CONSOLIDACIÓN EN OFFICE 2007

CONSOLIDAR DATOS UTILIZANDO REFERENCIAS 3D:

Existen varias formas de realizar la consolidación. Cuando las hojas de cálculo de origen tienen diseños y rótulos diferentes o cuando se desea crear un diseño personalizado o usar fórmulas de resumen personalizadas para una consolidación, utiliza consolidación por referencias 3-D. Las referencias 3-D se actualizan automáticamente cada vez que se modifican los datos de origen.

1. En la hoja de cálculo de consolidación (hoja maestra), copia o introduce los rótulos que desees para los datos de consolidación

2. Haz clic en la celda en que deseas incluir los datos de consolidación. 3. Introduce una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada

hoja de cálculo (hojas de apoyo) que contenga los datos que se deseas consolidar. Normalmente esta fórmula es una suma.

Ejemplo: =SUMA(Ir a la 1er hoja de datos, seleccionar 1er dato, presionar la tecla Shift y sin soltarla seleccionar las otras hojas una por una, dar enter)

4. Repite los pasos 2 y 3 en cada celda en que desees consolidar datos.

Sugerencia: Para introducir una referencia en una fórmula sin escribir, introduce la fórmula en el punto en que se necesita la referencia y, a continuación, haz clic en la celda de la hoja de cálculo. Si la celda está en otra hoja de cálculo, primero haz clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y después en la celda.

CONSOLIDAR DATOS POR POSICIÓN:

Este método se utiliza cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y ubicación; por ejemplo, para combinar los datos de las 4 hojas de cálculo (de archivos distintos: Vidales, Pérez, Marqués y Martínez) en el archivo de consolidación consolidposicion de la siguiente figura.

Los pasos que debes tener en cuenta, son:

Microsoft Excel recopila información de las celdas de la misma posición situadas en cada hoja de apoyo.

1. Haz clic en la celda superior izquierda del área de destino de los datos de consolidación.

2. En el menú Datos, haz clic en Consolidar. 3. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice

Microsoft Excel para consolidar los datos. 4. En el cuadro Referencia, introduce el área de origen que deseas consolidar.

No incluyas los rótulos, sino sólo las direcciones de celda de los números a consolidar.

5. Haz clic en Agregar. 6. Repite los pasos 4 y 5 en cada área de origen que desees consolidar. 7. Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambien los

datos de origen, selecciona el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

CONSOLIDAR DATOS POR CATEGORÍA:

Este método se utiliza si deseas resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organizan los datos de manera diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo. Este método es más flexible. En el siguiente ejemplo, se consolidan las cuatro hojas de apoyo que están en cuatro archivos diferentes (Pérez, Marqués, Vidales y Martínez), en la hoja maestra ubicada en el archivo consolidcategoría.

Nota: Si se hace la consolidación por posición, Microsoft Excel no copiará los rótulos de categoría de las áreas de origen en el área de destino. Si desea rótulos en la hoja de cálculo de destino, cópialos o introdúcelos.

Los pasos que se tendrán en cuenta son los siguientes:

1. Haz clic en la celda superior izquierda del área de destino de los datos de consolidación.

2. En el menú Datos, haz clic en la opción Consolidar. 3. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que

utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. 4. En el cuadro Referencia, introduce el área de origen que deseas

consolidar. Asegúrate de que incluyes en la selección los rótulos de datos. 5. Haz clic en Agregar. 6. Repite los pasos 4 y 5 en cada área de origen que desees consolidar. 7. En Usar rótulos en selecciona las casillas de verificación que indican

dónde están localizados los rótulos en el área de origen: indistintamente, la fila superior, la columna izquierda o ambas.

Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambian los

datos de origen, selecciona el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

Nota: Cuando se consoliden los datos, los rótulos de un área de origen que no coincidan con ningún rótulo de otra área de origen estarán en filas o en columnas independientes.

CONSOLIDAR DATOS POR TABLA DINÁMICA:

Para consolidar datos por tabla dinámica necesitamos ver el asistente para tablas

dinámicas y para verlo hay que hacer lo siguiente:

• Dar Clic en la flecha de la parte superior izquierda junto al globo de Microsoft

Office de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Dar clic en Más

comandos.

• En el área de Comandos Disponibles en: seleccionar la opción Todos los

comandos.

• Seleccionar el comando Asistente para tablas y gráficos dinámicos y dar clic en

el botón agregar.

Una vez agregado el comando lo utilizaremos de la misma manera que en ele Office

2003.

Cuando hay varias listas de Microsoft Excel (son los equivalentes a las hojas de apoyo) con categorías similares de datos y se desea resumir los datos de las listas en una sola hoja de cálculo (hoja maestra), una de las opciones consiste en utilizar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Configurar los datos de origen Cuando se consolidan datos de varias listas o de varias hojas de cálculo, los nombres de fila y de columna de los elementos que desee resumir juntos en las listas o en las hojas de cálculo deberán ser iguales. Cuando crees el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, no incluyas ni filas ni columnas de totales de los datos de origen. Utilizar rangos denominados cuando es probable que los datos de origen se expandan Para que el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico sea más sencillo de actualizar cuando cambien los rangos de origen, asigna un nombre a cada rango de origen y utiliza los nombres cuando crees el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Si se amplía un rango denominado para que incluya más datos, puede actualizarse el informe para que incluya los nuevos datos.

Utilizar campos de página en las consolidaciones Una consolidación utiliza campos de página personalizados que contienen elementos y cada uno representa uno o varios rangos de origen. Por ejemplo, si se consolidan los datos del presupuesto de los departamentos de Mercadotecnia, Ventas y Producción, un campo de página podrá incluir un elemento de cada departamento y un elemento adicional que muestre los datos combinados. Opciones de los campos de página Tras hacer clic en Rangos de consolidación múltiples en el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, podrás seleccionar el tipo de campos de página que desees.

• Un solo campo de página Para mostrar una sola página que consolide todos los rangos de los datos de origen, con la posibilidad de mostrar cada rango individual o la consolidación, haz clic en Crear un solo campo de página en el paso 2a del Asistente.

• Varios campos de página Puedes crear hasta cuatro campos de página y asignarles nombres de elemento por cada rango de datos de origen o bien puedes generar una consolidación que no tenga campos de página. Haz clic en Campos de página personalizados en el paso 2a del Asistente. Utiliza esta opción cuando desees comparar consolidaciones parciales y totales. Puedes asignar cualquier subconjunto de rangos a un campo de página de modo para mostrar una consolidación que incluya sólo los rangos asignados.

Los pasos a seguir para realizar una consolidación por tabla dinámica, son:

1. Abre el libro en que desees crear el informe de tabla dinámica. 2. Si se basa el informe de tabla dinámica en una lista o en una base de

datos de Microsoft Excel, haz clic en una celda en la lista o en la base de datos.

3. En el menú Datos, haz clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

4. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, escoge la opción Rangos de consolidación múltiple en la pregunta ¿Dónde están los datos que desea analizar?

5. Ahora escoge la opción Campos de página personalizados cuando te pregunte ¿Cuántos campos de página desea?

6. Agrega cada rango de celdas a consolidar, incluyendo los rótulos, sin olvidar seleccionar la opción de cuántos campos de página requieres, escribiendo los correspondientes valores en los cuadros blancos.

7. Ahora haz clic en el botón Diseño y sigue los pasos que ya sabes para elaborar tablas dinámicas.