cont a bi lid ad general

GUA DIDCTICA Y MDULO

MARIO DE JESS CADAVID FONNEGRA

FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CON NFASIS EN ECONOMA SOLIDARIA Colombia, 2008

COMIT DIRECTIVO Fray Marino Martnez Prez Rector Hernn Ospina Atehorta Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeacin Jos Jaime Daz Osorio Vicerrector Acadmico Francisco Javier Acosta Gmez Secretario General

Contabilidad General Mario de Jess Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Econmicas y Contables: Mara Victoria Agudelo Vargas Correccin de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseo: Colectivo Docente Facultad de Administracin Impresin: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medelln Colombia 2008

Contabilidad General

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CONTENIDO PRIMERA PARTE:PRESENTACIN 1. IDENTIFICACIN 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS

PROTOCOLO ACADMICO8 10 11

Ficha tcnica...............................................................................................................10

2.1. Objetivo general................................................................................................11 2.2. Objetivos especficos..........................................................................................11

3. UNIDADES TEMTICAS

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UNIDAD 1.................................................................................................................13 UNIDAD 4.................................................................................................................14 UNIDAD 6.................................................................................................................14

4. METODOLOGA GENERAL 5. EVALUACIN INTEGRAL

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5.1. Sistema de evaluacin.........................................................................................17 5.2. Actividades de reconocimiento..........................................................................18 5.3. Actividades de profundizacin..........................................................................18

INTRODUCCIN JUSTIFICACIN 1. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD

20 22 24

1.1. Definicin de contabilidad.................................................................................25 1.2. Objetivos de la contabilidad..............................................................................26Contabilidad General

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1.3. Clasificacin de la contabilidad.........................................................................27 1.3.1. Segn el origen del capital.............................................................................27 1.3.2. Segn la clase de actividad............................................................................27 1.4. Cualidades de la informacin contable.............................................................28 1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29 1.5.1. Entidad o ente econmico ............................................................................29 1.5.2. Equidad..........................................................................................................29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29 1.5.4. Perodo contable............................................................................................30 1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30 1.5.6. Valuacin o medicin....................................................................................30 1.6. Clasificacin de las empresas.............................................................................30 1.6.1. Segn su actividad.........................................................................................31 1.6.2. Segn su constitucin legal...........................................................................32 1.7. La ecuacin contable.........................................................................................36

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO + PATRIMONIO 37

1.8. Estados financieros............................................................................................38 1.8.1 Estados financieros de propsito general......................................................38 1.8.2. Estados financieros bsicos..........................................................................39 1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39

40 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL 41

2.1. Estado de resultados...........................................................................................42 2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48 2.2. El balance general...............................................................................................51 2.2.1. Clasificacin de los activos...........................................................................52 2.2.2. Clasificacin de los pasivos..........................................................................57 2.3. Clasificacin del patrimonio..............................................................................60Contabilidad General

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2.3.1. El capital........................................................................................................61 2.3.2. Reservas ........................................................................................................61 2.3.3. Ganancias acumuladas ..................................................................................61

3. LA ECUACIN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS 69

3.1. La ecuacin contable..........................................................................................70 3.2. La cuenta............................................................................................................71 3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72 3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72 3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73

4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIN CONTABLE 83

ESPECFICOS...........................................................................................................84 4.1. Efecto de los hechos econmicos.......................................................................84 4.2. La partida doble.................................................................................................86 4.2.1. Registros simples...........................................................................................87 4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87 4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89 ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100 No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101

Total activos $123.232920 ....................................................................................101 Pasivo + Patrimonio $123.232.920.........................................................................101


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5. TERMINACIN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 105

5.1. Perodo contable y preparacin de estados financieros................................106 5.2. Asociacin de ingresos y gastos segn el perodo contable...........................106 5.3. Diferencia entre contabilidad de causacin y contabilidad de caja.............108 5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110 5.4.2. Clasificacin de los ajustes..........................................................................111 5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117 5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128 5.7. Ajustes por depreciacin..................................................................................129 5.8. Ajustes por correccin de errores y omisiones...............................................132 5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134 Dinmica para los asientos de cierre.....................................................................135

6. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Y ESTADOS FINANCIEROS DE PROPSITO ESPECIAL 144

6.1. Qu son los estados financieros?...................................................................145 6.2. Clasificacin......................................................................................................145 Estados financieros de propsito general..............................................................145

ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIN BIBLIOGRAFA FUNDAMENTALContabilidad General

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BIBLIOGRAFA RECOMENDADA

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PRESENTACINApreciado estudiante, bienvenido al programa de Administracin de Empresas con nfasis en Economa Solidaria de la Fundacin Universitaria Luis Amig. Este mdulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodologa a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y alternativas para la formacin de profesionales capaces de intervenir problemticas sociales contemporneas, desde la aplicacin de la ciencia y la tecnologa con criterios ticos y de calidad. La educacin a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de formacin que supere obstculos representados en grandes distancias geogrficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las oportunidades de desarrollo humano que brinda la educacin superior.


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Dicha metodologa exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo, creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda nuestra sociedad. Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, ms que construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de comunicacin acadmica y dinmica entre la institucin y el estudiante, en el que se diferencian dos partes fundamentales: la gua de estudio y trabajo, el mdulo de aprendizaje. La gua considera las orientaciones sobre el desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la interlocucin entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodologa las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografa complementaria, proceso de evaluacin y compromisos adquiridos por el estudiante. la comprensin de los problemas potenciales en el campo administrativo. Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios para el desarrollo de un proceso acadmico con calidad, le deseamos xitos en este nuevo ciclo de su formacin profesional. El mdulo desarrolla el contenido conceptual bsico que permite al estudiante


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1. IDENTIFICACINFicha tcnica

CURSO AUTORContabilidad General

CONTABILIDAD FINANCIERA MARIO DE JESS CADAVID FONNEGRA

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INSTITUCIN UNIDAD ACADMICA PROGRAMA PALABRAS CLAVE REA DE CONOCIMIENTO CRDITOS CIUDAD FECHA ACTUALIZACIN ADICIN DE TEMAS APROBADA POR

FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG FACULTAD DE ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN ECUACIN CONTABLE BSICA TRES (3) MEDELLN AGOSTO DE 2004

2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS2.1. Objetivo generalEl estudiante estar en capacidad de desarrollar los procesos para la

generacin de informacin financiera, adems analizar e interpretar la informacin contenida en los estados financieros de una empresa de servicios y de una empresa comercial.

2.2. Objetivos especficos


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Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema bsico de informacin para las organizaciones. Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones Diferenciar los entes econmicos de acuerdo a su: Actividad, tamao, procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitucin legal. Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable con respecto al registro de la informacin contable Utilizar correctamente los procedimientos contables para la

elaboracin del estado de resultados y del balance general. Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una cuenta, su clasificacin, su naturaleza y sus soportes. Desarrollar un modelo sistemtico que incluya los procedimientos normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos econmicos. Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el perodo contable en la organizacin, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situacin financiera de la organizacin: Asientos de ajuste y asientos de cierre.


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Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un proceso contable, as mismo aplicar correctamente los asientos de cierre efectuados en toda organizacin. Comprender las principales clases de estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto 2649 y 2650 de 1993)

3. UNIDADES TEMTICASUNIDAD 1Introduccin a la contabilidad

UNIDAD 2El ciclo contable estado de resultados y balance general


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UNIDAD 3La ecuacin contable y la naturaleza de las cuentas

UNIDAD 4El proceso de registro de la informacin contable

UNIDAD 5Terminacin del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y aplicaciones). Asientos de cierre

UNIDAD 6Estados financieros bsicos y estados financieros de propsito especial

4. METODOLOGA GENERALPara garantizar el buen desarrollo del curso se establecern los criterios definidos en el Reglamento Estudiantil con relacin a evaluacin y seguimiento del portafolio personal de desempeo, entre otros. En los encuentros presenciales se har claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se utilizarn explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicacin de stos al rea administrativa. Adicionalmente, se respondern inquietudes


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sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en el tiempo destinado al trabajo independiente. Para cada tema tratado se presentar bibliografa bsica, en la cual el estudiante podr ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las asesoras presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales, garantizando as el logro de los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades estn distribuidas de la siguiente manera: Primer Encuentro: En ste se presenta el curso, se explica la metodologa y el sistema de evaluacin cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal de Desempeo. Adicionalmente, se definen las fechas para los dems encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temticas de la primera y segunda unidad. Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber conceptualizado las unidades 1 y 2. En la unidad 1, denominada Introduccin a la Contabilidad, conceptos bsicos, se desarrolla entre las pginas 24 y 38 del mdulo y los ejercicios que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de profundizacin en la pgina 160 del mdulo. Este tema puede ser ampliado en el captulo 1 de la Contabilidad Sistema de Informacin para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra. La unidad dos comprende El ciclo contable, el estado de resultados y el balance general la cual se describe entre las pginas 40 y 66 del mdulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se presentan en las actividades de profundizacin en las pginas 160 y 161. ElContabilidad General

estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de 15

Informacin para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3. En este encuentro el alumno demostrar el logro de los objetivos propuestos a travs de una evaluacin escrita y la sustentacin de los ejercicios propuestos para las unidades uno y dos. Adems se compartir el portafolio personal de desempeo elaborado por el alumno. Tercer Encuentro: Despus de haber tenido dos encuentros presenciales, en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante debe aplicar estos conceptos a la Administracin, esto es el manejo de La ecuacin contable y la naturaleza de las cuentas correspondiente a la unidad nmero tres, est desarrollada entre las pginas 68 y 80 del mdulo, adems deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de finalizacin de la pgina 161del mdulo. La ampliacin de los conceptos anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Informacin para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizar un seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se realizar una evaluacin escrita para sustentar la unidad. Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debi apropiarse de todos los conceptos correspondientes al Registro de la ecuacin contable correspondiente a la unidad 4, su definicin, metodologa, aplicacin en los libros de contabilidad; est unidad se encuentra entre las pginas 82 y 101 del mdulo, la ampliacin se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de contabilidad de Gonzalo Sinisterra. Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya debe tener claridad sobre la metodologa y el desarrollo del curso dndole la suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la Terminacin delContabilidad General

ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre, 16

recalcando sobre su importancia para la elaboracin de los estados financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las pginas 103 y 140 del mdulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la realizacin de trabajo para la sexta unidad Estados financieros bsicos y estados financieros de propsito especial, dicha unidad se encuentra entre las pginas 142 y 159, adems, para la realizacin de los ejercicios propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las pginas 162 y 163. El alumno sustentar en su portafolio personal de desempeo las actividades y problemas propuestos en las pginas y del mdulo. Sexto Encuentro: En este ltimo encuentro el alumno debe tener claridad sobre las temticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendr un espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y logros adquiridos. Este proceso har parte de la evaluacin integral del estudiante, acompaado de la entrega y sustentacin del trabajo asignado en el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 das el estudiante podr conocer la certificacin final del curso.

5. EVALUACIN INTEGRAL5.1. Sistema de evaluacinPara la fundacin Universitaria Luis Amig la evaluacin est definida como Un proceso crtico, intencionado, y sistemtico de recoleccin, anlisis, comprensin e interpretacin de informacin que permita a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formacin integral de los estudiantes, por lo cual, la evaluacin se caracteriza por ser Pedaggica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva cientfica, y de carcter ticoContabilidad General

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El portafolio de desempeo es el instrumento de evaluacin del estudiante; en l se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexin permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formacin; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los docentes y compaeros para la obtencin de los logros propuestos. La promocin y certificacin, al finalizar el perodo acadmico se realizar con base en el artculo 80 del Reglamento estudiantil.

5.2. Actividades de reconocimientoLas actividades de reconocimiento estn planteadas para que el estudiante identifique los conceptos previos al desarrollo de la temtica del mdulo. Esto permitir que el estudiante comprenda en forma rpida los conocimientos presentados en cada unidad.

5.3. Actividades de profundizacinContabilidad General

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Las actividades de profundizacin permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.


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INTRODUCCINDesde el punto de vista histrico, el clculo diferencial se desarroll en respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemticos dispondran de un mtodo para resolver muchos problemas prcticos relacionados con la razn de cambio de una cantidad con respecto de otra. La herramienta bsica utilizada en el clculo diferencial es la derivada de una funcin. A su vez, el concepto de derivada se basa en una nocin ms fundamental: la del lmite de una funcin.Contabilidad General

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El mdulo de clculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilacin de conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y Haeussler y Paul. Est conformado por cuatro unidades temticas, siendo ellas: lmites y continuidad, derivada de funciones reales, anlisis marginal y, por ltimo, optimizacin y bosquejo de curvas. En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha unidad.

La temtica tratada en cada unidad est desarrollada de forma didctica y secuencial, partiendo de la definicin de los conceptos, presentando las ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de profundizacin. Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las tantas maneras de la aplicacin de matemticas en la Administracin; adems de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que se presentan al estudiar el clculo diferencial.


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JUSTIFICACINCada vez cobra ms importancia la necesidad de tomar decisiones razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una decisin acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la informacin que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisin. Entre las fuentes de informacin de que se dispone en las organizaciones, quiz la ms importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer informacin til y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El propsito del presente mdulo esContabilidad General

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dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e interpretacin adecuados de la informacin contable. Se pondr nfasis en la importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de los negocios, adems proporcionar el apoyo necesario y disponible para estudiar y aprender la contabilidad. Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prcticos con la contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables generalmente profesional. aceptados resuelvan en forma prctica las diferentes situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida


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1. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDADOBJETIVOS GENERAL Introducir un conjunto normas, de conceptos, definiciones, caractersticas,

objetivos y terminologa utilizados en el lenguaje contable. ESPECFICOSContabilidad General

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1. Reconocer

la

importancia

de

la

contabilidad como un sistema bsico de informacin para las organizaciones. 2. Valorar los objetivos y la importancia

contable en la toma de decisiones. 3. Conocer los diferentes definidas tipos segn de sus

organizaciones

caractersticas de orden legal. 4. Diferenciar las formas de organizacin

legal de los entes econmicos, a partir de sus actividades y caractersticas jurdicocontables. 5. Conocer las normas bsicas que regulan la contabilidad en general. 1.1. Definicin de contabilidadSe define la contabilidad como el sistema de informacin cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en trminos monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y transacciones de una empresa.


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1.2. Objetivos de la contabilidadEl objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar informacin financiera, de la empresa u organizacin, a personas naturales y entidades econmicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la verdadera situacin econmica de la misma, con el fin de que puedan tomarse decisiones. La contabilidad suministra informacin de la empresa: A los administradores, como contribucin a sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos mismos requieren informacin financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna. A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren informacin financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administracin. A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organizacin informacin financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorizacin de un prstamo. A las entidades del sector pblico, quienes hacen uso de la informacin suministrada por la contabilidad cuando tienen que determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa.


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-

A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan informacin contable de la empresa, que les permita fundamentar sus peticiones laborales y llegar as a acuerdos con sus empleadores.

1.3. Clasificacin de la contabilidad1.3.1. Segn el origen del capital La contabilidad puede ser: Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y preparacin de estados financieros de empresas particulares. Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de informacin del Estado en sus instituciones y diferentes organismos.

1.3.2. Segn la clase de actividad La contabilidad tambin puede clasificarse de acuerdo con la actividad econmica desarrollada por la empresa: Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o mercancas, sin ningn proceso adicional de transformacin de stas.


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-

Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricacin o elaboracin de productos mediante la transformacin de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de produccin o de explotacin.

-

Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestacin de servicios, o a la venta de capacidad profesional.

1.4. Cualidades de la informacin contablePara cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes caractersticas bsicas: Comprensibilidad: la informacin contable debe ser clara y fcil de entender por sus usuarios internos y externos.

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Utilidad: la informacin debe ser relevante ante la necesidad de tomar decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas.

-

Comparabilidad: la informacin debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.


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1.5. Principios de contabilidadSon el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos. Los principios contables ms importantes son: 1.5.1. Entidad o ente econmico Este principio establece que la actividad econmica es realizada entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurdica propia y distinta de la de sus dueos. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueas de la misma.

1.5.2. Equidad La contabilidad y la informacin contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos econmicos y la informacin sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular. 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha


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Este principio supone que todo negocio opera sin interrupcin desde su inicio, salvo especificacin en contrario, pensando que los dueos invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendr una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversin y generar utilidades. 1.5.4. Perodo contable Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un perodo con sus costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisin de una informacin y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de informacin mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. 1.5.5. Unidad de medida Los recursos de la empresa y los hechos econmicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional el signo monetario del medio econmico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa. 1.5.6. Valuacin o medicin Los hechos econmicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisicin de activos est conformada por su precio ms todos los costos y gastos ocurridos en su adquisicin

1.6. Clasificacin de las empresas


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De acuerdo con el artculo 25 del Cdigo de Comercio por empresa se entiende toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes, o destinada a la prestacin de servicios. De acuerdo con la actividad econmica que desarrollen, los entes econmicos se suelen clasificar de la siguiente manera: 1.6.1. Segn su actividad Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadera. Pertenecen al sector primario de la economa; por ejemplo: granjas agrcolas, porcinas, haciendas agrcolas. Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, aurferas, piedras preciosas y otros minerales. Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos que ms tarde sern vendidos al consumidor final. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economa. Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin transformar o cambiar las caractersticas iniciales del mismo. Por loContabilidad General

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general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operacin; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de cadena. Servicios: su actividad econmica es vender servicios o capacidad profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de educacin, agencias de viajes, equipos profesionales de ftbol, bancos, centros hospitalarios.

1.6.2. Segn su constitucin legal De acuerdo con la constitucin legal de un ente econmico o empresa, sta puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal. Empresa unipersonal. Segn la ley 222 de 1995, con la cual se reform el Cdigo de Comercio, una persona natural o jurdica que rena las calidades requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o variasContabilidad General

actividades de carcter mercantil. La empresa unipersonal, una vez 32

inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurdica. La responsabilidad del propietario est limitada al valor de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la razn social debe estar seguida de la expresin empresa unipersonal o de la sigla EU. Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas que pertenecen a varios propietarios, razn por la cual recibe el nombre de sociedades. stas se pueden clasificar en: sociedades por cuotas o partes de inters y sociedades por acciones. Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de

responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:

- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o ms personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y solidariamente, La razn social se forma de los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregacin de las expresiones y compaa, hermanos e hijos u otra anloga; cuando no incluye los apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurdica y contable entre la sociedad y los propietarios.


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- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo menos dos socios capitalistas, y el nmero de socios no debe exceder de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos, una mayor responsabilidad, expresndose su naturaleza, duracin, cuanta y modalidades. El capital social debe estar pagado en su totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual valor cada una. La sociedad girar bajo una denominacin o razn social y debe estar seguida de la palabra limitada o de su abreviatura Ltda., y en caso de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilar a los de la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad est obligada a constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su capital. La administracin, al igual que en las colectivas, puede ser ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podr delegar la representacin y la administracin en un gerente. - En comandita simple: para su constitucin se requieren dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados tambin gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con sus respectivos aportes. La constitucin es idntica a las sociedades antes mencionadas. La razn social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o ms socios gestores, y se agrega la expresin yContabilidad General

compaa o la abreviatura & Ca., seguida de las letras S en C. La 34

administracin de la sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegacin, pudiendo estos ltimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la escritura de constitucin. Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas por acciones y sociedad annima. - En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita simple, sta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos ltimos con un mnimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. La razn social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o ms socios colectivos, agregando la expresin y compaa o la abreviatura & Ca., seguida de las palabras Sociedad Comanditaria por Acciones o la abreviatura SCA, el capital social debe estar representado en ttulos de igual valor. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada accin suscrita. La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades lquidas de cada ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito. - Sociedad annima: este tipo de sociedad, tambin conocida con el nombre de Corporacin, requiere para su constitucin un mnimo deContabilidad General

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cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en cuotas de igual valor que se representan en ttulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita nicamente a sus respectivos aportes de capital La sociedad annima tendr una denominacin que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras sociedad annima o de las letras S.A.. Si en la razn social no se anuncian las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al menos la tercera parte del valor de cada accin, la cual se considera indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su totalidad. El plazo mximo para el pago del saldo pendiente es de un ao.

1.7. La ecuacin contableLa contabilidad basa sus registros en una ecuacin matemtica que representa la situacin financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la ecuacin figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir, en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y losContabilidad General

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derechos de propietarios y de terceros. La ecuacin contable se puede expresar de la siguiente manera:

PROPIEDADES Bienes posedos

=

PARTICIPACIONES Acreedores y propietarios

Esta expresin matemtica conocida como ecuacin contable, seala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurdicas que otorgan crdito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad econmica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas (acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como Patrimonio.

Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente ecuacin:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVOO mediante el siguiente esquema:Contabilidad General

+

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PASIVOS ACTIVOS PATRIMONIO

1.8. Estados financierosLos estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situacin financiera y los resultados operacionales de la empresa en un perodo determinado. El decreto 2649 de 1993, en su artculo 20, teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros de la siguiente manera: estados financieros de propsito general y de propsito especial. 1.8.1 Estados financieros de propsito general Son aquellos que se preparan al cierre de un perodo determinado, para darle a conocer a usuarios indeterminados la situacin financiera estados caracterizados consolidados. por su claridad, neutralidad, concisin y la y fcil capacidad de generacin de fondos favorables por el ente econmico. Estos consulta, son de dos tipos: estados financieros bsicos y estados financieros


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1.8.2. Estados financieros bsicos Se denominan estados financieros bsicos a aquellos que obligatoriamente debe preparar y presentar una empresa para el perodo contable anual. Son estados financieros bsicos los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujo de efectivo 1.8.3. Estados financieros consolidados Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente econmico matriz y sus subordinados, como si fuesen una sola empresa.


39


40

2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERALOBJETIVOS GENERAL Dar a conocer de al estudiante financieros con las los y dos sus

principales elementos

estados

acuerdo

normas

vigentes en Colombia. ESPECFICOS 1. Presentar los elementos que conforman los estados financieros. 2. Clasificar los estados financieros de

acuerdo con las caractersticas de los usuarios a quienes se dirigen. 3. Comprender las normas bsicas para la preparacin y elaboracin de los estados financieros. 4. Establecer modelos de presentacin de los estados financieros.


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5. Resaltar la importancia de los estados financieros informacin econmico usuarios. 2.1. Estado de resultadosDenominado anteriormente como estado de prdidas y ganancias, el estado de resultados es una de las herramientas financieras ms importantes para evaluar la gestin econmica de una organizacin, as como una importante gua en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente econmico, as como los costos y gastos en que se ha incurrido a lo largo de un perodo contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o prdida lograda por la empresa durante el perodo. Para la elaboracin de este estado de resultados, debe aplicarse el principio de causacin (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. El estado de resultados est conformado por un grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias porque solamente perodo contable que se est elaborando. pertenecen al

como para

medio

de de

presentar un tipos ente de

contable

diferentes


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La presentacin de las partidas o cuentas

que constituyen el estado de

resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta de bienes o servicios. A stos se les debe deducir las devoluciones, rebajas y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del perodo. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente econmico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los costos y gastos operacionales de administracin y ventas. Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta ltima utilidad debe estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio. A continuacin se describen los principales componentes del estado de resultados: Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la

produccin de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos. Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero causados en las actividades de administracin y comercializacin de la empresa. Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa.


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-

Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto social.

-

Costo de venta. Valor de adquisicin o produccin de los bienes vendidos por la empresa.

-

Gasto: Desembolso o erogacin de dinero que es consumible durante un perodo contable.

-

Costo: Desembolso o erogacin de dinero que es capitalizable, es decir, regresa a la empresa cuando se efecta la venta del producto.

Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles, a continuacin se ilustrar sobre los estados de resultados, tpicos para cada una de las actividades econmicas. 2.1.1. Estado de resultados acumulados Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en cuenta de las ganancias y prdidas, perodo tras perodo, su valor final debe ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone de la siguiente manera:

Saldo perodo anterior + Utilidad neta perodo - Dividendos decretadosContabilidad General

$ xxx $ xxx $(xxx)44

= Ganancias acumuladas

$ xxx

2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios Ingresos operacionales (por venta de servicios) - Gastos operacionales Nmina Servicios pblicos Papelera Mantenimiento Seguros Arrendamientos Intereses Depreciaciones Publicidad = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionales Intereses Arrendamientos Asesoras Capacitaciones Descuentos $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx ($ xxx) 45 $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx $ xxx $ xxxx ($ xxx)

- Otros gastos no operacionalesContabilidad General

Intereses Arrendamientos Reparaciones

$ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx ($ xxx) $ xxxx

=Utilidad antes de impuestos - % Estimado de impuestos = Utilidad neta perodo

Ejemplo prctico Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente econmico durante diciembre de ao 200X. Todos los valores estn dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Ingresos por servicios Ingresos por Intereses Utilidad en venta de activos Gasto servicios pblicos Gasto depreciacin Gasto impuesto predial Gasto asesoras Gasto Reparacin Gasto nmina Gasto arrendamiento Gasto reparacin Gasto mantenimiento Gasto honorarios Gasto segurosContabilidad General

$56.500 $2.435 $1.250 $952 $1.360 $3.575 $2.125 $645 $29.350 $3.070 $300 $540 $1.750 $665 46

Ingresos por asesora Gasto intereses

$625 $1.520

ESTADO DE RESULTADOS INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X Ingresos x servicios - Gastos operacionales Nmina Arrendamiento Servicios pblicos Mantenimiento Depreciacin Honorarios Impuesto predial Seguros = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionales Utilidad venta activos Intereses Asesoras Reparacin AsesorasContabilidad General

$56.500 ($41.262) $29.350 $3.070 $952 $540 $1.360 $1.750 $3.575 $665 $15.238 $4.310 $1.250 $2.435 $625 ($3.945) $300 $2.125 47

- Otros gastos no operacionales

Intereses

$1.520 $15.603 ($6.007) $9.596

= Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de impuestos (38.5%) = Utilidad neta perodo

2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercialIngresos operacionales (venta de mercancas) - Devoluciones - Descuentos - Rebajas = Ventas netas - Costo mercanca vendida (C.M.V) = Utilidad bruta en ventas - Gastos operacionales Nmina Servicios pblicos Mantenimiento Papelera Seguros Empaques Publicidad Seguros Arrendamientos Intereses Depreciaciones = Utilidad Operacional + Otros ingresos no operacionales InteresesContabilidad General

$ xxxx ($xxx) ($xxx) ($xxx) $ xxxx ($xxx) $ xxxx ($xxx)

$ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx $ xxx $ xxx

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Asesoras Capacitaciones - Otros gastos no operacionales Intereses Arrendamientos Reparaciones = Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de Impuestos = Utilidad neta perodo

$ xxx $ xxx ($xxx) $ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx ($ xxx) $ xxxx

Ejemplo prctico La presente informacin, suministrada por el contador de almacenes la Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores estn dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Costo mercanca vendida Gasto servicios pblicos Ingresos por intereses Ingresos por arrendamiento Gasto publicidad Gasto mantenimiento Gasto depreciacin Descuentos Ingresos por venta de mercanca Gasto reparacin Gasto papelera Gasto nmina Gasto empaques Gasto interesesContabilidad General

$46.800 $3.290 $1.300 $2.600 $2.450 $1.200 $987 $3.200 $90.000 $1.480 $1.540 $12.370 $4.670 $1.300 49

Gasto seguro Devoluciones

$2.000 $2.600

ESTADO DE RESULTADOS ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X Ingresos por venta de mercanca - Devoluciones en ventas - Descuentos en ventas = Ventas netas - Costo mercanca vendida = Utilidad bruta en ventas - Gastos operacionales Servicios pblicos Papelera Gasto nmina Publicidad Empaques Mantenimiento Depreciacin Seguro = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionalesContabilidad General

$90.000 ($2.600) ($3.200) $84.200 ($46.800) $37.400 ($28.507)

$3.290 $1.540 $12.370 $2.450 $4.670 $1.200 $987 $2.000 $8.893 $3.900 50

Intereses Arrendamientos Reparacin Intereses

$1.300 $2.600 ($2.780) $1.480 $1.300 $10.013 ($3.855) $6.158

- Otros gastos no operacionales

= Utilidad antes de impuestos - % Estimado de impuestos (38.5%) = Utilidad neta perodo

2.2. El balance generalEstado financiero que presenta la situacin financiera del ente econmico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al ao, al cierre de cada perodo contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se puede preparar para perodos ms cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propsitos fundamentales: ofrecer informacin a usuarios externos del ente econmico, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situacin financiera, y como fuente de informacin a gerentes y dems ejecutivos de la organizacin para la toma de decisiones gerenciales. El decreto 2649 de 1993, en su captulo IV, reglamenta la presentacin de los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus elementos los siguientes:


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a. Activo. Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera fluyan beneficios futuros. b. Pasivo. Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se debern transferir recursos o proveer servicios a otros entes. c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realizacin de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre presentacin y revelacin de estados financieros. 2.2.1. Clasificacin de los activos Los activos de un ente econmico se clasifican de la siguiente manera: Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un perodo de tiempo no mayor a un ao. Los activos corrientes se consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas que los componen son:


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- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida ms liquida de la entidad, puesto que est representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compra venta de bienes o servicios. - Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depsitos, constituidos por el ente econmico, en moneda nacional y extranjera, en bancos del pas y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias posedas en el exterior, se debe efectuar la conversin a la tasa de cambio del mercado al cierre del perodo. - Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar as: cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados econmicos, aportes por cobrar, anticipos y avances. - Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero, por ejemplo, letras, pagars, cheques posfechados, avales financieros. - Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carcter temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas oContabilidad General

partes, de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o 53

cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente econmico con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. - Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos por el ente econmico, para la venta, y que no sufren ningn proceso de transformacin o adicin. Segn la actividad econmica desarrollada por el ente econmico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancas, de productos en proceso, de materias primas, de productos terminados. - Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los desembolsos de dinero que el ente econmico realiza anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el futuro; su amortizacin debe darse al final de cada perodo contable mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del perodo respectivo. - Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se espera rendimiento en el futuro. Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Estn constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o construidos por ente econmico, o que se encuentren en proceso de construccin, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanenteContabilidad General

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para la produccin de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos en la administracin. Estos activos no son adquiridos con el propsito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida til superior a un ao. Las cuentas que componen los activos no corrientes son las siguientes:

- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la empresa; es un activo no depreciable, tiene vida til ilimitada, y son agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no renovables. - Edificios. Representan el valor de todos los bienes races que posee la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida til de 20 aos. - Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la empresa en la fabricacin de bienes o servicios. Son activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos. - Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos. . - Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos.


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- Vehculos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida til de 5 aos. - Equipos de cmputo. Activo depreciable que poseen una vida til de 5 aos. Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con excepcin de los terrenos, deben ir acompaados de una cuenta que se denomina depreciacin acumulada. Se denomina depreciacin al desgaste o prdida de valor que sufre un activo como consecuencia del deterioro causado por la accin de factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los avances tecnolgicos, La depreciacin se debe calcular para un perodo anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen varios mtodos de depreciacin, el ms comercial y ms usado es el mtodo de depreciacin por lnea recta que se calcula de la siguiente manera:

Depreciacin anual = Valor del activo + gastos adicionales Vida til

Depreciacin mensual = Depreciacin anual 12 meses


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Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia fsica pero producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de activos intangibles se tienen los siguientes: el crdito mercantil o good will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las franquicias y las concesiones.

2.2.2. Clasificacin de los pasivos Los pasivos de un ente econmico se clasifican de la siguiente manera: Pasivos corrientes. Esta categora incluye todas las obligaciones que deben ser canceladas en un trmino de tiempo no mayor a un ao. Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las siguientes: Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan todos los prstamos a corto plazo que las entidades obtienen de bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras. Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente econmico, por concepto de la adquisicin de bienes y/o servicios para la fabricacin o comercializacin de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social.Contabilidad General

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Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contradas por el ente econmico a favor de terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras.

Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un documento financiero que sirve de apoyo jurdico para el cobro futuro de la obligacin.

Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la declaracin de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el perodo.

Impuestos gravmenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde al valor de los gravmenes e impuestos de carcter general y obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas determinadas previamente por el Estado.

Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al rgimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales


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son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores. Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado.

Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestacin de un servicio o la entrega futura de mercanca. Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.

Pasivos estimados Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor exacto slo se determinar en el futuro, se conocen con el nombre de pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Pasivos largo plazo Son las obligaciones contradas por la empresa, con terceras personas, y que se deben cancelar en un perodo de tiempo superior a un ao. Las cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:


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Obligaciones bancarias a ms de un ao. Son obligaciones contradas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y financieras. Por lo general se utilizan para capitalizacin, reposicin de maquinarias y construcciones.

Documentos por pagar a ms de un ao. Deudas contradas por la empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un documento financiero.

Hipotecas por pagar. Deudas contradas por la empresa las cuales tienen como respaldo sus activos.

Cesantas consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al rgimen de la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por le empresa.

2.3. Clasificacin del patrimonioEl patrimonio es el valor neto de la participacin de los propietarios o accionistas en un ente econmico. Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos, producto de los recursos netos del ente econmico que han sido suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.


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Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente manera: 2.3.1. El capital El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento de constituirse el ente econmico. Tambin puede estar compuesto por el valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades del ente econmico.

Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor acordado por los accionistas y que debe constar nominal y otras caractersticas de las acciones. 2.3.2. Reservas Representan una forma de apropiacin de las utilidades de las empresas para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las utilidades lquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales. 2.3.3. Ganancias acumuladas en la escritura de constitucin o de reforma; al respecto se debe determinar el nmero, valor


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Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor est compuesto por las utilidades de perodos anteriores ms la utilidad neta del perodo actual.

ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADOActivos Corrientes Caja Bancos CxC DxC Inventarios Inversiones Gastos prepagados Cargos diferidos Total activos ctes No Corrientes Inversiones perm.Contabilidad General

Pasivos Corrientes $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx Obligaciones bancarias Proveedores CxP DxP Dividendos x pagar Impuestos x pagar Prestac. sociales x pagar Pasivos diferidos Total pasivos corrientes Largo plazo $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx

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Propiedad-planta-equipo Terrenos Edificios Deprec. acum, (xxx) Maquinarias Deprec. Acum. (xxx) Muebles y enseres Deprec. acum. (xxx) Equipos de oficina Deprec. acum. (xxx) Vehculos Deprec. acum. (xxx) Equipo de cmputo Deprec. acum. (xxx) Total activos no ctes. Activos intangibles Total activos $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx

Documentos x pagar + 1 Hipotecas por pagar Cesantas consolidadas Total pasivos largo plazo Total pasivos

$xxx $xxx $xxx $xxx $xxx

PatrimonioCapital Reservas Ganancia acumuladas Total patrimonio $xxx $xxx $xxx $xxx

Pasivo + patrimonio

$xxx

Ejemplo prctico Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compaa de servicios A sus rdenes correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego realizar el balance general: Cuentas cobrar Cuentas x pagar Cesantas x pagar Ganan. acumuladas Deprec. acum. equipo Documentos x cobrar Deprec. acum. edificioContabilidad General

$408.000 $345.800 $354.000 $529.500 $322.500 $462.000 $345.000 63

Impuestos x pagar D x P largo plazo Edificios Bancos Capital Terrenos Equipo Inventarios Hipotecas x P Seg. prepagado

$4.200 $345.000 $570.000 $358.500 $750.000 $336.000 $525.000 $390.000 $390.000 $336.500

BALANCE GENERAL COMPAA A SUS RDENES FEBRERO DE 200X Activos Corrientes Bancos Cuentas x cobrar Documen. x cobrar Inventarios Seg. prepagado Total activo Cte. No Corrientes TerrenoContabilidad General

Pasivos Corrientes $358.500 $408.000 $462.000 $390.000 $336.500 $1.955.000 $336.000 Cuentas x pagar Impuestos X P Cesantas x P Total pasivo Cte. Largo plazo Documentos x P Hipotecas x P Total largo plazo $345.000 $390.000 $735.000 64 $345.800 $4.200 $354.000 $704.000

Edificios Equipo Total activo No Cte. Total Activos

$570.000 $525.000 $763.500 $2.718.500

Total pasivos Patrimonio Capital Ganan acum.

$1.439.000 $750.000 $529.500

Dep. acum. (345.000) $225.000 x Dep. acum. (322.500) $202.500 x

Total patrimonio $1.279.500 Pasivo + Patrimonio $2.718.500

Ejemplo prctico La compaa de Asesoras el Buen Cliente le presenta los siguientes datos correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general. Caja Inventario Gasto publicidad Gasto inters Obligac. bancarias Reservas EdificioContabilidad General

$560 $3.815 $310 $570 $4.600 $1.675 $9.500

Gasto nmina Ingresos x asesoras Gasto reparaciones Gasto Intereses Bancos Pasivos diferidos Cargos diferidos

$4.200 $510 $520 $480 $1.340 $2.400 $978 65

Muebles y enseres Cuentas x pagar Dep. acum. edificio Documentos x pagar Vehculo Dep. acum. M y E Gasto servi. pblicos Ingresos x servicios

$3.000 $2.500 $3.400 $1.960 $4.700 $870 $1.080 $10.300

Gasto mantenimiento Cuentas x cobrar Cesantas x pagar Capital Dep. acum. vehculo Ganancia acumulada Gasto papelera Inversiones

$200 $5.120 $5.700 $9.838 $1.250 $860 $450 $9.040

ESTADO DE RESULTADOS ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Ingresos x Servicios - Gastos operacionales Publicidad Inters Servipblicos Nmina Mantenimiento Papelera $310 $1.050 $1.080 $4.200 $200 $450 $3.010 $510 66 $10.300 ($7.290)

= Ganancias operacionales + Otros Ingresos no operacionalesContabilidad General

Asesoras Reparaciones

$510 ($520) $3.000 ($1.155) $1.845 $520

- Otros gastos no operacionales = Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de impuestos (38.5%) = Utilidad neta perodo

ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Saldo perodo anterior + Utilidad neta perodo - Dividendos declarados = Ganancias acumuladas $860 $1.845 $ 0 $2.705

BALANCE GENERAL ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Activos Corrientes Caja Bancos Cuentas x cobrar Inversiones Inventario Cargos diferidos Total activos Ctes. No corrientesContabilidad General

Pasivos Corrientes $ 560 $1.340 $5.120 $9.040 $3.815 $978 $20.853 Obligaciones bancarias Cuentas x pagar Documento x pagar Impuestos x pagar Cesantas x pagar Pasivo diferido Total pasivos Ctes Largo plazo $4.600 $2.500 $1.960 $1.155 $5.700 $2.400 $18.315 0 67

Propiedad-planta-equipos Edificios Dep. acum. ($3.400) Muebles y enseres Dep. acum. ($870) Vehculo Dep. acum. ($1.250) Total activo no Cte. TOTAL ACTIVOS $9.500 $6.100 x $3.000 $2.130 x $4.700 $3.450 x $11.680 $32.533

Total pasivos Patrimonio Capital Reservas Ganancias acumuladas Total patrimonio Pasivo +patrimonio

$18.315 $9.838 $1.675 $2.705 $14.218 $32.533


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3. LA ECUACIN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTASOBJETIVOS GENERAL Dar a conocer a todos los estudiantes la naturaleza de las cuentas que componen los estados financieros de una empresa. ESPECFICOSContabilidad General

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1. Comprender contable.

y

manejar

la

ecuacin

2. Definir lo que es una cuenta. 3. Conocer las cuentas de naturaleza dbito del balance general. 4. Clasificar las cuentas del pasivo y del patrimonio de acuerdo con su naturaleza. 5. Identificar los elementos dbito y crdito que componen los estados de resultados. 3.1. La ecuacin contableLa ecuacin contable es el argumento principal para que las empresas puedan suministrar la informacin necesaria a todos sus usuarios tanto internos como externos. En la composicin de la ecuacin contable se encuentra que, en el lado izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participacin de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.


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Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueos y de terceros.

3.2. La cuentaEn su forma ms sencilla, un hecho econmico implica un cambio en la ecuacin contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilizacin un registro separado para el activo inventario de mercancas, en el que se muestren los aumentos en las mercancas por las compras y su disminucin como resultado de las ventas, y que al final del perodo seale la existencia de mercancas que deben figurar en el balance general. Debe emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se denomina Cuenta. La cuenta puede representarse de mltiples formas; lo importante es que permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema contable manual. Esquemticamente y para fines didcticos, una cuenta se asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T. Los componentes de la cuenta T son el nombre o ttulo de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). El ttulo se anota encima de la lneaContabilidad General

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horizontal. El lado izquierdo se conoce como dbito, cargo o debe; el lado derecho se denomina crdito, haber o abono. A la diferencia entre ambos lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo. A continuacin se ilustra una cuenta T.

3.3. Naturaleza de los activosPor su ubicacin en el balance general, los activos son de naturaleza dbito; la dinmica dice que los activos aumentan en el lado dbito y disminuyen en el lado crdito.

ACTIVOS Aumentan + Disminuyen -

3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonioPor su ubicacin en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de naturaleza crdito: la dinmica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan en el crdito y disminuyen en el dbito.

PASIVOS Disminuyen Aumentan +

PATRIMONIO Disminuyen Aumentan +

3.5. Naturaleza de los gastosContabilidad General

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Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinmica dice que aumentan en el dbito y disminuyen en el crdito.

GASTOS Aumentan + 3.6. Naturaleza de los ingresosLos ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es decir, su dinmica dice que aumentan en el crdito y disminuyen en el dbito.

Disminuyen -

INGRESOS Disminuyen Aumentan +

Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como dbito, cualquier valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro dbito, y puesto que el lado derecho se denomina crdito, cualquier cifra registrada all recibe el nombre de asiento o registro crdito. La ecuacin contable, ampliada en trminos de la naturaleza de las cuentas, se puede formular de la siguiente manera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos


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La nueva ecuacin as formulada recibe el nombre de balance de prueba, el cual se puede definir como la operacin contable que se debe realizar antes de efectuar los estados financieros. Ejemplo prctico Para visualizar el aumento o disminucin de las cuentas que componen el balance general las cuales son de naturaleza dbito y naturaleza crdito realizar el siguiente ejercicio: Transaccin 1: Asesoras y consultoras recibe $4.000.000 en cheque como aporte de capital de sus socios.

Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un dbito y se registra como asiento dbito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y tambin aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crdito y origina un asiento crdito. El registro en la cuenta T, sera:

BANCOS (1) 4.000.000

CAPITAL 4.000.000 (1)


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Transaccin 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor de $1.500.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye en $1.500.000, y una disminucin en un activo genera un crdito y se registra como asiento crdito. La cuenta muebles y enseres, que tambin pertenece a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento dbito. Las cuentas T apareceran as:

BANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2)

MUEBLES Y ENSERES (2) 1.500.000

Transaccin 3: La empresa obtuvo el da 14 de mayo un prstamo por $8.000.000. Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en bancos origina un dbito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias origina un crdito.

BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000Contabilidad General

OBLIGACIONES BANCARIAS 8.000.000 (3)

1.500.000 (2)

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Transaccin 4: La empresa adquiere equipo de cmputo por $2.000.000 el da 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 das. Las cuentas afectadas son: equipo de cmputo y bancos y proveedores nacionales. Equipo de cmputo se debita y bancos y proveedores nacionales originan un crdito.

BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 1.500.000 (2) 1.000.000 (4)

PROVEEDORES NACIONALES 1.000.000 (4)

EQUIPO DE CMPUTO (4) BANCOS(1) 4.000.000 (3) 8.000.000

2.000.000

CAPITAL 4.000.000 (1)

1.500.000 (2) 1.000.000 (4) 2.500.000

Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho econmico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en el dbito siempre es igual al del crdito. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la 9.500.000 4.000.000 ecuacin contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de cada una de las cuentas. Si los dbitos superan los crditos, el saldo ser dbito, pero si los crditos exceden a los dbitos, el saldo ser dbito. (3) (2) 1.500.000 8.000.000 En el ejemplo anterior el clculo del saldo para las cuentas que tuvieron algn movimiento ser el siguiente:1.500.000 EQUIPO DE CMPUTOContabilidad General

12.000.000

4.000.000

MUEBLES Y ENSERES

OBLIGACIONES BANCARIAS

8.000.000 PROVEEDORES NACIONALES 1.000.000 (4) 76

(4) 2.000.000

2.000.000

1.000.000

Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho econmico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento dbito siempre es igual al asiento crdito; ste es el punto inicial del sistema por partida doble. El registro de las transacciones anteriores slo ha afectado cuentas del balance general, pero existen hechos econmicos que comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas que proporcionen informacin til relacionada con la medicin de la utilidad del ejercicio Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado dbito como los activos y los ingresos generan un aumento en el crdito como los pasivos y el patrimonio.Contabilidad General

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La ecuacin ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede formularse de la siguiente manera:

Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos

Esta ecuacin as planteada se denomina balance de prueba, en donde la suma de los saldos dbito debe ser igual a la suma de los saldos crdito.

Transaccin 5: La empresa vendi el 22 de mayo servicios a crdito por $2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un activo y aumenta en el dbito, e ingresos operacionales que se incrementa en el lado crdito.

CUENTAS POR COBRAR (5) 2.600.000

INGRESOS OPERACIONALES 2.600.000 (5)


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Transaccin 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta en el dbito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado crdito.

BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 (6) 1.300.000 13.300.000 8.840.000

INGRESOS OPERACIONALES 2.600.000 (5) 1.300.000 (6)

1.500.000 (2) 1.000.000 (4) 1.960.000 (7) 4.460.000

3.900.000

Transaccin 7: la empresa registra el ltimo da de mes los siguientes gastos: nmina $960.000, servicios pblicos $685.000 y papelera por $315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado dbito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crdito

GASTO NMINA

GASTO SERVICIOS PBLICOS (7) 685.000

(7) 960.000


GASTO PAPELERA

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(7) 315.000

Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y disminuciones en el dbito y en el crdito, se puede realizar un breve repaso sobre los temas planteados en el captulo anterior, tales como la elaboracin del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general, de la siguiente manera:

ESTADO DE RESULTADOS ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X Ingresos por servicios - Gastos operacionales Nmina Servicios pblicos Papelera = Utilidad operacional + Otros ingresos - Otros gastos = Utilidad antes de impuestosContabilidad General

$3.900.000 ($1.960.000) $960.000 $685.000 $315.000 $1.940.000 0 0 $1.940.000 80

- % Estimado de impuestos (38.5%) = Utilidad neta perodo

($746.900) $1.193.100

ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X Saldo perodo anterior + Utilidad neta perodo - Dividendos decretados = Ganancias acumuladas $ $ 0 0

$1.193.100 $1.193.100

Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por cobrar, muebles y enseres y equipo de cmputo, cuyo resultado se encuentra en el lado dbito. Adems, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores nacionales e impuestos por pagar acompaadas de las cuentas capitales y ganancias acumuladas que tienen saldo crdito, se elaborar el balance general de la siguiente manera: BALANCE GENERAL ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X ACTIVOS CORRIENTES Bancos Cuenta x cobrar Total activos Ctes.Contabilidad General

PASIVOS CORRIENTES Obligaciones bancarias Impuestos x pagar $8.000.000 $746.900 81

$8.840.000 $2.600.000 $11.440.000

Proveedores nacionales $1.000.000

No corrientes Propiedad-planta y equipos Muebles y enseres Equipo de cmputo Total activos no Cte. Total activos $1.500.000 $2.000.000 $3.500.000 $14.940.000

Total pasivos Ctes. Largo plazo Total pasivos Patrimonio Capital Ganancias acum. Total patrimonio Pasivo + Patrimonio

$9.746.900 0 $9.746.900 $4.000.000 $1.193.100 $5.193.100

$14.940.000


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4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIN CONTABLEOBJETIVOS GENERAL Desarrollar incluya los un modelo sistemtico que procedimientos normalmente

aceptados y utilizados en contabilidad para registrar los hechos econmicos.


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ESPECFICOS1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuacin contable. 2. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboracin peridica de los estados financieros. 3. Utilizar las reglas del dbito y del crdito para el registro de hechos econmicos en los libros de contabilidad. 4. Describir los libros de contabilidad y sealar la relacin entre stos y sus respectivos elementos. 5. Registrar transacciones en los libros de

contabilidad. 6. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificacin del sistema contable. 7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la

preparacin de estados financieros.

4.1. Efecto de los hechos econmicosTal como se expres en la unidad 1, uno de los objetivos bsicos de la contabilidad es proveer informacin financiera sobre un ente econmico a las personas encargadas de la administracin de la empresa, para la planeacin, el control de las actividades y la toma de decisiones.Contabilidad General

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Con el objeto de suministrar informacin sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemtico de registro de la actividad econmica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecnicos o electrnicos. La actividad econmica de una organizacin se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos econmicos, tales como compra de mercanca, pago de nmina, venta de servicios a crdito, adquisicin de un activo. Por hecho econmico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en trminos monetarios. La definicin anterior sugiere que no todos los hechos econmicos de la empresa se puedan manifestar en trminos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no seran registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organizacin o el establecimiento de una cafetera en la empresa. Los hechos econmicos constituyen la fuente bsica de la informacin que presentan los estados financieros, razn por la cual para que una transaccin se considere hecho econmico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros

Cada hecho econmico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronolgico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones yContabilidad General

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terminado el periodo, la contabilidad resume la informacin y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuacin contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuacin contable pueden generalizarse en los siguientes casos: Aumento en activo y disminucin en activo. Ejemplo: la empresa compra de contado un vehculo. Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa compra a crdito un equipo de cmputo. Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo. Disminucin en el activo y disminucin en el pasivo. Ejemplo: cancelacin de una obligacin bancaria. Disminucin en el activo y disminucin en el patrimonio. Ejemplo: retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.

4.2. La partida dobleTodas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operacin debe tener como mnimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que noContabilidad General

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exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transaccin u operacin comercial realizada por el ente econmico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas: 4.2.1. Registros simples Son aquellos en los cuales la columna del dbito es afectada por un solo registro, contra otro registro nico en la columna del crdito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el dbito y una en el crdito. 4.2.2. Registros compuestos Son aquellos en los que la columna del dbito y la del crdito son afectadas por ms de un registro monetario. Es decir, en una misma transaccin se afectan una o varias cuentas en el dbito, y una o varias cuentas en el crdito.

4.3. Libros de contabilidadLas empresas o entes econmicos, adems de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los librosContabilidad General

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de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Cdigo del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos los comerciantes tienen obligacin de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cmara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al ao, se presente un balance general que refleje la situacin econmica de la empresa. e. Est prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros. f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas.

4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, adems de cumplir una obligacin establecida por el Estado, llevar una informacin adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de suContabilidad General

actividad econmica, con el fin de conocer en cualquier momento su 88

situacin financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueos o administradores. Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado. 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronolgico todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato:

Fechaxxx xxx

Referenciaxxx xxx

Detallexxx xxx

Dbitoxxx

Crditoxxx

Para el manejo de los ejercicios se utilizar el nmero del registro en cambio de la fecha; el detalle ser el registro contable pero con sangra, y utilizando la regla del dbito y del crdito. Ejemplo:


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La empresa compra de contado un vehculo por $25.000 el 13 de mayo de 200x.

Fecha13 DE MAYO 200X 13 DE MAYO 200X

ReferenciaCOMPRA COMPRA

DetalleVEHCULO BANCOS

Dbito$25.000

Crdito

$25.000

Libro mayor

cont a bi lid ad general

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