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Aspectos prácticos en la implantación y Certificación de

especificación OHSAS 18001Estructura y características esenciales.

ALFONSO MASOLIVER MACAYADirector General de AUDELCO

II JORNADA PRL EN OPERADORES LOGÍSTICOS. 24 DE MAYO DE 2012

Características de la especificación OHSAS 18001

d Emitida por BSI (British Standars Institution), tiene el carácter de

especificación, no de norma internacional.

n Cubre el hueco dejado por ISO al decidir en 1997 no establecer un

estándar internacional en seguridad y salud laboral.

c OHSAS 18001 tiene la misma estructura que ISO 14001 “Sistemas de Gestión

Medioambiental”.

e Actualmente ya hay en España organismos de certificación acreditados por

ENAC en este campo, por lo que los certificados que se emiten por estos son

de los denominados ACREDITADOS.

¿Qué introduce OHSAS sobre lo reglamentario?

● Sistema más estructurado

● Requisitos documentales adicionales al establecido por el art. 16 de la Ley de PRL y 2 del RSP (Plan de Prevención)

● Control más exhaustivo de la documentación y los registros

● Participación de la alta dirección (evidencia)

● Introducción controles más frecuentes (auditorías)

● Extender el sistema a todas las actividades realizadas en el emplazamiento

España tiene cierta particularidad dentro de la UE, porque aquí la legislación exige: a) tener documentado por escrito el Sistema de Prevención, b) realizar, al menos una vez cada 4 o 2 años, una auditoría por entidad externa acreditada y c) integrar la prevención en el conjunto de actividades de la empresa.

La aportación de OHSAS 18001 es por tanto menos relevante que en otros países en donde la legislación no establece específicamente estas obligaciones

La estructura de OHSAS 18001

4.1. Requisitos generales4.1. Requisitos generales

4.2. Política de Seguridad y Salud4.2. Política de Seguridad y Salud4.3. Planificación4.3. Planificación

4.3.1. Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos

4.3.2. Requisitos legales y de otros tipos

4.3.3. Objetivos y Programas

4.4. Implantación y Operación4.4. Implantación y Operación

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y Autoridad

4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.3. Comunicación, participación y Consulta

4.4.4. Documentación

4.4.5. Control de documentos

4.4.6. Control operacional

4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias.

4.5. Verificación4.5. Verificación

4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.2. Investigación de incidentes, no conformidades, acción correctora y preventiva

4.5.4. Control de Registros

4.5.5. Auditorías Internas

4.6. Revisión de la Dirección4.6. Revisión de la Dirección

4.1. Requisitos generales4.1. Requisitos generales

4.2. Política de Seguridad y Salud4.2. Política de Seguridad y Salud4.3. Planificación4.3. Planificación

4.3.1. Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos

4.3.2. Requisitos legales y de otros tipos

4.3.3. Objetivos y Programas

4.4. Implantación y Operación4.4. Implantación y Operación

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y Autoridad

4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.3. Comunicación, participación y Consulta

4.4.4. Documentación

4.4.5. Control de documentos

4.4.6. Control operacional

4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias.

4.5. Verificación4.5. Verificación

4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.2. Investigación de incidentes, no conformidades, acción correctora y preventiva

4.5.4. Control de Registros

4.5.5. Auditorías Internas

4.6. Revisión de la Dirección4.6. Revisión de la Dirección

Requisitos de OHSAS 18001

Fases en un proceso de certificación:

3.Elaboración de la documentación para cumplir con los requisitos de la norma OHSAS (elaboración del Manual y los procedimientos asociados).

5.Formar a la Dirección, mandos y trabajadores sobre el nuevo sistema (sistemáticas y registros).

7.Fase de implantación: generación de los registros del nuevo sistema.

9.Fase de auditorías internas, corrección de anomalías y elaboración del Informe de Revisión por la Dirección.

11.Auditoría y, en su caso, Certificación del sistema por entidad acreditada por ENAC.

13.Auditorías anuales de seguimiento y renovación al tercer año.

H Presentación del proyecto a la Dirección de la empresa Reunión con técnicos empresa y creación Grupos trabajo con participación línea:

● Grupos de departamentos “con riesgos”: producción, mantenimiento, almacenes...● Grupos de departamentos “sin riesgos” pero con responsabilidad: compras, formación, personal...● Si hay otros sistemas (calidad, medio ambiente) deben participar en Grupos o revisar avances

LA PREPARACIÓN

EL DESARROLLO DEL TRABAJO

EL CIERRE

✔ Edición del Manual y los procedimientos del Sistema✔ Presentación Manual y procedimientos a Dirección y responsables✔ Formación en los procedimientos “más complejos”: contratas, inversiones, observaciones...

Presentaciones a Grupos previas a las reuniones: objetivos, programa de reuniones✔ Sistema: reuniones periódicas Grupos de trabajo✔ Análisis procedimientos del Sistema en cada reunión de los Grupos✔ Envío borrador procedimiento previo a la reunión, reunión, inclusión cambios tras reunión✔ Reporte periódico a la Dirección de la eficacia del funcionamiento de los Grupos

¿CÓMO IMPLANTAR OHSAS 18001?

● Participa en la evaluación de riesgos● Informa y forma (refresco) al personal: gestiona registros● Hace observaciones del trabajo e inspecciones: gestiona registros● Investiga accidentes: gestiona registros● Informa sobre necesidades preventivas para objetivos y planes● Participa en las compras (CE, fichas, etc..): gestiona registros● Participa en inversiones (CE, revisión evaluación...): gestiona registros● Participa en suministro EPIs: gestiona registros● Concede permisos de trabajo (descargos, recintos...): gestiona registros● Coordina a contratas: gestiona registros● Implanta acciones correctoras: gestiona registros

IMPLANTAR OHSAS 18001 NO SOLO SON NUEVOS PROCEDIMIENTOS. LLEVA APAREJADO UNA NECESARIA MEJORA EN LA CULTURA DE EMPRESA, ORIENTADA A LA

INTEGRACION DE LA PREVENCION

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN PRL. ¿EN QUÉ PARTICIPA LA LÍNEA?

¿POR QUÉ DEBE PARTICIPAR LA LÍNEA JERÁRQUICA?


Aspectos críticos en la adecuación del sistema de PRL a la norma

1. Lo recomendable es que todo el proceso (desde que se empieza a adecuar hasta que se certifica el sistema) dure al menos un año.

3. No es el momento de implantar demasiadas sistemáticas nuevas, si lo existente funciona y cumple con la norma, se mantiene.

5. Se recomienda elaborar los procedimientos estrictamente necesarios para cumplir la norma y aprovechar el Manual del sistema para recoger muchos de los aspectos (requisitos legales).


Aspectos críticos en la adecuación del sistema de PRL a la norma

1. La integración en OHSAS es obligatorio documentarla:• Nombrar el Directivo designado.• Evidenciar seguimientos del Comité de Dirección de los objetivos y programa

preventivo.• Definir todos los años aspectos de mejora del sistema.

2. Es necesario identificar toda la normativa de PRL de aplicación a la empresa y describir que requisitos en concreto el aplican de cada una de ella.

4. Es necesario elaborar un procedimiento de control documental poco habitual en la sector de PRL.


Aspectos críticos en la implantación práctica del sistema OHSAS

1. Hay que formar a toda la plantilla en un plazo corto de tiempo:

• A los trabajadores sobre el contenido global del sistema.

• A los mandos una formación práctica sobre las funciones que el sistema les

ha establecido (evaluaciones, inspecciones, investigación de accidentes,

etc..).

2. Divulgar y colocar la política de PRL en todos los centros.

3. Evaluar la eficacia de la formación en PRL impartida.

4. Evaluar la gestión del desempeño de los mandos.

5. Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales que aplica a la empresa.

6. Controlar la documentación y Evaluar a los contratistas.

7. Elaborar el informe de revisión de la dirección con un contenido preestablecido.

DOCUMENTOS DEL SISTEMA

PLAN DE PLAN DE PREVENCIONPREVENCION

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION PRLPRL

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOSOPERATIVOS

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD (PS)DE SEGURIDAD (PS)

INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES TÉCNICAS DE TÉCNICAS DE

SEGURIDAD (ITS)SEGURIDAD (ITS)

OHSAS

INDICE DEL PLAN

Cap. 1.- Política de prevención de riesgos laboralesCap. 1.- Política de prevención de riesgos laborales

Cap. 2.- Planificación de la actividad preventivaCap. 2.- Planificación de la actividad preventiva2.1. Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos2.2. Identificación de requisitos legales2.3. Objetivos y ProgramasCap. 3.- Organización PreventivaCap. 3.- Organización Preventiva3.1. Estructura organizativa3.2. ResponsabilidadesCap. 4.- Información, formación, concienciación y competenciaCap. 4.- Información, formación, concienciación y competencia4.1. Información a los empleados4.2. Formación4.3. Competencia técnicaCap. 5.- Consulta, participación y comunicaciónCap. 5.- Consulta, participación y comunicación5.1. Representación de los trabajadores en materia de PRL5.2. Comunicación externa.Cap. 6.- Control operativo de los riesgosCap. 6.- Control operativo de los riesgos6.1. Normas de Seguridad6.2. Permisos de trabajo6.3. Inspecciones planeadas de seguridad6.4. Revisión de equipos e instalaciones

INDICE DEL PLAN

Cap. 6.- Control operativo de los riesgosCap. 6.- Control operativo de los riesgos6.5. Utilización de Equipos de Protección Individual (EPIs)6.6. Control de las sustancias peligrosas6.7. Requisitos de seguridad y salud en las compras6.8. Requisitos de seguridad y salud en la contratación de obras y servicios6.9. Seguridad en los cambios y nuevos proyectosCap. 7.- Preparación ante emergenciasCap. 8.- Comprobación y acción correctora8.1. Control periódico de los factores ambientales8.2. Vigilancia de la salud8.3. Análisis de la accidentalidad8.4. Notificación, registro e investigación de accidentes8.5. No conformidades, acciones correctoras y preventivas8.6. AuditoríasCap. 9.- Revisión por la direcciónCap. 9.- Revisión por la direcciónCap. 10.- Documentación de la prevenciónCap. 10.- Documentación de la prevención10.1. Tipos de documentos10.2. Control de los documentos

LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Participa la línea (en los Grupos de Trabajo)

Participa sólo un departamento

✓ Consulta y participación (Dpto RRHH o Personal)

Participa “sólo” el Servicio de Prevención

✓ Indices accidentes✓ Vigilancia salud✓ Condiciones ambientales

Coincidentes con otros sistemas de gestión (ampliar los existentes)

✓ Auditorías✓ Control documentación✓ Acciones correctoras y preventivas✓ Registros✓ Requisitos legales

✓ Información y formación✓ Observaciones trabajo✓ EPIs✓ Evaluación riesgos

✓ Inspecciones seguridad✓ Inversiones y proyectos✓ Investigación accidentes✓ Objetivos y planes

✓ Riesgos especiales✓ Emergencias✓ Compras✓ Coordinación actividades (contratas)

PROCEDIMIENTOS SGPRL OHSAS Y PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL


Aspectos críticos en la implantación práctica del sistema OHSAS en el Sector Logístico

1. La coordinación de actividades• OSHAS no diferencia entre actividad propia de la que no lo es, por lo que

hay que controlar la evaluación de riesgos de todos los contratistas y visitantes que acceden a tu centro y los riesgos de los clientes donde se presta el servicio.

• Evaluación de contratistas (autónomos; empresas contratadas vía internet, etc.).

2. Mantenimiento de los equipos de trabajo.

3. Simulacros de emergencia de centros logísticos.

4. Implicación del Mando intermedio en aspectos de seguridad y salud (almacenes).

5. Formación del personal en materia de seguridad y salud y uso de equipos de protección individual (transportistas).

Gestión de la Prevención y Auditoría

Auditoría

Planificación

Implantación y funcionamiento

Control y acción correctora

Revisión por la dirección

Política

MEJORA CONTINUA

OHSAS 18001:1999 ILO-OSH 2001

Condiciones para la certificación OHSAS

● CERTIFICACIÓN INICIAL● Realización auditoría● Resultados satisfactorios

− Ausencia de No Adecuaciones MAYORES− No más de 10 No Adecuaciones menores

● VALIDEZ DE LA CERTIFICACIÓN● 3 Años● Sujeta a auditorías anuales de seguimiento

● AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO● Seguimiento de las No Adecuaciones y observaciones

formuladas en auditorías anteriores● En un ciclo de 3 años se comprueba todo el sistema● Si resultado auditoría seguimiento negativo

− 4 Meses para implantar acciones correctoras− Verificación adecuada implantación

Capitulo 1: POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD

T Existe

u Aprobada por La Alta Dirección

A Posibilidad de revisión

e Es requisito la difusión a todos los niveles (directamente o intranet)

Ì Puntos que deben ser verificados:

● Se dispone de todas la evaluaciones de las ocupaciones de la EMPRESA

● Se dispone de las evaluaciones de todas las contratas presentes en el centro en ese momento

● De la visita al centro se considera que la evaluación esta actualizada o si se ha dado un supuesto de revisión se ha procedido a actualizarla

● Las acciones correctoras de la evaluación tienen un adecuado seguimiento

● El personal de la EMPRESA está informado del resultado

Capitulo 2: Planificación de la Actividad Preventiva


2.1 Identificación de peligros y evaluación de riesgos

� Puntos que deben ser verificados:

● Se dispone de toda la legislación aplicable a la actividad de la EMPRESA

● Se ha comunicado a las partes interesadas los requisitos aplicables

● Se dispone de una evaluación del cumplimiento legal de forma anual


2.2 Identificación de Requisitos legales

� Puntos que deben ser verificados:− Se dispone de unos Objetivos definidos de forma anual

− Se ha elaborado un Programa de Actividades Preventivas de la EMPRESA

− Se hace seguimiento cada tres meses (existe evidencia doc)

− El avance es el adecuado

− Todas las actividades a desarrollar por el centro se encuentran en el programa general del la

EMPRESA.

− Las actividades surgidas de la evaluación de riesgos están identificadas y se lleva un

seguimiento adecuado



2.3 Objetivos y Programas

l Puntos que deben ser verificados:

● Se ha producido algún cambio organizativo y esto no se ha incluido en el Manual de Organización

● Se ha cambiado el Representante de la Dirección y no se ha modificado el Manual

● Se dispone en el centro visitado el registro de recursos preventivos

Capitulo 3: Organización Preventiva

3.1 Estructura Organizativa

y Puntos que deben ser verificados:

● Todo el personal del centro está informado según el procedimiento

● Existe registro de esa información

● En el caso de los supuestos detallados en el Manual, se ha procedido a informar a los trabajadores

Capitulo 4: Información, Formación, concienciación y competencia

4.1 Información a los empleados

� Puntos que deben ser verificados:

● Existe un Plan de Formación a nivel de la EMPRESA

● En cada centro el personal está formado según los requisitos del Manual

● Se intenta seguir el procedimiento correspondiente

● Se registra la formación de forma adecuada

● Todo el personal dispone de la competencia técnica para desarrollar su trabajo

Capitulo 4: Información, Formación, concienciación y competencia

4.2 Formación y 4.3 Competencia Técnica

l Puntos que deben ser verificados:

● Los CSS son informados de todos los aspectos detallados en el art. 33 de la ley de prevención

● Cumplimiento del procedimiento correspondiente

● En caso necesario queda documentado la gestión realizada en las comunicaciones de empresas anexas con posibles riesgos o las visitas de inspección.

Capitulo 5: Consulta, participación y comunicación

5.1 Representación de los trabajadores y 5.2 Comunicaciones Externas

Capitulo 6: Control Operativo de los Riesgos

6.1 Normas de Seguridad

6.2 Permisos de Trabajo

6.3 Inspecciones planeadas de seguridad

● Protocolo de control periódico de las condiciones de trabajo

6.4 Revisiones de equipos e Instalaciones

● Inspecciones Reglamentarias

● Inspección de puesta en servicio (RD 1215/97)

6.5 Utilización de Equipos de Protección Individual (EPIS)

● Norma interna reguladora de EPIS

● Previsión anual

● Procedimiento: Gestión de EPIS” + Registro

ì Puntos que deben ser verificados:

● Identificar todas las normas aplicables en los centros y comprobar con el registro correspondiente.

● En caso de que existan, verificar aplicación del permiso de trabajo.

● Se dispone de un plan de inspecciones de control periódico

● Las revisiones reglamentarias del centro se hacen en el plazo establecido (Programa de la actividad preventiva)


h Puntos que deben ser verificados:

● Los nuevos equipos disponen de marcado CE o adaptación al RD 1215/97

● Se dispone de los EPIS necesarios para cada puesto de trabajo según el procedimiento interno.

● Los EPIS son utilizados por el personal propio y de contrata


6.6 Control de Sustancias Peligrosas

6.7 Requisitos de Seguridad y Salud en las compras

● Declaración CE

6.8 Requisitos de Seguridad y Salud en la contratación de Servicios

● “Coordinación de Actividades Empresariales”

● “Directrices Generales Aplicables a empresas que realicen actividades en centros

de trabajo de la EMPRESA”

● Recurso Preventivo

● Ley de la Subcontratación

6.9 Seguridad en cambios y nuevos proyectos

● Cambios técnicos

● Cambios organizativos


È Puntos que deben ser verificados:

● Se dispone de todas las fichas de los productos disponibles en el centro

● Se dispone de una evaluación del cumplimiento legal de forma anual

● En el caso de contratos de obra o servicios se cumplen los procedimientos correspondientes.

● Analizar los cambios organizativos y técnicos y verificar consulta previa al técnico de prevención


P Puntos que deben ser verificados:

● Se dispone de Plan de Emergencia o medidas de emergencia

● El personal encargado del control de la emergencia dispone de la formación apropiada según el Plan

● Se han realizado simulacros y planificado medidas correctoras

Capitulo 7: Preparación ante emergencias

Capitulo 8: Comprobación y acción correctora

8.1 Control periódico de los factores ambientales

● Programa de Evaluaciones Ambientales Periódicas

● Criterios para la realización de estas evaluaciones

● Evaluaciones ergonómicas y psicológicas

8.2 Vigilancia de la Salud

● Voluntaria y Confidencial

● Periódica

● Documentada

● Información a la Dirección

y Puntos que deben ser verificados:

● Se han realizado las mediciones higiénicas necesarias según el técnico de prevención

● Todo el personal tiene acceso al reconocimiento médico

● En caso de aptitudes con limitaciones se han adoptado las medidas pertinentes



● Se investigan todos los incidentes (accidentes con o sin baja e incidentes)

● Se comunica a los delegados de prevención del ámbito

● Se planifican las medidas correctoras necesarias para que no se vuelva a producir

● Se comunican los accidentes a través del sistema DELTA en el plazo establecido.

● Se realizan los estudios estadísticos necesarios para el análisis de la accidentalidad


8.3 Análisis de la Accidentalidad y 8.4 Notificación, registro e Investigación de accidentes


● Verificar que se dispone del listado de : “Situaciones de No Conformidad” (SNC) en el centro

● Analizar que se hace seguimiento adecuado de la SNC aplicables al centro


8.5 No conformidades, acciones correctoras y preventivas

8.6 Auditorías● Auditorías Internas - se regulan a través del procedimiento

correspondiente

− Preparación y periodicidad.

− Realización: registro.

− Equipo auditor (criterios)

− Informe de auditoría

− Seguimiento y cierre de las acciones correctivas

● Auditorías legales

● Auditorías OHSAS


Capitulo 9: Revisión por la Dirección

Revisión por la Dirección

● Se incluyen los puntos a tratar

● Se regulan a través del Procedimiento correspondiente.

● Verificar que se adoptan objetivos para el año siguiente

Capitulo 10: Documentación del Sistema

10.1 Tipos de Documentos

− Política de Prevención− Manual de Gestión de Prevención− Plan de Prevención− Procedimientos de Seguridad (PS)− Procedimientos Operativos de Prevención (POP)− Instrucciones Técnicas de Seguridad (ITS)− Registros de Prevención

Puntos que deben ser verificados:

No se utiliza documentación diferente de la detallada en el Manual

Capitulo 10: Documentación del Sistema

10.2 Control de Documentos● Procedimiento: Control de documentos y registros del Sistema

de Gestión. Incluye:

− Elaboración y aprobación− Codificación de los documentos− Estructura de los documentos− Validez y control− Distribución− Modificaciones− Gestión de Registros

Puntos que deben ser verificados:Todos los documentos siguen el formato y estructura detallada en el procedimiento.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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