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Conceptos de PlanificaciónTRANSCRIPT
Planificación
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Generalidades
La reducción de costos sin sacrificar la
calidad es un objetivo que persigue la
administración de cualquier organización,
para ello es necesario reestructurar o
reorganizar la producción.
Normalmente las organizaciones
implementan cambios en la producción
(diseño y elaboración del servicio) para
mejorar la estructura de costos.
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Centrarse en las necesidades del cliente es
una necesidad en las empresas actuales
(flexibilidad en el diseño).
Reducir los tiempos de producción, reducir
los inventarios (JAT), capacitar la mano de
obra, para mejorar competitividad.
Contar con clientes y proveedores cerca da
ventajas para las empresas.
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Función Básica del Planificador
Consiste en tener una visión de futuro que lepermita evaluar y determinar las oportunidadesy amenazas que le ofrece el entorno.
En términos generales la planificación permitedefinir el rumbo y futuro de la organización.
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CARACTERÍSTICAS DE LA
PLANIFICACIÓN
Flexibilidad: debe adaptarse al cambio, a las expectativasdel cliente y a los cambios en las condiciones de mercado,mediante cursos de acción (estrategia).
Dinámica (requiere jugar con varias variables).
Debe concretarse en un plan escrito de manera que:
Permita la divulgación
Oriente conductas
Facilite la tomar de decisiones
Permita calificar la calidad de los resultados
Sistemática: las decisiones se deben basar en datos realesy no en suposiciones.
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¿Por qué Planificar?
Para vincular la toma de decisiones con sus
valores y su finalidad.
Para convertir las intenciones en acciones
mediante el establecimiento de objetivos y
metas.
Para poder anticiparse a los cambios que
pueden darse.
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Razones para Planificar
Lapso de tiempo entre las decisiones actuales y los
resultados futuros (largo en algunos casos I&D).
Cambios e innovaciones (aceleradas rápidas).
La creciente complejidad de las organizaciones
Competencia global cada vez más intensa.
El impacto de la planificación sobre las demás
funciones de gestión.
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Ventajas de la Planificación
Adecuada coordinación de esfuerzos deindividuos y grupos.
Se obtienen planes eficaces: los objetivos ylas metas se encuentran definidas.
Cada parte trabaja para lograr la consecuciónde objetivos generales y específicos.
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Requisitos para una Planificación Eficaz
Estar preparado para el cambio:
Los planes deben permitir modificaciones
Es necesario contar con planes de contingencia
de manera que si da un retraso en la finalización
del plan no atente contra los objetivos.
Elaboración de Estándares de Rendimiento
Se deben definir conductas esperadas e indicadores
de gestión.
Formación de Gestores
Es necesario que los gestores piensen
sistemáticamente y sean competentes.
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Tipos de Planificación
A) Planeación Estratégica:
Compresiva a largo plazo y generalista, temas
amplios y duraderos que aseguren la efectividad
de la empresas hacia el futuro.
B) Planeación Operativa:
Corto plazo, específica orientada a la
consecución de objetivos determinados
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C) Planeación Táctica:
Enlace que puede establecerse entre la
planeación estratégica y la planeación
operativa,
Es más limitada, especifica y a mediano plazo
comparada con planeación estratégica.
Se enfoca más en la eficiencia que la eficacia
del largo plazo.
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Etapas del Proceso de
Planificación
1- Evaluar Condiciones Actuales:
Respecto a recursos de la organización, tendencias,
indicadores económicos, factores competitivos.
ambiente interno y externo.
2. Determinar Objetivos y Metas
Una vez evaluadas las condiciones actuales se deben
fijar los objetivos y metas. Los objetivos especifican las
condiciones que se desean para el futuro. La metas
cuantifican los objetivos.
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Valores de la Planificación La organización se debe orientar al cliente no al
producto.
Todos los empleados realizan gestión, no sólo los
gestores.
Las decisiones se basan en hechos, no en
corazonadas o conjeturas.
El interés básico del trabajo se centra en producir
calidad y mejora continua, no en beneficios de corto
plazo
Se centra la atención en la prevención (no en la
localización de los defectos). 14
3. Establecer un Plan de Acción
Se deben especificar las acciones (tácticas y estrategias),
que son medios específicos para el logro de los objetivos.
Son los cursos de acción planificados.
Las acciones deben ser congruentes con los objetivos.
4. Asignación de los Recursos
La presupuestación es un elemento de suma importancia
en el proceso de asignación de recursos.
Para que los planes se puedan ejecutar es necesario que
se brinden los recursos necesarios para llevar a cabo las
actividades que lo componen.
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5. Ejecución
Ejecutar significa utilizar recursos para poner
práctica un plan.
Para llevar a cabo los planes se debe dar una
adecuada delegación de tareas
Sin una ejecución eficaz, las cuatro etapas
precedentes no tendrían éxito.
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Autoridad: es el poder que da un cargo. La naturaleza de la autoridad implica el derecho a tomar decisiones.
La persuación: consiste en convencer delplan a las personas que tienen queejecutarlo.
Políticas: son declaraciones escritas quereflejan los valores del plan y trazan lasdirectrices a seguir para alcanzar losobjetivos.
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Formas de Ejecución de Planes por parte
de terceros
Características de las Políticas
Flexibilidad (equilibrio entre la rigidez y laflexibilidad, p.ej. que el trabajador tengaposibilidad de ejercer su discreción).
Amplitud (abarcar múltiples contingencias,depende del grado de control de la política).
Coordinación (coordinar fácilmente lasdecisiones, equipos y departamentos, lasactividades deben ajustarse a las políticas sincrear conflictos entre ellas).
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Claridad (ha de expresarse con claridad y
con lógica, debe especificar el propósito de
la acción, definir los métodos más
apropiados y describir los límites de
discrecionalidad de los que aplican la
política).
Ética (ha de ser ética y sensible a las
diferencias culturales).
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Control de la Ejecución
Una vez completadas las cinco primeras etapas del proceso, la
gestión ha de controlar la decisión de planificación.
La organización ha de dirigir las actividades del trabajo en
progreso para asegurar que se cumplan los objetivos o, en
algunos casos, se reajustan para poder cumplirlos.
El control incluye todas las actividades de gestión que tienen
por objeto asegurar que los resultados actuales se
correspondan con los resultados planteados.
Los gestores han de proporcionar información que dé cuenta
del rendimiento actual y permita el rendimiento con los
estándares establecidos
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Enfoques Específicos
de Planificación de la
Calidad
1. Círculo de Deming
El ciclo PHRA, llamado círculo Deming,
transmite la naturaleza cíclica y continua del
proceso.
La fase de planificar del ciclo es aquella donde
se identifican un área de mejora y un
problema específico, se lleva a cabo el
análisis.
Los trabajadores utilizan herramientas
estadísticas de calidad junto con enfoques de
intercambio de ideas. 5W2H
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1.Planificar2.Actuar
4.Actuar
1. Planificar un
cambio destinado a
la mejora
2.Ejecutar el
cambio
3.Estudiar los
resultados
¿funcionó?
4.Institucionalizar
el cambio o
abandonarlo de
nuevo
El ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar
(PHRA) [1]
[1] Chase Aquilano. Dirección y Administración de la Producción y las Operaciones. Mc Graw Hill. sexta edición. México 1995. Cap 17.
3.Revisar2.Hacer
Método 5W2H
TIPO 5W2H Descripción Medida preventiva
Asunto ¿Qué? ¿Qué se hace?
¿Puede eliminarse esta tarea?
Eliminar tareas
innecesarias
Propósito ¿Por qué? ¿Por qué es necesaria esta tarea?
Esclarecer el propósito
Ubicación ¿Dónde? ¿Dónde se hace?
¿Tiene que hacerse allí?
Secuencia ¿Cuándo? ¿Cuál es el mejor momento para
hacerlo?
¿Tiene que hacerse entonces?
Cambiar la secuencia
o combinación
Personas ¿Quién? ¿Quién lo hace ?
¿Debería hacerlo alguien más?
¿Por qué lo hago?
Método ¿Cómo? ¿Cómo se hace?
¿Es el mejor método?
¿Hay alguna otra forma?
Simplificar la tarea
Costo ¿Cuánto? ¿Cuánto cuesta ahora?
¿Cuál será el costo después de la
mejora?
Seleccionar un
método de mejora
2. Planificación para Cero Defectos
Se basa en el principio de actuar de
conformidad con las normas, de hacer
las cosas bien desde el principio, de
evitar defectos y causar calidad, de
rechazar la necesidad de niveles de
calidad aceptables.
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3. Planificación Basada en el Tiempo
La velocidad es muchas veces el determinante del éxito o del
fracaso en la ejecución de un plan.
El general George Patton afirmó en cierta ocasión que un plan
parcial, ejecutado a la fuerza, es mejor que un plan completo
ejecutado con timidez.
Esto pone de relieve la importancia de la velocidad, así como
del liderazgo de los gestores.
La velocidad de la planificación y en la entrega de un producto
o servicio puede representar una ventaja competitiva
estratégica. Si todo sigue igual, el premio lo consigue la
empresa más rápida (cuota de mercado).
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4.Planificación para una Mejora Continua
La planificación eficaz y los planes operativos
resultantes conducen a resultados de calidad y a
continuas mejoras en el rendimiento.
Se pueden minimizar la posibilidad de resultados
negativos utilizando métodos de planificación basados
en la calidad. Puntos importantes a considerar:
Identificar a los clientes, internos y externos.
Determinar las necesidades del cliente.
Desarrollar las características del producto que
satisfacen las necesidades del cliente.
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