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Germán Ernesto Nieto C.Director de ComunicacionesUniversidad Icesi
Comunicación efectiva en la organización
¿Qué es comunicación?
¿Qué es una organización?
¿Cómo hago comunicación efectiva?
…
Primero… organización
Segundo… comunicación
Tercero… ¿qué hacer para lograr una comunicación efectiva?
Agenda
Usted y las organizaciones
Piense en algunas de las organizaciones de las que usted es parte…
Familia, profesor, estudiante, jefe, votante de elecciones, paciente, miembro de CLADEA, miembro de un equipo, hincha…
El tamaño, la estructura, la complejidad, los propósitos y la longevidad son variables: representan elementos dinámicos de la sociedad.
Las organizaciones
Las organizaciones existen porque uniendorecursos los individuos pueden lograr más quesi lo hicieran solos.
Dos personas deben: coordinar sus esfuerzos… una no puede ver a la otra trabajar… pues no
se logra el objetivo.
Las organizaciones
Existen en virtud de ciertos
objetivos que sólo se
alcanzan con:
1. Esfuerzos comunes: Personas que van más allá de sus limitaciones individuales
2. Acciones conjuntas: Se involucran en acciones concertadas y coordinadas con otros
EL primer paso de Neil Armstrong en la luna fue un testimonio del poder de la organización humana y técnica en su máxima expresión.
Interdependencia...
Las personas se influyen
mutua y recíprocamente.
El comportamiento de una persona afecta el comportamiento de otra.
Cuando los individuos desarrollan finalidades comunes, actúan de manera cooperativa y unen sus esfuerzos y recursos: allí se genera interdependencia y la organización tiene lugar.
Entender el concepto es
crucial para entender la
dinámica organizacional
Ubicación en el espacio y el tiempo
Las organizaciones no existen en el vacío.
Existen en un contexto y en un ambiente al que deben responder.
Interactúan en forma continua.
Entran en relación con otros individuos y organizaciones del medio ambiente global:
Los clientes, los proveedores, el gobierno… todos
hacen demandas a la organización.
Organizaciones Vs. Organizar
Un sentido estático para describir los patrones estables de coordinación.
Proceso continuo mediante el cual se efectúan las actividades y las acciones coordinadas.
La organización es el resultado de organizar en cualquier momento
determinado
¿Qué permite que las personas se organicen?
La Comunicación es lo que permite que las personas se organicen.
Hace posible que las personas coordinen sus actividades para lograr actividades comunes.
Ahora respondamos a la pregunta:¿Qué es comunicación?
¿Qué es entonces la comunicación?
“Proceso en el que las personas construyen significados y desarrollan expectativas sobre lo que sucede a su alrededor y entre sí mediante el intercambio de símbolos”
Construir
significadosDesarrollar
expectativasIntercambiar
símbolos
¿Qué dicen los autores?
“La comunicación -intercambio de información y transmisión de significado - es la esencia misma de un sistema social o de una organización”.
Katz y Kahn. 1978
“Proceso de transferencia de información y entendimiento de una persona a otra” y añade “es la única manera de lograr la administración dentro de una organización”.
Keith Davis. 1972.
“Al igual que todos los sistemas vivientes, las organizaciones se establecen y mantienen mediante la comunicación con sus ambientes y entre sus partes”Lee Thayer
Todos coinciden...
La comunicación es una fuerza dominante en la vida organizacional.
La comunicación es la esencia de la organización.
La comunicación es el enlace que mantiene juntas a las diversas partes interdependientes del sistema organizacional.
Sin comunicación no existe la actividad organizada.
Si yo construyo mi propio significado y usted construye el suyo, ¿cómo es posible que nos entendamos y coordinemos nuestras actividades?
Los significados no se desarrollan en el vacío social.
La comunicación es transaccional, pues usted aprende con otros a usar símbolos y a construir significados.
Mientras más frecuente y regularmente se comunica con otra persona, más logra usted compartir significados con ella.
Construcción de significados
Construcción de significados
Mensaje
Emisor
Receptor Referente
Significados
Desarrollo de expectativas
El aprendizaje de los símbolos y de su asociación con experiencias se lleva a cabo prestando atención a las personas y observando que hacen cuando emplean los símbolos.
Usted puede construir significados aproximadamente similares a los de las personas que se encuentran a su alrededor.
Usted desarrolla expectativas o hace predicciones sobre lo que la gente realizará.
Sólo cuando las expectativas se comparten, es posible la coordinación y tiene lugar la organización
Haga 10 copias de este informey distribuyalos
entre los miembros del departamento
La Jefe espera que:
1.comprenda las instrucciones
2. Esté dispuesta a cumplirlas
3. Efectúe la tarea con velocidad y precisión razonables.
Jefe Secretaria
En la reunión con el Departamento la Jefe espera que:
1. Espera que todos estén familiarizados con el informe.2. Supone que ya ha sido distribuido y leído.
Sólo cuando las expectativas se comparten es posible la coordinación y tiene lugar la organización.Cuando no se comparten los significados y las expectativas se limitan a funcionar en mundos privados.
Intercambio de Símbolos
El intercambio de símbolos con los demás permite crear significados y compartir expectativas.
Los símbolos pueden ser:
1. Verbales
2. No Verbales
Símbolos Verbales
Cuando se utilizan palabras para hablar o escribir a otros:
Verbal-oral: dar instrucciones, entrevistar, dar o recibir información.etc.
Verbal-escrito: cartas, informes, boletines, etc.
Símbolos No Verbales
Los gestos, expresiones faciales
El mobiliario o equipo de oficina
La ropa y las joyas
Entonación
Modulación
Intensidad de voz
En el contexto de una organización
Un ejemplo...
Te vi entrar a la
oficina de la Sra.
Sara. ¿tuviste la
oportunidad de
contarle nuestra
idea sobre la reunión
de consultas
en línea?
Pues no. Parecía
cortante y tuve la
impresión de que
no quería que le
quitara mucho
tiempo.
Retomemos
La comunicación es la base de los procesos de organizar que tienen lugar en las organizaciones.
Pero es diferente a información. ¿Qué es la información?
Reconoce patrones y determina el grado de predicción de su ocurrencia.
La función de la información es reducir la incertidumbre.
Se refiere a un tipo especial de reconocimiento de patrones: el que se expresa en forma simbólica.
Las personas deben compartir un sistema simbólico.
Las palabras o símbolos deben significar lo mismo para ambos.
¿Qué es la Comunicación?
¿Qué es la Comunicación?
1. La comunicación es susceptible de ser estudiada, pero necesitamos varios enfoques disciplinarios.
2. Toda comunicación involucra signos y códigos. Los signos son actos o artefactos que se refieren a algo diferente de ellos mismos, es decir, son conceptos significativos. Los códigos son sistemas de organización de los signos que determinan como éstos pueden estar inter-relacionados.
3. Estos signos o códigos son transmitidos, o puestos a disposición de otros; y transmitir o recibir signos, códigos o comunicación, es la práctica de las relaciones sociales.
4. La comunicación es central a la vida de nuestra cultura: sin ella, la cultura muere. En consecuencia, el estudio de la comunicación implica el estudio de la cultura a la cual está integrada.
Elementos del proceso de Comunicación
EmisorProductor Originario de
la Comunicación
ReceptorDestinatario final de la
ComunicaciónCódigo
Mensaje
Medio o Canal
Referente
Contexto
Retroalimentación
Y … ¿Cómo hacemos para que la comunicación sea efectiva?
Primero: prepárese
Es necesario entrenarse.
No lo haga espontáneamente.
Busque asesoría y haga pruebas.
Redescubra el proceso.
Después: hágase preguntas
Piense en el receptor y hágase muchas preguntas:
1. ¿Quién es?
2. ¿Cómo es?
3. ¿Cuáles son sus costumbres?
4. ¿Qué lee?
5. ¿Por qué?
6. ¿En dónde?
El receptor
Es posible que sean varios: clasifíquelos.
Hágase las mismas preguntas para todos.
Determine sus necesidades exactas de comunicación o de transmisión de información.
Haga un plan detallado con cada uno.
Evalúe la efectividad.
Tenga en cuenta …
Evitar ruidos en el proceso
Siempre estar en contexto
No hable en clave o con términos desconocidos
Escoja muy bien los medios o canales
Elabore muy bien el contenido (7%)
Interactúe siempre pensando en el otro
Desde los zapatos del otro
La comunicación es:
Intercultural.
Tolerante.
Incluyente.
Clara y precisa.
Escuchar antes de hablar.
Un ejercicio planeado.
Es transversal a todo lo que hacemos.
