes de capital.

Las demás cuentas son iguales en los tipos de sociedades de personas.

El importe en libros por el cual se muestra el patrimonio neto en el estado de

situación financiera depende de la evaluación que se haya hecho de los

activos y de los pasivos.

Normalmente, solo por mera casualidad coincidirá el importe acumulado con

el valor de mercado de las acciones de la entidad. Tampoco concordará con

la cantidad de dinero que se obtendrá vendiendo uno a uno los activos

netos de la entidad ni con el precio de venta de todo el negocio en marcha.

El estado de situación financiera es afectado por cuatro factores:

1. Recursos controlados (activos). Esta información es importante por su

capacidad en el pasado para modificar tales recursos, y es útil para

evaluar la posibilidad que la entidad tiene para generar flujos de efectivo

o equivalente al efectivo, así como beneficios económicos futuros.

2. Estructura financiera (pasivos). Permite evaluar las necesidades de

préstamos para continuar con las operaciones y nuevos proyectos,

como también programar el reparto de dividendos, predecir la

rentabilidad en nuevos escenarios y nuevos proyectos mediante la

evaluación su viabilidad financiera.

3. Estructura patrimonial. Compuesta por los aportes de los asociados y

por las ganancias que logran acumular durante su vida económicamente

activa.

4. Liquidez y solvencia. Una entidad tiene liquidez y solvencia cuando

tiene la capacidad para cumplir sus compromisos financieros según su

vencimiento en el corto y largo plazo. La liquidez hace referencia a la

disponibilidad de efectivo en un futuro próximo, una vez liquidados

teóricamente sus activos corrientes y haber pagado los compromisos

financieros del ejercicio.

El término “solvencia” hace referencia a la disponibilidad del efectivo en

una perspectiva de liquidación teórica de sus activos no corrientes para

cumplir con las obligaciones de largo plazo. Es la adaptabilidad a los

cambios del entorno en el cual opera.

Es importante tener en cuenta que algunos instrumentos financieros que

cumplen la definición de pasivo se clasifican como patrimonio porque

representan el interés residual de los activos netos de la entidad:

a) Un instrumento con opción de venta es un instrumento

financiero que proporciona al tenedor el derecho de volver a vender el

instrumento al emisor a cambio de efectivo o de otro activo financiero

o que el emisor vuelve a rescatar o recomprar automáticamente en el

momento en que tenga lugar un suceso futuro incierto o la muerte o

retiro del tenedor de dicho instrumento.

b) Los instrumentos, o componentes de instrumentos, que están subordinados

a todas las demás clases de instrumentos se clasifican como patrimonio

si imponen a la entidad una obligación de entregar a terceros una

participación proporcional de los activos netos de la entidad solo en el

momento de la liquidación (S22.4).

Cuando se encuentra un instrumento que tiene los dos componentes de

pasivo y patrimonio, tienen que separarse en el momento de la fecha en la

cual se informa.

2. Capital

Clase 3. Patrimonio

[Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de

comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos

del ente económico que han sido suministrados por el propietario estos, ya sea

directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.

Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, los superávits de

capital, reservas, los dividendos o participaciones decretados en acciones,

cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultados de

ejercicios anteriores y el superávit de valorizaciones].

Grupo 31. Capital social

[Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores

aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compañías o

aportantes ponen a disposición del ente económico mediante cuotas,

acciones, monto asignado o valor aportado, respectivamente, de acuerdo

con escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de

acciones según el tipo de sociedad, asociación o negocio, con el lleno de los

requisitos legales.

Para el caso de las compañías por acciones, estará constituido por:

El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de

constitución o reformas.

El capital por suscribir, que lo conforma el capital autorizado menos el

valor de las acciones suscritas.

El capital suscrito, que es el valor que se obligan a pagar los

accionistas, no menos del 50% del autorizado al constituirse la

sociedad.

El capital suscrito por cobrar, que corresponde al valor pendiente de

pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas

acciones.

En cuentas auxiliares se registrarán por separado cada clase de aportes

según los derechos que confieran.

Los aportes en especie deberán registrarse por el valor pactado por los

accionistas o socios, o el debidamente fijado por los órganos competentes del

ente económico, previa aprobación por parte de la entidad que ejerza la

vigilancia y control, si fuere el caso.

La diferencia entre el valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés

social y su valor asignado para efecto de la capitalización se debe registrar

en la cuenta 3205 Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés

social (norma local).

El capital representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en

industria o en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad

empresarial que, además, sirvan de garantía para los acreedores (norma local).

Consiga el reglamento de emisión y colocación de acciones de una empresa que

haya sido publicado en periódicos de circulación nacional y analice: el valor

nominal, el descuento por pronto pago, la prima, así como las cláusulas, para

que sean discutidas en clase].

Política contable de patrimonio

Reconocimiento inicial: una entidad reconocerá la emisión de acciones o de

otros instrumentos de patrimonio como patrimonio cuando emita esos

instrumentos y otra parte esté obligada a proporcionar efectivo u otros

recursos a la entidad a cambio de estos.

Medición inicial:

a) Si los instrumentos de patrimonio se emiten antes de que la entidad

reciba el efectivo u otros recursos, la entidad presentará el importe por

cobrar como una compensación al patrimonio en su estado de

situación financiera, no como un activo.

b) Si la entidad recibe el efectivo u otros recursos antes de que se

emitan los instrumentos de patrimonio, y no se puede requerir a la

entidad el reembolso del efectivo o de los otros recursos recibidos, la

entidad reconocerá el correspondiente incremento en el patrimonio en la

medida de la contraprestación recibida.

c) En la medida en que los instrumentos de patrimonio hayan sido suscritos

pero no emitidos y la entidad no haya todavía recibido el efectivo o los

otros recursos, la entidad no reconocerá un incremento en el patrimonio

(S22.7).

Medición posterior: por el importe inicial registrado como capital

autorizado, capital por suscribir y capital suscrito por cobrar y todos

aquellos superávits accionarios y operativos de la entidad en su vida

operativa.

Baja en cuenta: cuando se liquida la sociedad y se distribuye el remanente

social entre los asociados.

Presentación y revelación: el elemento patrimonio se presenta en el

estado de situación en forma separada de todos los demás pasivos. Su

revelación se hace sobre las decisiones tomadas por la gerencia, en

distribución de dividendos, nuevas emisiones y utilización de las reservas

obligatorias y ocasionales.

La NIIF en referencia deja entrever algunas cuentas en las cuales está

incurso el capital suscrito y pagado, como son el caso de importe por

cobrar y del capital por suscribir cuando se paga e incrementa el

patrimonio. Por estas razones se mantendrá el procedimiento de emisión y

colocación de acciones, que además de ser muy propio de la sociedad,

permite una información transparente y veraz. La acepción de “capital en

acciones” se reemplazará por la de “capital autorizado”.

Cuenta 3105. Capital suscrito y pagado

[Registra el ingreso real, al patrimonio del ente económico, de los aportes

efectuados por los accionistas y corresponde al valor neto de las subcuentas

310505 Capital autorizado, 310510 Capital por suscribir (DB) y 310515

Capital suscrito por cobrar (DB)].

Cuenta 310505. Capital autorizado

[Es la suma fijada en la escritura pública por el valor de los aportes

sociales que harán los accionistas de acuerdo a la magnitud del proyecto

de inversión, y a un cronograma de inversiones, independientemente de

que las inversiones previstas requieran ser apoyadas con apalancamiento

financiero o no].

Cuenta 310510. Capital por suscribir

[Su reconocimiento inicial se hace con base en la contrapartida del capital

autorizado. En la medida en que los accionistas firmen los contratos de

suscripción, esta cuenta disminuirá e irá liberando capital suscrito y pagado].

Cuenta 310515. Capital suscrito por cobrar

Representa los contratos de suscripción de acciones firmados por los

accionistas y permanecen en esta cuenta hasta por un año después que sean

cancelados], según la NIIF estos contratos no incrementan el valor del

patrimonio hasta tanto no se paguen S22.7.

Se debita por el valor del contrato de suscripción de acciones. Si los contratos

no se pagan en el Código de Comercio, se encuentra el procedimiento para

hacer cumplir todo pago hecho sobre el contrato y la correspondiente

liberación de acciones de capital al inversionista.

[Formalidades previas a la constitución: en todo evento de

constitución de sociedades comerciales se requiere de escritura pública de

constitución (o documento privado, para las empresas unipersonales,

sociedades por acciones simplificadas y las sociedades comerciales, siempre

que tenga menos de 10 empleados y 500 salarios mínimos legales vigentes

en activos), como también el lleno de las formalidades legales, que

consisten fundamentalmente en pagar el registro de la escritura pública en

notaría, el registro mercantil y el impuesto de registro de capital suscrito

en sociedades de capital y de capital social en sociedades de personas en

la Cámara de Comercio]. El tema se puede reforzar con la lectura del libro

de contabilidad de patrimonio del mismo autor.

130. Se constituye la sociedad anónima Editora Palermo S.A. con

capital social autorizado de 420.000.000 u.m., dividido en 420.000

acciones de valor nominal de 1000 u.m. (310510 Capital por suscribir,

contra 310505 Capital autorizado).

Presentación del patrimonio 1:

Código Cuenta Parcial Total

3105 Capital suscrito y pagado 0

310505 Capital autorizado 420.000.000

310510 Capital por suscribir 420.000.000

310515 Capital suscrito por cobrar 0

131. Constitución de sociedad anónima: se formaliza la constitución de

la sociedad anónima Editora EDUQA S.A. con capital social

autorizado de 420.000.000 u.m., divididos en 420.000 acciones de valor

nominal de 1000 u.m. Por concepto de gastos de organización y puesta

en marcha, uno de los accionistas pagó los montos que se detallan en

la siguiente tabla. La segunda tabla reseña el registro en normas

locales (Causación 170595 Otros, 171004 Organización y preoperativos,

171012 Investigaciones y proyectos, contra 235505 Accionistas) y el

registro en NIIF porque no se aceptan activos diferidos (Causación

511025 Asesoría jurídica, 511030 Asesoría financiera, 511035 Asesoría

Técnica, contra 235505 Accionistas).

Conceptos preoperativos Cuentas Total base Retención Neto pagado

Proyecto de factibilidad 171012 10.000.000 10% 9.000.000

Estudio legal 171012 2.000.000 10% 1.800.000

Gastos de publicidad 171004 4.000.000 4% 3.840.000

Conceptos de registros Total base Tarifa Valor

Registro escritura pública en notaría 171004 420.000.000 0.5% 2.100.000

Registro mercantil Cámara de Comercio 170595 420.000.000 0.4% 1.680.000

Impuesto de registro de capital suscrito 171004 210.000.000 0.7% 1.470.000

132. Contrato de suscripción de acciones: los accionistas suscribieron el

50% del capital autorizado por iguales partes, así: Jhonny Quintana

Álvarez, Fernando Adolfo Fierro, Luis E. Zúñiga, Nohora Flórez, María

Ángel Caquimbo (310515 Capital suscrito por cobrar, contra 310510

Capital por suscribir).



133. Pago del contrato de suscripción de acciones: los accionistas pagaron

la tercera parte del capital suscrito por valor de 70.000.000 u.m. (110505

Caja general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar).



3105 Capital suscrito y pagado 70.000.000



310515 Capital suscrito por cobrar 140.000.000

134. Consignación en cuenta bancaria: se consignó el dinero en

efectivo en caja (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja

general).

[En Colombia está prohibido emitir acciones con descuento. Solamente se

otorga descuento por pronto pago de los contratos suscritos, el cual se

constituye en gasto financiero].

135. Reembolso de gastos por uno de los accionistas: Se reembolsó el

gasto preoperativo al accionista que prestó el dinero para los

estudios, registros y puesta en marcha de la sociedad (235505

Accionistas, contra 111005 Moneda nacional).

Cuando el total del capital suscrito por cobrar haya sido pagado, se expiden

los títulos representativos de las acciones para que los accionistas ejerzan los

derechos inherentes a la cantidad de acciones. El resto del capital por

suscribir está dispuesto para nuevos reglamentos de emisión de acciones.



3105 Capital suscrito y pagado 210.000.000



3105 Capital suscrito y pagado 0


310510 Capital por suscribir - 210.000.000

310515 Capital suscrito por cobrar 210.000.000

310515 Capital suscrito por cobrar 0

136. La entidad tiene un capital ordinario de 100.000 acciones de valor

nominal de 1 u.m. El capital suscrito y pagado es de 90.000 u.m. Al

cabo de cinco años, la sociedad vendió 5000 acciones a un precio de

venta de 5 u.m., donde obtuvo una ganancia de 20.000 u.m. (110505

Caja general 70.000, contra 310510 Capital por suscribir 50.000, 3205

Prima en emisión de acciones).

137. La entidad entregó un vehículo al gerente propietario, por el valor

razonable de 56.000 u.m. Su importe en libros es de 60.000 u.m., y su

depreciación es de 45.000 u.m.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Dividendos por pagar 56.000

Depreciación 45.000

Equipo de transporte 60.000

Ganancias 41.000

Registra el pago de dividendos al gerente propietario

138. Se constituye la sociedad anónima Artesanías de Bolivia S.A., con el

objeto de comercializar las obras de sus asociados, con capital

autorizado de 100.000.000 u.m., dividido en 10.000.000 acciones de

valor nominal de 10 u.m. cada una, con base en el estudio de

factibilidad del proyecto de inversión (310510 Capital por suscribir,

contra 310505 Capital autorizado). No olvidar que la constitución tiene

como paso previo el pago de los gastos preoperativos.

139. Los accionistas —en total diez— suscriben el 100% del capital

autorizado, el cual pagaron de contado, y se entregan los títulos valores

representativos de acciones (310515 Capital suscrito por cobrar, contra

310510 Capital por suscribir). Siempre se hace la causación antes del

momento del ingreso del efectivo. (110505 Caja general, contra

310515 Capital suscrito por cobrar).

140. Se constituye la sociedad anónima EDUQA S.A. para educar a niños

menores de 10 años en primaria con énfasis en Internet e idiomas, con

capital autorizado de 36.000.000 u.m., que se divide en 72.000 acciones

de valor nominal de 500 u.m. cada una, con base en el estudio del

proyecto de inversión (310510 Capital por suscribir, contra 310505

Capital autorizado). No olvidar que la constitución tiene como paso

previo el pago de los gastos preoperativos.

141. Los accionistas —en total cinco—, suscriben el 50% del capital

autorizado (18.000.000 u.m.), del cual pagan la tercera parte (6.000.000

u.m.) de contado y el resto en tres cuotas (310515 Capital suscrito por

cobrar, contra 310510 Capital por suscribir).

142. Se recibe el pago de la primera cuota (110505 Caja general, contra

310515 Capital suscrito por cobrar).

143. Se recibe el pago de la segunda y tercera cuotas (110505 Caja

general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar). La empresa

entrega los títulos valores representativos en acciones. (En este caso

no se hace registro de contabilidad).

Aportes sociales

Es la denominación de los aportes en las sociedades limitadas, colectivas y

en comandita simple y en las empresas unipersonales, los cuales ingresan al

fondo social en el momento de la constitución.

Política contable de los aportes sociales

Reconocimiento inicial: los aportes sociales se reconocen en el estado de

situación financiera en el momento en que ingresan al fondo social en

calidad de efectivo o equivalente al efectivo, o en especie,

independientemente de que se haya elaborado el documento privado o

escritura de constitución.

Medición inicial: por el valor aportado de los socios en calidad de

efectivo o especies.

Medición posterior: por su importe en libros más los beneficios

acumulados de las operaciones.

Baja en cuenta: cuando se liquida la sociedad y devuelven los aportes a los

socios.

Presentación y revelación: se presenta en el rubro de patrimonio de las

sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas. La revelación se hace

sobre los cambios que haya sufrido el patrimonio sobre la fecha sobre la

cual se informa.

Cuenta 3115. Aportes sociales

[Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios en el

momento de constituir el ente económico, respaldado por la escritura pública

de constitución, así como los incrementos posteriores efectuados mediante las

escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de

los requisitos legales vigentes en el momento de la constitución o del aumento.

Para los fondos mutuos de inversión, incluye las sumas entregadas como

aportes legales por los trabajadores y las contribuciones del ente económico y

las ganancias reinvertidas de los socios].

144. Se constituye la sociedad de responsabilidad limitada Cuadernos

Contables Ltda., empresa editora con capital social representativo en

50.000 cuotas de capital de valor nominal 1000 u.m., las cuales

pagan los socios de contado (110505 Caja general, contra 311505

Cuotas o partes de interés social). No olvidar que la constitución tiene

como paso previo el pago de los gastos preoperativos.

145. Los socios aumentan su capital en 10.000 cuotas más que aceptan y

pagan los socios de contado. En este caso se requiere que la sociedad

reforme la escritura pública de constitución (o documento privado), en

especial la cláusula de capital, y pague el registro en notaría y el

impuesto de registro por el aumento de capital social en la Cámara de

Comercio (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de

interés social).

[Cuando las empresas unipersonales y sociedades comerciales se han

constituido por medio de documento privado, toda reforma, cualquiera sea

la cláusula que modifique del original, tendrá que llevarse en un nuevo

documento privado y cumplir con las formalidades].

Cuenta 3130. Capital de personas naturales

[Registra el total de los derechos, reales o personales, bienes muebles o

inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero y poseídos dentro

o fuera del país, que la persona natural ha destinado como capital para el

ejercicio de las actividades de comercio (PUC)].

146. Doña Bárbara Areiza resuelve, después de haber obtenido la pensión

de jubilación, montar su taller de confecciones mediante

diseños que ha coleccionado y mejorado durante toda su vida. La

razón comercial se denomina Las 50 colecciones de Barbarita, para lo

cual dispone de la cuenta de ahorros por 15.000.000 u.m., dos

máquinas de coser industriales marca PAFF, las cuales valúa en

10.000.000 u.m., una fileteadora marca BELL por valor de 3.000.000 u.m.

y un costurero compuesto por mesas, sillas y herramientas varias por

valor de 1.500.000 u.m. Para lograrlo se registra en la Cámara de

Comercio como persona natural con activo bruto mercantil de

29.500.000 u.m. (112010 Corporaciones de ahorro y vivienda, 151205

Maquinaria y equipo, contra 313005 Capital de persona natural).

3. Superávit

Grupo 32. Superávit de capital

[Comprende el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial

ocasionado por primas en colocación de acciones, donaciones y el crédito

mercantil y el superávit método de participación].

Las leyes que sean aplicables determinarán cómo se presenta en el estado de

situación financiera el incremento en el patrimonio que surge de la emisión de

acciones u otros instrumentos de patrimonio. Por ejemplo, el valor a la par (u

otro valor nominal) de las acciones y el importe pagado en exceso del valor a

la par pueden presentarse de forma separada (S22.10).

Política contable de superávit de capital

Reconocimiento inicial: la entidad reconoce el superávit de capital cuando se

han hecho emisiones de acciones por encima de su valor nominal.

Medición inicial: importe reconocido por los nuevos socios por los

superávits acumulados en el patrimonio de los antiguos.

Medición posterior: por su importe en libros más las nuevas primas en

emisión de acciones.

Baja en cuenta: se da de baja en un proceso de reestructuración de la

sociedad, por capitalización en cuotas de capital o por liquidación de la

sociedad.

Presentación y revelación: se presenta dentro del patrimonio y se

revelan su cuantía y los cambios a la fecha sobre la que se informa.

Prima en emisión de acciones: en muchas ocasiones la empresa,

sustentada por la imagen que tiene de buena productora de dividendos, la

calidad del producto y la fidelidad del cliente, cobra a los nuevos

accionistas una prima o valor por encima del valor nominal de la acción. Sin

embargo, en una sana lógica, los nuevos accionistas deben pagar como

mínimo el valor nominal de la acción y el superávit que hayan acumulado

los antiguos accionistas. Esto quiere decir que el nuevo accionista debe

pagar el valor intrínseco de la acción o valor de mercado para mantener

intacta la estructura financiera del patrimonio.

147. Emisión de aportes con prima: los socios antiguos consiguen seis

nuevos inversionistas, para un total de 12, para que aporten igual valor

a su capital inicial. Si su aporte es de 120.000 u.m., lo hacen sin prima

en la emisión de aportes. El valor intrínseco del aporte, que

inicialmente era de 25.000 u.m., se deteriora a 2500 u.m. por cada

acción, pero si ellos reconocen un valor igual a los superávits

acumulados de 150.000 u.m., se resta el valor intrínseco a ellos

(25.000 u.m.), tal como se demuestra en el siguiente cuadro.

Cuentas V/ actual Aporte sin prima Aporte con prima

Capital social 120.000 240.000 240.000

Ganancias 30.000 30.000 60.000

Total patrimonio 150.000 270.000 300.000

Total socios 6 12 12

V/intrínseco 25.000 22.500 25.000

Cuenta 3205. Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de

interés social

[Registra el valor de la prima en colocación de acciones, cuotas o partes de

interés social, representado por el mayor importe pagado por el accionista o

socio sobre el valor nominal de la acción o aporte, o sobre el costo en el

evento que corresponda a recolocación de acciones, cuotas o partes de interés

social propias readquiridas].

148. Reforma de capital social: los socios aumentan su capital social en

10.000 cuotas más, que aceptan y pagan de contado. En este caso se

requiere que la sociedad reforme la escritura pública de constitución,

en especial la cláusula de capital, y pague el registro en notaría de la

reforma y el impuesto de registro del aumento de capital social en la

Cámara de Comercio (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o

partes de interés social).

Donaciones: es un derecho o bien cuya propiedad se adquiere a título

gratuito, sin ninguna contraprestación. En algunos casos, cuando la

empresa es de beneficencia, son objeto de descuentos tributarios para

quien hace la donación. Son muy escasas en los negocios privados.

Cuenta 3210. Donaciones

[Registra los valores acumulados que el ente económico ha recibido por

concepto de donaciones de bienes y valores.

Se consideran superávit de capital aquellas donaciones correspondientes a

bienes y valores que incrementan el patrimonio del ente, tales como

propiedades, planta y equipo. Aquellos bienes recibidos sin contraprestación

económica con el fin de atender costos o gastos de funcionamiento se

registrarán en la subcuenta 419509 Subvenciones].

Grupo 33. Reservas

[Comprenden los valores que, por mandato expreso del máximo órgano

social, se han apropiado de las ganancias líquidas de ejercicios anteriores

obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones

legales, estatutarias o para fines específicos.

Las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas

especialmente para ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal. Las

reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se

podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida el máximo

órgano social (norma local)].

Si la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit de capital, se

aplicarán a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes, tal

como lo establecen las normas legales.

Política contable de reservas

Reconocimiento inicial: se reconocen en el estado de situación financiera

por las decisiones tomadas por la junta de socios o la asamblea general, en

el momento de considerar el proyecto de distribución de las utilidades. Las

iniciativas provienen de la junta directiva o de la gerencia y se llevan a la

asamblea general o junta de socios para satisfacer eventos tales como la

compra de vehículo, construcción de una nueva bodega o investigación y

desarrollo de un nuevo producto.

Medición inicial: por el importe de la reserva legal exigida en las

normas de comercio. Las reservas estatutarias, por la apropiación regulada

en los estatutos de la sociedad, sobre las ganancias del ejercicio.

Medición posterior: por el importe inicial y acumulado con el 10% de las

ganancias obtenidas en cada periodo contable. Igualmente, todas las

reservas obligatorias como ocasionales se acumulan en los estados

financieros con las nuevas decisiones de la junta de socios o asamblea

general.

Baja en cuenta: cuando se aplica la reserva legal a las pérdidas de

periodos anteriores que afectan la capacidad de la empresa. También cuando

la asamblea o junta de socios así lo disponga sobre cualquier otra reserva

ocasional. Cuando se lleva a cabo la inversión: entonces se hace inminente la

reversión de la reserva hacia las ganancias acumuladas, porque ya se

cumplió el objetivo. Por último, cuando existe suficiente liquidez en la

empresa para hacer la reversión y volver a llevar las reservas a ganancias

acumuladas, para que estén disponibles en nuevas decisiones sobre

aprobación de dividendos o participaciones.

Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio como información

del superávit acumulado. Se revelan la acumulación del periodo y todas

las apropiaciones anuales.

Reservas obligatorias: de las ganancias obtenidas en el ejercicio contable.

Es obligación dejar parte de las ganancias en calidad de reservas

obligatorias para proteger la sociedad comercial, en primer lugar, de

futuras pérdidas y, en segundo lugar, para darle capacidad de negociación

y poder continuar creciendo en bienes y en resultados.

Cuenta 3305. Reservas obligatorias

[Registra los valores apropiados de las ganancias líquidas, conforme a

mandatos legales, con el propósito de proteger el patrimonio social.

Se incluyen conceptos tales como reserva legal, reservas por disposiciones

fiscales y reservas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de

interés social.

La reserva legal corresponde a la apropiación de por lo menos el 10% de

las ganancias líquidas de cada ejercicio y están obligadas a constituirla las

sociedades en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, anónimas

y las sucursales de sociedades extranjeras con negocios permanentes en

Colombia, en los términos establecidos por la legislación comercial.

Las reservas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de interés

social corresponden al valor apropiado de las ganancias líquidas para

cubrir en su totalidad la adquisición de estas].

Registra también el valor pagado por la compra de sus propias acciones,

cuotas o partes de interés social, en desarrollo de la operación de

readquisición aprobada previamente por el órgano competente.

149. Aprobación de estados financieros: la junta de socios aprueba los

estados financieros del año anterior en junta de socios y la

distribución de 50.000.000 u.m. de utilidades del ejercicio

(ganancias) así: el 10% para reserva legal, 5% para reserva estatutaria,

15% para reserva ocasional ampliación de planta, el 50% en

participaciones por pagar en efectivo y el resto lo acumula (360505

Ganancias del ejercicio, contra 330505 Reserva legal, 331005 Para

futuras capitalizaciones, 331515 Para futuros ensanches, 370505

Ganancias acumuladas).

Cabe recordar que los que autorizan la emisión de estados financieros para

su publicación y conocimiento de los socios o accionistas es el consejo

directivo.

Cuenta 3310. Reservas estatutarias

Registra los valores de todas aquellas partidas apropiadas de acuerdo con lo

contemplado en los estatutos sociales].

Cuenta 3315. Reservas ocasionales

Registra los valores apropiados de las ganancias líquidas, ordenadas por el

máximo órgano social conforme a disposiciones legales, para fines específicos

y justificados. Las reservas ocasionales que ordene el máximo órgano social

solo serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan, y este podrá

cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten innecesarias].

Grupo 34. Revalorización de patrimonio

[El saldo de la cuenta Revalorización del patrimonio no podrá

distribuirse como utilidad a los socios o accionistas hasta tanto se liquide

la empresa o hasta que se capitalice de acuerdo con las normas legales

vigentes. En todo caso dicho saldo, una vez capitalizado, podrá servir

para absorber pérdidas únicamente cuando el ente económico se

encuentre en causal de disolución por este concepto y no podrá utilizarse

para disminuir el capital con efectivo reembolso de aportes a los socios u

accionistas.

Cuando el saldo de la cuenta de revalorización del patrimonio sea de

naturaleza débito, el ente económico, previa aprobación del máximo

órgano social con el lleno de los requisitos legales, podrá destinar parte de

los resultados del ejercicio o de ejercicios anteriores para disminuir o

cancelar el saldo débito de la cuenta Revalorización del patrimonio,

siempre que previamente el ente económico hubiera destinado las

ganancias a absorber las pérdidas que afecten el capital, en los términos del

artículo 151 del Código de Comercio, y constituido las reservas legales y/o

estatutarias a que hubiere lugar (regulación cuando se suspendieron los

ajustes integrales por inflación por norma local)].

150. Capitalización de la revalorización: la sociedad anónima capitalizó

la revalorización del patrimonio por valor de 30.000.000 u.m. (340505

De capital social, 340510 De superávit de capital, 340515 De reservas,

340520 De resultados de ejercicios anteriores, contra 310510 Capital por

suscribir). (Cuando esto acontece en sociedades de personas la

contrapartida será 311505 Cuotas o partes de interés social. Ahora, si

es persona natural, será 313005 Capital de personas naturales).

Dividendos o participaciones

El fundamento fuerte de la asociación de los inversionistas, en las

sociedades comerciales, son los dividendos o participaciones que las

sociedades distribuyen sobre los estados financieros debidamente

aprobados en asamblea general o junta de socios.

Grupo 35. Dividendos o participaciones decretadas en

acciones, cuotas o partes de interés social

[Comprende el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se

hace la correspondiente emisión de acciones y/o la respectiva escritura de

reforma del ente económico por cuotas o partes de interés social y los

pertinentes traslados en las respectivas cuentas patrimoniales].

La capitalización de ganancias o una emisión gratuita (conocida

algunas veces como dividendo en forma de acciones) consiste en la

entrega de nuevas acciones a los accionistas en proporción a sus acciones

antiguas. Por ejemplo, una entidad puede dar a sus accionistas un

dividendo de una acción por cada cinco acciones antiguas que tengan.

Una división de acciones (conocida algunas veces como una división de

acciones) es la división de las acciones existentes en múltiples acciones.

Por ejemplo, en una división de acciones, cada accionista puede recibir una

acción adicional por cada acción poseída. En algunos casos, las acciones

previamente en circulación se cancelan y son reemplazadas por nuevas

acciones. La capitalización de ganancias y emisiones gratuitas, así como las

divisiones de acciones, no cambian el patrimonio total. Una entidad

reclasificará los importes dentro del patrimonio como lo requiera la

legislación aplicable (S22.12).

Política contable de dividendos

Reconocimiento inicial: la entidad reconoce en el estado de situación

financiera los dividendos o participaciones decretados en efectivo, como

un menor valor de las utilidades del ejercicio y un mayor valor del

pasivo, los dividendos decretados en acciones, se reconocen en el

momento que se decretan como un menor de las utilidades sociales del

ejercicio y una cuenta de dividendos decretados en acciones en la parte

del patrimonio.

Medición inicial: por el valor asignado en asamblea o junta directiva de

las ganancias acumuladas, cuando se requiere capitalizar las ganancias

en títulos valores. Por el importe decretado sobre las ganancias líquidas,

como distribución de participaciones en calidad de efectivo o

equivalente al efectivo o en partes de interés social.


Baja en cuenta: cuando se capitaliza los dividendos en acciones o

partes de interés social. Cuando se emiten los certificados de aportes a

los socios, en proporción a la participación sobre los ganancias

distribuidas.

Presentación y revelación: se presenta en el Patrimonio por el tiempo

que dure la preparación de la emisión de acciones como dividendo, y se

revela.

Cuenta 3505. Dividendos decretados en acciones

[Registra el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se

hacen la correspondiente emisión de acciones y los pertinentes traslados

a las cuentas patrimoniales].

151. Dividendo en acciones: la sociedad decretó la distribución de

50.000.000 u.m. en acciones en calidad de dividendos. (360505

Ganancias del ejercicio, contra 350505 Dividendos decretados en

acciones). Cuando se haga la conversión del dividendo en acciones,

se entregarán los títulos a los accionistas.

Cuenta 3510. Participaciones decretadas en cuotas o partes de

interés social

[Registra el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se

corre la correspondiente escritura pública de incremento del capital social].

152. La sociedad decretó la distribución de ganancias del ejercicio de

50.000.000 u.m. en cuotas de capital social (360505 Ganancias del

ejercicio, contra 351005 Participaciones decretadas en cuotas o partes

de interés social).

Resultados del presente ejercicio

Grupo 36. Resultados del presente ejercicio

[Comprende el valor de las ganancias o pérdidas obtenidas por el ente

económico al cierre de cada ejercicio].

Política contable de resultados del ejercicio

Reconocimiento inicial: los resultados del ejercicio se reconocen en el

estado de situación financiera cuando son calculadas por el cierre del

ejercicio contable como un valor positivo o negativo, después de impuestos

a las ganancias.

Medición inicial: lo determina el cierre de las operaciones de las cuentas

de resultado.

Medición posterior: se hace con base en las decisiones de la asamblea

general o junta de socios, de acuerdo a unos requerimientos de carácter

legal, estatutario y ocasional.

Baja en cuenta: con las decisiones tomadas en asamblea general o junta de

socios, cuando se distribuyen las ganancias en las reservas obligaciones,

dividendos o participaciones a los asociados y capitalización del remanente.

Presentación y revelación: es una cuenta del patrimonio hasta el

momento en que se disponen de las ganancias y se hace la revelación de su

cuantía.

Ganancia del ejercicio: se obtienen a través de las cuentas nominales o de

resultado, donde la cuenta 590505 presenta el crédito mayor que los

débitos. Este proceso se hace mediante una hoja de trabajo que se expone

en la elaboración de la hoja de trabajo.

Cuenta 3605. Ganancias del ejercicio

Registra el valor de los resultados positivos obtenidos por el ente económico

como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable].

153. Cierre del ciclo de operaciones: la cuenta de cierre, denominada de

ganancias y pérdidas, muestra al crédito el total de ingresos de

225.000.000 u.m., y al débito el valor de 200.000.000 u.m., de tal manera

que al hacer el cierre arroja 25.000.000 u.m., de ganancias, registre el

resultado (590505 Ganancias y pérdidas, contra 360505 Ganancia del

ejercicio).

Pérdidas del ejercicio: las pérdidas resultan cuando los ingresos

ordinarios son menores a los costos de ventas, gastos de administración y

gastos de ventas incurridos durante un periodo contable [en otras palabras

cuando el momento del cierre de la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas

se presenta que el crédito menor que los débitos], situación que va

minando la situación financiera hasta el punto que cuando las pérdidas

disminuyan en un 50% o más el capital social, la sociedad tendrá que

disolverse y liquidarse.

Este proceso se hace mediante una hoja de trabajo que se expone en el

capítulo de Elaboración de la hoja de trabajo.

[Cuenta 3610. Pérdidas del ejercicio

Registra el resultado negativo de las operaciones, relacionadas o no con el

objeto social y que constituyen una disminución patrimonial para el ente

económico].

154. Cierre del ciclo de operaciones: la cuenta Ganancias y pérdidas

muestra al crédito el total de ingresos de 200.000.000 u.m. y

débitos por valor de 225.000.000 u.m. Hacer el cierre de la cuenta

nominal (361005 Pérdidas del ejercicio, contra 590505 Ganancias y

pérdidas).

155. Acumulación de resultados del ejercicio: la empresa acumuló las

pérdidas del ejercicio (370505 Pérdidas acumuladas, contra 361005

Pérdidas del ejercicio).

156. Indicios de causal de disolución: el capital suscrito y pagado de la

empresa es de 50.000.000 u.m. En reserva legal tiene 20.000.000 u.m.,

y con las pérdidas del presente año se acumularon en total 30.000.000

u.m. ¿Qué decisión debe tomar la empresa? 1. ¿Enjugar las pérdidas

con las reservas? 2. ¿Disolver la sociedad porque las perdidas afectan

el 60% de capital suscrito y pagado? (330505 Reserva legal, contra

370505 Pérdidas acumuladas). Al disminuir la proporcionalidad de la

pérdida se resuelve el problema de la disolución.

Código Cuentas Situación actual Situación posterior

Capital suscrito y pagado 50.000.000 50.000.000

Reserva legal 20.000.000

Pérdidas acumuladas -30.000.000 -10.000.000

Disolución 30.000.000/50.000.000 60% 0%

Total patrimonio 40.000.000 40.000.000

Grupo 37. Resultados de ejercicios anteriores

[Comprende el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por

ganancias acumuladas que estén a disposición del máximo órgano social o

por pérdidas acumuladas no enjugadas].

Política contable de ganancias acumuladas

Reconocimiento inicial: la entidad reconoce las ganancias acumuladas una

vez la asamblea o junta de socios ha tomado las decisiones respecto a las

utilidades del ejercicio en acta del máximo órgano. Esto es, cuando la

empresa no distribuye el cien por ciento de las utilidades líquidas del

ejercicio (después de impuestos), el excedente se acumula en las ganancias

y se tienen disponibles para decretar sobre ellas cualquier dividendo o

participación posteriormente.

Medición inicial: por el remanente de las ganancias no apropiadas en

reservas y dividendos o participaciones.

Medición posterior: importe en libros más los remanentes de las

ganancias no dispuestas por la asamblea general o junta de socios.

Baja en cuenta: cuando se distribuyen dividendos extraordinarios.

Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio y se revelan los

cambios sufridos sobre la fecha que se informa.

Cuenta 3705. Ganancias acumuladas

[Registra las ganancias no apropiadas por la asamblea general o junta de

socios y de periodos anteriores].

157. Proyecto de distribución de utilidades: la asamblea de

accionistas aprobó distribuir las utilidades sociales, así: 25.000.000

u.m. en calidad de reserva el 10%, reserva ocasional el 30% y

dividendos el 50%; el resto se registra como ganancias acumuladas

para los siguientes periodos (360505 Ganancias del ejercicio, contra

370505 Ganancias acumuladas). Se omite el registro de las reservas ya

tratadas anteriormente.

Cuenta 3710. Pérdidas acumuladas

Registra las pérdidas acumuladas del presente ejercicio y de ejercicios

anteriores, pendientes de aplicar al estado de resultados o de castigar con la

reserva legal].

Política contable de ganancias acumuladas

Reconocimiento inicial: la entidad reconoce las pérdidas acumuladas

cuando el ejercicio económico dio resultado negativo, el cual ha sido

adicionado por los impuestos de renta y complementarios.

Medición inicial: por el remanente de las pérdidas del periodo contable.

Medición posterior: importe en libros más las pérdidas de los ejercicios

siguientes.

Baja en cuenta: cuando se compensan con reservas que se hayan previsto

con anterioridad para cubrir futuras pérdidas. Esta es una decisión en

casos donde la entidad disminuye su capital social, más allá del 50%, a

consecuencia de las pérdidas.

Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio y se revelan los

cambios sufridos sobre la fecha que se informa.

Causales de disolución en la región latinoamericana

Colombia: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 50%.

El Salvador: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 33%.

Ecuador: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 33%.

Perú: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 20%.

158. Pérdidas sociales: la sociedad obtuvo pérdidas durante el presente

ejercicio contable por valor de 25.000.000 u.m., que la gerencia ordenó

llevar a pérdidas acumuladas (370510 Pérdidas acumuladas, contra

360510 Pérdidas acumuladas).

159. Disolución de la sociedad: la sociedad entró en causal de disolución

porque su capital de 300.000.000 u.m. se ve disminuido en un 50%,

pero se tiene una reserva legal que puede mitigar un 10% de esa

pérdida. Se requiere hacer la compensación (330505 Reserva legal

15.000.000, contra 360510 Pérdidas acumuladas).

Grupo 38: Superávit por revalorizaciones

[Las valorizaciones representan el mayor de los activos, con relación a su costo

neto ajustado, establecido con sujeción a las internacionales de información

financiera. Dichas valorizaciones se deben registrar por separado dentro del

patrimonio].

[Valorización: son el resultado de los estudios técnicos que hace la

empresa como mínimo cada tres años (según lo disponía la norma local

colombiana, la anterior fue en el año 2014), el que actualiza el valor del costo

histórico del bien mediante registro en valorizaciones y como contrapartida la

cuenta de superávit por revalorización, cuyo valor solamente es real cuando

se liquiden los bienes objeto de la valorización].

Así se hacía para las inversiones, propiedad, planta y equipo y otros activos,

pero de todas maneras estaban limitadas por los costos desproporcionales

que debían invertir las pequeñas empresas. Ahora, con las disposiciones de

las NIIF para pymes, no se exige, pero sí para las grandes empresas que

aplican NIIF plenas.

{Revaluación: con la NIC 16.10 lo que existe para las grandes empresas es la

revaluación de activos solo para las propiedades, planta y equipo.

La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que

experimenten los valores razonables de los elementos de propiedades, planta

y equipo que se estén revaluando. Cuando el valor razonable del activo

revaluado difiera significativamente de su importe en libros, será necesaria

una nueva revaluación. Algunos elementos de propiedades, planta y equipo

experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo

que necesitarán revaluaciones anuales. Tales revaluaciones frecuentes serán

innecesarias para elementos de propiedades, planta y equipo con variaciones

insignificantes en su valor razonable. Para éstos, pueden ser suficientes

revaluaciones hechas cada tres o cinco años. NIC16.34}.


Consultar contadores en ejercicio de la profesión

1. ¿Por qué se les da el nombre de patrimonio a los derechos de los

socios o accionistas?

2. ¿Qué otros puntos de vista conoce de la definición de patrimonio?

3. ¿Cuál es el procedimiento cuando hay pérdida acumulada y se obtienen

ganancias?

4. ¿Qué se puede hacer cuando las pérdidas acumuladas superan el 50%

del capital suscrito y pagado?

5. ¿Qué papel desempeña la reserva legal en los estados financieros?

6. ¿Cuándo se dan de baja las reservas ocasionales en la empresa?


1. Defina qué es el patrimonio.

2. ¿Cuál es la naturaleza del patrimonio?

3. ¿Cuáles son los principales grupos de cuentas del patrimonio?

4. ¿De dónde resultan los excedentes del negocio?

5. ¿Por qué resultan pérdidas en un negocio?

6. ¿Cuándo se da mantenimiento al patrimonio físico?

7. ¿Cuándo se da mantenimiento al patrimonio operativo?

8. ¿Qué son aportes de capital y qué nombre reciben según la sociedad?

9. ¿Para qué se hacen reservas legales y estatutarias?

10. ¿Para qué se hacen reservas ocasionales?

11. ¿Por qué conceptos se genera superávit de capital?

12. ¿Qué es superávit de revaluación, qué activos se aplican y en qué tipo de

empresas se aplica?

13. ¿Quiénes disponen de las ganancias del ejercicio y cómo se distribuyen?

14. ¿Cuál es el requisito para distribuir las ganancias?

15. ¿Cuál es el efecto de las pérdidas en la vida de una sociedad comercial?

16. Una vez se reduce el capital suscrito y pagado a más del 50%, ¿qué

opciones se deben tomar para no caer en la disolución de la sociedad?

Asesore la constitución de una sociedad

Un grupo de amigos organizan una sociedad limitada, contratan un

estudio de factibilidad por 5.000.000 u.m. y encuentran que el proyecto es

viable. Luego se ponen a la tarea de organizar la sociedad y pagan asesoría

legal y administrativa por 2.000.000 u.m. Registran la escritura con un capital

social de 200.000.000 u.m. y pagan el 1% en notaría. El impuesto de registro

de capital en Cámara de Comercio fue del 0.4%, y por la matrícula mercantil

y la inscripción de libros de contabilidad pagan 120.000 u.m. Usted debe

contabilizar la puesta en marcha de la sociedad y los aportes de cuatro

socios (compañeros del grupo de estudio) por iguales partes en efectivo.

Capítulo 10. Rendimiento de la entidad

“El estado del resultado integral contiene las cuentas

que dinamizan las operaciones de la empresa y les

dan el sustento a los asociados en calidad de

dividendo o participación y el mantenimiento al

patrimonio (financiero y operativo)”

@amfimar

Las actividades que realiza toda empresa son de operación, inversión y

financiamiento. Estas dinamizan el estado de situación financiera y el estado

del resultado integral, de donde se obtienen las ganancias o las pérdidas de

un ejercicio contable que generan cambios en la cuenta de patrimonio.

Las actividades de operación son propias del objeto social para el cual fue

creada una entidad, tales como las siguientes actividades: comprar y

vender mercancías no fabricadas por la empresa, producir y vender, prestar

determinada clase de servicios, así como los gastos de ventas, los gastos de

administración, los gastos de distribución, etcétera. Las cuentas que

participan en este proceso se denominan cuentas de resultado (o

nominales): las de ingresos son de naturaleza crédito, y las de costos y

gastos son de naturaleza débito.

Las actividades que involucran activos y pasivos corrientes, tales como

valoración al valor razonable con cambios en los resultados, se llevan a dicho

estado.

Aquellas que involucran activos y pasivos no corrientes, como la valoración

al valor razonable con cambios en el patrimonio, se exponen en el otro

resultado integral, denominado ORI porque son ingresos y gastos (en

potencia) que aún falta realizar para que sean objeto de imposición

tributaria.

Las actividades de inversión están relacionadas con la compra de bienes

propiedad, planta y equipo para la producción de la renta, y participan las

cuentas de activos y pasivos.

En términos generales, los activos y pasivos son los que generan los

gastos y los ingresos. Por ejemplo, cuando los activos aumentan, generan

ingresos, y cuando disminuyen, generan gastos. Igualmente los pasivos,

cuando aumentan, generan gastos, y cuando disminuyen, generan

ingresos. A pesar de tener mucha lógica, es mejor ver esto con el siguiente

ejemplo.

Cuenta del activo Aumenta/ disminuye Ingresos / gastos

Efectivo o equivalente al efectivo Aumenta Ingresos por ventas

Cartera Aumenta Ingresos por ventas

Inventarios Disminuye Costo de ventas

Propiedad, planta y equipo Disminuye Depreciación

Propiedad, planta y equipo Disminuye Deterioro

Cuenta del pasivo y patrimonio Aumenta/ disminuye Ingresos / gastos

Obligaciones fi Disminuyen Gastos fi os

Beneficios a empleados Aumenta Gastos de empleados

Cuentas por pagar Aumenta Gastos por servicios

Impuesto de renta Aumenta Gasto por impuestos

Pasivo en moneda extranjera Aumenta Gasto por diferencia

Pasivo en moneda extranjera Disminuye Ingreso por diferencia

Patrimonio Disminuye Devaluación

Las actividades de financiamiento se promueven cuando la empresa requiere

recursos de instituciones financieras o de inversionistas potenciales.

También participan en las cuentas del activo y del pasivo y, al final del

ejercicio contable, en el estado de resultado, generando mayores ingresos

por la mayor capacidad operativa que ha constituido el préstamo y

también por los gastos en calidad de intereses.

En las NIIF no existen otras actividades que se conocieron como no

operacionales, tampoco las actividades extraordinarias; solo existen otros

resultados integrales (ORI), y son actividades que no tienen nada que ver

con la empresa, como por ejemplo cálculos actuariales, que no hacen

parte de los ingresos y los gastos del estado de resultados porque son

gastos estimados.

Otros ingresos y gastos son considerados ordinarios, por ejemplo:

ingresos por concepto de intereses, arrendamientos, recuperación de

gastos, aprovechamientos en la producción y otros gastos también no

operacionales, tales como intereses financieros, gastos bancarios, pérdidas

en activos fijos.

Sin embargo, este rubro puede en algún momento de la vida social ser la

salvaguarda de la utilidad del negocio, sobre todo en aquellos casos

donde existe recesión o dificultades económicas, como en la crisis de los

años 2009 a 2011 a nivel mundial.

Las utilidades del ejercicio se generan a través de la dinámica de las

actividades de la empresa cuando los ingresos ordinarios son superiores a los

costos y gastos ordinarios, y las pérdidas cuando los costos de ventas y los

gastos de administración y ventas son mayores que los ingresos.

El problema de los hombres de negocio es confiar mucho del estado de

resultados para tomar decisiones cuando este se forma por causaciones

tanto de ingresos como de costos y gastos; por consiguiente, el estado de

resultados, al finalizar el ejercicio, no dice con claridad de cuánto efectivo se

dispone para emprender nuevas oportunidades de negocios.

Si el empresario necesita saber con cuánto cuenta a la hora de pagar sus

obligaciones o hacer nuevas inversiones, debe elaborar el flujo de caja, que se

compone de todos los valores en efectivo. Desde el punto de vista contable

puede tener grandes ganancias, pero desde el punto de vista financiero

puede no tener con qué hacer gastos menores, porque todo está causado en

cuentas por cobrar a clientes.

Reflexión: en las clases de aritmética se enseña que no existe sino la suma y

la resta, que la multiplicación es una suma abreviada y que la división es

una resta abreviada. Bajo este concepto, en el nuevo modelo contable más

razonable solo existe el activo, el pasivo y el patrimonio, y los gastos y

los ingresos son derivados de estos tres elementos fundamentales.

1. Cuentas de rendimiento

El rendimiento se mide por la relación entre los ingresos y los gastos

durante un periodo sobre el que se informa. Se presenta:

En un estado del resultado integral o

En dos estados: un estado de resultados y un estado del resultado integral.

Se usan muy a menudo como medidas de rendimiento o como base

de otras medidas, tales como: retorno de la inversión y ganancias por

acción (S2.23).

El reconocimiento de los ingresos y de los gastos se deriva

directamente del reconocimiento y medición de activos y pasivos.

Las condiciones para el reconocimiento de ingresos y gastos son objeto de

discusión de los parágrafos S2.27 a S2.32 (S2.24).

La relación entre los ingresos de actividades ordinarias y los gastos,

también de las actividades ordinarias, se denomina estado de resultados,

sobre el cual se calcula el impuesto de renta y complementarios.

Si el interés es presentar un solo estado del resultado integral, se le

agregan otros resultados integrales para obtener el rendimiento del ente

económico.

Aunque la NIIF expone que se pueden sacar otras medidas, como el

retorno de la inversión y ganancias por acción, lo mejor es tener

disponible el flujo de efectivo, porque el estado de resultados está

elaborado con base en la hipótesis de acumulación o devengo y puede sesgar

la tasa de retorno de la inversión.

El estado del resultado integral, denominado también de rendimiento o

desempeño de una entidad, es el proceso de organización de unos recursos

y de unas actividades para la generación de ingresos, gastos y rentabilidad.

2. Ingresos

Son incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del

periodo sobre el que se informa, en forma de entradas.

Son incrementos del valor de los activos.

Son decrementos de las obligaciones que dan como resultado aumentos

en el patrimonio, distintas de las aportaciones de los inversores (S2.23).

Los activos se incrementan (cartera) en el caso en que se otorguen

créditos a los clientes, y también por los intereses financieros que

corresponden a la causación de ingresos por cobrar.

Los pasivos se disminuyen cuando dan paso a la causación de un ingreso,

como es el caso de los anticipos recibidos para compra de mercancía.

El patrimonio aumenta porque todo ingreso está en capacidad de

generar incremento neto en las ganancias del ente económico.

Ejemplos de ingresos ordinarios:

Ventas de bienes y servicios.

Ingresos por financiamiento que aumentan el activo por cobrar.

Ingresos por dividendos que aumentan el activo por cobrar.

Los decrementos de las obligaciones extranjeras que generan ingresos,

como las diferencias en cambio extranjero (dólar a la baja; en el caso

contrario, es decir, de un incremento, la diferencia va al gasto).

En términos generales, los ingresos netos generan aumento del

patrimonio en calidad de utilidades.

El desfase entre los ingresos menores a los gastos genera pérdida en el

patrimonio.

Las clases de ingresos son:

a) Las actividades ordinarias surgen de las actividades propias del objeto

social y se conocen con los nombres: ventas, comisiones, intereses,

dividendos, regalías y arrendamientos.

b) Ganancias son otras partidas de ingresos, y se reconocen en el

estado del resultado integral, presentándolas por separado, puesto que

el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones

económicas (S2.25).

[Los ingresos extraordinarios no son considerados en la normativa de las NIIF

pymes].

Ejemplos de ingresos de actividades ordinarias:

La venta de mercancía de 1500 u.m. cuyo gasto de venta es de 1000 u.m.

En este caso la entidad obtiene un ingreso bruto de 1500 u.m. y un

ingreso neto ordinario de 500 u.m.

Una cadena de tiendas de bicicletas mantiene unas para la venta o el

alquiler a corto plazo. Las bicicletas que están disponibles para alquilar

se utilizan durante dos o tres años y luego se venden en las tiendas como

modelos de segunda mano. Las tiendas tienen tres fuentes, de las cuales

dos son de ingresos de actividades ordinarias: la venta de bicicletas

nuevas, el alquiler y la ganancia en las ventas de las bicicletas usadas.

Ejemplos de ganancias:

Venta de maquinaria que usaba para la fabricación de un producto por

1500 u.m. cuando su importe en libros era de 1000. La entidad

reconoce una ganancia de 500 u.m. por la disposición de la maquinaria

como ganancia.

Clase 4. Ingresos

[Agrupa las cuentas que representan los beneficios ordinarios y financieros

que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su

actividad comercial en un ejercicio determinado.

Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados

y, en consecuencia, deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no

recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir

su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con

abono al grupo 59 Ganancias y pérdidas.

Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir, en pesos, de

suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de

medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de

conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de su

ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera].

Grupo 41. Ingresos ordinarios

[Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las

actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la

entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y

demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando

se identifiquen con el objeto social principal del ente económico].

Política contable de actividades ordinarias

Reconocimiento inicial: son ingresos ordinarios los valores que están

íntimamente relacionados con las actividades principales del negocio,

expuestas en su objeto social.

Para definir si un ingreso es ordinario se debe conocer de antemano el

objeto social principal de la empresa —comercio, producción, servicios— y

las actividades propias para lograrlo, tales como: compra y venta de

productos no fabricados por la empresa, producción de medicinas para el

consumo humano, la prestación de servicios de consulta, pequeñas cirugías

y hospitalización, etcétera.

Por ejemplo, la compra y venta de carros es ingreso ordinario para la

empresa comercializadora de vehículos, pero no lo será cuando la

empresa venda sus vehículos a su servicio.

Medición inicial: por el precio de la venta del producto.

Medición posterior: por el importe en libros acumulado por todas las

actividades durante un periodo.

Baja en cuenta: cuando se hace el cierre de todas las cuentas de resultado

para elaborar el estado del resultado integral.

Presentación y revelación: en el estado de situación financiera en la

que se presenta no se incluye, porque desaparece en el momento de

reportar estados financieros.

Cuenta 4135. Comercio al por mayor y al por menor

[Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las

actividades de compra, venta y reparación y/o mantenimiento de bienes o

servicios a los cuales no se les realizan procesos de transformación, tales

como: automotores, combustibles, materias primas agropecuarias, animales

vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y

enseres domésticos, durante el ejercicio (PUC)].

160. Concesionaria de vehículos: una empresa cuyo objeto social es la

venta de vehículos vende uno, cuyo costo es de 15.000.000 u.m., por

25.000.000 u.m. El comprador es gran contribuyente y aplica la

respectiva retención en la fuente (Causación 130505 Cartera, 135515

Retención en la fuente, 135517 Retención de IVA, 135518 Retención de

ICA, contra 413502 Venta de vehículos automotores, 240804 Impuesto

a las ventas). Por el ingreso de la venta: (111005 Caja general, contra

130505 Cartera).

161. Redención de CDT: la empresa redimió el CDT 5.000.000 u.m., con tasa

de rendimiento del 4% SV y retención en la fuente del 10% (111005

Caja general 5.180.000, 135515 Retención en la fuente sobre los intereses

20.000, contra 120550 Actividad financiera, 415020 Intereses 200.000

u.m.).

162. Intereses en cuenta de ahorros: la empresa recibe intereses por valor

de 200.000 u.m., por concepto de manejo de cuenta de ahorros y

retención en la fuente del 10% (111005 Moneda nacional, 135515

Retención en la fuente sobre los intereses, contra 415020 Intereses).

La empresa causa el canon de arrendamiento por 1.000.000 u.m., más IVA

del 10%, sobre el cual hacen la retención en la fuente del 4% servicios,

siempre y

163. La empresa causa el canon de arrendamiento por 1.000.000 u.m., más

IVA del 10%, sobre el cual hacen la retención en la fuente del 4%

servicios, siempre y cuando la empresa no tenga por objeto social el

alquiler de locales (134530 Arrendamiento, 135515 Retención en la

fuente, 135518 Retención ICA, contra 416010 Construcciones y

edificaciones, 240804 Impuesto a las ventas). Cuando se haga el

ingreso efectivo a caja: (111005 Caja general, contra 134530

Arrendamiento).

Grupo 42 ganancias

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a las del

objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye,

entre otros, los relacionados con utilidad en venta de propiedades, planta

y equipo e inversiones, indemnizaciones y estudios actuariales, y se

presentan separadas de las actividades de los ingresos ordinarios como otros

resultados integrales (ORI).

Política contable de ganancias

Reconocimiento inicial: el reconocimiento de ingresos no ordinarios

corresponde a actividades diferentes a las normales de la empresa.

Medición inicial: cuando se hace una transacción como la venta de un

activo de propiedad planta y equipo por su costo histórico o valor razonable.

Medición posterior: costo histórico.

Baja en cuenta: por el cierre de la cuenta en el momento de presentar

información de los estados financieros.

Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación

financiera de prueba, pero en el estado de situación financiera definitivo

desaparece. Su revelación tiene que ser de las partidas más relevantes

durante el ejercicio económico.

164. La empresa vende por 25.000 u.m. un vehículo usado cuyo valor en

libros está compuesto por 30.000 u.m. y una depreciación de 10.000

u.m. (111005 Moneda nacional, 135515 Depreciación vehículo, contra

154005 Autos, 424540 Utilidad en flota y equipo de transporte).

3. Gastos

Son erogaciones que hace la empresa con el fin de prestarle apoyo

necesario al desarrollo de la actividad y que no se pueden identificar

con una operación determinada. Por ejemplo, la papelería es para la

administración, tanto en ventas y en cobranzas como para pedidos, etcétera.

Todo gasto se recupera a través del precio de venta de cada uno de los

artículos puestos en el mercado:

¿Quién paga el sueldo que usted devenga como empleado? Los clientes.

¿Quién paga los gastos de un negocio? Los clientes.

¿Quién paga las atenciones de las meseras en un restaurante?

Simplemente usted en el valor del producto que compra.

Los gastos: son decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo

largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas, o son

disminuciones del valor de los activos, o bien por generación o aumento de

los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio,

distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los

inversores de patrimonio (S2.23).

Ejemplos de gastos:

Gastos de ventas por la disminución del activo inventarios.

Gastos de administración por el incremento de beneficios a empleados.

Gastos de distribución por el incremento de pasivos varios.

Gastos por depreciación, amortización o agotamiento por

disminuciones de activos propiedad, planta y equipo, que se aplican

como gasto.

Gastos varios por reconocimiento que aumenten el pasivo.

Gastos netos, en términos generales, son decrementos para el

patrimonio en calidad de pérdidas.

Los contadores son muy celosos con el uso de los términos “costos de

ventas”, “gastos operativos” y “gastos no operativos”, que se presentaban

en forma separada; los economistas asimilan por su parte los términos

“costo” y “gastos” a uno solo: a costo. Hoy las NIIF para pymes aseveran

para estos dos términos solo gastos, concluyendo que los ingresos son

ordinarios y ganancias mientras que los gastos son ordinarios y pérdidas, y

su resultado son las utilidades del ejercicio. De allí la razón de que se deba

desaprender lo aprendido para volver a aprender nuevos conceptos y

principios de información financiera sobre NIIF para pymes.

El indicador de rendimiento ayuda a los usuarios a conocer la

rentabilidad que la entidad ha generado sobre sus recursos económicos.

A propósito de esto cabe recordar la descripción que se hizo al iniciar esta

exposición de los cuatro elementos que dan el desempeño de la gerencia:

recursos, procesos, productos y clientes.

Los gastos se clasifican así:

a) Los gastos ordinarios incluyen: el costo de las ventas, los salarios y la

depreciación. Usualmente toman la forma de salida o disminución del

valor de los activos, tales como: efectivo y sus equivalentes al efectivo,

inventarios, propiedades, planta y equipo.

b) Las pérdidas son otras partidas que pueden surgir en el curso de las

actividades ordinarias. Si las pérdidas se reconocen en el estado del

resultado integral, habitualmente se presentan por separado, porque el

conocimiento de estas es útil para la toma de decisiones económicas

(S2.26).

Gastos ordinarios

Gastos de administración, como sueldos del personal administrativo,

arrendamientos de las oficinas, depreciación de muebles y enseres de

oficina, intereses de préstamos bancarios, intereses en pagos de

impuestos nacionales o municipales, IVA pagado en gastos que no

tienen relación con las ventas, servicios públicos, gastos de papelería, de

puesta en marcha y preoperativos.

Gastos de distribución, como sueldos del personal dependiente de

ventas, personal de bodega, intereses de cartera con pago aplazado,

arrendamiento de locales, depreciación de muebles y enseres de oficina,

servicios públicos, acarreos y transporte.

Gastos de ventas [como: costo de ventas].

Clase 5. Gastos ordinarios

Agrupa las cuentas que representan los gastos de administración, de

distribución y de ventas en que incurre el ente económico en el desarrollo del

giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

Mediante el sistema de causación se registrarán con cargo a las cuentas del

estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende

causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya

hecho efectivo el pago.

Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con

cargo al grupo 59 Ganancias y pérdidas.

Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir, en pesos, de suerte

que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser

reconocidas en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de

cambio UPAC (hoy UVR) aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con

el origen de la operación que los genera. Los gastos se clasifican en

operacionales y no operacionales (PUC).

Características del gasto ordinario

Las principales características del gasto son:

Que sea necesario en la producción de la renta.

Que sea proporcional con el tamaño de las ventas y de la empresa.

Que tenga relación de causalidad con la producción de la renta.

Ningún gasto personal de los socios o de la gerencia puede ser

considerado como gastos de la empresa, amén de incurrir en

irregularidades contables y sanciones de carácter tributario.

Grupo 51. Gastos de administración

[Los gastos ordinarios de administración son los ocasionados en el desarrollo

del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de

causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio,

directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la

dirección, planeación y organización de las políticas establecidas para el

desarrollo de la actividad operativa del ente económico, incluyendo

básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal

y administrativa.

Se clasifican bajo el grupo de gastos ordinarios de administración, por

conceptos tales como: sueldos, prestaciones sociales, honorarios, impuestos,

arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios].

Cuando la empresa tenga organizada la actividad y el tamaño sea tal que los

gastos ordinarios se puedan identificar con la parte administrativa o la

de distribución y ventas, se llevan al grupo de cuentas separadas:

Grupo 51. Gastos de administración en forma separada de otras cuentas.

Grupo 52. Gastos de distribución, para conocer el costo que demanda cada

actividad dentro de la organización.

Política contable de gastos de administración

Reconocimiento inicial: Los gastos de administración se reconocen en

primera instancia por los beneficios pagados a los empleados, de cargos

directivos y de mandos medios que toman decisiones en la empresa de

carácter operativo, de inversión y financiero, además de las disminuciones

de los activos puestos al servicio como son la propiedad, planta y equipo y

los aumentos de los pasivos por obligaciones por hechos pasados.

Medición inicial: por el valor en efectivo o equivalente al efectivo, por el

valor del activo aplicado a la administración o por el valor del pasivo

reconocido.


Baja en cuenta: cuando se procede al cierre del ejercicio económico,

en la determinación de la utilidad del ejercicio.


intermedio o de comprobación de saldos. Se revelan los montos pagados

de acuerdo a su naturaleza o función del gasto.

Grupo 53. Pérdidas

Donde se llevan las operaciones que producen pérdidas y que tienen que

ver con la disposición de bienes en uso.

Si no existe una organización bien definida, todos los gastos se llevan a la

cuenta de gastos de distribución y ventas.

165. La empresa paga el registro mercantil y los derechos de inscripción

de libros y actas a la Cámara y Comercio por 350.000 u.m., en la

constitución (514010 Gastos legales: registro mercantil, contra 111005

Moneda nacional).

166. La sociedad de responsabilidad limitada (o asimilada) pagó el

impuesto de registro de capital del 0.7% sobre el capital social de

100.000.000 u.m. (514010 Registro mercantil, contra 111005 Moneda

nacional).

167. La sociedad anónima con capital autorizado de 200.000.000 u.m. (o

asimilada) pagó el impuesto de registro de capital del 0.7% sobre el

capital suscrito de 100.000.000 u.m. (514010 Registro en Cámara de

Comercio, contra 111005 Moneda nacional).

La empresa no puede diferir ninguna clase de gastos de constitución ni

preoperativos para amortizarlos posteriormente porque en las NIIF para

pymes desaparecen las cuentas que se manejaban anteriormente.

168. La empresa causó la nómina mensual de administración por valor de

5.000.000 u.m. y descuenta los aportes del trabajador (510506

Sueldos, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud,

238030 Fondos de cesantías y pensiones, 250505 Salarios por pagar).

Cuando haga el pago, entonces: (250505 Salarios por pagar, contra


169. La empresa causó los honorarios al abogado por 1.000.000 u.m. (511025

Asesoría jurídica, contra 236525 Retención fuente, 236725 Retención IVA

asumido, 233595 Otros). Cuando se haga el pago: (233595 Otros, contra


170. Se causan los honorarios al contador por 1.160.000 u.m., incluido el IVA

(511030 Asesoría financiera, contra 236525 Retención fuente, 233595

Otros). Cuando se haga el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda

nacional).

171. La empresa adquiere la dotación del personal administrativo por

valor de 60.000.000 u.m. (510551 Dotación y suministro a

trabajadores, contra 236525 Retención fuente, 236725 Retención IVA,

236825 Retención de ICA, 233595 Otros). Cuando pague la factura,

entonces: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional).

Grupo 52. Gastos de distribución

[Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto

social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las

sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente

relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección,

planeación y organización de las políticas establecidas para el desarrollo

de la actividad de ventas del ente económico, incluyendo básicamente las

incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo,

comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Se clasifica bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos,

arrendamientos, contribuciones y afiliados al seguros, servicios, provisiones, entre

otros].

Cuando la organización de la empresa es mediana (no tiene líneas de

dirección bien definidas por su tamaño), se llevan todos los gastos al grupo

de cuentas 52. Gastos de distribución.

172. Causación de la nómina: la empresa contabilizo la nómina del

departamento de ventas por valor de 6.000.000 u.m., menos los aportes

del trabajador: el 4% a entidades prestadoras de servicio de salud y el

4% con destino a la administradora de cesantías y pensiones (520506

Sueldos, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 238030

Fondos de cesantías y pensiones, 250505 Salarios por pagar). Cuando

se haga el pago, entonces: (250505 Salarios por pagar, contra 111005

Moneda nacional). Observe que solamente cambió la cuenta 5105 por

la 5205; el resto del procedimiento contable es igual.

173. Causación de aportes: la empresa contabilizó los aportes

patronales sobre la nómina de 20.000.000 u.m. así: 8.5% salud,

12% pensiones, riesgos profesionales del 0.05% y los aportes

parafiscales de 4% COMFAMILIAR, 2% SENA y 3% ICBF (520568

Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 520569

Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 520570 Aportes a

fondos de pensiones y/o cesantías, 520572 Aportes cajas de

compensación familiar, 520575 Aportes ICBF, 520578 SENA, contra

237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 237006 Aportes a

administradoras de riesgos profesionales ARP, 237010 Aportes a ICBF,

SENA y cajas de compensación, 238030 Fondos de cesantías y

pensiones).

174. Pago de aportes: la empresa pagó los aportes patronales y

parafiscales (237005 Aportes a entidades promotoras de salud,

237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP,

237010 Aportes a ICBF, SENA y cajas de compensación, 238030 Fondos

de cesantías y pensiones, contra 111005 Moneda nacional). Los aportes

parafiscales se pagan hasta el 10 de cada mes siguiente. Igual acontece

con las pensiones, excepto las cesantías, que se consignan a las

administradoras antes del 15 de febrero del siguiente año.

175. Causación de los beneficios a empleados: la empresa causó las

prestaciones sociales de un empleado que tiene en nómina

6.000.000 u.m. y solo lleva ocho meses con la empresa así: 1/12 para

cesantías, 1/12 para primas de servicio, 1/24 para vacaciones y el

12% de las cesantías acumuladas para el pago de los intereses sobre

cesantías, sobre la base de información de cada uno de los derechos de

los empleados y no sobre el total de la nómina (520530 Cesantías,

520533 Intereses sobre cesantías, 520536 Prima de servicios, 520539

Vacaciones, contra 251005 Cesantías, 251505 Intereses sobre cesantías,

2525055 Vacaciones, 252005 Prima de servicios). En el nuevo modelo de

la contabilidad no hay provisiones generales; el pasivo debe ser una

obligación real.

Gastos financieros

Los gastos financieros en NIIF para pymes no se capitalizan en el valor

del activo fijo por conceptos del mayor pago al proveedor, préstamos de

financiación que sean directamente atribuibles a la adquisición o fabricación

del activo.

En cambio, si se trata de NIIF plenas, los gastos financieros se capitalizan

y será obligatorio en aquellos activos que necesiten un periodo de tiempo

superior a un año para estar en condiciones de uso planeado por la gerencia.

Grupo 53. Pérdidas

[Comprende las diferencias que se generan entre los valores del activo:

costo, depreciación y deterioro, con relación al valor recibido por su

disposición, de tal manera que no están relacionados directamente con la

explotación del objeto social del ente económico o giro ordinario del

negocio. Se incorporan conceptos tales como: pérdidas en venta y retiro de

bienes].

Política contable de pérdidas

Reconocimiento inicial: se reconocen en el momento de la venta de un

bien propiedad, planta y equipo que se vende, y el precio recibido es menor

al importe neto del activo. En caso contrario hay utilidad.

Medición inicial: en el momento de la disposición de bien.


Baja en cuenta: en el momento del cierre del ejercicio económico, y

preparar los estados financieros para la fecha que se informa.


financiera de comprobación de saldos y se revelan los hechos que

originaron la disposición del activo.

176. Venta de propiedad, planta y equipo: la empresa vende maquinaria

usada por valor de 2.000.000 u.m., cuyo costo es de 40.000.000 u.m.,

la depreciación acumulada es de 30.000.000 u.m., y el deterioro es de

5.000.000 u.m. El cliente hizo retención en la fuente de 3.5% (134010

De maquinaria y equipo, 135515 Retención en la fuente, 159210

Depreciación: maquinaria y equipo, contra 151205 Maquinaria y equipo,

425045 De depreciaciones, 531030 Pérdida en venta y retiro de

bienes: maquinaria y equipo). Cuando se recibe el efectivo: (110505

Caja general, contra 134010 De maquinaria y equipo).

177. Se causó el 2% de comisión en la venta de la maquinaria sobre el

valor de 2.000.000 u.m., menos la retención en la fuente del 2.5%

(519815 Comisiones, contra 236520 Comisiones, 233520 Comisiones).

Cuando se haga el pago: (233520 Comisiones, contra 111005 Moneda

nacional).

Gasto por diferencia en cambio extranjero: Aunque en las NIIF para pymes

no se menciona la característica cualitativa de la unidad de medida, la cual si se

trata en el marco conceptual de las NIIF completas, esta es importante

porque puede acontecer que en una pyme se encuentren activos y pasivos

en moneda extranjera.

Las diferencias en cambio extranjero se llevan al estado de resultados

(S30.10), pero también pueden llevarse a otros resultados integrales

cuando la NIIF así lo requiera (S30.11).

Casos y análisis sobre la característica unidad de medida o moneda funcional:

La empresa no actualiza los activos y pasivos en moneda extranjera al peso.

Siempre que se emitan estados financieros y se tengan derechos u

obligaciones en moneda extranjera, se debe hacer la conversión antes

de su presentación para hacer los ajustes correspondientes por la

diferencia en cambio extranjero.

Los estados financieros fueron presentados en dólares. En Colombia la

moneda funcional es el peso, y la información financiera debe

presentarse de acuerdo a la moneda funcional.

La empresa no combina los estados financieros de la controladora con las

sucursales extranjeras. Los estados financieros de la controladora deben

combinarse con los estados financieros de sucursales extranjeras

convertidos a la moneda legal y en idioma español.

No se consolidan los estados financieros de la controladora con las

subsidiarias extranjeras. Para las controladoras es obligación presentar,

además de los cinco estados financieros básicos, otros cinco estados

financieros consolidados y en moneda funcional.

[La empresa no actualiza los valores en unidad de valor real constante

UVR. Los pasivos en UVR también son objeto de actualización por la

tasa del UVR, y su diferencia se lleva a un mayor valor de la obligación si

es positiva contra una cuenta de gasto financiero; en caso contrario, si

disminuye la obligación, se considera un ingreso financiero. En ambos

casos la subcuenta se denomina reajuste monetario].

Se llevan cuentas corrientes y de ahorros en dólares. Los valores disponibles

se valúan por la tasa representativa existente en el momento de la

conversión, se actualiza el valor del activo y la diferencia encontrada

(procedimiento local: si es mayor valor, se lleva a un ingreso financiero; si

es menor, se lleva a un gasto financiero y como subcuenta diferencia en

cambio extranjero (S30.10). Con la aplicación de las NIIF, es posible que

exija hacer parte de otros resultados integrales.

Se mantienen obligaciones extranjeras en dólares. La contabilidad se

lleva en moneda funcional de cada país, pero el referente de las

obligaciones extranjeras debe ser en dólares, y siempre que se presenten

estados financieros se actualiza la información.

Impuesto de renta y complementarios

[El gasto del impuesto de renta y complementarios se calcula en tres

momentos:

La provisión mensual sobre la proyección de las actividades operativas y

estratégicas del año, donde se demuestra la capacidad del ente para

proseguir su marcha, y no sobre las ganancias líquidas gravables de fin de

año que arroja el estado de resultados. Este cálculo no debe existir.

El verdadero impuesto de renta a pagar se liquida sobre la renta del año,

aplicándole todas las normas del Estatuto Tributario, sobre los ingresos y

gastos acumulados de una vigencia con el fin de depurarlos y aplicar la tarifa

del 25% para el año 2013 y siguientes.

El valor calculado anterior se disminuye con las retenciones en la fuente que le

hayan aplicado al ente económico y el anticipo pagado en la declaración

anterior (PC)].

Grupo 54. Impuesto de renta y complementarios

[Comprende los impuestos por concepto de renta y complementarios

liquidados conforme a las normas legales vigentes de cada país].

Política contable del impuesto de renta y

complementarios

Reconocimiento inicial: una vez conocidos los presupuestos fiscales

aplicables al periodo contable en cada país, al finalizar cada periodo en la

fecha que se informa, se calculan los impuestos por medio de una

estimación mensual que se rectificará en el momento de elaborar la

declaración de renta y determinar los impuestos diferidos por las

diferencias temporarias entre los activos costos y los activos fiscales e

igualmente con los pasivos.

Medición inicial: por las cuotas periódicas mensuales.

Medición posterior: por el ajuste correspondiente de fin de año,

cuando se conozca el impuesto definitivo, con base en la liquidación

privada.

Baja en cuenta: al cierre del periodo contable, para determinar las

utilidades después de impuestos.

Presentación y revelación: se presentan en los estados financieros

intermedios de saldos de comprobación. Al final del periodo se presenta en

el estado del resultado integral. Su revelación se hace teniendo en cuenta la

normativa correspondiente.

Cuenta 5405. Impuesto de renta y complementarios

[En las prácticas de otrora de la normativa local, en cada periodo contable se

hacía un estimativo del gasto del impuesto en la cuenta de gastos (5405), se

contabilizaba durante el ejercicio contable y, como contra cuenta, una

provisión fiscal (2615) mensualmente]. Hoy este procedimiento se utiliza

debido a que es un pasivo porque se reconoce sobre un hecho pasado, pero

también cumple con la definición de provisión porque es una obligación

futura que no se sabe con certeza, según las NIIF para pymes.

178. Declaración de renta 2014: en el año siguiente del 2015 se hace la

declaración de renta y complementarios de 2014, se calcula el

impuesto de renta de 42.000.000 u.m. y se consolida la cuenta de

impuestos de renta (540505 Impuesto de rentas y complementarios,

contra 240405 Vigencia fiscal corriente).

179. Aplicación de retenciones a la declaración de renta: en la cuenta

1355 de retenciones en la fuente siempre existe un saldo soportado con

los certificados de retención por valor de 17.000.000 u.m., el cual se le

aplica al impuesto de la vigencia 2013 (240405 Vigencia fiscal corriente,

contra 135515 Retención en la fuente).

180. Anticipo de renta año gravable 2014: En la declaración del año 2013

existe un anticipo de renta con saldo de 21.000.000 u.m. a favor del

contribuyente. ¿Cuál es el valor del impuesto de renta a pagar?

(240405 Vigencia fiscal corriente, contra 135505 Anticipo de impuesto de

renta y complementarios).

Grupo 59. Ganancias y pérdidas

Agrupa las cuentas de resultados al cierre del ejercicio económico con el fin de

establecer la utilidad o pérdida del ente económico. Su saldo podrá ser débito

o crédito según el resultado obtenido].

Política contable de ganancias y pérdidas

Reconocimiento inicial: su reconocimiento es para calcular la ganancia o

pérdida del ejercicio contable, y sirve como cuenta puente para cerrar

definitivamente las cuentas de resultados o nominales cuando se hace el

cierre anual.

Medición inicial: su valor inicial al débito son todos los valores cerrados

de las cuentas nominales de saldo débito (gastos), y todos los valores de

movimiento crédito corresponden al cierre de las cuentas de saldo crédito

(ingresos). De la diferencia entre los movimientos surge la utilidad si el

crédito es superior a los débitos; en caso contrario, surge la pérdida. Es una

cuenta única que se utiliza en todos los eventos de cierre para consolidar la

utilidad o pérdida del ejercicio como único resultado del proceso.

Medición posterior: no tiene reconocimiento posterior.

Baja en cuenta: su baja en cuenta se da en un cierre total para dar vida a la

ganancia del periodo como resultado de la actividad ordinaria, o también

para dar sustento a la pérdida en la actividad.

Presentación y revelación: ninguna cuenta de resultados aparece en el

estado de situación financiera. Su revelación demuestra cómo se

obtuvieron los resultados positivos o negativos de la actividad económica.

Cuenta 5905. Ganancias y pérdidas

Utilidad del ejercicio: para obtener la utilidad del ciclo contable solamente

hay una forma: mediante la hoja de trabajo expuesta en el capítulo 13,

que versa sobre a elaboración de la hoja de trabajo. En ella se hacen los

ajustes por errores u omisiones detectados en la verificación de cada cuenta

del estado de situación financiera y del estado del resultado integral para

obtener el estado de situación financiera ajustado como requisito previo

para el cierre de todas las cuentas nominales o de resultado contra la

cuenta de ganancias y pérdidas, que hace las veces de cuenta puente y facilita

encontrar el resultado final de las ganancias o pérdidas del ejercicio.

[La metodología de cierre del ciclo contable se presenta mediante

registros de contabilidad en las respectivas notas de contabilidad, donde

las cuentas nominales de saldo crédito (41 Ingresos por actividades

ordinarias, 42 Ingresos ganancias por actividades que no son del objeto

social del negocio) se debitan contra la cuenta 590505 Ganancias y

pérdidas, y las cuentas nominales de saldo débito (61 Costo de ventas o de

servicios, no importa el sistema de inventario que se tenga, si periódico o

permanente, 51 Gastos por actividades ordinarias, 52 Gastos de ventas, 53

Pérdidas obtenidas en actividad que no son del objeto social del ente

económico, 54 Gastos de impuestos de renta y complementarios, que se

calculan una vez se aplican los presupuestos tributarios) se acreditan contra

la cuenta 59 Ganancias y pérdidas, con el fin de que las cuentas nominales

queden con saldo cero en la contabilidad para que inicien a acumular en el

siguiente ejercicio.

Al finalizar el proceso, la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas queda con

saldo, que bien puede ser débito o crédito, de tal manera que el crédito se

constituye en la cuenta 3605 Utilidad del ejercicio y el débito en la 3610

Pérdida del ejercicio].

La utilidad después del cálculo del pasivo sobre el impuesto de renta y

complementarios es la base para tomar decisiones en asamblea general o

junta de socios. Sin embargo, es difícil tomar decisiones sobre valores

causados.

181. Hoja de trabajo: en la siguiente hoja de trabajo se muestran los cierres

contables.

Hoja de trabajo

Elaboración del estado de situación fi y estado del resultado integral

Código Cuentas Estado de situación

Financiera ajustado

Cierre de cuentas Estado de

situación fi

4135 Comercio 268.000 268.000

4150 Financieros 2.000 2.000

4160 Arrendamientos 3.000 3.000

6135 Costo de ventas 200.000 200.000

5205 Gastos personal 18.000 18.000 5215 Impuestos 2.000 2.000

5220 Arrendamientos 6.000 6.000

5235 Servicios 2.000 2.000

5240 Gastos legales 2.000 2.000

5260 Depreciaciones 3.000 3.000

5295 Diversos 1.000 1.000

5299 Provisiones 2.000 2.000

5198 Financieros 12.000 12.000

5405 Impuesto renta 3.000 3.000

5905 Ganancias y pérdidas (2) 251.000 273.000

5905 Ganancias y pérdidas (3) 22.000

3605 Utilidad del ejercicio 22.000

Sumas (1) 251.000 273.000 273.000 273.000 22.000

Los ingresos del ejercicio de 273.000 u.m. se cierran mediante un

débito, y se acredita la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.

Los gastos del ejercicio de administración, que son 251.000 u.m., se

cierran como cuentas nominales en movimiento crédito, y se debita la

cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.

La cuenta Ganancias y pérdidas quedará al débito con 251.000 u.m.,

como contrapartida del cierre de gastos, y al crédito con 273.000 u.m., por

el cierre de los ingresos, de tal manera que se presenta una diferencia:

utilidad del ejercicio que irá como una cuenta única del estado de

resultados a las cuentas del patrimonio.

La diferencia de 22.000 u.m. corresponde a la utilidad del ejercicio, que se

registra como un débito en la cuenta 590505 para que su saldo sea cero y

haya cumplido la razón de ser cuenta puente para el cierre.

Las ganancias determinadas al finalizar el ciclo contable se confirman en la

asamblea general o junta de socios y se toman decisiones. En primer lugar

se establecen las reservas obligatorias y las estatutarias, en segundo lugar

las ocasionales y, por último, los dividendos o participaciones, que no

pueden ser inferiores al 50% de las ganancias líquidas (después de

impuestos).

182. Cierre contable de ingresos ordinarios: elabore el cierre de la única

cuenta de ingresos, ventas del periodo de 2.000.000.000 u.m. (413536

Electrodomésticos, contra 590505 Ganancias y pérdidas).

183. Cierre contable de gastos de ventas: Elabore el cierre del gasto de

ventas del periodo de 1.600.000.000 u.m. (590505 Ganancias y

pérdidas, contra 613536 Gasto de venta (costo) de electrodomésticos y

muebles).

184. Cierre contable de gastos de administración: Elabore el cierre de

gastos de administración por los siguientes valores: sueldos 96.000.000

u.m., auxilio de transporte 3.000.000 u.m., cesantías 8.000.000 u.m.,

intereses a las cesantías 960.000 u.m., prima de servicios 4.000.000

u.m., y otra por el segundo semestre, vacaciones 4.000.000 u.m.,

asesoría financiera 6.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra

510506 Sueldos, 510527 Auxilio de transporte, 510530 Cesantías,

510533 Intereses a las cesantías, 510536 Prima de servicios, 510539

Vacaciones, 511030 Asesoría financiera.

185. Cierre contable de gastos de distribución: Elabore el cierre de los

gastos de distribución y ventas que aparecen en las cuentas auxiliares de

contabilidad con los siguientes valores: sueldos 120.000.000 u.m.,

auxilio de transporte 1.000.000 u.m., cesantías 10.000.000 u.m.,

intereses a las cesantías 120.000 u.m., prima de servicios 5.000.000

u.m. (segundo semestre), vacaciones 5.000.000 u.m., impuesto de

industria y comercio por valor de 20.000.000 u.m. y asesoría

financiera 600.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra

520506 Sueldos, 520527 Auxilio de transporte, 520530 Cesantías, 520533

Intereses a las cesantías, 520536 Prima de servicios, 520539 Vacaciones,

521030 Asesoría financiera, 521505 Industria y comercio).

186. Cierre contable de utilidad o pérdida del ejercicio: tome los registros

anteriores desde el 181, determine los movimientos de la cuenta

590505 y calcule la diferencia entre los créditos y los débitos. Elabore

el cierre general del ejercicio (590505 Ganancias y pérdidas, contra

360505 Ganancias del ejercicio, o 361005 Pérdidas).

4. Costos de ventas

Clase 6. Costos de ventas

[Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e

indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los

servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente

económico, en un periodo determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de

ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 Ganancias y pérdidas].

Son erogaciones que hace la empresa en la compra de mercancías no

fabricadas por esta o en la manufactura de un producto en particular. En

este último caso los bienes y servicios que se incorporan se identifican

plenamente con el bien en particular, como los materiales y la mano de

obra; los que no se identifiquen se lleva a costos indirectos de producción y

se distribuyen entre todos los bienes producidos mediante un método de

prorrateo.

Las características del costo, según el profesor Guillermo Bustamante, de la

Universidad de Antioquia son:

Identificable con cada uno de los productos.

Indispensable en la producción de bienes o servicios.

Inventariables, es decir, que se puede contar.

Intervalo de tiempo para producir ingresos.

Ingresa al final con el tiempo a la corriente de efectivo.

Grupo 61. Costos de ventas y prestación de servicios

Comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y

productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable].

Cuando los inventarios se vendan, la entidad reconocerá el importe en libros

de estos como un gasto en el periodo en el que se reconozcan los

correspondientes ingresos de actividades ordinarias (S13.20).

Cuando los prestadores de servicios tengan inventarios, se medirán

fundamentalmente por la mano de obra y otros costos del personal

involucrado en la prestación del servicio, tales como personal de

supervisión y otros costos indirectos atribuibles.

Los costos de ventas y personal de administración general no se incluirán,

sino que se reconocerán como gastos del periodo. Tampoco incluirán

márgenes de ganancias ni costos indirectos no atribuibles (S13.14).

Política contable de costos de ventas y de prestación de

servicios

Reconocimiento inicial: los costos de venta o de prestación de

servicios se reconocen en el momento en que se realiza la venta y el sistema

de inventarios es el permanente. En caso contrario se mide por el sistema de

inventario periódico.

Medición inicial: por el importe del valor del inventario vendido o de la

prestación del servicio.

Medición posterior: simplemente se acumula con los periodos anteriores.

Baja en cuenta: en el momento del cierre para determinar la utilidad

bruta en venta de mercancías o prestación de servicios.

Presentación y revelación: durante los estados de comprobación de

saldos, y desaparece al finalizar el año. Se revelan el método de

determinación del costo y las partidas relevantes de los inventarios.

Grupo 6135. Comercio al por mayor y al por menor:

[Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la

adquisición, manejo y enajenación de bienes o productos que no sufren

transformación, tales como: automotores, materias primas agropecuarias,

animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir,

calzado y otros enseres domésticos].

187. Venta de mercancía: La empresa vende mercancía por valor de

10.000.000 u.m., con impuesto a las ventas del 16%. Su costo de venta es

de 8.000.000 u.m. (130505 Cartera, 413536 Venta de electrodomésticos y

muebles, 240804 Impuesto a las ventas). Cuando se haga el recibo de caja

por la venta: (110505 Caja general, contra 130505 Cartera).

188. Causación del costo de venta: Por la causación del costo de la anterior

venta (613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra 143536

Electrodomésticos y muebles).

189. Cierre contable del costo de venta: elabore el cierre del costo de ventas

del periodo contable por valor de 300.000.000 u.m. (590505 Ganancias y

pérdidas, contra 613536 Venta de electrodomésticos y muebles).

El uso de los inventarios que se emplean como un componente de las

propiedades, planta y equipo de propia construcción se lleva a las cuentas

respectivas. Los inventarios distribuidos a otro activo de esta forma se

contabilizan posteriormente de acuerdo con la sección de esta NIIF aplicable a

ese tipo de activo (S13.21).

190. Uso de repuestos en inventarios: la empresa reparó una planta eléctrica

y utilizó el inventario de componentes de la planta por 500.000 u.m.

(152005 Maquinaria y equipo, contra 145505 Materiales, repuestos y

accesorios).

191. Reparaciones con reemplamiento: la empresa reparó una planta de

eléctrica adicionándole un componente por 200.000 u.m. y dio de baja el

repuesto reemplazo por el valor neto de 100.000 u.m. Adición: (152005

Maquinaria y equipo, contra 145505 Materiales, repuestos y accesorio), por

el repuesto dado de baja: (514515 Maquinaria y equipo, contra 152005

Maquinaria y equipo).

Grupo 62. Compras

[Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la

adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías para ser

utilizadas en la producción y/o comercialización en desarrollo de la actividad

social principal, durante un periodo determinado].

Política contable de compras

Reconocimiento inicial: cuando se lleva inventario de mercancías por el

sistema periódico, se reconocen las compras de mercancías en una cuenta

especial que se acumula hasta el final del ejercicio.

Medición inicial: precio de compra menos rebajas y descuentos atribuibles

a la compra de mercancías.

Medición posterior: en la fecha sobre la que se informa, se levantará el

inventario físico para determinar el inventario final y el costo de la mercancía

vendida.

Baja en cuenta: en el momento del cierre del periodo, se da de baja el

inventario inicial y se monta el inventario final, las compras desaparecen y da

como resultado el costo de venta.

Presentación y revelación: las compras no aparecen en el estado de

situación financiera por ser una cuenta de resultados. Aparece en los estados

de situación de comprobación de saldos, que incluye las cuentas reales y las

nominales. Se revelan las compras a partes relacionadas.

Cuenta 6205. Compras de mercancías

Registra la compra de mercancías durante un periodo contable, por su valor

neto, descontando las rebajas y descuentos].

Si la empresa utiliza el sistema de inventario periódico, el costo de ventas se

determina por juego de inventario como un asiento de ajuste, en la fecha

sobre la que se informan los estados financieros, así:

Todas las compras de mercancía para la venta durante el periodo contable

se llevan a la cuenta 620505 Compras.

Los fletes y acarreos en compras se suman como un costo mayor de las

compras.

Los descuentos y rebajas disminuyen el valor de las compras.

De la suma del inventario inicial más las compras y fletes, se obtiene la

mercancía disponible para la venta.

Al finalizar el periodo contable se levanta el inventario físico para

actualizar la cuenta de inventarios (1435 Mercancías no fabricadas por la

empresa) y se resta de las mercancías disponibles en inventarios y da

como resultado el costo de ventas (6135 Comercio al por mayor y al por

menor).

En conclusión, los dos sistemas de inventarios concluyen en el costo de

ventas (6135) y corresponde a registros de ajustes contables en la fecha

sobre la cual se informan los estados financieros.

192. Estado de situación financiera de comprobación: o balance de

saldos contiene el inventario inicial a 1º de enero de 20.000.000 u.m.

Durante el periodo se compró mercancía al régimen común a crédito

menor de 90 días, por 200.000.000 u.m., con impuesto a las ventas

del 16%, y se utiliza el sistema periódico (620505 De mercancías,

240804 Impuesto a las ventas, contra 236540 Retención en

compras, 236840 Retención en ICA, 220505 Nacionales). Cuando se hace

el pago al proveedor (220505 Nacionales, contra 111005 Moneda

nacional).

193. Transporte de mercancías: se pagan fletes por el transporte de la

mercancía por valor de 1.250.000 u.m. (523550 Transporte, fletes y

acarreos, 240804 Impuesto a las ventas, contra 236525 Retención en

servicios, 236840 Retención en ICA, 233595 Otros). Cuando se pague:

(233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). Observe que los fletes

y acarreos se pueden llevar a gastos de ventas o como un mayor

valor de las compras.

194. Inventario físico: a fin de año se hizo el levantamiento del

inventario físico y el resultado fue del orden de 25.000.000 u.m.

Se requiere hacer el ajuste del costo de ventas (143536

Electrodomésticos y muebles por el resultado del inventario físico,

613536 Venta de electrodomésticos y muebles —será la diferencia—,

contra 620505 De mercancías compras del periodo, 143536

Electrodomésticos y muebles —inventario inicial del estado de situación

financiera—).

Costos de producción

Quedan pendientes por considerar algunos grupos de cuentas del estado de

situación financiera utilizados en forma apropiada en la manufactura, tales

como:

Clase 7. Costos de producción o de operación, con sus grupos de cuentas

Grupo 71. Materia prima,

Grupo 72. Mano de obra directa,

Grupo 73. Costos indirectos de fabricación, y

Grupo 74. Contratos de servicios.

Los gastos de personal y de materiales en los que se incurre en desarrollo de

los contratos de servicio, según su grado de avance, se deben presentar en

las cuenta 141005 Productos en proceso o 143005 Productos

manufacturados, a la fecha sobre la cual se informan y presentan los

estados financieros. Estos grupos se obvian para entregar en esta

oportunidad la contabilidad general que debe dominar el primer curso].

El costo de producción comprende:

Precio de adquisición de las materia primas.

Precio de adquisición de otras materias consumibles.

Costos directamente imputables, tales como mano de obra directa,

gastos generales de fabricación.

Costos indirectos de fabricación en la medida razonables que

correspondan y sean imputables al periodo de fabricación.

Este tema será objeto de otros libros sobre manejo de las NIIF.


Discuta con otros compañeros de equipo de estudio

1. ¿Por qué se da el nombre de cuentas de resultado o cuentas nominales?

2. ¿Por qué no denominarlo ganancias y pérdidas, que sí son los

verdaderos resultados?

3. ¿Qué otros puntos de vista conoce de la definición de cuentas de

resultado?

4. En el estado de situación financiera, ¿en dónde aparece el resultado del

ejercicio?

5. ¿Cuándo los resultados del ejercicio hacen crecer el patrimonio?

6. ¿Es la contabilidad sinónimo de teneduría de libros?

Dinámica: el primer colegio le había enseñado al niño Julio que para dibujar

la flor debía esperar a que la profesora enseñara los colores con los cuales

debía pintar el palito, el de las hojitas y, por último, el de la flor; por

consiguiente, todos los niños debían guardar compostura. Cuando Julio

cambió de colegio porque sus padres se trasladaron de ciudad, la nueva

profesora repite el ejercicio. Entonces le dice Julio a la profesora después de

haber esperado prudentemente: “¿De qué color pinto la flor, profesora?”. Ella le

responde: “¡Julio, tengo que esperar a que usted pinte la flor para saber de qué

color es la flor!”.

Corolario: señor estudiante, el docente debe esperar que usted analice e

interprete más de 200 transacciones planteadas en los diferentes temarios

de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio y rendimientos para saber

cómo queda cada registro de contabilidad, porque lo importante es su

criterio y la conservación de los conceptos y principios generales contenidos

en las NIIF para pymes y en otras normas referentes a las NIIF plenas,

generalmente aceptadas en los cinco continentes a través del IASB, que

tiene su sede en Londres.


1. ¿Cuál es la naturaleza de las cuentas de resultado?

2. ¿Cuál es la diferencia entre ingresos ordinarios y ganancias?

3. ¿Cuál es la diferencia entre gastos ordinarios y pérdidas?

4. ¿Existe aún en la contabilidad gasto operacional y no operacional?

5. ¿Cuáles son los principales grupos de ingresos, costos y gastos?

6. ¿En qué consiste el cierre del ciclo contable?

7. ¿Cómo se elabora la hoja de trabajo?

8. ¿Cuál es la cuenta puente para elaborar el cierre contable?

9. ¿Cuál es la base para calcular y contabilizar el gasto de impuesto de

renta?

10. ¿Cuándo se consolida el impuesto de renta en el estado de situación

financiera?

11. ¿Cuál es la fuente para calcular el impuesto de renta por pagar?

12. ¿Cuáles valores se pueden compensar para pagar el impuesto de renta?

13. ¿Cuál es la cuenta o cuentas que van al patrimonio del resumen de

todas las cuentas nominales del estado de resultados?

Capítulo 11. Contabilidad de persona

natural

“La vida es la mejor escuela: pero cuando no se

aprenden sus lecciones, de nada sirve la vida,

de nada sirve la escuela”.

Marden

La contabilidad es un proceso dinámico de información que se inicia con la

formalidad de la persona natural y del establecimiento comercial y con la

inscripción de los libros de contabilidad ante los organismos del Estado

como la Cámara de Comercio del domicilio principal del negocio y ante

otros como la Oficina de Planeación Municipal.

[Los libros de contabilidad pueden ser encuadernados o empastados, o

simplemente organizados con hojas sueltas, previamente marcadas con el

nombre del libro y del establecimiento y enumeradas por el programa de

contabilidad por computadora. Después se llevan a la Cámara de Comercio

para la diligencia de destinación del libro en la primera página y para la

rúbrica y sello del secretario en todos sus folios]. Es posible que en algunos

países no se requiera la inscripción de los libros (no todos, solo algunos,

como es el caso colombiano).

Luego se define qué tipos de documentos soportes requiere la empresa,

tales como: comprobantes de caja general, caja menor, comprobante de

egreso, facturas de venta, notas de contabilidad, comprobantes de

contabilidad, nóminas, pedidos, remisiones, etcétera, porque sin ellos la

contabilidad carece de la documentación de los hechos y sucesos

económicos en soportes que son imprescindibles para los dos sistemas de

contabilidad: manual o sistematizada.

Los soportes de contabilidad, como su nombre lo indica, son la razón de

ser de la contabilidad porque documentan el ciclo contable. Hay que tener

en cuenta que la contabilidad es la historia de los negocios; por

consiguiente, se requiere conservar sus documentos soportes para que

en cualquier tiempo se puedan verificar las transacciones y registros. La

elaboración de los documentos se puede llevar a cabo mediante el módulo

de documentos del programa de contabilidad cuando es apropiado, esto es,

se han adquirido los módulos y se pueden elaborar la factura de venta, los

comprobantes de pago, el recibo del caja, etcétera, y en el proceso interno

afectar otros módulos como el de tesorería, inventarios, cartera, proveedores

y demás.

Para que la empresa utilice un software de contabilidad, debe obtener la

licencia del propietario del software, y a su vez el software debe tener la

autorización de la Administración de Impuestos para poderlo

comercializar; de lo contrario, se tienen problemas con programas piratas y

se corre el riesgo de la sanción sobre derechos de autor (es posible que en

algunos países no requieran esta clase de autorización de la DIAN para el

caso colombiano, SRI en Ecuador, SUNAT en Perú, SIREN en Bolivia, SENIAT

en Venezuela y SAT en México).

Este libro muestra la forma manual para que el estudiante conozca el

proceso de elaboración de la documentación y codificación de las

operaciones y el posterior registro en libros. Sin embargo, es urgente asumir

la contabilidad sistematizada para la competitividad y productividad.

El principal problema en los negocios de personas naturales es la

informalidad, la cual ha sido medida por la metodología. ”Durante la última

década la economía colombiana ha demostrado su capacidad para generar

empleos, aunque su ritmo de crecimiento no se ha dado a la par con un

aumento en la participación del empleo formal en el país. Lo anterior, se ha

visto reflejado en el aumento en la tasa de ocupación, la cual se ubica en

57%, superior en un punto porcentual frente al mismo trimestre móvil del

año anterior. Sin embargo, Colombia mantiene niveles de empleo informal

cercanos al 52%, la cual es una tasa alta en comparación a otros países de

características similares en la región. La informalidad laboral es un reflejo de

la calidad del empleo en el país pues se caracteriza por: bajos niveles de

cobertura en seguridad social, bajos niveles de educación, e ingresos

menores que los del empleo formal. De forma similar, se observa que una

gran parte de las unidades de producción carecen de registros, tienen baja

productividad, así como bajo acceso al sector financiero y no llevan

registros contables“ (Bustamante, 2011).

1. Apertura del negocio

Las siguientes son preguntas clave para aprender a dominar el tema del ciclo

contable, porque se constituyen en buena intención de aprendizaje de la

contabilidad:

¿Cómo encontrar una idea de negocios?

¿Cómo se forma el negocio de persona natural?

¿Cuáles son los requisitos formales para su constitución?

¿Qué requisitos formales laborales debe cumplir?

¿Cuáles son las obligaciones tributarias como régimen común, que se

detallan en el Registro Único Tributario?

¿Cuáles son las obligaciones tributarias como persona natural menor de

30.000 UVT (las unidades de valor tributario de 2014 son de 27.485)?

¿Cuáles son los requisitos para registrarse como persona natural en la

Cámara de Comercio?

¿Cuáles son los requisitos para registrar el establecimiento de comercio?

¿Qué requisitos deben tener tanto las facturas de compra como las facturas

de venta de mercancías?

¿Qué libros debe inscribir la persona natural en la Cámara de Comercio?

¿Cuáles son las primeras transacciones en un negocio de persona natural?

¿Qué tipo de soportes de contabilidad recomienda usted como contador

para una persona natural?

¿Qué tipo de estados financieros debe presentar la persona natural?

No se hace alusión a las personas naturales que pertenecen al régimen

simplificado por las siguientes razones:

Su responsabilidad fiscal es la 12 de régimen simplificado; por

consiguiente no descuentan ni generan IVA.

No están obligadas a facturar, pero si lo hacen deben llenar todos los

requisitos de la factura de venta.

No hacen retención en la fuente a título de renta, IVA e industria y

comercio.

No hacen declaración de renta y complementarios, pero las

retenciones en la fuente que les hayan hecho sus clientes cuando les

pagan un bien o servicio son equivalentes al impuesto de renta que

deben pagar y no son objeto de devolución.

No hacen declaración de industria y comercio, pero las retenciones en la

fuente que les hayan hecho sus clientes cuando les pagan un bien o

servicio son equivalentes al impuesto de industria y comercio que deben

pagar y no son objeto de devolución.

No llevan libros de contabilidad inscritos en la Cámara de comercio, a pesar

de que deben registrarse como persona natural y al establecimiento de

comercio.

Llevan la contabilidad en un libro fiscal simplificado.

Recuerde el concepto de significado y de significante que tienen los hechos y

los objetos en la contabilidad. Bajo este procedimiento se pueden identificar

fácilmente las transacciones y se va apropiando de un argot (o léxico)

contable y adecuado al plan único de cuentas. Así como el administrador es

el hombre de negocios, la contabilidad es su lenguaje.

Persona natural

Dueño del negocio persona natural: Jhonny Quintana Álvarez.

NIT: 11.786.222-1.

Nombre comercial: Compumarket.com.

Capital de persona natural: 61.600.000 (100 SMLV).

Número de empleados: 2.

Objeto social: compra y venta de suministros para computador.

Sistema de inventario: periódico.

Responsabilidades tributarias según el Registro Único Tributario (RUT):

11. Ventas régimen común.

05. Declaración de renta.

9 Retención en la fuente a título de renta al régimen simplificado.

[Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea

su edad, sexo, estirpe o condición (C. C.)].

Las personas naturales son pequeñas y medianas entidades que tienen las

siguientes obligaciones:

a) No tienen obligación pública de rendir cuentas.

b) Publican estados financieros con propósito de información general

para sus propietarios no implicados en la gestión, los acreedores

actuales y potenciales y agencias de calificación crediticia (S1.2).

[En el caso colombiano, según el direccionamiento estratégico del Consejo

Técnico de la Contaduría, el grupo 3 se define así:

Grupo 3: pequeña y microempresa con planta de personal no

superior de 10 trabajadores, activos totales excluida la vivienda por

valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes

(308.000.000).

El salario mínimo legal vigente (SMLV) es fijado por el Estado cuando los

gremios de empresarios no se ponen de acuerdo. (Año 2014 es de 616.000

u.m.)].

Actividad de comercio: las personas naturales buscan una oportunidad

para emprender sus negocios mediante la aplicación de sus conocimientos

(en mercadeo, ingeniería del producto, administrativo, legales), en las

actividades contempladas en el Código de Comercio. Para ello disponen de

tiempo y de recursos económicos, pero pueden vincular otros recursos tales

como capital de trabajo o bienes de capital mediante el endeudamiento

nacional o extranjero para apoyarse en el momento de conformación y

desarrollo del negocio.

Se hacen algunas precisiones que se llevan a cabo en Colombia para que

el estudiante de otros países haga lo propio con los requerimientos que hacen

los organismos del Estado.

Formalidades del comerciante: las personas naturales, durante los treinta

días posteriores a haber abierto su negocio al público o iniciar sus

actividades comerciales, deben llenar los siguientes requisitos según la

cartilla de la Cámara de Comercio de Bogotá, asimilable para todo el país:

Formalidad comercial

1. [Consultar a la Oficina de Planeación Municipal si el lugar es apto para

ubicar el negocio.

2. Consultar a la Cámara de Comercio sobre la preexistencia del nombre

comercial del negocio (evitar la homonimia).

3. Inscribir la persona natural en el Registro Mercantil de la Cámara de

Comercio de la ciudad.

4. Inscribir el o los establecimientos de comercio en el registro mercantil.

5. Inscribir los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, libro mayor y

balances, libro diario y libro de inventarios y balances, según cada país.

6. Obtener el certificado de matrícula mercantil (para comprobar la

legalidad del negocio).

7. Llevar contabilidad].

Formalidad laboral

1. [ Inscribir a la persona natural y velar porque los trabajadores tengan sus

debidas afiliaciones en las empresas prestadoras de servicio de salud y

administradoras de pensiones y cesantías.

2. Afiliación de la empresa en cajas de compensación familiar, del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA].

Formalidad de funcionamiento

1. [Visita y concepto de bomberos.

2. Derechos de autor SAYCO y ACINPRO.

3. Matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud cuando se manipulen

alimentos en el establecimiento de comercio].

Formalidad tributaria

1. [Inscripción de la persona natural en el Registro Único Tributario (RUT) y

obtención del NIT.

2. Realizar las declaraciones dentro de los plazos establecidos.

3. Impuesto de industria y comercio, tableros y avisos.

4. Impuesto de renta y complementarios.

5. Retención en la fuente del IVA al régimen simplificado.

6. Retención en la fuente a título de renta si es mayor a 30.000 UVT.

7. Generar y descontar el impuesto al valor agregado, IVA, por concepto de

compras y ventas de mercancías.

8. Impuesto predial unificado.

9. Impuesto de vehículos.

Se recomienda leer en el RUT las responsabilidades que tiene la persona

natural como contribuyente para asesorarlas y para que puedan dar

cumplimiento dentro de la oportunidad legal. Recuerde que la sanción con

la administración de impuestos nacionales es de 10 UVT (2014 es 275.000

aproximado) y en impuestos municipales es de 5 UVT, dependiendo el

municipio].

Aportes de capital personales: son los recursos en efectivo o bienes

muebles e inmuebles que la persona natural vincula en la constitución del

negocio para que funcione y tenga vida económica propia.

La cuantía de recursos necesarios se determina con base en el estudio

técnico de tamaño del negocio, del estudio de mercados (gustos y

preferencias) y de la demanda de los productos (consumo real) y oferta

(análisis de otras empresas del mismo sector) para luego sí determinar qué

tajada (de pastel) de la demanda se va a satisfacer. Con estos elementos

se refleja la capacidad productora o de comercialización que va a tener la

empresa, el capital de trabajo (efectivo, inventarios, cartera y diferidos), las

inversiones fijas (terrenos, edificaciones, vehículos, muebles, patentes,

etcétera) y, por último, las inversiones diferidas (gastos de organización,

puesta en marcha, inauguración, etc.).

Ciclo contable: debe considerarse como el proceso para elaborar la

contabilidad de cualquier persona, ya sea natural o jurídica, con el fin de

obtener información más apropiada para conocer los negocios y tomar

decisiones acertadas, donde se encuentran todos los hechos o eventos

realizados en el pasado que sirven de base para visionar el futuro y contribuir

de esta manera a generar mayor valor a la organización con decisiones

certeras.

La contabilidad es considerada por la mayoría de los comerciantes como una

carga más que no produce ningún valor agregado, y se justifican por las

declaraciones tributarias que son de obligatorio cumplimiento por los

problemas fiscales que acarrea. Todo esto es cierto si el contador no hace

valer su trabajo con ética profesional y calidad de información para bien de la

empresa que asesora y de su profesión.

La presencia oportuna de estados financieros que muestren la situación

económica de la empresa y la mentalidad de unos directivos innovadores y

creadores de nuevos mercados, procesos y estrategias, en fin, responsables de

la planeación de las actividades en el corto y largo plazo, son lo que justifica

la contabilidad, que permanentemente evalúa los procesos por los resultados

de las operaciones y proyecta nuevos resultados en el corto y largo plazo. De

lo contrario, solo servirá como un espejo retrovisor donde se observarán las

decisiones pasadas, al vaivén de la inercia natural o la suerte de los

negocios y del fracaso profesional. Por consiguiente, la contabilidad debe

constituirse en la herramienta necesaria de los directivos exitosos para que

construyan sobre el pasado el porvenir de los negocios.

La contabilidad en tiempos modernos goza de unas normas internacionales

de información financiera, con su debido marco conceptual, NIC/NIIF

para grandes empresas, NIIF para pymes y guías para microempresas, que

permiten la unificación de los principios y conceptos a nivel de todos los

países de los cinco continentes.

Las regulaciones locales en marcos normativos quedaron atrás en todos los

países, y luego pasarán a la historia. La nueva normativa también propende

por el crecimiento de las organizaciones en cada país y permite que la

información contable se elabore con la estadística nacional cuando se

elaboran informes económicos del sector y por las contribuciones en calidad

de recaudos de los impuestos.

2. Apertura contable

La apertura contable del negocio individual tomará en cuenta la organización

y puesta en marcha del negocio de persona natural. En el caso de don Jhonny

Quintana Álvarez, organiza su empresa separando algunos de sus bienes

patrimoniales para colocarlos al servicio del negocio así: destina la suma de

61.600.000 u.m., representados en efectivo, cuyo objeto social es la compra y

venta de suministros para computador.

Estado de situación financiera de apertura: el estado de situación

financiera de apertura (o inicial) es el informe que toda persona debe

presentar al inicio de sus operaciones con los aportes que haya hecho a la

organización y a la puesta en marcha.

La base de elaboración es el inventario inicial de todos los bienes y derechos,

al igual que de las obligaciones que se adeuden por todos los conceptos,

con el fin de que se pueda determinar por diferencia el saldo de capital

personal.

Jhonny Quintana Alvares

Compumarket.com

Estado de situación financiera de apertura

A 3o de enero de 2015



1105 Caja 61.600.000 3130 Capital personal 61.600.000

Total activos 61.600.000 Total Pasivo y Patrimonio 61.600.000

Firma del propietario

Como la organización y puesta en marcha se hace en acto único con el

efectivo antes separado de su patrimonio familiar, se elabora el estado de

situación financiera de apertura, el cual permite que el dueño siga

observando las tendencias del negocio según las decisiones que vaya

tomando durante la vida económica.

Soportes: todo proceso, para que sea de calidad, debe estar

documentado, y la contabilidad no puede escapar a formular los

documentos soportes que se sean necesarios para dejar la huella de las

operaciones y sustentar la contabilidad de manera que en cualquier

momento sea verificable. Por esa razón todo ingreso a caja debe estar

sustentado con el comprobante de ingreso y no con una factura de venta

de contado, lo mismo que todo pago debe estar sustentado en el

comprobante de pago o egreso y no con una factura de compra.

El estudiante debe reconocer todos los elementos importantes de cada soporte

interno y externo de contabilidad.

Factura de venta: las personas naturales del régimen común deben emitir

factura de venta y llenar todas las formalidades reglamentarias tanto

comerciales como del Estatuto Tributario de cada país (ver el ciclo contable)

Clase de libros de contabilidad: los libros de contabilidad serán los

principales que debe inscribir en la Cámara de Comercio y los libros auxiliares

que estime conveniente. En el caso de la contabilidad por computadora,

algunos empresarios emiten los libros auxiliares cuando estos se necesitan

para aclarar algunas situaciones, porque para ellos es más importante un

informe de un cliente específico.

Libros auxiliares: los libros auxiliares se asocian a tres grandes grupos: a las

cuentas reales o del estado de situación financiera (1. Activos, 2. Pasivos,

3. Patrimonio), en segundo lugar a las cuentas nominales o de resultado (4.

Ingresos, 5. Gastos y 6. Costo de ventas), y por último a las cuentas de costo

de producción (7), donde se conservaran los primeros cuatro dígitos.

En la contabilidad existen dos tipos de cuentas, las mayores y las auxiliares. Las

cuentas mayores acumulan todas las operaciones, y las cuentas auxiliares

son las que reciben la información de detalle y sus respectivos terceros

como comúnmente se conoce en el argot contable.

En algunos casos se conservan con seis y en otros con ocho dígitos,

dependiendo de la necesidad de la información. Por ejemplo, la cuenta 111005

Moneda nacional tiene su respectivo auxiliar de ocho niveles: 11100501

Banco Colombia y 11100502 Banco del Estado. Un caso de manejo de

terceros sería la cuenta auxiliar de ocho niveles: 13050501 Cartera Bogotá y

como tercero 8.009.329 Fernando A. Fierro; igualmente, 13050502

Barranquilla y tercero 17.600.890 Armando Bustamante.

El proceso de elaboración del libro auxiliar consiste en abrir, con el saldo del

estado de situación de apertura, la primera hoja el control de la cuenta mayor

o el acumulado total, donde se registra cada comprobante de contabilidad en

lo pertinente a la cuenta.

1 Activo

11 Efectivo y equivalente a efectivo

1110 Caja

Cuenta control


02-01 Saldo del E/S/F de apertura 61.600.000

Comprobante de ingresos 01

….

Luego, al interior de la cuenta mayor (hoja Control 1105 Caja) se abren tantas

cuentas auxiliares como existan (110505 Caja general, 110510 Caja menor),

como se observa en el siguiente gráfico, para registrar cada uno de los

soportes de contabilidad que las afectan. Dicho auxiliar recibe en forma

discriminada la fecha, razón y valor de la transacción y la determinación

del saldo correspondiente, los cuales se suman para comprobar con el

saldo de la hoja control.

Gráfico No. 20. Estructura de las cuentas mayores y auxiliares

1 Activo

11 Efectivo o equivalente al efectivo

1105 Caja

110505 Caja general 110510 Caja menor

11050501 Caja general Bogotá 11051001 Caja menor administración

11050502 Caja general Barranquilla 11051002 Caja menor almacén

1 Activo

13 Deudores

1305 Cuentas por cobrar

110505 Nacionales 130510 Del Exterior

14.780.120 Carlos Mazabel C. 7A7647 Luis E. Zúñiga

17.622.800 Julio Cesar Celis 8A7640 Alexei Estrella Morales

Si la operación no cuadra, puede suceder que exista error en el

comprobante de contabilidad o que se hayan registrado mal los soportes

en las hojas de las cuentas auxiliares.

La información todavía se puede discriminar aún más en auxiliares para cada

persona en particular (cuenta 1305 Cartera), con el fin de elaborar

extractos de cuenta y enviárselos a los interesados, proceso que se facilita

en la contabilidad sistematizada.

Se expone el libro auxiliar de caja, con las subcuentas de caja general.

1105 Caja

110505 Caja general


03-01 Razón de la transacción 61.600.000

El modelo de libros auxiliares viene en paquetes de hojas sueltas que se

adicionan con hojas nuevas en la medida en que lo requiera el volumen de

las operaciones. El más tradicional es el de pasta dura con hojas sustituibles.

Registro de libros auxiliares: después de haber elaborado el estado de

situación de apertura del negocio de don Jhonny Quintana Álvarez con los

valores de los bienes aportados, se procede a registrar los libros auxiliares,

iniciando con la hoja de control de todos los comprobantes que impliquen

operaciones.

En la contabilidad manual se abren todas las cuentas del estado de situación

financiera de cuatro dígitos para el control de los comprobantes de

contabilidad y luego la cuenta auxiliar con el nivel de detalle. Como se

muestra con el capital de la persona natural de Jhonny Quintana Álvarez,

también se procede de igual forma con el libro de bancos. En conclusión, por

cada cuenta real o del estado de situación financiera, de cuatro dígitos para el

control, se elabora la respectiva cuenta auxiliar.

Asimismo, si han aportado obligaciones con terceros se abren las

cuentas en los auxiliares para su debido control, y se termina esta

exposición de auxiliares con la cuenta de capital de la personal natural.

3130 Capital persona natural Cuenta control


03-01 Saldo de E.S.F. inicial 61.600.000

313005 Capital persona natural

313005 01 Jhonny Quintana Álvarez


3-01 Recibo de caja aporte personal 001 61.600.000

Libros principales: como este tipo de empresas de personas naturales por

lo regular se constituyen en un solo acto, no se expiden soportes de

contabilidad; por consiguiente, tampoco hubo necesidad de elaborar el

comprobante de contabilidad y los correspondientes libros principales.

El primer libro principal que se elabora con base en el estado de situación

financiera inicial, como acontece en estos casos, es el libro de inventarios y

balances, a partir del estado de situación financiera de apertura. Este último

debe estar soportado por un inventario de todos los elementos,

comenzando por la cuenta de caja, bancos, cartera, obligaciones financieras

si las hay y el aporte de la persona natural.

Cuando se inicien las operaciones del día a día y se resuman en el

comprobante de contabilidad, se hace necesario la apertura del segundo

libro principal, denominado libro diario columnario, para los

correspondientes movimientos débitos y créditos, cuyas sumas se pasan

luego el tercer libro, llamado mayor y balances, que contiene en primer

lugar los saldos correspondientes del estado de situación financiera inicial y

luego los movimientos del libro diario.

Los libros de contabilidad principal, o mayores como también se les

conoce, son resúmenes de todos los comprobantes de contabilidad, que

permiten la confección de los estados financieros en la medida del

desarrollo del objeto social.

El libro diario o columnario resume todos los comprobantes de contabilidad del

periodo del mes por cada cuenta real, para que al final la suma acumulada dé

operaciones por cada cuenta en toda su extensión débito y crédito.

El libro mayor y balances resume en forma horizontal todos los movimientos

débito y crédito por cada cuenta mayor, por traslado del movimiento de cada

cuenta que exista en el libro diario.

El libro de inventarios y balance registra la situación financiera a una fecha

determinada en cada corte de operaciones. Es la fotografía de los bienes,

derechos y obligaciones que existen en una fecha sobre la que se informa.

Los libros se exponen con mayor solvencia y descripción en el caso

contabilidad-general-en-Excel de la sociedad comercial, los cuales no difieren

en nada entre la persona natural y la persona jurídica.

Hasta aquí se han aplicado los fundamentos básicos de la contabilidad para el

negocio de persona natural, pero en la medida en que se avance sobre

el ejercicio de las sociedades comerciales se mostrarán todos los libros de

contabilidad, y cada vez que el estudiante los utilice los preparará en hojas

sustituibles.

Claramente se observan los conceptos de la ecuación contable al demostrar

que los activos son iguales al patrimonio (Activo = Patrimonio), y del plan de

cuentas, que da paso con sus cuentas a la apertura del negocio para

personas naturales, con base en aportes en efectivo.

El estudiante debe presentar la carpeta con el estado de situación financiera

de inicial o de apertura del negocio de persona natural, al igual que los libros

auxiliares y libro de inventarios. Asimismo, los documentos de las formalidades

comerciales, legales y tributarias para continuar con la siguiente sesión.

3. Organización y puesta en marcha

Para continuar con el caso de Jhonny Quintana Álvarez se analizan las

transacciones bajo los conceptos de ecuación patrimonial y se agregan otras

operaciones con el fin de proyectar el negocio.

El total de activos (caja general, inventarios, cartera y propiedades, planta y

equipo) es igual al patrimonio (capital personal), y persiste en este primer

momento la ecuación contable porque tan solo se ha generado la transacción

de inversión, que es la apertura del negocio, y una operación de

financiamiento, que es el capital personal. Las cuentas de pasivo no aparecen

porque no se ha tomado ninguna decisión al respecto.


Caja 61.600.000 u.m. = Pasivo 0 + Capital personal 61.600.000 u.m.

Señor estudiante, no se preocupe, ya tocó el proceso contable con la decisión

de constituir un negocio de persona natural para formalizar la actividad de

compra y venta. Como se dio cuenta, ya se elaboró el primer estado fi o con

cuentas y valores, que son la razón de ser de la contabilidad financiera.

Se continúa con la contabilidad de persona natural y se agregan las

siguientes transacciones:

Apertura de la cuenta corriente con el efectivo en caja.

Préstamo que hizo el banco del Estado por 10.000.000 u.m. que le abonan

en cuenta corriente. Se muestra la operación de financiamiento que va a

reforzar el capital personal, y con ello el estado de situación financiera. Por

estas decisiones aumentará la cuenta del banco en dos partidas: las

consignaciones de apertura de la cuenta corriente y el valor del préstamo;

de igual manera, van a aparecer los pasivos por la obligación financiera y

el patrimonio permanecerá intacto para guardar siempre el equilibrio

entre los activos iguales a los pasivos y al patrimonio.

Los registros de contabilidad por estas dos operaciones que se

acumulan en las cuentas apropiadas son los siguientes:


111005 Moneda nacional 61.600.000

110505 Caja general 61.600.000

Registra la apertura de cuenta corriente en banco del estado

Los nombres de las cuentas se presentan a nivel de los seis primeros dígitos:

los cuatro primeros comprenden la cuenta mayor, y los dos siguientes, la

cuenta auxiliar; por esta razón se insinúan ambas en el registro, porque el

séptimo y octavo identifican el auxiliar con mayor grado de detalle.

Por concepto del préstamo se elabora la nota de contabilidad propia que

tiene como soporte la nota de contabilidad del banco, la cual, para la

empresa, se constituye en un débito en la cuenta de bancos que se muestra

en el siguiente registro.


111005 Bancos. Moneda nacional 10.000.000

210505 O. fi Banco nacional 10.000.000

Registra el préstamo del Banco del Estado, según pagaré N°. 003, del 5-01-15

A partir de los registros se puede presentar nuevamente la ecuación

contable para observar los cambios por las decisiones financieras

tomadas por la gerencia. La primera cambió la inversión de caja a bancos, y

la segunda modificó el saldo de banco al financiar sus operaciones con el

crédito bancario.


Bancos (71.600.000) = Obligaciones (10.000.000) + Capital personal

(61.600.000)

Nunca la ecuación contable será suficiente para mostrar el estado

económico de la empresa. Se necesita presentar la situación en el

respectivo estado de situación financiera y en forma de cuenta (a la

izquierda los activos y a la derecha los pasivos y patrimonios) o de reporte

(primero se presentan los activos y seguidamente los pasivos y patrimonio),

que es el objetivo de la contabilidad y el parámetro de comparación con otros

entes y con otros ejercicios contables.

Si al préstamo se le contabilizan los gastos por concepto de interés

anticipado del 3% que cobró el banco por valor de 300.000 u.m., por el primer

mes, y se paga la chequera que expidió el banco por valor de 120.000 u.m.,

estas transacciones son de operación que tiene que ver con los gastos de la

empresa, lo que da pie para mostrar el estado de situación financiera con

cuentas de resultado.

Jhonny Quintana Álvarez

Compumarket.com

Estado de situación financiera de prueba (comprobación de saldos)

A 10 de enero de 2015



1105 Caja 0 2105 Banco nacional 10.000.000

1110 Bancos 71.600.000 3130 Capital personal 61.600.000

Total activos 71.600.000 Total pasivo patrimonio 71.600.000

Firmas de gerente y contador


519805 Financieros. Intereses 300.000

519820 Financieros. Gastos bancarios 120.000

111005 Bancos. Moneda nacional 420.000

Registra el interés anticipados sobre el pagaré y los gastos por concepto chequera

A partir del registro se puede presentar nuevamente la ecuación contable en

forma de estado de situación financiera de prueba a 15 de enero.

Aparecen los gastos financieros que hicieron disminuir el valor del disponible

en bancos porque hubo cambios de inversión de bancos en gastos

(intereses), necesarios para el desarrollo de cualquier actividad, ya sea

comercial, de servicios o de producción. Sin embargo, los pasivos siguen

intactos, al igual que el capital, porque no hubo transacciones que

modificaran su estructura, para demostrar una vez más el equilibrio en la

ecuación contable.

De esta forma se agregan otras operaciones y se presenta un estado de

situación financiera de prueba, donde se incluyen las cuentas reales y las

de resultado. Si se quiere presentar el estado de situación financiera, se

cierran las cuentas nominales y se presentan en un solo resultado:

ganancias del ejercicio, que se clasifican en el patrimonio. He aquí la gran

diferencia entre el de comprobación o de saldos con el general. Los libros

auxiliares quedarían de la siguiente forma:

1105 Caja

Cuenta control


02-01 Saldo del E.S.F. inicial 61.600.000

C. de tesorería 01 61.600.000 0


Compumarket.com

Estado de situación financiera de prueba (o de comprobación)




1110 Bancos 71.180.000 2105 Banco nacional 10.000.000

5198 Financieros 420.000 3130 Capital personal 61.600.000

Total activos 71.600.000 Total pasivo patrimonio 71.600.000

Firmas de gerente y contador

1105 Caja

110505 Caja general


02-01 Saldo del E.S.F. inicial 61.600.000

C. de tesorería 01 61.600.000 0

El auxiliar de bancos corresponde a la cuenta real del activo. Contiene hasta el

momento dos hojas, que el estudiante reemplazará en la práctica por hojas

reales y sustituibles: la primera para la cuenta control y la segunda para la

cuenta auxiliar de Banco Caja Social.

1110 Bancos

Cuenta control


02-01 Apertura 61.600.000 61.600.000

Préstamo 10.000.000 71.600.000

Chequera 120 71.480.000

Intereses 300 71.180.000

El auxiliar del capital personal sigue sin modificaciones, y ahora aparece

una nueva cuenta de obligaciones financieras.

2105 Bancos nacionales Cuenta control


Préstamo 10.000.000 10.000.000

21015 Bancos nacionales

210510 Pagarés 21051001 Banco del Estado


02-01 Préstamo 10.000.000 10.000.000

Los gastos financieros también se llevan a sus respectivos libros auxiliares.

5198 Gastos financieros

Cuenta control


02-01 C. de C. 420.000 420.000

5198 Financieros

519820 Gastos bancarios

51982005 Banco del Estado


02-01 Chequera 120.000 120.000

5198 Gastos financieros

519805 Intereses

51980505 Banco del Estado


02-01 Intereses 300.000 300.000

4. Actividades de operación

195. Giro de cheque No. 1: el primer cheque que se giró fue para la

Cámara de Comercio, para darle formalización legal a la empresa,

por valor de 400.000 u.m. por concepto de registro de la persona

natural y del establecimiento de comercio.


524010 Registro mercantil 400.000


Registra pago de registro mercantil

196. Giro de cheque No. 2: el segundo lo giró por 440.000 u.m., incluido el

IVA con el cual pagó el primer mes de arrendamiento a la Inmobiliaria

Ltda. Su registro se lleva a gastos operativos de ventas porque en la

empresa desde el gerente hasta el mensajero se ocupan de las ventas;

por consiguiente, no tiene sección especial de administración.

Recuerde que para poder descontar el IVA debe estar facturado

aparte del servicio.


522010 Arrendamiento. Construcciones 400.000

240802 Impuesto a las ventas 40.000


Registra pago de arrendamiento primer mes, según CE

197. Giro de cheque No. 3 el tercer cheque lo giró a Almacenes Éxito S.A.

por compra de muebles por 2.000.000 u.m., más el impuesto al valor

agregado para el uso del almacén. El valor del impuesto al valor

agregado constituye mayor valor de los muebles.


152405 Equipo ofi . Muebles y enseres 2.320.000

111005 Bancos. Moneda nacional 2.320.000

Registra la compra de muebles para el uso del almacén

198. Giro de cheque No. 4: El siguiente fue para la compra a

COMPUGAMA Ltda. de mercancías de partes varias de computadora

por valor de 20.000.000 u.m., las cuales están gravadas con el

impuesto al valor agregado del 16%. El impuesto se descontó

porque es del régimen común y solamente aplica las retenciones del

IVA al régimen simplificado (el IVA se lleva como mayor valor de

la mercancía cuando el contribuyente pertenece al régimen

simplificado, esto quiere decir que no descuenta ni genera

impuestos sobre las ventas. Tampoco hace retención en la fuente

sobre la renta ni cuando compra a otro régimen simplificado porque

no es agente retenedor). Como ambos contribuyentes son del

régimen común, se aplica la retención en la fuente a título de renta y a

título de industria y comercio.


620505 Compras. Mercancías 20.000.000

240802 Impuesto a las ventas descontado 3.200.000

236540 Retención en la fuente renta 700.000

236840 Retención en la fuente ICA 100.000

220505 Nacionales 22.400.000

Registra la causación de la compra de mercancía a COMPUGAMA Ltda., para la venta

199. Giro de cheque No. 5: Se giró cheque a COMPUGAMA Ltda. por la

compra de mercancías.


220505 Nacionales 22.400.000


Registra el pago de mercancía a Compugama Ltda. para la venta

200. Giro de cheque No. 6 También se compraron suministros a crédito a

Pablo Lozano Ltda., por valor de 10.000.000 u.m., gravados con el 16%.


620505 Compras. Mercancías 10.000.000

240802 Impuesto a las ventas 1.600.000

236540 Retención en la fuente renta 350.000

236840 Retención en la fuente ICA 50.000

220505 Nacionales 11.200.000

Registra la causación de la factura de mercancías a Pablo Lozano Ltda.

201. Giro de cheque No. 7: Se compró a Pablo Lozano Ltda. equipo de

cómputo para la oficina por valor de 1.000.000 u.m., sin IVA porque no

alcanza al valor de los 82 UVT.


152805 Equipo de ofi 1.000.000

233595 Otros costos y gastos 1.000.000

Registra la compra equipo de ofi a Pablo Lozano Ltda.

202. Apertura de puertas del negocio al público: a los ocho días de

haber estado preparando el negocio, se abrieron las puertas al público

y se vendieron mercancías de contado a clientes del régimen

simplificado, representadas en el 10% de las compras, a las cuales les

agregó el 20% como utilidad bruta para pagar gastos de

administración y ventas y obtener unas ganancias dignas y propias

del negocio. Se recuerda que el régimen es común; por consiguiente,

genera y descuenta el impuesto sobre las ventas; también los clientes

le pueden hacer retenciones a título de rentas e ICA cuando

correspondan al mismo régimen común, pero si pertenecen a grandes

contribuyentes, ellos le hacen la retención del impuesto a las ventas.

Compras Costo Utilidad bruta Precio venta Venta del 10%

Compugama 20.000.000 4.000.000 24.000.000 2.400.000

Pablo Lozano 10.000.000 2.000.000 12.000.000 1.200.000

Total venta del día 3.600.000

Impuesto de IVA 576.000


130505 Cartera 4.176.000

413554 Ventas de maquinaria, equipo de ofi 3.600.000


Registra la causación de la venta de mercancía

[Cuando se vendan computadores por valor menor a las 82 UVT, no se liquida

el IVA. Ahora parece ser que el Internet para el estrato 3 tampoco tiene IVA, con

el fin de incentivar el uso de los computadores y el Internet en la educación].


110505 Caja general 4.176.000

130505 Cartera 4.176.000

Registra el ingreso a caja de las ventas de contado de mercancía

Al terminar las labores de contabilidad se obtiene el estado de situación

financiera de comprobación mediante la acumulación de saldos, en el

siguiente informe:


Compumarket.com



Activos Pasivos


1105 Caja 4.176.000 2105 Bancos 10.000.000

1110 Bancos 43.020.000 2205 Proveedores 11.200.000

1524 Equipo de ofi 2.320.000 2365 Retención fte. 1.050.000

1528 Equipo cómputo 1.000.000 2368 Retención ICA 150.000

5240 Registro mercantil 400.000 2408 Imp. a las ventas -4.264.000

5220 Arrendamiento 440.000 3130 Capital personal 60.000.000

5198 Financieros 420.000 4135 Comercio 3.600.000

6205 Compras 30.000.000

Total activos 81.736.000 Total pasivos y patrimonio 81.736.000

Si quisiera saber cuánto ha ganado hasta ahora, se hace primeramente el

inventario físico de las existencias de mercancías y luego el cierre de todas las

cuentas nominales de saldo débito y crédito (grupos 41, 42 y 51, 52, 53 y 54)

para conocer los resultados.

Está en sus manos el proceso simple de contabilidad, que puede alimentar con

otras operaciones, al igual que hacer los libros auxiliares y los principales. Sin

embargo, los principales se expondrán con mayor solvencia en el tema de la

contabilidad de la sociedad comercial.

[Los profesionales independientes no son comerciantes; por consiguiente,

no pagan impuesto de industria y comercio. Sin embargo, sí pertenecen

al régimen común si son independientes y tienen actividades gravadas,

generan IVA en sus facturas y hacen retención en la fuente al régimen

simplificado asumiendo el IVA; no son responsables de otras obligaciones

si tienen menos de 30.000 UVT de ingresos en el año inmediatamente

anterior].

[Profesionales independientes: los profesionales independientes

responsables del régimen común del IVA que no sean comerciantes no están

obligados a llevar contabilidad comercial y por ende libros registrados en las

Cámaras de Comercio; pero sí están obligados a llevar los registros auxiliares

y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, en la forma indicada en el

artículo 509 del Estatuto Tributario; igualmente, a conservar las informaciones

y pruebas conforme a lo dispuesto en el artículo 632 ibídem (Comentario en

Ámbito Jurídico LEGIS)].

Muchas personas naturales no son conscientes de la importancia de la

contabilidad de sus negocios y fácilmente confunden la caja personal con la

del negocio, y en el momento de presentar su declaración de renta tienen la

gran sorpresa de que toda su renta es gravable.


Consulte con profesionales en ejercicio

1. Los documentos soportes de contabilidad que utiliza la empresa.

2. Si cada soporte llena los requisitos legales.

3. Cuál es el proceso de elaboración de los libros de contabilidad de una

persona natural.

4. Qué elementos componen el activo bruto mercantil.

5. Los aspectos comerciales, legales y laborales para la constitución de la

empresa de persona natural.

6. ¿Cuántos UVT tiene que llenar como requisito para hacer retenciones

de la obligación?

7. ¿Las personas naturales declaran el impuesto a las ventas?

Resuelva las siguientes preguntas

1. ¿Qué es y cómo constituye el negocio la persona natural?

2. ¿Cuáles son los requisitos legal, de comercio, laboral, de funcionamiento y

tributario para formalizar el negocio de persona natural?

3. ¿Cuál es el activo bruto mercantil de una persona natural?

4. ¿Cuáles son las responsabilidades tributarias?

5. ¿Qué se debe revisar en el RUT de la persona natural?

6. ¿En qué consiste el plan y manual contable?

7. ¿Qué elementos contiene el plan de cuentas?

8. ¿Existe alguna diferencia entre el plan de cuentas de personas naturales y

el de las sociedades?

9. ¿Qué diferencia existe entre el comprobante interno y el externo?

10. ¿Qué es el comprobante de contabilidad?

11. ¿Qué es un comprobante de diario elaborado por el computador?

12. ¿Cuáles son las partes del libro auxiliar?

13. ¿En qué consiste la hoja de control y balanceo de la cuenta auxiliar?

14. ¿Cómo se registran los libros principales?

15. ¿Qué se hace si se pierden los libros de contabilidad?

16. ¿Durante cuánto tiempo se guardan los libros de contabilidad?

17. ¿Qué pasa si se comete un error en los libros de contabilidad?

Asesore al siguiente cliente

Usted es llamado para elaborar la apertura de la contabilidad de una persona

natural. Debe preguntar y verificar:

1. Revisar en el RUT de la persona natural las obligaciones tributarias, la

fecha última de actualización y si la actividad económica coincide con

la que actualmente desempeña. Si existe alguna inconsistencia, debe

actualizarlo.

2. Si no tiene RUT, la persona natural debe sacarlo y para ello llevar un

documento de servicios generales para que la DIAN tome de allí la

dirección del negocio o del domicilio del dueño del negocio.

3. Averiguar qué trámites ha adelantado ante la Cámara de Comercio,

Secretaría Municipal, instituciones de la seguridad social y afiliación del

establecimiento de comercio y de sus empleados.

4. Si la contabilidad la va a llevar manual o sistematizada, y si tiene

comprado el software.

5. Si conoce las NIIF para pymes.

6. Qué tipo de actividades ordinarias realiza.

7. Qué tipo de inversiones hace o piensa hacer en otras empresas.

8. Si tiene un plan de negocios que ejecutar.

Analice los siguientes soportes

Documentos que pueden haberle entregado en el pago de la

matrícula a la universidad.

La compra de este libro en la editorial.

Recolecte facturas de compras, con el fin de discutir en clase el contenido

de cada uno de ellos y la parte disponible para colocar el código.

Comprobantes de pago.

Colilla del pago de la nómina.

Asesore la apertura de negocio de persona natural

Pedro Pérez emprende su negocio porque encontró la oportunidad que había

soñado con buenos beneficios y posee en la actualidad algunos bienes,

entre los cuales se cuentan:

Planta eléctrica de 2000 vatios de energía, por valor de 1.500.000 u.m.

Cuenta corriente en el Banco Colombia N°. 90650-1 por valor de 250.000

u.m.

Camioneta Chevrolet LUV 2300, placas VXF 186, valor 12.000.000 u.m.

Casa de habitación en Espinal, Tolima, Calle 3B N°. 15-27, avalúo catastral

30.000.000 u.m. y valor comercial de 60.000.000 u.m.

Discutir con el equipo de trabajo

1. Cuáles de los bienes pueden servir para conformar el activo bruto

mercantil del señor Pérez para montar su negocio de compra y venta de

huevos.

2. Qué formalidades debe cumplir.

3. Proyectar el estado de situación financiera inicial de apertura.

4. Enunciar los soportes de contabilidad que recomendaría para el negocio.

5. Recomendar los libros de contabilidad para su apertura e inscripción en

la Cámara de Comercio.

6. Enunciar las formalidades para colocar el negocio en marcha.

¿Quién tiene más posibilidades de ganar el pleito?

Dos comerciantes discuten sobre la existencia de una factura de venta. El

primero dice haberla pagado, y el segundo, que no tiene recibo de caja o

consignación que pueda comprobar. ¿A quién se le daría la razón?

Argumentar los fundamentos legales sobre a quién debe dársele la razón si

ambos tienen libros de contabilidad conformes a las normas de comercio.

Capítulo 12. Contabilidad de sociedad

comercial

“En una época de cambio radical, el futuro pertenece a

los que siguen aprendiendo.

Los que ya aprendieron se encuentran equipados para

vivir en un mundo que ya no existe”.

Eric Hoffer

Entender el proceso de elaboración de la contabilidad, tanto manual como

por medio del software contable, es muy importante para las personas que

se inician en esta área de conocimiento. Así se comprenderá lo

fundamental de los procedimientos de la actividad contable, manejo de

documentos, políticas contables, plan de cuentas y libros, como fuente de

información que alimenta el ciclo contable y facilita los consecuentes

procesos de presentación, revelación, interpretación, análisis de gestión

administrativa y la evaluación de la empresa en marcha.

El ciclo contable, como sistema de información, alimenta el proceso de

toma de decisiones. Por consiguiente, se han demostrado las cualidades

de la información contable, como su fiabilidad y oportunidad, para

coadyuvar las tareas de la administración y para que se conozca el manejo

de los seis fundamentos básicos que se reunieron en los siguientes

conceptos:

Concepto de cuenta (conceptos de hechos o sucesos en las NIIF).

Plan de cuentas.

Documentos soportes de contabilidad.

Libros de contabilidad.

Ajustes a las operaciones.

Informe de gestión.

Cada concepto del ciclo se aplicará en la medida en que avance el

desarrollo del proceso contable mediante el ejemplo de persona jurídica, así

como la teoría que se requiera.

A partir de estos elementos fundamentales de la contabilidad se

consideran una o varias operaciones básicas en cada etapa de la

organización, puesta en marcha y desarrollo del objeto del negocio,

independientemente de que en la realidad sean numerosas las

transacciones. Todo esto para buscar agilidad y brevedad y para exponer y

comprender los registros que se generan, los cuales durante el periodo

contable se repiten muchas veces; por ejemplo: en la contabilidad aparecen

ingresos por ventas, resultado de múltiples facturas de operaciones

homólogas.

El problema fundamental de la contabilidad es el concepto que tienen los

dueños de empresa: que es una carga para las finanzas de la compañía

porque no facilita una buena información para la toma de decisiones.

Por otra parte, el costo de los módulos para sistematizar la información

contable y de gestión en una organización y el requerimiento de personal

calificado, sobre todo para las pymes, puede parecerles a algunos gerentes

demasiado alto.

La informalidad de los negocios y la falta de cumplimiento de normas del

Estado, en estudios recientes de Mauricio Cárdenas S. y Sandra Rozo V.,

dan cuenta en el año 2003 de que el 45.9% de las empresas son informales.

1. Generalidades

Los siguientes son los conceptos jurídicos de la sociedad comercial que se

tendrá como caso de estudio:

[Responsabilidad de los socios en la Sociedad de Responsabilidad Ltda.:

el socio de la sociedad limitada puede aportar todo, menos créditos y la

industria personal con estimación de cuotas de capital social.

En las compañías de responsabilidad limitada los socios responderán hasta el

monto de sus aportes.

En los estatutos podrá estipularse para todos o algunos de los socios una

mayor responsabilidad o prestaciones accesorias o garantías suplementarias,

expresándose su naturaleza, cuantía, duración y modalidades (C. Cio.)].

Constitución: las personas jurídicas en general se constituyen según las

normas consagradas en el Código de Comercio para desarrollar los actos

propios de comercio, y su tamaño depende del monto de sus activos y de

la tecnología e innovación del proyecto. Mediante un acuerdo de

voluntades, los inversionistas expresan asociarse y hacer sus aportes con el

fin de tener una justa retribución de beneficios en el futuro.

Clases de sociedades: son dos los tipos de sociedades comerciales: de

personas y de capital.

Las sociedades de persona son: colectivas, en comandita simple y de

responsabilidad limitada, que se componen de dos más personas naturales

o jurídicas. Las empresas unipersonales no son sociedades comerciales pero

se asimilan a las de responsabilidad limitada y se componen de una sola

persona.

Las sociedades de capital son: anónimas y en comandita por acciones,

y están compuestas por mínimo cinco personas naturales o jurídicas, que

son las que llevan los aportes en dinero o en especie (dinero, bienes o

industria personal) al fondo social.

Las sociedades por acciones simplificadas, compuestas por dos o más

personas naturales o jurídicas, se constituyen por documentos privados. Los

accionistas llevan los aportes en dinero o en especie al fondo social.

En la constitución de sociedades comerciales existen una serie de pasos

previos, necesarios para conocer la viabilidad del negocio:

Estudio de factibilidad técnica y financiera (para conocer los resultados del

negocio en lo social, económico y financiero).

Asesoría legal (acompañamiento en la constitución y elaboración de la

escritura pública).

Asambleas o junta de socios previas (reuniones para exponer la idea de

negocios a los candidatos a socios o accionistas y otros potenciales).

Gastos de organización y puesta en marcha, pagados por uno de los

socios o accionistas promotores de la idea de negocios. Si no tienen

éxito, se distribuye entre los creadores o promotores de la idea por

haberse frustrado el proyecto, pero si tienen éxito, se recogen los

documentos como soportes de la contabilidad para hacerle la

devolución al socio o accionista promotor.

Documentos de constitución

[Mediante documento privado las empresas unipersonales y las

sociedades por acciones simplificadas legalizan en la Cámara de

Comercio, para su reconocimiento como persona jurídica.

Documento privado para las empresas que se constituyen a partir de la

presente vigencia y de cualquier especie o tipo, siempre que los activos

totales sean inferiores a 500 SMLV (2014, 308.250.000 u.m.) y planta de

personal no superior a diez trabajadores.

Acuerdo de voluntades (escrito que contiene el nombre e identificación

de los asociados) para las sociedades comerciales, el cual elevan a

escritura pública y lo protocolizan en la notaría y luego en la Cámara de

Comercio.

Si dentro de los bienes aportados existe un bien raíz, debe registrarse en

la oficina de instrumentos públicos y privados].

Estatuto o escritura pública debe contener

[La escritura pública debe contener las cláusulas consagradas en el Código de

Comercio para que pueda ser reconocida como social comercial.

Objeto social del negocio.

Denominación o razón social.

Capital social denominado en las sociedades anónimas y asimiladas

(capital autorizado, capital por suscribir y capital suscrito por cobrar) y en

las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas (cuotas o partes de

interés social) que aportan los asociados].

Requisitos de organización y puesta en marcha

[Formalidades del negocio tales como: registro de escritura en notarías,

registro mercantil en la Cámara de Comercio.

Registro en las empresas de seguridad social.

Recepción de los aportes de varios socios, el efectivo y activos

aportados en diferentes fechas.

Para sustentar el comprobante de contabilidad de constitución de la sociedad y

elaborar el estado de situación financiera inicial, se requiere esperar que el

proceso esté bien organizado y comenzar la actividad. Con ese fin se

registran en documentos todos los hechos económicos, para elaborar el

debido proceso contable de elaboración de comprobantes de contabilidad

previo a la emisión del estado de situación financiera inicial].

2. Factibilidad financiera

Toda empresa requiere tener factibilidad técnica, de mercadeo, legal y

también la financiera, que elaboran personas que tienen conocimiento en

cada uno de las áreas del conocimiento, lo que permite tomar la decisión de

llevar a cabo un proyecto.

En el mercado hay muchas tasas de rentabilidad. Por ejemplo, los CDT

tienen su tasa de rentabilidad (3.2% E.A.), lo mismo que las cuentas de

ahorro; las empresas necesariamente se miden por su rentabilidad y toman

como referente tasas de negocios similares del sector (9% E.A.).

A continuación se presentan algunos términos relacionados con la

factibilidad de los negocios:

Tasa de rentabilidad: todo proyecto o actividad comercial tiene su

rentabilidad intrínseca, la cual depende de la gestión, las estrategias de

mercados y la visión que se tenga del negocio.

Un empleado sin mayores expectativas de negocio puede aspirar a que sus

ahorros mensuales den una renta igual al 3% efectivo anual que ofrecen las

corporaciones financieras. Para un accionista del Sindicato Antioqueño, su

tasa de oportunidad es del 9% que en promedio ofrece el portafolio de las 100

empresas del grupo.

Tasa de oportunidad: todo comerciante (inversionista) tiene una tasa de

referencia a la cual está dispuesto a invertir su dinero o bienes, pero si

alguien le ofrece un nuevo proyecto con tasa mayor, lo acepta; entonces se

puede decir que tiene una nueva tasa de oportunidad. La tasa de

oportunidad es inherente al inversionista, y la tasa de rentabilidad es

inherente al proyecto.

La Sagrada Biblia nos habla: “Ve y vende todos tus bienes y sígueme”. Pues

esto se cumple siempre que las aspiraciones sean las de seguir la vida

religiosa. Otra cosa bien distinta sería: “Vende todos sus bienes e inviértelos

en el proyecto Editora EDUQA Editorial”, para que obtenga la rentabilidad del

10% anual.

Costo de oportunidad: el costo de oportunidad es lo que cuesta a la persona el

disfrute de algo; por ejemplo, la utilización de la moto para su transporte

tiene un costo de oportunidad por utilizarla para ir al trabajo y hacerla

esperar por usted cuando salga. En conclusión, es lo que deja de ganar

usted por tener esa plata invertida en la moto.

Cierre los ojos y considere que usted tiene en su bolso 50.000.000 u.m. y se

encuentra frente a dos opciones: antes de ir a clase, dejarlos depositados en

CDT por igual valor al 3% E.A. o comprarse el vehículo para ir a clase. ¿Cuál

sería la tasa de oportunidad o cuál el costo de oportunidad?

Costo de capital: es el costo que el inversionista debe pagar por utilizar

un dinero que puede ser de las instituciones financieras del país o

extranjeras para financiar los proyectos. Por esta razón se tiene en cuenta

que los costos de financiamiento sean inferiores a la rentabilidad del

proyecto, porque estos pueden consumir el proyecto y arrebatarle su

existencia.

Las siguientes son las instituciones o entidades financieras que disponen de

tasas de interés para créditos comerciales (ordinario) cuya vigencia la puede

encontrar en www.banrep.gov.co/tasas-colocacion

[En el caso de préstamo de Bancolombia, con una tasa del 11.93% anual

(la más económica del mercado financiero)], no es posible pagarlo con la

rentabilidad del proyecto del 9%, pero como debe tener otro capital

aportado por los inversionistas, estos deben sacrificar su rentabilidad hasta

que se pague el costo del préstamo.

http://www.banrep.gov.co/tasas-colocacion

A un empleado le queda fácil emprender un negocio con financiamiento,

primero porque puede sacrificar la rentabilidad de sus aportes propios para

pagar el costo del préstamo, o también, si son pocos sus aportes, puede

disponer de parte de su sueldo para el pago de los intereses, hasta que el

proyecto se estabilice.

El costo de capital de la entidad económica es el promedio de las tasas de

interés devengadas por los pasivos y por el patrimonio en calidad de:

obligaciones financieras, proveedores, pasivos laborales, otros pasivos y el

porcentaje del dividendo o participación pagada a los accionistas o socios.

Este costo planeado, como aparece en el siguiente cuadro, debe ser

generado por los activos puestos al servicio del negocio en un costo

promedio del 9.7%.

203. Costo promedio de capital: calcular el costo de capital para la

siguiente empresa:

Pasivos Total (1) Porcentaje (2) Costo (3) C. Promedio (4)

Obligaciones bancarias 30.000.000 15% 20% 3.00%

Obligaciones hipotecarias 20.000.000 10% 16% 1.60%

Beneficios a empleados 10.000.000 5% 12% 0.6%

Otros pasivos 40.000.000 20% 0 0

Patrimonio 100.000.000 50% 9% 4.5%

Total pasivos 200.000.000 Costo promedio de capital (5) 9.70%

(1) Valores tomados del estado de situación financiera del pasivo.

(2) Peso porcentual de cada una de las cuentas del pasivo.

(3) Costo exigido o pagado por cada clase de pasivo.

(4) Ponderación del costo por el peso porcentual de cada cuenta

(5) Sumatoria del costo ponderado.

Activo bruto mercantil: está compuesto por los activos vinculados

específicamente al negocio o establecimiento de comercio, producción,

servicios o comercialización, debidamente registrado en la Cámara de

Comercio del asiento principal de los negocios. Es importante no incluir

bienes innecesarios o improductivos en el activo bruto, porque aumentan

los impuestos de registro y disminuyen la rentabilidad sobre activos.

Proyecto de inversión: las inversiones en sociedades comerciales tienen

como sustento metodológico y razonable el plan de negocios donde se

plantea la vida económica posible que puede presentar en el futuro; de lo

contrario, sería invertir con el procedimiento del sentido común, el cual fue

importante en su época pero no hoy, cuando existen profesionales de todas

las áreas del conocimiento (mercadeo, finanzas, abogados, ingenieros

industriales) que pueden disminuir el riesgo al emprender un nuevo

negocio.

El proyecto de inversión consta en líneas generales de los siguientes títulos:

Objetivos generales y específicos.

Justificación.

Antecedente del proyecto.

Políticas y normas gubernamentales.

Análisis de la oferta y demanda del mercado.

Estudio de ingeniería del proyecto.

Aspectos legales y organizativos.

Evaluación financiera del proyecto.

Evaluación social.

Impacto en el medio ambiente.

Glosario.

Resumen ejecutivo.

La cultura de proyectos permite ver el horizonte de la empresa en su parte

de oferta y demanda de productos, como también la parte técnica y la

evaluación financiera para saber si se satisfacen las expectativas de desarrollo

de la sociedad y los beneficios planteados para sus dueños: los socios o

accionistas.

Consultar al colega profesional de la contaduría pública y preguntar: ¿con

base en qué elementos se fija la cuantía de los aportes sociales en la sociedad

comercial?

La viabilidad de la empresa se relaciona con la existencia y disponibilidad de

recursos económicos, humanos y materiales, y la financiera, con la tasa de

rentabilidad.

La Cámara de Comercio de Bogotá, en una de sus revistas, trajo los siguientes

requisitos para constituir la persona jurídica en el siguiente enlace:

www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Formalizacion-empresarial/Pasos-para-

crear-empresa.

Pasos para constituir su empresa como persona jurídica

1 Asesoría Idea de negocio o plan de empresa con Bogotá Emprende

2 Consultas Documentos necesarios y consultas virtuales previas.

3 RUT RUT: Registro Único Tributario

4 Documento Elaborar el documento de constitución de la sociedad

5 Formularios Diligenciamiento de formularios para formalizar la empresa

6 Formalización Registro de matrícula mercantil Cámara de Comercio de Bogotá

Formalidades en las sociedades

Las personas jurídicas, durante el primer mes de actividad de sus

negocios, deben cumplir con los siguientes requisitos formales detallados en

la cartilla de la Cámara de Comercio de Bogotá así:

Formalidad legal 1. [Acta de acuerdo de voluntades.

2. Minuta de constitución.

3. Escritura pública.

4. Protocolo notarial.

5. Registro ante la Oficina de Instrumentos Públicos y Privados.

6. Permiso de la Superintendencia de Sociedades.

7. Permiso de la Superintendencia Financiera (por la intervención en el

mercado de valores)].

El estudiante, para comenzar a confeccionar la carpeta para este tipo de

sociedad, debe conseguir la fotocopia de una escritura pública de una

sociedad de responsabilidad limitada para revisar cada una de las

cláusulas de constitución (consulte minutas de cualquier autor).

Formalidad comercial 1. [Consultar a la Oficina de Planeación Municipal si el lugar es apto para el

negocio.

2. Consultar a la Cámara de Comercio sobre la preexistencia del nombre

comercial del negocio.

3. Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de

la ciudad.

http://www.ccb.org.co/Cree-

4. Inscribir el o los establecimientos en el Registro Mercantil.

5. Inscribir los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio (libro mayor y

balances, libro diario y libro de inventarios y balances, libro de actas, de

registro de socios, de asamblea de accionistas y de junta de socios, según

el caso de cada país).

6. Obtener el certificado de matrícula mercantil.

7. Llevar contabilidad.

8. Pagar el impuesto de registro de capital social].

Se recomienda conseguir tres fotocopias: una del registro mercantil de la

persona jurídica, otra del establecimiento de comercio, y una del

certificado de representación y gerencia.

Formalidad laboral 1. [Inscribir la sociedad y a los trabajadores en las empresas prestadoras de

servicio de salud (EPS) y en administradoras de pensiones y cesantías

(FAP).

2. Afiliación de la empresa a Cajas de Compensación Familiar, del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA].

Formalidad de funcionamiento 1. [Visita y concepto de bomberos.

2. Derechos de autor SAYCO Y ACINPRO.

3. Matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud].

Formalidad tributaria 1. Inscripción de la sociedad en el Registro Único Tributario (RUT).

2. Realizar las declaraciones dentro de los plazos establecidos.

3. Impuesto de industria y comercio, tableros y avisos.

4. Impuesto de renta y complementarios.

5. Retención en la fuente a título de renta, si es agente retenedor.

6. Retención en la fuente a título del impuesto a las ventas (IVA).

7. Generar impuesto en las ventas y descontar los impuestos pagados en la

compra de mercancías.

8. Impuesto predial unificado.

9. Impuesto de vehículos].

[Las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) son

sancionadas por no actualizar la información dentro del mes siguiente al

hecho que genera la actualización; la sanción también es válida para los

entes económicos sociales.

La actualización del RUT tendrá lugar cuando se modifiquen los datos de

identificación, ubicación y clasificación para las personas naturales. Para

las personas jurídicas, además de los anteriores, se consideran cambios

en el estado de la organización, representación legal, junta directiva, socios,

revisoría fiscal o cualquier otro hecho que implique modificación de los

datos inicialmente consignados en el registro].

Se recomienda conseguir un Registro Único Tributario (o su equivalente en

su país de origen) de persona jurídica para observar las responsabilidades

del contribuyente:

www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes3.html.

3. Ciclos del negocio

Ciclo de vida: nace con los aportes hechos por el inversionista (persona

natural) para conformar la sociedad comercial. Se requieren unos recursos

permanentes para no perder capacidad de negociación y que permitan, a

través de las actividades, la generación de flujos de beneficios del periodo

para distribuirlos entre los accionistas y para capitalizarlos en calidad de

reservas.

Ciclo de efectivo: comienza con los primeros aportes sociales en efectivo o

equivalentes al efectivo con los que se adquieren las propiedades, planta y

equipo [activo fijo] para colocar en marcha la empresa. Luego se compra a

crédito la materia prima, se procesa y se obtienen los artículos que se

colocan en calidad inventario disponible para la venta. Se vende luego a

clientes, quienes se demoran en pagar, y en el momento de la recuperación

de la cartera en efectivo se cancelan proveedores de materia prima para

comenzar el nuevo ciclo del efectivo.

Ciclo de crecimiento: la sociedad inicia sus operaciones desde el

momento de su creación hasta que llega a su máximo desarrollo mediante

http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes3.html

la ampliación de nuevas plantas, nuevos productos, creación de sucursales,

adquisición de subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, para lo cual

requiere de nuevas capitalizaciones mediante la emisión de acciones,

cuotas o partes de interés, en procura siempre de su crecimiento económico

y del bienestar para sus asociados.

Ciclo de maduración: cuando llega al punto culminante de su desarrollo, se

inicia una etapa nueva de pérdida de la imagen del producto, obsolescencia

de la maquinaria, pérdida de clientes, pérdida de rentabilidad, hasta llegar

al punto de la disolución y liquidación cuando las pérdidas consuman el

capital social en un porcentaje mayor al 50%. Esta causal es diferente en otros

países.

4. Proceso contable

Contabilidad general: es el proceso metodológico de causación

(acumulación o devengo) de todas las transacciones que realiza la

empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las Normas

Internacionales de Información Financiera. El proceso consiste en la

identificación y reconocimiento, medición inicial y posterior, clasificación,

registro, interpretación, análisis, evaluación e informe y revelación de

todas las operaciones en desarrollo de la actividad comercial y de acuerdo

al objeto social.

La validez de la contabilidad se prueba mediante el cumplimiento de

todas las formalidades comerciales y de la aplicación de NIIF con los

conceptos y principios generales que se expusieron en el capítulo 3, de

conformidad para las pymes en sus secciones 1 y 2, como también

mediante el proceso de revisión y verificación que aplica el auditor o

revisor fiscal en sus afirmaciones de existencia de bienes bajo el control del

ente económico.

Para facilitar el proceso contable se aplicarán cada uno de los pasos y

operaciones comunes para dar cumplimiento a los seis fundamentos básicos

del ciclo contable.

[Se entiende por ciclo contable el proceso lógico para elaborar la contabilidad en

forma manual o sistematizada, el cual permite, a través de la recolección de

los soportes de contabilidad, elaborar el comprobante de contabilidad para

llevarlo a los libros auxiliares y al libro diario y para que este a su vez alimente

el libro mayor, para luego obtener los estados fi os. El marco conceptual

del ciclo contable, como primer elemento del proceso contable, son las NIIF

plenas para grandes empresas, NIIF para las pymes y guías para las

microempresas].

Se recomienda: revisar en especial el capítulo 6 sobre ciclo contable de este

libro, donde se explican con mayor detalle los conceptos que se requieren

para elaborar y preparar los estados financieros.

1. Concepto de cuenta: es como un individuo con capacidad de dar y

recibir, que permite causar y acumular todas las transacciones

homogéneas del periodo contable. Así mismo acontece con todas las

cuentas correspondientes al activo: en la parte izquierda (débito) recibe y

acumula en el saldo, y en la parte derecha (crédito) da o saca dinero, paga

y disminuye el saldo.

En las cuentas de pasivos sucede lo contrario: en la parte derecha recibe

todos los préstamos y adquiere obligaciones que acumula en el saldo

crédito, y en la izquierda paga sus obligaciones, que disminuyen el saldo.

Todas las cuentas se agrupan en el plan de cuentas, que consiste en cuentas

maestras resultado de la unificación de criterios. Esto permite ajustar todas las

transacciones a cuentas modelos aplicables a la actividad comercial de acuerdo

a la naturaleza de las operaciones de la empresa.

Para desarrollar el proceso contable coherente y unificado existe un código

para cada cuenta y subcuenta que interviene en los negocios de los

comerciantes, tanto para personas naturales como para las jurídicas, que se

aplican para unificar la información en el ámbito nacional y rendir

información a los dueños, empleados, proveedores e instituciones del

Estado.

El estudiante debe consultar el plan de cuentas que haya elaborado la

empresa con base en las políticas contables adoptadas de acuerdo al

conjunto de NIIF para pymes {o NIIF plenas para las empresas que tienen

la obligación de rendir información pública}, y colocar los códigos a cada

uno de los soportes de contabilidad, por cada cuenta afectada en las

diferentes transacciones del negocio. La dinámica general de las cuentas

obedece a la regla de oro de la contabilidad: toda cuenta que recibe se

debita; toda cuenta que entrega se acredita. Quien aplique esta regla a

cabalidad sabe mucha contabilidad (Anónimo).

Estructura del plan de cuentas

El plan de cuentas siempre conservará la siguiente estructura:

El primer dígito para la clase (1. Activos, 2. Pasivo, 3. Patrimonio, 4.

Ingresos, 5. Egresos, 6. Costos, 7. Costo de producción). (Ver gráfico 20

sobre el proceso de acumulación de las operaciones).

Los dos primeros dígitos identifican los grupos de cuentas (11. Efectivo o

equivalente a efectivo, 12. Inversiones, 13. Deudores, etc.).

Los cuatro primeros dígitos se refieren a las cuentas mayores (1105 Caja

general, 1205 Inversiones, 1305 Cartera, etc.).

Los seis primeros dígitos se refieren a las cuentas auxiliares (110505 Caja

general, 120505 Agricultura, ganadería, 130505 Nacionales, etc.), pero

pueden considerarse ocho o más dígitos en la cuenta auxiliar de

acuerdo a las necesidades de la información.

2. Plan de cuentas: no puede existir un único plan de cuentas para todas las

empresas que existan de un sector determinado, como por ejemplo los

comerciantes de venta de mercancías y servicios, porque tienen que

fundamentarse para cada empresa, con base en las NIIF que requieran de

acuerdo a sus necesidades particulares.

3. Documentos soportes: se requieren para documentar el proceso de la

contabilidad.

4. Libros de contabilidad: son los documentos principales del negocio, porque

además de recoger la historia económica de la empresa, sirven de prueba en las

controversias judiciales y de impuestos.

5. Ajustes contables: porque en todo proceso existen errores u omisiones,

las cuales se salvaguardan con nuevos registros de corrección.

6. Informe de gestión: donde se dan a conocer, a los usuarios de la

información, el estado de la situación financiera de la empresa, junto con

los demás estados financieros y las notas de contabilidad, que muestran

los resultados de la organización y les dan certeza sobre la continuidad

de la empresa.

Actualización del plan maestro de cuentas: cuando la contabilidad está

sistematizada, los programas de contabilidad siempre vienen con unos

planes de cuentas, los cuales se deben adaptar el plan de la empresa y a

sus políticas contables. Por ejemplo, si la cuenta 110505 Caja general es de

tipo cuenta mayor y de nivel cuatro, esto quiere decir que no tiene cuenta

auxiliar para ingresar operaciones, la cual debe crearse como 11050501.

El estudiante debe conformar una carpeta donde guarde los documentos

debidamente elaborados en la medida en que se desarrolla el ejercicio.

Codificación del soporte: la codificación de soportes de contabilidad

consiste, según el profesor Bolaños, en leer la operación para identificar las

cuentas que intervienen, determinar la causa y el efecto de la transacción en

la cuenta, si aumenta o disminuye su saldo.

5. Constitución

La constitución de la sociedad comercial se ejecuta en varios actos

mercantiles que implican el uso de soportes de contabilidad y el pago de

gastos de organización y puesta en marcha. Todas las erogaciones

preoperativas son necesarias para darle vida jurídica a la sociedad. Estas

erogaciones son exitosas si se cumple el objetivo de la constitución y

puesta en marcha, como acontece con los proyectos factibles financiera,

económica y socialmente, o son infructuosas si no es viable la propuesta por

falta de recursos. Estos gastos se llevan a la contabilidad de la sociedad

como gastos en el estado de resultados una vez constituida la idea, o se

distribuye entre los promotores si esta no es exitosa.

Los actos dependen del tiempo que requiera la organización y de la puesta en

marcha y se pueden asociar a los siguientes actos:

Reuniones de sensibilidad de potenciales socios.

Visitas a ferias nacionales e internacionales para observar maquinarias,

nuevas tecnologías y procedimientos, exposición de investigaciones,

etcétera.

Contrato del estudio de factibilidad.

Asesoría en el estudio de crédito ante instituciones extranjeras.

Asesoría jurídica sobre la constitución del negocio y requerimiento

ante las autoridades del Estado y municipales.

Registro de escrituras en notaría, Oficina de Documentos Públicos y

Privados (cuando tienen bienes inmuebles), impuesto de registro.

Registro mercantil.

Impuesto de registro sobre capital social de las limitadas y sobre capital

suscrito de las anónimas.

El 15-06-15 los promitentes socios Andrés Botero y Carlos Sarmiento

tuvieron las primeras conversaciones, concluyeron hacer los gastos de

estudio y, en caso de resultar exitoso el negocio, denominarlo

Electrodomésticos Ltda., cuyo objeto social es la compra y venta de

electrodomésticos y muebles para el hogar para funcionar en la ciudad de

Bogotá, Cundinamarca.

204. Estudio de factibilidad: el socio Andrés Botero contrató el estudio de

factibilidad del negocio con la firma Fierro Asociados S.A., quienes

cobraron la suma de 5.000.000 u.m.

Conceptos preoperativos Cuentas Total base Tarifa Retención Cuentas

Proyecto de factibilidad 511030 5.000.000 10% 500.000 23651501

Para efectos del método pedagógico se presenta el registro en forma del

registro con el cual se codificaría manualmente el soporte contable.


521025 Asesoría fi 5.000.000

236515 Honorarios 500.000

235510 Socios. Andrés Botero 4.500.000

Registra el pago del estudio de asesoría de factibilidad financiera del proyecto, NCO 01

Como hasta el momento la sociedad no tiene efectivo, uno de los socios

promotores de la idea se encarga de hacer los gastos propios de

prefactibilidad, constitución y puesta en marcha, los cuales serán

reembolsados en el momento de disponer del efectivo o como descuento

de su aporte social.

Los valores pagados se llevan al gasto que corresponda de asesoría

financiera, jurídica y de avalúos, porque las nuevas normas no admiten

los activos diferidos (cargos diferidos o gastos pagados por anticipado);

también porque en NIIF para pymes no hay asociación entre el gasto y el

ingreso. Otra razón es que su medición no es fiable y hay mucho esfuerzo

para determinar el tiempo de amortización.

El comprobante de pago por concepto del estudio de factibilidad se hace

por medio de nota de contabilidad debido a que la empresa aún no tiene

papelería, y con base en el soporte que entregue el beneficiario del pago.

205. Gastos notariales: con motivo de la legalización de la sociedad se

pagan los siguientes gastos: ante la notaría para su protocolo

(guardar) de la escritura pública, el 1.5% sobre el capital aportado

(100.000.000 u.m.); ante la Cámara de Comercio para el registro

mercantil, el 1.0%; y el impuesto de registro de capital de 0.7% sobre

la misma base. Los gastos fueron pagados por el socio Andrés

Botero.

Gastos legales Cuentas Total base Tasa Retención Cuentas

Gastos notariales 524005 1.500.000 0 0 23651501

Registro mercantil 524010 1.300.000 0 0 23652501

Impuesto de registro 524010 700.000 0 0 23652501


524005 Gastos notariales 1.500.000

524010 Registro mercantil 2.000.000

235510 Socios. Andrés Botero 3.500.000

Registra constitución de la sociedad ante la Notaría NCO 02

206. Otros gastos: con motivo de la legalización de la sociedad se pagan los

servicios de asesoría jurídica por 1.000.000 u.m. y servicios de

publicidad por 1.000.000 u.m. Los gastos fueron pagados por el socio

Andrés Botero.

Gastos varios Cuentas Base Tarifa Retención Cuentas

Asesoría jurídica 511025 1.000.000 10% 100.000 23651501

Servicios de publicidad 513590 1.000.000 4% 40.000 23652501


511025 Asesoría jurídica 1.000.000

513590 Servicios de publicidad 1.000.000

23651501 Honorarios 10% 100.000

23652501 Servicios 4% 40.000

235510 Socios. Andrés Botero 900.000

235510 Socios. Andrés Botero 960.000

Registra gastos de constitución de la Sociedad ante la Notaría NCO 03

Impuesto de industria y comercio (ICA): al iniciar las actividades se hace la

inscripción de la empresa en el registro del impuesto de industria y comercio,

tablero y avisos ante la Alcaldía sin ningún costo. Se calcula y paga sobre

los ingresos de la actividad comercial, de servicios o de industria de cada

bimestre en la medida en que se desarrolla la actividad.

Aportes sociales: una vez constituida la sociedad, comienza el periodo de

recolección de aportes sociales, que no siempre se reciben en un solo día y

en ocasiones toman un plazo prudente de tiempo. Estos se recogen en

recibos de caja (efectivo) o en notas de contabilidad (bienes) aprobados por

los demás socios.

Los aportes sociales son todos los bienes y derechos representados en

efectivo o equivalente al efectivo, propiedades, planta y equipo que los

socios llevan al fondo social para cumplir con las inversiones que se

proyectan y para darle capacidad productiva a la empresa, de manera que

permita desarrollar el objeto social propuesto, en el proyecto de inversión, de

los siguientes elementos:

Capital de trabajo, como efectivo para pagar la nómina de las primeras

quincenas, adquirir los inventarios para uno o dos meses de ventas hasta

tanto llega el flujo propio de efectivo para hacer nuevas compras y

ejecutar otros gastos.

Inversiones fijas, como propiedad, planta y equipo aportado o

comprado para el desarrollo del objeto social, tales como edificios,

terrenos, vehículos, muebles, etcétera.

Gastos de constitución o gastos que se hacen por una sola vez para

organizar la empresa en forma legal, administrativa y de publicidad para

presentar la empresa en sociedad, tales como los gastos de

constitución, asesoría jurídica, financiera, inauguración, estudio del

proyecto, etcétera.

Si la empresa se constituye como persona jurídica, cambia el concepto de

capital personal que se observó en el tema anterior por el de capital social.

Las cuentas del plan de cuentas tienen la misma validez para ambas clases de

sociedades comerciales: de personas o de capital.

Qué pueden aportar los socios o accionistas

Los asociados pueden aportar toda clase de bienes, con excepción de

aportes créditos para los socios de sociedades de responsabilidad limitada y

para los socios comanditarios de la sociedad en comandita simple.

207. Aportes de socios: el 15-11-15 los socios aportan cada uno la suma

equivalente a 50.000.000 u.m. para formar el capital pagado de

100.000.000 u.m., dividido en 100.000 cuotas de capital de valor

nominal de 1000 u.m. cada una, según consta en Escritura Pública 1145

05-11-2015. Los recibos de caja deben ser codificados, al igual que las

notas de contabilidad de compensación de aportes, en cuentas

apropiadas para el tipo de sociedad de responsabilidad limitada. En

su parte inferior deben llevar el siguiente registro (imputación

contable).


110505 Caja general 40.140.000

311505

31150502

Cuotas o partes de interés social

Andrés Botero, 40.140 cuotas

40.140.000

Registra constitución de sociedad limitada con aportes en efectivo, RC 01


235510 Socios 9.860.000

311505

31150502


Andrés Botero, 9860 cuotas

9.860.000

Registra restitución de gastos en la constitución de la sociedad, NCO 0004


110505 Caja general 50.000.000

311505

31150501


Carlos Sarmiento, 50.000 cuotas

50.000.000

Registra constitución de sociedad limitada con aportes en efectivo, RC 002

Se elaboraron los recibos de caja y las notas de contabilidad

correspondiente para dar inicio a la empresa, con el fin de que el

estudiante reconozca los documentos y repita el ejercicio del ejercicio

contabilidad-general-en-excel.

Por los 9.860.000 u.m. se prepara la nota de contabilidad, primero para

reembolsar los gastos preoperativos y, segundo, para completar el aporte del

socio Andrés Botero.

Se recomienda al estudiante discutir y proponer otros ejemplos de aportes

sociales de los dueños de la empresa, como por ejemplo: muebles y

enseres, mercancías, títulos valores, vehículos y toda clase de propiedad

raíz, pues los aportes sociales no solo serán en efectivo.

Comprobante de contabilidad: el primer comprobante se elabora

reuniendo todos los soportes de contabilidad (recibos de caja,

consignaciones, comprobantes de pago, notas de contabilidad)

debidamente codificados y resumidos en operaciones homólogas de la

apertura, para guardar consistencia con el proceso histórico de la

contabilidad.

Electrodomésticos Ltda.

Bogotá Cundinamarca

Comprobante de contabilidad N°. 01

Fecha: 15-11-15 Constitución

Código Cuentas Parciales Débitos Créditos

1105 Caja 90.140.000

110505 Caja general 50.000.000

110505 Caja general 40.140.000

5140 Gastos legales 3.500.000

514005 Gastos notariales 1.500.000


5110 Honorarios 6.000.000

511025 Asesoría Jurídica 1.000.000

511030 Asesoría financiera 5.000.000

5135 Servicios 1.000.00

513590 Servicios de publicidad 1.000.000

2355 Deudas con accionistas o socios 9.860.000

235510 Socios 9.860.000

2355 Deudas con accionista o socio 9.860.000

235510 Socios 9.860.000

2365 Retención en la fuente 640.000

236515 Honorarios 10% 600.000

236525 Servicios 4% 40.000

3115 Aportes sociales 100.000.000

31150501 Cuotas o partes de interés 50.000.000



Sumas iguales 110.500.000 110.500.000

Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

El comprobante de contabilidad recogió todos los actos preoperativos de

la constitución de la sociedad comercial para dejar clara la historia de

organización y la puesta en marcha. Hasta aquí se han aplicado parte de

elementos del ciclo contable como única metodología para elaborar la

contabilidad y sus informes financieros.

208. Estado de situación financiera de apertura [balance de apertura]: es

el estado de la situación económica del ente económico en el

momento de constitución para comprobar el ingreso de los aportes

sociales.

Electrodoméstico Ltda.

Estado de situación financiera de apertura

A 1o de Diciembre de 2015



1105 Caja 90.140.000 2365 Retenciones 640.000

5140 Gastos legales 3.500.000 3115 Capital social 100.000.000


5135 Servicios 1.000.000

Total activos 100.640.000 Total Pasivo y Patrimonio 100.640.000

Gerente Contador

El anterior Estado de situación financiera de apertura de la sociedad

comercial debe incluirse en el acta de constitución elevada a escritura

pública, protocolizada en la notaría y registrada en el comprobante de

contabilidad de apertura, y se sigue el proceso del ciclo contable, el cual

registra el momento en que se cumplieron los requisitos de constitución.

Según las NIIF para pymes, no se aceptan cargos y gastos diferidos. Estas

se presentan cuentas del estado de resultados porque otro modo de

presentarlos sería con pérdidas cuando aún no se han iniciado las labores.

Este elemento queda para su respectiva su discusión.

Los aportes sociales han quedado en las arcas de la empresa, de donde se

deduce la ecuación contable de Activos = Pasivo + Patrimonio, sobre la

primera transacción en la vida económica de la sociedad.

El estado de resultados muestra los beneficios y sacrificios que se llevan a cabo

durante el periodo contable para obtener las utilidades del periodo, que

se retribuyen en calidad de mantenimiento del patrimonio y de

participaciones a los socios o dueños. Este estado no se presenta porque

no han ocurrido transacciones que involucren actividades de ingresos

ordinarios y de gastos.

Libros de contabilidad: los libros de contabilidad se elaboran de tal

manera que se garantice su autenticidad e integridad. Son de dos clases:

libros auxiliares y libros principales. (Se recomienda ver los libros en el

ejercicio contabilidad-general- excel-2014).

Libros auxiliares: los soportes, junto con el comprobante de contabilidad,

se llevan a los libros auxiliares para luego obtener de ellos la información

respectiva para la elaboración de los estados financieros de prueba, que

para este caso se presentan en forma manual, y luego el reporte por el

sistema.

1105 Caja

Cuenta control


15-11 Comp. contable 01 90.140.000 90.140.000

El procedimiento en los libros auxiliares de contabilidad es igual al que se

utilizó en el negocio de persona natural, donde se recomendó que la

primera hoja se dejara para el control de los registros del comprobante de

contabilidad que permitieran balancear la cuenta para determinar los saldos

de los estados financieros. Las siguientes hojas del libro son para las

cuentas auxiliares de la cuenta mayor Caja, donde se registran los soportes

de la contabilidad en la caja general, caja menor, etcétera.

1105 Caja

110505 Caja general


15-11 RC aportes Carlos 02 50.000.000 50.000.000

15-11 RC aportes Andrés 01 40.140.000 90.140.000

El débito en la cuenta Caja general es el primer registro de ingreso de efectivo,

producto del aporte social y del proceso de constitución de la sociedad. Es

también el primer registro de contabilidad, con la consecuente

contrapartida en la cuenta de Capital social, donde quedan representados

los derechos de los socios que hicieron el aporte.

3115 Aportes sociales Cuenta control


15-11 Comprobante contable 01 100.000.000 100.000.000

Como la cuenta de capital tiene varios aportes, es necesario abrir cuantas

cuentas auxiliares sean necesarias para identificar a los inversionistas por

su nombre y valor aportado.

3115 Aportes sociales

31150501 Andrés Botero


15-11 42.040 cuotas capital 01 40.140.000 40.140.000

15-11 7960 cuotas capital 04 9.860.000 50.000.000

3115 Aportes sociales 31150502 Luis Carlos Sarmiento


15-11 50.000 cuotas capital 02 50.000.000 50.000.000

Al continuar con el registro de los gastos legales y financieros impuestos en el

proceso de poner el marcha proyecto, también se debe tener su libro auxiliar,

lo mismo que la cuenta del pasivo por la retención hecha a nombre de la

empresa y por la cuenta del socio Andrés Botero que facilitó los dineros para

los primeros pagos necesarios para la puesta en marcha; de lo contrario no

hay apertura de la sociedad.

5140 Gastos legales

Cuenta control

2015 Detalle No Débito Crédito Saldo


5140 Gastos legales

514005 Gastos notariales


15-11 Notaría 5 01 1.500.000 1.500.000

5140 Gastos legales

514010 Registro mercantil


15-11 Cámara de Comercio 01 2.000.000 8.200.000

Los gastos se llevaron a gastos del periodo porque, como se viene diciendo,

en las NIIF pymes no existe la asociación de gastos con los ingresos del

periodo.

5110 Honorarios

Control



5110 Honorarios

511025 Asesoría jurídica


15-11 Estudio jurídico 01 1.000.000 1.000.000

5110 Honorarios

511030 Asesoría fi


15-11 Estudio de factibilidad 5.000.000 5.000.000

5135 Servicios

Control


15-11 Comprobante contabilidad 01 1.000.000 1.000.000

5135 Servicios

513590 Publicidad


15-11 Caracol S.A. 01 1.000.000 1.000.000

La cuenta del socio Andrés Botero por los dineros prestados debe tener el

sustento en la contabilidad para dejar en la memoria contable todos los

pasos de la constitución.

2355 Deudas con accionistas o socios Cuenta control



15-11 Comprobante contable 01 9.860.000 0

2355 Deudas con accionistas o socios 235510 Socios. Andrés Botero


15-11 Estudio factibilidad 01 4.500.000 4.500.000

15-11 Estudio legal 03 900.000 5.400.000

15-11 Gastos de publicidad 03 960.000 6.360.000

15-11 Registro E. pública 02 1.500.000 7.860.000

15-11 Registro mercantil 02 1.300.000 9.160.000

15-11 Impuesto de registro 02 700.000 9.860.000

15-11 Canceló préstamo 04 9.860.000 0

La obligación de retención en la fuente para con el Estado también debe

tener su libro auxiliar de contabilidad y cuenta separada, donde se expongan

todos los valores retenidos a su favor.

2365 Retención en la fuente Cuenta control


15-11 Comprobante contable 01 640.000 640.000

2365 Retención en la fuente 23651501 Honorarios 10%


15-11 Fierro Asociados Ltda. 500.000 500.000

100.000 100.000

2365 Retención en la fuente 23652501 Servicios 4%


30-11 Caracol S.A. 40.000 40.000

Puede observar los libros de contabilidad en el ejercicio contabilidad-

general-en- excel, donde con un clic en el hipervínculo del MENU numeral

7 mostrará los libros auxiliares (11 disponible, 12 Inversiones, 13 Deudores,

etc.), los cuales disponen en la primera hoja de los comprobantes de

contabilidad para que siga el procedimiento y su respectivo diligenciamiento.

En el numeral 8 encontrará los libros principales.

Libros principales: los libros principales también tienen que ser objeto de

registro contable en la medida en que se editan los comprobantes de

contabilidad porque el proceso es integral y no como en el caso particular

de la contabilidad manual, que siempre se registra después que se han

emitidos los estados financieros.

El ejemplo didáctico de la contabilidad-general-en-excel expone tanto la

apertura como los libros principales después del cierre del mes de diciembre.

6. Organización

Puesta en marcha: es necesario que los directivos de la empresa tomen las

primeras decisiones tendientes a disponer de los elementos necesarios

para el logro de los objetivos, que consisten en abrir la cuenta corriente,

constituir el fondo fijo de caja menor, hacer inversiones en propiedad,

planta y equipo, firmar el contrato de arrendamiento, contratar e inducir al

personal de apoyo en ventas, almacén y gerencia.

209. Apertura cuenta corriente: el día 5-12-15, con el dinero disponible en

caja, se abre la cuenta corriente en el Banco Colombia número

07649100100; primero, por la seguridad en el manejo de los dineros;

segundo, para dejar constancia del ingreso de los aportes sociales en

efectivo; y tercero, porque es una medida de control que los dineros

recibidos el día anterior ingresen intactos a las cuentas corrientes el

día hábil siguiente.


11100501 Banco Colombia 90.140.000

110505 Caja general 90.140.000

Registra apertura de cuenta corriente, NC N°. 05

De ahora en adelante se expondrán algunos libros auxiliares del sistema,

no todos, con el objetivo de que sean verificada con los que lleva el

estudiante en su carpeta de trabajo manual.

210. Constitución de caja menor: empresa que se respete no hace ningún

pago de gastos chicos con los dineros disponibles en caja general,

sino que constituye cajas menores. Por consiguiente, se giró el

primer cheque para constituir el fondo fijo de caja menor por valor

de 500.000 u.m., a nombre de la secretaria María Ángel Caquimbo

Fierro.


110510 Caja menor 500.000

111005 Moneda nacional 500.000

Registra constitución caja menor administración, Cheque 01, CE N°. 001

La caja menor se afecta solamente en los siguientes casos; de lo contrario,

permanece intacta en calidad de efectivo disponible, independientemente

de que contenga recibos de caja menor:

Se debita Se acredita

Cuando se crea Se aumenta el saldo Se disminuye el fondo Se cancela

Los gastos que se realizan con los fondos de la caja menor se reembolsan

cuando se haya gastado el 80% del fondo fijo, y las erogaciones

realizadas se llevan a las cuentas de gastos correspondientes solamente

cuando se hace el reembolso. Es como si se pagara el conjunto de gastos de

un periodo con un solo cheque. Se recomienda reembolsar la caja menor

siempre que finalice cada periodo de cierre de operaciones para que el

saldo que se exponga como efectivo represente un verdadero efectivo o

equivalente al efectivo [disponible].

El control que se ejerce a la persona responsable de la caja menor es el

arqueo de caja para comprobar que el fondo fijo se mantiene por igual

valor, ya sea en dinero o en recibos debidamente firmados y sellados

cuando fuere el caso. Sin embargo, hay que comprobar la retención en la

fuente en los pagos siempre y cuando cumplan los requisitos de la base

gravable.

Otras inversiones: conocidas anteriormente como inversiones diferidas,

pero con el nuevo orden contable no existen diferidos; serán otras

inversiones en gastos necesarios para la puesta en marcha, como por ejemplo

el pago de estudios previos a la inversión, asesoría financiera, asesoría legal,

arrendamientos anticipados, gastos de constitución, inauguración del

negocio, etcétera, para darle funcionalidad a la empresa y permitirle

desarrollar el objeto social.

211. Contrato de arrendamiento: el 05-12-15 se firmó y pagó el

contrato de arrendamiento con cinco días de anticipación por valor

de 1.500.000 u.m. a Rocha Ltda.


522010 Arrendamientos 1.500.000

240802 Impuesto al valor agregado (10%) 150.000

233540 Arrendamiento 1.590.000

236830 Arrendamientos (3.5%) (27 UVT) 52.500

236805 Arrendamientos (0.5%) (4 UVT) 7500

Registra causación de arrendamiento, se hace retención porque cumple las bases, NC N°.005

La causación es un paso previo al pago. Además, el comprobante de pago

no tiene sino la imputación del banco y la obligación por pagar. No entran

a participar otras cuentas.



11100501 Banco Colombia 1.590.000

Registra pago de arrendamiento anticipado, CE N°.002

Con el fin de reportar al estudiante al ejercicio de contabilidad-general-

en-excel se omiten los libros auxiliares y principales, así como los soportes

de contabilidad; solamente se expondrá el registro de la transacción y el

comprobante de contabilidad para que se haga el seguimiento desde este

libro.

El siguiente es el comprobante de contabilidad 02 sobre las operaciones

de organización, las cuales, en forma manual, se reportan así:



Comprobante de Contabilidad N°. 02

Fecha: 10-12-15 Organización


1110 Bancos 90.140.000


1105 Caja 500.000

110510 Caja menor 500.000


512010 Construcciones y edificaciones 1.500.000

2335 Costos y gastos por pagar 1.590.000



240802 Impuesto descontado 150.000

110505 Caja 90.140.000

110505 Caja general 90.140.000

1110 Bancos 2.090.000






236530 Arrendamientos 52.500

2368 Impuesto de industria y comercio 7.500


Sumas iguales 93.880.000 93.880.000

Preparado


Los comprobantes de contabilidad sirven de base para el registro, en

primer lugar, de la hoja de control de los libros auxiliares y de terceros y,

en segundo lugar, del libro diario columnario, donde se acumularán con

otros comprobantes hasta el 30 de noviembre (observar contabilidad-

general-en-excel) para luego pasarlo al libro mayor y balances.

Los dos comprobantes de contabilidad en el sistema manual y el

comprobante de diario general en el sistema coinciden por todas las

operaciones que se hicieron hasta el 10/12/14.

7. Inversión

Otro aspecto importante para llevar a cabo el negocio es que el efectivo sea

suficiente para comprar los implementos logísticos programados en el plan

de inversiones como muebles y enseres, máquinas, inmuebles, vehículos,

etcétera, para el cumplimiento del objeto social.

212. Para realizar el proyecto se revisa el estudio de factibilidad para

conocer con certeza cuáles son los elementos que se necesitan,

como también las especificaciones técnicas. El día 15-12-15 se

compraron muebles y enseres a Industrias El Roble Ltda.


152405 Muebles y enseres 5.800.000

233595 Otros 5.650.000

236540 Compras (3.5%) 125.000

236805 ICA retenido (0.05%) 25.000

Registra causación de la compra de muebles y enseres, NCO. N°. 006

[El impuesto al valor agregado pagado en la adquisición o importación de

maquinaria, no genera descuento especial en la cuenta 2408 IVA por pagar;

por consiguiente, se considera como un mayor valor del costo (confróntese la

norma de su país)].

Otro aspecto importante en el registro anterior es la deducción de la

retención en la fuente en todo pago de bienes por concepto de comprar

de mercancías, muebles y enseres y pagos de servicios personales tanto a

título de renta como de ICA, para no caer en evasiones e incumplimiento de

las obligaciones tributarias.

[La causación de la retención en la fuente se hace en el momento de la

causación del registro contable, excepto las erogaciones laborales, que se hacen

en el momento del pago.

Se utiliza solamente el grupo de cuentas 52 Operacionales de ventas cuando la

empresa no tenga bien definidas las líneas de autoridad que permitan identificar

los gastos en la 51 Operacionales de administración y en la 52 Operacionales de

ventas].


233595 Otros 5.650.000

11100501 Banco Colombia 5.650.000

Registra el pago de la factura de muebles y enseres, CE N°. 003

Las operaciones con las propiedades, planta y equipo pueden ser

múltiples, pero como se trata de mostrar una operación, estas se

acumulan en el comprobante de contabilidad de inversiones así:




Fecha: 15-12-15 Inversiones


1524 Equipo de oficina 5.800.000

152405 Muebles y enseres 5.800.000


233595 Otros 5.650.000

1110 Bancos 5.650.000



233595 Otros 5.650.000


236540 Compras 125.000

2368 Impuesto de industria y comercio 25.000

236805 ICA retenido 25.000

Sumas iguales 11.450.00 11.450.000

Preparado Revisado Aprobado

Contabilizado

8. Operaciones de compras

Para iniciar operaciones y abrir las puertas al público, se dispone de mercancía

necesaria para atender el público con buena imagen corporativa desde el

inicio.

213. Facturas de compra: el 16-12-15 se compran mercancías para la venta

—factura de venta 39552 por valor de 19.952.000 u.m., de Cacharrera

Mundial S.A. — las cuales están gravadas con la tarifa del 16% por

concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también la

empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el

soporte interno mediante una nota de contabilidad.


143536 Inventario electrodoméstico y mueble 17.200.000

240802 Impuesto sobre las ventas por pagar 2.752.000

220505 Nacionales 19.436.000

236540 Compras (2.5%) 430.000

236805 ICA (0.5%) 86.000

Registra la compra de mercancías no fabricadas por la empresa, FC39552 y NC 008

Se recomienda elaborar la nota de contabilidad para registrar cada una de las

compras en lo manual, porque la factura de compra no es documento

suficiente y competente para registrar operaciones de la empresa. Siempre

que exista un documento externo debe existir uno interno.

La base para liquidar el IVA es el costo de las mercancías. Igual para la

retención en la fuente a cualquier título, que debe hacer la persona que

compra a una tasa del 2.5%, y para la retención en la fuente a título de

impuesto de industria y comercio al 0.5%.

Se cobra retención en la fuente a título de impuesto de renta y

complementarios, de industria y comercio tableros y avisos a igual nivel de

régimen común y también al de régimen simplificado, el cual es asumido por

la empresa:

Cobran retención en la fuente a título de:

Impuesto de renta y complementarios y de industria y comercio tableros y avisos

Empresas del Estado Grandes contribuyentes Régimen común

Empresas del Estado Gran

contribuyente Régimen

común Régimen simplifi

Gran contribuyente Régimen




Parece un error que el régimen común le cobre al gran contribuyente la

retención, pero la razón es sencilla: ambos pertenecen al régimen común de

impuesto a las ventas.

Se cobra retención en la fuente por concepto de impuesto al valor agregado

cuando el comprador sea de nivel superior al que vende, como en los

siguientes casos:

Cobran retención en la fuente a título de:

Impuesto a las ventas

Empresas del Estado Grandes contribuyentes Régimen común



Régimen común

Régimen simplifi

Régimen simplifi

La retención en la fuente a título de impuesto a las ventas que hacen los

contribuyentes al menor nivel jerárquico es el 50% del valor facturado por el

proveedor.

La retención en la fuente a título de impuesto a las ventas que hacen los

contribuyentes al régimen simplificado debe asumir ese mayor valor en la

compra; por esta razón parece que se excluyeran los del régimen

simplificado para hacer negocios.

La retención del IVA es a la tarifa del 50% sobre el 16% liquidado por el

proveedor, so pena de tener problemas con la administración de impuestos.

En la práctica es del 8% sobre la base de la compra.

La retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio y

avisos (ICA) depende de la actividad en la que está inmerso el vendedor, que

para este caso es la 204, o sea, comercio al por mayor y al detal a la tarifa del

0.5%. Usted debe revisar esta tarifa para su región; los impuestos

municipales no son iguales para todos los 1200 municipios, como sí lo son

las nacionales.

214. Facturas de compra: el 17-12-15 se compran mercancías para la

venta, según factura de venta 12958, por valor de 21.000.000 u.m., a

Almacenes Macro S.A., las cuales están gravadas con la tarifa del 16%

por concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también la

empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el

soporte interno mediante una nota de contabilidad




220505 Nacionales 23.730.000

236540 Compras (2.5%) 525.000

236805 ICA (0.5%) 105.000


215. Facturas de compra: el 18-12-15 se compran mercancías para la

venta, según factura de venta 13854, por valor de 26.500.000 u.m., a

Almacenes Éxito S.A., las cuales están gravadas con la tarifa del 16%

por concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también

la empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el

soporte interno mediante una nota de contabilidad.




220505 Nacionales 29.945.000

236540 Compras (2.5%) 662.500

236805 ICA (0.5%) 132.500


El proceso siguiente a la causación de la compra es el pago a los proveedores

mediante comprobante de egreso.


220505 Nacionales 73.111.000


Registra el pago de mercancías no fabricadas, CP 04 a diferentes proveedores

El estudiante debe comprender cada operación y colocar el código

correspondiente en el comprobante interno, que es la base para registrar las

operaciones en la empresa. Por ninguna razón se debe utilizar el

comprobante externo emitido por otras empresas y dar por sentado que esta

operación se repite cada vez que se adquieren inventarios para la venta.

La empresa puede elaborar cuantos comprobantes de contabilidad esté

dispuesta a hacer con el fin de no dejar acumular tantas operaciones al

mismo tiempo. Hoy, con los sistemas y la herramienta de la computadora, se

hace mucho más fácil la tarea.

Estos comprobantes de contabilidad pueden tener un código especial para

presentar el resumen de todas las operaciones homólogas del periodo,

como los siguientes que se utilizan en la contabilidad sistematizada: 01.

Apertura, 02. Organización, 03. Inversiones, 04. Operaciones, 05. Ventas, 06.

Nómina, 07. Costo de ventas, 08. Ajustes contables, 09. Cierre contable,

etcétera.




Fecha: 18-12-15 Compras de inventarios


1435 Mercancías no fabricadas 64.700.000

143536 Electrodomésticos y muebles 17.200.000



2408 Impuesto sobre las ventas 10.352.000

240802 Impuesto descontado 2.752.000



2205 Proveedores 73.111.000

220505 Nacionales 73.111.000

1110 Bancos 73.111.000




2205 Proveedores 73.111.000




2365 Retención en la fuente 1.657.500

236540 Compras 430.000

236540 Compras 525.000

236540 Compras 662.500

2368 Impuesto industria y comercio 323.500


Sumas iguales 148.163.000 148.163.000

Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

Para obtener el comprobante de contabilidad anterior, lo primero que se

realizó fue reunir todos los soportes de contabilidad hasta aquí diligenciados

tales como: recibos de caja, comprobantes de pago, facturas de venta y

notas de contabilidad. Luego se reagruparon por cuentas homólogas.

En el comprobante de contabilidad se registra la hoja control de la cuenta

mayor y la cuenta auxiliar por el doble propósito que tiene: el primero es

registrar el libro diario y la cuenta control del auxiliar, y el segundo es el

registro de los terceros. Si no se hace de esta forma, el procedimiento tiene

dificultades al registrar alguno de los libros porque, como se va a ver, el

libro diario solamente maneja las cuentas mayores, o sea, los primeros cuatro

dígitos.

El estudiante debe proveerse de comprobantes de contabilidad, luego de

hojas de libros auxiliares y de hojas sueltas de libros principales con el fin de

hacer seguimiento al ejercicio mediante la elaboración manual del proceso

contable, así en la práctica profesional deje este proceso a merced de las

computadoras.

En el ejercicio de contabilidad-general-en-excel encontrará las notas de

contabilidad por las correspondientes facturas a los proveedores.

9. Operaciones de ventas

El proceso operativo de ventas consiste en registrar las decisiones

tomadas por la dirección de la empresa. Estas son de carácter operativo

porque tienen que ver con el desarrollo del objeto social y se realizan a

partir del mes de diciembre, cuando la sociedad comercial abre las puertas

al público y facilita la terminación del año para los respectivos cierres.

216. Fijación de precio de venta al público (PVP): el precio de venta de

la mercancía no fabricada por lo empresa lo determina la

competencia; sin embargo, este debe incluir, además del gasto de

ventas (costo), los gastos de administración y de distribución, el

impuesto al valor agregado, el impuesto de renta y la rentabilidad que

aspiran ganar los dueños de la empresa, que bien puede ser el 12%

mes vencido (MV) sobre sus aportes, que mensualmente ascienden a

(100.000.000 * 0.01) 1.000.000 u.m. Por consiguiente, el precio de venta

se hará con recargo del 30% sobre el costo de adquisición debido a

que la competencia trabaja con el mismo indicador (64.700.000 * 1.30 =

84.110.000 u.m.) para que, después de descontados todos los costos,

gastos e impuestos, pueda quedar al final del ejercicio el millón de

u.m. por concepto de utilidad líquida.

CACHARRERIA MUNDIAL FAC 39552 17.200.000

Santafé de Bogotá Cra 10 No. 110-58

Artículos Cantidad P/unitario Valor % Utilidad

Televisor 14 pulgadas Sony 10 300.000 3.000.000 30% 390.000

Televisor 20 pulgadas Philips 20 350.000 7.000.000 30% 455.000

VHS Sony 8 300.000 2.400.000 30% 390.000

DVD Philips 12 400.000 4.800.000 30% 520.000

ALMACEN MACRO FAC 12958 21.000.000

Santafé de Bogotá Calle 90 No. 28-30

Juego de Sala Línea 8000 4 2.500.000 10.000.000 30% 3.250.000

Juego de Alcoba Línea 8000 4 1.500.000 6.000.000 30% 1.950.000

Colchón Fantasía 140x 190 10 500.000 5.000.000 30% 650.000

ALMACENES ÉXITO FAC 13854 26.500.000

Santafé de Bogotá Cra 26 No. 120-52

Lavadora Centrales 18 Libras 6 1.200.000 7.200.000 30% 1.560.000

Lavadora Liverpool 20 libras 6 800.000 4.800.000 30% 1.040.000

Hornos Microondas Philips 10 250.000 2.500.000 30% 325.000

Equipo de sonido AIWA 10 1.200.000 12.000.000 30% 1.560.000

217. Venta de mercancía: el 20-12-15 se vende con FAC 001, a Ángel María

Tierradentro, 13.520.000 u.m. en varios artículos como se detallan en

los datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a

clientes del régimen común gran contribuyentes, quienes hicieron

todas las retenciones en la fuente, las cuales podrán descontar de

las respectivas declaraciones: de retención, impuesto a las ventas,

impuestos de renta, de industria y comercio.


130505 Cartera 14.196.000

135515 Retención en la fuente (2.5%) 338.000

135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 1.081.600

135518 Impuesto industria y comercio retenido 67.600

413536 Ventas electrodomésticos y muebles 13.520.000


Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura 01 NC 11

218. Venta de mercancía: el 21-12-15 se vende con FAC 002, a

Roberto Lasso, 6.630.000 u.m. en varios artículos como se detallan en


clientes del régimen común gran contribuyentes, quienes hicieron

todas las retenciones en la fuente.


130505 Cartera 6.961.500


135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 530.400




Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura 02 NC 12

219. Venta de mercancía: el 22-12-15 se vende con FAC 003, a Julio

César Celis, 14.040.000 u.m. en varios artículos como se detallan en


clientes del régimen común gran contribuyentes.


130505 Cartera 14.742.000






Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura FC 03 NC 13

220. Venta de mercancía: el 22-12-15 se vende con FAC 004, a Fernando

Adolfo Fierro, 18.330.000 u.m. en varios artículos como se detallan en los

datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a clientes

del régimen común gran contribuyentes.


130505 Cartera 19.246.500






Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura

221. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 003,

a Ángel María Tierradentro por 14.196.000.

222. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 004, a

Roberto Lasso por 6.961.500.


110505 Caja general 6.961.500


110505 Caja general 14.196.000

130505 Cartera 14.196.000

Registra el recaudo de cartera, según RC 003

130505 Cartera 6.961.000



Julio César Celis por 14.742.000.


110505 Caja general 14.742.000

130505 Cartera 14.742.000



Fernando Fierro Celis por 19.246.500.


110505 Caja general 19.246.500

130505 Cartera 19.246.500


225. Control de caja: como medida de control de la caja general, el

responsable del manejo de tesorería debe cumplir el procedimiento

de llevar al día siguiente todos los dineros recibidos en el día

anterior, por concepto de las operaciones, al banco con su respectiva

consignación. Se consignó el efectivo.



110505 Caja general 55.146.000

Registra la consignación del efectivo en las operaciones anteriores

226. Reembolso de caja menor: se realizaron los siguientes gastos

menores: gastos de aseo 100.000 u.m., gastos de cafetería 120.000

u.m., portes y telegramas 160.000 u.m., parqueaderos 60.000 u.m. Se

requiere hacer el reembolso de caja menor para que el efectivo a 31

de diciembre en caja menor sea verdadero.


523540 Correo, portes y telegramas 160.000

529525 Elementos de aseo y cafetería 220.000

529565 Parqueaderos 60.000


Registra el reembolso de caja menor, CP N°. 05

Por las operaciones de ventas a grandes contribuyentes, quienes hicieron

las retenciones del caso y con el pago de los gastos de caja menor, se

lleva a cabo el siguiente comprobante.




Fecha: 31-12-15 Ventas


1105 Caja 55.146.000

110505 Caja general 55.146.000

1110 Bancos 55.146.000




135517 Impuesto a las ventas retenido 4.201.600


5235 Servicios 160.000


5295 Diversos 280.000



1105 Caja 55.146.000

110505 Caja general 55.146.000

1110 Bancos 440.000


2408 Impuesto sobre las ventas 5.403.200

240804 Impuesto generado 5.403.200

4135 Comercio al mayor y menor 55.520.000

413536 Venta de electrodomésticos 55.520.000

Sumas iguales 116.509.200 116.509.200


Contabilizado

10. Costo de ventas

El sistema de valuación de la mercancía vendida es el inventario

permanente, que consiste en llevar las compras a la cuenta Mercancías no

fabricadas por la empresa (1435). Este procedimiento exige que por cada

venta que se haga en el periodo se contabilice el respectivo costo de

venta mediante un registro débito a la cuenta correspondiente Comercio

al por mayor y al por menor (6135) y un crédito a la cuenta 1435.

227. Nota de contabilidad: se elaboró la nota de contabilidad No. 16 por el

costo de las facturas de ventas. Algunas empresas que disponen del

módulo para hacer la factura también disponen del módulo de

inventario, y tan pronto como se hace la factura de ventas,

automáticamente descargan el inventario. En el caso de la

contabilidad manual hay que costear cada factura en particular.



143536 Mercancías electrodomésticos y muebles 10.400.000

Registra el costo de mercancías vendidas no fabricadas, según FAC 01 y NC 16


costo de las facturas de ventas.

















En esta oportunidad se hace la nota de contabilidad correspondiente por la

valuación de las mercancías vendidas al costo.




Fecha: 31-12-15 Costo de ventas


6135 Comercio al mayor y menor 40.400.000





1435 Mercancía no fabricadas 40.400.000

143536 Inventario electrodomésticos 10.400.000




Sumas iguales 40.400.000 40.400.000

Preparado


Control de inventarios: en los procesos manuales se requiere del manejo

del libro auxiliar de inventarios de mercancías no fabricadas por la

empresa con el fin de controlar las existencias máximas y mínimas y los

costos de la mercancía vendida. Las subcuentas de inventarios se elaboran

mediante hojas individuales, llamadas control de existencias o kardex, que

contienen la referencia del artículo, nombre del proveedor y entradas y

salidas de inventarios por su valor según el método de valuación de

inventarios aplicado.

Artículo Televisor 14 pulgadas Sony Referencia

Localización Unidad Mínimo 2 Máximo 8

Proveedor: Cacharrería Mundial

Fecha

2015

Detalle Valor

Unitario

Entradas Salidas Saldos

Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

15/12 FC 552 300.000 10 3.000.000 10 3.000.000

15/12 FV 003 8 2.400.000 2 600.000

Revisar en contabilidad-general-en-excel las hojas de control de mercancía y

observar los colores sobre el manejo de las existencias.

Si se compran bienes para la venta, se ejecuta la entrada de mercancías por

cantidad y valor total en la columna de entradas, e inmediatamente se

refleja también en el aumento del saldo de las unidades y valor. También

modifica el precio promedio de cada unidad.

Si se venden los bienes, se ejecuta una salida de inventarios por cantidad y

valor en la columna de salidas, las que disminuyen el saldo de las unidades

y dejan intacto el precio promedio por unidad. La cantidad máxima y mínima

es el resultado del estudio minucioso del volumen vendido y de la cantidad

de tiempo que se necesita para hacer una nueva reposición.

11. Nómina de personal

231. Causación de la nómina: para complementar la parte operativa del

presente mes se causan y pagan los gastos por concepto de nómina

de la empresa. El valor de la nómina de cinco empleados es el

siguiente:

N°. Nombres y apellidos Sueldo

Básico

Días Devengado

Sueldo Auxilio T. Total

1 Rosa Martínez 2.200.000 30 2.200.000 2.200.000

2 María Ángel C. 1.200.000 30 1.200.000 72.000 1.272.000

3 Bertha M. Celis 1.000.000 30 1.000.000 72.000 1.072.000

4 Sandra Hernández 616.000 30 616.000 72.000 688.000

5 Oscar López 616.000 30 616.000 72.000 688.000

5.632.000 5.632.000 288.000 5.920.000

Nómina para pago de salarios

Empresa: Electrodoméstico Ltda.

Período de pago: del 01/12/15 al 31/12/15

N°. Deducciones Total

Deducción

Neto a

Pagar Retención Salud Pensión Solidaridad

1 88.000 88.000 176.000 2.024.000

2 48.000 48.000 96.000 1.176.000

3 40.000 40.000 80.000 992.000

4 24.640 24.640 49.280 638.720

5 24.640 24.640 49.280 638.720

225.280 225.280 450.560 5.469.440

Días trabajados, el sueldo del mes, los recargos nocturnos, horas extras

diurnas y nocturnas, etcétera, y otros descuentos tales como retención en

la fuente, salud y pensiones, juzgados y cooperativas, entre otros. Sin

embargo, este ejemplo sencillo puede facilitar la interpretación y su

contabilización.

En el ejercicio contabilidad-general-en-excel se destina una hoja para la

nómina de empleados y otra hoja para los comprobantes de causación de

sueldos a pagar, aportes parafiscales, patronales y prestaciones sociales,

donde se puede hacer el seguimiento en libros. Si tiene una versión

anterior a 2014, puede actualizar los valores de salario mínimo y auxilio de

transporte, así como los cambios en los aportes parafiscales y en la

retención en la fuente para adaptarlo al tiempo real, como en efecto está

propuesto.

Retención en la fuente: el trabajador autoriza al patrono deducir de la

nómina aquellos valores legales tales como la retención en la fuente, que

para el presente caso se aplica a partir de 95 a 150 UVT por el 19%. El

mayor valor de la nómina son 2.200.000 u.m. que, dividido por el valor de la

UVT (27.485 u.m. para el 2014), equivale a 84.04 UVT, menos los primeros 95,

la diferencia es 0, que multiplicado por el 19% y por el valor de la UVT es

igual a 0; los siguientes sueldos no aplican. Esto quiere decir que a las

personas con ingresos superiores a 2.611.075 u.m. se les debe aplicar la

retención en la fuente.

Se recomienda tener en cuenta el valor de la UVT para hacer la

liquidación de la retención en la fuente de nómina (para el año 2014 es de

27.485 u.m.), además de los salarios mínimos (son 616.000 u.m. para el 2014)

y del auxilio de transporte de 72.000 u.m. Asimismo, se deben considerar

otras deducciones que están relacionadas con descuentos de los juzgados

de familia, cooperativas, pagarés bancarios y cualquier otro descuento

autorizado.

Aportes del trabajador: el trabajador debe contribuir a las empresas

prestadoras de servicios de salud y administradoras de pensiones con un

aporte que por ley está obligado a descontar el patrono sobre el valor del

salario de cada uno de los trabajadores, para luego llevarlo a las

instituciones. Los trabajadores que ganen más de cuatro salarios mínimos

legales vigentes deben hacer el aporte adicional del 1% sobre el salario

para el Fondo de Solidaridad de Pensiones, al que pueden acceder los

trabajadores del campo y los sectores más desprotegidos de la sociedad.

Aportes patronales: asimismo, los patrones deben aportar, sobre el

valor de la nómina, el porcentaje para que las empresas prestadoras de

servicios (EPS), fondos administradores de pensiones (FAP) y empresas que

cubren los riesgos profesionales (ATEP, accidentes de trabajo y

enfermedad profesional) puedan cumplir con sus objetivos de otorgar a

los empleados servicios de salud y mantener su capacidad de trabajo o,

cuando se retiren del servicio laboral activo, tengan sustento para sobrevivir

dignamente.

El ingreso básico de cálculo (IBC) de los aportes de salud y pensiones, cuando

se hace la autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social

integral, se aproxima a unidades de 100. Por esta razón lo que se paga es

la autoliquidación, que difiere de los registros de contabilidad liquidados

sobre el valor de la nómina, los que son objeto de ajustes al final del ejercicio

cuando se emiten los estados financieros. Los siguientes factores son de

acuerdo al tipo de negocio.

Fuente: Ley 100 de 1993 Pensiones.

Aportes parafiscales: los aportes parafiscales por parte del patrono son

liquidados sobre la nómina para aquellas empresas que prestan servicios

complementarios a los trabajadores tales como subsidio familiar a las

personas que ganen menos de cuatro salarios mínimos y capacitación para

mejor desempeño en sus labores y protección a los hijos menores de los

trabajadores].

Aportes parafi que son del patrono 2014 2015

COMFAMILIAR Salario 4.0% 4.0%

ICBF Salario 3.0% 3.0%

SENA Mayor 4SMLV 2.0% 2.0%

Total 9.0% 9.0%

[Apropiaciones para prestaciones sociales: el patrono tiene la obligación de

liquidar y pagar prestaciones sociales a los trabajadores tales como:

Seguridad social 2015 % Porcentaje general Porcentaje específico

Patrono Empleado Patrono Empleado

Salud EGM + MF 12.5% 67% 33% 8.50% 4.00%

Pensión I.V.M. 16.0% 75% 25% 12.00% 4.00%

Solidaridad > 4Smlv 1.0% 100% 1.00%

ARP 1.0% 100% 1.00%

Total 30.5% 21.50% 9.00%

cesantías, vacaciones, prima de servicios e intereses a las cesantías. El

auxilio de transporte solamente constituye salario cuando se liquidan las

prestaciones sociales.

Para efecto de lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, se

entiende que los acuerdos entre empleadores y trabajadores sobre los

pagos que no constituyen salarios y los pagos por auxilio de transporte no

hacen parte de la base para liquidar los aportes con destino al Servicio

Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

(ICBF), Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), Régimen del

Subsidio Familiar y contribuciones a la seguridad social].

[La apropiación para vacaciones es para pagarle a la persona que hace el

reemplazo del titular del cargo, porque el empleado tiene todos los

elementos de su salario en el presupuesto de la empresa.

Prestaciones

sociales

2015 Base de liquidación

Relación Porcentaje

Cesantías (1) 1/12 8.33% Sueldo * tiempo (3)/ 360 días

Intereses 1% 1.00% Del sueldo del mes * 1% o

Intereses 12% 12.0% Total cesantías del mes * 12%

Vacaciones (2) 1/24 4.17% Sueldo * tiempo / 720 días

Prima servicio (1) 1/12 8.33% Sueldo * tiempo / 360 días

21.83%

(1) Salario más auxilio de transporte (2) Salario sin auxilio de transporte (3) en días].

232. Se contabiliza la nómina del mes de diciembre del personal de la

planta según los contratos de trabajo:


520506 Sueldos 5.632.000

520527 Auxilio de transporte 288.000

237005 Aportes entidades promotoras de salud 225.280

238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 225.280

250505 Sueldos por pagar 5.469.440

Registra causación de la nómina de empleados, NC N°. 20

Antes de ingresar el comprobante al sistema, se deben prever los terceros

para cada uno de los empleados, las empresas promotoras de salud,

fondos de cesantías y pensiones, SENA, ICBF, COMFAMILIAR, para hacer

una asignación del gasto en forma apropiada.

233. Aportes parafiscales: se contabilizan los aportes parafiscales sobre la

nómina del mes de diciembre, según nota de contabilidad 021.


520572 Aportes cajas compensación familiar 225.280

520575 Aportes ICBF 168.960

520578 Aportes SENA 112.640

237010 Aportes ICBF, SENA y Comfamiliar 506.880

Registra los aportes parafi sobre la nómina NC N°. 021

234. Aportes patronales: se contabilizan los aportes patronales sobre la

nómina del mes de diciembre, según NC 022.


520569 Aportes a entidad promotora salud 478.720

520570 Aportes a fondos de pensiones y cesantías 675.840

520568 Aportes a administradoras de riesgos 56.320

237005 Aportes a entidad promotora de salud 478.720

237006 Aportes a administradoras de riesgos 56.320

238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 675.840

Registra los aportes patronales

Cada vez que se paga la nómina, la empresa adquiere para con los

empleados otros compromisos, los cuales hay que liquidar y pagar a

entidades especializadas.

235. Beneficios a empleados: se contabilizan las prestaciones sociales de

los empleados de la nómina del mes de diciembre, según nota de

contabilidad 23.

Código Cuentas Débitos Créditos 520530 Cesantías 493.333 520533 Intereses sobre cesantías 59.199 520539 Vacaciones 234.667 520536 Prima de servicios 493.333 251005 Cesantías 493.333 251505 Intereses sobre cesantías 59.199 252005 Prima de servicios 493.333 252505 Vacaciones consolidadas 234.667 Registra la obligación de las prestaciones sociales sobre nómina, NC 23

Se recomienda revisar los conceptos aplicados para la liquidación de los

distintos valores que se calculan sobre la nómina con las normas actuales

vigentes porque pueden cambiar de un año a otro por las reivindicaciones

salariales en pactos laborales y por la turbulencia de las normas laborales,

que cambian las condiciones de contratación del trabajador y las

sociedades que se constituyen sin aportes parafiscales y otras reducciones

a laborales, aunque sean irrenunciables de parte del trabajador.

236. Pago de beneficios a empleados: se contabiliza el pago de salarios a

los empleados de la nómina del mes de diciembre, según

comprobante de egreso No. 06.



111005 Banco: Moneda nacional 5.469.440

Registra el pago de la nómina de empleados

Para disponer de la información y elaborar los estados financieros, primero

se debe tener la fuente de información, que se inicia con la confección del

comprobante de contabilidad que sirve de base para hacer los registros

correspondientes.

Se considera que la metodología, en gran parte, satisface la necesidad de

aplicar la codificación correspondiente a cada documento, como se

observa en los registros anteriores, para luego acumular en cada cuenta los

registros comunes u homólogos tanto en las cuentas de naturaleza débito

(activas y gastos) como en las de naturaleza crédito (pasivas e ingresos).

El estudiante debe verificar el proceso, actualizar salarios, volver a liquidar la

nómina, los códigos y elaborar los comprobantes de contabilidad,

independientemente de que el ejercicio esté resuelto, lo mismo que los libros de

contabilidad. Sin embargo, el proceso es para hacerle seguimiento y ejecutar

paralelamente las tareas en hojas reales de la contabilidad (ver contabilidad-

general-en-excel).




Fecha: 31-12-15 Nómina de personal


5205 Gastos de personal 8.918.292

520506 Sueldos 5.632.000


520530 Cesantías 493.333

520533 Intereses sobre cesantías 59.199

520536 Prima de servicios 493.333

520539 Vacaciones 234.667

520568 Aportes a ARP 56.320

520569 Aportes a EPS 478.720

520570 Aportes a fondos de pensión 675.840

520572 Aportes COMFAMILIAR 225.280




250505 Sueldos 5.469.440

1110 Bancos 5.469.440


2370 Retenciones aportes nomina 1.267.200

237005 Aportes a EPS empleados 225.280

237005 Aportes a EPS Patrón 478.720

237006 Aportes ARP 56.320

237010 ICBF, SENA, COMFAMILIAR 506.880

2380 Acreedores varios 901.120

238030 F. cesantías y pensiones 225.280

238030 F. cesantías y pensiones 675.840

2505 Beneficios a empleados 5.469.440


2510 Cesantías consolidadas 1.280.532

251005 Cesantías 493.333





2525 Vacaciones consolidadas 234.667


Sumas iguales 14.387.732 14.387.732

Preparado


[Las nuevas pequeñas empresas que se constituyan a partir del año 2011,

bajo la vigencia de la Ley 1429/10, sobre formalización y generación de

empleo, deben tener en cuenta la progresividad en el pago del impuesto

sobre la renta, de los aportes parafiscales y otros impuestos y otras

contribuciones sobre la nómina, del impuesto de industria y comercio y

otros impuestos y de la matrícula mercantil y su renovación, además de los

incentivos por la generación de empleo en grupos vulnerables, porque no

todos tienen la disminución de la tarifa y el mismo periodo de exención].

12. Elaboración de libros

En la contabilidad manual, los libros auxiliares se elaboran a mano en una

serie de hojas llamadas de cuenta corriente. En épocas pasadas los saldos

se registraban con tinta azul (los débitos) y roja (los créditos). Los libros

principales deben estar en libros encuadernados y rubricados por la Cámara

de Comercio del asiento principal de los negocios.

Libros auxiliares

Es el nombre genérico con el cual se identifican las cuentas que recogen el

detalle de la operación y que la práctica contable debe utilizar para registrar

todos los soportes correspondientes de cada cuenta auxiliar y tomar de allí

los saldos de prueba, como también para observar la evolución de la

cuenta, los registros, sus conceptos y mantener una coherencia entre los

libros auxiliares y principales.

Se insiste en que se utilice el manejo de las hojas de cuentas corrientes, lo

mismo que los registros en forma de reporte, para que los conocimientos

sobre la contabilidad queden bien cimentados y se reporte información

oportuna y fiable, bajo los principios y conceptos de las NIIF para pymes.

Cuenta mayor: el comprobante de contabilidad es la base para el

registro de las cuentas mayores y auxiliares. Los movimientos del nivel

mínimo de cuatro dígitos sirven para el registro de la hoja de control o

cuenta mayor, por ejemplo 1105 Caja, donde se acumulan los valores tanto

del comprobante de contabilidad de apertura por el efectivo recibido en

aportes como los subsiguientes que impliquen hechos en efectivo, etcétera

(observar los libros auxiliares en el archivo contabilidad-general-en- excel). El

saldo de la hoja de control debe coincidir con el acumulado de los registros

de las diferentes cuentas auxiliares 110505 Caja general y 1110510 Caja

menor.

Usted debió observar los registros de los dos momentos: el primero fue el

registro de los aportes en efectivo y equivalentes al efectivo y su

correspondiente balanceo, para determinar el saldo para el primer estado de

situación financiera de apertura, y luego el de puesta en marcha, que inicia

con el registro de apertura de cuenta corriente con base en el saldo de la

cuenta de caja, que quedó en cero en su correspondiente balanceo por las

medidas de control de manejo del efectivo.

Ambas cuentas, la mayor y la auxiliar, son importantes, pero esta última tiene

mayor detalle de las operaciones, fechas, valores y terceros, que permiten mayor

información para elaborar los estados fi os.

Balanceo de la cuenta mayor: el balanceo de la cuenta mayor u hoja de

control de la cuenta mayor consiste en sumar los movimientos débitos y

créditos de un periodo, agregarles el saldo anterior al débito o al crédito

según corresponda a la naturaleza de la cuenta y determinar el nuevo saldo

que permita encontrar sumas iguales.

Si el valor se coloca al débito es porque la cuenta es de naturaleza crédito y

requiere de ese valor para soportar el balanceo y el saldo para el siguiente

periodo. En caso contrario, si el desbalance se coloca en el crédito, es porque

la cuenta es de naturaleza débito y se requiere esa diferencia para sustentar

el saldo de la cuenta débito.

Cuenta auxiliar: el comprobante de contabilidad es la base de registro de las

cuentas auxiliares, mediante información detallada del sexto nivel, y de los

terceros con los soportes de contabilidad. A diferencia de la hoja de control,

que recoge los movimientos del comprobante de contabilidad, el auxiliar

muestra las fechas de realización de la transacción, las razones o conceptos

en particular, número de los documentos fuentes, los valores con los cuales se

afecta la cuenta y los saldos en cada uno de los momentos de registro. Si se

quiere más detalle, se pueden abrir hojas separadas para cada uno de los

terceros o centros de costos. Por ejemplo, si la cuenta auxiliar es la 1100505

Caja general, se necesitará saber por qué conceptos se recibe el dinero. Este

procedimiento es fácil en la contabilidad sistematizada, pero en la manual es

muy dispendioso.

Corrección de errores: la diferencia entre el saldo de la cuenta mayor o de

la hoja de control con la suma de las cuentas auxiliares, y el de esta a su vez

con las cuentas de terceros, sirve para verificar el movimiento de la hoja

control con la suma de los registros en cada auxiliar. Si el error es de

cuantía, se corrige mediante registro en el auxiliar así: el mayor valor o

menor valor del registro o comprobante número. Si el error es de omisión de

soporte, simplemente se procede a registrar el documento omitido.

Si el error es de causación indebida en el soporte, este se corrige mediante

nota de contabilidad y se procede a incluir dentro de los ajustes contables

de fin de ejercicio en el comprobante de contabilidad de ajustes. Todo lo

anterior en consideración al concepto que reza que todo comprobante de

contabilidad debe estar perfectamente cuadrado y registrado en libros.

Libro de socios o accionistas: el libro de socios o accionistas cumple otras

funciones y posee otras descripciones que es preciso describir, como por

ejemplo: el nombre del asociado, el documento de identidad, el domicilio, el

número de cuotas o acciones, el embargo o limitaciones resolutorias de las

cuotas, partes o acciones en la sociedad. Asimismo, los endosos que haya

hecho por concepto de cesión de aportes.

Libros principales

El comprobante de contabilidad, con sus movimientos de las cuentas

mayores, es la base de registro del libro diario, y este a su vez es la base de

registro del libro mayor y balances, porque el libro de inventarios y balances

es un detalle de cada una de las cuentas del estado de situación financiera

sobre la fecha que se informa.

Desde el momento de la constitución del ente económico se deben registrar

los libros principales, esto es, el libro diario, libro mayor y balances y el libro

de inventarios.

Libro diario: el libro diario se inicia con el comprobante de contabilidad de

apertura 01, que comprende las operaciones de estudio de factibilidad

preliminar y pago de registros en Cámara de Comercio y notaría, al igual

que la recolección de aportes. Se cierra con una doble raya sobre las

sumas que se pasan al libro mayor como movimiento para tener un

estado de situación financiera de inicio de operaciones y un referente de

comparación del desempeño de la empresa.

Luego se continúa en el libro diario el registro del segundo comprobante de

contabilidad 02, de organización y puesta en marcha, y así sucesivamente:

el 03 de inversiones, 04 de operaciones de compras, 05 de ventas, 06 de

costos de ventas y 07 de nómina, los cuales se suman y se pasan al libro

mayor para determinar los saldos de prueba o comprobación.

Esto quiere decir que en el mismo periodo se pueden acumular varios

comprobantes de contabilidad, cada uno en una fila, y se totalizan para el

pase al libro mayor como movimiento de un mes. No siempre, cuando se lleva

la contabilidad manual, se consigue un libro de diario de 24 columnas para

ubicar allí todas las cuentas del proceso, pues en épocas modernas de

utilización de espacios reducidos es difícil transcribir en un libro tan

grande. Sin embargo, las tres últimas columnas se utilizan para exponer allí

las cuentas varias que no pueden tener su espacio en su columna.

Libro mayor y balances: resume los movimientos que se hacen en cada

cuenta real o del estado de situación financiera y se origina de los pases

que se hacen del libro diario, mediante resúmenes de comprobantes del

periodo —que puede ser un mes—, donde se acumulan uno o varios

comprobantes de contabilidad.

El libro mayor y balances en primer lugar muestra como punto de partida

el saldo inicial de cada cuenta real que ha intervenido en la apertura de la

persona natural o sociedad comercial, constituidas en un solo acto; en

segundo lugar, el movimiento de los varios actos creadores de la sociedad,

como es el caso que se quiere exponer.

En uno y otro caso, su objetivo general es para comparar el crecimiento de la

empresa con base en el estado de situación financiera de apertura, debido

a que los saldos acumulan otros movimientos débito y crédito

correspondientes a nuevas operaciones, actividades de ajustes y cierre

contable, y así sucesivamente hasta emitir los estados financieros.

Cuando en el libro mayor se pasa de un folio a otro, se copian nuevamente las

cuentas con sus respectivos saldos para facilitar el registro de nuevos meses

de movimientos y acumular nuevos saldos.

El resultado final del libro mayor son los estados financieros del estado de

situación financiera y el estado del resultado integral, pero no sin antes

tomar los saldos de comprobación o de prueba, verificar la información de

cada cuenta en la hoja de trabajo y elaborar la corrección de errores u

omisiones y el comprobante de contabilidad 08 de ajustes contables que,

junto con el 09 de cierre contable, se pasan al mayor como movimiento de

ajustes y cierre para determinar los estados financieros finalmente del libro

mayor.

La descripción de los libros contables principales y auxiliares se ha dejado

para que cumpla la función el ejercicio de contabilidad-general-en-excel,

donde el lector puede recrear el proceso. Si por alguna razón quiere

observar el efecto de un dato en el resultado del ejercicio, lo puede hacer

manipulando solo esta hoja; las demás dependen de los datos de entrada.

La tecnología de sistema y aplicarla a la teneduría de libros va a permitir, de

una parte, obtener información oportuna y de alta calidad por la seguridad

de los sistemas y, de otra, elaborar resúmenes y estados financieros en

cualquier momento que los necesite, pues solamente basta ejecutar la

función del módulo de contabilidad para obtener lo que se desea, siempre

que haya sido previsto por el ingeniero de sistemas. Además, el tiempo del

profesional debe dedicarse a cumplir con el resto de la definición de la

contabilidad en actividades tales como el análisis e interpretación de la

información para dar cumplimiento a uno de los objetivos de la contabilidad:

evaluar la gestión de la administración y velar por el control y la continuidad

del negocio en marcha.

Libro de inventarios y balances: el libro de inventarios y balances es

parecido al auxiliar de cuentas corrientes; solo se diferencia porque este es

de tres columnas para colocar los valores parciales, como en el caso de

cuentas cartera, cuentas por pagar, muebles, inventarios, etcétera, y totales

por cada cuenta mayor y, finalmente, para sumar cada grupo de cuentas

del total de activos, pasivos y patrimonio.

237. Elaboración libro de inventarios: para describir los inventarios por

cada uno de los artículos cuando son considerables. Se

acostumbra llevar relaciones separadas detalladas por artículo,

cantidad, valor y total, debidamente selladas y reconocidas, las cuales

hacen parte del libro de inventarios y balances. Sin embargo, en los

sistemas no habrá necesidad de esto por la capacidad de

almacenamiento de datos y por la oportunidad para emitir los libros.

Inventarios y balances


Código Nombre de la cuenta Parcialita Parcial Total

Apertura del negocio

a 30 de Noviembre de 2015

11 Disponible 90.140.000

1105 Caja 90.140.000

110505 Caja general 90.140.000

52 Gastos ordinarios 10.500.000


521025 Asesoría Jurídica 1.000.000


5235 Servicios 1.000.000

5235 Publicidad 1.000.000


524005 Notariales 1.500.000


Total activos 100.640.000

23 Cuentas por pagar 640.000

2365 Retención fuente 640.000

236515 Honorarios 600.000

236525 Servicios 40.000

31 Capital social 100.000.000


311505 Andrés Botero 50.000.000

311505 Carlos Sarmiento 50.000.000

Total pasivos y patrimonio 100.640.000

Inventario a 31 de diciembre

Estado de situación financiera

31 de Diciembre de 2015

……..



A 31 de diciembre de 2015

Activos Pasivos y Patrimonio

Códi. Cuentas Valor Cód. Cuentas Valor

1105 Caja 500.000 2365 Retención fuente 2.420.000

1110 Bancos 58.510.560 2368 Impuesto industria y cio. 356.000

1355 Retención fuente 5.777.200 2370 Aportes nómina 1.267.200

1435 Inventarios 24.300.000 2380 Acreedores varios 901.120

1524 Muebles y enseres 5.800.000 2408 Impuesto / ventas (2.098.800)

5205 Personal 8.918.292 2510 Cesantías consolidadas 493.333

5210 Honorarios 6.000.000 2515 Intereses a las cesantías 59.199

5220 Arrendamiento 1.500.000 2520 Prima de servicio 493.333

5235 Servicios 1.160.000 2525 Vacaciones consolidadas 234.667

5240 Gastos legales 3.500.000 3115 Capital social 100.000.000

5295 Diversos 280.000 4135 Ventas 46.800.000

6135 Costo de ventas 40.400.000

Total Activos 156.646.052 Total pasivos y patrimonio 156.646.052

Tomado de los libros auxiliares de contabilidad manual.

El proceso de contabilidad ha terminado una etapa importante, pero

todavía no suple las necesidades de la información para que los usuarios la

interpreten y tomen decisiones. Por esta razón se prepara el estado de

situación financiera de comprobación de saldos, para proceder con el

segundo proceso, cierre de operaciones del ejercicio, y finalizar la

elaboración de los estados financieros.


NIT: 900.800.700-5

Estado de situación financiera de prueba

31 de diciembre de 2015


1105 Caja 500.000

1110 Bancos 58.510.560

1355 Retención fuente 5.777.200

1435 Mercancías no fabricadas 24.300.000

1524 Equipo de oficina 5.800.000

2365 Retención en la fuente por 2.420.000

2368 Impuesto de industria 356.000

2370 Retenciones y aportes de 1.267.200

2380 Acreedores varios 901.120

2408 Impuesto a las ventas por pagar -2.098.800

2510 Cesantías consolidadas 493.333

2515 Intereses a las cesantías 59.199

2520 Primas 493.333

2525 Vacaciones consolidadas 234.667


4135 Comercio al por mayor y al detal 52.520.000




5235 Servicios 1.160.000


5295 Diversos 280.000

6135 Comercio al por mayor y al detal 40.400.000

Totales 156.646.052 156.646.052

El estado de situación financiera general de comprobación incluye cuentas

reales y cuentas nominales, elaborado por el ejercicio contabilidad-general-en-

excel.

Permita, con su actitud positiva, el cumplimiento de la definición de la

contabilidad, que los gurús de la administración recogen en conceptos como

este: “Administrar la empresa con base en la contabilidad es manejar el vehículo

observando la visión que depara el futuro”.

Visión: mediante la información contable se genera valor a las empresas

para beneficios tanto de los empleados como de los dueños.

13. Recomendaciones finales

Legal: son necesidades de tipo legal las que se relacionan con el

cumplimiento de las obligaciones, tanto en la Cámara de Comercio, la

Tesorería Municipal y la Superintendencia de Sociedades (si la empresa está

vigilada) como en la Administración de Impuestos, que no solamente obliga a

tener los soportes de contabilidad de acuerdo a la ley y los correspondientes

libros actualizados, con la información tributaria que sirvió de base para la

elaboración de la declaración de ventas, retención en la fuente, renta y

complementarios, sino también el cumplimiento de los aportes parafiscales.

Esto permite que la contabilidad se constituya en una herramienta para

evaluar todos los derechos del Estado y obligaciones para con los socios y

empleados.

El montaje de la contabilidad comienza con el estudio serio y exhaustivo de

todas las operaciones (hechos, sucesos o eventos económicos) que se

realizan en la empresa con el fin de formular el plan de cuentas que recoja

toda la información financiera, de acuerdo a sus particulares políticas

contables.

La improvisación en los planes de cuentas redunda en pérdida de

tiempo y en confusión en el momento de estar capturando la información

en el sistema. Así se pueden cometer errores que distorsionan la

información contable y financiera, por cuanto un periodo con respecto a

otro no guarda uniformidad ni consistencia en sus cuentas y resultados.

El código de cuentas sirve para identificar las operaciones comunes entre sí

mediante el otorgamiento de un código que permite consolidar la

información en agregados o acumulados en torno a cada cuenta. Para ello se

utiliza el comprobante de contabilidad, junto con todos los soportes de

contabilidad, para obtener la información de un día, una semana o un mes, y

depende de la regularidad de la contabilidad.

Es de estricto cumplimiento elaborar el plan de cuentas y que todas las

personas obligadas a llevar contabilidad lo apliquen. Por consiguiente,

debe ser de consulta permanente con la orientación, que primero es la

clase, luego el grupo, la cuenta y, por último, la cuenta auxiliar con el sexto

dígito. No obstante, en algunos casos la cuenta auxiliar puede ser de ocho

dígitos; entonces la cuenta de seis dígitos tendrá la categoría de cuenta

mayor. Esto es importante en el manejo de cuentas en cualquier sistema de

contabilidad.

Por la importancia que reviste el plan de cuentas, debe apropiarse uno

para la empresa, teniendo como directriz el plan de cuentas anterior, junto

con su descripción y la dinámica que se deriva de él. Se hace necesario

mantener dicho plan en calidad de disponible para su consulta efectiva y

permanente.

Para entender mejor el proceso de apertura de la contabilidad se

estudia el ciclo contable, que permite conocer el recorrido de la

información a través de los documentos, libros de contabilidad y los

estados financieros y notas revelatorias.

Se espera que mediante las herramientas expuestas sobre el ciclo contable se

inicie en debida forma el proceso contable con la apertura de la contabilidad

para negocios de persona natural o de sociedad comercial.

Financiero: son necesidades de tipo financiero la obtención del conjunto de

los cinco estados financieros: estado de situación financiera, el estado de

resultados integral, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de

flujos de efectivo y las notas a los estados financieros, además de otros

informes como el de gestión, del revisor fiscal y la certificación de

estados financieros por el administrador y el contador, los que permiten

conocer el estado económico actual de la empresa, las decisiones

importantes que se han tomado y, lo más interesante, si las decisiones

fueron o no acertadas.

Administrativo: es una necesidad de tipo administrativo aquella

información que requieren los dueños y trabajadores para aplicarla desde

puntos de vista diversos: los dueños emplearán la información como

fundamento para implementar políticas de producción, de precios en el

mercado, de distribución de ganancias, de expansión de la planta, de

cambio de inversión, etcétera. Los proveedores y entidades crediticias, por

otro lado, la utilizarán para mirar la posibilidad de otorgar nuevos créditos

de mercancías o préstamos bancarios, porque es muy importante analizar

la capacidad de endeudamiento y la capacidad de pago, que son

responsabilidad de directivos y asociados. Los empleados, por su parte,

revisarán los estados financieros desde la óptica de la participación en las

ganancias, porque además de ser los generadores de la riqueza, sus

incentivos dependerán del volumen de ventas y de recuperación de cartera.

Los informes de tipo administrativo cumplen un papel importante en la

toma de decisiones; por tanto, se requiere del análisis financiero para

conocer la rentabilidad del total de los activos y del patrimonio, como

también la cuantía de dividendo o participación distribuida durante un

determinado periodo y otras estadísticas de vital importancia que hacen

parte del estudio de nuevas inversiones por los rendimientos de

determinados renglones de la economía y por la incursión en nuevas regiones

con su producto bandera. De lo contrario, sin informes, no sería posible

comprar la nueva emisión de bonos de COLTABACOS S.A., la apertura de la

cuenta de ahorro a término por el rendimiento que ofrece, etcétera.

Un profesor de la Universidad de los Andes decía: “El sentido común es el

más común de los sentidos”. Por esta razón no se deben dejar a la suerte o

al azar los resultados de los negocios, sino que con el interés del

profesional, se les deben aplicar todos los conocimientos que se pueden

adquirir a través de la información contable, pues de ninguna otra forma

se adquiere crecimiento y sostenibilidad en las unidades productivas.


Aprópiese de los siguientes documentos

1. Adquiera los soportes de contabilidad que venden en el mercado para

analizar su contenido y requisitos legales y aplicarlos al ejercicio contable.

2. Revise los requisitos de ley que debe cumplir la factura de venta.

3. En la Cámara de Comercio pregunte por los requisitos de matrícula e

inscripción en el Registro Mercantil.

4. Consulte cuál es la tarifa del pago del registro de capital.

5. Consulte el contenido de la escritura pública de constitución de la

sociedad comercial de responsabilidad limitada en el libro de minutas

de LEGIS o en www. multilegis.com/colombia.html.

6. Averigüe sobre los requisitos de registro en: la Administración de Impuestos,

empresas prestadoras de servicios de salud, pensión y cesantías, riesgos

profesionales.

7. Investigue sobre la inscripción en: COMFAMILIAR, SENA e ICBF.

8. Cómo se inscribe la empresa como aportante del impuesto de industria y

comercio.

9. Qué aspectos se deben tener en cuenta en el Registro Único Tributario

(RUT).


1. ¿Cuáles son las actividades de comercio descritas en el Código de

Comercio de su país?

2. ¿Cuáles son las formalidades legales, comerciales, laborales, de

funcionamiento y tributarias para formalizar una sociedad comercial en

su país?

3. ¿Qué es persona jurídica y para qué se constituye?

4. ¿Cómo se constituyen las sociedades comerciales?

5. ¿Qué bienes constituyen el activo bruto mercantil?

6. ¿Qué es y cómo se elabora el comprobante de contabilidad?

7. ¿Cómo se elabora un plan de cuentas y quién lo modifica?

8. ¿Cómo se incorporan las políticas contables en los planes de cuentas?

9. ¿Cuáles son los libros auxiliares y principales de la contabilidad?

10. ¿Qué requisitos técnico y legal deben cumplir los libros de contabilidad?

11. ¿Cuáles son los libros que exige el Código de Comercio?

http://www/

12. ¿Cuál es la diferencia entre el estado de situación financiera de

apertura, el de prueba o comprobación de saldos y un balance general?

13. ¿Qué aportes pueden llevar los asociados al fondo social?

14. ¿Qué es capital de trabajo, inversiones fijas e inversiones preoperativas?

15. ¿Cómo se contabilizan los gastos preoperativos y de puesta en

marcha de un negocio?

16. ¿El capital de trabajo y las inversiones se demuestran en el estado de

situación financiera? ¿Dónde se muestran las inversiones preoperativas?

17. ¿Qué es un contrato de cuenta corriente?

18. ¿Cuál es el tratamiento al impuesto al valor agregado en compras de

mercancías?

19. ¿Cuál es el tratamiento al impuesto al valor agregado en compras de

propiedad, planta y equipo?

20. ¿Cuál es el hecho más importante para que se pueda llevar el IVA como

impuesto descontable?

21. ¿Quién hace las retenciones en la fuente de renta, IVA e ICA?

22. ¿El régimen común puede hacer retención en la fuente e ICA al gran

contribuyente?

23. ¿Para qué sirven las retenciones que le hacen a la empresa como

compradora de mercancía?

24. ¿Por qué valor se constituye el fondo fijo de caja menor?

25. ¿En qué momentos se hacen los registros y el reembolso en la cuenta

de caja menor?

26. ¿Cuáles son los conceptos principales sobre las deducciones de nómina?

27. ¿Cuáles son los aportes parafiscales y cuáles los aportes patronales?

28. ¿Cuáles son las apropiaciones sobre la nómina?

29. Cuando se calculan las prestaciones sociales a los empleados, ¿se

pueden crear provisiones sobre nómina?

30. ¿Las empresas continúan contabilizando provisiones fiscales, de

garantías, o cuál es la razón?

31. ¿Por qué la empresa debe hacer aportes parafiscales y patronales?

32. ¿Cuáles son las necesidades de carácter financiero, administrativo y legal?

Haga seguimiento al proceso contable manual

1. Leer atentamente las transacciones que se plantean en cada uno de los

ejercicios.

2. Utilizar del plan de cuentas, debidamente actualizado con la normativa

de las NIIF, para colocar el código apropiado en cada registro

planteado en el soporte de contabilidad.

3. Conseguir los soportes de contabilidad y elaborarlos, al igual que las hojas

de libros auxiliares y principales para diligenciar desde el inicio la

contabilidad de la sociedad comercial y elaborar el estado de situación

financiera de prueba.

4. Revisar los comprobantes de contabilidad para las operaciones del

mes de noviembre y de diciembre y procesar los libros auxiliares y

principales.

5. Elaborar el estado de situación financiera de prueba a partir de los libros

auxiliares o principales.

Dinámicas de estudio

Revise el archivo contabilidad-general-en-excel para que haga fácil la

siguiente tarea:

1. En la medida en que avanza el proceso manual y se expone en el libro,

hágalo siguiendo al ejercicio en Excel, analizando los diferentes

documentos donde se autentican las operaciones.

2. Analice la elaboración del comprobante de contabilidad como resumen

de todas las operaciones que se hacen en la apertura, operaciones,

inversiones, etcétera.

3. Analice la forma como se emitieron los estados financieros con base en el

registro del libro diario con los primeros comprobantes de contabilidad

y el pase de los débitos y créditos al libro mayor.

4. Analice y haga seguimiento al proceso de elaboración del estado de

situación financiera de apertura y del de prueba como insumo del

siguiente tema sobre elaboración de la hoja de trabajo.

5. La recomendación es que no inserte filas o columnas con nueva

información, porque las hojas de Excel no activan esa información que

usted agregue en la hoja de datos.

6. Puede cambiar algunas informaciones como: valores de sueldos en la

nómina, la cuota de impuesto de renta, la cantidad de unidades

compradas, volumen de unidades vendidas, tasas de IVA, retención en la

fuente, etcétera. Al mismo tiempo, verifique el comportamiento de un

mayor o menor valor en la utilidad.

Capítulo 13. Elaboración de la hoja de

trabajo

“Dime y olvidaré; muéstrame y recordaré;

particípame y entenderé”.

Adagio chino anónimo

Para emitir estados financieros en la fecha en la que se informa con

propósito de información general, se deben consultar las bases de

presentación y revelación contenidas en las NIIF para pymes, con el fin

de asegurar la comparabilidad con respecto a los estados publicados por

la misma empresa en periodos anteriores y también con respecto a los de

otras empresas del mismo sector.

De otra parte, se requiere elaborar la hoja de trabajo que permita verificar la

información de cada una de las cuentas que intervienen en el estado de

situación financiera de prueba o comprobación de saldos, para proceder a

hacer los ajustes de acuerdo a los requerimientos para el mejoramiento de

la información y posterior elaboración del cierre de todas las cuentas

nominales tanto de saldo crédito como débito.

Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de las normas

internacionales de contabilidad aplicables en todos los países. Como si se

fueran a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se

construyen los planos del estado de situación financiera y del estado del

resultado integral para darle certeza y coherencia a la información contable,

porque los errores u omisiones que se hayan podido cometer durante el

proceso se corrigen mediante ajustes contables que plantean nuevos

registros de contabilidad.

El capítulo sexto de este libro hace referencia al ciclo contable como el

sistema de información que alimenta el proceso para la toma de

decisiones, con base en los estados financieros, que son la razón de ser del

trabajo del contador, al igual que el plan de mejoramiento para idealizar la

continuidad del ente económico.

Tanto la apertura de constitución de la sociedad comercial como el

desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso

contable se tuvieron en cuenta el ciclo contable. Ahora, también en el

proceso de elaboración de la hoja de trabajo, se preparan los soportes de

contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes

contables como para el cierre de ejercicio, los cuales vuelven y cumplen el

mismo recorrido de codificación, acumulación en el comprobante de

contabilidad y registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como

principales, hasta lograr la emisión de los estados financieros.

En contabilidad se elaboran muchas hojas de trabajo, las cuales no

desaparecerán así se tenga la contabilidad sistematizada, y que se rescatan

en la enseñanza de la contabilidad tanto formal como no formal. Las

siguientes son algunas hojas de trabajo en la preparación y elaboración de:

Estado de situación financiera y el estado del resultado integral.

Estado de flujos de efectivo.

Estado de cambios en el patrimonio.

Estados financieros combinados.

Estados financieros consolidados.

Conversión de estados financieros.

Conciliación contable y fiscal.

Para continuar con el proceso contable, donde se plantearon tres escenarios: la

apertura, puesta en marcha durante el mes de noviembre y desarrollo de las

operaciones durante el mes de diciembre, se procede a hacer el análisis de

todas las cuentas mayores y de resultado para detectar errores u omisiones

que es preciso corregir.

Ante la presencia del sistema contable, prácticamente la hoja de trabajo

desaparece y solamente queda el proceso de cierre, el cual está al alcance de

un clic, y el estudiante no se da cuenta de lo que acontece al interior de

la máquina; por esta razón es importante este tema para entender el

proceso que implica la elaboración de la hoja de trabajo.

1. Hoja de trabajo

La hoja de trabajo consiste en tomar el estado de situación financiera de

prueba (o de comprobación de saldos) de los libros auxiliares de

contabilidad, o del libro mayor y balances, para someterlo al riguroso

análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin de

detectar errores, omisiones o sobreestimaciones en cada cuenta y que se

requiere reconocer y registrar. Se fundamenta en las siguientes normas:

[Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la

administración del ente económico debe cerciorarse de que se cumplen

satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de

sus elementos (norma local)].

Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes,

que son todo el proceso de apertura, constitución, inversiones y

operaciones para llegar al estado de situación financiera de saldos y se hace

el consecuente análisis particular de cada cuenta, de donde se tendrá como

resultado registros de ajustes y correcciones. Estos se llevan en notas de

contabilidad y se exponen en la medida en que avanza el análisis, como por

ejemplo:

2. Ajustes contables

Consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista de su

reconocimiento, medición inicial, posterior, baja en cuentas y presentación y

revelación de acuerdo a la normativa de las NIIF para pymes y validar la

información con los conceptos y principios generales de cada una de las

cuentas reales para dejarla por su valor real.

Los ajustes contables tienen que ver con los saldos en cada una de las

cuentas de reales o de resultado expuestas en el estado de situación

financiera de prueba, en las cuales pueden acontecer:

Errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en la

codificación de los soportes de contabilidad.

Operaciones omitidas por falta de soporte, tales como compra de

mercancías, recibidas y bajo el control de la empresa, ventas despachadas

de las que aún no se ha elaborado la factura, gastos incurridos donde

existe una salida de efectivo. (El soporte o la forma de la transacción no es

necesario para su contabilización, lo que importa es la esencia de la

transacción; sin embargo, por falta de información oportuna se siguen

cometiendo errores u omisiones).

Sobrantes o faltantes en caja, en bancos, en inventarios.

Muebles y enseres inservibles.

Omisión en el registro de ingresos ordinarios.

Omisión en el registro de gastos del periodo.

Omisión de depreciaciones, amortizaciones o agotamientos.

Cambios en las políticas contables por estimaciones de vida útil y errores.

Omisiones de registro de tasación de propiedades, planta y equipo en las

grandes empresas.

Omisión de apropiación de prestaciones sociales.

Presencia de provisiones laborales, fiscales.

Presencia de activos diferidos.

Algunos de los procedimientos contables utilizados para verificar el saldo

de las cuentas son:

Arqueo de caja.

Conciliación bancaria.

Inventario físico de existencias.

Circularización a proveedores, informando el saldo a su favor.

Circularización a clientes, informándoles del saldo a favor de la compañía.

Cédula o estudio de cartera para determinar su deterioro de valor.

Valoraciones del costo recuperable para determinar su deterioro en su

valor del activo.

Estudio de los componentes de la propiedad, planta y equipo para

calcular la depreciación por componentes.

Estudio de la vida útil en la fecha que se informa de la propiedad, planta y

equipo para verificar la depreciación.

Corrección de errores y cambios en las estimaciones en las políticas

contables en forma retroactiva.

Elaboración del soporte correspondiente, tal como las notas de

contabilidad para causar ingresos ordinarios o gastos ordinarios.

El objetivo primordial de los ajustes contables es darle razonabilidad a

cada una de las cuentas que aparecen en los estados financieros, porque

si se emiten sin el reconocimiento de algún ingreso o subestimando el

gasto, no reflejarán la situación real de la empresa y los directivos y

administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual financiero y por

consiguiente las decisiones que tomen los dueños no van a ser las más

acertadas.

Arqueo de caja: los auditores, internos o externos, controlan la caja en

forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y

llevar los faltantes a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingresos

ordinarios. Cuando son valores de consideración, deben llevarse a cuentas

especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades

competentes.

El documento de registro de estos ajustes es la nota de contabilidad de las

siguientes situaciones:

Faltante en caja general: se lleva a responsabilidades o gastos ordinarios

cuando no es representativo.

Cheques devueltos por fondos insuficientes: los cuales se reclasifican en

cuenta cartera si los motivos son fáciles de resolver y se sacan de bancos,

pero cuando la causal es de cuenta cancelada, lo mejor es iniciar el

proceso de deterioro de cartera hasta que se cumplan los protocolos de

cobro.

Sobrantes en caja: son llevados a obligaciones por pagar cuando son

situaciones que deben aclararse, o también se llevan como mayor valor de

caja general cuando tienen otros conceptos.

238. Arqueo de caja: el 31-12-15 se elaboró el arqueo de caja por parte del

responsable de los valores efectivos y se detectó faltante en caja de

50.000 u.m., que se contabilizó:


136530 Responsabilidades 50.000

110505 Caja general 50.000

Registra NC 20 por faltante en caja general, de acuerdo al arqueo en cuenta del responsable

Conciliación bancaria: consiste en comparar el extracto bancario con el libro

auxiliar de bancos para observar las diferencias y proceder a elaborar los

ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad.

De la elaboración de la conciliación bancaria resultan algunas de las

siguientes diferencias entre el extracto bancario, el libro auxiliar de

bancos y el extracto del periodo anterior:

NC por concepto de intereses financieros liquidados por la institución

bancaria por cuentas corrientes, títulos valores o cuentas de ahorro a favor

de la compañía.

NC por préstamos concedidos, cartas de crédito y sobregiros por la entidad

bancaria no registrados en la contabilidad.

NC por consignaciones nacionales al cobro, o en tránsito, no registradas.

Consignaciones en tránsito no registradas en el extracto y conocidas por la

empresa por medio de fax u otro medio.

ND por concepto de intereses, gastos bancarios, chequeras, comisiones,

los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con crédito al banco.

ND por asistencia técnica, estudio de crédito, papelería, chequeras.

Si las notas que envía el banco son de naturaleza crédito, la empresa las

analiza y elabora su correspondiente nota de contabilidad, donde debita la

cuenta bancaria. Las notas débito del banco, por otra parte, ejercen efecto

contrario en la empresa y sirven de soporte para elaborar la nota de

contabilidad para acreditar la cuenta bancaria.

239. Conciliación bancaria: en la elaboración de la conciliación bancaria se

detectó la falta de registro en la empresa del gasto por concepto de

chequera por 120.000 u.m.


529820 Gastos bancarios 120.000


Registra el valor de la chequera NC 21

Aparece también una diferencia de 60.000 u.m. por concepto de intereses

sobre el saldo que la empresa mantiene en la cuenta corriente del banco.



415005 Intereses 60.000

Registra el valor de los intereses sobre saldo en cuenta bancaria NC 21

240. Análisis de cartera: el análisis a las cuentas por cobrar no se hace

clasificándolas de acuerdo a su fecha de vencimiento, sino en forma

individual para calcular su deterioro (atrás quedó la clasificación de

cartera no vencida entre 0 y 90 días el 0%, sobre la cartera vencida

entre 91 a 180 días el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 días el

10% y a la cartera vencida de más de 360 días el 15%).

Además, la cartera vencida mayor de un año se reclasifica como incobrable y

se le da poder al cobrador si es de cuantía menor a 500.000 u.m.; en caso

contrario, el poder es para el profesional del derecho para que realice el

respectivo cobro judicial. En el presente caso no se encontró cartera vencida.

Errores y omisiones

Los errores y omisiones más frecuentes, son:

Cuentas por cobrar a empleados en cuentas por cobrar a clientes.

Cuentas de socios o accionistas en cuentas por cobrar a clientes.

Cheques sin fondos en cuentas por cobrar a clientes.

Provisiones de cartera en lugar del deterioro del valor del activo.

Provisiones laborales.

Provisiones para garantías, cuando deberían ser un pasivo, con un

sustento en un contrato de servicios.

Activos diferidos para amortización en los próximos cinco años, cuando

debieran ser un gasto del estado de resultados.

Cuentas por cobrar totalmente vencidas.

Omisiones de arqueo de caja y de conciliaciones.

Inventario físico: el inventario físico consiste en verificar las existencias

físicas de todos los bienes controlados por la empresa mediante el

siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancías por su

género y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario

periódico o para comprobar la información del sistema de inventario

permanente. Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables:

Los ajustes contables más frecuentes en inventarios son:

Faltantes de mercancía debido a sustracción por manos fraudulentas.

Faltantes de mercancía por evaporación.

Sobrantes de mercancía por docenas de 13 o promociones especiales que

ofrecen las casas proveedoras.

Sobrantes por mercancías aún no registradas en contabilidad.

Devolución en ventas de mercancías por los clientes, en existencia.

Devoluciones en compras de mercancías, sin registro en inventarios.

Fletes de mercancías en gastos, cuando deben ser un mayor valor de los

inventarios.

Descuentos y rebajas en gastos, cuando deben ser un menor valor del

costo de inventarios.

Costo de ventas: si el sistema de inventarios que se utilizó en este ejercicio fue

el permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su

permanente control.

241. Inventario físico: si se aplica el sistema periódico, el resultado del

inventario físico será el inventario final, las compras se castigarán al

igual que el inventario inicial y la diferencia constituye el costo de

ventas, el cual absorbe cualquier diferencia por evaporación, deterioro

o malos manejos. Para dar un ejemplo se adaptan los resultados del

sistema de inventarios permanente a inventario periódico:


6135 Costo de ventas 40.400.000

1435 Inventario de mercancías (I. Físico) 24.300.000

1435 Inventario de mercancías (I. Inicial) 0

6205 Compras 64.700.000

Registra el costo de ventas por el sistema de inventario periódico Sin NC

Gastos diferidos: antes de las NIIF tanto los gastos pagados por anticipado

como los cargos diferidos se activaban como un activo diferido esperando

que se cumplieran algunas condiciones, como la de asociar el servicio y el

beneficio con una parte o amortización del activo, pero esto cambió por la

sencilla razón de que es muy difícil asociar el servicio o el beneficio con el

gasto diferido y su medición no es fiable. Por esta razón se llevan a gastos del

estado de resultados.

Propiedad, planta y equipo: es objeto de análisis para causar la depreciación

debido al uso o deterioro o desgaste en la producción de renta que genera.

Depreciación: es un gasto equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia

que sufre un bien por el uso en la producción de la renta. Existen varios

métodos de depreciación: el más común es el de la línea recta, que consiste

en dividir el bien ajustado por el número de días o años de vida útil, una vez

descontada la cuota de salvamento.

Es fundamental calcular la cuota de salvamento sobre un activo propiedad,

planta y equipo, siempre que exista un mercado de activo del usado o se tenga

un compromiso de, una vez cumplida su vida útil, venderla por un determinado

valor.

Para lograrlo, es mejor construir el cuadro de depreciación del equipo de

oficina que se va a depreciar, excluyendo previamente la cuota de

salvamento, que consiste en un valor de rescate de los bienes puestos al

servicio de la actividad.

242. Depreciación de activos fijos: como la contabilidad que se realiza es

la del mes de diciembre, se toma como base de depreciación y se

divide por el tiempo de vida útil, que para muebles y enseres es de

120 meses, es decir, 10 años.

Valor del bien 5.800.000 u.m.

Base de depreciación: 5.600.000 u.m.

Cuota de salvamento: 200.000 u.m.

Mes Concepto Costo Periodos Cuota de

depreciación

Depreciación

acumulada

Nov. Saldo 5.600.000 0

Dic. Depreciación 5.600.000 120 46.667 46.667

Ene Depreciación 5.600.000 120 46.667 93.334

5.600.000 120 46.667 140.001

Por el mes de diciembre, con actividad operativa al igual que los

siguientes, se contabilizará la cuota de depreciación.


526015 Equipo de ofi 46.667

159215 Equipo de ofi 46.667

Registra la cuota de depreciación, en la nota de contabilidad 22

Revaluación de la propiedad, planta y equipo: “La normatividad contable

actual de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad o Normas

Internacionales de Información Financiera (NIC, NIIF o IFRS por sus siglas

en inglés).exigen que las empresas, cuenten con el valor de sus activos en

libros de acuerdo al Valor Razonable de acuerdo a una tasación llevada a

cabo por una entidad o perito experto. UNILONJAS ha perfeccionado sus

metodologías para de acuerdo a la normatividad actual nacional e

internacional las empresas cuenten con un servicio de valoración y

estimación del valor razonable de sus activos” (UNILONJAS, s.f.).

Hoy la revaluación de los activos solo existe para las grandes empresas y se

lleva como un mayor valor del activo cuando se supone que dicho valor

razonable no se devaluará contra la cuenta de superávit de revaluación en

el patrimonio. En caso contrario se reconocerá en el resultado del periodo.

Obligaciones financieras: pueden haber sufrido alguna modificación por

refinanciamiento o capitalización de intereses no pagados, los cuales

sirven para actualizar el pasivo.

Obligaciones fiscales: las empresas participan anualmente al Estado en

calidad de impuesto sobre la renta el 34% de la renta gravable, que es lo

mismo sobre los beneficios netos, para que este preste los servicios de

estructura vial, comunicación y defensa de los bienes y derechos de todas las

personas que viven en el país.

Beneficios a empleados: con base en la nómina de empleados, la empresa

calcula las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador

de acuerdo a las normas laborales del país, que se llevan directamente como

pasivo acumulado (y no en cuentas de provisiones) en el grupo 25 en notas de

contabilidad: cesantías acumuladas, intereses a las cesantías, primas,

vacaciones. Recuerde que las cesantías se consignan en las administradoras

de cesantías y pensiones, los intereses a las cesantías se pagan al empleado

en el mes de enero y la prima de servicio en junio y diciembre.

Análisis de los cambios en el patrimonio: los cambios en el patrimonio se

presentan por las decisiones que toma la asamblea general o junta de

socios con respecto a: los aumentos del capital social, distribución de

excedentes en calidad de dividendos, participaciones o creación de reserva

legal, reserva ocasional y reservas contingentes, readquisición de acciones y

desembolsos de capital.

Cuando la sociedad tiene pérdidas en un determinado ejercicio, tiene la

opción de acumularlas o enjugarlas con la reserva legal o con las

utilidades de los ejercicios siguientes, previa autorización de la asamblea,

para no dar mala imagen ante las instituciones crediticias.

Ingresos: pueden resultar sobreestimados o subestimados. En el primer caso

se da por ingresos causados cuando no se ha prestado el servicio y los

subestimados porque no se han reconocido algunos ingresos cuando ya se

ha prestado el servicio o se entregó el bien objeto del ingreso anticipado.

También puede suceder por venta de mercancías que no han sido facturadas

a los clientes.

Costo de ventas: puede estar subestimado porque algunas facturas no se han

costeado y, por consiguiente, en el inventario físico también faltan

productos.

Gastos generales: los gastos por servicios públicos, si no se conocen, se

reconocen por un valor estimado de acuerdo al criterio profesional,

porque son un pasivo de hechos pasados, con base en estadísticas de

periodos pasados, para no desfasar los estados financieros, que para este

caso son los siguientes por el mes de diciembre.

243. Ajustes contables: se elaboró la Nota de contabilidad de ajustes por

servicios públicos, fletes y acarreos, honorarios profesionales y

comisiones e intereses de obligaciones financieras. En el momento del

pago del valor exacto del gasto, el excedente sobre lo causado se lleva

a los gastos del respectivo mes del año siguiente.


523525 Acueducto y alcantarillado 35.000

523530 Energía eléctrica 40.000

523535 Servicio telefónico 80.000

523540 Portes y telegramas 15.000

523550 Transportes, fletes y acarreos 60.000

233540 Servicios públicos 170.000

233550 Transportes, fletes y acarreos 60.000

Registra gasto por concepto de servicios públicos, en NCO 23

Impuesto de renta y complementarios: si se conoce con exactitud de

forma fiable el valor mensual del impuesto sobre la renta, sobre una

planeación tributaria, se reconoce periódicamente sin necesidad de hacer

cierre de contabilidad mensual ni de calcular los impuestos sobre el estado

de resultados. Se lleva al gasto por concepto de impuesto planeado,

probable y fiable del ejercicio, y se ajusta en el siguiente ejercicio de acuerdo

con la elaboración de la declaración de renta por parte del asesor, que

siempre se llevará a cabo después del mes de marzo para las personas

jurídicas del año siguiente al fiscal.

Las NIIF no aceptan reconocer valores estimados sin ningún soporte

técnico, sino cuando exista la probabilidad de que exista un pasivo o sea una

obligación de hechos pasados por la cual la empresa tendrá que

desprenderse de efectivo en un futuro.

Solo se aceptan valores estimados para las provisiones que son hechos

futuros e inciertos por los cuales la empresa tiene un grado de obligación

de pagar, como por ejemplo los desmantelamientos o los juicios judiciales.

En el caso del ejercicio de la sociedad a la que se dedica este capítulo, no da

utilidades del ejercicio, sino pérdidas, debido al impacto de los gastos de

organización y puesta en marcha. No se calcula ningún pasivo por este

concepto.

244. Impuesto de industria y comercio: los impuestos de industria y

comercio se liquidan sobre la base de las ventas reales del ejercicio,

terminado el 31 de diciembre, a la tasa de 0.5% sobre lo que tiene

que ver con el total de ventas de 46.800.000 u.m.

Los impuestos de industria y comercio se liquidan a partir del mismo plan de

negocios que sirvió de base para determinar el impuesto de renta, en lo que

tiene que ver con el total de ventas de 52.520.000 u.m., a la tarifa del 0.5%.


521505 De industria y comercio 262.600

241210 Vigencia fi corriente 262.600

Registra el pasivo por impuesto de industria y comercio, NCO 024

Comprobante de contabilidad: todos los ajustes contables planteados en la

hoja de trabajo deben ser reportados en notas de contabilidad, y estas, a su

vez, resumidas en el comprobante de contabilidad para ser llevadas al libro

diario y a los libros auxiliares.




Fecha: 31-12-15 Ajustes contables


1110 Bancos 60.000


1365 Cuentas por cobrar trabajado 50.000

136530 Responsabilidades 50.000

5215 Impuestos 262.600

521505 De industria y comercio 234.000






523550 Transporte, fletes y acarreos 60.000

5260 Depreciaciones 46.667

526015 Equipo de oficina 46.667

5198 Gastos financieros 120.000


1105 Caja 50.000

110505 Caja general 50.000

1110 Bancos 120.000


1592 Depreciación acumulada 46.667


2335 Costos y gastos por pagar 230.000


233550 Servicios públicos 60.000

2412 Para obligaciones fiscales 262.600

241210 Vigencia Fiscal corriente 262.600

4150 Financieros 60.000

415005 Intereses 60.000


Preparado


Para lograr una buena práctica contable manual, los ajustes y correcciones

son notas de contabilidad que se ingresan al comprobante de contabilidad,

al igual que el cierre.

Libros auxiliares: disponga de hojas prediseñadas de cuenta corriente

para confeccionar los diferentes libros auxiliares y registrar la información

pertinente, con base en los registros iniciales de apertura de la contabilidad

puesta en marcha, y ahora los del mes de diciembre, tanto de las

operaciones comerciales como de los ajustes contables.

Registro de libros principales: de la misma forma como se consiguen

hojas para emitir los libros auxiliares, se hace para los libros diario columnario

y mayor y balances.

El resultado final de este proceso de ajustes es el estado de situación

financiera ajustado, el cual sirve de base para el siguiente proceso. Sin

embargo, no se emite ningún estado con este nombre, a no ser que la

empresa promueva estos estados para la toma de decisiones.

3. Cierre contable

Con base en el estado de situación financiera ajustado [balance de saldos

más ajustes contables], que ya se llevó a cabo en la hoja de trabajo, se

espera que se continúe con el último proceso de la contabilidad manual,

que consiste en el cierre contable o cierre del ejercicio. En este se cancelan

las cuentas nominales de saldo débito y crédito contra la cuenta de

ganancias y pérdidas y se determinan las ganancias del ejercicio o pérdidas,

dejando todas las cuentas nominales en cero. El siguiente es el estado de

situación financiera de comprobación debidamente ajustado.

Estado de situación financiera de comprobación


31/12/2015

ACTIVOS Y GASTOS TOTAL PASIVO, INGRESO Y PAT. TOTAL

1105 Caja 500.000 2365 R/ en la fuente 2.420.000

1110 Bancos 58.510.560 2368 I/industria y cio. 356.000

1355 A/ impuestos 5.777.200 2370 R/aportes de nom. 1.267.200


1524 E/ de oficina 5.800.000 2408 I/ gravámenes y t. -2.098.800

5205 G/ personal 8.918.292 2510 Cesantías cons. 493.333

5210 Honorarios 6.000.000 2515 I/ sobre cesantías 59.199

5220 Arrendamiento 1.500.000 2520 Prima de servicios 493.333

5235 Servicios 1.160.000 2525 V/ consolidadas 234.667

5240 Gastos legales 3.500.000 3115 Aportes sociales 100.000.000

5295 Diversos 280.000 4135 C/ mayor y menor 52.520.000

6135 C/ mayor y menor 40.400.000

TOTAL ACTIVOS 156.646.052 T/ PASIVO Y PATRIMONIO 156.646.052

El cierre de operaciones es la culminación del proceso de las actividades de

ingresos y gastos ordinarios de todo ente económico; es en esencia la

aplicación de las normas internacionales de información financiera.

245. Ingresos de actividades ordinarios: con la proyección de la hoja de

trabajo se elaboran los diferentes registros en notas de contabilidad

de cierre, las que servirán para el siguiente paso de elaboración del

comprobante de contabilidad de cierre. Las cuentas de ingresos son

principalmente ventas de mercancía no fabricadas por la empresa del

grupo de 41 Ingresos de actividades ordinarias, las que se cierran contra

la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.


413536 Venta electrodomésticos y mueble 52.520.000

590505 Ganancias y pérdidas. Ingresos 52.520.000

Registra el cierre de las cuentas nominales de ingresos ordinarios NC 25

246. Otros ingresos: son los ingresos por recuperación de deducciones,

dividendos en acciones, arrendamiento de locales y desechos

industriales, y se identifican con el grupo 42 Ingresos no operativos,

que se cierra contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas, que hace

las veces de cuenta puente.


415020 Intereses 60.000

590505 Ganancias y pérdidas 60.000

Registra el cierre de las cuentas de ingresos no operacionales NC 026

247. Costo de ventas: el siguiente registro de cierre tiene que ver con el

costo de venta de la mercancía vendida, grupo de cuentas 61,

independientemente del sistema de inventario que se utilice. Este

registro dará como resultado el segundo renglón del estado de

resultados, denominado costo de ventas.


590505 Ganancias y pérdidas 40.400.000


Registra el cierre de cuentas nominales de costo de ventas

248. Gastos ordinarios: en la siguiente nota de contabilidad se

cancelan todas las cuentas del grupo de cuentas 51 Gastos de

administración y 52 Gastos de distribución y ventas, para mostrar el

gran volumen de gastos del estado de resultados. Todas las cuentas

de resultado de saldo débito son canceladas contra la cuenta 590505

Ganancias y pérdidas.


590505 Ganancias y pérdidas 21.897.559

520506 Sueldos 5.632.000


520530 Cesantías 493.333





520569 Aportes a EPS 478.720


520572 Aportes COMFAMILIAR 225.280





521505 Industria y comercio 262.600

522010 Construcciones y edificaciones 1.500.000






523560 Publicidad, propaganda y promoción 1.000.000

524005 Notariales 1.500.000



526595 Otros 478.333



Registra el cierre de las cuentas nominales de gastos NC 28

249. Otros gastos financieros: la siguiente nota de contabilidad se

identifica con los gastos financieros, que hacen parte importante del

estado de resultados, no son la fuente principal de rentas de la

empresa y se presentan en menores cuantías.


590505 Ganancias y pérdidas. No operativos. 120.000


Registra el cierre de los ingresos y egresos no operacionales NC29

El cierre de los ingresos y egresos no operacionales puede presentar utilidad o

pérdida. Si los ingresos de actividades ordinarias superan los egresos no

operacionales, se genera utilidad; en caso contrario es pérdida.

[Gasto de impuesto de renta: la penúltima nota de contabilidad de cierre

que se contabiliza es la cancelación de la cuenta de gastos de impuestos de

renta del grupo 54 Impuesto gravámenes y tasas, creada bajo el criterio de

que es un pasivo y no una provisión cuando se generan utilidades, o se

tiene la certeza de un pasivo periódico, digno de toda fiabilidad y altamente

probable, con base en el criterio profesional, pero que no se hace porque el

estado de resultados dio pérdidas en el ejercicio debido al alto impacto de

los gastos preoperativos que se llevaron al gasto].


590505 Ganancias y pérdidas. Impuestos. 0

540505 De renta y complementarios 0

Registro el cierre del impuesto de renta, en NC

250. Cierre general: muestra la cancelación general de la cuenta puente

590505 Ganancias y pérdidas del ejercicio contra la única cuenta de

ganancias del ejercicio o pérdidas del ejercicio (3605 o 3610), donde los

resultados del ejercicio son positivos si el crédito es mayor que los

débitos o es negativo si los débitos son mayores a los créditos, los

cuales se detectan en la hoja de trabajo.


361005 Pérdidas del ejercicio 9.837.559

590505 Ganancias del ejercicio 9.837.559

Registra la pérdida del ejercicio NC 30

Si se presentan todas las operaciones implícitas en el cierre contable en

forma de ecuación, a partir de los grupos de cuentas, se tendría:

Estado del resultado

(+) 41 Ingresos ordinarios. (-) 61 Gasto de ventas.

(=) Utilidad bruta en ventas.

(-) 51 Gastos administrativos.

(-) 52 Gastos de distribución y ventas. (=) Utilidad ordinaria.

(=) Utilidad antes de impuestos.

(-) 54 Provisión de impuestos.

(=) 3605 Utilidad del ejercicio 0 3610 Pérdida del ejercicio.


(+) 42 Ganancias por actividad no principal del negocio. (-) 53 Pérdidas por

actividades.

Reservas: constituyen un colchón de seguridad de los aportes sociales. Unas

son de carácter legal —reserva legal y estatutarias— y no hacen parte del

estado de resultados; por consiguiente, no se presentan disminuyendo la

utilidad del ejercicio, porque quedarían contabilizadas en el mismo ejercicio

contable y no se daría la oportunidad a la administración de presentar los

resultados de su gestión ni para tomar decisiones en el seno de la asamblea

general o junta de socios.

Comprobante de contabilidad: contiene las notas de contabilidad de cierre

de todas aquellas cuentas nominales de saldo crédito que fueron canceladas

contra la cuenta de ganancias y pérdidas y las nominales de saldo débito que

fueron también canceladas contra la cuenta de ganancias y pérdidas, así

como el cierre contable de los gastos por impuesto de renta y

complementarios y las ganancias del ejercicio, para presentarlas a

consideración de los órganos de la estructura organizacional de la empresa.




Fecha: 31-12-15 Cierre del ejercicio

Código Cuenta Parciales Débitos Créditos

5905 Ganancias y pérdidas

590505 Costo de ventas 36.000.000


590505 Gastos operacionales 1.497.333

590505 Gastos diversos 280.000

590505 Gastos no operacionales 280.000

590505 Impuesto de renta 204.000

590505 Utilidad del ejercicio 540.208

4135 C.cio. al por mayor y por menor 52.520.000

413536 Venta electrodomésticos y M 46.800.000

4150 Financieros 60.000

415005 Intereses 60.000


520506 Sueldos 5.632.000


520530 Cesantías 493.333





520569 Aportes a EPS 478.720


520572 Aportes CONFAMILIAR 255.280





521030 Asesoría Financiera 5.000.000

5215 Impuestos 262.600

521505 Vigencia fiscal vigente 262.600


522010 Construcciones y E 1.500.000

5235 Servicios 1.390.000






523560 Publicidad, propaganda 1.000.000


524005 Notariales 1.500.000




5295 Diversos 280.000

529525 Elementos aseo y cafetería 220.000




6135 C.cio. al por mayor y por M 40.400.000

613536 M/ electrodomésticos y M 40.400.000

3605 Resultados del ejercicio 9.837.559

360510 Pérdidas del periodos 9.837.559

Sumas iguales 62.417.559 62.417.559


Contabilizado

Libros auxiliares: asimismo, con base en los soportes (notas de

contabilidad) que acompañan el comprobante de contabilidad de cierre y

la determinación de las utilidades o pérdidas del ejercicio, se continúa

con la elaboración de los libros auxiliares, de tal manera que el saldo de

todas las cuentas reales y de control sirvan para la construcción del estado

de situación financiera.

Los libros auxiliares de ingresos ordinarios, al igual que los de gastos de ventas

(costo), gastos de administración y gastos de distribución y ventas,

quedan con saldo cero por la cancelación de los saldos de las cuentas que

se acaba de hacer con el fin de disponerlos para la nueva captura de la

información en el siguiente periodo contable.

Libros mayores: el estudiante debe continuar el registro de libros mayores,

donde llevó el proceso de pase de comprobantes hasta llegar al de ajustes

y de cierre, tal como se muestra en el ejercicio de contabilidad-general-en-

excel, cuya consulta debe ser obligada para realizar la práctica de registro de

los libros mayores. De este modo el estudiante puede permitirse cometer

todos los errores posibles y adquirir la destreza necesaria en el proceso de la

contabilidad manual, aunque su práctica profesional sea mediante sistemas

de contabilidad apropiados.

El estudiante debe seguir practicando en el archivo de contabilidad-

general-en-excel, sacar copia en el disco duro y revisar cada uno de los

registros en los libros de contabilidad.

Con el fin de motivar al estudiante para que se remita al ejercicio en Excel

y pueda recrearse cambiando datos en la entrada de información, se

dejan a merced de la creatividad los libros, tanto auxiliares como

principales, para que sean recuperados, analizados y, de ser posible,

editados.

El libro contabilidad-general-en-excel contiene el ejercicio que se expone en

el libro en las siguientes 25 hojas.

1. Menú

2. Datos de entrada

3. Constitución

4. Organización

5. Inversiones

6. Factura de compras.

7. Notas de contabilidad de causación de

compras.

8. Control de existencias.

9. Facturas de ventas.

10. Notas de contabilidad causación de las

facturas de ventas.

11. Notas de contabilidad de costos de ventas.

12. elaboración de la nómina.

13. Notas de contabilidad de causación de la

nómina.

14. Estado de situación financiera de

prueba.

15. Notas de contabilidad de la hoja de

trabajo.

16. Resumen de los comprobantes de

contabilidad para registro de libros

principales.

17. Libro Diario columnario.

18. Libro Mayor y balances.

19. Libro Inventarios y balances.

20. Estados financieros básicos.

21. Libros auxiliares de activos.

22. Libros auxiliares de pasivos.

23. Libros auxiliares de patrimonio.

24. Libros auxiliares de ingresos.

25. Libros auxiliares de gastos.

Por esta razón se le deja todo el protagonismo de exposición de la hoja de

trabajo y de los libros principales y auxiliares al ejercicio precedente.


Desarrolle las siguientes actividades

1. El estudiante debe analizar y comprender los conceptos que incorporan

las NIIF y que no se manejaban en la contabilidad local para convertirlos

en nuevas cuentas aplicadas en el proceso contable y verificarlas en el

plan de cuentas, una vez lo hayan adaptado a las nuevas políticas

contables de las NIIF, para corregir en el caso de error o para discutir con

el docente la conveniencia, la cual depende del punto de vista que se

observe.

2. Conseguir hojas de cuenta corriente para elaborar los libros auxiliares

y hojas apropiadas para llevar libros principales para que diligencie

desde el inicio la contabilidad y pueda sacar el estado de situación

financiera de prueba.

3. Elaborar la hoja de trabajo con los respectivos análisis a cada cuenta

real para plantear las consecuentes notas de contabilidad y el

comprobante de contabilidad de ajustes.

4. Con el comprobante de contabilidad, procesar los libros de contabilidad.

5. Elaborar la hoja de trabajo de los estados financieros.

6. Elaborar los registros de contabilidad de ajustes y cierre del ejercicio.

7. Castigar las pérdidas con la reserva legal prudentemente.


1. ¿Qué es una hoja de trabajo?

2. ¿Qué elementos se requieren para hacer una hoja de trabajo?

3. ¿Cuál es la diferencia entre inventario periódico y uno permanente?

4. ¿El costo de ventas es un reconocimiento de ajuste o de cierre contable?

5. ¿Cuál es el procedimiento de ajustes a las operaciones contables?

6. ¿Cuál es el procedimiento de cierre de operaciones?

7. ¿Cuándo se genera utilidad en el ejercicio?

8. ¿Cuándo se genera pérdida en el ejercicio?

9. ¿Qué pasa si, realizado el cierre, se encuentra un nuevo ajuste de

contabilidad?

Elabore la hoja de trabajo para la empresa

Pedro Lozano Ltda., sociedad comercial cuyo objeto social es la compra y

venta de computadoras y de los suministros y repuestos, presenta los

siguientes saldos en los libros auxiliares de contabilidad.

Pedro Lozano Ltda.

Estado de situación financiera de Comprobación

A 31 de diciembre de 2015 (Miles de pesos)

Activos. Pasivos y patrimonio

Cód. Cuentas Valor Cód. Cuentas Valor.

1105 Caja 1.000 2105 Bancos nacionales 34.000

1110 Bancos 6.000 2205 Nacionales 60.000

1205 Acciones 7.000 2335 Costos y gastos 5.000

1305 Cartera 170.000 2408 Impuestos s/ ventas 15.000

1355 Anticipos impuestos 10.000 2505 Salarios por pagar 10.000

1435 Mercancías 80.000 2705 Ingresos recibidos 15.000

1540 Flota y equipo 20.000 3115 Aportes sociales 260.000

1592 Deprec. acumulada -5.000 3305 Reserva obligatorias 10.000

1605 Activo intangible 15.000 3705 Utilidad acumulada 15.000

5205 Gastos de personal 115.000 4135 Comercio al por M. 605.000

5215 Impuestos 5.000 4150 Financieros 5.000



5240 Gastos legales 5.000



6205 De mercancías 500.000

Total activos 1.034.000 Total pasivo y patrimonio 1.034.000

Condiciones para los ajustes de contabilidad

Hecho el arqueo de caja, faltan 5.000.000 u.m. Se denuncia ante la Fiscalía y

se llevan a responsabilidades del empleado.

Un cliente informa por fax que a 30 de diciembre consignó la suma de

8.000.000 u.m., y no se encuentra en el extracto bancario.

Hecha la cédula de cartera, se hizo el análisis de clientes por cada

cliente y se encontró una cuenta por 5.000.000 u.m., cuya recuperación

está totalmente perdida.

En este caso no se puede seguir haciendo la provisión general, sino que

se debe calcular el deterioro de la cartera de forma individual y no general.

Según el estudio de activos en el presente año, falta por depreciar la

flota de transporte durante una vida útil de cinco años.

Los activos intangibles tienen una vida de diez años, faltan cinco por

amortizar y por este año no se ha calculado.

Los ingresos recibidos por anticipado corresponden a ventas del ejercicio.

El gasto planeado de impuesto de renta y complementario anual es de

12.000.000 u.m. No se ha contabilizado un solo mes.

El inventario físico de las mercancías a 31 de diciembre arrojó el valor de

60.000.000 u.m. Se pide:

Determinar el costo de venta por juego de inventarios como un ajuste

contable.

Elaborar las notas de contabilidad de ajustes.

Elaborar el comprobante de contabilidad de los ajustes contables.

Elaborar las notas de contabilidad de cierre de ejercicio.

Elaborar el comprobante de contabilidad de cierre de ejercicio.

Elaborar el estado de situación financiera y el estado del resultado integral.

Revise en el archivo contabilidad-general-en-excel

La elaboración de la hoja de trabajo a partir del estado de situación

financiera de prueba, los ajustes propuestos para este ejercicio, el estado

de situación financiera ajustado y el proceso de cierre para elaborar los

estados financieros, porque es más creativo ver el ejercicio en el libro Excel

que dejar el registro en el libro.

La elaboración del libro diario a partir de todos los comprobantes de

contabilidad.

La elaboración del libro mayor y balances a partir de los pases del libro

diario, con los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas

que intervienen en las operaciones del periodo.

La elaboración del libro de inventarios y balances.

Observe los libros de contabilidad, tanto auxiliares como principales, en

el libro Excel.

No se suprimen los libros de contabilidad, a pesar de uso en decadencia

por la utilización de sistemas contables; sin embargo, como conocimiento

no se puede eludir porque el proceso manual es enriquecedor, y más para

los ingenieros de sistemas.

Capítulo 14. Estados financieros

“La praxis es reflexión y acción del hombre sobre

el mundo, para transformarlo”

Pablo Freire

Los estados financieros, con propósito de información general para sus

propietarios, acreedores actuales y potenciales y agencias calificadoras de

riesgos (S1.2), son la fuente de información para los hombres de negocio.

Su responsabilidad está a cargo del gerente y del contador, quienes

deben certificarlos y acompañarlos del informe del revisor fiscal y de

gestión de la gerencia para la aprobación de la junta directiva y su

respectiva publicación, antes de presentarlos a los órganos de decisión y su

respectiva discusión en las juntas de socios o asambleas generales.

Deben estar acompañados de la proyección del negocio, por lo menos de un

año, para conocer la capacidad de generación de flujos de efectivo futuros y

verificar la hipótesis de negocio en marcha y otros valores como el nivel de

utilidades para el siguiente año, los impuestos que se destinarán para el

Estado y el monto de los dividendos o participaciones que se van a

distribuir en el inmediato futuro.

Si los estados financieros no están aprobados por la junta directiva y

ratificados por la asamblea general o junta de socios, no tienen ningún

valor ante la comunidad de usuarios, tanto de asociados como de

empleados, proveedores e instituciones financieras. Esta función solamente

compete a los órganos de dirección, porque no se puede delegar a ninguno

de los comités que puedan existir al interior de la empresa.

Esto permite a los socios o accionistas tomar decisiones como la de

continuar en la sociedad, hacer nuevos aportes y desposeerse de la

participación en la sociedad comercial.

Si se le pregunta a un directivo de la sociedad sobre el monto de los

dividendos o participaciones que se presume ganarán los asociados por el

año 2015, o el impuesto que se le pagará al Estado, es posible que le

responda que necesita que termine el año para poder saber estos datos, y

todo porque no se está manejando la cultura de los estados financieros

proyectados, que se elaboran sobre el plan de negocios o estudio de

negocio en marcha.

Los estados financieros solo se pueden obtener del libro mayor o de los

saldos de los libros auxiliares. Ahora, si dispone de un programa de

contabilidad, se pueden tener reportes de toda clase gracias al simulador de

estado de situación financiera, sin necesidad de hacer cierre contable,

porque este proceso está reservado en el sistema para hacerlo solamente

una vez al año.

1. Reconocimiento en los estados financieros

El reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros

de una partida que cumple la definición de un activo, pasivo, ingreso o

gasto, y satisface los siguientes criterios:

a) Es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la

partida llegue o salga de la entidad; y

b) Fiabilidad cuando la partida tiene un costo o valor que pueda ser

medido con fiabilidad (S2.27).

En contabilidad se reconoce un activo, pasivo, ingreso o gasto cuando es:

Probable: cuando la información disponible, considerada en su

conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros.

Eventual: cuando la información disponible, considerada en su conjunto,

no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir.

Remoto: cuando la información disponible, considerada en su conjunto,

indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros. En este caso

no se deja ninguna información.

En ninguno de los dos casos o eventos anteriores es necesario dejar una

nota en los estados financieros.

La falta de reconocimiento de una partida que satisface esos criterios no se

rectifica mediante:

La revelación de políticas contables seguidas,

Ni tampoco a través de notas, u otro material explicativo (S2.28).

Probabilidad de obtener beneficios económicos futuros

El concepto de probabilidad se utiliza, como el primer criterio de

reconocimiento, con referencia al grado de incertidumbre con que los

beneficios económicos futuros llegarán a la entidad o saldrán de ella.

La evaluación del grado de incertidumbre correspondiente al flujo de los

beneficios futuros se realiza sobre la base de la evidencia relacionada con

las condiciones al final del periodo sobre el que se informa que esté

disponible cuando se preparan los estados financieros.

Esas evaluaciones se realizan individualmente para partidas significativas, y

para un grupo o población de elementos individualmente insignificantes

(S2.29).

Para llegar al conocimiento del grado de incertidumbre con que los

beneficios económicos futuros asociados a una partida llegarán a la

entidad o saldrán de ella, se requiere plantear un plan de negocios de esa

partida o del grupo de partidas que formen una unidad generadora de

efectivo, hasta determinar el flujo de efectivo, al cual se le deben aplicar las

siguientes herramientas financieras:

Se obtiene el flujo de efectivo con el valor de la inversión inicial, los ingresos

(ingresos ordinarios y ganancias), los gastos (costo de ventas, gastos

de administración, gastos de distribución) y, por último, el valor de

rescate o recuperación de la inversión asociada a la actividad en una

fecha supuesta de liquidación.

Se calcula la tasa interna de retorno financiero (TIR) bajo un solo escenario.

A partir de una tabla de sensibilidad con las dos variables más

significativas, se recalcula la TIR en varios escenarios económicos y se

obtiene una rentabilidad para muchos escenarios.

Se elige un escenario que a criterio de la gerencia sea relevante. Luego se

escogen los resultados de TIR más representativos, con los cuales se pueda

calcular el grado de desviación estándar de los resultados que se asocia

con el riesgo.

Se le asigna un grado de probabilidad a tres o cinco escenarios elegidos

para que facilite la aplicación del comportamiento de la curva de Gauss.

Esto quiere decir que el ciento por ciento se distribuye, por ejemplo en

10%, 20%, 40%, 20% y 10%, para asimilarla a curva de Gauss.

Se hacen los cálculos para determinar la desviación estándar a los datos,

que es el resultado que se asimila al riesgo de que esos flujos de

efectivo fluyan a la empresa.

Se hace la lectura del resultado de acuerdo a los valores de la curva

normal de Gauss, (65% de probabilidad con más o menos una desviación

estándar, 95% de probabilidad con más o menos dos desviaciones

estándar), de tal manera que si el riesgo es alto, se puede concluir que

será muy difícil que se cumplan las expectativas de la entidad, pero si es

mínimo, existirá una gran probabilidad de que esos flujos de efectivo

fluyan a la entidad y mejoren el desempeño de la gerencia.

Este procedimiento es dispendioso de elaborar y requiere de una asesoría

financiera, de tal manera que es un esfuerzo mayor y desproporcionado

para una pyme, y se debe optar por otro criterio de evaluación.

Si el grado de probabilidad de entrada o salida de recursos es superior

al 50%, se reconoce un activo, un pasivo, un ingreso o un gasto. En caso

contrario, si la probabilidad de la salida de recursos es menos del 50%, la

obligación no se reconoce como un pasivo, es decir, se excluye del estado de

situación financiera.

Fiabilidad de la medición

La fiabilidad es el segundo criterio de reconocimiento y recae sobre la

medición de la partida, para que su costo o valor pueda medirse de forma

fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocido. En

otros debe estimarse.

La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial en la

elaboración de los estados financieros y no menoscaba la fiabilidad.

Cuando no pueda hacerse una estimación razonable, la partida no se

reconoce en los estados financieros (S2.30).

Para hacer una estimación razonable y fiable, el criterio de la gerencia

debe estar acompañado de informes de otros activos similares en entidades

similares o de datos de un mercado activo que le sirva de referencia para

establecer la medición, de ser posible utilizando herramientas de modelos

matemáticos.

Si una partida no cumple con los criterios para su reconocimiento, los puede

cumplir en una fecha posterior como resultado de circunstancias o

sucesos posteriores (S2.31).

La partida que no cumple con los criterios para su reconocimiento puede ser

revelada a través de notas, material informativo o cuadros

complementarios.

Esto es apropiado cuando el conocimiento de la partida es relevante

por los usuarios de los estados financieros para la evaluación de la

situación financiera, el rendimiento y los cambios en la situación financiera

de una entidad (S2.32).

En la sección 3 de las NIIF para pymes, se detalla la presentación

razonable y los requerimientos para su cumplimiento, en un conjunto

completo de estados financieros (S3.1).

Con respecto a la presentación razonable de la situación financiera, el

rendimiento financiero y los flujos de efectivo se pueden señalar:

Consiste en la representación fiel de las transacciones, así como de los

sucesos y condiciones de acuerdo a los criterios de reconocimiento de

activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en la S2.

Esta NIIF no da como resultado una presentación razonable en una

entidad con obligación pública de rendir cuentas.

La información adicional que se va a revelar debe ser suficiente para

que los usuarios entiendan los efectos de transacciones concretas,

sucesos y condiciones sobre la situación financiera y sobre el rendimiento

financiero (S3.2).

Una entidad debe efectuar en nota una declaración, explícita y sin

reservas, de cumplimiento de las NIIF para pymes (S3.3).

La gerencia que use la NIIF para pymes en la presentación de los estados

financieros evaluará la capacidad de la entidad para continuar en

funcionamiento (hipótesis de negocio en marcha) (S3.8).

La frecuencia de presentación del juego completo de estados financieros,

incluyendo los comparativos, será al menos anual (S3.10).

La entidad mantendrá la presentación y clasificación de las partidas de los

estados financieros en forma uniforme de un periodo a otro, a menos

que se presente un cambio importante en la naturaleza de la actividad y

se ponga de manifiesto otra presentación o clasificación (3.11).

La entidad presentará por separado cada clase significativa de partidas

similares, a menos que tengan importancia relativa (S3.15).

El conjunto completo de estados financieros de una entidad incluye:

Estado de situación financiera en la fecha sobre la cual se informa.

Estado del resultado integral o un estado de resultado separado.

Estado de cambios en el patrimonio o el estado de resultados y

ganancias acumuladas.

Estado de flujos de efectivo.

Notas que corresponden a un resumen de las políticas contables

significativas y otra información explicativa (S3.17).

2. Estado de situación financiera

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá las siguientes

partidas:

a) Efectivo y equivalentes al efectivo (S11).

b) Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar (S11).

c) Activos financieros [sin incluir los importes mostrados en (a), (b), (J) y

(k)] (S11 y S12).

d) Inventarios (S13).

e) Propiedades, planta y equipo (S17).

f) Propiedades de inversión registradas al valor razonable con cambios en

resultados (S16).

g) Activos intangibles (S18).

h) Activos biológicos registrados al costo menos la depreciación

acumulada y el deterioro del valor (S34).

i) Activos biológicos registrados al valor razonable con cambios en

resultados (S34).

j) Inversiones en asociadas (S14).

k) Inversiones en entidades controladas de forma conjunta (S15).

l) Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar (S11 y S12).

m) Pasivos financieros [sin incluir los importes mostrados en (l) y (p)] (S11 y

S12).

n) Pasivos y activos por impuestos corrientes (S29).

o) Pasivos por impuestos diferidos y activos por impuestos diferidos (estos

siempre se clasificarán como no corrientes) (S29).

p) Provisiones (S21).

q) Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio

de forma separada al patrimonio atribuible a los propietarios de la

controladora (S9).

r) Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora (S9) (S4.2).

Cuando sea relevante, se presentarán en el estado de situación financiera

partidas adicionales, encabezamientos y subtotales (S4.3).

Una entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes y sus pasivos

corrientes y no corrientes como categorías separadas en su estado de

situación financiera, excepto cuando una presentación basada en el

grado de liquidez proporcione una información fiable que sea más

relevante. Cuando se aplique tal excepción, todos los activos y pasivos se

presentarán de acuerdo con su liquidez aproximada (ascendente o

descendente) (S4.4).

El primer estado de situación financiera, que también se puede llamar [balance

general], está compuesto por tres clases de cuentas fundamentales, como

se muestra en el siguiente cuadro. Las del lado izquierdo son de naturaleza

débito y las de la derecha son de naturaleza crédito. Otras clases de cuentas

como la 4. Ingresos, la 5. Gastos y la 6 Compras, quedan cerradas en el

momento de emitir los estados financieros, y otras como la 7. Costos de

producción se cierran al finalizar el año y su saldo pasa a hacer parte de

productos terminados y productos en proceso en los inventarios.

Nombre de la Empresa

Estado de situación financiera General


1. Activos 2. Pasivos

3. Patrimonio

Los anteriores grupos de activos y pasivos se clasifican en corrientes y no

corrientes, dependiendo de su liquidez, como en el ejemplo siguiente:

Modelo de Estado de situación financiera

Activo Pasivo

Corriente Corriente

No corriente

No corriente Patrimonio neto

Capital en acciones

Si el objetivo es la presentación de su mayor grado de solidez, se tiene:

Modelo de Estado de situación financiera

Activo Patrimonio neto

No corriente Capital en acciones

Corriente Pasivo

No Corriente

Corriente

Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos

Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios en

que la entidad mide los activos, pasivos, ingresos y gastos en sus estados

financieros.

La medición involucra la selección de una base de medición.

Esta NIIF especifica las bases de medición que una entidad utilizará para

muchos tipos de activos, pasivos, ingresos y gastos (S2.33).

Activos que generan gastos e ingresos en el estado de resultados:

Inventarios: generan costos de ventas, gastos por deterioro del valor.

Cuando se adquieren con pago aplazado, se reconocen por el valor

actual. El gasto por financiación no hace parte del inventario. Cuando se

reconoce el mayor valor del pasivo, genera gastos financieros.

Propiedad, planta y equipo: generan gastos de depreciación, deterioro del

valor.

Los activos intangibles generan gasto por amortización.

Las minas generan gastos por agotamientos.

Cuentas por cobrar: generan gastos por deterioro de la cartera. Cuando su

pago es aplazado, su reconocimiento es por el valor actual y generan un

ingreso financiero cuando se hace la medición posterior y actualización del

valor de la cartera.

Cartera dada de baja (castigada): no genera gasto o ingreso porque se

castiga contra el deterioro acumulado.

La recuperación de cartera que haya sido dada de baja genera

ingreso por recuperación del deterioro.

Inversiones en otras entidades: generan deterioro de la inversión.

Inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos: generan

ingresos por concepto de dividendos.

Pasivos que generan gastos e ingresos:

Obligaciones financieras: generan gastos por intereses.

Proveedores con pago aplazado: se reconoce por su valor actual, y su

medición posterior genera un gasto financiero por concepto de la

actualización del pasivo.

Ingresos recibidos por anticipado: generan ingresos del periodo.

Impuesto sobre la renta y complementario: genera gastos por intereses

de mora y sanciones.

Pasivos por beneficios a empleados: generan gastos por reconocimiento

de intereses sobre cesantías. Gastos por ajustes a la reliquidación de los

beneficios a empleados.

Otros activos y pasivos están reconocidos en otras secciones, tales como:

Inversiones, cuyas bases las trata la S11: Instrumentos financieros básicos.

Inversiones en subsidiarias, S9: Estados financieros consolidados.

Inversiones en asociadas, S14: Inversiones en asociadas.

Pasivos financieros, S22: Pasivos y patrimonio.

Otros ingresos y gastos están reconocidos en otras secciones, tales como:

Ingresos de actividades ordinarias, S23.

Costos por préstamos, S25.

Gastos de ventas, S13: Inventarios.

Arrendamientos, S20.

La novedad de las NIIF es que también están basadas en estimaciones,

juicios profesionales y modelos matemáticos de firmas de propiedad lonja

raíz, siempre y cuando los costos de elaboración no sean desproporcionados

y se guarde el equilibrio de costo-beneficio.

251. Medición con flujos de efectivo descontados: cuando un activo o

pasivo se mide en relación con los flujos de efectivo futuros y estos

son inciertos (es decir, existe un conjunto de desenlaces posibles), es

necesario reducir el conjunto de desenlaces posibles a una sola

medida, que puede ser el valor esperado. El valor esperado de una

distribución de desenlaces es su media aritmética, es decir, la suma de

los desenlaces ponderados por su probabilidad.

Desenlace 1: flujo de efectivo 100 u.m., con la probabilidad del 40%.



El valor esperado es = 100 * 0,40 + 200 * 0,30 + 500 * 0,30 = 250 u.m.

Existen otros modelos financieros más sofisticados, como se explicó

anteriormente a partir de un plan de negocios, que puede disminuir el

grado de incertidumbre y de riesgos.

Por ejemplo, si a esos desenlaces les asignamos la curva de GAUS con

probabilidades del 30%, 40% y 30%, el resultado es diferente y se puede

avanzar hasta determinar el riesgo de ese flujo de efectivo.

El valor esperado es = 100 * 0,30 + 200 * 0,40 + 500 * 0,30 = 163 u.m.

Clase 1. Activos: los activos son los bienes y derechos controlados por

un ente económico y están representados en capital de trabajo, inversiones

fijas e inversiones en gastos preoperativos, que por razón de las NIIF se

convierten inmediatamente en gastos del estado de resultado. Su existencia

se justifica por las decisiones de inversión en bienes o servicios que se

requieren para el desarrollo de la actividad económica, que bien puede ser:

comercial, producción o servicios.

Los activos son los productores de renta. Si no hay renta, no se pueden

satisfacer las aspiraciones de:

Proveedores en calidad del costo de la mercancía vendida.

Empleados en calidad de beneficios a empleados, constituidos en sueldos,

con sus aportes parafiscales, patronales y prestaciones sociales.

El arrendador del local.

Proveedores de servicios y otros gastos propios de la logística del negocio.

Instituciones financieras en calidad de pago de capital e intereses.

Socios o accionistas (dueños del patrimonio) en calidad de

dividendos o participaciones.

El Estado en calidad de impuestos de renta y otras contribuciones.

El municipio de la localidad en calidad de impuesto de industria y comercio

y otras contribuciones.

El negocio en calidad de mantenimiento de patrimonio financiero y

operativo.

En el gráfico siguiente se puede mostrar cómo los activos producen

beneficios netos para satisfacer a los proveedores de bienes y servicios y

a los propios dueños del capital invertido.

Gráfico No. 21. Elaboración del estado de situación financiera


Producen renta líquida

A través de las ventas menos los costos de

ventas, gastos administrativos, gastos de

distribución y menos los impuestos de

renta y complementarios

Consumen intereses por los préstamos que

otorgan

El estado consume en calidad de impuesto

de renta

Los socios o accionistas en calidad de

dividendos o participaciones

Mantenimiento del patrimonio para

afrontar situaciones difíciles

Mantenimiento del patrimonio para

emprender nuevos proyectos

La entidad clasificará como activo corriente cuando:

a) Espera realizarlo o tiene la intención de venderlo o consumirlo en su

ciclo normal de operación;

b) Mantiene el activo principalmente con fines de negociación;

c) Espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la

fecha sobre la que se informa; o

d) Se trate de efectivo o equivalente al efectivo, salvo que su

utilización esté restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado

para cancelar un pasivo por un periodo mínimo de doce meses desde

de la fecha sobre la que se informa (S4.5).

Clase 2. Pasivos: son obligaciones resultado de hechos pasados. También

los constituyen los recursos financieros que existen en el mercado financiero

para obtener los recursos necesarios para realizar las inversiones, esto es,

llevar a cabo los proyectos de inversión. También los constituyen los

proveedores de bienes y servicios y los mismos empleados que no retiran

sus prestaciones sociales. El pasivo tiene un costo de mantenimiento o

consumo de intereses según la negociación sea con particulares o con

instituciones financieras. Cuando se tienen pasivos con cero intereses se

disminuye el costo de capital.

Una entidad clasificará como pasivo corriente cuando:

a) Espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operación;

b) Mantiene el pasivo principalmente con el propósito de negociar;

c) El pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha

sobre la que se informa; o

d) La entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la

cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a

la fecha sobre la que se informa (S4.7).

Una entidad clasificará todos los demás pasivos como no corrientes (S4.8).

Clase 3. Patrimonio: una primera definición expone el concepto residual

entre activos y pasivo. Desde otra perspectiva, son los recursos financieros

propios, aportados por los dueños del negocio, llamados socios o

accionistas, para darle vida a la actividad comercial, de servicios o de

producción. El patrimonio consume beneficios en calidad de dividendo o

participación.

El patrimonio y los pasivos están relacionados con las decisiones de

financiamiento de los activos, que son las mismas inversiones que se

requieren para poner en marcha los proyectos empresariales, tal como se

muestra en el siguiente gráfico.

Gráfico No. 22. Tipos de decisiones

Decisiones económicas

Operación Inversión Financiamiento

4 y 5. Ingresos y gastos 1. Activos 2. Pasivos

Ingresos ordinarios Comprar propiedades Adquirir obligaciones

Costos de ventas Vender propiedades Financieras

Gastos de administración Produce o comercializa Hipotecarias

Gastos de distribución Proveedores

Gastos financieros 3. Patrimonio

Emitir acciones

Emitir bonos

Pagar dividendos

Redimir bonos

Activos = Pasivos + Patrimonio

La entidad con capital en acciones revelará, ya sea en el estado de situación

financiera o en las notas, lo siguiente:

a) Para cada clase de capital en acciones:

El número de acciones autorizadas.

El número de acciones emitidas y pagadas totalmente, así como las

emitidas pero aún no pagadas en su totalidad.

El valor nominal de las acciones, o el hecho de que no tengan valor

nominal.

Una conciliación entre el número de acciones en circulación al principio y

al final del periodo.

Los derechos, privilegios y restricciones correspondientes a cada clase

de acciones, incluidos los que se refieran a las restricciones que afecten a

la distribución de dividendos y al reembolso del capital.

Las acciones de la entidad mantenidas por ella o por sus subsidiarias o

asociadas.

Las acciones cuya emisión está reservada como consecuencia de la

existencia de opciones o contratos para la venta de acciones, con las

condiciones e importes.

b) Una descripción de cada reserva que figure en patrimonio (S4.12).

3. Estado de resultados

Denominado también como el rendimiento, es el segundo estado

financiero y se le denomina en las NIIF estado del resultado integral. Es el

principal anexo del estado de situación financiera porque resume las

cuentas nominales en la cuenta 36

Resultados del ejercicio: muestra el informe final de todas las decisiones de

operación, que está compuesto por las clases de cuentas 41. Ingresos, 61

Costos y 51 Gastos de administración, 52 Gastos de ventas, como se detalla

en el siguiente cuadro. Como siempre se esperan resultados positivos por la

diferencia entre los ingresos y egresos, es el único resultado que va a la

cuenta de ganancias del ejercicio del estado de situación financiera,

porque el costo de venta se constituyó en un ajuste contable, al igual que

los impuestos de renta, que deben ser contabilizados en calidad de provisión

durante la vigencia contable.

Nombre de la Empresa

Estado del Resultado Integral

Del 1o de Enero a 31 de diciembre de 2015

5. Gastos de administración

y gastos de ventas

4. Ingresos ordinarios

6. Gastos de ventas = Costo de ventas 36. Ganancias del ejercicio

7. Costos de producción y venta

En el lado izquierdo se muestran los costos y los gastos que disminuyen los

ingresos, que siempre son de saldo crédito, al igual que las ganancias.

La entidad presentará su resultado integral total para un periodo:

a) En un único estado del resultado integral, en cuyo caso el estado del

resultado integral presentará todas las partidas de ingreso y gasto

reconocidas en el periodo, o [S5.4 a S5.6 y S5.8 a S5.10]

b) En dos estados ― un estado de resultados y un estado del resultado

integral (1. ganancias y pérdidas que surjan de la conversión de los

estados financieros de un negocio en el extranjero, 2. Ganancias y

pérdidas actuariales, 3. Cambios en los valores razonables de los

instrumentos de cobertura (S5.4)), en cuyo caso el estado de resultados

presentará todas las partidas de ingreso y gasto reconocidas en el

periodo, excepto las que estén reconocidas en el resultado integral

total fuera del resultado, tal y como permite o requiere esta NIIF (S5.7 a

S5.10) (S5.2).

Los efectos de correcciones de errores y cambios en las políticas

contables se presentarán como ajustes retroactivos de periodos anteriores

y no como parte del resultado en el periodo en el que surgen (S10) (S5.4).

Como mínimo, el estado del resultado integral incluirá los siguientes

importes del periodo:

a) Ingresos de actividades ordinarias [S2.25-a].

b) Costos financieros.

c) Participación en el resultado de las inversiones en asociadas (S14:

Inversiones en asociadas) y entidades controladas de forma conjunta

(S15: Inversiones en negocios conjuntos) que se contabilicen utilizando

el método de la participación. (S14.8 y S15.13).

d) El gasto por impuestos, sin incluir los impuestos asignados a los

apartados (e),

(g) y (h) a continuación (véase el párrafo 29.27).

e) Un único importe que comprenda el total de:

(i) El resultado después de impuestos de las operaciones discontinuadas,

y

(ii) La ganancia o pérdida después de impuestos reconocida en la

medición al valor razonable menos costos de venta, o en la disposición

de los activos netos que constituyan la operación discontinuada.

f) El resultado (si una entidad no tiene partidas de otro resultado

integral, no es necesario presentar esta partida).

El estado del otro resultado integral (ORI) inicia con la última línea del

estado de resultado (ganancias y pérdidas después de impuestos) e

incorpora:

g) Cada partida de otro resultado integral (1. Ganancias y pérdidas que

surjan de la conversión de los estados financieros de un negocio

extranjero (S30), 2. Ganancias y pérdidas actuariales (S28), 3. Algunos

cambios en los valores razonables de los instrumentos de cobertura

(S12) (S5.4-b)).

h) La participación en el otro resultado integral de asociadas y entidades

controladas de forma conjunta contabilizadas por el método de la

participación.

i) El resultado integral total (si una entidad no tiene partidas de otro

resultado integral, puede usar otro término para esta partida tal como

resultado) (S5.5).

La entidad no presentará ni describirá ninguna partida de ingreso o

gasto como “partidas extraordinarias” en el estado del resultado integral

(o en el estado de resultados, si se presenta) o en las notas (S5.10).

Modelo Estado del resultado integral

Cuentas Nota 2015 2014

Ingresos por actividades ordinarias 5 6.863.545 5.808.653

Costo de ventas 6 - 5.178.530 - 4.422.575

Ganancia bruta 1.685.015 1.386.078

Otros ingresos 88.850 25.000

Gastos de ventas - 175.550 - 156.800

Gastos de administración - 810.230 - 660.389

Otros gastos -106.763 -100.030

Gastos financieros 7 - 26.366 - 36.712

Ganancias antes de impuestos 8 654.956 457.147

Gasto de impuestos a las ganancias (41%) 9 -270.250 -189.559

Ganancia del período 384.706 267.588


Diferencia en cambio extranjero 5.334 6.667

Pérdidas actuariales -819 497

Otro resultado integral 4.515 7.164

Estado del resultado integral 389.221 274.752

Los costos y gastos están clasificados de acuerdo a la función.

Si la entidad no tiene partidas de otro resultado integral en ninguno de los

periodos para los que se informa, puede presentar solo un estado de

resultados o un estado del resultado integral en el que la última línea se

denomine “resultado” (S3.19).

Clase 4. Ingresos: los ingresos (beneficios) se clasifican en ingresos de

actividades ordinarios y ganancias. Los primeros tienen que ver con

decisiones de operación que involucran una serie de transacciones normales

en desarrollo de la actividad mercantil que se haya propuesto desarrollar para

obtener los beneficios. Los ingresos deben ser de tal magnitud que puedan

cubrir en primer lugar los costos de la mercancía vendida y luego los gastos, y

además dejar un remanente de utilidad para el pago de impuestos y otro

para satisfacer a los dueños en calidad de dividendos o participaciones. Las

ganancias hacen referencia a las utilidades en la disposición o venta de

activos.

Las ganancias son obtenidas de actividades no ordinarias, como la venta

de propiedades, planta y equipo, ajuste por diferencia en cambio extranjero y

ajustes a los beneficios a los empleados a largo plazo, que se clasifican en el

otro resultado integral.

Clase 5. Gastos: los gastos (sacrificios) se clasifican en gastos ordinarios,

costos de ventas y pérdidas. Los primeros son erogaciones necesarias en las

actividades ordinarias de la producción de la renta y tienen la característica de

ser necesarios y proporcionales y relación de causalidad. Los gastos que no

cumplan con las tres características son rechazados por la Administración

de Impuestos Nacionales, además de que pueden generar problemas con

los órganos de control y con los socios o accionistas. Los costos de

ventas también son erogaciones que se identifican plenamente con el bien o

servicio y tienen la característica de ser inventariables, identificables y

controlables. Están asociados con la venta de producto en desarrollo de la

actividad generadora de renta. Los costos en empresas comercializadoras

están constituidos por la compra de mercancías no fabricadas por ellas.

Las pérdidas se refieren a los sacrificios en actividades que no son ordinarias y

resultan en el momento de disposición o venta de activos de propiedad,

planta y equipo.

Clase 7. Costos de producción: en las empresas manufactureras los

costos están formados por la materia prima sometida a proceso de

transformación, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación

necesarios en la producción de bienes o servicios hasta colocarlos en

calidad de disponibles para la venta.

Para lograr una buena comprensión e interpretación de los conceptos

contables se debe hacer abstracción de la escuela de la vida y

componer transacciones de toda índole con los objetos que encuentre en

el mercado o comercio, con el fin de presentarlos en forma de registro

contable, clasificados en cuentas reales o nominales.

El departamento de Contabilidad será el encargado de llevar la contabilidad

de las empresas donde se centraliza la información producida en cada

transacción que implique: inversión, operación, financiamiento, para llevar

a cabo el proceso de codificación, registro de libros e informes.

El estado del resultado integral comprende

1. Estado de resultados

Ingresos por actividades ordinarias

Costo de ventas

Ganancia bruta

Otros ingresos

Gastos ordinarios

Gastos de ventas

Gastos de administración

Otros gastos

Gastos financieros

Ganancias antes de impuestos

Gasto de impuesto a las ganancias

Ganancia del periodo (pérdida del periodo)

2. Otro resultado integral (ORI)

Diferencia en cambio extranjero

Conversión de estados financieros a la moneda local

Ganancia o pérdida en la venta de activos fijos

Cambios en el valor de estudios actuariales

Cambios en el valor razonable de instrumentos de cobertura


Estado del resultado integral

* Los costos y gastos están clasificados de acuerdo a la función

(Tomado de la videoconferencia presentada por el Lic. Jorge Fermín de Venezuela)

4. Estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo refleja la generación y utilización de los

fondos del ente económico en el manejo que hizo de la tesorería.

Constituye, junto al estado de situación financiera, el estado del resultado

integral, el estado de cambios en el patrimonio y las notas a los

estados financieros, los cinco estados financieros con propósito de

información general. {Igualmente se detallan en NIIF plenas, NIC1.1}.

Se expondrán los métodos y procedimientos del estado de flujos de efectivo

en el libro que lleva el mismo nombre.

Se presentan con el siguiente formato:

Actividades de operación: constituyen la principal fuente de ingresos

de actividades ordinarias de la entidad, que generalmente determinan los

resultados de esta.

Actividades de inversión: son las de adquisición y disposición de activos

propiedad, planta y equipo a largo plazo y otras inversiones no

incluidas en el equivalente al efectivo.

Actividades de financiación: dan lugar a cambios en el tamaño y

composición de los capitales aportados y de los préstamos tomados por la

entidad.

Cambios en el estado de flujos de efectivo: muestran la variación del

efectivo y equivalente al efectivo por la diferencia entre el 1 de enero y 31

de diciembre del mismo año (tomado de la videoconferencia del Lic. Jorge

Fermín).

La entidad puede utilizar, para los estados financieros, títulos distintos

de los empleados en esta NIIF, siempre que ellos no ocasionen confusión

(S3.22).

El principal problema en la elaboración de los estados financieros es

que sean oportunos, porque siempre se emiten con posterioridad a los

hechos y en algunos casos son inocuos porque no sirven para tomar

decisiones.

Otro de los problemas es la falta de verificación de los bienes y derechos que

muestran los activos por falta de un arqueo, conciliación, cédula de cartera

o inventario físico. Entonces se presentan valores que no reflejan la realidad

del negocio.

5. Estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en el patrimonio presenta:

El resultado del periodo,

Las partidas de ingresos y gastos reconocidas en el otro resultado

integral para el periodo,

Los efectos de los cambios en políticas contables y las correcciones de

errores reconocidos en el periodo,

Los importes de las inversiones hechas y los dividendos y otras

distribuciones recibidas durante el periodo por los inversores en

patrimonio (S6.2).

Modelo de estado de cambios en el patrimonio

Cuentas del

patrimonio

Capital en

acciones

Ganancias

acumuladas

Atribuible a

propietarios

Participaciones

no control

Patrimonio

Total

E.S.F 01 -01-14 500.000 256.000 756.000 83.778 839.778

Corrección errores 5.000 5.000 500 5.500

Cambios en política 5.500 5.500 667 6.167

E.S.F reexpresado

01-01-14

500.000 266.500 766.500 84.945 851.445

Resultado integral

Resultados 60.000 60.000 6.000 66.000

Conversión

Negocios

6.400 6.400 2.110 8.510

Perdidas Actuariales -2.400 -2.400 -999 -3.399

Transacción con

propietarios

Dividendos -8.000 -8.000 -889 -8.889

E.S.F reexpresado

31-12-15

500.000 322.500 822.500 91.167 913.667

Cuando en dos periodos seguidos no hay otros resultados integrales, se

puede presentar el estado de resultados y ganancias acumuladas.

Modelo de estado de resultados y ganancias

acumuladas

Ingresos de actividades ordinarias 2015 2014

Otros ingresos

Variación en los inventarios de productos terminados y en proceso

Consumo de materias primas y materiales

Gastos por beneficios a empleados

Gastos por depreciación y amortización

Otros gastos

Gastos financieros

Ganancias antes de impuestos

Gastos por impuestos a las ganancias

Ganancias del periodo

Ganancias acumuladas al comienzo del año

Ganancias del año 2015

Dividendos declarados

Ganancias acumuladas al final del año 2015

Participación no controladas al comenzó del año

Ganancias del año atribuible a la participación no controladora

Participación de dividendos declarados y pagados

Participación no controlada al final del año

6. Notas a los estados financieros

Se conocen en las NIIF como revelaciones a los estados financieros, y son

el quinto estado del conjunto de estados financieros. Además, son muy

rigurosas en las normas sobre la NIIF plenas, con las cuales se cumple de

acuerdo a cada una de las NIIF con las situaciones de revelación que cada

una de las normas expone. Las revelaciones para las pymes son menos

rigurosas, porque se simplifican con el fin de disminuir el esfuerzo en la

presentación del conjunto de estados financieros.

El conjunto de estados financieros exigidos por las NIIF para pymes se vuelve

a tratar en un nuevo libro más avanzado sobre la presentación de los cuatro

estados junto con las notas revelatorias de cada una de las cuentas del

estado de situación financiera.

Casos y análisis sobre revelaciones de los estados financieros:

La empresa solamente presentó el estado de situación financiera y el

estado del resultado integral. La obligación de la empresa es la de

presentar los cinco estados financieros con propósito de información

general, esto es, el estado de situación financiera, el estado de

resultados, el estado de cambios en el patrimonio o el estado del

resultado y ganancias acumuladas, el estado de flujos de efectivo y las

notas a los estados financieros.

No se presentaron las notas a los estados financieros. La presentación de

notas a los estados financieros es garantía de la revelación de las políticas

contables aplicadas para elaborar la información contable porque en ellas

se especifican las cuentas y los valores, con algunos detalles que le sirven

al lector de estados financieros para hacer sus análisis y sacar sus propias

conclusiones. Un estado financiero sin notas es como mostrar una foto sin

dar explicación de quiénes son los personajes.

No se presentó la certificación de los estados financieros por el contador y

administrador. Los estados financieros deben estar certificados por el

contador y el administrador, que son los responsables dictaminados por

el revisor fiscal, como requisito para presentarlos a la aprobación de los

órganos de dirección para hacerlos conocer de los asociados y luego

presentarlos a la asamblea general de accionistas o junta de socios para su

ratificación y toma de decisiones.

No se presentó el informe de gestión. El informe de gestión es la

oportunidad para que los directivos demuestren sus avances y aciertos

en la administración de los recursos.

No se acompañaron los estados financieros con el respectivo dictamen del

revisor fiscal. El dictamen de revisor fiscal se debe presentar con salvedad

cuando no está de acuerdo con algún procedimiento o irregularidad

cometida en la contabilidad. (por ejemplo, la entidad aplica PCGA y NIIF

para pymes, los inventarios no fueron verificados, los activos fijos no

fueron depreciados).

No se presentó el plan de fortalecimiento de la compañía. Es necesario

que los directivos procuren hacer un plan de fortalecimiento de los

negocios para poder desempeñarse con mayor fortaleza en ambientes

competitivos.

No se ejerce el control interno y la compañía es objeto de permanentes

pérdidas de elementos de trabajo, al igual que del tiempo de personal. El

sistema de control interno es garantía del buen manejo de los recursos;

la falta de este elemento de control trae ineficiencias en la administración

de los recursos.

7. Informe de gestión

La presentación de los estados financieros a 31 de diciembre debe estar

acompañada del informe de gestión por parte de la gerencia y de la debida

certificación de parte del administrador y contador, así como del dictamen

del revisor fiscal cuando la empresa esté obligada a tenerlo. También deben

estar aprobados por el órgano competente para su publicación y luego

para su consideración en la asamblea general o junta de socios. Así se

cierra el ciclo de la contabilidad, que comenzó con la constitución o

apertura de la sociedad comercial Electrodomésticos Ltda., mediante la

comprobación del proceso de los fundamentos de la contabilidad

planteados en este libro para el proceso manual y que son comunes en la

vida económica de cualquier negocio.

Es responsabilidad del gerente presentar los aspectos relevantes de la

evaluación de los resultados durante su mandato, vistos en prospectiva,

para dar seguridad sobre el negocio en marcha mediante la formulación de

políticas de operación, inversión y financiamiento, metas y objetivos.

[Certificación de los estados financieros: los estados financieros deben

estar certificados por el administrador o gerente y por el contador, quienes

son los responsables, mediante la inspección y verificación de cada uno de

los valores que aparecen en el documento para dar confianza de la

razonabilidad de la información y para que sean aprobados por los órganos

de dirección].

[Dictamen del revisor fiscal: los estados financieros deben estar

dictaminados por el revisor fiscal quien confirma la veracidad de las cuentas

o deja constancias de las debilidades del control interno o de

irregularidades en la aplicación de las normas internacionales de

información financieras que servirán de base para dejar salvedades sobre la

cuantía de determinada cuenta o por falta de reconocimiento de algunos

de los hechos económicos porque no satisfacen los requerimientos de las

NIIF]. (La figura de revisor fiscal solo existe en Colombia; en otros países de

Suramérica tiene sus equivalentes).

Notas a los estados financieros: los estados financieros deben estar

acompañados de notas sobre políticas y prácticas de la empresa y de la

explicación de cada cuenta del estado de situación financiera y del estado del

resultado integral. Son de suma utilidad en la interpretación de los cambios

hechos durante el ejercicio y de la razonabilidad de cada cuenta.

Estado de situación financiera: cuando se ha terminado el proceso de las

operaciones del periodo contable se prepara el estado de situación

financiera como resultado de la situación económica de la empresa a una

fecha determinada. En primer lugar se toman los saldos de todas las

cuentas de control de los libros auxiliares y, en segundo lugar, los saldos del

libro mayor.


Estado de situación financiera


Activos Pasivos


1105 Caja 450.000 2335 Costos y gastos 230.000

1110 Bancos 58.450.560 2365 Retención fuente 2.420.000

1355 Anticipo Impuesto 5.777.200 2368 Impuesto de ICA 356.000

1365 Responsabilidad 50.000 2370 Aportes nómina 1.267.200


1524 Muebles y E 5.800.000 2408 Impuesto ventas (2.098.800)

1592 Depreciación A (46.667) 2412 De industria y Cio. 262.600

2510 Cesantías consol. 493.333

2515 Intereses sobre ces. 59.199


2525 Vacaciones consol. 234.667

3115 Capital social 100.000.000

3610 Pérdida del

ejercicio

(9.837.559)

Total Activos 94.781.093 Total pasivo y Patrimonio 94.781.093

Gerente Contador

Tomado de la contabilidad-general-en-excel

Estado del resultado integral: terminada la hoja de trabajo, presenta las

cuentas nominales canceladas mediante notas de contabilidad. El estado del

resultado integral es el principal anexo del estado de situación fi el cual comprende el resumen de las cuentas nominales o de resultados y otro resultado integral:


Estado del Resultado integral


Ingresos Parcial Total

(+) 4135 Ventas 52.520.000

4150 Ingresos financieros 60.000

Ingresos ordinarios 52.580.000

(-) 6135 Costo de ventas 40.400.000

Utilidad bruta en ventas 12.180.000

Gastos ordinarios 9.995.792

(-) 5205 Personal 8.918.292


(-) 5215 Impuestos 262.600

(-) 5220 Arrendamientos 1.500.000

(-) 5235 Servicios 1.390.000


(-) 5260 Depreciaciones 46.667

(-) 5295 Diversos 280.000

(-) 5298 Gastos bancarios 120.000

Pérdida operacional (9.837.559)

(-) 5405 Impuesto renta 0

(-) 3610 Pérdidas (9.837.559)

Tomado de: contabilidad-general-en-excel.

Del total de los ingresos se restaron los gastos: costos de ventas y gastos

administrativos, lo cual no dio utilidad durante todo el ejercicio debido a que

cambiaron las condiciones de las normas locales a normas internacionales y

todos los gastos preoperativos se llevaron a gastos del estado de resultado.

Otros estados financieros: existen otros estados financieros que

explican la situación de la empresa y amplían los resultados del estado de

situación financiera por ejemplo, el efectivo mediante el estado de flujos

de efectivo (EFE), la cuenta de patrimonio por el estado de cambios en el

patrimonio (ECP), el capital de trabajo por el estado de cambios en la

situación financiera (ECSF), que serán objeto de otros libros sobre la

contabilidad.

Proyección financiera: todos estos elementos que acompañan los

estados financieros se requieren para darle firmeza al informe de gestión,

el cual también debe acompañarse con la proyección de uno o dos

periodos futuros para conocer el comportamiento de los estados

financieros proyectados del estado de situación financiera, del estado del

resultado integral y del estado de flujos de efectivo para hallar la

rentabilidad esperada de la empresa bajo nuevos modelos administrativos,

que permitan cumplir el gran objetivo de la contabilidad: “servir de base para

la toma de decisiones económicas”. Además, de este modo se podrá darle

cumplimiento a la norma internacional de mostrar la capacidad del negocio

de continuar su marcha.

Por último, el contador debe dedicarle tiempo a la preparación de la

información y a la comunicación para que el torrente de datos no se quede

frío y en los anaqueles de la oficina. Así la información servirá

verdaderamente para ilustrar sobre la situación, las tendencias y las

perspectivas de desarrollo de la empresa tanto a los socios y accionistas como

a gerentes, sindicatos y nuevos inversionistas del mercado de valores,

quienes podrán tomar decisiones acertadas.

Fin del ciclo contable: con respecto al cierre del ejercicio contable, por lo

regular se dice que los libros auxiliares se deshojan. Esto consiste en abrir

nuevas páginas para cada cuenta control y auxiliares con los nuevos saldos

para iniciar las operaciones del nuevo año.

8. Junta de socios o asamblea general

[Los libros de contabilidad y los estados financieros de la sociedad deben

estar listos con quince días de anticipación a la fecha de realización de la

asamblea general o junta de socios para que ejerzan el derecho de vigilancia

y control de acuerdo al Código de Comercio de cada país].

En ese periodo los asociados podrán revisar libros de contabilidad y

confrontar la información. El problema es que los directivos atiendan esta

solicitud.

Proyecto de distribución de ganancias

Consiste en una propuesta que presenta la junta directiva a la asamblea

general o junta de socios para que esta la acoja, modifique o rechace, y

resulta de la negociación cuando hay discusión, porque en la mayoría de los

casos termina aceptándose debido a los argumentos de la administración.

252. Como es sabido, la empresa, al finalizar la vigencia a 31 de diciembre

de 2015, obtuvo una pérdida del ejercicio por valor de 9.837.559

u.m. Se presenta el modelo del proyecto de distribución de ganancias

para cuando sea procedente de acuerdo a las utilidades líquidas:


Proyecto de Distribución de Utilidades

Correspondiente al ejercicio de 2015

Utilidad del ejercicio a 31 de diciembre (9.837.559)

Reserva legal 10%

Pago de participaciones 50%

A disposición de la Junta de socios 40%

Pérdidas acumuladas 100% (9.837.559)

Sumas iguales (9.837.559) (9.837.559)

Presidente de Junta Directiva Gerente

Reserva legal y reserva estatutaria: la reserva legal es creada por el

Código de Comercio, y la estatutaria está expresada en los estatutos de la

sociedad según el Código de Comercio para aquellas sociedades donde los

socios o accionistas tengan responsabilidad limitada. Las reservas legal y

estatutaria no requieren de aprobación. Sin embargo, por conveniencia se

llevan a la asamblea general o junta de socios para su ratificación porque se

requieren los siguientes elementos importantes:

Que los estados financieros estén debidamente aprobados por el

órgano de dirección del ente económico y posteriormente sean

ratificados por la asamblea general, de tal manera que no será apropiado

contabilizarla si no preceden estos requisitos.

Que las reservas sean decisiones sobre las utilidades del ejercicio.

Que las reservas: legal, estatutaria y ocasionales no sean una operación

más del ejercicio.

Que exista coherencia entre las decisiones sobre las utilidades del ejercicio

que se presentan en el estado de cambios en el patrimonio con las del

correspondiente año, porque son ellas en primer lugar las que

modifican la estructura financiera del periodo siguiente por la

generación de fondos que dan mantenimiento al patrimonio y a los

asociados.

253. Otras decisiones: la asamblea general de accionistas o junta de socios

pueden tomar otras decisiones tales como reserva para protección de

bienes y reserva para ampliación o para contingencias que puedan

acontecer en el devenir de las operaciones. Las decisiones de la

asamblea o junta de socios quedan consignadas en el acta ordinaria de

la asamblea o junta, soporte para los registros contables que requieren

tales decisiones. Sobre las utilidades del ejercicio es procedente la

reserva legal del 10% y dividendos o particiones por pagar mínimo del

50%; el resto se acumula en ganancias acumuladas.


360505 Utilidades del presente ejercicio

330505 Reserva legal

236010 Participaciones por pagar

370505 Ganancias acumuladas

Registra las decisiones de la junta de socios sobre las ganancias, NC

No hay registros porque hubo pérdidas en el ejercicio.

9. Declaración de renta

No es el objetivo de este libro hacer una exposición para presentar la

declaración de renta, sino indicarle al estudiante que existe un proceso de

mucha responsabilidad al determinar el impuesto de renta y

complementarios que debe pagar la sociedad como contribuyente y que este

solo se conoce con exactitud en el momento de la elaboración y presentación

de la declaración de renta con base en el estado del resultado.

[La declaración renta de las personas jurídicas se presenta en Colombia a

partir del mes de abril, unos días después de haberse hecho la asamblea

general de accionistas o junta de socios, cuando se ponen de acuerdo sobre

conceptos y doctrinas tributarias vigentes para el periodo para el cual se

liquida tanto el contador como el revisor fiscal y el asesor tributario].

254. Impuesto de renta: el documento válido para reconocer el gasto por

impuesto de renta y complementarios es la declaración de renta y

complementarios, elaborada por el asesor tributario, y constituye la fuente

de información para consolidar el pasivo estimado por la gerencia. Si se

supone un impuesto a cargo del contribuyente de 500.000 u.m., se procede

así:


261505 De renta y complementarios 450.000

540505 De renta y complementarios 50.000

240405 Vigencia fi corriente 500.000

Registra el impuesto de renta y complementarios año 2015 y el ajuste a la provisión

Si el pasivo estimado por la gerencia del impuesto de renta y

complementarios es suficiente, la diferencia se ajusta contra los gastos del

siguiente ejercicio (año 2015). Si el pasivo estimado por la gerencia del

impuesto de renta y complementarios es superior, tal diferencia se lleva a

recuperación de gastos de ejercicios anteriores en la siguiente vigencia 2015

en la cuenta 417035 Recuperación de gastos ejercicios anteriores.

Pérdidas fiscales: si del resultado del ejercicio contable resultan pérdidas,

estas se acumulan en la cuenta 3710 Pérdidas acumuladas y se castigan con

la reserva legal o con otras que tengan para ese fi

Con este tema se cierra el libro de contabilidad general con el propósito de

dejar en la mente del estudiante la importancia de los conceptos generales y

principios consagrados en las NIIF para pymes que se aplican en el ciclo contable

para lograr la elaboración de la contabilidad, en proceso manual, tanto para

persona natural como para las sociedades comerciales. De este modo

rápidamente se puede ubicar dentro de la actividad laboral como auxiliar o

asistente de contabilidad y vincularse al proceso productivo del país, para que

con su práctica valide los procesos que recibe en su formación y adquiera las

habilidades para una excelente competencia laboral.



1. ¿De dónde se obtienen los estados financieros?

2. ¿Cuáles de las cuentas de resultados se reconocen en el estado de

situación financiera?

3. ¿Es necesario elaborar los libros auxiliares de contabilidad?

4. ¿Cuál es el contenido de la certificación de los estados financieros?

5. ¿Qué se debe hacer cuando se corrigen errores de periodos anteriores y

cambios en las estimaciones de las políticas contables?

6. ¿Cuál es la diferencia entre reserva legal y reserva estatutaria?

7. ¿Cuándo se contabiliza la reserva legal?

8. ¿En qué consiste el proyecto de distribución de utilidades?

9. ¿Cuándo se contabilizan las decisiones de la asamblea general o junta de

socios?

10. ¿El gasto por impuesto de renta que se lleva a la cuenta 540505 es igual al

impuesto de renta de la declaración?

11. ¿Se puede contabilizar una provisión para impuesto de renta?

12. ¿Cuándo se presenta la declaración de renta y complementarios?

Desarrolle las siguientes actividades

Sobre el caso de Pedro Lozano Ltda., del capítulo anterior, cuyo objeto

social es la compra y venta de computadoras, suministros y repuestos, se

pide:

1. Elaborar los estados financieros.

2. Elaborar de notas explicadoras de las cuentas mayores o reales de

balance.

3. Elaborar el informe sobre la situación financiera de la empresa.

4. Elaborar el proyecto de distribución de ganancias.

5. Registrar el impuesto de renta y complementarios por 17.000.000 u.m.

6. Hacer las compensaciones del impuesto de renta con los anticipos y

retenciones.

Bibliografía general

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contabilidad general con enfoque niif para pymes · resumen de conceptos y principios generales ......

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