COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

P-GR-35-02

Foro de Revisión por la Dirección10 Diciembre 2014

OBJETIVO

El procedimiento tiene el propósito de establecer el mecanismo para proveer los recursos materiales para el buen funcionamiento de los diversos procedimientos del sistema de gestión de la calidad de la FADU.

Aplica a la información de las compras de los insumos adquiridos:

• Desde la recepción de los proyectos.• Solicitud del material.• Cotización de proveedores.• Adquisición del mismo.

por último realizando la evaluación de la calidad del servicio de proveedores.

ALCANCE

PLANIFICACIÓN

La planeación del procedimiento se realiza en el área de Secretaría Administrativa, conforme se establezca.

Teniendo como insumo los proyectos del Plan de Desarrollo Estratégico presentado a Sec. Administrativa y a Dirección.

REALIZACIÓN• Recepción de nuevos proyectos para su autorización.

• Cotizar el posible material requerido durante el proyecto.

• Realización de gastos estimados en los proyectos para vo.bo., de Dirección.

• Realización de partidas presupuestales para la contabilización de saldos asignados.

• Recepción de memorándums para la adquisición de insumos requeridos en cada proyecto. (al momento de la recepción se le asigna la partida presupuestal a la que corresponda, dependiendo del área donde se emite el mismo).

EJECUCIÓN• Directorio de lista de proveedores R-GR-35-02-08.

• Cotización del insumo o servicios solicitado vía memorándum de acuerdo al presupuesto asignado a su respectivo proyecto.

• Una vez autorizada la cotización, se captura la adquisición del insumo SIIAA para que el departamento de adquisiciones de oficinas centrales, genere la orden de compra.

• Adquisiciones FADU, genera la orden interna de compra, en R-GR-35-02-16 una vez autorizado solicitar el insumo o servicio.

• Evaluación a proveedores críticos. R-GR-35-02-05.

• Estadística de evaluación a proveedores críticos. R-GR-35-05-06

MONITOREO Y MEDICIONES

MONITOREO• Proveer el material y equipo solicitado a los

usuarios responsables de las diferentes áreas.

MEDICIÓN• Evaluación a proveedores R-GR-35-02-05 por

compra realizada.• Estadística de evaluación a proveedores. R-GR-35-

05-06 semestralmente con un Parámetro del 80%.

• Cumplir con un 90% de las compras requeridas en el año.

MEDICIÓN

INDICADOR % 2013-1 2013-2 2014-1 2014-1

1. Precio. 20 18.51 19.24 19.27 19.742. calidad del producto, bien o servicio.

40 37.74 38.79 39.18 39.78

3. Entrega en tiempo y forma10 9.53 9.68 9.84 9.67

4. Garantía 20 19.04 19.4 19.78 19.895. Crédito 10 9.83 9.77 9.93 9.70Total 100 94.65 96.88 98.00 98.78

PARAMETRO 80%EVOLUCIÓN DEL INDICADOR

(Valores semestrales)

47 41 37 31Total proveedores

ANÁLISIS DE LA MEDICIÓN

Semestralmente reporte estadístico de resultados para toma de acciones.

Precio: Tiene que ver con el grado de

cumplimiento en la entrega del producto o

realización del servicio de acuerdo a lo solicitado.

Calidad: Cumplimiento de especificaciones técnicas manifestadas en la orden de compra o contrato, además

del visto bueno del área solicitante cuando aplique.

Entrega: "Los bienes deben de ser entregados en

su debido embalaje (empaque), condiciones del bien que no llegue roto, no

golpeado y con las etiquetas en perfecto estado y en el tiempo establecido.

En el caso de servicios, debe entregar en perfecto estado las instalaciones y equipos. “

Garantía: Ofrece garantías en caso de

incumplimiento o fallas en el producto / servicio.

Condiciones de Pago y descuentos. Es flexible en sus políticas de pagos,

es factible solicitar descuentos.

Recomendaciones para la Mejora

• La habilitación de una línea abierta para una localización directa con el proveedor.

• Ciclo del memorándum1 día recepción del memorándum a Secretaría Administrativa (para su confirmación, o cancelación de los proyectos).

Si es confirmación, se requiere 6 días hábiles para la conclusión del trámite, es por eso que para una mejor atención, se considere enviar el documento con 15 días hábiles antes del evento o necesidad requerida.