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Auditoría Gestión Financiera-Contable
COMUNIDAD EDIFICIOS TORRES DE TAJAMAR
30 de Noviembre 2016
Auditoría Torres de Tajamar Rev. 30/11/2016
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CONTENIDOS
- Alcances Generales
- Resumen de situación financiera-contable
o Validación general de los últimos Estados Financieros
o Informe Comercial
- Contratos de proveedores
o Arqueo de contratos
o Proveedores utilizados últimos 6 meses versus contratos vigentes
o Análisis de contratos vencidos o por vencer
- Situación contractual de trabajadores
o Arqueo de contratos a la fecha de corte
o Comparativo con últimos gastos comunes
- Revisión de cartolas bancarias
o Revisión depósitos en efectivo, últimos 3 meses
o Revisión cheques cobrados, últimos 3 meses
o Revisión movimientos Fondos Mutuos, últimos 24 meses
- Cuentas por Pagar
o Informe de cuentas por pagar, pendientes a la fecha de corte
o Análisis de cuentas por pagar MENSUAL
Último mes
Hace 12 meses
- Morosidad
o % real de morosidad, a la fecha de revisión
o Antigüedad de la deuda, a la fecha de revisión
- Caja Chica
o Revisión fondos caja chica a la fecha de revisión
o Revisión aleatoria de 2 rendiciones de caja chica
Entre 3 y 6 meses de antigüedad
Entre 6 y 12 meses de antigüedad
- Revisión de Prorrateo para cobros de gastos comunes
o Compara el Reglamento de la comunidad con los prorrateos efectivamente
ocupados
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ALCANCES GENERALES
La auditoría financiera aquí presentada tiene su génesis en una solicitud del Comité de
Propietarios de la comunidad de las Torres de Tajamar. Se solicita a Valor Común SpA una revisión de los
aspectos financieros más relevantes de la gestión de la Administración durante los 24 meses entre Julio
2014 a Junio 2016.
Se da inicio a la auditoría con la entrega de documentación por parte de la Administración hacia
Valor Común el día martes 24 de Agosto de 2016. Se indica completa disponibilidad y acceso a la
información solicitada por parte de los auditores y en caso de necesitar información adicional se debe
solicitar a la Administración. Al Dia 0 se encuentra el 95% de la información solicitada que fue previamente
procesada por el Sr. Gastón Quiroz (servicio externo de Contabilidad) que efectuó un orden contable de
los documentos de: Egresos, Ingresos, Facturas de Compras, Remuneraciones, Traspasos, etc.
Cabe señalar que a Valor Común se le indica que este orden y archivado se efectuó poco tiempo
antes de que se diera inicio a la auditoría, habiéndose ordenado los documentos especialmente para la
revisión.
La auditoría se efectúa abarcando un rango de 24 meses de antigüedad, desde Julio 2014 hasta
Julio 2016. Se trabaja sobre muestras estadísticas según el volumen de cada tipo de documento,
pudiéndose abarcar en algunos ítems solo algunos meses y en otros ítems la muestra completa, según lo
determinen los auditores.
Tomás Vigouroux O.
Gerente General Valor Común SpA
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RESUMEN DE SITUACIÓN FINANCIERA-CONTABLE
Validación general de los últimos Estados Financieros
El último Balance General de la Comunidad tiene fecha del 31.12.2015 y se entiende que la copia recibida
por Valor Común es idéntica en forma y fondo a la copia presentada al Comité y la Asamblea.
Puntos Relevantes:
- Llama la atención que si bien se recibe un Balance del año 2015, no se entrega un Estado de
Resultados del mismo año. Se presenta el Resultado del año 2015 con valor de $9.184.993 a
favor de la comunidad, sin entregar el detalle de tal cifra. (Ver balance tributario a nivel 3,
última columna). Es decir a primera vista y sin contar con acceso al sistema contable utilizado
para el diseño del Balance, no es posible determinar la forma en la cual se llegó a esta
“ganancia” ni que factores influyeron.
- En el Balance existe una hoja de Comentarios, en el cual se menciona: “la eventualidad de
gastos muy elevados en cuanto a su monto, pueden ser divididos en periodos superiores a 1
mes”. El análisis financiero efectuado por Valor Común indicará que este punto es un tema
no menor. Se desconoce si existe una política formal aprobada por el Comité de Propietarios
en la cual se especifique el valor de un “gasto muy elevado” y si existe un tope a la cantidad
de cuotas a utilizar en el cobro en los gastos comunes de cada mes.
- Se presenta un déficit de caja al 31.12.2015 de $36.535.141, el cual equivale a un 70%
aproximado sobre el Gasto Común promedio mensual de la comunidad ($53 millones). Esto
lleva a la pregunta de cómo se está financiando el déficit si la Comunidad no cuenta con
deudas bancarias. Valor Común considera indicado precisar que este déficit de caja no
significa fondos faltantes en las cuentas corrientes ni malversación a partir de los
antecedentes a la vista. El déficit de caja indica que si hoy mismo se quisiera pagar todos los
Pasivos (Deuda) de la comunidad, no alcanzarían los fondos con el dinero disponible.
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- En comparación al año pasado, el déficit de caja presentó una mejora de $30 millones en el
2015, ya que al 31.12.2014 el déficit de caja era de $66.699.149.
- Existen 3 ítems que se indican en el Balance que representan deuda interna de la Comunidad,
estos son valores que aun no han sido cobrados a los residentes, reflejados en cuentas por
pagar a proveedores que en su mayoría ya han sido pagadas por la Administración. Estos son:
Gastos Comunes por Aplicar, Finiquitos Pagados Acumulados y Cuentas por Cobrar a
Residentes.
- Los Gastos Comunes por aplicar ascienden a $140.722.919 al 31.12.2015, los cuales están en
ascenso mensualmente debido a los conceptos imputados. Estos fondos son gastos que ya
están pagados a los respectivos proveedores, pero no han sido cobrados a la comunidad. El
valor es un 260% mayor al Gasto Común mensual promedio, lo cual impediría que se cobre la
totalidad a los residentes en una cuota única. Se debe analizar si la Comunidad desea
implementar algún sistema de cobro a los residentes con cuotas mensuales que permita ir
reduciendo esta cifra. Más allá de representar una deuda interna que indica un estado
financiero poco sano, ir reduciendo este ítem permitirá que la Comunidad cuente con fondos
en la cuenta corriente para uso inmediato, reducir el déficit de caja, o para ir formando un
fondo de reserva para mejoras en la Comunidad u otros usos. Por la información que maneja
Valor Común, se llegó a este monto al pagar a los proveedores el 100% de sus cobros, sin
embargo se van haciendo los cobros a los residentes en cuotas o con desfase. Como
Comunidad deben decidir si desean que esta práctica continúe hacia el futuro y de ser así,
cual será la política formal al respecto.
- La sección de Finiquitos por Pagar indica otro ítem que se debe evaluar, ya que al valor
acumulado de $80.064.620 pesos existente al 31.12.2015, se le agrega una deuda interna de
$800.000. Esto se produce ya que cada mes se devengan gastos por $1.200.000 para pago de
finiquitos antiguos, sin embargo mensualmente a la Comunidad se le cobra solo $400.000. Es
decir cada año, se genera una deuda interna por $9.600.000 en la comunidad al no cobrar
mes a mes a los residentes el valor mensual de los finiquitos a pagar. Se debe analizar si se
continuará generando deuda interna y si se hará bajo una política aprobada por el Comité o
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bajo discreción de la Administración. Como referencia, al 31.12.2014 los Finiquitos por Pagar
ascendían a $73.538.980 pesos.
- El tercer ítem que representa deuda interna son las Cuentas por Cobrar a Residentes
($136.149.263). Estos incluyen, cuentas de proveedores desde el 2005, con fondos pagados
por la Administración anterior y un déficit por pago de finiquitos. El detalle de los $136
millones se encuentra en el Balance en manos del Comité. Es necesario aclarar que todos
estos ítems son elementos que la Administración indica ya están pagados a su respectiva
contraparte (proveedores de bienes y servicios), pero no han sido cobrados a los residentes
de la comunidad. Será punto de análisis para el comité o una asamblea, ver como se
regularizará esta deuda interna, ya que existirá entre los residentes más nuevos la inquietud
evidente de por qué un residente nuevo debe financiar gastos anteriores a su llegada.
- A nivel general, se recomienda la elaboración de una política de endeudamiento interno, que
quede redactada de forma clara y explícita, siendo aprobada por el Comité o una Asamblea
de propietarios. Los 3 grupos de deuda interna que existen al 31.12.2015 suman más de $350
millones de pesos y son una indicación clara de estado financiero poco sano de la Comunidad.
- Adicionalmente, cabe agregar que el consultor externo presentó a Valor Común una Fe de
Erratas al Balance General, que modifica la glosa de un Pasivo de $80.064.620 pesos, que
originalmente aparece en el Balance como obligaciones con instituciones financieras, pero se
indica que son Obligaciones con los Trabajadores por concepto de finiquitos por pagar.
Concepto Valor al 31.12.2015
Gastos Comunes por Aplicar 140,722,919$
Finiquitos Acumulados 80,064,620$
Cuentas por Cobrar a Residentes 136,149,263$
Total Deuda Interna 356,936,802$
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Informe Comercial (DICOM)
Se adquirió el reporte comercial de la comunidad, donde el resultado indica que durante agosto se
cursaron dos multas laborales.
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CONTRATOS DE PROVEEDORES
Arqueo de contratos
- Se considera que las empresas con las cuales se tiene un trato de entrega de bienes y servicios
de forma recurrente, debe existir un contrato básico al menos entre ambas parte, el cual
indique fecha de inicio, fecha de término, valores a cobrar y debe estar firmado por ambas
partes.
- En relación a la información recibida, el único contrato con proveedores físicamente
disponible es el de mantenimiento de ascensores Thyssenkrupp Elevadores S.A., el cual tiene
1 punto importante a revisar por parte de una futura Administración: el valor cobrado
mensualmente en las facturas no está actualizado en el contrato (facturas mayores a valor
contrato). Por ello y siendo un proveedor de importancia para la Comunidad, se debe
actualizar con un anexo de contrato que indique valor real y vigencia.
- No se recibieron más contratos físicos de proveedores.
Proveedores utilizados últimos 6 meses versus contratos vigentes
- Al no contar con contratos de proveedores, no es posible realizar este comparativo. Sin
embargo, basados en las facturas de Compras de los primeros 6 meses del 2016, se
recomienda recuperar los contratos con el proveedor, o establecer nuevos contratos en
caso de que no existan, en los siguientes casos:
VTR (revisar si se justifica contar con servicio de TV Cable en la oficina 204)
Comercial Calama – venta de Diesel
Claro Chile
Movistar (evaluar si hay duplicidad de servicio con VTR)
Bionic Vision – mantención de sistema CCTV
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- Se indica también que en el archivador de Facturas de Compras faltan facturas, y están
reemplazadas con comprobantes de pago, sin la boleta o factura original. Esto es frecuente
para los pagos de Chilectra.
- Se recomienda mantener junto con cada factura o boleta de gasto un respaldo de la
justificación del gasto, ya que existen boletas por servicios que tienen glosas con
descripciones escuetas y vagas como por ejemplo “servicio de reparación”, sin indicar el
sector a reparar, la fecha de evento, etc.
- Como sugerencia, se recomienda también adjuntar a las facturas y boletas de compras
esporádicas la cotización del respaldo, en que se indique las condiciones de compra, monto,
condiciones de pago, garantía vigente, etc.
Contratos vencidos o por vencer
- Se debe actualizar el contrato de mantención de ascensores.
- Se debe mantener un registro de todos los contratos en físico y en digital, conociendo sus
vencimientos y condiciones de pago.
- No es posible realizar un análisis de contratos vencidos o por vencer ante la falta de
información. Solo es posible indicar que el contrato de mantención de ascensores con T.K.
está vencido, de existir una prórroga al mismo contrato, se debe formalizar por escritor con
firma de ambas partes.
- Se debe tener en consideración que hay un proceso recurrente por parte de la
Administración de pagar facturas de altos montos en cuotas a los proveedores, sin embargo,
esta decisión no está documentada con cada proveedor. No existen acuerdos escritos para
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formalizar cuantas cuotas están siendo aceptadas por el proveedor o si se aplicarán
intereses.
- Se considera prudente ir documentando ya sea con mails de respaldo o con anexos de
contrato firmados por ambas partes, el acuerdo de pago que se haga en cada caso cuando
se salga de las condiciones comerciales normales. Un ejemplo de esto es la factura 6309935
de Copec de Febrero 2014 de la cual a la fecha se adeuda un saldo de $1.000.000 sin
embargo no hay registro de como se llegó a este acuerdo con Copec ni de que el proveedor
haya expresado estar de acuerdo con un pago en cuotas. Se desconoce si existirá pago de
intereses o multas por este atraso en el pago.
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SITUACIÓN CONTRACTUAL DE TRABAJADORES
Arqueo de contratos
A nivel general, una revisión de remuneraciones realizada con la revisión de las liquidaciones de
sueldo de Octubre 2015 y Febrero 2016 permite indicar que todos los trabajadores que presentan
liquidaciones de sueldo a ambas fechas, tienen contratos laborales firmados y vigentes, representativos
de sus ingresos acordados.
Se recomienda digitalizar todos los documentos, en caso de inundación o incendio de la oficina
de la Administración, ya que la única copia disponible de los contratos y liquidaciones de sueldo está
ubicada ahí.
Se revisaron también los pagos previsionales efectuados a AFP, Isapre, INP, Cajas de
Compensación, Fonasa y detecta que están todos los pagos al día, presentándose en un 99% de los casos
los pagos realizados a tiempo. Se considera un pago a tiempo aquel el que se hace al día 10 de cada mes.
En el caso de los atrasos, estos fueron menores (1 a 2 días). Los valores pagados cuadran con los valores
descontados a los trabajadores en sus liquidaciones de sueldo en ambos meses. No obstante esto, existen
dos multas de la Dirección del Trabajo como se vio en el apartado de informe comercial.
Comparativo con últimos gastos comunes
En el último mes de Gastos Comunes revisado, Junio 2016, se presentan 2 líneas como concepto
de Remumeración de los Trabajadores, que suman un total de $25.697.775 (incluyendo aportes
patronales). Este valor tiene coherencia con las liquidaciones de sueldo y aportes patronales del mes de
Junio 2016, presentando un calce entre las liquidaciones, el libro de remuneraciones y los valores
cobrados a los Residentes de la Comunidad.
Se debe destacar que estas remuneraciones no incluyen el costo de los honorarios del
Administrador ($977.000 valor bruto mensual) pero sí incluyen al resto de la dotación del área de
Administración. Representa los sueldos combinados de 40 personas (dotación promedio de los últimos 6
meses).
Cabe mencionar que el valor de remuneraciones que fluctúa entre los 25 y 26 millones
mensuales para los últimos 6 meses, incluye el costo de los turnos extras, turnos de domingos y bonos
adicionales para el personal. El valor total de estos turnos y extras es de aproximadamente $4,5 millones
de pesos mensuales. Es tema del Comité o Asamblea indicar si desean continuar con una gestión de
Administración que contiene casi un 20% de los gastos de remuneraciones como turnos extras o bien si
se prefiere contratar staff que trabaje solo los fines de semana para cubrir de otra forma los turnos.
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REVISIÓN DE CARTOLAS BANCARIAS
Revisión depósitos en efectivo, últimos 3 meses
En un mes promedio se efectúan depósitos en efectivo el 99% de los días
hábiles, generando un uso de tiempo al recibir fondos e ir a depositar de
aprox 22 hrs por mes. Se recomienda como mejora a la Administración el
eliminar los cobros en efectivo.
Se detecta 1 caso al mes, o menos, de depósitos efectuados que fueron
rechazados por el banco (pudiendo ser por fondo del cheque depositado,
error en la forma, o motivos desconocidos que no son indicados en la
cartola bancaria).
No se detectan depósitos en efectivo de tipo irregular (cifras repetitivas o
valores que llamen la atención). Solo llama la atención el alto volumen de
depósitos en efectivo y el uso de tiempo que se presta a esta actividad,
siendo poco seguro para la Administración mantener efectivo de un día para
otro en la oficina cuando recibe efectivo después de las 14hrs, y pudiendo
eliminarse por completo este concepto solicitando recibir de los residentes
solo pagos en cheques y transferencias.
En la muestra aleatoria de depósitos en efectivo (40 movimientos), se
encontró el respaldo de todos los movimientos en la cartola bancaria y un
idéntico respaldo en los archivadores rotulados “Ingresos”.
Revisión cheques cobrados, últimos 3 meses
Se reciben las cartolas bancarias del banco ITAU desde Enero a Mayo 2016.
Cada mes se generan los sueldos de las remuneraciones con cheque, para
un promedio de 40 personas por mes. A esto se suma que cada mes un
mínimo del 95% de los trabajadores tiene un anticipo en la quincena,
generando un total de 80 cheques mensuales por concepto de
remuneraciones. Se recomienda mejorar este proceso con transferencias
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bancarias para aquellos funcionarios que dispongan de cuenta corriente o
cuenta vista.
El saldo promedio en la cuenta corriente del Banco ITAU fluctúa sin un claro
ciclo, y tiene valores entre los $750.000 y los $21.000.000 de pesos, sin
haberse sobregirado en los 5 meses de cartolas recibidas.
El saldo promedio en la cuenta corriente del Banco Santander fluctúa sin un
claro ciclo, y tiene valores entre los $30.000 y los $5.000.000 de pesos, sin
haberse sobregirado en los 5 meses de cartolas recibidas. Algunos meses se
ocupa para pagar sueldos, otros meses se ocupa para pagar proveedores,
sin una indicación clara de con que fin la Comunidad mantiene más de 1
cuenta corriente operando. Al cierre de Junio el saldo era de $367.000.
Revisión movimientos Fondos Mutuos, últimos 24 meses
Se reciben las cartolas bancarias del Fondo Mutuo, Banco Santander
solamente para los últimos 6 meses incluidos en la auditoría: Enero a Junio
2016.
No existen movimiento en la cuenta del Fondo Mutuo, ya sean aportes o
retiros. Se indica a los auditores que esta cuenta no se ha movido en los
últimos años. No hay caja para hacer aportes al fondo, y tampoco se han
retirado fondos.
El fondo mutuo tiene un valor de $9.308.086 al 30 de Junio 2016.
Se quiere destacar que el Fondo Mutuo es el único Fondo de Reserva real de
la Comunidad, y a juicio de los auditores es un punto de interés para que se
tome pronta acción, ya que en caso de existir una eventualidad que
requiera que la Comunidad disponga de fondos inmediatos, estos pueden
no ser suficientes.
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Revisión conciliaciones bancarias
Se reciben conciliaciones bancarias para el banco Santander, pero no para el
banco ITAU.
En las conciliaciones bancarias del Banco Santander se ve reflejado un
estricto orden en cuanto a cheques girados sin cobrar y un alto control
sobre los depósitos recibidos por cobros a cada departamento.
En este aspecto, se puede indicar que las cuentas corriente están “bajo
control” a cuanto a los saldos existentes y el manejo de los documentos
bancarios emitidos y recibidos.
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REVISIÓN DE CARTOLAS BANCARIAS – 24 MESES – BANCO ITAU
Revisión visual cartolas desde Julio 2014 a Junio 2016
Por solicitud del Comité se realiza durante Octubre y Noviembre 2016 una revisión visual de las cartolas
bancarias del Banco Itau, desde Julio 2014 a Junio 2016. A ellos se sumó la revisión en línea de los
cheques que pudieron generar dudas por parte de la Auditoría ya sea por su monto o fecha de cobro. Se
buscaba consistencia entre los cheques cobrados a nivel general con los gastos conocidos de la
Comunidad.
Julio 2014 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Se sugiere a comité formalizar política para los cheques de residentes que resulten rechazados
por falta de fondos o forma.
Agosto 2014 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
A nivel general todos los meses los primeros días y en la quincena hay una alta cantidad de
cheques cobrados por caja, que calza con los sueldos y anticipos de funcionarios.
Septiembre 2014 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Octubre 2014 – Se revisa cartola en línea.
Notar que hay 4 rechazos en el mes y 3 de ellos corresponden al mismo residente (se sabe por el
correlativo de los cheques, todos por $310.000 cada uno. Se sugiere a comité revisar si el residente
regularizó sus pagos con posterioridad y si se anularon los Comprobantes de Ingreso de los cheques
rechazados.
Noviembre 2014 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Diciembre 2014 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Enero 2015 – Se revisa cartola en línea.
Un cheque el 02 de Enero emitido por la Comunidad , rechazado por forma. Se recomienda al comité evaluar un método con mayor revisión de los cheques antes de entregarlos a proveedores para evitar posibles multas o atrasos con ellos.
Se revisa el cobro de cheques con cifras cerradas, están OK, son anticipos.
Febrero 2015 – Se revisa cartola en línea.
En la cartola bancaria descargable hay 2 documentos que son cargos, marcados como Giros por Caja, ambos movimientos son del 02/02/2015, por $358.664 y $80.000 respectivamente. A pesar de que
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se indica Giro por Caja, los cobros fueron hechos con cheque a nombre del Sr. Ignacio Martinez. (ambos). Marzo 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Abril 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Mayo 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Junio 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Se revisan en línea, cobrados OK, cheque 7873800 por 35.000; cheque 750515 por $250.000
Julio 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Agosto 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Septiembre 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Octubre 2015 – Se revisa cartola en línea.
Se revisan en línea, cobrados OK, cheque 236910 $100.000; ok.
Noviembre 2015 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Diciembre 2015 – Se revisa cartola en línea.
Enero 2016 – Se revisa cartola en línea. Movimientos OK.
Febrero 2016 – Se revisa cartola en línea.
Marzo 2016 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes. Se
revisa en línea cheque 2853270 $60.000, ok.
Abril 2016 – Se revisa cartola en línea. OK
Mayo 2016 – Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
Junio 2016 - Se revisa cartola en línea. Movimientos se observan con normalidad en el mes.
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CUENTAS POR PAGAR
Informe de cuentas por pagar pendientes
A la fecha de corte de la auditoría (30.06.2016) no existe un reporte emitido
por la Administración, ni un Balance a la misma fecha que permita conocer
cuales eran los proveedores pendientes de pago en ese momento ni cuanto
se adeudaba.
A solicitud de Valor Común, al ser recibida la documentación de la Auditoría,
la Administración emite un registro de Cuentas por Pagar a proveedores.
El total adeudado al 18 de Agosto de 2016, era de $14.084.314, compuesto
por:
El comparación, al 31.12.2015 (último balance) las cuentas por pagar a
proveedores eran de $41.680.239, explicando la reducción a $14 millones
por una mejora en la velocidad de pago a proveedores mensualmente.
Concepto
Valor al 18 de
Agosto 2016
Copec (saldo del 2014) $ 1,000,000
Aguas Andinas 10,086,150$
Dimaco 278,985$
Claro Chile 30,001$
Michel Cisternas 160,000$
Jose Pineda 290,000$
Manuel Olguin 548,828$
Servicios Integrales de Salud 9,600$
Chilectra 1,680,750$
Total Deuda Interna 14,084,314$
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Análisis de cuentas por pagar MENSUAL
Último mes (Junio 2016)
Los gastos comunes cobrados a residentes ($55.249.293) incluyen
los aspectos normales a esperar de una Administración: sueldos de
trabajadores, honorarios de la Administración, reembolso de caja
chica, mantención del portón eléctrico, consumo eléctrico, consumo
de agua caliente, etc.
No hay ítems que parezcan fuera de lo normal en los cobros de
Gasto Común de Junio 2016. Sin embargo, teniendo presente que
existen $136 millones de pesos en cuentas por cobrar a residentes
que desde el 2005 en adelante no han figurado en los cobros de
Gastos Comunes, no podemos asegurar responsablemente que los
$55 millones de gastos del mes representen la totalidad de las
cuentas por pagar del mes. Es decir, pueden existir gastos que estén
fuera de los registros. Esto podría ocurrir con servicios que ya
fueron recibidos, pero que no tienen documentos de respaldo a la
fecha de cierre, como una factura o un pago.
Un punto que merece revisión en cuanto a los procedimientos, es
los valores que están siendo cobrados por proveedores pequeños
pero reiterativos. Son proveedores que no tiene contrato de
servicios pero que aparecen constantemente en los cobros. Las
Adquisiciones se realizan, al parecer, sin un proceso de comparación
de precios, con lo cual los auditores no podemos saber si los precios
cobrados por ciertas reparaciones o compras son precios justos o de
mercado. Algunos de los proveedores que merecen revisión de
precios para futuros gastos son:
o Michel Cisternas
o Miguel Ojeda
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o Pablo Rivas
Se destaca que durante cada mes del 2016 se ha cobrado a los
residentes un ítem llamado “Gral. Fondo de Reserva” por
$1.042.080 cada mes. Estos fondos no han sido agregados al Fondo
Mutuo de la comunidad y no están siendo ahorrados, sino que se
cobran y gastan en el mismo mes, como parte de los gastos
normales de la Comunidad.
Hace 12 meses (Junio 2015)
Los gastos comunes cobrados a residentes ($53.157.415) incluyen
los aspectos normales a esperar de una Administración: sueldos de
trabajadores, honorarios de la Administración, reembolso de caja
chica, mantención del portón eléctrico, consumo eléctrico, consumo
de agua caliente, etc.
Al igual que en Junio 2016, no hay ítems que parezcan fuera de lo
normal.
Habiéndose revisado las facturas de compra del año 2015, no se
encuentran facturas de gastos de Junio en otros meses.
Al igual que cada mes, se cobra a los residentes un ítem llamado
“Gral. Fondo de Reserva” por $1.042.080, pero no son agregados al
Fondo Mutuo de la comunidad.
Las cuentas mensuales se pagan, algunas a tiempo y otra parte vencidas, pudiéndose encontrar
un promedio de los ritmos de pago a continuación:
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Se entiende por “al día” un proveedor al cual se le pagó al contado o antes de su fecha de
vencimiento. Se entiende por atraso aquellos días que van más allá de los 30 días normales para
pago de proveedores, o bien que van más allá de la fecha de vencimiento impresa en la factura.
Proveedor (Concepto) Atraso
Comercial Calama (bencina) al dia
Impuestos (SII) al dia
J.Gastón Quiroz (contab) al dia
Rosa Aravena (fotocopia) al dia
Movistar al dia
Pablo Rivas (repar) al dia
VTR (telefonia) 7 dias
Chilectra 15 dias
Lazos y Cia (art escritorio) 30 dias
Ingetecma (reparaciones) 30 dias
HDI Seguros 30 dias
Aguas Andinas 30 dias
Carlos Morales (repar.) 45 dias
Bionic Vision (CCTV) 60 dias
Magdalena Rueda (cloro) 90 dias
Dist. Caleu (art aseo) cuotas
ThyssenKrupp Elevadores cuotas
Productos Industriales cuotas
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MOROSIDAD
% real de morosidad
A continuación se presenta la morosidad al 30.06.2016, de acuerdo a la información entregada por la
Administración para la auditoría:
* Incluye unidades "duplicadas" según el siguiente detalle: Torre A divide el dpto 2601 en 2 unidades.
Torre B no contiene subdivisiones. Torre C divide el dpto 501 en 2 unidades. Torre D no contiene
subdivisiones. Locales tienen subdivisiones en Local 11, 35 y 38. Se desconoce por qué se cobran algunos
departamentos y locales en “divisiones”.
** Se ajusta la Mora Promedio eliminando a la o las unidades con Gastos Comunes que salen del común
para obtener cifras más consistentes con la realidad.
Para este análisis se definió como moroso cualquier departamento con deuda pendiente, sin importar su
antigüedad. Esto nos indica que la morosidad supera los $203 millones de pesos en total, siendo $160
millones morosidad de lo departamentos. La morosidad es 4 veces superior al gasto común normal de
un mes para la comunidad completa.
Antigüedad de la deuda, a la fecha de revisión
Dentro de la morosidad ya señalada, encontramos morosidad extrema, conformada por unidades que
adeudan una cifra igual o superior a 3 veces su respectivo gasto común mensual.
Nos encontramos con un total de 57 unidades, con morosidad extrema de $187 millones, según se
detalla a continuación:
Torre A Torre B Torre C Torre D Locales TOTAL
Total Unidades * 104 93 92 84 80 453
Unidades con Mora 39 35 34 38 51 197
% Unidades en Mora 37.5% 37.6% 37.0% 45.2% 63.8% 43.5%
Valor en Mora 95,257,266$ 7,381,477$ 45,784,383$ 11,811,457$ 43,128,194$ 203,362,777$
Mora promedio por unidad 915,935$ 79,371$ 497,656$ 140,613$ 539,102$ 448,924$
Mora promedio ajustada **371,691$ 166,474$ 721,913$ 252,090$ 751,324$ 460,264$
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Se solicitó a Administración una nómina de los departamentos que tienen corte de servicios ya
ejecutado y desde que fecha están cortado. El Sr. Gastón Quiroz, operando como Contador externo a la
comunidad, pero contratado por la Administración indica que no se está aplicando la medida de corte
de servicios. A la fecha NO HAY unidades con corte de servicios.
A modo de detalle, al 30 de Junio 2016, los departamentos con morosidad superior o igual a 3 meses de
gastos comunes (calculado para cada unidad) son los siguientes:
Torre A Torre B Torre C Torre D Locales TOTAL
Unidades con morosidad
mayor a 3 meses6 7 13 9 22 57
Valor total morosidad
mayor a 3 meses89,480,501$ 4,851,494$ 43,169,744$ 8,531,451$ 41,395,918$ 187,429,108$
Torre A Torre B Torre C Torre D Locales
402 307 304 205 1 a 4
1301 309 305 601 5
1402 408 404 605 14
1701 701 504 702 15
2604 1003 605 704 17
2704 1007 703 806 24
1008 801 904 25
803 1206 36
902 1506 37
1104 38
1301 44
1705 46
1803 49
51
52
53
54
55
61
62
78 (ex 42)
100-A
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Se recomienda al Comité y la Administración que en caso de no haber tomado medidas para cobrar los
gastos comunes adeudados con estos departamentos lo hagan a la brevedad, en particular con aquellos
pertenecientes a la Torre C y los locales comerciales.
En la Torre A existe un caso particular que es el departamento 402, que al 30 de Junio 2016, acumula
deuda por $79.274.574 pesos. Consultando con la Administración, el Contador externo nos indica que
este valor se conforma por Gastos Comunes más intereses. Sin embargo, no se cuenta con el desglose
entre cuanto es efectivamente Gastos Comunes y cuanto corresponde a intereses. A grandes rasgos se
nos indica que el saldo de Gastos Comunes a Febrero 2002 era de $1.519.652. Desde ese mes en
adelante se agrega el gasto común del mes (desde 50.000 a 110.000 mensuales) más un 1% de interés
mensual compuesto (acumulativo).
No es posible validar la cifra de $79 millones debido a que no se cuenta con los valores cobrados a esta
unidad cada mes desde Febrero 2002 en adelante. Se deja planteada la interrogante de por qué se está
aplicando una tasa de interés mensual de 1%, si quedó definida en alguna reunión de Comité debería
quedar una copia de este documento en Contabilidad. En el Reglamento de Copropiedad se hace
mención a una multa a aplicar a cuentas que tengan un atraso. Esta multa debe equivaler al 10% del
valor adeudado.
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ACUERDOS DE PAGO PARA DEPTOS MOROSOS
Se adjunta información generada por la Administración, vigente al 25 de noviembre 2016, en la cual se
detallan los acuerdos de pago para departamentos en morosidad. Esta información fue generada por la
Administración, sin supervisión ni revisión por parte de los auditores.
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CAJA CHICA
o Revisión fondos caja chica a la fecha de revisión
o Revisión aleatoria de 2 rendiciones de caja chica
Una entre 3 y 6 meses de antigüedad
Entre 6 y 12 meses de antigüedad
Hallazgos:
- Rendición Caja chica 23 de mayo al 21 de Junio 2016
o No hay efectivo disponible para emergencias inmediatas, rendición de caja chica se
entrega con saldo negativo de 103.900.
o Total de gastos rendidos en el mes $353.900
o No se incluye nombre de quien rinde, fecha de rendición, nombre de quien aprueba,
ni fecha de aprobación.
o No se conoce en que fecha se recuperaron los gastos a la caja chica.
o Gastos de Ferreteria en el mes suman $195.723, siendo un 55% de los gastos del
mes.
o No se conoce el motivo de cada gastos, que área de la Comunidad está siendo
reparada, son dptos o son sectores de exterior?
o Se encuentra gastos por recarga de celular, no incluyen explicación.
o Se encuentra gastos por recarga de tarjeta BIP, no incluyen explicación.
o Se encuentra gastos por pago de turno laboral de noche, sin detalle.
o Se encuentra gastos por café y galletas, sin firma ni aprobación, ni indicación de si
son para reuniones de Comité o si es uso diario.
o EN GENERAL: La rendición presenta un alto grado de desorden en su entrega física,
las boletas no están numeradas según el correlativo de la rendición, no tienen
explicación/justificación anotada en cada boleta o respaldo, no está firmada con
aprobación. No se sabe quien genera el gasto ni quien aprueba.
- Rendicion Caja chica 24 de diciembre 2015 al 20 de Enero 2016
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o No hay efectivo disponible para emergencias inmediatas, rendición de caja chica se
entrega con saldo negativo de 103.931.
o Se detecta inicialmente un faltante de respaldos (boletas, recibos, facturas), sin
embargo se encuentran dentro de otra rendición más nueva.
o Total de gastos rendidos en el mes $353.900
o No se incluye nombre de quien rinde, fecha de rendición, nombre de quien aprueba,
ni fecha de aprobación.
o No se conoce en que fecha se recuperaron los gastos a la caja chica.
o Gastos de Ferreteria en el mes suman $94.522, siendo un 26% de los gastos del
mes.
o No se conoce el motivo de cada gasto, que área de la Comunidad está siendo
reparada, son dptos o son sectores de exterior?
o Se encuentra gastos por recarga de celular, no incluyen explicación.
o Se encuentra gastos por café y galletas, sin firma ni aprobación, ni indicación de si
son para reuniones de Comité o si es uso diario.
o EN GENERAL: La rendición presenta un alto grado de desorden en su entrega física,
las boletas no están numeradas según el correlativo de la rendición, no tienen
explicación/justificación anotada en cada boleta o respaldo, no está firmada con
aprobación. No se sabe quien genera el gasto ni quien aprueba. Boletas de la mitad
de la rendición estaban archivadas en otra rendición
Se sugiere:
Generar un convenio con Ferretería o local similar del sector para generar
una única cuenta mensual que se pueda pagar con cheque sin ocupar Caja
Chica.
Pagar cuentas recurrentes con cheque o transferencias: Chilectra, Claro,
Abastible, permitiendo que los fondos de caja chica sean ocupados para
emergencias.
Generar un plan de celular para evitar recargas a celulares, o evaluar si es
necesario el gasto.
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Implementar un proceso o política de Rendición de Gastos que incluya:
Detalle de cada gasto, ítem comprado, motivo.
Nombre de quien rinde los gastos, firma y fecha de rendición
Nombre de quien aprueba los gastos, firma y fecha de aprobación.
Respaldo del pago de la rendición, (copia del cheque o
transferencia)
Proceso de aprobación de uso de fondos de caja chica.
Boletas deben incluir detalle de lo pagado, no solo un valor total.
Medidas de control que impidan duplicar gastos entre las
Rendiciones de Caja Chica y el Detalle de Gastos Comunes del mes.
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REVISIÓN DE PRORRATEO PARA COBROS DE GASTOS COMUNES
o Compara lo que indica el Reglamento de la comunidad con los prorrateos
efectivamente ocupados
Según lo indicado por el Reglamento de la Comunidad, los departamentos y locales están recibiendo
mensualmente el cobro correcto de sus gastos comunes. Se realizó un ejercicio de validación de
porcentajes de cobro para los meses de Febrero y Junio 2016, para departamentos y locales. En ambos
meses los porcentajes aplicados al cobro del gasto común cuadraron al 100% con lo que indica el
Reglamento de Copropiedad.
Cabe mencionar que el valor del prorrateo (que aparece como Ponderación Reglamento en los cobros)
se aplica solo al gasto común general y luego se le suma el gasto común de la unidad (el cual incluye la
mantención y electricidad de la torre) y el consumo de agua fría, agua caliente de la unidad en
particular.
Adicionalmente, se revisaron los ingresos para los pagos hechos por los residentes, dentro de los últimos
12 meses de forma aleatoria, para validar que lo cobrado al residente, cuadre con el ingreso contable y
también cuadre con la cartola bancaria.
Se encontraron todos los 480 depósitos buscados para esta revisión, lo cual nos permite indicar que
estadísticamente los pagos están siendo recibidos con normalidad en las cuentas corrientes.
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CONCLUSIONES
A la vista de los antecedentes entregados se concluye que:
1. La comunidad tiene una situación financiera frágil, no tiene un fondo de reserva ni cercano al
mínimo adecuado para una comunidad del tamaño y antigüedad de Tajamar. La comunidad
posee aproximadamente fondos líquidos por 9 millones, cuando por lo menos debería contar
con 2 a 3 veces su gastos común (100 a 150 millones).
2. Los cobros pendientes por pasar a los residentes va en aumento, lo que indica que el cobro del
gasto común no se corresponde con el nivel real de la comunidad. Es inevitable que la
comunidad debe sincerar cuanto cuesta en promedio mantener y operar la comunidad.
3. En vista de los antecedentes entregados no podemos afirmar la existencia de fraude en el
manejo financiero.
4. No hay políticas estrictas de cobranza, lo que lleva a tener una morosidad altísima y creciente.
Se recomienda utilizar las herramientas que da la ley (corte de luz a los 3 meses y el juicio
ejecutivo)
Tomás Vigouroux O.
Gerente General Valor Común SpA